close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Инструкция по делопроизводству

код для вставкиСкачать
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
СОДЕРЖАНИЕ
1
Общие положения ......................................................................................4
2
Основные понятия .....................................................................................5
3
Подготовка и оформление документов..................................................7
4
3.1
Технические требования к оформлению документов ......................7
3.2
Оформление реквизитов документов.................................................8
3.3
Оформление отдельных видов документов ....................................24
3.4
Согласование проектов документов ................................................41
Организация документооборота в университете ...............................43
4.1
Прием и первичная обработка входящих документов ...................43
4.2
Предварительное рассмотрение документов ..................................44
4.3
Регистрация и учет входящих документов ......................................45
4.4
Доведение документов до исполнителей ........................................48
4.5
Контроль исполнения документов ...................................................49
4.6
Работа исполнителя с документами .................................................51
4.7
Организация работы с исходящими документами .........................53
4.8
Регистрация исходящих документов ...............................................54
4.9
Отправка документов.........................................................................54
4.10 Учет и анализ объема документооборота ........................................56
5
Документальный фонд университета ..................................................57
5.1
Разработка и ведение номенклатуры дел ........................................57
5.2
Формирование дел .............................................................................59
5.3
Текущее хранение документов и дел ...............................................62
5.4
Экспертиза ценности документов ....................................................64
5.5
Оформление дел .................................................................................65
5.6
Составление описей дел ....................................................................66
5.7
Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения ....67
5.8
Передача дел на архивное хранение ................................................68
5.9
Сохранность и восстанавливаемость электронных документов ...70
2
Приложение 1. Структура документов ОмГУ ...................................... 71
Приложение 2. Регистрационно-контрольная карточка ...................... 72
Приложение 3. Бланк письма .................................................................. 73
Приложение 4. Образец письма .............................................................. 74
Приложение 5. Бланк письма на английском языке ............................. 75
Приложение 6. Бланк приказа................................................................. 76
Приложение 7. Бланк распоряжения ...................................................... 77
Приложение 8. Бланк протокола ............................................................ 78
Приложение 9. Образец протокола ........................................................ 79
Приложение 10. Образец служебной записки ....................................... 80
Приложение 11. Форма акта ................................................................... 81
Приложение 12. Телеграмма ................................................................... 82
Приложение 13. Телефонограмма .......................................................... 83
Приложение 14. Карточка поручения ректора ...................................... 84
Приложение 15. Образец
оформления
номенклатуры
дел
структурного подразделения .................................................................. 85
Приложение 16. Форма
акта
о
выделении
к
уничтожению
документов, не подлежащих хранению ................................................. 86
Приказ ректора об утверждении инструкции по делопроизводству .. 87
3
1 Общие положения
1.1
Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в
федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении
высшего профессионального образования «Омский государственный
университет им. Ф.М. Достоевского» (далее – ОмГУ, Университет) в
соответствии с федеральным законодательством и рекомендациями
органов исполнительной власти Российской Федерации устанавливает
единые требования к созданию документов в университете и организации
работы с ними. В случае принятия уполномоченными органами
государственной власти Российской Федерации новых нормативных
правовых актов, регулирующих данные отношения, настоящая Инструкция
подлежит
применению
в
части,
не
противоречащей
указанным
нормативным правовым актам.
1.2
Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с
электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение
и использование документов, осуществляемые с помощью системы
электронного документооборота (далее - СЭД) Университета и иных
информационных технологий.
1.3
1)
Положения Инструкции распространяются:
на организационно-распорядительную документацию – в части
создания и организации работы с ней;
2)
на бухгалтерскую, научно-техническую, учебно-методическую
и другую документацию – в части текущего хранения в подразделениях
Университета согласно номенклатуре дел и подготовки документов к
передаче на архивное хранение.
1.4
Положения Инструкции не распространяются на организацию
работы с документами ограниченного доступа, в том числе документами,
содержащими
сведения,
составляющие
4
государственную
тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную
информацию
(служебную
и
иную
тайну,
персональные
данные),
регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
1.5
Структура
управленческих
документов,
создаваемых
в
Университете, представлена в Приложении 1 к Инструкции.
1.6
Методическое
установленного
порядка
руководство
работы
с
и
контроль
документами
соблюдения
в
структурных
подразделениях Университета осуществляет общий отдел Университета
(далее – общий отдел).
1.7
Распределение ответственности и полномочий за ведение
делопроизводства
осуществляется
структурных
в
структурных
работниками
подразделениях
в
подразделениях
соответствии
Университета
с
Университета
Положениями
и
о
должностными
инструкциями работников подразделений.
1.8
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или в случае
увольнения работник структурного подразделения, ответственный за
текущее хранение документов в соответствии с номенклатурой дел
подразделения, обязан передать все находящиеся у него на учете
документы работнику его замещающему, оформив передачу документов в
СЭД. При увольнении работника Университета передаче подлежат все
документы, о чем составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.9
Правила
ведения
делопроизводства,
установленные
настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого работника
Университета. За неисполнение требований Инструкции работник может
быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
1.10
Принимаемые в Университет работники должны быть
ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.
2
2.1
Основные понятия
Основные понятия, используемые в Инструкции:
5
адресант – лицо или организация, адресующие корреспонденцию;
адресат
–
лицо
или
организация,
которому
адресована
корреспонденция;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе
документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело
–
совокупность
документов
или
отдельный
документ,
относящиеся к одному вопросу или участку деятельности структурного
подразделения (Университета);
делопроизводство
–
деятельность,
обеспечивающая
создание
официальных документов и организацию работы с ними в Университете;
документ – зафиксированная на материальном носителе информация,
оформленная в установленном порядке и включенная в документооборот
Университета;
документооборот – движение документов с момента их создания или
получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
копия
документа
–
документ,
полностью
воспроизводящий
информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий
юридической силы;
копия документа (заверенная) – копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований
дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина
– направленные в Университет или
должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования;
6
объем документооборота – количество документов, поступивших в
структурное
подразделение
(Университет)
и
созданных
им
за
определенный период;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр
документа;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов – изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора на архивное хранение;
электронный документ
– документ, в котором информация
представлена в электронно-цифровой форме;
юридическая сила документа – свойство официального документа,
сообщаемое
ему
действующим
законодательством,
компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3
3.1
3.1.1
Подготовка и оформление документов
Технические требования к оформлению документов
Документы, создаваемые в Университете, оформляются на
бланках, на стандартных листах белой бумаги или бумаги светлых тонов
формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных
документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
3.1.2
В ОмГУ также создаются и используются:
1) электронные документы, создаваемые без последующего
документирования на бумажном носителе;
7
2) электронные образы документов, полученные в результате
сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
3.1.3
Размеры полей на документе должны быть не менее: левое –
20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.
3.1.4
Межстрочный интервал должен быть одинарным (для
формата А5) или 1,15 – 1,5 (для формата А4). Отступы абзацев (красная
строка) должны составлять 1,25 см.
3.1.5
Текст печатается шрифтом «TimesNewRoman», размером 14,
цвет текста – черный.
При большом объеме текста допускается применение шрифта
размера 12, в таблицах – шрифта меньшего размера (до 10), а также
шрифта «Arial».
3.1.6
Страницы в многостраничном документе должны иметь
нумерацию. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине
верхнего поля листа. Первая страница не нумеруется.
Приложения к документу нумеруются самостоятельно.
Текст
печатается
на
одной
стороне
листа.
Допускается
использование оборотной стороны листа.
3.1.7
Документ не должен содержать исправлений, пометок и
пятен. Текст должен быть отпечатан отчетливо и ровно.
3.1.8
Не допускается сшивание, скрепление степлером листов
проектов приказа, положения, инструкции и др.
Оформление реквизитов документов
3.2
3.2.1
При
оформлении
документов
используются
варианты
углового и продольного расположения реквизитов. При угловом варианте
реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном
варианте реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.2.2
Реквизит
«Наименование
организации»
наименованию, закрепленному в Уставе Университета.
8
соответствует
Над наименованием Университета указывают сокращенное, а при
его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее
наличии).
Сокращенное наименование Университета, закрепленное в Уставе
Университета, при необходимости помещают в скобках под полным
наименованием.
3.2.3
В состав реквизита «Подпись должностного лица» входят:
наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица,
подписавшего документ.
Если документ не содержит реквизит «Наименование организации»,
то указывается полное наименование должности лица, подписавшего
документ. Например:
Проректор по научной работе
ФГБОУ ВПО «ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
Личная подпись
А.Г. Козлов
На документе, содержащем реквизит «Наименование организации»,
указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего
документ. Например:
Проректор по научной работе
Личная подпись
А.Г. Козлов
При подписании документа несколькими должностными лицами
Университета
все
подписи
располагают
одну
под
другой
в
последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают одну под другой в алфавитном порядке фамилий
должностных лиц или на одном уровне, например:
Проректор по учебной работе
Личная подпись
Т.Ю. Стукен
Проректор по научной работе
Личная подпись А.Г. Козлов
В документах, составленных комиссией, должности лиц, входящих в
состав комиссии, не указываются, например:
9
Председатель комиссии
Члены комиссии
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Л.М. Иванова
И.И. Петров
М.М. Михайлов
Л.А. Жданова
При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого
указаны
в
реквизите
«Подпись
должностного
лица»,
документ
подписывается другим должностным лицом, имеющим право подписывать
документ за отсутствующего руководителя. В этом случае указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и
инициалы. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены
от руки лицом, подписывающим документ. Не допускается проставлять
предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности
временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка),
подпись оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности
декана факультета психологии
Личная подпись
Л.М. Глухова
И. о. декана факультета психологии Личная подпись
Л.М. Глухова
или
Использование факсимильной или другой копии подписи в качестве
аналога собственноручной допускается только в случаях и в порядке,
предусмотренных законодательством. Применение факсимильной подписи
не допускается для оформления финансовых документов, налоговой и
бухгалтерской отчетности, платежных документов, первичных учетных
документов, запросов, ответов, заявлений, ходатайств в государственные
органы и органы государственной власти, карточек с образцами подписей,
доверенностей.
3.2.4
Реквизит «Вид документа» указывается на всех видах
документов, кроме писем. Наименование вида конкретного документа
определяется его содержанием и назначением. Во всех случаях, кроме
10
деловых писем, наименование вида документа является обязательным
реквизитом документа.
Реквизит
«Наименование
ПРИКАЗ,
«Вид
документа»
организации»
РАСПОРЯЖЕНИЕ,
и
располагается
печатается
АКТ,
ниже
прописными
ПРОТОКОЛ
и
т.д.
реквизита
буквами:
Реквизит
выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру и кавычками
не выделяется. Точка в конце названия (вида) документа не ставится.
3.2.5
В реквизите «Место составления (издания) документа» для
документов Университета, за исключением писем, местом составления
(издания) указывается город Омск. Слово «город» или сокращенное «г.» не
проставляется.
3.2.6
Реквизит «Справочные данные об организации» включает в
себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты,
интернет-адрес.
Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания
услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, квартиры; название
населенного пункта, район, край (область, автономный округ (автономная
область), республика в составе Российской Федерации), почтовый индекс.
Реквизит
располагается
ниже
реквизита
«Наименование
организации».
3.2.7
Реквизит «Адресат» используется при адресации документов
в государственные органы, органы местного самоуправления, организации,
их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально
принятые сокращенные наименования органов государственной власти,
органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в
последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи.
11
При
адресации
документа
должностному
лицу
инициалы
рекомендуется ставить перед фамилией, физическому лицу - после нее.
Строки реквизита «адресат» центруются относительно самой
длинной строки или выравниваются по левому краю. Строки реквизита
«адресат» печатаются через один межстрочный интервал, а его составные
части – через 1,5–2 межстрочный интервал, например:
Начальнику финансового отдела
Томского государственного университета
В.А. Иванову
или
Томский государственный университет
Финансовый отдел
Иванову В.А.
3.2.8
регистрации
В
реквизите
«Дата
(распорядительные
документа»
документы,
проставляется
письма
и
др.),
дата
дата
утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события,
зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).
Дата
документа
оформляется
арабскими
цифрами
в
последовательности: день месяца, месяц, год: 01.10.2013. День месяца и
месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год
- четырьмя арабскими цифрами. Если день или месяц состоит из одной
цифры, перед ней обязательно ставится ноль. Слово «год» или
сокращенное «г.» не проставляется. Допускается словесно-цифровой
способ проставления даты: 12 октября 2013 г.
Документы,
изданные
двумя
или
более
структурными
подразделениями Университета, должны иметь одну (единую) дату,
которая соответствует дате подписания документа последней стороной.
Дата
на документе
проставляется
должностным
лицом
при
подписании документа или работником общего отдела при регистрации
документа.
12
3.2.9
Реквизит
«Регистрационный
номер
документа»
проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в
Университете. Регистрационный номер документа состоит из его
порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по
номенклатуре дел Университета.
3.2.10 Реквизит «Наименование (заголовок) документа» содержит
основную смысловую нагрузку документа и формулируется с помощью
отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене...», «Об
оказании...», «О создании...»). Наименование документа содержит две
основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится
или должно быть произведено.
Наименование (заголовок) документа должно быть грамматически
согласовано с наименованием вида документа.
Реквизит «Наименование (заголовок) документа» составляется ко
всем
документам,
за
исключением
документов,
имеющих
текст
небольшого объема (до 4–5 строк).
Наименование
документа
печатается
с
прописной
буквы,
оформляется без кавычек, точка в конце не ставится. Допускается
использование курсивного начертания заголовка.
Реквизит оформляется над текстом по центру относительно
страницы и отделяется от текста 1–2 межстрочными интервалами.
Допускается выравнивание заголовка по левому краю страницы.
Наименование (заголовок) документа, состоящее из двух и более
строк, печатается через один межстрочный интервал и занимает до 5 строк
по 28 - 30 знаков в строке.
3.2.11 Реквизит «Текст документа» должен быть ясным, кратким,
логичным,
обеспечивающим
точное
и
однозначное
восприятие
изложенной в нем информации. Текст документа излагается русским
литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида
документа и его назначения в управленческой деятельности.
13
В тексте следует применять только общепринятые или официально
установленные сокращения.
Использование в документе новых иностранных терминов и
выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские
термины и выражения или термины иностранного происхождения,
ставшие в русском языке общеупотребительными.
Текст документа может быть представлен в виде грамматически
связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.
При печатании текста (частей текста) не допускается использование
только прописных букв, как, например: «ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ИТОГОВОЙ
АТТЕСТАЦИИ СТУДЕНТОВ».
В тексте документа используют следующие формы изложения:
1)
от
первого
лица
множественного
числа
(«просим
предоставить...», «направляем в Ваш адрес…»);
2)
от первого лица единственного числа («прошу выслать…»,
«считаю необходимым…»);
3)
от
третьего
лица
единственного
числа
(«Омский
государственный университет им. Ф.М. Достоевского приглашает...»).
Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то
указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа
содержит ссылку на подзаконный правовой акт, то указываются
наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ,
дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер,
наименование документа (если имеется).
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в
виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если
таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы
рекомендуется нумеровать, и на следующих страницах печатать только
14
номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек.
Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом
случае таблица оформляется приложением к документу.
Даты в тексте документа оформляются в соответствии с п. 3.2.8
Инструкции.
При написании чисел используются словесный (например: четыре
метра), цифровой (например: 30000) и словесно-цифровой (например: 150
млн) способы.
Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений
величин, выраженных в одной и той же единице измерения, то
обозначение единицы измерения указывается после последнего числового
значения диапазона величин (например, от 18 до 28 человек).
При написании сложных существительных и прилагательных,
имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и
словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25процентный).
Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью
и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4
процента, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами,
пишутся с наращением (например, 90-е годы). Порядковые числительные,
обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например:
начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых
числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается
только у последнего числительного (например: 1–3-й курсы).
Римскими
цифрами,
как
правило,
обозначаются
кварталы,
порядковые номера конференций и др.
В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не
допускается:
15
1)
применять
математический
знак
минус
(-)
перед
отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);
2)
применять без числовых значений математические знаки (>
(больше), < (меньше), = (равно), ≥ (больше или равно), ≤ (меньше или
равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент));
3)
применять индексы стандартов, технических условий и других
документов без регистрационного номера.
Текст документа при необходимости разделяют на разделы,
подразделы, пункты и подпункты.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило,
заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать
содержание разделов, подразделов. Заголовки
следует печатать с
прописной буквы, без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в
заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений,
их разделяют точкой.
Не
допускается
разрыв
страниц
между
заголовком
раздела
(подраздела) и текстом соответствующего раздела (подраздела), а также в
заголовке раздела (подраздела).
Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 1–2
межстрочным интервалам. Расстояние между заголовками раздела и
подраздела - 1 межстрочный интервал.
Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими
цифрами. Количество номеров в нумерации структурных элементов
документа не должно превышать четырех (раздел, подраздел, пункт,
подпункт).
Разделы должны записываться с абзацевого отступа и иметь
нумерацию в пределах всего документа. В конце номера раздела точка не
ставится.
16
Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела.
Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных
точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.
Номер пункта (подпункта) включает номера раздела, подраздела
(при его наличии) и пункта (подпункта), разделенные точками. В конце
номера пункта (подпункта) точка не ставится. Если раздел (подраздел)
состоит
из
одного
пункта,
он
также
нумеруется.
В
проектах
организационно-распорядительных документов допускается использование
единой сквозной нумерации пунктов.
Для детализации перечислений необходимо использовать арабские
цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного
отступа.
3.2.12 Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа
адресанта» используется преимущественно при оформлении писемответов и документов-отчетов, справок о выполнении поступивших
поручений. Сведения в документ-ответ переносятся с инициативного
документа и соответствуют его дате и регистрационному номеру.
3.2.13 Реквизит «Отметка о наличии приложений» в письмах
оформляется после текста (до реквизита «подпись должностного лица») от
границы левого поля.
После слова «Приложение» (печатается с красной строки в
единственном числе, независимо от количества приложений) ставится
двоеточие.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма,
оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают
его наименование, число листов и число экземпляров.
Если приложение одно, порядковый номер не указывается. При
наличии нескольких приложений их нумеруют:
17
Приложение:
1. Перечень управленческих документов, на 20 л. в 1 экз.
2. Справка о …, на 2 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
Если приложением является документ, также имеющий приложение,
отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение:
Письмо Минобрнауки от 15.01.2009 № 02-6/4 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес.
На приложениях к распорядительным документам (приказам,
распоряжениям и др.), актам, договорам, инструкциям, правилам в верхнем
правом углу приложения оформляют отметку о его наличии следующим
образом:
Приложение 2
к Положению
«Об аттестации студентов»
от 19.01.2009 № 5
или
Приложение № 2
к Положению
«Об аттестации студентов»
от 19.01.2009 № 5
В
организационно-распорядительных
документах
допускается
проставление отметки о наличии приложения непосредственно в тексте
документа.
Приложения к приказам Университета должны быть подписаны
исполнителем
или
руководителем
документ, и датированы.
18
подразделения,
подготовившим
Текст каждого приложения при необходимости может быть разделен
на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в
пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого
приложения.
Приложение к документу является его неотъемлемой частью.
3.2.14 Согласование
реквизита
«Гриф
СОГЛАСОВАНО
документов
согласования»,
(печатается
осуществляется
который
прописными
посредством
состоит
буквами
из
без
слова
кавычек,
двоеточие не ставится), должности лица, с которым согласован документ
(включая наименование организации или структурного подразделения),
личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.
Гриф
согласования
документа
оформляется
под
реквизитом
«Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа
следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления информатизации
Личная подпись О.Л. Епанчинцева
Дата
Проекты приказов, которые вводят в действие нормативные
локальные акты Университета (положения, правила, порядки, инструкции,
регламенты и др.), проекты приказов по основной деятельности и
административно-хозяйственным вопросам согласовываются посредством
листа согласования.
Лист согласования прилагается к проекту документа отдельным
листом и оформляется таблицей, содержащей, как правило, следующие
графы:
Должность,
подразделение
Дата
поступления
Результат
рассмотрения
19
Инициалы и
фамилия
Подпись
Дата
согласования
В листе согласования вверху по центру указывается наименование
проекта документа, подлежащего согласованию.
3.2.15 Реквизит «Гриф утверждения» проставляется в верхнем
правом углу первого листа документа.
При утверждении документа ректором (проректором) Университета
гриф
утверждения
состоит
из
слова
УТВЕРЖДАЮ
(печатается
прописными буквами без кавычек, двоеточие не ставится), наименования
должности лица,
утверждающего документ, его личной подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
Личная подпись
/В.И. Струнин
02.02.2013
Документ может утверждаться другим документом, тогда гриф
утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и
числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в
творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Решением Ученого совета
ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
от 26.01.2009, протокол № 1
3.2.16 Согласование
некоторых
документов
осуществляется
посредством реквизита «Виза». Виза включает в себя личную подпись,
расшифровку подписи и дату.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Некоторые документы визируются с указаниями по исполнению
документа. При этом визы проставляют в нижней части лицевой стороны
данного документа.
При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на
отдельном листе и прилагаются к документу. Например:
20
Замечания прилагаются
Декан факультета психологии
3.2.17 Реквизит
Личная подпись
дата
«Оттиск
печати»
Л.И. Дементий
является
способом
подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных
законодательством Российской Федерации, и в соответствии с порядком
использования
и
хранения
печатей,
закрепленным
в
локальных
нормативных правовых актах Университета.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм,
печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
Если место проставления печати не определено, тогда печать
ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи
должностного лица. Печать может захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ.
3.2.18 Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется с
целью свидетельствования верности копии (выписки из документа)
подлиннику документа.
Отметка о заверении копии документа проставляется на последнем
листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом и
содержит заверительную надпись «Копия верна» или «Верно» (пишется
строчными буквами, двоеточие или точка не ставится), наименование
должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку
подписи, дату заверения.
Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется ниже
реквизита «Подпись должностного лица». Например:
Копия верна
Начальник
организационно-кадрового управления
Личная подпись А.Д. Берников
МП Дата
21
Оттиск о заверении копии может удостоверяться оттиском печати
структурного подразделения.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются,
отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов
копии (выписки из документа): «Всего в копии 15 л.»
Допускается заверять отметкой «Верно» или «Копия верна» каждый
лист многостраничной копии документа.
3.2.19 Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в
деловых письмах и при необходимости в других документах. Отметка
включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его
телефона.
Рекомендуется
указывать
имя
и
отчество
исполнителя
полностью. Отметка об исполнителе может дополняться указанием
должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом
города.
Отметку
об
исполнителе
располагают
на
лицевой
стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит печатается
шрифтом 9 – 12 размера.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об
исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого
экземпляра
документа
и
включает
в
себя:
указание
количества
отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания
документа.
3.2.20 Реквизит
«Указания
по
исполнению
документа
(резолюция)» содержит указания ректора (проректора) Университета по
исполнению
документа,
определяет
работников,
ответственных
за
исполнение документа, характер и сроки исполнения.
Резолюция оформляется в общем отделе на специальном бланке
установленной формы с указанием даты и регистрационного номера
документа, к которому относится резолюция. Допускается оформление
22
резолюции непосредственно на документе на свободном от реквизитов
месте в заголовочной его части.
Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя
(исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись автора резолюции и дату.
Например,
Иванову И.И.
Для предложений.
Срок до 26.01.2013
Подпись Дата
Если срок исполнения в резолюции не указан, исполнитель
руководствуется сроком, указанным в тексте документа, или типовым
сроком, установленным для данной категории документов.
Если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по
должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым.
Резолюция, оформленная на специальном бланке, прикрепляется к
документу и вместе с ним подшивается в дело (дело – совокупность
документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или
участку
деятельности).
Последующие
резолюции
на
документ
прикрепляются поверх предыдущих.
3.2.21 Реквизит «Отметка о контроле документа». Контролю
подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле
регистрационно-контрольной карточки (Приложение 2 к Инструкции)
располагается реквизит «Отметка о контроле документа», который
обозначают буквой «К», словом «Контроль» или проставлением штампа.
Соответствующая запись заносится в СЭД. Допускается проставление
отметки о контроле непосредственно на документе.
3.2.22 Реквизит «Отметка об исполнении документа» состоит из
ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении,
23
или, при отсутствии такого документа, содержит краткие сведения об
исполнении, слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором
будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется должностным лицом, давшим поручение.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях
исполнения документа (например: «Выполнено с учетом…»).
3.2.23 Реквизит «Отметка о конфиденциальности» проставляется
на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне
или
к
иному
виду
конфиденциальной
конфиденциальной
информации
установлены
информации.
Указом
Виды
Президента
Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 «Об утверждении
перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23.09.2005).
Отметка
о
конфиденциальности
на
документах,
содержащих
информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного
пользования» и проставляется в верхнем правом углу первого листа
документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
3.2.24 Реквизит
«Отметка
о
поступлении
документа»
проставляется в правом нижнем углу первого листа поступившего в
Университет документа (в том числе с помощью штампа). Отметка о
поступлении в Университет включает дату поступления документа и
порядковый номер документа (при необходимости – часы и минуты).
3.3
3.3.1
Оформление отдельных видов документов
Письмо
Письмо
оформляется
на
бланке
письма
(Университета)
(Приложение 3 к Инструкции) и содержит следующие реквизиты:
1)
наименование организации;
2)
справочные данные об организации;
24
3)
дата документа;
4)
регистрационный номер документа;
5)
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
6)
адресат;
7)
наименование (заголовок) документа;
8)
текст документа;
9)
отметка об исполнителе.
Письмо (Приложение 4 к Инструкции) считается готовым к
отправке,
если
оно
имеет
регистрационный
номер
и
дату.
Регистрационный номер документа оформляется в соответствии с п. 3.2.9
Инструкции и состоит из его порядкового номера, дополненного индексом
должностного лица (ректора, проректора), подписавшего документ.
Информация об исполнителе документа оформляется в соответствии
с п. 3.2.19 Инструкции.
Для ведения переписки с зарубежными корреспондентами в
Университете используются бланки писем на русском и английском
языках (Приложение 5 к Инструкции).
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным
поручениям,
поступившим
запросам,
резолюциям
руководства
Университета.
В
начале
«Уважаемый...!»;
письма
используется
этикетные
фразы
фраза
этикетного
печатаются
характера
исполнителем
при
подготовке проекта письма.
Почтовый
адрес
может
не
проставляться
на
документах,
направляемых в высшие органы власти и управления, в вышестоящую
организацию и постоянным корреспондентам. Элементы почтового адреса
оформляются в соответствии с п. 3.2.7 Инструкции.
Документ может быть адресован в организацию, структурное
подразделение, должностному или физическому лицу:
25
1)
При адресации документа руководителю организации ее
наименование включается в состав наименования должности адресата.
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в
дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией и отделяются
от фамилии пробелом.
Например:
Ректору
ФГБОУ ВПО «Омский
государственный технический
университет»
В.А. Иванову
Или
Ректору
ФГБОУ ВПО «Омский
государственный технический
университет»
В.А. Иванову
Мира пр., д. 11, Омск, 117393
2)
При адресации документа в организацию или в структурное
подразделение организации без указания должностного лица наименование
адресата указывается в именительном падеже. При ведении переписки
могут употребляться официально принятые сокращенные наименования
организаций. Например:
Минобрнауки России
Управление делами
3)
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия – в дательном. Например:
ФГБОУ ВПО «Омский
государственный технический
университет»
Ректору В.А. Иванову
26
4)
Если
документ
отправляют
в
несколько
структурных
подразделений одной организации, реквизит «Адресат» оформляется
обобщенно. Например:
Администрации районов
Омской области
5)
При адресации документа физическому лицу указывают
фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Смирновой Н.А.
Мира пр., д. 7, кв. 91,
г. Омск, Первомайский р-н,
Омская обл., 644443
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. На всех
отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор
считает это необходимым. Слово «Копия» перед вторым, третьим,
четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов
письмо рассылается по списку, который прилагается к письму.
В
письмах,
распространения,
содержащих
проставляется
информацию
реквизит
ограниченного
«Отметка
о
конфиденциальности» (п. 3.2.23 Инструкции).
Печатью Университета, как правило, заверяются:
1)
гарантийные письма;
2)
письма финансового содержания, направляемые в налоговые,
таможенные органы, банки и т.д., в том числе при санкционировании
расходования денежных средств и материальных ценностей;
3)
ответы на запросы.
Гарантийные письма и письма финансового содержания наравне с
подписью ректора должны быть подписаны главным бухгалтером –
начальником управления бухгалтерского учета и отчетности.
Письмо составляется исполнителем в двух экземплярах: один – для
отправки адресату, второй – подшивается в дело.
27
3.3.2
Приказ
Приказы в Университете классифицируются на:
1)
приказы по основной деятельности;
2)
приказы по личному составу обучающихся;
3)
приказы об изменении/утверждении штатного расписания и
организационно-штатной структуры Университета;
4)
приказы по личному составу работников Университета;
5)
приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Проект приказа печатается на бланке приказа установленной формы
(Приложение 6 к Инструкции) и содержит следующие реквизиты:
1)
наименование организации;
2)
вид документа;
3)
дата документа;
4)
регистрационный номер документа;
5)
место составления (издания) документа;
6)
наименование (заголовок) документа;
7)
текст документа.
Проекты приказов готовят подразделения на основании поручений
ректора (проректоров) Университета либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по личному составу обучающихся и работников
Университета готовятся на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов возлагается
на руководителей подразделений, которые готовят проект. Процедура
согласования проекта приказа описана в подразделе 3.4 Инструкции.
Наименование (заголовок) приказа оформляется в соответствии с
п. 3.2.10 Инструкции.
Текст приказа печатается в соответствии с подразделом 3.1 и
п. 3.2.11 Инструкции.
Приказ состоит из двух частей – констатирующей (преамбулы) и
основной.
28
В констатирующей части приказа излагаются факты или события,
послужившие причиной издания приказа. Преамбула должна быть
изложена кратко, как правило, не более одного абзаца. Включение в
преамбулу положений нормативного характера не допускается. В
преамбуле
приказа
используются
устойчивые
формулировки:
«в
соответствии», «на основании», «в связи», «в целях» и т.п.
Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указываются наименование этого документа,
наименование органа, издавшего документ, дата и регистрационный
номер.
Преамбула выделяется отдельным абзацем. Приказы могут не иметь
преамбулы, если разъяснение целей, мотивов и оснований принятия
приказа не требуется.
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ
(печатается с отдельной строки прописными буквами, в конце ставится
двоеточие). За преамбулой следует основная часть приказа, которая
содержит положения нормативного характера, задания и сроки их
исполнения.
Текст в основной части приказа всегда начинается с прописной
буквы и, как правило, разбивается на пункты, обозначенные арабскими
цифрами.
Не допускается использование слов и выражений, не имеющих
юридического
невозможными
содержания
для
и
контроля
делающих
(например,
исполнение
«усилить»,
предписаний
«укрепить»,
«активизировать», «повысить», «охватить»). Приказ должен содержать
только положения, регулирующие взаимосвязанные друг с другом
вопросы. Изложение основной части приказа осуществляется с учетом:
1)
конкретности в определении целей, задач и средств их
достижения;
2)
обеспечения необходимыми финансовыми средствами;
29
определения исполнителей и сроков исполнения.
3)
В том случае если действие предполагает конкретного исполнителя,
соответствующий пункт документа должен начинаться с указания
должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после
фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть
указаны структурные подразделения. Сведения об управленческом
действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с
обозначением объекта действия. Например:
1.
Начальнику общего отдела Зориной Е.В. подготовить проект …
При необходимости опубликования приказа и прилагаемых к нему
документов на официальном сайте Университета содержание приказа
дополняется пунктом:
6. Опубликовать настоящий приказ на официальном сайте ОмГУ в разделе
«2.4. Приказы и иные акты ректора, проректоров ОмГУ».
В последнем пункте основной части приказа указывают конкретных
лиц, на которых возлагается контроль исполнения распорядительного
документа. Например:
7. Контроль исполнения приказа возложить на проректора по учебной работе
Стукен Т.Ю.
В
приказах
по
основной
деятельности
и
административно-
хозяйственным вопросам не следует включать пункт «Приказ довести до
сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых
доводится приказ, перечисляются в листе рассылки, который исполнитель
готовит вместе с проектом приказа (п. 4.4.4 Инструкции).
Если предусматривается общий порядок вступления приказа в силу,
то положения о порядке вступления в силу не указываются. Если приказом
предусматривается иной по сравнению с общим порядок вступления в
силу приказа, то пункт приказа о порядке вступления в силу располагается
последним.
30
В конце проекта приказа на расстоянии 2 – 3 межстрочных
интервалов от последней строки текста указываются должности, инициалы
и фамилии лиц, уполномоченных подписать приказ. Подписи в приказах
располагаются в соответствии с п. 3.2.3 Инструкции. Последний лист
документа не должен содержать только реквизит подписи.
После утверждения приказы регистрируются в общем отделе
Университета (п. 3.2.9 Инструкции) в пределах календарного года и в
соответствии с номенклатурой дел Университета.
Работник общего отдела заверяет штампом копии приказов на
бумажном носителе и направляет адресатам в соответствии с листом
рассылки, который прилагается к приказу.
Подлинники приказов хранятся в общем отделе до момента передачи
их в архив Университета.
3.3.3
Распоряжение
Распоряжение оформляется на бланке распоряжения (Приложение 7
к Инструкции) и содержит следующие реквизиты:
1)
наименование организации;
2)
вид документа;
3)
дата документа;
4)
регистрационный номер документа;
5)
место составления (издания) документа;
6)
наименование (заголовок) документа;
7)
текст документа.
Порядок составления и оформления распоряжения аналогичен
порядку оформления приказа по основной деятельности Университета
(п. 3.3.2 Инструкции). Преамбула в проектах распоряжений завершается
словом ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ (печатается с отдельной строки
прописными буквами, в конце ставится двоеточие). (в ред. приказа ректора
Университета от 29.10.2013 № 01-05.55).
31
После утверждения распоряжение регистрируется в общем отделе
отдельно от других распорядительных документов (постановлений,
решений, приказов) в пределах календарного года.
Подлинники распоряжений хранятся в общем отделе Университета в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3.3.4
Протокол
Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной
группы, созданных по решению Ученого совета, ректора, составляется на
основании записей, произведенных во время совещания (заседания),
представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов
решений и других материалов.
Протоколы печатаются на бланке протокола (Приложение 8 к
Инструкции) или на стандартном листе бумаги формата А4.
Обязательными реквизитами протокола являются:
1)
наименование организации;
2)
вид документа;
3)
вид
заседания,
совещания
(отделяется от
предыдущего
реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру);
4)
дата протокола;
5)
порядковый номер;
6)
место проведения заседания;
7)
фамилии и инициалы присутствовавших на заседании;
8)
повестка дня;
9)
текст документа;
10) подписи.
Протокол (Приложение 9 к Инструкции) может издаваться в полной
или краткой форме. В протоколе краткой формы фиксируется только
принятое по нему решение.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во
вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя,
32
секретаря,
членов
коллегиального
или
совещательного
органа,
присутствующих на заседании, повестка дня.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля,
подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Фамилии членов
коллегиального или совещательного органа перечисляются в алфавитном
порядке без указания должностей, лиц, приглашенных на заседание, – с
указанием должностей и места работы. Многострочные наименования
должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель министра образования Омской области
Заместители руководителя Администрации г. Омска
И.О. Попов
Н.Н. Носов
И.И. Волков
При оформлении протокола с числом участников заседания более 15
человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее
количество; список
(явочный
лист) участников в таких
случаях
прилагается. Например:
Присутствовали: 42 человека (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их
значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы
левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об»).
Вводная часть протокола отделяется от основной сплошной чертой.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Каждый
раздел нумеруется арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.
В позиции «Слушали» указываются фамилии докладчика и
содокладчика,
наименование
рассматриваемого
вопроса.
Основное
содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или
33
прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в
тексте делается отметка «Текст выступления прилагается».
В позиции «Выступили» указываются фамилии и инициалы
выступивших по пункту повестки дня. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал.
В позиции «Решили» текст печатается в редакции, принятой на
совещании (заседании), указываются виды принятых решений, например:
«Вывести из состава Совета факультета…», «Утвердить Программу
подготовки…». При необходимости приводятся итоги голосования: «За …, против - …, воздержалось - …».
Номера решений, принятых на совещании (заседании), состоят из
номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера
решения в пределах вопроса.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем. Подписи оформляются в соответствии с п. 3.2.3 Инструкции и
отделяются от текста тремя межстрочными интервалами.
Датой протокола является дата заседания.
Протоколам
присваиваются
порядковые
номера
в
пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы
совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые
номера протоколов подразделений, принимавших участие в заседании.
Подлинники протоколов хранятся по месту их создания в
соответствии с п. 5.2.5 Инструкции.
Копии
протоколов
заинтересованным
при
структурным
необходимости
подразделениям
рассылаются
Университета
и
должностным лицам в соответствии с листом рассылки (п. 4.4.4
34
Инструкции); лист рассылки составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов.
Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью
структурного подразделения, которое является инициатором заседания.
Копии протоколов и выписки из протоколов Ученого совета
Университета заверяются печатью Университета.
3.3.5
Справка
Справки классифицируются:
1)
Справки информационного характера, которые готовятся по
запросу и предоставляются в установленные сроки.
2)
Справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой
должности, о заработной плате и т.д. В этом случае текст справки
начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества
лица, о котором сообщаются сведения.
Справки, направляемые за пределы Университета, оформляются на
бланке Университета (Приложение 3 к Инструкции). На справке ставится
дата и регистрационный номер. Текст справки заверяется подписью и
печатью.
Архивные
справки
направляются
заявителям
по
почте
с
сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки
заявителям
при
предъявлении
паспорта
или
иного
документа,
удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам –
при предъявлении надлежаще оформленной доверенности.
3.3.6
Записка
(аналитическая,
докладная,
служебная,
объяснительная, сопроводительная)
Записки готовятся:
1)
как отчеты о выполнении поручений ректора, проректоров;
35
2)
как сопроводительные письма;
3)
как инициативные письма.
Записка оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается
работником или руководителем подразделения Университета и имеет
следующие реквизиты:
1)
наименование структурного подразделения - автора документа;
2)
вид документа;
3)
дата документа;
4)
адресат;
5)
наименование (заголовок) документа (при необходимости);
6)
текст документа;
7)
подпись автора документа;
8)
отметка об исполнителе (при необходимости).
Рекомендуется
оформлять
записку
на
бланке
структурного
подразделения (Приложение 10 к Инструкции). Бланк структурного
подразделения имеет следующие реквизиты:
1)
наименование организации (Университета);
2)
наименование вышестоящего структурного подразделения
(указывается в бланках тех структурных подразделений, которые имеют
прямое или административное подчинение);
3)
наименование структурного подразделения;
4)
при
необходимости
справочные данные о структурном
подразделении (номер телефона, электронный адрес и др.).
Реквизиты бланка структурного подразделения оформляются в
соответствии с п. 3.2.1 Инструкции. Полное и сокращенное наименование
организации и структурного подразделения должно соответствовать
требованиям,
установленным
нормативными
актами
(Уставом,
Положением о структурном подразделении) Университета. Сокращенное
наименование структурного подразделения помещается ниже полного.
36
Текст записки состоит из двух смысловых частей: первая – с
изложением причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее
написания; вторая содержит выводы и предложения о конкретных
действиях, которые необходимо предпринять.
Текст записки, как правило, должен касаться одного вопроса или
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Если в записке отражено
несколько вопросов, то его наименование (заголовок) может быть
сформулировано обобщенно.
При оформлении записки не допускается использование оборотной
стороны листа.
Записка,
подписываемая
несколькими
должностными
лицами,
должна быть согласована руководителями заинтересованных структурных
подразделений и иметь одну (единую) дату.
Сроки подготовки записок устанавливаются в соответствии с п. 4.6.4
Инструкции.
3.3.7
Акт
Акт (Приложение 11 к Инструкции) является информационносправочным
установленных
документом
фактов,
и
составляется
событий
или
для
действий.
подтверждения
Некоторые
акты
составляются постоянно действующими комиссиями или комиссиями,
назначаемыми приказом Университета. Типовые формы актов могут
разрабатываться структурными подразделениями Университета.
Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая
(основная) часть и выводы. Во вводной части акта указывается
распорядительный документ, на основании которого актируется факт,
событие или действие (в именительном падеже), и состав комиссии
(первым – председатель комиссии, затем – члены комиссии, в название
должности входит и название структурного подразделения Университета).
В основной части акта излагаются установленные цели, задачи и сущность
работы, результаты. В заключительной части акта могут содержаться
37
выводы, рекомендации или констатация фактов. После текста указывается
количество экземпляров акта и его местонахождение.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и
члены комиссии, при этом их должности не указываются.
Некоторые виды актов требуют утверждения (акт приема-передачи,
акт о выделении к уничтожению документов и дел, акт списания).
Утверждение оформляется грифом в соответствии с установленными
настоящей инструкцией требованиями (п. 3.2.15 Инструкции).
Акт содержит следующие реквизиты:
1)
наименование структурного подразделения;
2)
вид документа;
3)
дата акта;
4)
место составления;
5)
наименование документа;
6)
гриф утверждения (при необходимости);
7)
текст;
8)
подписи;
9)
оттиск печати.
3.3.8
Телеграмма
Телеграмма составляется в том случае, если необходима срочная
передача информации адресату. Телеграммы печатаются на стандартных
листах бумаги без бланка в двух экземплярах (Приложение 12 к
Инструкции).
Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта
назначения и точного наименования адресата. К телеграмме одного
содержания, направляемой в несколько адресов, дается лист рассылки,
завизированный исполнителем.
Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без
переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило,
38
прописью. В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный
номер.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием
должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего
телеграмму.
В
ответных
телеграммах
перед
текстом
указывается
номер
документа, на который дается ответ, и используется оборотная сторона
листа.
Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю
визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.
Телеграммы принимаются на отправку подписанными ректором
(проректором) и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в
соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.
Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью ректора
(проректора), формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
Университета.
3.3.9
Телефонограмма
Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений.
Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на
совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного
характера, не требующих документального оформления (Приложение 13 к
Инструкции).
Телефонограммы за подписью ректора (проректора) передаются и
принимаются на его имя уполномоченным сотрудником общего отдела
Университета. После сверки текста телефонограммы с принимающим
лицом передающий заполняет справочные реквизиты:
1)
в графе «Принял» указываются должность, фамилия лица,
принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
39
2)
в графе «Передал» указываются должность, фамилия, номер
телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи
телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На
обороте
телефонограммы,
содержание
которой
требуется
передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров
телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана
руководителю в возможно короткий срок.
3.3.10 Доверенность
Доверенность
оформляется
на
представителя
ректора
для
подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение
сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий
от имени ректора. Доверенность оформляется на бланке Университета
(Приложение 3 к Инструкции).
Вид документа (ДОВЕРЕННОСТЬ) печатается прописными буквами,
выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от
текста доверенности.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
1)
должность доверенного лица;
2)
организация,
в
которой
производятся
действия
по
доверенности;
3)
вид действия;
4)
образец подписи лица, получившего доверенность (при
необходимости);
5)
заверение подлинности подписи (при необходимости);
6)
срок действия доверенности.
Доверенность оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр
(оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве
представителя. Второй экземпляр с визами хранится в общем отделе.
40
Доверенности, выданные от ректора, регистрируются в общем
отделе и имеют единую сквозную нумерацию в рамках каждого года.
3.4
Согласование проектов документов
Согласованию
3.4.1
распорядительная
подлежит
документация
вся
Университета.
организационноНа
согласование
направляется полностью подготовленный и оформленный в соответствии с
установленными Инструкцией правилами проект документа. Оформление
результатов согласования осуществляется посредством листа согласования
или грифом согласования (п. 3.2.14 Инструкции).
За реализацию процесса согласования проекта документа
3.4.2
(контроль соблюдения процедуры и общих сроков согласования, учет
замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте
проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделениеинициатор).
3.4.3
Схема процесса согласования проекта документа является
последовательной, определяется видом и содержанием документа, и, как
правило, содержит:
1)
согласование
с
руководителем
подразделения-инициатора
проекта документа;
2)
согласование с руководителями подразделений, участвующих
в выполнении операций, которые затрагиваются проектом документа (при
необходимости);
3)
согласование
с
начальником
юридического
отдела
(юрисконсультом) (в случае, если проект документа содержит нормы
права, предусматривает применение мер дисциплинарной, материальной и
иной юридической ответственности, может привести к возникновению
спора с иной организацией, явно затрагивает права и обязанности
работников и обучающихся и т.п.);
41
согласование с начальником отдела труда и заработной платы
4)
(в случае если проект документа содержит пункты, касающиеся оплаты
труда работников, изменения штатного расписания и организационноштатной структуры Университета);
согласование с начальником планово-экономического отдела (в
5)
случае
если
проект
документа
касается
вопросов
финансового
планирования и стипендиального обеспечения);
согласование с главным бухгалтером – начальником управления
6)
бухгалтерского учета и отчетности (в случае если проект документа
содержит пункты, касающиеся указания источника финансирования,
порядка оплаты товаров, работ и услуг, налогового регулирования,
объектов финансового и бухгалтерского учета и отчетности);
согласование с руководителем (проректором), в компетенцию
7)
которого входит координация направления деятельности или вопросов,
регулируемых проектом документа.
3.4.4
Должностное лицо, участвующее в процессе согласования,
оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в
рамках зон ответственности, которые установлены положением о
подразделении или приказом о делегировании полномочий.
3.4.5
Замечания и предложения к проекту документа, возникающие
при его согласовании, излагаются на отдельном листе и прилагаются к
проекту в виде служебной записки (заключения), а на листе согласования
указывается: «С замечаниями». В этом случае исполнитель вносит в
проект изменения и дополнения в соответствии с полученными
замечаниями и повторно представляет документ на визу лицу – автору
замечаний и руководителю подразделения, чьи интересы были затронуты
при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.
3.4.6
в
ходе
В случае невозможности устранения разногласий, возникших
согласования
проекта,
проект
42
вместе
с
замечаниями
и
предложениями к нему передается ректору (проректору) Университета для
принятия решения по его окончательному варианту.
Срок согласования проекта документа одним подразделением
3.4.7
составляет не более 3-х рабочих дней. Течение срока начинается со
следующего рабочего дня после его поступления на согласование
должностному лицу. Если проект документа требует дополнительной
проверки, срок его согласования может быть продлен до 10 рабочих дней.
При согласовании проекта документа, требующего по
3.4.8
указанию ректора (проректора) принятия оперативного управленческого
решения, проект согласуется (на каждом этапе) не позднее следующего
рабочего дня с даты его получения.
Заполненный лист согласования является неотъемлемой
3.4.9
частью документа и подшивается в дело вместе с ним.
3.4.10 Утверждение
документа
осуществляется
только
после
прохождения всей процедуры его согласования.
3.4.11 Локальными актами Университета может быть предусмотрен
иной порядок согласования отдельных видов проектов документов.
4
4.1
4.1.1
Организация документооборота в университете
Прием и первичная обработка входящих документов
Входящая документация, независимо от способа ее доставки,
принимается централизованно общим отделом Университета, где она
проходит первичную обработку, регистрацию, затем доставляется по
назначению.
4.1.2
При получении документа работник общего отдела проверяет
правильность доставки документов, целостность конверта, пакета или
упаковки, а при вскрытии конверта – наличие в нем документов, включая
приложения, а также распределение документов на регистрируемые и не
43
подлежащие
регистрации.
Ошибочно
доставленные
документы
возвращаются отправителю.
При обнаружении некомплектности или повреждении документов
составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем
отделе, второй приобщается к входящему документу, третий направляется
отправителю документа.
Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются
адресату лично.
Конверты с грифом секретности направляются в режимно-секретное
подразделение Университета (в ред. приказа ректора Университета от
11.09.2013 № 01-05/47).
Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме
случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или
дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержавшие предложения,
заявления, жалобы граждан, претензии, материалы по судебным делам
(иски, отзывы, повестки и т.д.).
4.1.3
Поступившие телеграммы принимаются с проставлением
даты и времени их приема.
4.1.4
Служебные документы, которые поступили, минуя общий
отдел, должны быть сданы в общий отдел для регистрации в тот же день
или не позднее следующего рабочего дня.
4.2
4.2.1
Предварительное рассмотрение документов
Предварительное
рассмотрение
проводится
с
целью
распределения поступившей документации на документы, требующие
рассмотрения ректором Университета и направляемые в структурные
подразделения Университета.
4.2.2
На рассмотрение ректора передаются документы, полученные
от вышестоящих органов, касающиеся деятельности Университета,
44
подразделений Университета, содержащие информацию по основным
вопросам деятельности, требующим решения.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного
рассмотрения является содержание документа, а не адресация его
соответствующему должностному лицу.
4.2.3
Документы, адресованные ректору, а также без указания
конкретного должностного лица или органа исполнительной власти
предварительно рассматриваются в общем отделе, а затем направляются
ректору (проректору, в соответствии с распределением обязанностей).
4.2.4
Без
предварительного
рассмотрения
передаются
по
назначению документы, адресованные непосредственно структурным
подразделениям, их руководителям или работникам Университета.
4.2.5
Телеграммы принимаются под расписку с проставлением
даты и времени приема.
4.2.6
Предварительное рассмотрение электронных сообщений,
поступающих
по
электронной
почте,
осуществляется
аналогично
документам на бумажных носителях.
4.2.7
Общий
предварительное
отдел
в
первую
рассмотрение
очередь
документов
с
осуществляет
указаниями,
свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о
срочности их доставки.
4.3
4.3.1
Регистрация и учет входящих документов
Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от
способа их доставки. Регистрация документов осуществляется в общем
отделе в СЭД путем создания электронных образов документов.
Допускается дублирование записей в журнале регистрации входящей
корреспонденции. При получении посылок, бандеролей и ценной
45
корреспонденции информация об их доставке заносится в журнал
получения ценной корреспонденции.
Не подлежат регистрации в ОмГУ материалы справочно-
4.3.2
информационного характера:
1)
пригласительные
билеты,
поздравительные
письма,
телеграммы;
2)
бюллетени, сборники;
3)
сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
4)
книги, газеты, журналы;
5)
рекламные материалы;
6)
документы на иностранных языках без перевода;
7)
бухгалтерские документы;
8)
виды документов, содержащих персональные сведения (копии
дипломов, свидетельств, сертификатов и т.д.).
Не подлежат сканированию:
1)
сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;
2)
книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более
А4, а также состоящие из листов разного формата;
3)
материалы с малоразборчивым текстом;
4)
письма граждан, приложенные к документам.
Электронные
документы,
поступившие
от
участников
СЭД,
регистрируются в СЭД после получения оригинала письма на бумажном
носителе. При регистрации документа в СЭД вносятся основные
реквизиты:
1)
входящий номер документа;
2)
дата поступления документа;
3)
номер документа;
4)
дата документа;
5)
вид документа;
6)
тема документа;
46
7)
адресант;
8)
адрес адресанта;
9)
вид доставки документа;
10) содержание;
11) отметка о контроле;
12) должность,
фамилия
и
инициалы
лица,
подписавшего
документ;
13) количество листов документа (включая приложения);
14) должностное лицо, поставившее документ на контроль;
15) указания по исполнению документа.
Регистрационный
номер
документа
присваивается
каждому
входящему документу, служит его главным учетным и поисковым
признаком и имеет стабильное расположение составных частей.
Регистрация входящего документа оформляется в соответствии с
п. 3.2.24 Инструкции.
Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной
связи, регистрируются в общем отделе как входящие документы. При
поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его
подлинником
обоим
документам
присваивается
один
и
тот
же
регистрационный номер. Телеграммы регистрируются по тем же правилам,
что и письма, а затем передаются на исполнение.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день
поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, а в
случае их поступления в нерабочее время – на следующий рабочий день.
4.3.3
После
регистрации
на
документ
оформляется
регистрационно-контрольная карточка (Приложение 2 к Инструкции), и
документ передается на рассмотрение ректору (проректору). Срочные
документы
передаются
незамедлительно
руководителей.
47
через
помощников
4.3.4
В случае если входящий документ является ответом на
запрос, работники общего отдела подбирают документы, на которые
имеется ссылка, и связывают их с помощью СЭД.
4.3.5
Все
зарегистрированные
документы
после
исполнения
списываются «в дело» руководителем, давшим поручение и установившим
срок его исполнения. Информация об исполнении документа заносится в
СЭД с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет
находиться документ.
4.3.6
В случае изменения резолюции или в случае переадресации
документов между подразделениями указанная передача осуществляется
через общий отдел, при этом документы вторично не регистрируются.
4.4
4.4.1
Доведение документов до исполнителей
По результатам рассмотрения документов ректор (проректор)
дает поручение в форме резолюции, после чего документы передаются в
общий отдел. Резолюции оформляются в соответствии с п. 3.2.20
Инструкции.
4.4.2
Резолюции заносятся в СЭД работниками общего отдела, на
которых в установленном порядке возложена указанная обязанность.
4.4.3
Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и
листом рассылки на исполнение.
4.4.4
Лист рассылки оформляется таблицей, содержащей графы
«Кому» и «Количество экземпляров». В листе рассылки вверху по центру
указывается наименование рассылаемого документа. В лист рассылки
включаются структурные подразделения Университета и иные лица,
являющиеся ответственными за исполнение данного документа, или
интересы которых затрагиваются документом. Наименование каждого
адресата пишется в дательном падеже. В конце указателя рассылки
приводится общее количество копий рассылаемого документа.
48
4.4.5
Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал
документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в
резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит
отметка «созыв», «обобщение», «отв.», «свод» и т.п. Остальным
исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на
документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего
руководителя. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать
поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным, с
занесением резолюций в СЭД.
4.4.6
Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день
рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день.
Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
4.4.7
Средствами СЭД осуществляется автоматическое оповещение
исполнителей, имеющих доступ к СЭД, о наличии резолюции.
4.4.8
Исполнители,
наделенные
полномочиями
по
внесению
изменений в сведения, содержащиеся в СЭД, отражают ход исполнения
резолюции в СЭД.
4.4.9
Сроки исполнения документов заносятся в СЭД.
4.4.10 По
результатам
совещаний,
рабочих
встреч
и
т.д.
оформляется карточка поручения ректора (проректора) (Приложение 14 к
Инструкции). Регистрация карточек поручений осуществляется в общем
отделе с внесением в СЭД. Текст поручений заносится в СЭД. Процесс
работы с перечнями аналогичен процессу работы с резолюциями.
4.5
4.5.1
Контроль
Контроль исполнения документов
исполнения
документов
устанавливается
для
обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в
них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их
выполнению, а также в целях повышения ответственности руководителей
49
структурных подразделений, работников Университета за безусловное и
своевременное исполнение документов.
Ответственность
4.5.2
правильного
исполнения
за
организацию
документов
своевременного
возлагается
на
и
проректоров,
руководителей структурных подразделений Университета.
Сроки
4.5.3
исполнения
документов
определяются
ректором
(проректором), который дает поручение (подписывает резолюцию) исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или
сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
Контроль исполнения резолюций и иных поручений в
4.5.4
Университете осуществляется с помощью СЭД.
Контроль исполнения документов включает постановку
4.5.5
документа на контроль, координацию и анализ хода исполнения, учет и
обобщение результатов, информирование руководителей о состоянии
исполнения документов, снятие исполненного документа с контроля,
направление исполненного документа в дело.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
4.5.6
требующие исполнения.
На особый контроль ставятся:
4.5.7
1)
поручения Президента Российской Федерации;
2)
поручения Правительства Российской Федерации, в том числе
Министерства образования и науки Российской Федерации;
3)
запросы правоохранительных органов и прокуратуры;
4)
запросы контролирующих органов;
5)
заявления, обращения и жалобы граждан.
4.5.8
документов,
Делопроизводственный
ведение
учет
электронной
документов осуществляет общий отдел.
50
базы
находящихся
данных
на
контроле
контролируемых
Ежемесячно по состоянию на 1-е число каждого месяца
4.5.9
начальник общего отдела информирует ректора о соблюдении сроков
исполнения документов, стоящих на контроле.
4.5.10 Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об
исполнении.
4.5.11 Иные вопросы контроля и сроки исполнения документов
определяются в соответствии с п. 4.6.4 Инструкции.
Работа исполнителя с документами
4.6
4.6.1
Организация
работы
исполнителя
с
документами
осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой
информации,
подготовку
проекта
документа,
согласование
с
заинтересованными должностными лицами, доработку и представление
проекта документа на подпись руководителю.
4.6.2
После
рассмотрения
ректором
(проректором)
документ
передается в общий отдел для внесения резолюции в СЭД и последующей
передачи
документа
с
резолюцией
руководителя
ответственному
исполнителю.
Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются
соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку
соответствующих
материалов
по
копии
документа
с
поручением
(резолюцией) руководителя. Тиражирование необходимого количества
экземпляров документа для соисполнителей осуществляют работники
общего отдела или ответственный исполнитель.
4.6.3
Ответственный
исполнитель
координирует
работу
соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления
соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
51
4.6.4
В
случае
если
лицом,
ответственным
за
исполнение
документа, специально не определены сроки представления иными
исполнителями необходимых документов и материалов, то необходимо
руководствоваться сроком, указанным в тексте документа, или типовым
сроком, установленным для данной категории документов. Типовые сроки
исполнения установлены законодательными, нормативными правовыми
актами или локальными актами Университета. Индивидуальные сроки
устанавливаются ректором Университета при вынесении резолюции. Если
срок исполнения резолюции не указан, то исполнение осуществляется в
следующие сроки:
1)
поручения и документы, в которых не определен срок их
исполнения, – до 30 календарных дней;
2)
поручения и документы, содержащие указание «срочно», –
3 рабочих дня;
3)
поручения и документы, содержащие указание «оперативно», –
10 рабочих дней;
4)
запросы и обращения граждан – 30 календарных дней;
5)
телеграммы и телефонограммы, требующие дополнительной
проверки, – до 3-х рабочих дней.
В исключительных случаях лицо, ответственное за исполнение
поручения, представляет на ректора (проректора), давшего поручение,
мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до
истечения срока исполнения поручения.
4.6.5
Соисполнители
имеют
право
вносить
ответственному
исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с
соответствующим обоснованием.
4.6.6
Ответственный
исполнитель
персонально
отвечает
за
качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность
информации и соблюдение сроков его выполнения.
52
4.6.7
Документ
(поручение)
считается
исполненным,
если
проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по
существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие
письменные (устные) ответы. О результатах должно быть сообщено автору
документа (когда это требуется, исходя из содержания документа или
резолюции).
4.6.8
После исполнения документа ответственный исполнитель
обязан в течение одного рабочего дня вернуть регистрационноконтрольную карточку в общий отдел (а карточку поручения – автору
поручения) для проставления отметки об исполнении документа в СЭД и
направлении его в дело.
4.6.9
Результатом
исполнения
документа
является
проект
документа, подготовленный исполнителем.
4.7
4.7.1
Организация работы с исходящими документами
Проект документа оформляется на бланке Университета
(Приложение 3 к Инструкции) и передается на подпись ректору
(проректору) в двух экземплярах.
4.7.2
Второй
экземпляр
проекта
документа
должен
быть
завизирован ответственным исполнителем в соответствии с п. 3.2.16
Инструкции.
4.7.3
Подписанные документы передаются для регистрации и
отправки в общий отдел. Перед регистрацией исходящего документа
производится
количества
проверка
экземпляров
соответствия
текстов
комплектности
документа
подписанного
документа,
указателю
и
соответствие
рассылки,
завизированного
сверка
экземпляра
документа, производится сортировка документов по способу отправки
(простая и заказная почта).
4.7.4
Неправильно
оформленные
ответственному исполнителю на доработку.
53
документы
возвращаются
4.7.5
Регистрация и дальнейшая отправка осуществляется только
при наличии электронного образа документа в СЭД. При отсутствии
рабочего места в СЭД документ в электронном виде в форматах RTF или
PDF передается в общий отдел.
4.8
4.8.1
Регистрация исходящих документов
Регистрация исходящих документов, в том числе по факсу и
электронной почте, осуществляется централизованно в общем отделе с
внесением в СЭД следующих реквизитов:
1)
регистрационный
номер
исходящего
документа
(п. 3.2.9
Инструкции);
2)
дата документа;
3)
вид документа;
4)
должность,
фамилия
и
инициалы
лица,
подписавшего
документ;
5)
наименование текста;
6)
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
7)
адресат;
8)
вид отправки документа;
9)
содержание.
4.8.2
Регистрационный номер документа и дата регистрации
проставляются на обоих подлинниках документа в реквизитах бланка.
4.8.3
Первый экземпляр подлежит отправке адресату. Второй
экземпляр документа с визой исполнителя в общем отделе регистрируется
в СЭД и подшивается в дело.
4.9
Отправка документов
54
4.9.1
Исходящие
документы
передаются
с
помощью
СЭД,
почтовой, фельдъегерской, электронной связи. Решение о способе
доставки принимает руководитель, подписавший документ.
4.9.2
(упаковка,
Обработка документов для отправки почтовой связью
адресация,
проставление
стоимости
почтовых
услуг)
осуществляется общим отделом в соответствии с правилами оказания
услуг почтовой связи; документов, отправляемых телеграфной связью, – в
соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед
упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие
приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
4.9.3
Документы
отправляются
общим
отделом
в
день их
регистрации или на следующий рабочий день, после чего один экземпляр
документов с визами подшивается в дело в соответствии с номенклатурой
дел.
4.9.4
Исходящие
документы
передаются
для
отправки
без
конвертов.
Разные документы, отправляемые почтовой связью в один адрес,
могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются
регистрационные индексы отправляемых документов.
4.9.5
Досылка
или
замена
разосланного
ранее
документа
осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
4.9.6
Вопросы
руководителем,
срочной
подписавшим
доставки
документ.
документов
Срочная
решаются
корреспонденция
отправляется в первую очередь непосредственно в день ее регистрации.
4.9.7
Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в
общем отделе в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается
почтовому работнику или фельдъегерю, второй – подшивается в дело.
Реестры хранятся в общем отделе в течение пяти лет, а по истечении
указанного срока уничтожаются в соответствии с подразделом 5.7
Инструкции.
55
4.9.8
При передаче текстов документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
1)
передаваемый документ должен быть выполнен на бумаге
формата А4 черным цветом;
2)
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего структурного подразделения;
3)
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для
служебного пользования».
4.9.9
Ответственность за правильность передачи документов по
каналам факсимильной связи возлагается на специалистов, ответственных
за использование факсимильных аппаратов.
4.10 Учет и анализ объема документооборота
4.10.1 Учет объемов документооборота ведется ежемесячно по
данным
регистрационных
форм
в
СЭД.
Данные
об
объеме
документооборота используются для совершенствования организации
делопроизводства в Университете.
4.10.2 Учет документов ведется раздельно по входящим, исходящим
и внутренним документам, по корреспондентам (адресатам) и по
структурным подразделениям.
Подсчет количества документов производится при помощи СЭД. За
единицу подсчета принимается экземпляр документа, зарегистрированный
в СЭД, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за
исключением случаев, когда копия представляет собой единственный
экземпляр документа).
При подсчете исходящих документов сопроводительное письмо и
прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
56
4.10.3 Результаты учета документооборота обобщаются общим
отделом в виде сводки об объеме документооборота за год и
представляются ректору (проректору) Университета.
5
5.1
5.1.1
Документальный фонд университета
Разработка и ведение номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел структурного подразделения
или сводной номенклатуры дел Университета следует руководствоваться:
1)
Уставом Университета;
2)
положением о структурном подразделении Университета;
3)
штатным расписанием Университета;
4)
планами и отчетами о работе структурного подразделения;
5)
перечнями документов с указанием сроков их хранения;
6)
номенклатурой дел подразделения за предшествующие годы.
5.1.2
Сводная номенклатура дел Университета разрабатывается
(уточняется, перепечатывается) общим отделом в срок не позднее 15
ноября текущего года.
5.1.3
Ответственным
за
разработку
номенклатуры
дел
структурного подразделения является руководитель подразделения.
5.1.4
Методическую помощь при составлении
номенклатуры
оказывает заведующий архивом Университета и начальник общего отдела.
5.1.5
Номенклатура дел структурного подразделения (Приложение
15 к Инструкции) оформляется таблицей в Microsoft Excel.
5.1.6
В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс
каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из
установленного в Университете цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах
структурного
подразделения. Индексы
57
дел обозначаются
арабскими цифрами. Например: 01-05, где: 01 – обозначение структурного
подразделения; 05– порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
5.1.7
Во вторую графу включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Порядок
расположения
заголовков
дел
внутри
разделов
и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Не допускается
употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные
материалы», «общая переписка» и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в
процессе формирования и оформления дел.
5.1.8
Третья графа содержит информацию о количестве томов и
заполняется по окончании календарного года.
5.1.9
В четвертой и пятой графах указываются срок хранения
дела, номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.
5.1.10 В шестой графе («Примечание») проставляется отметка:
1)
о незаведении дела;
2)
о переходящих делах;
3)
о выделении дел к уничтожению;
4)
другие примечания.
5.1.11 Номенклатура дел Университета визируется заведующим
архивом,
подписывается
председателем
экспертной
комиссии
Университета, представляется на согласование с Экспертно-проверочной
комиссией Управления администрации Омской области (не реже одного
раза в 5 лет), после чего утверждается ректором Университета.
5.1.12 После утверждения номенклатура дел вносится работником
общего отдела в справочник СЭД.
5.1.13 По
окончании
делопроизводственного
года
в
конце
номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел
(томов), отдельно постоянного и временного сроков хранения. Сведения,
58
содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Университета,
передаются в архив, о чем в номенклатуре проставляется отметка с
указанием должности и подписи лица, сделавшего отметку.
5.1.14 В
случае
возникновения
в
течение
года
новых
документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных
номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в номенклатуру под
резервными номерами.
5.1.15 В случае коренного изменения функций и структуры
Университета составляется новая номенклатура дел.
5.1.16 Руководитель вновь созданного подразделения Университета
в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в
общий отдел Университета. В этом случае в сводную номенклатуру дел
Университета вносятся соответствующие дополнения.
Формирование дел
5.2
5.2.1
Формирование дел включает группировку исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизацией
документов внутри дела.
5.2.2
Дела
формируются
в
структурных
работниками,
подразделениях
ответственными
за
Университета
делопроизводство.
Указанные лица и руководители структурных подразделений Управления
делами обеспечивают сохранность документов и дел.
5.2.3
Методическое
руководство
и
контроль
правильности
формирования дел осуществляет общий отдел Университета.
5.2.4
Законченный
делопроизводством
документ
передается
исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
5.2.5
При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
1)
помещать
в
дело
только
исполненные
документы,
соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
59
2)
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению
одного вопроса;
3)
помещать приложения вместе с основными документами;
4)
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
5)
документы постоянного и временного сроков хранения
группировать раздельно;
6)
не включать в дело документы, подлежащие возврату, лишние
и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);
7)
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещать в дела
на общих основаниях;
8)
каждый
документ,
помещенный
в
дело,
должен
быть
правильно оформлен (иметь необходимые реквизиты);
9)
по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине
не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна
превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т. 1», «Т. 2» и т.д.;
10) документы внутри дела располагаются
в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании;
11) распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями;
12) приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу;
13) при формировании приказов по личному составу формируются
в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в
соответствии со сроками хранения;
14) уставы,
положения,
инструкции,
утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и
группируются вместе с указанными документами;
60
15) документы коллегиальных органов группируются в два дела:
протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям
коллегиальных органов;
16) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке
по номерам;
17) протоколы
заседаний
кафедр,
экзаменационных
и
аттестационных комиссий, отчеты по набору, отчеты по движению
контингента студентов группируются в пределах учебного года;
18) документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные
дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
19) планы на несколько лет формируются по начальной дате,
отчеты за несколько лет формируются по конечной дате;
20) документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления;
21) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по
вопросам работы структурных подразделений Университета и все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от
заявлений граждан по личным вопросам;
22) переписка
группируется
за
календарный
год
и
систематизируется в хронологической последовательности; документответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
5.2.6
хранению
Электронные документы после их исполнения подлежат
в
течение
сроков,
предусмотренных
для
аналогичных
документов на бумажном носителе. Законченные делопроизводством
электронные документы формируются в дела (папки, файлы, директории)
в соответствии с номенклатурой отдельно от документов на бумажных
61
носителях. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание»
указывается, что дело ведется в электронной форме.
5.2.7
Информация о сформированных делах заносится в СЭД
работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении.
5.3
5.3.1
Текущее хранение документов и дел
С момента заведения и до передачи в архив Университета
дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях
Университета. В этот период ответственность за сохранность документов
дел несут руководители структурных подразделений.
5.3.2
После исполнения документов и окончания работы с ними
они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности
в твердые обложки или папки-регистраторы. Дела размещаются в рабочих
комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела
располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Последовательность
расположения
дел
должна
соответствовать
последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре. Дела в
шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально,
корешками наружу. На корешке каждого дела указывают его индекс в
соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура или выписка из нее
помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.
5.3.3
Периодически, как правило, перед передачей в архив
Университета,
экспертной
комиссией
Университета
совместно
с
руководителем структурного подразделения проводится проверка наличия
и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия
дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре.
5.3.4
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится
при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя
структурного подразделения Университета, в котором были сформированы
соответствующие
дела,
реорганизации
62
и
ликвидации
указанного
структурного подразделения Университета. Проверка наличия проводится
путем сверки статей номенклатуры с описанием дел на обложке,
физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и
состояния дел.
5.3.5
В случае утраты документов и дел проводится служебная
проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет
ответственность в соответствии с федеральным законодательством.
5.3.6
Выдача дел подразделениям или сторонним организациям
производится с разрешения ректора (проректора) Университета. Выдача дел
осуществляется под расписку. Сторонним организациям дела выдаются на
основании их письменных запросов по актам. На выданное дело заводится
карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются
индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
5.3.7
Дела выдаются во временное пользование работникам
структурных подразделений на срок, не превышающий одного месяца;
органам суда и прокуратуры – до прекращения дела или вынесения
судебного решения по нему.
5.3.8
Состояние дел, возвращаемых в структурное подразделение
после использования, должно быть проверено в присутствии лица,
возвращающего документы. При обнаружении недостачи отдельных
листов или повреждения дел для привлечения виновных к ответственности
составляется
двусторонний
акт,
который
подписывается
виновной
стороной (руководителем структурного подразделения), начальником
общего отдела и утверждается ректором Университета.
5.3.9
Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив
Университета, допускается в исключительных случаях и производится с
разрешения ректора (проректора) Университета с оставлением в деле
63
заверенной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с
объяснением причин выдачи.
5.3.10 Контроль правильного формирования дел, проверка наличия
и состояния дел, выдача дел во временное пользование, изъятие
документов из дел осуществляют работники Университета, отвечающие за
делопроизводство.
5.4
5.4.1
Экспертиза ценности документов
Подготовка документов и дел к передаче на архивное
хранение и на уничтожение предусматривает экспертизу ценности
документов, в том числе электронных документов, т.е. изучение
документов на основании критериев их ценности в целях определения
сроков хранения документов и отбора их на хранение.
5.4.2
Экспертиза ценности документов в Университете проводится
при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению.
5.4.3
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии
с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями
документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел.
5.4.4
Экспертиза
ценности
документов,
оформляемых
в
Университете, осуществляется экспертной комиссией, утвержденной
приказом ректора Университета.
5.4.5
Экспертиза ценности документов постоянного и временного
сроков хранения осуществляется ежегодно работниками, ответственными
за ведение делопроизводства в Университете, совместно с постоянно
действующей экспертной комиссией Университета.
5.4.6
При
проведении
экспертизы
ценности
документов
осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив Университета, отбор дел с временными
64
сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности»,
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях
Университета, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки
хранения которых истекли.
5.4.7
По
результатам
экспертизы
ценности
документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
5.4.8
экспертизы
По завершении делопроизводственного года и по результатам
ценности
документов
дела
подлежат
оформлению
в
соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на
архивное хранение.
5.5
5.5.1
Оформление дел
Оформление дел проходит в два этапа: при их заведении и по
завершении года.
5.5.2
Оформление дел проводится работниками структурных
подразделений Университета, ответственных за делопроизводство, при
методической помощи и под контролем работника общего отдела и
работника архива Университета.
5.5.3
Полному
оформлению
подлежат
дела
постоянного
и
временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу,
дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
5.5.4
Полное оформление дела предусматривает:
1)
оформление реквизитов обложки дела;
2)
нумерацию листов в деле;
3)
составление листа-заверителя дела;
4)
составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела (в личных делах – обязательно);
5)
подшивку или переплет дела.
65
5.5.5
Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней
описи документов дела оформляются в соответствии с принятыми в архиве
Университета требованиями.
5.5.6
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются
арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа,
простым графическим карандашом.
5.5.7
заверителе
После завершения нумерации листов на отдельном листедела
составляется
заверительная
надпись,
в
которой
указывается количество (цифрами и прописью) листов в данном деле.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления и подшивается в
конце каждого дела. Внутренняя опись помещается в начале дела.
5.5.8
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
передаются в архив через год после их завершения в производстве. При
необходимости дела могут храниться по месту их формирования до 3-х лет.
5.6
5.6.1
Составление описей дел
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) сроков хранения и по личному составу, сформированные и
оформленные в соответствии с требованиями, ежегодно составляются
описи. На дела
временного (до 10 лет) срока хранения описи не
составляются. По этим описям документы сдаются в архив.
5.6.2
Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел
в производстве.
5.6.3
Описи составляются отдельно на дела постоянного срока
хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по
личному составу.
66
В
5.6.4
составляются
структурных
ежегодно
подразделениях
работниками,
Университета
ответственными
за
описи
ведение
делопроизводства, при методическом руководстве работника общего
отдела
и
работника
архива
Университета.
Ответственность
за
своевременное и качественное составление описи дел структурных
подразделений
несут
руководители
этих
подразделений.
Описи,
подготовленные структурными подразделениями, служат основой для
подготовки сводной описи дел Университета.
При
5.6.5
составлении
описи
дел
соблюдаются
следующие
требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
1)
схемой систематизации на основе номенклатуры дел Университета;
каждое
2)
дело
вносится
в
опись
под
самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей,
то каждый том или часть вносится в опись под отдельным номером);
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
3)
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
4)
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме
5)
дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии
копий и т.п.
5.7
Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения
5.7.1
Отбор
документов
за
соответствующий
период
к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (далее –
67
акт) производится в структурных подразделениях Университета после
составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному
составу за этот же период (Приложение 16 к Инструкции). Указанные
описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии
Университета одновременно.
5.7.2
Дела включаются в акт, если установленный для них срок
хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например,
законченные делопроизводством в 2006 году дела с 3-летним сроком
хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2010
года).
5.7.3
Согласованные экспертной комиссией Университета акты
утверждаются ректором Университета только после согласования с
экспертно-проверочной комиссией Управления администрации Омской
области описей дел постоянного хранения.
5.7.4
После
утверждения
акта ректором Университета дела
передаются на утилизацию по приемо-сдаточной накладной, в которой
указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной
макулатуры. После уничтожения в номенклатуре проставляется отметка
«Уничтожено. См. акт от… N…»
с
указанием
должности,
фамилии,
подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
5.7.5
Утратившие силу документы разрешаются к хранению в
подразделении и использованию их в информационных целях при наличии
отметки «Утратил силу» с указанием основания.
5.8
5.8.1
В
архив
Передача дел на архивное хранение
Университета
передаются
дела
постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.
5.8.2
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в архив Университета, как правило, не подлежат. Они хранятся в
68
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
5.8.3
Дела передаются в архив по описям дел. Дела и описи дел
доставляются
в
архив
Университета
сотрудниками
структурных
подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается
количество
дел
и
описей,
передаваемых
в
архив
Университета
(ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу
их в архив Университета несет лицо, передающее документы).
5.8.4
Прием каждого дела производится работником архива
Университета в присутствии работника структурного подразделения
Университета, передающего дела. На экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, подписи
работника
архива,
принявшего
дела,
руководителя
структурного
подразделения и работника, передавшего дела.
5.8.5
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по
номенклатуре
дел
Университета,
структурным
подразделением
принимаются меры по их розыску, при необнаружении дел составляется
акт, который подписывается руководителем структурного подразделения
Университета, утверждается ректором и передается в архив Университета.
5.8.6
передавать
Вместе с делами в архив Университета рекомендуется
регистрационные
картотеки
на
документы
и
(или)
программные средства и базы данных, содержащие информацию о
регистрации и исполнении передаваемых документов.
5.8.7
В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения
делопроизводства
Университета
данного
лицо,
ответственное
структурного
за
подразделения,
ведение
в
период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Университета,
69
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям
дел и номенклатуре.
5.8.8
За несвоевременную передачу дел на хранение в архив
Университета
ответственность
несет
руководитель
структурного
подразделения, передающего дела.
5.9
Сохранность и восстанавливаемость электронных документов
5.9.1
Сохранность и восстановление электронных документов
обеспечивается Управлением информатизации Университета посредством
резервного
(архивного)
копирования,
системой
паролей,
разграничивающих права пользователей при работе с базами данными,
нормативной и распорядительной документацией, регламентирующей
работу пользователей.
70
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ ОМГУ
Организационная
Организационнораспорядительная
документация
Документация
Устав ОмГУ, Коллективный договор, Правила
внутреннего распорядка, организационно-штатная
структура, штатное расписание ОмГУ, Политика в
области качества, Руководство по качеству ОмГУ,
документированные
процедуры,
положения,
инструкции,
регламенты,
гражданско-правовые
договоры и др.
Распорядительная
приказы, распоряжения (ректора, проректора), решения
Ученого совета (ОмГУ, факультета)
Информационносправочная
докладные и служебные записки, служебные письма,
заявления, протоколы, акты, справки и др.
Учебнометодическая
документация
образовательные
дисциплин и др.
Научная
документация
стандарты, технические задания, карточки государственной регистрации
законченных НИР, отчет по НИР и др.
Документация по
труду
программы,
учебные
планы,
рабочие
программы
трудовые договоры, личные карточки работников и др.
Документация
планирования
планы Университета (подразделений), программы развития университета
(подразделений), планы-графики, проекты, бюджеты, выписки из учебных
планов и сводный расчет учебной работы, штатное расписание кафедр,
график учебного процесса, расписание занятий и экзаменационной сессии
и др.
Отчетноконтрольные
документация
подразделений
годовой отчет о проведении культурно-массовых мероприятий, годовые
отчеты преподавателей, кафедр, факультетов, сведения о конкурсе,
начиная с года подготовки; сведения о трудоустройстве выпускников по
данной образовательной программе, отзывы организаций - потребителей
выпускников; анкеты студентов и др.
Отчетностатистическая
документация
сведения о государственном образовательном учреждении ВПО (сводный
годовой статистический отчет по форме 1-ВПО), отчет о научноисследовательской и научно-технической деятельности (1-наука), отчет о
работе аспирантуры и докторантуры (1-нк) и др.
Учетно-отчетная
финансовая и
бухгалтерская
документация
годовые статистические отчеты о выполнении плана по труду, фонду
заработной платы и др. направлениям планово-финансовой деятельности
университета, отчеты по расходам и др.
71
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
72
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
БЛАНК ПИСЬМА (УНИВЕРСИТЕТА)
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет
им. Ф.М. Достоевского»
(ФГБОУ ВПО «ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»)
Пр. Мира, 55-А, г. Омск, 644077,
Тел.: (3812) 67-01-04, факс: (3812) 22-36-41
E-mail: rector@omsu.ru
http://www.omsu.ru
ОКПО 02069007, ОГРН 1025500532947,
ИНН/КПП5501003925/550101001
№
На №
от
73
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА
Департамент государственной
политики в сфере высшего
образования
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Заместителю директора
«Омский государственный университет
им. Ф.М. Достоевского»
Скворцовой И.А.
(ФГБОУ ВПО «ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»)
Пр. Мира, 55-А, г. Омск, 644077,
Тел.: (3812) 67-01-04, факс: (3812) 22-36-41
E-mail: rector@omsu.ru
http://www.omsu.ru
ОКПО 02069007, ОГРН 1025500532947,
ИНН/КПП5501003925/550101001
№
На №
от
О представлении отчета по дополнительному
профессиональному образованию за 2013 год
Уважаемая Ирина Аркадьевна!
Высылаем в Ваш адрес отчет о реализации программ повышения
квалификации и профессиональной переподготовки в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского» за 2013 учебный год.
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
Ректор
В.И. Струнин
В.И. Петров (3812) 62-77-05
74
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
БЛАНК ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
OMSK STATE UNIVERSITY
n.a. F.M. Dostoevskiy
(OmSU n.a. F.M. Dostoevskiy)
55-А, Prospekt Mira, Omsk, 644077, The Russian Federation
Tel.: +7 3812 670104, Fax: +7 3812 223641
E-mail: rector@omsu.ru, http://www.omsu.ru
№
75
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
БЛАНК ПРИКАЗА
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
П Р И К А З
№
Омск
Заголовок (аннотация) к приказу
76
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
БЛАНК РАСПОРЯЖЕНИЯ
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
№
Омск
Заголовок (аннотация) к распоряжению
77
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
БЛАНК ПРОТОКОЛА
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
П Р О Т О К О Л
№
Омск
78
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
П Р О Т О К О Л
заседания совета физического факультета
№
Омск
Председатель заседания: Потуданская М.Г.
Секретарь заседания: Семенова Т.Н.
Всего членов совета: 10 человек.
Присутствовали:
Колин С.С., Мамонов А.А., Николаев В.И., Панов К.К., Петров И.В., Сидоров В.В.
Приглашены:
Векленко В.В. – проректор по учебной работе Омского гуманитарного университета.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О подготовке и утверждении магистерских программ на 2013/2014 учебный год.
(Докл. М.Г. Потуданская, декан физического факультета).
____________________________________________________________________________
1. СЛУШАЛИ:
М.Г. Потуданскую - Текст доклада прилагается.
1. ВЫСТУПИЛИ:
Мамонов А.А. Предложил назначить ответственных лиц за разработку магистерских
программ.
1. РЕШИЛИ:
1.1. В срок до 15 апреля 2013 г. заведующим кафедрами факультета разработать
магистерские программы.
1.2. Контроль исполнения решения возложить на заместителя декана К.К. Панова.
Председатель
Секретарь
Потуданская М.Г.
Семенова Т.Н.
79
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
ФГБОУ ВПО «ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
Факультет международного бизнеса
ул. Нефтезаводская, 11, к. 315, тел. (3812) 62-77-90
_____________________________________________________________________________________________________
Ректору ОмГУ
им. Ф.М. Достоевского
профессору В.И. Струнину
Служебная записка
В связи с производственной необходимостью прошу разрешить
доступ в учебный корпус 4 каб. 217 в воскресенье 14 февраля 2013 года с
10-00 до 15-00 лаборанту факультета международного бизнеса Петровой
М. Н.
Декан
личная подпись
04.02.2013
80
Дусь Ю.П.
Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ФОРМА АКТА
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
АКТ
(актируемый факт, событие или действие (в родительном падеже))
№
Омск
81
Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ТЕЛЕГРАММА
Адрес
ТЕЛЕГРАММА
№
Текст
наименование должности
личная подпись
инициалы, фамилия
_____________________________________________________________________
Мира пр., д. 55 А, Омск, 644077
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального
образования «Омский государственный
университет им. Ф.М. Достоевского»
82
Дата отправления
Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Адресат
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Текст
наименование должности
личная подпись
инициалы, фамилия
_____________________________________________________________________
Принял:
наименование должности
инициалы, фамилия
т. 67-01-04
Передал: наименование должности
инициалы, фамилия
т. 64-35-15
Время передачи:
часов
минут
Дата передачи: _________________________________
83
Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
КАРТОЧКА ПОРУЧЕНИЯ РЕКТОРА
84
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
факультета международного бизнеса
№
Омск
на
год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Количество
томов (частей)
1
2
3
Декан
дата
Срок хранения дела и
номер статей по перечню
срок хранения,
лет
номер статей
4
5
Примечание
6
личная подпись
Ю.П. Дусь
Начальник общего отдела
дата
личная подпись
Е.В. Зорина
Заведующий архивом
дата
личная подпись
С.И. Норманских
СОГЛАСОВАНО
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __ году на факультете*
По срокам хранения
Всего
Постоянного
2
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО
Итоговые сведения переданы в общий отдел.
Делопроизводитель
В том числе
переходящих
с отметкой «ЭКП»
3
4
личная подпись
И.И. Петрова
личная подпись
Е.В. Зорина
дата
Начальник общего отдела
Дата
* Заполняется в конце делопроизводственного года по данным графы 3.
85
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Утверждаю
Ректор ФГБОУ ВПО
«ОмГУ им. Ф.М. Достоевского»
В.И. Струнин
«_____» ______________2012 г.
Акт
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
№
Омск
Учреждение: ФГБОУ ВПО «ОмГУ им. Ф. М. Достоевского»
Основание:
наименование и выходные данные перечня документов, сроки их хранения
Подлежат уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы фонда №_______________________
№,
п/п
Заголовок
дела
Дата
дела
Номер(а)
описи(ей)
Индекс дела
по
номенклатуре
Кол-во
дел
Срок хранения дела и
номера статей по
перечню
срок
хранения, л.
Примечание
номера
статей
Итого___________________________________ дел за __________________ годы
цифрами и прописью
Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по личному составу
согласованы с ЭПК Управления администрации Омской области (протокол от______№ ____).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов
подпись
Расшифровка подписи
подпись
Расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО
Председатель ЭК университета
дата
Документы в количестве ______________ дел, весом ____ кг сданы в ___________________
цифрами и прописью
наименование организации
на переработку по приемо-сдаточной накладной от___________ №__________.
Изменения в учетные документы внесены.
Заведующий архивом (начальник общего отдела)
дата
86
подпись
Расшифровка подписи
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
П Р И К А З
Омск
№
08.07.2013
01-05/23
Об утверждении инструкции по делопроизводству
В
целях
управления
совершенствования
ОмГУ,
подготавливаемых
в
документационного
унификации
Университете,
оформления
повышения
обеспечения
документов,
оперативности
их
исполнения
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в федеральном
государственном бюджетном образовательном учреждении высшего
профессионального образования «Омский государственный университет
им. Ф.М. Достоевского» (далее – Инструкция).
2. Указанную Инструкцию ввести в действие с 01.09.2013 года, за
исключением пунктов, касающихся ведения системы электронного
документооборота (СЭД).
3. Признать утратившей силу Документированную процедуру
«Управление документацией» ДП ОмГУ 4.2 – 2009 (версия 3.0),
утвержденную ректором ОмГУ от 27.11.2009.
4. Признать
утратившей
силу
Методическую
инструкцию
«Разработка номенклатуры дел», утвержденную ректором ОмГУ от
27.11.2007.
5. В срок до 01.09.2013 года начальнику организационно-кадрового
управления ознакомить с Инструкцией руководителей структурных
подразделений университета.
87
6. С 01.10.2013 года общему отделу не принимать в обработку
документы, оформленные с нарушением Инструкции.
7. Опубликовать настоящий приказ на официальном сайте ОмГУ в
разделе «2.4. Приказы и иные акты ректора, проректоров ОмГУ».
8. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Ректор
В.И. Струнин
88
Документ
Категория
Новости
Просмотров
149
Размер файла
894 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа