close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Функциональные возможности в приложении MS Access

код для вставкиСкачать
Подробное описание всех версий MS Access, также приведены примеры создания баз данных в MS Access.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение Высшего образования
"Алтайская государственная академия культуры и искусств"
Факультет информационных ресурсов и дизайна
Кафедра информатики
Функциональные возможности в приложении MS Access
Курсовая работа по дисциплине " Базы данных "
Выполнила:
Усольцева А. Я.,
студентка 3 курса
гр. ПИ-116
Научный руководитель:
Кутькина О. П., к. п. н., доцент
Работа защищена "___" __________ 2014 г.
оценка _______________
Барнаул 2014
Оглавление
Введение3
Глава 1. Теоретические аспекты проектирования БД7
1.1.Реляционная модель БД8
1.2.Проектирование реляционных баз данных20
Глава 2. Разработка БД в приложении MS Access24
2.1.Анализ развития приложения MS Access24
2.2.Технология создания и ведения БД в приложении MS Access41
Заключение51
Список литературы53
Введение
Актуальность. Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.
В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.
Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы.
Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.
Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access. Access - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.
В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.
Объект исследования - системы управления базами данных.
Предмет исследования - приложение Microsoft Access.
Цель работы - проанализировать развитие функциональных возможностей приложения "Microsoft Access".
Задачи:
* Охарактеризовать реляционную модель БД
* Рассмотреть проектирование реляционных БД
* Описать развитие функциональных возможностей приложения MS Access
* Разработать БД "Телефонная книга" в различных версиях приложения MS Access.
В курсовой работе преимущественно использовались следующие методы:
* системный анализ документного потока публикаций по данной теме;
* описание;
* проектирование.
Изученность. Основой для написания курсовой работы послужили учебная и научная литература российских и зарубежных авторов, которая является глубоким и важным источником в изучении MS Access, материалы периодической печати. Вопросы, связанные с работой MS Access рассмотрены в следующих работах: Т. С. Карпова. Учебное пособие подготовлено по материалам лекционных курсов, посвященных основам теории баз данных, языку SQL и серверам баз данных[15]. А. В. Кузин. В данном учебнике рассмотрены базовые вопросы теории проектирования баз данных, использование СУБД Access для создания баз данных, особенности разработки пользовательских приложений на основе СУБД Microsoft Access, а также архитектура системы баз данных[33]. Н. Н. Гринченко. В книге рассматривается работа с популярной программой для создания и управления базами данных Microsoft Access. Из данной книги можно получить подробную информацию о том, как проектировать и создавать базы данных, как строить запросы-выборки, запросы-действия и сложные SQL-запросы. Так же в этой книге рассмотрены разработка форм и отчетов, а также программирование законченных приложений с использованием макросов и средств Access[23].
Много информации по теме находится в сети Интернет, на специализированных сайтах встречаются интересные статьи. Таким образом, можно подчеркнуть, что тема функциональные возможности в приложении MS Access, не только широко представлена изданиями различных авторов, но при этом актуальна и представляет явный интерес.
Структура данной работы:
Курсовая работа состоит из введения, 2-х глав, заключения, списка использованной литературы. В первой главе "Теоретические аспекты проектирования БД" рассмотрена реляционная модель БД и этапы ее проектирования.
Во второй главе "Разрботка БД в приложении MS Access" проведен анализ развития приложения MS Access.
В заключении сформулированы основные выводы.
Список литературы включает 34 наименований.
Глава 1. Теоретические аспекты проектирования БД
При проектировании БД разработчик должен определить, из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные нужно поместить в каждую таблицу и как связать таблицы.
Следовательно, в результате проектирования определяются логическая структура БД, то есть состав реляционных таблиц, их структура и межтабличные связи.
Для создания БД необходимо располагать описанием выбранной предметной области, охватывающим реальные объекты и процессы. Структура данных предметной области может отображаться информационно-логической моделью, на основе которой создается реляционная база данных.
Этапы проектирования и создания БД:
* построение информационно-логической модели данных предметной области;
* определение логической структуры реляционной БД;
* конструирование таблиц БД;
* создание схемы данных;
* ввод данных в таблицы;
* разработка необходимых форм, запросов, макросов, модулей, отчетов;
* разработка пользовательского интерфейса.
При определении логической структуры реляционной БД на основе модели каждый информационный объект адекватно отображаестя реляционной таблицей, а связи между этими таблицами соответствуют связям между информационными объектами[5].
С помощью встроенных средств и инструментов БД создается пользовательский интерфейс, позволяющий управлять процессами ввода, хранения, обработки, обновления и представления информации.
1.1. Реляционная модель БД
Появление теоретико-множественных моделей в системах баз данных было пред определено потребностью пользователей в переходе от работы с элементами данных, к работе с некоторыми макрообъектами. Основной моделью является реляционная модель данных. Простота и наглядность модели для простых пользователей, с одной стороны, и серьезное теоретическое обоснование, с другой стороны, определили популярность этой модели. Развитие формального аппарата представления и манипулирования данными в рамках реляционной модели сделали ее перспективной для использования в системах представления знаний, что обеспечит иной подход к обработке данных в больших информационных системах.
Теоретической основой этой модели стала теория отношений, основу которой заложили два ученных - американец Чарльз Содерс Пирс (1839 - 1914) и немец Эрнст Шредер (1841 - 1904). В руководствах по теории отношений было показано, что множество отношений замкнуто относительно некоторых специальных операций, т.е. образует вместе с этими операциями абстрактную алгебру. Это важнейшее свойство отношений было использовано в реляционной модели для разработки языка манипулирования данными, связанного с исходной алгеброй. Американский математик Э. Ф. Клодд в 1970 году впервые сформулировал основные понятия и ограничения реляционной модели, ограничив набор операций в ней. Предложения Кодда были настолько эффективны для систем БД, что за эту модель он был удостоен престижной премии Тьюринга в области теоретических основ вычислительной техники.
Основной структурой данных в модели является отношение, именно поэтому модель получила название реляционной (от английского relation - отношение). Поскольку каждая таблица в реляционной БД является отношением, действия над ними базируются на операциях реляционной алгебры. В теории реляционной алгебры отношение рассматривается как множество, строки таблицы называются кортежами, столбцы - атрибутами. Над отношениями выполняются традиционные операции теории множеств [33].
Основным множеством в реляционной алгебре является множество отношений. Э. Ф. Кодом было предложено 8 операций. В общем, это множество избыточное, так как одни операции могут быть представлены через другие, однако множество операций выбрано из отображений максимального удобства при реализации произвольных запросов к БД. Все множество операций можно разделить на две группы: теоретико-множественные операции и специальные операции. В первую группу входят 4 операции. Три первые теоретико-множественные операции являются бинарными, то есть в них участвуют два отношения и они требуют эквивалентных схем исходных отношений.
Теоретико-множественные операции реляционной алгебры
В основе теоретико-множественной части реляционной алгебры лежит классическая теория множеств, соответствующие операции реляционной алгебры обладают некоторыми особенностями.
Операции объединения. Смысл операции объединения в реляционной алгебре в целом остается теоретико-множественным. Но если в теории множеств операция объединения осмысленна для любых двух множеств-операндов, то в случае реляционной алгебры результатом операции объединения должно являться отношение. Если допустить в реляционной алгебре возможность теоретико-множественного объединения произвольных двух отношений (с разными схемами), то, конечно, результатом операции будет множество. Если исходить из требования замкнутости реляционной алгебры относительно понятия отношения, то такая операция объединения является бессмысленной [26].
Совместимость отношений по объединению два отношения совместимы по объединению в том и только в том случае, когда обладают одинаковыми заголовками. Если два отношения совместимы по объединению, то при обычном выполнении над ними операций объединения, пересечения и взятия разности результатом операции является отношение с корректно определенным заголовком, совпадающим с заголовком каждого из отношений-операндов. Если два отношения "почти" совместимы по объединению, то есть совместимы во всем, кроме имен атрибутов, то до выполнения операции типа соединения эти отношения можно сделать полностью совместимыми по объединению путем применения операции переименования.
Включение в состав операций реляционной алгебры трех операций объединения, пересечения и взятия разности является, очевидно, избыточным, поскольку известно, что любая из этих операций выражается через две других. Тем не менее, Кодд в свое время решил включить все три операции, исходя из интуитивных потребностей потенциального пользователя системы реляционных БД, далекого от математики[12].
Другие проблемы связаны с операцией взятия прямого произведения двух отношений. В теории множеств прямое произведение может быть получено для любых двух множеств, и элементами результирующего множества являются пары, составленные из элементов первого и второго множеств. Поскольку отношения являются множествами, то и для любых двух отношений возможно получение прямого произведения. Но результат не будет отношением. Элементами результата будут являться не кортежи, а пары кортежей.
Поэтому в реляционной алгебре используется специализированная форма операции взятия прямого произведения - расширенное прямое произведение отношений.
Совместимость по взятию расширенного прямого произведения. Два отношения совместимы по взятию прямого произведения в том и только в том случае, если множества имен атрибутов этих отношений не пересекаются. Любые два отношения могут быть сделаны совместимыми по взятию прямого произведения путем применения операции переименования к одному из этих отношений.
Следует заметить, что операция взятия прямого произведения не является слишком осмысленной на практике. Во-первых, мощность ее результата очень велика даже при допустимых мощностях операндов, а во-вторых, результат операции не более информативен, чем взятые в совокупности операнды. Основной смысл включения операции расширенного прямого произведения в состав реляционной алгебры состоит в том, что на ее основе определяется действительно полезная операция соединения[32].
По поводу теоретико-множественных операций реляционной алгебры следует еще заметить, что все четыре операции являются ассоциативными. То есть, если обозначить через OP любую из четырех операций, то (A OP B) OP C = A (B OP C), и следовательно, без введения двусмысленности можно писать A OP B OP C (A, B и C - отношения, обладающие свойствами, требуемыми для корректного выполнения соответствующей операции). Все операции, кроме взятия разности, являются коммутативными, т.е. A OP B = B OP A.
Специальные реляционные операции
Специальные реляционные операции реляционной алгебры: ограничение, проекция, соединение и деление.
Операция ограничения
Операция ограничения требует наличия двух операндов: ограничиваемого отношения и простого условия ограничения. Простое условие ограничения может иметь либо вид (a comp-op b), где а и b - имена атрибутов ограничиваемого отношения, для которых осмысленна операция сравнения comp-op, либо вид (a comp-op const), где a - имя атрибута ограничиваемого отношения, а const - литерально заданная константа.
Операция взятия проекции
Операция взятия проекции также требует наличия двух операндов - проецируемого отношения A и списка имен атрибутов, входящих в заголовок отношения A.
Результатом проекции отношения A по списку атрибутов a1, a2, ..., an является отношение, с заголовком, определяемым множеством атрибутов a1, a2, ..., an, и с телом, состоящим из кортежей вида "a1:v1, a2:v2, ..., an:vn" таких, что в отношении A имеется кортеж, атрибут a1 которого имеет значение v1, атрибут a2 имеет значение v2, ..., атрибут an имеет значение vn. Тем самым, при выполнении операции проекции выделяется "вертикальная" вырезка отношения-операнда с естественным уничтожением потенциально возникающих кортежей-дубликатов.
Операция соединения отношений
Общая операция соединения (называемая также соединением по условию) требует наличия двух операндов - соединяемых отношений и третьего операнда - простого условия. Пусть соединяются отношения A и B. Как и в случае операции ограничения, условие соединения comp имеет вид либо (a comp-op b), либо (a comp-op const), где a и b - имена атрибутов отношений A и B, const - литерально заданная константа, а comp-op - допустимая в данном контексте операция сравнения[15].
Тогда результатом операции сравнения является отношение, получаемое путем выполнения операции ограничения по условию comp прямого произведения отношений A и B.
Хотя операция соединение в интерпретации не является примитивной (поскольку она определяется с использованием прямого произведения и проекции), в силу особой практической важности она включается в базовый набор операций реляционной алгебры.
Имеется важный частный случай соединения - эквисоединение и простое, но важное расширение операции эквисоединения - естественное соединение. Операция соединения называется операцией эквисоединения, если условие соединения имеет вид (a = b), где a и b - атрибуты разных операндов соединения. Этот случай важен потому, что (a) он часто встречается на практике, и (b) для него существуют эффективные алгоритмы реализации.
Операция естественного соединения применяется к паре отношений A и B, обладающих общим атрибутом c (т.е. атрибутом с одним и тем же именем и определенным на одном и том же домене). Пусть ab обозначает объединение заголовков отношений A и B. Тогда естественное соединение A и B - это спроектированный на ab результат эквисоединения A и B по A/c и BBC. Операция естественного соединения не включается прямо в состав набора операций реляционной алгебры, но она имеет очень важное практическое значение [33].
Операция деления отношений
Эта операция наименее очевидна из всех операций реляционной алгебры. Пусть заданы два отношения - A с заголовком (a1, a2, ..., an, b1, b2, ..., bm) и B с заголовком (b1, b2, ..., bm). Будем считать, что атрибут bi отношения A и атрибут bi отношения B не только обладают одним и тем же именем, но и определены на одном и том же домене. Множество атрибутов (aj) составные атрибуты a, а множество атрибутов (bj) - составным атрибутом b.
Результатом деления A на B является бинарноое отношение C(a), состоящее из кортежей v таких, что в отношении A имеются кортежи "v, w" такие, что множество значений (w) включает множество значений атрибута b в отношении B
В 1985 году Кодд сформулировал 12 правил, которым должна удовлетворять любая база данных, претендующая на звание реляционной. Приведенные ниже правила Кодда считаются определением реляционной СУБД.
1. Правило информации. Вся информация в базе данных должна быть представлена исключительно на логическом уровне и только одним способом - в виде значений, содержащихся в таблицах.
2. Правило гарантированного доступа. Логический доступ ко всем и к каждому элементу данных (атомарному значению) в реляционной базе данных должен обеспечиваться путём использования комбинации имени таблицы, первичного ключа и имени столбца.
3. Правило поддержки недействительных значений. В настоящей реляционной базе данных должна быть реализована поддержка недействительных значений, которые отличаются от строки символов нулевой длины, строки пробельных символов и от нуля или любого другого числа и используются для представления отсутствующих данных независимо от типа этих данных.
4. Правило динамического каталога, основанного на реляционной модели. Описание базы данных на логическом уровне должно быть представлено в том же виде, что и основные данные, чтобы пользователи, обладающие соответствующими правами, могли работать с ним с помощью того же реляционного языка, который они применяют для работы с основными данными.
5. Правило исчерпывающего подъязыка данных. Реляционная система может поддерживать различные языки и режимы взаимодействия с пользователем (например, режим вопросов и ответов). Однако должен существовать, по крайней мере, один язык, операторы которого можно представить в виде строк символов, в соответствии с некоторым четко определенным синтаксисом и который в полной мере поддерживает следующие элементы:
6. Правило обновления представлений. Все представления, которые теоретически можно обновить, должны быть доступны для обновления.
7. Правило добавления, обновления и удаления. Возможность работать с отношением (таблицей) как с одним операндом должна существовать не только при чтении данных, но и при добавлении, обновлении и удалении данных.
8. Правило независимости физических данных. Прикладные программы и утилиты для работы с данными должны на логическом уровне оставаться нетронутыми при любых изменениях способов хранения данных или методов доступа к ним.
9. Правило независимости логических данных. Прикладные программы и утилиты для работы с данными должны на логическом уровне оставаться нетронутыми при внесении в базовые таблицы любых изменений, которые теоретически позволяют сохранить нетронутыми содержащиеся в этих таблицах данные.
10. Правило независимости условий целостности. Должна существовать возможность определять условия целостности, специфические для конкретной реляционной базы данных, на подъязыке реляционной базы данных и хранить их в каталоге, а не в прикладной программе.
11. Правило независимости распространения. Реляционная СУБД не должна зависеть от потребностей конкретного пользователя.
12. Правило единственности. Если в реляционной системе есть низкоуровневый язык (обрабатывающий одну запись за один раз), то должна отсутствовать возможность использования его для того, чтобы обойти правила и условия целостности, выраженные на реляционном языке высокого уровня (обрабатывающем несколько записей за один раз) [32].
Правило 1 напоминает неформальное определение реляционной базы данных, приведенное ранее.
Правило 2 указывает на роль первичных ключей при поиске информации в базе данных. Имя таблицы позволяет найти требуемую таблицу, имя столбца позволяет найти требуемый столбец, а первичный ключ позволяет найти строку, содержащую искомый элемент данных.
Правило 3 требует, чтобы отсутствующие данные можно было представить с помощью недействительных значений (NULL).
Правило 4 гласит, что реляционная база данных должна сама себя описывать. Иными словами, база данных должна содержать набор системных таблиц, описывающих структуру самой базы данных.
Правило 5 требует, чтобы СУБД использовала язык реляционной базы данных, например SQL , хотя явно SQL в правиле не упомянут. Такой язык должен поддерживать все основные функции СУБД - создание базы данных, чтение и ввод данных, реализацию защиты базы данных и т.д.
Правило 6 касается представлений, которые являются виртуальными таблицами, позволяющими показывать различным пользователям различные фрагменты структуры базы данных. Это одно из правил, которое сложнее всего реализовать на практике.
Правило 7 акцентирует внимание на том, что базы данных по своей природе ориентированы на множества. Оно требует, чтобы операции добавления, удаления и обновления можно было выполнять над множествами строк. Это правило предназначено для того, чтобы запретить реализации, в которых поддерживаются только операции над одной строкой.
Правила 8 и 9 означают отделение пользователя и прикладной программы от низкоуровневой реализации базы данных. Они утверждают, что конкретные способы реализации хранения или доступа, используемые в СУБД, и даже изменения структуры таблиц базы данных не должны влиять на возможность пользователя работать с данными.
Правило 10 гласит, что язык базы данных должен поддерживать ограничительные условия, налагаемые на вводимые данные и действия, которые могут быть выполнены над данными.
Правило 11 гласит, что язык базы данных должен обеспечивать возможность работы с распределенными данными, расположенными на других компьютерных системах.
Правило 12 предотвращает использование других возможностей для работы с базой данных, помимо языка базы данных, поскольку это может нарушить ее целостность [32].
Отсюда можно сформулировать простое определение что:
Реляционной называется база данных, в которой все данные, доступные пользователю, организованы в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами.
В реляционной базе данных информация организована в виде реляционных таблиц, разделенных на строки и столбцы, на пересечении которых содержатся значения данных.
Таблица - это некоторая регулярная структура, состоящая из конечного набора однотипных записей.
У каждой таблицы имеется уникальное имя внутри базы данных, описывающее её содержимое.
Связи между таблицами
В реляционных БД между таблицами, существуют связи (отношения). Если между некоторыми таблицами существует связь, то факты из одной таблицы связаны с фактами из другой. Связь работает путем сопоставления первичного ключа одной таблицы с элементом внешнего ключа другой таблицы. В базе данных нужно хранить только актуальные, значимые связи.
Связи могут различаться по типу связи (идентифицирующая, не идентифицирующая, полная и неполная категория, неспецифическая связь), по мощности связи, допустимости пустых значений. Сущность представляет собой набор реальных или абстрактых предметов (людей, мест, событий и т.д.), имеющих общие атрибуты, или характеристики.
Связь называется идентифицирующей, если экземпляр дочерней сущности идентифицируется (однозначно определяется) через ее связь с родительской сущностью. Атрибуты, составляющие первичный ключ родительской сущности, при этом входят в первичный ключ дочерней сущности. Дочерняя сущность при идентифицирующей связи всегда является зависимой.
Связь называется не идентифицирующей, если экземпляр дочерней сущности идентифицируется иначе, чем через связь с родительской сущностью. Атрибуты, составляющие первичный ключ родительской сущности, при этом входят в состав не ключевых атрибутов дочерней сущности.
Мощность связи представляет собой отношение количества экземпляров родительской сущности к соответствующему количеству дочерней сущности. По мощности связи выделяют отношения "один к одному", "один ко многим", "многие ко многим".
При связи "один к одному" одной строке родительской таблицы может соответствовать не более одной строки дочерней таблицы (и наоборот). Такая связь создается, если оба связанных столбца являются первичными ключами или имеют ограничение, обеспечивающее их уникальность. Связи этого типа встречаются редко, поскольку связанную подобным образом информацию обычно удается поместить в одной таблице [24].
"Один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При этом типе связи одной строке родительской таблицы может соответствовать множество строк дочерней таблицы, но любой строке дочерней таблицы может соответствовать только одна строка родительской таблицы.
При связи "многие ко многим" одной строке родительской таблицы может соответствовать множество строк дочерней таблицы (и наоборот). Такая связь создается с помощью третьей таблицы, первичный ключ которой состоит из внешних ключей таблиц, связанных отношением "многие ко многим".
Нормализация отношений
В 1972 году Коддом был впервые предложен процесс нормализации. Этот процесс основан на понятии функциональной зависимости. По определению "функциональная зависимость - это такая связь между атрибутами В и А одного и того же отношения, когда каждому значению А соответствует только одно значение В". Атрибут А называют детерминантом. Детерминанты могут быть составными, т.е. представлять собой не единичные атрибуты, а группы, состоящие из двух и более атрибутов. Нормализация обычно приводит к разделению одной таблицы на две или более таблиц, соответствующих требованиям нормальных форм. Общепринятыми считаются пять нормальных форм. Сначала было предложено только три вида нормальных форм: первая (1НФ), вторая (2НФ) и третья (3НФ). Затем Бойсом и Коддом в 1974 году было сформулировано более строгое определение третьей нормальной формы, которое получило название нормальной формы Бойса-Кодда (НФБК) [27].
Вслед за НФБК появились определения четвертой (4НФ) и пятой (5НФ) нормальных форм в 1977 и в 1979 годах. Первая нормальная форма требует, чтобы на любом пересечении строки и столбца находилось единственное значение, которое должно быть неделимым. В таблице, удовлетворяющей 1 НФ, не должно быть повторяющихся групп.
Вторая нормальная форма основана на понятии полной функциональной зависимости. Атрибут В называется полностью функционально зависимым от атрибута А, если атрибут В функционально зависит от полного значения атрибута А и не зависит от какого-либо подмножества атрибута А.
Третья нормальная форма основана на понятии транзитивной зависимости. Если для атрибутов А, В и С некоторого отношения существуют зависимости С от В и В от А, то говорят, что атрибут С транзитивно зависит от атрибута А через атрибут В.
Нормальная форма Бойса-Кодда учитывает функциональные зависимости, в которых участвуют все потенциальные ключи отношения, а не только его первичный ключ. Для отношения с единственным потенциальным ключом 3НФ и НФБК эквивалентны [18].
Отношение находится в НФБК тогда и только тогда, когда каждый его детерминант является потенциальным ключом.
Четвертая нормальная форма связана с понятием многозначной зависимости. В случае многозначной зависимости, существующей между атрибутами А, В и С некоторого отношения, для каждого значения А имеется набор значений атрибута В и набор значений атрибута С. Однако входящие в эти наборы значения атрибутов В и С не зависят друг от друга.
Пятой нормальной формой называется отношение, которое не содержит зависимостей соединения. Зависимость соединения - это такая ситуация, при которой декомпозиция отношения может сопровождаться генерацией ложных строк при обратном соединении декомпозированных отношений с помощью операции естественного соединения.
1.2. Проектирование реляционных баз данных
Проектирование базы данных - одна из наиболее сложных и ответственных задач, связанных с созданием информационной системы. В результате ее решения должны быть определены содержание БД, эффективный для всех её будущих пользователей способ организации данных и инструментальные средства управления данными [32].
При проектировании реляционных БД нужно:
* Изучить этапы проектирования Базы данных;
* Изучить и реализовать процесс создания новой БД средствами MS Access.
Проектирование реляционной базы данных состоит из 4 этапов.
1 Этап. Определение цели создания БД, для этого на данном этапе проектирования необходимо определить:
* Цель создания БД;
* Основные функции БД;
* Информацию, которую должна содержать БД.
База данных должна отвечать требованиям конечных пользователей. Поэтому необходимо конкретно определить темы, которые должна охватывать БД.
2 Этап заключается на выделении информационных объектов предметной области.
На этом этапе проектирования фактически выделяют таблицы, которые должна содержать БД. Разработка таблиц является одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования БД, так как результаты, которые должна выдавать БД (отчеты, формы и т.д.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
Выделение информационных объектов выполняется в следующей последовательности:
* Анализ предметной области (первичных документов), при котором определяется состав и структура данных в проектируемой БД;
* Описание предметной области в виде реквизитов, извлекаемых из первичных документов (фактически определяют подробную информацию, которую будут содержать таблицы).
При проектировании таблиц, рекомендуется опираться на следующие принципы:
* Каждая таблица должна содержать информацию на одну тему;
Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если они содержатся в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, для того чтобы, при удалении заказа информация осталась в базе данных.
Каждая таблица сдержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона.
* Информация в таблице не должна дублироваться, так как не должно быть повторений и между таблицами.
Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу боле эффективной, а так же исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.
* Для каждого объекта определяется ключевой реквизит
Ключевой реквизит однозначно определяет экземпляры объекта. Он может бать простым, если состоит из одного реквизита или составным, если из нескольких. Таким образом, в соответствии с понятием реляционной СУБД каждому информационному объекту в проектируемой БД будет соответствовать таблица.
3 Этап. Определение логической структуры базы данных.
На этом этапе выполняется определение отношений между выделенными информационными объектами, то есть устанавливаются связи.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полм одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания клиентов с заказами, которые они заказывают, следует создать связь между полями "Код клиента".
После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз проанализировать структуру БД и выявить возможные недочеты.
4 Этап. Создание физической модели базы данных средствами СУБД MS Access.
После установления связей между таблицами создается так называемая физическая модель данных для конкретной СУБД, в которой разрабатываются макеты таблиц с указание ключевых и описательных полей, типов данных и свойств полей [16].
Важным требованием, предъявляемым к таблицам, является нормализация данных, которая позволяет минимизировать повторение данных. К основным правилам нормализации относится:
* Уникальность полей (нет повторяющихся полей и составные поля разделены на отдельные элементы данных);
* Уникальный идентификатор (первичный ключ);
* Функциональная зависимость (для каждого значения первичного ключа значения в столбцах данных должны относиться к объекту таблицы и полностью его описывать);
* Независимость полей (пользователь имеет возможность изменять значения любого поля, не входящего в первичный ключ, без воздействия на данные других полей).
С учетом требований к содержанию реляционных таблиц (каждая таблица содержит информацию только на одну тему, информация в таблицах не дублируется, для связи между таблицами заданы первичные ключи, однозначно определяющие каждую запись в таблице) получаем список полей для каждой таблицы.
После создания макетов таблиц формируется схема данных, представляющая связи между таблицами.
Глава 2. Разработка БД в приложении MS Access
Процесс разработки конкретного программного приложения в среде MS Access в первую очередь определяется спецификой автоматизируемой предметной области. Однако для большинства из них можно выделить ряд типичных этапов. Это:
* разработка и описание структур таблиц данных;
* разработка схемы данных и задание системы взаимосвязей между таблицами;
* разработка системы запросов к таблицам базы данных и их интеграция в схему данных;
* разработка экранных форм ввода/вывода данных;
* разработка системы отчетов по данным;
* разработка программных расширений для базы данных, решающих специфические задачи по обработке содержащейся в ней информации, с помощью инструментария макросов и модулей;
* разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу.
Отсюда можно заметить, что между перечисленными этапами существует большое количество обратных связей, подразумевающих возврат к более ранним шагам, исходя из вновь открывшихся обстоятельств, которые невозможно было заранее учесть или предвидеть [32].
Исходя из этой последовательности этапов разработки базы данных в MS Access не является безусловным эталоном. Однако очень часто отклонения от нее свидетельствуют не столько об оригинальности хода мысли разработчика, сколько о погрешностях, допущенных им при планировании процесса разработки, или вообще об отсутствии у него какого-либо плана.
2.1. Анализ развития приложения MS Access
Microsoft Access 2000
Microsoft Access 2000 представляет собой мощный инструмент, предназначенный для создания и работы с базами данных (БД). Однако новые средства и возможности этого продукта позволяют говорить о нем как о качественно новом средстве создания приложений различного уровня в области БД. Эти новые возможности могут быть сгруппированы по трем направлениям:
* средства и инструменты доступа, организации и анализа данных;
* средства поддержки Web-технологий;
* инструментарий, используемый при создании интерфейса БД и приложений.
Средства и инструменты доступа, организации и анализа данных
Несмотря на использование ODBC совместно с DAO или RDO, предыдущие версии Microsoft Access поддерживали скорее файл-серверную, нежели клиент-серверную архитектуру. Microsoft Access 2000 несмотря на традиционные для Microsoft Access модели доступа поддерживают новый стандарт доступа к данным - OLE DB. Это позволяет, во-первых, работать с любыми источниками данных, а во-вторых, реализовывать действительно клиент-серверные приложения, непосредственно соединяясь с различными серверами БД, такими как Microsoft SQL Server, Oracle и др.
Такое расширение возможностей обеспечивается тем, что Microsoft Access 2000 имеет в своем составе два database engine: традиционный Jet и новый для Access Microsoft Data Engine (MSDE)[34].
Новая улучшенная версия Jet 4.0 является лучшим выбором при создании относительно простых в использовании и администрировании приложений для небольшого числа пользователей. Она включает полную поддержку использования UNICODE при создании многоязычных приложений, возможность блокировки на уровне записи, расширенную поддержку ANSI SQL92 и совместимость с Transact-SQL, наличие OLE DB провайдера непосредственно для Jet и др.
Microsoft Data Engine (MSDE) представляет собой database engine, полностью совместимый с Microsoft SQL Server 7.0. Предоставляя разработчику все возможности, имеющиеся в Microsoft SQL Server 7.0 (включая даже такие, как Data Transformation Services и Microsoft SQL Server OLAP Services), MSDE является инструментом создания высоконадежных масштабируемых клиент-серверных приложений корпоративного уровня.
Для реализации возможностей, предоставляемых MSDE, Microsoft Access 2000 использует новый вид проекта - Microsoft Access Project (файл ADP вместо традиционного для Jet файла MDB). В рамках такого вида проекта Access используется как front-end-клиент, и файл ADP содержит только такие объекты, как формы, отчеты, макросы и модули. Объекты, связанные с данными (таблицы, представления, триггеры, хранимые процедуры), в составе проекта Access не содержатся. Для хранения этих объектов и собственно данных используется одно из следующих back-end - хранилищ данных: integrated data store in Office (в бета-версии Office 2000 не обнаружено), Microsoft SQL Server 6.5 или Microsoft SQL Server 7.0, с любым из которых MSDE обеспечивает прямое соединение.
Создание всех серверных объектов, связанных с данными (таблицы, представления, триггеры, хранимые процедуры, диаграммы связей), и дальнейшая работа с ними осуществляется средствами Microsoft Access 2000, объединяемыми под названием Client Server Design Tools. В число этих инструментов входят и специальные визуальные средства проектирования серверных БД [10].
Преобразовать существующие традиционные Jet БД в эквивалентные БД на Microsoft SQL Server 7.0 и создать соответствующие клиент-серверные приложения на базе Microsoft Access Project позволяет значительно обновленный Microsoft Access Upsizing Wizard.
Обновлены для поддержки клиент-серверной архитектуры и другие популярные мастера, такие как Form Wizard, Report Wizard, Control Wizard и др.
Microsoft SQL Server-Based Administration Tools позволяют управлять выполнением с клиента Access общих административных задач на Microsoft SQL Server (репликация, архивирование, восстановление).
Таким образом, Microsoft Access 2000 представляет собой не только средство разработки как клиентской, так и серверной части приложений, но и может использоваться как средство удаленного администрирования.
Средства поддержки Web-технологий
Растущая популярность Web-технологий обусловила их включение и в Microsoft Access 2000.
Одним из таких мощных и очень простых в использовании средств создания Intranet-приложений, работающих с БД, являются Data Access Pages (DAP). DAP представляют собой создаваемые в среде Access динамические HTML - страницы, предназначенные для публикации данных из БД Access или Microsoft SQL Server. Процесс создания DAP полностью аналогичен процессу создания (с помощью конструктора или мастера) обычных форм и отчетов в Access. Однако сохраняются они независимо от приложений Access в виде HTML - файлов. Это позволяет работать с данными вне Access, просматривать, редактировать и добавлять данные в БД с помощью браузера.
Возможно создание группированных или динамически связанных DAP, отражающих иерархически упорядоченные и связанные данные. Это позволяет проводить интерактивный анализ взаимосвязанных данных, рассматривая их с необходимой степенью подробности [5].
Конструктор DAP позволяет открыть любой существующий HTML файл и добавить в него из DAP Toolbox любые элементы, например, для полей, связанных с данными из БД, превратив его таким образом в DAP.
DAP Toolbox содержит как элементы управления, аналогичные используемым при создании обычных форм и отчетов, так и специализированные для создания Web-страниц. Возможно также использование новых Office Web Components: Spreadsheet component, Chart component и PivotTable Dynamic views.
Microsoft Access 2000 также поддерживает при создании DAP соответствующую объектную модель, использование скриптов на VBScript и Jscript, а также Remote Data Services как способ извлечения данных с Web-страниц.
Рассмотренные средства позволяют говорить о Microsoft Access 2000 как о достаточно мощном средстве создания Web-приложений, связанных с БД.
Инструментарий, используемый при создании интерфейса БД и приложений
Microsoft Access 2000 предоставляет ряд сервисных средств, позволяющих упростить и облегчить работу, как пользователя, так и разработчика при создании приложений и БД. К числу таких средств можно отнести следующие:
* преобразование БД, созданных в Microsoft Access 2000, к формату Microsoft Access 97, что упрощает создание приложений в случае использования нескольких версий Access;
* автоматическое сжатие БД после ее закрытия в том случае, если это уменьшит ее размер на заранее заданную величину;
* новый интерфейс окна БД, выполненный в стиле Outlook, упрощает доступ к новым объектам и мастерам, появившимся в Microsoft Access 2000;
* использование подтаблиц для просмотра данных, находящихся в различных таблицах и иерархически связанных отношением "один-ко-многим";
* автоматическое исправление ссылок на объект при изменении имени объекта;
* возможность изменения многих свойств формы, отчета или элемента управления в них непосредственно в рабочем режиме без переключения в Design View;
* возможность печати окна Relationships, отражающего связи между объектами БД;
* возможность исключительно простого создания гиперссылок на любой объект Access позволяет реализовать интерфейс приложения, используя именно гиперссылки для перехода между компонентами приложения.
Microsoft Access 2003
Microsoft Office Access 2003 это программа управления базами данных, которая обеспечивает улучшенное взаимодействие с пользователем и предоставляет расширенные возможности для работы с XML-файлами, включая функции импорта и экспорта данных. Часто встречающиеся ошибки обнаруживаются и помечаются в Access 2003 автоматически, что делает работу с этой программой более легкой и быстрой. Кроме того, в Access 2003 имеется новая функция, позволяющая разработчику базы данных получать сведения о зависимостях объектов базы[17].
Расширенные возможности баз данных
Часто встречающиеся в формах и отчетах ошибки можно обнаружить автоматически. Процедура поиска ошибок способна, например, выявить элементы управления, использующие одно и то же сочетание клавиш, или определить, что ширина страницы отчета превосходит допустимую для печати величину. Таким образом, использование этой функции дает возможность обнаруживать и устранять ошибки.
Автоматическое обновление свойств полей. В предыдущих версиях Access при изменении наследуемого свойства поля требовалось вручную менять свойства соответствующих элементов управления во всех формах и отчетах. Теперь при изменении в конструкторе таблиц наследуемых свойств поля, таких как "Формат" или "Маска" ввода, Access предложит автоматически обновить эти свойства в элементах управления, связанных с данным полем.
Смарт-теги. Свойство Смарт-теги используется для добавления смарт-тега к любому полю в таблице, запросе, форме, отчете или странице доступа к данным базы.
Резервное копирование базы данных или проекта. Резервное копирование текущей базы данных или проекта обычно осуществляется перед внесением в базу или проект существенных изменений. Резервная копия сохраняется либо в папке, которая по умолчанию используется для этой операции, либо в текущей папке.
Поддержка XML. При импорте данных из XML-формата или экспорте в XML-формат можно указать файл преобразования. После этого само преобразование выполняется автоматически. При импорте XML-данных преобразование выполняется непосредственно после импорта и до того, как будут созданы новые таблицы или добавлены существующие. При экспорте XML-данных преобразование выполняется сразу после процедуры экспорта.
Часто в базе данных содержатся значения подстановок, хранящиеся в другой базе данных. Теперь при экспорте можно включить эти связанные таблицы. При экспорте объекта можно также включить любой его встроенный фильтр или порядок сортировки.
Экспорт и установка связей
Экспорт и установка связей с данными Access из Windows SharePoint Services список, представленный в виде таблицы данных, можно экспортировать из Windows SharePoint Services в статическую таблицу или в связанную таблицу Access. При экспорте в статическую таблицу, таблица создается в Access. Ее можно просматривать и редактировать независимо от исходного списка в Windows SharePoint Services. Аналогично, изменение списка в Windows SharePoint Services не повлияет на таблицу в Access. При экспорте в связанную таблицу между созданной в Access таблицей и списком устанавливается динамическая связь, благодаря которой изменения, сделанные в таблице, отражаются в списке, а изменения в списке попадают в таблицу.
Создание локальной копии связанной таблицы. Локальная копия содержит либо только структуру, либо структуру и данные, хранящиеся в связанной таблице.
Улучшенное взаимодействие с пользователем
Поддержка устройств рукописного ввода данных. При работе с планшетным компьютером текст в документы Microsoft Office можно вводить от руки, как при использовании карандаша и бумаги. Кроме того, панель задач можно ориентировать горизонтально, что позволит сделать работу на планшетном компьютере более удобной.
Усовершенствованные функции сортировки в элементах управления. При указании порядка сортировки - по возрастанию или по убыванию - можно задействовать до четырех полей; порядок сортировки можно задавать в мастере настройки списков и полей со списками, а также в мастере подстановок базы данных Access. Страницы сортировки, которые добавлены к указанным мастерам, выглядят и функционируют подобно аналогичной странице мастера отчетов [27].
Автозамена. Функция автозамены легко поддается настройке. При автоматической замене текста рядом с ним появляется кнопка "Параметры автозамены". Если по некоторым причинам вы не хотите, чтобы текст был изменен, можно отменить эту операцию; кроме того, функции, определяемые элементом управления параметры автозамены, можно включать и выключать, для чего необходимо щелкнуть кнопку и выбрать соответствующий вариант.
Расширенные возможности выбора шрифтов в режиме SQL. Шрифт и размер текста можно менять в разделе Шрифт в конструкторе запросов, который доступен на вкладке Таблицы и запросы диалогового окна Параметры, вызываемого через меню "Сервис" в режимах SQL и конструктора запросов как в базе данных, так и в проекте Access. Указанная настройка относятся ко всем базам данных и соотносятся с настройками компьютера, ориентированными на людей с ограниченной трудоспособностью (например, с настройками, обеспечивающими высокую контрастность текста).
Контекстная справка в режиме SQL. В режиме SQL базы данных Microsoft Access можно получить контекстную справку по ключевым словам Jet SQL, функциям VBA и Access. Чтобы вызвать справочную информацию, относящуюся к тексту, на который указывает курсор, нужно нажать клавишу F1. Также предоставляется возможность поиска справочных разделов по Jet SQL и функциям VBA.
Microsoft Access 2003
Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. С помощью Office Access 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента "Windows SharePoint Services 3.0" в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.
Быстрые способы начала работы
Office Access 2007 предоставляет шаблоны, с помощью которых можно легко создавать базы данных, таблицы и поля. Кроме того, добавлены новые режимы и средства разработки, помогающие создавать новые объекты базы данных и работать с данными.
Шаблоны баз данных для построения готовых приложений
Office Access 2007 включает набор профессионально оформленных шаблонов баз данных для отслеживания сведений о контактах, задачах, событиях, учащихся, основных средствах и прочих типов данных. Их можно использовать сразу же или же изменить и настроить для учета данных именно так, как требуется пользователю. Каждый шаблон - это готовое приложение для учета данных, которое содержит разработанные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Шаблоны построены таким образом, что их сразу же можно использовать на практике. Если шаблон уже соответствует поставленным задачам, воспользуйтесь им. Если нет, можно взять его за основу и начать создавать базу данных, которая удовлетворяет конкретным требованиям.
Помимо шаблонов, включенных в Access 2007, можно использовать дополнительные шаблоны, загрузив их с веб-узла Microsoft Office Online.
Улучшенный режим таблицы
Создавать таблицы стало проще - просто щелкните "Таблица" на вкладке "Создание" и начинайте вводить данные. Office Access 2007 автоматически определяет оптимальный тип данных для каждого поля, поэтому на его выбор не нужно тратить время. Благодаря новому столбцу "Добавить поле" сразу видно, где можно добавить новое поле, а если нужно изменить тип данных или формат отображения нового или существующего поля, то это легко сделать с помощью команд, расположенных на ленте, которая является частью интерфейса пользователя Microsoft Office Fluent. В новую таблицу можно также вставлять данные из таблиц Microsoft Office Excel, причем Office Access 2007 автоматически создает все поля и распознает типы данных[34].
Новый режим макета помогает ускорить разработку форм и отчетов
Используя режим макета для внесения изменений в макет в процессе просмотра данных в форме или отчете, можно добавить поле в бланк запроса, перетащив поле из области "Список полей", или можно изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые многоуровневые и табличные макеты - группы элементов управления, которые можно перемещать и размер которых можно изменять как одно целое, что позволяет легко менять расположение полей, столбцов, строк или целых макетов. Также в режиме макета можно легко удалить поле или добавить форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для более тонкой работы, он также был усовершенствован и теперь поддерживает многоуровневые и табличные макеты.
Ориентированный на результат интерфейс пользователя
Новый удобный компонент - Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent - облегчает работу в Office Access 2007. Раньше команды и функции часто были спрятаны в сложных меню и на панелях инструментов, а теперь их можно легко найти на ориентированных, на задачу вкладках, которые содержат логические группы команд и функций. Многие диалоговые окна заменены коллекциями, которые показывают доступные параметры, а всплывающие подсказки с описаниями и возможности предварительного просмотра образцов помогают пользователю сделать правильный выбор. Не имеет значения, какая задача выполняется в новом интерфейсе пользователя - создание отчета или ввод данных - в Access будут представлены именно те инструменты, которые необходимы для успешного завершения этой задачи.
Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent
Новый компонент "Пользовательский интерфейс Office Fluent" включает стандартную область, называемую лентой, в которой содержатся группы команд, организованные по выполняемым функциям. Лента заменила уровни меню и панели инструментов, которые присутствовали в прежних версиях Access.
Лента Office Fluent позволяет быстрее найти группы связанных команд. Например, если требуется создать форму или отчет, можно использовать одну из команд на вкладке "Создание". Новый дизайн упрощает поиск необходимых команд и позволяет открыть для себя новые функциональные возможности, которые в предыдущих версиях не привлекали внимания пользователя. Команды расположены "ближе к поверхности", т. е. пользователю не нужно искать их в меню или запоминать их местонахождение.
Основные функции, входящие в компонент "Пользовательский интерфейс Office Fluent", включают:
* Вкладки команд - вкладки, на которых команды отображаются и группируются так, чтобы их можно было легко найти в нужный момент.
* Контекстные вкладки команд - вкладка, появляющаяся в определенном контексте, то есть в зависимости от того, над каким объектом ведется работа и какие задачи выполняются. Контекстная вкладка команд содержит дополнительные команды, которые могут потребоваться для работы.
* Коллекции - новые элементы управления, которые позволяют предварительно просмотреть стиль или параметры, прежде чем сделать выбор. Коллекции широко используются в интерфейсе приложений, входящих в выпуск 2007 системы Microsoft Office.
* Панель быстрого доступа - единственная стандартная панель инструментов, расположенная на ленте и одним нажатием кнопки обеспечивающая доступ к наиболее часто используемым командам, например "Сохранить" и "Отменить".
Новые режимы: режим отчета и режим макета
Два новых режима позволяют работать с формами и отчетами. Используя режим отчета, пользователь может просматривать точное представление отчета, не распечатывая сам отчет и не отображая его в окне просмотра. Чтобы отобрать определенные записи, можно использовать фильтр или с помощью операции поиска найти текст, совпадающий с заданными критериями. С помощью команды "Копировать" можно скопировать текст в буфер обмена, а щелкнув активные гиперссылки, отображаемые в отчете, можно перейти на страницу в обозревателе.
Режим отчета добавляет возможность просматривать результаты, а режим макета позволяет изменять структуру, одновременно просматривая результаты.
Повышенная безопасность
Улучшенные функции безопасности в Office Access 2007 и интеграция с компонентом "Windows SharePoint Services" помогают более эффективно управлять данными и повышают безопасность приложений учета данных. Хранение данных таких приложений в списках в компоненте "Windows SharePoint Services" позволяет проверять журнал изменений, восстанавливать удаленные данные и задавать разрешения на доступ к данным.
Новые возможности Access 2010
В Office Access 2007 была предусмотрена ограниченная поддержка общего доступа к базам данных в Интернете: можно было только публиковать списки и перемещать базы данных в библиотеки документов. В Access 2010 можно создавать веб-базы данных с помощью Access 2010. Пользователи могут открывать базы данных в окне браузера, однако для изменения структуры необходимо использовать Access 2010. Некоторые функции базы данных настольного компьютера СУБД не распространяются на Интернет, однако поддерживается целый ряд аналогичных функций, например вычисляемые поля и макросы данных [34].
Экспорт в формат PDF и XPS
В Access 2010 можно экспортировать данные в формат файлов PDF или XPS для печати, публикации и рассылки по электронной почте. В Office Access 2007 эта возможность также поддерживалась при использовании загружаемой надстройки. Начиная с Office Access 2007 с пакетом обновления 2 (SP2), а затем и в Access 2010 эта возможность встроена в продукт и не требует установки дополнительных программ. Экспорт форм, отчетов и таблиц в формат файлов PDF или XPS позволяет представлять данные в формате, который удобен для распространения, с сохранением форматирования и дает возможность другим пользователям просматривать и печатать эти данные на своих ПК, не устанавливая на них Access.
Подключение к веб-службе как к внешнему источнику данных
Теперь можно подключаться к веб-службе как к внешнему источнику данных. Для этого требуется файл определения веб-службы, предоставляемый ее администратором. После установки файла определения можно использовать данные веб-службы как связанную таблицу.
Представление Backstage
Представление Microsoft Office Backstage является частью пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent и дополняет возможности ленты. Представление Backstage, доступное на вкладке Файл, содержит команды, которые применяются ко всей базе данных, например команды сжатия, восстановления или открытия новой базы данных. (Вкладка Файл заменила здесь кнопку Microsoft Office и меню Файл, которые использовались в предыдущих выпусках Microsoft Office.) Команды упорядочены по вкладкам в левой части экрана. На каждой вкладке находится группа взаимосвязанных команд или ссылок. Например, если щелкнуть Создать, появится набор кнопок, с помощью которых можно создать новую базу данных с нуля или выбрать один из готовых шаблонов баз данных [19].
Обратная совместимость между Access 2010 и Access 2007
В Access 2010 реализованы возможности, которые не поддерживаются в Office Access 2007. Базы данных с этими возможностями нельзя открыть в Office Access 2007 с пакетом обновления 1 (SP1), однако в Office Access 2007 с пакетом обновления 2 (SP2) предусмотрена ограниченная поддержка просмотра и разработки таких баз данных.
Усиленная защита
Усовершенствованные функции защиты и интеграция с Microsoft SharePoint Foundation 2010 помогают эффективнее управлять данными и обеспечивают более высокий уровень безопасности. При хранении данных отслеживания приложений в списках SharePoint Foundation 2010 можно проводить аудит истории версий, восстанавливать удаленную информацию и задавать разрешения на доступ к данным.
В Office Access 2007 была принята новая модель безопасности, которая была сохранена и усовершенствована в Access 2010. Решения о надежности интегрированы с центром управления безопасностью Microsoft Office. За счет выбора надежных расположений можно с легкостью указать все базы данных в безопасных папках как надежные. Можно загружать приложения Office Access 2007 с отключенным кодом и макросами, чтобы обеспечить более безопасную работу в режиме "песочницы" (запуск небезопасных команд невозможен). Надежные макросы запускаются в режиме "песочницы".
Microsoft Office Access 2013
MS Access 2013 представляет собой систему управления базами данных, осуществляющую эффективное отслеживание данных, создание отчетов и совместное использование информации для принятия обоснованных и взвешенных решений. СУБД MS Access предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовывать учет данных, отчетность и совместный доступ к базам. Не обладая специализированными знаниями, пользователи могут быстро разрабатывать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих или создания новых баз данных. Версия Microsoft Office Access 2013 предлагает базу данных нового типа - web-приложение Access 2013, которое создается в Microsoft Access 2013, а затем используется и публикуется как приложение SharePoint для общего доступа в web-браузере. Чтобы создать web-приложение, достаточно выбрать тип данных, которые планируется отслеживать (контакты, задачи, проекты и т. д.). Access генерирует структуру базы данных с представлениями, позволяющими добавлять и редактировать информацию. Средства навигации и основные команды уже встроены, поэтому пользователи могут сразу начинать работать со своим web-приложением.
Особе6нности Microsoft Office Access 2013:
* Создание web-приложения. Используя в качестве узла сервер SharePoint или сайт Office 365, можно создавать безупречную базу данных в web-браузере. Кроме того, web-приложения Access задействуют сервер SQL Server, обеспечивая наилучшую производительность и целостность данных. В Access 2013 по-прежнему можно с нуля выстраивать обычные базы данных на компьютере. Кроме того, доступны шаблоны для создания web-приложений, баз данных на компьютере или web-баз данных в стиле Access 2010.
* Шаблоны таблиц. Быстрое добавление таблиц в web-приложение с помощью предварительно разработанных шаблонов таблиц. Если пользователю нужно отслеживать задачи, достаточно найти и выбрать шаблон "Задачи". Если возле шаблона отображается значок нескольких таблиц, значит, Access добавит для пользователя часто применяемые связанные таблицы, позволяющие начать работу с настоящей реляционной базой данных. Access создаст представления для каждой таблицы, в которых отображаются данные из связанных таблиц.
* Внешние данные. Импорт данных из баз Access на компьютере, файлов Microsoft Excel, источников данных ODBC, текстовых файлов и списков SharePoint.
* Открытие браузера. По завершении создания web-приложения не нужно проверять совместимость или нажимать кнопку "Опубликовать". Пользовательское web-приложение уже готово к использованию.
* Встроенные элементы навигации. С web-приложениями Access нет необходимости заботиться о создании представлений, кнопочных форм и других элементов интерфейса. Имена таблиц представлены слева, а представления для каждой таблицы - в верхней части окна. Все web-приложения имеют похожую структуру навигации, упрощая ознакомление с web-приложениями и переключение между ними. Кроме представлений, содержащихся в web-приложении, можно добавлять собственные представления.
* Панель действий. В каждом встроенном представлении есть панель действий с кнопками для добавления, редактирования, сохранения и удаления элементов. На эту панель можно вставлять дополнительные кнопки для выполнения собственных макросов или удалять ненужные кнопки.
* Легкое изменение представлений. Пользователи могут произвольно размещать элементы управления в web-приложениях без предварительного изменения макета. При перетаскивании элементов управления другие элементы управления переместятся, чтобы освободить для них место.
* Выноски для настройки свойств. Теперь не нужно искать определенные параметры на странице свойств, так как они удобно расположены на выносках возле каждого раздела или элемента управления.
* Элемент управления связанными элементами. Позволяет быстро суммировать и вносить в список данные из связанной таблицы или запроса. При выборе элемента для него откроется подробное представление.
* Элемент управления автозавершением. Ищет данные в связанной таблице. Используемое в нем поле со списком больше похоже на строку быстрого поиска.
* Ссылки углубления в данные. Позволяют быстро просматривать сведения о связанном элементе. Web-приложения Access обрабатывают внутренние логические операции, гарантируя отображение необходимых данных.
* Усовершенствования в разрешениях. Теперь в SharePoint предусмотрено 3 уровня разрешений: "Дизайнер", "Автор" и "Читатель". Только дизайнеры могут изменять представления и таблицы. Авторы могут изменять данные, но не структуру, а читатели вправе только читать существующие данные.
* Пакеты и распространение web-приложений. Web-приложения Access удобно сохранять в виде пакетных файлов, а затем добавлять в корпоративный каталог или магазин Office Store. На web-сайте Office Store можно бесплатно распространять свое приложение или же назначать за него цену [34].
2.2. Технология создания и ведения БД в приложении MS Access
MS Acceess 2003
Приступая к созданию базы данных в MS Acceess 2003 у нас появляется окно, где мы создаем новую БД, вводим название будущей БД и определяем место хранения (рис. 1,рис. 2).
(рис 1.создание БД)(рис 2.сохранение БД)
После того как мы создали шаблон БД нам открывается окно где мы создаем таблицу, запрос и форму (рис 3, рис 4). (рис 3.создание таблицы)
(рис 4.сохранение табл.)
После сохранения таблицы мы заполняем ее уже обозначенные поля (рис 5)
(рис 5. ввод данных)
После того как мы заполнили таблицу создаем к ней запрос и форму с помощью мастера (рис 6).
(рис 6. создание формы)
Вводим название для нашей формы и запроса и нажимаем кнопку готово (рис 7).
(рис 7. сохранение формы)
В итоге у нас получается окно с формами при нажатии, на которые будут появляться окна с нашей таблицей и запросом на эту таблицу (рис 8).
(рис 8. кнопочная форма)
MS Acceess 2007
Приступая к работе в MS Acceess 2007 для создания БД мы видим главное окно, где мы создаем новую базу данных (рис 9).
(рис 9. создание нов. БД)
После создания новой БД мы с помощью конструктора определяем название полей в таблице (рис 10).
(рис 10. заполнение таблицы)
После работы с конструктором мы переходим на режим таблицы и уже в преобразованную таблицу вносим данные (рис 11).
(рис 11. сохранение таблицы)
В итоге у нас получается вот такая таблица (рис 12).
(рис 12. вывод таблицы)
Далее мы создаем форму отчета, для этого нам нужна свободная форма (рис 13).
(рис 13. создание формы)
В итоге у нас появляется вот такая табличка (рис 14).
(рис 14. сохранение форы)
После нажатия кнопки готово выводиться следующая форма(рис 15).
(рис 15. вывод формы)
Далее мы создаем запрос к нашей таблице. Для этого мы выбираем мастер запросов и создаем запрос (рис 16).
(рис 16. создание запроса)
(рис 17. сохранение запроса)
После совершенных операций для запроса появляется вот такое окошко, где мы вводим фамилию из таблицы и нам выдаются данные по этому человеку (рис 17), (рис 18).
(рис 18. вывод запроса)
И на последок мы создаем кнопочную форму. Для этого нам понадобится конструктор форм, в котором мы создаем кнопочные переходы (рис 19), (рис 20), (рис 21).
(рис 19. создание формы)
(рис 20. создание кнопок)
(рис 21. готовая кнопочная форма)
На этом заканчивается создание БД в MS Access 2007.
MS Access 2010
Приступая к работе в MS Acceess 2010 для создания БД мы видим главное окно, где мы создаем новую базу данных (рис 22).
(рис 22. создание нов. БД)
После создания новой БД мы с помощью режима конструктора заполняем поля таблицы (рис 23).
(рис 23. Ввод данных в таблицу)
Когда мы внесли данные в таблицу, она выглядит таким образом (рис 24).
(рис 24. готовая таблица)
Далее с помощью мастера запросов создаем запрос для нашей таблицы (рис 25).
(рис 25. создание запроса)
После выполненных функций нам открывается следующая таблица, где мы должны выбрать поле для запроса (рис 26).
(рис 26. выбор запроса)
После того как мы создали запрос для таблицы приступаем к созданию форм для этого нам понадобится конструктор форм (рис 27), (рис 28).
(рис 27. создание формы)
(рис 28. сохранение формы)
Когда мы завершили создание формы у нас получилась следующая таблица (рис 29).
(рис 29. готовая форма)
И на последнем этапе создания мы создаем кнопочную форму для таблицы (рис 30)
(рис 30. создание кнопок перехода в форме)
В итоге мы получаем вот такую кнопочную форму (рис 31).
(рис 31. готовая кнопочная форма)
Таким образом, мы создали одну базу данных в разных версиях MS Access.
Заключение
Access - мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Благодаря данной курсовой работе я приобрела основные навыки работы с базами данных, такими как планирование и разработка базы данных, создание таблиц, форм и отчетов, представляющих информацию наглядно и удобно.
Поставленная в курсовой работе цель, связанная с функциональными возможностями в приложении MS Access достигнута.
В первой главе представлены теоретические аспекты проектирования БД, а также рассмотрена реляционная модель БД и этапы ее проектирования.
Во второй главе подробно описана разработка БД в приложении MS Access и также проведен полный анализ развития приложения MS Access.
Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access вы можете создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее вашим потребностям по управлению данными. Используя запросы, вы можете выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты наследуют свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев вы указываете форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера, которые вы можете использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу вашего приложения, с помощью макросов Access вы легко свяжете данные с формами и отчетами. Вы можете создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если вам необходимо создать нечто уж совсем сверх, тогда на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic.
И наконец, все эти средства позволяют создавать приложения, работающие не только с базой данных Access, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Рагаdох, FохРго и любой базой данных, поддерживающей ОDВС. Вы сможете также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц и экспортировать данные в них.
Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных.
Список использованной литературы
1.Базы даных: учеб. для вузов / под ред. А. Д. Хомоненко. - Санкт - Петербург : КОРОНА принт, 2000. - 416 с.
2.Бемер С. MS Access 2.0: пер. с нем. / С. Бемер. - Санкт-Петербург: BHV, 1995. - 448 с.
3.Богданова Н. П. Access 2000 - интегрированная среда для работы с данными: метод, указания к практ. занятиям / Н.П. Богданова. - Рязань: 2001. - 28с.
4.Боровиков, В.В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. - Москва : СОЛОН-Р, 2002. - 560 с.
5.Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000 / пер. с англ. В. Широкова. - Санкт - Петербург, 2000.
6.Глушаков С.В. Базы данных / С.В. Глушков, Д.В. Ломотько. - Харьков: Фолио, 2000.
7.Гончаров A. Microsoft Access 7.0 в примерах / А. Гончаров. - Москва, 1997. - 256с. 8.Гончаров А.Ю. ACCESS 2003: самоучитель с примерами - А.Ю. Гончаров. - Москва: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004. - 272 с.
9.Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных: пер. с англ. / К. Дж. Дейт. - 7-е изд. - Моска: Вильяме, 2001. - 1071 с.
10.Дженнингс Р. Использование Access 97: пер. с англ. / Р. Дженнингс. - 2-е спец. изд. - Москва: Вильяме, 1998. - 944 с.
11.Дубнов, П.Ю. Access 2000. Проектирование баз данных / П.Ю. Дубнов. - Москва: ДМК, 2000. - 272 с.
12.Информатика: Базовый курс / под ред. С. В. Симоновича - Санкт - Петербург: Питер, 2003.
13.Информатика: учебник / под ред. Н.В. Макаровой. - Москва: Финансы и статистика, 2001.
14.Каратыгин С.A. Access 2000. Руководство пользователя с примерами / С.А. Каратыгин. - Москва: Лаборатория базовых знаний, 2000. - 376 с.
15.Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработки, реализация / Т.С. Карпова. - Санкт - Петербург: Питер, 2001.303с.
16.Кошелев, В.Е. Access 2003. Практическое руководство / В.Е. Кошелев. - Москва: ООО Бином-Пресс, 2005. - 464 с.
17.Лабораторный практикум по информатике: учеб. пособие для вузов / под ред. В.А. Острейковского.- Москва: Высшая школа, 2003.
18.Microsoft Access 2000: пер. с англ. / Москва: ЭКОМ, 2000. - 350 с.
19.Новалис С. Access 2000. Руководство по VBA: пер. с англ. / Москва: Лори, 2001. - 506с.
20.Новиков Ф.А. Microsoft Office 2000 в целом / Ф.А. Новиков, А.Д. Яценко. - Санкт - Петербург: БХВ, 1999. - 727 с.
21.Орлов Г. С. Изучение основ работы с базой данных Microsoft Access 97: метод, указ, к лаб. работам / Г.С. Орлов. - Рязань: РГРТА, 2002. - 16 с.
22.Пасько В. Access 97: русифицированная версия / В. Пасько. - Киев: BHV Ирина, 2000. - 346 с.
23.Гринченко Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access: учеб. пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров, А. Н. Пылькин, Н. И. Цуканова. - Москва: Горячая линия-Телеком, 2004. - 240с.: ил.
24.Робинсон, С. Microsoft Access 2000 : учеб. курс / С. Робинсон. - Санкт - Петербург: Питер, 2001. - 512 с.
25.Савицкий Н.И. Технологии организации, хранения и обработки данных: учеб. пособие / Н.И. Савицкий. - Москва: ИНФРА-М, 2001. - 232 с.
26.Симонович С.В. Специальная информатика / С.В. Симонович, Г.А. Евсеев, А. Г. Алексеев. - Москва: АСТпресс, 2001.
27.Коупстейк С. Access 97: пер. с англ. / С. Коупстейк. - Москва: БИНОМ, 2001.
28.Хансен Г. Базы данных: разработка и управление: пер. с англ. / Г. Хансен, Д. Хансен. - Москва: БИНОМ, 1999. - 704 с.
29.Харитонова И.А. Самоучитель Access 2000 / И.А. Харитонова. - Санкт - Петербург: Питер, 2001. - 383с.
30.Хабрейкен Д. Изучи Microsoft Access 2002 за 10 минут: пер. с англ. / Д. Хабрейкен. - Москва: Вильяме, 2002. - 216 с.
31.Хомоненко А.Д. Базы данных: учеб. для вузов / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. - 2-е изд. - Санкт - Петербург: КОРОНА принт, 2002. - 665 с.
32.Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация/ Т. С Карпова. - Санкт - Петербург: Питер, 2001. -304 с.: ил.
33.Кузин А. В. Базы данных: учеб. пособие для студентов высшего учебного заведения / А.В. Кузин. - 5-е изд., испр. - Москва: Академия, 2012. - 320 с.
34. Официальный сайт Microsoft Office [Электронный ресурс]. - Электрон. текст дан. - Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/access
55
Автор
anastasja346
Документ
Категория
Программирование, Базы данных
Просмотров
1 846
Размер файла
1 150 Кб
Теги
MS Access
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа