close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WORD 2007

код для вставкиСкачать
Расширенные
возможности Microsoft
Word 2007
Николай Павлов
Центр Компьютерного Обучения
«Специалист»
2007
© Николай Павлов, Центр Компьютерного Обучения «Специалист», 2007
Все названия
соответствующих фирм.
программных
продуктов
являются
зарегистрированными
торговыми
марками
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было
форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные и механические, включая фотокопирование и
запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения автора.
© Nickolay Pavlov, Computer Training Center “Specialist”, 2007
All rights reserved. No part of this book may he reproduced or utilized in any form or by any means, electronic or
mechanical, including photocopying and recording, or by any information storage or retrieval system, without permission in
writing from the author.
Расширенные возможности Word 2007
3
ЦКО «Специалист»
Содержание
НОВЫЙ ИНТЕРФЕЙС MICROSOFT WORD 2007 ........................................................5
Лента, вкладки и группы ............................................................................................5
Панель быстрого доступа ..........................................................................................5
Доступ к диалоговым окнам ......................................................................................5
Подсказки ....................................................................................................................5
Кнопка Офис ...............................................................................................................6
ЭФФЕКТИВНАЯ РАБОТА С БОЛЬШИМИ ДОКУМЕНТАМИ .....................................6
Стили ....................................................................................................................................6
Применение экспресс-стилей ...................................................................................6
Редактирование параметров стилей ........................................................................8
Создание пользовательских стилей .........................................................................9
Копирование стилей в другой документ и удаление стилей ................................10
Навигация по документу .................................................................................................11
Схема документа ......................................................................................................11
Закладки ....................................................................................................................11
Команда «Перейти» .................................................................................................12
Кнопки перехода .......................................................................................................12
Автоматическая нумерация заголовков ......................................................................12
Автоматическое оглавление ..........................................................................................13
Сноски ................................................................................................................................15
Названия ............................................................................................................................15
Перекрестные ссылки .....................................................................................................16
Создание списка иллюстраций, таблиц, формул ......................................................16
Создание предметного указателя .................................................................................17
Способ 1. Ручная пометка элементов указателя ..................................................17
Способ 2. Автоматическая пометка элементов при помощи файла словаря ....18
Вставка предметного указателя в документ ..........................................................19
Создание списка литературы ........................................................................................19
Добавление нового литературного источника .......................................................20
Вставка в документ ссылки на источник и списка литературы ............................21
Настройка параметров страниц в больших документах ..........................................21
Разбиение документа на разделы ..........................................................................21
Автоматическая вставка титульного листа ............................................................22
Ручное оформление титульного листа ..................................................................22
Печать буклетов и брошюр .....................................................................................24
Нумерация страниц и колонтитулы ........................................................................25
Автоматическая нумерация строк ..........................................................................26
Использование главного и вложенных документов .................................................27
Создание главного и вложенных документов «с нуля» ........................................27
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
4
Расширенные возможности Word 2007
Работа с главным документом ............................................................................... 28
Вставка существующего документа в главный документ .................................... 28
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ WORD КАК ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ ................................. 29
Вычисления в таблицах ................................................................................................. 29
Формулы ................................................................................................................... 29
Функции .................................................................................................................... 29
Пересчет результатов ............................................................................................. 31
Вставка таблиц Excel ...................................................................................................... 31
Способ 1 ................................................................................................................... 31
Способ 2 ................................................................................................................... 32
Вставка диаграмм, схем и математических выражений .......................................... 32
Диаграммы ............................................................................................................... 32
Smart Art ................................................................................................................... 33
Математические выражения .................................................................................. 34
СЛИЯНИЕ .................................................................................................................... 36
Мастер слияния ....................................................................................................... 36
Примечания .............................................................................................................. 40
МАКРОСЫ ................................................................................................................... 41
Запись макроса ................................................................................................................ 41
Редактирование макросов ............................................................................................. 42
Запуск макросов .............................................................................................................. 42
Сочетание клавиш ................................................................................................... 42
Кнопка панели инструментов ................................................................................. 43
ОСОБЕННОСТИ КОМАНДНОЙ РАБОТЫ В WORD 2007 ........................................ 44
Защита документов ......................................................................................................... 44
Ограничения на форматирование ......................................................................... 44
Ограничения на редактирование ........................................................................... 44
Шифрование файла ................................................................................................ 45
Пометка документа как окончательной версии .................................................... 46
Режим записи исправлений (отслеживание изменений) ......................................... 46
Использование подложки .............................................................................................. 47
Свойства документа и вставка полей ......................................................................... 48
Элементы управления .................................................................................................... 49
Использование шаблонов ............................................................................................. 50
СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ MICROSOFT WORD 2007 ................................................... 52
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
5
ЦКО «Специалист»
Новый интерфейс Microsoft Word 2007
Последняя версия текстового редактора Microsoft Word 2007, получив в наследство
от прошлых версий мощный набор инструментов и функций, заметно отличается от них в
интерфейсе. Новый, кардинально переработанный, интуитивный интерфейс Word 2007
позволяет эффективно и быстро работать с документами.
Лента, вкладки и группы
Вместо панелей инструментов в верхней части окна расположена Лента (Ribbon),
содержащая основные средства работы с текстом. Пользователь может переключаться
между вкладками (Tabs) на ленте, выбирая нужный набор инструментов по ситуации.
Инструменты собраны в группы (Groups) по образу действия:
Двойной щелчок по
любой вкладке временно
свернет Ленту для более
эффективного использования
площади монитора.
Панель быстрого доступа
Для быстрого выполнения частых действий любую кнопку
можно вынести на Панель Быстрого Доступа (Quick Access
Toolbar), находящуюся над Лентой. Щелкните правой кнопкой
мыши по нужой кнопке и выберите из контекстного меню
Добавить на панель быстрого доступа
Доступ к диалоговым окнам
При необходимости открыть диалоговые
окна (например окно Параметры страницы и
др.) можно щелкнуть мышью в угловой значок
соответствующей группы инструментов.
Подсказки
В Microsoft Word 2007 работают все сочетания клавиш из старых версий
программы. Также для быстрого доступа к часто используемым командам можно нажать
и удерживать клавишу Alt – на ленте будут подсвечены сочетания клавиш для быстрого
выбора той или иной команды:
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
6
Расширенные возможности Word 2007
Кнопка Офис
В левом верхнем углу окна Word расположена круглая
кнопка Офис, открывающая доступ к командам для работы с
файлами (открыть, закрыть, сохранить, печатать и т.д.) По-сути,
является аналогом меню Файл в прошлых версиях. За ней же
скрывается команда Параметры Word (Word Options) – аналог
меню Сервис – Параметры в старых версиях.
Эффективная работа с большими документами
Стили
Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к
тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют
одним действием применить сразу весь набор параметров форматирования.
Например, вместо форматирования названия главы в три приема, когда сначала
задается размер 16 пунктов, затем шрифт Arial и, наконец, выравнивание по центру, то же
самое можно сделать в одно действие, применив соответствующий стиль заголовка.
Ниже приведены типы стилей, которые можно создать и применить.




Стиль абзаца полностью определяет его внешний вид, то есть выравнивание
текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, он может также
включать форматирование знаков.
Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри
абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также
полужирное и курсивное начертание.
Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.
Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или
шрифты ко всем спискам.
Стили можно применять для решения следующих задач:
1. Автоматизация процесса форматирования большого документа, т.е. быстрое и
единообразное оформление, например, всех заголовков или эпиграфов в большом
документе.
2. Автоматической нумерации глав/подглав/пунктов/подпунктов в документе.
3. Автоматического создания оглавления.
4. Быстрой навигации по большому документу с использованием Схемы
документа.
5. …
Применение экспресс-стилей
Сохраненный для данного документа предустановленный набор типовых стилей
называют в Word 2007 экспресс-стилями. Используя экспресс-стили, можно очень
заметно ускорить процедуру форматирования документа.
Для применения экспресс-стиля необходимо:
1. выделить фрагмент текста, к которому должен быть применен стиль
2. развернуть список в группе Стиль (Style) на вкладке Главная (Home) и
выбрать один из доступных экспресс-стилей:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
7
ЦКО «Специалист»
Для установки стандартных стилей Заголовок 1, 2 и 3 можно
использовать также сочетания клавиш Ctrl + Alt + 1, 2 или 3,
соответственно.
Набор экспресс-стилей, их цвета и шрифты можно быстро изменить, используя
кнопку Изменить стили (Change styles):
Для более серьезной работы со
стилями (создания, редактирования)
лучше отобразить специальное окно
стилей, нажав сочетание клавиш
Ctrl+Alt+Shift+S или нажав кнопку
вывода на экран диалогового окна в
группе Стили.
Окно стилей содержит список всех используемых в
документе стилей с указанием подробных характеристик каждого
стиля.
Если в окне стилей отсутствует нужный стиль (например,
заголовок четвертого уровня и т.п.), необходимо щелкнуть по
ссылке Параметры (Options) в нижней части окна стилей и в
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
8
Расширенные возможности Word 2007
открывшемся окне Параметры области стилей выбрать для отображения нужные
стили:
Редактирование параметров стилей
Чтобы изменить параметры любого стандартного стиля и, как следствие, внешний вид
всех фрагментов текста, помеченных этим стилем, необходимо следующее:
1. Найти нужный стиль на вкладке Главная (Home) или в окне стилей.
2. Щелкнуть по стилю правой кнопкой мыши и выбрать Изменить (Edit):
3. В открывшемся окне Изменение стиля (Edit Style) задать параметры
форматирования стиля, используя инструменты из группы Форматирование
(шрифт, выравнивание, цвет текста, отступы и т.д.) или используя кнопку
Формат.
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
9
ЦКО «Специалист»
После внесения изменений и нажатия кнопки ОК параметры стиля будут
откорректированы и все фрагменты текста, помеченные этим стилем, изменят свой вид.
Создание пользовательских стилей
Если возникает необходимость создать собственные
стили, то эту задачу можно решить несколькими способами:
Способ 1. Нажать кнопку Создать стиль (New style)
в окне стилей и в открывшемся окне Создание стиля ввести
имя стиля и задать его параметры аналогично случаю
изменения стандартного стиля (см. выше).
Способ 2. Отформатировать один фрагмент текста
вручную и использовать его затем как образец для создания
стиля. Например, при создании авторского стиля для
эпиграфов в документе, первый эпиграф отформатировать вручную, установив отступы,
шрифт, цвет текста, размер и т.д. А потом выделить образец, развернуть набор экспрессстилей на вкладке Главная и выбрать команду Сохранить выделенный фрагмент
как новый экспресс-стиль (Save selection as a new Quick Style):
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
10
Расширенные возможности Word 2007
В появившемся после нажатия команды окне необходимо будет ввести имя стиля и
после этого он добавится в коллекцию экспресс-стилей данного документа.
Копирование стилей в другой документ и удаление стилей
Способ 1. Самым простым способом скопировать стиль из одного документа в другой
является,
несомненно,
простое
копирование
любого
фрагмента
текста,
отформатированного нужным стилем. Вместе с текстом (который потом можно удалить) в
другой документ скопируется и стиль.
Способ 2. В окне стилей нажмите кнопку Управление стилями и в открывшемся окне
кнопку Импорт/Экспорт. Откроется окно Организатора:
На вкладке Стили в этом окне можно копировать стили из одного документа в
другой и удалять ненужные больше стили кнопкой Удалить.
При копировании стиля в шаблон Normal.dot (шаблон, на основе
которого создается любой новый документ Word) стиль будет доступен во
всех документах, создаваемых в дальнейшем на этом компьютере.
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
11
ЦКО «Специалист»
Навигация по документу
В случае работы с большим по объему документом (несколько десятков страниц и
более) особую важность приобретает вопрос перемещения по документу. Есть несколько
способов делать это быстро и эффективно.
Схема документа
Включается на вкладке Вид (View) флажком Схема документа (Document
Map). Сильно похожа на оглавление, только без номеров страниц. Схема строится
Word’ом на основе стандартных стилей Заголовок 1, 2 и т.д. Щелчок мышью по
названию главы вызывает прокрутку документа к нужному фрагменту.
Закладки
Закладки – это невидимые метки, которые можно использовать для быстрого
перехода к определенной части документа. Для вставки закладки установите курсор в
нужное место в тексте и выберите на вкладке Вставка (Insert) команду Закладка
(Bookmark).
В появившемся окне необходимо ввести
имя закладки и нажать кнопку Добавить
(Add). Имя закладки должно начинаться с
буквы и не должно содержать пробелов:
В дальнейшем, при выделении нужной
закладки в списке и нажатии кнопки Перейти
(Go to), будет осуществлен переход к нужной
закладке в документе.
Чтобы сделать все закладки документа
видимыми, нажмите кнопку Офис, далее
Параметры Word (Word Options) и в группе
Дополнительно
(Advanced)
установите
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
12
Расширенные возможности Word 2007
флажок Показывать закладки (Show bookmarks). В тексте закладки отображаются
в виде серых значков, напоминающих английскую букву i:
Команда «Перейти»
На вкладке Главная (Home)в группе Редактирование (Editing) есть
выпадающий список Найти (Find), в котором можно выбрать команду Перейти
(GoTo), открывающую диалоговое окно переходов. С его помощью можно быстро
попасть к нужной строке, рисунку, таблице, заголовку по их номеру. Это же окно можно
вызвать клавишей F5 на клавиатуре.
Кнопки перехода
Могут использоваться для быстрого
перемещения от одного объекта в документе до
другого, например, для быстрого перемещения
от рисунка к рисунку или от одной таблицы к
другой.
Для
выбора
объекта
перехода
необходимо щелкнуть по средней кнопке
(шарик) и далее использовать двойные стрелки
вверх
и
вниз
для
прокрутки
к
предыдущему/следующему объекту.
Автоматическая нумерация заголовков
При необходимости нумерации заголовков в большом документе, это лучше сделать
не вручную, а автоматически. Тогда вставка/удаление глав приведет к автоматической же
перенумерации всех пунктов/подпунктов, что здорово экономит силы и время
пользователя. Чтобы автоматически пронумеровать заголовки они должны быть
единообразно отформатированы с использованием стилей (например, стандартных
стилей Заголовок 1, 2 и т.д. или любых других).
Откройте вкладку Главная (Home) и в группе Абзац (Paragrph) найдите кнопку
Многоуровневый список (Multilevel list).
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
13
ЦКО «Специалист»
Из развернувшегося списка вариантов
нижний
ряд
образцов
позволяет
автоматически пронумеровать заголовки.
Для
уточнения
нестандартных
параметров нумерации можно выбрать
Определить новый многоуровневый
список (Define new multi-level list) и, в
открывшемся
окне
настроить
тип
нумерации (римские или арабские цифры),
шрифт, отступы, добавить слова «Глава»,
«Статья» и др. Если при разметке
заголовков использовались не стандартные
стили
Заголовок
1,
2,
3…
а
пользовательские стили, то после нажатия
на кнопку Больше из раскрывающегося
списка Связать уровень со стилем
можно выбрать, какой именно уровень нумерации должен быть связан с каким стилем в
документе:
Автоматическое оглавление
Для вставки оглавления необходимо установить курсор в то место документа, где Вы
хотите создать оглавление и воспользоваться кнопкой Оглавление (Table of contents)
на вкладке Ссылки (References). Word 2007 позволяет вставлять ручное и
автоматическое оглавление, собираемое по заголовкам первых трех уровней.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
14
Расширенные возможности Word 2007
Используя кнопку Оглавление в
появившемся списке, можно вывести окно
для настройки дополнительных параметры
вставки, в частности, задать - сколько
именно уровней заголовков необходимо
отразить в оглавлении, и выбрать один из
готовых
стилей
оглавления
в
раскрывающемся списке Форматы.
При изменении структуры документа
(например, количества страниц или глав)
оглавление
автоматически
не
обновляется. Это необходимо сделать
вручную, щелкнув правой кнопкой мыши в
любом месте оглавления и выбрав в
контекстном меню команду Обновить
поле (Update).
Если при форматировании заголовков документа использовались не
стандартные стили Заголовок 1, 2…, а пользовательские стили заголовков,
то необходимо нажать кнопку Параметры и настроить связь каждого
стиля с соответствующим ему уровнем оглавления.
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
15
ЦКО «Специалист»
Сноски
Для добавления сноски к какому либо
слову (термину, аббревиатуре) в документе,
установите курсор сразу после слова и выберите
в на вкладке Ссылки (References) кнопку
Вставить сноску (Insert footnote).
Там же, в группе инструментов
Сноски можно вставить концевые сноски
(сноски в конце документа или раздела, а
не
внизу
страницы)
и
быстро
перемещаться между сносками, используя
выпадающий список Следующая сноска.
Щелкнув по кнопке в правом нижнем углу
группы можно вывести диалоговое окно
для тонкой настройки параметров сносок:
В этом окне можно выбрать тип
сноски, тип нумерации и когда необходимо
начинать нумерацию заново (на каждой
странице,
в
каждом
разделе
или
продолжать ее на протяжении всего
документа,
т.е.
делать
сквозную
нумерацию).
Названия
Под названием в Word понимается нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»),
которую добавляют к таблице, рисунку, формуле или любому другому элементу.
Для добавления названия выделите объект, к которому оно будет добавлено, и
выберите на вкладке Ссылки (References) команду Вставить название (Insert
Caption). Далее, в появившемся окне можно выбрать подпись для названия (Рисунок,
Таблица или Формула) или создать свое название (например, «График»), используя
кнопку Создать:
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
16
Расширенные возможности Word 2007
Для автоматического добавления названий при вставке таблиц,
рисунков и т.п. необходимо нажать кнопку Автоназвание и выбрать - для
каких именно объектов это необходимо делать.
Нумерация названий представляет собой вычисляемое поле, но не
обновляется автоматически как, например, номера страниц. Поэтому, если
Вы изменили положение объекта или добавили/удалили новый объект
(таблицу, рисунок и т.п.) перед имеющимися объектами, нумерацию в
названии нужно обновить. Это можно сделать щелкнув правой кнопкой
мыши по номеру и выбрав в контекстном меню команду Обновить. Для
обновления всех вычисляемых полей документа можно просто выделить весь
текст и нажать клавишу F9.
Перекрестные ссылки
По своему принципу перекрестные ссылки очень похожи на обычные гиперссылки
и позволяют при чтении документа быстро переходить от одной части документа к
другой.
Для вставки установите курсор в то место, где хотите получить перекрестную ссылку
и выберите на вкладке Ссылки (References) в группе Названия (Captions) команду
Перекрестная ссылка. В появившемся окне можно выбрать на что именно в документе
Вы хотите сослаться (абзац, заголовок, таблица, рисунок и т.д.) и в каком виде вставлять
ссылку (полное название или только номер, например) и нажать кнопку Вставить.
Создание списка иллюстраций, таблиц, формул
Если в документе используются названия для автоматической нумерации
вставленных рисунков, таблиц или формул, то пользователь может быстро создать в
любом месте документа их список с номерами страниц, на которых они находятся. Для
этого необходимо установить курсор в то место, где мы хотим иметь список и выбрать на
вкладке Ссылки (References) в группе Названия (Captions) команду Список
иллюстраций (Insert Table of Figures):
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
17
ЦКО «Специалист»
Из раскрывающегося списка Название необходимо выбрать объекты, список
которых мы хотим вывести (рисунки, таблицы, формулы или другие созданные
пользователем названия объектов) и выбрать вариант оформления из списка Форматы.
Создание предметного указателя
Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в документе,
с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя
необходимо пометить в документе элементы указателя (термины), а затем выполнить
сборку предметного указателя.
Способ 1. Ручная пометка элементов указателя
Для ручной пометки элементов
указателя
пользователь
должен
выделить слово или фразу, которые
потом должны попасть в указатель и
нажать сочетание клавиш Alt+Shift+X,
либо
воспользоваться
кнопкой
Пометить элемент (Mark Entry) в
группе
Предметный
указатель
(Index)
на
вкладке
Ссылки
(References):
В открывшемся окне необходимо:

Ввести
основной
и
(по
желанию)
дополнительный
элементы указателя.

В Параметрах указать, на что
именно
должен
ссылаться
элемент в собранном предметном
указателе (на страницу, где встречается термин или на перекрестную ссылку, на
закладку).
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
18
Расширенные возможности Word 2007

При необходимости указать параметры форматирования номера страницы.

Нажать кнопку Пометить для добавления элемента в будущий предметный
указатель или Пометить все, чтобы автоматически пометить все вхождения
данного термина в документ.
При пометке элемента предметного указателя Microsoft Word добавляет в документ
специальное поле XE:
Способ 2. Автоматическая пометка элементов при помощи файла словаря
Другой способ пометки элементов для сборки предметного указателя заключается в
создании специального файла словаря, ориентируясь на содержимое которого, Word
произведет автоматическую разметку терминов для сборки указателя. Файл словаря
представляет собой обычный документ Word, созданный по определенным правилам:

Файл должен содержать таблицу из двух столбцов и любого количества строк.

В левом столбце должны находиться те слова (термины), которые должны быть
помечены как элементы указателя. Если термины будут встречаться в документе в
различных словоформах (например, во множественном числе и/или в разных
падежах), то в ячейки левого столбца необходимо включить все словоформы
терминов.

В правом столбце напротив вписанных терминов должны находится те, слова,
которые попадут в указатель. Для создания дополнительных (подчиненных)
элементов указателя их необходимо писать через двоеточие после основных.
Пример файла словаря приведен ниже:
После создания файла словаря необходимо провести разметку терминов с его
использованием. Для этого нажмите кнопку Предметный указатель (Insert Index) на
вкладке Ссылки (References) и в открывшемся окне нажмите кнопку Автопометка
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
19
ЦКО «Специалист»
(Auto Mark). В открывшемся диалоговом окне необходимо указать местоположение
файла словаря. Word осуществит поиск в документе каждого фрагмента текста,
содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста
помечаются как элементы предметного указателя, для чего используется
соответствующий текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только
первое вхождение данного элемента файла словаря.
Вставка предметного указателя в документ
Для вставки указателя установите курсор в нужное место документа и нажмите
кнопку Предметный указатель(Insert Index) в группе Предметный указатель
(Index) на вкладке Ссылки (References):
В открывшемся окне настройте желаемый вид указателя
(формат, отступы, количество колонок и положение номеров
страниц) и нажмите ОК. Microsoft Word найдет все должным
образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту,
добавит
соответствующие
номера
страниц,
удалит
повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе:
Создание списка литературы
Список литературы — это список литературных источников, на которые
пользователь ссылается либо которые цитирует при создании документа. Обычно список
литературы размещается в конце документа. В Microsoft Office Word 2007 предусмотрена
возможность автоматического создания списка литературы с использованием тех
сведений о литературном источнике, приведенных в документе.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
20
Расширенные возможности Word 2007
Добавление нового литературного источника
Прежде чем использовать ссылку на тот
или иной источник, его необходимо добавить к
коллекции источников данного документа.
Кнопка Управление источниками (Manage
Sources) на вкладке Ссылки (References)
позволит это сделать.
Открывшееся окно позволяет легко создавать новые, удалять ненужные и
добавлять к текущему документу необходимые источники из полного списка:
В частности, для добавления нового источника в список литературы необходимо
щелкнуть по кнопке Создать (New) и ввести данные об источнике (книге, журнале,
статье…) в открывшееся окно:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
21
ЦКО «Специалист»
Вставка в документ ссылки на источник и
списка литературы
Для добавлении к документу новой цитаты
перейдите на вкладку Ссылки (References) и
воспользуйтесь кнопкой Вставить ссылку (Insert
Citation) в группе инструментов Ссылки и списки
литературы (Citation and Bibliography) :
Используя там же расположенную кнопку
Список литературы (Bibliography)
можно
вставить в любое желаемое место документа
автоматически сформированный список литературы.
Настройка параметров страниц в больших документах
Разбиение документа на разделы
Для создания документов, в разных
частях которых будут использованы разные
параметры страницы (например, разная
ориентация
листа,
разные
поля
и
колонтитулы, своя нумерация страниц или
сносок в каждой главе и т.п.) необходимо
разделить документ на разделы. Для
вставки разрыва раздела установите курсор
в точку разрыва выберите команду
Разрывы (Breaks) на вкладке Разметка
страницы (Page Layout). Далее, можно
задать, где именно должен начаться новый
раздел.
«Классическим»
примером
применения разделов является случай,
когда необходимо поменять ориентацию
бумаги для нескольких страниц в середине
документа. В такой ситуации нужно разбить
документ на три раздела так, чтобы во
втором
разделе
оказались
нужные
страницы, и применить нестандартную
ориентацию листа локально ко второму
разделу.
Чтобы видеть разрывы в документе, желательно включить опцию
Отобразить все знаки (Show All) при помощи кнопки
на вкладке Главная (Home)
www.specialist.ru
в группе Абзац
ЦКО «Специалист»
22
Расширенные возможности Word 2007
Автоматическая вставка титульного листа
Word
2007
повзоляет
в
случае
необходимости быстро добавить в документ
титульный лист. Для этого необходимо открыть
вкладку Вставка (Insert) и нажать кнопку
Титульная страница (Cover Page) и выбрать
желаемый вариант из коллекции.
Ручное оформление титульного листа
Красиво оформленный лист с названием документа, именами авторов и названием
организации можно создать и вручную. Для быстрого создания такого листа можно
воспользоваться следующим алгоритмом действий:
1. Добавить в начало документа новый чистый лист как раздел, т.е., установив курсор
перед первым символом документа, воспользоваться кнопкой Разрывы (Breaks)
на вкладке Разметка страницы (Page Layout).
2. Ввести на получившуюся первую пустую страницу документа текст титульного
листа, например:
Обратите внимание, что для разделения текста на абзацы
используется Enter, а для того, чтобы начать новую строку внутри абзаца –
Shift+Enter.
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
23
ЦКО «Специалист»
3. Открыть диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) , ипользуя
группу Параметры страницы на вкладке Разметка страницы и перейти на
вкладку Источник бумаги:
4. В
раскрывающемся
списке
Вертикальное
выравнивание
(Vertical Alignment) выбрать По
высоте
(т.е.
равномерное
распределение абзацев по странице
сверху вниз) и в списке Применить –
К
текущему
разделу
(чтобы
выровнять подобным образом только
титульный лист). После нажатия на
ОК
текст
должен
равномерно
распределиться по титульному листу:
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
24
Расширенные возможности Word 2007
5. Теперь можно выровнять текст по горизонтали, используя обычное выравнивание
(группа Абзац на вкладке Главная) и добавить обрамление титульного листа
кнопкой Границы страниц (Page Borders) в группе Фон страницы (Page
Background) на вкладке Разметка страницы (Page Layout):
Печать буклетов и брошюр
Дополнительная настройка параметров страницы в Word позволяет упростить
процесс печати сложных по компоновке типов документов – таких как буклеты,
брошюры, методические пособия, книги и т.п. Для этого диалоговом окне Параметры
страницы на вкладке Поля есть раскрывающийся список Несколько страниц:
 Обычный – страницы с экрана распечатываются «один к одному» без
изменения заданных полей и в той же последовательности, что и на экране.
 Зеркальные поля – на четных и нечетных страницах левое и правое поля
будут меняться местами (для документов, которые будут переплетаться).
 2 страницы на листе – бумажная страница будет разбита на две равные
половины с полями, установленными в Параметрах страницы для каждой
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
25
ЦКО «Специалист»
половины и тем же размером шрифта, что и на экране. Последовательность
вывода страниц не меняется.
 Брошюра – текст будет разбит на несколько частей – отдельных «книжечек»
или «брошюр» (по 4, 8, 16 и т.д. страниц в каждой), которые будут
переплетаться по отдельности, а потом сшиваться вместе в одну большую
«книгу». Последовательность вывода страниц отличается от стандартной, и
корректируется Word’ом автоматически.
Нумерация страниц и колонтитулы
В больших многостраничных документах часто возникает необходимость создать
сложные колонтитулы (например, колонтитулы с разным текстом для каждой главы
документа) или с нестандартной нумерацией страниц в главах. В подобных ситуациях
лучше придерживаться следующего алгоритма действий:
1. Разбить документ на разделы по главам. Титульный лист лучше выделить в
отдельный раздел.
2. Перейти в на вкладку Вставка (Insert) и воспользоваться кнопками Верхний
колонтитул (Header) и Нижний колонтитул (Footer), чтобы вставить в
документ любой подходящий колонтитул из оллекции экспрес-блоков:
3. Настройка и редактирование колонтитулов
динамической вкладки Конструктор (Design):
www.specialist.ru
производятся
с
помощью
ЦКО «Специалист»
26
Расширенные возможности Word 2007
C ее помощью можно добавить в колонтитулы графику, дату и время, номера
страниц и пр.
4. По умолчанию, Word копирует колонтитулы из раздела в раздел, начиная с
первого, передавая текст и параметры форматирования «по цепочке». Если в
каком-либо из разделов необходимо создать колонтитул отличающийся от
остальных, то пользователь должен разорвать эту связь для данного колонтитула.
Установив курсор в колонтитул раздела, можно включить/отключить копирование
колонтитулов из предыдущего раздела, используя кнопку Как в предыдущем
разделе (Link to Previous) на динамической вкладке Конструктор:
При вводе текста колонтитулов очень удобно пользоваться клавишей
Tab для выравнивания, поскольку для колонтитулов Word автоматически
устанавливает отметки табуляции по центру и по правому краю области
текста:
Автоматическая нумерация строк
В некоторых документах (юридические договоры,
патенты и т.п.) бывает необходимо нумеровать все строки
документа с целью обеспечить возможность ссылки на
нужную строку и гарантированную целостность документа.
Включить такую нумерацию строк на левом поле страницы
документа можно на вкладке Разметка страницы (Page
Layout) - кнопка Нумерация строк (Line Numbering).
В открывшемся окне Нумерация строк необходимо
включить флажок Добавить нумерацию строк и
настроить параметры нумерации (первый номер, отступы от
текста и шаг нумерации). Также при помощи
переключателя Нумерация необходимо установить –
когда именно нумерация должна начинаться заново (на каждой странице, в каждом
разделе, или нумерация должна быть «сквозной», т.е. продолжаться непрерывно на
протяжении всего текста документа).
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
27
ЦКО «Специалист»
Использование главного и вложенных документов
При работе с документами большого объема бывает удобно разделить документ на
несколько вложенных поддокументов – и работать с ними отдельно. В Microsoft Word
такая концепция реализована использованием главного и вложенных документов.
Главный документ – это контейнер, объединяющий в себе на набор ссылок на
связанные вложенные документы. С помощью главного документа можно создавать и
обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги,
разделенные на главы. При работе над документом в группе главный документ должен
храниться в сети, чтобы пользователи имели возможность совместно работать с данным
документом, разделив его на несколько вложенных документов.
Создание главного и вложенных документов «с нуля»
Если пользователь только приступает к созданию большого документа, то удобнее
будет сначала создать главный и пустые вложенные документы, разработав общую
структуру всего документа (например, книги), и только потом перейти непосредственно к
набору текста вложенных документов (т.е. отдельных глав).
Для этого:
1. Создайте новый пустой документ.
2. Перейдите в режим отображения структуры документа (вкладка Вид → кнопка
Структура).
3. Создайте многоуровневый список глав/подглав/пунктов/статей и т.п. всего
документа, используя вкладку Структура (Outlining):
4. Сохраните файл главного документа (лучше в отдельную папку).
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
5. Выделите
набранную
28
структуру
документа
Расширенные возможности Word 2007
и
нажмите
кнопку
Создать
вложенный документ (Create)
на вкладке Структура (если этой кнопки
не видно, то нажмите кнопку Показать документ). Word автоматически
разделит главный документ на несколько вложенных, ориентируясь при
разбиении на стиль первого выделенного абзаца (например, это может быть стиль
Заголовок 1).
6. Сохраните и закройте главный документ.
В папке, куда был сохранен главный документ, должны появиться файлы
вложенных документов, автоматически созданные Word. Теперь их можно открывать и
редактировать отдельно.
Работа с главным документом
Основные операции с главным документом производятся при помощи
дополнительных кнопок на вкладке Структура (Outlining). Используя эти
дополнительные кнопки, пользователь может удалять вложенные документы,
объединять несколько вложенных документов в один и разбивать вложенные документы.
Кнопка Развернуть/Свернуть
вложенные
документы
(Expand/Collapse
Subdocuments) - производит разворачивание содержимого вложенных документов или
сворачивание до списка гиперссылок на их файлы.
Для выделения вложенных документов лучше использовать щелчок
левой кнопкой мыши по значку
в левом верхнем углу области вложенного
документа. Для выделения нескольких вложенных документов одновременно –
удерживайте клавиши Shift или Ctrl.
В главном документе можно создать оглавление, предметный
указатель, перекрестные ссылки и колонтитулы для всех вложенных
документов.
Вставка существующего документа в главный документ
1. Откройте главный документ и выберите кнопку Структура на вкладке Вид.
2. Если вложенные документы свернуты, нажмите кнопку Развернуть вложенные
документы на вкладке Структура.
3. Установите курсор в то место, куда следует вставить документ. Это должна быть
пустая строка между существующими вложенными документами.
4. На вкладке Структура нажмите кнопку Вставить
.
5. В открывшемся диалоговом окне выберите файл вложенного документа и
нажмите кнопку Открыть.
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
29
ЦКО «Специалист»
Использование Word как электронной таблицы
Часто возникают ситуации, когда пользователю необходимо произвести в документе
несложные вычисления. Иногда для этого не нужно привлекать другие программы, а
можно воспользоваться встроенными средствами Word.
Вычисления в таблицах
Формулы
Любые из четырех основных математических действий с
числовыми данными в таблице выполняются вставкой формул в
ячейки, где должен получиться результат. Эта операция выполняется с
помощью кнопки Формула (Formula) динамической вкладки Макет
(Layout) для работы с таблицами:
По умолчанию, Word обычно предлагает свой вариант формулы –
скорее всего это будет формула с использованием функции сложения SUM. Если это не
то, что в данном случае хочет пользователь, то ее необходимо удалить и ввести формулу
самостоятельно:
Ввести формулу можно, используя адреса ячеек (как в Excel), подразумевая, что
столбцы условно нумеруются слева направо буквами английского алфавита (A, B, C, D и
т.д.), а строки сверху вниз арабскими цифрами:
A
B
C
D
1
2
3
Например, чтобы сложить левую верхнюю и правую нижнюю ячейки в
представленном примере, придется ввести формулу =A1+D3.
Функции
Ввести формулу можно также с использованием функции (раскрывающийся список
Вставить функцию в окне Формула). Word поддерживает следующие функции:
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
Функция
ABS(x)
30
Расширенные возможности Word 2007
Описание
Вычисляет абсолютное (по модулю) значение аргумента x
AND(условие1;условие2) Проверяет выполнение всех условий в списке аргументов
AVERAGE( )
Вычисляет среднее арифметическое аргументов
COUNT( )
Считает количество значений в списке аргументов
DEFINED(x)
Возвращает значение 1, если выражение x допустимо, или
0 (ноль), если выражение не может быть вычислено.
FALSE
Возвращает логическое значение ЛОЖЬ (ноль)
IF(условие;x;y)
Проверяет заданное условие и выдает одно значение (x),
если условие выполняется, и другое (y) – если не
выполняется.
INT(x)
Возвращает целую часть числа (отбрасывает цифры после
запятой)
MAX( )
Выдает максимальное значение из списка аргументов
MIN( )
Выдает минимальное значение из списка аргументов
MOD(x;y)
Вычисляет остаток от деления x на y
NOT(x)
Возвращает значение 0 (ложь), если логическое
выражение x истинно или 1 (истина), если оно ложно.
OR(условие1;условие2)
Проверяет выполнение хотя бы одного из условий в списке
аргументов
PRODUCT( )
Вычисляет произведение аргументов
ROUND(x;y)
Округляет значение x до нужного числа знаков (y) после
запятой
SIGN(x)
Указывает знак числа: возвращает значение 1 (если x > 0)
или -1 (в противном случае)
SUM( )
Вычисляет сумму аргументов
TRUE
Возвращает логическое значение ИСТИНА (единица)
В качестве аргументов функций могут выступать следующие объекты:




Числа
Единичные адреса ячеек (например А1, С5 и т.д.)
Диапазоны ячеек (например А1:А5 или С3:F10)
Предопределенные слова-идентификаторы (LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW)
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
31
ЦКО «Специалист»
Если при вводе функции необходимо сослаться на ячейки не текущей, а другой
таблицы, то необходимо добавить к таблицам закладки и в ссылках на ячейки добавлять
закладку на таблицу, используя раскрывающийся список Вставить закладку в окне
Формула. Например, формула для сложения ячеек А1 и B3 из таблицы с закладкой
Бюджет будет выглядеть следующим образом:
=SUM(Бюджет А1; Бюджет B3)
Для добавления закладки к таблице выделите ее и выберите на вкладке
Вставка команду Закладка. Далее необходимо ввести имя закладки (не
должно содержать пробелов и начинаться с буквы) и нажать кнопку
Добавить.
Ссылки на ячейки в Word являются абсолютными(!) по определению,
т.е. аналогичны ссылкам типа $A$1 и т.п. в Excel.
Пересчет результатов
При изменении значений в ячейках таблиц,
Microsoft Word НЕ пересчитывает результаты
вычислений автоматически. Это нужно делать
вручную, щелкнув правой кнопкой мыши по формуле
и выбрав в контекстном меню команду Обновить
поле.
Для пересчета всех формул в таблице можно
выделить всю таблицу и нажать клавишу F9.
Вставка таблиц Excel
Если в документе требуется провести достаточно сложные вычисления, то вместо
использования функций и формул Word удобнее будет использовать таблицы Excel. В
этом случае пользователь получает доступ ко всему инструментарию Excel, включая
возможности копирования формул с использованием относительных и абсолютных
ссылок; создания сложных формул с функциями Excel; применения нестандартных
числовых форматов и т.д.
Способ 1
Открыть
вкладку
Вставка
(Insert) и, нажав кнопку Таблица
(Table), выбрать Таблица Excel
(Excel
Spreadsheet).
Word
произведет
вставку
в
документ
внедренного объекта – листа Microsoft
Excel:
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
32
Расширенные возможности Word 2007
Работать с данными в этой таблице можно, как в обычной таблице Excel, с
использованием всех возможностей Excel. В дальнейшем, вход в таблицу для изменения
ее содержимого производится двойным щелчком левой кнопкой мыши по таблице:
Способ 2
Выделить и скопировать готовую таблицу в
Microsoft Excel и, переключившись в Word,
произвести
вставку
командой
Вставить
Специальная вставка (Paste – Paste Special) на
вкладке Главная (Home).
В окне Специальная вставка можно выбрать, в каком именно формате должна
быть произведена вставка и необходимо ли в Word отслеживать изменения таблицы Excel
(переключатель Вставить/Связать):
Вставка диаграмм, схем и математических выражений
Диаграммы
Microsoft Word позволяет легко добавлять в документ любые диаграммы для
наглядного представления числовых данных. Для вставки диаграммы необходимо
выбрать вкладку Вставка (Insert) и воспользоваться кнопкой Диаграмма (Chart). В
открывшемся окне можно выбрать любой подходящий тип диаграммы из большого
списка:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
33
ЦКО «Специалист»
После этого экран будет автоматически поделен между окнами Word (где будет
строиться диаграмма) и Excel (где будет видна таблица с исходными данными для
диаграммы, которые надо изменить «под себя»):
Для дальнейшей настройки диаграммы, форматирования, добавления подписей
значений и т.д. можно использовать динамические вкладки Конструктор (Design),
Макет (Layuot) и Формат (Format), которые отображаются в Word при выделении
диаграммы.
Smart Art
Диаграммы (схемы), строящиеся не по числовым данным, а для отображения
зависимостей и связей между объектами, последовательностей событий и т.п. называются
в Word схематическими диаграммами или рисунками SmartArt. Пользователь может
вставить такую диаграмму в документ, используя команду SmartArt на вкладке Вставка
(Insert).
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
34
Расширенные возможности Word 2007
В открывшемся окне Выбор рисунка SmartArt необходимо выбрать подходящий
тип рисунка и, после нажатия кнопки ОК, перейти к построению:
Текстовые подписи к объектам можно добавлять непосредственно в рисунок или в
специальном окне.
Независимо от типа диаграммы, добавление/удаление объектов в диаграмме,
настройка подписей, применение стилей форматирования и т.п. операции с диаграммой
удобнее всего делать при помощи динамической вкладки Конструктор (Design),
отображающейся при выделении объекта SmartArt:
Математические выражения
При необходимости добавления в документ сложных математических формул,
выражений, уравнений и т.п. выберите на вкладке Вставка (Insert) команду Формула
(Formula):
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
35
ЦКО «Специалист»
Редактирование вставленной в документ формулы производится с помощью
инструментов динамической вкладки Конструктор (Design), отображаемой
автоматически при выделении формулы:
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
36
Расширенные возможности Word 2007
Слияние
Под слиянием в Word понимается процедура объединения данных из какого-либо
списка и документа Word для автоматизации процесса создания большого количества
однотипных документов. Слияние можно использовать для:





создания писем, например поздравлений клиентов компании с праздником или
писем-приглашений на какое-либо мероприятие;
наклеек (на конверты, товары и т.п.) или бейджей;
конвертов с автоматической печатью адресов получателя-отправителя;
каталогов (продукции, клиентов и т.д.)
при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте.
В качестве источника данных для слияния может выступать:






Таблица Microsoft Excel
Документ Microsoft Word (с таблицей)
Таблица Microsoft Access
Список контактов Microsoft Outlook
Веб-страницы (с табличной версткой)
Таблицы некоторых баз данных
Мастер слияния
В Word 2007 процедуру слияния можно выполнить несколькими способами.
Самый простой и удобный – воспользоваться пошаговым мастером слияния, который
можно запустить на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start
Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):
Далее следует процесс из 6 шагов:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
37
Этап 1. Выбор типа документа.
На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех
документов, которые он хочет получить на выходе после
слияния:





Письма – обычные бумажные письма для рассылки,
например, клиенту;
Электронные сообщения – электронная почтовая
рассылка;
Конверты – печать на конвертах адресов отправителя
и получателей;
Наклейки – наклейки с адресами для конвертов,
бейджи и пр.
Каталог – имеется ввиду каталог, например,
продукции, т.е. перечисление чего-либо в списке
Этап 2. Выбор документа
На этом шаге необходимо определить, какой документ
будет являться основой (заготовкой) для всех будущих
однотипных сообщений.
Можно использовать открытый заранее текущий
документ, имеющийся шаблон или открыть существующий
документ с диска.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
ЦКО «Специалист»
38
Расширенные возможности Word 2007
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге, фактически, происходит подключение
списка к документу Word. Возможно использование уже
готового списка любого поддерживаемого формата, списка
контактов Outlook или создание списка непосредственно во
время процедуры слияния.
При выборе вариантов Использование списка или
Контакты Outlook необходимо использовать ссылку Обзор
для выбора файла со списком или нужной почтовой папки
Outlook.
После выбора источника данных, Word позволяет
провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при
помощи окна Получатели слияния:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
39
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда
именно в документ должны попасть данные из подключенного
списка.
Для этого необходимо установить курсор в точку
вставки и использовать ссылки в области задач.
Чаще всего используется ссылка Другие элементы,
поскольку она выводит полный набор всех полей списка:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе пользователь уже может предварительно
просмотреть результаты слияния, используя кнопки со
стрелками. При необходимости, также, можно исключить
любого получателя из процедуры слияния.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
ЦКО «Специалист»
40
Расширенные возможности Word 2007
Этап 6. Завершение слияния
Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной
отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на
экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате
слияния документы для дальнейшего использования или
требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то
лучше использовать ссылку Изменить часть писем, которая
выведет результаты слияния в отдельный файл.
Примечания
1. При выполнении слияния для создания и распечатки конвертов или наклеек на
Этапе 2 необходимо будет уточнить параметры конверта/наклейки (размеры,
способ подачи в принтер, количество и т.п.)
2. При выполнении слияния для создания
электронной почтовой рассылки, созданный в
Word почтовые сообщения после завершения
процедуры слияния будут автоматически
перенаправлены в папку Исходящие Microsoft
Outlook, и их дальнейшей отправкой будет
заниматься
уже
почтовая
программа.
Пользователю необходимо только указать
какое именно поле списка использовать в
качестве адресов электронной почты и тему
сообщения в окне Составные электронные
письма:
3. При выполнении слияния для создания наклеек, на Этапе 4 после создания
одной первой наклейки необходимо распространить сделанные изменения на все
остальные наклейки на листе. Это можно сделать кнопкой Обновить все
наклейки в области задач «Слияние».
4. В Word 2007 все этапы мастера слияния можно выбирать при помощи кнопок на
вкладке Рассылки (Mailings):
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
41
ЦКО «Специалист»
Макросы
Макрос – это записанная последовательность действий, которую Word может
выполнить по команде пользователя. Макросы удобно использовать для автоматизации
каких-либо однообразных, рутинных операций (заполнение стандартных бланков,
типовые операции форматирования и т.п.)
По сути, макрос представляет собой набор команд, т.е. программу на языке
программирования Visual Basic for Applications (VBA). Отсюда следуют два основных
способа создания макросов:

Написание макросов «с нуля», т.е. чистое программирование. Пользователь
должен запустить редактор Visual Basic (среду программирования) кнопкой Visual
Basic на вкладке Разработчик (Developer) и начать писать текст программы «с
чистого листа». Очевидно, что такой способ требует серьезной предварительной
теоретической подготовки в области программирования.

Использование макро-рекордера. Запустив запись макроса, пользователь
выполняет действия, которые потом должен повторить макрос, а макро-рекордер
создает текст программы на VBA.
Если вкладку Разработчик (Developer) не видно на ленте, то чтобы
ее отобразить нажмите кнопку Офис, далее Параметры Word и
установите флажок Показывать вкладку Разработчик на ленте
(Show Developer tab in the Ribbon).
Запись макроса
1. выбрать на вкладке Разработчик (Developer) команду Запись макроса (Record
Macro). Далее в окне Запись макроса:




Ввести имя макроса (без пробелов и должно начинаться с буквы).
Выбрать из раскрывающегося списка Макрос доступен для место, куда будет
сохранен текст макроса и (как следствие), где потом макрос будет работать.
При желании ввести описание макроса (любой текст).
Выбрать способ запуска макроса, используя кнопки для назначения макроса
кнопке на панели или сочетанию клавиш, или просто нажать ОК.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
42
Расширенные возможности Word 2007
2. Включится режим записи макроса (загорится индикатор ЗАП в строке состояния и
рядом с указателем мыши появится значок кассеты). Теперь необходимо аккуратно и
без ошибок проделать все те операции, которые потом должен воспроизвести макрос.
При записи макросов разрешается делать любые операции, кроме:


Выделения текста мышью
Перемещение курсора по документу мышью
3. Остановить запись макроса, используя
кнопку
на
вкладке
Разработчик
Остановить запись (Stop recording):
Редактирование макросов
При нажатии кнопки Макросы на вкладке Разработчик открывается окно,
управляющее активными в данный момент макросами:






Выполнить – позволяет запустить выделенный макрос. Удобно использовать для
запуска макросов, которым не было назначено (или мы не знаем) сочетания
клавиш.
Отладка – режим пошагового выполнения макроса для отладки и исправления
ошибок в макросах.
Изменить – редактирование кода макроса, т.е. текста программы на Visual Basic.
Создать – запись нового макроса.
Удалить – удаляет выделенный макрос.
Организатор – средство копирования макросов из одного документа в другой.
Запуск макросов
Сочетание клавиш
Назначить сочетание клавиш для запуска макроса можно в любой момент, в том
числе и после записи макроса. Для этого необходимо нажать кнопку Офис и открыть
Параметры Word. В окне параметров выбрать раздел Настройка (Customize) и
щелкунть по кнпоке Сочетания клавиш – Настройка (Keyboard Shortcats) в
нижней части окна – откроется окно Настройка клавиатуры:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
43
ЦКО «Специалист»
Выбрав категорию Макросы, можно увидеть список текущих макросов и, выбрав
один из них, присвоить макросу желаемое сочетание клавиш, введя его в поле Новое
сочетание клавиш и нажав кнопку Назначить (Assign).
При назначении сочетаний необходимо учитывать текущее
назначения сочетаний (поле Текущее назначение). Если сочетание уже
занято системой, лучше выбрать другое – свободное.
Кнопка панели инструментов
Для назначения макроса кнопке на панели инструментов, необходимо проделать
следующие действия:
1. Открыть меню окно Параметры Word (Word Options) через кнопку Офис и
перейти в раздел Настройка (Customize).
2. Выбрать категорию Макросы (Macros) из выпадающего списка Выбрать
команды из (Choose commands from):
3. Добавить макрос на панель быстрого доступа кнопкой Добавить (Add).
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
44
Расширенные возможности Word 2007
Особенности командной работы в Word 2007
В случае, когда работа пользователя над документом является частью большого
проекта или отдельным этапом в достижении какой-либо цели, а сам пользователь –
одним из многих участников или сотрудником компании – в этом случае при работе над
документами в Word появляется ряд специфических моментов, характерных именно для
групповой работы – защита документов, рецензирование и др.
Защита документов
Ограничения на форматирование
При необходимости можно ограничить возможности
по форматированию документа для пользователей,
работающих с данным файлом. Для этого необходимо
выбрать вкладку Рецензирование (Review) и нажать
кнопку
Защитить
документ
–
Ограничить
форматирование
и
редактирование
(Protect
document – Restrict formatting and editing).
Откроется панель с настройками защиты.
Если включить флажок Ограничить набор
разрешенных стилей (Limit formatting to a selection
of
styles),
то
мы
запретим
бесконтрольное
форматирование нашего документа. Нажав ссылку
Настройки (Settings), можно уточнить, какие именно
стили разрешается использовать при форматировании
документа:
Ограничения на редактирование
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
45
ЦКО «Специалист»
В окне Защита документа (вкладка Рецензирование → Защитить документ)
возможно также установить ограничения на редактирование документа. Это делается
установкой флажка Разрешить только указанный способ редактирования
документа (Allow only this type of editing this document) и выбором способа из
раскрывающегося списка:




Запись
исправлений
–
редактирование
документа разрешено только в режиме записи
исправлений, т.е. с обязательным указанием кто где
и что изменил в документе (с возможностью отката
любых изменений).
Примечания
– изменение
документа
не
разрешено.
Разрешается
только
добавление
примечаний
к
тексту
документа
(вкладка
Рецензирование → Создать примечание).
Ввод данных в поля форм – редактирование
документа запрещено, за исключением ввода
данных в поля форм, если таковые имеются.
Только
чтение – любое редактирование
запрещено.
При необходимости, возможно указать исключения из
правил защиты. Для этого можно выделить те фрагменты текста,
на которые ограничения на редактирование не должны
распространяться и установить флажок в списке Исключения.
Для добавления пользователей в список (например, коллегпользователей локальной сети организации) воспользуйтесь
ссылкой Другие пользователи.
Включение защиты (ограничений на форматирование и
редактирование) производится кнопкой Да, включить защиту.
При активации защиты пользователю будет предложено
придумать и ввести пароль, необходимый для снятия защиты в
будущем.
Шифрование файла
При необходимости обеспечить защиту конфиденциальной информации,
пользователь может зашифровать файл документа Word, предотвратив возможность
открытия документа не допущенными к информации пользователями.
Удобнее всего это сделать непосредственно при сохранении документа. Нажмите
кнопку Офис и выберите раздел Подготовить – Зашифровать документ (Prepare –
Encrypt Document) и в открывшемся окне указать пароль на открытие (т.е.
дешифрацию) документа:
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
46
Расширенные возможности Word 2007
Пометка документа как окончательной версии
Любой файл Word можно пометить как окончательный, указав тем самым, что он
является финальной версией документа. Такая пометка отключает все возможности
ввода, редактирования и форматирования текста документа, проверку правописания и
пр. В строке состояния такой документ помечается специальным значком:
Для пометки окончательной версии
документа нажмите кнопку Офис и
выберите Подготовить – Пометить как
окончательный (Prepare – Mark as
Final).
Режим записи исправлений (отслеживание изменений)
Если предполагается, что документ будут просматривать и редактировать
(рецензировать) несколько пользователей, то можно заранее для такого документа
включить специальный режим – режим записи исправлений. В этом режиме Word
запоминает кто из пользователей, когда и что именно в документе менял, позволяя при
необходимости отказаться от изменений, вернув исходный вариант текста.
Для включения такого режима необходимо выбрать вкладку Резенцирование
(Review) и нажать кнопку Исправления (Tracking changes):
В режиме записи исправлений любые изменения исходного текста документа
будут отображаться в виде выносок на правом поле документа и зачеркнутогоподчеркнутого текста:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
47
ЦКО «Специалист»
При необходимости, пользователь может позже принять или отклонить сделанные
изменения. Это можно сделать, воспользовавшись контекстным меню выноски
исправления или кнопками Принять (Accept) или Отклонить (Reject)на вкладке
Рецензирование.
Использование подложки
Изображения или надписи, размещенные на каждой странице под текстом
документа, называются подложкой. Использование подложки задается на вкладке
Разметка страницы - кнопка Подложка – Настраиваемая подложка
(Watermark – Custom watermark). В появившемся окне Печатная подложка
можно выбрать файл с изображением (например, логотип компании) или текст для
размещения в качестве подложки.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
48
Расширенные возможности Word 2007
Свойства документа и вставка полей
Вместе с текстом документа при сохранении файла Word запоминает еще ряд
параметров документа, таких как имя автора, название организации, даты создания и
печати документа и т.д. Увидеть эти параметры можно, нажав кнопку Офис и выбрав в
разделе Подготовить (Prepare) команду Свойства (Properties):
Полный список всех свойств документа
можно увидеть, если щелкнуть мышью по
кнопке Свойства документа (Document
Properties) и выбрать Дополнительные
свойства (Advanced Properties).
Использовать эти свойства в тексте
документа можно, вставив в документ поля.
Для этого необходимо открыть вкладку
Вставка (Insert) и нажав кнопку Экспрессблоки
(Quick
Parts),
выбрать
в
выпадающем списке команду Поле (Field).
В открывшемся окне можно выбрать любое
желаемое поле из списка и настроить
дополнительные параметры вставки:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
49
ЦКО «Специалист»
Список наиболее используемых полей:
AUTHOR – имя автора документа
CREATEDATE – дата и время создания документа
FILENAME – имя файла
LASTSAVEDBY – имя пользователя, сохранившего документ последний раз
NUMPAGES – общее число страниц
PRINTDATE – дата время последней печати
SUBJECT – тема документа
SAVEDATE – дата и время последнего сохранения
TITLE – название документа
Элементы управления
При создании документов, которые потом будут заполняться другими
пользователями (электронных анкет, тестов, шаблонов договоров и т.п.) возникает
необходимость разрешить пользователям ввод данных в строго определенные места
документа (например, в поле реквизитов, не меняя текста договора) с одновременным
контролем типа вводимой информации (текст, числа, даты). Это можно реализовать с
использованием элементов управления с вкладки Разработчик (Developer):
После вставки любого элемента управления его необходимо настроить, нажав
кнопку Свойства (Properties). Word предоставляет в распоряжение пользователя
следующие элементы управления:
Текстовое поле – позволяет пользователю
вводить текст определенного формата (стиля)
Поле со списком – пользователь может выбрать
один из вариантов раскрывающегося списка.
Элемент управления содержимым рисунка –
позволяет вставить в форму нужое графическое
изображение из файла.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
50
Расширенные возможности Word 2007
Выбор даты - раскрывающийся календарь для
быстрого ввода даты.
После создания формы ее необходимо защитить от
несанкционированного редактирования. Для этого
откройте вкладку Рецензирование или Разработчик и
нажмите кнопку Защитить документ – Ограничить
форматирование и редактирование. В появившемся
окне установите флажок в группе Ограничения на
редактирование, выбрав из выпадающего списка
вариант Ввод данных в поля форм.
После этого активируйте защиту кнопкой Да, включить защиту (Enforce
protection). В этом режиме невозможно менять текст или настройки полей формы –
можно лишь вводить данные в созданные поля.
Использование шаблонов
При создании большого количества однотипных документов разумно использовать
типовые заготовки – шаблоны – для экономии времени и сил, затрачиваемых на
создание и оформление документа.
Microsoft Word позволяет любой документ сохранить как шаблон, чтобы
впоследствии можно было создавать новые документы на его основе. Для создания
шаблона выполните следующие действия:
1. Откройте (или создайте) документ, который будет использоваться как
шаблон.
2. При необходимости, добавьте в документ поля форм, чтобы ограничить
возможности ввода данных в будущие документы, созданные на основе этого
шаблона. Также можно установить защиту на документ, определив
разрешенные для редактирования области или список разрешенных стилей
для форматирования документа.
3. Нажмите кнопку Офис → Сохранить как → Шаблон Word. Лучше всего
сохранить
шаблон
в
папку
:
C:\Пользователи\ИмяПользователя\AppData\Roaming\Microsoft\
Шаблоны - стандартную папку, где Word сохраняет шаблоны (в Windows
Vista).
Теперь, для создания нового документа на основе созданного шаблона, достаточно
нажать кнопку Офис и выбрать Создать (New). Шаблоны пользователя будут доступны
по ссылке Мои шаблоны (My Templates):
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
www.specialist.ru
51
ЦКО «Специалист»
ЦКО «Специалист»
52
Расширенные возможности Word 2007
Сочетания клавиш Microsoft Word 2007
Перемещение по документу
HOME
END
СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО
CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО
CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО
SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
SHIFT+HOME
SHIFT+END
Создание, просмотр и сохранение документов
CTRL+N
CTRL+O
CTRL+W
ALT+CTRL+S
ALT+SHIFT+C
CTRL+S
Поиск, замена и переходы
CTRL+F
ALT+CTRL+Y
CTRL+H
CTRL+G
Отмена и повтор действий
ESC
CTRL+Z
CTRL+Y
Смена режима просмотра
ALT+CTRL+P
ALT+CTRL+O
ALT+CTRL+N
ALT+R
CTRL+\
Режим структуры
ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
CTRL+SHIFT+N
ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ
ALT+SHIFT+ЗНАК ПЛЮС
ALT+SHIFT+ЗНАК МИНУС
ALT+SHIFT+A
Переход в начало строки
Переход в конец строки
Переход на один знак влево или вправо
Переход на одно слово влево
Переход на одно слово вправо
Выделение или отмена выделения одного знака слева от
курсора
Выделение или отмена выделения одного знака справа от
курсора
Выделение или отмена выделения одного слова слева от
курсора
Выделение или отмена выделения одного слова справа от
курсора
Выделение фрагмента от курсора до начала строки
Выделение фрагмента от курсора до конца строки
Создание нового документа того же типа, что и текущий
или последний документ
Открытие документа
Закрытие документа
Разделение окна документа
Снятие разделения окна документа
Сохранение документа
Поиск текста, форматирования и специальных знаков
Повтор поиска (после закрытия окна Найти и заменить)
Замена текста, форматирования и специальных знаков
Переход к странице, закладке, сноске, таблице,
примечанию, рисунку и другим элементам документа
Отмена выполняемого действия
Отмена последнего действия
Повтор отмененного или последнего действия
Переход в режим разметки
Переход в режим структуры
Переход в обычный режим
Переход в режим просмотра текста
Разворачивание или сворачивание вложенных документов
в главном документе
Перенос абзаца на вышестоящий уровень
Перенос абзаца на нижестоящий уровень
Преобразование абзаца в основной текст
Перенос выделенных абзацев вверх
Перенос выделенных абзацев вниз
Развертывание текста под заголовком
Свертывание текста под заголовком
Развертывание или свертывание всего текста или всех
заголовков
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
Косая черта (/) на цифровой клавиатуре
ALT+SHIFT+1
CTRL+TAB
Печать и предварительный просмотр документов
CTRL+P
ALT+CTRL+I
Рецензирование документов
ALT+CTRL+M
CTRL+SHIFT+E
ALT+SHIFT+C
Ссылки, сноски и концевые сноски
ALT+SHIFT+O
ALT+SHIFT+I
ALT+SHIFT+X
ALT+CTRL+F
ALT+CTRL+D
Работа с веб-страницами
CTRL+K
F9
Вставка специальных знаков и элементов
CTRL+F9
SHIFT+ENTER
CTRL+ENTER
CTRL+SHIFT+ENTER
ALT+CTRL+знак «минус»
CTRL+знак «минус»
CTRL+ДЕФИС
CTRL+SHIFT+ДЕФИС
CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ
ALT+CTRL+C
ALT+CTRL+R
ALT+CTRL+T
ALT+CTRL+ТОЧКА
CTRL+`, `
CTRL+', '
CTRL+`, SHIFT+'
CTRL+', SHIFT+'
Копирование форматирования
CTRL+SHIFT+C
CTRL+SHIFT+V
Изменение шрифта или размера текста
CTRL+SHIFT+F
CTRL+SHIFT+P
CTRL+SHIFT+>
CTRL+SHIFT+<
CTRL+]
CTRL+[
CTRL+D
SHIFT+F3
CTRL+SHIFT+A
CTRL+B
www.specialist.ru
53
ЦКО «Специалист»
Скрытие или отображение форматирования знаков
Отображение всех заголовков, оформленных стилем
«Заголовок 1»
Вставка символа табуляции
Печать документа
Открытие или закрытие окна предварительного просмотра
Вставка примечания
Включение и отключение записи исправлений
Закрытие области проверки (если она открыта)
Пометка элемента оглавления
Пометка элемента таблицы ссылок
Пометка элемента предметного указателя
Вставка обычной сноски
Вставка концевой сноски
Вставка гиперссылки
Обновление
Поле
Разрыв строки
Разрыв страницы
Разрыв раздела
Длинное тире
Короткое тире
Мягкий перенос
Неразрывный дефис
Неразрывный пробел
Знак авторского права
Охраняемый товарный знак
Товарный знак
Многоточие
Один открывающий знак кавычки
Один закрывающий знак кавычки
Двойные открывающие кавычки
Двойные закрывающие кавычки
Копирование форматирования из текста
Применение скопированного форматирования к тексту
Изменение шрифта
Изменение размера шрифта
Увеличение размера шрифта
Уменьшение размера шрифта
Увеличение размера шрифта на один пункт
Уменьшение размера шрифта на один пункт
Изменение форматирования знаков (диалоговое окно
Шрифт)
Изменение регистра букв
Преобразование всех букв в прописные
Применение полужирного начертания
ЦКО «Специалист»
54
CTRL+U
CTRL+SHIFT+W
CTRL+SHIFT+D
CTRL+SHIFT+H
CTRL+I
CTRL+SHIFT+K
CTRL+ЗНАК РАВЕНСТВА
CTRL+SHIFT+ЗНАК ПЛЮС
CTRL+ПРОБЕЛ
CTRL+SHIFT+Q
Задание междустрочного интервала и выравнивание абзацев
CTRL+1
CTRL+2
CTRL+5
CTRL+0 (ноль)
CTRL+E
CTRL+J
CTRL+L
CTRL+R
CTRL+M
CTRL+SHIFT+M
CTRL+T
CTRL+SHIFT+T
CTRL+Q
Применение стилей абзацев
CTRL+SHIFT+N
ALT+CTRL+1
ALT+CTRL+2
ALT+CTRL+3
CTRL+SHIFT+L
Работа с полями
ALT+SHIFT+D
ALT+CTRL+L
ALT+SHIFT+P
ALT+SHIFT+T
CTRL+F9
CTRL+SHIFT+F7
F9
CTRL+SHIFT+F9
SHIFT+F9
ALT+F9
F11
Расширенные возможности Word 2007
Применение подчеркивания
Подчеркивание слов (не пробелов)
Двойное подчеркивание текста
Преобразование в скрытый текст
Применение курсивного начертания
Преобразование всех букв в малые прописные
Применение форматирования нижнего индекса
Применение форматирования надстрочного индекса
Снятие дополнительного форматирования с выделенных
знаков
Оформление выделенных знаков шрифтом Symbol
Одинарный
Двойной
Полуторный
Увеличение или уменьшение интервала перед текущим
абзацем на одну строку
Выравнивание абзаца по центру
Выравнивание абзаца по ширине
Выравнивание абзаца по левому краю
Выравнивание абзаца по правому краю
Добавление отступа слева
Удаление отступа слева
Создание выступа
Уменьшение выступа
Снятие дополнительного форматирования с выделенных
абзацев
Применение стиля «Обычный»
Применение стиля «Заголовок 1»
Применение стиля «Заголовок 2»
Применение стиля «Заголовок 3»
Применение стиля «Список»
Вставка поля
Вставка поля LISTNUM (нумерация)
Вставка поля PAGE
Вставка поля TIME (текущее время)
Вставка пустого поля
Обновление связанных данных в исходном документе
Microsoft Word
Обновление выделенных полей
Разрыв связи с полем
Переключение между выделенным значением поля и его
кодом
Переключение между значениями всех полей и их кодами
Переход к следующему полю
www.specialist.ru
Автор
barmaley
barmaley1060   документов Отправить письмо
Документ
Категория
Информатика
Просмотров
150
Размер файла
2 341 Кб
Теги
word, 2007, возможности, расширенная
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа