close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Личная TM-система

код для вставкиСкачать
 Личная TM-система
1)
Самоактуализация Первое, что необходимо сделать, в начале долгого пути построения личной ТМ-
системы, это самоактуализироваться, т.е. понять «А к чему я должен стремиться
всю жизнь, а также зачем, как и за счет чего я этого достигну?» Весь процесс
самоактуализации можно разбить на несколько этапов:
·
определить для себя долгосрочную цель
или, другими словами, мечту
.
Она должна формулироваться короткой фразой, одним предложением с
минимальным количеством уточнений. (Ответ на вопрос «К чему
стремиться?»)
·
в дальнейшем из мечты формируется миссия
– это более подробное
описание желаемой жизненной цели и определение путей ее
достижения. (Ответ на вопрос «Зачем и как этого достигну?»)
·
в заключении определяются «родные» области жизни
, за счет которых и
будет достигнута цель и, соответственно, в которых необходимо
добиваться гармонии и совершенствования, иными словами, именно в
этих областях ставятся и достигаются среднесрочные цели. (Ответ на
вопрос «За счет чего я этого достигну?»)
Пример собственной самоактуализации:
1.
Долгосрочная цель:
«Добиться финансовой независимости (чтобы
пассивный доход превышал расходы) для себя и своей семьи, стать
наконец свободным и начать жить для себя»
2.
Миссия:
«Жизнь человека должна принадлежать только ему и только сам
человек решает - быть ему свободным или нет! Самое большое богатство
человека и невосполнимый ресурс – время. Т.о. человек свободен только
тогда, когда он может свободно распоряжаться собственным временем.
Такую свободу может дать финансовая независимость, которая
достигается за счет грамотного инвестирования (пассивный доход). Я
обязан добиться того, чтобы я и моя семья принадлежали самому себе!»
3.
«Родные» области жизни:
o
Профессиональная деятельность:
все, что касается тех сфер, где
необходимо быть профессионалом (работа по найму, собственный
бизнес, инвестирование, полезные связи, рабочие контакты,
авторитетность,...)
o
Семья и дом: все, что касается сферы семейной жизни (создание
семьи, крепкие отношения, гармония, дети, быт,...)
o
Социальная жизнь: все, что касается жизни в окружающем
социуме (любимые друзья, интересные знакомые, сообщества по
интересам, общение реальное и виртуальное,...)
o
Личная жизнь:
все, что касается лично меня (здоровье, личная
эффективность, time managment, удовлетворение мелких
слабостей, комфорт и удовлетворенность жизнью,...)
2) Техника планирования
Следующий этап построения личной ТМ-системы — это освоение техники
планирования. Частенько бывает, что какая-то важная задача не выполнена, т.к.
про нее просто забыли или затягивается осуществление поставленной цели,
поскольку путь к осуществлению этой цели представляет собой не четкий план,
а хаотично составленный набор различных действий.
Существует множество различных техник, как описанных в литературе по ТМ,
так и сугубо индивидуальных. Надо заметить, что тут нет какого-то
универсального способа планирования. Единственное, что нужно помнить —
это что «лучшее — враг хорошего», иными словами, планирование должно не
усложнять, а упрощать процесс достижения поставленных целей.
Познакомившись с различными техниками и попробовав некоторые из них, я
вывел для себя оптимальный вариант правил планирования. Итак, для начала
надо определить глобальные горизонты планирования
, а именно:
·
Среднесрочные планы:
сроки реализации задач, включенных в эти
планы — от месяца до нескольких лет;
·
Краткосрочные планы: сроки реализации задач, включенных в эти планы
— от дня до месяца;
Глобальные горизонты планирования необходимо разбить на локальные. Для
упрощения планирования я не конкретизирую действия со сроком исполнения
более года. В итоге у меня получились следующие категории:
Среднесрочные планы
: ·
Год или «
стратегическая картонка»
- это список задач, которые должны
быть исполнены в течение года. Они не привязаны к конкретному
периоду, но относятся к одной или нескольким «родным областям».
Формулировка этих задач максимально широка, к примеру «покупка
автомобиля», однако для них должен быть определен приоритет
(важность).
Краткосрочные планы:
·
Неделя — это задачи, выполнение которых прогнозируется в ближайшие
неделю-месяц. Задачи этой категории имеют более конкретный вид, к
примеру «определиться с моделью авто», приоритет (важность), а также
предполагаемый крайний срок выполнения или периодичность
выполнения.
·
День — это задачи, выполнение которых намечено на текущий день.
Задачи обладают максимальной конкретикой, к примеру «съездить в
авто-салон Hyundai» и имеют определенную привязку ко времени
(жесткую, мягкую или «кайрос»).
Кратко поясню про различные типы привязки ко времени ежедневных задач:
жесткая
— это привязка к конкретному времени в течение дня (к примеру,
13:40); мягкая
— это привязка к временному интервалу (после обеда, с 10:00 до
12:30); кайрос
— это привязка к определенному событию (по дороге из офиса,
при посещении банка).
Если задача требует периодичного исполнения (оплата мобильного, заправка
авто), то она будет относиться к категории «Неделя», а ее исполнение к
категории «День» с различной привязкой ко времени (до 10:00 оплатить
мобильный — мягкая
, по дороге из офиса заправить авто - кайрос
).
Стоит заметить, что нет необходимости в жестком планировании на
определенный период, в тоже время требуются жесткие правила на
перемещение задач между категориями:
·
В категорию «Год»
помещаются задачи, необходимые для реализации
актуальных среднесрочных целей. Каждой задаче этой категории может
принадлежать одна или несколько задач категории «Неделя». Удаление
задачи из этой категории происходит либо в случае исполнения всех
дочерних задач, либо при потере актуальности. Просмотр и
перемещение задач осуществляется раз в неделю.
·
В категорию «
Неделя
»
помещаются или дочерние задачи категории «Год»
или задачи для решения актуальных краткосрочных целей или задачи,
требующие периодичного выполнения. Каждой задаче этой категории
может принадлежать одна или несколько задач категории «День».
Удаление задачи из этой категории происходит либо в случае исполнения
всех дочерних задач, либо при потере актуальности. Просмотр и
перемещение задач осуществляется раз в день.
·
В категорию
«День»
помещаются или дочерние задачи категории
«Неделя» или непредвиденные задачи, возникшие в течение дня. В
конце дня все задачи из этой категории удаляются.
·
Общее правило для всех категорий: Задачи всегда перемещаются только
в одну сторону — от «года» к «дню». Обратное движение недопустимо!
Для воплощения этой техники в жизнь необходимо:
·
около 30...40 минут в неделю на актуализацию и разбивку годовых задач
на подзадачи, а также на перемещение подзадач в категорию «Неделя»;
·
около 10...15 минут в день (утром или вечером) на актуализацию и
разбивку недельных задач на подзадачи, а также на перемещение
подзадач в категорию «День».
Таким образом, выстраивается четкий и прозрачный план действий
«от
малого к большому»
(к примеру: день - «позвонить в автосалон», неделя -
«выбрать модель авто», год - «купить авто»), разгружается мозг
(в течение дня
не надо судорожно планировать следующее действие — надо просто
выполнять поставленные задачи), ну и на работу по этой технике необходимо
ничтожно мало времени
(около 1.5 часа в неделю).
В заключении необходимо отметить, что эта техника применима для задач
средней сложности, таких в жизни 80% (
принцип «Парето»
). Задачи низкой
сложности решаются без применения принципов планирования, главное чтобы
таких задач было не более 10%. Если же приходиться решать задачи высокой
сложности, то в этих случаях стоит полностью отказаться от такой техники
планирования и применять полноценные методы Project management'а.
3)
Управление задачами в течение дня
В течение дня, как правило, приходится выполнять не только запланированные
ранее задачи, но и новые, внезапно возникшие. Частенько приходится слышать
от разных людей, что вот из-за таких вот незапланированных задач не
возможно придерживаться плана на день, а зачастую и вообще приходится от
него отказаться. Многие вообще считают, что только бессистемное выполнение
дневных дел — это единственно правильный подход к работе в течение дня.
Надо ли говорить, что при полной бессистемности многие задачи, даже очень
важные, будут не выполнены, либо выполнены в неполном объеме и/или с
ненадлежащим качеством. И вообще, организация работы в состоянии
«пожара», когда задача должна быть выполнена «еще вчера», недопустимо.
На мой взгляд, при выполнении дневных дел необходимо придерживаться
трех правил
, которые помогут структурировать выполнение и не позволят
погрязнуть в рутине:
·
рациональное распределение времени:
o
60% планирование
: запланированные задачи могут занимать не
более 60% рабочего времени. Еще 20% отводится на решение
незапланированных задачи и срочных дел, оставшиеся 20% - на
самообразование. Эти 40% могут перераспределяться, т.е. при
наличии большого числа срочных дел можно пожертвовать
временем на самообразование и наоборот, при их отсутствии все
оставшееся время посвятить учебе.
o
резервирование времени: как перед так и после событий с жесткой
привязкой ко времени необходимо оставлять резервы. Перед
жестким событием они позволят подстраховаться на случай форс-
мажора, а после него помогут плавно перейти к следующей задаче.
К примеру, 10...15 минут перед встречей могут смягчить возможное
опоздание из-за пробок, а 15...20 после встречи позволят
пообщаться с кем-нибудь из ее участником приватно.
·
грамотная расстановка приоритетов: система приоритетов для задач —
инструмент сугубо индивидуальный, тут универсальных методов мало.
Для помощи в грамотной расстановке приоритетов рекомендую
использовать «матрицу Эйзенхауэра» о которой напишу в четвертой
части. Важно помнить общее правило: срочных задач с высоким
приоритетом должно быть минимальное количество
. Идеальный
результат — это полное отсутствие срочных задач с высоким
приоритетом
.
·
принцип GTD
(Getting Things Done):
в случае, если есть ресурс времени и
отсутствуют срочные задачи с высоким приоритетом, для реагирования
на незапланированные задачи удобно использовать принцип GTD
(Getting Things Done). Это простой алгоритм обработки внезапно
появившейся задачи, который позволяет гибко вписать такую задачу в
дневные планы. Принцип GTD:
·
Классификация входящей информации:
o
определение типа информации (задача, идея, информация общего
характера,..)
o
определение приоритета (важности) информации (высокий,
нормальный, низкий)
o
определение срочности реагирования на информацию (срочно,
нормально, не срочно)
·
Если это задача и она срочная и важная, то РАБОТА НАД ЕЕ
ВЫПОЛНЕНИЕМ!
·
Требует ли полученная информация действий?
·
Если нет, то:
o
игнорирование информации
o
перемещение информации в список «может быть когда нибудь»
o
перемещение информации в справочные материалы
·
Определение принадлежности действия к текущим проектам
·
Займет ли это действие меньше 2...5 минут?
·
Если да, то — ВЫПОЛНИТЬ!
·
Если нет, то:
o
перепоручить это действие и поместить в список ОЖИДАНИЕ
o
запланировать выполнение этого действия либо в течение текущего
дня, либо поместить в планы «Неделя»
В результате применения этого принципа отсеивается неактуальная (в мусор)
или неважная сейчас (в справочник или в «когда нибудь») информация, важные
и срочные дела исполняются сразу, не попадая в планы, все же остальные
новые задачи гибко входят в имеющиеся планы. В заключении необходимо отметить, что придерживаясь этих трех правил, а
также применяя принцип GTD можно добиться неплохого баланса в течение
дня между оперативным реагированием на новые задачи и запланированным
выполнением имеющихся. Ниже приведена схема принципа GTD, ее удобно
разместить на рабочий стол компьютера в качестве обоев, т.о. она будет всегда
перед глазами.
Автор
PyJle3
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
293
Размер файла
728 Кб
Теги
система, личная
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа