close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Делопроизводство конспект лекций. - Изд. 9-е (купить в магазине www.phoenixbooks.ru)

код для вставкиСкачать
купить эту и любые другие книги издательства Феникс (более 6000) по оптовым ценам можно в интернет-магазине издательства Феникс - www.phoenixbooks.ru
Название раздела 1
Серия «Зачет и экзамен»
М. И. БАСАКОВ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
РостовнаДону
«Феникс»
2011
Издание девятое
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций2
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
КТК 049
Б 27
Басаков М. И.
Б 27 Делопроизводство : конспект лекций/ М. И. Баса
ков. — Изд. 9е. — Ростов н/Д : Феникс, 2011. —
192 с. — (Зачет и экзамен).
ISBN 9785222178362
В конспекте в краткой форме излагаются ответы на рас
пространенные вопросы, которые встречаются при прове
дении зачетов и экзаменов по дисциплинам «Документаци
онное обеспечение управления», «Делопроизводство»,
«Документоведение». Особое внимание уделено оформле
нию реквизитов организационнораспорядительных доку
ментов. Приводятся образцы оформления основных видов
управленческой документации.
Конспект базируется на действующих нормативных до
кументах и отвечает требованиям Государственного образова
тельного стандарта Министерства образования Российской
Федерации.
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
© Басаков М.И., 2010
© Оформление, ООО «Феникс», 2010
ISBN 9785222178362
www.phoenixbooks.ru
1. Исходные понятия делопроизводства 3
ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Вопрос 1. Документ и его функции
Управленческая деятельность любой организации бази
руется на информации. Информация может передаваться
устно, при помощи бумажных носителей или электронных
средств. Большая часть информации (до 98 %), использу
емой в управлении, оформляется в виде документов, что
необходимо для осуществления контроля исполнения, ре
шения спорных вопросов, анализа и исследования управ
ления с целью повышения его эффективности и т.д. До
кумент в управлении выступает одновременно и как
предмет труда управленческого работника, и как его ре
зультат.
Слово «документ» в переводе с латинского означает
«свидетельство», «способ доказательства». Документ — это
материальный объект с закрепленной на нем информаци
ей для передачи ее во времени и пространстве. Основным
материальным носителем деловой информации в настоя
щее время является бумага. Документ выполняет следую
щие функции: информационную, организационную, ком
муникативную, юридическую, воспитательную.
Важнейшей среди названных функций является инфор
мационная функция. В документе фиксируются факты,
события, явления практической и мыслительной деятель
ности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помо
щью документа обеспечивается воздействие на группы
людей для организации и координации их деятельности.
Внешние связи предприятий и организаций обеспечива
ет коммуникативная функция документов.
1
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций4
Документ несет юридическую функцию, поскольку его
содержание используется в качестве доказательства при
рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых от
ношений.
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию.
Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного
уровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен
ный документ воспитывает эстетический вкус управленче
ских кадров, повышает престиж организации в глазах де
ловых партнеров.
Различные формы управленческой деятельности реали
зуются посредством определенной совокупности докумен
тов, например, учет — в виде составления и обработки бух
галтерской и статистической документации, контроль —
путем сбора сведений с целью проверки соответствия на
блюдаемого объекта необходимому состоянию и т.д.
Совокупность взаимосвязанных документов, использу
емых в определенной сфере человеческой деятельности,
называется системой документации. Рационально органи
зованный комплекс взаимосвязанных документов, создан
ный по единым правилам и требованиям для применения
в конкретной области деятельности, называют унифициро
ванной системой документации (УСД).
Вопрос 2. Делопроизводство
и его структура
Делопроизводством называют сферу деятельности чело
века по разработке и оформлению официальных докумен
тов, организации их движения, учета и хранения.
Поскольку управленческая деятельность человека осу
ществляется в основном с применением разного рода
документов и новых информационных технологий, дело
производство в настоящее время именуют также докумен
тационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина в
конспекте будут использоваться как синонимы.
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций16
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ
И ВИДЫ БЛАНКОВ
ОРГАНИЗАЦИОННО5
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО
ГОСТ Р 6.30–2003
Вопрос 8. ГОСТ Р 6.30–2003.
Классификация организационно5
распорядительных документов
ГОСТ Р 6.30–2003 (рис. 2.1) распространяется на орга
низационнораспорядительные документы (ОРД), относящи
еся к Унифицированной системе организационнораспоря
дительной документации (УСОРД) — постановления,
приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и дру
гие документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссий
ский классификатор управленческой документации»
(ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения
реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требо
вания к бланкам документов, включая бланки с воспроиз
ведением Государственного герба Российской Федерации.
Состав реквизитов ОРД, схемы их расположения, блан
ки документов приведены ниже (см. соответственно отве
ты на вопросы 9, 10, 11, 12). Требования к оформлению
реквизитов даны в разделе 3.
ОРД является наиболее распространенным видом доку
ментации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД,
ОРД можно классифицировать на четыре группы:
2
www.phoenixbooks.ru
2. Состав реквизитов и виды бланков...17
— организационноправовая документация (учредитель
ные договоры, уставы, положения, правила, инструк
ции, штатные рас
писания);
— распорядительная
документация (при
казы, распоряжения,
постановления, ре
шения, указания);
— информационно
справочная документа
ция, которая, в свою
очередь, может быть
условно подразделе
на на:
• оперативноинфор
мационную (письма,
телеграммы, факсы,
докладные и служеб
ные записки и т. п.);
• справочноинфор
мационную (акты,
протоколы, отчеты
и др.);
— документация по
личному составу (за
явления, трудовые договоры, характеристики, лич
ные карточки, учетные формы и др.).
Внедрение ГОСТ Р 6.30–2003 в организации предпола
гает разработку инструкции по документационному обеспе
чению управления, оформление бланков, проведение учеб
ных занятий с работниками, имеющими отношение к
вопросам подготовки документов.
Требования ГОСТ Р 6.30–2003 являются рекомендуемы
ми, что следует истолковывать как требования, допускаю
щие некоторые послабления в оформлении документов по
сравнению с жесткими требованиями ранее действовав
Рис. 2.1. Титульный лист
ГОСТ Р 6.30–2003
ГОСТ Р 6.30–2003
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО%
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Издание официальное
ГОССТАНДАРТ РОССИИ
Москва
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций18
ших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30–97 и его
предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–92).
Вопрос 9. Состав реквизитов ОРД
При подготовке и оформлении документов используют
следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный но
мер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/
код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату доку
мента;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
www.phoenixbooks.ru
2. Состав реквизитов и виды бланков...19
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Предусмотренный стандартом состав реквизитов сле
дует считать типовым, поскольку набор их при подготов
ке документов одного и того же наименования в различ
ных управленческих ситуациях может быть различным.
Состав реквизитов подразделяют на постоянные и пере%
менные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке
повторяются на бланках всех документов данного наиме
нования. Переменные реквизиты наносятся непосредствен
но при подготовке конкретного документа.
При работе с электронными (машиночитаемыми) доку
ментами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4–84
1
,
который предусматривает реквизиты машиночитаемых
документов; код и наименование организации — создате
ля документа; местонахождение организации — создате
ля документа или почтовый адрес; код формы документа;
название документа; дату подписания документа; кодовое
наименование лица, ответственного за изготовление до
кумента. При создании дубликатов и копий электронных
документов в состав реквизитов включается отметка о под
линности документа (подлинник, дубликат, копия).
1
ГОСТ Р 6.10.4–84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе
и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техни
ки. Основные положения.
www.phoenixbooks.ru
3. Оформление реквизитов документов 31
ОФОРМЛЕНИЕ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
1
Вопрос 14. Требования к оформлению
реквизитов, размещаемых
на поле углового штампа
документа
01 — Государственный герб Российской Феде%
рации
Государственный герб Российской Федерации
помещают на бланках документов в соответ
ствии с Федеральным конституционным законом «О Государ
ственном гербе Российской Федерации» (Собрание законода
тельств Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст.
5021).
Допускается воспроизведение герба производить в
цветном и чернобелом варианте.
02 — Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан
ках документов в соответствии с правовыми актами
субъектов Российской Федерации.
Порядок использования на бланках документов изоб
ражения герба городов, автономных областей, автономных
округов определяется нормативными актами соответству
ющих органов власти.
На рисунке справа воспроизведен герб Рос
товской области.
03 — Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания)
Эмблему организации или товарный знак (знак обслужи
вания) помещают на бланках организации в соответствии
с уставом (положением об организации).
3
1
В разделе 3 курсивом приводится цитируемый текст из
ГОСТ Р 6.30–2003. Пояснения даются прямым шрифтом.
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций32
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем по
мещен Государственный герб Российской Федерации или
герб субъекта Российской Федерации.
Примеры оформления и размещения реквизита 03 при
ведены ниже.
АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ
СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«ПОЛЮСЮГ»
344011, г. РостовнаДону
МОСКОВСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
МОСВОДОКАНАЛ
Плетешковский пер., 2, г. Москва, 107005, Тел.: (095) 265 2201 ОКПО 03324418
04 — Код организации
Код организации проставляют по Общероссийскому клас
сификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код является элементом электронной идентификации
документа.
Примеры нанесения кода организации изображены на
образцах оформления бланков (рис. 2.6–2.8).
05 — Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица
Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Примеры нанесения ОГРН юридического лица см. рис.
2.6–2.8.
06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причи
ны постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответ
ствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Примеры нанесения реквизита см. рис. 2.6–2.8.
www.phoenixbooks.ru
3. Оформление реквизитов документов 33
07 — Код формы документа
Код формы документа проставляется по Общероссийско
му классификатору управленческой документации (ОКУД).
ОКУД предназначен для обеспечения учета и системати
зации унифицированных межотраслевых, межведомствен
ных форм документов. Пример простановки кода см. с. 120.
08 — Наименование организации
Наименование организации, являющейся автором доку
мента, должно соответствовать наименованию, закреплен
ному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное,
а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей
организации (при ее наличии) (см. рис. 2.4).
Наименования организаций субъектов Российской Феде
рации, имеющих наряду с государственным языком Россий
ской Федерации (русским) государственный язык субъектов
Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке
субъекта Российской Федерации или ином языке располага
ют ниже или справа от наименования на государственном
языке Российской Федерации.
Вариант оформления приведен ниже:
ул. Пушкина, 9а, г. Элиста, 358000, тел: 57685
Эрасан
государственн архивин церглан
Архивсин кернер Хальмг Та hчин
Правительствин медлд баадг Комитет
Федеральная архивная служба
России
Комитет по делам архивов при
Правительстве Республики Калмыкия
Сокращенное наименование организации приводят в тех
случаях, когда оно закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование (в скобках) помеща
ют ниже полного (см. рис. ниже, с. 34).
к
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций48
ОФОРМЛЕНИЕ
ОРГАНИЗАЦИОННО5
ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Вопрос 18. Учредительный договор
Учредительные документы — это обязательные, установ
ленные законом документы, необходимые при создании
(учреждении) и в период функционирования юридическо
го лица.
В законодательных актах, регулирующих деятельность
коммерческих организаций (предприятий), установлены
два основных учредительных документа, которые необхо
димо иметь в зависимости от организационноправовой
формы собственности: устав и учредительный договор.
Учредительный договор — это документ, правовой акт,
свидетельствующий о волеизъявлении физических или
юридических лиц по образованию организационнопра
вовой структуры с целью реализации той или иной пред
принимательской идеи.
Учредительный договор юридического лица заключает
ся его учредителями (участниками). Порядок заключения,
составления и оформления, вступления в силу, прекраще
ния действия и другие юридические акты учредительного
договора регламентируются законодательством Россий
ской Федерации.
Учредительный договор может включать следующие
разделы:
1.Вводная часть.
2.Цель заключения договора.
3.Наименование и правовая форма организации.
4.Предмет деятельности.
5.Местонахождение организации.
4
www.phoenixbooks.ru
4. Оформление организационно5правовых документов 49
6.Обязанности участников (учредителей) по созданию
юридического лица.
7.Порядок образования имущества.
8.Условия об ответственности конкретных участников
(учредителей) по обязательствам созданного юриди
ческого лица.
9.Порядок распределения прибыли и погашения
убытков.
10.Порядок управления делами юридического лица.
11.Права и обязанности участников (учредителей).
12.Ответственность за нарушение договора.
13.Условия и порядок выхода участников (учредителей)
из состава организации и принятия новых членов.
14.Порядок рассмотрения споров.
15.Порядок изменения и расторжения договора,
реорганизация и ликвидация юридического лица.
Учредительный договор оформляется на листах бума
ги формата А4 по следующей форме:
Регистрационная палата
при Правительстве Ростовской области
16.02.2007 № 1980001
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МИЛИДИ»
г. РостовнаДону — 2007
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций50
Вопрос 19. Устав организации
Устав — правовой акт, являющийся одним из учреди
тельных документов, определяющих правовой статус орга
низации, необходимых для ее государственной регистра
ции. Общие положения об уставе содержатся в части
первой Гражданского кодекса РФ.
Устав организации утверждается его учредителями (уча
стниками). Устав — сложный и объемный документ. В со
ответствии с уставом организации разрабатывается ее
структура, определяется штатная численность, устанавли
ваются основные правила, регулирующие деятельность
организации. Образцом устава акционерного общества мо
жет служить устав, подготовленный на основе действующе
го российского законодательства с учетом опыта работы
акционерных обществ, а именно Федерального закона «Об
акционерных обществах» от 2 декабря 1995 г. № 208ФЗ.
Устав оформляется на общем бланке организации.
Структура текста и его содержание определяются раз
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УТВЕРЖДЕНО
протоколом общего
собрания учредителей
___________ № ___________
МП организации
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
наименование организации
___________ № ___________
дата
МП организации
УСТАВ
акционерного общества открытого (закрытого) типа
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ТЕКСТ
Город — год
www.phoenixbooks.ru
5. Оформление распорядительных документов 61
ОФОРМЛЕНИЕ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
Вопрос 26. Оформление приказов
по основной деятельности
Приказ — широко применяемый в управлении право
вой распорядительный документ, издаваемый на правах
единоначалия руководителем организации, учреждения,
ведомства в целях решения возникающих в процессе дея
тельности как текущих (оперативных), так и перспектив
ных задач.
Приказ является одним из видов распорядительных
документов, составляющих систему распорядительной до%
кументации, в состав которой наряду с приказом входят
такие документы, как постановления, указания, решения,
распоряжения.
Приказы подразделяются на две группы: приказы по
основной (производственной) деятельности и приказы по
личному составу (персоналу) организации (см. раздел 7).
Приказы по основной деятельности оформляются на
специальном, заранее заготовленном бланке,— бланке
приказа (рис. 2.9, с. 27) или на общем бланке организации
с указанием вида документа — ПРИКАЗ (рис. 2.4, 2.5, с. 25).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания, при
чины, побудившие руководителя организации издать дан
ный приказ, указываются цели и задачи приказа.
Возможен вариант приказа без констатирующей части.
Производится это в том случае, если поручаемые действия
не требуют особого пояснения, являются очевидными.
5
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций62
Распорядительная часть документа начинается со сло
ва ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой
строки от левого поля бланка прописными буквами. После
слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколь
ко разнохарактерных действий, то его распорядительная
часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.
Каждый пункт начинается с указания в дательном па
деже ответственного должностного лица, структурного
подразделения или организации, затем в сжатой, повели
тельной форме излагаются предписываемые действия и
указываются сроки исполнения мероприятий. Последним
пунктом приказа назначается должностное лицо, струк
турное подразделение или организация, которым вменя
ется контроль за исполнением приказа. Макет построения
приказа
1
приведен ниже (рис. 5.1). Примеры оформления
приказов даны на рис. 5.2, 5.3.
Зачастую ответственному исполнителю для выполне
ния работы не требуется полный текст приказа. В этом
случае в практике документирования делается выписка из
него. По составу реквизитов и оформления выписка не
отличается от самого приказа. В выписке лишь следует
уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ при
водятся слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полно
го текста приказа печатается та его часть (пункт, подпунк
ты), которая касается непосредственно конкретного
исполнителя.
Выписка из приказа может быть напечатана (с помо
щью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги
формата А4, А5 в угловом варианте расположения посто
янных реквизитов флаговым способом (см. рис. 5.4).
Выписка заверяется секретаремреферентом (секретарем)
и выдается ответственному исполнителю под расписку.
1
Макет — модель документа, отображенная текстом, излагаю
щим одновременно методику оформления и зоны размещения рек
визитов.
www.phoenixbooks.ru
5. Оформление распорядительных документов 63
Рис. 5.1. Макет оформления приказа по основной деятельности
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту начинается
с предлога «О», отвечает на
вопрос «о чем?»
В констатирующей части излагаются основания, цели,
побудившие руководство организации издать приказ. В не
которых случаях, когда основания очевидны, констатиру
ющая часть опускается. Распорядительная часть начинает
ся со слова
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В начале пункта приводится наименование должно
сти исполнителя, его И. О. Фамилия или наименование
структурного подразделения (в дательном падеже), затем
четко излагается содержание предлагаемых действий (начи
нается с глагола в неопределенной форме) и указывается
срок исполнения.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Пунк
ты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т.д.).
3. В последнем пункте приказа приводится указание
о контроле за исполнением приказа: «Контроль за испол
нением приказа возложить на...» (указываются должность,
И. О. Фамилия или наименование структурного подразде
ления).
Наименование должности
руководителя (подпись) И. О. Фамилия
Визы заинтересованных лиц:
Должность (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Исполнитель (И. О. Фамилия)
телефон (000 00 00)
В дело 0000 (подпись) Идентификатор
00.00.0000 электронной копии документа
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций82
ОФОРМЛЕНИЕ
СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
И ДРУГИХ ОПЕРАТИВНО5
И СПРАВОЧНО5
ИНФОРМАЦИОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ
Вопрос 31. Понятие и классификация
служебных писем
Служебное письмо — обобщенное название широко
применяемого вида официальных документов, служащих
средством общения различных организаций по поводу осу
ществляемой ими своей деятельности. К категории слу
жебных писем относится также переписка между частны
ми лицами и организациями, если содержание ее касается
взаимных интересов.
Основным признаком, по которому служебные письма
из всех видов управленческой документации выделяются
в особую группу документов, является пересылка их по
почте, хотя в последнее время они пересылаются также с
помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной
почты.
Письма классифицируют по функциональному при
знаку, по сложности, структуре, на регламентированные и
нерегламентированные и т. д. Ниже приводится краткая
характеристика наиболее часто встречающихся на практи
ке разновидностей писем, классифицированных по функ%
циональному признаку.
Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей
организацией, которая сообщает подчиненным предпри
6
www.phoenixbooks.ru
6. Оформление служебных писем...83
ятиям определенные сведения или установки, которые
носят распорядительный характер.
В письмезапросе покупатель обращается к продавцу,
импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информа
цию о товаре или услуге. Такие запросы используются для
подготовки и заключения сделок.
Гарантийные письма направляются с целью подтверж
дения данных ранее обещаний или оговоренных условий.
Оферта — письменное предложение одного лица (офе
рента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание
заключить с ним договор. Оферта имеет определенный,
указанный в ней срок действия.
Рекламация — коммерческий документ, представляю
щий собой предъявление претензий к стороне, нарушив
шей принятые на себя договорные обязательства, и тре
бование возмещения убытков. Рекламация предполагает
письмоответ на рекламацию.
Сопроводительные письма составляют при отправке
адресату какихлибо документов или материальных цен
ностей. Сопроводительное письмо является средством
контроля за движением документов и материальных цен
ностей.
Письмаподтверждения высылаются для подтвержде
ния получения документов или материальных ценностей.
Письмаизвещения. Письма, в которых чтолибо сооб
щается или утверждается. Обычно эти письма являются
ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос
сообщаем», «Извещаем Вас».
Письманапоминания направляются в тех случаях, ког
да не удается с помощью телефонных переговоров или
личного контакта получить необходимый результат.
В письмах может говориться о возможных мерах, которые
будут приняты при их невыполнении.
Письмапросьбы излагают какуюлибо просьбу, предель
но кратко и уважительно подчеркивают заинтересован
ность организации в ее скорейшем выполнении.
Информационные письма. Это разновидность письма
извещения, своевременно информирующего заинтересо
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций84
ванное должностное лицо или организацию о свершив
шемся факте. Для такого письма достаточно подписи сек
ретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведе
ний письмо подписывает руководитель организации.
Письмаприглашения могут адресоваться индивидуаль
ному или коллективному адресату. При большом количе
стве адресатов целесообразно использовать изготовленные
типографским способом трафареты, в которых свободные
места заполняются от руки.
Рекламное письмо содержит описание рекламируемых
товаров или услуг. В письме должна быть приведена пол
ная и четкая информация о предмете рекламы, указан ад
рес организации и телефон для справок.
В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в
организацию, определенную долю занимают частные пись
ма. В них авторы обращаются к руководству организации с
различными просьбами, жалобами, предложениями.
По структурным признакам письма разделяются на рег
ламентированные и нерегламентированные. Регламенти
рованные письма в виде трафаретизированного образца
оговариваются какимлибо нормативным документом
(например, письма, приведенные в Общероссийском клас
сификаторе управленческой документации ОК 011–93).
Нерегламентированные (нестандартные) письма представ
ляют собой текст, реализованный в виде формальнологи
ческого изложения или этикетного текста. Оформление не%
регламентированных писем и является предметом освещения
в данном пособии.
По месту составления письма подразделяются на пись
ма, используемые для решения внешних и внутренних
вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь де
лится на поступающую (входящую) и отправляемую (ис
ходящую) корреспонденцию.
По способу фиксации информации письма бывают: ру
кописные, машинописные, типографские, подготовлен
ные на множительных аппаратах, электронные.
По срокам исполнения письма классифицируются на
срочные и несрочные. Срочными являются документы со
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций114
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ПО ТРУДОВЫМ
ПРАВООТНОШЕНИЯМ
Вопрос 41. Виды первичной учетной
документации по личному
составу
Трудовые правоотношения работодателя (государствен
ной организации, собственника предприятия) и работни
ка в Российской Федерации регулируются Трудовым ко
дексом Российской Федерации (ТК РФ) [7].
Все этапы трудового цикла — от приема на работу но
вого сотрудника до его увольнения — подлежат докумен
тированию. Совокупность взаимосвязанных документов,
в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности
работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам,
называют документацией по личному составу (персоналу,
кадрам).
Первичная учетная документация по личному составу
подразделяется на две группы документов:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расче
тов с персоналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному
составу в настоящее время унифицирован и приводится в
альбоме унифицированных форм документов, утвержден
ных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1 [9].
Унифицированные формы первичной учетной доку
ментации распространяются на юридические лица всех
организационноправовых форм и форм собственности,
а по учету использования рабочего времени и расчетов
7
www.phoenixbooks.ru
7. Оформление документов по трудовым правоотношениям 115
с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех
организационноправовых форм и форм собственности,
кроме бюджетных организаций.
Поскольку документация по учету использования ра
бочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не
является распорядительной документацией, ее оформление
в пособии не рассматривается. Что касается распоряди
тельных документов по учету труда, то перечень унифи
цированных форм данного вида документации приводится
в нижеследующей таблице.
Номер формы
Наименование унифицированной формы Формат
Т1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу А4
Т1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу А4
Т2 Личная карточка работника 2А4
Т2ГС(МС)
Личная карточка государственного (муниципального) служащего
2А4
Т3 Штатное расписание А4
Т4
Учетная карточка научного, научнопедагогического работника
А4
Т5
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
А4
Т5а
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
А4
Т6
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
А4
Т6а
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
А4
Т7 График отпусков А4
Т8
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником
А4
Т8а
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками
А4
1. По учету кадров
Таблица 1
Перечень форм первичной учетной документации по учету труда
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций150
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Вопрос 50. Организационная структура
делопроизводственной
службы
Для документационного обеспечения работы любой
организации, предприятия, фирмы в рамках организаци
онной структуры управления предусматривается делопро
изводственная служба. В нормативных документах служ
бу делопроизводства в настоящее время принято называть
службой (подразделением) документационного обеспече
ния управления (ДОУ).
Службу документационного обеспечения на разных
уровнях управления и в зависимости от масштабов органи
зации именуют поразному: для министерств (ведомств) —
управлением делами, для исполнительных органов власти —
общим отделом, для предприятий, организаций, учебных
заведений — канцелярией. На малых предприятиях функ
ции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаряре
ферента.
Основой построения делопроизводственной службы
является принятая в организации форма работы с доку
ментами — централизованная, децентрализованная или сме%
шанная форма.
При централизованной форме все операции по обра
ботке документов сосредоточиваются в едином центре,
например, в канцелярии или у секретаряреферента. Де
централизованная форма предполагает рассредоточение
делопроизводственных операций между структурными
подразделениями организации. При смешанной форме
часть операций выполняют централизованно (прием, ре
8
www.phoenixbooks.ru
8. Организация делопроизводства 151
гистрация, контроль, размножение документов), а часть —
децентрализованно (справочноинформационное обслу
живание, хранение документов, формирование дел).
Централизованную форму организации, как правило,
используют на малых и средних предприятиях; децентра
лизованную — в территориально разобщенных организа
циях, а также тогда, когда документирование осуществля
ется непосредственно в подразделениях. В большинстве
учреждений используют смешанную форму.
Наиболее распространенной формой делопроизвод
ственной службы является канцелярия. Канцелярия — это
самостоятельное структурное подразделение, возглавляе
мое заведующим, подчиняющимся непосредственно руко
водителю организации. Канцелярия функционирует на ос
нове Положения о канцелярии.
Организационная структура канцелярии может вклю
чать в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро
(компьютерная группа), контрольную группу, копировально
множительное бюро, архив. Состав канцелярии и числен
ность ее сотрудников зависят от масштаба организации,
территориального размещения структурных подразделе
ний и уровня механизации и автоматизации обработки
документов. Основные функции и задачи подразделений
канцелярии изложены в примерном положении о кан
целярии (см. ответ на вопрос 51).
Вопрос 51. Задачи и функции службы
делопроизводства
Основные функции и задачи подразделения службы де
лопроизводства ниже рассмотрены на примере канцеля
рии. Приведем типовое положение о канцелярии, конкрет
ное применение которого может в значительной мере
варьироваться в зависимости от масштабов и структуры
организации.
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций152
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ
1. Общие положения:
1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами
в организации и является его самостоятельным структурным
подразделением.
1.2. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, подчи
ненный непосредственно руководителю организации.
1.3. Заведующий канцелярией назначается и освобождается от
занимаемой должности руководителем организации.
1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:
действующим законодательством,
распорядительными материалами государственных и вышесто
ящих организаций,
Положением о данной организации,
Инструкцией по документированию управленческой деятельно
сти, утвержденной руководством организации,
Положением о канцелярии.
2. Основные задачи и функции:
2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение чет
кой организации работы с документами.
2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию
возлагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходя
щей и регистрируемой внутренней документации;
организация работы заседаний при руководстве предприятия
и контроль за выполнением принятых ими решений;
осуществление систематического контроля за своевременным
исполнением документов;
оформление и рассылка распорядительных документов, конт
роль за правильным и своевременным составлением и оформле
нием документов, формирование их в дела, рациональная органи
зация переписки;
осуществление приема, регистрации, хранения, учета, достав
ки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и
внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на
государственное хранение;
организация работы по приему руководителем посетителей по
личным вопросам.
2.3. Функции между структурными подразделениями канцеля
рии распределяются следующим образом:
Секретариат (включая референтов):
рассматривает и подготавливает к докладу руководству посту
пающую корреспонденцию;
www.phoenixbooks.ru
9. Основы организации документооборота 171
ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Вопрос 60. Понятия и принципы
организации
документооборота
Под документооборотом понимается движение докумен
тов на предприятии, в учреждении с момента их получе
ния или создания до завершения исполнения или отправ
ки [3].
Основными принципами организации документообо
рота являются следующие:
— прохождение документов должно быть оператив
ным. Чтобы сократить время их пребывания в сфе
ре делопроизводства, следует различные операции
по обработке документов выполнять параллельно
(например, копирование и раздача копий документа
лицам, в исполнении которого они участвуют);
— каждое перемещение документа должно быть оправ
данным, необходимо исключить или ограничить
возвратные перемещения документов;
— порядок прохождения и процессы обработки основных
видов документов должны быть единообразными.
Иначе говоря, основная задача организации документо
оборота — прямоточность в движении документов, одно
кратность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают по
токи поступающих, отправляемых и внутренних докумен
тов (практики называют эти документы соответственно
входящими, исходящими и внутренними документами).
9
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций172
Основными характеристиками потоков, которые учи
тываются при организации документооборота, являются:
— объем потока, который определяется количеством
документов, проходящих через канцелярию секрета
ря (секретаряреферента) за год, полугодие или квар
тал;
— структура потока, определяемая разновидностью
документов), авторством и другими классификаци
онными признаками;
— режим потока, который определяется периодично
стью движения документов через канцелярию секре
таря (секретаряреферента).
Учет объема документооборота осуществляется с целью
получения данных для расчета штатной численности пер
сонала делопроизводственной службы, выбора техничес
ких средств при механизации и компьютеризации дело
производственных процессов и корректировки загрузки
подразделений и отдельных исполнителей работой с доку
ментами.
Для оптимизации маршрутов движения различных ка
тегорий документов (входящих, исходящих, внутренних;
приказов по основной деятельности и личному составу,
писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.)
разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документо
оборота включаются в инструкцию по документационно
му обеспечению управления в качестве неотъемлемого
приложения.
Для оптимизации маршрутов движения документов,
кроме маршрутных схем, в частности, в бухгалтерском уче
те, находят применение графики документооборота. Гра
фик прохождения того или иного документа представляет
собой перечень исполнителей, сроков поступления доку
ментов, времени их обработки ответственными работни
ками, передачу документов в архив.
Пример маршрутной схемы (оперограммы) приведен на
рис. 9.1.
www.phoenixbooks.ru
10. Составление номенклатуры дел...181
СОСТАВЛЕНИЕ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
И ИХ ПОДГОТОВКА
К СДАЧЕ В АРХИВ
Вопрос 66. Составление
номенклатуры дел
Важной функцией делопроизводственной службы явля
ется систематизация и хранение документов. Массив ис
полненной документации — это своеобразная память
организации, обращение к которой дает возможность ана
лизировать работу коллектива, решать спорные вопросы,
принимать новые решения.
Для текущего и длительного хранения документы ком
плектуются в дела. ГОСТ Р 51141–98 определяет дело как
«совокупность документов или документ, относящийся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных
в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) поме
щается заголовокэтикетка типа «Приказы ректора универ
ситета за 2006 г.», «Переписка с организациями о поставке
комплектующих» и т.п. Систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с указанием
сроков их хранения, называют номенклатурой дел.
Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В но
менклатуру не включаются всевозможные платные изда
ния и другие материалы, не отражающие вопросы основ
ной деятельности организации.
Различают сводную номенклатуру дел организации и
номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная
номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структур
ных подразделений.
10
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций182
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________№____________
на ____________ год
_________________________
(место составления)
Наименование должности
руководителя службы
ДОУ организации (подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
ОДОБРЕНО
Протокол заседания экспертной
комиссии организации
от 00.00.0000 № 00
В целях унификации группировки документов для
организаций и предприятий определенной категории су
ществуют примерные и типовые номенклатуры дел.
В небольших организациях, не имеющих структурно
го деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет
секретарьреферент. Сводную номенклатуру большой
организации составляет делопроизводственная служба.
По форме, структуре и реквизитам сводная номенкла
тура дел организации и номенклатура дел ее структурных
подразделений аналогичны. Приведем форму сводной
номенклатуры дел организации (рис. 10.1).
Рис. 10.1. Форма сводной номенклатуры дел организации
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части
)
Количество дел (томов, частей
)
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по пе
р
ечн
ю
Приме
чание
1 2 3 4 5
Наименование р
аздела
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись И. О. Фамилия
00.00.0000
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций188
Литература
1. Басаков М. И. Современное делопроизводство (доку
ментационное обеспечение управления): учеб. пособие. —
Изд. 2е, испр. и доп.— Ростов н/Д: Феникс, 2007.
2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы доку
ментации. Унифицированная система организационно
распорядительной документации. Требования к оформле
нию документов.— М.: Издво стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения.— М.: Издво стандартов,
1998.
4. Государственная система документационного обеспе
чения управления. Основные положения. Общие требова
ния к документам и службам документационного обеспе
чения.— М.: Главархив СССР, 1991.
5. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы,
документы. Организация и технология работы.— М.:
ООО «ТК Велби», 2003.
6. Делопроизводство в федеральных органах исполни
тельной власти. Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти. Утвержде
на приказом Министерства культуры и массовых комму
никаций от 8 ноября 2005 г. № 536.
7. Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят
Государственной Думой 21 декабря 2001 года. Одобрен
Советом Федерации 26 декабря 2001 г. (в ред. федеральных
законов по состоянию на 30.06.2006 г.).
8. Унификация текстов управленческих документов.
Методические рекомендации.— М.: Главархив СССР,
1982.
9. Новые унифицированные формы первичной доку
ментации по учету труда и его оплаты. — М.: ИНФРАМ,
2004.
10. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления
документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003.— М.: ТК
Велби, Издво Проспект, 2004.
www.phoenixbooks.ru
Содержание 189
Содержание
1. Исходные понятия делопроизводства..........................3
Вопрос 1. Документ и его функции........................................3
Вопрос 2. Делопроизводство и его структура........................4
Вопрос 3. Из истории становления делопроизводства
в России...................................................................5
Вопрос 4. Нормативноправовая база делопроизводства.....7
Вопрос 5. Унификация и стандартизация
в делопроизводстве..................................................9
Вопрос 6. Классификация деловых документов..................10
Вопрос 7. Основные особенности делового языка
документа...............................................................14
2. Состав реквизитов и виды бланков
организационно%распорядительных документов
согласно ГОСТ Р 6.30–2003.....................................16
Вопрос 8. ГОСТ Р 6.30–2003. Классификация
организационнораспорядительных
документов.............................................................16
Вопрос 9. Состав реквизитов ОРД........................................18
Вопрос 10. Схемы расположения реквизитов......................20
Вопрос 11. Понятие и виды бланков ОРД...........................20
Вопрос 12. Требования к оформлению бланков..................24
Вопрос 13. Требования к изготовлению, учету
и хранению гербовых бланков...........................29
3. Оформление реквизитов документов..........................31
Вопрос 14. Требования к оформлению реквизитов,
размещаемых на поле углового штампа
документа.............................................................31
Вопрос 15. Требования к оформлению реквизитов,
размещаемых на рабочем поле документа........36
Вопрос 16. Требования к оформлению реквизитов,
размещаемых на служебном поле документа....46
Вопрос 17. Оформление грифа «Коммерческая тайна»......47
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций190
4. Оформление организационно%правовых документов...48
Вопрос 18. Учредительный договор......................................48
Вопрос 19. Устав организации..............................................50
Вопрос 20. Положение об организации...............................51
Вопрос 21. Штатное расписание..........................................52
Вопрос 22. Правила внутреннего трудового распорядка....54
Вопрос 23. Положение о структурном подразделении.......56
Вопрос 24. Инструкции организационнометодического
характера..............................................................58
Вопрос 25. Должностная инструкция...................................59
5. Оформление распорядительных документов...............61
Вопрос 26. Оформление приказов по основной
деятельности........................................................61
Вопрос 27. Оформление распоряжений...............................67
Вопрос 28. Оформление указаний........................................71
Вопрос 29. Оформление постановлений..............................75
Вопрос 30. Оформление решений........................................80
6. Оформление служебных писем и других оперативно%
и справочно%информационных документов................82
Вопрос 31. Понятие и классификация служебных писем....82
Вопрос 32. Специфика делового стиля письма...................85
Вопрос 33. Этикет в служебной переписке..........................89
Вопрос 34. Оформление служебного письма.......................91
Вопрос 35. Особенности оформления писем,
передаваемых электронной почтой...................97
Вопрос 36. Оформление телеграмм, телекса, факса.........100
Вопрос 37. Оформление телефонограммы.........................102
Вопрос 38. Оформление докладной, служебной
и объяснительной записок...............................104
Вопрос 39. Оформление акта..............................................108
Вопрос 40. Оформление протокола....................................111
7. Оформление документов по трудовым
правоотношениям...................................................114
Вопрос 41. Виды первичной учетной документации
по личному составу...........................................114
www.phoenixbooks.ru
Содержание 191
Вопрос 42. Оформление трудового договора.....................117
Вопрос 43. Оформление приказа (распоряжения)
о приеме на работу............................................121
Вопрос 44. Оформление трудовой книжки........................124
Вопрос 45. Оформление служебной командировки..........126
Вопрос 46. Оформление отпуска........................................133
Вопрос 47. Перевод работника на другую работу..............139
Вопрос 48. Оформление поощрений и взысканий
работникам........................................................142
Вопрос 49. Документирование процесса увольнения.......145
8. Организация делопроизводства................................150
Вопрос 50. Организационная структура
делопроизводственной службы........................150
Вопрос 51. Задачи и функции службы делопроизводства....151
Вопрос 52. Инструкция по документированию
управленческой деятельности..........................156
Вопрос 53. Табель форм документов, применяемых
в организации....................................................157
Вопрос 54. Роль секретаря, секретаряреферента
в структуре управления предприятий
малого и среднего бизнеса................................159
Вопрос 55. Регистрация документов..................................160
Вопрос 56. Индексация документов...................................163
Вопрос 57. Организация справочноинформационной
работы................................................................164
Вопрос 58. Контроль исполнения документов..................166
Вопрос 59. Формирование и оперативное хранение дел....168
9. Основы организации документооборота...................171
Вопрос 60. Понятия и принципы организации
документооборота.............................................171
Вопрос 61. Прохождение и порядок исполнения
входящих документов.......................................173
Вопрос 62. Прохождение исходящих документов.............176
Вопрос 63. Прохождение внутренних документов............177
Вопрос 64. Работа с конфиденциальными документами...177
www.phoenixbooks.ru
Делопроизводство. Конспект лекций192
Вопрос 65. Работа с обращениями граждан
в органы власти.................................................179
10. Составление номенклатуры дел и их подготовка
к сдаче в архив.......................................................181
Вопрос 66. Составление номенклатуры дел.......................181
Вопрос 67. Экспертиза ценности документов...................183
Вопрос 68. Оформление дел и передача их на архивное
хранение.............................................................185
Литература.................................................................188
Басаков Михаил Иванович
Делопроизводство
Конспект лекций
Ответственный редактор И. Жиляков
Технический редактор Л. Багрянцева
Обложка А. Вартанов
Корректоры: Л. Демьяненко, Н. Никанорова
Подписано в печать 11.08.2010.
Формат 84×108 1/32. Бумага офсетная. Гарнитура NewtonС.
Печать высокая. Усл. печ. л. 10,08.
Тираж 2500 экз. Заказ №
ООО «Феникс»
344082, г. РостовнаДону, пер. Халтуринский, 80.
Отпечатано с готовых диапозитивов в ЗАО «Книга»
344019, г. РостовнаДону, ул. Советская, 57.
Качество печати соответствует предоставленным диапозитивам.
Серия «Зачет и экзамен»
www.phoenixbooks.ru
Автор
phoenixbooks
Документ
Категория
Методические пособия
Просмотров
14 252
Размер файла
164 Кб
Теги
изд, конспект, лекций, делопроизводство
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа