close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

1788.Архивоведение

код для вставкиСкачать
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Е.В. Булюлина
АРХИВОВЕДЕНИЕ
Учебное пособие
Волгоград 2013
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ББК 79.3я73
Б90
Рецензенты:
доктор исторических наук, профессор,
декан факультета документоведения
Историко-архивного института
Российского государственного гуманитарного университета,
заведующая кафедрой истории государственных учреждений
и общественных организаций Т. Г. Архипова;
заместитель начальника отдела обеспечения сохранности
и государственного учета документов
Федерального архивного агентства Г. А. Хабибулина
Б90
Булюлина, Е. В.
Архивоведение [Текст] : учеб. пособие / Е. В. Булюлина ;
Федер. гос. авт. образоват. учреждение высш. проф. образования
«Волгогр. гос. ун-т». ? Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2013. ? 212 с.
ISBN 978-5-9669-1212-3
В учебном пособии рассматриваются вопросы организации документов Архивного фонда РФ, экспертизы ценности документов, комплектования архивов, обеспечения сохранности, научного описания и использования архивных документов, организации работы архивных учреждений. Дается представление о системе архивных учреждений России,
современном состоянии и актуальных проблемах архивной отрасли, основах архивной эвристики.
Предназначено для обучающихся по основной образовательной программе для бакалавров по направлению подготовки 034700 Документоведение и архивоведение.
ББК 79.3я73
ISBN 978-5-9669-1212-3
© Булюлина Е. В., 2013
© Оформление. Издательство Волгоградского
государственного университета, 2013
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ОГЛАВЛЕНИЕ
ОТ АВТОРА ............................................................................................................ 4
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 6
Глава 1. ИСТОРИЯ И СОВРЕМЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ ........................................... 14
Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ .............................................. 49
Глава 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
И КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ .................................... 70
Глава 4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ............................................... 96
Глава 5. ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО
АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА .......................113
Глава 6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ..........134
Глава 7. ОСНОВЫ АРХИВНОЙ ЭВРИСТИКИ ............................157
Глава 8. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ
И МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ......................................176
ПРИЛОЖЕНИЯ ................................................................................................183
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ОТ АВТОРА
Настоящее пособие обобщает материал предыдущих учебно-методических и учебных изданий автора 1 с целью создания комплексного учебного пособия для обучающихся по основной образовательной программе для бакалавров по направлению подготовки 034700 Документоведение и архивоведение. В нем дается представление об истории и современной
организации архивного дела в России, сети государственных,
муниципальных и ведомственных архивов, современном составе Архивного фонда РФ и его классификации, формировании Архивного фонда РФ, отборе и организации документов, подлежащих постоянному хранению, учете архивных документов, обеспечении их сохранности, системе научно-справочного аппарата, формах и методах всестороннего использования архивных документов, современных автоматизированных архивных технологиях на базе персональных компьютеров и организации их внедрения в практику работы архивов. В пособии не рассматриваются вопросы историографии, архивного права, археографии и архивного менеджмента, они излагаются в рамках специальных дисциплин.
Автор стремился дать обучающимся целостное представление об архивах как социокультурном феномене и составной части
историко-культурного наследия общества.
В отличие от других учебников и учебных пособий данное
издание учитывает региональный компонент: освещает вопросы формирования Архивного фонда Волгоградской области и
практики работы местных архивных учреждений. В пособии
также рассматриваются приемы и методы архивной эвристики,
1
Булюлина Е. В. Архивоведение : учеб.-метод. пособие. Волгоград :
Изд-во ВолГУ, 2001. 96 с. ; Ее же. Теория и методика архивоведения : учеб.
пособие. Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2006. 148 с. ; Ее же. Актуальные
проблемы архивоведения : учеб. пособие. Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2008. ?
92 с. ; Ее же. Основы архивной эвристики : учеб. пособие. Волгоград :
Изд-во ВолГУ, 2009. 88 с.
?4?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
особенности поиска ретроспективной документной информации
в фондах волгоградских государственных архивов.
В процессе изучения материала приобретаются следующие основные компетенции. Завершивший обучение по курсу
архивоведения должен:
знать:
? принципы организации различных типов и видов архивов;
? требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах;
? принципы организации и функционирования архивного
аутсорсинга;
уметь:
? выявлять и отбирать документы для разных типов и
видов публикаций;
? вести научно-методическую работу в государственных,
муниципальных архивах и архивах организаций;
? совершенствовать технологии архивного дела на базе
использования средств автоматизации;
владеть:
? профессиональными знаниями основных проблем архивного дела;
? тенденциями развития архивного дела;
? принципами и методами создания справочно-информационных средств к документам;
? принципами, методами и нормами организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в том числе документов личного происхождения;
? логистическими основами организации хранения документов;
? принципами и методами упорядочения состава документов;
? принципами организации архивных служб документационного обеспечения управления и архивного хранения документов в организациях;
? принципами и методами организации хранения документов.
Студенты должны также знать конкретно-исторические
особенности создания, развития и современного состояния
архивов России, понимать их место в социальной памяти
общества.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ВВЕДЕНИЕ
Основные термины и определения.
Предмет и задачи курса. Связь архивоведения
с другими научными дисциплинами
Архивы сопровождают человечество с начала возникновения письменности. Само слово «архив» очень древнее, оно восходит к древнегреческому «архэ» (начало). В русский язык слово «архив» пришло из немецкого языка, это произошло при
Петре I. Впервые слово «архив» было зафиксировано в русских
источниках 1710?1720 годов.
В настоящее время слово «архив»употребляется во многих
значениях. Архив ? организация или структурная часть организации, осуществляющая прием, хранение документов и их использование в различных целях (государственный архив, муниципальный архив, архив фирмы и т. п.). Архив ? приведенное в
порядок собрание документов, образовавшихся в процессе деятельности организации или отдельного лица (архив А.С. Пушкина, церковный архив). Архив употребляется иногда еще и в
значении, присущем слову «архивохранилище», ? здание, помещение, где находятся, хранятся документы. ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
дает такое определение термину архив ? организация или ее
структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение
архивных документов с целью их использования.
Архивный документ ? материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в
силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Отрасль деятельности, связанная с архивными документами,
называется архивное дело. Оно имеет древнее происхождение. Уже
в начале своего возникновения архивное дело становится отрас?6?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
лью деятельности государства. Сколько-нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности,
документа как основы управления и права. Государственный аппарат для своего нормального функционирования должен был
обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы. Да и документы
частных архивов служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или
при посредстве государства. И в настоящее время архивное дело
остается важной отраслью государственного управления. Не случайно Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»2, регулирующий архивное дело, дает такое определение
этому понятию: архивное дело ? деятельность государственных
органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Еще одним важным понятием для отечественного архивного дела является понятие архивного фонда. Архивный
фонд ? совокупность архивных документов, исторически и/или
логически связанных между собой. Под совокупностью документов, исторически связанных между собой, здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации или в
ходе жизни конкретного лица.
Под совокупностью документов, логически связанных между
собой, подразумевается комплекс документов, специально созданных архивистом, коллекционером или другим лицом. Такой комплекс называется архивной коллекцией. Архивные коллекции поступают в архивы в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельным, разрозненных документов с целью
создания благоприятных условий для их использования. Другими
словами, архивная коллекция ? совокупность архивных документов, созданных (собранных) по какому-либо признаку. В основе
2
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // Сборник законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169.
?7?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
создания коллекции могут быть различные признаки: номинальный (коллекция листовок, коллекция театральных афиш), тематический (коллекция документов по истории авиации), авторский
(коллекция документов защитников Сталинграда), географический (коллекция документов по истории области Войска Донского)
или сочетание нескольких признаков.
Итак, говоря об архивном фонде, мы имеем в виду фонд
конкретной организации (организаций) или физического лица
(семьи, рода). О видах архивных фондов мы будем говорить в
соответствующих разделах.
Архивный фонд Российской Федерации ? исторически
сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь
общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся
неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов
Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Постоянное хранение архивных документов ? хранение
документов Архивного фонда РФ без определенного срока (бессрочное), вечное.
Научная дисциплина «архивоведение» возникла сравнительно недавно на стыке исторической науки и государственноправовой практики, частью которой являлось архивное дело.
В России архивоведение как научная дисциплина сформировалось во второй половине XIX века. Современный словарь архивной терминологии дает такое определение этому понятию:
архивоведение ? комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы архивного дела. Архивоведение объединяет несколько специальных дисциплин: теорию и методику архивоведения, историю и
организацию архивного дела, археографию, архивное право,
архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент, автоматизированные архивные технологии.
Объектом изучения архивоведения являются архивные документы на различных носителях (документы на бумажной основе, научнотехнические, аудиовизуальные, электронные, микрофильмы и др.).
?8?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Предметом изучения архивоведения являются различные
процессы, методы и направления научной работы с архивными
документами.
Круг научных дисциплин, с которыми связано архивоведение, обширен, так как организация документов, их хранение,
учет, использование и создание научно-справочного аппарата к
ним требуют знания тех отраслей человеческой деятельности, в
результате которых они возникли. Архивоведение, решая свои
задачи, опирается на достижения исторической науки, истории
естествознания и техники, а также источниковедения, вспомогательных исторических дисциплин, документоведения, информатики, истории государственных учреждений, археографии.
Источниковедение, вооружая архивоведение своими методами исследования документов, помогает правильно решать теоретические вопросы экспертизы, обосновать отбор на государственное хранение полноценных в научном и практическом отношении документов и выработать основания их организации
в пределах архивного фонда.
Вспомогательные исторические дисциплины ? палеография, историческая метрология, историческая хронология, сфрагистика, геральдика, генеалогия, нумизматика, историческая география ? также имеют большое значение в работе с текстами и
носителями архивных документов, позволяя определять подлинность, авторство, время и место создания документа и другие необходимые данные.
Документоведение, изучающее закономерности образования документов и разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения
систем документации, имеет с архивоведением ряд общих теоретических вопросов в области организации документов, экспертизы ценности и способов раскрытия их содержания.
Информатика изучает структуру и общие свойства научной информации, закономерности ее создания, преобразования,
передачи и использования в различных сферах человеческой
деятельности. Архивоведение, используя методы информатики,
разрабатывает свои вопросы применительно к документам архивов с учетом их специфики как исторических источников.
?9?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
При этом наиболее плодотворным является комплексное применение источниковедческого и информационного подхода.
История государственных учреждений изучает системы и
функции учреждений, организаций, предприятий со времени возникновения государственного аппарата до наших дней. Она позволяет архивистам правильно определить комплексы документов в зависимости от масштаба и функций учреждений, а также
пути организации архивных фондов различных учреждений.
Археография, разрабатывающая теоретические и методические основы публикации документов, совместно с архивоведением решает вопросы выявления, отбора, описания документов,
их датировки, систематизации.
Понятие о ретроспективной документной
информации. Социальные функции архивов
В 1960?1970-х гг. в архивоведение и близкие отрасли знания стали широко проникать термины, понятия, идеи, почерпнутые из теоретико-информационных концепций. Это было время острых дискуссий, связанных с осмыслением места архивов
и архивных документов в системе информационных ресурсов
государства. Стало ясно, что архивные документы являются
объектами информационного характера. Но поскольку специалисты в области теории информации изучали процессы, протекающие в «живых» системах различной природы, то они говорили главным образом об информации, относящейся к настоящему (оперативной) или к будущему (перспективной). Перед
архивистами встал вопрос о нахождении специфических черт,
присущих именно архивным документам. Важным этапом в поиске этих черт явилась выработка понятия «ретроспективная
документная информация».
Термин «ретроспективный» (от латинского ретро ? обратно, назад; спектре ? смотреть) давно бытует в европейских языках. В России он употреблялся уже в конце XIX ? начале XX века.
Термин «документная информация», по Словарю современной
архивной терминологии, означает ? «информация, содержащаяся в документе». Таким образом, ретроспективная документная
? 10 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
информация ? документная информация, созданная в прошлом.
Архивист ? первый, кто имеет дело с информацией, созданной в
прошлом. Он обязан ее отобрать и сохранить. Но архив ? это не
склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти.
Социальная память ? совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование некогда актуальной социальной документной информации (оперативной) в ретроспективную, с целью сохранения и использования накопленного
общественного опыта и передачи его из поколения в поколение.
Документы являются продуктами хозяйственной, научной,
художественной и других форм деятельности ряда поколений
людей. В результате каждое последующее поколение получает
их в совокупности с другими орудиями, средствами и продуктами материального и духовного производства в качестве социального наследства. В понятие «социальное наследство» включаются не только высокие достижения культуры, но и весь объединенный опыт, воплощенный в сознании (памяти) людей и в
продуктах их деятельности. Социальная память является механизмом, обеспечивающим преемственность поколений. Подлинного овладения своей собственной памятью общество достигло
только в то время, когда перешло от стихийного накопления
информации о прошлом к ее сознательной концентрации и преобразованию в специально созданных для этого депозитариях.
От архивов-библиотек древности, ведомственных архивов, кабинетов с «раритетами» и частных хранилищ был пройден путь
к разветвленной сети общенациональных исторических архивов, музеев, библиотек.
Архивы являются ценной частью социальной памяти, так
как они специально создаются для хранения информации о
наиболее значимых сторонах жизни общества. Иначе говоря,
архивы реализуют важнейшую социальную функцию ? обеспечивают долговременную память общества. Документальное
наследие, созданное и сохраненное многими поколениями людей в разных странах и сконцентрированное в национальных
архивных фондах, составляет весомую часть духовной культуры человечества.
? 11 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Глобальные процессы информатизации мирового сообщества ведут к созданию единого информационного пространства.
Накопление, хранение, обработка и обмен информацией между
объектами этого пространства ? людьми, организациями, государствами ? становятся важной составной частью мировой политики. Сегодня архивная информация в результате стремительного развития информационных технологий становится одним
из стратегических национальных ресурсов, влияющим и на экономическое, и на культурное развитие государства и народов.
Неотъемлемым атрибутом любого демократического общества являются свобода информации и соблюдение законных
прав личности. Открытость архивов и ограничения в использовании информации во вред личности, обществу и государству
представляют собой необходимые условия развития демократических процессов в каждой стране. Сложные процессы, происходящие в современном мире, требуют разработки согласованной между заинтересованными государствами политики в области накопления, хранения, обработки и использования архивной информации.
Вопросы для повторения
1. Определение понятий «архив», «архивное дело», «архивный
фонд», «Архивный фонд Российской Федерации», «архивоведение».
Чем архивный фонд отличается от архивной коллекции?
2. Место архивоведения среди смежных наук и научных дисциплин.
3. Понятие о ретроспективной документной информации. Архивные документы как носители социальной памяти.
Список рекомендуемой литературы
1. Автократов, В. Н. Теоретические проблемы отечественного
архивоведения / В. Н. Автократов. ? М. : РГГУ, 2001. ? С. 63?91.
2. Илизаров, Б. С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения : учеб. пособие / Б. С. Илизаров. ? М. : МГИАИ, 1984. ? С. 12?71.
? 12 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
3. Коробейникова, Н. К. Задачи российских архивистов в
новом веке / Н. К. Коробейникова // Отечественные архивы. ?
2001. ? № 3. ? С. 7?9.
4. Лисицин, Г. Г. Архивист и историк: сотрудничество в контексте современной науки и культуры / Г. Г. Лисицин // Отечественные архивы. ? 2007. ? № 1. ? С. 110?111.
5. Медушевская, О. М. Архивный документ, исторический
источник в реальности настоящего / О. М. Медушевская // Отечественные архивы. ? 1995. ? № 2. ? С. 9?12.
6. Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы России. Парламентские слушания // Отечественные архивы. ? 2003. ? № 6. ? С. 3?8.
7. Черешня, А. Г. Кризис архивов тождественен кризису демократии / А. Г. Черешня // Отечественные архивы. ? 2006. ?
№ 1. ? С. 11?16.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И СОВРЕМЕННАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ
1.1. Архивное дело в России в IX?XVII веках
У наших предков ? восточных славян ? письменность возникла задолго до принятия христианства. Письменные документы в Древнерусском государстве были распространенным
явлением. В результате деятельности великокняжеского двора
возникали документы, отлагавшиеся в казне. На местах административные и судебные функции выполняли посадники, в
процессе их деятельности также отлагались документы. В городах архивы помещались в патрональных храмах, то есть в храмах тех святых, которые считались покровителями того или
иного города. Большие комплексы документов складывались в
церковных учреждениях и монастырях.
Возникали личные библиотеки и архивы. Их собирали не
только князья, но и бояре, дружинники, монахи. Широко использовались документы в летописании. Летописцы привлекали значительный круг источников из княжеских, городских, церковных и частновладельческих архивов, цитируя или пересказывая содержание документов.
Во время усиления Московского княжества после присоединения к Москве удельных княжеств перевозились и их архивы. Складывается Московский великокняжеский архив.
К XV в. сильно вырос объем документации. Вследствие
развития книгопечатания письменные материалы отделились в
XVI в. от библиотек. Центральные и местные учреждения имели собственные хранилища письменных источников. Были выработаны определенные правила хранения документов, составления справочников и выдачи документов для использования.
Центральное место среди хранилищ документов занимал в
XVI в. так называемый Царский архив. Его основу составили
документы Московского великокняжеского архива. Архив распо? 14 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
лагался в непосредственной близости от царского двора, его материалы использовались правительственным аппаратом. Документы хранились в ящиках, ларях, коробах. Анализ состава и
содержания документов Царского архива позволяет говорить о
том, что он являлся общим архивом Русского государства. В нем
отлагались материалы, имеющие общегосударственное значение.
Менее важные источники концентрировались в архивах учреждений центрального управления ? приказов: Поместного, Разрядного, Посольского и др. Богатые собрания древних рукописей
находились в патриаршей библиотеке и библиотеке Московского
печатного двора. Создаются архивы местных учреждений.
Документы в них описывались и учитывались, составлялись специальные описи документальных материалов. В частности, замечательным памятником является «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, хранившихся в
Царском архиве и не дошедших до нас. К описям документов уже
в XVII в. составлялись указатели, делались топографические
отметки о месте хранения документа. Документы в архивах группируются и систематизируются. Архивные документы широко
использовались при разработке законодательства, летописании,
проведении описания земель и налогообложении и т. д.
1.2. Архивное дело
в России в XVIII ? первой половине XIX века
Новый этап в развитии архивного дела начинается в эпоху Петра I. В Генеральном регламенте коллегиям 1720 г. предписывалось иметь два архива ? один общий для всех петровских коллегий, и второй ? финансовый. В канцеляриях и конторах оконченные делопроизводством дела должны были храниться
не более трех лет, а затем сдавались в архив под расписку
архивариуса. Это наименование, как и «архив», также было
введено при Петре I. В указе Сената было записано: «В архивариусы избирать людей трезвого жития, неподозрительных, в
пороках и других пристрастиях непримеченных...»
Увеличилось количество местных архивов. Учреждались
архивы при вновь созданных учреждениях: в губерниях ? при
? 15 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
губернских канцеляриях, в провинциях ? при провинциальных
канцеляриях, в уездах ? при земских комиссарах. В результате
реформы государственного аппарата 1775?1785 гг. количество
местных учреждений и архивов еще более возросло.
В XVIII столетии возникают исторические архивы. Первым
таким архивом стал Московский архив Коллегии иностранных
дел (МАКИД). Его основу составили материалы Посольского приказа. В документах архива освещалась внешняя политика Русского
государства XV?XVII вв., важнейшие события внутренней жизни
страны и история царской семьи. Поэтому правительство с особой
заботой относилось к этому архиву. Штат архива постоянно увеличивался и в конце XVIII в. составлял около 80 человек, из них
24 переводчика. МАКИД возглавляли такие крупные специалисты
в области архивного дела, как М.Г. Собакин, Г.Ф. Миллер,
Н.Н. Бантыш-Каменский, впоследствии А.Ф. Малиновский, К.Ф. Калайдович, П.В. Строев, М.А. Оболенский. Выдающийся русский
архивист Н.Н. Бантыш-Каменский возглавлял архив с 1783 по
1814 год. При нем впервые в России стали составляться обзоры
архивных материалов. Кроме того, он разработал «реестр реестров» ? перечень всех архивных материалов с их характеристикой.
МАКИД был центром публикационной работы. В работе по публикации грамот и договоров принял участие Н.П. Румянцев ? русский государственный деятель, в годы Наполеоновских войн занимавший пост министра иностранных дел. Известен также как меценат, коллекционер, основатель Румянцевского музея, покровитель первого русского кругосветного плавания, почетный член Императорской Российской академии (1819 г.), сын великого военачальника Петра Александровича Румянцева. Он привлек к этой
работе известных ученых ? К.Ф. Калайдовича, П.В. Строева, А.Х. Востокова, которые разыскивали и готовили документы к изданию.
Здесь работали ученые-историки разных поколений: В.Н. Татищев, М.М. Щербатов, Н.М. Карамзин, Н.Г. Устрялов и др.
В 1832 г. Архив был переименован в Московский главный
архив Министерства иностранных дел (МГАМИД). Сюда ходил А.С. Пушкин, работая над историей Пугачевского восстания. Погрузившись в архивные занятия, Пушкин не отставляет
их уже до конца жизни, обнаружив черты проницательного ис? 16 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
точниковеда. Именно в этом архиве служили знаменитые «архивны юноши», разглядывавшие Татьяну на балу в седьмой
главе «Евгения Онегина». Дело в том, что архив МГАМИД
считался престижным местом для начала карьеры отпрысков
аристократических семей. В этой среде были в 20-е гг. XIX в.
литераторы Одоевский, Веневитинов, братья Киреевские и др.
В 1763 г. в связи с реформой Сената ликвидировалась его
Московская контора, а ее документы были объединены с фондом
Разрядного приказа и составили самостоятельный Разрядно-Сенатский архив. Он стал крупнейшим хранилищем документов
по внутренней истории России XVI?XVIII вв., сосредоточившим
около 500 тысяч единиц хранения. К концу XVIII в. было завершено упорядочение дел архива, на них составлены описи. Впоследствии фонды этого архива составили основу Московского архива Министерства юстиции, образованного в 1852 году.
В 1786 г. был образован Поместно-Вотчинный архив.
Его основу составил комплекс документов поместно-вотчинных
учреждений XVI?XVIII вв. (указы Сената, протоколы и журналы заседаний Вотчинной коллегии, материалы о купле-продаже крестьян и др.). Архив исполнял запросы помещиков, ежегодно выдавая большое количество справок о земельных владениях. В середине XIX в. Архив также вошел составной частью
в Московский архив Министерства юстиции.
С 1756 г. до середины XIX в. проводилось Генеральное межевание, закреплявшее за дворянами земельные владения, в том числе и самовольно захваченные ими. Для проведения межевания
была создана при Сенате Межевая экспедиция, впоследствии преобразованная в Межевой департамент, а в губерниях ? межевые
канцелярии и конторы. Для хранения документов этих учреждений был создан в 1768 г. Межевой архив. В нем хранились планы, карты, межевые книги, чертежи, экономические примечания
(объяснительные записи к картографическим материалам), судебные решения по земельным делам и другие ценные документы.
К концу XVIII в. были образованы Санкт-Петербургский и Московский архивы старых дел, в которых были сосредоточены архивы центральных учреждений Российской империи, ликвидированных по реформе 1775?1785 годов.
? 17 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Московский государственный архив старых дел и Петербургский государственный архив старых дел, а также Межевой
архив вошли в Московский архив Министерства юстиции.
Создание исторических архивов, хранивших важную документацию, имело большое значение для развития отечественной культуры. Материалы этих архивов широко использовались исследователями и публиковались в научных целях, что
обогатило источниковую базу исторической науки.
В начале XIX в. произошли существенные преобразования в
сети высших и центральных учреждений, усложнился госаппарат.
Это вызвало появление в стране ведомств, каждое из которых представляло собой разветвленную систему центральных и местных
учреждений. Такая реорганизация привела к существенным изменениям в области архивного дела. Повысилась административная
и практическая роль архивных документов, возросло их значение
как исторических источников, что было обусловлено развитием исторической науки и общей культуры. Была создана обширная сеть
архивов при высших, центральных и местных учреждениях.
С началом войны 1812 г. правительство не предприняло
должных мер для спасения ценных исторических источников.
Сильно пострадали документы в городах, захваченных французами. В Смоленске архивы были уничтожены почти полностью.
Захватчики сложили целый холм из архивных дел напротив
дома губернатора, где находилась квартира Наполеона, и подожгли его. Пять дней горели письменные источники.
Из Москвы эвакуировали незначительную часть архивных
материалов, в основном из Московского архива коллегии иностранных дел, благодаря личной энергии управляющего архивом
Н.Н. Бантыш-Каменского, а также из Межевого архива, так как
документы последнего были очень важны для дворянства. Оставшиеся в городе документы сильно пострадали или были вовсе
уничтожены. Эвакуированные материалы были возвращены в
Москву в 1813 г., и сразу же началась интенсивная работа по их
разбору и упорядочению. Сотрудники МАКИД закончили ее в
течение года. Другим архивам потребовалось на это почти 20 лет.
МАКИД (с 1832 г. ? МГАМИД) по-прежнему оставался
наиболее упорядоченным и доступным. В этом была большая
? 18 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
заслуга его руководителей Н.Н. Бантыш-Каменского, А.Ф. Малиновского, М.А. Оболенского. В архиве проводилась значительная работа по обеспечению сохранности архивных документов и их описанию. Под руководством Малиновского и Оболенского составлялись справочники, копировались ветхие источники. Архив стал научным центром среди других архивов и
своеобразным клубом для историков.
В 30-е гг. XIX в. были в основном приведены в порядок
документы Межевого архива, к ним разрабатывался научносправочный аппарат.
В первой половине XIX в. возникло несколько новых исторических архивов.
Первый в России военно-исторический и топографический
архив был основан по указу Петра I от 8 августа 1797 г. и первоначально носил название «Собственное Его Императорского Величества Депо карт». В него были приняты на хранение картографические материалы Генерального штаба, текстовые документы военно-исторического характера. В самом начале XIX столетия
в него были включены материалы географического департамента
Академии наук. В 1812 г. было включено в состав Военного министерства и получило название «Архив военно-топографического
депо». С 1867 г. стал именоваться Военно-ученый архив (ВУА).
В ВУА поступали документы с театра военных действий. Крупный массив дел был принят после русско-турецкой войны.
Второй военно-исторический архив ? Московское отделение архива инспекторского департамента (Лефортовский архив) ? учрежден в 1819 году. Он создавался для хранения документов Военной коллегии и Военного министерства, потерявших практическое значение, а также канцелярий, штабов, воинских соединений и частей русской армии.
В 1834 г. был создан Государственный архив Министерства иностранных дел, который в современной литературе часто называют Государственный архив Российской империи. Это
было особое секретное архивохранилище для хранения важных
государственных документов по социально-экономической и политической истории России XVIII ? начала XIX века. Предыстория его такова. В 1801 г. при Петербургском архиве Коллегии
? 19 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
иностранных дел образовался недипломатический отдел, куда поступили материалы из личного кабинета Екатерины II, документы канцлера А.А. Безбородко, переписка Павла I и Александра I с Наполеоном, документы по истории Отечественной войны 1812 года. В конце 1820-х гг. поступили документы из кабинета Александра I, материалы следствия по делу декабристов.
Из Зимнего дворца были переданы документы Кабинета его императорского величества, ценные материалы поступили из Военного министерства. В последующие годы также передавались
ценные документы из различных учреждений. Ко времени ликвидации Коллегии иностранных дел и образования Министерства в 1832 г. недипломатический отдел МИД был преобразован
во Второй главный архив МИД (первый ? МГАМИД), а в
1834 г. он получил название Государственный архив МИД. По
сравнению с другими архивами, он находился в привилегированном положении, у его служащих были более высокие оклады,
что свидетельствует о важности документов архива для правительства. К середине XIX в. архив сконцентрировал более 60 тыс.
ценнейших документов по истории России.
Изменения в области архивного дела
Рост объема документов привел к тому, что учреждения пытались освободиться от материалов более чем 10-летней давности.
Архивные документы стали складываться в пустующие помещения ? старые башни, сараи, подвалы или чердаки. Это приводило
к хаотическому раздроблению архивных фондов, утрате и гибели
многих ценных источников. Уничтожение дел проводилось без соблюдения необходимых правил. Ряд крупных ведомств ? Военное
министерство, МВД, Государственный контроль, Главное управление почты, Министерство народного просвещения, Ведомство
путей сообщения и публичных зданий, ? разработали специальные правила и инструкции, в которых делалась попытка определить ценность документов. Все документы делились на три категории ? «всегдашнего хранения», временного хранения (от 5 до
20 лет) и подлежащих уничтожению через 1?3 года. Но каждое
ведомство произвольно решало вопросы уничтожения, единых кри? 20 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
териев выработано не было. Фактически вопрос об уничтожении
дел, потерявших справочное значение, решали чиновники, для которых было чуждо понимание научной ценности документов. Уничтожение документов производилось следующим образом: секретные документы сжигались, несекретные продавались на бумажные фабрики в качестве сырья.
Проект Розенкампфа. В 1820 г. член комиссии по составлению законов Г.А. Розенкампф подготовил «План о приведении в лучшее устройство архивов вообще». Он предлагал
объединить в единый государственный архив исторические
архивы Москвы и Петербурга. В нем должны были бы работать люди, «кои бы могли усовершенствовать себя в так называемой архивной науке». Таким образом, вопрос об обучении
архивистов был поставлен в России за год до открытия Школы хартий в Париже ? первого учебного заведения по подготовке архивистов. Розенкампф предлагал завести на все дела
архива единую опись. Включению в этот архив не подлежали
политически важные для правительства документы, хранившиеся в МАКИД, так как правительство бы на это не пошло.
Однако даже такой ограниченный проект архивной реформы
не получил осуществления.
Описание архивных документов. В этой области отечественное архивоведение достигло определенных успехов. В начале XIX в. появились новые виды архивных справочников ?
обзоры. Особо следует отметить «Обзор внешних сношений
России (по 1800 г.)» Н.Н. Бантыш-Каменского. Свыше 35 лет
работал над ним выдающийся архивист. Обзор содержит выписки из архивных документов, проливающих свет на дипломатические контакты России с европейскими государствами XV?
XVIII веков. Автор комментирует не совсем ясные места, приводит тексты и варианты текстов некоторых важных документов, дает сведения об упоминаемых лицах. В 1894?1902 гг. обзор был напечатан. Им до сих пор пользуются.
Определенный вклад в развитие научно-справочного аппарата (НСА) внес Комитет 1835 г., который был создан для
описания документов трех архивов ? старых дел, РазрядноСенатского и Поместно-Вотчинного. Основная заслуга в этом
? 21 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
принадлежит Петру Ивановичу Иванову. Он опубликовал описания «трех степеней»: описание первой степени представляло
собой инвентарные описи, описание второй степени состояло
из обзора истории фондообразователя и характеристики отдельных групп документов, то есть представляло собой тип путеводителя, описание третьей степени напоминает современный тематический обзор ? включает исторические сведения,
извлеченные из документов.
Значительный прогресс заметен в разработке основного вида
архивных справочников ? описей. Описи XVIII в. имели инвентарный характер, их целью было обеспечить учет и сохранность
архивных документов, а не раскрыть их содержание. Теперь же
наряду с такими описями стали составлять описи для исследователей, раскрывающие содержание материалов как исторических
источников. Выявились две точки зрения на описание документов:
Павла Михайловича Строева и Александра Христофоровича Востокова. Строев был сторонником краткого описания исторических памятников, которое включало предисловие, аннотацию источника, именной, географический и предметный указатели. Если
заголовок единицы хранения не соответствовал содержанию, Строев
его перерабатывал, отмечая при этом палеографические особенности, формат, количество листов, даты, наличие дефектов и т. п.
А.Х. Востоков был сторонником подробного описания. Он
включал в описательные статьи обширные цитаты из источников,
анализировал текст, устанавливал время и место написания, авторство и др. Он подходил к описанию рукописей с точки зрения
историка-археографа, палеографа и языковеда, а не архивиста.
Спор о методах описания продолжался до начала ХХ века.
Успешной была деятельность Румянцевского кружка.
В нем насчитывалось свыше 50 ученых разных поколений
(Н.Н. Бантыш-Каменский, А.Ф. Малиновский, К.Ф. Калайдович, П.М. Строев, А.Х. Востоков, Н.А. Попов, И.И. Григорович
и др.), которые группировались вокруг канцлера Н.П. Румянцева. Члены кружка занимались выявлением, описанием и публикацией документов, историческими исследованиями. Обширные связи канцлера и значительная финансовая помощь создавали благоприятные условия для работы ученых.
? 22 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Предпринимались археографические экспедиции для выявления ценных документов в местных архивах. В 1828 г. П.М. Строев обратился в Академию наук с проектом проведения археографической экспедиции, которая должна была обследовать библиотеки церквей и монастырей, а также архивы местных учреждений.
Археографическая экспедиция длилась с 1829 по 1834 г. Ее главный итог ? возникновение в 1834 г. Археографической комиссии,
опубликовавшей значительное количество источников. Впоследствии археографические экспедиции продолжил Н.В. Калачов.
В XIX столетии возросло количество исследователей, работающих в архивах. Архивы приступили к самостоятельной
публикаторской деятельности.
1.3. Архивное дело в России
во второй половине XIX ? начале XX века
В середине XIX столетия в России появились новые
исторические архивы.
Московский архив Министерства юстиции (МАМЮ)
МАМЮ был создан в 1852 г. путем объединения трех архивов: Разрядно-Сенатского, Поместно-вотчинного и Московского
государственного архива старых дел. МАМЮ стал научно-методическим центром исторических архивов, а также ряда архивов
правительственных учреждений. Его возглавляли видные архивисты. С 1852 по 1864 г. его управляющим был П.И. Иванов,
член ряда научных обществ. В 1865?1885 гг. архив возглавлял
сенатор, правовед, архивовед Н.В. Калачов, автор проекта архивной реформы, создатель Петербургского археологического института и губернских ученых архивных комиссий. С 1892 по 1911 г.
во главе архива стоял Д.Я. Самоквасов, известный археолог, профессор Московского университета, автор наиболее радикального
проекта архивной реформы. Последним руководителем МАМЮ
был профессор Д.В. Цветаев.
Н.В. Калачов выделил собственные деньги на премии за
лучший проект архивохранилища. Строительство нового зда? 23 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ния архива было завершено в 1886 году. В него поступили
документы московских дореформенных учреждений, в том числе судебных учреждений, упраздненных по реформе 1864 г.; документы Московского Сенатского архива, Великого княжества
Литовского за XIV?XVIII века.
Н.В. Калачов стремился привлечь в архив выпускников
высших учебных заведений. С 1869 г. в архиве выходили сборники «Описание документов и бумаг, хранящихся в МАМЮ»
(всего вышел 21 том). С 1912 г. архив издавал «Сборник
МАМЮ», в котором публиковались документы архива и научные работы. МАМЮ считался одним из лучших архивов в
отношении упорядочения и описания документов.
В 1892 г. управляющим стал Д.Я. Самоквасов, который направил все силы сотрудников на составление архивных описей,
так как в напечатанном виде научно-справочный аппарат, по его
мнению, служил лучшим средством обеспечения сохранности архивных документов и ознакомления с ним ученых людей.
В МАМЮ была обширная библиотека, которая комплектовалась за счет покупки книг, пожертвований исследователей и
научных обществ. Управляющие Н.А. Попов и Д.Я. Самоквасов
завещали свои научные библиотеки архиву. К началу ХХ в.
МАМЮ сложился как самое крупное хранилище документов ликвидированных учреждений с XIV до конца XIX века. Сейчас все
его фонды хранятся в Российском государственном архиве древних актов (РГАДА).
Государственное древлехранилище хартий,
рукописей и печатей (Древлехранилище)
Под этим названием получила известность коллекция документов, которая в 1851 г. была выделена в качестве особого отделения Архива Оружейной палаты. В Древлехранилище поступили грамоты великих и удельных князей, жалованные грамоты,
юридические памятники, летописи, рукописные книги, большое
количество печатей, медалей и монет. В настоящее время в коллекции 470 единиц хранения за 1264?1775 гг., в том числе духов? 24 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ные грамоты Ивана Калиты и Дмитрия Донского, «Русская правда» в списке второй половины XIV в., Судебники 1497 и 1550 гг.,
Соборное уложение 1649 г. и т. д. В 1882 г. коллекция была передана в МГАМИД. В настоящее время она находится в РГАДА.
В 1852 г. были учреждены три местных исторических архива: Киевский, Витебский и Виленский архивы древних
актов. Они хранили источники по истории Украины, Белоруссии и Литвы с XV по XVII век.
Создание новых исторических архивов имело положительное значение. Условия хранения в них были гораздо лучше,
благодаря этому важные источники дошли до нашего времени.
В 1872 г. начал функционировать Московский дворцовый
архив. Он располагался в Троицкой башне Кремля. Сюда перевезли материалы Архива Оружейной палаты, Московской
дворцовой конторы, Московской конюшенной конторы и других московских дворцовых учреждений XVI?XVIII веков. Архив возглавил видный архивист Г.В. Есипов. После создания в
1882 г. Петербургского дворцового архива и объединения дворцовых архивов в 1888 г. они стали именоваться в официальных
документах как Московское и Петербургское отделения Общего
архива Министерства двора. К началу ХХ столетия в Московском дворцовом архиве были сконцентрированы документы практически всех дворцовых учреждений Москвы с древнейших времен. В настоящее время фонды архива хранятся в РГАДА.
В результате буржуазных реформ 1860?1870-х гг. произошли значительные изменения в системе государственных
учреждений. В этих условиях активизировалась архивная деятельность в связи с массовой передачей в архивы документов
упраздненных и реорганизованных учреждений. Возросло значение исторических архивов. Их материалы интенсивно использовались историками. Однако эпоха реформ одновременно явилась эпохой массового уничтожения документов. Сформулированный Н.В. Калачовым тезис «Пусть лучше лишнее
хранится, чем полезное уничтожается» полностью игнорировался. Правила уничтожения документов, выработанные ведомствами, предписывали секретные документы сжигать, а несекретные ? продавать с публичных торгов. Вырученные сред? 25 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ства поступали в казну. Большое число документов гибло от
плохих условий хранения, пожаров, наводнений и других бедствий, невежества чиновников.
Массовая гибель документов, имеющих большую научную
и практическую ценность, обеспокоила научную общественность,
которая выступила в защиту архивов, поставив вопрос о реорганизации архивного дела в стране. Выразителем интересов
историков и архивистов стал Николай Васильевич Калачов
(1819?1885). После окончания Московского университета он
служил в Археографической комиссии, библиотеке Московского Главного архива МИД, на кафедре истории русского законодательства в Московском университете, совершил несколько археографических экспедиций, активно участвовал в подготовке
реформ 1860-х гг. в качестве члена редакционных комиссий.
В феврале 1865 г., уже будучи сенатором и тайным советником,
был назначен управляющим Московского архива Министерства юстиции.
Изучив устройство и деятельность архива, Н.В. Калачов
пришел к мысли о необходимости радикального улучшения архивного дела в стране. Он стремился привлечь внимание правительства к вопросам архивного строительства. На II Археологическом съезде он предложил свой проект архивной реформы.
(Археологические съезды проводились с 1869 по 1911 год. Наряду с вопросами археологии там были рассмотрены многие вопросы архивного дела и археографии.) Н.В. Калачов предложил
создать следующую сеть архивов. Все архивы должны были подразделяться на текущие при учреждениях и центральные исторические. Последние делились на две группы: центральные архивы при высших правительственных учреждениях и министерствах и центральные архивы для каждой губернии. Дела, потерявшие практическое значение, передавались в губернские исторические архивы. Там должны были функционировать специальные комиссии из опытных чиновников и знатоков старины,
которые отбирали бы дела для постоянного хранения. Большинство таких материалов следовало передавать в центральные архивы министерств и ведомств. Н.В. Калачов предложил ряд мер,
которые свели бы к минимуму возможность гибели ценных ис? 26 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
точников. Предполагалось, что документы будут уничтожаться
только с разрешения Главной архивной комиссии, подчинявшейся Министерству народного просвещения. Такая комиссия должна была возглавить всю архивную сеть, то есть ставился вопрос
о создании единого органа управления архивным делом.
В 1873 г. под председательством Н.В. Калачова была создана Временная комиссия об устройстве архивов, которой удалось временно, с 1875 по 1885 г., приостановить уничтожение
документов. Стараниями Н.В. Калачова был организован Петербургский археологический институт ? первое в России учебное заведение для подготовки архивистов, в котором он стал
директором и заведующим кафедрой архивоведения, начали создаваться местные научные общества ? губернские ученые архивные комиссии.
Архивная реформа в 1860?1870-е гг. не состоялась. Но
реформаторская деятельность Н.В. Калачова дала импульс разработке новых проектов реорганизации архивного дела.
С 1884 г. стали создаваться губернские ученые архивные комиссии. Дореволюционные авторы называли эти комиссии «любимым детищем Калачова». Они постепенно открылись в 39 губерниях. Задачей комиссий было объединение местной исторической общественности в деле спасения
архивных документов и создания исторических архивов на
местах. Комиссии существовали в основном за счет пожертвований частных лиц, земств, городских дум. Комиссии разбирали дела местных учреждений, предназначенные к уничтожению, отбирали наиболее ценные из них, составляли к
ним описи и указатели. Кроме того, они организовывали библиотеки и музеи, занимались сбором этнографического материала, проводили археологические раскопки, публиковали
ценные исторические источники, тем самым способствовали
распространению исторических знаний, развитию краеведения. Например, Саратовская губернская ученая комиссия за
время своего существования с 1886 по 1917 гг. издала 26 сборников и 18 отдельных изданий архивных документов, исторических исследований, описаний и справочников по документам Нижнего Поволжья.
? 27 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Во второй половине XIX столетия в России, как и в других европейских странах, сложилось архивоведение как научная дисциплина.
После смерти Н.В. Калачова в 1885 г. уничтожение документов возобновилось во все возрастающих размерах. Это сильно обеспокоило историческую общественность. Московское археологическое общество в 1898 г. поручило Дмитрию Яковлевичу
Самоквасову, известному археологу и историку русского права,
управляющему МАМЮ в 1892?1911 гг., провести анкетирование центральных и местных архивов. Хотя на анкету ответило
небольшое число архивных учреждений, даже из этих материалов было видно, в каком тяжелом положении находится российское архивное дело. Для изучения зарубежного опыта Д.Я. Самоквасова командировали за границу. Он познакомился с состоянием архивного дела в европейских странах и результаты своих наблюдений опубликовал в книге «Централизация государственных архивов Западной Европы в связи с архивной реформой в России» (М., 1899) и ряде других работ.
Д.Я. Самоквасов внес на рассмотрение XI Археологического съезда в 1899 г. проект архивной реформы. Он заключался
в следующем: для управления архивами государственных и общественных учреждений создается центральный орган. Делопроизводство высших и центральных учреждений до 1800 г. концентрируется в МАМЮ, за исключением некоторых ведомств,
обладающих благоустроенными архивами. В центральных городах учебных округов образуются областные архивы, которые
хранят документы местных учреждений до 1800 года. Губернские ученые архивные комиссии вливаются в областные архивы.
Документы с 1800 г. образуют в столице единый «архив-регистратуру», а в каждой губернии ? по одному «архиву-регистратуре» для документов губернских, уездных и волостных учреждений. Впоследствии Д.Я. Самоквасов отказался от идеи областных архивов в пользу губернских архивов, предложив открывать их в каждой губернии постепенно во избежание больших
финансовых затрат.
Проект Д.Я. Самоквасова превосходил по своей четкости и
последовательности все предшествующие проекты. Но Мини? 28 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
стерство финансов в 1903 г. отклонило проект, заявив, что в
настоящее время не имеется возможностей «...на отвлечение государственных средств на такие расходы, которые хотя и являются
полезными, но по предмету своему терпят отлагательство».
В 1907 г. в Москве создается Археологический институт с
двумя отделениями ? археологическим и археографическим (архивным). Учебная программа Московского археологического института была шире, чем Петербургского.
Отечественные архивисты успешно разрабатывали теоретические вопросы архивоведения. Одним из наиболее ценных исследований стала книга Д.Я. Самоквасова «Архивное дело в России»
(М., 1902), посвященная истории архивного дела XVII?XIX веков.
Еще один проект реорганизации архивного дела возник
после Февральской революции. Видный архивист Ф.А. Ниневе обратился весной 1917 г. к министру иностранных дел Временного правительства П.Н. Милюкову с предложением провести реорганизацию архивов правительственных учреждений. Он
предлагал создать центральные архивы при каждом ведомстве
и окружные архивы для хранения документов местных учреждений. Для разрешения всех вопросов архивного строительства
Ф.А. Ниневе предусматривал создание особой комиссии, в состав которой следовало включить историков, юристов, архитекторов и других специалистов. Но ни одна из выдвинутых
идей не получила осуществления.
В марте 1917 г. представители петроградских архивов, библиотек, музеев и других научных учреждений создали Союз
российских архивных деятелей (Союз РАД) под председательством академика А.С. Лаппо-Данилевского. Основными задачами Союза РАД являлись содействие правильной постановке архивного дела и охране архивных документов, издание трудов по архивоведению, защита профессиональных интересов
архивистов, подготовка методических указаний по основным направлениям архивной работы, создание архивоведческих кафедр
в вузах. В восьми городах (Москве, Киеве, Одессе и др.) были
открыты отделения Союза РАД. Для своего времени он был
авторитетной организацией. Ряд его сотрудников впоследствии
участвовал в советском архивном строительстве.
? 29 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
1.4. Архивное дело
в РСФСР и СССР в 1917?1991 годах
1 июня 1918 г. советское правительство приняло декрет
«О реорганизации и централизации архивного дела», который
объявлял о создании Единого Государственного архивного фонда Республики (ЕГАФ). В состав ЕГАФ первоначально были
включены лишь документы правительственных учреждений, но
впоследствии действие декрета было распространено на всю документацию, образующуюся в стране. Заведование ЕГАФ возлагалось на Главное управление архивным делом, подчинявшееся
Народному комиссариату просвещения. Декретом СНК РСФСР
от 31 марта 1919 г. было утверждено «Положение о губернских
архивных фондах», согласно которому «все архивы и делопроизводства» губернских городов составляли единый губернский архивный фонд. К концу 1920 г. губернские архивные фонды были
созданы в большинстве губерний. Для управления архивным делом на местах создавались архивные советы при исполкомах.
Если в 1918?1920 гг. необходимо было прежде всего собрать архивы, чтобы спасти их от гибели, то в последующие
годы предстояло приступить к их упорядочению, описанию и
использованию. Но прежде надо было определить место архивных учреждений в государственном аппарате. По инициативе
архивистов в ноябре 1921 г. Главное архивное управление было
передано из Наркомпроса в ведение Всероссийского центрального исполнительного комитета (ВЦИК) и переименовано в
Центрархив РСФСР. В 1922 г. по новому положению о губернских архивных органах они стали называться губернские архивные бюро. В 1924?1925 гг. были созданы уездные архивные
бюро. К концу 1920-х гг. архивные учреждения смогли принять
неотложные меры по концентрации документов в архивохранилищах и обеспечению их сохранности, приступили к их упорядочению. Эта деятельность сопровождалась определением значения документов, выработкой организационных и методических основ экспертизы ценности документов и комплектования
архивов. Архивистами проводилась большая работа по использованию документов, популяризации архивного дела в сред? 30 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ствах массовой информации. Для подготовки специалистов-профессионалов в 1930 г. был создан Институт архивоведения
(в 1933 г. был переименован в Историко-архивный институт,
позже ? в Московский государственный историко-архивный институт; в 1991 г. вошел в состав Российского государственного
гуманитарного университета).
Большой урон документам Государственного архивного фонда нанесли в конце 1920-х ? начале 1930-х гг. так называемые
макулатурные кампании. Организации получили право самостоятельного уничтожения не подлежащих хранению дел, при
этом они обязывались предназначенные к уничтожению документы сдавать на бумажные фабрики. Решения 1931 г. о развертывании бумажной промышленности предусматривали немедленную сдачу организациями как сырья всех архивных документов, созданных по 1930 г. включительно. Изъятие материалов
производилось фактически из текущего делопроизводства. Проведение макулатурных кампаний сопровождалось массовым уничтожением документов.
Изменения административно-территориального деления в
1920?1930-х гг. приводили к изменению сети архивных учреждений. К 1938 г. органом архивного управления в СССР являлось Центральное архивное управление (ЦАУ СССР), которое
возглавляло сеть центральных архивов, республиканских, краевых и областных органов архивного управления, краевых (областных), городских и районных архивов.
В 1938 г. по постановлению Президиума Верховного Совета СССР ЦАУ СССР было передано в ведение Народного комиссариата внутренних дел (НКВД СССР) и преобразовано в
Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Республиканские, краевые и областные архивные управления реорганизовывались в архивные отделы соответствующих управлений
внутренних дел.
Руководство НКВД важнейшей задачей архивов считало
«разработку архивных документов в оперативно-чекистских целях»: так называли выявление в документах сведений о «контрреволюционных элементах», составление списков-справочников
на выявленных лиц и передачу их органам НКВД для система? 31 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
тизации и объявления розыска во всесоюзном масштабе. Перечень «контрреволюционеров» был очень широк: от руководителей царских правительственных учреждений, сотрудников полиции и жандармерии, участников выступлений против советской власти до рабочих и служащих германских концессионных
предприятий, существовавших в СССР до 1935 года.
С передачей архивов НКВД был ограничен доступ исследователей к ретроспективной документной информации, архивы были вынуждены исключить из научного оборота целые
комплексы документов. Были сведены к минимуму связи архивов с другими научными учреждениями. Архивисты-профессионалы, особенно на руководящих должностях, были вытеснены
кадрами неспециалистов.
Многие современные авторы трудов по истории архивного дела утверждают, что положительной стороной пребывания
архивов в системе НКВД было улучшение материального положения и проведение эвакуации документов во время Великой
Отечественной войны. Но изучение фондов архивных учреждений и беседы с архивистами-ветеранами убеждают в обратном:
надежды на значительную материально-техническую помощь
не оправдались, а эвакуация была проведена частичная и во
многом героическими стараниями самих архивистов.
29 марта 1941 г. было утверждено «Положение о Государственном архивном фонде СССР и сети государственных архивов». В состав документов ГАФ СССР были включены все документы, имеющие научное, политическое и практическое значение независимо от времени их происхождения, содержания,
внешних особенностей, техники и способа воспроизведения. Была
реорганизована сеть государственных архивов.
Великая Отечественная война внесла свои коррективы
в работу архивных учреждений. Архивному фонду страны
был нанесен колоссальный ущерб. Так, архивный фонд Сталинградской области был утрачен на две трети. Поэтому на
первый план вышли проблемы физической сохранности документов, их эвакуация, последующая реэвакуация, розыск,
возвращение архивов, вывезенных оккупантами, упорядочение документов.
? 32 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
С конца 1940?1950-х гг. начинается активное использование архивных документов в целях народного хозяйства: для
выявления месторождений полезных ископаемых, восстановления разрушенных предприятий, шахт, коммуникаций и т. п.
Важное место в деятельности архивных учреждений продолжали занимать вопросы экспертизы ценности документов, от решения которых зависело качественное комплектование архивов. В 1960-е гг. в решении этих проблем произошли качественные изменения.
В течение 1960?1962 гг. все архивные учреждения страны
были выведены из системы МВД. Главное архивное управление
СССР (ГАУ СССР) передавалось в непосредственное подчинение Совету Министров СССР, а архивные учреждения на местах ? советам министров республик и исполкомам Советов. ГАУ
СССР руководило архивными управлениями и архивными отделами республик, краев, областей, а те, в свою очередь, государственными архивами. Такая система управления архивным делом
сохранялась весь советский период.
Государственные архивы делились на две группы: с постоянным и переменным составом документов. К государственным
архивам с постоянным составом документов относились центральные государственные архивы СССР, центральные государственные архивы союзных и автономных республик, государственные архивы краев и областей. К архивам с переменным
составом документов (то есть хранившим документы до передачи их в государственные архивы постоянного хранения) относились государственные городские и районные архивы.
В 1980 г. было принято новое положение о Государственном архивном фонде СССР, которое действовало до распада
СССР и принятия нового архивного законодательства Российской Федерации. В положении впервые было дано толкование
документальных памятников как достояния народа, следовательно, соблюдение правил их хранения и использования ? обязанность каждого гражданина, общества и государства.
В 1960?1980-е гг. архивисты страны успешно решали профессиональные задачи в области комплектования, хранения и
использования архивных документов. ГАФ СССР в целом реп? 33 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
резентативно отражал историю и деятельность советского государства и общества. Разработку теоретических и методических вопросов архивоведения осуществлял Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД), образованный в 1966 году.
1.5. Архивная деятельность
в Российской Федерации. Современная организация
архивной службы в России
События начала 1990-х гг. положили начало новому этапу истории России ? суверенного государства, строящего гражданское общество и современную систему экономических отношений. Новый период ознаменовался возрастанием общественного интереса к истории Отечества. Российские архивы, информационный потенциал, заключенный в Архивном фонде
Российской Федерации, оказались как никогда ранее востребованы государством и обществом. Получило развитие такое
явление в развитии архивного дела, которое назвали «архивная революция». Оно характеризуется прежде всего рассекречиванием архивных документов, число которых в 1992 г.
достигло 26 тысяч единиц хранения. Государство признало
важность и эффективность использования ретроспективной документной информации.
Новые условия вызвали необходимость реформирования архивного дела. Оно должно было заключаться в создании условий для реализации гарантированных Конституцией прав граждан на информацию, рассекречивании архивных документов, разграничении предметов ведения архивного дела между федеральными органами управления архивным делом, субъектов Федерации и муниципальных образований, определении правового статуса архивов. Интерес общества к архивным документам обострил проблемы открытости архивов, доступа к документам и
информации, защиты информации. Эффективное использование
ретроспективной документной информации было невозможно без
внедрения современных технологий в сферу обеспечения сохранности документов.
? 34 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В августе 1991 г. Президентом РСФСР были приняты указы
«О партийных архивах» и «Об архивах Комитета государственной безопасности СССР», значение которых трудно переоценить,
так как они открыли доступ к ранее закрытым архивным документам. Перестал существовать отдельный от Государственного
архивного фонда «партийный архивный фонд», партийные архивы вошли составной частью в систему архивной службы России.
Важнейшими событиями стали принятие в 1993 г. «Основ
законодательства Российской Федерации об архивных фондах
Российской Федерации и архивов» и утверждение указом Президента РФ в 1994 г. «Положения об Архивном фонде Российской Федерации». В 1998 г. Правительством РФ было принято
«Положение о Федеральной архивной службе России», законодательно оформившее ее место и роль в системе государственных учреждений России.
В 1990-е гг. одним из определяющих факторов развития
архивного дела стало его недостаточное финансирование, связанное с экономическими трудностями, переживаемыми реформируемой страной. Экономическое положение большинства архивов было очень трудным, работники архивов столкнулись с
задержками заработной платы. Невозможно было укреплять
материально-техническую базу архивных учреждений, оснащать
их необходимой техникой. Порой не хватало элементарных канцелярских товаров, без которых невозможно выполнение архивных работ. Архивистам приходилось работать в условиях, когда
происходящие в стране процессы требовали постоянной корректировки действий, принятия неординарных решений.
Архивные учреждения не только сумели решить возникавшие в ходе реформ проблемы, но и успешно справлялись с плановыми заданиями. Был осуществлен ряд мероприятий по обеспечению сохранности документов, внедрен Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. Велась активная работа по обеспечению качественного комплектования архивов. Активно осуществлялись информационное обеспечение пользователей, использование и публикация архивных документов.
Начиная с 2000 г. в стране наметились некоторые положительные тенденции в развитии экономики, определенная стаби? 35 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
лизация финансово-экономических отношений. Это не замедлило сказаться на материально-технической базе архивов. Она
стала более динамичной, ее изменения приобрели позитивный
характер. Постепенно стало восстанавливаться производство
работ по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ, осуществлялись модернизация противопожарных и охранных систем, оснащение архивов компьютерным и другим
профессиональным оборудованием.
В результате административной реформы во исполнение
указа Президента РФ от 9 марта 2004 г. Федеральная архивная служба была реорганизована в Федеральное архивное агентство (Росархив) в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций (позднее ? Министерства культуры). Впервые созданная в Советской России в 1918 г., государственная
система управления архивным делом 4 года существовала в
системе Наркомпроса РСФСР, затем 17 лет в ведении ВЦИК
(ЦИК СССР), около 22 лет в составе союзного Наркомата (Министерства) внутренних дел и более 40 лет, с 1961 по 2004,
представляла собой самостоятельное ведомство, непосредственно подчиненное правительству. Архивная служба не только хранила культурное достояние страны ? документы Архивного
фонда РФ и оказывала государственные услуги, но и выполняла функции управления, контроля и надзора за работой архивов организаций, ведения в них делопроизводства, а также нормативно-правовое регулирование в профессиональной области
и в сфере деятельности государственных архивов.
Деятельность Федерального архивного агентства в результате административной реформы ограничена только системой федеральных архивов, она лишена контрольно-надзорных функций. По отношению к архивным органам субъектов
Федерации и муниципальным архивам Росархив имеет право
оказывать методическую помощь и координировать деятельность научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов.
22 октября 2004 г. был принят Федеральный закон № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации», который является
правовой основой деятельности архивных учреждений страны.
? 36 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В настоящее время система архивных органов и учреждений представляет собой следующее.
Федеральное архивное агентство (Росархив) является
федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственные услуги и управление федеральным имуществом в сфере архивного дела. Росархив находится в ведении
Министерства культуры РФ. В соответствии со своим Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от
17 июня 2004 г., Росархив организует:
? информационное обеспечение граждан и организаций
по документам Архивного фонда РФ;
? работу по подготовке документальных публикаций, экспозиций и справочников о составе и содержании документов
Архивного фонда РФ;
? централизованное хранение страхового фонда уникальных и особо ценных документов;
? работу федеральных архивов по рассекречиванию документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;
? ведет государственный учет документов Архивного фонда РФ и Государственный реестр уникальных документов;
? осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и документационного обеспечения управления (ДОУ);
? согласовывает нормативно-правовые и нормативно-методические документы по ДОУ и архивному делу (типовые и
ведомственные перечни, типовые и примерные номенклатуры
дел, инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях и архивах и др.);
? обеспечивает соблюдение правил комплектования, хранения и использования архивных документов, а также выполняет другие функции, определяемые законодательством.
Росархиву непосредственно подчиняются ВНИИДАД и
15 федеральных архивов:
1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ),
г. Москва.
2. Российский государственный архив древних актов
(РГАДА), г. Москва.
? 37 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
3. Российский государственный исторический архив
(РГИА), г. Санкт-Петербург.
4. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), г. Москва.
5. Российский государственный архив экономики (РГАЭ),
г. Москва.
6. Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ), г. Москва.
7. Российский государственный архив новейшей истории
(РГАНИ), г. Москва.
8. Российский государственный военный архив (РГВА),
г. Москва.
9. Российский государственный архив Военно-Морского
флота (РГА ВМФ), г. Санкт-Петербург.
10. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), г. Москва;
11. Российский государственный архив научно-технической
документации (РГАНТД), г. Москва с филиалом в г. Самара.
12. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФФД), г. Красногорск Московской обл. с филиалом
в г. Владимир.
13. Российский государственный архив фонодокументов
(РГАФД), г. Москва.
14. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), г. Владивосток.
15. Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ), г. Ялуторовск Тюменской области.
Большая часть федеральных архивов включена в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ.
Росархив осуществляет методическую помощь архивным
органам и учреждениям, находящимся на территории субъектов РФ и муниципальных образований.
Органы архивного управления субъектов РФ образуются правительствами (администрациями) республик, краев, областей и носят различные наименования: управл??ния по делам
архивов, комитеты по управлению архивами, архивные отделы,
различным также является их положение в системе местных
? 38 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
органов управления. Органы архивного управления выполняют функции, аналогичные Росархиву, на территории субъекта
РФ и непосредственно руководят государственными архивами и центрами документации (центрами документации во
многих регионах называют бывшие партийные архивы, по своему правовому положению и месту в составе архивной службы
России они ничем не отличаются от госархивов). Государственные архивы субъектов РФ осуществляют комплектование, хранение и использование документов Архивного фонда РФ федерального и местного значения, образовавшихся на территории
субъектов Федерации.
Муниципальные архивы образуются администрациями муниципальных образований. Во многих регионах они носят наименование архивные отделы администраций муниципальных районов (городских округов). Они руководят архивным делом и хранят документы Архивного фонда РФ на территории муниципального образования.
Ведомственные архивы
Ведомственными архивами принято называть архивы организаций, которые создаются в целях своевременного приема
архивных документов от структурных подразделений организации, обеспечения их сохранности, учета и использования в
соответствии с правилами, одобренными Росархивом. Архив
организации может создаваться как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы ДОУ.
В зависимости от функций организации могут создаваться следующие виды ведомственных архивов:
? архив организации (хранит документы только данной
организации и ее предшественников);
? центральный архив ведомства (под словом «ведомство»
мы здесь будем понимать федеральные и региональные органы
власти и управления; хранит документы центрального аппарата ведомства и организаций непосредственного подчинения);
? центральный отраслевой архив (хранит документы всех
организаций отрасли);
? 39 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? объединенный ведомственный архив (хранит документы
нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности).
В зависимости от состава документов могут создаваться
архивы управленческой документации, научно-технические,
аудиовизуальные и электронные архивы.
Архив организации имеет следующий состав документов.
В него поступают:
? законченные делопроизводством организации документы постоянного и долговременного (личный состав) хранения
из структурных подразделений;
? документы постоянного хранения и по личному составу
организаций-предшественников;
? документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных организаций, непосредственно подчинявшихся
данной организации;
? личные фонды ведущих работников организации в случае их желания передать свои документы в архив;
? служебные и ведомственные издания;
? научно-справочный аппарат к документам архива.
Как и всякий архив, архив организации выполняет задачи
комплектования архива документами своего профиля, обеспечения их сохранности, учета, создания научно-справочного аппарата к этим документам и их использования. Работники архива оказывают методическую помощь службе ДОУ в составлении номенклатуры дел организации, контролируют формирование и оформление дел в структурных подразделениях, их своевременную передачу в архив, участвуют в работе экспертной комиссии (ЭК)
организации. Если организация передает созданные ею документы Архивного фонда РФ в федеральный, государственный или
муниципальный архив, то ведомственный архив в установленном
порядке подготавливает документы постоянного хранения к передаче в соответствующий архив.
Отраслевыми архивными фондами условно называют
исторически сложившиеся крупнейшие ведомственные архивы,
получившие по соглашению с Росархивом право депозитарного
хранения документов Архивного фонда РФ, находящихся в фе? 40 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
деральной собственности (депозитарным хранением называется хранение документов в архиве по соглашению с собственником документов). К ним относятся архивы Министерства внутренних дел РФ, Министерства иностранных дел РФ, Минобороны России, ФСБ России и некоторые другие. Все они являются правопреемниками ликвидированных органов центрального управления СССР, обладавших правом постоянного хранения документов. Кроме них правом осуществлять депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в
федеральной собственности, наделены архивы Российской академии наук, Российской академии сельскохозяйственных наук,
Российской академии медицинских наук, Российской академии
образования, Российской академии художеств, Российской академии архитектуры и строительных наук, некоторые государственные учреждения, предприятия и корпорации (Российский
федеральный геологический фонд, Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм, Росатом и др.). Имеются документы Архивного фонда РФ и в собраниях некоторых государственных и муниципальных музеев и библиотек.
В конце 1980-х ? 1990-х гг. в нашей стране появились
архивы, которые получили условное наименование «негосударственные архивы». По большому счету так можно назвать архив любой негосударственной организации. Но в данном случае это понятие относится к особым архивам. Негосударственными архивами называются:
1) архивы общественных объединений;
2) архивы религиозных организаций с 1918 г.;
3) архивы частных лиц;
4) общественные исторические архивы.
Общественными объединениями по российскому законодательству называются добровольные некоммерческие формирования, созданные по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в
уставе объединения. Общественные объединения могут создаваться в одной из следующих организационно-правовых форм: общественные организации, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, органы общественной самодеятель? 41 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ности. Архивы общественных объединений хранят документы политических партий, ассоциаций, клубов, центров, фронтов, студий, фондов, правозащитных, экологических, краеведческих, творческих, национальных, культурно-просветительских, благотворительных и других общественных организаций. Эти документы могут
быть представлены различными видами: учредительные документы (программы, уставы, регламенты, протоколы учредительных
собраний, списки учредителей); материалы собраний, съездов, работы коллегиальных органов (стенограммы, протоколы, резолюции, решения, регистрационные списки); документы о членстве
(анкеты, списки, заявления, личные досье и др.); материалы избирательных кампаний; агитационно-пропагандистские материалы;
аудиовизуальные документы и др.
Архивы религиозных организаций хранят документы органов церковного управления и религиозных учреждений, образованных после отделения церкви от государства по декрету
от 23 января 1918 г., провозгласившему светский характер государства. (Церковные архивы, созданные до 1918 г., находятся
на государственном хранении.)
Общественные исторические архивы ? это архивы некоторых общественных организаций, образовавшихся в России в
конце XX ? начале XXI в., сконцентрировавшие значительное
количество документов по общественно-политической истории
России нового и новейшего времени. Первым такого рода архивом был Центр документации «Народный архив» (ЦДНА), образованный в Москве в 1988 г. по инициативе группы преподавателей и студентов Московского государственного историко-архивного института во главе с профессором Б.С. Илизаровым для приема на хранение материалов о жизни рядовых граждан СССР. Б.С. Илизаровым была разработана концепция комплектования, сохранения и научного использования массива
документов по истории семьи, быта, социальной психологии,
неформальных организаций. Архив включал:
? отдел личных фондов, собиравший личные и семейные архивы;
? отдел неформальных организаций, собиравший с 1989 г.
документы по политической истории СССР. Его основой стали
? 42 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
архивы редакций независимых изданий, политических, культурных, экологических и религиозных обществ и движений, личные фонды участников диссидентского движения в СССР;
? отдел устных мемуаров и свидетельств, создание которого было продиктовано желанием сохранить живые голоса эпохи. В отделе были собраны десятки воспоминаний участников
исторических событий, деятелей культуры, науки и искусства;
? отдел массовых источников, объектом сбора и исследования которого стали ранее уничтожавшиеся письма граждан в
редакции периодических изданий, представляющие социологическую и историческую ценность.
До 2007 г. ЦДНА было собрано более 100 тысяч единиц хранения, сформировано более 500 фондов и коллекций. Сотрудниками
ЦДНА был издан путеводитель по фондам архива, несколько сборников документов. В 2007 г. архив был передан на хранение в
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ).
К общественным историческим архивам относятся также:
Архив фонда «Дом русского зарубежья имени Александра
Солженицына», включающий более 150 фондов, около 90 тысяч
единиц хранения (комплексы документов организаций и учреждений, материалы и коллекции документов частных лиц,
опубликованные документы и периодические издания, относящиеся к этим фондам и коллекциям, а также уникальные и
особо ценные документы) по истории Русского зарубежья, находившихся по различным причинам за пределами Российской
Федерации, а также значимые для русской культуры документы зарубежного происхождения, переданные на постоянное хранение в Дом русского зарубежья.
Архив Горбачев-фонда (Международного фонда социально-экономических и политологических исследований), состоящий из личных фондов, коллекций, включая личный архив
М.С. Горбачева и его семьи, фотоархив, и собственно документов фонда (материалы исследований, круглых столов, конференций и т. п.), отражающих историю российского общества с
конца 1980-х гг. до настоящего времени.
Архив Научно-просветительского центра «Холокост», собравший более 15 тысяч единиц хранения по истории холокос? 43 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
та ? преследования и массового уничтожения евреев нацистами
во время Второй мировой войны, а также по истории еврейского сопротивления фашистам.
Архив межрегиональной общественной организации «Правозащитный центр ?Мемориал?», включающий документы по
истории политических репрессий в СССР (1918?1956), в том
числе 60 тыс. личных дел необоснованно репрессированных граждан, и истории инакомыслия в СССР (1953?1987).
Образование негосударственных архивов ? важная отличительная черта современного российского архивного дела.
Архивные учреждения Волгоградской области
В 2013 г. отмечается 90-летие архивных учреждений Волгоградской области. 10 июля 1923 г. было образовано губернское архивное бюро в составе заведующего (Д.Д. Бирюков), секретаря и архивариуса. Губархивбюро выполнило большую работу по спасению архивных документов и их концентрации в
специальном архивохранилище. В уездах и округах Царицынской губернии были созданы местные архивные органы, которые носили различные наименования ? архивные отделения,
комиссии, советы, а с 1924 г. ? уездные и окружные архивные
бюро. В 1926 г. работа Сталинградского губернского архивного
бюро была проанализирована коллегией Центрархива РСФСР,
которая в своем решении отметила, что «общая линия губархивбюро правильная в отношении организационной работы,
собирания архивов и налаженности работы по уездам».
С образованием в 1928 г. Нижневолжского края Сталинградское губернское архивное бюро было переименовано в Сталинградское окружное архивное бюро, затем Сталинградское отделение Нижневолжского краевого архивного управления. После разделения
Нижневолжского края на Саратовский и Сталинградский в 1934 г.
было образовано Сталинградское краевое архивное управление. В его
ведении находились Астраханское и Камышинское отделения и
27 районных архивных бюро (с 1935 г. ? районные архивы).
На 1 января 1937 г. Центральное архивное управление
РСФСР определило следующую сеть архивных учреждений края:
? 44 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? краевое архивное управление, в котором было два отдела: отдел по руководству краевыми архивами и отдел по инспектированию городских и районных архивов и архивов действующих учреждений;
? краевой архив Октябрьской революции;
? краевой исторический архив;
? Астраханский архив (бывшее отделение);
? Камышинский архив (бывшее отделение);
? 3 городских архива (Сталинград, Астрахань, Камышин);
? 51 районный архив;
? 43 архива действующих учреждений, имевших освобожденных работников.
В это же время сформировался местный партийный архивный фонд. В 1922 г. было создано Царицынское губернское
бюро Истпарта (так называлась Комиссия по истории Октябрьской революции и РКП (б), которая активно занималась собиранием архивных документов по истории партии). В 1935 г.
был образован Сталинградский краевой партийный архив, в
него поступили документы губбюро Истпарта.
В 1939 г. Сталинградское областное архивное управление
было преобразовано в Архивный отдел Управления Наркомата внутренних дел по Сталинградской области. Накануне Великой Отечественной войны сеть архивных учреждений области состояла из Архивного отдела УНКВД по Сталинградской
области, Государственного архива Сталинградской области, двух
его филиалов в городах Астрахани и Камышине и 72 районных
государственных архивов.
Война нанесла невосполнимый ущерб архивному фонду области. Успели эвакуировать лишь одну треть архивного фонда,
остальные документы погибли. В 1943 г. был подсчитан ущерб,
причиненный архивным учреждениям области: погибли документы Сталинградского облгосархива за 1858?1942 гг. в количестве
330 614 дел; в 12 райархивах документы были полностью уничтожены, в 24 ? частично; в архивах учреждений из 1 175 850 единиц хранения за 1893?1942 гг. погибло 1 163 558. Партийный
архив был эвакуирован в 1941 г., но часть его документов уничтожена по распоряжению областного комитета ВКП (б). Архи? 45 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
висты области проделали большую работу по спасению уцелевших архивов, их реэвакуации и приведению в порядок. В 1958 г.
было завершено строительство здания областного государственного архива, туда же был перемещен и партийный архив.
В 1962 г. архивные учреждения области вышли из системы МВД. На базе архивного отдела УВД был образован архивный отдел облисполкома. В 1960?1980-е гг. волгоградские архивисты добились больших успехов в профессиональной деятельности. Архивные учреждения области считались одними из
сильнейших в стране. В 1972 г. в здании Волгоградского облгосархива состоялась встреча архивистов с участниками VII Международного конгресса архивов. В 1982 г. архивные учреждения
области заняли II место во Всероссийском соревновании организаций системы Главархива РСФСР.
В 1980 г. партийный архив был перемещен в новое, специально для него построенное здание с современным архивным
оборудованием и оснащением.
В 1989 г. все районные государственные архивы области
были реорганизованы в архивные отделы райисполкомов. В августе 1991 г. на основании указа Президента РСФСР все партийные архивы области были переданы в ведение архивного отдела облисполкома. 8 октября 1991 г. на базе партийного архива
Волгоградского обкома КПСС был создан Волгоградский областной центр документации новейшей истории (в 1993 г. переименован в ЦДНИВО). Началась интеграция бывшего партийного архива в систему государственной архивной службы, а к
1998 г. она была практически завершена. Архивный отдел в
1993 г. был преобразован в комитет по управлению архивами
администрации Волгоградской области.
В 2006 г. постановлением главы администрации Волгоградской области был создан Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области для хранения и использования документов по личному составу ликвидированных организаций.
В результате реорганизации местных органов исполнительной власти в 2012 г. комитет по управлению архивами
администрации Волгоградской области стал отделом по управ? 46 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
лению архивами министерства культуры Волгоградской области. Ему непосредственно подчиняются три государственных
архива: Государственный архив Волгоградской области (ГАВО),
Центр документации новейшей истории Волгоградской области (ЦДНИВО) и Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области. В муниципальных образованиях функционируют архивные отделы администраций муниципальных образований (муниципальные архивы), в том числе несколько муниципальных архивов документов по личному составу.
Вопросы для повторения
1. Царский архив XVI в. и архивы приказов.
2. Архивы России в XVIII веке.
3. Московский архив Коллегии иностранных дел.
4. Архивы России в первой половине XIX века.
5. Изменения в архивном деле России в первой половине XIX века.
6. Московский архив Министерства юстиции.
7. Архивная деятельность Н.В. Калачова.
8. Проект архивной реформы Д.Я. Самоквасова.
9. Архивное дело в СССР в 1920?1940-е годы.
10. Архивное дело в СССР в 1941?1991 годах.
11. Органы архивного управления Российской Федерации.
12. Ведомственные архивы: виды, состав документов, основные задачи и функции.
13. Негосударственные архивы.
14. История архивных учреждений Волгоградской области.
Список рекомендуемой литературы
1. Булюлина, Е. В. Муниципальные архивы Волгоградской
области / Е. В. Булюлина, Л. И. Будченко. ? Волгоград : Панорама, 2008. ? 176 с.
2. Булюлина, Е. В. Очерки истории Государственного архива
Волгоградской области (1923?2000) / Е. В. Булюлина. ? Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2004. ? 158 с.
? 47 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
3. Самошенко, В. Н. История архивного дела в дореволюционной России : учеб. пособие для вузов / В. Н. Самошенко. ? М. :
Высш. шк., 1989. ? 215 с.
4. Хорхордина, Т. И. История Отечества и архивы: 1917?
1980 гг. / Т. И. Хорхордина. ? М. : РГГУ, 1994. ? 360 с.
5. Хорхордина, Т. И. Российские архивы: история и современность : учебник / Т. И. Хорхордина, Т. С. Волкова. ? М. :
РГГУ, 2012. ? 416 с.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Состав Архивного фонда Российской Федерации
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном
деле в Российской Федерации» в состав Архивного фонда РФ
входят находящиеся на территории нашей страны архивные
документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и
места хранения, в том числе юридические акты, управленческая
документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических
работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и
фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы российских государственных организаций,
находящихся в иностранных государствах.
Архивные документы включаются в состав Архивного фонда
РФ на основании экспертизы ценности документов уполномоченными архивными органами совместно с собственниками документов.
Понятие о классификации документов
Архивного фонда Российской Федерации
Классификация Архивного фонда РФ ? это группировка архивных документов по наиболее существенным признакам, их научная организация. На практике классификация документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитываются различные факторы. От рациональной классификации архивных документов зависит успех поиска ретроспективной документной информации.
? 49 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Классификация документов Архивного фонда РФ осуществляется на трех уровнях: 1) в пределах Архивного фонда РФ в целом;
2) в пределах архива; 3) в пределах конкретного архивного фонда.
2.1. Классификация документов в пределах
Архивного фонда РФ
Классификация архивных документов на первом уровне,
то есть в пределах Архивного фонда РФ, предполагает их распределение по сети архивов. С сетью архивов России мы познакомились в разделе 1.5. Научными признаками классификации
документов в пределах Архивного фонда РФ являются:
1. Классификация документов по формам собственности.
Архивные документы могут находиться в государственной
(федеральной и субъекта Федерации), муниципальной или частной собственности. Документы, отнесенные к федеральной собственности, хранятся в федеральных государственных архивах, архивах федеральных музеев и библиотек, архивах организаций Российской академии наук, архивах федеральных организаций, имеющих право депозитарного хранения (отраслевые архивные фонды). Документы, относящиеся к собственности субъекта РФ, хранятся в государственных архивах, центрах документации, архивах
государственных музеев и библиотек субъекта РФ. Документы, относящиеся к муниципальной собственности, хранятся в архивных
учреждениях муниципальных образований (архивных отделах, муниципальных архивах), архивах муниципальных музеев и библиотек. Форма собственности архивных документов устанавливается
законом и определяется, как правило, тем, в деятельности каких
органов и учреждений (федеральных, субъектов Федерации или
муниципальных) они образовались или образуются.
Архивные документы, находящиеся в государственной и
муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не
могут быть объектом продажи или дарения. Передача этих документов из одной формы собственности в другую определяется законодательством РФ.
В целом к государственной или муниципальной собственности относятся:
? 50 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных
институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
? архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры,
государственных и муниципальных организаций, действующих
на территории РФ;
? архивные фонды и архивные документы организаций
смешанных форм собственности, в уставном капитале которых
имеется преобладающая доля государственной или муниципальной собственности;
? архивные документы отечественных государственных
организаций, воинских частей, находившихся и/или находящихся
за границей;
? архивные фонды и архивные документы органов и организаций бывших КПСС и ВЛКСМ;
? архивные фонды и архивные документы общественных объединений, образовавшиеся в их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных
объединениях и принятые в учреждения архивной службы России;
? архивные фонды и архивные документы юридических и
физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства или муниципального образования, в том
числе из-за рубежа;
? копии архивных документов на правах подлинников,
а также копии архивных документов, на законных основаниях поступившие в собственность государства или муниципального образования.
К частной собственности относятся архивные документы
негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими. Собственники могут передавать имеющиеся у них документы Архивного фонда РФ в
государственные и муниципальные архивы на постоянное или
временное, в том числе депозитарное хранение или создавать
свои архивы. При этом законодательство определяет обязанно? 51 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
сти собственника документов Архивного фонда РФ по обеспечению их сохранности, учету и использованию.
2. Классификация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.
В соответствии с этим признаком документы на бумажных
носителях хранятся в общих архивах, а электронные, аудиовизуальные и научно-технические документы хранятся в специализированных архивах или специализированных отделах общих архивов. Этот признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов научно-технических, кино-, фото-, фоно- и видеодокументов (Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский государственный архив научно-технической документации, Российский
государственный архив фонодокументов и др.). Создание подобных архивов вызвано необходимостью особого режима хранения и использования документов.
3. Классификация документов по историческим эпохам.
В российских архивах исторически сложилось деление всех
документов Архивного фонда РФ на документы до 1917 г. и
после 1917 г., то есть до Октябрьской революции и после. При
организации документов учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики,
банки и др.), разграничительной датой при делении по эпохам
принята дата их национализации, муниципализации или реорганизации. Документы личного происхождения относятся к той
или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и
хронологических рамок.
В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется
на архивы, хранящие документы до 1917 г. (Российский государственный архив древних актов, Российский государственный исторический архив и др.); архивы, хранящие материалы
советской и постсоветской эпохи (Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив новейшей истории); архивы, хранящие материалы разных эпох
(с обособленным учетом и хранением документов по эпохам
внутри каждого архива).
? 52 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
4. Классификация документов по срокам хранения.
Постоянное хранение архивных документов, как правило,
осуществляют федеральные, государственные архивы, библиотеки, музеи. Временное хранение документов Архивного фонда
РФ до передачи их на постоянное хранение в учреждения архивной службы России осуществляют ведомственные архивы. Муниципальные архивы могут хранить документы и постоянно, и
временно, до передачи в соответствующий государственный архив (в последнем случае они являются архивами с переменным
составом документов).
Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ
осуществляют отраслевые архивные фонды, некоторые ведомственные архивы.
5. Классификация документов по их принадлежности к определенным отраслям деятельности.
Этот признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов. В нашей стране существует ряд архивов, хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности:
Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный архив Военно-Морского флота и др.
2.2. Классификация документов в архиве
Внутри архива документы группируются: по архивным фондам и коллекциям; по степени ценности; по категориям доступа.
Классификация документов
по архивным фондам и коллекциям
Группировка документов по архивным фондам и коллекциям ? основа классификации документов в пределах архива.
Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием.
Весь комплекс документов, образующихся в деятельности
организации (учреждения, предприятия, фирмы, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объе? 53 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
динения и т. д.) или в жизнедеятельности физического лица
(семьи, рода), составляет документальный фонд. Организация
или лицо, образующее документальный фонд, называется
фондообразователем.
Часть документального фонда, имеющая историческое, социально-культурное, научное, политическое или экономическое
значение, составляет архивный фонд и подлежит хранению. Архивный фонд ? самое главное понятие отечественного архивоведения, одна из основных классификационных единиц архивных документов. В российских архивах принята пофондовая
организация документов.
Отечественная теория фондирования имеет свою историю.
К концу XVIII ? началу XIX в. в западноевропейском архивоведении сложились два подхода к группировке документов в
пределах архива. Один из них называется логическим (принцип принадлежности ? пертиненцпринцип) и предполагает группировку материалов по тематическим рубрикам в зависимости
от содержания документов и запросов исследователей. В России логический принцип применялся еще в XVIII столетии в
Московском архиве Коллегии иностранных дел для группировки документов Посольского приказа по тематическим разделам
и подразделам:
1. Дела по сношению России:
1.1. С германскими государствами.
1.2. С итальянскими государствами.
1.3. С государствами Востока... и т. д.
Представители другого направления считали основой организации документов их происхождение (провениенцпринцип).
Документы надо было организовывать по фондам, то есть по
исторически сложившимся в деятельности учреждений комплексам. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 году. Попытки
дать научное определение понятию «фонд» предпринимались
на Всероссийских археологических съездах (1869?1911), на которых известные архивисты России впервые поставили важнейшие теоретические и методические вопросы новой самостоятельной дисциплины ? архивоведения.
? 54 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В 1922 г. Центрархив РСФСР установил требование выявления, хранения и учета документов в архивах по архивным
фондам. Понятие «фонд», сформулированное историком-архивистом Г.А. Князевым, обсуждал 1-й съезд архивных деятелей
РСФСР в 1925 году. Большой вклад в теорию фондирования
внес В.Н. Автократов (1922?1992), определивший ее как научную установку на организацию документов и показавший не
только важность правильного фондирования для теории информационного поиска в такой сложной системе, как Архивный фонд страны, но и роль фондирования в упорядочении
архивной информационной среды, организации учета документов, создании поисковых средств.
Основные положения теории фондирования отражались в
учебных пособиях МГИАИ, правилах работы госархивов (1962,
1984 гг.), правилах фондирования (1938, 1958 гг.). С их помощью
государственные архивы успешно провели организацию архивных
фондов, относящихся к досоветскому и советскому периодам.
Создание фонда ? естественный и неизбежный результат
работы организации, потому что он представляет собой комплекс документов, естественным образом отложившийся в процессе повседневной деятельности организации. Также обстоит
дело и с фондом конкретного лица. Не случайно мы говорим о
принципе происхождения.
Видами архивного фонда являются: архивный фонд организации, архивный фонд личного происхождения, объединенный
архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная
коллекция. Все эти понятия, кроме одного, нам уже знакомы.
Объединенный архивный фонд ? это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более юридических и/или физических лиц, имевших
между собой исторические и/или логически обусловленные связи. Объединенный архивный фонд создается, как правило, уже
в архиве на основе нескольких фондов. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:
? однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории (например, машинно-тракторные станции);
? 55 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? руководящего органа и подчиненных ему организаций,
действовавших на определенной территории (Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему организации);
? организаций, связанных между собой объектом деятельности (Управление Приволжской железной дороги и его конторы);
? органов государственной власти и местного самоуправления и состоящих при них учреждений (райисполком и его
отделы);
? последовательно сменявших друг друга организаций, если
функции предшественника полностью или частично передавались его преемнику (Сталинградское губернское архивное бюро
и Сталинградское краевое архивное управление);
? двух или нескольких фондов личного происхождения,
если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями
(И.А. Ильф и Е.П. Петров);
? одноименных ведомств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства (Министерство юстиции РСФСР и Министерство юстиции РФ).
Важнейшую роль при организации документов играет
принцип недробимости архивных фондов. В соответствии с
этим принципом пополнение архивов документами должно осуществляться таким образом, чтобы документы одного фонда
полностью концентрировались в одном архиве. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами одного фонда, требуют соблюдения
их целостности.
Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами
и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную организацию документов. Концентрация в одном архиве
комплексов документов, имеющих органические связи, облегчает всестороннее использование документов.
Фондирование заключается в определении (уточнении) фондовой принадлежности документов, хронологических границ фондов и формировании фондов.
? 56 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Определить фондовую принадлежность документов означает определить состав документов, подлежащих включению
в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя. Все документы по месту их составления подразделяются на три группы: входящие,
исходящие, внутренние.
Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документа, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам об отправлении документов.
Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является автором документов; их
фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам и содержанию документов.
Внутренние документы относятся к фонду организации,
которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, указанному в документе,
подписи автора.
Дела, которые последовательно велись в двух организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они
были закончены делопроизводством.
При определении фондовой принадлежности документов
личного происхождения изучается текст, обращения в письмах,
подписи, упоминания разных лиц, почерк и т. п.
Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.
Сформированные архивные фонды нельзя перефондировать. Если среди документов одного фонда будут обнаружены
ошибочно включенные в него документы других фондов, необходимо отразить это в научно-справочном аппарате к фонду.
Лишь в исключительных случаях, когда ошибки фондирования
велики и затрудняют поиск документов, может быть принято
решение о перефондировании.
? 57 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Хронологическими границами архивного фонда организации являются даты ее образования и ликвидации; архивного фонда личного происхождения ? даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного
архивного фонда ? даты образования и л??квидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в объединенный фонд;
архивной коллекции ? даты самого раннего и самого позднего документа.
Крайние даты документов фонда ? это даты самого раннего и самого позднего из документов, входящих в состав архивного фонда. Они могут не совпадать с хронологическими
границами фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют
документы начального или завершающего этапа деятельности
организации либо из-за включения в состав фонда документов организации-предшественника, переданных для завершения делопроизводством в организацию, из документов которой сформирован фонд. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с
посмертным изданием его произведений, проведением юбилейных мероприятий.
Пофондовая организация документов в пределах архива прочно вошла в практику работы отечественных архивистов. Однако преобразования 1991?1993 гг. и последующих
лет поставили перед архивистами задачи, которые уже не
могли решаться с помощью прежних подходов. Вопрос касался новых организаций, появившихся в постсоветской России: принимать ли их документы в состав уже сформированных фондов или формировать новый фонд? В 2006 г.
специалисты ВНИИДАД подготовили методические рекомендации по фондированию документов, основные положения которых вошли в новые правила работы для государственных и муниципальных архивов (2007 г.). В этих нормативно-методических документах был учтен практический
опыт фондирования новых организаций, накопленный архивистами страны за последние годы.
? 58 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Особенности фондирования документов
современных организаций
Для таких организаций установлен следующий порядок: в
зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и порядок деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве нового фонда.
К таким факторам относятся:
1) Изменение конституционных основ государства.
Документы законодательных (представительных) органов,
новых органов исполнительной власти и местного самоуправления составляют новые архивные фонды. Например, документы Волгоградского исполкома областного Совета и Администрации Волгоградской области составляют отдельные фонды.
2) Изменение административно-территориального деления.
Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов РФ, составляют новые архивные фонды. Если меняется граница территориальных образований внутри субъектов РФ, при этом сохраняются органы государственной власти и местного самоуправления, то новые архивные фонды не образуются.
Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых фондов
органов государственной власти и местного самоуправления.
Документы организаций-фондообразователей, в том числе общественных объединений, до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
3) Изменение формы собственности организации-фондообразователя.
Документы организаций, перешедших из государственной
или муниципальной собственности в частную, составляют новый архивный фонд с момента акционирования или приватизации. Смена собственника организации без смены формы собственности не влечет за собой создание нового фонда.
? 59 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Возможно создание из документов акционированных (приватизированных) организаций родственного характера деятельности объединенных архивных фондов. Так, например, в некоторых государственных архивах были созданы объединенные архивные фонды коммерческих банков, существовавших в 1990-е гг., а
потом ликвидированных. Как правило, у них был небольшой объем
документов постоянного хранения.
4) Реорганизация фондообразователя.
Новый архивный фонд создается, если в результате реорганизации коренным образом меняются функции, компетенция организации и ее первоначальное назначение. Упразднение организации
означает прекращение деятельности одной организации с передачей ее функций другой организации. Документы вновь созданной
организации (организаций) составляют новые архивные фонды.
При реорганизации акционерное общество может стать обществом с ограниченной ответственностью или производственным кооперативом, не меняя функций. Так, многие сельскохозяйственные предприятия прошли неоднократную перерегистрацию (АО, ТОО, СПК и т.д.), что не меняло их форму собственности и характер деятельности. Их документы составляют единые архивные фонды. Если эти АО, ТОО, СПК создавались на базе колхозов, то они составляют единый фонд с ранее
принятыми документами колхозов.
Если функции передавались последовательно сменявшим
друг друга организациям, но менялась форма собственности, то
возможно создание объединенных архивных фондов из документов этих организаций.
5) Ликвидация фондообразователя.
Ликвидация юридического лица означает прекращение его
деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим юридическим лицам. Документы ликвидированных организаций составляют отдельные архивные фонды.
Что касается фондирования документов общественных объединений, то существуют различия, связанные со временем образования данных организаций. Если они были образованы до
принятия законодательства РФ об общественных объединениях, то они составляют единый архивный фонд с государствен? 60 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ной организацией, при которой существовали (предприятие и
профсоюзный комитет). Документы общественных объединений
с момента регистрации по законодательству РФ составляют
отдельные архивные фонды. Можно образовывать объединенные архивные фонды.
Из документов общественных объединений, которые существовали кратковременно и оставили незначительное количество
материалов, можно формировать архивные коллекции. В аналогичные коллекции можно включать документы организаций, не
прошедших государственную регистрацию, исключенных из списка источников комплектования, передавших лишь отдельные документы или дела и т. п. Например, коллекция документов национально-культурных организаций, детских организаций, печатных периодических изданий, агитационно-пропагандистских
документов избирательных кампаний и др. Возможно создание
коллекций отдельных аудиовизуальных документов, объединенных по какому-либо признаку. Документы личного происхождения лидеров или идеологов общественных организаций могут
быть присоединены к фондам соответствующих организаций.
Все факторы надо применять творчески, учитывая местные условия, организационные изменения, требования уставов
субъектов РФ и муниципальных образований и др. В любом
случае фондирование должно обеспечивать поиск документов
соответствующих организаций и государственный учет документов, не усложняя их.
Классификация документов по степени ценности
Все документы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов.
Особо ценным документом называется документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства.
Уникальный документ ? это особо ценный документ, не
имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации
? 61 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с
точки зрения его значения и/или автографичности.
Особо ценные документы хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке. Уникальные документы должны изыматься из архивных фондов и храниться обособленно (сейфовое хранение). Принадлежность документов к
категории особо ценных или уникальных определяется научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации,
значением фондообразователя, историческим периодом и другими факторами.
Классификация документов по категориям
доступа к ним
По категориям доступа документы делятся на документы
открытого доступа, документы ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа (если собственник, передавая документы в
архив, оговорил особые условия их использования). Секретные
документы должны храниться отдельно от других документов.
2.3. Классификация документов в пределах
архивного фонда
Под классификацией документов в пределах архивного фонда
понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу организации документов принимается единица хранения (дело).
Единица хранения (дело) ? физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов,
заключенных в отдельную обложку.
Классификация документов (дел) в пределах архивного
фонда называется их систематизацией, которая производится:
? в делопроизводстве организаций при составлении номенклатуры дел и формировании дел, при подготовке дел к
последующему хранению и использованию;
? в архивах организаций при подготовке документов для
передачи в государственные и муниципальные архивы;
? 62 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? в государственных архивах при формировании фондов
из россыпи (комплекс неупорядоченных документов).
Систематизация дел складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии с этой схемой.
Схема систематизации представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначена для распределения единиц хранения фонда по этим делениям. Это распределение может проводиться с учетом следующих классификационных признаков:
? структурного (в соответствии со структурными подразделениями организации);
? хронологического (по периодам или датам, к которым
относятся документы;
? функционального, отраслевого, предметно-вопросного, тематического (с учетом функций или отраслей деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
? номинального (по делопроизводственной форме ? родам дел, видам и разновидностям документов);
? корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
? географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их
авторы или корреспонденты);
? авторского (по названиям организаций или фамилиям
лиц, которые являются авторами документов).
Признаки классификации дел внутри фонда определяются
в каждом конкретном случае. Не все признаки имеют одинаковое
значение. Ведущими являются структурный и хронологический
признаки. Их сочетание дает два варианта систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации и в фондах ликвидированных организаций с часто
менявшейся структурой. При систематизации по этой схеме дела
группируются в фонде прежде всего по времени их создания
? 63 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
(по годам), а в пределах годового раздела ? по структурным
подразделениям организации:
2005 ?.
1. ???????????.
2. ???????? ?????.
3. ??????????? ? ?. ?.
2006 ?.
1. ?????????? ??????.
2. ???????-????????????? ?????.
3. ?????????? ????? ? ?. ?.
Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а
его структура отличалась стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы ? по годам:
1. Канцелярия ? 2000 г., 2001 г., 2002 г. и т. д.
2. Плановый отдел ? 2000 г., 2001 г., 2002 г. и т. д.
Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они выбираются в качестве основы построения многих
фондов организаций.
Порядок расположения групп дел в пределах фонда
Группы следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы дел чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (этот порядок отражен в номенклатуре дел организации), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических
периодов ? в зависимости от выбранной схемы систематизации.
Каждая группа материалов структурного подразделения
(отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в
последовательности, определяемой конкретикой документации
наиболее рационально. Таким образом, каждое дело в архивном фонде занимает свое место.
При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:
? дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию
? 64 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
(структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для завершения делопроизводством;
? планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к
тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени составления;
? дела, начатые делопроизводством в одном структурном
подразделении организации и переданные для продолжения в
другое, относятся к тому подразделению, в котором они были
закончены делопроизводством;
? в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
Дела в пределах нижних ступеней систематизации располагаются по их значимости и хронологии. При расположении дел по
хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и
наконец, дела, датированные только годом. Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует
помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.
Особенности классификации личных фондов
В личных фондах содержатся разнообразные по составу и
содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность
фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, документы общественной, профессиональной или иной деятельности,
изобразительные материалы и др. Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая схема построения
фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как
это имеет место при организации фондов учреждений. Управленческие документы уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и
системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп
могут объединяться по нескольким признакам одновременно, чаще
всего по тематическому, номинальному и авторскому.
? 65 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема систематизации документов личных фондов:
1. Личные документы и другие материалы к биографии
фондообразователя (биографические материалы).
2. Материалы служебной и общественной деятельности.
3. Творческие материалы.
4. Материалы, собранные фондообразователем для работы.
5. Переписка.
6. Имущественно-хозяйственные документы.
7. Материалы о фондообразователе.
8. Изобразительные материалы.
9. Документы родственников фондообразователя.
10. Коллекции, собранные фондообразователем.
Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема документов личного фонда. В составе фондов
деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах государственных и
общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности,
поэтому при организации данных фондов именно они выносятся на первое место.
Документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, затем документы каждого гражданина ? по схеме систематизации. В архивном фонде рода документы располагаются в генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду,
помещаются в начале (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы и др.).
Особенности классификации
объединенных архивных фондов и коллекций
Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда,
не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами
? 66 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
документов в пределах объединенного архивного фонда. Они могут располагаться по значимости фондообразователя, хронологии их создания, алфавиту названий и т.д. В пределах каждого
фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных фондообразователей,
составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используют одинаковые схемы систематизации.
Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний
или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а
созданные группы располагаются по алфавиту фамилий или
названий организаций. В коллекциях, созданных по тематическому признаку, могут быть образованы группы документов по
более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их
значимости или по хронологии.
Нефондовая организация
аудиовизуальных и электронных документов
Аудиовизуальные и электронные документы организуются не по фондам, а по их видам и внешним признакам. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам ? фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и видеосюжеты, по цветности ? цветные или черно-белые. На кинодокументы и видеодокументы одного вида составляется одна опись.
Внутри описи кино- и видеодокументы могут систематизироваться по времени изготовления, производственным номерам,
формату и материалу носителя и другим признакам.
Фотодокументы систематизируются по видам ? негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы)
различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы одного вида составляется отдельная опись. Внутри описи фотодокументы могут систематизироваться по авторам, объекту, месту съемки и другим признакам.
? 67 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации ? фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На каждый вид составляется отдельная опись. Внутри описи фонодокументы могут систематизироваться по принадлежности к выпускающим организациям,
производственным номерам, содержанию, формату носителя
записи и другим признакам.
Электронные документы систематизируются по видам носителей информации ? магнитные ленты, лазерные и жесткие
диски, компакт-диски, дискеты и др.; внутри видов ? по форматам представления информации и по характеру зафиксированной информации.
Вопросы для повторения
1. Понятие о классификации архивных документов, уровни
организации. Классификация документов Архивного фонда РФ в
целом.
2. Классификация документов в пределах архива. Фондирование. Признаки определения фондовой принадлежности.
3. Классификация документов в пределах архивного фонда.
Систематизация документов.
4. Особенности классификации документов личных фондов,
объединенных архивных фондов, архивных коллекций.
5. Нефондовая организация документов.
Список рекомендуемой литературы
1. Елпатьевский, А. В. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России / А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина // Отечественные архивы. ? 2005. ? № 2. ?
С. 35?43.
2. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах РФ / Росархив,
ВНИИДАД. ? М., 2006. ? 44 с.
3. Организация документов в архивах / Е. В. Алексеева,
Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство. ? 2002. ? № 3. ? С. 93?100.
? 68 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
4. Организация документов по архивам / Е. В. Алексеева,
Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство. ? 2002. ? № 2. ? С. 66?74.
5. Трещев, В. С. Некоторые аспекты фондирования документов бывших партийных архивов / В. С. Трещев // Отечественные
архивы. ? 2005. ? № 6. ? С. 53?55.
6. Шабанова, Т. Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации / Т. Е. Шабанова
// Отечественные архивы. ? 2005. ? № 2. ? С. 28?34.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 3. ЭКСПЕРТИЗА
ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
И КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ
3.1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов ? это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения
сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится:
? в делопроизводстве организации;
? в архиве организации;
? в государственном (муниципальном архиве).
Экспертиза ценности документов
в делопроизводстве организации
В делопроизводстве организации экспертиза ценности документов осуществляется при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов
к делам, подготовке дел к последующему хранению.
Для проведения экспертизы ценности документов в организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных
специалистов. Заведующий архивом организации (или ответственный за архив) обязательно входит в состав ЭК. Председателем ЭК
является один из руководящих работников организации. В организациях с большой подведомственной сетью создаются центральные
экспертные комиссии (ЦЭК), которые осуществляют методическое
руководство работой ЭК подчиненных организаций. ЦЭК и ЭК
работают в тесном контакте с экспертными органами архивных
учреждений ? экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК). Возглавляет систему экспертных органов в нашей стране Центральная
экспертно-проверочная комиссия Росархива (ЦЭПК).
? 70 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации осуществляются:
? отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
? отбор документов с временными сроками хранения для
дальнейшего хранения в структурных подразделениях;
? выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота
действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного и долговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для
хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Сроки хранения дел определяются по номенклатуре дел организации. Подшивка или переплет дел производится только после
завершения экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов в архиве
организации
В архиве организации экспертиза ценности проводится при
отборе документов на постоянное хранение. При этом используются нормативно-методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Росархивом и федеральными органами исполнительной власти (типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, типовые
и примерные номенклатуры дел и др.), а также методические
указания соответствующего государственного или муниципального архива. По результатам экспертизы ценности документов
в организации составляют описи дел постоянного хранения и
по личному составу, а также акты о выделении документов к
уничтожению (см. прил. 1?5). В зависимости от объема и состава документации в организации могут составляться отдельные описи электронных документов постоянного хранения, на? 71 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
учно-технической, аудиовизуальной документации, описи личных дел. Описи и акты рассматриваются на заседаниях ЭК
(ЦЭК) организации. Одобренные экспертными комиссиями описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного органа описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. Лишь
после этого организация имеет право уничтожать дела с истекшими сроками хранения, включенные в акты.
Экспертиза ценности документов
в государственном (муниципальном) архиве
В государственном и муниципальном архиве экспертиза
ценности проводится:
? при поступлении документов в архив в неупорядоченном состоянии (обычно в составе личных фондов и коллекций);
? по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе по личному составу, поступивших в архив
от ликвидированных организаций, не имевших правопреемника.
Становление теоретико-методических основ
экспертизы ценности документов в России
Основы методики экспертизы ценности документов начали закладываться еще в XVIII в., но окончательно сформировались в XX столетии. Первыми советскими декретами по архивному делу было сформулировано принципиальное положение экспертизы ценности документов, которому архивисты следуют и в настоящее время: хранить только то, что имеет значение для «изучения каждой жизни в ее проявлениях» (именно
так было записано в одном из постановлений ВЦИК и СНК
РСФСР). В последующий период продолжались поиски рациональных приемов и способов оценки документов. Нормативнометодические документы 1940?1950-х гг. определяли основную
задачу экспертизы ценности как отбор документов на хранение
и уничтожение. Положение о Государственном архивном фонде
СССР от 13 августа 1958 г. внесло существенные уточнения в
? 72 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
организацию и методику экспертизы ценности, на первое место
выдвигалась задача отбора документов на хранение.
В конце 1950-х гг. была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи с чем было принято
решение о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов должен быть временно прекращен. Архивным учреждениям предстояло провести экспертизу ценности ранее принятых на государственное хранение фондов, а также организовать изучение наиболее актуальных вопросов в этой сфере. Было
выделено два основных вопроса: о научно-исторической ценности низовых учреждений и целесообразности их приема на государственное хранение; о составлении перечней документов,
подлежащих государственному хранению.
В конце 1950-х ? 1960-е гг. на основе обобщения опыта
работы с документами были сформулированы основные принципы и критерии экспертизы ценности документов. В последующие годы отечественными архивистами было проведено исследование документных комплексов различных отраслей экономики и социально-культурной сферы, совершенствовалась
система критериев оценки документов и методов их отбора, были
заложены основы и апробированы положения выборочного приема документов, изучалась проблема повторяемости документной информации.
Основной вопрос, решаемый в ходе экспертизы ценности
документов ? «ценно» или «не ценно», то есть должен или не
должен документ постоянно храниться. Данная проблема является общей для всех стран, где архивоведение находится на
достаточно высоком уровне развития, и рассматривается как
проблема полноты и достоверности ретроспективной информации для удовлетворения нужд общества и путей его достижения. Принципы, критерии, методы составляют основу теории
экспертизы ценности документов и комплектования архивов.
На этой основе методически и организационно строится вся
практическая работа архивных учреждений.
? 73 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Общенаучные принципы, то есть универсальные, общие
для всех научных дисциплин, приняты и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов ими являются
принципы историзма, всесторонности и комплексности.
Впервые основные принципы экспертизы ценности документов были сформулированы в 1958 г. К.Г. Митяевым как
принципы историзма, партийности, всесторонности и комплексности. Затем они использовались во всех работах по вопросам
оценки и отбора документов. Принцип партийности в условиях
господства официальной советско-партийной идеологии ставился
на первое место, при этом он рассматривался как определение
классовой природы документа, его значения с точки зрения интересов трудящихся классов. В условиях новой России архивисты отказались от принципа партийности в пользу социальнополитической нейтральности, способствующей объективной оценке документов.
Принцип историзма всегда признавался основным. Знание
конкретно-исторической обстановки, в которой возникали документы, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с документами других фондов, позволяют обеспечить полноценное формирование Архивного фонда РФ.
Принципы всесторонности и комплексности совпадают с
общенаучными принципами целостности и системности, то есть
пониманием явлений действительности как единства частей целого во многообразии их проявлений, связей, рассмотрением
объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных
элементов. Архивисты понимают эти принципы как методологическое требование рассматривать документы в комплексе других документов и других источников с разных точек зрения, в
том числе и будущего использования.
Принципы ? это основа любой теории. Они конкретизируются в критериях (признаках) и методах.
Ценность документа ? информационные возможности документа, обусловливающие их историческое, научное, социальное, культурное и иное общественное значение. Экспертиза старается при отборе избежать больших потерь информации, но
принять на хранение все невозможно, поэтому возникает при? 74 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
оритет более ценного перед менее ценным. Документы обладают неодинаковой ценностью.
Критерии ценности документов ? система научно обоснованных признаков, на основании которых определяется степень
ценности документов. Начиная с 1970-х гг. в отечественном архивоведении применяются 3 группы критериев ценности:
1) Критерии происхождения ? роль и место организации в
системе государственного управления или конкретной отрасли,
значимость выполняемых ею функций, значение физического
лица в жизни общества (то есть значение фондообразователя);
время и место создания документа.
2) Критерии содержания ? значимость события (явления),
отраженного в документе; значение имеющейся в документе информации; повторение информации документа в других документах; вид документа; подлинность документа.
3) Критерии внешних особенностей ? форма фиксации и
передачи содержания, удостоверения, оформления документа
(в том числе художественные, языковые, палеографические особенности); физическое состояние документа.
В экспертизе ценности критерии применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, это прежде всего значение
имеющейся в документе информации и значение фондообразователя. Как главные критерии они применимы к любой документации. Другие критерии, например, палеографические, языковые особенности и т. п., применяются значительно реже. Рассмотрим подробнее основные критерии.
Значение информации, содержащейся в документе, значимость
события. В документе зафиксированы сведения о конкретных
событиях, явлениях, предметах, лицах. Ценность содержания документа будет зависеть от значимости события, явления, факта,
предмета, лица, полноты их освещения, новизны, уникальности
информации. Содержание документа надо рассматривать и в целом, и в деталях. Каковы бы ни были факты, события, люди, о
которых говорится в документе, чтобы вынести правильное решение о возможности его использования, надо учитывать все
стороны жизни общества, для освещения которых эти факты,
события, люди могут иметь определенное значение.
? 75 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Содержание управленческих документов, как правило, строго соответствует их назначению. Все документы организаций в
зависимости от информации, которую они содержат, можно разделить на три группы:
? документы, отражающие основные направления деятельности организации, с постоянным сроком хранения;
? документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;
? документы по личному составу, основной срок хранения
которых ? 75 лет.
Значение времени образования документа. Имеются определенные временные периоды, за которые в силу различных причин сохранилось небольшое количество источников. Такие документы требуют особо бережного отношения. С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты, ограничивающие деятельность экспертов. Документы, возникшие ранее
запретных дат, экспертизе не подвергаются и уничтожению не
подлежат. Нельзя уничтожать документы, созданные ранее второй половины XIX века. Документы, созданные в период со второй половины XIX в. до 1945 г. включительно, можно выделять
к уничтожению только с разрешения Росархива.
Значение фондообразователя. В соответствии с этим критерием в отечественном архивоведении традиционно было принято делить все учреждения, предприятия, организации в зависимости от задач, функций, компетенции и масштаба деятельности на три группы:
? Центральные, краевые, областные органы власти и управления, организации. Их документы поступают на государственное хранение в сроки, установленные законодательством.
Значение этих организаций требует внимательного отношения к
их документам. Следует тщательно изучать переписку, так как
она может дополнять материалы сводного характера и содержать конкретные сведения о работе организаций. Помимо основной документации в составе этих фондов могут быть оставлены
документы подчиненных или вышестоящих организаций.
? Городские и районные организации. Отличительная черта этой группы ? большое количество организаций, однород? 76 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ных по функциям и целевому назначению. В силу этого принимать их документы на постоянное хранение в полном объеме
нецелесообразно. Они принимаются в архивы выборочно: одиндва фонда из группы фондов однородных организаций или только определенные категории документов из всех фондов.
? Низовые организации вспомогательного и обслуживающего характера. Информация о деятельности этих организаций, которая может иметь научное значение, находит отражение в сводной документации вышестоящих организаций, поэтому их документы на постоянное хранение не принимаются. Но
в их фондах не исключена возможность появления таких документов, которые могут представлять научный интерес. Задача
архивиста ? сохранить документы, отражающие особенности
деятельности организаций.
Критерии ценности документов не являются устойчивой
категорией, они могут изменяться под влиянием различного
рода факторов, например, развития аппарата управления, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, им на смену приходят другие. Рассмотрим, как
меняется отношение к некоторым критериям ценнос??и в настоящее время.
Критерий значения фондообразователя (организации, в деятельности которой образовались документы) в настоящее время имеет иное название и трактовку: функционально-целевое назначение организации. Изменения в жизни общества, происходившие в России на рубеже XX?XXI вв., оказали влияние на
все сферы. Перестройка экономики, возникновение разных форм
собственности, отказ от жесткой централизации управления в
целом и в ряде функций особенно (руководство, контроль, планирование, снабжение и др.) стали базой изменения:
? организационно-правовых форм учреждений, предприятий и организаций (их видов);
? ведомственной системы управления (сейчас включает
только государственный сектор);
? понимания отрасли (не совпадает с ведомственной системой и включает организации разных форм собственности);
? 77 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? роли и места организации в системе управления.
Изменились характер и объем традиционных функций организаций, появились новые, например, маркетинг. Негосударственные организации сами осуществляют функции управления, без участия государственных органов. Прежний подход, то
есть деление на основные, вспомогательные и обслуживающие
организации, не всегда возможен, так как организации становятся многопрофильными, сочетают все эти характеристики.
Современные организации оцениваются с точки зрения уникальности деятельности, новизны продукции, товаров, услуг,
конкурентоспособности, участия в международных и региональных программах, работы в экстремальных условиях, особо важной роли в развитии определенной сферы деятельности или
конкретной территории, масштаба деятельности.
В то же время возникает необходимость расширить отбор
на постоянное хранение документов типичных негосударственных структур, то есть выполняющих однородные, повторяющиеся функции, потому что информация об их деятельности не
поглощается документами вышестоящих организаций, как в государственном секторе.
В настоящее время критерий функционально-целевого назначения организации продолжает уточняться.
Критерий вида документа. Согласно этому критерию группа документов одного наименования, общего назначения и единого формуляра ? вида непосредственно связана с определенной функцией и имеет определенную устойчивую ценность. В современных условиях появляются документы, содержащие в себе
функцию и информацию ряда ранее самостоятельных видов
документов. Например, бизнес-план ? и план как таковой, и
финансовый документ одновременно. Отмечается появление «безноминальных» документов в связи с применением компьютеров ? информация, сведения, данные, просто перечисляемые,
без указания вида документа. Все это должно стать предметом
изучения документоведов и архивистов.
Критерий подлинности документа. Согласно этому критерию подлинник отбирается на постоянное хранение в первую
очередь, а копии ? только в необходимых случаях. Современ? 78 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ные информационные технологии привели к тому, что появились аутентичные документы, то есть несколько экземпляров
подлинника (их может быть сколько угодно). Отбор лучшего
по качеству документа производится на основании критериев
внешних особенностей.
Новых критериев оценки документов в настоящее время
не предполагается. Речь может идти только о тех или иных
аспектах применения критериев, их интерпретации, то есть методике применения.
Критерии ценности документа применяются в комплексе. В экспертизе действует правило: для отбора документа на хранение
достаточно хотя бы одного критерия ценности, а для отбора документов на уничтожение надо применять всю совокупность критериев. Другими словами, чтобы уничтожить документ, надо признать его не имеющим ценности ни по одному из критериев. Так в
отечественном архивоведении реализуется тезис Н.В. Калачова:
«Пусть лучше лишнее хранится, чем полезное уничтожается».
Основные положения отбора документов
с повторяющейся информацией
на постоянное хранение
Управленческие связи между организациями требуют образования документов идентичного содержания или документов, несущих информацию о других документах. Документы с
повторяющейся информацией могут быть в одной организации, во всех организациях одной отраслевой или ведомственной системы и даже в организациях разных систем.
Повторяемость информации может быть формальной и
аналитико-синтетической. Формальный вид повторяемости информации ? это воспроизведение информации путем дублирования (размноженные экземпляры одного и того же документа), цитирования (дословного повторения всего текста документа или его части в другом документе), суммирования (простое сложение однородных первичных документов во вторичном документе с сохранением информации первичных документов и последующим подведением итогов).
? 79 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Аналитико-синтетический вид повторяемости ? это преобразование документной информации путем:
? обобщения (обработка данных первичных документов во
вторичном документе с помощью их различной группировки,
анализа и синтеза);
? реферирования (передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его
анализа и синтеза);
? изложения (передача, но не дословная, всего текста документа или его части в другом документе, с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения).
Относительно самостоятельной формой повторяемости является вариантность. Варианты ? это разные тексты одного и
того же документа, в который внесены изменения, отражающие развитие содержащихся в них сведений или историю создания документа.
Рассмотрим случай отбора на государственное хранение документов с такой распространенной формой повторяемости информации, как дублирование. Появление дублетных документов (нескольких экземпляров одного документа) объясняется организацией работы аппарата управления, требующей размножения и рассылки документов для
сведения, руководства, исполнения. В организациях структурными подразделениями, а также нижестоящими организациями чаще всего размножаются и рассылаются положения, приказы, директивные письма, инструкции руководства.
Подведомственные организации, в свою очередь, посылают
руководящему органу планы, доклады, отчеты о своей работе. Могут быть размножены и разосланы по системе учреждений протоколы.
Документы в создавшей их организации остаются на хранение в подлинниках, а там, куда они посылаются в копиях для
сведения, уничтожаются. Но если известно, что документ длительное время будет необходим в оперативной деятельности
или он представляет большую ценность с научной и практической точки зрения, то целесообразно кроме подлинника оставить один-два экземпляра подлинника.
? 80 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Внутри организаций одной системы дублетными чаще всего
бывают постановления, приказы, распоряжения, указания и другие документы руководящего характера. Они размножаются и рассылаются по всей системе. Приказы ведомства откладываются в
копиях во всех подведомственных организациях. Такие документы
сохраняются в фонде организации, являющейся их автором. В фондах подведомственных организаций копии организационно-распорядительных документов могут быть оставлены на постоянное
хранение лишь в тех случаях, когда их содержание непосредственно затрагивает вопросы деятельности данных организаций и не
находит достаточно полного отражения в их собственных документах. Если же организационно-распорядительные документы
присланы для сведения, то они уничтожаются.
Значительную часть дублетной документации составляют
документы планово-отчетного характера, присылаемые в вышестоящие организации нижестоящими. Плановая документация
подведомственных структур в составе фондов вышестоящих организаций обычно выделяется к уничтожению, так как ее показатели, как правило, отражаются в отчетах. Отчетность обычно сохраняется в фондах вышестоящих организаций как источник информации о деятельности подведомственных организаций.
В фондах организаций разных систем могут отложиться
акты органов государственной власти и управления, договоры
и др. При отборе на постоянное хранение подобных дублетных
документов следует учитывать значение таких документов для
деятельности организации, в фонде которой они отложились.
К уничтожению дублетных документов надо подходить осторожно, не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные документы. На отбор дублетных документов может оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, существенно дополняющих их содержание.
Более сложный вид повторяемости ? аналитико-синтетический, когда происходит преобразование одних документов в другие.
Такое повторение информации чаще всего присутствует в документах отчетных, статистических, бухгалтерского учета и отчетности. Чаще всего наблюдается повторение преобразованной информации периодической отчетности (за месяц, квартал, полуго? 81 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
дие) в сводных документах за год. Обычно месячную и квартальную отчетность при наличии годовой выделяют к уничтожению.
Докладные записки, справки, сведения, обзоры могут служить основанием для составления сводных документов. В них с
большей или меньшей полнотой может быть изложено содержание первичных документов. Если содержание первичных документов полностью отражено в сводном, и если каждый в отдельности документ не несет информации, представляющей научный интерес, то первичные документы могут быть уничтожены. В противном случае первичные документы оставляют на
хранение наряду со сводными.
Отбор на постоянное хранение документов с повторяющейся информацией ? один из самых трудных вопросов в экспертизе ценности документов. При его решении необходимо:
во-первых, установить, в фондах каких организаций могут быть
документы с повторяющейся информацией; во-вторых, выявить
категории документов, информация которых повторяется; в-третьих, определить вид и форму повторяемости и уже после этого
проводить отбор документов на хранение и уничтожение, руководствуясь критериями ценности документов.
Экспертиза ценности документов
личного происхождения
Экспертиза ценности документов личного происхождения
имеет некоторые особенности. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но
и отношение к ним автора, зависящее от его социальной позиции, жизненного опыта и эмоционального восприятия мира.
С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы их ценности делятся на две группы: критерии ценности фондов личного происхождения и критерии ценности документов личного происхождения.
К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:
? значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;
? 82 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? история фонда и его состав;
? взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так,
документы малоизвестного лица могут быть ценными в связи с
уже имеющимися в архиве документами, могут дополнять их).
К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:
? значение творческой и общественной деятельности автора документа;
? время и место создания документа;
? значимость содержания документа, его информационная, научная и художественная ценность;
? внешние признаки (сохранность, степень автографичности, наличие помет и т. п.);
? взаимосвязь с другими документами.
Применение некоторых критериев при экспертизе ценности
документов личного происхождения, таких как время и место
создания документа, значение автора, традиционно и осуществляется так же, как при экспертизе ценности управленческой документации. Критерий значимости содержания имеет ограниченное применение: он применяется только к документам, не являющимся продуктом творчества (художественные произведения, научный труд, дневники, мемуары и др.). Для оценки значения таких документов решающими являются их художественные достоинства, научные новизна и актуальность. Значимость содержания этих документов надо оценивать также и с точки зрения его
социально-психологической насыщенности: сообщая какие-либо
факты, документ может ярко выражать мысли и настроения определенной социальной группы общества, тем самым представлять ценность как исторический источник.
При отборе документов личного происхождения на постоянное хранение особую ценность представляют автографы фондообразователя, подлинные документы официального происхождения, подлинные негативы и отпечатки с них, наличие на документах помет автора или известных лиц, оформление документов, повышающее их экспозиционную ценность. Разрушение основы документа, затухание или стирание текстов, выцветание фотографий и другие подобные дефекты снижают цен? 83 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ность документа. В то же время не надо забывать о совершенствовании реставрационной техники и появлении новых технологий, способных продлить жизнь документа.
Экспертиза ценности электронных документов
Экспертиза ценности электронных документов проводится
так же, как и в случае документов на бумажном носителе,
экспертной комиссией организации, в том же порядке и во
взаимосвязи с бумажными документами. Применяются общие
критерии экспертизы ценности документов, но дополнительно учитываются:
? значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);
? повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных
на других носителях;
? первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;
? вид, разновидность электронного документа;
? подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;
? ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей);
? форма и состав процедур по обеспечению аутентичности
(подлинности) и целостности электронных документов;
? характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;
? степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);
? возможность воспроизведения и обработки информации
электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;
? ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского
? 84 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов);
? возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;
? возможность обеспечения долговременного (свыше 10 лет)
хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.
Система нормативно-методических пособий,
применяемых при экспертизе ценности документов
Перечни документов ? это систематизированные списки
документов, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на
государственное хранение обязателен. Перечни относятся к числу
основных справочников по экспертизе ценности документов. Они
обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности организаций, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов на постоянное хранение и способствуют систематическому освобождению организаций от документов с истекшими сроками хранения. Перечни бывают типовыми и ведомственными.
Типовые перечни ? это перечни документов, образующихся
при выполнении общих для всех организаций, то есть типовых,
функций управления (руководство, планирование, финансирование и т.д.). Типовые перечни издаются Росархивом. Они предназначены для работников государственных, муниципальных и
ведомственных архивов, а также для специалистов организаций всех форм собственности.
Ведомственные перечни составляются или на документы одной определенной организации, или на документы всех организаций одного ведомства. Они должны предусматривать, помимо управленческой, и другую специальную документацию, создаваемую
организациями ведомства по всем направлениям их деятельности.
Ведомственные перечни издаются федеральными ведомствами и
согласовываются с Росархивом. В 2011 г. ВНИИДАД разработал
методические рекомендации по подготовке перечней документов,
? 85 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
образующихся в федеральных органах исполнительной власти и
подведомственных им организациях.
Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания, поскольку условия
и круг деятельности фондообразователя изменялись. Со временем перечни устаревают и должны перерабатываться, как правило, через 10?15 лет после введения их в действие.
При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы: изучение дел, подлежащих передаче на постоянное хранение, и дел, выделяемых к уничтожению, особенно тех из них,
в составе которых могут быть ценные документы.
Перечни обычно строятся по функциональному признаку и
включают разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Разделы имеют подразделы по более узким
вопросам. Так, перечни типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения, состоят из разделов, отражающих типовые функции,
свойственные всем организациям независимо от вида деятельности и формы собственности: управление, планирование, финансирование, учет и отчетность, трудовые отношения, материально-техническое обеспечение деятельности и т. д. Документы в
разделах и подразделах расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В перечне указывается номер статьи, вид документа, срок хранения
документа, примечание. Вспомогательный справочный аппарат
к перечням состоит из указаний по применению перечня, списка
сокращенных слов и указателя вида документов.
В 2004 г. ВНИИДАД, ГАРФ и РГАЛИ при участии Росархива начали работу по разработке экспериментальной базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях». Особенностью этой базы данных является то, что она
не просто создается и ведется на основе имеющейся информации
(перечней документов, примерных номенклатур дел, решений
ЦЭПК, законодательных актов), но и соединяет в себе процессы
создания данной информации, ее уточнения, ввода, ведения, поиска. БД «Состав и сроки хранения документов, образующихся в
деятельности организаций» включает: перечни типовых доку? 86 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ментов и перечни документов ведомств, а также примерные номенклатуры дел, действующие в настоящее время; законодательные и иные нормативные правовые акты по вопросам, связанным с отбором документов на хранение и уничтожение.
База данных носит межведомственный характер, ее пользователями могут быть не только архивные, но и другие организации. Она является многофункциональной. БД может быть использована при разработке перечней документов ведомств. После разработки ведомственного перечня в соответствии с договоренностью (соглашением) федеральный орган исполнительной
власти представляет электронную версию перечня документов в
Росархив для включения в БД. Передача ее осуществляется по
акту и сопровождается письмом руководителя ведомства, подтверждающим достоверность электронной версии перечня.
Все сведения БД основаны на законодательных, нормативных или методических документах и имеют ссылки на них.
Кроме перечней имеется система методических разработок
ВНИИДАД и архивных учреждений, как федеральных, так и
субъектов Федерации, по вопросам экспертизы ценности документов, в которых обобщается практический опыт и результаты научных исследований.
3.2. Комплектование архива
Комплектование архива ? это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии
с его профилем. Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ, соблюдения прав собственности на
документы, происхождения и территориальной принадлежности документов, недробимости фондов.
Документы Архивного фонда РФ по истечении предельных сроков временного хранения у фондообразователя в обязательном порядке передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
В федеральные архивы на постоянное хранение передаются архивные фонды и архивные документы федеральных орга? 87 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
нов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ,
Центрального банка РФ, организаций, отнесенных к федеральной собственности.
В государственные архивы субъектов РФ на постоянное
хранение передаются архивные фонды и архивные документы
органов государственной власти и организаций, отнесенных к
государственной собственности субъектов РФ.
В муниципальные архивы на постоянное хранение передаются архивные фонды и архивные документы органов местного самоуправления и организаций, отнесенных к муниципальной собственности.
На территории субъектов РФ могут находиться объекты федеральной собственности (территориальные управления
федеральных органов исполнительной власти и т. п.), а на территории муниципальных образований ? объекты собственности субъекта РФ. Архивисты решают эту проблему на основе
принципа территориальной принадлежности: на какой территории создаются архивные документы, в тот архив они и поступают на хранение независимо от формы собственности.
Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной
собственности, могут передаваться негосударственными организациями и гражданами на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Передача осуществляется
на основе соглашения (договора).
Состав работ по комплектованию архива
Комплектование архива включает:
? определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем;
? определение состава документов, подлежащих приему в архив;
? прием документов в архив.
Источники комплектования государственного (муниципального) архива ? это организации и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, то
есть имеющие историческое, научное, социальное, культурное и
? 88 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
иное значение и подлежащие передаче на постоянное хранение
в архивы в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).
Критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились в 1960-е гг. Были выявлены
следующие критерии:
? значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (организации союзного,
республиканского, областного, районного и другого подчинения);
? полнота отражения деятельности организации в документах вышестоящих учреждений;
? соответствие документов организации профилю государственного архива.
На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования. Списки разрабатывались государственными архивами на основе Примерных списков источников комплектования, издаваемых Главным архивным управлением СССР
с 1960 года. В их основе лежало разделение потенциальных
источников комплектования на несколько групп:
? организации, документы которых подлежали полному
приему в государственные архивы;
? организации, документы которых подлежали приему в
государственные архивы в составе фондов вышестоящих организаций, а также по выборочному приему;
? организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.
Выборочный прием документов может быть групповым или
повидовым. Под групповым выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных организаций, действовавших на одной территории, в архив поступает один или
несколько фондов. Повидовой выборочный прием предполагает, что в архив поступают отдельные виды и разновидности
ценных документов, создаваемых источниками комплектования.
В настоящее время Росархив также разрабатывает Примерные отраслевые списки организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. На
их основе каждый государственный и муниципальный архив со? 89 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ставляет и ведет список организаций ? источников комплектования и список лиц ? источников комплектования архива
документами личного происхождения. Уточнение списков происходит по мере необходимости, но не реже одного раза в
пять лет. Для усовершенствования ведения списков учреждений ? источников комплектования государственного архива,
повышения оперативности контроля за работой ведомственных архивов, а также для осуществления быстрого поиска
информации и получения справочных (статистических) сведений по базе данных ВНИИДАД разработал базу данных
«Учреждения ? источники комплектования».
Данная система решает следующие задачи:
? учет сведений и составление автоматизированных списков учреждений ? источников комплектования госархива;
? контроль за организацией делопроизводства;
? контроль за работой ведомственных архивов;
? пополнение базы данных путем ввода новых записей;
? оперативный поиск и выдача информации при выполнении запросов, в том числе по тематическим запросам;
? статистическая обработка сведений.
За годы, прошедшие с начала коренных преобразований в
экономической, политической и общественной жизни страны,
государственные архивы России столкнулись с очень серьезными проблемами в области комплектования.
Во-первых, это изменение статуса архивных фондов в связи с вопросом собственности на архивные документы. Эта проблема была решена на основе принципа территориальной принадлежности, о чем мы говорили ранее.
Во-вторых, на комплектование повлиял распад централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления.
В связи с этим пересматриваются критерии определения источников комплектования. Уровень подчиненности организации уже
не отражает реального значения ее деятельности. Рост самостоятельности государственных организаций приводит к тому, что
все меньше их документации поступает на хранение в составе
фондов вышестоящих органов. Растет число организаций ? самостоятельных источников комплектования.
? 90 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В-третьих, в условиях реформирования экономики архивы
столкнулись с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных организаций, которые не имеют правопреемника. В целях обеспечения сохранности документов государственные и муниципальные архивы были
вынуждены принимать на хранение большие массивы документации по личному составу, срок хранения которых 75 лет, так
как сведения из этих документов непосредственно касаются судьбы граждан. В Волгоградской области способом решения этой
проблемы стало создание Государственного архива документов
социально-правовой защиты граждан Волгоградской области.
В некоторых муниципальных образованиях области созданы муниципальные архивы документов по личному составу.
В-четвертых, произошло разгосударствление многих сфер
управления. Доля негосударственных организаций в экономике
страны с каждым годом увеличивается. Если архивными учреждениями не будут приняты меры к сохранению документов
негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. За прошедшие годы архивной службой страны были определены критерии отнесения негосударственных организаций к числу источников комплектования государственных архивов, формы
приема документов и их состав. С представителями негосударственных структур архивисты устанавливают договорные отношения. В результате выявления этих организаций составляются списки потенциальных источников комплектования.
В настоящее время списки источников комплектования составляются на основе несколько измененной системы критериев. При отнесении организаций к числу источников комплектования учитывается:
? функционально-целевое назначение организации (выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах);
? полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.
? 91 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Бывшие партийные архивы, приобретя статус государственных архивов, стали комплектоваться документами общественных
объединений, в том числе политических партий. Успех в работе
архивистов в данном случае напрямую зависит от личных контактов с лидерами и активистами общественно-политических организаций. Во взаимоотношениях с представителями политических
партий и движений возникают определенные трудности. Некоторые руководители общественных организаций не хотят передавать
документы на хранение, опасаясь изменения политической обстановки и возможного преследования членов своей организации. Зачастую руководителей трудно застать на месте, они находятся в
разъездах, документы организации хранят дома или по месту постоянной работы. Объем документов минимальный, преобладают
черновые и рукописные варианты. Существование общественных
организаций нестабильно, они реорганизуются, ликвидируются.
Взаимоотношения между архивами и подобными источниками комплектования строятся на основе договоров. Работа с
ними требует творческого подхода и нестандартных решений.
При непосредственном изучении архива общественной организации вступает в силу критерий истории фонда, то есть наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни
страны и региона, а также деятельность самой организации, ее
лидеров, структуру региональных отделений.
Комплектование государственного
и муниципального архива документами
личного происхождения
Государственные и муниципальные архивы собирают документы граждан (физических лиц). Определение граждан, личные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив,
осуществляется на основании таких критериев, как:
? роль фондообразователя в развитии науки, культуры и
других областей деятельности;
? роль фондообразователя в качестве участника, очевидца
выдающихся событий в жизни общества;
? 92 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;
? типичность архивных документов для данного времени
(документы «рядовых» граждан);
? состав и содержание документов, собранных гражданином.
В составе личного фонда на хранение принимаются следующие виды документов: авторские рукописи, автобиографии,
дневники, записные книжки, воспоминания; биографические материалы (личные документы, справки, удостоверения, грамоты
и т. п.); документы имущественно-хозяйственного характера;
служебная и личная переписка; фотографии и другие изобразительные документы; материалы о фондообразователе и об увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии, вырезки из газет и журналов); материалы, собранные фондообразователем для творческой работы и отложившиеся в его личном архиве и др.
Документы личного происхождения поступают в государственные и муниципальные архивы:
? от фондообразователей, передающих свои архивы лично
или по завещанию;
? от наследников;
? от коллекционеров;
? из общественных организаций (творческих союзов и т. п.);
? из нотариальных контор как выморочное имущество;
? из государственных архивов, музеев, библиотек и других
учреждений в порядке уточнения профильной принадлежности
документов;
? от граждан, проживающих за границей, из зарубежных
организаций в порядке дара или обмена копиями.
Сотрудники архивов собирают сведения о личных архивах и их держателях, на основании этих сведений, зафиксированных в специальной картотеке или базе данных, составляются списки лиц ? источников комплектования и потенциальных
источников комплектования. Изучаются данные о фондообразователях, с владельцами личных архивов ведутся переговоры.
Документы личного происхождения передаются гражданами
в архивы безвозмездно или за денежное вознаграждение. При пере? 93 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
даче документов владелец может оговорить некоторые условия использования документов, например, оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный срок, закрыть документы для использования на определенный срок, передать отдельные документы при условии передачи ему ксерокопий и
т.д. Договоренность между архивом и владельцем документов закрепляется специальным соглашением за подписями обеих сторон.
В процессе первичной обработки документов проводится
их систематизация и составляется сдаточная опись. Вопрос о
приеме документов личного происхождения решается на заседании ЭПК архивного органа. При положительном решении
документы передаются в подразделение государственного или
муниципального архива, ведущее научно-техническую обработку и описание документов личного происхождения.
Вопросы для повторения
1. Понятие, цели, задачи, методы проведения экспертизы ценности документов.
2. Критерии экспертизы ценности документов, их применение при отборе документов на государственное хранение.
3. Отбор на государственное хранение документов с повторяющейся информацией.
4. Особенности экспертизы ценности документов личного происхождения.
5. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов.
6. Комплектование государственных архивов. Списки источников комплектования.
7. Современные проблемы комплектования государственных
архивов.
8. Особенности комплектования архивов документами личного происхождения.
Список рекомендуемой литературы
1. Бурова, Е. М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Е. М. Бурова // Делопроизводство. ? 2007. ? № 1. ? С. 82?89 ; № 3. ? С. 115?121.
? 94 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
2. Еремченко, В. А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда РФ / В. А. Еремченко // Отечественные архивы. ?
2004. ? № 1. ? С. 25?29.
3. Еремченко, В. А. Основные проблемы работы государственных архивов с аудиовизуальной документацией / В. А. Еремченко
// Вестник архивиста. ? 2002. ? № 1 (67). ? С. 248.
4. Жукова, М. П. Комплектование архивов электронными документами / М. П. Жукова // Отечественные архивы. ? 2000. ?
№ 2. ? С. 5?14.
5. Иритикова, В. Методика работы с перечнями документов
со сроками хранения / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. ? 2012. ? № 9. ? С. 30?45.
6. Кузнецов, С. Перечни документов для организаций всех
форм собственности / С. Кузнецов // Секретарское дело. ? 2012. ?
№ 7. ? С. 61?65.
7. Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов : метод. рекомендации / Федер. Арх. агентство ; ВНИИДАД. ?
М., 2004. ? 90 с.
8. Черешня, А. Г. О совершенствовании методологии и методики экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической документации / А. Г. Черешня // Вестник архивиста. ? 2002. ? № 6(72). ? С. 40?50.
9. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика). ?
М., 2006. ? 224 с.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
4.1. Обеспечение сохранности
архивных документов
Обеспечение сохранности архивов и архивных документов ? важная государственная задача. Решение этой сложной
задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:
? создание оптимальных условий хранения документов;
? соблюдение порядка размещения документов в хранилищах, топографирование;
? соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
? проверка наличия и состояния дел;
? создание страхового фонда особо ценных документов и
фонда пользования;
? обеспечение физико-химической сохранности документов.
Создание оптимальных условий
хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения,
охранной и пожарной сигнализацией; применением технических средств создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; проведением санитарно-гигиенических ме? 96 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
роприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы,
коробки, папки и т. п.).
Здания для архивов могут быть построены специально или
переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух, от
объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, должны соответствовать строительным нормам и правилам.
Система архивного пожаротушения должна отвечать следующим требованиям:
? применяемое вещество должно обладать высокой тушащей активностью при минимальном его количестве и стоимости и минимальном воздействии на материалы;
? оно не должно наносить существенный, неустранимый
ущерб для документов, людей и помещений архива;
? система должна легко и быстро приводиться в рабочее
состояние, быть надежной в эксплуатации.
На сегодняшний день всем этим требованиям отвечают системы пожаротушения тонкораспыленной водой. Тонкораспыленная вода эффективно тушит пожар за 20?30 секунд, практически
не оказывает разрушающего влияния на бумагу (воздействие на
документы незначительно по объему и через 6 часов уже не обнаруживается), безопасна для людей. Разработаны автоматические
модульные системы пожаротушения тонкораспыленной водой и
огнетушители, работающие по такому же принципу. Этими средствами уже оснащены некоторые архивы, библиотеки, музеи.
Архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы средствами пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией.
Архивохранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается
только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Это обеспечивается хранением документов
в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор, жалюзи и т. п. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ в хранилище проводятся при ограниченных
или технологически необходимых уровнях освещения.
? 97 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Для обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим:
? для бумажных документов ? температура 17?19 оС, относительная влажность 50?55 %;
? для черно-белой кино- и фотопленки ? температура 10?
о
15 С, влажность 40?50 %;
? для цветной пленки ? температура 2?5 оС, влажность
40?50 %;
? для документов на магнитных лентах и дисковых носителях ? температура 8?18 оС, влажность 45?65 %.
Помещения архивохранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключать возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. В архивохранилищах
проводятся систематическая влажная уборка, периодическое обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, ежегодная
обработка полов, плинтусов, подоконников, цокольных этажей
водными растворами антисептиков. В хранилищах запрещено
находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить
и использовать в них пищевые продукты, курить.
В архивах устанавливается особый охранный режим, который обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилища, опечатыванием помещений.
Размещение документов в хранилище.
Топографирование
Архивохранилища оборудуются передвижными или стационарными металлическими стеллажами с соблюдением определенного порядка их размещения, устанавливаемого правилами работы архивов. Порядок размещения фондов определяется
планом (схемой) их размещения. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
? 98 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Дела размещаются на стеллажах или шкафах горизонтально
или вертикально, в коробках или папках.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллаж ные топо графические указатели на кар точках
(см. прил. 6). Карточки пофондового указателя составляются на каждый фонд. На карточке указываются: название
фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, номер описи, дела с номера по номер, номер
стеллажа, шкафа, полки, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Изменения в расположении документов своевременно отражаются во всех
карточках, а также в схеме размещения фонда.
Порядок выдачи дел из хранилищ
Дела выдаются из хранилищ для проведения архивных
работ с документами (реставрация, микрофильмирование, экспонирование и др.) и для использования (пользователям в
читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения,
организациям-фондообразователям во временное пользование). Дела, содержащие ветхие документы или особо ценные
и уникальные документы, для использования из хранилищ
не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из
хранилищ и прием их обратно производятся хранителем фондов или заведующим архивохранилищем. Дела выдаются из
хранилища на срок:
? пользователям в читальный зал и сотрудникам архива ? на один месяц;
? фондообразователям во временное пользование ? на три
месяца;
? судебным, следственным, правоохранительным органам ?
на шесть месяцев.
Выдача архивных документов для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.
? 99 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Выдача дел из хранилищ оформляется определенными
Росархивом документами и регистрируется в особых книгах
(см. прил. 7).
Проверка наличия и состояния дел
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах ? установить соответствие фактического наличия дел учетным документам и выявить поврежденные дела, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другой носитель и т. п.
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со значимостью документов и правилами работы архивов. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств,
за время которых могут быть утрачены документы, проводятся
внеочередные проверки наличия и состояния всех фондов архива или отдельных комплексов документов.
Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников архива в количестве не менее двух человек. До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются,
то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых
записях описей фактически числящиеся по описи номера дел.
Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с
описью. При этом сверяются номер дела, заголовок, крайние
даты документов дела, количество листов, которые указаны в
описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние
проверяется путем визуального осмотра дела.
Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие
дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения дел) вносятся в лист проверки наличия и
состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в
ходе проверки на каждую опись отдельно.
При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места неправильно подложенные дела других фондов; сообщать заведующему архивохра? 100 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
нилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для
немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе
проверки запрещается. По окончании проверки в конце описи
проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором
указываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки ? количество дел, числящихся по описям; количество дел, не оказавшихся в наличии; количество литерных номеров, не отмеченных в
описи; количество пропущенных номеров; количество дел, оказавшихся в наличии. В акте также указывается количество дел,
требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов (см. прил. 11). Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел могут
составляться необходимые справки о технических ошибках в
подсчете, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и другие акты.
Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки
подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих дезинфекции, реставрации, переплета и т. п., передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.
Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушении сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом
случае архив должен начать работу по розыску дел в течение
одного года с момента завершения проверки.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной
после внесения изменений в учетные документы проверенного фонда.
Страховой фонд и фонд пользования
Страховой фонд ? это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм
первого поколения, изготовленный на соответствующего типа
? 101 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
фотопленке непосредственным фотографированием документа
и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документа. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов,
с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в
г. Ялуторовск Тюменской области).
Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий уникальных и особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования может создаваться также по наиболее используемым документальным комплексам путем создания
копий документов на электронных носителях (оцифровка), что
обеспечивает идентичность копии и подлинника. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по их использованию.
Запись и хранение информации в цифровом виде находят
все большее применение, что позволяет решать задачи, ранее
недоступные аналоговым технологиям:
? возможность многократной передачи информации без
потери качества;
? возможность записывать на электронный носитель разные по физической природе сигналы ? цветные и черно-белые
изображения, аудиовизуальные документы и др. (мультимедиа);
? возможность записи информации любого качества (в том
числе слабоконтрастной, дефектной).
Сейчас разрабатываются технологии, которые позволяют
быстро получать электронные копии с микрофильмов, что очень
важно для архивов.
Обеспечение физико-химической сохранности
документов
Обеспечение физико-химической сохранности документов ?
это комплекс работ по специальной технической обработке до? 102 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
кументов: обеспыливанию, реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающим
сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории,
действующие в системе архивных учреждений.
Сохранность документов не может быть обеспечена без
реставрационных работ. Конечно, средствами реставрации можно
спасти только малую часть документов. Поэтому архивисты
дифференцированно подходят к этому процессу с учетом ценности и физического состояния архивных документов.
В настоящее время сложился широкий рынок реставрационного оборудования, инструментария и материалов. Эффективные технические средства и технологии внедряются в
практику (установки для удаления избытка влаги методом сублимации, реставрационные паровые карандаши, машины для
вакуумирования архивных документов, листодоливочные машины и др.).
В архивах могут оказаться документы, имеющие биопоражения и подлежащие специальной обработке ? дезинфекции и
дезинсекции. Биоповреждениям подвержены любые носители:
бумага, ткани, пленка и др. Наряду с известными истребительными мероприятиями при обнаружении биозаражений (газовая дезинфекция, фунгицидная обработка) в настоящее время
разработан и апробирован эффективный физический способ
борьбы с плесневением материалов ? дезинфекция потоком ускоренных электронов. В его разработке принимали участие специалисты РГАНТД и Главархива Москвы.
4.2. Государственный учет документов
Архивного фонда Российской Федерации
В общей системе мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ особое место занимает их государственный учет. Согласно ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» все документы Архивного
фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения. Порядок государственного учета определяется
Регламентом государственного учета документов Архивного фонда
? 103 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
РФ, разработанным Росархивом и зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ в 1997 году.
Регламент устанавливает порядок взаимодействия Росархива и учреждений его системы, государственных библиотек и
музеев, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования, а также
юридических и физических лиц ? собственников документов Архивного фонда РФ, то есть всех держателей архивных документов. Важнейшим элементом такого взаимодействия является обязательное представление в архивные органы всеми держателями
Архивного фонда РФ сведений об архивных документах с целью
обеспечения государственного контроля их сохранности.
Порядок государственного учета архивных документов, закрепленный Регламентом, основывается на принципах:
? централизации (организующая и регламентирующая
роль Федерального архивного агентства);
? унификации (установлены единые требования к учетным данным, методика учета, формы учетных документов);
? динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные
документы);
? полноты и достоверности.
Государственный учет архивных документов ? это определение их количества и состава в установленных единицах учета и
отражение этого количества и состава в учетных документах.
Единица учета архивных документов ? это единица измерения документов в архиве. Независимо от вида носителя,
способа и техники закрепления информации в российских архивах основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.
Единица хранения ? физически обособленные документ или
совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
В зависимости от вида документации под единицей хранения подразумевается:
? для документов на бумажной основе ? дело (совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку);
? 104 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? для кино- и видеодокументов ? физически обособленный
рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
? для фотодокументов ? физически обособленный кадр
(негатив, дубль-негатив, слайд, позитив), а также фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
? для фонодокументов ? физически обособленный рулон
кинопленки или магнитной ленты, кассета, восковой валик, диск
с записью звуковой информации;
? для электронных документов ? физически обособленный
носитель с записью одного или нескольких электронных документов (или части электронного документа).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том
числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также
страховые копии документов и копии фонда пользования. Неописанные, то есть необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Посредством учета, то есть закрепления за документом или
комплексом документов только им присущих учетных номеров,
обеспечивается организация документов, контроль их наличия и
состояния, адресный поиск документов. Для учета архивных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах ведется система учетных документов. Каждый справочник этой
системы имеет свое функциональное назначение, а все вместе, не
дублируя, но дополняя друг друга, дают возможность следить за
изменениями в объеме и составе фондов и единиц хранения. Благодаря системе учетных документов мы в любое время можем
ответить на широкий круг вопросов: сколько хранится фондов и
единиц хранения в Архивном фонде РФ, в регионе, в конкретном
архиве на определенный момент времени, сколько поступило в
течение года, сколько дел в конкретном архивном фонде и т. д.
Все учетные справочники делятся на основные и вспомогательные. Состав и форма основных учетных документов строго
определены Регламентом государственного учета и правилами
работы архивов. Виды и формы вспомогательных справочников не регламентируются, каждый архив определяет их самостоятельно исходя из практических потребностей. К числу ос? 105 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
новных учетных документов относятся книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, архивные описи дел и документов.
Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета в архиве каждого поступления и выбытия
документов, количества и состава поступивших и выбывших
документов за определенный хронологический период времени,
а также состояния их описания. Каждая запись поступления
или выбытия документов в книге получает самостоятельный
порядковый номер. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел (документов), о чем делается
соответствующая запись в книге. Книга служит основой для
составления листов фонда, паспорта архива (см. прил. 12).
Список фондов служит для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им
номеров, учета количества и состава фондов и коллекций как
находящихся на хранении, так и выбывших. В список вносится
фонд или коллекция при первом поступлении документов в
архив. Каждому фонду по списку присваивается очередной порядковый номер, который и закрепляется за фондом как элемент архивного шифра каждой единицы хранения (архивный
шифр ? это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях ее учета и идентификации; состоит из названия
архива и номеров фонда, описи, дела). Название фонда переносится в список с титульного листа описи.
В случае выбытия фонда из архива в соответствующей графе обязательно указывается место, куда передан фонд, название,
номер и дата акта, которым была оформлена передача документов. После передачи фонда в другой архив или включения его в
состав объединенного архивного фонда освободившийся номер
другому фонду не присваивается. На 1 января каждого года к
списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество фондов, а также количество фондов, поступивших и выбывших в течение года (см. прил. 13).
Лист фонда ? многофункциональный учетный документ. Он
обеспечивает в рамках каждого архивного фонда учет количества
и состава описей и их нумерации, количества и состава докумен? 106 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
тов в фонде, регистрацию изменений как по каждой описи, так и
по фонду в целом, а также фиксацию изменений в названии фонда и в состоянии описания документов. Лист фонда составляется
на каждый фонд при его первом поступлении. В нем учитываются
все поступления и выбытия документов фонда, в том числе и
необработанных. Дата первого поступления фонда указывается
аналогично соответствующей графе списка фондов. В целях фиксации изменений в названии фонда в соответствующих графах
листа фонда указываются в хронологической последовательности
все переименования организации и ее подведомственность с момента возникновения, а также начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием независимо от
наличия в фонде документов за этот период.
В случае выбытия документов в одноименной графе листа
фонда обязательно указывается основание снятия документов с
государственного учета, название, номер и дата акта. Листы
фондов хранятся в папках с клапанами в порядке номеров фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель (см. прил. 14).
Опись дел и документов ? это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков
дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел
фонда. Опись обеспечивает поединичный и суммарный учет
единиц хранения, закрепляет порядок систематизации единиц
хранения, учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись.
Опись является основой для ведения других учетных документов, поэтому качество учета в архиве во многом зависит от
качества описей. На основании описи определяется архивный шифр
дела, на который даются ссылки при использовании документов.
Описи нумеруются в пределах каждого фонда по мере их
возникновения, номер присваивается по листу фонда в валовом
порядке. Количество единиц в одной описи, как правило, не
должно превышать четырехзначную цифру ? 9 999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый учетный номер по листу фонда.
Важнейшим элементом описи как учетного документа является итоговая запись. Из-за ее неправильного составления
? 107 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
возникает наибольшее количество ошибок в учете документов.
Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по
описи; регистрирует особенности нумерации дел (пропущенные, литерные номера); отражает все изменения в объеме описи
после проведения различных работ. Обязательными элементами итоговой записи являются сведения об актах, на основании
которых произошло выбытие документов. Например:
«В опись внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с № 1 по
№ 68, в том числе:
? литерные номера: № 5а. Акт проверки наличия... № ...
от 00.00.0000;
? пропущенные номера: № 20, 61. Акт проверки наличия... № ... от 00.00.0000;
? выбыли: № 3, 8, 54. Акт о неисправимых повреждениях документов... № ... от 00.00.0000».
Таким образом, в описи должна быть сводная расшифрованная итоговая запись, объясняющая причины возможного расхождения между последним номером дела по описи и их фактическим наличием на архивной полке, а также отражающая особенности нумерации дел. Итоговые записи к описи должны быть
оформлены ко всем ее экземплярам (см. прил. 2, 4).
Кроме названных, в архиве ведутся такие учетные документы:
? реестр описей ? для регистрации описей, учета их количества и состава;
? описи особо ценных документов;
? книга учета поступления и выбытия страхового фонда и
фонда пользования;
? опись страхового фонда ? для поединичного учета страховых копий особо ценных дел и документов;
? лист учета аудиовизуальных документов ? для учета
количества аудиовизуальных документов определенного вида
при их нефондовой организации, учета и нумерации описей
аудиовизуальных документов;
? лист учета и описания уникального документа;
? лист-заверитель ? для учета количества листов в деле;
? паспорт архивохранилища ? для суммарного учета архивных фондов и единиц хранения данного архивохранилища.
? 108 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В государственном и муниципальном архиве ведется дело
фонда. Оно состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда. В деле концентрируются в хронологической последовательности их составления историческая справка к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия
по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, а также все акты, которые являются основанием для
внесения изменений в учетные документы.
Основанием для внесения изменений в учетные документы
служат только акты установленной формы: акт приема-передачи документов; акт возврата документов собственнику; акт о
необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции; акт о создании объединенного архивного фонда; акт о
технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных и т. д.).
В соответствии с Регламентом государственного учета все
архивы, в которых имеются документы Архивного фонда РФ,
ежегодно составляют паспорт архива, который является формой
централизованного государственного учета. Он отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на 1 декабря отчетного
года. Паспорт архива составляется в двух экземплярах. Вторые
экземпляры архивы организаций направляют в государственный
или муниципальный архив, чьими источниками комплектования
они являются; государственные или муниципальные архивы направляют паспорта архива в орган архивного управления.
Для того чтобы учет отвечал предъявляемым требованиям, необходимо выполнять несколько обязательных правил. Вопервых, учетные документы должны строго соответствовать установленным формам.
Во-вторых, необходимо обязательное документирование всех,
даже самых незначительных изменений в составе и объеме фондов.
В-третьих, должно быть своевременное, оперативное внесение изменений в составе и объеме фондов в учетные документы. Например, при поступлении документов в архив организации необходимо в тот же день сделать запись в книге поступле? 109 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ний, оформить акт приема-передачи документов, составить новую итоговую запись в описи, внести изменения в лист фонда,
а также другие вспомогательные учетные документы.
В-четвертых, изменения должны вноситься во все необходимые учетные документы одновременно. Если в описи сделана
новая итоговая запись, а в лист фонда изменения не внесены,
не будет соответствия и достоверности объемных и других учетных показателей.
И наконец, все учетные документы должны находиться в
хорошем физическом состоянии, вестись аккуратно, без помарок
и исправлений. Порядок доступа к учетным документам определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы архива хранятся в сейфах или запирающихся шкафах.
Особенности учета уникальных документов. Для учета уникальных документов составлен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу
присваивается номер в Государственном реестре, на него составляется лист уникального документа по особой форме. Первые
экземпляры листов уникальных документов формируются в тома
в валовой последовательности их номеров и хранятся постоянно
в службе Государственного реестра уникальных документов.
Автоматизированный государственный учет
архивных документов
Начиная со второй половины 1990-х гг. Росархив в рамках программы информатизации архивного дела ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу
государственного учета архивных документов и созданию системы автоматизированного государственного учета. Ее основной элемент ? разработка типовых программных продуктов,
их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения. Такими программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для архивов) и «Фондовый каталог» (для органов архивного управления). При их
разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующая? 110 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в традиционном и электронном
формате. При этом сохранен определенный Регламентом государственного учета порядок представления учетных информационных массивов.
Государственные и муниципальные архивы заполняют
базу данных (БД) «Архивный фонд» описаниями архивных
фондов. Копию БД они направляют в органы архивного управления субъектов РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог». Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «Центральный фондовый каталог»
аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои данные непосредственно в Росархив. Центральный фондовый каталог (ЦФК) является не
только главным элементом системы централизованного государственного учета архивных документов, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов,
своеобразной информационной моделью Архивного фонда РФ.
Автоматизированная система государственного учета ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов. В настоящее время БД «Архивный фонд» ведут все федеральные
архивы (кроме тех, в которых применяется нефондовая организация документов) и все государственные архивы субъектов РФ,
а также большая часть муниципальных архивов. ЦФК доступен в Интернете для всех пользователей.
Вопросы для повторения
1. Обеспечение сохранности архивных документов: основные
виды работ.
2. Проверка наличия и состояния дел: цели, значение, порядок проведения.
3. Государственный учет документов Архивного фонда РФ:
понятие, принципы, единицы учета.
4. Основные учетные документы архива.
5. Автоматизированный государственный учет документов
Архивного фонда РФ.
? 111 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Список рекомендуемой литературы
1. Банасюкевич, В. Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов / В. Д. Банасюкевич // Вестник
архивиста. ? 2003. ? № 1(73). ? С. 32?37.
2. Елпатьевский, А. В. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской
Федерации / А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина // Отечественные
архивы. ? 2004. ? № 3. ? С. 16?24.
3. Елпатьевский, А. В. Уникальные документы Архивного фонда
РФ: к современному пониманию проблемы / А. В. Елпатьевский,
Н. И. Химина // Отечественные архивы. ? 2011. ? № 1. ? С. 16?22.
4. Козлов, В. П. Документ и проблемы его сохранности
/ В. П. Козлов // Делопроизводство. ? 2010. ? № 2. ? С. 22?28.
5. Кузнецов, С. Л. Автоматизированная система учета документов «Архивный фонд» / С. Л. Кузнецов // Секретарское дело. ?
2011. ? № 1. ? С. 52?55.
6. Леонтьева, О. Г. Дело фонда как источник информации о
фондообразователе и фонде / О. Г. Леонтьева // Отечественные
архивы. ? 2004. ? № 2. ? С. 66?69.
7. Попова, Е. Н. О некоторых проблемах защиты от хищений
архивных документов / Е. Н. Попова // Секретарское дело. ?
2006. ? № 8. ? С. 28?37.
8. Попова, Е. Н. Современные технологии и техническое
обеспечение сохранности архивных документов / Е. Н. Попова
// Делопроизводство. ? 2005. ? № 2. ? С. 100?103 ; № 3. ?
С. 108?112.
9. Привалов, В. Ф. К вопросу о сохраняемости современных
принтерных и рукописных текстов документов / В. Ф. Привалов,
Е. Н. Попова // Делопроизводство. ? 2003. ? № 3. ? С. 93?99.
10. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. ? М., 2000.
11. Регламент государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации. ? М., 1996.
12. Учет архивных документов ? основа обеспечения их сохранности / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство. ? 2003. ? № 4. ? С. 89?93.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 5. ОПИСАНИЕ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И СИСТЕМА
НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
Архивы хранят ретроспективную документную информацию. Документы Архивного фонда РФ как источник информации содержат первичную документную информацию.
Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается с помощью методов анализа и синтеза переработке, в результате
которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную форму.
Документная информация о составе, содержании, поисковых данных архивных документов и архивных фондов,
получаемая в результате аналитико-синтетической обработки
первичной документной информации с целью ее поиска и
использования, называется вторичной документной информацией.
Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников или в виде автоматизированных поисковых
систем, образуя научно-справочный аппарат архива (НСА).
НСА архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах
и сообщать о месте их хранения.
5.1. Описание архивных документов
Описание архивных документов ? процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации
? 113 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
и извлечения необходимых сведений из учетных и других
документов. Целью описания документов является создание
информации об архивных документах для дальнейшего многоаспектного использования. В описание входят сведения о
составе и содержании архивных документов, их физико-химическом состоянии, условиях доступа, а также их поисковые данные.
Описание документов архива осуществляется на трех
уровнях: фонд, единица хранения (дело), документ. В зависимости от уровня единицей описания является фонд, дело, документ. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов.
Элементы описания:
? информация по идентификации единицы описания (наименование единицы описания, ее справочные и поисковые данные, объем единицы описания, вид документации, крайние даты
документов, носитель информации, внешние особенности для
уникальных документов);
? информация по истории образования и хранения единицы описания (история фондообразователя, история фонда, состав и содержание единицы описания ? аннотация);
? условия доступа и использования единицы описания
(условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документов, физические характеристики, влияющие на возможность использования, наличие
фонда пользования, состав НСА к единице описания, степень полноты, способ воспроизведения, внешние и другие особенности);
? дополнительная информация (местонахождение оригиналов, наличие и местонахождение копий, документы, тематически или по происхождению связанные с единицей описания,
библиография).
Каждый уровень описания требует определенного набора
перечисленных элементов.
Описание на уровне дела (единицы хранения) состоит из
следующих элементов: названия фондообразователя; названия
? 114 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
структурной части фондообразователя; заголовка дела, аннотации, справочных данных. Если у фондообразователя была вышестоящая организация, то указывается ее название.
Заголовок дела включает:
? название ви??а дела или разновидности документов;
? название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от кого получены документы (адресат, корреспондент);
? вопрос или предмет, факт, событие и т. п., к которому
относится содержание документов дела;
? место события, местонахождение автора, адресата или
корреспондента;
? даты, к которым относятся документы дела или указанные в них события.
Заголовок дела может включать также сведения о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, языке документа.
Аннотация содержит краткую характеристику отдельных
документов или группы документов дела. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, а также документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его
заголовку, имеющие справочное значение, содержащие сведения
по личному составу и др.
Аннотация пишется после заголовка дела с красной
строки. Она составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа, или как краткое изложение части документа.
Справочные данные включают:
? учетный номер по описи;
? крайние даты документов (дата создания документа);
? место создания документов;
? носитель информации;
? копийность (экземплярность);
? поисковые данные (архивный шифр);
? условия доступа и использования (см. прил. 15).
? 115 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Пример описания дела:
Министерство строительства предприятий тяжелой индустрии СССР
Главприволжстрой
Трест «Сталинградтракторострой»
Плановый отдел
Арх. № 31
Полугодовые справки треста о выполнении плана работ и сдаче
объектов в эксплуатацию за 1946 г.
Начато 1 января 1946 г.
Окончено 31 декабря 1946 г.
На 229 листах
Хранить постоянно
Государственный архив
Волгоградской области
Ф. Р-4535. Оп. 2. Д. 31.
Пример описания аннотированного дела:
Фроловский городской Совет депутатов трудящихся
Президиум
Арх. № 143
Протоколы № 1?24 заседаний президиума городского Совета депутатов трудящихся за 1951 г.
Протокол собрания членов черкасовских бригад за 20 апреля 1951 г.
Л. 27?29.
Начато 13 января 1951 г.
Окончено 30 декабря 1951 г.
На 56 листах
Хранить постоянно
Государственный архив
Волгоградской области
Ф. Р-1234. Оп. 1. Д. 143.
? 116 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
5.2. Система научно-справочного аппарата
к документам архива
Система научно-справочного аппарата к документам архива ? это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников и баз данных о составе и содержании
архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Архивные справочники делятся на типы, определяемые их
целевым назначением: архивная опись, архивный каталог, путеводитель, обзор, указатель, база данных. Каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Система НСА должна обеспечивать многоаспектный поиск информации на всех уровнях
организации документов государственных архивов и реализовывать преемственность учетно-справочного аппарата архивов
организаций и НСА государственных и муниципальных архивов. Преемственность НСА ведомственных, муниципальных и
государственных архивов основывается на единстве требований и принципов построения.
При создании и совершенствовании НСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе определенной методики составления и усовершенствования описаний, в определении набора элементов описаний, состава и наполнения справочного аппарата, установлении очередности работ над фондами в зависимости от их информационной значимости, характера документов, практических потребностей. К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию,
открывающим широкие возможности использования, формируется развернутая система НСА, которая должна обеспечивать
быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска.
По отношению к фондам, содержащим информацию по
одной отрасли или по одному направлению деятельности, система НСА может быть более простой по структуре и содержанию. Для фондов, содержащих информацию по одной теме или
имеющую характер частного дополнения к многоаспектным
фондам, может быть сформирована минимальная система НСА.
? 117 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Архивные описи
Архивная опись (опись дел и документов) ? это архивный
справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда
и учета. Описи составляются в делопроизводстве и в архиве организации. В случае поступления в государственный или муниципальный архив неописанных документов в них также составляются описи. Опись является базовым архивным справочником, так
как она служит основой для создания других справочников системы НСА архива ? путеводителей, каталогов, обзоров, указателей.
В связи с этим опись должна быть качественно составлена.
Опись одновременно является внутрифондовым первичным
учетным документом и внутрифондовым справочником по составу
и содержанию единиц хранения. Осуществляя функцию учета,
опись фиксирует каждую единицу хранения и всю совокупность
единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в
итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в
описи. В качестве справочника по составу и содержанию единицы
хранения опись рассчитана на информирование на уровне единицы хранения. Опись содержит вторичную информацию, которая
должна в полной мере соответствовать первичной документной
информации, заключенной в единице хранения.
Во всех архивах принята единая форма описи с графлением. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи,
листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Опись ? это
перечень описательных статей, расположенных в порядке их
нумерации в соответствии со схемой систематизации.
Описательная статья описи ? это набор обязательных
и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы
хранения. К обязательным реквизитам относятся: порядковый
номер, заголовок единицы хранения, крайние даты документов
в единице хранения (число, месяц, год), количество листов в
единице хранения. К дополнительным реквизитам относятся:
делопроизводственный индекс, указание на подлинность или
копийность документов, способ воспроизведения документов,
? 118 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
степень полноты документов, внешние особенности, аннотация
документов единицы хранения.
Порядковый номер единице хранения присваивают в соответствии со схемой систематизации документов внутри фонда.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Заголовок единицы хранения ? основной элемент описания
единицы хранения. Он должен быть унифицирован в соответствии с правилами работы архивов и строго соответствовать заголовку дела на обложке. Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать: наименование вида
единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица,
которым составлены документы (автор); адресата или корреспондента; вопрос или предмет, событие, факт, к которым относится
содержание единицы хранения; даты событий. Например:
Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений
Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры за 1990 г.
Протоколы, постановления, приказы описываются с указанием их крайних номеров. Например:
Приказы № 1-95 генерального директора научно-производственного объединения по основной деятельности за 1995 г.
Если в единице хранения более трех видов документов, то
в заголовке следует дать обобщенное понятие «документы», а в
конце заголовка в скобках перечислить основные (3?4) разновидности документов. Например:
Документы о работе избирательной комиссии по выборам в областную думу за 2004 г. (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, информационные справки).
? 119 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Если единица хранения состоит из нескольких томов, то
всем томам дается общий заголовок, а затем при необходимости
уточняется содержание каждого тома. Например:
Статистические сведения о развитии экономики Волгоградской области за 1987 г. Т. 1. Промышленность.
Статистические сведения о развитии экономики Волгоградской области за 1987 г. Т. 2. Сельское хозяйство.
Если единица хранения состоит из различных по виду
документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в
заголовке может употребляться понятие «дело». Например:
Дело о финансировании строительства торгово-развлекательного комплекса. 2001?2003 гг.
Обычно это понятие употребляется при описании судебных, следственных, личных дел.
Крайние даты документов единицы хранения ? это даты
составления (регистрации) самого раннего и самого позднего
(последнего) документа дела. В том случае, если даты определены приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Например: [Не ранее 1985 г.].
Количество листов в деле проставляется на основании листа-заверителя единицы хранения.
Итоговая запись к описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (литерные, пропущенные номера), отражает все
изменения в количестве единиц хранения, произведенные
на основании соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей.
В итоговой записи указывается количество дел данной описи цифрами и прописью, первый и последний номера дел.
Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления. После каждого
? 120 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
поступления или выбытия единиц хранения составляется
новая итоговая запись, в которой указываются основания
внесенных изменений.
В листе-заверителе описи указывается количество пронумерованных листов описи, в том числе литерных, а также
пропущенные номера (см. прил. 8).
Справочный аппарат к описи. Опись снабжают справочным аппаратом, в который входят: титульный лист, оглавление (содержание), если опись имеет разделы, предисловие,
список сокращений, переводные таблицы шифров (при необходимости), указатели.
Титульный лист описи включает: название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние
даты документов, содержащихся в описи (см. прил. 1, 3).
Обязательным элементом предисловия к описи является
историческая справка к фонду ? документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и фонда. В историю фондообразователя необходимо включить:
? характеристику исторических условий возникновения
организации;
? название организации-предшественника;
? даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы;
? название организации-преемника;
? задачи и функции организации и их изменения;
? масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
? место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, социально-культурной жизни страны и региона;
? изменения в подчиненности организации;
? структуру организации и ее изменения.
Второй раздел исторической справки ? история фонда ?
включает следующие сведения:
? дата первого поступления документов фонда в архив, их
объем и крайние даты;
? 121 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты и т. д.);
? степень сохранности документов;
? особенности формирования, описания и систематизации
документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
? сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в других фондах или архивах, и местах их хранения;
? сведения о наличии в фонде документов других организаций;
? состав НСА к фонду.
Третий раздел исторической справки включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.
Историческая справка может быть дополнена библиографией
? списком опубликованных и неопубликованных справочников по
фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
К описи могут составляться указатели общие (предметные, именные, географические, хронологические) или специальные (указатель учреждений, улиц, периодических изданий и др.).
Указатели составляются для облегчения и ускорения поиска
необходимой информации, а также с целью лучшей ориентации
в составе и содержании единиц хранения.
Переводная таблица шифров составляется при переработке описи в случае изменения номеров дел, то есть при их перешифровке.
При составлении справочного аппарата к описи применяется дифференцированный подход: к фондам, содержащим многоаспектную информацию, особо ценные и уникальные документы, имеющим широкие возможности использования, создаются описи, снабженные указателями различных видов, с подробными предисловиями, содержащими развернутые сведения
по истории фондообразователя и фонда.
Архивные каталоги
Архивный каталог ? это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архи? 122 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ва сгруппирована по признакам, расположенным в соответствии
со схемой классификации документной информации, принятой
для данного каталога. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов в архиве.
Каталоги подразделяются на систематические; тематические и их разновидности (каталог по истории государственных
учреждений, каталог по истории административно-территориального деления); предметные и их разновидности (именной, географический). Они могут быть внутриархивными и
межархивными.
В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности.
В тематическом каталоге документная информация по теме
сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам,
расположенным в логической последовательности. Так, в каталоге по истории государственных учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, далее ? по типам учреждений в алфавитном порядке (банки, заводы, общества, товарищества, управления), внутри типов ? по алфавиту наименований организаций. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов
административно-территориальных единиц, а внутри ? по алфавиту наименований.
В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц, а затем систематизация проводится
в хронологической или логической последовательности.
Каталогизацией архивных документов называется совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы каталогизации, выявление и отбор документов, описание на каталожных
карточках, их систематизация, оформление и ведение каталогов.
Отобранные для каталогизации фонды и документы описывают на каталожных карточках (см. прил. 16). Обязательными реквизитами каталожной карточки являются: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место собы? 123 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
тия, содержание, поисковые данные (номер фонда, название
фонда, номера описи, дела, листов), язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки. Для связи с другими разделами каталога или с другими
архивными справочниками применяется система отсылок.
При каталогизации для каждой характерной группы документов фонда выбирают наиболее рациональные приемы описания: подокументный, поединичный, групповой. На каталожной карточке могут быть описаны:
? при подокументном описании ? отдельный документ из
дела, посвященный одному вопросу, при условии, что остальные документы этого дела касаются других вопросов, либо часть
одного документа, если весь документ касается многих вопросов
(например, отчет, протокол);
? при поединичном описании ? дело целиком, касающееся
одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;
? при групповом описании ? группа документов одного дела
по одному вопросу, предмету, группа однородных дел одной описи.
Обзоры документов
Обзор ? архивный справочник, включающий в себя систематизированные сведения о составе и содержании отдельных
комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и
тематический обзор. Обзор фонда описывает документы одного
фонда. Тематический обзор описывает документы фонда (фондов) одного архива или фондов нескольких архивов по одной
теме. Обзор состоит из краткой истории фондообразователя,
характеристик документов и справочного аппарата. В характеристику документов входят аннотация документов (индивидуальная или групповая) с указанием разновидности документов,
их автора, краткого описания содержания, объема документов,
их хронологических рамок, подлинности, поисковых данных. При
составлении аннотации документов дается их источниковедческий анализ, цитирование, показывается степень полноты и подробности содержащихся в документах сведений о конкретных
? 124 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
фактах и событиях, может отмечаться, в каком фонде (архиве)
имеются дополнительные сведения.
Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа,
оглавления, предисловия, списка сокращений, приложений, указателей; для тематических обзоров добавляется список фондов,
информация о которых включена в обзор. В необходимых случаях включается библиография по теме обзора.
Обзор может быть построен по структурному, отраслевому, тематическому или хронологическому признаку. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с
отчетливо выраженной, устойчивой структурой. Названия структурных частей в этом случае выступают в качестве разделов
характеристики документов.
Отраслевая схема в обзорах применяется, когда фондообразователь не имеет структуры, структурные части нечетко отражают
функции фондообразователя, или когда структура часто менялась.
Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.
Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности организаций или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.
Для обзоров фондов личного происхождения используется
схема систематизации документов фонда.
Путеводители и краткие справочники по фондам
Путеводитель ? это архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде. Путеводители могут быть следующими: архивные, межархивные, путеводители по фондам, тематические
путеводители, краткие справочники по фондам. Путеводитель
состоит из характеристик фондов (документов) и справочного
аппарата. Характеристики фондов (документов) составляются
на основе элементов описания и в зависимости от объектов описания (архив, группа фондов, фонд, часть фонда, документы).
? 125 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Путеводитель по фондам архива (архивов) ? вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками. Объектом описания в путеводителе по фондам архива выступает фонд. В путеводителе по фондам применяется схема, по которой информация о фондах, как правило, делится на два раздела: в первом
помещают сведения о фондах до 1917 г., во втором ? после
1917 года. Подразделы строятся по отраслевому признаку в исторической и логической последовательности.
Характеристика фонда в путеводителе по фондам архива
состоит из следующих элементов описания: последнее название
фонда; все переименования организации-фондообразователя с
крайними датами существования под каждым переименованием
начиная с самого раннего; справочные данные о фонде; историческая справка; аннотация; библиография по фонду; дополнительные данные по фонду (см. прил. 21).
Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу и микрофильмированных дел в фонде, ограничении в использовании, сведениями о
том, были ли материалы раньше закрыты и по какой причине.
Краткий справочник по фондам архива (архивов) ? вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них. Он дает общую информацию о фондовом составе архива. В кратком справочнике по фондам описание ведется на уровне архивного фонда. Аннотация документов в кратком справочнике либо отсутствует (неаннотированный справочник), либо дается в обобщенной, сжатой форме (аннотированный справочник).
В неаннотированном кратком справочнике характеристика
фонда состоит из названия фонда, номера фонда, объемных характеристик фонда, крайних дат документов фонда. В аннотированном кратком справочнике в характеристику включается также краткая аннотация состава и содержания документов фонда.
Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят титульный лист, оглавление, предисловие, список
сокращений, приложения, указатели.
? 126 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В настоящее время путеводители многих федеральных и
региональных архивов доступны пользователям в сети Интернет на архивных сайтах.
Архивные указатели
Указатель ? архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований)
предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием
их поисковых данных. Указатели могут быть межфондовыми,
внутрифондовыми, по форме ? электронными, листовыми или
карточными, по структуре рубрик ? глухими (содержат только
предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями).
Основными видами указателей являются хронологический и
предметный (его разновидности ? тематический, именной, географический). По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. Рубрика может
иметь подрубрики или определение понятия. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.
Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты
исторических событий, явлений и фактов или даты документов,
расположенных в хронологическом порядке.
В указателе применяется система общих («см.») и частных
(«см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается
связь между тождественными понятиями.
Автоматизированный
научно-справочный аппарат архива
Автоматизированный (электронный) НСА архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Электронный
? 127 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
НСА реализуется в рамках интегрированной информационной
системы архива и в виде автономных баз данных (БД). Информационное наполнение системы электронного НСА составляют
описания документов на уровне фонда, единицы хранения, документа, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью электронного НСА являются полнотекстовые БД,
содержащие цифровые копии документов.
Обязательным элементом описания для всех уровней в БД
автоматизированного НСА архива являются ключевые слова ?
термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания
конкретного объекта или после его завершения и помещаются в
специальные файлы ключевых слов.
Результат поиска представляется в электронном или печатном виде. Базы данных архива должны быть совместимы с
автоматизированным Центральным фондовым каталогом Росархива. Это обеспечивается наличием в структуре БД архива
обязательных реквизитов и представлением информации по этим
реквизитам в ЦФК в электронном формате.
Автоматизированный НСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива. Но при этом
он представляет более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов и получения его результатов, в том числе в удаленном режиме. В настоящее время процесс
создания электронного НСА в архивах идет в трех направлениях:
1. Создание автоматизированных справочников на основе
традиционных ? в электронный формат переводятся каталоги,
описи, указатели, картотеки и др.
2. Создание справочников изначально в электронной форме и предназначенных для функционирования именно в этой
форме ? базы данных.
3. Создание баз данных двойного назначения, выполняющих функции электронного справочника и одновременно служащих полной информационной и технологической основой для
подготовки справочника к изданию (пример ? программный
комплекс «Архивный фонд»).
? 128 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Остановимся подробнее на этих направлениях. Электронные аналоги имеют ряд преимуществ по сравнению с
традиционными справочниками. Они позволяют вести поиск не по заданной схеме систематизации, а по всей информации. Электронный аналог легче дополнять и корректировать, создавать на его основе перечни найденных документов как в электронной, так и в печатной форме. В последнее
время в архивах идет активная оцифровка описей, других
архивных справочников и представление их пользователям
через Интернет.
Архивы страны активно создают тематические базы данных, позволяющие оперативно отвечать на запросы граждан и организаций. Эти БД представляют собой электронные картотеки решений органов государственной власти
разных уровней, списки домовладений, земельные кадастры, хроники событий, региональные энциклопедии, биографии выдающихся деятелей, метрические книги; создано много
БД, содержащих сведения о награжденных, лицах, подвергшихся необоснованным репрессиям ? раскулаченным, спецпереселенцам и т. п.
Самым большим по объему, универсальности и распространению электронным ресурсом архивов в настоящее время
является программный комплекс «Архивный фонд». Мы уже
говорили о нем в разделе, посвященном учету архивных документов. Действительно, он представляет собой элемент централизованного государственного учета. Но так как в «Архивный фонд» вводятся описания на четырех уровнях (фонд,
опись, единица хранения, документ), эта БД может использоваться непосредственно как НСА для поиска документов, автоматического формирования справочников, размещения информации в Интернете. При правильном заполнении необходимых полей можно в течение нескольких минут получить
исходный текст любого справочника вместе с его внутренним справочным аппаратом.
В современных архивах России увеличение общего объема
электронных справочных ресурсов опережает рост традиционного НСА.
? 129 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Тенденции и перспективы развития НСА
в архивах России
В настоящее время система НСА по типовому составу завершена: сложились основные типы и виды архивных справочников ? опись, обзор, каталог, указатель, путеводитель, база данных.
Основной и базовый справочник системы НСА ? архивная опись. Уже в 2000 г. из общего количества единиц хранения, находящихся в государственных архивах России, было внесено в описи 97,3 %. Таким образом, можно говорить о том, что
практически все документы Архивного фонда РФ описаны.
Среди неописанных документов основную массу составляют
документы ликвидированных организаций и документы личного происхождения. В архивах продолжается работа по усовершенствованию оцифровки описей.
Каталоги и обзоры в традиционной форме многими архивистами не признаются перспективными справочниками из-за
их низкой результативности как информационной системы. К тому же они требуют больших трудозатрат на создание и пополнение, а используются недостаточно. Увеличение числа запросов в архивы, первостепенные задачи использования побудили
архивистов к созданию различных внутрифондовых и межфондовых указателей.
Путеводители продолжают оставаться востребованными
справочниками. Они также являются самыми распространенными среди опубликованных справочников.
Создание и развитие системы НСА в архивах в 1990?
2000-е гг. происходили под влиянием следующих факторов:
? возросший интерес общества к истории страны и архивным документам;
? поступление в государственные и муниципальные архивы документов ликвидированных организаций прежде всего по
личному составу;
? появление новых категорий запросов (генеалогических; о
праве владения недвижимым имуществом, праве собственности;
запросов, связанных с реализацией федеральных законов «О ветеранах», «О реабилитации жертв политических репрессий» и др.);
? 130 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? необходимость создания полноценного НСА бывших
партийных архивов;
? развитие информационных технологий.
Все эти обстоятельства поставили перед архивами задачу
оперативной разработки адекватных поисковых средств к наиболее востребованным документальным комплексам. Некоторыми архивами было сделано в этом направлении очень многое:
созданы межархивные справочники о документах по личному
составу, базы данных, указатели, каталоги, перечни к фондам
судебно-следственных и фильтрационно-проверочных дел, справочники по генеалогической информации, административно-территориальному делению и др.
На предстоящие годы актуальными задачами архивных
учреждений остаются обеспечение всех архивов, в том числе
бывших партийных, путеводителями, обновление и углубление
информации о составе и содержании фондов путем переработки ранее изданных путеводителей на более высоком уровне,
подготовка оперативной информации о новых поступлениях,
расширение видового состава справочно-информационных изданий. К числу перспективных задач относятся также:
? создание межархивных справочников о документах по
личному составу, хранящихся как в государственных, так и ведомственных архивах;
? создание справочников по правоустанавливающей информации (во многих регионах эта задача реализуется путем
создания баз данных по решениям советских и партийных органов, органов власти и местного самоуправления);
? создание справочников к документам, активно использующимся при исполнении архивами социально-правовых, биографических и генеалогических запросов граждан.
Перспективы развития и совершенствования НСА связаны с активным и разнообразным использованием в этой области информационных технологий. В перспективе ядром НСА
архива будет электронная система, содержащая иерархические
организованные описания на пяти уровнях: фонд, опись, единица хранения, документ, текст (изображение). Первые три уровня ? это все типы справочников, имеющиеся в архиве. Уровни
? 131 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
документа и текста будут заполняться постепенно в ходе подготовки справочных и информационных продуктов, документальных публикаций и т. п. На каждом из верхних четырех уровней
по каждому объекту описания вводится полный набор элементов описания. Система может формировать тексты любых справочников (путеводителей, тематических перечней и др.) для их
публикации на любых видах носителей.
В такой системе традиционный справочник на бумажном
носителе является одномоментной проекцией части электронной
системы. Традиционные справочники могут быть и впредь востребованы исходя из привычек, индивидуальных предпочтений
и особенностей восприятия информации пользователями.
Вопросы для повторения
1. Определение понятий: первичная и вторичная документная информация, описание архивных документов, архивный справочник, система НСА архива. Дифференцированный подход к разработке архивных справочников.
2. Описание единиц хранения: понятие, характеристики элементов информации.
3. Архивные описи: назначение, место в системе НСА, состав
и порядок составления.
4. Каталоги архива. Методика описания документов при каталогизации.
5. Обзоры документов. Указатели.
6. Путеводители и краткие справочники по фондам.
7. Электронный НСА: направления и перспективы развития.
Список рекомендуемой литературы
1. Алексеева, Е. В. Справочно-поисковые средства к архивным документам: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации / Е. В. Алексеева
// Делопроизводство. ? 2009. ? № 1. ? С. 97?105.
2. Киселев, И. Н. Архивные информационные технологии на
современном этапе / И. Н. Киселев // Отечественные архивы. ?
2008. ? № 4. ? С. 24?30.
? 132 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
3. Описание документов и дел ? основа создания системы
НСА архива организации / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева,
Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство. ? 2004. ?
№ 1. ? С. 88?94.
4. Опись ? важнейший архивный справочник. (История и
методика составления) / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева,
Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство. ? 2004. ?
№ 2. ? С. 98?101.
5. Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов СССР
/ Главархив СССР, ВНИИДАД. ? М. : ГАУ при СМ СССР,
ВНИИДАД, 1981. ? 75 с.
6. Савин, В. А. Архивные электронные информационные ресурсы Архивного фонда РФ: идентификация и классификация
/ В. А. Савин // Отечественные архивы. ? 2008. ? № 4. ? С. 31?37.
7. Тенденции и перспективы развития НСА к документам
государственных и муниципальных архивов : материалы Всерос.
науч.-практ. конф., 22?23 апр. 2003 г. ? М. : ВНИИДАД, 2003. ?
384 с.
8. Шалатонова, П. Историческая справка об организации для
архива / П. Шалатонова // Делопроизводство и документооборот
на предприятии. ? 2012. ? № 8. ? С. 84?91.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВА
6.1. Направления, цели и формы использования
архивных документов
Использование документов архива ? это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения прав и законных интересов граждан.
Порядок использования документов Архивного фонда РФ
и других архивных документов устанавливается Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»,
другими федеральными законами и нормативными актами Президента и Правительства РФ, касающимися информации, информационного обеспечения и обмена. Ответственность за правильность использования архивной информации несут пользователи и архивы в соответствии с действующим законодательством России.
Основными принципами использования документов Архивного фонда РФ являются общедоступность, открытость, законность поиска, получения и применения информации.
Направления использования. В современном архивоведении важнейшими направлениями использования архивных документов являются:
? обеспечение законных прав и интересов граждан;
? удовлетворение информационных потребностей общества;
? укрепление российской государственности.
Цели использования ? это основные задачи, решаемые в
ходе использования архивных документов. Они бывают управленческими, политическими, экономическими, научными, культурными, социально-правовыми.
? 134 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы организаций,
решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в их деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли,
предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта
прошлых лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации конкретного ведомства, учреждения, при подготовке нормативных актов (положений,
инструкций и т. п.).
Использование архивных документов в политических целях осуществляется в политической борьбе различных партий
(публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при
создании программ, платформ и т. п.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, укрепления государственности, государственной безопасности; при изменении
административно-территориального деления и определении
межгосударственных границ.
Существенную роль использование архивных документов
играет при разработке законопроектов. Так, например, для разработки Закона о земле и земельного кадастра изучались документы о пахотных землях, луговых и пастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи
и аренды земли. При разработке Закона об охране окружающей среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, документы о природозащитных мероприятиях.
Использование архивных материалов в экономических целях
разнообразно: при прогнозировании и планировании экономического развития, осуществлении проектных и проектно-конструкторских работ, геологических изысканий, горных работ, для оптимизации производственных и технологических процессов (поиск утраченных технологий), в городском и коммунальном хозяйстве и др.
Использование документов в научных целях предполагает
проведение научных исследований по материалам исторических
? 135 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
источников, хранящихся в архивах, написание монографий, статей, диссертационных исследований, дипломных и курсовых работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание
справочников и т. д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами
работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только ученые, но и студенты, и даже школьники.
Использование документов в культурных целях предполагает подготовку выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов
в средствах массовой информации, публикацию документов. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками в процессе творчества. Важнейшей категорией пользователей являются реставраторы, работа которых невозможна
без обращения к источникам.
Использование документов в социально-правовых целях ?
это исполнение запросов, обеспечивающих законные права и
интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных
прав физических и юридических лиц.
Формы использования документов в архиве. Основными формами использования архивных документов являются:
? информационное обеспечение органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений и граждан в
соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
? инициативное информирование органов государственной
власти, органов местного самоуправления, государственных и
негосударственных организаций, общественных объединений;
? исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных
интересов граждан (исполнение социально-правовых запросов);
? исполнение персональных запросов граждан (в том числе биографических и генеалогических);
? предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале архива;
? организация и проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях;
? 136 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? выдача подлинных документов во временное пользование;
? публикация документов в различных формах.
Информационное обеспечение пользователей
Информационное обеспечение пользователей предусматривает предоставление архивами архивной информации и информационных документов пользователям по их запросам. Запрос ? это письмо организации или заявление гражданина, в
котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса ? поиск и предоставление пользователю информации, содержащейся в архивных документах.
Существуют следующие виды запросов:
? тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо
факта);
? персональные (биографические ? о жизни конкретного
лица и генеалогические ? об истории семьи, рода);
? социально-правовые (направленные на обеспечение законных прав и интересов граждан).
По исполнении запросов архивы предоставляют пользователям информационные продукты в следующих видах:
? архивная справка;
? архивная копия или архивная выписка;
? информационное письмо;
? тематический перечень документов;
? тематическая подборка документов;
? тематический обзор документов.
Архивная справка ? документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий) информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов (см. прил. 19).
Архивная копия ? документ, дословно воспроизводящий
любым способом текст или изображение архивного документа с
указанием его поисковых данных.
? 137 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Архивная выписка ? это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом.
Информационное письмо ? письмо, составленное архивом
по инициативе или в ответ на запрос пользователя, содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.
Тематический перечень документов ? систематизированный
перечень заголовков дел или документов по определенной теме
(вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.
Тематическая подборка документов ? подготовленный архивом комплект копий документов или цитат из документов на
определенную тему, расположенных в хронологическом порядке.
К подборке копий прилагаются титульный лист, их перечень, а
также при необходимости предисловие и другие материалы.
Тематический обзор документов ? информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов фонда, нескольких фондов, коллекций, части фонда
по определенной теме.
Информационные документы подписываются руководителем архива.
Инициативное информирование пользователей
Инициативное информирование органов государственной
власти, органов местного самоуправления, государственных и
негосударственных организаций, общественных объединений осуществляется путем направления потенциальным пользователям
информационных писем или других информационных документов о наличии в архиве информации по актуальной тематике.
Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение
приоритетных направлений экономической, социально-культурной сферы, государственного управления, соответствовать профилю деятельности потенциального заказчика.
Инициативное информирование может носить рекламный
и справочный характер.
? 138 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Исполнение социально-правовых запросов
К запросам социально-правового характера относятся следующие запросы:
? о трудовом стаже;
? размере заработной платы;
? службе в Вооруженных силах;
? участии в Великой Отечественной войне 1941?1945 гг. и
других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветеранах», участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др.;
? пребывании в концлагерях, гетто, на принудительных
работах в Германии в период Великой Отечественной войны;
? о состоянии здоровья, нахождении на излечении;
? награждении, присвоении званий;
? образовании, учебе;
? репрессиях, раскулачивании, депортировании, реабилитации;
? рождении, смерти, браке и других актах гражданского
состояния;
? творческой деятельности и авторских правах;
? имущественных и наследственных правах и др.
Разновидностью социально-правовых запросов являются
так называемые консульские запросы. Они направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан
СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Они отличаются от социально-правовых запросов лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольств зарубежных стран в России, зарубежных организаций.
Архивы получают запросы от граждан письменно по почте, а также осуществляют личный прием граждан в соответствующих структурных подразделениях. Гражданам, лично обратившимся в архив, предлагается заполнить анкету по установленной форме. Прием проводится в определенные и доведенные до сведения граждан дни и часы. Руководство архива
? 139 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрение обращений граждан.
Выдаваемые по запросам ответы архива являются официальными документами, имеющими юридическую силу. Ответы
делятся на положительные, отрицательные и ответы на непрофильные запросы. Положительный ответ содержит в полном
объеме или частично интересующую заявителя информацию
(прил. 19). Отрицательный ответ указывает на отсутствие в
документах архива сведений, интересующих заявителя, или с
помощью архивных документов опровергает запрашиваемую информацию (прил. 20). Ответ на непрофильный запрос уведомляет заявителя, что он должен обратиться в другой архив за
интересующими его сведениями (даются письменные рекомендации о том, где могут храниться необходимые документы).
Сроки исполнения запросов. Срок исполнения запросов по
документам архива не должен превышать 30 дней с момента
регистрации заявления. С разрешения руководителя архива или
архивного органа этот срок может быть в исключительных случаях продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запроса на основании научно-справочного
аппарата архива (каталогов, баз данных и т. п.) ? не более 15 дней
с момента регистрации запроса. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивные органы или организации, хранящие интересующие заявителя сведения, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в
пятидневный срок с момента поступления заявления в архив.
Порядок исполнения запросов. Запросы юридических и физических лиц о выдаче архивных справок рассматриваются руководством архива и направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю. Архивные справки наводятся по всем хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
Приступив к исполнению социально-правового запроса,
прежде всего с помощью научно-справочного аппарата архива
надо определить, к каким фондам следует обратиться. Так, например, для подтверждения трудового стажа или факта работы
? 140 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
в той или иной организации надо узнать номер фонда этой
организации или местонахождение ее документов. Затем, если
фонд имеется в данном архиве, по описям выписать необходимые дела по личному составу: приказы, распоряжения, лицевые
счета и ведомости по зарплате, списки, карточки по учету кадров, книги учета членов колхоза и их семей, трудовые книжки,
книги учета трудодней и расчетов с членами колхоза, ведомости по учету выработки трудодней и выдачи сельхозпродукции
и др. При отсутствии документов по личному составу нужные
сведения могут быть получены по документам постоянного хранения, документам вышестоящих организаций, косвенным фондам. Так, сведения о работе руководителей, бухгалтеров, секретарей могут быть найдены по подписям на документах; руководителей ? в фондах вышестоящих учреждений по спискам, протоколам заседаний среди присутствующих; о работе в колхозах ? по похозяйственным книгам сельсоветов.
Сведения о раскулачивании, конфискации имущества можно
найти в фондах районных особых комиссий по ликвидации кулачества, краевых (областных) особых комиссий, при отсутствии сведений в них ? в фондах сельских советов и районных
избирательных комиссий. Прежде всего надо обратить внимание на населенный пункт, в котором проживал раскулаченный,
выяснить, в состав какого района и сельсовета он входил, так
как дела в фондах районных особых комиссий сформированы
по сельсоветам. Вначале надо просматривать личные дела, если
они есть, затем дела соответствующего сельсовета и дела общего делопроизводства комиссии.
Надо иметь в виду, что в государственных архивах имеется целый комплекс информационно-поисковых средств (картотек, баз данных, справочников) о местах хранения документов
по личному составу, поэтому при поиске подобной информации
надо обращаться к ним. Значительная часть документов по личному составу находится на хранении не в государственных и
муниципальных архивах, а в архивах организаций.
В текст справки включаются только те сведения, которые
содержатся в документах. Сведения, не относящиеся к содержанию запроса, в справку не включаются.
? 141 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Изложение текста справки дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат.
В справке допускается цитирование документов. Наименование
организации, где работал или учился заявитель, в тексте справки
при первом упоминании приводится полностью, при повторных
упоминаниях допускается применение официальных сокращений.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в письме заявителя, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения или
неточные названия, отсутствие имени, отчества, невозможность
расшифровки инициалов или наличие только одного из них
оговариваются в тексте справки в квадратных скобках: [Так в
документе], [Так в тексте оригинала].
После текста справки приводятся архивные шифры документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов,
описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
Дополнительные сведения и рекомендации могут быть даны
или в архивной справке после указания поисковых данных, или
в сопроводительном письме архива. В тексте архивной справки
не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.
Исполнение генеалогических запросов
Интерес к генеалогии в нашей стране растет с каждым
годом. Все больше людей обращаются к истории своей семьи,
рода, изучению своего происхождения. В государственных архивах увеличивается количество генеалогических запросов.
Многие граждане самостоятельно приступают к генеалогическим исследованиям.
? 142 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В настоящее время имеется довольно много специальной
методической и справочной литературы по генеалогии и практических пособий по составлению родословных. Прежде всего
необходимо назвать справочное пособие ВНИИДАД «Генеалогическая информация в государственных архивах России» (М.,
2004), которое дает представление о видовом составе источников генеалогической информации.
Волгоградскими архивистами издано пособие по составлению родословных «И моя семья должна принадлежать истории» (Волгоград, 2007), основной частью которого является Межфондовый указатель к церквям. (В фондах церквей имеются
документы, содержащие значимую генеалогическую информацию ? метрические книги, брачные обыски и др.)
К генеалогическим исследованиям относятся исследования
происхождения рода, семьи, выявление родственных связей, построение генеалогического древа, установление социального статуса, имущественного положения в аспекте истории семьи, рода.
Родословная конкретного человека включает сведения о
его происхождении по отцовской и материнской линиям. По
каждой из них выявляются предки, потомки, братья, сестры,
супруги. О каждом члене семьи при наличии документов дается
следующая информация: фамилия, имя, отчество; дата и место
рождения, крещения, вступления в брак, смерти; вероисповедание; национальность; место жительства; семейное положение;
сословие; образование; место службы, чин, должность; награды;
владение землей, недвижимостью и др.
Необходимым условием проведения любых генеалогических исследований является наличие как минимум следующих
сведений: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, дата
смерти и место захоронения. Дополнительные сведения значительно облегчают поиск.
Источником генеалогической информации по большому
счету может служить любой документ, содержащий какие-либо
сведения как об отдельном лице, так и о семье, роде. Однако
основными и наиболее полными источниками генеалогической
информации за дореволюционный период являются метрические книги с записями о рождении, бракосочетании, смерти. Эти
? 143 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
документы подлежат первоочередному просмотру. Чтобы найти нужные метрические записи, надо установить, в фонде какой
церкви они находятся.
В первую очередь необходимо установить, к какому церковному приходу был приписан населенный пункт проживавшего в
нем родственника. После установления наименования церкви
выписывается номер фонда и заказываются нужные дела по описи.
Не каждый населенный пункт имел свою церковь, многие
входили в приход церкви другого селения. По справочникам
населенных пунктов надо выявить близлежащие от искомого
населенные пункты, в которых были церкви, установить номера фондов, выписать по описям клировые ведомости (послужные списки духовенства ? документы о службе лиц духовного
сословия) и просматривать состав прихода.
В случае необнаружения населенного пункта следует проверить версию его переименования или включения в другой
населенный пункт. Историю населенных пунктов можно выявить в соответствующих справочниках а также по справкам
административно-территориального деления, если они имеются в справочно-информационном фонде архива.
Использование документов архива
в культурно-просветительских целях
Использование архивных документов в культурно-просветительских целях осуществляется архивами для информации
широкой общественности о составе и содержании документов
Архивного фонда РФ, а также в связи со знаменательными
событиями и юбилейными датами в жизни страны, отдельного
региона, видных государственных деятелей, деятелей науки, культуры и т. п.
Формами культурно-просветительской работы архива являются:
? организация и проведение выставок документов;
? подготовка материалов для использования в средствах
массовой информации (СМИ);
? организация встреч с общественностью.
? 144 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Выставка документов ? это оформленная подборка документов на определенную тему, предназначенная для публичной
демонстрации. Выставки документов организуются архивами
самостоятельно или совместно с другими организациями. Выставки документов могут быть международными, всероссийскими, региональными, межотраслевыми, межархивными; стационарными и передвижными; постоянно действующими (с использованием копий документов) и временными.
При экспонировании подлинных документов обязательно
соблюдение правил безопасности. Документы помещают в застекленные, запираемые и опечатываемые витрины, расположенные в охраняемых помещениях, соответствующих установленным требованиям.
Выставки очень способствуют популяризации архивных
документов. С 2000 г. создан и функционирует Выставочный
зал федеральных архивов. Ежегодно в его стенах проводится
5?6 историко-документальных выставок, приуроченных к памятным датам российской и мировой истории. Многие выставки, такие как «1953 год. Между прошлым и будущим», «ХХ съезд
КПСС. Преодоление», «Императрица Мария Федоровна» и др.,
имели широкий общественный резонанс. Опыт федеральных
архивов говорит о том, что документальные выставки эффективно проводить с участием музеев и широким использованием
музейных экспонатов.
Многие архивы все чаще проводят виртуальные выставки
документов, размещая в Интернете документы и информацию
о фондах, хранящихся в архивах. Виртуальная выставка не ограничена временными рамками, позволяет оперативно получить и применить демонстрируемые документы, например, в
образовательном процессе, число ее посетителей значительно
выше. Виртуальные выставки размещают на сайте «Архивы
России» и сайтах архивов.
Использование архивных документов в средствах массовой
информации ? это подготовка информационных материалов для
периодической печати, радио- и телепередач, кинофильмов. Для
периодической печати архив готовит тематические, научные,
научно-популярные статьи, подборки документов, документаль? 145 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ные очерки, корреспонденции и др. Радио- и телепередачи предполагают использование архивной информации в форме тематической беседы, хроники, информации, интервью, репортажа,
пресс-конференции, рекламы.
Встречи с общественностью проводятся архивами в плановом порядке на основании предварительной договоренности
с заинтересованными организациями в виде вечеров-встреч, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций,
школьных уроков.
Предоставление документов пользователям
для исследований в читальном зале архива
Все граждане России обладают равными правами на доступ к открытым документам архива. Пользователи допускаются в читальный зал архива на основании личных заявлений, в
которых указываются фамилия, имя, отчество, место работы
(учебы), должность, ученая степень, ученое звание, тема и хронологические рамки исследования. Разрешение на работу в читальном зале архива дается руководством архива на один год
со дня оформления. Срок может быть продлен.
Пользователи имеют право:
? получать информацию о распорядке работы читального
зала и услугах, оказываемых архивом;
? получать консультацию специалистов архива о составе
и содержании документов по теме исследования;
? получать информацию, в том числе в письменной форме, о причинах отказа в выдаче дел или ограничениях и сроках,
в течение которых они будут действовать;
? заказывать копии, делать выписки.
С учетом специфики состава документов руководством архива устанавливаются нормы выдачи дел и описей. Обычно
для пользования выдаются единовременно 5 описей и 5?10 дел.
Сроки выдачи также устанавливаются архивом, но они не должны превышать трех дней со дня оформления заказа. Описи и
справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюро? 146 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ванные и особо ценные документы ? до 5 дней, уникальные ?
на 1 день, остальные дела, микрофильмы и печатные издания ?
до одного месяца.
Учет использования документов архива
Учет использования документов архива осуществляется в
целях совершенствования работы по организации использования документов и развития системы НСА, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов,
проведения маркетинговых исследований рынка информации.
Архив ведет учет поступающих и исполненных запросов,
пользователей, их личных дел и тематики исследования в читальном зале архива, других форм использования документов.
Учет ведется в традиционной форме (на карточках или в журналах) или в базе данных. ВНИИДАД разработал и реализует
БД «Учет исполнения запросов» и «Читальный зал», а также
автоматизированную информационную систему «Архив организации», которые поддерживают функции учета использования документов.
При заполнении учетных форм обязательно указывается
тематика, поисковые данные использованных документов, характер использования. Для радио- и телепередач обязательно указывается время выхода в эфир, для печатных изданий ? время и
место опубликования, для выставок ? устроители и партнеры.
Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от российских и зарубежных юридических
и физических лиц, ведутся раздельно.
6.2. Проблемы доступа к архивным документам.
Рассекречивание архивных документов
Термин «доступ» применительно к информации стал использоваться в России в начале 1990-х годов. Он стал одним из
обязательных атрибутов провозглашенного процесса демократизации государственной и общественной жизни страны. Конституция России (п. 4 ст. 29) гласит: «Каждый имеет право
? 147 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
свободно искать, получать, передавать, производить, распространять информацию любым законным способом». Вместе с тем
в Конституции устанавливается существование трех групп информации, обеспечение свободы доступа к которым различно:
общедоступная информация; сведения, составляющие государственную тайну; информация о частной жизни человека. Доступ к последним двум группам информации ограничен и осуществляется с определенными условиями, защищающими интересы в первом случае государства, во втором ? человека.
Рассмотрим последнюю группу информации. Согласно ст. 23
Конституции РФ «каждый имеет право на неприкосновенность
частной жизни, личную и семейную тайну...» Федеральный закон
от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» определяет: «Персональные данные ? любая информация, относящаяся
к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том
числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация». Статья 1 закона оговаривает, что закон не распространяется на архивные документы. Вопросы доступа к архивным документам решаются на
основании архивного законодательства.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле
в Российской Федерации» ограничения на доступ к архивным
документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне
гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие
угрозу для его безопасности, устанавливаются на срок 75 лет со
дня создания указанных документов. Срок ограничения в доступе может быть сокращен с письменного разрешения гражданина,
сведения о котором запрашиваются пользователем, или его наследников. Здесь возникают проблемы. Если ограничить доступ
ко всем биографическим сведениям, которые могут быть отнесены к персональным данным, придется закрыть всю информацию, созданную после 75-летнего срока. Ведь такие сведения могут находиться не только в личных делах, документах кадровых
служб, медицинских учреждений и т. п. Любой подлинный документ учреждения содержит подпись должностного лица, следова? 148 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
тельно, сведения о его профессии и служебной деятельности. То же
самое можно сказать о документах налоговых органов, учреждений образования, органов социальной защиты. Ведь к персональным данным относится любая информация о человеке, которая позволяет его идентифицировать: фамилия, имя, отчество,
сведения о рождении, бракосочетании, разводе, усыновлении, опеке,
смерти, особых приметах, национальности, языковой принадлежности, личных качествах, привычках, умственных способностях,
философских и религиозных взглядах, образовании, профессии,
месте жительства и др.
В 2002 г. ВНИИДАД разработал «Рекомендации по доступу к документам государственных архивов, содержащих персональные данные». В них разграничиваются персональные
данные и конфиденциальные персональные данные. Не все
персональные данные надо засекречивать, а лишь те, которые
могут нанести субъекту этих данных моральный, материальный и физический ущерб. Но существующая нормативно-правовая база не дает однозначных ответов на вопрос, какие категории сведений архивных документов могут быть отнесены
к конфиденциальным персональным данным. Эта проблема
не решена четко и ясно в одном ключе для архивиста и пользователя. По существующему законодательству пользователь и
архивист несут ответственность за обнародование (публикацию) и разглашение конфиденциальной информации. Кроме
того, лицо, сведения о частной жизни которого были обнародованы, может подать в суд иск за нанесенный ему ущерб как
на архив, выдавший ему документы, так и на исследователя,
предавшего их гласности.
Росархив рекомендует решать вопросы доступа к документам индивидуально. Следует учитывать, насколько необходимо
обращение к персональным данным для цели данного исследования, насколько обнародование информации может принести
ущерб субъекту персональных данных, возможны ли другие
формы предоставления информации. Для того чтобы достичь
компромисса интересов пользователей и архивистов, применяют обезличивание данных: с документа делается копия, на которой замазываются сведения, идентифицирующие конкретное
? 149 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
лицо. Если пользователь представляет научную организацию
и требуется обезличивание массовых источников, возможно требовать с пользователя письменные обязательства о неразглашении персональных данных. Однако невозможно обезличивание персональных данных, если пользователь ведет биографическое исследование, работает над биографическим или библиографическим словарем, энциклопедией.
Рекомендуется разработать в архиве специальный регламент
использования документов, содержащих персональные данные.
В нем надо четко перечислить виды документов и вопросы, относящиеся к тайне личной жизни, и порядок получения разрешения
на доступ. Отказ архива в предоставлении архивных документов
должен содержать веские причины и срок действия ограничений,
иначе он может быть обжалован пользователем в суде.
Разглашение персональных данных роняет престиж архива и вызывает нежелание фондообразователей передавать документы на государственное хранение, поэтому многие архивы
рассматривают вопросы доступа к архивным документам с позиций профессиональной этики. Так, например, в РГАЛИ имеются такие нормы: «Запрещено вне стен архива рассказывать о
содержании документов, преимущественно личного характера,
ныне живущих людей, сообщать сведения из дневников, писем,
особенно если они касаются интимных отношений. Сотрудники
не имеют права без получения разрешения на проведение индивидуальной работы по определенной теме знакомиться с документами, тем более их копировать. Начинающим сотрудникам не рекомендуется самим давать разъяснения исследователям в описании материалов».
Рассекречивание архивных документов
Рассекречивание сведений и их носителей ? это снятие
ранее введенных ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к их носителям.
Государственная тайна ? это защищаемые государством
сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной дея? 150 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
тельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности страны.
Срок засекречивания документов, содержащих государственную тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в
отдельных случаях может быть продлен. Перечень должностных
лиц органов государственной власти, наделяемых полномочиями
по отнесению сведений к государственной тайне, утверждает Президент РФ. Руководит работой по засекречиванию и рассекречиванию документов Межведомственная комиссия по защите государственной тайны при Президенте РФ. Существует три степени
секретности сведений, содержащих государственную тайну: «секретные», «совершенно секретные» и «особой важности».
В государственные архивы из ведомственных архивов
организаций ? источников комплектования дела, содержащие
государственную тайну, поступают уже засекреченными. Задача государственного архива ? обеспечить режим хранения
таких дел. Для этого в архивах создаются специальные подразделения и хранилища.
Директор архива обеспечивает проведение работы по контролю за сроками хранения секретных документов и информирует руководителей органов государственной власти, которые
наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, и их территориальные органы о наличии в архиве
документов со сроками секретности свыше 30 лет и их объеме.
В случае получения директором архива в установленном порядке полномочий он организует рассекречивание сведений, составляющих государственную тайну. Для этого создается комиссия по рассекречиванию, имеющая право принимать решения по рассекречиванию архивных документов, утративших секретность. Комиссия осуществляет работу в плановом порядке
на основе перспективных и годовых планов. В годовой план
включаются документы, которые намечаются к рассекречиванию в связи с истечением установленного законодательством
срока секретности. Результаты проведенной работы директор
архива доводит до сведения руководителя органа государственной власти, делегировавшего архиву полномочия по рассекречиванию документов.
? 151 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В том случае, если директор архива не имеет полномочий
по рассекречиванию архивных документов, он создает необходимые условия для проведения этой работы уполномоченными
органами в установленном порядке. Архив предоставляет для
изучения подлинники документов или копии, их заменяющие, а
также необходимую информацию (справки, обзоры, перечни
и т. д.) членам ЭК в ведомствах, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной
тайне, или членам Межведомственной комиссии по защите государственной тайны.
Подобные комиссии создаются также в каждом субъекте
РФ. Они могут носить различные наименования. Так, в 2011 г.
создана Межведомственная комиссия по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов в Волгоградской области. В состав комиссии вошли представители аппарата главы администрации Волгоградской области, администрации Волгограда, управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Волгоградской области,
Главного управления внутренних дел по Волгоградской области, Военного комиссариата Волгоградской области, руководители государственных архивов Волгоградской области. Одна
из функций комиссии ? рассекречивание документов ликвидированных организаций ? фондообразователей, не имеющих правопреемников. При этом государственный архив создает экспертную группу из сотрудников архива, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну. Члены экспертной группы полистно изучают дела и готовят заключения по
установленной форме. Заключения утверждаются директором
архива и представляются в межведомственную комиссию для
выработки согласованного решения о рассекречивании документов или продлении срока секретности.
Оформление результатов рассекречивания архивных документов проводится в соответствии с требованиями, установленными Росархивом. Архив информирует общественность о
рассекреченных документах, в первую очередь представляющих
общественно значимый интерес, а также затрагивающих права
и законные интересы граждан.
? 152 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В современной России только в период с 1992 по 2005 г.
было рассекречено около 10 миллионов единиц хранения, что
позволило обществу адекватно оценить собственную историю,
обеспечить значительное приращение исторических знаний. Архивные документы стали активно использоваться в научных
работах по отечественной и мировой истории. Изучение и публикация значительных по объему комплексов ранее закрытых
документов по новейшей истории России позволили отечественным и зарубежным исследователям во многом пересмотреть
прежние, устаревшие оценки прошлого, аргументированно, с
опорой на источники опровергнуть ряд положений и тезисов в
освещении исторических проблем. На смену идеологическим
мифам и фальсификациям пришло историческое знание, основанное на архивных документах. Не случайно эти события в
общественной жизни были названы «архивной революцией».
6.3. Публикационная деятельность архивов
Публикационная деятельность архивов ? это совокупность
работ по подготовке документальной публикации, включающая
определение типа, вида и формы публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое
оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством.
Росархив организует и координирует работу архивов по подготовке и изданию документальных публикаций. Издания документов различаются по назначению, задачам, характеру публикуемых источников и в соответствии с этим по методам археографической и полиграфической подготовки; эти различия служат основанием для распределения изданий по типам, видам и формам.
Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различают научный, научно-популярный
и учебный типы изданий. Все они основываются на научных
принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.
? 153 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Публикация научного типа предназначена для научного исследования, в большинстве случаев заменяет непосредственное
обращение к документам, освещает историю создания текста, внешние особенности публикуемых материалов, определяет их место среди других исторических источников. Научная публикация ?
результат комплексного исследования (источниковедческого, палеографического, текстологического, археографического и т. д.)
публикуемых документов и обязательно включает научно-справочный аппарат, отражающий все стороны этого исследования.
Публикация научно-популярного типа предназначена для
распространения исторических знаний и популяризации исторических источников, помощи читателям в прочтении и понимании текстов исторических источников. Этому должен служить и соответствующий научно-справочный аппарат издания.
Публикация учебного типа предназначена для более глубокого изучения и освоения учебных программ и может носить
в зависимости от задач общий, краеведческий или специальный
характер. Учебные издания выпускают для школьников, студентов, преподавателей, то есть учитывают возрастные, профессиональные и другие особенности читателей.
Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников, в соответствии с этим издания могут
быть пофондовые, тематические, включать документы одного
вида (разновидности) или одного лица.
Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда
(коллекции) или его части.
Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по одной теме независимо от их фондовой
принадлежности.
Публикации документов одного вида состоят из исторических источников одного вида или разновидности (протоколы,
отчеты, письма, акты, листовки и т. п.) независимо от их фондовой принадлежности.
Публикации документов одного лица состоят из исторических источников, созданных этим лицом в процессе его жизни и
деятельности, независимо от фондовой принадлежности публикуемых документов.
? 154 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Форма публикаций архивных документов (структура и
материальная реализация издания) может быть корпусом (сводом источников), серией, сборником, моноизданием (изданием
одного памятника), альбомом, буклетом, плакатом, а также публикацией в продолжающихся и периодических изданиях. Объемные публикации могут состоять из томов, выпусков и частей.
Могут быть публикации архивных документов в микроформах и
в электронной форме ? в виде компакт-дисков, мультимедиа и др.
При подготовке публикаций архивных документов архив
руководствуется научными правилами издания исторических документов. Архив осуществляет мероприятия по обеспечению научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационнометодических документов, заключение договора с заинтересованными организациями и издательствами и т. п.
Вопросы организации работы по изданию архивных документов, основные проблемы и современные тенденции публикационной деятельности архивов подробно раскрываются в курсе
археографии.
Вопросы для повторения
1. Использование архивных документов: принципы, направления, цели и формы.
2. Информационное обеспечение пользователей.
3. Исполнение запросов граждан и организаций.
4. Проблемы доступа к архивным документам.
5. Организация рассекречивания архивных документов.
6. Типы, виды и формы публикации архивных документов.
Список рекомендуемой литературы
1. Автократов, В. Н. Теоретические проблемы отечественного
архивоведения / В. Н. Автократов. ? М. : РГГУ, 2001. ? Гл. VI. ?
С. 253?284.
2. Архивные аспекты в делопроизводстве: использование
архивных документов / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева,
? 155 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Секретарское дело. ? 2002. ?
№ 4. ? С. 64?70.
3. Елпатьевский, А. В. О доступе к документам архивов
/ А. В. Елпатьевский // Отечественные архивы. ? 2006. ? № 1. ?
С. 8?10.
4. Как гармонизировать интересы пользователей и хранителей документов: размышления исследователей и архивистов
// Отечественные архивы. ? 2006. ? № 4. ? С. 74?81.
5. Павлова, Т. В. Документы федеральных архивов по истории Второй мировой войны: рассекречивание и использование в научных исследованиях и документальных публикациях
/ Т. В. Павлова // Отечественные архивы. ? 2005. ? № 4. ?
С. 3?9.
6. Павлова, Т. В. Формирование нормативной базы обеспечения доступа пользователей к архивным документам с конфиденциальными сведениями о гражданах. 1991?2007 / Т. В. Павлова
// Отечественные архивы. ? 2008. ? № 2. ? С. 40?45.
7. Попова, Е. Н. О некоторых проблемах доступа к архивной
информации / Е. Н. Попова // Делопроизводство. ? 2007. ? № 1. ?
С. 90?96.
8. Проблемы научной ценности, использования и сохранности
историко-биографических и генеалогических документов в составе
Архивного фонда России : материалы круглого стола (март 2000 г.)
и науч.-практ. конф. (3?4 мая 2001 г.) / РОИА, ВНИИДАД. ? М.,
2001. ? 176 с.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 7. ОСНОВЫ АРХИВНОЙ ЭВРИСТИКИ
Современный период развития России характеризуется
возрастанием интереса общества и государства к отечественной истории и архивам как хранителям исторических источников о духовном, социальном и культурном опыте поколений. Ежегодно увеличивается число людей, обращающихся в
читальные залы государственных и муниципальных архивов
в научно-исследовательских целях, по вопросам, связанным с
установлением биографических и генеалогических сведений,
подтверждением фактов, необходимых для реализации прав и
законных интересов граждан. Любой пользователь при работе с архивной информацией должен иметь представление о
путях поиска этой информации, то есть обладать знаниями в
области архивной эвристики.
Эвристика (от гр. heurisko ? отыскиваю, открываю) ? совокупность приемов и методов, способствующих более быстрому,
организованному и целенаправленному поиску истины, хотя и не
гарантирующих ее безусловное и автоматическое нахождение.
Архивная эвристика ? направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической
науки, а также основные приемы атрибуции документов (тоесть установление особых характеристик документа: автора,
адресата, времени и места его создания, вида, подлинности,
места хранения и др.).
Основная задача архивной эвристики ? поиск ретроспективной документной информации как для практических нужд
организаций и граждан, так и для научно-исследовательской
работы по выявлению исторических источников.
Этапами поиска архивных документов являются:
1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие необходимую
информацию;
? 157 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
2) поиск на межархивном уровне, на котором необходимо
установить, в каком архиве могут храниться фонды и документы по интересующей исследователя теме;
3) поиск на уровне архива, при этом в архиве устанавливаются номера и названия фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;
4) поиск на уровне фонда, когда устанавливаются номера
необходимых описей и единиц хранения (дел);
5) поиск на уровне дела ? отыскивается необходимый документ, документная информация.
Чтобы поиск архивных документов был в принципе возможен, необходимы следующие условия:
? Архивный фонд Российской Федерации должен быть
научно организован;
? Архивный фонд Российской Федерации должен представлять собой целостную систему государственных, муниципальных и ведомственных архивов определенного профиля;
? в архивах должна существовать система учетного и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ.
Прежде чем обращаться к архивным документам, исследователю необходимо обстоятельно изучить библиографию по теме
и опубликованные источники.
Предварительное изучение библиографии по теме исследования позволит сориентироваться в изучении источников и отборе новых документов из значительно большего числа уже известных и мало существенных, а также учесть опыт критического анализа использованных предшественниками архивных материалов.
Также необходимо изучить опубликованные источники. Документы по теме могут быть опубликованы в виде сборников
или специальных подборок в периодических изданиях, таких
как журналы «Исторический архив», «Отечественные архивы»,
«Вопросы истории», «Отечественная история», «Родина» и др.
Установление фондообразователей
Прежде всего исследователю необходимо определить, какие организации и/или лица имели отношение к изучаемой
? 158 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
проблеме, то есть установить фондообразователей, в фондах
которых может быть обнаружена необходимая информация.
Основной группой фондообразователей, документы которых хранятся в государственных и муниципальных архивах,
являются государственные учреждения, организации и предприятия. Представление о системе, структуре и функциях тех
или иных государственных учреждений, действовавших на определенной территории в определенный хронологический период, можно получить, руководствуясь данными истории государственных учреждений 3.
Сведения о составе, структуре и деятельности государственных учреждений исследователь может получить помимо указанных учебников и учебных пособий в различного рода справочниках. Так, по истории государственных учреждений России
периода до 1917 г. можно найти сведения в Энциклопедическом
словаре Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона. Все изменения в личном составе чиновников России, состав и структура центральных и местных учреждений отражались в издаваемом с 1765 г.
до 1916 г. ежегодном справочнике «Адрес-календарь. Общая
роспись начальствующих и прочих должностных лиц по всем
управлениям Российской империи на ... год». В губерниях с
1860-х гг. издавались ежегодные «Памятные книжки».
Сведения о высших и центральных государственных учреждениях Российской империи XIX ? начала XX в. можно
получить из справочника «Высшие и центральные государственные учреждения России. 1801?1917 гг.». Т. 1?4 (СПб. :
Наука, 1998?2004), который содержит систематизированную
информацию о сети, компетенции, функциях, структуре и ру3
Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России. 5-е изд., доп. М. : РГГУ, 2008 ; Коржихина Т. П. Советское государство и его учреждения. Ноябрь 1917 ? декабрь 1991 : учебник.
М. : РГГУ, 1994 ; Архипова Т. Г. Государственность современной России : учеб. пособие. М. : РГГУ, 2003 ; Архипова Т. Г., Малышева Е. П.
Современная организация государственных учреждений России : учебник.
М. : РГГУ, 2006 ; Булюлина Е. В. Местные государственные учреждения
Советской России. 1917?1929 гг. (На материалах Нижнего Поволжья).
Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2011.
? 159 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ководящем составе этих учреждений, а также сведения о месте
хранения соответствующих архивных фондов или комплексов
документов.
Уникальным изданием является словарь-справочник «Государственность России. Конец XV в. ? февраль 1917 г.».
Кн. 1?5 (М. : Наука, 1996?2005). Он включает статьи, содержащие сведения об истории создания, функционировании,
структуре, штатах, условиях преобразования и ликвидации
государственных и церковных учреждений всех уровней государственной власти и управления ? высших, центральных и
местных, сословных органов и органов местного самоуправления, единиц административно-территориального, церковного и ведомственного деления с момента образования русского централизованного государства до Февральской революции 1917 года. Книга 5 посвящена чинам, должностям, званиям, титулам, духовным санам.
Информацию о государственных учреждениях советского и постсоветского периодов можно найти в различных справочниках.
Как правило, документы по теме, интересующей исследователя, могли образоваться в деятельности целого комплекса
учреждений, предприятий и лиц. Изучение документов необходимо начинать с главных фондообразователей.
Установление места хранения документов
(поиск ретроспективной документной информации
на межархивном уровне)
После того как установлены фондообразователи, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие
интересующую исследователя информацию, следует установить, в каких архивах хранятся или могут храниться эти материалы. Поэтому необходимо иметь представление о сети архивов в России.
Для того чтобы получить представление о составе и содержании фондов того или иного архива, следует воспользоваться межархивными справочниками, такими как «Архивы
? 160 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
России. Москва и Санкт-Петербург» : справ.-обозрение и библиогр. указ. / Федер. арх. служба России (1997), «Архивные
документы в музеях и библиотеках Российской Федерации»
(2001), «Документы Государственного архивного фонда СССР
в библиотеках, музеях и научно-отраслевых фондах» (1991),
«Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник» (1994) и др., а также справочниками, представленными на официальном сайте Федерального
архивного агентства «Архивы России» (www.rusarchives.ru).
Каждый федеральный архив и большая часть государственных архивов субъектов РФ имеют путеводитель ? архивный
справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах данного архива.
При определении места хранения документов, относящихся к истории определенного региона, необходимо учитывать следующее. При изменении административно-территориального деления в советский период проводилось перераспределение архивных документов между местными архивами, с тем чтобы
каждый из них хранил документы всех учреждений, когда-либо
действовавших на данной территории. Поэтому документы, например, губернских или уездных учреждений могут в настоящее время храниться в архивах нескольких областей, чья территория целиком или частично совпадает с территорией бывшей губернии. Большое значение в связи с этим имеет знание
административно-территориального деления. Изменение административно-территориального деления к тому же представляет собой один из важнейших факторов, оказывающих влияние
на возникновение и деятельность государственных учреждений
в конкретной исторической обстановке.
Установление фондов и коллекций
(поиск ретроспективной документной информации
на уровне архива)
Следующим этапом поиска ретроспективной документной информации является выяснение номеров и названий
конкретных архивных фондов, хранящих нужные докумен? 161 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ты. В этом исследователю помогает система научно-справочного аппарата архива. В каждом архиве система НСА
имеет свои особенности ? определенный набор архивных
справочников.
Определяя место хранения интересующих документов, исследователь уже познакомился с одним из основных типов
архивных справочников ? путеводителем. Теперь предстоит
более подробное знакомство с путеводителем по фондам конкретного архива. После того как из путеводителя выписаны
номера и названия необходимых архивных фондов, следует
выяснить, имеются ли к этим фондам другие справочники (обзоры, каталоги, указатели, тематические перечни и др.). Познакомившись с имеющимися в архиве справочниками по теме
исследования, можно существенно сэкономить время на поиск
информации.
По путеводителю (краткому справочнику) по фондам исследователь также уточняет количество описей к фонду. Если к
фонду составлено много описей, то вполне возможно, что в архиве имеется аннотированный реестр описей. В нем приводятся
крайние даты каждой описи, краткая характеристика состава и
содержания документов каждой описи.
Установление единицы хранения
(поиск на уровне фонда)
После того как определены номера необходимых фондов и
описей, предстоит определить последний элемент архивного шифра ? номер единицы хранения (дела). Для этого необходимо
последовательно просмотреть описи дел. Исследователь должен быть хорошо информирован о том, что представляют собой архивные описи.
Необходимо ознакомиться со справочным аппаратом описи, прежде всего предисловием, в котором излагаются история фондообразователя, история фонда, характеристика состава и содержания документов, состав справочного аппарата к описи. К описи могут составляться указатели общие
(предметный, именной, географический, хронологический) или
? 162 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
специальные (указатель учреждений, улиц, периодических
изданий и др.).
Работа исследователя с описью сводится к последовательному просмотру заголовков дел и выписыванию номеров дел,
которые предположительно могут иметь отношение к теме исследования. Трудность заключается в том, что не всегда даже
правильно составленный заголовок дела будет совпадать с темой исследования. Очень часто отдельные дела будут содержать только некоторые документы по интересующему вопросу
или лишь косвенно относиться к основному содержанию. К тому
же если опись была составлена в XIX ? начале XX в., она
может быть не лишена серьезных недостатков: иметь глухие
заголовки, не раскрывающие содержание документов («Разная
переписка», «Дело о проверке торговли»), большое количество
отсутствующих («выбывших») единиц хранения, описи могут
быть рукописными или со слабоконтрастным («затухающим»)
машинописным текстом.
Выявлять дела необходимо не только за конкретно интересующие годы, но и за более ранние и более поздние, так как,
возможно, интересующая информация будет в делах, заведенных ранее или завершенных делопроизводством позднее. Отбирать надо не только дела, непосредственно касающиеся данной
проблемы, но и дела, в которых можно предположить наличие
близких по тематике документов.
Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно
отражают его деятельность. После изучения этих документов,
возможно, надо будет повторно просмотреть опись для выявления дополнительных материалов.
Исследователь должен быть готов к тому, что работа с
описями может оказаться трудоемкой, связанной с необходимостью просмотра многочисленных заголовков, а количество выбранных для изучения дел намного превысит число содержащих
нужную информацию. Но если бы процесс розыска необходимой информации был прост, он не представлялся бы таким
увлекательным, а успешные результаты не приносили бы такого большого морального удовлетворения.
? 163 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Работа с архивными документами
(поиск на уровне дела)
Для того чтобы вести успешный поиск информации в единицах хранения (делах), надо располагать основными сведениями из области документоведения. Само наименование вида или
разновидности документа несет существенную информацию о назначении и свойствах документа. Исследователь, занимающийся
определенным периодом истории России, должен хорошо знать,
какие виды документов составлялись в то или иное время, каково было их целевое назначение и юридическое значение.
Изучение документов надо начинать с основных видов и
разновидностей, так как они в большей степени отражают деятельность организации. Организационные документы (положения, уставы, инструкции и др.) определяют порядок образования, компетенцию, организацию работы учреждения, структурного подразделения или отдельные стороны деятельности организации, должностного лица. Распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания и др.)
имеют целью разрешение основных и оперативных задач, стоящих перед учреждением. Протоколы фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях,
собраниях и т. п. Информационно-справочные документы (доклады, отчеты, справки, докладные записки, письма и др.) фиксируют какие-либо информационные сведения или передают
информацию от одного адресата к другому.
Особое внимание необходимо уделить переписке, так как
нередко в организациях встречается переписка по вопросам,
совершенно не отраженным в приказах, отчетах и т. п. В этих
случаях переписка является единственным источником по какому-либо конкретному вопросу. Во многих случаях переписка
служит дополнением к основным видам документов. К сожалению, многие архивные фонды совершенно лишены переписки,
так как долгое время ее значение недооценивалось и она была
уничтожена как документация временного срока хранения.
При изучении дела, представляющего собой переписку по
одному вопросу, рекомендуется сначала ознакомиться с началь? 164 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ными и заключительными документами, чтобы сразу же составить общее представление о вопросе.
При изучении планово-отчетной документации следует помнить, что документы сводного характера могли быть составлены на основании первичных документов нижестоящих организаций. При этом не всегда информация первичных документов полностью поглощается сводными. Исследователь в каждом конкретном случае решает, следует ли ему привлекать документы вышестоящих или подведомственных организаций.
Иногда исследователю приходится сталкиваться с тем, что
необходимые ему документы не сохранились. Справочный аппарат архива позволяет установить данные о составе и характере утраченных документов (как правило, в архивах имеются
картотеки утраченных фондов). Однако знание особенностей
делопроизводства фондообразователей дает большие возможности по восполнению утраченных документов.
Исследователь должен всегда помнить о том, что архивные документы, как и любые другие источники, требуют критического отношения. При сообщении сведений, фактов, оценке этих сведений авторы документов могли руководствоваться
конъюнктурными, ведомственными, личными соображениями.
Они могли изложить известные им факты неполно или тенденциозно в силу различных причин, от недостаточной осведомленности до политической ангажированности. Для того
чтобы выяснить вопрос о достоверности источника, необходимо выявить максимальное количество документов по теме и
рассматривать всю совокупность относящихся к интересующему вопросу фактов. Недопустимо проводить отбор источников, «подгоняя» их под заранее сложившуюся концепцию работы и отвергая те документы, которые «не укладываются» в
русло заданной схемы.
Изучая документы, исследователь делает выписки. При
этом ему необходимо точно указывать, из какого документа
эти выписки сделаны. Для этого в выписке должны быть указаны название фонда, точный шифр документа (номера фонда, описи, дела, листа), краткий заголовок дела, дата и заголовок документа. Если предусмотрительно фиксировать все эти
? 165 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
данные, то впоследствии можно будет не только установить,
что представляет собой документ, из которого сделана выписка, но и выявить его связь с другими документами и делами
по этому вопросу.
Выписка из документа должна представлять собой точную цитату. Исключение из цитаты отдельных слов и фраз
может привести к искажению содержания документа. Если все
же оно допускается, то пропуски отмечаются отточием. Если в
документе имеются сокращения или пропущенные слова, они
могут быть раскрыты или включены в текст цитаты в квадратных скобках.
Важным обстоятельством для исследователя является то,
что в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов (1998) он имеет право
получать консультацию специалистов архива о составе и содержании документов по теме.
Особенности поиска
ретроспективной документной информации
в государственных архивах Волгоградской области
Государственный архив Волгоградской области хранит более 6 тысяч фондов, более 1 миллиона единиц хранения за период с 1734 г. по настоящее время. Документы досоветского
периода сохранились лишь частично. Они относятся к территории бывших Камышинского, Царицынского и части Аткарского уездов Саратовской губернии, части Новоузенского уезда
Самарской губернии, Усть-Медведицкого, Хоперского и 2-го
Донского округов области Войска Донского. Это фонды органов сословного управления и местного самоуправления, хозяйственно-экономических учреждений, промышленных предприятий, учреждений народного образования, административно-полицейских, судебных, религиозных учреждений и общественных
организаций. Документы советского периода относятся к территории Царицынской ? Сталинградской губернии, Нижневолжского и Сталинградского краев, Сталинградской ? Волгоградской области. Это фонды местных органов государственной
? 166 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
власти и управления, государственных учреждений экономической и социально-культурной сферы, органов административно-политического управления, юстиции, общественных организаций, а также личные фонды и коллекции.
Центр документации новейшей истории Волгоградской области хранит более 4 тысяч фондов, более 800 тысяч единиц
хранения документов партийных и комсомольских организаций за 1934?1991 гг., фонды контрольных органов ВКП(б) за
1917?1934 гг., фонд Сталинградского городского комитета обороны за 1941?1945 гг., фонды общественных организаций, политических партий, национальных объединений за 1991 г. по
настоящее время, личные фонды и коллекции.
Архивные фонды ГАВО и ЦДНИВО ? основные источники информации по истории Волгоградской области. Архивные
фонды обладают различной информативностью, то есть информация, заключенная в них, не равнозначна. Одни фонды обладают большей информационной насыщенностью, содержат многоаспектную, межотраслевую информацию, отражающую разные стороны жизни общества, и потому открывают широкие
возможности использования архивных документов. Другие содержат информацию по одной отрасли или одному направлению деятельности. Наконец, есть фонды, которые содержат информацию по одной теме или имеющую характер частного дополнения к многоаспектным фондам.
Очень часто информационные возможности фондов связаны со значением фондообразователя. Применительно к государственным учреждениям значение фондообразователя выражается в роли учреждения в системе управления, масштабе
его деятельности, правовом положении, функционально-целевом назначении. Наиболее информативные фонды ? это фонды учреждений высших рангов. Для государственных архивов
субъектов РФ наиболее информативными являются фонды
местных органов государственной власти и органов местного
самоуправления (для советского периода ? также местных
партийных органов). Эти органы, осуществляя местное руководство, получали информацию обо всех сторонах жизни региона. Приступая к сбору информации по той или иной про? 167 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
блеме, исследователю прежде всего необходимо ознакомиться
с составом и содержанием указанных фондов, так как велика
вероятность наличия в них нужных сведений. Для волгоградских архивов к таким фондам относятся: по периоду до 1917 г. ?
фонды городовых магистратов, уездных земских и городских
управ; по советскому периоду ? фонды обкома и горкома
партии, губернского ревкома, губернского, краевого, областного и городского (Волгограда) исполкомов Советов; по периоду
с 1991 г. ? фонд Администрации (с 2012 г. ? Правительства)
Волгоградской области.
Исследования по экономической истории. Источниками
информации по истории экономики являются фонды многочисленных учреждений, организаций и предприятий, действовавших в этой сфере. По дореволюционному периоду это хранящиеся в ГАВО фонды городовых магистратов, ратуш, волостных
правлений и сельских управлений, городских и уездных земских управ, земских начальников, уездных казначейства, управления государственных имуществ, участковых раскладочных,
податных присутствий и инспекторов, банков, ссудо-сберегательных товариществ, заводов и т. д.
Ценную информацию экономического характера можно почерпнуть и в документах полицейских учреждений, так как они
являлись органами не только полицейской, но и административной власти на местах, и в их фондах отложились сведения о сельских обществах, заводах, фабриках, лесах, поступлении государственных податей и земских сборов, состоянии посевов, рыбных
промыслов, ценах и др. К ним относятся фонды уездных полицейских управлений, уездного исправника, становых приставов.
В фонде помощника начальника Саратовского губернского жандармского управления имеются политические обзоры Царицынского и Камышинского уездов, в которых наряду с другими сведениями имеется характеристика экономического положения уездов.
В фондах судебных учреждений (уездных, окружных, волостных судов) и в фондах сословных органов по опеке (городских сиротских судах и дворянской опеки) можно найти сведения об имущественном положении жителей уездов и городов.
? 168 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
В коллекции документов (Ф. Р-302) имеются сведения о
межевании и землеустройстве ряда уездов Саратовской губернии и Усть-Медведицкого округа.
Документы за советский период представляют гораздо большие возможности для поиска информации по экономической
истории в силу значительно лучшей их сохранности. При этом
какой бы конкретной проблемой, темой в области экономической истории ни занимался исследователь, он должен предпринять следующее:
? выяснить, какие изменения происходили в системе государственных учреждений в целом и в органах управления конкретной отраслью экономики в частности;
? выяснить, какие изменения происходили в административно-территориальном делении в рассматриваемый период;
? обязательно обращаться к документам руководящих
партийных структур ? губернского, окружного, краевого, областного комитетов ВКП(б) ? КПСС, так как именно там сконцентрирована информация о разработке, принятии и реализации решений в соответствующих звеньях управления (резолюции, протоколы партийных конференций и пленумов, решения
и постановления местных партийных комитетов, отчеты, доклады, переписка);
? обязательно привлекать фонды местных органов исполнительной власти ? исполкомов советов (постановления, протоколы, доклады, отчеты, справки, сведения и др.).
За период 1920-х гг. интересные сведения по экономической истории региона можно найти в документах органов контроля (Царицынского губернского отделения государственного
контроля, Царицынского губернского отделения рабоче-крестьянской инспекции, Нижневолжской краевой контрольной комиссии ? рабоче-крестьянской инспекции), а также в информационных сводках губчека ? губернского отдела ОГПУ, которые
находятся в фонде губернского исполкома и частично в фонде
губкома ВКП(б). Могут содержаться интересующие исследователя сведения и в фондах других административно-политических органов того времени ? отделов управления и административных отделов исполкомов Советов. Например, в фондах ад? 169 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
министративных отделов уездных и окружных исполкомов имеются сведения об экономическом положении уездов, волостей,
станиц, округов, ценах на товары и др.
Исследователю, занимающемуся проблемами экономической истории региона периода 1930-х гг., следует помнить о плохой сохранности документов этого времени. К началу Великой
Отечественной войны документы, созданные в 1930-е гг., находились на хранении в организациях и были почти полностью
утрачены в ходе боевых действий на территории области. (Документы 1920-х гг. к этому времени уже находились на государственном хранении и благодаря героическим усилиям сталинградских архивистов по эвакуации и реэвакуации документов
были спасены.) Поэтому исследователю приходится пользоваться
традиционным в отечественном архивоведении институциональным методом, который подразумевает поиск документов интересующего учреждения в фондах вышестоящих, подчиненных, а
также связанных общим объектом деятельности или сходными
по функциям учреждениями.
Исследования по политической истории, истории местных органов государственной власти и управления. Документы по политической истории, истории местного управления и
администрации до 1917 г. отложились в фондах Царицынского
и Камышинского городовых магистратов, Дубовской ратуши,
Михайловского станичного атамана, уездных земских и городских управ, земских начальников, полицейских и жандармских
учреждений.
Советский период отражен в фондах исполкомов Советов
всех уровней (губернском, краевом, областном, уездных, окружных, городских, районных, станичных), сельских, хуторских и
поселковых Советов, ревкомов, партийных комитетов, избирательных комиссий, особых комиссий по ликвидации кулачества,
административно-политических органов (органы ВЧК ?
ОГПУ ? НКВД, отделы управления, административные отделы исполкомов), органов партийного и государственного контроля, юстиции, суда и прокуратуры.
Исследователь, занимающийся данной проблематикой, по
большей части не будет испытывать недостатка в источниках.
? 170 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Однако за некоторые хронологические периоды документов
сохранилось очень мало. Кроме дореволюционных документов
плохо сохранились документы за 1917 год. Из них далеко не
все относятся к событиям политической истории. Небольшое
количество документов (по 1?2 дела) в фондах волостных правлений, сельских управлений, земских управ, заводов, почтовотелеграфных контор, кредитных товариществ, страховых
агентств касаются вопросов деятельности этих организаций.
Основные документы о политических событиях 1917 г. находятся в фонде Волгоградского городского Совета народных
депутатов и его исполкома (47 дел Царицынского Совета рабочих и солдатских депутатов) и 6 дел в фонде Царицынского
горкома РКП(б). Воспоминания о событиях 1917 г. имеются в
фонде Сталинградской комиссии по собиранию, обработке и
написанию истории Октябрьской революции и Гражданской
войны в Нижневолжском крае и коллекции документов ветеранов КПСС.
Плохо сохранились документы за 1918?1919 гг. и за предвоенные годы органов и учреждений, находившихся в районах
боевых действий в период Гражданской и Великой Отечественной войн.
Для исследователя, занимающегося проблемами политической истории, на первый план выходят вопро??ы критики источников, их достоверности. Требование изучения максимального круга источников для выяснения объективной картины
является обязательным. В условиях плохой сохранности документов за некоторые периоды существенно дополнят источниковую базу материалы периодической печати. Например, в 1917 г.
в периодической печати Царицына (газетах «Борьба» ? органе
большевиков, «Волго-Донской край» ? либерально-буржуазного направления, «Рабочая мысль» ? орган меньшевиков, «Царицынский вестник» ? городской орган печати, частное издание) были напечатаны резолюции, обращения, воззвания, постановления, наказы различных организаций, комитетов, органов местного самоуправления. Большая часть подлинников этих
документов не сохранилась, и публикации в периодической печати являются их единственными экземплярами.
? 171 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Исследования в области социально-культурной сферы,
ментальности и быта. Исследователь, занимающийся данной
проблематикой дореволюционного периода, столкнется с немалыми трудностями, связанными с бедностью источниковой базы.
Лучше всего сохранились фонды учебных заведений Камышинского и Царицынского уездов, Усть-Медведицкого и Хоперского округов: дирекции училищ, окружных училищных советов,
гимназий, реальных училищ, начальных училищ и др. с 1826 по
1918 год. Это протоколы педагогических совещаний, советов,
учительских съездов; статистические и текстовые отчеты о состоянии учебных заведений; ведомости о количестве учебных
заведений, учащихся и учителей; переписка с попечителями учебных округов, войсковым правлением, войсковым наказным атаманом, окружными и станичными правлениями, городскими и
уездными земскими управами об открытии, реорганизации, состоянии учебных заведений; исторические книги учебных заведений, классные журналы, шаровые книги, рапорты смотрителей училищ, формулярные и послужные списки учителей и др.
Некоторые сведения об учреждениях народного образования, здравоохранения, культуры можно найти в фондах городских и уездных земских управ, уездного исправника, уездных
полицейских управлений и становых приставов.
Интересные сведения можно найти в уже упоминавшихся
политических обзорах в фонде помощника начальника Саратовского губернского жандармского управления в Царицынском и Камышинском уездах. Ежегодно помощник начальника
ГЖУ составлял и направлял в управление политический обзор по уезду за истекший год, в котором не только отражал
распространение «вредных политических идей и противоправительственных настроений», но и давал характеристику лицам, состоящим на службе в городских, земских и крестьянских учреждениях, офицерам и военнослужащим расквартированных в уезде войск, местным учебным заведениям, органам
печати, библиотекам и т. д. Помимо этих обязательных сведений могли включаться и другие, характеризующие с той или
иной стороны жизнь уезда. Политические обзоры составлялись на основании агентурных донесений. В настоящее время
? 172 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
сохранилось 12 дел, содержащих политические обзоры по Царицынскому уезду за 1892?1908 годы. В них, в частности, даны
характеристики сословиям Царицына, описываются быт и нравы
городских низов.
В фондах церквей, как православных, так и евангелическо-лютеранских и римско-католических, имеются сведения о духовном сословии, церковно-приходских школах.
Сведения о жизни казаков Хоперского округа области Войска Донского за период с середины XVIII до середины XIX в.
имеются в фонде Михайловского станичного атамана.
Советский период отражен в документах гораздо полнее.
Источники позволяют плодотворно изучать историю развития здравоохранения, народного образования, культуры и искусства, науки, труда и социального обеспечения и т. д. Обязательными для исследователя будут правила, о которых мы
говорили в п. 2.2: изучение истории государственных учреждений и административно-территориального деления, фондов
партийных органов и местных органов власти. Остановимся
лишь на некоторых моментах, способных помочь исследователю в поиске.
Интересные сведения о жизни населения Царицынской губернии в 1920-е гг. содержатся в оперативных информационных
сводках губчека ? губотдела ОГПУ, которые находятся в фонде
губисполкома и частично в фонде губкома ВКП(б). Чекисты, а
впоследствии сотрудники губотдела ОГПУ каждые две недели
высылали оперативную информационную сводку о положении в
губернии в ВЧК, губком и губисполком. В этих сводках необходимо было отразить общее политическое состояние губернии: настроение крестьян, рабочих, служащих, других слоев населения,
их отношение к Советской власти, забастовки, контрреволюционные явления, восстания, заговоры, деятельность политических
партий, положение военнослужащих, проявление бандитизма, хулиганства, спекуляции, преступления по должности, работу органов ЧК. В сводках можно найти информацию о настроении
горожан, ценах на рынке, здесь же имеются донесения военного
цензора, представляющие собой выдержки из писем красноармейцев домой и их родных в Красную армию.
? 173 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Любопытную информацию о населении региона можно
найти в фондах управлений милиции и уголовного розыска,
отделов управления и административных отделов, материалов
бюро жалоб органов контроля (фонды отделений государственного контроля, рабоче-крестьянской инспекции, краевой контрольной комиссии ВКП(б) ? краевой РКИ, органов партийного и советского контроля).
Изучение истории культуры и искусства в советский период невозможно без привлечения документов органов цензуры. Образованные в 1922 г., Главное управление по делам литературы и издательств (Главлит) и его местные органы осуществляли политический и идеологический контроль за всеми
видами печатных произведений, зрелищных искусств, радиовещания, экспозиций музеев и художественных выставок. Они действовали до 1991 года. Фонды местных управлений по делам
литературы и издательств хранятся в ГАВО.
Кроме того, для исследований в области науки, культуры
и искусства надо привлекать документы фондов личного происхождения деятелей науки и культуры и фондов общественных организаций ? творческих союзов и объединений, научных
и научно-технических обществ.
Вопросы для повторения
1. Архивная эвристика: понятие, основные задачи, этапы
поиска архивных документов.
2. Поиск ретроспективной документной информации на межархивном уровне.
3. Установление фондов и единиц хранения.
4. Поиск ретроспективной документной информации на
уровне единицы хранения.
5. Правила работы с архивными документами.
Список рекомендуемой литературы
1. Антонов, Д. Н. О фондировании и архивной эвристике
метрических книг / Д. Н. Антонов, И. А. Антонова // Архивоведе? 174 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ние и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе : докл. и тез. выступлений на
II Всерос. конф., 12?13 марта 1996 г. ? М. : ВНИИДАД, 1997. ?
С. 293?299.
2. Булюлина, Е. В. Основы архивной эвристики : учеб. пособие / Е. В. Булюлина. ? Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2009. ? 88 с.
3. Генеалогическая информация в государственных архивах
России : справ. пособие / Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. ?
М. : ВНИИДАД, 2004. ? 280 с.
4. Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России : справ.-информ. пособие / Росархив,
ВНИИДАД. ? М. : ВНИИДАД, 2007. ? 144 с.
5. Суслова, Е. Н. Поиск архивных документов / Е. Н. Суслова. ? Л. : Лениздат, 1987. ? 78 с.
6. Шепелев, Л. Е. Архивные разыскания и исследования
/ Л. Е. Шепелев. ? М. : Высш. шк., 1971. ? 144 с.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 8. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ
И МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
Научно-исследовательская работа
В целях развития и совершенствования на научных основах архивного дела и делопроизводства государственные архивы ведут научно-исследовательскую работу (НИР) в области
архивоведения, документоведения, археографии и научно-информационной деятельности. Государственные архивы могут также
проводить научные исследования в области истории государственных учреждений и общественных организаций, истории
административно-территориального деления, источниковедения,
вспомогательных исторических дисциплин и др.
Основными формами научно-исследовательской работы архива являются:
? проведение научных исследований, подготовка научных
докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных;
? рецензирование научных и методических разработок других архивов, научных и других организаций;
? организация и участие в научных, научно-практических
конференциях и семинарах;
? обсуждение теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях Научного совета архива,
Научно-методического совета архивных учреждений федерального округа (НМС).
Государственные архивы могут вести НИР самостоятельно, в качестве головной организации, определяемой Росархивом, и в качестве соисполнителя при разработке темы несколькими организациями. Научные исследования могут осуществляться архивом также в инициативном порядке на основе грантов. Для работы над темами НИР могут создаваться творчес? 176 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
кие (рабочие) группы из представителей одного или нескольких структурных подразделений архива. Состав группы утверждается директором архива.
Процесс работы над темой НИР подразделяется на этапы
исследования:
? ознакомление с состоянием изучаемого вопроса;
? разработка организационно-методических документов по теме,
определяющих порядок проведения исследования и его завершения;
? сбор, анализ и обобщение материалов;
? подготовка и обсуждение результатов НИР;
? экспериментальное внедрение результатов НИР;
? оформление итоговых документов.
Тема считается законченной разработкой, если итоговые
документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке. В целях контроля за ходом научных исследований и их
внедрением ведется картотека тем исследований.
Для рассмотрения основных направлений и итогов научной работы в архивных учреждениях создаются научные советы.
Методическая работа
На основании результатов научно-исследовательской работы, изучения и обобщения практического опыта государственные архивы ведут методическую работу, направленную на создание и внедрение наиболее целесообразных приемов и методов конкретных работ.
Основными формами методической работы являются:
? составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;
? обсуждение и решение методических вопросов на методической, экспертно-методической, экспертно-проверочной комиссиях, методических совещаниях;
? изучение и обобщение передового опыта архивов;
? методическая помощь сотрудникам архивных учреждений и организаций.
Методические пособия создаются государственными архивами на основе нормативных и методических документов Ро? 177 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
сархива с учетом имеющегося опыта работы. В них конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для
архива документов. Иногда у работников государственных архивов возникает необходимость уточнить или откорректировать теоретические разработки ВНИИДАД и Росархива, или
методически обеспечить определенные виды работ, не получившие достаточного освещения в методической литературе. Так,
волгоградскими архивистами в разное время успешно и в определенной степени новаторски были решены вопросы создания
объединенных архивных фондов, экспертизы ценности документов в частично сохранившихся фондах, оптимизации состава
документов, поступающих на государственное хранение, изучения межфондовой дублетности.
Для рассмотрения и решения вопросов методического обеспечения работ в государственном архиве создается методическая (экспертно-методическая) комиссия, в ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты. Заседания комиссии
протоколируются. Решения принимаются коллегиально.
Изучение и рассмотрение передового опыта работы имеют
ряд форм: проведение специальных совещаний по обмену опытом по конкретным видам работы или семинаров, изучение специальной архивоведческой литературы, журналов, непосредственное знакомство с работой тех или иных сотрудников или
других архивных учреждений.
Методическая помощь сотрудникам архива осуществляется путем консультаций и оказания помощи непосредственно на
рабочем месте.
Отраслевая система научно-технической
информации в области делопроизводства
и архивного дела
Отраслевая система научно-технической информации
(НТИ) в области делопроизводства и архивного дела состоит
из отраслевых служб НТИ различного уровня и подведомственных им справочно-информационных фондов (СИФ):
? 178 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? центрального отраслевого органа НТИ ? отраслевого
центра научно-технической информации по архивоведению и
документоведению (ОЦНТИ ВНИИДАД);
? служб НТИ государственных архивов.
Деятельность служб НТИ регламентируется указаниями
Росархива. Для организации работы службы НТИ назначается
квалифицированный сотрудник, на которого возлагается:
? изучение информационных потребностей специалистов архива;
? комплектование, хранение, учет, обработка и систематизация СИФ архива;
? ведение справочно-поискового аппарата СИФ, обеспечивающего организацию информации о составе и содержании
материалов справочно-информационного фонда архива;
? регулярное и целенаправленное информирование сотрудников архива о составе и содержании материалов СИФ путем
предоставления документов для использования, проведения дней
информации, организации выставок новых поступлений, составления рекомендательных списков литературы по тематике научных исследований и основным направлениям практической
работы архива, перечней литературы, действующих нормативных документов;
? изучение материалов научно-технической информации и
обобщение данных о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и передового опыта, подготовка рекомендаций по их внедрению в практику работы архива;
? регулярное и своевременное направление в СИФ ОЦНТИ
ВНИИДАД завершенных разработок, имеющих общеотраслевое
значение;
? оказание содействия специалистам архива в организации
депонирования рукописных работ узкоспециального характера.
Состав СИФ архива. Справочно-информационный фонд
архива состоит из первичных материалов (печатных, неопубликованных и непубликуемых) и справочно-поискового аппарата. Фонд первичных материалов включает:
? литературу по архивоведению, документоведению, археографии и смежным научным дисциплинам, по вопросам орга? 179 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
низации труда, планирования, нормирования, организации научно-информационной деятельности;
? официальные и ведомственные издания, нормативные
акты и нормативно-методические документы, справочную литературу, дополняющую документы архива и необходимую
для его научно-исследовательской и информационно-справочной работы;
? нормативные и научно-методические разработки по архивоведению, документоведению, археографии и смежным научным дисциплинам;
? неопубликованные разработки архива, депонированные
рукописи.
Справочно-поисковый аппарат СИФ архива представляет собой систему каталогов, картотек и баз данных, которая
обеспечивает накопление и выдачу информации о составе и
содержании материалов СИФ, а также материалов профильного для архива характера.
Организация применения
информационных технологий в архиве
Архив при выполнении своих задач и функций использует
информационные технологии (ИТ). Организация применения
ИТ в архиве включает в себя:
? организацию получения (приобретения) программного
обеспечения (ПО) и компьютерной техники;
? сопровождение ПО;
? координацию ведения баз данных (БД);
? организацию доступа работников архива и пользователей к БД;
? обеспечение безопасности БД и ПО и их государственную регистрацию;
? организацию обучения и повышения квалификации работников в области применения ИТ в архивном деле;
? планирование применения ИТ в деятельности архива, в
том числе представления сведений об архиве и его документах
в Интернете.
? 180 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Использование ИТ в архиве организует директор или его
заместитель. Функции по организации применения ИТ возлагаются на одно из структурных подразделений архива. В архиве создается интегрированная информационная система, в рамках которой решаются задачи по автоматизированному учету и
поиску документов, контролю обеспечения их сохранности, ведению списков источников комплектования, учету использования документов и др. Информационная система ведется на основе унифицированного по отрасли ПО, сопровождение которого осуществляется централизованно Росархивом. Архив может использовать собственные программные разработки при
условии включения в структуры информационных массивов обязательного перечня полей БД, установленного Росархивом. Базы
данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации. Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных).
Вопросы для повторения
1. Основные направления и организация научно-исследовательской работы архивных учреждений.
2. Задачи, структура и организация работы отраслевой системы НТИ в области делопроизводства и архивного дела.
3. Состав СИФ архива.
4. Организация применения информационных технологий в
архиве.
Список рекомендуемой литературы
1. Афанасьева, Л. П. Информатизация архивного дела: организация и управление / Л. П. Афанасьева // Делопроизводство. ?
2004. ? № 2. ? С. 86?97 ; № 4. ? С. 89?100.
2. Булюлина, Е. В. Постановка и решение методических вопросов архивоведения на региональном уровне / Е. В. Булюлина
// Вестник архивиста. ? 1997. ? № 5. ? С. 84?91.
3. Киселев, И. Н. Архивные информационные технологии на
современном этапе / И. Н. Киселев // Отечественные архивы. ?
2008. ? № 4. ? С. 24?30.
? 181 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
4. Ларин, М. В. Проблемы научного обеспечения архивного
дела в РФ / М. В. Ларин // Вестник архивиста. ? 2010. ? № 3. ?
С. 187?203.
5. Ларина, В. Г. Единый классификатор документной информации ? важнейший элемент информатизации архивной отрасли
/ В. Г. Ларина // Отечественные архивы. ? 2002. ? № 1. ? С. 8?14.
6. Осминина, Л. Г. Научно-методическая работа / Л. Г. Осминина // Отечественные архивы. ? 1999. ? № 6. ? С. 88?91.
7. Павлова, Т. Ф. Обсуждение научного проекта / Т. Ф. Павлова // Отечественные архивы. ? 1998. ? № 1. ? С. 115?116.
8. Ульяницкий, К. Б. Единая архивно-информационная среда
в контексте информатизации общества / К. Б. Ульяницкий
// Отечественные архивы. ? 2009. ? № 3. ? С. 31?36.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ПРИЛОЖЕНИЯ
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 1
Образец титульного листа
описи документов постоянного хранения
Государственный архив Волгоградской области
(Название архива)
Открытое акционерное общество «Волгоградагропромстрой»
(Название фонда)
Фонд № Р-3278
ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения
за 2001?2003 гг.
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 184 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 2
Образец раздела сводной описи дел постоянного хранения
Открытое акционерное общество
«Волгоградагропромстрой»
Фонд № Р-3278
ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения
за 2001?2003 гг.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Волгоградагропромстрой»
_______________А.В. Родионов
21.09.2005
?
?/?
??????
????
????????? ????
???????
????
???-??
??????
??????????
1
2
3
2001 ?.
???????????
4
5
6
62
?????? 6
85
01-01
???????? ???????? ??????
???????? ?????????? ???????? ?? 12 ???? 2001 ?.
? ????????? ? ????.
12 ????
2001 ?.
86
01-02
????????? ? 1?5 ??????
4 ?????? ?
?????????? ????????
9 ??????
?? 2001 ?. ? ????????? ? ??? 2001 ?.
85
142
09-05
????? ??????? ? ????????
????????? ??????????? ??????????? ????????
?? 2003 ?. ? ????? ? ?? ??????????
4
2003 ?.
В данный раздел описи внесено 59 (пятьдесят девять) единиц хранения с № 85 по № 142, в том числе:
? литерные номера ? № 89а;
? пропущенные номера ? нет.
Специалист 1-й категории
26.07.2005
Ответственный за архив
27.07.2005
О.В. Козина
Л.В. Бочарова
? 185 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 2
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК Комитета
по управлению архивами
Администрации
Волгоградской области
От 30.08.2005 № 8
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
ОАО «Волгоградагропромстрой»
от 06.08.2005 № 8
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 186 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 3
Образец титульного листа описи дел по личному составу
Администрация Дзержинского района г. Волгограда
(Название организации)
Фонд №
ОПИСЬ № 2
дел по личному составу
за 2000?2001 гг.
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 187 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 4
Образец раздела сводной описи дел по личному составу
Администрация Дзержинского
района г. Волгограда
Фонд №
ОПИСЬ № 2
дел по личному составу
за 2000?2001 гг.
?
?/?
??????
????
УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации
Дзержинского района
________Г.Н. Володькин
10.08.2005
????????? ????
???????
????
???-??
??????
??????.
2000 ?.
????? ??????
55
01-05
???????????? ????? ????????????? ?????? ?? ???????
??????? ?? 2000 ?.
1 ?????? ?
28 ??????? 2000 ?.
127
?????? 8
??????????????? ?????
56
02-14
?????? ???????? ??????????
????????????? ??????, ????????? ? 2000 ?. (?. ? ?-2)
2000 ?.
17
64
03-10
??????? ????? ?? ??????????
????? ?????????? ????????????? ?????? ?? 2001 ?. ???
?????? ?
???????
2001 ?.
128
В данный раздел описи внесено 10 (десять) единиц хранения с № 56 по № 64, в том числе:
? литерные номера ? нет;
? пропущенные номера ? нет.
Специалист 1-й категории
27.07.2005
Управляющий делами
29.07.2005
Е.Н. Егорова
Н.А. Цветков
? 188 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 4
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации
Дзержинского района
От 30.07.2005 № 7
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Комитета
по управлению архивами
Администрации области
от 31.08.2005 № 8
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 189 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 5
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Наименование организации
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 №____________
Наименование должности
______________________
руководителя организации
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
На основании________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы
фонда №____________________________________________
(номер и название фонда)
?
?/?
?????????
???? ???
?????????
?????????
??????????
???????
????
??????
??????
?????? ????
?? ???????????? ??? ????? ????
?? ?????
?????
??.
??.
?????
????????
? ??????
?????? ??
???????
??????.
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого____________________ ед. хр. за_______________годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за_________годы утверждены,
по личному составу согласованы с ЭПК _____________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от___________№__________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Подпись
Дата
? 190 ?
Расшифровка
подписи
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 5
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от_______№______
Документы в количестве____________________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
весом______кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от_____№_____
Наименование должности работника,
сдавшего документы
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 191 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 6
Форма карточки постеллажного топографического указателя
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
СТЕЛЛАЖ №_________
ХРАНИЛИЩЕ №_________
???? ?
????? ?
???? ?
????? ?
???? ? ?_______
?? ?_______
??????????
1
2
3
4
5
6
Формат А6 (148ґ105 мм)
Примерная форма карточки
пофондового топографического указателя
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД №_________
ХРАНИЛИЩЕ №_________
Название фонда______________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
????? ?
???? ? ?____
?? ?________
??????? ?
???? ?
????? ?
??????????
1
2
3
4
5
6
Формат А6 (148ґ105 мм)
? 192 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 7
Форма титульного листа книги выдачи документов
из архивохранилища
Наименование организации
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №_______
Начата________________________
Окончена______________________
Формат А4 (210ґ297 мм)
Форма книги выдачи документов из архивохранилища
?
?/?
1
????
??????
2
????
?
?????
?
????
?
3
4
5
????
??????
6
????????
? ?????????
7
????
???????? ????
8
????????
? ??????????? ????
9
??????????
10
Итого в ________году выдано из хранилища №_________
_______________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, составившего
итоговую запись
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 193 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 8
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___________
В деле подшито и пронумеровано___________________
______________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов________________________________
пропущенные номера листов_____________________________
+ листов внутренней описи______________________________
??????????? ??????????? ????????? ? ???????????? ???
1
Наименование должности
работника
Подпись
?????? ??????
2
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 194 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 9
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. №___________
?
?/?
1
??????
????
????????? ?????????
2
3
????????? ?????????
??????
??????
??. ??.
??????????
4
5
6
Итого______________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_____________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 195 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 10
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Наименование организации
АКТ
____________№____________
__________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное
пользование________________
__________________________
__________________________
(кому: наименование организации, адрес)
Основание__________________________________________
Для какой цели выдаются дела___________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда № ___________________
(номер и название фонда)
?????
?????
?????
??. ??.
????????? ??. ??.
1
2
3
???-?? ??????
(????? ????????,
??????)
4
??????????
5
Всего выдается_______________(_____________) ед. хр.
(общим количеством листов, временем звучания, метражом) на
срок________________________________________________
(цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных
во временное пользование, для просмотра, прослушивания или
использования другим организациям и посторонним лицам, не
выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить
изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в
случае утраты или повреждения выданных документов.
? 196 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 10
Документы выдал
Наименование должности
работника архива
Дата
Директор архива
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Печать архива
Дата
Документы принял
Наименование
должности работника
организации-получателя
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Руководитель
организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи
Печать организации
Дата
Документы сдал
Наименование
должности работника
организации-получателя
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Руководитель
организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи
Печать организации
Дата
Документы принял
Наименование должности
работника архива
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Директор архива
Подпись Расшифровка подписи
Печать архива
Дата
? 197 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 11
Форма акта проверки наличия и состояния дел
Наименование организации
Название архива
АКТ
___________№_____________
__________________________
(место составления)
проверки наличия и состояния дел
___________________________
(постоянного, временного хранения,
по личному составу)
Фонд №____________________
Основание__________________________________________
(плановая проверка, перемещение документов,
стихийное бедствие и т. д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии_________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии_______________________________________
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Проверка проводилась с_____________ по____________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям:_____________________дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК
архивного учреждения_______________________________дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии__________________дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК
архивного учреждения ______________________________дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенных в итоговых записях описей___________ дел,
(цифрами и прописью)
? 198 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей ___________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. Не учтенных в итоговых записях описей_________ дел,
(цифрами и прописью)
4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей ___________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим
фондам __________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в
описи) ___________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется невключенных в описи _________________дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и невключенных
в описи) имеется в наличии __________________________дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. Требующих дезинфекции _____________________дел,
(цифрами и прописью)
8.2. Требующих дезинсекции _____________________дел,
(цифрами и прописью)
8.3. Требующих реставрации _____________________дел,
(цифрами и прописью)
8.4. Требующих переплета и подшивки ______________дел,
(цифрами и прописью)
8.5. Требующих восстановления затухающих текстов
________________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
8.6. Неисправимо поврежденных __________________дел,
(цифрами и прописью)
8.7. Требующих технической обработки ______________дел,
(цифрами и прописью)
8.8. Выдано во временное пользование ______________дел.
(цифрами и прописью)
? 199 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 11
9. Общая характеристика состояния и условий хранения
документов. Основные отрицательные явления в состоянии и
условиях хранения ____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел № ...
Проверку проводили:
Наименование должностей
Подписи
Расшифровка подписей
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 200 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 12
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия документов
Наименование организации/архива
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том № ____________________
Начат _____________________
Окончен ___________________
??????
7
8
9
10
11
12
13
14
??????????
?????????
6
?? ??????? ???????
??????? ???? ???????????
??? ???????? ??????????, ?????????? ? ?????
5
?????????? ????????
???????? ? ? ?????, ????? ???????????
??? ????? ??? ??????????
4
??????????? ????????
????????????, ????? ? ???? ?????????,
?? ???????? ????????? ??? ?????? ?????????
3
?????????? ???
??????????? ???,
??????????, ??????
?? ??????? ???????
???????????? ???????????
(???????????? ?????????????, ????, ??????),
?? ??????? ????????? ??? ?????? ?????????
2
???????
?????????
??????????
?????????? (????? 10 ???)
???? ??????????? ??? ??????? ?????????
1
??????????? ????????? ??????????
??????????? ????????
? ?/?
Формат А3 (297ґ420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
15
Итого в ____ году поступило _______ ед. хр. (для аудиовизуальных документов + ед. учета), в том числе: _________ показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло _____ ед. учета (+ документов, листов), в том числе:_____
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А3 (297ґ420 мм)
? 201 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 13
Форма титульного листа списка фондов
Наименование организации/архива
СПИСОК ФОНДОВ
Том № __________________
Начат ___________________
Окончен _________________
Формат А4 (210ґ297 мм)
?
?????
1
????????
?????
???? ???????
???????????
??????????
?????
????
?????
3
4
2
??????? ? ??????? ?????
???? ? ?????
?????????,
?? ?????????
???????? ?????
5
??????????
6
Форма списка фондов
На 01.01.0000 года в список включены фонды с № ______
по № ________
Всего хранится в архиве_______________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
_____________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности
работника архива,
составившего годовую
итоговую запись
Подпись
Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 202 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 14
Образец листа фонда
??????? ????
??????? ???????? ?????
1910?1979
???????? ?????
???????? ???????? ????????????? ? ?????????????
??????????????
?????????????????????? ?????????, ???????-?????
?????????-??????????? ??????, ?. ?????????
???? ??????????????? ??????
?????
1
05.02.2002
??????????????? ?????
(???????? ??????)
? ?????
??????? ? ?????
2
??????????????? ????? ????????????? ???????
3
?-1965
Учет неописанных документов
????
??????
???????????
????????????, ??????????
?????, ????
??. ??. (???????????
????????,
??????)
1
2
???????
???????????????????
???, ?????,
??. ??. (?????? ????????????,
?????
??????)
3
4
???????
(???????)
??. ??. (??????????,
??????)
5
6
Учет описанных документов
???? ??????
?
?????
1
21.02.2002
2
1
???
???????????
???????? ????? ???
????????? (???????
??????????????
??????????
????? ??.
??.
3
4
5
1961? ????????, ??????, 127
1987 ???????????????
?????????
?
?????
6
???????
???????????????,
??
?????,
??.
???? ????.
???????
7
8
??????? (???????)
??. ??.
?? ?????
???
?????
?????
? ?????
9
10
127
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 203 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 15
Образец оформления обложки дела постоянного хранения
Ф. № ________
Оп. № _______
Д. № ________
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
АДМИНИСТРАЦИЯ ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА г. ВОЛГОГРАДА
ОБЩИЙ СЕКТОР
ДЕЛО № 322
Постановления № 1?146 главы Администрации Дзержинского района г. Волгограда по основной деятельности за январь 2000 г. и
документы к ним.
Начато: 10 января 2000 г.
Окончено: 28 января 2000 г.
На 172 листах
Хранить постоянно
Ф. № ___________
Оп. № __________
Д. № ___________
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 204 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 16
Форма карточки систематического каталога архива
???? ???????
???????? ??????
????? ???????
??????
???????
??????????
??????????
???????? ?????
?. ?
??. ?
???? ?????????
?????????
?. ?
?. ?
?????? ???????????????
???????
? 205 ?
??????????? ???????
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 17
Карточка учета форм использования документов
Лицевая сторона
Форма использования _________________________________
(выставка, экскурсия, лекция,
инициативная информация и др.)
Цель использования ___________________________________
(политическая, социальная, научная,
культурная и др.)
Тема (хронологические рамки) ___________________________
Место проведения (издания) _____________________________
Дата _________ Количество посетителей _________________
Время звучания_______ Объем _________________________
Степень участия архива_________________________________
Вид подготовленного информационного документа___________
____________________________________________________
Кому направлен информационный документ________________
_____________________________________________________________________
Оборотная сторона
Номера использованных фондов и дел______________________
???? ?
?????????
????? ?
???? ?
???????
? 206 ?
?????? ? ????????
??????????? ???????
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 18
Форма листа использования архивных документов
_____________________________________________________________
(название архива)
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № ________ Опись № __________ Дело № ___________
Заголовок дела________________________________________
__________________________________________________________________
????
?????????????
???? ??????: ???????, ???????? (??????????)
???????? ?????????????
(???????????,
???????,
????????)
?????? ?????????????? ??????
1
2
3
4
??????? ????,
???????????????
?????????
5
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 207 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 19
Образец архивной справки
Государственный архив
Волгоградской области
Чеботаревой (Войтовой)
Марии Фоминичне
ул. Коммунистическая, д. 30
Волгоград, 400131
Тел. 33-57-22
ИНН 3444067186
20.05.2005 № 08-04/753
на № _____ от_______
ул. Зеленая, д. 5
Волгоград, 400005
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В документах архивного фонда Кругловской машинно-тракторной станции (МТС) Кругловского района Сталинградской
области в лицевых счетах трактористов с апреля по август (включительно), с октября по декабрь (включительно) 1942 г., с апреля по июнь (вкл.), с августа по октябрь (вкл.) 1944 г., с апреля
по ноябрь (вкл.) 1945 г. значится Войтова Мария Фоминична.
Основание: Ф. Р-3707. Оп. 91. Д. 37. Л. 45; Д. 38. Л. 37;
Д. 48. Л. 93.
Примечание: В лицевых счетах за остальные месяцы 1942,
1944, 1945 гг. нет начислений Войтовой М.Ф. В приказах директора МТС и лицевых счетах за 1943 г. Войтова М.Ф. не
значится. Других документов МТС по личному составу за 1942?
1945 гг. на хранении в архиве нет.
Директор архива
Исполнитель
И.В. Гарскова
С.А. Петрова
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 208 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 20
Образец отрицательного ответа
Государственный архив
Волгоградской области
Отдел социальной защиты населения
администрации Ольховского района
ул. Коммунистическая, д. 30
Волгоград, 400131
Тел. 33-57-22
ИНН 3444067186
20.04.2005 № 08-04/651
на № 02-125 от 05.04.2005
На Ваш запрос Государственный архив Волгоградской
области сообщает, что в документах архивного фонда Ольховской МТС Ольховского района Сталинградской области в ведомостях на выдачу зарплаты рабочим, служащим, трактористам
и комбайнерам и приказах по личному составу за 1942?1944 гг.
Буруев Анатолий Тимофеевич не значится.
Других документов Ольховской МТС за 1942?1944 гг. на
хранении в архиве нет.
Директор архива
Исполнитель
И.В. Гарскова
С.А. Петрова
Формат А5 (148ґ210 мм)
? 209 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 21
Образец характеристики фонда в путеводителе
по фондам архива
Царицынский губернский революционный трибунал
(губревтрибунал) (1918?1923 гг.)
Ф. Р-141, 704 ед. хр., 1917?1923 гг.; оп. 1?3.
Создан в соответствии с декретом ВЦИК от 4 мая 1918 г.
для защиты завоеваний советской власти и борьбы с преступностью (СУ РСФСР. 1918. № 35. Ст. 471).
Ликвидирован по Положению о судоустройстве РСФСР
от 31 октября 1922 г. с 1 января 1923 г. (СУ РСФСР. 1922.
№ 69. Ст. 902).
За 1917 г. ? стенограмма заседания губкома РКП (б) о незаконных действиях красного летучего отряда в станице Чирской.
Декреты, постановления, циркуляры, инструкции ВЦИК,
СНК, Наркомата юстиции, ВЧК, губревтрибунала о работе
трибуналов, применении амнистии, порядке рассмотрения дел
и по другим вопросам; протоколы и стенограммы заседаний
губревтрибунала и выездных сессий; положение о революционных трибуналах.
Доклады и отчеты о работе губревтрибунала, губпродкома, политико-экономическом состоянии уездов и округов; справки
следственной части о заключенных и подследственных.
Приговоры судебных заседаний; дела по обвинению в контрреволюционной деятельности, преступлениях по должности,
саботаже.
Списки сел, волостей, работников ревтрибуналов, командиров Красной армии; акты осмотров домов заключения.
Ведомости на выдачу зарплаты работникам губревтрибунала.
? 210 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 22
Образец географического указателя к фондам РГИА
Область Войска Донского
Хоперский округ
Мачеха, слобода
? Ф. 577. Главное выкупное учреждение
Министерства финансов. Оп. 23. Д. 730.
Михайловка, слобода
? Ф. 577. Главное выкупное учреждение
Министерства финансов. Оп. 23. Д. 735.
Михайловский, хутор
? Ф. 577. Главное выкупное учреждение
Министерства финансов. Оп. 23.
Д. 742; 751.
..............................................................................................................................
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Учебное издание
Булюлина Елена Владимировна
АРХИВОВЕДЕНИЕ
Учебное пособие
Главный редактор А.В. Шестакова
Редакторы: У.Н. Наумова, М.В. Сокирко
Верстка и техническое редактирование Е.С. Страховой
Оформление обложки В.Б. Новикова
Подписано в печать 18.06 2013 г. Формат 60ґ84/16.
Бумага офсетная. Гарнитура Петербург. Усл. печ. л. 12,3.
Уч.-изд. л. 13,3. Тираж 50 экз. Заказ
. «С» 112.
Издательство Волгоградского государственного университета.
400062 Волгоград, просп. Университетский, 100.
E-mail: izvolgu@volsu.ru
на можно
найти в фондах управлений милиции и уголовного розыска,
отделов управления и административных отделов, материалов
бюро жалоб органов контроля (фонды отделений государственного контроля, рабоче-крестьянской инспекции, краевой контрольной комиссии ВКП(б) ? краевой РКИ, органов партийного и советского контроля).
Изучение истории культуры и искусства в советский период невозможно без привлечения документов органов цензуры. Образованные в 1922 г., Главное управление по делам литературы и издательств (Главлит) и его местные органы осуществляли политический и идеологический контроль за всеми
видами печатных произведений, зрелищных искусств, радиовещания, экспозиций музеев и художественных выставок. Они действовали до 1991 года. Фонды местных управлений по делам
литературы и издательств хранятся в ГАВО.
Кроме того, для исследований в области науки, культуры
и искусства надо привлекать документы фондов личного происхождения деятелей науки и культуры и фондов общественных организаций ? творческих союзов и объединений, научных
и научно-технических обществ.
Вопросы для повторения
1. Архивная эвристика: понятие, основные задачи, этапы
поиска архивных документов.
2. Поиск ретроспективной документной информации на межархивном уровне.
3. Установление фондов и единиц хранения.
4. Поиск ретроспективной документной информации на
уровне единицы хранения.
5. Правила работы с архивными документами.
Список рекомендуемой литературы
1. Антонов, Д. Н. О фондировании и архивной эвристике
метрических книг / Д. Н. Антонов, И. А. Антонова // Архивоведе? 174 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ние и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе : докл. и тез. выступлений на
II Всерос. конф., 12?13 марта 1996 г. ? М. : ВНИИДАД, 1997. ?
С. 293?299.
2. Булюлина, Е. В. Основы архивной эвристики : учеб. пособие / Е. В. Булюлина. ? Волгоград : Изд-во ВолГУ, 2009. ? 88 с.
3. Генеалогическая информация в государственных архивах
России : справ. пособие / Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. ?
М. : ВНИИДАД, 2004. ? 280 с.
4. Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России : справ.-информ. пособие / Росархив,
ВНИИДАД. ? М. : ВНИИДАД, 2007. ? 144 с.
5. Суслова, Е. Н. Поиск архивных документов / Е. Н. Суслова. ? Л. : Лениздат, 1987. ? 78 с.
6. Шепелев, Л. Е. Архивные разыскания и исследования
/ Л. Е. Шепелев. ? М. : Высш. шк., 1971. ? 144 с.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ГЛАВА 8. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ
И МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
Научно-исследовательская работа
В целях развития и совершенствования на научных основах архивного дела и делопроизводства государственные архивы ведут научно-исследовательскую работу (НИР) в области
архивоведения, документоведения, археографии и научно-информационной деятельности. Государственные архивы могут также
проводить научные исследования в области истории государственных учреждений и общественных организаций, истории
административно-территориального деления, источниковедения,
вспомогательных исторических дисциплин и др.
Основными формами научно-исследовательской работы архива являются:
? проведение научных исследований, подготовка научных
докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных;
? рецензирование научных и методических разработок других архивов, научных и других организаций;
? организация и участие в научных, научно-практических
конференциях и семинарах;
? обсуждение теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях Научного совета архива,
Научно-методического совета архивных учреждений федерального округа (НМС).
Государственные архивы могут вести НИР самостоятельно, в качестве головной организации, определяемой Росархивом, и в качестве соисполнителя при разработке темы несколькими организациями. Научные исследования могут осуществляться архивом также в инициативном порядке на основе грантов. Для работы над темами НИР могут создаваться творчес? 176 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
кие (рабочие) группы из представителей одного или нескольких структурных подразделений архива. Состав группы утверждается директором архива.
Процесс работы над темой НИР подразделяется на этапы
исследования:
? ознакомление с состоянием изучаемого вопроса;
? разработка организационно-методических документов по теме,
определяющих порядок проведения исследования и его завершения;
? сбор, анализ и обобщение материалов;
? подготовка и обсуждение результатов НИР;
? экспериментальное внедрение результатов НИР;
? оформление итоговых документов.
Тема считается законченной разработкой, если итоговые
документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке. В целях контроля за ходом научных исследований и их
внедрением ведется картотека тем исследований.
Для рассмотрения основных направлений и итогов научной работы в архивных учреждениях создаются научные советы.
Методическая работа
На основании результатов научно-исследовательской работы, изучения и обобщения практического опыта государственные архивы ведут методическую работу, направленную на создание и внедрение наиболее целесообразных приемов и методов конкретных работ.
Основными формами методической работы являются:
? составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;
? обсуждение и решение методических вопросов на методической, экспертно-методической, экспертно-проверочной комиссиях, методических совещаниях;
? изучение и обобщение передового опыта архивов;
? методическая помощь сотрудникам архивных учреждений и организаций.
Методические пособия создаются государственными архивами на основе нормативных и методических документов Ро? 177 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
сархива с учетом имеющегося опыта работы. В них конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для
архива документов. Иногда у работников государственных архивов возникает необходимость уточнить или откорректировать теоретические разработки ВНИИДАД и Росархива, или
методически обеспечить определенные виды работ, не получившие достаточного освещения в методической литературе. Так,
волгоградскими архивистами в разное время успешно и в определенной степени новаторски были решены вопросы создания
объединенных архивных фондов, экспертизы ценности документов в частично сохранившихся фондах, оптимизации состава
документов, поступающих на государственное хранение, изучения межфондовой дублетности.
Для рассмотрения и решения вопросов методического обеспечения работ в государственном архиве создается методическая (экспертно-методическая) комиссия, в ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты. Заседания комиссии
протоколируются. Решения принимаются коллегиально.
Изучение и рассмотрение передового опыта работы имеют
ряд форм: проведение специальных совещаний по обмену опытом по конкретным видам работы или семинаров, изучение специальной архивоведческой литературы, журналов, непосредственное знакомство с работой тех или иных сотрудников или
других архивных учреждений.
Методическая помощь сотрудникам архива осуществляется путем консультаций и оказания помощи непосредственно на
рабочем месте.
Отраслевая система научно-технической
информации в области делопроизводства
и архивного дела
Отраслевая система научно-технической информации
(НТИ) в области делопроизводства и архивного дела состоит
из отраслевых служб НТИ различного уровня и подведомственных им справочно-информационных фондов (СИФ):
? 178 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
? центрального отраслевого органа НТИ ? отраслевого
центра научно-технической информации по архивоведению и
документоведению (ОЦНТИ ВНИИДАД);
? служб НТИ государственных архивов.
Деятельность служб НТИ регламентируется указаниями
Росархива. Для организации работы службы НТИ назначается
квалифицированный сотрудник, на которого возлагается:
? изучение информационных потребностей специалистов архива;
? комплектование, хранение, учет, обработка и систематизация СИФ архива;
? ведение справочно-поискового аппарата СИФ, обеспечивающего организацию информации о составе и содержании
материалов справочно-информационного фонда архива;
? регулярное и целенаправленное информирование сотрудников архива о составе и содержании материалов СИФ путем
предоставления документов для использования, проведения дней
информации, организации выставок новых поступлений, составления рекомендательных списков литературы по тематике научных исследований и основным направлениям практической
работы архива, перечней литературы, действующих нормативных документов;
? изучение материалов научно-технической информации и
обобщение данных о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и передового опыта, подготовка рекомендаций по их внедрению в практику работы архива;
? регулярное и своевременное направление в СИФ ОЦНТИ
ВНИИДАД завершенных разработок, имеющих общеотраслевое
значение;
? оказание содействия специалистам архива в организации
депонирования рукописных работ узкоспециального характера.
Состав СИФ архива. Справочно-информационный фонд
архива состоит из первичных материалов (печатных, неопубликованных и непубликуемых) и справочно-поискового аппарата. Фонд первичных материалов включает:
? литературу по архивоведению, документоведению, археографии и смежным научным дисциплинам, по вопросам орга? 179 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
низации труда, планирования, нормирования, организации научно-информационной деятельности;
? официальные и ведомственные издания, нормативные
акты и нормативно-методические документы, справочную литературу, дополняющую документы архива и необходимую
для его научно-исследовательской и информационно-справочной работы;
? нормативные и научно-методические разработки по архивоведению, документоведению, археографии и смежным научным дисциплинам;
? неопубликованные разработки архива, депонированные
рукописи.
Справочно-поисковый аппарат СИФ архива представляет собой систему каталогов, картотек и баз данных, которая
обеспечивает накопление и выдачу информации о составе и
содержании материалов СИФ, а также материалов профильного для архива характера.
Организация применения
информационных технологий в архиве
Архив при выполнении своих задач и функций использует
информационные технологии (ИТ). Организация применения
ИТ в архиве включает в себя:
? организацию получения (приобретения) программного
обеспечения (ПО) и компьютерной техники;
? сопровождение ПО;
? координацию ведения баз данных (БД);
? организацию доступа работников архива и пользователей к БД;
? обеспечение безопасности БД и ПО и их государственную регистрацию;
? организацию обучения и повышения квалификации работников в области применения ИТ в архивном деле;
? планирование применения ИТ в деятельности архива, в
том числе представления сведений об архиве и его документах
в Интернете.
? 180 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Использование ИТ в архиве организует директор или его
заместитель. Функции по организации применения ИТ возлагаются на одно из структурных подразделений архива. В архиве создается интегрированная информационная система, в рамках которой решаются задачи по автоматизированному учету и
поиску документов, контролю обеспечения их сохранности, ведению списков источников комплектования, учету использования документов и др. Информационная система ведется на основе унифицированного по отрасли ПО, сопровождение которого осуществляется централизованно Росархивом. Архив может использовать собственные программные разработки при
условии включения в структуры информационных массивов обязательного перечня полей БД, установленного Росархивом. Базы
данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации. Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных).
Вопросы для повторения
1. Основные направления и организация научно-исследовательской работы архивных учреждений.
2. Задачи, структура и организация работы отраслевой системы НТИ в области делопроизводства и архивного дела.
3. Состав СИФ архива.
4. Организация применения информационных технологий в
архиве.
Список рекомендуемой литературы
1. Афанасьева, Л. П. Информатизация архивного дела: организация и управление / Л. П. Афанасьева // Делопроизводство. ?
2004. ? № 2. ? С. 86?97 ; № 4. ? С. 89?100.
2. Булюлина, Е. В. Постановка и решение методических вопросов архивоведения на региональном уровне / Е. В. Булюлина
// Вестник архивиста. ? 1997. ? № 5. ? С. 84?91.
3. Киселев, И. Н. Архивные информационные технологии на
современном этапе / И. Н. Киселев // Отечественные архивы. ?
2008. ? № 4. ? С. 24?30.
? 181 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
4. Ларин, М. В. Проблемы научного обеспечения архивного
дела в РФ / М. В. Ларин // Вестник архивиста. ? 2010. ? № 3. ?
С. 187?203.
5. Ларина, В. Г. Единый классификатор документной информации ? важнейший элемент информатизации архивной отрасли
/ В. Г. Ларина // Отечественные архивы. ? 2002. ? № 1. ? С. 8?14.
6. Осминина, Л. Г. Научно-методическая работа / Л. Г. Осминина // Отечественные архивы. ? 1999. ? № 6. ? С. 88?91.
7. Павлова, Т. Ф. Обсуждение научного проекта / Т. Ф. Павлова // Отечественные архивы. ? 1998. ? № 1. ? С. 115?116.
8. Ульяницкий, К. Б. Единая архивно-информационная среда
в контексте информатизации общества / К. Б. Ульяницкий
// Отечественные архивы. ? 2009. ? № 3. ? С. 31?36.
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
ПРИЛОЖЕНИЯ
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 1
Образец титульного листа
описи документов постоянного хранения
Государственный архив Волгоградской области
(Название архива)
Открытое акционерное общество «Волгоградагропромстрой»
(Название фонда)
Фонд № Р-3278
ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения
за 2001?2003 гг.
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 184 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 2
Образец раздела сводной описи дел постоянного хранения
Открытое акционерное общество
«Волгоградагропромстрой»
Фонд № Р-3278
ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения
за 2001?2003 гг.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Волгоградагропромстрой»
_______________А.В. Родионов
21.09.2005
?
?/?
??????
????
????????? ????
???????
????
???-??
??????
??????????
1
2
3
2001 ?.
???????????
4
5
6
62
?????? 6
85
01-01
???????? ???????? ??????
???????? ?????????? ???????? ?? 12 ???? 2001 ?.
? ????????? ? ????.
12 ????
2001 ?.
86
01-02
????????? ? 1?5 ??????
4 ?????? ?
?????????? ????????
9 ??????
?? 2001 ?. ? ????????? ? ??? 2001 ?.
85
142
09-05
????? ??????? ? ????????
????????? ??????????? ??????????? ????????
?? 2003 ?. ? ????? ? ?? ??????????
4
2003 ?.
В данный раздел описи внесено 59 (пятьдесят девять) единиц хранения с № 85 по № 142, в том числе:
? литерные номера ? № 89а;
? пропущенные номера ? нет.
Специалист 1-й категории
26.07.2005
Ответственный за архив
27.07.2005
О.В. Козина
Л.В. Бочарова
? 185 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 2
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК Комитета
по управлению архивами
Администрации
Волгоградской области
От 30.08.2005 № 8
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
ОАО «Волгоградагропромстрой»
от 06.08.2005 № 8
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 186 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 3
Образец титульного листа описи дел по личному составу
Администрация Дзержинского района г. Волгограда
(Название организации)
Фонд №
ОПИСЬ № 2
дел по личному составу
за 2000?2001 гг.
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 187 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 4
Образец раздела сводной описи дел по личному составу
Администрация Дзержинского
района г. Волгограда
Фонд №
ОПИСЬ № 2
дел по личному составу
за 2000?2001 гг.
?
?/?
??????
????
УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации
Дзержинского района
________Г.Н. Володькин
10.08.2005
????????? ????
???????
????
???-??
??????
??????.
2000 ?.
????? ??????
55
01-05
???????????? ????? ????????????? ?????? ?? ???????
??????? ?? 2000 ?.
1 ?????? ?
28 ??????? 2000 ?.
127
?????? 8
??????????????? ?????
56
02-14
?????? ???????? ??????????
????????????? ??????, ????????? ? 2000 ?. (?. ? ?-2)
2000 ?.
17
64
03-10
??????? ????? ?? ??????????
????? ?????????? ????????????? ?????? ?? 2001 ?. ???
?????? ?
???????
2001 ?.
128
В данный раздел описи внесено 10 (десять) единиц хранения с № 56 по № 64, в том числе:
? литерные номера ? нет;
? пропущенные номера ? нет.
Специалист 1-й категории
27.07.2005
Управляющий делами
29.07.2005
Е.Н. Егорова
Н.А. Цветков
? 188 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 4
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации
Дзержинского района
От 30.07.2005 № 7
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Комитета
по управлению архивами
Администрации области
от 31.08.2005 № 8
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 189 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 5
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Наименование организации
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 №____________
Наименование должности
______________________
руководителя организации
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
На основании________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы
фонда №____________________________________________
(номер и название фонда)
?
?/?
?????????
???? ???
?????????
?????????
??????????
???????
????
??????
??????
?????? ????
?? ???????????? ??? ????? ????
?? ?????
?????
??.
??.
?????
????????
? ??????
?????? ??
???????
??????.
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого____________________ ед. хр. за_______________годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за_________годы утверждены,
по личному составу согласованы с ЭПК _____________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от___________№__________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Подпись
Дата
? 190 ?
Расшифровка
подписи
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 5
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от_______№______
Документы в количестве____________________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
весом______кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от_____№_____
Наименование должности работника,
сдавшего документы
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 191 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 6
Форма карточки постеллажного топографического указателя
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
СТЕЛЛАЖ №_________
ХРАНИЛИЩЕ №_________
???? ?
????? ?
???? ?
????? ?
???? ? ?_______
?? ?_______
??????????
1
2
3
4
5
6
Формат А6 (148ґ105 мм)
Примерная форма карточки
пофондового топографического указателя
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД №_________
ХРАНИЛИЩЕ №_________
Название фонда______________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
????? ?
???? ? ?____
?? ?________
??????? ?
???? ?
????? ?
??????????
1
2
3
4
5
6
Формат А6 (148ґ105 мм)
? 192 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 7
Форма титульного листа книги выдачи документов
из архивохранилища
Наименование организации
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №_______
Начата________________________
Окончена______________________
Формат А4 (210ґ297 мм)
Форма книги выдачи документов из архивохранилища
?
?/?
1
????
??????
2
????
?
?????
?
????
?
3
4
5
????
??????
6
????????
? ?????????
7
????
???????? ????
8
????????
? ??????????? ????
9
??????????
10
Итого в ________году выдано из хранилища №_________
_______________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, составившего
итоговую запись
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 193 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 8
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___________
В деле подшито и пронумеровано___________________
______________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов________________________________
пропущенные номера листов_____________________________
+ листов внутренней описи______________________________
??????????? ??????????? ????????? ? ???????????? ???
1
Наименование должности
работника
Подпись
?????? ??????
2
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 194 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 9
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. №___________
?
?/?
1
??????
????
????????? ?????????
2
3
????????? ?????????
??????
??????
??. ??.
??????????
4
5
6
Итого______________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_____________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 195 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 10
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Наименование организации
АКТ
____________№____________
__________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное
пользование________________
__________________________
__________________________
(кому: наименование организации, адрес)
Основание__________________________________________
Для какой цели выдаются дела___________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда № ___________________
(номер и название фонда)
?????
?????
?????
??. ??.
????????? ??. ??.
1
2
3
???-?? ??????
(????? ????????,
??????)
4
??????????
5
Всего выдается_______________(_____________) ед. хр.
(общим количеством листов, временем звучания, метражом) на
срок________________________________________________
(цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных
во временное пользование, для просмотра, прослушивания или
использования другим организациям и посторонним лицам, не
выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить
изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в
случае утраты или повреждения выданных документов.
? 196 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 10
Документы выдал
Наименование должности
работника архива
Дата
Директор архива
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Печать архива
Дата
Документы принял
Наименование
должности работника
организации-получателя
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Руководитель
организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи
Печать организации
Дата
Документы сдал
Наименование
должности работника
организации-получателя
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Руководитель
организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи
Печать организации
Дата
Документы принял
Наименование должности
работника архива
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Директор архива
Подпись Расшифровка подписи
Печать архива
Дата
? 197 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 11
Форма акта проверки наличия и состояния дел
Наименование организации
Название архива
АКТ
___________№_____________
__________________________
(место составления)
проверки наличия и состояния дел
___________________________
(постоянного, временного хранения,
по личному составу)
Фонд №____________________
Основание__________________________________________
(плановая проверка, перемещение документов,
стихийное бедствие и т. д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии_________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии_______________________________________
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Проверка проводилась с_____________ по____________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям:_____________________дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК
архивного учреждения_______________________________дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии__________________дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК
архивного учреждения ______________________________дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенных в итоговых записях описей___________ дел,
(цифрами и прописью)
? 198 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей ___________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. Не учтенных в итоговых записях описей_________ дел,
(цифрами и прописью)
4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей ___________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим
фондам __________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в
описи) ___________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется невключенных в описи _________________дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и невключенных
в описи) имеется в наличии __________________________дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. Требующих дезинфекции _____________________дел,
(цифрами и прописью)
8.2. Требующих дезинсекции _____________________дел,
(цифрами и прописью)
8.3. Требующих реставрации _____________________дел,
(цифрами и прописью)
8.4. Требующих переплета и подшивки ______________дел,
(цифрами и прописью)
8.5. Требующих восстановления затухающих текстов
________________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
8.6. Неисправимо поврежденных __________________дел,
(цифрами и прописью)
8.7. Требующих технической обработки ______________дел,
(цифрами и прописью)
8.8. Выдано во временное пользование ______________дел.
(цифрами и прописью)
? 199 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Окончание приложения 11
9. Общая характеристика состояния и условий хранения
документов. Основные отрицательные явления в состоянии и
условиях хранения ____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел № ...
Проверку проводили:
Наименование должностей
Подписи
Расшифровка подписей
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 200 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 12
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия документов
Наименование организации/архива
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том № ____________________
Начат _____________________
Окончен ___________________
??????
7
8
9
10
11
12
13
14
??????????
?????????
6
?? ??????? ???????
??????? ???? ???????????
??? ???????? ??????????, ?????????? ? ?????
5
?????????? ????????
???????? ? ? ?????, ????? ???????????
??? ????? ??? ??????????
4
??????????? ????????
????????????, ????? ? ???? ?????????,
?? ???????? ????????? ??? ?????? ?????????
3
?????????? ???
??????????? ???,
??????????, ??????
?? ??????? ???????
???????????? ???????????
(???????????? ?????????????, ????, ??????),
?? ??????? ????????? ??? ?????? ?????????
2
???????
?????????
??????????
?????????? (????? 10 ???)
???? ??????????? ??? ??????? ?????????
1
??????????? ????????? ??????????
??????????? ????????
? ?/?
Формат А3 (297ґ420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
15
Итого в ____ году поступило _______ ед. хр. (для аудиовизуальных документов + ед. учета), в том числе: _________ показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло _____ ед. учета (+ документов, листов), в том числе:_____
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А3 (297ґ420 мм)
? 201 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 13
Форма титульного листа списка фондов
Наименование организации/архива
СПИСОК ФОНДОВ
Том № __________________
Начат ___________________
Окончен _________________
Формат А4 (210ґ297 мм)
?
?????
1
????????
?????
???? ???????
???????????
??????????
?????
????
?????
3
4
2
??????? ? ??????? ?????
???? ? ?????
?????????,
?? ?????????
???????? ?????
5
??????????
6
Форма списка фондов
На 01.01.0000 года в список включены фонды с № ______
по № ________
Всего хранится в архиве_______________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
_____________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности
работника архива,
составившего годовую
итоговую запись
Подпись
Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 202 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 14
Образец листа фонда
??????? ????
??????? ???????? ?????
1910?1979
???????? ?????
???????? ???????? ????????????? ? ?????????????
??????????????
?????????????????????? ?????????, ???????-?????
?????????-??????????? ??????, ?. ?????????
???? ??????????????? ??????
?????
1
05.02.2002
??????????????? ?????
(???????? ??????)
? ?????
??????? ? ?????
2
??????????????? ????? ????????????? ???????
3
?-1965
Учет неописанных документов
????
??????
???????????
????????????, ??????????
?????, ????
??. ??. (???????????
????????,
??????)
1
2
???????
???????????????????
???, ?????,
??. ??. (?????? ????????????,
?????
??????)
3
4
???????
(???????)
??. ??. (??????????,
??????)
5
6
Учет описанных документов
???? ??????
?
?????
1
21.02.2002
2
1
???
???????????
???????? ????? ???
????????? (???????
??????????????
??????????
????? ??.
??.
3
4
5
1961? ????????, ??????, 127
1987 ???????????????
?????????
?
?????
6
???????
???????????????,
??
?????,
??.
???? ????.
???????
7
8
??????? (???????)
??. ??.
?? ?????
???
?????
?????
? ?????
9
10
127
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 203 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 15
Образец оформления обложки дела постоянного хранения
Ф. № ________
Оп. № _______
Д. № ________
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
АДМИНИСТРАЦИЯ ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА г. ВОЛГОГРАДА
ОБЩИЙ СЕКТОР
ДЕЛО № 322
Постановления № 1?146 главы Администрации Дзержинского района г. Волгограда по основной деятельности за январь 2000 г. и
документы к ним.
Начато: 10 января 2000 г.
Окончено: 28 января 2000 г.
На 172 листах
Хранить постоянно
Ф. № ___________
Оп. № __________
Д. № ___________
Формат А4 (210ґ297 мм)
? 204 ?
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 16
Форма карточки систематического каталога архива
???? ???????
???????? ??????
????? ???????
??????
???????
??????????
??????????
???????? ?????
?. ?
??. ?
???? ?????????
?????????
?. ?
?. ?
?????? ???????????????
???????
? 205 ?
??????????? ???????
Copyright ??? «??? «??????» & ??? «A???????? K????-C?????»
Приложение 17
Карточка учета форм использования документов
Лицевая сторона
Форма использования _________________________________
(выставка, экскурсия, лекция,
инициативная информация и др.)
Цель использования ___________________________________
(политическая, социальная, научная,
культурная и др.)
Тема (хронологические рамки) ___________________________
Место проведения (издания) _____________________________
Дата _________ Количество посетителей _______________
Документ
Категория
Другие
Просмотров
762
Размер файла
1 216 Кб
Теги
1788, архивоведение
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа