close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) учеб. пособие. - Изд. 3-е, испр. и доп. (купить в магазине www.phoenixbooks.ru)

код для вставкиСкачать
купить эту и любые другие книги издательства Феникс (более 6000) по оптовым ценам можно в интернет-магазине издательства Феникс - www.phoenixbooks.ru
Справочник
М.И. Басаков
СОВРЕМЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)
Учебное пособие
РостовнаДону
еникс
2009
Издание третье
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
2
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
КТК 049
Б27
Рецензенты:
доктор экономических наук, профессор Ростовского го
сударственного экономического университета (РГЭУ)
Н. М. Шумин;
кандидат экономических наук, доцент РГЭУ И. М. Рябцев
Басаков М.И.
Б27 Современное делопроизводство (Документационное обес
печение управления) : учебное пособие / М.И. Басаков. —
Изд. 3е, испр. и доп. — Ростов н/Д : Феникс, 2009. —
473,[1] с. — (Справочник).
ISBN 9785222155417
В учебном пособии представлены необходимые сведения о поряд
ке разработки и оформления широкого круга управленческих докумен
тов, обращающихся в организациях, о структуре и функциях делопро
изводственной службы, технологии регистрации, учета, контроля
исполнения и хранения документации. Особое внимание уделено
оформлению реквизитов организационнораспорядительных докумен
тов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.302003. Приводятся
тщательно отработанные образцы важнейших видов управленческих
документов, в том числе по личному составу организации. Излагают
ся основные положения по оформлению деловой корреспонденции на
английском и немецком языках.
Значительное место в пособии занимает раздел механизации и ком
пьютеризации процессов документационного обеспечения управле
ния, задача которого отразить основные тенденции перехода от тра
диционного к электронному документообороту.
Содержание пособия отвечает требованиям дисциплины «Докумен
тирование управленческой деятельности» согласно Государственному
образовательному стандарту Министерства образования Российской
Федерации по специальности 060800 «Экономика и управление пред
приятием».
Книга предназначена студентам и преподавателям вузов, а также
слушателям курсов подготовки и повышения квалификации секрета
рей, секретарейреферентов и всем тем практическим работникам, кто
по роду своей деятельности связан с оформлением управленческой до
кументации.
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
© Басаков М.И., 2009
© Оформление, ООО «Феникс», 2009
ISBN 9785222155417
www.phoenixbooks.ru
Предисловие
3
Предисловие
Документированная информация составляет основу управле
ния. В документах, как считают ученыедокументоведы, сосредо
точено до 85% информационных ресурсов организации. С доку
ментированием связана деятельность всех работников аппарата
управления — от рядового исполнителя до руководителя. Цель
предлагаемого учебного пособия — дать студентам — будущим спе
циалистам, руководителям, а также практическим работникам, кто
по роду своей деятельности непосредственно сталкивается с под
готовкой и технологией обработки управленческой документации,
достаточный уровень знаний в сфере документационного обеспе
чения управления (делопроизводства).
Опыт, практика показывают, что умение грамотно, правильно
в соответствии с действующими нормами и правилами оформить
необходимый документ, наряду с глубокими специальными знани
ями, владением современной техникой и основами делового обще
ния, является важной составляющей профессиональной подготов
ки, компетенции специалиста и руководителя. В конечном счете
успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы
невозможна без определенной культуры работы персонала с доку
ментами, без четкой организации и современного технического
оснащения документационного обеспечения управления.
Перед вами, уважаемый читатель, возможно, не первая книга по
делопроизводству, которую вы держите в своих руках. Есть и дру
гие учебные пособия по данной тематике. Чем же отличается пред
лагаемая книга от других? Приведем несколько штрихов, характе
ризующих ее содержание:
1. Поскольку документирование процессов управления и орга
низация его документационного обеспечения являются столь же
древними, как и само управление, в пособии раздел, посвященный
истокам делопроизводства, его развитию и становлению в России,
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
4
приведен в несколько расширенном виде, содержащем ряд любо
пытных исторических фактов.
2. Нетрудно заметить, что подготовка любого документа, напри
мер служебного письма, заключается, главным образом, в знании
правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элемен
тов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы ут
верждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание,
которое, в отличие от других учебников, уделено в данном пособии
оформлению реквизитов в соответствии с положениями националь
ного стандарта России ГОСТ Р 6.30–2003. Изложение правил и тре
бований по оформлению реквизитов при этом сопровождается
тщательно выверенными образцами, макетами и реальными при
мерами оформления важнейших видов деловых документов (при
казов, распоряжений, актов, протоколов и др.).
3. Достаточное место в учебном пособии уделено вопросам офор
мления документов по личному составу (персоналу). Такой раздел
обычно в учебниках по делопроизводству не приводится. С нашей
точки зрения, знание основ оформления данного вида документов
для экономистов, управленцев весьма полезно, поскольку, напри
мер, в малом бизнесе, где в большинстве случаев по окончании уче
бы выпускникам вузов и колледжей приходится трудиться, нередко
владельцу фирмы самому, секретарюреференту или одному из спе
циалистов поручается совмещать свои основные обязанности с
выполнением функций инспектора (менеджера) по кадрам.
4. Значительное место в книге сознательно уделено организа
ции документооборота, технологии регистрации, учета, контроля
и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем до
кументов, обращающихся в организации, — это своеобразная па
мять организации, обращение к которой позволяет оперативно
решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать
работу предприятия, принимать наилучшие решения. Кто знает,
как сложится ваша трудовая деятельность, — возможно, комуто из
вас придется работать секретарем, секретаремреферентом, офис
менеджером. Книга эта может дать вам вполне достаточные стар
товые знания для работы в этих ставших в наше время хорошо оп
лачиваемых и престижных должностях.
www.phoenixbooks.ru
Предисловие
5
5. Большой раздел в пособии посвящен вопросам механизации
и компьютеризации документационного обеспечения управления.
Это объяснимо, поскольку в настоящее время коммерческий успех
организации во многом зависит от уровня технического оснаще
ния и использования современных информационных технологий
в управлении. В пособии не ставилась задача обучения студента
работе на компьютере, как это часто встречается в учебниках и
учебных пособиях. Это задача практических занятий. Цель разде
ла — сориентировать студента, читателя в возможностях современ
ной офисной информационной техники, в средствах, используе
мых для работы с «бумажной» и «электронной» информацией.
Обращаясь к студентам вузов, которым предстоит изучать ос
новы современного делопроизводства, и к тем читателям, кто уже
работает, но чувствует недостаточность подготовки в этой облас
ти, хочу пожелать успехов в освоении полезных для каждого спе
циалиста знаний.
Автор
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
6
* Данная формулировка могла бы принять более законченный вид, буду
чи дополненной словами: «и воспринимаемые человеком или специальным
техническим средством».
ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ
И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1.1. Истоки делопроизводства:
информация, управление, документ
Современное общество справедливо называют «информацион
ным». Объясняется это тем очевидным фактом, что достигнутый
прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедея
тельности человека зиждятся на информации и достижениях инфор
матики — науки, изучающей информацию с точки зрения ее прак
тического применения.
Информация (от лат. information — осведомлять) — глубокое,
емкое понятие — философская категория. Представители разных
отраслей знания формулируют понятие информации исходя из
отраслевой специфики. В практической деятельности человека, в
том числе в делопроизводстве, где информация рассматривается на
основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения»,
«сообщения», «пояснения» и т.п., принята формулировка, приве
денная в Федеральном законе Российской Федерации «Об инфор
мации, информационных технологиях и защите информации»:
«Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от
формы их представления» (14)*
.
Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникатив
ность, т.е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность
обработки и передачи, накопления, сохранения при использова
нии и некоторые др. Эти свойства изначально используются для
1
www.phoenixbooks.ru
1. Исходные понятия и представления о делопроизводстве
7
Рис. 1.1. Схема информационного взаимодействия в процессе управления
Субъект управления
(управляющая система
или система управления)
Объект управления
(управляемая система)
В Н Е Ш Н Я Я С Р Е Д А
В Н У Т Р Е Н Н Я Я С Р Е Д А
Прямая связь
Обратная связь
целенаправленного воздействия на людей, в целях согласования и
координации их совместной деятельности, т.е. в управлении.
В практике управления используется информация различных
видов. Основной из них считается социальноэкономическая ин
формация. Ее характерная черта — тесная связь с процессами уп
равления коллективами людей, с управлением разного рода орга
низациями, учреждениями, предприятиями, другими структурами
народного хозяйства.
Социальноэкономическая информация у практиков более из
вестна под названием управленческая информация. Управленческую
информацию можно определить как совокупность сведений о про
цессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяй
ственной деятельности людей, используемой для осуществления
руководства этой деятельностью. Образно говоря, управленческую
информацию можно назвать кровеносной системой управления.
Важнейшими задачами процесса управления являются выработ
ка соответствующих управленческих решений по корректировке
функционирования объекта управления и контроль за их испол
нением. Необходимость обеспечения выполнения названных задач
позволяет рассматривать управление как информационный про
цесс, который включает такие технологические операции, как по
лучение, передачу, обработку (преобразование), хранение и ис
пользование информации (рис. 1.1).
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
8
Эффективность процесса управления определяется качеством
информации, видами и средствами ее передачи и обработки.
Качество информации должно отвечать, как минимум, следу
ющим требованиям: быть достоверной, оперативной, комплекс
ной. Достоверность информации определяется степенью соответ
ствия ее содержания реальному состоянию объекта управления;
оперативность информации означает быть своевременной, такой,
чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта управ
ления не подверглось изменениям; комплексность информации
означает всесторонность отражения деятельности объекта управ
ления, т.е. учитывать его экономическую, организационную, тех
ническую, хозяйственную и социальную стороны деятельности. Из
других требований к качеству информации можно указать такие,
как доступность, логичность, лаконичность и соответствие ее пол
номочиям субъекта управления.
Что касается видов и средств передачи и обработки, то управ
ленческая информация может передаваться устно, при помощи
бумажных носителей и электронных средств. Могут использовать
ся также комбинированные варианты ее передачи и обработки.
В настоящее время преобладающая часть управленческой инфор
мации (до 85 %) согласно общим требованиям многих законодатель
ных актов Российской Федерации (например, согласно Федераль
ному закону «Об информации, информационных технологиях и
защите информации», Федеральному закону «Об акционерных об
ществах», Федеральному закону «Об обязательном экземпляре до
кументов» и др.) должна в обязательном порядке фиксироваться,
закрепляться. Необходимость фиксации объясняется тем, что пере
давать, получать, хранить и выдавать пользователям результирую
щую информацию можно, только предварительно ее зафиксировав.
Фиксация информации осуществляется в виде документов на
материальном носителе — бумаге и в электронном виде. Докумен
тальное оформление управленческой информации необходимо не
только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для
осуществления текущего контроля исполнения принятых решений
и анализа процесса управления с целью повышения его эффектив
ности.
www.phoenixbooks.ru
2. Общие нормы и правила оформления управленческих документов
57
ОБЩИЕ НОРМЫ
И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Управленческая документация. Требования
к управленческому документу
Управленческая документация на сегодня представляет собой
основу управления любой организации. Качество управленческой
документации, обеспечивающей осуществление организационно
распорядительной деятельности, является важнейшим фактором,
определяющим саму возможность и эффективность процесса уп
равления.
Управленческий документ — это не какоето особое понятие в
документоведении. Это документ, который при сохранении всех
признаков документа вообще (см. словарьминимум, п. 1.6) отли
чается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде
всего с реализацией организационнораспорядительных функций
управления.
Ученыедокументоведы на основе анализа практики докумен
тирования управленческой информации предложили комплекс
требований, которым должен отвечать управленческий документ.
Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требо
ваний при ее реализации обеспечила документу такие свойства,
которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпрета
ционного смыслов.
2
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
58
Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста*.
1.Законность. Все сведения, изложенные в документе, не долж
ны противоречить действующим нормативноправовым ак
там, определяющим действия участников процесса управле
ния.
2.Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, дол
жны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, лю
дях, которых он касается.
3.Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть од
нозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут
быть истолкованы двояко, поразному.
4.Конкретность. Текст документа должен отвечать требовани
ям определенности таким образом, чтобы в нем были при
ведены все необходимые сведения, порождаемые знамена
тельными словами текста.
5.Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать
требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые
необходимы для обеспечения требуемого качества и эффек
тивности управления.
6.Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не
должны находиться в противоречии друг с другом, быть не
согласованными между собой.
7.Понятность. Все сведения документа должны быть изложе
ны языком ясным, понятным, несмотря на то, что он счита
ется административным, официальноделовым.
8.Мотивированность. Содержание документа должно побуж
дать адресата к осуществлению целей, поставленных автором
документа.
9.Юридическая значимость. Управленческий документ для
обеспечения его юридической силы должен при оформлении
иметь все требуемые, правильно составленные и оформлен
ные реквизиты.
В дополнение к сказанному назовем еще одно требование, ко
торому должен отвечать управленческий документ, управленческая
* Колесник Е.Н. Некоторые проблемы управленческого документирова
ния// Тезисы сообщений на девятой Международной научнопрактической
конференции 5–6 декабря 2002 г.— М.: ВНИИДАД, 2003.
www.phoenixbooks.ru
2. Общие нормы и правила оформления управленческих документов
59
документация в целом. Речь идет о требовании, вытекающем из
характерных черт, свойственных данному виду документов. Это
стабильность ее формальных признаков, устойчивость форм до
кументов, жесткость фиксации расположения реквизитов. Назван
ные черты обусловлены самой природой управления (иерархичность
организаций, должностных лиц, разделение труда, однотипность и
повторяемость действий и т.д.) и целевым назначением докумен
тов, предопределяющим их содержание и форму. Отсюда — обра
зование документов определенного вида (приказ, письмо, прото
кол и др.) и возможность унификации и стандартизации не только
отдельных элементов документов, но и документных систем.
Соответствие документа требованиям унификации и стандарти
зации, к которым потерян интерес в последние годы, мы считаем
необходимым дополнением к числу названных выше требований.
2.2. Организационно;распорядительная
документация. Понятие и классификация
ОРД. Состав реквизитов и схемы
их размещения
Организационнораспорядительная деятельность в управлении
заключается главным образом в разработке и реализации управлен
ческих решений, документируемых в ОРД. Организационнорас
порядительная документация является наиболее широко исполь
зуемым видом управленческой документации.
ГОСТ Р 51141–98 понятие организационнораспорядительного
документа трактует следующим образом: «Вид письменного доку
мента, в котором фиксируют решение административных и органи
зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреж
дений, предприятий, организаций, их подразделений и должност
ных лиц» [3].
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены ос
новные виды документов данной группы):
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
60
— организационная документация (учредительные договоры, ус
тавы, положения, правила, штатные расписания, инструк
ции);
— распорядительная документация (приказы, распоряжения,
постановления, решения, указания);
— информационно&справочная документация, которую, в свою
очередь, можно условно подразделить на:
— оперативноинформационную (письма, телефонограммы, фак
сы и т.п.);
— справочноинформационную (акты, протоколы, докладные,
служебные записки и т. д.).
Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по лично&
му составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (рас
поряжения) о приеме на работу и целый ряд других.
Оформление ОРД, как уже было сказано (п. 1.3.1), осуществля
ется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающим состав
реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и
к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Госу
дарственного Герба Российской Федерации. Правильно оформлен
ные реквизиты организационнораспорядительных документов гаран
тируют их юридическую силу.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 при подготовке и оформ
лении ОРД используются следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи
вания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика / код при
чины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
www.phoenixbooks.ru
2. Общие нормы и правила оформления управленческих документов
61
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в
дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа (отметка
для автоматического поиска документа).
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым,
поскольку набор их при подготовке различных видов документов,
документов одного и того же наименования в различных органи
зационноуправленческих ситуациях может быть различным.
Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и пере&
менные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторя
ются на бланках документов, переменные наносятся непосред
ственно в процессе составления конкретного документа.
ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает в рамках стандартного листа
бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с
учетом последовательности оформления и прочтения документа.
Стандартом предусматривается два варианта бланков — угловой и
www.phoenixbooks.ru
3. Оформление организационно;распорядительной документации
131
ОФОРМЛЕНИЕ
ОРГАНИЗАЦИОННО;
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
3.1. Оформление организационно;правовых
документов
Согласно общепринятой классификации организационнораспо
рядительной документации (п. 2.2) в число организационноправо
вых документов входят учредительный договор, устав, положения,
правила, штатные расписания, инструкции, а также предпринима
тельские договоры. Приведем ниже краткое описание особеннос
тей подготовки и оформления каждого из названных документов.
3.1.1. Учредительный договор
Учредительные документы— это обязательные, установленной
формы документы, необходимые при создании (учреждении)
организации — юридического лица. В соответствии со ст. 52
Гражданского кодекса РФ юридическое лицо действует на основа
нии устава, либо учредительного договора и устава, либо только уч
редительного договора.
Учредительный договор — организационноправовой акт, обяза
тельный для создания и функционирования юридического лица.
Учредительный договор юридического лица заключается его учре
дителями (участниками). Учредительный договор является консен
3
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
132
суальным документом, поскольку он вступает в силу после дости
жения соглашения между сторонами.
Учредительный договор оформляется на листах бумаги форма
та А4 по следующей форме.
Регистрационная палата
при Правительстве Ростовской области
16.02.2006 № 1980001
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МИЛИДИ»
Ростов н/Д — 2006
Рис. 3.1. Титульный лист учредительного договора
Порядок заключения, составления и оформления, вступления
в силу, прекращения действия и другие юридические акты учреди
тельного договора регламентируются законодательством Россий
ской Федерации.
Учредительный договор может состоять из следующих разделов:
1.Вводная часть.
2.Цель заключения договора.
3.Наименование и правовая форма организации.
4.Предмет деятельности.
5.Местонахождение организации.
6.Обязанности участников (учредителей) по созданию юриди
ческого лица.
7.Порядок образования имущества.
www.phoenixbooks.ru
3. Оформление организационно;распорядительной документации
133
8.Условия об ответственности конкретных участников (учре
дителей) по обязательствам созданного юридического лица.
9.Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
10.Порядок управления делами юридического лица.
11.Права и обязанности участников (учредителей).
12.Ответственность за нарушение договора.
13.Условия и порядок выхода участников (учредителей) из со
става организации и принятия новых членов.
14.Порядок рассмотрения споров.
15.Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация
и ликвидация юридического лица.
3.1.2. Устав организации
Устав — правовой акт, являющийся одним из учредительных
документов, определяющим правовой статус организации, необхо
димым для ее государственной регистрации.
Общие положения об уставе содержатся в части первой Граж
данского кодекса РФ [1]. Статья 52 ГК РФ определяет, что юри
дическое лицо действует на основании устава, либо учредительного
договора и устава, либо только учредительного договора. Юриди
ческое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может
действовать на основании общего положения об организациях
определенного вида.
Устав организации утверждается его учредителями (участни
ками). Юридическое лицо, созданное лишь одним учредителем,
действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
Требования устава организации обязательны для исполнения все
ми органами организации и его акционерами.
Устав — сложный и объемный документ. В соответствии с уста
вом организации разрабатывается ее структура, определяется штат
ная численность, устанавливаются основные правила, регулирую
щие деятельность организации. Образцом устава акционерного
общества может служить Устав, подготовленный на основе действу
ющего российского законодательства с учетом опыта работы акци
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
134
онерных обществ, а именно Федерального закона «Об акционер
ных обществах» от 2 декабря 1995 г. № 208ФЗ.
Устав оформляется на общем бланке организации.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО УТВЕРЖДЕНО
наименование организации протоколом общего
_________ №__________ собрания учредителей
_________ №_____
М.П. регистрирующего органа М.П. организации
УСТАВ
акционерного общества открытого (закрытого) типа
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ТЕКСТ
Город — год
Рис. 3.2. Титульный лист Устава акционерного общества
Структура текста и его содержание определяются разработ
чиками устава. В число его обязательных разделов включаются:
1.Общие положения (определяются цели и задачи организа
ции).
2.Организационная структура (состав структурных подраз
делений, их функции и взаимосвязи).
3.Регламент организации (формы и методы управления, пра
ва и обязанности должностных лиц).
4.Производственнохозяйственная и коммерческая деятель
ность.
www.phoenixbooks.ru
3. Оформление организационно;распорядительной документации
135
5.Финансовоматериальная база (определение размеров основ
ных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения
средствами и ценностями).
6.Отчетная и ревизионная деятельность.
7.Порядок реорганизации или ликвидации организации.
Текст устава может быть дополнен другими разделами, такими
как уставной капитал, акции, ценные бумаги и др.
3.1.3. Положение об организации
Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридичес
кое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может дей
ствовать на основании общего положения об организациях опре
деленного вида.
Положение об организации — нормативный правовой акт, опре
деляющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответ
ственность, порядок деятельности. На основании положения дей
ствуют государственные и муниципальные некоммерческие
организации, выполняющие свои функции за счет средств бюдже
та, в том числе органы власти и управления.
На основании положений действуют также филиалы коммер
ческих и некоммерческих организаций, их отделения, представи
тельства.
Для подготовки индивидуального положения о конкретной
организации разработаны типовые и примерные положения.
Положение об организации оформляется на стандартных лис
тах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организа
ции являются гриф утверждения вышестоящего органа или его
непосредственного руководителя, название вида документа, со
ставляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения
заверяется печатью вышестоящей организации.
Структура текста положения об организации может включать
следующие разделы:
1.Общие положения.
2.Цели и задачи организации.
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
234
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
4.1. Классификация документов
по личному составу
Трудовые правоотношения работодателя (государственной орга
низации, собственника предприятия) и работника в Российской
Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федера
ции (ТК РФ) [2].
Необходимые функции по управлению личным составом в орга
низациях осуществляют самостоятельные структурные подразде
ления (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса
их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менед
жер по персоналу) или в порядке совместительства — секретарь
руководителя организации, иногда главный бухгалтер.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотруд
ника до его увольнения независимо от формы собственности под
лежат обязательному документированию. Совокупность взаимо
связанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой
деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим во
просам, называют документацией по личному составу (персоналу,
кадрам).
Всю документацию по личному составу, в том числе организа
ционнораспорядительную, и первичную учетную можно класси
фицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам
трудового цикла работника:
• документация, связанная с комплектованием персонала
организации;
4
www.phoenixbooks.ru
4. Оформление документов по личному составу
235
• документация, связанная с процессом движения персонала
в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудо
вому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отноше
ний работника с организацией, т.е. с увольнением.
Что касается видов и оформления организационнораспоря
дительных документов, то они подробно были освещены в главе 3
данного пособия. Первичная учетная документация по личному со
ставу, в свою очередь, подразделяется на две группы:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с пер
соналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу
в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифи&
цированных форм документов, утвержденных постановлением Гос
комстата России от 5 января 2004 г № 1 [9].
Унифицированные формы первичной учетной документации по
учету кадров распространяются на юридические лица всех органи
зационноправовых форм и форм собственности, а по учету ис
пользования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате
труда — на юридические лица всех организационноправовых
форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.
Поскольку документация по учету использования рабочего вре
мени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распо
рядительной документацией, ее оформление мы рассматривать не
будем. Что касается распорядительных документов по учету тру
да, то перечень унифицированных форм данного вида документов
приводится в таблице 1.
Процесс управления персоналом организации кроме оформле
ния первичной учетной документации включает также выполне
ние следующих работ:
• ведение трудовых книжек;
• формирование и ведение личных дел;
• подготовку и передачу дел в архив организации;
• хранение дел службы персонала в архиве организации.
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
236
Номер формы
Наименование унифицированной формы Формат
Т1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу А4
Т1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу А4
Т2 Личная карточка работника 2А4
Т2ГС(МС)
Личная карточка государственного (муниципального) служащего
2А4
Т3 Штатное расписание А4
Т4
Учетная карточка научного, научнопедагогического работника
А4
Т5
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
А4
Т5а
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
А4
Т6
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
А4
Т6а
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
А4
Т7 График отпусков А4
Т8
Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работником (увольнении)
А4
Т8а
Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками (увольнении)
А4
Т9
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
А4
Т9а
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
А4
Т10 Командировочное удостоверение А4
Т10а
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
А4
Т11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника А4
Т11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников А4
1. По учету кадров
Таблица 1
Перечень форм первичной учетной документации по учету труда
www.phoenixbooks.ru
4. Оформление документов по личному составу
237
4.2. Оформление документов, используемых
при приеме на работу
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии
вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием,
сопровождается оформлением документов, указанных на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Последовательность документирования при приеме
на работу
Резюме
Заявление*
Трудовой договор
Приказ о приеме на работу
(ф. Т1 или Т1а)
Запись в трудовой книжке
Оформление личной карточки (ф. Т2 или Т2ГС (МС), № Т4)
Бухгалтерия (открытие лицевого счета)
Автобиография. Характеристика. Рекомендательное письмо, анкета*
* Документы Трудовым кодексом не предусмотрены. Оформляются по
взаимному согласию работника и работодателя для комплектования лично
го дела. Однако, в ряде случаев, например, при поступлении на государствен
ную службу, службу в таможенных органах автобиография и анкета преду
смотрены как обязательные.
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
238
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная
претендентом на вакантное место. В какойто мере это саморек
лама, позволяющая руководству организации предварительно оз
накомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контак
те остановиться на одном из них.
В кратком оформлении резюме может выглядеть следующим
образом (рис. 4.2):
РЕЗЮМЕ
Дата: 00.00.0000
Фамилия, имя, отчество______________________________________
Адрес: улица, дом, город, индекс ______________________________
Телефон: 000 00 00
Дата и место рождения:день месяца, месяц, год; город, село.
Гражданство:Российская Федерация (Украина и т.д.).
Семейное положение:женат, холост, состав семьи.
Образование:годы учебы, учебное заведение, спе
циальность.
Опыт работы:годы работы, занимаемые должности
(сведения излагаются в обратном хро
нологическом порядке).
Дополнительные сведения:владение иностранным языком, ис
пользование техники, наличие публи
каций и т.п.
Черты характера:указываются три важнейших, по мне
нию претендента на должность, свой
ства его характера.
(Подпись) И. О. Фамилия
Рис. 4.2. Пример краткого оформления резюме
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
282
ОФОРМЛЕНИЕ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ПО ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.1. Особенности оформления деловой
корреспонденции в англоязычных странах
5.1.1. Структура формуляра и состав реквизитов
служебного письма
Оформление деловой корреспонденции в практике экономичес
кого сотрудничества с зарубежными фирмами и международными
организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся
оформления наиболее распространенного вида корреспонден
ции — служебного письма [25].
При общей тенденции к унификации форм, использованию
устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и
стремлению к широкому применению средств механизации и ав
томатизации в делопроизводстве, различий в оформлении делового
письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа
и состава реквизитов. На рис. 5.1 приведен формуляр с указанием
двенадцати зон размещения реквизитов служебного письма, ис
пользуемого в англоязычных странах.
Можно выделить следующий типовой состав зон:
1. Заголовок письма (Issuer Field).
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).
3. Дата (Date).
5
www.phoenixbooks.ru
5. Оформление корреспонденции по внешнеэкономической деятельности
283
Рис. 5.1. Формуляр служебного письма для переписки
с зарубежными партнерами на английском языке
1
2
3
6
7
8
4
5
9
10
11
12
4. Адресат (Address).
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
6. Обращение (Salution).
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
284
7. Общее содержание письма (Subject Line).
8. Текст письма (Body of the Letter).
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).
10. Подпись (Signature).
11. Приложения (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий (CC Notation).
Краткие сведения о размещении и оформлении реквизитов по
зонам изложены ниже. В случае отсутствия указаний по оформле
нию отдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентиро
ваться на требования, оговоренные ГОСТ Р 6.30–2003, и приведен
ные примеры.
5.1.2. Требования к оформлению реквизитов
Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее на
именование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса,
номер телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содер
жаться указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как
корпорации или компании с ограниченной ответственностью (со
кращенно Inc. или Ltd.), например:
Mitchell Diesel, Ltd.;
International Office Equipment, Inc.
Помимо предоставления фактической информации о фирме,
заголовок определенным образом характеризует ее с другой сторо
ны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а
иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование осо
бой бумаги — все это создает своеобразный образ фирмы. Читая
письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуетесь его содержани
ем, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголов
ка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на дея
тельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов
заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию бла
гоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.
В целях экономии времени при печатании реквизита поощря
ется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие
знаков препинания.
www.phoenixbooks.ru
5. Оформление корреспонденции по внешнеэкономической деятельности
285
Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. При
водятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный
или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс
дела, например:
Your reference
(или: Your ref.) — Ваша ссылка
HND/RP HND/RP
Our reference
(или: Our ref.) — Наша ссылка
LA/DK/187 LA/DK/187
Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидности оформления
дат — британская и американская. Британский способ подобен
словесноцифровому способу, принятому в российском делопро
изводстве и применяемому в финансовой документации с некото
рыми вариациями:
15 Feb. 200...
15 February, 200...
15th February, 20...
Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится
по схеме:
February 15th, 200...
February 15, 200...
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится за
пятая. В последние годы все более заметной становится тенденция
к минимальному употреблению знаков препинания в деловой кор
респонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты:
4 August 2006. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вмес
то названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты мо
жет быть истолковано поразному в различных странах. Так, дата
2/5/2006 будет воспринята представителем американской фирмы
как 5 февраля 2006 года, а представителем британской фирмы —
как 2 мая 2006 года. Это связано с особенностями прочтения дат в
разных странах:
www.phoenixbooks.ru
Литература
463
ЛИТЕРАТУРА
Нормативно#правовые источники
1.Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II,
III) — Официальный текст.— М.: ЭЛИТ, 2003.
2.Трудовой кодекс Российской Федерации.Принят Государ
ственной Думой 21 декабря 2001 г. Одобрен Советом Феде
рации 28 декабря 2001 г. (в ред. Федеральных законов по со
стоянию на 30.12.2008).
3.ГОСТ 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Терми
ны и определения.— М., 1999.
4.ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документа
ции. Унифицированная система организационнораспоряди
тельной документации. Требования к оформлению докумен
тов. — М., 2003.
5.Государственная система документационного обеспечения
управления. Общие требования к документам и службам до
кументационного обеспечения.— М.: Главархив СССР, 1991.
6.ГОСТ 6.10.4–84 УСД. Придание юридической силы докумен
там на машинном носителе и машинограмме, создаваемым
средствами вычислительной техники. Основные положе
ния.— М., 1985.
7.ГОСТ 6.10.5–87 УСД. Требования к построению формуляра
образца.— М., 1987.
8.Основные правила работы архивов организаций. Одобрены
решением коллегии Росархива от 06.02.2002.— М.: Росархив,
ВНИИДАД, 2005.
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
464
9.Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты.
Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 янва
ря 2004 г. № 1.
10.Перечень типовых документов, образующихся в деятельно
сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учрежде
ний, организаций, предприятий, с указанием сроков хране
ния. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. (в ред. решения
Росархива от 27.10.2003).
11.Делопроизводство в федеральных органах исполнительной
власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утвержде
на приказом Министерства культуры и массовых коммуни
каций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.
12.Управленческая документация. Классификатор.— М.: Кни
га сервис, 2003.
13.Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
14.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149ФЗ «Об информа
ции, информационных технологиях и о защите информации».
15.Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184ФЗ «О тех
ническом регулировании».
16.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125ФЗ «Об ар
хивном деле в Российской Федерации».
Литературные источники
17.Баласанян В.Э. Современная система документооборота как
основа управления организацией: тезисы сообщений на Де
вятой Международной научнопрактической конференции.
5–6 декабря 2002 г. — М.: Росархив ВНИИДАД, 2003. С. 71–73.
18.Басаков М.И. Служебное письмо: порядок подготовки и
оформления: учебнопрактическое пособие. — 5е изд., испр.
www.phoenixbooks.ru
Литература
465
и доп. — М.: Издательскоторговая корпорация «Дашков и
К°», 2007.
19.Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспе
чение управления на основе ГОСТ Р 6.30–2003): учеб. посо
бие для студентов образовательных учреждений среднего
профессионального образования. — 7е изд., перераб. и
доп.— М.: Издательскоторговая корпорация «Дашков и К°»,
2009.
20.Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и
управления.— М.: Филинъ. 1998.
21.Бутенко И. А. БОССРеферент: повышение эффективности
управления организацией в государственных структурах уп
равления: доклад на Девятой Международной научнопрак
тической конференции. 5–6 декабря 2002 г. — М.: Росархив
ВНИИДАД, 2003. С. 99–102.
22.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство:
учебник / под общ. ред. Т.В. Кузнецовой.— 2е изд., пере
раб. и доп.— М.: МЦФЭР, 2006.
23.Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный
менеджмент: Учеб. пособие.— М.: Финстатинформ, 1999.
24.Вялова Л.М. Основы делопроизводства: учебник.— М.: Ака
демия, 2002.
25.Громова Н.М. и др. Ваш зарубежный партнер // Переписка,
документация. Контракты.— М.: Техноэкология, 1992.
26.Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельно
сти: Курс лекций.— М.: ИнфраМ, 2001.
27.Жарчев С.Г. Система ДЕЛО как корпоративная система до
кументооборота: доклад на Девятой Международной научно
практической конференции. 5–6 декабря 2002 г. — М.: Рос
архив ВНИИДАД, 2003. C. 127–130.
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
466
28.Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюцион
ной России.— М.: РГГУ, 1993.
29.Константинов А.В. Информатика: конспект лекций.— 3е
изд., доп.— Ростов н/Д: Феникс, 2005.
30.Ларин М.В., Соколова А.Н. Оформление служебных докумен
тов: рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30–2003.—
М.: МЦФЭР, 2003.
31.Ларин М.В. Управление документацией в организациях.—
М.: Научная книга, 2002.
32.Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных средств
систем делопроизводства и документооборота для автомати
зации российских органов государственной власти, предпри
ятий и учреждений: метод. пособие. (Рукопись депонирова
на в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД) — М., 1998.
33.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование
служебных документов: учеб. пособие.— М.: Высшая шко
ла, ИнфраМ, 1997.
34.Секретарское дело (образцы документов, организация и тех
нология работы): учеб.практ. пособие / Галахов В.В. [и др.];
под ред. И.К. Корнеева.— М.: ТК Велби, Проспект, 2004.
35.Справочник секретаряреферента: практ. пособие.— 5е изд.,
испр. и доп. / авт.сост. М.И. Басаков.— Ростов н/Д: Феникс,
2008.
36.Унификация текстов управленческих документов. Методи
ческие рекомендации. — М.: Главархив СССР, 1982.
37.Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления докумен
тов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30–2003.— М.: ТК Велби,
издво Проспект, 2004.
www.phoenixbooks.ru
Содержание
467
СОДЕРЖАНИЕ
Предисловие.....................................................................................3
1. ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ..........................................................6
1.1. Истоки делопроизводства: информация,
управление, документ.........................................................6
1.2. Делопроизводство и его становление в России...............12
1.2.1. Делопроизводство в дореволюционной России
(до 1917 г.)......................................................................14
1.2.2. Советский период развития делопроизводства
(1917—1991 гг.)..............................................................26
1.3. Состояние и перспектива развития делопроизводства
в современной России......................................................32
1.3.1. Нормативноправовое обеспечение российского
делопроизводства..........................................................32
1.3.2. Перспективы развития документационного
обеспечения управления..............................................38
1.4. Классификация деловой документации...........................41
1.5. Унификация и стандартизация управленческой
документации....................................................................45
1.6. Словарьминимум терминов и определений
делопроизводства..............................................................53
2. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ......................................57
2.1. Управленческая документация.
Требования к управленческому документу......................57
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
468
2.2. Организационнораспорядительная документация.
Понятие и классификация ОРД. Состав реквизитов
и схемы их размещения....................................................59
2.3. Бланки документов и их оформление..............................65
2.4. Оформление реквизитов организационно
распорядительных документов.........................................73
2.4.1. Требования к оформлению реквизитов,
размещаемых на поле углового и продольного
штампов формуляра.....................................................73
2.4.2. Требования к оформлению реквизитов,
размещаемых на рабочем поле формуляра.................80
2.4.3. Требования к оформлению реквизитов,
размещаемых на служебном поле формуляра............95
2.5. Оформление грифа «Коммерческая тайна»
на документах, содержащих конфиденциальную
информацию......................................................................96
2.6. Общие требования к оформлению текста документов....99
2.6.1. Особенности делового языка документов...................99
2.6.2. Размеры бумаги, применяемые
в делопроизводстве.....................................................102
2.6.3. Нормы оформления печатного текста документа.....102
2.6.4. Нумерация страниц.....................................................106
2.6.5. Способы написания дат в документах.......................106
2.6.6. Сокращение слов и словосочетаний в тексте............108
2.6.7. Оформление названий документов
органов власти............................................................111
2.6.8. Оформление в документах написания чисел............111
2.6.9. Название денежных единиц, единиц измерения
и знаков №, % при числительных.............................114
2.6.10. Написание физических величин................................115
2.6.11. Написание в документах математических формул...117
www.phoenixbooks.ru
Содержание
469
2.6.12. Оформление в документах таблиц и выводов...........119
2.6.13. Типичные ошибки в текстах документов..................122
2.6.14. Контроль качества подготовки документов..............125
3. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО&
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.........................131
3.1. Оформление организационноправовых документов...131
3.1.1. Учредительный договор..............................................131
3.1.2. Устав организации.......................................................133
3.1.3. Положение об организации........................................135
3.1.4. Правила внутреннего трудового распорядка.............136
3.1.5. Структура организации и штатная численность
ее персонала................................................................139
3.1.6. Штатное расписание...................................................139
3.1.7. Положение о структурном подразделении................142
3.1.8. Инструкции организационнометодического
назначения..................................................................142
3.1.9. Должностная инструкция...........................................145
3.1.10. Предпринимательский договор................................153
3.2. Оформление распорядительных документов.................157
3.2.1. Приказ и другие виды распорядительных
документов: понятие, разновидности, назначение..157
3.2.2. Этапы подготовки распорядительных документов...161
3.2.3. Подготовка и оформление распорядительных
документов по основной деятельности.....................164
3.2.3.1. Подготовка и оформление приказов......................164
3.2.3.2. Оформление распоряжения.....................................175
3.2.3.3. Оформление указаний..............................................183
3.2.3.4. Оформление постановлений...................................187
3.2.3.5. Оформление решений..............................................194
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
470
3.3. Оформление служебных писем и других
оперативноинформационных документов...................197
3.3.1. Понятие и функции служебного письма...................197
3.3.2. Разновидности служебных писем..............................199
3.3.3. Общая структура служебного письма........................202
3.3.4. Специфика делового стиля письма............................203
3.3.5. Этикет в деловой переписке.......................................207
3.3.6. Оформление служебного письма...............................209
3.3.7. Особенности оформления писем, передаваемых
электронной почтой...................................................216
3.4. Оформление акта.............................................................219
3.5. Оформление протокола...................................................222
3.6. Оформление докладной, служебной
и объяснительной записок..............................................225
3.7. Оформление документов, передаваемых
по каналам электросвязи................................................229
4. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ......................................................234
4.1. Классификация документов по личному составу..........234
4.2. Оформление документов, используемых
при приеме на работу......................................................237
4.3. Перевод работника на другую работу.............................265
4.4. Оформление отпуска.......................................................268
4.5. Оценка деятельности персонала. Аттестация................271
4.6. Меры поощрения и взыскания.......................................274
4.7. Состав документов, используемых при увольнении
работника.........................................................................277
www.phoenixbooks.ru
Содержание
471
5. ОФОРМЛЕНИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ПО ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.........282
5.1. Особенности оформления деловой корреспонденции
в англоязычных странах..................................................282
5.1.1. Структура формуляра и состав реквизитов
служебного письма.....................................................282
5.1.2. Требования к оформлению реквизитов.....................284
5.1.3. Требования к оформлению конвертов.......................291
5.1.4. Краткий словарь русскоанглийских коммерческих
терминов......................................................................295
5.2. Основные представления об оформлении деловой
корреспонденции на немецком языке...........................300
5.2.1. Состав реквизитов и структура
служебного письма.....................................................300
5.2.2. Общие требования к оформлению реквизитов
служебного письма.....................................................303
5.2.3. Краткий словарь руссконемецких коммерческих
терминов......................................................................306
6. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ТЕХНОЛОГИИ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ........................................................................310
6.1. Организационная структура службы ДОУ......................310
6.2. Нормативная регламентация работы службы ДОУ........313
6.3. Должностной и численный состав персонала
службы ДОУ.....................................................................317
6.4. Инструкция по документированию управленческой
деятельности....................................................................319
6.5. Табель форм документов, применяемых
в организации..................................................................321
6.6. Документооборот и его организация..............................323
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
472
6.6.1. Понятие, принципы и характеристика
документооборота.......................................................323
6.6.2. Прохождение и порядок исполнения входящих
документов..................................................................326
6.6.3. Прохождение исходящих документов.......................332
6.6.4. Прохождение внутренних документов......................333
6.6.5. Прием и передача документов...................................334
6.6.6. Доставка документов...................................................334
6.6.7. Учет объема документооборота..................................335
6.6.8. Работа со служебными документами,
содержащими коммерческую тайну..........................336
6.7. Регистрация документов.................................................342
6.7.1. Понятие и системы регистрации документов...........342
6.7.2. Формы и порядок регистрации документов.............344
6.7.3. Индексация документов.............................................352
6.7.4. Организация справочноинформационной
работы..........................................................................353
6.7.5. Контроль исполнения документов............................355
6.7.6. Основы делопроизводства по обращениям
граждан в органы власти............................................359
6.7.7. Анализ данных об исполнении документов..............364
6.8. Составление номенклатур и текущее хранение дел.......366
6.8.1. Составление номенклатур дел....................................366
6.8.2. Формирование и текущее хранение дел....................372
6.8.3. Оперативное хранение документов...........................374
6.9. Подготовка дел к сдаче в архив.......................................375
6.9.1. Экспертиза ценности документов..............................375
6.9.2. Оформление дел и передача их
на архивное хранение.................................................379
www.phoenixbooks.ru
Содержание
473
7. МЕХАНИЗАЦИЯ И КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ
ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ............................................391
7.1. Классификация и назначение организационных
технических средств........................................................391
7.2. Средства для составления документов...........................392
7.3. Средства хранения, поиска и передачи документов......393
7.4. Средства физической обработки документов................395
7.5. Копировальномножительная техника...........................397
7.6. Техника управленческой связи.......................................399
7.7. Персональный компьютер — основной инструмент
современного делопроизводства....................................401
7.7.1. Современные ПК и их возможности.........................401
7.7.2. Основные блоки персонального компьютера...........404
7.7.3. Программное обеспечение компьютера....................406
7.7.4. Прикладное офисное программное обеспечение
компьютера.................................................................408
7.7.5. Защита данных и основы
компьютерной безопасности.....................................412
7.7.6. Антивирусная безопасность.......................................415
7.8. Автоматизация документационного обеспечения
управления.......................................................................417
7.8.1. Сетевые технологии — основа
автоматизации ДОУ....................................................417
7.8.2. Автоматизация ДОУ на базе автоматизированных
рабочих мест...............................................................426
7.8.3. Программные системы автоматизации ДОУ.............432
7.8.4. Система автоматизации и электронного
документооборота «ДЕЛО»........................................437
7.8.5. Система «БОССРеферент»........................................439
www.phoenixbooks.ru
Современное делопроизводство (ДОУ)
474
Приложение 1. Словарь терминов и определений по ДОУ............444
Приложение 2. Примеры текстов служебных писем......................451
Приложение 3. Договор куплипродажи.........................................457
Приложение 4. Памятка начинающему пользователю ПК............459
Литература....................................................................................463
Нормативноправовые источники.......................................463
Литературные источники.....................................................464
www.phoenixbooks.ru
Содержание
475
Басаков Михаил Иванович
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
(Документационное обеспечение управления)
Ответственный редактор И. Жиляков
Технический редактор Л. Багрянцева
Обложка А. Вартанов
Компьютерная верстка В. Микизиль
Корректоры Н. Иванова, О. Милованова
Подписано в печать 20.06.2009.
Формат 60×84 1/16. Бумага тип 2. Гарнитура NewtonС.
Печать офсетная. Усл. печ. л. 28,8.
Тираж 2000 экз. Заказ №
ООО «Феникс»
344082, г. РостовнаДону, пер. Халтуринский, 80.
Отпечатано с готовых диапозитивов в АПП «Джангар»
358000, г. Элиста, ул. Ленина, 245.
Серия «Справочник»
www.phoenixbooks.ru
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа