close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Списання літератури з фонду бібліотеки

код для вставкиСкачать
Методичні поради
Списання літератури з фонду бібліотеки Л.Бровді, провідний методист ЦРБ Головним майном будь-якої бібліотеки є бібліотечний фонд, який треба належним чином зберігати, охороняти, поповнювати й ефективно використовувати. Станом фонду визначається обличчя бібліотеки, яке може бути привабливим або непривабливим для користувачів.
Бібліотечний фонд - це упорядкована сукупність документів, що формується бібліотекою для зберігання і надання у тимчасове користування користувачам і абонентам.
Формування фонду - найважливіший процес у роботі бібліотеки. Складність процесу формування фонду полягає у тому, що бібліотечний фонд завжди повинен залишатися збалансованим як за змістом, так і за розмірами. Він має постійно якісно оновлюватися, майже не змінюючись кількісно.
Це стає можливим завдяки списанню літератури, яке набуває не меншого значення, ніж її придбання.
Вилучення документів з бібліотечних фондів здійснюється відповідно до приписів Інструкції про порядок виключення застарілих за змістом і зношених видань та матеріалів з бібліотечних і довідково-інформаційних фондів (1978 р.).
Ця робота передбачається у щорічних виробничих планах. Правила списання літератури в залежності від сумарної вартості документів, що підлягають виключенню з фонду, визначаються Типовою інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства України та Мінекономіки України від 10.08.2001 р. № 142/181.
Вилучення з фонду - це його звільнення від документів тимчасового зберігання, а також від тих документів, що стали непридатними для подальшого використання: морально застаріли, зносилися, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їхнє відновлення є неможливим або економічно недоцільним), непрофільні, надмірно дублетні, виявлені як нестача в результаті переобліку.
Для прийняття рішення про вилучено документів з фонду створюється комісія, до складу якої включаються бібліотечні працівники, представники ради бібліотеки, читачі-спеціалісти різних галузей, обов'язково - бухгалтер.
Важливо правильно визначити причину вибуття документів з фонду. Підставою для списання може бути:
* втрата документом наукової чи практичної цінності, актуальності;
* непрофільність документа;
* наявність кращих перевидань;
* зайва кількість примірників;
* закінчення визначеного раніше терміну зберігання (кожна
бібліотека визначає терміни зберігання індивідуально);
* передача документів до інших бібліотек або до обмінно-резервного фонду;
* зношеність чи дефектність видань, коли вони з тих чи
інших причин не підлягають ремонту;
* непридатність до використання внаслідок стихійного лиха або біологічного пошкодження;
* неповернення та втрата читачами;
* втрата в умовах відкритого доступу.
Забороняється вилучення з бібліотечних фондів друкованих видань та документів з ідеологічних чи політичних міркувань. Списання документів відбувається в такому порядку:
1. Сортування літератури за визначеною причиною її вибуття з фонду.
2. Складання актів і списків (додаток № 1).
3. Перегляд списків членами комісії.
4. Затвердження актів директором бібліотеки.
5. Передача актів і списків у відділ комплектування, де відбувається їх реєстрація:
а)виключення відомостей з абеткового службового каталогу;
б)позначка в інвентарній книзі;
в)виключення з читацького абеткового та читацького систематичного каталогів;
г)позначка в книзі сумарного обліку.
6.Списання з балансу в бухгалтерії з урахуванням індексації вартості книги.
7.Здача зношених та застарілих видань у макулатуру. Квитанції за макулатуру прикріплюються до актів. Отримані гроші здаються до бухгалтерії.
Нумерація актів виключення, на відміну від актів придбання літератури, продовжується з року в рік.
Окремо треба зупинитися на вилученні з фонду документів, втрачених з невстановлених причин, тобто недостачі (додаток № 2). Відомості про такі документи з'ясовуються в результаті перевірки фонду.
Планові перевірки бібліотечного фонду здійснюються з такою періодичністю:
• найбільш цінні фонди, що зберігаються у сейфах чи закритих шафах, - щорічно;
• рідкісні, цінні фонди (вибірково) - один раз на п'ять років;
• фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць - один раз на сім років;
• фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць - поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз
на десять років;
• фонди бібліотек від 200 тис. до 600 тисяч облікових одиниць - поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз на п'ятнадцять років;
• фонди бібліотек від 600 тисяч облікових одиниць до 1 млн. облікових одиниць - поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки всього фонду протягом двадцяти років;
• фонди понад 1 млн. облікових одиниць - поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки всього фонду протягом 20 - 25 років.
Перевірка бібліотечного фонду або його частини при заміні керівника бібліотеки чи структурного підрозділу, що має бібліотечні фонди до 100 тис. одиниць, вважається черговою плановою перевіркою. Перевірка завершується складанням акта з пояснювальною запискою і списком відсутніх документів. Видання дозволяється списувати після вжиття всіх необхідних заходів з їх розшуку, але сам факт недостачі є сигналом про недоліки в організації охорони фонду. Перш ніж списувати такі документи, комісія аналізує стан збереження фонду в бібліотеці (структурному підрозділі) і встановлює, чи дійсно працівники зробили все від них залежне для попередження зникнення документів, а отже чи мають вони нести матеріальну відповідальність за збитки (див. Типову інструкцію про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, 2001 р.). Річний обсяг списання документів, втрачених з невідомих причин, встановлюється для кожного підрозділу-фондоутримувача індивідуально в обсягах з розрахунку 0,01 відсотка від річної книговидачі з даного фонду.
Свою специфіку має списання книг, загублених читачами. Для підтвердження неможливості стягнення заборгованості з користувача беруться до уваги зафіксовані у читацькому формулярі нагадування про необхідність повернення документів: телефонні дзвінки (не менше 5 разів на рік), поштові листівки, надіслані бібліотекою на адресу користувача.
Прийнявши рішення про можливість заміни втрачених книг іншими документами, бібліотекар робить запис про втрачене і здане на заміну видання у "Зошиті обліку книг...". Запис обов'язково підтверджується підписами читача і бібліотекаря. Записи в "Зошиті обліку книг, прийнятих від читачів замість загублених", є підставою для складання двох актів:
1) про виключення документів із фонду (в акті зазначається причина вибуття, наприклад, втрата читачами [додаток № 3]);
2) про прийняття нових видань. У випадку, коли читач вибуває з місця проживання і не повертає документів з фонду бібліотеки, до акту про їх списання необхідно додати довідку з адресного (паспортного) столу, що засвідчує факт вибуття читача з населеного пункту.
Кожний вид друкованої продукції - книги, брошури, ізовидання (альбоми, ноти), періодика (газети, журнали), аудіовізуальні матеріали (плівки, діафільми, слайди, магнітні, цифрові диски) - вилучається окремим актом. Не дозволяється списувати в одному акті кілька видів документів. При вибутті періодики в актах не треба вказувати ціну вилучених газет і журналів. Для газет за одиницю обліку вважається підшивка, для журналів - кожний номер окремо.
Дбайливе ставлення до фондів бібліотеки передбачає ретельний аналіз стану книжкових фондів і, як наслідок, обережність у списанні літератури.
Додаток 1
"Затверджую"
Директор___________________
______________________200__р.
Акт №__
Даний акт складений___________________року комісією в складі
_____________________________________________________ про виключення з єдиного фонду бібліотеки______примірників (книг, брошур) на суму ____грн. з приводу ___________________________
Список літератури додається
Комісія:
(підписи)
Додаток 2
"Затверджую"
Директор__________________
________________________
______________________200_р.
Акт №___
Ми, голова комісії з перевірки____________________________, та члени комісії___________________________________________________
___________________________________________________________
склали акт про те, що нами у період з "__"______р. по "__"_______р.
була проведена перевірка бібліотечного фонду
_____________(назва бібліотеки, причина перевірки)______________
За підсумками перевірки встановлено.
1. За обліковими документами нараховується____прим.документів:________, інших матеріалів:_____________________________________________________________.
2. Є у наявності______________________________прим документів:________, інших матеріалів:_____________________________________________________________.
3. Не вистачає_______________________________прим. документів:________, інших матеріалів________________________________на загальну суму____грн._____коп.
4. З виданих користувачам документів і матеріалів не повернуто___________________прим.
5. Виявлено не взятих на індивідуальний облік документів і матеріалів______________ прим.
Висновки комісії з перевірки (щодо впровадження обліку, стану облікових документів, причин нестачі документів тощо)_________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
Пропозиції комісії___________________________________________
___________________________________________________________
Підписи
_________________
(голова комісії) Члени комісії
Додаток 3
"Затверджую"
Директор_______________
________________200__р.
Акт №
Даний акт складений______________________комісією в складі
_____________________________________________________
_____________________________________________________
про виключення з фонду бібліотеки____прим. книг на суму__
Даний акт складено згідно з записами "Книги обліку книг, прийнятих від читачів замість загублених" за №___за 200__р.
Список літератури згідно оцінки комісії додається:
Комісія
Підписи:
Автор
bibliotekair
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
5 112
Размер файла
56 Кб
Теги
списання, література, фонда, бібліотеки
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа