close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Документационное обеспечение управления делопроизводство учебник. Басаков М.И. (www.PhoenixBooks.ru)

код для вставкиСкачать
!
Издание второе,
исправленное и дополненное
Допущено Министерством образования
Российской Федерации в качестве учебника
для студентов образовательных учреждений
среднего профессионального образования
УДК 651(075.32)
ББК 60.844я723
КТК 069
%
Документационное обеспечение управления (Делопро
изводство) : учебник / М. И. Басаков. — Изд. 2е, исп. и
доп. — Ростов н/Д : Феникс, 2013. — 350 с. — (Среднее
профессиональное образование).
15*'%&# #!%
Учебник подготовлен в соответствии с требованиями Госу
дарственного образовательного стандарта для студентов коллед
жей, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение
управления и архивоведение» по специальностям, входящим в
состав укрупненной группы специальностей 084000 «Экономи
ка и управление».
В отличие от других в данном учебнике особое внимание уде
лено оформлению реквизитов документов, приводятся тщатель
но отработанные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–
2003 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федераль
ных органах исполнительной власти образцы важных видов
управленческих документов, в том числе по личному составу
(кадрам) организаций. Излагаются основные положения по офор
млению деловой корреспонденции в англоязычных странах.
Учебник может быть полезен секретарям, секретарямрефе
рентам и всем тем практическим работникам, кто по роду своей
деятельности связан с оформлением управленческой докумен
тации и ее хранением.
УДК 651(075.32)
ББК 60.844я723
© Басаков М. И., 2013
© Оформление: ООО «Феникс», 2013
15*'%&# #!%
%
Рецензенты:
доктор экономических наук, профессор Ростовского
государственного экономического университета (РГЭУ)
Н.М. Шумин
кандидат экономических наук, доцент Ростовского
государственного экономического университета (РГЭУ)
И.М. Рябцев
!
Успешная деятельность любой организации в настоящее вре
мя практически не возможна без определенной культуры работы
персонала с документами, без четкой организации делопроиз
водства. Умение грамотно, правильно в соответствии с действу
ющими нормами оформить служебный документ и обеспечить
его сохранность наряду с глубокими специальными знаниями и
владением основами делового общения, является важной состав
ляющей профессиональной подготовки, компетенции будуще
го специалиста. Предлагаемый учебник обеспечивает возмож
ность студентамвыпускникам колледжей широкого круга спе
циализации овладеть необходимым объемом знаний в сфере до
кументационного обеспечения управления и архивного дела.
Данный учебник в отличие от других подобных изданий ха
рактеризуется рядом особенностей, основные из которых при
ведены ниже.
1. Поскольку документирование управления, организация
работы с документами и их хранение являются столь же древ
ними, как и само управление, в учебнике раздел, посвященный
истокам делопроизводства, его становлению и развитию в Рос
сии, приведен в несколько расширенном виде, содержащем ряд
любопытных исторических фактов, расширяющих кругозор сту
дента.
2. Практика документационного обеспечения управления по
зволяет сделать вывод, что подготовка любого документа, напри
мер служебного письма, заключается, прежде всего, в знании пра
вил оформления его реквизитов, т.е. информационных элемен
тов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы
утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внима
ние, которое, в отличие от других учебников, уделено в данной
книге оформлению реквизитов в соответствии с положениями
национального стандарта России ГОСТ Р 6.30–2003. Изложение
правил и требований по оформлению реквизитов при этом
"
сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и
реальными примерами оформления важнейших видов деловых
документов (приказов, распоряжений, актов, служебных писем,
протоколов и др.).
3. Определенное место в учебнике уделено вопросам оформ
ления документов по личному составу (персоналу). Такой раздел
обычно в учебниках и учебных пособиях по делопроизводству не
приводится или приводится, но в малом объеме. С нашей точки
зрения, знание основ оформления данного вида документов для
будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например,
в малом бизнесе, где в большинстве случаев по окончании учебы
выпускникам колледжей приходится работать, нередко собствен
нику организации самому, секретарю или одному из специалис
тов поручается совмещать свои основные обязанности с выполне
нием функций инспектора (менеджера) по кадрам.
4. Значительное место в книге уделено организации докумен
тооборота, технологии регистрации, учета, контроля и архивно
го хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем
документов, обращающихся в организации, — это своеобразная
память организации, обращение к которой позволяет оператив
но решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализи
ровать свою работу, принимать оптимальное решения. Кто зна
ет, как сложится ваша трудовая деятельность, возможно, кому
то из вас придется работать секретарем, секретаремреферентом
или архивариусом. Книга эта может дать вам вполне достаточ
ные стартовые знания для работы в этих ставших в наше время
хорошо оплачиваемых и престижных должностях.
Достаточное место в учебнике уделено вопросам механиза
ции и компьютеризации документационного обеспечения
управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время ком
мерческий успех организации во многом зависит от уровня тех
нического оснащения и использования современных информа
ционных технологий в управлении.
Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать
дисциплину «Документационное обеспечение управления и осно
вы архивоведения», и к тем читателям, кто уже работает, но чувству
ет недостаточность подготовки в этой области, хочу пожелать успе
хов в освоении полезных для каждого специалиста знаний.
Автор
#
Современное общество справедливо называют «информаци
онным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс,
дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельно
сти человека зиждятся на информации, информационных тех
нологиях.
Информация (от лат. information — осведомлять) — глубокое,
емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассмат
ривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как
«сведения», «сообщение», «пояснения» и т.п., принята форму
лировка, приведенная в Федеральном законе Российской Феде
рации от 27 июля 2006 г. №149ФЗ «Об информации, информа
ционных технологиях и защите информации»: «Информация —
сведения (сообщения, данные) независимо от формы их пред
ставления» [23]
1
.
Информация обладает рядом свойств, таких как коммуника
тивность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, воз
можность обработки и передачи, накопление, сохранение при
использовании и др. Эти свойства изначально используются для
целенаправленного воздействия на людей, необходимого для
согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в
управлении.
1
Данная формулировка могла бы принять более законченный вид,
будучи дополненной словами: «и воспринимаемые человеком или спе
циальным техническим средством».
$
В практике управления используется информация различ
ных видов. Основными из них считаются социальноэкономи
ческая, научная, техническая, культурная, медицинская, сель
скохозяйственная. Важнейшей из них является социальноэко
номическая информация, которая на практике более известна
под названием управленческая информация.
В настоящее время преобладающая часть управленческой ин
формации (до 90% объема) согласно общим требованиям мно
гих законодательных актов Российской Федерации должна в обя
зательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация ин
формации осуществляется в виде документов на материальном
носителе — бумаге или в электронном виде. Документальное
оформление управленческой информации необходимо не толь
ко для передачи ее во времени и на расстояние, но также для
осуществления текущего контроля исполнения принятых реше
ний и анализа процесса управления с целью повышения его эф
фективности.
Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово
«docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная
форма от «docco» — «documentum», означающая «доказательство»,
«свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и прак
тической деятельности человека, в частности в сфере управле
ния, закрепилась в качестве специального термина.
Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I,
применив его в значении «письменное свидетельство», подчерк
нув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий ха
рактер документа как носителя информации, предназначенной
для организации координации совместной деятельности людей,
утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений
дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до
20х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Ис
пользовались в качестве тождественных такие понятия, как «гра
мота», «акт» и в особенности — «деловая бумага».
С учетом получившего в настоящее время распространение в
научной среде наряду с термином «документ» словосочетания
«документированная информация» ГОСТ Р 51141–98 дает сле
дующую формулировку определения термина «документ»: «до&
кумент; документированная информация — зафиксированная на ма&
%
териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать» [5].
Под реквизитами согласно ГОСТ Р 51141–98 понимаются
обязательные информационные элементы оформления офици
ального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и
др.). Стандарт определяет официальный документ как любой
вид документа, созданный юридическим или физическим ли
цом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
(например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение лично
сти, книга, автобусный билет и т. д.). Официальный документ
обладает юридической силой, т.е. свойством, сообщаемым ему
действующим законодательством, компетенцией создавшего его
органа и установленным порядком его оформления. Особую ка
тегорию официальных документов составляют служебные доку
менты — документы, образующиеся в сфере управления, кото
рые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоря
жения, служебные письма, акты, протоколы и др.).
ГОСТ Р 51141–98 определяет служебный документ как офи
циальный документ, используемый в текущей деятельности орга
низации. Служебная документация в практике управления ши
роко известна под названием управленческая документация.
В дальнейшем изложении учебного материала термины «доку
мент», «служебный документ», «управленческий документ» бу
дут применяться как синонимы в значении документа, призван
ного обеспечить управленческий процесс в организации, учреж
дении, фирме.
Важным моментом, требующим пояснения для изучающих
основы делопроизводства, является вопрос о том, распростра
няется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 5114198
на документ в электронной форме.
В структуре электронного документа различают общую и осо
бенную части. Общая часть содержит информацию, включаю
щую смысловое содержание документа и сведения об адресате.
Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Осо
бенность в том, что использование в управлении электронного
документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь
при условии правового обеспечения применения электронной
цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблю
дении соответствующих требований (см. Федеральный закон от
&
10 января 2002 г. № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи»,
Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая
подпись в электронном документе становится юридически рав
носильной подписи в документе на бумажном носителе. В Зако
не «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что элек
тронные документы — это всего лишь особая категория доку
ментов, к электронным документам следует относиться так же,
как к документам на бумажном носителе.
Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном но
сителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и
как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируют
ся факты, события, явления практической и мыслительной дея
тельности человека — тем самым документ выполняет важней
шую свою функцию — информационную. К информационной
функции документа тесно примыкает организационная функция.
С помощью документа обеспечивается воздействие на группы
людей для организации и координации их деятельности. Внеш
ние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция
документа. Документ выполняет также юридическую (правовую)
функцию, поскольку его содержание используется в качестве
доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами
отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную
функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышен
ного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен
ный документ воспитывает эстетический вкус управленческого
персонала, формирует имидж организации.
Процесс создания служебной документации в соответствии с
действующими нормами и правилами, технология работы с до
кументами, вплоть до управления их огромными массивами, тре
буют своего методологического и организационного обеспече
ния в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль
деятельности, обеспечивающую документирование управленче
ской информации и организацию работы с документами, в ста
рину называли «вершением дел», в настоящее время согласно
ГОСТ Р 5114198 официально именуют терминами — делопро
изводство и документационное обеспечение управления. В даль
нейшем в главе 1 и других отдельных случаях будет в основном
использоваться традиционный термин — «делопроизводство»,
постепенно наполняя его современным содержанием.
'
Становление российского делопроизводства от стихийного
зарождения деловой переписки до появления той или иной си
стемы работы с документами историки, ученыедокументоведы
тесно увязывают с преобразованиями в области государственно
го устройства, реформирования аппарата управления страной,
отраслями деятельности людей, нуждающихся в документиро
вании результатов своей работы. Развиваясь, российское дело
производство в своем становлении прошло три периода, каж
дый из которых в свою очередь может быть подразделен на от
дельные этапы:
1.Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России:
— от появления первых документов до приказного делопро
изводства включительно (X–XV вв.);
— коллежское делопроизводство (XVIII в.);
— министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX–
начало XX в.).
2.Делопроизводство в СССР (1917–1991 гг.):
— от разрозненных усилий по упорядочению дело
производства до разработки Единой государственной си
стемы делопроизводства (1917–1973 гг.);
— от традиционного делопроизводства к документационно
му обеспечению управления.
3.Современное российское делопроизводство.
Далее дадим краткое описание и охарактеризуем вклад в ста
новление современного делопроизводства каждого из названных
периодов.
'%
Появление первых документов (фиксированная информация
на любом доступном материале — камне, глиняной дощечке,
в Древней Руси — на бересте) стало возможным с изобретением
письма, с возникновением письменности.
От первых документов к приказному
делопроизводству (X–XV вв.)
В сложный период зарождения и формирования Древнерус
ского государства (X–XV вв.), во времена феодальной раздроб
ленности, при отсутствии единого управления, управленческие
функции при князьях осуществляли отдельные должностные
лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощни
ков (дьяков). В этих условиях получила определенное развитие
одна из отраслей делопроизводства, а именно — документиро
вание. О достаточно высоком уровне культуры подготовки доку
ментов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911 г.,
945 г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная пере
писка, найденная при археологических раскопках в 1951–1952 гг.
в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились
и места их хранения. Документы хранились в сокровищницах
вместе с драгоценностями, церквях и монастырях.
Самой древней формой документа на Руси была грамота —
лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Перга
мент представлял собой специальным образом выделанную те
лячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли
быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следую
щих листов, образуя собой столбец, столпик. Отсюда название
данной технологии работы с документами — столбцовое дело
производство.
Несмотря на достаточно широкую практику документирова
ния, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского
государства как о какойто системе еще преждевременно. Это
был период зарождения традиций, накопления опыта подготов
ки и хранения документов. В условиях феодальной раздроблен
ности делопроизводство как система практикой управления еще
не была востребована.
Приказное делопроизводство
(XV–XVII вв.)
Российское делопроизводство как система начинает склады
ваться с середины XV в. по мере превращения Московского кня
жества в великорусское государство. Московским великим кня
зьям удалось создать сильную централизованную систему управ
ления. Важнейшие функции административного управления в
этой системе выполнялись Боярской думой и приказами — цен
тральными исполнительными органами.
В период действия делопроизводства, получившего название
приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Бо
ярская дума — «приговоры», от приказов на места направлялись
«памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канце
лярию» — приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод,
дьяков и подьячих. Из приказных изб «наверх» посылались «от
писки» (отсюда родилось название бессодержательного чинов
ничьего ответа на какоелибо обращение). В приказной избе
хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство.
Считается, что в этот период родились термины «дело» как со
брание документов по какомулибо вопросу и «делопроизвод
ство» как процесс производства (вершение) дел.
В приказах (их насчитывалось по разным источникам от
50 до 70) происходит выделение делопроизводства в особую сфе
ру деятельности, формируется слой служивых людей — профес
сиональных чиновников, для которых документ стал основным
предметом их труда.
В приказном делопроизводстве длительное время использо
валась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления
документов. Еще в XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила
бумага, и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов
мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и
хранении документов. Например, Соборное уложение 1649 г.
имело в длину 309 метров (рис. 1.1).
Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматыва
ли на деревянный стержень — так родилось слово «волокита»,
смысл которого не требует особого пояснения,— речь идет о
необоснованном затягивании принятия решения.
Наряду со столбцовой формой документа в приказах зароди
лась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь —
это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости на
копившиеся тетради переплетались и составляли собой книги.
В этот период появились и начали складываться системы во
енной, дипломатической и бухгалтерской документации.
Таким образом, система государственного управления,
сложившаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказно
го делопроизводства с ее обширным бумажным «ведением дел» —
делопроизводством. В деятельности приказов появились пря
мые предписания по содержательной и оформляющей частям
документов, порядок их движения как внутри приказа, так и
между приказами. На рис. 1.2, например, показан фрагмент
грамоты, устанавливающей правила адресования документов.
В делопроизводстве постепенно сформировались виды управ
ленческих документов (грамоты, памяти, отписки и др.), сло
жилась определенная система регистрации документов, осно
вы справочного аппарата (тетради, описи), зародилось архив
ное дело.
В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в
формировании российского делопроизводства. Однако установ
ление на законодательном уровне общих административных и
делопроизводственных правил, регламентация всех сторон дея
тельности канцелярий и архивных учреждений были еще впере
ди, на следующем этапе развития системы государственного
управления.
$"'
!
$&'
%'& % E
E 1
'&%E
E
E E "
Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
Новый этап становления российского делопроизводства свя
зан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении
государством. Уже в начале своего правления (1700 г.) Петр I от
меняет столбцовую форму документов, происходит всеобщий
переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в об
ласти управления (1717–1720 гг.) была создана новая система го
сударственных учреждений: в центре — Сенат, Синод, Государев
кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Адмирал
тейская, Коммерцколлегия, Вотчинная и др.), заменивших со
бой свыше полусотни приказов; на местах — губернаторы, вое
воды, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 колле
гий ведала определенной отраслью или сферой управления и
подчинялась Сенату. Характерной чертой новой системы управ
ления была коллегиальность в принятии решений. Система де
лопроизводства в связи с преобразованиями государственного
аппарата управления получила название коллежской — по на
званию центральных учреждений нового типа.
Первоначально коллегии руководствовались в работе соб
ственными регламентами, затем законодательной базой их
деятельности стал «Генеральный регламент», подписанный
Петром I 28 февраля 1720 г., ставший основой не только органи
зации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим
актом, определившим развитие делопроизводства в России на
весь XVIII в. В регламенте обстоятельно раскрываются структура
и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретар
ском чине, который становится центральной фигурой канцеля
рии — ее управляющим
1
.
Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, реги
стратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик
и вахмистр. Наиболее важные документы готовились секрета
рем, остальные — канцеляристами. Часть документов составля
лась по «генеральным формулярам», т.е. обязательным формам
документов с набором соответствующих реквизитов.
1
Некоторые авторы рекомендуют считать 28 февраля 1720 г. датой рож
дения секретарской должности в России (Бондарева Т.Н. Секретар
ское дело: Практическое пособие. — М.: Высшая школа, 1989).
#
Генеральным регламентом были особо четко оговорены про
цессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые
определен порядок сдачи в архив законченных производством
дел, впервые также введено само понятие архива и установлена
должность архивариуса. Контроль за исполнением документов
возлагался на прокурора коллегии, были установлены типовые
сроки исполнения отдельных видов документов. Особое внима
ние уделялось исполнению указов государя; их несвоевремен
ное исполнение каралось строго, в отдельных случаях — смерт
ной казнью. Предусматривались меры по защите информации,
строгие наказания за подделку и хищение документов.
В результате реформ в делопроизводстве и практике управ
ления по примеру западных образцов появились многие новые
термины и названия документов: указы, регламенты, архив, ар
хивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы,
инструкция, реляция, прошения (вместо — челобитная), инс
пектор, администратор и др., которые находят применение и в
наше время.
Завершила реформу государственного управления учрежде
ний и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав За
кон от 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний»,
внесший единообразие в структуру управления на местах, упо
рядочивший переписку учреждений разного уровня. Число кол
легий было сокращено с 12 до 3х.
В соответствии с Законом от 7 ноября 1775 г. губернское прав
ление получало от Сената указы, в свою очередь посылало соб
ственные указы подчиненным должностным лицам на местах,
получая в ответ доношения, рапорты. Штат губернских канце
лярий состоял из секретарей (старших и младших), протоколи
ста, регистратора, журналиста, канцеляристов, писцов, перевод
чика, архивариуса. Количественный состав служащих канцеля
рии зависел от числа решаемых дел.
В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе
реформ государственного управления Петра I и Екатерины II,
представляет собой систему, характеризующуюся высоким уров
нем законодательной регламентации всех сторон деятельности
канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и
рядовыми работниками их обязанностей. Коллежское дело
производство заложило основы, на которых развивалось россий
ское делопроизводство в последующие полтора столетия.
$
Министерское (исполнительное)
делопроизводство (XIX — начало XX вв.)
В начале XIX в. (1801–1811 гг.) вследствие ослабления высше
го и центрального аппаратов управления государством Алек
сандр I проводит реформы, существенным моментом которых
была замена коллегий на министерства.
С введением министерств коллегиальная процедура приня
тия решений была заменена на единоличную, что повлекло за
собой изменение организационной структуры центральных ор
ганов управления государством и сказалось на делопроизвод
ственном обеспечении их работы. Система делопроизводства
этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) полу
чила название министерской. Ее также называют «исполнитель&
ной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную
ответственность каждого должностного лица за неукоснитель
ное исполнение своих непосредственных обязанностей.
Аппарат управления министерства согласно царскому Мани
фесту состоял из департаментов, которые делились на отделе
ния, а отделения — на столы. В каждом департаменте действо
вал совещательный орган, включавший директора и начальни
ков отделений и называемый общим присутствием. При министре
действовала канцелярия министра, в каждом департаменте — кан
целярия департамента.
Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «пись
моводство» министерства, управлялась директором, делилась
подобно департаментам на отделения и столы.
Министерское делопроизводство характеризуется расшире
нием видового состава документации, увеличением объемов пе
реписки, унификацией форм документов. Были определены ос
новные этапы работы с документацией: организация приема и
регистрация входящих документов, направление на исполнение
и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исхо
дящих документов, отправка документов адресатам.
В целом организация работы с документами в рамках мини
стерского делопроизводства представляла собой четкую систему
движения документов (на современном языке — документообо&
рот), включая и архивное хранение. Особое внимание в мини
стерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения
(ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по сле
!"$
Предисловие............................................................................................3
Глава 1. Исходные понятия делопроизводства.......................................5
1.1. Истоки делопроизводства: информация, управление,
документ..........................................................................................5
1.2. Становление делопроизводства в России......................................9
1.2.1. Делопроизводство в дореволюционной
России (до 1917 г.)...............................................................9
1.2.2. Советский период развития делопроизводства...............19
1.3. Нормативноправовое обеспечение российского
делопроизводства..........................................................................22
1.4. Классификация деловой документации......................................29
1.5. Унификация и стандартизация управленческой
документации...............................................................................32
Контрольные вопросы...........................................................................40
Словарьминимум терминов по документационному
обеспечению управления и архивоведению...........................................41
Глава 2. Общие нормы и правила оформления документов...................45
2.1. Основные особенности языка служебных документов..............45
2.2. Управленческая документация. Требования к управленческому
документу......................................................................................47
2.3. Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве...................49
2.4. Размеры полей служебных документов......................................50
2.5. Нумерация страниц......................................................................51
2.6. Способы написания дат в документах.........................................52
2.7. Сокращения слов и словосочетаний в тексте.............................53
2.8. Оформление названий документов органов власти....................56
2.9. Оформление в документах написания чисел..............................56
2.10. Написание физических величин...............................................59
2.11. Написание в документах математических формул..................61
2.12. Оформление в документах таблиц и выводов...........................63
2.13. Оформление текстов документов в анкетной
и трафаретной формах...............................................................66
2.14. Оформление в документах некоторых знаков
препинания и символов.............................................................67
!"%
2.15. Типичные ошибки в текстах документов..................................69
2.16. Контроль качества подготовки документов...............................72
Контрольные вопросы...........................................................................75
Глава 3. Организационнораспорядительная
документация: понятие, классификация, состав
и оформление реквизитов. Бланки документов.....................................77
3.1. Понятие и классификация ОРД. Состав и схемы расположения
реквизитов....................................................................................77
3.2. Бланки документов и их виды.....................................................82
3.3. Оформление реквизитов организационно
распорядительных документов....................................................87
3.4. Требования к изготовлению, учету и хранению
гербовых бланков.......................................................................106
3.5. Нормы и требования к размещению реквизитов документов..107
Контрольные вопросы.........................................................................110
Глава 4. Оформление организационноправовых
документов..........................................................................................111
4.1. Устав организации......................................................................112
4.2. Штатное расписание..................................................................113
4.3. Оформление положений.............................................................115
4.4. Должностная инструкция...........................................................115
Контрольные вопросы.........................................................................123
Глава 5. Оформление приказов и других распорядительных
документов..........................................................................................124
5.1. Характеристика этапов подготовки...........................................124
5.2. Подготовка, оформление и реквизиты приказа........................127
5.3. Оформление распоряжения.......................................................136
5.4. Оформление указания................................................................137
5.5. Оформление постановлений......................................................142
5.6. Оформление решения.................................................................148
Контрольные вопросы.........................................................................153
Глава 6. Оформление служебных писем и другой
информационносправочной документации.........................................154
6.1. Понятие «служебное письмо». Разновидности служебных
писем...........................................................................................154
6.2. Реквизиты и структура служебного письма..............................157
6.3. Язык и стиль служебного письма..............................................159
6.4. Этикет в служебной переписке.................................................162
6.5. Образцы и примеры оформления служебных писем................164
!"&
6.6. Электронный документ: достоинства и проблемы
использования............................................................................165
6.7. Особенности оформления писем, передаваемых
электронной почтой....................................................................172
6.8. Оформление документов, передаваемых по каналам
электросвязи...............................................................................174
6.9. Оформление акта........................................................................177
6.10. Оформление протокола.............................................................177
6.11. Оформление докладной, служебной и объяснительной
записок.....................................................................................180
Контрольные вопросы.........................................................................186
Глава 7. Оформление документов по трудовым
правоотношениям................................................................................187
7.1. Классификация документов по личному составу.....................187
7.2. Оформление документов, используемых при приеме
на работу......................................................................................190
7.3. Оформление приказа (распоряжения)
о переводе работника на другую работу....................................204
7.4. Оформление приказа (распоряжения) о прекращении
действия трудового договора (увольнении) работника.............206
Контрольные вопросы.........................................................................211
Глава 8. Оформление корреспонденции в англоязычных странах........212
8.1. Структура формуляра и состав реквизитов служебного
письма.........................................................................................212
8.2. Требования к оформлению реквизитов.....................................213
8.3. Требования к оформлению конвертов.......................................220
Контрольные вопросы.........................................................................220
Глава 9. Документооборот и его организация.....................................223
9.1. Понятие, принципы и характеристика документооборота......223
9.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов...226
9.3. Прохождение исходящих документов.......................................232
9.4. Прохождение внутренних документов......................................233
9.5. Прием, передача и доставка документов..................................234
9.6. Работа с конфиденциальными документами...........................235
9.7. Работа с обращениями граждан в органы власти.....................236
9.8. Учет объема документооборота...................................................238
Контрольные вопросы.........................................................................239
Глава 10. Регистрация документов.....................................................240
10.1. Понятие и системы регистрации документов.........................240
!"'
10.2. Формы и порядок регистрации документов............................242
10.3. Индексация документов...........................................................245
10.4. Организация справочноинформационной работы.................247
10.5. Контроль за исполнением документов....................................249
Контрольные вопросы.........................................................................251
Глава 11. Составление номенклатур и текущее хранение дел..............252
11.1. Составление номенклатуры дел...............................................252
11.2. Формирование и текущее хранение дел..................................255
11.3. Оперативное хранение документов.........................................256
Контрольные вопросы.........................................................................257
Глава 12. Подготовка дел к сдаче в архив.........................................258
12.1. Экспертиза ценности документов. Общее
представление..........................................................................258
12.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение............260
Контрольные вопросы.........................................................................262
Глава 13. Хранение документов в архиве организации........................263
13.1. Исходные понятия архивного дела..........................................263
Контрольные вопросы.........................................................................265
13.2. Нормативноправовое обеспечение деятельности
архивов организаций................................................................266
Контрольные вопросы.........................................................................269
13.3. Подготовка и передача дел на хранение в архив
организации..............................................................................269
13.3.1. Экспертиза ценности документов...............................269
13.3.2. Порядок уничтожения документов..............................273
Контрольные вопросы.........................................................................276
13.3.3. Оформление дел и передача их
на архивное хранение в организации............................277
13.3.4. Фондирование архивных документов..........................285
Контрольные вопросы.........................................................................286
Глава 14. Материальнотехническое обеспечение архива...................288
14.1. Требования к помещению архивохранилища.........................288
14.2. Оборудование архива организации..........................................290
Контрольные вопросы.........................................................................292
14.3. Учет и хранение электронных документов..............................293
Контрольные вопросы.........................................................................296
Глава 15. Порядок передачи документов на государственное
хранение.......................................................................................297
Контрольные вопросы.........................................................................300
!#
Глава 16. Механизация и компьютеризация процессов
документационного обеспечения управления......................................301
16.1. Классификация и назначение организационных
технических средств................................................................301
16.2. Персональный компьютер — основной инструмент
современной системы документационного обеспечения
управления................................................................................305
16.2.1. Современные ПК и их возможности...........................305
16.2.2. Автоматизация работы с документами на базе ПК.....307
16.3. Организация документооборота с использованием средств
телекоммуникации..................................................................311
16.5. Персональный компьютер как средство делового общения..315
Контрольные вопросы.........................................................................317
ПРИЛОЖЕНИЯ...............................................................................318
Приложение 1. Примерное положение о службе
документационного обеспечения управления...........................318
Приложение 2. Примерное положение о постоянно действующей
экспертной комиссии учреждения, организации,
предприятия.................................................................................323
Приложение 3.Примерное положение об архиве организации......328
Приложение 4. Должностная инструкция архивариуса..................332
Приложение 5. Примеры текстов служебных писем
на английском языке..................................................................337
Приложение 6. Примерный перечень документов с грифом
утверждения.................................................................................339
Приложение 7. Примерный перечень документов,
на которые ставится оттиск гербовой печати, печати
с государственной символикой, печати с логотипом
организации.................................................................................340
Приложение 8. Памятка начинающему пользователю ПК............341
Литература.........................................................................................344
Серия
«Среднее профессиональное образование»
Басаков Михаил Иванович
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
[ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО]
Учебник
Ответственный редактор В. Кузнецов
Технический редактор Г. Логвинова
Подписано в печать 11.09.2012
Формат 84108/32. Бум. тип № 2.
Гарнитура NewtonC. Печать офсетная. Усл. п. л. 18,48.
Тираж 2500 экз. Зак. №
ООО «Феникс»
344082, г. РостовнаДону, пер. Халтуринский, 80
Отпечатано с готовых диапозитивов в ЗАО «Книга»
344019, г. РостовнаДону, ул. Советская, 57
Автор
phoenixbooks
Документ
Категория
Методические пособия
Просмотров
13 950
Размер файла
196 Кб
Теги
phoenixbooks, www, www.phoenixbooks.ru, Книги издательства Феникс
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа