close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

код для вставкиСкачать
Aвтор: Полищук Вика Примечание:от автора: Материал на дипломную работу 2003г.
 ВВЕДЕНИЕ
Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово- хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов о работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели.
Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.
Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.
При выборе темы дипломной работы я остановилась на теме: "Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами" по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой дипломной работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.
Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми я получила возможность ознакомиться и проанализировать их.
Цель работы:
- изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета и аудита, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств и документами аудиторских фирм;
-осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;
- выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и разработать тесты аудиторских проверок .
На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы на примере предприятия ООО "Пойковоавтотранс-1".
Общество с ограниченной ответственностью "Пойковоавтотранс - 1" создано на основании решения учредителя: Открытого акционерного общества "Юганскнефтегаз" (протокол заседания совета директоров "Юганскнефтегаз" №7 от 15 июля 1998 года).
Зарегистрировано Администрацией Нефтеюганского района Распоряжение №769 от 24 июля 1998 года.
Юридический статус: Общество является юридическим лицом со статусом коммерческой организации согласно праву Российской Федерации.
Общество имеет круглую печать, может иметь товарные знаки, знаки обслуживания, промышленные образцы, бланки, штампы, печать с указанием своего наименования в русской и латинской транскрипции с изображением товарного знака.
Общество может выступать истцом, ответчиком и третьим лицом в судах общей юрисдикции, арбитражных и третейских судах и иных юридических органах.
Основными видами деятельности ООО "ПОАТ-1" являются оказание транспортных и сервисных услуг предприятиям, занимающимся добычей нефти, бурением, а также оказанием транспортных услуг населению.
Высшим органом управления Обществом является Общее собрание Участников.
Общие собрания Участников могут быть годовыми и внеочередными. Годовые собрания участников проводятся в течение двух-четырех месяцев после окончания финансового года Общества. На годовых общих собраниях Участников в обязательном порядке утверждаются годовые результаты деятельности Общества.
Все собрания, проводимые помимо годовых, являются внеочередными. Внеочередные Общие собрания Участников созываются управляющим общества по своей инициативе, а также по требованию ревизионной комиссии, аудитора Общества, а также Участников, обладающих в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов Участников Общества.
Единоличным исполнительным органом Общества является управляющий. Он назначается общим собранием Участников и действует на основании Устава.
Общество создано и действует с целью извлечения прибыли посредством предпринимательской деятельности.
В соответствии с Уставом ООО "Пойковоавтотранс-1" основными видами деятельности являются:
1. оказание автотранспортных и сервисных услуг
2. оказание социальных услуг населению
3. оказание услуг производственного характера
4. осуществление посреднической деятельности
5. прочие виды деятельности
Общество имеет гражданские права и обязанности, необходимые для осуществления любых иных видов деятельности, не запрещенных Федеральным Законом.
Общество вправе осуществлять любые виды лицензируемой деятельности после получения соответствующих лицензий.
I. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
I.1.Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.
1. Федеральный закон " о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.23.07.98)
2. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н " Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ" (в ред. 24.03.2000г.)
3. Гражданский кодекс Российской Федерации. 4. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с01.02.2002г.
5. Налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 "Налог на добавленную стоимость", гл.23 "Налог на доходы физических лиц", гл.25 " Налог на прибыль", утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)#P 3 0 1 1 9030073 01000000000000000100020000000110CB070A0B0000000000000700031000000300000033390001000000000006000100#G0
6. Федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.
7. Стандарты по аудиторской деятельности.
8. План счетов и инструкция по применению плана- счетов.
9. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации
Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г).
10. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами. Указ Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050
11. Постановление Совмина-Правительства РФ от30.07.93 № 745 "Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (в ред. 02.12.2000)
#E#P 3 0 1 1 9027703 010001000000070000000100020000000210010000004254890000000E0010100000000013000000C3D0C0C6C4C0CDD1CAC8C920CACEC4C5CAD10001000000000001000100#G0
12. Приказ Минфина РФ от 15 марта 2000года № 26н.( в ред.01.03.2001) " О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения"
13. Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н " Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ"
14.#E#P 3 0 1 1 9038912 01000000000000000100020000000110CD07020D0000000000000700031003000300000031340001000000000006000100#G0 Постановление правительства РФ от 01.12.93г. №1261 " о размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств" (в ред.21.03.98).
15. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.97).
16. Письма Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 "О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте.
17. Положение по ведению бухгалтерского учета ПБУ 10/99 " Расходы организаций". Утвержденный Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999г. № 33 н. (В редакции Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н )
18. Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в инвалюте" (ПБУ3/2000), утвержденного приказом Минфина РФ от 10.01.2000 № 2н.
19. Письма Минфина РФ от 29.03.96 № 34 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".
I.2. Выдача и учет подотчетных сумм. Основания. Оформление подотчетных средств.
Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам , на проезд оплачиваемого льготного отпуска ( для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним), а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.
Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБР 22.09.93 № 40, определяются руководителем предприятия.
Также руководитель утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет, например, на хозяйственные нужды.
Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя (приложение 1) или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы . или со дня возвращения их из командировки. Предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.
Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.
На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером (приложение 2) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
При составлении сметы следует учитывать действующие нормы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных. Строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом, за постоянную работу в пути, а также нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.
Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды - например, закупку материалов, запасных частей ,оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).
После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет (приложение 3), который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру ( приложение 4), перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
В случаи не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.
Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 "Расчёты с подотчётными лицами", сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 "Расчёты с подотчётными лицами" должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица .
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7.(приложение 5)
Журнал- ордер - комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.
Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера- при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:
Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму
соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.
При возвращении в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов отражается проводкой:
Дебет 50(51) Кредит 71)
Остановка здесь
Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Перейдём к освещению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ (в редакции последующих изменений и дополнений)[3], расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Указом Центрального банка РФ "Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделки". [4] Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 21 ноября 2001 года в следующих размерах:
* между юридическими лицами в сумме шестьдесят тысяч рублей.
Это ограничение установлено для одной сделки. Поэтому по конкретной сделке можно оплатить наличными шестьдесят тысяч рублей и не более.
Указанные выше нормативные ограничения обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" предусмотрены штрафные санкции (в двукратном размере суммы произведённого без учёта нормативных ограничений платежа).
При этом на руководителей предприятий-нарушителей налагается административный штраф в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда (по состоянию на 2001 год она составляет 100 рублей).
Налагает соответствующие взыскания Государственная налоговая инспекция.
Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.[4]
I.2Документальное оформление покупок за наличный расчёт .
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).[6]
Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства РФ [6] должен содержать следующие реквизиты:
* наименование организации-продавца;
* идентификационный номер (ИНН)
* заводской номер ККМ;
* порядковый номер чека;
* дата и время покупки;
* стоимость (цену) покупки;
* признак фискального режима.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учёте" [1] должен содержать следующие реквизиты:
* наименование документа;
* дату составления документа;
* наименование организации, от имени которой составлен документ;
* содержание хозяйственной операции * измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
* должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
Согласно Нлогового кодекса РФ главы 21 [7] суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.
В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:
Дебет 10 Кредит 71 - на сумму оприходованных материалов;
Дебет 20 (23,25,26,29,....) Кредит 71 - на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.
Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов.
Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретённых ИХП, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.
Документальное оформление покупок за наличный расчет у юридических лиц согласно Инструкции Государственной налоговой службы "О порядке исчисления и уплаты НДС" [8] при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счёта 19 "НДС по
приобретенным материальным ценностям" и исчисление его производится в общеустановленном порядке.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [3] заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.
3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ "О внесении изменений в Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС". [9]
Такой порядок действует, начиная с первого января 2000 года.
В счёте-фактуре должны быть указаны:
* порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
* наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
* идентификационный номер продавца ( ИНН);
* наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
* идентификационный номер покупателя ( ИНН);
* наименование товара (работы, услуги);
* стоимость (цена) товара (работ, услуг);
* налоговая ставка;
* сумма налога на добавленную стоимость;
* страна происхождения товара;
* сумма налога с продаж ( эта графа заполняется справочно,т.е. стоимость должна указываться в счет фактуре без налога с продаж)
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации..
Постановлением Правительства РФ от 19. января 2000 года № 46 "О внесении изменений в Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС". [9] Эти изменения позволяют подписывать выдаваемые счета-фактуры не только руководителю организации, но и другим уполномоченным на то руководством лицам. Исключены следующие реквизиты: коды поставщика и покупателя по ОКОНХ и ОКПО, коды товаров по ОКДП, а также подпись получателя.
Счёт-фактура, оформленный надлежащим образом, является основанием для зачёта (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.
При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приёмки выполненных работ, услуг) и счёта-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:
Дебет 10 (20,25,26,....) Кредит 71 - на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.
Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счёту 19, субсчетам "НДС по приобретённым материальным ресурсам", "НДС по приобретённым ИХП", "НДС при осуществлении капитальных вложений", "НДС по приобретённым нематериальным активам", "НДС по приобретённым услугам":
Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе
Документальное оформление покупок за наличный расчёт у физических лиц.
В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления документов при покупке товарно-материальных ценностей за наличные деньги. При этом возникают вопросы, в частности, по поводу отнесения НДС на расчеты с бюджетом, оформления документов, необходимых для осуществления закупок сельскохозяйственной продукции у населения и т.д.
В соответствии со статьей 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях. Предусмотренных законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.
Приобретение организациями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны составляться в соответствии с положениями ГК РФ и содержать паспортные данные физического лица - продавца имущества.
Закупку у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов и орехов осуществляют лица, назначенные и утвержденные приказом руководителя организации. Таковыми могут являться как сотрудники организации, так и физические лица, производящие работы или оказывающие услуги по договорам гражданско-правового характера.
Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5, при закупке у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов. Орехов организацией должен быть составлен закупочный акт, который утверждается руководителем организации Закупочный акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
* паспортные данные сдатчика продуктов;
* место его проживания;
* наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.
К акту должны быть приложены следующие документы:
* справки о принадлежности данной продукции сдатчику;
* заключение ветнадзора о доброкачественности продукции.
Согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ "По применению главы 23 "О налоге на доходы с физических лиц" [7] суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, подлежат обложению подоходным налогом у источника выплаты дохода (в нашем случае - бухгалтерией предприятия), а при продаже гражданами квартир, жилых домов, дач, садовых домиков, земельных участков, паев, долей - пяти-тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда.
При расчете дохода, подлежащего налогообложению, сумма валового дохода уменьшается на тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда в год, рассчитанной на основе действовавших с начала года размеров и того размера, который действует на момент совершения сделки.
О всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны сообщать налоговым органам по своему местонахождению. Причем, если имущество продавалось через посредника (поверенного), такие сведения сообщаются о собственнике имущества.
В случае если предприятия выплачивали физическим лицам за приобретенное у них имущество суммы, не превышающие вышеуказанных размеров, и удержание налога в связи с этим не производилось, о выплаченной сумме они также не реже одного раза в квартал обязаны сообщать налоговому органу по своему местонахождению. Вопрос об исчислении налога таким физическим лицам решается налоговым органом по их постоянному местожительству исходя из суммы совокупного дохода
Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).
Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23"О налоге на доходы физических лиц" не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации. Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.
Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.
Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.
Суммы, израсходованные сотрудником в нарушение требований, предъявляемых законом, а также суммы по ненадлежаще оформленным документам не могут быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом в кассу организации.
I.3. Особенности учета приобретения ГСМ за наличный расчет.
При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.
Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля. При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.
Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением внутреннего акта.
Составление внутренних актов для списания в том случае, когда водитель не получил при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.
Если такие расходы все-таки произведены, необходимо:
* произвести их за счет чистой прибыли предприятия;
* удержать с получивших деньги сотрудников налог на доходы;
* начислить Единый социальный налог ( ЕСН) 35,6% .
При отражении в учете расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. В соответствии с пунктом 19 Инструкции ГНС РФ от 11 октября 1995 года N 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" при определении сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих взносу в бюджет по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через АЗС, к зачету принимаются суммы налога в размере 13,79% от стоимости этих материалов.
С 1 января 2001г. вместо Закона о НДС действует глава 21 Налогового кодекса РФ.[7] Привычный порядок возмещения НДС по горюче-смазочным материалам изменился. Этот налог больше не действует . Поэтому отменена и ставка 13,79%.
Следует отметить, что специального порядка для возмещения НДС по горюче-смазочным материалам гл. 21 Налогового кодекса РФ не устанавливает. И принимая НДС к зачету, бухгалтерам следует руководствоваться общими правилами. А они установлены статьями 171и 172 Налогового кодекса РФ. Главное правило- НДС возмещается из бюджета только на основание счета-фактуры. Так что теперь принять сумму уплаченного налога только на основании чека ККМ нельзя. [20]
Скажем сразу, что АЗС обязаны выдавать счета-фактуры, но только покупателям - юридическим лицам. И предприятиям, видимо, придется заключать договоры с автозаправочными станциями и вести все расчеты на их основании. Разумеется, в этом случае водители смогут заправляться только на определенных бензоколонках, да и бухгалтерам работы прибавится чего только стоит выписать каждый раз доверенности на (получение бензина). Однако иных возможностей возместить НДС Налоговый кодек не дает. Пример: Предприятие заключило договор с автозаправочной станцией. Согласно договору, автомобили предприятия заправляются на АЗС. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.
Предположим, что в регионе действует налог с продаж, ставка которого составляет 4%.
Водитель получил в под отчет 500 рублей на приобретение бензина.
В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет. К отчету приложил счет- фактуру, в котором указаны:
- стоимость бензина без НДС-125 руб.
- НДС-25 руб.
- Всего к уплате-150 руб.
- налог с продаж-6 руб.
В бухгалтерском учете предприятия денные операции были отражены следующими :
Дебет71 Кредит 50- выдано водителю наличными для приобретения бензина;
Дебет10-3 Кредит 71
-131 руб. (125+6)- оприходован приобретенный на АЗС бензин;
Дебет19 Кредит 71
-25 руб.-учтен НДС,выделенный в счет-фактуре;
Дебет 68 Кредит 19
-25 руб. - принят к зачету НДС, уплаченный при покупке бензина;
Дебет 50 Кредит 71
- 344 руб. ( 500-156) - возмещен неизрасходованный остаток денежных средств в кассу предприятия.
I.4. Оформление и учет представительских расходов.
Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
Согласно Приказа Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н [10] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.
Таблица 1
Нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год
Объем выручки от реализации продукции (работ, услуг) или иной показатель, используемый при определении финансового результата, в год (включая НДС)Предельные размеры представительских расходов, принимаемых при налогообложении прибылиДо 30 млн.руб. включительно5 процента от объёмаСвыше 30 млн.руб. включительно1,5млн.руб. + 2,5 процента с объёма, превышающего 30 млн.руб.Свыше 300 млн.руб.8,25 млн.руб. + 1 процент с суммы, превышающего 300 млн.руб. Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.
* Последние на данный момент нормы указаны в письме Министерства финансов РФ от 31 декабря 1999 г. № 110н. Нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц установлены в следующих размерах:
* оплата питания (в сутки на одного человека) - до130 рублей;
* оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом:
* делегации, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламентов - до 180 рублей;
* других делегаций - до 145 рублей;
* буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до15 рублей;
* культобслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 50 рублей;
* бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации в день) - до 13 рублей;
* оплата труда переводчика (по счетам организации - в час) - до 45 рублей;
* приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой:
* для руководителя делегации- до 270 рублей;
* для членов делегации- до145 рублей." Разумеется, что при составлении сметы для других организаций указанные нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.
Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.
Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.
Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.
Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.
Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.
Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).
В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские расходы;
Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам.
Сумма представительских расходов включается в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС, но в данном случае приобретения материальных ценностей (работ, услуг) производится у предприятий розничной торговли, поэтому НДС у покупателя к зачёту не принимается и расчётным путём не выделяется (пункт 19 инструкции Государственной налоговой службы "О порядке исчисления и уплаты НДС" [8]).
Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.
Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма..
В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии Закона РФ "О налоге на доходы".
Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражаем на счёте 97 "Расходы будущих периодов" и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов - Дебет 26 Кредит 97 - в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.
В соответствии с письмом ГНС РФ от 27.10.98 № ШС-6-02/768 для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно Налогового Кодекса РФ гл.21
Таким образом, необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено "представительских расходов". Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога.
Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей, приобретение ГСМ за наличный расчёт) представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее.
II. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.
Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.
Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.
Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления. В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства РФ от 26.02.92г. № 122 "О нормах возмещения командировочных расходов" Министерству финансов РФ, по согласованию с Министерством труда и занятости населения РФ, предоставлено лишь право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен.
В настоящее время при расчетах с работниками, выезжающими в командировки, следует руководствоваться Инструкцией министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР"[12] и Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 "Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей" .[13]
Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции России от 3 июня 1993г. № 08-09/307 не подлежат государственной регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти нормативные акты не были отменены в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.
Рассмотрим сначала учет расходов по командировкам внутри страны.
II.1. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны.
Служебной командировкой в соответствии с пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" [12] признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Из этого определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях на основании главы III "Трудовой договор (контракт)" КЗоТ РФ, то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом ( КЗоТ РФ [17]).
В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. ( Основание- письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95)
В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.
Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества.
Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (см. приложение 2).При заполнении командировочного удостоверения указываются все необходимые реквизиты ( Ф.И.О. выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки).
Цель командировки, указываемая в Приказе или Указании о командировании, а также в командировочном удостоверении, должна носить строго производственный характер.( приложение1)
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции " О служебных командировках в пределах СССР"[12] фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.
По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.
Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.
Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций [3]. Пунктом 11 названного Порядка предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить отчет о выполнении задания, утвержденный руководителем предприятия ( приложение 3) и авансовый отчет (приложение 4) о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.
Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта - учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для за свидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся в специальных журналах по установленной форме .
Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.
В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии со статьей 116 КЗОТ РФ.
Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные.
Расходы по найму и бронированию жилого помещения в месте командировки подлежат возмещению по фактическим расходам, согласно предоставленных документов. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.
В случаи утери работником подтверждающих документов руководитель организации, может принять решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании заявления работника. В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере: -стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
-оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;
-расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок, сделанных в командировочном удостоверении .Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным Приказом МФ РФ от 06.07.2001г.
№ 49н[14], действующим с 01.01.2002г., в следующих размерах:
* оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;
* оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.
Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.
Руководители предприятий и организаций могут разрешать, повышенный размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм предусмотренных законодательством:
* в бюджетных учреждениях - за счет экономии по сметам на их содержание;
* в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;
* в других организациях и на предприятиях - за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.
Разработка внутренних нормативов при оплате предприятием командировочных в повышенном размере является необходимой, так как такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при принятии к рассмотрению авансовых отчетов. Решение об установлении таких нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем предприятия и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.) имеющим законную силу для бухгалтерии. Возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или не возмещение их целиком следует рассматривать как нарушение законодательства о труде.
Что касается возмещения работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, а также на воздушном транспорте I класса, то они возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогообложением доходов работника.
Следует отметить, что руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.
Если работником утеряны проездные документы, подтверждающие оплату им проезда к месту назначения или обратно, то работнику необходимо получить от предприятия пассажирского транспорта, услугами которого он пользовался , справку в письменном виде о стоимости проезда от места постоянной работы к месту командировки на дату совершения им поездки. Личное заявление работника на имя руководителя предприятия с просьбой о возмещении расходов на оплату проезда без подтверждающих документов с приложенной справкой транспортного предприятия представляется на рассмотрение руководителю предприятия. Руководитель выносит резолюцию, в соответствии с которой бухгалтер действует при возмещении работнику командировочных расходов. Если резолюция руководителя положительная, то бухгалтер вправе при возмещении работнику расходов по командировке на основании справки транспортного предприятия включить стоимость проезда в себестоимость продукции (работ, услуг) без проездных документов. В этом случае подтверждающим документом будет служить справка транспортного предприятия.
Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?
Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций , предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы, так как такого рода выплаты не указаны в перечне льготируемых в подпункте "д" пункта 8 Инструкции ГНС № 35.
II.2 Порядок списания командировочных расходов. Документальное оформление командировочных расходов.
Работник предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов - авансовый отчет. В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:
* командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
* счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
* проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
* документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.) По возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. На отчете о проделанной в командировке работе руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах - свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность. Указать цель командировки важно, так как в соответствии с п.2 "и" Положения "О составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость...", утвержденного постановлением правительства РФ от 05.08.92г. № 552 , в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.
В некоторых случаях отнесение командировочных расходов на затраты определено целью командировки.
Как уже говорилось, затраты по командировке, связанной с производственной деятельностью, подлежат отнесению на себестоимость продукции в соответствии с подпунктом "и" п.2 Положения о составе затрат.
Тем не менее, у бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.
В соответствии с п.8 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" и п.59 постановления Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 года № 365 "Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей"[13] на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы.
Следовательно, в рабочее время командированный работник может пользоваться служебным телефоном предприятия.
По мнению Госналогинспекции по г. Москве, если в документах об оплате телефонных переговоров, представленных командировочным сотрудником, указан номер телефона вызываемого абонента, соответствующий номеру служебного телефона предприятия, то такие затраты могут быть включены в себестоимость.
Однако данная позиция не бесспорна. Действительно, в соответствии с п.п. "и" п.2 Положения о составе затрат оплата услуг связи относится на себестоимость. При этом, по нашему мнению, следует различать услуги связи, оказанные предприятию по договору с предприятием связи, и услуги, оказанные командированному сотруднику как физическому лицу, так как при оплате телефонных переговоров из гостиничного номера или с переговорного пункта командированный сотрудник заключает договор не от имени предприятия, а от своего имени (заключение договора в данном случае оформляется выдачей физическому лицу квитанции).
Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку такая компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.
Учитывая недостаточность российской законодательной базы по этому вопросу, можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.
После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.
Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных .
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
или Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда удержания не могут быть произведены).
II.3. Налогообложение командировочных расходов.
Согласно Нологового Кодекса РФ гл.21 " Налог на добавленную стоимость" [7] суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации (предприятия).
Вся сумма суточных включается в себестоимость продукции (работ, услуг) в полном объеме . При этом требуется определить как сумму суточных в преде-
лах норм, установленных законодательством, так и сумму сверхнормативных суточных. Сумма сверхнормативных суточных для целей налогообложения учитываться не будет.
Для исчисления сумм НДС к вычету из суммы по проезду к месту командировки и обратно вычитается сумма сборов, взимаемых аэропортом. В соответствии с Письмом от 22.05.2001 № ВГ-6-03/411 НДС не облагаются сборы за услуги, оказанные непосредственно в российских аэропортах и воздушном пространстве России, по обслуживанию российских и иностранных воздушных судов, включая аэронавигационное обслуживание.
Из полученной суммы выделяется сумма " входного" НДС по расчетной ставке 16,67%, которая в полном объеме относится на расчеты с бюджетом (Д 68, субсчет "Расчеты по НДС".) Однако при этом не следует забывать о том, что сумма НДС может быть выделена расчетным путем только в том случае, если сами оказанные услуги являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость в соответствии с законодательством.
Так, например, необходимо помнить, что в случае дополнительных расходов по оплате проезда в городском пассажирском транспорте (кроме такси, проезд в котором возмещению не подлежит), а также в морском, речном, железнодорожном и автомобильном транспорте пригородного сообщения НДС не засчитывается при расчетах с бюджетом, то есть расчетным путем не выделяется, так как услуги этих видов транспорта от НДС освобождены.[7]
Сумма расходов по проезду к месту командировки и обратно (без НДС) включается в себестоимость продукции (работ, услуг) и учитывается для целей налогообложения в полном объеме (в сумме фактических затрат). При расчете сумм НДС от расходов по найму жилого помещения не следует забывать, что в соответствии с Налоговым Кодексом РФ освобождается плата за проживание в общежитиях.
Пример: Работник согласно авансовому отчету и документам о произведенных расходах оплатил услуги гостиницы по 600 руб. за каждые из пяти суток пребывания в командировке. Норма возмещения указанных расходов составляет 550 руб.
Дебет 19 Кредит 71
-458руб.35 коп.(550*5*16,67%/100)-Отражается НДС по указанным расходам в пределах норм;
Дебет 84 Кредит 71
-41руб.65коп(50*5*16,67%/100)-Отражается НДС по указанным расходам сверх норм;
Дебет 26,25,20 Кредит 71
-2500 руб.(600*5-500,)-Отражаются расходы по найму
Для целей налогообложения прибыли предприятия в составе затрат принимается сумма командировочных расходов в размере 2291 руб.65коп.(550*5-458,35).
Следует учитывать, что если в стоимости гостиничных услуг присутствует налог с продаж, то сумма "входного" НДС выделяется по ставке 16,67% от суммы счета за вычетом налога с продаж.[Письмо Минфина РФ от21.10.1999г. № 04-04-13]
Для целей налогообложения затраты на командировки регулируют налоговые отношения, возникающие между работником предприятия и государством, а также налоговые отношения, возникающие между предприятием и государством. Первые определяются по отношению к налогу на доходы, вторые связаны с расчетом НДС, налогом на прибыль и внебюджетными фондами Расчет налога на доходы с командировочных расходов предусматривается в следующих случаях:
* во-первых, если предприятием оплачены работнику сверхнормативные расходы суточных, документально подтвержденные расходы, которые не подлежат возмещению в общеустановленном порядке (такси, ресторанные счета и т.д.) не подтвержденные сверхнормативные расходы по найму жилья.
Стоимость жилого помещения, подтвержденная соответствующими документами (как в пределах норм, так и сверх норм), не рассматривается в качестве дохода, подлежащего обложению подоходным налогом.
В случае принятия руководителем организации решения о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов выплаченные суммы, превышающие установленные нормы, включаются в налогооблагаемый доход работника .
Суммы, выделенные командированным работникам на питание и включенные в счет за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат, а в случае оплаты включаются в совокупный доход работника для удержания налога на доходы согласно Налогового кодекса РФ (с изменениями и дополнениями, части I и II ) 2001г.,ст.217.[7] * во-вторых, согласно п.4 разъяснения ГНС РФ от 23 апреля 1994 года № ЮБ-6-08/9 в том случае, когда в командировку (как внутри страны, так и за её пределы) направляется физическое лицо, выполняющее работы по договору гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) относятся на себестоимость продукции (работ, услуг). Однако сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договорами гражданско-правового характера, следовательно, все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.
Если предприятие направило работника в командировку для выполнения служебного поручения и оформило это в порядке, предусмотренном законодательством, а оплату поездки произвело другое предприятие, то в налогооблагаемый доход гражданина не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы. При отсутствии договора на выполнение работ между организацией, направившей гражданина в командировку, и организацией, с которой гражданин состоит в трудовых отношениях, стоимость поездки, оплаченной организацией, следует рассматривать как личный доход гражданина, подлежащий налогообложению на общих основаниях . Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый доход на налоги доход работника сумм, по которым работник не отчитался в течение установленного срока.
Если работник не представил авансовый отчет о расходовании сумм, выданных ему на командировочные расходы, или не возвратил в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм в установленный срок, бухгалтерия вправе из начисленной работнику заработной платы удержать данную задолженность в установленном действующим законодательством порядке.
По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается налогом на доходы на общих основаниях. При этом налог на доходы налог начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Налог на доход". Недопустимо производить списания задолженности подотчетных лиц без представления ими соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Подотчетные суммы, необоснованно списанные с лиц без удержания из заработной платы (доходов), на основании статей НК Российской Федерации гл.23 "О доходе на налоги с физических лиц" подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих лиц того календарного года, в котором суммы были списаны.
Предприятия, не удержавшие с указанных сумм налог, привлекаются к ответственности в порядке, предусмотренном статьей 21 названного Закона. Сверхнормативные и неподтвержденные расходы по командировке влекут за собой применение налоговых отношений по прибыли. Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным ставкам.
Таким образом, предприятие должно уплатить Единый социальный налог (ЕСН)-35,6% : в Пенсионный фонд РФ с сумм, превышающих установленные нормы, направленные на возмещение командировочных расходов (кроме сумм проживания сверх норм) в размере 28% от данных выплат, органам мед. страхования в размере 3,6% , органам соц. страхования в размере 4% .
Суточные, выплаченные работнику сверх установленной нормы, подлежат обложению доходом на налоги по совокупности с оплатой труда.
II.3. Правовое регулирование командировок за границу.
Оформление командировок за границу регулируется постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 "Правила об условиях труда советских работников за границей" с учетом постановления правительства РФ от 01 декабря 1993 года № 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" , а также инструктивным письмом ЦБ РФ № 107 от 2 сентября 1994 года "Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории РФ"( с изменениями, внесенными письмом ЦБ РФ от 07.12.94 № 125; письмом ЦБ РФ от 27.02.95 №147; Положением ЦБ РФ от 25.06.97№ 62; Указанием ЦБ РФ от 19.11.97 № 25-у)
Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.
В случае пребывания работника в командировке за границей более этого срока, выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
Когда работник организации направляется в командировку в страну, входящую в состав СНГ, оформление ее осуществляется по аналогии с командировкой на территории России - то есть выписывается командировочное удостоверение. Загранпаспорт в случае командировок в страны - члены СНГ не требуется.
Обязательное требование при оформлении загранкомандировки - это приказ руководителя предприятия с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания.
В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая Прибалтийские государства - бывшие республики СССР, оформление командировочного удостоверения не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта, по отметкам контрольно-пропускных пунктов которого определяется время пребывания работника в загранкомандировке.
Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:
* по получению виз и загранпаспорта;
* по прописке загранпаспорта при необходимости;
* по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;
* оплата за провоз багажа.
Cледует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.
Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.
До 06.08.92 при краткосрочных командировках в государства - бывшие республики СССР действовали те же нормы возмещения, что и при командировках в пределах РФ. С 06.08.92 задним числом с опозданием почти на полгода Постановлением Правительства РФ от 22.02.93 № 148 были введены новые нормы выплаты суточных при командировках в данные государства. Первоначально одинаковые для всех бывших республик СССР, кроме Прибалтики, а затем установленные с учётом реальной стоимости жизни в этих государствах нормы выплаты суточных приведены в таблице 2.При этом с 1997г. письмом Министерства финансов РФ от 27.12.96№ 110 опять установлены единые нормы суточных, выплачиваемые работникам, направляемым в краткосрочные командировки в страны СНГ (кроме Латвии, Литвы и Эстонии) в размере 20 долларов США в день, для работников учреждений России - 14 долларов США.
Таблица 2.
Изменение размера суточных в странах, входящих в состав Содружества Независимых Государств в 1990-х годах
Государство командировкиРазмер суточныхс 06.08.92, руб.с 01.07.93, руб.с 01.01.94, руб.с 01.06.94, долл. СШААзербайджан250*)150010**)12Армения250*)150010**)12Беларусь250750400010Грузия250*)150010**)12Казахстан250850550010Кыргызстан2501000400010Молдова250850550010Таджикистан250*)100010**)12Туркменистан250750250010Узбекистан250750250010Украина250850550010 Примечания:
*) До 30.06.93г. включительно суточные выплачивались с надбавкой 20%.
**) Долларов США.
Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платёжного средства) по соотношению рубля с национальной валютой, установленному в данном государстве.
При краткосрочных командировках в Латвию, Литву и Эстонию согласно письму Министерства финансов РФ от 27.12.96 № 110 [20] суточные, начиная с 1997 года, выплачиваются из расчёта 25 долларов США в день, работникам учреждений России - 18 долларов США. До введения данного письма в действие расходы на выплату суточных составляли:
* 10 долларов США с 06.08.92;
* 17 долларов США с 01.12.93.
Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания налога на доходы. При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.
Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.
Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.
Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).
Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.
Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.
При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением дохода на налог, взносов в фонды).
Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о ходе проведения переговоров и др. При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный1 или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.
Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:
* приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;
* приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.
За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.
Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.
Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ [3] валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.
В пункте 2.1. Положения содержится запрет на покупку юридическими лицами наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Иными словами, речь в данном пункте идет о ситуациях, когда организация выдает подотчетному лицу (например - кассиру) наличные средства в рублях, а приобретенную наличную иностранную валюту приходует в кассу.
Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченному банке.
Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.
Обычно аванс на командировочные расходы выдается в валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ. Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.
Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм.
Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в составе соответствующего счета открываются для учета данных операций отдельные субсчета для каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная валютная кассовая книга) для учета движения валюты, который ведется непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке при изменении курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:
Дебет 50-2 "Касса в долларах США" Кредит 99 "Прибыли и убытки"
или
Дебет 50-2 "Касса в долларах США" Кредит 98 "Доходы будущих периодов".
Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции счетов). При этом суточные и расходы по найму жилья рассчитываются в пределах норм; в этих суммах, а также оплата за проезд к месту командировки и обратно, за оформление выезда за пределы России и другие относятся согласно Положению о составе затрат на себестоимость для целей налогообложения. Кроме того, подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчёту.
Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента - в валюту страны убывания (согласно письму Госналогслужбы РФ от 14 июня 1996г. № ВГ-8-08/442 .
Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным. Образуется курсовая разница со дня выдачи работнику наличной валюты в подотчёт по день утверждения авансового отчёта, фиксируемая по счёту 99 "Прибыли и убытки" или субсчёту "Курсовые разницы" счёта 98 "Доходы будущих периодов" (в зависимости от учётной политики предприятия).
Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению доходом на налог в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок. После утверждения и обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.
Кроме того, по результатам расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:
Дебет 50-2 "Касса в долларах США" (например)
Кредит 71 "Расчёты с подотчётными лицами"
Дебет 52 "Валютный счёт"
Кредит 50-2 "Касса в долларах США"
При этом пересчёт валюты в рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 91 "Прочие доходы и расходы.
Следует отметить, что вопрос по отражению операций дорожными чеками в целях налогообложения в нормативных документах не урегулирован и существует вероятность споров с налоговыми органами.
Кроме того, в заключение добавим, что нарушением валютного законодательства является выдача иностранным партнером командировочных расходов в счет взаиморасчетов.
I.2 Цели и задачи аудиторской проверки
Внутренние расчетные операции охватывают расчеты с подотчетными лицами. Эти расчеты производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.
Целью аудиторской проверки внутренних расчетов является формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.
Практические цели проверки внутренних расчетных операций заключаются в установлении:
* полноты - все ли операции внутренних расчетов учтены в бухгалтерской отчетности , не существует ли неучтенных расчетов;
* существования - существуют ли обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли эта сумма обязательств;
* прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по внутренним расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);
* оценки - оценены ли обязательства по расчетам с подотчетными лицами в соответствии с требованиями нормативных актов;
* точности - правильно ли произведены начисления и удержания через заработную плату, расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;
* ограничения учетного периода - все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;
* предоставления и раскрытия - все ли обязательства по расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности.
Для достижения поставленных целей и задач объектами аудита должны быть решены следующие задачи: -проверка достоверности учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами .
Вопросы раздела программы " Аудит внутренних расчетных операций".
1. Обоснованность выдачи авансов в подотчет;
2. Своевременность представления авансовых отчетов;
3. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм;
4. Обоснованность включения в состав затрат;
5. Правильность налогообложения;
6. Отражение в учете расчетов с подотчетными лицами.
Исходя из поставленных целей и задач объектами аудита являются показатели отчетности, отражающие состояние расчетов с подотчетными лицами. Такими показателями являются :
- прочие дебиторы (Дебетовое сальдо счета 71 " Расчеты с подотчетными лицами");
- кредиторская задолженность (Кредитовое сальдо Счета 71).
В ходе проверки аудитору необходимо получить достаточную уверенность в том, что перечисленные показатели отчетности, не содержат существенных ошибок. Для сбора доказательств используется информационная база, формируемая из различных источников. Приступая к проверке, аудитор комплектует пакет документов, регистры синтетического учета и первичные документы, необходимые для проверки внутренних расчетных операции.
Пакет нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения бухгалтерского учета и налогообложения внутренних расчетных операций, формируется аудитором с учетом специфики деятельности клиента.
Регистры синтетического и аналитического учета по счетам учета внутренних расчетов зависят от формы учета, применяемой в организации. При журнально-ордерной форме это журнал-ордер №7.
Первичные документы являются основным источником сбора при проверки.
I.3 Источники информации для проверки.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно- хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичным расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
* приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;
* оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
* расходы по командировки по территории РФ и за границу;
представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связанны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.
Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчета с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
* авансовые отчеты;
* журнал регистрации авансовых отчетов;
* приказы о направлении сотрудников в командировку;
* список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
* приказы об утверждении смет представительских расходов.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
* баланс предприятия (ф. №1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
* отчет о движении денежных средств (ф.№4);
* Главная книга;
журнал- ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально- ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. II. Методики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.
II.1 Перечень аудиторских процедур.
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании Налогового Кодекса РФ главы № 21 "О налоге на доходы" подлежит включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Основные контрольные процедуры:
* "Подотчет 1.1.1"- проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
* "Подотчет 1.1.2"- проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
* "Подотчет 1.1.3"- проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
* "Подотчет 1.1.4"- проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
* "Подотчет 1.1.5"- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
В случаи, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная в под отчет, не возвращена и списывается за счет прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во- первых, решение о списании действительно существует, во- вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы в соответствующем размере и, в- третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 года, то на эту выплату следует начислять Единый Социальный Налог ( ЕСН);
* "Подотчет 2.1.1"- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.
Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.
* "Подотчет 2.1.2"- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
* "Подотчет 2.1.3"-проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
* "Подотчет 2.1.4"-проверка правильности возмещения командировочных расходов.
* "Подотчет 2.1.5"-проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
* "Подотчет 2.2.1"-проверка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;
* "Подотчет 2.2.2"-проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость (НДС) в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по
-проезду к месту служебной командировки и обратно, -затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,
-расходы по найму жилого помещения, возмещения по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС при наличии счета-фактуры и с указанием фамилии, имя, отчества командированного работника в счете-фактуре.
Если таких документов работник не может предоставить, а для отчетности предоставляет только счет на проживание, где НДС выделен отдельной строчкой - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия .
* "Подотчет 3.1.1"-проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и населения.
Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия- покупателя на принимаются и расчетным путем не выделяются;
* "Подотчет 3.1.2"-проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, а оптовой торговле.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Указом Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами"- для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организаций- изготовителя , заготовительной, снабженческо- сбытовой, оптовой и другой организации, занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения ( за исключением организации розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров)при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием НДС отдельной строкой НДС отражается по Дебету сч.19 и исчисляется в общеустановленном порядке.
На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.
Процедура проверки соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках процедур проверки кассовых операций.
* "Подотчет 4.1.1"- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;
* "Подотчет 4.1.2"- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
* "Подотчет 5.1.1"- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;
* "Подотчет 6.1.1"- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 "Расчеты с подотчетными лицами".
II.2 Проверка расчетов с подотчетными лицами.
Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемы направлениям, операции реальны, соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.
Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных.
В случаи обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.
Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в РФ в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно- операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.
Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, должна производится в соответствии с п. 1 инструкции № 62 " О служебных командировках в пределах СССР". Основанием является командировочное удостоверение, а при направлении в загранкомандировку - приказ руководителя. При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет должна производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операции с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчетные операции.
Проверка своевременности предоставления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков предоставления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94"Недостачи и потери от порчи ценностей" ( Д 94 К 71) и последующее списание этих сумм.
Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.
Законность и целесообразность расходов на хозяйственно- операционные нужды определяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально- производственных запасов. Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненых работ, актов закупок и т.п.).
Прежде всего установить наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных ст.9.2 Закона о бухгалтерском учете. Например, отсутствие в товарном чеке штампа магазина, даты, наименование приобретенного товара затрудняет контроль реальности факта приобретения товара а магазине или производственного назначения этих расходов.
Акты закупки у физических лиц должны содержать дату и место составления, наименование товара, его количественное измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке ( с указанием ИНН), реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя или паспортные данные и местожительство физического лица.
При приобретении подотчетным лицом товаров на предприятии розничной торговли за наличный расчет необходимо убедиться в наличии документов, подтверждающих расход денежных средств.
ПРИМЕР 1. К авансовому отчету приложен товарный чек со штампом "Оплачено" на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.
Является ли товарный чек достаточным основанием для подтверждения использования подотчетных сумм?
Ответ : Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ . При приобретении материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях оптовой торговли или у производителя необходимо представить квитанцию приходного кассового ордера, товарный документ (счет, накладная, товарно- транспортная накладная) и счет-фактуру, соответствующим образом оформленные. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой суммы НДС, которые должны совпадать.
Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этого требования предусмотрено п. 51 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ.
ПРИМЕР 2. К авансовому отчету приложен чек ККМ и товарный чек на настольные лампы в количестве 3 шт. на общую сумму 900 руб. В авансовом отчете указана корреспонденция счетов Д 26 К 71- 900 руб. правомерно ли отнесение этих затрат непосредственно на общехозяйственные расходы?
Ответ: Предметы стоимостью менее 2000 руб. могут быть списаны на себестоимость при передаче в эксплуатацию или производство. В учете организации не нашли отражения факты оприходования материалов Д 10, 15 К 71 - 900 и передачи их в эксплуатацию Д 26 К 10, 15 -900 руб. Следовательно, списание на затраты является необоснованным.
При отсутствии подтверждающих документов и факта оприходования материально- производственных запасов подотчетные суммы подлежат включению в совокупный доход работника для удержания налога на доходы. Аудитор устанавливает, производилось ли в таких случаях удержание налога на доходы.
При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к ПКО, акт выполненных работ и т.п.)сравниваются с лимитом, установленным ЦБ РФ (Указ ЦБ РФ № 1050 от 14.11.2001г. предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделки определен - 60000руб.) При этом следует проверить, не производились ли выплаты а адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом, определяется сумма НДС, предъявленного к зачету ( НДС с сумм превышения лимита не должен предъявляться к зачету в бюджет).
При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Прослеживая корреспонденцию счетов, указанную в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:
* расходы связанные с производственной деятельностью, следует отражать на счетах учета затрат ( Д 20,23,25,26 К 71);
* расходы социального и непроизводственного назначения списываются за счет собственных средств предприятия ( Д 91 К 71);
* расходы капитального характера ( Д 08 К 71) и расходы, связанные с приобретением МПЗ, включаются в покупную стоимость (Д 10, 15, 16 К 71).
Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.
Служебной командировкой признается поездка работника предприятия по распоряжению руководителя в другую местность в служебных целях.
Не считаются командировками:
* служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
* обусловленные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с предприятием регламентированы не трудовым, а гражданско- правовым договором ( подряда, поручения и т.п.).
Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.
Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчетов суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки, размера суточных в пределах норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (кроме такси). Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на суднах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса должны бать оформлены распоряжением руководителя об оплате.
В стоимость проезда включаются также обязательное страхование, которое списывается на себестоимость (п. 2 "щ" Положения о составе затрат). Затраты по добровольному страхованию, возмещаемые работнику по решению руководителя, списываются также на себестоимость (п. 2 "р" Положения о составе затрат). При этом следует проверить общий размер таких расходов, учитываемых в целях налогообложения (не более 1% от объема реализуемой продукции (работ, услуг).
Затраты за пользование постельными принадлежностями должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билете.
Расходы на проживание возмещаются командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относятся на себестоимость. В целях налогообложения данные расходы принимаются в пределах действующих норм (но не более 550 руб. в сутки). В размере 50% от стоимости места за сутки возмещаются расходы за бронирование мест в гостинице. При отсутствии подтверждающих документов оплата жилого помещения возмещается по норме 12 руб. Оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (письмо Минфина России от 06.07.2001г.№ 49н).
Поскольку превышение командировочных расходов над установленными нормами не учитывается при исчислении налогооблагаемой прибыли, аудитору следует проверить правильность исчисления сверхнормативных расходов и правильность корректировки налогооблагаемой прибыли.
Целесообразность оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливаются на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правильность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных средств (Д 91 К 71) и включаться в совокупный доход для удержания налога на доходы. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
При аудите расчетов с подотчетными лицами по заграничным командировкам устанавливается соблюдение требований нормативных актов. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока командировки. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61- го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ. Следует учитывать, что при командировках за границу перечень расходов, возмещаемых предприятием, несколько шире. Помимо расходов на проезди по найму жилого помещения работник имеет право на возмещение расходов за провоз багажа до 30 кг, на получение заграничного паспорта, комиссионных при обмене чека в банке на иностранную валюту.
Необходимо принимать во внимание и особенности оплаты суточных за время пребывания в командировке:
* со дня пересечения государственной границы на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник;
* со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ;
* в случаи выезда в командировку и возвращения в РФ в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы;
* в случае, когда работник обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.
При проверке авансовых отчетов необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз и загранпаспорта с отметками КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.
Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются по курсу Центрального банка РФ на день утверждения авансового отчета.
Аудитору целесообразно выполнить счетную проверку расчета суточных и курсовых разниц, пересчета расходов в пределах и сверх установленных норм, а также итоговых сумм в авансовом отчете. Необходимо проверить, включены ли суммы выплат суточных сверх установленных норм в совокупный доход работников для удержания налога на доходы, а также произведены ли начисления на эти суммы единого социального налога (ЕСН).
При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:
* наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;
* наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;
* наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.)
Если при проверке выявляются несоблюдение названных условий, то подотчетные суммы могут считаться личными доходами сотрудника и должны облагаться налогом на доходы.
Проверка отражения в учете расчетов а подотчетными лицами проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются (в соответствии с п.п. "и" п. 2 Положения о составе затрат) в себестоимость и отражается на счетах учета расходов с выделением сверхнормативных расходов.
Аудитору следует проверить, отражены ли при расчете налогов суммы сверхнормативных расходов на командировки и расходы, списанные за счет собственных средств.
Кроме того, суммы НДС, оплаченные по командировочным расходам (найму жилья), произведенные сверх установленных норм, должны быть отнесены за счет собственных средств предприятия и из бюджета не возмещаются.
Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов(на доходы, НДС, на прибыль).
II.3.Типичные ошибки.
Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм
1.1 Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно- операционные расходы.
1.2 Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником предприятия.
1.3 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
1.4 Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
1.5 Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
2.Нарушения при оформлении командировочных расходов
2.1 Отсутствие приказов (распоряжений 0 о направлении работников в командировку.
2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.
2.5 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
3.Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов
3.1 Нарушение порядка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм .
3.2 Некорректное выделения НДС в суммах командировочных расходов. 4.Нарешения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами
4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.
4.2 Списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
5. Нарушение порядка учета представительских расходов
5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.
5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
6.Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 "Расчеты с подотчетными лицами" или других регистрах. II.4. Вопросы для составления плана и программы проверки.
Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:
* отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
* несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
* отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
* несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
* задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
* списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
* отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
* отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
* отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
* выдача денег под отчет лицам, не являющимся работником предприятия, без соответствующего основания. Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица №1).
По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (таблица № 1) аудитор может сделать следующие выводы:
1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга, лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировки на оформляются , при это следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение Налогового Кодекса РФ главы № " О налоге на совокупный доход с физических лиц" суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом.
5. В нарушение Налогового Кодекса РФ главы № 25 " О налоге на прибыль" и главы № 21 "О налоге на добавленную стоимость" для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм с сверх норм не ведется.
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Налогового Кодекса РФ главы № 25 " О налоге на прибыль" и главы № 21 "О налоге на добавленную стоимость" для целей налогообложения учет представительских расходов а пределах норм с сверх норм не ведется.
8. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится а суммах, превышающих необходимые.
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод - о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.
Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:
* если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс- анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи "Расчеты с подотчетными лицами" в отчетности предприятия;
* если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете.
В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.
При проверки расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.
Таблица №1 Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами
№
п\п Вопрос Вариант ответа Информация или документ, который следует запросить Назначаемая аудиторская процедура Номер вывода 1 2 3 4 5 6 1 Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию Нет
Да Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды.
"Подотчет 1.1.1" 1
2 Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам Нет
Да Журнал-ордер №1 "Подотчет 1.1.2"
2 3 Оформляется ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки Нет
Да Письменные распоряжения руководителя "Подотчет 2.1.2"
3
4 Облагаются ли суточные сверх норм, возмещаемые по решению предприятия Нет
Да Приказ руководителя о возмещении "Подотчет 2.2.1"
4 5 Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения Нет
Да "Подотчет 2.1.5"
5 6 Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов Нет
Да Письменное распоряжение руководителя и сметы "Подотчет 4.1.1"
6 7 Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения Нет
Да "Подотчет 4.1.2"
7 8 Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку Нет
Да 8 ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно больше вопросов в отношении аудита расчётов с подотчётными лицами.
Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы. В работе рассмотрены цели и задачи аудиторской проверки,
перечень аудиторских процедур, вопросы для составления плана и программы проверки расчетов с подотчетными лицами.
Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами.
Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с аудитом расчетов с подотчетными лицами. Тем не менее, как мне кажется, получилось неплохое пособие для студентов-экономистов специальности "Бухгалтерский учёт и аудит", бухгалтеров и аудиторов, интересующихся и занимающихся именно вопросами бухгалтерского учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами.
II.5 Программа аудита расчетов с подотчетными лицами.
Проверяемая организация ООО "Сибирь"
Период аудита С 01.01. по 31.12.02
Количество человеко - часов 350
Руководитель аудиторской группы Смирнов Р.Т.
Состав аудиторской группы Смирнов Р.Т., Миронов Н.В.
Планируемый аудиторский риск 4%
Планируемый уровень сущности 1%
№
п/пПеречень аудиторских мероприятий (процедур)Период проведенияИсполнительРабочие документы аудитора123451 Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.
В течение годаСмирнов Р.Т., Миронов Н.В.Приказы, распоряжения2 проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
ЕжеквартальноСмирнов Р.ТАвансовые отчеты, журнал- ордер№ 73 проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
ЕжеквартальноСмирнов Р.ТАвансовые отчеты.4 проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
ЕжеквартальноМиронов Н.В.Приказы о приеме на работу, штатное расписание
5 проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
ЕжеквартальноСмирнов Р.ТФормы отчетности6 проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
ЕжемесячноСмирнов Р.ТАвансовые отчеты и приложенные к ним документы.7 проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
ЕжеквартальноМиронов Н.В.Приказы о направлении в командировку.8проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировкеЕжеквартальноМиронов Н.В.Авансовые отчеты, командировочные удостоверения.9 проверка правильности возмещения командировочных расходов.
ЕжеквартальноСмирнов Р.Т.Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н
10 проверка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
ЕжемесячноМиронов Н.В.Налоговый кодекс РФ гл.2311проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость (НДС) в сумме командировочных расходов.ЕжеквартальноМиронов Н.В.Налоговый кодекс РФ гл.21, инструкции, декларации по НДС.12 проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и населения.
ЕжеквартальноМиронов Н.В.Налоговый кодекс РФ гл.21, инструкции, декларации по НДС.13 проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
ЕжегодноСмирнов Р.Т.Письменные распоряжения руководителя и сметы
14 проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
ЕжеквартальноСмирнов Р.Т.Приказ Минфина РФ от 15 марта 2000года № 26н15 проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.
ЕжемесячноМиронов Н.В.Главная книга, формы отчетности, журнал- ордер №716 проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 "Расчеты с подотчетными лицами".
ЕжемесячноМиронов Н.В.Журнал- ордер № 7 , авансовые отчеты.
Руководитель аудиторской организации А.А. Попов
Руководитель аудиторской группы Р.Т. Смирнов
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1.Федеральный закон " о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.23.07.98)
2.Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н " Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ" (в ред. 24.03.2000г.)
3.Гражданский кодекс Российской Федерации. 4.Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с 01.02.2002г.
5.Налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 "Налог на добавленную стоимость", гл.23 "Налог на доходы физических лиц", гл.25 " Налог на прибыль", утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)#P 3 0 1 1 9030073 01000000000000000100020000000110CB070A0B0000000000000700031000000300000033390001000000000006000100#G0
6.Федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.
7.Стандарты по аудиторской деятельности.
8.План счетов и инструкция по применению плана- счетов.
9.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации
Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г).
10.Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами. Указ Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050
11.Постановление Совмина-Правительства РФ от30.07.93 № 745 "Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (в ред. 02.12.2000)
#E#P 3 0 1 1 9027703 010001000000070000000100020000000210010000004254890000000E0010100000000013000000C3D0C0C6C4C0CDD1CAC8C920CACEC4C5CAD10001000000000001000100#G0
12.Приказ Минфина РФ от 15 марта 2000года № 26н.( в ред.01.03.2001) " О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения"
13. Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н " Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ"
14.#E#P 3 0 1 1 9038912 01000000000000000100020000000110CD07020D0000000000000700031003000300000031340001000000000006000100#G0 Постановление правительства РФ от 01.12.93г. №1261 " о размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств" (в ред.21.03.98).
15. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.97).
16. Письма Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 "О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте.
17.Нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров но договорной основе с учебными заведениями, регулирующими размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг),и порядок их применения ( письмо МФ РФ № 94 от 06.10.92) с последующими изменениями и дополнениями).
18. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) (Постановление Правительства РФ № 552 от 05.08.92 в редакции последующих изменений и дополнений).
19. Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74г.№ 365 "Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей" (в ред.от 20.08.92).
20. Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в инвалюте" (ПБУ3/2000), утвержденного приказом Минфина РФ от 10.01.2000 № 2н.
21. Письма Минфина РФ от 29.03.96 № 34 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".
Материал под вопросом?(вставить в первую главу)
Так, письмом Госналогслужбы РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено начислять страховые взносы на выданные работникам денежные авансы на командировочные, представительские и другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами. Этот подход свидетельствует о готовности ГНС РФ считать такие суммы доходом, вознаграждением работника.
С другой стороны - письмом ГНИ по г. Москве от 13.11.97 № 11-13/ 29227 со ссылкой на письмо ГНС РФ от 04.11.97 № 08-1-07-/ 1072 предусматривается в общеустановленном порядке производить налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными физическими лицами от работодателей, при уклонении от возврата этих средств, иной просрочки в их уплате либо необоснованном получении (т.е. речь идет об отсутствии факта списания этих средств с физического лица без оправдательных документов).
Определение суммы материальной выгоды по таким денежным средствам производится за все время их нахождения у физического лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты - со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.
Последняя ситуация обоснованна, поскольку в такой ситуации отсутствуют правовые основания делать вывод о получении работником предприятия дохода. Данные денежные средства могут быть изъяты у работника в судебном порядке, чего нельзя было бы сделать с полученным работником доходом.
На этом основании решения налоговых органов о взыскания с предприятий сумм до начисленных взносов в пенсионный фонд (или налога на доходы) и применении штрафных санкций в рассмотренной ситуации могут быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.
1 Дорожные чеки - платежные документы в иностранной валюте
---------------
------------------------------------------------------------
---------------
------------------------------------------------------------
Документ
Категория
Бухгалтерский учет
Просмотров
1 325
Размер файла
446 Кб
Теги
Диплом и связанное с ним
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа