close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

004 В фокусе рабочий день

код для вставкиСкачать
Секреты эффективного планирования рабочего дня
Советы бизнес-консультанта №4 / тайм-менеджмент
Опубликовано: Фарминдекс ( *.pdf версия на сайте http://www.pharmindex.ru/ ), №326, январь 2012
Планируем рабочий день
Кроме обретения жизненной гармонии (см. заметку в предыдущем выпуске), тайм менеджмент может оказать значительную помощь в увеличении профессиональной продуктивности. Использование приёмов и техник тайм-менеджмента позволит вам быть более успешными в вашей работе, добиваясь больших трудовых результатов с помощью меньших усилий. Существует очень много "точек приложения" ТМ в профессиональной деятельности. Например, можно улучшать ваши "техники личной работы" (ТЛР). ТЛР - это разного рода неспецифические навыки, которые являются универсальными во многих профессиях. Например, к ТЛР офисных работников относятся навыки быстрого/рационального чтения, навыки скоростной машинописи, навыки пользователя ПК и др. Если ваши ТЛР развиты и натренированы - вы начинаете выполнять рутинные трудовые операции значительно быстрее, добиваясь серьезного сокращения временных затрат на "технические" задачи. Например, когда вы работаете в текстовом редакторе MS Word, ряд функций программы ("сохранить", "копировать", "форматировать" и др.) вы активизируете в меню программы с помощью "мышки". В то же самое время все эти функции можно использовать с помощью нажатия определенного сочетания "горячих клавиш". При этом вам не надо тратить время на переключение внимания и движение руки от клавиатуры к "мыши". Казалось бы, это мелочь, но (что подтверждено исследованиями) использование "горячих клавиш" увеличивает скорость печати примерно на 30%!
Совершенствование ТЛР - процесс увлекательный, но бесконечный. Бесконечный потому, что всегда, независимо от уровня вашей квалификации, можно найти какие-то навыки, которые у вас можно "ускорить" с помощью дополнительного обучения и тренировки. Известный специалист по тайм-менеджменту, Стивен Кови, сформулировал очень важный принцип: "Можно правильно делать дела, но лучше делать правильные дела". Тренировка ТЛР - это управление временными затратами через "правильное делание дел". Но есть и альтернативный подход: эффективно управлять затратами времени, делая "правильные дела". Как этого добиться? Секрет делания "правильных дел" - в умении грамотно планировать свое рабочее время и реализовать этот план на практике. Вот три основных принципа эффективного планирования рабочего дня: 1. Четко сформулируйте 5-9 трудовых задач, которые должны быть выполнены в течение рабочего дня. Чаще всего на тренингах по ТМ со стороны участников слышится возмущенный вопрос: "А почему только 5-9 задач? Я обычно за день делаю 20-30 задач, а то и больше!". Дело в том, что количество единиц информации, на которых человек может максимально эффективно концентрировать своё внимание, восприятие, мышление и т.п. равен семи (плюс-минус две) единицам. Кроме того, когда мы начинаем анализировать "сделанные 20-30 дел", то выясняется, что: А) Многие из этих дел являются мелкими рутинными операциями, являющимися составной частью каких-то более крупных задач; т.е. по своему масштабу никак "не тянут" на серьезную трудовую задачу; Б) Некоторые из этих дел являются однотипными и легко группируются в единый блок, т.е. в решение одной задачи. Например, можно 10 звонков клиентам считать решением 10 задач (что некорректно), а можно считать выполнением всего одной задачи - взаимодействия с клиентами. Именно поэтому лучше не заниматься самообманом, а ограничивать свой рабочий день 5-9 трудовыми задачами. При этом, пусть эти задачи будут по-настоящему серьезными и масштабными. 2. Определите приоритетность ваших трудовых задач. Приоритетность - это оценка важности стоящих перед вами задач. Эта оценка даёт возможность выстроить задачи в очередь - т.е. понять, какую задачу необходимо выполнить в первую очередь, какую - во вторую и т.д. Есть разные ТМ-способы оценки приоритетности стоящих перед вами задач. Например, один из методов заключается в оценке приоритетности с точки зрения соответствия результатов (последствий) выполнения задачи ценностям бизнеса/организации. Предположим, вы работаете в продажах B2B, и ключевой ценностью для вас является безупречное выполнение обязательств перед клиентами и поставщиками. Следовательно, приоритетными для вас будут те задачи, выполнение которых поможет вам наиболее убедительно продемонстрировать деловым партнерам вашу надежность и безупречность. Приоритетные задачи удобно маркировать как АВС: А - "задача должна быть выполнена обязательного сегодня, в первую очередь, несмотря ни на что"; В - "задача должна быть выполнена сегодня, но во вторую очередь"; С - "если будет возможность, задачу нужно выполнить". Например, если в вашем ежедневнике на сегодня запланировано 7 задач, то категории "А" - должна быть только одна из них, категории "В" - 2 задачи, категории "С" - 4 задачи. 3. Запланируйте время для выполнения задач. Здесь всё просто: в первую очередь должно быть зарезервировано лучшее рабочее время (и в достаточном объёме) для выполнения задачи категории "А". Это время должно быть "неприкосновенным" - максимально защищенным от различных отвлекающих факторов и внезапно возникающих срочных дел. Следующий шаг - необходимо запланировать резерв времени. Если у вас 8-часовой рабочий день, то резервировать необходимо не менее 1-1,5 часа (и не за счет обеденного перерыва или взятия работы на дом!). Лучше, если временной резерв будет заложен во второй половине рабочего дня. Оставшееся время распределяется между задачами категории "В" и "С". О том, как выполнить план своего рабочего дня, читайте в следующем выпуске...
Задать вопрос автору по теме статьи: kalinin@psystars.ru 
Документ
Категория
Бизнес
Просмотров
139
Размер файла
36 Кб
Теги
Тайм-менеджмент, планирование рабочего дня, статьи для Фарминдекс
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа