close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Теоретические сведения

код для вставкиСкачать
Лекция на тему "Что такое база данных. Реляционная база данных MS Access" База данных (БД) - совокупность определенным образом организованной информации на какую-то тему (в рамках некоторой предметной области). Например:
* база данных книжного фонда библиотеки; * база данных кадрового состава учреждения; * база данных законодательных актов в области уголовного права; * база данных современной эстрадной песни. Конечно, вся эта информация может храниться и на бумаге (например, книжный каталог библиотеки). Но современным средством хранения и обработки баз данных является, безусловно, компьютер. В дальнейшем мы будем иметь в виду только компьютерные БД.
Базы данных бывают фактографическими и документальными.
В фактографических БД содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определенном формате. Из приведенных выше примеров две первые БД скорее всего будут организованы как фактографические. В БД библиотеки о каждой книге хранятся библиографические сведения: год издания, автор, название и пр. Разумеется текст книги в ней содержаться не будет. В БД отдела кадров учреждения хранятся анкетные данные сотрудников: фамилия, имя, отчество; год и место рождения.
Базы данных в третьем и четвертом примерах наверняка будут организованы как документальные. Первая из них будет включать в себя тексты законов; вторая - тексты и ноты песен; биографическую и творческую справочную информацию о композиторах, поэтах, исполнителях; звуковые записи и видеоклипы. Следовательно, документальная БД содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую, графическую, звуковую, мультимедийную.
Современные информационные технологии постепенно стирают границу между фактографическими и документальными БД. Существуют средства, позволяющие легко подключать любой документ (текстовый, графический, звуковой) к фактографической базе данных.
Сама по себе база данных не может обслужить запросы пользователя на поиск и обработку информации. БД - это только "информационный склад". Обслуживание пользователя осуществляет информационная система.
Информационная система - это совокупность базы данных и всего комплекса аппаратно-программных средств для ее хранения, изменения и поиска информации, для взаимодействия с пользователем.
Примерами информационных систем являются системы продажи билетов на пассажирские поезда и самолеты. WWW - это тоже пример глобальной информационной системы.
Далее будет идти речь будет только о фактографических базах данных. Дадим более строгое определение компьютерной БД, чем то, что приводилось выше.
База данных - организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения. Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.
Если различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью, то такая БД называется распределенной базой данных.
Очевидно, информацию в Internet, объединенную паутиной WWW, можно рассматривать как распределенную базу данных. Распределенные БД создаются также и в локальных сетях.
Модель данных строится по принципу взаимосвязанных таблиц - реляционной.
Один тип объекта является главным, все нижележащие - подчиненными - иерархической.
Любой тип данных одновременно может быть главным и подчиненным - сетевой.
Реляционные базы данных
Информация в базах данных может быть организована по разному. Чаще всего используется табличный способ.
Базы данных с табличной формой организации называются реляционными БД.
В чем же их преимущество? Главное достоинство таблиц - в их понятности. С табличной информацией мы имеем дело практически каждый день. Загляните, например в свой дневник: расписание занятий там представлено в виде таблицы, ведомость с оценками за четверти имеет табличный вид. Когда мы приходим на вокзал, смотрим расписание электричек. Какой вид оно имеет? Это таблица! А еще есть таблица футбольного чемпионата. И журнал учителя, куда он ставит вам оценки - тоже таблица.
Видите, как много примеров, и их еще можно продолжить. Мы настолько привыкли к таблицам, что обычно не требуется никому объяснять, как ими пользоваться. Ну разве что маленькому ребенку, который только учится читать.
В реляционных БД строка таблицы называется записью, а столбец - полем. В общем виде это выглядит так:
Каждое поле таблицы имеет имя. Например, в таблице "Игрушки" имена полей такие: НАЗВАНИЕ, МАТЕРИАЛ, ЦВЕТ, КОЛИЧЕСТВО.
Одна запись содержит информацию об одном объекте той реальной системы, модель которой представлена в таблице.
Например, одна запись о каком либо объекте - это информация об одной игрушке.
Поля - это различные характеристики (иногда говорят - атрибуты) объекта. Значения полей в одной строчке относятся к одному объекту. Разные поля отличаются именами. А чем отличаются друг от друга разные записи? Записи различаются значениями ключей.
Главным ключом в базах данных называют поле (или совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей.
В БД "Домашняя библиотека" разные книги могут иметь одного автора, могут совпадать названия книг, год издания, полка. Но инвентарный номер у каждой книги свой (поле НОМЕР). Он-то и является главным ключом для записей в этой базе данных. Не всегда удается определить одно поле в качестве ключа. Вот, например, база данных, которая хранится в компьютере управления образования области. В ней содержатся сведения о всех средних школах районных центров в виде такой таблицы:
В такой таблице у разных записей не могут совпасть только одновременно два поля ГОРОД и НОМЕР ШКОЛЫ. Эти два поля вместе образуют составной ключ: ГОРОД-НОМЕР ШКОЛЫ. Составной ключ может состоять и более чем из двух полей.
С каждым полем связано еще одно очень важное свойство - тип поля.
Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях.
В реляционных базах данных используются четыре основных типа полей:
o числовой; o символьный; o дата; o логический. Числовой тип имеют поля, значения которых могут быть только числами. Например, в БД "Погода" три поля числового типа: ТЕМПЕРАТУРА, ДАВЛЕНИЕ, ВЛАЖНОСТЬ.
Символьный тип имеют поля, в которых будут храниться символьные последовательности (слова, тексты, коды и т.п.). Примерами символьных полей являются поля АВТОР и НАЗВАНИЕ в БД "Домашняя библиотека"; поле ТЕЛЕФОН в БД "Школы".
Тип "дата" имеют поля, содержащие календарные даты в форме "день/месяц/год" (в некоторых случаях используется американская форма: месяц/день/год). Тип "дата" имеет поле ДЕНЬ в БД "Погода".
Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" - "нет" или "истина" - "ложь" или (по-английски) "true" - "false". Если двоичную матрицу представить в виде реляционной БД (табл. 6.4, 6.5), то ее полям, принимающим значения "О" или "1", удобно поставить в соответствие логический тип. При этом "1" заменится на значение "истина", "О" - на значение "ложь".
Итак, значения полей - это некоторые величины определенных типов.
От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить.
Например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические операции, а с символьными и логическими - нельзя.
Для взаимодействия пользователя с базами данных используют системы управления данными (СУБД).
Принципы построения систем управления баз данных следуют из требований, которым должна удовлетворять организация баз данных:
* Производительность и готовность. Запросы от пользователя базой данных удовлетворяются с такой скоростью, которая требуется для использования данных. Пользователь быстро получает данные всякий раз, когда они ему необходимы.
* Минимальные затраты. Низкая стоимость хранения и использования данных, минимизация затрат на внесение изменений.
* Простота и легкость использования. Пользователи могут легко узнать и понять, какие данные имеются в их распоряжении. Доступ к данным должен быть простым, исключающим возможные ошибки со стороны пользователя.
* Простота внесения изменений. База данных может увеличиваться и изменяться без нарушения имеющихся способов использования данных.
* Возможность поиска. Пользователь базы данных может обращаться с самыми различными запросами по поводу хранимых в ней данных. Для реализации этого служит так называемый язык запросов.
* Целостность. Современные базы данных могут содержать данные, используемые многими пользователями. Очень важно, чтобы в процессе работы элементы данных и связи между ними не нарушались. Кроме того, аппаратные ошибки и различного рода случайные сбои не должны приводить к необратимым потерям данных. Значит, система управления данными должна содержать механизм восстановления данных.
* Безопасность и секретность. Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это права, от неавторизированной модификации (изменения) данных или их разрушения. Секретность определяется как право отдельных лиц или организаций решать, когда, как какое количество информации может быть передано другим лицам или организациям.
Одно из самых важных преимуществ современных СУБД состоит в логической и физической независимости данных. Например, база данных, реализованная в СУБД DBASE, физически содержит, как минимум, три файла. В то же время эту же базу данных можно перенести в СУБД MicrosoftAccess, где она физически разместится в одном файле. При этом логическая организация данных не изменится.
Развитие аппаратного и программного обеспечения, средств телекоммуникаций привело к тому, что на сегодняшний день наметился переход от традиционных баз данных, хранящих числа и символы объектно-реляционным базам данных, где каждая запись может содержать данные со сложным поведением. Пример тому развитие internet-технологий. Современный настольные компьютеры и программы просмотра Web - браузеры - позволяют осуществлять поиск в глобальной сети и просматривать большую часть мультимедийных данных.
Далее на примере одной из самых распространенных систем управления базами данных - MicrosoftAccessвходит в состав популярного пакета MicrosoftOffice - мы познакомимся с основными типами данных, способами создания баз данных и с приемами работы с базами данных.
Существует огромное количество СУБД, например: LotusApproach, VisualFoxPro, BorlandParadox, BorlanddBase.
Перенеси кроссворд в тетрадь и разгадай его.
1. Структура БД, в которой любой тип данных одновременно может быть главным и подчиненным
2. Средство извлечения данных из БД
3. Набор программ, с помощью которых производится работа с базой данных
4. Столбец в табличной БД
5. Строка в табличной БД
6. Структура БД, в которой данные строятся по принципу взаимосвязанных таблиц
7. Структура, в которой одно данное является главным, все нижележащие - подчиненными.
Дайте определение получившемуся вертикальному понятию с точки зрения баз данных.
Ответы: сетевая, запрос, СУБД, поле, запись, реляционная, иерархия.
Таблица - основной объект реляционной БД.
Кроссворд по теме: "Базы данных"
Перенеси кроссворд в тетрадь и разгадай его.
По горизонтали:
4. Иерархическая база данных может быть отображена в виде......
6. Основной способ представления реляционной базы данных......
8. Для его создания используют построитель.....
10. Позволяет изменить структуру базы данных......
13. Определяет принцип отбора данных......
14......ввода облегчает набор данных. Например, номера телефона, индекса.
15. Определяет главное поле.
16. Программа, позволяющая создавать и обрабатывать базы данных.
17. Можно установить между таблицами.
По вертикали:
1. Позволяет просматривать все записи.
2. представление данных по одной записи.
3. Тип данных.
5. Подготовка базы данных к печати.
7. Выборка данных по условию с возможностью сохранения.
9. Набор данных одного типа в структуре реляционной базы данных.
11. Процесс обнаружения нужных данных.
12. Набор данных разного типа об одном объекте.
Лабораторно-практическая работа № 2
MS Access 2003.
"Создание и редактирование формы. Сортировка данных"
Задание: Создание формы. Введение записей в форму. Режимы представления формы. Быстрая сортировка данных.
Создание формы
1. Запустите MS Access 2003 и откройте созданную на прошлом занятии базу данных. 2. Для создания формы щелкните по ярлычку Формы на панели Объекты и щелкните кнопку Создание формы с помощью Мастера в левом окне. 3. В окне Создание форм, опция Таблицы и запросы доступна Таблица: Адреса. В окне Доступные поля из списка все доступные поля переместить в правое окно Выбранные поля и нажать кнопкуДалее. В следующем окне выберите пункт в один столбец - Далее. Выберите стиль: Стандартный - Далее.
4. Название формы - Адреса. Дальнейшее действие: открыть форму для просмотра и ввода данных - Готово.
5. На экране вы увидите приблизительно следующее: Представление записей в форме
Каждая запись (то, что являлось отдельной строкой таблицы) теперь представляет как бы отдельную карточку. Вводить данные удобно именно в таком режиме.
В строке состояния (в нижней части окна формы) отражено общее количество записей и номер записи, которую вы сейчас видите. Перемещаться между записями можно с помощью кнопок, значение которых показано на рисунке слева. 1 - к последней записи, 2- на одну запись назад, 3 - на одну запись вперед, 4 - к последней записи, 5 - новая запись. 1. Пролистайте все имеющиеся записи (просмотрите карточки), используя кнопки для перемещения по формам.
2. Внесите нового адресата (запись 5): Фамилия - Горыныч, Имя - Змей, Адрес - Черная гора, 13, Домашний телефон - 2-34-55, Сотовый телефон - 905-678-00-11
3. Переименуйте поле Адресат в поле №. Перейдите из Форм в Таблицу, для этого закройте форму Адреса и откройте Таблицу Адреса. Щелкните по заголовку поля Адресат и переименуйте его. Измените ширину столбца № в соответствии с размером заголовка.
4. Измените имя формы Адреса на Анкета по завершению операции вы увидите следующее
Форму можно представлять в режиме таблицы. Для этого запустите форму Анкета и выполните команду Вид - Таблица.
В режиме таблица можно вносить и редактировать данные. Можно удалять записи.
В таблице существует возможность переставлять столбцы. Сделать это можно, схватив столбец за заголовок мышью, перенести его на новое место.
5. Добавьте новые записи в таблицу, измените запись под номером 3, так же измените порядок столбцов, как показано на рисунке.
6. Записи в таблице можно отсортировать. Для этого: • выделите столбец, по которому будет производиться сортировка (в режиме формы выделите поле);
• выберите в меню Записи команду Быстрая сортировка и По возрастанию или По убыванию в подменю. Можно нажать одну из кнопок панели инструментов
По возрастанию По убыванию
7. Для того чтобы вернуться в режим формы нужно выполнить команду Вид - Режим Формы
8. Отсортируйте записи таким образом, чтобы имена располагались по алфавиту. Переключитесь в режим Формы и проверьте, сохраняется ли режим записей.
Лабораторно-практическая работа № 3
MS Access 2003.
"Организация поиска. Создание и применение фильтра"
Задание 1 1. Запустите MS Access 2003 и откройте созданную на прошлом занятии базу данных. Выберите объект Формы и откройте Анкета.
Предположим, что в вашей базе данных накопилось довольно много адресатов и необходимо найти одного из них. Вы точно помните имя, остальная информация для вас довольно расплывчата. Возможно, увидев фамилию или адрес, вы вспомните тот ли этот человек или нет. Как быть?
Можно пролистать все записи и искать нужного адресата, но представьте, что у вас накопилось порядка сотни записей, а если больше? То поиск займет много времени.
Средствами MS Access 2003 можно организовать поиск наиболее эффективнее.
2. Установите курсор в поле Имя.
3. Выполните командуНайти... меню Правка или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов Если открывшееся окно диалога Поиск и замена загораживает форму, обязательно "отодвиньте" его, чтобы можно было прочитать данные формы.
4. В качестве образца поиска введите имя, которое хотите найти. Выберите имя, которое повторяется в ваших записях (Василиса). Нажмите кнопкуНайти далее.
В вашей форме, расположенной "под" окном Поиска и замены, на первом плане будет размещена запись с соответствующим именем. Читайте, тот ли это адресат. Если не тот, то нажмите кнопку Найти далее, и программа найдет еще одного адресата с таким же именем (если он есть). Таким образом, можно просмотреть всех адресатов с выбранным именем и найти нужного.
5. Если вы нашли своего адресата, окно диалога Поиск и замена можно закрыть.
Поиск осуществляется только среди данных поля Имя (того поля, в который предварительно установлен курсор). Область поиска мы можем задать с помощью поля Поиск в:, выбрав из списка.
Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образцом.
В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать одну из трех возможностей:
1) С любой частью поля - совпадения с образцом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца "Ира" будут найдены "Кира" и "Ираида".
2) Поля целиком - будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадает с образцом.
3) С начала поля - ищутся совпадения с образцом с начала содержимого поля. Например, для образца "Ира" будет найдена "Ираида", но не "Кира".
Также существует возможность определить направление поиска в поле Просмотр:
1) Вверх - от текущей записи к первой.
2) Вниз - от текущей записи к последней.
Если вы хотите организовать поиск с учетом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введенном образце "Ира" не будут обнаружены "ира" или "ИРА". 6. Определите, кто вам звонил, если на вашем телефонном определителе номера остался номер телефона звонившего.
Задание 2 Способ, рассмотренный в Задании 1, не всегда рациональный. Проще было бы увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужное имя. Сделать это можно с помощью фильтра.
Фильтр - это набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки.
1. Представьте Форму в режиме Таблицы.
2. Выполните команду Записи - Фильтр - Расширенный фильтр
В верхней части окна Фильтр выводится список полей таблицы Адреса. В нижней части окна фильтра выводится бланк, в который вводятся условия отбора.
3. Укажите в поле Имя, для которого задается условие отбора из списка:
• Его можно перетащить мышью из списка полей в первую ячейку первой строки бланка фильтра;
• Можно дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;
• Щелкнуть мышью в первой ячейке бланка фильтра и выбрать поле в раскрывающимся списке.
4. Введите условие отбора для включенного в бланк поля. То есть введите образец совпадения (имя, которое мы ищем - Василиса).
5. Далее созданный фильтр нужно применить к записям формы. Для этого выполните команду Записи - Применить фильтр или нажмите кнопку на панели инструментов . Результатом явится список всех людей, имеющих заданное имя. Когда такой список перед глазами намного проще разобраться, кто есть кто. 6. Если хотите вновь увидеть список всех адресатов, то вновь нажмите кнопку 7. Если же вы вновь хотите применить тот же самый фильтр, то нет необходимости вновь его настраивать, достаточно нажать кнопку В выражениях для условий отбора допускается использование операторов шаблона.
Приведем некоторые символы шаблона.
Звездочка (*) - заменяет любую группу любых символов; может быть первым или последним символом в шаблоне. Имея условием "Вас*", будут отобраны и "Василиса", и "Василий", и "Васька". Имея условием "*ова", можно отобрать все фамилии, оканчивающиеся на "ова" - "Иванова", "Петрова" и т. д.
Знак вопроса (?) - заменяет любой один символ. Если иметь в качестве условия "М?ша", то будут отобраны и "Миша", и "Маша".
Знак номера (#) - заменяет любую одну цифру. Задав условие "1#3", найдете "103", "113", "123"...
8. Используя фильтр, получите список всех адресатов, у которых номер телефона начинается на три одинаковые цифры, например, 905
Лабораторно-практическая работа № 4
MS Access 2003.
"Элементы управления"
Задание: Создание нового поля в таблице. Описание к полю. Конструктор формы. Элементы управления.
Поставим новую задачу. Предположим, в своей анкете вы решили отразить пол адресата. Выбор для каждого небольшой - всего два варианта, поэтому неудобно для каждого адресата вписывать значение пола, проще было бы выбрать одну из двух возможностей. С этой целью подробнее познакомимся с элементами управления.
Элементы управления - это графические объекты, размещенные в форме или отчете и предназначенные для изображения данных, выполнения операций или просто для красоты. Наиболее распространенная разновидность элементов управления - текстовое поле, которое позволяет размещать текст или цифры. Его можно использовать для ввода новых данных или редактирования имеющихся. Но для выполнения поставленной задачи нас больше интересует флажок или переключатель.
Немного усложним задачу. Предположим, мы хотим, чтобы результат использования переключателя в форме отражался в исходной таблице. Для этого предварительно нужно создать в таблице новое поле.
Создание нового поля в таблице 1. Представьте таблицу Адреса в режиме конструктора.
2. Установите курсор в первую пустую ячейку списка полей.
3. Введите имя поля, например, "Пол".
4. Установите курсор в столбце Описание строки Пол и введите текст "1-мужской, 2-женский." Что означает введенный текст? Дело в том, что когда вы будете устанавливать переключатель формы в одно из положений (мужской/женский), в таблице этот результат будет отражаться цифрами (1/2).
Для чего ввели текст в Описание?
Переключитесь в режим Таблицы, установите курсор в любую ячейку столбца Пол, обратите внимание на левую часть строки состояния (расположена в нижней части окна) и самостоятельно ответьте на вопрос, для чего служит текст, введенный в Описание.
5. Закройте таблицу.
Вставка элемента управления в форму
1. Представьте форму Анкета в режиме конструктора. Для этого в окне Базы данных выделите форму Анкета и нажмите кнопку Конструктор.
2. Разверните окно конструктора формы на весь экран.
3. Создавать управляющие элемент позволяет Панель элементов запустить ее можно, выполнив команду Вид - Панель элементов или щелкнуть по кнопке 4. Выберите инструмент Группа переключателейи определите место в форме, куда нужно поместить группу - вниз под поле Сотовый телефон. С этого момента начинает работать Мастер по созданию групп.
5. В первом диалоговом окне введите значения "мужской" и "женский". Нажмите кнопкуДалее.
6. В следующем окне нажмитеДалее.
7. В следующем окнеСохранить значение в поле и в списке полей выберите Пол. НажмитеДалее.
8. В следующем окне определите вариант оформления группы и выберите тип элементов группы. НажмитеДалее.
9. Дальше введите подпись для группы Пол и нажмите кнопку Готово.
10. Создадим заголовок формы. Для этого щелкнув на Панели элементов по кнопке Надпись введем заголовок Адреса. Измените шрифт, размер и начертание надписи. Форма будет представлена в режиме конструктора.
Переключитесь в режим формы, выполнив команду Вид - Формы.
Использование нового элемента управления
1. Пролистайте все формы и для каждой из них установите переключатель в нужное положение. 2. Закройте форму.
3. Откройте таблицу Адреса и проверьте, каким образом отражены в ней значения поля Пол.
Самостоятельная работа
Измените базу данных Adress, добавив в нее поле Дата рождения.
В Таблице в режиме Конструктор произведите добавление поля "Дата рождения", тип данных - Дата\Время, Маска ввода - краткий формат даты - 00.00.0000. заполните ячейки Таблицы данными даты рождения по своему усмотрению.
Лабораторно-практическая работа № 5
MS Access 2003.
"Создание отчета"
Задание: Создание отчета с помощью Мастера. Конструктор отчета.
Если вы захотели распечатать какие-то данные из вашей базы, то, скорее всего, без отчета не обойтись.
Создание отчета с помощью Мастера
1. В окне Базы данных Adress щелкните по кнопке Отчет на панели Объекты, выберите режим оздание отчета с помощью мастера.
2. В окне Создание отчетов выберите Таблица: Адреса. Выберите те поля, которые вы бы хотели включить в отчет, например: №, Фамилия, Имя, Адрес. Нажмите кнопкуДалее.
3. Задайте порядок сортировки 1. Фамилия - По возрастанию. Нажмите кнопкуДалее.
4. Макет отчета в один столбец, а стиль отчета выберите на свой вкус . Нажмите кнопку Далее. 5. Имя отчета будет задано автоматически Адреса. Согласитесь с ним. Нажмите кнопку Готово.
6. Перед вами отчет в режиме просмотра. Просмотрите отчет, используя полосы прокрутки. Конструктор отчета
Возможно вам захочется внести какие-то изменения в отчет. Например, отчет занимает всего одну страницу, в этом случае хотелось бы снять нумерацию страниц. Или возникла необходимость удалить текущую дату. В этом случае необходимо переключиться (аналогично тому, как работали с таблицей и формой) в режим конструктора отчета.
1. Закройте отчет, выбрав командуЗакрыть меню Файл.
2. Если вы попали в окно База данных, сохранив предварительно отчет, то нажмите кнопку Конструктор. Если же вы сразу попали в режим конструктора, опустите предыдущий шаг.
Окно конструктора (похоже наконструктор формы) разбито на четыре области: области верхнего и нижнего колонтитулов, в которых размещаются подписи (заголовок) и поля (дата и номер страниц), область данных и область примечаний.
Для того, чтобы удалить нумерацию страниц, выделите соответствующее поле в нижнем колонтитуле и нажмите клавишу Delete или вызвав контекстное меню нажмите кнопкуВырезать.
Таким же образом удалите текущую дату самостоятельно.
Просмотрите отчет, выбрав для этого команду Предварительный просмотр меню Файл или кнопку панели инструментов В режиме конструктора можно, выделив соответствующие элементы выбирать:
• шрифт,
• размер шрифта,
• стиль начертания символов,
• выравнивание.
Для этого используют те же самые кнопки панели инструментов, что и в MicrosoftWord, MicrosoftExcel и т.д.
Лабораторно-практическая работа № 6
MS Access 2003.
"Организация работы с данными"
Задание: Самостоятельное определение ключевого поля таблицы. Установка связей. Подчиненная форма. Применение фильтра к сортировке.
Попробуем вести учет сдачи предметных зачетов учениками вашей школы. Для этого создадим две таблицы: в одной будет храниться информация, касающаяся анкетных данных учеников, а другая содержать информацию о зачетах.
1. Запустите MS Access 2003. 2. Создайте новую базу данных под именем Школа.
3. Для начала разработаем структуру обеих таблиц и установим связи между ними. Создание таблиц
1. Таблица - Анкета
Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных):
• ФИО (текстовый)
• Класс (текстовый)
• Год рождения (числовой)
• Адрес (текстовый)
• Телефон (текстовый, создайте маску ввода, аналогично ранее изученному способу)
Определите ключевым полем ФИО. Для этого, выделив в режиме конструктора поле ФИО, вызовите контекстное меню и выберите команду Ключевое поле или выполните команду Правка - Ключевое поле.
Сохраните таблицу под именем Анкета
2. Таблица - Ведомость
Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных):
• ФИО (текстовый)
• Зачет № 1 (числовой)
• Зачет № 2 (числовой)
• Зачет № 3 (числовой)
Определите ключевым полем ФИО.
Сохраните таблицу под именем Информатика_Зачеты.
Закройте обе таблицы, не закрывая базу данных.
Установка связей между таблицами 1. Находясь в окне Базы данных, выполните команду Сервис - Схема данных. 2. В схему, прежде чем устанавливать связи, нужно добавить те таблицы, между которым эти связи собираемся устанавливать. 3. В окне Добавление таблицы поочередно выберите каждую из таблиц и нажмите для каждой из них, кнопкуДобавить. Затем нажмите кнопкуЗакрыть. 4. Для установки связей переместите мышью поле ФИО из схемы таблицы Анкета на место поля ФИО таблицы Информатика_Зачеты. Вид окна показан на рисунке 1. 5. Нажмите кнопкуСоздать. В окне диалога Схема данных установленные связи отображаются графически. Для редактирования связей достаточно двойного щелчка мыши по линии, изображающей связь (рисунок 2). 6. Закройте окно диалога Схема данных, ответивДа на вопрос о сохранении макета Схемы данных. 7. Откройте таблицу Анкета и заполните данными на нескольких учащихся. Примерный вид таблицы на рисунке 3. 8. Сохраните таблицу и закройте ее. Создание связанной формы 1. В окне базы данных выберите вкладку Формы. 2. В раскрытом окне выберите режим Создание формы с помощью мастера. 3. Выберите в открывшемся окне изТаблица: Анкета следующие поля: ФИО, Класс, а из таблицы: Информатика_Зачеты: Зачет №1, Зачет №2, Зачет №3. Нажмите кнопкуДалее.
4. Определитесь с дизайном формы и нажмите кнопкуДалее. 5. Введите название формы Зачетная ведомость по информатике и нажмите кнопку Готово. 6. Результат связанной формы на рисунке 4. 7. Откройте, не закрывая базу данных, таблицу Анкета и таблицу Информатика_Зачеты. Скопируйте содержимое поля ФИО из одной таблицы в другую. 8. Откройте Форму Зачетная ведомость по информатике и, пролистав карточки, проставьте некоторым учащимся оценки (не всем). 9. Закройте форму, предварительно сохранив ее. 10. Откройте таблицу Информатика_Зачеты. Обратите внимание, что в этой таблице появились только те записи в которых есть результаты. Применение фильтра к сортировке данных Откройте таблицу Анкета и попробуйте расположить записи в таком порядке, чтобы сначала по алфавиту располагались фамилии всех учащихся 8 а класса, а затем 8 б и 8 в.
Для этого можно использовать фильтр. Выполните команду Записи - Фильтр - Расширенный фильтр установите в диалоговом окне Фильтр следующие параметры (рисунок 5): первое поле сортировки - Класс, сортировка "по возрастанию", второе поле сортировки - ФИО, сортировка "по возрастанию". Выполните команду Записи - Применить фильтр.
В этом случае происходит сортировка по первому выбранному полю, т.е. по классу. В том случае, когда в этом поле есть одинаковые значения, сортировка между ними происходит по второму выбранному полю (т.е. по фамилии) и т.д.
Лабораторно-практическая работа № 7
MS Access 2003.
"Управление данными"
Задание: Подготовить базу данных для школьной библиотеки, содержащую составную форму. В качестве исходных таблиц используйте таблицу Читатели с данными об учащихся и таблицу Абонемент с данными о книжном фонде.
Ранее мы уже создавали таблицу, содержащие сведения об учащихся. Нет смысла вновь составлять такую же, если для новой базы данных можно использовать готовую (скопировать из имеющейся). Копирование таблиц
Для этого:
1. Откройте базу данных сведений об учащихся, созданную ранее (таблица Анкета в базе данных Школа.mdb) 2. Выберите объект Таблица. Выделите таблицу Анкета и выполните команду Правка - Копировать илиКопировать (контекстное меню). 3. Закройте базу данных Школа.mdb
4. Создайте новую базу данных Библиотека.mdb
5. Выбрав объект Таблица, выполните команду Правка - Вставить. Откроется диалоговое окно Вставка таблицы, в которое нужно ввести то название скопированной таблицы, которое она будет иметь в новой базе данных. Назовите таблицу Читатели. В группе полей выбора Параметры вставки выберите Структура и данные. 6. Откройте таблицу Читатели. 7. Убедитесь, что это и есть таблица Анкета, но в новой базе данных и под новым названием. Создание второй таблицы Вторая таблица будет содержать сведения о книжном фонде.
Создайте новую таблицу, в режиме конструктора, определив для нее следующие поля:
* № - библиотечный номер, однозначно определяющий издание в фонде библиотеки. Тип поля- числовой. * Автор (текстовый). * Название книги (поле MEMO - чтобы можно было разместить длинные названия книг). * Год издания (числовой). Определите ключевым поле №.
Сохраните таблицу под именем Абонемент.
Заполните таблицу Абонемент (рис. 1).
Создание таблицы для учета выдачи книг Для того чтобы можно было вести учет выдачи книг, создайте третью таблицу Учет , в которой будет размещен результат заполнения связанной формы.
Определите следующие поля таблицы: * № (ключевое); * ФИО читателя (текстовое); * Дата выдачи (Дата\время, маска ввода 00.00.0000) Закройте таблицу, сохранив ее под именем Учет.
Откройте таблицу Учет и добавьте библиотечные номера из таблицы Абонемент путем копирования поля целиком и вставки в необходимую таблицу (рис. 2).
Установка связей между таблицами
Установите связь между таблицами Абонемент и Учет, связав поля № и № (рис. 3).
Затем установите связь между таблицами Учет и Читатели, связав поля ФИО читателя и ФИО.
Создание составной формыВыберите следующие поля основной формы Таблица: Абонемент
* №,
* Автор,
* Название книги.
Для подчиненной формы определите поля Таблица: Учет
* ФИО читателя,
* Дата выдачи.
Введите заголовок формы Учет книжного фонда.
В готовую форму остается вносить фамилию читателя и дату выдачи книги.
Откройте Форму Учет книжного фонда в режиме конструктора и добавьте надпись в поле Заголовок формы (рис. 4).
Управление данными Дальнейшая работа заключается в том, чтобы вносить ФИО читателя и дату при выдаче каждой книги и удалять эти сведения, когда читатель сдает книгу.
Откройте таблицу Учет и проверьте, как отображены в ней данные, внесенные в форму.
Вернитесь к форме Учет книжного фонда. Внесите изменения (Кто-то сдал книгу, кто-то взял). Имейте в виду, что один человек может взять одновременно несколько книг.
Закройте форму.
Проверьте данные таблицы Учет (рис. 5).
Задания для тренировки
Введите в форму фамилию и имя вновь прибывшего читателя (читателя, которого нет в списках таблицы Читатели). Закройте форму. Откройте таблицу Читатели и оцените результат. Введите все недостающие данные по этому читателю.
Лабораторно-практическая работа № 8
MS Access 2003.
"Создание отчета. Построение выражений"
Задание: составьте отчет, содержащий сведения о зачетах и средний балл для каждого учащегося.
Создание отчета В окне созданной ранее базы данных Школа.mdb выберите объект Отчет и нажмите кнопкуСоздать.
В окне диалога Новый отчет выберите режим Конструктор и Таблицу: Информатика_зачеты. Вы получите отчет в режиме конструктора.
Перетащите мышью все поля из окна списка полей таблицы Информатика_зачеты в Область данных отчета (рис. 1). Если возникнут проблемы со шрифтами (вместо реальных имен полей будет выводиться абракадабра), выделите нужные элементы и измените шрифт на русифицированный (например, замените шрифт Arial на шрифт ArialCyr). Расположите поля симметрично, разнеся их по области данных. Переносить поля из окна списка полей можно не только поочередно, но и все сразу. В этом случае в окне Информатика_зачеты нужно выделить сразу все поля. Для этого щелкните мышью по названию первого поля в списке (ФИО) и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните мышью по названию последнего поля списка (Зачет № 3). Выделятся все поля, остается только перенести их в область данных отчета.
Создание нового поля в отчете Для отчета нужно создать новое поле, в котором будет размещаться результат вычисления среднего балла для каждого учащегося. Для начала создайте новое пустое поле. Для этого на панели элементов выберите инструмент поле и щелкните в области данных отчета. При необходимости измените шрифт.
Вы получите элемент, состоящий из имени поля и содержимого. Установите текстовый курсор в имя поля и введите новое имя Средний балл. В случае необходимости примените к введенному тексту выравнивание вправо, расширьте зону имени поля по горизонтали и вертикали. Делается это так же, как с любым другим графическим объектом. Щелчком мыши нужно добиться того, чтобы появились "узелки" на рамке, за которые можно растягивать или сужать выделенную рамку.
Построение выражений
Теперь нужно разместить формулу (выражение, вычисляющее средний балл). Для этого выделите поле Средний балл (таким образом, чтобы присутствовали "узелки") и вызовите команду Свойства... меню Вид или при помощи контекстного меню (рис. 2).
В окне диалога Свойства установите текстовый курсор в поле ввода Данные. Появятся две кнопки. Нажмите на кнопку. Раскроется окно Построитель выражений (рис. 2).
В поле ввода Построителя выражений, при помощи имеющихся кнопок и перечня полей составьте следующее выражение: =([3ачет № 1] + [Зачет № 2] + [Зачет № 3])/3. Для ввода имени имеющегося поля, нужно выделить имя поля в списке и нажать кнопкуВставить или дважды щелкнуть мышью по имени поля в списке. Нажмите кнопку ОКи закройте окно свойств поля.
Перейдите в режим просмотра отчета Файл - Предварительный просмотр или кнопку на панели инструментов. В режиме просмотра можно увидеть результат вычислений (рис. 3).
Закройте окно отчета. Сохраните отчет под именем Средний балл.
Войдите в объект Таблицы: Информатика_Зачеты произведите изменения в оценках за зачеты, вновь вернитесь в Отчет: Средний балл и просмотрите результаты. Самостоятельная работа
Подготовьте новый отчет, в котором будет отражен общий суммарный балл за зачеты каждого учащегося.
Автор
permwiki
Документ
Категория
Методические пособия
Просмотров
1 730
Размер файла
1 343 Кб
Теги
субд, теория
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа