close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Хранение и учет архивных документов

код для вставкиСкачать
Московский институт юриспруденции
Факультет: "Документоведение и документационное обеспечение управления"
Курсовая работа
По дисциплине "Архивоведение".
Тема: "Хранение и учет архивных документов".
Москва, 2005
Содержание. 1. Введение .................................................................................2
2. Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.......4
3. Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение....................................................6
4. Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся в деятельности организации...........................................................7
5. Учет документов в архивах...........................................................15
6. Заключение................................................................................18
7. Литература.................................................................................19
Введение.
Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.
Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.
Предмет архивоведения включает в себя:
* принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;
* способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;
* создание системы информации о содержании документов;
* организацию всестороннего использования документальной информации;
* организацию работы архивных служб.
Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу 1 января 2006 г.
Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.
В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.
Статьей 3 Закона "Об архивном деле в РФ" архивный документ определен как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.
Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.
Статьями 7-9 Закона "Об архивном деле Российской Федерации" определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности.
Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Сроки временного хранения документов Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение.
Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомственных архивах (временное хранение документов государственной власти Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах (п. 6 разд. 1 Положение об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552)).
Архивные документыСрок хранения в течениеОснование 1. Федеральным органом государственной власти15 летФедеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ2. Генеральной прокуратуры РФ"Об архивном деле в РФ" 3. Органов государственной власти и прокуратур республикст. 18, с. 420;4. Отраслевых академийст. 22, с 4225. Государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения(о хранении документов Архивного фонда РФ-Авт);
Указ Президента РФ
От 17.03.1994 №552,6. Органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов10 летРаздел 1 п. 6, с. 430
(о сроках временного
хранения документов
государственной7. Прокуратур городов и районовчасти Архивного фонда8. Государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения в течениеРФ - Авт)9. Органов местного самоуправления5 лет10. Учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения11. Предприятий сельского хозяйства12. Записи актов гражданского состояния75 лет13. Документы по личному составу14. Записи нотариальных действий и судебных дел15. Похозяйственные книги16. Образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности10 лет17. Научная, технологическая, патентная документация10 лет18. Конструкторская документация15 лет19. Проектная документация по капитальному строительству25 лет20. Телеметрическая документация5 лет21. Кинодокументы, фотодокументы и видеофонограммыНе более 3 лет со времени изг.22. Фотодокументы3 года23. Документы на машинных носителях5 лет Сроки хранения документов (письма, переписка), образующихся в деятельности организации.
№ статьиВид документа - письмо, перепискаСрок хранения
документаОснование Организация системы управления
1.1. Распорядительная деятельностьПоложение об Архивном фонде Ст. 9Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаровПостоянно РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, разд. 1, п.2, с. 428-Ст. 11Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению3 года (после утверждения)429 (об утверждении перечней документов, подлежащих передачеСт. 12Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности5 леторганизациями на государственное хранение с указанием сроков хранения.1.2. Организационные основы управленияПеречень типовых управленческихСт. 33Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению3 года (после утверждения)документов, образующихся в деятельности организации,Ст. 41Переписка по организационным вопросам деятельности, в т.ч. о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании5 летутвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000 с. 449-448Ст. 44Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными исполнительными органами, планы, проекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности5 лет.(о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций)Ст. 45Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках5 летСт. 46Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: по месту проведения, в других организациях5 лет до минования надобности1.3. КонтрольСт. 51Переписка о проведении проверок и ревизий5 летСт. 53Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий5 летСт. 55Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан5 летСт. 56Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы (справки, переписка) по их рассмотрению- предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребленияПостоянно- личного характера5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения)- второстепенного, оперативного характера5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения1.4. Правовое обеспечение деятельностиСт. 58 Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера5 летСт. 61Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и составлении правовой работы5 летСт. 62Переписка по оперативным правовым вопросам3 года1.5. ДОУ и организация хранения документовСт. 70Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании ДОУ, внедрении современных информационных технологий, защите информации5 летСт. 78Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами10 летСт. 80Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним5 лет2. Планирование деятельности
2.1. ПрогнозированиеСт. 83Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ5 лет2.2 Текущее планированиеСт. 98Переписка по вопросам планирования5 лет2.3. ЦенообразованиеСт. 103 Переписка по вопросам ценообразования5 лет3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитованиеСт. 107Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов5 летСт. 110 Переписка о лимитах и экономических программ5 летСт. 113Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности5 летСт. 116Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления5 летСт. 117Переписка о изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды5 летСт. 118Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины5 летСт. 120Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях5 летСт. 121Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций5 летСт. 124Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам5 летСт. 126Переписка о размещении акций, вкладов, начислении капиталовложений5 летСт. 128Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений5 лет2. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетностьСт. 138Переписка об уничтожении и уточнении балансов и отчетов5 летСт. 144Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности1 годСт. 145Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. - проверка кассы, правильности взимания налогов5 лет (при условии завершения проверки в случае возникновения споров...Ст. 151Документы о взаимных расчетах и перерасчетов между организациями5 летСт. 152Переписка о финансово-хозяйственной деятельности5 летСт. 156Переписка о выплате заработной плате5 летСт. 158Гарантийные письма5 летСт. 160Переписка о выдаче о возврате ссуд5 лет (после погашения ссуды)Ст. 163Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях5 летСт. 165Документы об оплате учебных отпусковНе менее 5 летСт. 167Документы об амортизационных отчислений5 летСт. 172Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания и акцизных и др. сборов5 летСт. 173Документы об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов5 летСт. 174Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня5 летСт. 180Документы по валютным вопросам5 летСт. 195Переписка об образовании, распределении накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам5 летСт. 197Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности5 лет4.2. Стилистический учет и отчетностьСт. 206Переписка о составлении, представлении и проверке стилистической отчетности5 лет5. Экономические, научные и 5 культурные связи
5.1. Организация связейСт. 211Переписка о вступлении в международные организации (объединения)Постоянно Ст. 213Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций5 лет5.2. Осуществление связейСт. 224Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества5 летСт. 226Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве5 летСт. 229Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов10 летСт. 230Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в РФ5 летСт. 231Переписка об организации заграничных путешествий, туров3 года6. Информационное обеспечение
6.1. Сбор информации, маркетингСт. 232Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга5 летСт. 233Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности маркетинга5 летСт. 239Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданные за рубежом, в РФЗа рубежом - 3 года
В РФ - 1 годСт. 341Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме) лиц, не принятых на работу1 годСт. 242Документы (планы, акты, справки) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации3 годаСт. 244Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу1 год (после получения подписанной литературы)6.2. Распространение информацииСт. 250Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники)
- по месту разработки
- в других организациях
До ликвидации организации
До минования надобностиСт. 254Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций5 летСт. 255Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий5 летСт. 257Документы (заявки¸ акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы3 годаСт. 259Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы текста рекламы, Интернет) об оперативной рекламной деятельностиДо минования надобностиСт. 260Переписка о распространении информационных изданий1 годСт. 261Переписка об учете, движении и использовании информации5 лет7. Трудовые отношения
7.1. ТрудоустройствоСт. 264Переписка по вопросам трудоустройства5 лет7.2. Организация трудаСт. 276Документы (протоколы, справки, акты) о проверке выполнения условий коллективного договораПостоянно Ст. 282Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки) о трудовой дисциплине3 года7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата трудаСт. 287Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок5 летСт. 291Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий5 летСт. 294Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения5 лет7.4. Охрана трудаСт. 297Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий5 летСт. 299Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности5 летСт. 302Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условия и применения труда женщин и подростков5 летСт. 308Переписка о предупредительных ЖКП мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций5 летСт. 314Документы (программы, списки) об обучении работников по технике безопасности5 летСт. 321Переписка об авариях и несчастных случаяхСт. 324Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их установлению5 летСт. 325Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращения рабочего дня в связи с вредными условиями труда5 летСт. 329Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий3 годаСт. 330Документы (списки, перечни) о проведении медицинских осмотров работников5 лет
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перевод, увольнение работникаСт. 334Переписка о приеме, распределении, перемещение, учете кадров5 летСт. 335Документы (заявки, сведения) о потребности в работниках, сокращении работников5 летСт. 346Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности3 года
Учет документов в архивах.
Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.
Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения.
Проведение учета - основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.
Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.
К учетным документам архива относятся:
* книга учета поступлений;
* книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
* список фондов;
* список фондов с особо ценными документами;
* лист фонда;
* архивная опись;
* опись особо ценных документов;
* опись страхового фонда;
* реестр описей;
* реестр описей особо ценных документов;
* инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;
* паспорт архива;
* паспорт архивохранилища;
* сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января;
* карточка фонда;
* дело фонда;
* внутри-деловые описи и листы - заверители дел.
В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание. В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.
В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.
Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.
Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.
Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.
Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.
Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.
Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.
Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах
Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.
Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.
Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.
Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.
Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.
Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.
Заключение.
Все документы государственные и негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету.Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдения сроков представления сведений по учету и сохранности документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.
Литература.
1. Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.
2. Т.М. Лагутина, Деловое письмо: Справочник, ИД "Герда", 2005.
3. А.Д. Тельчаров, Архивоведение (комплекс лекций), М.: "Приор-издат", 2004.
4. А.В. Кудряева, Организация работы с документами: Учебник, М.: ИНФРА-М, 2001.
5. Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле, 2002.
- 2 -
Документ
Категория
Конституционное (государственное) право России
Просмотров
2 021
Размер файла
218 Кб
Теги
архивные, хранение, учет, документы
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа