close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Презентация сотрудника

код для вставкиСкачать
Автоматизация делопроизводства
Участники проекта
Проблемы автоматизации
Что мешает автоматизации
Что необходимо
Несогласованность терминологии. Отсутствие
общегосударственных
стандартов
на
автоматизированные
технологии
в
области
делопроизводства
и
архивов
.
Комплексная
автоматизация
всех
этапов
работы
с
документами
для
достижения
максимального
эффекта
.
Разработка
детального
оргпроекта
.
Обязательное
участие
во
внедрении
квалифицированных
специалистов
по
делопроизводству
.
Корни проблем
Одна
из
главных
причин
трудностей,
на
наш
взгляд,
состоит
в
недостаточном
участии
специалистов
-
документоведов
во
внедрении
компьютерных
технологий
и
разработке
программ
документооборота
.
Не
менее
важная
проблема
-
недопонимание
сущности
делопроизводства
как
технологии,
отражающей
саму
систему
управления
.
Особенно
ярко
это
проявляется
в
процессе
создания
документов,
их
согласования
и
подписания
.
Невозможно
автоматизировать
движение
документов,
если
в
самой
системе
управления
не
проводится
четкое
распределение
обязанностей,
не
определяются
полномочия
и
порядок
согласования
документов
.
Негативным
фактором
для
автоматизации
управленческих
процессов
становится
и
недостаточная
проработка
на
государственном
и
ведомственном
уровне
вопросов
документообразования
.
Сохраняется
неопределенность
относительно
того,
какие
управленческие
ситуации
обязательно
документируются,
какими
видами
документов,
с
каким
набором
информации
.
Сначала оргпроект
Внедрение
автоматизированных
технологий
по
существу
всегда
должно
начинаться
с
разработки
полного
оргпроекта,
включающего
рационализацию
системы
управления
организации
и
ее
информационно
-
документационного
обеспечения,
т
.
е
.
с
оптимизации
системы
управления
и
схем
работы
с
документами
.
Только
на
основе
этой
оптимизированной
модели
должна
строиться
автоматизированная
система
делопроизводства
.
При
комплексной
автоматизации
делопроизводства
сегодня
решаются
во
многом
те
же
задачи,
которые
решались
ранее
при
оргпроектировании
.
Фактически
компьютеризованные
программно
-
аппаратные
комплексы
-
это
только
более
производительный
и
эффективный
инструмент
.
Вместе
с
тем
внедрение
компьютерных
технологий
требует
значительно
большей
подготовки
.
Все тонкости делопроизводства
Успех
автоматизации
делопроизводства
во
многом
зависит
от
тщательности
подготовки
технического
задания,
в
разработке
которого
основная
роль
должна
принадлежать
службе
делопроизводства
или
работнику,
ответственному
за
делопроизводство,
т
.
е
.
будущим
главным
пользователям
системы
.
Современные
технологии
позволяют
автоматизировать
весь
цикл
работы
с
документами
:
создание,
оформление,
регистрацию,
визирование,
движение
документов
внутри
организации,
контроль
исполнения,
информационно
-
справочную
работу,
прием
-
передачу
документов
-
все,
вплоть
до
создания
полнотекстового
электронного
архива
.
На
стадии
согласования
и
подписания
документов
очень
важно
иметь
разработанный
в
организации
табель
форм
документов,
в
котором
прописано,
кто
документ
составляет,
с
кем
его
следует
согласовать,
кто
должен
ставить
подпись,
куда
документ
передается,
где
хранится,
какая
требуется
периодичность
.
При
наличии
такого
табеля
форм
очень
легко
затем
строить
схемы
движения
документов
и
настраивать
системы
маршрутизации
.
Информационно
-
справочная
работа
-
это
по
существу
главная
функция
документационного
обеспечения
управления,
но
сегодня
она
поставлена
во
многих
организациях
весьма
слабо
.
Внедрение
автоматизированной
системы
регистрации
позволяет
моментально
узнать,
у
кого,
где
и
на
какой
стадии
работы
находится
документ
.
Выводы:
Вывод
первый
:
сегодня
автоматизация
процессов
делопроизводства
еще
острее,
чем
раньше,
ставит
задачу
совершенствования
процесса
управления
в
целом
.
Сюда
входит
уточнение
задач
и
функций
каждого
структурного
подразделения,
определение
функций,
выполняемых
каждым
работником,
делегирование
полномочий
на
решение
вопроса
и
подписание
документа
.
Вывод
второй
:
внедрение
ИТ
требует
упорядочения
прежде
всего
самого
процесса
делопроизводства
и
создания
единой
корпоративной
системы
документационного
обеспечения
управления
для
организации
в
целом
.
Вывод
третий
:
внедрение
автоматизированных
систем
требует
совместных
усилий
системных
интеграторов
и
профессионалов
-
документоведов,
специалистов
служб
делопроизводства,
владеющих
технологическими
процессами
управления
.
Автор
Ksu.Naum
Документ
Категория
Презентации
Просмотров
1 668
Размер файла
150 Кб
Теги
сотрудников, презентация
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа