close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

1-1-shiryaeva

код для вставкиСкачать
Студенческий научный журнал, Т. 1, №1, 2010
35
Особенности оформления реквизитов документов в XIX веке
Екатерина Ширяева
1
Аннотация:
Эта статья посвящена особенностям расположения и оформления реквизитов XIX века. Цель работы –
показать роль реквизитов, а также необходимость их грамотного расположения
в документах. Статья имеет историческую и документоведческую направленность
.
Ключевые слова:
делопроизводство, реквизит, документ
.
Particulars of details of the documents in the XIX century
Ekaterina Shiryaeva
Abstracts: This article focuses on the peculiarities of the location and design details of the XIX century. The purpose of the work -
to show the role of essential elements, as well as the need for their literate location in the documents. The article has a historical and documentation
orientat
ion
.
Key words: outsourcing, props, paper
.
История российского документа и его реквизитов в частности является частью российской истории. Многовековые этапы их совершенствования свидетельствуют о том, что реквизиты прошли длительный путь, и не всегда прос
той. Проблема изучения подлинности документов только подтверждает это. Актуальность данной проблематики связана также и с тем, что она лишь частично затрагивалась в отдельных исследованиях (особенно это касается подписи) и, несомненно, нуж
дается во всестороннем и систематическом исследовании. В данной работе автор затронул оформление реквизитов в документах непосредственно XIX века
.
В настоящее время немаловажную роль играет правильное оформление документов. При этом особое внимание у
деляется составу документа, а именно, находящихся в нём реквизитов. Реквизит документа –
обязательный элемент оформления официального документа
2
. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. А число реквизитов, в свою очередь, определяется цел
ями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Согласно позиции документоведов реквизиты документа –
это просто элементы документа
3
, в терминологических стандартах «реквизит» -
это «обязательный элемент, присущий определённому виду документа» или «обязательный элемент официального документа»
4
, то есть реквизиты присущие определенным видам документов, в частности, официальным. С точки зрения информационного подхода под реквизитами документа подразумеваются его информационные элементы, позволяющие его идентифицировать
5
. Подводя итог, можно отметить, что вопрос о понимании термина 1
Екатерина Ширяева
–
студентка 4 курса гуманитарного факультета кафедры документоведения и всеобщей истории Нижневартовского государственного гуманитарного университета. Научный руководитель –
Гасникова Светлана Юрьевна, кандидат культурологии, старший преподаватель кафед
ры документоведения и всеобщей истории НГГУ
.
Цитировать как:
Ширяева
Е
. Особенности оформления реквизитов документов в XIX веке
// Студенческий научный журнал. 2010, Т. 1., №1, сс. 35
-
39
.
2
ГОСТ Р 51141 –
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
3
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и система документации. М., 1977. С. 33.
4
ГОСТ Р 51141 –
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
5
Банасюкевич В.Д. Основные понятия в изучении структуры документов управления // Труды ВНИИДАД. Т. V.Ч.1.М., 1974. С.7.
36
www
.
undergraduate
-
journal
.
org
«реквизит» вызыва
е
т противоречия и споры. И как располагаются те или иные реквизиты документа в конкретном документе играет на сего
дняшний день немаловажную роль. А какое место занимали реквизиты в XIX веке и как они располагались в документах, будет рассмотрено
в данной статье.
В начале XIX века на смену коллегиям приходит система министерств, для которых характерно исполнительное на
чало и единоличное руководство. Такие существенные изменения были связаны с внедрением бланков в процесс документирования. Так, согласно «Общему учреждению министерств»
(1811 г.) официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквиз
итов. Бланк включал: наименование учреждения автора, структурных подразделений, дату подписания документов, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. В связи с появлением бланков в XIX веке оформляется формуляр документа.
В свою очере
дь, б
ланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заг
оловок к документу. Бланки вначале были рукописными, но вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.
В формуляре документа XIX
века ясно прослеживается стремление формализации определенно чётких правил расположения и написания реквизитов. Изменилось оформление автора документа. Кроме того, автором служебного документа стали считать уч
реждение. Предписывалось размещать обозначени
е автора в левом верхнем углу. С 30
-
х гг. XIX
в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил
документ, дату отправления документа, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Другой вид бланка состоял из обозначения штатного наз
вания должности лица, от которого документ исходит. Указы, журналы, протоколы, записки писа
лись на чистых листах бумаги, без бланка.
Так, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся только «всеподданнейшие» рапорты и прошения
1
.
Одним из обязательных реквизитов форму
ляра док
умента является указание вида. К XIX
в. наблюдается значительное увеличение видов документов. В связи с этим, по ха
рактеру доставления и исполнения выделились 4 груп
пы: 1) внутренние документы (докладные записки, оправки, журналы заседаний, отчёты, до
лжностные инструк
ции, регистрационные журналы, описи);
2) Переписка (предложения, сообщения, ведения, от
ношения, уведомления, представления, рапорты);
3) «просительские» документы (прошения, жалобы, отзывы), 4) акты (акты, увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты, нотариальные акты).
Во всех документах XIX
века
реквизит «адресат» указывался в правом углу листа. Причём,
правила его написания определя
лись соподчиненностыо учреждений. В сношениях разных учреждений и низших с высшими адрес
ат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат»; если обращались вышестоящие к нижестоящим, то и адресат писался в дательном падеже: «Уездному суду», «Губернскому правлению»; Если документ адресовался конкретному лицу или нижестоящий чиновник обр
ащался к вышестоящему указывался титул последнего: «его превосходительству»; в сношениях разных между собой властей и старших с младшими титул опускался.
1
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа М., 1986. С. 42.
Студенческий научный журнал, Т. 1, №1, 2010
37
Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась причина издания доку
мента, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, вы
сказывались мнение или жалоба. Регламентировалась
и лексика отдель
ных видов документов, формировались устойчивые словосочетания..
Дата составления документа
обозначалась отдель
ной строкой внизу документа с левой стороны или в бланке до
кумента после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе); даты резолюций, дата направления на исполнение («С. Я.
Никитинскому, 26 января 1910 г.»), дата исполнения документа, дата подписания документа к печати и дата его опубликования
1
.
Правила подписания документа определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях эти
х документов делалась запись: «
На подлинном собственною е.и.в. рукою подписано: « Николай». Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указыв
алось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписа
ли...» или «
На подлинном надписано»
. За
веряли копии должностные лица: «
Верно: вице
-
директор...»
.
Право подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательст
вующим и все
ми членами; все прочие —
председателем и одним из членов присутствия. Каждый вид документа имел свою специфику подписи. В подписи официальных писем не указывались чин и служебное положение, но письмо кончалось обычной форму
лой: «Примите, мило
стивый государь, уверение в совершенном почтении и преданности» и далее —
имя и фамилия
2
.
Более детально определялся порядок скрепления документов. Скрепа -
подпись секретаря, удостоверяющая правильность составления и оформления документа. Указы Сенату с
креплялись председателем Совета Министров. Докумен
ты, составлявшие переписку министра, скреплялись директором де
партамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и п
одписывались директором департамента, исходившие из отделения -
соответственно столоначальником и начальником отделения.
В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил секретарь.
Для регистрации документов, направляемых в вышестоя
щие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особым
и рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким
-
либо причинам.
Для удостоверения до
кументов употреблялись три го
сударственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.
В оформлении документов большое мес
то отводилось «особым пометкам», которые подчеркива
ли степень важности документа: «нужное», «весьма нужное», «секрет
ное», «в собственные руки». Эти отметки делались на правой стороне первой страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа 1
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и система документации. М., 197
7. С. 6.
2
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа М., 1986. С. 44.
38
www
.
undergraduate
-
journal
.
org
и его регистрация. В конце документа
, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен.
Также, одним из обязательных реквизитов является резолюция, которая писалась на лицевой стороне документа. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу р
азрешения вопроса: «разрешить», «отклонить...», «утвердить» (в должности) с 1 февраля ...»; или сооб
щалось о последующих действиях с документом: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой»
1
.
Подробно рассмотрим порядок оформления журнала и протокола н
а практике. Первый документ, который относится к XVIII -
началу XIX является протокол –
внутренний документ, в котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством коллегиального осуждения и голосования
2
. В зависимости от подробности фиксации той или иной информации протоколы можно разделить на краткие и подробные. Так называемые подробные протоколы называли журналами. Что касается функционального закрепления на практике протокола и журнала, то они были и
дентичны (одинаковы). В журналах XIX
века отражались вопросы в обобщённом виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино. Журналы составляли после заседания на основании кратких записей секретаря.
Реквизит «наименование вида документа» появился лишь в XIX
веке и в протоколе указывался после верхнего поля или по центру, либо от левого поля, если заголовок к тексту не указывался на отдельной строке.
Реквизит «дата документа» имел два способа оформления:
1. Если заголовок к тексту указывалс
я после наименования вида документа, то дата оформлялась ниже заголовка с предлогом «от». Например:
Протокол
Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения от 31 марта 1892 года.
2. Когда «дата документа» указывалась в одну строку с заголо
вком к тексту. Например,
Протокол
1892 года апреля 24 дня. Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения.
Протоколы оформлялись от руки. Журналы переплетались в книги.
В журналах и протоколах XIX
века в связи с появлением реквизита «вид д
окумента» который указывался первым, затем шёл «заголовок» и после них оформлялась дата, в которую могли включать и время проведения заседания. Если указывался «номер документа» (не всегда проставлялся), то его проставляли на зоне левого поля. Несомненно,
в этих видах документах обозначалась информация о присутствующих, но сначала секретарём обозначалась вводная фраза (формула): «в Тверское губернское дворянское собрание депутатов прибыли:…»
После части протокола о присутствующих на заседании писался текст. Если вопросов на заседании рассматривалось несколько, напротив каждого на левом поле проставлялись порядковые номера. Рассмотрение вопроса оформлялось следующим образом: сначала указывалос
ь слово «Слушали/Слушано», после которого раскрывалась его суть и ход обсуждения. 1
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и система документации. М., 1977. С. 17.
2
Русакова С.В. Журнал, протокол как внутренняя документация губер
нских учреждений XVIII –
н. XIX вв. // Делопроизводство. 2003. № 3. С. 80
–
81.
Студенческий научный журнал, Т. 1, №1, 2010
39
По каждому вопросу принималось решение, которое в протоколе указывалось после изложения информации о ходе обсуждения. Решение начиналось словом «Приказали» а далее излагалось
принятое на заседании решение.
В
XIX
веке подпись стала проставляться не после каждого принятого решения, как это было в XVIII веке, а после текста и секретарь проставлял свою подпись.
В итоге, значение протокола в деятельности учреждения, а также традиц
ии его оформления на протяжении нескольких столетий если и изменялись, то незначительно. К XIX
веку устоявшемуся формуляру добавились такие реквизиты как: «наименование вида документа», «номер документа», а что касается порядка подписания документов, то он
намного стал проще
.
Таким образом, в рассматриваемый период наблюдается устойчивость состава реквизитов документа, который в дальнейшем незначительно пополняется. А применение бланков в документировании деятельности губернских учреждений начала XIX в. о
пределило складывание единого формуляра документа и до сегодняшнего дня
.
Библиография
[1] Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа М.: МГИАИ 1986. –
85с.
[2] Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и система документа
ции: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1977. –
145 с.
[3] ГОСТ Р 51141
–
98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –
М.: Изд
-
во стандартов, 1998.
[4] Банасюкевич В.Д. Основные понятия в изучении структуры документов управления // Труды ВНИИДАД. Т.
V.Ч.1.М., 1974. –
С. 5
-
8.
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
1 266
Размер файла
363 Кб
Теги
shiryaeva
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа