close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

324.Архивная практика

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова
Кафедра музеологии и краеведения
Архивная практика
Методические указания
Рекомендовано
Научно-методическим советом университета
для студентов, обучающихся по специальности История
Ярославль 2008
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 930.2
ББК Ч 811я73
А 87
Рекомендовано
Редакционно-издательским советом университета
в качестве учебного издания. План 2008 года
Рецензент – кафедра музеологии и краеведения Ярославского государственного университета им. П.Г. Демидова
Составитель Н.В. Страхова
А 87
Архивная практика: метод. указания / Сост. Н.В. Страхова;
Яросл. гос. ун-т. – Ярославль: ЯрГУ, 2008. – 40 с.
Программа и методические указания по проведению архивной
практики составлены в соответствии с государственным образовательным стандартом и учебным планом подготовки специалистов-историков.
Методические указания предназначены для студентов, обучающихся по специальности 030401 История (дисциплина "Архивная практика"), очной и очно-заочной форм обучения.
УДК 930.2
ББК Ч 811я73
© Ярославский государственный
университет, 2008
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1. Общие положения о практике
Архивная практика студентов является важным звеном в системе профессиональной подготовки будущего специалистаисторика. Она направлена на закрепление и углубление знаний,
полученных студентами в процессе обучения, овладение системой профессиональных умений и навыков, развитие творческого
мышления; предусматривает неразрывную связь теоретической и
практической подготовки. Архивная практика является составной
частью учебного процесса, проводится с целью закрепления и углубления теоретических знаний и приобретения практических
навыков работы. В период прохождения архивной практики студенты должны закрепить и применить теоретические знания,
приобретенные при изучении курсов по истории России, источниковедению, археографии, палеографии, архивоведению и другим специальным историческим дисциплинам, а также получить
более конкретные представления о структуре, функциях, задачах
архивных учреждений, формах их работы.
Основными задачами архивной практики являются:
– усвоение знаний и приобретение навыков, которые наряду
со знаниями общеисторических и специальных курсов позволят
выпускникам начать самостоятельную работу в архивах;
– получение знаний об архивных документах (их классификации, научно-справочном аппарате и т.д.) и освоение методов
работы с ними, необходимых историку-исследователю.
– углубление представлений студентов о системе и принципах хранения документов, способах их систематизации, описания
и т.п.
– освоение теоретических и методических сведений, даваемых руководителями на занятиях и в ходе оценки работы практиканта;
– изучение нормативных документов и методических пособий (положений, правил, инструкций, методических разработок и
т. п.);
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– ознакомление с организацией работы в подразделениях, методикой и содержанием конкретных работ непосредственно на
месте;
– практическое выполнение конкретных заданий.
– фиксирование в конспектах и дневниках получаемых сведений и выполняемой работы;
– обобщение полученных знаний и практических навыков в
отчете.
Архивная практика – это обязательная составляющая часть
обучения на историческом факультете, утвержденная Министерством образования Российской Федерации (Закон РФ «Об образовании» от 10 июля 1992 г. № 3266-1, Федеральный закон
«О высшем и послевузовском профессиональном образовании»
от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ, Положение о порядке проведения
практики студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования, утвержденное приказом Министерства образования Российской Федерации от 25 марта 2003 г.
№ 1154). В рамках Ярославского государственного университета
этот вид учебной деятельности регулируется Положением от
25 ноября 2004 г. «О порядке проведения практики студентов».
2. Содержание практики
В период прохождения практики студенты полностью подчиняются внутреннему распорядку архива. Наравне с сотрудниками студенты принимают участие во всех проводимых в архиве
мероприятиях: в научно-методических и производственных совещаниях, конференциях и др.
Руководителем производственной практики может быть начальник структурного подразделения или другой квалифицированный сотрудник архива, имеющий достаточный стаж и опыт
научной и практической работы. Руководитель практики от архива осуществляет контроль над качеством выполняемой студентами работы.
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Методическое руководство и контроль в ходе работы студентов на практике осуществляется преподавателями университета.
Архивная практика представляет собой практическую работу с
архивными фондами, осуществляемую в рамках ГАЯО. Она
предполагает:
• изучение системы работы ГАЯО;
• овладение навыками фондовой работы;
• знакомство с принципами комплектования фондов;
• ознакомление с системой реставрации и консервации архивных документов.
В целом, студент-практикант должен показать знание теории
архивного дела.
3. Структура практики
Объемы практики определяются Государственным образовательным стандартом. Для студентов IV курса дневного отделения
архивная практика проводится в течение семестра, а для студентов V курса вечернего отделения – 4-х недель на базе Государственного архива Ярославской области, имеющего квалифицированный кадровый состав. Базой проведения архивной практики
студентов университета является Государственный архив Ярославской области (ГАЯО). Архив имеет развитую систему научно-справочного аппарата к документам, осуществляет их широкое использование. В ряде случаев иногородними студентами допускается прохождение практики в филиалах ГАЯО (в
г. Рыбинске, Ростове, Угличе). С ГАЯО ежегодно университет
заключает соответствующие договорные обязательства.
Сроки проведения практики определяются рабочими учебными планами (РУП), которые разрабатываются на основе учебных планов на полный срок обучения, с учетом теоретической
подготовленности студентов и возможностей баз практики.
Программа практики студентов включает в себя следующие
основные проблемные вопросы курса “Архивоведения”.
1. Составление и усовершенствование архивных справочников.
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Ознакомление с учетно-справочным аппаратом архива и
проверка наличия и состояния документов.
3. Комплектование и экспертиза ценности документов; организация работы ведомственных архивов.
4. Использование документов архива; составление информационных документов; публикация документов.
5. Научная организация труда, управление и планирование
работы государственного архива.
Для организации работы руководителем практики от архива
составляется календарный план с учетом бюджета времени. Этот
план согласовывается с руководителем практики от университета
и утверждается руководством архива. Целесообразно разработать
индивидуальный план-график работы каждого студента.
В зависимости от условий архив может изменять последовательность выполнения разделов программы и отдельных видов
работы по согласованию с представителем университета. При необходимости могут быть изменены сроки, отведенные на выполнение разделов программы практики.
Программой предусматривается выполнение работ различного характера, в связи с чем студенты-практиканты могут работать
в разных структурных подразделениях архива, а также направляться в распоряжение архивного управления (отдела) или в ведомственный архив.
В ходе практики студентам необходимо вести записи в рабочем дневнике, фиксируя процессы и объем выполняемой работы,
анализируя методы и приемы работы, обобщая свои наблюдения.
В нем студенты должны отразить трудности, встретившиеся во
время работы, и пути их преодоления. По окончании практики
студенты составляют письменный отчет и сдают его руководителю практики от университета вместе с дневником, подписанным
руководителем практики от архива. Составление отчета студентами производится на основании записей в дневнике.
Окончательная проверка руководителем отчетов осуществляется в последние дни практики. Отчет состоит из введения, основной части, заключения и списка методических пособий и архивных справочников, использованных в процессе работы.
6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Составленный отчет представляется на кафедру. В нем должны быть зафиксированы количественные показатели выполненной работы и примеры.
Отчет должен содержать характеристику организации рабочего процесса, приемов и методов выполнения заданий. Практикант должен обобщить в отчете полученный опыт, высказать
критические замечания о состоянии той или иной работы в архиве, сделать выводы и конкретные предложения по рационализации приемов и методов работы.
Поскольку студенты IV курса дневного отделения приходят
на практику один раз в неделю (в пятницу), в дальнейшем мы будем объединять время прохождения практики неделями, с первой
по четвертую.
1 неделя.
• участие в работе установочных конференций на факультете;
• ознакомление практикантов с планами работы;
• распределение студентов в архиве по подразделениям;
• ознакомительные лекции в архиве;
• экскурсия в ЦДНИ;
• оформление дневника архивной практики.
Теоретические занятия со студентами практикантами проводят квалифицированные сотрудники основных подразделений
архива. Тематика лекций предполагает изучение истории ГАЯО,
его структуры, основных направлений деятельности, форм и результатов работы.
Экскурсии по архиву организуются в начале прохождения
практики. При проведении экскурсии демонстрируются особо
ценные и уникальные документы. Экскурсии по архиву необходимы для общего ознакомления с архивохранилищем, расположением, составом и характером хранящихся дел.
На вводном занятии студентов знакомят с историей, организацией, структурой и функциями архива, составом и содержанием его
документов, дают характеристику научноинформационной деятельности и научно-справочного аппарата
архива, предлагают задачи и основные направления работы архива в современных условиях.
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Ознакомление студентов с правилами внутреннего распорядка и пожарной безопасности в архивах также проводится на
вводном занятии.
Экскурсии: в отделы архива, в методический кабинет, в читальный зал, в архивохранилища (ознакомление с режимом хранения документов, с порядком хранения и размещения документов в хранилищах).
2 – 4 недели.
• выполнение индивидуальных заданий руководителей практики;
• оформление отчетной документации практики;
• участие в работе итоговых конференций по архивной практике на факультете.
4. Отчетная документация
1. С начала архивной практики студент ведет дневник, в котором фиксирует все мероприятия, которые проходят в архиве. В
дневнике должна быть отражена работа за весь период практики.
Записи в дневнике ведутся с указанием дат и с отметками о выполнении работы. По итогам всех работ студенту выставляется
отметка.
2. Отчет о практике, где суммируется вся деятельность в
рамках практики, составляется в последний день и подписывается сотрудником архива.
5. Руководители практики и их обязанности
Руководитель практики университета:
• осуществляет общее руководство всеми видами практик в
рамках вуза.
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Руководитель архивной практики от факультета:
• оформляет индивидуальные и групповые договоры на проведение практики;
• контролирует выполнение условий договора;
• распределяет студентов по базам практики;
• контролирует работу групповых руководителей практики
от факультета, а также сотрудников архива, ответственных за
проведение практики;
• подготавливает и проводит установочную и итоговую конференции по практике на факультете;
• организует работу по методическому обеспечению практики на факультете.
Групповой руководитель архивной практики от
факультета:
• принимает участие в работе установочных и итоговых конференций на факультете и в архиве;
• распределяет студентов по базам практик;
• проводит индивидуальные и групповые консультации для
студентов, оказывает методическую помощь;
• контролирует выполнение студентами программы практики;
• выборочно посещает занятия в архиве;
• собирает и анализирует документацию, представленную
студентами (дневник и отчет практики);
• дает характеристику работы каждого студента, выставляет
оценку за практику;
• составляет отчет по итогам практики и представляет его
факультетскому руководителю.
Администрация ГАЯО (директор архива):
• обеспечивает нормальные условия прохождения архивной
практики, проводит работу с сотрудниками по вопросам предстоящей практики;
• принимает участие в работе установочной и итоговой конференций в архиве;
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• знакомит студентов с организацией работы в школе, ближайшими планами работы;
• контролирует деятельность сотрудников, обеспечивающих
прохождение практики.
6. Обязанности студента
В обязанности студента при прохождении практики входит:
• участие в работе установочных и итоговых конференций на
факультете и в архиве;
• прохождение практики в сроки, установленные рабочими
учебными планами (РУП);
• выполнение программы практики и индивидуальных заданий;
• соблюдение трудовой дисциплины, правил внутреннего
распорядка, действующих в архиве;
• выполнение требований руководителей практики от архива
и факультета;
• своевременное оформление отчетной документации.
7. Подведение итогов практики
По итогам практики каждый студент должен получить оценку его работы:
1. Сотрудник архива оценивает работу студента, главным образом, с точки зрения качества. При этом учитывается уровень
выполнения каждого задания, своевременность сдачи работ.
Кроме того, влияние на оценку может оказать нарушение дисциплины во время практики.
2. Оценка группового руководителя от факультета также базируется на двух составляющих. С одной стороны, учитывается
оценка сотрудников архива, с другой стороны, характеризуется
письменная работа студента – дневник практики и отчет.
10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Во всех случаях учитывается заинтересованность студента
при выполнении работы в рамках практики, его дисциплинированность и ответственность. Опоздания в архив, пропуски занятий (даже по уважительной причине) без предварительного оповещения руководителей практики являются недопустимыми нарушениями. Они не только могут существенным образом
сказаться на итоговой оценке, но и привести к отстранению от
прохождения практики. Такой же итог могут иметь и другие дисциплинарные нарушения (систематическое невыполнение своих
обязанностей и т.п.).
Общая оценка по архивной практике выставляется в зачетную ведомость групповым руководителем от факультета на основе 2-х оценок. Оценка по практике приравнивается к экзаменационным оценкам по теоретическому обучению и учитывается при
назначении всех видов стипендии.
Невыполнение программы практики, получение отрицательного отзыва и неудовлетворительной оценки приравнивается к
академической задолженности. В этом случае студенты могут
быть направлены на практику повторно (по решению Ученого
Совета факультета) в период студенческих каникул или отчислены из университета в порядке, предусмотренном Уставом ЯрГУ.
При невозможности прохождения студентом практики в установленные сроки по уважительной причине, подтвержденной
документально, и на основании личного заявления студента, подписанного руководителем практики и деканом факультета, приказом ректора устанавливаются индивидуальные сроки прохождения практики в пределах текущего учебного года.
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
8. Программа архивной
(производственной) практики
№
п/п
1
2
3
4
Раздел
Кол-во
часов
Вводное лекцион6
ное занятие
Классификация и
комплектование
60
фондов ГАЯО
Работа с архивными путеводителя- 40
ми
Работа с научносправочным аппа- 60
ратом
Знать
Структуру ГАЯО
и его филиалов,
состав
фондов,
принципы размещения документов, цели комплектования, процедуру передачи
документов
Классификацию
документов в пределах архива, понятие
«фонда»,
«архивной
коллекции», «объединенный архивный
фонд», сроки хранения документов,
источники пополнения
Типы путеводителей, путеводители
по ГАЯО, назначение и структуру
путеводителей
Специфику научно-справочного
аппарата архива,
функции и структуру
архивной
описи, вспомогательный аппарат к
описи, принципы
группировки сведений в каталогах,
порядок катологизации, виды каталогов,
типовые
архивные
ката-
12
Уметь
Составлять архивные справки, выписки, копии
Определять границы архивного
фонда, фондовую
принадлежность
документов,
давать классификацию в пределах
фонда
Использовать путеводители
для
получения информации о фондах
архива
Составлять заголовки дел, работать с описательными
статьями,
аннотациями
и
внутренними описями, указателями
к описям, составлять
архивные
карточки, делать
аннотации на документы
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5
Работа по учету
30
документов
6
Работа по обеспечению сохранно20
сти архивных документов
ложные карточки,
центральный фондовый каталог
Основные единицы учета, принципы учета и хранения, Состав учетных документов,
топографические
указатели
Признаки старения документов,
виды
повреждений документов,
правила противопожарной
безопасности
Работать с книгами
поступления
документов, списками
фондов,
реестром описей,
делами фондов
Обеспечивать режим хранения документов
ИТОГО по трудоемко216
сти:
Методические указания студентам
для выполнения работ в архиве
При прохождении практики студент знакомится с научной
организацией труда в архиве, управлением и планированием работы Государственного архива. Это предполагает ознакомление с
организацией управления государственными архивами (положение об архиве и отделах, должностные обязанности сотрудников
и предъявляемые к ним квалификационные требования, перспективные и текущие планы работы, отчетность, нормы выработки и
нормы времени).
В процессе прохождения практики студенты знакомятся с
условиями труда различных категорий сотрудников архива; организацией рабочих мест; оснащением их средствами оргтехники.
Ознакомление с системой научно-справочного
аппарата архива
В процессе практики студенты должны ознакомиться с системой научно-справочного аппарата, поисковыми информационными системами, работой архива по их усовершенствованию.
13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Составление и усовершенствование
архивных описей
Для работы практикантов подбираются фонды. При этом могут быть выделены как небольшие по объему фонды, отдельно
для каждого студента, так и крупные фонды для работы бригадой. Работе должно предшествовать изучение источников и литературы по фонду и методических разработок архива по данному
виду работы. Студенты должны ознакомиться с делом фонда,
имеющимся научно-справочным аппаратом к фонду и документами фонда.
Выбор фонда и работа над ним осуществляется с учетом значения дифференцированного подхода при составлении и усовершенствовании описей.
Целесообразно уделить внимание составлению схем классификации документов фондов и уточнению имеющихся схем, редактированию и исправлению старых заголовков и аннотаций и
составлению справочного аппарата к описям (историкоархеографического предисловия, указателей, списка сокращенных слов, оглавления, переводных таблиц, шифров, библиографии и т.п.).
Желательно, чтобы составленные или усовершенствованные
студентами описи были рассмотрены на заседании ЭПК или методической комиссии архива.
Составление и усовершенствование
каталогов документов
Ознакомление с имеющейся в архиве системой каталогов и
планом работы по каталогизации документов архива. Определение места каталогов в системе НСА (научно-справочного аппарата) архива. Их роль и взаимодействие с другими справочниками.
Изучение классификационных схем каталогов (систематического, именного, предметного, тематического и др.), для пополнения которых будет проводиться работа.
14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Изучение описей фондов, предназначенных
для каталогизации
Просмотр дел и выявление документов для каталогизации.
Описание документов на каталожных карточках. Редактирование
карточек, уточнение рубрик и подрубрик. Индексирование карточек в соответствии со схемой единой классификации (СЕК) документной информации, систематизация каталожных карточек и
введение их в каталог.
Составление других видов информационных
справочников
Составление обзора фонда или тематического обзора. Участие в подготовке путеводителя или краткого справочника по архиву, если эта работа ведется в данный период в архиве.
Выполняя задания по переработке архивного фонда необходимо вспомнить такие понятия, как «архивный фонд», «объединенный архивный фонд», «архивная коллекция»; повторить прямые и косвенные признаки определения фондовой принадлежности документов. Выяснить, что включается в понятие «описание
дел», каковы элементы заголовка дела и схема их расположения.
Работая с описями, повторить элементы описательной статьи
описи и вспомогательного справочного аппарата к ней. Выясните, как правильно оформить итоговую опись и заверительную
надпись к ней. Обратите внимание на написание предисловия к
описи. Проверка наличия и состояния дел предполагает не только
установление фактического наличия дел, но и выявление дел,
подлежащих реставрации, переплету, дезинфекции. Повторите
понятия уникальных и особо ценных документов, страхового
фонда.
При ознакомлении с учетно-справочным аппаратом архива,
обеспечением сохранности документов, проверке наличия и сохранности документов студенты должны ознакомиться с системой централизованного учета документов в архиве и учетом в архивохранилищах. Особое внимание следует уделить таким вопросам, как централизация, динамичность и взаимосвязь, и
преемственность учета документов. Студенты должны получить
возможность самостоятельно заполнить основные учетные фор15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
мы, особенно карточку фонда, и решить поставленную перед ними задачу по учету отдельных фондов, объединенных фондов,
коллекций, дел, а также составить внутренние описи к наиболее
ценным делам и документам.
Студентов необходимо ознакомить с работой архива по созданию страхового фонда.
Проверка состояния и наличия документов предполагает ознакомление студентов с планом архива по этому виду работы и
изучение соответствующих форм документов (лист проверки, акт
проверки и состояния документов). Целесообразно участие студентов в проверке наличия документов в одном из архивохранилищ с обязательным составлением акта проверки и других итоговых документов.
При ознакомлении с комплектованием и экспертизой ценности документов проводятся следующие виды работ:
1. Ознакомление студентов со списками учреждений –
источников комплектования архива, принципами включения организаций в эти списки.
2. Ознакомление с планом комплектования архива и графиком работы по отбору и подготовке документов к передаче в государственный архив. Участие в заседаниях ЭПК госархива и ознакомление с ведением протокола заседания экспертной проверочной комиссии.
3. Ознакомление с системой хранения, учетом документов и
научно-справочным аппаратом ведомственных архивов. Изучение инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, состояния документальной части делопроизводства учреждения или его
структурного подразделения. Составление отзыва о качестве номенклатур дел конкретных учреждений.
4. Составление перечня дел, подлежащих передаче на государственное хранение. Участие в заседаниях ЭК учреждения и
государственного архива по утверждению перечня. Работа по отбору материалов на государственное хранение. Рассмотрение
описей, подготовка заключений эксперта (полнота содержания
фонда, качества описания) и утверждение их на ЭПК.
5. Ознакомление с работой архива по использованию документов предполагает вводную беседу. Вводная беседа: цели и ор16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ганизационные формы использования документов. Задачи, стоящие перед архивом по использованию документов. Ознакомление
с планом работы, системой учета и эффективностью использования документов.
6. Составление информационных документов и информация
учреждений и граждан о составе и содержании документов архива включает изучение литературы по теме выявления (запрос учреждения или плановая работа архива). Просмотр путеводителя
или других справочников; изучение описей фондов, полистный
просмотр дел и выявление документов. Описание дел и выявленных документов на карточках. Составление информационных документов (тематического перечня, справки-ориентировки, списка-справочника или другого документа). Подготовка докладов,
лекций, а также статей и информации для печати, радио и телевидения.
7. Ознакомление с работой архива по организации выставок,
документов сводится к участию в составлении экспозиционного
плана, отбора документов, оформление выставки (если в архиве
готовится выставка).
8. Работа в читальном зале архива предполагает ознакомление со всем комплексом работ читального зала архива, тематикой
занятий, ведением каталога тем исследований, с организацией
работы по обслуживанию посетителей читального зала, с личными делами читателей, с правилами и обязанностями заведующего
читальным залом. Работа в качестве сотрудника читального зала
по приему документов из хранилища, выдаче их читателям, проверке и возвращению дел в отделы. Зарядка и регулирование аппаратуры для чтения.
9. Прием заявлений и выдача биографических справок связаны с исполнение запросов, заявлений, оформление, выдача справок и их учет (в том числе беседа с посетителями при приеме запросов). Составление справочных карточек на документы.
10. В качестве работы может быть предложено участие в подготовке документальной публикации либо специально для практики выбранной темы. Публикация готовится в соответствии с
действующими правилами и с использованием методических пособий и другой литературы.
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
11. Ознакомление студентов с организацией работы в отделе,
с планами и отчетами, обзорами публикационной деятельности
архива (при их наличии). Ознакомление с основными направлениями и формами публикационной работы (в том числе с информационными технологиями). Ознакомление с документальными
изданиями источников и методическими материалами по подготовке публикаций (инструкциями, отзывами, рецензиями и др.).
12. Предварительная работа. Выбор и формулирование темы
публикаций. Составление библиографии по теме публикации,
изучение литературы и предыдущих изданий источников по теме,
составление рабочей инструкции. Рецензирование одной из публикаций, подготовленных архивом.
13. Установление источников выявления (фондов, периодической печати и др.) по путеводителям и другим справочникам;
изучение описей фондов для выявления материалов по теме, полистный просмотр дел, выявление документов и описание их на
карточках. Проведение отбора документов для публикации и для
использования при подготовке научно-справочного аппарата
(примечаний, перечня выявленных, но не публикуемых документов и др.). Уточнение темы публикации (в хронологическом, территориальном и др. аспектах). Археографическое оформление
документов, выбор и передача текста. Составление заголовков и
легенд на основе данных, зафиксированных на карточках выявления.
14. Подготовка научно-справочного аппарата. Составление
примечаний, исторической и археографической частей предисловия к публикации; составление именного, географического и др.
указателей; хроники (исторической или биографической); списка
сокращений; перечня выявленных, но не публикуемых материалов; списка источников и литературы. При написании предисловия используются опубликованные и неопубликованные источники, справочный аппарат архива и литература по теме. В зависимости от характера документов и плана работы архива
некоторые части научно-справочного аппарата могут не составляться или, напротив, введены.
15. Подготовка рукописи документальной публикации к изданию.
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложения
Приложение 1
Образец оформления титульного листа отчета студента
по архивной (производственной) практике
Федеральное агентство по образованию Российской Федерации
Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова
Кафедра музеологии и краеведения
Отчет
студента по архивной (производственной) практике
Фамилия
Имя
Отчество
Факультет
Курс
Группа
Специальность
Место прохождения практики
Время прохождения практики
Ярославль (год)
19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 2
Образец оформления титульного листа дневника студента
по архивной (производственной) практике
Федеральное агентство по образованию Российской Федерации
Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова
Кафедра музеологии и краеведения
Дневник
студента по архивной (производственной) практике
Фамилия
Имя
Отчество
Факультет
Курс
Группа
Специальность
Место прохождения практики
Время прохождения практики
Ярославль (год)
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 3
Из «Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук»
Общие положения
Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук (далее – Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г.
№ 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.
4169) и распространяются на государственные и муниципальные
архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии
наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы
РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее – архивы), которые в
соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов (далее –
государственные органы), органов местного самоуправления и
организаций.
Документы Архивного фонда Российской Федерации –
архивные документы, прошедшие экспертизу ценности докумен21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
тов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.
Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к
другим архивным документам.
Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с
учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.
Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации,
регулируется другими нормативными правовыми актами.
Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в
настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
Организация хранения документов
архивного фонда Россииской Федерации
и других архивных документов в архиве
В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически
и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам,
отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.
Разновидностями архивного фонда являются:
– архивный фонд государственного органа, органа местного
самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в
процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
– объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
и др. архивных документов, имеющих между собой исторически
и/или логически обусловленные связи;
– архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных состав Архивного фонда Российской Федерации.
К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных
документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов, образовавшихся в деятельности разных
источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному и нескольким признакам (тематическому,
номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и
другим) (далее – архивная коллекция).
По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.
Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида
носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.
В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для
общества и государства и в отношении которых устанавливается
особый режим учета, хранения, использования.
В составе особо ценных документов выделяются уникальные
документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них
информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при
утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
Архивные документы временного хранения, имеющиеся в
составе архивных фондов, в числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.
По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся в особых условиях доступа к ним.
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника
или владельца архивных документов, находящихся в частной
собственности.
К архивным документам ограниченного доступа относятся:
– архивные документы, содержащие сведения, составляющие
государственную тайну или иные охраняемые законодательством
Российской Федерации тайны;
– архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения,
создающие угрозу его безопасности;
– архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.
Доступ к указанным архивным документам до утраты ими
секретности или конфиденциальности, а также их использование
осуществляются в установленном порядке.
Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том
числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда
Российской Федерации, признанным в порядке, установленном
настоящими Правилами, находящимися в неудовлетворительном
физическом состоянии.
Фондирование архивных документов
Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических
границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования
дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах – при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления
ошибок фондирования.
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.
Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к
архивному фонду того фондообразователя, который их получил.
Архивные документы, являющиеся исходящими копиями
(отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.
Архивные документы внутреннего обращения относятся к
архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.
В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные
производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела,
переданные для окончания производством организацииправопреемнику, включаются в архивный фонд последней.
Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный
фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина – руководителя и
члена соответствующих общественных организаций архивные
документы этих общественных организаций.
Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:
– архивные документы представительств и филиалов;
– архивные документы совещательных органов, созданных
при организации;
– архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;
– архивные документы созданных при организации
первичныx общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– архивные документы ликвидационной комиссии организации.
Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют
самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивном фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.
Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:
– организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
– руководящего органа и подчиненных ему организаций,
действующих на определенной территории;
– организаций, объединенных объектом деятельности;
– последовательно сменявших друг друга организаций, если
функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;
– двух или более архивных фондов личного происхождения,
если граждане связаны между собой близкими родственными,
профессиональными, творческими, деловыми отношениями.
Архивная коллекция поступает в архив или формируется в
архиве из отдельных разрозненных архивных документов,
имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации
или гражданина, перефондированию не подлежит.
Архивные документы, сформированные в архивный фонд,
объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
В зависимости от времени образования и правового статуса
источника комплектования (фондообразователя) его архивные
документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный
фонд.
В связи с принятием Конституции Российской Федерации в
1993 г. новые архивные фонды составляют архивные документы:
– органов законодательной власти Российской Федерации и
субъектов Российской Федерации;
– органов исполнительной власти Российской Федерации и
республик в составе Российской Федерации;
– глав краев, областей, автономных округов Российской Федерации и их администраций;
– отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции изменились;
– органов судебной власти Российской Федерации;
– органов местного самоуправления;
– Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
– Счетной палаты Российской Федерации;
– Центрального Банка Российской Федерации;
– Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий органов государственной власти
субъектов Российской Федерации.
Допускается образование объединенных архивных фондов из
архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления.
Единые архивные фонды составляют архивные документы:
– отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга,
автономных округов РСФСР и соответствующих отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, Москвы и СанктПетербурга, автономных округов Российской Федерации, если их
задачи и функции остались без изменения;
– органов судебной власти и прокуратур республик, краев,
областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов и районов РСФСР и соответствующих органов судебной
власти и прокуратур в республиках, краях, областях, Москве и
Санкт-Петербурге, автономных округах Российской Федерации,
муниципальных районах и городских округах;
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– представительного и исполнительно-распорядительного органов муниципального поселения.
В связи с преобразованием муниципальных образований (их
объединением, разделением, также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного самоуправления.
Изменение границ муниципальных образований не является
основанием для создания новых архивных фондов из архивных
документов соответствующих органов местного самоуправления.
При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:
– изменения целевого назначения, профиля деятельности и
функций организации;
– преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т.п.).
Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением
формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника(ов) в государственную или муниципальную собственность.
Не является основанием для создания нового архивного фонда:
– расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;
– выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;
– изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;
– смена учредителя(ей) организации, без изменения формы
собственности имущества этой организации.
Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрез28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.
Хронологическими границами архивного фонда являются:
– архивного фонда государственного органа, органа местного
самоуправления, организации – устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации)
и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за
дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего
из них;
– объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по
времени деятельности организаций, документы которых вошли в
состав объединенного архивного фонда;
– архивного фонда личного происхождения – даты рождения
и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
– архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.
Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:
– в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации – в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включенной в состав фонда более ранних
архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;
– в фонде личного происхождения – за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина проведением памятноюбилейных мероприятий и др.
29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Организация архивных документов
в пределах фонда
В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.
Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.
Схема систематизации архивных документов в архивном
фонде является основанием для внутренней организации единиц
хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел,
документов.
Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится
с учетом одного или нескольких следующих признаков:
– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц
хранения к структурным подразделениям);
– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
– функционального, отраслевого, тематического, предметновопросного (с учетом функций организаций, тем или вопросов,
которых касается содержание единиц хранения);
– номинального (по делопроизводственной форме – видам и
разновидностям документов);
– корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
– географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и географическими объектами,
с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
– авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц,
которые являются авторами документов).
При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и
электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.
Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
для всех или отдельных групп архивных документов архивного
фонда.
Документы по личному составу, а также научно-технические
документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов
выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.
Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина – по разделам схемы систематизации. В архивном
фонде семьи на первое место выносятся архивные документы
наиболее известного гражданина, затем – архивные документы
членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода
архивные документы располагаются в порядке генеалогической
последовательности, причем архивные документы, относящиеся
ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественнохозяйственные документы), помещаются в начале.
Единицы хранения, включенные в объединенный архивный
фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по
хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных
фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.
В пределах архивной коллекции архивные документы одного
вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с
расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке
названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам,
расположенным в порядке их значимости или хронологии.
В соответствии со схемой систематизации единицы хранения
группируются в следующем порядке:
– единицы хранения относятся к тому году, в котором они
начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации
(структурного подразделения) для продолжения производства;
– единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и
материалы к ним относятся к тому году, на который или за кото31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
рый они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;
– единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
– в пределах года или хронологического периода единицы
хранения располагаются по значимости функций организации
(или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и
разновидностей документов);
– единицы хранения, представляющие собой личные дела,
систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости
или хронологии.
Нефондовая организация архивных документов
Нефондовая организация архивных документов – организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним
признакам (цветности, материалу носителя информации, его
формату, системе записи звуковой информации и др.).
Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по
видам – фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино– и
телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
Фотодокументы систематизируются по видам – негативы
различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной
цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы.
На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации – фонографическая, граммофонная, шорино32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
фонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.
Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски,
компакт-диски, дискеты); внутри видов – по форматам представления информации, далее – по характеру зафиксированной информации.
Обеспечение сохранности
архивных документов
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий,
соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации
хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов
в архиве.
Обеспечение нормативных условий
хранения документов
Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
– строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
– созданием оптимальных (нормативных) противопожарного,
охранного, температурно-влажностного, светового и санитарногигиенического режимов в здании и помещениях архива;
– применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, сейфы, коробки, папки и
др.).
Требования к зданиям и помещениям архива
Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях)
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
или отдельных помещениях здания, удаленном(ых) от опасных в
пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки,
автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Строительство и реконструкция здания архива производятся
в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного
дела.
Здание архива представляет собой комплекс основных и
вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения
задач архива по хранению, обработке, использованию архивных
документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной
планировки помещений.
Состав, расположение, оборудование помещений основного
назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований
технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а там рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:
– архивохранилища;
– рабочие помещения работников архива;
– помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
– помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
– помещения для обеспыливания, переплета и реставрации
архивных документов;
– помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
– помещения для хранения учетных документов;
– комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);
– научно-справочная библиотека;
– методический кабинет;
– выставочный зал.
Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их
экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости
здания, долговечность его основных конструкций и прочность
межэтажных перекрытый с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных),
наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем.
Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других
специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными,
чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов
в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Требования к архивохранилищу
Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных бытовых помещений архива и не
иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище
отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водо35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
снабжения и канализации, технологические или бытовые выводы
воды.
При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных
тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной
ориентацией окон.
Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны
собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные
химические вещества.
Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха
от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным
требованиям компактности и экономичности.
Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не
менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило,
не выше 4 метров.
Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам
и лестничным клеткам.
Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.
Архивохранилище архивных документов на нитрооснове
(опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от
других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.
36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Литература
Основная
1. Автократов, В.Н. Теоретические проблемы отечественного
архивоведения / В.Н. Автократов. – М., 2001.
2. Горфейн,
Г.М.
Архивоведение:
учеб.
пособие
/ Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Л., 1971.
3. Сергазин, Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: учебник / Ж.Ф. Сергазин. – М., 1986.
4. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.).
5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах // Отечественные архивы. – 1993. –
№ 5.
6. Положение о Государственной архивной службе России
// Отечественные архивы. – 1993. – № 2.
7. Сборник руководящих материалов по архивному делу. –
М., 1961.
8. Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научноотраслевых архивах: справочник. – М., 1991.
9. Архивы Москвы и Санкт-Петербурга: справочник. – М.,
1997.
10. Государственные
архивы
РСФСР:
справочникпутеводитель. – М., 1980.
11. Государственные архивы СССР: справочник. – М., 1989.
Т. 1–2.
12. Государственный архив Ярославской области и его филиалы в Ростове, Рыбинске и Угличе. – Ярославль, 1980.
13. Краткий словарь архивной терминологии. – М.; Л., 1968.
14. Краткий справочник по научно-отраслевым и мемориальным архивам АН СССР. – М., 1979.
15. Описание коллекции рукописей Государственного архива
Ярославской области XIV – ХХ вв. – Ярославль, 1957.
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Дополнительная
1. Архивы – краеведам. – М., 1989.
2. Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М., 1997.
3. Государственный архивный фонд СССР – документальная
память народа. – М., 1987.
4. Гроссман, Ю.М. Справочник научного работника: архивы,
документы, исследователь / Ю.М. Гроссман, В.Н. Кутик. – Львов,
1983.
5. Долговечность документа. – Л., 1981.
6. Каменский, А.Б. Г.-Ф. Миллер и архивное дело в России в
XVIII в. / А.Б. Каменский // Советские архивы. – 1989. – № 2.
7. Козлов, В.П. Российское архивное дело. Архивноисточниковедческие исследования / В.П. Козлов. – М., 1999.
8. Корнеев, В.Е. Архивы на службе тоталитарного государства (1918 – начало 1940-х гг.) / В.Е.Корнеев // Отечественные архивы. – 1992. – № 3.
9. Максаков, В.В. История и организация архивного дела в
СССР (1917 – 1945 гг.) / В.В. Максаков. – М., 1969.
10. Маяковский, И.Л. Очерки по истории архивного дела в
СССР / И.Л. Маяковский. – М., 1960.
11. Обеспечение сохранности документов на различных этапах архивного строительства // Советские архивы. – 1984. – № 1.
12. Организация использования документов ГАФ СССР: пособие для архивистов. – М., 1991.
13. Петрова, Н.А. Военные архивы в годы Первой мировой
войны / Н.А. Петрова // Советские архивы. – 1989. – № 3.
14. Пшеничный, А.П. Из истории становления управления
архивным делом в СССР 1918 – 1941 гг. / А.П. Пшеничный // Советские архивы. – 1988. – № 3.
15. Пшеничный, А.П. Репрессии архивистов в 30-х гг.
/ А.П. Пшеничный // Советские архивы. – 1988. – № 6.
16. Самошенко, В.Н. Исторические архивы дореволюционной России / В.Н. Самошенко. – М., 1986.
17. Самошенко, В.Н. История архивного дела в дореволюционной России / В.Н. Самошенко. – М., 1989.
38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
18. Суслова,
Е.Н.
Поиск
архивных
документов
/ Е.Н. Суслова. – Л., 1987.
19. Хорхордина, Т.В. Архивы в СССР (1917 – 1985)
/ Т.В. Хорхордина. – М., 1996.
20. Чернов, А.В. История и организация архивного дела в
СССР (краткий очерк) / А.В. Чернов. – М., 1940.
21. Шепелев, Л.Е. Архивные розыскания и исследования
/ Л.Е. Шепелев. – М., 1971.
22. Шмидт, С.О. Российское государство в середине XVI в.
Царский архив и лицевые летописи времени Ивана Грозного
/ С.О. Шмидт. – М., 1984.
Оглавление
1. Общие положения о практике ....................................................... 3
2. Содержание практики .................................................................... 4
3. Структура практики ....................................................................... 5
4. Отчетная документация ................................................................. 8
5. Руководители практики и их обязанности ................................... 8
6. Обязанности студента .................................................................. 10
7. Подведение итогов практики ...................................................... 10
8. Программа архивной (производственной) практики ................ 12
Приложения ...................................................................................... 19
Литература ........................................................................................ 37
39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Учебное издание
Архивная практика
Методические указания
Составитель Страхова Наталья Вячеславовна
Редактор, корректор И.В. Бунакова
Компьютерная верстка Е.Л. Шелеховой
Подписано в печать 25.01.2008 г. Формат 60х84/16.
Бумага тип. Усл. печ. л. 2,32. Уч.-изд. л. 1,5.
Тираж 100 экз. Заказ
.
Оригинал-макет подготовлен
в редакционно-издательском отделе ЯрГУ.
Отпечатано на ризографе.
Ярославский государственный университет.
150000 Ярославль, ул. Советская, 14.
40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Архивная практика
42
Документ
Категория
Журналы и газеты
Просмотров
51
Размер файла
373 Кб
Теги
архивная, практике, 324
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа