close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Time-Management

код для вставкиСкачать
Начальник отдела развития проектов BSS
Пантюшин Александр
Июнь 2009 год.
Как успевать жить и работать?
Время невосполнимо!
До конца жизни нам всего осталось примерно 300 тысяч часов. Из них:
-
100 тысяч мы будем спать
-
25 тысяч будем есть
-
10 тысяч будем смотреть телевизор
-
70 тысяч будем трудиться на работе
-
95 тысяч будем тратить на свое усмотрение
А как много еще нужно успеть сделать!
Умницы дети
Дом
Автомобили
Путешествия
Много денег
Карьера
И много, много еще чего …
Продуктив
ное время
Красавица жена
Или отличный муж Что нам поможет?
Цели
- если есть цель, то знаешь куда грести
Планирование
– если есть план, знаешь когда и как грести
Учет
– если знаешь сколько и что ты кушаешь, обязательно запасешься нужным количеством еды
Постоянное совершенствование – то что вчера было успехом, сегодня это норма, завтра это минимум
Отдых
– хороший отдых, это хороший заряд бодрости Мотивация
– работать не так скучно, как развлекаться Отдых
Кто умеет отдыхать, тот умеет работать
Отдых в течении рабочего дня должен быть ритмичным:
5 минут отдыха через каждый час или 10 минут через каждые полтора.
Отдых должен быть качественным:
Принцип максимального переключения.
Эффективный сон:
Стабильное время отхода ко сну и пробуждения, найди свое время продолжительности сна.
«Переживание момента»:
Необходимо получать максимум от каждого действия. Осознано обращать внимание на то чем занимаешься. Если отдыхаешь - отдыхай, если работаешь - работай. Лениться так лениться! Используй свою лень в благих целях. Превращай лень в творческую.
Недельный план – держи перед глазами, что желаешь сделать в ближайшие дни
Система личного планирования
Есть ли у вас план, мистер Фикс? — Есть ли у меня план? Есть ли у меня план?! Да у меня целых три плана!
Годовой план – наметь себе события в течении года
№ п/п
Задача
Проект или цель
Выполнил/не выполнил
1
Определиться с TOP-5 вопросов
TOP-5 Вопросов
100%
2
Сделать личное дело Х
Семья
50%
3
Научиться измерять длительность обслуживания
15% ускорение времени обслуживания абонента вОПиО
50%
4
Создать план-график на ближайшие 1,5 мес
15% ускорение времени обслуживания абонента вОПиО
100%
5
Создать план-график
90% 4ок и 5ок
100%
6
Разработать презентацию по ТМ
Развитие сотрудников
0%
7
Измерить текущее состояние по визитам КК в ОПиО
Уменьшить на 15% кол-во визитов КК в ОПиО
100%
Исполнено
71%
Ежедневный план – держи в голове и под рукой, что желаешь сделать сегодня
Как организовать рабочий день
Проза жизни: «Вчера – рано, завтра – поздно, сегодня - некогда»
Как эффективно планировать рабочий день в наших постоянно меняющихся условиях и таком объеме задач?
Жесткие
По гибкости
Гибкие
По продол-
житель-
ности
Короткие < 30 мин.
Бюджетируемые > 30 мин.
По типу
Текущие
Стратегические
Классифицируйте
Расставляйте приоритеты
П
Р
И
М
Е
Р
Критерии приоритезации
1.
Источник задачи и его настойчивость
2.
Вклад задачи в общий результат
3.
Влияние на работу коллег
4.
Срочность
5.
Собственный интерес к задаче
6.
Сложность, время затратность
7.
Наличие в доступных ресурсов
Пример ежедневного плана:
Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!»
Задачи первого приоритет, обязательные к исполнению
Совещания – задачи жестко регламентиро
ванные по времени
Задачи, требующие концентрации и требующие много времени
Оценка по времени. Необходима что бы создать план достижимым. Помогает определять какую задачу в какой момент времени лучше делать.
Учет
В былом не знали мы добра,
Не видим в предстоящем,
А этот час — в руках у нас.
Владей же настоящим! Роберт Бернс
Полезно вести учет своего времени - хронометраж, любое действие записывать, например в Excel-файл:
Прод-сть
Начало
Окончание
Действие
Тип
0:10
8:00
8:10
Разговоры с Желниным у окна
Погл
0:15
8:10
8:25
Планирование рабочего дня
Стратег
0:05
8:25
8:30
Разбор почты
Текучка
1:30
8:30
10:00
Работа над презентацией ТМ
Стратег
1:00
10:00
11:00
Инициация работ по задаче коротких номеров для РЖД
Текучка
0:15
11:00
11:15
Выяснение вопроса по согласованию заказов ПС
Текучка
0:35
11:15
11:50
Разобрался с мышкой - заработала!
Погл
1:10
11:50
13:00
Разработка презентации по ТМ
Стратег
1:15
13:00
14:15
Обед
2:30
14:15
16:45
Разбор почты
Текучка
0:15
16:45
17:00
Отдых
2:00
17:00
19:00
Доработка файла Хронометраж дня
Стратег
ИТОГИ ДНЯ
Стратег
4:55
52%
Текучка
3:50
40%
Погл
0:45
8%
Семья
0:00
0%
Создание позитивного стресса, развитие чувства времени
Объективно увидеть резервы, заложенные в рабочем дне
Понять насколько данный день, был вкладом в будущее
Учет рабочего времени помогает:
Зачастую вести хронометраж достаточно в течении 2х – 3х недель. Некоторые ведут хронометраж в течении всей жизни 0
2
4
6
8
10
12
Совершенствование
В человеке всегда есть что совершенствовать, это относится и к умению оптимально расходовать время
Развитие внутреннего управления временем, это постоянная работа над собой – самосовершенствование.
Например, на основании данных хронометража можно улучшать различные показатели:
Минимизировать временные затраты на поглотители
Увеличивать долю временных затрат на стратегические задачи
Уходить домой по окончании рабочего дня своевременно
Увеличивать долю выполненных задач к запланированным
…
. 0
2
4
6
8
10
12
И много чего еще…
Мотивация
Если вы считаете, что можете, вы – можете. Но если вы думаете, что не можете, значит вы и не сможете
Умей себя мотивировать! – мотивированный человек сделает больше, качественнее и меньше устанет!
Способы самомотивации:
«Якоря» - любая материальная составляющая (музыка, цвет, слово, движение и т.п.) связанная с определенным эмоциональным состоянием.
Метод «Швейцарского сыра» - выгрызай из большой задачи самые простые приятные куски – «сыр» станет меньше
Каждый день «съедай» по одной «лягушке». «Лягушка» - это неприятное небольшое дело
Ешь слона частями. Каждое большое дело разбей на небольшие куски и каждый день, методично делай по одному или несколько небольших кусочков. Используй личные награды и наказания
«Календарик-пинарик»
Корпоративный ТМ
Самый лучший закон - это записанные давно устоявшиеся правила древние римляне
Командные договоренности
Регламенты
Инструмент как носитель стандартов
Неформализован
ные правила и «обычаи»
Формализован
ные правила
Материальные воплощения правил, делающие «правильное поведение» единственно возможным
•
Планирование совещаний в Outlook
•
Согласование документов в КСЕДО
•
Реестр заявок, ServiceDesk
•
По окончании совещания протокол
•
Критикуешь предлагай
•
Назначай совещания за минимум за 4 часа
•
Не опаздывай на совещание (опоздал и не предупредил – табличка «Тормоз»)
•
Телефоном решай срочное, остальное почтой
•
Приходи не с вопросом а с вариантом решения
•
Ушел в отпуск – предупреди всех, передай дела
•
Перезвони на неотвеченные вызовы
•
Закрой ноутбук во время совещания
•
. . . •
Регламент запуска в продуктив (RFC)
•
Правила действий при авариях •
Регламент передачи в эксплуатацию
Полезные советы
Работа с электронной почтой
Дело было не в бобине… Народная поговорка
Избавься от проблемы появляющегося конвертика (конвертик серьезный отвлекатель внимания) – можно настроить почту, например, проверять 1 раз в 30 минут.
Настройте сортировку почты по папкам, лучше по принципу срочности и важности.
В поле тема писать краткую, но по сути информацию. Не допускать писем с пустой темой.
В получатели ставить только тех людей, кому действительно нужно знать о вашем письме. (Нет спаму!!!)
Старайтесь все договоренности на совещаниях в телефонных разговорах подтверждать электронным письмом указав основные тезисы
Порядок прежде всего
Наша квартира мне телевизионную передачу напоминает, - «Что? Где? Когда?» называется. Потому что не знаешь, что где валяется и когда все это закончится. «Зима в Простоквашино»
Как найти нужный документ быстро? В какую папку положить новый документ?
Важно помнить, что порядок нуждается в поддержке. Порядок поддерживай системно!
Данный метод можно применить к любому множеству информации:
- Электронной почте
- Файлам на компьютере
- Голове Выход есть – метод ограниченного хауса!
Много, много чего еще…
Чем больше мы узнаем, тем больше мы осознаем глубину и пропасть нашего незнания
•
Лови момент! Или создавай нужные события.
•
Покупай чужое время!
•
Организуй рабочее пространство максимально удобно.
•
Регулярно совершенствуй свои инструменты.
•
Умей говорить «твердое» Нет, если это необходимо. •
Используй принцип «Информационной избыточности».
•
Помогайте окружающим применять принципы ТМ
. . .
Вывод (философский слайд)
Жизнь нужно прожить так, что бы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы
Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями.
Свобода выбора
Ответственность
Развитие
Управлять временем в прямом смысле этого слова нельзя. Но можно организовать время.
•
Мы можем влиять на то, когда, где и какие поступки мы совершаем
•
Мы можем влиять на то, какими средствами мы решаем задачи
Зачем идти?
Куда идти?
Как идти?
Каждый решает сам
Используемые материалы
Время – мощный ресурс
Глеб Архангельский. «Тайм-драйв»
Стив Прентис. «Интегрированный ТАЙМ-менеджмент»
http://aforism.ru
Литературный портал мудрости и острословия всех времен и народов
http://orgs.land.ru/prod2.htm
(Дайджест книги Л. Зайверт «Ваше время – в ваших руках»)
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Вопросы?
Автор
ochuguev
Документ
Категория
Презентации
Просмотров
111
Размер файла
2 332 Кб
Теги
times, management
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа