close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Министерство общего и

код для вставкиСкачать
 МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
"КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ"
Хакасский филиал
Основы документационного
обеспечения управления
КУРС ЛЕКЦИЙ
для студентов ХФ ФГОУ ВПО Крас ГАУ
по специальность 080901.65
"Бухгалтерский учет, анализ и аудит"
АБАКАН - 2006
Составитель Т.П.Сафронова
КУРС ЛЕКЦИЙ:
Основы документационного обеспечения управления
Предназначено студентам заочной формы обучения для
специальностей:
080901.65 - Бухгалтерский учет, анализ и аудит
080502.65 - Экономика и управление на предприятии АПК
Печатается по решению учебно-методического Совета
ХФ ФГОУ ВПО КрасГАУ
Рецензент: О.Г. Ултургашева, к.э.н., доцент
ФГОУ ВПО КрасГАУ Хакасский филиал, 2006
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение в дисциплину. Понятие документационного обеспечения и его роли в управлении ......................................................................4
2. Придание юридической силы документам на различных носителях. Общие требования к оформлению документов .....................................5
3. Составление и оформление основных документов управления........................................................................................15
3.1. Устав................................................................................15
3.2. Приказы............................................................................15
3.3. Распоряжения......................................................................21
3.4. Решения.............................................................................23
3.5. Протоколы..........................................................................26
3.6. Акты.................................................................................29
3.7. Служебные, докладные записки...............................................30
3.8. Договоры...........................................................................32
3.9. Письма, факсы....................................................................37
3.10. Должностные инструкции....................................................51
3.11. Положения.......................................................................56
3.12. Справки...........................................................................60
3.13. Объяснительные записки......................................................61
4. Документы по личному составу .............................................62
4.1. Резюме..............................................................................65
4.2. Трудовые договоры..............................................................66
4.3. Приказы по личному составу..................................................71
4.4. Трудовые книжки................................................................72
4.5. Личные карточки.................................................................75
4.6. Личные дела.......................................................................76
5. Организация работы с документами .......................................78
5.1. Обработка поступающих документов........................................79
5.2. Обработка отправляемых документов........................................82
5.3. Обработка внутренних документов............................................83
5.4 Регистрация документов.........................................................83
6. Составление номенклатуры дел................................................84
7 Формирование и оперативное хранение дел ................................86
8. Библиографический список......................................................88
1. Введение в дисциплину. Понятие документационного обеспечения и его роли в управлении.
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, и типографским способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.
За год на промышленном предприятии обрабатывается от одного до четырех миллионов документов. Создание новых хозяйственных структур ведет к увеличению общего количества числа документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, называется цифра в 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций и соблюдения единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности.
В этой связи актуальной является задача обучения основным делопроизводственным нормам и рациональным, общеупотребимым приемам работы с документами. Поэтому курс документационного обеспечения управления или называемый более традиционно - курс делопроизводства в последние годы изучается во многих высших учебных заведениях, стал обязателен для специалистов в области управления, руководящих работников.
Росархив и Госстандарт являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и делопроизводства. Им принадлежит определение направлений совершенствования документации и организации работы с ней. В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. Документирование любой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам наличия и содержания конкретных фактов или действий.
Документирование осуществляется как на естественных, так и на искусственных (машинных) языках с использованием различных носителей (бумага, картон, магнитные ленты, диски, лазерные пластиковые диски и т.д.). В каждой организации имеются структурно выделенное подразделение или должностное лицо, занимающиеся делопроизводством. 2. Придание юридической силы документам на различных носителях, общие требования к оформлению документов
Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица - автора документа.
Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России, например, трудовому кодексу РФ и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.
При неправильном оформлении или отсутствии реквизитов, документ также не будет иметь юридической силы. Например, отсутствие подписи или даты делает документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.
К юридически значимым относятся следующие реквизиты:
* подпись;
* дата документа;
* оттиск печати;
* гриф утверждения документа;
* регистрационный номер документа.
Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24 - ФЗ, определяет понятие "документ" - "документированная информация", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Требования к минимальному составу информационных элементов документов - реквизитов определяются ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации". Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны, также, соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (приказ № 68 от 27.11.2000).
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст.5021).
02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
04 - код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
08 - наименование организации-создателя документа 09 - справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов, факсов, счетов в банке; адрес электронной почты, Web - страницы в Интернете; номер и дату лицензии и др. 10 - наименование вида документа, составленного или изданного организацией должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно - распорядительной документации, например: ПРИКАЗ, АКТ, и т.п.
Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.
11 - дата документа, реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее по тексту - подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
В состав даты, как правило, входит указание года, месяца и числа. В части документов, например: электронных, телефонограммах, телеграммах и др., она дополняется указанием часов и минут. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 01.02.2005. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, в переписке с адресатами в США и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования: 14 июня 2005 года или 8 марта 2005г. В остальных случаях цифровой: 14.06.2005 или 08.03.2005. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты. В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число - 2005.06.14. Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в правовых документах (1948 г. ноября 20).
В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц измерения времени, хотя в конкретных документах дата может включать и столетия и быть указана с точностью до секунды.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением, например визирование, согласование, регистрация, написание резолюций и т.д., в обязательном порядке датируются. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Если авторами документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.
12 - регистрационный номер документа придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых в организации документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 - индекс дела, где хранится документ. Цифровой индекс может быть дополнен буквенным, состав букв и их смысловое значение при этом определяется руководством организации, и должно доводиться до сведения сотрудников. Например:
№ 1 - 3/11 (1 - номер структурного подразделения,
3 - номер дела по номенклатуре
11 - порядковый номер документа).
№ ОК - 3/15 (ОК - отдел кадров,
3 - номер дела по номенклатуре
15 - порядковый номер документа).
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
На № ___ от ___
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма - ответа.
14 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации", например, на бланках ЗАО "Московская школа секретарей" место составления "Москва" - не проставляется и т.п.
15 - адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения. Должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Минюст России
Департамент информатизации
и научно - технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А.Лагутину
или
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М.Кочетову
16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А.Степанов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись В.В.Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИЖТ
от 05.02.2005 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 - резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2005
Личная подпись
Дата
18 - заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чём, о ком?, например:
К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок допускается не указывать.
19 - отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20 - текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", или "были", "находились" и т.д.).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).
21 - отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, например:
Приложение: положение о ХФ ФГОУ ВПО КрасГАУ на 5 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.05.2004 № 02 - 6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
"Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и распорядительного номера, например:
Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2004 № 20
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2004 № 20
22 - подпись включает наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке предприятия, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личную подпись и её расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор
ОАО "ПФ Сибирская губерния" Подпись О.А.Градов
Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:
Генеральный директор Подпись О.А.Градов
Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например: Мэр Подпись Ю.Лужков
При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Подпись Т.В.Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне, например:
Префект СВАО г. Москвы Префект ЦАО г. Москвы
Подпись А.И. Петров Подпись И.Г.Орлов
При подписании документов представителями различных организаций, их должности располагаются на одном уровне, например:
Генеральный директор Президент фонда
ОАО "ПФ Сибирская губерния" социальной защиты
Подпись И.П. Трушин Подпись И.С.Силаев
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например: Председатель комиссии Подпись А.С.Долохов
Члены комиссии Подпись Л.И Антонова
Подпись О.Р.Грошев
Подпись А.И.Якушев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления подписываются руководителем предприятия или, по его поручению, первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые сторонним или подчиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы поля через один межстрочный интервал.
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнова
10.04.2005
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.02.2005 № 10
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной страховой компании "Росгосстрах"
от 02.10.2005 № 42
24 - визы согласования документа: согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:
Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов
10.03.2005
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременного составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем. Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
Подпись И.О.Громов
01.07.2005
При наличии у работника, визирующего проект документа, возражений виза не проставляется.
Визы проставляются:
- Для документа, подлинник которого остается в организации - в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения). - Для документа, подлинник которого отправляют из организации - в нижней части лицевой стороны последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. 25 - оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26 - отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит заверительную подпись "Верно", должность лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Верно
Методист УМО Личная подпись А.А.Иванова Дата Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А.Жуков
(390-22) 2-35-56
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующее об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 - отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
30 - идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 3. Составление и оформление основных документов управления.
К основным документам управления относятся:
* организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, учетная политика, штатное расписание, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
* распорядительные документы предприятия (постановления, приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
* документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т - 2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
* финансово - бухгалтерские документы предприятия: главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, денежные документы (счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.);
* информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных органов управления могут поступать на предприятия документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы государственных органов. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие договоры (контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
3.1. Устав.
Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм собственности.
3.2. Приказы.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы предприятия делятся на две группы:
* приказы по основной деятельности (производственным вопросам) - это приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся * приказы по личному составу (персоналу предприятия), как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия.
Стадии подготовки приказов:
* изучение существа вопроса
* сбор необходимых сведений
* подготовка проекта приказа
* согласование проекта приказа
* подписание руководителем
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата подписания его руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т.д.
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. Первая часть - констатирующая: указывается основание издания приказа. Основанием для издания приказа являются:
* нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
* решения совета директоров, общих собраний акционеров;
* производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Вторая часть приказа - распорядительная, начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, в ней пишут:
* кому? (исполнителю или структурному подразделению)
* что сделать? (указывают конкретную работу)
* до какого числа? (сроки её окончания)
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.
Если приказ вводит в действие какие - либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.2005 № 7". После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Согласование оформляется визой. Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которым представлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Секретарь - референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идёт в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "С приказом ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т.п.) - 5 лет (статья 6 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения").
ОАО "РОСТЕЛЕСИСТЕМЫ"
ПРИКАЗ
01.04.2005 № 5
Москва
О работе с документами в первом полугодии 2005 г.
В связи с низким качеством подготовки документов структурными подразделениями предприятия в первом полугодии 2005 г., представляемых на подпись руководству и слабым контролем за их исполнением
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений повысить требовательность к качеству составляемых документов. Провести занятия в рамках технической учебы по правилам оформления документов (срок - до 10.07.2005). 2. Службе документационного обеспечения подготовить план мероприятий по устранению негативных моментов в работе с документами, обратив внимание на меры по обеспечению сохранности документов предприятия и правилам их оформления. Ответственный - начальник ОДО В.И.Зимин, (срок - до 10.05.2005).
3. Научно-техническому отделу разработать и внедрить автоматизированную систему контроля исполнения документов и поручений руководства предприятия (срок - до 10.08.2005).
4. Системному администратору О.Р.Лидванскому подготовить технические предложения по организации электронного архива документов предприятия и представить мне на рассмотрения до 10.09.2005.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на исполнительного директора Л.Р.Смирнова.
Генеральный директор Подпись А.В.Рощин
О.М.Розова
(8-390- 22) 22-35-56
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль осуществляет руководитель предприятия лично. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие, какие - либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.2005 №7.
После составления текста приказа, необходимо провести его согласование и подписание.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которым представлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После подписания приказа, с его содержанием знакомят всех сотрудников предприятия. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "С приказом ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления.
Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения. Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно; приказы по личному составу - 75 лет, минус возраст;
приказы по административно - хозяйственным вопросам - 5 лет.
Сроки хранения указаны: "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения". Например:
Утверждаю
Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.П.КОЗЛОВ
6 октября 2000 года
ПЕРЕЧЕНЬ
типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
(В редакции Росархива от 27.10.2003)
Номер
статьи
Вид документа
Срок хранения документов
Примечание1234
6
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
а) по основной деятельности
б) по личному составу
в) по административно-хозяйственным вопросам
Пост. <1>
75 л. <2>
ЭПК
5 л.<1> Присланные для сведения - до минования надобности
<2> О предоставлении очередных и учебных отпусках, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет.7Проекты приказов, распоряжений1 г.
3.3. Распоряжения.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:
* о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
* о применении правил работы с конфиденциальными документами;
* о сроках предоставления авансовой отчетности;
* о порядке использования служебного автотранспорта;
* о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.
Распоряжение подписывают руководитель или по его поручению - заместители руководителя предприятия.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная часть документа начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля. Часто в тексте распоряжения эти слова опускают, указывая только действие, например:
* всем сотрудникам пройти инструктаж
* работникам отдела кадров провести аттестацию
* сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.
РАСПОРЯЖЕНИЕ
04.01.2005 № 5
О повышении квалификации
В связи с переходом на новую систему администрирования и предстоящей аттестации персонала
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Сотрудникам всех структурных подразделений пройти обучение на курсах Академии управления при правительстве Российской Федерации в 1 квартале 2005 г.
2. Руководителям структурных подразделений до 09.01.2005 предоставить в департамент по работе с персоналом списки сотрудников с предполагаемым сроком проведения занятий.
3. Начальнику департамента Силину И.В. до 17.01.2005 согласовать и предоставить мне на утверждение сводный график проведения обучения сотрудников.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора Федорова В.И. Генеральный директор Подпись Р.И.Татищев
Степанова С.А.
8 (390 22) 22 35 56
Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.
Распоряжения нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.
Существенно отличаются от распоряжений предприятий распоряжения, издаваемые государственными или муниципальными органами управления.
Например, распоряжение по городу - правовой акт, издаваемый единолично мэром, вице-мэром, премьером правительства, первыми заместителями премьера в пределах их компетенции, определённой законами и иными нормативными актами города. Руководитель в рамках своей компетенции, издаёт распоряжения, которые обязательны для исполнения всеми органами исполнительной власти города, а также органами городского (местного) самоуправления , хозяйствующими субъектами, независимо от их организационно-правовых форм, общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на территории города. Распоряжения, затрагивающие непосредственно права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их первой публикации.
Распоряжения предприятия по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет (статья 6 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения").
Постоянно хранят только те предприятия, которые являются источниками комплектования госархивов, другие хранят эти документы от 10 лет до ликвидации организации.
В дальнейшем "Перечень документов с указанием сроков хранения"
3.4. Решения.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Распорядительная часть решения начинается словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛИ"), которые печатаются без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.
Распорядительная часть документа должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения предприятия или должностные лица. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в текст какие - то документы, то они оформляются как приложения к решению.
Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно (см. примечание 1) (статья 5 "перечня документов с указанием сроков хранения").
ОАО "МАВР"
РЕШЕНИЕ
27.01.2005 № 2
общего собрания акционеров
Общее ежегодное собрание акционеров ОАО "МАВР" в связи с перерегистрацией акционерного общества
РЕШИЛО:
1. Утвердить новую редакцию Устава ОАО "МАВР" со следующими изменениями: В статье 8 "Управление Обществом" исключить пункт 4.
2. Утвердить новую редакцию Учредительного договора ОАО "МАВР" со следующими изменениями:
В статье 5 исключить пункт 3.
3. Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО "МАВР" в соответствии с гражданским законодательством РФ до 15.02.2005.
Председатель общего собрания Подпись В.Л.Данилов
Секретарь Подпись О.Р.Туманова
3.5. Протоколы.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседания совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.
Проведению заседания любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарём, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
Протокол составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протокол составляется на общем бланке или чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия, вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ ... заседания кафедры экономических дисциплин.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.
В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чём?", например:
1. О готовности к защите дипломных работ студентов - выпускников гр. Б - 01
Основная часть протоколов состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших через тире - краткое изложение текста выступления.
Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.
Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания совета директоров, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний кредиторов.
ОАО "Сибирская губерния"
ПРОТОКОЛ
19.01.2005 № 1
общего собрания акционеров
Председатель: Серов А.Р.
Секретарь: Розова И.В.
Присутствовали: акционеры ОАО "Сибирская губерния" (72 чел., что составляет 72 % голосов, см. приложение "Список присутствующих акционеров").
Повестка дня:
Об увеличении уставного капитала ОАО "Сибирская губерния". Докладчик -президент ОАО Александров И.В.
СЛУШАЛИ:
Александрова И.В. - краткое изложение содержания выступления
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. - поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.
Яров М.А. - предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после проведения аудиторской проверки.
РЕШИЛИ:
2. Увеличить уставной капитал общества на 2 500 000 (Два миллиона пятьсот тысяч) руб.
3. Утвердить представленный Правлением общества проспект эмиссии акций.
4. Внести изменения в Устав ОАО "Сибирская губерния" в части увеличения уставного капитала до 7 000 000 (Семь миллионов) руб. (Отв. Шувалов М.И.)
5. Годовое собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. Александров И.В.)
В голосовании приняли участие 72 акционера. Решения приняты единогласно.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Председатель Подпись А.Р.Серов
Секретарь Подпись И.В.Розова
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся постоянно (см. примечания 1,2) (статья 5 "Перечня документов с указанием сроков хранения")
3.6. АКТЫ.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты составляются в самых различных ситуациях:
* акт приема работ по договору
* акт приема - передачи документов
* акт списания материалов
* коммерческий акт и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом , он должен содержать справочные данные об организации.
Во вводной части акта указывается основание его составления, это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие - либо факты, события, действия.
Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.
Акт может иметь заголовок, например, "Акт о недостаче товароматериальных ценностей" или "Акт приема - передачи документов с грифом "Конфиденциально".
В основной части акта излагаются цели, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложении). Текст акта может делиться на пункты. Подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка ("С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты").
Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Наиболее важные акты предприятия (о приватизации, о реорганизации или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся постоянно (см. примечание 1) (статьи 22, 27, 36, 49 "Перечня документов с указанием сроков хранения"), другие (акты по второстепенным вопросам) - 5 лет.
3.7. Служебные, докладные записки.
Служебная, докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями.
Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами.
Служебная записка - документ официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства производственных задач смежных структурных подразделений предприятия.
Докладная записка, в отличие от служебной, направляется руководителю. Составляется она в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Служебная (докладная) записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и состоять из двух частей: в первой части излагаются факты, события, послужившие поводом к написанию докладной записки; вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние служебные (докладные) записки должны быть подписаны составителем (автором).
Служебные (докладные) записки внешние, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно (см. примечание 1), по оперативно-хозяйственной деятельности - 5 лет (статья 42 "перечня документов с указанием сроков хранения").
ОАО "КОЛОРИТ" Директору предприятия
Отдел рекламы А.Т.Гущину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2005 Резолюция руководителя
О дополнительном финансировании
Заказа № 250
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2005 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 800 тысяч руб. для завершения работ по заказу № 250.
Начальник отдела Подпись И.Р.Логинов
Отметка об исполнении
3.8. Договоры.
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие договоры (контракты).
Договор (контракт) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких - либо отношений. В договоре отражаются: характер сделки; условия поставки; сроки поставки; транспортировка; упаковка и маркировка; цена; качество; оплата, гарантии; права и обязанности сторон.
Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).
При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:
* четкой формулировке прав и обязанностей сторон;
* возможности расторжения договора любой из сторон;
* санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;
* соответствие пунктов договора Федеральному Закону "О защите прав потребителей" и другим законодательным актам;
* соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.
При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке "подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте". Несоблюдение этого правила может привести к признанию договора недействительным.
Составными частями договора являются:
* название вида и заголовок документа (договор купли-продажи и т.д.)
* дата, номер, место составления
* наименования сторон (полные наименования организаций)
* предмет договора
* условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации
* условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов
* порядок сдачи-приема выполненных работ
* ответственность сторон
* гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства
* переход права собственности и риски
* порядок разрешения споров
* юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов)
* подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов)
* оттиски печатей предприятий-контрагентов
КОНТРАКТ
07.02.2005 № 150
Москва
купли-продажи офисной мебели
Фирма "Ашан", именуемая в дальнейшем Продавец, в лице генерального директора Рогова Игоря Николаевича, действующего на основании Устава с одной стороны, и фирма "Алпи", именуемая в дальнейшем Покупатель, в лице Кожемякина Олега Александровича, действующего на основании доверенности № 63 от 07.02.2004 с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА.
1.1. Продавец продает, а покупатель покупает офисную мебель производства швейцарской компании "WAIL", именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим контрактом.
1.2. Количество и ассортимент товара определяется спецификацией, прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде, если стороны не договорились об ином.
2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ,
2.1. Поставка товара производится в течение 3 дней после поступления денег на расчетный счет или в кассу Продавца. Поставка Товара в пределах Москвы осуществляется транспортом Продавца и за его счет.
2.2. Все платежи производятся в российских рублях. Сумма платежа, производимого Покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на дату платежа.
3. ЦЕНА.
3.1. Продажа Товара производится по ценам Продавца. Цена устанавливается в долларах США и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы, другие сборы и налоги.
3.2. Сумма, оплачиваемая Покупателем за Товар, составляет ______________ долларов США.
4. КАЧЕСТВО ТОВАРА.
Качество проданного товара должно соответствовать образцам, каталогу "Wail" и сертификату качества.
5. УПАКОВКА.
Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять его от повреждений при транспортировке с учетом перевалок, а также предохранять товар от атмосферных воздействий.
6. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА.
6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии претензий сторон друг к другу.
6.2. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента подписания акта сдачи-приема. 7. САНКЦИИ.
7.1. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 10% стоимости непоставленного товара.
7.2. В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за счет Продавца.
7.3. За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю за просрочку до 10 дней неустойку в размере 5%, за просрочку свыше 10 дней - неустойку в размере 7,5% стоимости непоставленного в срок Товара. Уплата неустойки не освобождает Продавца от обязанностей выполнения условий контракта.
8. ФОРС-МАЖОР.
Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных действий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форс-мажорных обстоятельств, должна в течение трех дней известить другую сторону об их наступлении или окончании.
9. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.
Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в арбитражном суде г. Москвы, решение которого становится обязательным для сторон.
10. СРОК ДЕЙСТВИЯ.
Контракт вступает в силу с даты его подписания обеими сторонами и действует до полного выполнения ими обязательств по данному контракту.
11. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.
Контракт может быть досрочно расторгнут по взаимному согласию или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения.
12. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:
ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ
______________________ _____________________
______________________ _____________________
______________________ _____________________
______________________ _____________________
Должность Подпись И.О.Фамилия Должность Подпись И.О.Фамилия
М.П. М.П.
Договоры (контракты) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров, разногласий. Оформлены они должны быть безукоризненно. Подписи сторон должны быть сделаны разборчиво, чтобы можно было однозначно установить автора подписи. Если текст договора составлен на нескольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросовестных партнеров о том, что они не знакомы с тем или иным листом.
Использовать факсимильную связь при подписании договора следует очень осторожно, особенно с новыми контрагентами. Обмен факсимильными договорами происходят лишь тогда, когда стороны давно и плодотворно сотрудничают. В арбитражном суде большое значение придаётся подлинной подписи и синей (фиолетовой) печати на договорах.
В случае согласования договора с различными службами или должностными лицами предприятия, экземпляр с визами остается на предприятии, а контрагенту передается экземпляр договора без виз.
Подлинный экземпляр договора во избежание возможной потери или хищения лучше всего хранить в сейфе, а для текущей работы использовать ксерокопию документа.
Коммерческие документы (контракты) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий (статья 391 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не более 10 лет. Договоры на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.
3.9. Письма, факсы.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относят письма, сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.
В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков. Рекламация должна иметь копии документов, как правило актов, подтверждающих такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), к которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товара или услуг.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. Он содержит следующие реквизиты:
* Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города)
* эмблему организации (при наличии герба не проставляется)
* код организации (предприятия) по ОКПО
* наименование вышестоящей организации (если она имеется)
* наименование организации (предприятия)
* справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, Web -страницы в Internet, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например: _______ № _______ На № _______ от_______
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
* адресат
* заголовок к тексту
* отметка о контроле
В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: * дата
* номер
* ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом)
* заголовок к тексту, изложенный одной фразой
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита "адресат" (получателя письма): предприятие (организация), структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адрес, которому направляется конкретный экземпляр.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать дату и номер ранее посланного письма.
Текст письма - должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
"В связи с тем, что при получении груза 26.01.2005 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя, при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя ... была установлена недостача ... штук изделий на сумму) ... (коммерческий акт от 26.01.2005 № 247)...".
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:
"Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет...".
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
* Уважаемый Игорь Леонидович
* Господин Зорин
* Игорь Леонидович
* Уважаемый г-н Зорин
* Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)
Большинство писем продолжаются далее словами:
* В связи с...
* Согласно договору от ... № ...
* Нами рассмотрены Ваши предложения
* В соответствии с Вашей просьбой и т.д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В письмах используют следующие формы изложения:
* от первого лица множественного числа ("направляем на согласование", "просим рассмотреть")
* от первого лица единственного числа ("прошу перечислить", "считаю необходимым")
* от третьего лица единственного числа ("банк не может согласиться", "компания не возражает").
Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от первого лица единственного числа : прошу ..., направляю ..., считаю необходимым... .
В зависимости от вида письма при составлении текста используют следующие обороты:
Отправка груза, документа
1. Отправляем Вам...
2. Направляю Вам...
3. Высылаем Вам...
4. В соответствии с Вашей просьбой направляем...
5. Согласно нашей договоренности отправляем Вам...
Напоминание
6. Напоминаем Вам, что...
7. По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Подтверждение
4. Концерн ... получает подтверждение ...
5. Подтверждаю, что партия товара получена ...
Извещение
6. Сообщаем Вам, что ...
7. Ставлю Вас в известность, что ...
8. Извещаем Вас, что ...
9. Считаем необходимым поставить Вас в известность ...
Просьба
1. Мы будем благодарны, если Вы сможете ...
2. Нам хотелось бы получить ...
3. Мы очень заинтересованы в решении этого вопроса ...
4. К сожалению, в связи с временными трудностями предлагаем перенести решение вопроса на более поздний срок.
5. В соответствии с нашей договоренностью просим Вас ...
Благодарность
10. Мы признательны Вам ...
11. Выражаем благодарность за ...
12. С благодарность подтверждаем ...
Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: "Мы не можем заключить договор с Вашей фирмой ..." дополнить "к сожалению", то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.
Наиболее распространенными ошибками при составлении писем являются:
* в апреле месяце
* польза от использования
* следует учитывать следующие факторы
* представление информации пользователю
* данное явление проявилось
* настоящим сообщаем
* потребное количество товара
* приложение: упомянутое на 3 листах
Если письмо составлено на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Письма могут заканчиваться фразами:
* Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной
* Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
* Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей
* С уважением и т.п.
ОАО "ПОЛЯНКА" Директору ЗАО "Юниор"
А.Г.Твердохлеб
Ордынка, 34 Вавилова 12
Москва, Россия, 113225 Москва, 123100
Тел. 2360119
Факс (095) 2361519 В.Р.Климову
07.01.2005 № 1 - 3/21 Согласовать ассортимент
На № 2 - 3 - 14 от 28.12.2004 с заказчиком, отправить
партию ТНП
№ 9 21.01.2005
Твердохлеб 15.01.2005
О возобновлении поставок ТНП
Альфред Генрихович!
Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2003 № 245.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.
Приложение: на 1 л. в 2 экз.
С уважением
Исполнительный директор Подпись И.И.Антонов
P.S. Мы готовы принять представителей Вашей фирмы и забронировали два номера в пансионате "Рублево" с 05.05.2005 по 14.05.2005.
Серова Ольга Николаевна
236 17 19
В дело № 2-3
Отправлена партия № 9 21.01.2005
Климов В.Р.Климов
22.01.2005 Вх. № 000009
14.01.2005
Письмо 21.doc
При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на реквизиты делового письма.
Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.
Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).
В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, "фрахт судов", "организация туров", "продажа недвижимости", "научные разработки" и т.д.
Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, номера и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенный или буквенно-цифровой, например:
* Reference: 101
* Ref: MS
* Ref: MS/101
* Ref: MS/AP/101, где
Reference (Ref) - ссылка; MS - инициалы автора; AP - инициалы секретаря или исполнителя; 101 - порядковый номер документа.
Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12.
Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления "th" к числу), например:
17 August 2003.
Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.
Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:
* имени и фамилии получателя
* наименования компании
* номера дома, улицы
* города, почтового округа (индекса)
* страны
Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке - указании конкретного лица, например: Attention: Mr.J.Moore, проставляемый после адреса.
При написании адреса чаще всего используется "открытая пунктуация", т.е. без запятых и точек.
Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.
Деловое письмо начинается со слов "Dear...". В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:
* Dear Sir - если имя получателя неизвестно
* Dear Madam - если имя получателя неизвестно
* Dear Mr. Neit - господину, имя которого известно
* Dear Mrs Fella - замужней женщине
* Dear Miss Jones - незамужней женщине
* Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине
Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:
* RE - сокращение слова "regardin" (относительно)
* In re -сокращение сочетания "In regard to" (касательно)
* Sibject. - (предмет, тема, вопрос)
* Подчеркиванием.
Письмо иностранному партнеру
RIVER BANK HOUSE 67.UPPER THAMES STREET
London, EC 4 V 3AN
Your ref: RM/si Our ref: TB/ap/175 Telefon: 01 248 2217 (30 lines)
Fax 012482216
E-mail: river @ bank.gb
Mr R. Morrison
P/ Marlow & CO. LTD 17 May 2005
21 Bird Street
London E1 6 TM
Dear Mr. Morrison
Order 345
Unfortunately We have not received the computers "OPTIMA 133" which were a part of this order yet. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.
We look forward to hearing from you.
Do not hesitate to call us.
Yours sincerely
Подпись
T. Barker
Manager
Encl. Order 345
Carbon copy M. Pryor
Перевод на русский язык
РИВЕР БАНК 1 67, АППЭ ТЕМЗ стрит, 2
Лондон, ЕС 4 V ЗАН
Ваш номер: RM/si Наш номер: ТВ/ар/175 3 Телефон:01 248 2217(30 линий)
Факс 012482216
E-mail: river @ bank.gb
Господину Моррисону 17 мая 2005 4
П. Марлоу & К. Лтд
21 Берд Стрит 5
Лондон Е 1 6 ТМ
О заказе № 345 7
К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры "ОPTIMA-133", которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги. 8
Ждем Вашего ответа.
Вы можете позвонить нам в любое время.
Искренне Ваш 9
Подпись 10
Т. Баркер
Управляющий
Прил. Копия заказа 345 11
Копия М. Прайеру 12
Например:
RE: Выставка "Информтехника 2005"
или Оплата по контракту № 345/128.
Заголовок - необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается, главным образом, в официальной переписке по юридическим вопросам.
Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца - с красной строки (классический вариант).
Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т.п.
В переписке с иностранными деловыми партнерами часто используются следующие обороты:
* Мы только что вышли на рынок с новой продукцией...
We have just launched a new product...
* Мы являемся ведущими производителями этого товара...
We are the leaving manufacturers for this article...
* В течение последних лет мы специализировались...
For the last years we specialized in...
* Прилагаем технические спецификации и инструкции по эксплуатации...
We enclose technical specifications and directions for use...
* Сейчас мы предлагаем более широкий перечень услуг...
We offer now more comprehensive service...
* Дополнительные детали можно получить, направив запрос...
Further details can be obtained on request...
* Мы отгрузим товары в ближайшее время...
We shall have the goods shipped as soon as possible...
* Груз должен быть упакован...
The consignment should be packed...
* Просим отгрузить первую партию товара...
Please dispatch the part of the order...
* Будем признательны, если Вы вышлете самолетом...
We should be obliged if you could send us by air...
* Сожалеем о непредвиденной задержке...
We are sorry for this unforeseen delay...
* Пожалуйста, незамедлительно свяжитесь с нами, как только появится необходимость в дополнительной информации...
Please do not hesitate to contact us if you need any further information.
Текст письма, как и в российской деловой переписке, также не превышает одной страницы.
Через два межстрочных интервала после текста письма указывается "заключительная формула вежливости" (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.
Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчиваются выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).
Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).
Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.
В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания:
Yours truly (искренне Ваш)
Best wishes (наилучшие пожелания)
После "заключительной формулы вежливости" делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10).
Ниже подписи указывается её расшифровка: имя и фамилия. На следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.
Перед подписью может стоять отметка "р. р." (от имени) или "Per pro" (по доверенности) в том случае, когда подчиненные подписывают документ по поручению руководителя.
Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:
Enclosure (приложение): Order № 34
или сокращением
Encl: Contract № 11/Si 15
При направлении копий письма ("cardon copy" или "СС") нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).
Для быстрого и грамотного составления несложных писем и перевода их на английский язык можно использовать программу "Письмовник" компании "Медиа Лингва". При его использовании составитель отвечает на вопросы, а компьютер автоматически формирует текст письма на русском и английском языках.
Рекламные письма имеют существенные отличия от традиционных деловых писем как в оформлении, так и в тексте. Обязательными компонентами их являются описание рекламируемых товаров или услуг и подробный адрес организации-отправителя с телефоном/факсом, электронной почтой, указанной на бланке или в тексте письма. При составлении рекламного письма на первый план выходят такие критерии как внешний вид (дизайн) документа, свободная форма изложения, отсутствие штампов. Такое письмо должно быть оригинальным и по форме, и по содержанию.
Рекламное письмо
V o I x
ТОП-АРТ-ГАЛЕРЕЯ
Уважаемые господа!
Скоро 8 марта...
Возможно, Вы уже задумывались о том, как сделать этот праздник для своей возлюбленной незабываемым, каким подарком продемонстрировать ей своё отношение.
Салон Тоp-Art-Gallery "Voix" на Кутузовском проспекте, специально к 8 марта приготовил новые аксессуары из Парижа.
Мы рады помочь Вам в выборе этих исключительных по изяществу подарков, которые своей красотой оставят яркий след в сердце вашей счастливой избранницы.
С искренней симпатией,
директор салона
Подпись Надежда Набережнева
Кутузовский 23 Voix.ru
243 1739
Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.
Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите "адресат" указывается номер телефакса получателя письма.
Факс
01-09-2005 10:17 0:12 FROM: INEX 2280979 ТО: 2381529 Р 01/01
INB
Акционерный коммерческий банк Генеральному директору
ООО "Художественная
"ИНЕКСБАНК" школа имени Репина"
И.К. Стрешневу
ул. Лубянка, 10, стр. 2 факс 238 15 29
Москва, Россия, 120440
Тел. (095) 228 09 78
Факс 228 09 79
E-mail: ineks @ msk.ru
23.05.2005 № 1 - 5/29
На № _____ от ___________
Уважаемый Игорь Корнеевич!
Сообщаем Вам, что 00.00.2005 Арбитражным судом г. Москвы АКБ "Инексбанк" признан банкротом. Открыто конкурсное производство. ООО "Художественная школа имени Репина" является дебитором "Инексбанка" с суммой задолженности 500 000 (Пятьсот тысяч) руб.по кредитному договору от 00.00.2000 № 284-КД - 00.
Прошу Вас письменно известить нас о сроках погашения долга до 00.00.2005.
В случае отказа мы будем вынуждены обратиться в судебные органы о принудительном взыскании задолженности.
Конкурсный управляющий Подпись А.В.Бурнаков
Сокурова Нина Георгиевна
228 09 81
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) у верхней кромки листа, являются: дата и время передачи; её длительность; (код) отправителя; № телефакса, с которого передана информация; № телефакса получателя; количество страниц.
3.10. Должностные инструкции.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудников предприятия. С помощью этого документа можно равномерно распределять нагрузку в трудовом коллективе, ввести персональную ответственность за выполнение должностных обязанностей.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем директора или руководителем предприятия.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.
Хранятся должностные инструкции постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года (статья 35 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Примерная должностная инструкция секретаря-референта.
ОАО "АПК МАВР" УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор
Подпись О.В.Ломов
12.10.2005 12.10.2005
Секретаря-референта генерального директора
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
* действующим законодательством РФ;
* Уставом предприятия;
* Положением о структурных подразделениях;
* правилами трудового распорядка;
* приказами (указаниями) руководства предприятия;
* нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
* настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь должен знать:
* Структуру организации, направление её деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии её руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
* государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
* правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;
* правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
* деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
* правила ведения телефонных переговоров;
* иностранный язык, терминологию по тематике деятельности организации, основы редактирования;
* правила техники безопасности и противопожарной защиты;
* приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:
* составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
* пользоваться средствами связи и организационной техникой;
* работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK, LOTUS$
* пользоваться базой данных;
* пользоваться возможностями Интернета;
* принимать и передавать документы по факсимильной связи электронной почте, выполнять копировальные работы;
* редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
* вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ.
Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.
2.3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.
2.5. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.
2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
2.7. Готовит по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.
2.8. Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует генерального директора.
2.10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
2.11. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.
2.12. Выполняет устные и письменные переводы, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригиналов, соблюдения установленных требований в отношении используемых научных и технических терминов и определений. Осуществляет редактирование переводов.
2.13. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.
2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.
2.15. Контролирует подготовку дел секретариата к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
3. ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность информации.
3.2. Выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
3.5. Обеспечивать сохранность документов.
4. ПРАВА
Секретарь-референт генерального директора имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.
4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.
4.5. Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала секретариата.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт генерального директора несет ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.
5.2. Несохранность конфиденциальной информации.
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. ВЗАИМОСВЯЗИ
Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:
* со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;
* с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;
* с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, организациями власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Зам. директора Подпись А.Р.Сегедин
С инструкцией ознакомлена
Секретарь-референт Подпись Дата
3.11. Положения
Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
* типовые, разрабатываемыми государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например: "Типовое положение об отделе кадров";
* индивидуальные, разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например: Положение о персонале ОАО "АПК МАВР"
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо мероприятий: смотров-конкурсов, аукционов, тендеров, например: положение ОАО "АиТ" о конкурсе "Лучший программист".
Положение составляется на общем бланке организации.
Положение должно иметь:
* наименование вида документа
* дату
* номер
* заголовок к тексту
* гриф утверждения
* текст
* подписи составителей
* печать (при необходимости)
Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чём?", например: "Положение о Государственном реестре".
Текст положения может состоять из следующих разделов:
* общие положения
* задачи и функции
* управления и структура
* права и обязанности
* контроль деятельности
* служебные контакты
* ответственность
Типовые и индивидуальные положения хранятся постоянно по месту разработки и утверждения, другие - 3 года после замены новыми (статья 13 "перечня документов с указанием сроков хранения").
Положение о структурном подразделении
ОАО "АПК МАВР"
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
от 09.07.2005 № 29
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе документационного обеспечения
(службе делопроизводства)
1. Общие положения
1.1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору (заместителю директора) предприятия.
1.2. Отдел документационного обеспечения возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.3. В своей деятельности отдел документационного обеспечения руководствуется Уставом предприятия, настоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по делопроизводству.
2. Задачи
2.1. Обеспечения единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия.
2.2. Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия.
2.3. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами.
3. Структура
3.1. Структура и штаты отдела документационного обеспечения утверждаются генеральным директором предприятия с учетом специфики работы и объема документооборота.
3.2. В состав отдела документационного обеспечения входят: группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) исходящих документов, группа контроля, экспедиция, копировально-множительное бюро.
4. Функции
4.1. Организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия.
4.2. Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
4.3. Прием, регистрация, учет хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам.
4.4. Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.
4.5. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.
4.6. Обеспечения соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.
4.7. Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
4.8. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.
4.9. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).
4.10. Участие в работе экспертной комиссии предприятия в работе поп подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения, выделенные к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
4.11. Проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников предприятия, работающих с документами.
4.12. Оформление командировочных документов, регистрация командировочных сотрудников.
5. Права
5.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.
5.2. Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.
5.3. Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.
6. Ответственность
6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела.
6.2. Степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
7. Служебное взаимодействие
7.1. С руководителями структурных подразделений предприятия - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и предоставления, необходимых руководству предприятия документов, использования служебной информации.
7.2. С юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений, договоров, контрактов и др. документов.
7.3. С отделом кадров - по вопросам подбора, прием, увольнения, повышения квалификации и расстановки работников отдела.
7.4. Со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.
7.5. С отделом информатизации - по вопросам проектирования, эксплуатации и внедрения автоматизированных информационных систем.
7.6. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.
Исполнительный директор Подпись М.И.Громов
4.1. Справки
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано по просьбе сотрудника выдавать справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 62 ТК РФ).
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.
В правом верхнем углу предоставляется место предоставления справки в именительном падеже, например: отделение милиции, школа № 21.
На справке должна обязательно стоять дата её подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Справка о зарплате работника
Эмблема ОАО Школа № 21
ОАО "АПК МАВР"
Адрес, телефон
СПРАВКА
04.01.2005 № 5
Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ОАО "АПК МАВР" с окладом 6200 рублей.
Директор Подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия
Одним из вариантов является справка, составляемая по запросам руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия, и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Сведения по нескольким вопросам делятся на разделы (по числу вопросов). Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Справки по основной деятельности предприятия с важными выводами и предложениями могут храниться постоянно (статья 39 "перечня документов с указанием сроков хранения").
4.2. Объяснительные записки
Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
Объяснительная записка
Отдел ценных бумаг Заместителю директора
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА банка "Кедр"
04.01.2005 О.Б..Смольному
Сводный отчет отдела за III квартал 2005 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных филиалов банка.
Начальник отдела Подпись И.Р.Владимиров
В зависимости от важности освещаемого вопроса объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет (статьи 343, 413 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
4. Документы по личному составу.
На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. К документам по личному составу относят документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:
* трудовые договоры, заключенные предприятием с работником
* приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника)
* трудовые книжки
* личные карточки формы Т - 2
* личные дела
* лицевые счета по заработной плате
С 2001 года введены в действие обновленные унифицированные формы документов:
* приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т - 1)
* личная карточка (ф. Т - 2)
* учетная карточка научного работника (ф. Т - 4)
* приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т - 5)
* приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т - 6)
* приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т - 8)
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на всей территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
Например, при рассмотрении трудового спора в суде большое значение имеет не только соответствие документов трудовому законодательству, но и их оформление по установленным правилам. Даже при верном применении трудового законодательства кадровая служба предприятия нередко проигрывает судебные споры с работниками из-за ошибок в документах (отсутствии каких-либо реквизитов или их неправильном оформлении).
Для документационного оформления работы с персоналом, кадровая служба предприятия должна вести следующие документы и учетные формы:
* штатное расписание (форма № Т - 3)
* структура и штатная численность предприятия
* правила внутреннего трудового распорядка
* положение о персонале предприятия
* должностные инструкции работников предприятия
* положения о структурных подразделениях
* положение об аттестационной комиссии предприятия
* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
* книга регистрации приказов (по личному составу и по отпускам)
* табели учета рабочего времени
* графики отпусков (форма № Т - 7)
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 № 24 - ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов в следующей последовательности:
* резюме
* анкета
* трудовой договор с работником
* приказ о приеме
* запись в личной карточке ф. Т - 2 и личном деле
* запись в трудовой книжке
Копии приказа о приеме, по усмотрению организации, могут быть направлены в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производится в следующей последовательности:
* заявление работника об увольнении
* приказ об увольнении
* запись в личной карточке ф. Т - 2 и личном деле
* запись в трудовой книжке
* закрытие лицевого счета по заработной плате
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 80 ТК РФ). Кадровая служба готовит проект приказа об увольнении и предоставляет на подпись руководителю. После подписания приказа делается запись об увольнении в трудовой книжке работника и его личной карточке ф. Т - 2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов производится в следующей последовательности:
* приказ о переводе на другую должность
* запись в личной карточке ф. Т - 2 и личном деле
* запись в трудовой книжке
* запись в лицевом счете по заработной плате
Руководитель предприятия издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и личной карточке ф. Т - 2. Копии приказов направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
При рациональном организованном делопроизводстве приказы о приеме, переводе и увольнении составляются в одном экземпляре. В бухгалтерии только знакомятся с приказом, проставляя отметку: "с приказом ознакомлен" и возвращают приказ в отдел кадров. Личные дела не заводятся за исключением руководителей, т.к. вся необходимая информация о работнике содержится в личной карточке ф. Т - 2.
4.1. РЕЗЮМЕ
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. д.
При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемая его заработная плата.
Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год (статья 341 "Перечня документов с указанием сроков хранения"). Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.
Пример:
Резюме
Орлов Игорь Иванович
11.03.1960 г.р.
АДРЕС: ул. Лескова, д. 7, кв. 11, Москва, 127322
ТЕЛ.: 210 33 18 (Р), 972 76 11 (Д)
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, имею дочь.
ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела информационного обеспечения.
ОБРАЗОВАНИЕ: 1977 - 1982 - Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации
ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.
1967-1977 - средняя школа № 27 (г. Москва).
По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с 1992 г. - до настоящего времени - начальник отдела информатики в финансовой компании "ФИН-ТРАСТ" (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).
С 1980 по 1982 г. - старший техник в Московском статистическом управлении.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею ряд публикаций в специальном журнале "Домашний компьютер".
Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).
По требованию могу представить необходимые рекомендации.
Подпись И.И.Орлов
4.2. Трудовые договоры
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка данной организации.
В трудовом договоре указываются:
* фамилия, имя, отчество работника и работодателя, заключивших договор
* место работы (с указанием структурного подразделения)
* дата начала работы
* наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция
* права и обязанности работника
* права и обязанности работодателя
* характеристика условий труда, компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях
* режим труда и отдыха * условия оплаты труда
* виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью
Запрещается требовать от работника выполнение работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее обусловленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия.
Трудовые договоры могут заключаться:
* на неопределенный срок
* на определенный срок не более 5 лет 9срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю:
* паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность
* трудовую книжку за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства
* страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
* документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу
* документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки
* справку с предыдущего места работы о заработной плате
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй - у работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
В трудовом договоре помимо должностного оклада работника могут быть указаны различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера.
При заключении договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
* основания увольнения работника
* дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством
* введение для работников полной материальной ответственности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия и храниться 75 лет. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет (статья 338 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Трудовой договор (на 3 - х страницах)
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "СИГМА"
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
12.01.2005 Москва № 21
Закрытое акционерное общество "Сигма", именуемое в дальнейшем "ЗАО", в лице генерального директора Ивлева Олега Васильевича, действующего на основании Устава, и Румянцева Нина Михайловна, именуемая в дальнейшем "Секретарь", заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Румянцева Нина Михайловна принимается на работу по договору на должность секретаря коммерческого директора.
1.2. Секретарь выполняет свои обязанности в соответствии с настоящим договором и должностной инструкцией.
1.3. Работа по настоящему договору является основным местом работы Секретаря.
1.4. Секретарь подчиняется непосредственно коммерческому директору.
1.5. Секретарь принимается на работу с 12.01.2005 с прохождением двухмесячного испытательного срока.
2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
Секретарь имеет право:
2.1. Самостоятельно решать в пределах своей компетенции организационные и административные вопросы, связанные с выполнением возложенных на него договорных обязательств.
2.2. Вносить предложения по совершенствованию работы ЗАО.
2.3. Взаимодействовать с подразделениями ЗАО для решения вопросов в соответствии с договорными обязательствами и должностными обязанностями.
Секретарь обязуется:
2.4. Обеспечивать выполнение поставленных задач и годового плана работы в соответствии со своей компетенцией.
2.5. Строго соблюдать договорные обязательства.
2.6. Аккуратно и бережно использовать имущество ЗАО.
2.7. Соблюдать трудовую дисциплину и Правила внутреннего трудового распорядка.
2.8. Выполнять требования службы безопасности по соблюдению конфиденциальности.
2.9. Соблюдать требования действующего законодательства, нормативных актов, приказов и распоряжений руководства ЗАО, указаний коммерческого директора.
ЗАО обязуется:
2.10. Своевременно обеспечивать Секретаря нормативно-технической, юридической, экономической и иной документацией и информацией, необходимой ему для осуществления своих функций. Секретарю предоставляется информация о деятельности ЗАО с учетом ее сохранности и требований службы безопасности по конфиденциальности ее использования.
2.11. Предоставлять Секретарю для работы рабочее место. Оборудованное мебелью и необходимыми средствами связи и оргтехники.
2.12. Защищать интересы Секретаря в государственных, судебных и иных органах, в том числе нести издержки, связанные с защитой, если действия Секретаря были санкционированы ЗАО.
3. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ
3.1. Секретарь обязуется не распространять доверенные ему сведения, составляющие коммерческую тайну, полученные в связи с выполнением служебных обязанностей.
3.2. Секретарь:
* ознакомлен с законодательством Российской Федерации о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за его нарушение
* извещен, что объекты интеллектуальной собственности, созданные им в связи с выполнением служебных обязанностей или полученного от руководства ЗАО конкретного задания, принадлежит ЗАО.
3.3. Секретарь согласен в порядке взаимозаменяемости по указанию руководства временно (не более одного месяца) обеспечивать выполнение функций, возложенных договором на другого сотрудника ЗАО.
3.4. ЗАО обеспечивает переподготовку и повышение квалификации Секретаря по профилю деятельности предприятия.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ РАБОТЫ, ОПЛАТА ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ
4.1. Секретарю устанавливается должностной оклад в размере 5800 руб. в месяц. При изменении оплаты труда в законодательном порядке размер оплаты Секретаря изменяется приказом генерального директора ЗАО.
4.2. Помимо должностного оклада Секретарю устанавливается надбавка к окладу в размере 15% и выплачиваются премии в соответствии с действующим в ЗАО положением. Размер премий определяется генеральным директором в зависимости от финансового положения ЗАО и результатов работы Секретаря по представлению коммерческого директора.
4.3. Секретарю устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 24 рабочих дня плюс один рабочий день за каждый год работы в ЗАО.
4.4. При уходе в отпуск Секретарю предоставляется материальная помощь в размере должностного оклада.
4.5. При постоянной полной или частичной утрате трудоспособности (инвалидности), в результате несчастного случая, связанного с выполнением служебных обязанностей, Секретарю предоставляются льготы, установленные законодательством РФ, и выплачивается из средств ЗАО единовременное пособие в размере трех месячных должностных окладов.
4.6. Секретарю оплачиваются служебные поездки на городском пассажирском транспорте, за исключением такси, по предъявлению проездных документов и маршрутного листа.
4.7. При уходе на пенсию по возрасту секретарю выплачивается единовременное вознаграждение в размере двух должностных окладов.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Секретарь несет дисциплинарную, материальную и другие виды ответственности в соответствии с законодательством РФ за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящим договором и должностной инструкцией.
5.2. Неисполнение или ненадлежащее исполнение Секретарем своих обязанностей, в результате чего ЗАО был причинен материальный ущерб, может служить основанием для досрочного расторжения договора в соответствии с законодательством РФ.
5.3. Неисполнение или ненадлежащее исполнение ЗАО условий настоящего договора, может служить основанием для досрочного расторжения договора в соответствии с законодательством РФ.
6. СРОК ДЕЙСТВИЯ И УСЛОВИЯ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА
6.1. Трудовой договор заключен на неопределенный срок.
6.2. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами.
6.3. По соглашению сторон в договор могут быть внесены изменения и дополнения путем подписания сторонами дополнительного соглашения.
6.4. На основании заключенного или измененного договора, а также в случае его продления или прекращения генеральным директором ЗАО издается приказ.
6.5. Договор может быть расторгнут в следующих случаях:
* по взаимному соглашению сторон
* по инициативе Секретаря, при этом он обязан письменно известить генерального директора не позднее, чем за две недели до его расторжения
* по инициативе ЗАО на основаниях, предусмотренных трудовым законодательством РФ.
6.6. Споры между сторонами по настоящему договору разрешаются в соответствии с законодательством РФ
6.7. Все вопросы, не урегулированные данным договором, подлежат разрешению в соответствии с законодательством РФ.
6.8. Трудовой договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
Генеральный директор Подпись О.В.Ивлев Секретарь Подпись Н.М.Румянцева
М.П.
4.3. Приказы по личному составу
Приказы по личному составу оформляются в случае приема, увольнения и переводов сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т - 1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется кадровой службой, юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работником под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т - 8.
В графе "основание" указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.
При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.
По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с...).
Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").
В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы о работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, командировках, дежурствам, обучении, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№ 1 к, № 2 к...) и формируются в самостоятельное дело.
4.4. Трудовые книжки
Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления трудовых книжек и обеспечения ими устанавливается Правительством РФ.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 66 ТК РФ). Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является основной.
При приеме на работу трудовую книжку предоставляют в кадровую службу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы при предоставлении документа, подтверждающего работу по совместительству.
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
№
Фамилия Градова
Имя Нина
Отчество Витальевна
Дата рождения 12 мая 1972 г.
Образование высшее
Профессия, специальность экономист
Дата заполнения 9 октября 1997 г.
Подпись владельца книжки Градова
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек
М.П. З О Т О В А
разборчиво
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год (12 мая 1972 г.) Записи о работнике в трудовой книжке производятся на основании паспорта.
Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов; дипломов; сертификатов; справок, если образование незаконченное высшее.
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия, например, ОАО "Мавр".
Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой, например, АОЗТ "ГЭЗ" с 01.01.2003 переименовано в ЗАО "ГЭЗ" переименовано в ЗАО "ГЭЗ".
В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема (09.10.2000), в графе 3 - указание действия и должность ("Принята на должность экономиста"; "Уволена по собственному желанию"; "Переведена на должность начальника отдела"), в графе 4 - основание (приказ от 07.10.2000 № 12 л/с).
Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении, аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками трудового кодекса РФ и со ссылкой на соответствующие статью и пункт, например, "Уволен в связи с ликвидацией организации, ст. 81, п. 1 ТК РФ".
Ниже ставится подпись должностного лица, ее расшифровка и печать предприятия.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе "сведения о работе", заводится вкладыш к ней.
При прекращении трудового договора предприятие обязано выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Если в этот день невозможно выдать работнику трудовую книжку в связи с его отсутствием, либо его отказом, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 62 ТК РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Не востребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (статья 342 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Образец заполнения трудовой книжки.
Раздел "Сведения о работе"
Сведения о работе
№
записи
Д А Т АСведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)На основании чего внесена запись
(документ, его дата и номер)числомесяцгод12341
2
309
03
0710
03
092000
2001
2005ОАО "МАВР"
Принята на должность экономиста в отдел маркетинга
Переведена на должность начальника отдела маркетинга
Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ
Приказ от 07.10.2000
№ 12 л/с
Приказ от 01.03.2001
№ 8 л/с
Приказ от 05.09.2005
№ 18 л/с
4.5. Личные карточки
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы № Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также перемещениях сотрудников указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
Главным разделом карточки является раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу".
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т.к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы предприятия. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись, в которой указываются фамилии работников (в графе "Заголовок документа"). Срок хранения личных карточек - 75 лет (статья 339 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
4.6. Личные дела
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки ф. Т - 2).
В состав личного дела должны входить следующие документы:
* внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле
* анкета или личный листок по учету кадров
* автобиография или резюме
* копии документов об образовании
* копии документов об утверждении в должности
* характеристики или рекомендательные письма
* трудовой договор
* копии приказов о назначении, перемещении, увольнении
* справки и другие документы, относящиеся к работнику
"Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле" содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
"Личный листок по учету кадров" содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
* паспорт
* трудовая книжка
* военный билет
* документ об образовании
В графе "Образование" личного листка применяют формулировки: "начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее специальное", "незаконченное высшее", "высшее" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графу "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности. В графе "Семейное положение" используются следующие формулировки: "женат" ("замужем"), "разведен(а)", "вдовец (вдова)", "холост", ("незамужем"), после чего перечисляются все члены семьи с указанием родства ("отец", "мать", "жена", "муж", "сын", "дочь"). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
В практике оформления приема на работу часто используется "Анкета" - документ, аналогичный "Личному листку по учету кадров". На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют "Резюме".
При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.
Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр договора.
Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.
Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации и т.п. При этом, все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.
Личные дела сотрудников предприятия хранятся работником кадровой службы в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Рациональный порядок работы с личными делами установлен для государственных служащих. Личные дела госслужащих при переводе на новое место не заводятся, а пересылаются с прежнего места работы.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет, руководителей предприятия - постоянно (статья 337 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
5. Организация работы с документами
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Правила работы с документами на конкретном предприятии составляют систему делопроизводства.
Система делопроизводства устанавливается и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах проведения работ и т.п.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.
В крупных организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения (ОДОУ), общий отдел, канцелярия и т.п. В небольших организациях делопроизводственные функции возлагаются на секретаря руководителя организации.
В документационном обеспечении выделяют три основных группы документов:
Входящие документы, поступившие в ОДОУ из внешних организаций;
Исходящие документы, поступившие в ОДОУ из структурных подразделений для отправки во внешние организации;
Внутренние документы, поступившие в ОДОУ из структурных подразделений или от руководителя для рассылки или использования внутри организации.
5.1. Обработка поступающих документов
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Доставка документов в организации осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят:
* первичную обработку
* предварительное рассмотрение
* регистрацию
* рассмотрение руководством
* направление на исполнение
* контроль исполнения
* исполнение документов
* подшивку документов в дела.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам. Этот принцип нормативно закреплен в типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, п. 6.3.2.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
* требующие обязательного рассмотрения руководством
* направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям
Какова в настоящее время методика распределения поступающих потоков документов?
100% - поступающие потоки документов, из них
60 - 65% направляются на рассмотрение руководству организации, а
35 - 40% - в структурные подразделения организации
Первая группа документов, которую выделяет секретарь руководителя, еще не вскрывая конвертов, - конверты с пометкой "лично".
В инструкции по делопроизводству организации, как правило, закреплено предложение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой "лично" много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов.
Вторая группа - это документы секретарем не регистрируемые и отправляемые непосредственно в структурные подразделения. Секретарь составляет и подписывает перечень групп документов, которые регистрируются по месту их исполнения.
Примерный перечень этих групп документов:
* письма, присланные в копии для сведения;
* телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
* сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
* графики, наряды, заявки;
* учебные планы, программы, копии;
* поздравительные письма и пригласительные билеты;
* бухгалтерские документы;
* печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
* формы статистической отчетности.
Перечень утверждается руководителем. Периодически в него могут вноситься изменения.
Третья группа - это документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Четвертая группа документов составляет порядка 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), которые и направляются секретарем на рассмотрение руководства организации.
Однако наиболее рациональна система распределения поступающих потоков документации, когда руководству организации на рассмотрение поступает не 60-65% документов, а 10 - 15%, а в структурные подразделения организации направляется 85 - 90%.
100% - поступающие потоки документов, из них
10 - 15% направляются на рассмотрение руководству организации, а
85 - 90% - в структурные подразделения организации
Каким же образом достичь такого результата, и каковы здесь задачи секретаря?
Чтобы это осуществить, в организации необходимо применить метод делегирования полномочий. Это означает, что руководитель организации поручает (делегирует свои полномочия) одному из опытных работников регистрировать оставшиеся 60-65% поступающих документов и распределять их следующим образом: 10-15% - руководству организации, 45-50% - в структурные подразделения. С этой целью руководитель организации издает приказ (распоряжение), где назначает должностное лицо, ответственное за подобное распределение документации, перечисляет группы документов, подлежащие распределению этим должностным лицом, доводит до сведения руководителей структурных подразделений, что эти документы должны исполняться без резолюции руководителя, на основании отметки назначенного им должностного лица.
Такая рациональная система распределения поступающих документов способствуют более оперативному их исполнению и, что самое главное, освобождает руководство организации от рассмотрения ненужной для него документации.
После предварительного распределения поступающих потоков документов секретарь регистрирует необходимые группы документов и отправляет их на рассмотрение руководству и исполнение в структурные подразделения или конкретным должностным лицам.
Документы регистрируются в день их поступления. Как правило, это требование инструкции по делопроизводству секретарями выполняется. Но вот второе требование инструкции - документы рассматриваются руководителем организации в день поступления - зачастую не соблюдается по различным причинам. В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию.
В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата. Это правило должно быть зафиксировано в инструкции по делопроизводству.
Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, а он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ), а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, размноженные секретарем.
Если к документу имеется многостраничное приложение, оно передается поочередно всем исполнителям.
При рассмотрении руководитель ставит некоторые группы документов на контроль, о чем секретарем делается отметка на документе и РКФ.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируется по тем же правилам, что и письма, а затем передается на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается и передается должностному лицу, которому она адресована.
Поступившие оригиналы документов с электронной копией должно иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
5.2. Обработка отправляемых документов
Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
* составление проекта документа исполнителем;
* проверка правильности оформления проекта документа;
* согласование проекта документа;
* подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
* регистрация документа;
* отправка документа адресату
* подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97.№ 1239.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составленные в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.08..97 № 1108.
Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.3. Обработка внутренних документов
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:
* составление проекта документа исполнителем;
* проверка правильности оформления проекта документа;
* согласование проекта а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем секретарю, который контролирует правильность их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
5.4. Регистрация документов.
Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем - референтом. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая регистрируется в структурных подразделениях.
При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с номера № 1 (или № 01).
6. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел обеспечивает систематизацию документов в делопроизводстве, представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатура является необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления", "общий отдел"), ему присваивается индекс "1". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела).
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: протоколы, приказы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
* название вида документа (приказы, договоры, протоколы);
* краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству автостоянки");
* дата (период) к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 2006 г.");
* слова "копии", если дело сформировано из копий документов (например, "Решения Совета директоров за 2006 г. Копии").
Номенклатура дел учебно-методического отдела вуза
Индекс
Заголовок дела (тома)Кол-во
делСрок хран., статья по перечнюПримечание06 УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ06-01Нормативные акты по вопросам образования. Приказы и инструктивные письма министерства образования Российской Федерации по учебно-методическим вопросам. КопииДо минования надобности
Ст.1 б06-02Государственные образовательные стандарты по (направлениям) специальностямДо минования надобности06-03Графики расписания занятий, экзаменов 6 лет 06-04Учебные планы по специальностямДо минования надобности06-05Обзорные (оперативные) учебные планы1 год06-06Нормативные акты университета. Копии
До минования надобности
ст.1 б.06-07Положение об учебно - методическом отделе
До минования надобности
ст.1 б.06-08Должностные инструкции сотрудников. КопииДо минования надобностиПодлинник в отделе кадров06-09Приказы ректора по учебно-методической деятельности. Копии До минования надобности <1> 06-10Приказы ректора по личному составу студентов. Копии75 лет, ст. 6 б.
06-.........06-15Расписание занятий очного отделения5 лет06-16Расписание занятий заочного отделения6 лет06-..........
7. Формирование и оперативное хранение дел.
Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.
Формирование дел осуществляется в соответствии в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
* в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
* документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
* документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
* документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
* каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
* в дело формируются, как правило, документы одного года;
* в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также проекты документов, черновики документов;
* документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху;
* Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;
* Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
Договоры предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие договоры, заключенные между предприятиями, вторую - трудовые договоры (контракты) с работниками.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
Документы ограниченного доступа с грифом "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально" формируют отдельно от остальных документов предприятия.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. При формировании дел используются скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.
С момента заведения и до передачи в архив предприятия или госархив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называют оперативным хранениям документов в делопроизводстве. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года - трех лет, а затем сдаются в архив.
8. Библиографический список
1. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28.
4. ГОСТ 7.1 - 2003. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. решения Росархива от 27.10.2003): Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России В.П.Козловым 6 октября 2000.
6. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: Делопроизводство и корреспонденция/Н.А.Лысенко, Б.Ю.Сербиновский, С.Н.Цветкова; Под редакцией Н.А.Лысенко. - Ростов-н/Д: Издательский центр "МарТ", 2002. - 272 с.
7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Книга сервис (Издание 8, дополненное и переработанное), 2003. - 160 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
9. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. - М.: ИНФРА - М, 2001. - 185 с.
10. Богатая Н.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., исп. и доп. М.: Дело, 2003. - 360 с.
11. Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент. М.: Бератор, 2004. - 208 с.
12. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное пособие/ В.В.Паневчик. - 2-е изд., исп. и доп. - Мн.: Высшая школа, 2003. - 348 с.: ил.
13. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления. Практикум/В.В.Паневчик, С.В.Некроха. - Мн.: БГЭУ, 2003. - 347 с.
14. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия/Т.А.Стяжкина. - М.: Издательство "Экзамен", 2003. - 192 с.
15. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. - М.: Книга сервис, 2003. - 112 с.
16. Документы и документооборот в бухгалтерии: Практическое пособие./Авт.-сост. М.И.Басаков. - М.: ИКЦ "МарТ", Ростов н/Д: Издательский центр "МарТ", 2003. - 384 с.
17. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 5-е изд., исп. и доп. - М.: ИНФРА - М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.- 320 с.
89
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
332
Размер файла
628 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа