close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Презентация участника

код для вставкиСкачать
Электронный документооборот
Введение
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по
-
разному: одни -
в повышении эффективности организационно
-
распорядительного документооборота, другие -
в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других -
средством и продуктом производства. Электронный документооборот
Электронный обмен данными -
это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств. Преимущество электронного над бумажным
документооборотом Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:
∙
многокритериальный поиск документов;
· контроль исполнения документов;
· регистрация документов;
· распределенная обработка документов в сети;
· распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
· ведение нескольких картотек документов;
· работа с проектами документов;
· распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
· формирование стандартных отчетов;
· обмен документами по электронной почте;
· отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
· ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
· редактирование шаблонов выходных печатных форм.
Регламент электронного документооборота совокупность обязательных процедур, которые участники системы должны выполнять в процессе обмена документами, чтобы обеспечить юридическую силу передаваемых документов, а также для корректного разбора возможных конфликтных ситуаций. Зачем нужен электронный документооборот Электронный документооборот -
высокотехнологичный и прогрессивный подход к сущ
ественному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников. Заключение
Представить себе любую современную организацию без великого множества самой разнообразной документации невозможно. Значительная часть повседневной деятельности каждого учреждения связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов. Вне зависимости от своих масштабов, любой бизнес подвержен процессу обрастания всевозможными документами: по мере его развития количество обязательной и необходимой документации возрастает экспоненциально. На рутинную работу с документами тратится до 60% драгоценного времени руководства и персонала компаний. Cпециалисты корпорации Xerox подсчитали, что с решением проблем поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, причем в общей сложности эти процедуры отнимают у них около одного месяца в год, а 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов направлены 60
–
70% совокупных усилий работников непроизводственной сферы, но несмотря на это 20
–
30% предусмотренных распорядительными документами заданий и поставленных в них задач вообще не выполняются и не решаются. Кроме того, общеизвестно, что для организации коллективной работы с бумажным документом необходимы его многократное (до 15
–
20 раз) копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает немало времени. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. 
Автор
Zarema01
Документ
Категория
Презентации
Просмотров
1 174
Размер файла
72 Кб
Теги
участников, презентация
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа