close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

796.Информационные технологии в бухгалтерском учете Учебное пособие Лататуев

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова
А.Н. Лататуев
Информационные технологии
в бухгалтерском учете
Учебное пособие
Рекомендовано
Научно-методическим советом университета
для студентов специальности
Прикладная информатика в экономике
Ярославль 2005
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 33:002
ББК У.в.612я73
Л 27
Рекомендовано
Редакционно-издательским советом университета
в качестве учебного издания. План 2005 года
Рецензенты:
заместитель начальника службы информационных технологий
ОАО «Славнефть-ЯНОС», канд. техн. наук А.Н. Малков;
Кафедра ПЭИС Международного университета
бизнеса и новых технологий
Л 27
Лататуев А.Н. Информационные технологии в бухгалтерском учете: Учебное пособие / Яросл. гос. ун-т. – Ярославль: ЯрГУ, 2005. 108 с.
ISBN 5-8397-0386-9
В пособии рассмотрены принципы построения, структура и особенности функционирования систем бухгалтерского учета. Приведены начальные сведения по ведению бухгалтерского учета на
предприятии, необходимые для ознакомления с документооборотом, организацией и технологиями ведения учета в автоматизированных информационных системах.
Иллюстративный материал основан на автоматизированной системе бухгалтерского учета «СБиС++» версии 1.9.
Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по
специальности «Прикладная информатика в экономике» (дисциплина «Информационные технологии в экономике», блок ОПД), очной формы обучения, а также для студентов других специальностей, изучающих информационные технологии в экономике, очной
и заочной форм обучения.
УДК 33:002
ББК У.в.612я73
© Ярославский
государственный
университет, 2005
© А.Н. Лататуев, 2005
ISBN 5-8397-0386-9
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Введение
Изменения, происходящие в ходе общего процесса экономических реформ в России, приводят к трансформации бухгалтерского учета и, как следствие, привлекают все большее внимание к
проблемам его автоматизации.
Возможность выбора методического обеспечения и технологии бухгалтерского учета позволяет предприятию влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения
ее имущественного и финансового положения, а также обеспечивать управленческий персонал своевременной и полной информацией, необходимой для принятия решений.
Учетная политика является реальным инструментом управления предприятием, финансового и налогового планирования ее
деятельности и снижения налогового бремени. Центральное место
в учетной политике занимают форма бухгалтерского учета и технология обработки учетной информации. Эти элементы определяют техническую политику предприятия в области автоматизации
бухгалтерского учета.
Допустимость широкого маневра в формировании и проведении учетной политики диктует требования к обеспечению гибкости
автоматизации бухгалтерского учета. При этом речь должна идти
об автоматизированной гибкости, поскольку «ручная» практически
исчерпала свои потенциальные возможности.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном
выражении об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций. При значительных объемах
учетной информации обеспечить полноту, достоверность, своевременность и объективность информации можно, лишь используя
преимущества новых информационных технологий.
Эффективное использование средств вычислительной техники для автоматизированного ведения бухгалтерского учета и от3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
четности во многом определяется квалификацией бухгалтера. Современный бухгалтер должен обладать не только знаниями в предметной области, но и владеть современными методами обработки
данных на компьютере.
Учитывая актуальность проблемы автоматизации бухгалтерского учета, возникла необходимость подготовки специалистов новой формации, являющихся связующим звеном между специалистами двух областей: бухгалтерского учета и информатики. Данные специалисты должны быть не только знакомы с общими
закономерностями обработки экономической информации и легко
осваивать программные продукты бухгалтерского учета. Они
должны уметь находить эффективные варианты решения учетных
задач, ориентируясь на специфику и условия работы организации.
Кроме того, их знания должны позволять настраивать прикладную
систему на автоматизированное ведение учета практически на любом участке бухгалтерского учета.
В данном пособии делается попытка объединить сведения о
принципах ведения бухгалтерского учета и основах построения автоматизированных систем бухгалтерского учета.
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 1. Теоретические основы
автоматизации бухгалтерского учета
1.1. Этапы автоматизации
бухгалтерского учета в России
В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских
систем различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты,
как наиболее подходящие для условий переходной экономики и
быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок
бухгалтерского учета.
Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в
несколько этапов. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда
в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых
объектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в
значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок.
Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).
Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и
началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и
кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых
разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили
профессиональные группы специалистов, объединившихся в соб5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ственные компании, которые хотели получать прибыль от продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега»,
R-Style Software Lab.
Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется
созданием интегрированных программных средств, объединяющих
несколько предметных областей автоматизации. В настоящее время наиболее популярными в Ярославском регионе являются следующие системы: «СБиС++», «1С: Предприятие», «Инфин – Бухгалтерия», «БОСС».
1.2. Требования к бухгалтерской системе
Под автоматизированной системой следует понимать не только
прикладную программу, решающую задачи предметной области, и
документацию, качественно разъясняющую структуру системы и
управление ею применительно к вводу, обработке и выводу данных. Обязательной составной частью компьютерной системы являются аппаратные средства и системные программы, к которым
относятся операционные системы, системы управления базами
данных и сервисные программы. И наконец, следует понимать, что
эффективность эксплуатации программы зависит и от подготовленности персонала, как управляющего системой, так и эксплуатирующего ее.
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны
обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и
удобными в эксплуатации.
Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку
первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочную обработку занесенных данных; производить
накопление итогов произвольной степени сложности; обеспечивать
обращение к данным за прошлые периоды (вести архив).
В зависимости от особенностей учета на предприятии базы
данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов,
задающего основные параметры настройки системы на конкретную
6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов и суммирование итогов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях – от
умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому
нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом
уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно
было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.
Не менее важно, чтобы фирма – разработчик бухгалтерской
программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство,
что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и
за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на
новую.
1.3. Особенности компьютерной
обработки данных
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом
особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и
процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка
предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически
исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих
ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие
систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неав7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
томатизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных
мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в
неавтоматизированных системах достигается простым разделением
функций. К подобным мерам может относиться система паролей,
которая предотвращает действия, недопустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных
документах через терминал в диалоговом режиме.
Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль.
Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или
косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек
вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность появления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные
при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны
администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его
неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы
накапливают статистическую информацию о работе компьютера,
которую можно использовать в целях контроля обработки операций бухгалтерского учета.
Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование необязательно документируется,
как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского
учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию
администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 2. Практическая технология
эффективной автоматизации
бухгалтерского учета
2.1. Подготовка к автоматизации
Распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухгалтерского учета состоит из приобретения системы учета
и «заведения данных в программу». Любая современная программа
по автоматизации бухгалтерского учета продается с некоторыми
типовыми настройками, но она является достаточно гибкой системой и позволяет настраивать систему ведения учета в соответствии
с требованиями конкретного предприятия, начиная от плана счетов
и заканчивая формами отчетности, предоставляемыми в контролирующие органы. Поэтому для того чтобы перевод бухгалтерии на
компьютерный учет был эффективен и дал хороший результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить
на пять этапов.
Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета
На первом этапе проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:
 Применяемый план счетов и использование конкретных
счетов.
 Применяемая аналитика по различным счетам.
 Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций.
 Формы и содержание первичной документации.
 Формы отчетных документов.
Анализ производится на предмет того, что можно изменить для
улучшения бухгалтерского учета. Например, суммовые значения
некоторых налогов или другую итоговую информацию можно рассчитывать «частями» и накапливать их в течение всего отчетного
периода при регистрации соответствующих первичных документов, а не вычислять в конце отчетного периода, как это делается
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
при обычном ведении учета. В этом случае повышается информативность учета, поскольку величину этого «будущего» результата
можно анализировать «в реальном времени». Для проведения подобной оптимизации требуется не просто опытный специалист по
автоматизированным системам, а одновременно высококвалифицированный бухгалтер.
Этап II. Выбор масштабов автоматизации
Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будут автоматизироваться задачи бухгалтерии и в каком порядке будут переведены на компьютерный учет разделы
бухгалтерского учета. Эта проблема становится актуальной для
крупных предприятий. Когда речь идет о небольшой фирме, где
учет ведут один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухгалтерию надо автоматизировать полностью и сразу всё, потому,
что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.
Но когда автоматизируется крупное предприятие, где учет ведется
четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот со множеством нюансов, одновременная автоматизация всех
задач бухгалтерского учета положительных результатов не даст,
поскольку трудно будет выдерживать стратегическую линию внедрения. Поэтому для любого крупного предприятия следует обязательно выбирать масштаб автоматизации, учитывая при этом особенности ведения бухгалтерского учета на данном предприятии.
Сначала определяется круг задач, подлежащих автоматизации.
Для этого можно рассмотреть используемые в организации автоматизированные рабочие места и оценить эффективность их эксплуатации. Например, если в отделе сбыта имеется АРМ по учету договоров, при помощи которого отслеживаются расчеты с заказчиками и функционирование которого полностью удовлетворяет
пользователей, то автоматизация такой задачи в рамках новой системы бухгалтерского учета иногда становится нерациональной. В
этом случае более эффективным решением может оказаться экспорт из АРМ’а в бухгалтерскую систему проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и т.д. Одним из факторов,
играющих роль при определении круга автоматизируемых задач,
может оказаться отсутствие средств на приобретение компьютеров,
в результате чего не у всех бухгалтеров появляется доступ к систе10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ме учета и соответствующие разделы бухгалтерского учета не будут охвачены автоматизацией, т.е. будут по-прежнему вестись
«вручную на бумаге».
После выделения круга задач, подлежащих автоматизации, определяется порядок автоматизирования разделов бухгалтерского
учета. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации эффективнее начать внедрение с какого-либо одного
раздела. Соответствующий модуль системы устанавливается, настраивается на специфику предприятия, осваивается пользователями, формирует достоверный результат. После успешного освоения
одного раздела начинается внедрение следующего, и так далее.
Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел внедряется, а при внедрении следующего он перерабатывается для сопряжения с ним. В
большинстве случаев начинать внедрение следует с простых и
наименее зависимых от других задач бухгалтерского учета. При
этом одновременно с внедрением автоматизированных рабочих
мест специалистов бухгалтерии полезно дорабатывать рабочее место главного бухгалтера для того, чтобы постепенно результаты
функционирования внедренных модулей помогали автоматизировать построение необходимой отчетности.
Очевидно, что при ведении учета коллективом бухгалтеров автоматизированная система должна функционировать в локальной
вычислительной сети с единой информационной базой. Поскольку,
как правило, за каждым компьютером в сети работает определенный бухгалтер, важно заранее четко распределить функции, решаемые каждым бухгалтером. В этом случае можно настроить программу таким образом, чтобы на каждом рабочем месте функционировали только те задачи, которые предстоит вести
соответствующему бухгалтеру.
При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект.
Информация, получаемая при автоматизированном ведении бухгалтерского учета, может быть востребована и в других структурных подразделениях предприятия. Грамотно настроенная система в
состоянии обеспечить необходимыми данными с учетом всех специфических требований всех заинтересованных лиц предприятия.
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Этап III. Постановка задачи
После проведения оптимизации ведения бухгалтерского учета
и выбора масштабов автоматизации следует четко определить
структуру системы и функционирование каждого ее модуля. Для
этого выполняется постановка задачи, назначение которой состоит
в том, чтобы зафиксировать конкретный перечень всех документов
и отчетов, необходимых для предприятия, их структуру и соответствующие алгоритмы обработок. Этот список может быть намного
шире перечня унифицированных форм. В качестве простейшего
примера модификации форм можно привести формы накладных с
долларовым эквивалентом цены или величиной торговой наценки.
При отсутствии четкой постановки задачи может получиться,
что система будет настроена таким образом, что требуемые отчеты
и документы вообще не смогут быть сформированы (например, по
причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая
определяется на первом этапе автоматизации).
Этап IV. Выбор системы учета
Только после утверждения постановки задачи имеет смысл
выбирать систему учета. В противном случае может оказаться, что
приобретенная заранее программа не сможет обеспечить эффективной автоматизации предприятия из-за отсутствия необходимых
средств настройки.
Среди автоматизированных систем бухгалтерского учета, которые в настоящее время рекламируются и продаются в России, много хороших продуктов. Это доказывает тот факт, что они используются на протяжении нескольких лет большим количеством предприятий. Среди тиражируемых систем нет просто плохих и просто
хороших программ. Нет на российском рынке и бесспорного лидера. Решая одни и те же задачи, системы отличаются своей структурой и способом хранения и обработки информации, а также гибкостью настройки. Поэтому с учетом размера предприятия, его вида
деятельности и других факторов, они с разной степенью эффективности позволят автоматизировать деятельность предприятия.
Отметим ряд факторов, на которые следует обратить внимание
при выборе системы.
Во-первых, по своим функциональным возможностям все системы ориентированы на малые, средние и крупные предприятия.
12
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Они отличаются степенью охвата множества бухгалтерских задач и
возможностями средств настройки. Программы для автоматизации
бухгалтерии малых предприятий сравнительно проще во внедрении.
Однако они, как правило, не содержат автоматических функций для
решения всех нюансов бухгалтерского учета. Необходимость дополнительного «ручного» ввода некоторой информации может оказаться необременительной для небольшого предприятия, где относительно мало хозяйственных операций. Для крупных предприятий
подобные неоправданные затраты заметно скажутся на эффективности деятельности предприятия. Корпоративные системы имеют,
как правило, модульную структуру. Каждый модуль предназначен
для автоматизации различных разделов бухгалтерского и управленческого учета. Предприятие имеет возможность, выбирая необходимые модули, построить индивидуальную систему.
Другим фактором является эксплуатация системы в локальной
вычислительной сети. Все распространяемые в настоящее время
программы имеют сетевые версии. Однако и по данному критерию
они отличаются по надежности работы и скорости обработки информации. В основном, эффективность работы системы в сети зависит от средств, используемых для организации сетевого обмена
информацией.
Важным критерием нужно считать наличие готовых решений,
что может позволить заметно снизить затраты на внедрение системы. Следует помнить, что стоимость тиражируемых решений значительно меньше стоимости индивидуальных решений. Так, например, для торговых организаций играет весомую роль возможность сопряжения автоматизированной системы с используемым в
деятельности торговым оборудованием.
Любая система, какой бы она ни была универсальной, при внедрении требует затрат на доработку для учета специфики деятельности предприятия. По этой причине следует оценивать средства
настройки системы. Они также отличаются по предоставляемым
возможностям, гибкости и наглядности в эксплуатации.
Этап V. Выбор аппаратных средств
Технические вопросы не могут быть связаны с функциональными возможностями системы. Однако программные решения, используемые при разработке системы, сказываются на выборе аппа13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ратных средств. Во-первых, каждая система предъявляет определенные требования к ресурсам и системному программному обеспечению компьютеров: на рабочих станциях и на главном компьютере, на котором располагается информационная база. Во-вторых,
используемые средства сетевого обмена информацией предъявляют определенные требования к архитектуре локальной вычислительной сети. На выбор технических средств повлияет и предполагаемый объем информационной базы. При распределении имеющихся аппаратных средств по рабочим местам следует учитывать и
специфику работы на каждом из них, например: оперативная подготовка первичных документов, выполнение расчетных задач, и
т.п.
2.2. Внедрение системы
Качественное внедрение автоматизированной системы является очень трудоемким процессом. Внедрение можно производить
собственными силами либо воспользоваться услугами сторонних
специалистов. Первый вариант является менее затратным, но следует учесть, что в данном случае неизбежны определенные трудности, вызванные в основном отсутствием опыта автоматизации.
Услуги квалифицированных специалистов обеспечат более качественное и быстрое внедрение, но затраты на внедрение в этом случае могут в несколько раз превышать стоимость самого программного комплекса.
Процесс внедрения системы включает два этапа: этап настройки и этап обучения.
Этап настройки
Несмотря на различия в предоставляемых возможностях систем автоматизации по конфигурированию, в процессе настройки
любой автоматизированной системы бухгалтерского учета можно
выделить следующие основные этапы:
 Настройка плана счетов в соответствии с особенностями
ведения бухгалтерского учета на предприятии.
 Настройка правил обработки типовых хозяйственных операций и формирования соответствующих проводок.
14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 Настройка экранных и печатных форм первичных документов.
 Настройка печатных форм и алгоритмов расчета внутренней и внешней отчетности.
На этапе настройки каждая автоматизированная система оперирует такими универсальными понятиями, как «Справочник»,
«Документ», «Отчет». Кроме универсальных в системах могут использоваться и индивидуальные понятия. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы. На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции по их обработке. Например, для универсальных понятий можно определить следующее
предназначение:
 справочники – для хранения сведений о множестве однородных объектов;
 документы – для отражения информации о различных
фактах хозяйственной деятельности;
 отчеты – для получения результатной информации по
некоторому алгоритму.
В случае модульного построения системы справочники и отчеты бывают основными (используемыми во многих модулях) и специализированными (используемыми в конкретных модулях). Документы, как правило, являются индивидуальными для каждого
модуля.
Средства конфигурирования позволяют описать структуры
информации, входящей в эти объекты, и алгоритмы, описывающие
специфику их обработки, для отражения различных особенностей
учета. При разработке различных форм максимально должны использоваться визуальные средства настройки, а для описания алгоритмов – языковые (программные) средства.
В процессе настройки формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и документов.
Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, операции, проводки и
т.д.).
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Этап обучения
Для эффективной эксплуатации автоматизированной системы
возможны два уровня обучения персонала предприятия.
Обучение первого уровня подразумевает освоение предметной
составляющей автоматизированной системы. Конечной целью
данного вида обучения является полное овладение пользователями
системы ее возможностями – от формирования первичных документов до получения форм отчетности. Все без исключения пользователи должны освоить функциональные возможности системы в
рамках решаемых ими задач.
Обучение второго уровня подразумевает освоение функций
администратора системы. Следует отметить, что данное обучение
необходимо лишь узкому кругу пользователей системы. Основная
роль администратора системы должна состоять в поддержании
продукта в работоспособном состоянии. Для этого необходимо,
чтобы данный пользователь освоил такие важные операции, как заведение пользователя и наделение его соответствующими полномочиями, сохранение и восстановление архивных копий информационной базы, установка новых форм внешней отчетности.
16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 3. Основные понятия
по бухгалтерскому учету
Одним из основных документов для работы бухгалтера является план счетов бухгалтерского учета и, соответственно, инструкция
по его применению. В различных сферах деятельности могут быть
разные виды планов счетов. Так, например, в организациях, деятельность которых финансируется государственным бюджетом,
используется так называемый бюджетный план счетов. В коммерческих предприятиях используется так называемый хозрасчетный
план счетов.
План счетов бухгалтерского учета представляет собой систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета. В основу
формирования плана счетов положена их классификация по экономическому содержанию. Счета бухгалтерского учета – это способ текущего учета и контроля за наличием и движением хозяйственных средств и источников их образования. На каждый вид хозяйственных средств и источников их образования открывается
отдельный счет. Счет в типовом плане счетов содержит номер и
наименование. К каждому счету приводится также инструкция по
его применению и корреспонденция данного счета по дебету и
кредиту с другими счетами.
С бухгалтерскими счетами связан ряд понятий: сальдо, дебет,
кредит, оборот. Под сальдо будем понимать остаток средств на
счете, выраженный в денежном выражении. Начальное сальдо определяет остаток средств на счете на начало отчетного периода или
на некоторую точку отсчета, связанную с анализом счета. Конечное сальдо показывает, соответственно, остаток на конец периода
или на текущий момент. Дебет и кредит определены как регистры
для учета движения средств на счете за отчетный или анализируемый период. Дебет и кредит можно представить как две противоположные стороны бухгалтерского счета, на одной из которых
учитывается увеличение средств на счете, а на другой – уменьшение. Сумма записей счета по каждому из этих регистров называется оборотом. Соответственно, различают обороты по дебету и по
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
кредиту счета. Конечное сальдо рассчитывается по значениям оборотов по счету с учетом начального остатка.
Бухгалтерские счета подразделяются на активные и пассивные,
названные соответственно по наименованию сторон баланса. Кроме того имеются счета, которые являются активно-пассивными и
отражаются в обеих сторонах баланса.
Активные счета предназначены для учета хозяйственных
средств. В бухгалтерском плане счетов выделены, например, активные счета: «Касса», «Расчетный счет», «Материалы», «Товары»
и т.д. Данные счета показывают состав и размещение средств.
Сальдо по таким счетам должно отражать положительный остаток,
который записывается по дебету счета. Увеличение средств активного счета отражается на той же стороне счета, на которой записано сальдо, т. е. по дебету. Соответственно, уменьшение средств показывается на противоположной стороне бухгалтерского счета, т. е.
по кредиту. Конечное сальдо для активного счета рассчитывается
как сумма значений начального сальдо и разности между оборотом
по дебету и оборотом по кредиту. Формулу расчета можно отобразить следующим образом:
Сальдо (кон, дебет) =
= Сальдо (нач, дебет) + Оборот (дебет) – Оборот (кредит)
Пассивные счета предназначены для учета источников образования хозяйственных средств. В бухгалтерском плане счетов выделены, например, пассивные счета «Износ основных средств», «Уставный капитал», «Резервный капитал» и т.д. Данные счета отражают наличие и движение источников образования средств.
Сальдо по таким счетам должно отражать положительный остаток,
который записывается по кредиту счета. Соответственно, увеличение источников средств показывается по кредиту, а их уменьшение – по дебету счета. Конечное сальдо для пассивного счета рассчитывается как сумма значений начального сальдо и разности между оборотом по кредиту и оборотом по дебету. Формулу расчета
можно отобразить следующим образом:
Сальдо (кон, кредит) =
= Сальдо (нач, кредит) + Оборот (кредит) – Оборот (дебет)
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
К активно-пассивным, как правило, относятся счета расчетов (с
покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и т.п.). В отличие от предыдущих групп, у активно-пассивных счетов может
существовать и дебетовое и кредитовое сальдо, которое означает в
случае расчетных счетов задолженность лиц перед предприятием
или наоборот – предприятия перед лицами. Хозяйственные операции, отражающие уменьшение задолженности предприятия (соответственно – увеличение задолженности лиц), учитываются по дебету счета, а хозяйственные операции, отражающие увеличение задолженности предприятия (соответственно – уменьшение задолженности лиц), учитываются по кредиту счета. При этом под «лицами»
понимаются все лица анализируемого счета, например все покупатели. Для подсчета конечного сальдо активно-пассивного счета потребуется уже не просто формула, а алгоритм расчета, который выглядит следующим образом:
1. Если начальное сальдо дебетовое (задолженность другой
стороны), то вычисляем сумму значений начального сальдо и разности между оборотом по дебету и оборотом по кредиту:
Сальдо (кон)=
= Сальдо (нач, дебет) + Оборот (дебет) – Оборот (кредит)
Если результат положительный (Сальдо(кон) > 0), то конечное
сальдо вычислено и остается дебетовым, т. е. задолженность осталась за лицами. Если результат отрицательный, то значение конечного сальдо определяем как модуль вычисленной суммы (т. е. делаем положительным) и назначаем его по кредиту счета, т. е. задолженность лиц превратилась в задолженность предприятия.
2. Если начальное сальдо кредитовое (задолженность предприятия), то вычисляем сумму значений начального сальдо и разности
между оборотом по кредиту и оборотом по дебету:
Сальдо (кон) =
= Сальдо (нач, кредит) + Оборот (кредит) – Оборот (дебет)
19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если результат положительный (Сальдо(кон) > 0), то конечное
сальдо вычислено и остается кредитовым, т. е. задолженность осталась за предприятием. Если результат отрицательный, то значение конечного сальдо определяем как модуль вычисленной суммы
(т. е. делаем положительным) и назначаем его по дебету счета, т. е.
задолженность предприятия превратилась в задолженность другой
стороны.
Следует подчеркнуть, что таким способом рассчитывается общая задолженность между предприятием и всеми лицами, связанными с анализируемым бухгалтерским счетом. На практике, как
правило, больший интерес представляет не только общее значение
задолженности, а конкретное значение между предприятием и каждым лицом. Эта проблема будет рассмотрена позже.
В типовом плане счетов перечисляются синтетические счета
(счета верхнего уровня) и субсчета (счета нижнего уровня). Субсчета предназначены для более детального учета показателей. Учитывая свои особенности, предприятие может вводить в план счетов
дополнительные субсчета. Между синтетическим счетом и его
cубсчетами существует тесная взаимосвязь.
Если синтетический счет активный, то активными будут и его
субсчета. Аналогичный порядок распространяется и на пассивные
счета. А вот у активно-пассивного синтетического счета субсчета
могут быть не только активно-пассивными, но также и просто активными, и просто пассивными.
Сумма оборотов по кредиту субсчетов равна обороту по кредиту синтетического счета, сумма оборотов по дебету субсчетов равна обороту по дебету синтетического счета. Сумма остатков (сальдо) по субсчетам равна остатку (сальдо) по синтетическому счету,
при этом для активно-пассивных счетов при подсчете общей задолженности дебетовые и кредитовые остатки по всем субсчетам
складываются с разными знаками.
Как уже было отмечено, плану счетов соответствует инструкция по его применению при ведении бухгалтерского учета на
предприятии. Корреспонденция счетов – взаимосвязь между счетами бухгалтерского учета, обусловленная отражением хозяйственной операции и выраженная в указании номера (наименования)
одного счета по дебету и другого счета по кредиту. Корреспонден20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ция счетов называется бухгалтерской проводкой. Таким образом,
при формировании проводки используется метод двойной записи,
который можно определить как способ регистрации суммы хозяйственной операции на двух счетах бухгалтерского учета одновременно – по дебету одного счета и кредиту другого. Благодаря
двойственному отражению сумм хозяйственных операций в бухгалтерском учете в любой момент, в том числе и в конце отчетного
периода, должно соблюдаться равенство между оборотами по дебету всех счетов и оборотами по кредиту всех счетов.
Все бухгалтерские проводки предприятия должны быть подтверждены документально. Между тем, можно провести условное
деление проводок на две группы: документированные и недокументированные. Многие хозяйственные операции, следствием выполнения которых являются сформированные проводки, связаны с
выпиской первичных документов, таких как кассовые ордера, платежные поручения, накладные и т.д. Такие проводки условно можно назвать документированными. В отличие от них недокументированными являются проводки, напрямую не связанные с подготовкой первичных документов. Они могут быть использованы,
например, при подведении итогов деятельности предприятия за отчетный период.
Говоря о ведении бухгалтерского учета, следует отметить особенности синтетического и аналитического учета. Как правило,
этот вопрос связан с учетом на счетах расчетов, которые, как уже
указывалось, являются активно-пассивными.
Когда речь идет о синтетическом учете, то под счетом бухгалтерского учета понимают такой, на котором ведется учет информации о составе и движении хозяйственных средств предприятия или
источников их образования в общем виде и в едином денежном
измерении. Например, счет «Расчеты с бюджетом» показывает состояние общей задолженности предприятия бюджету по всем установленным законодательством налогам. Работа с бухгалтерскими
счетами при синтетическом учете не имеет особенностей и описана
выше.
Когда речь идет об аналитическом учете, то подразумевается,
что учет информации на бухгалтерском счете ведется не в общем
виде, а в разрезе лиц или объектов, связанных с данным счетом.
Например, на счете «Расчеты с покупателями» общая задолжен21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ность между предприятием и всеми покупателями складывается из
задолженностей с каждым отдельным покупателем, а на счете
«Расчеты с бюджетом» имеющаяся общая задолженность по бюджету состоит из задолженностей по видам платежей: подоходному
налогу, налогу на добавленную стоимость, налогу на прибыль, и
т.д. В этом случае для учета по конкретным лицам или объектам
вводят понятие аналитики, а сам бухгалтерский счет определяют
как аналитический. Как правило, для каждого аналитического счета определяют один вид аналитики, но ничему не противоречит для
удобства учета вводить несколько видов аналитик.
Организовать аналитический учет на счете можно различными
способами.
Если объектов по виду аналитики немного и их список достаточно стабилен, т. е. не изменяется или редко изменяется с течением
времени, то учет по каждому объекту можно вести по назначенному
для него субсчету в плане счетов. Так организован учет, например,
на счете «Расчеты с бюджетом». Общая задолженность по бюджету
учитывается на синтетическом счете, а для учета задолженностей по
видам платежей – подоходному налогу, налогу на добавленную
стоимость, налогу на прибыль – назначены его субсчета.
Если объектов по виду аналитики на бухгалтерском счете много или их список нестабилен, т.е. подвержен постоянному изменению, то организовать учет по выделенным субсчетам невозможно.
В этом случае к каждой проводке, где корреспондирует данный
счет, закрепляется в качестве аналитики лицо, которое фигурирует
в хозяйственной операции. После этого для анализа данных по
конкретному лицу отбирают проводки, где оно фигурирует в качестве аналитики. Так организован учет, например, на счете «Расчеты с покупателями». Общая задолженность при взаиморасчетах с
покупателями учитывается на синтетическом счете, а для учета задолженностей по каждому покупателю в любой хозяйственной
операции, связанной с ним: по движению товаров, денежных
средств – данный покупатель закрепляется к проводке как соответствующая аналитика. Аналогично осуществляется учет на других
бухгалтерских счетах по расчетам с организациями, частными и
подотчетными лицами.
Ведение учета на аналитическом счете при аналитическом учете имеет свои особенности. При синтетическом учете сальдо по
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
данному счету определяет общую задолженность по всем лицам
аналитики и располагается с какой-либо одной стороны – дебетовой или кредитовой – в зависимости от вида задолженности. При
аналитическом учете сальдо по данному счету может быть одновременно дебетовым и кредитовым. Дебетовое сальдо определяет
общую задолженность всех лиц аналитики перед предприятием и
равняется, соответственно, сумме задолженностей каждого лица
перед организацией. Кредитовое сальдо определяет общую задолженность предприятия перед всеми лицами аналитики и равняется,
соответственно, сумме задолженностей организации перед каждым
лицом. Как и при синтетическом учете, хозяйственные операции,
отражающие уменьшение задолженности предприятия (соответственно – увеличение задолженности всех лиц аналитики), учитываются по дебету счета, а хозяйственные операции, отражающие увеличение задолженности предприятия (соответственно – уменьшение задолженности всех лиц аналитики), учитываются по кредиту
счета. В отличие от синтетического учета, к каждой операции прикрепляется в виде аналитики соответствующее лицо. Для подсчета
итогов по аналитическому счету алгоритм расчета выглядит следующим образом:
1. Подводим итоги по каждому лицу аналитики, например по
каждому покупателю. В каждой паре – предприятие и лицо – задолженность может быть только одна: либо лицо должно предприятию, либо предприятие должно лицу. Поэтому сальдо для каждого
объекта аналитики является либо дебетовым, либо кредитовым.
Для расчета значений по каждому лицу воспользуемся алгоритмом,
описанным для активно-пассивных счетов.
2. Вычисляем обороты по дебету и кредиту для синтетического
счета как сумму оборотов, рассчитанных для каждого лица аналитики.
3. Среди всех лиц аналитики отбираем тех, за кем числится задолженность, и суммируем данные значения. Результат является
дебетовым сальдо по синтетическому счету.
4. Среди всех лиц аналитики отбираем тех, перед которыми
числится задолженность предприятия, и суммируем данные значения. Результат является кредитовым сальдо по синтетическому
счету.
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если имеются результаты аналитического учета по аналитическому счету, то из них можно получить сведения для синтетического учета при помощи операции свертывания сальдо, которую
можно описать следующим образом:
1. Если при аналитическом учете сальдо дебетовое больше,
чем сальдо кредитовое, сальдо для синтетического учета определяем как дебетовое и рассчитываем его значение как разность между
дебетовым и кредитовым сальдо из аналитического учета.
2. Если при аналитическом учете сальдо кредитовое больше,
чем сальдо дебетовое, сальдо для синтетического учета определяем
как кредитовое и рассчитываем его значение как разность между
кредитовым и дебетовым сальдо из аналитического учета.
Если по аналитическому счету велся синтетический учет, то по
его результатам невозможно получить сведения для аналитического учета.
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 4. Нормативно-справочная
информация
Справочники обязательно присутствуют в любой системе автоматизированного учета. Каждый справочник представляет собой
список однородных объектов предметной области: сотрудников,
контрагентов, банков, материалов, видов услуг, товаров и т.д. Отдельные объекты справочника называют элементами. Информация
об элементах справочника используется при формировании документов системы. Если документы содержат оперативную информацию, которая может заноситься, корректироваться и даже удаляться постоянно, то справочная информация является условно постоянной, т. е. практически не изменяется с течением времени.
Рассмотрим ряд справочников, которые могут быть использованы в большинстве модулей системы. Справочники, специфичные
для отдельных модулей, будут рассмотрены при описании соответствующего модуля.
Основным справочником системы бухгалтерского учета является «План счетов». Система должна позволять работать с несколькими планами счетов. В настоящее время необходимы, в соответствии с действующим законодательством по крайней мере,
два плана счетов: бухгалтерский и налоговый. Поскольку счета могут иметь субсчета, то план счетов обязательно должен быть иерархическим. С любым счетом связано понятие начального остатка
(сальдо), которое участвует в различных расчетах. При этом остаток обязательно заводится на какую-либо дату. Для аналитических
счетов остатки должны присутствовать для каждого объекта аналитики. Поэтому с экранной формой счета связана табличная
часть, отображающая историю остатков по счету (и по каждому
объекту аналитики).
Для организации иерархии в таблице (в данном случае – справочника «План счетов») каждый элемент-субсчет в качестве одного
из реквизитов (скрытого от пользователя) должен иметь вторичный
ключ, значением которого является первичный ключ элемента этой
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
же таблицы – счета. Например, элементы плана счетов – субсчета
10.1 и 10.2 имеют вторичный ключ, равный первичному ключу
счета 10.
Для формирования у элемента таблицы в качестве реквизита
табличной части, необходимо логическую таблицу организовать в
виде двух физических таблиц, логически связанных между собой
аналогичным образом: значение вторичного ключа элементов подчиненной таблицы является первичным ключом главной таблицы.
В данном случае план счетов организуется в виде двух таблиц.
Главная содержит реквизиты, однозначно определяющие счета.
Другая содержит реквизиты, связанные с архивами остатков по
счетам. У элементов таблицы «Архивы остатков» значение вторичного ключа является первичным ключом главной таблицы
«План счетов». Хотя главная таблица является иерархической (что
связано с наглядностью представления информации), подчиненная – имеет простую линейную структуру (она используется только самой системой учета и неизвестна пользователю).
╔[■]═════════════════════════════ Счёт ══════════════════════════════[X]╗
║Номер
Название
║
║ 60-1············
Расчёты с поставщиками и подрядчиками
↑ ║
║
║
║ [ ] Активный
[ ] Забалансовый
[√] 1 аналитика [ ] 3 аналитика ║
║ [√] Пассивный [√] Взаиморасчётный [ ] 2 аналитика [ ] Печать
║
║Описание
║
║
║
║
║
║
║
║───────────────────────── Архив остатков ──────────────────────────────║
║↑ Дата ↓
Лицо1
│
Лицо2
║
Дебет
│ Кредит
║
║►01.01.01║Рога и копыта
│
║
1200.00│
◄▲
║ 01.01.01║Взлет
│
║
│
780.00 █
║
║
│
║
│
█
║
║
│
║
│
█
║
║
│
║
│
▼
║<0/0>
║
║ Тип сальдо
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║ Кредитовое
↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 4.1. Пример экранной формы ввода бухгалтерского счета
Для хранения структуры предприятия необходим иерархический справочник «Сотрудники». Группами в нем выступают цеха,
отделы, сектора организации. Во всех модулях системы, кроме модулей «Заработная плата» и «Учет кадров», требуется минимальное количество реквизитов: «ФИО сотрудника», «Табельный но26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
мер». Остальные реквизиты будут рассмотрены при описании модуля «Заработная плата».
В процессе ведения своей деятельности предприятие вступает
в финансово-хозяйственные отношения с другими организациями,
физическими лицами, включая индивидуальных предпринимателей. Всех их объединяет термин «Контрагенты», для хранения
информации о которых требуется свой справочник. Очевидно, что
и эта таблица должна быть организована как иерархическая. Следует учесть, что для юридических и физических лиц, как правило,
требуется заводить различную информацию. Поэтому для работы с
соответствующими элементами могут быть разработаны разные
экранные формы и даже могут быть созданы разные таблицы: для
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
╔[■]══════════════════════════ Организация ═══════════════════════════[X]╗
║Краткое название
ИНН
║
║ Ромашка
↑
7604123456
║
║Полное название
║
║ ООО «Ромашка»
↑ ║
║
║
║ Примечание
║
║
Адрес
150000, г.Ярославль, ул.Свободы, 46
║
║ Факт.адрес
║
║
Телефоны
30-90-17
║
║Режим работы
║
║
Представитель
║
Телефон
Параметр
║ Значение ║
║►
║
◄▲ ►
║
◄▲
║
║
█
║
█
║
║
█
║
█
║
║
█
║
▼
║
║
▼
║
║
Расчётный счёт
│
Название банка
Журнал лиц...
▄║
║►
│
◄▲
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
║
│
█
Подробнее...
▄║
║
│
█
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
║
│
█
Сохранить ▄║
║
│
▼
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 4.2. Пример экранной формы ввода реквизитов юридического лица
При любом подходе в систему придется вводить обработку
признака лица: если юридические лица и индивидуальные предприниматели хранятся в одной таблице, то признак должен присутствовать в таблице для определения экранных форм; если организуются две таблицы, то обработка признака лица (юридическое лицо или предприниматель) должна присутствовать у документа.
Для заведения информации о контрагентах табличные части
присутствуют, например для хранения информации о представите27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
лях организации и его расчетных счетах. Например, логическая
таблица «Организации» состоит из трех физических таблиц: главная содержит основные реквизиты, первая из подчиненных таблиц
содержит реквизиты для хранения сведений о представителях организаций, другая подчиненная – список расчетных счетов организаций.
╔[■]════════════════════════════ Частное лицо ═════════════════════════════[X]╗
║
║
║Фамилия И.О. (полностью)
Телефон
║
║ Морозова Любовь Борисовна··························
44-16-22
║
║Название (короткое)
ИНН
Дата рождения ║
║ Морозова Л.Б.
760412345678
26.08.1965 ║
║Фирма
Свидетельство
║
║
↑
║
║─────── серия ─── номер ── кем выдан ─────────────────────────── когда выдан ║
║Паспорт VI-ГР
181818
РОВД Ленинского р-на г.Ярославля
22-12-90 ║
║
вид документа
Примечание
║
║ Паспорт гражданина СССР ↑
↑ ║
║────────страна───────────область──────────────район ─────────────────────────║
║ Адрес РОССИЯ
↑ Ярославская
↑ Ярославский
↑ ║
║
город
улица
дом
корпус кв-ра индекс
║
║
г.Ярославль
↑ ул.Ляпидевского
↑ 15
15
150041 ↑↓ ║
║
║
║
Журнал лиц ▄
Подробнее... ▄
Сохранить ▄
Отменить
▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 4.3. Пример экранной формы ввода реквизитов
индивидуального предпринимателя
Расчеты с контрагентами и бюджетом, как правило, ведутся в
безналичной форме. Для подготовки соответствующих расчетных
и платежных документов необходима информация о банках, которые их обслуживают. Для этого необходимо создание иерархического справочника «Банки». Реквизиты его элементов организованы очень просто – все заводятся пользователем.
╔[■]════════════════════════ Банк ═════════════════════════[X]╗
║
║
║ Название
║
║ АКБ "КРЕДПРОМБАНК" Г.ЯРОСЛАВЛЬ·························· ↑ ║
║ БИК (Код банка)
Корр.счет
║
║ 047888786
30101810300000000786 ║
║ РКЦ
║
║
║
║ Код РКЦ
Адрес
║
║
150040 ЯРОСЛАВЛЬ УЛ.СВЕРДЛОВА,Д.34
║
║ Головной банк
║
║
║
║ Счёт межфилиальных расчётов
║
║
║
║
║
║
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 4.4. Пример экранной формы ввода реквизитов банка
28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
С каждым документом системы связаны соответствующие
проводки. В качестве одного из механизмов формирования проводок в системе можно предложить следующий. Создается справочник «Правила хозяйственных операций», в котором для каждой
операции описывается алгоритм обработки документа и формирования проводок на встроенном языке. В документах вводится соответствующий реквизит, куда заносится одна из указанных хозяйственных операций. При регистрации документа в системе выполняется алгоритм, указанный в выбранном правиле. Для реализации
подобного механизма в системе должен присутствовать встроенный интерпретатор, который в реальном времени транслировал бы
текст правила хозяйственной операции и тут же выполнял описанные в нем действия.
╔[■]═════════════════════════ Правило операции ═════════════════════════[▼][X]╗
║Ключевая фраза
║
║ Выдача подотчетных сумм····························· ↑
Ввести по шаблону ▄║
║Содержимое операции ───────────────────────────────────── ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
║Проводка( Д71, Лицо1, Сумма, К50 );
▲
║
█
║
█
║
█
║
▼
║
Выполняется при
║
║Имя
закрытии и
Прохождение... ▄ Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║
[ ] Редактировании ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 4.5. Пример экранной формы ввода правила хозяйственной операции
Важным в системе является справочник «Константы». Константы предназначены для хранения постоянной или условнопостоянной информации, но могут применяться для хранения изменяемых во времени данных. Простейшим примером констант
являются ФИО главного бухгалтера для формирования расшифровки подписи в документах.
Для построения системы может оказаться полезным механизм
параметров объектов. Он схематично выглядит следующим образом. Объектам ставится в соответствие некоторый параметр, который может принимать различные значения и тем самым влиять на
обработку объекта. Такой механизм, как правило, может оказаться
полезным в том случае, если невозможно сделать данный параметр
реквизитом объекта (например, нельзя изменять значения проведенных документов). Механизм необходим также тогда, когда оперативно следует поменять какую-то информацию (например, значение ставки налога) у группы объектов.
29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 5. Отчетность предприятия
При регистрации в различных модулях автоматизированной
системы учета хозяйственных операций накапливается информационная база. Для обобщения и анализа накопленных учетных
данных в системе может быть организован специальный модуль.
Информацию, полученную в результате обработки данных о
совершенных хозяйственных операциях, называют результатной
информацией. Средством получения результатной информации в
автоматизированных системах являются отчеты. По назначению
все отчеты подразделяют на три группы: типовые, специализированные и внешние. При этом отчеты первой и второй групп предназначены для использования внутри предприятия.
Типовые отчеты предназначены для получения бухгалтерских итогов и оборотов за определенный период по синтетическим
и аналитическим счетам в стоимостном выражении. В течение отчетного периода с их помощью анализируют полноту отражения
фактов хозяйственной деятельности, состояние расчетов, и т.д. По
завершении отчетного периода с их помощью формируют регистры бухгалтерского учета, которые затем выводят на бумажный носитель. К стандартным отчетам относятся: анализ счета, оборотная
ведомость, шахматная ведомость и т.д.
Специализированные отчеты предназначены для получения
результатной информации по разделам бухгалтерского учета. Такие отчеты предполагают специфическую выборку информации и
ее представление на бумажном носителе по установленным формам. Данные формы могут быть общепринятыми, и тогда отчет
можно назвать стандартным. К специализированным стандартным отчетам относятся, например: расчетная ведомость по заработной плате, оборотная ведомость по складу, и т.д. Формы отчетов могут определяться предприятием самостоятельно, с учетом
специфики своей деятельности, и тогда отчет можно считать индивидуальным.
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Внешние отчеты предназначены для получения результатной
информации о различных сторонах деятельности предприятия и
предоставления ее контролирующим органам в установленной
форме. Внешние отчеты подразделяют на отчеты для формирования бухгалтерской, налоговой и государственной статистической
отчетности. Состав показателей каждого такого регламентированного отчета регулируется действующей нормативно-правовой базой. В связи с постоянными изменениями в законодательстве состав и структура внешних отчетов также постоянно изменяются.
Рассмотрим ряд примеров типовых отчетов.
Простейшим отчетом можно считать «Сальдо по счету». Этот
отчет представляет собой сводный результат о сальдо и оборотах
за указанный временной интервал.
╔[■]══════════════════ Сальдо по счету ═══════════════════[X]╗
║Номер счета
║
║ 60-1
↑↓ Расчеты с поставщиками и подрядчикам►║
║
┌───── Дебет ─────────── Кредит ──────┐║
║
С 01.01.01 ↑
│ 0.00
0.00
│║
║ Обороты за период │ 0.00
0.00
│║
║ По 31.12.01 ↑
│ 0.00
0.00
│║
║
└─────────────────────────────────────┘║
║
Для лица
По группе║
║
(•) В рублях
ТЕНЗОР компания
↑ [ ]║
║
( ) В валюте
······························· ↑ [ ]║
║
↑ [ ]║
║
║
║
Рассчитать ▄
Печать F4 ▄
Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис 5.1. Пример отчета «Сальдо по счету»
Можно разработать различные варианты отчетов, предоставляющих информацию о счете с более полной детализацией, например: по корреспондирующим счетам, по дням отчетного периода,
по объектам аналитики, и т.д.
Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой сводную
таблицу, в строках которой для каждого счёта/субсчета указывается
начальное, конечное сальдо и суммарные обороты по дебету и кредиту (без указания корреспонденции) за определённый период времени. Для аналитических счетов можно учесть объекты аналитики.
Шахматная ведомость – это табличный аналог сводных проводок. Отчет, не отражая начального сальдо по счетам, более детально раскрывает их обороты в корреспонденции с другими счетами.
31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Ведомость представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы – кредитуемым счетам, а в
ячейках на пересечении (в клетках) содержатся суммы оборотов за
установленный период в дебет счета, указанного в левой части
строки, с кредита счета, указанного в верхней части столбца. Слева
и сверху в таблице приводятся номера счетов соответственно дебету и кредиту, а справа и снизу – обороты по этим счетам (соответственно по дебету и кредиту).
При журнально-ордерной форме ведения учета необходимо
предусмотреть построение отчетов, соответствующих формам
«Журнал-ордер по счету» (данный отчет отображает обороты по
кредиту счета в дебет корреспондирующих счетов) и «Ведомость
по счету» (данный отчет отображает обороты по дебету счета в
кредит корреспондирующих счетов). Оба отчета детализируются
по датам. Для аналитических счетов будут полезны развернутые
отчеты, учитывающие объекты аналитики. В системе удобно реализовать формы «Журнал-ордер по счету» и «Ведомость по счету»
одним отчетом.
Главная книга предназначена для отражения нарастающим
итогом (с разбивкой по месяцам) обобщённых данных по счетам
(выбранному счёту/субсчету) предприятия. В системе удобно расширить понятие главной книги и отображать для указанного счета
за каждый месяц его начальное и конечное сальдо, обороты по дебету и кредиту в целом и по корреспондирующим счетам, а также
итоги по всем выведенным графам.
32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 6. Учет операций
по расчетному счету
6.1. Общие положения учета операций
по расчетному счету
Безналичные расчеты – основной способ расчетов между предприятиями.
Каждое предприятие, в том числе и предприниматель, зарегистрированное в установленном законом порядке, открывает расчетный счет в банке. Организация самостоятельно выбирает банк
для своих расчетов. С расчетного счета производятся перечисления
средств в безналичном порядке со счета плательщика на счет получателя. На расчетном счете также хранятся свободные средства организации. Предприятие может иметь несколько счетов в разных
банках. Каждому из них присваивается индивидуальный номер,
который затем должен проставляться на всех платежных документах по этому расчетному счету.
Помимо расчетного счета в документах еще указываются два
реквизита, необходимые для того, чтобы однозначно определить
получателя платежа. Банки осуществляют расчеты между собой
через специальные учреждения – расчетно-кассовые центры (РКЦ).
Каждый банк закрепляется за определенным РКЦ и, так же, как
предприятие в банке, приобретает в нем индивидуальный номер –
корреспондентский счет. Кроме этого, каждый банк имеет свой
уникальный регистрационный номер – так называемый банковский
идентификационный код (БИК), первые цифры которого соответствуют РКЦ, к которому банк закреплен.
Таким образом, в платежном документе для однозначного определения получателя обязательно указываются три реквизита:
БИК – для идентификации РКЦ, в который должен поступить платеж, корреспондентский счет – для идентификации банка в данном
РКЦ, расчетный счет – для идентификации получателя в банке.
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Помимо основного расчетного счета, на котором ведется оперативная работа, предприятие в банке может открывать и особые
счета. К ним относятся ссудные и специальные счета для операций
по кредитованию и расчетам.
Безналичные перечисления и выдачу наличных денег банк
производит с согласия (акцепта) распорядителя счета или по его
поручению.
Принудительное списание денежных средств с расчетного счета
допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством
(например, по просроченным платежам в бюджет по распоряжению
налоговой инспекции, по исполнительным листам судов, и т.д.).
Расчетные документы оплачиваются при наличии средств на
расчетном счете плательщика, в порядке календарной очередности
поступления документов в банк. При отсутствии средств на счете
платежные документы считаются просроченными и передаются в
картотеку. Оплата просроченных платежей производится банком
по мере поступления денег на расчетный счет. В этом случае учитывается не только дата поступления документов в банк, а еще так
называемая очередность платежа. Все виды расчетов поделены на
группы, для каждой из которых определен свой приоритет, который учитывается при выборе документа на оплату. Например, в
первую очередь оплачиваются средства в бюджет, в последнюю –
поставщикам предприятия. При нахождении платежных документов в картотеке нужно иметь в виду, что пени за несвоевременность платежей относятся на убытки предприятия.
Двумя основными формами безналичного расчета являются
платежные поручения и платежные требования. Существуют и другие, малораспространенные, формы безналичных расчетов, такие,
как аккредитивы, чеки, векселя. При этом предприятия производят в
настоящее время расчет, как правило, платежными поручениями.
Остановимся подробнее на проведении расчетов с помощью
платежных поручений, как наиболее распространенной форме безналичных расчетов.
Платежное поручение – это поручение предприятия обслуживающему его учреждению банка о перечислении определенной
суммы со своего расчетного счета на счет другой организации за
оказание ею услуги или приобретение у нее каких-либо средств.
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Расчеты платежными поручениями производятся с поставщиками, с бюджетом, арендодателями и другими организациями.
Платежные поручения составляются в нескольких экземплярах для
документального подтверждения оплаты всем заинтересованным
сторонам.
Для перечисления отдельным гражданам пенсий, алиментов,
заработной платы, командировочных расходов и других причитающихся лично им сумм применяются переводы средств через
предприятия связи. Переводы принимаются платежными поручениями, акцептованными банком. К акцептованным поручениям
должны быть приложены заполненные бланки переводов. Затем
учреждение банка взамен акцептованных поручений сдает предприятию связи справку о суммах переводов и почтовых сборов и
заполненные бланки переводов.
Платежное требование можно определить как требование
предприятия (выступающего в роли поставщика) учреждению банка, обслуживающему его, о списании определенной суммы с расчетного счета другой организации (потребителя) на свой расчетный счет за оказанные предприятием потребителю услуги или приобретенные потребителем у предприятия какие-либо средства
согласно выставленной счету-фактуре. Как видно из определения,
расчеты платежными требованиями производятся с покупателями,
т. е. технологии выполнения операций с требованиями и поручениями кардинально отличаются. Следует еще раз подчеркнуть, что
учреждение банка, обслуживающее организацию, не имеет права
без ее согласия перечислить деньги с ее расчетного счета, поэтому
разработан специальный регламент перечислений средств платежными требованиями.
Аналогично действует инкассовое поручение, которым, например, налоговые органы снимают с расчетного счета предприятия деньги в счет погашения каких-либо задолженностей перед
бюджетом. Но, в отличие от случая с платежным требованием, когда для перечисления денег требуется согласие организации – владельца расчетного счета, деньги по инкассовому поручению снимаются принудительно. При этом организация – владелец расчетного счета – лишь оповещается о выполненной операции.
Различные виды платежных документов: входящие и исходящие платежные поручения, входящие и исходящие платежные тре35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
бования – отражаются в журналах регистраций, нумеруются по порядку, причем имеют раздельную нумерацию.
Учет операций по расчетному счету ведется на балансовом активном счете «Расчетный счет». Начальное сальдо по нему указывает сумму безналичных денежных средств на начало отчетного
периода, оборот по дебету – сумму безналичных средств, поступившую на предприятие, а по кредиту – сумму, оплаченную предприятием. Конечное сальдо по счету соответствует сумме безналичных денег на конец отчетного периода и может быть рассчитано обычным для активных счетов способом:
Сальдо (кон, дебет) =
= Сальдо (нач, дебет) + Оборот (дебет) – Оборот (кредит)
Приведем пример возможной ситуации:
Сальдо
начальное
Обороты
Сальдо
конечное
Счет
«Расчетный счет»
Дебет
Кредит
1000=00
3000=00 2500=00
1500=00
Рис. 6.1. Пример расчета конечного сальдо для счета «Расчетный счет»
Банк ежедневно или по мере движения средств на расчетном
счете выдает предприятию выписку с расчетного счета с приложением к ней денежно-расчетных документов, послуживших основанием для совершения приходно-расходных операций.
Выписка представляет собой второй экземпляр лицевого счета предприятия и содержит информацию о каждом платежном документе, а также остаток средств на начало и конец операционного
дня. По этой причине имеется особенность в отображении данной
информации. Дело в том, что в банке расчетные счета предприятий
учитываются на одном из счетов в плане счетов кредитных учреж36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дений. Для банка этот счет – пассивный, поэтому операции по расчетному счету предприятия для банка будут противоположными.
Поступление денег на расчетный счет следует отразить по дебету счета в плане счетов предприятия, для банка же это будет
кредиторская задолженность (задолженность банка предприятию),
и эта операция в плане счетов банка будет отражена по кредиту.
Соответственно выбытие средств с расчетного счета отражается в
операциях следующим образом: по кредиту счета «Расчетный
счет» для предприятия, по дебету (как задолженность предприятия
банку) – в выписке из банка. Следовательно, в выписке банка по
расчетному счету предприятия суммы по кредиту отражают поступление денежных средств на счет, а по дебету – списание средств
со счета предприятия.
Именно выписки банка, после проверки ее бухгалтером и выяснения всех возможных ошибок, а не сами платежные документы,
служат основанием для проведения операций по счету «Расчетный
счет».
Операции по расчетному счету отражаются в регистрах бухгалтерского учета, основным из которых является соответствующий журнал-ордер.
6.2. Основная концепция
реализации в системе
Учет операций по расчетному счету предприятия в модульной
автоматизированной системе выполняется в модуле «Расчетный
счет» или «Финансово-расчетные операции».
Нормативно-справочная информация
Для формирования документов модуля требуется минимальное
количество справочников системы. К ним относятся справочники
«Контрагенты (организации и частные лица)», «Банки» и «Правила хозяйственных операций» (если таковой имеется в системе).
Поскольку основной счет задачи не является аналитическим,
для ведения бухгалтерского учета операций по расчетному счету
аналитики не вводятся. Теоретически они могут быть использованы для решения задач внутреннего документооборота.
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Параметры объектов, если в системе имеется возможность иерархической организации документов, могут быть использованы
для определения признаков и других свойств папок реестров документов, таких как: признак валютного счета, бухгалтерский счет
(для формирования проводок) по документам папки, группа нумерации документов и другие.
Константы при реализации модуля, как правило, не требуются.
Документы
Первичные документы модуля «Расчетный счет» регистрируются в отдельных реестрах. Как правило, это «Входящие платежные поручения», «Исходящие платежные поручения», «Выписки
из банка». При этом в ряде систем входящие платежи не регистрируются в отдельном реестре, а заносятся только в выписку из банка. Реестры платежных документов соответствуют журналам регистраций данных документов.
Входящие платежные поручения при заведении в систему учета регистрируются, как правило, с номером документа контрагента.
Исходящие платежные поручения имеют, как правило, последовательную и непрерывную нумерацию для каждого реестра, начинающуюся с № 1 в каждом году. Для этого должно быть введено
такое понятие, как группа нумерации, определяющая логически
связанную группу документов. Пользователю было бы удобно, если бы система позволяла организовать реестры документов в иерархическом виде. Тогда можно сформировать отдельные папки
для документов каждого года и назначить в них различные группы
нумераций.
Технологии формирования проводок по платежам могут отличаться в разных автоматизированных системах учета.
По теории бухгалтерского учета только выписка из банка может быть основанием для формирования проводок по основному
счету задачи. Поэтому в ряде систем регистрация этого документа
является обязательной, именно выписка фиксирует выполнение хозяйственной операции, и по ней формируются проводки, связанные
со счетом «Расчетный счет». Исходящие платежные поручения заводятся лишь для того, чтобы их печатать для передачи в банк, а
реестр входящих поручений и вовсе отсутствует. Для удобства ве38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дения выписок в этом случае должна быть предусмотрена возможность формирования выписок по заведенным в систему платежам.
Хотя описанная технология полностью соответствует теории
бухгалтерского учета, практическое применение ее подразумевает
в каком-то смысле дублирование информации – в выписке отражаются уже заведенные платежные документы. Это приводит к
выполнению пользователем дополнительной работы и увеличению
размеров базы данных систем – появляется еще одна таблица, соответствующая таблицам платежных документов. Поэтому в системах может быть реализована технология, в соответствии с которой заводятся лишь платежные документы – входящие и исходящие поручения, и именно с ними связываются хозяйственные
операции.
Наличие отдельных реестров входящих и исходящих поручений, особенно в случае возможности их иерархической организации, делает работу с первичными документами более наглядной,
например при одновременной работе с расчетными счетами в разных банках. Проблемы реализации этой технологии могут возникать в случае появления картотеки и невозможности проведения
платежей банком. Можно было бы считать проблему решенной,
если не формировать проводки в данной ситуации, но тогда следует предусмотреть механизм, который позволял бы иметь в документе дату выписки документа и дату его проведения, т.е. дату
формирования проводок в соответствии с выпиской из банка.
С первичными документами данного модуля связываются хозяйственные операции и, следовательно, проводки по счету «Расчетный счет». Поступление денег на расчетный счет предприятия
отражается по дебету основного счета задачи в кредит других корреспондирующих счетов. Соответственно – расход записывается
по кредиту счета «Расчетный счет» в дебет других корреспондирующих счетов.
Реквизиты платежного документа организуются в системах
учета достаточно просто. Почти все они, например: номер, дата,
сумма – заносятся пользователем в качестве значений. Работу со
справочниками следует организовать лишь при выборе контрагента, фигурирующего в поручении, его расчетного счета и правила
хозяйственной операции (или корреспондирующего счета). Следу39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ет отметить, что у организации может быть несколько расчетных
счетов. Поэтому в автоматизированной системе при вводе платежного документа должен быть реализован механизм корректировки
расчетного счета как плательщика, так и получателя денежных
средств.
В разделе справочника правил хозяйственных операций для
этой задачи, если он имеется в системе, удобно организовать две
группы ключевых фраз, которые условно можно назвать «приход»
и «расход». Группа «Приход» будет определять правила формирования бухгалтерских проводок по поступлению денежных средств
на расчетный счет, а группа «Расход», соответственно, – по их
убытию. Среди параметров реестров и папок документов можно
указать ссылки на организованные группы ключевых фраз, позволив тем самым сократить время поиска необходимого правила и,
значит, время заполнения документа.
Зачастую движение средств по расчетному счету соответствует
каким-либо договорам о поставке товаров или оказании услуг. В
этом случае к достоинствам системы учета можно отнести возможность формирования платежного документа на основании ранее заведенного договора или счета на оплату, когда часть реквизитов
поручения автоматически переносится из документа-основания.
╔[■]════════════════════════ Платежное поручение ═════════════════════════[X]╗
║
Оплата (по документам) ║
║ Дата 15.09.05
►
│
│
║
║
◄║
║Номер 1265
/
↑↓
│
│
║
║
║
║
│
│
║
║
║
║Получатель (Лицо1)
║
║ ТЕНЗОР компания
↑
Расчетный счет 40702810703010000826 ↑ ║
║Название банка
БИК 047888795
║
║ ФИЛИАЛ ОАО АКБ "ЮГРА" В Г. ЯРОСЛА►
Корр.счет 30101810100000000795
║
║
║
║
Аналитика (Лицо2)
↑ ║
║Сумма 100.00
Вид платежа Электронно ↑ ║
║
Срок платежа 15.09.02 ↑ ║
║
Очередность
↑ ║
║Назначение платежа (бухг.операция)
║
║ Оплата поставщику @ 60-1 (по накладным)
↑ ║
║
↑ ║
║ В том числе НДС 16=67
↑ ║
║
║
║Наш р/счёт
Сумма2
Параметры ▄ Сохранить ▄ Отменить ▄║
║ 40702810103010000824 ↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚═══════════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 6.2. Пример экранной формы платежного поручения
Организация логической структуры хранения выписки из банка сложнее организации хранения самих платежных документов,
40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
поскольку выписка оформляется на список документов и, соответственно, имеет табличную часть. Очевидно, что в разные дни регистрируется неодинаковое количество платежных документов – соответственно, в табличной части не может быть зарезервировано
фиксированного количества элементов. Для формирования таблицы выписок могут быть использованы либо ссылки на реестры
платежных документов, либо их реквизиты. В последнем случае
для оптимизации размера базы данных могут отсутствовать реестры самих платежных документов. Правда, в этом случае может пострадать наглядность при работе с системой.
Поскольку выписка из банка имеет особенность представления
информации (поступление денег на расчетный счет отражается по
кредиту, а выбытия денег – по дебету), то следует обратить внимание на интерпретацию отображения выписки в автоматизированной системе. Содержимое выписки может быть представлено с использованием терминов плана счетов либо предприятия, либо кредитного учреждения.
╔[■]═══════════════════════════ Выписка из банка ══════════════════════════[X]╗
║ Дата выписки 30.07.05
Начальное сальдо
1200.00║
║─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ Дата │Номер║
Название
│
Операция
║
Дебет
│ Кредит
║
║►30.07│
12║ Альянс
│ Оплата поставщику ║
│
120.00◄▲
║ 29.07│ 257║ Вектор
│ Поступление от пок║
130.00│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
█
║
│
║
│
║
│
▼
║───────────────────────────────────────────── ИТОГО:
130.00
120.00║
║
Сальдо конечное:
1210.00║
║
║
║
Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 6.3. Пример экранной формы выписки из банка
(в терминах плана счетов предприятия)
Особенности организации учета
Первой особенностью можно считать настройку в модуле
«Расчетный счет» учета первичных документов разных лет, поскольку, как правило, они нумеруются последовательно, начиная
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
отсчет с начала календарного года. Полезным в данной ситуации
является понятие группы нумераций. Определяется единая группа
нумераций для документов одного года. Если система позволяет
организовать иерархическое хранение документов, то удобно во
всех реестрах организовать папки для документов одного года и
разделять их по созданным папкам. В этом случае можно группу
нумераций определить параметром папки, значение которого распространялось бы на все документы папки.
Следующей особенностью является настройка системы в случае, если предприятие имеет несколько расчетных счетов. В данной ситуации следует обратить внимание на организацию не только плана счетов, но и реестра платежных документов, а также самого платежного документа.
В бухгалтерском плане счетов для учета по каждому расчетному счету определяется свой субсчет и хозяйственные операции настраиваются на формирование проводок не по синтетическому счету, а по введенным субсчетам. При этом следует также не забыть
перенести остатки с синтетического счета «Расчетный счет» на
один из сформированных субсчетов.
В реестрах платежных документов, если система позволяет организовать иерархическое хранение документов, удобно разделять
их по папкам не только по каждому году, но и по каждому расчетному счету предприятия. В соответствии с такой разбивкой документов по папкам легко определить различные значения групп нумераций не только документам разных лет, но и документам по
различным расчетным счетам. Это позволит независимо нумеровать платежные документы разных лет каждого расчетного счета
предприятия. Помимо группы нумераций в параметрах папки можно указать номер расчетного счета, с которым связано движение
средств по документам данной папки, и соответствующего ему
субсчета в плане счетов.
Для регистрации документов должен быть разработан механизм выбора расчетного счета предприятия. Этот механизм будет
полезен для ввода и корректировки данного реквизита как у плательщика, так и получателя денежных средств. Имеет смысл ввести
понятие основного расчетного счета, под которым следует понимать такой счет, который в данный момент используется, как правило, для расчетов с контрагентами. Основной счет должен авто42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
матически появляться в документе при выборе организации из
справочника.
Если в системе реализована обработка платежных требований,
то следует учесть, что технологии действий поручений и требований противоположны. Поскольку входящее требование уменьшает
сумму денежных средств на счёте, то при его оформлении следует
выбирать правила хозяйственных операций из группы «Расход».
Исходящее требование, наоборот, соответствует поступлению
средств на расчётный счёт.
Отчеты
Для анализа учета операций по расчетному счету используются, как правило, лишь типовые бухгалтерские отчеты. К ним можно
отнести анализ счета (сальдо и обороты), а также журнал-ордер по
счету (синтетический счет «Расчетный счет» и его субсчета). Данные отчеты строятся по проводкам, сформированным после проведения первичных документов.
При анализе счета «Расчетный счет» и его субсчетов следует
помнить, что они активные. Сальдо счета является дебетовым и
указывает на наличие денежных средств на расчетных счетах
предприятия на начало и конец отчетного периода, оборот по дебету – сумма средств, поступивших за отчетный период на расчетные
счета, а оборот по кредиту – сумма выбывших средств за отчетный
период.
╔[■]══════════════════ Сальдо по счету ═══════════════════[X]╗
║Номер счета
║
║ 51
↑↓ Расчетный счет
║
║
┌───── Дебет ─────────── Кредит ──────┐║
║
С 01.01.05 ↑
│ 1000.00
0.00
│║
║ Обороты за период │ 10000.00
5000.00
│║
║ По 10.01.05 ↑
│ 6000.00
0.00
│║
║
└─────────────────────────────────────┘║
║
Для лица
По группе║
║
(•) В рублях
↑ [ ]║
║
( ) В валюте
······························· ↑ [ ]║
║
↑ [ ]║
║
║
║
Рассчитать ▄
Печать F4 ▄
Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 6.4. Пример экранной формы анализа счета
43
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Формирование журнала-ордера позволяет увидеть движение
денежных средств по основному счету задачи в развернутом виде.
Как правило, система позволяет установить признаки, позволяющие строить различные виды отчета, например: возможность свертывания информации по субсчетам, отображение движения по дебету и/или кредиту счета.
╔[■]═════════════ Параметры выборки ═════════════[X]╗
║
║
║
С 01.01.05 ↑ по 31.12.05 ↑
║
║Счёт
║
║ 51
↑↓ Расчетный счет
║
║Развернуть по
Для лица
║
║ (•) лицам
↑ ║
║ ( ) документам
···························· ↑ ║
║
↑ ║
║Форма отображения
║
║ (•) Стандартная
[√] Раскрывать субсчета дебета ║
║ ( ) Узкая
[√] Раскрывать субсчета кредита║
║
[√] Корреспонденции дебета
║
║ (•) В рублях
[√] Корреспонденции кредита
║
║ ( ) В валюте
[ ] С начальными остатками
║
║Группировка по
[ ] Заполнить комментарий
║
║аналитике
║
║ Первая
↑
Выполнить ▄ Отменить ▄ ║
║ Нет
↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═══════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 6.5. Пример экранной формы настройки
параметров вида журнала-ордера
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 7. Учет кассовых операций
7.1. Общие положения учета кассовых операций
Касса организуется для приема, хранения и расходования наличных средств. Порядок их хранения, получения и расходования
определен соответствующими Правилами.
Наличные средства, полученные из учреждений банков предприятиями, расходуются строго по целевому назначению, а именно: на выплату заработной платы, на командировочные расходы, на
хозяйственные и другие нужды.
Предприятия могут иметь в своей кассе наличные деньги в
пределах лимитов остатка и использовать их из выручки в пределах норм. Данные лимиты и нормы устанавливаются в соответствии с действующим законодательством. Все наличные средства
сверх установленных лимитов остатка зачисляются на расчетный
счет в отведенные сроки.
Прием наличных денег кассиром предприятия производится по
приходным кассовым ордерам. Приходный ордер состоит из непосредственно ордера и отрывной квитанции к нему. Квитанция
подтверждает факт приема средств от плательщика и выдается лицу, внесшему деньги. Все данные в квитанции должны соответствовать содержанию самого приходного кассового ордера. Кассир
проверяет правильность оформления документа и принимает наличные деньги.
Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по
расходным кассовым ордерам.
Заработная плата, премии, пособия и другие начисления работникам предприятия могут выплачиваться по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого
получателя. В этом случае устанавливается срок выдачи денег, по
истечении которого фиксируется фактически выплаченная сумма и
на данную сумму выписывается расходный кассовый ордер.
Выдача денег подтверждается подписью лица, указанного в
расходном кассовом ордере или ведомости.
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приходные и расходные ордера отражаются в журналах регистраций, нумеруются по порядку, причем имеют раздельную нумерацию.
Операции по приему и выдаче денег по кассовым ордерам
должны производиться только в день их выписки и регистрации в
журнале. Предприятие обязано вести кассовую книгу, составляемую на основе первичных документов. На каждом листе отражается следующая информация:
 остаток по кассе на начало дня;
 поступление и расход средств по каждому принятому
для исполнения документу;
 остаток по кассе на конец дня.
Один лист кассовой книги отражает, как правило, движение
наличных средств за день. В ряде случаев отчеты могут составляться реже.
Кассовые операции отражаются в регистрах бухгалтерского
учета, основным из которых является соответствующий журналордер.
Для учета наличия и движения наличных средств в плане счетов используется активный счет «Касса». Начальное сальдо по нему указывает сумму свободных денег в кассе на начало отчетного
периода, оборот по дебету – сумму наличных средств, поступившую на предприятие, а по кредиту – сумму, выданную из кассы.
Конечное сальдо по счету соответствует сумме свободных денег в
кассе на конец отчетного периода и может быть рассчитано обычным для активных счетов способом.
7.2. Основная концепция реализации в системе
Учет кассовых операций предприятия в модульной автоматизированной системе выполняется в модуле «Касса».
Нормативно-справочная информация
Для реализации задачи учета кассовых операций добавляется,
по сравнению с автоматизацией операций по расчетному счету,
лишь справочник «Сотрудники». Остальные справочники и параметры объектов используется по аналогии с предыдущей задачей.
46
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Константы, которые заводятся при реализации модуля «Касса», как правило, используются при формировании печатных форм
первичных документов и отчетов. В качестве констант могут быть
сформированы расшифровки (фамилия, имя, отчество) подписей
лиц, заверяющих документы, таких как кассир, главный бухгалтер,
руководитель.
Документы
Первичные документы модуля «Касса» регистрируются в отдельных реестрах: «Приходные кассовые ордера», «Расходные кассовые ордера», «Ведомости». Реестры кассовых ордеров соответствуют журналам регистраций данных документов.
Особое место занимает кассовая книга. С одной стороны, она
обладает свойствами отчета, так как формируется на основании заведенных приходных и расходных ордеров. С другой стороны – свойствами документа, потому что формируется по частям (листам кассовой книги) и сохраняет реквизиты каждого листа в базе данных.
Кассовые документы имеют, как правило, последовательную
и непрерывную нумерацию для каждого реестра, начинающуюся с
№ 1 в каждом году. Для этого удобно использовать понятие группы нумерации, которое было введено при описании операций по
расчетному счету.
Основными первичными документами модуля «Касса» являются приходные и расходные ордера. Они оформляются в момент
совершения движения денежных средств и поэтому именно с ордерами связываются хозяйственные операции и, следовательно, проводки по счету «Касса». Приход денег в кассу предприятия отражается по дебету основного счета задачи в кредит других корреспондирующих счетов. Расход денег из кассы записывается по
кредиту счета «Касса» в дебет других корреспондирующих счетов.
При вводе кассового ордера, по которому требуется разбиение общей суммы на составляющие для учета на разных счетах бухгалтерского учета, требуется, как правило, сформировать несколько
ордеров. Данное требование не касается тех документов, в которых
можно указать процентное разбиение суммы по документу, как,
например, в случае выделения НДС.
Документы организуются в системах учета в полной аналогии
с платежными документами. Единственным исключением может
47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
стать организация выбора лица, фигурирующего в ордере. Поскольку им может быть не только контрагент, но и сотрудник, следует разработать механизм, который позволял бы не только выбирать лицо из необходимого справочника, но и сохранял этот признак в документе.
╔[■]══════════════════════ Приходный ордер ═══════════════════════[X]╗
║
Оплата (по документам)║
║ Дата 26.07.05
►18.06│НаклР│
152║ Петров А.║
118.00◄║
║Номер 1
/
↑↓
│
│
║
║
║
║
│
│
║
║
║
║Принято от (Лицо1)
║
║ Петров А.Ю.
↑
║
║Основание (бухгалт.операция)
║
║ Оплата от покупателя @ по оплате
↑ ║
║
↑ ║
║
Приложение
║
║Сумма 118.00
По сч N152 118.00 НДС18% 18=00
↑ ║
║
║
║
║
║Аналитика (Лицо2)
Параметры... ▄ Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║
↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═══════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 7.1. Образец окна ввода кассового ордера
Выдачу денег можно оформлять также при помощи платежной
ведомости. Как правило, формирование ведомостей связано с выдачей заработной платы и в них указывается список лиц, например
сотрудники одного отдела. В отличие от кассовых ордеров, которые выписываются в момент совершения хозяйственной операции,
ведомости подготавливаются заранее. По этой причине с ними не
могут быть связаны правила формирования проводок.
Для оформления совершения хозяйственной операции и формирования на ее основании бухгалтерских проводок ведомость закрывается кассовым расходным ордером. При этом ордер соответствует одной ведомости и не выписывается на каждое лицо из нее.
В качестве суммы ордера формируется не полная сумма ведомости,
а общая сумма выданных денег. Вполне логично, если система автоматически формирует ордер при выполнении операции закрытия
платежной ведомости.
Организация логической структуры хранения ведомостей
сложнее организации хранения ордеров и отличается от структуры
выписки из банка. Ведомость содержит не только общую информацию о документе, но и список лиц и, соответственно, имеет табличную часть. Как правило, для формирования логической таблицы платежных ведомостей требуются две физические таблицы, ло48
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
гически связанные между собой. В одной из них содержатся реквизиты, однозначно определяющие ведомость, например: номер и дата. Другая содержит реквизиты, связанные с лицами ведомости,
например: идентификатор сотрудника, начисленная ему сумма,
признак выдачи денег.
╔[■]═══════════════════════ Ведомость ═══════════════════════[X]╗
║ Дата
Номер
Примечание
║
║ 26.07.05
17
Аванс за июль
↑ ║
║┌──────────────────────────────────────────────┐
║
║│↓
Лицо
║
Сумма
│
║
║│► Смирнов А.М.
║
500.00◄▲
║
║│ Тюленев А.М.
║
600.00 █
║
║│ Хрипин Н.В.
║
100.00 █
║
║│ Яковлева О.И.
║
300.00 █
║
║│
║
█
║
║│
║
█
║
║│
║
█
Сохранить ▄ ║
║│
║
█
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║│
║
█
Отменить ▄ ║
║│
║
█
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║│
║
▼
Печать ▄ ║
║└───К оплате:
1500.00───К выдаче:
┘
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═<0/0>═════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 7.2. Образец окна ввода платежной ведомости
Кассовую книгу с точки зрения построения системы учета логичнее относить также к документам. Листы книги, хотя и формируются на основании заведенных кассовых ордеров, но, так же, как
документы, хранятся в базе данных.
Нумерация листов кассовой книги осуществляется с начала календарного года. Порядковый номер, присвоенный листу, в дальнейшем изменить нельзя. Логичным можно было бы считать вариант организации системы, когда она запрещает изменять ордера
после формирования соответствующего листа кассовой книги. Если таковой запрет в системе отсутствует, следует помнить о том,
что корректировка ордеров должна обязательно вызывать в качестве следствия корректировку листов кассовой книги.
Каждая кассовая книга связана с определенной группой кассовых ордеров. Поэтому в системе кассовые приходные и расходные
ордера, а также связанные с ними листы кассовой книги должны
определяться как документы одной группы нумерации.
Особенности организации учета
Первой особенностью можно считать настройку в модуле
«Касса» учета первичных документов разных лет, которая решает49
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ся в полной аналогии настройке платежных документов модуля
«Расчетный счет».
Следующей особенностью является настройка системы в случае, если предприятие имеет несколько касс, что может быть связано, например, с наличием нескольких кассовых аппаратов.
В бухгалтерском плане счетов для учета по каждой кассе определяется свой субсчет.
Для организации документов определяются различные группы
нумераций, которые позволяют учитывать первичные документы и
листы кассовой книги независимо по каждой кассе. Если система
позволяет организовать иерархическое хранение документов, то
удобно разделять их не только по каждому году, но и по каждой
кассе предприятия.
Специфичными можно считать операции по движению денежных средств из кассы на расчетный счет и наоборот – с расчетного
счета в кассу предприятия. Ситуация специфична тем, что она
должна быть отражена в двух модулях одновременно – в «Кассе» и
в «Расчетном счете», хотя проводка оформляется только одна –
корреспонденция соответствующих бухгалтерских счетов.
Здесь нужно сразу определить, что будет считаться основанием для проводки: выписка из банка или кассовый ордер. В любом
случае необходимую проводку нужно выполнять только один раз –
либо в кассе, либо в расчетном счете, т. е. в какой-то одной из задач соответствующий документ должен быть с проводками, а в
другой – без проводок. Многие системы учета предлагают выполнять проводки на основании кассового ордера, а в модуле «Расчетный счет» оформлять выписку без проводок.
Если система учета является интегрированной, то специфичным
может оказаться формирование документов на выдачу заработной
платы. Например, в модуле «Заработная плата» на основании расчета формируется платежная ведомость, которая будет доступна в модуле «Касса» для ее печати и закрытия расходным ордером.
Отчеты
Для анализа учета кассовых операций используются, как правило, лишь типовые бухгалтерские отчеты, такие как анализ основного счета задачи, журнал-ордер. Примеры отчетов приводились при описании модуля «Расчетный счет».
50
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 8. Учет расчетов
с подотчетными лицами
8.1. Общие положения учета расчетов
с подотчетными лицами
Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получившие авансом из кассы денежные средства. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также
для оплаты канцелярских, почтово-телеграфных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в
розничной торговле, и на другие хозяйственные и операционные
цели.
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам. Выданные деньги расходуются строго по целевому
назначению. По полученным денежным средствам подотчетные
лица должны составить авансовый отчет и приложить к нему необходимые подтверждающие документы (товарные чеки, проездные
документы). Утвержденный руководителем предприятия авансовый отчет служит основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или для внесения в кассу неиспользованного
аванса.
Командированному работнику за время командировки возмещаются расходы, связанные с целью командировки и утвержденные соответствующими инструкциями, например:
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные и расходы по найму жилого помещения.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении (день прибытия в место командировки и день убытия из него) и проездным
билетам.
Авансовый отчет заполняется командированным в установленные сроки и даже в том случае, если аванс на командировочные
расходы не выдавался.
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для учета расчетов в плане счетов используется активнопассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является
аналитическим, в качестве аналитики выступают сотрудники предприятия, являющиеся подотчетными лицами.
При синтетическом учете сальдо по счету может быть дебетовым или кредитовым. Дебетовое сальдо указывает на суммарную
задолженность всех подотчетных лиц предприятию, кредитовое –
на суммарную задолженность предприятия всем подотчетным лицам. В обороте по дебету учитываются суммы из хозяйственных
операций, означающих увеличение задолженности подотчетных
лиц перед предприятием, например: выдача аванса лицу, выдача из
кассы лицу после утверждения авансового отчета невозмещенного
перерасхода. В обороте по кредиту учитываются суммы из хозяйственных операций, означающих увеличение задолженности предприятия перед подотчетными лицами, например: суммы расходов
из авансового отчета, сдача лицом в кассу после утверждения авансового отчета неиспользованной суммы аванса. Для подсчета конечного сальдо используется алгоритм расчета для активнопассивного счета при синтетическом учете.
Приведем примеры возможных ситуаций. В первом варианте
на начало отчетного периода задолженность была за подотчетными
лицами (сальдо дебетовое), на конец периода задолженность также
осталась за подотчетными лицами (1000 + 3000 – 2500 = 1500). Во
втором варианте на начало отчетного периода задолженность была
за предприятием (сальдо дебетовое), на конец периода задолженность стала за подотчетными лицами (1000 + 1500 – 4000 = – 1500).
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Счет «Расчеты
с подотчетными
лицами»
Дебет
Кредит
1000=00
3000=00 2500=00
1500=00
Вариант 1
52
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Счет «Расчеты
с подотчетными
лицами»
Дебет
Кредит
1000=00
4000=00 1500=00
1500=00
Вариант 2
Рис. 8.1. Примеры расчета конечного сальдо при синтетическом учете
При аналитическом учете сальдо по счету может быть одновременно дебетовым и кредитовым. Дебетовое сальдо соответствует сумме задолженностей подотчетных лиц, которые должны предприятию, кредитовое – сумме задолженностей предприятия подотчетным лицам, которым должно предприятие. В оборотах по
дебету и кредиту учитываются описанные выше суммы, к которым
прикреплены в качестве аналитики подотчетные лица из хозяйственных операций. Для подсчета конечного сальдо используется алгоритм расчета для аналитического счета при аналитическом учете.
Приведем возможную ситуацию.
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Иванов И.И.
Дебет Кредит
1000=00
3000=00 2500=00
1500=00
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Петров П.П.
Дебет
Кредит
1000=00
4000=00 1500=00
1500=00
53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Александров А.А.
Дебет
Кредит
1000=00
1500=00 3000=00
2500=00
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Расчет конечного сальдо по каждому подотчетному лицу
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Счет «Расчеты
с подотчетными
лицами»
Дебет
Кредит
1000=00 2000=00
8500=00 7000=00
3000=00 2500=00
Расчет конечного сальдо по счету
Рис. 8.2. Пример расчета конечного сальдо при аналитическом учете
Пусть в организации три подотчетных лица.
Подведя итоги по каждому подотчетному лицу за отчетный
период, получаем следующую картину. На начало периода предприятие имело задолженность перед Петровым П.П. и Александровым А.А., а Иванов И.И. имел задолженность перед предприятием.
На конец период предприятие имеет задолженность перед Александровым А.А., а Иванов И.И. и Петров П.П. имеют задолженность перед предприятием.
Для подведения итогов по счету «Расчеты с подотчетными лицами» в целом складываем соответственные значения итогов по
каждому подотчетному лицу.
Если по результатам аналитического учета хочется получить
сведения для синтетического учета по счету «Расчеты с подотчетными лицами», то при помощи операции свертывания сальдо получаем следующую информацию. На начало периода общая задолженность в расчетах была за предприятием (2000 – 1000 =
54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1000). На конец периода общая задолженность стала за подотчетными лицами (3000 – 2500 = 500).
Сальдо
начальное
Обороты
Сальдо
конечное
Счет «Расчеты
с подотчетными
лицами»
Дебет
Кредит
1000=00
8500=00 7000=00
500=00
Рис. 8.3. Пример свертывания сальдо
по результатам аналитического учета
8.2. Основная концепция реализации в системе
Задача учета расчетов с подотчетными лицами тесно пересекается с кассовыми операциями, и поэтому в модульной автоматизированной системе учета, как правило, выполняется в модуле «Касса».
Нормативно-справочная информация
Для реализации задачи учета расчетов с подотчетными лицами
не добавляются, по сравнению с автоматизацией кассовых операций, новые константы, справочники и параметры объектов.
Поскольку основной счет задачи является аналитическим, для
ведения бухгалтерского учета при формировании проводок уже
обязательно требуется введение сотрудника в качестве аналитики.
Это касается, в том числе, и проводок, создаваемых при выписывании кассовых ордеров. При заведении авансовых отчетов автоматизированная система может поддерживать при генерации проводок использование аналитики по контрагентам – организациям, с
которыми подотчетное лицо рассчитывался.
55
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Документы
Если рассмотреть документооборот в задаче «Учет расчетов с
подотчетными лицами», то полным является следующий порядок
выписки документов.
Сначала выписывается расходный кассовый ордер. Он оформляется при выдаче аванса подотчетному лицу.
Затем регистрируется авансовый отчет, в котором фиксируются статьи расходов подотчетного лица.
Если сумма аванса превышает сумму расходов, то не использованные подотчетным лицом денежные средства сдаются в кассу.
Эта хозяйственная операция оформляется приходным кассовым
ордером.
Если сумма расходов превышает сумму аванса, то перерасход
по авансу возмещается подотчетному лицу, что фиксируется расходным кассовым ордером.
Эта схема может корректироваться отсутствием аванса или задолженностью по предыдущим авансовым отчетам.
В соответствии с описанным документооборотом единственным первичным документом, непосредственно связанным с задачей «Учет расчетов с подотчетными лицами», является авансовый
отчет, который регистрируется в соответствующем реестре модуля
«Касса». Данный реестр организуется по аналогии с реестрами кассовых документов.
Авансовый отчет оформляется как документ, регистрирующий
затраты подотчетного лица, а следовательно, отражающий задолженность предприятия перед подотчетным лицом. Поэтому с авансовыми отчетами связываются проводки, в которых присутствует
кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами».
Организацию авансовых отчетов в системах учета можно сравнить с платежными ведомостями, описанными в задаче «Касса».
Часть реквизитов (номер, дата) заносятся пользователем в качестве значений. Работу со справочниками следует организовать лишь
при выборе сотрудника (подотчетного лица) и правила хозяйственной операции (если в системе учета предусмотрен такой справочник). Так же, как в платежной ведомости, в авансовом отчете имеется табличная часть, содержащая список затрат подотчетного лица. Поэтому таблица отчетов, как правило, формируется двумя
56
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
физическими таблицами, логически связанными между собой. Поскольку каждую строку табличной части можно сравнить с хозяйственной операцией, то проводки, связанные с отчетом, должны
формироваться именно по затратам подотчетного лица.
Естественно, в проводках данной задачи в качестве аналитики
по счету «Расчеты с подотчетными лицами» должен выступать сотрудник. Это же касается и формирования проводок, связанных с
кассовыми ордерами. При выдаче из кассы денег подотчетному
лицу фигурирует проводка, в которой корреспондируют кредит
счета «Касса» и дебет счета «Расчеты с подотчетными лицами», а
при возврате подотчетным лицом денег в кассу – наоборот, дебет
счета «Касса» и кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами».
╔[■]═══════════════════════════ Авансовый отчёт ═══════════════════════════[X]╗
║ Дата 26.07.05
По документам║
║ Номер 185
/
↑↓
►26.07│ 528│НаклП║Роскабель║ 150.00◄║
║Фамилия И.О. (Лицо1)
│
│
║
║
║
║ Иванов А.М.
↑
│
│
║
║
║
║─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║
Операция
│
Примечание
│
Название
║ Сумма ║
║►Расчёты с организациями │
│Роскабель
║ 150.00◄▲
║ Командировочные расходы │
│
║ 100.00
║ Командировочные расходы │
│
║
60.00
║
│
│
║
█
║
│
│
║
█
║
│
│
║
█
║
│
│
║
▼
║Примечание ──────────────────────Операция───────────────────Итого:
310.00║
║
↑▌
↑
║
║ШПЗ
Аналитика (Лицо2)
Сохранить ▄ ║
║
↑
↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚════════════════════════════════════════════════════════Автор:
═╝
Рис. 8.4. Образец окна ввода авансового отчета
Особенности организации учета
Первой особенностью можно считать обязательное присутствие сотрудника в качестве аналитики во всех хозяйственных операциях, в том числе и в проводках, формируемых по кассовым ордерам, связанным с подотчетными лицами.
Аналогично организации кассовых документов решается проблема нумерации отчетов разных лет.
Следующей особенностью является оформление покупки материалов или других средств подотчетным лицом у контрагента. В
этом случае потребуется введение дополнительной аналитики –
контрагента – для регистрации хозяйственных операций, перево57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дящих задолженность перед предприятием с подотчетного лица на
контрагента.
И, наконец, главной особенностью авансового отчета в сравнении с другими документами системы учета является формирование проводок по каждому элементу табличной части отчета, соответствующему затратам подотчетного лица. В других случаях каждый документ связан с одной хозяйственной операцией, хотя она и
может формировать несколько проводок.
Отчеты
Для анализа учета расчетов с подотчетными лицами используются, как правило, лишь типовые отчеты. К ним можно отнести
анализ счета (сальдо и обороты), а также журнал-ордер по счету. В
отличие от построения отчетов по расчетному счету и кассе, следует помнить, что расчеты с подотчетными лицами – аналитический
счет и может потребоваться построение аналитических отчетов.
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 9. Учет товарно-материальных
ценностей
9.1. Общие положения учета
товарно-материальных ценностей
Под материалами понимаются предметы и другие материально-вещественные ценности в натуральной форме, однократно используемые в производстве и переносящие всю свою стоимость на
вновь создаваемую продукцию, выполняемую работу или оказываемые услуги.
Под товарами понимаются предметы и другие материальновещественные ценности, приобретенные в качестве объектов для
продажи.
Учет товаров и материалов близок с точки зрения действий,
которые совершаются при работе с этими объектами. Основные
различия в учете появляются при формировании проводок. Поэтому данную задачу будем рассматривать на примере учета товаров,
указывая при необходимости особенности ведения учета материалов.
Говоря об учете товарно-материальных ценностей (ТМЦ), следует помнить о двух аспектах: количественном и денежном учете.
Подразумевая, что ведется количественно-суммовой учет, будем
считать, что во всех документах обязательными считаются не
только суммовые реквизиты, но и количественные.
Все ТМЦ можно классифицировать и делить на группы по различным признакам, принятым на предприятии. Например, материалы подразделяются на группы по способу их использования и
назначения в производственном процессе: сырье, топливо, тара и
т.д. Кроме того, они могут классифицироваться по техническим
свойствам: черные металлы, цветные металлы, химикаты и т.д.
Информация о ТМЦ может содержаться в номенклатуре. Под
номенклатурой в свою очередь понимается совокупность всех ассортиментных групп и единиц ТМЦ, принадлежащих предпри59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ятию. Для хранения товаров и материалов на предприятии имеются
склады, назначаются материально ответственные лица.
На каждый вид ТМЦ заводится карточка складского учета, где
отражены номенклатурный номер товара, его наименование, себестоимость и продажная цена, остаток ТМЦ на начало отчетного
периода в количественном и денежном выражении, единица измерения и номер бухгалтерского счета из плана счетов предприятия,
на котором будет учитываться движение данного вида товара или
материала.
На этой же карточке учитывается движение ТМЦ, т. е. поступление, расход и перемещение между складами. Имеется несколько
видов документов, заполняемых при регистрации операции движения ТМЦ на складах предприятия. Однако их сущность соответствует перечисленным трем видам движения. Поэтому определим их
как накладные, соответственно: приходная, расходная и внутреннего перемещения.
Следующим сопроводительным документом, связанным с операциями по движению ТМЦ, после накладной является счетфактура. Оформление этого документа обязательно в случаях, предусмотренных действующим законодательством. В отличие от накладной, в счете-фактуре имеется информация не только о количестве и стоимости самих товаров. В нее заносятся также сведения о
затратах, связанных с доставкой товаров. Кроме того, счет-фактура
определяет суммы налогов, которые предприятие должно учитывать на бухгалтерских счетах в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, с каждой операцией поступления или расхода
ТМЦ связаны два документа: накладная, фиксирующая складские
операции на инвентарных карточках, и счет-фактура, фиксирующая изменения в бухгалтерских регистрах. Документы оформляются в момент совершения операции. Поскольку в хозяйственных
отношениях участвуют две стороны (поставщик и покупатель), а
основанием для регистрации операции является соответствующий
первичный документ, то и накладная, и счет-фактура оформляются
в двух экземплярах. Следует учесть, что, так как время отгрузки
товара поставщиком и его получения покупателем разнесены, дата
расходных документов поставщика и дата оприходования ТМЦ на
склад получателя могут отличаться.
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При поступлении товаров на основании расходной накладной
от поставщика формируется приходная накладная, в которой указывается дата получения, поставщик и список ТМЦ, поступивших
на предприятие с указанием номенклатурного номера и карточки,
на которой учитывается товар или материал, количество ТМЦ по
документам и фактически, а также закупочная цена. На основании
полученной от поставщика счета-фактуры регистрируются соответствующие данной операции проводки.
При перемещении ТМЦ с одного склада на другой выписывается накладная внутреннего перемещения, в которой указывается
информация о перемещаемых ТМЦ и связанных с хозяйственной
операцией складах. Счет-фактура при движении внутри одного
предприятия не оформляется.
При продаже ТМЦ на сторону выписывается накладная, в которой указывается для каждого вида ТМЦ его продажная цена и
отпускаемое количество, а также дата отгрузки и покупатель, для
которого оформляется также и соответствующая счет-фактура.
По результатам движения ТМЦ регулярно формируются различные оперативные и бухгалтерские отчеты, которые предназначены не только для ведения учета, но и для принятия управленческих решений.
С учетом ТМЦ связаны такие регулярно проводящиеся операции, как инвентаризация и переоценка.
Инвентаризация предназначена для определения соответствия
фактического количества ТМЦ на складах их учётному количеству
в бухгалтерском учете. Инвентаризация на предприятии проводится планомерно (в соответствии с производственной необходимостью и требованиями действующего законодательства, например,
один раз в год) или в особых случаях (например, при смене материально-ответственного лица). Процесс инвентаризации начинается с подготовки инвентаризационных ведомостей, в которых ТМЦ
группируются в соответствии с их месторасположением по складам предприятия или в другом, удобном для проведения инвентаризации, виде. Далее осуществляется процесс подсчета фактического количества ТМЦ и составляется акт инвентаризации, в котором для каждого вида ТМЦ указывается его фактическое и
документальное количество. Выдержку данного документа, соответствующую позициям, по которым имеются количественные
61
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
расхождения, назовем сличительной ведомостью. По данным сличительной ведомости учетное количество в складской картотеке
приводится в соответствие с фактическим, а также выполняются
необходимые проводки. Данные операции аналогичны результатам
формирования приходных и расходных документов.
Возможной причиной несоответствия документального и фактического количества ТМЦ может являться отгрузка одного вида
ТМЦ вместо другого, указанного в документе. Для взаимного зачёта излишков и недостач, возникших по такой причине и выявленных в результате инвентаризации, формируется документ по пересортице. Согласно нормативным актам по инвентаризации это допустимо за один и тот же проверяемый период, у одного и того же
проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей
одного и того же наименования и в тождественных количествах.
При ведении учета можно производить переоценку, т. е. изменять учетную цену или себестоимость ТМЦ без изменения количественных остатков. Переоценка оформляется документом «Акт переоценки». В зависимости от учётной политики может быть переоценена как себестоимость ТМЦ (если товар на складе
учитывается по себестоимости), так и продажная цена (если товар
на складе учитывается по продажной цене – такая ситуация наблюдается в розничной торговле).
Важным моментом в бухгалтерском учете является вопрос
списания себестоимости на затраты предприятия. Под себестоимостью товара понимается закупочная цена, которая также хранится в карточке, при этом закупочные цены на один и тот же товар,
имеющийся на складе, могут быть разными.
Любое движение ТМЦ по складу находит отражение на счетах
бухгалтерского учёта, и поэтому при отпуске ТМЦ со склада (реализация на сторону или передача на другой склад) требуется определить, по какой себестоимости его следует списать. Каждое предприятие определяет в своей учетной политике, каким способом
списания себестоимости товаров и материалов оно будет пользоваться.
Самый простой для автоматизации способ – списание по средней себестоимости, значение которой можно представить как результат деления общей суммы стоимости имеющихся на складе
62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ТМЦ на их количество. Если товар или материал на складе учитывается по средней себестоимости, это означает, что при списании
не имеется различий между товарами из разных партий прихода.
Другим способом списания себестоимости, которым предприятие может пользоваться, является так называемый партионный
учёт. В этом случае движение каждой отдельной партии ТМЦ учитывается особо, т. е. прослеживается, по какому приходному документу партия поступила и по каким расходным документам она
была списана. В этом случае должны быть определены правила
выбора партии ТМЦ при его списании. Существуют различные методы, определяющие порядок списания. Например, метод FIFO определяет правило, в соответствии с которым сначала списывается
товар или материал, который был всех раньше оприходован. Метод
LIFO определяет правило, в соответствии с которым сначала списывается товар или материал, который был оприходован самым
последним.
Для учета товарно-материальных ценностей в плане счетов
предприятия используется следующие бухгалтерские счета:
- счет «Материалы» (активный) предназначен для учета используемых на предприятии материалов. Для более детального
учета счет делится на субсчета в соответствии с классификацией и
особенностями ведения учета;
- счет «Товары» (активный) предназначен для учета движения
товаров.
9.2. Основная концепция реализации в системе
Учет ТМЦ в модульной автоматизированной системе выполняется в модуле «Оперативный учет» или «Товары и материалы».
Данный модуль является самым объемным в системе учета, и невозможно будет рассмотреть в рамках учебного пособия все многообразие проблем, которые требуется учесть при его построении.
Нормативно-справочная информация
Помимо общих справочников, которые используются при подготовке документов во всех модулях системы, в модуле «Оперативный учет» должны быть дополнительно организованы справочники «Склады» и «Складская картотека». Целесообразным явля63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ется введение справочника «Номенклатура». В зависимости от
специфики деятельности предприятия и требований к системе учета, может быть добавлена и другая нормативно-справочная информация.
Предприятие для хранения ТМЦ может иметь несколько складов одновременно, информацию о которых разумно отразить в соответствующем справочнике. Под складом может пониматься
склад как таковой, а может – розничная торговая точка, например
магазин, аптека, киоск. В качестве склада также можно определить
конкретный цех предприятия. Склад может быть и условным, т. е.
несуществующим, как какое-то единое место хранения товаров,
например склад для учёта инвентаря в эксплуатации. Разумно информацию о складах для всех видов ТМЦ хранить в одном справочнике. Как правило, на каждом складе хранятся ТМЦ, закрепленные за одним материально-ответственным лицом. Такая организация облегчает построение и настройку системы учета. При
организации справочника складов следует предусмотреть такие реквизиты, которые определяют правила учета ТМЦ, хранящихся на
складе, например: способ списания себестоимости (FIFO, LIFO, по
средней себестоимости), вид ТМЦ (товары или материалы), вид
учета (по себестоимости или продажной цене), и т.д.
╔[■]══════════════════════════════ Склад ══════════════════════════════[X]╗
║Номер Название
Субсчёт
║
║ 1
Оптовый склад и услуги·········· ↑
↑ ║
║Принцип списания
Ответств.лицо
║
║ ( ) Средняя себестоимость
↑ ║
║ (•) Первый пришел – первый ушел (FIFO)
Параметр
║ Значение ║
║ ( ) Последний пришел – первый ушел (LIFO)
►Счёт складского║41-ОПТ
◄▲
║ ( ) Минимальная себестоимость
Ставка HДС
║20
█
║ ( ) Максимальная себестоимость
Ставка HСП
║
█
║ ( ) В алфавитном порядке по теме прихода
Шифр
║
█
║ ( ) В обратном порядке по теме прихода
Счёт продажи
║90
█
║ ( ) Минимальная наценка
Вид деятельност║ОПТ
█
║ ( ) Максимальная наценка
║
█
║
║
▼
║ [ ] Склад реализации/именного списания
║
║ [ ] Учёт по продажной цене
Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║ [√] Склад хранения товаров
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 9.1. Пример экранной формы реквизитов склада
Так как для хранения ТМЦ может быть организовано несколько складов, на каждом из которых имеется своя картотека, а каждый вид ТМЦ может одновременно храниться на нескольких складах, целесообразным является организация отдельных справочни64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ков «Номенклатура» и «Складская картотека». В первом из них
хранить информацию обо всех ТМЦ предприятия и разместить реквизиты, характеризующие ТМЦ в целом, во второй – поместить
информацию о ТМЦ конкретного склада и определить для ТМЦ
реквизиты, значения которых могут различаться на разных складах, в том числе и структуру иерархии картотеки. Как и большинство справочников, данные («Номенклатура» и «Складская картотека») также удобно организовать в иерархическом виде, при этом
структуру иерархического дерева таблиц можно организовать любым способом, наиболее подходящим для предприятия. Поскольку
имеется специфика в учете различных ТМЦ, то возможна реализация хранения данной информации как в нескольких одинаковых
или близких по структуре таблицах (справочники «Товары» и
«Материалы»), так и в одной таблице, но с указанием соответствующего признака. Набор реквизитов должен быть определен в соответствии со спецификой деятельности и ведения учета на предприятии. Например, следует учитывать, использует ли предприятие
несколько валют, будут ли формироваться комплекты из разных
ТМЦ, и т.д.
╔[■]═══════════════════════════════ Карточка ══════════════════════════════[X]╗
║Наименование
НомНомер
║
║ Стул офисный··········································· ↑
1202
║
║
Учетная цена
Параметр
║ Значение ║
║Цена1
►Вид деятельности или про║ОПТ
◄▲
║Цена2
Упаковка х
Ставка HДС
║20
█
║Цена3
$
Ставка HСП
║
█
║В наличии
Счет продажи
║90
█
║ Свободно
Счет складского учета
║41 -ОПТ-20 █
║Себест
Ед.измерения
Шифр
║
█
║Сумма
шт.
↑
Балансовый счет
║41 -ОПТ-20 █
║Тип
Субсчет
║
█
║ Товар
↑
↑
║
█
║Примечание (или текст свертки)
║
█
║
║
▼
║
↑
<1/7>
║
║
Прайс-листы ▄ Доп.данные ║
║ [√] Разрешена печать
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
║ [√] Пересчет цен
Техпроцесс... ▄ Входит в... ▄ Замены... ▄║
║ [√] Разрешены скидки
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
║ [√] На заказ
Состав изделия ▄ История цен ▄ Сохранить ▄║
║ [√] Используется
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
═══╝
Рис. 9.2. Пример экранной формы карточки складского учета
Константы и параметры в модуле для реализации складского
учета не требуются, но могут быть введены для решения специфичных для предприятия задач учета.
65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Документы
Первичные документы, формируемые при выполнении хозяйственных операций по движению ТМЦ, модуля «Товары и материалы» регистрируются в отдельных реестрах: «Приходные накладные», «Расходные накладные», «Внутренние перемещения».
Регистрация в системе накладных приводит к формированию проводок по бухгалтерскому счету, на котором ведется учет данного
ТМЦ, например: «Материалы», «Товары». Все типы накладных в
системах учета организованы аналогично любому документу, содержащему табличную часть.
╔[■]════════════════════════ Приходная накладная ════════════════════════[▼][X]╗
║ Дата 09.08.01
Склад
Оптовый склад и услуги
║
║Номер 659
/
По документам║
║Операция
►
│
║
│
║
◄║
║ Приобретены ТМЦ @ по накладным
│
║
│
║
║
║Поставщик (Лицо1)
Примечание
<0/0> ║
║ Детство ЛТД
║
║
Наименование
║Кол_во│
Цена
│ Себест │ Сумма
║
║►Кукла "Барби"
║
100│
150.00│
125.00│ 12500.00◄▲
║ Машинка пластмассовая "Самосвал"
║
200│
50.00│
41.67│
8333.33 █
║ Плюшевый медведь
║
50│
180.00│
150.00│
7500.00 █
║
║
│
│
│
█
║
║
│
│
│
█
║
║
│
│
│
▼
║Вид отгрузки
Сумма2
ВЕС:350
ИТОГО:
28333.33║
║ Приход
34000.00
║
║Аналитика (Лицо2)
Срок оплаты Отсрочка
Параметры... ▄ Сохранить ▄║
║
14.08.01
3
(дней) ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚<1/3>════════════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 9.3. Пример экранной формы накладной
Для проведения и отражения результатов инвентаризации и
переоценки необходимы документы, хранящиеся в реестрах актов
инвентаризации, пересортицы и переоценки. Структура этих документов в системе учета аналогична структуре накладных.
Акт инвентаризации формируется перед выполнением операции. В него заносится группа ТМЦ, наличие которых следует проконтролировать. Для этой группы рассчитывается количество
ТМЦ, которое соответствует данным учета на момент проведения
инвентаризации. По завершении операции результаты инвентаризации заносятся в акт и при регистрации отредактированного документа корректируются количественно-суммовые показатели для
ТМЦ, у которых документальные и фактические значения отличаются. Затем формируются необходимые проводки.
66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]══════════════════════════ Акт инвентаризации ══════════════════════════[X]╗
║ Дата 25.08.01
Вид отгрузки
Склад
║
║Номер 62
/
↑↓
Расход/Приход
↑
Оптовый склад и усл►↑ ║
║Операция
Раздел склада
║
║ Инвентаризация
↑
↑▌║
║
Наименование
║По до│В нал│Отклон│ Себест │ Сумма
│Сум.отклон ║
║►Кукла "Барби"
║
78│
76│
-2│
125.00│
9500.00│
-250.00◄▲
║
╔[■]═══════════ Наименование инвентаризации ═══════════[X]╗
█
║
║Наименование 1102
║
█
║
║ Машинка пластмассовая "Самосвал"
↑ ║
█
║
║
Кол-во
Себестоимость Сумма
║
█
║
║По документам 160
↑
41.67
6666.66
║
█
║
║
В наличии 156
41.67
6500.52
║
█
║
║
Отклонение -4······
-166.14
║
█
║
║
║
█
║
║
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
█
║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
█
║
╚═════════════════════════════════════════════════════════╝
▼
║Примечание
Общая сумма:9500.00
ИТОГО:
-250.00║
║
↑
║
║ Лицо1
↑
Остатки на дату документа ▄ Сохранить ▄║
║ Лицо2
↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚═<1/1>════════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 9.4. Пример экранной формы акта инвентаризации
Документ по пересортице формируется для регистрации взаимного зачёта излишков одних ТМЦ и недостач других, выявленных в результате инвентаризации. Результатом регистрации документа является списание указанного количества одного товара со
склада и оприходование того же самого количества другого товара.
Таким образом, один документ «Пересортица» по действию эквивалентен двум – расходной и приходной накладной.
╔[■]═════════════════════════════ Пересортица ══════════════════════════════[X]╗
║Дата
18.08.01
Склад
║
║Номер 1
/
↑↓
Розничный склад
↑ ║
║Операция
Лицо1 (поставщик)
║
║ Пересортица
↑
↑ ║
║
║
║
Старое наименование
│
Новое наименование
║ Себест │Кол_во ║
║►
│
║
│
◄▲
║
│
║
│
█
║
│
║
│
█
║
│
║
│
█
║
│
║
│
▼
║
Вид отгрузки
║
║ [√] Изменить себестоимость
Расход (продажа)
↑ Параметры ▄
Сохранить ▄║
║Примечание
↑ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚═══════════════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 9.5. Пример экранной формы акта пересортицы
Действие документа «Акт переоценки» простое – изменение
цены в карточке товара в складской картотеке на новое значение.
67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]════════════════════════════ Акт переоценки ════════════════════════════[X]╗
║ Дата 20.08.01
Вид отгрузки
Склад
║
║Номер 1
/
↑↓
Расход (продажа) ↑
Розничный склад
↑ ║
║Операция
Лицо1 (поставщик)
║
║ Переоценка товара @ Учет по цене
↑
↑ ║
║↑
Наименование
║Кол-во│Цена до│Цена после│Сум.переоц ║
║►Кукла "Барби"
║
78│ 157.05│
200.00│
3350.00◄▲
║
╔[■]═════════════ Наименование переоценки ══════════════[X]╗
█
║
║ Наименование
║
█
║
║ Плюшевый медведь
↑ ║
█
║
║
║
█
║
║
Кол-во 40
↑ шт.
║
█
║
║
Сумма
║
█
║
║
Старая цена 187.50·······
7500.00
║
█
║
║
Новая цена 280.00
║
█
║
║
Сумма переоценки 3700.00
Сохранить ▄ ║
█
║
║
Остаток на складе 40
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
█
║
╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
▼
║ Примечание
Общая сумма после:15600.00
ИТОГО:
3350.00║
║
↑
Остатки на дату документа ▄ Сохранить ▄ ║
║ Лицо2
↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║
По инвентаризации 0
↑
║
╚<1/1>════════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 9.6. Пример экранной формы акта переоценки
Особенности организации учета
Для торговых предприятий помимо справочника «Складская
картотека» может оказаться полезным создание аналогичного по
структуре справочника «Прайс-лист». В отличие от «Складской
картотеки», которая формируется для работников склада, снабжения и бухгалтерии, справочник «Прайс-лист» может быть ориентирован на менеджеров сбыта: в прайс-листе товары могут быть
сформированы в структуру иерархического дерева, отличающуюся
от картотеки, в нем могут отражаться только позиции, которыми в
настоящее время активно занимается предприятие, и т.д. При введении справочника «Прайс-лист» следует предусмотреть возможность формирование документов на основании одного из двух
справочников: «Складской картотеки» или «Прайс-листа».
Для торговых предприятий система должна предоставлять
возможности гибко регулировать продажные цены товаров. Для
реализации такого механизма полезным будет создание справочника «Скидки и Надбавки», в котором устанавливаются правила
расчета скидок или надбавок для отдельных контрагентовпокупателей или групп контрагентов и/или на отдельные товары
или на группы товаров. При регистрации расходного документа
содержимое данного справочника может быть проанализировано и
в соответствии с ним отрегулированы цены для контрагентов и/или
товаров.
68
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]═══════ Скидка/Надбавка ═══════[X]╗
║
║
║ Товар или группа товаров
║
║ Велосипеды спортивные
↑ ║
║ Лицо (организация или группа)
║
║ Владельцы дисконтных карт
↑ ║
║
║
║
Процент скидки 7
║
║ При количестве большем ········
║
║
При сумме большей 1000.00 ► ║
║
║
║
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═════════════════════════════════════╝
Рис. 9.7. Пример экранной формы вида скидки
Помимо механизма скидок/надбавок, которые могут быть нацелены на конкретных контрагентов или на конкретные товары,
гибкому ценообразованию могут способствовать механизмы,
влияющие на способы определения отпускных цен в расходных
документах, например во время рекламных акций. Для разработки
данного механизма полезным окажется справочник «Виды цен», в
котором устанавливаются различные правила расчета цен для расходных документов, например «Базовая цена», «Скидка 5%» и т.д.
При регистрации расходного документа цены товаров регулируются в соответствии с указанным видом цены.
Могут быть разработаны и другие механизмы, облегчающие
управление ценами товаров.
Помимо движения ТМЦ в систему учета должны быть введены
механизмы учета услуг, основным отличием которого от учета
ТМЦ является отсутствие количественного учета. Это заметно упрощает реализацию в системе: не требуется применения механизмов списания себестоимости на затраты, проведения инвентаризации и переоценки. Для хранения видов услуг и их цен может быть
создан свой справочник или использован единый справочник
складской картотеки, но во втором случае обязательным (поскольку при учете услуг отсутствуют количественные показатели) является соответствующий признак.
Для хранения документов задачи учета услуг в автоматизированной системе могут быть выделены отдельные реестры оказанных и полученных услуг. По смысловой нагрузке они не отличаются от документов, используемых в учете ТМЦ: расходных и при69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ходных накладных. Создание самостоятельных реестров позволяет
сделать нагляднее ведение учета и облегчить настройку системы. В
данных реестрах, например, можно организовать хранение и обработку договоров аренды, охраны, поставки электроэнергии и других оказанных и полученных услуг. Документы в данных реестрах
могут быть организованы так же, как накладные, при этом следует
помнить, что печатные формы документов, выписываемых при
оказании услуг, отличаются от накладных по отпуску ТМЦ. Поскольку зачастую производится оплата одного вида услуг, табличная часть может отсутствовать. Но это решение потребует в случае
одновременного оказания двух или более услуг формирования
вместо одного документа, как предусмотрено структурой накладной, нескольких – по числу услуг.
╔[■]══════════════════ Справка об услуге/оплате ═══════════════════[X]╗
║
Оплата (по документам)║
║ Дата 30.06.02 ШПЗ/Тема
►
│
║
│
║
◄║
║ Номер 125
/
↑↓
│
║
│
║
║
║
║
║ Сумма 120.00
║
║
║
║ Лицо1
Лицо2
║
║ Яркоммунсервис
↑
08.Расходы на топливо,га►↑ ║
║ Бухгалтерская операция
║
║
Получены услуги @ НДС включая Аналитика Лицо2
↑ ║
║ Примечание
║
║
↑ ║
║
║
║ Сумма1
Параметры ▄ Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║ Сумма2
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 9.8. Пример экранной формы документа об оказании услуг
Модуль «Оперативный учет», в отличие от складских программ, предназначен не только для ведения складского, но и бухгалтерского учета. Поэтому требуется организовать механизм регистрации полученных и выданных счетов-фактур. Формирование
счетов-фактур является обязательным в случаях, предусмотренных
действующим законодательством. В отличие от складских документов, с которыми связаны проводки непосредственно по учету
ТМЦ и услуг, счета-фактуры определяют проводки, связанные с
начислением налогов. Кроме того, именно счета-фактуры служат
основанием для построения ряда отчетов, например книг покупок и
продаж.
Возможны два подхода к реализации механизмов хранения и
обработки счетов-фактур.
70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Первый основан на том факте, что по своим реквизитам и содержимому накладные и счета-фактуры практически аналогичны.
Отличия заключаются в виде печатных форм и формируемых проводках. Поэтому оба вида документа (накладная и счет-фактура)
формируются в одной таблице, при регистрации данного документа формируются проводки и выполняются изменения в системе
учета, присущие как накладным, так и счетам-фактурам. Для документа разрабатываются различные виды печатных форм, и это означает создание для регистрации хозяйственной операции одного
документа и печати по нему обеих печатных форм – накладной и
счета-фактуры. Главным достоинством является существенная
(особенно для торговых предприятий) экономия размеров базы
данных и сокращение действий пользователя – формирование одного документа вместо двух. Основным недостатком являются
проблемы, которые потребуется решать искусственными (и не всегда корректными) способами, в случае указания в счете-фактуре
транспортных расходов.
При втором подходе накладные и счета-фактуры (как документы различного назначения) формируются в разных реестрах. В
этом случае увеличивается размер базы данных, пользователь тратит больше времени на формирование как накладной, так и счетафактуры. В связи с этим должны быть разработаны механизмы
формирования одного документа на основании другого, ускоряющие ввод. Главным достоинством данного подхода является более
естественная и корректная обработка всевозможных ситуаций.
Первичные документы модуля «Оперативный учет» являются
самыми анализируемыми документами системами. Их создают,
корректируют, печатают и анализируют не только бухгалтеры, но и
многие сотрудники предприятия: работники склада, различные менеджеры, управляющий персонал. По этой причине в системе должен быть предусмотрен удобный и эффективный механизм сортировки и фильтрования документов, разработаны многочисленные
отчеты для анализа деятельности предприятия.
Отчеты
Для анализа учета ТМЦ используются отчеты, типовые для
любой задачи системы учета, такие как анализ основного счета задачи, журнал-ордер. Примеры отчетов уже были рассмотрены.
71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Система должна позволять формировать и разрабатывать всевозможные аналитические отчеты.
Примеры отчетов, которые могут быть полезны для анализа
конкретного ТМЦ (каждой карточки из складской картотеки):
 карточка складского учета, содержащая информацию о
движении ТМЦ за определённый интервал времени;
 информация о заказах и поставках товара;
 остатки ТМЦ по складам предприятия;
 информация по всем приходным и расходным документам, относящимся к ТМЦ;
 остатки по партиям.
Примеры отчетов, которые могут быть полезны для анализа
группы ТМЦ:
 оборотная ведомость;
 ведомость остатков;
 справка о покупках;
 справка о продажах;
 ведомость списания;
 сводная ведомость;
 развернутая ведомость.
Был перечислен далеко не полный комплект отчетов, необходимый для эффективной реализации модуля «Товары и материалы» или «Оперативный учет». Многообразие видов отчетов может
быть связано с различиями в деятельности предприятий и спецификой задач управленческого учета.
72
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 10. Учет расчетов с организациями
10.1. Общие положения учета
расчетов с организациями
Хозяйственные связи – необходимое условие деятельности
предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения и требуют своевременности отгрузки. Как правило, хозяйственные связи оформляются и закрепляются договорными отношениями, когда одно предприятие выступает поставщиком / продавцом материальных ценностей или услуг, а другое – покупателем
или потребителем их, а значит, и плательщиком.
Под расчетными отношениями понимается оплата покупателем поставщику стоимости поставленных материальных ценностей
или оказанных услуг или право поставщика востребовать плату от
покупателя за данные ценности (услуги). Расчеты между предприятиями осуществляются, как правило, безналично. В то же время в
рамках утвержденного законодательства возможны расчеты наличными денежными средствами или при помощи других форм
оплаты или взаимозачета.
В зависимости от содержания хозяйственной операции расчеты производятся по товарным операциям, если предприятие выступает поставщиком продукции, товаров или услуг, и по нетоварным операциям, связанным только с движением денежных средств.
Дебиторская или кредиторская задолженность может возникать и в
случаях, когда предприятие обязуется быть посредником между
организациями, сотрудниками и третьими лицами, например по
исполнительным листам, ссудам, кредитам, депонированной заработной плате.
Для учета всевозможных расчетов с различными контрагентами (организациями, частными лицами и т.д.) в плане счетов используются активно-пассивные счета расчетов, например: «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с покупателями», «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и т.д. Счета являются
73
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
аналитическими, в качестве аналитики выступают соответствующие объекты учета – контрагенты.
Технология учета на счетах расчетов такова. Дебетовое сальдо
на счете показывает задолженность по контрагентам или объектам
учета анализируемого бухгалтерского счета перед предприятием,
кредитовое – задолженность предприятия перед контрагентами или
объектами учета. В обороте по дебету учитываются суммы, увеличивающие задолженность объектов учета перед предприятием, например: оплата предприятием наличных или безналичных денежных средств поставщику, отгрузка материальных ценностей покупателю. В обороте по кредиту учитываются суммы, увеличивающие задолженность предприятия перед объектами учета анализируемого бухгалтерского счета, например: приобретение предприятием материальных ценностей от поставщика, получение денежных средств от покупателя.
Из приведенных примеров видно, что счета расчетов обязательно присутствуют в качестве одного из корреспондирующих
счетов в проводках, формирующихся при регистрации хозяйственных операций, связанных с взаиморасчетами между организациями. При этом обязательно различаются операции, уменьшающие и
увеличивающие задолженность предприятия. Поэтому на основании сформированных подобным образом проводок легко построить отчеты, выявляющие задолженность между предприятием и
объектом учета по анализируемому бухгалтерскому счету.
Например, с отношением «Куплены материальные ценности у
ООО “Ромашка”» должны быть связаны, по крайней мере, две хозяйственные операции:
1)
предприятие оплатило с расчетного счета денежные
средства ООО «Ромашка» за материальные ценности;
2)
предприятие оприходовало на склад материальные ценности от ООО «Ромашка».
Следует подчеркнуть тот факт, что задолженность выявляется
по каждому счету расчетов. Таким образом, любой объект учета,
например контрагент, может быть дебитором по одному бухгалтерскому счету, например «Расчеты с поставщиками» и кредитором по другому бухгалтерскому счету, например «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Синтетический и аналитический учет ведется по данным счетам расчетов в полной аналогии с описанием учета расчетов с подотчетными лицами.
10.2. Основная концепция реализации в системе
Как задача бухгалтерского учета, расчеты с организациями являются самостоятельной задачей и обеспечивают ведение и учет
операций по всем счетам расчетов, причем по каждому счету учет
ведется отдельно, выделяя расчеты с поставщиками, покупателями,
прочими дебиторами и кредиторами.
В автоматизированной системе учета нецелесообразно выделять подобную задачу в отдельный модуль. Большинство проводок, связанных со счетами расчетов, логично формировать в других модулях системы.
Например, документы по оплате поставщикам и покупателями
регистрируются, в зависимости от формы оплаты, в модулях «Расчетный счет» или «Касса». В проводках по этим документам в качестве аналитики обязательно должен присутствовать контрагент.
Таким образом, будут сформированы проводки, связанные с возникновением или зачетом одного вида задолженности между поставщиками, покупателями и т.д. Например, при расчетах с поставщиками – это увеличение их задолженности перед предприятием.
Противоположная сторона задолженности (при расчетах с поставщиками – это уменьшение их задолженности перед предприятием) будет связана с проводками, формируемыми, как правило,
при вводе документов в других модулях системы. Например, оприходование материалов от поставщиков на склад предприятия
оформляется в модуле «Товары и материалы».
Поэтому учет расчетов в автоматизированной системе фактически является задачей по анализу информации, заведенной в различных модулях системы. Как правило, данные отчеты строятся в
модуле «Оперативный учет» («Товары и материалы» и т.п.). Типовые отчеты, такие как анализ счета (сальдо и обороты) и журналордер по счету, строятся в полном соответствии с технологиями
учета расчетов с подотчетными лицами. Поскольку бухгалтерские
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
счета расчетов являются аналитическими, то, соответственно, и отчеты формируются тоже с учетом аналитики счета.
По сравнению с задачей учета расчетов с подотчетными лицами в решении задачи по учету расчетов с организациями имеются
особенности.
В расчетных отношениях организаций возможны случаи, когда
не происходит оплата оказанных услуг или приобретенных материальных ценностей денежными средствами, а осуществляется
бартерная сделка. Возможность проведения такого взаимозачета в
автоматизированных системах тоже должна предоставляться путем
ввода специального документа. Реестр подобных документов, скорее всего, разумнее размещать в модуле, в котором работает главный бухгалтер предприятия – ведь именно он отвечает за подобную операцию.
Заведение справки о взаимозачете предполагает, что несколько
организаций уже оказывали друг другу услуги или отпускали товарно-материальные ценности, и в системе были введены соответствующие документы. Зачетный документ должен формироваться
именно по заведенным данным. Поэтому, в отличие от других документов, в справке о взаимозачёте должны располагаться две таблицы, одна из которых заполнена данными о приходе, а вторая –
данными о расходе.
╔[■]════════════════════
Справка о взаимозачёте
════════════════════[X]╗
║ Дата 26.08.01 ШПЗ/Тема
║
║ Номер 1
/
↑↓
║
║Лицо1
Лицо2
║
║ООО «Ромашка»
↑
>>
ООО «Ромашка»
↑ ║
║Оплата Лица1 (по документам)
Оплата Лица2 (по документам)
║
║►26.08│НаклПрих│ 1 ║Ромашка ║ 1200.00◄ ►15.07│НаклРасх│125║Ромашка ║ 1200.00◄║
║
│
│
║
║
│
│
║
║
║
║
│
│
║
║
│
│
║
║
║
║
│
│
║
║
│
│
║
║
║
║
│
│
║
║
│
│
║
║
║
║
Итого:
1200.00
Итого:
1200.00║
║ Операция Взаимозачёт 60-1 Лицо1, 62-1 Лицо2 @ Опт по отгрузке
↑ ║
║Примечание
↑ ║
║
║
║
║
║ Сумма 1200.00
Уравнять суммы ▄ Параметры ▄ Сохранить ▄ Отменить ▄║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 10.1. Пример экранной формы документа о взаимозачете
Как уже указывалось, при вводе документов об отгрузке и
оплате услуг или материальных средств формируются проводки,
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
связанные с изменением задолженности предприятия по одному из
счетов расчетов. Поскольку в хозяйственных связях всегда интересует общее состояние взаиморасчетов между организациями, а не
только по какому-либо бухгалтерскому счету, в автоматизированной системе учета должны быть средства, позволяющие получать
данную информацию. Таким отчетом может быть акт сверки или
справка о взаиморасчетах, тем более что подобный документ все
равно должен присутствовать в печатной форме для подтверждения
расчетных отношений обеими сторонами. Построение такого отчета
удобнее организовать по данным одной таблицы, а не всех видов
документов, следовательно, – по сформированным проводкам.
Поскольку в справке о взаиморасчетах присутствует указание
первичных документов, то отсюда следует, что среди реквизитов
элемента таблицы проводок должен быть и реквизит, определяющий вид документа, на основании которого была сформирована
проводка. Так как при регистрации хозяйственных операций расчетных отношений между организациями в качестве одного из корреспондирующих счетов в проводках обязательно присутствует
один из бухгалтерских счетов расчетов, то построение отчета о
взаиморасчетах с организацией должно выполняться только по ним.
В модуле «Оперативный учет» информационной системы, как
правило, учет расчетов с организациями рассматривается не только
со стороны бухгалтерского учета. Все большее внимание уделяется
решению задач управленческого учета. Так, например, интересным
является учет договоров о поставке. При помощи относительно небольшой доработки системы бухгалтерского и складского учета
можно получить ряд полезных решений для задачи учета договоров. Рассмотрим типовой документооборот в отношениях с покупателями и поставщиками. Не анализируя возможных способов
решения, проследим за порядком подготовки документов и информацией, которая может быть получена при автоматизации данного
документооборота.
 Предприятие с покупателем заключает договор о поставке товаров, в котором содержится спецификация о поставке, и регистрирует его в системе учета.
77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 Предприятие на данный товар находит поставщика, заключает
с ним также договор о поставке и регистрирует его в системе
учета.
 Предприятие в соответствии с графиком поставки выставляет
покупателю счет на оплату, который регистрируется в системе учета на основании заключенного с покупателем договора
и также регистрируется связь с этим договором.
 Покупатель оплачивает выставленный предприятием счет.
Оплата покупателя (выполненная безналичным или наличным
образом) регистрируется в системе учета предприятия на основании соответствующего счета, и также регистрируется
связь с этим счетом.
 Предприятие в соответствии с графиком поставки получает от
поставщика счет на оплату, который регистрируется в системе
учета на основании заключенного с поставщиком договора, и
также регистрируется связь с этим договором.
 Предприятие оплачивает полученный от поставщика счет.
Оплата поставщику (выполненная безналичным или наличным образом) регистрируется в системе учета на основании
соответствующего счета, и также регистрируется связь с этим
счетом.
 Предприятие получает от поставщика товар и оприходует его
на свои склады, на основании полученных от поставщика документов в системе учета регистрируются приходная накладная и счет-фактура. Данные документы формируются на основании соответствующего счета, и также регистрируется
связь с этим счетом.
 Предприятие отгружает покупателю товар, в системе учета
регистрируются расходная накладная и счет-фактура. Данные
документы формируются на основании соответствующего
счета, и также регистрируется связь с этим счетом.
В описанном документообороте предприятие выступает как в
роли поставщика, так и в роли покупателя. Поэтому, в зависимости
от роли предприятия, документы, аналогичные по типу хозяйственной операции, регистрируются в разных реестрах. Например,
оплата по безналичной форме регистрируется в реестрах входящих
платежных поручений (когда предприятие является поставщиком и
78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
регистрируется факт оплаты от покупателя) или исходящих платежных поручений (когда предприятие является покупателем и регистрируется факт оплаты поставщику). В хозяйственных отношениях будут проявляться многообразные отклонения от описанного
порядка подготовки документов. Так, например, предприятие оплачивает поставщику товар или отгружает его покупателю раньше,
чем покупатель оплачивает выставленный предприятием счет; оплата и/или отгрузка производится не полностью, а по частям – с
подготовкой по одному счету нескольких документов на оплатуотгрузку, и т.д. Для отслеживания выполнения договоров о поставке и вводятся документы-отношения: договора и счета на оплату.
При регистрации данных документов в системе учета не выполняются проводки, но их связь с документами об оплате и отгрузке позволяет отслеживать информацию о частичной или полной оплате
счета или договора и, соответственно, частичной или полной отгрузке.
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 11. Учет основных средств
и нематериальных активов
11.1. Общие положения учета основных средств
(ОС) и нематериальных активов (НМА)
Под основными средствами понимаются средства труда, которые многократно используются в производственном процессе
предприятия и сохраняют свои свойства в течение длительного периода. Под воздействием производственного процесса они снашиваются постепенно и переносят свою стоимость на затраты организации частями.
Нематериальные активы в отличие от основных средств не
имеют материально-вещественной (физической) структуры, но так
же, как ОС, долгосрочно используются в производственном процессе. К НМА можно отнести объекты интеллектуальной собственности, такие, как изобретения, товарные знаки, разработки, на
которые имеются исключительные права собственности, и т.п.
Поскольку учёт ОС и НМА очень близок (различия лишь в
проводках и нормах амортизации), действия, которые совершаются
при работе с этими объектами, практически совпадают. Поэтому
данную задачу будем рассматривать на примере учета ОС.
Учет основных средств предприятия ведется на основе инвентарных карточек на каждое основное средство и дает возможность
оперативно отслеживать движение ОС как внутри предприятия
между подразделениями, так и выбывших или сданных в аренду
основных средств. Следует подчеркнуть, что в отличие от учета
материалов, где учетная карточка заводится на вид материала, и на
ней же ведется количественный учет данного вида, при учете ОС
каждая инвентарная карточка соответствует одному конкретному
объекту ОС, а не их виду. При этом каждому объекту ОС присваивается свой уникальный инвентарный номер.
80
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Движение ОС отражается рядом хозяйственных операций по
поступлению, внутреннему перемещению и выбытию объектов
ОС: приобретение, передача из запаса с вводом в эксплуатацию,
передача между подразделениями, передача в аренду, возврат из
аренды, изменение состава (объединение нескольких объектов ОС
в один или наоборот), продажа, списание.
Поступление ОС на предприятие оформляется актом приемки.
На основании данного акта и сопроводительных документов на основное средство заводится инвентарная карточка типовой формы,
на которую заносятся все необходимые сведения об ОС. Учет ОС
ведется по классификационным группам.
После приобретения основного средства необязательно сразу
будет осуществляться его эксплуатация. Этот момент фиксируется
специальным документом – актом ввода в эксплуатацию.
Передача объекта ОС из одного подразделения в другое (из цеха в цех), а также изменение ответственного за данный объект учёта сотрудника оформляется накладной перемещения. Этот же документ выписывается, если требуется передать основное средство
в аренду другой организации или возвратить его из аренды.
Выбытие ОС – продажа или списание – оформляется актом
списания. При этом основное средство считается выбывшим, и его
инвентарная карточка хранится на предприятии установленный законодательством промежуток времени.
По результатам движения основных средств формируется
справка о движении за месяц.
При учете ОС регулярно выполняются такие операции, как начисление амортизации, проведение инвентаризации и переоценки.
Во время эксплуатации основного средства происходит его износ. Под амортизацией ОС понимают процесс постепенного переноса стоимости основного средства (его износа) на затраты предприятия.
В связи с этим следует отметить, что с ОС связано несколько
понятий стоимости. Под балансовой стоимостью понимают полную, т. е. без учета износа, стоимость основного средства. Остаточной называют стоимость ОС с учетом износа. Если поступившие ОС находились в эксплуатации, в инвентарной карточке одновременно делается запись о балансовой стоимости ОС и сумме
износа объекта ко времени его приобретения. Таким образом, меж81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ду балансовой и остаточной стоимостью ОС, а также его износом
существует простая связь:
Балансовая стоимость = Остаточная стоимость + Износ.
Амортизация начисляется ежемесячно в соответствии с едиными нормативами амортизационных отчислений. Для всех основных средств определяется срок (количество месяцев) их полезного
использования и счет затрат, которые указываются в инвентарной
карточке объекта ОС. При выполнении амортизации согласно нормативам и счету затрат совершаются бухгалтерские проводки, изменяется остаточная стоимость и текущий износ объекта.
По вновь принятым на учет ОС начисление амортизации начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода ОС в
эксплуатацию. По выбывшим объектам начисление прекращается с
первого числа месяца, следующего за месяцем выбытия из эксплуатации.
Различают два вида начисления амортизации – для некоторых
транспортных средств (по пробегу) и для всех остальных ОС. Для
ОС второй группы могут быть использованы различные методы
начисления амортизации, основным из которых является линейный.
При линейном методе начисления амортизации балансовая
стоимость ОС за промежуток времени, равный сроку использования, должна полностью перенестись на его износ, а остаточная
стоимость ОС, соответственно, уменьшится до нуля, при этом износ основного средства изменяется при каждом начислении равными частями.
Поскольку сумма амортизации при линейном способе рассчитывается ежемесячно как некоторый процент от балансовой стоимости, полезно ввести соответствующее понятие нормы ежемесячной амортизации, под которой и следует понимать указанный процент. Если (в соответствии с изменяющимся законодательством)
потребуется, то по аналогии можно будет определить квартальную
или годовую норму.
Так как в соответствии с действующими нормативами для расчетов амортизации указывается срок полезного использования, то
потребуется определить соотношение между сроком полезного ис82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
пользования ОС и его нормой ежемесячной амортизации. При использовании линейного метода такое соотношение легко рассчитать:
Норма (мес) × Срок (мес) = 100 (процентов).
В случае ежегодного начисления амортизации (например, в
бюджетных организациях до 2005 года) соотношение было бы следующим:
(Норма (год) / 12) × Срок (мес) = 100 (процентов).
Стоит отметить, что до утверждения действующего положения
именно норма годовой амортизации являлась основополагающей, и
расчет амортизации осуществлялся в соответствии с опубликованным классификатором норм.
Используя введенное определение нормы ежемесячной амортизации, начисление амортизации за месяц при линейном методе
можно отобразить следующей формулой:
Амортизация (мес) =
= Балансовая стоимость (руб) × Норма (мес) / 100 (процентов).
Аналогичным образом начисляется амортизация по пробегу:
Амортизация (мес) = Балансовая стоимость(руб) ×
× Норма (пробег) × Пробег / 100 (процентов).
В отличие от линейного метода, в данном случае необходимо
ежемесячно указывать пробег в установленных единицах нормы.
Например, если под нормой амортизации понимать процент от балансовой стоимости, начисляемой в износ транспортного средства
при пробеге в 100 000 км, то под «Пробегом» следует понимать
значение пробега, указанного в километрах, деленное на 100 000:
Пробег = Пробег (км) : 100 000 (км).
83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
По результатам начисления амортизации строится отчет о начислении амортизации за месяц.
Назначение и проведение инвентаризации основных средств
полностью соответствует описанию этой операции в модуле «Учет
товарно-материальных ценностей». В отличие от учета товаров, в
ведомости, используемой для проведения инвентаризации ОС, содержатся не виды, а конкретные объекты ОС.
Переоценка проводится для изменения балансовой и/или остаточной стоимости ОС. Выполнению этой работы всегда предшествует инвентаризация основных средств. Переоценка может быть
выборочной по отдельному объекту, а также по группе основных
средств. Новые значения как балансовой, так и остаточной стоимости заносятся в индивидуальном порядке каждая, либо с применением расчетного коэффициента для групп ОС.
Для учета ОС и НМА в плане счетов предприятия используется следующие бухгалтерские счета.
Счет «Основные средства» (активный) предназначен для учета имеющихся на предприятии ОС, за исключением арендованных.
На данном счете хранится информация о балансовой стоимости
средств.
Счет «Износ основных средств» (пассивный) предназначен для
учета начисленного на ОС износа. На данном счете учитывается и
ежемесячно начисляемая амортизация ОС. Назначение счета состоит в том, чтобы при учете балансовой стоимости средств на
счете «Основные средства» показывать отдельно изменение остаточной стоимости.
Оба счета являются аналитическими, в качестве аналитики выступают объекты ОС предприятия. Для облегчения анализа счета
делятся на субсчета в соответствии с классификацией основных
средств, например здания, сооружения, транспорт и т.д.
Учет арендованных ОС ведется на забалансовом счете.
По аналогии с ОС для учета НМА выделены счета «Нематериальные активы» и «Износ нематериальных активов».
84
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
11.2. Основная концепция реализации в системе
Учет ОС и НМА в модульной автоматизированной системе
выполняется в модуле «Основные средства». Поскольку их учет
достаточно близок, в системах при реализации задач могут быть
использованы одни и те же справочники и реестры документов.
Нормативно-справочная информация
Рассмотрим специфичную для этой задачи нормативносправочную информацию.
Справочник инвентарных карточек содержит все основные
средства (ОС) и нематериальные активы (НМА), находящиеся на
балансе организации. Поскольку данные объекты для наглядности
учета требуется разделять, то возможна реализация хранения данной информации как в двух одинаковых по структуре таблицах, так
и в одной таблице, но с указанием соответствующего признака.
Как и большинство справочников, данный удобно организовать в
иерархическом виде, при этом структуру иерархического дерева
таблицы можно привести в соответствие с группами ОС.
Поскольку реквизиты карточки практически полностью совпадают с реквизитами акта приемки ОС, а также с точки зрения организации учета, инвентарные карточки создаются пользователем в
справочнике не путем непосредственного ввода, а при оформлении
соответствующего акта приемки. Поэтому особенностью справочника инвентарных карточек ОС является то, что в нем можно создавать только папки (группы или разделы). В отношении самих
карточек система должна оставлять возможность только редактирования карточки и перемещения ее из одной группы в другую.
Поскольку с заведенными инвентарными карточками обязательно
связаны документы (по крайней мере – акт приемки), то, как и при
организации других справочников, из данного нельзя удалять элементы, которые связаны с другими документами. Удалить карточку невозможно даже после того, как объект учёта будет списан из
эксплуатации, так как связанные документы все равно останутся.
Как правило, карточки списанных ОС переносятся в специально
сформированную для этого папку, либо система предоставляет
средства, позволяющие не отображать информацию о выбывших
основных средств.
85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При учете ОС требуется определять их место расположения.
Для заведения в карточку такой информации можно сформировать
специальный справочник, в котором заводятся такие места. Представляется вполне логичным, что и данный справочник должен
быть организован в иерархическом виде. Для наглядности система
может отображать в справочнике не только места расположения
ОС, но и сами объекты учета, другими словами – инвентарные карточки. В этом случае данный справочник и справочник инвентарных карточек будут очень похожи. По сути оба эти справочника содержат одни и те же данные – карточки учёта ОС, только группируются карточки по-разному. Если в справочнике инвентарных
карточек группировка идёт по видам объектов учёта (по классификационным группам), то в справочнике местонахождений – по их
расположению на предприятии. По аналогичным причинам в справочнике местонахождений нельзя создавать карточки и, кроме того,
нельзя их перемещать из одной группы в другую – данная операция
должна осуществляться документом – накладной перемещения.
Для начисления ежемесячной амортизации ОС в инвентарную
карточку заносится информация, основанная на действующих инструкциях. В настоящее время предприятие самостоятельно определяет срок использования объекта ОС в соответствии с нормативными ограничениями. Поэтому целесообразно данный реквизит
пользователю заносить самостоятельно в качестве значения. Если
же для ведения бухгалтерского учета опять будет введен общий
классификатор норм или других формализованных правил начисления амортизации для всех видов ОС, то будет необходим справочник, содержащий соответствующую информацию. Поскольку
данный классификатор представляется достаточно объемным, в
системах учета, как правило, будет храниться информация только о
видах ОС, эксплуатируемых в организации.
Документы
Первичные документы модуля «Основные средства» регистрируются в отдельных реестрах: «Акты приемки», «Акты ввода в
эксплуатацию», «Накладные перемещения», «Ведомости переоценки», «Амортизационные ведомости», «Акты списания».
Акт приемки заводится при регистрации поступления ОС. На
основании данного акта формируется инвентарная карточка на по86
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ступившее основное средство. Документ не содержит табличной
части, поэтому его реквизиты организуются в системах просто. Они
заводятся либо пользователем в качестве значений, либо выбираются из соответствующих справочников. При вводе акта приемки будут использованы следующие справочники: «Сотрудники» – для
выбора материально-ответственного лица, «Контрагенты» – для занесения лица, у которого было приобретено ОС, «Норма амортизации» – для определения правил расчета износа ОС, «Местонахождение» – для фиксирования места расположения, «Разделы ОС» (который представляется как структура иерархического дерева
таблицы «Инвентарные карточки») – для указания группы/вида ОС,
«Правила хозяйственных операций» – для определения бухгалтерских проводок, выполняемых при поступлении ОС. Следует обратить внимание, что с каждым основным средством связаны такие
понятия, как балансовая и остаточная стоимость. Поэтому для ОС,
ранее находившихся в эксплуатации, одновременно делается запись
на сумму износа объекта ко времени его оприходования. Поскольку
одновременно могут быть приобретены несколько ОС одного вида,
то удобно эту операцию оформлять одним документом, но даже в
этом случае должно быть сформировано столько актов приемки, а
соответственно и инвентарных карточек, сколько будет указано в
документе. При этом следует понимать, что все акты/карточки
должны быть уникальны, и потребуется корректировка их реквизитов, по крайней мере – инвентарного номера.
╔[■]══════════════════════════ Акт приёмки ═══════════════════════════[X]╗
║ Дата
02.09.02
Оплата (по документам) ║
║ Номер 125
/
↑↓
│
│
│
│
║
║
Год выпуска 2002
║
║┌───────────────────────Основное средство (Лицо1)─────────────────────┐ ║
║│ Инв.Номер 10025
Завод.ном.
Паспорт
│ ║
║│ Название
Компьютер
↑ │ ║
║│ ТабНомер
1
↑ Мат.отв.лицо Морозов Олег Борисович
│ ║
║│ Местонахождение ОФИС
↑ │ ║
║└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ В эксплуатации с Норма амортизации Коэффициент
║
║ 10.09.2002
↑
3
↑ 32.43►% 1.00
Налоговый учет... ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║ Сумма 300000.00
Кол-во 1
Износ 0.00
Характеристика ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║ Принято от (Лицо2)
Пуск ЗАО
↑
║
║ Раздел основных средств ВЫЧИСЛИТЕЛЬНАЯ ТЕХНИКА
01-4 ↑
║
║ Основание(бух.операция) Оприходование ОС @ НДС, НСП в параметрах►↑
║
║ Источник финансирования
║
║
║
║ Субсчет 44
↑↓
Параметры... ▄
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║ для амортизации
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 11.1. Пример экранной формы акта приемки ОС
87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если дата приемки ОС фактически определяет дату постановки
ОС на баланс предприятия, то дата ввода в эксплуатацию связана с
началом начисления амортизации. Согласно действующему законодательству амортизация начисляется со следующего месяца от
даты ввода в эксплуатацию. Данная дата необязательно совпадает с
датой приобретения ОС. В связи с этим необходим документ «Акт
ввода в эксплуатацию», который определяет дату начала начисления амортизации на ранее приобретенное основное средство.
Нередко на практике возникает необходимость перемещения
ОС или НМА из одного места расположения в другое и/или от одного ответственного лица другому. Подобные перемещения
оформляются накладными перемещения. Регистрация данного документа фактически приводит к изменению реквизита «Материально-ответственное лицо» в инвентарной карточке ОС и/или перемещению этой карточки в справочнике «Местонахождение» из
одной группы в другую. Для оформления перемещений нескольких
ОС одной накладной в документе должна присутствовать табличная часть, которая организуется стандартными методами.
╔[■]════════════════════ Накладная перемещения ═════════════════════[X]╗
║ Дата 20.08.02
║
║Номер 10
/
↑↓
║
║
║
║Получатель (Лицо1)
Основание перемещения (бух.операция)
║
║ Савельева О.Л.
↑
Изменение материально ответственного ►↑ ║
║
║
║
Название
│ ИнвНомер │Новое местонахождение│От кого ║
║►Набор мягкой мебели "Надеж│
10013│Комната отдыха
│Воронин ◄▲
║
│
│
│
█
║
╔[■]══════════════════════════════════════════[X]╗
│
█
║
║ ИнвНомер
Название
║
│
█
║
║ 10013··· ↑ Набор мягкой мебели "Надежда"
║
│
█
║
║ Новое местонахождение
║
│
█
║
║ Комната отдыха
↑ ║
│
█
║
║ От кого
║
│
█
║
║ Воронин А.Н.
║
│
█
║
║
║
│
▼
║Приме║
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║
║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
Отменить ▄ ║
║
╚════════════════════════════════════════════════╝ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 11.2. Пример экранной формы накладной перемещения ОС
Акты списания служат для регистрации выбытия объектов ОС,
будь то продажа или ликвидация (списание). Перед формированием акта списания на ОС с неполным износом предварительно следует начислить по нему амортизацию за текущий месяц. Акт спи88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
сания также не содержит табличной части, поэтому его реквизиты
организуются в системах просто. Они заводятся либо пользователем в качестве значений, либо выбираются из соответствующих
справочников. Проведение данного акта переводит ОС в разряд
списанных, что должно приводить к запрещению системой выполнения любых операций с данным объектом. Разумно организовать
для таких ОС в справочниках группу «Архив» или установить соответствующий признак, облегчающий установку фильтров отображения картотеки.
╔[■]═════════════════════ Акт списания ═════════════════════[X]╗
║
Оплата (по документам)║
║ Дата 20.09.02
║
║
║
║ Номер 16
/
║
║
║
║┌──────────────────── Основное средство ─────────────────────┐║
║│ Название (Лицо1)
Инв.номер
│║
║│ Автомобиль
↑ 22
│║
║└────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║
║
║ Причина списания (бух.операция)
║
║ Продажа ОС
↑ ║
║
║
║┌───────────────────────── Продажа ──────────────────────────┐║
║│ Покупатель (Лицо2)
Сумма2
│║
║│ Альтернатива Плюс
↑ 100000.00
│║
║└────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║
║
║
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 11.3. Пример экранной формы акта списания ОС
Для изменения балансовой и/или остаточной стоимости объектов учёта ОС используются документы по переоценке. Предприятие может проводить переоценку для одного объекта (например,
для исправления каких-либо ошибок учета), либо для группы (например, в силу внешних обстоятельств). Поэтому в системах также
могут быть реализованы два соответствующих вида документов
переоценки. Хотя можно считать разумным наличие одного вида
документа – ведомости переоценки, позволяющей организовать
операцию для группы ОС. Организовать правила переоценки можно двумя способами. В простейшем случае балансовая и остаточная стоимость, а соответственно – износ, изменяются пользователем вручную. Во втором варианте указывается формула (правило)
или просто коэффициент, в соответствии с которыми будут пере89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
считаны балансовая и остаточная стоимости выбранных ОС. Регистрация документа переоценки отражает соответствующие изменения на карточке ОС. Эти изменения будут учитываться при последующих начислениях амортизации. Организация ведомости переоценки может быть аналогична структуре накладной перемещения
ОС, за исключением методов обработки каждого объекта ОС в документе.
Назначение инвентаризации объектов ОС аналогично инвентаризации ТМЦ, однако существует некоторая особенность. Поскольку инвентарная карточка в рассматриваемом модуле создается на
каждый приобретенный объект ОС, то для проведения инвентаризации достаточно иметь документ, содержащий перечень инвентарных карточек, например инвентарную ведомость. Приведение в соответствие документального наличия к фактическому осуществляется при помощи актов приемки и списания. Таким образом,
специальные документы для проведения инвентаризации ОС, подобные акту инвентаризации в учете материалов, не требуются.
Для начисления амортизации объектам, находящимся в эксплуатации, по правилам, указанным в актах приёмки или изменённым в инвентарной карточке, необходим соответствующий механизм. Линейный способ начисления амортизации может применяться не для всех основных средств, имеющихся на балансе
предприятия. Поэтому для выполнения этой операции в общем
случае будет недостаточно введения одной функции, автоматически просматривающей все объекты ОС и выполняющей необходимые расчеты.
Разумнее формировать специальный документ по амортизации,
который нужно автоматически заполнять наименованиями объектов, подлежащих начислению амортизации. Далее система должна
предоставить пользователю возможность корректировки данного
документа, например для указания пробега автотранспорта. При
регистрации ведомости будет производиться расчёт амортизационных отчислений для бухгалтерского учёта по каждому объекту ОС
в соответствии с правилами амортизации, указанными в карточках,
а также будут формироваться необходимые проводки. Организация
данного документа аналогична организации любого документа,
имеющего табличную часть:
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]═══════════════════ Ведомость амортизации ═══════════════════[X]╗
║
║
║ Дата 31.08.05 Примечание Амортизация за август 2005г.
↑ ║
║┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐║
║│
ОснСредство
│ ИнвНомер ║
Износ
│Проб │║
║│ Автомобиль
│
22 ║
1387.50│
▲║
║│ Набор мягкой мебели "Надежда"
│
10013 ║
83.74│
█║
║│►Компьютер
│
21 ║
208.33│
◄█║
║│
│
║
│
█║
║│
│
║
│
█║
║│
│
║
│
▼║
║└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║
Сохранить ▄
Отменить ▄
Печать ▄║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 11.4. Пример экранной формы амортизационной ведомости
Особенности организации учета
Особенным в модуле «Основные средства» можно считать организацию справочников «Инвентарные карточки», «Месторасположение» и документа «Акт приемки». В них содержится одна и та
же информация об основных средствах. Изменения реквизитов
средства в одном месте должны отразиться в остальных. Поэтому
разумно иметь одну таблицу для всех объектов, а в указанных
справочниках и документе завести уникальные для них реквизиты
и добавить ссылку на таблицу объектов ОС. Кроме того, следует
добавлять элементы справочников только при помощи ввода нового акта приемки ОС.
Следует разработать механизм хранения выбывших основных
средств, карточки которых по очевидным причинам невозможно
удалять из базы данных. Для этого можно организовать списание
объектов в папку архива, либо предоставить средства, позволяющие не отображать информацию о выбывших ОС.
Учёт расходов будущих периодов (РБП) схож с учётом ОС и
НМА. Поэтому данная задача также может быть решена в модуле
«Основные средства». В этом случае принятие РБП на баланс
предприятия оформляется актами приёмки, в ведомости амортизации ежемесячно рассчитываются суммы, подлежащие списанию.
Для расчета норм ежемесячного списания используется срок списания РБП, который может быть сравнен со сроком полезного использования ОС.
91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Отчеты
Для анализа учета основных средств и нематериальных активов используются отчеты, типовые для любой задачи системы учета, такие как анализ основного счета задачи, журнал-ордер. Примеры подобных отчетов уже были рассмотрены.
Специфичным для модуля «Основные средства» отчетом является инвентарная ведомость, в которой отражаются материально
ответственное лицо, балансовая и остаточная стоимость, а также
сумма начисленного износа и процент амортизационных отчислений. Его удобно формировать по различным группам ОС, например по видам или по местам расположений. Данный отчет может
быть использован и для проведения инвентаризации объектов ОС.
Оборотная ведомость содержит данные о балансовой, остаточной стоимости объектов ОС и их износе на начало задаваемого
пользователем периода, об изменениях этих параметров в течение
периода и данные на конец периода.
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 12. Учет заработной платы
12.1. Общие положения учета
заработной платы
Учет заработной платы занимает одно из центральных мест в
системе учета предприятия.
Организация вправе самостоятельно выбирать и устанавливать
системы и формы оплаты труда, которые являются наиболее целесообразными для системы ее хозяйствования.
Для оплаты труда сотрудников предприятия могут быть использованы различные системы оплаты, например тарифная, бестарифная, на комиссионной основе, и т.д.
Тарифная система оплаты труда представляет собой совокупность нормативов, с помощью которых регулируется уровень заработной платы различных групп и категорий работников в зависимости от их квалификации, сложности выполняемой работы, характера и интенсивности труда, и т.д.
Бестарифная система оплаты труда основана на определении
размера заработной платы каждого работника в зависимости от конечного результата работы этого коллектива.
Система оплаты труда на комиссионной основе устанавливает
оплату в виде фиксированного процента от дохода, получаемого
организацией от продажи товаров или услуг.
Основными формами оплаты труда являются повременная и
сдельная, каждая из которых может модернизироваться. Можно
назвать, например, простую повременную и повременнопремиальную формы, простую сдельную, сдельно-прогрессивную,
сдельно-премиальную, косвенно-сдельную формы оплаты труда.
При повременных формах оплаты труда заработная плата рассчитывается исходя из установленной тарифной ставки или оклада за
фактически отработанное время. При сдельной форме оплаты труда заработная плата рассчитывается исходя из заранее установленного размера оплаты труда за каждую единицу качественно выпол93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ненной работы, оказанной услуги или изготовленной продукции и
выполненного объема.
Вне зависимости от формы заработной платы могут осуществляться доплаты и надбавки компенсационного и стимулирующего
характера, которые, как правило, связаны с особым характером
выполняемой работы (сезонность, многосменность, и т.д.) или условиями труда, отклоняющимися от нормальных (совмещение
профессий, работа в ночное и сверхурочное время, в праздничные
дни, и т.д.). На предприятии может применяться система премирования (за выполнение производственных заданий, освоение новой
технологии, и т.д.) Общий порядок регулирования доплат и надбавок определен Трудовым кодексом и другими законодательными
актами.
Заработная плата делится на основную и дополнительную. Основная заработная плата начисляется за фактически отработанное
время и выполненные работы. Дополнительная заработная плата –
это установленные законодательством выплаты за неотработанное
время. К ней относятся оплата отпусков, больничных, вынужденного простоя, и т.д.
Бухгалтерия предприятия производит не только начисление заработной платы, но и удержания и вычеты из нее, например: налог
на доходы физических лиц, возмещение материального ущерба, за
брак продукции, по исполнительным листам, и т.д.
Заработная плата может выдаваться не целиком, а частями.
Выполненные межрасчетные выплаты учитываются при окончательном расчете заработной платы.
Для оформления расчетов с работниками по оплате труда используется расчетная ведомость. Она является регистром аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого работника,
по видам начислений и удержаний. Для расчета заработной платы
могут быть использованы лицевые счета, открываемые на каждого
сотрудника. Для окончательного расчета заработной платы (с учетом межрасчетных выплат) формируется платежная ведомость.
Выдача заработной платы производится по платежным или
расчетно-платежным ведомостям в установленные дни месяца.
Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано налич94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ными и депонировано. На основании платежной ведомости выписывается расходный кассовый ордер на выданную сумму заработной платы. На депонированные суммы составляется реестр невыданной заработной платы.
Выплаты, вознаграждения и иные доходы, исчисляемые работодателями в пользу работников, подлежат налогообложению. Для
исчисления сумм каждого из налогов рассчитывается соответствующая налоговая база как сумма выплат и иных вознаграждений,
являющихся объектом налогообложения. Налоговая база определяется в соответствии с действующим законодательством.
Для учета начисленной и выданной заработной платы в плане
счетов используется пассивный счет «Расчеты с персоналом по заработной плате». По кредиту счета указываются суммы начисленной заработной платы, по дебету – суммы выданных персоналу денежных средств и начисленных и удержанных из заработной платы
сумм (подоходный налог, алименты, возмещение материального
ущерба, и т.п.). Счет является аналитическим, в качестве аналитики
выступают сотрудники предприятия.
12.2. Основная концепция
реализации в системе
Учет заработной платы сотрудников предприятия в модульной
автоматизированной системе выполняется в модуле «Заработная
плата». Данная задача бухгалтерского учета является достаточно
сложной и трудоемкой, поэтому основной акцент будет сделан на
автоматизацию повременной формы оплаты труда.
Нормативно-справочная информация
Для автоматизации повременной формы оплаты необходимо
сформировать справочник «Графики рабочего времени». Табельный учёт рабочего времени в системе удобно реализовать с помощью типовых графиков, которые и будут формироваться и храниться в данном справочнике. Графики рабочего времени определяют плановое число дней и часов, которые должны быть
отработаны за тот или иной месяц.
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]══════════════════════ График рабочего времени ═══════════════════════[X]╗
║ Название
Месяц
Год
║
║ Смена 1
↑
август
↑ 2001 ↑ ║
║ Шаблон заполнения
Заполнить график по шаблону:
║
║
↑
Циклически... ▄
По дням недели... ▄
║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
║
║┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐║
║│пн 30
6
13 9Д+3В
20
27
3
│║
║│вт 31
7 9Д+3В
14
21
28 9Д+3В
4
│║
║│ср 1 9Д+3В
8
15
22 9Д+3В
29
5
│║
║│чт 2
9
16 9Д+3В
23
30
6
│║
║│пт 3
10 9Д+3В
17
24
31 9Д+3В
7
│║
║│сб 4 9Д+3В
11
18
25 9Д+3В
1
8
│║
║│вс 5
12
19 9Д+3В
26
2
9
│║
║└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║ Рабочих дней:
11 Смена
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║ Рабочих часов: 132.0
1··
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 12.1. Пример экранной формы графика рабочего времени
Справочник «Виды начислений/удержаний» является главным
для расчёта зарплаты. В нем хранятся правила, по которым сотрудникам начисляется заработная плата (например, суммы по должностному окладу, надбавкам за выслугу лет, и т.д.) и удерживаются
установленные законодательством налоги и иные сборы (например, подоходный налог, алименты и т.д.). Такой справочник может
быть введен в систему, если она имеет встроенный интерпретатор
языка, на котором будут описаны правила. При выполнении расчета данный интерпретатор должен анализировать текст из правила
начисления/удержания и выполнять действия, описанные в нем. В
случае отсутствия подобных средств организовать такой справочник невозможно. Тогда потребуется на каждый вид начисления/удержания организовывать свой документ с соответствующей
функцией расчета.
Все должности, имеющиеся на предприятии, удобно хранить в
специальном справочнике «Должности». С каждой должностью
должны быть связаны соответствующие ей вид начисления, график
рабочего времени, затратный счет, на котором будут учитываться
начисленные суммы заработной платы.
96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]══════════════════════════════ Должность ═══════════════════════════════[X]╗
║ Название должности
║
║ Главный бухгалтер····················· ↑ Ввести с 01.01.01 по
. .
║
║
║
║ Типовой вид начисления 100
↑ Должностной оклад
║
║ Типовой график работы
Пятидневка
↑ Шифр затрат ║
║ Формировать табель по
[ ] путевым листам [ ] табель-нарядам
26
↑↓ ║
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║↑ Дата │Оклад/Тариф
↓
ФИО сотрудника
│ Принят ║Оклад/Тариф ║
║►
│
◄▲ ►Савельева Зоя Викторовна
│01.01.01║
1000.00◄▲
║
│
█
│
║
█
║
│
█
│
║
█
║
│
▼
│
║
▼
║──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────║
║ Примечание
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║
↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 12.2. Пример экранной формы должности
В справочнике «Сотрудники», по сравнению с другими модулями системы, должна присутствовать дополнительная информация, необходимая для расчета заработной платы. Например, необходимо указывать дату принятия сотрудника на работу и, если требуется, дату его увольнения. Для каждого сотрудника организуется
табличная часть, в которой должна храниться информация о должностях сотрудника, которые он занимает и/или занимал. Помимо
должности необходимо сформировать дополнительно табличную
часть для указания постоянных начислений и/или удержаний, например постоянно действующую надбавку, налоговые льготы и т.д.
Следует представлять, что разовые начисления/удержания в этой
таблице не указываются, а формируются для расчета специальными документами. Более полная информация о сотруднике, в том
числе и для формирования данных в налоговые органы, как правило, формируется в модуле «Учет кадров», описание задач которого
уже не входит в рамки данного пособия. Как и при организации
других справочников, из данного нельзя удалять элементы, которые связаны с другими документами. Поэтому карточки сотрудников после их увольнения, как правило, переносятся в специально
сформированную для этого папку, либо система предоставляет
средства, позволяющие не отображать информацию об уволенных
сотрудниках.
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]══════════════════════════════ Сотрудник ═══════════════════════════════[X]╗
║ Фамилия Имя Отчество
Таб.номер
Принят
Уволен
║
║ Савельева Зоя Викторовна·········· ↑ 4
01.01.2001
. .
║
║┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐║
║│
Постоянные н/у
│
С
│
По
│Процент│Кол_во│ШПЗ║ Сумма
│║
║│►300 Льгота на детей
│01.01.01│
│
│
2│
║
0.00◄▲║
║│ 400 Льгота на сотрудника
│01.01.01│
│
│
│
║
0.00 █║
║│ Надбавка
│01.01.01│
│
20│
│ 26║
0.00 █║
║│
│
│
│
│
│
║
▼║
║│────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│║
║│
Должности
│ Принят │ Снят │ ШПЗ │Вид начи║Оклад/Тариф │║
║│►Главный бухгалтер
│01.01.01│
│26
│Должност║
1000.00◄▲║
║│
│
│
│
│
║
█║
║│
│
│
│
│
║
█║
║│
│
│
│
│
║
▼║
║└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║ Категория
↑ [ ] Резидент
║
║ Субсчёт
↑ [ ] Всегда выдавать копейки
║
║ Профессия
↑
║
║
║
║
Начальные данные... ▄
Доп.данные... ▄
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Рис. 12.3. Пример экранной формы данных о сотруднике
Для реализации задачи может потребоваться большое количество констант и параметров. В основном, они будут необходимы
для аккумулирования информации о налогах и других отчислениях, связанных с расчетом заработной платы.
Документы
Ввод данных для расчёта заработной платы производится с
помощью документов «Табели», «Постоянные начисления/удержания», «Приказы», «Отпуска», «Больничные листы», «Расчетные
ведомости», которые регистрируются в отдельных реестрах.
Табели предназначены для учёта отработанного каждым сотрудником времени. Формирование табеля основано на графике
рабочего времени, указанного в должности сотрудника. Если сотрудник совмещает несколько должностей, то логичным является
заполнение соответствующего количества табелей. В том случае,
когда работник не полностью отработал учетный период по установленному графику рабочего времени (болел, находился в командировке, и т.д.), в табель вносятся отклонения от графика. Отклонения могут вноситься специальными документами, отражающими
причину отклонения, например, документами «Отпуска» или
«Больничные листы». Полезной может оказаться возможность корректировки табеля не только по рабочим дням, но и общим количеством за учетный период.
98
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]═════════════════ Табель учета отработанного времени ═════════════════[X]╗
║ Таб.номер
Фамилия И.О.
║
║ 4
↑ Савельева Зоя Викторовна
Оклад/Тариф 1000.00
║
║
Процент
║
║ Должность Главный бухгалтер
↑
Сумма 478.26
║
║
Дни│ Часы ↓Метка
║
║ Фактически:дни 11
часы 88
2│
0.000│ Б
Дата начисления ║
║ По плану :дни 23
часы 184
11│
0.000│ О
01.08.01 ↑ ║
║┌ Отработанное время ──────────────────────────────────────────────────────┐║
║│пн 30
6 8
13 8
20 О
27 О
3
│║
║│вт 31
7 8
14 8
21 О
28 О
4
│║
║│ср 1 8
8 8
15 8
22 О
29 О
5
│║
║│чт 2 Б
9 8
16 8
23 О
30 О
6
│║
║│пт 3 Б
10 8
17 8
24 О
31 О
7
│║
║│сб 4
11
18
25 О
1
8
│║
║│вс 5
12
19
26
2
9
│║
║└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║ В отделе
Аналитика (лицо)
Заполнить по графику ▄ ║
║ 100
↑ БУХГАЛТЕРИЯ
↑ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║ Вид начисления/удержания
Шифр затрат
║
║ 100 ↑ Должностной оклад
26
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═══════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 12.4. Пример экранной формы табеля учета отработанного времени
Постоянные начисления/удержания, отражаемые в карточке сотрудника, зачастую назначаются на какой-то временной интервал.
Поэтому более логичным является решение, когда они формируются специальными документами. В этом случае можно предоставить
возможность регистрировать аналогичные начисления/удержания
(например, надбавка в размере 50% от должностного оклада) сразу
для группы сотрудников, например всему отделу.
Если сотрудники предприятия имеют только должностные оклады, а также постоянные начисления/удержания, то в случае автоматизации данной задачи процесс расчета заработной платы выглядит (в типовом случае) достаточно простым: в день назначения
новых начислений/удержаний для каждого сотрудника формируется необходимая база для расчетов, после чего бухгалтеру необходимо лишь регистрировать в системе табели рабочего времени для
сотрудников и выполнять функцию расчета.
В случае разовых начислений/удержаний (разовая премия, денежные подарки к празднику, и т.д.) окажется трудоемким в карточку каждого сотрудника заносить необходимую для расчета заработной платы информацию. Эффективнее формировать специальный документ – «Приказ», который регистрируется для группы
сотрудников. В нем для каждого сотрудника данной группы указываются индивидуальные суммы или правила расчета. По аналогии
с документом «Постоянные начисления/удержания» можно пре99
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
доставить возможность регистрировать аналогичные разовые начисления/удержания (например, премия в размере 50% от должностного оклада) сразу для группы сотрудников, например всему отделу. Несмотря на близость разовых и постоянных начислений/удержаний по функционированию и способам хранения
информации, для наглядности их логичнее хранить в различных
реестрах, а постоянные начисления/удержания отображать в карточке сотрудника.
╔[■]════════════════════════════════ Приказ ════════════════════════════════[X]╗
║ Дата 30.08.01 ↑
В отделе (Лицо1) 100
БУХГАЛТЕРИЯ
↑ ║
║ Номер 15
/
↑↓
Операция
↑ ║
║ Вид начисления/удержания
Шифр затрат
║
║ 201
↑ Премия
84-1
↑↓ Дата начисления 30.08.01 ↑ ║
║ Название Премирование по результатам работы ↑
║
║ ↓
Фамилия И.О.
║Таб.н│ ШПЗ │Код│Вид начисления/уде║ Сумма
║
║ ►Савельева Зоя Викторовна
║
4│84-1 │201│Премия
║
500.00◄▲║
║
║
│
│
│
║
█║
║
║
│
│
│
║
█║
║
║
│
│
│
║
▼║
║ <1/1>
Итого:
500.00 ║
║ Рассчитать ▄ По документам ▄ Параметры ▄
Сохранить ▄ Отменить ▄║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚═════════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 12.5. Пример экранной формы приказа о премировании
Документы на отпуск и больничные листы имеют в системе
одинаковую интерпретацию и формируются абсолютно аналогично. При регистрации документа для расчета сумм необходимо
применять соответствующие правила. Пользователю (а точнее –
администратору системы) следует особенно внимательно следить
за соответствием этих правил действующему законодательству.
Поскольку для расчёта сумм по данным документам требуются
данные за предыдущий период работы, то автоматический расчёт
этих сумм в системе возможен только с определенного момента
после начала эксплуатации системы. При регистрации данных документов система должна корректировать табели рабочего времени
сотрудников. Можно считать разумным такой подход к построению модуля, в котором все отклонения в табеле корректируются
при помощи документов модуля.
100
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
╔[■]═══════════════ Больничный лист ════════════════[X]╗
║
║
║ Таб.номер
Фамилия И.О.
║
║ 4······· ↑ Савельева Зоя Викторовна
║
║
║
║ С
02.08.01 ↑ Пропущено дней
2
Сумма
║
║ По 05.08.01 ↑ Пропущено часов 16
114.28
║
║
║
║ Дата начала нетрудоспособности 02.08.01↑
║
║
║
║ Вид начисления/удержания
Шифр затрат
║
║ 601 ↑ Больничный
69-СОЦ-1
↑↓ ║
║
║
║ По графику Пятидневка
↑ ║
║ В отделе
100
БУХГАЛТЕРИЯ
↑ ║
║ Аналитика
↑ ║
║
(гг-мм-дд) ║
║ Процент 100
Общий стаж
00-07-01 ║
║ Метка
Б ↑
Непрерывный стаж 00-07-01 ║
║
║
║
Сохранить ▄
Отменить ▄ ║
║
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═════════════════════════Автор:
╝
Рис. 12.7. Пример экранной формы больничного листа
Документ «Межрасчетные выплаты», по сравнению с другими
документами модуля, регистрируемыми в системе до момента расчета заработной платы, имеет свои особенности. По своей сути его
можно сравнить с документом «Приказ», так как с его помощью определяются суммы аванса сотрудникам предприятия. Система может автоматически формировать суммы авансов по некоторому
правилу (например: 40% от должностного оклада) и оставлять пользователю возможность их корректировки. Но в отличие от прочих
документов модуля, данный не только служит одним из слагаемых
для расчета заработной платы, но и является документом на ее выплату. Этим он похож на платежную ведомость. При регистрации
обоих документов в модульной системе учета ведомость должна
стать доступной в модуле «Касса», после выплаты документ на выданную сумму закрывается расходным кассовым ордером. Форма
организации документа «Межрасчетные выплаты» аналогична
«Платежной ведомости», которая будет описана далее.
Для хранения информации о расчетах заработной платы в системе можно организовать реестр расчетных листков сотрудников.
Данное решение по сравнению с расчетной ведомостью при автоматизации будет более наглядным. Для каждого сотрудника предприятия в расчетном листке содержится перечень всех начислений
и удержаний, которые были использованы в текущем месяце для
101
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
расчёта заработной платы данного сотрудника. Здесь же можно
хранить промежуточные величины, используемые для начислений
налогов. Каждая строка расчётного листка должна опираться на
какой-то документ (на табель, приказ, наряд, межрасчётную выплату, постоянное начисление/удержание).
Для выплаты рассчитанной заработной платы в модуле «Заработная плата» организуется документ «Платежная ведомость», который формируется по результатам выполнения расчета заработной платы. Для хранения таких документов следует организовать
свой реестр. Заработная плата сотрудникам может выдаваться при
помощи документов «Расходные кассовые ордера» или «Ведомость
на выдачу заработная плата» модуля «Касса» или «Платежное поручение» модуля «Расчетный счет».
╔[■]════════════════ Ведомость на выдачу заработной платы ═══════════════[▼][X]╗
║ Дата 31.08.02 ↑
В отделе (Лицо1)
↑ ║
║ Номер 1
/
↑↓
Операция
↑ ║
║
Шифр затрат
↑↓ ║
║ Название Зарплата за август 2002 г.
↑ Дата начисления 30.08.02 ║
║ Расчет суммы к выдаче
↑
[ ] Частичная выдача
║
║ ↓
Фамилия И.О.
║Таб.н│ ШПЗ │Код│Вид начисления/уд║ Сумма
║
║ ►Волнушкин Матвей Семенович
║
1│
│
│
║
357.00◄▲║
║ Гараев Николай Викторович
║
3│
│
│
║
796.00 █║
║ Желтова Нина Константиновна
║
2│
│
│
║
159.00 █║
║ Савельева Зоя Викторовна
║
4│
│
│
║ 1736.00 █║
║
║
│
│
│
║
█║
║
║
│
│
│
║
▼║
║ <1/4>
Итого: 3048.00 ║
║ Выписываемый документ
Рассчитать ▄ Параметры ▄
Сохранить ▄ Отменить ▄║
║ Ведомость на выплату ↑
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
╚═════════════════════════════════════════════════Автор:
╝
Рис. 12.8. Пример экранной формы ведомости на выдачу заработной платы
Особенности организации учета
В связи с многообразием способов и форм оплаты труда в системах учета могут использоваться совершенно разные подходы к
разработке модуля «Заработная плата». Поэтому указывать особенности организации учета без привязки к конкретной автоматизированной системе представляется нелогичным.
Отчеты
Для учета, контроля и анализа хозяйственных операций, связанных с начислением и выдачей заработной платы, требуется
большое количество отчетов. Все отчеты модуля условно можно
отнести к одной из трех основных групп:
102
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 специализированные отчеты, анализирующие суммовое
распределение заработной платы;
 типовые бухгалтерские отчеты, анализирующие проводки, сформированные по результатам расчета заработной
платы;
 внешние отчеты, сдаваемые в контролирующие органы
(в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и т.п.).
В связи с регулярными изменениями законодательства, определяющего порядок расчета и налогообложения заработной платы,
состав и требования к отчетности могут меняться с течением времени. Приведем в качестве примеров некоторые отчеты, специфичные для модуля «Заработная плата».
Одним из основных отчётов модуля является расчетная ведомость. В нём по каждому сотруднику отражаются остаток с предыдущего месяца, все начисления, удержания и сумма к выдаче. Для
обеспечения наглядности система должна позволять представлять
эту информацию в различных видах, например по сотрудникам,
отделам, категориям, виду начислений/удержаний, и т.д.
Лицевая карточка сотрудника отражает информацию обо всех
начислениях и удержаниях для выбранного сотрудника предприятия за текущий год с разбивкой по месяцам и нарастающим итогом с начала года.
Сводная ведомость позволяет подготовить сводные данные по
рассчитанной заработной плате. В отличие от расчётной ведомости, в сводной ведомости выводится количество дней и часов для
строк, соответствующих табелям, отпускам и больничным, и показываются только итоги по всем сотрудникам.
В ведомости по шифрам затрат отражается информация об общей сумме начисленной заработной платы и отчислениях в фонды
в разрезе шифров затрат (затратных счетов).
103
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Заключение
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка отчетности является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии
может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский
баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна представляться в контролирующие органы по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых может потребоваться вся бухгалтерская информация, включая первичные
документы и отчетность. Все это обусловливает широкое применение автоматизированных систем бухгалтерского учета в современной России.
В настоящее время существует широкий выбор различных подобных систем. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные и слабые. Их возможности находят практическое применение
на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему,
исходя из задач и имеющихся ресурсов.
Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, следует учесть следующие аспекты.
Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков
сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то
обязательно нужно выделить время на подготовку технического
задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.
Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала:
- взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу
техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения;
104
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
- целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.
В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.
В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.
Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует,
в первую очередь, хорошо представлять, что же такое автоматизированный бухучет. При автоматизации бухучета важно не просто
перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это
увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия,
что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием и, как следствие, эффективность его работы.
Список литературы
1. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. – 3-е
изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003.
2. СБиС++(версия 1.9). Руководство пользователя. – 2-е изд. –
Ярославль: Компания СБиС, 2002.
3. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7 с новым
Планом счетов: учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
1С-Паблишинг, 2004.
4. Харитонов С.А. Технология ведения учета в программе
«1С:Бухгалтерия 8.0»: практическое пособие. М.: 1С-Паблишинг,
2005.
105
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Оглавление
Введение ................................................................................................... 3
Глава 1. Теоретические основы автоматизации
бухгалтерского учета ............................................................ 5
1.1. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России................. 5
1.2. Требования к бухгалтерской системе............................................. 6
1.3. Особенности компьютерной обработки данных........................... 7
Глава 2. Практическая технология эффективной
автоматизации бухгалтерского учета ............................... 9
2.1. Подготовка к автоматизации ........................................................... 9
2.2. Внедрение системы ........................................................................ 14
Глава 3. Основные понятия по бухгалтерскому учету .................. 17
Глава 4. Нормативно-справочная информация .............................. 25
Глава 5. Отчетность предприятия ..................................................... 30
Глава 6. Учет операций по расчетному счету .................................. 33
6.1. Общие положения учета операций по расчетному счету .......... 33
6.2. Основная концепция реализации в системе ................................ 37
Глава 7. Учет кассовых операций ...................................................... 45
7.1. Общие положения учета кассовых операций .............................. 45
7.2. Основная концепция реализации в системе ................................ 46
Глава 8. Учет расчетов с подотчетными лицами ............................ 51
8.1. Общие положения учета расчетов с подотчетными лицами ..... 51
8.2. Основная концепция реализации в системе ................................ 55
Глава 9. Учет товарно-материальных ценностей ........................... 59
9.1. Общие положения учета товарно-материальных ценностей..... 59
9.2. Основная концепция реализации в системе ................................ 63
106
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 10. Учет расчетов с организациями ....................................... 73
10.1. Общие положения учета расчетов с организациями ................ 73
10.2. Основная концепция реализации в системе .............................. 75
Глава 11. Учет основных средств и нематериальных активов .... 80
11.1. Общие положения учета основных средств (ОС) и
нематериальных активов (НМА) ......................................................... 80
11.2. Основная концепция реализации в системе .............................. 85
Глава 12. Учет заработной платы....................................................... 93
12.1. Общие положения учета заработной платы .............................. 93
12.2. Основная концепция реализации в системе .............................. 95
Заключение ............................................................................................ 104
Список литературы ............................................................................. 105
107
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Учебное издание
Лататуев Александр Николаевич
Информационные технологии
в бухгалтерском учете
Редактор, корректор А.А. Антонова
Компьютерная верстка И.Н. Ивановой
Подписано в печать 21.10.2005 г. Формат 80×64/16.
Бумага тип. Усл. печ. л. 6,28. Уч.-изд. л. 5,4.
Тираж 100 экз. Заказ №
.
Оригинал-макет подготовлен
в редакционно-издательском отделе ЯрГУ.
Ярославский государственный университет.
150 000 Ярославль, ул. Советская, 14.
Отпечатано
ООО «Ремдер» ЛР ИД № 06151 от 26.10.2001.
г. Ярославль, пр. Октября, 94, оф. 37. Тел. (0852) 73-35-03.
108
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
72
Размер файла
731 Кб
Теги
учет, информационные, технология, бухгалтерский, лататуев, учебно, пособие, 796
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа