close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

делопроизводство

код для вставки
Діловодство у
навчальних закладах
1
Вступ
Відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа.
Терміни та визначення понять» діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи з службовими документами.
Складові діловодства
Організацію діловодства умовно поділяють на дві частини:
• документування (фіксування інформації, складання та оформлення документів);
• робота з документами (одержання/відправлення, реєстрація, контроль, зберігання,
використання, підготовка до передавання на архівне зберігання, знищення). Таким чином,
діловодство охоплює всі процеси з моменту створення документа до його знищення чи передавання
до відповідної архівної установи.
Завдання діловодства
Завданням діловодства є:
• оформлення документів відповідно до вимог стандартів;
• створення умов для руху документів (організація реєстрації
• документів, доведення їх до виконавців, контроль за рухом документів і строками їх виконання);
• створення умов для пошуку виконаних документів (формування документів у справи згідно з
номенклатурою справ);
• створення умов для зберігання документаційного фонду. Розвиток сучасних технологій,
впровадження автоматизованих систем управління сприяють розширенню та поглибленню
традиційних понять. Тож останнім часом як синоніми терміна діловодство нерідко вживаються
терміни документаційне забезпечення управління або інформаційно-документаційне забезпечення
управління, що включає крім традиційної роботи з документами також інформаційне
обслуговування, створення баз даних, їх ведення та роботу з ними.
2
Розділ 1. НОРМАТИВНЕ РЕГУЛЮВАННЯ ДІЛОВОДСТВА У
НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ
Нормативне та методичне забезпечення діловодства у
навчальних закладах
Увага!
Створення діловодної служби
Нормативне та методичне забезпечення є одним із головних чинників, що сприяє раціональній
організації діловодства в установах, у тому числі й у навчальних закладах. У свою чергу, від
організації діловодних процесів залежить якість управління навчальним закладом у цілому.
Безумовно, адміністрація навчального закладу, особа, відповідальна за діловодство у закладі,
мають бути обізнані у питаннях нормативно-правового регулювання створення службової
документації та роботи з нею.
Відповідно до пункту 70 Положення про загальноосвітній навчальний заклад, затвердженого
постановою Кабінету Міністрів України від 14 червня 2000 р. № 964, порядок діловодства та бухгалтерського обліку в загальноосвітньому навчальному закладі визначається законодавством та
нормативно-правовими актами Міністерства освіти і науки України та інших центральних органів
виконавчої влади, яким підпорядковані навчальні заклади.
Організація діловодства в навчальному закладі має здійснюватися згідно з нормативноправовими актами, які регулюють цю сферу діяльності, а також відповідними методичними
посібниками з діловодства, на підставі яких заклад розробляє власний пакет організаційних,
нормативних і методичних документів. У цих документах закріплюються, насамперед, обрані
організаційні форми діловодства, технологія роботи з документами.
Основним законодавчим актом, що сьогодні встановлює загальні засади діловодства, є Закон
України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (у редакції від 13 грудня 2001 р. №
2888-ІІІ, далі — Закон про НАФ), відповідно до положень якого юридичні та фізичні особи
зобов'язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його
поповненню. З цією метою в установах незалежно від форми власності, кількості штатних одиниць,
обсягу документообігу мають бути створені спеціальні служби діловодства та архівні підрозділи.
Увага! Відповідно до Закону про НАФ у разі недоцільності створення окремого структурного
підрозділу обов'язки з організації діловодства покладаються на окрему посадову особу.
Найважливішу роль у формуванні нормативно-методичної бази діловодства відіграє спеціально
уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства —
Державний комітет архівів України (Держкомархів), який у межах своїх повноважень, визначених
законом, здійснює, зокрема, нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи та
діловодства.
Акти Держкомархіву, прийняті у межах його повноважень, є обов'язковими для виконання органами
державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій
незалежно від їх підпорядкування та форм власності.
Нормативно-правові акти діловодства
Чинним
нормативно-правовим
актом,
що
встановлює
загальні
з правила документування управлінської інформації та регламентує порядок роботи з службовими
документами з моменту їх створення (надходження) до відправлення (передавання) до архіву, є
Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої
влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади,
затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (далі— Примірна
інструкція). Протягом дії Примірної інструкції до неї було внесено чимало змін та доповнень,
зокрема, останні, досить важливі зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 9 квітня
2008 р. № 338.
Відповідно до пункту 1.7 Примірної інструкції загальне керівництво роботою діловодних служб
здійснюється керівниками установ. Керівник установи зобов'язаний забезпечувати дотримання
строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, [...],
рішеннями Кабінету Міністрів України, [...], а також строків виконання інших документів, що
надходять до установи.
З метою встановлення єдиних вимог до ведення ділової документації у загальноосвітніх
навчальних закладах І-ІІІ ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів і форм власності
3
Міністерством освіти і науки України було розроблено та затверджено Інструкцію з ведення
ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах 1-111 ступенів (наказ
Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 р. № 240, далі — Інструкція № 240), яка
регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до
відправлення чи передачі в архів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її
положення поширюються на всю ділову документацію, в тому числі створювану за допомогою
персональних комп'ютерів (ПК).
Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення ділових процесів, встановлених
цією Інструкцією, е обов'язковим для всіх керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх
навчальних закладів.
Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та
виконувати їх.
Міністерством освіти України розроблено Інструкцію про ділову документацію в дошкільних
закладах (наказ Міністерства освіти України від ЗО січня 1998 р. № 32, далі — Інструкція № 32), яка
визначає перелік обов'язкової та додаткової ділової документації дошкільного навчального закладу,
умови її ведення та зберігання. Дія Інструкції № 32 поширюється на всі типи ДНЗ незалежно від
форми власності. Зокрема в ній зафіксовано, що відповідальність за ведення, своєчасність
виконання та зберігання ділової документації несе керівник дошкільного навчального закладу.
Контроль за правильним веденням ділової документації у ЗНЗ і ДНЗ здійснюють відповідні органи управління
освітою
місцевої
виконавчої
влади
та
місцевого
самоврядування.
Національні стандарти з діловодства
Закон України «Про стандартизацію» від 17 травня 2001 р. № 2408-ІІІ визначає стандартизацію
як діяльність, що полягає у встановленні положень для загального та багаторазового застосування
щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у
певній сфері.
У державних стандартах з діловодства офіційно і нормативне у загальнодержавних масштабах
на тривалий час (до п'яти років і більше) закріплюються найбільш ефективні характеристики форми
та змісту документа.
Державний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційнорозпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»
Особливої уваги серед інших стандартів з діловодства заслуговує ДСТУ 4163-2003 «Державна
уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлювання документів» (далі — ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом
Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики
(Держспоживстандарт) від 7 квітня 2003 р. № 55. ДСТУ 4163-2003 чинний з 1 вересня 2003 року
(наказ Держспоживстандарту від 5 липня 2003 р. № 118).
ДСТУ 4163-2003 є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків та оформлення
реквізитів документів. Положення ДСТУ встановлюють вимоги до оформлення організаційнорозпорядчих документів: постанов, розпоряджень, наказів, рішень, протоколів, актів, листів тощо,
що утворюються в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності. Стандарт не поширюється на
процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Важливим методичним посібником з діловодства є Збірник уніфікованих форм організаційнорозпорядчих документів (протокол Методичної комісії Держкомархіву від 20 червня 2006 р. № З, далі
— Збірник форм ОРД), розроблений фахівцями Державного комітету архівів України та його
провідної установи — Українського науково-дослідного інституту архівної справи та
документознавства (УНДІАСД) відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003. Збірник форм ОРД містить
уніфіковані форми найпоширеніших видів організаційно-розпорядчих документів, що створюються в
організаціях усіх форм власності (акт, заява, наказ з основної діяльності, довідка, інструкція,
протокол), а також уніфіковані форми різних видів службових листів. Тексти у формах представлено
у вигляді трафаретів, анкет, таблиць або їх поєднання. Збірник форм ОРД містить не лише
уніфіковані форми, але й рекомендації щодо оформлення відповідних документів.
4
Розділ 2. ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Документування діяльності навчального закладу полягає у фіксації за встановленими правилами на
паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Під створенням
службового документа розуміють складання тексту та його оформлення за встановленими правилами
документування.
Підставою для створення документів є необхідність підтвердження наявності та змісту
управлінських дій, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.
У діловодстві операції не виокремлюють за ступенем значущості, усі вони пов'язані між собою та
в сукупності становлять систему, яка, з одного боку, забезпечує інформацією адміністрацію
навчального закладу, а з другого — зберігає документи, що є свідченнями діяльності закладу.
У перекладі з латинської документ—доказ, свідчення. Управлінський документ повинен бути
достовірним та об'єктивним. Для того щоб його можна було розглядати як доказ, він повинен мати
юридичну силу. Юридична сила документа — це якість, яку він набуває згідно з чинним
законодавством, компетенцією органу, який його видав, та встановленим порядком оформлення.
Будь-яка установа або посадова особа, які створюють документ, зобов'язані:
• дотримуватися норм чинного законодавства;
• видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
• дотримуватися чинних загальнодержавних правил складання та оформлення документів.
Для надання документам юридичної сили важливо дотримуватися встановлених вимог і до
змісту кожного вида документа, і до їх оформлення. Розглянемо загальні правила оформлення
службових документів відповідно до ДСТУ 4163-2003, Збірника форм ОРД, з урахуванням вимог
Інструкції № 240 та Інструкції № 32.
Класифікація управлінської документації
Наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024 затверджено ДК 010-98
«Державний класифікатор управлінської документації» (ДКУД), який містить назви та кодові
позначення уніфікованих систем документів, що належать до уніфікованих систем управлінської
документації.
Документи за ДКУД розподіляються на класи, серед яких:
• Організаційно-розпорядча документація (код 02).
• Первинно-облікова документація (код 03).
• Банківська документація (код 04).
• Фінансова документація (код 05).
• Звітно-статистична документація (код 06).
• Планова документація (код 07).
• Ресурсна документація (код 08).
• Цінова документація (код 13).
• Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15).
• Документація з Пенсійного фонду (код 20).
• Словниково-довідникова документація (код 21). У діяльності навчального закладу
створюється багато документів, що належать до різних класів документації. Зокрема,
управлінська діяльність фіксується за допомогою організаційно-розпорядчої документації. До
цього класу документації належать положення, правила, інструкції, штатний розпис, накази та
розпорядження, акти та протоколи, доповідні записки, довідки та деякі інші документи.
У кожному навчальному закладі має бути визначено необхідний і достатній для
документування його діяльності перелік документів, передбачений номенклатурою справ.
Склад реквізитів документів згідно з ДСТУ 4163-2003
Реквізит службового документа — це інформація, зафіксована в службовому документі
для його ідентифікації, організації обігу та (або) надання юридичної сили.
Під час підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів у навчальному
закладі слід використовувати реквізити, встановлені ДСТУ 4163-2003 (див. таблицю). Усього
цим Національним стандартом встановлено 32 реквізити.
5
Склад реквізитів документів згідно з ДСТУ 4163-2003
Назва реквізиту
Зображення Державного герба України, герба Автономної
Республіки Крим
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування)
Зображення нагород
Код організації
Код форми документа
Код реквізиту
01
02
03
04
05
Закінчення таблиці
Назва реквізиту
Код реквізиту
Назва організації вищого рівня
06
Назва організації
07
Назва структурного підрозділу організації
08
Довідкові дані про організацію
09
Назва виду документа
. 10
Дата документа
11
Реєстраційний індекс документа
12
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який 13
дають відповідь
Місце складання або видання документа
14
Гриф обмеження доступу до документа
15
Адресат
16
Гриф затвердження документа
17
Резолюція
18
Заголовок до тексту документа
19
Відмітка про контроль
20
Текст документа
21
Відмітка про наявність додатків
22
Підпис
23
Гриф погодження документа
24
Візи документа
25
Відбиток печатки
26
Відмітка про засвідчення копії
27
Прізвище виконавця і номер його телефону
28
Відмітка про виконання документа і направлення його до 29
справи
Відмітка про наявність документа в електронній формі
30
Відмітка про надходження документа до організації
31
Запис про державну реєстрацію
32
Перед тим як починати складання та оформлення будь-якого документа, слід уважно
ознайомитись з вимогами до змісту та місця розташування відповідних реквізитів. Докладніше
про кожен з реквізитів розповідалось на сторінках журналу «Практика управління закладом
освіти» № 2, 3 за 2007 рік. Ми зупинимося на деяких обов'язкових та додаткових реквізитах.
Обов'язкові реквізити документів
Головне завдання документування — створення документів, бездоганних з погляду їх
правової значущості. Для кожного виду документів чинними правилами оформлення
встановлено вимоги до реквізитів, що засвідчують їх юридичну силу. При цьому варто не
забувати, що для різних видів документів необхідний різний набір реквізитів. Однак існує і
обов'язковий склад реквізитів для усіх без винятку документів, який забезпечує їх використання в
6
управлінській діяльності. Так, відповідно до ДСТУ 4163-2003 до обов'язкових реквізитів
належать: назва організації, назва виду документа (крім листів), дата, реєстраційний індекс
документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.
Увага!
Якщо у документі відсутній або невірно оформлений один з цих реквізитів, документ втрачає
чинність, не має юридичної сили.
Деякі реквізити використовуються лише для певних видів документів (так, реквізит «Посилання
на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» фіксується лише на бланках
листів; реквізит «Гриф затвердження документа» — лише на документах, що підлягають
затвердженню).
Існує два способи розташування реквізитів — кутовий та поздовжній. При кутовому
розташуванні постійні реквізити розташовують у лівому верхньому куті аркуша, при поздовжньому
— вздовж верхньої частини аркуша. На схемах 1 і 2 наведено так звані формуляри-зразки
розташування реквізитів і меж зон на кутових та поздовжніх бланках формату А4. Такі
конструкційні сітки містять вертикальну та горизонтальну розмітку робочої площі документа. їх
використовують, щоб полегшити складання та оформлення типових документів, які створюються в
установі. Кожну зону призначено для розташування певних реквізитів. Реквізити розміщують у
межах, встановлених схемами, з допуском ±2 мм.
Увага!
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків (73 мм).
Відповідно до Інструкції № 240 документи, які створюються у навчальному закладі, повинні
мати встановлені реквізити та сталий порядок їх розміщення, зокрема у них має бути позначено:
• найменування загальноосвітнього навчального закладу;
• ідентифікаційний код;
• назва виду документа, заголовок до тексту;
• адреса і дата підписання документа;
• посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).
Назва організації
Реквізит організації має відповідати назві, зазначеній в установчих документах навчального
закладу.
Васильківська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів № 1 ім. М. Коцюбинського
Саварський навчально-виховний комплекс
«Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів — дитячий садок» ім. А. М. Люльки
Скорочену назву організації дозволяється зазначати на бланку лише в тому разі, якщо її
офіційно зафіксовано в установчому документі, її подають окремим рядком нижче повної назви
в дужках або без них.
Назву організації вищого рівня (органу управління освітою), фіксують повністю. Реквізит
розміщують над назвою навчального закладу, що є автором документа.
Увага!
Автором офіційного документа є не посадова особа, яка його підписує,
а організація, де він створений.
- Якщо документ створюється як внутрішній, він також має містити назву навчального
закладу.
Назва вид/документа
Назва виду документа має відповідати переліку форм документів, які
використовують у навчальному закладі. Назву - виду документа — наказ, протокол, акт,
подання, правила тощо — друкують великими літерами нижче від назви навчального закладу.
При створенні документа за допомогою персонального комп'ютера назву виду документа можна
оформити напівжирним шрифтом.
На бланках з кутовим розташуванням реквізитів назву виду документа друкують без відступу
від межі лівого берега.
ФІЗИКО-МАТЕМАТИЧНА
ГІМНАЗІЯ
«ЕВРИКА»
ПРОТОКОЛ
12.05.2008 № 12 м.
Київ
На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів назву виду документа розміщують
центровано.
7
ФІЗИКО-МАТЕМАТИЧНА ГІМНАЗІЯ «ЕВРИКА»
НАКАЗ
12.05.2008 м. Київ № 23
Дата документа
Відповідно до Інструкції № 240 всі документи підлягають датуванню. Датою документа є
дата його підписання, затвердження, прийняття або реєстрування. Дата — це один із
реквізитів, що надає документу юридичної сили.
Дати підписання та затвердження документа, а також дати, наведені в тексті, повинні
оформлятися цифровим способом. Елементи дати записуються трьома парами арабських
цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
Наприклад, 12 травня 2008 року слід писати — 12.05.2008.
Звернуть увагу, що крапка в кінці дати не ставиться:
03.04.2007
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею
ставиться нуль. Наприклад, 5 травня 2008 року слід писати — 05.05.2008.
У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесноцифровий спосіб оформлення дат:
30 травня 2008 р.
Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа на спеціально
відведеному для цього місці на бланку.
Що вважається датою для різних видів документів? Для організаційних документів, що
регламентують діяльність навчального закладу, — положень, інструкцій, правил тощо —
датою документа буде дата його затвердження, її слід проставляти безпосередньо у грифі
затвердження (реквізит 17). Датою розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) буде
дата підписання.
Для листа основною буде дата його реєстрації, яку проставляють у день підписання.
Дату власноручно проставляє посадова особа, яка затверджує або підписує документ, у
момент підписання або затвердження.
На документах, що спільно видають декілька організацій, зазначається лише одна дата.
Реєстраційний індекс документа
Реєстраційний індекс документа — це умовне цифрове позначення, яке надають
документу під час його реєстрації, воно вказує на місце складання, виконання та зберігання
документів.
Реєстраційний індекс, як правило, складається з порядкового номера документа у
відповідному масиві документів, що підлягають реєстрації. До номера документа можуть
бути додані умовні позначки.
На внутрішніх та вихідних документах реєстраційний індекс проставляється після їх
підписання при реєстрації. На вхідних документах реєстраційний індекс проставляється
відразу після їх отримання.
Місце розташування реєстраційного індексу залежить від бланка та виду документа.
При відправленні листів-відповідей вказують два індекси:
той, що був присвоєний документу закладом — автором листа при його реєстрації
(вихідний), та той, який був на отриманому документі. Якщо лист є ініціативним, тобто заклад
звертається до іншої організації вперше, другий індекс не проставляється.
Реєстраційний індекс організаційно-розпорядчого документа (наприклад, наказу), що
спільно приймається навчальним закладом та іншою організацією, має складатися з
порядкових реєстраційних індексів, присвоєних документу в усіх організаціях. У такому
випадку на документі реєстраційні номери проставляють через похилу риску у порядку, що
відповідає переліку авторів документа. Наприклад: НАКАЗ від 17.05.2008 № 23/48.
Заголовок до тексту документа
До кожного виду документа обов'язково складається заголовок. Він має бути максимально
коротким і точно передавати зміст тексту, граматично узгоджуватися з назвою документа.
Формулювати заголовок до тексту слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи
на запитання «Про що?», «Кого?», «Чого?», наприклад:
Наказ (про що?) — Про розподіл педагогічного навантаження. Протокол (чого?) — Засідання
педагогічної ради.
8
Як правило, заголовок складає особа, яка готує документ, а не секретар навчального
закладу.
Заголовок до тексту розміщують без відступу від межі лівого берега першого аркуша над
текстом документа. Максимальна довжина рядка становить 28 друкованих знаків. Якщо
заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється розташовувати центровано
над текстом.
Увага!
Для документа, що оформляється на аркуші паперу формату А5,
заголовок можна не складати.
Заголовок і текст документа друкують однаковим шрифтом. ДСТУ 4163-2003 не
передбачено вимоги щодо оформлення заголовка до тексту напівжирним накресленням
шрифту. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Під час реєстрації документа заголовок вносять до відповідних реєстраційних форм:
журналу, картки.
Зразок оформлення заголовка до тексту документа на бланку з поздовжнім розташуванням
реквізитів
Старокримський НВК №1 «Школа-гімназія» І-Ш ступенів
НАКАЗ
15.05.2008
м. Старий Крим № 28
Про організацію роботи оздоровчого
табору з денним перебуванням на базі НВК № 1
дітей
Текст документа
Текст документа має відбивати зміст управлінської дії та містити інформацію, заради
фіксування якої було створено документ. Текст документа оформляється у вигляді суцільного
складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа
повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію.
Відповідно до пункту 3.2 Інструкції № 240 зміст документів повинен викладатися стисло,
грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть
смислового навантаження.
Увага!
Довільне скорочення найменувань установ і окремих слів у тексті документа не
допускається.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині
зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, а в другій частині —
висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну ; резолютивну частину, наприклад
наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання — без пояснення.
Мова тексту документа
Відповідно до законодавства організації повинні здійснювати діловодство та вести листування
українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять
громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві
поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку,
встановленому законодавством (Закон УРСР «Про мови в Українській РСР» від 28 жовтня 1989
р. № 8312-ХІ, із змінами).
Документи, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською
мовою.
Документи, надіслані зарубіжним адресатам, можна складати як українською мовою, так і мовою
країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Розподіл тексту документа смислові блоки
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить кілька рішень,
висновків тощо, його треба на розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують
арабськими цифрами та друкують з абзацу.
Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів друкують з
великої літери (дозволяється написання великими літерами всього заголовка). Підзаголовки
9
друкують з великої літери. Крапку у кінці заголовків і підзаголовків не ставлять. Розділи,
підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами, розділяють крапками.
1. Розділ 1.1. Підрозділ
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Підпункт
Тексти документів, що регулюють діяльність навчального закладу (положення, статут,
посадові інструкції тощо) завжди складають з розділів, пунктів, підпунктів. Кожен розділ повинен
мати відповідний номер та заголовок.
Оформлення підпису керівна документах
Право підпису документів, як правило, є компетенцієюника навчального закладу. Доповідні
записки, довідки, інші документи довідкового, аналітичного, інформаційного характеру можуть
бути підписані працівником навчального закладу (тобто виконавцем або особою, яка складала
документ), але тільки в тих випадках, коли порушені в документі питання не виходять за межі
його компетенції.
Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу
підпису входять: назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала
документ.
На документах, надрукованих на бланках, зазначається скорочення.
Директор
Л. Т. Трохименко
Трохименко
Якщо документ надруковано не на бланку, у підпису зазначається повна назва
посади особи, яка підписує документ.
Директор СЗШ І-ІІІ ступенів № 245
С. В. Гавриш
Гавриш
Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви
посади. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 дозволяється зазначати лише один ініціал, що
відповідає першій літері імені посадової особи.
Директор
Олександрівської ЗСШ І-Ш
ступенів Бистрицька
В. І. Бистрицька
або
Заступник директора з навчальновиховної роботи Петренко
М. Петренко
Увага!
Назву посади у реквізиті «Підпис» завжди друкують без відступу від межі лівого берега документа.
Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під
одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
Директор Особистий підпис Ініціал(и), прізвище Бухгалтер Особистий підпис
Ініціал(и), прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то їхні
підписи розташовують поруч.
Директор професійно- Лугинської технічного училища № 21 ЗСШ № 2
Директор Г. І. Романюта В. В. Пономаренко
(підпис) (підпис)
10
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.
Голова Особистий підпис Ініціал(и), прізвище Секретар Особистий підпис
Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, яка відповідно до своїх обов'язків має підписати
документ, його підписує особа, яка тимчасово виконує її обов'язки, або заступник. У цьому
випадку потрібно зазначити посаду і прізвище особи, яка підписала документ.
Заступник директора з виховної роботи Особистий підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо має місце заміщення керівника навчального закладу, що здійснюється за
відповідним наказом, тоді застосовують таку форму:
Виконуючий обов'язки директора Особистий підпис Ініціал(и), прізвище
Дозволяється застосовувати і скорочену форму — В. о.
Увага!
Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед
назвою посади не дозволяється.
Додаткові реквізити
Розглянемо ще кілька важливих реквізитів організаційно-розпорядчих документів, особливості
оформлення яких слід враховувати при складанні документів.
Код організації
Код організації (ідентифікаційний код навчального закладу, реквізит 04) проставляють згідно з
Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
На бланках для листів цей код проставляють після реквізиту «Довідкові дані про організацію».
На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ розміщують у спеціально визначених
місцях.
Довідкові дані про організацію
Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні під час здійснення
контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова
адреса; номер(и) телефону та інші відомості; за необхідності — номери факсів, телексів, рахунків
у банку, адреса електронної пошти та веб-сайта, дані про ліцензії тощо.
Поштову адресу записують відповідно до пункту 60 Правил надання послуг поштового
зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515:
• назва організації-адресата (для юридичної особи) або прізвище, ім'я та по батькові чи ініціали (для
фізичної особи);
• назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
• назва населеного пункту (міста, селища тощо);
• назва району, області;
• назва країни (для міжнародних поштових відправлень);
• поштовий індекс.
Увага!
Якщо заклад зареєстровано за однією адресою, а він знаходиться за іншою, у бланку
зазначають поштову адресу за місцем розташування закладу.
Реквізит «Довідкові дані про організацію» є обов'язковим для листів.
Місце складання або видання документа
Місце складання або видання документа (реквізит 14) застосовують з метою уникнення
помилок під час визначення місцезнаходження навчального закладу; його слід проставляти в
усіх документах, крім листів.
Місце видання в документі не вказують, якщо воно входить до назви організації. Наприклад,
Київський ліцей «Веселка».Однак реквізит зазначають, якщо документ був складений
в іншому місці.
Реквізит повинен відповідати адміністративно-територіальному поділу країни, офіційно
встановленим назвам населених пунктів, у цих назвах необхідно вживати тільки
загальноприйняті географічні скорочення (наприклад, місто — м., селище міського типу — смт,
село — с. тощо).
11
Адресат
Документи адресують організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам, громадянам.
Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути
доставлений за призначенням. Його розташовують у правому верхньому куті документа.
Реквізит «Адресат» максимально може складатися з таких . елементів:
• назва організації-адресата;
• назва структурного підрозділу;
• назва посади одержувача;
• прізвище та ініціал(и) одержувача;
• поштова адреса.
Кожен із елементів адресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів.
Відстань між елементами реквізиту — 1,5 міжрядкового інтервалу. Довжина максимального
рядка не повинна перевищувати 78 мм і заходити за праву межу текстового берега. Розділові
знаки (крапки і коми) між елементами адресата не ставлять.
У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу назву подають у
називному відмінку.
Служба у справах дітей Київської міської державної адміністрації
або
Голосіївська районна у м. Києві державна адміністрація
Управління освіти
Якщо документ адресують посадовій особі, назву організації зазначають у
називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному.
Київська міська державна адміністрація Головне управління культури і
мистецтв
Головному спеціалісту Зубрицькій 0. П.
У разі адресування документа керівнику організації або йогом заступнику назва організації
входить до складу назви посади адресата.
Начальнику Головного управління культури і мистецтв Київської міської
державної адміністрації
Зоріній С. І.
Начальнику Головного управління культури і мистецтв
Київської міської державної адміністрації
Зоріній С. І.
У разі потреби зазначають педагогічне, почесне, військове, вчене звання, науковий ступінь
адресата.
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням
другого, третього та четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як
чотирьом адресатам складають список розсилання і на кожному документі зазначають тільки
одного адресата.
До складу реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса, яку вказують відповідно до
Правил надання послуг поштового зв'язку.
Приватне підприємство «Все для школи»
вул. Поліська, 121, м. Київ, 03148
Приватне підприємство «Все для школи»
вул. Поліська, 121, м. Київ, 03148
Поштову адресу не фіксують на документах, що надсилають до органів законодавчої та
виконавчої влади та постійним кореспондентам. У цих випадках доцільно користуватися
списками розсилання і конвертами із завчасно надрукованими на них адресами.
12
Якщо документ адресують фізичній особі, то вказують прізвище, ім'я та по батькові (чи
ініціали), поштову адресу.
Саленко Василь Семенович
вул. Тараса Шевченка, буд. 13, кв. 1,
с. Волиця, Дубнінський р-н, Рівненська обл., 35612
Саленко Василь Семенович
вул. Тараса Шевченка, буд. 13, кв. 1, с. Волиця, Дубнінський р-н, Рівненська
обл., 35612
Коми і крапки в кінці рядків поштової адреси допускається не ставити.
Гриф затвердження
Гриф затвердження (реквізит 17) вказує на певний нормативний або правовий характер змісту
документа. Його розміщують у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм.
Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням
колегіального органу чи іншим розпорядчим документом. Якщо документ затверджує посадова
особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади,
підпису, ініціала(-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ЗОШ І-ІІІ ступенів № 265
В. М. Панасієнко
(підпис) « » 2008 р.
Якщо документ затверджено наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі
слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви документа, що затверджує створений документ, у називному
відмінку, його дати і номера.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення загальних зборів трудового колективу
Протокол від 13.02.2003 № 2
або
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ліцею № 245 від 07.08.2007 № 92
Перелік документів навчального закладу, що підлягають затвердженню, має бути наведений
в Інструкції з діловодства цього закладу. Як правило, до переліку включають такі види
документів, як статут (положення про навчальний заклад), штатний розпис і зміни до нього,
переліки, інструкції, правила, акти перевірок, ревізій, передавання справ, кошториси витрат
тощо.
Примірна інструкція з діловодства містить Примірний перелік документів, що підлягають
затвердженню (додаток 12 до пункту 4.6.10 Примірної інструкції). Він може стати орієнтиром при
розробленні відповідного переліку документів у навчальному закладі (див. Додаток).
Документи, що підлягають затвердженню, доцільно оформляти на кутових бланках або
чистих аркушах.
Резолюція
Резолюція (реквізит 18) — це зроблений керівником напис на документі, що містить вказівки
щодо виконання документа. У резолюції можуть бути зазначені посадові особи, яким доручають
виконання документа.
Резолюція містить такі елементи: прізвище виконавця(ів) (у давальному відмінку), зміст
доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Бондаренко 0. П. Прошу підготувати відповідь до 15 червня
2008р. (особистий підпис керівника навчального закладу) 10
червня 2008 р.
Бондаренко О. П. Прошу підготувати відповідь до 15 червня 2008р. (особистий підпис керівника
навчального закладу) 10 червня 2008 р.
13
Коли виконання доручають кільком працівникам, головним виконавцем є особа, зазначена у
резолюції першою, якщо в документі не обумовлено інше.
Якщо в тексті документа обумовлено строк виконання і резолюція не потребує додаткових
вказівок, в ній зазначають лише виконавців, підпис автора резолюції, дату.
Резолюцію проставляють на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку
першого аркуша документа, але не на березі, призначеному для підшивання.
Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, якщо
на документі немає вільного місця чи у резолюції викладено деталізований порядок виконання
документа або вона містить великий список виконавців.
Відмітка про контроль
Відмітка про контроль (реквізит 20) означає, що документ взято на контроль з метою
забезпечення його виконання у встановлений строк. Строки виконання документа можуть бути
визначені законодавчим чи іншим нормативно-правовим актом (типовий строк) або встановлені
розпорядчим документом закладу чи резолюцією.
Відмітку про контроль позначають літерою К чи словом Контроль (від руки або за допомогою
штампа) на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Цю відмітку
можна проставити червоним, синім, зеленим чи іншим яскравим кольором.
Відмітка про наявність додатків
Відмітку про наявність додатків (реквізит 22) розташовують під текстом документа без відступу від
межі лівого берега. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
• додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наприклад,
Правила користування мобільним зв'язком у навчальному закладі);
• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наприклад, висновок
санітарно-епідеміологічної комісії);
• додатки, що є самостійними документами та надсилаються
із супровідним листом (наприклад, методичні рекомендації). Застосовується кілька варіантів
оформлення додатків. Якщо повну назву додатка наведено у тексті, то наявність додатка
оформляють таким чином:
Додаток: на 3 арк. у 2 прим.
Якщо в тексті документа немає назви додатка, то йому надають назву і зазначають кількість
аркушів та кількість примірників. За наявності кількох додатків їх нумерують арабськими цифрами
(без знака №).
Додатки: 1. План проведення медико-профілактичних заходів
на 6 арк. у 2 прим.
2. Графіки проведення свят, розваг, театральних заходів на 5 арк. у 2 прим
Назви додатків друкують через 1,5 міжрядкового інтервала. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то
їх друкують через один міжрядковий інтервал.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність
додатка оформляють так:
Додаток: Лист Міністерства освіти і науки України від 14.05.2008 № 72-3/95 та додаток до нього,
всього на 4 арк. у 1 прим.
У документах-додатках мають бути всі необхідні реквізити:
назва виду документа, заголовок, дата, підпис. Додатки до розпорядчого документа повинні
мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату та реєстраційний номер. Відмітку роблять
у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
Додаток
2.
до
наказу
СЗШ
№
245
від
13.08.2007
№16
Якщо до розпорядчого документа додається лише один додаток, то його не нумерують.
Відбиток печатки
Відбиток печатки (реквізит 26) проставляють на документах, що засвідчують права громадян
і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у
випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбитком печатки засвідчують на
документі підпис особи, яка відповідає за його створення. Відбиток печатки слід проставляти
таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала
документ. Відбиток печатки має бути чітким і розбірливим.
Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут, штатний розпис, договір,
посвідчення, довіреність тощо. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку
14
навчального закладу, наводять в інструкції з діловодства.
Стандартні бланки документів____
Більшість організаційно-розпорядчих документів: листи, довідки, протоколи, накази,
розпорядження, положення, інструкції тощо — повинні складатися на бланках документів
навчального закладу. Бланк документа — зуніфікована форма службового документа з
надрукованою інформацією постійних реквізитів. Бланк надає розміщеній на ньому інформації
офіційний характер.
Поняття бланка повною мірою застосовується тільки до паперових документів, проте при
автоматизації діловодства практикується створення електронних шаблонів бланків,
використання яких прискорює роботу з документами. Порядок розроблення бланків, їх види,
склад інформації та її розташування встановлені ДСТУ 4163-2003.
На бланках оформляють тільки першу сторінку документа, для оформлення усіх наступних
сторінок використовують стандартні аркуші паперу. Якщо документ підлягає розсиланню на
декілька адрес, то на бланку оформляють першу сторінку кожного примірника документа,
призначеного до відправлення.
Розроблення бланків
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 при виготовленні бланків організаційно-розпорядчих
документів повинні використовуватися такі реквізити:
• зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим — 01;
• зображення емблеми організації — 02;
• зображення нагород — 03;
• код організації за ЄДРПОУ — 04;
• код форми документа за ДКУД — 05;
• назва організації вищого рівня — 06;
• назва організації — 07;
• назва структурного підрозділу — 08;
• довідкові дані про організацію — 09;
• назва виду документа — 10;
• текст документа — 21 (використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів
(текстових шаблонів),
а також обмежувальні позначки для реквізитів:
• дата документа — 11;
• реєстраційний індекс документа — 12;
• посилання на реєстраційний індекс і дату документа — 13;
• місце складання або видання документа — 14;
• адресат — 16;
• заголовок до тексту — 19;
• відмітка про контроль — 20.
Бланки документів виготовляють з урахуванням складу реквізитів та порядку їх
розташування в документі, встановлених стандартом. Розміри берегів та площа розташування
конкретних реквізитів мають відповідати параметрам, зафіксованим у стандарті (див. схеми
1,2).
Постійні реквізити бланка та обмежувальні позначки для фіксування змінних реквізитів
друкують фарбами насичених кольорів, як правило, чорного, темно-синього або темнозеленого. Не дозволяється використовувати фарби жовтого, оранжевого, червоного,
блакитного та світло-зеленого кольорів, тому що ці фарби є швидкозгасаючими, і при
тривалому зберіганні документів, оформлених на таких бланках, постійні реквізити поступово
зникають.
Для виготовлення бланків використовують папір форматів А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210
мм). Допускається виготовлення бланків на папері форматів АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148
мм). Відповідно до ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих
документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60
«Бумага й изделия из бумаги. Потребительские форматы», а саме — А4 (210 х 297 мм) і А5
(210 х 148 мм). ДСТУ 4163-2003 дозволено використовувати аркуші паперу формату АЗ (297 х
420 мм) — для оформлення документів у вигляді таблиць, А6 (105 х 148 мм) — для резолюцій
(доручень). Слід зазначити, що Інструкція № 240 не містить рекомендацій з приводу
15
використання паперу форматів АЗ і А6.
Бланки документів повинні мати такі береги:
30 мм — лівий
10 мм — правий
20 мм — верхній та нижній.
Вибір способу розташування реквізитів (кутового чи поздовжнього) при розробленні бланків
здійснюється кожним навчальним закладом самостійно. Найбільш розповсюджені кутові бланки
— для листів, поздовжні — для розпорядчих документів.
У навчальному закладі має бути принаймні два види бланків: для листів (використовується в
більшості випадків спілкування навчального закладу з іншими організаціями) і так званий
загальний бланк (використовується для оформлення документів безпосередньо у закладі).
Бланк листа
Службові листи, що створюються у навчальному закладі, мають бути оформлені на так
званому бланку листа. Склад постійних реквізитів бланка листа залежить від форми власності
закладу, визначеної в установчих документах. На бланку листа навчального закладу
відтворюються:
.
• зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим* або емблеми
закладу (за наявності);
• назва органу управління освітою вищого рівня;
• назва навчального закладу;
• довідкові дані про заклад (поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у
банку, адреса електронної пошти, адреса веб-сайта, відомості про ліцензії, патенти тощо);
• код закладу за ЄДРПОУ.
Крім вищезазначених реквізитів, на бланку листа навчального закладу обов'язково мають
бути зафіксовані обмежувальні позначки для таких реквізитів:
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.
Вносити відомості до цих обмежувальних позначок слід лише безпосередньо під час
датування та реєстрації будь-якого вихідного листа, а також під час оформлення листавідповіді на ініціативний лист.
Обмежувальні позначки для реквізитів «Адресат», «Заголовок до тексту документа»,
«Відмітка про контроль» також можуть бути зафіксовані на бланку листа, але це лише
рекомендація, а не вимога. Інформацію за цими реквізитами вдруковують або проставляють від
руки безпосередньо під час оформлення складових частин адресата, заголовка до тексту
вихідного листа, а також під час постановки вхідного листа на контроль.
Загальний бланк
Загальний бланк залежно від установчих документів навчального закладу містить такі
реквізити:
• зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим або емблеми
закладу (за наявності);
• назва органу управління освітою вищого рівня;
• назва навчального закладу;
• довідкові дані про заклад (поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у
банку, адреса електронної пошти, адреса веб-сайта, відомості про ліцензії, патенти тощо);
• Зображення Державного герба України розміщують на бланках відповідно до Постанови
Верховної Ради України «Про Державний герб України», герба Автономної Республіки Крим —
відповідно до нормативно-правових актів АРК. Якщо на бланку розміщено зображення
Державного герба України, емблему закладу не відтворюють.
• код закладу за ЄДРПОУ;
• місце складання або видання документа. Дозволено також розміщувати обмежувальні
позначки для реквізитів:
• дата документа;
• реєстраційний індекс;
• заголовок до тексту документа;
• відмітка про контроль.
16
Увага! Якщо загальний бланк доповнити назвою виду документа, він стає бланком цього
виду документа (наприклад, бланк наказу, бланк протоколу, бланк акта). Як правило, в
навчальному закладі при відносно невеликій кількості документів у комп'ютері зберігають
шаблон саме загального бланка. За необхідності підготувати наказ, протокол, акт, інструкцію в
цей шаблон вдруковують відповідну назву документа.
Бланки документів можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють
нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому
березі зворотного боку бланка.
Увага! У разі підготовки документа за допомогою персонального комп'ютера не рекомендовано
фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка,
оскільки це може призвести до зміщення зон розташування реквізитів.
Виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
Документи навчального закладу створюють переважно за допомогою друкувальних засобів —
комп'ютерів, друкарських машинок. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки,
доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.
Береги документа Усі документи (надруковані та рукописні), що створюють в навчальному
закладі і які підлягають зберіганню в його документаційному фонді, повинні мати такі береги:
• 30 мм — лівий;
• 10 мм — правий;
• 20 мм — верхній та нижній.
Оформляючи документи рекомендується дотримуватись таких відступів від межі лівого берега:
• 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;
• 92 мм — для реквізиту «Адресат» (можна друкувати на 3-4 знаки праворуч від середини робочої
площі);
• 104 мм — для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» та «Гриф затвердження
документа»;
• 125 мм —для розшифрування підпису у реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження документа»,
«Відмітка про засвідчення копії».
Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів «Дата документа»,
«Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків»,
«Підпис» (лише назва посади), «Гриф погодження», «Візи документа», «Відмітка про засвідчення
копії», «Прізвище виконавця і номер його телефону», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ,
ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ тощо.
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному
рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого берега; другий — через 40
друкованих знаків (104 мм).
Розмір шрифту міжрядкові інтервали
При створенні документів за допомогою друкувальних засобів основною вимогою до шрифтів є
забезпечення можливості легкого розпізнавання та прочитання друкованих знаків. При підготовці
документа за допомогою комп'ютера рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14
друкарських пунктів і гарнітуру Тітез МЄУУ Ротап. Деякі реквізити (код за ЄДРПОУ, довідкові дані
про заклад, заголовок до тексту документа, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка
про наявність документа в електронній формі) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (811).
У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через
1,5 міжрядкового інтервала, а формату А5 — через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Проте за
потреби можна застосовувати й інші міжрядкові інтервали.
Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через 1
міжрядковий інтервал. Складові реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про
наявність додатків», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими
інтервалами.
Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Під час
друкування документів, які мають на одній сторінці декілька реквізитів, треба обирати оптимальні
сполучення міжрядкових інтервалів для конкретного виду документа.
Нумерація сторінок та розміщення тексту документа
17
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках Друга та наступні сторінки мають бути
пронумеровані. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими
цифрами, при цьому не зазначається слово «сторінка» та не ставляться розділові знаки.
Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком
зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, що підлягають затвердженню
• акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання;
експертизи; передачі справ; ліквідації установ);
• завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво;
на проведення науково-дослідних проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо
• звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо);
• кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на
підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);
• нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування;
чисельності працівників тощо);
• переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних
матеріалів, що створюються в установах, із зазначенням строків зберігання документів тощо);
• плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт;
впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за
встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від
капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);
• програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);
• розцінки на здійснення робіт;
• статути державних підприємств (об'єднань);
• структура і штатна чисельність;
• форми уніфікованих документів;
• штатні розписи.
18
Розділ 3. РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО СКЛАДАННЯ ТА
ОФОРМЛЕННЯ ОКРЕМИХ ВИДІВ
ДОКУМЕНТІВ
Акт
Відповідно до Збірника форм ОРД акт — це службовий документ, складений групою осіб або
спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов'язаних з
діяльністю організації або окремих її працівників. У деяких випадках акти не тільки фіксують
встановлені факти або події, але й містять • висновки, рекомендації та пропозиції (акти перевірок,
обстежень,ревізій тощо).
Акти відрізняються широким розмаїттям щодо свого призназчення та змісту:
• здавання-приймання (робіт, матеріальних цінностей, документів тощо);
• обстеження (стану техніки безпеки, протипожежної безпеки, умов праці, результатів діяльності
тощо);
випробування (зразків, систем, технологій);
виділення для знищення (матеріальних цінностей, документів);
передавання (документів, матеріальних цінностей тощо);
порушення встановлених правил;
ревізії, інвентаризації;
розслідування нещасних випадків, аварій;
ліквідації організації тощо.
Часто акти складаються спеціально створеними комісіями, склад яких затверджується
розпорядчими документами керівника організації. Акти можуть складатися й постійно
діючими комісіями на регулярній основі.
Форми деяких видів актів затверджено нормативно-правовими документами (наприклад, Акт
(спеціального) розслідування нещасного випадку (аварії), вимоги яких є обов'язковими для
виконання, тому вносити будь-які зміни до таких форм не дозволяється. Якщо немає
встановленої нормативно-правовим документом форми акта його рекомендовано складати за
запропонованою нами формою (додаток).
Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 або на загальному бланку
навчального закладу і повинен мати такі обов'язкові реквізити: назва виду документа АКТ, місце
складання, заголовок до тексту, підпис осіб, які складали акт.
Головне при складанні акта — встановлення фактичного стану справ та його правильне
відображення. Акт складається на основі робочих записів, які ведуться під час роботи комісії або
групи осіб і містять фактичні дані, кількісні показники та інші відомості.
Зазвичай акти складаються з двох частин: заголовноїта змістової.
Реквізити заголовної частини акта
До реквізитів заголовної частини акта належать назва закладу;
назва виду документа (АКТ); дата; реєстраційний індекс (номер);
місце складання.
Дата та місце складання, які мають бути проставлені в акті, повинні відповідати даті та
місцю події, яку заактовано. Дату оформляють цифровим або словесно-цифровим способом,
наприклад: 25.05.2008 або 25 травня 2008 р. Якщо комісія працювала кілька днів, то в акті
вказують останній день її роботи.
Реєстраційний індекс акта складається із порядкового номера документа, який (за
необхідності) може доповнюватися номером за номенклатурою справ, наприклад:
№15 або №15/04-08.
Реквізити змістової частини акта
Змістова частина акта складається з заголовка тексту, підписів.
Заголовок акта має відтворювати стислий зміст тексту або питання, з якого проводилась
перевірка чи обстеження. Заголовок зазвичай складають так, щоб він граматично поєднувався
з назвою документа за допомогою прийменника «про» та віддієслівного іменника і відповідав на
запитання «про що?». Наприклад:
19
Акт (про що?) про приймання-передавання справ Акт про
пошкодження бланків трудових книжок Акт про знищення печаток і
штампів
Заголовок може співвідноситися з назвою виду документа у родовому
відмінку, наприклад:
Акт (чого?) ревізійної комісії Акт санітарно-епідеміологічної комісії
Текст акта має складну структуру і, в свою чергу, поділяється на
вступну, констатуючу та підсумкову частини.
Вступна частина
У вступній частині акта роблять посилання на документ, що став підставою для проведення
заактованого заходу (наказ, договір, доручення). Оформлюється вступна частина так: через 2-3
інтервали після заголовка з абзацу друкують слово Підстава і ставлять двокрапку, а далі в
називному відмінку зазначають назву документа, його дату, номер, заголовок. Наприклад:
Підстава: наказ СЗШ№ 263 від 20.01.2008 № 8 «Про проведення перевірки наявності і стану особових
справ учнів».
Якщо акт складає комісія, то після зазначення підстави з нового рядка без абзацного відступу вказують
склад комісії, наприклад:
Складений комісією: Голова Посада Прізвище, ініціали Члени комісії: 1. Посада Прізвище, ініціали 2.
Посада Прізвище, ініціали 3. Посада Прізвище, ініціали
Якщо під час роботи комісії запрошували інших осіб (свідків), то це оформлюється так:
Присутні: Посада Прізвище, ініціали . у Посада Прізвище, ініціали
Прізвища членів комісії та присутніх розташовують за алфавітом. До назв посад входять і назви
установ.
Констатуюча частина
У констатуючій частині акта подають відомості про період роботи комісії, її мету, завдання,
сутність встановлених фактів, методи, якими проводилася перевірка, результати перевірки. Текст
констатуючої частини починається з абзацу, за необхідності він може поділятися на пункти або
оформлюватися у вигляді таблиці.
Підсумкова частина
У підсумковій частині акта записують висновки, рішення або рекомендації. Підсумкова частина
оформлюється з абзацу і також може поділятися на пункти. Підсумкова частина тексту акта не є
обов'язковою. Акт може закінчуватися констатацією фактів.
Якщо до акта додаються інші документи, в акті слід зробити відповідну відмітку про
наявність додатків. (Відмітка про наявність додатків ставиться між текстом і підписами.) У кінці
тексту акта з нового рядка без абзацу наводять дані про кількість примірників акта та їх
місцезнаходження, про адресатів, яким надіслано акт. Наприклад:
Складено у двох примірниках: 1-й прим. надіслано до управління освіти
Дарницької районної у місті Києві державної адміністрації; 2-й прим.
підшито до справи № 06-04.
Кількість примірників акта визначається практичною потребою (якщо в нормативних
документах не передбачено іншого).
Акт вважається прийнятим та вступає в дію після його підписання всіма членами комісії або
всіма особами, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згодна зі змістом акта,
зобов'язана підписати його з зауваженням про свою незгоду. Особливу думку члена комісії слід
оформляти на окремому аркуші паперу та додавати до акта.
Деякі види актів потребують затвердження. Наприклад, акт про вилучення для знищення
справ (документів), що не підлягають зберіганню, має затвердити керівник навчального закладу.
В окремих актах (з матеріальних та фінансових питань) гриф затвердження засвідчується
20
печаткою навчального закладу.
Усі особи, згадані в акті, особливо ті, до роботи яких е зауваження, мають бути ознайомлені з
його змістом під розписку, наприклад:
3 актом ознайомлена: Прибиральниця Крилова 0. А. Крилова 27.04.2008
Наказ
Наказ — це розпорядчий документ, правовий акт, який керівник видає для вирішення
оперативних, організаційних, кадрових, фінансових та господарських питань. За своїм
змістом накази поділяють на три групи: з основної діяльності (із загальних питань); з
адміністративно-господарської діяльності (з оперативних питань); з особового складу (з
кадрових питань).
Наказ з основної діяльності відображає управлінські рішення з найважливіших питань
організації навчально-виховного процесу, планування, звітності, удосконалення роботи
навчального закладу, розподілу повноважень між працівниками. За допомогою видання
наказів з основної діяльності відбувається створення різних комісій.
Накази з основної діяльності видаються як за ініціативою керівника або відповідальних
працівників навчального закладу (так звані ініціативні накази), так і на виконання наказів
Міністерства освіти і науки України та органів вищого для навчального закладу рівня
21
(наприклад, районних управлінь освіти).
Наказами з адміністративно-господарської діяльності у навчальному закладі
документуються оперативні, організаційні, господарські, адміністративні питання.
Наприклад, щодо придбання шкільних меблів, обладнання, проведення інвентаризації,
поточного ремонту класних кімнат, благоустрою прилеглої території тощо. Порядок
підготовки, складання та оформлення таких наказів не відрізняється від аналогічного
порядку для наказів з основної діяльності.
За своїм змістом накази та інші розпорядчі документи мають чітко відповідати чинному
законодавству, жоден розпорядчий документ не може містити положень, що суперечать
нормативно-правовим актам.
У практиці документування управлінської діяльності склалася певна послідовність
створення
наказів,
якої,
зокрема,
рекомендують
дотримуватись
спеціалістидокументознавці. Серед етапів підготовки наказу виокремлюють:
• вивчення питання, з якого готується наказ;
• складання та оформлення проекту наказу;
• погодження проекту наказу (внутрішнє або за потреби — зовнішнє);
• підписання наказу;
• доведення наказу до виконавців.
Складання та оформлення наказу
Накази, як правило, оформлюють на звичайних аркушах паперу формату А4 або на
загальному бланку навчального закладу. Якщо впродовж року в навчальному закладі
видається понад 200 наказів, доцільно розробити окремий бланк наказу. На бланку наказу
заздалегідь можуть бути оформлені обмежувальні позначки для таких реквізитів, як «Дата
видання наказу», «Реєстраційний індекс наказу», «Заголовок до тексту», «Відмітка про
контроль».
При оформленні наказів, при розробці бланку наказу віддають Д перевагу
поздовжньому розташуванню реквізитів. Незалежно від того, оформлюється наказ на бланку чи
на чистих аркушах паперу, він матиме такі реквізити:
• зображення Державного герба України, герба Автономної республіки Крим (для
навчальних закладів та освітянських установ, що мають право використовувати державну
символіку);
• зображення емблеми навчального закладу (за її наявності);
• назва навчального закладу;
• назва виду документа (НАКАЗ);
• дата видання наказу;
• реєстраційний індекс (номер);
• місце складання;
• заголовок до тексту наказу;
• текст;
• підпис;
• візи (гриф погодження);
• відмітка про виконання наказу і направлення його до справи.
ДСТУ 4163-2003 передбачено додаткові реквізити, що можуть зазначатись у наказі у разі
потреби: «Гриф обмеження доступу до наказу» (для наказів, що містять конфіденційну
інформацію), «Відмітка про контроль» (проставляють, коли наказ взято на контроль для
забезпечення його виконання у встановлений строк), «Відмітка про наявність додатків або
підстав», «Відмітка про засвідчення копії», «Відмітка про наявність наказу в електронній
формі».
Дата наказу проставляється під час його підписання керівником навчального закладу.
Дату в наказах оформляють як словесно-цифровим, так і цифровим способом. Не
дозволяється у тексті наказу або іншого документа зазначати дату іншим способом,
наприклад, 25 жовтня ц. р.
Реєстраційний індекс наказу — це порядковий номер у межах року в журналі
реєстрації наказів. Наказ реєструється секретарем або іншою особою, яка відповідає за
діловодство у навчальному закладі. На початку кожного нового календарного року
нумерацію поновлюють.
22
Заголовок до тексту наказу має містити стислий виклад основного змісту тексту наказу,
наприклад «Про створення комісії з соціального страхування».
Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та
розпорядчої.
Констатуюча частина
Констатуючу частину друкують з абзацу, в кінці речення крапку наказу не ставлять. У
констатуючий частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу.
Констатуюча частина може починатися словами: «З метою...», «Відповідно до...», «На
виконання...».
Якщо підставою видання наказу є нормативно-правовий акт або наказ видається
на виконання розпорядчого документа органу вищого рівня, то обов'язково вказують його
назву, видавця (назву організації — автора документа), заголовок, дату прийняття та номер
документа. Наприклад:
Відповідно до наказу Міністерства освіти і науки України «Про
підготовку та організований початок 2008/2009 навчального року» від
21.04.2008
№349
Якщо дія,
що документується, не потребує роз'яснення, констатуюча частина взагалі
може не оформлюватися.
В ініціативних наказах у констатуючий частині викладаються цілі та завдання
управлінських дій, що встановлюються наказом, надається пояснення необхідності видання
наказу.
Розпорядча частина наказу
Розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ (його друкують великими літерами
без абзацного відступу та лапок), після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу
формулюють зміст управлінських дій, що мають бути виконані. Залежно від кількості
управлінських дій, що документуються у наказі, розпорядча частина має бути поділена на
пункти, у кожному з яких вказують конкретне завдання, дію, визначають виконавців
(відповідальних осіб), строк виконання. Кожний пункт нумерується арабськими цифрами (з
крапками), починається з абзацу. У пунктах наказу формулюють різні за характером
виконання дії. Кожен пункт починається із зазначення певної дії, яка записується дієсловом
(здійснити, забезпечити, підготувати, розробити та інше).
Строк виконання наводиться або в кожному пункті наказу, або виокремлюється в один
узагальнений для всіх дій пункт.
В останньому пункті наказу найчастіше зазначають особу, на яку покладається контроль
за його виконанням.
Наприклад:
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
або
5. Контроль за виконанням наказу покласти на (далі
вказуються посада, прізвище та виконавця)
Якщо наказ, що видається, відміняє наказ, виданий раніше, то в останньому
пункті зазначається: «Наказ від 00.00.0000 № 00 вважати таким, що втратив чинність
(вважати недійсним)». Якщо наказ відміняє тільки один (або декілька) пунктів наказу, що був
виданий раніше, то відміняються відповідні пункти.
Додатки до наказу
До наказу з основної діяльності можуть додаватись інструкції, таблиці, форми, графіки, схеми
тощо. їх оформлюють на окремих аркушах як додатки. У відповідних пунктах наказу роблять
посилання на ці документи. Зауважимо, що у такому разі не потрібно оформляти окремо реквізит
«Відмітка про наявність додатків».
У додатку 1 наводимо шаблон наказу з основної діяльності відповідно до Збірника уніфікованих
форм організаційно-розпорядчих документів.
Підписання наказу
Наказ набирає чинності з моменту його підписання керівником навчального закладу,
якщо в тексті не зазначено іншого терміну.
Доведення наказу до виконавців
У наказах з основної діяльності, що складаються у навчальному закладі, у переважній
23
більшості випадків не зазначають реквізит «З наказом ознайомлені». На практиці нерідко
плутають цей реквізит з візами, що мають бути зібрані при складанні проекту наказу.
Ознайомлення працівників навчального закладу під підпис із наказом з основної діяльності
відбувається лише в окремих випадках, зокрема, коли справа стосується персональної
відповідальності конкретної людини (наприклад, учитель супроводжує групу дітей до іншого
міста), дотримання правил техніки безпеки тощо. У разі необхідності ознайомлення під підпис з
наказом з основної діяльності в тексті наказу окремим пунктом про це зазначають, наприклад:
5. Ознайомити з наказом під підпис учителя початкових
класів Марченко П. П.
Відповідно у наказі має бути відмітка про ознайомлення:
3 наказом ознайомлена: Учитель початкових класів
Уригорук Н. Р. Григорук 23.03.2008
Якщо зміст наказу необхідно довести до відома всіх (або великої кількості) працівників закладу, у
тексті наказу можна зазначити:
6. Ознайомити з наказом працівників СЗШ № 187 під підпис відповідно до списку, що
додається.
У цьому випадку складається окремий аркуш ознайомлення з наказом. Як правило, на
аркуші ознайомлення вказують номер, дату та заголовок до тексту відповідного наказу.
Наприклад:
Аркуш ознайомлення працівників з наказом директора ЗОШ № 245 «Про створення
бракеражної комісії готової продукції у таборі з денним перебуванням дітей» від 12
червня 2008 р. № 23
Зручно складати аркуш ознайомлення у табличній формі, передбачивши такі стовпці, як
«Номер п/п», «Назва посади», «Прізвище, ініціали», «Підпис», «Дата ознайомлення». Аркуш
ознайомлення зберігається разом з наказом у відповідній справі.
У додатку 1 наведено шаблон наказу з основної діяльності.
Накази, що фіксують питання основної діяльності та складаються органами управління освіти
вищого рівня (наприклад, обласними управліннями освіти), тиражуються в необхідній кількості, а
потім розсилаються за списком розсипки до підпорядкованих закладів. Виконавці, до відома яких
має бути доведено наказ, зазначаються в списку розсипки, який готується разом з проектом
відповідного наказу.
У навчальному закладі має бути заведено справу (папку), в якій зберігатимуться накази,
надіслані з органів управління освітою. На лицьовій стороні справи зазначається її назва,
ставиться індекс (номер справи за номенклатурою справ). Нижче вказують:
Розпочата: «__» ______ 200_ р.
Закінчена: «__» ______ 200_ р.
Розпорядження
Розпорядження — ще один вид розпорядчої документації. Це службовий документ, який
видає керівник навчального закладу переважно з оперативних питань повсякденної
господарської діяльності або адміністративної роботи.
При складанні та оформленні розпоряджень дотримуються тих самих вимог, що наведені для
наказів з основної або адміністративно-господарської діяльності. Так само обов'язковими
вимогами для розпорядження є наявність дати, реєстраційного індексу, заголовка. Текст
розпорядження складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Розпорядчу частину
починають зі слова ПРОПОНУЮ або ЗОБОВ'ЯЗУЮ. Нижче з абзацу формулюють текст, в якому
фіксують дії, що мають бути виконані.
Витяг з наказу (розпорядження)
Витяг з наказу (розпорядження) — це засвідчена копія частини тексту відповідного
розпорядчого документа.
Витяг з наказу може бути оформлений як на загальному бланку навчального закладу, так і на
24
аркуші паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).
Із відповідного наказу (розпорядження) до витягу без змін, скорочень чи доповнень
переносять такі реквізити: «Назва навчального закладу», «Дата», «Реєстраційний індекс», «Місце
складання», «Заголовок до тексту документа».
При оформленні реквізиту «Підпис» з оригіналу наказу до витягу переносять назву посади
керівника навчального закладу, його ініціали та прізвище. Сам керівник особисто підписувати
витяг з наказу (розпорядження) не повинен.
Відмітка про засвідчення витягу є обов'язковим реквізитом цього документа. Підпис особи, яка
оформила відмітку, має бути засвідчений відбитком печатки.
Відмітка складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує,
її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення.
Згідно
з
орит
Секретар -іапом
Л. Ф. Писаренко
12.08.2002
^исаренко
Уніфіковану форму витягу з наказу наведено у додатку 2.
25
26
Протокол
Рішення колегіальних органів навчального закладу документуються за допомогою протоколів.
Протокол — це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях
педагогічної, піклувальної рад, загальношкільних зборів, органів учнівського самоврядування,
нарадах тощо.
Протокол має такі реквізити:
• назва навчального закладу;
• назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
• дата проведення заходу;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підписи голови та секретаря засідання.
Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформлюють після засідання).
Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу складається з дат початку та закінчення,
наприклад: 21-23 травня 2008 р.
Текст протоколу
За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислі, повні та стенографічні. У
стислих протоколах фіксують лише питання, що їх обговорюють на засіданні, прізвища
доповідачів та прийняті рішення. Такий протокол рекомендується вести, якщо засідання має
оперативний характер. Повні протоколи, крім вищезазначених відомостей, містять записи
виступів усіх доповідачів та учасників колегіального органу. У стенографічних протоколах
дослівно фіксують весь хід засідання.
Текст протоколу складається із вступної та основної частин.
У вступній частині протоколу зазначають прізвища та ініціали голови засідання, секретаря
засідання, присутніх постійних членів колегіального органу та запрошених осіб, а також порядок
денний. Після слова «Присутні» спочатку за алфавітом записують усіх присутніх на засіданні
постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб із зазначенням, за потреби,
їхніх місць роботи і посад.
У протоколі розширеного засідання, де багато присутніх (наприклад, засідання педагогічної
ради навчального закладу), склад їх зазначають кількісно, а список з прізвищами додають до
протоколу, про що роблять відповідний запис.
У порядку денному протоколу зазначають питання, винесені на розгляд колегіального
органу, прізвища та ініціали доповідачів, а у разі потреби — вказують їх посади.
Питання розташовують за порядком їх значущості, складності й передбаченого часу
обговорення. Найпростіші питання, як правило, зазначають останніми. Кожне питання
нумерують. Питання порядку денного починають з прийменника «Про»:
1. Про підсумки роботи... 2. Про розроблення
навчального плану на 2008/2009 навчальний рік.
Не рекомендується вносити до порядку денного «Різне». ;
Кожне питання має бути конкретизоване.
У разі коли на розгляд виносять багато питань, дозволяється не вносити порядок
денний у текст протоколу, а зробити посилання: «Порядок денний засідання додається». У
цьому випадку порядок денний оформлюється як додаток до протоколу.
Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань,
встановлених порядком денним, і містить в стільки розділів, скільки пунктів включено до
порядку денного, в Розділи нумеруються арабськими цифрами.
Кожний розділ містить три частини: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ
(ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ), які друкуються без відступу від межі лівого берега протоколу, щоб
виділити в тексті протоколу записи виступів доповідачів, учасників обговорення питання та
частину, в якій формулюється рішення засідання.
У частині СЛУХАЛИ подаються тексти виступів. Прізвище та ініціал(и) кожного доповідача
друкують з нового рядка у називному відмінку.
Виклад записів доповідей відокремлюють від прізвищ за допомогою тире. Доповіді
фіксуються від третьої особи однини,
Якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвищ з ініціалами
27
роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається».
У частині ВИСТУПИЛИ фіксуються запитання, що їх задавали доповідачам, із зазначенням
прізвищ осіб, які порушили питання, тексти запитань та відповідей. Запитання до доповідачів і
їх відповіді протоколюють у порядку їх надходження.
У частині ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ) відображають рішення, прийняте з
питання, що обговорювалось. Текст цієї частини друкують з абзацу повністю незалежно від
обраної форми протоколу. Якщо рішення приймаються за різними питаннями, то кожне з них
викладають у окремому пункті.
Увага!
З кожного питання, зазначеного у порядку денному, повинно бути конкретно визначено
виконавця, зміст та строк виконання
Якщо один з пунктів цієї частини містить рішення щодо затвердження обговорюваного на
засіданні документа, то цей документ оформлюють у вигляді додатка до протоколу і на ньому
мають бути зазначені номер і дата протоколу.
Стиль протокольних рішень повинен бути лаконічним, чітким, таким, що не допускає
різночитань. За необхідності у протоколі зазначають результати голосування з тих чи інших
питань, що стали підставою для прийняття рішень.
Підписи голови та секретаря засідання на протоколі є обов'язковими.
додатку 1 наведено шаблон протоколу за Збірником уніфікованих форм організаційнорозпорядчих документів (ОРД).
Витяг з протокол
Витяг з протоколу є точною копією частини тексту з оригіналу протоколу, яка стосується
певного питання порядку денного. Витяги з протоколів використовують для доведення прийнятих
на засіданні колегіальних органів навчального закладу рішень до зацікавлених осіб або
організацій.
Витяг з протоколу може бути оформлений на загальному бланку навчального закладу або на
аркуші паперу формату А4 (А5).
Складання витягу з протоколу
Під час складання витягу з протоколу з оригіналу документа до витягу без будь-яких змін і
скорочень переносять такі реквізити:
«Назва навчального закладу», «Дата протоколу», «Реєстраційний номер», «Місце складання»,
«Заголовок до тексту». : Особливість оформлення витягу з протоколу полягає у відтворенні
тексту. Із вступної частини протоколу до витягу переносять прізвища та ініціали голови та
секретаря засідання, присутніх та запрошених. З порядку денного вибирають лише ті питання,
рішення з яких цікавить замовника витягу з протоколу (при цьому порядкові номери цих пунктів
порядку денного залишають без змін).
З основної частини протоколу до витягу переносять тільки той розділ або кілька розділів, що
стосуються відповідних питань порядку денного.
Реквізит «Підпис» оформлюють особливим чином. З оригіналу протоколу до витягу переносять
ініціали та прізвища голови засідання і секретаря засідання. Втім, ці особи витяг із протоколу
особисто не підписують.
Відмітка про засвідчення документа є обов'язковим реквізитом витягу із протоколу. Підпис
особи, яка оформила відмітку про засвідчення витягу з протоколу, має бути засвідчений відбитком
печатки навчального закладу.
Шаблон витягу з протоколу за Збірником уніфікованих форм ОРД наведено у додатку 2.
28
29
Довідки
Довідка — це службовий документ, що містить узагальнену інформацію з будь-якого питання
діяльності навчального закладу. Розрізняють довідки внутрішні та зовнішні,
Внутрішні довідки готують, як правило, у відповідь на запит керівництва, подають у зазначені
терміни. Внутрішню довідку може складати як один працівник навчального закладу, так і комісія,
Зовнішні довідки готують для подання в органи управління , освітою вищого рівня або інші
установи та організації.
Розрізняють зовнішні довідки службового та біографічного характеру,
30
Зовнішні довідки службового характеру, як правило, містять узагальнені результати
(наприклад, виконання навчальних планів, проведення перевірок, впровадження інноваційних
технологій тощо).
Зовнішні довідки біографічного характеру складають з метою засвідчення якогось
юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи або навчання, розміру
заробітної плати тощо. їх видають для подання до відповідних органів,
Візує зовнішню довідку керівник навчального закладу,
Зовнішні довідки оформлюють на загальному бланку навчального закладу або на аркушах паперу
формату А4 або А5. Якщо зовнішню довідку оформлюють на аркушах паперу, то у верхньому куті
лицьового боку першого аркуша обов'язково проставляють відбиток кутового штампа
навчального закладу, на якому має бути відтворено його назва, довідкові дані про заклад, код
закладу за ЄДРПОУ. Крім того, у відбитку повинно бути зафіксовано місце для написання дати і
вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату та
реєстраційний індекс вписують у відбиток вручну.
Дату та реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання.
Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам надають відповідно до запису в журналі реєстрації
вихідних документів.
Заголовок до тексту довідки має стисло і точно відображати зміст документа.
Текст довідки може складатися з двох частин — вступної та констатуючої. Інколи текст
довідки складається лише з констатуючої частини, яка може поділятися на пункти та містити
таблиці. Оскільки підстави, за яких видаються довідки, є досить типовими, то для їх оформлення
доречно розробити трафаретні бланки, де постійну частину надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних (прізвище, ім'я, по батькові, вік тощо) залишено місце.
На зовнішніх довідках біографічного характеру, особливо тих, що містять відомості щодо
заробітної плати, підписи посадових осіб засвідчують відбитком печатки.
У додатку 1 пропонується зразок внутрішньої довідки. У додатку 2 подано шаблон
зовнішньої довідки службового характеру.
31
32
Доповідна записка
Доповідна записка — документ, адресований керівнику навчального закладу або органу
управління освітою вищого рівня. Він містить обгрунтований виклад певного питання з висновками
та пропозиціями укладача документа.
Доповідна записка може складатися як за особистою ініціативою автора (посадової особи), так і
за вказівкою (письмовою чи усною) керівника навчального закладу.
За змістом доповідні записки можна умовно поділити на ініціативні, інформаційні, звітні.
Ініціативні доповідні записки складають з метою спонукати адресата до прийняття певного
рішення, тому в тексті записки викладають не лише факти, але й певні пропозиції, рекомендації,
висновки.
Інформаційні доповідні записки можуть складатися регулярно, містити інформацію про деталі,
методи виконання певних робіт, завдань.
Звітні доповідні записки інформують про завершення певної роботи або її етапу, виконання
завдань, розпоряджень тощо.
Внутрішні та зовнішні доповідні записки
Розрізняють внутрішні та зовнішні доповідні записки.
Внутрішню доповідну записку адресують керівнику навчального закладу або його заступнику,
якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор записки. Такі довідки оформлюють на
звичайних аркушах паперу. Підписує таку доповідну записку особа, яка її склала.
Резолюція керівника на внутрішній, доповідній записці є підставою для видання документів, вжиття
заходів тощо.
Зовнішню доповідну записку адресують, як правило, до ор-гану(ів) управління освітою вищого
рівня, її оформлюють на загальному бланку навчального закладу. Візує таку доповідну записку
керівник закладу.
Внутрішні доповідні записки слід реєструвати окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс
зовнішнім доповідним запискам надають відповідно за записів журналу реєстрації вихідних документів.
Якщо доповідну записку подають або надсилають разом з додатками, то у документі роблять
про це відповідну відмітку.
На зовнішній доповідній записці у разі потреби зазначають прізвище виконавця та номер його
33
телефону.
У практиці роботи сучасних управлінських структур досить поширені так звані службові
записки. Здебільшого вони використовуються з тією самою метою, що й доповідні записки. Однак
необхідно відмітити, що службова записка — документ, що не має офіційного статусу. Жодним
нормативно-методичним
документом, що регламентує склад видів управлінських документів, службових записок не передбачено.
Уніфікована форма внутрішньої доповідної записки за Збірником форм організаційно-розпорядчих
документів наведена в у додатку.
34
Розділ 4. СЛУЖБОВЕ ЛИСТУВАННЯ
Листування — узагальнена назва різних за змістом документів (службовий лист, телеграма,
телефонограма, електронне повідомлення тощо), що використовуються як інструмент оперативного інформаційного обміну між організаціями.
Службове листування займає значне місце в документаційному масиві навчального закладу і
може складати 80% вхідної та вихідної документації. Листування відрізняє широке видове
різномаїття — від листів та телеграм державних органів, що мають нормативний характер, до
звернень громадян і типових заяв. Змістом листування може бути запит, підтвердження,
нагадування, вимога, прохання, гарантія, запрошення тощо. За допомогою листування вирішують
найрізноманітніші питання управлінської діяльності.
Різновиди листів
3 огляду на авторство листи бувають службовими і приватними.
Службові листи складають від імені навчального закладу або посадової особи.
Приватні листи надходять від громадян, здебільшого із запитами про надання різних довідок. У
документообігу навчального закладу можна виділити такі різновиди листів:
• вхідні (які надходять до навчального закладу);
• вихідні (які надсилаються навчальним закладом);
За призначенням листи можна поділити на ініціативні листи та листи-відповіді.
Різновидами ініціативних листів, що обов'язково потребують відповіді, е лист-прохання, листвимога, лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція.
Директивний лист, у якому орган вищого рівня надає доручення підлеглому навчальному
закладу, також вважається ініціативним листом, що у більшості випадків потребує письмової відповіді.
За змістом розрізняють інформаційні, супровідні, гарантійні листи.
Інформаційні листи мають численні різновиди.
За складністю змісту листи можуть бути прості та складні. Простими є листи, зміст яких
стосується вирішення одного питання, що, як правило, викладене в одному-двох реченнях.
Складні— це багатоаспектні листи, в яких порушується декілька питань.
Оформлення службових листів____
Реквізити службового листа
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 повністю опрацьований службовий лист, який пройшов усі
етапи — від складання й оформлення в організації-адресанті до виконання та направлення його
до справи в організації-адресаті, повинен містити такі реквізити:
• зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
• зображення емблеми навчального закладу (відтворювати емблему поряд із зображенням
гербів не дозволяється, тому її розташовують на бланках листів лише тих закладів, які не мають
права зображувати Державний герб України і герб Автономної Республіки Крим);
• код навчального закладу за ЄДРПОУ;
• назва організації вищого рівня;
• назва навчального закладу;
• довідкові дані про навчальний заклад;
• дата (проставляють під час реєстрації у день підписання службового листа);
• реєстраційний індекс (проставляють у день підписання службового листа);
• посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (проставляють
тільки у листі, який надсилають у відповідь на ініціативний лист іншої організації);
• адресат;
• резолюція;
• заголовок до тексту документа;
• відмітка про контроль;
• текст документа;
• відмітка про наявність додатків (обов'язково оформляють у супровідних листах; в усіх інших
службових листах — у разі потреби);
• підпис;
• візи (оформляють у разі потреби);
• відбиток печатки (обов'язково проставляють у гарантійних листах; в усіх інших службових
35
листах — у разі потреби);
• прізвище виконавця і номер його телефону;
• відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
• відмітка про наявність документа в електронній формі (оформляють у разі потреби);
• відмітка про надходження документа до організації від адресанта (проставляють у день
одержання службового листа в організації-адресаті).
• Для навчальних закладів, що мають право використовувати державну символіку.
Особливістю оформлення службового листа е те, що на відміну від усіх інших службових
документів у ньому не вказують реквізит «Назва виду документа». Винятком є лише гарантійний
лист, в якому дозволяється зазначати цей реквізит.
Дата службового листа
Датою службового листа є дата його підписання. Секретареві або особі, яка відповідає за
діловодство у навчальному закладі та здійснює реєстрацію вихідних листів, дозволяється
проставити дати після підписання листів посадовими особами.
Дату листа оформляють арабськими цифрами, у послідовності: день місяця, місяць, рік.
Словесно-цифровий спосіб оформлення дати застосовують при зазначенні дати у тексті листа,
зокрема при визначенні кінцевого терміну виконання цього документа.
Реєстраційний індекс
Реєстраційний індекс проставляють під час реєстрації службового листа в навчальному
закладі, який є автором цього документа, безпосередньо у межах відповідної позначки, зафіксованої на бланку листа, або у штампі закладу, що містить усі реквізити бланка, у тому числі, й
довідкові дані про навчальний заклад. Реєстраційний індекс е обов'язковим реквізитом для всіх
видів листів. Для вихідних листів оформлення цього реквізиту — передостання діловодна операція
перед відправленням.
Реєстраційний індекс оформляють цифровим способом. Як правило, реєстраційний індекс
складається з порядкового номера, який визначено за журналом реєстрації вхідних (вихідних)
документів. За потреби порядковий номер можна доповнити індексом справи (у яку буде вміщено
документ) за номенклатурою справ. У такому випадку складові реєстраційного індексу відокремлюють похилою рискою, наприклад 222/02-16.
Увага! Усі листи, що відсилаються з навчального закладу, обов'язково реєструються у журналі
вихідних документів.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13),
фіксують тільки у документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна
записка, акт, висновок тощо). Відомості у реквізит переносять з ініціативного документа, на який
дають відповідь, і, як правило, включають його вихідний реєстраційний номер і дату. Цей реквізит
розташовують нижче реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Його
проставляють на бланку під час реєстрації вихідного документа. Наприклад:
На № 282/02-10 від 31.05.2008
Адресат, заголовок до тексту листа, відмітка про контроль
Адресат є обов'язковим реквізитом службового листа. Адресатом може бути організація, її
структурний підрозділ або посадова особа.
Будь-який службовий лист зазвичай має заголовок до тексту. Особливо це стосується
листів, оформлених на бланках формату А4. Якщо ж лист підготовлено на бланку або аркуші
паперу формату А5, то заголовок дозволяється не зазначати. Заголовок до тексту службового
листа, як правило, містить короткий виклад його основного смислового аспекту. Наприклад:
Про проведення екскурсії.
Відмітку про контроль проставляють лише на тих вхідних службових листах, процес і/або
строки виконання яких контролюються.
Про направлення плану навчально-виховної роботи на доопрацювання
Текст службового листа
Текст службового листа має бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло та коректно, без
повторів та вживання слів і зворотів, які не мають смислового навантаження. Відповідальність за
викладену в листі інформацію несуть особи, які його підписують (як правило, керівник навчального
закладу чи один із його заступників). Щоб уникнути будь-яких непорозумінь, виконавець
службового листа перед тим як подавати документ на підписання повинен уважно перевірити всі
36
відомості й факти, викладені у ньому.
Зміст службового листа, як правило, має стосуватися одного питання. Якщо є потреба
звернутися до організації з різних | питань, то доцільно оформити відповідну кількість листів. Проте
' кілька пов'язаних між собою за змістом питань можна викласти в одному листі. Розпочати текст
службового листа можна з так званої звертальної форми ввічливості, що зазвичай містить слова
шановний, вельмишановний, високоповажний, пане... і завершується знаком оклику.
У чинних нормативних актах і національних стандартах, які регламентують вимоги до
оформлення службових документів і, зокрема, листування, не вказано про необхідність
оформлення звертальної форми ввічливості. Однак у сучасному листуванні дедалі частіше
звертання стає невід'ємною частиною будь-якого листа.
Звертання безпосередньо до адресата — не лише питання ділового етикету. Насамперед воно
привертає увагу й допомагає встановити контакт. При цьому, починаючи лист зі звертальної
форми ввічливості, завжди слід враховувати службовий стан кореспондента, сферу його діяльності
та деякі інші чинники. Наприклад:
Шановна Ірино Сергіївно!
або
Вельмишановний Петро Миколайовичу!
Якщо ім'я конкретного одержувача листа невідомо або ж у листі звертаються до всього колективу
чи до певної групи людей, то використовують такі звертання:
Шановні колеги!
або
Шановні добродії!
Після тексту з нового рядка над реквізитом «Підпис» можна розмістити так звану завершальну
формулу ввічливості. Найчастіше у службових листах вживають такі форми: 3 повагою... Зі щирою
повагою... З вдячністю та пошаною...
Після завершальної формули ввічливості розділовий знак не ставлять, а з наступного рядка
розташовують оформлений належним чином підпис:
3 повагою Директор
Особистий підпис Ініціал(и), прізвище
Текст службового листа рекомендується розміщувати на одному-двох аркушах. Великі за
змістом листи дуже складні для сприйняття.
Підписання та візування
службових листів
Право підпису службових листів, як правило, належить до компетенції керівника закладу або
одного із його заступників відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом.
Візою оформляють внутрішнє погодження листа. Зазвичай лист погоджують лише у тих
випадках, коли виникає необхідність оцінки його змісту певною компетентною посадовою особою
або колом посадових осіб у межах навчального закладу, що є автором листа. Віза складається з
таких основних елементів:
• назва посади особи, яка візує лист;
• особистий підпис посадової особи;
• розшифрування підпису, тобто ініціали та прізвище посадової особи;
• дата візування.
Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис». Якщо на лицьовому боці аркуша бракує місця для
візи, то її дозволяється проставляти на зворотному боці останнього аркуша листа.
Прізвище виконавця номер його телефону
Прізвище виконавця та номер його телефону — це та обов'язковий реквізит будь-якого
службового листа. Його розташовують на лицьовому боці останнього аркуша листа в нижньому
лівому куті без відступу від межі лівого берега. Його рекомендується друкувати розміром шрифту
9-11 друкарських пунктів І в один рядок. Наприклад:
Голубенко 257-56-89
Оформлення листів різного призначення
Ініціативні листи
37
Ініціативним вважається службовий лист, який спонукає адресата дати відповідь адресантові.
Тематику цих листів не обмежено. Ініціативні листи оформляють на бланках листів навчального
закладу.
Початковими фразами ініціативних листів можуть бути такі:
Звертаємося з проханням...
Просимо надіслати нам...
Будь ласка, повідомте нас про...
Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції...
Листи-відповіді та листи-відмови
Лист-відповідь — це службовий лист, у якому дають відповідь на ініціативний лист. У тексті
листа-відповіді дають позитивну або негативну відповідь на кожне питання, порушене в
ініціативному листі. Як правило, текст починають такою фразою:
У відповідь на Ваш лист (запит, прохання, пропозицію) повідомляємо...
Текст листа-відмови доречно починати таким чином:
На жаль, ми не можемо повідомити Вам про... у зв'язку з тим, що...
Вибачте, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з цілої низки причин...
Ми уважно вивчили Ваші пропозиції й з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги
підтримати їх з таких причин...
У разі негативної відповіді (відмови) у тексті формулюють її чітке обґрунтування.
Лист-відповідь, як й ініціативний лист, слід оформляти на бланку листа навчального закладу.
Листи-відповіді завжди пов'язані з відповідними ініціативними листами, і тому вони мають
зберігатися в одній справі таким чином: зверху лежить перший ініціативний лист, а під нього підкладають лист-відповідь; усе подальше листування з певної теми, проблеми або питання має
укладатися у справу аналогічним чином, при цьому лист, у якому було ініційовано тему, проблему
тощо, завжди залишатиметься зверху.
Супровідний лист
Супровідні листи складають у тих випадках, коли потрібно роз'яснити мету надсилання
документів, або подати їх детальне описання, зазначити кількість аркушів. Нормативні та
організаційні документи, на яких не оформлено реквізит «Адресат», також надсилаються разом з
супровідним листом.
Супровідний лист слід оформляти на бланку листа навчального закладу. За обсягом
супровідний лист зазвичай невеликий, тому його найчастіше оформляють на бланку формату А5.
За наявності значної кількості додатків — на бланку формату А4.
Слід мати на увазі, що:
• посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, оформляють у
тому разі, якщо супровідний лист і додатки до нього е відповіддю на ініціативний лист;
• адресувати супровідний лист можна як організації, так і конкретній особі;
• текст супровідного листа може складатися з одного речення;
• відмітка про наявність додатків є обов'язковим реквізитом супровідного листа;
• супровідний лист, як правило, підписує керівник навчального закладу;
• у супровідному листі бажано надати відомості про виконавця — прізвище, ім'я, по батькові та
номер його службового телефону.
Гарантійний лист
Гарантійний лист — це такий службовий лист, у якому підтверджується виконання зазначених
у ньому зобов'язань. У гарантійному листі організація-адресант зазвичай гарантує організаціїадресату оплату послуг чи товарів. Гарантійний лист оформляють на бланку.
На відміну від інших видів листів у гарантійному листі дозволяється зазначати реквізит
«Назва виду документа», а саме — ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ;
Незважаючи на те що банківські реквізити організації-адресанта мають бути наведені на
бланку листа, їх необхідно
зазначити й у самому тексті. Гарантійний лист мають підписати керівник і головний бухгалтер.
Підписи посадових осіб на гарантійному листі засвідчують відбитком основної круглої печатки.
Відбиток печатки має бути чітким, добре читатися та не закривати собою підписи. Прізвище
виконавця і номер його телефону зазначають у разі потреби.
Інформаційний лист
За допомогою інформаційних листів інформують адресата про певні факти чи заходи.
38
Різновидами інформаційного листа:
• рекламний лист;
• лист-повідомлення;
• лист-запрошення;
• лист-оповіщення;
• лист-нагадування;
• лист-підтвердження тощо.
Інформаційні листи також бажано оформляти на бланку листа. У додатках 1, 2 наведено
уніфіковані форми відповідно ініціативного та гарантійного листів.
Електронне повідомлення______
Електронна пошта використовується для передавання повідомлень як в межах навчального
закладу, так і до інших навчальних закладів або організацій.
Електронне повідомлення — це документ, що передається «електронною поштою» за
системою зв'язку між персональними комп'ютерами. Цей документ отримують у вигляді
відеограми на екрані монітора (телетекст) або у вигляді паперової копії, що віддрукована на
принтері (машинограма).
Наявність паперових аналогів відправлених електронною поштою документів визнається в
Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів,
затвердженій наказом Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 р. № 240 та
Інструкції про ділову документацію в дошкільних закладах, затвердженій наказом Міністерства
освіти від ЗО січня 1998 р. № 32. Паперовий аналог документа зручний у роботі та необхідний у
разі виникнення конфліктних ситуацій, неотримання документа адресатом тощо.
39
40
41
Розділ 5. Організація роботи з
документами у навчальному закладі
Реєстрація та облік документів у навчальному закладі
Відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна
справа. Терміни та визначення понять» документообіг — це рух службових документів д в
установі від дати їх створення чи одержання до дати завершення виконання або відправлення.
Виділяють кілька етапів опрацювання документів у навчальному закладі:
• приймання та первинне оброблення документів, що надходять;
попередній розгляд і розподіл документів;
реєстрація документів;
контроль за виконанням документів;
інформаційно-довідкова робота за документами;
виконання документів;
відправлення документів.
Приймання та первинне оброблення документів
Приймання документів
Надходження документів до навчального закладу здійснюється за допомогою поштового або
факсимільного зв'язку, електронною поштою. Всі документи, що надходять до навчального
закладу приймаються секретарем або особою, яка відповідає за діловодство в навчальному
закладі.
Рекомендовану та спеціальну кореспонденцію приймають під підпис у розносній книзі, журналі чи
квитанції з відміткою про дату одержання.
У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.
Документи, отримані працівниками навчального закладу під час відряджень в інших
установах чи від відвідувачів, слід також передавати особі, яка відповідає за діловодство у
навчальному закладі (секретареві).
Документи, надіслані електронною поштою або факсом, опрацьовуються так само, як і
паперові.
Текст телефонограми, що надійшла, записується в спеціальному журналі й оперативно
передається керівнику навчального закладу.
Перевірка правильності кореспонденції її цілісності
До розкриття конвертів (пакетів) особа, яка відповідає за діловодство у навчальному закладі,
має перевірити правильність та доставки кореспонденції та цілісність упакування. V разі пошкодження конверта (пакета) необхідно зробити відмітку в поштовому реєстрі. Кореспонденцію
надіслану не за адресою або не за призначенням повертають відправнику.
Особа, яка відповідає за діловодство в навчальному закладі, розкриває всі конверти, за
винятком тих, що мають відмітку «Особисто», перевіряє вкладення (наявність усіх аркушів,
додатків до основного документа). Неправильно оформлені документи (не підписані, не
засвідчені печаткою, пошкоджені) повертаються відправнику.
Інколи виникає ситуація, коли в конверті (пакеті), що надходить до навчального закладу,
відсутні зазначені (наприклад, у супровідному листі) вкладення. У такому випадку особою,
відповідальною за діловодство, складається акт у двох примірниках, один відправляється
адресанту, другий залишається в навчальному закладі. При цьому можна користуватися
унормованою формою акта про відсутність вкладень у конверті (пакеті), що міститься в Інструкції
про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних
носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженій
постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893. Зразок форми акта про
відсутність вкладень у конверті (пакеті) наведено у додатку 1.
Конверти зберігаються і додаються до документів тільки тоді, коли лише за ними можна
встановити адресу чи прізвище відправника, час відправлення та одержання документа або
коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів
номерам на конверті.
При надходженні до навчального закладу документів на нетрадиційних носіях (диски, дискети)
обробляється лише супровідна документація, носії в упаковці передаються за призначенням.
42
У документах, надісланих факсом, перевіряють загальну кількість аркушів, їх відповідність
зазначеній на першому аркуші кількості, переглядають текст, чи добре він читається. Якщо
факс був виведений на світлочутливий папір, текст якого швидко вицвітає, то з необхідних
документів знімають ксерокопію.
Відмітка про надходження документа
Факт і час надходження документа до навчального закладу необхідно зафіксувати за
допомогою спеціальної відмітки (штампа) про надходження документа. На листах, що не
розкриваються, відбиток штампа проставляють на конвертах.
Відмітку про надходження документа до навчального закладу (реквізит 31) ставлять від
руки або за допомогою штампа у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша
документа. Елементами цього реквізиту будуть: скорочена назва навчального закладу (або
абревіатура), реєстраційний індекс, дата (за потреби — година і хвилини) надходження
документа.
СЗШ № 263 Вх. № 139 11.06.2008
Якщо документ надійшов у неробочий час, датою його реєстрації є наступний робочий день.
Сортування документів
Остання процедура з первинного оброблення документів — їх сортування на ті, що реєструються,
й ті, що не реєструються. У навчальному закладі обов'язково має бути перелік документів, що не
підлягають реєстрації. Це може бути самостійний локальний документ, що затверджується
керівником закладу.
Зазвичай до переліку документів, що не підлягають реєстрації, включають повідомлення,
запрошення, рекламні листи, прайс-листи, каталоги, вітальні листи, повідомлення про зустрічі і
переговори, друковані видання (журнали, брошури), листи з відміткою «Особисто», програми
конференцій, нарад тощо.
Попередній розгляд і розподіл документів
Усі документи, що надійшли до навчального закладу, підлягають обов'язковому попередньому
розгляду, який має здійснюватись у день одержання документів або в перший робочий день у разі
надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми
розглядаються негайно.
Увага! Попередній розгляд і розподіл документів, що надходять до навчального закладу, здійснює
особа, яка відповідає за діловодство у навчальному закладі (секретар).
Секретар (особа, відповідальна за діловодство) має передавати документи адміністрації у день їх
надходження до навчального
закладу. Якщо документ призначений для виконання
кільком особам, то з нього знімаються копії або встановлюється черговість виконання.
У процесі попереднього розгляду документів також з'ясовують, чи немає помилок в оформленні
документа, що виключають можливість його виконання (відсутність підпису, печатки, грифа
затвердження). У цьому випадку документ повертається відправнику із зазначенням причин, з яких
він не може бути прийнятий до виконання.
У навчальному закладу, як правило, документ після розгляду керівником потрапляє до
безпосереднього виконавця, а справи формуються централізовано особою, відповідальною за
діловодство.
Реєстрація документів
Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження
факту його створення або одержання. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх
обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням & наявної в документах інформації.
Відповідно до Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах 1111 ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 р. №
240, ділові папери, що надходять до загальноосвітнього навчального закладу чи відправляються з
нього, реєструються у журналах вхідного і вихідного листування. Допущені виправлення у поточній
діловій документації скріплюються підписом особи, відповідальної за діловодство у навчальному
закладі та печаткою закладу.
Увага!
У вихідному листуванні (вихідній документації) виправлення не допускаються.
Реєстрації підлягають розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові
тощо документи. Ці документи можуть бути як традиційними машинописними (рукописними), так і
створеними за допомогою ПК.
43
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в
навчальному закладі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня,
якщо документ надійшов у неробочий час; створені у навчальному закладі — у день їх підписання
або затвердження, вихідні — у день відправлення. Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів
створюються окремі реєстраційні форми.
Реєстрація груп документів
Документи реєструються в межах певних груп залежно від назви виду документа, автора і змісту.
Окремо реєструються:
• закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету
Міністрів України;
• накази з основної діяльності;
• накази з особового складу (про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво
працівників, про матеріальну допомогу);
• накази про надання відпусток;
• накази про відрядження;
• накази про накладення стягнень;
• накази з адміністративно-господарських питань;
• рішення колегії;
• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
• бухгалтерські документи;
• заявки на матеріально-технічне постачання;
• службове листування;
• звернення громадян тощо.
Увага! Реєстрація документів у навчальному закладі здійснюється централізовано особою, яка
відповідає за діловодство в закладі,
Індексація документів
Індекси вхідних та вихідних документів зазвичай розрізняються послідовністю розташування
складових частин. Наприклад, в індексі вхідного документа першою складовою індексу буде
порядковий номер, потім номер справи за номенклатурою, для вихідних документів можна
використовувати зворотний порядок,
Індексація розпорядчих документів, договорів, протоколів здійснюється окремо з кожного виду
документа,
У деяких випадках можуть застосовуватися літерні індекси.
Під час реєстрації звернень громадян порядковий номер доповнюється першою літерою прізвища.
Наприклад, Д-23, С-12.
У наказах з особового складу до порядкового номера можуть додаватися літери К (кадри) або ОС
(особовий склад).
На документах, авторами яких є кілька установ, індекси авторів проставляються через похилу
риску в порядку зазначення авторів (зліва направо). Наприклад, реєстраційний індекс спільного
наказу трьох установ буде таким: 356/501/231.
Журнали реєстрації документів
Журнал реєстрації документів має вигляд книги з розграфленими сторінками, у кожній графі
якої фіксується певна інформація про документ.
Усі журнали реєстрації ведуться до повного їх заповнення. На обкладинці кожного журналу
реєстрації слід написати назву навчального закладу, заголовок (наприклад, книга реєстрації
наказів з основної діяльності), проставити дату заведення журналу, а після його повного закінчення
— дату закінчення.
Номери, які присвоєні документам, починаються з цифри на початку кожного нового календарного
року.
В останній день року, що закінчується, або у перші дні нового секретареві слід зробити підсумкові
записи у журналах реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів: у кожному журналі після
останнього реєстраційного запису проводять суцільну лінію, під якою фіксують відомості про
кількість зареєстрованих у журналі документів за рік, зазначають дату, проставляють підпис.
Записи кожного року відокремлюють горизонтальною лінією та написом номера наступного року
через усі строки.
Для навчального закладу такий журнал може забезпечити виконання основних завдань
44
реєстрації: облік, контроль і пошук документів. Адже усі записи згруповано в одній обліковій
формі. Зразки журналів реєстрації наведено у додатку 2.
Діловодні відмітки на документах
Відмітки про проходження
Під час проходження документа в навчальному закладі, окрім
та виконання документів
відмітки про його надходження, за необхідності робляться такі
позначки:
• про взяття документа на контроль — на лівому полі першого аркуша документа (на рівні
заголовка до тексту) пишеться слово Контроль або ставиться літера К;
• про виконання документа і направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого
аркуша документа (відмітка складається з таких елементів: слова «До справи» і номер справи, в
якій документ буде зберігатися; коротка довідка про виконання; назва посади, підпис, ініціал(и) та
прізвище виконавця; дата направлення документа до справи), наприклад:
До справи № 02-24 Питання вирішено
позитивно у Секретар ^ваненко В. Р. Іван
13.06.2008
телефонній розмові енко
12 червня 2008р.
Увага!
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи свідчить про
те, що роботу над документом закінчено,
Відмітка про безпосереднього виконавця
Документ, що створюється в навчальному закладі, також повинен мати відмітку про
безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону,
які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього
і аркуша документа. При
оформленні документа на персональному комп'ютері цю відмітку рекомендовано друкувати
шрифтом меншого за основний текст розміру (8-11 пунктів), наприклад:
Петренко 277 12 64
Виконання документів
Строки виконання у документів
Строки виконання внутрішніх документів обчислюються календарних днях з дати підписання
(затвердження) документа, а для вхідних — з дати надходження.
Типові строки виконання визначено постановою Кабінету Міністрів України «Про
затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах
виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Наприклад, листи-доручення та листи-запити органів
вищого рівня мають бути виконані до зазначеного в них строку; телеграми, в яких порушуються
питання, що потребують термінового вирішення, — до двох днів, решта — протягом десяти
днів
Увага! Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30
календарних днів, а документи з позначкою «терміново» — протягом семи робочих днів від дати
підписання документа.
Індивідуальні строки виконання документів встановлює адміністрація навчального закладу, що
відбивається в резолюції або вказується в самому документі.
Вхідні документи ставлять на контроль після того, як їх розглянув керівник і зазначив
індивідуальні строки виконання у резолюціях.
Відправлення документів
Оброблення надсилання вихідних доку ментів
Вихідні документи обробляються та надсилаються централізовано в день їх одержання від
виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Увага! Не допускається надсилання або передавання документів без їх реєстрації.
Під час приймання від виконавців вихідних документів особа, яка відповідає за діловодство у
навчальному заклады правильність оформлення документа, у тому числі правильність
розміщення всіх необхідних реквізитів;
• правильність зазначення адреси відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність віз на копії документа, що залишається у справах закладу;
45
• наявність на документі відмітки про додатки;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один
конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у
конверті. Документи, що адресуються постійним адресатам, рекомендується відправляти у
конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним
або друкарським способом.
Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в навчальних закладах, які є
авторами цих документів. До інших установ надсилаються їх завірені копії.
46
47
Розділ 6. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ТА
ФОРМУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ У СПРАВИ
Номенклатура справ
Діяльність навчального закладу, досконалість роботи його управлінського апарату,
оперативність і якість вирішення різних питань значною мірою залежать від організації роботи з
використання та зберігання документів, у тому числі, від їх систематизації та класифікації.
Спеціальним інформаційним довідником, що визначає порядок розподілення документів у справи,
є номенклатура справ — систематизований перелік назв справ, що створюються у діловодстві
закладу, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ є документом багатоцільового призначення, до основних завдань якого
належать:
• систематизування документів, тобто вона служить планом розподілу документів після їх виконання
по справах і таким чином визначає систему збереження документів в організації;
• визначення строків зберігання документів. Для кожної справи, включеної до номенклатури справ,
встановлюється строк зберігання відповідно до вимог законодавства. Формуючи документи в
справи згідно з номенклатурою, одночасно орієнтовно визначають строки зберігання документів.
Таким чином, за допомогою номенклатури справ відбувається перший етап експертизи цінності
документів.
Види номенклатур справ
Розрізняють три види номенклатур справ: типові, примірні та індивідуальні.
Зазвичай типові або примірні номенклатури справ розробляються організаціями вищого рівня
(міністерствами, державними комітетами, центральними установами країни) для мережі підвідомчих організацій.
Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для організацій, однорідних за
характером діяльності, з однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і е
нормативним актом.
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для організацій, однорідних
за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
На жаль, типової номенклатури справ для навчальних закладів поки що не розроблено. Хоча
Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах 1-111 ступенів
(наказ Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 р. № 240) та Інструкція про ділову
документацію в дошкільних закладах (наказ Міністерства освіти від ЗО січня 1998 р. № 32) містять
відповідно Перелік обов'язкової ділової та основної фінансово-господарської документації
загальноосвітнього навчального закладу та Перелік документації педагогічних працівників
дошкільного навчального закладу.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна організація повинна
мати індивідуальну номенклатуру справ. Індивідуальні номенклатури справ складають на основі
існуючих типових або примірних номенклатур з урахуванням специфіки діяльності організації.
Увага!
Індивідуальна номенклатура справ є обов'язковим документом навчального закладу, який
складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого
розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі
діловодства.
Запропоновану нами Примірну номенклатуру справ загальноосвітнього навчального закладу
(додаток 1) розроблено заступником директора Державного архіву Житомирської області
Савченко Н. М. спеціально для ЗНЗ, документи якого не передаються до державного архіву.
Примірну номенклатуру побудовано за напрямами діяльності ЗНЗ на основі вивчення складу та
змісту документів навчальних закладів. Примірна номенклатура справ є методичним посібником
для складання індивідуальної номенклатури справ загальноосвітнього навчального закладу.
Нормативні документи, що регламентують складання оформлення номенклатури справ
При розробленні Примірної номенклатури справ ЗНЗ для визначення строків зберігання справ
використано:
• Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого
48
самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання
документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України
від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за №
576/3016 (назва Переліку в редакції наказу Держкомархіву № 52 від 25 березня 2008 р., далі —
Перелік типових документів);
• Зміни до Переліку типових документів, затверджені наказом Державного комітету архівів України
від 23 жовтня 2001 р. № 82 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 6 листопада 2001 р. за №
938/6129;
• Доповнення до Переліку типових документів, затверджені наказом Державного комітету архівів
України від 26 листопада 2001 р. № 93 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 11 грудня
2001 р. за № 1023/6214;
• Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов,
учреждений, организаций й предприятий системьі просвещения, Москва, 1981;
• Перечень документов Министерства просвещения УССР, республиканских й местньїх учреждений й
организаций его системьі, подлежащих хранению в государственньїх архи-вах. Киев, 1977.
Складання номенклатури справ
Під час складання індивідуальної номенклатури справ школи необхідно мати на увазі, що:
1. З Примірної номенклатури справ до індивідуальної переносяться тільки ті заголовки справ,
документи яких фактично утворюються в діяльності школи. До індивідуальної номенклатури
необхідно також включати заголовки справ, які не передбачено Примірною номенклатурою, але
документи фактично утворюються в діяльності школи.
2. Під час складання індивідуальної номенклатури заголовки справ, наведені у Примірній
номенклатурі справ, уточнюють й конкретизують (указують авторів, види документів тощо).
3. Під час складання індивідуальної номенклатури справ, строки зберігання справ, передбачені
Примірною номенклатурою, переносять до індивідуальної без змін. Для документів, які не
передбачено Примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюють відповідно до
вищезазначених Переліків. Для документів, не передбачених Переліками, строки зберігання
встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) школи.
4. Оформлення індивідуальної номенклатури справ школи здійснюють відповідно до вимог
чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.
Форму індивідуальної номенклатури школи наведено у додатку 2.
Порядок заповнення граф номенклатури справ
Під час заповнення граф індивідуальної номенклатури справ
школи необхідно дотримуватися
такого порядку:
1. У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу за напрямом
роботи школи та порядкового номера справи в межах напряму роботи, наприклад: 02-03, де 02 —
індекс напряму роботи (навчально-виховна робота), а 03 — номер справи згідно з порядком
нумерації у межах напряму роботи.
2. У другій графі зазначається заголовок справи, який має відображати види документів, що
зберігаються у відповідній справі й розкривати їх зміст.
Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними,
Як правило, на початку заголовку вказують вид документів (протоколи, накази, списки тощо). У
заголовках справ планово-звітної документації необхідно зазначати період (місяць, квартал, рік), за
який створено документ, наприклад: «Річні плани роботи класних керівників».
3. Третю графу (кількість справ) заповнюють після закінчення діловодного року, коли відомо,
яка фактично кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають і у
підсумковому записі до номенклатури справ (додаток 3).
Підсумковий запис до номенклатури справ про кількість і категорії справ, фактично заведених
за рік, складається у кінці року особою, відповідальною за діловодство в навчальному закладі.
4. У четвертій графі номенклатури справ вказують строки зберігання та посилання на статті
чинних Переліків.
5. У п'ятій графі номенклатури справ проставляють відмітки про осіб, відповідальних за ведення
цієї справи, про перехідні справи тощо.
Зверніть увагу!
Зробимо декілька зауважень, що допоможуть при складанні індивідуальної номенклатури
школи. У наведеній Примірній номенклатурі використано спеціальні примітки або позначки.
49
Докладніше зміст цих приміток (позначок) розкривається у Переліку типових документів. Так,
наприклад, для справи 03-08 «Особові справи працівників школи» відповідно до статті 513 в)
Переліку типових документів встановлено строк зберігання 75 р. - «В». Це означає, що обчислення
строку зберігання особової справи працівника школи слід проводити з урахуванням віку людини на
момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством
повинна дорівнювати різниці 75 років - «В», де «В» — вік особи на момент завершення справи.
Літерою «Д» позначають статті Переліку типових документів, що містяться в Доповненнях до
Переліку типових документів — «Документи, що створюються в управлінській діяльності», введених в дію наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада 2001 р. № 93.
Строк зберігання «До ліквідації школи» означає, що документи підлягають експертизі цінності1 і
залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян та інтересів держави,
передаються до відповідної архівної установи, у зоні комплектування якої знаходиться школа.
1
Відповідно до Закону про НДФ і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи
цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004,
для організації роботи з проведення експертизи цінності документів установи незалежно від форми
власності мають створювати постійно діючі експертні комісії (ЕК). ЕК установи спільно з особами,
відповідальними за діловодство, визначає порядок відбору на зберігання та для знищення документів в
установі, проводить експертизу цінності документів і здійснює контроль за її проведенням.
Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності. У осінніх
номерах журналу ми докладно розповімо про проведення експертизи цінності шкільної документації,
наведемо зразки документів, що супроводжують створення та діяльність експертної комісії навчального
закладу.
Інші примітки, що застосовуються в Примірній номенклатурі, коментують і уточнюють строки
зберігання документів. Так, відмітка «Доки не мине потреба» означає, що документація має
тривале практичне значення, термін її зберігання має визначити експертна комісія (ЕК) школи.
Строк зберігання відповідної справи визначається безпосередньо навчальним закладом, але не
може бути менше одного року.
Примітка «За умови завершення ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових
справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення» конкретизує строки зберігання
бухгалтерської документації. Примітки «Після затвердження», «Після заміни новими» вказують,
що обчислення строку, вказаного в графі 4 Примірної номенклатури, здійснюється з указаного
моменту.
Складання заголовків номенклатури справ
Після виконання документи групують у справи. Відповідно до ДСТУ 2732 : 2004 справа — це
документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності організації
та зберігаються в окремій теці (палітурці). Справам надаються назви (заголовки), що в стислій
узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка
справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
У заголовок справи виносять:
• назву виду справи (листування, журнал тощо);
• назву документів (накази, протоколи тощо);
• назву закладу, що є автором документів;
• назву установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких отримані документи;
• короткий зміст документів справи;
• назву регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;
• період, до якого належать документи справи;
• вказівки на наявність копій документів у справі.
Наприклад:
Журнал реєстрації вхідних документів загальноосвітнього навчального закладу 1-111 ступенів №
245 за 2007 рік.
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов'язані
послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін «справа»:
Особова справа директора загальноосвітнього навчального закладу
1-111 ступенів № 264 Воронько В. М.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю
50
ведення діловодства, уживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні
види документів справи:
Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про врахування пропозицій за
результатами перевірок
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будьякого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта.
У заголовках справ з листуванням зазначається кореспондент, якого питання воно ведеться:
Листування з Інститутом української мови з приводу проведення факультативних занять
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не
перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва:
Листування з загальноосвітніми навчальними закладами України про спільну роботу в 2008 році
У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами особи (організації), з якими велося
листування, не зазначаються:
Листування про організацію та проведення науково-практичної конференції навчальних закладів
області
Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то в
заголовку справи їх індивідуальні назви не вказуються:
Листування з обласними управліннями освіти і науки щодо участі у конференції
Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці, в заголовку справи
вказується назва населеного пункту:
Листування з Державним архівом Волинської області (м. Луцьк) про роботу з кадрами
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць,
квартал, рік), у якому створені документи:
План виховних заходів загальноосвітнього навчального закладу на 2007/2008 н. р.
або
Звіт про використання бюджетних коштів за листопад 2007 року
ЗАТВЕРДЖЕНО наказ Держархіву
Житомирської області 19.08.2006 № 14
СХВАЛЕНО
протокол ЕПК Держархіву Житомирської
області 31.07.2006 №8
Примірна номенклатура справ загальноосвітнього навчального закладу, документи якого не передаються до
Держархіву
Індекс Заголовок справи (тому, частини)
справи
1
01-01
01-02
01-03
Кількість
справ
(томів,
частин.)
Строк
зберігання Примітка
справи
(тому,
частини) і номери
статей за Переліком*
2
3
4
5
01. РОЗПОРЯДЧО-ОРГАНІЗАЦІИНА РОБОТА, КОНТРОЛЬ
Накази, рішення, вказівки Міністерства
Доки не мине потреба
освіти і науки України, управління освіти
ст. 16 а)
і
науки
облдержадміністрації,
рай(міськ)відділу, управління освіти
Інструкції,
методичні
вказівки
та
До заміни новими ст.
рекомендації Міністерства освіти і науки
186)
України
,
обласного
інституту
післядипломної педагогічної освіти ,
управління
освіти
і
науки
облдержадміністрації, рай(міськ)відділу,
управління освіти
Розпорядження
голови
райдержадміністрації, рішення засідань
органів місцевого самоврядування
Доки не мине потреба
ст. 5 б), 6 б)
51
01-04
Документи (заяви, подання, протоколи,
рішення,
звіти,
обгрунтування,
положення) державної атестації школи
До ліквідації школи ст.
14Д
01-05
Свідоцтво
школи
До ліквідації
ст.14Д
01-06
Накази директора школи з основної
діяльності (оригінали)
про
державну
атестацію
школи
До ліквідації школи ст.
16 а)
перелік типових документів що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого
самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання
документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів
України від 20 липня 1998 р. І № 41 (у редакції, затвердженій наказом Державного комітету
архівів України від 25 березня 2008 р. № 52 і (зареєстрований в Міністерстві юстиції України
15 квітня 2008 р. за № 306/14997)).
Продовження додатка 1
1
01-07
2
Статут школи
Документи (доповідні записки,
інформації тощо) з основних
питань діяльності школи, які
направлено до органів вищого
01-09
Протоколи загальних зборів
рівня
трудового колективу школи
01-08
01-10
01-11
01-12
01-13
01-14
01-15
Звернення
(пропозиції,
скарги) громадян: а) що містять
пропозиції про суттєві зміни в
роботі школи або про усунення
значних
недоліків б) особистого
Приймально-здавальні
та
другорядного
характеру(за
акти з усіма додатками
виключенням
інвентаризаційних
документів), складені в разі
зміни: а)директора школи
б)відповідальних
Документи
(акти
довідки
працівників
доповідні школи
записки
тощо)
Контрольне
візитаційна
перевірок
роботи школи
книга
Книга
обліку
наслідків
внутрішньошкільного контролю
Правила
внутрішнього
розпорядку школи
Оперативні плани роботи
керівництва школи
01-17
Журнал
реєстрації
пропозицій, заяв, скарг
01-18
Журнал реєстрації прийому
відвідувачів керівництвом школи
01-19
Журнали реєстрації вхідних
та вихідних документів
01-16
3
4
До ліквідації школи
ст. 32 а)
До ліквідації школи
ст. 9
5
До ліквідації школи
ст. 14 а)
10р. ст. 28
а)
5р.1 ст. 28 б)
до
ліквідації
школи ст. 55 а) зр.1
ст. 55 б)
1
У разі неодноразового звернення
—
5
р.
після
останнього розгляду
1
Після
зміни
відповідальних
працівників
10р. ст.24
10р. ЕК
Зр. ЕК
1р.1 ст, 1129
1
Після
новими
заміни
1р. ст. 155
5р. ст. 95
Зр. ст.96
Зр. ст. 1006)
52
Журнал
реєстрації
телефонограм
01-21
Номенклатура справ школи
1р. ст.109
01-20
01-22
Акти, довідки про підсумки
перевірок архівним відділом
райдержадміністрації
(міської
ради) стану діловодства, умов
зберігання і стану збереженості
документів школи
1
01-23
2
Протоколи засідань експертної
комісії школи
01-24
Паспорт архіву школи
01-25
01-26
01-27
01-28
01-29
02-01
02-02
02-03
02-04
02-05
02-06
02-07
02-08
02-9
02-10
02-11
02-12
Доки
не
потреба ст. 89 а)
Справа
фонду
(історична
довідка до фонду, акти перевірки
наявності й стану документів,
акти про виділення документів до
знищення,
про
нестачу
й
Описи
справ пошкодження
тривалого
непоправні
зберігання
документів)
Описи справ з особового
складу
Описи
справ
тимчасового
зберігання
Журнал
обліку
видачі
документів з архіву школи
мине
5р.
СТ.110
3
4
3 р. ст. 15 а)
5
До заміни новим
ст.37Д
До ліквідації школи
ст.107
Зр.1 ст. 109 а)
Зр.і ст. 1096)
30і
ст.1096)
7Р.1 ст.120
1
Після знищення
справ
1
Після знищення
справ
1
Після знищення
справ
1
Після
закінчення журналу
та
повернення
документів
до
архіву
02. НАВЧАЛЬНО-ВИХОВНА РОБОТА
Навчальні плани та навчальні
До заміни новими
програми
ст. 584
Річний план роботи школи
5р.
ст.153
Протоколи
засідань
10р.
педагогічної ради школи та
ст.587
Протоколи
ради
Доки
не
мине
документи
до нихзасідань
школи
потреба ст. 15 а)
Протоколи
засідань
методичних
об'єднань
та
Протоколи
засідань
документи
до них
загальношкільного батьківського
Протоколи
засідань
комітету
та документи до них
піклувальної ради
Протоколи
засідань
учнівського комітету
Книга обліку бланків та видачі
свідоцтв про базову загальну
Книга освіту
обліку бланків та видачі
середню
атестатів про повну загальну
Книга освітуобліку
видачі
середню
похвальних листів та похвальних
Книга обліку та видачі золотих
грамот
і срібних медалей
10р. ст.587
5р. ст.324
5р.
ст. 324
5р. ст. 324
50р. ст. 323
50р. ст. 322
50р. ст. 320
50р. ст.319
53
02-13
Алфавітна книга запису учнів
02-14
Книга обліку руху учнів
50р. ст.329
і
Продовження додатка 1
1
02-
2
Класні журнали випускних класів
02-
Класні журнали
5р. ст. 623
02-
Журнал груп продовженого дня
5р. ст. 333
02-
Журнал факультативних занять
5р. ст. 332
34
35
36
37
0238
0239
0240
0241
0242
02-
Журнали планування та обліку
роботи гуртків
Журнал обліку пропущених та
заміщених уроків
Документи
(письмові
роботи,
протоколи)
державної
підсумкової
Документи
атестації
учнів (звіти про проведення
екзаменів, відомості оцінок тощо) з
питання випускних та перевідних
Протоколи засідань екзаменаційних
екзаменів
комісій
Екзаменаційні письмові роботи учнів
3
4
10р. ЕК
5
5р. ст.332
5р. ст. 337
5р.
5р. ст.327
75р. ст.608
1Р. ст. 603
43
02-
Річні контрольні роботи учнів
44
.
02-
Табелі успішності учнів
45
0246
0247
0248
0249
0250
0251
0252
0253
зр
Документи
(довідки,
звіти,
інформації, листування тощо) про стан
медичного обслуговування учнів
Документи
(довідки,
звіти,
інформації, листування тощо) про
організацію харчування учнів
Списки учнів, які звільнені від оплати
за харчування. Документи що є
підставою для звільнення від оплати за
Документи
(довідки,
звіти,
харчування
інформації, листування тощо) про
оздоровлення учнів, які потерпіли
Списки аварії
первинного
обліку дітей, які
внаслідок
на ЧАЕС
підлягають навчанню
Особові справи та медичні картки
учнів
Доповідні
записки,
заяви
та
пояснення учнів про причини пропуску
Списки
занять
тощоучнів, які вносять плату за
користування підручниками
1
ст.
605
До закінчення
навчального року
ЕК
5р. ст.712
1
Четвертні
контрольні
роботи — 1
рік
зр.
ст.797
Зр. ст. 334
Зр.
ст. 741
10р. ст. 529 є)
зр.1
ст.330
1р. ст. 625
1Р.1 ЕК
1
Після
закінчення
школи
1
Після
заміни новими
54
0254
1Р.1 ЕК
Списки учнів, які звільнені від плати
за користування підручниками
1
Після
заміни новими
Продовження додатка 1
і
02-
2
Плани роботи класних керівників
3
4
Зр. ст. 590
02-
Плани роботи вихователів
Зр. ст. 590
02-
План роботи педагога-організатора
Зр. ст. 590
02-
План роботи гуртків
Зр. ст.589
5
15
16
17
18
0219
Календарні плани роботи з учнями, які
потребують індивідуального навчання
02-
Плани роботи бібліотекарів
02-
Розклади уроків та позакласних занять
зр.
ст.590
Зр. ст. 590
20
21
0222
0223
0224
02-
Розклади,
графіки
екзаменів, консультацій
Плани,
графіки
позакласних заходів
проведення
1Р. ст. 620
проведення
1Р. ст. 620
Графіки роботи гуртків, факультативів
тощо
Річний звіт про роботу школи
25
02-
Статистичні звіти про роботу школи
26
1р. ст. 620
До
ліквідації
школи ст. 297 б)
До ліквідації
шоли ст.298 б)
02-
Документи (довідки, доповідні записки,
доповіді, реферати, тощо) по вивченню,
узагальненню
та
впровадженню
передового педагогічного досвіду
10р. ст.597
02-
Документи
(інформації,
звіти,
листування,
довідки)
з
питань
профорієнтації, трудового навчання
Зр. ст. 341,344,
345
02-
Документи (плани, програми, звіти,
листування
тощо)
про
проведення
олімпіад,
вікторин
по
навчальних
предметах, оглядів конкурсів художньої,
технічної творчості
1
Доки не мине
В
потреба1 ст.383 школі, яка
організовує
захід,— до
ліквідації
школи
27
28
29
1Р. ст. 620
55
02-
Документи (плани роботи, протоколи
засідань, звіти тощо) про роботу гуртків,
факультативів, спортивних секцій
Зр. ст.352
02-
Документи (плани, довідки, інформації,
листування)
про
роботу
шкільної
бібліотеки
Зр. ст.863, 867
02-
Листування з райдержадміністрацією,
міською
радою,
рай(міськ)відділом,
управлінням освіти з питань навчальновиховної роботи та підготовки школи до
нового навчального року
5р. ст.бД
02-
Документи (довідки, заяви, листування
тощо) про приймання та переведення
учнів до інших шкіл
Зр. ст.547, 580
30
31
32
33
Продовження додатка
1
04-05
2
Книга складського обліку матеріалів
5
1
За
умови
завершення
ревізії у разі
виникнення
суперечок,
спорів,
слідчих і судових справ
зберігаються
до
ухвалення
До ліквідації
остаточного
бібліотеки ст.869
рішення
Інвентарна
фонду школи
04-07
Відомості
матеріалів
04-08
Відомості
оперативного
обліку
малоцінних
та
швидкозношуваних
матеріалів,
що
знаходяться
в
експлуатації школи
Документи
(протоколи
засідань
інвентаризаційної комісії, інвентарні
описи, акти) про інвентаризацію майна
школи
1р. ст.1062 в)
Зр.1 ст.ЗЗО, 1115
Див
прим. до ст.
04-05
Акти
документальних
ревізій
фінансово-господарської
діяльності
школи
5р.1 ст.342
і
Див
прим. до ст.
04-05
04-10
на
бібліотечного
4
Зр.1 ст.1112
04-06
04-09
книга
3
видачу
витратних
Зр. ст.1062 а)
1
56
Договори
відповідальність
04-12
Акти готовності школи до нового
навчального року
Зр. ст.339
04-13
Листування
з
установами,
організаціями
з
адміністративногосподарських питань
Зр.
ст.1145,
1147, 1163
04-14
Правила,
інструкції,
методичні
вказівки та рекомендації з техніки
безпеки, пожежної безпеки, цивільної
оборони тощо
До
заміни
новими ст. 186)
04-15
Акти,
приписи
протипожежної охорони
Акти,
приписи
епідеміологічної служби
зр.
ст.1276
5р.
492
04-16
про
5р.1 ст. 348
04-11
матеріальну
з
питань
санітарно-
інструктажу
04-17
Журнал реєстрації
техніки безпеки
04-18
Журнал
реєстрації
нещасних
випадків з учнями та працівниками
школи
45р.1 ст.479
04-19
Документи
(акти,
протоколи
тощо)
нещасних випадків
45р. ст.478
висновки,
розслідувань
Після
звільнення
матеріально-відповідальної
особи
ст.488,
10р.1 ст.473
з
1
1
Після
закінчення
журналу
1
Після
закінчення
журналу
Закінчення додатка 1
1
0420
0501
2
Документи
(акти,
висновки,
протоколи,
листування
тощо)
з
організації роботи з цивільної оборони,
протипожежної охорони, охорони праці
3
4
5
з
р.
ст.12
70
05. ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ
Документи
(протоколи,
доповіді,
До ліквідації
постанови, резолюції загальних звітношколи ст. 1312
виборчих зборів)
а)
05-
Протоколи засідань профкому
10р. ст. 1320
05-
Протоколи засідань ревізійної комісії
10р. ст.1316
02
03
57
05-
Заяви
про
профспілки
05-
Документи
(заяви,
довідки,
листування
тощо)
про
надання
матеріальної допомоги,
придбання,
розподіл путівок у санаторно-курортні
заклади тощо
05-
Кошторис витрат, річний фінансовий
звіт профкому
10р. ст. 1333
05-
Доручення на одержання грошових
сум і товарно-матеріальних цінностей (у
тому числі анульовані доручення)
Зр. ст.319
05-
Корінці,
копії
касових
ордерів,
накладних, платіжних доручень, чекових
книжок
Зр.і ст.325
04
05
06
07
08
05-
прийом
у
члени
Колективний договір
09
0510
Бюлетені таємного голосування,
списки кандидатів, висунутих до нового
складу профкому
з
р.
ст.13
23
Зр. ст. 1337,
751
ив прим. до
ст. 04-05
До ліквідації
школи ст.406
Впродовж
строку
повноважень ст.
1314
Укладач заступник директора Державного архіву Житомирської області Н. М.
САВЧЕНКО
58
59
Формування документів у справи
Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування документів у справи повинно відбуватися у певній послідовності з дотриманням вимог
чинного законодавства:
• у справи підшиваються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в
установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів,
розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу
вищого рівня);
• документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, що містяться в особових та
перехідних справах. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в
навчальному закладі;
• документи, що підлягають внесенню до складу Національного архівного фонду (постійного
зберігання), та документи тимчасового (до 10 років), у тому числі тривалого (понад 10 років),
зберігання формуються у різні справи. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи
навчального закладу, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням
одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж діловодного року в одну справу. Після
закінчення діловодного року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі
справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом:
до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої — тимчасового зберігання;
• до справи підшиваються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що
становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а
потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.
Увага!
Документи, створені за допомогою комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.
Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені
номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання
до чинної номенклатури справ.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими
документами (наказами, постановами, рішеннями), підшиваються в справи разом із цими
документами.
Увага!
Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво
працівників загальноосвітнього навчального закладу, про надання відпусток, про накладення
стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо
групуються в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів навчального закладу (педагогічна рада, піклувальна
рада, рада навчального закладу тощо) групуються у дві справи:
• протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
• документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список
запрошених, макет розсадження, перелік осіб, які виступають, тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку та за
номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів,
а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.
Доручення органів вищого рівня та документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи
або за напрямами діяльності ЗНЗ, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких
документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи
систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в
хронологічній послідовності; документ-відповідь йде за документом-запитом.
60
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ 1 НАУКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
№ 240
23.06.2000
Про затвердження Інструкції з ведення
ділової документації
у загальноосвітніх навчальних
закладах 1-111 ступенів
З метою встановлення єдиних вимог до ведення ділової документації у загальноосвітніх
навчальних закладах 1-111 ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів і форм власності
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах
І-ІІІ ступенів (додається).
2. Міністерству освіти Автономної Республіки Крим, управлінням освіти обласних, Київської та
Севастопольської міських державних адміністрацій забезпечити впровадження даної Інструкції в
практику роботи загальноосвітніх навчальних закладів і неухильне дотримання її вимог.
3. Скасувати дію наказу Міністерства освіти України від 10.10.1994 р. № 286 «Про затвердження
Інструкції про ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах».
4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника Департаменту розвитку дошкільної,
загальної середньої та позашкільної освіти В. П. Романенка.
5. Дану Інструкцію опублікувати в «Інформаційному збірнику Міністерства освіти і науки України».
Міністр наказом
Міністерства освіти і науки України
В. Г. КРЕМЕНЬ
61
ЗАТВЕРДЖЕНО
від 23 червня 2000 р. № 240
ІНСТРУКЦІЯ
з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах 1-111 ступенів
1. Загальні положення
1.1. Інструкція розроблена відповідно до вимог Закону України «Про загальну середню освіту».
1.2. Інструкція встановлює правила документування діяльності загальноосвітніх навчальних
закладів І-ІІІ ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів та форм власності (далі —
загальноосвітні навчальні заклади) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх
створення або надходження, до відправлення чи передачі в архів.
1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на
всю ділову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).
1.4. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення ділових процесів, встановлених
цією Інструкцією, е обов'язковими для всіх керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх
навчальних закладів. Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з
вимогами Інструкції і виконувати її вимоги.
1.5. Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах ведеться призначеною для цього
відповідальною особою.
1.6. Уся ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах і не
повинна мати доступу сторонніх осіб.
1.7. Уся ділова документація ведеться державною мовою. У місцях компактного проживання
громадян, які належать до національних меншин, у внутрішньому веденні ділової документації може
використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку,
встановленому чинним законодавством.
1.8. Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на
перших сторінках цих документів.
1.9. Усі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах,
обов'язково поаркушне пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і
скріплюються печаткою.
1.10. Ділові папери, які надходять до загальноосвітнього навчального закладу, чи відправляються
з нього, реєструються у журналах вхідного і вихідного листування. У вихідному листуванні (вихідній
документації) виправлення не допускаються. Допущені виправлення у поточній діловій документації
застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою.
1.11. Керівники загальноосвітніх навчальних закладів зобов'язані всебічно сприяти раціоналізації,
механізації та автоматизації ділових процесів, вживати заходів до оснащення діловодства за
допомогою персональних комп'ютерів (ПК); здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням
Інструкцій з ведення ділової документації у загальноосвітньому навчальному закладі.
1.12. При зміні керівника загальноосвітнього навчального закладу вся ділова документація
передається відповідно до Інструкції, про що робиться запис в акті прийому-передачі навчального
закладу.
1.13. Після закінчення терміну зберігання тих чи інших документів, які не підлягають передачі
архівним установам, списується комісією, яку призначає керівник загальноосвітнього навчального
закладу. На списану документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація
знищується.
2. Документування діяльності загальноосвітнього навчального закладу
2.1. Документування діяльності навчального закладу полягає у фіксації за встановленими
правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
2.2. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту
управлінських дій, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або
постійно.
2.3. Вирішення питань щодо організації та проведення навчально-виховного процесу,
господарсько-фінансової роботи, а також питань, які стосуються всіх або окремих осіб, в т. ч. й учнів,
викладаються у наказах, розпорядженнях, дорученнях.
2.4. В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня,
повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати їх підписання та
62
номера реєстрації.
2.5. Обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях педагогічної ради, загальних
зборах колективу тощо, фіксуються у протоколах.
3. Складання та оформлення документів
3.1. Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм) та
А5 (146 х 210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
3.2. Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло і об'єктивно, без повторів та
вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Довільне скорочення найменувань
установ і окремих слів не допускається.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих
форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині
зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, а в другій частині — висновки,
пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад,
наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення.
3.3. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на
керівника навчального закладу.
3.4. Документи повинні мати встановлені реквізити і сталий порядок їх розміщення:
• найменування загальноосвітнього навчального закладу;
• ідентифікаційний код;
• назва виду документа, заголовок тексту;
• адресу і дату підписання документа;
• посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).
3.5. Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або
машинописним способами.
3.6. До кожного виду документа обов'язково складається заголовок (короткий зміст). Він має бути
максимально коротким і ємним, точно передавати зміст ти заголовок тексту слід за допомогою
віддієслівного іменника, відповідаючи на питання «про що?», наприклад, «Про вивчення...», «Про
розподіл педагогічного навантаження...» тощо.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
3.7. На документи, які створюються за допомогою ПК і табуляторів, поширюються всі основні
вимоги щодо оформлення всіх документів: застосування бланка, підписання, датування тощо.
Додатковою вимогою до оформлення документів е обов'язкова розшифровка всіх понять,
відображених цифрами, значками та іншим способом. Розшифровка вказується на зворотному боці
або додається до документа.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
3.8. Усі документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання.
3.9. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що в тексті, повинні оформлятися
цифровим способом. Елементи дати записуються трьома парами арабських цифр в один рядок у
послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року слід писати—12.01.2000.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0.
Наприклад, 5 січня 2000 року слід писати — 05.01.2000.
У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий
спосіб оформлення дат: ЗО січня 2000 року.
3.10. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент
підписання або затвердження. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
3.11. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на
спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата
проставляється нижче підпису, ліворуч.
3.12. До складу підпису входять: найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище
особи, яка підписала документ.
3.13. Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом «Затверджено» або
виданням відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження тощо). Обидва способи
затвердження мають однакову силу.
63
3.14. Елементами грифа затвердження е: слово «Затверджено», найменування посади,
особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф
затвердження розміщується у правому верхньому куті документа.
3.15. На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати
грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою.
3.16. Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер
найменування посади особи, яка підписала документ.
3.17. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про
наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка
у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
3.18. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
3.19. Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
3.20. Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування
посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
3.21. Накази складаються на підставі ретельного і всебічного вивчення порушених у них питань.
Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретними і реальними, відповідати
чинному законодавству, забезпечуватися необхідними матеріально-технічними засобами і
фінансуванням.
3.22. При оформленні наказів та інших розпорядчих документів необхідно керуватися такими
правилами:
• тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на бланках формату А4 через 1,5
міжрядкових інтервали;
• розпорядча частина наказів починається словом «наказую», яке відокремлюється від попереднього та
наступного текстів 2 міжрядковими інтервалами, друкують великими буквами без прогалин від межі
лівого поля (від нульового положення табулятора) незалежно від повноти попереднього рядка;
• пропозиції, що містяться в наказі, необхідно узгоджувати з раніше виданими документами з цього
питання, щоб уникнути повторів або суперечностей;
• визначати конкретних виконавців та реальні терміни виконання наказів та інших розпорядчих
документів.
3.23. Усі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі протоколи засідання педагогічної ради
нумеруються упродовж календарного року, а протоколи виборних органів — у межах їх повноважень.
3.24. Протокол — документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях
педагогічної ради, зборах, нарадах та органах шкільного самоврядування тощо.
3.25. У протоколі вказують такі реквізити: назва виду документа, дату проведення заходу,
заголовок до тексту, текст, підписи голови і секретаря засідання.
3.26. Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної. Вступна частина
складається з прізвищ та ініціалів голови і секретаря засідання, кількості присутніх і відсутніх на
засіданнях, порядку денного засідання з переліком питань, які підлягають розгляду, та зазначенням
доповідачів по кожному з них. Основний текст протоколу викладається по розділам: «Слухали»,
«Виступили», «Постановили». Підписи голови та секретаря засідання на протоколі є обов'язковими.
3.27. Акт — документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти і дії.
Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, прийомі навчального
закладу до роботи у новому навчальному році, прийомі обладнання, меблів, підручників тощо.
3.28. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва
документа, місце затвердження, заголовок до тексту, підпис осіб (не менше трьох), які складали акт.
У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.
3.29. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При наявності особливих
думок у складачів акта або присутніх їх треба викладати нижче або на окремому аркуші.
3.30. Доповідна записка оформляється на стандартному папері формату А4 з вказівкою таких
реквізитів: назва виду документа, адресат, дата, заголовок до тексту, текст, підпис. Дата чи період
часу, до якого відносяться відомості, викладені у доповідній записці, входять у заголовок.
3.31. Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм.
Телефонограми оформляються в одному екземплярі, їх підписує керівник. Реєструються
телефонограми в установленому порядку.
3.32. Службові листи служать для обміну інформацією. Основні різновидності листів:
• супровідний;
64
• гарантійний;
• інформаційний;
• лист-нагадування;
• лист-запрошення;
• лист-прохання;
• лист-вимога.
3.33. Службові листи оформляються на бланках для листів або папері формату А4 і А5 в
залежності від об'єму машинописного тексту.
Усі листи, що надсилаються з навчального закладу, обов'язково реєструються у журналі
вихідного листування.
3.34. Склад реквізитів службових документів (бланків, наказів, довідок): Державний Герб України
(порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального
(місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноосвітнього навчального закладу,
ідентифікаційний код, індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку
в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на дату та індекс вхідного документа.
4. Перелік обов'язкової ділової документації
4.1. Ліцензія на право проведення освітньої діяльності загальноосвітнім навчальним закладом
(стосується тільки приватних загальноосвітніх навчальних закладів).
4.2. Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов'язаної з наданням професії.
4.3. Матеріали державної атестації загальноосвітнього навчального закладу.
4.4. Свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього навчального закладу.
4.5. Матеріали державної підсумкової атестації учнів (вихованців).
4.6. Статут загальноосвітнього навчального закладу.
4.7. Книга наказів з основної діяльності.
4.8. Книга наказів з кадрових питань.
4.9. Книга обліку руху учнів.
4.10. Алфавітна книга запису учнів.
4.11. Журнали обліку вхідного і вихідного листування.
4.12. Книга протоколів засідання педагогічної ради.
4.13. Книга обліку педагогічних працівників.
4.14. Книга обліку трудових книжок працівників.
4.15. Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту.
4.16. Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту.
4.17. Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот.
4.18. Книга обліку наслідків внутрішкільного контролю (ведуть директор та його заступники).
4.19. Книга протоколів загальних зборів (конференції) колективу загальноосвітнього навчального
закладу.
4.20. Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу.
4.21. Книга протоколів піклувальної ради, батьківського комітету та учнівського комітету (якщо такі
створені).
4.22. Класні журнали (1-4-ті класи, 5-9-ті класи, 10-12-ті класи).
4.23. Журнали груп продовженого дня.
4.24. Журнали обліку пропущених і заміщених уроків.
4.25. Журнали обліку роботи гуртка, факультативу, секції тощо.
4.26. Журнал обліку звернень та заяв громадян.
4.27. Контрольно-візитаційна книга.
4.28. Особові справи та медичні картки учнів.
4.29. Особові справи педагогічних працівників.
4.30. Табелі успішності учнів.
4.31. План роботи на поточний навчальний рік.
4.32. Перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення
та навчально-виховного процесу загальноосвітнього навчального закладу.
4_33_ Навчальні плани та навчальні програми.
4.34. Атестаційні матеріали педагогічних працівників.
4.35. Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню.
4.36. Учнівські квитки для учнів 1-4-х, 5-9-х та 10-12-х класів.
65
4.37. Статистична звітність (форми № ЗНЗ-1, № ЗНЗ-3, № 83-РВК та інші) ведеться відповідно до
вимог та рекомендацій органів державної статистики.
4.38. Нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки ведеться
відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, нормативно-правових актів Міністерства
праці та соціальної політики України, Міністерства освіти і науки України.
4.39. Конституція України, Закони України «Про освіту» та «Про загальну середню освіту».
4.40. Нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки України та місцевих органів
управління освітою з питань організації навчально-виховного процесу в загальноосвітніх навчальних
закладах.
4.41. Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального закладу.
4.42. Акти державного інспектування загальноосвітнього навчального закладу.
4.43. Трудові книжки працівників ведуться відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових
книжок на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту України
від 29 липня 1993 року № 58).
4.44. При необхідності Міністерство освіти і науки України, місцеві органи управління освітою
можуть встановлювати додаткову відомчу звітність, інформацію (одноразову або постійну).
4.45. Розклад уроків для учнів 1-4-х класів та 5-11(12)-х класів.
4.46. Графік роботи гуртків, секцій, об'єднань тощо.
4.47. Графік проведення позакласних заходів.
4.48. Типові правила внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-виховних
закладів України.
4.49. Наочність з Правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.
5. Основна фінансово-господарська документація
5.1. Технічний паспорт школи.
5.2. Інвентарні списки основних засобів.
5.3. Акт на відведення і закріплення земельної ділянки.
5.4. Книга складського обліку матеріалів.
5.5. Книга обліку бібліотечного фонду.
5.6. Відомості на видачу витратних матеріалів.
5.7. Відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозношувальних матеріалів, що
знаходяться в експлуатації.
5.8. Штатний розпис загальноосвітнього навчального закладу.
5.9. Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності.
5.10. Організація діяльності бухгалтерій та бухгалтерський облік здійснюється і ведеться
відповідно до нормативно-правових документів Мінфіну України та Міносвіти і науки України.
6. Терміни зберігання ділової документації
№
Назва документа
Термін
п/
зберігання
1 п
Книга обліку і видачі свідоцтва про базову середню освіту
75 років
2
Книга обліку й видачі атестатів про повну загальну середню освіту
75 років
3
4
5
6
7
8
9
Книга наказів з основної діяльності
Книга наказів з кадрових питань
Алфавітна книга запису учнів
Книга обліку педагогічних працівників
Книга обліку трудових книжок працівників
Книга протоколів засідання педагогічної ради
Книга обліку та видачі Похвальних листів і Похвальних грамот
50 років
50 років
50 років
50 років
50 років
25 років
25 років
10
11
12
13
14
Класні журнали випускних класів
Контрольно-візитаційна книга
Класні журнали
Журнали груп продовженого дня
Журнали обліку пропущених і замінених уроків
10 років
10 років
5 років
5 років
5 років
66
15
Особові справи учнів
16
17
18
19
20
Журнали обліку вхідного і вихідного листування
Атестаційні матеріали педагогічних працівників
Книга записів наслідків внутрішнього контролю
Акти перевірок (різні)
Матеріали державної підсумкової атестації
випускних класів (письмові роботи, протоколи)
учнів
5 років (після
закінчення
школи)
5
років
5 років
5 років
5 років
(вихованців) 3 роки
1 рік
відповідно
до
вимог держстату
23
Інвентарна книга бібліотечного фонду
до
ліквідації
закладу
Єдиним документом у плануванні роботи школи є річний план. Він складається за участю
педагогічного колективу, громадських організацій, відображає найголовніші питання діяльності
школи, в обов'язковому порядку обговорюється педагогічною радою. Річний план має виходити з
глибокого аналізу діяльності педагогічного й учнівського колективів і орієнтувати їх на досягнення
кінцевого результату в навчально-виховному процесі.
Розділи річного плану доцільно привести у відповідність до структури Закону України «Про
загальну середню освіту».
Організації виконання річного плану служить особисте тижневе планування роботи керівників
школи,
Календарне планування навчального матеріалу здійснюється вчителем безпосередньо у
навчальних програмах. На основі календарних планів учителі розробляють поурочні плани,
структура і форма яких визначається ними самостійно.
'
Поурочний план може бути складений у вигляді конспекту, тез, таблиці тощо.
Плани роботи класних керівників, вихователів, бібліотекарів, методичних об'єднань, гуртків,
спортивних секцій тощо складаються на період, визначений педагогічним колективом, у довільній
!
формі і узгоджується з заступником директора з навчально-виховної
роботи.
:
Планування роботи у загальноосвітньому навчальному закладі не виключає право керівників,
педагогічного колективу на творчість, різноваріантність у виборі форм і структури планів. Вони
повинні бути стислими, конкретними, лаконічними, передбачати заходи, які обов'язково мають бути
виконаними і які можна контролювати.
Навчально-виховний процес у загальноосвітньому навчальному закладі регламентується
розкладом уроків та позакласних занять на півріччя, які мають забезпечити рівномірне навантаження
учнів та раціональну організацію праці педагогічного колективу.
У 9-11(12)-х класах необхідно практикувати здвоєні уроки з предметів, у процесі викладання яких
проводяться лекції, семінарські заняття, заліки, лабораторні і практичні роботи.
Факультативні заняття, роботу гуртків, секцій, позакласні заходи тощо слід планувати у дні з
найменшою кількістю уроків з обов'язковою перервою після основних занять.
21
22
Контрольні роботи учнів
Статистична звітність
67
Автор
masha-sharifullina
Документ
Категория
Гуманитарная литература
Просмотров
23
Размер файла
1 255 Кб
Теги
191373
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа