close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Отчет отдела по контролю и делопроизводству за 1 полугодие

код для вставкиСкачать
Отчет отдела по контролю и
делопроизводству
за 1 полугодие 2008 года
1. Задачи и функции:
Основной задачей отдела по контролю и делопроизводству является осуществление
документационного обеспечения работы Администрации и контроль за исполнением
документов в Администрации
Основные функции отдела:
1. Отдел осуществляет прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и
исходящей корреспонденции, а также передачу внутренней документации Администрации.
2. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения резолюций Мэра,
заместителей главы администрации на входящей корреспонденции (если дата исполнения
не установлена, то средний срок исполнения составляет от 15 дней до 1 месяца).
3. Осуществляет прием и регистрацию письменных обращений граждан.
4. Осуществляет регистрацию договоров и соглашений, заключаемых Администрацией.
5. Осуществляет обработку, регистрацию правовых актов и общий контроль за сроками их
исполнения, а также обеспечивает своевременную рассылку копий правовых актов.
6. Осуществляет формирование и составление планов работы Администрации.
7. Организует проведение заседаний Административного комитета, Общерайонного
собрания.
8. Ведет личные карточки граждан на приеме Мэра.
9. Разрабатывает номенклатуру дел Администрации.
10. Формирует документы в дела, подготавливает и передает в архивный отдел дела
постоянного срока хранения.
2. Состав отдела по контролю и
делопроизводству
С 11 июня 2008 года отдел состоит из 3
человек:
• Начальник отдела
• Главный специалист
• Старший инспектор
Задачи отдела на 2008 год
На 2008 год перед отделом поставлены для решения
следующие задачи:
• Учет документов;
• Оптимизация поиска документов и правовых актов;
• Обеспечение открытости и доступности
муниципальных правовых актов;
• Организация контроля исполнения служебной
документации;
• Повышение эффективности работы структурных
подразделений Администрации по реализации
полномочий органов местного самоуправления
Шелеховского района;
• Организация анализа и оценки результатов работы.
Работа отдела строится в соответствии с
поставленными целями и задачами, за 1 полугодие
2008 года достигнуты следующие результаты
•
•
•
Ведется работа с ОАО «Центр компьютерных
разработок» по обновлению и систематизации
автоматизированной системы «Кодекс», в рамках этой
работы обновлены программы «Кодекс – служебная
корреспонденция», «Кодекс – обращения граждан»,
«Кодекс – система регистрации документов»;
Планы работы Администрации Шелеховского
муниципального района составляются и рассылаются
своевременно, что позволяет повышать эффективность
работы и взаимодействие между органами местного
самоуправления Шелеховского района и органами
государственной власти.
Отчеты о работе отдела и отчеты по обращениям
граждан также подготовлены своевременно, что
позволяет проводить анализ и оценку результатов
работы отдела.
Проблемы, которые необходимо решать
•
•
•
Несвоевременная подготовка структурными
подразделениями Администрации документов, для
рассмотрения на заседаниях Административного
комитета;
На общем фоне повышения исполнительской
дисциплины, существуют факты недостоверной
информации, представленной в отдел по контролю и
делопроизводству об исполнении служебной
корреспонденции;
Несоблюдение требований Инструкции по
делопроизводству.
Все перечисленные проблемы поставлены для
решения перед сотрудниками отдела на 2
полугодие 2008 года.
Документооборот Администрации Шелеховского
муниципального района за 1 полугодие 2008 года
и аналогичные периоды 2006,2007 годов
исходящ ая
1250
1300
1350
1400
1450
исходящ ая
2008 год
1540
2007 год
1547
2006 год
1350
1500
1550
1600
Документооборот Администрации Шелеховского
муниципального района за 1 полугодие 2008
года, и аналогичные периоды 2006,2007 годов
входящ ая
0
500
1000
1500
входящ ая
2008 год
2431
2007 год
2213
2006 год
1853
2000
2500
3000
Правовые акты Администрации Шелеховского
муниципального района за 1 полугодие 2008
года, и аналогичные периоды 2006,2007 годов
600,00
511
500,00
472
448
400,00
постановления
распоряжения
решения Думы
300,00
200,00
100,00
150
46
169
106
22
18
2007 год
2008 год
0,00
2006 год
Регистрация договоров, соглашений в
Администрации Шелеховского
муниципального района за 1 полугодие на
2008 года, и аналогичный период 2007 года
76
80
70
60
50
договоры
соглашения
40
30
26
17
20
10
4
0
2007
2008
Организация документационного обеспечения работы
Администрации Шелеховского муниципального района
Структурное подразделение
Количество служебной корреспонденции,
поступившей в структурные подразделения
через отдел по контролю и делопроизводству
Управление по распоряжению муниципальным имуществом
742
Правовое управление
286
Финансовое управление
227
Управление по экономике
255
Отдел здравоохранения
176
Отдел потребительского рынка
162
Управление образования, молодежной политике и спорта
143
Отдел по контролю и делопроизводству
129
ГО и ЧС
129
Отдел по работе с представительными органами власти
127
Бухгалтерия
83
Отдел по градостроительной деятельности
62
Отдел управления персоналом
61
Отдел СМИ
61
АХО
23
Отдел культуры
20
Отдел моб. подготовки
17
Отдел информационных технологий
14
Архив
11
Организация контроля исполнения служебной
документации
• по вторникам информация представляется на
планерное заседание Мэру
• по средам выдается напоминание
структурным подразделениям по
корреспонденции находящейся на исполнении
• пятница-понедельник –закрытие документов
Общее количество запросов – 557 документов,
из них со сроком исполнения от 1 до 15 дней - 169
за 1 полугодие 2008 года
28
50
от 1 до 3 дней
от 3 до 5 дней
от 5 до 10 дней
от 10 до 15 дней
49
42
Рассылка муниципальных правовых актов за
1 полугодие 2008 года
В Областную
администрацию
В прокуратуру
г.Шелехова
В Книжную
палату
Иркутской
области
В Центральную
городскую
библиотеку
464
464
234
234
Организация планирования работы
Администрации Шелеховского
муниципального района
В целях повышения эффективности работы
структурных подразделений Администрации
Шелеховского муниципального района по реализации
полномочий ОМСУ
• Составление ежемесячных планов работы
Администрации (январь-июль 2008г.)
• Организация и проведение (рассылка материалов,
организация проведения заседания, ведения протокола)
6 заседаний Административного комитета,
общерайонного собрания
В течении отчетного периода отделом
подготовлено:
• 6 распоряжений Мэра Шелеховского муниципального района;
• 3 постановления Мэра Шелеховского муниципального района;
• Проведена обработка правовых актов общего пользования
(размещение на информационном портале Администрации);
• Направлено для опубликования в «Шелеховский вестник» -52
правовых акта;
• Подготовлены перечни правовых актов в правовое управление для
блокировки в базе данных «Кодекс»- 2 раза в месяц;
• Внесены в оригинал правовых актов и карточку учета документа
в компьютерной базе данных «Кодекс» сведения о внесении
изменений в правовой акт, отметки об опубликовании
За отчетный период в отделе по контролю и делопроизводству
Администрации Шелеховского муниципального района
зарегистрировано 301 обращение граждан:
•
•
•
180 обращений - вопросы выделения земельных участков под
индивидуальное жилищное строительство, оформление прав
собственности на землю, аренда земельных участков, определение
местоположения земельных участков. Все земельные вопросы
рассматриваются на заседаниях земельной комиссии с вынесением
определенного решения, которое доводится до сведения граждан в виде
уведомлений, либо готовятся соответствующие правовые акты Мэра;
27 обращений – по предоставление мест в детских дошкольных
образовательных учреждениях, оказание материальной помощи, и
другие;
Также отделом регистрируются обращения граждан, поступившие по
электронной почте – 31 обращение, срок рассмотрения данных
обращений от 3 до 5 дней. На все вопросы, поступившие в Интернетприемную, даны ответы разъяснительного характера;
Письменные обращения граждан поставленные
на контроль в 1 полугодии 2008 года
63 обращения
Социальное
Обеспечение
жилыми
помещениями-5
обеспечение-5
Вопросы
коммунального
хозяйства-13
Здравоохранение
-9
Землепользование7
Работа
пассажирского
транспорта-3
Общественный
порядок -1
Другие вопросы-20
Анализ решения обращений граждан,
поставленных на контроль
Положительно
Даны разъяснения
отказано
Находятся в
работе
4
42
1
16
Личный прием Мэра Шелеховского муниципального района
(93 человека по 96 вопросам)
вопрос
Кол-во
Жилищные вопросы
21
Оказание материальной помощи
2
Выделение земельных участков
36
Вопросы электроснабжения
5
Выделение леса для строительства
2
Выделение путевки в детский сад
2
Об укреплении берега с. Олха
2
О загрязнении окр. среды
2
трудоустройство
2
Оформление документов на земельные участки
6
О приобретении магазина
1
личный
1
Предложение о сотрудничестве
1
Отсыпка дороги, благоустройство
3
Вопросы социального характера
3
О выборах
1
Работа пассажирского транспорта
1
О работе МУ ШЦРБ
1
разное
4
Анализ решения по личному приему граждан
Положительно
Даны разъяснения
отказано
Находятся в
работе
9
73
1
13
Показатели эффективности работы отдела по
контролю и делопроизводству за 1 полугодие 2008 года
1. Учет и сохранность документов;
2008 г. –100%
1 полугодие 2008 года – 100%
2. Оптимизация поиска входящих и исходящих документов в электронном
журнале документов;
2008 г. –100%
1 полугодие 2008 года – 100%
3. Сокращение количества служебных документов, исполненных с нарушением
срока;
2008 г. –95%
1 полугодие 2008 года – 85%
4. Своевременное и качественное рассмотрение письменных и устных обращений
граждан:
- снижение количества обращений, рассмотренных с нарушением срока
2008 г. –95%
1 полугодие 2008 года – 91%
- своевременное исполнение поручений по устным обращениям граждан
2008 г. –100 %
1 полугодие 2008 года – 95%
5. Соблюдение сроков предоставления материалов на заседания
Административного комитета структурными подразделениями Администрации;
2008 г. –90 %
1 полугодие 2008 года – 69 %
6. Мониторинг соблюдения договорных обязательств, по договорам заключенным
Администрацией;
2008 г. –100%
1 полугодие 2008 года – 100%
7. Обеспечение открытости и доступности муниципальных правовых актов;
2008 г. –100%
1 полугодие 2008 года – 100%
8. Соблюдение сроков за своевременным предоставлением планов работы
структурными подразделениями Администрации;
2008 г. –100%
1 полугодие 2008 года – 92%
9. Соблюдение сроков за своевременным предоставлением отчетов о работе
структурными подразделениями Администрации;
2008 г. –100%
1 полугодие 2008 года – 60%
Документ
Категория
Презентации
Просмотров
206
Размер файла
323 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа