close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Деловое письмо

код для вставкиСкачать
 1
Деловое письмо (шпаргалка для директора) Любое деловое письмо
должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:
·
экономия Вашего времени и времени адресата;
·
гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
·
получен
ие вразумительного, четкого ответа.
Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
Обращение
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение “Уважаемый”, котор
ое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой –
просто по имени. Если Вы знаете партнера ли
чно, можете обратиться так: “Уважаемый Андрей Петрович”, не знаете –
“Уважаемый господин Смирнов”. Кстати, в обращении к человеку слово “господин” сокращать до “г
-
н” нельзя. И ни в коем случае нельзя писать “Уважаемый господин Смирнов А. П.”. Либо “Андрей
Петрович”, либо “господин Смирнов”. Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для
каждого ранга –
особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: “Уважаемый товарищ полковник”, даже если этот полковник –
жен
щина. А вот обращение “Дамы и господа” является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию –
например, новых буровых установок,
–
то по сложившейся практике ис
пользуется общее для всех обращение “Уважаемые господа”. В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Пример:
Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.
Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!
Преамбула
Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть пись
ма.
Пример:
Я пишу Вам с целью выразить сво неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши 2
действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причиннных нам у
бытков.
Основной текст
В 2х –
4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
Пример:
На протяжении последнего месяца,
начиная со второго июня текущего года, 10
-
15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получе
нием бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.
аключение Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример:
Уверен, что Вы разбертесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудниче
ство войдт в привычное русло.
Подпись
Завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать е расшифр
овке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
Пример:
С уважением,
Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселв А.Д.
Постскриптум (P.S.) –
приписка в конце п
исьма после подписи –
довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма
.
3
Пример 1:
P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!
Пример 2:
P.S. Руководитель нашего отдела по приму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.
Прил
ожения Являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах –
каждое приложение на свом листе. Какие
-
либо правила их написания отсутствуют. Оформление делового письма
Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.
1.
ланк.
Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: o
на
звание организации;
o
физический адрес организации;
o
телефон и факс;
o
web
-
сайт
и
e
-
mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и е логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
2.
Поля
. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева –
около трх сантиметров, справа –
около полутора. Советуем Вам пользоватьс
я стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
3.
Регистрационный номер письма
, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Ва
шего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно
это актуально для государственных учреждений. Письмо
-
ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Есте
ственно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.
Пример:
Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
4.
Шапка
письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оф
ормляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. 4
Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
:
5.
Шрифт
письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всм протяжении письма. Ста
ндартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12
-
м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу –
увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
6.
Нумерация
листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текс
товом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» –
«Вставить автотекст» –
«Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляе
тся в нижнем правом углу листа.
7.
нформация об исполнителе
должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ
-
менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающе
го за решение вопроса в компании
-
отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона –
рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текс
та письма.
8.
Приложения
. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержат
ься в теле основного письма перед подписью.
Пример:
К данному письму прилагается 2 документа на 3
-
х листах: 1.
акт сдачи
-
приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2.
счт
-
фактуры.
С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.
·
Каким по объему должно быть деловое письмо? Максимальный объем (в зависимости от шапки бланка) –
2
-
2,5 листа. Причем письмо пишется строго по одному вопросу или группе родственных, связа
нных между собой. Нельзя объединять разнородные вопросы. Допустим, Вам нужно обратиться в одну организацию по пяти
-
шести темам: сбыт, поставка, финансирование, кадровые вопросы… Тогда стоит отправить несколько писем либо несколько посланий на электронный а
дрес. ·
Как долго надо хранить письма?
Это зависит от содержания письма. Информационные письма хранят до тех пор, пока они нужны. Важные документы –
три года: это срок исковой давности, предусмотренный Гражданским кодексом РФ. Есть особые виды писем, которые
, например, служат основанием для оформления финансовых документов, у них другой срок хранения. Кстати, конверт лучше не уничтожать, а хранить вместе с письмом, потому что в некоторых ситуациях по конверту устанавливается дата отправления. Это важно в случ
ае различных конкурсов или коммерческих предложений. ·
Какие особые отметки могут быть на деловых письмах и в каких случаях они ставятся? Особые отметки могут быть как почтовыми (авиа, ценное, 5
заказное, наложенный платеж, экспресс
-
почта), так и проставленны
е отправителем («лично» или гриф ограничения доступа к документу). Конверты, на которых есть пометка «коммерческая тайна», имеет право вскрывать только сотрудник, получивший разрешение от директора на работу с такой перепиской. А конверт с пометкой «лично»
или «приватно» не имеет права вскрывать никто, кроме лица, которому он адресован, и службы безопасности (в целях обеспечения безопасности работников предприятия). Допустим, у директора несчастье в семье, его партнер выражает соболезнования и предлагает вс
е виды помощи. В таком случае не обязательно, чтобы письмо проходило через руки секретаря.
·
опустима ли факсимильная подпись при подписании делового письма?
Факсимиле используется только для приглашений, причем не всякого уровня, для поздравлений и для ко
пий. Если факсом или с факсимильной подписью посылается, например, приглашение на конференцию, то адресат может по своему усмотрению его принять или не принять, а то и вовсе не ответить на такое письмо. В этом случае подпись отправителя особой юридической значимости не имеет –
она не собственноручная. И если Вы по факсу пошлете текст вроде: «Уважаемый Иван Петрович, мы недополучили вашей продукции на сумму $500 тыс.», то такой документ не будет рассматривать ни один суд.
Этические нормы деловой переписк
и
Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых –
«КОРРКТНОСТЬ УН К ПРТНРУ»
. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете сво собственное.
Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:
·
начинать послан
ие с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
·
навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: “Прошу изучить и решит
ь вопрос положительно” или “Прошу утвердить эту кандидатуру”;
·
побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами “срочно”, “незамедлительно”, “в более короткие сроки”. Лучше воспользуйтесь этикетными формулами “Прошу Вас ответить до такого
-
то числа”
, “Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении”;
·
намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа “Предлагаю внимательно изучить…”.
Для получателя деловых писем обязательными требованиям
и, с точки зрения этических норм, являются:
·
отказ от формы ответа, при которой письмо
-
запрос или письмо
-
предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
·
оперативный и четкий ответ организации
-
отправителю. Задержка или отсутствие о
твета может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактично
го человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.
6
Автор
salonbizru
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
10 055
Размер файла
230 Кб
Теги
деловой, письмо
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа