close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Excel 2010 Самоучитель

код для вставкиСкачать
серия
САМОУЧИТЕЛЬ
Наука и Техника
Санкт-Петербург
2012
серия
Серогодский В. В., Дружинин А. Ю., Козлов Д. А.,
Прокди Р. Г. и др.
Excel
2010
эффективный самоучитель
+ справочник
пользователя
Наука и Техника
Санкт-Петербург
2012
Серогодский В. В., Дружинин А. Ю., Козлов Д. А., Прокди Р. Г. и др.
EXCEL 2010. ЭФФЕКТИВНЫЙ САМОУЧИТЕЛЬ + СПРАВОЧНИК ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
—
СПб.: Наука и Техника, 2012. — 400 с.: ил.
Серия «Самоучитель»
Данная книга является превосходным самоучителем, позволяющим самостоятельно
освоить Excel 2010. Благодаря ей вы научитесь создавать, редактировать и
оформлять таблицы в Excel, готовить их к печати, выполнять вычисления, строить
графики и диаграммы, а также многому другому. В конце каждого раздела имеется
подробный пошаговый пример. Каждое действие в нем сопровождается рисунком
– копией окна Excel. Всего в книге около 50 таких примеров. Выполняя их под
руководством автора, вы на практике будете закреплять пройденный материал.
Таким образом, прочитав данную книгу, вы получите устойчивые навыки работы
в Excel. Завершает книгу удобный справочник по функциям Excel, с подробными
описаниями и примерами использования.
Книга отличается простотой и ясностью изложения материала. Написана авторами
на основе многолетнего преподавания на компьютерных курсах. Снабжена
цветными вкладками-шпаргалками.
Контактные телефоны издательства:
(812) 567 70 25, (812) 567 70 26, (044) 516 38 66
Официальный сайт: www.nit.com.ru
© Прокди Р. Г.
© Наука и техника (оригинал-макет), 2008
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ. ОКНО EXCEL 2010 ................................14
1.1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010 ................................................. 15
1.2. ЗАПУСК MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010 .................................................................... 16
1.3. ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА ........................................................................................ 17
1.4. ОКНО MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010 И ЕГО ЭЛЕМЕНТЫ .............................................. 18
1.4.1. Лента с инструментами .............................................................. 18
1.4.2. Панель быстрого доступа ........................................................... 23
1.4.3. Строка состояния ....................................................................... 25
ГЛАВА 2. СОЗДАНИЕ НОВЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ (КНИГ) В EXCEL 2010 .....27
2.1. НОВАЯ КНИГА EXCEL .............................................................................................. 28
2.2. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ЯЧЕЙКАХ ......................................................... 28
2.2.1. Табличный курсор ....................................................................... 28
2.2.2. Ввод в пустую ячейку .................................................................. 30
2.2.3. Изменение содержимого ячейки ................................................ 32
2.2.4. Автозавершение ввода ............................................................... 34
2.2.5. Автоматический ввод одинаковых данных в несколько ячеек ...... 35
2.2.6. Отмена последнего действия ..................................................... 35
2.3. СОХРАНЕНИЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL ................................................................................ 37
2.3.1. Стандартное сохранение ............................................................ 37
2.3.2. Тонкости процедуры сохранения ................................................ 38
2.3.3.Новый формат Excel 2010. Сохранение в разных форматах ......... 39
2.3.4. Сохранение существующего файла под другим именем ............. 40
2.4. ОТОБРАЖЕНИЕ НЕСКОЛЬКИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ В ОКНЕ ПРОГРАММЫ ................... 42
2.4.1. Одновременная работа с несколькими таблицами ...................... 42
2.4.2. Одновременное отображение различных частей одной книги ..... 43
2.4.3. Как прокручивать таблицу, не теряя из виду ее шапки ................. 44
55
5
2.5. ЗАКРЫТИЕ ТАБЛИЦЫ И ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ EXCEL ................................................. 44
2.6. ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТОВ EXCEL .............................................................................. 45
2.7. ПОШАГОВЫЕ ПРИМЕРЫ ......................................................................................... 47
Пример 1. Переход между окнами документов .................................... 47
Пример 2. Режимы просмотра окна документа..................................... 49
Пример 3. Заполнение пустой ячейки .................................................. 51
Пример 4. Редактирование ячейки ...................................................... 53
Пример 5. Автозавершение ввода ....................................................... 55
Пример 7. Отмена и возврат последних действий ................................ 56
Пример 7.Ввод текстовых значений ..................................................... 57
ГЛАВА 3. ОПЕРАЦИИ С ЯЧЕЙКАМИ В EXCEL 2010 ........................................60
3.1. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК ............................................................................................... 61
3.1.1. Дополнительные способы выделения ......................................... 63
3.1.2. Выделение внутри ячейки ........................................................... 63
3.2. УДАЛЕНИЕ, ОЧИСТКА, ДОБАВЛЕНИЕ НОВЫХ ЯЧЕЕК .................................................... 64
3.2.1. Удаление ячеек ........................................................................... 64
3.2.2. Очистка ячеек ............................................................................. 66
3.2.3. Вставка новых (пустых) ячеек, строк и столбцов ......................... 67
3.3. КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ЯЧЕЕК ................................................................... 68
3.4. ВЫДЕЛЕНИЕ ГРУПП ЯЧЕЕК В СООТВЕТСТВИИ С ИХ СОДЕРЖИМЫМ ............................... 69
3.5. РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПО АВТОЗАПОЛНЕНИЮ ............................................. 72
3.5.1. Стандартные последовательности.............................................. 72
3.5.2. Последовательности пользователя............................................. 74
3.5.3. Прогрессии ................................................................................ 75
3.5.4. Дублирование данных................................................................. 77
3.5.5. Дополнительные возможности автозаполнения.......................... 77
3.6. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ...................................................................................... 78
Пример 8. Выделение ячеек ................................................................. 78
Пример 9. Удаление, очистка и добавление ячеек ................................ 82
Пример 10. Копирование и перемещение ячеек ................................... 83
Пример 11. Использование стандартных последовательностей ........... 86
Пример 12. Создание и использование последовательности
пользователя ............................................................................. 87
Пример 13. Использование прогрессии и дублирование данных.......... 88
ГЛАВА 4. ТИПЫ И ФОРМАТЫ ДАННЫХ В EXCEL 2010 ....................................90
4.1. ТИПЫ ДАННЫХ ...................................................................................................... 91
4.1.1. Текстовые значения .................................................................... 91
4.1.2. Числовые значения ..................................................................... 92
Числа ......................................................................................... 93
Даты и время ............................................................................. 93
4.2. ФОРМАТЫ ДАННЫХ ............................................................................................... 95
4.2.1. Стандартные форматы данных в Excel 2010 ................................ 95
4.2.2. Назначение формата данных для той или иной ячейки ................ 97
4.2.3. Создание пользовательского формата ....................................... 98
4.3. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ...................................................................................... 99
Пример 14. Ввод числовых значений .................................................... 99
Пример 15. Представление числового значения ................................ 101
ГЛАВА 5. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ EXCEL .................................................. 104
5.1.НАСТРОЙКА ВЫСОТЫ СТРОК...................................................................................105
5.2. НАСТРОЙКА ШИРИНЫ СТОЛБЦОВ ...........................................................................106
5.3. ВЫРАВНИВАНИЕ И ОРИЕНТАЦИЯ, ОБЪЕДИНЕНИЕ ЯЧЕЕК ............................................106
5.4. ШРИФТ ...............................................................................................................111
5.5. ГРАНИЦЫ ЯЧЕЕК...................................................................................................113
5.6. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ .....................................................................................118
Пример 16. Форматирование строк и столбцов.................................. 118
Пример 17. Выравнивание и ориентация ........................................... 120
Пример 18. Установка параметров шрифта ........................................ 122
Пример 19. Обрамление ячеек ........................................................... 123
ГЛАВА 6. ЛИСТЫ ТАБЛИЦ ...................................................................... 124
6.1. ЛИСТЫ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ EXCEL 2010 .......................................................125
6.2. ОПЕРАЦИИ НАД ЛИСТАМИ ......................................................................................126
6.2.1. Переименование листов. Цвет ярлыка ...................................... 126
6.2.2. Добавление и удаление листов ................................................. 127
6.2.3. Перемещение и копирование листов ........................................ 129
6.3. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ .....................................................................................130
Пример 20. Работа с листами таблиц ................................................. 130
ГЛАВА 7. ВЫЧИСЛЕНИЯ В EXCEL 2010 ..................................................... 133
7.1. ЧТО ТАКОЕ ФОРМУЛЫ И ЗАЧЕМ ОНИ НУЖНЫ.............................................................134
7.2.ВВОД ФОРМУЛ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОРМУЛ ...........................................................135
7.3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ В ФОРМУЛАХ.............................................137
7.3.1. Арифметические формулы ....................................................... 137
7.3.2. Операторы сравнения .............................................................. 138
7.3.3.Использование текстовых формул............................................. 138
7.3.4. Операторы ссылок .................................................................... 138
7.4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИЙ ..................................................................................139
7.5. ПОЛЕЗНЫЕ ПРИЕМЫ ПО РАБОТЕ С ФОРМУЛАМИ .......................................................142
7.5.1. Копирование формул. Использование абсолютных адресов ..... 142
7.5.2. Отображение связанных ячеек.................................................. 143
7.5.3. Присвоение имен ячейкам. Использование имен ..................... 145
7.5.4. Отображение формул в ячейках ................................................ 150
7.6. СОЗДАНИЕ ФОРМУЛ, ИСПОЛЬЗУЮЩИХ ДАННЫЕ С РАЗНЫХ ЛИСТОВ ...........................150
7.7. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ .....................................................................................153
Пример 21. Ввод формул ................................................................... 153
Пример 22. Использование функций .................................................. 154
Пример 23. Работа с основными функциями ...................................... 156
Пример 24. Автосуммирование .......................................................... 157
Пример 25. Копирование формул ...................................................... 158
Пример 26. Создание имен ............................................................... 160
ГЛАВА 8. РАБОТА НАД ОШИБКАМИ ......................................................... 161
8.1. ПРОВЕРКА ОРФОГРАФИИ В ДОКУМЕНТАХ СРЕДСТВАМИ EXCEL ...................................162
8.2.ОШИБКИ ВВОДА ДАННЫХ И ВЫЧИСЛЕНИЙ ................................................................163
8.3. ПОИСК И ЗАМЕНА ТЕКСТОВЫХ ФРАГМЕНТОВ ............................................................168
8.3.1. Простой поиск .......................................................................... 168
8.3.2. Поиск и автоматическая замена слов ....................................... 169
8.4.ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ .....................................................................................171
Пример 27. Поиск ошибок в формулах ............................................... 171
Пример 28. Проверка орфографии..................................................... 172
Пример 29. Поиск и замена ................................................................ 173
ГЛАВА 9. РИСУНКИ В ТАБЛИЦАХ EXCEL 2010 ............................................ 175
9.1. ВСТАВКА РИСУНКОВ В ТАБЛИЦЫ EXCEL 2010 ............................................................176
9.2. ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРОВ И ФОРМЫ ВСТАВЛЕННОГО РИСУНКА. ....................................176
9.3. ВОЗМОЖНОСТИ РИСОВАНИЯ В EXCEL 2010. ФИГУРЫ ................................................179
9.4. ОБЪЕКТЫ SMARTART .............................................................................................185
9.5.КРАСИВЫЕ НАДПИСИ WORDART ..............................................................................186
9.6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КЛИПОВ ....................................................................................188
9.7. ВСТАВКА СПЕЦИАЛЬНЫХ СИМВОЛОВ ......................................................................189
9.8. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ .....................................................................................190
Пример 30. Вставка рисунка из внешнего редактора ......................... 190
Пример 31. Создание рисунка встроенным редактором..................... 191
ГЛАВА 10. ДИАГРАММЫ И ГРАФИКИ В EXCEL 2010 ................................... 192
10.1. БАЗОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ...................................................................................193
10.1.1. Первый график в Excel 2010 .................................................... 194
10.1.2. Выбор несмежных данных....................................................... 197
10.1.3. Быстрое создание диаграммы ................................................ 197
10.1.4. Перемещение диаграммы ...................................................... 198
10.1.5. Выбор способа отображения данных ...................................... 199
Группировка данных................................................................. 200
Изменение порядка строк и столбцов ...................................... 200
10.2. МАКЕТЫ И СТИЛИ ДИАГРАММ. ВКЛАДКА МАКЕТ ......................................................200
10.2.1. Раздел Подписи ...................................................................... 202
Название диаграммы ............................................................... 202
Названия осей ......................................................................... 205
Легенда ................................................................................... 206
Подписи данных ....................................................................... 207
Таблица данных........................................................................ 208
10.2.2. Раздел Оси, кнопка Оси .......................................................... 209
Горизонтальная ось .................................................................. 209
Параметры горизонтальной оси ............................................... 209
Параметры вертикальной оси .................................................. 213
10.2.3. Раздел Оси, кнопка Сетка ....................................................... 214
10.2.4. Раздел Фон ............................................................................. 215
Область построения................................................................. 215
Стенка диаграммы ................................................................... 215
Основание диаграммы ............................................................. 215
Поворот объемной фигуры ...................................................... 216
10.2.5. Раздел Анализ ........................................................................ 216
Линия тренда ........................................................................... 216
Линии ...................................................................................... 219
Полосы повышения/понижения ............................................... 220
Планки погрешности ................................................................ 220
10.3. МАКЕТЫ И СТИЛИ ДИАГРАММ. ВКЛАДКА ФОРМАТ....................................................222
10.3.1. Группа “Стили фигур”.............................................................. 222
10.3.2. Группа “Стили WordArt” ........................................................... 225
10.3.3. Группы “Упорядочить” и “Размер” ........................................... 227
10.4. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ...................................................................................228
Пример 32. Создание диаграммы ...................................................... 228
Пример 33. Редактирование диаграммы ............................................ 230
ГЛАВА 11. УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ .............................................. 231
11.1. УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ..........................................232
11.2. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ...................................................................................236
Пример 34. Применение условного форматирования ........................ 236
ГЛАВА12. СОЗДАНИЕ ВСПЛЫВАЮЩИХ ПРИМЕЧАНИЙ ДЛЯ ЯЧЕЕК .............. 237
12.1. ВСПЛЫВАЮЩИЕ ПРИМЕЧАНИЯ ............................................................................238
12.2. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ...................................................................................241
Пример 35. Использование примечаний ............................................ 241
ГЛАВА 13. ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦ EXCEL .......................................................... 242
13.1. ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ ......................................................................................243
13.2. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ТАБЛИЦЫ.............................................................244
13.3. ПЕЧАТЬ .............................................................................................................247
13.4. КОЛОНТИТУЛЫ...................................................................................................248
13.5. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ...................................................................................250
Пример 36. Задание параметров страниц для печати......................... 250
Пример 37. Предварительный просмотр ............................................ 252
Пример 38. Подготовка к печати и печать ........................................... 253
ГЛАВА 14. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL 2010 ................................................. 254
14.1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ...................................................................................255
14.2. ПОИСК И РЕДАКТИРОВАНИЕ ЗАПИСЕЙ ...................................................................258
14.3. СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ .......................................................................................259
14.4. ФИЛЬТРАЦИЯ ЗАПИСЕЙ .......................................................................................261
14.4.1. Фильтрация по выбранному полю ........................................... 261
14.4.2. Создание фильтра пользователя ............................................ 262
14.4.3. Расширенный фильтр ............................................................. 263
14.5. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИМЕРЫ ...................................................................................265
Пример 39. Создание базы данных .................................................... 265
Пример 40. Поиск записей, их редактирование и удаление ................ 266
Пример 41. Сортировка записей ........................................................ 267
Пример 42. Фильтрация записей........................................................ 268
ГЛАВА 15. СПРАВОЧНИК ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ EXCEL 2010 ...................... 269
15.1. СТРУКТУРА ФУНКЦИЙ ..........................................................................................270
15.2. ФУНКЦИИ ДЛЯ РАБОТЫ С ТЕКСТОМ В EXCEL ...........................................................271
15.2.1. Работа с символами и кодами ................................................. 273
15.2.2. Функции для конвертации текста ............................................ 275
15.2.3. Форматирование текста ......................................................... 276
15.2.4. Операции с текстом ................................................................ 278
15.2.5. Получение подстроки.............................................................. 281
15.2.6. Поиск подстроки ..................................................................... 284
15.2.7. Вырезание одной строки из другой ......................................... 287
15.3. ЛОГИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ В EXCEL ...........................................................................289
15.3.1. Использование функции ЕСЛИ() ............................................. 290
15.3.2. Проведение множественных логических проверок.................. 293
15.3.3. Применение условия к диапазону ........................................... 298
15.4. ПОЛУЧЕНИЕ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ФУНКЦИЙ ...........................304
15.4.1.Функция ЯЧЕЙКА() ................................................................... 305
15.4.2. Функция ТИП.ОШИБКИ()......................................................... 307
15.4.3. Функция ИНФОРМ() ................................................................ 308
15.4.4. Функции Е…() ......................................................................... 309
15.5. ФУНКЦИИ ССЫЛКИ И АВТОПОДСТАНОВКИ В EXCEL ..................................................312
15.5.1. Функция ВЫБОР() ................................................................... 312
15.5.2. Просмотр и поиск значений в таблицах ................................... 314
15.5.3. Продвинутые операции поиска ............................................... 318
15.6. РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ ДАТЫ И ВРЕМЕНИ ...............................................................322
15.6.1. Как Excel работает с датой и временем ................................... 322
15.6.2. Ввод даты и времени .............................................................. 322
15.6.3. Excel и годы из двух цифр ....................................................... 323
15.6.4. Работа с функциями даты в Excel ............................................ 324
15.6.5. Работа с функциями времени в Excel ...................................... 336
15.7. РАБОТА С МАТЕМАТИЧЕСКИМИ ФУНКЦИЯМИ ..........................................................340
15.7.1. Функции округления в Excel .................................................... 343
15.7.2. Суммирование значений......................................................... 348
15.7.3. Генерация случайных величин ................................................. 354
15.8. РАБОТА СО СТАТИСТИЧЕСКИМИ ФУНКЦИЯМИ .........................................................358
15.8.1. Подсчет количества с помощью функции СЧЁТ() ..................... 360
15.8.2. Подсчет средних значений ...................................................... 361
15.8.3. Вычисление крайних значений ................................................ 364
15.8.4. Нахождение меры отклонений ................................................ 366
15.9. ФИНАНСОВЫЕ РАСЧЕТЫ ......................................................................................370
15.9.1. Расчет суммы платежа ............................................................ 370
15.9.2. Вычисление погашения основной суммы и процентов ............ 373
15.9.3. Вычисление общей стоимости погашения основной части
кредита и процентов ................................................................ 374
15.9.4. Подсчет процентной ставки .................................................... 375
15.9.5. Расчет возможной суммы кредита .......................................... 376
15.9.6. Расчет процентов ................................................................... 377
15.9.7. Расчет будущей суммы ........................................................... 379
15.9.8. Расчет требуемых условий инвестирования ............................ 381
15.9.9. Расчет инфляции .................................................................... 386
ПРИЛОЖЕНИЕ ........................................................................................... 390
ГЛАВА 1.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ.
ОКНО EXCEL 2010
1414
14
1.1. Общие сведения о Microsoft Office
Excel 2010
Microsoft Office Excel нужен прежде всего тем людям, которые в своей работе имеют дело с цифрами, например бухгалтерам и научным работникам.
Но этим не исчерпывается потенциал электронных таблиц. Практически
во всех случаях, когда информация может быть представлена в табличном
виде, Excel является незаменимым помощником. Любой пользователь, знающий возможности Excel, всегда может найти ему применение в своей работе.
С помощью Excel можно создавать, редактировать и печатать красиво оформленные таблицы. Благодаря встроенным в него математическим и логическим функциям, можно очень быстро выполнять разнообразные операции как над цифрами, так и над текстами, производить простые и сложные
вычисления. Можно создавать всевозможные диаграммы, строить графики
и т.п.
При этом таблицы Excel могут быть встроены во многие документы, в том
числе и в документы текстового редактора Word.
Excel имеет огромные возможности и, несомненно, является одной из лучших программ своего класса. Однако изучение Excel и применение является полезным не только по этой причине. Большую роль играет его распространенность. Эта программа установлена сегодня практически на любом
компьютере. Получая откуда-либо файлы электронных таблиц, можно быть
почти уверенным, что эти документы создавались в Excel или, по крайней
мере, могут быть прочитаны в нем. Именно поэтому умение использовать
Excel является очень важным.
15
15
15
Самоучитель Exсel 2010
Первые версии Excel были созданы еще до появления операционных систем семейства Windows. Но и после этого Excel не остановился в своем развитии: были созданы версии 95, 97, 2000, 2002, 2003, 2007, 2010, в каждой из
которых появлялись новые возможности и совершенствовались имеющиеся, устранялись ошибки предыдущих версий.
Microsoft Office Excel 2010 входит в состав пакета офисных программ
Microsoft Office 2010 и, как правило, устанавливается вместе со всеми
остальными программами пакета.
1.2. Запуск Microsoft Office Excel 2010
Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2010 может быть запущен несколькими способами:
•
Из главного меню, после нажатия на кнопку «Пуск». При этом
выбирается Пуск Все программы Microsoft Office Microsoft Office Excel 2010 или просто Пуск Все программы Microsoft Office Excel 2010. (см. рис. 1.1).
Рис. 1.1. Запуск Microsoft Office Excel 2010
1616
16
Глава 1. Электронные таблицы. Окно Exсel 2010
•
Если на Рабочем столе есть ярлык Microsoft Office Excel 2010, то для
вызова этой программы можно дважды щелкнуть по этому ярлыку
мышкой.
•
Если на компьютере уже имеется какой-либо документ Excel, то
двойной щелчок по нему мышкой также приведет к запуску Excel.
При этом в нем будет открыт для редактирования сам документ.
1.3. Электронная таблица
Электронная таблица, так же как и обычная таблица, представляет собой
набор числовых и текстовых данных, размещенных в ячейках. Данные, находящиеся в ячейке электронной таблицы, могут быть либо введены вами,
либо вычислены исходя из других ячеек. На основе содержимого электронных таблиц могут создаваться диаграммы, графики и т.п., служащие иллюстрацией числовой информации.
Документ, созданный в Excel, называется книгой (book). В состав книги
входят листы электронных таблиц, которые иногда называются рабочими
листами (worksheets) или просто листами таблиц. Последнее название и будет использоваться дальше по тексту.
Новая книга обычно содержит три пустых листа таблиц. Листы таблиц новой книги имеют стандартные названия Лист1, Лист2 и т.д. В дальнейшем
количество листов, а также их названия могут быть изменены. Переход
между листами осуществляется щелчками мыши по их названиям.
Все пространство каждого листа электронной таблицы разбито на 1048576
строк и 16384 столбцов. На экране ячейки листа таблицы разделяются линиями сетки. Строки обозначаются числами: 1, 2, 3, ... , 1048576. Столбцы
обозначаются латинскими буквами: A, B, C, ... , Z, AA, AB, AC, ... , AZ, BA,
BB, BC, ... , BZ, ... , XFD. На экране в окне документа видна лишь небольшая
часть всего листа.
Таким образом, получается следующая структура: книга, представляющая
собой отдельный файл, состоит из листов, а каждый лист, в свою очередь,
состоит из ячеек.
Каждая ячейка имеет свой индивидуальный адрес, состоящий из обозначения столбца и обозначения строки, на пересечении которых она находится. Например, ячейка, расположенная на пересечении столбца B и строки 3,
17
17
17
Самоучитель Exсel 2010
имеет адрес B3 (рис. 1.2). Такой же принцип адресации используется в хорошо знакомой игре «морской бой». Левая верхняя ячейка имеет адрес A1,
правая нижняя — XFD1048576. Адреса ячеек используются при проведении вычислений, при построении диаграмм и т.д.
Текущая
ячейка
Столбцы
таблицы
Ячейки
таблицы
Строки
таблицы
Листы элетронной таблицы, переход
между которыми осуществляется
щелчками мыши по их корешкам
Рис. 1.2. Структура электронной таблицы
1.4. Окно Microsoft Office Excel 2010 и его
элементы
1.4.1. ЛЕНТА С ИНСТРУМЕНТАМИ
Окно Excel является достаточно сложным, но в то же время вписывающимся в общую канву программ, входящих в состав пакета Microsoft Office 2010
(cм. рис. 1.3). В Excel 2010, так же как и в Word 2010, используется новый
ленточный интерфейс.
В верхней части располагается лента с инструментами. Лента имеет несколько вкладок, переход между которыми осуществляется щелчком мыши
по их названиям. Названия вкладок размещаются над самой лентой и заменяют собой строку меню, которая фактически отсутствует.
Каждая из стандартных вкладок1 ленты содержит группу или группы инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач:
1
1818
18
Есть еще специализированные вкладки, появляющиеся на ленте лишь в определенных ситуациях (при работе с определенными объектами).
Введенные
данные
Адрес
текущей
ячейки
Вкладки ленты инструментов. Переход
между ними осуществляется щелчком
мыши по их названию
Рис. 4.3. Окно Microsoft Office Excel 2010 и его элементы
Панель быстрого доступа
Текущая таблица
Кнопка Файл
Текущая
ячейка (в нее установлен
табличный
курсор)
Панель
формул
Кнопки
управления
окном
программы
Строка состояния
Лента инструментов
Глава 1. Электронные таблицы. Окно Exсel 2010
19
19
19
Самоучитель Exсel 2010
•
Главная – эта вкладка доступна по умолчанию при запуске Excel’а.
На ней располагаются основные инструменты, предназначенные
для выполнения базовых операций по редактированию и форматированию (оформлению) текста в ячейках, форматированию самих
ячеек, манипулированию ячейками и т.п.
•
Вставка – как следует из названия этой вкладки, она предназначена для вставки в электронную таблицу всевозможных элементов:
рисунков, надписей, колонтитулов, всевозможных графиков и диаграмм.
•
Разметка страницы – содержит инструменты, ориентированные на
установку и настройку различных параметров разметки страницы:
размеров полей, цвета и ориентации страницы, отступов и т.д.
•
Формулы – данная вкладка служит для удобного создания и использования формул в ячейках электронной таблицы. Отсюда доступны Мастер функций и Библиотека функций.
•
Данные – инструменты данной вкладки ориентированы на всевозможные операции с данными, содержащимися в ячейках таблицы:
сортировки, применения фильтра, группировки и т.п. Кроме того, на
вкладке имеются инструменты, позволяющие перенести в таблицу
данные из других приложений.
а) вкладка «Главная»
б) вкладка «Вставка»
2020
20
Глава 1. Электронные таблицы. Окно Exсel 2010
в) вкладка «Разметка страницы»
г) вкладка «Формулы»
д) вкладка «Данные»
е) вкладка «Рецензирование»
ж) вкладка «Вид»
Рис. 4.4. Стандартные вкладки ленты инструментов Microsoft Office Excel 2010
21
21
21
Самоучитель Exсel 2010
•
Рецензирование – содержит такие инструменты, как вставка и редактирование примечаний, защита электронной таблицы или отдельных ее листов и т.п.
•
Вид – предназначена для настройки режима просмотра документов
в окне программы.
На ленте Excel 2010 все инструменты на вкладках объединены в группы.
Каждая из групп обведена малозаметной прямоугольной рамкой, а внизу
указано ее название. Несмотря на то, что на ленте целых 7 вкладок, все равно все инструменты на ней не поместились.
Непоместившиеся инструменты (доступные в предыдущих версиях Excel
через меню) не пропали. В правом нижнем углу некоторых групп инструментов на ленте присутствует значок . Щелкнув по нему мышкой, можно получить доступ к дополнительным инструментам группы. Например,
по щелчку значка
в группе Шрифт на вкладке Главная, откроется диалоговое окно Шрифт, в котором будут доступны расширенные настройки
шрифтового оформления.
В некоторых случаях вместо диалогового окна отображается панель с инструментами и/или настройками.
Кнопки на вкладках ленты инструментов
могут быть простыми,
двухсекционными, а также иметь вид полей ввода со свернутыми
списками.
Рис. 1.5. Поле с разворачивающимся списком
2222
22
Глава 1. Электронные таблицы. Окно Exсel 2010
Поля ввода со свернутыми списками (см. рис. 1.5) предназначены для выбора из списка нужного значения или ввода в поле произвольного значения. Выбрать значение из списка можно, щелкнув мышкой по расположенной рядом стрелке, а произвольное значение ввести можно, щелкнув мышкой по полю ввода, набрав его с клавиатуры и нажав по окончании кнопку
«Enter».
При щелчке по левой секции двухсекционной кнопки сразу же происходит
заранее предопределенное действие. При щелчке же по правой секции, т.е.
по направленной вниз стрелке, появляется поле, в котором представлены
различные варианты изменяемого параметра или выполняемого действия
(рис. 1.6). Вариант выбирается щелчком по нему мышью.
Рис. 1.6. Двухсекционные кнопки
1.4.2. ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО ДОСТУПА
В самом верху окна программы, над лентой, находится панель быстрого доступа. На этой панели располагаются инструменты, доступные в любой момент и видимые в окне независимо от того, какие вкладки активизируются.
По умолчанию на данной панели размещено всего три инструмента: Сохранить
, Отменить
и Повторить
. Однако на панель быстрого доступа можно добавить и другие полезные инструменты.
23
23
23
Самоучитель Exсel 2010
Чтобы сделать это, необходимо щелкнуть мышкой по направленной вниз
стрелочке, расположенной по правому краю панели, и в раскрывшемся списке выбрать требуемый инструмент (см. рис. 1.7). Если в предлагаемом списке искомый инструмент не перечислен, следует выбрать команду Другие
команды….
Рис. 1.7. Добавление кнопок на панель
быстрого доступа
В результате на экране появится диалоговое окно Параметры Excel, открытое на настройках панели быстрого доступа. В окне отображено два перечня (см. рис. 1.8). В левом перечне приводится полный список имеющихся в Excel инструментов, а в правом – инструменты, размещенные на панели быстрого доступа. Чтобы добавить новый инструмент, следует выделить его в левом списке и нажать кнопку Добавить
(см. рис. 1.8).
Кроме того, найдя на ленте нужный инструмент, можно добавить его на панель быстрого доступа следующим образом: щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Добавить
на панель быстрого доступа.
Чтобы убрать какой-либо инструмент с панели быстрого доступа, следует щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном
меню выбрать пункт Удалить с панели быстрого доступа.
2424
24
Глава 1. Электронные таблицы. Окно Exсel 2010
Рис. 1.8. Диалоговое окно «Параметры Excel»
1.4.3. СТРОКА СОСТОЯНИЯ
Внизу окна Microsoft Office Excel располагается строка состояния (см. рис.
1.9). Эта строка служит для отображения различной вспомогательной информации, появляющейся в ходе работы с программой. Количество отображаемых сведений зависит от того, какая операция в данный момент выполняется, и в каком режиме просмотра находится Excel. Изначально в строке
состояния видны лишь несколько элементов:
•
— ярлыки режимов просмотра. По умолчанию выбран
самый первый, обычный режим. Можете посмотреть как выглядят остальные режимы – поочередно щелкните мышкой по другим
кнопкам. Вторая кнопка отобразит таблицу в виде печатных листов
(как она будет выглядеть при печати), а третья кнопка соответствует режиму разметки, в котором, передвигая синие разделительные
линии, можно изменить границы разбиения таблицы на печатные
листы.
25
25
25
Самоучитель Exсel 2010
•
Ползунок – предназначен для настройки масштаба, в котором должна отображаться таблица в окне Excel’а. Рядом с ползунком отображается численное значение масштаба. Понятно, что оригинальным
значением является 100%. Кстати говоря, если щелкнуть мышкой
по значению масштаба, откроется диалоговое окно Масштаб, в котором вы сможете более тонко настроить масштаб.
Еще Excel отображает в строке состояния множество полезной информации: среднее значение в выделенных ячейках, сумму чисел в выделенных ячейках и многое другое. Настроить, что именно должно отображаться в строке состояния, можно с помощью меню, вызываем щелчком правой
кнопки мыши по строке состояния (см. рис. 1.9).
Рис. 1.9. Строка состояния Microsoft Office Excel 2010
2626
26
ГЛАВА 2.
СОЗДАНИЕ НОВЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ
ТАБЛИЦ (КНИГ)
В EXCEL 2010
27
27
27
2.1. Новая книга Excel
Как уже говорилось ранее, документ Excel с листами таблиц называется
книгой. При этом каждый раз при запуске Excel автоматически создается новая книга. Исключение составляет вариант, когда Excel был запущен
двойным щелчком по уже существующему файлу Excel. В этом случае будет загружен файл, по которому был выполнен щелчок, а новый документ
создаваться не будет.
Рис. 2.1. Создание новой книги (таблицы)
2828
28
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Чтобы создать новый документ (книгу Excel) уже в процессе работы, следует щелкнуть мышкой по кнопке Файл в левом верхнем углу окна программы и выбрать команду Создать. В результате вам будет предложено
несколько вариантов создания новой книги Excel, как показано на рис. 2.1.
Здесь вам нужно выполнить двойной щелчок по надписи Новая книга, после этого новая таблица будет создана.
Для создания чистой книги в Excel можно еще просто нажать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«N». Пустые, только что созданные книги в Excel’е
именуются стандартными названиями Книга 1 или Книга 2 и т.п.
2.2. Ввод и редактирование данных в
ячейках
2.2.1. ТАБЛИЧНЫЙ КУРСОР
В Excel, кроме текстового курсора и обычного курсора, есть табличный курсор, который представляет собой утолщенную линию, окружающую одну
из ячеек листа (рис. 2.2). Табличный курсор имеет значение, аналогичное
тому, которое имеет текстовый курсор в тексте, а именно указывает на ячейку, в которую будет вводиться информация. Ячейка, на которой находится табличный курсор, называется текущей ячейкой. Адрес текущей ячейки
указывается в левой секции (в секции адреса) панели формул.
Табличный курсор
Рис. 2.2. Табличный курсор
29
29
29
Самоучитель Exсel 2010
В простейшем случае табличный курсор перемещается клавишами перемещения (стрелки, клавиши «Home», «End», «Page Up», «Page Down») или
мышью. Если курсор установить на ячейку (курсор приобретает вид белого
креста) и щелкнуть мышью, то табличный курсор перейдет на эту ячейку, и
она станет текущей.
2.2.2. ВВОД В ПУСТУЮ ЯЧЕЙКУ
Для ввода в ячейку необходимо установить на нее табличный курсор и начать набор с клавиатуры. После нажатия первой клавиши происходит активизация панели формул.
В Excel 2010 появилась возможность увеличения размеров панели формул
(бывает полезно, когда в ячейке содержится большое количество данных).
Для этого требуется щелкнуть мышкой по двойной стрелочке справа от панели. На рис. 2.2 панель формул отображена в своем обычном состоянии, а
на рис. 2.3 – в увеличенном.
Когда данные вводятся в ячейку, набираемый текст появляется в двух местах: в самой ячейке и в правой секции панели формул — секции содержания.
Чтобы исправить опечатку во время набора текста при первоначальном заполнении ячейки допускается применение только клавиши «Backspace».
Клавиши-стрелки и клавишу «Delete» при первоначальном заполнении
использовать нельзя, т.к. это приведет к завершению ввода данных (см.
ниже).
Завершить ввод данных в ячейку можно любым из следующих действий:
•
нажать клавишу «Enter» или «Tab»;
•
нажать кнопку Ввод
•
нажать любую клавишу перемещения на клавиатуре;
•
щелкнуть по другой ячейке.
в секции управления панели формул;
При нажатии клавиши «Enter» табличный курсор переместится вниз на
одну ячейку, при нажатии «Tab» — переместится в правую ячейку, при нажатии кнопки Ввод — останется на той ячейке, в которую вводились данные, а при нажатии клавиши-стрелки — переместится на соседнюю ячейку
в соответствующем направлении.
Для завершения ввода можно также нажать комбинацию «Shift»+«Enter».
В этом случае табличный курсор переместится в противоположном направлении, т.е. вверх.
3030
30
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Секция
адреса
Отмена
Ввод
Секция
управления
Панель формул
Нажатие на эту кнопку
Секция содеррасширяет панель формул
жания
Рис. 2.3. Панель формул
После завершения ввода панель формул становится неактивной. Однако в
дальнейшем при установке табличного курсора на заполненную ячейку в
секции содержания панели формул появляются введенные в нее данные.
СОВЕТ
Если в рамках одной ячейки при вводе данных требуется принудительно перейти на следующую строку, то следует нажать сочетание клавиш «Alt»+ «Enter». Если
просто нажать «Enter», как это делается в текстовых редакторах, то будет осуществлен переход к следующей ячейке (вниз от текущей).
Для отказа от ввода данных в ячейку уже после начала набора нужно нажать
клавишу «Esc» или кнопку Отмена в секции управления панели формул. В
результате этого ячейка вернется в исходное состояние, т.е. останется пустой.
И напоследок несколько замечаний. Если использовать клавишу «TAB» для
ввода данных в нескольких ячейках строки, а затем нажать клавишу ВВОД
в конце этой строки, курсор переместится к началу следующей строки.
В ячейке могут отобразиться знаки #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть текст полностью, необходимо
увеличить ширину столбца.
По умолчанию в русскоязычной локализации Excel в качестве разделителя целой и дробной части используется запятая. Поэтому ввод десятичных
дробей нужно, как правило, осуществлять со знаком «запятая» в качестве
разделителя (например, 1,45). Можно предписать Excel трактовать точку как разделитель целой и дробной части следующим образом. Открыть
диалоговое окно Язык и региональные стандарты (Пуск Панель управления Язык и региональные стандарты). На вкладке Региональные
31
31
31
Самоучитель Exсel 2010
параметры нажать кнопку Настройка. Ввести точку в строку Разделитель
целой и дробной части. Нажать кнопку ОК. Закрыть окно Язык и региональные стандарты.
2.2.3. ИЗМЕНЕНИЕ СОДЕРЖИМОГО
ЯЧЕЙКИ
Вполне вероятно, что в какой-то момент потребуется изменить содержимое той или иной ячейки. В Excel это сделать несложно. Причем возможны
два варианта: полная замена содержимого и частичная замена содержимого (редактирование).
Чтобы полностью заменить данные в ячейке, следует установить на нее табличный курсор и начать набор, т.е. сделать то же, что и при первоначальном вводе. Вновь набранный текст сохраняется в ячейке одним из описанных выше способов. Старое содержимое ячейки при этом автоматически
удаляется. Если после начала набора отказаться от него, нажав, например,
клавишу «Esc», то в ячейке останутся прежние данные.
Если не требуется полностью заменять содержимое ячейки (необходимо
только небольшое его изменение), то тогда используется редактирование
Рис. 2.4. Изменение содержимого ячейки
3232
32
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
содержимого ячеек. В режим редактирования данных в ячейке можно перейти одним из следующих способов:
•
•
•
Установить табличный курсор на ячейку и нажать «F2».
Выполнить двойной щелчок по ячейке.
Установить табличный курсор на ячейку и щелкнуть мышью в
секции содержания панели формул.
Рис. 2.5. Редактирование содержимого ячейки
на панели формул
В результате каждого из этих действий активизируется панель формул и
появляется текстовый курсор. Причем в первых двух случаях он появится в
самой ячейке, в последнем — в секции содержания панели формул.
В отличие от первоначального ввода в режиме редактирования для перемещения текстового курсора допускается использование клавиш стрелок на
клавиатуре.
Завершение ввода при редактировании можно осуществлять лишь нажатием на клавишу «Enter» или кнопку Ввод панели формул. Клавиши перемещения в этом случае ввод не завершают, т.к. используются для перемещения текстового курсора.
Если установить текстовый курсор в середине текста ячейки и начать ввод,
то по умолчанию введенная буква (символ, пробел) будет «раздвигать» собой этот текст и вставляться в него. Однако если при редактировании содержимого ячейки нажать клавишу «Insert», то будет включен режим заме33
33
33
Самоучитель Exсel 2010
щения букв. Это приведет к тому, что очередная набранная буква будет заменять собой букву справа от текстового курсора.
2.2.4. АВТОЗАВЕРШЕНИЕ ВВОДА
Excel располагает большими возможностями по автоматизации различных
процессов, в том числе и процесса заполнения ячеек. Одной из них является возможность автозавершения ввода.
а)
б)
Рис. 2.6. Автозавершение ввода
3434
34
Автозавершение работает следующим образом. Если вводить
данные в ячейки одного столбца,
не пропуская при этом строки, то
при вводе очередного значения
может появиться предлагаемое
продолжение вводимого значения. Нажав «Enter», с этим продолжением можно согласиться
или, продолжив набор, не согласиться. В качестве продолжения
предлагается одно из ранее введенных в данном столбце значений, имеющее такое же начало.
Например, если в столбец вводятся данные о денежных единицах, и в одну из ячеек уже было
введено значение доллар, то при
наборе в очередной ячейке буквы д появится предлагаемое продолжение оллар (рис. 2.6(а)). В
то же время если в расположенных выше ячейках уже были введены значения доллар и динар,
то при вводе буквы д продолжение не появится, т.к. в столбце
два слова, начинающиеся на эту
букву. Продолжение появится,
только если второй будет набрана буква о или и (рис. 2.6(б)).
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Другой возможностью ускорения
ввода данных в ячейки является выбор одного из уже введенных значений из списка. Эта возможность также становится доступной при вводе
данных в ячейки одного столбца без
пропуска строк.
Если перейти в очередную ячейку заполняемого столбца и нажать «Alt»+
«↓» (или выбрать команду Выбрать
из раскрывающегося списка… контекстного меню этой ячейки), то под
этой ячейкой появится список всех
уже введенных в данный столбец
значений (рис. 2.6(в)). Нужное значение можно выбрать либо клавиатурой (клавишами-стрелками), либо
мышью.
в)
Рис. 2.6. Автозавершение ввода
2.2.5. АВТОМАТИЧЕСКИЙ ВВОД ОДИНАКОВЫХ ДАННЫХ
В НЕСКОЛЬКО ЯЧЕЕК
Если требуется в несколько ячеек таблицы ввести одинаковые данные, то
это можно сделать в автоматическом режиме достаточно быстро. Для этого следует:
1. Выделить те ячейки, в которые должны быть введены одинаковые
данные. Выделенные ячейки необязательно должны располагаться
рядом. О способах выделения ячеек будет подробно рассказано в
соответствующем разделе главы чуть ниже.
2. Набрать, что должно быть во всех ячейках (набор будет
производиться пока в одной активной ячейке). По окончании ввода
нажать «Ctrl» + «Enter», и набранное будет распространено на все
выделенные ранее ячейки (рис. 2.7).
2.2.6. ОТМЕНА ПОСЛЕДНЕГО ДЕЙСТВИЯ
Довольно часто возникает необходимость отменить последнее действие.
При этом под действием понимается как ввод данных в ячейку, так и какиелибо операции по их изменению или оформлению (форматированию).
35
35
35
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 2.7. Ввод одинаковых данных сразу
в несколько ячеек
Для этого нужно щелкнуть мышкой по кнопке
, расположенной на панели быстрого доступа. После отмены последнего действия таким же образом можно отменить
предпоследнее
действие и т.д. Можно отменять действия не по
одному, а целыми группами. Для этого рядом
со значком
следует щелкнуть мышкой по
стрелочке. Перед вами
появится список последних произведенных
действий. В нем можно выбрать действие,
до которого (включительно) следует отменить все произведенные
операции с документом
(рис. 2.8).
Рис. 2.8. Отмена сразу нескольких последних действий
3636
36
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Может случиться и такое, что последнее действие было отменено по ошибке. Или сначала действие было отменено, а потом оказалось, что не нужно
было это делать. Как же отменить саму отмену? Для возврата документа в
исходное состояние (до отмены) следует щелкнуть мышкой по кнопке
все на той же панели быстрого доступа. Если перед этим было отменено несколько действий, то и вернуть обратно можно также несколько действий.
2.3. Сохранение таблицы Excel
2.3.1. СТАНДАРТНОЕ СОХРАНЕНИЕ
Новый документ во время его создания находится в памяти компьютера,
и если его не сохранить на диске, то после закрытия Excel он исчезнет, и
восстановить его будет невозможно. Иногда документ действительно может быть «одноразовым», т.е. его создают только для того, чтобы воспользоваться им один раз (например, напечатать).
Однако в большинстве случаев созданную книгу (таблицу) Excel требуется
сохранить, чтобы в дальнейшем с ней можно было работать. Кроме этого, как
правило, сохранять требуется и уже существующий на диске документ, если
в него были внесены изменения.
Рис. 2.9. Диалоговое окно «Сохранение документа»
37
37
37
Самоучитель Exсel 2010
Для сохранения книги (таблицы) Excel следует выполнить одно из следующих действий:
•
•
щелкнуть мышкой по кнопке
на панели быстрого доступа;
нажать сочетание клавиш «Ctrl»+«S».
Если документ только что был создан и сохраняется в компьютере первый
раз, то на экране появится диалоговое окно Сохранение документа (см. рис.
2.9). Если же документ уже был в компьютере, и требуется его сохранить
после произведенных изменений, диалоговое окно Сохранение документа
появляться не будет.
2.3.2. ТОНКОСТИ ПРОЦЕДУРЫ СОХРАНЕНИЯ
В окне Сохранение документа обычно отображается содержимое папки, в
которую производилось последнее сохранение. Однако может понадобиться сохранить документ в другую папку. Для перехода в нужную папку можно использовать следующие приемы и кнопки:
•
двойным щелчком по папке (по имени или по рисунку) в списке
папок и файлов можно попасть в нужную папку. Но при этом
сама папка должна присутствовать в списке.
•
щелкнув по кнопке
, можно перейти на уровень вверх — в
родительскую папку, то есть в папку, в которой содержится
текущая папка.
•
— нажав на эту кнопку, можно вернуться к предыдущей
папке (если ранее уже был осуществлен переход в некоторую
папку).
Расширение файла при вводе имени изменять, как правило, не нужно.
При этом в качестве расширения в окне по умолчанию указывается «книга
Excel», а на выходе файл имеет расширение .xslx2.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если имя сохраняемого файла близко к имени одного из файлов, имеющихся в выбранной папке, то для ускорения набора можно щелкнуть по имени такого файла
(оно появится в поле ввода Имя файла), а затем подправить его.
В окне сохранения перечень папок и файлов может иметь разный вид. Выбрать наиболее удобный вариант можно с помощью инструмента Представления. После щелчка по его правой секции появляется список (рис.
2
3838
38
Это нововведение Excel 2010. Ранее стандартный формат книги Excel имел расширение
.xls
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Рис. 2.10. Выбор режима отображения информации
в окне «Сохранение документа»
2.10), позволяющий выбрать одну из форм представления перечня, основными из которых являются:
•
Список — форма, в которой по столбцам представлены пиктограммы
и составные имена файлов (эта форма показана на рис. 2.10).
•
Таблица — форма, при которой для каждого файла в виде таблицы
выводятся пиктограмма, составное имя, размер, тип, дата и время
последнего изменения.
•
Свойства — форма, при которой перечень представляется в виде
списка, а при щелчке по файлу из списка, справа от него, появляется
краткое описание его свойств.
Наиболее часто используемой и удобной является форма Список. Формы
Таблица и Свойства применяются по мере необходимости. Использование
же других форм не представляет большого практического интереса.
2.3.3.НОВЫЙ ФОРМАТ EXCEL 2010.
СОХРАНЕНИЕ В РАЗНЫХ ФОРМАТАХ
В Excel 2010 используется новый формат документа, основанный на стандартах Open XML. Преимущества нового формата включают встроенное сжатие
39
39
39
Самоучитель Exсel 2010
данных, доступность и понятность для разработчиков, а также многое другое. Главное, запомните, что по умолчанию Excel 2010 сохраняет создаваемые
электронные таблицы в новом формате, который не поддерживается предшествующими версиями Excel.
Опасность заключается в том, что в поле Тип файла диалогового окна Сохранение документа установлено, казалось бы, старое значение Книга Excel. Но
именно оно и соответствует новому формату.
Если требуется, чтобы созданная вами электронная таблица «читалась» и в
предыдущих версиях Excel, в списке Типа файла необходимо выбрать значение Книга Excel 97-2003. Можно сохранить таблицу и в виде текстового
файла, выбрав соответствующее значение в списке Типа файла. Однако при
этом, скорее всего, будет утрачена часть элементов (линии сетки, оформление ячеек и т.д.).
Таким образом, в Excel предусмотрена возможность сохранения документов не только в формате текущей версии, но и в форматах более ранних версий Excel, а также в других табличных форматах. Формат, в котором должен быть сохранен документ, указывается в окне Сохранение документа в
поле Тип файла. При этом после того, как будет нажата кнопка ОК в окне
Сохранение документа, появится еще одно диалоговое окно. В этом окне
отобразится предупреждение о том, что некоторые элементы оформления
исчезнут из документа при сохранении его в выбранном формате.
2.3.4. СОХРАНЕНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО ФАЙЛА
ПОД ДРУГИМ ИМЕНЕМ
Вполне вероятна ситуация, когда требуется сохранить открытую и уже существующую на диске электронную таблицу (книгу) под другим именем.
Обычно это требуется в тех случаях, когда новая книга создается на основе старой, но обе книги должны сохраниться. При этом открывается старая
книга, в нее вносятся изменения, а затем книга сохраняется под другим именем.
Также может потребоваться сохранить одну и ту же книгу в файлах разного
типа (с разным расширением).
Чтобы сохранить электронную таблицу (книгу) под другим именем (и/или
в файле с другим расширением), необходимо проделать следующее:
1. Щелкнуть мышкой по Файл, находящейся в левом верхнем углу
главного окна Excel.
4040
40
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Рис. 2.11. Задание формата документа
2. В появившемся меню навести указатель мыши на команду Сохранить как, а затем указать, в виде чего требуется сохранить документ:
Книга Excel, Шаблон Excel, Документ Excel 97-2003 и т.п. Можно не выбирать сразу, в каком виде следует сохранить документ, а
просто щелкнуть мышкой по команде Сохранить как, а затем уже
в окне Сохранение документа указать все необходимые параметры
сохранения.
3. В появившемся диалоговом окне Сохранение документа задать недостающие параметры: новое имя и тип документа.
4. Нажать кнопку Сохранить.
Если требуется расположить файл еще и в другом месте, то можно дополнительно в окне Сохранение документа выбрать для него новое месторасположение.
41
41
41
Самоучитель Exсel 2010
2.4. Отображение нескольких электронных
таблиц в окне программы
2.4.1. ОДНОВРЕМЕННАЯ РАБОТА С НЕСКОЛЬКИМИ ТАБЛИЦАМИ
Рис. 2.12. Окно «Расположение окон»
Иногда приходится работать сразу с несколькими электронными таблицами одновременно. Например, когда в одну таблицу данные
переносятся из нескольких других электронных таблиц (книг). В такой ситуации очень
желательно, чтобы все используемые в работе таблицы были под рукой и видны на экране монитора. А чтобы они были видны все одновременно, их необходимо соответствующим
образом расположить. Вручную делать это достаточно долго, но, к счастью, в Excel предусмотрены средства автоматического упорядочения открытых таблиц на экране монитора.
Рис. 2.13. Расположение окон «рядом»
4242
42
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Для применения этой возможности следует отобразить вкладку Вид, а на
ней щелкнуть по кнопке Упорядочить все. В результате на экране появится
диалоговое окно Расположение окон, в котором можно выбрать, каким образом должны быть расположены окна таблиц друг относительно друга: рядом, сверху вниз или еще каким-либо иным способом (рис. 2.12).
В результате все открытые документы Excel будут расположены таким образом, что все они будут одновременно видны и доступны (рис. 2.13).
2.4.2. ОДНОВРЕМЕННОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ РАЗЛИЧНЫХ ЧАСТЕЙ
ОДНОЙ КНИГИ
Может быть и такое, что производится работа с большой таблицей, и постоянно требуется перескакивать с одного места на другое в пределах таблицы.
В Microsoft Excel имеются средства, позволяющие иметь перед глазами сразу две части одной и той же таблицы.
Для этого следует:
1. Отобразить на ленте вкладку Вид.
2. Установить табличный курсор в самую левую ячейку той строки,
где требуется произвести разделение, и щелкнуть мышкой по
кнопке Разделить на вкладке Вид. В результате в окне появится
горизонтальная разделительная линия, которой будет можно
поделить окно на две части. В обеих частях будет отображаться
один и тот же исходный документ, но прокручивать части можно
будет независимо друг от друга. То есть в каждой из частей можно
отобразить разные фрагменты одной и той же таблицы.
Это описание касалось горизонтального разделения таблицы. Можно разделить таблицу и по вертикали. Для этого нужно установить табличный курсор не в крайнее левое положение, а в крайнее верхнее, причем в том месте,
где требуется произвести разделение окна. Далее остается лишь щелкнуть
по кнопке Разделить, и разделение будет произведено. Если же табличный
курсор установить где-либо в центре окна и щелкнуть по кнопке Разделить,
то окно таблицы будет разделено на 4 части.
Чтобы впоследствии снять разделение, следует щелкнуть мышкой по кнопке Снять разделение на вкладке Вид. Данная кнопка появляется на месте
кнопки Установить разделение, когда разделение установлено.
Необходимо отметить, что таким образом делится не таблица, а окно таблицы на части. Если поделенную таким образом электронную таблицу (книгу) сохранить, то и после открытия она вновь будет поделенной.
43
43
43
Самоучитель Exсel 2010
2.4.3. КАК ПРОКРУЧИВАТЬ ТАБЛИЦУ, НЕ ТЕРЯЯ ИЗ ВИДУ
ЕЕ ШАПКИ
Если таблица очень большая, то при ее отображении и прокручивании заголовки строк и столбцов могут оказаться за пределами видимой области окна. Чтобы шапка таблицы (или какие-либо выделенные строки или
столбцы) оставалась на экране все время, нужно зафиксировать ячейки, содержащие ее. Для этого следует установить табличный курсор в верхнюю
левую ячейку вне шапки (или выделить диапазон строк и/или столбцов,
не подлежащих прокрутке), перейти на вкладку Вид и воспользоваться там
инструментом Закрепить области, выбрав из раскрывшегося списка требуемый вариант закрепления (рис. 2.14).
Рис. 2.14. Закрепление шапки таблицы
2.5. Закрытие таблицы и завершение
работы Excel
Для завершения работы с книгой (электронной таблицей) и ее закрытия
нужно: либо щелкнуть по кнопке с крестиком Х в ее правом верхнем углу,
либо щелкнуть мышкой по кнопке Файл, а затем выбрать команду Закрыть
(рис. 2.15). При этом, если в книге были произведены какие-либо изменения и не сохранены, то вам перед закрытием будет предложено сохранить
таблицу. Если вы на это согласны, отвечайте Сохранить, при отказе — Не
сохранять, а если вдруг поймете, что преждевременно решили завершить
работу с книгой, нажмите на кнопку Отмена – и сможете вернуться к своей таблице (рис. 2.16).
4444
44
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Рис. 2.15. Завершение работы в Excel 2010
Рис. 2.16. Предложение о сохранении документа (книги)
Завершить работу в Excel,е можно, либо щелкнув по кнопке закрытия приложения (с крестиком в правом верхнем углу), либо щелкнув мышкой по
кнопке Файл и в самом низу нажав отдельную кнопку Выход. При этом автоматически будут закрыты все открытые книги.
2.6. Открытие документов Excel
Чтобы открыть электронную таблицу (книгу) в Excel,е, можно просто найти файл книги и дважды щелкнуть по нему мышкой.
45
45
45
Самоучитель Exсel 2010
Кроме того, можно в окне Excel щелкнуть мышкой по кнопке Файл и выбрать команду Открыть. При этом откроется диалоговое окно Открытие
документа, в котором вы сможете найти и указать, какой именно документ
вы хотите найти.
Работа с окном Открытие документа аналогична работе с окном сохранения (рис. 2.17). Для открытия документа необходимо:
1. Выбрать диск, на котором находится искомый файл.
2. Перейти в папку, в которой находится искомый файл.
3. Выбрать файл, для чего дважды щелкнуть по нему мышкой.
Обратите внимание, что после нажатия на кнопку Файл в левом верхнем
углу окна Excel можно выбрать команду Последние. В результате перед
вами предстанет список всех последних таблиц (книг), с которыми вы работали. Если вам нужна одна из них – просто щелкните по ней мышкой в данном списке, и она будет открыта.
Обратите внимание, что наряду со всевозможными файлами Excel (старых
и новых версий) для открытия доступны также сохраненные web-страницы.
Такая возможность обусловлена широким спектром форматов файлов, с
которыми работает Excel. На рис. 2.18 показан пример сохраненной webстраницы, открытой в Microsoft Office Excel 2010. С ней вы можете работать
так же, как и с обычной электронной таблицей (книгой) Excel.
Рис. 2.17. Окно «Открытие документа»
4646
46
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
Рис. 2.18. Веб-страница, открытая в Microsoft Office Excel 2010
2.7. Пошаговые примеры
ПРИМЕР 1. ПЕРЕХОД МЕЖДУ ОКНАМИ ДОКУМЕНТОВ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новый документ Excel, щелкнув по кнопке Файл и щелкнув мышкой в
раскрывшемся меню по кнопке Создать, а затем — Новая книга. Создать второй
новый документ таким же образом. Создать третий документ (таблицу) Excel,
нажав «Ctrl+N» Выполнить последовательный переход между окнами, используя
клавиатурные комбинации «Ctrl+F6» и «Ctrl+Shift+F6». О переходе между окнами
можно судить по изменению заголовка окна Excel.
Убедиться, что каждому
из
трех
созданных
документов на панели
задач
Windows
соответствует отдельная
кнопка
(рис.
2.19).
Щелкая по этим кнопкам,
выполнить переход между окнами документов.
Рис. 2.19.
47
47
47
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Рис. 2.20. Использование комбинации «Alt»+«Tab» для
перехода между окнами
Использовать комбинацию
«Alt»+«Tab» для перехода
между окнами. Для этого
следует нажать клавишу
«Alt» и, удерживая ее,
нажимать клавишу «Tab»
до тех пор, пока в окне,
появившемся
после
первого нажатия «Tab»,
не будет выбран нужный
документ
(рис.
2.20).
Только после этого можно
отпустить клавишу «Alt».
Стоит обратить внимание,
что в окне выбора могут
оказаться
значки
не
только документов Excel,
но и других запущенных
программ.
ДЕЙСТВИЕ 3
Выбрать команду Упорядочить все на вкладке Вид
ленты инструментов. В
появившемся диалоговом
окне (рис. 2.21) в группе
Расположить
выбрать
переключатель
слева
направо и нажать кнопку
OK.
Рис. 2.21. Задаем упорядочение окон Excel слева
направо
4848
48
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 4
Убедиться,
что
все
окна документов восстановились и расположились слева направо
(рис. 2.22). Выполнить
переход между окнами
документов, щелкая по
видимой части их окон.
Рис. 2.22. Окна восстановились и расположились
слева направо
ПРИМЕР 2. РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА ОКНА ДОКУМЕНТА
ДЕЙСТВИЕ 1
Щелкнуть
по
кнопке
Масштаб на вкладке
Вид ленты инструментов.
В
появившемся
диалоговом окне выбрать
переключатель
50%
и нажать кнопку OK.
Убедиться, что масштаб
таблицы
уменьшился
(рис. 2.23). Щелчком
по кнопке 100% (рядом
с кнопкой Масштаб)
вернуться к исходному
масштабу.
Рис. 2.23. Уменьшенный масштаб отображения
электронной таблицы
49
49
49
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Нажать
кнопку
Полноэкранный режим (вкладка Вид,
раздел Режимы просмотра
книги).
Убедиться,
что
изображение таблицы развернулось на весь экран (рис.
2.24). Вернуться к исходному
состоянию, нажав клавишу
«Esc».
Рис. 2.24. Таблица Excel 2010 в полноэкранном
режиме
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить табличный курсор
на ячейку С4 и выбрать
команду Закрепить области
кнопки Закрепить области
раздела
Окно.
Убедиться,
что произошло закрепление
областей по левой и верхней
границам табличного курсора
(рис. 2.25). Используя полосы
прокрутки, пролистать таблицу
вправо и вниз и убедиться в
неподвижности закрепленной
области (столбцов A и B, строк
1, 2 и 3). Выбрать команду Снять
закрепление областей кнопки
Закрепить области раздела
Окно и убедиться, что границы
закрепления исчезли.
Рис. 2.25. Закрепление областей
5050
50
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 4
Установить
табличный
курсор на ячейку D7 и
щелкнуть кнопку Разделить
(группа
Окно).
Убедиться,
что
окно
документа
разбито
по
левой и верхней границам
табличного курсора (рис.
2.26). Активизируя щелчком
мыши каждое из четырех
получившихся
окошек,
пролистать
таблицу
и
убедиться в независимости
действий в разных частях
главного окна. Двойным
щелчком по горизонтальной
границе разбиения убрать
Рис. 2.26. Установлено разбиение одного окна таблицы ее с экрана. Аналогично
на четыре
убрать
вертикальную
границу разбиения.
ПРИМЕР 3. ЗАПОЛНЕНИЕ ПУСТОЙ ЯЧЕЙКИ
ДЕЙСТВИЕ 1
На чистом листе установить
табличный курсор на ячейку
A1, набрать Моя первая
ячейка и нажать «Enter».
Убедиться, что ячейка A1
заполнена, а табличный
курсор перешел на ячейку
A2 (рис. 2.27).
Рис. 2.27. Ввод в ячейку
51
51
51
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Находясь на ячейке A2,
набрать
Моя
вторая
ячейка и нажать кнопку
Ввод в секции управления
панели формул (рис. 2.28).
Убедиться, что ячейка A2
заполнена, а табличный
курсор остался на ячейке
A2.
Рис. 2.28. Ввод в ячейку. По окончании ввода табличный
курсор остался на той же ячейке
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить
табличный
курсор на ячейку A3, набрать Моя третья ячейка
и нажать клавишу «»
Убедиться, что ячейка A3
заполнена, а табличный
курсор перешел на ячейку
B3 (рис. 2.29).
Рис. 2.29. Ввод в ячейку. По окончании ввода табличный
курсор сместился вправо
5252
52
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 4
Установить табличный курсор на ячейку A4, набрать Незавершенный ввод, а затем,
не завершая ввод, нажать «Esc». Убедиться, что ячейка A4 осталась незаполненной, а
табличный курсор остался на этой же ячейке.
ДЕЙСТВИЕ 5
Находясь на ячейке A4, набрать Редактирование при втором, не завершая ввод,
нажатием клавиши «Backspace» удалить слово втором, вместо него набрать первом
вводе и нажать «Enter». Убедиться, что в ячейку A4 введено Редактирование при
первом вводе.
ПРИМЕР 4. РЕДАКТИРОВАНИЕ ЯЧЕЙКИ
ДЕЙСТВИЕ 1
Установить
табличный
курсор на ячейку A1 и нажать
клавишу «F2». Ввести слово
редактируемая и нажать
«Enter» (рис. 2.30) .
Рис. 2.30. Ячейка с исходным текстом
53
53
53
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Выполнить
двойной
щелчок по ячейке A1.
Исправить
содержимое
ячейки на редактируемая
ячейка (рис. 2.31) и нажать
«Enter». Убедиться, что
содержимое ячейки A1
изменилось.
Рис. 2.31. Содержимое ячейки изменилось
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить табличный курсор на ячейку A1 и щелкнуть мышью в секции содержания панели формул.
Исправить
содержимое
ячейки на первая редактируемая ячейка (рис. 2.32)
и нажать кнопку Ввод в
секции управления панели
формул. Убедиться, что содержимое ячейки A1 изменилось.
Рис. 2.32. Изменение содержимого ячейки через панель
формул
5454
54
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
ПРИМЕР 5. АВТОЗАВЕРШЕНИЕ ВВОДА
ДЕЙСТВИЕ 1
В ячейку A1 чистого листа
Excel
ввести
Байконур,
в ячейку A2 — Плесецк.
Установить
табличный
курсор на ячейку A3, нажать
на клавишу с русской
буквой Б и после появления
подсказки
автоввода
(рис. 2.33) нажать «Enter».
Убедиться, что в ячейку
A3
введено
значение
Байконур.
Рис. 2.33. Простейшее автозавершение
(по первой букве)
ДЕЙСТВИЕ 2
В ячейку A4 ввести Балашиха. Установить табличный курсор на ячейку A5 и
набрать Ба. Затем нажать
на клавишу с русской буквой Л, и после появления подсказки автоввода
(рис. 2.34) нажать «Enter».
Убедиться, что в ячейку A5
введено значение Балашиха.
Рис. 2.34. Более сложное автозавершение
(по второй букве)
55
55
55
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить
табличный
курсор
на
ячейку
A6.
Нажать
комбинацию
«Alt » + «↓» и клавишей «↓»
выбрать значение Плесецк
(рис. 2.35). Нажать «Enter».
Убедиться, что в ячейку A6
введено значение Плесецк.
Рис. 2.35. Автозавершение ввода с выбором
вариантов
ПРИМЕР 7. ОТМЕНА И ВОЗВРАТ ПОСЛЕДНИХ ДЕЙСТВИЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
На чистом рабочем листе
Excel ввести слова первая в
ячейку A1, вторая в ячейку A2
и третья в ячейку A3.
Щелкнуть по левой секции
инструмента
Отменить
панели
быстрого
доступа. Убедиться, что
последнее действие было
отменено, т.е. что ячейка
A3
очистилась.
Нажать
комбинацию
«Ctrl+Z».
Убедиться, что отменено
предпоследнее
действие,
т.е. что очистилась ячейка
A2.
Рис. 2.36. Ввели значения в ячейки
5656
56
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Щелкнуть по правой секции
инструмента Вернуть
панели быстрого доступа,
в
появившемся
списке
(не
нажимая
клавиши)
переместить курсор мыши
вниз по списку, а затем,
когда будут выделены оба
отмененных действия (рис.
2.37), нажать левую клавишу
мыши.
Убедиться,
что
отмененные действие вновь
выполнены, т.е. ячейки A2 и
A3 снова заполнены.
Рис. 2.37. Возврат отмененных действий
ПРИМЕР 7.ВВОД ТЕКСТОВЫХ ЗНАЧЕНИЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
На чистом листе в ячейку
A1 ввести слово Текст.
Убедиться, что введенный
текст выровнен по левой
границе ячейки (рис. 2.38).
В ячейку A2 ввести Текст в
ячейке A2 имеет большую
длину. Убедиться, что текст,
введенный в ячейку A2,
перекрыл соседние ячейки
строки 2 (рис. 2.39).
Рис. 2.38. В ячейку введено текстовое значение
57
57
57
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 2.39. Ввод текстового значения, размер которого
больше размера ячейки
ДЕЙСТВИЕ 2
Установить
табличный
курсор на ячейку B2 и
ввести в нее Перекрытие
текста.
Установить
табличный
курсор
на
ячейку
A2.
Убедиться,
что
текст,
введенный
в ячейку A2, виден не
полностью (он перекрыт
значением ячейки B2),
однако содержимое этой
ячейки осталось прежним.
Об этом можно судить по
значению, показанному в
секции содержания панели
формул (рис. 2.40).
Рис. 2.40. Неполное отображение текстового
содержимого ячейки
5858
58
Глава 2. Создание новых электронных таблиц (книг) в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 3
Перейти на ячейку A3,
набрать слово Ввод, нажать
«Alt»+«Enter», набрать в три,
еще раз нажать «Alt»+«Enter»,
набрать строки и нажать
«Enter». Убедиться, что текст
в ячейке A3 размещен в три
строки (рис. 2.41).
Рис. 2.41. Принудительное размещение текстового
содержимого ячейки в несколько строк
59
59
59
ГЛАВА 3.
ОПЕРАЦИИ С ЯЧЕЙКАМИ
В EXCEL 2010
6060
60
3.1. Выделение ячеек
Перед тем, как выполнять любые операции над отдельными ячейками (перемещение, копирование, смена оформления), рабочие ячейки необходимо
выделить. Основные случаи выделения ячеек показаны на рис. 3.1:
а) Выделение прямоугольного диапазона ячеек. Нажатием левой
кнопки мыши отмечается один из углов диапазона. Далее курсор
доводится до противоположного угла, при этом кнопка мыши остается нажатой. Выделение будет закончено, как только левая кнопка
мыши окажется отпущенной.
Чтобы выделить блок ячеек, нужно при нажатой левой
кнопке протащить курсор мыши от левой верхней ячейки до правой нижней ячейки выделяемого блока
Рис. 3.1.а. Выделение ячеек
61
61
61
Самоучитель Exсel 2010
б) Выделение текущего рабочего листа целиком (см. рис. 3.1 (б)). Проще
всего выделить лист, используя клавиатурное сочетание «Ctrl+A».
Выделить всю таблицу целиком можно, щелкнув по кнопке, находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов таблицы
Рис. 3.1.б. Выделение ячеек
в) Выделение целой строки (или целого столбца). Строка выделяется с
помощью щелчка мышью по номеру строки (слева). Так, в примере
на рис. 3.1 (в) строка была выделена щелчком по цифре 5. Аналогично, столбец выделяется щелчком по его буквенному заголовку.
Выделить сразу целую строку можно, щелкнув
мышкой по ее заголовку. Аналогично можно
выделить целый столбец
Рис. 3.1.в. Выделение ячеек
г) Выделение несвязанного набора ячеек. Для этого типа выделения
необходимо, удерживая нажатой клавишу «Ctrl», добавить нужные
ячейки в диапазон, щелкая их мышью по очереди.
6262
62
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
Выделить несколько ячеек, не расположенных
подряд, можно, щелкая по ним мышкой при нажатой клавише “Ctrl”
Рис. 3.1.г. Выделение ячеек
3.1.1. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СПОСОБЫ ВЫДЕЛЕНИЯ
Можно еще выполнять следующие выделения ячеек:
•
нескольких строк — при нажатой левой клавише протащить курсор
по заголовкам строк;
•
нескольких столбцов — при нажатой левой кнопке протащить
курсор по заголовкам столбцов;
•
нескольких строк, не следующих подряд — щелкать по заголовкам
строк, удерживая «Ctrl»;
•
нескольких столбцов, не следующих подряд — щелкать по
заголовкам столбцов, удерживая «Ctrl».
3.1.2. ВЫДЕЛЕНИЕ ВНУТРИ ЯЧЕЙКИ
В некоторых случаях (перед копированием, перемещением, форматированием) требуется выделить не ячейку целиком, а только введенные в нее
данные или их фрагменты (рис. 3.2). Для того чтобы выполнить такое выделение, необходимо войти в режим редактирования содержимого ячейки
(например, нажав клавишу «F2»). Далее можно использовать следующие
приемы:
•
•
для выделения слова — дважды щелкнуть в слове (в любом месте);
•
для выделения фрагмента — установить курсор в начало (конец)
фрагмента и, удерживая клавишу «Shift», расширить выделение
фрагмента, используя клавиши с горизонтальными стрелками.
для выделения фрагмента — нажав левую клавишу, протащить
курсор от начала до конца выделяемого фрагмента;
63
63
63
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 3.2. Выделение в ячейке
3.2. Удаление, очистка, добавление новых
ячеек
Во время создания или редактирования таблицы возможны ситуации, когда
требуется или очистить ячейки с неверной (устаревшей, ошибочной и т.п.)
информацией, или вообще удалить их из таблицы. По результатам очистка
и удаление несколько отличаются друга от друга. Далее в этом разделе будет рассмотрено, в чем состоят отличия.
3.2.1. УДАЛЕНИЕ ЯЧЕЕК
Удаление относится к ячейкам в целом. При удалении ячеек освободившееся место автоматически заполняется. Делается это путем сдвига на их место соседних ячеек.
Для удаления ячеек следует:
1. Выделить удаляемые ячейки (если удаляется одна ячейка, то
достаточно установить на нее табличный курсор).
2. Щелкнуть по выделению правой кнопкой мыши и в появившемся
контекстном меню выбрать команду Удалить.
3. В появившемся диалоговом окне Удаление ячеек (рис. 3.3) выбрать
один из возможных вариантов удаления и нажать OK.
В диалоговом окне Удаление ячеек можно выбрать один из следующих
вариантов:
6464
64
•
удаление ТОЛЬКО ВЫДЕЛЕННЫХ ЯЧЕЕК с заданным
направлением сдвига данных при заполнении освободившегося
после удаления места — переключатели ячейки, со сдвигом …;
•
УДАЛЕНИЕ СТРОК ИЛИ СТОЛБЦОВ, В КОТОРЫХ
НАХОДЯТСЯ ВЫДЕЛЕННЫЕ ЯЧЕЙКИ — переключатели
строку и столбец.
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
Рис. 3.3. Окно «Удаление ячеек»
Если, например, удаляется ячейка С4 (рис. 3.4), то при выборе переключателя ячейки, со сдвигом влево, сдвинутся влево ячейки D4, E4 и т.д., а при
выборе переключателя ячейки, со сдвигом вверх, сдвинутся вверх ячейки
C5, C6 и т.д.
Если выделена строка или столбец и выполнена команда Удалить контекстного меню этой строки или столбца (появляющегося по щелчку правой
кнопки мыши), то диалоговое окно появляться не будет. Удаление произойдет сразу. При удалении строки произойдет сдвиг вверх, при удалении
столбца — влево.
Рис. 3.4. Сдвиг при удалении ячеек
65
65
65
Самоучитель Exсel 2010
3.2.2. ОЧИСТКА ЯЧЕЕК
Операция очистки не удаляет ячейки, а только очищает их – стирает внутри них содержимое. Для очистки ячеек вам необходимо выделить их, а затем щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и выполнить команду Очистить содержимое из контекстного меню (рис. 3.5). Таким образом вы удалите все содержимое из ячеек. Помимо этого на вкладке Главная панели
, выбрав которую вы можете
инструментов имеется кнопка Очистить
указать что именно должно быть зачищено в выделенных ячейках: содержимое, формат (то есть оформление), примечания (если есть) или вообще
все – см. рис. 3.6.
Рис. 3.5. Очистка содержимого ячеек
Рис. 3.6. Инструмент «Очистка» на ленте инструментов
6666
66
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
3.2.3. ВСТАВКА НОВЫХ (ПУСТЫХ) ЯЧЕЕК, СТРОК И СТОЛБЦОВ
Нередко в середину уже заполненного блока ячеек требуется добавить еще
одну или несколько новых ячеек. Чтобы это сделать, необходимо:
1. Выделить ячейки, на место которых будут вставлены новые (эти
ячейки будут сдвинуты, а на их место будут вставлены новые).
2. Щелкнуть по выделению правой кнопкой мыши и в появившемся
контекстном меню выбрать команду Вставить… В контекстном
меню присутствуют две команды Вставить. В данном случае
требуется та, за которой следует многоточие. В результате на экране
появится диалоговое окно Добавление ячеек (см. рис. 3.7).
3. В появившемся диалоговом окне Добавление ячеек выбрать один
из переключателей и нажать кнопку OK.
Рис. 3.7. Окно «Добавление ячеек»
Переключателями в диалоговом окне Добавление ячеек можно установить:
•
вставку только ячеек и направление сдвига заменяемых ячеек
— переключатели ячейки, со сдвигом…;
•
вставку целых строк или столбцов на место тех, в которых
находятся выделенные ячейки, — переключатели строку и
столбец.
Если, например, новая ячейка вставляется на место ячейки C4 (рис. 3.8), то
при выборе переключателя ячейки, со сдвигом вправо, вправо сдвинутся
ячейки C4, D4, E4 и т.д., а при выборе переключателя ячейки, со сдвигом
вниз, вниз сдвинутся ячейки C4, C5, C6 и т.д.
67
67
67
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 3.8. Сдвиг при добавлении ячеек
3.3. Копирование и перемещение ячеек
Копирование и перемещение ячеек (или выделенных фрагментов их содержимого) может быть выполнено различными способами. Перед тем как
копировать или перемещать какой-либо набор ячеек, его необходимо выделить.
Если копирование или перемещение планируется производить на небольшое расстояние, то есть когда на экране видны и выделенные ячейки, и
место их вставки, то удобно воспользоваться механизмом перетаскивания.
Следует обратить внимание, что механизм перетаскивания в Excel ничем не
отличается от обычного перетаскивания, которое используется в Windows.
Чтобы скопировать или переместить выделенные ячейки перетаскиванием,
необходимо сделать следующее:
1. Навести курсор на любую границу выделенного блока ячеек (курсор
превращается в обычный курсор Windows с четырьмя стрелочками
за ним).
2. Нажать на левую кнопку мыши.
6868
68
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
3. Удерживая нажатой кнопку мыши, движением мыши начать перетаскивание выделенных ячеек. При этом по экрану вместе с указателем будет перемещаться контур блока выделенных ячеек.
4. Когда контур примет нужное положение, отпустить кнопку мыши.
Ячейки будут перемещены на новое место. Если требуется не переместить, а скопировать ячейки, то при перетаскивании, помимо
удерживания нажатой левой кнопки мыши, следует удерживать нажатой клавишу «Ctrl».
Классическим же способом копирования и перемещения текстовых фрагментов, позволяющим производить копирование и перемещение на любые
расстояния и даже в другие документы, является следующий:
1. После того как ячейки (или фрагмент их содержимого) будут выделены, щелкнуть по выделению правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Вырезать (если
требуется переместить выделенный текст; если же необходимо его
скопировать, в меню выбирается команда Копировать).
2. Далее установить табличный курсор в точку вставки – ячейку, в
которую будет помещена левая верхняя ячейка выделения. Остальные ячейки будут при перемещении/копировании размещены относительно нее. Точку вставки можно указать как в текущей таблице
(книге), так и в любой другой.
3. Теперь следует щелкнуть правой кнопкой по табличному курсору и
в появившемся контекстном меню выбрать Вставить. В результате
выделенный ранее фрагмент появится на новом месте (или появится его копия).
Вместо вышеуказанных команд можно использовать клавиатурные сочетания. Так, вместо выбора команды Вырезать удобно использовать сочетание
клавиш «Ctrl»+«X», а вместо команды Копировать – сочетание «Ctrl»+«С».
Команде Вставить соответствует сочетание «Ctrl»+«V». Кроме того, можно
воспользоваться кнопками Вставить, Копировать, Вырезать, имеющимися
на ленте инструментов, на вкладке Главная, в группе Буфер обмена.
3.4. Выделение групп ячеек в соответствии
с их содержимым
Excel 2010 позволяет осуществлять автоматическое выделение ячеек, содержимое которых удовлетворяет определенным условиям. Так, например,
69
69
69
Самоучитель Exсel 2010
можно быстро и четко выделить все ячейки, содержащие примечания, или
пустые ячейки, или ячейки, содержащие текстовые данные и т.д. Причем
подобное выделение можно производить как по всей текущей таблице, так в
рамках определенного диапазона ячеек текущей таблицы. В последнем случае необходимо предварительно выделить весь диапазон.
Чтобы выделить группу ячеек с соответствии с их содержимым, необходимо перейти на вкладку Главная ленты инструментов и выбрать там Найти и выделить Перейти. В появившемся окне Переход следует нажать кнопку Выделить, в результате появится диалоговое окно Выделение
групп ячеек, в котором можно будет выбрать требуемый переключатель,
после чего нажать кнопку ОК.
Рис. 3.9. Диалоговое окно “Выделение групп ячеек”
Назначение переключателей таково:
7070
70
•
Примечания – выделены будут все ячейки, содержащие примечания.
•
Константы – выделены будут все ячейки, содержащие константы
(текст, числа).
•
Формулы – выделяться будут все ячейки, содержащие формулы.
При этом можно выбрать, какие именно формулы (содержащие их
ячейки) должны выделяться – в зависимости от типа возвращаемого результата. Допустимые типы устанавливаются тут же набором
флажков.
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
•
Пустые ячейки – выделены будут все пустые ячейки.
•
Текущую область – выделяться будет наименьший прямоугольный
диапазон ячеек, включающий все смежные ячейки.
•
Текущий массив – будут выделены все ячейки массива, которому
принадлежит текущая ячейка (на которой установлен табличный
курсор).
•
Объекты – выделены будут все графические объекты, присутствующие в таблице (рисунки, фигуры и т.п.).
•
Отличия по строкам – выделены будут те ячейки, которые содержат
формулы, в которых относительные ссылки отличаются от ссылок в
других формулах строки.
•
Отличия по столбцам – выделены будут те ячейки, которые содержат формулы, в которых относительные ссылки отличаются от ссылок в других формулах столбца.
•
Влияющие ячейки – выделены будут все ячейки, от которых зависят
значения в выделенных в данный момент ячейках. Выделение имеет
смысл, если в ячейках присутствуют формулы, в которых участвуют
значения из других ячеек.
•
Зависимые ячейки – будут выделены все ячейки с формулами, в которых участвуют значения из выделенных в данный момент ячеек.
•
Последнюю ячейку – будет выделена самая нижняя и крайняя справа ячейка используемой области рабочего листа.
•
Только видимые ячейки – выделены будут все видимые ячейки (за
исключением тех, которые входят в состав скрытых ранее строк и/
или столбцов).
•
Условные форматы – выделение будет произведено либо вообще
всех ячеек, в которых используется условное форматирование – дополнительный переключатель всех, либо ячеек с таким же условным
форматом, что и у активной в данный момент ячейки – переключатель этих же.
•
Проверка данных – выделены будут ячейки, содержащие правила
проверки данных.
71
71
71
Самоучитель Exсel 2010
3.5. Расширенные возможности по
автозаполнению
Под автозаполнением в Excel понимается операция быстрого автоматического заполнения ячеек данными (текстом, числами, формулами) без использования обычных способов ввода. Автозаполнение позволяет:
• быстро вводить некоторые стандартные или созданные пользователем наборы данных (названиями месяцев, названия видов товаров и
т.п.);
•
быстро заполнять ячейки числовыми последовательностями (нумерацией, датами, часами и т.д.);
•
быстро вводить в ячейки одинаковые данные;
•
быстро вводить новые формулы, используя уже введенные формулы.
3.5.1. СТАНДАРТНЫЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ
В некоторых случаях возникает необходимость ввести в соседние ячейки
данные, представляющие собой некоторую закономерную последовательность. Последовательность может быть стандартной, т.е. изначально заложенной в Excel, или же она может задаваться пользователем.
Например, если в ячейки строки требуется ввести названия месяцев с января по июнь (слева направо), то это можно сделать с использованием стандартной последовательности. Для этого следует:
1) в начальную ячейку ввести значение январь;
2) нажать на кнопку Ввод на панели формул (или нажать «Enter», а
затем вернуться на ячейку, где введено значение январь);
3) установить курсор мыши на маркер автозаполнения (маленький
черный квадрат), находящийся в правом нижнем углу выделения
или табличного курсора (если выделена только одна ячейка). В результате указатель мыши превращается в черный крест;
4) растянуть выделение автозаполнения вправо на 5 ячеек и отпустить
клавишу мыши.
Остающееся после отпускания клавиши мыши выделение можно таким же
приемом сократить (влево) или расширить (вправо). По умолчанию формат
первой ячейки применяется ко всем заполняемым ячейкам, т.е. они имеют
такое же оформление.
7272
72
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
После выполнения автозаполнения рядом с заполненными ячейками появляется кнопка. Если навести курсор мыши на эту кнопку и щелкнуть по ней,
раскроется меню автозаполнения (рис. 3.10). Меню автозаполнения предоставляет дополнительные возможности по управлению автозаполнением.
Рис. 3.10. Автозаполнение последовательностью
Аналогично можно заполнить требуемое количество ячеек, растягивая выделение вниз. Если растягивать выделение влево или вверх, то тоже произойдет заполнение месяцами, но в обратном порядке, т.е. январь, декабрь,
ноябрь и т.д. По диагонали автозаполнение не выполняется. Начальным может быть любое значение последовательности (в приведенном примере это
название любого месяца).
В качестве начальных значений последовательностей может использоваться
не только название месяца, но дата, время, день недели, год и т.д. В табл. 3.1
приведены некоторые примеры возможных последовательностей.
Таблица 3.1. Примеры последовательностей автозаполнения
Начальное значение
Последовательность
июнь
июль, август, сентябрь, …
вторник
среда, четверг, пятница, …
3.03.97
4.03.97, 5.03.97, 6.03.97, …
3.мар
4.мар, 5.мар, 6.мар, …
март.97
апр.97, май.97, июн.97, …
73
73
73
Самоучитель Exсel 2010
12:00
13:00, 14:00, 15:00, …
12:30
13:30, 14:30, 15:30, …
В приведенных последовательностях шаг изменения равен единице (одному
дню, месяцу, часу). Чтобы создать последовательность с другим законом изменения элементов, например с шагом два, необходимо:
1) в соседние ячейки ввести два значения образца с требуемым шагом;
2) обычным способом выделить эти ячейки;
3) растянуть выделение автозаполнения до требуемого размера.
В результате, если, например, ввести значения 00:00 и 02:00, то продолжением последовательности будут значения 04:00, 06:00, 08:00 и т.д.
3.5.2. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Приведенные последовательности являются встроенными в Excel. Однако можно создавать собственные последовательности, состоящие из любых текстовых или числовых значений. В дальнейшем после ввода одного
из этих значений, например первого, можно будет быстро ввести в соседние
ячейки другие значения этой последовательности. Такой последовательностью может быть, например, набор названий организаций, наименований товара и т.п.
Для создания новой последовательности необходимо:
1) Нажать кнопку Файл и вызвать диалоговое окно Параметры Excel,
нажав на одноименную кнопку в раскрывшемся меню.
2) В окне Параметры Excel перейти на вкладку Основные и нажать
кнопку Изменить списки. В результате на экране появится диалоговое окно Списки (см. рис. 3.11);
3) Выделить в поле Списки значение НОВЫЙ СПИСОК;
4) В поле ввода Элементы списка клавиатурой набрать значения последовательности (по одному в строке);
5) Нажать кнопку Добавить, а затем кнопку OK.
Если значения, включаемые в последовательность, уже однажды были введены в ячейки, то для облегчения создания последовательности в окне Спии выделить диапазон ячеек, значения из
ски достаточно нажать кнопку
которых должны составить создаваемую последовательность. Убедившись,
что в поле Импорт списка из ячеек указан диапазон с выделенными ячейками, следует нажать кнопку Импорт, а затем кнопку OK.
7474
74
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
Рис. 3.11. Окно “Списки”
Созданную последовательность можно редактировать. Для этого в поле
Списки необходимо выделить изменяемую последовательность, отредактировать список в поле Элементы списка и нажать кнопку OK. Для удаления
последовательности необходимо в поле Списки выделить удаляемую последовательность, нажать кнопку Удалить, а затем кнопку OK. Стандартные
последовательности удалить и изменить нельзя.
3.5.3. ПРОГРЕССИИ
В Excel 2010 можно вводить в ячейки не только текстовые, но и числовые
последовательности. Например, если записать в соседние ячейки числа 2 и
3, выделить их обычным способом, а затем выполнить автозаполнение (как
описано выше – перетаскиванием маркера автозаполнения), то в ячейках
появятся значения 4, 5, 6, … . Аналогично, продолжением ряда 300, 500 будут
числа 700, 900, 1100, … .
Эти последовательности представляют собой арифметические прогрессии с
заданным шагом (в первом случае шаг равен 1, во втором — 200).
В том случае, когда требуется заполнить ячейки числами геометрической
прогрессии, необходимо:
1) Ввести в одну из ячеек начальное значение прогрессии.
2) Вниз или вправо выделить ячейки, которые необходимо заполнить.
3) На вкладке Главная ленты инструментов выбрать Редактирование
Заполнить Прогрессия.
75
75
75
Самоучитель Exсel 2010
4) В появившемся диалоговом окне Прогрессия (рис. 3.12) в группе Тип
выбрать переключатель геометрическая, в поле Шаг набрать шаг
прогрессии (не равный единице) и нажать кнопку OK.
Если в поле Предельное значение диалогового окна Прогрессия ввести
какое-либо число, то значения прогрессии не превысят заданной величины.
При этом может получиться так, что не все выделенные ячейки окажутся заполненными.
Рис. 3.12. Окно “Прогрессия”
Следует напомнить, что арифметическая прогрессия описывается соотношением a(i) = a(i-1) + h, а геометрическая прогрессия — соотношением a(i) = a(i-1)•h, где a(i) — очередное значение прогрессии, a(i-1)
— предыдущее значение, а h — шаг прогрессии.
В диалоговом окне Прогрессия можно также задать арифметическую прогрессию, последовательности дат, дней недели и др., которые, однако, удобнее создавать автозаполнением с помощью мыши.
В Excel также имеется возможность выполнять интерполяцию и экстраполяцию числовых последовательностей. Для этого необходимо выделить блок
расположенных в одной строке (столбце) ячеек, часть из которых (или все
ячейки) заполнена числами, вызвать диалоговое окно Прогрессия и в нем
установить переключатель Автоматическое определение шага, выбрать переключатель арифметическая или геометрическая и нажать кнопку OK.
Если выбран переключатель арифметическая, то будет выполнена линейная аппроксимация, если выбран переключатель геометрическая — экспоненциальная. В обоих случаях исходные числа в ячейках выделенного блока будут заменены новыми.
7676
76
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
3.5.4. ДУБЛИРОВАНИЕ ДАННЫХ
Автозаполнение может быть использовано для дублирования данных, т.е.
для ввода одного и того же текста или числового значения в несколько ячеек одновременно. Для этого следует:
1) ввести в одну ячейку требуемое значение;
2) установить курсор мыши на маркер автозаполнения;
3) растянуть выделение автозаполнения до требуемого размера и отпустить клавишу мыши.
3.5.5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
АВТОЗАПОЛНЕНИЯ
Если растягивание автозаполнения выполнить правой клавишей мыши, то
появится меню, в котором перечислены следующие команды (см. рис. 3.13):
•
Копировать ячейки — дублирование данных ячейки;
•
Заполнить — ввод значений последовательности с изменением формата (значение по умолчанию);
Рис. 3.13. Дублирование данных
77
77
77
Самоучитель Exсel 2010
•
Заполнить только форматы — заполнение только формата, без изменения значений, т.е. по сути, копирование формата начальной
ячейки;
•
Заполнить только значения — заполнение только значений, без изменения формата;
•
Линейное приближение — линейная аппроксимация данных;
•
Экспоненциальное приближение — экспоненциальная аппроксимация данных;
•
Прогрессия… — вызов окна Прогрессия.
3.6. Практические примеры
ПРИМЕР 8. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК
ДЕЙСТВИЕ 1
Отработать
различные
способы выделения блоков
ячеек. В частности, выполнить следующие действия
(после каждого из них следует снимать выделение,
например, щелчком по любой ячейке):
а) нажав левую клавишу,
протащить курсор мыши
от ячейки A1 до ячейки C4
(рис. 3.14(а));
Рис. 3.14.а. Выделение блока ячеек
7878
78
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
б) выделить мышью блок
от ячейки A1 до ячейки
C4, а затем, удерживая
нажатой «Ctrl», так же
мышью выделить блоки
от F3 до H9 и от C8 до D12
(рис. 3.14(б));
Рис. 3.14.б. Выделение нескольких блоков
ячеек
в) щелкнуть по заголовку
строки 3 (рис. 3.14(в));
Рис. 3.14.в. Выделение строки таблицы
г) установить табличный
курсор на любую ячейку
столбца D и нажать «Ctrl»
+ «Пробел» (рис. 3.14(г));
Рис. 3.14.г. Выделение ячеек столбца таблицы
79
79
79
Самоучитель Exсel 2010
д) при нажатой левой
клавише протащить курсор
мыши по заголовкам строк
2, 3 и 4 (рис. 3.14(д));
Рис. 3.14.д. Выделение нескольких строк
таблицы Excel
е) щелкнуть по заголовку
столбца
D,
а
затем,
удерживая
«Shift»,
по
заголовку столбца F (рис.
3.14(е));
Рис. 3.14.е. Выделение нескольких столбцов таблицы
Excel
ж) щелкнуть по заголовку
строки
2,
а
затем,
удерживая
«Ctrl»,
по
заголовку строк 4 и 6 (рис.
3.14(ж));
Рис. 3.14.ж
8080
80
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
з) нажать «Ctrl+A» (рис.
3.14(з))
Рис. 3.14.з. Выделение всех ячеек таблицы Excel
ДЕЙСТВИЕ 2
Отработать
выделение
фрагмента
содержимого
ячейки. Для этого сначала
в любую свободную ячейку
ввести значение Текстовое
значение, состоящее из
нескольких слов. Войти
в режим редактирования
этой ячейки, например,
дважды щелкнув по ней.
Проверить
различные
способы
выделения
фрагментов содержимого
ячейки. Один из примеров
выделения
показан
на
рис. 3.15 (выделены слова
значение, состоящее из).
Рис. 3.15. Выделение фрагмента содержимого ячейки
81
81
81
Самоучитель Exсel 2010
ПРИМЕР 9. УДАЛЕНИЕ, ОЧИСТКА И ДОБАВЛЕНИЕ ЯЧЕЕК
ДЕЙСТВИЕ 1
В
новом
документе
заполнить любыми числами
любые ячейки третьей и
четвертой строки листа
Лист1. Выделить строки
3 и 4, щелкнуть правой
клавишей по выделенным
строкам и в открывшемся
контекстном меню выбрать
команду
Удалить
(рис.
3.16).
Убедиться,
что
строки 3 и 4 исчезли, а те
строки, которые были ниже,
сдвинулись вверх.
Рис. 3.16. Удаление ячеек с помощью контекстного
меню
ДЕЙСТВИЕ 2
Заполнить любыми числами
ячейки диапазона D1:F6.
Выделить блок ячеек от
E3 до E5 и нажать «Ctrl» +
«-». В появившемся диалоговом
окне
выбрать
переключатель ячейки, со
сдвигом влево (рис. 3.17) и
нажать «OK». Убедиться, что
выделенные ячейки удалены,
а их место заняли те, которые
находились справа от них.
Выделить ячейки E2 и E3.
Нажать «Delete» и убедиться,
что
выделенные
ячейки
очищены.
Рис. 3.17. Выбор способа удаления “ячейки, со
сдвигом влево“
8282
82
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 3
Рис. 3.18. Удаление ячеек со смещением вниз
Выделить ячейки D2 и
D3, выбрать команду
Вставить Вставить
ячейки…
(вкладка
Главная на ленте инструментов). В появившемся
диалоговом окне выбрать
переключатель ячейки
со сдвигом вниз (рис.
3.18) и нажать кнопку
«OK». Убедиться, что
на место выделенных
ячеек вставлены новые,
а сами ячейки D2 и D3
(точнее, их содержимое)
вместе
с
ячейками,
расположенными ниже,
сместились вниз.
ПРИМЕР 10. КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ЯЧЕЕК
ДЕЙСТВИЕ 1
Рис. 3.19. Отмена перемещения выделенных
ячеек
Заполнить
любыми
числами блок ячеек A1:
D6.
Выделить блок ячеек
от C3 до D4. Поместить
курсор мыши на границу
блока
и
перетащить
его в ячейки от A1 до
B2, также содержащие
данные. В появившемся
информационном
окне
(рис. 3.19) нажать кнопку
Отмена.
Убедиться,
что перемещение было
отменено.
Повторить
перетаскивание ячеек от
C3 до D4, но уже в другие,
свободные ячейки A7:
A8. Убедиться, что ячейки
перемещены
в
новое
место.
83
83
83
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Рис. 3.20. Копирование выделенных ячеек
перетаскиванием мыши с нажатой клавишей
“Ctrl”
Выделить
блок
ячеек
от C5 до D6. Поместить
курсор мыши на границу
блока и, удерживая «Ctrl»,
перетащить его вверх,
в ячейки от C3 до D4.
Убедиться,
что
ячейки
скопированы (рис. 3.20).
Выделить блок ячеек от
C5 до D6, установить
курсор мыши на границу
блока и, удерживая «Shift»,
перетащить
его
вниз,
между строками 8 и 9
(ориентация контура при
отпускании мыши должна
быть
горизонтальная).
Убедиться,
что
ячейки
перемещены и вставлены в
новое место.
ДЕЙСТВИЕ 3
Выделить блок ячеек от C5
до D6, установить курсор
мыши на границу блока и,
удерживая
«Ctrl»+«Shift»,
перетащить его вправо,
между ячейками E2 до F3
(ориентация контура при
отпускании мыши должна
быть
вертикальная).
Убедиться,
что
ячейки
скопированы и вставлены в
новое место (рис. 3.21).
Рис. 3.21. Копирование ячеек
8484
84
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 4
Рис. 3.22. Копирование с заменой без
предупреждения
Выделить блок от B2 до C4
и щелкнуть по инструменту
Копировать
вкладки
Главная (вокруг блока появится
бегущий
контур).
Клавишами
перемещения
перевести
табличный курсор на ячейку A7,
нажать «Ctrl»+«V». Убедиться,
что
произошло
копирование
ячеек,
причем
содержимое
занятых ячеек заменено без
предупреждения
(рис.
3.22).
Перейти на лист Лист2, щелкнуть правой клавишей по ячейке
B2, в открывшемся контекстном
меню выбрать команду Вставить;
перейдите
на
лист
Лист3,
щелкнуть по ячейке B1, а затем
по инструменту Вставить
вкладки
Главная.
Убедиться,
что
произошло
копирование
выделенного блока в три места.
ДЕЙСТВИЕ 5
Перейти на лист Лист1. Выделить блок от A1 до C2 и щелкнуть по инструменту Вырезать
вкладки Главная (вокруг блока появляется бегущий контур). Перейти на лист
Лист2, щелкнуть по ячейке D1, а затем по инструменту Вставить
вкладки
Главная. Убедиться, что выделенный блок перемещен на новый лист.
85
85
85
Самоучитель Exсel 2010
ПРИМЕР 11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТАНДАРТНЫХ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЕЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
Рис. 3.23. Автозаполнение. Стандартная
последовательность дней недели
В ячейку B2 листа Лист1
новой рабочей книги ввести
значение
понедельник,
нажать на кнопку Ввод на
панели формул, чтобы по
завершении ввода курсор
остался на ячейке B2.
После этого установить
курсор мыши на маркер
автозаполнения (на правый
нижний угол табличного
курсора),
растянуть
выделение автозаполнения
вниз до ячейки B8 (рис. 3.23)
и отпустить клавишу мыши.
Убедиться, что в диапазон
B2:B8 автоматически были
введены все дни недели.
ДЕЙСТВИЕ 2
В ячейку C1 ввести значение 8:00, а в ячейку D1 —
значение 10:00. Выделить
ячейки C1 и D1, установить
курсор мыши на маркер
автозаполнения, растянуть
выделение
автозаполнения вправо до ячейки H1 и
отпустить клавишу мыши.
Убедиться, что в диапазон
ячеек C1:H1 был автоматически заполнен последовательными значениями
времени с шагом два часа
(рис. 3.24).
Рис. 3.24. Автоматическое заполнение по часам
8686
86
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 3
В ячейку A11 ввести значение январь, нажать на кнопку Ввод на панели формул,
установить курсор мыши
на маркер автозаполнения, растянуть выделение
автозаполнения вправо до
ячейки I11 и отпустить клавишу мыши (рис. 3.25).
Рис. 3.25. Автозаполнение. Стандартная
последовательность названий месяцев
ПРИМЕР 12. СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую
книгу. Выбрать команду
Файл Параметры Основные Изменить
списки.
В поле Списки выделить
значение НОВЫЙ СПИСОК.
В каждой строке поля
Элементы списка набрать
значения скрепки, скотч,
карандаш,
линейка,
маркер, ручка, ластик (для
перехода между строками
Рис. 3.26. Создание новой последовательности
внутри
поля
можно
нажимать «Enter») (рис.
3.26) и нажать кнопку Добавить. Убедиться, что в поле Списки появилась новая, только
что введенная последовательность. Нажать кнопку OK.
87
87
87
Самоучитель Ecxel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Установить табличный курсор
на ячейку D2, ввести значение
скрепки и нажать кнопку Ввод на
панели формул. Установить курсор
мыши на маркер автозаполнения
ячейки D2, растянуть выделение
автозаполнения вниз до ячейки
D8 и отпустить клавишу мыши.
Убедиться, что в диапазон D2:
D8 введена созданная ранее
последовательность — от первого
элемента до последнего (рис.
3.27).
Рис. 3.27. Использование созданной
последовательности автозаполнения
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить табличный курсор на ячейку E2, ввести значение скотч, нажать кнопку Ввод
на панели формул, установить курсор мыши на маркер автозаполнения, растянуть
выделение автозаполнения вниз до ячейки E6 и отпустить клавишу мыши. Убедиться,
что в диапазон E2:E6 введена часть последовательности пользователя, но начиная со
второго элемента.
ПРИМЕР 13. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРЕССИИ И ДУБЛИРОВАНИЕ ДАННЫХ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую книгу.
В ячейку F2 ввести значение
100, а в ячейку F3 — значение
200. Выделить ячейки F2 и F3,
установить курсор мыши на маркер автозаполнения, растянуть
выделение автозаполнения вниз
до ячейки F6 (рис. 3.28) и отпустить клавишу мыши. Убедиться,
что в диапазон F2:F6 введены
значения
арифметической
прогрессии
с
начальным
значением 100 и шагом 100.
Рис. 3.28. Использование прогрессии
8888
88
Глава 3. Операции с ячейками в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Рис. 3.29. Настройка использования геометрической
прогрессии
В
ячейку
E2
ввести
значение 2, в ячейку E4 —
значение 18, а в ячейку E6
— значение 162. Выделите
диапазон E2:E6 и выполнить команду ЗаполнитьПрогрессия…
(набор
инструментов
Редактирование
на
вкладке
Главная
ленты
инструментов). В появившемся диалоговом окне
включить переключатель
Автоматическое определение шага, в группе Тип
выбрать
переключатель
геометрическая
(рис.
3.29) и нажмите кнопку
OK.
Убедиться,
что
выполнена аппроксимация,
и
в
диапазон
E2:E6
введены соответствующие
промежуточные значения.
ДЕЙСТВИЕ 3
Выделить диапазон A2:A8,
набрать значение 33 (рис.
3.30) и нажать «Ctrl+Enter».
Убедиться, что все ячейки
диапазона A2:A8 заполнены одинаковым значением.
Установить
табличный
курсор на ячейку E7 и нажать «Ctrl»+«’». Убедиться,
что в ячейку введено
значение
из
ячейки,
расположенной выше, т.е.
162.
Рис. 3.30
89
89
89
ГЛАВА 4.
ТИПЫ И ФОРМАТЫ ДАННЫХ
В EXCEL 2010
4.1. Типы данных
Ячейки электронной таблицы могут содержать обычный текст, числа и даты.
Кроме этого, значения ячеек электронной таблицы могут быть зависимы от
значений других ячеек. В частности, числа в ячейках могут вычисляться по
значениям из других ячеек. Исходя из этого, каждая заполненная ячейка
таблицы содержит один из следующих типов данных:
•
Текстовое значение.
•
Числовое значение.
•
Формулу.
4.1.1. ТЕКСТОВЫЕ ЗНАЧЕНИЯ
Как текстовые значения воспринимаются все данные, которые не распознаны как числовые значения или как формулы. Текстовые значения после их
ввода в пустую и неформатированную ячейку автоматически выравниваются по левой границе ячейки. Именно по этому признаку можно определить,
что введенные данные воспринимаются как текстовое значение.
Если текстовое значение не поместилось в ячейку, то оно размещается поверх соседних расположенных справа ячеек при условии, что они свободны.
Если впоследствии в соседние ячейки будут введены данные, то длинная
строка текста будет обрываться на границе занятой ячейки. При этом текст,
содержащийся в ячейке, не изменяется, он лишь не виден на экране. Например, в ячейки D6 и D7 на рис. 4.1 введен одинаковый текст, однако текст в
ячейке D6 виден полностью, а в ячейке D7 нет, т.к. соседняя ячейка E6 пуста,
а E7 заполнена.
91
91
91
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 4.1. Ввод текстовых значений
В дальнейшем для того, чтобы был виден весь текст, введенный в ячейку,
следует использовать приемы форматирования таблицы: расширить столбец или установить вертикальную ориентацию текста и др.
Иногда требуется, чтобы текст, вводимый в ячейку, размещался в ней не в
одну, а в несколько строк. В этом случае для перехода на следующую строку внутри ячейки необходимо во время набора нажать комбинацию «Alt» +
«Enter».
4.1.2. ЧИСЛОВЫЕ ЗНАЧЕНИЯ
Числовое значение после ввода в пустую и неформатированную ячейку автоматически выравнивается по правой границе ячейке. По этому признаку
можно определить, что данные воспринимаются как числовые.
Различают два вида числовых значений:
9292
92
•
число;
•
дата и время.
Глава 4. Типы и форматы данных в Excel 2010
ЧИСЛА
Для ввода отрицательного числа перед ним следует поставить знак минус,
например, -175, или взять число в скобки, например (175).
В качестве десятичного разделителя по умолчанию используется тот знак,
который установлен в настройках Windows. Для русскоязычной локализации Windows обычно это запятая.
Если число меньше единицы, то нуль перед разделителем целой и дробной
части набирать необязательно, после ввода числа он будет добавлен автоматически. Т.е., например, достаточно набрать ,75 вместо 0,75.
Число может быть также введено в форме обыкновенной дроби. Например,
для ввода числа 2,5 необходимо через пробел набрать 2 1/2, а для ввода числа 3/7 — 0 3/7. После ввода такого числа в самой ячейке оно будет показано
в том же виде, в котором было набрано, например 2 1/2. Реально же в ячейку будет записано десятичное число. Если установить табличный курсор на
ячейку с дробным числом, то в секции содержания панели формул будет показано это десятичное число.
ПРИМЕЧАНИЕ.
Здесь, а также в некоторых других случаях, следует различать значение, изображенное в ячейке, и значение, реально записанное в нее. По форме они могут не
совпадать. Реальное значение, как правило, отражается в секции содержания панели формул.
Если при наборе после числа поставить знак процента, то реально в ячейку
будет записано число, которое меньше введенного в 100 раз. При этом и в
ячейке, и в секции содержания панели формул будет показано то значение,
которое набиралось. Например, после ввода значения 12% в ячейке будет
показано 12%, а реально записано число 0,12. И именно оно и будет использоваться в формулах при расчетах.
ДАТЫ И ВРЕМЯ
Дата и время относятся к числовым значениям, и их можно использовать
при вычислении по формулам. Excel распознает введенное значение как дату
(время) в том случае, когда оно имеет один из заранее установленных форматов представления. В противном случае значение будет восприниматься
как текст. Можно вводить только дату, только время или и то, и другое.
93
93
93
Самоучитель Exсel 2010
Русскоязычная версия Excel распознает следующие форматы представления даты и времени (на примере 3 марта 1997 года 13 часов 15 минут 17,1
секунд):
Дата
Время
3.3.1997
3.Мар.1997
13:15
3.03.1997
3.Мар 13:15:17.1
1:15PM
1:15:17.1PM
Мар.1997
Вместо 1997 можно набирать 97, однако значение, записанное в ячейке, все
равно по умолчанию будет иметь формат 1997.
Дата в Excel воспринимается как число дней, отсчитанных от некоторой начальной даты. По умолчанию начальная дата — 1 января 1900 года. Началу этих суток, т.е. 0 часов, 0 минут, 0 секунд, соответствует число 1. Время
представляется как десятичное число меньше единицы, которое показывает,
какая часть суток истекла. Например, для полудня, т.е. для 12:00, это 0,5.
Если указывается дата и время, то Excel воспринимает это значение как сумму чисел, соответствующих дате и времени. Дате 3 марта 1997 года при точке
отсчета 1.01.1900 соответствует число 35492, а времени 13 часов 15 минут
17,1 секунд – число 0,55228. В итоге этому моменту времени соответствует
число 35492,55228.
Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет иметь экспоненциальную форму представления, например 6E+08, т.е. 6x108. Если в ячейку
не помещается и экспоненциальное представление числа или если в ячейку
не помещается дата, то в ней появляются символы ###. В этом случае следует расширить столбец таблицы или уменьшить размер шрифта.
Для того чтобы вводимое числовое значение (число или дата) воспринималось как текстовое, необходимо перед ним набрать апостроф или набрать
знак равенства и заключить число в кавычки, например ‘0099 или =”0099”.
При этом апостроф и кавычки в ячейке видны не будут. Такое преобразование может понадобиться, например, тогда, когда в ячейку вводится код
номенклатуры товара, состоящий из цифр и начинающийся с нулей. В этом
случае, если просто ввести 0099, то Excel автоматически распознает это значение как числовое, и ведущие нули выводиться не будут, т.е. будет показано число 99.
9494
94
Глава 4. Типы и форматы данных в Excel 2010
Числовое значение может быть приведено к текстовому значению и после
его ввода, уже во время форматирования ячейки.
4.2. Форматы данных
4.2.1. СТАНДАРТНЫЕ ФОРМАТЫ ДАННЫХ В EXCEL 2010
Каждый раз при вводе в ячейку тех или иных данных, Excel автоматически
старается определить их тип и присвоить ячейке соответствующий формат –
форму представления данных. Важность назначения правильного формата
можно проиллюстрировать на простом примере: если даже в ячейку введено
числовое значение, но установлен текстовый формат (формат Текстовый),
то содержимое ячейки уже будет восприниматься как текстовое, и ячейку
нельзя будет использовать в математических формулах. Наибольшее количество ошибок возникает при попытках вводить значения типа 02.03. Программа Excel по умолчанию распознает подобное выражение как дату и в
ячейке вместо введенного 02.03 появится 2 марта.
Выход из подобных ситуаций один – вручную переназначить формат для
ячейки – принудительно установить для нее формат Текстовый или Числовой (или какой-либо еще).
В Excel имеется набор стандартных форматов (наборов параметров) ячеек,
которые могут применяться во всех документах.
В начале работы с новой таблицей все ячейки имеют одинаковый стандартный формат, используемый по умолчанию. Этот формат называется Обычный. Он имеет следующие параметры:
•
изображенное значение повторяет истинное;
•
выравнивание по горизонтали зависит от типа данных;
•
выравнивание по вертикали выполняется по нижнему краю;
•
текст выводится без переноса слов;
•
ориентация изображенного значения горизонтальная;
•
для отображения содержимого используется стандартный шрифт
без выделения и эффектов;
•
обрамления вокруг ячеек нет;
•
заполнения нет.
95
95
95
Самоучитель Exсel 2010
Использование остальных стандартных форматов влияет только на то, как
будет отображаться содержимое в ячейках:
•
Числовой – стандартный числовой формат, автоматически используемый во всех случаях, когда Excel определяет содержимое ячейки
как числовое.
•
Финансовый и Денежный — число округляется до двух знаков после десятичного разделителя, например число 43,569 представляется
в виде 43,57р. При этом после самого числа ставится знак денежной
единицы (его можно задать в дополнительных настройках формата,
на российских компьютерах по умолчанию ставится значение р. (то
есть рубли)). Разница между данными форматами состоит в том, что
формат Денежный позволяет отображать отрицательные суммы,
например, другим цветом и без знака минус, а также устанавливать
произвольно выравнивание в ячейке.
•
Процентный — если в ячейку после установки формата введено число от 0 до 1, то оно умножается на 100, затем число (независимо от
величины) округляется до целого, и к нему добавляется знак %, в
результате этого, например, числа 0,43569 и 43,569 будут представляться одинаково: 44%.
•
Дробный – применяется в тех случаях, когда необходимо то или
иное нецелое число отобразить не в виде десятичной дроби (например 2,25), а в виде обыкновенной дроби (будет 2 1/4).
•
Экспоненциальный – данный числовой формат предназначен для
отображения чисел в виде произведения двух составляющих: числа,
находящегося в пределах от 1 до 10, и степени числа 10 (положительной или отрицательной). Например, число 0,789 в ячейке с форматом Экспоненциальный будет выглядеть как 7,89E01 (то есть 7,89,
умноженное на 10 в степени 1).
•
Дата – содержимое ячейки будет интерпретироваться как дата и соответствующим образом преобразовываться при отображении.
•
Время — содержимое ячейки будет интерпретироваться как время и
соответствующим образом преобразовываться при отображении.
•
Текстовый – при установке данного формата содержимое ячейки будет восприниматься как текстовое. Данный формат автоматически
устанавливается во всех случаях, когда Excel определил тип вводимых в ячейку данных, как текстовый.
На рис. 4.2 можно наблюдать, как выглядит содержимое ячейки при установленных разных форматах. Следует обратить внимание, что во всех ячейках
9696
96
Глава 4. Типы и форматы данных в Excel 2010
введено одно и то же значение 4,5. При изменении формата числовых значений их истинные значения (введенные или вычисленные по формулам) не
изменяются, т.е., например, независимо от того, сколько знаков после запятой выведено на экран, в вычислениях по формулам будут использоваться
все имеющиеся знаки. Иначе говоря, установка нового формата изменяет
только внешний вид числового значения, не изменяя его величину.
Рис. 4.2. Внешний вид содержимого ячейки при разных установленных
форматах
4.2.2. НАЗНАЧЕНИЕ ФОРМАТА ДАННЫХ ДЛЯ ТОЙ ИЛИ ИНОЙ ЯЧЕЙКИ
Чтобы изменить формат представления данных в тех или иных ячейках, необходимо:
1. Выделить эти ячейки.
2. Перейти на вкладку Главная ленты инструментов и щелкнуть мышв группе Число. Либо можно щелкнуть правой
кой по кнопке
кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в появившемся контекстном меню выбрать команду Формат ячеек. В результате любого из
указанных действий на экране отобразится диалоговое окно Формат ячеек.
3. В окне Формат ячеек перейти на вкладку Число и в списке Числовые форматы выделить нужный формат.
4. Нажать кнопку ОК.
97
97
97
Самоучитель Exсel 2010
Для тех или иных форматов можно будет задать дополнительные параметры
отображения. Так, для формата Число можно установить, какое количество
знаков должно отображаться после запятой (десятичного разделителя). Наблюдать эффект от применяемых настроек формата можно непосредственно
на вкладке Число, в поле Образец.
Рис. 4.3. Диалоговое окно «Формат ячеек»
4.2.3. СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО ФОРМАТА
Если в окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Числовые форматы
выбрано значение (все форматы), то появляется список Тип, включающий
в себя все имеющиеся форматы чисел, которые, однако, записаны в виде кодов (условных обозначений). С помощью кодов можно самостоятельно задавать форматы. Так, например, в кодах форматов используются следующие
обозначения:
9898
98
•
# — необязательная цифра, т.е. если на месте знака # в числе цифры
нет, то на это место ничего не выводится;
•
0 — обязательная цифра, т.е. если на месте знака 0 в числе цифры
нет, то на это место выводится нуль (обычно таким образом задается
вывод нулей после десятичного разделителя, например формат 0.000
Глава 4. Типы и форматы данных в Excel 2010
устанавливает обязательный вывод на экран трех знаков после разделителя);
•
? — обязательное место, т.е. если на месте знака ? в числе цифры нет,
то на это место выводится пробел (обычно таким образом обеспечивается выравнивание чисел в одном столбике, например формат
?????0.00 устанавливает выравнивание по десятичному разделителю всех чисел, имеющих до шести цифр перед разделителем);
•
ч, чч, м, мм, с, сс, Д, ДД — часы, минуты, секунды и дни месяца (при
использовании однобуквенного обозначения числа меньше 10 выводятся без ведущего нуля, т.е., например, время 6 часов 5 минут в
формате ч:м будет иметь вид 6:7, а в формате чч:мм — 06:07);
•
М, ММ, МММ, ММММ — месяц (например, февраль в разных форматах будет иметь вид 2, 02, фев, февраль);
•
ГГ, ГГГГ — год (запись с использованием 2-х или 4-х цифр, соответственно).
Более подробную информацию об обозначениях, используемых в кодах,
можно найти в справочной системе Excel.
4.3. Практические примеры
ПРИМЕР 14. ВВОД ЧИСЛОВЫХ ЗНАЧЕНИЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
Перейти на чистый лист. В
ячейку A1 ввести положительное число 261. Убедиться, что введенное число выровнено по правой
границе ячейки (рис. 4.4).
Рис. 4.4. В ячейку введено положительное целое число
99
99
99
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
В ячейку A2 и B2 ввести
отрицательные числа -261
и (261), соответственно.
Убедиться, что в обеих
этих
ячейках
записано
отрицательное число -261.
В ячейку A3 ввести дробное
число 1 5/9. Установить
табличный
курсор
на
ячейку A3 и убедиться,
что реально в эту ячейку
записано
десятичное
число,
соответствующее
введенному дробному числу
(рис. 4.5).
Рис. 4.5. Ввод различных численных значений
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить
табличный
курсор на ячейку А5 и
нажать
комбинацию
«Ctrl» +«;». Убедиться,
что в ячейку введена
текущая дата. Установить
табличный курсор на ячейку А6 и нажать комбинацию
«Ctrl»+«Shift»+«;».
Убедиться, что в ячейку
введено текущее время
(рис. 4.6).
Рис. 4.6. Ввод текущего времени
100
100
100
Глава 4. Типы и форматы данных в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 4
В
ячейку
А7
ввести
значение 0099, а в ячейку
B7 — значение ‘0099 (с
апострофом). Убедиться,
что в ячейке A7 введено
числовое
значение
99,
причем выровнено оно по
правому краю ячейки, а
в ячейке B7 — текстовое
значение 0099, и выровнено
оно по левой границе (рис.
4.7).
Рис. 4.7. Ввод чисел, как текстовое значение
ПРИМЕР 15. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЧИСЛОВОГО ЗНАЧЕНИЯ
ДЕЙСТВИЕ 1
На чистом листе документа
в
ячейку
B2
ввести
значение 15,87382034. Из
контекстного меню ячейки
B2 (вызывается щелчком
правой
кнопки
мыши)
выбрать команду Формат
ячеек…. В появившемся
диалоговом окне на вкладке
Число, в списке Числовые
форматы
выбрать
значение Числовой. На
этой же вкладке в поле
Число
десятичных
знаков ввести значение 3
(рис. 4.8) и нажать кнопку
Рис. 4.8. Настройка численного формата
OK. Убедиться, что в ячейке
выводится число с тремя
десятичными знаками (причем с округлением), а число, реально записанное в ячейку,
не изменилось.
101
101
101
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
В ячейку B3 ввести дату
и время 10.02.2004 1:50,
установить
табличный
курсор на эту ячейку и в
контекстном меню выбрать
пункт Формат ячеек. На
вкладке Число диалогового
окна в списке Числовые
форматы выбрать значение
(все форматы). На этой же
вкладке в поле Тип ввести
значение ДД ММММ ГГГГ
чч:мм (рис. 4.9) и нажать
кнопку OK. Убедиться, что
вид выводимых в ячейке
даты и времени изменился
и соответствует заданному
формату (рис. 4.10).
Рис. 4.9. Настройка формата даты и времени
Рис. 4.10. Отображение содержимого ячейки
в соответствии с измененным форматом
102
102
102
Глава 4. Типы и форматы данных в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 3
В ячейку B4 ввести число
0,42958729.
Установить
табличный
курсор
на
эту ячейку и по очереди,
выбирая
инструменты
панели Число, изменять
формат введенного числа
(см. рис. 4.11). Обратить
внимание
на
то,
что
реальное значение числа не
изменяется.
ДЕЙСТВИЕ 4
Выделить ячейку B4. С помощью инструментов Увеличить разрядность
Уменьшить разрядность
установить представление дробного числа.
и
103
103
103
ГЛАВА 5.
ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ EXCEL
5.1.Настройка высоты строк
Основной параметр строки — это ее высота. При вводе данных высота строк
изменяется автоматически в зависимости от размера шрифта, количества
строк текста в ячейках и т.д. Однако очень часто возникает необходимость
изменить высоту некоторых строк.
Высоту любой строки можно задать:
•
Произвольным
образом.
Для
этого
следует
перетащить нижнюю границу строки в области заголовков строк
(рис. 5.1) в требуемое положение.
•
Подобрать высоту под размер самой высокой ячейки в строке. Для
этого необходимо дважды щелкнуть по нижней границе строки в области заголовков строк.
В обоих случаях курсор при установке его на границу строки в области заголовков будет приобретать вид черной двойной стрелки с разделителем. При
перетаскивании границы строки появляется подсказка о текущей высоте
строки.
Рис. 5.1. Граница строки и граница столбца
105
105
105
Самоучитель Exсel 2010
Если требуется установить одинаковую произвольную высоту или подобрать высоту сразу для нескольких строк, то следует выделить эти строки и
далее для любой из выделенных строк выполнить перетаскивание или двойной щелчок по нижней границе. То есть выполнить ту же операцию, что и
для одной строки.
5.2. Настройка ширины столбцов
Основным параметром формата столбца является его ширина. В начале работы с таблицей ширина всех столбцов имеет некоторое одинаковое значение по умолчанию. Данные в ячейках не всегда помещаются в столбцы такой
ширины, поэтому часто возникает необходимость ее изменить.
Ширину любого столбца можно задать:
•
Произвольным образом. Для этого следует перетащить правую границу столбца в области заголовков столбцов
(рис. 5.1) в требуемое положение.
•
Подобрать ширину под размер самой широкой ячейки в столбце.
Для этого следует дважды щелкнуть по правой границе столбца в
области заголовков столбцов.
Таким образом, способы изменения ширины столбцов аналогичны способам изменения высоты строк. В обоих случаях курсор при установке его
на границу столбца в области заголовков приобретает вид черной двойной
стрелки с разделителем. При перетаскивании границы столбца появляется
подсказка о его текущей ширине.
Если требуется установить одинаковую произвольную ширину или подобрать высоту сразу для нескольких столбцов, то следует их выделить, а далее
для любого из выделенных столбцов выполнить те же действия, что и для
одного столбца, т.е. перетаскивание или двойной щелчок по правой границе.
5.3. Выравнивание и ориентация,
объединение ячеек
По умолчанию размещение данных в пустой ячейке выполняется со следующими параметрами: все значения выравниваются по нижнему краю ячейки, числовые значения выравниваются по правому краю, текст — по левому
краю, слова не переносятся на следующую строку внутри ячейки, ориентация текста — горизонтальная.
106
106
106
Глава 5. Оформление таблиц Excel
Для изменения этих параметров ячейки следует ее выделить, вызвать диалоговое окно Формат ячейки и перейти в нем на вкладку Выравнивание.
Добраться до окна Формат ячейки можно несколькими способами. Можно
щелкнуть по выделенной ячейке (ячейкам) правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Формат ячейки. А можно
на ленте инструментов перейти на вкладку Главная и там в группе Ячейки
выбрать Формат Формат ячейки.
Но удобнее всего в данной ситуации вызвать окно Формат ячеек можно,
в правом нижнем углу группы инструментов
щелкнув мышкой по значку
Выравнивание на вкладке Главная. При этом на экране появится диалоговое окно Формат ячейки, сразу открытое на требуемой вкладке Выравнивание (см. рис. 5.2).
Рис. 5.2. Окно “Формат ячеек” (вкладка “Выравнивание”)
Попав на вкладку Выравнивание, в группе Выравнивание можно установить выравнивание содержимого ячейки относительно ее границ.
В списке по горизонтали можно выбрать одно из следующих значений (рис.
5.3):
107
107
107
Самоучитель Exсel 2010
•
по значению — установка выравнивания в зависимости от типа
данных;
•
по левому краю (отступ), по центру, по правому краю (отступ)
— установка выравнивания по левому краю, по центру, по правому краю соответственно (при выборе выравнивания по левому или по правому краю в поле Отступ можно установить размер отступа от края; отступ измеряется в символах);
•
с заполнением — задание повторения содержимого ячейки до ее
заполнения по всей ширине (если, например, ввести один символ * и выбрать это значение, то вся ширина ячейки заполнится
символами *);
•
по ширине — разбиение текста на строки с равномерным размещением слов по всей ширине ячейки (за исключением последней строки);
•
по центру выделения — объединение предварительно выделенных ячеек, расположенных в одной строке, и установка выравнивания их по центру;
•
распределенный (отступ) — равномерное распределение текста
по всей ширине строки; если при этом текст не помещается в
ячейке, то он разбивается на строки (в поле Отступ можно установить размер отступа от обоих краев).
Рис. 5.3. Виды горизонтального выравнивания
108
108
108
Глава 5. Оформление таблиц Excel
Выравнивание распределенный (отступ) очень похоже на выравнивание
по ширине. Однако распределенное выравнивание отличается тем, что, вопервых, можно устанавливать отступ, а во-вторых, равномерное размещение
текста в строке происходит всегда, а не только когда текст разбит на строки.
В списке по вертикали можно выбрать одно из следующих значений (рис.
5.4):
•
по верхнему краю, по центру, по нижнему краю — задается выравнивание по верхнему краю ячейки, по ее центру, по нижнему
краю соответственно (наиболее часто используется выравнивание по центру);
•
по высоте — разбиение текста на строки, первая из которых выравнивается по верхнему краю ячейки, последняя — по нижнему, а остальные размещаются равномерно между верхней и нижней строками.
На вкладке Выравнивание имеются также переключатели, объединенные в
группу Отображение:
•
перенос по словам — разбиение на строки текста, ширина которого превышает ширину ячейки (т.е. происходит то же, что и
при выборе значения по ширине или распределенный (отступ)
в списке по горизонтали, только без равномерного размещения
слов в строках);
•
автоподбор ширины — автоматическое уменьшение размера
выводимого на экран содержимого ячейки, если ширина столбца не позволяет вывести его полностью. Установленный размер
шрифта при этом не изменяется – изменяется его масштаб;
•
объединение ячеек — объединение предварительно выделенных ячеек в одну ячейку и установка выбранного выравнивания
относительно границ этого объединения. В дальнейшем в формулах при ссылке на такое объединение необходимо указывать
адрес левой верхней ячейки, содержимое которой и будет подставляться в формулы.
На вкладке Выравнивание имеется группа параметров под названием Ориентация. С их помощью можно установить ориентацию содержимого ячейки относительно горизонтального положения. Это можно сделать, устанавливая требуемое значение в поле градусов или перетаскивая слово Надпись
в правом поле. Если щелкнуть по слову Текст в левом поле, то текст в ячейке представляется в виде столбика.
109
109
109
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 5.4. Виды вертикального выравнивания, ориентация текста
Для быстрого и удобного задания вида выравнивания можно также воспользоваться соответствующими кнопками на ленте инструментов (вкладка
Главная):
По левому краю — установка выравнивания по левому краю ячейки.
По правому краю — установка выравнивания по правому краю
ячейки.
По центру — установка выравнивания по центру ячейки.
Объединить и поместить в центре — объединение предварительно
выделенных ячеек и установка выравнивания по их центру.
110
110
110
Глава 5. Оформление таблиц Excel
Увеличить отступ,
Уменьшить отступ — установка выравнивания по левому краю с одновременным увеличением или уменьшением левого отступа.
По верхнему краю – выравнивание содержимого по верхнему
краю ячейки.
По нижнему краю – выравнивание содержимого по нижнему краю
ячейки.
По центру – выравнивание содержимого по центру ячейки.
Ориентация – групповая кнопка, нажатие которой позволяет задать один из стандартных вариантов наклонного расположения содержимого в ячейке (см. рис. 5.5).
Рис. 5.5. Использование групповой кнопки «Ориентация» для задания наклонного
расположения содержимого в ячейке
5.4. Шрифт
В Excel можно задать вид букв, используемых в ячейках, а также их цвет,
размер и т.п. Чтобы это сделать, нужно выделить ячейки (либо отдельный
фрагмент текста внутри ячейки), а затем на вкладке Главная ленты инструментов, в группе Шрифт, выбрать нужное значение шрифта, его начертание,
размер букв и т.д.:
•
выделить его жирным – щелкнуть мышкой по значку
. Если
содержимое ячейки перед этим уже было выделено жирным, то
выделение жирным будет снято;
•
выделить курсивом (то есть наклоном) – щелкнуть мышкой по
. Если содержимое ячейки перед этим уже было вызначку
делено курсивом, то выделение курсивом будет снято;
111
111
111
Самоучитель Exсel 2010
•
задать подчеркивание текста – щелкнуть мышкой по значку
. Если содержимое ячейки перед этим уже было подчеркнуто, то подчеркивание будет снято;
•
выбрать тип шрифта – щелкнуть мышкой по раскрывающемуся
и выбрать понравившийся вариант.
списку
Следует иметь в виду, что некоторые варианты могут быть применены только лишь к английским словам;
•
задать размер шрифта – щелкнуть мышкой по раскрывающеи выбрать нужное значение;
муся списку
•
задать цвет букв – выбрать его в списке, открывающемся при
щелчке мышкой по стрелке справа от значка
;
•
задать цвет фона букв (при этом буквы как бы будут выделены
маркером данного цвета) – выбрать его в списке, открывающемся при щелчке мышкой по стрелке справа от значка
.
Рис. 5.6. Диалоговое окно «Формат ячеек». Вкладка «Шрифт»
112
112
112
Глава 5. Оформление таблиц Excel
Если имеющихся на вкладке Главная инструментов недостаточно, можно
вызвать уже знакомое диалоговое окно Формат ячеек, перейти в нем на
вкладку Шрифт (см. рис. 5.6) и воспользоваться имеющимся там расширенным набором шрифтовых настроек. Удобнее всего в данной ситуации выв правом
звать окно Формат ячеек можно, щелкнув мышкой по значку
нижнем углу группы инструментов Шрифт на вкладке Главная.
5.5. Границы ячеек
Линии сетки, разделяющие ячейки, выводятся лишь на экран – для удобства работы с таблицами. По умолчанию на печать они не выводятся. Чтобы создать линии, которые будут разделять ячейки не только на экране, но
и при печати, необходимо установить обрамление ячеек. При этом таблице
будет придан более законченный вид, и она станет выглядеть более организованно.
Рис. 5.7. Выбор обрамления для ячеек таблицы
113
113
113
Самоучитель Exсel 2010
Для быстрой прорисовки каких-либо отдельных (или сразу всех) границ
удобно воспользоваться инструментом Границы, расположенным на вкладке Главная ленты инструментов. Перед тем, как прорисовывать границы,
необходимо выделить те ячейки (ячейку), вокруг которых(-ой) они должны будут прорисованы. Далее останется лишь щелкнуть мышкой по кнопке
и выбрать нужный вид обрамления (см. рис. 5.7). Можно многократно воспользоваться данной кнопкой для одного и того же набора выделенных ячеек, выбирая разные границы для отрисовки, чтобы добиться нужного результата. Прорисовать сразу все границы (и внутренние, и внешние)
можно, выбрав значение все границы.
Если тип линии, которым производится отрисовка границ, по какой-либо
причине плохо подходит для документа, выбрать и установить нужный тип
линии можно, щелкнув по правой части кнопки
и выбрав в раскрывшемся меню пункт Вид линии. В результате рядом появится дополнительное меню из вариантов начертания линий, в котором можно будет сделать
выбор (см. рис. 5.8). Аналогичным образом можно выбрать и установить
какой-либо другой цвет для границ. Для этого достаточно воспользоваться
пунктом Цвет линии, доступным в меню, вызываемом в меню кнопки
(рис. 5.9).
Рис. 5.8. Дополнительные виды линий границ
114
114
114
Глава 5. Оформление таблиц Excel
Если для редактируемого документа требуется сложная конфигурация границ в таблице (в одном ее месте границы отрисовываются, в другом — нет;
одни границы отображаются одинарной синей тонкой линией, другие – черной двойной и т.п.), то вместо многократного использования кнопки Грани-
Рис. 5.9. Задание цвета границ ячеек
115
115
115
Самоучитель Exсel 2010
цы
удобнее воспользоваться вкладкой Граница диалогового окна
Формат ячеек (рис. 5.10) и централизованно задать все необходимые параметры границ таблицы. Здесь можно выбрать:
•
стиль и цвет устанавливаемого обрамления — настройки группы
Линия;
•
область применения обрамления — кнопки групп Все и Отдельные.
Для установки обрамления необходимо сначала выбрать стиль и цвет линии, а затем установить, к каким границам эту линию следует применить.
По умолчанию выбранной является тонкая непрерывная линия черного
цвета. Для выбора другого типа линии следует использовать поле выбора
тип линии (щелчком по образцу), для выбора другого цвета линии — раскрывающийся список цвет.
Если выделена одна ячейка, то, очевидно, обрамление можно задать лишь по
ее контуру. Если выделены ячейки только одной строки или одного столбца,
Рис. 5.10. Окно «Формат ячеек». Вкладка «Граница»
116
116
116
Глава 5. Оформление таблиц Excel
то, кроме внешнего контура, можно установить обрамление по внутренним
вертикальным или по горизонтальным границам соответственно.
Для установки одинакового обрамления по всему внешнему контуру можно использовать кнопку внешние из группы Все, а для установки обрамления по всем внутренним границам — кнопку внутренние из этой же группы. Кнопка внутренние недоступна для использования, если выделена только одна ячейка.
Кнопками группы Отдельные можно установить и снять обрамление по отдельным границам. В нижнем ряду находятся кнопки установки обрамления боковых границ внешнего контура и вертикальных внутренних границ,
в левом ряду — верхней и нижней границ внешнего контура и горизонтальных внутренних границ.
Кроме этого, по углам расположены кнопки, которыми можно установить
диагональное перечеркивание всех выделенных ячеек. На рис. 5.10 показано
состояние кнопок, при котором установлено обрамление верхней границы
внешнего контура и всех внутренних границ.
Устанавливать и снимать обрамление по отдельным границам можно также,
щелкая по соответствующим областям прямо в поле образца группы Отдельные.
Чтобы отменить обрамление всех границ, следует нажать кнопку Нет из
группы Все.
117
117
117
Самоучитель Exсel 2010
5.6. Практические примеры
ПРИМЕР 16. ФОРМАТИРОВАНИЕ СТРОК И СТОЛБЦОВ
ДЕЙСТВИЕ 1
На чистом листе документа
Excel заполнить диапазон B2:
E5 произвольными данными.
Установить курсор мыши на
нижнюю границу строки 2 в
области заголовков строк
(курсор мыши приобретает
вид
черной
двойной
стрелки с разделителем) и
перетащить эту границу вниз,
увеличив высоту строки 2
примерно в два раза (рис.
5.11). Выделить строки 3 и 4,
установить курсор мыши на
нижнюю границу в области
заголовков любой из этих
Рис. 5.11. Изменена высота второй строки
строк (например, строки 4)
и перетащить ее вниз так,
чтобы высота строк 3 и 4 увеличилась примерно в три раза. Установить курсор мыши на
нижнюю границу строки 5 в области заголовков строк и перетащить ее вверх, уменьшив
высоту строки примерно в два раза.
ДЕЙСТВИЕ 2
Выделить строки 2, 3, 4 и 5 и
щелкнуть правой клавишей
мыши по выделенным строкам.
В открывшемся контекстном
меню
выбрать
команду
Высота строки… (рис. 5.12).
В появившемся диалоговом
окне Высота строки ввести
значение 20 пунктов и нажать
кнопку OK. Убедиться, что для
выделенных строк установлена одинаковая высота.
Рис. 5.12. Задание точного значения высоты строки
118
118
118
Глава 5. Оформление таблиц Excel
ДЕЙСТВИЕ 3
Выделить строки 2, 3, 4
и 5, установить курсор
мыши на нижнюю границу
любой из этих строк
(например, строки 5) в
области заголовков строк
и
выполнить
двойной
щелчок. Убедиться, что
для выделенных строк
автоматически подобрана
высота в соответствии с
содержимым (рис. 5.13).
Рис. 5.13. Автоматическая установка высоты строк
в соответствии с содержимым ячеек
ДЕЙСТВИЕ 4
Выделить целиком столбец
B и выбрать команду
Ширина
столбца
в
контекстном меню (вызываемом правой кнопкой
мыши). В появившемся
диалоговом окне ввести
значение 12 и нажать
кнопку OK. Установить
курсор мыши на правую
границу заголовка столбца
C и выполнить двойной
щелчок. Убедиться, что
после
этих
действий
ширина столбцов B была
изменена в соответствии
со введенным значением
(12 символов), а ширина
столбца C была подобрана
Рис. 5.14. Автоматическая установка ширины столбцов в в соответствии с шириной
соответствии с содержимым ячеек
содержимого
(см. рис.
5.14) .
119
119
119
Самоучитель Exсel 2010
ПРИМЕР 17. ВЫРАВНИВАНИЕ И ОРИЕНТАЦИЯ
ДЕЙСТВИЕ 1
На чистом листе в ячейки диапазона B3:B9 ввести любые значения.
Затем увеличить ширину столбца B
примерно в два раза. Выделить
диапазон B3:B9 и по очереди
выбирая
инструменты
группы
Выравнивание вкладки Главная —
инструмент По правому краю
и инструмент По левому краю
— изменять горизонтальное
выравнивание введенных значений.
Убедиться в правильной работе
инструментов.
Рис. 5.15. Изменение отступов
ДЕЙСТВИЕ 2
Выделить диапазон B3:B5 и
щелкнуть по инструменту По центру
группы Выравнивание.
Выделить
диапазон
B6:B9,
выбрать команду Формат ячеек в
контекстном меню и в появившемся
диалоговом окне на вкладке
Выравнивание в раскрывающемся списке по горизонтали выбрать
значение по правому краю
(отступ). В поле отступ ввести
значение 1 и нажать кнопку OK.
Убедиться,
что
значения
в
выделенном
диапазоне
выравниваются по правой границе,
причем с отступом в один символ. В
ячейку A1 ввести значение Продажа
товаров, выделить диапазон A1:
Рис. 5.16. Выравнивание с объединением
E1 и щелкнуть по инструменту
Объединить и поместить в центре
группы Выравнивание. Убедиться, что значение ячейки A1 выровнено по
центру диапазона A1:E1. Немного увеличить высоту первой строки (рис. 5.16). Стоит
обратить внимание на то, что после щелчка по любому из инструментов выравнивания
кнопка инструмента остается нажатой.
120
120
120
Глава 5. Оформление таблиц Excel
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить табличный курсор
на ячейку A1 (выделяется
диапазон A1:E1), выбрать
команду
Формат
ячеек
в
контекстном
меню,
в
появившемся диалоговом окне
на вкладке Выравнивание в
раскрывающемся списке по
вертикали выбрать значение
по центру (рис. 5.17) и нажать
кнопку OK. Убедиться, что
значение ячейки A1 (диапазона
A1:E1) выровнено по центру
строки 1.
Рис. 5.17. Выравнивание по вертикали
ДЕЙСТВИЕ 4
Отработать ввод в ячейку текста в несколько строк. Использовать для этого
произвольную ячейку одного из чистых листов. Для начала достаточно просто ввести
в ячейку текст из 8-10 слов, а затем в окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание
включить переключатель переносить по словам. Убедиться, что текст в ячейке
разместился в несколько строк. После этого еще в одну из ячеек ввести текст в несколько
строк, но при этом для перехода между строками во время набора нажимать «Alt» +
«Enter». Убедиться, что результат такого ввода примерно тот же, что и при включении
переключателя переносить по словам.
ДЕЙСТВИЕ 5
В
произвольную
ячейку
ввести значение поворот. Из
контекстного меню данной
ячейки вызвать диалоговое
окно Формат ячеек. На
вкладке
Выравнивание
в поле градусов группы
Ориентация ввести значение
45 (рис. 5.18) и нажать
кнопку OK. Убедиться, что
изображение содержимого
в ячейке повернулось на 45
градусов.
Рис. 5.18. Поворот содержимого на 45 градусов
121
121
121
Самоучитель Exсel 2010
ПРИМЕР 18. УСТАНОВКА ПАРАМЕТРОВ ШРИФТА
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую
книгу.
Установить
табличный курсор на ячейку
A1 и ввести в ячейку слово
текст. Открыть список
инструмента
Шрифт
вкладки
Главная ленты инструментов и щелчком выбрать
понравившийся
вид
шрифта
(например,
Garamond) (рис. 5.19).
Затем открыть список
инструмента
Размер
на вкладке ГлавРис. 5.19
ная и выбрать значение 16.
Убедиться, что размер и
начертание
шрифта
в
ячейке A1 изменились.
ДЕЙСТВИЕ 2
Попробовать установить для содержимого ячейки A1 различные виды выделения. Для
этого использовать инструменты панели Шрифт: инструмент Полужирный
и инструмент Подчеркнутый
. Убедиться, что различинструмент Курсив
ные виды выделения шрифта могут применяться и отменяться независимо друг от
друга. Стоит обратить внимание на то, что после щелчка по любому из инструментов
выделения шрифта кнопка инструмента остается нажатой, и если после этого щелкнуть
по инструменту еще раз, то соответствующее выделение снимается, а кнопка приходит
в исходное состояние.
122
122
122
Глава 5. Оформление таблиц Excel
ПРИМЕР 19. ОБРАМЛЕНИЕ ЯЧЕЕК
ДЕЙСТВИЕ 1
Заполнить в новой рабочей
книге
диапазон
A2:C4
произвольными
значениями.
Выделить диапазон. Щелкнуть
правой клавишей по диапазону
и выбрать в контекстном
меню пункт Формат ячеек. В
появившемся диалоговом окне
на вкладке Граница в поле тип
линии выбрать утолщенную
сплошную линию и щелкнуть
по кнопке внешние. Затем
в поле тип линии выбрать
тонкую сплошную линию и
щелкнуть по средним кнопкам
в левом и нижем рядах группы
Отдельные (рис. 5.20). Нажать
Рис. 5.20. Настройка границ обрамления
кнопку OK. Убедиться, что
внешний контур таблицы был
обрамлен утолщенной линией, а все внутренние границы тонкими линиями.
ДЕЙСТВИЕ 2
Выделить диапазон A2:B3,
открыть поле инструмента
Границы панели Шрифт
и выбрать обрамление
внешнего
контура
выделенных ячеек (рис.
5.21).
Убедиться,
что
выполнено
требуемое
обрамление.
Рис. 5.21. Выбор обрамления
123
123
123
ГЛАВА 6.
ЛИСТЫ ТАБЛИЦ
6.1. Листы в электронных таблицах
Excel 2010
Как было уже сказано выше, каждая книга (документ) Excel может состоять
из нескольких листов, разбитых, в свою очередь, на ячейки. По умолчанию
каждая вновь создаваемая книга Excel содержит три листа.
Листы помогают наиболее оптимально распределить информацию в документе и грамотно выстроить его структуру. Причем в рамках одной книги
Excel можно иметь некоторую совокупность таблиц, каждая из которых содержится на своем листе и может быть как-то связана со всеми остальными.
Например, в виде одной книги Excel может быть оформлена бухгалтерия небольшого предприятия. На одном листе может содержаться отчет о продажах, на другом отражены производственные затраты, на третьем – зарплатный фонд, на четвертом – перечень сотрудников и т.д. Во-первых, благодаря
листовой структуре появляется возможность все хранить в рамках одной
книги (а не нескольких разрозненных файлов), а во-вторых, данные с одного
листа могут участвовать в вычислениях на другом листе и т.д.
Переход между листами может производиться двумя способами:
• Щелчками мыши по ярлыкам листов.
• Нажатиями клавиатурных сочетаний «Ctrl»+«Page Up» и
«Ctrl»+«Page Down».
Кроме того для перехода между листами можно воспользоваться стрелочками, находящимися рядом с ярлыками листов, слева от них. Их использование может быть полезно, когда в таблице содержится большое количество
листов и все ярлыки просто не помещаются в окне Excel.
При перемещении между листами Microsoft Excel запоминает активную
ячейку на каждом из них. Благодаря этому при возвращении на предыду125
Самоучитель Exсel 2010
щий лист после посещения другого нет необходимости заново искать ячейку (ячейки), с которой (которыми) производилась работа в последнее время.
Это особенно полезно в больших таблицах, содержащих огромное количество данных (заполненных ячеек).
Эти стрелочки служат для прокрутки списка
ярлыков листов, если те не помещаются в окне
Excel
Ярлыки листов. Именно
щелкая по ним мышкой, вы
сможете переходить от одного
листа к другому
Рис. 6.1. Ярлыки листов. Переход между листами книги Excel
6.2. Операции над листами
6.2.1. ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ЛИСТОВ. ЦВЕТ ЯРЛЫКА
Изначально листы в книге Excel имеют ничего не говорящие названия
«Лист1», «Лист2» и т.д. Однако можно с легкостью поменять имя любого
листа. Для этого необходимо:
1. Выполнить двойной щелчок мыши по названию листа. Таким образом будет активирован режим редактирования имени листа.
2. Ввести с клавиатуры новое имя листа и нажать клавишу «Enter»
(или щелкнуть за пределами поля ввода имени). Чтобы отказаться
от переименования уже после входа в режим редактирования имени
листа, следует нажать клавишу «Esc».
Для большего эффекта, помимо задания характерного имени (отражающего содержимое листа), ярлыку листа можно присвоить свой определенный
126
126
126
Глава 6. Листы таблиц
цвет. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа
и в появившемся контекстном меню выбрать Цвет ярлычка. В результате
станет доступна палитра цветов, из которой можно выбрать любой понравившийся цвет.
Рис. 6.2. Изменение названия листа и цвета его ярлыка
6.2.2. ДОБАВЛЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ЛИСТОВ
Стандартная таблица Excel содержит 3 листа. Однако этого количества
может быть недостаточно. Чтобы вставить еще один лист в конец последовательности листов, необходимо щелкнуть мышкой по кнопке
, расположенной справа от ряда ярлыков листов. В результате новый лист будет
создан, и ему будет присвоено стандартное имя «Лист 4» (которое в дальнейшем можно изменить).
Если требуется вставить лист не в конец последовательности листов, а после
какого-либо конкретного листа, следует:
1. Перейти на лист, перед которым должен быть вставлен новый лист
(щелкнуть по его ярлыку мышкой).
127
127
127
Самоучитель Exсel 2010
2. На вкладке Главная ленты инструментов в группе Ячейки щелкнуть
мышкой по кнопке Вставить и выбрать Вставить лист (см. рис. 6.3).
Вместо этого можно также просто нажать сочетание клавиш «Shift»+
«F11».
Рис. 6.3. Вставка нового листа в книгу Excel
Удалить лист так же просто, как и добавить. Для этого достаточно просто
щелкнуть по ярлыку ненужного листа правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать Удалить (см. рис. 6.4). Вместо этого можно также на вкладке Главная в группе Ячейки нажать кнопку Удалить и выбрать Удалить лист.
Рис. 6.4. Удаление листа
128
128
128
Глава 6. Листы таблиц
Если удаляется пустой лист, Microsoft Excel выполнит операцию без подтверждения. Если же на листе есть заполненные ячейки, то появится предупреждение о том, что на листах содержатся данные, и удаление листа
приведет к их потере. Также необходимо иметь в виду, что в книге должен
оставаться хотя бы один лист. То есть удалить последний оставшийся лист
не удастся.
6.2.3. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И КОПИРОВАНИЕ ЛИСТОВ
Очень удобно перемещение листов осуществлять с помощью мыши. Для
этого требуется лишь ухватиться за ярлык перемещаемого листа (щелкнуть
по нему левой кнопкой мыши и не отпускать ее) и перетащить его мышкой
в новое положение. При перетаскивании под указателем мыши появляется
изображение листа бумаги, а место вставки отмечается значком в виде треугольника.
Если в ходе перетаскивания удерживать нажатой клавишу «Ctrl», то будет
произведено не перемещение, а копирование листа. Имя копии будет совпадать с именем изначального листа, плюс к нему будет добавлен номер копии
в круглых скобках.
Таким способом можно перемещать и копировать листы в рамках одной
электронной книги Excel. Аналогичным образом может быть осуществлено
перемещение и копирование листов между разными книгами Excel. Следует лишь только предварительно расположить окна документов так, чтобы
они были одновременно видны на экране. Однако для перемещения и копирования листов между разными книгами удобнее воспользоваться другим
способом:
1. Открыть обе книги (ту, из которой будет копироваться/перемещаться лист, и ту, в которую будет копироваться/перемещаться лист).
2. Перейти в книгу, из которой будет копироваться/перемещаться
лист. Щелкнуть по ярлыку правой кнопкой мыши и в появившемся
контекстном меню выбрать команду Переместить/скопировать.
3. В появившемся диалоговом окне Переместить или скопировать
(см. рис. 6.5), в раскрывающемся списке Переместить выбранные
листы в книгу выбрать книгу, в которую должно быть произведено
перемещение листа. Если требуется скопировать листы, то в окне
Переместить или скопировать следует установить флажок Создать
копию. В перечне перед листом можно указать, перед каким листом
в целевой таблице должен быть вставлен перемещаемый/копируемый лист.
4. Нажать ОК.
129
129
129
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 6.5. Перемещение/копирование листа в другую книгу Excel
6.3. Практические примеры
ПРИМЕР 20. РАБОТА С ЛИСТАМИ ТАБЛИЦ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую
книгу.
Переименовать
лист Лист1 в лист Отчет
по продажам. Для этого
дважды щелкнуть мышью
по ярлыку листа Лист1 и
в поле ввода имени листа
набрать фразу Отчет по
продажам. Нажать «Enter».
Убедиться, что имя листа
изменилось (рис. 6.6).
Рис. 6.6. Переименование листа
130
130
130
Глава 6. Листы таблиц
ДЕЙСТВИЕ 2
Щелкнуть правой кнопкой мыши
по ярлыку листа Лист2, выбрать
команду Вставить. Убедившись,
что в списке Общие выбран
элемент Лист, щелкнуть по кнопке
ОК. Убедиться, что справа от листа
Отчет по продажам появился
новый лист таблицы (рис. 6.7).
Рис. 6.7. Создание нового листа
ДЕЙСТВИЕ 3
Выделить листы Лист6, Лист2 и
Лист3. Для этого щелкнуть по ярлыку
листа Лист6, а затем, удерживая
«Shift», щелкнуть по ярлыку листа
Лист3. Удалить выделенные листы. С
этой целью щелкнуть правой клавишей
по ярлыку любого из выделенных
листов, в открывшемся контекстном
меню выбрать команду Удалить (рис.
6.8). Убедиться, что листы Лист6,
Лист2 и Лист3 удалены. Стоит
обратить внимание, что в связи с тем,
что удаленные листы были чистыми,
после выполнения команды удаления
информационное окно, в котором
требуется подтвердить удаление, не
появляется.
Рис. 6.8. Удаление листа
131
131
131
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 4
Рис. 6.9. Создание копии листа
Двумя
последовательными
щелчками
по кнопке
справа
от
ярлыков
листов
создать листы Лист7
и
Лист8.
Используя
перетаскивание,
переместить Отчет по
продажам в конец списка
листов. Место вставки
отмечается значком в
виде маленького треугольника. С помощью
перетаскивания с нажатой
клавишей “Ctrl” между
листами Лист7 и Лист8
вставить копию листа
Отчет по продажам. Эта
копия будет называться
Отчет по продажам (2)
(рис. 6.9).
ДЕЙСТВИЕ 5
Создать вторую книгу
Excel (таким образом,
на данный момент будет
открыто две книги). В
первой книге щелкнуть
правой кнопкой мыши по
ярлыку листа Отчет по
продажам (2), выбрать
команду Переместить/
скопировать,
в
появившемся
окне
Переместить
или
скопировать в раскрывающемся списке в
книгу выбрать имя новой
книги (по умолчанию
Книга2),
в
списке
Перед листом выбрать
Рис. 6.10. Перемещение листа в новую книгу
значение Лист3 (рис.
6.10) и нажать кнопку
OK. Убедиться, что лист переместился в новую книгу и его ярлык находится слева
от ярлыка листа Лист3.
132
132
132
ГЛАВА 7.
ВЫЧИСЛЕНИЯ В EXCEL 2010
7.1. Что такое формулы и зачем
они нужны
Программа Microsoft Excel 2010 может использоваться не только для оформления и упорядочивания данных в виде таблиц, но и для проведения всевозможных расчетов и вычислений. При этом уровень автоматизации таков,
что просчет большого количества данных может быть оформлен и выполнен
очень быстро и удобно. Большое количество встроенных функций (математических/статистических/финансовых и т.п.) позволяет создавать практически любые формулы, которые могут использоваться для проведения вычислений. В программе также присутствуют инструменты анализа данных,
позволяющие определять всевозможные закономерности в наборах данных, например, как происходит изменение данных в зависимости от тех или
иных условий.
Несомненным удобством проведения вычислений в Excel является тот факт,
что в формулах используются не конкретные числовые значения, а адреса
ячеек. Из этих ячеек берутся данные и подставляются в формулу, результат
которой отображается в какой-либо другой ячейке (в которой данная формула прописана). Удобство же заключается в том, что при изменении значения в какой-либо из ячеек, входящих в формулу, значение формулы будет
автоматически пересчитано. В формуле ничего не придется менять. Все произойдет автоматически.
Результат, полученный в ходе вычисления по формуле, может использоваться в других формулах. Таким образом, можно выстраивать длинные цепочки вычислений, основанные на каких-либо исходных данных. При этом
все вычисления (какими бы сложными они не были) будут автоматически
пересчитаны при изменении любого из входных значений.
Созданную один раз формулу в Excel можно копировать из одной ячейки
во многие другие. Это является большим удобством, когда, например, нуж134
134
134
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
но обсчитать большую таблицу данных, состоящую из огромного количества столбцов, со значениями каждого из которых должно быть произведено определенное, одинаковое для всех столбцов действие. Потребуется
лишь один раз создать формулу для одного столбца, а потом скопировать
ее для всех остальных. Excel сам догадается, что в скопированных формулах вычисления необходимо производить не на основе первого, изначального столбца (откуда была скопирована формула), а на данных столбцов, куда
была скопирована формула, и автоматически внесет необходимые поправки
в формулы. В результате обсчет данных из огромной таблицы займет всего
несколько минут (или даже секунд).
7.2.Ввод формул и редактирование формул
Для начала необходимо четко выяснить, что же понимается под формулой в
Excel 2010. В Excel под понятием формулы скрывается выражение, на основании которого вычисляется значение некоторой ячейки. В формулах могут использоваться как конкретные числовые значения, так и адреса ячеек,
значения из которых должны быть подставлены в формулу на место адреса.
Процесс ввода формулы на рабочий лист достаточно прост:
1. Выбрать ячейку для ввода формулы.
2. Ввести знак равенства (=) для указания Excel о том, что далее будет
вводиться формула.
3. Ввести все операнды и операторы формулы.
4. Нажать «Enter» для подтверждения ввода формулы.
При этом в Excel имеется три механизма ввода, в соответствии с которыми
программа интерпретирует действия пользователя:
•
Когда вводится знак равенства (=) для начала формулы, Excel переходит в режим редактирования, который используется для перечисления операторов и операндов формулы.
•
Если нажать на любую из клавиш навигации клавиатуры (это все
клавиши со стрелками, а также «Page Up», «Page Down», «Home и
End»), или щелкнуть мышью на любую другую ячейку, Excel переходит в режим указания. В данном режиме можно выбрать ячейки
или диапазоны как операнды. Excel возвращается в предыдущий режим, если ввести с клавиатуры любой символ.
•
При нажатии на «F2» Excel принудительно переходит в режим редактирования.
135
135
135
Самоучитель Exсel 2010
Текущий режим отображается в строке состояния в левом нижнем углу программы. В режиме создания/редактирования формулы все ячейки, адреса
которых входят в формулу, автоматически подсвечиваются разноцветными
тонкими линиями. Причем адрес ячейки в формуле и рамка вокруг этой
ячейки будут одного цвета, что повышает наглядность и удобство поиска
нужных ячеек.
В качестве простейшего примера (см. рис. 7.1) можно установить табличный
курсор в любую пустую ячейку и ввести в нее формулу:
=2+2
По завершении ввода в ячейке с формулой появится число 4 – результат
вычисления по формуле.
Следует обратить внимание на знак «=», который вводится в начале формулы. Именно по нему Excel определяет, что содержимое ячейки является
формулой, которая должна будет вычислена. Если ввести формулу без знака «=», то она будет воспринята как обычный текст и никаких вычислений
произведено не будет. Так, например, если вместо =2+2 ввести просто 2+2, то
после нажатия «Enter» в ячейке не появится результат 4, а так и будет отображено 2+2 (это будет восприниматься Excel как текст).
Рис. 7.1. Ввод формулы
136
136
136
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
В простейшей формуле из только что рассмотренного примера присутствуют только конкретные цифры. В качестве более сложного примера можно
ввести в ячейку формулу =2+B5. Результатом вычисления данной формулы
будет сумма числа 2 и значения, содержащегося в ячейке B5. Если в ячейке
B5 не содержится никакого значения, то в формулу будет подставлено нулевое значение. Это правило необходимо учитывать при составлении формул. Если теперь ввести в ячейку B5 какое-либо числовое значение, содержимое ячейки с формулой сразу же изменится. Если в ячейку B5 ввести не
числовое значение, а, например, какой-либо текст, то в ячейке с формулой
будет выдано сообщение об ошибке #ЗНАЧ!.
Часто возникает вопрос, можно и нужно ли использовать пробелы при создании формул. Здесь нет обязательных правил, поскольку пробелы Excel игнорирует. Так что ставить пробелы или не ставить – вопрос удобства.
Порядок выполнения арифметических операций в формулах Excel 2010 соответствует принятым в математике, то есть сначала выполняется возведение в степень, потом умножение и деление и лишь затем сложение и вычитание. Как и в математике, для изменения порядка действий могут использоваться круглые скобки.
Если в формуле используются адреса каких-либо ячеек, то они могут набираться как маленькими (строчными), так и большими (заглавными) буквами. Маленькие буквы будут автоматически преобразованы в большие.
7.3. Использование основных операций в
формулах
7.3.1. АРИФМЕТИЧЕСКИЕ ФОРМУЛЫ
Арифметические формулы работают с числами, адресами ячеек и возвращают результат в зависимости от использованного математического оператора (см. табл. 7.1).
Таблица 7.1. Арифметические операторы
Оператор
+
*
/
%
^
Название оператора
Сложение
Вычитание
Отрицание
Умножение
Деление
Взятие процентов
Возведение в степень
Пример
=10+5
=10-5
=-10
=10*5
=10/5
=10%
=10^5
Результат
15
5
-10
50
2
0.1
100000
137
137
137
Самоучитель Exсel 2010
7.3.2. ОПЕРАТОРЫ СРАВНЕНИЯ
Операторы сравнения (см. табл. 7.2) позволяют сравнить два или более
числа, строки текста, содержимое ячеек или результаты функций. Если результат сравнения положительный, результат выполнения формулы будет
представлен в виде логического выражения ИСТИНА (что эквивалентно
любому ненулевому значению). Если результат сравнения ложный, формула возвращает логическое значение ЛОЖЬ (что эквивалентно 0).
Таблица 7.2. Операторы сравнения
Оператор
=
Название оператора
Равно
Пример
=10=5
Результат
ЛОЖЬ
>
Больше
=10>5
ИСТИНА
<
Меньше
=10<5
ЛОЖЬ
>=
<=
Больше или равно
Меньше или равно
=”a”>=”b”
=”a”>=”b”
ЛОЖЬ
ИСТИНА
<>
Не равно
=”a”<>”b”
ИСТИНА
Формулы сравнения используются во многих случаях. Например, можно
определить необходимость выплаты премии сотруднику по результатам
продаж, используя формулу для сравнения количества продаж с количеством, заранее определенным по плану.
7.3.3.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕКСТОВЫХ ФОРМУЛ
Текстовые формулы представляют собой формулы, возвращающие текстовые строки в результате своей работы. Текстовые формулы используют
оператор & (амперсанд) для работы с текстовыми ячейками, текстовыми
строками, заключенными в кавычки, и результатами работы других текстовых формул.
Одним из способов работы с текстовыми формулами является связывание
(объединение) строк текста. Например, если ввести в поле формулы ячейки =”soft”&”ware”, Excel выведет software. При этом кавычки и амперсанд не выводятся в итоговый результат. Также можно использовать оператор & для связывания ячеек, содержащих текст. Например, если ячейка A1
содержит текст Hello, а ячейка А2 текст World!, то ввод формулы =A1&”
my “&A2 вернет результат Hello my World!
7.3.4. ОПЕРАТОРЫ ССЫЛОК
Операторы ссылок (см. табл. 7.3) позволяют создавать диапазоны ячеек из
отдельных ячеек или других диапазонов.
138
138
138
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
Таблица 7.3. Операторы ссылок
Оператор
Название оператора
Описание
: (двоеточие)
Диапазон
Создает диапазон из двух ссылок на
ячейки (например, A1:B6)
(пробел)
Пересечение
Создает диапазон из пересечений двух
диапазонов (например, A1:B6 B4:C7)
; (точка с запятой)
Объединение
Создает диапазон как объединение
двух диапазонов (например, A1:B6 ;
B4:C7)
7.4. Использование функций
Помимо простейших действий, рассмотренных в предыдущих разделах, в
формулах могут использоваться встроенные в Excel функции. Благодаря
этому существенно расширяются вычислительные возможности Excel.
Функция в Excel представляет собой некоторую заранее предопределенную
формулу, выполняющую некоторое конкретное действие. Например, функция КОРЕНЬ вычисляет значение квадратного корня из переданного ей
значения. Значения, передаваемые функции, называются аргументами функции. При записи функции сначала пишется ее имя, а потом в круглых скобках приводится аргумент (или аргументы) функции. Например, формула,
вычисляющая квадратный корень из числа 4, будет выглядеть следующим
образом:
=КОРЕНЬ (4)
В качестве аргумента функции могут выступать как конкретные числа (как в
приведенном выше примере), так и адреса ячеек, значения из которых должны быть взяты. Например, если необходимо вычислить корень из значения,
содержащегося в ячейке D3, то соответствующая формула будет выглядеть
так: =КОРЕНЬ(D3).
В рамках одной формулы может использоваться несколько формул в самых
разных сочетаниях. Например:
=434+A4+КОРЕНЬ(D4)SIN(A3)
=F3+SIN(КОРЕНЬ(D7))
В качестве аргумента одной функции может выступать другая функция
(допускается использование вложенных функций) и т.д. Порядок действия
соответствует принятым математически правилам. Сначала вычисляются
значения функций и возведение в степень, а потом уже остальные арифметические действия.
139
139
139
Самоучитель Exсel 2010
Некоторые функции имеют не один, а несколько аргументов. Так, если рассмотренная выше функция КОРЕНЬ имеет один аргумент, то функция СУММ,
осуществляющая суммирование, может содержать произвольное количество аргументов в зависимости от того, что нужно просуммировать. Когда
у функции используется несколько аргументов, то они перечисляются через точку с запятой.
Например:
=СУММ(A3; 10003; 434; F3; F4; F5; F6; F7)
Если в качестве аргумента какой-либо функции должна быть указана длинная последовательность подряд идущих ячеек, то можно не перечислять их
все через точку с запятой, а указать в виде диапазона. Например, в вышеприведенном примере имеется последовательность ячеек F3, F4, F5, F6, F7,
которая в виде диапазона будет выглядеть как F3:F7. Как уже указывалось,
при задании диапазона сначала приводится адрес верхней левой ячейки диапазона, затем ставится знак двоеточия «:», а после него – адрес нижней правой ячейки диапазона.
Рис. 7.2. Выбор функции на вкладке «Формулы» ленты инструментов
140
140
140
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
Воспользоваться той или иной функцией в Microsoft Excel 2010 можно несколькими способами. Во-первых, находясь в режиме создания формулы
(после знака равно или +), можно ввести первую букву требуемой функции,
и рядом с ячейкой тут же появится список из имеющихся в Excel функций,
начинающихся на указанную букву. При этом при переходе от одной функции в списке к другой рядом будет отображаться подсказка, поясняющая
назначение функции. Во-вторых, можно на ленте инструментов перейти на
вкладку Формулы и в группе Библиотека функций выбрать требуемую (см.
рис. 7.2). Ну и, наконец, в-третьих, можно на вкладке Формулы щелкнуть
мышкой по кнопке Вставить функцию, расположенной у левого края ленты.
В результате появится окно Мастера функции, с помощью которого можно
выбрать нужную функцию и задать для нее параметры.
Рис. 7.3 а. Мастер функции. Выбор функции
Рис. 7.3 б. Мастер функции. Задание аргументов функции.
141
141
141
Самоучитель Exсel 2010
После того, как нужная функция будет выбрана, необходимо задать ее аргумент или аргументы. Сделать это можно либо вводом с клавиатуры – конкретных числовых значений или адресов ячеек, либо с помощью мыши
– указать ячейки или диапазон ячеек, значения из которых должны использоваться в качестве аргументов (см. рис. 7.3).
Чтобы задать диапазон ячеек, достаточно очертить его мышью как при обычном выделении.
7.5. Полезные приемы по работе с
формулами
7.5.1. КОПИРОВАНИЕ ФОРМУЛ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АБСОЛЮТНЫХ
АДРЕСОВ
Автозаполнение очень эффективно может использоваться для копирования
формул. Так, например, если в ячейке D2 содержится формула
=СУММ(A2:C2)
то автозаполнение вниз приведет к появлению в расположенных ниже ячейках формул =СУММ(A3:C3), =СУММ(A4:C4) и т.д. Если в ячейке A4 содержится формула
=СУММ(A2:A4)
то автозаполнение вправо приведет к появлению в расположенных справа
ячейках формул =СУММ(B2:B4), =СУММ(C2:C4) и т.д.
Таким образом, при копировании формул путем автозаполнения адреса ячеек корректируются. Такая же корректировка адресов производится и при
копировании выделенных блоков. Изменяющиеся при копировании, перемещении и автозаполнении адреса называются относительными.
Однако в некоторых случаях требуется, чтобы некоторые адреса в формулах
при выполнении подобных операций не изменялись. Для этого адреса, которые требуется сохранить неизменными, следует из относительных преобразовать в абсолютные.
Например, если в ячейке A7 записана формула
=A5*A9
и необходимо, чтобы при автозаполнении вправо в произведении изменялся только первый сомножитель (B5, C5, D5 и т.д.), а второй оставался неизменным (это может, например, понадобиться для умножения суммы в неко142
142
142
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
торой валюте на курс валюты, записанный в фиксированную ячейку A9), то
перед автозаполнением в ячейку A7 следует ввести формулу
=A5*$A$9
в которой адрес A9 преобразован из относительного в абсолютный путем добавления символов $.
Для вставки символов $ при редактировании ячейки достаточно установить
текстовый курсор в относительный адрес и нажать клавишу F4.
7.5.2. ОТОБРАЖЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЯЧЕЕК
В Excel 2010 имеется очень полезная возможность отображения связанных
ячеек. Так, можно для ячейки с формулой отобразить связи – ячейки, значения из которых используются в формуле. Кроме того, установив табличный
курсор в какую-либо ячейку, можно просмотреть, в каких формулах она
участвует. При этом все связи отображаются в виде стрелок.
Чтобы отобразить связи с ячейками, участвующими в данной формуле, следует установить табличный курсор на ячейку с формулой и на вкладке Формулы ленты инструментов нажать кнопку Влияющие ячейки. В результате
к ячейке устремятся стрелочки, отходящие от ячеек, участвующих в формуле (рис. 7.4).
Чтобы наглядно увидеть, на какие другие ячейки влияет значение какойлибо из ячеек, следует установить на нее табличный курсор и на вкладке
Формулы ленты инструментов нажать кнопку Зависимые ячейки. В результате от ячейки с формулой отойдут стрелочки, указывающие на зависимые
ячейки (рис. 7.5). Необходимо иметь в виду, что связи показываются только
с теми ячейками, на которые впрямую влияет значение выбранной ячейки.
Связь не отображается в случае косвенного влияния, когда первая ячейка
влияет на вторую, а вторая влияет на третью. В этом случае первая ячейка
косвенно влияет на значение в третьей ячейке, но связь в таком случае не
отображается.
Подобные связи можно отобразить сразу для нескольких ячеек, построив
таким образом своеобразную карту взаимосвязей ячеек таблицы. При этом
можно одновременно отображать связи разного типа (и влияющие, и зависимые ячейки).
Чтобы убрать с экрана отображенные связи, на вкладке Формулы ленты инструментов достаточно нажать кнопку Убрать стрелки. В результате будут
скрыты все отображенные ранее связи. В том случае, если требуется скрыть
связи только определенного типа (иллюстрирующие влияющие связи или
143
143
143
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 7.4. Влияющие ячейки
Рис. 7.5. Зависимые ячейки
144
144
144
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
зависимые), следует щелкнуть мышкой по стрелочке, расположенной рядом
с кнопкой Убрать стрелки, и в появившемся меню выбрать, какие именно
стрелки необходимо убрать (рис. 7.6).
Рис. 7.6. Сокрытие ненужных стрелое
7.5.3. ПРИСВОЕНИЕ ИМЕН ЯЧЕЙКАМ.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИМЕН
В Microsoft Office Excel 2010 имеется очень полезная возможность присваивания ячейкам имен. Особенно это бывает востребовано при составлении
формул. Например, присвоив однажды каким-либо ячейкам имена ИтогоЗаПервыйКвартал, ИтогоЗаВторойКвартал и ИтогоЗаТретийКвартал, потом во всех формулах вместо адресов ячеек можно использовать их имена.
Например:
=СУММ(ИтогоЗаПервыйКвартал, ИтогоЗаВторойКвартал,
ИтогоЗатретийКвартал)
А с помощью Excel производятся масштабные вычисления, и при этом часто
используется коэффициент со сложным значением (типа 434,458934678678),
его можно ввести в какую-либо ячейку, присвоить ей имя Коэфф и во всех
формулах использовать уже именно его.
145
145
145
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 7.7. Присваивание имени ячейки
Таким образом, использование имен позволяет избавиться от необходимости запоминать адреса ячеек и значения констант, а также существенно повышает наглядность. Кроме того, имя можно присвоить целому диапазону
выделенных ячеек.
Имя ячейки может действовать либо в пределах одного листа, либо в пределах одной книги Excel. В разных книгах (документах) Excel имена из других
книг использоваться не могут. Присваиваемое ячейке имя должно быть уникальным в пределах той области, в которой оно определяется, и не должно
совпадать со стандартными именами ячеек (А2, R1C13 и т.п.).
Простейшим способом присваивания имени ячейке является следующий
(см. рис. 7.7):
1. Выделить ячейку, которой требуется присвоить имя (установить в
нее табличный курсор).
3
В настройках Excel можно включить режим альтернативный режим наименования ячеек
с помощью номера строки и номера столбца. В этом режиме, например, ячейка B5 записывается как R5C2 (строка 5, столбец 2).
146
146
146
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
2. Щелкнуть мышкой по полю Имя у левого края панели формулы.
3. Ввести имя, которое должно использоваться для ссылки на выбранную ячейку и нажать клавишу «Enter». Имя ячейке будет присвоено.
Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов и должна удовлетворять правилам именования, приведенным чуть ниже в
данном разделе. Присвоенное таким образом имя действительно в
пределах всей книги.
Аналогичным образом имя присваивается диапазону ячеек. Его лишь требуется предварительно выделить. Причем имя может быть присвоено как
непрерывному диапазону ячеек, так и диапазону несмежных ячеек.
Другой способ позволяет более тонко настроить назначение имени, в частности указать область, в рамках которой должно быть действительно имя.
Как и в предыдущем случае, необходимо сначала выделить ячейку или
диапазон ячеек, которым должно быть присвоено имя. Затем на вкладке Формулы ленты инструментов следует нажать кнопку Присвоить имя
(см. рис. 7.8). В результате на экране появится диалоговое окно Создание
имени (см. рис. 7.9). В нем в поле Имя следует задать имя ячейки, а в раскрывающемся списке Область выбрать, где присвоенное имя будет действительно.
Рис. 7.8. Кнопка «Присвоить имя»
147
147
147
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 7.9. Создание имени
Присваиваемые ячейкам имена должны удовлетворять следующим правилам:
• Первым символом имени должна быть буква, знак подчеркивания
(_) или обратная косая черта (\). Остальные символы имени могут
быть буквами, цифрами, точками и знаками подчеркивания. Нельзя
использовать буквы "C", "c", "R" и "r" в качестве имени, так как эти
буквы используются как сокращенное имя строки и столбца выбранной в данный момент ячейки при их вводе в поле Имя или Перейти.
• Имена в виде ссылок на ячейки запрещены. Имена не могут быть такими же, как ссылки на ячейки, например, Z$100 или R1C1.
• Пробелы не допускаются. В качестве разделителей слов следу-
ет использовать символ подчеркивания (_) и точку (.), например,
Налог_Продаж или Первый.Квартал.
148
148
148
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
• Имя может содержать до 255 символов.
• Имя может состоять из строчных и прописных букв. Excel не разли-
чает строчные и прописные буквы в именах. Например, если создать
имя Продажи и затем создавать имя ПРОДАЖИ, Excel предложит
выбрать уникальное имя.
ПРИМЕЧАНИЕ
Просмотреть перечень всех имеющихся в книге имен можно, нажав кнопку Диспетчер имен на вкладке Формулы ленты инструментов. В результате на экране
появится окно диспетчера, в котором будет представлена вся необходимая информация. Можно также создать список определенных имен в книге. Для этого
следует определить на листе место с двумя пустыми столбцами (список будет
содержать два столбца — один для имен и один для описаний имен). Далее необходимо выбрать ячейку, которая будет верхним левым углом списка. На вкладке
Формулы в группе Определенные имена следует нажать кнопку Использовать
в формуле, далее кнопку Вставить имена, а затем в диалоговом окне Вставка
имен кнопку Все имена.
Рис. 7.10. Диспетчер имен
149
149
149
Самоучитель Exсel 2010
7.5.4. ОТОБРАЖЕНИЕ ФОРМУЛ В ЯЧЕЙКАХ
С помощью кнопки Показать формулы
на вкладке Формулы ленты
инструментов можно во всех ячейках текущего листа отобразить формулы,
присутствующие в них. При этом вместо вычисленных значений в формулах
будут показаны сами формулы (рис. 7.11). Благодаря этому можно наглядно
увидеть, где и что вычисляется. Вернуться к обычному режиму отображения
можно повторно нажав кнопку Показать формулы
на вкладке Формулы.
Рис. 7.11. Режим отображения формул
7.6. Создание формул, использующих
данные с разных листов
Нередко требуется, чтобы в формулу, содержащуюся в ячейке одного листа таблицы, были включены адреса ячеек других листов этой же книги Excel. Для записи такой ссылки необходимо к адресам ячеек из других таблиц
через восклицательный знак добавить названия (имена) соответствующих
листов.
150
150
150
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
Например, если в некоторую ячейку требуется записать сумму значений
ячеек D5 из листов таблиц с названиями 1-й квартал, 2-й квартал, 3-й квартал и 4-й квартал, то следует ввести формулу:
=СУММ (‘1-й квартал’!D5; ‘2-й квартал’!D5; ‘3-й квартал’!D5;
‘4-й квартал’!D5)
В этом примере знак одинарной кавычки (апострофа) не является обязательным (но рекомендуемым). Его использование обязательно только в
двух случаях:
•
если описывается адрес ячейки из закрытой в данный момент книги
(см. ниже);
•
если в именах таблиц или книг есть знак «минус», «плюс» или «равно» (—, +, =).
В данном случае имена таблиц содержат дефисы, которые в формуле интерпретируются как знак «минус», и поэтому требуются одинарные кавычки.
Имена таблиц и адреса ячеек можно вводить не клавиатурой, а мышью. Для
этого во время ввода формулы следует щелчком мыши переходить на соответствующие листы и щелкать по нужным ячейкам (или протаскивать указатель мыши по блоку ячеек). Это относится как к обычному вводу формул,
так и к использованию мастера функций.
Если, как в приведенном выше примере, в формулу требуется ввести значения, записанные в ячейках с одинаковыми адресами из последовательно
расположенных листов таблиц, то можно ввести следующую сокращенную
формулу:
=СУММ (‘1й квартал:4-й квартал’!D5)
В том случае, когда в формулу требуется включить адреса ячеек из других
книг, необходимо к адресам ячеек добавлять названия соответствующих
книг и листов таблиц, то есть указывать полный адрес ячейки на данном
компьютере. Например, если в формулу требуется включить адрес ячейки
D5 листа 1-й квартал из книги (файла) mybook.xlsx, которая в данный момент открыта, то адрес ячейки следует записать в следующем виде:
=’[mybook.xlsx]1-й квартал’$D$5
Из примера видно, что имя книги (файла) заключается в квадратные скобки, а адрес ячейки является абсолютным (со значками долларов перед названием столбца и строки). И в том и в другом случае для удобства вместо
набора адреса с клавиатуры можно перейти в другую книгу и щелкать по
требуемым ячейкам (или протаскивать курсор мыши по блоку ячеек).
151
151
151
Самоучитель Exсel 2010
После закрытия книги к адресу ячейки из этой книги в формуле автоматически добавляется путь к файлу книги, а путь, имя книги и имя листа заключаются в обязательные одинарные кавычки, например:
‘d:/Расчет/баланс за 2010 год/[mybook.xlsx]1-й квартал’$D$5
Такую же запись следует сделать, если требуется поместить ссылку на ячейку из книги, которая в данный момент не открыта. Очевидно, что это менее
удобно, чем работать с уже открытой книгой. В данном случае одинарные
кавычки являются обязательными.
Если открыты обе книги (и книга, содержащая ссылку на другую книгу, и
книга, на которую ссылаются), то обновление данных в первой из них после
изменения данных во второй зависит от того, какое вычисление по формулам выбрано, автоматическое или ручное.
ПРИМЕЧАНИЕ
Установить, каким образом должно производиться вычисление в формулах,
можно в окне Параметры Excel, вызываемом кнопкой Файл Параметры
(см. рис. 7.12). Там следует перейти на вкладку формулы и произвести нужные настройки. По умолчанию используется автоматическое вычисление, и менять его
не рекомендуется.
Рис. 7.12. Окно «Параметры Excel«
152
152
152
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
По умолчанию установлено, что при открытии книги Excel, содержащей в
формулах адреса ячеек других книг, появляется информационное окно с
предложением обновить связи. При обновлении связей в открываемой книге будут отражены все изменения, выполненные в таблицах связанных с ней
книг.
7.7. Практические примеры
ПРИМЕР 21. ВВОД ФОРМУЛ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую книгу Excel.
Ввести в ячейки A2, B2,
C2 и E3 числа 31, 246, 55
и 42, соответственно. В
ячейку A4 ввести формулу
=100+A2+B2+C2+E3 (рис.
7.13).
Убедиться,
что
результат вычисления по
формуле верный.
Рис. 7.13. Ввод формулы
ДЕЙСТВИЕ 2
В ячейку A5 ввести ту же формулу, что и в ячейку A4, используя при этом следующий
способ: ввести знак равенства и первое слагаемое =100+, щелкнуть мышкой по ячейке
A2, ввести знак сложения +, щелкнуть по ячейке B2, ввести знак сложения +, щелкнуть
по ячейке C2, ввести знак сложения +, щелкнуть по ячейке E3, нажать «Enter».
ДЕЙСТВИЕ 3
Изменить значение в ячейке B2. Убедиться, то значения в ячейках A4 и A5 автоматически
пересчитались.
153
153
153
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 4
Установить
табличный
курсор на ячейку A4, нажать
последовательно
«F2»
(произойдет вход в режим
редактирования
ячейки),
«F9», а затем «Enter».
Убедиться, что в ячейке
А4
формула
заменена
на вычисленное по ней
значение (рис. 7.14).
Рис. 7.14
ПРИМЕР 22. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
В ячейку A6 книги из
предыдущего
примера
ввести
формулу
=СУММ(100;A2;B2;C2;E3)
(рис. 7.15). По окончании
ввода
убедиться
в
правильности выполненных
вычислений.
Рис. 7.15. Использование функции СУММ
154
154
154
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Рис. 7.16. Ввод формулы
В ячейку А7 ввести формулу
=СУММ(100;A2:C2;E3).
Для этого сначала ввести
=СУММ(100). Затем протащить
мышь
(с
нажатой
левой
кнопкой) по ячейкам A2, B2
и C2. В результате этого в
функции
появится
адрес
диапазона A2:C2. Далее ввести
точку с запятой и щелкнуть
мышью по ячейке E3 (рис. 7.16).
Затем ввести правую скобку
и, нажав «Enter», завершить
ввод формулы. Убедиться,
что результат вычисления по
формуле тот же, что и в ячейке
A6 (а также в ячейке A5).
ДЕЙСТВИЕ 3
Изменить значение в ячейке A2, например на 246. Убедиться, что значения в ячейках А5,
A6, A7 автоматически пересчитались.
ДЕЙСТВИЕ 4
В ячейку E1 ввести формулу определения наибольшего
числа =МАКС(100;A2:C2;E3),
используя Мастер функций.
Для этого следует установить
табличный курсор на ячейку E1 и нажать кнопку Вставка функции на панели формул. В появившемся диалоговом окне в раскрывающемся списке Категория выбрать
значение Статистические, а в
списке Выберите функцию —
значение МАКС. Нажать кнопку OK. В очередном диалоговом окне в поле ввода первого
аргумента Число1 ввести 100.
В поле ввода Число2 ввести
диапазон А2:C2. В поле Число3 ввести адрес ячейки E3
Рис. 7.17. Ввод формулы определения наибольшего (рис. 7.17). Нажав кнопку OK,
завершить ввод формулы.
числа
155
155
155
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 5
В ячейку D1 ввести формулу извлечения квадратного корня из наибольшего числа
=КОРЕНЬ(МАКС(100;A2:C2;E3)). Для этого также использовать Мастер функций.
Для его вызова применить клавиатурную комбинацию «Shift»+«F3».
ДЕЙСТВИЕ 6
Рис. 7.18. Изменение формулы
Формулу в ячейке E1 изменить на =МАКС(100;A2:
C2;A4), используя при этом
следующий способ: установить табличный курсор на
ячейку E1, войти в режим
редактирования ячейки (например, нажав «F2»). Далее,
установив курсор мыши на
цветной контур вокруг ячейки E3, перетащить его на
ячейку A4 (рис. 7.18) и нажать кнопку Ввод на панели формул. Убедиться, что
формула в ячейке E1 изменилась, и в ячейке появилось
другое число. Аналогично изменить формулу в ячейке D1
на =КОРЕНЬ(МАКС(100;A2:
A7;E3)).
ПРИМЕР 23. РАБОТА С ОСНОВНЫМИ ФУНКЦИЯМИ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую книгу Excel.
В ячейку C5 ввести формулу
=ТДАТА()
(рис.
7.19).
Убедиться, что в ячейку
введены текущая дата и
время
(установленные
на
системных
часах
компьютера).
При
необходимости увеличить
ширину столбца, чтобы
текущее
время
было
видно. Через 1-2 минуты
нажать «F9» и убедиться,
что содержимое ячейки C5
обновлено.
Рис. 7.19. Использование функции ТДАТА()
156
156
156
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Отработать ввод сложной логической функции. В ячейку C6
ввести
формулу
=ЕСЛИ(D1<40;”D1
меньше
40”;ОКРУГЛ(D1;2))
(рис.
7.20). Для этого установить
табличный курсор на ячейку
C6 и нажать кнопку Вставка
функции на панели формул.
В появившемся диалоговом
окне Мастера функций в раскрывающемся списке Категория выбрать значение
Логические, а в списке Выберите функцию — значение
ЕСЛИ и нажать кнопку OK.
После появления очередного
диалогового окна в поле Лог_
выражение ввести D1<40,
в поле Значение_если_исРис. 7.20. Сложная логическая функция
тина — D1 меньше 40 (без
кавычек). Щелкнуть в поле
Значение_если_ложь (значение в поле Значение_если_истина автоматически обрамляется кавычками). Ввести в поле строку ОКРУГЛ(D1;2) и завершить ввод формулы
нажатием кнопки OK. Убедиться, что формула реализует верную логику: если ячейка D1
содержит число строго меньше 40, то в ячейке C6 будет текстовое значение D1 меньше 40, если нет, то в ячейке C6 будет значение из ячейки D1, округленное до двух знаков после десятичного разряда.
ПРИМЕР 24. АВТОСУММИРОВАНИЕ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую
книгу. Заполнить диапазон
B3:D7
произвольными
числами, а в ячейку E2 ввести
значение 1-й квартал. После
этого установить табличный
курсор на ячейку E3, нажать
комбинацию «Alt» +«=» (рис.
7.21), а затем «Enter».
Рис. 7.21. Автосуммирование
157
157
157
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
В ячейку A8 ввести значение
Итого. Далее установить табличный курсор на B8, щелкнуть
по левой секции инструмента
панели РедактиСумма
рование (рис. 7.22), а затем по
кнопке Ввод в секции управлении панели формул. Убедиться,
что при изменении значения в
ячейке B3 происходит соответствующее изменение в ячейках E3 и B8.
Рис. 7.22. Автосуммирование
ПРИМЕР 25. КОПИРОВАНИЕ ФОРМУЛ
ДЕЙСТВИЕ 1
Установить табличный курсор
на ячейку E3 документа из
предыдущего
примера.
Установить
курсор
мыши
на маркер автозаполнения,
растянуть
выделение
автозаполнения вниз до ячейки
E7 и отпустить клавишу мыши.
Поместить табличный курсор
на ячейку B8, установить
курсор мыши на маркер
автозаполнения,
растянуть
выделение
автозаполнения
вправо до ячейки D8 и
отпустить
клавишу
мыши.
Рис. 7.23. Копирование формулы перетаскиванием Убедиться, что в диапазон E3:
E7 были автоматически введены
формулы суммирования чисел, находящихся слева, а в диапазон B8:D8 — находящихся
сверху (рис. 7.23).
158
158
158
Глава 7. Вычисления в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Создать новую рабочую книгу. Заполнить диапазон B3:
D7 произвольными числами. В ячейку A1 ввести слово
коэффициент, а в ячейку A2
число 1,5. Ввести в ячейку F3
формулу =B3*A2. Используя
автозаполнение, распространить формулу из ячейки F3
на весь диапазон F3:F7. Убедиться, что скопированные
формулы неверны, т.к. происходит умножение очередного
числа из столбца B на пустую
ячейку (рис. 7.24).
Рис. 7.24
ДЕЙСТВИЕ 3
Установить
табличный
курсор на ячейку F3 и
заменить формулу в ячейке
на =B3*$A$2. Повторить
процедуру
заполнения.
Убедиться, что на этот раз
формулы работают верно
(см. рис. 7.25).
Выделить диапазон F3:F7 и
растянуть его на два столбца
вправо (до итогового диапазона F3:H7). Убедиться, что
вся исходная таблица B3:D7
была правильно умножена на
коэффициент из ячейки A2.
Рис. 7.25
159
159
159
Самоучитель Ecxel 2010
ПРИМЕР 26. СОЗДАНИЕ ИМЕН
ДЕЙСТВИЕ 1
Выделить
ячейку
A2
в
документе из предыдущего
примера. Щелкнуть по полю
Имя слева от панели формул,
затем ввести имя для ячейки:
Коэффициент (рис. 7.26).
Рис. 7.26. Присваивание имени для ячейки
ДЕЙСТВИЕ 2
Щелкнуть по правой части
кнопки Присвоить имя на
вкладке Формулы ленты
инструментов. В меню выбрать пункт применить имена
(рис. 7.27). Выберите имя Коэффициент в открывшемся
диалоговом окне (оно должно быть выделено по умолчанию) и нажмите ОК. Убедитесь, что во всех формулах
адрес ячейки $A$2 заменен
именем Коэффициент.
Рис. 7.27. Использование имени
160
160
160
ГЛАВА 8.
РАБОТА НАД ОШИБКАМИ
8.1. Проверка орфографии в документах
средствами Excel
Орфографические, стилистические, пунктуационные ошибки и опечатки
придают документам непрофессиональный вид. Помочь избавиться от них
может специальная возможность Microsoft Office Excel 2010, которая называется Проверкой орфографии.
Чтобы проверить документ на наличие ошибок, необходимо проделать следующее:
1. Открыть вкладку Рецензирование на ленте инструментов и нажать
на ней кнопку Орфография (самая левая кнопка).
2. После этого Excel перейдет к первой найденной ошибке и предложит исправить ее. При этом на экране будет отображено диалоговое
окно Орфография: русский (рис. 8.1), которое служит инструментом поиска и исправления ошибок.
Если найденное слово набрано без ошибок (что вполне может быть, так как
Excel не знает абсолютно всех слов), то можно:
•
Пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку — нажать кнопку Пропустить.
•
Пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку, пропуская это слово и в дальнейшем, до конца текущей проверки, — нажать кнопку Пропустить все.
•
Пропустить это слово и продолжить проверку, добавив слово в словарь Excel (чтобы впредь система его знала), — нажать кнопку Добавить в словарь. В этом случае впредь данное слово будет восприниматься как правильно написанное.
162
162
162
Глава 8. Работа над ошибками
Если же при проверке найдено слово, которое действительно набрано с
ошибками, то можно выполнить одно из следующих действий:
•
Заменить его на одно из слов из поля Варианты. Для этого необходимо щелчком выделить правильный вариант и нажать кнопку Заменить.
•
Заменить его на одно из слов из поля Варианты в данном месте и
во всем документе. Для этого необходимо щелчком мыши выделить
правильный вариант и нажать на кнопку Заменить все.
Рис. 8.1. Диалоговое окно «Орфография»
В некоторых случаях в списке Варианты нет никаких вариантов замены
или появляется значение (Вариантов нет). В этом случае можно щелкнуть
мышкой в области документа и исправить ошибку вручную.
Прервать проверку орфографии можно нажатием кнопки Отмена в диалоговом окне Орфография.
8.2.Ошибки ввода данных и вычислений
Помимо орфографических ошибок, в Excel очень часто встречаются ошибки
работы с данными. Например, если какое-либо число не помещается в ячейке, то в ней вместо самого числа выдается сообщение #####. Таким образом
по поясняющим знакам и сообщениям в ячейке можно судить об ошибках и
предпринять соответствующие меры по их исправлению (см. рис. 8.2). Да163
163
163
Самоучитель Exсel 2010
Ошибки в ячейках
Рис. 8.2. Ошибки в ячейках
лее в таблице 8.1 приведены описания и пути исправления наиболее распространенных ошибок при работе с данными в таблицах Excel.
Таблица 8.1. Исправление типичных ошибок с данными в Excel 2010
Ошибка
Описание и методы устранения
Эта ошибка возникает в том случае, если столбец недостаточно широк
или если были использованы отрицательные значения даты и времени.
Если ширина столбца недостаточна, следует увеличить ее одним из описанных выше способов, либо уменьшить объем вводимых в него данных,
либо изменить формат данных.
О ш и б к а
#####
164
164
164
Необходимо учитывать, что значения времени и даты в Excel 2010 – положительные величины, поэтому в процессе составления формул важны
следующие моменты:
•
если имеет место вычитание дат и времени, следует убедиться
в том, что формула была составлена правильно;
•
если формулировка корректна, а отрицательные значения даты/
времени допустимы, следует отобразить их с помощью формата ячейки, отличного от формата даты или времени.
Глава 8. Работа над ошибками
Как следует из описания, сообщение об этой ошибке появляется в том случае, когда происходит деление какой-либо величины на нуль. Чаще всего эта
ошибка возникает в силу одной из следующих причин:
•
В формуле имеет место ошибочное деление на нуль (например,
1/0). В этой ситуации следует просто изменить значение в данной
ячейке.
•
В формулу включена ссылка на пустую (либо нулевую) ячейку, которая будет использоваться в качестве делителя. В этом случае следует выполнить одно из следующих действий:
О ш и б к а
#ДЕЛ/0!
•
изменить ссылку на ячейку;
указать отличное от нуля значение в ячейке, используемое в качестве делителя;
ввести в ячейку, используемую в качестве делителя, значение
#Н/Д. В этом случае ошибку #ДЕЛ/0! заменит ошибка типа #Н/
Д, указывающая на то, что значение делителя непригодно для
использования.
Если требуется просто скрыть ошибку от глаз пользователя,
следует воспользоваться функцией листа ЕСЛИ. Например,
если ошибка возникает в формуле =А1/В1, можно использовать формулу =ЕСЛИ (В1=0; “НУЛЬ”; А1/В1).
Применяется макрос либо функция, после выполнения которой возникает ошибка типа #ДЕЛ/0!. В этой ситуации следует убедиться в
том, что делитель в функции/формуле не равен нулю и не пуст.
Причина возникновения этой ошибки – недоступность исходного значения для
заданной формулы или функции. Для определения места нахождения ошибки
следует щелкнуть на пиктограмме с изображением восклицательного знака
(отображается рядом с ячейкой с ошибочной формулой), затем выбрать пункт
меню Показать этапы вычисления. При этом отобразится диалоговое окно
Вычисление формулы, позволяющее определить точное место возникновения ошибки.
Ниже перечислены возможные причины, ведущие к появлению этой ошибки:
•
В качестве значения ячейки, на которой базируется формула либо
функция, были использованы величины #Н/Д. В этой ситуации
вместо значения #Н/Д следует использовать другое значение.
•
В формуле, обрабатывающей массив, используется аргумент, который не соответствует диапазону, заданному количеством строк
и столбцов в данной формуле. Например, если формула массива
определена в нескольких ячейках, необходимо проверить диапазон
ссылок формулы на соответствие количеству строк и столбцов или
ввести формулу массива в меньшее число ячеек. Например, если
формула массива определена в первых десяти ячейках столбца В
(В1:В10), а сам формула ссылается на первые пять ячеек столбца А
(А1:А5), то в ячейках А6:В10 будет отображаться ошибка #Н/Д. Чтобы исправить эту ошибку, следует уменьшить диапазон формулы
(например, В1:В5) или увеличить диапазон, на который ссылается
формула (например, А1:А10), до совпадения количества строк.
•
Не определены аргументы функции. Необходимо определить требуемые аргументы.
•
Применяется пользовательская функция, к которой нельзя получить
доступ. При возникновении подобной ситуации следует убедиться
в том, что книга, использующая функцию листа, открыта, и функция
работает корректно.
•
Применяется макрос, при выполнении которого возвращается значение #Н/Д. В подобной ситуации следует проверить корректность
определения аргументов функции, вызываемой макросом.
Ошибка #Н/Д
165
165
165
Самоучитель Exсel 2010
Эта ошибка возникает в том случае, когда Excel 2010 не может распознать
текст, используемый в формуле. Для локализации ошибки можно воспользоваться описанной выше методикой. Ниже перечислены возможные причины (а
также методы устранения) этой ошибки:
•
Используется имя, которое не было определено раньше (самая частая причина возникновения этой ошибки). Для решения проблемы
следует проверить, что использованное имя существует. Для этого
можно перейти на вкладку Формулы и в группе Определенные
имена щелкнуть на пиктограмме Диспетчер имен. Далее следует
проверить, было ли определено использованное имя. Если нет, его
можно определить, щелкнув мышью на кнопке Создать.
•
При вводе имени функции была допущена ошибка. Исправить эту
ошибку достаточно просто – следует воспользоваться мастером
функций, позволяющим ввести корректное имя.
•
В формуле используется текст, который не был заключен в двойные кавычки. Причина возникновения ошибки в этом случае состоит в том, что Excel 2010 интерпретирует такие данные, как имя. Текст
следует заключить в кавычки.
•
В ссылке, определяющей диапазон ячеек, пропущено двоеточие.
Для устранения подобной ошибки необходимо указать двоеточие,
разделяющее названия ячеек в диапазоне (например, А1:А10).
•
Был изменен другой лист, который не был заключен в одинарные
кавычки. Если формула содержит ссылки на значения ячеек других
листов или книг, а имя другой книги или листа содержит отличающиеся от букв знаки или пробел, это имя необходимо заключить в
одинарные кавычки (‘).
О ш и б к а
#ИМЯ?
Данная ошибка возникает в том случае, когда определено пересечение двух
областей, которые в действительности не пересекаются. Роль оператора пересечения играет пробел между ссылками. Для локализации ошибки можно
воспользоваться описанной выше методикой. Ниже перечислены возможные
причины (а также методы устранения) этой ошибки:
•
Использование ошибочного оператора диапазона:
•
если требуется определить ссылку на непрерывный диапазон ячеек, в качестве разделителя между первой и последней ячейками диапазона используется двоеточие (:).
Например, в формуле СУММ(А5:А15) происходит суммирование значений ячеек, относящихся к диапазону от А5
до А15 включительно;
•
если же требуется определить ссылку на две непересекающиеся области, используется оператор объединения, обозначаемый точкой с запятой (;). Например, если
в формуле происходит суммирование значений из двух
диапазонов, необходимо убедиться в том, что две области
разделяются точкой с запятой (СУММ(А5:А15; С2:С7)).
О ш и б к а
#ПУСТО!
•
166
166
166
Отсутствуют общие ячейки для диапазонов. Необходимо изменить
ссылки таким образом, чтобы они пересекались. Следует обратить
внимание на то, что при вводе и изменении формул ссылки на ячейки и границы вокруг соответствующих ячеек выделяются цветом.
Глава 8. Работа над ошибками
Данная ошибка возникает при неправильных числовых значениях в формуле
или функции. Ниже перечислены возможные причины (а также методы устранения) этой ошибки:
•
Некорректный тип аргумента функции, включающей числовые аргументы. Необходимо убедиться в том, что используются именно
числовые аргументы функции. Например, если требуется ввести
значение 100 долларов ($100), в формулу вводится значение 100.
•
Результат вычисления по заданной вами формуле выходит за пределы допустимого числового диапазона. Необходимо изменить формулу таким образом, чтобы результат вычислений не выходил за
-307
…1×10 307.
пределы диапазона 1×10
О ш и б к а
#ЧИСЛО!
О ш и б к а
#ССЫЛКА!
Эта ошибка возникает в том случае, если ссылка недействительна. Чаще всего
ошибка возникает по причине того, что ячейки, на которые ссылаются формулы, были удалены, либо изменяется содержимое в этих ячейках.
Эта ошибка возникает в том случае, когда используется некорректный тип аргумента или операнда. Ниже перечислены возможные причины (а также методы устранения) этой ошибки:
•
В формулу вместо требуемого числа либо логического значения был
введен текст. Причина возникновения ошибки в этом случае заключается в том, что Excel 2010 не может преобразовать данный текст в
корректный тип данных. Необходимо убедиться в том, что формула
или функция корректна для требуемого операнда или аргумента, и
что ячейки, на которые ссылается формула, содержат действительные значения. Например, если ячейка А1 содержит число, а ячейка А2 содержит текст «Привет», в результате выполнения формулы
=А5+А6 возвращается ошибка #ЗНАЧ!.
•
После ввода либо редактирования формулы массива была нажата клавиша «Enter». В процессе редактирования формулы следует
указать ячейку или диапазон ячеек, содержащих формулу массива,
нажать клавишу «F2», а затем нажать клавиши «Ctrl+Shift+Enter».
•
Ссылка, формула либо функция указаны в виде массива. Следует
убедиться в том, что массив констант не является ссылкой на ячейку,
формулой или функцией.
•
Для оператора либо функции, требующей одного значения, передается диапазон значений. В этом случае следует заменить диапазон
отдельным значением либо изменить диапазон таким образом, чтобы в него попадала строка или столбец с формулой.
•
В качестве аргумента матричной функции указана некорректная
матрица. В этом случае следует убедиться в том, что указаны корректные значения измерений матрицы.
•
Применяется макрос, который вызывает функцию, возвращающую
значение #ЗНАЧ! (в определенных ситуациях). Необходимо проверить, что функция использует корректный аргумент.
О ш и б к а
#ЗНАЧ!
167
167
167
Самоучитель Exсel 2010
8.3. Поиск и замена текстовых фрагментов
Иногда требуется найти какое-либо слово или фрагмент текста в таблице
Excel. Если таблица небольшая, то можно просто бегло просмотреть документ и найти нужное место в нем. Если же таблица состоит из нескольких
тысяч строк, визуальным анализом уже не обойтись. Аналогичная ситуация
возникает при необходимости найти в книге Excel некоторое слово и заменить его другим.
Разрешить обе проблемы можно с помощью специального механизма поиска и замены, встроенного в Excel 2010. В частности, с помощью него можно
в считанные секунды найти и при необходимости заменить одно слово (или
целую фразу) другим по всему документу, каким бы тот большим ни был.
8.3.1. ПРОСТОЙ ПОИСК
Для того чтобы найти, в каком месте присутствует то или иное слово (или
фраза), нужно проделать следующее:
1. Перейти на лист, с которого должен быть начат поиск.
2. Далее, на вкладке Главная ленты инструментов, в группе Редактирование, щелкнуть по кнопке Найти и выделить, а затем по Найти. В результате на экране появится диалоговое окно Найти и заменить, показанное на рис. 8.3. В нем следует перейти на вкладку Найти (как правило, на этой вкладке окно и открывается).
3. Далее в поле Найти вкладки Найти следует набрать искомый текст
или число, которое необходимо найти (текст поиска). Если поиск
ранее уже проводился, то в поле ввода будет находиться последний
текст поиска. Для ввода текста поиска можно использовать раскрывающийся список поля Найти. В нем запоминаются последние введенные тексты поиска.
4. Для начала поиска необходимо нажать кнопку Найти далее или
клавишу «Enter».
После этого поиск будет начат, и вскоре будет выведен результат. Если искомое слово или фраза будут найдены, то Excel сразу перейдет в то место
документа, где слово расположено. При этом само слово или фраза будут
выделены.
Следует обратить внимание, что будет найдено первое вхождение в документ искомого слова (фразы). Если требуется продолжить поиск и найти
следующее упоминание слова в документе, то в окне Найти и заменить (оно
все еще будет оставаться на экране) следует нажать на кнопку Найти далее.
168
168
168
Глава 8. Работа над ошибками
Рис. 8.3. Окно «Найти и Заменить». Вкладка «Найти»
Если же достаточно найденного слова, можно закрыть окно Найти и заменить, нажав в нем на кнопку Отмена.
ПРИМЕЧАНИЕ
В тех случаях, когда необходимо провести поиск не какого-то конкретного слова
(числа), а семейства слов (чисел), следует использовать так называемые шаблоны поиска. Эти шаблоны могут включать в себя символы * (звездочка) и ? (вопросительный знак). Вопросительный знак обозначает одну любую букву (символ), а
звездочка — нуль или более любых букв. Например, при использовании критерия
с?р* будут найдены записи, содержащие в соответствующем поле такие слова,
как сыр, сорт, сырок, сертификат и др.
8.3.2. ПОИСК И АВТОМАТИЧЕСКАЯ
ЗАМЕНА СЛОВ
Одновременно с поиском слов и фраз можно производить их автоматическую замену другими. Для выполнения этой операции нужно проделать следующее:
1. Перейти на лист, с которого должен быть начат поиск.
2. Далее на вкладке Главная ленты инструментов, в группе
Редактирование, щелкнуть по команде Найти и выделить, а затем
по Найти. В появившемся диалоговом окне Найти и заменить
перейти на вкладку Заменить (рис. 8.4).
3. Далее в поле Найти вкладки Заменить следует набрать текст или
число, которые требуется найти (текст поиска). В поле Заменить на
необходимо ввести слово или фразу, на которое должен быть заменен
найденный текст. Если поиск и замена ранее уже проводились, то
в полях ввода будут находиться последние вводившиеся слова и
фразы.
4. Если требуется произвести замену по всему документу, то сразу
169
169
169
Самоучитель Exсel 2010
можно нажимать на кнопку Заменить все. Если же замена требуется
лишь в некоторых местах, следует нажать на кнопку Найти далее и
изучить результат поиска. Если нужно заменить найденное слово в
указанном месте, следует нажать на кнопку Заменить, если же не
нужно, то используется кнопка Найти далее.
5. Завершить (или прервать) поиск с заменой можно, нажав на кнопку
Отмена в окне Найти и заменить.
Если в окне Найти и заменить щелкнуть по кнопке Параметры>>, раскроется перечень настроек (см. рис. 8.5), позволяющих уточнить критерии поиска, например указать, чтобы поиск производился с учетом регистра (т. е.
различий между заглавными и строчными буквами), поиск только слова целиком (чтобы введенное слово искалось именно как самостоятельное слово,
а не как часть какого-либо другого) и т.д.
Рис. 8.4. Окно «Найти и Заменить». Вкладка «Заменить»
Рис. 8.5. Окно «Найти и Заменить», вкладка «Заменить» (расширенный вариант)
170
170
170
Глава 8. Работа над ошибками
8.4.Практические примеры
ПРИМЕР 27. ПОИСК ОШИБОК В ФОРМУЛАХ
ДЕЙСТВИЕ 1
На листе Лист1 новой
рабочей книги в ячейку A1 ввести значение
-10, в ячейку A2 — 20, а
в ячейку D1 — формулу
=КОРЕНЬ(МИН(10;A1:
A2)). После этого установить табличный курсор
на эту ячейку, навести
указатель мыши на кнопку меню обработки ошибки и щелкнуть по ней, а в
раскрывшемся меню выбрать команду Показать
этапы
вычисления…
(рис. 8.6).
Рис. 8.6. Вызов команды “Показать этапы вычисления“
Рис. 8.7. Окно “Вычисление и формулы“
В появившемся диалоговом окне Вычисление
формулы нажать кнопку
Вычислить, затем появившуюся на ее месте
кнопку Заново, а после
того как вычисление по
формуле начнется с начала (рис. 8.7), два раза нажать кнопку Вычислить.
Убедиться, что пошаговое вычисление формулы
позволяет сравнительно
легко определить причину
и место ошибки.
171
171
171
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Выделить ячейку A2 и выбрать
команду Зависимости формулЗависимые ячейки (панель Формулы). Убедиться, что появилась
стрелка, указывающая на ячейку
D1, значение которой зависит от
значения в ячейке A2 (рис. 8.8).
Убрать показанные связи, выбрав
команду
Зависимости
формул-Убрать стрелки. Поместить
табличный курсор на ячейку D1
и выбрать команду Зависимости формул-Влияющие ячейки (панель Формулы). Убедиться,
что появилась стрелка, указывающая на ячейки, влияющие на значение в ячейке D1.
Рис. 8.8. Зависимости формул
ПРИМЕР 28. ПРОВЕРКА ОРФОГРАФИИ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую книгу и на
чистом листе в ячейки A2 и
В6 ввести текстовые значения, содержащие ошибки, а
в ячейку С4 чью-либо редкую фамилию. Теперь можно
проверить орфографию. Для
этого установить табличный
курсор на ячейку A1 и щелкнуть по инструменту Орвкладки
фография
Рецензирование. В диалоговом окне, появляющемся
после обнаружения ошибки
в ячейке A2, в списке Варианты щелчком выделить
верный вариант слова (рис.
8.9) и нажать кнопку Заменить. Далее, в диалоговом
Рис. 8.9. Проверка орфографии
окне, появляющемся после
обнаружения незнакомого (но правильного!) слова, нажать кнопку Пропустить. В очередном диалоговом окне исправить ошибку в ячейке C6. По окончании убедиться, что
ошибки в ячейках A2 и B6 были исправлены.
172
172
172
Глава 8. Работа над ошибками
ПРИМЕР 29. ПОИСК И ЗАМЕНА
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую книгу и на чистом листе в ячейках A2, C3,
D4, A6 и B7 ввести текстовые
значения рок, порок, Рокер,
брокер, срок истек соответственно. Нажать Ctrl+F и в появившемся диалоговом окне
на вкладке Найти в поле
Найти ввести рок (рис. 8.10).
Затем 5-8 раз нажать кнопку
Найти далее. Убедиться, что
по очереди будут найдены и
выделены все 5 заполненных
ячеек, поскольку в каждом из
них присутствует буквосочетание рок.
Рис. 8.10. Задание параметров поиска
ДЕЙСТВИЕ 2
Не закрывая диалоговое окно
Найти и заменить, нажать
кнопку Найти все и в появившемся списке найденных
ячеек щелкнуть по строке,
соответствующей ячейке A6.
Убедиться, что табличный
курсор перешел на ячейку A6
(рис. 8.11). Закрыть диалоговое окно Найти и заменить,
нажав кнопку Закрыть.
Рис. 8.11. Переход к найденному
173
173
173
Самоучитель Ecxel 2010
ДЕЙСТВИЕ 3
Рис. 8.12. Параметры поиска
В диалоговом окне Найти и заменить (вызываемом сочетанием «Ctrl+F»)
на вкладке Найти (в поле
Найти
должно
сохраниться
значение
рок),
нажать кнопку Параметры>>, в развернувшемся
окне установить флажок
Ячейка целиком и несколько раз нажать кнопку
Найти далее. Убедиться,
что будет найдена только
ячейка A2. Убрать флажок
Ячейка целиком и установить флажок Учитывать регистр (рис. 8.12). Убедиться, что по очереди будут
найдены все заполненные
ячейки, кроме D4. Убрать
флажок Учитывать регистр.
Закрыть диалоговое окно
Найти и заменить, нажав
кнопку Закрыть.
ДЕЙСТВИЕ 4
Открыть диалоговое окно
Найти и заменить на
вкладке Заменить (например, с помощью сочетания «Ctrl+H»). В поле Найти ввести рок, а в поле Заменить на ввести бар. Затем щелкнуть по левой секции кнопки Формат…, расположенной в той же строке что и поле Заменить
на, и в появившемся диалоговом окне на вкладке
Шрифт установить полужирное выделение шрифта. Затем нажмите кнопку OK, а в окне Найти и заменить нажмите кнопку
Заменить все (рис. 8.13).
Убедиться, что, во-первых,
Рис. 8.13. Параметры замены
во всех ячейках произведена замена текста рок
на бар, и, во-вторых, в этих же ячейках произошло изменение выделения шрифта —
шрифт стал полужирным.
174
174
174
ГЛАВА 9.
РИСУНКИ В ТАБЛИЦАХ
EXCEL 2010
9.1. Вставка рисунков в таблицы Excel 2010
Нередко требуется вставить в таблицу Excel какой-либо рисунок. Сделать
это можно следующим образом:
1. Перейти на лист книги, куда должна производиться вставка рисунка.
2. На ленте инструментов перейти на вкладку Вставка и щелкнуть по
кнопке Рисунок.
3. После этого откроется диалоговое окно Вставка рисунка, в котором
необходимо выбрать файл рисунка. Для этого, возможно, потребуется в окне Вставка рисунка найти требуемую папку. Когда месторасположение файла рисунка найдено, следует щелкнуть по файлу
мышкой, а потом щелкнуть по кнопке ОК внизу диалогового окна.
После того как рисунок был вставлен в документ, несложно изменить его
размер и расположение в документе. Чтобы изменить положение рисунка,
следует щелкнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащить курсор в нужное положение. Когда указатель окажется на нужном
месте, следует отпустить левую кнопку мыши (таким образом, речь идет о
процедуре перетаскивания).
9.2. Изменение размеров и формы
вставленного рисунка.
Изменить размеры рисунка можно следующим образом. Сначала необходимо щелкнуть по рисунку левой кнопкой мыши. После этого вокруг него появится черная рамка с маленькими кружочками и квадратиками (рис. 9.1).
Далее, перетаскивая границы этой рамки, можно откорректировать размеры
рисунка. Причем если перетаскивать угол рамки (с кружочком), то размеры
рисунка (ширина и высота) будут изменяться пропорционально.
176
176
176
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
Для изменения размеров рисунка
перетаскивайте маркеры
Рис. 9.1. Изменение размеров рисунка
После первого щелчка мышкой по рисунку для его выделения рамкой с кружочками на ленте инструментов появится новая вкладка. Называется она
Рисунок и, как следует из названия, предназначена для работы с рисунками,
имеющимися в документе. Одной из очень полезных возможностей, имеющихся на данной вкладке, является средство обрезки рисунков по заданной
форме. Например, можно легко обрезать прямоугольный рисунок какимлибо нестандартным образом (см. рис. 9.2).
В разделе Стили рисунков можно также выбрать один из готовых стилей
оформления/размещения рисунка в документе. В частности можно сделать
для него падающую тень, выбрать стиль с прямоугольной или какой-либо
другой рамкой, придать эффект перспективы и многое другое (см. рис. 9.3).
177
177
177
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 9.2. Изменение формы границ рисунка
Рис. 9.3. Задание стиля выбранного рисунка
178
178
178
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
Чтобы удалить рисунок из книги Excel, необходимо его выделить – щелкнуть по нему левой кнопкой мыши, чтобы вокруг него появилась рамка с
кружочками. После этого требуется лишь нажать на клавишу «Backspace»
или «Delete». В результате рисунок исчезнет из таблицы.
9.3. Возможности рисования в Excel 2010.
Фигуры
Microsoft Excel 2010 предоставляет богатые возможности для рисования и
создания дополнительных эффектов в документах. Различные визуальные
эффекты облегчают подачу информации, помогают правильнее расставлять
акценты и добиваться улучшения восприятия табличных документов. Причем данные возможности расширяются от версии к версии Excel, и в настоящий момент работа в этой части стала очень легкой и понятной.
К фигурам относятся всевозможные простые готовые изображения, которые можно вставлять в документ. При этом они могут быть масштабированы и повернуты в любом направлении. Фигуры делятся на следующие категории:
•
Линии – прямые, кривые и ломаные линии, без стрелок и со стрелками.
•
Основные фигуры – геометрические фигуры, многоугольники.
•
Фигурные стрелки – стрелки различного направления.
•
Блоксхема – очень удобная диаграмма для визуализации математических алгоритмов и алгоритмов программ.
•
Выноски.
•
Звезды и ленты.
Использование различных линий и выносок может быть очень полезно, помогая разнообразить редактируемый документ. Для добавления в документ
группы Илновой фигуры можно воспользоваться кнопкой Фигуры
люстрации вкладки Вставка на ленте инструментов. По
нажатию на
кнопку откроется панель со сгруппированными по категориям фигурами,
вверху будут представлены последние использованные фигуры для быстрого доступа (см. рис. 9.4).
Выбор фигуры осуществляется щелчком мыши по требуемому объекту. Далее следует зажать левую кнопку мыши на документе (в том месте, где бу179
179
179
Самоучитель Exсel 2010
дет начинаться фигура), и, не отпуская кнопку, перевести указатель мыши в
то место, где фигура будет заканчиваться, и отпустить кнопку. В ходе всего
процесса можно видеть силуэт будущей фигуры.
После добавления фигуры можно осуществлять с ней действия, аналогичные действиям с рисунками – перемещать, масштабировать, поворачивать
и изменять параметры. Для масштабирования фигуры следует выделить ее
левом щелчком мыши, затем выбрать один из синих прямоугольников на
Рис. 9.4. Выбор фигуры для добавления
180
180
180
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
ее концах для масштабирования по одной оси или один из синих кружков в
углах фигуры для масштабирования сразу по двум осям.
Для поворота фигуры используется зеленый кружок: следует зажать на нем
левую кнопку мыши и, перемещая курсор из стороны в сторону, добиться
требуемого угла поворота фигуры.
Для изменения формы фигуры (если это возможно), следует воспользоваться желтыми ромбиками. Зажав на ромбе левую кнопку мыши и перемещая
Рис. 9.5. Изменение формы фигуры (длины основания трапеции)
курсор из стороны в сторону, следует добиться необходимого изменения
(оно отображается пунктирными линиями), затем отпустить кнопку мыши
(см. рис. 9.5).
Для изменения толщины и типа линии фигуры следует воспользоваться
вкладкой Формат, которая становится доступной на ленте инструментов
при выделении какой-либо из фигур (рис. 9.6). На данной вкладке присутствуют следующие группы инструментов:
•
Вставить фигуры – используя эту группу, можно быстро вставить
новую фигуру в документ.
•
Стили фигур – здесь можно выбрать стиль фигуры (ее заливку, контуры) из предопределенных вариантов (см. рис. 9.6), либо настров праить полностью свой вариант, воспользовавшись кнопкой
вом нижнем углу группы и вызвав таким образом диалоговое окно
Формат фигуры (рис. 9.7).
•
Эффекты фигур – здесь в левой половине группы с помощью раскрывающейся кнопки Эффекты для фигур можно выбрать, какую
тень должна иметь фигура, а также свечение, отражение и тому подобные эффекты (рис. 9.8).
181
181
181
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 9.6. Вкладка «Формат» ленты инструментов
Рис. 9.7. Окно «Формат фигуры»: настройка тени
182
182
182
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
Рис. 9.8. Выбор эффекта для фигуры
Рис. 9.9. Настройка контура фигуры
183
183
183
Самоучитель Exсel 2010
•
Контуры фигуры и Заливка фигуры – здесь, с помощью появляющихся меню можно настроить внешний вид и цвет контуров фигуры, а также заливку фигуры (рис. 9.9).
•
Упорядочить – в этой группе доступны следующие команды:
•
Переместить вперед (кнопка
) – раскрывающаяся кнопка. Вариант На передний план перемещает фигуру так, чтобы она была «выше» всех остальных фигур, действие Переместить вперед ставить фигуру «выше» на одну позицию, а действие «поместить перед текстом» убирает текст за фигуру, при
этом положение относительно других фигур не меняется.
•
Переместить назад (кнопка
) – действие этой кнопки аналогично кнопке Переместить вперед с той лишь разницей, что
здесь вы убираете объект за другие фигуры или текст.
•
) – здесь вы устанавливаете, по какоВыровнять (кнопка
му краю выравнивается фигура (включая верхнее и нижнее
поля).
•
Группировать (кнопка
) – данная кнопка доступна только
при выборе сразу двух и более фигур. Она устанавливает груп-
Рис. 9.10. Настройка размеров фигуры
184
184
184
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
пировку объектов. При группировке выделенные вами фигуры будут считаться одним целым, и это удобно когда положение фигур фиксировано друг относительно друга, и когда все
настройки уже произведены.
•
•
Повернуть (кнопка
) – эта раскрывающася кнопка создана
для поворота фигуры по или против часовой стрелки, а также
для зеркального отображения ее по одной из осей.
Размер – в данной группе вы от руки или нажимая на переключатели, задаете размеры фигуры в документе. Нажав на кнопочку
в этой группе, вы попадаете в расширенные настройки размера, где
можете изменить так же масштаб изображения в процентах (рис.
9.10). Это может быть удобнее и точнее чем задание размера и масштаба на глаз.
9.4. Объекты SmartArt
Ещё одним интересным видом оформления документа является набор
SmartArt, представляющий собой комплект всевозможных цветных фигур
с возможностью расположения на/в них текста.
Для добавления одного из многих видов схем/рисунков SmartArt в ваш документ воспользуйтесь кнопкой SmartArt
группы Иллюстрации вкладки Вставка на ленте инструментов. В появившемся диалоговом окне выберите нужную фигуру (см. рис. 9.11) и нажмите OK.
Рис. 9.11. Выбор объекта SmartArt для вставки
185
185
185
Самоучитель Exсel 2010
Во вставленной фигуре SmartArt уже предусмотрено место для текста, который
можно вводить, используя окошко, появляющееся рядом со вставленной фигурой (рис. 9.12).
Рис. 9.12. Режим ввода и редактирования текста в объект SmartArt
9.5.Красивые надписи
WordArt
Для вставки всевозможных красивых надписей в Excel 2010 предусмотрены так называемые объекты WordArt. Доступны они на вкладке Вставка по
нажатии на соответствующую кнопку (см. рис. 9.13). Нужно лишь выбрать
понравившийся вид надписи, а потом ввести необходимый текст (см. рис.
9.14). Сразу после этого надпись будет вставлена в документ.
При работе с надписями WordArt на ленте инструментов появляется специализированная вкладка Формат, с помощью инструментов которой можно,
например, установить тень для надписи и т.п.
186
186
186
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
Рис. 9.13. Выбор типа надписи WordArt для вставки
Рис. 9.14. Ввод текста
187
187
187
Самоучитель Exсel 2010
9.6. Использование стандартных
изображений
В Excel 2010 включена библиотека стандартных небольших изображений и
графических элементов, которые помогут вам разнообразить документ.
Для их использования нажмите на кнопку Картинка
в уже хорошо знакомой нам группе Иллюстрации на вкладке Вставка. В результате по правому краю окна Excel появится панель Картинка, где вам предлагается ввести любое название изображения для его поиска из базы по ключевым словам. Вы также можете нажать кнопку Начать без введения ключевых слов
для получения всей коллекции.
После выбора необходимого клипа простой щелчок мыши на нем мгновенно добавит его в документ (рис. 9.15). Далее работа с ним аналогична работе с фигурами (см. выше).
Рис. 9.15. Вставка стандартного изображения
188
188
188
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
9.7. Вставка специальных
символов
Со вкладки Вставка ленты инструментов вы можете очень удобно осуществлять вставку всевозможных символов. Для этого нажмите раскрывающуюся кнопку Символ (или Символы Символ) и в появившемся диалоговом окне выберите, что вам нужно (рис. 9.16).
Рис. 9.16. Вставка специальных символов
189
189
189
Самоучитель Exсel 2010
9.8. Практические примеры
ПРИМЕР 30. ВСТАВКА РИСУНКА ИЗ ВНЕШНЕГО РЕДАКТОРА
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую книгу. Установить табличный
курсор на ячейку A1 и выбрать команду Объект (панель Текст, вкладка Вставка ленты инструментов). В
появившемся диалоговом
окне на вкладке Новый в
списке Тип объекта выбрать Точечный рисунок
(Bitmap Image в англоязычной версии Windows) и нажать кнопку OK. Произойдет
запуск интерфейса редактора Paint. Нарисовать любое
изображение (рис. 9.17) и
нажать «Esc». Убедиться,
что в таблице появился рисунок.
Рис. 9.17. Отрисовка рисунка прямо в Excel
ДЕЙСТВИЕ 2
Перейти на лист Лист2 документа. Установить табличный курсор на ячейку B1 и выбрать команду Рисунок (группа Иллюстрации, вкладка Вставка). В появившемся
диалоговом окне выбрать любой рисунок с жесткого диска (несколько примерных рисунков находятся в папке Windows — как правило, это путь C:\Windows), затем нажать
на кнопку Вставить. Убедиться, что в таблице появился выбранный рисунок.
190
190
190
Глава 9. Рисунки в таблицах Excel 2010
ПРИМЕР 31. СОЗДАНИЕ РИСУНКА ВСТРОЕННЫМ РЕДАКТОРОМ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую книгу. Щелкнув по инсвкладки
трументу Фигуры
Вставка, выберите и
в с т а в ьт е
последовательно прямоугольник и
широкую стрелку (рис. 9.18).
Рис. 9.18. Рисование фигур в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Используя инструменты Заливка
фигуры и Контур фигуры вкладки
Формат, выбрать любое понравившееся оформление. Удерживая нажатой клавишу «Ctrl», выбрать обе
фигуры, затем в контекстном меню
любой из них выбрать пункт Группировать, далее команду Группировать (рис. 9.19). Убедиться, что
группа объектов перемещается как
единый рисунок.
Рис. 9.19. Объединение фигур в группу
191
191
191
ГЛАВА 10.
ДИАГРАММЫ И ГРАФИКИ
В EXCEL 2010
В настоящее время трудно представить себе проведение грамотного анализа данных без построения различных графиков и диаграмм. Гораздо удобнее
анализировать данные, представленные в графическом виде, чем просматривать огромное количество непонятных цифр. Для построения графиков
и диаграмм лучше всего воспользоваться не набором отдельных приложений, а единым приложением, сочетающим в себе возможности построения
графиков, а также возможности производить вычисления и быстро вносить
изменения в исходные данные. Такой программой, несомненно, можно считать Excel 2010.
10.1. Базовые возможности
Инструменты для построения графиков расположены на вкладке Вставка панели Диаграммы. На данной панели расположены семь кнопок для
построения различных видов графиков и диаграмм: Гистограмма, График,
Круговая, Линейчатая, С областями, Точечная и Другие диаграммы. Панель Диаграммы в Excel 2010 показана на рис. 10.1.
Рис. 10.1. Панель “Диаграммы” в Excel 2010
193
193
193
Самоучитель Exсel 2010
После создания графика или диаграммы можно настроить или добавить/
удалить элементы диаграммы. Для работы с конкретным элементом диаграммы достаточно выбрать нужный элемент (щелчок левой кнопкой
мыши по необходимому элементу) и вызвать контекстное меню (щелчок
правой кнопкой мыши), в появившемся меню можно выбрать необходимое
действие, после чего настроить все необходимые параметры. Таким образом, в Excel организован диалог с пользователем, результатом которого является достижение поставленной задачи.
Для каждого графика/диаграммы можно выбрать из 48 различных комбинаций цвета и макетов диаграмм. Выбрать цвет и макет диаграммы можно
на вкладке Конструктор программы.
Также на вкладке Конструктор имеется возможность сохранить созданный
шаблон построения диаграммы, нажав кнопку Сохранить как шаблон. Таким образом, можно при необходимости перенести созданный шаблон на
другой компьютер.
Во многих меню, где вносятся изменения к графику/диаграмме, появилась
возможность предварительного просмотра. Теперь все вносимые изменения
видны “на ходу”.
10.1.1. ПЕРВЫЙ ГРАФИК В EXCEL 2010
Для примера построения графика в Excel можно рассмотреть данные, отображающие прибыль от продаж трех видов продукции (рис. 10.2).
Рис. 10.2. Данные о продажах
В строках таблицы содержатся данные о доходах от продаж мяса, рыбы,
молока, а также строка суммарной прибыли от продаж всех наименований
продукции. Данные приведены по годам. Задача состоит в построении графика суммарных доходов от продаж по годам. Теперь, чтобы построить график, следует:
194
194
194
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
1. Войти на вкладку Вставка и щелкнуть левой кнопкой мыши по
кнопке График. Появится список шаблонов для построения графиков (рис. 10.3).
Рис. 10.3. Список графиков в Excel 2010
2. Выбрать подходящий шаблон для построения графика, после чего в
окне Excel появится область, в которой будет располагаться график.
3. Вызвать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши по области построения графика, и выбрать Выбрать данные. Появится
окно, изображенное на рис. 10.4.
Рис. 10.4. Окно добавления данных для построения графиков
195
195
195
Самоучитель Exсel 2010
4. Нажать кнопку Добавить. Появится окно, показанное на рис. 10.5.
Рис. 10.5. Окно выбора/изменения данных ряда для построения графиков
5. В поле Имя ряда указать имя (название) добавляемого ряда. Затем
щелкнуть левой кнопкой мыши по иконке
в поле Значения.
Окно выбора данных свернется, и в нем будет отображаться только
строка с данными ряда. После этого необходимо выделить строку,
где перечисляются суммарные доходы от продаж (см. рис. 10.6).
Рис. 10.6. Выбор данных в Microsoft Office Excel 2010
6. После выбора данных щелкнуть левой кнопкой мыши по иконке
окна Изменение ряда и нажать кнопку ОК.
7. В разделе Подписи горизонтальной оси окна, показанного на рисунке 10.4, нажать кнопку Изменить. Выделить строку, где перечислены годы продаж, и нажать кнопку ОК, затем в окне добавления
данных нажать ОК.
Полученный график показан на рис. 10.7.
Таким образом, построить график в Excel 2010 не составляет никаких сложностей.
196
196
196
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
Рис. 10.7. График зависимости суммарной прибыли от продаж по годам
10.1.2. ВЫБОР НЕСМЕЖНЫХ ДАННЫХ
Иногда при построении диаграмм может потребоваться выбрать несмежные
данные (данные из разных столбцов/колонок), как показано на рис. 10.8, на
котором выделены ячейки B2, C2, D3 и E2.
Рис. 10.8. Выбор несмежных данных в Excel
Выбор несмежных данных производится следующим образом:
1). Выделить строку/столбец/ячейку в таблице.
2). Удерживая клавишу «Ctrl», выделить несмежную с ранее выбранными данными строку/столбец/ячейку.
3). Если необходимо выбрать еще один диапазон несмежных данных,
повторить шаг 2 требуемое число раз.
10.1.3. БЫСТРОЕ СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ
В предыдущих версиях Excel существовала возможность создать диаграмму
нажатием клавиши «F11». В Excel 2010 данная возможность сохранилась.
197
197
197
Самоучитель Exсel 2010
Достаточно выделить данные для построения диаграммы и нажать «F11»,
после чего в новой вкладке будет создана стандартная диаграмма. Также
можно быстро создать и вставить диаграмму на текущий лист (лист, с которым производится работа). Для этого следует выбрать данные для построения диаграммы и нажать «Alt» + «F1». Стоит отметить, что для двух вышеописанных случаев будет создана пустая диаграмма, если перед ее созданием исходные данные не будут выделены. Это удобно, когда требуется добавлять ряды данных к диаграмме в процессе заполнения/вычисления данных.
10.1.4. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ДИАГРАММЫ
Созданная диаграмма изначально размещается в центре рабочей области
Excel, и может случиться так, что она будет “загораживать” часть данных
листа. Есть несколько способов переместить диаграмму в пределах текущего листа. Диаграмма окружена рамкой, на которой расположены восемь
маркеров изменения размера. Можно переместить диаграмму, удерживая
левую кнопку мыши над рамкой диаграммы (необходимо “захватить” область рамки вне маркеров изменения размера диаграммы) и перемещая
курсор до тех пор, пока диаграмма не окажется в нужной области рабочего
листа. Если этот способ представляется неудобным, можно зажать левую
кнопку мыши в области построения диаграммы, но не над одним из элементов диаграммы (в этом случае будет перемещен элемент диаграммы, а
не вся диаграмма), и переместить диаграмму. Если область текущего листа
полностью заполнена данными, может понадобиться переместить диаграмму за пределы отображаемой области текущего листа. Для этого следует
“захватить” диаграмму одним из вышеописанных способов и переместить
курсор к левой или правой границе видимой области рабочего листа. При
этом во время перемещения следует удерживать курсор над границей видимой области рабочего листа. Существует и третий, довольно простой и
эффективный способ – вырезать диаграмму, а затем вставить ее в нужное
место рабочего листа. Для этого следует:
1) Выбрать диаграмму.
2) Нажать «Ctrl» + «X», чтобы вырезать диаграмму.
3) Нажать «F5» и в появившемся окне (см. рис. 10.9) указать ячейку, к
которой необходимо перейти, и нажать ОК.
4) Нажать «Ctrl» + «V», чтобы вставить диаграмму в нужное место.
198
198
198
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
Рис. 10.9. Выбор ячейки для быстрого перемещения
к ней
10.1.5. ВЫБОР СПОСОБА ОТОБРАЖЕНИЯ ДАННЫХ
Следующий пример основан на таблице, показанной на рис. 10.10. В таблице отображены данные процентного количества продаж продукции по месяцам первого полугодия.
Рис. 10.10. Таблица процентного количества объема продаж продукции
за полугодие
Для начала можно построить гистограмму, отражающую данные из таблицы – рис. 10.11.
Рис. 10.11. Гистограмма табличных данных
199
199
199
Самоучитель Exсel 2010
ГРУППИРОВКА ДАННЫХ
На гистограмме видно, что данные сгруппированы по месяцам. Если требуется упорядочить данные по видам продукции и посмотреть процентный
объем продаж для каждого из них в отдельности, следует вызвать контекстное меню диаграммы (щелчок правой кнопкой мыши по диаграмме), выбрать пункт Выбрать данные, в открывшемся окне нажать кнопку Строка/
столбец и затем кнопку ОК. Теперь данные на гистограмме упорядочены по
видам продукции – рисунок 10.12.
Рис. 10.12. Гистограмма с измененным порядком строк
и столбцов
ИЗМЕНЕНИЕ ПОРЯДКА СТРОК И СТОЛБЦОВ
Стоит отметить, что имеется возможность поменять порядок строк и столбцов и открыть окно выбора данных диаграммы на вкладке Конструктор
ленты Excel 2010 (рисунок 10.13) – кнопки Строка/столбец и Выбрать
данные соответственно.
Рис. 10.13. Вкладка Конструктор Excel 2010
10.2. Макеты и стили диаграмм. Вкладка
Макет
Также на вкладке Конструктор можно выбрать из одиннадцати макетов для
построения диаграмм и выбрать стиль диаграммы.
Когда происходит выделение одной из построенных диаграмм, в Excel
2010 появляются три дополнительные вкладки для работы с диаграмма200
200
200
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
ми – Конструктор, Макет и Формат. Функции, расположенные на вкладке
Конструктор, для работы с диаграммами уже рассмотрены, осталось разобраться с вкладками Макет и Формат. Сначала будет изучена вкладка Макет (см. рис. 10.14).
Рис. 10.14. Вкладка Макет в Excel 2010
В разделе Текущий фрагмент можно вызвать окно настроек для выбранного фрагмента диаграммы – кнопка Формат выделенного фрагмента, также можно Восстановить форматирование стиля с помощью соответствующей кнопки, это полезно, когда было изменено форматирование одного из
элементов диаграмм (пример показан на рис. 10.15) и требуется привести
стиль такого элемента в соответствии со стилем всей диаграммы.
Рис. 10.15. Гистограмма с измененным
стилем одного из столбцов
Рис. 10.16. Список фигур для
вставки в диаграмму Excel
201
201
201
Самоучитель Exсel 2010
Нажав кнопку Вставить, можно вставить Рисунок (он займет всю область
построения диаграммы), Фигуру (список фигур изображен на рисунке
10.16) или надпись.
10.2.1. РАЗДЕЛ ПОДПИСИ
В разделе Подписи можно настроить подписи к элементам диаграммы
– Название диаграммы, Название осей, Легенда, Подписи данных и Таблица данных.
НАЗВАНИЕ ДИАГРАММЫ
Нажатием кнопки Название диаграммы открывается список, в котором
можно выбрать положение поля названия диаграммы или отключить его.
Также предусмотрена возможность настроить дополнительные параметры
отображения диаграммы – рис. 10.17.
Рис. 10.17. Окно настройки параметров диаграммы
202
202
202
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
В разделе Заливка можно указать тип заливки области названия диаграммы. В зависимости от выбранного типа заливки, будет необходимо настроить ряд параметров. Для сплошной заливки следует указать цвет и уровень
прозрачности заливки, на рис. 10.18 показано поле названия диаграммы со
сплошной заливкой, при разных типах цветов и уровнях прозрачности.
Рис. 10.18. Сплошная заливка при разных цветах и уровнях прозрачности
Следующий тип заливки, которую можно выбрать – градиентная. Здесь
следует выбрать название заготовки (шаблон для градиентной заливки –
рис. 10.19), тип заливки, направление (выбирая тип и направление заливки,
можно создать различные типы заливок), угол. Также можно добавить/удалить точки градиента (так изменяется распределение цветов при заливке),
положение точки (так смещается центр заливки), выбрать цвет заливки и
прозрачность. Стоит отметить, что при внесении изменений в окне настроек результат будет сразу показан на диаграмме, поэтому стоит переместить
окно настроек так, чтобы оно не “загораживало” настраиваемую диаграмму,
и поэкспериментировать с настройкой параметров.
Рис. 10.19. Список заготовок градиентной заливки
Также в качестве заливки можно установить рисунок или текстуру, для
этого необходимо выбрать вариант Рисунок или текстура. Если требуется установить в качестве фона текстуру, нужно нажать кнопку
и выбрать текстуру. Если же требуется вставить изображение из файла, в разделе Вставить из следует нажать кнопку Файл, затем выбрать нужное изображение. Если в буфере обмена находится изображение, можно вставить его,
для этого следует нажать кнопку Буфер обмена (эта кнопка будет активна
только тогда, когда в буфере обмена будет находиться изображение).
203
203
203
Самоучитель Exсel 2010
В разделе настроек Цвет границы можно указать цвет границы области названия диаграммы. Здесь следует выбрать один из четырех вариантов – нет
линий (граница никак не будет обозначена), сплошная линия (граница будет обозначена сплошной линией, заданного цвета и прозрачности), градиентная линия (настройки для данного типа цвета линии границы аналогичны, рассмотренным для градиентной заливки области построения диаграммы) и автовыбор (цвет и тип линии границы будет выбран автоматически).
В разделе настроек Стили границ можно указать ширину линии, задав необходимое числовое значение напротив пункта с соответствующим названием. Нажав на кнопку напротив заголовка Составной тип, можно указать тип
линии границы (она может быть сплошной, двойной и т.д.). Далее следует
указать Тип штриха – будет линия непрерывной или будет иметь штрихи.
Тип точки – если выбран один из вариантов штриха или пунктира, здесь
указывается, как будут выглядеть края отрезков, из которых состоит граница области названия диаграммы – закругленные, рельефные или прямые.
Остальные настройки в данном разделе будут неактивны.
Раздел Тень позволяет настроить тень для области названия диаграммы.
Здесь необходимо выбрать заготовку (шаблон) для создания тени, нажав
кнопку напротив соответствующего заголовка и щелкнув по нужному шаблону. Далее следует указать цвет тени, для этого необходимо нажать кнопку
и в появившемся меню щелкнуть по нужному цвету. Затем можно
указать прозрачность, размер тени, размытие, угол (данный параметр задает положение тени относительно области названия диаграммы) и
расстояние от области названия диаграммы до тени. Для этого следует воспользоваться соответствующими ползунками.
Раздел Формат объемной фигуры поможет сделать заголовок диаграммы
“объемным”. Для начала нужно указать рельеф объемной фигуры. Следует выбрать рельеф фигуры сверху и/или снизу (рельеф, получаемой фигуры, будет таким, как будто зритель видит фигуру сверху или снизу). Здесь
выбирается необходимый шаблон фигуры и указываются ширина и высота
получаемой фигуры, путем задания требуемых числовых значений с помощью кнопок напротив соответствующих заголовков. Далее можно указать
материал и освещение фигуры, для чего используются соответствующие
кнопки, и выбрать нужный шаблон.
В разделе Выравнивание настраивается выравнивание текста внутри поля
названия диаграммы. Вертикальное выравнивание – здесь выбирается
нужное положение текста по вертикали внутри области построения диаграммы. Направление текста – здесь указывается направление текста – горизонтально, под углом 90 градусов, под углом 270 градусов или в столбик.
Если указан вариант горизонтально для направления текста, можно ука204
204
204
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
зать другой угол наклона (при этом будет поворачиваться не только текст,
но и вся область названия диаграммы).
НАЗВАНИЯ ОСЕЙ
Кнопка Названия осей позволяет задать имена для горизонтальной и вертикальной осей диаграммы.
Для того чтобы задать название горизонтальной оси, следует щелкнуть по
кнопке Названия осей и в появившемся списке выбрать пункт Название
основной горизонтальной оси -> Название под осью. На диаграмме появится область, в которой можно указать название горизонтальной оси. Чтобы настроить вид области названия горизонтальной оси, следует выбрать
пункт Название основной горизонтальной оси -> Дополнительные параметры названия основной горизонтальной оси. Отобразится окно, аналогичное тому, что показано на рисунке 10.17. Настройки, доступные в данном
окне, аналогичны рассмотренным ранее настройкам для области названия
диаграммы, поэтому они рассмотрены не будут.
Существует несколько способов задать название вертикальной оси диаграммы. Можно выбрать пункт Названия осей -> Название основной горизонтальной оси ->
a) Нет – вертикальная ось не будет подписана (данный вариант выбран по умолчанию);
b) Повернутое название – буквы в области названия вертикальной
оси будут располагаться, как это показано на рисунке 10.20;
c) Вертикальное название – буквы в названии будут расположены в
столбик – рисунок 10.21;
d) Горизонтальное название – буквы в названии оси будут расположены горизонтально – рисунок 10.22;
e) Дополнительные параметры названия основной вертикальной оси
– настройка параметров области отображения названия вертикальной оси, аналогичны рассмотренным ранее параметрам для настройки названия диаграммы.
Рис. 10.20. Повернутое название вертикальной оси диаграммы
Рис. 10.21. Вертикальное название вертикальной оси диаграммы
205
205
205
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 10.22. Горизонтальное
название вертикальной оси
диаграммы
Рис. 10.23. Легенда на диаграмме в
Excel 2010
ЛЕГЕНДА
Легенда – это область диаграммы, где содержится обозначения для данных,
отображаемых на диаграмме. На рисунке 10.23 отдельно показана легенда
для диаграммы, показанная ранее на рис. 10.12.
Для того чтобы вставить/убрать легенду, необходимо выбрать пункт Легенда->
a) Нет. Следует выбрать данный вариант, если требуется скрыть легенду;
b) Добавить легенду справа. Следует выбрать данный вариант для
того чтобы отобразить легенду в правой части диаграммы (когда создается диаграмма, создается и легенда; по умолчанию она располагается в правой части диаграммы);
c) Добавить легенду сверху. Легенда будет располагаться между областью построения графика/диаграммы и областью названия диаграммы;
d) Добавить легенду слева. Легенда будет отображена в левой части
диаграммы (при этом она может “закрыть собой” некоторые элементы диаграммы, поэтому может понадобиться сместить их вправо);
e) Добавить легенду снизу. Легенда будет расположена внизу диаграммы;
f) Добавить легенду справа с перекрытием. Легенда будет добавлена
в правой части диаграммы, но при этом размер диаграммы не изменится, таким образом, она может пересечься с областью построения
графика/диаграммы;
g) Добавить легенду слева с перекрытием. Данный вариант расположения легенды аналогичен предыдущему, за исключением того, что
легенда будет расположена слева;
h) Дополнительные параметры легенды. Откроется окно, в котором
можно будет настроить параметры легенды. В основном, все настройки аналогичны ранее рассмотренным для других элементов
диаграммы, за исключением первого раздела настроек – Параметры легенды. В данном разделе можно указать положение легенды
на диаграмме.
206
206
206
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
ПОДПИСИ ДАННЫХ
В некоторых случаях необходимо показать конкретные значения данных на
диаграмме, так как на вертикальной оси отображаются только главные числа для разметки оси, таким образом, значения данных на диаграмме приходится определять “на глаз”. Можно, однако, выбрать один из нескольких
вариантов подписи данных, для чего следует выбрать Подписи данных->
a) Нет. Скрыть подписи данных;
b) В центре. Значения данных будут отображены внутри и по центру
элементов графика/диаграммы;
c) У вершины внутри. Значения данных будут отображены внутри (в
верхней части) элементов графика/диаграммы;
d) У основания внутри. Значения данных будут отображены внутри (в
нижней части) элементов графика/диаграммы;
e) У вершины снаружи. Значения данных будут отображены над элементами графика/диаграммы;
f) Дополнительные параметры подписей данных. Откроется окно настроек подписей диаграммы (о речь пойдет чуть ниже).
Если для каждого элемента, отображающего данные графика/диаграммы,
требуется указать свой тип подписи, необходимо сделать следующее: выбрать конкретный элемент данных (для этого нужно щелкнуть по нему левой кнопкой мыши) и выбрать необходимый тип расположения подписи
Рис. 10.24. Подписи данных на диаграмме Excel
207
207
207
Самоучитель Exсel 2010
данных (как это было описано выше для всех элементов данных графика/
диаграммы). Таким образом, можно указать настраиваемый тип подписи
данных для каждого элемента данных. Пример различных вариантов положения подписей данных показан на рис. 10.24.
Все настройки для подписей данных разделены на восемь разделов: Параметры подписи, Число, Заливка, Цвет границы, Стили границ, Тень, Формат объемной фигуры и Выравнивание. Последние шесть разделов настроек аналогичны рассмотренным ранее настройкам для других элементов диаграммы, поэтому достаточно уделить внимание лишь первым двум разделам.
В разделе Параметры подписи настраиваются параметры отображения
подписей данных. Здесь можно указать, какие данные будут включены в
подписи. Для этого следует поставить галочку напротив соответствующих
пунктов – имя ряда (будет отображено имя ряда данных, по которому построены элементы на графике/диаграмме), имена категорий (над каждым
элементом будет показано имя категории, к которой относится подпись
данных) и значения (непосредственно значения данных). Далее можно выбрать положение подписей данных, указав нужный вариант из списка. Если
требуется, чтобы рядом с подписью данных отображалось обозначение данных в легенде, следует поставить галочку напротив пункта Включить ключ
легенды в подпись.
В разделе Число можно указать числовой формат для подписей данных.
ТАБЛИЦА ДАННЫХ
Иногда может потребоваться отобразить или скрыть таблицу данных на
диаграмме. Для этого необходимо выбрать Таблица данных ->
a) Нет. Скрыть таблицу данных.
b) Показывать таблицу данных. Показать под графиком/диаграммой
таблицу данных.
c) Показывать таблицу данных с ключами легенды. В подписях строк
таблицы данных будут отображены обозначения, как и в легенде.
d) Дополнительные параметры таблицы данных. Откроется окно
настройки параметров таблицы данных. В данном окне есть лишь
один не рассмотренный ранее раздел настроек – Параметры таблицы данных. В данном разделе можно указать, какие линии границы
таблицы данных отображать, для этого следует установить галочки
напротив соответствующих названий линий границы. Также можно
установить/снять галочку напротив пункта Ключ легенды, чтобы
включить/отключить в подписи строк отображение обозначений
легенды.
208
208
208
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
Таблица данных подходит тогда, когда необходимо показать данные, по
которым построен график/диаграмма, рядом с самим графиком/диаграммой. Следует учесть, что если для построения графика или диаграммы был
использован большой объем данных, то размер области диаграммы существенно увеличится, и диаграмма может не поместиться в видимой части
рабочего листа.
10.2.2. РАЗДЕЛ ОСИ, КНОПКА ОСИ
Для осей графика/диаграммы можно указать направление оси (для горизонтальной оси), указать размерность подписей к оси (для вертикальной
оси), а также дополнительные параметры осей. Далее настройки для каждой оси будут рассмотрены по порядку.
ГОРИЗОНТАЛЬНАЯ ОСЬ
Для настройки параметров горизонтальной оси необходимо выбрать Оси
-> Основная горизонтальная ось->
a) Нет. Горизонтальная ось отображаться не будет;
b) Слева направо. Отображать подписи к оси в порядке возрастания
(слева направо);
c) Без подписей. Отображать горизонтальную ось без подписей;
d) Справа налево. Отображать подписи к оси в порядке убывания
(справа налево);
e) Дополнительные параметры основной горизонтальной оси. Откроется окно параметров горизонтальной оси.
ПАРАМЕТРЫ ГОРИЗОНТАЛЬНОЙ ОСИ
На рис. 10.25 показано окно настроек горизонтальной оси.
Здесь почти все разделы уже рассмотрены, за исключением раздела Параметры оси. Также стоит уделить внимание части настроек раздела Тип
линии – Параметры стрелки, так как при предыдущем рассмотрении они
были недоступны.
В разделе Параметры оси можно задать интервал между делениями, указав
необходимое число в соответствующем поле (таким образом, можно указать, через какое количество интервалов между делениями ставить линию
отметки интервала). Пример вида горизонтальной оси при значении данного параметра 1, 2 и 3 показан на рис. 10.26.
209
209
209
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 10.25. Окно настроек основной горизонтальной оси в Excel 2010
Рис. 10.26. Вид горизонтальной оси диаграмм при различных значениях интервала
между делениями
210
210
210
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
Далее можно выбрать интервал между подписями. Здесь предусмотрено
два варианта:
•
Автовыбор. Интервал будет выбран автоматически в зависимости
от типа и объема данных, по которым строится график/диаграмма.
•
Единица измерения интервала. Необходимо указать, с каким шагом отображать числа на оси. Например, имеется последовательность чисел: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 и т.д. Если задать для данного параметра
значение 1, то числа будут отображаться в том же порядке, если указать значение 2, то в следующем порядке: 1, 3, 5, 7 и т.д., если значение параметра равно 3, то будут отображаться только числа 1, 4, 7 и
т.д.
Если требуется, чтобы значения на горизонтальной оси отображались в
обратном порядке (сам график/диаграмма будет построен в обратном порядке), то следует поставить галочку напротив пункта Обратный порядок
категорий. Пример диаграммы с прямым и обратным порядком категорий
показан на рис. 10.27.
Рис. 10.27. Диаграмма с прямым и обратным порядком категорий в Excel 2010
Далее можно указать Тип оси. Здесь предусмотрено три варианта:
•
Автовыбор на основе данных. Тип оси будет выбран автоматически, в зависимости от типа данных, по которым строится график/
диаграмма.
•
Ось текста. Вне зависимости от типа данных, по которым будет
строиться график/диаграмма, значения, откладываемые на горизонтальной оси, будут восприниматься как текстовые.
211
211
211
Самоучитель Exсel 2010
•
Ось дат. Значения, откладываемые по горизонтальной оси, будут
восприниматься как значения типа дата. В этом случае необходимо
указать ряд дополнительных параметров – минимальное и максимальное значения, цену основных и промежуточных делений, а также единицу измерения – дни, месяцы или годы. Также можно указать обратный порядок дат, для этого необходимо поставить галочку напротив соответствующего пункта настроек.
Для параметра Основные следует указать один из четырех вариантов прорисовки линий разметки интервала:
a) Нет. Линии разметки интервалов на оси прорисовываться не будут;
b) Внутрь. Линии разметки интервалов на оси будут прорисованы
только над осью;
c) Наружу. Линии разметки интервалов на оси буду прорисованы
только под осью;
d) Пересекают ось. Линии разметки будут пересекать ось, на рис. 10.26
линии разметки прорисованы именно пересекающими ось;
Аналогичные варианты можно выбрать для Промежуточных линий разметки.
Далее нужно указать, как будут расположены подписи к оси (параметр
Подписи оси):
a) Рядом с осью. Подписи буду расположены под осью, на расстоянии,
указанном в параметре Расстояние от подписи до оси;
b) Вверху. Подписи будут расположены над графиком, на расстоянии
от него, заданном параметром Расстояние от подписи до оси;
c) Внизу. Различий между этим вариантом и вариантом Рядом с осью
практически нет;
d) Нет. Подписи к горизонтальной оси отображаться не будут;
В разделе настроек оси Вертикальная ось пересекает можно указать точку
пересечения вертикальной оси с горизонтальной (т.е. в какой точке по номеру вертикальная ось пересечет горизонтальную):
212
212
212
•
Автовыбор. Точка будет выбрана автоматически.
•
В категории с номером. Здесь следует указать номер категории, в
которой вертикальная ось пересечет горизонтальную.
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
•
В максимальной категории. Вертикальная ось пересечет горизонтальную в максимальной категории.
Для настройки Положение оси можно выбрать по делениям и между делениями, примеры обоих случаев положения оси показаны на рис. 10.28.
Рис. 10.28. Положение оси по делениям и между делениями в Excel
Теперь можно обратиться к разделу настроек Тип линии. Теперь в данном
разделе настроек стали активны настройки Параметры стрелки. Здесь можно выбрать, как будет указываться направление на оси. В частности, выбирается тип начала и окончания оси (см. рис. 10.29), а также начальный и конечный размер (см. рис. 10.30).
Рис. 10.29. Варианты начала и окончания оси в Excel 2010
Рис. 10.30. Варианты начального и конечного размеров оси в Excel 2010
ПАРАМЕТРЫ ВЕРТИКАЛЬНОЙ ОСИ
Для настройки параметров вертикальной оси следует выбрать Оси ->
Основная вертикальная ось->
a) Нет. Вертикальная ось отображаться не будет;
b) По умолчанию. В данном случае подписи к вертикальной оси будут
расположены в установленном по умолчанию порядке – в зависимости от типа и размерности данных;
213
213
213
Самоучитель Exсel 2010
c) Тысячи. Значения подписей к вертикальной оси будут отображены
в тысячах;
d) Миллионы. Значения подписей к вертикальной оси будут отображены в миллионах;
e) Миллиарды. Значения подписей к вертикальной оси будут отображены в миллиардах;
f) Логарифмическая шкала. Значения на оси будут отображены в логарифмическом масштабе по основанию 10;
g) Дополнительные параметры основной вертикальной оси. Отличие
от настроек, рассмотренных для горизонтальной оси следующее:
здесь необходимо указать минимальное и максимальное значения,
цену основных и промежуточных делений; так же, как и для горизонтальной оси, можно указать обратный порядок значений, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек; можно включить параметр логарифмическая шкала, поставив соответствующую галочку, также при включении данного параметра можно указать основание логарифмической шкалы (по умолчанию оно
равно 10, параметр — Основная); можно выбрать цену деления (нет
– значение по умолчанию, сотни, тысячи, 10000, 100000, миллионы, 10000000, 100000000, миллиарды, триллионы), также, при выборе варианта, отличного от нет, можно указать – отображать или нет
выбранную цену деления рядом с вертикальной осью (для того чтобы включить отображение выбранной единицы, следует поставить
галочку напротив Отображать на диаграмме); так же, как и для вертикальной оси, можно указать, как отображать основные и промежуточные линии разметки оси, а также как отображать подписи к
оси и место, где горизонтальная ось пересечет вертикальную.
10.2.3. РАЗДЕЛ ОСИ, КНОПКА СЕТКА
По умолчанию, при построении графика/диаграммы линии сетки не прорисовываются. Но может потребоваться показать линии сетки для вертикальной и/или горизонтальной оси.
Для включения линий сетки горизонтальной/вертикальной оси следует
выбрать Сетка -> Горизонтальные/вертикальные линии сетки по основной оси ->
a) Нет. Не отображать линии сетки;
b) Основные линии сетки. Будут отображены линии сетки для основных делений (по подписям к оси);
214
214
214
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
c) Промежуточные линии сетки. Будут отображены линии сетки для
промежуточных делений;
d) Основные и промежуточные линии сетки. Показывать линии сетки
для основных и промежуточных делений;
e) Дополнительные параметры линий сетки на основной горизонтальной/вертикальной оси. Как для горизонтальной, так и для вертикальной оси, откроется одинаковое окно настроек с уже описанными разделами настроек – Цвет линии, Тип линии и Тень.
10.2.4. РАЗДЕЛ ФОН
В данном разделе настроек можно выбрать фон для графиков/диаграмм –
Область построения (настройка параметров области построения; доступно
только для двумерных графиков/диаграмм), стенка диаграммы, основание
диаграммы, поворот объемной фигуры (последние три настройки доступны только для объемных типов графиков и диаграмм).
ОБЛАСТЬ ПОСТРОЕНИЯ
Для того чтобы настроить область построения, следует выбрать Область
построения ->
a) Нет. Не отображать область построения;
b) Показать область построения. Название говорит само за себя;
c) Дополнительные параметры области построения. Открыть окно
настроек области построения. В данном окне можно настроить такие параметры как Заливка, Цвет границы, Стили границ, Тень и
Формат объемной фигуры (данные настройки рассмотрены ранее).
СТЕНКА ДИАГРАММЫ
Для объемной фигуры можно включить и настроить стенку диаграммы. Параметры настройки аналогичны параметрам для Области построения.
ОСНОВАНИЕ ДИАГРАММЫ
Для объемной фигуры можно включить и настроить основание диаграммы.
Параметры настройки аналогичны параметрам для Области построения.
215
215
215
Самоучитель Exсel 2010
ПОВОРОТ ОБЪЕМНОЙ ФИГУРЫ
Откроется окно, в котором можно повернуть объемную фигуру под нужным углом. В зависимости от типа графика/диаграммы разрешается настроить ряд параметров:
•
поворот по осям X, Y и/или Z (следует указать нужный угол поворота);
•
перспектива (можно изменить угол, под которым зритель “смотрит
на фигуру” или расстояние от точки просмотра до основания фигуры – в зависимости от типа диаграммы, для включения этой опции необходимо снять галочку напротив пункта Оси под прямым
углом);
•
масштаб диаграммы (можно указать глубину и высоту в процентах от базовых параметров, для включения возможности настройки
высоты следует снять галочку напротив пункта Автомасштабирование);
•
если на диаграмме присутствует текст, можно оставить его плоским
или сделать объемным (для этого следует снять галочку напротив
Оставить текст плоским);
•
также можно указать Расстояние от земли, указав необходимое
число в соответствующем пункте настроек (для некоторых типов
графиков данная опция будет неактивна).
10.2.5. РАЗДЕЛ АНАЛИЗ
В зависимости от типа графика/диаграммы, существует возможность применить различные инструменты для анализа данных диаграммы. В разделе
Анализ можно выбрать инструмент и тип инструмента (в зависимости от
типа диаграммы будет доступен определенный набор инструментов или не
будет доступно ни одного инструмента). В Excel можно выбрать один из
четырех инструментов для анализа данных.
ЛИНИЯ ТРЕНДА
С помощью данного инструмента можно добавлять линию (или линии), показывающую, например, среднее увеличение/уменьшение по данным графика/диаграмм или экспоненциальную зависимость. Существует несколько типов линий тренда:
216
216
216
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
•
Линейное приближение. Построит на графике линию (прямую),
показывающую среднее значение по всем данным, представленным на графике/диаграмме;
•
Экспоненциальное приближение. Построит на графике линию
(экспоненциальную), показывающую среднее значение по всем
данным, представленным на графике/диаграмме;
•
Линейный прогноз. Данная линия будет совпадать с линией
приближения, как бы продолжать ее, за исключением того, что
она не закончится на последней колонке данных, а будет прорисована еще на 2 периода вперед – таким образом, можно будет
сделать линейный прогноз о развитии (например, линейный прогноз изменения объема продаж);
•
Линейная фильтрация. Будет построена ломаная линия, начиная с заданной точки данных (минимальное значение параметра
равно 2, максимальное — n-1, где n – число точек данных на графике/диаграмме), которая будет показывать среднее значение
данных на графике/диаграмме;
ПРИМЕЧАНИЕ
Каждый раз, когда производится выбор типа линии тренда, текущая линия не будет
изменяться, а будет добавляться новая; при выборе варианта Нет в списке возможных линий тренда будет удалена последняя из добавленных линий тренда.
ПРИМЕЧАНИЕ
В области легенды диаграммы будут отображаться пояснения (подписи) для каждой линии тренда, присутствующей на графике/диаграмме.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для каждой линии тренда можно указать отдельные настройки. Для того чтобы открыть окно настроек линии тренда, следует выбрать Анализ -> Линия тренда ->
Дополнительные параметры линии тренда. Откроется окно, в котором можно
будет настроить параметры линии тренда – см. рис. 10.31.
В данном окне настройки разделены на четыре группы, из которых ранее не
была рассмотрена первая – Параметры линии тренда. Здесь можно добавить два типа линий тренда, ранее не описанных, так как в основном списке
линий тренда они не указаны:
•
Степенная. Добавляет степенную линию тренда, отображающую
динамику изменения данных на графике/диаграмме;
217
217
217
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 10.31. Окно настройки параметров линии тренда в Excel 2010
•
Полиномиальная. Добавляет полиномиальную линию тренда,
для данного типа линии тренда необходимо указать степень полинома (минимум 2, максимум n-1, где n — число точек данных
на графике/диаграмме).
Также можно указать название текущей линии тренда: автоматическое
(формируется следующим образом: <название линии тренда>(<имя ряда
данных, по которому строится линия тренда>)) или другое (необходимо
указать имя линии тренда).
Для текущей линии тренда можно указать параметры прогноза – вперед и
назад на заданное число периодов. Для экспоненциальной, линейной и/или
полиномиальной линий тренда можно указать точку пересечения линии с
осью Y, для этого следует поставить галочку напротив Пересечение кривой
с осью Y в точке и указать необходимую точку. Если требуется показать
на диаграмме уравнение, описывающее текущую линию тренда, следует
поставить галочку напротив пункта Показывать уравнение на диаграмме.
218
218
218
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
Также можно показать на графике величину достоверности аппроксимации
R^2, поставив галочку напротив пункта Поместить на диаграмме величину
достоверности аппроксимации (R^2). Чем ближе значение R^2 к единице,
тем надежнее аппроксимированы данные, представленные на диаграмме.
ЛИНИИ
Здесь можно включить линии проекции (они будут проходить через опорные точки графика/диаграммы под прямым углом к горизонтальной оси)
для графика/диаграммы. Для включения и настройки линий проекции следует выбрать Анализ -> Линии ->
a) Нет. Не показывать линии проекции;
b) Линии проекции. Показать линии проекции;
c) Коридор колебания. Показать коридор колебания для данных на
графике/диаграмме.
На рис. 10.32 можно видеть пример графика с линиями проекции и коридором колебания.
Рис. 10.32. Линии проекции (вверху) и коридор колебания (внизу)
219
219
219
Самоучитель Exсel 2010
ПОЛОСЫ ПОВЫШЕНИЯ/ПОНИЖЕНИЯ
Полосы повышения/понижения по своей функции схожи с коридором колебания, только представляют они собой не линии, а объемные фигуры. Добавить их к графику довольно просто: следует выбрать Анализ -> Полосы
повышения понижения -> Полосы повышения понижения (вариант Нет
убирает полосы повышения/понижения). Для вызова окна настроек полос
повышения/понижения, следует выбрать Анализ -> Полосы повышения
понижения -> Дополнительные параметры полос повышения понижения.
В данном окне все настройки аналогичны рассмотренным ранее. Пример
диаграммы с полосами повышения/понижения показан на рис. 10.33.
Рис. 10.33. Диаграмма с полосами повышения/понижения в Excel 2010
ПЛАНКИ ПОГРЕШНОСТИ
С помощью планок погрешности можно наглядно показать на диаграмме
погрешность или возможное отклонение при отображении (или для отображенных) на графике/диаграмме данных. Необходимо щелкнуть по кнопке
Планки погрешности и в появившемся списке выбрать нужный тип планок
погрешности, которые будут добавлены на график/диаграмму:
a) Нет. Планки погрешности на графике отображены не будут;
b) Планки погрешности со стандартными ошибками. Для выделенного ряда диаграммы будут отображены планки погрешности со стандартными значениями ошибок;
c) Планки с относительными ошибками. Для выделенного ряда диаграммы будут отображены планки погрешности с пятипроцентными значениями ошибок;
220
220
220
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
d) Планки погрешности со стандартными отклонениями. Для выделенного ряда диаграммы будут отображены планки погрешности со
стандартными значениями отклонений.
Также можно будет открыть окно настроек планок погрешности. Для этого
следует выбрать Анализ -> Планки погрешности -> Дополнительные параметры планок погрешности. Окно настроек планок погрешности показано на рис. 10.34.
Рис. 10.34. Окно настроек планок погрешности в Excel
В данном окне настройки разделены на четыре группы. Тип планок настраивается с помощью первой группы – Вертикальные планки погрешности.
В данной группе настроек можно выбрать направление планок погрешности – все, минус и плюс (в окне настроек планок погрешности содержатся
изображения каждого из указанных вариантов); конечный стиль – без точки и точка (для данной настройки также содержатся поясняющие изображения); также можно выбрать величину погрешности и задать само значение данной величины.
221
221
221
Самоучитель Exсel 2010
10.3. Макеты и стили диаграмм.
Вкладка Формат
На данной вкладке расположены инструменты для форматирования отдельных элементов диаграммы. Для форматирования элемента необходимо
проделать следующее: выбрать необходимый элемент диаграммы, щелкнув
по нему левой кнопкой мыши; зайти на вкладку Формат; выбрать необходимый для форматирования инструмент (или настройку) и задать нужные
параметры. Большинство инструментов и настроек, доступных на вкладке
Формат, доступны в окнах настройки диаграммы, которые были рассмотрены ранее. Преимущество обращения к данным настройкам из вкладки формат – удобство (все настройки сгруппированы по категориям на панелях
вкладки Формат). Итак, все настройки сгруппированы в пяти вкладках –
Текущий фрагмент, Стили фигур, Стили WordArt, Упорядочить и Размер.
На панели Текущий фрагмент расположены всего две кнопки – Формат
выделенного фрагмента и Восстановить форматирование стиля. Данная
панель присутствует также и на вкладке Макет. Стоит напомнить, что нажав кнопку Формат выделенного фрагмента, можно открыть окно настроек выделенного элемента диаграммы, а нажав кнопку Восстановить форматирование стиля, можно вернуть все настройки выделенного элемента к
настройкам по умолчанию.
10.3.1. ГРУППА “СТИЛИ ФИГУР”
В данной группе можно выбрать макет для оформления элемента и настроить параметры оформления. Самым большим элементом группы является
инструмент для выбора макета стиля. В зависимости от элемента диаграммы, выбранного в данный момент, можно выбрать стиль, задающий параметры отображения текста (или надписей) в элементе и стиль заливки – рис.
10.35 (сверху). Если выделена таблица данных, можно выбрать толщину и
цвет линии для границы таблицы – рис. 10.35 (снизу).
Рис. 10.35. Выбор стиля фигуры диаграммы в Excel 2010
222
222
222
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
В правой части данного элемента расположены три кнопки. Кнопки
и
предназначены для перемещения вверх и вниз (соответственно) по списку
стилей. Если требуется весь список стилей и выбрать нужный, следует нажать кнопку . Стоит отметить, что при наведении курсора мыши на иконку, обозначающую тот или иной стиль, на диаграмме сразу отобразятся все
изменения, которые произойдут с выбранным элементом.
Для того чтобы применить заливку к выделенному объекту диаграммы, следует нажать кнопку Заливка фигуры. Появится список, в котором можно
будет выбрать нужный цвет заливки. Если требуемого цвета в списке нет,
можно нажать Другие цвета заливки, появится окно, показанное на рис.
10.36, в котором можно выбрать любой цвет, доступный на компьютере (количество цветов зависит от конфигурации системы).
Рис. 10.36. Окно выбора цвета в Excel 2010
На вкладке Обычные данного окна следует выбрать нужный цвет и указать
требуемый уровень прозрачности. Можно также зайти во вкладку Спектр
и выбрать цвет, щелкнув левой кнопкой в поле цвета, либо выбрать цветовую модель (RGB или HLS). Также в данной вкладке можно указать уровень прозрачности. При выборе цвета с помощью цветовой модели следует
указать числовые значения для красного, зеленого и синего составляющих
цвета (RGB) или уровни оттенка, насыщенности и яркости (HLS). По окончании выбора цвета необходимо нажать кнопку ОК.
223
223
223
Самоучитель Exсel 2010
Если в качестве заливки требуется указать рисунок, следует выбрать пункт
Заливка фигуры -> Рисунок и указать файл рисунка с жесткого диска.
Если требуется применить градиентную заливку к выделенному фрагменту,
следует выбрать Заливка фигуры -> Градиентная ->
a) Указать нужный шаблон для градиентной заливки;
b) Другие градиентные заливки – откроется окно настроек выбранного элемента диаграммы, в котором можно указать нужный тип
градиентной заливки (при этом в окне настроек будет выбран тип
заливки, соответствующий текущему типу заливки выбранного элемента);
Для того чтобы указать заливку выбранного элемента диаграммы, следует
выбрать Заливка фигуры -> Текстура ->
a) Указать из списка нужную текстуру;
b) Другие текстуры — откроется окно настроек выбранного элемента
диаграммы, в котором можно будет указать нужную текстуру (при
этом в окне настроек будет выбран тип заливки, соответствующий
текущему типу заливки выбранного элемента).
Для того чтобы выбрать цвет и параметры контура фигуры диаграммы, следует нажать кнопку Контур фигуры. В появившемся списке можно будет
выбрать цвет контура (аналогично тому, как это делалось для Заливки фигуры). Чтобы указать толщину линии, следует выбрать Контур фигуры ->
Толщина, далее выбрать нужную толщину фигуры. Для того чтобы указать тип линии (штриха), следует выбрать Контур фигуры -> Штрихи, далее нужный тип штриха. Если требуется открыть окно дополнительных настроек Контура фигуры, следует выбрать Контур фигуры -> Толщина (или
Штрихи) -> Другие линии. Если в качестве форматируемого элемента выбрана одна из осей графика/диаграммы, можно указать тип стрелки, для
этого следует выбрать Контур фигуры -> Стрелки ->
a) Указать нужный тип стрелки;
b) Другие стрелки – откроется окно настройки выбранного элемента
диаграммы, в котором можно указать все необходимые параметры
стрелки.
И наконец, можно указать эффекты для выбранного элемента диаграммы
(для открытия списка эффектов следует нажать кнопку Эффекты для фигур). Далее выбирается Заготовка (для создания объемной фигуры), Тень
(можно выбрать определенный тип тени для фигуры), Отражение, Свечение, Сглаживание (для сглаживания краев фигуры), Рельеф (рельеф для
объемной фигуры) и Поворот объемной фигуры. Если требуется открыть
224
224
224
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
окно настроек для выбранной фигуры, чтобы указать более детально настройки выбранного эффекта, следует выбрать (далее приведена общая для
всех типов эффектов схема) Эффекты для фигур -> [название эффекта]
-> в конце списка будет находиться кнопка для открытия окна настроек.
Стоит обратить внимание на маленькую кнопку в правом нижнем углу панели - . Нажав ее, можно открыть окно форматирования (настроек) фигуры. Такая же кнопка присутствует и на других панелях форматирования.
Нажав кнопку , можно открыть окно настроек выбранного элемента диаграммы (при этом активизируется раздел настроек, соответствующий панели форматирования, с которой было открыто данное окно).
10.3.2. ГРУППА “СТИЛИ WORDART”
В данной группе можно выбрать и настроить стили для текста, отображаемого внутри выбранного элемента диаграммы. Самым большим инструментом на данной группы является инструмент для выбора макета стиля текста
– рис. 10.37.
Рис. 10.37. Выбор стиля текста в Excel 2010
Перемещаться по списку стилей текста можно с помощью кнопок (вверх)
и
(вниз). Для того чтобы открыть полный список стилей текста и выбрать нужный, следует нажать кнопку . При наведении курсора мыши на
иконку, обозначающую тот или иной стиль текста, отобразится результат
применения данного стиля.
Для того чтобы залить текст нужным цветом, следует нажать
, появится список, в котором можно выбрать цвет и стили заливки текста. Для
заливки контура текста (зависит от выбранного стиля) следует нажать на
кнопку
, появится список, в котором можно указать нужный цвет,
толщину линии контура и ее тип (штрих).
Если требуется применить визуальный эффект для текста выбранного элемента графика/диаграммы, следует нажать кнопку
. В появившемся
списке можно выбрать один из шести визуальных эффектов:
•
Тень (следует выбрать тип тени, которую будет “отбрасывать”
текст);
•
Отражение (можно создать “отражение” для текста, выбрав его макет);
225
225
225
Самоучитель Exсel 2010
•
Свечение (следует указать макет для создания эффекта свечения
текста);
•
Рельеф (если текст представляет собой объемную фигуру, можно
выбрать макет рельефа для него);
•
Поворот объемной фигуры (следует выбрать макет расположения объемного текста “в пространстве”, чтобы расположить его под
нужным углом);
•
Преобразовать (следует выбрать макет для преобразования текста;
в сочетании с вышеописанными визуальными эффектами, можно
получить огромное количество стилизованных надписей).
Для некоторых эффекторов (Тень, Рельеф, Поворот объемной фигуры) в
конце списка макетов эффектов можно открыть окно для более детальной
настройки текущего примененного эффекта. При выборе эффекта из категории Свечение, можно в конце списка эффектов перейти к списку цветов,
где можно указать нужный цвет свечения.
Если на график/диаграмму добавлен фрагмент WordArt из вкладки Вставить, то на вкладке Формат вместо панели Текущий фрагмент будет находиться группа Вставить фигуры, показанная на рисунке 10.38.
Рис. 10.38. Панель “Вставить фигуры”
Используя уже знакомые кнопки ,
и
для навигации по списку шаблонов фигур, можно выбрать и добавить к графику/диаграмме нужную фи->
гуру. Если требуется изменить выбранную фигуру, следует выбрать
Изменить фигуру, и далее выбрать из списка новый шаблон фигуры. Можно также преобразовать фигуру в полилинию (фигура будет состоять не из
одной неразрывной линии, а из отрезков), для этого необходимо выбрать
-> Преобразовать в полилинию. После этого можно изменить фигуру
по собственному желанию, перемещая точки соединения отрезков (из которых строится линия), для этого следует выбрать
-> Начать изменение
узлов. После этого на фигуре появится ряд черных маркеров, перемещая
которые можно изменить фигуру по своему усмотрению. Также при выборе
того или иного маркера рядом с ним появятся два белых маркера, перемещая которые можно изменить отрезки (сделать их закругленными), на пересечении которых стоит черный маркер.
226
226
226
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
Для того чтобы вставить надпись (объект WordArt) с панели Вставить фии щелкнуть по месту на диаграмме, куда
гуры, следует нажать кнопку
требуется вставить надпись.
10.3.3. ГРУППЫ “УПОРЯДОЧИТЬ” И “РАЗМЕР”
На рис. 10.39 показаны панели Упорядочить и Размер. На панели Упорядочить (для диаграмм) большинство кнопок будут неактивны, а те, что
доступны, не понадобятся при построении графиков/диаграмм и анализе
данных с помощью них.
На вкладке Размер можно указать размер диаграммы. Если нужно открыть
окно настроек размера диаграммы, следует нажать
. Окно настроек размеров области диаграммы показано на рисунке 10.40.
Рис. 10.39. Группы «Упорядочить» и «Размер»
Рис. 10.40. Окно настроек размера диаграммы
227
227
227
Самоучитель Exсel 2010
В этом окне можно указать высоту и ширину диаграммы. Также можно указать высоту и ширину в процентах от текущего размера (раздел настроек
Масштаб). Если при изменении высоты или ширины требуется, чтобы соотношение сторон оставалось прежним, следует поставить галочку напротив пункта Сохранять пропорции. Настройки в остальных вкладках данного окна можно оставить без изменений.
10.4. Практические примеры
ПРИМЕР 32. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую
книгу.
Набрать
в
ячейке A1 текст Отчет
по
продажам.
Далее
заполнить строки A2…A7
названиями товаров, а
строки B2…B7 — числами,
соответствующими
объемам
продаж
(в
единицах или, скажем, в
килограммах).
Пример
исходной
таблицы
приведен на рис. 10.41.
Рис. 10.41. Исходная таблица
228
228
228
Глава 10. Диаграммы и графики в Excel 2010
ДЕЙСТВИЕ 2
Выделить диапазон A2:
B7, щелкнуть по кнопке
Гистограмма
(вкладка
Вставка), далее выбрать
Гистограмма с группировкой. Готовая гистограмма отобразится на рабочем листе (рис. 10.42).
Рис. 10.42. Построена гистограмма
ДЕЙСТВИЕ 3
На вкладке Конструктор
нажать кнопку Изменить
тип диаграммы. В открывшемся меню выбрать
Круговая и нажать кнопку
ОК. Убедиться, что данные
теперь представлены с помощью круговой диаграммы (рис. 10.43).
Рис. 10.43. Построена круговая диаграмма
ДЕЙСТВИЕ 4
На вкладке Макет нажать кнопку Название диаграммы, далее выбрать Над диаграммой. В качестве названия ввести Отчет по продажам. Завершить ввод названия щелчком мыши по свободной области диаграммы.
229
229
229
Самоучитель Ecxel 2010
ПРИМЕР 33. РЕДАКТИРОВАНИЕ ДИАГРАММЫ
ДЕЙСТВИЕ 1
Открыть документ с диаграммой из предыдущего примера. Щелкнуть по сектору
диаграммы, соответствующему капусте. Выделится вся диаграмма. Повторить щелчок.
На этот раз выделится лишь сектор капусты. Используя мышь, оттащить сектор немного
вправо, чтобы он вышел за пределы основного круга.
ДЕЙСТВИЕ 2
Щелкнуть
правой
кнопкой мыши по
сектору капусты, в
раскрывшемся меню
выбрать
Добавить
подпись данных. Убедиться, что на секторе
появилось числовое
значение, соответствующее
продажам
капусты (рис. 10.44).
Рис. 10.44. Отредактированная круговая диаграмма
ДЕЙСТВИЕ 3
Щелчком выделить область диаграммы, нажать кнопку Переместить диаграмму
(вкладка Конструктор). Выбрать переключатель на отдельном листе и нажать кнопку
ОК. Убедиться, что в книге появился новый лист и на нем была размещена диаграмма.
230
230
230
ГЛАВА 11.
УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ
11.1. Условное форматирование и его
использование
Оформление ячеек, устанавливаемое способами, описанными в предыдущих главах, можно назвать безусловным. Их параметры не зависят от какихлибо условий и от содержимого ячеек. Если, например, установлен синий
цвет фона ячейки, то этот цвет будет сохраняться всегда, независимо от того,
какие данные содержатся в ячейке. В большинстве случаев это как раз то,
что нужно.
Однако в Microsoft Excel 2010 имеются развитые средства так называемого
условного форматирования, когда оформление ячейки зависит и может изменяться в зависимости от содержимого ячейки. Такое форматирование позволяет удобно, наглядно и, что самое главное, быстро производить анализ
данных. Например, допустим, что среди нескольких тысяч значений нужно найти те, что превышают какую-то величину, например 100. Благодаря
условному форматированию можно настроить ячейки так, что искать ничего не придется – они сами автоматически подсветятся выбранным цветом.
Кроме того, в Excel 2010 появилась возможность такого условного форматирования, когда в ячейках некоторого диапазона наряду с числовым значением отображается полоса-индикатор, по которой можно судить о величине
содержащегося значения относительно других значений в рамках блока ячеек. В результате можно наглядно оценить данные и порою обойтись без построения дополнительных диаграмм – все и так будет видно (см. рис. 11.1).
Чтобы установить условное форматирование для какого-либо диапазона
ячеек, следует его сначала выделить. Затем необходимо перейти на вкладку
Главная ленты инструментов и нажать на ней кнопку Условное форматирование. При этом раскроется палитра возможностей условного форматирования. Для начала можно попробовать выбрать Гистограммы, а потом один из
предлагаемых цветовых вариантов (см. рис. 11.2). В ячейках появятся цвет232
232
232
Глава 11. Условное форматирование
Рис. 11.1. Ячейки с условным форматированием в Excel 2010
Рис. 11.2. Выбор условного форматирования
233
233
233
Самоучитель Exсel 2010
ные полоски, дающие наглядное представление о содержащихся в ячейках
данных.
В качестве следующего варианта можно попробовать выбрать Наборы значков, а потом любые цветные стрелки. В ячейках появятся стрелки, показывающие, больше или меньше среднего значения содержащееся в данной
ячейке число. Различные варианты условного форматирования можно и
сочетать (см. рис. 11.3).
Чтобы задать какое-либо условие для форматирования, например выделять синим цветом фона все ячейки, значения в которых превышают 2000,
следует на вкладке Главная ленты инструментов нажать кнопку Условное
форматирование, а затем команду Создать правило. В результате на экране появится диалоговое окно Создание правила форматирования (см. рис.
11.4), в котором можно сначала выбрать тип правила, а потом задать его параметры.
Рис. 11.3. Совместное использование нескольких вариантов условного
форматирования
Так, для нашего примера с превышением максимальной границы в 2000 следует вверху окна выбрать тип правила Форматировать все ячейки на основании их значений, в области Минимальное значение выбрать тип Число,
а в ставшем доступным поле Значение ввести значение 2000. В поле Цвет
области Минимальное значение можно выбрать цвет, которым должны выделяться ячейки со значением, меньшим 2000, а в поле Цвет области Максимальное значение – цвет, которым будут выделяться ячейки с числами,
большими 2000.
234
234
234
Глава 11. Условное форматирование
Рис. 11.4. Диалоговое окно «Создание правила форматирования»
Рис. 11.5. Удаление условного форматирования
235
235
235
Самоучитель Exсel 2010
Чтобы удалить условное форматирование с каких-либо ячеек, их следует
выделить, на вкладке Главная ленты инструментов нажать кнопку Условное
форматирование, выбрать там команду Удалить правила, а затем указать,
откуда именно должны быть те удалены, – со всего листа или только с выделенного диапазона ячеек. Можно также выбрать, какое именно условное
форматирование должно быть удалено (см. рис. 11.5).
11.2. Практические примеры
ПРИМЕР 34. ПРИМЕНЕНИЕ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую книгу. Заполнить
диапазон B8:D8 числами 200, 250, 300
и выделить его. На
вкладке Главная нажать кнопку Условное форматирование. В появившемся
меню выбрать Гистограммы,
Синяя
гистограмма. Убедиться, что фон выделенных ячеек изменился в соответствии
с их значениями (рис.
11.6).
Рис. 11.6. Применение условного форматирования
ДЕЙСТВИЕ 2
Нажать кнопку Условное форматирование. В появившемся меню выбрать Удалить правила, Удалить правила из выделенных ячеек. Убедиться, что условное
форматирование больше не используется для выбранного диапазона.
236
236
236
ГЛАВА 12.
СОЗДАНИЕ ВСПЛЫВАЮЩИХ
ПРИМЕЧАНИЙ ДЛЯ ЯЧЕЕК
237
237
237
12.1. Всплывающие примечания
В таблицах Excel можно добавлять текстовые примечания (комментарии,
замечания), которые по умолчанию при обычном просмотре на экране не
выводятся, а появляются лишь при наведении на ячейку указателя мыши.
Таким образом можно помещать дополнительную пояснительную информацию к содержимому той или иной ячейки, обращать на нее внимание.
Чтобы добавить в ту или иную ячейку примечание, следует:
1. Установить на ячейку текстовый курсор (при этом в ячейку уже могут быть введены данные).
2. Перейти на вкладку Рецензирование ленты инструментов (см. рис.
12.1) и нажать кнопку Вставка примечания.
Рис. 12.1. Кнопки управления примечаниями на вкладке «Рецензирование» ленты
инструментов
238
238
238
Глава 12. Создание всплывающих примечаний для ячеек
Рис. 12.2. Создание примечания
3. Далее появится желтое окошко примечания, в котором будет предложено ввести его текст (см. рис. 12.2). Следует обратить внимание,
что с помощью мыши можно изменять размер желтого поля примечания.
4. Чтобы завершить создание примечания, достаточно щелкнуть мышкой в области таблицы вне примечания.
О том, что ячейка содержит примечание, будет говорить маленький красный треугольник в ее правом верхнем углу. Как уже говорилось выше, чтобы
примечание стало видно, следует навести указатель мыши на ячейку.
Можно принудительно отобразить все примечания в таблице, щелкнув
мышкой по кнопке Отобразить все примечания на вкладке Рецензирование ленты инструментов (рис. 12.3). Повторное нажатие на кнопку скрывает
примечания.
239
239
239
Самоучитель Exсel 2010
Целенаправленно переходить от одного примечания к другому можно с помощью кнопок Предыдущее и Следующее все на той же вкладке Рецензирование.
Чтобы отредактировать примечание, достаточно щелкнуть правой кнопкой
мыши по ячейке с примечанием и в появившемся контекстном меню выбрать команду Изменить примечание. Чтобы удалить примечание – в том
же контекстном меню достаточно выбрать команду Удалить примечание.
Рис. 12.3. Режим отображения примечаний
240
240
240
Глава 12. Создание всплывающих примечаний для ячеек
12.2. Практические примеры
ПРИМЕР 35. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИМЕЧАНИЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую рабочую книгу. Установить табличный курсор на ячейку
A4. На вкладке Рецензирование
щелкнуть по кнопке Создать примечание. В появившемся поле набрать текст примечания (рис. 12.4)
и щелкнуть за пределами поля.
Убедиться, что ячейка A4 отмечена
меткой примечания (красной точкой в правом верхнем углу). Щелкнуть правой клавишей по ячейке
D2 и в контекстном меню выбрать
команду Вставить примечания. В
появившемся поле набрать текст
примечания и щелкнуть за пределами поля. Убедиться, что при наведении курсора мыши на ячейки
A4 и D2 на экране появляется соответствующее примечание.
Рис. 12.4. Примечание создано
ДЕЙСТВИЕ 2
Установить табличный курсор на ячейку A1. Щелкая по кнопкам Следующее и Предыдущее раздела Примечания вкладки Рецензирование, осуществлять навигацию
между примечаниями на листе.
ДЕЙСТВИЕ 3
Удалить примечание ячейки А4. Для этого щелкнуть по ней правой клавишей мыши и в
контекстном меню выбрать команду Удалить примечание. Убедиться, что индикатор
примечания этой ячейки исчез.
241
241
241
ГЛАВА 13.
ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦ EXCEL
242
242
242
13.1. Параметры страницы
ЗАДАЕМ ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ
Обычно изначальные параметры страницы являются самыми подходящими и ничего менять в них не нужно. Тем не менее иногда может потребоваться, чтобы листы вашего документа были не вертикальными (как в книге), а горизонтальными (как в альбоме). Или, возможно, вы захотите изменить размеры полей – расстояний от края страницы до текста.
Все это можно задать на вкладке Разметка страницы ленты инструментов.
Там имеются все средства для этого. Например, нажав кнопку Ориентация,
можно выбрать ориентацию страницы, а нажав кнопку Поля, вы сможете
выбрать размер полей (см. рис. 4.67). Если ни один из предлагаемых вариантов вас не устроит, то нажмите Настраиваемые поля, и вы попадете в
окно Параметры страницы (рис. 4.68).
Рис. 13.1. Возможности вкладки «Разметка страницы» по заданию параметров
страницы
243
243
243
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 13.2. Диалоговое окно «Параметры страницы»
13.2. Разбивка таблицы на печатные
страницы
Перед печатью документа его можно и даже необходимо предварительно
просмотреть, чтобы увидеть, как он будет выглядеть на бумаге. Причем в
Excel’e (по сравнению с Word’ом) эту операцию следует отнести к обязательным, т.к. в Word и без того видно, как текст размещается на печтаных
листах. В таблице Excel же непонятно, какие ее части на какие страницы попадут.
Чтобы перейти в режим разметки печатных страниц, находясь в обычном
режиме, в строке состояния щелкните мышкой по кнопке Страничный
(слева от ползунка масштаба). В результате таблица в окне отобразится в
виде, показанном на рис. 4.69. При этом границы между страницами будут
обозначены синей пунктирной линией, а границы области печати – синей
сплошной линией. Перетаскивая те и другие границы, вы сможете изменить
распределение содержимого таблицы по печатным страницам.
Контуры области печати обведены утолщенной линией, а ячейки, не включенные в область печати, имеют серый фон. Границы разбиения на страни244
244
244
Глава 13. Печать таблиц Excel
цы и границы области печати можно перемещать мышью, причем после перемещения, при необходимости, автоматически происходит установка соответствующего масштаба печати, а граница автоматического разбиения
превращается в границу, установленную вручную. Вернуться в обычный режим можно, щелкнув по кнопке Обычный
там же, в строке состояния.
Рис. 4.69. Режим разметки страницы
ПЕЧАТЬ
Чтобы перейти к печати таблицы следует в левом верхнем углу окна Excel
нажать кнопку Файл, а затем — Печать. В результате перед вами откроются
настройки печати и выбор принтера (рис. 4.70). Можно сразу приступить к
печати. В этом случае печать документа будет произведена в одном экземпляре с параметрами, принятыми по умолчанию или установленными при
последней печати. Для этого вверху настроек печати сразу нажмите кнопку Печать.
245
245
245
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 4.70. Настройки печати
В настройках печати чаще всего изменяют лишь объем печати, количество
печатаемых листов и количество копий документа.
Объем печати выбирается переключателями группы Вывести на печать:
•
Напечатать активные листы — печать текущего листа таблицы
(видимого в данный момент) или печать нескольких предварительно
выделенных листов таблиц;
•
Напечатать выделенный фрагмент — печать только предварительно
выделенного блока, причем выделенный блок рассматривается
как целая таблица и соответственно разбивается и размещается на
страницах по тем же правилам;
•
Напечатать всю книгу — печать всех листов таблиц книги.
Количество печатаемых страниц задается в полях Страницы: в левом поле указывается номер страницы, с которого следует начинать печать, а правом поле
— до которого следует печатать.
246
246
246
Глава 13. Печать таблиц Excel
Если требуется напечатать несколько экземпляров документа, то в поле Копии необходимо указать требуемое количество копий. При этом в раскрывающемся списке Разобрать по копиям можно установить последовательность печати копий: если режим разбора по копиям включен, то печатаются сначала все страницы первой копии, затем второй и т.д., если он выключен — сначала первые страницы всех копий, затем вторые и т.д.
В настройках печати можно выбрать принтер, на котором будет производиться печать, а также установить его параметры. Принтер выбирается в
раскрывающемся списке Принтер. Если Windows настроена на один тип
принтера и именно соответствующий принтер подключен к компьютеру, то
ничего изменять не требуется: нужное имя выбрано по умолчанию.
После нажатия Свойства принтера появляется диалоговое окно, используя
которое можно выполнить локальную (т.е. только для программы Excel) настройку выбранного принтера. Вид окна и его опции зависят от типа установленного принтера. Для начала печати необходимо, убедившись в готовности принтера к работе, нажать кнопку Печать.
КОЛОНТИТУЛЫ
На каждой печатной странице таблицы могут размещаться колонтитулы.
Колонтитул – это текст, который располагается в специально отведенной
области в верхней и/или в нижней части страницы (верхний и нижний колонтитул).
Колонтитул имеет одинаковое содержание на каждой печатной странице
документа. В него обычно включается дополнительная информация о документе: название документа, название фирмы (например, на официальном
бланке), номер страницы, фамилия автора, дата создания, название файла, логотип фирмы или какой-либо графический элемент, который должен
присутствовать на каждой странице документа, и т.п.
Благодаря использованию колонтитулов отпадает необходимость размещать данную информацию вручную. Она при разбивке таблицы Excel на
печатные страницы будет автоматически добавляться на каждую из них.
Чтобы добавить колонтитул, следует перейти на вкладку Вставка ленты
инструментов и нажать кнопку Колонтитулы. После этого вы перейдете в
режим редактирования колонтитулов и сможете задать свое содержимое
колонтитула (рис. 4.71). Так вы сможете набрать какой-либо текст, а также
включить в колонтитул различные элементы (рисунок, текущую дату, название таблицы и т.п.), воспользовавшись соответствующими кнопками на
247
247
247
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 4.71. Ввод колонтитулов
вкладке Конструктор, которая станет доступна в режиме редактирования
колонтитулов.
248
248
248
Глава 13. Печать таблиц Excel
13.5. Практические примеры
ПРИМЕР 36. ЗАДАНИЕ ПАРАМЕТРОВ СТРАНИЦ ДЛЯ ПЕЧАТИ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создайте новую рабочую книгу и заполните любой ее диапазон любыми данными. На
вкладке Разметка страницы
нажмите кнопку Поля (раздел
Параметры страницы), в появившемся меню выберите
Настраиваемые поля. В появившемся диалоговом окне на
вкладке Поля в области верхнее, нижнее, левое и правое
введите одинаковые значения
3. В областях верхнего колонтитула и нижнего колонтитула
введите значения 1,5 и включите переключатель горизонтально (рис. 13.7).
Рис. 13.7. Размеры полей
ДЕЙСТВИЕ 2
Перейти на вкладку Колонтитулы
диалогового
окна Параметры страницы и нажать кнопку Создать верхний колонтитул…. В появившемся диалоговом окне щелкнуть в
поле Слева, а затем щелкнуть по кнопке Вставить
имя листа. Далее щелкнуть в поле В центре, а
затем по кнопке Вставить
номер страницы. Далее,
щелкнуть в поле Справа,
Рис. 13.8. Настройка колонтитулов
а затем по кнопке Вставить дату (рис. 13.8). Нажать кнопку OK. Убедиться, что на вкладке Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы появился образец колонтитула выбранного вида.
249
249
249
Самоучитель Exсel 2010
ДЕЙСТВИЕ 3
Перейти на вкладку Лист
диалогового окна Параметры страницы, включить переключатель черновая (рис.
13.9), а затем нажать кнопку
OK. Убедиться, что на листе
таблицы появились разделители страниц автоматической разбивки.
Рис. 13.9. Параметры печати
ДЕЙСТВИЕ 4
Установить
табличный
курсор на ячейку A11,
нажать кнопку Разрывы
(раздел
Параметры
страницы
вкладки
Разметка страницы ленты
инструментов),
далее
выбрать пункт Вставить
разрыв
страницы
(рис.
13.10). Убедиться, что на
листе таблицы появились
разделители страниц ручной
разбивки.
Рис. 13.10. Вставка разрыва страницы
250
250
250
Глава 13. Печать таблиц Excel
ПРИМЕР 37. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР
ДЕЙСТВИЕ 1
Открыть документ из
предыдущего примера. Нажать кнопку
далее выбрать пункт
Печать
Предварительный просмотр. С помощью
инструмента Масштаб
сначала
увеличить
изображение
листа
(рис. 13.11), а затем,
щелкнув по нему еще
Рис. 13.11. Предварительный просмотр
раз, уменьшить изображение.
Обратить
внимание, что вид листа при просмотре полностью соответствует тому, что будет
печататься: на экран выводится колонтитул таблицы, вид таблицы соответствует
выбранной черновой печати (без линий сетки и обрамления). Установив флажок
Показать поля, попробовать перетаскивать границы полей. Далее закрыть окно
предварительного просмотра при помощи одноименной кнопки.
ДЕЙСТВИЕ 2
Рис. 13.12. Разметка страницы
Щелкнуть по кнопке
Разметка страницы
(вкладка Вид ленты
инструментов).
Убедиться, что включен
режим
разметки
страницы
(рис.
13.12). Попробовать
мышью перетаскивать
границы страницы. По
окончании вернуться
к обычному режиму
отображения
листа
(кнопка Обычный).
251
251
251
Самоучитель Exсel 2010
ПРИМЕР 38. ПОДГОТОВКА К ПЕЧАТИ И ПЕЧАТЬ
ДЕЙСТВИЕ 1
Открыть
документ
из
предыдущего
примера.
Согласно
инструкции
включить
принтер
в
электрическую
сеть
и
заправить
его
бумагой.
Выбрать
Печать и в
появившемся
диалоговом
окне в раскрывающемся
списке Имя выбрать принтер, к которому подключен
компьютер в настоящее
время
(если
компьютер
подключен
к
одному
Рис. 13.13. Количество копий
принтеру, то это действие
выполнять не надо). Далее в
поле Число копий ввести значение 2 (рис. 13.13). Нажать кнопку ОК и наблюдать за
ходом печати.
ДЕЙСТВИЕ 2
Рис. 13.14. Печать выделенного диапазона
252
252
252
Выделить диапазон A1:E2,
выбрать команду Файл Печать и в появившемся
диалоговом окне выбрать
переключатель
выделенный диапазон (рис.
13.14).
Нажать
кнопку
Просмотр и, перейдя в
режим предварительного
просмотра, убедиться, что
на печать будут выводиться
только заголовок таблицы
и
заголовки
столбцов.
Щелкнуть по инструменту
Печать, чтобы распечатать
их.
ГЛАВА 14.
БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL 2010
253
253
253
Приложения, предназначенные для работы с базами данных, принадлежат
к числу наиболее полезных прикладных программ. К системам управления
базами данных относится, в частности, Microsoft Access из пакета Microsoft
Office. В состав Excel также включены средства, позволяющие работать с
простейшей базой данных, состоящей из одной таблицы.
База данных в Excel — это, по сути, обычная таблица, которая имеет
структуру, подобную той, что показана на рис. 14.1. Такая таблица (таблица
базы данных) состоит из озаглавленных столбцов с данными. Строки в
таблице базы данных называются записями, ячейки в строке (в записи)
— полями записи, а заголовки столбцов — заголовками полей.
Рис. 14.1. Пример базы данных
14.1. Создание базы данных
Для создания базы данных можно использовать обычные средства
создания таблиц. Однако более удобным является использование так
называемой формы данных. Изначально форма данных недоступна на ленте
инструментов. Добавить ее на панель быстрого доступа можно следующим
образом:
254
254
254
Глава 14. Базы данных
Рис. 14.2. Параметры Excel
1. Щелкнуть по кнопке
справа от панели быстрого доступа (в
заголовке окна Excel) и выбрать пункт Другие команды.
2. В раскрывающемся списке Выбрать команды из выбрать пункт
Команды не на ленте.
3. В списке снизу выделить элемент Форма… и нажать кнопку
Добавить (см. рис. 14.2). Далее нажать кнопку ОК. На панели
быстрого доступа появится значок команды Форма.
Теперь для создания таблицы данных следует:
1. ввести данные в строку заголовков полей (строка 2 на рис. 14.1);
2. ввести данные в строку первой записи (строка 3 на рис. 14.1);
3. отформатировать заголовки таблицы и строку первой записи;
4. установить табличный курсор на любую из заполненных ячеек и
нажать кнопку Форма на панели быстрого доступа.
В результате этого появляется диалоговое окно формы данных (рис. 14.3
(слева)), в заголовке которого появляется название листа таблицы, в
которой создается база данных (в данном случае это лист Сотрудники).
255
255
255
Самоучитель Exсel 2010
Диалоговое окно формы данных содержит поля ввода, названия которых
повторяют заголовки полей базы данных. Если в поле записи содержится
формула, то напротив названия поля появляется не поле ввода, а простая
надпись, повторяющая полученное по формуле значение. Например, если
ячейка H3 (рис. 14.1) содержит формулу
=ГОД(ТДАТА())-ГОД(D3)
то в окне формы данных напротив названия Возраст в течение всего 2008
года будет появляться нередактируемое значение 35.
В правом верхнем углу окна формы вновь создаваемой базы данных имеется
надпись 1 из 1. Первое число в ней означает порядковый номер текущей
записи, т.е. записи, поля которой показаны в диалоговом окне, а второе —
общее количество записей в базе данных.
Рис. 14.3. Окно формы данных. Слева: окно с записью, справа: окно для ввода новой
записи
Для введения в базу данных очередной записи необходимо нажать «Enter»
или кнопку Добавить. В результате этого поля ввода диалогового окна
очистятся, а в его правом верхнем углу появится надпись Новая запись (рис.
14.3 (справа)).
Далее следует заполнить поля очередной записи. Для перехода между
полями можно использовать клавиши «Tab» и «Shift»+«Tab», а также мышь.
Клавишу «Enter» использовать нельзя, т.к. после ее нажатия происходит
создание очередной записи.
Если в поле требуется ввести такое же значение, как и в предыдущей записи,
то можно перейти в это поле и нажать «Ctrl»+«’» (апостроф). Например,
поскольку сотрудник Смирнов (рис. 14.1), так же как сотрудник Котов,
имеет среднее образование, то при заполнении поля Образование в записи
Смирнова можно использовать эту комбинацию.
256
256
256
Глава 14. Базы данных
Для введения в базу данных очередной записи, после заполнения полей
формы следует снова нажать «Enter» или кнопку Добавить. Снова появится
окно для ввода новой записи (рис. 14.3 (справа)) и т.д.
Для завершения создания базы данных и закрытия окна формы необходимо
после заполнения полей последней записи нажать клавишу «Esc» или
кнопку Закрыть.
14.2. Поиск и редактирование записей
Поиск записей можно выполнять, просматривая всю базу данных или
используя критерии поиска. В обоих случаях необходимо установить
табличный курсор в любое поле таблицы базы данных и нажать кнопку
Форма (на панели быстрого доступа).
Щелкая по кнопкам полосы прокрутки или используя курсорные клавиши
«вверх» и «вниз», можно просматривать записи одну за другой. Кроме этого,
для перемещения можно нажимать кнопки Далее и Назад.
Ускорить поиск требуемой записи в большой базе данных можно, используя
критерии (правила) поиска. Для этого необходимо в окне формы данных
нажать кнопку Критерии. В результате окно формы приобретет практически
такой же вид, как и при вводе новой записи, за некоторыми исключениями.
Во-первых, в правом верхнем углу окна появится надпись Критерии, а вовторых, поля пустые ввода появятся напротив названия всех полей, в том
числе и тех, которые содержат формулы (в примере это поле Возраст).
В эти поля следует ввести критерии поиска. Например, если требуется
найти запись по сотруднику с фамилией Козлов, который родился в городе
Тула, то в поля Фамилия и Место рождения необходимо ввести Козлов и
Тула, соответственно, и нажать кнопку Далее. При таком поиске регистр
букв роли не играет, т.е. можно набрать козлов и тула.
Если в результате поиска будет найдено несколько записей, отвечающих
критериям поиска, то просматривать их можно только кнопками Далее и
Назад (не клавиатурой и не полосой прокрутки).
При поиске числовых значений могут использоваться знаки сравнения: =
(равно), < (меньше), > (больше), <> (не равно), <= (меньше или равно),
>= (больше или равно). Если, например, требуется найти записи по всем
сотрудникам не старше 30 лет, то в поле Возраст следует ввести критерий
<=30. При поиске текстовых значений можно использовать шаблоны
поиска (символы * и ?).
257
257
257
Самоучитель Exсel 2010
Возвращение из режима поиска по критериям в обычный режим просмотра
записей производится нажатием «Enter» или использованием полосы
прокрутки.
Для редактирования поля записи, находящейся в окне формы данных,
необходимо перейти в соответствующее поле ввода, набрать новое значение
(или отредактировать старое) и нажать «Enter». Если еще до нажатия
«Enter» требуется восстановить исходные значения полей, то следует
нажать клавишу «Esc» или кнопку Вернуть.
Чтобы добавить новую запись, следует нажать кнопку Добавить или любым
способом перейти в конец базы данных на чистую запись. Затем требуется
заполнить поля записи и нажать Enter или кнопку Добавить.
Для удаления текущей записи из базы данных необходимо нажать кнопку
Удалить. После этого появится окно с предупреждением, в котором следует
подтвердить принятое решение. Удаленную, а также измененную запись
восстановить нельзя, поэтому перед выполнением каких-либо действий с
базой данных лучше сохранить последнее ее состояние.
14.3.Сортировка записей
При заполнении базы данных записи в таблице располагаются в том же
порядке, в каком они вводились. Этот порядок можно изменить, разместив
записи в каком-либо заданном порядке, например по алфавиту или по
возрастанию чисел в полях. Поле, по которому производится сортировка,
называется ключом сортировки.
Порядок сортировки может быть возрастающим или убывающим.
Возрастающим считается следующий порядок:
•
для числовых значений: от наименьшего отрицательного до
наибольшего положительного;
•
для текстовых значений: пробел(ы), небуквенные символы, буквы
от A до Z, буквы от А до Я.
Соответственно, при обратном порядке все наоборот. Если в поле содержатся
и числовые, и текстовые значения, то при прямом порядке сортировки
числовые значения будут размещены перед текстовыми.
Если сортировка ведется по одному полю (ключу), то строки с одинаковыми
значениями в этом поле сохраняют прежний порядок. Строки с пустыми
ячейками в ключе сортировки располагаются в конце сортируемого списка.
Скрытые строки не перемещаются.
258
258
258
Глава 14. Базы данных
Рис. 14.4. Окно “Сортировка”
Для сортировки записей необходимо установить табличный курсор в любое
место базы данных и выполнить команду Сортировка (вкладка Данные
ленты инструментов). В появившемся диалоговом окне (рис. 14.4) следует
установить параметры сортировки и нажать кнопку OK.
В окне Сортировка можно установить несколько ключей сортировки
(используя кнопку Добавить уровень) и для каждого из них указать
собственный порядок сортировки.
Например, для сортировки базы данных, показанной на рисунке 14.1, по
алфавиту фамилий необходимо в раскрывающемся списке Сортировать
по установить значение Фамилия, а также выбрать переключатель От А
до Я. Для того, чтобы записи по сотрудникам с одинаковыми фамилиями
располагались друг относительно друга по алфавиту имен, необходимо
нажать кнопку Добавить уровень, затем в появившейся строке Затем по
установить значение Имя и выбрать переключатель От А до Я. Если же
требуется, чтобы записи по сотрудникам с одинаковыми фамилиями и
именами располагались друг относительно друга по убыванию возраста,
необходимо добавить еще один уровень, и в новой строке Затем по выбрать
столбец Возраст и порядок По убыванию.
Если в окне Сортировка нажать кнопку Параметры…, то появится
диалоговое окно, в котором можно выбрать, строки или столбцы таблицы
сортируются, а также указать, требуется ли учитывать регистр символов
при сравнении строк.
Для сортировки только по одному ключу удобно использовать инструменты
и Сортировка
Сортировка от минимального к максимальному
вкладки Данные. Перед их
от максимального к минимальному
использованием необходимо установить табличный курсор в столбец,
соответствующий ключу сортировки.
259
259
259
Самоучитель Exсel 2010
14.4. Фильтрация записей
14.4.1. ФИЛЬТРАЦИЯ ПО ВЫБРАННОМУ ПОЛЮ
При просмотре таблицы базы данных на экране видны все ее строки (все
записи базы данных). Однако можно выполнить фильтрацию записей,
чтобы на экране оставались только те из них, которые отвечают некоторому
требованию (фильтру). Такая необходимость возникает, например, для
обеспечения лучшего обзора всех отобранных записей или перед печатью.
Для того чтобы воспользоваться возможностью фильтрации, необходимо
установить табличный курсор в одну из ячеек таблицы базы данных
и нажать кнопку Фильтр на вкладке Данные панели инструментов. В
результате этих действий в ячейках с заголовками полей появляются кнопки
раскрывающихся списков (кнопки фильтров), см. рис. 14.1.
Установить фильтр по какому-либо полю можно выполнив следующую
последовательность действий:
1) открыть список фильтров, для чего щелкнуть по кнопке фильтра этого
поля, либо установить табличный курсор на ячейку с заголовком
поля и нажать «Alt»+«↓»;
2) в появившемся списке фильтров выбрать одно из значений.
В списке фильтров поля содержатся все значения этого поля без учета
повторений. После выбора одного из значений на экране останутся только
те записи, у которых в поле, по которому выполняется фильтрация, записано
выбранное в списке значение. Например, если в базе данных, показанной
на рисунке 14.1, щелкнуть по кнопке фильтра поля Имя и в списке
фильтров выбрать значение Петр, то на экране останутся только записи по
сотрудникам, которые имеют имя Петр. Если нет ни одного сотрудника с
именем Петр, то значения Петр в списке фильтра не будет.
Фильтр можно устанавливать по нескольким полям одновременно.
Например, для того, чтобы в базе данных, показанной на рисунке 14.1,
вывести на экран только записи по сотрудникам с именем Петр и родившимся
в Москве, необходимо в списке фильтров поля Имя выбрать значение Петр,
а в списке фильтров поля Место рождения выбрать значение Москва.
Если в поле, по которому устанавливается фильтр, хотя бы в одной записи
имеется пустое значение (ячейка не заполнена), то в списке фильтров
появляется значение (Пустые). При его выборе на экране останутся записи,
ничего не содержащие в соответствующем поле.
260
260
260
Глава 14. Базы данных
После фильтрации в строке состояния Excel появится сообщение о
результатах выборки, например Найдено записей: 2 из 4.
Значение (Все) в списке фильтров отменяет фильтр по выбранному полю.
Для отмены всех фильтров сразу необходимо нажать кнопку Очистить
(раздел Сортировка и фильтр вкладки Данные ленты инструментов).
Все фильтры, а также кнопки фильтров убираются с экрана повторным
нажатием кнопки Фильтр вкладки Данные ленты инструментов.
14.4.2. СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Кроме установки фильтра по значениям поля можно задавать фильтр
пользователя. Для этого необходимо в раскрывающемся списке фильтров
выбрать самую нижнюю строку меню (ее название определяется типом
фильтруемых данных, например, Текстовые фильтры, Фильтры по дате,
Числовые фильтры), затем пункт Настраиваемый фильтр.
В появившемся диалоговом окне (рис. 14.5) устанавливается одно или два
условия сравнения, которые соединяются переключателем И или ИЛИ.
Условие сравнения состоит из знака сравнения и значения, относительно
которого производится сравнение. При наборе значения сравнения для
текстовых значений можно использовать символы шаблона “*” и “?”, а
также раскрывающийся список.
Если поле, по которому выполняется фильтрация, содержит числовые
значения (числа или дату, время), то в списке фильтров можно использовать
значение (Первые 10…). После его выбора появляется диалоговое окно (рис.
14.6), в котором можно установить, какое количество записей, имеющих
наибольшие или наименьшие значения в данном поле, следует отразить.
Можно задать не конкретное количество записей, а долю в процентах от
общего количество записей.
Рис. 14.5. Окно “Пользовательский автофильтр”
261
261
261
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 14.6. Окно “Наложение условия по списку”
Например, для того, чтобы в базе данных, показанной на рис. 14.1, вывести на
экран 15 записей по самым молодым сотрудникам, необходимо щелкнуть по
кнопке фильтра поля Возраст, в списке фильтров выбрать значение (Первые
10 …) и в окне Наложение условия по списку установить параметры так,
как показано на рис. 14.6.
Отфильтрованную таблицу можно скопировать в другое место, в эту же
или в другую таблицу, в другую книгу. При этом следует учитывать, что
после фильтрации многие операции будут относиться только к видимым
ячейкам. К таким операциям относятся очистка, копирование, удаление,
печать, сортировка, автозаполнение, автосуммирование, форматирование,
создание диаграмм.
14.4.3. РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР
Если после установки табличного курсора в одну из ячеек таблицы базы
данных нажать кнопку Дополнительно раздела Сортировка и фильтр
вкладки Данные ленты инструментов, вызовется диалоговое окно
Расширенный фильтр (рис. 14.7), которое предоставляет дополнительные
возможности по фильтрации базы данных:
•
изменение диапазона, в котором находятся фильтруемые данные (по
умолчанию выбирается диапазон, включающий в себя всю таблицу
базы данных) — поле ввода Исходный диапазон;
•
установка диапазона, в котором находятся условия фильтрации,
т.е. задание фильтров не в диалоговом окне, а в таблице, причем не
обязательно в этой же (на рис. 14.7 показана ссылка на ячейки таблицы
с листа Фильтры) — поле ввода Диапазон условий;
•
копирование отфильтрованных записей в другое место таблицы или в
другую таблицу (на рис. 14.7 показана ссылка на ячейки таблицы на
листе Результаты) — переключатель скопировать результат в другое
место и поле ввода Поместить результат в диапазон;
262
262
262
Глава 14. Базы данных
Рис. 14.7. Диалоговое окно Расширенный фильтр
•
исключение из результатов фильтрации совершенно одинаковых
записей — переключатель Только уникальные записи.
Фильтры могут задаваться в любых незанятых ячейках таблицы. Например,
для того чтобы в базе данных, показанной на рисунке 14.1, остались только
записи по сотрудникам с именем Петр и родившимся в Москве, необходимо
задать диапазон условий $A$1:$B$2 (рис. 14.8). Если требуется, чтобы
остались записи по сотрудникам по имени Петр, либо родившимся в Москве,
то необходимо задать диапазон условий $D$1:$E$3. Если же возникла
необходимость, чтобы остались записи по сотрудникам по имени Петр и
родившихся в Москве, а также по сотрудникам с именем Сергей родом из
Киева, то следует задать диапазон условий $G$1:$H$3.
Для отмены фильтрации необходимо нажать кнопку Очистить (раздел
Сортировка и фильтр вкладки Данные ленты инструментов).
Рис. 14.8. Задание параметров фильтра на листе Excel
263
263
263
Самоучитель Exсel 2010
14.5. Практические примеры
ПРИМЕР 39. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
ДЕЙСТВИЕ 1
Создать новую книгу Excel
и переименовать первый
ее лист в Склад. В строку
1, начиная с ячейки A1,
ввести заголовки полей:
Наименование товара, Сорт,
Рис. 14.9.
Ед. изм., Кол-во ед., Цена
ед. и Общая цена. В строку 2 ввести значения первой записи, причем в ячейку F2 ввести
формулу =D2*E2.(см. рис. 14.9).
ДЕЙСТВИЕ 2
Установить табличный курсор на
любую из заполненных ячеек и
нажать кнопку Форма на панели
быстрого доступа. В появившемся
диалоговом окне (рис. 14.10)
нажать кнопку Добавить. Затем
в очистившихся полях формы
набрать значения второй записи.
Для перехода между полями
следует использовать клавишу
«Tab». Нажать «Enter», чтобы
добавить новую запись.
Рис. 14.10. Создание базы данных
ДЕЙСТВИЕ 3
С помощью формы добавить
еще 15-25 записей. Для завершения ввода таблицы нажать кнопку Закрыть. Убедиться, что таблица базы
данных заполнилась, причем
в том порядке, в котором вводились записи (рис. 14.11).
Если
в какое-либо поле треРис. 14.11. Заполненная база данных
буется ввести такое же значение, как и в предыдущей записи, то достаточно, перейдя в это поле, нажать «Ctrl+’»
(апостроф).
264
264
264
Глава 14. Базы данных
ПРИМЕР 40. ПОИСК ЗАПИСЕЙ, ИХ РЕДАКТИРОВАНИЕ И УДАЛЕНИЕ
ДЕЙСТВИЕ 1
Открыть документ из предыдущего примера на листе Склад. Установить табличный
курсор на любую из заполненных ячеек и нажать кнопку Форма на панели быстрого
доступа. В появившемся диалоговом окне, нажимая «Enter», пролистать вперед все
записи базы данных, а потом, нажимая ↑, пролистать все записи назад. Пролистать
базу вперед и назад, используя полосу прокрутки. Следует обратить внимание, что
в правом верхнем углу окна формы данных указывается общее количество записей.
Далее с использованием формы данных отредактировать две-три записи.
ДЕЙСТВИЕ 2
Не закрывая форму данных,
нажать кнопку Критерии. В
очистившей форме поиска
в поле Ед.изм. ввести
значение кг (рис. 14.12)
и, нажимая кнопки Далее
и Назад, пролистать те
записи, у которых товар
измеряется в килограммах.
Клавиатурой и полосой
прокрутки
пользоваться
нельзя, в противном случае
произойдет
переход
в
обычный просмотр всех
записей базы.
Рис. 14.12. Форма для ввода данных в базу
265
265
265
Самоучитель Exсel 2010
ПРИМЕР 41. СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
Открыть документ из предыдущего примера на листе Склад. Установить таб-личный
курсор на любую из заполненных ячеек и нажать кнопку Сортировка на вкладке
Данные ленты инструментов. В появившемся диалоговом окне в раскрывающемся
списке Сортировать по выбрать значение Ед.изм, затем выбрать переключатель От А
до Я. Щелкнуть по кнопке Добавить уровень и в раскрывающемся списке Затем по
выбрать Общая цена, затем выбрать переключатель По убыванию (рис. 14.13). Нажать
кнопку OK. Убедиться, что в таблице базы данных записи расположились по алфавиту
названий единиц изменения (кг, л, уп.), а записи с одинаковыми единицами изменения
— в порядке уменьшения общей цены, т.е. от больших значений к меньшим.
Рис. 14.13. Параметры сортировки
ДЕЙСТВИЕ 2
У с т а н о в и т ь
табличный курсор на
любую заполненную
ячейку поля Цена
ед.
(столбца
E)
и
щелкнуть
по
и н с т р у м е н т у
Сортировка
от
минимального
к
Рис. 14.14. Сортировка выполнена
максимальному
вкладки
Данные.
Убедиться, что в базе данных записи
расположились по порядку увеличения
цены единицы товара (рис. 14.14).
266
266
266
Глава 14. Базы данных
ПРИМЕР 42. ФИЛЬТРАЦИЯ ЗАПИСЕЙ
ДЕЙСТВИЕ 1
Открыть
документ
из
предыдущего примера на листе
Склад. Установить табличный
курсор на любую из заполненных
ячеек и нажать кнопку Фильтр
на вкладке Данные ленты
инструментов. В результате
появятся
кнопки
фильтра.
Щелкнуть по кнопке фильтра
поля Ед. изм. и в открывшемся
списке убрать галочки напротив
значений л и уп. (рис. 14.15).
Нажать кнопку ОК. Убедиться,
что на экране в таблице базы
данных остались только записи
по тем товарам, которые
измеряются в килограммах.
Рис. 14.15
Обратить внимание, что кнопка
фильтра поля Ед. изм. внешне изменилась. Также в строке состояния появилась
информация о результатах фильтрации. Щелкнуть по кнопке фильтра поля Ед. изм. и в
открывшемся списке щелкнуть по значению (Выделить все), затем нажать кнопку ОК.
Убедиться, что в таблице базы вновь появились все записи.
ДЕЙСТВИЕ 2
Задать собственное условие фильтрации.
Для этого щелкнуть по кнопке фильтра
поля Цена ед. и в открывшемся меню
выбрать Числовые фильтры, Настраиваемый
фильтр. В появившемся диалогом окне
Пользовательский автофильтр в верхнем
раскрывающемся списке выбрать значение
меньше, а в находящееся рядом поле ввести
значение 20. В нижнем раскрывающемся
списке выбрать значение больше, а в
находящееся рядом поле ввести значение
Рис. 14.16. Пользовательский
100. Выбрать переключатель ИЛИ (рис.
автофильтр
19.16) и нажать кнопку OK. Убедиться, что
на экране остались видны только дешевые
(цена меньше 20) и дорогие (цена больше 100) товары. Щелкнуть кнопку Очистить на
вкладке Данные ленты инструментов. Убедиться, что в таблице базы вновь появились
все записи. Повторно нажать кнопку Фильтр на вкладке Данные ленты инструментов.
Убедиться, что кнопки фильтра исчезли.
267
267
267
ГЛАВА 15.
СПРАВОЧНИК ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ
EXCEL 2010
268
268
268
15.1. Структура функций
Каждая функция имеет следующую базовую структуру:
ФУНКЦИЯ (аргумент1; аргумент2; …)
ФУНКЦИЯ — это непосредственное название функции, которое всегда
вводится заглавными буквами. При этом не обязательно использовать заглавные буквы при вводе функции, Excel автоматически произведет необходимую конвертацию.
Элементы, которые вводятся в скобках и разделяются точкой с запятой,
— это аргументы функции. Аргументы — это входные значения функции
– информация, необходимая для работы функции. В отношении аргументов функции делятся на два типа:
•
Без аргументов – множество функций вообще не требуют аргументов для работы. Например, функция =СЕГОДНЯ() возвращает текущую дату и не требует ввода аргументов.
•
С одним или более аргументом – большинство функций требуют
как минимум 1 аргумент, а некоторые из них даже 9 или 10 аргументов. Аргументы делятся на обязательные и опциональные. Обязательные аргументы должны присутствовать в необходимом количестве в скобках, иначе Excel сгенерирует ошибку. Опциональные или
необязательные аргументы можно использовать по мере необходимости.
В качестве практического примера можно рассмотреть структуру функции
LOG(), которая вычисляет значение логарифма по заданному основанию:
LOG (число; основание)
269
269
269
Самоучитель Exсel 2010
где
число – это необходимое значение для вычисления логарифма;
основание – необязательный параметр, указывает основание, по которому происходит вычисление логарифма (по умолчанию параметр равен 10).
Слова, выделенные курсивом, на практике означают необходимость подстановки в данное место реального значения. При этом аргументы, выделенные жирным шрифтом, являются обязательными для ввода. Все остальные
аргументы (не выделенные), стоящие, как правило, после обязательных
аргументов, требуют ввода не всегда, а только когда это необходимо. В случае их пропуска Excel автоматически подставляет на их место значения по
умолчанию.
Следует соблюдать осторожность при вводе опциональных аргументов. В
случае если функция требует более одного из них, необходимо отделить
точкой с запятой все необязательные аргументы до вводимого.
15.2. Функции для работы с текстом в Excel
Таблица 15.1 приводит общий перечень соответствующих функций и их
краткое описание.
Таблица 15.1. Текстовые функции Excel
Функция и ее синтаксис
Краткое описание работы
СИМВОЛ (число)
Возвращает знак с заданным числовым кодом
ПЕЧСИМВ (текст)
Удаляет все непечатаемые знаки из текста.
Функция ПЕЧСИМВ используется в том случае, когда текст, импортированный из другого
приложения, содержит знаки, печать которых
невозможна
КОДСИМВ (текст)
Возвращает числовой код первого знака во
введенной текстовой строке
СЦЕПИТЬ (текст1; текст2;...)
Объединяет две или более текстовых строк в
одну
РУБЛЬ (число; число_знаков)
Функция преобразует число в текстовый формат и добавляет к нему обозначение денежной
единицы рубль (р.)
270
270
270
Глава 15. Справочник основных функций Excel
СОВПАД (текст1; текст2)
Сравнивает две строки текста и возвращает
значение ИСТИНА, если они в точности совпадают, и ЛОЖЬ — в противном случае. Функция
учитывает регистр, но игнорирует различия в
форматировании
НАЙТИ (искомый_текст; просматриваемый_текст; нач_позиция)
Функция находит вхождение одной текстовой
строки в другой строке (с учетом регистра) и
возвращает начальную позицию первой строки относительно крайнего левого знака второй
строки.
ФИКСИРОВАННЫЙ (число; число_
знаков; без_разделителей)
Округляет число до заданного количества десятичных цифр, форматирует число в десятичном формате с использованием запятой и
разделителей тысяч, и возвращает результат
в виде текста.
ЛЕВСИМВ
знаков)
Функция ЛЕВСИМВ возвращает первые знаки
текстовой строки исходя из заданного количества знаков.
(текст;
количество_
ДЛСТР (текст)
Функция ДЛСТР возвращает количество знаков в текстовой строке.
СТРОЧН (текст)
Преобразует знаки в текстовой строке из верхнего регистра в нижний.
ПСТР (текст; начальная_позиция; число_знаков)
Функция ПСТР возвращает указанное число
знаков из текстовой строки, начиная с указанной позиции.
ПРОПНАЧ (текст)
Первая буква в строке текста и все первые
буквы, следующие за знаками, отличными от
букв, преобразуются в прописные (верхний
регистр). Все прочие буквы в тексте преобразуются в строчные (нижний регистр).
ЗАМЕНИТЬ
(старый_текст;нач_
поз;число_знаков;новый_текст)
Функция ЗАМЕНИТЬ замещает указанную
часть знаков текстовой строки другой строкой
текста.
ПОВТОР (текст; число_повторений)
Повторяет текст заданное число раз. Функция
ПОВТОР используется для заполнения ячейки
заданным количеством вхождений текстовой
строки.
ПРАВСИМВ
ков)
Функция ПРАВСИМВ возвращает заданное
число последних знаков текстовой строки.
(текст;
число_зна-
ПОИСК (искомый_текст; текст_
для_поиска; нач_позиция)
Функция находит одну текстовую строку внутри второй текстовой строки (без учета регистра), и возвращает номер начальной позиции
первой строки, отсчитывая его от первого знака второй строки
271
271
271
Самоучитель Exсel 2010
ПОДСТАВИТЬ (текст; стар_текст;
нов_текст; номер_вхождения)
Подставляет значение аргумента «нов_текст»
вместо значения аргумента «стар_текст» в
текстовой строке. Функция ПОДСТАВИТЬ используется, когда нужно заменить определенный текст в текстовой строке
Т (значение)
Возвращает текст, ссылка на который задается аргументом «значение».
ТЕКСТ (значение; формат)
Преобразует значение в текст в заданном числовом формате.
СЖПРОБЕЛЫ (текст)
Удаляет из текста все пробелы, за исключением одиночных пробелов между словами
ПРОПИСН (текст)
Делает все буквы в тексте прописными.
ЗНАЧЕН (текст)
Преобразует строку текста, отображающую
число, в число.
15.2.1. РАБОТА С СИМВОЛАМИ И КОДАМИ
Каждый символ, вводимый вами и отображаемый на экране, имеет свой
собственный числовой код. Например, код для прописной буквы А это 65,
а код для амперсанда (&) – 38. Эти коды присутствуют не только для алфавитных символов, вводимых с клавиатуры, но и для специальных символов,
которые можно вывести на экран, используя их коды. Список всех символов и их кодов называется таблицей кодов ASCII.
Например, ASCII код для символа © равен 169. Для вывода данного символа необходимо ввести на клавиатуре «Alt» + «0169», используя цифровую
клавиатуру для ввода цифр.
Таблица ASCII содержит коды от 1 до 255, при этом первые 31 цифр используются для непечатаемых символов, таких как возврат каретки и перевод строки.
ФУНКЦИЯ СИМВОЛ()
Excel позволяет определять символы путем ввода их кодов ASCII используя функцию СИМВОЛ (число), где в качестве аргумента необходимо ввести
соответствующий код.
Например, если требуется ввести символ параграфа (§ с кодом ASCII 167),
достаточно набрать =СИМВОЛ(167)
272
272
272
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Используя функцию СИМВОЛ(), можно сгенерировать таблицу ASCII-символов (см. рис. 15.1). В таблицу не включены первые 31 символ; стоит обратить внимание, что символ с кодом 32 представляет собой знак пробела.
В каждой строке символа содержится функция СИМВОЛ(), аргументом которой является число слева от поля.
Можно составить подобную таблицу, просто введя функцию СИМВОЛ()
вверху строки и затем заполнив все поля ниже.
В случае если, генерация начинается со второй строки, можно использовать
формулу =СИМВОЛ(СТРОКА()+30)
Рис. 15.1. Построение таблицы ASCII кодов
ФУНКЦИЯ КОДСИМВ()
Данная функция является противоположностью функции СИМВОЛ(). При
вводе в нее текстового символа, она возвращает код ASCII:
КОДСИМВ(текст)
где
текст – символ или текстовая строка. В случае ввода строки функция вернет ASCII-код первого символа.
273
273
273
Самоучитель Exсel 2010
Например, следующие формулы вернут 193 как код символа Б:
= КОДСИМВ(“Б”)
= КОДСИМВ(“Баланс”)
15.2.2. ФУНКЦИИ ДЛЯ КОНВЕРТАЦИИ ТЕКСТА
ФУНКЦИЯ СТРОЧН()
СТРОЧН() преобразует введенную строку к строчным символам:
СТРОЧН (текст)
где
текст – строка для преобразования к строчным буквам
Например, ввод =СТРОЧН(“БАЛАНС ЗА НЕДЕЛЮ”) вернет строку “баланс за
неделю”.
ФУНКЦИЯ ПРОПИСН()
ПРОПИСН() преобразует введенную строку к заглавным символам:
ПРОПИСН (текст)
где
текст – строка для преобразования к заглавным буквам
Например, следующая формула преобразует текст в ячейках B5 и А5 к заглавным буквам и затем объединяет их через пробел:
=(ПРОПИСН(B5) & “ “ & ПРОПИСН(A5))
ФУНКЦИЯ ПРОПНАЧ()
ПРОПНАЧ() преобразует введенную строку таким образом, что каждое слово
начинается с большой буквы, а все остальные символы пишутся с маленькой
ПРОПНАЧ(текст)
где
текст – строка для преобразования.
274
274
274
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Например, текст “отчет о продажах” при вводе в качестве аргумента функции, будет преобразован в “Отчет О Продажах”.
15.2.3. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА
Предположим, требуется применить форматирование внутри текстовой
строки. Например, если в ячейке F9 содержится число, и требуется вывести
его с помощью следующей строки:
=”Итого общие расходы за 2010 год составили “ & F9
Вне зависимости от формата ячейки F9, результат всегда будет отображаться как “Итого общие расходы за 2010 год составили 287500” (в случае когда
ячейка F9 содержит число 287 500.00р. )
Следующие функции позволят справиться с проблемой выбора формата
значения.
ФУНКЦИЯ РУБЛЬ()
РУБЛЬ() преобразует вводимое число к текстовому формату, но отображать-
ся он будет как Денежный формат:
РУБЛЬ (число; число_знаков)\
где
число – вводимое число для преобразования, а число_знаков – это
необязательный параметр, указывающий число знаков после запятой.
Таким образом, для исправления строки в примере выше необходимо использовать данную функцию для ячейки F9:
=”Итого общие расходы за 2010 год составили “ & РУБЛЬ(F9;2)
На рис. 15.2 показаны результаты применения функции РУБЛЬ().
В ячейке B15 находится результат работы первоначальной формулы, а в
B16 – уже исправленный с помощью функции вариант.
ФУНКЦИЯ ФИКСИРОВАННЫЙ()
Для различных типов чисел (отличных от денежных величин) можно задавать форматирование с помощью данной функции.
275
275
275
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 15.2. Результат работы функции
ФИКСИРОВАННЫЙ (число; число_знаков; без_разделителей)
где
число – входное число или выражение для форматирования;
число_знаков – здесь требуется указать необходимое число знаков
после запятой. По умолчанию значение равно 0;
без_разделителей – в качестве параметра выступает 0 или 1 (ЛОЖЬ
или ИСТИНА). ИСТИНА означает отсутствие разделителей разрядов. По умолчанию значение равно 0.
Например, следующее выражение задаст сумму по ряду и выведет результат с разделителями без знаков после запятой:
=”На лекции присутствовало: “ & ФИКСИРОВАННЫЙ(СУММ(A1:
A10);0;ЛОЖЬ) & “ человек”
Результат: На лекции присутствовало: 1 017 человек
ФУНКЦИЯ ТЕКСТ()
Предыдущие две функции хороши для задания определенного формата
числа. Если же требуется задать любые из доступных форматов (в том числе даты) в Excel, можно воспользоваться данной функцией.
ТЕКСТ (значение; формат)
276
276
276
Глава 15. Справочник основных функций Excel
значение – число, дата, время – все, что требуется преобразовать;
формат – числовой формат или формат даты/времени, к которому
происходит преобразование.
Вся мощь данной функции заключается в аргументе формат, в котором
можно задать точный формат, необходимый для отображения значения.
Например, используя функцию СРЗНАЧ() можно посчитать среднюю температуру за какой-то период и вывести ее на экран в удобном формате:
=”Средняя
0.00°C”)
температура
была
“
&
ТЕКСТ(СРЗНАЧ(A1:A4);”#
##
15.2.4.ОПЕРАЦИИ С ТЕКСТОМ
Строки, импортированные из баз данных или текстовых файлов, часто содержат различного рода мусор – дополнительные ненужные символы. Это
могут быть лишние пробелы между словами, заполнители строк, символы
возврата строки или другие непечатаемые символы, встроенные в строку.
Для решения данной проблемы в Excel существует две функции: ПЕЧСИМВ()
и СЖПРОБЕЛЫ()
ФУНКЦИЯ СЖПРОБЕЛЫ()
Следует воспользоваться данной функций для удаления лишних символов
из строки.
СЖПРОБЕЛЫ (текст)
где
текст – строка, ссылка на ячейку с текстом и т.д., откуда необходимо удалить пробелы.
Пробелы удаляются с начала строки, в конце строки, а также будут удалены два и более пробела, идущих подряд, оставляя только одиночный знак
пробела.
На риc. 15.3 показано действие функции. На вход подавались различные строки с большим количеством лишних пробелов. Также были проведены вычисления длины каждой строки до и после действия функции
СЖПРОБЕЛЫ().
Длина строки вычислялась с помощью функции ДЛСТР(текст), на вход которой подается текстовое выражение для измерения его длины. Функция
возвращает число – количество знаков во входной строке.
277
277
277
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 15.3. Работа функции СЖПРОБЕЛЫ()
ФУНКЦИЯ ПЕЧСИМВ()
Данная функция применяется для удаления непечатаемых символов из
входной строки
ПЕЧСИМВ (текст)
где
текст – входная строка для очистки от непечатаемых символов.
Стоит напомнить, что непечатаемыми символами являются символы с кодами ASCII от 1 до 31 включительно. Функция ПЕЧСИМВ() чаще всего применяется для удаления строки от символов возврата каретки и перевода
строки.
ФУНКЦИЯ ПОВТОР()
Функция ПОВТОР() повторяет заданный текст необходимое число раз:
ПОВТОР 3(текст; число_повторений)
где
текст – это строка, которая будет повторяться,
число_повторений – здесь задается необходимое число повторений
текста.
Данная функция может применяться для заполнения ячейки символами.
Например, с помощью нее можно задавать автоматическую вставку точек
до или после текста для заполнения ячейки. В частности, формула для заполнения строки точками выглядит следующим образом:
=”Реклама” & ПОВТОР(“.”;18-ДЛСТР(“Реклама”))
Данная формула пишет Реклама в ячейку и затем добавляет необходимое
число точек в зависимости от длины слова в соответствии с выражением
278
278
278
Глава 15. Справочник основных функций Excel
18-ДЛСТР(“Реклама”). В данном случае подразумевается, что в данную
строку может быть занесено только 18 символов. Поскольку в слове Реклама 7 символов, значит, после будет занесено 18-7=11 точек. На рис. 15.4
представлен результат работы.
Наилучшего результата можно достичь, используя моноширинный шрифт
вроде Courier New.
Рис. 15.4. Результат заполнения строки символами
Наиболее распространенным применением для функции ПОВТОР() является создание гистограмм, основанных на тексте (см. рис. 15.5).
Рис. 15.5. Пример текстовой гистограммы
Здесь отображается число опрошенных респондентов различных возрастов.
Для этого используется функция =ПОВТОР(“|”;B17)
С помощью небольшой хитрости можно превратить данные в абсолютно заполненные полоски. Для этого следует перевести строки с гистограммами
279
279
279
Самоучитель Exсel 2010
в шрифт Webdings и использовать символ g для повторения. При этом может понадобиться уменьшение числа повторений в несколько раз (для того
чтобы столбики не выходили за разумные рамки). В примере на рисунке
15.6 число повторений разделено на пять; итоговая формула выглядит так:
=ПОВТОР(“g”;B17/5)
Рис. 15.6. Пример полностью сплошной текстовой гистограммы
15.2.5. ПОЛУЧЕНИЕ ПОДСТРОКИ
Строки часто содержат в себе маленькие части, или подстроки, которые
необходимы для работы. Например, в строке с полным именем может понадобиться отдельно фамилия человека. Или точно также можно захотеть
использовать первые несколько букв из названия компаний для составления какого-либо отчета.
В Excel имеются три функции для получения подстроки, которые будут
описаны в трех следующих заголовках.
ФУНКЦИЯ ЛЕВСИМВ()
ЛЕВСИМВ() возвращает указанное число символов начиная с левой части
строки:
ЛЕВСИМВ (текст; количество_знаков)
где
текст – входная строка, из которой необходимо извлечь символы с
левого конца,
280
280
280
Глава 15. Справочник основных функций Excel
количество_знаков – число знаков, которое необходимо извлечь (по
умолчанию 1).
Например, следующие аргументы функции вернут подстроку Иванов:
=ЛЕВСИМВ(“Иванов Иван Иванович”;6)
ФУНКЦИЯ ПРАВСИМВ()
ПРАВСИМВ() возвращает указанное число символов начиная с правой части
строки:
ПРАВСИМВ (текст; количество_знаков)
где
текст – входная строка, из которой необходимо извлечь символы с
правого конца,
количество_знаков – число знаков, которое необходимо извлечь (по
умолчанию 1).
Например, следующие аргументы функции вернут подстроку Иванович:
=ПРАВСИМВ(“Иванов Иван Иванович”;8)
ФУНКЦИЯ ПСТР()
ПСТР() возвращает указанное число символов из любого места строки:
ПСТР (текст; начальная_позиция; число_знаков)
где
текст — входная строка, из которой необходимо извлечь символы,
начальная_позиция – стартовая позиция, откуда требуется начать
извлечение символов,
число_знаков — число знаков, которое необходимо извлечь.
Например, следующие аргументы функции вернут подстроку Иван:
=ПСТР(“Иванов Иван Иванович”;8;4)
281
281
281
Самоучитель Exсel 2010
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ТЕКСТА К ПРАВИЛЬНОМУ ФОРМАТУ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ
Ранее уже описывались функции СТРОЧН(), ПРОПИСН() и ПРОПНАЧ(), которые используются для преобразования текстовой строки и приведения её к
определенному формату заглавных букв. К сожалению, ни одна из них не
может обеспечить преобразование строки так, чтобы первая буква являлась
заглавной, а остальные — строчными, как требуется для обычного предложения. Однако существует способ создания такой формулы, используя уже
описанные функции.
Для этого необходимо для начала извлечь первую букву строки и сделать
ее заглавной:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(A28))
Далее необходимо извлечь всю оставшуюся правую часть строки и сделать
буквы строчными:
=СТРОЧН (ПРАВСИМВ (A28; ДЛСТР (A28)-1))
Наконец, оба выражения объединяются для получения целой строки:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(A28)) & СТРОЧН(ПРАВСИМВ(A28;ДЛСТР(A28)-1))
Следующий рис. 15.7 показывает результат работы данной формулы для
различных строк (вверху идет исходная строка, а ниже – результат работы).
Рис. 15.7. Результат применения функции для преобразования текста к правильному
формату заглавных букв
ФОРМУЛЫ ДЛЯ КОНВЕРТИРОВАНИЯ ДАТЫ
При импортировании различной информации в рабочие книги, часто может возникнуть ситуация когда Excel не опознает формат даты. В частности, когда дата вводится в формате ГГГГММДД (например, 20080219)
282
282
282
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Для того чтобы преобразовать данное выражение к формату, с которым может работать Excel, можно использовать функции ЛЕВСИМВ(), ПРАВСИМВ()
и ПСТР(). Если неопознанная дата находится в ячейке А1, то функция
ЛЕВСИМВ(А1; 4) извлечет год, ПСТР(А1; 5; 2) – месяц, а ПРАВСИМВ(А1; 2)
– день. Включение данных функций в функцию ДАТА() позволит получить
правильный формат для Excel:
=ДАТА (ЛЕВСИМВ(A1; 4); ПСТР(A1; 5; 2); ПРАВСИМВ(A1; 2))
15.2.6. ПОИСК ПОДСТРОКИ
Данные операции позволят, например, найти номер символа, разделяющего имя и фамилию человека в строке, а затем использовать эту информацию
для выделения из данной строки имени или фамилии.
ФУНКЦИИ ПОИСК() И НАЙТИ()
Данные функции применяются для поиска подстрок.
ПОИСК (искомый_текст; текст_для_поиска; нач_позиция)
НАЙТИ (искомый_текст; текст_для_поиска; нач_позиция)
где
искомый_текст – строка для поиска,
текст_для_поиска – текстовая строка, в которой будет производиться поиск,
нач_позиция – необязательный аргумент, указывающий номер символа, с которого будет производиться поиск (по умолчанию значение равно 1).
Вот несколько замечаний, которые необходимо учитывать при использовании функций:
•
Функции возвращают позицию первого найденного символа строки
искомый_текст в строке текст_для_поиска.
•
Используйте ПОИСК() тогда, когда не требуется учет регистра при поиске. Например, ввод =ПОИСК(“и”;”Иванович”) вернет значение 1.
•
Используйте НАЙТИ() в том случае, когда необходим поиск с учетом
регистра. Например, ввод =НАЙТИ(“и”;”Иванович”) вернет значение 7.
283
283
283
Самоучитель Exсel 2010
•
Если функция возвращает ошибку #ЗНАЧ!, из этого следует что искомый_текст не найден в тексте_для_поиска .
•
Для функции ПОИСК() в аргументе искомый_текст следует использовать знак вопроса (?) для указания поиска любого одиночного
символа.
•
Для функции ПОИСК() в аргументе искомый_текст следует использовать знак звездочки (*) для указания поиска любого количества
символов.
ВЫДЕЛЕНИЕ ИМЕНИ И ФАМИЛИИ ИЗ СТРОКИ
Если задан диапазон ячеек, содержащих имена и фамилии людей, часто бывает необходимо работать только с именем или только с фамилией.
Например, может потребоваться хранение имен и фамилий отдельно для
дальнейшего импортирования в базу данных. Или может потребоваться отсортировать имена.
Решением является использование функции НАЙТИ() для поиска пробела,
разделяющего две части имени, а затем использование функции ЛЕВСИМВ()
или ПРАВСИМВ() для выделения необходимой части.
Для выделения левой части (допустим, там находится фамилия) следует
использовать следующую формулу:
=ЛЕВСИМВ(A2; НАЙТИ(“ “; A2) - 1)
В формуле происходит вычитание единицы из необходимого для выделения числа символов, дабы предотвратить появление пробела. Можно использовать данную формулу для любого более общего примера для выделения первого слова из любой строки.
Для выделения имени необходимо построить похожую формулу, используя
функцию ПРАВСИМВ():
=ПРАВСИМВ(A2; ДЛСТР(A2) - НАЙТИ(“ “; A2))
Для выделения необходимого числа символов формула берет длину слова
и вычитает из него положение пробела. Можно использовать данную формулу для любого более общего примера для выделения второго слова из
любой строки.
На рис. 15.8 показаны результаты работы.
Здесь же в столбце D показан результат объединения двух предыдущих
формул для изменения порядка следования слов.
284
284
284
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Рис. 15.8. Результат выделения фамилии и имени
ЗАМЕЧАНИЕ
Данные формулы выведут ошибку в случае если строка содержит только одно слово. Для предотвращения этого следует использовать функцию ЕСЛИОШИБКА():
=ЕСЛИОШИБКА(ЛЕВСИМВ(A2; НАЙТИ(“ “; A2) - 1); A2)
В таком случае, если ячейка не содержит пробела, просто будет выведено
значение ячейки А2.
ВЫДЕЛЕНИЕ ИМЕНИ, ФАМИЛИИ И ОТЧЕСТВА
Если полное имя человека, с которым производится работа, содержит фамилию, имя и отчество, не удастся применить вышеуказанные формулы. В
этом случае первая формула для выделения фамилии будет работать нормально, но выделить правую часть, таким образом, не получится. Существует несколько способов выйти из этой ситуации, в частности, применение
функций ПОИСК() и НАЙТИ(). Например, дано следующее имя:
Булгаков Виктор Кирсанович
Предполагая, что имя находится в ячейке А2, формула =НАЙТИ(“ “; A2)
вернет 9 – позицию первого пробела. Для нахождения позиции следующего
пробела, необходимо указать позицию первого пробела плюс 1:
=НАЙТИ(“ “; A2; НАЙТИ(“ “; A2) + 1)
Теперь можно применить данную конструкцию для нахождения самой правой части (в данном случае это отчество):
=ПРАВСИМВ(A2; ДЛСТР(A2) - НАЙТИ(“ “; A2; НАЙТИ(“ “; A2) + 1))
Для выделения центральной части необходимо определить разницу в положении первого и второго пробела и воспользоваться формулой выделения
из любой части строки:
285
285
285
Самоучитель Exсel 2010
=ПСТР(A2;НАЙТИ(“ “;A2)+1;НАЙТИ(“ “;A2; НАЙТИ(“ “;A2)+1)-НАЙТИ(“ “;A2))
На рис. 15.9 показаны результаты работы.
Рис 15.9. Выделение имени, фамилии и отчества из строки
15.2.7. ВЫРЕЗАНИЕ ОДНОЙ СТРОКИ ИЗ ДРУГОЙ
ФУНКЦИЯ ЗАМЕНИТЬ()
Синтаксис функции:
ЗАМЕНИТЬ (старый_текст; нач_поз; число_знаков; новый_текст)
где
старый_текст – первоначальный текст в котором будет происходить замена,
нач_поз – начальная позиция для замены,
число_знаков – количество заменяемых символов,
новый_текст – подстрока, которую требуется использовать для замены.
Основная сложность при работе с данной функцией — это вычисление аргументов нач_поз и число_знаков. Это нетрудно, когда речь идет об известном выражении. Например, в строке
«Расходный бюджет на 2010 год»
для замены в строке числа 2010 на 2008 необходимо сделать следующее:
=ЗАМЕНИТЬ(A10;21;4;”2008”)
Но в случае если необходим подсчет начальной позиции и числа знаков:
286
286
286
Глава 15. Справочник основных функций Excel
•
Для определения аргумента нач_поз следует использовать ПОИСК()
и НАЙТИ() для поиска подстроки для замены.
•
Для определения аргумента число_знаков следует использовать
ДЛСТР() для определения длины подстроки для замены.
Для общего определения аргументов для нашей строки из примера можно
использовать следующую формулу: (учитывая, что старая строка находится в А10, а новая в B10)
=ЗАМЕНИТЬ(A10; НАЙТИ(“2010”; A10); ДЛСТР(“2010”); B10)
ФУНКЦИЯ ПОДСТАВИТЬ()
Дополнительные шаги для поиска длины делают функцию ЗАМЕНИТЬ() не
очень удобной. Чаще всего предпочтительно использование функции ПОДСТАВИТЬ():
ПОДСТАВИТЬ (текст; стар_текст; нов_текст; номер_вхождения)
где
текст – начальная строка с текстом для замены,
стар_текст – подстрока в начальной строке для замены,
нов_текст – подстрока, на которую требуется заменить начальную,
номер_вхождения – количество замен внутри строки (по умолчанию заменяются все вхождения).
В примере из предыдущего описания можно использовать следующую простую формулу для осуществления замены:
=ПОДСТАВИТЬ(A10;”2010”;B10)
УДАЛЕНИЕ СИМВОЛА ИЗ СТРОКИ
Часто бывает необходимо удалить один обычный символ из строки. Например, может понадобиться удаление всех пробелов или апострофов.
Вот общая формула для такой процедуры:
ПОДСТАВИТЬ (текст; символ; “”)
где
287
287
287
Самоучитель Exсel 2010
текст – строка, из которой будет происходить удаление, а символ –
удаляемый символ.
Следующая формула удалит все пробелы из строки:
ПОДСТАВИТЬ (текст;” “;””)
Примечание. Еще одним применением для функции ПОДСТАВИТЬ() является подсчет количества определенных символов в строке. Для этого можно
подсчитать длину строки до и после удаления символов.
=ДЛСТР(A14) - ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A14; “а”; “”))
УДАЛЕНИЕ ДВУХ РАЗЛИЧНЫХ СИМВОЛОВ ИЗ СТРОКИ
Возможно применение одной функции ПОДСТАВИТЬ() внутри другой для
удаления сразу двух символов из строки. Допустим, имеется следующая
конструкция для удаления точек из строки:
= ПОДСТАВИТЬ(A1; “.”; “”)
Поскольку выражение возвращает строку, можно использовать ее в качестве аргумента текст для другой функции, например:
= ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(A1; “.”; “”); “ “; “”)
В данном случае будут удалены также и пробелы
В качестве аргумента стар_текст для функции ПОДСТАВИТЬ() можно использовать результат выполнения функции СИМВОЛ() для удаления определенного непечатаемого символа или его замены на другой.
15.3. Логические функции в Excel
Логические функции Excel перечислены в табл. 15.2.
Таблица 15.2. Логические функции Excel
Функция и ее синтаксис
И (логическое_значение1;
значение2; ...)
ЛОЖЬ ( )
288
288
288
Краткое описание работы
логическое_
Возвращает значение ИСТИНА, если
все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если
хотя бы один аргумент имеет значение
ЛОЖЬ.
Возвращает
ЛОЖЬ.
логическое
значение
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ЕСЛИ (лог_выражение;
значение_если_истина;
если_ложь)
значение_
ЕСЛИОШИБКА (значение,
значение_при_ошибке)
НЕ (логическое_значение)
ИЛИ (логическое_значение1;
логическое_значение2;...)
ИСТИНА ( )
Возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает
значение ИСТИНА, и другое значение,
если ЛОЖЬ.
Данная функция возвращает определенное значение, если вычисление по
формуле вызывает ошибку; в противном случае функция возвращает результат вычисления
Меняет логическое значение своего
аргумента на противоположное.
Возвращает значение ИСТИНА, если
хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА, или ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.
Возвращает логическое значение ИСТИНА.
15.3.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИИ ЕСЛИ()
Функция ЕСЛИ() является одним из самых мощных инструментов в мире
функций. Ее освоение переводит работу с Excel на новую ступень в области
использования формул.
ПРОСТЕЙШИЙ ВЫБОР
Синтаксис:
ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина)
где
лог_выражение – логическое выражение, то есть выражение возвращающее значение ИСТИНА или ЛОЖЬ (или эквивалентные численные значения: 0 если ЛОЖЬ и любое положительное значение
– ИСТИНА),
значение_если_истина – значение, возвращаемое функцией, в случае если лог_выражение имеет значение ИСТИНА.
Например, в следующей формуле
=ЕСЛИ(A1>1000;”много”)
логическое выражение А1>1000 используется для проверки. Допустим,
данная формула введена в ячейку B1. Если логическое выражение является
289
289
289
Самоучитель Exсel 2010
истинным (оно является таковым когда число в А1 больше 1000), функция
возвращает значение «много» и именно это отображается в ячейке В1 (в
случае если А1 меньше 1000, отобразится значение ЛОЖЬ)
Другое простое применение функции — проверка для вывода предупреждений. Например, имеется книга с результатами увеличения продаж различных товаров в процентах. Будет полезно отметить определенным образом
товары с уменьшившимися продажами. Базовая формула для такой отметки представляет собой следующее:
=ЕСЛИ(ячейка < 0; отметка)
Здесь ячейка – адрес ячейки для проверки, а отметка – определенного
рода текст для вывода на экран для указания на отрицательное значение.
Вот пример:
=ЕСЛИ(B1 < 0; “<<<<<”)
Немного более улучшенная версия отметки, в которой она будет зависеть
от величины отрицательного значения, выглядит следующим образом:
=ПОВТОР(“<”; B1* -100)
Это выражение умножает процентное значение на 100 (минус указан для
того чтобы сделать значение положительным) и затем использует результат
для указания количества знаков для вывода. Вот итоговая формула:
=ЕСЛИ(B1 < 0; ПОВТОР(“<”; B1* -100))
Рис. 15.10 показывает, как это выглядит на практике.
Рис. 15.10. Пример использования функции ЕСЛИ()
290
290
290
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ОБРАБОТКА ЛОЖНОГО РЕЗУЛЬТАТА
Как показано на рис. 15.10, если в функции ЕСЛИ() логическое выражение
принимает отрицательное значение, функция возвращает ЛОЖЬ в качестве результата. Это не является критическим недостатком, однако делает
рабочие листы как бы «тяжелее», чем, если бы в результате возвращалась,
например, пустая строка.
Для того чтобы сделать это, необходимо использовать расширенный синтаксис функции:
ЕСЛИ (лог_выражение;
ложь)
значение_если_истина;
значение_если_
Последний аргумент значение_если_ложь задает значение для возврата функции ЕСЛИ() когда результат вычисления лог_выражения является
ложным.
Например, в следующей формуле
=ЕСЛИ(A1>1000; “много”; “мало”)
если ячейка А1 содержит число меньшее или равное 1000, формула выведет
строку «мало».
Для примера с отметкой отрицательных объемов продаж (см. выше рис.
15.10) необходимо использовать следующую формулу:
=ЕСЛИ(B1 < 0; ПОВТОР(“<”; B1* -100); “”)
Рис. 15.11. Обработка ложного результата
291
291
291
Самоучитель Exсel 2010
Как можно судить по рис. 15.11, рабочий лист теперь выглядит гораздо лучше.
ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ ДЕЛЕНИЯ НА НОЛЬ
Как уже указывали ранее, функция возвращает ошибку #ДЕЛ/0!, если формула пытается поделить какое-то значение на 0. Для устранения даже возможности совершения такой ошибки можно воспользоваться функцией
ЕСЛИ() для проверки деления
Например, простейшее вычисление процента валовой прибыли по формуле
(Доходы – Расходы)/Доходы. Для уверенности в том, что значение Доходы
не равно нулю следует использовать формулу (предполагается, что вместо
слов Доходы и Расходы будет подставлены необходимые значения):
=ЕСЛИ(Доходы <> 0; (Доходы – Расходы)/Доходы; “Доходы равны
0!”)
Если логическое выражение Доходы <> 0 верно, значит, произойдет вычисление по формуле. В противном случае функция вернет предупреждающее
сообщение вместо ошибки.
15.3.2.ПРОВЕДЕНИЕ МНОЖЕСТВЕННЫХ ЛОГИЧЕСКИХ ПРОВЕРОК
Возможность проведения логических проверок в ячейках является мощным инструментом. Можно найти бесконечное количество применений для
ЕСЛИ() в повседневных документах. Проблема заключается в том, что часто
необходимые проверки выходят за рамки возможностей простой функции
ЕСЛИ(). Это происходит, когда необходимо сделать проверку на два и более
условия до принятия результата.
Для таких случаев в Excel предусмотрено несколько вариантов: использование ЕСЛИ() внутри другого ЕСЛИ(), функции И() и ИЛИ().
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЕСЛИ() ВНУТРИ ДРУГОЙ ФУНКЦИИ ЕСЛИ()
Рассмотрим вариант на основе изученной ранее функции
=ЕСЛИ(A1>1000; “много”; “мало”)
Что если необходимо вывести другую строку, когда число в А1 является, например, большим чем 10 000? Другими словами, если выражение А1>1000
верно, требуется запустить другую проверку и посмотреть, верно ли что
А1>10000. Такой вариант можно запрограммировать, применив вторую
292
292
292
Глава 15. Справочник основных функций Excel
функцию ЕСЛИ() внутри первой в качестве аргумента значение_если_истина:
=ЕСЛИ(A1>1000;
“мало”)
ЕСЛИ(A1>10000;
“очень
много”;
“много”);
Если А1>1000 является истинным, запускается другая функция ЕСЛИ(),
возвращающая значение «очень много» когда А1>10000. Если же при этом
А1 меньше или равно 10000, возвращается значение «много». Если же при
самой первой проверки число А1 будет меньше 1000, выведется значение
«мало».
С таким же успехом можно запустить вторую проверку, в случае если первая
будет ложной (то есть в аргументе значение_если_ложь функции ЕСЛИ()).
Вот небольшой пример, возвращающий значение «очень мало» когда число
в А1 меньше 100:
=ЕСЛИ(A1>1000; “много”; ЕСЛИ(A1<100; “очень мало”; “мало”))
РАСЧЕТ БОНУСА С ПРОДАЖ
Хорошим примером использования одной проверки внутри другой проверки является расчет бонуса с продаж персоналу. В данном случае, если значение равно Х, требуется получить один результат, если У – другой, если
Z – третий.
Например, в случае вычисления бонуса за успешные продажи возможно
три варианта:
1) Продавец не достиг планового значения, бонус равен 0.
2) Продавец превысил плановое значение менее чем на 10%, бонус равен 1 000 рублей.
3) Продавец превысил плановое значение более чем на 10%, бонус равен 10 000 рублей.
Вот формула для расчета такого примера:
=ЕСЛИ(E3>0; ЕСЛИ(E3>0.1; 10000; 1000); 0)
Если значение в E3 является отрицательным, то возвращается 0 (нет бонуса). В случае, когда результат положительный, проверяется больше ли он
10% и в зависимости от этого выдается 1 000 или 10 000. Рис. 15.12 показывает пример работы формулы.
293
293
293
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 15.12. Пример расчета бонуса с продаж
ФУНКЦИЯ И()
Часто бывает необходимо провести проверку только на верность одновременно двух условий. Например, выплата бонуса осуществляется, только
когда продажи определенного товара превысили план и также общие продажи превысили план. Если одно из данных условий не выполняется (или
оба условия), премия не выплачивается. В булевой логике это называется
логическим И, поскольку оба условия должны быть истинны для истинности всего выражения.
В Excel выражения логического И обрабатываются с помощью функции
И():
И (логическое_значение1; логическое_значение2; ...)
Каждый аргумент представляет собой логическое значение для проверки.
Можно ввести столько аргументов, сколько необходимо.
Стоит напомнить работу логического И:
•
Если все выражения возвращают ИСТИНА (или любое положительно число), И() возвращает ИСТИНА.
•
Если один или более аргумент возвращает ЛОЖЬ (или 0), И() возвращает ЛОЖЬ.
Чаще всего И() применяется внутри функции ЕСЛИ(). В таком случае, когда все аргументы внутри И() вернут ИСТИНА, функция ЕСЛИ() пойдет по
294
294
294
Глава 15. Справочник основных функций Excel
своей ветке значение_если_истина. Если одно или более из выражений в
И() вернет ЛОЖЬ, функция ЕСЛИ() пойдет по ветке значение_если_ложь.
Вот небольшой пример:
=ЕСЛИ(И(C2 > 0; B2 > 0); 1000; “нет бонуса”)
Если значение в В2 будет больше нуля и значение в С2 будет больше нуля,
формула вернет 1000, в противном случае выведется строка «нет бонуса».
РАЗДЕЛЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ПО КАТЕГОРИЯМ
Полезным применением функции И() является разделение по категориям
в зависимости от значения. Например, имеется таблица с результатами какого-то опроса или голосования, и требуется разделить все голоса на категории в соответствии со следующими возрастными рамками: 18-34, 35-49,
50-64, 65 и более. Предполагая, что возраст респондента находится в ячейке
В9, следующие аргументы функции И() проводят логическую проверку на
принадлежность возраста диапазону:
=И(B9 >= 18; B9 <= 34)
Если ответ человека находится в ячейке С9, следующая формула выведет
результат голосования человека, если срабатывает проверка на соответствие возрастной группе 18-34:
=ЕСЛИ(И(B9 >= 18; B9 <= 34); С9; “”)
На рис. 15.13 отображена информация по данному примеру. Вот формулы,
использующиеся в других столбцах:
35-49: =ЕСЛИ(И(B9>=35;B9<=49); C9; “”)
50-64: =ЕСЛИ(И(B9>=50;B9<=64); C9; “”)
65+: =ЕСЛИ(B9>=65; C9; “”)
ФУНКЦИЯ ИЛИ()
Существуют ситуации, когда необходимо решение тогда, когда хотя бы
одно из условий принимает положительное значение (ИСТИНА). Например, можно решить выплатить бонус сотрудникам, когда общие продажи
превышают план или когда продажи отдельного товара превысили прогноз.
В булевой логике это называется логическим ИЛИ.
Такие условия проверяются в Excel с помощью функции ИЛИ():
ИЛИ (логическое_значение1; логическое_значение2;...)
295
295
295
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 15.13. Разделение значений по категориям.
Каждый аргумент представляет собой логическое значение для проверки.
Можно ввести столько аргументов, сколько необходимо.
Результат работы ИЛИ() зависит от следующих условий:
•
Если один аргумент или более возвращает ИСТИНУ (любое положительное число), ИЛИ() возвращает ИСТИНУ.
•
Если все аргументы возвращают ЛОЖЬ (нулевое значение), результатом работы ИЛИ() будет ЛОЖЬ.
Так же как и И(), чаще всего функция ИЛИ() используется внутри проверки ЕСЛИ(). В таком случае, когда один из аргументов внутри ИЛИ() вернет
ИСТИНА, функция ЕСЛИ() пойдет по своей ветке значение_если_истина. Если все выражения в ИЛИ() вернут ЛОЖЬ, функция ЕСЛИ() пойдет по
ветке значение_если_ложь. Вот небольшой пример:
=ЕСЛИ(ИЛИ(C2 > 0; B2 > 0); 1000; “нет бонуса”)
В случае когда в одной из ячеек (С2 или В2) будет положительное число,
функция вернет 1000. Только когда оба значения будут отрицательны (или
равны нулю) функция вернет строку «нет бонуса».
296
296
296
Глава 15. Справочник основных функций Excel
15.3.3. ПРИМЕНЕНИЕ УСЛОВИЯ К ДИАПАЗОНУ
Использование логического И() в качестве аргумента функции ЕСЛИ() целесообразно, только когда применяется возможно три или четыре аргумента. После чего формула становится слишком запутанной. Если постоянно
применяются одинаковые проверки для различных ячеек, лучшим решением будет применение диапазона и задание формулы в качестве массива.
Например, требуется сложить значения в ячейках B3:B7, но только, если все
они содержат значения больше 0. Вот формула-массив для такого случая:
{=ЕСЛИ(И(B3:B7>0); СУММ(B3:B7); “”)}
Вводить внешние фигурные скобки не следует, для введения формулы-массива применяется сочетание клавиш «Ctrl+Shift+Enter».
Это полезно применять на листах, где возможно еще находятся не все данные, и нет необходимости вычислять итоговую цифру пока они не будут заполнены. Данный пример показан на рис. 15.14.
Здесь формула-массив в ячейке B8 аналогична рассмотренной выше. Формула в B16 не возвращает результат, поскольку ячейка B14 на данный момент пуста.
Рис. 15.14. Применение условия к диапазону с помощью функции-массива
297
297
297
Самоучитель Exсel 2010
ОПЕРАЦИИ С ЯЧЕЙКАМИ, УДОВЛЕТВОРЯЮЩИМИ НЕКОТОРОМУ УСЛОВИЮ
Следующий сценарий — применение действия к диапазону, но только к тем
ячейкам, которые удовлетворяют заданному условию. Например, чтобы
происходило суммирование только положительных чисел. Для того чтобы сделать это, следует вынести операцию за пределы функции ЕСЛИ().
Например, вот формула для суммирования только положительных чисел
определенного диапазона:
=СУММ(ЕСЛИ(B3:B7>0; B3:B7;0))
В данном случае функция ЕСЛИ() возвращает массив адресов ячеек с положительными значениями.
Более сложным примером является таблица с данными о затратах в различные годы. Было бы очень полезно упорядочить данные значения и выдать сумму затрат за каждый год. На рис. 15.15 показан лист с решением такой задачи.
Рис. 15.15. Пример операции над ячейками, удовлетворяющими
заданному условию
298
298
298
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Даты будущих расходов находятся в столбце В, а суммы расходов — в столбце С. Годы расходования присутствуют в столбце F. Для вычисления общей
суммы расходов на определенный год используется следующая формуламассив:
{ =СУММ(ЕСЛИ(ГОД( $B$4 : $B$23 ) = F4; $C$4 : $C$23; 0))}
Функция ЕСЛИ() сравнивает значение ГОД для каждой ячейки диапазона
$B$4 : $B$23. В случае если он равен текущему году в ячейке F4, возвращается соответствующее значение в колонке С, иначе возвращается 0. Функция СУММ() просто складывает возвратившиеся значения.
ПРОВЕРКА НА ПРИСУТСТВИЕ ЗНАЧЕНИЯ В СПИСКЕ
Допустим, имеется список постоянных покупателей. С помощью логических функций можно узнать, присутствует ли некоторый покупатель в этом
списке.
Общая формула на проверку наличия значения в списке выглядит так:
{=ИЛИ(значение = диапазон)}
Здесь
значение – величина, которую следует найти,
диапазон – диапазон ячеек для поиска.
Рис. 15.16. Поиск в списке клиентов
299
299
299
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 15.16 демонстрирует данную формулу в действии. В ячейку В1 вносится адрес покупателя, а в ячейке В2 отображается логическое значение
– имеется ли покупатель в списке.
Вот формула для ячейки В2:
{=ИЛИ(B1 = B9:B13)}
Данная формула-массив проверяет все ячейки диапазона В9:В13 и определяет, есть ли среди них равные по значению ячейке В1. Если будет найдено
хотя бы одно совпадение, формула вернет значение ИСТИНА, что означает, что покупатель есть в списке.
Существует также формула, аналогичная приведенной выше, но построенная на логическом И():
=И(B1 <> B9:B13)
Но в данном случае она проверяет, нет ли покупателя в списке. Если значение в В1 не совпадет ни с одной из ячеек диапазона, вернется значение
ИСТИНА, что означает, что покупателя нет в списке.
Рис. 15.17. Подсчет количества вхождений в диапазон
300
300
300
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ПОДСЧЕТ ЧИСЛА КОПИЙ ЗНАЧЕНИЯ В ДИАПАЗОНЕ
Допустим, теперь нужно знать сколько именно раз значение присутствует в
списке. Следующая формула решает данную задачу:
{=СУММ(ЕСЛИ(значение = диапазон; 1; 0))
Опять же
значение – искомая величина
диапазон – ячейки для поиска. Функция И() сравнивает значение
с ячейками из диапазона. Совпадающие значения возвращают 1, остальные 0. Функция СУММ() складывает все возвратившиеся значения.
Вот формула для подсчета количества покупок:
{=СУММ(ЕСЛИ(B1 = B9:B17; 1; 0))}
В действии формула представлена на рис. 15.17.
Примечание. С помощью данной техники можно сравнивать не только одно
значение со значениями диапазона, но и два диапазона между собой (они
должны содержать одинаковое число строк и столбцов). Для этого можно
использовать следующую базовую формулу:
{=СУММ(ЕСЛИ(Диапазон1 = Диапазон2; 1; 0))}
При этом происходит поочередная проверка соответствующих ячеек двух
диапазонов. Сумма показывает количество совпадений в ячейках диапазонов.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕСТА ЗНАЧЕНИЯ В СПИСКЕ
Теперь предположим, что требуется знать, где конкретно находится значение в диапазоне. Это сделать можно проведя проверку с помощью функции
И(), и возвращая номер строки где присутствует вхождение:
=ЕСЛИ(значение = диапазон; СТРОКА(диапазон); “”)
Когда значение совпадет со значением одной из ячеек диапазона, функция
ЕСЛИ() использует функцию СТРОКА() для возврата значения. В противном случае вернется пустой текст.
Для возврата номера строки можно использовать функции МИН() и МАКС(),
которые возвращают минимальное и максимальное значение из всего числа
результатов. Вот их применение:
301
301
301
Самоучитель Exсel 2010
•
Для возврата строки самого первого вхождения применяется функция
{=МИН(ЕСЛИ(значение = диапазон; СТРОКА(диапазон); “”))}
•
Для
го
возврата
последнего
вхождения
строки
применяется
самофункция
{=МАКС(ЕСЛИ(значение = диапазон; СТРОКА(диапазон); “”))}
Вот конкретные формулы для нахождения данных значений из предыдущего примера:
{=МИН(ЕСЛИ(B1=B9:B17; СТРОКА(B9:B17); “”))}
{=МАКС(ЕСЛИ(B1=B9:B17; СТРОКА(B9:B17); “”))}
На рис. 15.18 показан конечный результат.
В ячейках B4 и B5 находятся результаты вычисления первой и последней
строки вхождения значения из В1.
ПРИМЕЧАНИЕ.
Также возможно получение непосредственно адреса первой или последней ячейки вхождения. Для этого следует использовать функцию АДРЕС(), которая возвращает абсолютный адрес из столбца и строки:
Рис. 15.18. Определение места значения в списке
302
302
302
Глава 15. Справочник основных функций Excel
{
=АДРЕС(МИН(ЕСЛИ(B1=B9:B17;
СТОЛБЕЦ(B9:B17))}
СТРОКА(B9:B17);
“”));
{ =АДРЕС(МАКС(ЕСЛИ(B1=B9:B17; СТРОКА(B9:B17); “”));СТОЛБЕЦ(B9:
B17))}
15.4. Получение данных с помощью
информационных функций
Информационные функции в Excel (см. табл. 15.3) возвращают различные
данные, касающиеся ячеек, листов и функций.
Таблица 15.3. Информационные функции Excel
Функция и ее синтаксис
Краткое описание работы
ЯЧЕЙКА (тип_информации;
Возвращает информацию о форматировании, положении или содержимом левой верхней ячейки в
ссылке.
ссылка)
ТИП.ОШИБКИ (значение_ошибки)
Возвращает номер, соответствующий одному из
возможных значений ошибок в Microsoft Excel, или
значение ошибки #Н/Д, если ошибка отсутствует.
ИНФОРМ (тип_информации)
Возвращает информацию о текущей операционной среде.
ЕПУСТО (значение)
Возвращает ИСТИНА, если значение ссылается на
пустую ячейку
ЕОШ (значение)
Возвращает ИСТИНА, если значение содержит любую ошибку кроме #Н/Д
ЕОШИБКА (значение)
Возвращает ИСТИНА, если значение содержит любую ошибку
ЕЛОГИЧ (значение)
Возвращает ИСТИНА, если аргумент ссылается на
логическое значение
ЕНД (значение)
Возвращает ИСТИНА ,если значение является
ошибкой #Н/Д (данные недоступны)
ЕНЕТЕКСТ (значение)
Возвращает ИСТИНА, если значение не является
текстом
ЕЧИСЛО (значение)
Возвращает ИСТИНА, если значение является числом
ЕССЫЛКА (значение)
Возвращает ИСТИНА, если значение ссылается на
ссылку
ЕТЕКСТ (значение)
Возвращает ИСТИНА ,если значение является текстом или ссылается на текст
ЕЧЁТН (число)
Возвращает ИСТИНА, если значение является четным числом
303
303
303
Самоучитель Exсel 2010
ЕНЕЧЁТ (число)
Возвращает ИСТИНА, если значение является нечетным числом
Ч (значение)
Возвращает значение, преобразованное в число
ТИП (значение)
Возвращает тип значения
15.4.1.ФУНКЦИЯ ЯЧЕЙКА()
ЯЧЕЙКА() – одна из полезнейших информационных функций. Ее работа за-
ключается в возврате информации о какой-либо ячейке:
ЯЧЕЙКА (тип_информации; ссылка)
где
тип_информации – строка, указывающая на необходимую информацию,
ссылка – ссылка на ячейку для получения информации (по умолчанию сюда подставляется ячейка, в которой находится данная функция ЯЧЕЙКА(); в случае указания диапазона будет дана информация
по верхней левой ячейке диапазона).
Табл. 15.4 показывает варианты строк для аргумента тип_информации
Таблица 15.4. Типы первого аргумента функции ЯЧЕЙКА()
Значение
аргумента тип_информации
Что возвращает функция ЯЧЕЙКА()
“адрес”
Абсолютный адрес ячейки в виде текста
“защита”
0 если ячейка не заблокирована, в противном случае 1
“имяфайла”
Полный путь и имя файла, где содержится ячейка, как текст. Возврат пустой строки означает, что книга ещё ни разу не была сохранена.
Символ, представляющий выравнивание текста в ячейке. Вот
возможные варианты:
Выравнивание
“префикс”
304
304
304
ЯЧЕЙКА() вернет
Левый край
‘
Центр
^
Правый край
Заполнение
“
/
Глава 15. Справочник основных функций Excel
“скобки”
Возвращается 1 в случае, когда формат ячейки использует скобки для указания положительных или всех значений; в противном
случае 0
“содержимое”
Содержимое ячейки
“столбец”
Номер столбца ячейки
“строка”
Номер строки ячейки
Возвращаемый символ служит для определения типа данных в
ячейке:
“тип”
Тип ячейки
ЯЧЕЙКА() вернет
Текстовый
Пустой
Все остальные
l
b
v
Возвращается символ в зависимости от типа встроенного Excelформата, применяемого в ячейке:
Встроенный формат
“формат”
ЯЧЕЙКА() вернет
Общий
“G”
0
“F0”
# ##0
0,00
# ##0,00
$# ##0_);($# ##0)
$# ##0_);[Красный]($# ##0)
“,0”
“F2”
“,2”
“C0”
“C0-”
$# ##0,00_);($# ##0,00)
“C2”
$#
##0,00)
0%
##0,00_);[Красный]($#
“C2-”
“P0”
0,00%
0,00E+00
“P2”
“S2”
# ?/? или # ??/??
“G”
д.М.гг или дд.ММ.гг Ч:мм или
дд.ММ.гг
Д МММ ГГ или ДД МММ ГГ
“D4”
“D1”
д.м, или дд.ммм, или Д МММ
“D2”
ммм.гг, ммм.гггг, МММ ГГ или
МММ ГГГГ
“D3”
дд.мм
“D5”
ч:мм AM/PM
“D7”
ч:мм:сс AM/PM
“D6”
ч:мм
ч:мм:СС
“D9”
“D8”
“цвет”
Вернется 1 в случае, если формат ячейки использует цвета для
указания отрицательных значений; 0 в противном случае
“ширина”
Ширина ячейки, округленная до ближайшего целого числа
305
305
305
Самоучитель Exсel 2010
15.4.2. ФУНКЦИЯ ТИП.ОШИБКИ()
ТИП.ОШИБКИ() возвращает значение в зависимости от возвращаемой Excel
ошибки
ТИП.ОШИБКИ (значение_ошибки)
где
значение_ошибки – ссылка на ячейку, которую требуется проверить
на наличие ошибок. Dозможные результаты работы функции приведены в табл. 15.5.
Таблица 15.5. Коды, возвращаемые функцией ТИП.ОШИБКИ()
Значение_ошибки
ТИП.ОШИБКИ() вернет
#ПУСТО!
1
#ДЕЛ/0!
2
#ЗНАЧ!
3
#ССЫЛ!
4
#ИМЯ?
5
#ЧИСЛО!
6
#Н/Д
7
Любое другое
#Н/Д
Чаще всего ТИП.ОШИБКИ() используется для перехвата ошибки и вывода
на экран более дружественного сообщения. Это можно сделать, используя
функцию ЕСЛИ(), проверяя, что вернет ТИП.ОШИБКИ(). Если результат будет меньше или равен 7, ячейка содержит ошибку. Поскольку ТИП.ОШИБКИ() возвращает значения от 1 до 7, можно применить функцию ВЫБОР()
для показа конкретного сообщения, зависящего от типа ошибки.
Вот формула для показа различных сообщений зависящих от типа ошибки:
=ЕСЛИ(ТИП.ОШИБКИ(A1)<=7; ВЫБОР(ТИП.ОШИБКИ(A1); “Диапазоны не
определены”; “Деление на 0!”; “Неправильный тип данных”;
“Ошибочная ссылка на ячейку”; “Неопознанный диапазон или
имя функции”; “Числовая ошибка в формуле”; “Неопознанный
аргумент в функции”))
306
306
306
Глава 15. Справочник основных функций Excel
15.4.3.ФУНКЦИЯ ИНФОРМ()
ИНФОРМ() позволяет получить информацию о текущей информационной
среде.
ИНФОРМ (тип_информации)
где
тип_информации – строка, указывающая на требуемую информацию.
Список возможных значений для тип_информации указан в табл. 15.6.
Таблица 15.6. Возможные аргументы функции ИНФОРМ()
тип_информации
ИНФОРМ() вернет
“каталог”
Путь текущего каталога.
“числофайлов”
Количество активных рабочих листов в открытых книгах.
“источник”
Возвращается ссылка на левую верхнюю видимую в окне ячейку
с учетом текущего состояния прокрутки в виде текста, с префиксом «$A:»
“версияос”
Текущая версия операционной системы в виде текстовой строки.
“перевычислить”
Текущий режим повторного вычисления; возвращается «Автоматически» или «Вручную».
“версия”
Версия Microsoft Excel в виде текстовой строки.
“система”
Название операционной среды: Macintosh = “mac”Windows =
“pcdos”
Рис. 15.19 показывает функцию в работе.
Рис. 15.19. Работа функции ИНФОРМ()
307
307
307
Самоучитель Exсel 2010
15.4.4. ФУНКЦИИ Е…()
Булевы функции Е…() в Excel возвращают значение ИСТИНА или ЛОЖЬ
в зависимости от входного аргумента:
ЕПУСТО (значение)
ЕОШ (значение)
ЕОШИБКА (значение)
ЕЛОГИЧ (значение)
ЕНД (значение)
ЕНЕТЕКСТ (значение)
ЕЧИСЛО (значение)
ЕССЫЛКА (значение)
ЕТЕКСТ (значение)
ЕЧЁТН (число)
ЕНЕЧЁТ (число)
где
значение – ссылка на ячейку, результат работы функции или формулы,
число – числовое значение.
Операции, выполняемые данными функциями, достаточно понятны, поэтому, вместо того чтобы приводить отдельно синтаксис и действие всех 11
функций, достаточно разобрать конкретные примеры работы.
ПОДСЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ПУСТЫХ ЯЧЕЕК В ДИАПАЗОНЕ
Когда собирается одна большая коллекция данных на листе, часто данные
приходят из разных источников. К сожалению, часто это означает приход
данных в разное время, и, в результате оказывается частично незавершенная модель. Если производится работа с большим объемом информации,
бывает полезно следить за количеством пустых данных.
Это прекрасная возможность продемонстрировать работу функции ЕПУСТО(), поместив ее в формулу-массив для подсчета пустых мест в диапазоне:
{ =СУММ(ЕСЛИ(ЕПУСТО(диапазон); 1; 0))}
Функция ЕСЛИ() пробегает по диапазону, проверяя его функцией ЕПУСТО().
В случае обнаружение пустого места, в функцию СУММ() вернется единица
(1). Все единицы будут суммированы, что даст общую картину по наличию
пустых мест.
308
308
308
Глава 15. Справочник основных функций Excel
На рис. 15.20 показан пример работы функции. В ячейку B19 помещается количество пустых клеток диапазона A9:C17, где находится список покупок.
Рис. 15.20. Подсчет количества пустых ячеек в диапазоне
ПРОВЕРКА ДИАПАЗОНА НА КОЛИЧЕСТВО НЕЧИСЛОВЫХ ЗНАЧЕНИЙ
Такая же идея применима и для проверки диапазонов, где должны находиться числовые значения для каких-то математических подсчетов. Здесь
недопустимо наличие дат, текстовых строк и всего остального, не относящегося напрямую к числам. Проверка может быть вызвана следующим образом:
{ =СУММ(ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(диапазон); 0; 1))}
В данном случае, всякий раз когда функция ЕСЛИ() найдет в диапазоне число, вернется значение 0. Если же обнаружится некорректное значение (текстовая строка и т.д.), будет возвращено значение 1. Функция СУММ() подсчитает все возвраты. В зависимости от результата работы можно вывести
предупреждающее сообщение.
ПОДСЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ОШИБОК В ДИАПАЗОНЕ
Для последнего примера с подсчетами можно вычислить фактическое количество ошибок в диапазоне. Проводится это с помощью функции ЕОШИБКА() в уже известной конструкции:
{ =СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(диапазон); 1; 0))}
309
309
309
Самоучитель Exсel 2010
ИГНОРИРОВАНИЕ ОШИБОК ПРИ РАБОТЕ С ДИАПАЗОНОМ
Иногда приходится работать с диапазонами, ячейки которых содержат
ошибки. Например, есть колонка с подсчетами процента валовой прибыли (что требует деления), но при этом некоторые ячейки содержат ошибку
#ДЕЛ/0! из-за незаполненной информации. Можно дождаться заполнения данных, но иногда необходимо провести предварительные расчеты. К
примеру, может потребоваться подсчет средних результатов из тех, что уже
имеются на листе.
Для того чтобы эффективно сделать это, каким-то образом необходимо
обойти ошибки. Возможно использование функции ЕОШИБКА(). Например,
вот формула для подсчета среднего значения в диапазоне с игнорированием
ошибочных ячеек:
{=СРЗНАЧ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(диапазон); “”; диапазон))}
На рис. 15.21 показан пример использования.
Рис. 15.21. Игнорирование ошибок при работе с диапазоном
310
310
310
Глава 15. Справочник основных функций Excel
15.5. Функции ссылки и автоподстановки
в Excel
Таблица 15.7. Функции ссылки и автоподстановки
Функция и ее синтаксис
Краткое описание работы
ВЫБОР (номер_индекса;
Позволяет выбрать одно значение из списка.
значение1;значение2;…)
ИНДЕКС (ссылка; номер_строки; номер_столбца; номер_
области)
Возвращает значение элемента таблицы или массива, заданного номером строки и номером столбца.
ПОИСКПОЗ (искомое_значение;
просматриваемый_массив;
тип_сопоставления)
Возвращает относительное положение элемента
массива, который соответствует указанному значению в указанном порядке.
ГПР (искомое_значение; таблица;
номер_строки; интервальный_
просмотр)
ВПР (искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_просмотр)
Выполняет поиск значения в верхней строке таблицы
или массива значений и возвращает значение того же
столбца в заданной строке таблицы или массива
Ищет значение в первом столбце массива таблицы
и возвращает значение в той же строке из другого
столбца массива таблицы.
15.5.1. ФУНКЦИЯ ВЫБОР()
Простейшей функцией автоподстановки в Excel является ВЫБОР(), которая позволяет выбирать значения из списка. В общем случае, при подаче
на вход числа n, ВЫБОР() возвращает n-й номер из списка. Вот синтаксис
функции:
ВЫБОР (номер_индекса; значение1; значение2;…)
Здесь
номер_индекса – определяет, какое из значений вернет функция.
Например, если в номер_индекса передается число 2, вернется значение2. Аргумент обязательно должен быть числом (или это может
быть результат функции или формулы, возвращающей число) между 1 и 29;
значения – список из максимум 29 значений для возврата. Значениями может быть все что угодно – числа, строки, функции, формулы,
ссылки и т.д.
Например, следующая формула:
311
311
311
Самоучитель Exсel 2010
=ВЫБОР(2; “Наземная почта”; “Авиапочта”; “Курьерская доставка”)
Вернет значение «Авиапочта» поскольку аргумент номер_индекса равен 2.
Также можно возвращать в качестве результата диапазоны ячеек. Например, формула =ВЫБОР(1; А9:В9; С9:D9; E9:F9) вернет диапазон А9:В9, и
можно далее использовать его для других целей, например, суммирования:
=СУММ(ВЫБОР(1; А9:В9; С9:D9; E9:F9))
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДНЯ НЕДЕЛИ
Как будет указано ниже, функция ДЕНЬНЕД() возвращает номер дня недели
от 1 до 7. Например, воскресенье это 1, понедельник – 2 и т.д.
Допустим, требуется знать название конкретного дня недели, а не его номер. Если необходимо использовать название дня недели в качестве строки, функция ВЫБОР() решает такую задачу. Допустим, ячейка В5 содержит дату. Формула для отображения фактического названия дня недели будет выглядеть следующим образом:
=ВЫБОР(ДЕНЬНЕД(В5); “вос”; “пнд”; “втр”; “срд”; “чтв”; “птн”;
“сбт”)
Точно таким же образом можно сделать выбор по месяцам года:
=ВЫБОР(МЕСЯЦ(дата);
“Янв”; “Фев”; “Мар”; “Апр”; “Май”;
“Июн”; “Июл”; “Авг”; “Сен”; “Окт”; “Ноя”; “Дек”)
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВЗВЕШЕННОГО РЕЗУЛЬТАТА ОПРОСА
Допустим, был проведен определенный опрос, где респонденты отвечали
на последовательность вопросов с номерами ответов от 1 до 5, но разные
вопросы имели разное значение на конечный результат. С помощью функции ВЫБОР() можно задать разные веса для ответов. Например, следующим
образом:
=ВЫБОР(Ответ1; 1.5; 0.6; 2.5; 1; 1.3)
Ответ1 — это присвоенное имя ячейки с ответом на вопрос номер 1.
ИНТЕГРАЦИЯ ФУНКЦИИ ВЫБОР() С ГРУППОЙ ПЕРЕКЛЮЧАТЕЛЕЙ
ЛИСТА
312
312
312
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Функцией ВЫБОР() удобно воспользоваться, когда имеется небольшое количество вариантов для выбора, начиная от 1 и до некоторого числа. Пример такой ситуации показан на рис. 15.22
Здесь установлена связь между группой переключателей и ячейкой D14.
Каждый из вариантов дает число в D14 от 1 до 3. Это идеальный случай
для применения функции ВЫБОР(). В данном примере рассчитывается сто-
Рис. 15.22. Расчет стоимости доставки в зависимости от ее типа
имость доставки исходя из веса (задается отдельно в ячейке F6) и способом
доставки. Использованная формула выглядит так:
=ВЫБОР(D14; F6*300; F6*100; F6*500)
15.5.2.ПРОСМОТР И ПОИСК ЗНАЧЕНИЙ В ТАБЛИЦАХ
Функция ВЫБОР() является хорошим инструментом для создания определенной группы формул. Однако у нее есть ряд существенных ограничений:
•
Исходные значения должны быть положительными целыми числами.
•
Максимальное количество значений для выбора равно 29.
•
Только одна группа данных доступна для использования в каждой
функции.
313
313
313
Самоучитель Exсel 2010
С помощью различных трюков можно попытаться обойти данные условия,
однако, лучше воспользоваться более гибкими механизмами автоподстановки. Существуют функции, позволяющие использовать различные типы
значений для поиска с большим количеством значений для замены. Названия этих функций – ГПР() и ВПР().
ФУНКЦИЯ ВПР()
Работа функции ВПР() заключается в просмотре первой колонки таблицы
на предмет нахождения заданного значения (буква В в названии функции
расшифровывается как вертикальный) и вывод на экран значения из соответствующего столбца, также заданного пользователем.
ВПР (искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_
просмотр)
Здесь
искомое_значения – это значение, которое требуется найти в первом
столбце таблицы. Можно указать число, ссылку или строку,
таблица – таблица для поиска. Можно использовать ссылку на диапазон или присвоенное имя,
номер_столбца – если данные будут найдены, номер_столбца показывает из какого столбца таблице (из одной строки с найденными данными) будут возвращены данные (1 – для первого столбца,
2 – для второго и т.д.),
интервальный_просмотр – это булева переменная, отвечающая за
то, точно (если передается ЛОЖЬ) или приближенно (ИСТИНА
или отсутствие значения) Excel будет осуществлять поиск в первом
столбце. В случае приближенного поиска будет выведена информация о наибольшем значении, но меньшем, чем искомое_значение.
Вот некоторые примечания, которые следует учитывать при работе с функцией:
•
Первая колонка таблицы должна быть отсортирована в порядке
возрастания.
•
Если первое поле таблицы текстовое, а значение аргумента интервальный_просмотр равно ЛОЖЬ, можно применять стандартный
314
314
314
Глава 15. Справочник основных функций Excel
пропуск символов (? для одиночного символа или * для множества
символов).
•
Если функция не сможет найти необходимое значение, вернется
ошибка #Н/Д.
•
Если аргумент номер_столбца меньше чем 1, ВПР() вернет #ЗНАЧ!,
а когда больше чем число столбцов в таблице — #ССЫЛКА!
ФУНКЦИЯ ГПР()
Данная функция похожа на предыдущую рассмотренную (ВПР()), а той
лишь разницей, что поиск происходит в первой горизонтальной строке таблицы. В случае успеха, будет возвращено значение из строки с указанным
номером.
Вот синтаксис функции:
ГПР (искомое_значение; таблица; номер_строки; интервальный_
просмотр)
где
искомое_значения – это значение, которое требуется найти в первой
строке таблицы. Можно указать число, ссылку или строку;
таблица – таблица для поиска. Можно использовать ссылку на диапазон или присвоенное имя;
номер_строки – если данные будут найдены, номер_строки показывает из какой строки таблице (из одного столбца с найденными данными) будут возвращены данные (1 – для первого столбца, 2 – для
второго и т.д.);
интервальный_просмотр – это булева переменная, отвечающая за
то, точно (если передается ЛОЖЬ) или приближенно (ИСТИНА
или отсутствие значения) Excel будет осуществлять поиск в первой
строке. В случае приближенного поиска будет выведена информация о наибольшем значении, но меньшем, чем искомое_значение.
РАСЧЕТ СКИДКИ ДЛЯ ПОКУПАТЕЛЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФУНКЦИЙ ПРОСМОТРА
Часто бывает необходимо сделать расчет скидки на товар исходя из количества покупаемых единиц. Например, при покупке10-24 единиц скидка
равна 5%, для 25-49 единиц – 10% и так далее. Рис. 15.23 показывает пример
такого расчета.
315
315
315
Самоучитель Exсel 2010
Справа показана таблица скидок. Формула для подсчета скидки выглядит
так:
Рис. 15.23. Расчет скидки для покупателя с использованием функций просмотра
=ВПР(B5; $J$5:$K$10; 2)
Аргумент интервальный_просмотр опущен, и поэтому количество как бы
будет округляться к ближайшему меньшему значению (при этом таблица
скидок была отсортирована по возрастанию). Поскольку в качестве номера
строки указан параметр 2, функция переместится в таблице на ячейку со
скидкой, и вернет ее в качестве значения.
Для предотвращения ошибок полезно пользоваться функцией ЕОШИБКА()
как было показано ранее.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИЙ ВПР() И ГПР() С РАЗЛИЧНЫМИ ТАБЛИЦАМИ
Для того чтобы выбирать подходящую таблицу в зависимости от условия,
например, когда необходимо рассчитывать скидку исходя не только из количества товара, но и его типа, можно воспользоваться следующей конструкцией:
=ВПР(искомое_значение;
номер_столбца)
ЕСЛИ(условие,
таблица1,
таблица2);
ПОИСК ТОЧНЫХ ЗНАЧЕНИЙ: ПРОСМОТР ТАБЛИЦЫ СЧЕТОВ КЛИЕНТОВ
При использовании функций просмотра ВПР() и ГПР() часто возникает необходимость в поиске абсолютно достоверного значения, а не приближенного. Следующий пример рассматривает как раз такой случай.
316
316
316
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Рис. 15.24. Автоматическая подстановка имени клиента при вводе
номера его счета
Таблица с информацией о клиентах – номерах счетов и именах – хороший
пример таблицы, содержащей дискретные значения для поиска. В данном
случае от функций ВПР() и ГПР() требуется нахождение точного значения
номера счета. Следующий пример на рис. 15.24 показывает автоматическую
подстановку имени клиента при вводе номера его счета.
Формула для просмотра такова:
=ВПР(D2;G4:H9;2;ЛОЖЬ)
Поскольку последний аргумент имеет значение ЛОЖЬ, функция ищет точное значение в столбце G.
15.5.3.ПРОДВИНУТЫЕ ОПЕРАЦИИ ПОИСКА
Базовая операция просмотра – поиск в первой строке или первом столбце, и возврат значения из смещения – удовлетворит большинство стандартных надобностей. Однако некоторые операции требуют более продвинутого решения. Остаток раздела будет посвящен рассмотрению функций
ПОИСКПОЗ() и ИНДЕКС().
ФУНКЦИИ ПОИСКПОЗ() И ИНДЕКС()
ПОИСКПОЗ() ищет значение в строках или столбцах равное указанному и, в
случае успеха, возвращает значение позиции в массиве найденной ячейки.
Вот ее синтаксис:
ПОИСКПОЗ (искомое_значение;
поставления)
просматриваемый_массив;
тип_со-
317
317
317
Самоучитель Exсel 2010
где
искомое_значение – значение, которое необходимо найти. Можно
использовать числа, строки, ссылки или логические значения;
просматриваемый_массив – массив в виде группы строк или столбцов для поиска;
тип_сопоставления – сюда можно задать значения 0, 1 или -1 (по
умолчанию задается 1):
•
0 – поиск первого значения, в точности соответствующего искомому значению. Массив для поиска может иметь любой порядок возрастания.
•
1 – поиск наибольшего значения, меньшего или равного искомому значению. Массив для поиска должен быть отсортирован
по возрастанию;
•
-1 – поиск наименьшего значения, большего или равного искомому значению. Массив для поиска должен быть отсортирован
по убыванию.
Обычно функция ПОИСКПОЗ() не используется сама по себе, а лишь в сочетании с функцией ИНДЕКС(). Данная функция возвращает значение ячейки
по номеру строки и столбца в диапазоне. Вот синтаксис:
ИНДЕКС (ссылка; номер_строки; номер_столбца; номер_области)
Здесь
ссылка – ссылка на один или более диапазонов ячеек;
Рис. 15.25. Автоматическая подстановка имени клиента с помощью функций
ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ()
318
318
318
Глава 15. Справочник основных функций Excel
номер_строки – номер строки в ссылке, откуда необходим возврат
значения. Можно опустить данный аргумент, когда в ссылке имеется только одна строка;
номер_столбца – номер столбца в ссылке, откуда необходим возврат значения. Можно опустить данный аргумент, когда в ссылке
имеется только один столбец;
номер_области – если в ссылке вводится несколько диапазонов,
данный аргумент показывает, какой из них необходимо использовать. 1 (по умолчанию) — это первый диапазон, 2 – второй и т.д.
Идея использования функций в том, что с помощью ПОИСКПОЗ() находится
номер строки или столбца (в зависимости от конкретного случая и таблицы) и затем используется ИНДЕКС() для получения значения.
Вот первый пример использования функций (рис. 15.25), он аналогичен
тому, что представлен выше на рис. 15.24, но создан с помощью ПОИСКПОЗ()
и ИНДЕКС().
В ячейке E3 теперь используется новая формула:
=ИНДЕКС(G4:H9; ПОИСКПОЗ(D2; G4:G9); 2)
Функция ПОИСКПОЗ() ищет значение D2 (номер счета) в диапазоне номеров. Затем данное значение используется как номер_строки для функции
ИНДЕКС(), в которую также передается число 2 как номер столбца (поскольку имена клиентов находятся во втором столбце).
Рис. 15.26. Поиск по строке и столбцу
319
319
319
Самоучитель Exсel 2010
СОЗДАНИЕ ПОИСКА ПО СТРОКЕ И СТОЛБЦУ
На данный момент был рассмотрен поиск только в одном измерении — только по одной строке или столбцу. Однако существует множество ситуаций,
когда необходим поиск в двух направлениях. Это означает поиск по строке
и по столбцу, и возврат значения на пересечении.
Сделать это можно с помощью двух функций ПОИСКПОЗ(): одной для вычисления строки для подстановки в ИНДЕКС(), и другой для вычисления
столбца. На рис. 15.26 представлен соответствующий пример.
Вот итоговая формула для вычислений:
=ИНДЕКС(A4:E8; ПОИСКПОЗ(B11; A4:A8; 0);
ПОИСКПОЗ(B12; A3:E3; 0))
ПОИСК ПО МНОЖЕСТВУ СТРОК
Иногда недостаточно осуществлять поиск только по одной строке. К примеру, имеется список работников, как показано на рис. 14.27
Возможна ситуация, когда несколько работников имеют одну фамилию.
Поэтому использовать ее для поиска по данной таблице недостаточно. Необходимо задать формулу для поиска по имени и по фамилии. Функция
ПОИСКПОЗ() при этом принимает следующий вид:
=ПОИСКПОЗ(значение1 & значение2; диапазон1 & диапазон2; тип_
сопоставления)
где
Рис. 15.27. Поиск по множеству строк
320
320
320
Глава 15. Справочник основных функций Excel
значение1 и и значение2 – строки для поиска (в примере на рисунке
14.27 – имя и фамилия работника);
диапазон1 и диапазон2 – соответствующие диапазоны для значений.
Данную функцию следует подставить в качестве аргумента для функции
ИНДЕКС(). При этом необходимо задать формулу как массив (осуществля-
ется это с помощью сочетания клавиш «Ctrl»+«Shift»+«Enter»).
Итоговую формулу для примера и ее действие можно наблюдать в строке
формулы на рис. 15.27
Формула объединяет значения в одну строку, для приведенного примера
это будет строка «СумкинФедор», и далее происходит поиск по массиву из
таких же объединенных строк.
15.6. РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ ДАТЫ И ВРЕМЕНИ
15.6.1. КАК EXCEL РАБОТАЕТ С ДАТОЙ И ВРЕМЕНЕМ
В Excel используются числовые номера для представления даты и времени.
Для получения номера даты, за точку отсчета берется 31 декабря 1899 года,
и затем берется число дней года, прошедшего с этой даты (точки отсчета).
Например, 1 января 1900 года будет числом 1; 2 января 1900 года – 2 и так
далее. Табл. 15.8.a иллюстрирует перевод номеров дат в привычное текстовое представление.
Таблица 15.8.а. Примеры перевода дат
Номер
Дата
366
31 декабря 1900 г.
3746
3 апреля 1910 г.
36444
11 октября 1999 г.
Для получения номера, соответствующего времени, Excel распределяет 24часовое время между 0 и 1. Точка отсчета, полночь, принимается равной 0,
12:00 дня – половина времени – 0.5. Примеры перевода времени показаны
в табл. 14.8.b.
Таблица 15.8.b. Примеры перевода времени
Номер
Время
321
321
321
Самоучитель Exсel 2010
0.3
7:12:00
0.99999
23:59:59
0.708333
17:00:00
Данные числа комбинируются для получения даты и времени, например
число 366.5 означает 31 декабря 1900 года, 12:00:00.
Преимуществом использования номеров для работы с датой и временем
– простота вычислений и расчетов. Дата или время становятся всего лишь
числами, и математически операции с ними ничем не отличаются от операций с обычными числами.
Также это очень помогает в документах, где отслеживается время прибытия
товара, поступления денег и так далее.
15.6.2.ВВОД ДАТЫ И ВРЕМЕНИ
Несмотря на то, что номера очень просты для вычислений, ввод информации с помощью них затруднителен для человека, поскольку для этого необходимо иметь в голове микрокомпьютер, мгновенно вычисляющий, что
17 января 2004 12:34:00 — это число 38003.5236111111. К счастью, Excel заботится о конвертации данных форматов, поэтому можно воспользоваться
множеством способов для ввода, представленных в списке форматов Excel
(см. табл. 15.9).
Таблица 15.9. Форматы даты и времени в Excel
Формат
Пример
дд.ММ.гг
01.05.07
Д МММ ГГ
01 мая 1996
Д МММ
16 сен (Excel подставит текущий год)
ммм.гг
Авг.99 (Excel использует первый день месяца)
ч:мм AM/PM
11:04 PM
ч:мм:сс AM/PM
11:04:50 AM
ч:мм
23:45
ч:мм:СС
23:44:58
15.6.3. EXCEL И ГОДЫ ИЗ ДВУХ ЦИФР
322
322
322
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Рис. 15.29. Настройка параметров даты для отображения лет
Ввод годов двумя цифрами (как например 07 для 2010 года или 98 для 1998)
является проблемой для Excel, поскольку разные версии программы интерпретируют их по-разному. Для разных версий существуют различные рамки, задающие числа перевода в полный формат года. Например, начиная с
Excel 97, числа от 00 до 29 задают годы от 2000 до 2029, а с 30 до 99 – годы
от 1930 по 1999. Более старые версии делают это по-другому, и существует
риск перевода даты неправильно. Лучшим решением является задание всех
лет с помощью четырех цифр. Также можно выбрать требуемый интервал
дат с помощью настроек операционной системы:
1. Нажать Пуск, Панель управления, далее выберите Язык и региональные стандарты.
2. В закладке Региональные параметры нажать на кнопку Настройка…
3. В появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Дата.
4. В группе Календарь задать необходимый интервал отображения
(см. рис. 14.29)/
5. Нажмите ОК для сохранения настроек.
15.6.4. РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ ДАТЫ В EXCEL
Таблица 15.10. Функции даты в Excel
323
323
323
Самоучитель Exсel 2010
Функция и ее синтаксис
Краткое описание работы
ДАТА (год; месяц; день)
Возвращает целое число, представляющее определенную дату
ДАТАЗНАЧ (дата_как_текст)
Возвращает числовой формат даты, представленной в виде текста.
ДЕНЬ (дата_в_числовом_формате)
Возвращает день в дате, заданной в числовом
формате.
ДНЕЙ360 (нач_дата;
дата; метод)
Возвращает количество дней между двумя датами
на основе 360-дневного года (двенадцать месяцев
по 30-дней).
кон_
ДАТАМЕС (нач_дата; число_
месяцев)
Возвращает в числовом формате дату, отстоящую
на заданное количество месяцев вперед или назад
от заданной даты
КОНМЕСЯЦА (нач_дата; число_месяцев)
Возвращает числовой формат последнего дня месяца, отстоящего на указанное количество месяцев
от даты, указанной в аргументе «нач_дата».
МЕСЯЦ
(дата_в_числовом_
формате)
Возвращает месяц для даты, заданной в числовом
формате.
ЧИСТРАБДНИ (нач_дата; кон_
дата; праздники)
Возвращает количество рабочих дней между датами «нач_дата» и «кон_дата». Праздники и выходные
в это число не включаются.
СЕГОДНЯ ( )
Возвращает текущую дату в числовом формате
ДЕНЬНЕД (дата_в_числовом_
формате; тип)
Возвращает день недели, соответствующий дате.
НОМНЕДЕЛИ
(дата_в_числовом_формате;
тип)
РАБДЕНЬ (нач_дата;
чество_дней;
коли-
праздники)
Возвращает число, которое указывает, на какую неделю года приходится указанная дата.
Возвращает число, которое представляет дату,
отстоящую на заданное количество рабочих дней
вперед или назад от начальной даты
ГОД (дата_в_числовом_формате)
Возвращает год, соответствующий заданной дате
ДОЛЯГОДА
(нач_дата;кон_
дата; базис)
Возвращает долю года, которую составляет количество дней между двумя датами (начальной и конечной).
РАЗНДАТ (нач_дата; кон_
дата; тип_результата)
Возвращает значение между датами «нач_дата» и
«кон_дата», основанное на типе результата.
ФУНКЦИЯ СЕГОДНЯ()
Когда необходимо использовать текущую дату в формуле, выражении и
т.д., используется функция СЕГОДНЯ(). Она не требует никаких аргументов.
При этом текущая дата возвращается в числовом формате.
324
324
324
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Функция СЕГОДНЯ() является динамической. Каждый раз при открытии
или пересчетt документа она возвращает новое текущее значение даты.
ФУНКЦИЯ ДАТА()
Дата содержит в себе три компоненты: год, месяц и день. Часто возникает
ситуация, когда в документе вычисляются какие-либо из этих компонентов,
и требуется получить из них полную дату в числовом формате. Для этого
используется функция ДАТА():
ДАТА (год; месяц; день)
Здесь
год – число между 1900 и 9999, означающее год,
месяц и день – соответствующие компоненты даты.
ВНИМАНИЕ.
При вводе года с помощью двух цифр, может возникнуть проблема, аналогичная
рассмотренной выше. Предпочтительнее применять полное обозначение года.
Например, следующие аргументы вернут предновогоднюю дату в числовом
формате:
=ДАТА(2010; 12; 31)
Функция ДАТА() обрабатывает ввод неверных значений в аргументы месяц
и день. Например, при вводе
=ДАТА(2010; 12; 32)
будет возвращено число, соответствующее 1 января 2008 года. В данном случае ДАТА() руководствуется тем, что в декабре 31 день, и поэтому лишний
день используется для вывода следующего дня. Точно также, при вводе
=ДАТА(2010;13; 20)
будет возвращено число, соответствующее 20 января 2010 года.
ФУНКЦИЯ ДАТАЗНАЧ()
Даная функция применяется тогда, когда есть дата в строке, и требуется
преобразовать ее к числовому формату для работы:
ДАТАЗНАЧ (дата_как_текст)
325
325
325
Самоучитель Exсel 2010
Здесь
дата_как_текст – строка для преобразования.
Например, следующее выражение вернет дату для 20 Января 2010 года:
=ДАТАЗНАЧ(“20 Январь 2010”)
ВОЗВРАТ ЧАСТЕЙ ДАТЫ
Каждый из трех компонентов даты – год, месяц и день может быть возвращен из необходимой даты. Множество интересных задач решаются с
использованием отдельных компонент даты. Компоненты возвращаются с
помощью функций ГОД(), МЕСЯЦ() и ДЕНЬ():
ГОД (дата_в_числовом_формате)
МЕСЯЦ (дата_в_числовом_формате)
ДЕНЬ (дата_в_числовом_формате)
В каждую функцию передается дата в числовом формате. Также возможна
передача с помощью строки. Примеры работы функций:
=ГОД(СЕГОДНЯ()) – возвращается текущий год.
=МЕСЯЦ(“20 январь 2010”) – возвращается месяц в числовом формате
(в данном примере – 1).
=ДЕНЬ(39102) – в данном примере передается число, соответствующее 20
января 2010 года. Функция возвращает число 20.
ФУНКЦИЯ ДЕНЬНЕД()
Данная функция возвращает число, соответствующее дню недели в передаваемой дате:
ДЕНЬНЕД (дата_в_числовом_формате ;тип)
Здесь
дата_в_числовом_формате – дата (число или строка) с которой
производится работа.
тип – число, показывающее, каким образом будет осуществляться
возврат числа:
•
326
326
326
1 – значения возвращаются от 1 (воскресенье) до 7 (суббота);
является значением по умолчанию;
Глава 15. Справочник основных функций Excel
•
2 — значения возвращаются от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье);
•
3 — значения возвращаются от 0 (понедельник) до 6 (воскресенье).
ФУНКЦИЯ НОМНЕДЕЛИ()
Данная функция возвращает число, соответствующее номеру недели года в
передаваемой дате:
НОМНЕДЕЛИ (дата_в_числовом_формате; тип)
Здесь
дата_в_числовом_формате – дата (число или строка) с которой
производится работа.
тип – число, показывающее, каким образом считаются недели:
•
1 – неделя начинается с воскресенья; является значением по
умолчанию;
•
2 – неделя начинается с понедельника.
Например, следующее выражение возвращает 51, поскольку 20 декабря
2010 года приходится на 51-ю неделю года:
=НОМНЕДЕЛИ(“20.дек.2010”; 2)
ВОЗВРАТ ДАТЫ, ОТСТОЯЩЕЙ НА N ЛЕТ, МЕСЯЦЕВ ИЛИ ДНЕЙ ОТ ТЕКУЩЕЙ ДАТЫ
Можно получить преимущества из того факта, что функция ДАТА() автоматически устраняет неверные значения в своих аргументах (см. выше). Чаще
всего это применяется для нахождения даты, отстоящей на заданное количество лет, месяцев и дней от текущей (или от любой) даты.
Например, требуется узнать, на какой день недели приходится 4 июля следующего года:
=ДЕНЬНЕД(ДАТА( ГОД(СЕГОДНЯ()) + 1; 7; 4); 2)
Далее, допустим, требуется работать с датой, отстоящей от сегодняшнего
дня на 6 месяцев. Для этого необходимо использовать следующую запись:
=ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()); МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())+6; ДЕНЬ(СЕГОДНЯ()))
Используя данную методику, можно непосредственно создавать любые
конструкции, где необходим возврат отстоящей на известное количество
327
327
327
Самоучитель Exсel 2010
лет, месяцев или дней от заданной даты. Необходимо просто добавлять
нужное число к компонентам даты. Например, если необходимо вычислить
день, отстоящий от текущего на 30 дней, можно использовать вызов
=ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()); МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()); ДЕНЬ(СЕГОДНЯ()+30))
Следует обратить внимание, каким образом осуществляется добавление
дней в последнем примере. Это возможно потому, что все прибавления чисел к дате работают на уровне дней, и, таким образом, прибавление к дате
числа 30 означает реально прибавление 30 дней. Например, если необходимо получить день, отстоящий от сегодняшнего на 15 дней, достаточно записать
СЕГОДНЯ()+30
ФУНКЦИЯ РАБДЕНЬ()
Прибавление или вычитание дней из даты работает одинаково для всех
дней – рабочих, выходных, праздничных. Во многих случаях может понадобиться игнорирование выходных и праздничных дней и возврат даты,
отстоящей от текущей на определенное число рабочих дней. Для этого используется следующая функция:
РАБДЕНЬ (нач_дата; количество_дней; праздники)
Здесь
нач_дата – начальная дата (число, ссылка или строка);
количество_дней – количество рабочих дней до или после начальной даты. Положительные числа соответствуют датам в будущем,
отрицательные — в прошлом;
праздники – список дней для исключения из вычислений. Это может быть диапазон дат или массив констант.
Например, следующее выражение возвращает день, который наступит через 30 рабочих дней от текущей даты:
=РАБДЕНЬ (СЕГОДНЯ(); 30)
Другой пример — вычисление 30-го рабочего дня после 1 декабря 2010 года,
исключая 25 декабря 2010 и 1 января 2008 года:
=РАБДЕНЬ(“01.12.2010”;30;{“25.12.2010”;”01.01.2008”})
328
328
328
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ПРОБЛЕМА ПРИ ДОБАВЛЕНИИ МЕСЯЦЕВ К ДАТЕ
Необходимо соблюдать осторожность при простом добавлении определенного числа месяцев к текущей дате. Проблема заключается в том, что разные
месяцы содержат различное количество дней. Таким образом, если используется такое добавление в самом конце месяца, получаемый месяц может не
иметь такого дня вообще. Допустим, ячейка А1 содержит дату “31.01.2010”
и имеется следующая формула:
=ДАТА(ГОД(А1); МЕСЯЦ(А1)+3; ДЕНЬ(А1))
Можно было бы ожидать возврата апреля в качестве компоненты полученной даты. Однако не существует даты “31.04.2010” (в апреле всего 30 дней).
Excel предпримет автоматическую конвертацию к дате “01.05.2010”.
Данную проблему возможно решить с помощью функций ДАТАМЕС() и КОНМЕСЯЦА().
ФУНКЦИЯ ДАТАМЕС()
ДАТАМЕС() возвращает дату, отстоящую от начальной на указанное коли-
чество месяцев:
ДАТАМЕС (нач_дата; число_месяцев)
где
нач_дата – начальная дата,
число_месяцев – число, указывающее на необходимое число месяцев.
Удобным при работе с данной функцией является то, что она вычисляет дату более совершенным способом, нежели простое прибавление. Если
даты в месяце не существует (как, например, в нашем примере с 31 апреля),
возвращается последний день месяца (в данном примере, 30 апреля).
Данная функция применяется при расчете даты платежа, и ее использование очень простое.
ФУНКЦИЯ КОНМЕСЯЦА()
Следующая функция, КОНМЕСЯЦА(), возвращает последний день месяца, отстоящего от начальной даты на указанное число месяцев:
КОНМЕСЯЦА (нач_дата; число_месяцев)
где
329
329
329
Самоучитель Exсel 2010
нач_дата – начальная дата,
число_месяцев – число, указывающее на необходимое число месяцев.
Например, так можно вернуть последний день следующего месяца:
=КОНМЕСЯЦА(СЕГОДНЯ(); 1)
Для возврата последнего дня текущего месяца можно воспользоваться следующим приемом:
=КОНМЕСЯЦА(СЕГОДНЯ(); 0)
ВОЗВРАТ ДАТЫ N-ГО ВХОЖДЕНИЯ ДНЯ НЕДЕЛИ В МЕСЯЦЕ
Типичной задачей на практике является нахождения N-го вхождения дня
недели в месяце. Допустим, какое-то важное событие случается каждый
первый понедельник месяца, или просто требуется запланировать встречу
на третье воскресенье июля.
Можно рассмотреть, например, задачу нахождения Дня учителя (первое
воскресенье октября). Можно начать отсчет с 1 октября и затем прибавить
необходимое количество дней. Формула выглядит так:
=ДЕНЬ (год; месяц; 1) + дни
В данном случае год – на какой год выпадает нужная дата, месяц – номер
месяца, с которым идет работа. Значение дни необходимо вычислить.
Число дни для данного примера вычисляется следующим образом:
•
Если порядковый номер дня недели, с которым идет работа, меньше чем порядковый номер первого дня месяца (в числовом эквиваленте: 1 — понедельник, 7 — воскресенье), число дней для прибавления рассчитывается как
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(год; месяц; 1); 2) + день_недели.
Здесь день_недели – известное рабочее значение. Например, для
первого воскресенья октября 2008 года эта формула принимает вид:
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 10; 1);2) + 7
•
Если день недели является большим или равным в сравнении с первым днем месяца (в числовом эквиваленте), число дней для прибавления рассчитывается как
день_недели
-
ДЕНЬНЕД(ДАТА(год;
месяц;
1);
2)
Здесь день_недели – известное рабочее значение. Например, для
330
330
330
Глава 15. Справочник основных функций Excel
первого воскресенья октября 2008 года эта формула принимает вид:
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 10; 1);2)
Данные условия можно легко обработать с помощью функции ЕСЛИ().
Вот базовая формула для вычисления первого вхождения дня_недели в заданный месяц заданного года:
=ДЕНЬ (год; месяц; 1) +
ЕСЛИ(день_недели < ДЕНЬНЕД(ДАТА(год; месяц; 1); 2);
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(год; месяц; 1); 2) + день_недели;
день_недели - ДЕНЬНЕД(ДАТА(год; месяц; 1); 2))
Вот пример формулы для вычисления даты Дня учителя в 2008 году:
Рис. 15.30. Лист для расчета N-го вхождения дня недели в заданный месяц и год
=ДАТА(2008; 10; 1) +
ЕСЛИ(7 < ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 10; 1); 2);
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 10; 1); 2) + 7;
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 10; 1); 2))
Обобщая формулу для расчета N-го вхождения, можно сделать следующее
заключение: второе вхождение отстоит от первого ровно на неделю, третье
на две недели и так далее. Вот общее выражение:
(n – 1) * 7
где n – необходимый номер вхождения.
Вот общая формула для такого рода расчета:
331
331
331
Самоучитель Exсel 2010
=ДЕНЬ (год; месяц; 1) +
ЕСЛИ(день_недели < ДЕНЬНЕД(ДАТА(год; месяц; 1); 2);
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(год; месяц; 1); 2) + день_недели;
день_недели - ДЕНЬНЕД(ДАТА(год; месяц; 1); 2)) +
(n – 1) * 7
Например, требуется вычислить третью субботу июля 2008 года:
=ДАТА(2008; 07; 1) +
ЕСЛИ(6 < ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 07; 1); 2);
7 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 07; 1); 2) + 6;
6 - ДЕНЬНЕД(ДАТА(2008; 07; 1); 2))
Рис. 15.30 показывает пример листа с таким расчетом.
В ячейку B1 вносится номер вхождения, в B2 – день недели, а в B3 и В4 –
месяц и год. В B6 находится формула для расчета:
=ДАТА(B4;B3;1)+
ЕСЛИ(B2<ДЕНЬНЕД(ДАТА(B4;B3;1);2);
7-ДЕНЬНЕД(ДАТА(B4;B3;1);2)+B2;
B2-ДЕНЬНЕД(ДАТА(B4;B3;1);2))+(B1-1)*7
ВЫЧИСЛЕНИЕ РАЗНИЦЫ МЕЖДУ ДВУМЯ ДАТАМИ
В Excel можно вычитать даты непосредственно друг из друга, например
=Дата1 – Дата2
Здесь
Дата1 и Дата2 – фактические числовые значения дат, а не строки. При работе данной формулы Excel возвращает непосредственно разницу в днях между этими датами. В случае если Дата1 будет
позже Даты2, число будет положительным, и наоборот.
ЗАМЕЧАНИЕ.
Иногда для правильного отображения результата бывает необходимо перевести
ячейку в числовой или общий формат.
С помощью данной методики можно узнать, каким по счету днем в году является определенная дата. Формула для этого:
332
332
332
Глава 15. Справочник основных функций Excel
=ВашаДата – ДАТА(ГОД(ВашаДата) – 1; 12; 31)
ВЫЧИСЛЕНИЕ ВОЗРАСТА ЧЕЛОВЕКА
На первый взгляд, выполнить данную операцию очень просто с помощью
формулы:
=ГОД (СЕГОДНЯ()) – ГОД (Дата_рождения)
Но, к сожалению, это сработает, только когда день рождения человека уже
прошел в этом году. Иначе возвращенное число будет на единицу больше
реального возраста. Для того чтобы этого избежать, необходимо сделать
проверку вроде этой:
=(ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());
СЕГОДНЯ())
МЕСЯЦ(Дата_рожд);
ДЕНЬ(Дата_рожд))
>
Данная формула проверяет, больше ли дата рождения человека, чем сегодняшний день. Если да, выражение возвращает ИСТИНА, что эквивалентно
1; в противном случае получается ЛОЖЬ, что эквивалентно 0. Иными словами, можно получить правильный результат, вычитая данное условие из
выражения:
=ГОД (СЕГОДНЯ()) – ГОД (Дата_рожд) - (ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());
МЕСЯЦ(Дата_рожд); ДЕНЬ(Дата_рожд)) > СЕГОДНЯ())
ФУНКЦИЯ РАЗНДАТ()
Очень интересная функция, которая почему-то потерялась в справках и пояснениях Excel при русификации. Но, тем не менее, при правильном вводе
аргументов она продолжает работать.
Данная функция вычисляет разницу между двумя вводимыми датами на
основе заданного аргумента:
РАЗНДАТ (нач_дата; кон_дата; тип_результата)
Возможные значения в аргументе тип_результата перечислены в табл.
15.11.
Таблица 15.11. Способы вычисления результата функцией РАЗНДАТ()
“y”
Количество лет между нач_дата и кон_дата
“m”
Количество месяцев между нач_дата и кон_дата
“d”
Количество дней между нач_дата и кон_дата
333
333
333
Самоучитель Exсel 2010
“md”
Разница дней между нач_дата и кон_дата (месяцы и годы не включаются в расчет)
“ym”
Разница месяцев между нач_дата и кон_дата (дни и годы не включаются в расчет)
“yd”
Разница дней между нач_дата и кон_дата (годы не включаются в расчет)
Например, вот формула для вычисления количества дней до следующего
Нового года:
=РАЗНДАТ(СЕГОДНЯ(); ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()); 12; 31); “d”)
Также очень легко вычислить возраст человека с помощью данной функции. Все расчеты существенно упрощаются:
=РАЗНДАТ (Дата_рождения; СЕГОДНЯ(); “y”)
ФУНКЦИЯ ЧИСТРАБДНИ()
При предыдущем расчете разницы дней, Excel включает в анализ выходные
и праздничные дни. Данная функция создана для случаев, когда требуется
обратное:
ЧИСТРАБДНИ (нач_дата; кон_дата; праздники)
где
нач_дата – начальная дата,
кон_дата – конечная дата,
праздники – массив или диапазон дат, исключаемых из расчета.
С помощью этой функции легко можно рассчитать количество дней, фактически отработанное сотрудниками, если это требуется для расчета заработной платы.
ФУНКЦИЯ ДНЕЙ360
Данная функция возвращает разницу между двумя датами, рассчитанную на
основе 360-дневного года (то есть год состоит из 12 периодов по 30 дней):
ДНЕЙ360 (нач_дата; кон_дата; метод)
где
нач_дата – начальная дата,
кон_дата – конечная дата,
метод – число, показывающее способ вычисления:
334
334
334
Глава 15. Справочник основных функций Excel
1 - если нач_дата или кон_дата приходятся на 31-е число месяца, происходит автоматическое преобразование к 30-му числу,
0 – если кон_дата приходится на 31-е число, а нач_дата – менее чем
на 30-е, кон_дата преобразовывается к 1-му числу следующего месяца.
ФУНКЦИЯ ДОЛЯГОДА()
Часто требуется подсчет доли года, приходящейся на определенный период времени. Например, если сотрудник увольняется через 3 месяца, может
потребоваться оплата четверти его годовой заработной платы. При этом может помочь функция ДОЛЯГОДА() которая учитывает множество факторов:
ДОЛЯГОДА (нач_дата; кон_дата; базис)
где
нач_дата – начальная дата,
кон_дата – конечная дата,
базис – число, показывающее, на основе чего будут производиться
вычисления:
•
0 – на основе 360-дневного года (12 периодов по 30 месяцев),
•
1 – используется фактическое число дней в году и фактическое
число дней в каждом месяце,
•
2 – используется 360-днейный год, но фактическое число дней
в месяцах,
•
3 — используется 365-днейный год, но фактическое число дней
в месяцах,
•
4 – если нач_дата или кон_дата приходится на 31-е число месяца, происходит автоматическое преобразование к 30-му числу.
15.6.5.РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ ВРЕМЕНИ В EXCEL
Таблица 15.12. Функции времени Excel
Функция и ее синтаксис
Краткое описание работы
ЧАС (время_в_числ_формате)
Возвращает час, соответствующий заданному
времени. Час определяется как целое число в интервале от 0 до 23.
335
335
335
Самоучитель Exсel 2010
МИНУТЫ (время_в_числ_формате)
Возвращает минуты, соответствующие аргументу
время_в_числовом_формате. Минуты определяются как целое число в интервале от 0 до 59.
СЕКУНДЫ
те)
Возвращает секунды, соответствующие аргументу время_в_числовом_формате. Секунды определяются как целое число в интервале от 0 до 59.
(время_в_числ_форма-
ВРЕМЯ (часы; минуты; секунды)
Возвращает десятичное число, представляющее
определенное время.
ВРЕМЗНАЧ (время_как_текст)
Возвращает время в числовом формате для времени, заданного текстовой строкой
ТДАТА ( )
Возвращает целое число, представляющее текущие дату и время.
ФУНКЦИЯ ТДАТА()
Когда необходимо использовать текущую дату и время в формуле или
функции в качестве аргумента, следует просто использовать функцию ТДАТА(), которая не требует никаких аргументов:
ТДАТА()
При этом возвращаются текущие дата и время в числовом формате. Например, если сейчас 31 декабря 2010 года, полдень, функция ТДАТА() вернет
следующий результат:
39447.5
Если требуется выделить компоненту времени из полученного результата,
необходимо просто вычесть текущую дату следующим образом:
=ТДАТА() – СЕГОДНЯ()
Функция ТДАТА() является динамической. Всякий раз при пересчете она
будет давать новый результат.
ФУНКЦИЯ ВРЕМЯ()
Время как таковое состоит из трех частей: часы, минуты и секунды. Часто
бывает, что на листе генерируются одна или несколько таких частей, и их
необходимо соединить в единое время. Это осуществимо с помощью функции ВРЕМЯ():
ВРЕМЯ(часы; минуты; секунды)
где
часы – компонента часов в составе времени (число от 0 до 23),
минуты – компонента минут в составе времени (число от 0 до 59),
336
336
336
Глава 15. Справочник основных функций Excel
секунды - компонента секунд в составе времени (число от 0 до 59).
Например, данное выражение возвращает время 2:12:55 после полудня в
числовом формате:
=ВРЕМЯ (14; 12; 55)
Аналогично функции ДАТА(), функция ВРЕМЯ() корректирует неправильное время, введенное в качестве аргументов, например:
=ВРЕМЯ (14; 60; 55)
Вернет значение, соответствующее 3:00:55 после полудня.
ФУНКЦИЯ ВРЕМЗНАЧ()
Если задано время в виде строки, его можно преобразовать в числовой формат с помощью данной функции:
ВРЕМЗНАЧ (время_как_текст)
где
время_как_текст – время в виде строки.
Например, можно привести к числу время “3:44:15 PM”:
=ВРЕМЗНАЧ(“3:44:15 PM”)
ПОЛУЧЕНИЕ ЧАСТЕЙ ВРЕМЕНИ
Три части времени – часы, минуты и секунды – могут быть получены индивидуально с помощью следующих функций: ЧАС(), МИНУТЫ() и СЕКУНДЫ().
Функция ЧАС() возвращает компоненту часов в составе времени (число от
0 до 23):
ЧАС (время_в_числ_формате)
Например, следующее выражение возвращает число 12:
=ЧАС(0.5)
Функция МИНУТЫ() возвращает компоненту минут в составе времени (число от 0 до 59):
МИНУТЫ (время_в_числ_формате)
Например, если сейчас 15:46, следующее выражение возвращает число 46:
=ЧАС(ТДАТА())
337
337
337
Самоучитель Exсel 2010
Функция СЕКУНДЫ() возвращает компоненту секунд в составе времени
(число от 0 до 59):
СЕКУНДЫ (время_в_числ_формате)
Например, следующее выражение возвращает число 30:
=ЧАС(“2:55:30 PM”)
ВОЗВРАТ ВРЕМЕНИ, ОТСТОЯЩЕГО ОТ ТЕКУЩЕГО НА N ЧАСОВ, МИНУТ ИЛИ СЕКУНД
Функция ВРЕМЯ(), как было сказано выше, автоматически устраняет не до
конца верно введенные данные. Эти фактом можно воспользоваться для
выполнения задачи.
Например, следующее выражение возвращает время, отстоящее на 12 часов от текущего:
=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА()) + 12; МИНУТЫ(ТДАТА()); СЕКУНДЫ(ТДАТА()))
Функция ВРЕМЯ() не позволяет просто прибавлять часы, минуты или секунды для получения времени. Например, выражение
=ТДАТА() + 1
всего-навсего прибавит один день к текущим дате и времени.
Если необходимо добавить часы, минуты и секунды ко времени, их следует выразить как долю (часть) дня. Например, так как в дне 24 часа, 1 час
представляет собой 1/24 дня. Точно так же, поскольку в часе 60 минут, каждая минута составляет 1/60 часа, и выражение будет выглядеть как 1/24/60.
Табл. 15.13 содержит выражения для операции прибавления ко времени n
часов, минут или секунд.
Таблица 15.13. Формулы для определения времени, сдвинутого
относительно текущего
Операция
Выражение
Пример
Выражение для примера
Прибавление n часов
n*(1/24)
+6 часов
ТДАТА()+6*(1/24)
Прибавление n минут
n*(1/24/60)
-32 минуты
ТДАТА()-32*(1/24/60)
Прибавление n секунд
n*(1/24/60/60)
+11 секунд
ТДАТА()+11*(1/24/60/60)
ПОДСЧЕТ РАЗНИЦЫ МЕЖДУ ДВУМЯ ВРЕМЕНАМИ
338
338
338
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Excel представляет время как часть дня (число от 0 до 1), поэтому ничего
не может помешать просто работать с временем как с числом и использовать формулу:
=Конечное_время – Начальное_время
Это выражение будет работать отлично, до тех пор пока конечное_время будет больше чем начальное.
Однако когда конечное_время находится где-то после полуночи следующего дня, велик шанс что начальное_время окажется больше. Например, если
человек работает с 11 вечера до 7 утра, выражение 7:00 АМ – 11:00 РМ вызовет недопустимое отрицательное значение времени (в ячейке будут показаны заполняющие знаки #)
Для уверенности в том, что ошибки не произойдет, можно воспользоваться
следующим обобщенным выражением:
ЕСЛИ(Кон_время < Нач_время; 1 + Кон_время – Нач_время;
Кон_время – Нач_время)
Функция ЕСЛИ() проверит выражение и, в случае необходимости, использует единицу для устранения ошибки.
ПОДЫТОЖИВАЯ РАБОТУ СО ВРЕМЕНЕМ
При работе со значениями, содержащими время, в Excel следует опасаться
двух фундаментально различных интерпретаций выражения «прибавления
одного времени к другому»:
•
Сложение значений времени для получения будущего времени. Как
видно из предыдущего раздела, прибавление часов, минут или секунд ко времени, приносит в результате будущее время. Например,
если текущее время 11:00 PM (23:00), прибавление двух часов даст
в результате 1:00 AM.
•
Сложение значений времени для получения суммарного значения.
В данном контексте, значения времени складываются для получения общего количества часов, минут или секунд. Это полезно, когда требуется знать, например, сколько времени в сумме отработал
сотрудник. В таком случае, если рассматривать тот же пример, прибавление к 23 часам двух часов даст в результате 25 часов.
Проблема заключается в том, что стандартная интерпретация Excel воспринимает все сложения времени как получение будущего времени. Таким об-
339
339
339
Самоучитель Exсel 2010
разом, когда ячейка А1 содержит 23:00, а А2 – 2:00, следующая формула
вернет значение 1:00:
=А1 + А2
Значение 25:00 будет храниться в ячейке как положено, однако, Excel проводит автоматическое преобразование для получения «правильного» времени 1:00. Если нужно увидеть 25:00:00, следует применить другой формат
для ячейки:
[ч]:мм:сс
15.7. Работа с математическими
функциями
Таблица 15.14. Основные математические функции Excel
Функция и ее синтаксис
Краткое описание работы
ABS (число)
Возвращает модуль (абсолютную величину) числа
ОКРВВЕРХ (число; точность)
Возвращает результат округления с избытком до
ближайшего числа, кратного значению аргумента
точность
ЧИСЛКОМБ (число; число_выбранных)
Возвращает количество комбинаций для заданного числа элементов
ЧЁТН (число)
Возвращает число, округленное до ближайшего
четного целого
EXP (число)
Возвращает число «e», возведенное в указанную
степень
ФАКТР (число)
Возвращает факториал числа
ОКРВНИЗ (число; точность)
Округляет число до кратного заданной точности
с недостатком
НОД (число1; число2; ...)
ЦЕЛОЕ (число)
Возвращает наибольший общий делитель двух
или более целых чисел
Округляет число до ближайшего меньшего целого
НОК (число1; число2; ...)
Возвращает наименьшее общее кратное целых
чисел
LN (число)
Возвращает натуральный логарифм числа
LOG (число; основание)
Возвращает логарифм числа по заданному основанию
LOG10 (число)
Возвращает десятичный логарифм числа
МОПРЕД (массив)
Возвращает определитель матрицы
340
340
340
Глава 15. Справочник основных функций Excel
МОБР (массив)
Возвращает обратную матрицу для матрицы
МУМНОЖ (массив1; массив2)
Возвращает произведение матриц
ОСТАТ (число; делитель)
Возвращает остаток от деления числа на делитель
ОКРУГЛТ (число; точность)
Возвращает число, округленное с нужной точностью
МУЛЬТИНОМ
...)
Возвращает отношение факториала суммы значений к произведению факториалов
(число1;
число2;
НЕЧЁТ (число)
Возвращает число, округленное до ближайшего
нечетного целого
ПИ ( )
Возвращает математическую константу «пи» с
точностью до 15 цифр
СТЕПЕНЬ (число; степень)
Возвращает результат возведения числа в степень
ПРОИЗВЕД (число1; число2; ...)
Перемножает числа, заданные в качестве аргументов и возвращает их произведение
ЧАСТНОЕ
тель)
Возвращает целую часть результата деления с
остатком
(числитель;
знамена-
СЛЧИС ( )
СЛУЧМЕЖДУ (нижн_граница;
верхн_граница)
Возвращает равномерно распределенное случайное вещественное число от 0 до 1
Возвращает случайное целое число, находящееся в диапазоне между двумя заданными числами
РИМСКОЕ (число; форма)
Преобразует арабское число в римское (в текстовом формате)
ОКРУГЛ (число; число_разрядов)
Округляет число до указанного количества десятичных разрядов
ОКРУГЛВНИЗ (число; число_разрядов)
Округляет число до ближайшего меньшего по модулю значения
ОКРУГЛВВЕРХ (число; число_разрядов)
Округляет число до ближайшего большего по модулю
РЯД.СУММ (x; n; m; коэффициенты)
Возвращает сумму степенного ряда
ЗНАК (число)
Определяет знак числа
КОРЕНЬ (число)
КОРЕНЬПИ (число)
Возвращает неотрицательное значение квадратного корня
Возвращает квадратный корень из значения выражения (число * ПИ)
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ
(номер_функции; ссылка1; ссылка2;...)
СУММ (число1; число2; ...)
Возвращает промежуточный итог в список или
базу данных
Суммирует все введенные аргументы
341
341
341
Самоучитель Exсel 2010
СУММЕСЛИ (диапазон; условия;
Суммирует ячейки, заданные условиями
диапазон_суммирования)
СУММПРОИЗВ (массив1; массив2;
массив3; ...)
Перемножает соответствующие элементы заданных массивов
СУММКВ (число1; число2; ...)
Возвращает сумму квадратов аргументов
СУММКВРАЗН (массив_x; массив_
y)
Возвращает сумму квадратов разностей соответствующих значений в двух массивах.
СУММРАЗНКВ (массив_x; массив_
y)
Возвращает сумму разностей квадратов соответствующих значений в двух массивах
СУММСУММКВ (массив_x; массив_
y)
Возвращает сумму сумм квадратов соответствующих элементов двух массивов
ОТБР (число; число_разрядов)
Усекает число до целого, отбрасывая дробную
часть
Все тригонометрические функции с краткими описаниями указаны в
табл. 15.15. Вот некоторые замечания, которые необходимо учитывать при
их использовании:
•
В каждой функции аргумент число является углом в радианах.
•
Если необходимый угол представлен в градусах, можно преобразовать его в радианы, умножив на коэффициент ПИ()/180. Или же использовать функцию РАДИАНЫ (угол), которая преобразует градусы в радианы.
•
Тригонометрические функции возвращают значения в радианах.
Если нужен результат в градусах, следует умножить результат на
коэффициент 180/ПИ(). Или же использовать функцию ГРАДУСЫ
(угол).
Таблица 15.15. Тригонометрические функции Excel
Функция и ее
синтаксис
Краткое описание работы
ACOS (число)
Возвращает арккосинус числа (число должно быть от -1 до 1)
ACOSH (число)
Возвращает гиперболический арккосинус числа (число должно быть
больше или равно 1)
ASIN (число)
Возвращает арксинус числа (число должно быть от -1 до 1)
ASINH (число)
Возвращает гиперболический арксинус числа
ATAN (число)
Возвращает арктангенс числа
ATANH (число)
Возвращает гиперболический арктангенс числа (число должно быть
от -1 до 1)
ATAN2 (x; y)
Возвращает арктангенс для заданных координат x и y
COS (число)
Возвращает косинус заданного угла
342
342
342
Глава 15. Справочник основных функций Excel
COSH (число)
Возвращает гиперболический косинус числа
ГРАДУСЫ (угол)
Преобразует угол из радианов в градусы
SIN (число)
Возвращает синус заданного угла
SINH (число)
Возвращает гиперболический синус числа
TAN (число)
Возвращает тангенс заданного угла
TANH (число)
Возвращает гиперболический тангенс числа
15.7.1. ФУНКЦИИ ОКРУГЛЕНИЯ В EXCEL
Округление необходимо во многих ситуациях. Данный раздел посвящен
анализу того, какие именно из них необходимо применять в том или ином
случае.
ФУНКЦИЯ ОКРУГЛ()
Для округления чаще всего применяется данная функция:
ОКРУГЛ (число; число_разрядов)
где
число – число для округления,
число_разрядов – число, отвечающее за порядок округления:
•
>0 – округлить число к этому числу знаков после запятой,
•
0 – округлить число до ближайшего целого числа,
•
<0 – округлить число к этому числу знаков слева от запятой.
В табл. 15.16 показан пример округления числа 1234,5678 с указанием различного количества разрядов.
Таблица 15.16. Результаты работы функции ОКРУГЛ()
число_разрядов
Результат округления числа 1234,5678
3
1234,568
2
1234,57
1
1234,6
0
12345
-1
1230
-2
1200
-3
1000
343
343
343
Самоучитель Exсel 2010
ФУНКЦИЯ ОКРУГЛТ()
Данная функция округляет вводимое число с заданной точностью:
ОКРУГЛТ (число; точность)
где
число – вводимое число для округления,
точность – точность округления.
Иными словами, происходит округление числа до ближайшего числа, кратного точности. В табл. 15.17 показаны примеры использования функции
ОКРУГЛТ().
Таблица 15.17. Результаты работы функции ОКРУГЛТ()
число
точность
Результат
5
11
7
3
5
5
6
10
5
6,78
0,1
6,8
-15
-4
-16
ФУНКЦИИ ОКРУГЛВНИЗ() И ОКРУГЛВВЕРХ()
Данные функции очень похожи на функцию ОКРУГЛ(), с той лишь разницей, что можно четко задать направление для округления. Вот синтаксис
функций:
ОКРУГЛВНИЗ (число; число_разрядов)
ОКРУГЛВВЕРХ (число; число_разрядов)
где
число – число для округления,
число_разрядов – число, отвечающее за порядок округления:
•
•
•
>0 – округлить число к этому числу знаков после запятой,
0 – округлить число до ближайшего целого числа,
<0 – округлить число к этому числу знаков слева от запятой.
В табл. 15.18 можно увидеть результат работы двух функций в сравнении.
Таблица 15.18. Результаты работы функций ОКРУГЛВНИЗ() и
ОКРУГЛВВЕРХ()
число
344
344
344
число_разрядов
ОКРУГЛВНИЗ
ОКРУГЛВВЕРХ
Глава 15. Справочник основных функций Excel
1234,56
0
1234
1235
11,123
2
11,12
11,13
-2,4
0
-2
-3
1234
-2
1200
1300
-1234
-2
-1200
-1300
ФУНКЦИИ ОКРВВЕРХ() И ОКРВНИЗ()
Данные функции объединяют в себе функцию ОКРУГЛТ() с ОКРУГЛВНИЗ()
и ОКРУГЛВВЕРХ():
ОКРВВЕРХ (число; точность)
ОКРВНИЗ (число; точность)
где
число – вводимое число для округления,
точность – точность округления.
Обе функции округляют к ближайшему числу, кратному аргументу точность, но делают это по-разному:
•
ОКРВВЕРХ() округляет в большую сторону. Например, =ОКРВВЕРХ(1,52; 0,1) дает в результате 1,6, а =ОКРВВЕРХ(-2,22;
-0,5) возвращает -2,5.
•
ОКРВНИЗ() округляет в меньшую сторону. Например, =ОКРВНИЗ(1,52; 0,1) дает в результате 1.5, а =ОКРВНИЗ(-2,22; -0,5)
возвращает -2,0.
ВНИМАНИЕ.
Данные функции, ровно как и ОКРУГЛТ(), должны иметь в качестве аргументов
числа одного знака, иначе возникает ошибка #ЧИСЛО!. Также нельзя использовать
0 в качестве значения точности, при этом возникает ошибка #ДЕЛ/0!
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТОГО, НА КАКОЙ КВАРТАЛ ПРИХОДИТСЯ УКАЗАННАЯ ДАТА
Часто требуется определить, на какой фискальный квартал приходится некоторая дата. Можно применить для расчета следующую формулу:
=ОКРВВЕРХ((РАЗНДАТ (фиск_нач; дата; “m”) + 1) /3; 1)
где
фиск_нач – начало фискального года,
дата – дата, с которой производится работа.
345
345
345
Самоучитель Exсel 2010
ФУНКЦИИ ЧЁТН() И НЕЧЁТ()
Данные функции используют одиночный числовой аргумент:
ЧЁТН (число)
НЕЧЁТ (число)
где
число –число для округления.
Обе функции округляют введенное значение в большую сторону по следующему алгоритму:
•
ЧЁТН() округляет к следующему четному числу. Например,
ЧЁТН(10,2) возвращает 12, а ЧЁТН(-3) возвращает -4.
•
НЕЧЁТ() округляет к следующему нечетному числу. Например, НЕЧЁТ(10,2) возвращает 11, а НЕЧЁТ(-3,2) возвращает -5.
ФУНКЦИИ ЦЕЛОЕ() И ОТБР()
Данные функции позволяют приводить вводимые значения к целым числам с округлением вниз:
ЦЕЛОЕ (число)
ОТБР (число; число_разрядов)
где
число – необходимое число для работы,
число_разрядов – число, показывающее к какому количеству разрядов должно быть округлено число:
•
>0 – отбросить все кроме указанного числа разрядов после запятой,
•
0 – отбросить все после запятой (используется по умолчанию),
•
<0 – преобразовать указанное число разрядов целой части числа к нулям.
Например, ЦЕЛОЕ(11,87) возвращает 11, а ОТБР(4,6) – 4. Существует
две небольших особенности работы функций, которые необходимо иметь
в виду:
•
346
346
346
Для отрицательных значений, ЦЕЛОЕ() округляет числа в меньшую
сторону от нуля. Например, ЦЕЛОЕ(-4,2) возвращает -5. Если тре-
Глава 15. Справочник основных функций Excel
буется просто отбросить вещественную часть, необходимо использовать функцию ОТБР().
•
Можно использовать второй аргумент функции ОТБР() для указания необходимого числа знаков после запятой для сохранения. Например, ОТБР(123,456; 2) возвращает 123,45.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОКРУГЛЕНИЯ ДЛЯ ПРЕДОТВРАЩЕНИЯ ОШИБОК ВЫЧИСЛЕНИЯ
Большинство людей привыкло использовать десятичную систему для всех
расчетов. В компьютере же применяется двоичная система. Таким образом,
при проведении вычислений в Excel все значения сперва переводятся в двоичную систему, а затем для вывода результата производится обратное действие.
Данная процедура проста и прозрачна для целых значений, поскольку все
они имеют точный двоичный эквивалент. Однако не все вещественные значения имеют эквивалент в двоичной системе. Excel может только использовать примерные значения, и такое приближение может привести к ошибкам
в формулах. Например, можно попробовать ввести следующее выражение
в любую из ячеек:
=0,01 = (2,02 – 2,01)
Данная формула сравнивает значение 0,01 с выражением (2,02 – 2,01). Вероятно, результат будет неожиданным: формула возвращает ЛОЖЬ.
Проблема заключается в том, что при преобразовании выражения 2,02 –
2,01 в двоичную систему и обратно появляются очень неприятные последствия. Для проверки этого достаточно ввести данное выражение в ячейку отдельно и установить ее формат с отображением 16-ти знаков после запятой.
Отобразится следующий неожиданный результат:
0,0100000000000002
Эта фантомная двойка в 16-м разряде, и есть причина ошибки в сравнении.
Для устранения проблемы можно использовать функцию ОТБР() (или, возможно, ЦЕЛОЕ(), судя по ситуации) для отсечения всего лишнего. К примеру, данная формула уже возвращает значение ИСТИНА:
=0,01 = ОТБР(2,02-2,01; 2)
УСТАНОВКА ФИКСИРОВАННЫХ ЧАСТЕЙ ЦЕН
При установке цен на товары иногда возникает необходимость в установлении фиксированной части, вроде “,95” или “,99”. Можно использовать функцию ЦЕЛОЕ() для помощи в округлении.
347
347
347
Самоучитель Exсel 2010
Например, если требуется всегда округлять цену и устанавливать значение
фиксированной части ,95, следует использовать формулу:
=ЦЕЛОЕ (цена) + 0,95
(в этом случае, если после запятой в цене находится число, большее чем ,95,
цена все равно округлится вниз).
Другой пример — это округление цены до 0,50 в случае, когда после запятой
значение меньше или равно 0,50, а в противном случае округление до 0,95.
Вот формула для данного примера:
=ЦЕЛОЕ(цена) + ЕСЛИ(цена - ЦЕЛОЕ(цена) <= 0,5; 0,5; 0,95)
Здесь проверяется число после запятой и, в зависимости от этого, к основному числу прибавляется одно из значений.
15.7.2.СУММИРОВАНИЕ ЗНАЧЕНИЙ
Суммирование значений – будь то диапазон ячеек, результаты функций
или формул – пожалуй, наиболее часто встречающаяся задача. Excel позволяет производить сложение с помощью обычного оператора (+), но более
продвинутый уровень – производить сложение с помощью функций, которые будут рассмотрены ниже.
ФУНКЦИЯ СУММ()
Рис. 14.30. Подсчет общей суммы
348
348
348
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Вот синтаксис функции:
СУММ (число1; число2; ...)
где
число1; число2 – значения, которые требуется сложить.
В Excel 2010 можно использовать до 255 значений в качестве аргументов.
Например, следующее выражение вернет сумму значений в группах ячеек:
=СУММ(E1:E6; F1:F2; B3:B5)
ПОДСЧЕТ ОБЩЕЙ СУММЫ
Многие листы используют в своих расчетах подсчет общей суммы. Например, бюджетные листы подсчитывают общие расходы по аренде за год и т.д.
Следующий пример демонстрирует как раз такой случай (см. рис. 14.30).
Формула в ячейке D5 имеет вид
=СУММ($C$5:C5)
При заполнении всего диапазона подсчета левая часть диапазона суммирования $C$5 остается неизменной, а правая же часть будет увеличиваться
относительно смещения вниз. Например, в ячейке D8 формула принимает
вид
=СУММ($C$5:C8)
СЛОЖЕНИЕ ТОЛЬКО ПОЛОЖИТЕЛЬНЫХ ИЛИ ОТРИЦАТЕЛЬНЫХ ЧИСЕЛ ДИАПАЗОНА
Допустим, имеется диапазон положительных и отрицательных значений,
но нужно сложить только отрицательные значения или только положительные. Применение функции СУММ() к индивидуальным ячейкам представляется малодейственным, поскольку займет много времени, да и значения
могут со временем поменяться. Простой ответ заключается в использовании массивов.
Для сложения всех отрицательных чисел следует применить формулумассив (осуществляется данная операция с помощью сочетания клавиш
«Ctrl+Shift+Enter» после ввода формулы без фигурных скобок):
{ =СУММ((диапазон < 0) * диапазон) }
здесь диапазон – ссылка на диапазон ячеек или имя диапазона. Выражение
диапазон < 0 возвращает ИСТИНА (что эквивалентно 1) для отрицатель-
349
349
349
Самоучитель Exсel 2010
ных значений, и ЛОЖЬ (что эквивалентно 0) для положительных. Таким
образом, происходит сложение только отрицательных чисел.
Точно таким же образом, можно сложить все положительные числа:
{ =СУММ((диапазон > 0) * диапазон) }
ФУНКЦИЯ ОСТАТ()
ОСТАТ() возвращает остаток от деления одного числа на другое. Вот синтак-
сис этой полезной функции:
ОСТАТ (число; делитель)
где
число – число, которое необходимо разделить,
делитель – делитель числа.
Например, ОСТАТ(11; 5) возвращает 1 (поскольку 11/5 = 2, и остаток равен 1).
Функция ОСТАТ() хорошо подходит для циклических значений. Например,
дни недели (возвращаемые функцией ДЕНЬНЕД()) приходятся на числа от 1
до 7 и затем повторяются. Таким образом, следующая формула всегда возвращает значение, которое может быь интерпретировано как день недели:
=ОСТАТ (число; 7) + 1
Функция в данном примере возвращает число от 0 до 6, и поэтому необходимо прибавление единицы.
Можно использовать похожие формулы для учета месяцев (от 1 до 12), минут (от 0 до 59) и так далее.
УЛУЧШЕННАЯ ФОРМУЛА ДЛЯ ПОДСЧЕТА РАЗНИЦЫ МЕЖДУ ДВУМЯ ВРЕМЕНАМИ
Ранее эта проблема уже обсуждалась. Выведенная формула имела вид
ЕСЛИ(Кон_время < Нач_время; 1 + Кон_время – Нач_время; Кон_
время – Нач_время)
При этом значения времени являются циклическими: их значения лежат
в диапазоне от 0 до 1 и затем начинаются сначала после полуночи. Таким
образом, функция ОСТАТ() позволяет значительно сократить формулу и
придать ей более удобный вид:
=ОСТАТ (Кон_время – Нач_время; 1)
350
350
350
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Формула работает для любых значений.
СУММА ВСЕХ N-Х СТРОК
В зависимости от структуры документа, может потребоваться сложить
только каждую n-ую строку, где n – какое-то число.
Можно осуществить это, применив функцию ОСТАТ() к результату функции СТРОКА():
{=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(СТРОКА(диапазон); n) = 1; диапазон; 0)) }
Для каждой ячейки из диапазона, ОСТАТ(СТРОКА(диапазон); n) возвращает 1 на каждой n-ой строке. В таком случае, значение ячейки будет прибавлено. Если же возвращается 0, будет прибавлено значение 0. Другими
словами, происходит сложение ячеек из строк 1, n+1 и так далее. Если же
требуется сложить ячейки из строк 2, n+2 и так далее, можно использовать
{=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(СТРОКА(диапазон); n) = 2; диапазон; 0)) }
Замечание 1: сложение ячеек только из нечетных строк
Если требуется сложить только нечетные строки, следует использовать указанные аргументы для формулы:
{=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(СТРОКА(диапазон); 2) = 1; диапазон; 0)) }
Замечание 2: сложение ячеек только из четных строк
Если требуется сложить только четные строки, следует использовать указанные аргументы для формулы:
{=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(СТРОКА(диапазон); 2) = 0; диапазон; 0)) }
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВИСОКОСНОСТИ ГОДА
Если нужно узнать, является ли какой-либо год високосным, функция
ОСТАТ() приходит на помощь. Високосные годы (за некоторым исключением) происходят раз в 4 года. Таким образом, год является високосным, если
остаток от деления на 4 равен нулю:
=ОСТАТ(год; 4)
В данном случае год состоит их четырех цифр. Данная формула прекрасно
работает для годов от 1901 до 2099, что покрывает большинство потребностей. Но формула не работает для 1900 и 2100 годов, поскольку они делятся на 4, но не являются високосными. Общее правило гласит – год является
високосным, если он делится на 4 и не делится на 100, либо делится на 400.
Таким образом, поскольку 1900 и 2100 годы делятся на 100, но не делятся на
351
351
351
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 15.31. Пример выделения строк с помощью цвета
400, они не являются високосными. При этом 2000 год, очевидно, является
високосным. Если желательно, чтобы формула заработала для всех случаев, ее необходимо немного модифицировать:
=(ОСТАТ(год; 4) = 0) - (ОСТАТ(год; 100) = 0) +
(ОСТАТ(год; 400) = 0)
Рис. 15.32. Диалоговое окно «Создание правила форматирования»
352
352
352
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Результат формулы равен нулю для високосных лет, любое другое число
означает обычный год.
СОЗДАНИЕ ЗАТЕНЕНИЯ ДЛЯ СТРОК
Чередование цвета строк (например, белого со светло-серым) очень удобно
для листов, содержащих информацию в строках. При этом становится визуально легче выделять одну сточку от другой.
На рис. 15.31 показан пример такого форматирования.
Выполнение такого выделения вручную не является простой задачей:
•
Может потребоваться много времени для применения затенения к
большому диапазону.
•
Если строка будет вставлена или удалена, придется делать повторное форматирование.
Для устранения ручной работы можно использовать сочетание функции
ОСТАТ() и условного форматирования ячеек в Excel:
1. Выбрать диапазон, где необходимо форматирование.
2. Выбрать вкладку Главная ленты инструментов, далее кнопку Условное форматирование и затем пункт Создать правило… Отобразится диалоговое окно Создание правила форматирования (см.
рис. 15.32).
3. Выбрать Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
4. В текстовом поле ввести формулу =ОСТАТ(СТРОКА(); 2).
5. Нажать на кнопку Формат… для вывода на экран окна Формат ячеек.
6. Выбрать вкладку Заливка, и указать светло-серый цвет. Нажать ОК
для принятия форматирования.
7. Нажать ОК.
Формула =ОСТАТ(СТРОКА(); 2) возвращает 1 для всех нечетных и 0 для
всех четных строк. Поскольку 1 эквивалентно значению ИСТИНА, Excel
применяет условие форматирования к нечетным строкам и оставляет четные без изменения.
ПОДСКАЗКА.
353
353
353
Самоучитель Exсel 2010
Если требуется использовать чередование заливок для столбцов, можно использовать следующую формулу в диалоговом окне Создание правила форматирования:
=ОСТАТ(СТОЛБЕЦ(); 2)
Если требуется затемнять четные строки вместо нечетных, можно использовать формулу
=ОСТАТ(СТРОКА() + 1; 2)
15.7.3.ГЕНЕРАЦИЯ СЛУЧАЙНЫХ ВЕЛИЧИН
Если документы используются для моделирования некоторых процессов,
часто требуются реалистичные данные для тестирования. Нередко можно
самостоятельно задавать входные данные, однако возможно, что не удастся
сделать это достаточно объективно. Иногда лучше использовать функции
СЛЧИС() и СЛУЧМЕЖДУ().
ФУНКЦИЯ СЛЧИС()
СЛЧИС() возвращает число, большее или равное 0, но меньшее 1. Часто дан-
ная функция используется сама по себе (числа от 0 до 1 очень удобны при
генерации времен). Но при этом возможно ее использование в выражениях
для генерации числа в интервале.
В простейшем случае, если нужно сгенерировать число в диапазоне от 0 до
n применяется следующая формула:
СЛЧИС() * n
Например, следующая формула генерирует числа от 0 до 10 (не включая
10):
=СЛЧИС() * 10
Более сложные вычисления могут потребовать возврата числа в промежутке от m до n (не включая n). Вот выражение для этого случая:
СЛЧИС() * (n – m) + m
Например, следующая формула генерирует числа от 10 до 20:
=СЛЧИС() * (20 – 10) + 10
ВНИМАНИЕ.
Поскольку СЛЧИС() является динамической формулой, ее значение будет меняться всякий раз при пересчете листа или открытии документа.
354
354
354
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ГЕНЕРАЦИЯ СЛУЧАЙНОГО N-ЗНАЧНОГО ЧИСЛА
Часто бывает необходимо сгенерировать число из определенного количества знаков. Например, может потребоваться генерация шестизначного числа
в качестве номера счета для новых клиентов или восьмизначного числа в
качестве временного имени для файла.
Процедура создания формулы начинается с копирования формулы из предыдущего раздела и применения к ней функции ЦЕЛОЕ() для отсечения
дробной части:
ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (n – m) + m)
После чего n представляется как 10n, а m как 10n-1:
ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (10n – 10n-1) + 10n-1)
Например, если необходимо сгенерировать шестизначное число, следует
использовать выражение
= ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (1 000 000 – 100 000) + 100 000)
(пробелы указаны для удобства распознавания порядка чисел).
Данная формула генерирует числа в диапазоне от 100 000 до 999 999 включительно.
ГЕНЕРАЦИЯ СЛУЧАЙНЫХ СИМВОЛОВ
Иногда бывает полезно использовать функцию СЛЧИС() для генерации случайного символа алфавита. Поскольку в алфавите 32 буквы, работа начинается с написания формулы для генерации числа от 1 до 32:
ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (32) + 1)
Если нужно создать случайную букву верхнего регистра (от А до Я), необходимо вспомнить, что коды таких символов идут от ASCII 192 до ASCII 223.
Таким образом, необходимо взять формулу выше и, прибавив число 191,
применить все выражение в качестве аргумента для функции СИМВОЛ():
=СИМВОЛ(ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (32) + 1) + 191)
Для маленьких букв (от а до я) кода ASCII идут от 224 до 255, соответственно формула будет иметь вид
=СИМВОЛ(ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (32) + 1) + 223)
Для английского алфавита формулы для заглавных и строчных букв выглядят так:
=СИМВОЛ(ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (26) + 1) + 64) – для заглавных.
=СИМВОЛ(ЦЕЛОЕ(СЛЧИС() * (26) + 1) + 96) – для строчных.
355
355
355
Самоучитель Exсel 2010
Рис. 15.33. Сортировка значений в случайном порядке
СОРТИРОВКА ЗНАЧЕНИЙ В СЛУЧАЙНОМ ПОРЯДКЕ
Если имеется набор значений на листе, может понадобиться их сортировка
в случайном порядке. Для выполнения процедуры сортировки таблицы в
случайном порядке достаточно:
1. Предполагая, что данные находятся в столбце, выделить соседний с
данными столбец (непосредственно слева или справа). Убедиться,
что выбранный диапазон соответствует по размеру диапазону с данными.
2. Ввести =СЛЧИС() и нажать «Ctrl»+«Enter» для добавления формулы ко всем выбранным ячейкам.
3. Выбрать пункт Формулы ленты инструментов, далее Параметры
вычисления, пункт меню Вручную.
356
356
356
Глава 15. Справочник основных функций Excel
4. Выбрать диапазон, содержащий данные и случайные значения.
5. Выбрать пункт Данные ленты инструментов, затем Сортировка для
отображения диалогового окна Сортировка.
6. В раскрывающемся списке “Сортировать по” выбрать колонку, содержащую случайные числа.
7. Нажать ОК.
Данная процедура указывает Excel на сортировку данных в соответствии
со случайно сгенерированными числами. Таким образом, сортировка будет
произведена случайным образом. На рис. 15.33 показан пример этой операции.
ФУНКЦИЯ СЛУЧМЕЖДУ()
В Excel также имеется функция СЛУЧМЕЖДУ(). В качестве ее аргументов задаются два числа, в диапазоне которых и происходит генерация числа:
СЛУЧМЕЖДУ (нижн_граница; верхн_граница)
где
нижн_граница – минимальное число генерации,
верхн_граница – максимальное число.
Например, для получения числа от 0 до 59 включительно используется
функция
=СЛУЧМЕЖДУ (0; 59).
15.8. Работа со статистическими функциями
Таблица 15.19. Статистические функции Excel
Функция и ее синтаксис
Краткое описание работы
СРЗНАЧ
...)
Возвращает среднее арифметическое своих аргументов
Возвращает среднее арифметическое всех ячеек в
диапазоне, которые соответствуют данному условию
(число1;
число2;
СРЗНАЧЕСЛИ (диапазон; условие)
357
357
357
Самоучитель Exсel 2010
СРЗНАЧЕСЛИМН
(диапазон_усреднения; диапазон_условий1;
диапазон_условий2;…)
Возвращает среднее арифметическое всех ячеек,
которые соответствуют нескольким условиям.
КОРРЕЛ (массив1;массив2)
Возвращает коэффициент корреляции между интервалами ячеек
СЧЁТ (значение1; значение2;
...)
Подсчитывает количество ячеек, содержащих числа,
и количество чисел в списке аргументов
СЧЁТЗ (значение1; значение2;
...)
Подсчитывает количество непустых значений в
списке аргументов
КОВАР (массив1; массив2)
Возвращает ковариацию, то есть среднее произведений отклонений для каждой пары точек данных.
ПРЕДСКАЗ (x; известные_значения_y;
известные_значения_x)
Вычисляет или предсказывает будущее значение по
существующим значениям
ЧАСТОТА (массив_данных;
массив_интервалов)
Вычисляет частоту появления значений в интервале
значений и возвращает массив чисел
ФТЕСТ (массив1; массив2)
Возвращает результат F-теста. F-тест возвращает
двустороннюю вероятность того, что разница между дисперсиями аргументов «массив1» и «массив2»
несущественна
РОСТ (известные_значения_y;
известные_значения_x;
новые_значения_x; конст)
Рассчитывает прогнозируемый экспоненциальный
рост на основании имеющихся данных
ОТРЕЗОК (известные_значения_
x;известные_значения_y)
Вычисляет точку пересечения линии с осью y, используя значения аргументов
ЭКСЦЕСС
...)
Возвращает эксцесс множества данных.
(число1;
число2;
НАИБОЛЬШИЙ (массив; k)
Возвращает k-е по величине значение из множества
данных
ЛИНЕЙН
(известные_значения_y;известные_значения_
x;конст;статистика)
Рассчитывает статистику для ряда с применением
метода наименьших квадратов, чтобы вычислить
прямую линию, которая наилучшим образом аппроксимирует имеющиеся данные и затем возвращает
массив, который описывает полученную прямую
МАКС (число1; число2; ...)
Возвращает наибольшее значение из набора значений
МЕДИАНА
ло2;...)
Возвращает число, которое является серединой
множества чисел
(число1
;чис-
МИН (число1; число2; ...)
Возвращает наименьшее значение в списке аргументов
МОДА (число1; число2; ...)
Возвращает наиболее часто встречающееся или
повторяющееся значение в массиве или интервале
данных
358
358
358
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ПЕРСЕНТИЛЬ (массив; k)
Возвращает k-ю персентиль для значений из интервала
РАНГ (число; ссылка; порядок)
Возвращает величину числа относительно других
значений в списке
КВПИРСОН
ния_y;
(известные_значеВозвращает квадрат коэффициента корреляции
Пирсона для точек данных в аргументах
известные_значения_x)
СКОС (число1; число2; ...)
Возвращает асимметрию распределения
НАКЛОН (известные_значения_
y;известные_значения_x)
Возвращает наклон линии линейной регрессии для
точек данных в аргументах
Рис. 15.34. Подсчет общего количества числовых значений
359
359
359
Самоучитель Exсel 2010
НАИМЕНЬШИЙ (массив; k)
Возвращает k-е наименьшее значение во множестве данных
СТАНДОТКЛОН (число1; число2;
...)
Оценивает стандартное отклонение по выборке
СТАНДОТКЛОНП
ло2; ...)
Вычисляет стандартное отклонение по генеральной
совокупности
(число1;
чис-
ТЕНДЕНЦИЯ (известные_значения_y; известные_значения_x;
новые_значения_x; конст)
Возвращает значения в соответствии с линейным
трендом
ТТЕСТ
(массив1;
хвосты; тип)
Возвращает вероятность, соответствующую критерию Стьюдента
массив2;
ДИСП (число1; число2; ...)
Оценивает дисперсию по выборке
ДИСПР (число1; число2; ...)
Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности
ZТЕСТ (массив; μ0; сигма)
Возвращает одностороннее значение вероятности
z-теста
15.8.1. ПОДСЧЕТ КОЛИЧЕСТВА С ПОМОЩЬЮ ФУНКЦИИ СЧЁТ()
Простейшим элементом статистики является общее число элементов, подсчитываемое с помощью следующей формулы:
СЧЁТ (значение1; значение2; ...)
где
значения – один или более диапазонов, массивов, результатов функций, выражений или обычных значений, которые требуется подсчитать.
Функция СЧЁТ() подсчитывает общее количество числовых элементов в
своих аргументах. Текстовые значения, даты, логические значения и ошибки игнорируются. На рабочем листе на рис. 15.34 следующая формула используется для подсчета количества записей о дефектах:
=СЧЁТ(C4:C21)
ПОДСКАЗКА.
Для быстрого подсчета количества, следует выделить необходимый диапазон. В
правом нижнем углу в строке состояния отобразится запись о количестве элементов.
360
360
360
Глава 15. Справочник основных функций Excel
15.8.2.ПОДСЧЕТ СРЕДНИХ ЗНАЧЕНИЙ
В данном разделе рассматриваются наиболее частые задачи статистики –
подсчет моды, медианы и среднего значения выборки.
ФУНКЦИЯ СРЗНАЧ()
Среднее арифметическое чисел в Excel вычисляется с помощью функции
СРЗНАЧ():
СРЗНАЧ(число1; число2; ...)
где
числа – диапазон, массив или набор значений для подсчета математического среднего.
Например, для подсчета среднего числа ошибок в листе на рис. 15.34 необходимо использовать формулу:
=СРЗНАЧ(C4:C21)
ПОДСКАЗКА.
Для быстрого подсчета достаточно выделить требуемый диапазон и посмотреть
на строку состояния Excel.
ВНИМАНИЕ.
Функция СРЗНАЧ(), также как и МЕДИАНА() и МОДА(), рассматриваемые ниже, игнорируют текстовые и логические значения. Пустые ячейки также игнорируются,
однако, ячейки содержащие нули, входят в расчет.
ФУНКЦИЯ МЕДИАНА()
Медиана – это значение в выборке данных, приходящееся на середину,
когда все числа отсортированы. Это означает, что 50% значений находится
выше медианы, и 50% ниже. Медиана полезна в выборке, где присутствуют
очень сильно выделяющиеся в ту или иную сторону значения. Медиана как
бы отсекает такие значения.
МЕДИАНА(число1;число2;...)
где
числа – диапазон, массив или набор значений для подсчета медианы.
361
361
361
Самоучитель Exсel 2010
В частности, для нашего примера на рис. 15.34 необходимо использовать
следующую формулу:
=МЕДИАНА(C4:C21)
ФУНКЦИЯ МОДА()
Мода – это значение в выборке, встречающееся там наибольшее количество
раз. Вычисление моды полезно для выборки, результаты которой не могут
быть сложены (необходимо для подсчета среднего) и не являются отсортированными (необходимо для подсчета медианы). Например, имеются результаты опроса, представленные в виде чисел. Мода в данном случае поможет выявить наиболее частый ответ.
МОДА(число1;число2; ...)
где
числа – диапазон, массив или набор значений для подсчета моды.
Например, для подсчета моды для нашей базы данных дефектов, используется следующая формула:
Рис. 15.35. Сравнение подсчета среднего значения с подсчетом средневзвешенного
362
362
362
Глава 15. Справочник основных функций Excel
=МОДА(C4:C21)
ПОДСЧЕТ ВЗВЕШЕННОГО СРЕДНЕГО
В некоторых листах одни значения могут быть более значимы, чем другие.
Допустим, имеются несколько подразделений, бюджет крупнейшего из них
превышает 10 миллионов рублей, а бюджет другого может составлять около
100 тысяч. Если требуется просто посчитать среднюю прибыль таких разных отделов, не получится ничего вразумительного, поскольку разница в
бюджетах изначально составляет несколько порядков. Необходимо найти
некоторый способ учитывать размер бюджета подразделений при подсчете
средней валовой прибыли. Это возможно сделать при вычислении взвешенного среднего. Это среднее арифметическое, учитывающее вклад каждой
компоненты.
Вот алгоритм вычисления:
1. Для каждого значения необходимо умножить это значение на его
вес.
2. Просуммировать результаты первого шага.
3. Просуммировать веса.
4. Разделить сумму со второго шага на сумму с третьего шага.
Можно сделать это более наглядно, применив алгоритм для базы данных
дефектов (рис. 15.34). Предположим, необходимо подсчитать средний процент дефектов. Простое использование функции СРЗНАЧ() не дает объективного результата потому что количество деталей, обработанное каждым
из подразделений отличается друг от друга (максимальное число 5 675 для
группы F, и минимальное – 586 для N). Теперь можно воспользоваться алгоритмом для взвешенного подсчета:
1. Умножить процент дефектных деталей на число деталей .
2. Сложить результаты первого шага.
3. Сложить число деталей.
4. Разделить результаты шага два на результаты шага номер три.
В результате получится следующая формула-массив, показанная на рисунке 15.35:
{ =СУММ(E4:E21 * D4:D21) / СУММ(D4:D21) }
Видна разница между средним арифметическим значением (0,60%) и средневзвешенным (0,43%). Также на листе подставлен расчет медианы и моды.
363
363
363
Самоучитель Exсel 2010
15.8.3.ВЫЧИСЛЕНИЕ КРАЙНИХ ЗНАЧЕНИЙ
Вычисление среднего сообщает необходимую информацию о «середине»
набора данных, а как быть с «краями»? Часто бывает полезно узнать наибольшее и наименьшее значение из выборки.
ФУНКЦИИ МАКС() И МИН()
Если требуется подсчитать максимальное значение в выборке, следует использовать функцию
МАКС(число1;число2; ...)
где числа – диапазон, массив или набор значений для нахождения максимального значения.
Например, для подсчета максимального % брака в базе используется вызов
=МАКС(E4:E21)
Для получения минимального числа в выборке следует использовать функцию
МИН(число1;число2; ...)
где
Рис. 15.36. Расчет статистики – нахождение различных значений
364
364
364
Глава 15. Справочник основных функций Excel
числа – диапазон, массив или набор значений для нахождения минимального значения.
Например, для подсчета минимального % брака в базе используется вызов
=МИН(E4:E21)
ПОДСКАЗКА
Если требуется узнать подобные значения в диапазоне, где встречаются текстовые или логические значения, используются функции МИНА() и МАКСА(), которые игнорируют текстовые значения. Логические значения интерпретируются
данными функциями как 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА).
ФУНКЦИИ НАИБОЛЬШИЙ() И НАИМЕНЬШИЙ()
Кроме нахождения максимального значения выборки, может потребоваться найти k-ое максимальное значение, где k – определенное число. Можно
использовать для этого функцию НАИБОЛЬШИЙ():
НАИБОЛЬШИЙ(массив; k)
где
массив - диапазон, массив или набор значений,
k – позиция (начиная с максимального) в массиве для возврата
(если k = 1, функция работает эквивалентно функции МАКС()).
Например, для нахождения второго по величине числа дефекта используется формула
=НАИБОЛЬШИЙ(C4:C21; 2)
Для получения k-го наименьшего значения используется функция
НАИМЕНЬШИЙ(массив; k)
где
массив - диапазон, массив или набор значений,
k – позиция (начиная с минимального) в массиве для возврата (если
k = 1, функция работает эквивалентно функции МИН()).
Например, для нахождения пятого по величине с конца числа дефектов используется формула
=НАИМЕНЬШИЙ(C4:C21; 5)
Результаты работы функций показаны на рис. 15.36.
365
365
365
Самоучитель Exсel 2010
ПРОВЕДЕНИЕ ВЫЧИСЛЕНИЙ ДЛЯ ВЕРХНИХ K ЗНАЧЕНИЙ
Иногда может потребоваться сложить только три верхних значения выборки или посчитать среднее среди верхних десяти. Можно сделать это, совместив функцию НАИБОЛЬШИЙ() с требуемой функцией (например, СУММ())
в формуле-массиве. Вот общая формула расчета:
{=ФУНКЦИЯ (НАИБОЛЬШИЙ( диапазон ; {1;2;3;…;k )) }
Например, для приведенного примера, нахождение суммы четырех наибольших значений дефектов выглядит так:
{ =СУММ(НАИБОЛЬШИЙ(C4:C21; {1;2;3;4})) }
Точно также, можно найти и сумму четырех наименьших значений:
{ =СУММ(НАИМЕНЬШИЙ(C4:C21; {1;2;3;4})) }
15.8.4.НАХОЖДЕНИЕ МЕРЫ ОТКЛОНЕНИЙ
В данном разделе рассматривается нахождение «меры отклонения» данных. Такая информация может быть важна так же, как и средние значения,
рассмотренные выше.
ВЫЧИСЛЕНИЕ ДИАПАЗОНА
Простейшим способом нахождения непостоянства ряда является нахождение диапазона (или амплитуды), то есть разницы между наибольшим и
наименьшим значением ряда. В Excel недоступна функция, вычисляющая
данное значение автоматически. Но, несмотря на это, можно просто применить к данным функции МАКС() и МИН() и найти разницу между значениями:
=МАКС(E4:E21) - МИН(E4:E21)
Вычисление амплитуды ряда полезно для небольших выборок, в противном случае появление в них крайних значений весьма вероятно.
ПОДСЧЕТ ДИСПЕРСИИ С ПОМОЩЬЮ ФУНКЦИИ ДИСП()
При подсчете отклонений одним из самых достоверных методов является
нахождение того, как сильно каждое число отстает от других, и затем деление данной суммы на общее количество чисел. Это называется средней
разницей. Проблема заключается в том, что такая разница может быть положительной и отрицательной, и поэтому сумма отклонений будет равна 0.
366
366
366
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Для решения необходимо прибавлять абсолютные значения отклонения и
затем производить деление. Это будет называться среднее отклонение.
Для того чтобы не вдаваться в подробности математических выкладок для
такого нахождения, в Excel существует функции ДИСП() и ДИСПР() для подсчета дисперсии (среднего отклонения):
ДИСП (число1; число2; ...)
ДИСПР (число1; число2; ...)
где
числа - диапазон, массив или набор значений для вычисления дисперсии.
Функция ДИСПР() используется для законченных выборок (генеральной
совокупности). В примере с дефектными деталями необходимо применять
именно ее. ДИСП() используется для выборок из генеральной совокупности.
Рис. 15.37. Пример расчета отклонений из данного раздела
367
367
367
Самоучитель Exсel 2010
ЗАМЕЧАНИЕ.
Функции ДИСПА() и ДИСПРА() используются для работы с выборками, имеющими
логические значения.
РАСЧЕТ СТАНДАРТНОГО ОТКЛОНЕНИЯ ФУНКЦИЕЙ
СТАНДОТКЛОН()
Стандартное отклонение (данный термин аналогичен квадратичному отклонению) широко применяется в математической статистике. Стандартное отклонение равно корню из дисперсии. В Excel существуют функции
для вычисления данной величины:
СТАНДОТКЛОН (число1; число2; ...)
СТАНДОТКЛОНП (число1; число2; ...)
где
числа — диапазон, массив или набор значений для вычисления стандартного отклонения.
Функция СТАНДОТКЛОНП() используется для законченных выборок (генеральной совокупности).
Для базы данных дефектов формула подсчета будет выглядеть так:
=СТАНДОТКЛОНП(C4:C21)
ЗАМЕЧАНИЕ.
Логические и текстовые значения выборок игнорируются при использовании функций СТАНДОТКЛОНА() и СТАНДОТКЛОНПА().
ФУНКЦИЯ ЧАСТОТА()
Частота распределения представляет собой некоторые интервалы значений
и количество элементов таблицы, попадающих в каждый интервал. Какие
368
368
368
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Рис. 15.38. Работа с частотой распределения для примера с базой данных дефектов
интервалы использовать, зависит от данных, с которыми производится работа. Например, если идет анализ оценок по 100-бальной шкале, интервалы
могут принимать вид: 0-49, 50-59, 60-69, 70-79, 80-89 и 90+. Для результатов
опроса данные можно разделить по возрастам респондентов: 18-34, 35-49,
50-64 и 65+.
Для описанного выше массива дефектов можно использовать следующие
интервалы: 0-3
ЧАСТОТА (массив_данных; массив_интервалов)
где
массив_данных - диапазон, массив или набор значений,
массив_интервалов – диапазон или массив значений, представляющий собой верхние границы каждого из интервалов.
Вот некоторые советы при работе с данной функций:
•
Для каждого значения в массиве интервалов необходимо вводить только верхнее значение. Если верхний интервал открыт (например, 90+), онв не включается в массив. Например, для примера с дефектами необходимо использовать массив {3;6;9;12}.
Внимание! Необходимо убедиться, значения вводятся в массив по
возрастанию.
369
369
369
Самоучитель Exсel 2010
•
Функция ЧАСТОТА() возвращает массив с количеством элементов
на единицу большим, чем массив_интервалов. Например, если массив интервалов содержит четыре элемента, функция вернет массив
из пяти значений.
•
Поскольку ЧАСТОТА() возвращает массив, формула должна быть
введена как массив (сочетанием клавиш «Ctrl+Shift+Enter»). При
этом следует вводить формулу после выделения необходимого количества ячеек (это число на единицу больше, чем количество элементов в массиве интервалов).
Рис. 15.39. Пример расчета кредита с помощью функции ПЛТ()
На рис. 15.38 показан пример созданного распределения. Массив интервалов находится в диапазоне J5:J8, а формула-массив была применена к ячейкам K5:K9. Вот данная формула:
{ =ЧАСТОТА(C4:C21; J5:J8) }
15.9. Финансовые расчеты
15.9.1. РАСЧЕТ СУММЫ ПЛАТЕЖА
370
370
370
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Рис. 15.40. Пример расчета кредита с последним платежом
РАСЧЕТ КРЕДИТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФУНКЦИИ ПЛТ()
При начале планирования кредита полезен расчет необходимых ежемесячных платежей. Для получения суммы оплаты за период в Excel существует
функция ПЛТ():
ПЛТ (ставка; кпер; пс; бс; тип)
где
Рис. 15.41. Сравнение кредита с ежемесячными выплатами и «шарового» кредита
371
371
371
Самоучитель Exсel 2010
ставка – фиксированная процентная ставка по займу,
кпер – количество платежей,
пс – основная сумма займа,
бс – остаток после последней выплаты (по умолчанию равен 0),
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока.
Например, следующая формула рассчитывает общую сумму платежа по
кредиту в 10 000 рублей на 5 лет (60 месяцев) под 15% годовых (1,25% в
месяц):
=ПЛТ(0,0125; 60; 10000)
В следующем примере показано создание листа для расчета кредита с помощью функции ПЛТ() – рис. 15.39
Формула в ячейке В5 имеет вид
=ПЛТ(B2/12; B3*12; B4)
Рис. 15.42. Пример расчета сумм погашения основной части и процентов
372
372
372
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Поскольку речь идет о месячном проценте, годовой процент ячейки В2 делится на 12. Количество периодов платежей умножается на 12 для приведения к ежемесячной выплате.
Функция ПЛТ() возвращает отрицательное значение, поскольку изначально рассчитана на получателя кредита.
«ШАРОВОЙ» КРЕДИТ
Данный кредит представляет собой схему, когда последним платежом одновременно выплачивается значительная часть долга.
Подобная схема легко может быть реализована функцией ПЛТ(), необходимо просто указать в качестве аргумента бс значение последнего платежа
(«шара»). Пример показан на рис. 15.40.
Вот формула для вычисления:
=ПЛТ(B2/12; B3*12; B4; -B5)
Значение B5 берется отрицательным.
РАСЧЕТ СТОИМОСТИ КРЕДИТА
Для подсчета общей суммы выплат необходимо умножить величину выплат на количество периодов выплат. Для подсчета выплаченных процентов необходимо вычесть из общей суммы выплат сумму кредита. Пример
для сравнения двух схем выплат показан на рисунке 15.41.
Как видно, при шаровом кредите общая сумма к выплате примерно на 2000
рублей меньше, однако процентов при этом выплачивается больше.
15.9.2. ВЫЧИСЛЕНИЕ ПОГАШЕНИЯ ОСНОВНОЙ СУММЫ
И ПРОЦЕНТОВ
Любой платеж по аннуитетному кредиту (с равными ежемесячными выплатами) состоит из двух частей – погашения основной суммы и погашения
процентов. Следующие функции позволяют вычислить две данные компоненты отдельно:
ОСПЛТ (ставка; период; кпер; пс; бс; тип)
ПРПЛТ (ставка; период; кпер; пс; бс; тип)
где
373
373
373
Самоучитель Exсel 2010
ставка – фиксированная процентная ставка по займу,
период – номер периода для вычисления,
Рис. 15.43. Расчет общих платежей и процентов по годам
кпер – количество платежей,
пс – основная сумма займа,
бс – остаток после последней выплаты (по умолчанию равен 0),
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока.
На рис. 14.42 показан пример расчета такого кредита для различных месяцев выплат.
Общая суммы выплаты по каждому месяцу остается постоянной (в силу
аннуитетности кредита), но при этом изменяется пропорция погашения основной части и процентов.
15.9.3. ВЫЧИСЛЕНИЕ ОБЩЕЙ СТОИМОСТИ ПОГАШЕНИЯ ОСНОВНОЙ
ЧАСТИ КРЕДИТА И ПРОЦЕНТОВ
Расчет данных показателей по периодам очень интересен, однако, куда более важен расчет общей суммы таких выплат. Можно использовать предыдущие рассмотренные функции и проводить сложные расчеты, однако в
Excel имеется гораздо более удобный механизм:
ОБЩДОХОД (ставка; кол_пер; пс; нач_период; кон_период; тип)
374
374
374
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Рис. 15.44. Расчет процентной ставки предполагаемого кредита
ОБЩПЛАТ (ставка; кол_пер; пс; нач_период; кон_период; тип)
где
ставка – фиксированная процентная ставка по займу,
кол_пер – количество периодов платежей,
пс – основная сумма займа,
нач_период – начальный период для расчета,
кон_период – конечный период для расчета,
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты в конце
срока, 1 для выплаты в начале срока.
ВНИМАНИЕ!
В данных функциях все аргументы являются обязательными.
Рис. 15.45. Пример расчета максимально возможной суммы кредита
375
375
375
Самоучитель Exсel 2010
Для примера можно рассчитать общую сумму платежей и процентов по
годам (рис. 15.43). Для первого года начальный период равен 1, конечный
— 12. Это можно записать с помощью формул:
Нач_период = (D3-1)*12+1
Кон_период = D3*12
В ячейке D3 находится номер года.
Итоговые формулы для расчета выглядят следующим образом:
=ОБЩДОХОД($B$2/12; $B$3*12; $B$4; (D3-1)*12+1; D3*12; 0)
=ОБЩПЛАТ($B$2/12; $B$3*12; $B$4; (D3-1)*12+1; D3*12; 0)
15.9.4. ПОДСЧЕТ ПРОЦЕНТНОЙ СТАВКИ
Зная требуемую в долг сумму, а также то, сколько денег в месяц допустимо выплачивать и в какой срок, можно легко рассчитать фактическую процентную ставку данного кредита с помощью следующей функции:
СТАВКА (кпер; плт; пс; бс; тип; прогноз)
где
кпер – количество периодов для выплаты,
плт – сумма платежа в каждый период,
пс – основная сумма займа,
бс – остаток после последней выплаты (по умолчанию равен 0),
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока,
прогноз – стартовая точка для расчета (по умолчанию равна 10%).
Например, требуется взять 100 000 рублей на 5 лет с ежемесячным платежом в 2000 рублей. Расчет для примера приведен на рис. 15.44.
Формула для расчета выглядит следующим образом:
=СТАВКА(B3*12; -B4; B2; 0; 0)*12
Ставка умножается на 12, чтобы получить привычные годовые проценты.
15.9.5. РАСЧЕТ ВОЗМОЖНОЙ СУММЫ КРЕДИТА
376
376
376
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Если известны проценты по кредиту, предлагаемые банками на текущий момент, а также финансовые возможности по ежемесячным выплатам, можно
вычислить максимально возможную сумму кредита:
ПС (ставка; кпер; плт; бс; тип)
где
ставка – процент по кредиту за каждый период,
кпер – количество периодов для выплаты,
плт – сумма платежа в каждый период,
бс – остаток после последней выплаты (по умолчанию равен 0),
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты в конце
срока, 1 для выплаты в начале срока.
Допустим, на настоящий момент заинтересовавший кредит имеет ставку в
20% годовых, и желательно производить выплаты по 500 рублей в месяц в
течение 5 лет.
Рис. 15.45 показывает пример расчета.
В примере получается, что максимальная сумма равна 18 872 рубля. Используется формула:
=-ПС(B2/12; B3*12; B4)
15.9.6. РАСЧЕТ ПРОЦЕНТОВ
О СЛОЖНОМ ПРОЦЕНТЕ
Процентная ставка называется простой, когда выплачиваются одинаковые
суммы в каждом периоде. Например, если инвестируется 1000 рублей под
10% годовых, выплата составит 100 рублей в год.
При этом, возможно, проценты будут прибавляться к основной сумме инвестиций. Тогда в конце первого года на счете будет 1100 рублей, что означает
заработок уже 110 рублей (10% от 1100) в конце второго года. Возможность
увеличения суммы вложения на величину процентов называется сложением (или капитализацией). А процент, выплачиваемый и на проценты, начисленные ранее, и на основную сумму называется сложным процентом.
НОМИНАЛЬНЫЙ И ЭФФЕКТИВНЫЙ ПРОЦЕНТ
377
377
377
Самоучитель Exсel 2010
Проценты могут складываться и в течение года. Допустим, на вклад в 1000
Рис. 15.46. Расчет зависимости эффективной ставки от количества периодов
выплат в году
рублей под 10% годовых проценты выплачиваются каждые полгода. Тогда
по истечении первых шести месяцев будет перечислено 50 рублей в качестве процентов (5% инвестиций). Эти 50 рублей будет сложены (или капитализированы), и по истечении следующих шести месяцев будет перечислено уже 5% от 1050 рублей, то есть 52,50 рублей. Таким образом, общая сумма процентов, полученная за год, будет равна 102,50 р. Другими словами,
фактическая процентная ставка будет составлять 10,25%. Итак, какой же
процент будет правильным, 10% или 10,25%?
Для ответа необходимо разобрать разницу между номинальной и эффективной процентной ставкой:
•
Номинальная процентная ставка – это процентная ставка до капитализации (10% в приведенном примере). Данное понятие всегда
идет вместе с частотой выплаты – например, 10% годовых выплачивается раз в полгода.
•
Эффективная процентная ставка – это процентная ставка годовых, фактически полученная в течение года после капитализации
(10,25% в приведенном примере)
Другими словами, обе ставки являются «правильными», за исключением
того что необходимо знать частоту выплаты процентов.
378
378
378
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Для получения эффективной ставки для начала необходимо поделить номинальную ставку на число периодов выплаты за год (например, для ежемесячных выплат необходимо поделить на 12) и затем проделать другие математические операции. К счастью, Excel включает в свой пакет необходимые функции.
ПЕРЕХОД ОТ НОМИНАЛЬНОЙ СТАВКИ К ЭФФЕКТИВНОЙ И НАОБОРОТ
Для конвертации номинальной процентной ставки к эффективной используется следующая формула:
ЭФФЕКТ (номинальная_ставка; кол_пер)
где
номинальная_ставка – номинальная ставка, в процентах годовых,
кол_пер – количество периодов выплат за год.
Например, следующая формула производит вычисление эффективной
ставки для приведенного выше примера:
Рис. 15.47. Пример расчета будущей суммы инвестиций без дополнительных
вложений.
379
379
379
Самоучитель Exсel 2010
=ЭФФЕКТ (10%; 2)
Рис. 15.46 показывает расчет зависимости эффективной процентной ставки
от частоты выплат. Номинальная ставка взята равной 10%.
Также можно совершить обратный переход от эффективной ставки к номинальной с помощью следующей формулы:
НОМИНАЛ (эффект_ставка;кол_пер)
где
эффект_ставка – фактическая (эффективная) процентная ставка,
в процентах годовых,
кол_пер – количество периодов выплат в году.
Рис. 15.48. Пример расчета будущей суммы инвестиций с периодическими
вложениями.
Например, следующая формула производит вычисление номинальной
ставки для случая, когда фактическая ставка равна 10,516% с количеством
выплат 365:
=НОМИНАЛ(10,516%; 365)
Формула возвращает 10%, что соответствует предыдущим подсчетам.
380
380
380
Глава 15. Справочник основных функций Excel
15.9.7.РАСЧЕТ БУДУЩЕЙ СУММЫ
Для расчета будущей суммы, полученной после инвестиций, используется
формула:
БС (ставка; кпер; плт; пс; тип)
где
ставка – процент инвестиций за каждый период,
кпер – количество периодов,
плт – дополнительная сумма инвестирования в каждый период по
(умолчанию равна 0),
пс – исходный депозит (по умолчанию равен 0),
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока.
Поскольку аргументы плт и пс рассчитывают сумму к выплате, для получения суммы выгоды необходимо передавать их со знаком минус.
РАСЧЕТ БУДУЩЕЙ СУММЫ ПОСЛЕ ОДИНОЧНОГО ИНВЕСТИРОВАНИЯ
Рис. 15.49. Расчет требуемой процентной ставки для достижения цели
Простейшим способом инвестирования является вложение определенной
суммы средств на определенное время под заданную процентную ставку без
381
381
381
Самоучитель Exсel 2010
добавления дополнительных денег. В данном случае можно воспользоваться функцией БС() со следующими аргументами:
БС (ставка; кпер; 0; пс; тип)
сумма инвестирования вводится четвертым аргументом пс.
При подстановке всех значений «как есть» в формулу будет получено инвестирование с ежегодной выплатой процентов. Для получения формулы с
выплатой более чем раз в год, следует использовать формулу
БС (ставка / кол_пер; кпер * кол_пер; 0; пс; тип)
где кол_пер – количество периодов выплаты в году (например, 12 для ежемесячных выплат).
Рис. 15.47 показывает пример расчета вклада в 10000 рублей на 10 лет под
10% годовых с ежемесячными выплатами
Вот формула для расчета:
=-БС($C$3/B8; $C$5*B8; 0; $C$4; 0)
Из ячейки B8 берется частота выплаты в году.
Рис. 15.50. Расчет количества периодов инвестирования для достижения цели
РАСЧЕТ БУДУЩЕЙ СУММЫ СЕРИИ ДЕПОЗИТОВ
Другой сценарий инвестирования – вложение определенных сумм с определенной частотой, без вложения начального депозита. В данном случае
четвертый аргумент функции БС() становится равным нулю:
БС (ставка; кпер; плт; 0; тип)
382
382
382
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Например, на рис. 15.48 показан расчет вложения суммы в 100 рублей каждый месяц в течение 10 лет под 10% годовых.
Частота вложения учитывается в формуле так же, как и в предыдущем примере:
БС (ставка / кол_пер; кпер * кол_пер; плт; 0; тип)
15.9.8.РАСЧЕТ ТРЕБУЕМЫХ УСЛОВИЙ ИНВЕСТИРОВАНИЯ
ВЫЧИСЛЕНИЕ ПРОЦЕНТНОЙ СТАВКИ
Очень часто, имея начальные параметры и цель инвестирования, требуется
выяснить, какая процентная ставка необходима. Получить ее можно с помощью функции СТАВКА():
Рис. 15.51. Расчет необходимой суммы ежемесячных платежей
для достижения цели
СТАВКА (кпер; плт; пс; бс; тип; прогноз)
где
кпер – количество периодов для инвестирования,
плт – сумма инвестирования в каждый период,
пс – основная (начальная) сумма инвестиций,
бс – необходимая сумма в конце инвестирования,
383
383
383
Самоучитель Exсel 2010
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока,
прогноз – стартовая точка для расчета (по умолчанию равна 10%).
Например, необходима сумма в 200 000 рублей через 5 лет, вложения начинаются с 50 000 и можно дополнительно вносить по 2000 рублей в месяц.
Какая же процентная ставка удовлетворит требования? Расчет показан на
рис. 15.49.
Формула для расчета имеет вид
=СТАВКА(C4*12; C5; C6; C3; 0; 5%) *12
Поскольку вложения производятся ежемесячно, количество периодов (лет)
умножается на 12, но также при этом необходимо умножить итоговую ставку на 12 для получения удобных процентов годовых.
Рис. 15.52. Расчет необходимой первоначальной суммы взноса
для достижения цели
РАСЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ПЕРИОДОВ
Имея четкую инвестиционную цель, начальный депозит и сумму для внесения с определенной частотой, а также процентную ставку, может потребоваться узнать, сколько же понадобится таких периодов для достижения
цели. Для решения существует функция КПЕР():
КПЕР (ставка; плт; пс; бс; тип)
где
384
384
384
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ставка – процент инвестиций за каждый период,
плт – дополнительная сумма инвестирования в каждый период (по
умолчанию равна 0),
пс – исходный депозит (по умолчанию равен 0),
бс – необходимая сумма в конце инвестирования,
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока.
Допустим, требуется закончить инвестиции на 1 000 000 рублей. Имеется
10 000 для первого взноса и 1 000 рублей каждый месяц. Процентная ставка
равна 10%. Сколько же потребуется времени для осуществления цели? На
рисунке 14.50 представлен расчет.
Ответ на поставленную задачу: почти 260 месяцев или 22 года.
Рис. 15.53. Расчет будущей суммы при изменяющейся процентной ставке
РАСЧЕТ ТРЕБУЕМОГО ПЕРИОДИЧЕСКОГО ВЗНОСА
Если, при других заданных условиях, требуется определить размер периодического взноса для достижения цели, следует воспользоваться уже рассмотренной функцией
ПЛТ (ставка; кпер; пс; бс; тип)
где
385
385
385
Самоучитель Exсel 2010
ставка – фиксированная процентная ставка инвестирования,
кпер – количество периодов дополнительного вложения,
пс – основная сумма вклада,
бс – требуемая сумма после окончания инвестирования,
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока.
Допустим, требуется закончить инвестиции на 1 000 000 рублей за 15 лет
без первого взноса. Процентная ставка равна 10%. Какова необходимая сумма ежемесячных дополнений? На рис. 15.51 представлен расчет.
Формула для расчета выглядит следующим образом:
=ПЛТ(C2/12; C4*12; C5; C3; 0)
РАСЧЕТ ТРЕБУЕМОГО НАЧАЛЬНОГО ВЗНОСА
Если известна процентная ставка и срок инвестиций, а также какую сумму
можно дополнительно вносить каждый месяц, необходимо определить начальный депозит для достижения цели. Для расчета необходимо воспользоваться функцией ПС():
ПС (ставка; кпер; плт; бс; тип)
где
ставка – проценты по инвестициям за каждый период,
кпер – количество периодов для инвестиций,
плт – сумма платежа в каждый период,
бс – необходимая сумма по окончании срока (цель),
тип – способ выплаты – 0 (по умолчанию) для выплаты по окончании срока, 1 для выплаты в начале срока.
В качестве примера можно рассчитать необходимый начальный взнос для
получения 100 000 рублей через 7 лет при ежемесячных зачислениях в 1000
рублей под 10% годовых (см. рис. 15.52).
Ответ — 10 433.89р.
Формула для расчета имеет вид:
=ПС(C2/12; C4*12; C5; C3; 0)
386
386
386
Глава 15. Справочник основных функций Excel
РАСЧЕТ БУДУЩЕЙ СУММЫ ПРИ ИЗМЕНЯЮЩЕЙСЯ ПРОЦЕНТНОЙ СТАВКЕ
Все примеры расчета будущих сумм, рассмотренные выше, основываются
на вложении с фиксированной процентной ставкой. Это не всегда правильно при любых видах инвестиций, поскольку часто процентная ставка может
меняться.
Для удобства расчетов Excel предлагает специальную функцию:
БЗРАСПИС (нач_сумма; план)
где
нач_сумма – первоначальная сумма вложения,
план – диапазон или массив процентных ставок.
Например, следующая формула рассчитывает будущую сумму при вложении 10 000 рублей на три года с процентными ставками 7%, 8% и 10%:
=БЗРАСПИС(10000; {0.07; 0.08; 0.1})
На следующем рисунке показана будущая сумма при вложении 100 000
рублей на пять лет под 5%, 7%, 9%, 10% и 12%, а также средняя процентная
ставка.
Общая формула для расчета средней процентной ставки имеет вид:
Рис. 15.54. Учет инфляции с помощью функции ПС()
387
387
387
Самоучитель Exсel 2010
=СТАВКА(ЧСТРОК(план); 0; нач_сумма; -БЗРАСПИС(нач_сумма;
план))
15.9.9. РАСЧЕТ ИНФЛЯЦИИ
Как было видно из предыдущих разделов, каждый инвестированный рубль
нарастает по следующей схеме:
Год 1: 1,00р * (1 + ставка)
Год 2: 1,00р * (1 + ставка) * (1 + ставка)
Год 3: 1,00р * (1 + ставка) * (1 + ставка) * (1 + ставка)
В общем виде формулу можно записать как
=1,00р * (1 + ставка) ^ кол_лет
Расчет стоимости денег в настоящий момент представляет собой обратный
процесс. В данном случае величина инфляции используется в качестве
ставки:
Год 1: 1,00р / (1 + ставка)
Год 2: 1,00р / (1 + ставка) / (1 + ставка)
Год 3: 1,00р / (1 + ставка) / (1 + ставка) / (1 + ставка)
В общем виде, когда дан уровень инфляции (ставка) и количество лет
(кол_лет), формула выглядит так:
=1,00р / (1 + ставка) ^ кол_лет
Результат данной формулы называется фактором инфляции, и умножение
его на любую будущую величину денег дает оценку этой величины в настоящее время.
ВВЕДЕНИЕ ИНФЛЯЦИИ В РАСЧЕТ
Сумма будущих денег показывает, с какой суммой будет закончено инвестирование, однако это не дает представления о стоимости этих денег.
К примеру, если в настоящий момент интересующая вещь стоит 10 000
рублей, инвестируется определенная сумму на некоторое время в расчете
получить в конце 10 000 рублей. Но уже совершенно не факт, что интересующая вещь по-прежнему будет стоить 10 000. Таким образом, инфляция
уменьшает эффект от инвестирования и стоимость будущих денег. Для того
388
388
388
Самоучитель Excel 2010
Глава 15. Справочник основных функций Excel
ПРИЛОЖЕНИЕ
Таблица П.1Основные клавиатурные комбинации Excel.
Клавиши
Действия
Ctrl+N
Созданиеновоодомента
Ctrl+S,Shift+F12
Сохранениедомента
F12
Сохранениедоментаподдримименем(вдром
аталое)
Ctrl+O,Ctrl+F12
Отрытиедомента
Ctrl+F4,Ctrl+W
Зарытиедомента
Alt+F4
ЗарытиеExcel
Ctrl+F6,Ctrl+Shift+F6,
Ctrl+Tab,
Ctrl+Shift+Tab
Переходмеждонамидоментов
Alt+Tab
Перелючениеоондоментов(еслиперелючательона
напанелизадачвлючен)
Ctrl+F10
Переводвсехоондоментовизнормальноосостояния
вразвернтое,иобратно
Ctrl+F5
Переводвсехоондоментоввнормальныйвид
F6,Shift+F6
Переходмеждчастямитаблицыпослеразбиви
Shift+F10
Вызовонтестнооменюобъета
F7
Провераорфорафии
Ctrl+P,Ctrl+Shift+F12
Печатьдомента
Shift+F11,Alt+Shift+F1
Созданиелистатаблицы
F11,Alt+F1
Созданиелистадиараммы
Ctrl+PageDown
Следющийлист
Ctrl+PageUp
Предыдщийлист
Ctrl+Shift+PageDown
Выделениеследющеолиста
Ctrl+Shift+PageUp
Выделениепредыдщеолиста
Alt+Enter
Вводтеставнесольостро
Alt+↓
Вызовсписаавтоввода
389
389
389
389
Самоучитель Exсel 2010
Приложение
Клавиши
Действия
Ctrl+Enter
Ввододинаовыхданныхвячейивыделеннооблоа
Ctrl+R(Ctrl+D)
Ввододинаовыхданныхвячейисправа(сниз)
Ctrl+;
Вставатещейдаты
Ctrl+Shift+;
Вставатещеовремени
Shift+F3
Вызовмастерафнций
Ctrl+Shift+A
Вызовмастерафнцийпосленабораименифнции
Ctrl+A
Вводименарментовфнциипосленабораимени
фнции
Alt+=
Автосммирование
Ctrl+Z,Alt+BackSpace
Отменапоследнейоперации
F4,Ctrl+Y,
Возвращениеотмененноодействия
(илиповторпоследнеодействия)
F2
Редатированиесодержимооячейи
F4(приредатировании)
Сменаотносительных/абсолютныхадресов
Ctrl+1
ВызовдиалоовооонаФорматячее
Ctrl+B,Ctrl+2
Шрифтполжирный
Ctrl+I,Ctrl+3
Шрифтрсив
Ctrl+U,Ctrl+4
Шрифтподчернтый
Ctrl+5
Шрифтперечернтый
Ctrl+Shift+P
АтивизацияинстрментаРазмер
Ctrl+Shift+F
АтивизацияинстрментаШрифт
Ctrl+Shift+`
ФорматОбычный(помолчанию)
Ctrl+Shift+1
Форматчисла0.00сразделителемрппразрядов
Ctrl+Shift+2
Форматвременич:мм
Ctrl+Shift+3
ФорматдатыДД.МММ.ГГ
Ctrl+Shift+4
ФорматчислаДенежный
Ctrl+Shift+5
ФорматчислаПроцентный
Ctrl+Shift+6
Форматчисла0.00Е+00
Ctrl+Shift+7
Обрамлениевнешнеоонтратонойсплошнойлинией
Ctrl+Shift+-
Отменаобрамлениявсехлиний
Alt+
ВызовонаСтиль
Shift+Space
Выделениестрои
Ctrl+Space
Выделениестолбца
390
390
390
390
Самоучитель Excel 2010
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Ctrl+A
Выделениевсейтаблицы
Ctrl+Shift+8,
Ctrl+*(цифр.лав.)
Выделениеобластизаполненныхячее
Shift+лавиши
перемещения,F8и
лавишиперемещения
Выделениеодиночнооблоа
Shift+F8&F8илавиши
перемещения
Выделениесочнооблоа
Ctrl+C,Ctrl+Insert
Копированиевбферобмена
Ctrl+X,Shift+Delete
Вырезаниевбферобмена
Клавиши
Действия
Ctrl+V,Shift+Insert
Вставаизбфераобмена
Ctrl+-
Удалениеячее
Ctrl+Shift+=
Вставановыхячее
Ctrl+9(Ctrl+Shift+9)
Срытие(поаз)стро
Ctrl+0(Ctrl+Shift+0)
Срытие(поаз)столбцов
Alt+;
Отменавыделениясрытыхячее(выделениевидимых)
Ctrl+6
Срытие/поазрафичесихобъетов
Ctrl+G,F5
Переходивыделениеячее
Ctrl+F,Shift+F5
Поис
Shift+F4
Повторныйпоис
Ctrl+H
Поисизамена
Ctrl+F3
Присвоениеимени
Ctrl+Shift+F3
Созданиеименпосществющимзаоловам
F3
Вставаименивформл
Shift+F2
Добавление/редатированиепримечанияячейи
Ctrl+Shift+O
Выделениевсехячееспримечаниями
F9,Ctrl+=
Рчноевычислениеформлвовсехотрытыхниах
Shift+F9
Рчноевычислениеформлвтещейтаблице
Ctrl+`
Влючение/вылючениережимапоазаформл
Ctrl+[(Ctrl+])
Выделениевлияющих(зависимых)ячее
391
391
391
391
Самоучитель Exсel 2010
Приложение
Ctrl+Shift+[
(Ctrl+Shift+])
Выделениеосвенновлияющих(зависимых)ячее
Ctrl+Shift+C
Копирование(запоминание)параметроврафичесоо
объета
Ctrl+Shift+V
Встава(присвоение)параметроврафичесоообъета
Ctrl+Shift+Space
Выделениевсехрафичесихобъетовналисте
Таблица П.2. Клавиатурные комбинации редактирования содержимого
ячеек.
Клавиши
Действия
Home
Вначалострои
End
Вонецстрои
Ctrl+→
Наоднослововправо
Ctrl+←
Наоднослововлево
Ctrl+
Копированиевтещюячейвсехданныхизверхнейячейи
Ctrl+Shift+
Копированиевтещюячейизверхнейячейивсехзначений,
введенныхиливычисленныхпоформле
Delete(Back
Space)
Удалениесимволасправа(слева)отрсора
Ctrl+Delete
Удалениедоонцастрои
Таблица П.3. Клавиатурные комбинации перемещения по таблице
Клавиши
Действия
Tab
Наячейвправо
Shift+Tab
Наячейвлево
Home
Вначалострои
Ctrl+Home
Впервюперваяячейтаблицы(A1)
Ctrl+End,EndиHome
Вправыйнижнийолативнойобласти
Alt+PageUp
Наэранвлево
Alt+PageDown
Наэранвправо
Ctrl+BackSpace
Возвраттещейячейе(еслионаневидна)
Ctrl+→,Endи→
Вправопостроераницезаполненной
области
392
392
392
392
Глава 15. Справочник основных функций Excel
Клавиши
Действия
Ctrl+← ,Endи←
Влевопостроераницезаполненнойобласти
Ctrl+↓,Endи↓
Внизпостолбцраницезаполненнойобласти
Ctrl+↑,Endи↑
Вверхпостолбцраницезаполненной
области
Таблица П.4. Клавиатурные комбинации перемещения по выделенному
боку.
Клавиши
Действия
Enter
Сверхвнизслеванаправо
Shift+Enter
Снизвверхсправаналево
Tab
Слеванаправосверхвниз
Shift+Tab
Справаналевоснизвверх
Ctrl+Alt+→
Кследющейчастисочнооблоа
Ctrl+Alt+←
Кпредыдщейчастисочнооблоа
Ctrl+.
Влывыделеннооблоапочасовойстреле
Таблица П.5. Клавиатурные комбинации перемещения по базе данных.
Клавиши
Действия
↓,Enter
Кследющейзаписи
↑,Shift+Enter
Кпредыдщейзаписи
PageUp
На10записейвперед
PageDown
На10записейназад
Ctrl+↓,Ctrl+PageDown
Кпоследнейпстойзаписи
Ctrl+↑,Ctrl+PageUp
Кпервойзаписи
393
393
393
Группа подготовки издания:
Зав. редакцией компьютерной литературы: М. В. Финков
Редактор: М. А. Финкова
Корректоры: Е. Е. Кириллов, А. В. Громова
ООО «Наука и Техника»
Лицензия №000350 от 23 декабря 1999 года.
198097, г. Санкт-Петербург, ул. Маршала Говорова, д. 29.
Подписано в печать 11.06.2008. Формат 70х100 1/16.
Бумага газетная. Печать офсетная. Объем 25 п. л.
Тираж 3000. Заказ
Отпечатано с готовых диапозитивов в ОАО «Техническая книга»
190005, Санкт-Петербург, Измайловский пр., 29.
394
394
394
Автор
barmaley
Документ
Категория
Другое
Просмотров
1 351
Размер файла
14 327 Кб
Теги
2010, самоучитель, excel
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа