close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Политика по заключению договоров _Россия

код для вставкиСкачать
 УТВЕРЖДАЮ
Президент ОАО "САН ИнБев"
Тунч Джеррахоглу
__________________________
01 февраля 2010
Глава 1. Общие положения 1. Цели и задачи настоящей Политики.
* Настоящая Политика по заключению договоров ОАО "САН ИнБев" (далее - Политика1) устанавливает унифицированные принципы документооборота в рамках ОАО "САН ИнБев" (далее по тексту - Компания) 2. Общее правило выбора контрагента
На момент заключения договора контрагент должен отвечать принципам добросовестности (в т.ч. налоговой), платежеспособности, обязательности, о чем может свидетельствовать продолжительность работы на рынке, доля на рынке, репутация и иные признаки. Порядок проверки добросовестности контрагента отражен в п. 1 Главы 3 настоящей Политики и обязателен для исполнения.
3. Выбор контрагента:
* выбор/ подтверждение контрагента по кредитным договорам (договорам займа), договорам залога, поручительства, гарантии, лизинга, страхования осуществляется Финансовым отделом Компании;
* выбор контрагентов по поставке товаров (за исключением производимой компанией продукции)/ оказания услуг осуществляется согласно процедурам ОАО "САН ИнБев" по выбору поставщика и о проведении тендера; * выбор контрагента по договорам сбыта продукции Компании (поставки, дистрибуции, консигнации и др.) осуществляется службой продаж;
* сведения о новых контрагентах для присвоения им группы риска в соответствии с Главой 10 настоящей Политики, служба закупок / иная служба - инициатор направляет в службу безопасности, юридический и финансовый отделы. Глава 2. Форма и содержание договора
1. Форма договора. Все виды договоров, заключаемые от имени Компании, должны оформляться в письменном виде согласно требованиям, установленным настоящей Политикой. В качестве исключения без оформления письменного договора и только при условии предоставления надлежаще оформленных подтверждающих расходы документов происходит заключение: * договоров по разовой покупке товарно-материальных ценностей, размер которых не превышает 10 000 рублей;
* договоров на сумму, не превышающую 10 000 рублей, на выполнение работ, оказание услуг с организациями, которые по характеру своей деятельности должны осуществлять их в отношении каждого, кто к ней обратиться, т.н. публичная оферта (розничная торговля, медицинское обслуживание, нотариальные услуги, подписка, химчистка, почтовые услуги);
* договоров на суммы, превышающие 10 000 рублей, но не более 100 000 рублей на гостиничное обслуживание и представительские расходы, оформляемые через подотчет.
2. Типовые и нетиповые формы контрактов.
Типовые формы контрактов подготавливаются/ утверждаются юридической службой ЦО в рамках всей Компании.
Отдел закупок/служба-инициатор должен(а) использовать типовую форму договора, подготовленную/ утвержденную юридической службой2. Отдел закупок (службы-инициатора) и служба инициатора отвечают за полное соответствие текста заключаемого договора типовой форме договора. Все пункты типового договора, требующие заполнения, должны быть заполнены отделом закупок/ службы-инициатора до его подписания. Если же, исходя из смысла заключаемого договора, заполнение некоторых пунктов договора нецелесообразно, то в таких пунктах делается прочерк. При использовании типовой формы договора договор проходит процедуру согласования в упрощенном порядке согласно п.2 Главы 4 настоящей Политики. Нетиповые формы контрактов применяются в случае оформления договорных отношений, по которым не предусмотрены типовые формы договоров, либо по которым в силу требований контрагента или фактических обстоятельств в типовую форму требуется внести изменения. Нетиповые контракты отдел закупок / служба-инициатор представляет на согласование в соответствии с порядком, указанном в Приложении 1 к настоящей Политике и с учетом требований настоящей Политики и иных необходимых локальных актах Компании.
В случае, если в тексте договора сделаны ссылки на иные документы (спецификации, приложения, дополнения, сметы и т.д.), эти документы рассматриваются как неотъемлемая часть договора и должны быть согласованы до подписания договора (за исключением дополнительных соглашений и приложений, которые предусмотрено согласовывать в процессе исполнения договора) совместно с проектом договора в порядке, предусмотренном настоящей Политикой для согласования договоров.
3. Требования к языку договора.
Все договоры должны соответствовать следующим требованиям, предъявляемым к языку договора:
* в случае заключения договора с иностранным контрагентом, договор должен быть двуязычным. При этом одним из языков является русский. * во всех остальных случаях договор составляется только на русском языке. Глава 3. Подготовка к заключению договора.
1. Документы необходимые для заключения договора.
Договор заключается только при наличии заявки на закупку (далее "Заявка"), авторизованной в соответствии с процедурами, определенными бюджетной политикой Компании и процедурами Компании по выбору поставщика и о проведении тендера. В случае начала работы с новым поставщиком, к проекту договора должны быть приложены следующие документы (копии): * свидетельство о государственной регистрации лица;
* свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
* для юридических лиц - устав;
* протокол собрания органа юридического лица об избрании единоличного исполнительного органа юридического лица (или соответствующая выписка из протокола);
* доверенность на подписание договора (если подписантом будет не единоличный исполнительный орган (гендиректор/директор), в которой приведен образец подписи поверенного либо к которой прилагается копия паспорта поверенного;
* лицензии на право осуществлять лицензируемые виды деятельности,
* при их наличии на момент начала работы, предоставляются сметы, калькуляции, спецификации товаров и услуг и другие необходимые согласно специфике договора документы.
* паспорт единоличного исполнительного органа юридического лица, а также лица, действующего на основании доверенности (для проверки полномочий);
* бухгалтерский баланс и форма 2 за последний год, и отчетный период
* договор аренды торговых помещений контрагента-покупателя продукции ОАО "САН ИнБев", который должен быть действительным в течение не менее, чем 6 месяцев с момента заключения договора на поставку пива ОАО САН ИнБев данному контрагенту. Такой договор аренды должен действовать в течение не менее, чем 3 последующих календарных месяцев после осуществления соответствующих поставок в рамках заключенного договора поставки.
* при заключении договора аренды/купли-продажи недвижимого имущества - правоустанавливающие документы на передаваемое по договору имущество
Исключением из правила по предоставлению указанного выше полного пакета документов являются государственные и муниципальные предприятия и учреждения. Юридическая и финансовая функция имеют полномочия запросить у контрагента любые иные, кроме поименованных в п.1. Главы 3 настоящей Политики, документы и информацию для подтверждения добросовестности контрагента. Ответственность за получение необходимых документов и информации несет служба, осуществляющая переговоры с контрагентом о заключении договора. Юридическая и финансовая функция осуществляют консультационно-методологическую и аналитическую функцию в отношении информации и документов, предоставляемых для анализа, и имеют финальное слово по отнесению контрагента в соответствующую группу риска (см. Главу 10 настоящей Политики). 2. Право "вето" на заключение договора.
Юридический, финансовый отдел и Служба безопасности имеют право "вето" на заключение договора от имени Компании. 3. Реестр поставщиков.
Ответственной за ведение реестра поставщиков с отражением присвоенной каждому группы риска (исходя из критериев Главы 10 настоящей Политики ) является Юридический отдел.
Глава 4. Порядок согласования договора 1. Общее правило согласования договора.
Подписанию договора должна предшествовать процедура его согласования, при этом :
* согласование всех договоров, за исключением случаев, указанных ниже в настоящем пункте, осуществляется отделом (службой) закупок;
* согласование по договорам сбыта продукции Компании (поставки, дистрибуции, консигнации и др.) осуществляется службой продаж Компании;
согласование по Финансовым договорам (т.е. любые кредитные договоры (договоры займа), договоры залога, поручительства, гарантии, лизинга, страхования и прочие договоры, предусматривающие получение и/или предоставление финансирования в любой форме, а также договоры, предусматривающие формирование любого вида обременения или реализацию активов на сумму свыше 100 миллионов рублей или эквивалента в других валютах) осуществляется Финансовой службой Компании.
* по запросу Финансовой или Юридической службы согласование осуществляется службой Безопасности.
* Очередность рассмотрения/визирования листа согласования не установлена.
2. Согласование договора в случае использования типовой формы договора
В случае использования типовой формы договора:
* после подписания Заявки специалист отдела закупок / службы-инициатора вносит необходимые данные в типовую форму договора путем заполнения пробелов в договоре. Если никакие изменения не были внесены в типовую форму, договор подлежит согласованию только со специалистами указанными в Приложении 1 к настоящей Политике в колонке "Типовые договоры";
* в случае необходимости внесения каких-либо изменений, дополнений в форму Договора, изменения должны быть согласованы в порядке, предусмотренном для согласования нетиповых договоров в соответствии с настоящей Политикой. Специалист отдела закупок / службы-инициатора должен выделить в типовом договоре внесенные изменения;
* изъятие из типовой формы договора каких-либо положений также считается изменением договора, что влечёт за собой необходимость согласования договора в общем порядке предусмотренном п.3. Главы 4 настоящей Политики. 3. Согласование договоров в случае использования нетиповой формы договора.
В случае использования нетиповой формы договора:
* договор подлежит согласованию службами Компании в последовательности, указанной в Приложении 1 в колонке "Нетиповые договоры". Согласование может происходить с использованием электронной почты на стадии подготовки окончательного варианта договора перед его визированием согласовывающими специалистами. * согласование Договора со всеми специалистами, указанными в Приложении 1 к настоящей Политике, а также оформление Листа согласования (Приложение №2 к настоящей Политике) является строго обязательным, без чего договор не подлежит подписанию и оплате;
* в общем случае, сроки рассмотрения и согласования договора, представление замечаний и комментариев не должны превышать 48 часов для каждого согласующего лица; Согласование соответствующей службой условий договора состоит в проверке его текста и визировании окончательного проекта договора всеми службами Компании согласно Приложения №1 к настоящей Политике. Служба закупок / служба-инициатор отвечает за соблюдение и контроль всей процедуры согласования договора вплоть до передачи окончательного варианта договора специалисту службы-инициатора для оформления подписания договора надлежащими уполномоченными лицами Компании.
Глава 5. Порядок подписания договоров и передача к исполнению
1 . Объем документов, предоставляемый подписывающему лицу
К подписанию может быть представлен только окончательный проект договора на бумажном носителе не менее, чем в двух экземплярах, с Листом согласования (Приложение №2 к настоящей Политике) завизированный подписями всех соответствующих служб, требуемых в соответствии с настоящей Политикой. К проекту договора в обязательном порядке прикладываются:
* Заявка;
* все существующие на момент подписания Приложения, Дополнения, документы, на которые в договоре сделаны ссылки (за исключением государственных, муниципальных нормативных актов или принятых в Компании внутренних документов);
* техническое задание (если применимо);
* заключение финансового контролера/специалиста отдела закупок/специалиста технического отдела по сметам (работы, услуги) (если применимо);
Отдел закупок / служба-инициатор отвечает за подготовку и предоставление пакета документов, а также за их соответствие документам, утвержденным в ходе согласования.
2. Полномочия подписантов от имени Компании.
Любое соглашение от имени Компании должно быть подписаны двумя лицами, имеющими соответствующую доверенность от Компании. 3. Передача договора к исполнению происходит в следующем порядке:
Отдел закупок / служба-инициатор заводит существенные условия подписанного договора в систему "SAP". Далее один экземпляр направляется в место хранения договора, согласно Главы 7 настоящей Политики. 4. Государственная регистрация договоров.
Служба-инициатор совместно с контрагентом принимает необходимые меры по регистрации права и соответствующего договора в уполномоченных государственных органах, при этом отделом закупок / службой-инициатором должно быть заранее согласовано, каким образом Компания и контрагент распределяют ответственность за регистрацию и несут расходы по регистрации. Глава 6. Внесение изменений в договор, расторжение договоров.
В случае необходимости изменения каких-либо из существенных условий договора, которые требуют согласования в соответствии с бюджетной политикой и настоящей Политикой служба-инициатор составляет дополнительную заявку, которая направляется в отдел закупок / иную согласовывающую службу-инициатора.
Подготовка изменения (дополнительного соглашения, спецификации, приложения к договору) а также его согласование происходит в порядке, предусмотренном настоящей Политикой для подготовки договора. При этом совместно с дополнительным соглашением к договору предоставляются документы, предусмотренные для предоставления совместно с договором, в части, касающейся вносимых в заключенный договор изменений.
Глава 7. Исполнение и хранение договоров.
1. Исполнение договора.
В понятие "исполнение договора" входит контроль исполнения взаимных обязательств, в частности, проведения платежей и поставок в установленные сроки, соблюдения гарантийных и прочих условий, оговоренных в договоре, подписание актов приемки-передачи, согласование отчетов, оформление изменений и расторжения.
Служба-инициатор сопровождает выполнение договоров, заключенных в рамках своего направления.
В случае ненадлежащего выполнения контрагентом обязательств по договору (в том числе, но не ограничиваясь, непредставление документов в установленные сроки, нарушение сроков или отдельных этапов выполнения работ/оказания услуг, нарушения сроков оплаты, ненадлежащее выполнение работ/оказание услуг и т.п.) служба-инициатор привлекает к разрешению проблемы отдел закупок / иную согласовывающую службы, которая в течение 30 дней с момента выявления нарушения предпринимает меры по урегулированию ситуации. Если по прошествии указанного срока контрагент не принял меры к устранению нарушения, отдел закупок / служба-инициатор передает материалы по данному договору в юридический отдел Компании, которая осуществляет мероприятия по принудительному обеспечению выполнения условий договора. Служба закупок / служба-инициатор в рамках своих компетенций по согласованию и выбору контрагентов, предусмотренных настоящей Политикой, ведут реестр неблагонадежных контрагентов, с которыми не рекомендуется заключать договоры.
Если в ходе исполнения договора к Компании контрагентом предъявляются претензии (в т.ч. претензия (требование) и т.п.), выставление которых предусмотрено законом или договором, и с выставлением которых связаны обязанности сторон по договору (расторгнуть договор, дать мотивированный отзыв и т.п.), сотрудник службы инициатора в течение суток (или в более короткий срок, если из договора следует совершить ответные действия ранее) с момента получения указанного документа (требования) сообщает об этом в юридическую службу Компании и отделу закупок / службе-инициатору для принятия совместного решения по защите интересов Компании. При этом, если направляются претензии/запросы/требования/указания государственными, муниципальными органами, организациями сотрудник службы инициатора в течение суток (или в более короткий срок, если из существа требования следует совершить ответные действия ранее) с момента получения указанного документа (требования) сообщает об этом в юридическую службу Компании и в отдела закупок / иную согласовывающую службы для принятия совместного решения по защите интересов Компании.
Во всех иных случаях, если для исполнения Договора необходимо предпринять юридически значимые действия, необходимые документы (действия) подготавливаются отделом закупок / службой-инициатором и согласовываются с юридической службой в рамках требуемого срока.
Службы инициатора обеспечивает составление актов сдачи-приемки иных документов, предусмотренных договором, актов сверок со всеми контрагентами, с которыми он работает. Подготовка акта сверки производится сотрудниками бухгалтерии соответствующего филиала или ЦО. Подписание акта сверки происходит не реже, чем ежегодно. Акт сверки подписывается также в том случае, если работа с контрагентом (оплата / поставка) не ведется более месяца. В случае, когда компания-контрагент имеет задолженность, сроки закрытия которой истекли, дальнейшие платежи приостанавливаются до проведения выверки и закрытия просроченной задолженности.
Служба-инициатор или лицо, ответственное за сопровождение договора, несет ответственность за составление и предоставление документов, указанных в Главе 8 настоящей Политики, включая пункты "Порядок сдачи-приемки товаров (работ, услуг), предоставление документов", "Подтверждение налогового резидентства" и др.
2. Хранение договоров
После подписания договора служба-инициатор изготавливает себе копию договора, а оригинал передает на хранение:
* в архив - в филиалах Компании в городах Волжский, Омск, Ангарск;
* в бухгалтерию - в ЦО, в филиалах Компании в городах Клин, Иваново, Саранск; * в юридический отдел - в филиалах ОАО "САН ИнБев" в городах Курск, Новочебоксарск, Пермь, Санкт-Петербург;
* в бухгалтерию - в ЦО все централизованные договоры; * в бухгалтерию г. Иваново - все централизованные договоры на оказание транспортно-экспедиционных услуг.
Помимо этого, по всем гарантиям, выданным Компанией, специалист службы-инициатора изготавливает и передает копии документов в бухгалтерию.
Глава 8. Налоговые и финансовые требования к договорам (Финансовые требования) 1. Контракты с резидентами
1.1. Контракты на поставку товаров, оказание работ, услуг.
1. Сумма контракта и валюта платежа Контракты с российскими контрагентами должны заключаться в валюте РФ. Валюта платежа по контракту - рубли РФ. Любая ссылка в тексте договора на стоимость товаров, работ, услуг, выраженную в иностранной валюте или привязанную к курсу иностранной валюты, несет для компании валютные риски, и должна быть в обязательном порядке согласована с Финансовым отделом.
Цена в контракте (иных документах и приложениях) указывается без учета НДС "плюс НДС по ставке, установленной законодательством РФ". 2. Определение даты платежа
Датой осуществления платежа по контракту является дата списания денежных средств с расчетного счета Компании.
3. Условия платежа 3.1. Отсрочка платежа В соответствии с политикой Компании, для наиболее эффективного использования средств, контракты должны предусматривать максимально возможную отсрочку платежа. Как минимум 60 календарных дней с момента выполнения обязательств контрагентом и подписания Сторонами акта выполненных работ/товарно-транспортной накладной, получения счета и счета-фактуры.поставки товара, оказания услуг и т.д. В том случае, если дата окончания платежа приходится на неплатежный день, оплата осуществляется в следующий платежный день компании. Стандартные условия платежей определяются Финансовым отделом.
В случае, если контрагент предоставляет неправильно оформленные документы (в т.ч. счет-фактуру) или не полный пакет документов, предусмотренный договором, Компания вправе не производить оплату до момента предоставления документов оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Все договоры на закупку должны содержать условие о том, контрагент обязан предоставлять акт сверки взаиморасчетов Компании по всем заключенным договорам не реже одного раза в 3 месяца. 3.2. Возможности предоплаты. Компания не заключает контрактов, предусматривающих обязанность Компании осуществить предоплату. В исключительных случаях, если существует объективная необходимость заключения контракта на условиях предоплаты, решение о подписании контракта с условием предоплаты должно быть согласовано с Финансовым отделом.
4. Порядок сдачи-приемки товаров (работ, услуг), предоставление документов
В зависимости от предмета соглашения, договора должны содержать следующие условия и предоставление следующих документов. 4.1. По договорам поставки
По всем договорам поставки необходимо четко оговаривать момент перехода права собственности (например: "Право собственности на Товар переходит к Покупателю с момента поступления Товара на склад Покупателя, а в случае самовывоза Товара - с момента приемки товара на складе Продавца").
Хозяйственная операция должна быть подтверждена оформлением следующих первичных документов:
* Товарно-транспортная накладная (унифицированной формы), счет, счет-фактура, сертификаты соответствия, прочая техническая документация оформляются и передаются ОАО "САН ИнБев" в момент поставки товара.
* Товарно-транспортная накладная (унифицированной формы) при оказании транспортно-экспедиционных услуг
* Для подтверждения факта поставки ОС, которые находились в эксплуатации у продавца в качестве объекта ОС, используются следующие унифицированные формы первичных документов:
* Акт приемки-передачи объекта основных средств, по унифицированной форме ОС-1, кроме зданий (сооружений);
* Для зданий (сооружений) акт по форме ОС-1а, для групп объектов основных средств акт по форме ОС-1б;
* Либо акт приемки-передачи групп объектов основных средств, по унифицированной форме ОС-1б.
В случае заключения централизованных договоров (т.е. договоров, службой-инициатором по которым является соответствующее подразделение ЦО) счета-фактуры по почте (или DHL) передаются в единый расчетный центр
- Транспортные услуги в бухгалтерию Иваново
- Поставка бутылки в бухгалтерию Саранска
- Поставка ячменя, з\ч и услуг по проекту МОСТ в бухгалтерию Курска
- Поставка коммерческого оборудования, POS - в бухгалтерию Волжского
4.2. По договорам подряда на монтаж оборудования
Договор должен предусматривать следующие этапы работ:
* Монтаж оборудования и ввод в промышленную эксплуатацию;
* Предварительное тестирование;
* Окончательное тестирование.
Монтаж оборудования и ввод в промышленную эксплуатацию оформляется следующими документами:
* акт ввода оборудования в промышленную эксплуатацию (акт не является финансовым документом, и не содержит информацию о стоимости работ);
* акт о приемке выполненных работ по унифицированной форме № КС-2;
* справка о стоимости выполненных работ и затрат по унифицированной форме № КС-3.
Если монтаж оборудования осуществляется в течение длительного времени, то он может быть разделен на несколько этапов с оформлением соответствующих Актов о приемке выполненных работ и Справкой о стоимости выполненных работ и затрат. Если договором предусмотрен монтаж большого количества оборудования, вводимого в эксплуатацию в разные сроки:
* в договоре на поставку и монтаж необходимо указать стоимость оборудования и монтажных работ по каждому вводимому ОС;
* отдельно должны оформляться Акты ввода оборудования в промышленную эксплуатацию и Акты о приемке выполненных работ.
Предварительное тестирование и окончательное тестирование оформляются актом о завершении предварительных тестов и актом о завершении окончательных тестов соответственно.
Требования по безопасности. Подрядчик обязан соблюдать требования промышленной безопасности, экологической и пищевой безопасности при выполнении работ на территории Компании.
4.3. По агентским договорам
Договором выделяются возмещаемые расходы и суммы вознаграждения агента/порядок ее расчета.
Для оплаты возмещаемых расходов предоставляются следующие документы: * отчет агента с копиями первичных документов, подтверждающих понесенные агентом расходы (счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.), заверенные агентом;
* счет-фактура на сумму возмещаемых расходов (в разделе "Наименование товара" счета-фактуры указывается "Перечисление средств по агентскому договору, в том числе НДС").
В части агентского вознаграждения закрывающие документы включают: * отчет агента, включающий сумму вознаграждения; * счет-фактура на сумму вознаграждения. Допускается выставление единого счета-фактуры в котором отдельной строкой выделена сумма агентского вознаграждения. 4.4. По договорам возмездного оказания услуг
Исполнитель представляет Компании для подписания акт о приемке оказанных услуг (по работам - акт о приемке выполненных работ) в течение 5 дней с даты окончания оказания услуг (выполнения работ). Счет-фактура предоставляется вместе с актом.
По договорам, по которым период оказания услуг (выполнения работ) составляет более 6-ти месяцев, необходимо предусматривать поэтапное принятие услуг (работ). Минимальная регулярность представления закрывающих документов - ежеквартально, рекомендуемая - ежемесячно.
Должна быть предусмотрена форма оказания услуг (отчет, устные консультации и т.п.). Необходимы доказательства наличия отчетности, предусмотренной договором. При этом, в счетах-фактурах, накладных контрагентом должен быть указан номер Заказа на закупку из SAP.
5. Банковские и иные гарантии Политика Компании не предусматривает предоставление банковских гарантий и иных гарантий контрагентам с целью обеспечения исполнения обязательств Компании по оплате за поставленный товар/оказанные услуги/выполненные работы. Предоставление гарантий допускается в исключительных случаях и по предварительному согласованию Казначейства, при этом банковская гарантия исполнения Компанией принятых на себя обязательств может предоставляться при наличии в договоре с контрагентом следующих условий:
* наименование Гаранта, выставляющего гарантию (предварительно согласованного с Финансовым отделом);
* расходы по выпуску гарантии, ее изменению, авизованию и реализации должны лежать на Контрагенте.
Согласованный текст гарантии должен быть предоставлен Гарантом в банк Компании, указанный в реквизитах, по системе SWIFT. Гарантия должна быть авизована банком Компании и представлена в оригинале или в копии в Бухгалтерию.
6. Банковские реквизиты
В контракте должны быть указаны реквизиты счета Компании в корпоративном банке, в котором обслуживается филиал, заключивший договор с поставщиком. В импортных контрактах в обязательном порядке указываются реквизиты центральных счетов Компании, согласованных с Финансовым отделом.
В экспортных контрактах, заключаемых в российских рублях, должны быть указаны реквизиты центрального счета Компании в банке, определяемом Финансовым отделом Компании в начале каждого календарного года, с присвоением индивидуального номера счета для каждого покупателя. В случае изменения реквизитов одной из сторон договора соглашение об изменении реквизитов подписывается только на основании визы инициатора. 7. Обмен факсимильными копиями Контракт должен обязательно включать фразу "факсимильная копия контракта и документов к контракту принимается к оформлению". Обмен факсимильными копиями контракта и прочей документации ускоряет процесс оформления документов для проведения платежа.
8. Перемена лиц в обязательстве По всем договорам Компании подразумевается запрет (если иное не согласовано с Финансовым отделом) на уступку прав требования. Таким образом, платежи осуществляются только в адрес контрагента. По требованию контрагента (письменное уведомление и т.п.) платежи в адрес 3-х лиц также не осуществляются без согласования Финансового и Юридического отдела.
ГЛАВА 9.Специальные нормы в отношении отдельных видов договоров. 1. Контракты на реализацию (за исключением дистрибьюторских контрактов)
1.1. Сумма контракта и валюта платежа Контракты с российскими контрагентами должны заключаться в валюте РФ. Валюта платежа по контракту - рубли РФ. Цена в договоре (приложениях) указывается без учета НДС "плюс НДС по ставке, установленной законодательством РФ".
1.2. Определение даты платежа
Датой осуществления платежа покупателем является дата зачисления денежных средств на расчетный счет Компании.
1.3. Условия платежа В качестве условия оплаты контракты на реализацию должны предусматривать 100% предоплату от покупателя. 1.4. Банковские реквизиты
Во всех контрактах на реализацию должны быть указаны реквизиты центрального счета Компании в банке, определяемом Финансовым отделом Компании с присвоением индивидуального номера счета для каждого покупателя. Исключение могут составлять контракты на реализацию с оборотом до 50 000 руб. в месяц, в которых могут быть указаны реквизиты расчетного счета в локальном банке филиала Компании. Такое решение должно быть согласовано с Финансовым отделом Компании. При этом еженедельно филиал Компании перечисляет денежные средства со своего расчетного счета в локальном банке на центральный счет Компании в банке, определяемом Финансовым отделом в начале каждого календарного года.
1.5. Гарантии в пользу Компании. Если контрактом на поставку товаров/оказание услуг предусмотрено предоставление контрагентом в пользу Компании гарантии надлежащего исполнения обязательств по контракту, то с Финансовым отделом Компании до подписания контракта должны быть согласованы следующие параметры гарантии: * гарант;
* текст гарантии;
* сумма гарантии;
* срок действия гарантии.
В тексте контракта должны быть указаны:
* наименование Гаранта, выставляющего гарантию (предварительно согласованного с Финансовым отделом);
* расходы по выпуску гарантии, ее изменению, авизованию и реализации должны лежать на Контрагенте
Согласованный текст гарантии должен быть предоставлен Гарантом в банк Компании, указанный в реквизитах. Гарантия должна быть авизована банком Компании и представлена в оригинале или в копии в Бухгалтерию.
2. Контракты с нерезидентами (Экспорт)
2.1. Валюта цены контракта и валюта платежа
В контракте должны быть указана общая сумма, валюта цены контракта и валюта платежа. В случаях, когда валютой цены контракта или валютой платежа не является рубль РФ, она должна быть согласована с Финансовым отделом. 2.2. Предмет контракта
Контракт должен содержать точную информацию о предмете контракта:
полное коммерческое наименование товара или услуги; * ассортимент;
* комплектность;
* страна происхождения;
* вес;
* количество
* иные условия др. Если предмет контракта включает несколько наименований товара, то все детали о товаре могут быть описаны в Приложении к контракту. В этом случае в пункте Предмет контракта должна быть указана ссылка на Приложение. Приложение к контракту нумеруется и является неотъемлемой частью контракта. Сумма поставляемого товара описанного в приложении должна совпадать с общей стоимостью контракта.
2.3. Условия поставки
Контракты на поставку товаров должны содержать информацию об условиях поставки в соответствии с ИНКОТЕРМС 2000 и месте передачи товара покупателю. 2.4. Сроки поставки
Контракт должен содержать порядок поставок, даты поставок и/или график поставок конкретных партий.
2.5. Момент перехода права собственности на товар Текст договора должен четко содержать момент перехода права собственности согласно международному классификатору ИНКОТЕРМС 2000. Например: "Поставка товара осуществляется на условиях DDU. Право собственности на оборудование переходит от Продавца к Покупателю после окончания таможенной очистки оборудования".
2.6. Определение даты платежа по экспортным контрактам. Датой платежа является дата зачисления средств на счет Компании.
2.7. Условия платежа В соответствии с политикой Компании, экспортные контракты Компании заключаются на условии 100% предоплаты.
2.8. Перечень документов, необходимых для заключения контракта. При заключении экспортных договоров в обязательном порядке предоставляются:
* Беларусь: предоставление Заявления об уплате налогов (НДС, Акциз) зарегистрированное налоговой Беларуссии, ТТН с оригинальной печатью покупателя, копии CMR с отметкой таможни на границе РФ заверенные покупателем при условиях самовывоза. * Страны СНГ и дальнего зарубежья: копии СMR с отметкой таможни на границе РФ заверенные покупателем при условиях самовывоза.
3. Контракты с нерезидентами (Импорт)
3.1. Сумма контракта, валюта цены контракта и валюта платежа
В контракте должны быть указаны общая сумма контракта, валюта цены контракта и валюта платежа. В случаях, когда валюта цены контракта или валюта платежа отличается от рублей РФ, она должна быть согласована с Финансовым отделом. Если предметом контракта одновременно являются поставка оборудования, и монтажные / пуско-наладочные работы, то суммы стоимости оборудования и стоимости услуг должны быть указаны раздельно. 3.2. Предмет контракта Контракт должен содержать точную информацию о предмете контракта:
* полное коммерческое наименование товара или услуги; * ассортимент;
* комплектность;
* страна происхождения;
* вес;
* количество
* иные условия др. Если предмет контракта включает несколько наименований товара, то все детали о товаре могут быть описаны в Приложении к контракту. В этом случае в пункте Предмет контракта должна быть указана ссылка на Приложение. Приложение к контракту нумеруется и является неотъемлемой частью контракта. Сумма поставляемого товара описанного в приложении должна совпадать с общей стоимостью контракта.
3.3. Условия поставки
Контракты на поставку товаров должны содержать информацию об условиях поставки в соответствии с ИНКОТЕРМС 2000 и месте передачи товара покупателю. 3.4. Сроки поставки/оказания услуг Контракт должен содержать порядок поставки/оказания услуг, даты завершения поставок и/или график поставок конкретных партий, даты промежуточных этапов оказания работ. В исключительных случаях, при наличии предоплаты срок поставки товара/оказания услуг не должен превышать 135 дней с даты перечисления предоплаты.
3.5. Момент перехода права собственности на товар Текст договора должен четко содержать момент перехода права собственности согласно международному классификатору ИНКОТЕРМС 2000. Например: "Поставка товара осуществляется на условиях DDU. Право собственности на оборудование переходит от Продавца к Покупателю после окончания таможенной очистки оборудования".
3.6. Определение даты платежа по импортным контрактам Датой платежа является дата списания средств со счета Компании.
3.7. Условия платежа
В исключительных случаях, если существует объективная необходимость заключения контракта на условии предоплаты, решение о подписании контракта с условием предоплаты должно быть, в обязательном порядке, согласовано с Финансовым отделом. В случае согласования предоплаты по импортному контракту, то в контракт обязательно включается пункт о том, что "при не поставке товара (не оказании услуг) в течение 135 дней с даты перечисления аванса, Продавец обязуется вернуть Покупателю полную сумму перечисленного аванса по реквизитам, указанным в данном контракте". При этом в целях наиболее эффективного использования средств, контракты должны предусматривать максимально возможную отсрочку платежа. В Компании Финансовым отделом определены стандартные условия платежей, привязанные к срокам поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг. Контракт должен содержать подробное описание порядка оплаты, указание валюты платежа, сроков, документов, против которых осуществляется платеж. Если контрактом предусмотрено несколько платежей, где платежи выражены в % от общей суммы контракта, то необходимо указать точную сумму каждого платежа. (Например, "первый платеж в размере 20% от суммы договора (1000 (одна тысяча) евро)").
По контрактам, предусматривающим выполнение работ/оказание услуг, оплата осуществляется исключительно по факту выполнения работ/оказание услуг. Факт выполнения работ подтверждается исключительно актом выполненных работ/оказанных услуг.
4. Подтверждение налогового резидентства.
При оказании услуг, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрено удержание налога на доходы иностранных юридических лиц поставщик услуг должен предоставить один из перечисленных ниже документов до момента осуществления платежа:
* нотариально заверенная копия свидетельства о постановке поставщика услуг на учет в российских налоговых органах, либо
* сертификат налогового резидентства.
Сертификат налогового резидентства оформляется с учетом следующих особенностей:
* сертификат оформляется при условии, что между страной регистрации поставщика и Россией существует соглашение об избежании двойного налогообложения;
* сертификат оформляется на русском либо иностранном языке полномочным органом. Если документ составлен на иностранном языке, то предоставляется его нотариально заверенный перевод на русский язык;
* сертификат должен быть легализован в установленном порядке, либо должен быть проставлен апостиль (допустимо для стран - участниц Гаагской конвенции).
В случае непредставления не позднее чем за 30 календарных дней до момента платежа одного из таких документов Компания имеет право удержать налог на доходы иностранных юридических лиц у источника выплаты.
По услугам, для которых в соответствии с законодательством предусмотрено удержание НДС у источника выплаты, НДС может не удерживаться только при условии предоставления не позднее чем за 30 календарных дней до момента осуществления платежа нотариально заверенной копии Свидетельства о постановке на учет поставщика в российском налоговом органе, либо документа подтверждающего отсутствие статуса налогового резидента РФ в отношении компаний поставленных на налоговый учёт в РФ Сумма российского НДС должна быть выделена отдельной строкой в счете поставщика. По счетам, выставленным без учета российского НДС, данный налог будет вычитаться из суммы, подлежащей оплате. Глава 10. Критерии для отнесения контрагентов по группам риска.
1. Группа I
Договоры с контрагентами, отвечающими требованиям для попадания в Группу I, заключаются в соответствии с действующими Политиками ИнБев, дополнительные мероприятия по подтверждению данного контрагента как добросовестного налогоплательщика не проводятся. Основные критерии:
- контрагент является дочерней компанией (или филиал/представительство) иностранного поставщика, одобренного глобальным офисом, или если компания является дочерней (или филиал/представительство) иностранного поставщика, зарегистрированного на не-оффшорной территории; - у контрагента существенный (более 500 000 USD) уставный капитал;
- контрагент существует более 3х лет (как одно юридическое лицо, под одним ИНН);
- контрагент имеет необходимую материально-техническую базу для оказания услуг, поставки товаров, оборудования, имеет в собственности недвижимость и т.п и может подтвердить это документально;.
- контрагент является унитарным или муниципальным предприятием, учреждением.
Дополнительные критерии:
- осуществление деятельности контрагентом по месту регистрации (совпадение юр. адреса с фактическим, юридический адрес контрагента не является адресом массовой регистрации );
- контрагент прошел хотя бы одну выездную налоговую проверку; (копия решения выездной налоговой проверки или справка, подписанная сторонами на основании просмотренного решения, что у налоговых органов нет претензий к контрагенту по поводу его недобросовестности за проверенный период).
- контрагент использует для расчетов иностранные банки (их представительства, дочерние банки на территории РФ), которые по процедуре открытия счета осуществляют углубленную проверку клиентов (список предоставляется Финансовым отделом Компании по соответствующему запросу);
- отсутствие запросов контрагента об оплате на счет третьих организаций (за исключением случаев финансирования под уступку денежного требования (факторинга), который рассматривается отдельно в каждом конкретном случае);
- должностное лицо, которое вело переговоры от контрагента, является подписантом договора.
Условие отнесения контрагента в Группу I - подпадание контрагента под любые 3 основные критерия, или любые 2 основные критерия плюс 2 дополнительные критерия.
2. Группа II
Договоры с контрагентами из Группы II заключаются в соответствии с действующими Политиками Компании на срок не более 1 года. Пролонгация договора на следующий год осуществляется при отсутствии сомнений в его добросовестности как налогоплательщика. Если в течение срока работы с контрагентом, отнесенным в Группу II, он в какой-то момент времени начинает отвечать требованиям, предъявляемым к контрагентам Группы I, данный контрагент переводится в Группу I. В группу II могут быть переведены контрагенты из группы III при условии проведения дополнительных мероприятий по подтверждению данного контрагента как добросовестного налогоплательщика при условии, что контрагент предоставит документы, подтверждающие:
- права аренды на помещение по месту фактического местонахождения контрагента (при условии несовпадения фактического адреса с юридическим);
- систематическое предоставление контрагентом налоговой отчетности в налоговые органы; (копии налоговых деклараций с отметкой налоговых органов).
- наличие необходимой материально-технической базы для оказания услуг, поставки товаров, оборудования, наличие в собственности/аренде недвижимости и т.п.
- наличие специалистов, управленческого персонала, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности.
Юридическая и финансовая функция имеют право "вето" на заключение договора в случае, если не все рекомендованные юридической и финансовой функцией мероприятия выполнены или если по результатам таких мероприятий добросовестность контрагента как налогоплательщика не подтверждена. 3. Группа III
Договоры с контрагентами из группы III не заключаются. В качестве дополнительных признаков, свидетельствующих о недобросовестности контрагента как налогоплательщика, в частности, можно выделить:
- создание юридического лица контрагента незадолго до совершения хозяйственной операции (менее 12 месяцев);
- существенные нарушения налогового законодательства в прошлые периоды;
- разовый характер сделки со стороны контрагента;
- осуществление деятельности не по месту регистрации (несовпадение юр. адреса с фактическим);
- осуществление контрагентом расчетов с использованием одного банка;
- юридическое лицо не имеет необходимой материально-технической базы для оказания услуг, поставки товаров, оборудования, не имеет в собственности недвижимость, отсутствует другой персонал кроме Генерального директора и Главного бухгалтера и т.п.;
- использование посредников при осуществлении хозяйственных операций
- должностное лицо, которое вело переговоры от контрагента, не является подписантом договора и отсутствует уверенность, что данное лицо непосредственно осуществляет трудовую функцию у контрагента;
- контрагент имеет минимальный уставный капитал;
- учредитель / директор / главный бухгалтер юридического лица - одно и то же физическое лицо;
- регулярная замена юридического лица другим юридическим лицом, владение которым осуществляют те же акционеры/участники/учредители;
- наличие запросов контрагента об оплате на счет третьих организаций (при отсутствии договора финансирования под уступку денежного требования (факторинга) заключаемого в соответствии с действующим законодательством).
Настоящая Политика вступает в силу с 01 февраля 2010 г.
Приложение 1 к Политике по заключению договоров ОАО "САН ИнБев". Порядок согласования договоров
Служба Вид договораПредмет проверки ТиповойНетиповой 1Служба-инициаторвсевсеПроверка соответствия содержания согласованным условиям (тендер), требованиям закупки и бюджета. 2Финансовый контролер/РРМвсевсеСоответствие бюджету3Держатель бюджетавсевсеСоответствие Политике и бюджету4Служба закупок / служба-инициаторвсевсеОпределение/проверка цены и контрагента5.Служба безопасностивсевсеБезопасность контрагента6.- Финансовая служба ЦО
- ИЛИ Финансовая служба филиала/представительства - ИЛИ бухгалтерия филиала/представительства нетвсеСоответствие Финансовым требованиям, налоговому и валютному законодательству, учетной политике7.Финансовый директор нет- все договоры с нерезидентами, экспортные/импортные договоры;
- все финансовые договоры - рамочные договоры (в т.ч. договора без суммы); - все договоры с наличием предоплаты;
- все договоры, не соответствующие стандартным условиям платежей и финансовым требованиям настоящей Политики;
- все договора, заключаемые в иностранной валюте, условных единицах, привязанных к курсу иностранной валюты;
- cумма договора свыше 15 млн.рублей3Требования казначейства, Соответствие политике в отношении оплат, валют Соответствие интересам Компании и корпоративной политике.8.Налогообложениенетвсе
Соответствие налоговому законодательству и финансовым требованиям9.Юридическая службанетвсеСоответствие действующему законодательству и лучшим интересам InBev Суммы, указанные в данном Приложении, подразумевают указанные суммы в рублях или эквивалент в иностранных валютах. Приложение № 2
к Политике по заключению договоров ОАО "САН ИнБев" ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
ДОГОВОРА / ПРИЛОЖЕНИЯ / ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО СОГЛАШЕНИЯ
№ от " " 20 года
Контрагент: Название договора: Центр затрат / пакет: СлужбаДолжность, Имя, ФамилияПодписьДата подписанияСлужба-инициатор Финансовый контроллер / РРМ Держатель бюджета Служба закупок / иная согласовывающая служба Служба безопасности Финансовая служба или бухгалтерия* Налогообложение* Юридическая служба* Казначейство * Финансовый директор** * Согласование данной службы не требуется в случае подписания типовой формы договора
** Только для договоров, годовая сумма которых превышает 15 млн.руб.
Группа риска контрагентаСлужбаПодпись Юридическая службаФинансовая служба
ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА / ПРИЛОЖЕНИЯ / ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО СОГЛАШЕНИЯ ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО ПОСЛЕ ЗАПОЛНЕНИЯ (ПОДПИСАНИЯ) ВСЕХ ПОЛЕЙ НА ЛИСТЕ СОГЛАСОВАНИЯ (ВКЛЮЧАЯ ФИО СОГЛАСОВЫВАЮЩИХ ЛИЦ И ДАТУ ПОДПИСАНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ)
1 Утвержденный текст Политики и типовые договоры находятся в электронной почте в ЦО \Public Folders\All Public Folders\SUN Interbrew\Russia (SIL)\Conferences\Legal\. В иных структурных подразделениях компании могут использоваться иные места размещения документов на сайте/в электронной почте по указанию юридической службы соответствующего подразделения.
2 Утвержденные тексты типовых договоров находятся в \Public Folders\All Public Folders\SUN Interbrew\Russia (SIL)\Conferences\Legal\ и в юридической службе
3 Финансовый менеджер филиала имеет право согласования региональных контрактов с годовым оборотом до 360 000 рублей
---------------
------------------------------------------------------------
---------------
------------------------------------------------------------
Политика по заключению и выполнению договоров ОАО "САН ИнБев" 7
19
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
188
Размер файла
248 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа