close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Дроков

код для вставкиСкачать
С.в. Дроков к вопросу о разработке общих принципов комплектования электронного архива организации Выделяя объектом своей деятельности формирование и использо-
вание информационных ресурсов (документированную информа-
цию), управленческий менеджмент приоритетное внимание уделяет текущим (первичным) массивам информации, информационным тех-
нологиям и техническому обеспечению информационных потоков с целью создания единого информационного пространства, к сожале-
нию, сиюминутной потребности. Социальная направленность техно-
логии менеджмента, с нашей точки зрения, демонстративно утрирует принципы и критерии научно-исторической экспертной оценки ко-
нечного результата своей деятельности - историю организации. Если обратиться к «Основным положениям. Общим требованиям к документам и службам документационного обеспечения»1 и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнитель-
ной власти»2, то даже по их содержанию виден качественный переход одного соотношения в другой «совокупности принципов и правил, ус-
танавливающих единые требования к документированию управленчес-
кой деятельности»: оформление документов —• организация докумен-
тооборота и исполнения документов —* организация документов в де-
лопроизводстве —» порядок передачи документов на хранение в архив'. В отличие от этого алгоритма, проект Федерального закона «О до-
кументационном обеспечении управленческой деятельности» плав-
ность перехода заменил обособленными узловыми моментами техно-
логии, где решение каждого может осуществляться индивидуально. Наиболее ярким тому подтверждением является полярность понятии «Документальный фонд организации» и документы «Архивного фонда Российской Федерации» той же организации. Как будто речь идет о Различных объектах информационного ресурса. Между тем, Федеральный Закон «Об информации, ^ Ф ^ Р ^ ^." ц и и и защите информации», легализуя термин ГОСТ Р 51 п- Ч ' О^овныелоложения. Общие требования к документам и с л у ж б а м документам-
энного обеспечения (ГСДОУ). М., 1991. С. 3. исполнитель-
Типоаая инструкция по делопроизводству в федеральных органах и Т" власти. М„ 2001. С. 85-87. в Стечение управ-
См.; Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечен Изд. з-е, испр. и допол. М., 2002. 247 кооптированная информация) документ» в качестве зафиксирован 1ЮЙ „а материальном носителе информации с реквизитами, позволяю, щнми ее идентифицировать*4, устанавливает его непременным саду. н,ЩИм элементом внутренней организации предприятия. При этом ( к i y c T обратить внимание на то, что закон не подразделяет докумен-
ГЫ на оперативные и архивные (списанные за ненадобностью). Тем са-
мым подчеркивается важное обстоятельство: не существует докумен-
тов. несущих лишь одну строго очерченную функцию. Iкпротив, доку-
мент (документированная информация — информационный ресурс) полифункционален, так как в нем наблюдается переплетение различ-
ных функций в их логической и исторической зависимости. Порядок создания информационно-поисковой системы (ИПС) до-
кументального фонда, представленный в проекте Федерального зако-
на «О документационном обеспечении управленческой деятельнос-
ти», подтверждая приверженность разрозненному решению задач ДОУ, не учитывает того, что помимо «сведений регистрации и номен-
клатуры дел» существуют принципы и критерии ценности докумен-
тов"', без которых И ПС - всего лишь список номеров входящих, исхо-
дящих и индексов дел. Сроки же хранения заголовков дел, выставлен-
ные в соответствующей графе номенклатуры, никогда не являлись до-
статочным и конечным «критерием» для окончательного принятия ре-
шения по вопросам информативности документального фонда. Таким образом, искусственная поляризация понятий «докумен-
тальный фонд организации» и документы «Архивного фонда Россий-
ской Федерации» той же организации создает предпосылки к дисба-
лансу единых требований к документированию у п р а в л е н ч е с к о й дея-
тельности: где, с одной стороны - Федеральный Закон « О документа-
ционном обеспечении управленской деятельности», а с другой - «°с" новные правила работы архивов организаций». Собрание законодательства Российской Федерации. 1995, № 8. Ст. 609 СлеДУ' ecJM°SrnTJb ВШМаиие на что данное определение максимально приближен0 ооыом rr7lПервВ°"У на ^ский язык дефиниции «документ», данной в меХД^ uments I T * ™ /S° 5963"1985 <Е> "Documentation - Methods for examining^ pZedoroZZn1"9 th,eir SUbjGCts- a n d <erms»: «3. / document: M ^ refers not o n ^ - ^ " атеПаЫе to ^aloguing or ,ndexing. NOTE: m f Pie books bi^rtта! !a n d P n n t e d m a t e r i a l s o r microform versions(tor * machZ relcf/ы ' m a p s ) - Ш non-print media (for f*™ ^ ^ ^ ^ ™und recordings), and tLe - dimensional о» ^ 5(ечвра^сегол! " " ЭкС™РТИЗа ^нности документов и комплектование Р ' С6ГОДНЯ' ЗЭВТра>// Отечественные архивы 2004, №4. 248 Следующий признак нарушения технологического процесса ДОУ, с „ашей точки зрения, - автономия учета электронных документов и про-
граммных средств их создающих от служб ДОУ и архивов организаций (заказчиков). Попытки управленческого менеджмента теоретически при-
способить информационные технологии к техническому оснащению пер-
вичных информационных потоков в отрыве от обеспечения сохранности полифункциональной сущности документа, заложенные в третьей и пятой главах проекта Федерального закона «О документационном обеспечении управленской деятельности», нуждаются в существенной корректировке. Если характеризовать в целом практикующийся в организациях по-
рядок учета информационных потоков, создаваемых в электронном ви-
де, то следует признать элементы безответственности, не признающие необходимость современных методов управления и контент-анализа дифференцированных метаданных ведомственных архивов. Как прави-
ло, основное внимание фокусируется на ретроконверсию и терминоло-
гическую казуистику в корпоративных инструкциях по документацион-
ному обеспечению управления, где дефиниция «электронный документ» отождествляется с «документом на электронном носителе» и/или «базой данных электронных документов», без учета программных средств (ПС). Порядок проведения экспертизы ценности электронных докумен-
тов, рассмотренный в проходящем апробацию проекте «Основных пра-
вил работы архивов организаций»*5, был рассмотрен в 2003 г. на страни-
цах научно-практического журнала «Отечественные архивы»' с при-
знанием необходимости разработки «Общих принципов комплектова-
ния электронного архива организации»8. В развитие поднятой темы по-
лагаем целесообразным вынести на обсуждение краткие тезисы по ор-
ганизации обязательного учета и хранения ПС в архивах организаций'1. Основнь/е правила работы архивов организаций. М., 2002. дроков, С В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электрон-
8 т^°КУМеНТОВ в организациях// Отечественные архивы. 2003, № 6. С. 26-32. дает°Н°В' В И' Мето^ология экспертизы ценности электронных документов нуж-
9 Ра о Вразвитии//Отечественные архивы. 2003, № 6. С.36. Гогто с^аны на осн°вании: ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; знай**. ЕСКД. Правила внесения изменений; ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обо-
правип 6 Программ и программных документов; ГОСТ 19.603-78 ЕСПД. Общие ний в п В Н е с е н и я вменений; ГОСТ 19.604-78 ЕСПД. Правила внесения измене-
89 цн''ГЮ[раммные документы, выполненные печатным способом; ГОСТ 34.201-
г°в На°РМационные технологии. Комплекс стандартов и руководящих докумен-
ментг * матизиРованные системы. Виды, комплектность и обозначения доку-
и^Фоп^РИ создании автоматизированных систем; ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Гос СГ Н Н а я технология. Процессы жизненного цикла программных средств; гелях 7 89 Системы обработки информации. Документы на магнитных носи-
гР^мныхНЫХ' П°Р»аок выполнения и обращения; ГОСТ 28806-90 Качество про-
с Ре дет в. Термины и определения. 249 Пр о г р а ммно е средство - объект, состоящий из программ, пр0Цед J Z а т а к же с о п у т с т в у ющи х им документации и данных, OT„ OJ Г я к фу н к ц и о н и р о в а н и ю системы обработки информации. О б я з,-
1ЬПЫЙ „орвичный учет и хранение ПС в организациях должен быть вочпожен на ведомственный архив. В зависимости от особенностей по-
ступления и дальнейшего сопровождения ПС можно классифициро-
в тгь на две группы: подлежащие бухгалтерскому учету в соответствии сИБУ Минфина России (составляют отдельный предмет обсуждения „ ра с с ма т рив а т ь с я не будут) и не подлежащие бухгалтерскому учету. ' В состав не подлежащих бухгалтерскому учету программных средств входят: • приобретенные (к ним относятся покупные ПС, включая лицензионные, разработанные или поставляемые сторонними организациями программные средства), а также лицензии (разрешения на использование, сертификаты и пр.), • разработанные специалистами служб ИТ организации, • разработанные сторонними организациями. ПС представляют собой файлы, записанные на носитель информа-
ции (или в каталог выделенного для этой цели сетевого ресурса серве-
ра), снабженные технической документацией на бумаге или в элек-
тронном виде. Первичному учету подлежат ПС (и их изменения), предназначенные для дальнейшей эксплуатации. Программные сред-
ства, приобретаемые в составе технических средств (встроенные ПС), могут отдельно не регистрироваться, а учитываться в составе этих тех-
нических средств. Журнал учета регистрации ПС должен вестись а в т о м а т и з и р о в а н -
ным способом, с учетом вывода формы на бумажный носитель. При регистрации каждому ПС присваивается регистрационный номеру-
ющий из порядкового номера, номера экземпляра р е г и с т р и р у е м or С' 1 Г Р а ° б ъ е КТ а <Файл' «"ига, носитель) из состава э к з е м п л я р а ж м а 1ТРа,Ш0ННЫЙ Н0 Ме Р наносится на носитель или служит и ся з а Гис Ге К Т Р ° Н Н 0 Г 0 а н и л и н * (файлового сервера), где х р ^ т c J Z ^ T ™ * ™ Файлы. Архив организации обязан о6ес0«£ дяпжхс Я на Г ° Д И Т Ь "юридический контроль ц е л о с т н о с т и ПС,« в жу пал в ы д ^ и Г И,Ф а К Т ПС р е д а Ч И 1 1 С » пользование о т Р а * ^ ное пользование фик с ируется актом п р и е м а - п е р е д а ч и во вР< ' 'не с указанием срока возврата. 250 Обя з а т е ль на я первичная регистрация приобретенных программ-
ных средств, а также лицензий, осуществляется в соответствии со спе-
цификацией, определенной договорами поставки. Регистрации подле-
ат ПС. лицензия (разрешение на использование, сертификат и пр.) Реквиз итами учета приобретенных программных средств, используе-
мых для регистрации могут быть следующие: наименование ПС; реги-
страционный номер; инвентарный номер бухгалтерского учета (при наличии); регистрационный номер лицензии, соответствующей ПС (при наличии); дата регистрации; срок полезного использования; тип ПС (системное, прикладное, СУБД, СКЗИ и т.д.); номер акта приемки (при наличии); наименование организации разработчика или постав-
щика; количество экземпляров. Реквизиты учета лицензий (разрешений, сертификатов): регистра-
ционный номер; дата регистрации; наименование; тип лицензии; ин-
вентарный номер бухгалтерского учета; срок действия полезного ис-
пользования; код программного продукта, на который выдана лицен-
зия; индивидуальный номер каждой лицензии с одним кодом про-
граммного продукта; количественная характеристика (данные о коли-
честве установок, количестве пользователей и т.п.); количество лицен-
зий (количество экземпляров лицензий); регистрационный номер ПС, для которого выдана лицензия. В целях обеспечения сохранности ПС, каждый объект регистрации (носитель) следует рассматривать как единицу хранения. Рекоменду-
ется один экземпляр единицы хранения считать контрольным, кото-
рыи хранится отдельно от других экземпляров (копий) и выдается пользователям только в особых случаях. Ведомственным архивам ор-
ганизаций также следует обеспечивать хранение полученных от по-
ставщика экземпляров лицензий ПС. Для выполнения работ ПС может быть выдано пользователю под Роспись в реестре выдачи. По возвращении следует делать соответст-
вующую отметку. Форма журнала (или реестра) определяется архи-
вом организации самостоятельно. Списанию подлежат приобретенные - и лицензии, состоящие на бухгалтерском учете. Перечень ПС и ли-
цензий для списания формирует архив и согласовывает с подразделе-
ниями-пользователями. Приоритетным предметом учета являются программные средства, д а н н ы е спениалистами организации. Для их регистрации в ар-
пРеДставляют: акт приемки в эксплуатацию; комплект документов 251 В с оот в е т с т в ии со спецификацией или ведомостью. Изменения ВНо основании извещений об изменении J 1С и комплектов дов т Л г * г- х t Т Т ПП ПППГ ахг, РО-
СЯТСЯ ИД ботанных документов. В акте приемки и извещении рекомендуется VK 1 бывать контрольные характеристики архивных файлов. Прием ПС -пя учета и дальнейшего хранения актируется. В журнале регистрации ПС присваивается порядковый регистрационный номер. При регист-
рации новой версии или изменения к первоначальному регистрацион-
ному номеру через тире добавляется порядковый номер изменения, например: 000-0. Реквизиты учета программных средств, разработанных специа-
листами организации: наименование; обозначение, версия ПС; реги-
страционный номер; дата регистрации; дата ввода в эксплуатацию; наименование подразделения разработчика; применяемость в соста-
ве программного комплекса, подсистемы (наименование); применя-
емость в составе системы (наименование); дата последнего измене-
ния; обозначение извещения об изменении; средства разработки; СУБД; операционная система; условие применения: сетевое, ло-
кальное; место хранения эталона, копии (номер носителя, название папки и пр.); контрольные характеристики (объем в байтах, дата и время создания). Количество хранимых версий ПС с изменениями в течение его жизненного цикла определяет разработчик. Для каждой версии хра-
нится комплект документации, согласно спецификации. ПС, разработанные другими организациями, поступают по кана-
лам связи в виде файлов с сопроводительным письмом и на носите-
лях данных. На регистрацию в архив представляется программное Редство, состав которого определяется спецификацией. В качестве а З Г Т .Ха Ра кт е Ристик возможно применение совокупности Фа ИЛ°В: ИМЯ' Ра з м е Р ( ^ йт ), дата и время создания. Be ответстви1ЫИ а Р ХИВ ПР ° В0 ДИТ пове рку полученных файлов на со разработан К°НТр °Ль н ым характеристикам Реквизиты учета ПС. S i" СТ°Р°н»ими организациями, и с п о л ь з у е мые дл* £ зации аНаЛОГИЧНЬ1 реквизитам ПС, созданным в с а м о й o P r ^ ^ S ^ J ^ ГП Р ° С Т Р а Н Я е Т С Я На зарегистрированнь^®^ ванию подлежат состоящие на бухгалтерском учете. Ан " ,тра-
тившие производстГенГ ЭК°ПЛу а Та ЦИИ программные средств у. "^"Jioe пя чп-4 1 f Т Г Г f /-v . - ... «•% »Л Л а не -j — * ^^ruri i i pui pa mmi i ^ v - г ' енное назначение, длительное время не исп • 252 емые, морально устаревшие (при наличии новых версий) или заменен-
ные другими ПС и т.п. Список на аннулирование формирует архив ор-
ганизации, с последующей его передачей в подразделения-пользовате-
ли для согласования. На основании согласованного списка разрабаты-
вается акт, где рекомендуется приводить следующую информацию: наименование ПС; регистрационный номер; дата регистрации; обосно-
вание аннулирования; способ уничтожения. Акт подписывает руко-
водство службы ИТ, эксплуатирующей ПС, и утверждает руководи-
тель организации 
Автор
infobite
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
131
Размер файла
18 006 Кб
Теги
дроков
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа