close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

1957.Кадровое делопроизводство

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Академический
проект
Н. С. Мантурова
Кадровое делопроизводство
Учебное пособие
Челябинск 2013
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Челябинская государственная академия культуры и искусств»
Факультет документальных коммуникаций и туризма
Кафедра документоведения и издательского дела
Н. С. Мантурова
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Учебное пособие
для студентов, обучающихся
по специальности 032001 Документоведение и
документационное обеспечение управления
Челябинск 2013
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 651(073)
ББК 65.291.212.8я73
М23
Рецензенты: С. В. Пылаев, начальник Управления по делопроизводству Правительства Челябинской области;
Штолер А. В., кандидат педагогических наук, доцент, проректор по научноисследовательской и инновационной работе Челябинской государственной академии
культуры и искусств.
Утверждено на заседании кафедры документоведения и издательского дела
17.09.2013, протокол № 2.
М23
Мантурова, Н. С.
Кадровое делопроизводство: учеб. пособие для студентов,
обучающихся по специальности 032001 Документоведение и
документационное обеспечение управления / Н. С. Мантурова
; Челяб. гос. академия культуры и искусств. – Челябинск,
2013. – 100 с. – (Академический проект).
Данное учебное пособие написано с целью методического обеспечения учебной дисциплины базовой части профессионального цикла
«Кадровое делопроизводство» для студентов дневного и заочного отделений, обучающихся по направлению 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления. В пособии раскрываются алгоритмы кадровых процедур, особенности оформления кадровых документов.
Печатается по решению редакционно-издательского совета ЧГАКИ
© Мантурова Н. С., 2013
© Челябинская государственная академия
культуры и искусств, 2013
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
1. Организация деятельности кадровой службы
1.1. Служба управления персоналом: задачи, функции
1.2. Регламентация деятельности службы управления персоналом
2. Состав и виды кадровой документации
2.1. Виды кадровых документов
2.2. Общие правила оформления документов
2.3. Защита персональных данных работников
3. Оформление документов при приеме на работу
3.1. Резюме, анкета, автобиография
3.2. Составление и оформление трудового договора
3.3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
3.4. Личная карточка Т-2
4. Документу, создаваемые в процессе трудовой деятельности работников
4.1. Трудовая дисциплина, взыскания и поощрения
4.2. Перевод на другую работу
4.3. Оформление отпуска
4.4. Документирования командирования работника
4.5. Учет рабочего времени
5. Увольнение работников
5.1. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)
5.2. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
5.3. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящем
от воли сторон
5.4. Расторжение трудового договора по соглашению сторон
5.5. Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон
5.6. Увольнение по истечении срока трудового договора
6. Формирование и хранение кадровых документов, трудовых книжек
6.1. Формирование кадровых документов в дела
6.2. Составление номенклатуры дел
6.3. Ведение личного дела работника
6.4. Трудовые книжки: ведение, учет, хранение
Вопросы для самопроверки
Список литературы
5
6
6
8
19
19
21
29
34
34
36
39
41
45
45
50
54
65
71
73
73
74
77
79
81
84
86
86
88
90
93
95
99
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ВВЕДЕНИЕ
Согласно Федеральному государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) направления 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления дисциплина «Кадровое
делопроизводство» является курсом базовой части в цикле профессиональных дисциплин. Она логически и содержательно-методически взаимосвязана с дисциплинами «Документоведение», «Информационные технологии в ДОУ». Данные дисциплины готовят
студентов к эффективному изучению курса «Кадровое делопроизводство», формируя
следующие «входные» знания и умения:
 знание основных реквизитов документов, правил их оформления;
 умение использовать информационные технологии в кадровом делопроизводстве.
Освоение дисциплины «Кадровое делопроизводство» будет необходимо при изучении дисциплин «Технические средства в документационном обеспечении управления», «Информационная безопасность и защита информации», «Архивоведение».
Цель дисциплины – ознакомить студентов со способами документирования, систем кадровой документации, а также привить навыки использования полученных в ходе изучения дисциплины знаний на практике; подготовка студентов к профессиональной работе в государственных органах муниципального уровня, в государственных,
общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах,
предприятиях в службах, связанных с кадровым делопроизводством.
В процессе освоения данной дисциплины студент формирует и демонстрирует
следующие компетенции:
 владение основными методами, способами и средствами получения, хранения,
переработки информации, имение навыков работы с компьютером как средством
управления информацией (ОК-10);
 владение знаниями в области права (административное, гражданское, трудовое, специальное) (ПК-3);
 знание основы трудового законодательства (ПК-27);
 знание требований к организации кадрового делопроизводства и документированию трудовых отношений, хранению документов по личному составу (ПК-30);
 владение принципами, методами и нормами организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в т.ч. документов личного происхождения (ПК-31);
 владение принципами и методами организации хранения документов (ПК-48).
Данное учебное пособие имеет целью оказание студентам помощи при изучении
важнейших разделов учебной дисциплины «Кадровое делопроизводство».
Учебное пособие сопровождается – таблицами, диаграммами, образцами документов, наглядно демонстрирующими порядок оформления различных кадровых документов. Собранные воедино, эти данные позволят студентам осмыслить и лучше запомнить лекционный материал.
Пособие сопровождается списком литературы. Литература, представленная в списке, рекомендуется студентам для выполнения самостоятельной работы, подготовки к
семинарским и практическим занятиям по курсу, экзамену.
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
1.1. Кадровая служба: задачи, функции
Кадровая служба - функциональное подразделение организации.
Задачами кадровой службы являются:
 участие в реализации кадровой политики организации, а также в разработке
предложений по ее совершенствованию;
 планирование кадровых потребностей;
 поиск, подбор и расстановка кадров, обеспечение укомплектованности кадрами организации;
 создание кадрового резерва;
 оценка квалификации и профессионально важных черт работника организации;
 адаптация сотрудников;
 организация профессиональной подготовки кадров по следующим видам обучения: первоначальная профессиональная переподготовка; повышение квалификации;
стажировка; постоянно действующие тематические семинары; краткосрочные целевые
семинары; сборы и конференции;
 оформление трудовых отношений (прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков сотрудникам);
 разработка штатного расписания и т.д.
Функциями кадровой службы являются:
 обработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
 оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
 учет личного состава;
 хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
 контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
 изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий
по ее устранению;
 анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров;
 создание условий для повышения образовательного и квалификационного
уровня специалистов;
 работа по созданию резерва на выдвижение на руководящие должности;
 подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
 подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
 подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
 организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
 ведение всей отчетности по кадровым вопросам;
6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 рассмотрение писем, жалоб, заявлений работников, связанных с кадровыми
вопросами;
 графиков отпусков работников, а также документов, связанных с предоставлением отпусков, ведение учета предоставления отпусков;
 подготовка документов, связанных с медицинским страхованием, назначением
пенсий, оформлением допуска к работе с секретными документами сотрудников;
 участие в комиссиях, связанных с оценкой профессионального уровня подготовки кадров (аттестационных, по проведению квалификационного экзамена для присвоения классного чина, конкурсных и других);
 оформление и выдача служебных удостоверений и т.д.
В каждой конкретной компании деятельность кадровой службы уникальна и её
деятельность зависит от целей и задач, которые она преследует.
Возглавляет отдел кадров и руководит его работой, как правило, начальник отдела
кадров, который руководит работниками отдела, принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия, осуществляет работу по подбору,
отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, организует проведение аттестации работников организации, организует своевременное
оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной
документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала
к поощрениям и награждениям и т.д.
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику отдела кадров, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или его заместителю по персоналу).
В своей работе кадровая служба использует перечень определенных документов.
Один из важнейших документов компании – это положение о кадровой службе. Он
регламентирует работу с персоналом, порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента, определяет статус кадрового подразделения в иерархической структуре организации. Положение о кадровой службе не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, то есть не является обязательным, однако в значительной степени
способствует повышению эффективности производственного процесса.
Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства
и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации осуществляет федеральная инспекция труда (ст.353 Трудового кодекса РФ)
Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц (ст. 5.27 КоАП)
Федеральная инспекция труда в ходе проведения проверки может потребовать определенный перечень кадровых документов, а также документы, наличие которых в
организации необязательно, либо обязательно при определенных условиях.
Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным, поскольку от правильности заполне-
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ния кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов,
на основе которых возникают те или иные права работника.
Так, ст. 27 Федерального закона от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в
Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако
любая ошибка или неточность в наименовании должности, может привести к тому, что
период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника
не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника.
В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и
увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить
трудовой, страховой стаж документально.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение
социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.
Определенный кадровый документ имеет свой срок хранения.
Также одной из задач кадровой службы в некоторых организациях является принятие определенных мер для сохранения конфиденциальности ценной информации.
Кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями организации, она
получает от других подразделений заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.д.
Кадровая служба направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой
дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении
работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по
инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности
для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
1.2. Регламентация деятельности отдела кадров
Современное законодательство требует от работодателя оформление большого
количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы
предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем,
что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права
на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содер-
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
жащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены
к различным видам юридической ответственности.
И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному
составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем – ТК
РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок
оформления документов кадровой службы.
На основании Закона Российской Федерации ФЗ «О персональных данных» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к
персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственность за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О коммерческой
тайне».
В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г.
№ 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от юридической значимости.
Также кадровику необходимы Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003
г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003
г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или
утраченного документа дубликат.
Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января
2004 г. № 1. В документе даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
В организации должны быть разработаны локальные акты, регламентирующие
работу кадровой службы.
Правила внутреннего трудового распорядка. В соответствии со ст. 189 Трудового
кодекса РФ Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт
организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха,
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом
мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса для принятия локальных нормативных актов (ст. 190 Трудового кодекса).
На основании ст. 68 Трудового кодекса РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.
Положение о кадровой службе - организационно-правовой документ, определяющий место отдела в структуре предприятия, регламентирующий порядок его функционирования, а также вопросы подчиненности взаимодействия отдела.
Организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной
системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК
011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД)
(класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:
 состав реквизитов документов;
 требования к оформлению реквизитов документов;
 требования к бланкам документов.
В качестве рекомендаций при подготовке Положения о кадровой службе можно
использовать Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.
Положение (в данном случае - Положение о кадровой службе) применяется как
самостоятельный правовой акт, который подписывается руководителем и принимается
в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила,
содержащие нормы и требования, обязательные для выполнения.
Текст проекта положения печатается на общем бланке организации. Если проект
положения утверждается распорядительным документом, то положение печатается на
стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В
тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не
допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие
положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты
и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Положение о защите персональных данных работников. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные
о частной жизни работника только с его письменного согласия. Защита персональных
данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами. При этом меры защиты персональных данных
должны разрабатываться совместно работниками и работодателем.
В организации должен быть введен документ - Положение о защите персональных
данных, в котором содержаться указания о способах и порядке сбора, обработки, хранения, уничтожения персональных данных работников. Здесь же указываются общие
положения о способах защиты данных. В положении должно быть предусмотрено в ка-
10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ких случаях возможна передача данных третьим лицам с согласия работника и в каких
случаях такого согласия не требуется. Круг лиц, участвующих в согласовании, устанавливается по усмотрению организации
Как и все документы этой группы, положение (инструкция, правила) должно быть
подписано разработчиком (руководителем кадровой службы) и утверждено работодателем. Работодатель может утвердить документ лично, расписавшись в грифе утверждения, или издать приказ, об утверждении данного документа и вводе его в действие.
Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму
обязательства о неразглашении персональных данных работника, т. к. лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), о чем прямо сказано в ст. 88 Трудового кодекса РФ.
Трудовой кодекс РФ требует знакомить работников под расписку с документами
организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников. Кто разрабатывает эти документы и как они должны называться? Перед работниками кадровых служб была поставлена задача защиты персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты (гл. 14 Трудового кодекса РФ).
Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем (ст. 87 Трудового кодекса РФ).
Передача персональных данных работников в пределах одной организации должна
осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку (ст. 88 Трудового кодекса РФ),
причем в силу ст. 68 Трудового кодекса РФ работник должен быть ознакомлен под
роспись до подписания трудового договора. Локальный нормативный акт, связанный с
проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного
доступа персональных данных работника, разрабатывается кадровой службой организации в виде положения, инструкции, правил или в какой-либо другой форме.
Все работники должны быть ознакомлены с Положением о защите персональных
данных под роспись (п. 8 ст. 86 Трудового кодекса РФ). Это возможно сделать несколькими способами:

в тексте трудового договора каждого работника перечислить локальные нормативные акты, непосредственно относящиеся к трудовой деятельности, с которыми
работник ознакомлен до подписания договора);

разработать лист ознакомления с Положением о защите персональных данных;

разработать журнал ознакомления работников с локальными нормативными
актами.
Должностная инструкция - нормативный организационно-правовой документ, в
котором определены классификационные требования, предъявляемые к должностному
лицу, работнику, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица, работника организации при осуществлении ими служебной,
трудовой деятельности согласно занимаемой должности, в соответствии с трудовым
договором.
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового
договора, в том числе при перемещении, переводе на другую должность, а также при
временном исполнении обязанностей по должности.
Целью составления должностных инструкций является точное определение функций, обязанностей и прав каждого работника, рациональное разделение труда между
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
персоналом подразделения, организации, исключение дублирования и параллелизма в
работе, повышение ответственности за работу.
Ответственность за наличие должностных инструкций возлагается на руководителя организации. Разработку должностных инструкций осуществляют непосредственные
руководители работников, руководители соответствующих структурных подразделений
организации.
Должностные инструкции не разрабатываются для руководителей организации и
их заместителей, так как они действуют согласно уставу и приказам о распределении
обязанностей между ними, согласно положениям о структурных подразделениях.
Вопрос о распределении должностных обязанностей заместителей руководителей
предприятии, учреждений и организаций решается на основании внутренних организационно - распорядительных документов.
При разработке должностных инструкций необходимо соблюдать следующие требования к их оформлению:
- титульный лист оформляется в соответствии с требованием Государственного
стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003. На нем указываются наименование организации, наименование инструкции (для какой должности), гриф утверждения и срок действия;
- текст должностной инструкции составляется в соответствии с требованиями Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003;
- должностные инструкции подписываются (в конце текста) руководителем соответствующего подразделения и утверждаются руководителем организации.
После утверждения должностной инструкции должностное лицо, работник, для
которого она составлена, своей подписью с указанием даты удостоверяет, что с инструкцией ознакомился и принял ее к руководству.
Должностные инструкции согласовываются с начальником отдела кадров, с правовым подразделением (соответствующим должностным лицом (юрисконсультом)) и утверждаются руководителем организации.
При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями организации, курирующими соответствующее направление деятельности организации.
Согласованная и утвержденная должностная инструкция нумеруется, прошнуровывается, заверяется печатью организации (печатью отдела кадров организации) и хранится в кадровом или соответствующем подразделении организации в соответствии с
порядком, установленным локальным актом организации.
Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную
копию, которую выдают должностному лицу, работнику, работающему в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения организации.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного
лица, работника с момента его ознакомления с должностной инструкцией под подпись
и до перевода на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.
Должностная инструкция разрабатывается, как правило, руководителем данного
работника. В тоже время вопрос о том кто должен разрабатывать ту или иную должностную инструкцию решает руководитель организации.
Срок хранения положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц,
работников в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, обра12
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
зующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения утвержденным
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора, в случаях изменения структуры организации, методов управления, изменения зоны обслуживания и пр. В этом случае должны
быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно
вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при
этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Внесение дополнений и (или) изменений в должностную инструкцию производится в том же порядке, что и ее утверждение.
Штатное расписание
В штатном расписании (форма № Т-3) указывают перечень структурных подразделений организации, должностей, данные о количестве штатных единиц, окладах, тарифных ставках по каждой должности, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В настоящее время работодатель вправе включать в штатное расписание любые
должности (любое их наименование). При этом если в соответствии с федеральными
законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или
профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование
этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к
ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством
РФ.
Такими справочниками являются Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, а также Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденного Постановлением Госкомтруда
СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.85 № 31/3-30.
Штатное расписание составляется в одном экземпляре. Руководитель организации
приказом утверждает штатное расписание, также его подписывают руководители
структурных подразделений и главный бухгалтер.
Если руководитель организации лично ведет бухгалтерский учет, это должно быть
отражено в приказе об учетной политике организации. Введение в штатное расписание
должности главного бухгалтера в этом случае не требуется (Письмо Роструда от
28.12.2006 № 2263-6-1)
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его
даты, номера (ГОСТ Р 6.30-2003)
Изменения в утвержденное штатное расписание возможно внести следующим образом:
13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером;
 внести изменения в действующее штатное расписание.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от
24.03.1999 № 20)
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки
на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения (Постановление Минтруда России от 10.10.2003
№ 69)
Так же в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм
по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при
необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты
утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационнораспорядительным документом организации. При изготовлении бланочной продукции
на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для
удобства размещения и обработки необходимой информации (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20)
В тех случаях, когда утвержденное на текущий год штатное расписание в последующем году изменению не подлежит, штатное расписание на последующий год не составляется.
При заполнении штатного расписания подчистки и исправления недопустимы.
В поле «Наименование организации» указывается наименование организации в
точном соответствии с учредительными документами организации.
Обязательно указывается код организации по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО представляет собой идентификационный код предприятия или организации, состоящий из 8 цифр.
Между наименованием формы документа («ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ») и грифом утверждения в присутствующем поле указываются номер и дата составления
штатного расписания.
В случае если штатное расписание составляется впервые, как правило ему присваивается № 1, далее может применяться сквозная нумерация.
В графе «Дата составления» указывается число, когда фактически составлено
штатное расписание. Дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться.
В строке «на период ______ с «___» ________ 20___г.» указывается период, на который утверждается штатное расписание (обычно на 1 год), а так же с какой даты оно
начинает действовать (например: с 1 января по 31 декабря планируемого года)
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. В гриф
утверждения документа в поле «Приказом организации от» вносятся реквизиты приказа, которым было утверждено штатное расписание.
Непосредственно под грифом утверждения в поле «Штат в количестве» в единицах указывается общее количество штатных единиц организации.
14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Заполнение граф штатного расписания
В графе 1 «Наименование» указывается наименование структурных подразделений
организации.
Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью - местность за
пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного
пункта.
Как правило, в данной графе указываются все подразделения в иерархической последовательности, то есть начиная с руководства («Администрация») и далее по подчиненности.
графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по
определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление
льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей
или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
В случае если работа не связана с тяжелыми условиями труда и предоставлением
определенных льгот и гарантий (например: дополнительные отпуска, сокращенная
продолжительность рабочего времени, повышение оплаты труда), то наименование
должности, профессии определяет работодатель.
в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается количество штатных единиц, предусмотренных в данной организации для конкретной должности (специальности, профессии).
При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» по соответствующим
должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих
долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту
от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ),
коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в
организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными
нормативными актами организации
В тарифную ставку или оклад не включаются надбавки (компенсационные и стимулирующие выплаты), поскольку для них предусмотрены иные графы.
Иными словами, если для определенной должности предусмотрена повременная
система оплаты труда, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указывается
тарифная ставка (например: 100руб.), затем указывается единица времени, за которую
предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100руб./час).
Если для определенной должности предусмотрена сдельная система оплаты труда,
то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указывается тарифная ставка (например: 100 руб.), затем указывается количество выработанной продукции, за которую
предусмотрена данная тарифная ставка (например: 100 руб./шт.).
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Пример заполнения
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Общество с ограниченной ответственностью «Фин»
наименование организации
Номер документа Дата составления
1
10.09.2012
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Код
0301017
Форма по ОКУД
по ОКПО
УТВЕРЖДЕНО
Приказом организации от “ 10 ” 09
на период 1 год
с “ 15 ”
сентября
2012 Г.
Структурное подразделение
наименование
1
Администрация
26
Штат в количестве
Должность (специальность, Количество
Тарифная ставка
профессия), разряд, класс (ка- штатных еди(оклад) и пр., руб
Код
тегория) квалификации
ниц
2
3
4
5
01
Директор
1
35000
Надбавки, руб
6
0
7
0
8
0
01
Секретарь
1
10000
0
0
0
10000
Бухгалтерия
02
1
21000
0
0
0
21000
Бухгалтерия
02
1
12000
0
0
0
12000
Отдел продаж
03
Главный бухгалтер
Бухгалтер по расчету заработной платы
Начальник отдела продаж
1
18000
0
0
0
18000
Отдел продаж
03
Менеджер по продажам
15
13000
0
0
0
195000
Руководитель отдела
1
18000
04
Инспектор по кадрам
1
15000
0
0
0
15000
Вспомогательный отдел
04
Водитель-экспедитор
5
12000
0
0
0
60000
26
Х
Х
Х
Х
384000
Руководитель кадровой службы
Главный бухгалтер
Начальник отдела кадров
должность
Нуреева
личная подпись
Смирнова
личная подпись
единиц
18000
Отдел кадров
Итого
г. № 123
Всего, руб
(гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + Примечание
гр. 8)
9
10
35000
Администрация
Отдел кадров
2012
Е. Н. Смирнова
расшифровка подписи
И. В. Нуреева
расшифровка подписи
16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В таком случае в графе 10 «Примечание» как правило, указывается соответствующий вид системы оплаты труда. Например: простая повременная система оплата труда,
повременно-премиальная система оплата труда, простая сдельная система оплата труда,
сдельно-премиальная система оплата труда, сдельно-прогрессивная система оплата
труда, косвенно-сдельная система оплата труда, косвенно-сдельная система оплата труда, аккордная система оплаты труда.
При этом в графе 10 «Примечание» также рекомендуется указать локальный нормативный акт, который определяет порядок установления оплаты труда при определенном виде системы оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. Например, такие показатели могут быть определены в «Положении об оплате
труда, о премировании и материальном стимулировании работников».
В соответствии со ст. 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечивать
работникам равную оплату за труд равной ценности. Если в одном подразделении числятся две штатные единицы по должности, например «бухгалтер», то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» должен быть указан одинаковый размер оклада, тарифной ставки и пр. (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1 «Об установлении
размеров окладов по одноименным должностям»).
Однако, в случае необходимости выплачивать, например одному из двух бухгалтеров заработную плату в большем размере, данное право работодатель может реализовать путем установления ему доплат или надбавок, которые указываются в разделе
«Надбавки, руб.» в графах 6,7 и 8.
В графах 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные
действующим законодательством Российской Федерации, а также введенные по усмотрению организации.
 Надбавки могут выплачиваться в твердой сумме (при изменении оклада размер
надбавок может быть как сохранен, так и изменен) или в процентах (размер надбавок
автоматически изменяется в случае изменения оклада).
При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в
связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)
графа 9 «Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4»
На практике существует несколько способов заполнения данной графы:
1. Когда в графах 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» все показатели указаны в рублях (без
указания процентов и коэффициентов). В этом случае показатель графы 9 высчитывается простым сложением сумм (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8).
Например:
Количество
штатных единиц
Тарифная ставка
(оклад) и пр., руб.
1
10000
Надбавки, руб.
1000
1500
«Всего, руб. (гр.
5 + гр. 6 + гр. 7
+ гр. 8) х гр. 4»
2500
15000
2. Когда в графах 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» все показатели указаны в процентном
соотношении. В этом случае показатель графы 9 процентные показатели высчитываются от тарифной ставки (оклада) и суммируются с тарифной ставкой (окладом)
Например:
Количество
штатных еди-
Тарифная ставка
(оклад) и пр., руб.
Надбавки, руб.
"Всего, руб. (гр.
5 + гр. 6 + гр. 7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
+ гр. 8) х гр. 4"
ниц
1
10000
10%
15%
25%
15000
3. Когда в графах 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» часть надбавок указывается в процентах от тарифной ставки (оклада), а часть в рублях. В этом случае в графе 9 процентные
показатели высчитываются от тарифной ставки (оклада) и суммируются простым сложением с остальными показателями, исчисленными в рублях.
Например:
Количество
штатных единиц
Тарифная ставка
(оклад) и пр., руб.
1
10000
Надбавки, руб.
10%
1500
"Всего, руб. (гр.
5 + гр. 6 + гр. 7
+ гр. 8) х гр. 4"
25%
15000
В графе 10 «Примечание» указывается любая информация, относящаяся к штатному расписанию. Например: это могут быть локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры, а также указания определенного
вида системы оплаты труда.
При заполнении формы № Т-3 «Штатное расписание» не допускается исправление
ошибок с помощью корректирующего или другого средства.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Настоящая форма распространена на организации (независимо от формы собственности), осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.
Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания
Общество с ограниченной ответственностью «Фин»
(наименование работодателя)
ПРИКАЗ
Номер
Документа
Дата
составления
21
10.09.2012
об утверждении штатного расписания на 2013 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание ООО «Фин» на 2013 г.
2. Установить, что штатное расписание на 2013 год вступает в силу с 10.09.2012.
3. С момента вступления в силу нового штатного расписания считать утратившим силу штатное
расписание на 2012 год.
4. Отделу кадров, бухгалтерии привести локальные нормативные акты ООО «Фин» и кадровые документы в соответствии с новым штатным расписанием в срок до 09.09.2012.
Руководитель организации
генеральный директор
(должность)
Бузуев
(личная подпись)
Е. А. Бузуев
(расшифровка подписи)
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. СОСТАВ И ВИДЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Виды кадровых документов
Кадровых документов, образующихся в процессе деятельности организации,
достаточно много. В первую очередь работодатель всегда оформляет те документы, которые являются обязательными в силу требований нормативных актов. На следующем
этапе, как правило, появляется задача оформить документы, которые законом и другими нормативными актами не установлены, но тем не менее необходимы для регламентирования отдельных узких вопросов работодателя. Кроме этого, у всех документов
есть свои определенные цели и задачи создания, разная форма, разный регламент принятия и хранения (см. табл 1).
Таблица 1
Виды кадровых документов
Документ
Правила внутреннего трудового распорядка
Штатное расписание
График отпусков
Документы по обработке и
защите персональных данных работников
Нормативный акт
ст. ст. 189, 190 ТК РФ
Обязательно/необязательно
Обязательно
ст. ст. 15, 57 ТК РФ
ст. 123 ТК РФ
ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального
закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О
персональных данных»
Трудовые договоры
Положение об охране труда
Инструкции по охране
труда по профессиям
Журнал инструктажа
Журнал прохождения работниками медицинского
осмотра
Трудовые книжки
ст. ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ
ст. 10 ТК РФ
Обязательно
Обязательно
Обязательно. Документ, устанавливающий порядок обработки
персональных данных работников, их права и обязанности в
этой области, письменные согласия работников на обработку и
передачу персональных данных
третьим лицам
Обязательно
Не обязательно
Раздел 10. ТК РФ
Обязательно
Раздел 10 ТК РФ
ст. 69 ТК РФ
Обязательно
В обязательном порядке несовершеннолетние
ст. ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление
Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
«О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №
69 «Об утверждении инструкции по
заполнению трудовых книжек»
п. 40-41 Правил ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения
ими работодателей, утвержденных
Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 № 225, Постановление
Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
п. 40-41 Правил ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения
ими работодателей, утвержденных
Постановлением Правительства РФ от
Обязательно
Книга учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них
Приходно-расходная книга
по учету бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее
Обязательно
Обязательно
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Табель учета рабочего
времени
Личные карточки
Приказы: приказы о приеме работников на работу, о
предоставлении отпусков
работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного
лица за ведение, учет и
хранение трудовых книжек, и др.
Основания к изданным
приказам: докладные записки, заявления, акты,
соглашения и др.
Коллективный договор
16.04.2003 № 225, Постановление
Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
ст. ст. 91, 99 ТК РФ
Обязательно
п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 № 225
ст. ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п.
45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 № 225
Обязательно
ст. ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др.
ТК РФ
Обязательно
Глава 7 ТК РФ
обязателен, если хотя бы одна из
сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой
его заключить
обязательно, если какие-то из
условий системы оплаты труда и
премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы в коллективным договоре, в штатном расписании,
правилах внутреннего трудового
распорядка, принятыми с учетом
мнения представительного органа
работников
обязательны, если работодателем
проводится аттестация работников
обязательно, если в трудовых
договорах работников установлена обязанность сохранять коммерческую тайну
Положение об оплате труда и премировании
Раздел 6 ТК РФ
Положение об аттестации
и сопутствующие аттестации документы
Положение о коммерческой тайне, определяющее
перечень
информации,
относящейся к коммерческой тайне, устанавливающее режим коммерческой тайны и меры ответственности за его нарушение и др.
График сменности
ч.2 ст. 81 ТК РФ
Локальный нормативный
акт о командировках, журнал выбытия, журнал прибытия командированных
работников, приказ о на-
ст. 168 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об
утверждении Порядка и форм учета
работников, выбывающих в служебные
командировки из командирующей ор-
Федеральный закон от 29.07.2004 №
98-ФЗ «О коммерческой тайне»
ст. 103 ТК РФ
Обязательно
обязателен при наличии сменной
работы
обязательны, если у работодателя
работники направляются в командировки и/или он принимает
командированных работников
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
значении ответственного
лица за ведение журнала
выбытия, журнала прибытия командированных работников и проставлении
отметок в командировочных удостоверениях
Должностные инструкции
ганизации и прибывших в организацию, в которую они командированы»
Договоры о полной материальной ответственности
Постановление Минтруда России от
31.12.2003 № 85
Единый тарифно-квалификационный
справочник
Обязательны, если должностные
обязанности работников не установлены в трудовых договорах.
Обязательны, если такая ответственность устанавливалась для
работников в договорном порядке.
На предприятии также должен быть журнал учета проверок юридического лица,
индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля
(надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от
26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального
контроля». В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и
проверки Гострудинспекций. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141.
Согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
С 1 января 2013 года негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой Т-2), разработанными ими самостоятельно.
При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
2.2. Общие правила оформления документов
По Информации Минфина России № ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с
тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными
органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Документы, в которых отражается деятельность организации, оформляются на
специальных бланках. Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел
юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с законодательством РФ.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.
В качестве регистрационных форм используют регистрационные журналы. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными стра21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала. Форма журналов и
расположение в них реквизитов могут быть определены самой организацией и зафиксированы в Инструкции по кадровому делопроизводству.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на
основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед организацией. Текст каждого из приказов имеет свои особенности. При составлении текста предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Проекты приказов, подготовленные для
согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение № 1)», «(приложение №
2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово
«Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому
приказу или пункту приказа относится приложение.
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия
(командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
В деятельности организаций различаются:
- приказы по организационным вопросам. Они издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях
утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов и тому подобных случаях;
- приказы по основной деятельности. Такие приказы регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы и тому подобные ситуации. Текст приказа по основной
деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Распорядительная
часть излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое пишется прописными буквами на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт или подпункт приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Заканчивается распорядительная часть указанием лица, на которого возложен контроль исполнения приказа. Формулировка этого пункта является постоянной «Контроль за исполнением приказа возложить на Ф.И.О.». Приказ вступает в силу с момента его подписания, за исключением случаев, когда о сроке упоминалось в тексте документа;
- приказы по личному составу. Также именуются кадровыми приказами. Они регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Текст приказа по
личному составу имеет свои особенности. Приказ оформляется отдельно от приказов
по основной деятельности, большинство не имеет констатирующей части. Приказы могут составляться на одного человека или нескольких лиц. Отдельно издаются приказы о
командировках, отпусках, т.к. они имеют разные сроки хранения. Индивидуально
оформляют приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулиро22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ван в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Графа «Основание», где перечисляют документы, послужившие основанием данного распорядительного действия. Приказы по личному составу, согласно Трудовому кодексу РФ, доводятся до сведения работников под роспись. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта, либо после подписи
руководителя организации.
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации; наименование вида документа (ПРИКАЗ); дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; подпись; визы согласования документа.
Положение - локальный нормативный акт, рассчитанный на длительное действие,
устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность
должностных лиц организации, а также ее сотрудников, устанавливающий цели и задачи, функции и взаимоотношения структурных единиц организации.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с
выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней или
внутренней. Внутренняя докладная записка составляется по инициативе работника или
по заданию его непосредственного руководителя. Внешняя записка может быть составлена по распоряжению руководителя сотрудником организации.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее составления и
подписания. Составляется докладная записка в двух экземплярах. Внешние докладные
записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Пишется докладная записка от руки. После получения адресатом докладной
записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания на докладную записку
ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело.
В состав обязательных реквизитов входят: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения); наименование вида документа
(Докладная записка); дата; регистрационный номер; место составления (для внешней
докладной записки); адресат; заголовок к тексту; текст; подпись; расшифровка подписи.
Служебная записка - это записка о выполнении какой-либо работы, направляемая
должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка оформляется на
стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Если, служебная записка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы. Служебную
записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной
записки является дата ее составления и подписания.
В состав обязательных реквизитов входят: наименование структурного подразделения; наименование вида документа (Служебная записка); дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; адресат; текст; подпись; расшифровка подписи.
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), либо сообщение должностного
лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки по содержанию делятся на две
группы.
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Первая группа - документы, сопровождающие основной документ (план, отчет),
поясняющие содержание отдельных положений. Оформляются на общем бланке организации.
Вторая группа - объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий,
сложившихся ситуаций. Оформляются на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.
Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
В состав обязательных реквизитов входят: наименование организации; наименование вида документа (Объяснительная записка); дата; регистрационный номер; место
составления; заголовок к тексту; адресат; текст; подпись; расшифровка подписи.
Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части:
обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. Предложения могут представляться в вышестоящие организации
по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций. Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном листе
бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, - на общем бланке.
В состав обязательных реквизитов входят: наименование структурного подразделения (наименование организации, в случае если адресуется вышестоящей организации); наименование вида документа (Предложение); дата; регистрационный номер; место составления (в случае если адресуется вышестоящей организации); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись; расшифровка подписи.
Заявление- документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) организации или должностному лицу. Заявления подразделяются на две группы:
1. по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об
освобождении от должности и т.п.);
2. сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения). Заявление
оформляется на стандартном листе бумаги. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения, затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Заявление может иметь приложения. Заявление подписывается автором
и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается
резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа.
В состав обязательных реквизитов входят: адресат; Ф.И.О., должность заявителя и
подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации); Наименование вида документа (Заявление); текст; дата; подпись;
расшифровка подписи.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных
фактов и событий либо документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность
организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
для представления в другую организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки
оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним
докладным запискам, внутренние - на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Текст справки состоит из двух частей: в
первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления,
во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст
справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из
нескольких разделов. Внешние справки подписывают руководитель организации или
его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают
руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние
справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, - и заверяются
печатью.
Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные: фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана; указание, в удостоверении каких сведений выдана; для каких целей или в какую организацию выдана; подпись и указание должности лица, выдавшего справку; дату составления; оттиск печати.
В состав обязательных реквизитов входят: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения); наименование вида документа
(Справка); дата; регистрационный номер; место составления (для внешней справки);
адресат; заголовок к тексту; текст; подпись; расшифровка подписи; оттиск печати (для
справки биографического и финансового характера).
Представление - документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации. Представление оформляется на стандартном листе бумаги.
Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. Датой представления является дата его подписания. В основной части представления приводятся учетные сведения о работнике (Ф.И.О., должность или профессия, дата рождения, пр.). Их состав определяется кадровой службой
для каждого вида представлений. Также в зависимости от вида представления в нем
отдельными информационными блоками приводятся: характеристика качеств работника, необходимая для решения вопроса о применении в отношении работника конкретных мер; основания для применения к работнику соответствующих мер; непосредственное представление; заключение соответствующих подразделений по представлению; другие сведения.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилию, имя, отчество;
дату рождения; образование; занимаемую должность; наименование структурного подразделения; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценку служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценку политических, деловых и моральных качеств; информацию об участии в общественной работе;
мотив назначения, перемещения или поощрения; наименование должности, на которую
предлагается назначить или переместить; структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В состав обязательных реквизитов входят: наименование структурного подразделения; наименование вида документа (Представление); дата; регистрационный номер;
данные о составителе представления (сведения о составителе представления могут указываться как в заголовке документа); адресат; заголовок к тексту; текст; подпись; расшифровка подписи.
Ответственным за составление и оформление представления, является непосредственный руководитель работника. Подписанный им документ передается на согласование в кадровую службу или непосредственно в аттестационную комиссию. Если же локальным Положением о проведении аттестации персонала организации предусмотрено
согласование представления с кадровой службой, то в форме представления должно
быть предусмотрено место для виз согласования или специальных отметок кадровой
службы.
Поскольку единых требований к процедуре проведения аттестации, а, следовательно, и к форме представления на аттестуемого работника, законодательство не устанавливает, организация может предусмотреть особый подход к отражению оценок работника.
Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления
правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, предприятий (их
подразделений и служб), должностных лиц и работников. Инструкции издаются также
для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и
разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и
причины издания документа, область распространения, основания для разработки и
другие сведения общего характера. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то
направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Инструкции
оформляются на общем бланке организации.
В состав обязательных реквизитов входят: наименование организации; наименование вида документа (Инструкция); дата; регистрационный номер; место составления;
заголовок к тексту; текст; визы согласования документа; подпись; расшифровка подписи; гриф утверждения.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях
разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и
касается узкого круга должностных лиц и работников. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой
деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная
часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью
после двоеточия. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланке конкретного вида документа).
В состав обязательных реквизитов входят: наименование организации; наименование вида документа (Распоряжение); дата; регистрационный номер; место составления;
заголовок к тексту; текст; подпись; расшифровка подписи; виды согласования документа.
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Характеристика - это официальный документ с отзывом о трудовой, общественной деятельности определенного человека. Характеристика представляет собой краткое
описание трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой
и общественной деятельности.
В характеристике указываются следующие сведения (данные):
 Ф.И.О. сотрудника, дата рождения; указывается, какое образование получил сотрудник, какие учебные заведения где и когда окончил;
 называется место работы, с которого дается характеристика; указываются должности, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, и обязанности, которые должен был выполнять он на этих должностях;
 называются положительные качества работника (деловые и личные); даются
сведения о наградах и поощрениях;
 необходимо указать сведения о курсах повышения квалификации, которые проходил сотрудник, а также об участии его в проектах организации;
 указывается, для каких целей и для какой организации дается характеристика.
Содержание характеристики условно можно разбить на две части - заголовочную и
основную. В первой указываются: заголовок документа - «Характеристика», фамилия,
имя и отчество сотрудника. В эту часть могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику. Вместо «работника» в заголовке к тексту можно
указать конкретное наименование должности (профессии, специальности), занимаемой
(выполняемой) работником. Здесь же, в заголовочной части приводится дата составления характеристики. Дата составления может быть указана и в составе подписей должностных лиц, заверяющих характеристику, или в конце текста.
Характеристики составляются сотрудниками кадровой службы. При этом первичная характеристика, которая ложится в основу официального документа, как правило
готовится непосредственным руководителем работника. Вне зависимости от того, кто
готовит характеристику, в локальном нормативном акте организации должно быть четко определено кто имеет право выдавать характеристики и чьей подписью они должны
заверяться. Характеристики, предназначенные для внешнего использования подписываются первым лицом организации или уполномоченным им лицом и заверяться печатью организации. Возможно заверение характеристики второй подписью - непосредственного руководителя кадровой службы. Внутренние характеристики подписываются
только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиски печати в них не проставляются. Характеристики относятся к документам, содержащим
персональные сведения о работнике. В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ
работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без
получения письменного согласия на то работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а
также в случаях, установленных федеральным законом). В том случае, если инициатором составления характеристики, предназначенной для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под роспись. Для учета выданных организацией внешних характеристик ведется соответствующая книга (журнал, альбом),
предусмотренная локальным Положением о защите персональных данных работников,
в которой проставляются отметки о выданных характеристиках и росписи получателей
(при получении на руки). При направлении характеристик по почте в ней проставляются отметки о получении, проставляемые на основании почтовых уведомлений. С характеристики, передаваемой или направляемой по почте инициатору ее составления, снимается копия, которая помещается в личное дело работника. Причем, это касается как
характеристик на работающих сотрудников, так и на уволенных.
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Выписка
В некоторых случаях не требуется полный текст документа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от
самого документа, с которого она делается. В выписке лишь следует уточнить название
документа, что это выписка. Вместо полного текста документа печатается та его часть
(пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется лицом ее выдавшим и выдается ответственному исполнителю под
расписку.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, действий. В некоторых случаях акты не только фиксируют
установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения
(акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении
акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Датой
акта является дата события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной
(констатирующей). Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией
- председатель - члены комиссии - присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта - договор, распорядительный документ,
нормативный документ с указанием номера и даты. После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования
должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц,
участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии»,
«Присутствовали» пишутся с прописной буквы. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также
выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может
иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений
к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в
акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии.
Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к
акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению
которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Акт оформляется
на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Гриф утверждения
оформляется в соответствии с требованиями Государственного стандарта РФ ГОСТ Р
6.30-2003.
28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В состав обязательных реквизитов входят: наименование организации; наименование вида документа (Акт); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок
к тексту; текст; подпись; расшифровка подписи; гриф утверждения (в необходимых
случаях), (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).
Сроки ознакомления с кадровыми документами представлены в табл. 2.
Таблица 2
Документы, предъявляемые для ознакомления работнику. Сроки ознакомления
Наименование документа
Приказ о приеме на работу
Дополнительное соглашение об
изменении определенных сторонами условий трудового договора
Дополнительное соглашение об
изменении определенных сторонами условий трудового договора (если работодатель - физическое лицо)
Приказ об изменении норм труда
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Уведомление о расторжении
срочного трудового договора в
связи с истечением срока действия
Уведомление о предстоящем
начале отпуска
Уведомление о расторжение трудового договора в течение испытательного срока
Уведомление о сокращение численности или штата
Приказ о проведении аттестации
сотрудников
Срок
В течение 3 дней с момента подписания трудового договора
Не позднее 2-х месяцев до предполагаемых изменений
Основание
Ст. 68 Трудового кодекса РФ
Не менее 14 календарных дней
Ст. 306 Трудового кодекса РФ
Не позднее 2-х месяцев до предполагаемых изменений
В течение 3 рабочих дней со дня
издания
Не менее чем за 3 календарных
дня до увольнения
Ст. 162 Трудового кодекса РФ
За 2 недели до начала
Ст. 123 Трудового кодекса РФ
За 3 дня до предполагаемого
увольнения с обоснованием неудовлетворительного результата
испытания
Не менее чем за 2 месяца до
увольнения
За 2 недели до начала
Ст. 71 Трудового кодекса РФ
Ст. 74 Трудового кодекса РФ
Ст. 193 Трудового кодекса РФ
Ст. 79 Трудового кодекса РФ
Ст. 180 Трудового кодекса РФ
2.3. Защита персональных данных работника
Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 Трудовой
кодекс РФ).
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его
представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать ряд
определенных требований (ст.86 Трудовой кодекс РФ).
Согласно ст.87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту
персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федераль-
29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и
уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90
Трудового кодекса РФ).
Главой 14 Трудового кодекса РФ урегулированы отношения между работодателем
и работниками в рамках сбора, обработки, передачи по назначению и иного использования персональных данных работников.
В соответствии Федеральным законом от 25.07.2011 № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных» персональные данные - любая
информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому
физическому лицу (субъекту персональных данных). Статья 85 Трудового кодекса РФ
определяет, что персональные данные работника это - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности у работодателя накапливаются документы, справки, заявления и другие материалы, которые вместе с трудовым договором и приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело
работника. Содержащиеся в личном деле материалы нередко носят конфиденциальный
характер и содержат персональные данные работника. Знакомство с ними может быть
разрешено самому работнику, руководителю организации, персоналу кадровой службы,
но только в силу их служебных полномочий.
Общие требования в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина, которые обязаны соблюдать работодатель и его представители при обработке персональных данных работника представлены в ст. 86 Трудового кодекса РФ.
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя
работники имеют право (ст. 89 Трудового кодекса РФ):
- получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих
данных (в том числе автоматизированной);
- осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным,
включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные
работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
- определять своих представителей для защиты своих персональных данных;
- на доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского
специалиста по их выбору;
- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных
данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса
или иного федерального закона. Работник при отказе работодателя исключить или исправить персональные данные имеет право заявить в письменной форме работодателю
о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением,
выражающим его собственную точку зрения;
- требовать от работодателя уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены
неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в
них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействия работодателя
при обработке и защите его персональных данных.
В соответствии с Федеральным законом от 25.07.2011 № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных» право субъекта персональных данных на доступ к своим персональным данным ограничивается в случае, если:
1) обработка персональных данных, включая персональные данные, полученные в
результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной дея-
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
тельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;
2) обработка персональных данных осуществляется органами, осуществившими
задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному
делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до
предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным
законодательством Российской Федерации случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;
3) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
4) доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает
права и законные интересы третьих лиц;
5) обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных
законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от
актов незаконного вмешательства.
Все персональные данные работника организации следует получать у него самого.
Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то
работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено
письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику
организации о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных
данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника организации о его расовой, национальной принадлежности, политических
взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной
жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна
только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:
 персональные данные являются общедоступными;
 персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
 по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их
письменного согласия.
Порядок получения письменного согласия определен в статье 9 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ:
 согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным;
31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 оно может быть дано физ. лицом или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью.
Согласие должно включать:
 фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного
документа и выдавшем его органе;
 наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
 цель обработки персональных данных;
 перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
 перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается
согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
 срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва;
 подпись субъекта персональных данных (физ. лица).
Случаи, когда согласие работника не требуется:
1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат
обработке, а также определяющего полномочия работодателя;
2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового
договора;
3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных
научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или
иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.
Итак, если обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных
и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора, то получать согласие субъекта не требуется (п. 1 части
2 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ).
Для обработки персональных данных работника такой федеральный закон предусмотрен – Трудовой кодекс РФ.
Для передачи персональных данных работника третьим лицам необходимо у этого
работника получить письменное согласие (ст. 88 Трудового кодекса РФ). Однако, если
передача осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального
Закона, согласие не требуется. Работодатель передает персональные данные работника
без его согласия:
1. в налоговую службу, основанием для этого является Налоговый кодекс РФ.
2. в Пенсионный фонд передаются данные для персонифицированного учета. Основание: Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
3. в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования Российской Федерации,
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования. Основание: Федеральный закон от
24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федера-
32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ции, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».
4. сведения для начисления заработной платы передаются в банк. Основание: статья 136 Трудового кодекса РФ.
5. часто работодатель передает персональные данные работника в банк для оформления зарплатных карт. В данном случае необходимо получить письменное согласие
сотрудника. Нормативного основания, регламентирующего такую передачу нет.
6. для оформления полисов обязательного медицинского страхования работодатель передает персональные данные работника в страховые компании. Следовательно,
необходимо письменное согласие сотрудника.
Это наиболее часто встречаемые случаи передачи персональных данных сотрудников.
Необходимо так же учитывать, что статья 88 Трудового кодекса РФ разрешает передавать персональные данные без согласия работника в целях предупреждения угрозы
его жизни и здоровью, а так же накладывает ограничения на передачу данных внутри
организации.
По общему правилу уведомить Роскомнадзор об осуществлении обработки персональных данных обязаны все операторы, которые этим занимаются (п. 1 ст. 22,п. 4 ст.
25 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ). Однако
есть и исключения. Они приведены в п. 2 ст. 22 ФЗ «О персональных данных» от
27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Например, если организация имеет дело лишь с личными данными работников (обрабатываемыми в соответствии с трудовым законодательством),
указанное требование на нее не распространяется.
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
3.1. Резюме, анкета, автобиография
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет
работодателю (ст. 65 ТК РФ):
 паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
 трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
 страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
 документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву
на военную службу;
 документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
 справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних
дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию (часть дополнительно включена с 7 января 2011 года Федеральным законом от 23 декабря 2010 года № 387-ФЗ).
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудового Кодекса, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями
Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость
предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Резюме - это краткая информация о себе как специалисте, с указанием образования,
специальности (квалификации), профессиональных достоинств, трудовой биографии,
своих целей в поиске работы.
Резюме - это одно из самых эффективных средств саморекламы. Главная цель составления резюме - привлечь к себе внимание работодателя, создать у него благоприятное впечатление о себе и получить приглашение на личную встречу. Три основных
правила составления резюме:
 краткость (не более 2 страниц машинописного текста);
 аккуратность (без ошибок и исправлений, четко, на хорошей бумаге);
 правдивость (не включайте ложную информацию, но правильно расставляйте
акценты).
Содержание резюме.
1. Заголовок: фамилия, имя, отчество (не употребляйте слово «резюме» в заголовке)
2. Цель в поиске работы: какую работу вы можете и хотите делать.
3. Основные личные данные: точный адрес с почтовым индексом, номер телефона, семейное положение.
4. Опыт работы: в хронологическом порядке (как правило, обратном, начиная с
последнего места работы) перечислить места работы с указанием дат и занимаемых
должностей. (Для выпускников - краткие сведения о практике на предприятии с описа-
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
нием знаний и навыков, которые приобретены в процессе стажировки, подчеркнуть
свои достижения)
5. Образование: укажите названия учебных заведений полностью, а не аббревиатуру, время учебы.
6. Дополнительная информация: сведения, подчеркивающие ваши сильные стороны профессиональные и личностные: знание иностранных языков, компьютерная
грамотность, наличие водительских прав, аккуратность, тщательность и внимательность при работе с документами и т.п.
Пример резюме
Иванова Анна Александровна
Дата рождения: 10 марта 1986 г.
Гражданство: Российская Федерация
Телефон: 8 (XXX) XXX-XX-XX
Эл. Почта: weryuc@mail.ru
Семейное положение:
Замужем
Желаемый график работы:
полный рабочий день
Цель
Соискание должности секретаря
Образование
2008 г. Российский государственный социальный университет
Социально-гуманитарный факультет
Кафедра социальной философии
2009 г. Международный центр профессионального образования
Курс «Секретарское дело с использованием ПК»
Опыт работы
01.2011 – наст. время ООО «Империал»
Должность: секретарь-референт
 Планирование, своевременное внесение изменений в график работы руководителя
 Протоколирование и организация совещаний, планерок
 Своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц
 Общее делопроизводство
 Ведение электронного документооборота
 Организация отправки и получения почтовых отправлений
 Визовая поддержка руководства и сотрудников офиса
 Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса
09.2008 – 12.2010 г. ООО «Центрсервис»
Должность: секретарь на ресепшн
 Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков
 Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
 Подготовка документов для руководителей
 Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях
 Прием посетителей, заказ пропусков
 Координация и обеспечение работы офиса
 Организация командировок руководителя
Профессиональные навыки и знания
Знание основ делопроизводства
Уверенный пользователь ПК – MS Office (Word, Excel, Outlook), Internet
Грамотная устная и письменная речь
Владение оргтехникой, мини АТС
Знание иностранных языков
Английский язык – свободно владею
Прочее
Коммуникабельность, ответственность, стрессоустойчивость
Исполнительность, пунктуальность
Стремление к развитию и профессиональному росту
Анкета - это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальней-
35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
шем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника.
Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и
профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с
объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при
приеме на работу.
В настоящее время большинство соискателей приходят на собеседование с подробными резюме и всевозможными к ним дополнениями, поэтому заполнение анкет распространенно не повсеместно. Зачастую информации, изложенной в резюме, для работодателя вполне достаточно. Прежде всего, правильно заполненная анкета позволяет
работодателю оценить претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек для успешного выполнения
порученной ему работы.
Автобиография – это описание человеком в произвольной форме основных этапов
его жизни. Автобиография, так же, как и характеристика, необходима при приёме на
работу. Также она может понадобиться для военкомата или при поступлении на учебу.
Пишется автобиография от руки на листе бумаги формата А4, можно оформить её
на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа. Структура автобиографии: название документа; фамилия, имя, отчество автора; дата и место рождения; образование (место и период учебы, присвоенная
квалификация и специальность); вид трудовой деятельности; последнее место работы и
занимаемая должность; награды, грамоты; семейное положение; сведения о родителях
и ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы /
учебы и адрес проживания); дата составления автобиографии; личная подпись.
Пример автобиографии
АВТОБИОГРАФИЯ
Я, Сергеева Людмила Ивановна, родилась 12 октября 1980 года в г. Челябинске.
В 1986 году пошла в первый класс средней школы № 75 г. Челябинска, которую окончила в 1996
году с медалью.С 1996 года обучалась в Челябинском педагогическом государственном университете на
факультете иностранных языков, который окончила в 2001 году и получила полное высшее педагогическое образование. С сентября 2001 года работаю учителем английского языка в средней школе № 123 г.
Челябинска.
Замужем. Состав семьи:
муж – Сергеев Антон Павлович, 1978 года рождения, финансовый аналитик ООО «Скай»;
сын – Сергеев Александр Антонович, 2008 года рождения.
Проживаем по адресу: г. Челябинск, ул. Шинная, д.125, кв. 265.
Ни я, ни мои ближайшие родственники под следствием не пребывали, судимости не имеют.
24 марта 2013 г.
Сергеева
Л.И. Сергеева
3.2. Составление и оформление трудового договора
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии
с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной
трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового
права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и
36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением
трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Трудовой договор с руководителем государственного (муниципального) учреждения заключается на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию
социально-трудовых отношений. (ст. 275 Трудового кодекса РФ)
Трудовые договоры могут заключаться:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной
срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.
Согласно ст. 63 Трудового кодекса РФ если работник не приступил к работе в день
начала работы, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается не заключенным. Аннулирование трудового договора не лишает работника права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения
трудового договора до дня его аннулирования.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Согласно ст. 67 Трудового
кодекса РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным,
если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его
представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан
оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней
со дня фактического допущения работника к работе.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление
прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от места жительства (в т.ч. наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания) не допускается (Письмо Роструда от 18.12.2008 № 6967-ТЗ)
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 700 работодатель, при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должности
государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение 2 лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы должен сообщить представителю
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы о заключении такого договора в письменной форме.
В письменном сообщении должны содержаться следующие сведения:
1.фамилия, имя, отчество гражданина (в случае, если фамилия, имя или отчество
изменялись, указываются прежние);
2.число, месяц, год и место рождения гражданина (страна, республика, край, область, населенный пункт);
3.должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной
службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке);
4.наименование организации (полное, а также сокращенное (при его наличии);
5.дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно
которому гражданин принят на работу;
6.дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае, если заключается срочный трудовой договор, срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора);
7.наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору
в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при его наличии);
8.должностные обязанности, исполняемые по должности, занимаемой гражданином (указываются основные направления поручаемой работы).
Письмо направляется представителю нанимателя (работодателю) гражданина по
последнему месту его службы в 10-дневный срок со дня заключения трудового договора с гражданином.
Трудовые договоры должны регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, который может иметь следующий вид:
ЖУРНАЛ УЧЕТА
трудовых договоров
№ п/п
Дата заключения
1
2
Фамилия,
инициалы
3
Срок испытания1
4
Дата истечения2
5
Дата изменения3
6
Примечание4
7
1
если срок испытания не установлен, указывается «не установлен».
указывается для срочных трудовых договоров.
3
указывается дата заключения соглашения о дополнении (изменении) условий трудового договора.
4
в этой графе может указываться, например, дата досрочного расторжения трудового договора.
2
Обложка журнала может иметь следующий вид:
Наименование организации
ОТДЕЛ КАДРОВ
ЖУРНАЛ
УЧЕТА _______________________
Начат «___»__________ 20___ г.
Окончен «___»__________20___г.
38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Данные о работнике, ответственного за ведение журнала, могут проводится на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:
_________________________
Должность
Лицо, ответственное за ведение журнала
_________________________
фамилия, имя, отчество
Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на
последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью ___________ листов
Начальник отдела кадров
_________________________
(подпись)
«____»_______________20____ г.
_________________________
(расшифровка подписи)
3.3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Факт принятия работника на работу фиксируется при помощи соответствующего
приказа, который издается на основании подписанного между работником и работодателем трудового договора.
Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой
службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в личную карточку работника, его трудовую
книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.
Приказ о приеме на работу может быть издан на группу сотрудников. Тогда все перечисленные выше пункты должны быть указаны в приказе для каждого работника в
отдельности.
Также, для оформления лиц, принимаемых по трудовому договору, можно использовать специальную унифицированную форму приказа (распоряжения) о приеме работника(ов): форма № Т-1 - применяется для приема одного работника, форма № Т-1а для группы работников.
Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо
затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения:
1. Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке «Дата» формы № Т-1 (в столбце «Период работы» формы
№ Т-1а) графа «по» не заполняется.
2. В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей
работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, «по совместительству», «постоянно», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы», «для замещения временно отсутствующего работника» и
так далее.
3. Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются
согласно штатному расписанию и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.
39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Унифицированная форма № Т-1
Код
0301001
75124589
Форма по ОКУД
по ОКПО
Закрытое акционерное общество «Империал»
(наименование организации)
Номер документа
15л/с
Дата составления
14.11.2012
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
14.11.2012
С
По
Принять на работу
Табельный номер
234
Парфенова Светлана Алексеевна
(фамилия, имя, отчество)
Администрация
в
(структурное подразделение)
Секретарь
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
Постоянно
(условия приема на работу, характер работы)
13000
с тарифной ставкой (окладом)
(цифрами)
надбавкой
с испытанием на срок
Основание:
Трудовой договор от “
Руководитель организации
(цифрами)
руб.
00 коп.
руб.
коп.
Три
14 ”
Ноября
Директор
(должность)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
месяца(ев)
20 12 г. №
12
Бузуев
Н. С. Бузуев
(личная подпись)
Парфенова
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
“
14
”
ноября
20 12
Основным преимуществом унифицированных форм приказа о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо меньшая формализованность по сравнению
с текстовым вариантом, которая во многом является произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и так далее. Однако это
влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.п. Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу, организация может разработать и использовать собственную текстовую
форму приказа о приеме. В этом случае в содержательной части приказа должны быть
отражены следующие данные:
 указание распорядительного действия,
 фамилия имя отчество принимаемого работника,
 должность (профессия), на которую принимается сотрудник,
 наименование подразделения или отдела,
 уровень оплаты труда,
 условия испытательного срока (в случае необходимости),
40
г.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 дата заключения и номер трудового договора, на основании которого принимается работник.
Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к
своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.
Для учета движения кадров ведутся следующие журналы:
№ п/п
ФИО
Табельный
номер
1
2
3
Номер
приказа
Дата
издания
приказа
ФИО
ЖУРНАЛ
учета приема работников
Дата поступСтруктурное
ления на рабоподразделение
ту
4
5
ЖУРНАЛ
учета приказов по личному составу
Структурное
Должность
Табельный
подразделение (профессия)
номер
Должность
(профессия)
6
Трудовой договор, приказ о
приеме (дата, номер)
7
Трудовой
договор
Дата номер
Краткое
содержание
приказа
3.4. Личная карточка Т-2
Типовой бланк личной карточки (форма № Т-2) утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Карточка содержит следующие сведения:
I. Общие сведения
фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, специальность по диплому, профессия, стаж работы, семейное положение, состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи),
паспорт (серия, №, кем выдан, дата выдачи), домашний адрес, телефон.
Приказом Минобрнауки России от 02.03.2012 № 163 утверждены формы документов государственного образца о высшем профессиональном образовании и технические
требования к ним.
Согласно Приказу Минобрнауки России от 02.05.2012 № 364 диплом (дубликат диплома) без приложения к нему действителен, однако Приложение к диплому недействительно без диплома. Внесенные дополнительные записи в бланк документа государственного образца также является основанием для признания его недействительным.
В соответствии с Приказом Минобрнауки России от 02.05.2012 № 364 бланк документа, составленный с ошибками или имеющий иные дефекты, внесенные при заполнении, считается испорченным при заполнении и подлежит замене.
Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).
При заполнении пункта 5 «знание иностранного языка» указывается степень знания
языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В личной карточке указывают стаж работы (общий и непрерывный). Стаж рассчитывают на основании записей в трудовой книжке.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
II. Сведения о воинском учете
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Основными документами, на основании которых заполняется этот раздел, являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на
граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на
военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Раздел 2 личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком.
Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского
учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом.
На граждан, пребывающих в запасе:
пункт 1 «Категория запаса» не заполняется;
пункт 2 «Воинское звание» заполняется на основании пунктов 5 «Воинское звание»
(стр. 3) и 13 «Последующее присвоение очередных воинских званий» (стр. 9) военного
билета;
пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется в соответствии с пунктом 7 «Наименование профиля» (стр. 3) военного билета;
Наименование профиля записывается без сокращений («командный», «медицинский» и т.д.).
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» заполняется в соответствии с пунктом
6 «ВУС №» (стр. 3) военного билета;
Записывается полное кодовое обозначение ВУС (шесть цифр, например «021101»).
пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется на основании записи в пункте 15 «Сведения о медицинских освидетельствованиях» (стр. 10 - 13) военного
билета;
Категория годности записывается буквами:
- «А» (годные к военной службе);
- «Б» (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
- «В» (ограниченно годные к военной службе);
- «Г» (временно негодные к военной службе).
При отсутствии записей в пункте 15 военного билета в пункте 5 личной карточки
проставляется категория годности к военной службе «А».
В пункте 6 «Наименование военного комиссариата по месту жительства» указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете (пункт 20 «Отметки о приеме и снятии с воинского учета» военного билета);
В пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняются строки:
- «общем (№ команды, партии)» - в случаях наличия мобилизационного предписания и или) штампа в пункте 16 «Отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний» (стр. 14 - 21) военного билета гражданина. Номер команды (партии) указывается соответственно в пункте 1 мобилизационного предписания и в строке «в команду
№» штампа. Выдачу мобилизационных предписаний и проставление штампов в военном билете осуществляет военный комиссариат по месту жительства гражданина;
- «специальном» - на граждан, забронированных в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время.
Проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную
службу по мобилизации и на военное время, номер перечня должностей и профессий,
пункта и раздела перечня (постановления Межведомственной комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе), по которому оформлено бронирование гражданина, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом.
Записи в пункте 7 личной карточки осуществляются простым карандашом.
42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При заполнении раздела II личных карточек на граждан, подлежащих призыву на
военную службу, должны соблюдаться следующие требования:
пункт 1 «Категория запаса» не заполняется;
в пункте 2 «Воинское звание»записывается «подлежит призыву»;
пункт 3 «Состав (профиль)» не заполняется;
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» не заполняется;
пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется на основании записи решения комиссии по постановке граждан на воинский учет в разделе I «Общие сведения« после слова «признан» на стр. 1 удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Категория годности записывается буквами:
- «А» (годные к военной службе);
- «Б» (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
- «В» (ограниченно годные к военной службе);
- «Г» (временно негодные к военной службе);
- «Д» (негодные к военной службе).
В пункте 6 «Наименование военного комиссариата по месту жительства» указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете (раздел II «Прием на воинский учет и снятие с воинского учета» (стр. 3, 4)
удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняется;
пункт 8 заполняется только в том случае, если человек был снят с воинского учета.
Это может произойти по возрасту или по состоянию здоровья.
В военных билетах граждан, пребывающих в запасе, и удостоверениях граждан,
подлежащих призыву на военную службу, изданных до 1999 г., названия и нумерация
разделов и пунктов могут отличаться.
III. Прием на работу, переводы на другую работу
- дата, структурное подразделение (цех, отдел, участок), профессия (должность),
тарифный разряд (категория, класс), оклад (тарифная ставка), основание (наименование
документа, дата, номер).
С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на
работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в
форме № Т-2.
IV. Аттестация
дата, решение комиссии, документ (дата и номер), основание.
V. Повышение квалификации
дата, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения,
свидетельство (удостоверение) дата и номер.
VI. Профессиональная переподготовка
дата, специальность (направление, профессия), документ (диплом, свидетельство), основание.
VII. Поощрения и награды
наименование награды, документ (наименование, номер, дата)
VIII. Отпуск
за какой период, основание, количество рабочих дней основного отпуска, дополнительный отпуск (количество дней), дата начала основного и дополнительного отпуска, дата
окончания основного и дополнительного отпуска.
В этом разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
43
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
наименование льготы, документ (номер, дата выдачи), основание.
X. Дополнительные сведения
раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
XI. Основание увольнения
дата увольнения, приказ (номер, дата).
Личные карточки работников регистрируются в журнале учета личных карточек,
который может иметь следующий вид:
№
п/п
Дата документа
1
2
Фамилия,
инициалы
3
ЖУРНАЛ УЧЕТА
личных карточек работников
ТабельИНН
Номер
ный носвидемер
тельства
ГПС
4
5
6
Подразделение
(участок
работы)
7
Должность
(профессия)
Примечание
8
9
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ В ПРОЦЕССЕ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТНИКОВ
4.1. Трудовая дисциплина, взыскания и поощрения
В соответствии со ст. 191 Трудового кодекса РФ работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность,
выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).
Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.
Все меры поощрения можно разделить на два вида:
1) морального характера (объявление благодарности, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии);
2) материального характера (выдача премии, награждение ценным подарком).
Все поощрения за труд оформляются изданием соответствующего приказа (распоряжения) работодателя по унифицированной форме № Т-11 (Т-11а).
В тексте приказа четко указывается, за какие конкретные успехи в труде поощряется работник, и указывается конкретный вид поощрения. Приказ должен быть доведен
до сведения коллектива организации. Приказ составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.
На основании приказа (распоряжения) все сведения о поощрениях в обязательном
порядке должны вноситься в раздел VII личной карточки работника форма (№ Т-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
В соответствии с Письмом Федеральной службы по труду и занятости от
14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, (в том числе формой Т-2), разработанными ими
самостоятельно.
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Порядок внесения сведений о награждении
утвержден Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69: в графе 3 раздела
«Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в
течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата
награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и
какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении
работника» реквизита «в сумме___руб.___коп».
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Унифицированная форма № Т-11
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД
Код
0301026
по ОКПО
49080760
Общество с ограниченной ответственностью «Старт»
ООО «Старт»
наименование организации
Номер документа
41л/с
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о поощрении работника
Дата составления
10.09.1012
Табельный номер
026
Смирнова Николая Александровича
фамилия, имя, отчество
планово-экономический отдел
структурное подразделение
заместителя начальника отдела
должность (специальность, профессия)
за многолетнюю и безупречную работу
мотив поощрения
выдать премию
вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать)
пять тысяч
в сумме
Прописью
руб.
(
5000
руб.
00
00
коп.
коп.)
цифрами
Основание: представление
Начальника планово-экономического отдела Белова Д. Ю. от 06.09.2012 №65
Руководитель организации
директор
Бузуев
В. А. Бузуев
должность
личная подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
Смирнов
" 11 "
сентября
20 12
личная подпись
Применение дисциплинарных взысканий
В соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ за совершение дисциплинарного
проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить
следующие дисциплинарные взыскания: замечание; выговор; увольнение по соответствующим основаниям:
 неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 части первой ст. 81
Трудового кодекса РФ);
 однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей (п. 6
части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ):
46
г.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в
случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов
подряд в течение рабочего дня (смены);
б) появления работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации - работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или
иного токсического опьянения;
в) разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника;
г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества,
растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;
д) установленного комиссией по охране труда или уполномоченным по охране
труда нарушения работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло
за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа)
либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий.
 принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала,
представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой
нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб
имуществу организации (п. 9 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ);
 однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 части первой ст.
81 Трудового кодекса РФ);
 повторного в течение одного года грубого нарушения устава образовательного
учреждения педагогическим работником (п. 1 части первой ст. 336 Трудового кодекса
РФ);
 совершения работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, виновных действий по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со
стороны работодателя (п. 7 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ);
 совершения работником, выполняющим воспитательные функции, по месту
работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 8 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ).
Существуют два вида дисциплинарной ответственности: общая, предусмотренная
Трудовым кодексом РФ, и специальная, которую несут работники в соответствии с уставами и положениями о дисциплине.
При общей дисциплинарной ответственности перечень мер взыскания, предусмотренный ст. 192 Трудового кодекса РФ, является исчерпывающим. Сами организации
никаких дополнительных дисциплинарных взысканий устанавливать не могут.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (ст. 189 Трудового кодекса РФ) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены
также и другие дисциплинарные взыскания.
Специальную дисциплинарную ответственность несут работники, на которых распространяются уставы и положения о дисциплине. В этих актах могут предусматриваться и более строгие меры взыскания, отличающиеся от тех, которые возлагаются на
47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
работников при общей дисциплинарной ответственности, хотя и при специальной применяются меры, в том числе перечисленные в ст. 192 Трудового кодекса РФ.
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Решение о применении меры взыскания выносит работодатель, который может и
не воспользоваться предоставленным ему Трудовым кодексом правом и ограничиться
устным замечанием, беседой и т.п.
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о дисциплинарном взыскании
В связи с отсутствием на рабочем месте электрика отдела обеспечения Васильева И. Т. 20 января 2013
с 12.00 до 16.15 и отключения электроэнергии в корпусе «Б» офисного здания, что привело к значительным материальным потерям,
ПРИКАЗЫВАЮ:
объявить выговор Васильеву И. Т.
Начальнику отдела обеспечения Миронову И. И. усилить контроль за трудовой дисциплиной в отделе.
Основание:
докладная записка начальника отдела Миронова И. И. от 20.01.2013,
объяснительная записка Васильева И. Т. от 23.01.2013.
Руководитель организации
(должность)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
(личная подпись)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
“
”
20
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Одним из видов дисциплинарного взыскания является увольнение по соответствующим основаниям. К таким основаниям может быть отнесено расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст.81 Трудового кодекса РФ). Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание.
В связи с этим следует обратить внимание на Постановление пленума Верховного
суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
Пунктом 33 Постановления предусмотрено, что при разрешении споров лиц, уволенных по п.5 ст.81 Трудового кодекса РФ за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, следует учитывать, что работодатель вправе
расторгнуть трудовой договор по данному основанию при условии, что к работнику
ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.
Применение к работнику нового дисциплинарного взыскания, в том числе и
увольнение по п.5 ст.81 ТК РФ, допустимо также, если неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей продолжалось, несмотря на наложение дисциплинарного взыскания. При этом необходимо
48
г.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
иметь в виду, что работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание и тогда, когда он до совершения проступка подал заявление о расторжении трудового договора по своей инициативе, поскольку трудовые отношения в данном случае
прекращаются лишь по истечении срока предупреждения об увольнении.
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ сведения о взысканиях в трудовую
книжку и личную карточку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не
будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим
дисциплинарного взыскания. По истечении года старое взыскание теряет силу, и это не
требует издания никакого нового приказа (распоряжения).
Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания
имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа
работников. Для досрочного снятия взыскания необходимо издание соответствующего
приказа (распоряжения) работодателя.
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о досрочном снятии дисциплинарного взыскания
В связи с _________________________________________________________________
указание причины, послужившей основанием для отмены взыскания
_________________________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ
Приказ № ____
от
«___»
__________
20___
г.
об
объявлении
выговора
(замечания)
_________________________________________________________________________________
ФИО, должность работника
за _____________________________________________________________________________________ - отменить.
(указание причины взыскания)
Считать
___________________________________________ - не имеющим дисциплинарного взыскания.
ФИО работника
С настоящим приказом __________________________________________________ ознакомить под расписку.
ФИО работника
Основание: ходатайство непосредственного руководителя
________________________
ФИО, должность.
Руководитель организации
(должность)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
(личная подпись)
(личная подпись)
“
(расшифровка подписи)
”
20
Снятые досрочно или утратившие силу дисциплинарные взыскания, не могут учитываться при увольнении (п. 5 ст. 81 Трудового кодекса) и не должны указываться в
служебных характеристиках (например, при прохождении конкурса, аттестации и т. д.).
Привлечение к дисциплинарной ответственности руководителя организации, руководителя структурного подразделения организации, их заместителей по требованию
представительного органа работников.
49
г.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Сам работодатель, а также его представители обязаны соблюдать законы и иные
нормативные правовые акты, условия коллективного договора и соглашения. Если
имеет место нарушение этих обязанностей, представительный орган работников имеет
право поставить вопрос о юридической ответственности руководителя организации и
его заместителей перед их работодателем. Это может быть определенное лицо или орган, имеющий право назначать руководителей на должность и привлекать их к дисциплинарной ответственности. При этом работодатель обязан рассмотреть вопрос по существу и сообщить о результате представительному органу работников.
Если в ходе рассмотрения заявления представительного органа работников выяснится, что имели место нарушения законов и иных нормативных правовых актов о труде, условий коллективного договора, соглашения, то к такому руководителю организации, руководителю структурного подразделения, его заместителю должна быть применена одна из мер дисциплинарного взыскания, предусмотренных ст. 192 Трудового кодекса, другими федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. В
данном случае не исключено и увольнение.
Невыполнение работодателем обязанности соблюдать порядок применения дисциплинарных взысканий является нарушением законодательства о труде и влечет наложение административного штрафа:
 на должностных лиц в размере от 1000 руб. до 5000 руб.;
 на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 руб. до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
 на юридических лиц – от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное
приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП).
4.2. Перевод на другую работу
Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если
структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с
работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия
работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи
72.2 Трудового кодекса Российской Федерации - ст. 72.1 Трудового кодекса Российской
Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
 Предварительная договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);
 написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по
инициативе работника);
 написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится
работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);
 согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с
руководителем подразделения, в которое переводится работник;
 согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений - планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;
50
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 передачу заявления работника и представления (докладной записки) первому
руководителю организации для принятия решения (резолюции);
 при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания
трудового договора, при необходимости - внесение в текст дополнений или изменений,
согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание трудового
договора;
 составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником
кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;
 визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа
(распоряжения);
 информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода
работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);
 внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров
в личном деле работника;
 внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том
числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в
картотеке;
 внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы;
 внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья.
Если работник, нуждающийся в соответствии с медицинским заключением во временном переводе на другую работу на срок до 4 месяцев, отказывается от перевода или
соответствующая работа у работодателя отсутствует, то работодатель обязан на весь
указанный в медицинском заключении срок отстранить работника от работы с сохранением места работы (должности). В период отстранения от работы заработная плата
работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
(наименование организации)
(место составления)
(дата составления)
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПЕРЕВОДА
НА ДРУГУЮ РАБОТУ
В связи с
(причина перевода)
в соответствии со
Трудового кодекса Российской Федерации предлагаем Вам
(ссылка на соответствующую статью)
перевод на другую имеющуюся в
(наименование организации)
работу:
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
(указать должность и условия оплаты труда)
(указать должность и условия оплаты труда)
(дата)
Директор
(подпись)
С предложением ознакомлен, экземпляр получил:
(дата)
(расшифровка подписи)
(подпись)
(расшифровка подписи)
СОГЛАШЕНИЕ №__
к трудовому договору № 16 от 10.10.2005, заключенному
между ООО «Астра» и Петровым Петром Петровичем
о внесении изменений в трудовой договор
в связи с переводом работника на другую работу
г. Челябинск
15 мая 2011 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Астра», именуемое «работодатель», в лице генерального директора Афанасьева Анатолия Алексеевича, действующего на основании Устава, с одной
стороны,
и Петров Петр Петрович, именуемый «работник» (паспорт серии 1804 №333615, выдан
10.02.2003г. Краснооктябрьским РОВД г. Волгограда), с другой стороны,
в связи с поступившим от работника заявлением о переводе на должность юрисконсульта, заключили настоящее соглашение о внесении изменений в трудовой договор.
1. Исключить из трудового договора №16 от 10.10.2005г., заключенного между ООО «Астра» и
Петровым Петром Петровичем (именуемого далее – Трудовой договор) следующие пункты: п. 1.7, п.1.9.
2. Изложить в новой следующей редакции пункты 1.1, 4.1 и 5.1 Трудового договора:
«1.1. Работник принимается на должность юрисконсульта в юридический отдел работодателя.
По настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и
иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в
случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять
обязанности, определенные настоящим договором и должностной инструкцией работника, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя. С должностной инструкцией юрисконсульта работник ознакомлен.
Дата начала работы, то есть дата, с которой работник обязан приступить к работе по должности
юрисконсульта - 20 мая 2011 г.»
«4.1 Работнику устанавливается 40 - часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день.
Время начала, окончания работы, перерывов в работе определяется следующее:
Понедельник – пятница
Предпраздничные дни
Начало работы
9.00
9.00
Перерыв
13.00-14.00
13.00-14.00
Окончание работы
18.00
17.00
Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье».
«5.1.Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать работнику оклад в размере 10000 (десять
тысяч) рублей».
3. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.
4. Настоящее соглашение, а соответственно и все оговоренные им изменения к трудовому договору, вступают в силу с 20 мая 2011 г.
5. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
6. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из
52
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
Реквизиты и подписи сторон
Работодатель:
Общество с ограниченной ответственностью «Астра»
хххххххххххххххххххх
Генеральный директор
Афанасьев А.А.
Афанасьев
Работник:
Петров Петр Петрович
хххххххххххххххххххх
Петров
(подпись)
Унифицированная форма № Т-5
Закрытое акционерное общество «Старт»
ЗАО «Старт»
(наименование организации)
Перевести на другую работу
(фамилия, имя, отчество)
по ОКПО
Номер документа
5л/с
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
Код
0301004
Форма по ОКУД
с
по
15328751
Дата
21.01.2013
Дата
21.01.2013
День выхода на работу Петровой Е. П.
Табельный номер
0234
Иванова Анна Ивановна
временно
(вид перевода (постоянно, временно))
Отдел кадров
(наименование структурного подразделения)
прежнее место
работы
Инспектор по кадрам
(наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации)
Замена находящейся в отпуске по уходу за ребенком по достижении им возраста 3 лет начальника
отдела кадров Петровой Е. П.
(причина перевода)
Отдел кадров
(наименование структурного подразделения)
Начальник отдела
новое место
работы
(наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации)
16000
оклад (тарифная ставка)
надбавка
Основание:
изменение к трудовому договору (контракту)
От “ 21 ”
Января
Или другой документ __________________________________________________
руб.
руб.
коп.
коп.
20 13 года №
1
документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
Руководитель организации
директор
(должность)
С приказом (распоряжением) ознакомлен
Леонов
Е. А. Леонов
(подпись)
(расшифровка подписи)
Иванова
(подпись работника)
“ 21 ”
января
20 13 года
Если в соответствии с медицинским заключением работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок более четырех месяцев или в постоянном переводе, то при его отказе от перевода или отсутствии у работодателя соответствующей
53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
работы трудовой договор прекращается в соответствии с п.8 ст. 77 Трудового кодекса
РФ.
4.3. Оформление отпуска
По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ст. 122 Трудового кодекса РФ).
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного
дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 Трудового кодекса РФ).
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ).
Некоторым категориям работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска, т.е. отпуска изначально по закону большей продолжительности по
сравнению с основным минимальным ежегодным оплачиваемым отпуском, предусмотренным ст.115 Трудового кодекса РФ
Исчисление стажа работы, дающей право на отпуск
Рабочий год составляет 12 полных месяцев работы и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному
работодателю.
В соответствии со ст. 121 Трудового кодекса РФ в стаж работы, дающий право на
ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
 время фактической работы;
 время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том
числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
 время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от
работы и последующем восстановлении на прежней работе;
 период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.
В соответствии со ст. 121 Трудового кодекса РФ в стаж работы, дающий право на
ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
 время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе
вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 Трудового
кодекса РФ;
 время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
 время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в
течение рабочего года.
54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только
фактически отработанное в соответствующих условиях время.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска
должна быть не менее 14 календарных дней.
Законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление отпуска. В этой связи оставшиеся дни отпуска могут быть разделены на любое количество
частей (например, два дня, пять дней, восемь дней и т.д.), если Работник и работодатель
достигнут соглашения по этому вопросу.
Следует иметь в виду, что работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос
не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника
включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению
сторон трудового договора.
Таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.
В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса РФ часть отпуска, превышающая 28
календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
В настоящее время существуют два мнения по поводу применения положений ст.
126 Трудового кодекса РФ. С одной точки зрения, возможна выплата денежной компенсации за все дни неиспользованных отпусков, т.е. при соединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые года) компенсация выплачивается за все количество
дней, превышающих основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другая точка зрения предполагает, что замене денежной компенсацией подлежит только та
часть каждого из неиспользованных отпусков, которая превышает 28 календарных
дней.
Данный вопрос может быть решен по соглашению между работником и работодателем.
При этом следует иметь в виду, что замена отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя.
Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух
лет подряд, а также не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам
в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или)
опасными условиями труда (ст. 124 Трудового кодекса РФ).
График отпусков - это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем
предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо
упомянут в статье 123 ТК РФ. Кроме того, даже если штат сотрудников невелик, работодателю намного удобнее планировать отпуска заранее, чтобы в будущем избежать
ненужных конфликтов по поводу времени ухода в отпуск.
Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7- шаблоне графика отпусков.
Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска
каждому сотруднику организации. При его составлении учитывается специфика организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников.
55
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
График отпусков подписывают руководитель кадровой службы и руководители
структурных подразделений. Этот документ утверждается подписью руководителя
(проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным
органом работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается.
График отпусков утверждается не позднее двух недель до начала того календарного
года, в котором планируется предоставление отпусков. Например, график на 2013 год
должен быть утвержден не позднее 16- 17 декабря 2012 года.
Составленный не позднее, чем за две недели до наступления нового года, график
отпусков будет заполняться в течение всего следующего года. В частности, в него будут вноситься сведения о фактически использованных отпусках, а также информация о
переносе отпусков.
О времени начала отпуска сотрудников следует предупреждать не позднее, чем за
две недели (ст. 123 ТК РФ) до его начала.
(название организации)
(Ф.И.О.)
(должность)
УВЕДОМЛЕНИЕ
об отпуске
Ставим Вас в известность, что в соответствии с графиком отпусков
(название организации)
Вам будет предоставлен отпуск
продолжительностью
(кол-во)
дней с
(дата)
по
(дата)
.
(дата)
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
С уведомлением ознакомлен
(дата)
(подпись работника)
Установленная норма об извещении начала отпуска, не совсем удобна для обеих
сторон, поскольку работник находится в неведении в течение всего года относительно
возможности получить отпуск в желаемые сроки. Лишь за две недели до наступления
отпуска работник практически ставится перед фактом скорого получения отпуска. Учитывая этот факт, кадровики поступают следующим образом. После утверждения графика отпусков с ним знакомят всех сотрудников под расписку.
Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись (она проставляется на обратной стороне документа) ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям организации.
56
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Извещением о начале отпуска может служить и сам приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т-6), если он будет издан в срок.
Отдельным работникам (в случаях, предусмотренных федеральными законами)
ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для
них время.
Таблица 3
Категория работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время
Категория работников
Работники в возрасте до 18 лет
Женщины перед отпуском по беременности и родам
или непосредственно после него либо по окончании
отпуска по уходу за ребенком
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до
трех месяцев
Мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Данный отпуск предоставляется по
желанию работника независимо от времени непрерывной работы в данной организации
Работники, которые были отозваны из отпуска в текущем году. В этом случае неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное
для него время в течение текущего рабочего года или
присоединена к отпуску на следующий рабочий год
Лица, совмещающие работу с обучением, ежегодный
оплачиваемый отпуск по соглашению с работодателем
могут присоединить к учебному отпуску
Лица, работающие по совместительству. Таким работникам отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и иные лица, на которых распространяется действие Закона РФ
от 15.05.1991 г. №1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие
катастрофы на Чернобыльской АЭС»
Инвалиды войны
Участники Великой Отечественной войны и ветераны
боевых действий на территориях других государств,
ветераны труда и некоторые другие категории работников в соответствии с Федеральным законом от
12.01.1995 г. №5-ФЗ «О ветеранах»
Лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда»
Лица, работавшие в период Великой Отечественной
войны на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон
действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог
Герои СССР, Герои России, полные кавалеры ордена
Славы
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры
ордена Трудовой Славы
Нормативно-правовой акт
Статьи 122, 267 Трудового кодекса РФ
Статьи 122, 260 Трудового кодекса РФ
Статья 122 Трудового кодекса РФ
Статья 123 Трудового кодекса РФ
Статья 125 Трудового кодекса РФ
Статья 177 Трудового кодекса РФ
Статья 286 Трудового кодекса РФ
Статьи 14-17 Закона РФ от 15.05.1991 г.
№1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие
катастрофы на Чернобыльской АЭС»
Статья 14 Федерального закона от 12.01.1995 г.
№5-ФЗ «О ветеранах»
Статьи 16-17 Федерального закона от
12.01.1995 г. №5-ФЗ «О ветеранах»
Статья 18 Федерального закона от 12.01.1995 г.
№5-ФЗ «О ветеранах»
Статья 19 Федерального закона от 12.01.1995 г.
№5-ФЗ «О ветеранах»
Статья 8 Закона РФ от 15.01.1993 г. №4301-1
«О статусе Героев Советского Союза, Героев
Российской Федерации и полных кавалеров
ордена Славы»
Статья 6 Федерального закона от 09.01.1997 г.
№ 5-ФЗ «О предоставлении социальных гаран-
57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лица, награжденные знаком «Почетный донор России»
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне
Супруги военнослужащих одновременно с отпуском
военнослужащих
тий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
Статья 23 Федерального закона от 20.07.2012
№ 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»
Статья 2 Федерального закона от 10.01.2002 г.
№2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам,
подвергшимся радиационному воздействию
вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
Статья 11 Федерального закона от 27.05.1998 г.
№ 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем
рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий
год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания
того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 Трудового кодекса РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой
срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях (ст. 124
Трудового кодекса РФ):
 временной нетрудоспособности работника;
 исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено
освобождение от работы;
 в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
В случае возникновения оснований для продления или переноса отпуска работник
обязан сообщить об этом работодателю и в последующем представить соответствующий документ являющийся основанием для продления или переноса отпуска. Сообщить о причине переноса или продления отпуска работник может телеграфным (телефонным) сообщением.
Учитывая, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска на работу только с его согласия (ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса РФ),
отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о
выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой
дисциплины (п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О
применении судами РФ Трудового кодекса РФ»).
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.
ЗАО «МИРАНДА»
Отдел логистики
Директору П.П. Казимову
Докладная
13.08.2012 № 44
В связи с необходимостью организации отгрузки готовой продукции клиентам предприятия прошу
отозвать с 14.08.2012 из ежегодного отпуска, с его согласия, специалиста по логистике Иванова Г. А.
Начальник отдела
Подпись
А.А. Гуров
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Унифицированная форма № Т-7
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД
по ОКПО
Общество с ограниченной ответственностью «Империал»
(наименование организации)
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профсоюзной организации
от “ 13 ”
декабря
20 12 года №
2
Номер документа
Дата составления
5
14.12.2012
ГРАФИК ОТПУСКОВ
Структурное
подразделение
1
Администрация
Профессия
(должность)
по штатному
расписанию
2
Директор
Заместитель
директора
Инспектор по
кадрам
Коммерческий Начальник
отдел
коммерческого
отдела
Менеджер
Фамилия, имя, отчество
3
Табельный
Номер
4
количество
дней
(календарных,
рабочих)
5
Дата
8
9
28
02.06.2013
Смирнов Николай Петрович
Николаев Дмитрий Сергеевич
004
28
04.06.2013
005
28
13.05.2013
Исаев Илья Львович
006
28
01.09.2013
Николаев
(должность)
Перенесение отпуска
7
002
Начальник КО
декабря
6
Кокотеева Ольга Сергеевна
Руководители структурных подразделений
“ 14 ”
(расшифровка подписи)
Дата предполагаемого отпуска
30.07.2013
Смирнов
Бузуев
(подпись)
Основание
28
(должность)
Е. Н. Бузуев
фактическая
001
Инспектор по кадрам
(должность)
2013
ОТПУСК
директор
запланированная
Бузуев Евгений Николаевич
Руководитель кадровой службы
Год
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Код
0301020
20 12 года
Примечание
10
Н. П. Смирнов
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Д. С. Николаев
59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
ЗАО «МИРАНДА»
Отдел логистики
Директору П. П .Казимову
Заявление
13.08.2012 № 79
На отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью с 14.08.2012 согласен. За оставшуюся часть трудового отпуска в количестве 5 календарных дней прошу выплатить денежную компенсацию.
Специалист по логистике
Визы
да.
Подпись
Г. А. Иванов
Не допускается отзыв из отпуска:
 работников в возрасте до восемнадцати лет;
 беременных женщин;
 работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями тру-
Для отдельных категорий работников ст. 122 Трудового кодекса РФ предусмотрено исключение из общего правила.
Так, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по
заявлению работника должен быть предоставлен женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него. В данном случае дату ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск работница определяет самостоятельно. Как правило, в
таких случаях ежегодный отпуск перерастает в отпуск по беременности и родам.
Указанное право закреплено также в ст. 260 Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что перед отпуском по беременности и родам женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя.
Таким образом, для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в данном
случае женщина должна подать заявление, приложив к нему соответствующий документ, подтверждающий беременность, а работодатель обязан такой отпуск предоставить.
По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен
и до истечения шести месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ). До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть
предоставлен (ст. 122 Трудового кодекса РФ):
 женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно
после него;
 работникам в возрасте до восемнадцати лет;
 работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
 в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Оформление ежегодного основного отпуска
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику, применяются
формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а
«Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В соответствии с Письмом Федеральной службы по труду и занятости от
14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно.
Приказ составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом,
подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляются работнику под расписку.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2 ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или
№ Т-54а) и бухгалтером производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Унифицированная форма № Т-6
Код
0301005
Форма по ОКУД
по ОКПО
Общество с ограниченной ответственностью «Империал»
(наименование организации)
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ
54 к
20.05.2013
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Табельный номер
Кокотеевой Ольге Сергеевне
002
Предоставить отпуск
(фамилия, имя, отчество)
администрация
(структурное подразделение)
заместитель директора
(должность (специальность, профессия))
за период работы с « 12 »
марта
20 12 г.
по « 11 »
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на
с « 03 »
и (или)
Б.
июня
20 13 г.
по « 30 »
марта
28
июня
20 13 г.
календарных дней
20 13 г.
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))
на
с«
календарных дней
»
20
г.
В. Всего отпуск на
с « 03 »
июня
по «
»
28
20 13 г.
Руководитель организации
20
г.
календарных дней
по « 30 »
июня
директор
(должность)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
20 13 г.
Бузуев
(личная подпись)
Кокотеева
(личная подпись)
« 20 »
Е. Н. Бузуев
(расшифровка подписи)
мая
20
13
Учебный отпуск
Работникам, совмещающим обучение с трудовой деятельностью, предоставляются
определенные гарантии и компенсации:
 дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка;
 отпуск без сохранения заработной платы;
61
г.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно (1 раз в
учебном году).
Гарантии и компенсации предоставляются только в том случае, если учебное заведение имеет государственную аккредитацию, работник обучается в нем успешно и получает образование соответствующего уровня впервые (ст.177 Трудового кодекса РФ).
Продолжительность дополнительного отпуска и отпуска без сохранения заработной платы зависит от того, в каком учебном заведении учится работник.
Таблица 4
Виды и продолжительность учебных отпусков для работников, обучающихся в
высшем учебном заведении
Назначение отпуска
Количество дней
Для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах
40 календарных дней
Для прохождения промежуточной аттестации после второго курса
Для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых
государственных экзаменов
Для сдачи итоговых государственных экзаменов
работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального
образования
работникам - слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов
работникам, обучающимся в имеющих
государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме
обучения, совмещающим учебу с работой,
для прохождения промежуточной аттестации
50 календарных дней
Условия предоставления
отпуска
дополнительные отпуска с
сохранением среднего заработка
4 месяца
1 месяц
15 календарных дней
отпуск без сохранения заработной платы
15 календарных дней
15 календарных дней
Работникам, успешно обучающимся по заочной форме обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно, в том случае, если работник обучается в образовательном учреждении среднего профессионального образования, работодатель оплачивает 50% стоимости проезда.
Работнику, обучающемуся в образовательном учреждении на период десять учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная
на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается
50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда.
По соглашению сторон трудового договора сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю
либо сокращения продолжительности рабочего дня в течение недели.
62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Таблица 5
Виды и продолжительность учебных отпусков для работников, обучающихся в образовательном учреждении среднего профессионального образования
Назначение отпуска
Для прохождения промежуточной аттестации на
первом и втором курсах
Для прохождения промежуточной аттестации
после второго курса
Для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов
Для сдачи итоговых государственных экзаменов
работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования
работникам - слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего
профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов
работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования
по очной форме обучения, совмещающим учебу с
работой, для прохождения промежуточной аттестации
Количество дней
30 дней
40 дней
Условия предоставления отпуска
дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка
2 месяца
1 месяц
10 календарных
дней
отпуск без сохранения заработной платы
10 календарных
дней
10 календарных
дней
Учебный отпуск предоставляется только после предъявления работником справкивызова учебного заведения.
Форма справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию, утверждена Приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057.
Формы справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного оплачиваемого отпуска и других льгот, связанных с обучением в среднем
специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, утверждены Приказом Министерства образования Российской Федерации от 17.12.2002 № 4426.
К дополнительным отпускам, по соглашению работодателя и работника могут
присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска.
В том случае, если работник предоставил справку-вызов из образовательного учреждения, то работодатель обязан предоставить ему дополнительный оплачиваемый
отпуск. Действия работодателя в случае замены учебного отпуска ежегодным основным отпуском либо в случае непредставления учебного отпуска могут быть обжалованы работником в суде.
Отпуск без сохранения заработной платы
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по
его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 Трудового кодекса РФ).
Работодатель не имеет права по собственной инициативе отправить работников в
отпуск без сохранения заработной платы.
Согласно ст.128 Трудового кодекса РФ такой отпуск может быть предоставлен
только по инициативе работника по его письменному заявлению.
63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить
отпуск без сохранения заработной платы:
 работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней
в году (ст. 128 Трудового кодекса РФ);
 родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году (ст. 128 Трудового кодекса РФ);
 работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году (ст. 128 Трудового
кодекса РФ);
 работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких
родственников - до пяти календарных дней (ст. 128 Трудового кодекса РФ);
 женщинам - по уходу за ребенком до достижения ребенком возраста трех лет
(с выплатой пособия по государственному социальному страхованию). Такой отпуск
может быть использован полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другими родственниками или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком (ст.256 Трудового кодекса РФ);
 лицам, осуществляющим уход за детьми (ст.263 Трудового кодекса РФ);
 лицам, работающим в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - на
время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации, устанавливаются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, - органами местного самоуправления, в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, - работодателем)
(ст.322 Трудового кодекса РФ);
 совместителю - если по совмещаемой работе продолжительность ежегодного
оплачиваемого отпуска меньше продолжительности такого отпуска по основному месту работы, на недостающие до этой продолжительности дни (ст.286 Трудового кодекса
РФ);
 работникам, поступающим в образовательные учреждения высшего и среднего
профессионального образования и успешно обучающимся в них, работодатель обязан
предоставлять дополнительные отпуска установленной Трудовым кодексом продолжительности и при соблюдении предусмотренных Трудовым кодексом условий (ст.173 и
ст.174 Трудового кодекса РФ);
 гражданам, удостоенным звания Героя Социалистического Труда или награжденным орденом Славы трех степеней (полным кавалерам ордена Трудовой Славы)
предоставляются дополнительные отпуска без сохранения заработной платы сроком до
трех недель в год в удобное для них время (ст.6 Федерального закона от 09.01.1997 №
7-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и
полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
 доверенным лицам зарегистрированных кандидатов, избирательных объединений, избирательных блоков на период полномочий работодатель обязан предоставить
неоплачиваемый отпуск по их просьбе (ст.43 Федерального закона от 12.06.2002 № 67ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме
граждан Российской Федерации»).
64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Отпуск предоставляется работнику на основании его заявления. Оформляется отпуск без сохранения заработной платы по формам № Т-6 «Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», утвержденным Постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 № 1.
В соответствии с Письмом Федеральной службы по труду и занятости от
14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно.
Приказ составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом,
подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляются работнику под расписку.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС).
4.4. Документирование командирования работника
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на
определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути
или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166
Трудового кодекса РФ).
Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную
командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего
заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об
особенностях направления работников в служебные командировки» в командировки
направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. В таком
случае работни
к, направленный в командировку обязан:
 добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
 соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
 соблюдать трудовую дисциплину;
 выполнять установленные нормы труда;
 соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
 незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя и др. (ст.21 Трудового кодекса РФ)
Порядок оформления служебных командировок:
1.
При направлении работника в командировку, необходимо оформить служебное задание по форме № Т-10а. По возвращении из командировки работник на бланке
служебного задания должен заполнить раздел 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения,
в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
2.
На основании служебного задания составляется приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или Т-9а (если в командировку направляются
несколько работников). Формы бланков утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Командировочное удостоверение выписывается на основании приказа о направлении работника в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки
о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.
При направлении работника в загранкомандировку в страну с визовым режимом
въезда оформлять командировочное удостоверение не нужно. Даты въезда в страну и
выезда из нее указываются в загранпаспорте командированного работника.
4. Все командировочные удостоверения регистрируются в Журнале учета работников, выбывающих в командировки.
ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
(наименование организации)
№ п/п
1
Фамилия, имя и отчество Дата и номер команкомандированного ра- дировочного удостоботника
верения
2
3
Место командирования
наименование оргапункт назначения
низации
4
5
Если в вашу организацию прибывает в командировку работник из другого предприятия, то его командировочное удостоверение регистрируется в Журнале учета работников, прибывающих в командировки. Формы этих журналов приведены в приложениях № 2, № 3 Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Все документы должны быть заполнены при оформлении служебной
командировки работника. При этом не имеет значения, направляется работник в другую организацию или филиал, участок или иное структурное подразделение организации, с которой работник состоит в постоянных трудовых отношениях, если при этом он
не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.
Командировку на один день оформляют в обычном порядке (служебное задание
для направления в командировку и отчета о его выполнении, Приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, авансовый отчет, регистрация командировочного удостоверения в Журнале учета работников, выбывающих в командировки). При этом, в силу Постановления Правительства Российской Федерации
от 13.10.2008 № 749 при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет
возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не
выплачиваются, таким образом, при командировке на один день суточные не выплачиваются. Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники
в возрасте до 18 лет. Некоторых работников можно направить в командировку только с
их письменного согласия (ст. 259 Трудового кодекса РФ).
Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 установлены, размеры
возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Вместе с тем размеры установленные в данном постановлении не
ограничивает возмещение расходов (при условии, что они произведены работником с
разрешения или ведома работодателя) в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ
в большем размере (Письмо Минфина России от 31.10.2006 № 14-05-04/19).
66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Унифицированная форма № Т-10а
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1
Код
0301025
Форма по ОКУД
по ОКПО
Открытое акционерное общество «Центролит»
(наименование организации)
Номер
документа
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ
15
для направления в командировку и отчет о его выполнении
Дата
составления
15.03.2012
Табельный номер
Иванов Иван Иванович
123
(фамилия, имя, отчество)
Командировка
Профессия (должность),
Структурное
разряд, класс (категоПодразделение
рия) квалификации
1
Отдел продаж
место назначения
2
Менеджер
страна, город
организация
начала
окончания
всего
3
г. Москва
4
ООО «Старт»
5
16.03.2012
6
20.03.2012
7
5
Содержание задания (цель)
Руководитель
Организации
Начальник
отдела
директор
(должность)
(должность)
Павлов
(подпись)
Митин
(подпись)
не считая времени
нахождения в пути
8
4
организация – Основание
плательщик
9
ОАО «Центролит»
10
Приказ директора
Краткий отчет о выполнении задания
11
Заключение договора на поставку готовой продукции
Руководитель
структурного подразделения
срок
(календарные дни)
дата
Договор с ООО «Старт» заключен
С. М. Павлов
Работник
12
Иванов
(подпись)
(расшифровка подписи)
Заключение о выполнении задания Задание выполнено
Н. Т. Митин
Руководитель
структурного подразделения
(расшифровка подписи)
Начальник
отдела
(должность)
“ 21 ”
Павлов
(подпись)
марта
С. М. Павлов
(расшифровка подписи)
20 12 года
67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Унифицированная форма № Т-9
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1
1.
Форма по ОКУД
по ОКПО
Открытое акционерное общество «Центролит»
(наименование организации)
Номер документа
ПРИКАЗ
32к
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
Код
0301022
Дата
15.03.2012
Табельный номер
123
Иванова Ивана Ивановича
(фамилия, имя, отчество)
менеджер
(наименование профессии (должности))
Отдел продаж
(наименование структурного подразделения)
Россия, г. Москва
(место назначения (страна, город, организация))
ООО «Старт»
с
“ 16
с целью
”
календарных
дней
5
сроком на
марта
2
0
1
года
2
по
20“
марта
”
2
0
1
2года
Заключение договора на поставку готовой продукции
Командировка за счет средств
ОАО «Центролит»
Основание:
Служебное задание № 15 от 15.03.2012 г.
(служебное задание, другое основание (номер, дата))
Руководитель организации
директор
(должность)
С приказом (распоряжением) ознакомлен
Митин
(подпись)
Иванов
(подпись работника)
Н. Т. Митин
15
“
(расшифровка подписи)
” марта
20
12
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками
работников, не финансируемых из федерального бюджета устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок
возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст.
168.1 Трудового кодекса РФ)
Следовательно, каждый работодатель самостоятельно решает вопрос о размере
расходов, связанных со служебными командировками работников.
Срок служебной командировки
В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №
749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и
других особенностей служебного поручения. Трудовой кодекс РФ не предусматривает
ограничение срока командировки.
68
года
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Унифицированная форма № Т-10
Форма по ОКУД
по ОКПО
Открытое акционерное общество «Центролит »
(наименование организации)
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Номер документа
32к
Иванов Иван Иванович
(фамилия, имя, отчество)
менеджер
(наименование профессии (должности))
Отдел продаж
(наименование структурного подразделения)
Россия, г. Москва, ООО «Старт»
(место назначения (страна, город, организация))
Работник
командируется в
Код
0301024
Дата составления
15.03.2012
Табельный номер
123
для заключения договора на поставку готовой продукции
(цель командировки)
на
5
дней (не считая времени нахождения в пути)
с “ 16 ” марта 20 12 года по “ 20 ” марта 20 13 года
Действительно по предъявлении паспорт или документа его заменяющего
_____________________________________________________
Руководитель
директор
(должность)
Митин
(подпись)
Н. Т. Митин
(расшифровка подписи)
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из ___г.
Челябинска_________________________
“
Специалист по кадрам
16 ”
Должность
марта 20 12 года
Карпова
_______________Е. Н. Карпова_________
подпись
М.П.
Выбыл из ___г.
Москва____________________________
“
Специалист по кадрам
Должность
19 ”
марта 20 12 года
Сидорова
подпись
______________Е. К. Сидорова_________
М.П.
Прибыл в ___г.
Москва____________________________
“
Специалист по кадрам
16 ”
Должность
марта 20 12 года
Сидорова
подпись
______________Е. К. Сидорова_________
М.П.
Прибыл в ___г.
Челябинск________________________
“
Специалист по кадрам
Должность
20 ”
марта 20 12 года
Карпова
_______________Е. Н. Карпова_________
подпись
М.П.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов
включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и
позднее - последующие сутки.
69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного
пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда
из командировки решается по договоренности с работодателем.
Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством
Российской Федерации.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за
дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется
средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и
работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у
обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между
командирующими работодателями по соглашению между ними.
Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Особенности направления работника в командировку в выходной или нерабочий праздничный день
В соответствии со ст. 113 Трудового кодекса РФ работа в выходные и нерабочие
праздничные дни запрещена. Положения ст. 113 Трудового кодекса РФ в равной степени распространяется и на случаи направления работника в командировку в выходные
или нерабочие праздничные дни, привлечение его к работе в эти дни уже в командировке. Однако есть исключения. Так, в соответствии с ч. 2 ст. 113 Трудового кодекса
РФ привлечь работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни можно в
случае необходимости выполнения заранее не предвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или
ее отдельных структурных подразделений, индивидуального предпринимателя, но
только с письменного согласия. То есть работник вправе отказаться выезжать в командировку (работать в командировке) в выходные дни или в нерабочие праздничные дни.
Такой отказ невозможен только при наличии чрезвычайных обстоятельств.
Прежде чем издать приказ о направлении работника в командировку, в котором
дата начала командировки будет совпадать с выходным или нерабочим праздничным
днем, работодателю следует получить письменное согласие работника на привлечение
его к работе в выходной день, оформленное отдельным документом.
В соответствии со ст. 113 Трудового кодекса РФ привлечение работника к работе в
выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению
работодателя.
Т.е. привлечение работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни,
совпадающие с командировкой, нужно оформлять отдельным приказом.
Оформление отмены командировки
1 . Оформление причин отмены командировки.
70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Чаще всего процедура оформления отмены командировки начинается с письменного подтверждения причин такой отмены. На этом этапе командированный сотрудник
или его непосредственный руководитель (в зависимости от причин отмены командировки) могут оформить докладную записку на имя руководителя организации с указанием причины отмены командировки. К ней могут быть приложены документы, подтверждающие необходимость отмены командировки: копия листка временной нетрудоспособности, письмо делового партнера о переносе или отмене переговоров и др.
2. Издание приказа об отмене командировки.
Приказ составляется в произвольной форме, потому что унифицированной формы
нет.
3. Аннулирование командировочного удостоверения
На основании изданного приказа необходимо произвести запись об аннулировании
командировочного удостоверения в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
4. Возврат выданного аванса и документов по несостоявшейся командировке, пересчет командировочных расходов.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня
истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на
работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами, например:
 документ, подтверждающий возврат проездных билетов, в котором указано,
какая сумма возвращена, а какая удержана;
 справка от перевозчика, подтверждающая отмену авиарейса в силу форсмажорных обстоятельств;
 справка от авиакомпании о том, что билет не подлежит возврату;
 документы, подтверждающие оплату стоимости оформления и выдачи въездной визы и др.
Срок возврата полученного аванса по несостоявшейся командировке целесообразно предусмотреть и в локальном нормативном акте, например о служебных командировках.
В этом акте также следует предусмотреть порядок отмены командировки и его документальное оформление.
Сданный работником авансовый отчет утверждается руководителем организации.
Далее необходимо произвести перерасчет произведенных расходов.
На основании приказа и утвержденного авансового отчета у работника получают
неизрасходованную часть аванса.
4.5.Учет рабочего времени
Для учета рабочего времени применяются формы № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» и № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени». Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
Табель учета использования рабочего времени составляет работник кадровой
службы, бухгалтер или другой сотрудник, уполномоченный на это руководителем организации.
В табеле указывают фактически отработанные часы и дни, время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому сотруднику, состоящему в штате организации.
71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Отметки в табеле о причинах неявок на работу делают на основании соответствующих документов (например, на основании листка нетрудоспособности и т. д.).
Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц.
В конце месяца табель передают в бухгалтерию.
Заполненный табель хранят в архиве организации в течение пяти лет.
Табель учета рабочего времени формы № Т-12 и формы № Т-13 не применяется
органами государственной власти, органами местного самоуправления, органами
управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, бюджетными учреждениями.
72
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКОВ
5.1. Увольнение при нарушении правил заключения трудового договора
Если после заключения трудового договора установлено, что какое либо правило заключения не было выполнено, то трудовой договор подлежит досрочному расторжению по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Прекращение трудового договора осуществляется
при невозможности перевода работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (ст. 84 ТК РФ). При этом работодатель обязан предлагать
работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если
это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Если нарушение установленных Трудовым Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора допущено не по вине работника, то работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Если нарушение указанных правил допущено по вине работника, то работодатель не обязан предлагать ему другую работу, а выходное пособие работнику не выплачивается
(ст. 84 ТК РФ).
Под виной работника следует понимать сокрытие или искажение им каких-либо
данных о себе (образование, состояние здоровья, наличие судимости, запрещающей
заниматься определенными видами деятельности и т.п.).
Факт возникновения указанных ситуаций должен быть документально подтвержден, как и невозможность продолжения работником прежней работы, а также отсутствие у работодателя другой работы.
Для документального подтверждения отсутствия у работодателя другой работы
ему необходимо составить уведомление, которое может выглядеть следующим образом:
Кладовщику Карпову К. Н.
Уведомление
Уважаемый Константин Николаевич!
В связи с выявлением нарушения установленных обязательных правил при заключении с Вами
трудового договора он в соответствии с ч.1 ст.84 Трудового кодекса Российской Федерации подлежит
расторжению.
Поскольку в настоящее время организация не располагает другой работой, которая могла бы быть
предложена Вам с учетом уровня квалификации и состояния здоровья, мы вынуждены уведомить Вас о
том, что в связи с изложенным Вы подлежите увольнению с 13.05.2013 по основанию, предусмотренному п.11 ч.1 ст.77 Трудового кодекса Российской Федерации.
О порядке расчета с организацией Вы будете дополнительно проинформированы администрацией
организации.
Генеральный директор
29.04.2013
Смирнов
Ознакомлен
29.04.2013
Карпов
Н.Н. Смирнов
К. Н. Карпов
При отказе работника ознакомиться с уведомлением составляется акт об отказе.
При согласии работника на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья и по уровню квалификации, издается соответствующий приказ.
73
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если работник отказывается от перевода, то трудовой договор с ним прекраща-
ется.
Образец приказа о прекращении трудового договора с работником
Унифицированная форма № Т-8
Код
Форма по ОКУД
0203005
по ОКПО
Открытое акционерное общество «Омега»
наименование организации
Номер документа
Дата составления
12 л/с
13.05.2013
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
«04» февраля 2013 года № 2,
Прекратить действие трудового договора от
уволить
«13» мая 2013 года
(ненужное зачеркнуть)
Табельный номер
23
Карпова Константина Николаевича
фамилия, имя, отчество
административно-хозяйственный отдел
структурное подразделение
кладовщик
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
В связи с заключением трудового договора с нарушением приговора суда о лишении работника
права занимать должности о полной материальной ответственностью и его отказом от перевода на
другую работу (пункт 11 части 1 статьи 77, пункт 1 части 1 и часть 2 статьи 84 Трудового кодекса
Российской Федерации)
основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)
Основание (документ, номер, дата):
Трудовой договор от 04.02.2013 № 2
заявление работника, служебная записка, мед. заключение и т.д.
Приговор Курчатовского районного суда г. Челябинска от 14.01.2013, заявление Карпова К. Н. об
отказе от перевода на вакантную должность от 30.04.2013
Руководитель организации
генеральный директор
должность
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
Смирнов
личная подпись
Карпов
личная подпись
Н. Н. Смирнов
расшифровка подписи
«13» мая 2013 года
Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме
(от
"
"
20
г. N
) рассмотрено
5.2. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В соответствии с ч. 1 ст. 80 Трудового кодекса РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не
позднее чем за две недели.
Исключением из этого правила являются:
 руководители организации и члены коллегиального исполнительного органа
организации, для которых установлен срок предупреждения работодателя об увольнении не позднее 1 месяца (ст. 280 Трудового кодекса РФ);
 работники занятые на сезонных работах, для которых срок предупреждения
работодателя об увольнении установлен в 3 календарных дня (ст. 296 Трудового кодекса РФ);
 работники, находящиеся на испытательном сроке (ст. 71 Трудового кодекса
РФ);
 работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 292
Трудового кодекса РФ).
В соответствии со ст. 14 Трудового кодекса РФ в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий
за ним рабочий день.
Течение срока предупреждения об увольнении работодателя начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
Работник может расторгнуть любой трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, срочный трудовой договор и др.
Трудовой договор по инициативе работника может быть расторгнут в любое время, даже если работник может находиться в учебном или ежегодном отпуске, быть
временно нетрудоспособным и т.д. Трудовой кодекс не содержит условий, которые ограничивают моменты увольнения работников. Если работник отсутствует на рабочем
месте (находится в отпуске или командировке и т.д.) он может отправить заявление
любым способом (телеграммой, факсом, по почте). Трудовой кодекс не содержит никаких запретов по поводу способов подачи заявления об увольнении. Причину увольнения в заявлении указывать не обязательно.
Таким образом, сотрудник не всегда может быть на рабочем месте в день увольнения. Если сотрудник отсутствует на работе в день увольнения, работодатель делает на
приказе об увольнении запись о невозможности довести приказ до сведения работника
и указывает причину, например, нахождение работника в отпуске (ч .2 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).
При расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному
желанию) увольнение производится по п. 3 части первой ст. 77 Трудового кодекса РФ.
В соответствии с п. 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в 3 разделе
трудовой книжки работника делается запись: «Уволен по собственному желанию, п. 3
ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ».
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника ему могут быть выданы и другие документы, связанные с работой (например,
справка о заработной плате или периоде работы у работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
При увольнении работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все
неиспользованные отпуска (ст. 127 Трудового кодекса РФ). Неиспользованные отпуска
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
могут быть предоставлены с последующим увольнением. Для этого работнику необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением. В данном случае днём
увольнения будет считаться последний день отпуска.
Расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае,
когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением.
Если работник утверждает, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию, то это обстоятельство подлежит проверке и обязанность доказать его возлагается на работника.
В соответствии с ч. 2 ст. 80 Трудового кодекса РФ трудовой договор может быть
расторгнут по соглашению между работником и работодателем и до истечения срока
предупреждения об увольнении.
Предупреждение об увольнении дает возможность работодателю подыскать на место увольняющегося другого работника. Таким образом, работник не имеет право расторгнуть трудовой договор без согласия работодателя. Если работник оставил работу,
не отработав установленный законом срок, то этот факт будет расцениваться как прогул, дающий основание уволить работника по инициативе работодателя - пп. «а» п. 6
ст. 81 Трудового кодекса РФ.
С другой стороны работодатель также не может расторгнуть трудовой договор без
согласия работника. Нередко работник идет на увольнение под влиянием семейных,
личных и других обстоятельств, в течение этого срока он может переосмыслить свое
решение и остаться на работе.
Таким образом сокращение срока отработки в одностороннем порядке не допускается.
В соответствии с ч. 3 ст. 80 Трудового кодекса РФ в случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено
невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение,
выход на пенсию либо наличие иных уважительных причин), работодатель должен
уволить сотрудника без двухнедельной отработки (в списке уважительных причин говорится и о других случаях, т.е. список является не закрытым).
В п. 22 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»
указаны следующие случаи, при наступлении которых работодатель должен уволить
сотрудника без двухнедельной отработки:
 зачисление в образовательное учреждение;
 выход на пенсию;
 направление мужа (жены) на работу за границу, к новому месту службы;
 нарушение работодателем трудового законодательства.
В совокупности норм, предусмотренных Трудовым кодексом и Постановлением
Минтруда России от 10.10.2003 № 69, можно сделать вывод, что необходимость осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет также является одним из случаев, когда работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении
работника.
В своем заявлении на увольнение работник просит уволить его по собственному
желанию и указывает причину невозможности продолжения им работы, например выход на пенсию. В этом случае в соответствии с п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек в трудовой книжке производится запись: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации».
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Еще одно обстоятельство при котором работнику невозможно продолжать работу
является установленное нарушение работодателем трудового законодательства и иных
нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора. В
этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника. При этом необходимо иметь в виду, что названные нарушения могут быть установлены, в частности, органами, осуществляющими государственный
надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, профессиональными
союзами, комиссиями по трудовым спорам, судом.
В соответствии с ч. 4 ст. 80 Трудового кодекса РФ работник имеет право в любое
время отозвать свое заявление до истечения срока предупреждения об увольнении.
Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с п. 4 ст. 64 Трудового кодекса
РФ не может быть отказано в заключении трудового договора.
Стоит указать, что если в организации ведется журнал учета заявлений, то отзыв
заявления об увольнении должен оформляться письменным заявлением работника.
В соответствии с ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса РФ по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. С другой стороны по
истечении срока предупреждения работодатель не вправе задерживать работника. Никакие причины (денежная задолженность, необходимость доделать начатую работу, не
сданы материальные ценности и т.д.) не могут служить для этого основанием.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику
трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несёт материальную ответственность - он обязан возместить работнику не полученный им заработок в связи с незаконным лишением возможности трудиться (ст. 234 Трудового кодекса РФ).)
В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в случае, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его
отсутствием, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости
явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня
направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности
за задержку выдачи трудовой книжки.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести расчет с
работником. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы
должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным
работником требования о расчете в соответствии со ст. 140 Трудового кодекса РФ.
В соответствии с ч. 6 ст. 80 Трудового кодекса РФ если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на своем увольнении, то действие трудового договора продолжается.
5.3. Увольнение при переводе работника к другому работодателю
Перевод работника на постоянную работу к другому работодателю может быть
осуществлен по письменной просьбе работника или с его письменного согласия. При
этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается по п.5 ч.1 ст. 77 ТК
РФ.
77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При переводе работника к другому работодателю по его инициативе, основанием
для увольнения является приглашение (либо запрос) на работу в письменной форме от
нового работодателя.
Запрос оформляется на бланке организации и заверяется подписью руководителя и
печатью работодателя.
Открытое акционерное общество «Империал»
Генеральному директору ООО «Мир»
Давыдову В. В.
Исх. № 10/1
19.07.2013
Уважаемый Виктор Викторович!
Прошу Вас дать свое согласие на увольнение в порядке перевода из ООО «Мир» в ОАО «Империал» бухгалтера Зайкову Дарью Владимировну. Если Вы примете положительное решение по данному
вопросу, То Д. В. Зайкова будет зачислена в штат с 1 августа 2013 г. на должность главного бухгалтера.
Петров
Генеральный директор
Е. А. Петров
При принятии положительного решения работодатель, с которым работник в настоящее время состоит в трудовых отношениях, должен направить подтверждение о
согласии на перевод, которое может выглядеть следующим образом.
Общество с ограниченной ответственностью «Мир»
Генеральному директору
ОАО «Империал»
Е. А. Петрову
Исх. № 15/01
22.07.2013
Уважаемый Евгений Александрович!
На ваш запрос об увольнении в порядке перевода из ООО «Мир» в ОАО «Империал» бухгалтера
Зайковой Д. В. отвечаем, что у администрации ООО «Мир» нет оснований для возражения. Согласие
сотрудницы на перевод получено – заявление Зайковой Д. В. от 20.07.2013.
Увольнение Д. В. Зайковой из ООО «Мир» в порядке перевода будет оформлено 1 августа 2013 г.
Генеральный директор
Давыдов
В. В. Давыдов
При расторжении трудового договора по соответствующему основанию работник
обязан написать заявление об увольнении в порядке перевода к другому работодателю.
Генеральному директору ООО «Мир»
В. В. Давыдову
бухгалтера
Зайковой Д. В.
заявление
Прошу уволить меня в порядке перевода в ОАО «Империал» с 1 августа 2013 г.
Приложение: Запрос от генерального директора ОАО «Империал» исх. № 10/1 от 19.07.2013 с просьбой
о переводе.
20.07.2013
Зайкова
Д. В. Зайкова
78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Перевод работника на постоянную работу к другому работодателю осуществляется
путем его увольнения с прежнего места работы и приема на работу к новому работодателю.
Унифицированная форма № Т-8
Код
Форма по ОКУД
0203005
по ОКПО
Общество с ограниченной ответственностью «Мир»
наименование организации
Номер документа
Дата составления
12 л/с
01.08.2013
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
«04» февраля 2013 года № 2,
Прекратить действие трудового договора от
уволить
«01» августа 2013 года
(ненужное зачеркнуть)
Табельный номер
Зайкову Дарью Владимировну
фамилия, имя, отчество
бухгалтерия
структурное подразделение
бухгалтер
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
23
перевод работника по его просьбе на работу в ОАО «Империал» (пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)
основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)
Основание (документ, номер, дата):
Руководитель организации
заявление Зайковой Д. В. от 20.07.2013
заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.
генеральный директор
должность
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
Давыдов
личная подпись
Зайкова
личная подпись
В. В. Давыдов
расшифровка подписи
«01» августа 2013 года
Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме
(от "
"
20
г. №
) рассмотрено
5.4. Расторжение трудового договора по соглашению сторон
Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон
трудового договора по п. 1 части первой ст. 77 Трудового кодекса РФ (ст. 78 Трудового
кодекса РФ). Это значит, что ст. 78 Трудового кодекса РФ позволяет уволить работника и в период нахождения его в отпуске, и в период его временной нетрудоспособости,
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
чего нельзя сделать при расторжении договора по инициативе работодателя (за исключением случаев ликвидации организации или прекращения деятельности работодателя физического лица). При этом никакого контроля со стороны профсоюзных организаций
за увольнением работников по этому основанию не предусмотрено, а в случаях с работниками, не достигшими восемнадцатилетнего возраста - с государственной инспекцией труда и комиссией по делам несовершеннолетних.
Трудовое законодательство РФ не обязывает работодателя при увольнении работника по соглашению сторон предоставить другое рабочее место работнику.
Трудовое законодательство РФ не обязывает работодателя при увольнении работника по соглашению сторон выплачивать компенсацию работнику. Условия, на которых стороны расторгают трудовой договор по п. 1 части первой ст. 77 Трудового кодекса РФ устанавливаются работником и работодателем самостоятельно. В качестве
условий, при которых трудовой договор расторгается по п. 1 части первой ст. 77 Трудового кодекса РФ могут быть предусмотрены:
 условие, обязывающее работодателя предоставить другое рабочее место работнику;
 условие о выплате компенсации работнику и ее сумма и др.
Пример соглашения сторон о расторжении трудового договора
Дополнительное соглашение № 3
к трудовому договору от 23 марта 2009 г. № 46
г. Челябинск
13.05.2013
Открытое акционерное общество «Империал», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Бузуева С. С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сидоров
Петр Петрович, именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем.
1. Стороны договорились расторгнуть заключенный между Работником и Работодателем Трудовой
договор от 23.03.2009 № 46 в соответствии с п. 1 ст. 77 ТК РФ ( по соглашению сторон) и в порядке ст.
78 ТК РФ.
2. Днем увольнения Работника является его последний день работы – 13 мая 2013 г.
3. В последний рабочий день Работника Работодатель обязуется выдать Работнику оформленную
трудовую книжку и произвести с ним полный расчет.
4. В последний рабочий день Работодатель обязуется выплатить Работнику выходное пособие в
размере 20 000 (двадцать тысяч) руб., а Работник обязуется принять указанную сумму.
5. Работник и Работодатель подтверждают, что размер выходного пособия, установленный п. 4 соглашения, является окончательным и изменению (дополнению) не подлежит.
6. Стороны взаимных претензий друг к другу не имеют.
7. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой стороны и имеют
равную юридическую силу.
Адреса и реквизиты сторон:
Работодатель
Генеральный директор
МП
Работник:
Бузуев
Сидоров
С. С. Бузуев
П. П. Сидоров
Если расторжение трудового договора производится по инициативе работника,
то он должен написать работодателю о рассмотрении вопроса о расторжении трудового
договора по соглашению сторон.
80
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Генеральному директору
ОАО «Империал»
С. С. Бузуеву
менеджера отдела продаж
Сидорова П. П.
Уважаемый Сергей Сергеевич!
Прошу Вас рассмотреть вопрос о расторжении со мной трудового договора от 23.03.2009 № 46 в
соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (по соглашению сторон).
13 мая 2013 г.
Сидоров
П. П. Сидоров
Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, то письмо
можно оформить следующим образом:
Менеджеру отдела продаж
Сидорову П. П.
Уважаемый Петр Петрович!
Прошу Вас рассмотреть вопрос о расторжении с Вами трудового договора от 23.03.2009 № 46 в
соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (по соглашению сторон).
Предлагаю обсудить при встрече срок прекращения трудового договора и размер выходного пособия.
Генеральный директор
ОАО «Империал»
13.05.2013
Бузуев
С. С. Бузуев
Преимуществом для работодателя является то, что при увольнении по соглашению сторон работник не будет обращаться в суд с иском о восстановлении на работе
или предъявлять какие-либо требования при условии выполнения работодателем всех
условий, указанных в соглашении.
5.5. Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон
В ст. 83 ТК РФ установлен порядок расторжения трудового договора в связи с обстоятельствами, не зависящими от воли сторон. Соответствующее основание предусмотрено п.10 ч.1 ст.77 ТК РФ.
Трудовой договор подлежит прекращению по следующим обстоятельствам, не зависящим от воли сторон:
1) призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее
альтернативную гражданскую службу;
2) восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
3) неизбрание на должность;
4) осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;
5) признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
6) смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание
судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
7) наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария,
81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;
8) дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
9) истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
10) прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска;
11) отмена решения суда или отмена (признание незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе;
12) приведение общего количества работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствие с допустимой долей таких работников, установленной Правительством Российской Федерации для работодателей, осуществляющих на территории Российской Федерации определенные виды экономической деятельности;
13) возникновение установленных настоящим Кодексом, иным федеральным законом и исключающих возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору ограничений на занятие определенными видами трудовой деятельности.
Прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пунктами 2,
8, 9, 10 или 13 части первой статьи 83 ТК РФ, допускается, если невозможно перевести
работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу
(как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так
и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Основаниями прекращения трудового договора по п. 6 ст. 83 Трудового кодекса
РФ являются смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно
отсутствующим.
В соответствии со ст. 42 Гражданского кодекса РФ гражданин может быть по заявлению заинтересованных лиц признан судом безвестно отсутствующим, если в течение
года в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания. Заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении гражданина умершим
подается в суд по месту жительства или месту нахождения заинтересованного лица.
Порядок подачи и содержание заявления о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении гражданина умершим регулируются гл. 30 Гражданского
процессуального кодекса РФ.
В соответствии со ст. 45 Гражданского кодекса РФ гражданин может быть объявлен судом умершим, если в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания
в течение пяти лет, а если он пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного
82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
случая, - в течение шести месяцев. Днем смерти гражданина, объявленного умершим,
считается день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим.
В случае объявления умершим гражданина, пропавшего без вести при обстоятельствах,
угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, суд может признать днем смерти этого гражданина день его
предполагаемой гибели. Заявление об объявлении гражданина умершим подается в суд
по месту жительства или месту нахождения заинтересованного лица. Порядок подачи и
содержание заявления регулируются гл. 30 Гражданского процессуального кодекса РФ.
Решение суда об установлении факта смерти или об объявлении лица умершим,
вступившее в законную силу, является основание для внесения записи о смерти гражданина в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (ст. 64 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст. 279
Гражданского процессуального кодекса РФ).
Днем смерти лица в записи акта о смерти указывается день вступления решения
суда в законную силу или установленный решением суда день смерти (ст.
67Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»).
Датой прекращения трудового договора является дата смерти работника либо работодателя - физического лица либо дата вступления в законную силу решения суда о
признании работника либо работодателя - физического лица безвестно отсутствующим
или об объявлении его умершим, если иная дата не будет оговорена в самом решении.
Приказ о прекращении трудового договора издается на основании:
1. свидетельства о смерти работника;
2. вступившего в законную силу решения суда о признании работника умершим;
3. вступившего в законную силу решения суда о признании работника безвестно
отсутствующим.
В соответствии с п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 в случае смерти работника трудовая
книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по
почте по письменному заявлению одного из родственников.
Личность родственника, а также наличие у него родственных связей с умершим
работником должны быть документально подтверждены.
При выдаче на руки родственникам умершего работника трудовой книжки и не
полученной ко дню смерти работника заработной платы необходимо затребовать у родственников:
 оригинал свидетельства о смерти работника или надлежаще заверенную копию вступившего в законную силу решения суда о признании работника
безвестно отсутствующим или умершим;
 документ, подтверждающий родство с работником;
 паспорт.
Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы организации, подшиваются в личное дело работника, а в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
В соответствии со ст. 141 Трудового кодекса РФ заработная плата, не полученная
ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иж-
83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не
позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.
5.6. Увольнение по истечении срока трудового договора
Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть
установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ,
Максимальный срок срочного трудового договора составляет пять лет. Если в договоре указан больший срок, то считается, что работник принят на постоянную работу.
Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. Работодатель обязан предупредить работника о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия в письменной форме не менее чем за три календарных дня
до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
В случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
При этом следует внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное
соглашение.
Для заключения дополнительного соглашения к трудовому договору работник должен написать заявление в произвольной форме.
Генеральному директору ООО «Старт»
Бузуеву С. Н.
от Петрова С. С.
Заявление
Настоящим выражаю свое согласие на продление срока трудового договора от 12.06.2010 № 34 по
31.12.2013.
14.06.2013
Петров
С. С. Петров
Затем издается приказ о продлении срока трудового договора, в котором следует
указать: «Продлить срок трудового договора от 12.06.2010 № 34, заключенного с
Петровым С. С., по соглашению сторон до 31.12.2013 включительно».
Если работодатель не предупредил работника об увольнении, то он не может уволить этого работника в связи с истечением срока трудового договора без его согласия.
Истечение срока трудового договора не влечет за собой автоматического прекращения его действия, поэтому для своевременного предупреждения работников об окончании срока действия договора работодателю нужно вести учет сроков окончания трудовых договоров.
Об истечении срока действия трудового договора работодатель обязан соответствующим образом уведомить работника. Оригинал уведомления вручается работнику
лично, а на копии уведомления работник должен поставить личную подпись, расшифровку подписи, а также указать дату получения уведомления. Копия уведомления подшивается в личное дело работника.
84
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Менеджеру отдела продаж
Зуеву В. Д.
Уведомление
Уважаемый Вадим Давыдович!
Руководствуясь ст. 58 Трудового кодекса РФ, уведомляем Вас о том, что организация не будет
продлевать действие заключенного с Вами срочного трудового договора. Срок действия трудового договора истекает 01.01.2013, поэтому Вы подлежите увольнению по основанию, предусмотренному п.2 ч.1
ст.77 Трудового кодекса РФ.
Благодарим Вас за проделанную работу. Одновременно сообщаем, что за Вами сохраняются права
на получение гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством РФ в отношении работников, увольняемых в связи с истечением срока действия трудового договора.
О порядке расчета с организацией Вы будете проинформированы дополнительно.
Генеральный директор
25.12.2012
С уведомлением ознакомлен
25.12.2012
Матвеев
Зуев
А. А. Матвеев
В. Д. Зуев
Если работник отказывается знакомиться с уведомлением, то составляется соответствующий акт.
С указанным приказом работник обязательно должен быть ознакомлен. Копия приказа подшивается в личное дело работника.
Если работник, отработав последний рабочий день, не вышел на работу после истечения срока действия трудового договора, то такой невыход не может считаться прогулом. При этом работодатель обязан произвести полный расчет с работником, а также
оформить и выдать ему все необходимые документы.
85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
6.1. Формирование кадровых документов в дела
Одним из видов работ, обеспечивающих правильное формирование документального фонда организации, является формирование дел, что обеспечивает учет и сохранность кадровых документов и доступ к ним.
Формирование дела, как правило, начинается с начала календарного года. На
каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится отдельная папка.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие
возврату.
Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством
архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.
Существуют основные требования, которыми следует руководствоваться при формировании дел:
1. Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
2. Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3. Группировать в дело документы одного календарного года;
Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые
формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы
выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за
учебный год и др.;
4. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы следует располагать так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по
датам отправления), или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления,
присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
 уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
 приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по
личному составу;
 приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации
86
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
(прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
 документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере
их поступления;
 лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
 переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется
в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документомзапросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса
дела предыдущего года.
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются
обособленно и включаются в отдельную опись.
Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы
учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.
Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их
организации.
На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.
Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому
признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может
использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.
В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени
важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении,
увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы
учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы,
личные дела, личные карточки.
Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под
контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление
дел.
Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд.
Образующиеся в делопроизводстве каждой организации документы после их исполнения сдаются в канцелярию, однако часть их остается в структурных подразделениях (например, в кадровой службе, самостоятельно ведущей делопроизводство). Здесь
они помещаются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства. Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с типовым или ведомственными (отраслевыми) перечнями документов.
Все дела разделяются как минимум на три группы:
 дела кратковременного (не более 10 лет) хранения - документы, содержащие
оперативную информацию и необходимые для практического пользования в течение
короткого срока. К ним относится и часть кадровых документов, например: должност-
87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ные инструкции работников, график отпусков, журнал учета работников, направляемых в командировки, журнал учета отпусков. Вся эта документация может храниться в
структурном подразделении (в рабочем кабинете) и учитываться по номенклатуре дел,
однако может по усмотрению руководства передаваться и в архив организации, если
это позволяют штат архива, вместимость архивохранилища и если деловая важность
документов требует контроля за их сохранностью и ограничения доступа. В архив все
дела передаются только по описям;
 дела долговременного хранения - в основном это документы по личному составу: приказы по кадрам, личные дела уволенных, лицевые счета (хранятся не менее 75
лет), акты о несчастных случаях (хранятся не менее 45 лет), протоколы квалификационных и аттестационных комиссий (хранятся не менее 15 лет) и другие категории документов. Все эти документы передаются в архив по окончании года по отдельной описи;
 дела постоянного хранения - документы, которые по своей информационной
насыщенности представляют научно-историческую, культурную ценность и поэтому
относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации и подлежат по истечении
определенного законодательством срока (от 5 до 15 лет) передаче в государственные
или муниципальные архивы. Это организационно-распорядительная документация:
приказы по основной деятельности, протоколы, аналитические обзоры, справки, а также годовые планы, отчеты и целый ряд других документов. Состав их установлен перечнями и номенклатурой дел, но окончательно определяется тем государственным или
муниципальным архивом, который эти документы впоследствии принимает. Описи
этих документов (годовые разделы сводных описей дел организации) представляются
на утверждение в экспертно-проверочную комиссию органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
Запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков
хранения.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры
России от 25.08.2010 № 558 установлены следующие сроки хранения документов по
приему, перемещению (переводу), увольнению работников:
6.2. Составление номенклатуры дел
В процессе деятельности организации получают и создают большое количество
документов.
После их использования для решения конкретных вопросов документы становятся
хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть
вновь через определенное время.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых
в организации, с указанием сроков их хранения (Рекомендации Росархива от 31.12.2003
«Рекомендации по ведению делопроизводства в организации»).
В номенклатуру дел включаются все документы организации, распределенные в
дела.
88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения, подшитый в отдельную обложку.
В целях правильного формирования дел организации, обеспечивающего быстрый
поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных
документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
В номенклатуру дел включаются все документы организации, распределенные в
дела.
Электронные документы и базы данных включаются также в номенклатуру дел организации.
Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел, которая оформляется на общем
бланке организации согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России от
03.03.2003 № 65-ст.
Номенклатура дел выполняет следующие задачи:
 закрепление индексов дел;
 систематизация дел;
 установление сроков хранения дел;
 учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Как правило, номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется
новая номенклатура дел.
При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях,
штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.
В крупных организациях могут составляться номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел организации.
Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.
Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной
организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в
соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся
в процессе их деятельности документов.
89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является, как правило, нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в
делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы.
Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и
используются при составлении конкретных номенклатур дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел
переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в
делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел
переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.
Сводная номенклатура дел
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы
документационного обеспечения управления (делопроизводства) (ДОУ), в необходимых случаях согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения и утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ.
Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего.
Третий применяется в архиве организации.
Четвертый - в соответствующем архивном учреждении, в случае, если номенклатура дел проходила согласование с этим учреждением.
Пятый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений.
Номенклатуру дел организации можно иметь как в традиционном виде, так и в
электронной форме.
В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации являются названия ее подразделений (например:
канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является
организация.
6.3. Ведение личного дела работника
Законодательство не содержит перечня конкретных документов, включаемых в
личное дело работника. Такой перечень существует только для отдельных категорий
работников государственной службы. В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса РФ у
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
работодателя находятся личные данные работника, к которым относится информация,
необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К таковым, в частности, относятся документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 65 Трудового кодекса РФ), приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы о поощрениях и взысканиях.
Личное дело - совокупность документов, содержащих максимально полные сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Единых требований к оформлению
обложки личного дела нет.
_______________________________________________
(наименование организации и структурного подразделения)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО №
________________________________________________________
(заголовок дела)
Дата начала ___________________
Дата окончания_________________
На _____________________ листах
Хранить ___________________ лет
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
 внутренняя опись;
 анкета;
 автобиография;
 характеристика-рекомендация (при наличии);
 копии документов об образовании;
 копия (ксерокопия) приказа о приеме на работу;
 экземпляр трудового договора.
Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой
перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим работником при оформлении на работу. На все вопросы анкеты
он должен давать полные ответы, не допускать сокращений, прочерков, исправлений,
помарок, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных
документах.
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе
трудовой деятельности работника:
 приказы о переводе на другую должность;
 аттестационные листы по итогам аттестации;
 копии приказов о поощрении / наложении дисциплинарного взыскания;
 другие характеризующие и дополнительные материалы.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника в организации.
Изменения, вносимые в личное дело сотрудника в период трудовой деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др. (например, копия
свидетельства о браке, диплом об окончании учебного заведения и т.д.).
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения,
имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.
В обязанности кадровой службы организации, осуществляющей ведение личных
дел работников, входит:
 приобщение документов к личным делам работников;
 обеспечение сохранности личных дел работников;
 обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников;
 ознакомление работников с документами своего личного дела.
Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел».
КНИГА
учета личных дел
Фамилия, имя, отчество работника
2
Порядковый номер дела
1
Дата постановки дела на учет и
дата снятия с учета
3
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.
Работники кадровой службы, ответственные за ведение и хранение личных дел
работников организации, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение персональных данных, содержащихся в личных делах.
Приказом руководителя организации должен быть установлен порядок ознакомления или выдачи руководящему составу организации личных дел подчиненных работников. Как правило, знакомиться с личными делами могут:
 руководитель организации - со всеми личными делами,
 его заместители -с личными делами курируемых ими подразделений,
 руководители структурных подразделений - с личными делами сотрудников подразделения.
Выдача личных дел на рабочие места руководителей, как правило, не допускается.
Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам и в исключительных случаях по письменному разрешению конкретному руководителю структурного подразделения. Дела выдаются (в том числе руководителю кадровой службы или при наличии его письменного разрешения — работнику службы) под отметку в контрольной карточке.
Контрольная карточка
Личное дело № __________
Фамилия _________________ Имя ___________________ Отчество _____________
Дата выдачи
Кому выдано
1
2
Отметки о выдачи личного дела
Расписка в полуНомер телефона
чении
3
4
Дата возврата
5
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6.4.
Трудовые книжки: ведение, учет, хранение
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника.
Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, порядок ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей регламентируется Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 № 225.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых
книжек устанавливается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести
трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти
дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых
книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым
на работу впервые.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня
приема на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания
прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда
дисциплинарным взысканием является увольнение.
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом
от28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени
службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по
переквалификации и подготовке кадров.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а
на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным
языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в
пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами
(число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".
93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в
том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего
или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать
"пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
В соответствии
с Инструкцией
по
заполнению
трудовых
книжек утвержденнойПостановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 зачеркивание
в трудовой книжке ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных
недействительными записей не допускается.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе
на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в
трудовую книжку.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней
со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает
с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за
исключением случаев:
неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а
также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем;
при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате
чрезвычайных ситуаций.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с
ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному
заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить
новую трудовую книжку.
94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Вопросы для самопроверки
1. Организация деятельности кадровой службы
 Назовите задачи и функции кадровой службы.
 Когда необходимо создавать отдел кадров?
2. Состав и виды кадровой документации
 Какие кадровые документы могут храниться в структурных подразделениях,
как должна быть организована работа с ними?
 Какие организационные и технологические документы должны регламентировать информационную безопасность кадровой службы?
 Какие кадровые документы должны обязательно создаваться в организации?
3. Оформление документов при приеме на работу
 Какие документы предоставляет гражданин в кадровую службу для решения
вопроса о приеме на работу?
 Как оформляется трудовой договор, каково его назначение?
 Какое значение имеет приказ о приеме на работу, как он оформляется?
4. Документу, создаваемые в процессе трудовой деятельности работников
 Какие документы должны составляться при оформлении перевода сотрудника на другую работу?
 Какие основные процедуры включаются в технологию документирования
поощрения работника?
 Какие основные процедуры включаются в технологию документирования
наложения дисциплинарного взыскания?
 Как оформляется объяснительная записка?
 Какие основные процедуры включаются в технологию документирования
прекращения трудового договора с работником?
5. Увольнение работников
 Как документируется процесс увольнения работника по собственной инициативе?
 Как документируется процесс увольнения работника инициативе работодателя?
6. Формирование и хранение кадровых документов, трудовых книжек
 Для каких категорий работников заводится личное дело, его цель?
 Какие документы включаются в личное дело в процессе трудовой деятельности работника?
 С какой целью ведется внутренняя опись документов личного дела, какие
сведения она содержит?
 Как должны быть организованы учет и хранение личных дел?
Тест для самопроверки
1. Каких условий в трудовом договоре не существует?
а) Обязательных.
б) Дополнительных.
в) Частных.
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Когда работник должен приступить к работе, если в трудовом договоре по какимлибо причинам не определен день начала работы?
а) Сразу же, как только выйдет из кабинета руководителя.
б) Как только начнется новая рабочая неделя.
в) На следующий день после вступления трудового договора в силу. Если в договоре не обозначена дата его вступления в силу, то ею считается дата составления договора.
3. Каких трудовых договоров по сроку их действия не существует?
а) Бессрочных.
б) Срочных.
в) Прерывистых.
4. Каков максимальный срок срочного трудового договора?
а) 1 год.
б) 3 года.
в) 5 лет.
5. Когда, согласно Трудовому кодексу РФ, сокращается на один час продолжительность рабочего времени для всех работников?
а) В пятницу.
б) Накануне нерабочего праздничного дня.
в) В день рождения.
6. Что не должен предусматривать режим рабочего времени?
а) Время перерывов в работе.
б) Время, затраченное на дорогу на работу и с работы.
в) Чередование рабочих и нерабочих дней.
7. Как называется режим работы, в соответствии с которым работник может привлекаться к работе за пределами установленной для него продолжительности рабочего
времени?
а) Ненормированный рабочий день.
б) Режим гибкого рабочего времени.
в) Режим разделения рабочего дня на части.
8. Как называется работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя?
а) Совместительство.
б) Сверхурочная работа.
в) Подработка.
9. Какой максимальный срок установлен законодательством для сверхурочных работ?
а) 100 часов в год.
б) 110 часов в год.
в) 120 часов в год.
10. Какое время работы считается ночным?
а) С 22 часов до 6 часов.
б) С 23 часов до 7 часов.
в) С 24 часов до 8 часов.
11. Какое условие необходимо обязательно соблюдать при привлечении сотрудников к
работе в выходные и праздничные дни для выполнения заранее непредвиденных работ?
а) Предупреждение за неделю.
б) Письменное согласие работника.
в) Приказ начальника отдела кадров.
12. Когда допускается привлечение работников к работе в выходные и нерабочие
праздничные дни без их согласия?
96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
а) В пятницу.
б) Никогда.
в) Иногда необходимо предотвратить несчастные случаи, уничтожение или порчу
имущества.
13. Какой минимальный перерыв для отдыха и питания, согласно Трудовому кодексу
РФ, должен быть предоставлен работнику в течение дня?
а) 20 минут.
б) 30 минут.
в) 1 час.
14. Какой максимальный перерыв для отдыха и питания, согласно Трудовому кодексу
РФ, должен быть предоставлен работнику в течение дня?
а) 2 часа.
б) 3 часа.
в) 4 часа.
15. Включается ли в рабочее время перерыв для отдыха и питания?
а) Да.
б) Нет.
в) По желанию работодателя.
16. Что относится к дополнительным условиям трудового договора?
а) Условие об испытании.
б) Условие оплаты труда.
в) Режим рабочего времени и времени отдыха.
17. По решению кого устанавливается испытание работнику?
а) Руководителя организации.
б) Начальника отдела кадров.
в) Только по соглашению между работодателем и работником.
18. Какой максимальный срок испытания устанавливается при заключении трудового
договора, кроме руководителей организаций и главных бухгалтеров?
a) l месяц.
б) 3 месяца.
в) 9 месяцев.
19. Устанавливается ли испытание для работников, приглашенных на работу в порядке
перевода?
а) Да.
б) Нет.
в) Только по желанию руководителя.
20. Что следует предпринять, если вы случайно забыли включить в трудовой договор
какие-либо обязательные условия?
а) Считать трудовой договор недействительным.
б) Недостающие обязательные условия включить в дополнительное соглашение к
трудовому договору.
в) Оставить все без изменений.
21. В какой форме составляется трудовой договор?
а) В устной.
б) По решению руководителя.
в) В письменной.
22. Когда трудовой договор вступает в силу?
а) В день знакомства работника и работодателя.
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
б) Со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено
федеральными законами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя.
в) После завершения испытательного срока.
23. В какой срок при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан
оформить с ним письменный трудовой договор?
а) Не позднее 1 дня со дня фактического допущения к работе.
б) Не позднее 3 дней со дня фактического допущения к работе.
в) Не позднее 5 дней со дня фактического допущения к работе.
24. Что следует предпринять, если вы случайно забыли включить в трудовой договор
какие-либо сведения?
а) Недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора.
б) Расторгнуть трудовой договор и заключить новый.
в) Оставить все без изменений.
25. Что должен предпринять работодатель, прежде чем работник подпишет трудовой
договор?
а) Представить нового работника коллективу.
б) Ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с
его трудовой деятельностью.
в) Выдать работнику аванс.
98
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Список литературы
Андреева, В. И. Делопроизводство : учеб. пособие / В. И Андреева. – М. : Кнорус,
2008 – 256 с.
Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному
2.
/ М. П. Бобылева. – М. : Издат. дом МЭИ, 2010. – 295 с.
3.
Ватолина, М. В. Организация работы с документами / М. В. Ватолина. – Ростовна- Дону : Феникс, 2004 – 202 с.
4.
Демин, Ю. М. Делопроизводство подготовка служебных документов / Ю. М. Демин.– СПб. : Питер, 2010. – 256 с.
5.
Кирсанова, М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления:
новые обязательные правила : практич. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук,
Ю. М. Аксенов. – М. : Омега, 2008. – 239 с.
6.
Круглянская, Л. Я. Настольная книга секретаря : справочник / Л. Я. Круглянская. –
СПб. : Герда, 2003. – 320 с.
7.
Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 032001
«Документоведение и документационного обеспечения и управления» и бакалавриата по направлению «Документоведения и архивоведения» / С. Л. Кузнецов ;
под ред. Т. В. Кузнецовой. – М. : МЭИ, 2010. – 232 с.
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) :
8.
учеб. пособие / Т. В. Кузнецова. – М. : РГГУ, 2007. – 522 с.
Кузнецова, Т. В. Документационное обеспечение управления / Т. В. Кузнецова. –
9.
М. : ИНФРА-М, 2007. – 528 с.
10. Кузнецова, Т. В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии) : учеб. пособие / Т. В. Кузнецова. – М. : МЭИ, 2011. – 344 с.
11. Кушнерук, С. П. Документная лингвистика : учеб. пособие / С. П. Кушнерук. – М.
: Флинта; Наука, 2012 – 256 с.
12. Ларин, М. В. Управление документацией в организациях / М. В. Ларин; Федеральн. арх. служба России ; Всерос. науч.-исслед. ин-т документовед. и арх. дела.
– М. : Научная книга, 2002. – 288 с.
13. Ларьков, Н. С. Документоведение : учеб. пособие / Н. С. Ларьков. – М. : ВостокЗапад, 2005. – 431 с.
14. Организация работы с документами : учебник / под ред. В. А. Кудряева. – 2-е изд.,
перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2003 – 592 с.
15. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А. А. Раздорожный. – М. : ИНФРА – М, 2009. – 304 с.
16. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы):
учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др. ; под ред. И. К. Корнеева.
– М. : Проспект, 2004. – 608 с.
17. Семенихин , В. В. Кадровый документооборот : практическое руководство / В. В.
Семенихин. – М.: Эксмо, 2009. – 384 с.
18. Стенюков, М. В. Секретарское дело : [учеб. пособие] / М. В. Стенюков. – Изд. 5-е,
доп. и перераб. На основе нового стандарта. – М. : Приор, 2001. – 192 с.
Нормативно-методические акты
1. Конституция Российской Федерации / Консультант плюс.
2. Трудовой Кодекс Российской Федерации. – СПб. : Нева, 2003. – 224 с.
3. Гражданский Кодекс Российской Федерации с изм. и доп. на 15 сентября
2003 г. – М. : ТК Велби, Проспект, 2003. – 448 с.
1.
99
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации» / Консультант плюс.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О
персональных данных» / Консультант плюс.
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» / Консультант плюс.
7. Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О
коммерческой тайне» / Консультант плюс.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов. – М. : Издательство стандартов, 2003. – 19 с.
9. ГОСТ Р 50922–96. Защита информации. Основные термины и определения. –
М.: Изд-во стандартов, 1996.
10. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от16 апреля 2003 г. № 225 / Консультант плюс.
11. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 / Консультант
плюс.
12. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 /
Консультант плюс.
13. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009
г. № 477 / Консультант плюс.
14. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Приказом Минкультуры
РФ от 25.08.2010 № 558 / Консультант плюс.
15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. №
37 / Консультант плюс.
16. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования". Приложение к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 30 октября 2009 г. № 858 / Консультант
плюс.
17. Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства
Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 / Консультант плюс.
18. Материалы правовой системы «Кадровик Практик».
Объем 5,81
100
Документ
Категория
Новости
Просмотров
642
Размер файла
1 354 Кб
Теги
1957, делопроизводства, кадровое
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа