close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Офисный компьютер для женщин

код для вставкиСкачать
ББК 32.973.23
УДК 004.3
П19
Пастернак Е.
П19
Офисный компьютер для женщин. 2-е изд. — СПб.: Питер, 2014. — 288 с.: ил.
ISBN 978-5-496-00748-1
Согласно современным правилам хорошего тона любая леди должна знать, что такое компьютер
в принципе и Microsoft Office в частности. Автор этой книги, Евгения Пастернак, поможет вам освоить самые популярные «офисные» программы, без знания которых не обойдется ни домохозяйка, ни
руководительница: Microsoft Word, Excel, Outlook и PowerPoint 2013. Они помогут любой женщине
чувствовать себя увереннее при общении с компьютером… и не только. Благодаря легкому стилю
изложения и неизменному чувству юмора, свойственному автору, процесс учения не превратится
в мучение, а, наоборот, принесет максимум удовольствия и создаст хорошее настроение. Возьмите эту
книгу в свои красивые дамские ручки и убедитесь в том, что вы можете стать настоящей офис-леди.
Ведь (между нами, девочками) вы этого достойны!
12+ (В соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2010 г. № 436-ФЗ.)
ББК 32.973.23
УДК 004.3
Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме
без письменного разрешения владельцев авторских прав.
Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может
гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные
ошибки, связанные с использованием книги.
В оформлении обложки использованы иллюстрации shutterstock.com.
ISBN 978-5-496-00748-1
© ООО Издательство «Питер», 2014
Краткое содержание
Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
От издательства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint . . . . . . . 183
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Оглавление
Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
От издательства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Внешний вид программы Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Вкладка Главная . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Буфер обмена . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Шрифт . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Абзац . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Работа с линейкой . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Границы и заливка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Списки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Стили . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Редактирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Вставка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Страницы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Таблица . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Иллюстрации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Изображения из Интернета . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Оглавление
Фигуры . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Снимок . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Видео из Интернета . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Ссылки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Примечания . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Колонтитулы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Текст . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Символы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Дизайн . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Форматирование документа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Фон страницы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Разметка страницы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Параметры страницы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Абзац . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Упорядочение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Ссылки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Оглавление . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Сноски . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Ссылки и списки литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Названия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Предметный указатель . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Таблица ссылок . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Рассылки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Создать . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Начало слияния . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Составление документа и вставка полей . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
5
6
Оглавление
Просмотр результатов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Завершение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Рецензирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Правописание . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Язык . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Примечания . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Запись исправлений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Изменения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Сравнение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Защитить . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Вид . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Режимы просмотра . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Показ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Масштаб . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Окно . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Макросы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Файл . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Создать . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Открыть . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Сохранить . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Сохранить как . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Печать . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Общий доступ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Экспорт . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Закрыть . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Учетная запись . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Параметры . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Оглавление
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Первые шаги . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Вводим и редактируем данные в ячейках . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Ввод формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Автозавершение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Автозаполнение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Работа с ячейками . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Выделение ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Перемещение и копирование ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Добавление ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Удаление ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Очистка ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Работа с листами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Форматирование ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Формат чисел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Проведение расчетов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Правила ввода формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Относительные и абсолютные адреса . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Решим-ка задачку . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Ошибки в формулах . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Строим диаграмму . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Сортировка, фильтрация и поиск . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint . . . . . . . . 183
Внешний вид программы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Меню Файл . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Панель быстрого запуска . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
7
8
Оглавление
Начало работы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Вкладка Главная . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Работа с фигурами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Вкладка Дизайн . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Вкладка Вставка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Работа с рисунками . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Работа с изображениями из Интернета . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Фотоальбом . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Работа с рисунками SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Работа с диаграммами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Работа с гиперссылками . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Примечания . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Работа с текстом . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Символы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Мультимедиа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Вкладка Переходы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Вкладка Анимация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Показ слайдов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Произвольный показ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Настройка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Настройка времени . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Запись показа слайдов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Вкладка Рецензирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Вкладка Вид . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Меню Файл . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Параметры PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Оглавление
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Настройка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Внешний вид . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Почта . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Лента Почты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Пишем письмо . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Адресная книга . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Как ответить на письмо . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Календарь . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Люди . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Задачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Заметки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
9
Введение
Это введение я пишу для тех, кто взял книгу с полки в магазине и хочет понять,
что в ней написано и для кого она предназначена.
Итак!
1. Это самоучитель по самым распространенным сейчас офисным программам под
общим названием «пакет Microsoft Office 2013» («пакет» — потому что программ
в нем много; по-русски его называют просто «Офис»). В этом самоучителе
описаны:
ƒƒ
текстовый редактор Word;
ƒƒ
табличный редактор Excel;
ƒƒ
программа для презентаций PowerPoint;
ƒƒ
почтовая программа Outlook.
2. Данный самоучитель предназначен для начинающих. Но! Вы должны знать, как
включается компьютер, как создать документ и как найти на клавиатуре нужную
клавишу.
Если вы совсем-совсем не знаете, с какой стороны подойти к компьютеру,
то рекомендую начать с моей книги «Компьютер для женщин»1.
3. Этот самоучитель не преследует цель вывести начинающего пользователя
на уровень суперпрофессионала. Здесь рассмотрены вещи, необходимые в работе обычного пользователя.
Но я вам гарантирую, что знаний из этой книги вам будет более чем достаточно
для того, чтобы грамотно набрать и распечатать любой текст, разобраться с таблицей в Excel, сделать совершенно сногсшибательную презентацию в PowerPoint
и отправить письмо по электронной почте.
4. Язык книги максимально «человеческий», без сложных компьютерных терминов.
Обратите внимание! В этой книге будут описаны программы, входящие в состав
именно Microsoft Office 2013. Если у вас другая версия «Офиса», то иллюстрации
в издании не будут совпадать с тем, что вы увидите у себя на экране. Кроме того,
рисунки для книги я делала в операционной системе Windows 8. Поэтому, если
у вас другая «операционка», изображения тоже будут отличаться.
1
Пастернак Е. Б. Компьютер для женщин. Изучаем Windows 8. — СПб.: Питер, 2013.
От издательства
Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты vinitski@minsk.piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).
Мы будем рады узнать ваше мнение!
На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию
о наших книгах.
Глава 1
Текстовый редактор
Microsoft Word
Внешний вид программы Word
Вкладка Главная
Вставка
Дизайн
Разметка страницы
Ссылки
Рассылки
Рецензирование
Вид
Файл
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Сначала пару слов теории. Как я уже сказала во введении, у вас на компьютере
должна быть установлена операционная система Windows 8, а также пакет
Microsoft Office 2013. Это самые новые на момент написания книги версии Windows
и Microsoft Office.
Без программ, входящих в состав Microsoft Office, наверное, немыслима работа
в любом офисе, школе, поликлинике и даже дома. Чем сильнее компьютеры проникают в нашу жизнь, тем больше народа вынуждено начинать работать с этими
программами.
Обидно, что очень многие из тех, кого суровая действительность заставила сесть
за компьютер, не пытаются облегчить себе жизнь и потратить немножко времени
на изучение возможностей программ, в которых они работают. И часто на то, что
можно сделать нажатием одной кнопки, тратится огромное количество драгоценного для всех нас времени.
Но, раз вы купили этот самоучитель, мы вместе быстро во всем разберемся. Программы Microsoft Office очень просты.
Знаете, что такое интерфейс? Это внешний вид программы, ее оболочка, которая
облегчает вам работу.
Так вот интерфейс программ «Офиса» очень дружественный. Почти все кнопки
подписаны, есть справка. А самая большая ценность интерфейса «Офиса» — это то,
что он у них один на все программы. То есть с каждой следующей программой вам
будет разбираться все проще и проще.
Ну что, вам уже не страшно приниматься за работу? Тогда приступим!
1. Включаем компьютер!
То, что вы видите перед собой после включения компьютера (а если у вас установлена Windows 8, то вы перед собой видите яркие плитки), мы будем называть
Начальный стол.
Он выглядит примерно так, как показано на рис. 1.1.
2. Создаем собственную рабочую папку.
Делаем это для того, чтобы не засорять компьютер. Вдруг вы работаете на чужом?
Для этого перейдите на Рабочий стол. На Начальном столе одна из плиточек так и называется — Рабочий стол. Щелкните на ней.
13
14
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.1. Начальный стол
На Рабочем столе запустите Проводник. Вот так выглядит его значок на Панели задач
внизу экрана
. Или если у вас на Рабочем столе есть значок Компьютер
,
то щелкайте на нем. В открывшемся окне нажмите на ленте кнопку Создать папку
и дайте этой папке свое название.
Еще раз вам скажу: если вам все это кажется сложным, если вы не понимаете, что
я от вас хочу, то лучше найдите мою книгу «Компьютер для женщин» и начинайте
изучение компьютера с нее. Там все очень подробно расписано.
На рис. 1.2 вы видите только что созданную папку, я собираюсь ее назвать А это
мои документы. Вы вводите свое название. Набрали? Нажмите Enter или щелк­
ните кнопкой мыши в пустом месте экрана. Название подтвердится.
Если при вводе названия папки вы попытаетесь набрать (случайно или специально) не букву, а один из недопустимых (как грозно звучит!) в данном случае символов, то появится сообщение (рис. 1.3). Из него можно узнать, какие знаки
не должны содержаться в имени файла и названии папки.
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.2. Окно для работы с папками
Рис. 1.3. Таких символов в имени файла быть не должно (и не может)
Итак, теперь в библиотеке Документы есть ваша персональная папка.
3. Запускаем программу Word.
Для этого возвращаемся на Начальный экран и в списке программ, то есть среди разноцветных плиток, ищем программу
Word 2013 (рис. 1.4).
А может быть, у вас и на Панели задач есть значок Word 2010
?
Тогда вы можете запустить программу, не выходя с Рабочего
стола.
Рис. 1.4. Плитка Word
Программа начнет загружаться, на экране появится ее заставка, чтобы ее ни с чем
не перепутали.
Вот она — программа Word, самая популярная программа для работы с текстом
(рис. 1.5). Word по-английски означает «слово». Возможности этой программы для
работы со словами и даже целыми предложениями практически безграничны.
15
16
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.5. Окно Microsoft Office Word 2013
Посмотрите на верхнюю строку. В центре — название программы (Microsoft Word)
и имя документа (Документ1), в правом верхнем углу — значки для того, чтобы вызвать справку, изменить параметры ленты (об этом позже), свернуть, уменьшить
(увеличить) и закрыть окно
.
Программа Microsoft Word может все. Она позволяет набрать текст, потом в любой
момент в любом месте внести в текст любое исправление, а потом еще и сверстать
этот текст, то есть оформить.
Верстка текста — это красивое расположение текста на экране, а потом и на бумаге. ���������������������������������������������������������������������������
Word�����������������������������������������������������������������������
позволяет сделать и вставить в текст рисунки, схемы, диаграммы, таблицы, а потом распечатать все это любым шрифтом и цветом.
Word огромен. Если писать о нем подробно, то «Война и мир» покажется тоненькой
книжечкой.
Но на самом деле каждый отдельно взятый человек использует эту программу
всего лишь на несколько процентов. Кто-то в ней редактирует, кто-то пишет технические статьи, кто-то оформляет рефераты. Каждый углубляется в свою область.
И сейчас мы с вами должны освоить не груду бесполезных знаний, а только то, что
нужно, чтобы начать работать. С остальным разберетесь сами, если понадобится.
Итак, нам необходимо набрать страницу текста (ну хотя бы полстраницы), над
которым потом можно будет всласть поиздеваться. Заодно познакомитесь поближе
с клавиатурой (если вы не очень хорошо с ней знакомы).
Клавиатура устроена довольно удобно. Буквы, которые часто встречаются, расположены в центре, остальные — по краям. Нужно не так много времени, как кажет-
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
ся, чтобы научиться печатать почти с той же скоростью, с которой вы пишете от
руки. Для этого нужно только одно — практика.
Вы можете вводить с клавиатуры как русские, так и английские буквы. Какие
буквы вы можете набирать в текущий момент, можно узнать, посмотрев на значок
, который находится в правом нижнем углу экрана.
Если на значке горит РУС, то будут набираться русские буквы, а если ENG, то латинские. Переключить регистр (то есть переключиться с английских букв на русские
и обратно) можно двумя способами.
‰‰ Щелкнуть правой кнопкой мыши на этом
значке и выбрать нужный язык в меню
(рис. 1.6). Это долго.
‰‰ Нажать «волшебное» сочетание клавиш.
Существуют два варианта1: нужно одновременно нажать Ctrl и Shift или Alt слева
и Shift. Этот способ переключения букв
гораздо быстрее.
‰‰ Нажать сочетание Windows+Пробел, как
подсказывает меню на рис. 1.6.
Рис. 1.6. Выбираем язык
В программе Word работает очень много сочетаний клавиш.
Например, сочетание Ctrl+O (О — латинское) открывает новый файл, Ctrl+S — сохраняет файл, Ctrl+A (А — латинское) — выделяет весь текст.
Часто бывает, что нечаянно ткнешь не туда, куда собиралась, и — о ужас — вид экрана меняется.
Что делать? Запомнить еще одно сочетание клавиш — Ctrl+Z.
Ctrl+Z отменяет ваше последнее действие!
Сделали что-то не то, не пугайтесь, жмите Ctrl+Z — все станет как было.
А теперь очень полезная информация о том, как перемещаться по тексту.
‰‰ Используйте клавиши управления текстовым курсором: ←, →, ↑ и ↓. Если нажимать эти клавиши с Ctrl, то курсор будет бегать по тексту гораздо быстрее,
прыгая через слово.
‰‰ При нажатии клавиши Home курсор переместится в начало строки, End — в конец
строки, Page Up — страница перелистывается вверх, Page Down — вниз.
‰‰ В том месте, где вы щелкнете кнопкой мыши, в тексте появится курсор.
1
Какой из способов работает у вас на компьютере, вы сможете определить опытным путем.
17
18
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
‰‰ Покрутите колесико мыши. Текст будет пролистываться так же, как при перетаскивании ползунка полосы прокрутки (если, конечно, текст на нескольких
страницах).
‰‰ Клавиши Shift+F5 возвращают вас к месту последнего исправления в тексте,
причем сколько угодно раз. Нажмете еще раз — будет предпоследнее исправление, еще раз — предпредпоследнее и т. д.
И еще, перед тем как приступать к работе, прочитайте о том, как НЕ надо набирать
текст.
ПОМНИТЕ!
‰‰ Word сам, без вашей помощи равномерно расставит слова на экране. Не пытайтесь
искусственно менять интервалы лишними пробелами.
‰‰ Word сам, без вашей помощи узнает, когда перейти на следующую строку.
При этом стандартная длина строки рассчитана на то, чтобы текст, когда вы соберетесь его распечатать, поместился на стандартный лист бумаги формата А4.
‰‰ Word сам, без вашей помощи переведет текст на следующую страницу, после
того как вы заполните текущую. Перемещаться между страницами документа
можно будет с помощью колесика мыши, вертикального ползунка и клавиш
Page Up и Page Down.
ЗНАЙТЕ!
‰‰ Абзац в Word ��������������������������������������������������������������
�������������������������������������������������������������������
— это фрагмент текста, который начинается с новой строки и заканчивается нажатием клавиши Enter. Абзац в Word можно отформатировать.
Это значит, что мы можем придать абзацу «форму». Текст будет выглядеть так,
как мы захотим. Можем изменить шрифт, расстояние между строками, отступ
первой строки (сделать так называемую красную строку) и т. д.
‰‰ Любая строка, которая появляется в тексте после нажатия клавиши Enter, автоматически считается программой Word�����������������������������������������
���������������������������������������������
новой строкой абзаца. Каждая такая строка будет начинаться с «красной» строки, если это записано в формате абзаца.
‰‰ Пробел — это такой же символ, как и любая буква, цифра или знак препинания.
С ним можно выполнять стандартные операции редактирования — удалять лишние, добавлять пропущенные, установив курсор между слившимися словами.
УЧТИТЕ!
‰‰ Перед точкой, запятой, двоеточием, точкой с запятой, восклицательным и вопросительным знаками не нужно ставить пробел! Вы набираете слово, ставите,
например, запятую, а потом уже нажимаете Пробел.
‰‰ В кавычках и скобках тоже не нужно лишних пробелов. Набираете скобку
и следом без пробела пишете слово (вот так) или «вот так».
‰‰ Слова с дефисом также пишутся без пробелов. Например, «темно-красный».
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
‰‰ Тире — исключение. Этот хитрый знак препинания нужно с обеих сторон отделять пробелами. Обратите внимание на то, что на клавиатуре нет тире. Есть
коротенький дефис (-), а вот минуса (–) и длинного тире (—) нет. Чтобы их
набрать, нужно нажать Ctr+- для минуса и Ctrl+Alt+- для длинного тире. Только
дефис (-) при этом набирайте в цифровой части клавиатуры.
Сейчас от вас требуется только набрать текст, разделяя его на абзацы с помощью
клавиши Enter. Никаких попыток изменить его внешний вид вручную предпринимать не нужно. Иначе это не только ухудшит расположение текста в документе,
но и приведет к серьезным ошибкам и сложностям при его форматировании (то есть
оформлении) с помощью специальных средств Word.
Начнем с названия. Чтобы написать его по центру страницы, многие новички вводят
перед ним большое количество пробелов. Менять положение текста с помощью
пробелов — самая распространенная ошибка среди начинающих «вордистов». На самом деле это делается гораздо проще: чтобы набранный текст встал по центру листа
или, например, сместился к правому краю, нужно нажать всего одну кнопку. Такая
процедура называется выравниванием, и чуть позже я вам про это расскажу.
А сейчас давайте попробуем с вами набрать текстик.
Набираем!
19
20
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Сказка — ложь, да в ней намек, и даже не один, а несколько.
1. Мужики оккупировали все компьютеры.
2. Неизвестно чем по ночам на работе занимаются.
3. Если нас, женщин, за компьютер пустить, мы тоже найдем чем заняться.
4. Компьютер — это так интересно! Поверьте мне, я долго кричала, что у меня дома
компьютера никогда не будет, пока не села один раз из любопытства посмотреть,
что они все там делают.
5. А правда, текст уже быстрее набирается?
Ну, как настроение? Очень устали? У нас впереди еще много дел, поэтому предлагаю сейчас пять минут отдохнуть, а потом мы научимся сохранять наш текст (файл)
в память компьютера, чтобы затем освоить его редактирование.
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Самый простой способ сохранить документ — попытаться закрыть окно документа. Вас сразу спросят, сохранить ли его. Мы, естественно, хотим сохранить, поэтому нажимаем кнопку Да. Зря, что ли, старались, набирали? На экране появится
очередное окно (рис. 1.7).
Рис. 1.7. Окно сохранения документа
Опять открылась папка Документы. Куда будем сохранять файл? Ну конечно, в папку А это мои документы. Мы же ее для себя создавали. Нашли? Щелкайте на ней два
раза. Появится окно этой папки. Почему в нем пусто? Потому что в нашей папке
пока нет ни одного документа.
Чтобы нам легко было найти в дальнейшем наш файл, нужно дать ему понятное
имя. Это делается в строке Имя файла. Обычно автоматически указывается первая
строка текста. Если вы хотите изменить название, то щелкните левой кнопкой на
этой строке — в ней начнет мигать курсор. Удалите старую надпись и набирайте,
что хотите (например, сказка). Если старое название выделено, то оно пропадет,
как только вы начнете набирать новое1.
В поле Тип файла должен быть указан Документ Word. Действительно, это документ
и набирали мы его в программе Word.
1
Запомните, выделенный текст всегда автоматически заменяется символом, который вы
нажмете. Например, вы нажали букву «А». Выделенный текст пропал, появилась буква «А».
Нажали Пробел, вместо текста — пробел. Нажали клавишу Delete или Backspace — выделенный текст просто удалился.
21
22
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Обратите внимание на кнопку Отмена. Если вы передумали сохранять файл, то нажимайте ее, хотя можно и просто закрыть окно.
Итак, чтобы сохранить файл, щелкните на кнопке Сохранить мышкой или просто
нажмите Enter. Все! Теперь наша сказка будет существовать в компьютере вечно
(то есть до тех пор, пока мы специально сами ее оттуда не удалим), независимо от
того, кто и с чем на компьютере работает, включен он или выключен. Даже если
забыть его на необитаемом острове на долгие годы, а потом найти и включить, то
наша сказка будет лежать в папке А это мои документы.
Если вы уже устали, то можете выключить компьютер и пойти заняться домашним
хозяйством. Есть желающие? Я так и думала, тогда продолжим.
Внешний вид программы Word
Вот перед вами на экране, а заодно и на рис. 1.8 открыто окно программы Word.
Сейчас мы будем рассматривать его интерфейс (напоминаю: так по-умному называется внешний вид компьютерных программ).
Рис. 1.8. Так устроено окно Microsoft Word 2013
Первым делом изучим ленту с вкладками — на ней собраны инструменты, которые
предлагает нам программа Word.
Посмотрите на рис. 1.8 или на свой экран. Лента состоит из вкладок: Файл, Главная,
Вставка, Разметка страницы, Ссылки…
Внешний вид программы Word
Сейчас на рисунке активна вкладка Главная. Щелкните кнопкой мыши на любой
другой вкладке — картинка изменится. У программы Word огромные возможности,
десятки всяких инструментов, каждому из которых полагается отдельная кнопка.
Вывести их все на экран одновременно просто невозможно, тогда для текста места
не останется. Вот и приходится частично их прятать на вкладках ленты.
Рассматриваем вкладку Главная. Все кнопки на ней распределены по группам Буфер
обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. Это сделано для вашего удобства.
Понятно, что если вы хотите изменить шрифт, то нужную кнопку следует искать
в группе Шрифт, а не в какой-нибудь другой.
В нижнем правом углу многих групп есть совсем маленькая кнопочка
. Она
называется кнопкой диалогового окна. Если вы щелкнете на ней, например, в группе Шрифт, то появится окно с другими настройками, которые относятся к группе
Шрифт, только используются редко. Поэтому их и спрятали, чтобы место не занимали.
Смотрим на левый верхний угол рис. 1.8. Там находится панель быстрого доступа.
На ней находятся кнопки команд, которые используются чаще всего. Это опять же
сделано для вашего удобства. Такие команды всегда под рукой, не нужно искать
их по всем вкладкам и группам меню.
В правом нижнем углу окна ������������������������������������������������
Word��������������������������������������������
находится регулятор масштаба. Вы можете перемещать ползунок, наблюдая за тем, как текст на экране становится крупнее или
мельче. Выберите размер, который удобен для вас. Только помните, что, увеличивая масштаб, вы как будто приближаете к себе страничку с текстом, реальный
размер шрифта при этом не меняется! Но я чуть забегаю вперед, об этом мы по­
дробнее поговорим позже…
Чтобы рассмотреть все возможности Microsoft Word, понадобится не одна сотня
страниц. Мы же остановимся только на самом главном, на том, что точно пригодится вам в работе. Итак, вы должны уметь правильно набирать, оформлять текст,
добавлять к нему рисунки, таблицы и готовить все это к распечатке.
Чтобы не перегружать вас, материал, посвященный Word, я разнесу на несколько
уроков. Мы будем потихоньку двигаться от вкладки к вкладке ленты, рассматривая
по очереди многие вордовские инструменты.
С самого начала хочу сказать, что в Word работает помощь (подсказка-справка).
Если подвести указатель мыши к любой кнопке на экране и чуть-чуть подождать,
появится подсказка и вы узнаете, для чего нужна данная кнопка. Это самый простой
и быстрый вид помощи (рис. 1.9).
23
24
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.9. Всплывающая подсказка появляется при наведении указателя мыши на кнопку
Теперь посмотрите на правый верхний угол окна. Там, кроме стандартного набора
кнопок, которые закроют-откроют-свернут окно, есть еще две.
Одна позволяет управлять лентой (рис. 1.10).
Рис. 1.10. Параметры отображения ленты
Если у вас маленький экран или просто раздражает вид всех этих кнопочек, вы
можете автоматически скрывать ленту. Если захотите ею воспользоваться, нажмите эту кнопку еще раз.
На рис. 1.8 программа показывает и вкладки, и команды. Что произойдет, если вы
выберете Показывать вкладки, посмотрите сами.
Если щелкнуть на кнопке
(или нажать клавишу F1), появится окно справки
Word��������������������������������������������������������������������������
. Если в поле вверху ввести интересующий вас вопрос о программе ����������
Word������
и нажать клавишу Enter, можно получить на него ответ. Только к Интернету нужно
предварительно подключиться, Word оттуда сведения загружает.
Посмотрите на рис. 1.11, а. Так будет выглядеть результат поиска в справочнике,
если вы введете слово шрифт. Вы увидите разделы, в которых это слово встречается. Допустим, вас заинтересовал раздел Изменение шрифта по умолчанию, щелкните
Вкладка Главная
на нем кнопкой мыши, и получите его содержание в отдельном окне (рис. 1.11, б).
Читайте на здоровье!
а
б
Рис. 1.11. Ищем информацию в справочной системе Word
Много чего можно найти в справке. Но пока вы еще плохо ориентируетесь в программе, часто просто трудно сообразить, что искать. Не расскажешь же этому
справочнику, что у меня тут какая-то «зюка» на экране выскочила и вот такая
«штучка» с экрана пропала. Так что справочник — вещь хорошая, но нужно разбираться самим, что к чему в этом Word.
Вкладка Главная
Небольшое вступление. В прошлом разделе мы набирали текст сказки про маленький
компьютер (см. рис. 1.8). Допустим, что-то нам в нем не нравится и мы хотим это
что-то изменить. Вы наверняка умеете пользоваться клавишами Backspace и Delete,
но они удаляют символы по одному. А если мы хотим удалить целую строку? А если
абзац? А если мы захотим поменять абзацы местами? Все это несложно сделать.
Сначала научимся выделять часть текста. Для этого существует множество способов, все даже описывать не буду, расскажу только про самые удобные, то есть самые
распространенные. Выделять будем первый абзац.
25
26
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Здесь нам пригодится очень полезная информация о способах выделения текста.
‰‰ Выделение с помощью мыши. Подводим указатель мыши к началу нужного
места, щелкаем левой кнопкой и, не отпуская ее, тащим выделение до конца строки,
а потом вниз, до конца этого самого места. Текст будет выделяться голубым
цветом. Отпустили кнопку — выделение закончилось. Если вы ошиблись, то щелкните кнопкой мышки еще раз или нажмите любую стрелочку управления
курсором (←, →, ↑ или ↓). Выделение пропадет, и вы сможете попробовать
снова.
ƒƒ
Выделение строки. Двигайте мышь к левому полю строки (не нажимая кнопку).
Попав на само поле, она должна превратиться вот в такую стрелочку .
Щелкните левой кнопкой — выделится целая строка.
ƒƒ
Выделение слова. Щелкните левой кнопкой мышки на нем два раза.
ƒƒ
Выделение абзаца. Щелкните левой кнопкой мышки три раза в любом месте
абзаца, который хотите выделить.
‰‰ Выделение с помощью клавиш. Поставьте курсор в начало той части текста,
которую вы хотите выделить, и нажмите клавишу Shift, держите ее, а стрелочками управления курсором выделяйте текст.
Если вы будете нажимать стрелочки ↑ и ↓, то выделение будет бежать по строкам, а если ← и →, то по буквам строки.
Существует несколько сочетаний клавиш для выделения, если поставить курсор
в середину строки:
ƒƒ
Shift+Home — выделение от курсора до начала строки;
ƒƒ
Shift+End — выделение от курсора до конца строки;
ƒƒ
Ctrl+A (All — «все») — выделение всего текста.
Что можно сделать с выделенным текстом? С него можно снять выделение. Для этого нужно щелкнуть кнопкой мышки в любом месте документа или нажать любую
клавишу управления курсором. Но это, как вы догадываетесь, не все.
Наконец-то мы плавно подошли к рассмотрению первой группы вкладки Главная.
Буфер обмена
Смотрим, что у нас есть в группе Буфер обмена
(рис. 1.12).
Кнопка с ножницами отвечает за вырезание текста (ее дублирует сочетание клавиш Shift+Delete).
Выделяем часть текста (например, первый абзац).
Рис. 1.12. Группа Буфер обмена
Вкладка Главная
Нажимаем кнопку с ножницами или Shift+Delete — абзац пропал. Не пугайтесь, он
исчез не бесследно. Установите курсор в любом другом месте текста — и вы сможете вырезанный абзац туда вставить нажатием большой кнопки Вставить (ее дублирует сочетание клавиш Shift+Ins). Нажимаем. Вот он наш первый абзац, в целости
и сохранности. Если хотите потренироваться, то верните его на место.
Кнопочка под ножницами (с двумя листками бумаги) отвечает за копирование
текста. Ее дублирует сочетание клавиш Ctrl+Ins. Допустим, нам нужно повторить
какое-то место в тексте. Выделяем нужный кусок. Нажимаем «волшебные» клавиши или щелкаем на кнопке Копировать. Компьютер запомнил выделенный текст,
и при этом текст не пропал. Теперь устанавливаем курсор в то место в тексте, где
хотим повторить наш выделенный кусок. Вставляем его туда с помощью кнопки
Вставить или сочетания клавиш Shift+Ins. Эту операцию можно выполнить сколько
угодно раз. Один раз скопировать часть текста, а потом вставлять его в текст хоть
через каждое слово1.
В программе Word существует так называемый буфер обмена — это такой кусочек
памяти компьютера (в честь него и названа группа кнопок, которую мы только что
рассмотрели). Когда вы что-то вырезаете или копируете, то компьютер заносит
этот кусочек текста (или картинку, или еще что-то) в буфер. В Word 2013 буфер
может содержать максимум 24 объекта.
Объект — это то, что вы сохранили за один раз: слово, абзац, картинку. Например,
в буфере может быть три куска текста и 21 изображение. Чтобы посмотреть, что
хранится в буфере, найдите в группе Буфер обмена кнопку диалогового окна (справа внизу квадратик со стрелочкой
) и щелкните на ней. В левой части окна появится область (рис. 1.13). Посмотрите, на рисунке в буфере заполнено три места
из 24. В любой момент мы можете вставить в текст любой из этих трех кусочков.
Для этого поместите курсор в нужное место в тексте, а потом щелкните на панели
буфера обмена на том кусочке, который хотите вставить.
Если не открывать весь буфер обмена, то вы сможете вставить из него только один
объект (скопированный или вырезанный последним). Запомнили что-то, потом
можете это что-то вставлять куда угодно несколько раз. Запомнили что-то другое,
первый кусочек затерся, даже если там было 10 страниц текста, а во второй раз вы
запомнили только один символ.
1
У кнопок Вырезать, Вставить и Копировать есть гораздо более логичные сочетания клавиш.
Копировать — ��������������������������������������������������������������������
Ctrl����������������������������������������������������������������
+���������������������������������������������������������������
C��������������������������������������������������������������
(������������������������������������������������������������
Copy��������������������������������������������������������
 — «копировать»), ��������������������������������������
Ctrl����������������������������������
+���������������������������������
V��������������������������������
 — вставить (очень просто запомнить: «вставка» по-русски тоже начинается с буквы «в»), Ctrl+X — вырезать. В старых
версиях программы ���������������������������������������������������������������
Word�����������������������������������������������������������
работали именно эти клавиши. Более того, именно эти клавиши используются в очень многих других программах. Я вам потом расскажу, как сделать
так, чтобы у вас работали именно эти сочетания.
27
28
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.13. Слева открыта область задач Буфер обмена
Когда буфер обмена вам больше не нужен, закройте панель. У нее есть собственный
крестик, на котором нужно щелкнуть кнопкой мышки. На рис. 1.13 этот крестик
правее заголовка панели.
Три кнопки, которые мы рассмотрели (Вырезать, Вставить
и Копировать), доступны только тогда, когда у вас выделен
какой-нибудь текст, так что, если они неактивны, не пугайтесь.
И еще. Щелкните правой кнопкой мышки на выделенном
тексте. Видите, в контекстном меню тоже есть пункты Вырезать, Копировать и Вставить1 (рис. 1.14). Ими можно точно
так же пользоваться, как и кнопками из группы Буфер
обмена.
Если вы решите распрощаться с каким-то куском текста
и удалить его, нужно сначала выделить его, а потом нажать
клавишу Delete. Впрочем, совсем не обязательно нажимать
именно Delete, потому что выделенную часть текста удалит
нажатие любой «буквенной» клавиши или Пробела, буква
или пробел просто заменят собой то, что было на этом
1
Рис. 1.14. Такое меню
появляется при щелчке
правой кнопкой мыши
на выделенном тексте
Команда Вставка не подписана, но она скрывается под рисунком портфельчика с листком бумаги.
Вкладка Главная
месте раньше. Подобное действие удобно в том случае, если вы сразу захотите
набирать текст на освободившемся месте. Но ведь может быть и так, что текст
удалился случайно. И это ужасно! Например, нажали нечаянно Пробел — и куска
текста как не бывало.
Естественно, ни одна работа не обходится без ошибок. Поэтому если вы что-то
не то нажали, что-то не то удалили или вставили не туда, куда нужно, не паникуйте. На панели быстрого доступа (слева вверху) есть чудодейственная кнопка
Отменить
, она просто панацея от всех бед (это ее дублирует сочетание клавиш
Ctrl+Z, о котором я уже рассказывала). Эта кнопка позволяет последовательно отменять действия, которые вы выполнили (например, ввод или удаление). Причем
отменить можно не просто одно последнее действие, а сколь угодно много. Каждое
нажатие кнопки отменяет одно действие. Но можно отменить сразу несколько
действий. Для этого раскройте список, то есть щелкните на стрелочке , которая
расположена на кнопке Отменить (рис. 1.15).
Видите, вы одним махом можете отменить
столько последних действий, сколько захотите. Сколько действий выделите указателем мыши, столько действий и отмените.
Простой пример. Давайте сделаем следу­
ющее.
1. Выделим часть текста.
2. Вырежем текст.
3. Вставим его в другое место.
И тут у нас звонит телефон, кто-то к нам
приходит, а потом мы сидим и думаем, а зачем мы это делали? Пытаемся вспомнить
и нажимаем Ctrl+Z.
1. Ctrl+Z — текст пропадает с того места,
куда был вставлен.
2. Ctrl+Z — текст появляется в том месте,
откуда мы его удалили.
Можно также было отменить два последних действия в списке.
И именно в этот момент мы вспоминаем,
что делали все правильно. Нам на помощь
приходит вторая важнейшая кнопочка
Рис. 1.15. Список кнопки Отменить
29
30
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
на панели быстрого доступа — Вернуть
(справа от Отменить). Нажимаем ее —
текст вырезается. Нажимаем еще раз — текст вставляется. То же самое можно было
бы проделать, нажав два раза сочетание клавиш Ctrl+Y.
Шрифт
Вы, скорее всего, видели в разных документах �������������������������������������
Word���������������������������������
, что одна и та же буква на экране может выглядеть совершенно по-разному.
Итак, у букв есть три важнейших свойства, которые вы
можете изменять в Word: шрифт, размер и начертание.
Помогут вам в этом инструменты группы Шрифт на вкладке Главная (рис. 1.16).
Вот я вам сейчас покажу, как можно сделать:
Рис. 1.16. Группа Шрифт
на вкладке Главная
‰‰ эта строка набрана жирным шрифтом1;
‰‰ эта строка набрана курсивом;
‰‰ это подчеркивание.
Такую красоту можно навести с помощью следующих кнопочек:
‰‰
 — Полужирный (Ctrl+B);
‰‰
 — Курсив (Ctrl+I);
‰‰
 — Подчеркнутый (Ctrl+U). Щелкнув на стрелке этой кнопки, вы можете выбрать тип и цвет линии подчеркивания.
Нужно сначала набрать текст, выделить нужную часть, а потом мышкой нажать
необходимую кнопку, чтобы изменить начертание шрифта (то есть выбрать вариант одного и того же шрифта) выделенного текста. А можно сначала нажать кнопку, и дальше текст будет набираться выбранным начертанием.
Один раз нажали кнопку, она заработала, стала голубой, буквы приобрели другое
начертание. Второй раз нажали, кнопка перестала быть активной, а выделенный
текст превратился в обычный (если до этого вы сделали его необычным).
Полужирный, курсив и подчеркивание можно комбинировать, например сделать
шрифт курсивным и подчеркнутым одновременно.
1
Если подходить к вопросу досконально, то это начертание шрифта полужирное. Есть
еще более жирный вариант, но используется он редко и даже есть не у всех шрифтов.
Мне кажется, что, если вы будете называть этот вариант жирным шрифтом, на вас никто
не обидится и все поймут вас правильно.
Вкладка Главная
Что вообще такое шрифт? Думаю, вы догадываетесь, но я все же поясню. Возьмем букву «А» (A, А, А). Эта «А» написана разными
шрифтами. Каждый шрифт тщательно разрабатывается художниками, долго рисуются все
буквы. У любого шрифта есть свое название.
Выделите кусочек текста и щелкните на стрелочке списка Шрифт (рис. 1.17).
Видите, какое огромное количество вариантов
шрифтов есть? Шрифты отличаются друг от
друга формой знаков, толщиной линии, которой вычерчены буквы, шириной букв и много
чем еще. Обратите внимание на то, что не все
шрифты можно применять к русскому тексту,
а только те, которые справа в списке помечены
буквами русского алфавита (и некоторые другие, что можно выяснить опытным путем).
К латинским буквам можно применить любой
шрифт.
Удобно то, что при наведении указателя мыши
на любой шрифт вы сразу же увидите результат
его действия на выделенный текст. А чтобы
закрепить результат, нужно просто щелкнуть на
понравившемся шрифте.
Размер шрифта можно изменить в списке Размер
шрифта, щелкнув на его стрелочке (рис. 1.18).
Рис. 1.17. Выбираем шрифт
В данном случае имеется в виду размер букв на
бумаге, а не на экране. На экране они могут быть какими угодно: большими или
маленькими, это зависит от масштаба. А в списке Размер шрифта устанавливают
размер букв именно готового документа. Обычный размер букв в книгах и газетах — от 8 до 14. Когда будете водить указателем мышки по цифрам в списке, выделенный кусочек текста будет меняться в размере — легко подобрать нужный.
Чтобы закрепить его, необходимо щелкнуть на цифре. А можно не выбирать размер
из списка, а просто ввести с клавиатуры нужные цифры в поле.
Вы можете воспользоваться также кнопками Увеличить размер
и Уменьшить размер
. Щелкнули на кнопке — размер шрифта увеличился (уменьшился) на
единичку.
31
32
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.18. Изменяем размер шрифта слова «маленький»
Рассмотрим остальные кнопки, которые могут видоизменить буквы нашего текста.
(Не забывайте предварительно выделять текст, который нужно отформатировать.)
‰‰
Зачеркнутый. Зачеркивает текст в выделенном фрагменте.
‰‰
Подстрочный знак. Уменьшает буквы и опускает их ниже основной линии
текста (создает нижний индекс). Нижний индекс используется, например, в химических формулах.
‰‰
Надстрочный знак. Уменьшает буквы и поднимает их выше основной линии
текста (создает верхний индекс — степень).
‰‰
Регистр. Откройте список этой кнопки, щелкнув на треугольничке  справа. Вы можете сделать строчные буквы прописными, или, наоборот, сделать
так, чтобы каждое слово автоматически начиналось с прописной (большой)
буквы, или изменить регистр на противоположный у всех букв выделенного
фрагмента.
При желании вы можете изменить цвет шрифта выделенного текста, нажав в группе Шрифт кнопку Цвет текста
. Щелкнув на стрелке этой кнопки, вы откроете
палитру, на которой можно выбрать другой цвет.
Чтобы привлечь внимание к определенному фрагменту в тексте, можно выделить
его маркером точно так же, как вы бы делали это на бумаге. Нажмите кнопку Цвет
выделения текста
в группе Шрифт, чтобы активизировать ее, затем щелкните
слева от первой буквы нужного фрагмента и, удерживая нажатой левую кнопку,
протащите мышь вдоль текста. Когда выделение охватит последнюю нужную букву, отпустите кнопку мыши. Выделенный текст будет закрашен. Щелкните на
кнопке Цвет выделения текста еще раз, чтобы маркер перестал работать. Цвет мар-
Вкладка Главная
кера можно выбрать заранее на палитре, которая открывается щелчком на стрелке
этой кнопки.
Если то, что вы сотворили с текстом, вам не понравилось, можете снять форматирование, выделив нужный кусочек текста и нажав кнопочку Очистить формат
.
Чтобы вам было понятнее, что делают с текстом все списки и кнопки, которые мы
рассмотрели, я поместила на рис. 1.19 примеры их использования. Изучайте.
Рис. 1.19. Примеры форматирования символов текста
И последнее. Если вы щелкнете в тексте правой кнопкой мышки, то увидите меню,
в котором есть самые распространенные команды. В том числе и возможность
изменить шрифт, начертание шрифта и его размер.
Абзац
Вот мы с вами добрались и до оформления абзацев. Еще не забыли, что такое абзац? На всякий случай напомню. Это фрагмент текста между двумя нажатиями клавиши Enter.
На рис. 1.20 показана группа Абзац вкладки Главная.
Вы можете нажать кнопку Отобразить все знаки
в группе
Абзац. При этом отобразятся так называемые непечатаемые
знаки. Нажмите, посмотрите. Пробел отображается как точка,
Enter вот таким значком .
Рис. 1.20. Группа
Абзац вкладки
Главная
Важно понимать, что абзацем в Word принято называть не только фрагмент текста,
но и пустую строку, которая образовалась при нажатии клавиши Enter (то есть такая
строка содержит только значок ).
33
34
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Если вы хотите внутри абзаца начать новую строчку, то вам нужно воспользоваться
мягким переносом, или мягким вводом. Нажмите Enter+Shift. Текст перейдет на новую
строчку, но эта строка не будет считаться первой строкой следующего абзаца.
Если сейчас не очень понятно, зачем такие сложности, не волнуйтесь, я еще к этому вернусь.
Что мы можем сделать с абзацем? Сейчас расскажу.
Кнопка Сортировка
отсортирует текст.
Если вы выделите текст, то после нажатия этой кнопки Word расставит абзацы в тексте
по алфавиту (по убыванию или по возрастанию) или по убыванию или возрастанию
чисел, если они стоят в начале абзаца.
Все параметры, по которым нужно отсортировать текст, вы можете задать в окне,
появляющемся при нажатии кнопки Сортировка (рис. 1.21).
Рис. 1.21. Окно сортировки
Если вы хотите настроить один абзац, можно его не выделять — достаточно просто
установить курсор в любую его часть и выбрать нужные параметры. Чтобы одновременно изменить нескольких абзацев, их нужно выделить.
Сортировка чаще всего используется для таблиц. Например, есть список класса,
в каждом столбце какие-то данные об учениках. Вы можете сначала отсортировать
список по алфавиту, потом по среднему баллу по убыванию, потом по месту, занятому на олимпиаде, затем по возрастанию.
Теперь займемся выравниванием. Сейчас мы заставим текст в нашем абзаце ровняться так, как нам нужно (рис. 1.22).
Вкладка Главная
Рис. 1.22. Как можно выравнивать абзацы
Если вы выровняли абзац определенным образом и решили набрать после него
новый абзац, нажав клавишу Enter, имейте в виду, что он будет иметь такое же выравнивание. Переключиться на другой тип выравнивания можно сразу, нажав
нужную кнопку в группе Абзац на ленте:
‰‰
 — выравнивает по левому краю;
‰‰
 — по центру;
‰‰
 — по правому краю;
‰‰
 — по ширине.
Для абзаца можно задать междустрочный
интервал и интервал, добавляемый перед абзацем и после него. Откройте список кнопки
Междустрочный интервал
. Word��������
������������
использует интервал 1,0, если вы его не просили
о другом. Это значит, что расстояние между
строками равно высоте самой строки. Чтобы
изменить междустрочный интервал, выберите в списке нужное значение (рис. 1.23).
Если ни одно из предложенных расстояний
вас не устраивает, нажмите строку Другие варианты междустрочных интервалов. В открывшемся
Рис. 1.23. Изменяем интервал
между строками
35
36
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
окошке (рис. 1.24) в области Интервал щелкните на кнопке с треугольничком в списке
междустрочный и выберите пункт Множитель. Справа в числовом поле значение наберите с клавиатуры нужный интервал и нажмите OK. Например, на рис.1.25 показано, как можно задать тройной интервал (интервал в три раза больше высоты строки).
Рис. 1.24. В этом окне тоже можно настроить параметры абзаца
Рис. 1.25. Настраиваем тройной интервал
Кстати, диалоговое окно Абзац, показанное на рис. 1.24, можно также открыть,
щелкнув на кнопке
в правом нижнем углу группы Абзац.
Рассмотрим это окно подробнее. Иногда его удобнее использовать, чем кнопки
в группе Шрифт.
‰‰ Выравнивание. Этот список дублирует кнопки, позволяющие «прижимать» текст
к одному из краев документа, располагать текст по центру или ширине страницы. Эти кнопки я уже описала раньше.
Вкладка Главная
‰‰ Отступ. Если вы зададите отступы Слева и (или) Справа, то абзац «уедет» в глубь
текста или будет не доставать до его конца. Вы можете попробовать ввести
нужный отступ и в нижней части окна в области Образец сразу заметите, что
происходит с абзацем.
‰‰ Первая строка. Раскройте этот список. Я думаю, что такое красная строка, помнят
все. Выступ в списке первая строка — это величина красной строки. Отступ в этом
списке — это красная строка наоборот: первая строка будет выезжать за основной текст.
Помните про мягкий ввод? Так вот, такая строка не будет красной, хотя и начнется с новой строки (рис. 1.26).
Рис. 1.26. Разница между обычным и мягким вводом
‰‰ Интервал. Про интервал между строками мы уже поговорили. Между абзацами
тоже есть определенные интервалы. По умолчанию (то есть когда вы ничего
другого не просите) перед абзацем интервал не добавляется, а после него интервал есть, и равен он 10 пунктам (10 пт).
«Пунктам чего?» — спросят самые любопытные из вас. «Неважно!» — гордо
отвечу я. Потому что все равно нужный вам интервал вы определите только
опытным путем, глядя на образец в окне. Если вы точно знаете, какое расстояние
вам нужно между абзацами, то просто введите его в необходимое поле — Перед
или После. Если точного числа вы не знаете, а вам просто нужно увеличить или
уменьшить промежуток между абзацами, попробуйте пощелкать на стрелочках
справа от полей.
Кстати, если вы нажмете уже знакомую вам кнопку Междустрочный интервал в группе Абзац, то увидите, что здесь вы тоже можете удалить или добавить интервал
перед (после) абзацем. Поменять его величину в этом списке вы не можете.
37
38
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
‰‰ По умолчанию. При щелчке на этой кнопке Word будет использовать для всех
абзацев параметры, заданные в этом окне. Если вы вручную ничего не поменяете.
Набрали свои любимые параметры — щелкнули на кнопке По умолчанию — эти
настройки стали вашими параметрами по умолчанию.
Самые дотошные из вас, наверное, заметили, что мы в окне Абзац пока рассмотрели
только одну вкладку — Отступы и интервалы. Теперь перейдем на вкладку Положение
на странице.
‰‰ Запрет висячих строк. Эта функция запрещает начинать страницу с «неполной»
строки для удобства чтения.
‰‰ Не отрывать от следующего. Текущий абзац, и тот, который идет следом, будут
всегда вместе. Их не разнесет на разные страницы.
‰‰ Не разрывать абзац. Запрещает переносить часть абзаца на другую страницу.
‰‰ С новой страницы. Текущий абзац всегда будет начинаться на новой странице.
‰‰ Запретить нумерацию строк и Запретить автоматический перенос слов. Отключает,
как вы догадываетесь, нумерацию строк и перенос слов по слогам.
‰‰ Параметры надписей. Их можно настраивать тогда, когда в тексте есть надписи.
Надписи — это такие фигуры, которые вставляются в текст готовыми блоками.
Мы рассмотрим их позже.
А теперь вернемся к вкладке Отступы и интервалы окна Абзац. Обратите внимание
на кнопку Табуляция. При ее нажатии открывается окно (рис. 1.27).
Рис. 1.27. Окно настройки табуляции
Вкладка Главная
Табуляция — это величина отступа при каждом нажатии клавиши Tab на клавиатуре (она находится в левой верхней части клавиатуры). Значение табуляции по
умолчанию — 1,27 см.
«По умолчанию» — это в том случае, если в вашем документе не заданы «позиции
табуляции». Что это такое?
Чтобы объяснить это, мне придется немного нарушить плавность повествования.
Работа с линейкой
Скорее всего, у вас в документе ���������������������������������������������
Word�����������������������������������������
включена линейка. Выглядит она как обычная линейка и обозначает горизонтальный и вертикальный размер листа «бумаги»,
который вы видите перед собой на экране.
Если линейка отключена, то щелкните на вкладке Вид и в группе Показать или скрыть
поставьте птичку рядом с командой Линейка.
Над вертикальной линейкой есть маленькая кнопочка. Она очень изменчива.
При каждом щелчке она меняет свой вид следующим образом:
‰‰ По левому краю
‰‰ По центру
;
;
‰‰ По правому краю
‰‰ По разделителю
‰‰ С чертой
;
;
.
Эти кнопки позволяют задать ту самую «позицию табуляции», ради которой мы
сюда и завернули. Щелкните в любом месте линейки. На ней появится маркер.
Теперь, если вы начнете водить текст, а потом нажмете клавишу Tab, то курсор
автоматически перескочит в строке на позицию, которая задана на линейке
маркером табулятора.
Посмотрите на рис. 1.28. Перед вами документ, в котором заданы две позиции табуля­
ции По левому краю — 6 и 12 см и включен режим показа непечатаемых символов.
Рассказываю, как я это сделала. Задала две позиции табуляции, два раза щелкнув
на линейке: в точках 6 и 12 см. Потом набрала в начале Текст, нажала клавишу Tab,
набрала Текст после табуляции, снова нажала Tab и набрала После второй
табуляции.
Почему же эта кнопка на линейке называется По левому краю? Да потому, что текст
выравнивается по левому краю маркера табуляции.
39
40
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.28. Документ с двумя табуляциями
Вернемся к окну кнопки Табуляция. После моих действий оно будет выглядеть вот
так (рис. 1.29).
Рис. 1.29. Окно Табуляция документа с двумя табуляциями
Это окно легко вызвать, дважды щелкнув на маркере табуляции на линейке.
Используя это окно, можно изменить настройки табуляции, чтобы расположить
текст по-другому. Давайте настроим позицию табуляции, которая находится на
отметке 6 см. Выделите ее в списке Позиции табуляции, как на рис. 1.29.
Позиция табуляции будет настраиваться в том абзаце, в котором установлен курсор.
Хотите настроить во всем тексте — выделите его.
Вкладка Главная
Что можно сделать с позицией табуляции? Можно изменить выравнивание:
по центру, по правому краю, по разделителю или с чертой. Я думаю, вы заметили, что
эти варианты совпадают с вариантами, которые может иметь кнопка рядом с линейкой.
Посмотрите на рис. 1.30. Позиция табуляции, которая находится на отметке 6 см,
теперь выровнена по центру. То есть отметка 6 см проходит через центр второго
столбца. А на рис. 1.28 проходила по левому краю.
Рис. 1.30. Позиция табуляции, которая находится на отметке 6 см, теперь настроена по центру
С помощью переключателя Заполнитель вы выбираете символ, который заполнит
место, свободное от текста, до следующей табуляции. Поясню на практике. Первый
пример (рис. 1.31).
Рис. 1.31. Оглавление с двумя табуляциями
41
42
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
В этом оглавлении выставлены две табуляции. Первая позиция табуляции — 6 см,
выравнивание — по центру, заполнитель — точки (рис. 1.32). Заполнитель не набивается вручную, он появляется автоматически!
Рис. 1.32. Настройки табуляции на позиции 6 см
Вторая позиция табуляции — 12 см, выравнивание — по левому краю, заполнитель — сплошная черта (рис. 1.33).
Рис. 1.33. Настройки табуляции на позиции 12 см
Вкладка Главная
Вы набираете: Глава 1, нажимаете клавишу Tab, набираете 10 стр, нажима­ете
Tab, набираете 10 комментариев. Все остальное Word расставит и расположит
сам.
Обратите внимание, что после того, как вы указали все настройки для какой-то
позиции табуляции в окне Табуляция, вы должны нажать кнопку Установить, потом
перейти к другой позиции, а когда настроите все, что хотите, на забудьте щелкнуть
на кнопке OK.
Второй пример (рис. 1.34).
Рис. 1.34. Табуляция с выравниванием по разделителю
Использовать табуляцию с выравниванием по разделителю очень удобно при работе с числами. Выравниванием по разделителю — это выравнивание по запятой.
Запятая в нашем примере стоит на отметке 6 см.
Третий пример (рис. 1.35).
Рис. 1.35. Табуляция с чертой
43
44
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Табуляция с чертой проводит вертикальную черту на заданной отметке.
В данном случае я набрала 1 отдел, нажала клавишу Tab, набрала 3 марта. Вертикальная черта и заполнители появились сами.
Любой маркер на линейке вы можете захватить мышкой и передвинуть. Но имейте в виду, что сдвинется он только для того абзаца, в котором стоит курсор. Если
вы хотите изменить позицию табуляции для всего текста, выделите его це­ликом.
Чтобы удалить маркер табуляции с линейки, захватите его мышкой и вытащите за
пределы линейки. Удалить все маркеры табуляции вы можете с помощью окна
Табуляция.
У нас осталось еще несколько видов кнопки, которая находится слева от горизонтальной линейки. Рассмотрим их (напоминаю: чтобы кнопка меняла свой вид,
щелкайте на ней).
‰‰ Отступ первой строки
. Если у вас кнопка в этом режиме, то вы можете щелкнуть
в любом месте линейки, и именно с этого места будет начинаться первая строка
абзаца, в котором стоит курсор. Если вы хотите, чтобы в этом месте начиналась
первая строка во всем тексте, выделите весь текст.
‰‰ Выступ
. В этом режиме вы можете установить место, где будут начинаться
все остальные строки абзаца (или всего текста, если вы его предварительно
выделили).
Отступ первой строки и выступ, как вы уже знаете, можно задать в диалоговом
окне Абзац.
Уменьшить и увеличить отступ вы можете также, используя кнопки
пе Абзац.
в груп-
Просто выберите способ, который вам удобнее.
Границы и заливка
Вернемся к инструментам группы Абзац вкладки Главная.
Вы можете выделить абзац рамкой. Вид рамки можно настроить по желанию.
Посмотрите, какое меню открывает маленькая кнопка на ленте (рис. 1.36). По умолчанию на ней «висит» инструмент создания нижней границы
. Чтобы им воспользоваться, достаточно щелкнуть кнопкой мыши на абзаце, к которому должна
быть применена граница, и нажать эту кнопку.
Вкладка Главная
Не хотите нижнюю границу? Вы можете выбрать
в этом меню вариант границы, который вас устроит.
Посмотрите, что можно сделать.
Нижняя, верхняя, правая, левая границы — абзац будет
обозначен одной линией, снизу, сверху, справа или
слева соответственно. Вы можете выбрать и разнообразные варианты внешних и внутренних границ.
Нет границы — это пункт для отмены границы.
Если вам больше всего нравится какая-нибудь граница, то выберите ее щелчком кнопкой мыши в списке.
Именно она «повиснет» на кнопке группы Абзац.
Потом, чтобы ее применить, вам не нужно будет разворачивать список, достаточно щелкнуть на кнопке.
Если в списке, показанном на рис. 1.36, вы выполните команду Границы и заливка, то увидите окно
(рис. 1.37), в котором можно делать следующее:
Рис. 1.36. Границы абзаца
‰‰ выбирать тип рамки, щелкнув на нужном значке слева в списке Тип (наиболее
эффектны объемная рамка и рамка, отбрасывающая тень);
‰‰ задавать тип, цвет и ширину линии рамки;
‰‰ в области Образец включать и выключать границы, щелкая кнопкой мыши на
соответствующих местах; можете оставить только правую или только нижнюю
границу;
‰‰ нажав кнопку Горизонтальная линия, выбирать тип линии, которую нужно вставить после заданной строки.
Обратите внимание, окно Границы и заливка имеет несколько вкладок. На рис 1.37
показана вкладка Граница. Все, что мы можем в ней напридумывать, мы применим
к выделенному абзацу или к кусочку текста. Если вы перейдете на вкладку Страница, то увидите, что там расположены аналогичные команды. Они отвечают за создание рамки, окаймляющей страницу. На вкладке Заливка из списков можно
выбрать цвет заливки абзаца или другого фрагмента и фоновый узор (или интенсивность цвета заливки).
Чтобы быстро выбрать цвет заливки абзаца, щелкните на стрелке кнопки Заливка
в группе Абзац.
На рис. 1.38 я привожу вам в качестве примера три абзаца в рамках различных
типов, залитых разными цветами. Любуйтесь и делайте у себя то же самое.
45
46
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.37. С помощью этого окна можно задать рамку для текста
Рис. 1.38. Примеры абзацев в рамках разных типов
Только учтите, что на печати заливка не всегда выглядит красиво. А может случиться
так, что текста на бумаге вообще не будет видно — будет отображаться один фон.
Списки
Когда в тексте нужно что-то перечислить, это принято делать с помощью списков.
Пока читаете книгу, обратили внимание, сколько в ней есть списков? Я их создавала в Word с помощью специальных инструментов. Сейчас расскажу вам о них.
Остаемся в группе Абзац на вкладке Главная. Здесь есть три кнопки для создания
различных списков.
‰‰
Маркеры. Кнопка отвечает за создание маркированного списка. Строки будут
помечаться птичками , точечками  или цветочками . Это зависит от выбранного вами образца.
Вкладка Главная
‰‰
Нумерация. С помощью этой кнопки вы можете создать нумерованный список.
‰‰
Многоуровневый список. Кнопка отвечает за создание списка, состоящего из нескольких уровней. Это сложный список, где у каждого пункта есть подпункты.
Чтобы набрать список, нужно щелкнуть на кнопке списка, например, с нумерацией и дальше набирать первый пункт. Когда вы нажмете Enter, то перейдете ко второму пункту, после следующего нажатия Enter — к третьему. То есть каждый пункт
списка должен находиться в отдельном абзаце.
Можно сделать и по-другому. Набрать текст, разделяя пункты будущего списка
с помощью клавиши Enter, а потом выделить весь текст и щелкнуть на кнопке нужного вам списка.
Если вы что-то перепутали и включили в список строку, которой в нем быть не должно, установите на нее курсор и снова нажмите кнопку создания списка.
Обратите внимание: каждая кнопка, создающая список, имеет стрелку. Щелкнув
на ней, вы развернете образцы списков, из которых можно выбрать наиболее подходящий к стилю оформления вашего документа (рис. 1.39). Если же вы просто
нажмете кнопку списка, будет применен тот образец, который вы использовали
последним.
a
б
в
Рис. 1.39. Образцы маркированных (а), нумерованных (б) и многоуровневых (в) списков
47
48
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Посмотрите на рис. 1.40, я сделала там многоуровневый список.
Рис. 1.40. Многоуровневый список
У этого списка три уровня. Первый уровень — Разделы, второй — Подразделы, третий — Части. Если вам нужно будет перевести, например, строку Часть 1 на второй
уровень, то поставьте курсор в эту строку и нажмите кнопку Уменьшить отступ
.
То, что получится, показано на рис. 1.41.
Рис. 1.41. Как перевести пункт списка на другой уровень
Вкладка Главная
Чтобы понизить уровень списка, нажмите кнопку Уменьшить отступ
.
Если нужно в пункте списка начать фразу с новой строки, воспользуйтесь мягким
вводом — Enter+Shift (рис. 1.42).
а
б
Рис. 1.42. Новая строка в списке
Стили
Внимание, умное определение! Стиль — это набор рассмотренных нами выше параметров форматирования, которые применяются единовременно к выделенному
тексту.
А говоря человеческим языком, берем текст, выбираем для него шрифт, форматируем абзац, то есть делаем красиво и запоминаем все то, что мы сделали. А потом
даем этому всему название. Например, стиль Обычный — так обычно набираем текст.
Стиль
Заголовок 1 подходит для крупных заголовков.
Стиль Заголовок 2 — для заголовков поменьше.
А такой стиль выбираем для подписи рисунков в тексте
Зачем создают стили? Чтобы быстрее работалось.
Например, набрали вы заголовок текста. А потом вместо того, чтобы выбирать, как
именно выделить этот заголовок (изменить размер шрифта, возможно, сделать его
полужирным), щелкаете на кнопке Заголовок 1 в группе Стиль.
Посмотрите на вкладке Главная на группу Стили. Вы увидите там образцы стилей,
щелкните на кнопке Дополнительные параметры , список развернется во всей красе (рис. 1.43).
Если вы выделите кусок текста, а потом подведете мышку к любому стилю в списке,
то Word покажет вам, как именно будет смотреться выделенный кусок в новом
стиле. Но только покажет. Как только вы уберете мышку со значка стиля, все
вернется на свои места.
49
50
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.43. Выбираем стиль для оформления текста
Чтобы поменять стиль, щелкните на понравившемся стиле кнопкой мыши.
А если вы откроете панель Стили (нажмите для этого кнопку
), то увидите список
названий стилей. Подведите мышку к любому из них и получите полную информацию о данном стиле (рис. 1.44).
Рис. 1.44. Информация о стиле Заголовок 1
Вкладка Главная
Все, что вы видите, вы можете изменить. Щелкните на стрелочке рядом со стилем
в списке на рис. 1.44 и выберите команду Изменить. Откроется окно Изменение стиля (рис. 1.45).
Рис. 1.45. Окно Изменение стиля
Из того, что мы еще не рассматривали, в этом окне есть полезная строка — Стиль
следующего абзаца. Как видите, для стиля Заголовок 1 стиль следующего абзаца
Обычный. Значит, после того, как вы набрали заголовок и нажали Enter, Word сам,
автоматом перейдет на стиль Обычный для набора текста.
Редактирование
Давайте переведем взгляд на последнюю группу вкладки Главная —
Редактирование (рис. 1.46).
Здесь «живут» кнопки, которые помогают быстро найти в тексте
нужное слово и при необходимости заменить его.
Рис. 1.46. Группа
Редактирование
Кнопку Найти дублирует сочетание клавиш Ctrl+F (Find — «искать»).
вкладки Главная
Эта команда позволяет найти в тексте слово, которое вы напишете в поле поиска (рис. 1.47) на появившейся слева панели Навигация. Если вы еще
помните нашу сказку про маленький компьютер, которую мы набирали вначале,
51
52
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
и если вы ее набирали, то можете вместе со мной
поискать в том тексте слово «компик». Ввести,
конечно, можно любое другое слово, но это
мне нравится больше всего.
Ну нашли мы все слова «компик» в данном документе, и что?
На панели у вас должны быть показаны результаты поиска. Можете глянуть, что будет, если
щелкнуть на словах ЗАГОЛОВКИ или СТРАНИЦЫ.
Вид панели Навигация изменится.
Результаты же показывают все слова «компик», которые есть в тексте. До любого из этих
слов вы легко доберетесь, просто тыкнув в него
мышкой.
Это простой поиск. Он помогает быстро до­
браться в тексте до нужного слова. Очень актуален для больших, многостраничных документов.
Разверните список поля поиска, того самого,
куда вы вбивали слово «компик». Для этого
щелкните на треугольничке справа от этого поля
(рис. 1.48).
Рис. 1.47. Эта панель помогает найти
слово в тексте
Рис. 1.48. Меню поля поиска
Во-первых, вы можете искать в рисунках, таблицах, сносках отдельно. Во-вторых,
существует расширенный поиск. При щелчке на соответствующей команде в этом
списке открывается окно (рис. 1.49).
Вкладка Главная
Рис. 1.49. Расширенный поиск
Тут вы можете задать массу параметров поиска. Например, решить, будете ли вы
учитывать регистр. Если не будете, то вам найдут слово «компик», написанное как
с большой, так и с маленькой буквы.
Если вы решите искать только слово целиком, то вам найдут только слово «компик»,
а вот «компиком» и «компика», то есть формы слова, уже искать не будут.
Где будем искать? Это нужно указать в списке Направление. Относительно того
места, где сейчас находится курсор в тексте, можно искать Везде, Вперед и Назад.
Кроме того, вы можете искать только в выделенном куске текста. То есть если вы
выделите кусок текста, а потом запустите поиск, то искать программа будет только
там, где есть выделение.
Видите, в окне Найти и заменить есть еще вкладка Заменить? Вы можете щелкнуть
на ней кнопкой мыши. До нее также можно легко добраться прямо с ленты с помощью кнопки Заменить (ей же соответствует сочетание клавиш Ctrl+H). Только
теперь мы можем не только найти слово «компик», но и заменить его на «персональный компьютер» (рис. 1.50). Пробуем!
Находим первое слово, нажимаем Заменить, Найти далее и т. д., пока не надоест или
пока компьютер не выдаст сообщение, что достигнут конец документа, и не спросит,
нужно ли искать сначала.
53
54
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.50. Так можно найти и заменить слово
Если хотите, то можно сделать обратную замену. Задаем искать Вверх (или Везде,
если дошли до конца документа) и заменяем «персональный компьютер» на «компик». Мне лично «компик» больше нравится!
Кстати, можно заменить слово одним махом во всем документе. Для этого нужно
нажать кнопку Заменить все. Когда Word выполнит задачу, то отчитается перед вами
о количестве сделанных замен.
Если выбрать вкладку Перейти в окне на рис. 1.49 или 1.50, мы попадем в окно,
которое позволяет быстро перескакивать по тексту в нужное место: к необходимой
странице, разделу, строке и т. д. (рис. 1.51). Вводите номер нужной страницы —
и сразу на нее попадаете. А можно задать, например, +4 и перейти на четыре страницы вперед. Наверное, это очень нужная функция и кто-нибудь ею часто пользуется. Так что пусть будет, может, и нам когда-нибудь пригодится1.
А теперь у нас будет большое практическое занятие для закрепления пройденного.
Представьте себе, что вы только что пришли, сели за компьютер, и тут вам дают
задание правильно и грамотно набрать и оформить текст.
1
Еще как пригодилась! Когда у меня файл перевалил за 60 страниц, а нужно было что-то
исправить на 25-й странице, это был самый быстрый способ до нее добраться.
Вкладка Главная
Рис. 1.51. Из этого окна можно перейти в другое место документа
Что будем делать? Работать!
1. Включаем компьютер.
2. Открываем Word и создаем новый документ. Так как Word при открытии создает новый документ автоматически, то просто сохраним пустой пока документ.
Кнопка Сохранить есть на панели быстрого доступа.
3. Откроется окно сохранения (см. рис. 1.7), где вы сможете вписать имя файла
(назовем его Как правильно ухаживать за компьютером) и выбрать
папку для хранения — А это мои документы. Нажимаем кнопку Сохранить.
4. Теперь набираем текст.
Когда будем набирать текст, а потом форматировать его, не забывайте про кнопку
Отменить
и про то, что у нее есть список, то есть можно отменить много последних действий. Если вы сделали что-то не так, то часто это самый простой и быстрый
способ исправить положение. Вы вернетесь в исходное состояние и сможете повторить попытку сделать то, что вы хотели.
Я буду по ходу дела комментировать. Итак, набираем:
Нажимаем Enter.
Это название нашего текста, его нужно расположить по центру страницы. Для этого выделяем его, а потом нажимаем кнопку
в группе Абзац на вкладке Главная.
Стрелочкой управления курсором ↓ переходим на следующую строку и пишем
дальше:
55
56
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Нажимаем Enter.
Нажимаем Enter.
Нажимаем Enter. В группе Абзац вкладки Главная нажимаем кнопку Нумерация
Продолжаем печатать.
Нажимаем Enter.
Нажимаем Enter.
Нажимаем Enter.
Нажимаем Enter и отключаем Нумерацию, еще раз щелкнув на кнопке
.
.
Вкладка Главная
Нажимаем Enter.
Нажимаем Enter и в группе Абзац вкладки Главная включаем Маркеры
разделяем клавишей Enter).
Нажимаем Enter и отключаем Маркеры, еще раз щелкнув на кнопке
(строки
.
Нажимаем Enter.
Выделяем эту строку и щелкаем на кнопке
. Нажимаем Enter.
Нажимаем Enter.
Теперь давайте оформим наш текст. Предлагаю вариант на свой вкус, а вы как
хотите: повторяйте за мной для тренировки или же изобретайте что-то свое.
1. Включите отображение линейки.
2. Установите курсор в любое место первого абзаца.
3. Щелкните на линейке на маркере отступа первой строки и сдвиньте его на 1,25 см
вправо. Сделаем красную строку.
Еще мне не очень нравится большой интервал после абзаца. Давайте его уберем.
Щелкаем на кнопке Междустрочный интервал
и выбираем команду Удалить интервал после абзаца.
57
58
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Теперь расскажу вам про еще неизвестную вам кнопку, с помощью которой можно
быстро применить форматирование, которое мы выполнили для первого абзаца,
к остальным абзацам.
1. Щелкаем кнопкой мышки на уже оформленном первом абзаце.
2. На вкладке Главная в первой группе Буфер обмена нажимаем «кисточку»
.
3. Щелкаем на следующем неоформленном абзаце. Он будет оформлен, а «кисточка» сбросится.
Чтобы оформить остальные абзацы, поступаем таким образом.
1. Дважды щелкаем на кнопке
.
2. Оформляем столько абзацев, сколько хотим. Пройдитесь по всем абзацам
до конца текста. Только не трогайте списки, фразу «Берегитесь вирусов!» и самое последнее предложение.
3. Чтобы избавиться от «кисточки», нажимаем клавишу Esc.
Теперь оформляем списки.
Не очень красиво выглядит то, что перед списком нет интервала. Сделаем его. Нажимаем кнопку Междустрочный интервал
(курсор при этом стоит в первой
строке списка) и выбираем пункт Добавить интервал перед абзацем.
Неплохо было бы немного увеличить расстояние между пунктами списка. Выделите все строки, опять нажмите кнопку Междустрочный интервал и щелкните на
циферке 1,5.
Номера строк списка выступают влево по сравнению с началом остальных абзацев.
Давайте немного подвинем это дело. Устанавливаем курсор в первый пункт списка
и нажимаем кнопку Увеличить отступ
. Вот теперь все красиво.
А сейчас проделайте все то же самое для второго, маркированного списка. Только
не «кисточкой», а вручную, иначе маркированный список превратится в нумерованный.
У нас остались нетронутыми предложения «Берегитесь вирусов!» и «Желаю удачи
вам и вашему будущему питомцу!». Давайте разбираться с ними. Выровняйте их
по центру с помощью кнопочки
.
Теперь вернитесь к «вирусам», щелкните на кнопке Междустрочные интервалы и выберите пункт Другие варианты междустрочных интервалов. В уже знакомом окошке Абзац
(см. рис. 1.24) в области Интервал выставите значения Перед и После по 18 пт. Для последнего предложения выставите таким же образом интервал Перед в 18 пт (только
курсор предварительно не забудьте в него поставить), интервал После не трогайте.
Нужно как-то выделить наше пожелание удачи. Давайте выберем для него другой
шрифт и размер. Выделяем все предложение целиком протаскиванием мышки,
Вкладка Главная
в списке шрифтов (группа Абзац) выбираем Arial Black и в соседнем списке изменяем размер (я сделала 16). Для пущего куража можно еще и цветом выделить
надпись, например, красненьким (кнопка
в группе Абзац).
Смотрите, наше название совсем потерялось на фоне этой надписи. Давайте его
тоже увеличим, но сделаем это с помощью группы Стили.
1. Выделяем название.
2. Разворачиваем коллекцию стилей, щелкнув на кнопке
в группе Стили.
3. Выбираем понравившийся стиль. Я задала стиль Название.
4. Выравниваем его по центру. Можно немного уменьшить размер шрифта (например, до 18).
Все! Вот что у вас должно получиться (рис. 1.52).
Рис. 1.52. Красиво и правильно оформленный текст
59
60
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Вот так верстается текст. Теперь вы можете изменять что хотите, добавлять всякие
пункты и подпункты, изменять размер страницы и т. д. С этим текстом ничего
не случится!
Теперь я хочу показать, почему нельзя оставлять пустые строки, а также ставить
пробелы и табуляцию. Я вас уже предупреждала о том, чтобы вы сразу учились
печатать правильно. Рассмотрим последствия самодеятельности на конкретном
примере.
Включите отображение непечатаемых знаков кнопкой
в группе Абзац.
Давайте наберем:
то есть пробелами выровняем название по центру страницы. Теперь изменим размер шрифта — с 11 на 18:
Вот что получилось. Название стоит уже далеко не по центру.
А если сделать правильно — выровнять слово по центру кнопкой
, то никакие
изменения тексту не будут страшны. Например, наберем слово и поместим его по
центру этой кнопкой:
Если теперь изменить размер шрифта, то наше название все равно будет стоять
точно по центру страницы:
Посмотрите на наш текст, красиво получилось! Никаких лишних пробелов, никаких лишних Enter. Вот просто хоть бери и в печать отдавай, тиражом не менее
10 000 экземпляров.
Правда, кнопка Отобразить все знаки
очень удобна? Когда вам кажется, что документ уже готов, включите ее — наверняка найдется что-нибудь лишнее (например,
какой-нибудь пробел). Но набирать текст в таком режиме вам может показаться
утомительным. Так что если эти лишние символы мешают, включайте ее, когда все
уже набрано.
Вставка
Вставка
Приступим к рассмотрению вкладки Вставка (рис. 1.53).
Рис. 1.53. Вкладка Вставка
Как мы все уже догадались, инструменты этой вкладки позволяют вставить чтонибудь в текст документа, например титульную страницу, рисунок, схему, номера
страниц, колонтитулы (это такая надпись, которая появляется вверху и/или внизу
на каждой странице) и многие другие мудреные штуки. Пройдемся по самому
главному.
Страницы
Титульный лист. В Word имеется коллекция красиво оформленных заготовок
титульных листов. При желании вы можете использовать одну из них в своем
документе.
На вкладке Вставка в группе Страницы нажмите кнопку Титульная страница и в открывшемся списке (рис. 1.54) выберите понравившуюся заготовку для вставки
в документ. Потом нужно будет просто ввести в ее поля свои данные.
Пустая страница. В том месте, где у вас стоит курсор в тексте появляется пустая
страница. Мало ли, зачем она вам понадобилась, может, будете рисунки от руки
туда врисовывать.
Разрыв страницы. Позволяет разорвать текст для того, чтобы начать новую страницу. Например, можно начинать каждый новый раздел с новой страницы. Удобно!
Всегда начинайте новую страницу так, а не какими-нибудь там вводами.
Когда вы примените эту функцию, если вы находитесь в режиме просмотра Черновик, который включается во вкладке Вид (попозже мы с вами дойдем и до этой
вкладки), у вас на экране появится надпись:
·····································Разрыв страницы·····································
Разрыв появляется в том месте, где у вас находился текстовый курсор.
Если же ваш документ в режиме Разметка страницы, то у вас просто начнется новая
страница.
61
62
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.54. Выбор заготовки титульной страницы
Чтобы убрать разрыв, поставьте перед ним (перед началом точек) курсор и нажмите клавишу Delete.
Таблица
Чтобы добавить в документ таблицу, сделайте следующее.
1. Установите курсор в начало новой строки нажатием клавиши Enter.
2. На ленте перейдите на вкладку Вставка.
3. Щелкните на кнопке Таблица. Вы увидите много одинаковых клеток. С их помощью можно задать размер таблицы. При движении мышки клетки будут
Вставка
выделяться оранжевым цветом. Охватите нужное количество клеток в зависимости от того, сколько строк и столбцов должна содержать таблица (рис. 1.55),
и щелкните для ее вставки в документ. На рисунке в документ вставится таблица 6 × 7, в ней 6 столбцов и 7 строк. Таблица «закрепится» в документе, как
только вы нажмете Enter. Если вам не хватит строк, не переживайте, клавиша
Tab, нажатая, когда курсор стоит в последней ячейке, автоматически продлевает таблицу еще на одну строку.
Рис. 1.55. Вставляем в документ таблицу
4. С помощью клеточек можно создать таблицу размером не более 10 столбцов
и 8 строк. Если вам нужна таблица с большим количеством ячеек, выполните
команду Вставить таблицу меню кнопки Таблица, в открывшемся окошке (рис. 1.56)
в полях Число столбцов и Число строк наберите нужные вам цифры и нажмите
кнопку OK.
Обратите внимание: после добавления таблицы на
ленте появились две новые вкладки — Конструктор
и Макет, которые содержат уйму всего для работы
с таблицами. Внимание! Вкладки видны только тогда,
когда курсор установлен в любой из ячеек таблицы.
До этих вкладок мы еще доберемся, а пока давайте
набирать что-нибудь в ячейках таблицы.
Как заполнить таблицу данными? Если вы включите
отображение непечатаемых символов, то увидите, что
в каждой ячейке таблицы есть внутренний маркер
конца абзаца (рис. 1.57). Это значит, что каждую
ячейку можно рассматривать как отдельный абзац
Рис. 1.56. Задаем размер таблицы
в специальном окошке
63
64
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
и применять к нему известные вам приемы форматирования (задавать шрифт,
размер, выравнивание и отступы).
Рис. 1.57. Кружочек в каждой ячейке — это маркер абзаца
Щелкните кнопкой мыши в нужной ячейке и начните набирать текст. Если длина
текста превысит длину ячейки, высота ячейки увеличится и часть текста будет
автоматически перенесена новую строку. Высоту и ширину строк и столбцов можно регулировать вручную, чтобы уместить текст в ячейке в меньшее (или, наоборот,
большее) количество строк. Для изменения высоты или ширины столбца или
строки подведите мышку к соответствующей границе и, когда он примет вид вертикальной черты с двумя стрелками, щелкните и протащите границу в нужном
направлении (рис. 1.58).
Рис. 1.58. Изменение ширины столбца
Если у вас включена линейка, то вы увидите, что на ней напротив границ столбцов
есть маркеры. Можно изменять размеры протаскиванием этих маркеров.
Вставка
Курсор перескакивает из ячейки в ячейку с помощью клавиши Tab. Если в таблице
много чего написано, то удобнее перемещать курсор мышкой. Щелкните на нужной
вам ячейке — курсор перейдет туда. А можно еще использовать клавиши ↑, ↓, ←, →.
С набранным в ячейке текстом можно проделывать все то же самое, что и с обычным
абзацем текста, — форматировать его с помощью инструментов групп Шрифт и Абзац вкладки Главная или применять к нему стили из коллекции �����������������
Word�������������
, которая находится в группе Стили вкладки Главная. Предварительно не забудьте выделить текст
в нужной ячейке.
Как выделить строку, столбец и ячейки?
Если нужно что-то проделать с текстом одновременно в нескольких ячейках, их
удобно выделить, используя следующие приемы.
‰‰ Чтобы выделить столбец, подведите указатель мыши к верхней границе и, когда
он примет вид маленькой черной стрелочки, направленной вниз, щелкните
кнопкой мышки.
‰‰ Для выделения строки переместите мышку в левую часть документа и, когда
указатель мыши примет вид стрелки, наклоненной вправо, щелкните возле
нужной строки.
‰‰ Чтобы выделить отдельную ячейку, щелкните в ней трижды или подведите
указатель к левой границе и, когда он примет вид маленькой черной стрелочки,
наклоненной вправо, щелкните (рис. 1.59).
Рис. 1.59. Выделяем строки и столбцы
‰‰ Для выделения ячеек, находящихся в разных частях таблицы, последовательно
выделяйте каждую ячейку, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
‰‰ Чтобы выделить группу соседних ячеек, щелкните на одной из крайних и протащите мышь в направлении остальных ячеек.
‰‰ Чтобы выделить таблицу целиком, щелкните на значке
, который появляется в верхнем левом углу таблицы, когда вы подводите туда указатель мыши.
65
66
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
‰‰ Для выделения всего перечисленного вы также можете воспользоваться командами меню, которое открывается при нажатии кнопки Выделить в группе Таблица на вкладке Макет.
Снять выделение ячеек можно щелчком кнопкой мыши в любом месте таблицы.
Имейте в виду, если вы протаскиваете границы строки или столбца, в которых
выделена ячейка, то произойдет изменение только ее размеров и вся таблица искривится. Поэтому следите за тем, чтобы отдельные ячейки не были выделены,
когда вы двигаете границы.
Давайте уже переберемся на вкладку Макет и посмотрим, что там есть интересного
(рис. 1.60).
Рис. 1.60. Вкладка Макет
Часто бывает, что таблице нужно добавить новые строки и столбцы или же, наоборот, удалить их. Это можно сделать с помощью кнопок группы Строки и столбцы.
Для вставки новой строки или столбца выделите ряд, выше или ниже (левее или
правее) которого нужно добавить новый ряд, и щелкните на нужной кнопке в группе Строки и столбцы (их название начинается со слова Вставить).
Для удаления строки или столбца выделите его, нажмите кнопку Удалить в группе
Строки и столбцы и в открывшемся меню выполните нужную команду.
Нужно разбить одну ячейку на две или объединить две ячейки в одну? Пожалуйста!
Установите курсор в разделяемую ячейку или выделите две объединяемые ячейки
и нажмите кнопку Разделить ячейки или Объединить ячейки, которые находятся
в группе Объединение.
Ошиблись? Ничего страшного, отменяйте то, что напортачили, нажатием Ctrl+Z
и делайте снова.
Чтобы выровнять текст в ячейках, выделите ячейки и воспользуйтесь одной из
девяти маленьких кнопочек выравнивания слева в группе Выравнивание.
Текст в ячейках может располагаться не только по горизонтали, но и по вертикали
с ориентацией вверх и вниз. Если хотите изменить направление текста в ячейках,
Вставка
выделите их и последовательно нажимайте кнопку Направление текста в группе Выравнивание, чтобы выбрать подходящую ориентацию.
Иногда нужно нарисовать какую-то сложную таблицу и, поверьте мне, гораздо
проще сделать это с помощью инструмента рисования таблицы, чем мучиться
с объединением и разбивкой ячеек в обычной таблице. Кстати, с помощью этого
инструмента вы можете дорисовывать границы и в уже готовой таблице.
Нажимаем кнопку Нарисовать таблицу в группе Рисование. Щелкаем в том месте
страницы, где должен находиться верхний левый угол таблицы, и протягиваем
мышь вправо вниз, чтобы нарисовать внешнюю границу. Отпускаем кнопку мыши.
Внешняя рамка таблицы готова.
Внутренние границы таблицы тоже рисуются протаскиванием мыши. Щелкаем на
одной из границ и протягиваем пунктирную линию к противоположной стороне (рис. 1.61). Чтобы отключить инструмент рисования таблицы, нажмите его
кнопку еще раз.
Рис. 1.61. Такого по шаблону не нарисуешь!
А для полного нашего счастья в группе Рисование есть Ластик. Нацельтесь им на
стираемую линию и протащите по ней так, чтобы линия была выделена. Отпустите кнопку мышки, чтобы удалить границу. Для выключения Ластика нажмите его
кнопку еще раз.
Ластиком можно затереть ненужные границы, объединив соседние ячейки. Если вы
пройдетесь Ластиком по внешней границе, она станет скрытой — на ее месте появится пунктирная линия.
Таблицу нарисовали, давайте теперь оформим ее — как-нибудь изменим границы,
зальем ячейки цветом. Посмотрите, в группе Стили таблиц вкладки Конструктор есть
инструменты, с помощью которых мы сможем это сделать.
67
68
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Перебираемся на вкладку Конструктор (рис. 1.62). Здесь мы сможем оформить стиль
нашей таблицы, а также рассмотрим две полезные кнопки, отвечающие за рисование и удаление границ в таблице.
Рис. 1.62. Вкладка Конструктор
Если вы хотите, чтобы в каких-то строках, столбцах или ячейках границы были
не видны (или же, наоборот, видны, если они отключены), выделите эти строки
(или столбцы, или ячейки), щелкните на стрелке кнопки Границы и выполните
команду, которая отвечает за отображение нужных вам линий.
Если кнопка окрашена в оранжевый цвет, щелкните на ней, чтобы скрыть ненужные
линии. Иногда границы исчезают или появляются сами уже при выполнении команды. На месте скрытых границ появится пунктирная линия. Пробуйте, смотрите, как красивее выходит.
Чтобы залить ячейки цветом, выделите их, щелкните на стрелке кнопки Заливка
в группе Стили таблиц и выберите на палитре понравившийся оттенок.
Таблицы, как и абзацы, можно форматировать не только вручную, но и с помощью
готовых стилей. Стиль таблицы задает следующее:
‰‰ цвет заливки ячеек;
‰‰ цвет и толщину границ таблицы;
‰‰ скрытие определенных линий;
‰‰ определенные параметры шрифта текста в ячейках.
Чтобы применить к таблице стиль, щелкните кнопкой мыши на любой из ее ячеек,
нажмите кнопку Дополнительные параметры в группе Стили таблиц, чтобы открыть
весь список, и выберите понравившийся стиль (рис. 1.63).
Обратите внимание на первую группу Параметры стилей таблицы вкладки Конструктор. Здесь можно выбрать внешний вид таблицы: выделить другим цветом строки
заголовка, первого столбца, строки или столбца итогов, а также выбрать отображение цветного чередования строк.
Вот так выглядит одна из диет, которую я скачала из Интернета (рис. 1.64). Как вам?
По-моему, диета — полная чушь, а вот табличка получилась красивая.
Вставка
Рис. 1.63. Выбираем для таблицы готовый стиль
Рис. 1.64. Таблица с диетой оформлена стилем из коллекции Word
с помощью всего одного щелчка
Можете составить и себе что-нибудь подобное. А потом с чистой совестью отправиться на заслуженный отдых. Про рисование таблиц в Word вы знаете все!
(Ну, или почти все.)
69
70
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Иллюстрации
Вернемся к вкладке Вставка ленты. Мы ее рассматриваем, если вы еще не забыли,
увлекшись вставкой таблиц.
Word не только позволяет вам набрать текст, он еще и поможет вам этот текст
проиллюстрировать. Чего изволите? Тут есть все: любые рисунки, схемы, диаграммы…
Рисунки
На вкладке Вставка в группе Иллюстрации есть большая кнопки Рисунки. Как вы уже,
наверное, догадались, она помогает вставлять в текст картинки. Можно вставить,
например, какую-нибудь фотографию. Установите курсор в то место, где должно
разместиться изображение, и нажмите кнопку Рисунки.
В знакомом окне (очень похожем на Открытие документа) перемещайтесь по папочкам, находите нужный рисунок, выделяйте его (рис. 1.65) и нажмите кнопку Вставить. Красота!
Рис. 1.65. Выбираем в этом окне нужный рисунок
Вставка
Смотрите-ка, вместе с рисунком вверху появилась новая вкладка Формат. С помощью ее инструментов можно настроить эффекты оформления рисунка, а также
его положение в тексте. Но этим вы при желании займетесь на досуге самостоятельно. Даю вам такое факультативное задание.
Изображения из Интернета
На специальном сайте в Интернете (если вы не знаете, что это такое, читайте
это как присказку к сказке, типа «Жили-были…») есть коллекция картинок.
Эти картинки обозначены ключевыми словами (или тегами). Если вы захотите
вставить в свой текст картинку из Интернета, то вам достаточно нажать кнопку
Изображения из Интернета, а в появившемся окне (рис. 1.66) набрать ключевое
слово.
Рис. 1.66. Поиск изображений в Интернете
Например, я хочу лошадь. Не живую, конечно. Нарисованную (рис. 1.67).
Выбирайте!
Теги, кстати, можно вводить через запятую. Например, «лошадь, пустыня, кактус,
шляпа».
71
72
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.67. Картинки с тегом «лошадь»
Чтобы вставить картинку, нужно выделить ее и нажать кнопку Вставить. Обратите
внимание: в окне видны не все картинки, можно передвинуть ползунок.
Фигуры
Откройте список кнопки Фигуры (рис. 1.68). Впечатлились? Все это можно вставить
в документ. И не удивляйтесь, иногда это действительно нужно. Со схемами и картинками любой текст становится понятнее и нагляднее.
Чтобы выбранная вами фигура появилась в документе, нужно сделать следующее.
1. Выбрать фигуру в списке.
2. Щелкнуть кнопкой мыши в нужном месте документа.
3. Не отпуская мышь, тащить фигуру вниз до нужного размера.
Учтите, что фигура не рисуется пропорциональной. Если вы хотите ровный круг
или симметричную звездочку, держите при рисовании нажатой клавишу Shift.
На рис. 1.69 первая звезда нарисована с нажатой Shift, а вторая — без Shift.
Если вы выделите фигуру, то увидите рядом с ней кнопочку, которая позволит вам
вписать фигуру в текст (рис. 1.70).
Вставка
Рис. 1.68. Фигуры
Рис. 1.69. Звезды в тексте
Рис. 1.70. Как расположить фигуру?
73
74
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Можно сделать так, что фигура будет стоять мертво на данном месте страницы,
независимо от текста, — Зафиксировать положение на странице.
Можно сделать так, что фигура будет перемещаться в зависимости от текста. Удалили кусок текста — фигура подвинулась. Для этого выберите команду Перемещать
с текстом.
Можно настроить все параметры обтекания текстом фигуры (рис. 1.71).
а
б
Рис. 1.71. Варианты обтекания фигуры текстом
Для любопытных: в меню на рис. 11.70 есть кнопка См. далее. Если вы ее нажмете, то увидите окно Формат, в котором много-много разных параметров для
настройки.
До этих же параметров проще добраться с помощью вкладки Формат, которая появляется на ленте после создания рисунка (рис. 11.72). Используя ее инструменты,
Вставка
вы сможете вдоволь поиздеваться над фигурами. Задать для них цвет фона и границы, эффект объема или же использовать коллекции стилей. Все эти действия
можно выполнить с помощью группы Стили фигур.
Рис. 1.72. Вкладка Формат с инструментами для редактирования фигур
Кроме обычных фигур, в списке есть фигуры, в которые можно вписать текст. Например,
Надпись (есть такая кнопочка в группе Вставка фигур на вкладке Формат
на рис. 1.72) или кнопки группы Выноски, которые есть в списке на рис. 1.68.
После вставки таких фигур в документ появляется вкладка Формат (рис. 1.73).
Рис. 1.73. Вкладка Формат с инструментами для редактирования надписей
Эта вкладка отличается от той, что вы уже видели на рис. 1.72, тем, что в ней активна группа Текст.
На рис. 1.74 вы видите прямоугольную надпись, в которой изменено направление
текста.
Рис. 1.74. Надпись на рисунке
Если открыть список команды Направление текста и выбрать там одноименную
команду, то откроется вот такое окно (рис. 1.75).
75
76
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.75. Направление текста в надписи
Если вам понадобится выровнять текст, то вы легко сделаете это с помощью одноименной команды в группе Текст.
А еще там же, в группе Текст, есть кнопка Создать связь. На рис. 1.76 вы видите результат такой связи. Я набирала текст в первой надписи. Как только там закончилось место, текст перетек во вторую надпись.
Рис. 1.76. Связанные надписи
Если нужно будет разорвать связь, сделать это очень просто. Соответствующая
команда появится в группе Текст вместо строки Создать связь. Только для того, чтобы ее увидеть, нужно выделить первую надпись.
На вкладке Формат (см. рис. 1.73) есть также группа Упорядочение. С ее помощью
вы сможете вывести одну из фигур на первый план (Переместить вперед) или на
задний план (Переместить назад). На рис. 1.74 облако на заднем плане.
Команда Область выделения открывает панель со списком выделенных фигур. Кстати, если вам нужно выделить несколько объектов, используйте клавишу Ctrl.
Вставка
Маленькая кнопочка Выровнять объекты открывает большой список (рис. 1.77).
Рис. 1.77. Список кнопки Выровнять объекты
Посмотрите на рис. 1.78. На нем три фигуры, все три выделены. Кстати, пока они
все вместе выделены, вы можете их двигать по листу все вместе, единым блоком.
Рис. 1.78. Три выделенные фигуры
На рис. 1.79 я применила две команды кнопки Выровнять объекты: Выровнять по середине и Распределить по горизонтали.
Имейте в виду такую возможность, не нужно это делать вручную. Любые фигуры
центрируются одним нажатием нужной кнопки.
77
78
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.79. Выровненные фигуры
Изменять геометрические размеры фигуры можно, протаскивая ее границы за
маркеры, которые появляются после выделения. Эти маркеры видны на рис. 1.78
и 1.79 по углам прямоугольников, в которые вписаны фигуры. Круглый маркер,
похожий на гвоздик, на который подвешена фигура, служит для поворота.
Поводите мышкой по фигуре. Если указатель мыши принимает вид курсора — в фигуру можно водить текст. А когда мышка примет вид двух перекрещенных стрелок,
фигуру можно перемещать по листу.
Схемы SmartArt
Если вам вдруг понадобится представить в виде графической схемы список, какую-либо последовательность действий, иерархию объектов, процесс или показать
связь между элементами, воспользуйтесь коллекцией SmartArt. Идем на вкладке
Вставка в группу Иллюстрации, нажимаем кнопку SmartArt. Видим вот такую красоту (рис. 1.80).
Рис. 1.80. Коллекция заготовок графических схем
Вставка
Такие графические схемы вы можете поместить в свой документ легким движением руки. Достаточно выбрать в списке вид схемы, а потом нажать OK.
В каждую отдельную фигуру схемы вы можете вписать текст, при этом размеры
фигуры автоматически изменятся так, чтобы ваш текст в нее влез. Вы можете удалить лишние фигуры из схемы (выделить и нажать Delete). Можете добавить фигуры в схему, если вам их не хватает. Для этого выделите фигуру, рядом с которой
хотите добавить еще одну, и нажмите кнопку Добавить фигуру в группе Создать рисунок на появившейся вкладке Конструктор.
С помощью вкладок Конструктор и Формат можно полностью изменить вид фигур
и надписей.
Подробнее я описала коллекцию SmartArt в главе, посвященной PowerPoint
(см. гл. 3). Там она гораздо чаще используется.
Диаграммы
Я думаю, вы знаете, что такое диаграмма. Это схематическое изображение чего-то.
Иногда проще нарисовать, чем объяснять. И всегда рисунок нагляднее текста.
Про диаграмму я вам расскажу на примере (рис. 1.81).
Рис. 1.81. Вставка диаграммы
79
80
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Выберите вид диаграммы, которую хотите вставить в текст. Я указала Круговую
(рис. 1.82).
Рис. 1.82. Вставили круговую диаграмму
Ох, как тут все запутано! Мало того, что появилась сама диаграмма, окно какое-то,
так еще и новая вкладка в меню — Работа с диаграммами. Попробуем распутаться.
Отдельное окно-таблица — это окно, куда нужно будет вводить данные, по которым
строится диаграмма.
Его можно закрыть. Окно исчезнет, диаграмма останется. Обратно окно вызывается кнопкой Изменить данные на ленте.
Внимание на рис. 1.83!
Я изменила данные в таблице, и диаграмма волшебным образом перестроилась.
Данные меняются очень просто — щелкаете в ячейке таблицы и пишете то, что вам
нужно. Вместо «Продажи» — «Ученики», вместо «Кв. (кварталов)» — «Отличники,
хорошисты и троечники». Ну и цифры другие. Попробуйте, это совсем не сложно.
Если вы щелкнете на площади вокруг диаграммы, то попадете в поле диаграммы,
о чем вас известит всплывающая подсказка. Если поле диаграммы выделено, то
справа от него есть несколько кнопок. Частично эти кнопки дублируют то, что есть
на ленте на вкладке Работа с диаграммами. Вы можете изменить дизайн диаграммы,
например поменять цвета.
Вставка
Рис. 1.83. Измененная диаграмма
Кнопка Параметры разметки позволяет настроить обтекание диаграммы текстом (как
мы делали это для фигур).
Если вы попадете мышкой в разделительные линии самой диаграммы, то сможете
разобрать ее на составляющие, растащить ее части мышкой в разные стороны
(рис. 1.84).
Рис. 1.84. Разобранная диаграмма
81
82
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
А чтобы добить вас окончательно, я скажу, что на вкладке Работа с диаграммами на
ленте, кроме вкладки Конструктор, которая видна на рис. 1.83, есть еще вкладка
Формат, и там тоже множество интересного (рис. 1.85).
Рис. 1.85. Вкладка Формат меню Работа с диаграммами
В гл. 2 мы с вами подробно рассмотрим программу Ex����������������������������
������������������������������
�������������������������
el�������������������������
, в ней диаграммы используются гораздо чаще. После Excel вы разберетесь с Word легко и быстро.
Снимок
Позволит вам вставить в текст эскиз любого открытого у вас на компьютере окна
(рис. 1.86).
Рис. 1.86. Окна, открытые у меня на компьютере
Достаточно щелкнуть на эскизе окна в списке, и он окажется в вашем документе.
Видео из Интернета
Эта кнопка позволит вам добавить в документ видео, выложенное в Интернете.
Ссылки
Ссылки, расставленные по документу, дают возможность быстро переходить от
одного места в документе к другому.
Вставка
Гиперссылка
Были ли вы когда-нибудь в Интернете? Если да, то вы знаете, что такое гиперссылка, вам не нужно это объяснять. Для остальных попробую растолковать на
примере.
Представьте себе длинный тест в документе Word, куча вопросов. Вы отвечаете
на них и суммируете свои баллы.
А в конце теста написано так.
‰‰ Если сумма баллов у вас от 0 до 10, то читайте этот текст.
‰‰ Если сумма баллов у вас от 11 до 20, то вы должны пройти дополнительный
тест.
‰‰ Если сумма баллов у вас от 21 до 30, то запишитесь на консультацию к психологу.
Если вы подведете указатель мыши к подчеркнутым словам, то увидите надпись
(рис. 1.87).
Рис. 1.87. Гиперссылка в документе
Если вы последуете совету и нажмете Ctrl, то перейдете по ссылке. Курсор окажется
в другом месте текста, в дополнительном тесте или возле номера телефона
психолога, находящихся в этом же документе, в котором вы проходили тест, только
в другом месте.
То есть гиперссылка в документе Word — это такая штука, которая позволяет вам
быстренько перейти от одного места в документе к другому.
Гиперссылки можно создавать на начало документа, заголовки (кстати, заголовки
должны быть предварительно размечены стилями, чтобы Word понял, что это
заголовки!) или закладки. Закладки тоже должны быть предварительно размечены.
Как это сделать, мы рассмотрим дальше, а сейчас опишу, как создать гиперссылку
в документе Word.
1. Выделите ту часть текста, которая должна быть гиперссылкой (например, «читайте этот текст»).
83
84
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
2. Щелкните на строке Гиперссылка в группе Ссылки вкладки Вставка.
3. В окне Вставка гиперссылки (рис. 1.88) нажмите в списке Связать с надпись Место
в документе.
Рис. 1.88. Окно Вставка гиперссылки
4. В списке Выберите место в документе щелкните на строке, обозначающей место,
с которым нужно связать выделенный текст.
5. Нажмите OK.
Так вы создадите ссылку на определенное место открытого документа. Щелкните
на ней с нажатой клавишей Ctrl — перепрыгнете туда, куда ведет гиперссылка.
Кстати, если вы внимательно посмотрите на рис. 1.88, то увидите, что можно
сделать ссылку на другой файл, на новый документ и даже на электронную почту
или веб-страницу. Но в последних случаях компьютер должен быть подключен
к Интернету.
Закладка
Закладка — это помеченный кусок текста, который легко найти по названию закладки.
Как создать закладку?
1. Выделяете нужный кусок текста.
2. Щелкаете на строке Закладка в группе Ссылки вкладки Вставка.
3. В окне Закладка вводите имя закладки (рис. 1.89). Только учтите, что начинаться оно должно обязательно с буквы, может содержать цифры, но в нем не может
быть пробелов. Например Вопрос1 или Вопрос_1.
Вставка
Рис. 1.89. Окно Закладка
4. С помощью переключателя Порядок выбираете, как ваши закладки будут располагаться — в алфавитном порядке или по порядку следования в документе.
5. Нажимаете кнопку Добавить.
Чтобы перейти к необходимой закладке, нужно открыть окно Закладки, выбрать
одну из них и щелкнуть на кнопке Перейти.
Удалить закладку можно с помощью кнопки Удалить
в окне Закладка.
Вот так выглядит закладка в тексте (рис. 1.90).
Рис. 1.90. Закладка в тексте
Если закладка не отображается, то есть скобки не видны, идите в меню Файл.
Найдите там строку Параметры и перейдите в раздел Дополнительно. Там в области
Показывать содержимое документа установите флажок Показывать закладки.
И не волнуйтесь, в конце этой главы мы разберем меню Файл подробнее.
Перекрестная ссылка
Эта команда дублируется на вкладке Ссылки. Там мы ее и рассмотрим подробнее.
Примечания
Незаменимо для совместной работы над документом.
Рис. 1.91. Так выглядит примечание в документе
85
86
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Вот так выглядит в тексте примечание к слову «Примечание». Один человек прочитал — расставил примечания. Второй прочитал, расставил свои примечания.
Третий прочитал, все примечания удалил. Это, кстати, очень просто — в контекстном меню примечания есть строка Удалить.
Колонтитулы
Что такое колонтитулы?
Это надписи, которые делаются вверху и/или внизу каждой страницы. Это может
быть номер страницы, название текущей главы, книги, статьи или рукописи, имя
автора и еще масса полезных вещей.
Посмотрите, на вкладке Вставка есть группа Колонтитулы. Самый распространенный
колонтитул — это номер страницы. Щелкните на кнопке Номер страницы и выберите то положение и оформление номера, которое вам больше всего понравилось
(рис. 1.92).
Рис. 1.92. Выбираем формат номеров страниц
Вставка
В колонтитулы можно вписать любые данные. Если открыть список Верхний колонтитул (или Нижний колонтитул) и выбрать строку Изменить колонтитул, то у вас появится целое меню — Работа с колонтитулами со вкладкой Конструктор (рис. 1.93).
Рис. 1.93. Работа с колонтитулами
Обратите внимание на команду Особый колонтитул для первой страницы. Если установить этот флажок, первая страница нумероваться не будет.
Если вы захотите, например, вставить в колонтитул текущие дату и время, то вам
нужно будет на вкладке Конструктор в группе Вставить нажать кнопку Дата и время.
Чтобы выйти из режима редактирования колонтитулов, щелкните два раза за пределами колонтитула. Для внесения изменений в колонтитулы нужно дважды
щелкнуть кнопкой мышки на любом их участке.
Текст
Эта группа существует для выделения важных кусков текста и для украшения
этого самого текста.
Текстовое поле
Используется для важных цитат или просто для выделения кусков текста. Как будто вы наклеиваете стикер на электронную страничку.
Для надписей откроется вкладка Средства рисования, и вы сможете разукрасить
надпись и привязать к остальному тексту удобным вам способом.
Экспресс-блоки
Допустим, у вас в тексте часто повторяется какое-то слово, фраза или даже целый
абзац. Не будете же вы их постоянно заново набирать! И копировать каждый раз
неудобно. В таком случае помогут так называемые экспресс-блоки. Вы можете
создать несколько экспресс-блоков, поместив в них часто повторяющиеся слова
и фразы, и при необходимости просто вставлять их в документ.
87
88
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Для создания экспресс-блока выполните следующие действия.
1. Выделите текст, который планируете использовать для вставки.
2. В группе Текст на вкладке Вставка нажмите кнопку Экспресс-блоки и выполните
команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.
3. В открывшемся окне (рис. 1.94) подтвердите создание экспресс-блока, нажав
OK. По умолчанию название блока начинается с первых двух слов записываемой
в него фразы, однако во избежание путаницы вы можете задать в поле Имя новое
имя для экспресс-блока.
Рис. 1.94. Окно создания экспресс-блока
Когда возникнет необходимость вставить в документ текст, находящийся в экспресс-блоке, щелкните на кнопке Экспресс-блоки и в списке созданных блоков выберите щелчком нужный эскиз (рис. 1.95). При этом текст будет автоматически
вставлен в документ в то место, где находится курсор.
Рис. 1.95. Вставка текста из экспресс-блока
Вставка
Если вы больше не нуждаетесь в каком-либо экспресс-блоке с текстом, имеет смысл
удалить его, чтобы не загромождать список блоков. Для этого нажмите кнопку
Экспресс-блоки, щелкните правой кнопкой мышки на эскизе текстового фрагмента,
выполните команду Упорядочить и удалить и в открывшемся окне нажмите кнопку
Удалить.
WordArt
Покажу-ка я вам еще одну красоту. Нажмите кнопку WordArt, откроется вот такое
меню с эскизами красивых буквочек (рис. 1.96).
Рис. 1.96. Коллекция WordArt
В этом меню можно выбрать стиль, которым будет оформлен выделенный текст.
После щелчка на понравившемся стиле в документе появится надпись (рис. 1.97).
Рис. 1.97. Текст, созданный с помощью коллекции WordArt
89
90
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Если вы щелкнете на этой надписи правой кнопкой мыши, то увидите два контекст­
ных меню. Маленькое верхнее даст вам возможность поменять стиль, заливку
и контур надписи. А длинное нижнее изучите самостоятельно.
Буквица
Откройте любую детскую книгу, и вы обязательно
найдете там буквицу. Это такая большая буква
в начале абзаца (рис. 1.98). Буквица всегда привлекает внимание малышей (да и родители не отстают!), ведь она такая красочная и необычная.
Рассматривая буквицы, легче изучать алфавит
(обычно это делают дети, но всякое бывает).
Рис. 1.98. Буквица
Хотите создать нечто подобное в своем документе? Тогда установите курсор в нужном абзаце (обычно первом) и щелкните на кнопке Буквица. В открывшемся меню
выберите, где будет стоять буквица — В тексте или На поле. Мне больше нравится
вариант В тексте. Тогда буквицу красиво обтекает текст справа и снизу, прямо как
в сказке!
Строка подписи
Кнопка Строка подписи
позволяет вставить в документ на каждую страницу
строку-подпись с указанием фамилии того, кто должен расписаться. Это хорошо
знакомо тем, кто хоть раз подписывал договор, расписываясь на каждой странице.
Дата и время
Кнопка Дата и время
мате.
вставляет в текст текущие дату и время в выбранном фор-
Объект
Кнопка Объект
позволяет вставить в документ совершенно посторонний
для него объект, например таблицу Exсel. Причем вы сможете редактировать эту
таблицу, используя Exсel.
Символы
Уравнение
Абсолютно бесценная для технарей возможность вставить в свою работу любую
формулу. Если откроете список этой кнопки, увидите стандартные уравнения, они
вставляются одним щелчком.
Вставка
Если же вы просто щелкнете на кнопке Уравнение или
выберете из списка кнопки команду Вставить новое уравнение, то увидите окошечко, в которое сможете вписать
любую формулу (рис. 1.99).
Рис. 1.99. Набираем формулу
Формула состоит из стандартных блоков, которые вы сможете выбрать на поя­вив­
шейся вкладке Конструктор (рис. 1.100).
Рис. 1.100. Работа с уравнениями
Алгоритм такой: выбираете нужный блок, в окошке появляется этот блок с квадратиками вместо цифр или выражений. Например, как на рис. 1.99 квадратный корень
из квадратика. Вставляете в квадратик курсор и вписываете то, что вам нужно.
Курсор можно вставить в любое место формулы. Чтобы перемещать его по формуле, используйте клавиатуру: клавиши со стрелочками вверх и вниз. От числителя
к знаменателю — вниз. От основания степени к степени — вверх.
Экспериментируйте!
Символ
Щелкните на кнопке Символ и выберите пункт Другие символы. Откроется окно,
в котором вы сможете выбрать самые необычные загогулинки (рис. 1.101).
Рис. 1.101. Окно вставки символа
91
92
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Видите, в поле Шрифт есть стрелочка, значит, там спрятался список. Вы можете
выбрать любой из значков любого шрифта и вставить его в текст. Чего там только
нет! Любая «зюка» и даже «закозюка»! Рассмотрите внимательно это окно, возможно, вы найдете в нем что-то действительно нужное для себя.
Чтобы вставить символ в текст, нужно выделить его и нажать кнопку Вставить.
Символ появится в том месте, где на экране мерцает курсор.
åäÓÑ©@$ — вот чего я навставляла! По-моему, очень красиво.
Удобно, что окно Символ не нужно закрывать, вы можете вставлять сколько угодно
символов, просто переходя с помощью мышки из окна символов в окно документа.
В том месте, где вы щелкнете мышкой в окне документа, появится курсор.
Дизайн
На вкладке Дизайн собраны инструменты, которые позволяют навести красоту
в документе (рис. 1.102).
Рис. 1.102. Вкладка Дизайн
Форматирование документа
Когда мы с вами рисовали фигуры, выбирали для текста стиль, в коллекциях заливок для фигур и стилей текста нам предлагался совершенно определенный набор
цветов, шрифтов и эффектов. И я не исключаю, что кто-то из вас возмутился тому,
как мало, скажем, цветов предлагают на выбор. На самом деле всего этого счастья
(цветов, шрифтов и эффектов) в Word невероятно много, просто каждый набор
определяется темой документа. Хотите другой набор — меняйте тему. А сделать это
можно как раз на вкладке Разметка страницы, щелкнув на большой кнопке Темы
(рис. 1.103). Здесь в коллекции список тем, с помощью которых можно задать
определенную цветовую гамму и шрифты.
Обратите внимание, что после того, как вы выбрали тему, в соседнем списке можно
задать набор стилей для этой темы, поменять цвета, то есть цветовую гамму, и выбрать шрифты. Кроме того, вы можете задать интервал между абзацами (ага, и здесь
тоже можно, не нужно для этого идти в группу Абзац вкладки Главная) и выбрать
различные эффекты для фигур и надписей — тени, блики и прочую красоту.
Дизайн
Рис. 1.103. Список тем
Кнопка По умолчанию даст вам возможность все время работать, используя параметры, которые вы установили. При ее нажатии появится окно, в котором нужно нажать Да, если вы хотите сохранить настройки для других документов
(рис. 1.104).
Рис. 1.104. Хотите ли вы, чтобы все ваши документы были такими?
Но я боюсь, что любоваться этой красотой вы сможете только у себя на компьютере.
При пересылке и переносе на другие компьютеры, особенно если там будет стоять
другая версия Windows, часть ваших настроек потеряется.
93
94
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Фон страницы
Подложка
Я думаю, вы знаете, как выглядит водяной знак на ценных бумагах. Подложка — это
что-то типа водяного знака. Под текстом будет написано, например, «Черновик»
или фамилия автора курсовой работы.
Откройте список кнопки Подложка и посмотрите варианты, которые предлагает
программа. Я щелкнула на команде Настраиваемая подложка. При этом открылось
окно настройки подложки (рис. 1.105).
Рис. 1.105. Создаем подложку
Посмотрите, в качестве подложки вы можете выбрать рисунок или текст. Для текста можно задать язык,
шрифт, размер и цвет, а также решить, как вы расположите надпись — диагонально или горизонтально.
Удалить подложку можно и в окне на рис. 1.105 (установив
переключатель в положение Без подложки), и в списке
кнопки Подложка с помощью команды Удалить подложку.
Цвет страницы
Эта команда даст вам возможность сделать для страницы
фон. Или убрать фон, который поставил на своем документе кто-то другой (рис. 1.106).
Обратите внимание на строку Нет цвета в меню кнопки
Цвет страницы. С ее помощью, как вы понимаете, можно
удалить сделанную заливку.
Рис. 1.106. Выбираем цвет
заливки страницы
Дизайн
А если вы выберете строку Способы заливки, то узнаете, что страницы можно залить
не только равномерно выбранным цветом, но и всякими другими разными способами (рис. 1.107).
Рис. 1.107. Выбираем способ заливки
Посмотрите, в окне на рис. 1.107 четыре вкладки. У меня открыта вкладка Узор.
Тут можно выбрать непосредственно узор, способ штриховки и фон. То, что получится, вы увидите в области Образец.
Остальные вкладки рассмотрите сами. Только учтите, что красота — страшная сила.
И часто (очень часто) текст, который пишется на дизайнерском фоне, вообще
не виден (рис. 1.108).
Рис. 1.108. Текст по дизайнерскому фону. Попробуй прочитай!
95
96
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Границы страниц
Когда вы нажмете кнопку Границы страниц, увидите уже знакомое вам окно Границы
и заливка (см. рис. 1.37). Это окно мы рассматривали, когда говорили об оформлении абзацев. Если вы захотите сделать рамку для своей страницы, можете это выполнить не только там, но и здесь.
Разметка страницы
Переходим к вкладке Разметка страницы (рис. 1.109).
Рис. 1.109. Вкладка Разметка страницы
Параметры страницы
Многие кнопки этой группы дублируются в других местах.
Поля
Эта кнопка открывает список возможных вариантов полей печатного листа.
Поля — это белое место, которое остается на листе бумаги после того, как вы его
запечатали. Маленькие поля — пустого места мало, большие — много. Стандартные
поля для документа, который нужно подшить в папку, — 2,5 см справа, 1–1,5 см слева, 1,5 см сверху и снизу. Но вы можете задать и другие значения. Если ни одно
из них вас не устроило, выберите команду Настраиваемые поля и в открывшемся
окне введите нужное число.
Ориентация
С помощью этой кнопки можно указать способ ориентации текста на листе:
по вертикали (Книжная) или горизонтали (Альбомная — как в детском альбоме для
рисования).
Размер
Если вы хотите распечатать документ не на листе стандартного размера (формата А4), следует указать это Word, выбрав нужное значение из меню кнопки
Размер.
Разметка страницы
Колонки
Текст на странице можно расположить в нескольких колонках. Поэкспериментируйте с этой возможностью с помощью кнопки Колонки. Смотрите-ка, как наша
сказка в двух колонках уместилась (рис. 1.110).
Рис. 1.110. Сказка удобно расположилась в колонках
Разрывы
Сейчас я повторюсь, но это правда важно. Если вам нужно, чтобы какой-либо раздел документа начинался с нового листа, нельзя настукивать клавишей Enter пустые
строчки! Точно так же, как нельзя набивать пробелами название в середину листа.
Если вы потом, например, измените размер шрифта, ваш текст будет выглядеть
совсем не так, как вы задумывали. Если вам нужно начать новую страницу, сделайте так. Установите курсор в конец строки, после которой текст должен быть перенесен на новый лист, нажмите кнопку Разрывы и выполните команду Страница.
Мы уже говорили о разрыве страницы, здесь эта функция дублируется.
Номера строк
Word����������������������������������������������������������������������
может пронумеровать все строки документа. Нумерация может быть непрерывной, начинаться в разделах, быть отдельной для каждой страницы.
Расстановка переносов
При нажатии этой кнопки появляются команды. Расстановку переносов можно
отменить (команда Нет), задать автоматическую (Авто), то есть �������������������
Word���������������
сам будет расставлять переносы в словах, или ручную (Ручная) расстановку переносов (в этом
случае вы будете ставить их сами). Тут выбор за вами.
Можете открыть параметры расстановки переносов (рис. 1.111). Там можно изменить
ширину зоны переноса и максимальное количество последовательных переносов.
97
98
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Что еще можно сказать о группе Параметры страницы? Если вы щелкнете на кнопке Параметры страницы
в правом нижнем углу группы, то откроется одноименное окно. Там вы
найдете почти все команды, о которых мы только что поговорили, плюс
кучу мелких нюансов, которые можно
настроить.
Рис. 1.111. Настраиваем расстановку переносов
Абзац
В этой группе содержатся некоторые параметры абзаца. Ну вот такой дубль инструментов группы Абзац вкладки Главная. Кому-то, может, удобнее их тут использовать.
Кнопка
в правом нижнем углу группы открывает диалоговое окно Абзац.
Упорядочение
Команды этой группы мы уже тоже рассматривали, когда разговаривали о фигурах
и надписях. Эти инструменты позволяют расположить объекты на странице, вписать в текст и сгруппировать.
Ссылки
На вкладке Ссылки собрано все, что касается расстановки по тексту различных
ссылок и сносок (рис. 1.112).
Рис. 1.112. Вкладка Ссылки
Оглавление
Оглавление
Из списка кнопки Оглавление вы можете выбрать один из вариантов автособира­
емого оглавления. Автособираемое оглавление — это оглавление, которое Word
сделает сам, собирая по вашему тексту все заголовки трех уровней (заголовки при
этом должны быть размечены стилями с названием Заголовок).
Ссылки
Добавить текст
Вы можете вставить в документ текст любого уровня. Собственно, вы и так можете его в любой момент туда добавить, но с помощью этой кнопки вы одним щелчком
зададите уровень текста. Если поставить птичку Не включать в оглавление, то текст
будет набран стилем, который в оглавление не попадает.
Обновить таблицу
Под таблицей тут имеется в виду оглавление. Его можно обновить. Например,
сделали вы что-то в своем тексте такое, отчего у вас номера страниц поменялись.
Нажмите кнопку Обновить таблицу, номера снова станут правильными.
Сноски
Что такое сноска, знают все. Это маленькая циферка, которая стоит рядом с непонятным словом1. А дальше читаем внизу страницы объяснения, примечания и все,
на что хватило фантазии у автора.
Как набрать текст со сносками? Очень просто.
Чтобы сделать сноску, нужно установить курсор в то место в тексте, где должна
быть циферка, и щелкнуть на кнопке Вставить сноску. Word сам перенесет вас в низ
страницы, и вы сразу сможете набрать текст сноски.
Когда сноска сделана, чтобы ее прочитать, подведите мышку к циферке и чуть-чуть
подождите — всплывет текст, который вы набирали внизу (рис. 1.113).
Рис. 1.113. Если подержать мышку на знаке сноски, то всплывет текст самой сноски
1
Непонятное слово — это слово, значение которого, с точки зрения автора, вы можете
не знать. К сожалению, точка зрения автора и точка зрения читателя не всегда совпадают.
99
100
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Чтобы потом отредактировать текст сноски, нужно поставить текстовый курсор
в текст сноски внизу страницы и действовать как с обычным текстом.
Word������������������������������������������������������������������������
автоматически нумерует сноски и сам располагает их внизу нужной страницы. Вы можете изменять текст сколько угодно — сноска будет всегда стоять в необходимом месте.
Сноску можно сделать обычную, внизу страницы, или концевую, в конце документа. Если вам нужна концевая сноска, то следует использовать кнопку Вставить
концевую сноску, которая также находится в группе Сноски.
Кнопка Следующая сноска поможет вам переходить от сноски к сноске.
Если вы установите курсор в месте сноски и щелкнете на кнопке Показать сноски,
то вас сразу перенесет к месту текста сноски.
Диалоговое окно Сноски, для открытия которого нужно нажать кнопку
кажет вам почти ничего нового (рис. 1.114).
, не по-
Рис. 1.114. Окно Сноски
Разве что вы можете изменить нумерацию сносок и выбрать формат номера.
Ссылки и списки литературы
Если вы постоянно пишете статьи или рефераты, основываясь на одних и тех же
источниках, то вы можете собрать в Word свой список литературы.
Ссылки
Чтобы создать список, нужно нажать кнопку Управление источниками. Откроется
окно Диспетчер источников, в котором вы должны будете нажать кнопку Создать.
Появится окно Создать источник (рис. 1.115).
Рис. 1.115. Создаем источник литературы
Набираете в нем нужные данные и нажимаете OK. После этого в пустом окне Диспетчер источников появится одна книга.
Дальше вы можете ввести все книги и статьи, которые используете, а потом сортировать их по авторам и формировать разные списки (рис. 1.116). Главный список — это ваш общий список. Текущий список — то, что используете в документе.
Рис. 1.116. Сортируем источники
101
102
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Посмотрите, в нижней части окна есть область Образец. После слова Ссылка показано, как ссылка будет выглядеть в тексте. После слов Элемент списка литературы
приведена строка из списка литературы, который вы сможете поместить в документ
(рис. 1.117).
Рис. 1.117. Так выглядят в тексте ссылка на источник литературы
Сейчас я приведу пошаговую инструкцию, как вставить введенную ранее ссылку
в текст, который приведен на рис. 1.117. Допустим, список литературы из книг двух
авторов Иванова и Петрова у нас уже есть.
1. Набираем текст, который вы частично видите на рис. 1.117.
2. После упоминания фамилии Иванова нажимаем кнопку Вставить ссылку и выбираем из списка нужную книгу. В тексте появляется ссылка, например в моем
случае (Иванов, 2013).
3. После упоминания фамилии Петрова нажимаем кнопку Вставить ссылку и снова
выбираем из списка необходимую книгу. Теперь в тексте появляется ссылка
(Петров, 2012).
4. В конце документа нажимаем кнопку Список литературы и выбираем подходящий
вид списка. Word автоматически составит список из произведений, на которые
вы ссылались (рис. 1.118).
Если щелкнуть на ссылке в тексте, то вокруг нее появится рамка с треугольничком справа. Щелкните на этом треугольничке, раскроется контекстное меню
(рис. 1.119).
Ссылки
Рис. 1.118. Список используемой литературы
Что есть интересного в этом меню?
‰‰ Изменить ссылку. Ну, не очень-то ее можно изменить. Вы сможете добавить только количество страниц или скрыть то, что написано.
‰‰ Изменить источник. Можете использовать эту команду, если захотите сослаться
на другую книгу.
‰‰ Преобразовать ссылку в текст. Если выберете эту команду, то текст останется, а ссылка исчезнет.
‰‰ Обновление ссылок и списка литературы. Если вы набираете большой реферат
и периодически вставляете в него ссылки на источники, то в любой момент вы
можете обновить список литературы, и Word вставит в список все, что вы
навставляли после последнего обновления.
Теперь откройте список кнопки Вставить ссылку (рис. 1.120).
Рис. 1.119. Контекстное меню источника
Рис. 1.120. Список кнопки Вставить ссылку
Как видите, добавить можно не только источник, но и заполнитель. Что же такое
этот загадочный заполнитель? Это слово, на которое вы сможете ссылаться точно
так же, как и на источник.
Я добавила заполнители, и теперь текущий список у меня выглядит таким образом
(рис. 1.121).
103
104
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.121. Заполнители и источники
Заполнители помечены знаком вопроса. Они отличаются от источников тем, что
не будут включены в финальный список литературы (рис. 1.122).
Рис. 1.122. Текст со ссылками на источники и заполнители
Вот так выглядит текст со ссылками на источники и заполнители. Заполнители
рассказывают о том, где именно я встретилась с упомянутой книгой. А в список
литературы заполнители на попадают.
Названия
Названия — это подписи под каким-нибудь объектом.
Вставить название
Щелкните на кнопке Вставить название, появится окно (рис. 1.123).
Откройте список строки подпись, и вы увидите, что подписать вы можете рисунок,
таблицу или формулу.
Ссылки
С помощью списка положение можно расположить подпись под или над выделенным объектом. Этот список станет активным, если вы выделите в тексте нужный
объект.
Названия можно пронумеровать. Для этого щелкните на кнопке Нумерация.
Появится окно (рис. 1.124).
Рис. 1.123. Окно Название
Рис. 1.124. Нумерация названий
Посмотрите на образец на рис. 1.124. Если включить номер главы (установить
соответствующий флажок), то подпись будет выглядеть как на образце1.
Список иллюстраций
Включит в документ список имеющих подпись иллюстраций, а именно схем, рисунков и формул.
Обновить список иллюстраций
Эта кнопка позволяет обновить список иллюстраций в процессе работы.
Добавить перекрестную ссылку
Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части
документа. Например, на рис. 1.125 — (См. Рисунок 1).
Рассмотрим перекрестные ссылки подробнее.
1
Тут не все очевидно. Во-первых, ваши заголовки обязательно должны быть отмечены
стилем заголовков. Во-вторых, вам нужно будет вернуться на вкладку Главная, в группе
Абзац щелкнуть на кнопке Многоуровневые списки и выбрать любой вид списка, который относится к заголовкам.
105
106
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Перекрестные ссылки могут работать как гиперссылки, то есть если щелкнуть
на такой ссылке кнопкой мыши при нажатой клавише Ctrl, то вы перепрыгнете на
Рисунок 1.
Рис. 1.125. Пример документа с перекрестной ссылкой
Как сделать перекрестную ссылку?
1. Вставьте курсор в нужное место в тексте. Лучше всего после написанного слова
«смотри» (сокращенно «см.»).
2. Нажмите кнопку Добавить перекрестную ссылку
. Откроется окно (рис. 1.126).
Рис. 1.126. Перекрестные ссылки
Ссылки
3. Задайте параметры:
ƒƒ
Тип ссылки — выберите из списка, на что именно вы даете ссылку (заголовок,
рисунок, сноска и т. д.);
ƒƒ
Вставить ссылку на — раскройте список. Выбирайте, что хотите. Может быть
написано, например, (см. стр. 25), (см. "Полный текст заголовка"), (см. выше);
ƒƒ
Вставить как гиперссылку — если установить этот флажок, то при нажатой
клавише Ctrl курсор будет перескакивать к месту ссылки. Вот вам отличие
перекрестной ссылки от гиперссылки. Перекрестная ссылка не обязательно
работает как гиперссылка;
ƒƒ
Для какого названия — если вы даете ссылку на рисунок, выберите на какой.
4. Щелкните на кнопке Вставить.
Предметный указатель
Вы можете составить собственный предметный указатель. Как это делается?
1. Выделяете в тексте слово (кусок текста), которое должно быть в указателе.
2. Нажимаете кнопку Пометить элемент. Откроется окно (рис. 1.127). Я пометила
слово «слово».
Рис. 1.127. Выберите элемент своего будущего указателя
3. Нажмите кнопку Пометить, и выделенное слово будет отмечено в тексте как
слово, которое должно быть в указателе. Если вы нажмете кнопку Пометить все,
то отметятся все такие же слова, встречающиеся в тексте.
107
108
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
В обычном режиме меток указателя в тексте не будет
видно. Зато если вы включите отображение скрытых
символов (напоминаю, что для этого нужно щелкнуть
на кнопке
в группе Абзац вкладки Главная), то увидите эти метки (рис. 1.128).
Теперь нажмите кнопку Предметный указатель
Рис. 1.128. Так выглядит
элемент указателя в тексте
. Появится окно (рис. 1.129).
Рис. 1.129. Выбираем, как будет выглядеть указатель
Задайте нужные параметры указателя. А потом для вставки указателя нажмите
кнопку OK. Вот так, например, может выглядеть указатель (рис. 1.130): слово, которое было отмечено, потом номера страниц в документе, где встречается это
слово.
Рис. 1.130. Вот такой указатель
Рассылки
Как видите, слово «меню» встречается у меня в документе гораздо чаще, чем слово
«слово».
Кнопка Обновить указатель
время дорабатываются.
очень удобна для больших документов, которые все
Таблица ссылок
Это аналог списка литературы, но для юридических источников, прав и законов.
Выделяете текст, помечаете его как ссылку, отмечаете, на что именно указывает эта
ссылка: на закон, статью и т. д. А потом кнопкой Таблица ссылок
вы можете
вставить в свой документ (вернее, Word����������������������������������������
��������������������������������������������
все сам вставит) список ссылок с указанием страниц.
Рассылки
Эта вкладка для тех, кто организует массовые рассылки (рис. 1.131). Очень удобно,
что не нужно вбивать от руки данные каждого клиента, достаточно один раз занести их в базу данных, а дальше уже программа сама распечатает вам хотите конверты, хотите наклейки.
Рис. 1.131. Вкладка Рассылки
Создать
В эту группу входят следующие кнопки.
Конверты
Позволяет создать и распечатать шаблон конверта. Чтобы долго не объяснять, посмотрите на Образец на вкладке Конверты в окне Конверты и наклейки, которое открывается при нажатии этой кнопки (рис. 1.132). От вас требуется только ввести
нужные данные и правильно подать конверт на печать (рядом с образцом есть
область Подача, в которой показано, как именно вам нужно засовывать конверт
в принтер).
109
110
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.132. Конверты
Наклейки
Посмотрите на образец и введите нужные сведения. Печатать можно на «самоклейке» (рис. 1.133).
Рис. 1.133. Наклейки
Рассылки
Начало слияния
Эта группа для тех, кто ведет активную переписку. Выполнить слияние — это значит составить письмо, которое нужно разослать многим людям (организациям).
Часть текста в этом письме будет одинакова для всех, а часть Word сам будет менять
для каждого отдельного получателя.
Откройте список кнопки Начать слияние и выберите строку Пошаговый мастер слияния. Вам довольно подробно объяснят, что нужно делать.
С помощью Word вы можете сделать свою записную книжку. Щелкните на кнопке
Выбрать получателей и выполните команду Ввести новый список. Откроется окно
(рис. 1.134).
Рис. 1.134. Создаем адресную книгу
Теперь ввести все ваши контакты — дело времени. Стрелка в заголовках столбца потом
поможет вам отсортировать данные, так что вводить их можно в любом порядке.
В этом окне еще есть такие кнопки:
‰‰ Создать запись — для создания новой строки;
‰‰ Удалить запись — соответственно для удаления строки;
‰‰ Найти — если список разрастется до неприличных размеров, а вам нужно будет
что-то найти в списке, воспользуйтесь этой кнопкой;
‰‰ Настройка столбцов — имеются в виду столбцы, в которые вы вводите данные.
Так, вы заполняете обращение к человеку, его имя, фамилию, адрес и т. д. Вы можете настроить себе нужные столбцы, чтобы вводить данные, которыми именно
вы чаще всего пользуетесь.
А еще в списке кнопки Выбрать получателей есть строка Выбрать из контактов Outlook.
Outlook — это почтовая программа пакета Microsoft Office, мы ее рассмотрим в гл. 4.
111
112
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Приятно, что все программы пакета работают вместе и что можно вот так, запросто,
переносить сведения из одной программы в другую.
Составление документа и вставка полей
Эта группа в меню позволяет составить документ, который вы потом разошлете
многим адресатам.
Часть письма одинакова для всех, кому оно предназначено, но имя и адрес нужно
вписать каждому свой. Область документа, разная для всех адресатов, называется
полем слияния. Имя поля всегда заключается в кавычки (« »).
С вашего позволения, остальные подробности я оставлю вам на самостоятельное
изучение. Не забывайте, что вы всегда можете воспользоваться справкой, которая
открывается при нажатии клавиши F1.
Просмотр результатов
Если вы ведете деловую переписку (точнее, рассылку, то есть отправляете свои
письма большому количеству адресатов одновременно), то желательно не делать
ошибок в адресах и именах тех, кому вы пишете ваши обращения.
Для этого и существует группа Просмотр результатов. Перед тем как окончательно
выполнить слияние, вы можете вручную просмотреть все письма и исправить в них
случайные ошибки.
Завершение
В этой группе находится единственная кнопка — Найти и объединить. С ее помощью
можно завершить процесс слияния. Вы создадите отдельные документы для каждого
письма, чтобы потом отправить их на принтер или разослать по электронной почте.
Рецензирование
Эта вкладка для редакторов (в смысле тех самых, которые книги редактируют),
а также для всех, кто работает с текстом (рис. 1.135). Правят, оставляют замечания
и примечания.
Рис. 1.135. Вкладка Рецензирование
Рецензирование
Правописание
Проверка правописания — очень полезная вещь, она постоянно включена. Все
неправильные слова сразу подчеркиваются, то есть все ошибки и опечатки тут же
можно исправить. Но учтите, что это не панацея. Русский язык настолько богат
и могуч, что далеко не все ошибки можно выловить.
Расскажу о возможностях проверки правописания подробнее.
Все неправильно написанные слова подчеркиваются красной волнистой линией
(это орфографические ошибки), а предложения — зеленой (это пунктуационные
ошибки).
Если слово подчеркнуто, а вы не понимаете, в чем ваша ошибка, щелкните на нем
правой кнопкой мыши. Теоретически в меню вам должны предложить правильный
вариант написания слова, который можно выбрать из списка (рис. 1.136). На практике такого слова может просто не оказаться в словаре. Например, нет в словаре
слова «комп», но его можно туда добавить (если выполнить команду Добавить в словарь).
Рис. 1.136. Исправляем ошибку с помощью контекстного меню
Если вы не согласны и считаете, что написали слово правильно, то выберите Пропустить. А если вы выберете Пропустить все, то «проверялка» пропустит все такие же
ошибки; считайте, что вы ее убедили в своей правоте.
А можно, увидев ошибку, нажать кнопку Правописание и полюбоваться на окошко,
которое появится в правой части окна (рис. 1.137).
В этом окне вам объяснят, что за ошибку нашла программа, и расскажут, как ее
исправить. В окне есть две кнопки — Пропустить и Исправить. В окошечке — возможные варианты замены (на рис. 1.137 он один). Выбирайте — исправляйте.
113
114
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.137. Лишний пробел
И учтите, Word, конечно, выловит очевидные опечатки, но очень многие ошибки
он попросту не замечает. Так что диктанты в «Ворде» писать не стоит.
Определить
Если ваш компьютер подключен к Интернету, то
вам доступны любые службы со страницы Office.
Если вы нажмете кнопку Определить, то в правой
части документа откроется новая панель — доступ к словарям. Так вы можете посмотреть значение любого слова, не выходя из программы.
Тезаурус
Тезаурус — это служба, которая позволит вам
найти слова, связанные с выделенным словом.
На рис. 1.138 показана панель Тезаурус при выделенном слове «письмо».
Обратите внимание на то, что искать связанные
слова можно и на других языках.
Рис. 1.138. Тезаурус
А если вы щелкнете на любом слове с нажатой клавишей Alt, то появится панель
Справочные материалы, которая совместит в себе тезаурус со словарями.
Рецензирование
Статистика
Это функция очень полезна тем, кто работает с текстами. Как правило, если просят что-то написать, то
объем ограничивают количеством знаков. Говорят:
«Нужна статья на 2000–3000 знаков».
Как узнать, сколько этих самых тысяч в документе?
Очень просто. Нажмите кнопку Статистика, откроется
окно, там все написано (рис. 1.139).
Кстати, статистику можно посмотреть и в левом нижнем углу документа (рис. 1.140). А если щелкнуть на
надписи Число слов, то появится окно, показанное на
рис. 1.139.
Рис. 1.139. Окно Статистика
Рис. 1.140. Статистика в нижней части окна
Кстати, рядом со статистикой есть значок, который дублирует кнопку Правописание,
и написано, правописание какого языка документ проверяет в данный момент.
Язык
Язык. Язык можно выбрать в группе Язык. Там есть кнопка Язык, которая вызывает окно Язык (никакого разнообразия) (рис. 1.141).
Рис. 1.141. Вы можете выбрать любой язык
115
116
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Выбирайте любой язык и пишите на нем. Вы знаете амхарский язык? И я не знаю.
А Word знает…
Перевод. Ну, тут все понятно. Вы можете перевести слово, предложение или весь
текст на английский, немецкий или другие языки. Только не очень-то доверяйте
компьютерному переводу, чаще всего его приходится править.
Примечания
Примечания — это очень удобная вещь. Выделите кусок теста и щелкните на кнопке Создать примечание. Вы увидите на полях выноску — яркий прямоугольник,
в котором можете набрать свое примечание к выделенному тексту. Собственно, мы
с вами их уже видели в меню Вставить.
Отправили вы кому-нибудь текст, он вернулся весь в примечаниях: это плохо,
то плохо, а вот это все переделать.
Первым делом вы просматриваете все примечания (можете использовать кнопки
Следующее
и Предыдущее
), с чем-то соглашаетесь, что-то исправляете. А потом нажимаете кнопку Удалить
и удаляете их. Можно по одному, а можно и все
скопом (для этого щелкните на стрелке под кнопкой и выберите команду Удалить
все примечания в документе).
Если примечания пишут несколько пользователей, то цвет выносок у них будет
разным.
Запись исправлений
Эта группа предназначена для того, чтобы отслеживать исправления в документе.
Например, вы отправили кому-то документ Word������������������������������
����������������������������������
. В документ вносили исправления, и вы хотите быстро посмотреть, что же там наисправляли.
Кнопка Исправления
Если щелкнуть на кнопке Исправления, то появится список. Будут доступны такие
команды.
‰‰ Исправления. Включает режим показа исправлений в документе. Если вы после
нажатия этой кнопки будете что-то изменять в тексте, то Word будет вам эти
изменения показывать (рис. 1.142).
Рецензирование
Рис. 1.142. Так будет выглядеть ваш документ после включения
режима ИсправленияВсе исправления
‰‰ Запрет на отключение отслеживания. Для очень важных документов вы можете
включить этот режим. Все исправления, которые внесут в ваш текст другие
пользователи, сразу будут вам видны. И никто, кроме вас, этот режим отключить
не сможет.
Список Исправления
Чтобы исправления в документе не мозолили вам глаза,
вы можете сделать их невидимыми. Для этого используйте список, показанный на рис. 1.143.
Вот так будет выглядеть текст с рис. 1.142 в разных
режимах: Исправления (рис. 1.144) и Исходный документ
(рис. 1.145).
Рис. 1.144. Режим Исправления
Рис. 1.145. Режим Исходный документ
Рис. 1.143. Список
Исправления
117
118
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Показать исправления
Здесь можно выбрать из списка, какие именно правки вы хотите увидеть. Можно
увидеть примечания, добавления и даже изменение форматирования.
Область проверки
Эта кнопка откроет дополнительную панель, на которой будет подробно расписано, кто какое слово вписал или удалил (рис. 1.146). И эта панель может располагаться вертикально или горизонтально.
Рис. 1.146. Вертикальная область проверки
Изменения
Если изменений в документе много, удобно пользоваться этой группой кнопок.
Например, вы видите исправление и вы с ним согласны. Ставите в него курсор
и нажимаете кнопку Принять. Выделение исправления пропадает, и оно органично
вписывается в ваш текст.
У этой кнопки несколько режимов. Вы сможете выбрать для себя самый удобный.
Мне, например, нравится режим Принять и перейти к следующему. А можете для
переходов к исправлениям воспользоваться кнопками Далее
и Назад
.
А что делать, если с замечанием вы не согласны и хотите оставить текст в старом
виде? Видите кнопку
? Щелкаете на ней — отклоняете изменение, в котором
установлен курсор, и текст остается в нетронутом виде. А можете выбрать из списка
этой кнопки Отклонить все изменения в документе, чтобы одним махом отменить все
исправления в документе.
Вид
Сравнение
Бывает так, что у вас есть два документа: один с исправлениями, другой — без. Или, например, текст правили
два человека и вот они оба прислали вам свои правки.
Можно ли объединить их правки в один документ?
Можно.
Нажимайте кнопку Сравнить, и вы сможете сравнить
или объединить два документа.
Защитить
Эта функция для тех, кто не хочет, чтобы в его текст
вносились правки. Если щелкнуть на кнопке Ограничить
редактирование, то появится дополнительная панель
(рис. 1.147).
Когда вы поставить птичку в пункте Ограничения на
редактирование, то панель развернется и появятся дополнительный пункт Исключения. Чтобы включить
защиту, нужно нажать кнопку Да, включить защиту.
Рис. 1.147. Включить защиту?
Вид
Вкладка Вид ленты отвечает за то, в каком виде документ предстает перед вами на
экране (рис. 1.148).
Рис. 1.148. Вкладка Вид
Очень важно, чтобы вы понимали, что все многочисленные команды этого меню
не меняют сам документ! Они меняют только его представление на экране.
Режимы просмотра
Оказывается, документ на экране можно отобразить несколькими способами.
Рассмотрим, какими же.
119
120
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Режим чтения
Используется для удобного и комфортного чтения документа прямо на экране (рис. 1.149). Не отображаются лишние в данном случае элементы экрана (например, вкладки ленты), чтобы вы наслаждались чтением, не напрягая глаза.
Рис. 1.149. Вид документа в режиме чтения
На следующую страницу можно переходить с помощью стрелочек по бокам листа.
Чтобы выйти из режима чтения, нужно выполнить команду ВидИзменить документ.
Разметка страницы
Этот режим программа выбирает автоматически. В нем отображаются разбивка на
страницы, границы листа, а также верхние, нижние и боковые поля документа.
Веб-документ
Этот режим показывает, как будет выглядеть документ, если мы захотим разместить
его на страничке в Интернете.
Вид
Структура
Данный режим очень удобен для работы с большими документами, состоящими
из кучи глав и разделов. Главы и разделы в документах появляются не сами по себе,
а когда вы их размечаете стилями.
Посмотрите, на рис. 1.150 документ, состоящий из двух глав и нескольких разделов
в каждой главе. Извините, текста набрала немного, но, я думаю, и так все понятно.
В режиме Структура этот же документ будет выглядеть так (рис. 1.151).
Рис. 1.150. Исходный документ
Видите, разделы и подразделы представлены на различных уровнях. Свернуть
и развернуть уровень можно двойным щелчком кнопкой мыши на кружке с плюсиком слева от заголовка раздела. Одним щелчком на плюсике можно просто выделить отдельный уровень.
Смотрим на инструменты вкладки Структура. В раскрывающемся списке Показать
уровень можно выбрать, до какого уровня нужно отображать структуру (другими
словами, как подробно нужно показывать заголовки документа). Самый большой
121
122
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
уровень — первый (Главы), все его подразделы — это второй уровень (Разделы),
далее третий уровень (в данном случае это просто текст).
В режиме структуры удобно отслеживать, не ошиблись ли вы с уровнем для какойто части своего документа. Так, если раздел на самом деле должен быть подразделом,
выделите его щелчком на плюсике у заголовка и щелкните на стрелочке
Понизить уровень. Если же, наоборот, нужно «поднять» раздел, нажимайте Повысить
уровень
(стрелочка смотрит влево).
Рис. 1.151. Вид документа в режиме Структура
Для закрытия режима структуры щелкните на большой красной кнопке с крестиком справа на ленте.
Черновик
Это самый удобный режим для набора текста, не содержащий ничего лишнего, — нет границ страницы и полей, как будто вы набираете текст на бесконечном
бумажном рулоне (рис. 1.152).
Вид
Рис. 1.152. Вид документа в режиме Черновик
Кстати, в правом нижнем углу окна Word есть кнопки для переключения трех
режимов отображения структуры (режима чтения, черновика и веб-документа):
.
Показ
Что же мы можем показать или, наоборот, скрыть в документе?
Линейка. Показывает горизонтальную и вертикальную линейки страницы. С ними
вы уже знакомы.
Сетка. Вы привыкли писать на бумаге в клеточку? Тогда эта сетка для вас! На самом деле она удобна, когда работаешь с таблицами, рисунками и фигурами или
нужно что-то выровнять по вертикали.
Область навигации. С панелью Навигация мы с вами уже сталкивались, когда рассматривали поиск в документе.
123
124
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Область навигации состоит из трех вкладок. На рис. 1.153 открыта вкладка ЗАГОЛОВКИ. Щелкнув на любом заголовке (он обязательно должен быть размечен
стилем), вы тут же переместитесь в тексте именно в это место.
Рис. 1.153. Вкладка ЗАГОЛОВКИ области Навигация
На рис. 1.154 область навигации открыта на вкладке СТРАНИЦЫ. Это тоже довольно
быстрый способ перемещаться по документу.
Рис. 1.154. Вкладка СТРАНИЦЫ области Навигация
Вкладку РЕЗУЛЬТАТЫ мы с вами уже видели раньше (см. рис. 1.47). Это поиск в документе. Причем не забывайте, что найти можно не только текст, но и формулу,
рисунок, таблицу (см. рис. 1.48).
Вид
Масштаб
Кнопки этой группы позволяют увеличивать и уменьшать буквы на экране. На мой
взгляд, куда удобнее пользоваться регулятором масштаба в нижнем правом углу
окна, но раз уж они есть…
Кнопка Масштаб открывает одноименное диалоговое окно (рис. 1.155).
Рис. 1.155. Окно Масштаб
У меня выставлен масштаб 100 %, а вы можете попробовать увеличить его или
уменьшить.
100%. Подсказка к кнопке 100% говорит, что при ее нажатии документ будет отображаться в 100%-ном масштабе, то есть 1:1. На самом деле, это очень условно,
потому что все зависит от величины экрана вашего компьютера. На нетбуке и на
19-дюймовом мониторе 100 % одного и того же документа выглядят совершенно
по-разному. Так что вы на заморачивайтесь цифрами, подберите себе на глаз режим,
который вам удобен, и пользуйтесь.
По ширине страницы. Растягивает страницу на всю ширину экрана.
По ширине текста. Растягивает страницу на ширину текста.
И еще раз напоминаю: если вы увеличиваете масштаб, то вы просто смотрите на
свой документ как будто через увеличительное стекло. Сам документ от этого
не изменится. Вы изменяете вид букв только на экране.
125
126
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Целая страница. Вписывает в экран страницу целиком. При этом сохраняется
горизонтальная линейка — можно, например, задать поля. В таком постраничном
виде можно пролистать с помощью ползунка весь документ.
Несколько страниц. Вписывает в экран две страницы. Используя ползунок, можно пролистать весь документ по две страницы. Щелкая кнопкой мыши, вы можете
переходить от одной страницы к другой. Линейка появляется над той страницей,
в которой установлен курсор.
Окно
В этой группе находятся всякие инструменты для работы с окном программы.
Новое окно. Открывает еще одно окно с текущим документом, то есть у вас по­
явятся два абсолютно одинаковых окна.
Упорядочить все. Нажмете эту кнопку — и все открытые у вас на данный момент
окна расположатся на экране аккуратной стопочкой.
Разделить. С помощью этой кнопки можно разделить окно на две части. Нажимаете ее, а потом щелкаете в том месте документа, где хотите поместить разделительную черту. Теперь вы можете смотреть и редактировать две части одного документа одновременно. Надоест — нажмите кнопку Снять разделение, которая появится
вместо кнопки Разделить.
Если у вас открыто несколько документов в Word, то вы можете выбрать два из них
и открыть их рядом, щелкнув на кнопке Рядом
(рис. 1.156).
Как видите, на рисунке расположены два окна рядом. Это очень удобно, когда
нужно постоянно сравнивать между собой два документа.
Синхронная прокрутка. Эта кнопка предназначена для режима Рядом. Синхронная
прокрутка при этом включается автоматически. Оба окна будут прокручиваться
одним ползунком (или колесиком мыши). Если же вы хотите, чтобы окна прокручивались независимо друг от друга, отключите этот режим. И в любом случае вы
можете закрывать, разворачивать на весь экран и сворачивать окна по отдельности.
А если захотите вернуться в режим Рядом, нажмите кнопку Восстановить расположение окна.
Когда окна размещены рядом, вы легко можете переходить из одного в другое,
просто щелкая в нужном окне кнопкой мыши.
Перейти в другое окно. Если у вас открыто несколько документов в Word��������
������������
, то нажмите кнопку Перейти в другое окно и выберите в появившемся списке документ,
Вид
к которому вы хотели бы перейти. По-моему, удобнее это делать с помощью эскизов Word на Панели задач Windows, но возможности лишними не бывают.
Рис. 1.156. Окна рядом
Макросы
Из справки Word: «Макрос — это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи». Другими
словами, это такие мини-программки, которые создают, используя программистские
приемы.
Рассмотрение этих приемов явно выходит за рамки самоучителя для начинающих
пользователей, поэтому оставим их до того момента, как станем серьезными и матерыми «пользователищами».
Итак, меню программы практически закончилось (ура!), нам осталось рассмотреть
самую первую и самую важную вкладку.
127
128
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Файл
В этом меню собраны команды по работе с документом как с файлом. Давайте
посмотрим, что будет, если это меню открыть (рис. 1.157).
Рис. 1.157. Раздел Сведения меню Файл
Ой, как все изменилось! Чтобы вернуться обратно, нужно нажать стрелку в кружочке в левом верхнем углу экрана. Если захотите вернуться.
На рис. 1.157 открыт раздел Сведения — верхний из длинного списка, находящегося в левой части окна. У меня это сведения о файле, который я пишу в данный
момент. У вас будут сведения о вашем файле.
Создать
Какое разнообразие (рис. 1.158)!
Создадите новый документ — у вас откроется чистый лист. Внизу, на Панели задач
у значка Word будет два документа. Создать новый документ можно также одним
движением руки — нажав сочетание клавиш Ctrl+N.
Файл
Рис. 1.158. Раздел Создать меню Файл
А вообще в Word�����������������������������������������������������������
���������������������������������������������������������������
есть много шаблонов разных документов. С их помощью вы можете создать факс, резюме, отчет… Даже не стану перечислять, сами все видите.
Давайте в только что созданном документе что-нибудь напишем, например
Это новый документ, и закроем его. Как и полагается, при закрытии нас спросят, нужно ли сохранять изменения в документе. Нажимаем Да и сохраняем наш
документ в папку А это мои документы, это мы умеем. Название хотите изменяйте, хотите нет. Щелкните на кнопке Сохранить, Word все запишет и закроет окно.
Открыть
Сохраненный документ можно открыть, это третий раздел меню Файл. Щелкаем на
пункте Открыть (либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+O (Open — «открывать»)).
Видим такое окно (рис. 1.159).
По умолчанию у вас появится список последних файлов, которые были открыты.
Я же на рис. 1.159 открыла подраздел Компьютер. Строка Рабочий стол откроет содержимое Рабочего стола. Строка Последние папки — соответственно последние
129
130
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
открытые папки. При щелчке на кнопке Обзор появится окно открытия документа,
где вы в дереве папок легко найдете то, что вам нужно открыть.
Рис. 1.159. Окно открытия документа
Откройте наш Новый документ. Для этого вам нужно любым путем добраться до
папки А это мои документы, в которой сохранен наш документ, выделить его название
и щелкнуть на кнопке Открыть.
Открылся? Теперь давайте внесем в новый документ какие-нибудь изменения.
Хоть «Ку-ку» допишем.
Сохранить
Чтобы сохранить изменения, выберите пункт Сохранить в меню Файл, или щелкните на дискетке
на панели быстрого доступа, или нажмите сочетание клавиш
Ctrl+S (видите, сколько вариантов на ваше благо!). Когда Word знает название
файла и то, в какую папку его сохранять, он уже не задает столько нудных вопросов.
Тихо все сохранил.
Самое время сделать важное лирическое отступление о том, как правильно сохранять работу.
Это только кажется, что компьютер такой умный и надежный. На самом деле малейший сбой в системе, и вы получаете сообщение о том, что работа ������������
Word��������
прекра-
Файл
щена и программа закрывается. Это весьма неутешительные сведения, учитывая
то, что все, что мы не записали в память (то есть не сохранили), просто пропадает.
И бесполезно рассказывать железному ящику, что вы этот текст три часа набирали.
Он совершенно безжалостный и беспощадный.
Выход один — как можно чаще сохранять документ. Просто нажимайте Ctrl+S или
щелкайте вверху на дискетке. Много сил это не отнимет, зато нервов и времени
сбережет достаточно.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если честно, то в Word есть функция автоматического сохранения документа.
И срабатывает она каждые 10 минут. Так что в случае чего пропадет максимум
10 минут работы. Но вы сохраняйтесь, не помешает.
Сохранить как
Если щелкнуть на разделе Сохранить как в меню Файл, мы увидим настройки, показанные на рис. 1.160.
Рис. 1.160. Раздел Сохранить как меню Файл
Эта команда позволяет переименовать файл или записать его в другое место.
Выберите место, в которое вы хотите сохранить файл под другим названием, откроется окно (рис. 1.161).
131
132
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Рис. 1.161. Даем файлу новое название
Попробуйте введите новое название (щелкните в строке Имя файла и набирайте)
и нажмите Сохранить. Сохранили? Здорово! Но учтите, что у нас теперь есть два
одинаковых файла с разными названиями. Изменения в одном файле никак не повлияют на другой. То есть мы взяли наш файл и сохранили его еще раз, но с другим
именем.
А теперь очень важная информация к размышлению.
Документы, сохраненные в формате Word 2013 (а именно в таком формате мы их
и сохраняли, наши файлы имеют расширение ��������������������������������
DOCX����������������������������
), нельзя открыть на компьютере, где установлены старые версий Word. («Старые» — это Word 2003 и старше.
Word 2007 и Word 2010 работают с документами DOCX.) Помните об этом при
отправке документа коллегам или друзьям, а также если собираетесь работать с ним
на другом компьютере. В таких случаях для сохранения нужно использовать формат, поддерживаемый всеми версиями Word.
Чтобы сохранить документ в формате предыдущих версий Word, откройте список
строки Тип файла (рис. 1.162) и выберите там Документ Word 97-2003. Сохраняйте!
А вот документы, созданные в Word������������������������������������������
����������������������������������������������
более ранних версий, без проблем открываются в Word 2013.
Файл
Рис. 1.162. Выбираем тип файла
Печать
На рис. 1.163 показаны настройки раздела Печать меню Файл.
Рис. 1.163. Печать файла
133
134
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
В правой части окна — предварительный просмотр. Именно так будет выглядеть
распечатанная страница. У меня открыта моя текущая страница — 167-я из 193, это
написано внизу. Можно просмотреть любую страницу документа, выбрав ее номер.
Слева можно установить параметры печати: задать количество копий, выбрать нужный принтер (если компьютеры объединены в сеть и в этой сети несколько принтеров, то здесь вы можете выбрать, на какой именно принтер отправлять печать).
Дальше, в подразделе Настройка, собраны несколько параметров печати. С помощью
списка, показанного на рис. 1.164, можно выбрать, что печатать.
Рис. 1.164. Выбираем, что печатать
Можно печатать все страницы сразу. Можно только
текущую страницу, то есть ту, которая видна слева.
А можно в списке Страницы выбрать номера страниц,
которые нужно напечатать (рис. 1.165), например ввести 1, 3-9, 54. То есть печатаем первую страницу,
потом с третьей по девятую и пятьдесят четвертую.
Рис. 1.165. Выборочная
печать
Файл
Разобрать по копиям. Как вам удобно рассортировывать документ? Сначала все
первые страницы, потом все вторые, потом все третьи?.. Или сначала первая копия
полностью, потом вторая, потом третья?..
Книжная или альбомная ориентация? Книжная — вертикальная страница. Альбомная — горизонтальная (рис. 1.166).
Рис. 1.166. Пример альбомной ориентации
Дальше можно указать размер бумаги. А4 — это стандартный размер бумаги.
Вы можете выбрать и другие размеры:
‰‰ А3 — вдвое больше А4;
‰‰ А2 — вдвое больше А3;
‰‰ А5 — это половинка формата А4.
Настраиваемые поля. Здесь вы можете регулировать размер полей, то есть размер
белой бумаги, которая остается по бокам листа.
Дальше можно задать количество страниц на листе. Сколько страниц на лист может
поместиться? Если вы выбрали формат А5, то на лист А4 влезет две странички.
135
136
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Команда Параметры страницы откроет окно, в котором вы тоже можете поменять
практически все вышеперечисленные параметры (рис. 1.167).
Рис. 1.167. Параметры страницы
Обратите внимание на самый низ списка на рис. 1.164. Вы можете напечатать отдельно все четные и все нечетные страницы.
Чтобы напечатать связный текст на бумаге с двух сторон, вам нужно сначала напечатать все нечетные страницы, потом перевернуть бумагу и прогнать страницы
через принтер еще раз, но печатая четные страницы.
Ну и последний штрих. После того как вы разобрались со всеми этими настройками, вам нужно нажать большую кнопку Печать (см. рис. 1.166).
Общий доступ
Этот раздел позволит вам установить доступ к вашему документу. Вы можете отправить его куда-нибудь. Или сделать так, чтобы он был доступен всем пользователям вашего компьютера.
Файл
Экспорт
Это меню позволяет экспортировать файл с вашего компьютера. Я напоминаю, что
наш самоучитель рассчитан на начальный уровень владения компьютером, и я имею
право некоторые функции не рассматривать.
Закрыть
Закрывает документ.
Учетная запись
На рис. 1.168 показаны настройки раздела Учетная запись меню Файл.
Рис. 1.168. Раздел Учетная запись меню Файл
Я пользуюсь пробной версией продукта Word 2013 — это бесплатная версия, и она
дает мне возможность поработать с ней 30 дней. А потом, если мне понравится,
я куплю эту программу. Когда я ее куплю, у меня будет возможность активировать
ее и создать свою учетную запись.
137
138
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Если я это сделаю, то все мои документы будут храниться в Интернете и я смогу
получить к ним доступ с любого компьютера.
Параметры
В этой маленькой строчке — все настройки этой огромной программы. Это центр
управления полетами, святая святых программы. Готовы? Щелкайте на ней!
Появится окно с кучей разделов и настроек. Сейчас раскрыт раздел Общие (рис. 1.169).
Я думаю, вы уже догадались, что команды, рядом с которыми стоит птичка включены, остальные вы легко и просто сможете включить, установив птичку.
Рис. 1.169. Основные параметры Word
В дебри не полезем, а из несложного — тут вы можете поменять тему программы
и указать свое имя пользователя. Этим именем будут подписываться ваши документы, комментарии и примечания к другим документам.
Следующий раздел — Экран (рис. 1.170). Здесь можно настроить то, что вы увидите на экране и на бумаге.
Тут вы можете включить непечатаемые символы, и они будут видны постоянно.
Раздел Правописание содержит настройки исправлений и форматирования
(рис. 1.171).
Файл
Рис. 1.170. Параметры Word, раздел Экран
Рис. 1.171. Параметры Word, раздел Правописание
139
140
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Первое, на что я хочу обратить ваше внимание, — кнопка Параметры автозамены.
При ее нажатии открывается окно (рис. 1.172).
Рис. 1.172. Окно Автозамена
Вы замечали, что Word сам исправляет, если вы нечаянно нажали клавишу Caps
Lock или набрали две прописные буквы в начале слова? И это не чудо, просто все
задано в настройках.
Вы можете сами ввести последовательность символов в поле заменить и указать
в поле на, на какие буквы нужно заменить эту последовательность символов.
Это очень удобно, если вы часто используете какие-нибудь экзотические значки,
которых нет на клавиатуре.
Остальные вкладки окна Автозамена рассмотрите сами.
С помощью настроек раздела Сохранение окна Параметры Word настраивается автосохранение (вы можете указать удобное вам количество минут) и задается место,
куда по умолчанию сохраняется документ (рис. 1.173).
В разделе Язык вы сможете выбрать языки, на которых собираетесь работать.
Следующий раздел — Дополнительно. Список, который находится в разделе Дополнительно, не влезает в один экран, он и в два экрана не влезает. Если интересно,
пролистайте и посмотрите, сколько всего вы можете включить и выключить.
Файл
Рис. 1.173. Параметры Word, раздел Сохранение
Раздел Настроить ленту позволяет задать параметры ленты (рис. 1.174).
Рис. 1.174. Параметры Word, раздел Настроить ленту
141
142
Глава 1. Текстовый редактор Microsoft Word
Обратите внимание: под правым списком есть кнопки Создать вкладку и Создать
группу. Вы сами, своими руками можете создать у себя на ленте любое количество
вкладок и групп. Команды для них вы будете выбирать из левого списка.
И еще одна важная кнопка Настройка возле надписи Сочетание клавиш. Я вам когдато обещала рассказать, как настроить удобное сочетание клавиш для команды
Копировать группы Буфер обмена. Итак, нажимаем кнопку Настройка. В списке
Категории появившегося окна (рис. 1.175) выбираем Вкладка "Главная", а в списке
Команды — строку EditCopy. А теперь в поле Новое сочетание клавиш нажимаем
клавиши Ctrl+C, чтобы они появились в этом поле, и щелкаем на кнопке Назначить.
Я на рисунке это уже сделала. Теперь у меня будут работать оба клавиатурных
сочетания.
Рис. 1.175. Настройка клавиатуры
Не стоит бояться наворотить лишнего. Обратите внимание на кнопку Сброс на
рис. 1.175. Она вернет все в исходное положение.
Очень похож на предыдущий раздел Панель быстрого доступа (рис. 1.176). Пока у меня
на панели три команды. Можно выбрать любые из левого списка.
Навыбираю лишнего — нажму кнопку Сброс.
Разделы Надстройки и Центр управления безопасностью мы пропустим, поскольку они
не представляют для нас как для начинающих пользователей интереса.
Файл
Рис. 1.176. Панель быстрого доступа
Итак, мы с вами изучили программу Word������������������������������������
����������������������������������������
. Конечно, мы разобрали ее не досконально, но полученных знаний вам с лихвой хватит на то, чтобы разобраться во
всех остальных премудростях самостоятельно.
Удачи!
А желающие двигаться дальше переходят ко второй главе.
143
Глава 2
Табличный редактор
Microsoft Excel
Первые шаги
Вводим и редактируем данные в ячейках
Работа с ячейками
Работа с листами
Форматирование ячеек
Формат чисел
Проведение расчетов
Решим-ка задачку
Ошибки в формулах
Строим диаграмму
Сортировка, фильтрация и поиск
Первые шаги
Excel — уникальная и очень распространенная программа. В наше время ни один
офисный компьютерный труженик просто не имеет морального права быть с ней
незнакомым — все расчеты и отчеты в фирмах, как правило, составляются именно
в ней. Так что, если вы претендуете на звание уверенной пользовательницы, придется попотеть и изучить Excel1.
На этот раз в скучные описания вкладок главного меню я ударяться не буду, а расскажу вам только о самом важном. По большому счету, Excel — программа не для
«чайников». И то, что мы с вами научимся в ней делать, немного напоминает забивание микроскопом гвоздей. Но, во-первых, всем нужно с чего-то начинать, а вовторых, этот микроскоп крепкий, я уверена, с ним ничего не случится.
Многие инструменты в Excel такие же, как и в программе Word, которую мы подроб­
но разобрали в предыдущей главе. Поэтому сейчас опишу только самое важное.
Итак, запаситесь вкусненьким, мозгу для напряженной работы необходимо сладкое,
и вперед! Включаем компьютер.
Первые шаги
Найдите на Начальном экране плитку программы Excel (рис. 2.1)
и запустите ее.
Думаю, первое впечатление от программы у вас будет сопровождаться облегченным вздохом. Ведь как все похоже на Word!
На ленте тоже есть вкладки, на них расположились группы инструментов, с помощью которых мы будем работать. Некоторые Рис. 2.1. Запускаем
Excel 2013
кнопки вам хорошо знакомы из опыта работы в программе Word,
но есть и много нового. Ну ничего, мы до нового еще доберемся, а пока давайте посмотрим, что есть что в окне Excel (рис. 2.2). Смотрите на экран или на рисунок.
Что вы видите? Клеточки — ячейки, которые образуют строки и столбцы. Или,
говоря языком Excel, вы видите перед собой лист, так в этой программе принято
называть рабочую область с ячейками. Теперь посмотрите в левый нижний угол
экрана. Там вы увидите ярлык Лист1 и значок для добавления новых листов. Все
они вместе и составляют файл программы Excel и называются книгой.
Что такое строка, я думаю, вам интуитивно понятно. Обратите внимание, строки
пронумерованы. Максимальное количество строк в листе — 1 048 575. Нумерацию
можно видеть в заголовках строк (в первом столбце) в левой части окна Excel.
Столбцы обозначаются латинскими буквами (A, B, C, D… Z, AA, АВ, АС, AD… AZ, BA, BB,
1
Даже если и не претендуете, все равно изучайте. Знаете, как удобно вести в Excel�������
������������
семейный бюджет и прикидывать предстоящие расходы!
145
146
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
BC… BZ… AAA, AAB, AAC и т. д.), которые находятся в заголовках столбцов (в первой
строке). Максимальное количество столбцов в листе — 16 384.
Рис. 2.2. Окно Microsoft Excel 2013
Теперь рассмотрим готовую таблицу Excel. Кто-то сходил в магазин бытовой химии,
накупил груду всего (особенно радуют четыре дезодоранта и шесть освежителей
воздуха) и потом, вымывшись шестью шампунями и тремя гелями для душа, как
дурак, с чистой шеей, сел и нарисовал эту таблицу (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Простейший пример учета финансов в Excel
Первые шаги
Каждая ячейка таблицы �������������������������������������������������������
Excel��������������������������������������������������
имеет уникальный адрес, который легко узнать, посмотрев на номер строки и столбца, на пересечении которых она расположена. Так,
на рис. 2.3 ячейка, в которой написано Шампунь, имеет адрес А2, а ячейка, в которой
набрана цена зубной пасты, — В3. Адрес ячейки в Excel принято называть ссылкой.
Как вы видите, в каждую ячейку можно ввести текст или число. Но есть еще то,
что вы пока не видите, но тем не менее это самое главное в программе Excel.
А именно, в любую ячейку вы можете ввести формулу. С этого места подробнее?
Пожалуйста.
Если бы вы, вернувшись из магазина, захотели подсчитать суммарные затраты,
вы бы составили такую же таблицу, как на рис. 2.3. Как бы вы заполняли столбец D? Взяли бы калькулятор (или включили его на компьютере), перемножили бы цену товара на количество, а результат бы вбили в ячейки. А сумму как
подсчитать? Ту, которая в ячейке D10? В принципе, и это несложно, взять да и просуммировать весь столбец на том же калькуляторе. А теперь представьте себе, что,
освоив Excel������������������������������������������������������������������
�����������������������������������������������������������������������
, вы сможете с легкостью выкинуть калькулятор, а также забыть таблицу умножения. Все, что я сейчас перечислила, делается в этой программе практически автоматически.
Допустим, вы щелкнули на ячейке D2. Смотрим на рис. 2.4. В ������������������
Excel�������������
есть замечательная строка, она называется строкой формул. Что написано в этой строке?
Смотрим: fx=B2*C2.
Рис. 2.4. Формула в выделенной ячейке
fx — это функция (припоминаем школьный курс алгебры). А кнопка с этим значком
называется кнопкой вызова Мастера функций.
Что такое функция? Умное определение звучит так: функция — это термин, используемый в математике для обозначения такой зависимости между двумя величинами, при которой если одна величина задана, то другая может быть найдена.
Обычно функция задается формулой, выражающей зависимую переменную через
одну или несколько независимых переменных.
Смотрим на строку формул. В ней сейчас записано то, что должно получиться
в ячейке D2. Для этого Excel возьмет данные из ячейки B2 и умножит на данные
147
148
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
из ячейки C2. То есть значение ячейки D2 задано формулой. Зная B2 и C2, можно
вычислить D2.
Если пощелкать на ячейках D3, D4 и т. д., то вы везде увидите одну и ту же формулу,
только буквы в адресе ячеек будут меняться. Но в любой строке ����������������
Excel�����������
, чтобы посчитать стоимость, будет умножать цену на количество. Немного забегая вперед,
скажу, что не нужно для каждой строки вводить формулу заново. Достаточно скопировать значение ячейки D2 и вставить ее во все ячейки столбца D.
Если щелкнуть на ячейке D10, в строке формул вы увидите: fx=СУММ(D2:D9). Это
функция, которая просуммирует значения, располагающиеся в ячейках с D2 по D9.
Итак. Что понадобилось сделать, чтобы ���������������������������������������
Excel����������������������������������
заполнил таблицу? Ввести две формулы. Сложно? Сначала да. Зато теперь можно изменить цену любого товара.
Сумма автоматически пересчитается. Программе все равно, что написано у вас
в ячейке, она берет формулу, а в формуле стоит не число, а ссылка на ячейку.
Мы дали команду взять число из ячейки В2, а что там в этой ячейке, 62,5 или 10 000,
программе абсолютно безразлично. Она посчитает сумму в любом случае. Как
только вы меняете число в любой из ячеек, формулы сами все пересчитывают.
Удобно? Очень! Только есть одна тонкость — нужно знать формулы программы
Excel. Но вы не пугайтесь, мы освоим то, что нужно. Правила создания формул
в Excel очень строгие. Им мы уделим внимание ниже. Сейчас скажу только, что
ввод любой формулы в Excel всегда начинается со знака равенства =. Примеры:
=B2*C2, =СУММ(D2:D9).
А сейчас немного переключимся. Рассмотрим, как можно вводить данные в ячейки.
Вводим и редактируем данные в ячейках
Данные всегда вводятся в активную ячейку. Какая ячейка активна? Та, которая
обведена рамкой, та, в которой мигает курсор. При первом запуске программы
Excel всегда активна ячейка А1 (см. рис. 2.2). Чтобы активизировать другую ячейку, можно щелкнуть на ней кнопкой мышки.
Если вы щелкнете правой кнопкой мышки на ячейке, то увидите контекстное меню.
В этом меню есть строка Формат ячеек. Выберите ее. Посмотрите, на вкладке Число
есть числовые форматы (рис. 2.5).
Вот в таких форматах вы можете водить число в ячейку. Много? Не пугайтесь,
ничего сложного. Выбирая из списка формат, вы рядом с ним получаете подсказку,
для чего он используется и чем отличается от других. Сейчас мы просто пробежимся по верхам, подробнее мы все это рассмотрим чуть позже.
Вводим и редактируем данные в ячейках
Рис. 2.5. Окно Формат ячеек
Формат Общий — универсальный. Можно вводить и текст, и число. Этот формат
устанавливается во всех ячейках по умолчанию.
Числовой — самый общий формат для чисел. Посмотрите, вы можете задать точное
количество знаков после запятой. Обратите внимание, что для ввода десятичных
дробей нужно использовать запятую.
Формат Дата. Числа, содержащие точку, дефис или слеш, Excel воспринимает как
даты. Так, если вы наберете в ячейке 1.5, 1/5 или 1-5, программа распознает эту
запись как первое мая текущего года, изменив ее на 01.май. Полную дату (в формате «число.месяц.год» — 01.02.2014) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку. Если вы хотите ввести дату, содержащую другой год, наберите последовательно
через точку, дефис или слеш число, месяц и год, например 7.8.99, 25/6/0 или
12-12-4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000
и 12.12.2004.
Формат Время. Для ввода времени используется двоеточие. Так, если вы наберете
в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00.
Пока про форматы все.
Хотите потренироваться вводить данные? Тогда открывайте Excel и начинайте
набирать таблицу с рис. 2.3. Пока вводите только текст и числа, про формулы
я расскажу чуть ниже. Помним, что в любой ячейке установлен общий формат, так
что вводим текст или числа по своему усмотрению.
149
150
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
После того как вы ввели число или текст, нажмите клавишу Enter или мышкой либо
с помощью клавиатуры переведите курсор в другую ячейку.
Обратите внимание: текст при вводе выравнивается по левому краю ячейки, а числовые данные — по правому.
Если вы вводите текст, а он не помещается в ячейку, что делать? Например, вы
хотите написать не просто «Список покупок», а «Список покупок в магазине “Чи­
стота”, которые я совершила 1 августа». Проще всего изменить ширину столбца.
Идем вверх, в строку, где подписаны столбцы, то есть в заголовки столбца. Подводим указатель мышки к границе между столбцами и смотрим на него внимательно.
Когда он превратится вот в такой значок , щелкайте мышкой и тащите границу
куда хотите и насколько хотите. А можно сделать хитрее — дважды щелкнуть
кнопкой мыши на заголовке столбца, и Excel автоматически изменит ширину
столбца по размеру самого длинного текста в ячейках этого столбика.
Обратите внимание: когда вы набираете длинный текст, то он перекрывает собой соседние ячейки. Но это только до тех пор, пока в соседних ячейках пусто.
Как только вы введете в них данные, ваш текст сразу спрячется в свою родную
ячейку.
И если вы не хотите увеличивать ширину столбца, то весь текст, который вы ввели,
можно прочитать, только если выделить ячейку, когда полный текст появится в строке формул. В неактивном состоянии текст будет «обрезан» по размеру ячейки.
Но вы можете не только увеличить ширину столбца, но и увеличить высоту строки.
Для этого выделите ячейку с текстом, а потом на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . Попробуйте, посмотрите, что получится. А можете взять и перетащить границу между строками вручную. Идем влево,
в заголовки строк, подводим мышку к границе, так, чтобы она превратилась в такой
значок , и тащим.
Ввод формул
Формулы в Excel есть простые, которые вы можете придумать и набрать сами,
и сложные, которые нужно выуживать из библиотеки программы. Сейчас мы попробуем набирать самые простые формулы. Как в первом классе, используя только арифметические знаки (+, –, * и /).
Выполняйте все, что написано ниже.
1. Выделите щелчком кнопкой мыши ячейку, в которую нужно поместить формулу.
2. Введите знак равенства = (при наборе формул это нужно делать всегда).
Вводим и редактируем данные в ячейках
3. Введите адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете.
Есть два способа. Первый — просто щелкнуть кнопкой мыши на ячейке. При
этом ячейка выделится бегущей рамкой (рис. 2.6, слева), а ее адрес появится
в той ячейке, где вы набираете формулу. Второй — просто набрать с клавиатуры
адрес ячейки. Только используйте английские буквы. Как вам проще — решайте сами.
4. Наберите с клавиатуры арифметический знак и введите адрес второй ячейки
удобным вам способом. На рис. 2.6, справа показано то, что вы увидите, если
щелкнете кнопкой мыши на второй ячейке, а не будете вводить ее адрес с клавиатуры. Нажмите Enter для завершения ввода. В результате в ячейке отобразится результат вычисления.
5. Вы можете комбинировать в одной формуле несколько арифметических действий. При необходимости используйте скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения
двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке,
в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2.
Рис. 2.6. Вводим простейшую формулу
Как редактировать содержимое ячеек?
Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделите ее и нажмите клавишу Delete.
Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять
не обязательно. Просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.
Если вам нужно изменить содержимое ячейки, но не полностью, а просто внести
поправки, то выделяете ячейку и в строке формул щелкаете в том месте, где хотите что-то изменить. Меняете. Нажимаете Enter.
Если вы передумали редактировать ячейку, но уже начали это делать, просто нажмите клавишу Esc. Все останется на своих местах. И не забывайте о кнопке Отменить (или Ctrl+Z), если что-то не то сделали. В Excel она действует точно так же,
как и в Word.
Если вы что-то поменяете в ячейке, на которую ссылается формула в другой ячейке, то в последней число будет автоматически пересчитано.
151
152
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Автозавершение
Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Ручками
это делать нам, естественно, лень. Да и необходимости такой нет, Excel все сам
введет за нас, нужно только объяснить ему, что нам требуется.
В Excel есть такая функция, которая называется
умным словом автозавершение. Если программа
определит, что набираемая часть текста совпадает
с тем, что было введено ранее в другой ячейке, она
подставит недостающую часть и выделит ее цветом
(рис. 2.7). Можно согласиться с предложением
и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав
Enter, или же продолжить набирать нужный текст,
не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв).
Рис. 2.7. Автозавершение
при наборе текста
Автозаполнение
Есть еще одна удобная штука, позволяющая ускорить набор, которая называется
автозаполнение. Его удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется
ввести какие-либо последовательные данные.
Предположим, вам нужно заполнить строку или столбец числами, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, нужно сделать следующее.
1. Наберите в двух соседних ячейках первые два числа, чтобы Excel мог определить
разницу между ними.
2. Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, протащите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она
захватила ее.
3. Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу
рамки выделения. При этом он примет вид черного плюсика (рис. 2.8, а).
4. Щелкните и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления
на всплывающей подсказке возле указателя мыши последнего числа, которое
будет вставлено в последнюю ячейку (рис. 2.8, б). Протаскивать рамку можно
в любом направлении (вверх-вниз, влево-вправо).
5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился
(рис. 2.8, в).
Вводим и редактируем данные в ячейках
а
б
в
Рис. 2.8. Автозаполнение ячеек последовательностью чисел
Автозаполнение очень полезно при копировании формулы в ряд ячеек. Давайте
вернемся к рис. 2.4. В столбце D находятся формулы перемножения чисел из двух
соседних ячеек. Для ввода каждой из них вручную потребовалось бы немало времени. Но мы можем ввести только формулу в ячейку D2, а за плюсик перетащить
эту формулу на весь столбец. Умный Excel даже заменит буквы в названии ячеек.
Вы попробуйте, это совсем не сложно!
Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев,
а также комбинаций текста с числом. На рис. 2.9 достаточно было ввести первую
строку, дальше выделяем ее, за плюсик тащим вниз. Excel все сделал сам, он просто
увеличил каждое значение на единицу. А если бы лабораторные работы шли не каждый день, а через день или через три дня, то нужно было бы ввести две строки,
чтобы Excel определил разницу между значениями в ячейках. И дальше он все
заполнит автоматически, только увеличивать значение в ячейках будет не на единицу, а на ту разницу, которую вы ему задали.
Рис. 2.9. Автозаполнение ячеек различными данными
153
154
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
С помощью автозаполнения вы можете скопировать содержимое ячейки в строку
или столбец. Возьмите любую ячейку, найдите плюсик и тащите в произвольном
направлении. Во всех ячейках, до которых вы дотащите выделение, будет дублироваться ваша первая ячейка.
С помощью волшебного плюсика вы можете копировать не только значение ячейки, но и формат данных ячейки. Помните, что это такое?
Например, вы ввели в ячейку время (то есть эта ячейка
у вас в формате Время) и хотите, чтобы во всем столбце
был точно такой же формат. Что делать? Для этого
выделяете ячейку и тащите за плюсик рамку на весь
столбец. После того как вы отпустите кнопку мыши,
в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения
. Щелкнув на ней, вы откроете
меню, в котором можно выбрать способ заполнения
ячеек (рис. 2.10). Если выбрать Заполнить только форматы, то весь столбец будет в формате Время.
Рис. 2.10. Выбор способа
автозаполнения
Если же вы хотите сделать наоборот, не сохранять формат, а просто заполнить
ячейки содержимым, выбираете Заполнить только значения.
Если вы ничего не выбираете, то Excel копирует и содержимое ячеек, и формат.
Работа с ячейками
Все, что содержится в ячейках Excel, вы можете копировать, перемещать, удалять,
одним словом, проделывать со всем этим счастьем то же самое, что и с текстом
в Word.
Многие действия в Excel удобнее выполнять не с каждой ячейкой по отдельности,
а с группой ячеек. Так что мы с вами сейчас рассмотрим способы выделения ячеек
и основные приемы работы с ними.
Выделение ячеек
Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно ее выделить.
В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить,
диапазоны ячеек.
Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, то есть ячейки, которые находятся рядом, щелкните на левой верхней ячейке выделяемой области (рис. 2.11, слева,
ячейка А5), только смотрите, чтобы указатель мышки был в виде белого крестика,
Работа с ячейками
и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши,
(до ячейки В8). Отпустите мышь для закрепления рамки.
Вы можете сделать активными и ячейки, которые находятся совсем не рядом,
а в разных местах таблицы. Для этого щелкайте на ячейках, удерживайте нажатой
клавишу Ctrl (рис. 2.11, справа).
Рис. 2.11. Выделение прямоугольного диапазона ячеек (слева) и ячеек в разных частях таблицы (справа)
Для выделения строки или столбца нужно навести указатель мыши на заголовок
строки или столбца и, когда указатель примет вид маленькой черной стрелочки,
щелкнуть (рис. 2.12). Если хотите выделить несколько строк или столбцов, то тяните мышь, не отпуская, от первого заголовка до последнего. Сколько протянете,
столько строк или столбцов и выделится.
Рис. 2.12. Выделение строки и столбца
Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником , которая
находится в верхнем левом углу таблицы, или нажмите сочетание клавиш Ctrl+A.
Отменить любое выделение можно, щелкнув кнопкой мышки на любой ячейке.
Мы уже знаем, что каждая ячейка имеет свой адрес. Диапазон ячеек тоже имеет
свой адрес. Смотрим на рис. 2.11, слева, там выделен диапазон ячеек А5:В8 (через
155
156
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
двоеточие указывается левый верхний и правый нижний углы диапазона).
На рис. 2.12, справа выделен диапазон В1:В10 (через двоеточие — верхняя и нижняя
ячейки). Вы спросите, зачем присваивать адрес диапазону? Отвечаю: значения из
диапазонов ячеек могут принимать участие в расчетах. В этом случае адрес диапазона будет использоваться в формуле.
Перемещение и копирование ячеек
Перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами.
Простейший из них — перетаскивание.
Для перемещения выделите нужную ячейку или диапазон, подведите указатель
мыши к тому, что вы выделили (нужно подводить к краешкам выделенного диапазона). Когда он примет вид , щелкните и, не отпуская левую кнопку мыши, перетащите выделенную ячейку или диапазон в новое положение. Если в новых
ячейках уже содержатся данные, появится окно с предложением заменить их.
Вы можете согласиться с ним (тогда содержимое ячеек, на место которых вы перемещаете, будет утеряно) или отменить перемещение, нажав кнопку Отмена.
Копирование выполняется по такому же принципу. Единственное отличие — перед
тем как тащить выделенную область, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. При этом
рядом с указателем мыши появится маленький плюсик.
При перетаскивании левой кнопкой мыши перемещаются или копируются как
содержимое ячейки, так и ее формат.
Другой способ перетаскивания — с удержанием правой кнопки мыши — дает возможность выбрать, что и каким образом должно быть перемещено или скопировано. Выделите нужную ячейку или диапазон, щелкните правой кнопкой мышки
и, не отпуская ее, перетащите ячейки в новое место. Когда вы отпустите кнопку,
появится контекстное меню (рис. 2.13), в котором нужно выполнить подходящую
команду.
Как видите, в этом контекстном меню можно много чего выбрать.
Вы можете, например, скопировать только значения и только формат.
Если вы выполните любую команду, которая начинается со слова Сдвинуть, то произойдет вот что. Допустим, вы выделили столбец В (см. рис. 2.12, справа), или,
другими словами, диапазон В1:В10. Затем, нажав правую кнопку мыши, перетащили весь этот столбец на место столбца С, а потом выполнили команду Сдвинуть
вправо и скопировать. Что случится? Столбец В займет место столбца С, а столбец
С сдвинется вправо. Объяснять долго, проще попробовать. Дерзайте. Если не получится, не забывайте, что всегда можете отменить свое последнее действие.
Работа с ячейками
Рис. 2.13. Меню, которое открывается при перетаскивании правой кнопкой мыши
Копировать и перемещать ячейки также можно стандартным способом через буфер
обмена. Выделите ячейку или диапазон, щелкните на нем правой кнопкой мыши
и выполните команду Вырезать или Копировать. Или нажмите волшебные клавиши
Ctrl+X и Ctrl+С. Затем щелкните правой кнопкой на том месте, куда вы хотите вставить
то, что вы вырезали или скопировали. Если это диапазон ячеек, то вы должны
указать верхнюю левую ячейку его нового места. Потом выполняйте команду Вставить или нажимайте Ctrl+V. Но учтите, что, если в конечных ячейках находятся
данные, они будут заменены без предупреждения.
После того как действие будет выполнено, справа внизу от вставленного фрагмента появится кнопка Параметры вставки
. Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки.
Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место можно и с помощью
кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. Если вы
воспользуйтесь ею, то вставите ячейки из буфера обмена, а содержимое тех ячеек,
куда вы копируете, сдвинется вправо или вниз.
Точно так же можно добавить в таблицу новые ячейки. В этом случае нужно поступить следующим образом.
Добавление ячеек
1. Выделите ячейку или диапазон, на место которой нужно поместить дополнительные ячейки.
2. В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выполните команду Вставить ячейки.
3. В открывшемся окне (рис. 2.14) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмите OK.
157
158
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
То есть, если вы выбираете ячейки, со сдвигом вниз, то
на месте выделенных ячеек появятся новые, а те, что
вы выделили, «уедут» вниз.
Чтобы добавить целую строку или столбец, выделите
ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно
поместить новую (или в столбце, левее которого будет
добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить
в группе Ячейки на вкладке Главная и выполните команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на
лист.
Рис. 2.14. Выбор способа
добавления ячеек
Удаление ячеек
Щелкните на ячейке или диапазоне, который должен быть удален, и нажмите
кнопку Удалить в группе Ячейки. При этом произойдет удаление с автоматическим
сдвигом вверх содержимого лежащих ниже ячеек. Если вы хотите выбрать другое
направление сдвига, щелкните правой кнопкой мышки на выделении, выполните
команду Удалить, в открывшемся окне выберите вариант сдвига и нажмите OK.
Для удаления целой строки или столбца щелкните правой кнопкой на заголовке
и выполните команду Удалить из контекстного меню.
Очистка ячеек
Выше мы уже говорили о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать Delete. Точно
так же можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако
имейте в виду, что при использовании клавиши Delete удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат
чисел сохранятся. Чтобы указать программе, что именно
вы хотите удалить из ячеек — только содержимое, только
формат или и то и другое, щелкните на стрелке кнопки
Очистить в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните нужную команду (рис. 2.15). При выборе пункта
Очистить все удаляется и содержимое ячеек, и формат.
Рис. 2.15. Выбор варианта
очистки ячеек
Поскольку числа, введенные через точку, �������������������������������������
Excel��������������������������������
воспринимает как даты, то, ошибившись со знаком препинания при наборе десятичной дроби, вы автоматически
зададите для ячейки формат даты, и потом даже при правильном вводе дроби она
превратится в дату. И только после того, как вы очистите формат, вы сможете спокойно ввести любое число.
Форматирование ячеек
Работа с листами
Каждый новый файл Excel (книга) может содержать столько листов, сколько
вам нужно. По умолчанию лист один. Но одним щелчком вы можете создать
сколько угодно новых. Листы — электронные таблицы, переключаться между
которыми можно, щелкая кнопкой мыши на ярлыках в нижней части окна. По умолчанию они называются Лист1, Лист2 и Лист3… С листами можно выполнять
стандартные действия: копировать, переименовывать, добавлять и удалять,
пере­мещать.
Чтобы переименовать лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Переименовать. При этом название листа станет доступным для
редактирования. Наберите новое имя и нажмите Enter.
Для создания нового листа нажмите кнопку Вставить лист
справа от ярлычков листов.
, которая находится
Чтобы удалить ненужный лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке
и выполните команду Удалить.
Листы можно перемещать друг относительно друга. Для этого щелкните на ярлычке листа, который нужно переместить, и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите лист в новую позицию, которая помечается при перемещении маленькой
черной стрелочкой. Скопировать лист можно таким же способом, если при перемещении удерживать нажатой клавишу Ctrl.
Если в одной книге будет создано большое количество листов, то в окне не смогут
отобразиться все их ярлыки. Для перемещения между ними используйте кнопки
прокрутки
, расположенные слева от ярлычков.
Если в книге создано большое количество листов, можно пометить ярлычки важнейших из них определенным цветом, чтобы было проще ориентироваться. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке, наведите указатель мыши на подменю
Цвет ярлычка и на открывшейся палитре выберите понравившийся оттенок.
Форматирование ячеек
Форматирование содержимого ячеек ���������������������������������������
Excel����������������������������������
ничем не отличается от форматирования текстовых таблиц в Word. Идем в группу Шрифт на вкладке Главная. Видим
там кнопки шрифтов, заливки ячеек и отображения границ. Поскольку с ними вы
уже хорошо знакомы, не будем останавливаться на рассмотрении каждого из них.
Общий принцип работы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон,
а затем нажать кнопку в группе Шрифт.
159
160
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания
содержимого ячейки относительно границ. Некоторые из них мы уже знаем. Остановимся на новых.
Кнопки
позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границы или по центру.
С помощью команд меню кнопки Ориентация
задать направление поворота текста в ячейке.
(нажмите ее стрелочку) можно
Часто, если нужно написать заголовок, приходится объединять ячейки и текст
одной из них, помещать по центру всей области объединения. В ������������������
Excel�������������
есть волшебная кнопка Объединить и поместить в центре . Для создания заголовка наберите
текст в ячейке, выделите нужный диапазон, который собираетесь объединять,
включая ячейку с текстом, и нажмите эту кнопку. Обратите внимание: кнопка со
списком.
На рис. 2.16 я вам привела примеры всех перечисленных приемов форматирования.
Тренируйтесь, делайте у себя то же самое.
Рис. 2.16. Различные способы форматирования ячеек
Когда вы начнете работать с таблицами, то быстро поймете, что все время приходится менять ширину столбцов и высоту строк, чтобы содержимое ячеек полностью
показывалось на экране, не перекрывая при этом другие ячейки.
Мы уже научились таскать границы вручную, сейчас я расскажу, как сделать это
автоматически. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, выделите ее или
его, нажмите кнопку Формат в группе Ячейки на вкладке Главная и выполните ­команду
Форматирование ячеек
Автоподбор ширины столбца. Для выравнивания высоты ищите команду Автоподбор
высоты столбца в меню этой же кнопки.
Теперь нажмите кнопку Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная. Что такое стиль
ячейки? Это набор параметров форматирования. А если по-русски, то вы можете
выбрать: шрифт, цвет заливки и шрифта, наличие и вид границы, числовой формат
ячейки… Просто ищите то, что понравилось в коллекции (рис. 2.17), и щелкайте
кнопкой мыши на нужном варианте.
Рис. 2.17. Выбор стиля ячеек
Кстати, вы можете применять стили оформления Excel и к отдельным ячейкам,
и к таблице целиком.
Стиль таблицы как единого целого определяет оформление заголовка, границы и заливку ячеек. Если вы уже ввели все данные в таблицу, а теперь решили ее оформить,
выделите таблицу и нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили на
вкладке Главная. Выбрав в коллекции подходящий стиль, щелкните кнопкой мыши
на его эскизе. В открывшемся окошке необходимо установить флажок Таблица с заголовками, если текст заголовков вы уже ввели. В противном случае поверх вашей
выделенной таблицы будет вставлена строка заголовка с именами столбцов по
умолчанию Столбец 1, Столбец 2 и т. д., которые нужно будет переименовать.
161
162
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Вы можете сначала задать стиль таблицы, а затем начать заполнять ее. Для этого
выделите примерную область вашей будущей таблицы, нажмите кнопку Форматировать как таблицу, выберите подходящий стиль и в открывшемся окошке просто
нажмите OK. В нижнем правом углу заготовки вы увидите маленький треугольник.
Чтобы изменить размеры заготовки таблицы, наведите на него указатель мыши
и, когда он примет вид , протащите границу по горизонтали или вертикали, чтобы увеличить или уменьшить количество оформленных ячеек. Границу можно
перетаскивать только по вертикали или горизонтали. Если вам нужно увеличить
и количество строк, и количество столбцов, протяните сначала нижнюю границу
вниз, а затем правую вправо. Определившись с размерами, заполните форму.
При желании вы можете комбинировать стиль таблицы со стилями отдельных
ячеек в ее составе. Вот смотрите, как я оформила свой расчет с использованием
стиля из коллекции Excel (рис. 2.18).
Рис. 2.18. Использование встроенного стиля таблицы
Переходим к самому страшному — к формулам. В формулах ведь вся изюминка,
вся соль. Научитесь с ними работать и можете со спокойной душой выбрасывать
калькулятор. Потому что для вас он станет таким же архаизмом, как сейчас деревянные счеты.
Не отступайте! Половина пути в освоении Excel уже пройдена. Итак, набираем
в легкие побольше воздуха и читаем дальше.
Формат чисел
Наконец-то добрались до формата чисел. Я уже не раз о нем упоминала, теперь
разложу все по полочкам (хотя общий смысл вы уже могли понять).
Числа в Excel���������������������������������������������������������������
��������������������������������������������������������������������
могут отображаться в различных форматах. В этом разделе мы поговорим о том, какие существуют форматы чисел и как задать для ячейки определенный числовой формат.
Формат чисел
По умолчанию в Excel установлен общий формат ячеек. Это значит, что в любую
чистую ячейку вы можете смело вводить любые данные: текст, числа или формулы.
Вас поймут и данные запомнят. А сейчас мы узнаем (или повторим) те особенные
способы введения чисел, для которых Excel автоматически меняет формат.
‰‰ Если вы вводите число через запятую, Excel трактует это как десятичную
дробь.
‰‰ При вводе чисел через точку, слеш или тире в ячейке устанавливается формат
даты и данные отображаются в виде даты.
‰‰ Если вы вводите число через двоеточие, автоматически устанавливается формат
времени.
‰‰ Если вы хотите представить введенное число в процентном формате, добавьте
после него знак %.
‰‰ Чтобы представить число в денежном формате (в рублях), наберите после него р..
В денежном формате к числу добавляется знак денежной единицы, а каждые
три цифры числа отделяются друг от друга пробелами для вашего же удобства.
‰‰ Если вы отделите пробелами в числе по три цифры, например 36 258, 2 739, вы
переведете его в числовой формат. Он аналогичен денежному, за исключением
того, что на экран не выводится знак денежной единицы.
‰‰ Если в ячейку нужно поместить простую дробь, например 3/5, или 1Ѕ, поступите следующим образом. Введите целую часть дроби (для дробей меньше
единицы нужно набрать ноль), затем нажмите Пробел и наберите дробную часть,
используя слеш, например 1 4/5. В результате в ячейке будет установлен дробный формат и запись отобразится без изменений (не превращаясь в десятичную
дробь).
Excel����������������������������������������������������������������������������
считает с точностью до 15-го знака после запятой, однако в ячейках выводятся только два десятичных знака (при необходимости эту настройку можно изменить, скоро расскажу как). Полностью число можно увидеть в строке формул,
выделив ячейку.
Изменить формат числа можно не только по-разному набирая числа, но и с помощью специальных инструментов. За установление числовых форматов ячеек
отвечают кнопки, которые находятся в группе Число на вкладке Главная. Рассмотрим
эти инструменты.
‰‰ Откройте меню кнопки Числовой формат
. Вы можете выбрать
формат чисел для выделенной ячейки или диапазона. С большинством форматов вы уже познакомились. Сделаю лишь замечание относительно процентного
формата. При его выборе число, находящееся в ячейке, будет умножено на 100
и к нему добавится знак %.
163
164
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Новыми для вас являются экспоненциальный и текстовый форматы. Коротко о каждом из них.
Любое число можно представить в виде десятичной дроби, умноженной на 10 в степени, равной количеству знаков после запятой. Так, число 1230 можно записать
в виде 1,23 ´ 103, а число 0,00015 — как 1,5 ´ 10–4. Точно так же поступит и Excel,
если вы выберете экспоненциальный формат. Только он использует разделитель Е в записи вместо ´10. Так, число 1230 в экспоненциальном формате будет
выглядеть как 1,23Е+03, а число 0,00015 — как 1,5Е-04.
Текстовый формат можно использовать не только для текста. Он полезен, когда
требуется, чтобы Excel распознавал число как текст и оно не принимало участие
в расчетах. При выборе текстового формата число в ячейке будет выровнено по
левому краю, как и текст.
‰‰ Кнопка
переводит содержимое ячейки в финансовый формат. По умолчанию выбран российский рубль. Если вам нужен доллар или евро, щелкните на
стрелке этой кнопки и задайте нужный вариант.
‰‰ Кнопка
переводит содержимое выделенных ячеек в процентный формат.
‰‰ С помощью кнопки
можно задать для ячеек числовой формат с разделителями-пробелами через три знака.
‰‰ С помощью кнопок Увеличить разрядность
и Уменьшить разрядность
можно увеличить или уменьшить количество знаков, отображаемых после
запятой.
Проведение расчетов
А вот теперь точно формулы!
Правила ввода простейших формул вы уже изучили. Сейчас мы попробуем разобраться с формулами посложнее.
Правила ввода формул
Правило 1. Ввод любой формулы всегда нужно начинать со знака равенства =.
Правило 2. В формуле могут находиться только:
‰‰ знаки арифметических действий: +, –, *, /, ^ (знак возведения числа в степень) и %;
‰‰ скобки ( ), [];
Проведение расчетов
‰‰ числа, текст (он берется в кавычки);
‰‰ ссылки на ячейки и диапазоны ячеек (как на текущем листе, так и на других
листах книги);
‰‰ встроенные функции.
Прочитали? Я понимаю ваше замешательство. Сейчас попробую объяснить по­
дробнее. Что такое встроенная функция? Идем в строку формул, нажимаем кнопку Вставить функцию
. В открывшемся окне Вставка функций выбираем в раскрывающемся списке Категория пункт Полный алфавитный перечень. Любуемся. Если вы
выделите в списке любую из этих функций, то рядом появится подсказка, что
именно эта функция делает.
Как видите, разнообразие функций огромно. Не расстраивайтесь, если не понима­
ете, зачем они все нужны. Я тоже далеко не все из них знаю, а пользуюсь буквально десятком. И вам, скорее всего, больше знать не понадобится.
Давайте рассмотрим конкретные примеры формул. Еще раз напоминаю, формула
всегда начинается со знака =.
‰‰ =А2+В2 — сложение значений двух ячеек;
‰‰ =А1*0,8 — умножение числа из ячейки А1 на 0,8;
‰‰ =D1^2+1 — возведение числа из ячейки D1 в квадрат и прибавление единицы
к результату.
Пример использования встроенной функции: =СУММ(А1:А5) — суммирование значений из диапазона ячеек А1:А5.
Еще немного теории. Вспомним школьный курс алгебры. Функция — это такая
выдуманная математиками штука, которая описывает зависимость между двумя
величинами. Помните, в школе писали f(x) = x2 или y = x2 , где y — это функция,
а x — аргумент функции. Y зависит от х. Меняем х, меняется y. То есть функция
зависит от аргумента.
Смотрим на наш пример. СУММ — имя функции. Аргумент функции А1:А5 — диапазон ячеек. Аргумент всегда заключается в скобки.
Впрочем, всю эту теорию про функции и аргументы вы можете благополучно пропустить мимо ушей и просто знать, что конкретная функция СУММ записывается
вот в таком виде: СУММ (число 1; число 2…), где число 1, число 2 и т. д. — аргументы
функции, те числа, которые нам нужно просуммировать.
В случае СУММ(А1:А5) у функции аргумент один — ссылка на диапазон ячеек.
Можно было бы написать так: СУММ(А1:А5; В7), тогда аргумента у функции стало
бы два и суммировались бы диапазон ячеек от А1 до А5 и число из ячейки В7.
165
166
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Что мы можем использовать в качестве аргументов функции?
‰‰ Числа. Просто числа. Так и пишем: СУММ(3; 1234; 265758494040). Банальный
калькулятор.
‰‰ Ссылки на ячейки. Это мы уже рассмотрели. Функция берет число из ячейки,
адрес которой вы укажете. Удобно, что число можно менять, сумма будет пересчитываться автоматически.
‰‰ Ссылки на диапазон ячеек. Это мы уже тоже видели.
‰‰ Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек, которые находятся на другом листе.
Рассказываю подробнее. В файле (книге) может быть несколько листов. Допустим, вы на одном листе считаете свой доход. Получаете финальное число.
А на другом листе вы считаете расходы, и вам нужно, чтоб у вас перед глазами
было число, которое покажет вам, сколько денег у вас осталось. Что нужно
сделать? Правильно, из доходов вычесть расходы. Доход на Листе1, расходы на
Листе2. Что делаем? В формулу на Листе2 вставляем не просто ссылку В2 (тогда
Excel возьмет число из ячейки В2 Листа2), а 'Лист1'!В2, то есть В2 из Листа1. Обратите внимание: Лист1 отделен штрихами, а после него стоит разделитель — !.
Штрих вводится в английской раскладке с помощью клавиши, на которой написана буква «Э». Если нужен диапазон из другого листа, то нужно написать
'Лист 1'!А1:С4.
Ну, я думаю, вы уже немного разобрались с тем, что представляет собой функция
в Excel. Это довольно сложная штука, но если ее не бояться, то можно посчитать
все что угодно. Главное удобство: не нужно эти функции из головы выдумывать,
все уже придумали и в библиотеку сложили.
Давайте расскажу, как вставить функцию в формулу.
Первый способ: нажимаем кнопку Вставить функцию
в строке формул.
Второй способ: идем на вкладку Формулы, в группу Библиотека функций. Там функции распределены по категориям в зависимости от того, для чего они предназначены. Что делает и как правильно записывается та или иная функция, можно
прочесть во всплывающей подсказке, которая появляется при наведении указателя мышки на имя функции в меню (рис. 2.19).
Третий способ: нажимаем треугольничек рядом с кнопкой Сумма в группе Редактирование на вкладке Главная (рис. 2.20). Тут находятся функции, которые используются чаще всего.
Четвертый способ: вводим название функции ручками с клавиатуры. Плохой
способ. Легко ошибиться.
Проведение расчетов
Рис. 2.19. Смотрим, что может сделать функция
Давайте мы с вами подробно рассмотрим функции, которые
вынесены в меню кнопки Сумма в группе Редактирование на
вкладке Главная (см. рис. 2.20). Не зря же их считают самыми
популярными.
Сумма. Эта функция — безусловный лидер программы Excel.
Ее использование упрощено до предела.
Если вам нужно просуммировать данные, которые расположеРис. 2.20. Эти
ны в одном столбце или строке, выделите их и нажмите кноп- функции нужны чаще
других
ку . Результат сложения тут же отобразится внизу (в случае
столбца) или справа (в случае строки). Щелкните кнопкой мыши на ячейке с результатом, в строке формул вы увидите функцию =СУММ(). Вот так одним движением руки можно просуммировать свои затраты в магазине.
167
168
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Если необходимо просуммировать значения из нескольких строк или столбцов
(неважно, являются они смежными или нет), выделите ряды и снова нажимайте
кнопку
. Суммы тут же отобразятся в ячейке, следующей за выделением.
Для суммирования ячеек, находящихся в прямоугольной области или в разных
частях документа, сделайте так.
1. Выделите щелчком кнопкой мыши ячейку, в которой нужно отобразить результат суммирования.
2. Нажмите кнопку . При этом в ячейке вы увидите =СУММ(), где в скобках будет
мигать курсор. Это вам мягко намекают на то, что нужно ввести аргументы
функции.
3. Выделите нужный диапазон ячеек (при необходимости — несколько диапазонов,
удерживая нажатой клавишу Ctrl). При этом он будет охвачен бегущей рамкой,
а в скобках формулы появятся ссылки на диапазоны ячеек (рис. 2.21).
Рис. 2.21. Суммирование диапазона ячеек
4. Нажмите Enter для получения результата.
После того как вы введете формулу, если вам нужно будет в ней что-то изменить,
то всегда можно это сделать. Например, вам захочется поменять диапазон ячеек,
которые нужно просуммировать (см. рис. 2.21).
Что делаем?
1. Дважды щелкаем на ячейке, содержащей формулу. При этом диапазон, принима­
ющий участие в расчетах, будет охвачен синей рамкой с маркерами в углах.
2. Подводим указатель мыши к нужному углу и, когда он примет вид стрелки
,
протаскиваем границы рамки так, чтобы захватить новые ячейки (или, наоборот,
исключить старые). При этом адрес диапазона в скобках формулы будет изменяться автоматически. Впрочем, вы можете и просто набрать новые адреса
ячеек в формуле.
3. Нажимаем Enter для подсчета нового результата.
Проведение расчетов
Что еще есть в списке кнопки
(см. рис. 2.20)?
‰‰ Среднее. Вызывает функцию =СРЗНАЧ(), с помощью которой можно подсчитать
арифметическое среднее диапазона ячеек (просуммировать все данные, а затем
разделить на их количество).
‰‰ Счетчик. Вызывает функцию =СЧЁТ(), которая определяет количество ячеек в выделенном диапазоне.
‰‰ Максимум. Вызывает функцию =МАКС(), с помощью которой можно определить
самое большое число в выделенном диапазоне.
‰‰ Минимум. Вызывает функцию =МИН() для поиска самого маленького значения
в выделенном диапазоне.
Кстати, результат работы некоторых из этих функций можно видеть, не обращаясь
к ним самим непосредственно. Выделите интересующий вас диапазон и посмотрите вниз на строку состояния Excel����������������������������������������������
���������������������������������������������������
. Слева от регулятора масштаба появятся значения суммы, количества ячеек в диапазоне и среднего арифметического (рис. 2.22).
Очень удобно, не правда ли?
Рис. 2.22. Расчет в строке состояния
Относительные и абсолютные адреса
Адреса ячеек и диапазонов в Excel могут быть относительными и абсолютными.
Попробую объяснить разницу. Помните, когда я писала об автозаполнении, то,
рассматривая рис. 2.3, мы убедились в том, что можно в одной строке запомнить
формулу =В2*С2, а потом скопировать ее на весь столбец. При этом умный Excel
в каждой следующей строчке сам поменяет цифры. Строчкой ниже формула превратится в =В3*С3 и т. д.
Так вот, это потому, что в данном случае адреса ячеек относительные. То есть Excel
запомнил, что для того, чтобы получить нужное произведение, необходимо взять
две ячейки (В2 и С2) левее той, в которой пишется результат (D2), и их содержимое
перемножить. Для каждой следующей строчки программа опять же возьмет две
ячейки левее ячейки с результатом.
Часто бывают случаи, когда во всех формулах используется одна и та же ячейка.
Например, вбиваем в ячейку А1 курс доллара, а потом во всей таблице нам нужно
будет цену товара умножить именно на то, что стоит в ячейке А1. Вот тут-то нам
и понадобится абсолютный адрес.
169
170
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Абсолютный адрес не будет изменяться при копировании или автозаполнении
ячеек. А выглядит он так: $А$1. Это абсолютный адрес ячейки А1.
Чтобы быстро сделать относительный адрес в формуле абсолютным, дважды щелкните кнопкой мышки на формуле, поставьте курсор на нужную ссылку и нажмите
клавишу F4. Но можно знак $ добавлять в формулы вручную с клавиатуры.
Решим-ка задачку
Вот я все рассказываю вам: «можно это, можно то», давайте уже попробуем применить в конкретной задачке то, что вы изучили в теории.
Берем реальный жизненный пример. Девушка Даша занимается распространением косметики. И для подсчета своей прибыли пользуется Excel. Смотрим, что у нее
получается.
Мини-бизнес такой. В фирме Даша берет косметику с 10%-ной скидкой, а потом
продает ее знакомым по цене, которая указана в каталоге. Каждый день все свои
продажи она записывает в файлик Excel, а в конце месяца подсчитывает свою
прибыль. Давайте по шагам проделаем все то же самое, чтобы вы убедились, насколько все быстро и удобно.
Каталог косметики, который Даша дает смотреть подругам, красивый и глянцевый, но на компьютере есть электронный вариант, который выглядит вот так
(рис. 2.23).
Что нам с вами нужно сделать в первую очередь? Обзавестись похожим каталогом,
чтобы было на чем тренироваться. Если не лень, наберите в Excel что-то похожее
на рис. 2.23 и сохраните этот файл под именем Каталог в папку А это мои документы. Действуйте так же, как в Word, — ищите в меню Файл команду Сохранить.
Теперь нужно создать файл Прибыль, в котором мы будем подсчитывать то, что
мы заработали. Щелкните на меню Файл и выберите Создать. В появившемся
окне оранжевым цветом будет выделен значок Новая книга. Это то, что нам нужно,
мы ведь еще не забыли, что файлы Excel называются книгами. Нажимаем справа
внизу кнопку Создать. Точно так же, как и Каталог, сохраняем файл в папку А это
мои документы под именем Прибыль.
У вас должны быть открыты оба этих файла1. Начинаем работу.
1
Вообще не обязательно создавать новый файл. Все свои расчеты вы можете сделать
на другом листе файла с каталогом. Щелкните на ярлыке Лист2 и считайте на здоровье.
Иногда удобнее иметь два файла, иногда лучше все считать в одном, зависит от ситуации
и вашего желания.
Решим-ка задачку
Рис. 2.23. Каталог косметики
Первым делом обозначим месяц, за который будет проводиться расчет. Наберите
в ячейке А1 файла Прибыль название месяца и оформите его каким-нибудь стилем
(щелкните на кнопке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и выберите тот, что
нравится).
Теперь скопируем из каталога в файл Прибыль то, что мы продали.
Выделяем название первого проданного товара и его цену, щелкаем на выделении
правой кнопкой мышки и выбираем строку Копировать. Вокруг того, что мы выделили, начинает бегать рамка. Переходим из каталога в файл Прибыль, щелкаем
на ячейке А2 и в контекстном меню выбираем Вставить. Так, по ширине название
явно не вписалось в новую ячейку. Изменим ее ширину. Подведите указатель мышки к границе заголовков первого и второго столбца и дважды щелкните на ней,
чтобы ширина первого столбца увеличилась как раз до размеров текста.
Все остальное предлагаю копировать не по одной строке, а за один раз скопом. Поскольку наименования товаров находятся в несмежных ячейках, мы будем выделять
их вместе с ценами последовательно, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Когда все
171
172
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
выделите, щелкайте на выделенном правой кнопкой мышки, выбирайте Копировать,
переходите в файл Прибыль, щелкайте на ячейке А3 и выбирайте Вставить. Вот так
мы составили список того, что удалось продать в текущем месяце.
Теперь займемся подсчетами, но перед этим оформим шапку нашей таблицы, чтобы не запутаться, где у нас что.
Поверх списка надо вставить дополнительную строку для шапки. Для этого выделяем первую строку списка, там, где у нас помада (для этого нужно щелкнуть на
заголовке строки), и в группе Ячейки вкладки Главная нажимаем кнопку Вставить.
Если скопировался формат ячейки с названием месяца, его можно убрать. Выделите ячейку, в группе Редактирование нажмите кнопочку Очистить (с ластиком) и выберите Очистить форматы.
Набираем шапку. Над названиями пишем Наименование товара, над це­
нами — Цена без скидки, и последнее — Прибыль. Там, где надпись не умещается по ширине, увеличиваем ширину столбца двойным щелчком на границе
заголовка.
А скидку запишем где-нибудь вверху, мало ли, она когда-нибудь изменится, будет
удобно ее подправить сразу. В ячейке В1 набираем слово Скидка, в ячейке С1 вводим
ее размер — 10% (сразу таким образом переводим ячейку в процентный формат).
Оформляем скидку каким-нибудь стилем (кнопка Стили ячеек в группе Стили).
Вот что получилось у меня (рис. 2.24).
Рис. 2.24. Табличка для подсчета прибыли
Видите, наша Даша продала по одному наименованию каждого товара, а некоторого — по нескольку. Значит, и прибыль будем считать с суммы.
Как получились числа в графе Сумма, я думаю, очевидно — мы умножили цену
товара на количество.
Решим-ка задачку
Чтобы рассчитать прибыль с каждого продукта, нужно число из графы Сумма
умножить на процент скидки. В нашем примере он равняется 10. Глядя на рис. 2.24,
понятно, что в ячейке Е3 должна быть формула =Е1*D3. Вводим формулу. Либо
просто набираем с клавиатуры, либо делаем так.
1. Щелкаем на ячейке Е3.
2. Набираем знак =.
3. Щелкаем на ячейке E1. Видим, что этот адрес появился в формуле.
4. Набираем *.
5. Щелкаем на D3. Этот адрес тоже появляется в формуле.
6. Нажимаем Enter.
Формула готова — ее вы можете видеть в строке формул вверху, а в самой ячейке
уже представлен результат расчета.
По логике останется только распространить формулу на остальные ячейки столбца с помощью автозаполнения, но… вспоминаем, что я рассказывала про относительную и абсолютную адресацию.
Попробуйте скопировать формулу из E3 в ячейку E4. Что получилось? Получились
«зюки» непонятные. А знаете почему? Потому что наша формула превратилась
в =E2*D4. А в ячейке E2 у нас что? Ничего. Вот программа и не понимает, чего вы от
нее хотите, и рисует вам «зюки» вместо ответа. Как исправить ошибку? Как добиться того, чтобы во всех формулах была ячейка E1? Сделать ее адрес абсолютным.
То есть написать $E$1.
Итак, формула в ячейке E3 будет выглядеть так:
=$E$1*D3 (рис. 2.25). И в таком виде вы можете
ее копировать в другие ячейки.
Ну а теперь представьте, что в один прекрасный день размер скидки поменялся. Например,
с 10 на 5 %. Вы легким движением руки меняете в таблице одну цифру в ячейке E1. Остальное
Excel пересчитает сам. Очень удобно!
Рис. 2.25. Делаем адрес ячейки
абсолютным
Теперь предлагаю оформить нашу табличку каким-нибудь красивым стилем.
Выделяем ее (включая шапку), в группе Стили нажимаем кнопочку Форматировать
как таблицу и выбираем понравившийся стиль щелчком кнопкой мыши. Появится
маленькое окошечко. Проверьте, чтобы в нем стоял флажок Таблица с заголовками
(у нас же есть заголовки), и нажмите OK.
173
174
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Теперь дело за малым — просуммировать наши проценты. Для этого выделяем
ячейки, в которых рассчитана прибыль, и нажимаем кнопку
в группе Редактирование. Результат сразу выскочит внизу, да еще и будет красиво оформлен в виде
строки итогов. Все удобства на блюдечке! Щелкните кнопкой мышки на конечной
сумме и посмотрите на строку формул, там будет написано следующее: =СУММ(E3:E8).
Это значит, что программа сложила все числа, которые находятся в ячейках с E3 по E8.
То, что нам нужно.
Если вам не нравятся кнопки сортировки в шапке таблицы, уберите их. Щелкните
на кнопке Сортировка и фильтр в группе Редактирование (курсор должен стоять гденибудь в таблице) и выполните команду Фильтр.
Вот какая красота должна у вас получиться в итоге (рис. 2.26).
Рис. 2.26. Готовая табличка с подсчетом прибыли
Ошибки в формулах
При работе с формулами в Excel нередко возникают ошибки, связанные не только
с правильностью написания формулы, но и с правильным определением адресов
ячеек и диапазонов с данными. Опишу некоторые способы выявления и устранения
ошибок.
Иногда возникает ситуация, когда после введения формулы в ячейке вместо результата появляется сообщение об ошибке. Это связано с тем, что при расчетах
программа столкнулась с каким-то противоречием. Вот список наиболее часто
встречающихся сообщений в ячейках.
‰‰ #ЗНАЧ! — ошибка в типе данных, используемых в формуле. Возможно, в одной
из ячеек диапазона находится текст.
‰‰ #ИМЯ? — ошибка в имени функции или в адресах ячеек и диапазонов, присут­
ствующих в формуле.
‰‰ #ССЫЛКА! — удалены или перемещены ячейки или диапазоны, на которые
ссылается формула.
Строим диаграмму
‰‰ #ДЕЛ/0! — при расчете происходит деление на ноль.
‰‰ ###### — данные не умещаются по ширине в ячейку. Увеличьте ширину
столбца перетаскиванием границы заголовка.
Если Excel обнаружит ошибку в написании формулы (например, будут пропущены
или поставлены лишние скобки, если между аргументами функции будет отсут­
ствовать разделитель (;), обнаружится меньше аргументов, чем того требует функция),
будет выдано сообщение об ошибке, похожее на то, что вы видите на рис. 2.27.
Рис. 2.27. Excel обнаружил ошибку в формуле
В этом случае нужно вернуться к ячейке с формулой, перепроверить ее и исправить
ошибку.
Самая опасная ошибка — неправильный ввод адресов ячеек и диапазонов в формулу. Программа определяет только математические ошибки и ошибки написания
формул, но предугадать, данные каких именно ячеек должны присутствовать в формуле, не может. За этим должны внимательно следить вы.
Проще всего проверить правильность указания адресов ячеек и диапазонов в формуле так. Щелкните два раза на ячейке, содержащей формулу. При этом ячейки
и диапазоны, входящие в нее, будут выделены в таблице рамками с маркерами, цвет
которых соответствует цвету ссылки в формуле. Если был указан неправильный
адрес, перетащите рамку на нужную ячейку (или измените ее размеры протаскиванием маркера при увеличении или уменьшении диапазона).
Строим диаграмму
В Excel есть средства для создания высокохудожественных графиков и диаграмм,
с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить то, что отражают
ваши числа в таблице. В этом возможности Excel по сравнению с Word огромны
и необъятны.
Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка (рис. 2.28) Посмотрите, сколько видов диаграмм мы можем нарисовать!
175
176
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
График, гистограмма, диаграмма того или иного вида.
Для чего такое разнообразие? Можно сказать, что для
красоты… Но есть случаи, когда нагляднее график, например, вам нужно показать, как меняется что-то со временем.
Иногда круговая диаграмма, допустим, когда нужно показать, сколько народа проголосовала за делегата Иванова. А если вам нужно что-то сравнить, то удобнее всего
гистограмма или линейчатая диаграмма.
Рис. 2.28. Кнопки
вставки графиков
и диаграмм
Мы с вами потренируемся рисовать диаграммку на примере личного бюджета.
Увидите, как можно наглядно отобразить все свои статьи расходов.
В первую очередь нужно создать таблицу, на основе которой будет построена диаграмма. Таблица должна иметь стандартный вид: данные нужно поместить в один
или несколько столбцов (в зависимости от задачи). Для каждого столбца создайте
текстовый заголовок. Впоследствии он будет автоматически вставлен в легенду
графика.
Для себя я составила вот такую таблицу ежемесячных расходов (рис. 2.29). Сделайте у себя такую же, цифры можете подставлять свои. Заполнять ячейки, надеюсь,
у вас уже получается без труда.
Рис. 2.29. Таблица для построения диаграммы
После того как таблица создана, выделите все ее ячейки, включая заголовки, перейдите на вкладку Вставка и в группе Диаграммы щелкните на кнопке Рекомендуемые
диаграммы. Программа подскажет, какую именно диаграмму лучше использовать
для таблицы.
Для нашей задачи лучше всего подойдет объемная диаграмма (рис. 2.30). Выберите ее щелчком кнопкой мышки.
Если вы не доверяете программе, то можете щелкнуть на вкладке Все диаграммы
и насладиться всем списком возможных диаграмм.
Строим диаграмму
Рис. 2.30. Выбираем тип диаграммы
Из предложенных вариантов я выбрала круговую диаграмму. В результате на листе появилась вот такая красота (рис. 2.31). Неплохо для начала. Но мы ее с вами
еще доработаем.
Рис. 2.31. В таком виде диаграмма была вставлена на лист
177
178
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Собственно, мы с вами разбирали диаграммы в Word и многое вы уже знаете.
Помните, когда нам нужно было ввести данные, появлялся ма-а-аленький файлик,
очень похожий на Excel.
Вы можете тягать рамку диаграммы за маркеры, чтобы изменить ее размер. Маркер
есть и внизу (там, где точечки), и по углам. Если хотите подвинуть саму диаграмму,
наведите указатель мышки на рамку в то место, где нет точечек, и, когда он примет
вид
, двигайте диаграмму в произвольном направлении.
Кнопки, которые появляются рядом с диаграммой (см. рис. 2.31) работают, как
и в Word.
Обратите внимание: при выделении области графика в главном меню появляются
две новые вкладки. На вкладке Конструктор можно подобрать для графика определенный макет и стиль. Давайте-ка займемся этим. Было бы хорошо, если бы в каждом сегменте круга отображался процент расходов от общей суммы затрат. Это можно сделать, выбрав стиль с процентами. Предлагаю вариант Стиль 11 (рис. 2.32).
Вот уже и процентики появились.
Рис. 2.32. Выбираем для диаграммы новый макет
Сортировка, фильтрация и поиск
Надо бы изменить название диаграммы, а то Сумма не очень удачное название. Обзовем наш шедевр Расходы за месяц. Щелкаем на названии, оно выделится рамкой. Удаляем надпись Сумма (все точно так же, как в Word) и набираем
новое.
Рис. 2.33. Готовая диаграмма
Больше всего денег у меня тянет еда, коммуналка и кредит. А у вас?
Сортировка, фильтрация и поиск
Довольно часто возникают ситуации, когда нужно отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Давайте-ка откроем
нашу табличку с прибылью от продажи косметики (см. рис. 2.26). Ее можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара,
выстроив его по алфавиту.
Чтобы отсортировать список по названиям, находящимся в первом столбце, выделите любую ячейку из первого столбца, нажмите кнопку Сортировка и фильтр
в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните команду Сортировка
от А до Я.
Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите любую ячейку из второго столбца и выполните ту же команду.
Но можно пойти сложным путем. Выбрать в списке кнопки Сортировка и фильтр
строку Настраиваемая сортировка и в открывшемся окне (рис. 2.34) в области Столбец
179
180
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
в списке Сортировать по выберите пункт Цена без скидки, а в области Порядок — По возрастанию или По убыванию, как хотите. Нажмите OK, чтобы все отсортировалось по
цене (рис. 2.35).
Рис. 2.34. Окно настройки сортировки
Рис. 2.35. Список отсортирован по возрастанию цены
Списки в Excel можно фильтровать сложными способами, то есть отбирать данные,
удовлетворяющие какому-либо условию. Предположим, в нашем списке нужно
отобрать товары, стоимость которых не превышает определенной суммы.
Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выполните
команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся
списков. Если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут
присутствовать по умолчанию и выполнять данную команду не нужно (если только вы не убрали кнопки).
Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и укажите пункт, соответствующий условиям сортировки (рис. 2.36). В открывшемся окне (рис. 2.37) выберите
в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите OK.
Сортировка, фильтрация и поиск
Рис. 2.36. Выбираем команду для фильтрации данных
Рис. 2.37. Задаем порог фильтрации
В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют
условиям фильтрации (рис. 2.38). Чтобы вновь отобразить все пункты списка,
нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация,
и в списке значений установите флажок Выделить все.
Рис. 2.38. Таблица после фильтрации
181
182
Глава 2. Табличный редактор Microsoft Excel
Поиск и замена данных в ячейках Excel выполняется так же, как и поиск текстовых
фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш
Ctrl+F или щелкните на кнопке Найти и выделить в группе Редактирование и выполните команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого
можно вводить условия для поиска и замены данных.
С книгами Excel�������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������
можно выполнять все стандартные действия: открытие, сохранение, распечатку, за которые отвечают команды меню Файл. Подробно эти команды
мы рассмотрели в главе, посвященной Word��������������������������������������
������������������������������������������
, поэтому сейчас не будем на них останавливаться. В Excel все аналогично.
Закончим с электронными таблицами. Хоть бы все это переварить. Но я в вас верю!
Все у вас получится! А пока отдыхайте до следующей главы.
Глава 3
Программа для создания
презентаций PowerPoint
Внешний вид программы
Начало работы
Вкладка Главная
Работа с фигурами
Вкладка Дизайн
Вкладка Вставка
Вкладка Переходы
Вкладка Анимация
Показ слайдов
Вкладка Рецензирование
Вкладка Вид
Меню Файл
Параметры PowerPoint
184
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Презентация — это красиво оформленный доклад. Одно дело — рассказать о своих
достижениях на словах, совсем другое — показать при этом красивые картинки.
Презентации �����������������������������������������������������������������
PowerPoint — это
����������������������������������������������������
просто, наглядно, доступно, производит впечатление сложной проделанной работы, особенно если зрители не владеют компьютером.
Так что если нужно пустить пыль в глаза или понятно и красочно изложить свои
мысли, осваивайте PowerPoint!
Итак, приступим!
Внешний вид программы
Найдите на Начальном столе плитку запуска программы
(рис. 3.1).
Запускайте (рис. 3.2)!
Что это в середине экрана? Про заголовок какого такого
слайда там написано? Все очень просто. Создавая презентацию, вы будете делать именно последовательность слайдов.
Рис. 3.2. Программа PowerPoint
Рис. 3.1. Программа
PowerPoint
Внешний вид программы
Вы будете указывать временной интервал, через который один слайд должен
уступить место следующему, и то, каким именно способом они будут сменяться
(то есть настроите анимацию).
Потом запустите презентацию — слайды, как кадры, начнут сменять друг друга
указанным способом в выбранной последовательности.
Рассмотрим все по порядку.
Меню Файл
Меню Файл, как и в других программах Microsoft Office, находится в левом верхнем
углу (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Меню Файл
Оно содержит стандартные команды для работы с файлами: Создать, Открыть,
­Сохранить, Сохранить как, Печать, Закрыть.
Подробное изучение этого меню мы с вами оставим на конец главы, пока вам достаточно знать, что оно есть.
185
186
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Панель быстрого запуска
Панель быстрого запуска находится в самом верху,
как и в других программах (рис. 3.4). На нее можно
(и нужно) помещать кнопки, которыми вы чаще всего пользуетесь.
Рис. 3.4. Панель быстрого запуска
У меня пока на ней кнопки Сохранить, Отменить и Повторить и кнопка Начать с начала,
которая запускает презентацию.
Чтобы настроить панель быстрого запуска, щелкните на кнопке
справа от нее.
Вы можете выбрать свои любимые команды из предложенного списка.
Начало работы
Каким должен быть ваш первый слайд?
Простым? Тогда щелкаем в поле Заголовок слайда и пишем слово Презентация,
а вместо Подзаголовок слайда набираем Кадр первый (рис. 3.5).
Рис. 3.5. Самый простой первый слайд
Начало работы
Как вы понимаете, текст заголовка и подзаголовка может быть любым. Да, вышло
простенько, но зато понятно, о чем речь.
Сейчас я расскажу о важных вещах, которые нужно знать перед началом работы.
‰‰ Создать новый слайд можно, нажав кнопку Создать слайд на вкладке Главная.
‰‰ Переходить от слайда к слайду можно, щелкая на эскизе нужного слайда на
ленте слайдов, которая находится в левой части окна программы.
‰‰ Запустить просмотр презентации можно, нажав клавишу F5 или воспользова­
вшись кнопкой Начать с начала на панели быстрого запуска.
‰‰ Посмотреть презентацию, начиная с выделенного слайда, можно, нажав
Shift+F5.
‰‰ Выйти из режима показа можно, нажав клавишу Esc.
В режиме показа слайды сменяют друг друга либо автоматически (я позже расскажу, как это настроить), либо при нажатии клавиши Пробел, либо при щелчке
кнопкой мыши.
В режиме показа слайда в левом нижнем углу появляются потайные кнопки. Они
становятся видны только тогда, когда вы наведете на них указатель мыши
(см. рис. 3.5).
Рассмотрим эти кнопки.
С помощью кнопок
Кнопка
и
вы можете листать слайды назад и вперед.
имеет свое меню (рис. 3.6).
Выберите Перо или Маркер и попробуйте
порисовать указателем мыши прямо на
слайде. Вы сможете выделять и подчеркивать нужные слова или делать пометки прямо во время показа презентации.
Как видите, в меню кнопки
можно
задать цвет чернил и воспользоваться Ла­
стиком, чтобы стереть ненужные пометки.
Можно также одним махом удалить все
рукописные данные со слайда.
Рис. 3.6. Меню кнопки
Лазерная указка даст вам возможность показывать на слайде то, на что вы хотите
обратить внимание во время показа презентации. Лазерная указка, в отличие от
пера и маркера, не оставляет следов.
187
188
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Кнопка
разложит вашу презентацию на экране в виде эскизов кадров (рис. 3.7).
Рис. 3.7. Эскиз презентации из трех кадров
В этом режиме вы можете перейти на любой кадр презентации, просто щелкнув на
нем мышкой.
Кнопка
работает как увеличительное стекло. Она выделяет область на кадре,
и при щелчке кнопкой мыши эта область увеличивается. Чтобы выйти из этого
режима, нажмите клавишу Esc.
У кнопки
тоже есть меню (рис. 3.8).
Команда Произвольный показ позволяет задать последовательность показа слайдов и сохранить эту последовательность под каким-нибудь именем. Например,
у вас может быть Сокращенный показ для быстрого
варианта презентации и Подробный показ для полного.
Или Вариант для покупателей и Вариант для директоров.
Позже я расскажу об этом подробнее.
Команда Экран позволяет изменить внешний вид
экрана.
Черный экран и Белый экран. Команда Черный экран
включит черный экран; Белый экран — соответственно
белый. На этом экране вы сможете рисовать фломастерами и ручками, взятыми из меню предыдущей кнопки.
Вернуться к слайду можно, нажав клавишу Esc.
Рис. 3.8. Меню кнопки
Вкладка Главная
Команда Завершить показ, как вы, я думаю, догадались, завершает показ презентации.
Ну и последнее, что хочу сказать перед началом работы. Презентация, какой бы
длинной она ни была, сохраняется как один файл. (Правда, у сохранения файлов
есть нюансы, и мы их обязательно обсудим, но позже.) И еще.
Напоминаю! В PowerPoint, как и во всех программах Microsoft
Office, работает справка, которая вызывается клавишей F1.
А теперь начнем наконец что-нибудь делать. Вперед, разбираться с меню!
Вкладка Главная
Начнем с вкладки Главная (рис. 3.9).
Рис. 3.9. Вкладка Главная меню PowerPoint
Буфер обмена. Здесь для вас не будет никаких неожиданностей: команды Вырезать,
Копировать, Вставить (работают горячие клавиши Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V) и кнопка вызова панели буфера обмена на 24 элемента. Как и в Word, вы можете запомнить
24 элемента (кусочков текста или рисунков), а потом вставлять их в любой слайд
легким движением руки.
Слайды. Кнопка Создать слайд вставляет новый слайд после выделенного. Если вы
нажмете стрелочку  рядом с командой, то узнаете, что вы можете создать разные
варианты слайдов (рис. 3.10). Мы с вами создали просто Титульный слайд (см. рис. 3.5),
а там вон сколько всего есть!
Какой бы слайд вы ни создали, вы всегда сможете изменить его, причем очень просто. Нажмите кнопку Макет и выбирайте снова (рис. 3.11).
Кнопка Сбросить восстановит внешний вид слайда в соответствии с темой по умолчанию. Как настроить тему по умолчанию, расскажу чуть позже.
Кнопка Раздел позволяет разбить презентацию на части. Потом вы сможете, например, распечатать только первый раздел. Деление это исключительно для вашего
удобства. При показе презентации не будет видно, где начинается один раздел
и заканчивается другой.
189
190
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.10. Макеты слайдов
Рис. 3.11. Выбор макета
Чтобы удалить слайд, нужно выделить его и нажать клавишу Delete.
Шрифт. Здесь для вас тоже нет ничего нового, после знакомства с программой Word
тут нет ни одной незнакомой команды.
Работа с фигурами
Все, чего может не хватить, скрыто за стрелочкой в правом нижнем углу . При ее
нажатии открывается окно Шрифт. С его настройками вы точно разберетесь самостоятельно, если понадобится.
Абзац. В этой группе находятся инструменты для форматирования абзацев (какая
неожиданность, не так ли?). Тут тоже практически все команды знакомы по
Word.
Рисование. Эта группа предназначена для работы с фигурами. Поскольку их часто
вставляют в презентации, в следующем разделе расскажу о них подробнее.
Редактирование. В этой группе сплошь знакомые вам команды.
‰‰ Найти — поиск текста. Введите в открывшемся окне символ (последовательность
символов), которую нужно найти.
‰‰ Заменить — вы можете не только найти символ, но и заменить его другим.
Например, найти, где у вас в тексте стоят подряд два пробела (вы ведь помните,
что слова нужно разделять одним пробелом, а не двумя-тремя?), и заменить
одним.
‰‰ Выделить — эта команда содержит подменю с командами Выделить все, Выбор объектов и Область
выделения. Последняя команда открывает панель
Выделение и видимость, о которой мы поговорим
подробнее позже.
Итак, перейдем к практике.
Работа с фигурами
Как я уже сказала выше, инструменты для работы с фигурами находятся в группе Рисование вкладки Главная.
Щелкните на кнопке Фигуры, и вы увидите, какие
фигуры можно вставить в слайд (рис. 3.12).
Создадим новый слайд и вставим в него несколько
фигур. Чтобы вставить фигуру, нужно сначала выбрать
ее из списка, а потом мышкой с нажатой левой кнопкой
растянуть ее на экране. Можно особо не церемониться
с точностью, потому что фигуру потом можно подвинуть и изменить ее размер.
Посмотрите, фигура появляется в рамке (рис. 3.13).
Рис. 3.12. Список фигур
191
192
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.13. Новая фигура в слайде
Если щелкнуть на угловых квадратиках рамки, можно растянуть фигуру, сохраняя
ее пропорции. Если потянуть за серединные квадратики, то увеличится только ее
длина (ширина). За зеленый кружок фигуру можно поворачивать. Если щелкнуть
в центре рамки, то фигуру можно будет двигать, не меняя ее размера.
Обратите внимание: как только вы нарисовали фигуру, на ленте появилась дополнительная вкладка Формат (рис. 3.14). На ней собраны инструменты, которые могут
вам понадобиться для работы с фигурами.
Рис. 3.14. Вкладка для работы с фигурами
Отдельно эту вкладку мы рассматривать не будем, потому что все ее команды дублируются на остальных вкладках ленты.
Продолжаем работать. Поместим на один слайд несколько фигур. Например, так
(рис. 3.15).
Что-то у меня фигуры абы как по слайду разбросаны… Что же делать? Перейти
к кнопке Упорядочить группы Рисование вкладки Главная (рис. 3.16) или к командам
группы Упорядочение вкладки Формат!
Работа с фигурами
Рис. 3.15. Вот такой получился слайд!
Рис. 3.16. Как упорядочить фигуры
193
194
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Чтобы упорядочить фигуры, то есть расставить
в нужном порядке, их необходимо выделить. Зна­ете
как? Можно просто щелкать на них при нажатой
клавише Ctrl, а можно в меню кнопки Упорядочить
нажать строку Область выделения. Откроется панель
Выделение (рис. 3.17).
В этом списке можно выделить фигуры, щелкая на
их названии. То, что вы выделите в этом окне, будет
выделено и на рисунке.
Если вы нажмете «глазик», который находится
справа в той же строке, что и название фигуры, то
«глазик» с кнопки исчезнет, а вместе с ним исчезнет
со слайда и сам объект. Это такая шапка-невидимка
для фигур.
Рис. 3.17. Панель Выделение
В верхней части панели есть кнопка Скрыть все. При ее нажатии скроется все, кроме фона. У кнопки Показать все обратное действие: она вернет все на места.
Итак, фигуры выделены, начинаем упорядочение.
Вы можете выровнять фигуры по середине (команда ВыровнятьВыровнять по середине кнопки Упорядочить), а потом распределить по горизонтали
(ВыровнятьРаспределить по горизонтали), и ваш рисунок будет ровнее ровного.
Чего-то нашему рисунку не хватает для полного счастья… Солнышка! Чтобы оно
не загораживало «формулу любви», я вывела его на задний план (рис. 3.18). Для этого я выбрала команду На задний план кнопки Упорядочить.
Рис. 3.18. Солнце на заднем плане
Работа с фигурами
И, конечно же, вы всегда сможете воспользоваться командой На передний план
кнопки Упорядочить, если захотите.
Теперь сгруппируем нашу «формулу». Выделяйте рожицы, сердечко и знаки «+»
и «=», а потом выбирайте команду Группировать кнопки Упорядочить. Теперь все эти
фигуры — группа, то есть единое целое. Вы можете двигать, поворачивать, уменьшать, увеличивать их скопом.
Теперь рассмотрим кнопку Экспресс-стили группы Рисование (рис. 3.19).
Рис. 3.19. Экспресс-стили
Эти стили можно и нужно применять отдельно к каждой фигуре. Фигуры станут
разностильными, и рисунок будет редкой красоты (рис. 3.20).
Теперь давайте вернемся к рис. 3.12 и обратим внимание на самый нижний ряд
фигур, которые называются Управляющие кнопки. На вид это точно такие же фигуры, но каждой из них можно задать какое-то действие. Посмотрите на слайд на
рис. 3.21.
При создании управляющей фигуры у вас откроется окно (рис. 3.22).
На рис. 3.22 я развернула список того, куда можно перейти по щелчку на фигуре.
Собственно, перейти можно в любое место этой презентации, можно перескочить
на другую презентацию и вообще запустить другой файл.
195
196
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.20. Готовый слайд
Рис. 3.21. Слайд с управляющими кнопками
Кнопки будут работать в режиме показа. Когда вы наведете на них мышку, кнопка
превратится в гиперссылку. Вы щелкнете на ней и окажетесь там, куда сами себя
и отправили в окне на рис. 3.22.
Вкладка Дизайн
Рис. 3.22. Настройка действия управляющей фигуры
Кроме Экспресс-стилей, оформить фигуры помогают кнопки Заливка фигуры
,
Контур фигуры
и Эффекты для фигур . Вашу фантазию практически ничто
не ограничивает!
А если вам и этого покажется мало, то щелкните на кнопке
в правом нижнем
углу. В окне, которое при этом откроется, столько всяких настроек!
А теперь перепрыгнем пока через вкладку Вставка ленты и рассмотрим вкладку
Дизайн, чтобы продолжить украшение нашего слайда.
Вкладка Дизайн
Посмотрим, что у нас есть на вкладке Дизайн (рис. 3.23).
Рис. 3.23. Вкладка Дизайн
Тут вы можете выбрать тему, в которой будет выдержана вся презентация
(рис. 3.24).
197
198
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
В список все темы не влезают. Нажмите кнопочку Дополнительные параметры
(см. рис. 3.24), и вы увидите весь список.
Я думаю, вы уже поняли, что тема — это
внешний вид слайда. Пройдитесь по темам, и вы сможете выбрать для себя то,
что вам нужно. Достаточно просто подвести указатель мыши к эскизу темы,
и вы сразу увидите, как тема будет выглядеть в вашем слайде.
Если щелкнуть на выбранной теме правой кнопкой мыши, то появится меню
(рис. 3.25).
Когда в вашей презентации будет много
Рис. 3.24. Выбор тем и всплывающая
слайдов, вы сможете применить тему как
подсказка кнопки Дополнительные параметры
ко всей презентации сразу, так и выборочно (к выделенным слайдам). Тему можно сделать темой по умолчанию. В результате
любая ваша презентация изначально будет создаваться в этой теме. Помните про
кнопку Сбросить из группы Слайды на вкладке Главная? Она как раз применит для
слайда тему по умолчанию. Если вы сами не задали тему по умолчанию, то программа будет считать, что тема по умолчанию — это Тема Office. Названия темы смотрите
во всплывающих подсказках (рис. 3.26).
Рис. 3.25. Контекстное меню темы
Рис. 3.26. Тема Office
и всплывающая подсказка
Итак, тему выбрали. Теперь желающие могут все в ней поменять. Для этого перейдите во вторую группу вкладки Дизайн — Варианты. Ее изучение я оставлю вам для
самостоятельного развлечения.
Третья группа вкладки Дизайн — Настроить. В ней всего две кнопки. Кнопка Размер
слайда предназначена для того, чтобы вы могли показывать свою презентацию на
любом мониторе и телевизоре. Кнопка Формат фона открывает дополнительную
панель (рис. 3.27), на которой вы можете настроить фон слайда или всей презентации. Мне кажется, тут нет для вас ничего нового, с такими же заливками мы уже
встречались в программе Word.
Вкладка Вставка
Рис. 3.27. Формат фона
И мой совет — не увлекаться узором фона — остается в силе. Вы же презентацию
дела­ете для того, чтобы ее могли прочитать, правда?
Посмотрите, что вы можете сделать с фоном. Вы уже чувствуете себя крутым дизайнером? Тогда переходим к следующему пункту нашей программы.
Вкладка Вставка
На вкладке Вставка собрано все, что можно вставить в слайд (рис. 3.28).
Рис. 3.28. Вкладка Вставка
Первая кнопка Создать слайд дублирует аналогичную кнопку вкладки Главная.
Используя команды кнопки Таблица, можно поместить на
слайде как обычную таблицу, нарисовав ее прямо на слайде, так и таблицу ��������������������������������������
Ex������������������������������������
���������������������������������
el���������������������������������
. Если вы освоили работу с таблицами в Word, то никаких проблем у вас тут не возникнет.
Кстати, есть более простой способ вставить что-то
нужное в слайд — использовать значки в центре слайда
(рис. 3.29).
Рис. 3.29. Значки
в середине слайда
199
200
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
С помощью этих значков в слайд можно вставить таблицу, диаграмму, рисунок
SmartArt���������������������������������������������������������������������
, рисунок из файла, рисунок из Интернета и видеофайл. Дальше рассмотрим работу с некоторыми элементами подробнее.
Работа с рисунками
Чтобы вставить рисунок, щелкните на кнопке Вставить рисунок из файла
в середине слайда. Или нажмите кнопку Рисунки в группе Изображения вкладки Вставка. Откроется окно Вставка рисунка. В нем вы можете выбрать любой файл из любой
папки на своем компьютере. Я выбрала, например, фотографию с детского праздника (рис. 3.30).
Рис. 3.30. Слайд со вставленным рисунком
Посмотрите, как только мы вставили в слайд рисунок, тут же сверху появилась
дополнительная вкладка Формат. На ней собраны команды, которые могут вам пригодиться при работе с рисунками. Пройдемся по этим инструментам.
Вкладка Вставка
Изменение. В этой группе можно настроить яркость, контрастность, а также перекрасить рисунок так, как вам хочется.
Кнопка Удалить фон говорит сама за себя. Она удалит фон с этого конкретного
слайда.
Команда Сжать рисунки позволяет уменьшить их «вес», чтобы ваш документ занимал
меньше места на жестком диске.
С помощью команды Изменить рисунок можно выбрать другую картинку.
Кнопка Восстановить рисунок предназначена для рисунков, над которыми уже вдоволь поиздевались. Она возвращает изображению первозданный вид.
Стили рисунков. Здесь вы можете задать общий стиль оформления рисунка. В вашем распоряжении рисунки без рамок, а также с различными рамками. Выбирайте что вашей душеньке угодно.
Кроме списка стилей, в группе Стили рисунков есть еще такие три кнопки:
‰‰ Граница рисунка — позволяет настроить толщину
и цвет рамки или отказаться от нее совсем;
‰‰ Эффекты для рисунка — содержит просто кучу эффектов, которые можно применить к картинке
(рис. 3.31);
‰‰ Макет рисунка — содержит разнообразные макеты
для рисунка. Откройте список этой кнопки и, наводя мышку на эскизы, любуйтесь, что можно сделать
с рисунком. Например, вот это (рис. 3.32).
Пробуйте, творите, изобретайте! Можно много всякого интересного сделать с рисунком (рис. 3.33).
А когда наиграетесь вдоволь, вспомните про кнопку
Восстановить рисунок в группе Изменение. Нажмите
ее — и все станет как было.
Рис. 3.31. Эффекты для рисунка
Обратите внимание, что при любом (даже самом украшенном) виде рисунка, если
вы выделите его, увидите рамку. Используя маркеры на рамке, вы сможете повернуть картинку, переместить ее или изменить любой ее размер.
Ну и для самых любопытных. Если все эти выкрутасы не удовлетворят вашу фантазию, нажмите крохотную стрелочку
в правом нижнем углу группы Стили рисунков. В появившемся окне найдете еще больше настроек для рисунка.
201
202
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.32. Макеты рисунка
Рис. 3.33. Рисунок с применением эффекта тени
и поворота объемной фигуры
Упорядочение. В слайд можно поместить не один рисунок, а столько, столько вы
захотите в него впихнуть. Как только вы вставите в слайд несколько рисунков, вы
сразу сможете их организовать друг относительно друга.
Вкладка Вставка
Работа с рисунками ничем не отличается от работы с фигурами. Вы сможете поместить выделенный рисунок на передний или задний план.
Кнопкой Выровнять объекты
друга.
вы можете выровнять рисунки друг относительно
Нажав кнопку Группировать объекты
, вы объедините рисунки в единое целое
и дальше сможете работать с ними как с одним объектом.
Кнопкой Повернуть объекты
вы можете развернуть рисунки.
Команда Область выделения откроет знакомую вам панель Выделение (рис. 3.34).
Рис. 3.34. Общий вид PowerPoint с открытой панелью Выделение
Как и в случае с фигурами, то, что вы выделите в этом окне, будет выделено и на
рисунке.
Размер. С помощью этой группы (рис. 3.35) вы можете обрезать рисунок в любом
направлении и до любых размеров.
203
204
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Имейте в виду, что вы не уменьшаете размер рисунка, а именно обрезаете его. Вот
так выглядит, например, фотография, обрезанная по фигуре (рис. 3.36).
Рис. 3.35. Меню
кнопки Обрезка
Рис. 3.36. Обрезанная фотография
И обратите внимание: на рисунок вы тоже можете навесить Управляющую кнопку,
то есть при щелчке на рисунке во время показа можно будет совершить какое-то
действие.
Работа с изображениями из Интернета
Если вам нужно вставить в свою презентацию картинку, то вы можете искать ее
в Сети, не выходя из презентации. Для этого нажмите кнопку
в середине слайда. Или щелкните на кнопке Изображения из Интернета в группе Изображения вкладки Вставка. Откроется окно Вставка картинок (рис. 3.37).
На сайте office.com лежит целая коллекция разнообразных изображений. В поле
поиска вы должны ввести ключевое слово, то есть объяснить, что именно вам нужно. Ключевые слова для поиска еще называются метками или тегами.
Я ввожу слово «дети» (рис. 3.38).
Кстати, все это будет вам доступно, только если ваш компьютер подключен к Интернету.
Чтобы вставить картинку в кадр, нужно выделить ее и нажать кнопку Вставить.
Можете выбрать несколько картинок.
Вкладка Вставка
Рис. 3.37. Окно Вставка картинок
Рис. 3.38. Картинки с тегом «дети»
205
206
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Теги можно вводить через запятую. Вот так выглядит поиск на сайте, если мне нужны и дети и лошадь в одном кадре (рис. 3.39).
Рис. 3.39. Картинка с тегами «дети» и «лошадь»
Фотоальбом
Вы хотите сделать красивую презентацию из фотографий? Чтобы не добавлять
фотографии на каждый слайд по одной (это долго и нудно), вы можете поместить
их все скопом.
Нажмите кнопку Фотоальбом на вкладке Вставка ленты. Откроется окно (рис. 3.40).
Щелкните на кнопке Файл или диск и выберите в появившемся окошке файлы, из
которых вы хотите сделать альбом (рис. 3.41). Я перешла в нужную папку, выбрала все файлы (нажала сочетание клавиш Ctrl+A) и щелкнула на кнопке Вставить.
Появилось содержимое моего будущего альбома (рис. 3.42).
Вы видите название фотографии и ее эскиз. Можно расставить фотографии в нужной последовательности (кнопки со стрелками вверх
и вниз
), удалить
лишнее фото, повернуть фото, а также отрегулировать яркость и контрастность.
Вы можете впихнуть в один слайд одну, две, четыре фотографии или, например,
два фото с заголовками. Разверните список Разметка рисунка и выберите нужный
вариант.
Вкладка Вставка
Рис. 3.40. Создаем фотоальбом
Рис. 3.41. Выбираем фотографии
В списке Форма рамки вы можете указать рамку для картинок. В окошечке справа
вам покажут схематично, как это будет выглядеть.
207
208
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.42. Мой будущий фотоальбом
Можете еще выбрать тему оформления фотоальбома из одноименного списка, нажав кнопку Обзор (рис. 3.43).
Рис. 3.43. Выбираем тему
Вкладка Вставка
Щелкните на понравившейся теме и нажмите кнопку Выбрать. Если тема вас
не устроит, то поменять ее вы сможете на вкладке Дизайн.
Когда все настройки фотоальбома будут сделаны, нажимайте кнопку Создать. Программа ����������������������������������������������������������������������
PowerPoint������������������������������������������������������������
создаст новый файл-презентацию, в котором будут все выбранные фотографии. Чтобы просмотреть альбом, нажмите клавишу F5.
Вы можете добавить в альбом музыку, причем так, что она будет звучать весь показ
непрерывно. Как это сделать, описано в пункте «Работа со звуком» подраздела «Мультимедиа» этого раздела.
А мы движемся дальше.
Работа с рисунками SmartArt
Рисунки SmartArt — это такие картинки с готовыми блоками. Вы выбираете блок,
который вам нужен, и просто вставляете его в свою презентацию.
Щелкните на кнопке SmartArt в середине кадра
или найдите кнопку SmartArt
в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Откроется окно, в котором вы можете выбрать
подходящий рисунок. Я выбрала из группы Цикл рисунок Простой цикл (рис. 3.44).
Рис. 3.44. Слайд с рисунком
209
210
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Как только вы вставите в слайд рисунок SmartArt, на ленте тут же появятся две
новые вкладки — Конструктор и Формат (рис. 3.45).
Рис. 3.45. Вкладка Конструктор для работы с рисунками SmartArt
На вкладке Конструктор вы можете сделать следующее.
‰‰ Ввести текст во все фигуры. Для этого щелкайте кнопкой мыши на нужном
элементе фигуры и набирайте текст. Введенный текст будет появляться на панели Введите текст. Кстати, вы можете набирать текст и прямо на этой панели,
он будет при этом появляться в соответствующих фигурах.
Я ввожу в каждую фигуру такой текст: Первый этап, Второй этап…
Перемещаться между фигурами вы можете не только выделяя их, но и пользуясь кнопками Вверх и Вниз группы Создание рисунка.
‰‰ Добавить текст второго уровня в выделенную фигуру. Для этого щелкните на
нужной фигуре, нажмите кнопку Добавить маркер в группе Создание рисунка
и наберите текст (рис. 3.46).
Рис. 3.46. Вводим текст второго уровня в фигуру
Вкладка Вставка
‰‰ Добавить фигуру, используя одноименную кнопку группы Создание рисунка.
Если щелкнуть на названии этой кнопки, то появится список с вариантами, куда
именно можно добавить фигуру. По умолчанию она добавляется после выделенной.
‰‰ Зеркально перевернуть всю диаграмму с помощью кнопки Справа налево группы
Создание рисунка.
‰‰ Повысить или понизить уровень фигуры.
Объясняю на примере. Допустим, у нас есть вот такая иерархия (рис. 3.47).
Рис. 3.47. Рисунок из группы Иерархия
Повысим уровень фигуры Третий уровень 1.2, нажав кнопку Повысить уровень
(рис. 3.48).
Рис. 3.48. Уровень фигуры повысился
211
212
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Видите, фигура переместилась на ступеньку выше. Теперь это фигура второго
уровня.
Если повысить уровень текста второго уровня на рис. 3.46, то он станет самостоятельной фигурой (рис. 3.49).
Рис. 3.49. Вместо текста второго уровня новая фигура
‰‰ Задать макет фигуры, используя список группы Макеты.
‰‰ Выбрать самый красивый стиль для фигуры с помощью инструментов группы
Стили SmartArt.
Если вы слишком сильно увлеклись видоизменением макета, то нажмите кнопку
Восстановить рисунок группы Сброс, чтобы вернуть макету первоначальный вид.
На вкладке Формат для работы с рисунками ����������������������������������
SmartArt��������������������������
собраны команды для изменения каждой отдельной фигуры (рис. 3.50).
Рис. 3.50. Вкладка Формат меню Работа с рисунками SmartArt
Используя инструменты этой вкладки, вы можете сделать следующее.
‰‰ Изменить фигуру, выбрав желаемую из одноименного списка.
‰‰ Сделать фигуру крупнее и мельче с помощью соответствующих кнопок группы
Фигуры.
Вкладка Вставка
Кстати, есть еще один способ изменить размер фигур, на мой взгляд, более
простой. Изменить местоположение и размер каждой фигуры можно с помощью
рамки, которая появляется при выделении фигуры. Просто тягайте за кружочки или квадратики, и размеры фигуры будут изменяться.
‰‰ Сделать фигуры плоскими, то есть убрать третье измерение, используя кнопку
Двумерное редактирование (она работает только для трехмерных стилей). При повторном нажатии этой кнопки фигуры снова станут объемными. Наверное, эта
кнопка предназначена для удобства редактирования объемных фигур.
‰‰ Поменять стиль фигур с помощью одноименной группы. Я думаю, с этим вы уж
сами разберетесь, подобных инструментов мы уже рассмотрели предостаточно.
‰‰ Применить к тексту в фигуре стили WordArt������������������������������
�������������������������������������
из одноименной группы. Вы можете выбрать понравившийся стиль, указать контур, залить фон и даже создать
анимацию текста. Вашу фантазию в очередной раз практически ничего не ограничивает.
‰‰ Упорядочить фигуры с помощью меню кнопки Упорядочение. Рисунок SmartArt
состоит из отдельных фигур. Вот именно их вы и можете перегруппировать:
что-то вывести на передний или задний план, выровнять их желаемым способом.
В меню кнопки Упорядочение вы также найдете уже знакомую вам команду
Область выделения, которая открывает панель Выделение.
‰‰ Задать определенный размер выделенной фигуре, используя окошко, которое
открывается при щелчке на кнопке Размер.
Чтобы удалить фигуру, выделите ее и нажмите клавишу Delete.
С рисунками SmartArt разобрались, кто у нас на очереди?
Работа с диаграммами
С диаграммами мы уже дважды встречались. Один раз в Word, второй раз в Excel.
Но поскольку повторение — мать учения, а тема важная, пройдемся по ним еще раз.
Диаграммы нужны для того, чтобы наглядно показать числовые данные. Одно
дело — рассказать словами, что в классе из 20 человек трое отличников, десять хорошистов, а остальные — троечники и двоечники. И совсем другое — нарисовать
красивую картинку.
Самая простая диаграмма — круговая.
Рассмотрим подробнее пример с учениками в классе.
Чтобы вставить диаграмму, нажмите кнопку
в середине слайда или кнопку
Диаграмма в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Выберите из списка круговую
диаграмму и нажмите OK. Диаграмма появится в слайде (рис. 3.51).
213
214
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.51. Мы вставили в слайд круговую диаграмму
Узнаете справа таблицу Exсel? Такая таблица всегда будет появляться рядом
с диаграммой. Именно в таблицу вы будете вносить все данные, которые PowerPoint
затем преобразует в рисунок.
Кв. 1, Кв. 2 и прочие Кв. — это, видимо, обозначение квартальной отчетности. Это
PowerPoint нам так любезно помогает и предлагает, по ее мнению, популярный
вариант. Мы легко переделаем эти Кв. в успеваемость учеников в классе. Для этого
просто щелкайте в ячейках таблицы Excel и набирайте нужный текст, а заодно
меняйте и цифры. У вас должна получиться примерно такая картина (рис. 3.52).
В углу ячейки В5 есть крохотный синий уголочек. Этот уголок обозначает границу
рамки, которая, в свою очередь, показывает границы данных, которые рисует диаграмма. Этой рамкой в таблице �������������������������������������������������
Ex�����������������������������������������������
��������������������������������������������
el��������������������������������������������
вы можете менять диапазон того, что рисуется на вашей диаграмме. Перетащили рамку — и остались в классе только отличники и хорошисты (рис. 3.53). На рис. 3.53 уголок переместился в ячейку В3.
Посмотрите, возле диаграммы есть слова Отличники, Хорошисты и т. д. и маленькие
разноцветные квадратики рядом с ними. Они показывают, каким цветом данная
категория обозначена на диаграмме. Такое описание называется легендой.
Вкладка Вставка
Рис. 3.52. Меняем текст в ячейках
Рис. 3.53. Уголок, который показывает границу рамки
215
216
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Думаю, вы уже сами догадались, что окно Диаграмма в Microsoft PowerPoint можно
закрыть. Чтобы его открыть, нужно будет нажать кнопку Изменить данные в группе
Данные вкладки Конструктор.
Диаграммы нужны еще и для того, чтобы наглядно показывать зависимость одной
величины от другой. Для этого существуют двухмерные диаграммы с двумя осями.
Быстро вспоминаем математику за пятый класс: ось X по горизонтали, ось Y по
вертикали.
Например, посадили мы на даче фасоль и каждый день бегаем и меряем высоту
ростка. Выясняем, что на пятый день росток был 10 см, на 10-й день — 20 см, а на
15-й день — 30 см.
И теперь нам нужно наглядно показать зависимость высоты ростка от количества
прошедших дней.
Создавайте новый слайд, щелкайте на кнопке вставки диаграммы и выбирайте из
открывшегося окна точечную диаграмму. Она лучше всего подходит для случая,
когда и по оси X, и по оси Y откладываются числа (рис. 3.54). Я задала диаграмму
с большими точками, чтобы их было хорошо видно на рисунке.
Рис. 3.54. Точечная диаграмма
Вкладка Вставка
Как только вы вставите диаграмму в слайд, опять откроется файл с таблицей Excel.
Просто внесите свои данные в таблицу, и диаграмма построится сама по вашим
данным.
Посмотрите, после вставки диаграммы в программе появились новые вкладки —
Конструктор и Формат — для работы с диаграммами. Рассмотрим вкладку Формат
(рис. 3.55).
Рис. 3.55. Вкладка Формат для работы с диаграммами
Текущий фрагмент. Позволяет выбрать из раскрывающегося списка любой фрагмент диаграммы, в результате чего он будет выделен.
Вставка фигур. В диаграмму можно вставить рисунок, фигуры или надпись. Зачем?
Для наглядности или просто для красоты.
Стили фигур. Тут, я думаю, все понятно.
Стили WordArt. Еще одна возможность для оформления текста диаграмм.
Упорядочение. Позволит вам сгруппировать и разгруппировать элементы диаграммы.
Размер. Даст вам возможность задать размер поля
диаграммы.
Обратите внимание, что на диаграмме есть названия
осей, название диаграммы, легенда (Значение Y). Все
это вы можете поменять, выделив соответствующее
название. Дальше вы просто вбиваете нужный текст.
Например, название оси X — Время (рис. 3.56), название оси Y — Длина ростка.
Рис. 3.56. Меняем название оси
Я напомню, что мы рассмотрели случай, когда нужно показать зависимость одной
величины от другой, причем и одна и вторая величины выражаются цифрами.
Я описала точечную диаграмму, а можно было еще использовать пузырьковую, там
вместо точки на графике большой пузырек.
Теперь изменим тип диаграммы. Для этого откройте вкладку Конструктор (рис. 3.57)
и нажмите кнопку Изменить тип диаграммы.
217
218
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.57. Вкладка Конструктор для работы с диаграммами
Выбираем в открывшемся окне График. Причем я хочу ввести больше данных.
Вы рассматривайте рисунок (рис. 3.58), а я буду рассказывать, что я сделала.
Во-первых, продлила график, введя новые значения в таблицу Exсel. Помните, что
на графике отображается выделенная в таблице часть данных: то, что в таблице
обведено условной рамочкой, от которой виден только один голубой уголок.
Во-вторых, добавила второй график, вставив второй столбец в таблицу. Посмо­
трите, на диаграмме теперь две легенды — Длина ростка и Длина второго ростка.
Рис. 3.58. Два графика
Хочу обратить ваше внимание на одну хитрость — График с накоплением. Вы можете выбрать его в окне, которое появляется при нажатии кнопки Изменить тип диаграммы в группе Тип вкладки Конструктор.
При этом вставится график, в котором PowerPoint снова для нас уже вбила какието данные (рис. 3.59). Первый столбец и соответственно первый график — зар-
Вкладка Вставка
плата. Чья-то зарплата в условных тугриках. Второй столбец — общий доход
вместе с поступлениями вне зарплаты в тех же тугриках.
Рис. 3.59. График с накоплением
И вот обратите внимание! График рисуется с накоплением, второй график —
это сумма первого и второго, то есть второй график автоматически рисует общий
доход.
В диаграммах с накоплением каждая следующая линия (фигура) — это сумма всех
предыдущих. Естественно, применять такие диаграммы можно только там, где
нужно просуммировать несколько диаграмм.
Следующий тип диаграмм — гистограмма. Ее очень удобно использовать, когда
нужно что-то с чем-то сравнивать. В гистограмме можно «включить» третье измерение, сделать ее объемной.
Например, смотрите, что можно сделать в нашем случае, чтобы сравнить длину
первого и второго ростков (рис. 3.60).
Наглядно. Просто. В легенде виден цвет столбца, который отвечает за каждый
росток. Вы можете менять стиль гистограммы — она может быть объемной, с накоплением, с группировкой…
219
220
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
а
б
Рис. 3.60. Гистограмма (а) и гистограмма объемная (б)
Вернемся к вкладке Конструктор. Отдельно хочу рассказать о кнопке Строка/столбец
в группе Данные. Она меняет местами строки и столбцы в таблице Exсel, в которую
вы ввели данные для диаграммы. Рассмотрим пример.
На диаграмме на рис. 3.61 показан рост троих детей — Маши, Миши и Паши.
В легендах показано, какого цвета столбик отвечает за какого ребенка. Обратите
внимание: у нас трое детей и четыре месяца, в течение которых им мерили рост.
Основной параметр — месяц. Он показан на горизонтальной оси.
Вкладка Вставка
Рис. 3.61. Гистограмма роста детей
При нажатии кнопки
столбцы и строки в таблице меняются местами (рис. 3.62).
Рис. 3.62. «Перевернутая» гистограмма роста детей
221
222
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Теперь в легенде подписан не ребенок, а месяц. Три ребенка «отложены» по горизонтальной оси, и на каждого ребенка отведено по четыре столбика. Каждый столбик соответствует месяцу — цвет виден в легенде. Основной параметр в данном
случае — ребенок.
Если у вас еще не совсем зашел ум за разум, то предлагаю вам рассмотреть вкладки
для работы с диаграммами дальше самостоятельно. Почти все инструменты, которые там находятся и которые мы не рассмотрели здесь, уже были описаны раньше
(применительно к рисункам).
Я надеюсь, что я понятно объяснила основные приемы работы с диаграммами
и, если вам придется с ними столкнуться, вы не испугаетесь, а успешно справитесь
со всеми трудностями.
Возвращаемся к вкладке Вставка, на которой рассмотрим группу Ссылки.
Работа с гиперссылками
В диаграмму можно вставить гиперссылку, как в Интернете. Чтобы наглядно все
объяснить, я создала вот такой новый слайд (рис. 3.63).
Рис. 3.63. Слайд с текстом
Теперь, чтобы вставить гиперссылку, делаем следующее.
1. Выделяем текст первого пункта.
2. Нажимаем кнопку Действие в группе Ссылки вкладки Вставка. В появившемся
окне (рис. 3.64) указываем, что делать при щелчке на гиперссылке, то есть куда
именно нужно будет переходить по гиперссылке. Обратите внимание: в окне открыта вкладка Щелчок мышью, то есть, чтобы куда-то попасть, нужно будет
щелкнуть на ссылке кнопкой мыши.
3. Щелкаем на строке Перейти по гиперссылке, чтобы слева от нее появилась точка
в кружочке. В длинном списке под надписью Перейти по гиперссылке выбираем
пункт Другой файл.
Вкладка Вставка
Рис. 3.64. Куда будем переходить?
4. В открывшемся окне находим файл, на который вы хотите дать ссылку. Я ради
такого случая просто создала новый файл в Word под названием Связь с презентацией.
5. Можно задать звук. Для этого поставим птичку возле пункта Звук и выберем из
списка подходящий звук, например Аплодисменты. В этом случае переход к заданному файлу будет сопровождаться овациями.
6. Нажимаем ОК.
Чтобы оценить, что получилось, запустите презентацию с этого слайда (Shift+F5).
При щелчке кнопкой мыши на гиперссылке откроется указанный ранее файл. Он может не появиться на экране, потому что слайд открыт на весь экран. В таком случае,
чтобы вывести файл на экран, вы можете сделать одно из следующих действий.
‰‰ Подвести указатель мыши к левому нижнему углу экрана, чтобы проявились
скрытые кнопки. Нажать кнопку
, выбрать в меню пункт Экран, а в нем —
Отобразить панель задач (рис. 3.65).
При этом внизу экрана появится Панель задач Windows. Вы сможете выбрать
закладку программы Word и найти там нужный вам файл.
‰‰ Нажать клавиши Alt+Tab или Windows+Tab и переключиться между окнами с помощью этих клавиш. Для тех, кто не знаком с этим трюком, поясню. Чтобы
перелистывать окна, после того как на экране появятся эскизы, нужно держать
нажатой клавишу Alt и поочередно нажимать клавишу Tab. Открытые окна будут
пролистываться. На каком остановитесь, то и откроется на весь экран.
223
224
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.65. Как перейти к открытому файлу, не прерывая показа презентации
Ну что, убедились, что ваш файл открыт? Я думаю, все у вас получилось, поэтому
продолжаем.
1. Выделяем второй пункт нашего списка в слайде.
2. Нажимаем кнопку Гиперссылка в группе Ссылки вкладки Вставка. Откроется окно
(рис. 3.66).
3. Щелкаем в списке Связать с в левой части окна на кнопке Место в документе.
Рис. 3.66. Настраиваем переход ко второму слайду презентации
Вкладка Вставка
4. В списке Выберите место в документе в центре окна щелкаем на строке 2. Слайд 2.
5. Нажимаем OK.
Если интересно, что получилось, запустите презентацию, щелкните на второй
ссылке. Сразу же попадете на второй слайд.
Ну и остался у нас только третий пункт списка, показанного на рис. 3.63.
1. Выделяем третий пункт.
2. Нажимаем кнопку Гиперссылка в группе Ссылки вкладки Вставка.
3. В открывшемся окне выбираем в списке Связать с кнопку Файл, веб-страницей.
4. Набираем в поле Адрес адрес нужного сайта в Интернете.
5. Нажимаем OK.
Теперь, щелкнув на данном пункте в слайде, вы сможете перейти на нужную
вам страницу Сети, не прерывая показа презентации. Естественно, компьютер
при этом должен быть подключен к Интернету.
Продолжим рассматривать вкладку Вставка.
Примечания
Группа Примечания вкладки Вставка содержит всего одну одноименную кнопку
Примечания (рис. 3.67).
Рис. 3.67. Добавленное примечание
225
226
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Как добавить примечание?
1. Выделяете текст.
2. Нажимаете кнопку Примечание.
3. На появившейся панели справа пишете текст своего замечания.
На панели Комментарии есть небольшие кнопки
тись по всем примечаниям в презентации.
. Они позволят вам прой-
Вы можете ответить на комментарий (рис. 3.68). Под комментарием есть поле Ответ.
Я тут сама с собой разговариваю. В идеале должна быть пара собеседников.
Рис. 3.68. Панель Комментарии
Кнопка Добавить комментарий добавляет новый комментарий, на который также
можно отвечать.
Удалить комментарий можно, закрыв окно. Крестик тоже хорошо виден на
рис. 3.68.
Вся панель также легко закрывается. Кроме того, если вы развернете список
рядом с крестиком, который закрывает окно, то увидите, что панель можно переместить.
И самое главное — при показе презентации комментарии не видны.
Работа с текстом
В группе Текст вкладки Вставка практически ничего нового.
Надпись. Имеется в виду надпись как фигура. Мы сталкивались с ними, когда
рассматривали Word. Позволяет вставить в слайд фигуру и что-нибудь в ней
Вкладка Вставка
­ аписать. После ее вставки появится меню Средства рисования. С ним вы уже
н
знакомы.
Колонтитулы. В ����������������������������������������������������������
PowerPoint������������������������������������������������
колонтитулы можно поместить в слайдах или в заметках.
При щелчке на кнопке Колонтитулы появляется окно с двумя вкладками. Первая
называется Слайд, и на ней все понятно. В каждый слайд вы можете поставить колонтитул. В области Просмотр вам покажут, где он будет находиться.
Я вам хочу сказать пару слов о вкладке Заметки и выдачи (рис. 3.69).
Рис. 3.69. Вкладка Заметки и выдачи
Тут в области Просмотр показывается не просто слайд, а слайд с заметками. Написать
их вы можете прямо под слайдом.
Сейчас я забегу вперед. Вы уже знаете, что вкладка Вид ��������������������������
всегда отвечает за вид документа на экране. В данном случае — вид слайда. Если вы перейдете на вкладку
Вид и нажмете в группе Показ кнопку Заметки, то внизу слайда станет видна область
заметок (рис. 3.70).
Это самостоятельная область, ее границу можно подвинуть мышкой, и она станет
больше. Вы можете писать любые свои заметки к любым слайдам, ввести в этих
заметках любые пояснения и примечания. А еще вы можете вставить туда диаграммы, рисунки и таблицы.
227
228
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.70. Включились Заметки
На вкладке Заметки и выдачи окна Колонтитулы вы можете вставить колонтитулы
именно на страницу с заметками. Как я уже сказала, в области Просмотр вы увидите, где будут располагаться эти колонтитулы.
В обычном режиме, если вы сохраните презентацию как презентацию PowerPoint,
ваши заметки в момент показа никому не будут видны. В таком виде вы можете их
и распечатать. Каждый слайд будет печататься на отдельном листе вместе со своими заметками.
А сейчас чуть забегу вперед. Чтобы распечатать слайды с заметками, идите на
вкладку Файл. Выберите там строку Печать, откройте список в настройках макетов
и выберите в списке Страницы заметок (рис. 3.71). Так вы сможете распечатать свои
заметки.
Вернемся к группе Текст вкладки Вставка.
WordArt. Позволяет вставить в слайд красиво оформленный текст.
Дата и время. Дает возможность поместить в слайд информацию о времени
и дате.
Вкладка Вставка
Рис. 3.71. Как распечатать заметки
Добавление номера слайда. По сути те же колонтитулы.
Объект. Дает внедрить в слайд чужеродный объект. Вы можете посмотреть, какие
именно документы вы сможете вставить в слайд, щелкнув на этой кнопке.
Символы
В этой группе вы можете вставить в слайд отдельные символы и уравнения. Мы это
с вами уже подробно разбирали.
Мультимедиа
Работа с видео
В слайд можно вставить и видеоролик. Для этого нужно нажать кнопку
,
которая появляется в центре нового слайда, или щелкнуть на кнопке Видео группы Мультимедиа вкладки Вставка. Если вы щелкнете на списке кнопки Видео,
229
230
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
то увидите, что видео можно вставить и из Интернета, и с вашего компьютера.
Если указать видео с компьютера, то появится окно выбора файла с компьютера
(рис. 3.72).
Рис. 3.72. Слайд с видеофайлом
Вместе с файлом появится и небольшой проигрыватель — кнопки управления.
Пользуясь этими кнопками, вы можете запустить файл, ползунком передвинуть видео в нужное место, перемотать вперед или назад, установить громкость
звука.
Когда фильм вставится в слайд, вы увидите черный прямоугольник со стандартной рамкой, которая появляется при выделении любого объекта. Видео может
занимать не весь слайд, вы можете легко изменить размер кадра с помощью
рамки.
После вставки видео на ленте появляются две новые вкладки — Формат и Воспроизведение (рис. 3.73).
Рис. 3.73. Вкладка Формат для работы с фильмами
Вкладка Вставка
Рассмотрим инструменты этой вкладки.
Просмотр. Содержит единственную кнопку Воспроизвести и в комментариях
не нуждается.
Настройка. Тут вы можете откорректировать яркость, контрастность и цвет видео
(рис. 3.74). Можно установить заставку, то есть тот кадр, который будет «висеть»
в слайде до момента начала показа видео. Вы можете выбрать любой кадр из самого видео или же любое изображение из другого файла. Кнопка Восстановить макет
вернет все начальные настройки видео.
Рис. 3.74. Формат видео
Видеоэффекты. Здесь вы можете выбрать стиль оформления для своего видео.
Откройте список, не вся красота поместилась в группе меню. А если вы хотите
полностью насладиться возможностями программы, то нажмите кнопку в углу
группы — откроется дополнительная панель. На этой панели собраны все возможности поиздеваться над видеофайлом.
Упорядочение. Если у вас в слайде, кроме окна с роликом, есть еще рисунки, диаграммы, текст или что-то еще, то все эти объекты вы можете расположить в слайде
так, как вам удобно, используя команды этой группы.
Размер. Позволит вам точно задать и размеры окна с фильмом, и его положение
в слайде.
Посмотрите на рис. 3.75. Я специально впихнула в слайд еще и диаграмму, чтобы
вы знали, что это можно сделать. При наведении мышки на ролик вы сможете
увидеть управляющие кнопки.
231
232
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.75. Демонстрация ролика
Теперь посмотрим, что есть на вкладке Воспроизведение (рис. 3.76).
Рис. 3.76. Вкладка Воспроизведение для работы с видео
С кнопкой Воспроизведение, я думаю, вопросов снова не возникнет.
Следующая группа — Закладки. Вы можете вставить закладку в любой момент видео
(рис. 3.77).
На рис. 3.77 у видеофайла две закладки, одна стоит в самом начале, вторая — ближе к середине.
Закладки отмечают нужные вам кадры видео. Вы в любой момент сможете показать
эти кадры или запустить просмотр с нужного вам места. Кроме того, с «заложенного» места можно запустить анимацию. Об этом я расскажу позже.
Вкладка Вставка
Рис. 3.77. Видеофайл с закладками
Следующая группа — Редактирование.
Монтаж видео. Эта кнопка поможет вам обрезать видеофайл (рис. 3.78).
Рис. 3.78. Монтаж видео
233
234
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Левый маркер (зеленый) отмечает начало воспроизведения. Правый (красный) —
конец. То есть вы можете вставить в слайд не все видео, а кусочек.
Параметры видео. Тут вы сможете отрегулировать громкость, настроить начало
воспроизведения.
‰‰ Автоматически — значит, показ видео будет начинаться сразу, как только во время показа откроется данный слайд.
‰‰ По щелчку — для начала показа нужно будет щелкнуть кнопкой мыши.
Во весь экран. Изображение будет занимать весь экран.
Скрыть, пока не воспроизводится. Вы не увидите заставку видео до тех пор, пока ролик
на начнет воспроизводиться.
Непрерывно. Ролик будет крутиться с начала до конца, перескакивая на начало до
тех пор, пока вы не переключите слайд.
Перемотать после воспроизведения. После воспроизведения ролик «перемотается» на начало.
И еще пару слов. Как и везде, в программе Power������
Point�������������������������������������������
работает контекстное меню. Если вы щелкнете правой кнопкой мыши на вставленном видеофайле, то получите доступ ко многим функциям
меню. Например, можете изменить начало воспроизведения (рис. 3.79).
Рис. 3.79. Контекстное меню
видеофайла
Работа со звуком
Как вставить звук в файл? Я думаю, вы уже знаете. Щелкаем на кнопке Звук группы Мультимедиа вкладки Вставка (рис. 3.80).
Как видите, у нас есть варианты. Можно не только
найти нужный звук в Сети или аудиофайл на компьютере, но и записать звук самим.
Выбираем Звук в сети. Откроется окно, очень похожее
на окно поиска изображений (рис. 3.81). В нем тоже
нужно ввести нужный тег для поиска звука.
Я ищу по тегу «аплодисменты».
Рис. 3.80. Возможности
для вставки звука
Чтобы вставить нужный вам звук, требуется выделить его в списке и нажать кнопку Вставить.
Вкладка Вставка
Рис. 3.81. Поиск звука
Если вы хотите вставить в презентацию файл, который есть на вашем компьютере,
то выбирайте в меню кнопки Звук (см. рис. 3.80) строку Аудиофайлы на компьютере.
В появившемся окне Вставка звука выберите то, что хотите (рис. 3.82). Нажмите
кнопку Вставить.
Рис. 3.82. Выбор файла
235
236
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Как только звуковой файл появится в вашем слайде, вы увидите дополнительную
вкладку Воспроизведение (рис. 3.83).
Рис. 3.83. Вкладка Воспроизведение
А в середине слайда появится значок вместе с небольшой панелью управления
(рис. 3.84). На этой панели стандартные кнопки управления: запустить, перемотать,
отрегулировать громкость.
Вы можете выделить этот значок и нажать клавишу Delete. Это самый простой
способ удалить звуковой файл со слайда.
Посмотрим, что есть на вкладке Воспроизведение.
Просмотр. Содержит кнопку Воспроизвести, которая запустит проигрывание файла.
Закладки. Даст вам возможность поставить закладку в любом месте файла. Вот так
выглядит файл с двумя закладками (рис. 3.85).
Рис. 3.84. Звуковой файл присоединен
Рис. 3.85. Звуковой файл
с двумя закладками
Теперь вы сможете запускать звук с нужного вам места.
Удалить закладку можно соответствующей кнопкой в группе Закладки.
Редактирование. Кнопка Монтаж звука открывает окно (рис. 3.86).
В этом окне вы можете обрезать звук. Первый маркер (зеленый) показывает начало звучания, второй маркер (красный) — окончание. Как видите, на рисунке есть
закладки. Видно время от начала композиции и время окончания звучания. Общее
время звучания написано в правом верхнем углу.
В группе Редактирование вкладки Воспроизведение можно настроить также длительность угасания, то есть время, за которое звук от еле слышного выйдет на полную
громкость и в конце звучания опять сойдет на нет.
Вкладка Вставка
Рис. 3.86. Монтаж звука
Все это нужно делать, разумеется, только в том случае, если вам нужны подобные
эффекты.
Параметры звука. Включает в себя всякие настройки звука.
‰‰ Громкость. Я думаю, тут проблем не возникнет.
‰‰ Начало. По щелчку или автоматически? Автоматически — это значит, что, как
только слайд появится на экране, начнется воспроизведение. По щелчку — слайд
возникнет, а чтобы появился звук, нужно будет щелкнуть кнопкой мыши или
нажать Пробел.
‰‰ Для всех слайдов. Очень важная функция. Если вам нужно, чтобы одна мелодия
звучала в течение всей презентации, то размещайте ее в первом слайде, устанавливайте этот флажок и наслаждаетесь сменой кадров под музыку.
‰‰ Непрерывно. Файл будет звучать непрерывно до тех пор, пока вы не смените
слайд.
‰‰ Скрыть при показе. Скрывает при показе слайда значок
воспроизводиться.
. Звук при этом будет
‰‰ Перемотать после воспроизведения. После того как песня будет доиграна, она
вернется на начало.
Возвращаемся к меню кнопки Звук (см. рис. 3.80). Что у нас там осталось? Мы еще
не рассмотрели команду Записать звук. Если вы хотите присоединить к слайду свой
свежезаписанный звуковой комментарий
(или любой другой звук, который хотите записать самостоятельно), выбирайте эту команду (при этом у вас должен быть подключен к компьютеру микрофон). Появится
окошко (рис. 3.87).
Чтобы запустить запись, нажмите кнопку
с красным кружком. Теперь время пошло,
Рис. 3.87. Запись звука
237
238
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
говорите в микрофон все, что у вас наболело. Когда закончите, щелкните на кнопке с синим прямоугольником.
Осталось только нажать OK — и ваш новый звуковой файл присоединится к слайду.
Вкладка Переходы
Эта вкладка может нам настроить переходы от слайда к слайду (рис. 3.88).
Рис. 3.88. Вкладка Переходы
Переход к этому слайду. Если вы откроете список возможных эффектов, то увидите, что их очень-очень много: Выцветание, Появление, Наплыв, Вспышка (рис. 3.89).
И это только название способов анимации, без деталей.
Рис. 3.89. Способы смены слайда
Когда вы выберете, каким именно способом ваш слайд будет появляться на экране,
нажмите кнопку Параметры эффектов. Сможете и там еще что-то задать.
Вкладка Анимация
Как только вы выберете эффект для появления слайда, станет активной кнопка
Просмотр, которая даст вам возможность полюбоваться тем, что вы выбрали.
Время показа слайдов. Здесь вы можете настроить звук на смену кадра (выбрать
из списка), установить длительность смены кадра (в секундах), и, если вас будут
устраивать эти параметры, нажать кнопку Применить ко всем. Имеются в виду все
кадры вашей презентации.
Здесь же вы можете установить способ смены кадра. По щелчку — кадры будут меняться при щелчке кнопкой мыши или при нажатии Пробела. Не хотите трогать
клавиатуру во время показа, установите в поле После точное время смены кадра.
Например, две секунды. И во время показа можете отдыхать.
Когда вам нужно подробно объяснить, что именно изображено на слайде, и, возможно, отвечать на вопросы, конечно, удобнее ручное управление. Если слайды
идут фоном, то проще выставить время смены кадра и не трогать компьютер.
Изучение анимации очень увлекательно, и нас, простых пользователей, не перестает потрясать фантазия разработчиков программы… Но! Хочется вас предупредить, что обилие и разнообразие анимации очень усложняет восприятие презентации.
Когда от переизбытка выплывающих, закручивающихся в причудливом вихре
и уносящихся вдаль надписей и рисунков начинает гудеть голова, уже совершенно
все равно, что именно тебе пытаются рассказать.
Анимацию следует использовать только в действительно важных местах, когда
нужно, чтобы аудитория вздрогнула и проснулась. Или для детской аудитории,
особенно для школьников младших классов. Если арифметическая задачка оформлена с помощью PowerPoint���������������������������������������������
�������������������������������������������������������
и на слайде видно, как пешеход идет из пункта А в пункт Б, а по дороге его обгоняет машина, то такую задачу дети решают
с огромным энтузиазмом.
Вкладка Анимация
Переходим к следующей вкладке ленты — Анимация (рис. 3.90).
Рис. 3.90. Вкладка Анимация
239
240
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Здесь вы сможете задать движение во время показа слайда. «Движение» — это
когда из угла слайда выплывает название или рисунок бойко выпрыгивает из темноты и пульсирует на слайде.
Просмотр. Кнопка в этой группе позволяет просмотреть слайд с заданной анимацией. Как ее задать? Сейчас расскажу.
Анимация. Настройки этой группы касаются анимации одного отдельно взятого
слайда.
Я возьму для примера слайд, который уже использовала в начале этой главы
(рис. 3.91).
Рис. 3.91. Слайд для анимации
Чтобы стало возможным добавть анимацию в слайд, нужно выделить какую-нибудь
фигуру. Я первым делом выделила солнышко. Теперь нужно выбрать способ, которым солнышко появится в слайде. Откройте список возможных анимаций
(рис. 3.92).
Посмотрите, какие у нас варианты:
‰‰ Нет — это кнопка для отключения анимации;
‰‰ Вход — фигура может красиво влететь на экран;
‰‰ Выделение — фигура может каким-то образом выделиться из общего фона слайда;
‰‰ Выход — фигура может хитрым образом исчезнуть с экрана.
Вкладка Анимация
Рис. 3.92. Возможности анимации
Но не все эффекты поместились в развернутый список, в самом низу вы увидите
дополнительные возможности. Выберите строку Другие пути перемещения. Появится
окно (рис. 3.93).
Вот какими замысловатыми траекториями может двигаться то, что вы выделите.
Это может быть фигура, фотография, диаграмма, название. Любой объект будет
скакать по слайду так, как вы захотите.
241
242
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.93. Пути перемещения
Итак, я выбрала анимацию для каждой отдельной фигуры слайда. Видите цифры
у каждой фигуры (см. рис. 3.91)? Это номера анимации, то есть последовательность
движений в слайде.
Фигуре можно задать несколько анимаций. Сначала, например, все фигуры прилетают, потом по очереди мерцают, а потом улетают.
Если вы нажмете кнопку Область анимации в группе Расширенная анимация вкладки
Анимация, то откроется панель Область анимации (рис. 3.94).
Рис. 3.94. Область анимации
Вкладка Анимация
На этой панели все подробно расписано. Если подвести указатель мыши к цветному прямоугольнику возле значка фигуры, то во всплывающей подсказке будет
указана длительность анимации (графически длительность анимации показана
длиной прямоугольников). Если установить указатель мыши между строчками
панели, то во всплывающей подсказке будут указаны анимация и способ ее запуска. Это видно на рис. 3.94.
Если же вы выделите одну из настроенных анимаций и раскроете список действий,
то сможете изменить настройки или удалить анимацию (рис. 3.95).
Рис. 3.95. Настройки анимации
Теперь вернемся к ленте и посмотрим на группу Расширенная анимация вкладки
Анимация.
Сейчас я вам расскажу о неизвестной и непонятной кнопке Триггер.
Посмотрите на рис. 3.96. На нем звуковой файл с двумя закладками, мы его уже
рассматривали раньше. И петух, для которого я проложила сложный маршрут —
анимацию.
Так вот. Можно установить триггер в положение По закладке (на рис. 3.96 я выбрала Закладку 1), и тогда петух начнет свой нелегкий путь в тот момент, когда звуковой файл дозвучит до первой закладки.
К видеофайлам это тоже относится.
Кнопка Анимация по образцу группы Расширенная анимация поможет вам скопировать
анимацию одной фигуры на другую.
Например, настроили вы анимацию надписи. Она у вас красиво появляется на экране, потом пульсирует, а потом до закладки в такт музыке ускакивает. Вы можете
выделить другую фигуру и полностью перенести анимацию первой на нее.
243
244
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.96. Звуковой файл с наложенной анимацией
Собственно, все это на редкость внятно описано во всплывающей подсказке самой
кнопки (рис. 3.97).
Рис. 3.97. Всплывающая подсказка кнопки Анимация по образцу
В группе Время показа слайдов вы сможете изменить или настроить время показа
слайда и изменить порядок анимаций в слайде.
Показ слайдов
Хотя порядок анимаций вы можете изменить, просто перетаскивая мышкой фигуры в списке панели Область анимации (см. рис. 3.94).
Про анимацию можно рассказывать еще долго. Фантазию тех, кто делает презентации, сдержать невозможно.
Но я еще раз повторю, что лишние эффекты очень сильно затрудняют восприятие
информации. Прочитать пульсирующую и бегающую по экрану надпись практически невозможно. Не увлекайтесь!
Показ слайдов
Теперь перейдем к вкладке Показ слайдов (рис. 3.98).
Рис. 3.98. Вкладка Показ слайдов
Рассмотрим, чем нам могут помочь инструменты этой вкладки. Вы уже знаете, что
чтобы начать показ слайдов:
‰‰ с начала — нужно нажать горячую клавишу F5;
‰‰ с текущего слайда — сочетание Shift+F5.
А можете воспользоваться соответствующими кнопками в группе Начать показ
слайдов.
Произвольный показ
Произвольный показ — это заданная вами последовательность слайдов. Для чего
это нужно? Рассказываю.
Допустим, у вас есть презентация длиной в 20 слайдов:
‰‰ слайд 1 — название презентации, тема;
‰‰ слайды 2, 3, 4, 5 — теория;
‰‰ слайды 6, 7, 8, 9, 10 — задачи, причем в порядке усложнения;
245
246
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
‰‰ слайды 11, 12, 13, 14, 15 — теория;
‰‰ слайды 16, 17, 18, 19 — задачи в порядке усложнения;
‰‰ слайд 20 — заключительный.
Каждый раз, запуская презентацию, вы не уверены, знает ли теорию ваша аудитория.
Если нет, то объяснять нужно подробно и давать ей только легкие задачи. Если
знает, то теорию можно пропустить и задачи давать посложнее.
Вы делаете два списка:
‰‰ первый уровень — слайды 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 20 (пропущены сложные задачи);
‰‰ второй уровень — слайды 1, 8, 9, 10, 18, 19, 20 (пропущена теория).
Придя в аудиторию, вы первым делом определите уровень знаний слушателей,
а дальше уже будете решать, какой показ запускать.
Можно вставить в первый слайд гиперссылки на произвольные показы (про гиперссылки мы уже говорили выше) и сразу же выбрать нужный вам вариант.
Итак, рассмотрим, как создать произвольный показ.
Щелкните на кнопке Произвольный показ в группе Начать показ слайдов и выберите
строку Произвольный показ. Появится окно (рис. 3.99).
Рис. 3.99. Создаем произвольный показ
Окно пустое, потому что в моей презентации еще не создано ни одного произвольного показа. Нажимаем кнопку Создать. Откроется окно со списком всех слайдов
(рис. 3.100).
Теперь можно изменить имя произвольного показа и создать в нем последовательность слайдов.
Показ слайдов
Рис. 3.100. Выбираем слайды для произвольного показа
Выделяете название слайда в левом списке, нажимаете кнопку Добавить, и его название появляется в правом списке.
Если вы выделите название слайда в правом списке, то сможете удалить его из
произвольного показа или с помощью кнопок-стрелок поставить его в любое место
произвольного показа.
Когда все будет готово, не забудьте нажать OK.
Настройка
Кнопка Настройка показа слайдов группы Настройка откроет окно (рис. 3.101).
Рис. 3.101. Настройка презентации
247
248
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Можно выбрать в области Показ слайдов такие варианты:
‰‰ управляемый докладчиком (полный экран) — окно с презентацией разворачивается
на весь экран;
‰‰ управляемый пользователем (окно) — на экране, кроме окна программы PowerPoint,
остается Панель задач Windows;
‰‰ автоматический (полный экран) — показ презентации без управления. Для этого
должна быть задана смена слайдов по времени, и все эффекты (например, анимация), тоже должны сменяться автоматически, а не по щелчку кнопкой мыши.
В области Слайды можно выбрать слайды, которые вы хотите продемонстрировать
при этом показе:
‰‰ все;
‰‰ с такого-то по такой-то;
‰‰ произвольный показ.
В области Параметры показа можно задать различные настройки показа слайдов:
‰‰ непрерывный цикл до нажатия Esc — презентация будет показываться в «зацикленном» режиме до тех пор, пока вы не нажмете Esc;
‰‰ без речевого сопровождения — эта птичка отключит речевое сопровождение, если
оно было в вашей презентации;
‰‰ без анимации — эта птичка отключит анимацию, если вы добавляли ее в презентацию;
‰‰ Цвет пера — цвет пометок, которые вы можете делать в слайде в процессе показа
презентации. Мы о них уже говорили (см. рис. 3.6);
‰‰ Цвет лазерной указки — об этом мы уже также говорили.
Параметр Смена слайдов позволяет выбрать, как будут сменяться слайды: вручную
или по времени. Это мы уже тоже обсуждали при описании вкладки Анимация.
К современному компьютеру технически возможно подключить несколько мониторов. В области Несколько мониторов вы можете настроить соответствующие параметры. Из подключенных мониторов два можно использовать для показа презентации.
Если скорость загрузки слайдов вас устраивает, ничего не трогайте. Если слайды
загружаются медленно, читайте дальше.
Чем качественнее слайд, тем выше разрешение, то есть количество точек (пикселов)
на квадратный дюйм экрана. Чем больше пикселов, тем выше четкость изобра-
Показ слайдов
жения, но тем меньше скорость обработки слайда
компьютером.
Так что выбирайте — качественно и медленно или
не очень качественно и быстро. Впрочем, разница
в скорости загрузки слайда будет заметна только для
очень больших («тяжелых») фотографий. Для них
будет иметь смысл уменьшить разрешение.
Вернемся к вкладке Показ слайдов и обратим свое
внимание на кнопку Скрыть слайд группы Настройка. Если щелкнуть на этой кнопке, то выделенный
слайд останется в презентации. Он будет виден на
ленте слайдов в левой части окна программы, но
его номер будет перечеркнут (на рис. 3.102 это
второй слайд). При показе презентации такой
слайд будет пропущен.
Настройка времени
С помощью этой кнопки можно настроить время,
которое на экране будет показываться каждый
слайд, то есть такая вот репетиция презентации.
При нажатии кнопки Настройка времени начнется полноэкранный показ презентации. В левом
верхнем углу вы увидите вот такое окошечко
(рис. 3.103).
Время пошло!
Рис. 3.102. Второй слайд скрыт
Рис. 3.103. Репетиция презентации;
засекаем время
Вы проговариваете текст, который хотите сказать во время показа, время тикает.
Как только вы все договорили, нажмите стрелку
, чтобы перейти к следующему
слайду. Время, потраченное на первый слайд, запомнится. Таймер обнулится и на­
чнет считать время, необходимое вам для второго слайда.
Вы можете поставить таймер на паузу, если нужно отвлечься (нажмите для этого
кнопку
), или запустить его еще раз для текущего слайда, если сбились (щелкните на кнопке
).
Когда вы пройдете всю презентацию или когда настроите все слайды, которые
хотели, можете закрыть окно репетиции. Появится окошко, в котором вам сообщат общую продолжительность презентации и спросят, нужно ли сохранить времена. Под временами подразумеваются все временные промежутки, которые вам
249
250
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
потребовались на слайды. Если хотите сохранить, нажимайте Да. Тогда вы увидите
такую картину (рис. 3.104).
Рис. 3.104. Под слайдами время, которое мне потребовалось на каждый из них
(Чтобы увидеть то, что вы видите на рис. 3.104, вам нужно перейти на вкладку Вид
и выбрать режим Сортировщик слайдов.)
В этом окне — слайды презентации (второй слайд по-прежнему скрыт). Под каж­
дым слайдом — время, которое потребовалось для того, чтобы проговорить нужный
текст. Теперь программа может автоматически менять слайды после того, как
пройдет указанное время.
Захотите использовать эти настройки, ставьте «птицу» в строке Использовать время
показа слайдов в группе Настройка.
Захотите изменить времена, еще раз запустите Настройку времени.
Запись показа слайдов
Следующая функция еще круче предыдущей (рис. 3.105). Запись показа слайдов
даст вам возможность записать не только время показа слайдов, но и звуковое
сопровождение и даже движение лазерной указки.
Показ слайдов
Рис. 3.105. Меню кнопки Запись показа слайдов
Перед началом записи у вас спросят, что вы собираетесь настраивать (рис. 3.106).
Рис. 3.106. Запись показа слайдов
Чтобы настроить все сразу, вам нужен включенный микрофон в компьютере
и включенная лазерная указка в программе.
Проговариваете текст, одновременно водите указкой по слайдам, переключаете
через нужное время слайды. Если на слайде присутствует анимация и она настро­
ена «по щелчку», то она тоже включается кнопкой
.
Если вы запишете такой показ слайдов, то можете спать во время ее демонстрации.
Или рассматривать лица слушателей.
На рис. 3.105 я показала, как очистить запись показа слайдов, если у вас что-то
не получилось или вы хотите его изменить.
Команда Воспроизводить речевое сопровождение включит или выключит голос, записанный в презентации. Если вы голос записали, а он не идет, то теперь вы зна­
ете, где его включить.
Показать элементы управления проигрывателем. Помните управляющие кнопки, которые появляются при добавлении в слайд аудио- и видеофайлов? Так вот, их
можно отключить.
251
252
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Настройки группы Мониторы аналогичны параметрам в окне Настройка презентации.
Они предназначены для того, чтобы настроить мониторы (если их два) или задать
нужное разрешение, если вас не устраивает скорость загрузки слайдов.
Вкладка Рецензирование
Эта вкладка (рис. 3.107) мало чем отличается от аналогичной вкладки в Word, так
что подробно на ней останавливаться не будем.
Рис. 3.107. Меню Рецензирование
Правописание. Все три кнопки — Правописание, Справочники и Тезаурус — вам уже
знакомы.
Язык. Кнопка Перевод позволит вам быстро, не выходя из программы, перевести
выделенный текст на английский или немецкий язык (рис. 3.108).
Рис. 3.108. Перевод
Вкладка Рецензирование
Примечания. С ними мы уже встречались. В этом режиме удобно просматривать
все примечания, используя кнопки Далее и Назад. Кнопка Удалить позволяет удалить
их все махом. А кнопка Показать примечания открывает уже знакомую вам панель
Комментарии.
Группа Сравнить предназначена для редакторской работы. Допустим, у вас есть два
файла. Один — ваш, а второй — ваш, но исправленный кем-то. Вам нужно быстро
просмотреть, какие именно изменения внесли в ваш файл. В моем случае это файлы Презентация и Презентация 1.
Что я делаю?
1. Открываю мой файл — Презентация.
2. Нажимаю кнопку Сравнить. Выбираю в списке файл Презентация 1 (именно с ним
и буду сравнивать).
3. Щелкаю на кнопке Объединить.
В моей презентации второй кадр был крайне прост. Кроме надписи «Второй кадр»,
в нем ничего не было. Но кто-то внес в него изменения.
Теперь он выглядит как на рис. 3.109. А я у себя вижу две маленькие заметочки
в правом углу кадра (рис. 3.110).
Рис. 3.109. Второй кадр с исправлениями
253
254
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.110. Второй кадр с заметками об исправлениях
Если щелкнуть на такой заметке, то она раскроет тайну — что именно было добавлено в этой слайд (рис. 3.111).
Кроме того, в левой части экрана откроется дополнительная панель — Исправления,
где тоже будут перечислены все изменения, которые были сделаны в открытом
слайде (рис. 3.112).
Рис. 3.111. Что было сделано в слайде?
Рис. 3.112. Панель Исправления
Вкладка Вид
В группе Сравнить кнопками Принять и Отклонить вы можете принять внесенные изменения в свой файл или отвергнуть их.
А когда вы пройдетесь по всем изменениям, нажмите кнопку Закончить проверку.
Вкладка Вид
Что в PowerPoint расположено на вкладке Вид (рис. 3.113)? Мы к этой вкладке уже
неоднократно обращались, теперь рассмотрим ее подробнее.
Рис. 3.113. Меню Вид
Режимы просмотра презентаций. Тут вы можете выбрать внешний вид презентации в программе и во время показа.
Есть такие режимы.
‰‰ Обычный — это вид, к которому вы привыкли (см. рис. 3.2).
‰‰ Режим структуры — в этом режиме вы увидите структуру вашей презентации со
всеми слайдами и разделами.
‰‰ Сортировщик слайдов — к нему мы уже обращались, когда настраивали время.
В этом режиме вы можете сделать следующее.
ƒƒ
Посмотреть эскиз слайда. Обратите внимание на значок
, который в данном режиме находится под эскизом, в левом нижнем углу, рядом со временем,
отведенным на слайд. Он есть у слайдов, на которые что-то «навешано» —
звук, видео или анимация. Щелкнув на этом значке, вы можете просмотреть
(прослушать) «довесок» прямо в этом режиме.
ƒƒ
Поменять слайды местами. Это можно сделать, просто перетаскивая слайды
мышкой.
ƒƒ
Увидеть, какие файлы скрыты.
‰‰ Страницы заметок — актуально для презентаций с заметками. Показывает на
одной страничке слайд и заметки к нему.
‰‰ Режим чтения — это режим показа презентации, но с доступной панелью Windows
(рис. 3.114).
255
256
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.114. Слайд в режиме чтения
Режимы образцов.
‰‰ Образец слайдов — откроет новую вкладку: Образец слайдов. Она предназначена
для создания файлов нового образца, если вам не хватает шаблонов, которые
есть в наличии. Если есть в этом нужда — дерзайте, все кнопки там вам уже
знакомы.
Чтобы выйти из этого режима, нажмите кнопку Закрыть режим образца в правой
части вкладки.
‰‰ Образец выдач — тоже открывает целую вкладку. Она поможет настроить выдачу, то есть то, что программа может выдать наружу, — распечатанный лист
бумаги. Можно настроить:
ƒƒ
количество слайдов на странице;
ƒƒ
ориентацию слайдов на странице;
ƒƒ
ориентацию самой страницы;
ƒƒ
колонтитулы.
Вкладка Вид
Когда все заполните, нажмите кнопку Закрыть режим образца в правой части
вкладки.
‰‰ Образец заметок — открывает вкладку, которая позволит вам организовать свои
заметки к слайду. Когда добьетесь желаемого вида, нажимайте Закрыть режим
образца.
Показ. В этой группе можно настроить отображение на экране линейки, сетки,
направляющих и заметок.
Масштаб. При нажатии кнопки Масштаб открывается одноименное окно, в котором
вы сможете выбрать удобный для вас масштаб слайда.
Кнопка Вписать в окно задает оптимальный размер слайда.
Цвет или оттенки серого. Эта группа содержит команды Цвет, Оттенки серого и Чернобелый. Выберите одну из них, и вы увидите свою презентацию в новом цвете.
Окно. С помощью настроек этой группы можно упорядочить несколько открытых
окон программы.
‰‰ Новое окно — открывает еще одно окно программы ������������������������
PowerPoint��������������
с той же презентацией. У вас будет два одинаковых окна.
‰‰ Упорядочить все — если у вас в программе PowerPoint����������������������
��������������������������������
открыто несколько документов, то эта кнопка расположит их на экране рядом.
Вы можете просто переходить из окна в окно. Окно становится активным, как
только вы щелкнете на нем кнопкой мыши. Если одно окно видно, а второе
скрыто (например, одно из окон развернуто на весь экран), то переходить из
одного окна в другое можно с помощью кнопки Перейти в другое окно. А можно
и с помощью закладки программы на Панели задач Windows.
Кнопку удобно использовать для того, чтобы открыть окно документа в программе PowerPoint на весь экран, когда документ в программе остался один.
‰‰ Окна каскадом — еще один способ расположить несколько документов в программе. Я думаю, очевидно, что будет, если ее нажать.
‰‰ Разделить — позволяет удобно менять границы окон внутри программы. Если
вы наведете указатель на границу между окнами в программе, то он примет вид
двунаправленной стрелки. Щелкнув мышкой и не отпуская ее кнопку, вы можете переместить границу в любую сторону.
А если вы нажмете кнопку Разделить , то при наведении на границу указатель
поменяет свой вид и вы сможете управлять им с помощью клавиатуры, а именно стрелок «вверх», «вниз», «вправо», «влево».
Для выхода из этого режима нажмите клавишу Esc или Enter.
257
258
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Макросы. Макросы — это мини-программки внутри программы. Самые простые
макросы записывают последовательность нажатий клавиш и щелчков кнопкой
мыши, сложные макросы способны автоматизировать многие команды. После
создания макроса можно его запустить, и указанные действия будут выполняться
автоматически.
Макросы создаются с помощью Visual�������������������������������������������
�������������������������������������������������
Basic,������������������������������������
������������������������������������������
и, мне кажется, написание и использование макросов выходит за рамки самоучителя для начинающих.
Итак, я вас поздравляю, мы закончили изучение ленты с вкладками программы
PowerPoint. Остался последний рывок.
Меню Файл
Как обычно, самое главное на закуску. Но поскольку это уже третья программа
серии Microsoft Office, которую мы изучаем, никаких сюрпризов вас тут не ждет
(рис. 3.115).
Рис. 3.115. Меню Файл
Меню Файл
‰‰ Сведения — содержит сведения о вашем файле.
‰‰ Создать — позволяет вам создать новую презентацию. Выбирайте Пустую, то есть
чистую или уже с заведомо заданной темой.
‰‰ Открыть — откроет любую презентацию, которая есть на вашем компьютере или
даже на облачном сервисе в Интернете.
‰‰ Сохранить — сохранит ваш файл.
‰‰ Сохранить как — сохранит файл под другим названием или с другим расширением (рис. 3.116).
ƒƒ
Презентация PowerPoint — документ, который будет открываться только в программе последних версий, то есть начиная с PowerPoint 2007.
Рис. 3.116. Варианты сохранения документа
259
260
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
ƒƒ
Демонстрация PowerPoint — файл, который будет автоматически запускать
демонстрацию при открытии. Такой файл удобно послать по почте или передавать кому-то, кто будет без вас показывать вашу презентацию. Задача
человека, получившего этот файл, — открыть его. Все остальное программа
сделает сама.
ƒƒ
Презентация PowerPoint 97-2003 — файл, который будет открываться и в предыдущих версиях программы. Если вы пересылаете презентацию по почте
или собираетесь показывать ее на чужом компьютере, а особенно в школе,
где обычно компьютеры старые, очень рекомендую сохранять файл именно
в таком виде. Этот файл откроется в любом случае. Только учтите, некоторые
«навороты» программы могут не сохраниться.
‰‰ Печать — содержит команды для настройки печати и ее запуска (рис. 3.117).
Рис. 3.117. Печать документа
Печать — просто печать. Без всяких дополнительных телодвижений. Рядом
можно задать количество копий.
В разделе Настройка аж четыре списка, каждый из них вы можете открыть и внимательно изучить. Вы узнаете, что можно напечатать не все слайды, а выбороч-
Меню Файл
но, по-разному компонуя их на листах, с примечаниями и без, разбирая по копиям и не разбирая. А в правой части окна вы видите текущий кадр в том виде,
в котором он пойдет на печать. Можете перемотать и просмотреть всю презентацию (рис. 3.118).
Рис. 3.118. Печать документа. Шесть кадров на лист
Вот так будет выглядеть лист бумаги, если задать печать шести кадров на листе.
Кстати, в левом нижнем углу есть регулятор масштаба. Можете им пользоваться.
‰‰ Общий доступ — позволяет организовать доступ к документу нескольким пользователям.
‰‰ Экспорт — помогает вам куда-нибудь отправить ваш файл. Тут вы сможете
упаковать презентацию для компакт-диска. Очень удобно. Все, что нужно,
программа сама сложит на диск, упакует, только что ленточкой не перевяжет.
Но с этим диском вы потом сможете запустить программу на другом компьютере.
Тут же вы можете изменить тип файла, то есть еще одна возможность «сохранить
как» ваш файл (рис. 3.119).
261
262
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Рис. 3.119. Экспорт. Изменить тип файла
‰‰ Закрыть — закрывает файл.
‰‰ Учетная запись — для тех, у кого есть учетная запись на сайте Microsoft.
А вот раздел Параметры мы рассмотрим далее.
Параметры PowerPoint
В принципе, вам, может быть, никогда и не придется лезть в настройки программы.
Но, наверное, вы должны знать, что там есть.
Итак, раздел Общие (рис. 3.120).
Здесь вы можете решить, отображать ли всплывающие подсказки, сможете изменить
тему программы и определить свои личные настройки.
Раздел Правописание поможет настроить систему исправления ошибок.
В разделе Сохранение есть два важных момента (рис. 3.121).
Параметры PowerPoint
Рис. 3.120. Раздел Общие окна Параметры PowerPoint
Рис. 3.121. Раздел Сохранение окна параметров PowerPoint
263
264
Глава 3. Программа для создания презентаций PowerPoint
Во-первых, вы можете задать автосохранение документа через сколько хотите
минут. Во-вторых, можно выставить сохранение документов в удобном вам формате. Напомню, что документы, сделанные в последних версиях «Офиса», без
специальных манипуляций в предыдущих версиях не открываются.
И еще из того, что вам может понадобиться, — настройка ленты и панели быстрого
доступа. Но они идентичны настройкам в Word.
На этом мы заканчиваем изучение программы PowerPoint. Я думаю, полученных
знаний вам с лихвой хватит для создания любой презентации.
Глава 4
Почтовая программа
Microsoft Outlook
Настройка
Внешний вид
Почта
Календарь
Люди
Задачи
Заметки
266
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Microsoft Outlook — это почтовая программа и электронный
органайзер в одном флаконе. Мы не будем сильно влезать
в дебри этой программы, потому что про нее, как и про три
предыдущие, тоже можно написать «Войну и мир». Пройдемся только по основным функциям.
На рис. 4.1 показано, как выглядит плитка этой программы
на Начальном столе.
Рис. 4.1. Плитка Outlook
на Начальном столе
Настройка
Если вы запускаете Microsoft Outlook на компьютере впервые, то увидите такое
сообщение (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Вас приветствует Outlook
Нажимайте кнопку Далее. Появится следующее окно (рис. 4.3).
У вас уже есть свой почтовый адрес? Если нет, то нужно быстренько сходить на любой
сервер, на котором можно создать почтовый ящик: «Яндекс» (http://www.yandex.ru),
Google (http://gmail.com), Mail.Ru (http://mail.ru). Выбирайте любой1.
После того как у вас появился свой почтовый ящик, смело выбирайте Да на рис. 4.3
и нажимайте Далее.
1
Если это предложение поставило вас в тупик, почитайте сначала самоучитель «Интернет
для женщин» (Пастернак Е. Интернет для женщин. 3-е изд. — СПб: Питер, 2014).
Настройка
Рис. 4.3. Есть у вас уже учетные записи?
В следующем окне все очевидно: вам нужно только ввести свои адрес электронной почты и пароль (рис. 4.4). Пароль вводится дважды, чтобы вы случайно
не ошиблись. При несовпадении Пароля с Проверкой пароля вас заставят повторить
ввод.
Рис. 4.4. Введите ваши данные
267
268
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Щелкайте на кнопке Далее.
Все, что будет дальше происходить на экране, не потребует вашего участия (рис. 4.5).
Что-то там само найдется, настроится. Вы увидите уже готовый результат.
Рис. 4.5. Выполняется настройка. А вы спокойно пейте кофе
Когда допьете кофе, нажимайте кнопку Готово.
Внешний вид
Вид окна программы Microsoft Outlook может быть настолько разнообразен, что
мне даже страшно предположить, что вы увидите у себя на экране.
У меня, например, оно открыто вот в таком виде (рис. 4.6).
И сейчас я вам попытаюсь рассказать, что все это значит. Сверху — лента. Этим вас
не испугать, такую ленту вы уже видели неоднократно. Как вы уже знаете, вид
ленты зависит от контекста, то есть от того, с чем вы собираетесь работать. На рис. 4.6
на ленте открыта вкладка Главная для работы с Почтой.
Теперь рассмотрим самый низ программы. Четыре раздела, подписанные большими синими буквами: Почта, Календарь, Люди, Задачи. Многоточие скрывает в себе
Заметки, Папки и Ярлыки.
Почта
Рис. 4.6. Окно программы Outlook
Сейчас мы с вами разберемся с Почтой. Сразу скажу, что, если
вам не понравится эта программа, вы можете спокойно продолжать пользоваться своей почтой на почтовом сервере. Она оттуда никуда не денется. Программа Outlook — просто еще одна
возможность упорядочить почту, разложить все по полочкам
и папочкам.
Почта
Что мы видим на экране? Слева — область папок. Нажав кнопку 
, эту область можно свернуть. В свернутом виде она выглядит вот так (рис. 4.7).
Избранные папки (см. рис. 4.6):
‰‰ Входящие — содержит все письма, которые вы получаете;
‰‰ Отправленные — письма, которые вы отправили;
Рис. 4.7. Свернутая
область папок
269
270
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
‰‰ Удаленные — сюда помещаются письма, которые вы удаляете. Эту папку вы
можете принудительно чистить, а можете настроить так, что письма, попавшие
в нее, будут автоматически удаляться.
Этот список можно свернуть, нажав кнопку
В общем списке:
‰‰ Черновики — недописанные письма, то есть письма, которые вы можете написать
заранее и отправить в любой момент;
‰‰ Исходящие — письма, которые вы написали, но они по каким-то причинам
не были отправлены;
‰‰ Спам — сюда программа автоматически сваливает весь спам. Бывает так, что
программа ошибается, так что время от времени эту папку нужно проверять,
не попало ли туда нужное письмо.
В верхний список — Избранное — вы можете перетащить мышкой любую папку из
полного списка. Там должны быть папки, которыми вы пользуетесь чаще всего.
И этот список тоже можно свернуть, щелкнув на кнопке
.
Содержимое выделенной папки отображается в центральной части окна, а в правой
части, которая называется областью чтения, появляется содержимое выделенного
письма.
Теперь рассмотрим инструменты.
Лента Почты
Быстренько изучим ленту в разделе Почта (рис. 4.8).
Рис. 4.8. Вкладка Главная
Создать:
‰‰ Создать сообщение — если щелкнуть на этой кнопке, вы сможете написать
письмо;
‰‰ Создать элемент — можете открыть и восхититься тем, что можно создать в этой
программе;
Почта
Удалить:
‰‰ Удалить — удалит выделенное письмо или письма;
‰‰ Пропустить — нажмете эту кнопку, и все письма этого отправителя будут сразу
улетать в Удаленное;
‰‰ Очистить — даст вам возможность очистить папку со всеми вложенными папками. Или удалить цепочку сообщений;
‰‰ Нежелательные — тут вы можете настроить свою почту так, что некоторые письма будут сразу отправляться в папку Спам.
Ответить:
‰‰ Ответить, Ответить всем, Переслать — стандартные команды любой почтовой программы. Из их названий очевидно, что вы можете сделать с их помощью;
‰‰ Собрание — даст вам возможность собрать собрание, то есть собрать группу людей, с которыми вы будете переписываться по нужному вам вопросу.
Быстрые действия. Эта группа для того, чтобы автоматизировать какие-либо действия, которые вы будете часто проделывать с почтой. Можно задать сочетания
клавиш, которыми письмо будет удаляться или переноситься в нужную вам папку.
Переместить. Эта группа тоже упрощает жизнь тем, кто любит все раскладывать
по полочкам. Если нажать кнопку Правила, то вы сможете настроить программу так,
что при получении сообщения с указанного адреса будете получать дополнительное
оповещение, слышать звуковой сигнал и самое удобное — письма от этого адресата будут автоматически помещаться в определенную папку (рис. 4.9). Вы можете
создать папки «Саша», «Алена» и «Работа». Новые письма от адресатов сразу будут
попадать туда.
Рис. 4.9. Создание правила
271
272
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Теги:
‰‰ Прочитано? — отметит все выделенные письма как прочитанные;
‰‰ К исполнению — это флажок, которым вы можете пометить самые важные письма. Вот такой значок появится возле письма, если вы его отметите (рис. 4.10).
Рис. 4.10. Флажок возле
письма
Найти:
‰‰ верхнее поле — поле поиска. В него вы можете ввести фамилию-имя пользователя, письмо которого хотите найти у себя в почте;
‰‰ Адресная книга — откроет адресную книгу;
‰‰ Фильтр почты — позволит вам разобрать почту по заданным вами параметрам.
Отправка и получение. Кнопка Отправить и получить почту — все папки позволяет
отправить и получить почту.
Если вам недостаточно этой кнопки, можете заглянуть на вкладку Отправка и получение (рис. 4.11).
Рис. 4.11. Вкладка Отправка и получение
Тут вы найдете еще много команд для отправки и получения писем.
На вкладке Папки собраны все команды для работы с папками (рис. 4.12).
Рис. 4.12. Вкладка Папки
Тут вы сможете создать новую папку, переименовать ее, скопировать, очистить…
И последняя вкладка Почты — Вид (рис. 4.13).
Вы уже знаете, что Вид всегда отвечает за вид программы. Можете понажимать
кнопки и посмотреть, что изменится.
Почта
Рис. 4.13. Вкладка Вид
Обращу ваше внимание на кнопку Показывать как беседы
в группе Сообщения. Если вы ее нажмете, то ваши сообщения будут группироваться цепочками. Письмо — ответ —
ваш ответ — ответ на ответ… и т. д. Кому-то удобно держать у себя почту в таком представлении, кому-то
удобно, чтобы все письма были разложены по одному.
Тут же вы можете упорядочить свою почту, то есть сделать
так, чтобы какие-то письма были наверху (рис. 4.14).
Хотите, сверху будут письма с вложениями, хотите — отмеченные или важные.
Пишем письмо
Давайте же наконец займемся делом. Напишем письмо.
После того как вы нажмете кнопку Создать, вы увидите
бланк письма (рис. 4.15).
Рис. 4.14. Упорядочить по…
Посмотрите на меню этого окна. Обычная лента, такая же, как и во всех программах
«Офиса».
Рис. 4.15. Бланк письма
273
274
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Вкладка Сообщение. Эта вкладка открыта на рис. 4.15. Про группы Буфер обмена
и Основной текст даже не буду рассказывать. О них в главе, посвященной Word, все
написано. Активны они только тогда, когда курсор стоит в тексте письма.
В группе Имена можно открыть Адресную книгу. Это обычная записная книжка,
только электронная. Подробнее про нее я напишу чуть позже, чтобы сейчас не уходить в сторону.
В группе Включение находятся элементы, которые вы можете включить в свое
письмо. Самая нужная и часто используемая функция — Вложить файл . Любой
файл, который есть у вас на компьютере, вы можете с помощью этой кнопки, как
скрепкой, «приколоть» к своему письму. На рис. 4.15 в шапке письма есть строка
Вложение. Она появляется, если к письму прикреплен файл. В данном случае это
файл, сделанный в Word. На его месте может быть любой файл: фотография,
видео и т. д. Очень удобно, что вы можете просто мышкой затащить любой файл
в поле письма и он прикрепится к нему.
Щелкнув на кнопке Параметры сообщения группы Теги, вы откроете диалоговое
окно. В нем можно настроить степень важности письма или параметры безопасности. Впрочем, вы легко можете жить, даже не заглядывая в это окно. Самые важные
команды вынесены в группу.
Вкладка Вставка. Вот что вы можете вставить внутрь своего письма (рис. 4.16).
Рис. 4.16. Вкладка Вставка бланка письма
Хорошо, что программы Office универсальные. Тут тоже нет ничего такого, с чем
бы вы не сталкивались раньше.
Вкладка Параметры. Содержит всякие настройки письма (рис. 4.17).
Рис. 4.17. Вкладка Параметры бланка письма
‰‰ Темы — позволяют «разукрасить» письмо.
‰‰ Показать поля — дают возможность задать то, что будет указано на полях.
Почта
‰‰ Разрешение — я не буду влезать в это, ладно?
‰‰ Отслеживание — позволяет вам отследить путь письма. Вы можете получить
уведомление о том, что письмо получено, а потом о том, что письмо прочитано. Чтобы не мучиться сомнениями — дошло, не дошло, прочитал, не прочитал…
‰‰ Дополнительные параметры — здесь вы можете выбрать папку, в которую сохранится ваше письмо после отправки. Или открыть диалоговое окно Параметры
сообщения.
Вкладка Формат текста. Это такой маленький Word для форматирования текста
письма (рис. 4.18).
Рис. 4.18. Вкладка Формат текста бланка письма
Вкладка Рецензирование. Содержит только две группы — Правописание и Язык
(рис. 4.19).
Рис. 4.19. Вкладка Рецензирование бланка письма
Итак, по ленте галопом проскакали, теперь разберемся, как все-таки письмо
написать.
Если вы пишете первое в программе письмо, то адрес в строку Кому вам придется
вбивать вручную. В дальнейшем вам будет помогать Адресная книга, которая откроется, если вы щелкнете на кнопке Кому.
Вы можете отправить одно и то же письмо многим людям. Для этого введите адреса всех этих людей в строку Кому через запятую. Или заполните строку Копия.
Тему письма писать обязательно. Мало того, что это сильно облегчает переписку,
так еще и многие программы-антивирусы не пропускают письма без указания
темы.
275
276
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Если хотите что-то прикрепить — прикрепляйте. Еще раз повторю, что вы просто
можете мышкой затащить файл в письмо.
Теперь пишите и форматируйте текст письма.
Готово?
Нажимайте кнопку Отправить.
Письмо полетело!
Дальше рассмотрим еще несколько полезных вещей.
Адресная книга
Первый раз я ввела электронный адрес в письме в графу Кому вручную. Чтобы в следующий раз этого не делать, я щелкаю правой кнопкой мыши на адресе и в появи­
вшемся контекстном меню выбираю строку Добавить в контакты Outlook (рис. 4.20).
Рис. 4.20. Добавляем адрес в контакты
Появляется окно (рис. 4.21).
Если подробно заполнять все анкеты для всех ваших контактов, раскрывая все
плюсики, то через некоторое время вам будут завидовать спецслужбы, поэтому
вводите только то, что вам может понадобиться.
Как только укажете всю информацию, нажмите кнопку Сохранить и закрыть в группе
Действия на вкладке Контакт. Информация сохранится в записной книжке.
А в следующий раз, когда будете писать письмо, программа сама подскажет вам
адрес, как только вы наберете первую букву (рис. 4.22).
Почта
Рис. 4.21. Анкета контакта
Впрочем, вы можете занести контакт в записную книжку
еще несколькими способами. Например, щелкнуть на
кнопке Адресная книга группы Найти вкладки Главная
и в открывшемся окне в меню Файл найти строку Создать
адрес (рис. 4.23).
Рис. 4.23. Создаем контакт
Рис. 4.22. Подсказка адреса
277
278
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Посмотрите, у меня на рис. 4.24 Адресная книга
создается только для одного компьютера. Если
вы хотите, чтобы доступ к ней был с любого
компа, как и доступ к вашей почте, то выберите из списка Адресная книга другую строку.
Рис. 4.24. Для чего создаем адресную книгу?
Как ответить на письмо
И вот вы (или я) получили письмо (рис. 4.25).
Рис. 4.25. Полученное письмо
Слева, рядом с названием папки Входящие, появляется голубая цифра. В данный
момент у меня 31 непрочитанное письмо. Вы можете прямо на ленте щелкнуть на
строке Ответить. Появится бланк письма, в котором будет вбит адрес того, на чье
письмо вы отвечаете.
А можете два раза щелкнуть на названии письма и открыть бланк письма
(рис. 4.26).
Календарь
Рис. 4.26. Бланк ответного письма
Про почту можно писать еще очень много, но, мне кажется, главное вы усвоили.
Дальше разберетесь сами.
Календарь
Чтобы развернуть Календарь, просто щелкните на надписи Календарь внизу программы (рис.4.27).
Посмотрите, на рис. 4.27 открыта вкладка Главная. Я расскажу о ней частично и не по
порядку.
Упорядочить. Эта группа поможет вам открыть Календарь на нужный срок.
На рис. 4.27 открыт месяц. Вы можете открыть другой промежуток времени.
Создать. Эта группа поможет вам работать с Календарем как с записной книжкой.
Как создать запись на определенный день?
1. Выделяете день.
2. Нажимаете кнопку Создать встречу.
3. В открывшемся окне вводите все нужные данные (рис. 4.28).
Самое главное — заполнить тему и время. Как видите, «встреча» в данном
случае — это на самом деле любое мероприятие или событие. Звонок тоже
«встреча».
4. Нажимаете кнопку Сохранить и закрыть.
279
280
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Рис. 4.27. Календарь в Outlook
Рис. 4.28. Создаем запись в Календаре
Календарь
Событие, которое вы указали, появится у вас в календаре (рис. 4.29).
Рис. 4.29. Встреча в Календаре
Если вы подведете к ней указатель мыши, то во всплывающей подсказке появятся
подробности. А если выделите встречу, то откроется новое меню (рис. 4.30).
Рис. 4.30. Инструменты Календаря
Тут я хочу обратить ваше внимание на команду Напоминание. Если вы развернете ее
список, то сможете установить время, за которое программа сама напомнит вам
о встрече.
Кстати, вы можете просто выделить день в Календаре и вписать в него важную для
вас информацию. Как я на рис. 4.31.
Рис. 4.31. Заметки в Календаре
281
282
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Люди
Следующий раздел программы — Люди (рис. 4.32).
Обратите внимание: в группе Текущее преставление на вкладке Главная ленты
вы можете выбрать, в каком виде программа будет показывать список контактов.
На рис. 4.32 контакт (он у меня пока один) представлен в виде визитной карточки.
Рис. 4.32. Люди
Справа от карточки — алфавит. Выбираете букву — на экране появляются контакты на эту букву. Самая нижняя кнопка
 — выбор алфавита. Щелкните на ней,
если вас не устраивает кириллица.
Группа Найти вкладки Главная ленты облегчит вам жизнь, когда контактов станет
много.
Заметки
Задачи
Эта категория для сложного, многоступенчатого планирования. Позволяет создать
задачу, назначить ответственного и следить за выполнением. Скорее всего, человек,
который будет этим пользоваться, не нуждается в самоучителе для начинающих,
так что подробно расписывать эту возможность не вижу смысла.
Заметки
Если вы щелкнете на кнопке Создать в режиме Заметки, то увидите такое окошко
(рис. 4.33).
Эту заметку вы можете оставить в таком виде, чтобы она была перед глазами.
Если вы посмотрите на Панель задач ��������������������������������������������
Windows�������������������������������������
, то увидите, что заметка «висит» отдельным окном программы (рис. 4.34).
Рис. 4.33. Заметка
Рис. 4.34. Заметка в отдельном окне
Заметку можно перенести в любое удобное для вас место. Оставить как стикер на
экране.
Мы с вами очень конспективно изучили программу Outlook���������������������
����������������������������
. Рассмотрели по частям, но, я думаю, вы поняли, что все ее части тесно связаны между собой. Например,
вы можете создать событие у себя в календаре и тут же разослать письмо о нем тем,
кто с этим событием связан.
А если в списке кнопки Список дел группы Макет вкладки Вид повключать все, что
там есть, или включить хотя бы Календарь, то у вас перед глазами будет постоянное
напоминание о том, что нужно сделать.
283
284
Глава 4. Почтовая программа Microsoft Outlook
Посмотрите, на рис. 4.35 открыт раздел Почта. Справа дополнительная панель —
Календарь, на нем выделен день 24 июня, а внизу — список дел на этот день. А ниже
я «повесила» заметку. Чтобы не забыть про яблоки.
Рис. 4.35. Почта с включенным Календарем
На этой оптимистичной ноте мы простимся с программой Microsoft Outlook.
Желаю вам интересной переписки и удачного планирования!
Евгения Пастернак
Офисный компьютер для женщин
2-е издание
Заведующий редакцией
Ведущий редактор
Художник
Корректор
Верстка
Д. Виницкий
Е. Каляева
Л. Адуевская
Е. Павлович
Г. Блинов
ООО «Питер Пресс», 192102, Санкт-Петербург, ул. Андреевская (д. Волкова), д. 3, литер А, пом. 7Н.
Налоговая льгота — общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, том 2; 95 3005 — литература учебная.
Подписано в печать 27.09.13. Формат 70×100/16. Усл. п. л. 23,220. Тираж 3500. Заказ 0000.
Отпечатано в полном соответствии с качеством предоставленных издательством материалов
в ГППО «Псковская областная типография». 180004, Псков, ул. Ротная, 34.
ЗАКАЗАТЬ КНИГИ ИЗДАТЕЛЬСКОГО ДОМА «ПИТЕР» МОЖНО ЛЮБЫМ
УДОБНЫМ ДЛЯ ВАС СПОСОБОМ:
на нашем сайте: www.piter.com
по электронной почте: postbook@piter.com
по телефону: (812) 703‹73‹74
по почте: 197198, Санкт‹Петербург, а/я 127, ООО «Питер Мейл»
по ICQ: 413763617
ВЫ МОЖЕТЕ ВЫБРАТЬ ЛЮБОЙ УДОБНЫЙ ДЛЯ ВАС СПОСОБ ОПЛАТЫ:
Наложенным платежом с оплатой при получении в ближайшем почтовом
отделении.
С помощью банковской карты. Во время заказа Вы будете перенаправлены
на защищенный сервер нашего оператора, где сможете ввести свои данные
для оплаты.
Электронными деньгами. Мы принимаем к оплате все виды электронных денег: от традиционных Яндекс.Деньги и Web-money до USD
E-Gold, MoneyMail, INOCard, RBK Money (RuPay), USD Bets, Mobile Wallet
и др.
В любом банке, распечатав квитанцию, которая формируется автоматически
после совершения Вами заказа.
Все посылки отправляются через «Почту России». Отработанная
система позволяет нам организовывать доставку Ваших покупок максимально быстро. Дату отправления Вашей покупки и предполагаемую дату
доставки Вам сообщат по e-mail.
ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ЗАКАЗА УКАЖИТЕ:
фамилию, имя, отчество, телефон, факс, email;
почтовый индекс, регион, район, населенный пункт, улицу, дом,
корпус, квартиру;
название книги, автора, количество заказываемых экземпляров.
Автор
barmaley
barmaley1056   документов Отправить письмо
Документ
Категория
Информационные технологии
Просмотров
140
Размер файла
13 763 Кб
Теги
офисные, женщина, компьютер
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа