close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Фионова Баканова

код для вставкиСкачать
1 р. фионова, Н.Б. Баканова к вопросу об организации документооборота вуза (тезисы) В настоящее время практически в каждом ВУЗе ведутся разработки р области автоматизации управления и создания систем электронного документооборота (СЭД). Так, во многих ВУЗах (в том числе и в Пен-
зенском государственном университете) созданы системы, автоматизи-
рующие деятельность деканата, кафедры, бухгалтерии, учебного управ-
ления и т.д., которые облегчают выполнение функций делопроизводст-
ва каждого подразделения. Но подобные системы не могут решить про-
блему эффективного управления деятельностью ВУЗа в целом, так как управление ВУЗом - это сложный процесс, состоящий из множества взаимосвязанных элементов, в том числе и комплексного документо-
оборота. Необходимо отметить, что создание единой эффективной сис-
темы управления ВУЗом не может идти путём простого перевода бу-
мажного потока документов, обеспечивающих управление, на элек-
тронные носители. Важнейшей предпосылкой успеха управления яв-
ляется построение комплексной системы делопроизводства. Созданию подобной системы должно предшествовать детальное рассмотрение всех потоков информации и последующая их оптимизация с целью на-
хождения путей повышения эффективности работы и управления. Одним из наиболее действенных способов совершенствования ра-
боты системы документооборота ВУЗа является, конечно, её автома-
тизация, внедрение автоматизированных и н фо р ма ц и о н н о - п о и с к о в ых систем и создание на этой основе современных технологий документо-
оборота ВУЗа. Переход к безбумажным технологиям на основе внед-
рения СЭД позволяет поднять на качественно новый уровень эффек-
тивность деятельности ВУЗа в целом. Существует два пути решения данной проблемы: приобретение гото-
Вого программного продукта или проектирование собственной системы. К выбору системы следует подходить исходя из потребностей уч-
реждения. При выборе СЭД важно рассматривать их с точки зрения п°требности данного ВУЗа. Для автоматизации документооборота ВУЗа современный рынок предоставляет очень ограниченный список программных продуктов. { а к 3Лесь можно отметить только интегрированную автоматизирован-
Ну ю информационную систему управления «Университет» компании 225 Эта сумма для , ml АВ Это весьма обширная и дорогостоящая система. Ориенти-
RADLAI3. .и ^ в с е й СИСТСМы может быть обозначена цифра ми ^0°300 ты с °д о л ларов на срок в 2-3 года в зависимости от масштаба я Сю-п также включается стоимость лицензии зарубежной внслронпя ^ ^ /з к о т о р а я л е ж и т в основе системы «Университет» платформ- ^ б о л ь ш и н с т в а ВУЗов, особенно на периферии, в такой коротким промежуток времени может быть слишком велика. Ограниченность предлагаемых программных продуктов, скорее всего, обусловлена спецификой работы ВУЗа: Три категории персонала: административно-управленческий, преподавательский, учебно-вспомогательный и студенты. Целый спектр видов деятельности каждой категории персонала: учебная, научная, методическая, общественная и т.д. Всё это влияет на формирование документопотоков и организацию документооборота. Разработка собственной системы, которая учитывала бы всю специ-
фику конкретного образовательного учреждения, будет значительно дешевле, предлагаемых рынком программных продуктов. Это достижи-
мо хотя бы из-за того, что в этом случае может быть использован уже имеющийся у ВУЗа потенциал: собственные научные разработки, гото-
вые специалисты. Нужно так же сказать и то, что в данном случае, ско-
рее всего, не будет затрат на оплату лицензий иностранным фирмам. Таким образом, для большинства ВУЗов может быть выгоднее строить свою корпоративную систему «снизу», то есть с подсистем различных подразделений. Система должна быть построена на единых о а мк ^ 7 Ч е С К И Х Пр и н ц и п а х > программно-технических решениях и в SSSI OZMOT"* 0 Рг а н и з а ц и о н н о ~п ра вовых условий в виде отече-
И требований Н° Д а т е л ь с т в а' госУДарственных стандартов, инструкций Адекватно построив спячи о^ здать единую автомат подсистем, можно в дальнейшем со-
может значительно З ИР°Ва ННУЮ СИСТемУ управления ВУЗом, кото-
хотя подобный прогпамП°ДН?ТЬ У р о в е н ь эффективности управления. И Ционален в действии „ Л ™ П р 0 Д у к т м о ж е т быть гораздо более функ-
н и е с предварительными иХ0 ДИМ° у ч и т ы в а т ь то> что само проектирова-
т ь неопределённое воем С°ПуТСТВУЮ1ЧИМи исследованиями может за-
данных и составлении a Z И ВЫЗ Ва ТЬ б о л ьшие трудности при анализе У^стие в проекте целой ^ И Т И Ч е с к ° й В с ё э т о п о д р а з у м е в а е т а н д ы специалистов по документоведению, 226 информатике, экономике и другим сферам деятельности высшего учеб-
н о г о заведения. Подбор такой команды может вызвать определённые трудности из-за нехватки подобных профессионалов. Однако, даже ес-
тш эта проблема будет решена, действия каждого члена группы должны быть скоординированы в соответствии с действиями остальных. Обо всех этих трудностях можно не думать, если использовать уже готовый программный продукт. Но в том случае, если эти проблемы будут реше-
ны, эффект может превзойти затраты, хотя при данном подходе обуче-
ние персонала работе в такой системе тоже не исключается. Какой бы путь не был выбран ВУзом, в любом случае необходимо начать с анализа документооборота. Этот процесс можно условно по-
делить на несколько последовательных этапов: 1. Построение структурной схемы ВУЗа; 2. Составление схемы документопотоков в комплексе; 3. Составление перечня документов, автоматизация создания и движения которых необходима; 4. Анализ нормативной базы. Построение структурной схемы учреждения даёт основание для со-
ставления комплексной схемы документопотоков. Анализ структуры ВУЗа и комплексного документооборота позволит сделать предварительные выводы о предпочтительной СЭД: крупные уч-
реждения с большим количеством структурных подразделений могут от-
дать предпочтение обширным корпоративным системам, а организации с малым и средним количеством отделов могли бы проектировать собст-
венную систему, и это было бы вполне оправданно относительно затрат. После построения и анализа схемы документопотоков составляется список тех документов, процесс создания и обработки которых необходи-
мо автоматизировать. Именно этот перечень будет той минимально необ-
ходимой основой для проектирования или внедрения уже готовой СЭД. После этого необходимо провести полное исследование состояния существующего делопроизводства в ВУЗе и выявить все возможные несоответствия с современной законодательно-нормативной базой по Данному вопросу. Это кажется совершенно необходимым, так как, прежде чем заниматься вопросами автоматизации документооборота Учреждения, необходимо все документы и документопотоки привести в строгое соответствие с нормами. Было бы неоправданно проводить систематизацию процессов, и потом всё снова перестаивать, так как 1Ло °бнаружено какое-либо несоответствие. 227 На этом последнем этапе рекомендуется изучить четыре основных документа, регламентирующих документационную деятельность лю-
бого ВУЗа: номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, Та_ бель и альбом форм документов. ,щ Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что прежде ч е м за-
ниматься организацией комплексного электронного документооборо-
та ВУЗа, необходимо убедиться в правильности ведения документо-
оборота в традиционном бумажном виде. Только в этом случае можно быть уверенным в эффективности применения СЭД. Эта система в первую очередь должна выполнять основные задачи ДОУ в полном объёме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполне-
нием, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. В конечном счёте, при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления повышается опе-
ративность управления ресурсами ВУЗа. Эта цель должна быть дости-
жима в любом случае, разрабатывается ли система ЭУД самостоятель-
но или в её качестве используется уже готовый программный продукт, адаптируемый под конкретное учебное заведение. 
Автор
infobite
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
143
Размер файла
10 448 Кб
Теги
фионова_баканова
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа