close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Тема 2.1.1. Регламентация основных задач и функций службы ДОУ

код для вставки
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
План:
1.Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
2. Типовые структуры ДОУ в организациях различных
уровней управления
3.Типовые положения о службах ДОУ
1.Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся
основой принятий решений, и построен на работе с документами, в
которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение
управления (делопроизводство) любой организации рассматривается
сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая
имеет
свои
специфические
задачи
и
должна
выполнятся
самостоятельным,
организационно-обособленным
структурным
подразделением – службой документационного обеспечения управления
(службой ДОУ). Говоря о наименовании службы документационного
обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ
может иметь разные названия, например: управление делами, отдел
делопроизводства,
отдел
документационного
обеспечения
управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом
можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет
принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать
следующие
факторы:
структуру
подразделения;
требования,
предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было
несложным, легко запоминалось и произносилось); существующие
делопроизводственные традиции.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Например, в Государственной системе документационного обеспечения
управления рекомендуется использовать следующие наименования:
•в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого,
как правило, включаются:
•секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты
заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
•инспекция при министре (руководителе ведомства);
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и
регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
•отдел писем (жалоб);
•отдел совершенствования работы с документами и внедрения
технических средств;
•центральный архив;
•на государственных предприятиях (объединениях), в научноисследовательских, проектных, конструкторских организациях и
вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других
организациях – отдел документационного обеспечения управления или
канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
•подразделения
по
учету
и
регистрации,
контролю,
совершенствованию работы с документами и внедрению
технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
•секретариат;
•экспедиция;
•копировально-множительное бюро;
•архив.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Однако для тех организаций, которые категорически не желают
использовать старые названия службы ДОУ (управление делами,
общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования,
отражающие современные тенденции развития документационного
обеспечения управления, например: служба (отдел) управления
документацией (документами), отдел совершенствования работы с
документами и внедрения технических средств.
В небольших организациях служба документационного
обеспечения
управления,
как
самостоятельное
структурное
подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с
документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или
другое специально назначенное лицо.
Говоря о службе документационного обеспечения управления,
необходимо выделить ее основные задачи и функции. К
основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:
•совершенствование форм и методов работы с документами;
•обеспечение единого порядка документирования, организации работы
с документами;
•построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения
и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с
действующими нормативами;
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
•сокращение документооборота;
•унификация форм документов;
•разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения управления в
организации, ее структурных подразделениях;
•внедрение новейших информационных технологий в работу с
документами.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ,
которые можно разделить на технологические, организационные,
методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
•осуществление
первоначальной
(экспедиционной)
обработки
входящих документов;
•регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
•ведение информационно-справочной работы по документам
организации;
•машинописное изготовление документов (набор текста на
компьютере);
•копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
•разработка и проектирование бланков документов;
•подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
•подготовка к докладу руководству поступающих документов;
•организация своевременного рассмотрения документов руководством
организации;
•регулирование хода исполнения документов, прохождения и
исполнения документов в установленный срок;
•организация хранения документов в структурных подразделениях;
•организация работы архива в соответствии с правилами,
инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
•повышение квалификации работников делопроизводственной службы
и архива;
•организация рабочих мест работников делопроизводственной службы,
в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда
сотрудников делопроизводственной службы;
•организация делопроизводства по обращениям граждан;
•разработка
(совместно
с
соответствующими
структурными
подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию
форм и методов работы с документами.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
К контрольным функциям относят:
•контроль за правильностью оформления документов, представляемых
на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
•контроль за сроками исполнения документов;
•осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования в структурных подразделениях организации дел,
подлежащих сдаче в архив;
•организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях;
•обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов,
систематическое информирование руководства по этим вопросам;
•обеспечение хранения дел и оперативного использования
документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
•разработку номенклатуры дел организации, инструкции по
делопроизводству, табеля форм документов и других локальных
нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства
организации;
•проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
•проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся
к компетенции делопроизводственной службы.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
2. Типовые структуры ДОУ в организациях различных
уровней управления
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации
является определение структуры службы документационного обеспечения
управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления
зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с
документами и может быть представлена следующими структурными
подразделениями:
• секретариат;
• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке
входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов,
курьерская группа и т.д.);
• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие
машбюро);
• отдел совершенствования делопроизводства;
• копировально-множительное бюро;
• протокольная группа;
• редакционная группа;
• приемная;
• архив.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
В крупной организации с большим объемом документооборота могут
существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу
документационного обеспечения управления.
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом
документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном
подразделении или вместо структурных подразделений выполнение
соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме
всю работу обычно ведет один секретарь. 1
Метод
установления
организационной
структуры
службы
делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был
сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства
(Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974).
Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в
зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре
категории:
• 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100
тыс. документов в год;
• 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до
100 тыс. документов в год;
• 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до
25 тыс. документов в год;
• 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс.
документов в год
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Так согласно вышепредставленной классификации, если объем
документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год,
то для эффективной организации работы с документами необходимо
создание службы документационного обеспечения управления как
отдельного подразделения
3. Типовые положения о службах ДОУ
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования,
права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного
подразделения.
Положение о структурном подразделении - документ, имеющий
длительный срок действия и к его составлению необходимо отнестись с
большой ответственностью.
Положение
входит
в
состав
унифицированной
системы
организационно-распорядительной
документации
и
имеет
установленную структуру текста:
-общие положения;
-цели и задачи;
-функции;
- права и обязанности;
- руководство;
- взаимоотношения (служебные связи);
-организация работы .
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Составляя положение о службе делопроизводства в организации
(общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.) можно воспользоваться
Примерным положением о службе документационного обеспечения
управления.
Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие
положения", в котором важно указание на то, что служба
делопроизводства
(канцелярия,
секретариат
и
т.п.)
является
самостоятельным
структурным
подразделением,
подчинённым
непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место
службы и её значимость. Далее можно указать структуру службы.
Например, в состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция,
группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения
документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и
штаты службы определяются штатным расписанием организации
(фирмы).
Учитывая, что Положение действует длительный период, в нём не
следует указывать конкретное количество или должности, входящие в
штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты
службы могут быстро измениться).
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - каки ми
законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей
деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа "Служ ба
делопроизводства в своей деятельности руководствуется законода
тельными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжения ми
Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями,
методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной
службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопро
сам документационного обеспечения управления, Уставом организации,
настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по
делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативнометодических документов или нормативно-методических актов по
делопроизводству, разработанных в данном учреждении, они должны
быть включены в этот пункт.
Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о
руководстве службы. Возглавлять службу делопроизводства должен
специалист с высшем или среднем (в небольших организациях)
специальным образованием.
В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет
печать с обозначением своего наименования.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Раздел "Цели и задачи" можно целиком взять из Типовой инструкции
по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно:
основными целями службы делопроизводства являются организация,
руководство, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению управления.
Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нём
необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой.
Например, учёт и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз
данных, ведение библиотеки и т.д.
Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать
как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те
права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:
- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- контролировать выполнение установленных правил работы с
документами;
- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие
автоматизации;
- разрабатывать должностные инструкции на работников служб
делопроизводства;
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Вторая часть этого раздела - ответственность может быть записана
обобщённо типа "служба несёт ответственность за невыполнение
обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми акта
ми и данным положением", или расписана более детально исходя из
пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное
оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их
несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-2003; за несвоевременную
сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором
фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В
нём указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, требования к его
профессиональной подготовленности и стажу работы, обязанности, права.
Например, Руководитель:
распределяет
обязанности
между
работниками
службы
делопроизводства;
- принимает решения по вопросам, отнесённым к сфере деятельности
службы делопроизводства;
- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
- докладывает руководителю о поступивших документах;
- представляет документы на подпись руководителю;
- докладывает и представляет посетителей и т.д.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Объём работы и сложность руководства зависят от структуры службы,
численного её состава, сложности применяемой техники, технологии
работы с документами.
В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба
делопроизводства взаимодействует:
- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесённым к
сфере деятельности службы;
- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров
службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба
есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных
технологий, обеспечения средствами вычисли тельной техники.
Последний раздел - "Организация работы" - может содержать лишь
пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с
Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких
правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы
делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало
работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до
прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти
отражение в этом разделе Положения.
Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы.
Тема 2.1.1. Организация службы документационного обеспечения
управления. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ
Содержание
Введение
Раздел I
Тема 1.1
Тема 1.2
Тема 1.3
Тема 1.4
Тема 1.4.1
Тема 1.4.2
Тема 1.4.3
Тема 1.4.4
Тема 1.5
Тема 1.5.1
Тема 1.5.2
Тема 1.5.3
Раздел II
Тема 2.1
Тема 2.1.1
Тема 2.1.2
Тема 2.2
Тема 2.2.1
Тема 2.2.2
Тема 2.3
Практические работы
Модуль контроля
Вопросы для самоконтроля
1. Перечислите основные задачи службы ДОУ
2. Что можно отнести к технологическим функциям службы ДОУ?
3. Что можно отнести к организационным функциям службы ДОУ?
4. Что можно отнести к контрольным функциям службы ДОУ?
5. Что можно отнести к методическим функциям службы ДОУ?
6. Какими структурными подразделениями может быть представлена
служба ДОУ?
7. Что такое положение?
Автор
Kat-Gala
Документ
Категория
Презентации по экономике
Просмотров
221
Размер файла
880 Кб
Теги
тема, функции, доу
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа