close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

dfk-dfr.com

код для вставкиСкачать

В.В. Паневчик
B. В.Акулич
C. В.Некраха
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Документационное и оргтехническое обеспечение управления
Учебное пособие
Минск БГЭУ 2008
В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Документационное и оргтехническое обеспечение управления
Допущено Министерством образования Республики Беларусь в качестве учебного пособия для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования по экономическим специальностям
Минск БГЭУ 2008
Библиотека *И1Ш 4.'iwwau
УДК 35.077.1 ББК 65.050.286 П16
Рецензент ы:
зам. директора Белорусского государственного института повышения квалификации по стандартизации, метрологии и управлению качеством, кандидат технических наук, профессор В.Г. Смирнов;
зав. кафедрой редакционно-издательских технологий У О "Белорусский государственный технологический университет", доктор химических наук, профессор МЛ. Зилъберглейт
Паневчик, В.В.
П16 Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления : учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчика. - Минск : БГЭУ, 2008. - 318 с.
ISBN 978-985-484-484-8.
Учебное пособие состоит из теоретической и практической частей.
Теоретический раздел содержит систематизированные сведения научного и прикладного характера, изложенные в форме, удобной для преподавания и изучения. В нем рассматриваются место делопроизводства в структуре управленческого труда, предмет, цель и задачи дисциплины, понятия "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления". Особенную ценность представляет материал, касающийся правил оформления организационно-распорядительных документов.
Практическая часть пособия включает два индивидуальных задания, которые способствуют приобретению необходимых умений и навыков и ориентируют студента на научный поиск. Эта часть обеспечивает возможность использования ее для контроля за самостоятельной работой студентов.
Первое задание практической части охватывает два основных раздела курса - "Документирование", "Организация работы с документами" и предполагает документирование реальных производственно-управленческих ситуаций по заданной "легенде". Второе задание практической части выполняется в форме реферата по теме "Организационная техника".
Учебное пособие включает приложения, в которых приведены образцы документов, и обширный список литературы. Оно будет полезным не только для изучающих делопроизводство, но и для работников сферы управления, секретарей и бизнесменов.
УДК 35.077.1 ББК 65.050.286
(c) Паневчик В.В., Акулич В.В.,
Некраха С.В., 2008 (c) У О "Белорусский государственный ISBN 978-985-484-484-8экономический университет", 2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 5
1. Место делопроизводства в структуре управленческого труда 6
1.1. Предмет, цель и задачи курса 6
1.2. Понятие "делопроизводство" 8
1.3. Организация делопроизводственного обслуживания 12
2. Документирование организационно-распорядительной документации 19
2.1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации 19
2.2. Параметры оформления реквизитов документов 28
2.3. Оформление реквизитов документов33
2.4. Правила оформления организационно- распорядительных документов 54
2.4.1. Организационные документы 54
2.4.2. Распорядительные документы 54
2.4.3. Справочно-информационные
документы 59
2.4.4. Переписка с иностранным корреспондентом 66
3. Документирование трудовой деятельности 82
3.1. Документы по личному составу 82
3.2. Трудовой договор и контракт 84
3.3. Приказы по личному составу 92
3.4. Трудовые книжки 94
3.5. Личные карточки 97
3.6. Личное дело 99
3
4. Организация работы с документами 112
4.1. Организация документооборота 112
4.2. Технология обработки входящих документов 114
4.3. Технология обработки исходящих документов 121
4.4. Технология обработки внутренних документов 124
4.5. Поисковая система но документам организации 128
4.6. Контроль исполнения документов 130
4.7. Номенклатура дел 133
4.8. Формирование дел 138
4.9. Экспертиза ценности документов 144
4.10. Оформление дел 148
4.11. Составление описей дел 151
4.12. Передача дел на хранение 151
4.12.1. Передача дел в ведомственный
архив 151
4.12.2. Передача дел на государственное хранение 152
4.12.3. Особенности хранения документов реорганизованных и ликвидируемых организаций 154
4.13. Перечни документов с указанием сроков хранения 156
4.14. Административная ответственность за нарушения делопроизводства и архивного дела 159
Самостоятельная работа студентов 164
Приложения 244
Литература 314
ВВЕДЕНИЕ
Современное общество называют потребительским и постиндустриальным. Кроме того, оно характеризуется и как информационное, тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. Многочисленные примеры доказывают ее решающую роль в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.
Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников - от исполнителей до руководителей звеньев.
Делопроизводство - это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ), предполагающее широкое использование эффективных информационных технологий обработки информации (не только организационно-распорядительных документов).
С точки зрения коммуникативного подхода в управлении делопроизводство можно рассматривать как нисьменпые бизнес-коммуникации, направленные на взаимоотношения между людьми, группами и организациями. При этом документ выступает как предмет труда и как его результат. Средством труда служит оргтехника, обеспечивающая обработку информации, качество и высокую производительность управленческого труда.
Умения и навыки, которыми должны овладевать будущие экономисты в ходе изучения курса "Делопроизводство", являются обязательными элементами их будущей профессии.
1. МЕСТО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА
1.1. Предмет, цель и задачи курса
Предметом курса являются переработка, создание, передача, поиск и хранение информации, представленной чаще всего в документальной форме, с целью подготовки управленческих воздействий (решений).
Цель изучения дисциплины - приобретение теоретических знаний и выработка практических навыков и умений в области документирования и организации работы с организационно-распорядительными документами с применением организационной техники.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
• получить знания о глубоких исторических корнях развития делопроизводства в Беларуси и необходимости его преемственности;
• сформировать представление о месте делопроизводства в структуре управленческого труда и его значении для эффективных управленческих процессов;
• уяснить важность роли служб документационного обеспечения управления в современной организации;
• изучить теоретическую базу общего (административного) делопроизводства, современные проблемы и тенденции его развития;
• научиться ориентироваться в основных нормативных правовых актах и методических материалах по делопроизводству;
• уяснить роль организационной техники, в частности информационных технологий, а также унификации, стандартизации документов в повышении производительности управленческого труда;
• ознакомиться с основными направлениями и проблемами автоматизации делопроизводства;
• изучить правила оформления реквизитов и организационно-распорядительных документов;
V, • получить знания в области кадрового делопроизводства; о? • освоить технологию организации работы с документами;
• рассмотреть организацию и условия труда работников служб документации;
• обеспечить усвоение учебного материала по современным педагогическим методикам.
В результате изучения дисциплины студенты должны знать-.
• меры административной ответственности за нарушение законодательства в областях делопроизводства и архивного дбла;
• основные законодательные акты, стандарты и методические документы Республики Беларусь в области делопроизводства;
• принципы и методы унификации и стандартизации управленческих документов;
• назначение, особенности и содержание Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• требования к формуляру-образцу документов, форматам бумаги, служебным полям, б лапкам документов, машинописному оформлению текста, структуре реквизитов документов, правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов;
• особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов на белорусском языке;
• общие правила организации работы с входящими, исходящими и внутренними, а также содержащими коммерческую тайну документами;
• особенности языка и стиля служебных документов;
• основные инструментальные средства автоматизации делопроизводства;
• особенности делопроизводства в будущей профессиональной деятельности;
• функциональные возможности оргтехники, критерии выбора, правила и способы ее эксплуатации;
• требования к организации труда работников служб до- кументационного обеспечения управления, планирования и нормирования работ;
• сущность и последствия воздействия на работника вредных производственных факторов, меры по предупреждению и уменьшению их воздействия.
В результате изучения дисциплины студенты должны уметь:
• применять на практике действующие в области делопроизводства нормативные правовые акты;
• оформлять реквизиты, установленные формуляром-образцом;
• проектировать макеты различных видов бланков;
• составлять и оформлять различные виды организационно-распорядительных документов и их копии;
• ориентироваться в составе, назначении и оформлении личных документов и документов по личному составу;
• вести деловую переписку с иностранным партнером;
• определять, обосновывать и применять на практике параметры машинописного оформления документов на персональном компьютере (размер шрифта, межстрочный интервал, координату реквизита но горизонтали);
• регистрировать документы и осуществлять контроль за исполнением документов и поручений;
• оформлять номенклатуру дел и в соответствии с ней формировать документы в дела;
• оформлять дела и передавать их в архив;
• осуществлять документирование и организацию работы с документами с использованием информационных технологий;
• подбирать и технологически рационально использовать оргтехнику, материалы, средства, а также организовывать свое рабочее место;
• объяснять и сопоставлять процесс печатания и требования к печатанию слепым десятипальцевым методом на русском, белорусском языках и латинским шрифтом;
• анализировать состояние делопроизводства в организации.
1.2. Понятие "делопроизводство"
На территории Беларуси понятие "делопроизводство" стали использовать в конце XVIII - начале XIX в. одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением в них российских принципов работы с документами. Данный термин возник еще в XVI-XVII вв. в центральных органах управления Российского государства - приказах. Процесс рассмотрения решения тех или иных вопросов ("дел") в приказах назывался "производством дел". Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам именовали "делами", а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив - делопроизводством.
В белорусском языке понятию "делопроизводство" соответствует термин "снрававодства". Он происходит от слова "справа" - так в XV-XVIII вв. в Великом княжестве Литовском (ВКЛ), государственным делопроизводственным языком которого до 1696 г. являлся белорусский, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и его документирование. Специального термина, синонимичного русскому "делопроизводство", в то время не было, что объясняется особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не существовало специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панами-радой, которые давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них, о составлении соответствующего документа. "Справой", "справлением" документа решение вопроса, как правило, и ограничивалось. Поэтому в XV-XVIII вв. на территории Беларуси понятие "дело" в значении совокупности документов, используемых в процессе рассмотрения того или иного вопроса, не возникло. Таким образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.
Термин "справаводства" появился в белорусском языке лишь в 20-е гг. XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.
Исторически документирование развивается по двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности. Первое направление охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и др.). Необходимость выделения данных систем была вызвана особенностями содержания документов, правил их составления и работы с ними.
В настоящее время термин "делопроизводство" приравнивается к понятию "документационное обеспечение управления" (ДОУ) и определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами"1.
Таким образом, задачи делопроизводства охватывают документирование и организацию работы с документами.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документационное обеспечение управления можно рассматривать как промежуточную стадию при переходе от традиционного делопроизводства к управлению документацией, которое следует понимать как полноценную управленческую функцию организации. Как видим, налицо перспектива слияния функций ДОУ и менеджмента.
Важно, что документационное обеспечение управления имеет дело не только с организационно-распорядительными документами, с которыми в основном связано традиционное делопроизводство, но и управленческой, научно-технической, практической, конструкционной и другой документацией.
Документациопное обеспечение управления включает и принципиально новые виды документации, определяемые как информационные ресурсы, - реестры, регистры, базы и банки данных, Интернет-сайты и т.п. Необходимо, чтобы в современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним были едиными . Управленческое решение должно приниматься не только на основании распорядительного документа; следует проводить анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступной руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.
Достоинство термина "документациопное обеспечение управления" очевидно, поскольку его внутренняя языковая форма подчеркивает функциональную связь с управленческой деятельностью. Однако у термина есть недостаток: он состоит из трех слов, и хотя термины-словосочетания вполне допустимы, из соображений удобства предпочтение отдается термину-слову.
Необходимость в делопроизводстве возникает только тогда, когда имеет место процесс управления, но последний может существовать лишь в том случае, если в нем поставлено делопроизводство, т.е. определен порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление - это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.
Таким образом, можно утверждать, что делопроизводство представляет собой технологию управления. Об этом свидетельствует и история его развития.
В наследство от советского периода нам досталось понимание делопроизводства как чисто технического и второстепенного процесса, состоящего из отдельных операций: курьерская доставка, обработка получаемых и отправляемых документов, их учет в журнале.
Однако, как было отмечено выше, у делопроизводства есть и вторая сторона - оно, как в зеркале, отражает саму систему управления. На сегодняшний день постановка делопроизводства в организациях указывает чаще всего на наличие плохо организованной системы управления с нечеткими задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий па нижестоящий уровень. Процесс управления пронисан не так тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI в.
Следует отметить, что именно делопроизводство сегодня, предлагая разработку табеля форм документов, пытается провести упорядочение управленческого процесса путем расписывания порядка составления и согласования документов при решении определенных вопросов.
В последние годы происходит широкое внедрение автоматизированных технологий в процесс управления. Препятствием при этом служит неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Решением проблемы становятся программы автоматизации документооборота. Как известно, документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. И именно автоматизация данного процесса требует особенно тщательной подготовки. Прежде всего, необходимо решить управленческие вопросы: распределение обязанностей; делегирование полномочий для решения задач; определение того, кто какие задачи решает, на каком уровне; установление порядка согласования и подписания документа.
Таким образом, делопроизводство, особенно та его часть, которая касается составления документов, их оформления и движения, - это технология управления, подлежащая тщательной регламентации.
1.3. Организация делопроизводственного обслуживания
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей па правах самостоятельного структурного подразделения, под- 12 чиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур различают следующие виды данной службы: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.
В организациях, не имеющих таких служб, их функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе (прил. 1), а деятельность ее работников - должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем ДОУ, утверждаются руководителем организации и при необходимости могут пересматриваться.
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок но совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
В своей деятельности данная служба руководствуется нормативными правовыми актами и методическими документами (прил. 2), утвержденными вышестоящими органами, а также локальными актами, разрабатываемыми в самой организации.
Основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения (в том числе кадровая служба) и работники организации, является инструкция по делопроизводству2. На практике различают три ее вида: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе данных инструкций в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.
Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли (системы), не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.
Указанная Примерная инструкция но делопроизводству является актом законодательства Республики Беларусь, обязательным к применению всеми организациями нашей страны. Вместе с тем она устанавливает лишь общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве, оставляя для организаций возможность построения системы докумептационного обеспечения управления с учетом специфики их деятельности, организационной структуры, формы управления, объема документооборота и других факторов. В п. 1.5 предусмотрено, что организации должны вести делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методи- ческих документов, не противоречащих Примерной инструкции по делопроизводству. Именно поэтому в названии указанного акта законодательства был использован термин "примерная" .
Индивидуальные инструкции по делопроизводству министерств и других организаций, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителями по согласованию с учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Министерства и иные органы республиканского управления, организации, подчиненные Правительству, согласовывают свои инструкции непосредственно с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, другие организации - с государственными архивами, в которые поступают на хранение их документы.
Инструкции по делопроизводству организаций, не передающих собственные докумепты па хранение в государственные архивы, утверждаются руководителями этих организаций по согласованию с центральными экспертными комиссиями вышестоящих органов (организации).
Согласование проводится с целью соблюдения организациями действующего законодательства, регулирующего вопросы документационного обеспечения управления, единого учета и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.
Основой для разработки инструкции по делопроизводству организации являются общегосударственные нормативно-методические документы.
Инструкция должна отражать все основные стадии работы с документами в организации. Текст инструкции разбивается на разделы, главы, пункты, подпункты и носит императивный (указующий) характер. В ней должны использоваться четкие формулировки и распорядительные слова типа "инструкция устанавливает", "ведение кадрового делопроизводства возлагается", "запрещается формировать в одно дело приказы по личному составу разных сроков хранения", "приказы по личному составу визируются", "служба документационного обеспечения управления имеет право" и т.п.
Текст инструкции излагается от третьего лица:
Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов
или в безличной форме:
Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных с пометкой "лично" или присланных в адрес общественных организаций.
К порядковым номерам индексов приказов по личному составу добавляются литеры "к" или "л".
Инструкция начинается с раздела "Общие положения", в котором указываются:
• цели и причины издания инструкции;
• документы, на основании которых разработана инструкция;
• документы, применяемые наряду с инструкцией (например, инструкция о порядке регистрации, учета и контроля за прохождением исполнения документов в условиях функционирования автоматизированных информационно- поисковых систем и т.п.);
• область распространения инструкции (например, документы несекретного характера, документы, имеющие гриф "ДСП" и иные ограничительные грифы, за исключением документов, содержащих государственную и служебную тэйны);
• наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации;
• меры ответственности должностных лиц за соблюдение требований инструкции и др.
К основным разделам инструкции относятся:
• Подготовка и оформление документов.
• Организация документооборота.
• Регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата.
• Контроль исполнения документов.
• Хранение документов.
Основные разделы инструкции могут содержать главы. Так, в раздел "Подготовка и оформление документов" входят главы:
• Правила подготовки и оформления документов (требования к бланкам документов, оформление реквизитов документов).
• Подготовка и оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.д.).
Раздел "Организация документооборота" может включать главы:
• Порядок прохождения (обработки) входящих документов.
• Порядок прохождения (обработки) исходящих документов.
• Порядок прохождения (обработки) внутренних документов.
• Учет объема документооборота.
В разделе "Регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата" следует выделять такие главы, как:
• Общие правила регистрации документов.
• Формы регистрации документов.
• Структура справочного аппарата.
Раздел "Контроль исполнения документов" может содержать главы:
• Организация контроля исполнения.
• Сроки исполнения документов.
Вопросы текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включаются в раздел "Хранение документов". В него могут входить следующие главы:
• Составление номенклатуры дел.
• Формирование дел.
" • Оперативное хранение дел. - м • Экспертиза ценности документов.
• Оформление дел.
й • Составление описей дел.
• Передача дел на архивное хранение.
и,: Инструкция по делопроизводству может содержать и другие разделы (главы), целесообразность включения которых определяется организацией (например, "Печатание, копирование, размножение и стенографирование документов",
Библиотека 'ИПП
"Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом ограничения доступа ("Для служебного пользования")" и др.)- В отдельные разделы могут выделяться вопросы составления номенклатуры дел организации, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче на архивное хранение и др. Достаточно часто в практике разработки инструкций по делопроизводству глава "Регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата" включается в раздел "Организация документооборота".
Состав приложений определяется исходя из конкретного содержания разделов (глав) инструкции. В качестве приложений могут выступать образцы бланков и конкретных видов документов, формы регистрации документов (журналов и регистрационно-контрольпых карточек), перечни документов, не подлежащих регистрации, в том числе в службе документационного обеспечения управления, формы сводок об исполнении документов, формы номенклатуры дел, образец оформления обложки дела и др.
Вопросы работы с кадровой документацией в организации (от составления и оформления до формирования в дела и передачи в архив) следует регламентировать в соответствующих разделах и главах инструкции.
Кроме того, в инструкции по делопроизводству должны найти отражение вопросы применения средств автоматизации в процессах подготовки, регистрации, учета, контроля исполнения документов, осуществления других документа- ционных работ. Также здесь закрепляются особенности внедрения Автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) при наличии в организации данной системы (либо в инструкцию необходимо включать указания на иной правовой акт, регламентирующий соответствующие вопросы), вопросы автоматизации отдельных направлений работы с документами (например, кадрового делопроизводства).
Инструкция оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4 и утверждается руководителем организации.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Унифицированная система | организационно-распорядительной документации
iu
Организационно-распорядительная документация (ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
Организационно-распорядительный документ - документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.
В отличие от других систем управленческой документации (финансовой, бухгалтерской, первичной, учетной, отчетно-статистической и др.) с помощью ОРД документируют любую управленческую функцию на различных уровнях управления и во всех отраслях.
В ОРД выделяют три группы документов:
• организационные (устав организации, положение об организации (структурном подразделении), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);
• распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);
• справочно-ипформационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).
В целях единообразия в процессах составления и оформления документов, сокращения количества документов, типизации их форм, повышения качества оформления, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке необходимо осуществлять унификацию и стандартизацию организационно-распорядительных документов.
Унификацию можно определить как выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения.
Последующее стабильное законодательное закрепление унификации в масштабах организации, отрасли и государства ироводится с помощью стандартизации (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Принципы унификации и стандартизации управленческой документации
В результате унификации и стандартизации ОРД была создана Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики
Беларусь. Она является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.
Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
В состав УСОРД входят:
• Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
• Методические указания но практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
• Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;
• Альбом унифицированных форм ОРД.
Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:
• документация но созданию организации;
• документация по реорганизации организации;
• документация по ликвидации организации;
• документация по приватизации государственных организаций;
• документация по распорядительной деятельности организации;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
• документация по приему на работу;
• документация но оформлению изменений трудовых отношений;
• документация но увольнению с работы;
• документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
• документация но оформлению поощрений;
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
• документация по оформлению командировок.
Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуальном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения области применения унифицированных форм ОРД и т.д.
Таким образом, УСОРД включает пе все существующие виды организационно-распорядительных документов. Данная система открыта для дополнения и изменения, что позволяет совершенствовать формы и содержание ОРД.
Один из принципов унификации организационно-распорядительных документов - от общего к частному. Он заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации, на основе которого проводят установление состава реквизитов для данной системы, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.
Формуляр-образец документа - модель построения формы документа, определяющая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Для сравнения в табл. 2.1 представлены составы реквизитов, устанавливаемых стандартом Республики Беларусь (СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") и стандартом Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
Наглядное месторасположение реквизитов согласно стандартам Республики Беларусь и Российской Федерации проиллюстрировано на рис. 2.2-2.3.
Таблица 2.1
Перечень реквизитов формуляра-образца организационно-распорядительных документов, установленных стандартами Республики Беларусь (СТБ 6.38-2004) и Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003)
Номер реквизитаНаименование реквизитаСТБ 6.38-2004ГОСТ Р 6.30-20031231Государственный герб Республики БеларусьГосударственный герб Российской Федерации2Эмблема предприятия или торговый знак (знак обслуживания)Герб субъекта Российской Федерации3Код организации: код ОКОГУ или OKIOJIII по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь, соответственно, "Органы государственной власти и управления" и "Юридические лица и индивидуальные предприниматели"Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)4Код документа по Общегосударственному классификатору "Унифицированные документы" (ОКУД)Код организации5Наименование вышестоящей организацииОсновной государственный регистрационный помер (ОГРН) юридического лица6Наименование организацииИдентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)7Наименование структурного подразделенияКод формы документа8Почтовый адрес отправителяНаименование организации9Коммуникационные и коммерческие данныеСправочные данные об организации
Окончание табл. 2.1
12310Название вида документаНаименование вида документа11ДатаДата документа12Регистрационный индексРегистрационный номер документа13Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документаСсылка на регистрационный индекс и дату документа14Место составления или изданияМесто составления или издания документа15Гриф ограничения доступаАдресат16АдресатГриф утверждения документа17Гриф утвержденияРезолюция18РезолюцияЗаголовок к тексту19Заголовок к текстуОтметка о контроле20Отметка о контролеТекст документа21ТекстОтметка о наличии приложения22Отметка о наличии приложенияПодпись23ПодписьГриф согласования документа24Гриф приложенияВизы согласования документа25Гриф согласованияОттиск печати26ВизыОтметка о заверепии копии27ПечатьОтметка об исполнителе28Отметка об исполнителеОтметка об исполпепии документа и направлении его в дело29Отметка о заверении копииОтметка о поступлении документа в организацию30Отметка об исполнении документа и направлении его в делоИдентификатор электронной копии документа31Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)32Отметка о переносе данных на машинный носитель
1(5) 2(16) 3(24) 4(32) 5(40) 6(48) 7(56) 8(64)
3
17
Cf-J17
38 4
20 |17
\ J_
I 4
1, 2
\ 15, 16, р, 24 j
APlL 8, 10
18
.Л(tm) ,
11£ 12 I .Ж..
н-"
_.73_
8-10
Г/9
2/
30
Л\\
30
32
ш
Рис. 2.2. Формуляр-образец формата А4 согласно СТБ 6.38-2004.
Примечание. В записи типа 1(5) первая цифра показывает положение табулятора пишущей машины, вторая - количество печатных знаков от границы левого поля.
22,23. 25, 26, 2$, 29
. ' 20 ,
20
20
Ж
20
20 , 10,
20 , 20
1, 2\
- 4- ■ 2i
5,6,7 I
j~5, 16, j/7, 24
8,10
9
18
12
JJ_
19
JJ. 14
20
73 S
21
30
10
22
23
! 27
25, 26, 2,8, 29
30
31
32
Рис. 2.3. Формуляр-образец формата A4 согласно СТБ 6.38-2004.
Примечание. Цифры над размерными линиями показывают расстояние в миллиметрах.
1 2 3_6_ _7_ _8_ 9 10 11 _I2_ _13_ J4_
0 12,7 25,4 38Д Зав 633 76,2 88,0 I0U 114,3 127,4 139,7 1514 165,1 177,8
02 \
031
.__4
10
06 07
16
19
15 \
08 04
09 05
34
17
11
13 14 22
Ъ Г
18
18
73
20
88
10
20 -с1
21
20
22] 25)
23 27
24
24 26
28
30!
291
16
20
Г IV
Рис. 2.4. Формуляр-образец формата А4 с угловым расположением - fреквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-2003.
Примечание. В записи (1/12,7) числитель показывает положение позиции табулятора персонального компьютера с величиной табуляции 12,7 мм, знаменатель - расстояние от границы левого края.
2.2. Параметры оформления реквизитов документов
Шрифты. В настоящее время машинописный способ оформления документов практически вытеснен компьютерными технологиями, которые позволяют представлять текст в широком диапазоне параметров.
Независимо от вида средств оргтехники, применяемых для оформления печатной продукции, следует соблюдать правила, подтверждаемые практикой и закрепленные в нормативных документах. Необходимо с осторожностью относиться к "слепому" копированию западных стандартов оформления документов.
Основными параметрами при машинописном оформлении документов являются межстрочный интервал (шаг строки), равный 4,25 мм, и шаг письма - расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатанных символов, которое составляет 2,6 (2,54) мм. Высота шрифта пишущей машины - 4,25 мм, а ширина, как правило, - 2,6 мм. При использовании компьютерных технологий к основным параметрам символьного оформления относятся тин (гарнитура) шрифта - графические особенности шрифта, а также размер шрифта (кегль) - его высота, которые в отличие от машинописи следует установить перед процессом набора текста. Высота шрифта (кегль) задается в пунктах (единица измерения, принятая в полиграфии). Один пункт (1 пт) равен 1/72 дюйма или 0,352 мм (англо-амери- канская система измерения).
Необходимо также предварительно установить межстрочный интервал (интерлиньяж) - в строках (например, 1; 1,5; 2) или (для большей точности) пунктах.
Все шрифты могут быть разбиты на две группы:
• моноширинные (фиксированные) - символы одинаковой ширины;
• пропорциональные - ширина символа определяется особенностью его изображения.
Количество символов, которое можно напечатать на отрезке в один дюйм (2,54 см), измеряется в питчах. В случае моноширинного шрифта па отрезке в один дюйм помещается 10 символов (ширина каждого - 2,54 мм).
Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier (Курьер) и пропорциональный шрифт Times New Roman (Тайме Ныо Роман)3.
Гарнитуры можно подразделить на четыре большие группы: шрифт с засечками (серифный), шрифт без засечек (сан- серифный), рукописный шрифт и специальные шрифты (запись нот, химических формул и др.). Серифные шрифты (например, Петербург, Тайме, Кудряшов) имеют специальные горизонтальные и вертикальные засечки, что делает их удобными для чтения, так как засечки облегчают скольжение взгляда но строке.
Для оформления документов лучше всего подходят шрифты Тайме и Петербург. При составлении официальных документов может быть использован шрифт Курьер, имитирующий шрифт пишущей машины. Особенность данного шрифта заключается в том, что он моноширинный, т.е. буквы в разных строках располагаются точно друг под другом.
Возможности шрифтового оформления, предоставляемые MS Word, разнообразны. При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется использовать шрифт Тайме Ныо Роман в обычном начертании размером пе менее 13 цт (0,352 мм • 13 = 4,57 мм), что больше высоты шрифта пишущей машины (4,25 мм). Часто для оформления текста предлагают использовать шрифт размером 15 пт (0,352 мм х х 15 = 5,28). Однако это не совсем оправдано, поскольку влечет за собой уменьшение количества строк на листе формата А4 и увеличение физического размера.
Координата реквизита по горизонтали. Схему расположения реквизитов в документе устанавливает формуляр-образец документов. В машинописи точное месторасположение реквизита по горизонтали (его координату) на листе формата А4 задают положением табулятора пишущей машины или количеством знаков от левой границы служебного поля.
При оформлении документов с помощью информационных технологий в случае моноширинного шрифта (например, Курьер) местораснолоясение реквизита но горизонтали можно задавать, как и в машинописи, количеством печатных знаков от границы служебного ноля. Однако ири компьютерном наборе документов обычно отдают предпочтение пропорциональным шрифтам (например, Тайме 11ыо Роман). Поскольку печатный знак в этом случае нельзя использовать как едипицу измерения, применяют позицию табуляции, которая в MS Word по умолчанию равна 1,27 см (0,5 дюйма) с выравниванием по левому полю. При работе с документом можно установить собственную табуляцию и выбрать тип выравнивания позиции табуляции (папример, 1,25 см; по ширине).
Если использовать стандартную величину позиции табуляции - 1,27 см (12,7 мм), то координата реквизита по горизонтали может определяться номером позиции табуляции или линейным размером исходя из размера рабочего ноля но горизонтали (172 мм для листа формата А4 при служебных полях слева - 30 мм, справа - 8 мм).
Координату реквизита как для пишущей машины, так и для персонального компьютера можно задавать от границы левого поля тремя способами (например, 1(5)/12,7, где 1 - положение табулятора, 5 - количество печатных знаков и 12,7 - линейный размер (в мм). Правда, при компьютерном наборе указывать месторасположение реквизита количеством печатных знаков можно только тогда, когда шрифт моноширинный. В этом случае на отрезке 12,7 мм помещается 5 символов (ширина каждого - 2,54 мм). Предпочтительнее при наборе текста на компьютере задавать координату реквизита линейным размером, папример 2(10)/25,4, где 25,4 - линейный размер (в мм) от границы левого поля, который получен путем умножения номера позиции табуляции (2) па стандартную линейную величину позиции табуляции (12,7 мм).
Межстрочный интервал. В MS Word межстрочный интервал измеряется в строках (одна строка равна 12 пт или 0,677 дюйма) и устанавливается автоматически в зависимости от размера шрифта (в большинстве случаев - 120 % размера шрифта). Например, если шрифт - 10 пт, то межстрочный интервал автоматически составит 1.2 пт.
По умолчанию устанавливается интервал, равный одной строке. В случае необходимости его можно изменить. Например, при полуторном к строке будет прибавлена еще половина интервала. MS Word предоставляет возможность увеличить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задавать минимальное и точное значение интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список "Междустрочный" в окне диалога "Абзац".
Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактнее расположены строки и абзацы на листе, тем лучше с точки зрения экономии. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что он станет неудобочитаемым.
Для определения величины межстрочного интервала при оформлении текста документов на компьютере следует пользоваться стандартными требованиями машинописи. В соответствии с ними необходимо придерживаться данных о межстрочных интервалах, представленных в табл. 2.2.
Таблица 2.2
Величина межстрочного интервала при оформлении текстов документов
РеквизитПишущая машинаПерсональный компьютерТекст документа на формате А41,51Текст документа на формате А51Точно 14Текст документа, предназначенный к типографическому изданию21,5Реквизит, состоящий из нескольких строк1Точно 14Составная часть реквизита1,5-21Отделение реквизитов документа друг от друга2-31,5
Важно помнить, что величина межстрочного интервала (1; 1,5; 2), устанавливаемая на пишущей машине, предполагает следующее размещение строк на листе формата А4:
1) 58-61 - при одинарном интервале; 2) 38-41 - при полуторном; 3) 29-31 - при двойном.
Если текст набирают на компьютере шрифтом 13, 14 и даже 15 пт, то устанавливаемый интервал пе будет совпадать с соответствующим интервалом пишущей машины, так как не выдерживается вышеуказанное количество строк на формате А4. Для достижения соответствия следует на компьютере задавать межстрочный интервал с учетом данных табл. 2.3.
Таблица 2.3
Пишущая машина
Количество печатных строк на формате А4 в зависимости от межстрочного интервала и размера шрифта
Персональный компьютер
Интервал
Размер шрифта, пт
Интервал
10 63 57 52 47 44 42 32
11
13
14
15
12
16
57
48
Количество строк (размер шрифта примерно 12 пт)
52
45
42
39
52
44
41
38
1Д
1,3_
1,5_ 2
48
36
37
48
40
35
33
44
37
35
32
30
44
40
28
35
32
41
37
30 28
32
26
38
35
30
1,5
26
24
20
23
29
21
58-61
38-41 29-31
Как следует из табл. 2.3, для размещения на странице 38-41 строк при наборе печатного текста на персональном компьютере используют шрифт 13 пт (при этом необходимо установить межстрочный интервал 1,2) и 14 пт (интервал 1,1). Таким образом, величина межстрочного интервала является величиной, производной от размера шрифта.
Пример оформления реквизита "Гриф согласования" с учетом требований табл. 2.2 показан па рис. 2.5.
ПКСОГЛАСОВАНОПМ1 -- 1,5Председатель государственногоТочно 14 пт1Точно 14 пткомитета по стандартизации~ 1Точно 14 пт --метрологии и сертификации11 -Республики Беларусь- 1,5(подпись) В.Н. Корешков1 -~ 1,513.10.20041,5 ~- 2-3СОГЛАСОВАНО(второй реквизит согласования)Рис. 2.5. Величина межстрочного интервала при оформлении реквизитов
Примечание. ПМ - пишущая машина, ПК - персональный компьютер.
2.3. Оформление реквизитов документов
Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. В соответствии с нормативно-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только для организации. Для сравнения: в Российской Федерации бланки устанавли ваются как для организации в целом (или ее структурного подразделения), так и для отдельного должностного лица. При этом все вышеперечисленные типы бланков в Республике Беларусь и Российской Федерации могут быть трех видов:
• бланк для писем (прил. 3);
• общий бланк (прил. 4);
• бланк конкретного вида документа (прил. 5).
2 Зак. 330333
На общих бланках оформляются:
• распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);
• организационные (положения, инструкции) и справоч- но-информационные (акты, протоколы, справки и т.п.) документы.
Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, папример бланка для положения, бланка для протоколов и т.д. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству, изготовление специальных бланков считается целесообразным, если исходя из данных анализа объемов документооборота в организации таких документов создается более 200 в год.
Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).
Требования к разработке, использованию и храпению бланков документов сформулированы в следующих нормативных правовых актах:
• Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
• Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь";
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 "Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в Постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424".
В СТБ 6.38-2004 сформулированы общие требования к бланкам. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении. Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов: бланк для писем и общий бланк. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов оргапизационпо-рапорядительных документов.
Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Формат А5 рекомендуется в целях экономии бумаги и используется при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.
Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение нолей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.
Во исполнение Указа Президента Постановлением Совета Министров от 31 июля 2000 г. № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целыо на бланках проставляются (типографским способом или нумератором) учетные порядковые номера. Данные номера допускается проставлять па левом нижнем поле лицевой стороны или па оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и т.д.).
Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно но видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:
• наименование вида гербового бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);
• дата поступления, индекс и дата сопроводительного документа, организация - поставщик бланков (указываются дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовившего бланки, его наименование);
• количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), инициалы и фамилия должностного лица - получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.
Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) но выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:
• вид выданных бланков (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);
• получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);
• должность, фамилия и инициалы получившего бланки;
• количество экземпляров;
• дата получения;
• расписка в получении;
• номера и серии испорченных бланков;
• отметка об уничтожении.
В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков можно вести в одном журнале (картотеке). Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующую регистрационную форму, дополнительно можно ввести графу "Серия и номер бланков".
Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются по акту с отметкой в журнале (карточке).
Постоянные реквизиты бланка
Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба помещают на бланшах в центре верхнего поля. Диаметр изображения не доля^ен превышать 17 мм.
Правом помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000 г. № 357 обладают только государственные органы (организации).
Эмблема организации или товарпый знак (знак обслуживания) (2). Реквизит представляет собой условное (символическое) графическое изображение, зарегистрироватшое в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарпый знак (знак обслуживания).
Изображение эмблемы организации (размер 17 мм) государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, негосударственной формы собственности - также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично расположению Государственного герба Республики Беларусь.
При угловом расположении реквизитов эмблема организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "Наименование организации".
Автор документа (5,6,7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (реквизит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.
Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При записи адреса можно использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), кори, (корпус), д. (дом), кв. (квартира). Следует помнить, что при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой, например 14в. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указывается цифрами без других обозначений:
пр. Партизанский, 20 220110, г. Минск Республика Беларусь
Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. Приведенные данные необходимы для установления контакта с организациями и для выполнения расчетно-денежных операций. Адрес электронной почты и другие сведения указывают по усмотрению организации. Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации.
Название вида документа (10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных общегосударственным классификатором ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы". Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого ноля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.
Данный реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем. Вид документа впечатывают в общий бланк машинописным способом. Если же количество бланков какого-либо вида документа превышает 200 штук в год, то типографическим способом изготавливают специальные бланки с наименованием вида документа.
Место составления или издания документа (14) указывается на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Могилев.
Заполняемые реквизиты бланка
Код организации (реквизит 3) для министерств и других органов управления проставляют по ОКРБ 004-2001 - "Общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления" (ОКОГУ). Длина кода составляет пять цифровых десятичных знаков, например 03050 - Госком- авиация. Код организации для других организаций за исключением министерств и иных органов управления проставляют по ОКРБ 018-2003 - "Общегосударственный классификатор юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (ОКЮЛП). Длина кода равна девяти цифровым десятичным знакам, например 592461323 - Иванов Иван Иванович.
Этот реквизит проставляют на верхнем поле справа на первом листе документа.
Код документа (реквизит 4) проставляют по ОКРБ 010-95 - "Унифицированные документы". Длина кода - десять цифровых десятичных знаков, например 0225612001 - приказ о поощрении. Место расположения - под реквизитом "Код организации".
Дата (11). Даты в тексте и других реквизитах оформляют только цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя нарами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например 05.04.200Х.
Для оформления дат, содержащихся в финансовых документах и текстах нормативных правовых актов, допускается словесно-цифровой способ, например 5 апреля 200Х г.
Помимо даты подписания документа на бланке проставляются даты всех стадий оформления и обработки документа: согласование, утверждение, проставление резолюции, получение и исполнение документа.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Регистрационный индекс (12) - условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.
Для внутренних документов (приказов, протоколов) - это обычный порядковый номер с начала года в пределах каясдого вида документа в течение календарного года.
Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например 25-05/53, где 25 - индекс структурного подразделения; 05 - номер дела в номенклатуре; 53 - порядковый номер отправляемого документа.
Реквизиты "Дата" и "Регистрационный индекс" на бланках оформляются в виде трафарета:№.
Ссылка па регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Это важнейший поисковый признак, дающий возможность при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а также позволяющий найти в структурном подразделении копию инициативного документа, на который пришел ответ. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на № 01-13/121 от 02.03.200Х. На бланках для писем он оформляется в виде трафарета:
На №от
Гриф ограничения доступа (15). Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе (также в черновиках и рабочих записях), и наличии ограничений на доступ и ознакомление с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм (2,6 мм 40 = 104 мм) от границы левого ноля (5-е положение табулятора при печати на пишущей машине, что соответствует 40 печатным знакам).
На документах, содержащих коммерческую тайну, гриф ограничения доступа может быть оформлен словами "Конфиденциально", "Строго конфиденциально", "Коммерческая тайна", "КТ" и т.д.
Не допускается использование грифов "Особая важность", "Совершенно секретно", "Секретно" для сведений, не отнесенных к государственным секретам.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 ноября 1992 г. № 670.
На основании вышеуказанного Положения в каждой организации необходимо разработать Перечень сведений, являющихся коммерческой тайной организации, и Перечень издаваемых документов, содержащих коммерческую тайну организации.
Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документе, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:
Коммерческая тайна Экз. № 2
Рассматриваемый реквизит может быть дополнен указанием срока его действия, например:
Коммерческая тайна (до 21.05.200Х) Экз. № 2
При снятии гриф зачеркивается с проставлением на документе соответствующей отметки (штампа) и подписи уполномоченного должностного лица, например:
Ограничения сняты (подпись) О. В. Яглов 20.10.200Х
Адресат (16). Реквизит проставляют в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм (2,6 мм ■ 32 = 83,2 мм).
Адресат - сложный реквизит, включающий в себя следующие части:
1) наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);
2) указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже);
3) почтовый адрес.
Например:
Белорусский филиал "Мосэнергобанка" Начальнику управления инженерно- инвестиционной деятельности г-ну Давыдову О.М. ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск
Состав реквизита "Адресат" меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, в случае внутреннего документа указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ. Например,
Управляющему коммерческим банком "Динар" г-ну Семенову В.М.
Если документ направляют частному лицу, то сначала приводят фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.
Несколько однородных организаций, выступающих в качестве получателей, следует указывать обобщенно (например: Директорам, Управляющим и т.д.).
На документе не должно быть более четырех адресатов; если их больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адрес.
Согласование слуясебпых документов (25, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. Оно проводится с организациями, структурными подразделениями и должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования (25) или представлением протокола обсуждения проекта документа па заседании коллективного органа, внутреннее - визой (26).
Гриф согласования (25) проставляется слева ниже реквизита "Подпись" непосредственно от границы левого служебного поля и включает следующие элементы: 42
1) слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;
2) указание должности, включая наименование организации;
3) личную подпись;
4) расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
5) дату.
Например:
СОГЛАСОВАНО Директор ПО "Нефтегаз" (подпись) С. С. Луговой 01.05.200Х
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания научно-технического совета
23.10.200Х № 10
Визы (26). Реквизит располагают от границы левого слу- лсебного поля (нулевое положение табулятора) пиже реквизита "Подпись" и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Первым проект документа визирует исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визирование осуществляется в следующей очередности: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации (фирмы), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы; служба документационного обеспечения.
По структуре этот реквизит аналогичен реквизиту "Подпись".
Например:
Юрисконсульт (подпись) С.П. Кравцов 05.01.200Х
При наличии замечаний и дополнений к проекту виза оформляется следующим образом:
Начальник валютного отдела (подпись) П.Е. Ермолов Замечания прилагаются 02.11.200Х
Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размноя^ению. Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учрелсдений. Внутренние документы визируются на нервом экземпляре. Отказываться от визирования не допускается.
Реквизит "Виза" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления начинается словами "С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлена, ы)" й включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:
С приказом ознакомлена (подпись) Л. В. Бахмутская
12.03.200Х
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:
С приказом ознакомлены:
Менеджер отдела снабжения (подпись) М.В. Обухович
13.05.200Х
Бухгалтер финансового отдела (подпись) Е.Н. Гэрловская
13.05.200Х
Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содерл<ание и законность. Основные способы удостоверения документов - подписание, утверждение и проставление печати.
Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документа. В его состав входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (печатают от нулевого положения табулятора);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого ноля или 120 мм (2,6 мм • 48 = 124,8 мм), причем инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.
Если документ подписан не на бланке, то в состав наименования должности включают наименование организации: Директор АО "Полесье" (подпись) Е.Л. Кротов
В организациях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом: руководителем, кем-либо из его заместителей или одним из руководителей структурного подразделения в пределах их компетенции. Две и более подписи проставляют в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (ото относится к финансовым документам, актам, документам на получение товарно-материальных ценностей). Например:
Директор завода (подпись) В.М. Морозов Главный бухгалтер (подпись) Л.П.Куравлева
При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает доляс- ностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом). Например:
егоФ. С. Гэрцев
и.о. Управляющий банком (подпись Ф.С. Горцева) П.Ф. Семенов
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности, а таклее вносить в утвержденные документы какие- либо исправления и добавления без разрешения лиц, подписавших эти документы.
Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение имеет два варианта оформления:
• утверждение документа руководителем;
• издание распорядительного документа (постановление, решение, приказ).
Гриф утверждения (17). Реквизит проставляют в нравом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого ноля или 100 мм).
В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.
В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания долясности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа (в именительном падеже), его номер и дата. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.
УТВЕРЖДАЮ
Председатель правления банка (подпись) В.И. Зотов 05.07.200Х
и
УТВЕРЖДЕНО
Приказ министра финансов Республики Беларусь 11.12.200Х № 22
Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.
Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ. Например:
С.А Киселев
Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное наименование организации. Оттиск такой печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Ее проставление часто оговаривается в специальных нормативных правовых актах. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.
Текст (21). Текст - основной реквизит документа. Его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита "Заголовок к тексту" от нулевого положения табулятора.
Текст документа на бланках формата А4 печатают на пишущей машине через полтора межстрочных интервала или через одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или 14 ит на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машине или полуторным на компьютере.
От 6-го положения табулятора после 48 печатных знаков
120 мм
Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, с применением гарнитуры Times New Roman в обычном начертании, размером шрифта не менее 13 пт (или устанавливаемым
нормативными правовыми актами) и выравниванием по ширине листа.
Абзацы в тексте печатаются от первого полоясения табулятора после пяти печатных знаков от границы левого ноля (на пишущей машине) или 12,5 (12,7) мм на компьютере. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.
Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа, во второй - выводы, цредлоясения, решения, рас- поряясения или просьбы.
Тексты сложных, больших но объему документов Могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления, разделенных точкой. Например:
1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт 1.1.1.1. Подпункт
Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой (1), 2) и т.д.) и разделяют точкой с запятой.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:
1) достоверность и объективность содержания;
2) полнота информации;
3) краткость излоя"ения;
4) унификация и стандартизация языка и стиля Документа;
5) нейтральность тона.
Текстовая часть документа может быть построена в циде трафарета, анкеты или таблицы. Таблица должна соответствовать ТКГ1 1.5-2004.
К элементам текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.
Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем?", например приказ об увольнении, письмо о поставке продукции.
Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция, в которых заголовок сочетается в надеже с наименованием документа. Например, акт - "чего?" - ревизии кассы.
Заголовок текста печатают флаговым способом строчными буквами от нулевого положепия табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого ноля.
Отметки о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.
Слово "Приложение" печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то их оформляют следующим образом: Приложение: на 20 л. в 3 экз.
Если документ содержит приложения, на которые отсутствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложения: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.
2. Штатное расписание на 2 п. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Договор аренды от 01.02.200Х № 3/121 и приложение к нему, всего на 6 л. в 1 экз.
В распорядительных документах указание па наличие приложения дается в тексте.
Гриф приложеиия (24). Данный реквизит, указывающий на связь приложения с основным документом, размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает: слово "Приложение", порядковый номер без знака № (при необходимости), название вида документа в дательном падеже, его дату и номер, например:
Приложение 2
к приказу директора БелГИСС
25.04.2004 № 11
Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Данный реквизит печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого ноля.
Служебные отметки на документах
Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:
1) фамилию, инициалы исполнителя;
2) предписание действий;
3) порядок и сроки исполнения;
4) подпись руководителя;
5) дату наложения резолюции.
Резолюция располагается па первом листе документа. Она выполняется рукописным способом под реквизитом "Адресат" или на любой свободной от текста площади параллельно или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания содержат предлог "к", например "к сведению", "к исполнению".
Конкретные указания выражаются в форме повелительного наклонения или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например: "Срочно принять меры"; "Немедленно подготовить письмо"; "Разобраться и доложить".
В практике делопроизводства можно встретить неверный вариант резолюции: "д/сведения", "д/иснользования", где "д" означает предлог "для". Следует использовать модели резолюции с предлогом "к", например:
Самодеевой Н.В.Градович Ю.М.
К сведениюАкулич В. В.
Подпись руководителяК исполнению
21.10.2005Подпись руководителя
10.10.2005
Примеры конкретных резолюций:
Соколову М. В.Бобровичу В.Л.
Трушину Ю. М.Оформить приказ об увольнении
Прошу подготовитьс работы Сомова О.Л. 10.09.2005
экономическое обоснованиеПодпись автора резолюции
до 10.10.200505.09.2005
Подпись руководителя
28.09.2005
Петренко Р.А.Кротову Л.М.
Организовать согласованиеПодготовить проект приказа
договора до 25.10.2005к 20.11.2005
Подпись руководителяСамаль С. С.
15.10.2005Для контроля пп. 3.1
Считаю, что раздел 3Подпись автора резолюции
требует серьезной доработки4 21.10.2005
Отметка о контроле (20) необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы "К" или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на леном ноле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка об исполнителе (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.
Ниже данного реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пт, перед фамилией исполнителя размещают индекс структурного подразделения, в котором создавался документ, а на второй строке добавляется имя файла. Например:
Соколов 250 35 4513 Соколов 250 35 45
МЛ 5 17.09.200Хили МЛ 17.09.200Х. Let.of. 13-05
Отметка о заверении копии (29). Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.
Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита "Подпись" и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого ноля. В нее входят: слово Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е В. Крылов
Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии - гербовой), в негосударственных организациях - печатью организации (исполнителя).
Па копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию, например:
Верно
Подпись В.В. Суботин
Указывать слово "копия" ("копия верна") в заверитель- ной отметке не следует, так как само слово "Верно" несет в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:
1) слова "В дело" и индекс дела но номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;
2) краткие сведения о порядке решения вопроса;
3) подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения - исполнителя);
4) дату.
Например:
В дело № 5-35
Подготовлен ответ № 13-17/214 от 20.01.200Х
(подпись) В. В. Лисов
22.01.200Х
Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в нравом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа. Например:
АО "Импульс" 03.03.200Х № 11
<\ Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами. Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.
Отметка о переносе данных на машинный носитель (32).
При сканировании документов с целью создания автоматизированной информационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных па машинный носитель. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины. Реквизит располагается на нижнем ноле первого листа документа и включает в себя:
1) запись "Информация перенесена на машинный носитель";
2) подпись лица, ответственного за перенос данных;
3) дату переноса.
2.4. Правила оформления организационно-распорядительных документов
2.4.1. Организационные документы
Организационные документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, и фиксируют организационные, контрольные функции управления, реализующие нормы административного права, являющиеся правовой основой деятельности организации. С точки зрения срока действия они относятся к бессрочным, так как действуют до момента их отмены и утверждения новых. Данные документы в обязательном порядке проходят процедуры согласования и утверждения, выполняемые уполномоченным на это органом или руководителем.
К организационным документам относятся: устав организации, положение об организации или о структурном иод- разделении, инструкция на процесс (вид деятельности), должностная инструкция, правила организации деятельности, структура и штатная численность, штатное расписание (прил. 6-9).
2.4.2. Распорядительные документы
Распорядительная документация - совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных па них функций.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить выполнение поставленных перед ним задач.
К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.
В зависимости от сферы действия распорядительные документы делят:
• на нормативно-правовые акты государственного уровня;
• нормативно-правовые акты отраслевого уровня;
• правовые акты отдельных организаций.
Подготовка распорядительных документов осуществляется органами исполнительной власти в соответствии с Законом Республики Беларусь "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" от 10 января 2000 г. № 361-3 (в ред. от 4 января 2002 г. № 81-3), а также Правилами подготовки нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делят на две группы: издаваемые в условиях единоличного принятия решений (рис. 2.6) и издаваемые в условиях коллегиальности (рис. 2.7).
Рис. 2.6. Технология создания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений
Рис. 2.7. Технология создания распорядительного документа в условиях коллегиальности
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим па основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации (прил. 12, 13).
В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах), но вопросам основной и административно-хозяйственной деятельности.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся цели, задачи и принципы издания приказа. Она начинается со слов "В связи", "В целях" и т.д.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами без кавычек на отдельной строке от нулевого положения табулятора. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. В каждом пункте указываются конкретный исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительная часть заканчивается постоянной формулировкой: "Контроль за исполнением приказа возложить на..." (указывается структурное подразделение или физическое лицо).
Перед текстом приказа располагают заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос "о чем?". Заголовок начинается с предлога "о" ("об") и формулируется при помощи отглагольных существительных, например: "О создании комиссии", "Об организации отдела маркетинга".
Проект приказа до подписания подлежит согласованию, которое осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования на первом экземпляре проекта.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. В случае несогласия с проектом составляется мотивированное заключение. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право, и вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан иной срок введения в действие.
Приказ (или другой распорядительный документ), отменяющий, изменяющий или дополняющий ранее изданный распорядительный документ или какие-либо его положения, должен содержать ссылку па отменяемый документ или конкретные пункты с указанием его даты, номера, заголовка,
например: "Считать утратившим силу приказ оот
№>>.
Секретарь после издания ириказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием. При необходимости ознакомления всех работников организации в распорядительную часть включают пункт "Приказ довести до сведения всех работников". Один экземпляр ириказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем иоле документа или на обороте сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
На основании приказа может быть получен самостоятельный документ "Выписка из приказа", который представляет собой копию какой-либо части приказа (прил. 14). Выписка из приказа заверяется проставлением реквизита (29) "Отметка о заверении копии".
Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам основной деятельности организации (коллегиального органа государственного управления) единолично руководителем или его заместителем (прил. 15).
Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.
Текст распоряжения имеет те лее разделы, что и приказ, только в констатирующей части используются слова "Предлагаю ", "Обязываю ".
Указание - правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящих органов управления.
Указание составляется и оформляется аналогично приказу по основной деятельности и распоряжению. Ключевыми словами при этом являются "Предлагаю" либо "Обязываю".
Hocmaiioeneiiue - правовой акт, принимаемый высшими органами коллегиального управления и общественными объединениями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными или совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и т.п.
Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия).
Данные распорядительные документы составляются и оформляются аналогично приказу по основной деятельности.
Ключевыми словами распорядительной части являются "Постановили" и "Решили".
Целый ряд организационно-распорядительных документов имеют статус нормативных правовых актов согласно Закону Республики Беларусь "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" от 10 января 2000 г. № 361-3 (в ред. от 4 января 2002 г. № 81-З)5.
Приведем некоторые определения документов как нормативных правовых актов.
Постановления республиканского органа государственного управления и Национального банка Республики Беларусь - нормативные правовые акты, принимаемые коллегиально на основе и во исполнение нормативных правовых актов большей юридической силы в пределах компетенции соответствующего государственного органа и регулирующие общественные отношения в сфере исполнительно-распорядительной деятельности.
Решения органов местного управления и самоуправления - нормативные правовые акты, принимаемые местными советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения и имеющие обязательную силу на соответствующей территории.
Приказ - нормативный правовой акт функционально- отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.
Оформление документов как нормативных правовых актов имеет свои особенности и регламентируется Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359.
2.4.3. Справочно-информационные документы
К справочно-ипформационным документам относятся: акты, служебные, докладпые, объяснительные записки, заявления, деловые письма и др. Они выполняют служебную роль по отношению к организационным. Характерно, что данные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом (как в случае распорядительных документов), а инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов (прил. 16, 17).
Особенностью протокола является то, что он по своей сути представляет собой распорядительный документ, так как отражает принятые в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.
По полноте освещения хода совещания (заседания) протоколы делятся на краткие и полные.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
После заголовка, который должен быть согласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Затем в алфавитном порядке отмечают фамилии, инициалы присутствующих. Если последних более 15, то указывается их количество.
Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций приводятся отдельно в строке "Приглашенные".
Вводная часть заканчивается повесткой дня, в которой перечисляют вопросы, подлежащие рассмотрению, и инициалы и фамилии докладчиков.
Осповпая часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - отдельно по каждому вопросу. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ и РЕШИЛИ, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика. Затем через тире с про- писпой буквы приводится краткая запись текста доклада, изложенная от первого лица.
Текст констатирующей части должен быть лаконичным, излагаться с употреблением неопределенной формы глагола (поручить, организовать, возложить и т.д.) и строиться но схеме "действие - исполнитель - срок".
Для некоторых разновидностей протокола вводятся такие реквизиты, как грифы утверлсдепия и согласования.
Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь. Решение, нрииятое на заседании, доводят до сотрудников организации в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из пего. Протокол помещают в дело после того, как секретарь ознакомит выступивших (под расписку) с содержанием их выступления.
На основании протокола можно получить самостоятельный документ - "Выписку из протокола" (прил. 18). Выписка содержит вводную часть протокола, включая повестку дня, а также дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.
Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одпим должностным лицом) и нодтверлсдающий установленные факты и события (ирил. 19, 20).
В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации, проведения испытаний испорченных товаров и др.
Текст акта включает две части: вводную и констатирующую. Во вводной указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляется состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, описание и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения. В конце текста документа перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и структурных подразделениях, в которые они направлены.
Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего опи приобретают юридическую силу.
Доверенность - документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товарпо- материальных ценностей.
В зависимости от того, кем оформляются полномочия (предприятием или частным лицом), доверенности подразделяются на официальные (прил. 20) и личные (прил. 21).
Доверенность может быть составлена рукописным или машинописным способом. Официальная доверенность выдается бухгалтером в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей. Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. Если срок не оговорен, то документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.
Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (прил. 21).
Докладная записка может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и но указанию руководителя (отчет о ходе, завершении какой-либо работы и т.д.). Ее текст делится на две части. В первой характеризуется состояние вопроса, проводится его анализ, указываются факты, послужившие причиной для написания докладной. Во второй части излагаются выводы и предложения.
Различают внутренние и внешние докладные записки. Последние подписываются руководителем.
Служебная записка - докумепт, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации, кроме прямых руководителей.
Объяснительная записка - справочно-информацион- ный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Различают также объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам, например к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае - дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах (прил. 22).
Справка - документ ипформациоппо-еправочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.
Справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений. Справки, выдаваемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель. Данные документы оформляют на общих бланках. Правила их оформления и состав реквизитов сходны с оформлением и составом докладных записок, однако в отличие от последних справки не содержат мнения автора но существу излагаемых вопросов. Число подразделов документа определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст может быть оформлен в виде таблицы. Если справка включает сведения финансового характера, то ее подписывают руководитель и главный бухгалтер и, кроме того, ставится печать. Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они оформляются па трафаретных бланках, подписываются руководителем и главпым бухгалтером, заверяются гербовой печатью.
Письмо - обобщенное название различных но содержанию документов, пересылаемых но почте.
Служебное письмо выражает пе личные интересы, а интересы организации, т.е. юридического лица.
Письма оформляются па специальных бланках (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль иисьма.
По содержанию и назначению иисьма делят: на инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. (прил. 24-27). Инструкционные (директивные) иисьма исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения но вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.
Гарантийные письма касаются вопросов гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы па рекламации, кредитные письма и т.п.
В рекламационных (претензионных) письмах организация требует возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация долясна иметь копии документов, подтверждающих такие факты. Подобные копии оформляются в виде приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/c - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка об оплате покупателем товаров или услуг.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях оформляются сопроводительные письма, например, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения.
Служебное письмо должно включать введение, доказательство и заключение. Во введении указываются причины, послужившие основанием для составления письма. В доказательствах излагается история вопроса, приводятся доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делаются количественные выводы. В заключении как глав- 64 ном логическом элементе формируется основная мысль - просьба, предложение, согласие, отказ и т.д.
Если доказательства предшествуют заключению, порядок изложения считается прямым. Такой порядок характерен для больших по объему писем, а также для писем в вышестоящие и различные по положению организации. Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих организаций к подчиненным.
Тон письма должен быть корректным и деловым. Следует отдавать предпочтение простым и распространенным предложениям, избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов.
По требованию этикета нельзя начинать письмо с констатации отказа. Необходимо помнить, что сложные предложения смягчают впечатление от отказа.
Желательно придерживаться прямого порядка слов в предложении: подлежащее должно предшествовать сказуемому; определения - стоять перед определяемыми словами; обстоятельства - находиться ближе к тем словам, от которых ставится вопрос.
Текст письма следует разделять па абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех лее оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.
Начало иисьма может иметь следующие варианты обращения:
"Уважаемый Валентин Петрович!";
"Гэсподин Ковалев!";
"Игорь Леонидович!";
"Уважаемый г-н Корсик!";
"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Затем уместны слова благодарности:
"Мы были рады получить Ваше письмо";
"Большое спасибо за письмо-ответ от 04.10.200Х";
"Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма". 3 Зак. ззоз65
Большинство писем продолжаются словами:
"В связи с...";
"Согласно договору от ... №...".
Письма обычно заканчиваются фразами:
"Мырассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";
"Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";
"С уважением...".
Окончательный вариант служебного письма, который печатают в двух экземплярах, прежде чем поступить на подпись руководителю организации (его заместителю), проходит стадию согласования. С этой целью должностные лица визируют второй экземпляр письма.
Письма по финансовым вопросам подписывает главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью организации.
После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Первый экземпляр отправляется адресату, второй - направляется в дело.
2.4.4. Переписка с иностранным корреспондентом
Бланк письма. Международными стандартами определены общие правила разработки бланков, размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных реквизитов, размещаемых в верхней части бланка (сведения об отправителе, ссылки, адреса).
В соответствии с ИСО 8439-1990 "Основные требования к бланкам документов" на бланке выделяются области текста и поля (рис. 2.8).
Текстовая область (image area) включает определенное пространство на бланке для помещения сведений, которые могут воспроизводиться, храниться или передаваться.
Поле (margin) бланка представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью. В соответствии с приложением А ИСО 3535-1977 "Формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов" применяются следующие размеры полей (в мм): левое поле - 20, верхнее поле - 10.
1с0 CI С2 СЗ с ■ 1 14 С5 С6 С7 С 1 1 18m ts03-Issuer Field Поле сведений об отправителеReference Field Паче ссылок|00 CI09- 10 -
15- 16- 17-Address Zone Зона адресаAddress Zone Зона адреса25,43 шага1 шаг (2,54 мм)-
20±176,220,376,2183но 2,54 ммРис. 2.8. Области поля и текста на бланке
Текстовая область для формата А4 составляет 183x280 мм, для формата А5 - 183x131 мм. Указанные размеры могут использоваться также для других форматов ряда А или для форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от формата бумаги.
При построении бланков согласно ИСО 4882-1979 "Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста" рекомендуемый исходный интервал между строками равен 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма - 2,54 мм.
По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 • 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по 9 шагов.
Текстовая область включает следующие поля (зоны):
• поле сведений об отправителе документа (Issuer Field);
• поле ссылок (Reference Field);
• поле адреса (Address Field).
Поле сведений об отправителе документа содержит его наименование, логотип и при необходимости - указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в нижней части бланка.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
Реквизиты письма. Существует множество подходов к расположению реквизитов на бланке письма. На основании обобщения литературных источников, касающихся зарубежной практики оформления деловых писем, можно рекомендовать формуляр-образец, представленный на рис. 2.9, который включает следующие реквизиты:
1) сведения об отправителе (Issuer Field) (наименование организации, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, телекса, телефакса и др.);
2) ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);
3) дата (Date);
4) специальные почтовые отметки (Special Mailing Indication);
5) уведомление о конфиденциальности (Confidentional);
6) адресат (The Inside Address) (наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес);
7) указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line);
8) вступительное обращение (Solution);
9) заголовок к тексту (Subject Line);
10) основной текст письма (Body of the Letter);
11) заключительная формула вежливости (Complimentary Dose);
12) подпись (Signature);
13) пометка об исполнителях (Juitials of Persons in Charge);
14) отметки о наличии приложений (Enclosure);
15) указание на рассылку копий данного письма (CCNota- tion);
16) постскриптум (Postscriptum).
(1) Сведения об отправителе(2) Ссылки на индексы(2)отправителя/ получателя(3) Дата(3)(4) Специальные почтовые(4)отметки(5) Уведомление о конфиденци(5)альности(6) Адресат(7) Указание на конкретноелицо(8) Вступительное обращение(9) Заголовок к тексту(10) Основной текст письма(11) Заключительная формулировка(12) Подпись(13) Пометка об исполнителях(14) Отметки о наличии приложений(15) Указание на рассылку копий(16) Постскриптум(1) Сведения об отправителе
Рис. 2.9. Формуляр-образец письма, принятый в зарубежной практике
69
Наиболее распространенным при оформлении писем является "блоковый стиль" (block style), для которого характерны следующие черты:
• фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются в левом углу сверху;
• фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи;
• дата пишется справа;
• пунктуация в адресе, а также после заключительной формулы вежливости отсутствует;
• текст печатается от левого поля без отступа, части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.
Сведения об отправителе (1). Отправитель документа (Issuer of a Document) - юридическое или физическое лицо, выпустившее документ и несущее ответственность за его содержание.
Бланк письма содержит наименование организации, товарный знак, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, телекса и телефакса. Под названием организации может быть указан род ее деятельности. Например, фирма BRM, занятая совершенствованием работы с деловой документацией, указывает па бланке: "Разработка и внедрение автоматизированного документооборота".
В названиях коммерческих предприятий могут присутствовать следующие слова:
• Limited (сокращенно Ltd.) - компания с ограниченной ответственностью (Limited liability company). Например, Но- memakers Ltd., Ahmad Tea Ltd.
• Incorporated (Inc.) - корпорация. Например, Glaston Potteries Inc.
• сокращение "& Со." - означает товарищество между двумя и более людьми. Если речь идет о семейном концерне, то добавляются слова "сын", "сыновья", братья". Например, В. Brown & Bros. Ltd., Jenkins & Co. Ltd.
• Public limited liability company (pic.) - общество с ограниченной ответственностью открытого типа. Например, Fil- ton Bank pic.
Если после названия фирмы нет указанных отметок, то, как правило, речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.
Ссылки (2). В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки ("ваша ссылка", "наша ссылка") - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машипистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 102/15, где 102 - порядковый номер письма, 15 - номер отдела;
JK/BR, где JK - инициалы составителя, BR - инициалы его секретаря.
Если в письме присутствуют обе ссылки, то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как падо ссылаться на данное письмо. Например: Your reference: 21007-5952 (Ваша ссылка: 21007-5952) или: Yourref.: 21007-5952. Our reference: MBC/jap (Наша ссылка: MBC/jap) или: Our ref.: MBC/jap. Ссылка может иметь вид: In your reply please refer to PC/LQ/38901 (В Вашем ответе просим сослаться на PC/LQ/38901); In your reply please mention our reference FT/AB (В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку FT/AB); Kindly mention Ex. 23/698 in your reply (Просим упомянуть Ex. 23/698 в Вашем ответе); Our file № 103/19/965 (Наше дело № 103/19/965); Please quote № 1212/PB when replying (В ответе просим сослаться на № 1212/РВ) и др.
Дата (3). В иностранной корреспонденции дата письма обычно проставляется в его верхней части. Определенные сложности могут возникать при цифровом написании дат. Стандарт ИСО 8601-1988 рекомендует цифровой способ оформления даты в такой последовательности: год, месяц, день (200Х.10.27).
В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В США последовательность оформления даты иная: месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании текста письма. Так, дата 11.05.200Х в Великобритании будет восприниматься как 11 мая 200Х г., а в США - как 5 ноября 200Х г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно- цифровое написание: 19 November 200Х (19 ноября 200Х).
К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты:
11 Oct. 200Х 11 October, 200Х
В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: October 11, 200Х.
В письмах на английском языке названия месяцев начинаются с заглавной буквы; окончания -th, -rd, -nd, -st при указании дней не используются.
Специальные почтовые отметки (4). Письмо, посылаемое специальной почтой, может иметь указание под строкой с датой, например:
January 15, 200Х EXPRESS MAIL
Уведомление о конфиденциальности (5). Данный реквизит означает, что письмо должен вскрыть адресат или доверенное лицо. Запись делается под датой или адресом, а также на конверте, например:
February 20, 200Х AIR MAIL CONFIDENTIAL
Адресат (6). Данный реквизит включает наименование получателя письма и его почтовый адрес.
Почтовый адрес должен быть оформлен компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. В соответствии с рекомендациями Всемирного почтового союза (BIIC) количество строк в почтовом адресе должно быть по более шести. Количество знаков в строке должно быть ограничено 30, чтобы адрес мог поместиться в адресной зоне с учетом основного интервала по ширине.
Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно оформить, применяя меньший шаг письма.
В стандарте ИСО 11180-1993 "Адресация торговли" содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.
Полный почтовый адрес частных лиц должен включать следующие элементы:
1) указание семейного положения или титула адресата, например мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;
2) имена (прозвище, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (Кейт, Билли, Джойс, Тим, Дональд); фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (Блэйк, Диксон, Бак- стер)-, приставка к имени, например старший, младший;
3) определенное занятие, например врач, дирижер, судья; по адресу (через кого). Указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Джеффа Маккорми- ка, по адресу семьи Хэнкс)\
4) пункт доставки: название улицы (например, Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит); идентификационный номер по улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (5/811, подъезд № 5, 8-й этаж, квартира № 11); название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.; название села, местечка, деревни, квартала, региона (Бруклин, Нью-Гемпшир, Норфолк); номер почтового ящика (при наличии); общая доставка;
5) сведения о почтовом маршруте: почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки (к этим кодам могут добавляться цифры или буквы, например ИЛЭ 15 1DR, 10038); номер почтового маршрута - код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения, например 45-шоссе Эшли Блум- сберри, L1J - отправка на сортировочный участок; название учреждения доставки и учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения;
6) название региона, графства, района, кантона и т.д. (Суррей, Квебек, Вирджиния) и/или страны назначения (Швейцария, Франция, Великобритания, США).
Полный почтовый адрес юридических лиц содержит следующие элементы:
1) название организации (Valio Ltd., Sony Ltd.)-,
2) вид деятельности (фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, агентство недвижимости и т.п.);
3) отдел или подразделение организации (отдел маркетинга, отдел цветных металлов, общий отдел);
4) пункт доставки;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6) название территории или провинции и/или название страны.
Элементы 4, 5, 6 для адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частных лиц.
Если письмо направляется организации, сначала указывают ее название, затем - почтовый адрес: Boolchand's Ltd. 31 Main Street New Jersey, N.J. 07852 USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сперва указывают его фамилию, должность, а затем - название фирмы, почтовый адрес:
Mr. S. O'Neil, Purchasing Manager, ■•< Electronic Sales Australia Ltd. 20 Ceylon St. Nunawading 3131 Victoria Australia
-i Если адресат - мужчина, то перед его фамилией ставят слово Mr. (сокращенное от Mister - господин). В Великобритании в качестве обращения нередко употребляют сокращенное Esq. (эсквайр), стоящее после фамилии:
Richard Burton, Esq. , Перед фамилией следует указывать имя или инициалы: Mr. Alber Gore Mr. G. Bush
Если адресат - женщина, то перед фамилией ставится Mrs. (сокращенное от Mistress - госпожа) или Miss, если женщина не замужем:
Mrs. A. Karter Miss Diana Kitton
Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью; если в подписи только инициалы, то и при адресовании нужно проставлять только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.
Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, наличие звания или ордепа:
D. О. Duck, MS (MS - Master of Scienses - . магистр (естественных) наук);
~птP J- Huges, DL (DL - Doctor of Laws - доктор права);
E. Kingston, MC (MC - Member of Parliament - i. член конгресса).
t Если фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:
The Managing Director Lightfoot Industries Ltd. Директору-распорядителю компании Лайтфут Индастриз Лтд.
Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman - председатель; President - президент, председатель; Managing Director - директор-распорядитель; Secretary - секретарь; Chief Accountant - главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль "the" (The Chairman, The Secretary и т.д.).
Если же известны как фамилия, так и должность адресата, то они пишутся следующим образом:
S. Claire, Sales Director С. Клеру, директору по продажам
J.B. Chemicals Ltd.компании Дж.Б. Кемиклз Лтд.
Артикль перед названием должности в таких случаях пе употребляется. При написании почтового адреса принята последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны, например: Фаст Сервисес Инк. 82 Вест стрит Сан-Франциско, Калиф. 27044 США
Слова Street, Avenue, Place, Slrasse пишутся с заглавной буквы. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.
Указание на конкретное лицо, <<к сведению" (7). Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит "Адрес" выступает внесение их в графу "К сведению".
Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, по присутствует в том случае, если автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка-указание на конкретное лицо помещается отдельной строкой под адресом: Attention: Mr. F. Peterson : ,, , For the attention of F. Peterson .Kind at/n Mr. F. Peterson
,?. Attn.: Mr. Peterson
Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо: Attention of the Chairman Attn.: Board of Directors
Вступительное обращение (8). В деловых письмах используются следующие обращения:
• Уважаемые господа (Dear Sirs; Gentlemen (в США) - к организации в целом;
• Уважаемый господин (Dear Sir) - к мужчине, если неизвестно его имя;
• Уважаемая госпожа (Dear Madam) - к женщине, если неизвестно ее имя;
• Уважаемый г-н/г-жа (Dear Sir/Madam) - к доллшост- ному лицу, если неизвестно, является ли оно мужчиной или женщиной;
• Уважаемый г-н Нэлъсон (Dear Mr. Nelson) - к мулсчине;
• Уважаемая г-жа Нэлъсон (Dear Mrs. Nelson) - к замужней женщине;
• Уважаемая г-жа Нэлъсон (Dear Ms. Nelson) - к женщине, если неизвестно ее семейное положение;
• Дорогой Ралъф (Dear Ralph) - к человеку, с которым хорошо знакомы, или другу.
Менее официально выглядят обращения "Уважаемый г-н Ралъф" (Dear Mr. Ralph) или "Уважаемый г-н Ралъф Мэнсон" (Dear Mr. Ralph Manson). Имя или инициалы адресата в этом случае обычно опускаются: после вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту (9). В письмах зарубежных корреспондентов заголовок к тексту не является обязательным элементом письма. On обычно помещается перед основным текстом после личного обращения к адресату и подчеркивается, чтобы привлечь его внимание, например:
Order No 57/1998А Re: Bill of Lading № 17/36 Subject: Letter of Guarantee 74/012 Cone.: Letter Of Credit № 89
Re (от лат. "in re" - относительно) - по вопросу; Subject (от англ.) - тема; Cone, (от англ. "concerning") - касательно. В настоящее время в США и Великобритании "Re" и "In ге" встречаются главным образом в переписке по юридическим вопросам в значении "но делу".
Основпой текст письма (10). Текст большинства писем состоит из 3 частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый г-н...") следует начало основного текста, в котором объясняются причины обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выво/рл, оговариваются планы па будущее и т.д. В первой части могут использоваться следующие фразы:
Мы пишем (хотели бы узнать; навести справки) о ...(We are writing to inquire about...)
Мы пишем в связи с... (We are writing in connection with...)
Мы интересуемся (заинтересованы) ...и хотели бы ... (We are interested in... and we would like to know...)
Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться словами:
Мы хотим сообщить (We would advise);
С удовольствием сообщаю, что (It is ту pleasure);
Имеем честь сообщить Вам, что (We beg to inform you that).
Просьба сообщить необходимую информацию:
Сообщите, пожалуйста (Could you please tell me);
Пожалуйста, сообщите (Please let me know if);
Я был бы рад узнать (I should be glad to know if).
Письмо-ответ может начинаться с такой фразы:
Благодарю Вас за письмо от (дата) ... (Thank you for your letter of (date)...)
Мы получили Ваше письмо от (дата) ... (We have received your letter of (date)...)
В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:
Очень любезно с Вашей стороны (It is very kind of you to);
Пишу, чтобы поблагодарить Вас за (I am writing to thank you very much indeed for);
Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас (May I take this opportunity of thanking you for);
Благодарим за Ваш большой вклад в (Thank you for contributing so much to);
Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь (Please, accept ту sincere (deep) appreciation for your help).
Извинения могут начинаться следующими словами:
Мы должны извиниться за (We must apologize for);
Мы извиняемся за (We apologize for);
Мы очень огорчены из-за того, что (We are extremely sorry for);
Хочу принести свои самые искренние извинения за (I wish to offer ту sincere apologies for).
После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:
Буду ждать Ваш ответ (llook forward to receiving your soon reply);
С нетерпением жду ответа (Looking forward to hearing from you).
В заключительной части может быть дана оценка изложенной в письме информации:
Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);
Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information);
Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у Вас есть вопросы (Please, feel free to contact me if you have any further questions).
Заключительная форма вежливости (11). В качестве заключительной формулы вежливости в письмах к организациям используются:
Yours faithfully Yours sincerely Best wishes
С уважением (Yours faithfully; Faithfully yours); Искренне Ваш (Yours truly; Truly yours); Наилучшие пожелания (Yours very truly; Best wishes). В Англии паиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:
Dear Sirs/Sir/Madam Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Hope Dear Mark
В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.
Подпись (12). В письмах иностранных корреспондентов подпись ставится обычно иод заключительной формулой вежливости. Фамилию лица, подписавшего документ, размещают под личной подписью, а затем указывают должность:
Yours sincerely ... (signature) Mr. J. Hill Manager
Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства:
Yours faithfully . . . (signature) For the Manager K. Trapper
Перед подписью может стоять отметка p.p. - "за" и "от имени" или Per pro - "но доверенности" (от лат. "per procura"). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
Пометка об исполнителях (13). Пометки об исполнителях в виде инициалов часто применяются в крупных компа-
80
ниях и отделах для того, чтобы сохранить информацию о том, кто конкретно из сотрудников составлял и печатал текст. Инициалы составителя указываются прописными буквами, ипициалы машинистки или оператора - строчными, например:
LC:kp; DFM/er
Отметка о наличии приложений (14). В письмах зарубежных корреспондентов отметку о наличии приложений размещают в нижнем левом углу иод подписью. Она состоит из слова Enclosure (если приложение одно) или Enclosures (если их несколько, при отом обычно указывают их количество - 2 Enclosures). Возможно сокращенное обозначение Encl. или Епс.
В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.
Указапие на рассылку копий письма (15). В письмах зарубежных корреспондентов существует специальная отметка о копиях письма, которая проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение с.с. (от "карбоповые копии" или "копировальные копии") и название фирмы, которой выслана копия, например:
с.с. City Bankers Assosiation Ltd. Copy to The Floyds Solisitors Ltd.
Если автор яселает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку "Без копий".
Постскриптум (16). За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма.
Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. "postscriptum" - после написанного). В конце приписки еще раз ставится нодиись.
Оформление второго и последующих листов письма. В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации, В нравом верхнем углу набираются слова "Лист для продолжения письма №...", например:
Continuation Sheet № 2 Sheet 2 Page 2
Иод названием фирмы-автора указываются организация, которой адресуется письмо, и дата, например: Diamond Expert Ltd. Continuation Sheet № 17 November, 2000 Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но за исключением последней, пишется Continued или сокращенное Cont'd (Contd), что значит "продолжение".
3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1. Документы по личному составу
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личпому составу. К таким документам относятся:
• трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работником;
• приказы но личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета но заработной плате и др. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности нри
оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов в следующем порядке:
• заявление о приеме;
• трудовой договор (контракт) с работником;
• приказ о приеме;
• запись в трудовой книжке;
• личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;
• лицевой счет но заработной плате.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После его подписания издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме направляются в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет но зарплате .
Увольнение работника производится по следующей схеме:
• заявление работника об увольнении;
• приказ об увольнении;
• запись в трудовой книжке;
• запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.
Заявление об увольнении работник пишет за один месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет на согласование руководителю. Последний издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании ириказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов следующий:
• заявление о переводе;
• приказ о переводе на другую должность;
• запись в трудовой книжке;
• запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;
• запись в лицевом счете по заработной плате.
Руководитель издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность (с получением от работника письменного согласия), на основании которого делается соответствующая запись с указанием повой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
3.2. Трудовой договор и контракт
Прием на работу может осуществляться в соответствии с трудовым договором или контрактом.
Трудовой договор - соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу но определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь).
Содержание и условия трудового договора определяются ст. 19 ТК и при необходимости дополняются соглашением нанимателя и работника.
Иногда наниматели должны соблюдать определенные условия, предшествующие заключению трудового договора. Так, ст. 24 ТК устанавливает, что в случаях, нредусмотрен- ных настоящим Кодексом и иным законодательством о труде, заключению трудового договора могут предшествовать проведение конкурса, избрание на должность и иные мероприятия, позволяющие определить профессиональную пригодность претендующего на соответствующую работу, должность.
Заключая трудовой договор, наниматель обязан (ст. 54 ТК):
1) потребовать от работника документы, установленные законод ате л ьств ом;
2) ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, разъяснить его права и обязанности;
3) провести вводный инструктаж по охране труда;
4) завести (заполнить) па работника трудовую книжку;
5) оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись.
Трудовой договор всех видов (срочный, временный, с совместителями и др.) заключается в письменной форме. Исключение составляют домашние работники, трудовой договор с которыми не заключается, если работа носит краткосрочный характер (ст. 309 ТК).
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а устраивающийся на работу должен предъявить:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Лица в возрасте от 14 до 16 лет представляют свидетельство о рождении;
2) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу). Такими документами являются военный билет и приписное свидетельство;
3) трудовую книжку (кроме лиц, впервые поступающих на работу);
4) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
5) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с требованиями закопо- дательства. Например, но направлениям Государственной службы занятости;
6) заключение Медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов). Работника кадровой службы должно интересовать, является ли поступающий на работу инвалидом. При положительном ответе необходимо требовать заключение МРЭК, чтобы иметь возможность трудоустроить гражданина в соответствии с состоянием его здоровья;
7) декларацию о доходах и имуществе. Ее должны представлять претенденты на должности государственных служащих в соответствии со ст. 23 Закона от 14 июля 2003 г. № 204-3 "О государственной службе в Республике Беларусь";
8) медицинское заключение о состоянии здоровья. Его должны представлять лица, которые обязаны проходить предварительный медицинский осмотр при поступлении на работу;
9) другие документы подтверждения иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами. Так, наниматели имеют право требовать нри приеме на работу предъявления свидетельства социального страхования, а в случае его отсутствия - сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица в органах, осуществляющих персонифицированный учет. Из других документов, которые можно требовать, следует назвать: характеристику с последнего места работы при участии в конкурсе для замещепия должностей научных работников и профессорско-преподавательского состава; справку о характере и условиях труда по основному месту работы нри приеме совместителей па тяжелую работу или работу с вредными условиями труда.
Согласно ст. 17 ТК, трудовые договоры могут заключаться:
1) на неопределенный срок;
2) определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор);
3) время выполнения определенной работы;
4) время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы;
5) время выполнения сезонных работ.
Верхний предел срочного трудового договора определен пятью годами. Следует иметь в виду, что если срочный трудовой договор заключен на срок свыше 5 лет, то по истечении пятилетнего срока трудовые отношения считаются продолженными па неопределенный срок. Пилений предел срочного трудового договора в законодательстве не указан. На основании норм трудового законодательства молено сделать вывод, что нижней границей является 2 месяца, а для замещения отсутствующего работника - 4 месяца.
По истечении установленного срока трудовой договор может быть:
• прекращен по инициативе любой из сторон;
• продлеп на неопределенный срок, если трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не требует их прекращения;
• продлен либо перезаключен на новый срок.
Форма трудового договора как письменного документа разрабатывается нанимателем с учетом правового статуса организации, возможностей по стимулированию труда работника, требований ст. 19 ТК, других обстоятельств.
Примерная форма трудового договора утверждена Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155.
После заключения трудового договора прием оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Такое требование содержится в п. 5 ст. 54 ТК.
Приказ (распоряясение) пе может противоречить содержанию трудового договора. В приказе (распоряжении) следует указывать, что его основанием является соответствующий трудовой договор.
Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись.
Если приказ (р ас ti ор яже н ие) не издан, то это пе влияет па действительность заключенного трудового договора.
Возможность заключения контрактов установлена Декретом Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" (с изм. и доп. от 27 февраля 2002 г. № 145, А апреля 2002 г. № 10, 30 августа 2002 г. № 226). В нем содержится определение понятия "контракт" и установлены нормы, регулирующие отношения сторон.
Во исполнение Декрета № 29 Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 сентября 1999 г. № 1476 (с изм. и дон. по состоянию на 26 октября 2004 г. № 134.1) утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками7. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271 (с изм. и доп. от 26 октября 2004 г. № 1341) утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими8.
Декрет № 29 предоставил нанимателям право заключать с работниками контракты, а не закрепил обязанность "переводить" на контракты работающих по трудовым договорам с неопределенным сроком действия и принимать по контрактам всех трудоустраивающихся лиц.
Контракт - это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде и предусматривающий конкретную минимальную, компенсацию за ухудшение правового положения работника.
Отметим признаки, отличающие контракт от обычного трудового договора:
• трудовой контракт всегда заключается на определенный срок, а трудовой договор может заключаться и па неопределенный срок;
• трудовой контракт содержит особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде. Эти особенности могут как улучшать, так и ухудшать правовое положение работника;
• трудовой контракт предусматривает выплату работнику минимальной компенсации за ухудшение его правового положения при досрочном расторжении контракта с работником из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения его условий но вине нанимателя;
• трудовой контракт согласно н. 1 Декрета № 29 заключается на срок не менее одного года. Но общему правилу верхний предел контрактов пе превышает пять лет.
Однако в ряде случаев наниматель независимо от профессионального уровня подготовки, квалификации работников, продолжительности стажа работы в организации заключает с работниками контракты па срок не более одного года, что создает социальную напряженность в трудовых коллективах.
Постановление Совета Мипистров Республики Беларусь от 26 октября 2004 г. № 1341 "О внесении дополнений в некоторые постановления Совета Мипистров Республики Беларусь по вопросам заключения контрактов" направлено на решение указанных проблем, создание условий для стабильной работы трудовых коллективов, повышепие эффективности и качества труда работников.
В частности, предлагается определять срок действия контракта при его заключении и переводе на контрактную форму найма добросовестным работникам, имеющим длительный стаж работы и пе допускающим нарушения трудовой исполнительской дисциплины, продолжительностью не менее трех лет.
Отдельно выделяют работников с высоким профессиональным уровнем и квалификацией. С ними предлагается заключать контракт па срок не менее пяти лет.
С целью социальной защиты работников предпенсионного возраста и женщин, находящихся в отпуске но беременности и родам и по уходу за ребенком в возрасте до трех лет, предлагается заключать с ними контракты соответственно на срок до достижения пенсионного возраста и нахождения в указанном отпуске.
С целью реализации ст. 10 Закона Республики Беларусь "О профессиональных союзах", направленной на защиту трудовых прав граждан - членов профсоюзов при заключении или расторжении трудоных договоров (контрактов), в вышеназванном Постановлении Совета Министров Республики Беларусь предусмотрена также норма об обсуждении содержания контракта работника - члена профсоюза с участием представителя соответствующего профсоюза.
Важно обратить внимание на то, что заключение трудового контракта с работником, работающим у нанимателя по трудовому договору с неопределенным сроком, есть изменение существенных условий труда для работника. При этом такое изменение должно осуществляться по обоснованным производственным, организационным и экономическим причинам, о чем работник должен быть письменно предупрежден не позднее чем за один месяц до заключения контракта.
Согласно ст. 32 ТК, существенными условиями труда работника признаются: 1) система оплаты труда; 2) размеры оплаты труда; 3) гарантии; 4) режим работы; 5) наименование профессии; 6) наименование должности; 7) установление неполного рабочего времени; 8) отмена неполного рабочего времени; 9) совмещение профессий и др.
Для сообщения работнику о том, что с ним будет заключен трудовой контракт, ему предъявляется документ - предупреясдение (уведомление) о заключении с ним трудового контракта. Предупреждение оформляется в двух экземплярах (первый экземпляр - для работника, второй - для нанимателя). Одновременно с предупреждением целесообразно вручить работнику проект трудового контракта.
Вручая уведомление и проект трудового контракта работнику, наниматель предлагает ему сделать на втором экземпляре уведомления личную подпись о получении, а также о том, что он ознакомлен с предложением перейти на контрактную форму найма и ему известно, что отказ от заключения контракта после истечения месячного срока с момента ознакомления с данным уведомлением может повлечь за собой увольнение по п. 5 ст. 35 ТК.
Следует подчеркнуть, что в письменном предупреждении работник не просто ставит личную подпись, а выражает свое отношение к сделанному ему предложению заключить контракт словами "Согласен" или "Не согласен" с указанием мотивов несогласия.
Важно помнить, что отказ от заключения контракта не расценивается законодателем как нарушение трудовой дисциплины работником. Наниматель не имеет права привлекать за отказ работника к какому-либо виду ответственности.
Если работник продолжает отказываться от заключения контракта но истечении месячного срока, наниматель вправе издать приказ о прекращении трудового договора, т.е. уволить работника по п. 5 ст. 35 ТК. При этом работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка (ст. 48 ТК).
После того как по истечепии срока предупреждения работник согласился перейти на контрактную форму найма (выразил в уведомлении свое согласие), наступает стадия подписания трудового контракта. Следует отметить, что подписываются первый и второй экземпляры трудового контракта. Один экземпляр отдается работнику, второй наниматель оставляет в отделе кадров, где ответственные работники осуществляют контроль за окончанием срока его действия. После заключения трудового контракта наниматель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме на работу при изначальном принятии работника но контракту или приказ (распоряжение) о заключении трудового контракта с работником, ранее принятым по трудовому договору на неопределенный срок.
Условия контракта можно разделить на две группы. К первой группе относятся обязательные условия и сведения, изложенные в п. 2 Декрета № 29, например срок и периодичность (не реже одного раза в месяц) выплаты заработной платы, обеспечение нанимателем повышения квалификации работников и др.; ко второй - дополнительные по сравнению с законодательством трудовые и социально-бытовые льготы и гарантии для работника, дополнительные условия, не ухудшающие положение работника но сравнению с законодательством.
Контракты оформляются нанимателем в соответствии со следующими действующими примерными формами:
• примерная форма контракта нанимателя с работником - утверждена Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 1.180 (с изм. и доп. но состоянию на 25 августа 2004 г. № 1012)9;
• примерная форма контракта с государственными слу- жащими - утверясдена Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271 (с изм. и доп. но состоянию на 26 октября 2004 г. № 1341)10;
• примерная форма контракта с руководителем государственного предприятия, объединения, организации, учреяс- дения - утверждена Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 26 сентября 1994 г. № 99 (в ред. от 1 сентября 1999 г. № 1.15, с изм. и доп. но состоянию на 24 июня 2004 г. № 71)11.
3.3. Приказы по личному составу
Приказы по личному составу оформляют в следующих случаях: прием, перевод, увольнение, поощрение, премирование, предоставление отпуска, командирование, наложе- пие дисциплинарного взыскания и др. (прил. 33-35).
Заключение трудового договора (контракта) с работником не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении.
Большинство форм приказов по личному составу унифицировано в рамках Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверясден- пой приказом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
Приказы по личному составу оформляют на общих или специальных бланках.
Реквизит "Заголовок к тексту" приказа но личному составу должен точно передавать смысл текста. Он грамматически согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос о чем?, например: "О приеме на работу", "Об увольнении", "О поощрении" и т.д. В случае оформления ириказа на одного работника в заголовке указываются его фамилия и инициалы.
Часто приказ распространяется на двух и более работников (сложный приказ). В этом случае его текст разбивают на пункты, а в реквизите "Заголовок к тексту" фамилии работников не указывают.
Допускается издание сложных приказов по личному составу, содержащих несколько предписываемых действий (прием, перевод, увольнение и т.д.). Такой приказ называется сводным. В нем приводят не конкретный, а общий заголовок "По личному составу".
Текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. В приказе но личному составу констатирующая часть (о причине его издания) может отсутствовать.
Трудовые договоры (контракты) включаются в состав личных дел работников организации.
Распорядительная часть приказов по личному составу начинается словами, передающими предписываемые действия, например: УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д. После распорядительного слова с повой строки прописными буквами пишется фамилия работника, на которого распространяется действие ириказа, и далее строчными буквами - имя, отчество полностью и остальной текст распорядительной части.
Затем в ириказе по личному составу указывается основание - названия соответствующих документов (заявление, докладная или объяснительная записки, трудовой договор (контракт) и др.).
Слово "Основание" пишется от границы левого поля (без абзаца) и отделяется от распорядительной части двумя интервалами. Данное слово остается открытым, т.е. вторую и последующую строки текста основания печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова "Основание" ставится двоеточие.
В сложных приказах основание указывают после каждого пункта. Если несколько пунктов ириказа имеют одно основание, его помещают в конце текста.
В целях придания юридической силы приказу в пего включают реквизит "Подпись". Поскольку приказ издается па основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Право подписи имеет руководитель организации или заместитель руководителя.
Процедуре удостоверения приказа должна предшествовать операция внутреннего согласования (визирование). Лицо, которое должно завизировать проект приказа, определяется в организационных документах (уставе, полоясениях) или исходя из содержания документа. Первым проект приказа визирует исполнитель.
Визы размещают на первом экземпляре на лицевой стороне ниже реквизита "Подпись" или на обороте последнего лица.
Для ознакомления с приказом работников, которых он касается, необходимо выполнить еще "Визу ознакомления". Она включает слова "С приказом ознакомлена, ы)", личную подпись работника, ее расшифровку (в одну строку) и под личной подписью - дату ознакомления. "Виза ознакомления" располагается ниже реквизита "Виза".
После подписания приказы но личному составу регистрируются, проставляются дата и регистрационный индекс. Последний включает порядковый регистрационный номер (в пределах делопроизводственного года) и буквенное обозначение через дефис.
3.4. Трудовые книжки
Трудовые книжки на работников ведут во всех организациях независимо от формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без данного документа не допускается.
Если лицо устраивается на работу впервые, на него заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии, не позднее недельного срока после приема на работу.
Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется постановлением Совета Мипистров Республики Беларусь "О трудовых книжках работников" от 10 декабря 1997 г. № 1635 (с изм. и доп. по состоянию на 11 июля 2001 г. № 1023)12, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (с изм. и дои. от 11 мая 2000 г. № 72)13.
Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
В трудовую книжку вносят сведения:
• о работнике;
• работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);
• награждениях и поощрениях;
• подготовке, повышении квалификации и переподготовке;
• назначении пенсии.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указываются на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок о незаконченном высшем образовании. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Записи на последующих страницах трудовой книжки начинаются с простановки штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, то делается запись отдельной строкой, например: ПО "Прогресс" с 01.02.200Х переименовано в ПО "Г1ро- гресс-М".
Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вно
сятся администрациои в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. Записи производятся аккуратно перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
При заполнении раздела "Сведения о работе" (рис. 3.1) в графе 1 проставляется порядковый номер записи; в графе 2 - дата приема; в графе 3 - указание действия и должность; в графе 4 - основание.
Сведения о работе
Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении
(с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
ПО "МАЯК"
НомерДатазаписи(число месяц год)108 01 200Х210 03 200Х! 311 06 200ХНа основании чего внесена запись(документ, его дата и номер)
Приказ № 12-к от 05.01.200Х
Приказ № 18-к от 05.03.200Х
Приказ № 28-к от 09.06.200Х
Принята па должность экономиста в отдел труда и заработной платы Переведена на должность начальника отдела труда и заработной платы Уволена по желанию работника, ст. 40 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)
Рис. 3.1. Образец заполнения раздела "Сведения о работе" трудовой книжки
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Если раздел "Сведения о работе" заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведется администрацией организации в том же порядке, что и трудовая книжка.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под роспись. Поскольку трудовые книжки - документы строгой отчетности, они должны храниться в специально оборудованном месте. Для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек наниматель или уполномоченное должностное лицо ведет:
• приходно-расходную книгу но учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
3.5. Личные карточки
Основным документом по учету персонала организаций является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работниками. В разделе I "Общие сведения" указываются данные из паспорта: фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Сведения об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника переносят из трудовой книжки. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" даппые берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки размещены разделы III "Назначения и перемещения", IV "Отпуска", V "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения". Наиболее важными являются сведения разделов "Назначения и перемещения" и "Дата и причина увольнения". Записи в разделах должны содержать ссылки па даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Сведения необходимо заполнять с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового станса работника. В конце каждой записи в разделе "Назначения и перемещения" должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
4 Зак. ззоз97
В раздело "Дополнительные сведения" указываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Личные карточки заполняются рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки нумеруют и составляют их внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 - 75 лет.
В пастоящее время на практике используют два варианта личных карточек формы Т-2, утвержденных еще во времена СССР.
Личная карточка, утвержденная ЦСУ СССР от 28 декабря 1989 г. № 241, включает пять разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) отпуска; 5) дополнительные сведения.
Личная карточка, утвержденная Постановлением Госкомстата СССР в 1990 г., состоит из восьми разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) повышение квалификации; 5) переподготовка; 6) отпуска; 7) аттестация; 8) дополнительные сведения.
Оба варианта карточек давно устарели и не соответствуют современным требованиям государственной кадровой политики.
В России личная карточка формы Т-2 усовершенствована и унифицирована. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утверждены два вида личных карточек формы Т-2: личная карточка работника и личная карточка государственного служащего. Для научных и научно- педагогических работников установлена специальная учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).
3.6. Личное дело
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения личного дела - 75 лет.
Нормативно-правовым актом, устанавливающим единые требования к личным делам работников организаций Республики Беларусь является Инструкция о порядке формирования, ведения и храпения личных дел работников (далее - Инструкция), утвержденная Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 214.
Инструкция устанавливает порядок формирования, веде- пия и храпения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности, за исключением личных дел учащихся учреждений образования.
Согласно Инструкции личные дела заводятся па руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
Следует отметить, что среди категорий работников, в отношении которых ведение личных дел является обязательным, отсутствуют материально ответственные лица. К последним относятся как работники на должностях руководителей и специалистов (директор, бухгалтер, заведующий лабораторией), так и рабочие (сторож, санитар, медсестра и т.п.). При ведении личных дел на работников организации следует в первую очередь руководствоваться тем, к какой категории они принадлежат: руководители или специалисты.
В соответствии с Инструкцией формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на ее руководителя.
В технологии работы с личными делами можно выделить две основные операции: 1) формирование и ведение личного дела, включая составление и оформление документов; 2) учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.
В личном деле документы группируются в такой последовательности: внутренняя опись документов личпого дела; личный листок по учету кадров; дополнение к личному листку по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно включают такие документы, как:
• декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников согласно законодательству);
• обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасщ Нацыянальнага сходу Рэснублии Беларусь. 1997. № 24. Арт. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в соответствии с законодательством);
• контракт (для государственных служащих), справка- объективка, анкета;
• копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
• копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
• копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
• характеристики и аттестационные листы, списки научных трудов и изобретений;
• заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
• иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
В личное дело не включаются:
• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Внутренняя опись составляется по установленной форме для учета документов личного дела. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах, индексах, номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, датах включения документов в личное дело.
К внутренней описи делается итоговая запись с указанием цифрами и прописью количества включенных в нее документов, а также количества листов внутренней описи.
Изменения состава документов дела (изъятие, включение новых документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание". При необходимости оформляется новая итоговая запись к внутренней описи. Листы внутренней описи и личного дела нумеруются отдельно.
Личный листок по учету кадров заполняется по установленной форме и является основным документом личного дела, содержащим перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Данный документ заполняется работником от руки. На все вопросы необходимо давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. В случае отрицательного ответа пишется: "не имею", "не участвовал" и т.п. Ответы приводятся в строгом соответствии с записями личных документов работника. При заполнении личного листка используются: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и иные личные документы.
По согласованию работника и нанимателя в данный документ могут включаться дополнительные сведения. 11а личный листок наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения после заполнения не вносятся.
Специалист по кадрам, принимая от поступающего на работу личный листок, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Наряду с личным листком по учету кадров может использоваться другая аналогичная учетная форма - анкета. Необходимость ее заполнения регламентируется, как правило, ведомственными нормативными правовыми актами. Чаще всего анкету заполняют в высших органах государственной власти и управления, а также в силовых структурах.
Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ, предназначенный для отражения изменений в трудовой и личной жизни работника, происшедших после заполнения им личного листка но учету кадров. Документ состоит из двух разделов, каждый из которых оформлен в виде таблицы.
В нервом разделе помещаются данные о работе, переводах и перемещениях работника по службе с указапием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на приказы по личному составу. Во втором записываются сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника после заполнения личного листка по учету кадров: о повышении квалификации, об аттестации, поощрениях, изменении семейного положения, места жительства и т.д.
Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами: приказами по личному составу (некоторые из них, например, вызванные изменением семейного положения, должны быть обоснованы ссылками на документы органов ЗАГС и паспорт).
Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Они помещаются па оборотной стороне листа после всех других сведений и состоят, как правило, из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи работника, проводившего проверку.
Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Автобиография составляется работником собственноручно, разборчиво в произвольной форме от первого лица без исправлений и помарок на листе бумаги формата А4.
В автобиографии обязательно указываются фамилия, имя, отчество (если изменялись, то указать прежние).
Полностью приводятся дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.), а также следующие сведения: какое получено образование, какие учебные заведения, где и когда окончены, специальность по образованию; данные о трудовой деятельности - периоды работы, места работы, должности, место работы в настоящее время, занимаемая должность; информация об общественной работе, участии в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание, когда и в качестве кого работник проходил службу; наличие правительственных и других наград и поощрений; данные о семейном положении, совместно проживающих родственниках. Наименования организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, приводятся в том виде, в каком они значились на ; момент события.]
При составлении автобиографии особое внимание следует j обратить на те вопросы, которые не нашли детального отра- j жения в личном листке но учету кадров, например о причи- 1 нах изменения места работы, профессии и т.д.
Автобиография подписывается составителем и датируется. Автобиографии не заверяются подписями должностных лиц и печатями.
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном законом порядке - только тогда они имеют такую же юридическую силу, как и подлинники. Верность копии документа подтверждается подписью специалиста по кадрам и заверяется печатью при наличии предъявленного подлинника документа. Копия может быть заверена нотариально.
Не подлежат освидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Заявления о приеме, переводе, увольнении (рис. 3.2-3.4) оформляются в соответствии с унифицированными формами, входящими в УСОРД.
Обязательные реквизиты заявления: название вида документа; дата; номер документа; адресат; инициалы и фамилия заявителя; должность заявителя; подпись.
При приеме па работу заявитель обязан указать домашний адрес и номер телефона.
Текст заявления начинается непосредственно с изложения существа вопроса: "Прошу принять...", "Прошу перевести...", "Прошу предоставить..." и др., затем излагаются детали затронутой проблемы.
Прошу принять на работу в вычислительный центр института ипжене- ром-программистом с 07.09.2007.
Подпись (разборчиво)Расшифровка подписи
Юрисконсульт (подпись) С.А. Усснко 03.09.2007
Рис. 3.2. Заявление о приеме на работу
Код но ОКУД 0221260001
Наименование струкгуриогоАдресат
подразделенияРезолюция
ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.0000 №
Прошу перевести меня на должность
(наименование должности)
(наименование структурного подразделения)
ЗАЯВЛЕНИЕ 03.09.2007 № 31
Код по ОКУД 0221260001
Директору Научно-исследовательского института приборостроения Сергееву А.С.
Бахмутской Любови Васильевны, проживающей но адресу: ул. Моторостроителей, д. 11, кв. 170, 220026, г. Минск тел. 203-50-02
Кохио ПЛ. Подготовить приказ о приеме па работу по контракту на 2 года (подпись) Сергеев А.С. 03.09.2007
в связи с (причина перевода)
ДолжностьПодписьРасшифровка подписи
Рис. 3.3. Заявление о переводе
Код по ОКУД 0221260001
Наименование структурногоАдресат
подразделенияРезолюция
ЗАЯВЛРЛШЕ 00.00.0000 №
Прошу освободить меня от занимаемой должности
(наименование должности) (наименование структурного подразделения) (причина увольнения) ДолжностьПодписьРасшифровка подписи
Рис. 3.4. Заявление об освобождении от занимаемой должности
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.), подписывается заявителем.
Впервые в личное дело введен новый документ - справка-объективна, которая составляется в случае направления в вышестоящие инстанции документов определенных категорий работников при назначении па должность, представлении к награждению и др. В ней указываются фамилия, имя, отчество, дата и место рождения работника, сведения о месте работы и занимаемой должности в настоящее время, гражданстве, образовании, специальности но образованию, владении иностранными языками, наградах, ученой степени, работе в прошлом. Справка-объективка подписывается руководителем организации, датируется и заверяется печатью организации.
В ряде ситуаций администрация организации выдает своему работнику характеристику - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Он оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке и имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество, фамилия характеризуемого работпика; собственно текст, подписи, печать.
Текст характеристики излагается от третьего лица и имеет логически взаимосвязанные составные части. Первая содержит анкетные данные, следующие за названием документа, - имя, отчество и фамилия, должность, ученая степень и звание (если они имеются), год рождения, образование.
Вторая часть текста включает сведения о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы в данной организации и в данной дол ясности, продвиясение по службе, уровень профессионального мастерства и т.н.). Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, сведения о повышении профессионального уровня, участии в жизни коллектива, поведении в быту, отношении к коллегам но работе. В ней приводятся данные о наличии у работника правительственных наград и других служебных поощрений.
Четвертая часть является заключительной. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Внутренняя характеристика подписывается руководителем структурного подразделения и датируется.
Внешнюю характеристику, как правило, подписывает руководитель организации с указанием даты. Характеристика заверяется печатью нанимателя (прил. 32).
В зависимости от назначения выделяют следующие виды характеристики:
• служебные (для государственных слуясащих); • • производственные (для всех других работников); • • аттестационные (для руководителей и специалистов, которым предстоит пройти аттестацию). Их особенностью является наличие оценочного мнения руководителя о соответствии или несоответствии работника требованиям занимаемой должности.
Источниками информации для написания характеристики могут быть должностная инструкция, анализ работы в должности, отзывы о работнике (руководителей, коллег, подчиненных работников) и т.д.
При составлении данного документа требуется определенная методическая помощь. Подготовка характеристики может вестись но признакам, служащим основой критериев оценки деловых, профессиональных и личных качеств сотрудников. Часто используют трехуровневую систему оценок: норма, выше нормы и ниже нормы. При необходимости добавляют еще два уровня: намного выше нормы, ниже всякого уровня. Точно так же число уровней может расширяться и далее. Руководителю необходимо выбрать те оценки, которые в наибольшей степени соответствуют работнику.
Форма аттестационной характеристики предложена в Типовом положении об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденном Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 31 октября 1996 г. № 84.
Аттестационная характеристика включает постоянные реквизиты заголовочной части:
Фамилия, имя, отчество
Год рождения Окончил(а)
Специальность по образованию
Доллшость, дата назначения
Затем идет реквизит содержательной части - текст, в котором дается оценка профессионально-деловым качествам по следующей схеме:
1. Способность в короткие сроки внедрять все новое, передовое в практику работы, наличие творческого подхода к делу.
1.1. Умение анализировать новую ситуацию и принимать соответствующие решения возникших проблем.
1.2. Предприимчивость, умение оперативно принимать решения по достижению поставленной цели, повышению конкурентоспособности продукции.
1.3. Способность па практике применять функции руководства (планировать, организовывать, регулировать, координировать, контролировать и анализировать работу подчиненных).
1.4. Своевременность и степень выполнения должностных обязанностей, способность справляться с большим объемом работы.
. 1.5. Ответственность за результаты работы.
, 1.6. Компетентность в вопросах экономики, трудового и хозяйственного законодательства, охраны труда и техники безопасности, экологии и др.
2. Конкретные результаты трудовой деятельности, личный вклад, инициативные дела, качество выполненных работ.
3. Личные качества работника, его авторитет и воздействие на социально-психологический климат коллектива.
3.1. Способность создавать (поддерживать) в коллективе атмосферу высокой взаимотребовательности, добролсела- тельности, заинтересованности в достижении поставленных целей.
3.2. Умение не допускать конфликтных ситуаций в коллективе; уравновешенность и самообладание при разрешении возникших конфликтов.
3.3. Дисциплинированность, исполнительность, настойчивость в доведении начатого дела до конца.
3.4. Умение взять на себя ответственность, отстаивать свои взгляды.
3.5. Честность, правдивость, скромность.
3.6. Вежливость и тактичность в отношении к руководству, коллегам, подчиненным.
4. Общий культурный уровень, кругозор.
Вывод: соответствует (соответствует при определенных условиях) занимаемой должности; достоин выдвижения на вышестоящую должность; не соответствует занимаемой должности.
В оформляющей части аттестационной характеристики содержатся такие реквизиты, как подпись руководителя структурного подразделения, подготовившего характеристику, и виза ознакомления лица, на которого составлена характеристика:
Начальник отдела(подпись)И.О. Фамилия
маркетинга(дата)
Согласен/Не согласен (подпись)И.О. Фамилия
(обоснование)(дата)
Резюме - документ, содержащий автобиографические сведения с целыо привлечь внимание работодателя к претенденту и обеспечить его приглашение на собеседование. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более 1-2 минут, поэтому оно должно быть кратким, правдивым и не превращаться в подобие романа. В документе также отражают данные о том, что претендент может предложить работодателю, чем может быть полезен организации, почему он является наиболее подходящим кандидатом на замещение данной вакансии.
По форме и содержанию резюме отчасти схоже с анкетой и автобиографией. Для его написания в качестве исходной информации используются сведения одних и тех же документов.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству от 26 марта 2004 г. № 2, не требует составления резюме. Однако в Рекомендациях по формированию, ведению, учету и хранению личных дел работников в учреждениях, организациях и па предприятиях Республики Беларусь предусматривалось его включение в личное дело.
Резюме пишется в свободной форме. В то же время рекомендуется следующая универсальная структура данного документа:
1) заголовок (фамилия, имя, отчество);
2) основные личные данные (адрес, телефон, дата и место рождения, гражданство, семейное положение);
3) цель в поиске работы (из формулировки цели должно быть ясно, какую работу и на каких условиях может и хочет выполнять претендент);
4) опыт работы (дается в обратном хронологическом порядке с указанием дат, мест работы, должностей, основных функций и достижений);
5) образование (чем больше времени прошло после окончания учебы, тем меньше эта часть должна занимать в резюме; могут содержатся данные об оценках и наградах, тех изученных дисциплинах, которые соответствуют цели претендента, участии в исследовательских и других работах, связанных с учебой);
6) дополнительная информация (рекомендуется включать сведения о степени владения иностранными языками, навыках работы на ПЭВМ, желательно с указанием применяемых программных средств, о наличии водительских прав и личных качествах);
7) дата составления резюме (для придания документу четкости и конкретности; желательно, чтобы предоставляемое резюме всегда имело "свежую" дату).
Резюме может также включать:
• сведения об общественной деятельности;
• упоминание о хобби, если оно имеет отношение к работе и его можно считать серьезным личным достижением;
• сообщение о военной службе;
• указание о готовности к разъезду и смене места жительства;
• указание о готовности к работе с ненормированным рабочим днем;
• сведения о рекомендациях;
• цели карьеры;
• личные достоинства;
• увлечения, свидетельствующие о широте интересов.
Пример оформления резюме:
Кпыш Игорь Иванович
ДАТА РОЖДЕНИЯ: 01.05.1975
АДРЕС: Пр. Рокоссовского, д. 2, кв. 50
ТЕЛ.: 249-00-01 (раб.), 206-30-02 (дом.)
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, имею сына и дочь.
ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела труда и заработной платы.
ОБРАЗОВАНИЕ: с 1990 по 1995 г. - Белорусский государственный экономический университет по специальности "Бухгалтерский учет".
С 1980 по 1990 г. - средняя образовательная школа № 2 г. Минска с углубленным изучением английского языка. По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации "программист".
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с 2000 г. до настоящего времени - заместитель главного бухгалтера АО "Янтарь" .
С 1995 но 2000 г. - бухгалтер, затем заместитель главного начальника финансового отдела в АО "Янтарь".
Имею значительный оныт управления финансовыми делами, связанными с деятельностью предприятия. Составлял сметы текущих затрат. Занимался реорганизацией структуры бухгалтерского учета и отчетности. Организовывал и проводил семинары по бухгалтерскому учету для руководящего состава.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом.
Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем). Имею публикации в научных журналах.
ПодписьИ.И. Кныш
Дата
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
4.1. Организация документооборота
Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) и выполняет но существу все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборо-
112
та - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.
Для оценки и анализа документооборота применяют качественные и количественные показатели.
Качественные показатели:
• используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);
• организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);
• особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность доку- ментонотока).
Количественные показатели:
• объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);
• удельный вес каждой группы документов или докумен- тонотоков в общем документообороте;
• плотность докухментопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;
• физический объем конкретного документа - размер его текста;
• продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа.
Для рациональной организации документооборота следует руководствоваться рядом принципов (рис. 4.1).
Прямоточность предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без "нетель" и возвратных перемещений.
Непрерывность подразумевает непрерывную подачу документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.
Рис. 4.1. Принципы рациональной организации документооборота
Ритмичность означает равномерность движения потоков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмичным, если нарушена непрерывность движения.
Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа - сократить время прохождения документа.
Пропорциональность подразумевает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов.
Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и других - необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.
Среди методов совершенствования документооборота можно выделить две группы: сокращение объема документооборота (рис. 4.2) и совершенствование технологии документооборота (рис. 4.3).
4.2. Технология обработки входящих документов
Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. (далее - канцелярия).
МЕТОДЫ СОКРАЩЕНИЯ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТАУнификация и стандартизация документовСовершенствование законодательства, повышение качества документируемых решений-Повышение качества подготовки и оформления документов, уменьшение физического объема документов-Применение практики беэдокументного решения вопросовУменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылкеИспользование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информацииРис. 4.2. Методы сокращения объема документооборота
МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТООБОРОТАРазработка моделей документооборота в государственных органах и организацияхСоставление маршрутных карт технологического процессаРазработка рациональных схем документооборота (оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.)Рис. 4.3. Методы совершенствования технологии документооборота
Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки (по адресу па конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, нри невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случаях повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй - остается в канцелярии (рис. 4.4).
Прием документов и проверка правильности доставки 1Вскрытие конвертов и проверка целостности вложенийПередача писем с пометкой "Лично"
Предварительное рассмотрение (сортировка)
Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе
I
РегистрацияПередача и доставка документов руководителюРассмотрение документов руководителем (резолюция)Передача документов в структурные подразделения исполнителям1Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрацииПередача документов исполнителюI
Контроль исполнения документов
I~
Исполнение документов
I
Подшивка документов в дела
Рис. 4.4. Технологический процесс обработки входящих документов
Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой "Лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
• дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
• па докумепте отсутствует реквизит "Дата документа";
• дата документа существенно отличается от даты его получения;
• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после его использования подшивается вместе с ним ь дело.
Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
При отсутствии в конвертах приложений, листов отправителю сообщают об этом но телефону или посылают запрос, а на документе ставят отметку "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами организационной техники.
На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (реквизит 31 "Отметка о поступлении"). Если корреспонденция не вскрывается, штамп размещают на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются но назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.
Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Децентра-
лизовапная регистрация документов допускается только нри территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-кон- трольная карточка (рис. 4.5), пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов.
Лицевая сторона
12345678910111213141516171819202122232425262728293031
18.11.2007НазваниеCII ЗАО "Миранда"
Срок исполнениядокумента
08.11.2007 № 83
Дата и индекс поступления
06.11.2007№ 03-11/128 Дата и индекс документа
О подготовке рекламных материалов
Краткое содержание
Лаворчик Н.С. Доработать буклеты
к 18.11.200 7Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона
Расписка исполнителя в получении документа
Фонд №
Контрольные отметки
Опись N°|Дело №
Рис. 4.5. Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на
входящее письмо
Карточка заполняется нри помощи средств организационной техники машинописным или рукописным способом в зависимости от наличия технических средств.
Состав карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка ис-
полиителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.
Образец заполнения формы журнальной регистрации входящих документов
Образец заполнения формы журнальной регистрации исходящих документов
Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регис- трациояпо-контрольной карточки (табл. 4.1, 4.2).
Таблица 4.1
Дата поступления и индекс документаКорреспондент, дата и индекс поступившего документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документОтметка об исполнении08.11.2007 № 83C1I ЗАО "Миранда" 06.11.2007 № 03-11/128О подготовке рекламных
материаловЛавор- чик Н.С. доработать
буклеты к 18.11.2007В дело 01-03 отправлено письмо исх. № 01-03/102 от
17.11.2007
Таблица 4.2
Дата и индексКорреспондентКраткоеОтметкадокументасодержаниеоб исполнениидокументадокумента24.12.200ХРУП "ДОРГАЗ"О предоплатеВ дело 01-03№ 01-03/102но контракту
Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых
осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой иа документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.
После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-коптрольной карточки.
Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы И другие срочные документы следует передавать руководителю но мере их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция переносится в регистрационно-коптрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки остается в канцелярии; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.
При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии).
Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационпо-контрольной карточки канцелярии.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство и назначаемым приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольпыми карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.
Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрациопно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются но назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".
Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов осуществляются через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
4.3. Технология обработки исходящих документов
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта; проверка правильности его оформления секретарем; согласование проекта; подписание руководителем; регистрация, включающая простановку индекса; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело (рис. 4.6).
I Составление проекта исходящего документа
Проверка правильности оформления документа
Г"
Согласование проекта документа
I
Подписание руководителем
I
Регистрация документа
I
Простановка индекса (номера) на документе
Проверка правильности адресования
I
Отправка документа адресату
I
Подшивка второго экземпляра (копии) в дело Рис. 4.6. Технологический процесс обработки исходящих документов
Проект исходящего документа разрабатывается исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами и завизирован.
Подготовленный проект передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых разрабатывался проект.
Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).
Документы регистрируются в канцелярии на регистраци- онно-контрольных карточках или в журнале после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрацион- но-контрольной карточки (см. рис. 4.5): один экземпляр помещается в справочную, второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок пе указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-папоминание.
Сведения о документах-ответах регистрируются па карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс, который содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например 05-10/53. На исходящем документе-ответе делается ссылка па исходящий номер документа-запроса.
Регистрация документов, их последующая обработка и отправка проводятся, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действую- хцими Почтовыми правилами.
Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертовапном виде, полностью оформленные, при необходимости - с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль).
В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, изготовленными типографским способом.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель указывает свою фамилию и проставляет дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи иодшивается в дело канцелярии. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям но сохранности носителей и записанной на них информации. При этом прилагается копия сопроводительного письма, подшиваемая в дело на общих основаниях.
4.4. Технология обработки внутренних документов
Внутренними называют документы, которые создаются организацией и остаются в пей. На стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения (использования) - входящих.
Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими, начинается с составления и оформления проекта документа, т.е. с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика но замечаниям, оформления проекта документа.
Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его согласование (визирование) исполнителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и с входящими.
Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии па регистрационно-контрольпых карточках или в журнале.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный помер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года.
Организационные и сиравочно-ипформационные документы организации регистрируются в том же порядке, что и исходящие. Это означает, что документ долл<ен быть надлежащим образом оформлен, согласован (при необходимости) и подписан, и только после этого оп подлежит регистрации.
Регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов формируется так лее, как и индекс исходящего документа. Это означает, что регистрационный индекс указанных документов имеет сложную структуру и состоит из индекса дела по номенклатуре (он включает индекс структурного подразделения и номер дела данного подразделения) и порядкового номера документа в пределах делопроизводственного года. Например, регистрационный индекс докладной записки но основной деятельности может быть следующим: 02-08/33, где 02 - индекс структурного подразделения, 08 - помер дела но номенклатуре, в котором будет храниться докладная записка после исполнения, 33 - порядковый помер документа, присвоенный ему при регистрации.
В отличие от организационных и спраночно-информаци- онных документов распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам. В частности, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности - отдельно от приказов по личному составу и т.д.
Для того чтобы избежать путаницы, к порядковым номерам приказов но личному составу через дефис добавляются литеры "к" или "л", в зависимости от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников, о длительных и зарубелшых командировках будут иметь в индексе литеру "к". В индексы приказов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках следует включать литеру "л". Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству.
Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности - их порядковые номера должны содержать соответствующие обозначения, например "ад" или "ахд".
В регистрационные номера приказов по основной деятельности, в отличие от номеров приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры, цифры), как правило, не включаются. Добавление к порядковым номерам приказов данной группы сокращений тина "од" (основная деятельность) является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, может осуществляться регистрация этих приказов но разновидностям. Например, могут отдельно регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации проверок и другие; соответственно, к их порядковым регистрационным номерам будут добавляться дополнительные обозначения.
Сравним индексы приказов разных групп:
№ 3 - приказ по основной деятельности;
№ 3-к - приказ по личному составу 75-летнего срока хранения;
№ 3-л - приказ по личному составу 3-летнего срока хранения;
№ 3-ад - приказ но административно-хозяйственной деятельности.
Для регистрации приказов разных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначение деясурных), но административно-хозяйственной деятельности.
Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не закреплено. Поскольку приказы являются внутренними до
кументами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, установленная Примерной инструкцией но делопроизводству. Однако в этой форме журнала не учитывается специфика регистрации распорядительных документов (например, при регистрации приказов лишней будет графа "Корреспондент"). Поэтому целесообразно использовать следующую форму:
Форма журнальной регистрации распорядительных документов
Дата и инКраткоеОснованиеКемОтметкаРаспискадекс докусодержадля издаподписаноб исполв получементаниения приказанениинии
Допускаются и другие варианты, исходя из соображений удобства и полноты отражения в учетной форме информации о документе. Например, в журнале регистрации приказов но личному составу моясет быть предусмотрена приведенная ниже форма:
Номер листов дела
Объект приказа
Данная форма удобпа для дальнейшей работы с приказами после оформления их в дела: наличие граф "Объект приказа" (указываются лица, на которых распространяется действие приказа) и "Номер листов дела" обеспечивает быстрый поиск необходимого документа.
Вместе с тем рекомендуется, чтобы в журналах регистрации приказов присутствовали следующие графы: "Дата и индекс документа", "Краткое содержание", "Кем подписан" (если правом издания приказов обладает не только руководитель), "Отметка об исполнении".
Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постанов л ения), а также протоколы ре-
Форма журнальной регистрации приказов по личному составу ИндексДата
Краткое содержание документа
гистрируются по тем же правилам, что и приказы, па карточках или (при незначительном объеме документооборота) в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются регистрационные порядковые номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно, при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.
Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования размножают.
Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и рассылаются исполнителям, исходя из списка рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки.
Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и других аналогичных документов на этане их рассмотрения (исполнения) осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.
4.5. Поисковая система по документам организации
Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел моясет осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, копт- рольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов формируют раздельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан, нормативно-распорядительных документов.
Регистрационно-контрольные карточки в справочных картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:
• алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);
• географическому (но наименованию административно-хозяйственных единиц);
• корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);
• номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);
• предметно-вопросному или тематическому (согласно содержанию документов или сфере деятельности, к которой относятся документы);
• структурному (в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям организации);
• хронологическому (по датам поступления, исполнения, подписания, отправки документов).
Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.
Выбор поискового признака осуществляется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов. Допускается использовать сочетания поисковых признаков, наименование которых указывается на специальных разделителях картотеки.
Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по алфавиту фамилий заявителей. Картотеки нормативно- распорядительных документов формируются но предметно- вопросному (тематическому) признаку и по хронологии. Допускается построение картотек входящих, исходящих и внутренних документов только но хронологическому признаку.
129
При направлении документов па хранение в ведомственный архив передаются и поисковые системы. При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных
5 Зак. 3303
данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли; выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
4.6. Контроль исполнения документов
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.
Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов проводится по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.д., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделен иях.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Они могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, если срок исполнения документа пе указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется, т.е. проставляются новый срок, дата изменения и подпись, и вносится в регистрационную форму - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.
Исполнение документа (поручения) молсет быть поручено нескольким исполнителям. Ответственным исполнителем является первый в списке. Он отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверлсдения исполнения. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
Система контроля исполнения осуществляет:
• учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
• контроль за сроками исполнения;
• проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;
• учет и отчетность о результатах исполнения;
• оценку исполнительской дисциплины.
Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).
Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах исполнения осуществляются контрольной службой (группой контроля).
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка оформляется только на ответственного исполнителя.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется па регистрационно-контролыюй карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).
Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом.
Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов. При этом контрольная картотека делится па ячейки, соответствующие числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.
Картотеку следует ежедневно просматривать и информировать исполнителей (руководителей) о приближении (истечении) сроков исполнения. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за два-три дня до истечения установленных сроков.
Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается в карточке.
Карточка с материалами, характеризующими исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд не исполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.
Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений.
4.7. Номенклатура дел
Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. От того, как группируются и хранятся документы (т.е. от методов их классификации), зависят пе только оперативность и качество управленческих решений, но иногда далее финансовое положение организации. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. По своей сути это классификатор дел, в которые будут группироваться исполненные документы. С его помощью обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Номенклатура дел является также учетным документом для дел временного (до 10 лот) хранения.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).
Типовая номенклатура дел:
• является нормативным документом;
• содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
• устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;
• применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.
Примерная номенклатура дел:
• устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;
• носит рекомендательный характер;
• допускает исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями нри составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.
Каждая организация (учреждение, предприятие) должна иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную. Номенклатура дел структурного подразделения отражает документы подразделения. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу документационного обеспечения управления (ДОУ) - канцелярию, секретариат, общий отдел, управление делами и др. Однако составлением номенклатуры дел должны заниматься также руководящие работники и специалисты, хорошо знающие задачи своих структурных подразделений.
Номенклатура дел организации составляется в IV квартале текущего года, чтобы служба ДОУ и архив смогли до 1 января согласовать и утвердить ее в установленном порядке.
Основой для составления сводной номенклатуры дел организации являются номенклатуры дел структурных подразделений, разрабатываемые исполнителями совместно с секретарями или другими должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства этой службы. Служба ДОУ, архив организации оказывают необходимую консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в подготовке номенклатуры дел. Заведующий архивом проверяет правильность формулировок названий дел, сроков их хранения и др.
Номенклатура дел структурных подразделений в обязательном порядке визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив). При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии (ЭК) номенклатура дел согласовывается и с ней. Затем номенклатура дел подписывается руководителем этого подразделения.
На следующем этапе структурные подразделения передают свои номенклатуры дел в службу ДОУ (специалисту, ответственному за организацию работы с документами), которая разрабатывает номенклатуру дел организации при методической помощи заведующего архивом. Такая номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), подписывается руководителем службы ДОУ и согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации.
Номенклатуры дел государственных организаций, сдающих документы по истечении установленных сроков ведомственного хранения в государственный архив, согласовываются не менее чем один раз в пять лет с экспертно-нровероч- ной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения. Номенклатуры дел государственных организаций, не сдающих документы в государственные архивы, согласовываются с ЦЭК вышестоящей организации.
Номенклатуры дел негосударственных организаций согласовываются с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения в том случае, если данные организации заключили с ним соответствующий договор. Те негосударственные организации, которые не сотрудничают с государственными архивами на договорной основе, номенклатуры дел с ними не согласовывают.
Ежегодно номенклатура дел в организации уточняется, нерепечатывается и утверждается руководителем организации. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с начала делопроизводственного года, т.е. с 1 января. Она является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ.
Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах. Она может быть составлена и в двух экземплярах, если, например, на службу ДОУ возлоясены обязанности но ведению архива организации, а сама организация имеет негосударственную форму собственности и не заключает договор с государственным архивом о сотрудничестве. Схема построения номенклатуры дел зависит от структуры организации. При устойчивой структуре целесообразно строить номенклатуру по структурному принципу, согласно которому названия разделов и подразделов номенклатуры совпадают с названиями структурных подразделений организации, расположенными в соответствии со штатным расписанием.
В организациях, не имеющих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно-функциональному или функциональному принципу. В случае составления номенклатуры дел но структурно-функциональному принципу ее разделами будут и названия структурных подразделений, и названия направлений деятельности. Согласно функциональному принципу, разделами номенклатуры дел являются только направления деятельности (рис. 4.7).
По структурному принципу
По структурно- функциональному принципу
По функциональному принципу
1. Отдел документационного обеспечения управления
2. Отдел экономического прогнозирования
3. Финансовый отдел
4. Производственно- технологический отдел
5. Бухгалтерия
6. Отдел капитального строительства
7. Отдел охраны труда и техники безопасности
10. Отдел кадров
13. Профсоюзный комитет
1. Секретарь
2. Маркетинг и реклама
Проектирование и конструирование
4. Организация производственной деятельности
5. Финансирование
6. Отдел ценообразования
7. Отдел снабжения и сбыта
8. Отдел внешнеэкономических связей
11. Архив
1. Руководство
2. Исследование рынка
3. Планирование
4. Управление формированием спроса и стимулированием сбыта
Организация производственной деятельности
6. Финансирование
7. Сервис
8. Учет и отчетность
12. Кадры
Рис. 4.7. Схема построения номенклатуры дел организации
Номенклатура дел организации имеет унифицированную форму, представляющую собой таблицу (нрил. 37).
В первой графе проставляют индекс дела (чаще всего используют цифровую десятичную систему индексов). Он состоит из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Например, индекс дела 05 - 09, где 5 - индекс структурного подразделения, 9 - порядковый помер дела в данном структурном подразделении.
Во вторую графу вносят наименования структурных звеньев (направлений деятельности) и заголовки дел. Формулируя заголовок, следует соблюдать целый ряд требований, так как от его краткости, доступности для восприятия будет зависеть быстрота поиска сведений, содержащихся е тех или иных делах.
Третья графа заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года. В четвертой графе проставляется срок хранения со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документов. Пятая графа служит для различных отметок службы ДОУ (например, передача дел в другие организации, утрата дел и т.д.).
4.8. Формирование дел
Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.
Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).
Работа но формированию дел состоит из следующих операций:
• раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;
• расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
• оформление дела.
Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На облояски папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки - только индексы. По мере включения в нанки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это лее время должна быть оформлена и облояска заведенного дела.
Следует различать понятия "формирование дела" и "оформление дела". Оформление дела - это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению.
В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.
В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализованно. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих службы делопроизводства, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение и формирование дел исполнителями. Периодический контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.
Признаки формирования дел
При формировании документов в дела следует руководствоваться признаками, изложенными в табл. 4.3.
Таблица 4.3
№ п/пПризнак формирования документов в делоХарактеристика признакаПример наименования заголовка дела
41 123НоминальныйВ дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидностиАкты списания материальных ценностей; протоколы производственных совещаний2Предметно- вопросныйВ дело объединяют документы одного содержания, т.е. при формировании документов в дело за основу берут их содержаниеДокументы об изменении финансовых планов (справки, поручения,обоснования, ведомости)
Окончание табл. 4.3
12343 4 АвторскийВ дело включают документы одного автораПротоколы заседания Ученого совета университетаХронологическийВ деле формируют документы за определенный периодПланы капитальных вложений за 2007 г.
Переписка с ПО "Радуга" о поставке продукции. Переписка с местными органами государственного управления о порядке осуществления арендных отношений. Переписка о кредитных операциях
Договоры о долгосрочных финансовых вложениях в местную промышленность Минской области5 6 КорреспондентскийВ деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентамиГеографическийВ одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией7СмешанныйВключает в себя два или более из вышеперечисленных признаковПереписка с филиалом производственного объединения в г. Бобруйске об обосновании цен и тарифов
Формирование дел предполагает соблюдение ряда правил. Каждое дело должно содержать только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.
Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность их оформления - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и об исполнении.
Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела.
Документы постоянного и временного срока хранения таклсе формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения и др.
Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела пепужпыми документами, вызывает дополнительные затраты времени па поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых материалов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм), иначе оно будет неудобно в пользовании и возникнет необходимость в делении его па тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один большой заголовок и указание па помер тома.
Дела формируются за календарпый год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, пе решенным в течение одного года, а также учебная документация (формируется в пределах учебного года) и личные дела - в течепие всех лет работы.
Для наглядности рассмотренные правила и ряд других правил представлены в табл. 4.4.
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов зависит скорость их поиска во время оператив
ного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит и объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации.
Таблица 4.4
№ п/п
Основные правила формирования дел
Правило
Следует помещать н дело те документы, которые по своему содер- жанию соответствуют наименованию дела но номенклатуре
В _дело должны^юдшиваться только исполненные документы
Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса Документы постоянного и временного сроков храпения формируются в отдельныедела_ ________
В дело помещается только но одному экземпляру каждого документа ___
В дело должно быть сформировано не более 250 листов. Допусти- мая толщим дат -_30- 40 мм
В дело включаются документы только одного делонроизводст- венного (календарного) года Рабочие варианты (проекты) документов формируются в само- стоятельнbio дела отдельно от их подлинников
4 5 6
7
8 9
Документы должны быть оформлены в соответствии с действую - щими правилами (СТБ 6.38-2004)
Принципы систематизации документов в деле представлены в табл. 4.5.
Рассмотрим группировку в дела отдельных категорий документов.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.
Таблица 4.5
Принципы систематизации документов в деле
Наименова- ние принципа
1. Вонросио- логический
2. Хронологический
Характеристика принципа
Документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса
В дело формируют документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как правило, в деле группируют документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел
Пример
В дело с перепиской вначале помещается документ- запрос, а затем документ- ответ
Чаще всего данный принцип применяют, если дело формируют по номинальному признаку. При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние по датам документы помещают в начале дела, а более поздние - в конце
3. Нумерационный
Используется в случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, наклад ные и др.)
Дело 05-04 т. 1 Протоколы № 1-37 произ водственных совещаний ПО "Рубин" Начато 03.01.2007 Окончено 25.07.2007 Дело 05-04 т. 2 Протоколы № 38-70 Начато 26.07.2007 Окончено 31.12.2007
4. Алфавитный
Документы в деле группируются в алфавитном порядке, по фамилиям авто ров документов, организа ций-корреспопдентов и др
Дело 08-03 т. 1 Лицевые счета работников с буквы "А" по букву <М" на выдачу заработной платы
Дело 08-03 т. 2 Лицевые счета работников с буквы "Н" по букву "Я" на выдачу заработной платы
5. Комбинированный
Включает в себя два или более из вышеперечислен ных принципов
В делах с обращениями граждан сочетаются алфавитный и хронологический принципы Приказы но основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:
• о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - срок хранения 3 года;
• о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубеяшых командировках - срок храпения 75 лет.
Протоколы собраний (конференций и др.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к пим.
Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2001 г., составленный в 2000 г., и отчет за 2001 г., составленный в 2002 г., должны быть отнесены к 2001 г.
При формировании дел с перепиской за документом-за- просом помещается докумепт-ответ.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы но их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан но личным вопросам, которые хранятся в течение 5 лет.
4.9. Экспертиза ценности документов
Подготовка документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы оргапизации с документами.
Обработка дел для последующего хранения и использования включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.
Для проведения экспертизы ценности документов в центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений формируются постоянно действующие центральные экспертные комиссии; в других организациях - постоянно действующие экспертные комисси.
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 3-5 человек. Членами экспертной комиссии обязательно являются заведующий архивом организации, руководитель делопроизводственной слуясбы и главный бухгалтер.
Экспертиза ценности документов проводится в два этапа: в делопроизводстве и в архиве организации. Экспертиза в делопроизводстве охватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации, и проводится в структурных подразделениях, а в организации, не имеющей структурных подразделений, - в организации в целом. Она осуществляется еяеегодно работниками делопроизводственной службы совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива организации. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел; определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел; даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.
Однако главная задача экспертизы ценности документов в делопроизводстве - определение сроков хранения различных категорий дел на основании действующих перечней документов. При ее проведении в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов по трем группам:
• постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив организации;
• временного (до 10 лет включительно) хранения - для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;
• временного хранения, если сроки хранения документов истекли, - для выделения к уничтожению.
Экспертиза ценности документов осуществляется в обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом из дел изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, нроверяется правильность формирования в дела документов с различными сроками хранения.
Особенно тщательно необходимо анализировать дела с пометкой экспертно-нроверочной комиссии, срок хранения которых истек. Отметка означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые в силу их важности следует хранить постоянно. Эти документы отделяются от других документов дела, формируются в самостоятельные дела, включаемые в опись дел постоянного хранения. Остальные документы с пометкой ЭПК подлеясат уничтожению вместе с группой дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.
По итогам экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел постоянного хранения структурных подразделений, временного (свыше 10 лет) хранения, а такясе дел но личному составу.
Экспертиза ценности документов в архиве охватывает документы, хранящиеся в архиве организации, и преследует две цели:
• выделение к уничтожению документов временного (свыше 10 лет) хранения но мере истечения установленных сроков хранения;
• отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в негосударственных организациях, не передающих свои документы в госархивы, - для их постоянного хранения в архиве.
Данная экспертиза проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений и нри необходимости упорядочения документов и дел.
На этом этане экспертизы также осуществляется полистный просмотр дел. В процессе экспертизы выявляются документы с повторяющейся информацией, которые подлежат уничтожению. Особое внимание уделяется делам с отметкой ЭПК.
После проведения экспертизы ценности документов в архиве составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, опись дел но личному составу, а дела с истекшим сроком хранения уничтожаются.
Юридические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда (НАФ) Республики Беларусь, вправе уничтояшть архивные документы только с разрешения органов Государственной архивной службы Республики Беларусь. Документы уничтолтются в том случае, когда истекает срок хранения, установленный на 1 января текущего года. На такие дела составляется акт о выделении их к уничтожению, в котором делается отметка об утверждении (согласовании) описей дел постоянного хранения и по личному составу. Это связано с тем, что документы уничтожаются лишь за тот хронологический период времени, за который имеются соответствующие описи дел постоянного хранения и но личному составу, утвержденные согласно действующим требованиям. Иначе уничтожение является незаконным.
Возможность механического уничтожения документов, в том числе с помощью бумагоуничтожителей, законодательно не закреплена, поэтому и не рекомендуется. Бумагоунич- тожающие машины допускается использовать, как правило, для ликвидации документов, имеющих реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".
Документы по личному составу не нодлеясат уничтоясе- нию в течение срока хранения, предусмотренного ст. 19 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в ред. Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236-3), т.е. в течение 75 лет. Предприятия, организации, учреждения негосударственных форм собственности, а такясе граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) хозяйство, после истечения сроков хранения документов но личному составу представляют в государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов.
4.10. Оформление дел
Документы, отобранные в процессе экспертизы на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, сдают в архив организации. Нри этом дела в течение года после их завершения остаются на хранении в структурных подразделениях для использования в практической работе, после чего в течение года оформляются и готовятся для передачи в архив.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится теми же сотрудниками, которые ведут формирование дел, под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом выполняются: подшивка или переплет дел; нумерация листов в деле; составление завершительной надписи дела (листа-заверителя), а в необходимых случаях и внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела и внесение уточнений в них (наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать па четыре прокола (переплетать) в дела с твердой обложкой с учетом возмоясности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скрепки, булавки, сколки и т.п.) должны быть удалены из дел. Листы нумеруются черным графитным карандашом или нумератором. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись (рис. 4.8), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата. Формат листа-заверителя - А4.
ЛИСТ-ЗЛВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В дело подшито и пронумерованолист (ов)
(цифрами и прописью)
в том числе: литерпые листы;
пропущенные номера
+ листов внутренней описи
Номера листов
(цифрами и прописью)
Особенности физического состояния и формирования дел
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись
Расшифровка Подписьподписи
Дата
Рис. 4.8. Форма листа-заверителя дела
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, необходимость учета которых обусловлена спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела, сформированные но разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного со- дерясания документов, и т.д.), составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (рис. 4.9). Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем. Ее листы нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: в настоящем деле ... 150 ... листов + 20 листов внутренней описи. Формат внутренней описи - А4.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №
Индекс документа
№ п/н
1
2
Дата документа
3
Заголовок документа 4
Номера листов дела
5
Иримеча- ние
6
Ит ого документ ов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего
внутреннюю описьРаешифровка
документовПодписьподписи
Дата
Рис. 4.9. Форма внутренней описи документов дела
Обязательными реквизитами облояски дела являются: наименования вышестоящей организации, самой организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и др.), количество листов, номера фонда, описи и дела по описи. В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению. Надписи па обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушыо.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверителыгые надписи и внутренние описи документов не составлять. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, нересистематизация необязательна.
-4.11. Составление описей дел
.1С
В целях обеспечения комплектования архива организации на все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, но личному составу, дела со специальной документацией (научпые отчеты но темам, технологическую и техническую документацию, судебные и следственные дела и т.п.) составляются описи дел структурных подразделений.
Опись дела - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
В течение года дела в структурных подразделениях формируются и оформляются в установленном порядке. Затем на них составляются описи дел но установленной форме. По описям дела из структурных подразделений передаются в архив организации.
Описи, подготовленные в структурных подразделениях организации, слулсат основой для подготовки сводной описи дел организации.
4.12. Передача дел на хранение 4.12.1. Передача дел в ведомственный архив
Дела, заведенные в структурных подразделениях организаций в соответствии с номенклатурой дел, хранятся в этих службах один год до передачи в ведомственный архив.
В зависимости от объема дел и степени интенсивности их использования в оперативной деятельности аппарата структурного подразделения сроки передачи дел в архив организации могут варьироваться.
В архив направляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) храпения и но личному составу. Их передача производится только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не нодлсясат. Они хранятся централизованно службой ДОУ или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел.
Дела в архив поступают с соблюдением графика по описям дел, составленным в двух экземплярах. При этом напротив каяедого дела в графе "Примечание" ставится отметка о его наличии. После приема всех дел но описи в конце каждого экземпляра делается заверительная подпись. В ней цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив. Под заверительной подписью проставляются дата приема-передачи и подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
Принятые в архив дела помещают в специальные коробки или формируют в связки толщиной 20 см.
Дела, подлежащие направлению в архив организации, но оставленные для оперативной работы в структурном подразделении, оформляются как переданные во временное пользование. В этих целях составляется акт выдачи дел во временное пользование.
4.12.2. Передача дел на государственное хранение
В связи с тем, что законодательством определены государственные и негосударственные части Национального архивного фонда (ИАФ), архивы предприятий, учреждений, организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций. Ведомственный архив - это архив государственной организации (организаций) или ее структурного подразделения, сохраняющий документы в течение определенного времени, установленного законом.
Архив негосударственной организации - негосударственное архивное учреждение или его структурное подразделение, осуществляющее прием и постоянное хранение архив- пых документов, зарегистрированное в установленном законом порядке.
К работе делопроизводственных и архивпых служб организаций независимо от их формы собственности предъявляют единые требования.
Установлены следующие сроки хранения документов в организациях государственной части НАФ до передачи их в государственные архивы:
• для организаций республиканского подчинения - 15 лет;
• для организаций областного подчинения (в том числе промышленных предприятий) - 10 лет;
• для организаций городского и районного подчинения - 5 лет;
• для научно-технической документации (проектной, конструкторской, технологической) - 25 лет.
По согласованию с государственным архивом организация может передавать свои документы на государственное хранение до истечения срока ведомственного хранения или же может продлить этот срок.
Документы, образовавшиеся в деятельности негосударственных организаций, включаются в негосударственную часть НАФ и являются собственностью организаций. Поэтому их документы обязательной передаче на государственное хранение (т.е. в государственные архивы) не подлежат. Однако это не означает, что негосударственные организации вправе хранить и уничтожать данные документы но своему усмотрению. Они обязаны обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения в специально создаваемых архивах.
Государственные архивы могут выборочно включать негосударственные организации (с их согласия) в число организаций - источников комплектования (список № 1). Возможна и другая форма сотрудничества государственных архивов и негосударственных организаций: последние могут передавать в госархивы (с их согласия) свои документы на хранение, но с обязательной компенсацией собственнику (государству) расходов по их хранению.
4.12.3. Особенности хранения документов реорганизованных и ликвидируемых организаций
При реорганизации или ликвидации государственных органов, государственных предприятий, организаций, учреждений образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных органов, предприятий, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, предприятиям, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации.
При преобразовании государственных предприятий в предприятия иных форм собственности их архивные документы постоянного хранения, сложившиеся на момент преобразования, передаются на храпение в государственные архивы.
Порядок передачи на хранение документов ликвидированной организации устанавливается в зависимости от формы собственности этой организации и того, является организация источником комплектования государственного архива соответствующей зоны обслуживания или нет. Порядок хранения документов реорганизованных и ликвидированных организаций государственной формы собственности определен ст. 16 Закона Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь". Аналогичный порядок установлен в Осповных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреясдений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 30 апреля 1997 г. № 5.
Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы собственности следует руководствоваться п. 63 Полоясения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствова- иия, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11 (в ред. Декрета Президента Республики Беларусь от 17 декабря 2002 г. № 29), в котором установлено, что ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (городского или районного) о сдаче на хранение документов. При ликвидации коммерческой (негосударственной) организации ее документы подлежат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на бескомненсационной основе.
В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица, индивидуального предпринимателя одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта ликвидационной комиссией сдается на храпение в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа и книга учета проверок (ревизий), сроки хранения которой не истекли. Это требование установлено и. 11 Правил ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий), утвержденных Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 февраля 2001 г. № 248. Передача книг учета проверок (ревизий) на хранение производится по номенклатуре дел юридического лица, индивидуального предпринимателя. Приемка в архив осуществляется на основании акта приема-передачи дел организации, индивидуального предпринимателя.
Подтверждением сдачи на храпение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.
Государственные организации, учреждения, предприятия в случае их ликвидации книги учета проверок (ревизий) передают в установленном порядке также по номенклатуре дел.
Документы ликвидируемой организации передаются на основании описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел с соответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов временного срока хранения. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению согласно утвержденному акту о выделении к уничтожению.
4.13. Перечни документов с указанием сроков хранения
Для установления сроков хранения образующихся в деятельности организации документов применяют перечни документов с указанием сроков храпения и номенклатуры дел, которые должны использоваться в делопроизводстве каждой организации.
Перечень - это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, научно обоснованной организацией отбора документов па хранение. Тем не менее, назначение перечня выходит за указанные рамки.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организаций. Они включают документы, образующиеся нри документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.
В настоящее время в Республике Беларусь применяются три типовых перечня:
1) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее Перечень-1988);
2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный Постановлением Государственного комитета но архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изм. и доп. (далее Перечень-2001);
3) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь но оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков храпения, утвержденный Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82 (далее Перечень-2006).
Создапие типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые "типовые" документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни.
Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) храпения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ей учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.
При определении сроков хранения документов организации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями.
При разработке ведомственных перечней документов учитываются принципы организации системы управления в каждой конкретной отрасли, принимаются во внимание особенности документирования деятельности отрасли, создания и хранения комплексов документов. Вместе с тем при подготовке ведомственных перечней в них находят отражение общие положения типовых перечней документов с указанием сроков храпения.
Перечень документов с указанием сроков хранения - нормативный правовой акт Республики Беларусь, нормы которого (сроки хранения документов) являются обязательными для исполнения (сроки храпения, закрепленные в ведомственных перечнях, обязательны для соблюдения в пределах отрасли).
Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Допускается увеличение организациями сроков хранения, если ото обусловлено спецификой их деятельности.
Перечни типовых документов представляют собой таблицы (прил. 37, 38), содержащие пять граф: 1 - "Номер статьи"; 2 - "Вид и название документа"; 3, 4 - "Срок хранения документов"; 5 - "Примечание".
В графе 1 перечня приводятся номера статей, которым присвоена единая сквозная нумерация. Помер статьи соответствует порядковому номеру каждого вида и названия документов (графа 2), включенных в перечень.
По Перечню-2001, "Переписка но основной деятельности" (графа 2) имеет порядковый номер 25, он и будет номером статьи но перечню, па который следует сослаться при определении срока хранения данного названия документа ("Переписка но основной деятельности" - пост., ст. 25).
В графе 3 приведены сроки храпения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Их документы но истечении установленного срока ведомственного хранения (15 лет; 10 лет; 5 лет) поступают в соответствующие государственные архивы. Также на основании графы 3 определяются сроки хранения документов в негосударственных организациях. В графе 4 приведены сроки хранения документов в учреждениях, организациях, па предприятиях, lie являющихся источниками комплектования государственных архивов (т.е. не передающих документы на хранение в государственные архивы).
В организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов, в основном образуются документы практического значения, поэтому в перечне для них установлены временные сроки хранения.
Разделы Перечня-1988, которые нашли отражение в Перечне-2001 и Перечне-2006, потеряли свою юридическую силу.
Перечни построены по функциональному принципу. Перечень-2001 включает 6 разделов (прил. 37), Перечень-2006 - 12 (прил. 38).
При пользовании Перечнями следует обратить внимание на отметку "ЭПК" (экспортно-проверочная комиссия), указанную вместе со сроками храпения некоторых видов документов. Она означает, что в отличие от других документов временного срока хранения документы с отметкой "ЭПК" по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность.
Отметка "До минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. По мере использования или отмены такие документы отбираются к уничтожению.
Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания использования документов в делопроизводстве.
Для удобства пользования к перечням составлен указатель видов и названий документов.
4.14. Административная ответственность за нарушения делопроизводства и архивного дела
Обеспечением и соблюдением требований законодательства но архивному делу и делопроизводству занимается Государственная инспекция архивов и делопроизводства (Госар- хивнадзор), созданная в соответствии с Законом "О нацио
нальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" от 6 октября 1994 г. № 3277-XII (с изм. и доп.), а также Законом Республики Беларусь "О внесении изменений и дополнений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях" от 26 июня 1997 г. № 46-3.
В штате каждого государственного архива имеются государственные инспекторы, в функции которых входят проведение проверок в организациях всех форм собственности и внесение представлений о наложении административных взысканий в Государственную инспекцию.
В своей деятельности Госархивиадзор руководствуется Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 апреля 2003 г. № 194-3 (введен в действие с 1 марта 2007 г. Законом Республики Беларусь от 31 декабря 2006 г. № 208-3).
Административные правонарушения по архивному делу и делопроизводству
Отдельные статьи Кодекса, устанавливающие ответственность за нарушение законодательства по архивам и делопроизводству, представлены в табл. 4.6.
Таблица 4.6
НарушениеВид взысканияОснование123 Статья 9.6. Отказ в предоставлении гражданину информации
Статья 9.13. Нарушение законодательства об обращениях гражданНезаконный отказ должностного лица в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих его права, свободы и законные интересы, либо предоставление ему неполной или умышленно искаженной информации
Нарушение законодательства об обращениях гражданНаложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин
Наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин
Продолжение табл. 4.6
123Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу
Выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаяхНаложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величинСтатья 22.10. Незаконный отказ в доступе к архивному документуПредупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величинСтатья 22.11. Нарушение законодательства об архивахНесоблюдение обязательных для соблюдения требований технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации в оформлении документов и требований, предъявляемых к порядку их обработки, движения или храненияПредупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величинСтатья 22.12. Нарушение законодательства о делопроизводствеНепредставление должностным лицом или индивидуальным предпринимателем в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством Республики Беларусь, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведенияНаложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величинСтатья 23.16. Непредставление документов, отчетов и иных материалов6 Зак. 3303
161
Продолжение табл. 4.t
1231. Приписки, сокрытие данных, иное искажение государственной статистической отчетности должностным лицом или индивидуальным предпринимателем, а также непредставление или несвоевременное представление такой отчетности
2. Те же деяния, совершенные повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за такие же нарушения1. Наложение штрафа в размере от пятидесяти до ста базовых величин
2. Наложение штрафа в размере от ста пятидесяти до трехсот базовых величинСтатья 23.18. Нарушение порядка представления государственной статистической отчетности1. Нарушение должностным лицом или индивидуальным предпринимателем установленного порядка размещения заказов на изготовление бланков строгой отчетности, их использования (в том числе хранения, учета)
2. Нарушение должностным лицом установленного порядка изготовления (в том числе учета, хранения и перевозки) бланков строгой отчетности
3. Деяния, предусмотренные частями первой и второй настоящей статьи, совершенные повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за такие же нарушения1. Наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин
2. Наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин
3. Наложение штрафа в размере от двадцати до пятидесяти базовых величинСтатья 23.21. Нарушение порядка размещения заказов на изготовление бланков строхчш отчетности, их изготовления и использованияНесоблюдение должностным лицом или индивиду- аьным предпринимателем требования об обязательной регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетностиНаложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величииСтатья 23.22. Несоблюдение требования об обязательной регистрации бланков строгой отчетности
Окончание табл. 4.6
123Утрата или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений
1. Нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов юридического лица для уничтожения после принятия решения о его ликвидации, совершенное должностным лицом, либо нарушение правил хранения таких печатей и штампов, повлекшее их утрату
2. Нарушение лицом, прекратившим осуществление нотариальной деятельности, установленных сроков сдачи уполномоченным государственным органам (должностным лицам) документов, образовавшихся в результате этой деятельности, а также печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь и штампов удо- стоверительпых надписейНаложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величинСтатья 23.37. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения
Статья 23.38. Нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов1. Наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин
2. Наложение штрафа в размере от десяти до двадцати базовых величин
Субъектами административных правонарушений но вышеуказанным статьям могут быть граждане, индивидуальные предприниматели и должностные лица государственных органов управления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, государственных, ведомственных архивов, архивов негосударственной части Национального архивного фонда.
За совершение административных правонарушений в области архивного дела и делопроизводства к должностным лицам, индивидуальным предпринимателям и гражданам применяются такие виды взысканий, как предупреждения и штраф.
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА СТУДЕНТОВ15
Номер варианта индивидуального задания соответствует порядковому номеру фамилии студента в учебном журнале. Оформление работы должно производиться согласно стандарту университета, устанавливающему общие требования, порядок выполнения и правила оформления студенческих работ и магистерской диссертации.
Работа выполняется на русском (белорусском) языке на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (297x210 мм) с соблюдением следующих размеров полей: левое - 30 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.
Оформление можно осуществлять одним из следующих способов:
• рукописным высотой букв (цифр) 2,5 мм черными, синими и фиолетовыми чернилами;
• машинописным с применением компьютерных технологий (шрифт Times New Roman размером 14 пт (пунктов); межстрочный интервал - 1, обеспечивающий размещение на странице формата А4 38-41 строки).
Титульный лист оформляется по образцу (прил. 38) с проставлением студентом личной подписи и даты.
В начале работы приводятся номера вопросов согласно соответствующему варианту. Далее следуют текст самого вопроса и ответ на него. Исключением являются вопросы, связанные с составлением документов. Необходимо иметь в виду, что оформление на одном листе формата А4 нескольких документов будет считаться ошибкой.
Работа включает 12 заданий, из которых 10 являются обязательными для выполнения (см. табл.).
Первое задание - теоретическое. Отвечая на вопросы из пего, следует привести план, разделы которого затем указываются при оформлении ответа.
Задания 2, 3 требуют знания правил оформления реквизитов и подготовки организационно-распорядительных документов к оформлению.
Задания 4-9 посвящены оформлению отдельных организационно-распорядительных документов согласно предлагаемой "легенде-тексту". При этом оформление документов следует осуществлять на общих блапках или бланках для письма, разработка которых является неотъемлемой частью ответа на вопрос.
Необходимо провести регистрацию документов, составленных при ответе на вопросы заданий 4-9, в зависимости от вида документа в журнальной форме и регистрацион- но-контрольной карточке.
Задание 10 - организация и апализ делопроизводства.
Задания 11 и 12 выполняются по требованию преподавателя.
В задании 11 необходимо составить должностную инструкцию, в задании 12 - заполнить документы но безналичным расчетам.
Распределение вопросов контрольной работы по вариантам
№ вариантаНомера заданий и вопросов12345.15.267891011111111111122222222222233333333333344444444444455555555555566666666666677777777777788888888888899999999999910101010101010101010101011111111111111111111И1112121212121212121212121213131313131313131313131314141.4141414141414141414151515151515151515151515161616161616161616161616171717171717171717171717
Окончание
1818181818181818181818181919191919191919191919192020202020202020202020202121212121212121212121212222222222222222222222222323232323232323232323232424242424242424242424242525252525252525252525252626111111111127272222222222282833333333332929444444444430305555555555
1. Теоретические вопросы
1. История развития систем делопроизводства в Беларуси и России.
2. Организация делопроизводственного обслуживания. Функции и структура служб документационного обеспечения управления (ДОУ). Положение о службе ДОУ и порядок его составления.
3. Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов.
4. Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Характеристика нормативных правовых актов об электронных документах. Электронно-цифровая подпись.
5. Общая характеристика пормативно-правовой базы делопроизводства. Административная ответственность юридических и физических лиц за нарушение законодательства по делопроизводству и архивному делу.
6. Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан.
7. Унификация и стандартизация управленческой документации. Принципы унификации. Экономическая эффективность унификации и стандартизации. Унифицированные системы документации и их роль в управлении.
8. Нормативно-правовая база унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Состав УСОРД. Классификатор и альбом документов УСОРД.
9. Роль научно-технической документации в управлении (проектная, конструкторская, технологическая). Задачи, решаемые Единой системой конструкторской документации (ЕСКД), Единой системой технологической документации (ЕСТД) и Единой системой технологической подготовки производства (ЕСТПИ).
10. Официально-деловой язык и стиль служебных документов. Специфика языка. Заимствованные слова.
11. Информативность и убедительность делового письма. Служебный речевой этикет. Написание числительных.
12. Модели и варианты синтаксических конструкций. Сокращения как заменители слои и словосочетаний.
13. Характеристика и примеры типичных ошибок в языке и стиле служебных документов.
14. Деловое письмо иностранному корреспонденту. Формуляр-образец, состав реквизитов, стиль оформления текста.
15. Регистрация входящих и исходящих документов. Регистрация внутренних документов (организационных, информационно-справочных, распорядительных). Регистрационные формы (ясурналы регистрации и регистрационно-кон- трольные карточки).
16. Понятие "документ". Характеристика функций, выполняемых документами. Классификация документов в зависимости от различных признаков.
17. Машинописное оформление текста (на персональном компьютере). Выбор межстрочного интервала, типа и размера шрифта. Правила написания различных символов (тире, дефис, процент, номер и т.п.). Оформление сокращений, формул и уравнений. Определение координаты реквизита по горизонтали в миллиметрах.
18. Требования к основным элементам текста. Нумерация страниц, разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Оформление иллюстраций и таблиц. Приемы выделения отдельных мест в тексте. Оформление примечаний, приложений, оснований, сносок, списка литературы.
19. Организация документооборота и его характеристики. Пути совершенствования документооборота.
20. Документы по личному составу. Перечень и краткая характеристика документов личного дела.
21. Правила пересылки корреспонденции. Форматы, конверты, почтовые коды, размещение и порядок записи адреса. Оформление электронной почты.
22. Номенклатура дел. Виды, порядок составления, согласования и утверждения. Схема построения, состав и оформление номенклатуры дел организации.
23. Формирование дел. Признаки и правила формирования дел. Принципы расположения документов в деле. Особенности систематизации в делах отдельных видов документов.
24. Экспертиза ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Организация экспертизы ценности документов. Порядок уничтожения документов и дел временного хранения. Оргтехника для уничтолсения.
25. Сроки хранения документов. Перечни для определения сроков хранения. Порядок применения отечественного перечня типовых документов со сроками хранения. Сроки хранения бухгалтерских документов.
26. Подготовка дел к передаче в архив и порядок передачи дел. Полное и частичпое оформление дел. Составление и оформление описи дел структурных подразделений.
27. Автоматизация делопроизводства. Способы автоматизации. Инструментальные средства автоматизации делопроизводства. Сравнительная характеристика программных продуктов.
28. Понятие "коммерческая тайна". Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Документирование конфиденциальной информации.
29. Характеристики торговой корреспонденции. Корреспонденция по отпуску, отгрузке и приемке грузов. Претензи- онно-исковые документы.
30. Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения управления. Место секретаря в структуре управления. Требования, предъявляемые к нему. Его обязанности. Работа секретаря в приемной.
2. Правила оформления реквизитов
1. Какие реквизиты относятся к постоянным? Каковы требования, предъявляемые к оформлению реквизитов "Государственный герб Республики Беларусь" и "Эмблема организации"? Какие форматы бумаги применяют для унифицированных форм документов? Какой принцип лежит в основе их получения? Надо ли заверять простой или гербовой печатью все копии документов, оформленные на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки?
2. Какие реквизиты относятся к постоянным? В соответствии с каким документом оформляется реквизит "Наименование организации"? Какова структура оформления почтового адреса? В чем сущность флагового и центрованного способов расположения реквизитов?
3. Что такое бланк документа? Какое минимальное количество бланков должна иметь организация и какие различия между ними? Какова структура реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные"? Какие сокращения применяются нри оформлении почтового адреса? Что такое таг письма и межстрочный интервал? Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи?
4. Что такое бланк документа? В каком случае разрабатывают специальные бланки? Каковы варианты оформления реквизита "Индекс документа"? В каком случае на документе проставляют реквизит "Ссылка на дату и индекс входящего документа"? Какие тип и размер шрифта рекомендуют для оформления документов на персональном компьютере? Рассчитать, какой размер шрифта практически совпадает с высотой шрифта пишущей машины (4,25 мм).
5. Какие реквизиты относятся к заполняемым? Каковы варианты оформления даты? Сколько дат может быть у документа? С учетом размера нолей формата А4 определить, какое максимальное количество печатных знаков с шагом письма 2,6 мм (2,54 мм) может разместиться в строке рабочего поля. Каким образом на документах-приложениях оформляется отметка, указывающая на связь приложения с основным документом?
6. Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита "Адресат"? Как рассчитать расстояние от границы левого поля до места расположения реквизита в миллиметрах, используя значения табулятора пишущей машины? Сколько экземпляров документов подписывает руководитель при отправлении документов по нескольким адресам вышестоящих организаций, подведомственным учреждениям?
7. Какие реквизиты применяют при согласовании документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита "Виза"? Какое количество строк на формате А4 предусматривают 1 и 1,5 межстрочных интервала при наборе текста на пишущей машине? Почему при оформлении документа на персональном компьютере при установке соответственно 1 и 1,5 межстрочных интервалов количество строк не совпадает с набранным на пишущей машине?
8. Какие реквизиты применяют при согласовании документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита "Гриф согласования"? Допускается ли включать сокращенное наименование организации в наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Адресат"?
9. Какие реквизиты применяют при удостоверении документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита "Подпись"? С какой буквы (прописной или строчной) пишут слово "заявление" при оформлении заявлений и где его располагают?
10. Какие реквизиты применяют при удостоверении документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита "Гриф утверждения"? Как следует оформлять элементы текста "Приложение" и "Основание"? Надо ли оставлять слова "приложение" и "основание" открытыми, а относящийся к ним текст печатать слева?
11. Какие виды печатей применяют при удостоверении документов? Каковы требования, предъявляемые к их изготовлению? Какие существуют варианты проставления оттиска печати на документах? На каких документах ставится гербовая печать? Охарактеризовать лексические ошибки (плео- назмы, тавтология и др.).
12. Что такое текст как основной реквизит документа? Каковы требования, предъявляемые к смысловым и составным частям текста? Каким образом в тексте оформляется "примечание"? Каково написание порядковых числительных в документах?
13. Каковы назначение и варианты оформления реквизита "Заголовок к тексту"? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже? Можно ли делить ссылку в одном ответном письме на несколько писем с различным содержанием и с разными исходящими номерами, от одной организации?
14. С какой целыо в тексте используют реквизит "Отметка о наличии приложений" и какие возможны варианты его оформления? В каком случае в адресате допускается не проставлять почтовый адрес? Каково написание денежных единиц, единиц измерения и знаков №, % ?
15. Какие существуют варианты оформления реквизита "Резолюция"? Сколько резолюций может помещаться па документе, каково месторасположение резолюции? Допускается ли оформлять резолюцию па дополнительных листах? В каком случае допускается обобщенное обозначение адресатов? Можно ли документ, исходящий от двух организаций, оформлять на бланке одной из них?
16. Каковы назначение и оформление реквизита "Отметка о заверении копии"? Какие существуют разновидности копий документов? Как оформляется список на рассылку документов? Охарактеризовать синтаксические ошибки, ошибки, связанные с незнанием структуры сложного предложения и нарушением специфики деепричастных оборотов.
17. Каковы назначение и оформление реквизитов "Отметка о контроле" и "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"? Сколько адресатов разрешается указывать на одном документе? Охарактеризовать синтаксические ошибки, неправильное использование предлогов и согласование в падеже.
18. Каковы назначение и оформление реквизитов "Отметка о переносе данных па машинный носитель" и "Отметки о поступлении" в письме зарубежного корреспондента? Каким образом оформляется внешнее и внутреннее согласование при наличии замечаний к проекту документа? Охарактеризовать морфологические ошибки, ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных, при склонении количественных числительных, например 555.
19. Каковы назначение и оформление реквизитов "Специальные почтовые отметки" и "Уведомление о конфиденциальности" в письме международного образца? Допускается ли в реквизите "Подпись" замена сокращений "И.О.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за"? Как оформляется реквизит "Гриф утверждения" в случае, когда организационные документы (уставы, положения, инструкции и др.) утверждают распорядительным документом?
20. Каково оформление реквизитов "Дата" и "Ссылки на индексы отправителя-получателя" в письме ипостранпому корреспонденту? Какие реквизиты в бланках для письма и общем бланке являются взаимоисключающими? Как правильно оформить ссылку в тексте на другой документ?
21. Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизитов "Адресат" и "Вступительное обращение" в письме иностранному корреспонденту? Регламентированы ли размеры для изображения Государственного герба и эмблемы? Для чего нужна отметка об исполнении документа и где она проставляется: на первом или последнем листе документа?
22. Каковы требования к тексту письма иностранному корреспонденту? Какой реквизит используют, если автор заинтересован, чтобы письмо поступило конкретному лицу? Какие реквизиты подтверждают юридическую подлинность документа? Привести примеры синтаксических конструкций гарантии, извещения и утверждения через отрицание.
23. Каково оформление реквизитов "Заключительная форма вежливости" и "Подпись" в письме ипостранпому корреспонденту? В чем состоит особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов? Допускается ли изготовление бланков документов с помощью компьютера и тиражирование с помощью средств оперативной полиграфии?
24. Каковы назначение и оформление реквизитов "Пометка об исполнителях", "Отметка о наличии приложений" и "Указание на рассылку копий иисьма" в письме инострап- пому корреспонденту? На каком экземпляре и на каком листе проставляют визу на внутренних и исходящих документах? Каков порядок регистрации документов, полученных по электронной почте?
25. Каково оформление реквизитов "Заголовок к тексту" и "Постскриптум" в письме иностранному корреспонденту? Какая дата является датой утверждаемого документа - дата подписания или дата утверждения? Для каких реквизитов бланка нанесение ограничительных линий является обязательным?
3. Правила подготовки организационно-распорядительных документов
1. Устав. Когда возникает необходимость в его разработке? Состав реквизитов устава. Технология создания16 (операции и исполнители). Структура текста и краткая характеристика разделов текста. Учредительный договор.
2. Положение об организации. Когда возникает необходимость в его разработке? Состав реквизитов положения об организации. Технология создания (операции и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов.
3. Положение о структурном подразделении. Состав реквизитов положения о структурном подразделении. Технология создания (операции и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов.
4. Доляшостная инструкция. Состав реквизитов должностной инструкции. Технология создания (операции и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов.
5. Инструкция на процесс (правила, положение). Состав реквизитов инструкции на процесс. Технология создания (операции и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов.
В какой части текста протокола и как оформляют присутствующих и приглашенных?
6. Структура и штатная численность. Штатное расписание. Состав реквизитов. Технология создапия. Требования к тексту.
Какие приказы имеют сроки хранения 75 лет и 3 года и какие в этом случае буквы добавляются к номеру приказа?
7. Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности. Состав реквизитов. Технология создапия. Требования к констатирующей и распорядительной частям текста.
Можно ли отнести протокол одновременно к информационно-справочным и распорядительным документам? Ответ обосновать.
8. Приказы по личному составу. Состав реквизитов. Технология создапия. Требования к тексту. Особенности констатирующей и распорядительной частей. Различия между сложным и сводным приказами по личному составу.
9. В каких случаях издают распоряжение по основной деятельности и по личному составу? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к тексту.
Какие различают протоколы в зависимости от полноты освещения хода заседания и в чем их особенности?
10. В каких случаях издают указапие? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к тексту. Есть ли различие меясду текстами приказа, распоряжения и указания? Могут ли организации изготавливать специальные бланки для приказов, распоряжений и указаний?
11. Когда возникает необходимость в составлении протокола? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и основной частям текста.
Допускается ли заканчивать текст приказа по основной деятельности формулировкой "Коптроль за исполнением приказа оставляю за собой"?
12. В каких случаях составляют акт? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и констатирующей частям текста. В каком случае следует в текст приказа включать пункт "Приказ довести до сведения"?
13. На какие две группы обычно делят справки? На каких бланках оформляют справки, в каком случае ставят печать?
Имеет ли право работник отказаться от визирования документа (выполнения "Визы согласования" или "Визы ознакомления")?
14. Какие управленческие ситуации оформляют с помощью записок (служебной, докладной и объяснительной)? Особенности оформления записок. Состав реквизитов. Технология создания.
Каким образом в приказах указывают па наличие приложений: в виде реквизита "Отметка о наличии приложения" или в виде ссылки непосредственно в самом тексте приказа?
15. Как оформляют заявления о приеме, переводе и увольнении? Состав реквизитов. Где следует располагать реквизит "Название вида документа" в заявлении?
Кто визирует приказы и где проставляют визы на их проектах? Можно ли отказаться от визирования проекта приказа?
16. График отпусков. Требования к оформлению.
В каком документе определяется право подписи приказа? Кто проставляет дату в приказе? Можно ли регистрировать приказ не в день подписания? С какой даты приказ вступает в силу?
17. В каких случаях возникает необходимость в оформлении представления? Состав реквизитов. Требования к тексту.
Какова структура предписываемых действий в приказах по основной и административно-хозяйственной деятельности?
18. Когда оформляют выписки из протокола и приказа? Состав реквизитов. Требования к тексту. Какой реквизит придает юридическую силу выписке?
Какие графы должна включать таблица, если распорядительная часть приказа по основной деятельности представлена в табличной форме?
19. Когда заводят личпое дело на работника и какие документы оно включает? Автобиография, порядок оформления. Какие обязательные реквизиты должна содержать автобиография? Можно ли вместо автобиографии включать в личное дело резюме?
20. Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления. Что общего у резюме с автобиографией и анкетой?
По какой схеме строится основная часть текста протокола?
21. Состав документов личного дела. Порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему. Чем вызвана необходимость заполнения "Дополнения к личному листку но учету кадров", что в нем отражают?
Могут ли вместо личного листка по учету кадров заполняться анкета и дополнение к пей?
22. Состав документов личного дела. Характеристика, состав реквизитов и структура текста. Обязательно ли ставить печать, в скольких экземплярах составляется характеристика и кем она подписывается?
Какие требования предъявляются к постановляющей части протокола?
23. Виды гражданско-правовых договоров. Содержание договора. Форма договора. Реквизиты, формы и содержание договоров.
24. Деловое письмо. Виды. Состав реквизитов. Технология создания. Структура текста и характеристики структурных частей. Какому количеству вопросов должно быть посвящено письмо? Регламентирован ли объем письма?
С какой целью па работника заводится трудовая книжка? Какие разделы она включает?
25. Письмо иностранному корреспонденту. Формуляр-об- разец. Состав реквизитов.
Форматы конвертов. Конверт формы "Л011Г". Размещение и порядок записи адреса на конверте.
Па основании каких документов делаются записи в трудовую книжку?
4. Студенческие документы
1. Составить заявление на имя проректора по учебной работе вашего вуза с просьбой зачислить вас на дополнительные курсы иностранных языков.
2. Составить заявление на имя декана вашего факультета с просьбой освободить вас от занятий по семейным обстоятельствам.
3. Составить заявление на имя директора студенческого городка с просьбой предоставить вам общежитие.
4. Составить заявление на имя декана вашего факультета с просьбой разрешить вам пересдать экзамен.
5. Составить заявление на имя декана вашего факультета с просьбой допустить вас к сдаче экзаменов без сданного зачета.
6. Составить заявление на имя председателя профкома студентов с просьбой разрешить вам стать членом профсоюза.
7. Составить заявление па имя председателя профкома студентов с просьбой предоставить вам путевку в санато- рий-нрофилакторий.
8. Составить заявление на имя заместителя декана но физвоспитанию с просьбой освободить вас от занятий в связи с участием в соревнованиях.
9. Составить заявление па имя декана вашего факультета с просьбой предоставить вам материальную помощь.
10. Составить заявление на имя заместителя декана но физвоспитанию о переводе вас в группу лечебной физкультуры.
11. Составить протокол заседания профбюро студентов вашего вуза о предоставлении путевок.
12. Составить объяснительную записку на имя декана о срыве занятий но математике.
13. Составить заявление на имя декана о переносе занятий.
14. Составить заявление на имя заведующего общежитием с просьбой предоставить вам материалы для проведения ремонта.
15. Составить объяснительную записку па имя декана вашего факультета о пропуске семинара.
16. Составить заявление на имя заведующего библиотекой с просьбой разрешить вам пользоваться читательским залом для преподавателей.
17. Составить заявление на имя декана вашего факультета с просьбой разрешить вам посещать занятия по иностранному языку.
18. Составить заявление па имя заведующего кафедрой иностранного языка с просьбой позволить вам изучать второй язык.
19. Составить заявление на имя директора студенческого городка с просьбой переселить вас в другое общежитие.
20. Составить заявление на имя декана вшога факультета с просьбой принять участие в конференции.
21. Составить заявление на имя декана вашего факультета с просьбой разрешить студенту выпускного курса дневной формы обучения свободное посещение занятий в связи с устройством на работу.
22. Составить заявление на имя ректора вашего вуза о снижении оплаты за обучение в 2004/05 учебном году на 25 % в связи с окончанием 2003/04 учебного года на "отлично".
23. Составить заявление на имя декана о досрочной сдаче сессии.
24. Составить заявление па имя декана о продлении сессии для студентов заочной формы обучения.
25. Составить заявление на имя ректора об оплате обучения по частям (первая часть доллша быть уплачена до 01.11.2004 г., вторая - до 23.03.2005 г.) в связи с тяжелым материальным положением семьи.
5. Распорядительные документы 5.1. Приказы по основной деятельности
1. Оформить приказ об инвентаризации основных фондов па АО "Белцукерка". Основанием издания ириказа может служить Положение о бухгалтерских счетах и балансах, ут- верлсденпое Министерством финансов Республики Беларусь. В приказе указать сроки проведения инвентаризации основных фондов, оборотных средств, счетов баланса и др.
Для руководства всеми вопросами проведения инвентаризации образовать центральную инвентаризационную комиссию (в составе - председатель, члены комиссии).
Для осуществления инвентаризации в структурных подразделениях предприятия также создать инвентаризационную комиссию (в составе - председатель, члены комиссии). Самостоятельно дополнить недостающими данными.
2. Оформить приказ о проведении профессионального обучения работников ОАО "Белхозторг" в сети производственно-экономических семинаров. Основанием издания приказа является постановление Кабинета Министров Республики Беларусь "О непрерывном профессиональном обучении руководящих работников и специалистов" от 11.01.1995 г. № 20. Для работы производственно-экономических семинаров создать группы и назначить руководителей и их заместителей. Группа № 1 - руководители структурных подразделений, заведующие складами и директора магазинов. Группа Кг 2 - товароведы торгового отдела, филиалов, магазинов. Группа № 3 - бухгалтеры, экономисты, работники отдела цен, юридические работники. Заместителю директора по административно-хозяйственной части подготовить кабинет для занятий, директору библиотеки - литературу и наглядные пособия. Занятия проводить один раз в месяц в 4-ю среду с 16.00 до 17.00. Поручить разработать рабочий учебный план и провести его внешнее согласование. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
3. Оформить приказ о рабочем времени и организации оплаты труда на АО "Дизель". Приказ издастся во исполнение постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь "Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2003 год" от 23.10.2002 г. № 137. В приказе отразить следующие пункты: произвести в 2003 г. расчет часовых тарифных ставок работников предприятия исходя из среднемесячного количества расчетных часов в 2003 г. нри пятидневной 40-часовой рабочей неделе, составляющей 167,9 ч; продлить действие п. 1 приказа генерального директора "О продлении действия Положения о материальном поощрении и организации оплаты труда работников" от 11.12.2001 г. № 261 с 01.01.2003 г. на срок не более тридцати дней от даты проведения первого собрания акционеров; выплатить работникам предприятия аванс в размере 45 % месячного тарифа и оклада за декабрь 2002 г.; контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
4. В связи с кадровыми изменениями, происшедшими на предприятиях и в службах научно-производственного объединения "Модем", и на основании Положения ОГ1ТК, утвержденного Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 14.10.1995 г. № 571, составить приказ об уточнении состава пожарно-технической комиссии (ПТК) объединения. Назначить председателя IITK объединения, в своей работе руководствоваться Законом Республики Беларусь "О пожарной безопасности" от 15.06.1993 г. № 2403-ХИ и другими нормативно-правовыми документами. До 00.00.200Х уточнить (создать) составы ПТК своих объектов. Копии приказов (распоряжений) о создании ПТК направить в отдел противопожарной безопасности. При сдаче объектов в аренду устанавливать в договоре аренды ответственность за пожарную безопасность и обеспечивать контроль за исполнением договора. Приказ об уточнении состава ПТК объединения от 10.10.1991 г. № 55 считать утратившим силу. Назначить ответственного за исполнение приказа. Провести процедуру согласования приказа. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
5. В целях заключения договоров, проведения маркетинговых исследований, а также рекламы изделий оформить приказ но РУН "Офисмебель" об участии в Национальной выставке Республики Беларусь, которая состоится в г. Москве 12-15 июля 200Х г.: заместителю генерального директора но качеству заключить в установленном порядке договор с Белорусской торгово-промышленной палатой па предоставление услуг по участию РУН "Офисмебель" в выставке; заместителю директора по сбыту до 30.05.200Х подготовить необходимое количество товаров для демонстрации на выставке; начальнику транспортного отдела обеспечить выделение транспорта для доставки экспонатов и возврата на предприятие, командировать представителей предприятия для работы на выставке; назначить ответственного за выполнение приказа. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
6. На основании постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь "О порядке проведения углубленного осмотра рабочих, имеющих контакт с вредными и опасными условиями труда" от 08.08.2000 г. № 33 составить приказ но строительной организации "Застройщик" о прохождении медицинского осмотра: медосмотр провести согласно графику; график разработать отделу кадров; главному бухгалтеру предусмотреть сохранение среднего заработка;
медосмотр будет проходить в поликлинике № 34 по ул. Кульман, 22, каб. 419 с 08.00 до 1.2.00; нри себе иметь паспорт, флюорографическое обследование и сведения о прививках; назначить ответственного за исполнение приказа. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
7. С целью освоения заказа на изделие Дюна-03-11 и расширения иродаяс составить приказ по ООО "Рост". Заместителю директора по качеству: обеспечить организацию работ всех служб предприятия по освоению и внедрению в массовое производство изделия Дюна-03-11 в соответствии с графиком работ; передать исходную информацию в цех № 3; получить от заказчика заключение по результатам изготовления опытной партии изделия Дюна-03-11.
Техническому директору: выпустить комплект технологической документации па изделие Дюна-03-11 на базе технической спецификации, разработанной для опытной партии; обеспечить техническое сопровождение изготовления опытной партии изделия Дюна-03-11.
Начальнику цеха № 3: оформить Решение о порядке изготовления и отгрузки опытных изделий и изделий массового производства Дюна-03-11; обеспечить изготовление 10 опыт- пых изделий Дюпа-03-11 в установленные сроки; обеспечить массовое производство изделий Дюна-03-11.
Главному бухгалтеру - утвердить цену и присвоить номенклатурный номер на изделие Дюна-03-11 (в соответствии со служебной запиской № 05-19).
Начальнику отдела снабжения - обеспечить поставку материалов и комплектующих изделий в необходимом количестве для массового производства изделия Дюна-03-11. Распорядительную часть приказа оформить в виде таблицы. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
8. Оформить приказ о проведении аттестации руководителей и специалистов по Белорусскому научно-исследовательскому институту туризма. Цель проведения аттестации - улучшение подбора, расстановки и подготовки кадров. Указать сроки проведения аттестации. Начальнику отдела кадров подготовить и утвердить списки работников, подлежащих аттестации. Создать аттестационную комиссию в составе (дополнить самостоятельно). Заведующим отделами - подготовить характеристики на работников и представить их в аттестационную комиссию. Заведующим отделами и ученому секретарю - выполнить разъяснительную работу о целях и порядке проведения аттестации. Начальнику отдела кадров - обеспечить методическую подготовку аттестации, инструктирование руководителей структурных под разделений. Председателю и секретарю аттестационной комиссии - представить документы но результатам аттестации работников для принятия директором решений. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
9. В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования технологического процесса и рекламы продукции подготовить приказ по ЗАО "Технолог" о внесении изменений в штатное расписание: исключить должность инженера в проектпо-конструкторском отделе и ввести должность программиста-конструктора; в отделе маркетинговых коммуникаций ввести должность менеджера по рекламе; исключить должность экономиста но продажам в отделе маркетинговых коммуникаций и ввести должность маркетолога-исследователя. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
10. В связи с подготовкой графика отпусков на 200Х г. оформить приказ о подготовке графика отпусков но АО "Тур- отдых": руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров график отпусков сотрудников подразделений на 200Х г., отделу кадров представить на утверждение сводный график отпусков работников на 200Х г.; контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
11. В целях совершенствования работы с документами в ООО "Рост" и обеспечения их сохранности подготовить приказ о введении в действие Инструкции по документационно- му обеспечению управления с 05.10.200Х, ответственным назначить секретаря-референта. Всем структурным подразделениям и сотрудникам руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции. Начальнику отдела копирования обеспечить тиражирование Инструкции и передачу в структурные подразделения. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
12. Оформить приказ по ЗАО "Ровница" о проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности. Указать сроки проведения ревизии. Для проведения ревизии создать комиссию в составе (дополнить самостоятельно). Председателю комиссии представить на утверждение акт ревизии. Контроль за исполнением данного приказа возложить на коммерческого директора. Считать утратившим силу приказ от 15.11.200Х № 101. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
13. Оформить приказ о внедрении стандартов на организационно-распорядительную документацию (ОРД) согласно СТБ 6.38-2004 в республиканском управлении статистики. Для этого начальнику административно-хозяйственного отдела подготовить формы документов, ого заместителю - изготовить бланки. Начальнику общего отдела организовать семинар по изучению стандартов ОРД, руководителям направить секретарей на семинар. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
14. Составить приказ но ПО "Интеграл" об организации работы отдела технического контроля со следующими данными: 1) создать группы входного контроля за качеством продукции; 2) организовать контроль за правильностью складирования продукции, ее упаковки; 3) на участке сварки рам внедрить неразрушающие методы контроля; 4) организовать учебу персонала ОТК но изучению статистических методов контроля. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
15. Оформить приказ о совершенствовании пропускного режима и контроля за сохранностью материальных ценностей. Целью издания приказа является обеспечение необходимого порядка в организации пропускного режима и ужесточения контроля за сохранностью материальных ценностей при отпуске их за территорию предприятия. В приказе отразить следующие данные: 1) утвердить и ввести в действие на период с 01.01.200Х но 31.12.200Х списки должностных лиц УН "Завод полупроводниковых приборов", имеющих право принятия решения об отпуске за территорию предприятия материальных ценностей; первой и второй подписи на товарно-транспортных накладных; подписи пропусков и заявок на временные и разовые пропуска; получения административного пропуска и вкладыша на пронос портфеля; 2) контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера, заместителя генерального директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
16. В целях дальнейшего развития и повышения эффективности работы предприятия оформить приказ о доработке основных направлений научно-технического развития УП "Комстрой" на 200Х-200Х гг. В приказе отразить: 1) директорам научных подразделений: доработать основные направления развития на 200Х-200Х гг.; представить в срок до 01.12.200Х утверлсденные основные направления научно- технического развития на 200Х-200Х гг.; 2) руководителям структурных подразделений в срок до 01.12.200Х представить в управление маркетинга утвержденные предложения по Основным направлениям научно-технического развития УП "Комстрой" на 200Х-200Х гг.; 3) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
17. Оформить приказ о внедрении программы контроля исполнения документов в ЗАО "Примус". В период с 01.11.200Х по 01.02.200Х канцелярией совместно с группой АСУ предприятия разрабатывалась программа контроля исполнения документов. Внедрение указанной программы повысит эффективность работы с документами в службах и отделах организации. Исходя из вышеизложенного: 1) ввести в действие с 01.02.200Х программу контроля исполнения документов в организации; 2) начальникам служб и отделов усилить контроль за сроками исполнения документов; 3) за проделанную работу поощрить премией в размере доляшост- ного оклада помощника генерального директора, инженера-программиста группы АСУ, старшого инспектора канцелярии; 4) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
18. В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО "Роста", оформить приказ о создании экспортной комиссии и проведении экспертизы ценности документов: 1) создать экспертную комиссию в составе: нредседате- ля, членов комиссии; 2) заведующему архивом разработать положение об экспертной комиссии до 00.00.200Х; 3) экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов организации за 200Х-200Х гг. до 00.00.200Х; 4) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
19. В соответствии с пп. 5.16, 12.2.3 Положения о кредитовании населения за счет ресурсов банка, п. 3.2.15 Порядка выдачи льготных кредитов АСБ "Белдинарбанк" на жилищное строительство за счет государственных целевых ресурсов и п. 3.2.12 Учетной политики АСБ "Белдинарбанк", утвержденными Правлением АСБ "Белдинарбанк", оформить приказ о назначении ответственных лиц: 1) возложить ответственность за обеспечение сохранности первых экземпляров кредитных договоров, дополнительных соглашений к ним, оригиналов договоров о залоге и договоров поручительств на ведущего экономиста отдела кредитования населения, в его отсутствие - на экономиста 1-й категории этого отдела; 2) ответственность за обеспечение сохранности первых экземпляров кредитных договоров, дополнительных соглашений к ним, срочных обязательств, оригиналов договоров о залоге и договоров поручительств, оформленных во второй половине операционного дня и подлежащих сдаче в кладовую операционной кассы на следующий операционный день, возложить на главного экономиста сектора кредитования за счет государственных целевых ресурсов отдела кредитования населения, в его отсутствие - на ведущего экономиста этого сектора; 3) предварительный контроль за оплатой расчетных документов, представленных в филиал организацией граждан-застройщиков, УКСом, их проверку и визирование возложить на начальника отдела кредитования населения и ведущего инженера но контролю за строительством этого отдела, в их отсутствие - на заместителя начальника отдела кредитования населения и заведующего сектором кредитования; 4) считать утратившим силу приказ от 00.00.200Х № 00; 5) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя банка. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
20. Для создания здоровых и безопасных условий труда, обеспечения противопожарной защиты в соответствии с требованиями законодательства, нормативных документов Республики Беларусь и утвержденной системой управления охраной труда ОАО "Кропабанк" па основании приказа № 00 от 00.00.200Х оформить приказ об организации охраны труда и обеспечении пожарной безопасности: 1) назначить ответственного за проведение всего комплекса мероприятий по обеспечению здоровых и безопасных условий труда, поясар- ную безопасность; 2) осуществлять повседневный контроль за выполнением мероприятий пожарной безопасности и охраны труда, предписаний Госинспекции труда, Госножнад- зора Республики Беларусь, ОАО "Кропабанк" и разработку методического обеспечения по охране труда; 3) возложить ответственность за создание здоровых и безопасных условий труда, пожарную безопасность и сохранность средств пожаротушения в структурных подразделениях на руководителей структурных подразделений; 4) руководителям структурных подразделений иметь личные планы эвакуации оборудования, документации и работников в случае пожара или другого стихийного бедствия; в положениях о подразделениях, должностных инструкциях всех руководителей и специалистов отразить обязанности и ответственность за охрану труда и пожарную безопасность; 5) организовать проведение практических тренировок но эвакуации сотрудников из помещений банка до 00.00.200Х и ликвидации возгораний в помещениях филиала и расчетно-сберегательного центра до 00.00.200Х; 6) создать комиссию но охране труда в следующем составе: председатель комиссии, члены комиссии; 7) возложить на комиссию по охране труда контрольные функции по соблюдению правил пожарной безопасности, техники безопасности и производственной санитарии; 8) комиссии по охране труда осуществлять проверки не реже одного раза в 4 месяца с составлением акта; 9) запретить курение в помещениях банка; 10) проводить вводные инструктажи со всеми принимаемыми на работу по установленной программе с регистрацией в журнале инструктажей под роспись; 11) назначить ответственргого за электрохозяйство, оборудование связи и сетей телекоммуникации, охранно-по- ясарнуго сигнализацию, системы кондиционирования воздуха, исправность средств пожаротушения банка; 12) утвердить: перечень действующих инструкций по охране труда и технике безопасности (прил. 1); план противопожарной защиты банка (прил. 2); перечень работ повышенной опасности в банке (прил. 3). Остальные данные указать самостоятельно.
21. В целях обеспечения требований Положения о таможенных агентах, утвержденного приказом Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 07.07.1998 г. № 241 (в ред. Постановления ГТК РБ от 22.08.2000 г. № 48), но осуществлению контроля соответствия знаний специалистов по таможенному оформлению, состоящих в штате таможенных агентов РУП "Национальная авиакомпания "Не- манавиалинии", оформить приказ о приеме зачетов у специалистов (декларантов) по таможенному оформлению. В приказе отразить следующее: 1) для приема зачетов у специалистов (декларантов) по таможенному оформлению создать комиссию в составе: председатель - начальник отдела продажи и грузовых перевозок, члены комиссии - начальник бюро но таможенному оформлению, заместитель начальника отдела материально-технического снабжения; 2) председателю комиссии разработать программу и перечень вопросов к зачету в соответствии с требованиями, предъявляемыми к таким специалистам, до 00.00.200Х; 3) утвердить списки таможенных агентов, подлежащих сдаче зачета; 4) заведующему архивом и библиотекой обеспечить специалистов (декларантов) методической литературой согласно программе; 5) комиссии осуществлять контроль соответствия знаний специалистов (декларантов) по таможенному оформлению требованиям, предъявляемым к таким специалистам, путем регулярного, но не реже одного раза в год, проведения зачетов; результаты проверки знаний (зачет) оформлять ведомостью установленного образца. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
22. В соответствии с Типовым положением об обучении, инструктаже и проверке знаний по вопросам охраны труда Республики Беларусь от 200Х г. составить приказ о проверке знаний по охране труда в филиале банка: 1) создать комиссию в составе председателя, членов комиссии; 2) руководителям структурных подразделений в период с 00.00.200Х по 00.00.200Х провести занятия но изучению Порядка проведения проверки норм охраны труда Национального банка Республики Беларусь (от 20.07.2001 г. № 01-27/307); 3) председателю комиссии по охране труда разработать экзаменационные билеты для проверки знаний вопросов охраны труда в срок до 00.00.200Х; 4) комиссии по охране труда филиала в период с 00.00.200Х по 00.00.200Х провести проверку знаний (аттестацию) но охране труда руководителей и специалистов всех категорий, результаты проверки оформить протоколом установленного образца; 5) председателю комиссии по охране труда представить копию протокола проверки знаний по охране труда в банк в срок до 00.00.200Х. Остальные данные указать самостоятельно.
23. В целях предотвращения нанесения возмолшого экономического ущерба предприятию со стороны юридических или физических лиц, путем безвозмездного присвоения информации, носящей конфиденциальный характер, находящейся в персональных компьютерах сотрудников информационного республиканского унитарного предприятия "Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен", составить приказ о конфиденциальности со следующими данными: 1) запретить допуск к работе па компьютерах лиц, не являющихся сотрудниками предприятия; 2) запретить передачу информации, полученной в результате производственной деятельности, лицам и организациям, но связанным прямыми служебными контактами или договорными отношениями; 3) за нарушение приказа установить меру дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц в порядке, установленном действующим законодательством; 4) руководителям структурных подразделений довести положение приказа до всех сотрудников предприятия; 5) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора. Остальные данные привести самостоятельно.
24. В целях обеспечения наиболее эффективного функционирования производственного республиканского унитарного предприятия "Минский завод строительных материалов" составить приказ о создании отдела маркетинга: 1) создать на предприятии отдел маркетинга в составе начальника отдела маркетинга, заместителя начальника отдела маркетинга, ведущего специалиста но маркетингу, двух специалистов по маркетингу, художника-дизайнера; 2) заместителю генерального директора разработать и утвердить положение об отделе маркетинга до 00.00.200Х; 3) начальнику отдела кадров разработать и утвердить должностную инструкцию начальнику отдела маркетинга; 4) начальнику отдела маркетинга разработать и утвердить должностные инструкции на всех работников отдела; 5) заместителю начальника отдела маркетинга разработать план участия в специализированной выставке и обеспечить его выполнение до 00.00.200Х; 6) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя коммерческого директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.
25. В соответствии с приказом председателя Совета директоров "Кронабапка" от 00.00.200Х № 21 составить приказ о проведении проверки но специальному делопроизводству в филиале банка: 1) для организации проведения проверки но специальному делопроизводству создать комиссию в составе председателя, членов комиссии; 2) провести плановую проверку специального делопроизводства, наличия документов, дел и других носителей конфиденциальной информации в системе "Кронабапк" в срок с 00.00.200Х по 00.00.200Х; 3) результаты проверки оформить актом но форме, предусмотренной инструкцией; 4) по выявленным фактам утраты, несанкционированного уничтожения и копирования, разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, проводить служебные расследования; 5) контроль за исполнением приказа возлоясить на заместителя филиала банка. Остальные данные указать самостоятельно.
5.2. Приказы по личному составу17
Примечания. 1. В трудовую книжку не производится запись о временных переводах (изменение существенных условий труда; в связи с производственной необходимостью; в случае простоя; беременных женщин на более легкую работу; женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет; по состоянию здоровья; в связи с трудовым увечьем, установление неполного рабочего времеии); предоставлении отпусков; дисциплинарных взысканиях; направлении в командировку.
2. Запись о совместительстве производится нанимателем но месту основной работы только по желанию работника на основании справки с места работы но совместительству.
1. Составить сводный приказ по АО "Сябры" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
о приеме на работу Павлова И.В. на должность логиста отдела сбыта с 01.02.200Х. Основание: трудовой договор от №(на неопределенный срок - ч. 2 ст. 19 ТК; на определенный срок пе более 5 лет - ст. 17 ТК);
1) переводе Ведачь A.JI., слесаря цеха, на более легкую работу - вахтером административного корпуса с 03.02.200Х с сохранением среднего заработка но прежней работе в течение трех недель со дня перевода. Основание: медицинское заключение, согласие Ведачь A.JI. (по состоянию здоровья - п. 2 ст. 42 ТК);
2) увольнении Еремова JI.K., экономиста отдела продаж, 03.02.200Х по желанию работника в связи с поступлением в высшее учебное заведение. Основание: вызов УО "БГЭУ", заявление Еремова JI.K. (наличие уважительной причины - ст. 40 ТК).
2. Составить сводный приказ но СП "Мир" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения дополнить самостоятельно:
1) о приеме на работу Крук О.В. на должность бухгалтера отдела труда и заработной платы с 03.03.200Х с трехмесячным предварительным испытанием. Основание: трудовой договор от№ _ (ч. 3-5 ст. 28 ТК);
2) переводе Лобан Ю.М., заведующей отделом, имеющей ребенка в возрасте до полутора лет, на должность товароведа с 07.03.200Х с сохранением прежнего заработка до исполнения ребенку возраста полутора лет. Основание: копия свидетельства о рождении, заявление Лобан Ю.М. (ст. 30-34 ТК);
3) увольнении Копыток Е.М., секретаря-референта, 03.03.200Х в связи с истечением срока договора. Основание: трудовой договор от №(п. 2 ст. 35 ТК).
3. Составить сводный приказ по ОАО "Крона" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения привести самостоятельно:
1) о приеме на работу Бахмутской JI.B. на должность заведующей складом готовой продукции с 07.07.200Х с окладом рублей с полной материальной ответственностью.
Основание: трудовой договор от№(ст. 405-406 ТК);
2) переводе Обухович М.В., главного электрика, на более легкую работу - вахтером производственного корпуса с 08.07.200Х па один год по состоянию здоровья с оплатой труда в размере не менее среднемесячного заработка перед трудовым увечьем, в связи с производственной травмой. Основание: медицинское заключение, согласие Обухович М.В. (в связи с трудовым увечьем - ст. 30-34 ТК);
3) отзыве из отпуска Потапенко О.Г., бухгалтера расчетной группы, с 05.07.200Х для составления полугодового отчета. Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 дней предоставить, с согласия работпика, с 01.09.200Х по 10.09.200Х. Основание: производственная необходимость, заявление Потапенко О.Г. о согласии на отзыв из отпуска (ст. 175 ТК).
4. Составить сводный приказ по ОАО "Крыничка" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
о приеме на работу Полуйчика О.С. в инструментальный цех токарем третьего разряда с 01.02.200Х с повременной системой оплаты труда с условием предварительного испытания сроком три месяца. Основание: трудовой договор от №(п. 4-5 ст. 28 ТК);
1) увольнении Кузнецова Е.А., слесаря цеха № 2, 15.02.200Х в связи с неявкой на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности. Основание: докладная начальника цеха, листок нетрудоспособности (п. 6 ст. 42 ТК);
2) награждении Радченко А.А., заместителя главного бухгалтера, специальным подарком за длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения. Основание: представление главного бухгалтера (применение мер поощрения - ст. 193 ТК).
5. Составить сводный приказ по IIO "Атлант" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения привести самостоятельно:
1) о приеме на работу Багдановича Ю.В. в отдел главного технолога инжеиером-техпологом второй категории с неполной рабочей неделей (рабочие дни - понедельник, вторник, четверг); Петровича С.В. в отдел главного технолога ипжене- ром-технологом первой категории с неполным рабочим днем
продолжительностью _____ часов. Начало рабочего дня
Окончание рабочего дня. Обеденный перерыв спо
(или без обеденного перерыва). Основание: трудовой договор от№(ст. 118 ТК);
2) перемещении Некрагаовича И.В., распределителя работ 2-го разряда цеха сборки узлов, с 02.07.200Х на работу в цех фотошаблонов распределителем работ 2-го разряда с повременной оплатой труда с полной материальной ответственностью. Основание: решение Совета руководства по изменению технологии производства (ч. 1 ст. 31 ТК);
3) предоставлении трудового отпуска Вонсик О.В., менеджеру по рекламе, на 24 календарных дня с 01.07.200Х по 21.07.200Х за период с 01.07.200Х но 30.06.200Х. Основание: график отпусков, заявление Вонсик О.В. (наличие у работника права только на основной минимальный отпуск - ст. 149-192 ТК).
6. Составить сводный приказ по КУП "Минлегавтотранс" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
о переводе Ковалева Е.С., слесаря-ремонтника ремонт - но-механического цеха, с 03.05.200Х на должность мастера этого исе цеха с окладомрублей в месяц. Основание: трудовой договор от№(ст. 30 ТК);
1) предоставлении отпуска Прилипко Т.А., инженеру первой категории, на 24 календарных дня с 01.05.200Х по 24.05.200Х за период с 10.01.200Х по 09.01.200Х. Основание: график отпусков, заявление Прилипко Т.А. (наличие у работника права только на основной минимальный отпуск - ст. 149-192 ТК);
2) увольнении Тимошевича З.П., менеджера отдела сбыта, работающего по срочному трудовому договору, 05.05.200Х досрочно по соглашению сторон. Основание: заявление Ти- мошевича З.П., согласие нанимателя (ст. 37 ТК).
7. Составить сводный приказ по РУП "Легмаш" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о приеме на работу Стрелавникова П.Л. кладовщиком
на склад готовой продукции с 01.06.200Х с окладом
рублей (варианты: согласно штатному расписанию; со сдельной системой оплаты труда и т.д.) с полной материальной ответственностью. Основание: трудовой договор от№
(ст. 405-406 ТК);
2) переводе Темогаенко С.А., мастера ремонтного цеха, на должность мастера инструментального цеха с 02.06.200Х с
окладомрублей в месяц. Основание: трудовой договор от
№, заявление Темошенко С.А. о согласии (ст. 30 ТК);
3) объявлении благодарности и начислении премии Юшкевичу К.В., экономисту отдела кадров, за своевременное составление расходного плана. Основание: докладная начальника отдела (применение мер поощрения - ст. 193 ТК).
8. Составить сводный приказ по ЗАО "Прогресс" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Дополнить недостающими сведениями:
1) о переводе Градовича Ю.Ф., специалиста материально-технического снабжения, ведущим специалистом этого же отдела с 01.08.200Х с его согласия. Основание: представление начальника отдела материально-технического снабжения, решение аттестационной комиссии (применение мер поощрения - ст. 193 ТК);
2) увольнении Безуглова М.В., ведущего инженера производственного отдела, 01.08.200Х по желанию работника. Основание: заявление Безуглова М.В. (ст. 40 ТК);
3) направлении в командировку Шестеловского А.К., заместителя главного бухгалтера, в главный офис ЗАО "Прогресс" в г. Брест на 3 дня с 04.08.200Х для проверки бюджетного баланса. Основание: докладная записка начальника отдела (ст. 91-95 ТК).
9. Составить сводный приказ по ОАО "Альфадор" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
7 Зак. ззоз193
1) об увольнении Кузьмича П.Н., экономиста, за прогул без уважительных причин (вариант: за отсутствие па рабочем месте более трех часов в течение рабочего дня). Основание: докладная начальника цеха, объяснительная Кузьмича П.П. (п. 5 ст. 42 ТК);
2) направлении в командировку Сергеева А.П., ведущего специалиста отдела снабжения, на предприятие "Азот" г. Гродно на 5 дней с 20.05.200Х по 24.05.200Х для заключения договора о поставке удобрений. Основание: докладная записка начальника отдела (ст. 91-95 ТК);
3) объявлении выговора Королеву И.Р., юрисконсульту, за опоздание на работу 20.05.200Х на 25 минут. Основание: объяснительная записка Королева И.П., докладная записка заведующей отделом (применение дисциплинарных взысканий - п. 4-9 ст. 42 ТК).
10. Составить сводный приказ по ОАО "Керамика" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о предоставлении трудового отпуска Воропаевой З.Н., уборщице производственных помещений, па 24 календарных дня с 01.08.200Х по 24.08.200Х за период с 01.10.200Х по 30.09.200Х. Основание: график отпусков, заявление Воропаевой З.Н. (ст. 149-192 ТК);
2) приеме на работу Митько И.А. бухгалтером с 01.08.200Х с окладомрублей с трехмесячным испытательным сроком. Основание: трудовой договор от №(ч. 4,5 ст. 28 ТК);
3) увольнении Мележа Н.В., рекламного агента отдела продаж, 07.08.200Х в связи с отказом от перевода в другую местность вместе с нанимателем. Основание: заявление Мележа II.В. об отказе от перевода (и. 5 ст. 35 ТК).
11. Составить сводный приказ по АО "Сервис"и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о награждении ценным подарком Курагина А.И., специалиста первой категории отдела маркетинга, за длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения. Основание: представление начальника отдела маркетинга (ст. 193 ТК);
2) увольнении Голубева Ю.Р., заместителя директора по охране труда, 07.08.200Х за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, выразившееся в отсутствии надлежащего контроля за соблюдением правил техники безопасности, повлекшее физический ущерб работников. Основание: акт о расследовании несчастного случая (п. 1 ст. 47 ТК);
3) предоставлении отпуска Найденовой И.Ф., главному специалисту отдела маркетинга, с 05.08.200Х без сохранения заработной платы на 14 календарных дней, имеющей двух детей в возрасте до четырнадцати лет. Основание: заявление Найденовой Н.Ф. (ст. 189-190 ТК).
12. Составить сводный приказ по ОАО "Белшина" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
о приеме на работу Гончарик Н.И. на доляшость программиста в вычислительный центр с 15.03.200Х с неполным рабочим днем продолжительностьючасов. Начало рабочего дня. Окончание рабочего дня. Обеденный перерыв спо(или без обеденного перерыва).
Оплата труда(варианты: сдельная, повременная, согласно штатному расписанию; пропорционально отработанному
времени и т.д.) Основание: трудовой договор отN°
(ст. 118 ТК);
1) увольнении Похоменко Н.Ю., экономиста, 30.03.200Х по желанию работника в связи с поступлением в высшее учебное заведение. Основание: вызов УО "БГЭУ", заявление Похоменко НЛО. (ст. 40 ТК);
2) временном переводе Кухто ПЛ., слесаря-расточника, на другую работу с 03.03.200Х в связи с производственной необходимостью сроком на один месяц в строительный цех подсобным рабочим для устранения последствий производственной аварии с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка но преясней работе. Основание: ст. 33 ТК.
13. Составить сводный приказ по РУП "Белткапь" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
L
1) о приеме па работу Слыкова Г.И. на должность технолога в ткацкий цех с 01.02.200Х по 31.01.200Х с окладом согласно штатному расписанию. Основание: трудовой дого
вор от № (на определенный срок не более пяти
лет - ст. 17 ТК);
2) предоставлении трудового отпуска Сорокиной А.Д., ведущему экономисту планово-экономического отдела, па 24 календарных дня с 01.02.200Х но 24.02.200Х за период с 01.02.200Х но 31.01.200Х. Основание: график отпусков, заявление Сорокиной А.Д. (наличие у работника права только на основной минимальный отпуск - ст. 149-192 ТК);
3) увольнении Кривец Я.К., бухгалтера отдела оплаты труда, 11.02.200Х вследствие отказа от продолжения работы из-за изменений существенных условий труда. Основание: приказ от№об исключении профессии из списка вредных работ; отказ Кривец Я.К. работать в новых условиях (п. 5 ст. 35 ТК).
14. Составить сводный приказ по ОАО "Спарта" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) об увольнении Пустовойта В.II., ведущего инженера производственного отдела, 05.07.200Х в связи с переходом на выборную долисность в Палату представителей Национального собрания Республики Беларусь. Основание: решение Центральной избирательной комиссии Республики Беларусь, заявление Пустовойта В.Н. (п. 4 ст. 35 ТК);
объявлении благодарности и премировании Жлобича П.С., инженера отдела сбыта, за перевыполнение плана реализации продукции во втором квартале 200Х г. в размере рублей. Основание: докладная записка начальника отдела сбыта (применение мер поощрения - ст. 193 ТК);
2) объявлении выговора и лишении премии за июнь 200Х г. Петрову И.С., инженеру по сбыту, за неисполнение приказа о выезде в командировку. Основание: объяснительная записка Петрова И.С., докладная записка начальника отдела (применение дисциплинарных взысканий - п. 4-9 ст. 42 ТК).
15. Составить сводный приказ но ОАО "Пинсклен" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) об увольнении временного работника Кузьмича В.К., кассира, 01.05.200Х в связи с истечением срока трудового
договора. Основание: трудовой договор от№ (п. 2
ст. 35 ТК);
2) предоставлении отпуска Москвину А.С., мастеру по ремонту оборудования (инвалид 2-й группы), без сохранения заработной платы на 60 календарных дней с 15.09.200Х но 14.11.200Х. Основание: заявление Москвина А.С. (ст. 189- 190 ТК);
3) направлении в командировку Гордеева А.П., главного специалиста отдела внешнеэкономических связей, на предприятие "Альфа" (г. Будапешт, Румыния) на 7 дней с 19.05.200Х по 26.05.200Х для заключения контракта на поставку оборудования. Основание: докладная записка начальника отдела (ст. 91-95 ТК).
16. Составить сводный приказ по РУП "Конструктор" и выполнить формулировку записи в трудовую книяску. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о ириеме на работу Горбачева В.К. на должность юрисконсульта с 08.07.200Х с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада 275 тыс. руб. по совместительству с двухмесячным испытательным сроком. Основание: трудовой договор от№ _ (совместительство у другого нанимателя - ч. 1 ст. 343 ТК);
2) направлении в командировку Зенько О.О., ведущего специалиста отдела производства, на предприятие "Искол" г. Москвы (Россия) на 11 дней с 17.07.200Х для разработки новых технологий. Основание: докладная записка начальника отдела (ст. 91-95 ТК);
3) предоставлении ежегодного отпуска Фоминой О.П., ведущему специалисту отдела подготовки проектов, па 7 календарных дней с 15.07.200Х по 21.07.200Х за период с 27.10.200Х по 26.10.200Х. За 17 дней отпуска выплатить денежную компенсацию. Основание: график отпусков, заявление Фоминой О.II. (замена еясегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией - ст. 161 ТК).
17. Составить сводный приказ но РУП "ОМА" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о приеме на работу Маркова JI.H., менеджера второй категории отдела рекламы, по совместительству в том лее отделе рекламным агентом с 09.01.200Х со сдельной оплатой труда за фактически выполненную работу. Основание: трудовой договор от№совместительство у одного и того
же нанимателя - ч. 1 ст. 343 ТК);
2) переводе Соловьева А.В., слесаря-сборщика цеха № 4, с 03.01.200Х сроком на 3 месяца в цех конструктивной сборки на должность подсобного рабочего для ускорения процесса производства в связи с производственной необходимостью (ст. 33 ТК);
3) предоставлении части отпуска Василевской Е.А., секретарю-референту, на 14 календарных дней с 02.01.200Х по 15.01.200Х за период работы с 01.03.200Х по 28.02.200Х. Основание: график отпусков, заявление Василевской Е.А. о разделении отпуска на части (ст. 174 ТК).
18. Составить сводный приказ по ОАО "Классик" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о приеме на работу Чуянова К.В. с 10.10.200Х по
в отдел стандартизации и качества инженером по качеству с
окладомрублей на время нахождения на повышении
квалификации Чеснокова C.JI., инженера по качеству. Основание: трудовой договор от№(временная работа - ч. 6
ст. 17, ст. 294, 297 ТК);
2) переводе Левчук О.П. с доллшости инженера второго цеха на должность заместителя главного архитектора на время простоя цеха с 04.10.200Х. Основание: акт о простое (временный перевод на время простоя - ст. 34 ТК);
3) увольнении Кухаренко А.А., ведущего специалиста отдела рекламы, 01.10.200Х в связи с истечением срока договора. Основание: трудовой договор от№(п. 2 ст. 35 ТК).
19. Составить сводный приказ по ОАО "Белтел" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) об увольнении Сидоренко Е.Н., ведущего инженера производственного отдела, 03.07.200Х в связи с прогулом без уважительных причин. Основание: докладная начальника отдела, объяснительная записка Сидоренко Е.Н. (п. 5 ст. 42 ТК);
2) объявлении благодарности и назначении премии Лю- бецкому В.И., начальнику цеха, за перевыполнение плана во втором квартале 200Х г. в размерерублей. Основание: докладная записка заместителя коммерческого директора (применение мер поощрения - ст. 193 ТК);
3) предоставлении трудового отпуска Бондаревой Т.В., специалисту транспортного отдела, на 24 календарных дня с 01.07.200Х по 24.07.200Х за период с 01.09.200Х по 31.08.200Х. Основание: график отпусков, заявление Бондаревой Т.В. (наличие у работника нрава только на основной минимальный отпуск - ст. 149-192 ТК).
20. Составить сводный приказ по АО "Блеск" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о предоставлении отпуска Малец И.В., специалисту отдела безопасности, с 12.09.200Х без сохранения заработной платы на 40 календарных дней. Основание: заявление Малец И.В. (ст. 189-190 ТК);
2) приеме на работу Козлова В.М. на должность инженера по техническому надзору за ведением строительных работ с 21.09.200Х на время капитального ремонта испытательного корпуса. Основание: трудовой контракт от№(на время выполнения определенной работы - ч. 3 ст. 17 ТК);
3) премировании Сотникова Ю.И., ведущего экономиста отдела труда и заработной платы, за своевременное и качественное составление плана но труду в размерерублей.
Основание: докладная записка начальника отдела (применение мер поощрения - ст. 193 ТК).
21. Составить сводный приказ по ОАО "Папараць" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о приеме на работу Кабакова A.JI. на должность инспектора отдела кадров с 20.04.200Х на время нахождения работника в длительной командировке. Основание: трудовой
контракт от №(на время выполнения обязанностей
временно отсутствующего работника - п. 2,4 ч. 1 ст. 17, ст. 294, 297 ТК);
2) увольнении Мерного H.JI., экономиста по планированию, 27.04.200Х в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения, а также распитием спиртных напитков на рабочем месте и в рабочее время. Основание: акт о нахождении на работе в состоянии алкогольного опьянения (п. 7 ст. 42 ТК);
3) предоставлении отпуска Продковой И.В., главному
бухгалтеру, на 28 календарных дней (24 календарных дня
основной отпуск, 4 календарных дня - дополнительный отпуск за работу в условиях ненормированности рабочего дня) с 21.04.200Х за период с 01.05.200Х по 30.04.200Х. Основание: график отпусков, заявление Продковой И.В. (при наличии права у работника на дополнительный отпуск - ст. 149-192 ТК).
22. Составить сводный приказ по ОАО "Кадровик"и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) об увольнении Сульского A.M., инженера второй категории материально-технического отдела, 02.10.200Х в связи с сокращением численности работников. Основание: план по труду на четвертый квартал (п. 1 ст. 42 ТК);
2) приеме на работу Талайко И.А. бухгалтером с 01.10.200Х по 30.09.200Х с трехмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию. Основание: трудовой контракт от№(па определенный срок
не более пяти лет - ст. 17, ч. 3-5 ст. 28 ТК);
3) предоставлении ежегодного отпуска Новицкой О.И., экономисту планово-экономического отдела, на 7 календарных дней с 11.10.200Х по за период с 25.10.200Х
по 24.10.200Х. За 14 дней отпуска выплатить компенсацию. Основание: график отпусков, заявление Новицкой О.И. (замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией - ст. 161 ТК).
23. Составить сводный приказ по ОАО "Журавушка" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) о приеме на работу Жулеко B.C. на должность менеджера отдела планирования производства с 01.09.200Х сроком на 3 месяца с окладомрублей. Основание: трудовой
контракт от№(временная работа - ч. 2 ст. 292 ТК);
2) предоставлении отпуска Карповой JI.IO., дизайнеру отдела маркетинга, с 02.09.200Х без сохранения заработной платы на 5 дней в связи с регистрацией брака. Основание: заявление Карповой JI.IO., справка отдела ЗАГС (ст. 189-190 ТК);
3) увольнении Бетгер В.Н., менеджера но персоналу, 05.09.200Х в связи с несоответствием занимаемой доляснос- ти вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы. Основание: решение аттестационной комиссии, заявление Бетгер В.Н. об отказе от перевода па другую работу (и. 3 ст. 42 ТК).
24. Составить сводный приказ по ЗАО "Недвижимость" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:
о приеме на работу Петровича А.А. с 01.10.200Х по совместительству консультантом по оценке недвижимости с трехмесячным испытательным сроком с оплатой труда пропорционально отработанному времени из окладарублей. Основание: трудовой контракт от №(ч. 1
ст. 343, 346 ТК);
1) увольнении Ольшевской И.О., экономиста отдела труда, 30.09.200Х за систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных па нее трудовым договором. Основание: докладная начальника отдела (п. 4 ст. 42 ТК);
2) объявлении выговора Воронцову Д.О., риэлтеру, за опоздание на работу 29.09.200Х на 20 минут. Основание: объяснительная записка Воронкова Д.О., докладная записка начальника отдела (применение дисциплинарных взысканий - п. 4-9 ст. 42 ТК).
25. Составить сводный приказ но РУП "Белгаз" и выполнить формулировку записи в трудовую книяску. Недостающие сведения указать самостоятельно:
1) об увольнении Кохановского В.И., инженера отдела стандартизации, 12.10.200Х в связи с сокращением штата работников. Основание: приказ о сокращении штатов, отказ Кохановского В.П. от перевода на другую работу (п. 1 ст. 42 ТК);
2) направлении в командировку Труса Н.П., главного специалиста сборочного цеха, на предприятие "Апос" в г. Витебск на 10 дней с 12.10.200Х для ознакомления с производством нового оборудования. Основание: докладная записка начальника отдела (ст. 91-95 ТК);
3) переводе Потапенко А.Ф., бухгалтера, с 11.10.200Х на постоянную работу главным бухгалтером в филиал РУП
"Белгаз" в г. Дзержинске. Основание: трудовой договор
от№(поручение работы в другой местности - ч. 2, 5
ст. 30 ТК).
6. Справочно-информационные документы
1. Составить акт инвентаризации материальных ценностей в лаборатории научно-исследовательского института. Указать, что учет материалов, реактивов, оборудования, поступившего в лабораторию, ведется неправильно. За приборами не закреплены ответственные лица, в момент проверки не оказалось двух микрокалькуляторов, одной электрической плитки. Остальные данные указать самостоятельно.
2. Составить акт передачи дел экономистом операционного отдела вновь назначенному сотруднику. При сдаче-приемке дел в присутствии главного экономиста установлено, что все дела операционного отдела велись правильно. Все расчеты произведены верно, документы хранятся в панках. Остальные данные указать самостоятельно.
3. Составить акт списания имущества "Кронабанка" согласно приказу председателя правления от 25.03.200Х № 32. В результате работы комиссии была выявлена непригодность к дальнейшему использованию имущества, так как истек срок его эксплуатации. В связи с этим установлено, что данное имущество (по прилагаемому к акту перечню) подлежит списанию. Приложение на 3 листах в 2 экземплярах. Остальные данные указать самостоятельно.
4. Составить акт списания имущества профилактория УО "БГЭУ" согласно приказу ректора от 18.03.200Х № 35: признано негодным в эксплуатации и подлежащим списанию следующее оборудование (список прилагается на 3 листах).
5. Составить акт на приемку продукции, прибывшей в организацию. Продукция поставлена Московским заводом вычислительной техники. Груз прибыл на станцию назначения в вагоне с исправными пломбами станции-отправления. Приемка осуществлялась с участием представителя Госнадзора. Выяснилось, что по железнодорожной накладной числится 50 персональных компьютеров, а фактически поступило 47.
Стоимость одного Г1К - 1200 у.е. Остальные данные указать самостоятельно.
6. Составить акт о передаче бухгалтером дел расчетной части вновь назначенному сотруднику. При сдаче-приемке дел в присутствии главного бухгалтера установлено, что все дела расчетной части велись правильно. Все вычисления произведены верно, документы хранятся в папках. Остальные данные указать самостоятельно.
7. Составить акт о приемке продукции по качеству. Продукция поставлена Запорожским заводом абразивных изделий Машиностроительному заводу. Груз прибыл на станцию назначения в вагонах за поправленными пломбами станции отправления. При вскрытии в присутствии представителя незаинтересованной организации оказалось, что 8 шлифовальных кругов обколоты, так как лежали около стены вагона, были недостаточно пересыпаны опилками. Комиссия признала виновпым поставщика и считает необходимым заменить поставленную продукцию. Остальные данные указать самостоятельно.
8. Составить акт состояния работы с документами в канцелярии "Вестбанка". Проверка производилась в соответствии с приказом управляющего банком № 35 от 10.05.200Х и показала, что методика оргмероприятий по внедрению в практику основных положений документационного обеспечения управления составлена в соответствии с СТБ 6.38-2004; разработаны бланки "Вестбанка"; правила хранения, учета и регистрации документов соблюдаются; однако учеба персонала канцелярии по изучению основных положений СТБ не организована. Начальнику канцелярии рекомендовано организовывать повышение квалификации персонала канцелярии. Остальные данные указать самостоятельно.
9. Составить акт списания имущества "Занадбанка" согласно приказу председателя правления от 26.04.200Х № 51. В результате работы комиссии была выявлена непригодность имущества к дальнейшему использованию, так как истек срок его эксплуатации. В связи с этим установлено, что даннре имущество (по прилагавшемуся к акту перечню) подлежит списанию. Остальные данные указать самостоятельно.
10. Оформить акт, составить заголовок нему. Основанием акта является приказ директора АО "Промень" от 20.06.200Х № 15. В адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось числящихся но накладной № 1847 от 15.07.200Х двадцати корпусов для часов марки "Промень". Указать решение комиссии о приемке по качеству. Остальные данные привести самостоятельно.
11. Составить справку о размере заработной платы работника кредитного отдела "Вестбанка" для представления в детский сад. Остальные данные указать самостоятельно.
12. Составить справку о стаже работы экономиста операционного отдела "Партнербанка" для представления в другое место работы из-за изменений существенных условий труда. Остальные данные указать самостоятельно.
13. Составить докладную записку бухгалтера А.Б. Волгина на имя главного бухгалтера о состоянии учета на строительстве спортивного лагеря. Проверка показала, что приходные и расходные документы по складу сдаются бухгалтеру с опозданием на 6-7 дней. При проверке фактического наличия материалов по 20 наименованиям у кладовщика Л.И. Петрова на 25.05.200Х установлены излишки: цемента - 150 кг, клея - 20 кг, краски - 10 кг. Бухгалтер строительства спортивного лагеря В.И. Соловей имеет все условия для правильной постановки учета. Поэтому рекомендуется предложить производителю работ Л.И. Петрову и бухгалтеру В.И. Соловей ликвидировать недостатки в учете к 05.06.200Х. Остальные данные указать самостоятельно.
14. Составить докладную записку начальника отдела труда и зарплаты или отдела материально-технического снабжения на имя руководителя предприятия о неудовлетворительной работе отдела. Возможными причинами могут быть: неукомплектованность отдела штатными единицами, несвоевременное поступление информации из других отделов, слабое оснащение организационной техникой. Остальные данные указать самостоятельно.
15. Составить протокол заседания сотрудников бухгалтерии, на котором решается вопрос о сокращении срока составления годового отчета. С сообщением о возможности досрочного представления годового отчета за 200Х г. выступила бухгалтер В.JI. Серова. Она отметила, что отчет за 200Х г. может быть представлен группой учета па 3 дня раньше установленного срока. Выступил А.А. Крот (главный бухгалтер), который предложил новый график работ по составлению годового отчета: при условии выполнения этого графика всеми работниками группы учета бухгалтерии можно составить и сдать годовой отчет на 4 дня раньше установленного срока. Бухгалтер Л.М. Шубина в свою очередь подчеркнула, что досрочное представление годового отчета за 200Х г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, которая может составить годовой отчет раньше срока, если вое работники будут выполнять уплотненный график работ. Остальные данные указать самостоятельно.
16. Составить протокол заседания отдела маркетинга РУП "МинВин" о подготовке к участию в выставке-ярмарке "ПродЭкспо-2005". Повестка дня: 1) разработка презентации нового игристого вина "Радзивил"; 2) оформление выставочного стенда; 3) заключение контрактов на 2005 г. Остальные данные указать самостоятельно.
17. Составить протокол заседания ликвидации ООО "Ми- ланта" комиссией областного исполнительного комитета Минской области в связи с недоплатой налогов согласно статье
№Налогового кодекса Республики Беларусь от 03.07.200Х.
Остальные данные указать самостоятельно.
18. Составить протокол заседания профсоюзного комитета, на котором было заслушано сообщение о поступлении 2 путевок в детский санаторий и 3 - в дома отдыха. Отразить в решении, кому именно постановили выдать путевки. Остальные данные указать самостоятельно.
19. Составить протокол заседания комитета БРСМ по Брестской области, на котором было заслушано сообщение о проведении благотворительных и культурно-массовых мероприятий членами этого союза. Был принят план мероприятий на III квартал 200Х г. Остальные данные указать самостоятельно.
20. Составить договор об аренде помещения ЗАО "Атлант" по выпуску бытовых холодильников. "Атлант" передает в аренду помещение по адресу общей
площадью Фрунзенскому отделу АК БРСМ.
Указать: обязанности арендатора (Фрунзенское отделение АК БРСМ); нрава арендатора; обязанности арендодателя (ЗАО "Атлант"); права арендодателя; размер арендной платы; срок действия договора; ответственность сторон; юридические адреса сторон. Остальные данные привести самостоятельно.
21. Составить протокол совещания тендерной комиссии по вопросу выбора строительных материалов для бассейна "Радуга". В результате производственного совещания постановили отдать предпочтение предложению УГ1 "Промышленное снабясение" (ул. Раковская, 30, г. Минск). Остальные данные указать самостоятельно.
22. Оформить акт и составить заголовок к нему. Основанием акта является приказ директора сети магазинов "Спорт- мастер" от 01.10.200Х № 25. В адрес одного из магазинов прибыли посылки от фирмы-поставщика. При вскрытии ящиков не оказалось числящихся по накладной № 131 от 21.09.200Х пяти велотрепаясеров марки "Kelme". Остальные данные указать самостоятельно.
23. Составить докладную записку на имя генерального директора ОАО "Селена" о срыве графика проведения маркетинговых исследований Ермачепок О.А. - руководителя группы маркетинговых исследований, которая не составила техническое задание, не обеспечила обработку анкетных данных от потребителей, не осуществила контроль за соблюдением сроков исследований. Остальные данные указать самостоятельно.
24. Составить протокол производствегшого совещания ЖРЭО Партизанского района по рассмотрению результатов проверки предприятия, проводимой налоговой инспекцией района. Со справкой проверки присутствующих ознакомил директор. За выявленные нарушения привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности заместитель главного бухгалтера, руководитель группы заработной платы. Ответственным за устранение выявленных замечаний назначен главный бухгалтер. Остальные данные указать самостоятельно.
25. Составить протокол заседания комиссии УП "ЖЭС-96" но установлению стажа работы в отрасли для начисления надбавки за стаж работы в отрасли па основании Положения о порядке выплаты надбавок и заработной платы работникам предприятий жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь. Установить персонально каждому работнику надбавки, руководствуясь следующими данными: общий стаж работы на предприятиях министерства от 1 года до 5 лет - 5 %, от 5 до 10 лет - 10 %, от 10 до 15 лет - 15 % , свыше 15 лет - 20 %. Остальные сведения указать самостоятельно.
7. Документы, входящие в состав личного дела18
1. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить форму внутренней описи документов личного дела на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
2. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить форму личного листка по учету кадров на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
3. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить форму дополнения к личному листку по учету кадров на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
4. Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить автобиографию на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
5. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить заявление о приеме па работу служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности. Оформить необходимые визы и резолюцию.
6. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Создать копию (выписку) приказа о приеме на работу (назначении на должность) служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
7. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить резюме на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
8. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Оформить служебную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
9. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
10. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить личную карточку формы № Т-2 (состоящую из восьми разделов) на специалиста по вашей будущей специальности.
11. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить заявление о переводе на другую работу служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности. Оформить необходимые визы и резолюцию.
12. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить заявление об увольнении с работы служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности. Оформить необходимые визы и резолюцию.
13. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить форму аттестационного листа на служащего (руководителя или специалиста) но вашей будущей специальности. Форма аттестационного листа государственного служащего приводится в приложении к Положению о проведении аттестации государственных служащих, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 06.11.2003 г. № 489.
14. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить форму справки-объективки на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности (осуществляется в случае направления в вышестоящие инстанции документов определенных категорий работников при назначении на должность, представлении к награждению и др.).
15. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Оформить представление о переводе (перемещении на другую работу) служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
16. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить служебную характеристику на увольняемого заместителя главного бухгалтера ОАО "Фигура" для предоставления по другому месту работы. Недостающие данные указать самостоятельно.
17. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить служебную характеристику па старшего экономиста финансового отдела РУП "Белнафта", проработавшего в данном отделе 12 лет. За это время она окончила Белорусский государственный экономический университет, заочный факультет по специальности "Финансы и кредит". Прошла путь от секретаря-машинистки до старшего экономиста отдела. Недостающие данные указать самостоятельно.
18. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить резюме па Петренко Радиопа Акимовича - бухгалтера с пятнадцатилетним стажем. Окончил Белорусский государственный экономический университет но специальности "Учет, анализ и аудит в промышленности". Работал в должности бухгалтера и заместителя главного бухгалтера. Ищет работу главного бухгалтера в коммерческой фирме. Недостающие данные указать самостоятельно.
19. Представить в виде блок-схемы и прокомментировать порядок оформления документов при приеме на работу.
20. Представить в виде блок-схемы и прокомментировать порядок оформления документов при переводе на другую работу.
21. Представить в виде блок-схемы и прокомментировать порядок оформления документов при увольнении работника.
22. Представить в виде блок-схемы и прокомментировать содержание, условия и сроки трудового договора (контракта).
23. Заполнить трудовую книжку на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
24. Составить распорядительную часть приказа и формулировку записи в трудовую книжку по следующим управленческим ситуациям: 1) прием на работу с предварительным испытанием; 2) прием на работу но совместительству.
25. Составить распорядительную часть приказа и формулировку записи в трудовую книжку по следующим управленческим ситуациям: 1) расторжение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по желанию работника; 2) расторжение трудового договора но инициативе нанимателя.
8. Деловое письмо
1. Составить письмо-занрос в адрес ООО "Силикон Сервис" с просьбой прислать письмо-предложение на 130 мобильных телефонов модели "Nokia 3310" на основании торгового соглашения, заключенного в Минске 1 ноября 200Х г., с поставкой в течение I квартала 200Х г. ежемесячно равными партиями. Поставка должна быть произведена на условиях ФОБ-норт (условие продажи, согласно которому в цепу товара включаются стоимость и расходы по транспортировке и погрузке товара на борт судна).
2. Составить письмо-напоминание "Новобанка" в ООО "Солком" о необходимости возврата кредита. Остальные данные указать самостоятельно.
3. Составить письмо-подтверждение Московскому заводу вычислительной техники следующего содержания: "Институт экономики получил ваше письмо с приложенными каталогами; материал направлен нашим заказчикам; в случае проявления ими интереса к вашим изделиям мы сообщим вам об этом".
4. Составить письмо-запрос в адрес ООО "НЭВИ" с просьбой о поставке копировальных аппаратов моделей "XEROX WC РЕ16е", "XEROX WC М15", "XEROX WC РЕ 16". В предложении должно быть указано максимальное количество всех предлагаемых моделей.
5. Составить письмо-запрос в адрес ОДО "СапКарт" с благодарностью за предоставленный ими каталог и сообщить о заинтересованности в импорте электронных записных книжек. Попросить руководство фирмы выслать предложение на 1000 электронных записных книжек моделей "Casio SF 4300А" с приложением всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки. Ввиду того, что электронные записные книжки нужны срочно, запросить данные о кратчайшем сроке отгрузки, по крайней мере половины вышеназванного количества.
6. Составить письмо-запрос в ООО "Торис" со следующим сообщением: "Мы получили последние образцы автоответчиков, которые вполне удовлетворили бы наших комитентов. Просим сделать нам твердое предложение на 200 автоответчиков модели "Belsoft 1344 DC" с указанием, когда поставщик сможет выслать нам товар и на каких условиях".
7. Составить письмо-запрос о том, что ОДО "Дарни-АВС" заинтересовано в получении в 200Х г. 20 принтеров модели "Epson" и убедительно просит сделать предложение на этот товар с поставкой в течение февраля-марта 200Х г. двумя равными партиями, т.е. по 10 принтеров.
8. Составить письмо-напоминание ЗАО "Геракс" о том, что возврат кредита долясен быть произведен до 30.11.200Х, в противном случае будет подан иск в суд. Остальные данные указать самостоятельно.
9. Составить письмо-запрос в адрес ОДО "Маясор" с просьбой выслать предлоясение на два копировальных аппарата с программным управлением в соответствии с прилагаемыми техническими условиями, обозначив крайнюю цену, условия платежа и срок поставки. Кроме того, высказать заинтересованность в двух комплектах быстроизнашиваемых частей с указанием цены каждой части в отдельности.
10. Составить нисьмо-нредложение в адрес УН "Сирена" с благодарностью за получение запроса на диктофоны модели "Sanyo 560 М" и с предложением о получении новой партии диктофонов модели "Sanyo 560 М" по цене 63 $, включая упаковку. Диктофоны будут упакованы в контейнеры, пригодные для морских перевозок. Количество, размер и масса ящиков подробно указаны в прилагаемой спецификации № 30/45-84.
Платеж долясен быть произведен посредством безотзывного, подтвержденного аккредитива, открытого в банке для внешней торговли СНГ в течение 6 дней после получения уведомления о готовности товара к отгрузке. Запросить под- тверждеиия предложения до 10.08.200Х. Остальные данные указать самостоятельно.
11. Составить письмо-отказ в адрес АО "Мираж": "Из-за отсутствия необходимой копировальной техники на складах предприятия (РУН "Оргтехника") просьбу OA "Миралс" об изменении срока поставки данного оборудования выполнить не можем: копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре".
12. Составить письмо-предлоясение в адрес ОДО "Дарий-ABC" с благодарностью за просьбу дать предложение на поставку 70 лазерных принтеров модели "HP LaserJet 1100" и сообщение о возможности поставки продукции, необходимой организации, в IV квартале 200Х г. согласно прилагаемой спецификации, составляющей неотъемлемую часть настоящего предложения, с просьбой ответить на предложение не позднее 9 марта 200Х г.
13. Составить гарантийное письмо в НИИ "Проект" об оказании технической помощи в разработке проектной документации на строительство спортзала. Остальные данные указать самостоятельно.
14. Составить письмо-претензию в адрес ЗАО "Новый стиль" о том, что устройство наблюдения "Hi-Video", поставленное этой фирмой, не соответствует по качеству образцам, на основании которых была заключена сделка. При этом необходимо указать, что при приемке товара были обнаружены следующие дефекты: товар был плохо упакован; товар оказался дефектным из-за повреждения упаковки.
15. Составить письмо-запрос в адрес ООО "Палата" с просьбой сделать предложение па поставку 10 лазерных принтеров модели "IIP LaserJet 1300" с указанием цены и срока поставки. Вместе с предложением попросить выслать техническую документацию и указать род упаковки.
16. Составить сопроводительное письмо к проекту договора, высланного ООО "Отрис" магазину на поставку торгового оборудования, согласно прилагаемой к договору спецификации. В письме доляша содержаться просьба о подписании договора в течение 10 дней.
17. Составить письмо-предлоясение в адрес ООО "Медио- софт" о возможности предложить два копировальных аппарата с программным управлением в соответствии с прилагаемыми техническими условиями по цене 780 $ за один аппарат. Цена комплекта запасных частей согласно прилагаемому списку составит 300 $. Платеяс будет осуществляться посредством безотзывного аккредитива против отгрузочных документов. Срок поставки - 2 месяца со дня открытия аккредитива. Все остальные условия указаны в прилагаемом образце договора. Кроме того, нужно оговорить, что настоящее предложение действительно при условии получения подтверждения в течение 10 дней с момента подготовки этого письма.
18. Составить письмо-претензию в адрес ООО "Сервис КА" с направлением актов-извещений на недостачу видеомагнитофонов "Sony", прибывших с т/х "Атлант", рейс № 3848 Осака-Владивосток. Недостача была зафиксирована официальными портовыми и тамоясепными службами в порту Владивостока в присутствии капитана судна, который подписал вышеуказанные акты без отговорок и тем самым признал недостачу груза. Убытки ОДО "Экстат" из-за недостачи товара составили 150 млн руб. Высказать просьбу о рассмотрении претензии и переводе суммы недостачи на счет ОДО "Экстат" в возможно короткие сроки.
19. Составить информационное письмо УО "БГЭУ" о проведении научно-практического семинара на тему "Автоматизация делопроизводства". Перечислить вопросы, которые будут рассмотрены на семинаре, требования к докладам, указать адрес оргкомитета. Недостающие данные указать самостоятельно.
20. Составить письмо-предлоисение в адрес ООО "Фиро- нов" о том, что ОАО "Таври" в ответ на запрос предлагает в счет взаимных поставок на 200Х г. 20 принтеров модели "CANON Pixma iP 1500" но цепе 102 $ США за единицу. Срок поставки - в заявленные в запросе сроки. Предлолсе- ние действительно до 10 марта 200Х г.
21. Составить письмо-запрос в адрес СП "Диайс" с просьбой выслать предложение на поставку 50 телефаксов модели "Panasonic KX-FT 72". Желательно, чтобы поставка была произведена в течение ближайшего квартала.
22. Составить письмо-запрос в адрес ОДО "Дарни-АВС" с просьбой выслать предложение на поставку 10 сканеров модели "НР 3300С" с указанием цепы и срока поставки, а также необходимые чертежи с указанием рода упаковки.
23. Составить письмо-запрос в адрес ООО "Кварц" с просьбой сообщить, по какой цене и на каких условиях они могли бы поставить электронную систему управления комплектно со всеми принадлежностями.
24. Составить письмо-предложение в адрес ОАО "ОСТ- лайн" о поставке 10 компьютеров модели ACT PIV1700/ 128/256/40Gb. Цепа одного компьютера составляет 400 $. Срок поставки - 12 рабочих недель со дня получения заказа. Условия платежа указаны в прилагаемом экземпляре общих условий поставки. Выразить надежду, что предложение подойдет фирме и приведет к соответствующему заказу.
25. Составить нисьмо-предлоясение в адрес ООО "Нов и А"
0 том, что УН "Силикон Сервис" может предложить 130 мобильных телефонов модели "Nokia 3310" в счет взаимных поставок на 200Х г. на следующих условиях. Цена за один телефон - 130 $. Общая стоимость всей партии мобильных телефонов составляет 16 900 $. Срок поставки - в течение
1 квартала 200Х г. елсемесячно равными партиями.
изучить эти материалы, которые (мы уверены) помогут вам согласиться с нашим предложением.
В ожидании вашего ответа, с уважением
Адрес: AIRBUS INDUSTRIE. 1 Rond-Point Maurice Bellonte 31707
Blagnac Cedex France.
, Недостающую информацию указать самостоятельно.
2. Составить письмо по вопросам форм расчетов и условиям платежа:
Уважаемые господа,
с сожалением сообщаем, что до настоящего времени мы не получили от вас банковскую гарантию.
В связи с этим мы хотели бы напомнить вам о вашем письме от 20 мая 200Х г., в котором вы просили нас изменить аккредитивную форму расчетов в связи с трудностями и дополнительными расходами, связанными с открытием аккредитива.
Понимая ваши трудности, наша фирма пошла вам навстречу. Таким образом, 15 июня с.г. было подписано дополнение к контракту во изменение первоначальной формы расчетов.
В связи с задержкой в представлении вами банковских гарантий мы были вынуждены приостановить поставку запасных частей в порт.
Мы просим вас незамедлительно сообщить нам, когда будет представлена банковская гарантия, и подтвердить согласие оплатить расходы по хранению запчастей в порту.
С уважением
Адрес: RELLASAN
Butella-werk, 49171, Hiltein.
Недостающую информацию указать самостоятельно.
Оплата услуг по контракту должна производиться вами ежеквартально против наших счетов с приложением подробной калькуляции.
Однако наш счет был оплачен частично. Вы уменьшили сумму счета без согласования с нами, что противоречит статье 22 контракта.
Направляя вам настоящее письмо с приложением калькуляции, в котором нами отмечены не оплаченные вами суммы, просим рассмотреть его в возможно короткое время и оплатить возникшую задолженность.
Одновременно просим вас принять самые действенные меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также предусматривается контрактом.
В ожидании скорейшего ответа, с уважением
Адрес: AKZO п.v.Velperweg 76
P.O. Box 9300 6800 SB Arnhem The Netherlands
Недостающую информацию указать самостоятельно.
4. Составить письмо по вопросам гарантий и устранению дефектов:
Уважаемые господа!
Мы получили письмо от 20 декабря 200Х г. и были удивлены вашим решением продлить гарантийный период на генератор, вышедший из строя из-за дефектов завода-изготовителя, только на 1 месяц.
Вам, конечно, известно, что мы незамедлительно сообщили вам о выходе генератора из строя. Однако ваши представители прибыли с большой задержкой, в результате чего генератор был пущен в эксплуатацию только через 2 месяца после его поломки. Более того, мы были удивлены, что вопреки контракту вы отказались полностью возместить нам убытки, вызванные простоем генератора.
Таким образом, мы хотели бы возобновить наши переговоры, окончательно определить дату истечения гарантийного периода и решить вопрос о полной компенсации наших убытков.
С уважением
Адрес:CROSBY VALVE & GAGE COMPANY.
P.O. Box 308
Wrentham, Massachusetts 02093
USA
5. Составить письмо по вопросам страхования:
Уважаемые господа!
Мы получили ваше письмо от 3 марта 200Х г., в котором вы просите изменить условия страхования оборудования для машиностроительного завода. Вы хотите, чтобы контракт предусматривал страхование поставляемого оборудования отрисков.
Нам известно, что страхование отрисков может быть осуществлено в Лондонском страховом обществе.
Что касается страхования оборудования от других рисков, то убытки возмещаются в зависимости от условий, на основании которых заключен договор страхования.
Мы готовы еще раз обсудить условия страхования.
С уважением
Адрес:BEN & JERRY'S HOMEMADE, INC. Route 100,
P.O. Box 240
Waterbury, Vermont 05676 USA
- Недостающую информацию указать самостоятельно.
Составить письмо по вопросам рекламаций и претензий:
Уважаемые господа!
Подтверждаем получение вашего письма от 5 сентября 200Х г., из
которого мы узнали, что вы предъявляете нам претензии на сумму
долларов за задержку в передаче технической документации по контракту №.
Мы тщательно рассмотрели вашу претензию и должны сообщить, что задержка в передаче техдокументации произошла не по нашей вине. Вы обязались открыть аккредитив 5 июня 200Х г., фактически же он был открыт только 25 июля, т.е. с опозданием более чем на один месяц.
Таким образом, вы нарушили контракт в отношении условий платежа, что и вызвало задержку в передаче техдокументации, и, следовательно, вы не можете возлагать на нас ответственность и требовать уплаты неустойки.
С уважением
Адрес: BANTAM BOOKS INC.668 Fifth Avenue
New York, N.Y. 10019
Недостающую информацию указать самостоятельно.
пребывания в вашей стране подлежат согласованию во время переговоров.
Ждем вашего ответа.
С уважением
Адрес: BANTAM BOOKS INC. FBB, 414 East Golf Road.
Des Piaines, 60016
Недостающую информацию указать самостоятельно.
9. Составить письмо по вопросам поставки оборудования:
Уважаемые господа!
В соответствии с контрактом №поставка оборудования для
строительства завода минеральных удобрений должна быть осуществлена тремя партиями.
Первые две партии оборудования были доставлены вам в сроки, оговоренные контрактом, и вы остались довольны его техническими характеристиками.
Однако по вине завода-изготовителя, который не изготовил оборудование в срок, произошла задержка в поставке третьей партии оборудования.
К этому времени срок действия вышеуказанного контракта истек. Срок действия аккредитива на оплату последней 3-й партии оборудования закончился, поэтому мы убедительно просим вас или продлить срок действия аккредитива до января 200Х г., или подтвердить оплату счетов, которые будут выставлены на инкассо.
С уважением
Адрес: PERDUE FARMS, INC.
Old Ocean City Road,
P.O.Box 1537 Salisbury, Maryland 21802-1537
USA
■V
Недостающую информацию указать самостоятельно.
10. Составить письмо по вопросам сотрудничества на условиях подряда "под ключ" (предконтрактная переписка):
Уважаемые господа!
Благодарим вас за ваши замечания и предложения, которые вы сделали по нашему проекту контракта на строительство фармацевтического завода.
Сообщаем вам, что, изучив вышеупомянутые замечания, мы в целом согласились с ними и готовы включить их в контракт.
При этом мы хотели бы еще раз отметить, что в соответствии с нашим проектом контракта на строительство "под ключ" фармацевтического завода подрядчик берет на себя всю ответственность за организацию и выполнение строительных работ.
Строительные работы будут выполняться специалистами, а также местными фирмами, которые будут наняты на условиях субподряда.
В связи с вышеизложенным просим вас рассмотреть настоящее письмо и в случае согласия с ним телеграфировать нам о вашей готовности подписать контракт.
В ожидании скорейшего ответа,
с уважением
Адрес: FARM АСА R LTD.677 Betunij, Ramalla 677.
Недостающую информацию указать самостоятельно.
11. Составить письмо но вопросам завершения выполнения контрактных обязательств:
Уважаемые господа,
настоящим письмом сообщаем вам, что мы завершаем выполнение контрактных обязательств по нашему контракту на строительство тепловой электростанции в вашей стране и проводим подготовительные работы по отправке в Беларусь части строительного оборудования и неиспользованных материалов, ввезенных в вашу страну на условиях .
Часть оборудования и материалов мы намерены продать в вашей стране. В связи с тем, что вы выразили желание иметь право первого выбора при покупке нашего строительного оборудования, направляем вам его перечень, а также перечень материалов, которые мы хотели бы продать в вашей стране.
В ценах учтена амортизация оборудования, в них не входят импортные пошлины.
Осмотр оборудования и материалов может быть произведен в любое удобное для вас время.
С уважением
Адрес: RICHARDSON GMBH6080 Gross-Genau
Germany
12. Составить письмо по вопросам сотрудничества в рамках соглашения о консорциуме:
Уважаемые господа!
Настоящим письмом сообщаем вам об объявлении торгов на строительство фармацевтического комплекса.
Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку местных кадров для эксплуатации предприятия.
Мы предлагаем вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах.
Если данное предложение заинтересует вас, мы можем подготовить проект соглашения о консорциуме и провести переговоры по его подписанию в удобное для вас время.
Окончательный срок представления предложения - 5 августа 200Х г.
Тендерная документация будет направлена вам по получении вашего принципиального согласия.
С уважением
Адрес: UPSA France 418, rur Danton 92500 Rueil-Malfnaison
Недостающую информацию указать самостоятельно.
13. Составить письмо по вопросам участия в торгах:
Уважаемые господа,
с удовольствием сообщаем, что Центральный тендерный комитет от имени правительства объявил торги на проектные работы, поставку комплектного оборудования и строительство швейной фабрики.
Если вы хотите принять участие в торгах, пришлите нам, пожалуйста, данные об объектах, построенных с вашей помощью, включая такие данные, как стоимость, сроки строительства, объем работ.
Возможно, вас заинтересует информация о том, что осмотр места строительства подрядчиками будет организованмарта 200Х г.
Заверяем вас, что вы можете полностью рассчитывать на нашу помощь.
С уважением
Адрес: LEVI STRAUSS & Co., P.O.Box 7215
San Francisco, California, 94120-6928 USA
14. Составить иисьмо по вопросам участия в торгах:
Уважаемые господа,
подтверждая вашу телеграмму от 15 февраля 200Х г., сообщаем, что правительство страны объявило тендер на выполнение проектных работ, поставку оборудования и строительство трансформаторных подстанций. Мы полагаем, что участие в тендере будет представлять для вас интерес.
Просим изучить тендерные документы, прилагаемые к данному письму. Как оговорено в агентском соглашении, расходы по покупке тендерной документации будут отнесены на ваш счет.
Сообщаем вам, что для того чтобы выиграть тендер, желательно предоставить коммерческий кредит на 7-10 лет с не более чем 6 % годовых.
Надеемся, что вы заинтересуетесь этой стороной сотрудничества.
С уважением
Адрес: RICHARDSON GMBH6080 Gross-Genau
Germany
Недостающую информацию указать самостоятельно.
15. Составить письмо но вопросам сотрудничества с агентскими фирмами:
Уважаемые господа,
мы тщательно изучили ваш проект и, к сожалению, должны сообщить, что не можем принять редакцию некоторых пунктов, указанных в вашем проекте агентского соглашения.
Просим вас принять к сведению, что мы хотели бы, чтобы обязанности агентов включали не только изыскание для нас заказов и оказание содействия при участии нашего объединения в торгах, объявляемых в вашей стране, но чтобы агент постоянно информировал нас о состоянии риска в стране и организовал широкую кампанию по рекламированию нашего оборудования.
Особо хотим подчеркнуть, что мы выплачиваем комиссионные только после получения платежей от заказчика и только в валюте платежа.
Надеемся, что эти предложения и изменения не встретят возражения с вашей стороны.
С уважением
Адрес: TDK SINGAPORE (PTE) LTD.
460 Alexandra Road, # 04-00 PSA Builolind Singapore 0511
Недостающую информацию указать самостоятельно.
16. Составить письмо по вопросам сотрудничества с агентскими фирмами:
Уважаемые господа,
ссылаясь на переговоры, проходившие вв конце июля 200Х г.
между вашим представителем, г-номи коммерческим директором
фирмы, г-ном, мы с удовольствием подтверждаем, что готовы
действовать в качестве агентов по продаже вашего оборудования в нашей стране.
Прежде чем вы вышлете нам проект агентского соглашения, мы хотели бы еще раз изложить основные моменты достигнутого всоглашении:
1) мы обязуемся выступать в качестве агентов с монопольным правом продажи вашего оборудования в течение трех лет с даты подписания соглашения;
мы будем получать комиссионное вознаграждение в размере % всех продаж вашего оборудования на договорной территории;
2) мы обязуемся представлять ежеквартальные отчеты о продажах оборудования.
Надеемся, что соглашение будет взаимовыгодным и откроет пути к дальнейшему сотрудничеству.
С уважением
Адрес: INDIANA PETROLEUM & ELECTRIC Co., 1143 Broad Street Land Haute, Indiana 47786 USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
17. Составить письмо по вопросам продаж: лицензий, ноу-хау, инжиниринга:
Уважаемые господа,
мы получили ваше письмо от 2 марта 200Х г. с просьбой поставить оборудование для химического завода.
Мы рассмотрели вашу просьбу и сообщаем, что готовы провести переговоры по данному вопросу. Одновременно хотелось бы обратить ваше внимание на то, что наше объединение осуществляет продажу лицензий на передачу ноу-хау, которые сопутствуют поставкам комплектного оборудования.
Если вас заинтересует наше предложение, мы подготовим материалы для патентования оборудования с учетом требований вашего патентного ведомства.
В ожидании вашего ответа,
с уважением
Адрес: THE VIKING PRESS INC.,
625 Madison Avenue. N.Y. 10022 USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
18. Составить письмо по вопросам транспортных операций:
Уважаемые господа,
в соответствии с контрактом №, подписанным между 12.12.200Х г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать задержек и простоев, просим вас подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в вагоны.
Согласно графику поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.
Поставку конвертеров предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.
Просим вас сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадку завода.
С уважением
Адрес: THE BOEING company 7755 East Marginal Way South
Seattle, Washington 98108 USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
19. Составить письмо по вопросам рекламы:
Уважаемые господа,
своим письмом от 22 января 200Х г. вы предложили нам услуги по размещению заказов на публикацию рекламных объявлений наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.
Наши клиенты заинтересованы в вашем предложении и хотели бы получить полную информацию в отношении журналов, в которых вы намерены помещать их рекламную информацию. В частности, они хотели бы знать круг их читателей, тираж и расценки за публикацию одноразовых рекламных объявлений.
С нетерпением ждем вашего скорейшего ответа.
С уважением
Адрес: BEN & JERRY'S HOMEMADE, INC., Route 100, P.O. Box 240 Waterbury, Vermont 05676 USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
20. Составить письмо по нроектпо-изыскательским работам:
Уважаемые господа,
мы хотим напомнить вам, что в соответствии с контрактом №нужно подготовить три комплекта рабочих чертежей для строительства завода в городе ___.
Однако, к нашему сожалению, должны отметить, что до настоящего времени мы не получили от вас необходимые данные и наши проектные организации не могут приступить к разработке проектных чертежей.
В связи с вышеизложенным хотим обратить ваше внимание на тот факт, что если вышеуказанные данные не будут получены в текущем месяце, мы будем вынуждены поднять вопрос о соответствующем продлении сроков подготовки рабочих чертежей.
С уважением
Адрес: RGF MANUFACTURING Co., 4087 Nine Avenue
225
New York, 10056 USA
21. Составить письмо по вопросам подготовки национальных кадров:
Уважаемые господа,
в соответствии с контрактом №намечается завершение строительства железной дороги в.
Мы просим вас оказать нам содействие в подготовке специалистов для эксплуатации этой железной дороги, а также командировать в нашу страну 3-5 высококвалифицированных специалистов для работы советниками в Министерстве коммуникации.
Мы. понимаем, что оказание технического содействия в эксплуатации железных дорог не предусмотрено межправительственным соглашением, поэтому предлагаем ваши расходы за указанное выше содействие оплачивать в фунтах стерлингов поторговому соглашению.
В ожидании вашего скорого ответа,
с уважением
Адрес: THE BENLOW CORPORATION,
620 West Second Street, Send Terre, Indiana. USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
22. Составить письмо по вопросам медицинского обслуживания:
Уважаемые господа,
в своем письме от 15 июля 200Х г. вы сообщаете, что наши обязательства как подрядчика включают обеспечение всего персонала на площадке медицинским обслуживанием.
В связи с этим мы считаем необходимым дать следующее разъяснение по этому вопросу.
В целях оказания (в случае необходимости) первой медицинской помощи всему персоналу на площадке мы организуем пункт медицинской помощи. Что касается медицинского обслуживания наших специалистов, то эти расходы должны покрываться заказчиком.
В ожидании вашего подтверждения,
Адрес: STEW LEONARD'S DAIRY STORE, 100 Westport Avenue Norwalk, Connecticut 08561 USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
23. Составить письмо по вопросам выполнения строительно-монтажных работ:
Уважаемые господа,
мы хотим сообщить вам, что, несмотря на то, что наша сторона делает все возможное для успешного выполнения своих обязательств по контракту №, ход выполнения работ вызывает у нас некоторую озабоченность.
Практика строительства показала, что местные субподрядные фирмы, приглашенные по вашей рекомендации, не в состоянии выполнить строительные работы качественно и в срок.
Отрицательно сказывается на ходе выполнения работ и тот факт, что оборудование и строительные материалы, которые ваша фирма обязалась поставить, до сих пор не предоставлены вашей стороной.
Понимая, что только строгое выполнение обязательств обеими сторонами позволит успешно и вовремя закончить строительство, просим вас внимательно изучить это письмо и принять необходимые меры.
С уважением
Приложение: список оборудования и материалов.
Адрес: THE VICING PRESS INC.,
625 Madison Avenue, New York, 10022.
Недостающую информацию указать самостоятельно.
24. Составить письмо по вопросам закупки оргтехники:
Уважаемые господа,
зная о высоком качестве организационной техники, выпускаемой вашей фирмой, мы хотели бы приобрести копировальный аппарат производства вашей фирмы для нашего офиса.
Ввиду небольших размеров нашего офиса нам необходима небольшая машина. Ею будут пользоваться трое служащих нашей фирмы. Необходимые требования, которые мы предъявляем к копировальному аппарату: возможность цветной печати, приемлемость бумаги любого качества, высокая скорость копирования.
Мы также хотели бы получить сведения о гарантийных обязательствах и ремонтном обслуживании.
В ожидании скорейшего ответа,
с уважением
Адрес: RFC MANUFACTURINNG AGENCY 4087 Nine Avenue New York, 10056 USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
25. Составить письмо по вопросам участия в конференции:
Уважаемые господа,
мы рады сообщить вам, что комитет по озеленению территорий принял ваше предложение об организации экологической конференции.
Сегодня было решено, что конференция будет проходить 29 октября 200Х г. в дискуссионном зале здания корпорации "Сибгаз". Начало заседания - в 10 часов утра.
Главный вопрос - частная и общественная ответственность.
На конференции будут присутствовать иностранные гости.
Надеемся увидеть вас 29 октября,
с уважением
Адрес: SALLS & WRIGHT 65 Onigus Road Walker, Minnesota 56743 USA
Недостающую информацию указать самостоятельно.
10. Организация и анализ делопроизводства
1. Составить номенклатуру дел19 (систематизировать заголовки дел и установить сроки хранения документов) АО "Спутник" за текущий год но функциональному признаку (руководство, планирование, организация маркетинговой деятельности, учет и отчетность и др.), если известны следующие заголовки дел: документы но вопросам конъюнктуры рынков; переписка с фирмами и инофирмами но вопросам изучения конъюнктуры рынка; годовые бухгалтерские отчеты и балансы, штатное расписание, акты приема-сдачи и списания имущества, квартальные и годовые планы НПО по основным видам деятельности, хозяйственные договоры, кассовая книга, лицевые счета сотрудников. Недостающую информацию указать самостоятельно.
2. Составить номенклатуру дел РУП "Техносервис", заполнив раздел "Руководство". Известны следующие заголовки дел: приказы по административно-хозяйственным вопросам; штатное расписание предприятия; учредительные документы (устав, учредительный договор); протоколы общих собраний; документы ревизий предприятия органами власти, финансового и налогового контроля (акты, справки, докладные записки); долясностпые инструкции специалистам, решения, распоряжения местных органов, переписка с АО "Мегом" о выполнении договора но поставкам продукции и др. Недостающую информацию указать самостоятельно.
3. Составить номенклатуру дел коммерческого банка "Монолит". Организационная структура банка: секретариат, отделы - операционный, внутрибанковских операций, кредитный, отчетности и планирования, административно-хозяйственный и др. Известны следующие заголовки дел: карточки складского учета материальных ценностей, анализ банковской деятельности, перспективные планы развития, документация по автотранспорту, потребительский кредит, выданные гарантии и обязательства, переписка с Национальным банком Республики Беларусь, приказы но основной деятельности, журнал учета исходящей корреспонденции, лицевые счета по учету уставного и резервных фондов и др.
4. Составить номенклатуру дел АО "Спектр", заполнив раздел "Руководство", если известны следующие заголовки дел: приказы руководителя учреждения по основной деятельности; пололсение об организации; положения о структурных подразделениях учреждения; планы работы коллегиальных органов учреждения; протоколы заседаний коллегиальных органов учреждения; годовой отчет о выполнении плана работы учреждения, документы по основной деятельности учреждения; переписка о разработке положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц; номенклатура дел учреждения. Недостающую информацию указать самостоятельно.
5. Составить схему технологического процесса создания делового письма, оформленного в вашей работе, но следующей форме:
Маршрут движения документа
Исполнители№ п/пОперацииАвтор-ис- полнительНепосредственный начальникЮрисконсультГлавный бухгалтерДругие1Составление проекта2Печатание3Согласование4Другие
6. Составить схему технологического процесса создания распорядительного документа, выполненного в вашей работе, по следующей форме:
Маршрут движения документа
№ п/п' "" ОперацииИсполнителиАвтор-испол- нительНепосредственный начальникЮрисконсультДругие1Составление проекта2Печатание4СогласованиеДругие
7. Составить схему технологического процесса создания приказа по общим вопросам по следующей форме:
Маршрут движения документа
№ п/пИсполнителиОперацииАвтор-исполнительНепосредственный начальникЮрисконсультДругие1Составление проекта2Печатание3Согласование4Другие
сание; приказы. Недостающую информацию указать самостоятельно.
9. Определить порядок расположения дел в разделе номенклатуры "Бухгалтерия" и заполнить все графы номенклатуры дел. Известны следующие заголовки дел: бухгалтерские отчеты по бюдлсету, капитальным влолсепиям; заключения балансовой комиссии; штатное расписание организации; кассовая книга; книга регистрации выдачи доверенностей; ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам; документы по инвентаризации зданий и сооружений; картотека учета основных средств; номенклатура дел бухгалтерии; переписка с центральными и местными финансовыми органами но вопросам бухгалтерского учета и др. Недостающую информацию указать самостоятельно.
10. Составить схему технологического процесса оформления приказа о командировании по следующей форме:
Маршрут движения документа
№ п/пИсполнителиОперацииКомандируемыйНепосредственный начальникБухгалтерияДругие1Составление проекта2Печатание3Согласование4Другие
11. Составить схему технологического процесса создания акта проверки по следующей форме:
Маршрут движения документа
№
п/пОперацииИсполнителиРуководительПредседатель комиссии Члены комиссииДру-
гие1234 561Издание распорядительного документа (основание)-
223456Распределение обязанностей членов комиссии3Другие
12. Составить номенклатуру дел отдела кадров министерства, если известны следующие заголовки дел: уставы и положения подведомственных предприятий, протоколы заседаний; постановления аттестационных комиссий; личные дела (заявления, анкеты, автобиографии); приказы министерства по личному составу; указы Президента, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, журнал учета выдачи справок о заработной плате; журнал учета трудовых книжек и др. Недостающую информацию указать самостоятельно.
13. Составить номенклатуру дел госкомитета Республики Беларусь, если известны следующие заголовки дел: документы Совета Министров Республики Беларусь, присланные для сведения; обращения граждан и ответы на них; положения об управлениях, отделах и госкомитете, законы Республики Беларусь; переписка с Советом Министров Республики Беларусь, план работы госкомитета; описи дел постоянного и временного сроков хранения и т.д. Недостающую информацию указать самостоятельно.
14. Заполнить регистрационно-контрольные карточки на распорядительный документ и деловое письмо, выполненное в вашей контрольной работе.
15. Произвести журнальную регистрацию всех документов, выполненных в вашей контрольной работе.
16. Проанализировать состав, количество и содержание заголовков дел ЗАО "Информационные технологии". Составить заголовки дел, сгруппировать документы в дела, установить сроки их хранения, систематизировать заголовки дел.
Предметом деятельности фирмы являются: поставка, сборка, наладка и сервисное обслуживание компьютерного оборудования; установка и поддержка сетевых и программных средств; технические консультации; маркетинговые услуги и т.д.
В деятельности предприятия применяются следующие документы: акты, протоколы, иисьма, приказы, указания по различным вопросам, организациоппые документы, распоряжения министерств, налоговой инспекции, государственных органов управления, договоры и др.
17. Составить схему технологического процесса создания акта приемки по следующей форме:
Маршрут движения документа
№ п/пОперацииИсполнителиРуководительПредседатель комиссииЧлены комиссииДругие1 2Издание распорядительного документа (основание)Распределение обязанностей комиссии3Другие
18. Произвести журнальную регистрацию документов, находящихся в фирме.
19. Составить номенклатуру дел "Белхимбанка". Организационная структура банка: секретариат, отделы - операционный, внутрибанковских операций, кредитный, отчетности и планирования, административно-хозяйственный и др.
20. Составить схему технологического процесса создания распорядительного документа, выполненного в вузе, по следующей форме:
Маршрут движения документа
№ п/нОперацииИсполнителиАвтор- исполнительНепосредственный начальникДругие123451Составление проекта2Печатание
123453Согласование4Другие
21. Заполнить регистрационно-контрольные карточки на распорядительный документ и деловое письмо, выполненные в вашей работе.
22. Заполнить распорядительно-контрольные карточки на распорядительный документ и деловое письмо, выполненные в вашей работе.
23. Определить порядок расположения дел в разделе "Руководство". Заполнить графы номенклатуры АО "Альфа". Даны следующие заголовки дел: приказы но административно-хозяйственным вопросам; штатное расписание предприятия; учредительные документы; документы ревизий предприятия органами власти. Недостающую информацию указать самостоятельно.
24. Составить номенклатуру дел бапка "Поиск". Организационную структуру банка определить самостоятельно.
25. Определить порядок располоясения дел в разделе "Бухгалтерия" и заполнить все графы номенклатуры дел. Даны следующие заголовки дел: бухгалтерские отчеты по бюджету; заключение балансовой комиссии; кассовая книга; ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам и т.д. Недостающую информацию указать самостоятельно.
11. Организационные документы (должностная инструкция20)
1. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию главному бухгалтеру.
2. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию начальнику отдела маркетинга.
3. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию главному специалисту по защите информации.
4. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию коммерческому директору.
5. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию начальнику отдела кадров.
6. Правила составления должностной инструкции. Составить доляшостную инструкцию главному специалисту банка.
7. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию менеджеру отдела маркетинга.
8. Правила составления должностной инструкции. Составить доляшостную инструкцию мепедясеру отдела сбыта.
9. Правила составления доллшостной инструкции. Составить долясностную инструкцию менеджеру по внешнеэкономическим связям.
10. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию мепедясеру но персоналу.
11. Правила составления должностной инструкции. Составить долясностную инструкцию менеджеру по рекламе.
12. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию специалисту по инвестициям.
13. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию специалисту по оперативно-кассовой работе.
14. Правила составления доллшостной инструкции. Составить долясностную инструкцию специалисту по налоговому планированию.
15. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию специалисту по марке тинг-планированию.
16. Правила составления должностной инструкции. Со ставить долясностную инструкцию дилеру.
17. Правила составления доллшостной инструкции. Со ставить должностную инструкцию специалисту по кадрам.
18. Правила составления должностной инструкции. Со ставить должностную инструкцию начальнику отдела логис тики.
19. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию бухгалтеру.
20. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию экономисту.
21. Правила составления доллшостной инструкции. Составить должностную инструкцию товароведу.
22. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию юрисконсульту.
23. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию администратору (администратору сетей).
24. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию декларанту (таможенному агенту).
25. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию страховому агенту.
26. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию коммерческому агенту.
27. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию специалисту банка.
28. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию кассиру банка.
29. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию директору (генеральный директор, управляющий предприятия).
30. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию главному специалисту по защите банка.
12. Расчетно-денежные документы
1. Составить платежное поручение согласно счет-фактуре № 325 от 31.01.200Х фирме ООО "Белавр" (обслуживающий банк "Менатеп", г. Минск, код № 730, счет № 3600018030150) на сумму 10 000 000 руб. за услуги по разработке технологии сборки оргтехники фирмой "Технологинвест" (обслуживающий банк "Белгородбанк", г. Минск, код № 309, счет № 3012198533001).
2. Составить платежное поручение согласно договору № 105 от 20.10.200Х фирме ООО "Алиса" (обслуживающий банк "Юниор", г. Минск, код № 312, счет № 3012863475001) за поставку нового оборудования от фирмы ООО "Свет" (обслуживающий банк "Немига", код № 307, счет № 3008201012861) на сумму 10 000 000 руб.
3. Составить платежное поручение согласно счет-факту- ре № 159 от 13.12.200Х фирме ОАО "Белконсервис" (обслуживающий банк "Актив", г. Минск, код № 312, счет № 3012863472001) за поставку нового оборудования от фирмы ООО "Свет" (обслуживающий банк "Немига", код № 307, счет № 3008201012861) на сумму 10 000 000 руб.
4. Составить платеяшое поручение. Предварительная оплата по договору № 2011 от 01.10.200Х. Фирма ООО "Квант" (обслуживающий банк "Юниор", г. Минск, код № 312, счет № 3012340001216) на сумму 9 000 000 руб. за получение мебели от фирмы ООО "Спектр" (обслуживающий банк "Партнер", г. Минск, код № 307, счет № 3013860001816).
5. Составить платежное поручение согласно договору № 582 от 16.10.200Х ЗАО "Белнекс" (обслуживающий банк "Менатеп", г. Минск, код № 730, счет № 3012836200651) па сумму 3 000 000 руб. за поставку компьютеров от СП "NTT" (обслуживающий банк "Актив", код № 307, счет № 3008201014861) на сумму 10 000 000 руб.
6. Составить платежное поручение согласно счет-фактуре № 634 от 22.08.200Х ООО "Интеком" (обслуяшвающий банк "Немига", код № 307, счет № 3012002861040) за поставку нового оборудования от СП "Samsung" (обслуживающий банк "Импекс", г. Брест, код № 405, счет № 3008201012861) на сумму 15 000 000 руб.
7. Составить платежное требование на фирму ООО "Спектр" (обслуяшвающий банк "Юниор", г. Минск, код № 312, счет № 3012000072681) на сумму 20 000 000 руб. за поставку оргтехники согласно договору № 415 от 30.10.200Х с фирмой ООО "Лучик" (обслуживающий банк "Белпартнербанк", г. Минск, код № 402, счет № 3012693000130). Способ отправки - ТТН № 554 от 03.10.200Х. Цены - договорные, оплата - в день поступления требования в банк плательщика.
8. Составить платежное требование на фирму ООО "Меркурий" (обслуживающий банк "Славторфбапк", г. Минск, код № 407, счет № 3030127480001) на сумму 30 ООО ООО руб. за установку нового оборудования согласно договору № 200 от 20.08.200Х с фирмой ООО "Квант" (обслуживающий банк "Орион", г. Минск, код № 509, счет № 2301368300013). Цены - договорные, оплата - в день поступления требования в банк плательщика.
9. Составить платежное требование на фирму ООО "Альфа" (обслуживающий банк "АБС", г. Минск, код № 490, счет № 3012303622590) на сумму 2 000 000 руб. за поставку канцтоваров согласно договору № 345 от 31.07.200Х с фирмой 000 "Школьник" (обслуживающий банк "Немига", г. Минск, код № 702, счет № 3012027590040). Способ поставки - вывоз фирмой-продавцом, ТТН М 158 от 15.04.200Х. Оплата - в день поступления требования в банк плательщика.
10. Составить платежное требование на ООО "Хопер" (об- слуясивающий банк "Таир", г. Витебск, код № 412, счет № 3012037221600) на сумму 10 000 000 руб. за поставку мебели согласно договору № 409 от 26.09.200Х с фирмой "Ель" (обслуживающий банк "Белнартнербанк", г. Минск, код № 456, счет № 3012674930050). Способ отправки - самовывоз, ТТН № 124 от 03.10.1997. Цена - договорная.
11. Составить платежное требование на фирму ООО "Мираж" (обслуживающий банк "Свислочь", г. Минск, код № 432, счет № 3012621151200) на сумму 5 000 000 руб. за установку оргтехники согласно договору № 519 от 05.07.200Х с фирмой ООО "Квант" (обслуживающий банк "Орион", г. Минск, код № 509, счет № 3012362000501). Цены - договорные, оплата - в день поступления требования в банк плательщика.
12. Составить платежное требование-поручение на фирму ООО "Миланта" (обслуживающий банк "Менатеп", г. Минск, код № 300, счет № 3312560030011) за установку компьютеров ООО "Юнин-вест" (обслуяшвающий банк "Актив", г. Минск, код № 412, счет № 3012920300211) на сумму 12 000 000 руб. согласно договору № 101 от 09.10.200Х.
13. Составить платежное требование-поручение на фирму ООО "Зубр" (обслуживающий банк "КОР", г. Брест, код № 429, счет № 3012800026101) за получение мебели от фирмы ООО "Сосна" (обслуживающий банк "Юниор", г. Минск, код № 412, счет № 3012000473620) на сумму 32 ООО ООО руб. согласно договору № 100 от 26.08.200Х.
14. Составить платежное требование-поручение на фирму ООО "RED ROOK" (обслуживающий банк "KLAIN", г. Минск, код № 405, счет № 3012005741290) за поставку оборудования С11 "БСС" (обслуживающий банк "АВС", г. Минск, код № 470, счет № 3012006758201) на сумму 43 000 000 руб. согласно договору № 100 от 14.01.200Х, ТТН № 400 от 10.02.200Х.
15. Составить платежное требование-поручение на фирму ООО "Квант" (обслуживающий банк "Орион", г. Минск, код № 706, счет № 3012200615801) на сумму 50 000 000 руб. согласно договору № 159 от 10.12.200Х с ООО "Юнит" (обслуживающий банк "Юниор", г. Минск, код № 625, счет № 3012000460350), ТТН № 221 от 12.12.200Х.
16. Составить заявление на аккредитив (отзывной). При- казодатель аккредитива (плательщик) - ООО "АВС" (обслуживающий банк (банк-эмитент) "Юниор", г. Минск, код № 534, счет № 3012068573920) на сумму 8 000 000 руб. Бенефициар (получатель средств) - СП "Бриз" (обслуживающий банк "Газ", г. Брест, код №> 564, счет № 3012490037820). Против счет-фактуры № 18 от 30.05.200Х. Наименование товара - оргтехника. Дата отгрузки - 08.07.200Х. Срок предоставления в банк бенефициара - 30.08.200Х.
17. Составить заявление па аккредитив (отзывной). Ири- казодатель аккредитива - ООО "Белфорт" (обслуживающий банк "Актив", г. Минск, код № 271, счет № 3012786950036) на сумму 18 000 000 руб. Бенефициар - ООО "МАРА" (обслуживающий банк "Немига", г. Минск, код № 805, счет № 3012639956754). Против счет-фактуры № 19 от 18.02.200Х и автотранспортных накладных. Наименование товара - компьютеры. Дата отгрузки - 30.08.200Х. Срок предоставления в банк бенефициара - 29.09.200Х.
18. Составить заявление на аккредитив (безотзывной). Приказодатель аккредитива - ООО "Голубь" (обслуживающий банк "Свислочь", г. Минск, код № 609, счет № 3012847301230) на сумму 500 000 руб. Бенефициар - ООО "Ветер" (обслуживающий банк "Альфа", г. Минск, код № 123, счет № 3012223140120). Против счет-фактуры № 90 от 19.04.200Х согласно договору № 15 от 19.04.200Х. Наименование товара - канцтовары. Срок предоставления в банк бенефициара - 20.05.200Х.
19. Составить приходный кассовый ордер Технологического университета от 25.05.200Х о принятии от Петрова Ивана Владимировича оплаты за обучение. Сумма - 5 000 000 руб.
20. Составить приходный кассовый ордер Экономического университета от 08.03.200Х о принятии от ООО "Квант" оплаты за ремонт компьютеров. Сумма - 20 000 000 руб.
21. Составить приходный кассовый ордер ПО "Светла" от 30.02.200Х о принятии от банка но чеку № 20608. Основание - зарплата за июнь. Сумма - 30 000 000 руб.
22. Составить расходный кассовый ордер от 28.01.200Х СИ "Мшовшца" на имя Громова Виктора Миповича. Основание - хозяйственные расходы в сумме 5 000 000 руб. Корреспондирующий счет - № 71.
23. Составить расходный кассовый ордер от 17.01.200Х СП "Гранат" на ООО "Рябь". Основание - оплата за кресла на сумму 20 000 000 руб. Корреспондирующий счет - № 61.
24. Составить расходный кассовый ордер от 23.11.200Х ООО "Браун" на имя Дорощенка Игоря Леонидовича. Основание - хозяйственные расходы в сумме 20 000 000 руб. Корреспондирующий счет - № 71.
25. Составить приходный кассовый ордер Финансового техникума от 07.04.200Х о нрипятии от ООО "Копирснаб". Основание - оплата за ремонт копировальной техники. Сумма - 40 000 000 руб.
13. Задания для рефератов
Под организационной техникой (оргтехникой) понимают комплекс технических средств механизации и автоматизации управленческих процессов, в том числе делопроизводственных. Современная классификация средств оргтехники приведена в прил. 42.
Цель реферата - сформировать знания о видах, функциональных возмояшостях, технико-экономических ноказате- лях, критериях выбора оргтехники, приобрести навыки использования оргтехники в профессиональной деятельности и проведения анализа рынка оргтехники.
При выполнении реферата но теме "Организационная техника" необходимо соблюдать нижеуказанные требования.
Содерясание должно включать следующие разделы: общее устройство и принцип работы; технико-экономические показатели; критерии выбора; эксплуатация; безопасность работы и экологичность; экономическая эффективность, перспективы; анализ рынка.
Оформление: объем не более десяти страниц формата А4; напечатать или разборчиво написать; для наглядности использовать графический материал; в конце привести список литературы.
Структура реферата: титульный лист; содерясание; введение; разделы (подразделы); заключение (выводы); приложения (в объем страниц не входят); литература.
С целью глубокого освоения и закрепления практических умений в области делопроизводства рекомендуется выполнение индивидуальных заданий но отдельным темам как вид самостоятельной работы студентов. Нри этом следует поощрять студентов, оформляющих документы на белорусском языке.
Студенты, выполнившие и защитившие индивидуальное задание и реферат, допускаются к сдаче зачета.
14. Темы рефератов
1. Средства копирования документов.
2. Средства размножения документов (трафаретная, офсетная печать и ризография).
3. Средства обработки документов.
4. Средства хранения, поиска и транспортирования документов.
5. Механические, электрические и электронные пишущие машины.
6. Уничтожители документов (шредеры).
7. Инструментальные средства автоматизации делопроизводства.
8. Факсимильная связь.
9. Сотовая связь.
10. Телефонная связь. Офисные АТС. ! 11. Теле-, видео-, конференц-связь.
12. Электронная почта.
13. Спутниковая связь.
14. Сродства презентации (демонстрационная техника).
15. Печати, штампы, нумераторы.
16. Информационная безопасность автоматизированных офисных систем.
ч 17. Офисная мебель и варианты ее размещения в офисе. , 18. Организация и планировка интерьера современного офиса.
Охранные системы безопасности офиса.
Условия труда в офисе (офисная техника и здоровье).
Эксплуатация и критерии выбора оргтехники.
Расходные материалы для оргтехники.
Бумага для офиса.
Диктофонная техника и диктофоипо-компыотерные технологии создания документов.
Система терморегуляции, ионизации и кондиционирования воздуха в офисе.
i 26. Банковское оборудование.
27. Таможенное оборудование. .'1 28. Настольные издательские системы.
29. Корпоративные информационные сети (INTRANET, SWIFT).
-1 30. Электронные документы. Придание им юридической силы.
j 31. Модемы, CD-ROM, DVD.
( 32. Современные строительные материалы для офиса (пол, потолок, стены, двери, стеклонакеты). . 33. Осветительная техника для офиса.
34. Организация рабочего места руководителя и секретаря.
35. Современные канцелярские товары.
36. Охрана труда и техника безопасности в офисе.
37. Сканер в офисе.
38. Делопроизводство на персональном компьютере.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Положение о службе документационного обеспечения управления
Наименование организации (предприятия) ПОЛОЖЕНИЕ
№
г. Минск
О службе документационного обеспечения управления
1. Общие положения
УТВЕРЖДАЮ
наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка Датаподписи
1.1. Слуясба документационного обеспечения управления (ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации.
1.2. Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий и т.д.), подчиненный непосредственно руководителю организации.
1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
1.4. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными документами руководителя организации (приказами, указаниями, распоряжениями и др.), нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, а так лее настоящим Полоясснисм.
1.5. В состав службы ДОУ включаются: секретариат; подразделения (или участки работ) по учету и регистрации документов, контролю; экспедиция; копировально-множительное бюро; машинописное бюро; архив. Организационно и методически службе ДОУ подчинены секретари структурных подразделений.
1.6. Наименование должностей службы ДОУ устанавливается в соответствии со штатным расписанием.
1.7. Слуясба ДОУ имеет простую печать с обозначением своего наименования.
2. Основные задачи
2.1. Установление единого порядка работы с документами в организации: документациопное обеспечение деятельности организации в соответствии с нормативно-методическими документами но делопроизводству и архивному делу.
2.2. Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования образующихся в деятельности организации документов и дел.
3. Функции
3.1. Разрабатывает инструкции и другие методические пособия по документациоппому обеспечению деятельности организации.
3.2. Организует составление номенклатуры дел структурных подразделений, составляет сводную номенклатуру дел организации.
3.3. Организует но поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
3.4. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органон организации.
3.5. Осуществляет прием, регистрацию, учет, доставку по подразделениям входящих документов, а также прием, контроль за оформлением и отправку исходящих документов.
3.6. Осуществляет регистрацию, учет, оформление внутренних документов.
3.7. Осуществляет контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, за своевременным их исполнением в организации, принимает меры по сокращению сроков прохождения и исполнения, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы.
3.8. Контролирует выполнение заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.
3.9. Организует работу с предложениями, заявлениями, жалобами граждан.
3.10. Обеспечивает печатание, копирование и размножение служебных документов.
3.11. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контролирует правильность формирования и оформления документов и дел.
3.12. Организует работу по экспертизе ценности документов и дел, принимает от структурных подразделений дела, законченные делопроизводством, обеспечивает их учет, описание, сохранность и использование.
3.13. Осуществляет мероприятия но совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации.
3.14. Оказывает консультативно-методическую помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами, организует повышение квалификации сотрудников но вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.
3.15. Обеспечивает изготовлеиис, учет и храпение бланков документов организации.
3.16. Проставляет печать на документы во всех случаях, предусмотренных инструкцией но работе с документами в организации.
4. Права и обязанности
4.1. Контролировать и требовать выполнения установленных Инструкцией но делопроизводству нравил работы с документами в организации.
4.2. Докладывать руководителю организации о состоянии работы с документами, представлять руководству документы для рассмотрения.
4.3. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.
4.4. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами, поручений руководства организации.
4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований.
4.6. Ставить на контроль исполняемые в организации документы, определять необходимые контрольные действия, вносить предложения о снятии их с контроля.
4.7. Вносить руководству организации предложения по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.8. Участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых в организации, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.9. Проверять в структурных подразделениях организации состояние делопроизводства, знакомиться со всеми документами по проверяемым вопросам.
4.10. Разрабатывать Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам.
4.11. Не принимать для печатания документы, подготовленные с нарушением установленных требований к их оформлению.
4.12. Обеспечивать установленный порядок работы с документами в организации, выполнение указаний и поручений руководства, плана работы службы.
5. Взаимодействия. Связи
Служба ДОУ по характеру деятельности находится во взаимодействии:
5.1. С руководителями функциональных служб организации но вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов.
5.2. С кадровой службой, отделом труда и заработной платы - по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников в работе с документами.
5.3. С юридической слуясбой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.4. Со службами хозяйственного и технического обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.
5.5. С другими организациями но вопросам работы с документами (в пределах своей компетенции).
РуководительПодписьРасшифровка
службы ДОУподписи
Визы
Приложение 2
Основные нормативные правовые акты и методические документы по архивному делу и делопроизводству
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 12 апреля 2003 г. (с изм. и доп.) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2007. № 2/1305.
Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 (с изм. и доп. от 4 октября 2004 г. № 482) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000.№ 18. 1/1414; 2004. № 157. 1/5906.
О некоторых вопросах совершенствования системы республиканских органов Государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 3 июня 2002 г. № 282 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2002. № 65. 1/3731.
О товарных знаках и знаках обслуяшвапия: Закон Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. № 2181-XII (в ред. Закона Республики Беларусь от 27 октября 2000 г. № 447-3, с изм. и доп. от 29 октября 2004 г. № 319-3) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 106. 2/222; 2004. № 174. 2/1068.
О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-X1I (в ред. Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236-3) // Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь. 1994. № 29. Ст. 507; Ведомости Национального собрания Республики Беларусь. 1999. № 5-6. Ст. 95.
Об информатизации: Закон Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. № 3850-XII // Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь. 1995. № 33. Ст. 428.
Об обращениях граждан: Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407-XIII (в ред. Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 г. № 340-3) // Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь. 1996. № 21. Ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 189. 2/1089.
Об электронном документе: Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-3 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 7. 2/132.
О нормативных правовых актах Республики Беларусь: Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-3 (с изм. и доц. от 4 января 2002 г. № 81-3, 1 ноября 2004 г. № 321-3) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 5. 2/136; 2002. № 7. 2/830; 2004. № 175. 2/1070.
О государственных символах Республики Беларусь: Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3// Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 111. 2/1050.
О некоторых мерах по упорядочению документооборота в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь, облисполкомах и Минском горисполкоме: Постановление Совета Мипистров Республики Беларусь от 30 октября 2006 г. № 1437 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2006. № 186. 5/ 24164.
Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь: [Утв. Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373, с изм. и доп.J // Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь. 1996. № 27. Ст. 699; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 33. 1/291; 2002. № 114. 1/4075; 2005. № 1. 1/6084.
Положение о порядке ведения делопроизводства но обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан: [Утв. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2005. № 5/16014.
Положение о государственном надзоре за соблюдением законодательства но архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь: ['Утв. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947] // Собрание декретов, указов Президента Республики Беларусь. 1998. № 36.
Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: [Утв. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 75. 5/3742.
Типовое положение об архиве электронных документов в организации: [Утв. Постановлением Госкомархива Республики Беларусь от 29 апреля 2004 г. № 5 ] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 76. 8/10967.
Правила подготовки проектов нормативных правовых актов: [Утв. Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 92. 1/4856.
Правила работы государственных архивов Республики Беларусь: [Утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7| // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2005. № 8/13667.
Правила нотариального делопроизводства: [Утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. № 64] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2006. № 8/15301.
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь: [Утв. приказом председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25 мая 1995 г. № 13] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 8/1163.
Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь: [Утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 92. 8/9867.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дол работников: [Утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 58. 8/10795.
Межотраслевая типовая инструкция по охране труда при работе с персональным компьютером: [Утв. Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 ноября 2004 г. № 138] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 8/11835.
Инструкция по проведению экспертизы ценностей и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение: [Утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23 марта 2005 г. № 3] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2005. № 8/12367.
Альбом форм организационно-распорядительных документов / Авт.-разраб.: Э.Н. Давыдова, II.A. Левчик, А.Е. Рыбаков, А.С. Терехов. Мн.: БелНИИДАД, 2006.
Методические рекомендации по применению нормативно-правовых актов в целях обеспечения сохранности электронных документов: [Утв. председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 27 декабря 2000 г.].
Рекомендации по составлению и применению номенклатуры дел районных и городских исполнительных комитетов / Авт.-разраб.: Н.А. Канмоле, II.А. Левчик, И.Н. Шнилев- ская. Мн.: БелНИИДАД, 2003.
Рекомендации по документационному обеспечению местных исполнительных и распорядительных органов Республики Беларусь / Авт.-разраб.: Э.Н. Давыдова и др. Ми.: БелНИИДАД, 2004.
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения: [Утв. Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изм. и дои. от 28 апреля 2004 г. № 4] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2001. № 86. 8/6616; 2004. № 75. 8/10948.
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков храпения: [Утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2006. № 8/15517.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм / Рук. авт. коллектива: Н.А. Капмоле и др. Мн.: БелНИИДАД, 2007.
СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.: Госстандарт, 2004.
ОКРБ 004-2001. Органы государственной власти и управления. Мн.: Госстандарт, 2001.
ОКРБ 018-2003. Юридические лица и индивидуальные предприниматели. Мн.: Госстандарт, 2003.
ОКРБ 010-95. Унифицированные документы. Мн.: Госстандарт, 1995.
СТБ 6.10.1-95. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения. Мп.: Госстандарт, 1995.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт СССР, 1983.
Образец бланка письма с продольным центрованным расположением реквизитов на двух языках (белорусском и русском)
Адкрытае Акцыяпернае Таварыства "Сябра" (ААТ "Сябра") Вул. Чарткова, 9 220250, г. Miiicic Тэл./Факс: (017) 222 34 55 Р/рах 3019438799873
у фш1яле № 567 ААБ "Бсларусбапк" г. MincK МФА 854902, код 378 УНП 101456420 №
Открытое Акционерное Общество "Друг"
(ОАО "Друг) Ул. Черткова, 9 220250, г. Минск Тел./факс: (017) 222 34 55 Р/с 3019438799873 в филиале № 567 АСБ "Беларусбанк"
г. Минск МФО 854902, код 378 УНП 101456420
На №
Примечания: 1. Согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь", а также решению Конституционного Суда Республики Беларусь государственные органы, все организации независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности обязаны оформлять реквизиты бланка для писем на двух государственных языках (белорусском и русском), т.е. продольным способом. Угловой вариант расположения реквизитов нри этом не допускается.
2. Право помещать в центре верхнего ноля бланка изображение Государственного герба (в диаметре пс более 17 мм) предоставлено государственным органам (организациям).
от
3. Негосударственные организации на месте Государственного герба помещают эмблему организации.
Образцы общих бланков с угловым центрованным (на одном языке) и продольным центрованным (на двух языках - белорусском и русском) расположением реквизитов
Акционерное общество "БелЭйрЛанс" АО "БелЭйрЛанс"
, (Впечатывается название вида документа)
_№
г. Минск
Примечание. Организации негосударственной формы собственности, не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба, могут изготавливать общие и специальные бланки для конкретных видов документов на одном из государственных языков, используя угловой или продольный вариант расположения реквизитов, предпочтительнее - угловой, как наиболее экономичный.
М1шстэрства прамысловасщ Рэспублпа Беларусь Рэсиублшанскае уштарнае прадпрыемства "MiHCKi аутамаб1льны завод" (РУП "МАЗ")
Министерство промышленности Республики Беларусь Республиканское унитарное предприятие
"Минский автомобильный завод" (РУП "МАЗ")
(Впечатывается название вида документа) №
г. Минск
г. MincK
Примечание. Государственные органы (организации) на общих и специальных бланках размещают Государственный герб. Все гербовые бланки должны оформляться па двух языках (белорусском и русском).
Образцы специальных бланков с продольным (центрованным) расположением реквизитов на двух языках (белорусском и русском) и на одном языке
гг^г
ТаварыстваОбщество
з абмсжаванайс ограниченной
адказнасцю "Белкрас"ответственностью "Бслкрас"
(ТАА "Белкрас")( ООО "Белкрас")
РАСПАРАДЖЭННЕРАСПОРЯЖЕНИЕ №
г. Minciiг. Минск
Примечание. Бланки разрабатывают на основе углового или продольного вариантов расположения реквизитов флаговым или центрованным способом. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Закрытое акционерное общество "Стрема" ( ЗАО "Стрема")
ПРИКАЗ
№
г. Минск
Примечание. При нечатапии документов па пишущей машине используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого ноля или 12,5 мм;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 - после 24 печатных знаков от границы левого ноля или 60 мм;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого ноля или 80 мм;
5 - после 40 печатных знаков от границы левою ноля или 100 мм;
6 - после 48 печатных знаков от границы левого ноля или 120 мм;
7 - после 56 печатных знаков от границы левого ноля или 140 мм.
Устав организации (предприятия)
Код по ОКУД 0201930005
Наименование организации УТВЕРЖДЕНО* (предприятия)
УСТАВ(название вида документа)
№
№
Место издания
наименование организации (предприятия)
Структура текста
- Общие положения ■ Основные задачи Функции
Права и обязанности Руководство Взаимоотношения Связи
Производственно-хозяйственная деятельность Имущество и средства
Контроль, проверка и ревизия деятельности Реорганизация и ликвидация
Визы
* В случае утверясдения Устава руководителем организации (предприятия) данный реквизит имеет следующий вид:
УТВЕРЖДАЮ
257
Руководитель организации (предприятия) ПодписьРасшифровка подписи
9 Зак. 3303
Должностная инструкция секретарю структурного подразделения
ОАО "Импульс" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 10.04.200Х № 5
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор (подпись) М.В. Самодеев 15.04.200Х
г. Минск
секретарю структурного подразделения
1. Общие положения
1.1. Секретарь структурного подразделения относится к категории технических работников (специалистов), выполняет все работы по делопроизводству и подчиняется непосредственно руководителю подразделения.
1.2. На должпость секретаря принимается лицо со средним образованием, подготовкой по специальной программе и опытом секретарской работы не менее одного года.
(Требования к квалификации могут быть более высоки- j ми и более низкими, что определяется самой организацией и \ зависит от уровня сложности выполняемой секретарем работы, оплаты труда и др.)>
1.3. Секретарь принимается и освобождается от должности приказом директора по представлению руководителя | структурного подразделения.!
1.4. Секретарь в своей деятельности руководствуется распорядительными документами организации, указаниями руководителя структурного подразделения, правилами внутреннего трудового распорядка, государственными нормативными документами в области делопроизводства, инструкции ей по делопроизводству организации, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
(Данный пункт может быть расширен за счет включения следующих документов - постановлений, распоряжений, приказов и других руководящих и нормативных документов вышестоящих органов управления, правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.)
1.5. Секретарь должен знать: организационную структуру учреждения, фамилии, имена и отчества его руководителей и распределение обязанностей между ними, направления деятельности структурного подразделения, фамилии, имена, отчества и распределение обязанностей между сотрудниками структурного подразделения, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, установленных в отделе, нормы служебного этикета.
(Правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, стенографию (со скоростью 85-90 слов в минуту) и т.д.)
1.6. Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Windows, Word, Excel; печатать на пишущей машине (со скоростью, например, 150 слов в минуту), принимать и передавать документы но факсимильной связи, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры.
(При необходимости в этом пункте могут быть перечислены и другие средства оргтехники, другая техника - диктофоны, магнитофоны, приемно-переговорные устройства.)
2. Основные задачи и функции
к
Основной задачей секретаря является документационное обеспечепие деятельности структурного подразделения, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает в экспедиции документы, поступившие по почте в адрес структурного подразделения, и проводит их первичпую обработку (проверяет правильность адресования, целостность конвертов и упаковки, комплектность вложений, вскрывает конверты и проставляет на документах отметку о поступлении).
2.2. В соответствии с инструкцией о делопроизводстве проводит сортировку входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые, передает документы, не требующие регистрации, непосредственно специалистам структурного подразделения.
2.3. Елседневно в установленные сроки получает в группе регистрации канцелярии документы с резолюцией руководства организации, направленные для исполнения в структурном подразделении.
2.4. Регистрирует поступившие документы.
(В данном пункте необходимо указать те формы регистрации, которые используют в структурном подразделении для регистрации. Например: "Вносит данные о поступивших doKyMetimax в базу данных".)
2.5. Своевременно передает поступившие документы на рассмотрение руководителем структурного подразделения.
2.6. В течение дня выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов слуясебных документов, их редактирование и распечатку.
(Стенографирует распоряжения руководителя, проводит их расшифровку, печать и оформление.)
2.7. Выполняет копировальные работы.
(Если в структурном подразделении нет копировальной техники, а в организации эта работа ведется централизованно, то в пункте указывается участие секретаря, например: оформляет заказы па копировальные работы, доставляет документы в копировальное бюро.)
2.8. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения. Информирует руководителя структурного подразделения о состоянии исполнительской дисциплины.
2.9. По поручению сотрудников подразделения принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.10. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, виз и подписей, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.
2.11. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
(При наличии в учреждении курьерской связи или установлении порядка, при котором специалисты аппарата управления сами выполняют передачу документов, данный пункт следует исключить.)
2.12. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя структурного подразделения и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
(Ведет запись информации, поступившей по телефону, передает и принимает телефонограммы, регистрирует их по установленной форме.)
2.13. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства структурного подразделения.
2.14. Обеспечивает сохранность документов структурного подразделения.
2.15. Ведет учет документооборота структурного подразделения, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.
2.16. По указанию руководителя структурного подразделения осуществляет подготовку совещаний, оформляет и обеспечивает хранение протоколов.
(Если в структурном подразделении проводится несколько видов заседаний, необходимо перечислить те из них, документирование деятельности которых входит в обязанности секретаря. Если по роду деятельности организации возникает необходимость делать выписки из протоколов, должно быть отмечено, кому и в какие сроки секретарь их предоставляет.)
2.17. Выполняет указания и поручения руководителя структурного подразделения по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.
2.18. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техпики, средств связи.
2.19. Обеспечивает руководителя и сотрудников структурного подразделения справочниками, бланками, бумагой и канцелярскими принадлежностями. Организует их хранение, учет и рациональное использование.
2.20. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
(Возможно, сопровождает посетителей в здании.)
2.21. Выполняет работы по подготовке дел структурного подразделения к сдаче в архив, проводит их нредархивную обработку, составляет описи и акты на уничтожение документов.
(Если архив организации осуществляет прием документов ежегодно, необходимо в данном пункте указать сроки, например "ежегодно, не позднее четвертого квартала...". При условии, что архив самостоятельно ведет обработку документов, этот пункт может быть сформулирован следующим образом: "Передает документы структурного подразделения по графику сдачи документов в архив".)
3. Обязанности
Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.2. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться в канцелярию организации за консультациями по вопросам подготовки документов, организации их хранения и ведения делопроизводства.
4.2. Вносить руководству канцелярии предложения по совершенствованию работы с документами.
4.3. Требовать от сотрудников структурного подразделения соблюдения сроков исполнения документов, правил их оформления, возврата документов после окончания работы.
5. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность:
5.1. За качественное и своевременное выполнение своих обязанностей.
5.2. Разглашение служебной информации.
5.3. Неиспользование предоставленных прав и нарушение служебной субординации.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
6. Взаимосвязи
Секретарь взаимодействует:
• со всеми сотрудниками структурного подразделения по вопросам документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства;
• с канцелярией по вопросам организации делопроизводства, правил документирования;
• хозяйственным отделом по вопросам снабжения канцелярскими принадлеяшостями;
• бюро пропусков по вопросам оформления пропусков сотрудникам и посетителям отдела;
Вычислительным центром по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, ее программного обеспечения.
(Если секретарь взаимодействует с другими структурными подразделениями, необходимо их перечислить и указать характер взаимодействия. Контакты и взаимодействия секретаря определяются структурой организации.)
, 7. Порядок пересмотра инструкции
7.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.
7.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены начальником канцелярии, руководителем кадровой службы, руководителем структурного подразделения.
Руководитель структурного
подразделения(подпись) И.О. Фамилия
С инструкцией
ознакомлен(подпись) И.О. Фамилия
00.00.200Х
Приложение 8 Положение о структурном подразделении
Код по ОКУД 0212597002
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ (предприятия)
Руководитель организации
(предприятия) Подпись Расшифровка Датаподписи
Место издания
О
наименование структурного подразделения
Структура текста
Общие положения Основные задачи Функции
Права и обязанности
Взаимоотношения
Связи
Руководитель структурного
ПОЛОЖЕНИЕ
№
подразделенияПодписьРасшифровка
подписи
Визы
Приложение 9 Правила внутреннего трудового распорядка
Код по ОКУД 0212607003
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
(предприятия) ;Руководитель организации
ПРАВИЛА(предприятия)
Подпись Расшифровка ___№ Датаподписи
Место издания внутреннего трудового распорядка
Структура текста Общие положения
Порядок приема, перевода и увольнения работников
Основные обязанности работников
Основные обязанности нанимателя
Рабочее время и его использование
Поощрение за успехи в работе
Взыскания за нарушение трудовой дисциплины
Внутриобъектный режим
Руководитель
кадровой службы Подпись Расшифровка подписи Визы
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания выборного профсоюзного органа организации (предприятия) №
Приложение 10 Образец приказа по основной деятельности
Таварыства з абмежаванай адказнасщо "Белкрас" (ТАА "Белкрас")
ЗАГАД 20.10.200Х № 45 г. Мшск
О работе предприятия в ноябре 200Х г.
В связи с недостаточным обеспечением предприятия оборотными средствами и с целью предотвращения сокращения численности работников в соответствии с разделом "Гарантии занятости работников предприятия" п. 2.4 коллективного договора, согласно п. 3.1.12 Тарифного соглашения и ст. 32, 118 ТК ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Перевести производства, отделы и службы предприятия с ноября 200Х г. на режим неполного рабочего времени, кроме работников, работающих в непрерывном режиме работы.
2. Считать нерабочими днями в ноябре: 3, 5, 6, 10 - для всех, кроме работников, работающих в непрерывном режиме работы.
3. Руководителям подразделений:
3.1. Ознакомить работников с данным приказом.
Общество с ограниченной ответственностью
"Белкрас" (ООО "Белкрас") ПРИКАЗ
г. Минск
3.2. Оплату труда работников предприятия производить согласно пи. 1, 2 данного приказа в соответствии со ст. 290 ТК пропорционально отработанному времени (при повременной системе оплаты труда) и по действующим нормам и расценкам (при сдельной форме оплаты труда).
4. Зам. генерального директора по работе с персоналом Кривову А.В. нри оформлении табеля учета рабочего времени руководствоваться пп. 1, 2 данного приказа для всех работников.
5. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя генерального директора но работе с персоналом Кривова А.В.
Генеральный
директор(подпись)O.K. Семенов
Начальник отдела кадров (подпись) К.А. Гурко 19.10.200Х
Начальник юридической службы (подпись) H.II. Кохно 18.10.200Х
В дело 07-09
(подпись)
15.11.200Х
Образец приказа по основной деятельности (реорганизация отдела маркетинга предприятия)
Мппстэрства прамысловасщ Рэспублш1 Беларусь Рэспублшанскае уштарнае прадпрыемства "Белдываны" (РУП "Белдывапы") ЗАГАД
Министерство промышленности Республики Беларусь
"БелковрЫ" (РУП "Бел ковры") ПРИКАЗ
г. Минск
05.03.200Х № 5 г. MincK
О совершенствовании организационной структуры отдела маркетинга
В связи с необходимостью совершенствования организационной структуры отдела маркетинга, построенной по функциональной схеме, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по кадрам Остапенко В.А. внести изменения в структуру отдела маркетинга до 20.03.200Х.
1.1. Создать отдел маркетинга, организованный по рынкам и покупателям. Преимуществом такой схемы является то, что предприятие строит свою работу применительно к нуждам потребителей, составляющих конкретные сегменты рынка.
1.2. Упразднить бюро стимулирования сбыта.
2. Начальнику отдела маркетинга Карпенко О.И. до 22.03.200Х разработать должностные инструкции менеджеру по рынку товаров промышленного назначения, менеджеру по рынку товаров народного потребления, менеджеру по работе с концернами.
3. Начальнику административно-хозяйственного отдела Удовину B.C. выделить дополнительные площади, мебель и организационную технику для отдела маркетинга.
3.1. Ознакомить работников с данным приказом.
4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя директора по кадрам Остапенко В.А.
Директор
предприятия(подпись)B.JI. Михайлов
Юрисконсульт (подпись) B.C. Бобрович 03.03.200Х
В дело 06-03
(подпись)
11.04.200Х
sHH-4H'.;-jO .8.(1 U":
ВЫШСКА 3 ЗАГАДУ ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 25.10.200Х № 25
г. Минск
Об участии в выставке
С 5 по 8 ноября 200Х года в г. Минске пройдет 4-я Международная специализированная выставка "Перспективные технологии и системы информатики, телекоммуникации, безопасности".
В целях установления связей между производителями и потребителями продукции, рекламы изделий и заключения договоров
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику транспортной службы Борисенко В.К. обеспечить выделение транспорта по заявке отдела рекламы и дизайна для доставки экспонатов к выставочному комплексу по адресу ул. Я. Куналы, 27 и возврата на предприятие.
2. Начальнику финансового управления Праховой В.А. обеспечить оплату счета за участие в выставке до 01.11.200Х.
г. MincK
Образец выписки из приказа
О
Научно-производственное объединение "Рубин" (НПО "Рубин")
Навукова-вытворчае аб'яднаине "Рубш" (ИВА "Рубш")
3. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Минич М.И.
Генеральный директор НПОВ.П. Белый
Верпо
Инспектор отдела кадров (подпись) В.В. Остапенко
27.11.200Х
Образец распоряжения
АКБ "Динар" РАСПОРЯЖЕНИЕ 20.10.200Х № Ю
г. Минск
О проведении занятий с пользователями ЛВС по парольной защите
В соответствии с приказом по АКБ "Динар" от 15.09.200Х № 6 "О мерах по повышению информационной безопаспости банковских локально-вычислительных сетей (ЛВС)" ОБЯЗЫВАЮ:
1. Начальника отдела информатики и автоматизации Сыч А.Б. провести занятия с пользователями ЛВС банка по выработке, хранению и использованию паролей до 05.11.200Х.
2. Заместителя начальника отдела информатики и автоматизации Рапшер О.Л. по результатам занятий составить ведомость прохождения обучения с личными подписями пользователей ЛВС банка.
3. Заместителя начальника отдела информатики и автоматизации Рашпер О.Л. до 10.11.200Х составить в письменном виде и раздать начальникам подразделений под роспись рекомендации по выработке, хранению и использованию паролей при входе в ЛВС.
4. Начальников структурных подразделений проводить инструктаж по выработке, хранению и использованию паролей с каждым вновь заводимым пользователем.
5. Для обеспечения требований но блокированию бюд- ясета ЛВС увольняющихся, уходящих в отпуск сотрудников, а также при внутренних перемещениях сотрудников обязать руководителя сектора кадровой работы Гриб Л.К. своевременно информировать начальника отдела информатики и автоматизации.
6. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела информатики и автоматизации Сыч А.Б.
Управляющий банком (подпись) В.Л. Михайлов
Начальник отдела кадров (подпись) В.В. Крот 18.10.200Х
Юрисконсульт (подпись) О.В. Зотов 18.10.200Х
В дело 00-00
(подпись)
00.00.200Х
Макет протокола полной формы
Реквизиты общего бланка организации ПРОТОКОЛ
0. 00.200Х№ г. Минск
вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа (со строчной буквы)
Председатель - И.О. Фамилия Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: фамилии, и.о. членов коллегиального органа в алфавитном порядке.
Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках - "регистрационный лист прилагается".
Повестка дня:
1. О... (о чем слушается вопрос).
Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, и.о., фамилия (в родительном падеже).
2. О... (далее, как в п. 1).
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия, И.О. - Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), излоясепная в первом лице. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают - "Текст доклада прилагается". Так же пишут в позиции "ВЫСТУПИЛИ", если текст выступления прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия, И.О. - Краткая запись выступления, изложенная в нервом лице (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).
Фамилия, И.О. - Краткая запись выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Текст 1-го пункта постановления (решения) по первому вопросу. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т.п.).
Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем моясет быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.
1.2. Текст 2-го пункта постановления (решения) по первому вопросу. Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно.
2. СЛУШАЛИ:
Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.
Председатель (подпись)И.О. Фамилия
Секретарь(подпись)И.О. Фамилия
25.12.200Х № 45 г. Мшск
заседания
научно-технической комиссии
Председатель - П.В. Самсонов Секретарь - А.Н. Николаева
Присутствовали - 18 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О проекте производства новой линии товаров народного потребления. Доклад начальника конструкторского отдела А.Д. Дорофеева.
2. О новом ассортименте товаров. Доклад главного товароведа А.К. Кирилова.
1. СЛУШАЛИ:
Дорофеева А.Д. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Марков О.Л. - Об анализе зарубежных аналогов. Кусков А.Г. - Об окупаемости линии.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Проект производства линии утвердить.
г. Мипск
Образец протокола полной формы
Вытворчае аб'яднанне "Працэсар" ПРАТАКОЛ
Производственное объединение "Процессор" ПРОТОКОЛ
1.2. Установить срок введения линии до 10.01.200Х.
2. СЛУШАЛИ:
Кирилова А.К. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Крылов Е.В. - О сравнительной оценке. Соков С.О. - О возможности расширения рынка.
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить предполагаемый ассортимент товаров.
Подготовить необходимые расчеты по материально-техническому обеспечению до 20.01.200Х.
Председатель Секретарь (подпись) (подпись)
Г1.В. Самсонов А.П. Николаева
В дело 3-10
(подпись)
30.01.200Х
Образец выписки из протокола
AT "Краб"
АО "Краб"
ВЫШСКА fa 3 ПРАТАКОЛУ 01.04.200Х № 21 г. MiHCK
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
г. Минск
технического совещания
Председатель - В.Л. Бондарик Секретарь - М.И. Пикулик
Присутствовали - 19 человек (список прилагается)
Повестка дня:
2. О переходе па электронный документооборот. Доклад заместителя директора но информационным технологиям А.К. Крупень.
2. СЛУШАЛИ:
Крупень А.К. - О переходе па электронный документооборот.
ВЫСТУПИЛИ:
Котов К.Р. - О повышении эффективности управления и сокращении документооборота.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Начальнику отдела информатики и автоматизации Губарю В.Л. до 15.04.200Х подготовить приказ о единой системе создания стандартов в электронной форме.
2.2. Заместителю начальника отдела информатики и автоматизации О.В. Бурской до 25.04.200Х подготовить приказ о перечне закрытых и открытых документов, подлежащих рассылке в электронной форме.
2.3. Ведущему инженеру отдела информатики и автоматизации С.С. Попову до 30.04.200Х подготовить план мероприятий поэтапного введения в действие внутренней электронной почты.
2.4. Администратору локально-вычислительных сетей О.В. Белогорцеву организовать хранение документов в электронной форме па серверах объединения и установить порядок доступа к ним.
ПредседательВ.А. Бондарик
СекретарьМ.И. Пикулик
Верно
Инспектор ОК(подпись) С.В. Зубович
Приложение 17 Макет акта по вопросам основной деятельности
Наименование организации (предприятия)
АКТ
№
Место составления Заголовок
Основание:
Составлен комиссией:
Председатель
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: 1.
(должность, инициалы, фамилия)
2.
(должность, инициалы, фамилия)
Присутствовали:
1.
(должность, инициалы, фамилия)
2.
(должность, инициалы, фамилия)
( текст акта с указанием периода времени работы комиссии,
выводов, вытекающих из результатов рассмотрения вопросов.
и принимаемых решений и действий в соответствии с назначением акта, указанным в заголовке)
по должности
УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации
(предприятия) Подпись Расшифровка Датаподписи
(наименование должности)
Составлен в
1- йэкземпляр
2- йэкземпляр
экземплярах:
( местонахождение
каждого
3- йэкземпляр
экземпляра )
Председатель
комиссииПодпись Расшифровка подписи
Члены
комиссии:Подписи Расшифровки подписей
Приложение 18 ■тгтл Образец акта приема-передачи дел
Акционерное общество
"Гарантия"
АКТ
10.08.200Х № 15 г. Минск
УТВЕРЖДАЮ Директор
(подпись) А.К. Протосевич 12.08.200Х
приема-передачи дел начальником отдела правовой и кадровой работы
Основание: приказ директора филиала по г. Минску от 08.08.200Х № 12-к "О переводе на другую работу".
Составлен комиссией:
Председатель - заместитель генерального директора А.П. Ковель Члены комиссии:
1. Заместитель главного бухгалтера И.М. Рутько
2. Главный специалист отдела инвестиций Ю.С. Савостьянова
Присутствовали:
1. Начальник отдела правовой и кадровой работы И.А. Черненко
2. Инспектор отдела правовой и кадровой работы Н.А. Имшенецкая
В соответствии с приказом директора от 08.08.200Х № 12-к Черненко И.А. передал, а Имшенецкая Н.А. приняла дела по должности начальника отдела правовой и кадровой работы.
При приеме-передаче установлено: 1. В личном деле начальника финансового отдела К.Р. Овод отсутствует копия диплома о высшем образовании.
2. В личном деле секретаря-референта В.М. Богдан отсутствует автобиография.
Приняты:
1. Личные дела работников филиала по г. Минску согласно книге учета личных дел.
2. Трудовые книжки работников согласно книге учета движения, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Дела постоянного хранения за 2001-2002 гг. по номенклатуре дел отдела правовой и кадровой работы - 3 (три) дела.
4. Печать отдела правовой и кадровой работы - 1 (одна).
Составлен в 2 экземплярах:
1- йэкземпляр - в дело 02-09
2- йэкземпляр - в отдел правовой и кадровой работы Приложение:
1. Перечень личных дел АО "Гарантия" на 6 л. в 2 экз.
2. Перечень трудовых книжек работников на 5 л. в 1 экз.
Председателькомиссии(подпись)А.П.КовельЧлены комиссии:(подпись)и.м.Рутько(подпись)ю.с.СавостьяноваС актом ознакомлены:(подпись)И.А.Черненко10.08.200Х(подпись)Н.А.Имшенедкая10.08.200Х
• ^.ппПриложение 19
Образцы личной доверенности и докладной записки
ДОВЕРЕННОСТЬ 30.09.200Х
Я, Чуянов Валерий Семенович, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за сентябрь в сумме 300 ООО (триста тысяч) руб. ведущему эксперту отдела маркетинга Лобову Роману Викторовичу.
Менеджер отдела
маркетинга(подпись)С.В. Сомов
Верно
Инспектор ОК(подпись, дата) Ю.Д.Прохор
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 18.03.200Х № 2 г. Минск
Печать
Отдел маркетингаДиректору АО "Макроникс"
Кудряшовой К.Ю.
Крылову Е.Л. Выделить средства на закупку мониторов до 27.03.200Х
(подпись Кудряшовой К.Ю.) 18.03.200Х
О приобретении мониторов
В соответствии с планом работ на 200Х г. отдел маркетинга должен перейти на выпуск полноцветной рекламной продукции. Для ее предпечатной подготовки необходимы мониторы размером 19 дюймов. Имеющаяся в наличии техника не позволяет осуществлять изготовление продукции высокого качества, что в свою очередь может привести к рекламациям со стороны заказчиков.
В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки 2 (двух) мониторов размером 19 дюймов для отдела маркетинга.
Приложение: прайс-лист па 2 л. в 1 экз. Начальник отдела(подпись)П.Р. Лыбаков
Заместителю управляющего банком г-ну Петрову О.И.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12.10.200Х № 10-03/22 г. Минск
Начальнику информационного отдела Самойлову М.В. Директору филиала JV? 2 Кохно Н.П. представить объяснительные записки до 15.10.200Х (подпись Петрова О.И.) 12.10.200Х
В связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных филиала № 2 банка сводный отчет за II квартал 200Х г. не был представлен в указанный срок.
Начальник отдела(подпись)Г.Л. Басов
В дело 01-11
(подпись)
Отдел ценных бумаг
Образец объяснительной записки
16.10.200Х
Приложение 21 Образцы служебной и личной справки
Отдел маркетингаДиректору ОАО "Ресурсы"
Ткачуку С.С.
СПРАВКА 03.04.200Х М 5 г. Минск
Об организационной структуре отдела маркетинга
Организационная структура отдела маркетинга ОАО "Ресурсы" построена по функциональной схеме. Преимуществом такой схемы является узкая специализация и высокая квалификация сотрудников. По мере роста ассортимента товара и рынка сбыта ота схема теряет свою эффективность из-за низкой ответственности специалистов за конечный результат.
Для повышения ответственности за конечный результат, когда выпускаемые предприятием изделия резко отличаются друг от друга, а также много разновидностей товаров, эффективной организационной схемой отдела маркетинга является организация системы управления по товарам и товарным группам.
Начальник отдела (подпись) В.К. Гончаров
Мипстэрства экапомпа Рэспублш1 Беларусь Беларусю навуковы шстытут страхавашш (БН1С)
ДАВЕДКА 02.04.200Х № 15
г. MincK
Министерство экономики Республики Беларусь Белорусский научный институт страхования (БНИС)
СПРАВКА
г. Минск
Средняя школа № 162
Серак Екатерина Викторовна работает в Белорусском научном институте страхования в должности экономиста планово-финансового отдела.
Заработная плата Серак Е.В. в 200Х году составила: январь - 260 тыс. руб., февраль - 225 тыс. руб., март - 285 тыс. руб.
Директор института (подпись) В.В. Просов
Печать
Главный бухгалтер (подпись) В.А. Карачинцев
. г г/ у "■Приложение 22
Образец письма, выполненный на бланке для письма с продольным расположением реквизитов согласно СТБ 6.38-2004
(c)
Акцыянервае ттрыства
чУ "ХЫсэрв1с"
(AT "ХЫсэрше")
Бул. Нссцерава, 30, 220030 (jy г. Мшск, Рэсоубшка Беларусь
^ Тэл. 250 55 60, факс 212 12 11 (V) E-mail: aj@chini5crv.by
О
Р/р 3010005465345 у фшяде № 0113 "Прюрбанка" ААТ г. Мшска МФА 516299, код 545 УНП 100594874
26.09,200Х №05-18/41 На № 06-12/25 от 15.09.200Х
U3J
Акционерное общество
"Химсерввс" (АО "Хммсермс")
Ул. Нестерова, 30, 220030 г. Мш1ск, Республика Беларусь
Тел. 250 55 60, факс 2121211 E-mail: aj@chimscrv.by Р/с 3010005465345 в филиале № 0113 " Прнорбанка" ОАО г. Минска МФО 516299, код 545 УНН 100594874
Директору ООО "Лет ар а" г-ну Прсдко Е.О.
06)
Ул. Скорины, 98,231800, г. Жоднно
О высылке пакета рекламной документации
Ковалеву В А.
(c)
Заключить договор на поставку продукции /TJ\ до 13.10.20QX^
(подпись Предко Е.О.) 04.10.20QX
Благодарим за интерес, проявленный к нашей продукции, высыпаем пакет рекламной документации.
ВВ. Петренко
Надеемся на продуктивное сотрудничество.
Приложение: 1. Спецификация на 5 л. в 1 экз.
2. Прейскурант на 2 л. в 2 экз.
(c)
3. Технические условия на 3 л. в 5 экз.
Директор АО(подпись)
5 Ковгая К.Б. 250 30 10 КТ 2S.09.200X Реклама
Вдело 06-12
Подготовлен ответ.
Исх. № 06-12/44 от 12Ж200Х
(подпись Ковалева В А.)
(r)
(r)
ООО "Астара" 04Л0.200Х № 97/06-12
12.10.20QX
Приложение 23
Образец письма, выполненный на бланке для письма с угловым расположением реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-2003
(g8) ОАО "Галант"
(09) Пр. Мира, 5, офис 12 Москва, 110202, Россия Тел./ факс (095) 615-20-21 E-mail", put @ scand. ru
IIO "Триада" Генеральному директору г-ну В.Л. Белогорцеву
Ул. Маяковского, 20, 220028 г. Минск, Республика Беларусь
ОКПО 32201015, 05) ОГРН 1250800370695
(c) ИНН/КПП 6657233220/532002102 (r)Е.В. Кравцову
Отгрузить оборудование в
В.В. Самойлов
(c) 20.05.200Х Ха 02-10/71 (c) й)на№от
(l8) о поставке оборудования
Уважаемый Владимир Алексеевич!
В связи с внедрением нового технологического процесса обработки изделия MP-10-2 просим ускорить поставку комплекта оборудования, заказанного ранее (письмо-заказ от 08.03.200Х №02-10/50).
(21) Приложение: Спецификация на 3 л. в 2 экз.
(22) Директор ОАО(подпись)
ПО " Триада" Р) Вх. №112 23.05.200Х
B.JI. Кохно (095) 925 60 30
(28) Отправлено письмо
№ 1-11/120 от 25.05.200Х В дело 1-11
адрес заказчика до 04.06.200Х {подпись Белогорцева В. А)
23.05.200Х
Е.15. Кравцов 26.05.200Х (зд) Let. 1-11/120
Приложение 24
Образец претензии
(r)
Акционерное общество
"Лесдревпром" АО "Лесдревпром"
Ул. К. Маркса, 16, 220030 г. Минск, Республика Беларусь
Об уплате неустойки
Тел. 250 55 49, факс 230 12 11 http://www.lcsdrev.by Р/с 3010005465345 в филиале № 6 в ОАО "Бсларусбанк" г. Минска, МФО 546099, код 220 УНН 155594874
(c)
Директору ОАО "Техностар" г-ну Петрову E.P. Ул. Сердича, 4, 220050, г. Мннск
Ковган И А.
Подготовить письмо-ответ с просьбой отсрочить выплату неустойки до
05.ll.20QX
(Подпись Петрова EJ'.) 31.10.20QX
Согласно договору № 5/64 от 15.09.200Х Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 35 млн руб. к 25.10.200Х, но фактически поставила продукцию на сумму 15 млн руб. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объема производства.
В соответствии с договором (н. 8) Вам надлежит уплатить неустойку в размере 9 % от стоимости предоставленной продукции.
Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет.
Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 2 экз.
2. Расчет убытков на 3 л. в 2 экз.
Акцыинернае таварыства " JI есдрэу прам " AT "Лесдрэуирам"
Бул. К. Маркса, 16, 220030 г. MincK, Рэсиубшха Беларусь
Тэл. 250 55 49, факс 230 12 11 http://www.lesdrcv.by Р/р 3010005465345 у фшяле № 6 в ААТ "Бсларусбанк" г. MincKa,
МФА 546099, код 220 УНП 155594874
28.10.200Х №04-08/41 На №ад
(r)
(r)
& (c) (r)
3. Накладная №от.
4. Счет № _____
от.
Директор АО Главный бухгалтер
4 Куц О.Л. 245 16 00 26.10.200Х Претензия
Вдело 05-15
Подготовлен ответ
Исх. № 05-15/119 от01.11.200Х
(подпись Ковган И.А.)
(подпись) (подпись)
(r)
12.11.200Х
И.С. Сушко И.А. Корешева
ОАО "Техностар"
(c)
31.10.200Х № 147/05-15
289
Зак. 3303
Приложение 25 Макет письма-ответа на претензию
Государственный герб Республики Беларусь или эмблема организации
Найменне
вышэйстаячай аргашзацьн
Найменне аргашзацьн
Паштовы адрас
Камушкацыйпыя i камярцыйныя даныя
Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Почтовый адрес
Коммуникационные и коммерческие данные
_№Реквизит "Адресат" (16)
На №адНаименование организации (им. падеж)
Должность и фамилия получателя (дат. падеж) Почтовый адрес
Ваша претензия о взысканиируб. за
признана нами необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам:
Примечание. 1. Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении претензии. 2. Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии
Директор(подпись)И.О. Фамилия
4 Протасов BJI. 249 10 15 КА 00.00.200Х Претензия
Переписка по вопросам форм расчетов и условиям платежа
Sorvette Cabrio
Straight road 15, Hartford, NY 54678, USA
Tel. 1 800 5673215, Fax. 1 800 5673216
Your ref. VG/LN/653
Our ref. CN/FK/4536
10 November 200X
DallasBank .' 2330 Marinship Way,
Dallas, TX 94965
Dear Sirs,
Much to our regret we have to inform you that so far we have not received a bank guarantee from you.
In view of the above we would like to remind you of your letter of 20 May 200X, in which you asked us to change the method of payment by L/C as inconvenient owing to the difficulties and extra expenses connected with its opening.
Understanding your difficulties, our company made you a concession and offered payment on collection terms. You accepted the proposed method of payment and undertook to submit within three weeks a first-class bank guarantee for 80 % of the contract value.
Further we authorized our counselor for economic affairs in your country to sign an addendum to our contract providing for the change in the original method of payment. The above addendum was signed on 15 June 200X.
After signing the addendum to the contract, our company instructed the manufacturing works to start shipping the parts to the port.
However, as we are still without your bank guarantee we have had to suspend the shipment of the above spare parts. At present more than 500 tons of spare parts are at the port and the expenses on their storage will be charged to your account.
We urge you to inform us immediately when the bank guarantee will be submitted and ask you to confirm your consent to cover the expenses on the storage of the spare parts kept at our port.
Yours faithfully Clara Danger Manager
Переписка по вопросам форм расчетов и условиям платежа (перевод)
Сорвет Кабрио
Стрит роуд 15, Хартфорд, Нью-Йорк 54678, США
Тел. 1 800 5673215, факс 1 800 5673216
Ваш исх. VG/LN/653.
Наш вход. CN/FK/4536
10 Ноября 200Х
ДалласБанк
2330 Мариншип У эй,
Даллас, Техас 94965
Уважаемые господа,
с сожалением сообщаем Вам, что до настоящего времени мы не получили от Вас банковскую гарантию.
В связи с этим мы хотели бы напомнить Вам о Вашем письме от 20 мая 200Х г., в котором Вы просили нас изменить аккредитивную форму расчетов из-за трудностей и дополнительных расходов, связанных с открытием аккредитива.
Понимая Ваши трудности, фирма пошла Вам навстречу и дала согласие на инкассовую форму расчетов. Вы приняли предложенную форму расчетов и обязались представить в трехнедельный срок гарантию первоклассного банка на 80 % стоимости контракта.
В свою очередь, мы дали указание советнику но экономическим вопросам в Вашей стране подписать дополнение к па- тему контракту во изменение первоначальной формы расчетов. Вышеуказанное дополнение было подписано 15 июня 200Х г.
После подписания дополнения к контракту наше объединение разрешило заводу-изготовителю начать отгрузку запасных частей в порт.
В связи с задержкой в представлении Вами банковской гарантии мы были вынуждены приостановить поставку вышеуказанных запасных частей. В настоящее время в порту находится более 500 тонн запасных частей, и расходы по их складированию будут отнесены на Ваш счет.
Мы просим Вас незамедлительно сообщить нам, когда будет представлена банковская гарантия, и подтвердить согласие оплатить расходы по хранению запчастей в порту. С уважением, Clara Danger Manager
Приложение 28
Образец телефонограммы
Учебно-выставочный центр Директору ОАО "Энергия" "Энергосбережение"Павлову Н.В.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
13.10.200Х № 02-19/13 г. Минск
Передал секретарь Н.А. Мороз 220 10 43 10 ч 20 мин
Принял секретарь О.Б. Осипчик 240 10 15
Совещание по "Внедрению современных энергоэффективных технологий, приборов и материалов" переносится в гостиницу "Планета" (конферепц-зал). Дата проведения - 18.10.200Х. Регистрация в 9 ч 30 мин.
Директор центра(подпись)М.О. Ладутько
Образец телеграммы
ТЕЛЕГРАММА ЖУДРО 21 МИНСК БЕЛРЕСУРСЫ
ПРОСИМ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКОВ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
ДИРЕКТОР АО КОВАЛЕВ
05-04/4 Ул. Козлова, 20, 220010, г. Минск АО "БИОХИМ"
Директор АО(подпись)Л.В. Крупень
Печать (дата)
Лосев В.А. 246 20 30
Приложение 30 Образец производственной характеристики
ХАРАКТЕРИСТИКА
Горяева Владимира Михайловича, ведущего экономиста операционного отдела АКБ "Сигма" 1968 года рождения, образование высшее экономическое
Горяев Владимир Михайлович работал в операционном отделе с 1995 г., сначала экономистом, затем ведущим экономистом.
294
За время работы в отделе Горяев Владимир Михайлович окончил заочно факультет Белорусского государственного экономического университета по специальности "Учет, анализ и аудит в банках", зарекомендовал себя с положительной стороны, показал себя как грамотный, инициативный, исполнительный сотрудник. Дисциплинирован, настойчив в доведении начатого дело до конца, нарушений внутреннего трудового порядка не допускал.
Имеет высокий уровень квалификации, стремится постоянно повышать свою профессиональную компетентность, отлично знает документы, регламентирующие его трудовую деятельность. Способен в короткие сроки внедрять все новое, передовое в практику работы, анализировать новую ситуацию и принимать соответствующие решения возникших проблем. Имеет творческий подход к делу. Предприимчив, умеет оперативно принимать решения по достижению поставленной цели. Способен на практике применять функции руководства (планировать, организовывать, регулировать, координировать, контролировать и анализировать работу подчиненных). Справляется с большим объемом работ, своевременно и качественно выполняет свои должностные обязанности. Ответственен за результаты работы. Компетентен в вопросах экономики, трудового и хозяйственного законодательства, охраны труда и техники безопасности, экологии.
Создает и поддерживает в коллективе атмосферу высокой взаимотребователыюсти, доброжелательности, заинтересованности в достижении поставленных целей, не допускает конфликтных ситуаций в коллективе. Уравновешен при разрешении возникших конфликтных ситуаций, стрессоустойчив. Умеет взять на себя ответственность. Отстаивает свои взгляды. Честен, правдив, скромен, вежлив и тактичен в отношении к руководству, коллегам, подчиненным.
Характеристика предназначена для представления в Заводской отдел Департамента охраны МВД Республики Беларусь.
Управляющий
г АКБ "Сигма" Печать (подпись) А.К.Александров
(дата)
Приложение 31 Образец приказа по личному составу (простой)21
Закрытое акционерное общество
Точно 14
точно 14 "Рейдер"
(ЗАО "Рейдер")
1,5
15 ПРИКАЗ 15 10.04.200Х № 32-к
1,5 г. Минск
О приеме на работу Мисько Д.В.
1,5
ПРИНЯТЬ:
_1 МИСЬКО Дмитрия Владимировича на должность заместителя начальника
договорного отдела с 25.04.200Х по трудовому договору на 3 года с
1трехмесячным предварительным испытательным сроком с окладом согласно
штатному расписанию. 1,5__
Основание: 1. Заявление Мисько Д.В. от 10.04.200Х 2. Трудовой договор от 25.04.200Х № 13
Генеральный директор (подпись)И.Т. Гурдов
I Юрисконсульт 1 (подпись) Н.И. Сиротина "l0.04.200X
С приказом ознакомлен(подпись)Д.В. Мисько
27.12.200Х
j В дело 02-03 1 (подпись) Е.И. Загурская 30.12.200Х
г,у?Приложение 32
Образец приказа по личному составу (сложный)
Открытое акционерное общество "Вилия"
ПРИКАЗ
20.06.200Х № 69-л г. Минск
О предоставлении отпуска
ПРЕДОСТАВИТЬ:
1. СТРЕЛКОВСКОЙ Светлане Ивановне, главному бухгалтеру, часть трудового отпуска на 10 календарных дней с 07.07.200Х по 16.07.200Х за период работы с 02.03.200Х по 01.03.200Х.
Основание: 1. Заявление Стрелковской С.И. 2. График отпусков
2. АКСЕНЧИК Светлане Антоновне, монтажнице РЭАиП 6 разряда, трудовой отпуск на 28 календарных дней с 15.07.200Х по 11.08.200Х за период работы с 01.04.200Х по 31.03.200Х.
Основание: 1. Заявление Аксенчик С.А. 2. График отпусков
Генеральный директор ОАО (подпись) С.А.Чичиков
Начальник отдела кадров (подпись) Л.И. Старков
20.06.200Х
С приказом ознакомлены: (подпись) С.И. Стрелковская
23.06.200Х
(подпись) С.А. Аксенчик 23.06.200Х
В дело 03-01
(подпись) М.Ф. Потупина 26.08.200Х
Приложение 33 Образец приказа по личному составу (сводный)
ОАО "Орхидея" ПРИКАЗ
09.10.200Х № 12-К
г. Витебск
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ:
ЕГОРОВА Ивана Игоревича на должность экономиста отдела снабжения с 09.10.200Х по трудовому договору на 2 года с двухмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию. Основание: 1. Заявление Егорова И.И. от 08.10.200Х 2. Трудовой договор от 06.10.200Х № 44
2. ПЕРЕВЕСТИ:
ПЛОТНИКОВА Василия Ивановича, специалиста по рекламе отдела маркетинга, на должность начальника отдела сбыта с 10.10.200Х по трудовому договору на 2 года с окладом согласно штатному расписанию. Основание: 1. Заявление Плотникова В.И. от 07.10.200Х 2. Трудовой договор от 07.10.200Х № 66
3. УВОЛИТЬ:
ИШИНУ Светлану Семеновну, главного экономиста, 09.10.200Х по желанию работника в соответствии со ст. 40 ТК РБ.
Трудовой отпуск использован по 08.10.200Х. Основание: заявление Ишиной С.С. от 02.10.200Х.
Директор ОАО(подпись)Р.Н. Пандора
Начальник отдела кадров (подпись) Л.И. Старков
09.10.200Х
С приказом ознакомлены:
И.И. Егоров
(подпись) 12.10.200Х
(подпись) 12.10.200Х
(подпись) 12.10.200Х
В.И. Плотников
С.С. Ишина
В дело 03-06
(подпись) И.А. Филипчик 12.10.200Х
Приложение 34
Извлечения из перечня документов с указанием срока хранения*
Номер статьиВид и название документаСрок хранения документовПримечаниеВ учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивовI
В учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов1234500 00
io ^ 00Уставы и положения об учреждениях, организациях, предприятиях:
по месту составления, утверждения, регистрации в других организацияхПост.
До минования надобности10 лет (далее - л.)
До минования надобностиПри условии замены | новыми
* Приводится в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления,
учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изм. и доп. от 28 апреля 2004 г. № 4.
Продолжение прил. 34
12
34516
16.1 16.2Постановления, приказы, распоряжения и приложения к ним:
по основной деятельности по административно-хозяйственным вопросамПост. 5 л.10 л. 5 л.После проведения налоговой проверки16.3о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках3 г.3 г.16.4о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках 75 л.75 л.19
19.1 19.2 Прогнозы (планы) экономического и социального развития: по месту разработки в других организациях Пост. До минования надобности-25Переписка по основной деятельностиПост.
110 л.26Переписка по хозяйственным вопросам|
! 3 г.
13 г.
-После проведения налоговой проверки
Продолжение прил. 34
11
2 i 345120Договоры об аренде (лизинге), купле-продаже основных средств!
! 3 Г.3 г.После истечения срока действия договора, соглашения и проведения налоговой проверки462 jПервичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных оиера- 'ций, явившихся основанием !для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, 'бухгалтерские документы, из- |Вещения банков, квитанции, :накладные, авансовые отчеты 'и др.)3 г.3 г.При условии завершения ревизии, после проведения налоговой! проверки464 |Расчетно-платежные ведомо-| 3 г. сти по заработной плате |3 г.При отсутствии лицевых счетов - 75 л. !479 !Больничные листы
1 •3 г.1
3 г. {После проведения на-] |логовой проверки i511 ^Гарантийные письма
!3 г.
13 г.
iПосле проведения на-1 логовой проверки |
^ *""Окончание прил. 34
123*5528Отчеты о результатах ревизий работы по исполнению бюджета и документы к ним (объяснительные записки, сведения, карточки учета результатов ревизий)Пост.978Переписка о ходе выполнения внешнеэкономических договоров, соглашений, программПост.-1035Сертификаты происхождения товаров3 г.3 г.После проведения налоговой проверки1048С.
Справки и сведения о производствах, технологиях и фирмах, продукцию которых предполагается приобрести5 л. ЭПК3 г.
Содержание Перечня-2001
Номер разделаНаименование раздела и подразделаи подраздела121Организация системы управления2Ценообразование3Финансы3.1Финансирование3.2Кредитование3.3Организация наличного денежного обращенияОбращение наличных белорусских рублейОперации с иностранной валютой3.4Организация кассовой работы, инкассация и перевозка ценностейКассовая работаИнкассация и перевозка ценностей3.5Изготовление ценных бумаг, операции с ценными бумагамиИзготовление ценных бумагОперации с ценными бумагами3.6Операции с драгоценными металлами, драгоценнымикамнями, пробирный надзор3.7Бухгалтерский учет и отчетность3.8Контрольно-ревизионная работа, аудит3.9НалогообложениеОрганизация налогообложенияПроведение налогового контроля и применение финансовых санкций3.10Инвестиционная деятельность4Страхование5Управление государственной собственностью и приватизация государственной собственности5.1Регистрация юридических лиц, индивидуальныхпредпринимателей и собственности (имущества)5.2Государственная поддержка предпринимательства5.3Управление имуществом, приватизация, аренда и залог недвижимости5.4Проведение аукционов и конкурсов по продаже недвижимости6Внешнеэкономическая деятельность
126.1Организационная и протокольно-кадровая работа, общие вопросы обеспечения внешнеэкономической деятельности6.2Проведение переговоров, заключение и выполнениевнешнеэкономических договоров, соглашений, программ, сделок6.3Деятельность иностранных предприятий и предприятий с участием иностранного капитала6.4Участие в деятельности международных внешнеэкономических организаций, конференций, выставок6.5Внешнеторговая деятельностьПриложение 36Содержание Перечня-2006Номер разделаНаименование раздела и подразделаи подраздела121Оперативный и статистический учет и отчетность2Электронные информационные ресурсы3Трудовые отношения3.1Трудоустройство, использование трудовых ресурсов3.2Организация труда, коллективные трудовые отношения3.3Нормирование труда, тарификация, оплата труда3.4Охрана труда4Социальная защита5Кадровое обеспечение5.1Прием, перевод, увольнение работников5.2Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников5.3Проведение аттестации и установление квалификации работников5.4Награждение, присвоение почетных званий5.5Присуждение ученых степеней, присвоение ученыхзваний6Образование6.1Организация системы управления образованием
Дошкольное образование Общее среднее образование
Профессионально-техническое и среднее специальное образование, довузовская подготовка и высшее образование
Послевузовское образование Специальное образование
Усыновление детей, установление опеки, социальная реабилитация детей Внешкольное воспитание и обучение Физическое и спортивное воспитание Таможенный контроль
Организация таможенного оформления и контроля Организация борьбы с контрабандой и административными таможенными правонарушениями Тарифное регулирование и таможенные платежи Техническое обеспечение таможенного контроля Материально-техническое обеспечение Снабженческая деятельность
Организация хранения материально-имущественных ценностей
Административно- хозяйственная деятельность Административно-хозяйственные вопросы Эксплуатация служебных зданий, помещений Охрана организаций, гражданская оборона Транспортное обслуживание Организация внутренней связи Делопроизводство Работа архивов организаций Деятельность общественных организаций
Приложение 37 Образец номенклатуры дел предприятия
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор РУП (подпись) А.А. Зенкевич 28.12.200Х
Министерство промышленности Республики Беларусь Республиканское унитарное предприятие "Минский машиностроительный завод"
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
25.12.200Х № 01-15 г. Минск
на 200Х год
Название раздела, заголовок дела (тома, части)
Коли- I Срок храпения чество дела (тома,
Индекс дела
дел части) и номер (томов, статьи частей) тго^1ерсчню_ 3 I4
Примечания
1. Канцелярия
У с тан п^едафиятия
Пост., ст. 8,1 Пост., ст. 10
3 г., ст. 12.3
Пост., ст. 16.1
01-01
01-02
После замены новыми
Положение о канцелярии. Копия
Должностные инструкции
01-03
работникам канцелярии
01-04
Приказы (распоряжения) руководителя предприятия но основным вонро- сщ_ДШтельности
2^0тдел, маркетинга
3 г., ст. 22
02-01
Квартальные и годовые планы по основным ви дм_деятельности
123453. Бухгалтерия03-01Положение о бухгалтерии. КопияПост., ст. 1003-02Должностные инструкции работникам бухгалтерии3 г., ст. 12.3
3 г., ст. 479После замены новыми03-03 03-04Больничные листыАкты сверок расчетов но платежам в бюджетДо минования надобности, ст. 607После проведения налоговой проверки04-014. Отдел кадровПоложение об отделе. КопияПост., ст. 1004-02Должностные инструкции сотрудникам отдела. Копии3 г., ст. 12.3После замены новыми04-03Положения об отделах предприятияПост., ст. 1004-04Приказы руководителя предприятия о приеме, переводе, увольнении, премировании работников предприятия75 л., ст. 16.404-05 04-06Приказы руководителя предприятия о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников предприятия3 г., ст. 16.3Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)5 л. ЭПК, ст. 29...
Зав. канцелярией(подпись)H.IL Манулик
26.12.200Х
Зав. архивом(подпись)К.А. Лобан
26.12.200Х
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК РУП "Минский машиностроительный завод" 26.12.200Х № 5 Председатель ЭК (подпись)
СОГЛАСОВАНО Протокол Э11К отдела по архивам и делопроизводству Минского облисполкома 27.12.200Х № 18 Председатель ЭПК (подпись)
rt
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200Х году
в22
(наименование предприятия)
По срокам храненияВсегоВ том числепереходящихс отметкой "ЭПК"1234ПостоянногоВременного (свыше 10 лет)Временного (до 10 летвк люч ительно)ИТОГО
Зав. канцелярией (подпись) Н.П. Манулик
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Делопроизводитель (подпись) И.К. Сидоренко 28.12.200Х
Образец оформления титульного листа индивидуальной работы
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО "Белорусский государственный экономический университет"
Кафедра технологии производства
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА но курсу "Делопроизводство" или РЕФЕРАТ на тему: Средства копирования документов
Студент ФФБД,
(подпись) (дата)В.С.Корзуп
Проверил канд. экон. наук, доцент
МИНСК 200Х
3-й курс, ФФ-1(подпись)М.Е. Лях
(дата)
Примеры формулировки распорядительной части приказа и формулировки записи в трудовой книжке
1. Прием иа работу на определенный срок
Формулировка приказа (распоряжения)
ПРИНЯТЬ:
ИВАНОВА Ивана Ивановича на должность инженера II категории отдела капитального строительства с 01.10.200Х на 2 года с окладом
руб. в месяц.
Основание: 1. Заявление Иванова И.И.
2. Трудовой договор от 30.09.200Х № 51.
С приказом ознакомлен (подпись) И.И. Иванов
30.09.200Х
Формулировка записи в трудовой книжке
Принят инженером II категории в отдел капитального строительства на 2 года
2. Увольнение по соглашению сторон
УВОЛИТЬ:
ИВАНОВА Ивана Ивановича, ведущего инженера производственного отдела, работающего но срочному трудовому договору, 03.04.200Х но соглашению сторон трудового договора (н. 1 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь). Основание: заявление Иванова И.И. С приказом ознакомлен (подпись) И.И. Иванов
03.04.200Х
Уволен но соглашению сторон трудового договора (и. 1 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь)
3. Увольнение по истечении срока трудового договора
УВОЛИТЬ:
ИВАНОВА Ивана Ивановича, ведущего инженера производственного отдела, 03.04.200Х в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь). Основание: трудовой договор от 03.04.200Х № 311. С приказом ознакомлен (подпись) И.И. Иванов
03.04.200Х
Уволен в связи с истечением срока трудового договора(п. 2 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь)
Продолжение прил. 3S 4. Перевод на другую работу по состоянию здоровья
ПЕРЕВЕСТИ:
ИВАНОВА Ивана Ивановича, грузчика транспортного цеха, с 01.03.200Х на более легкую работу - вахтером производственного корпуса с повременной оплатой труда с сохранением среднего заработка но прежней работе в течение двух недель со дня перевода. Основание: медицинское заключение. С приказом ознакомлен (подпись) И.И. Иванов
28.02.200ХЗапись в трудовую книжку не вносится5. Предоставление отпуска при наличии у работника права только на основной минимальный Формулировка приказа (распоряжения)Формулировка записи в трудовой книжкеПРЕДОСТАВИТЬ:
ИВАНОВУ Ивану Ивановичу, бухгалтеру расчетной группы, трудовой отпуск па 21 календарный день с 01.03.200Х но 21.03.200Х за период с 15.01.200Х по 14.01.200Х. Основание: 1. График отпусков.
2. Заявление Иванова И.И. С приказом ознакомлен (подпись) И.И. Иванов
25.03.200ХЗапись в трудовую книжку не вносится5. Применение мер поощренияПРЕМИРОВАТЬ:
ИВАНОВА Ивана Ивановича, старшего экономиста отдела труда и заработной платы, за своевременное и качественное составление плана по труду в размереруб.
Основание: докладная записка начальника отдела труда и заработной платы. С приказом ознакомлен (подпись) И.И.Иванов
01.03.200ХВыдана премия в размере руб. за своевременное и качественное составление плана по труду
6. Применение дисциплинарных взысканий
ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР:Запись в тру-
КУРАКЕВИЧУ Александру Алексеевичу, бухгалтеру довую кииж- планово-экономического отдела, за несвоевременное со- Ку Не вносит- ставлепие бухгалтерского отчета но материальным цен- ся ностям за второе полугодие 200Х г.
Основание: 1. Объяснительная записка А. А. Куракевича.
2. Докладная записка главного бухгалтера И.И. Крук. ____."
Приложение 42
Классификация организационной техники
Наименование группыСредства, входящие в группуСредства копирования и оперативного размножения документовКопирование: электрофотографическое (ксерокопирование), термографическое, диазографи- ческое, фотографическое и др. Размножение: офсетная, трафаретная и гектографическая печать; ризографияСредства составления и изготовления текстов документовРучные пишущие средства, пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, специализированные программные продукты для персональных компьютеровСредства обработки документовМашины: адресовальные, маркировальные, фальцевальные, брошюровальные, переплетные, уничтожающие, для нанесения защитной пленки на документы, бумагорезательные и др.Средства хранения, поиска и транспортировки документовКонверты, папки, файлы, лотки, шкафы, ящики, стеллажи, картотеки, конвейеры, транспортеры, пневмопочта, электропные средства и др.Средства административно-управленческой связиСвязь: телеграфная, телефонная, факсимильная, пейджинговая, мобильная, теле-, видео-, кон- ференц-, спутниковая, электронная почта и др.Специализированное оборудование и мебель для офисаБанковское оборудование (счетчики денег, детекторы валют и др.), таможенное оборудование. Охранные системы безопасности офиса, системы терморегуляции, озонирования и кондиционирования офисаКанцелярские товары и расходные материалы для оргтехникиНастольные приборы (дыроколы, степлеры, нумераторы и др.), химические средства (клей, корректирующие жидкости и др.), скотчи, различные виды бумаги и др.
ЛИТЕРАТУРА
Алексеенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2001.
Альбом форм организационно-распорядительных документов / Авт.-разраб.: Э.Н. Давыдова, II.A. Левчик, А.Е. Рыбаков, А.С. Терехов. 4-е изд., перераб. Мн.: БелНИИДАД, 2006.
Андрианов В.И., Соколов А.В. Средства мобильной связи. СПб.: ВН-Санкт-11етербург, 1998.
Арустамов ЭА. Банковское, таможенное и офисное оборудование. М.: ИВЦ "Маркетинг", 1999.
Барсуков B.C. Безопасность: технологии, средства, услуги. М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001.
Барсуков B.C. Обеспечение информационной безопасности. М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 1996.
Безопасность автоматизированных банковских и офисных систем / А.П. Леонов, К.А. Леонов, Г.В. Фролов и др. Мн.: Нац. Книж. палата Респ. Беларусь, 1996.
Березна Н.М., Воро}щова Е.П., Лысенко JI.M. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2004.
Бобров А-В. Копировальная техника. М.: ДМК, 2000.
Богатая И.Н., Кузнецова J1.H. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: Дело, 2002.
Бохан В.Ф. Настольная книга работника по кадрам. Мн.: Дикта, 2003.
Бройдо B.JI. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информ.-издат. дом "Филинъ", 1998.
Вовшин Я.М. Ведение документации и корреспонденции па английском языке. Мп.: ТетраСистемс, 2003.
Гавриленко С.Д. Документирование и организации. Мн.: Амалфея, 2002.
ГанагоА.Б. Ремонт в офисе: документальное оформление, бухгалтерский учет и налогообложение. Мп.: Регистр, 2006.
Гроднев И.И. Волоконно-оптические лииии связи. М.: Радио и связь, 1990.
Гроднев И.И. Оптоэлектронные системы передачи информации. М.: Знание, 1991.
Давыдова Э.Н. О порядке применения отечественного пе- реченя типовых документов // ApxiBbi i справаводстиа. 2001. № 6.
Давыдова Э.Н. Порядок применения перечней типовых документов с указанием сроков хранения // Секретарь-референт. 2004. № 2.
Давыдова Э.Н., Кондакова НА. Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов // ApxiBbi i справа- водства. 2004. № 1.
Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учеб.- практ. пособие. Мн.: ТетраСистемс, 2002.
Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. История и организация делопроизводства в Беларуси. Мн.: ТетраСистемс, 1999.
Делопроизводство и деловые отношения / Под ред. Б.И. Врублевского. Гомель: Развитие, 2003.
Додд Аннабел 3. Мир телекоммуникаций: обзор технологий и отрасли. М.: Олимп-Бизнес, 2002.
Документационное обеспечение управления. Оформление документов на персональном компьютере. В вопросах и ответах / Сост. Т.С. Оскерко. Мн.: Регистр, 2006.
Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. 3-е изд. М.: КУДИЦ-ОБРАЗ; СПб.: Питер, 2005.
?Кидкова Т.В., Браус И.Б., Дохман СА. Компьютерная подготовка решений и документов: Учеб. пособие. М.: Дело, 2002.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: |Утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 58. 8/10795.
Кеник К.И., Липенъ Л.И. Образцы приказов по кадрам с комментариями. Мп.: Дикта, 2004.
Кирсанов М.В., Аксенов IO.M. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для вузов по спец. "Менеджмент". М.: ИНФРА-М, 2002.
Кравченя Э.М. Настольная книга секретаря-референта. Мн.: ТетраСистемс, 2004.
Красавин А.С. Делопроизводство в банке. М.: ИНФРА-М, 2001.
Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2001.
Кусков М.Ч. Обработка иноязычной информации па персональном компьютере. Мн.: Элайда, 2003.
Ламекин В.Ф. Оргтехника (для Вашего офиса). Ростов н/Д: Феникс, 1997.
Медведева ТА. Основы документационного обеспечения управления. СПб.: Политехника, 2001.
Меняев М.Ф. Информационные технологии управления: В 3 кн. М.: Омега-л, 2003.
Михальченко А.Н., Давыдова Э.М. Справочник по делопроизводству. Мн.: Полымя, 1993.
Морозов МА. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. М.: Академия, 2002.
Новикова Е.Б. Интерьер общественных зданий. М.: Строй- издат, 1984.
Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. М.: Изд-во деловой литературы; Мн.: Амалфея, 2001.
Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. Мп.: Вышэйш. шк., 2003.
Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум. Мп.: БГЭУ, 2004.
Паневчик В.В., Некраха С.В., Акулич В.В. Секретарское дело. Мн.: Дикта, 2005.
Паневчик В.В., Некраха С.В., Самодеева Н.В. Деловая переписка. Мн.: Дикта, 2005.
Пархимчик Е.П., Яновская Л.Ф. Образцы должностных инструкций. Мн.: Дикта, 2003.
Пономарева Е.С. Цвет в интерьере. Мн.: Вьппэйш. шк., 1984.
Поцелуева Н.В. Автоматизация делопроизводства. М.: Сигпалъ, 1999.
Правила подготовки проектов нормативных правовых актов: [Утв. Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 92. 1/4856.
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах правления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь: |Утв. приказом председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25 мая 1995 г. № 13] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 8/1163.
Разрешите обратиться? Работа с обращениями граждан / Сост. Т.С. Оскерко. Мн.: Регистр, 2006.
Рекомендации но совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн.: БелИИИДАД, 2004.
Рекомендации по формированию, ведению, учету и хранению личных дел работников в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь / Авт.-разраб.: Д.Л. Горбачев и др. Мн.: БелИИИДАД, 2001.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практ. пособие. М.: РДЛ, 2002.
Рогожин M.IO. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. пособие. М.: ТК "Велби": Проспект, 2004.
Романов ДА. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК Пресс, 2002.
Рыбаков А.Е. Правила регистрации входящих и исходящих документов // Секретарь-референт. 2004. № 1.
Рыбаков А.Е. Правила регистрации внутренних документов // Секретарь-референт. 2004. № 2.
Семилетников НА. Дипломатический и деловой протокол. Мн.: Акад. упр. при Президенте Ресн. Беларусь, 2002.
Славинская О.В. Секретарское дело. Мн.: РИНО, 1999.
Слепович B.C. Деловой английский = Business Communication. Мн.: ТетраСистемс, 2004.
Спивак В А. Современные бизнес-коммуникации. СПб.: Питер, 2002.
Справочник покупателя. Оргтехника / Сост. М.В. Вар- варкина. СПб.: Изд-во "Агентство ИГРЕК", 1994.
СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. М.: СолСистем: Финансы и статистика, 1997.
Типовое положение об архиве электронных документов в организации: [Утв. Постановлением Госкомархива Республики Беларусь от 29 апреля 2004 г. № 5] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 76. 8/10967.
Томашевский К.JI., Войтпик АА. Трудовые контракты. Укрепление трудовой и исполнительской дисциплины. Мн.: Дикта, 2004.
Туръяпский А.Г. Искусство и технология международной связи. М.: Дело ЛТД, 1995.
Тюнюков Б.К. Электронная техника предприятий торговли: Учеб. пособие. М.: КНОРУС, 2006.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм / Рук. авт. коллектива: I1.A. Капмоле и др. Мн.: БелНИИДАД, 2007.
Черепахина А.Н. Эстетика современной мебели. М.: Лесная пром-сть, 1988.
Чуковенков АЛО., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справ. М.: МЦФЭР, 2004.
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая переписка: Практ. пособие. М.: Дело, 2004.
Шариков Ф.И. Имидж фирмы: технологии управления: Учеб. пособие для вузов. М.: Академ. Проект, 2006.
Ширинская З.Г. Бухгалтерский учет и операционная техника в банках. М.: ИНФРА-М, 1998.
Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. Мн.: БГЭУ, 2002.
Энциклоиедия офиса: Практ. рук. для секретаря / Сост. И.В. Самыкина. М.: БИНОМ, 1995.
Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004.
Янкович IIIА. Управление офисом: Учеб. пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
МО(r)
Я'
Учебное издание
Паневчик Валентин Владимирович Акулич Виктория Валентиновна Некраха Светлана Васильевна
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Документационное и оргтехническое обеспечение управления
Учебное пособие
Ответственный за выпуск Л Л. Чеспокова
Редактор ЕЛ. Быкове кал Корректор О.С. Сафронова Технический редактор О.В. Амбарцумова Компьютерный дизайн I1.H. Готовко
Подписано в печать 17.12.2007. Формат 60x90/16. Гарнитура SchoolBook. Офсетная печать. Усл. псч. л. 20,0. Уч.-изд. л. 12,0. Тираж 4000 экз. Заказ 3303
У О "Белорусский государственный экономический университет". Лицензия издательская К" 02330/0056968 от 30.04.2004. 220070, Минск, просп. Партизанский, 26.
Отпечатано с готовых диапозитивов заказчика. РУП "Издательство "Белорусский Дом печати"". 220013, Минск, просп. Независимости, 79.
9. Переписка с иностранным корреспондентом
1. Составить письмо по вопросам цены контракта:
Уважаемые господа,
мы получили ваше письмо от 10 января 200Х г., в котором вы просите нас предоставить вам скидку в размере 25 % с предлагаемой нами цены в проекте контракта на поставку оборудования и материалов для расширения алюминиевого завода. С сожалением сообщаем, что мы не можем удовлетворить вашу просьбу. Правильность нашей цены подтверждается следующим:
1) стоимость технологического оборудования от капиталовложений на строительство алюминиевого завода составляет%;
2) оборудование, предусмотренное к поставке, отвечает современным требованиям; степень его автоматизации значительно выше, чем у ранее поставляемого оборудования.
Прилагая при этом расчет стоимости оборудования и данные о стоимости строительства алюминиевых заводов в других странах, просим
3.Составить письмо по вопросам форм расчетов и условиям платежа:
Уважаемые господа,
в соответствии с контрактом №от 22 марта 200Х г. мы командировали в вашу страну высококвалифицированных специалистов для оказания помощи в составлении задания на проектирование гор- но-обогатительного комбината и проведении геологических изысканий в районе строительства.
6.Составить письмо по вопросам форс-мажорных обстоятельств:
Уважаемые господа!
Настоящим письмом сообщаем, что ввиду обстоятельств непреодолимой силы (из-за сильного шторма) портвременно закрыт и
мы не сможем поставить ваше судно под разгрузку.
Мы будем вам очень признательны, если вы задержите отгрузку оборудования до нашего уведомления о прекращении форс-мажорных обстоятельств.
Надеемся, что эта кратковременная задержка не скажется отрицательно на графике поставок.
С уважением
Адрес:TDK SINGAPORE (PTE) LTD
460 Alexandra Road, # 04-00 PSA Builolind Singapore 0511
8.Составить письмо по командированию специалистов:
Уважаемые господа!
В связи с вашим запросом и в подтверждение беседы с вашим представителем, господиномсообщаем вам, что мы могли бы направить по вашей просьбе группу высококвалифицированных специалистов для оказания технического содействия в сооружении завода тяжелого машиностроения.
Основные условия, на которых мы обычно направляем специалистов за рубеж, следующие.
Вы должны возместить нам расходы: по месячным ставкам (в долларах США); подъемным пособиям за каждого специалиста; стоимости проезда специалистов из Минска дои обратно; страхованию специалистов в ИнГосстрахе.
Мы бы хотели оговорить, что, если специалист заболел в период своего пребывания в, вы не должны приостанавливать выплату месячных ставок за время его болезни. Количество направленных нами специалистов будет зависеть от объема необходимых работ. Сроки их
8 Зек. 3303
1 При установлении сроков хранения документов руководствоваться следующими документами:
2.Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения / Авт.-разраб.: С.В. Жумарь, Г.А. Громыко, Е.А. Каменко и др. Мн.: БелНИИДАД, 2007.
8. Составить сводную номенклатуру дел АО "Мегом" за 200Х г. Организационная структура объединения: канцелярия, бухгалтерия, производственно-технический отдел, отдел кадров, отдел маркетинга и др. Известны следующие заголовки дел: приказы руководителя предприятия о приеме, переводе, увольнении сотрудников; графики отпусков; доверенности на получение денежных сумм; переписка о финансово-хозяйственной деятельности; устав производственного объединения; картотека регистрации предложений, жалоб, заявлений; документы по инвентаризации; штатное распи-
1 ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.
2 Рыбаков А.Е. Инструкция по делопроизводству в организации: назначение, разработка, применение // Отдел кадров. 2005. № 1.
3 Шрифт Тайме Нью Роман был создан для печати газеты "Тайме" но инициативе С. Морисона на фирме "Монотайп Корпорейшн" в 1933-1935 гг.
4 Ремарка, указанная руководителем.
5 Национальный рссстр правовых актов Республики Беларусь. 2002. № 7. 2/830.
6Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 58. 1/512; 2002. № 27. 1/3550. № 43. 1/361.1, № 100. 1/4003.
7Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 78. 5/1741; 2000. № 8. 5/2409; 2002. № 30. 5/10072; 2004. № 137. 5/14719. № 1 72. 5/15054.
8Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 115. 5/13151; 2004. № 137. 5/14714. № 172. 5/15054.
9Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 62. 5/1417; 2004. № 137. 5/14714.
10Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 115. 5/13151; 2004. № 137. 5/14714. Mb 172. 5/15054.
11Бюллетень пормативпо-правовой информации. 1994. М" 11; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2001. М° 174. 8/14641.
12Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь. 1999. № 17. Ст. 480; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2001. № 67. 5/6374.
13Бюллетень нормативно-правовой информации. 1998. № 11; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 54. 8/3514.
14 ЙЫ&Диональный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 8/J0795.
15 В написании раздела принимали участие Е.М. Герловская и II.B. Самодеева. 164
16 Технология создания - совокупность операций, исполнителей, применяемых материалов и оргтехники. Можно представить в виде маршрутной карты создания документа.
17 Образцы текстов для составления приказов см. в прил. 39.
18 Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: [Утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2] // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 58. 8/10795.
19Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь но организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения / Сост.: С.В. Жумарь, И.С. Турина, Г.II. Крас- нокуцкая и др. Мн.: БелНИИДАД, 2001.
20 Квалификационный справочник "Должности служащих для всех отраслей экономики", утвержденный Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31 марта 2003 г. № 35.
21 Образец приказа, в котором по типу 1,5 указана величина межстрочного интервала на компьютере.^
22 Заполняется по окончании делопроизводственного года.
---------------
------------------------------------------------------------
---------------
------------------------------------------------------------
10
11
16
15
*9
24
25
38
37
42
43
46
47
58
59
74
75
108
107
112
113
122
121
140
139
164
163
172
186
185
196
195
1
187
218
219
230
231
238
237
13*3
13*3
138
139
142
141
144
143
148
149
172
173
178
184
183
188
189
216
217
190
230
229
266
265
268
Недостающую информацию указать самостоятельно.
269
Недостающую информацию указать самостоятельно.
272
271
276
Недостающую информацию указать самостоятельно.
275
Недостающую информацию указать самостоятельно.
280
281
Недостающую информацию указать самостоятельно.
Недостающую информацию указать самостоятельно.
234
235
с уважением
226
Окончание
Окончание
236
237
Окончание
242
241
I
234
250
249
243
252
253
258
259
274
273
Приложение 39
Приложение 27
282
281
Приложение 26
275
Приложение 29
Приложение 29
264
263
Приложение 27
258
264
265
264
265
270
271
266
Приложение 27
Окончание прил. 33
278
279
Окончание прил. 16
272
Окончание прил. 16
Окончание прил. 16
282
281
Приложение 27
280
Окончание прил. 16
Приложение 26
288
287
Приложение 27
283
Окончание прил. 16
Приложение 26
292
293
Окончание прил. 33
289
Окончание прил. 33
300
301
294
Приложение 20
306
307
Окончание прил. 33
302
Окончание прил. 39
312
313
308
320
314
Приложение 27
326
_
327
Приложение 26
322
Приложение 29
Приложение 29
300
299
Окончание прил. 33
Окончание прил. 33
304
305
301
Окончание прил. 39
Окончание прил. 35
308
309
Приложение 35
304
Продолжение прил. 3
Окончание прил. 37
314
313
310
Приложение 39
318
319
Приложение 38
315
326
325
Окончание прил. 39
320
332
333
327
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
2 184
Размер файла
847 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа