close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

916.Документационное обеспечение управления (организационно-распорядительная документация) методические указания к практическим занятиям

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Министерство образования и науки российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова
Кафедра управления и предпринимательства
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
(организационно-распорядительная документация)
Методические указания
к практическим занятиям
для студентов экономических специальностей
Рекомендовано
научно-методическим советом университета
для студентов специальностей Бухгалтерский учет, анализ и аудит, Менеджмент организации, Мировая экономика
Ярославль 2005
1
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 338.2+651(078)
ББК У9(2)212.86я73
Д 63
Рекомендовано
редакционно-издательским советом ЯрГУ
в качестве учебного издания. План 2005 года
Рецензент
кафедра управления и предпринимательства
Ярославского государственного университета им. П.Г. Демидова.
Составитель Л.Н. Сальникова
Д 63
Документационное обеспечение управления (организационно-распорядительная документация): методические указания к
практическим занятиям / Сост. Л.Н. Сальникова ; Яросл. гос. ун-т. –
Ярославль: ЯрГУ, 2005. – 95 с.
Данные указания являются методическим руководством по
проведению практических занятий по документационному обеспечению управления. Изучение дисциплины предполагает проведение
теоретических (лекционных) занятий, выполнение контрольных заданий и самостоятельных работ. В методическом руководстве рассмотрены вопросы: применение нового государственного стандарта
по ДОУ; требования к оформлению реквизитов; оформление организационной и распорядительной документации; вопросы организации документооборота. Разработаны контрольные вопросы, задания, тематика рефератов, тесты. Определены требования к знаниям
и умениям студентов по разделам изучаемого курса.
Предназначено студентам, обучающимся по специальностям
Бухгалтерский учет, анализ и аудит, Менеджмент организации, Мировая экономика (дисциплина "Документальное обеспечение управления, блок ОПД, ДС). всех форм обучения.
Табл. 1. Рис. 2. Библиогр.: 40 назв.
УДК 65.01:338.2
ББК У9(2)212.14
 Ярославский государственный
университет, 2005
 Л.Н. Сальникова, 2005
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1. Терминология документационного
обеспечения управления
Основы документационного обеспечения управления – это
деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса
управления.
Документ выступает объектом и результатом труда в управленческом аппарате, он закрепляет организационно-распорядительную деятельность, взаимодоговоренности сторон, дает информацию по экономическим результатам деятельности организации.
Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном
суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками
предприятия.
Знание вопросов документирования управленческой деятельности дает возможность работать без конфликтов.
Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять
различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории
организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
Функцию информационно-документационного обеспечения
выполняют специальные структурные подразделения: управления делами, общие отделы, секретариаты, канцелярии, архивы, в
небольших фирмах - секретари-референты (секретари-помощники).
Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.
№ 28 принят и введен в действие новый стандарт на терминологию делопроизводства и архивного дела – ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стан3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дарт принят взамен ранее действовавшего ГОСТ 16487-83 с аналогичным названием. Новый стандарт отразил изменения, произошедшие в понятийном аппарате документационного обеспечения и архивного дела, накопившиеся за прошедшие 15 лет.
Термины, представленные в ГОСТ Р 51141-98, разделены на
три раздела: общие понятия, делопроизводство (с двумя подразделами: документирование и организация работы с документами)
и архивное дело (с подразделами: организация документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечение сохранности
документов, научно-информационная деятельность архивов).
Приведем основные понятия по ГОСТ Р 51141-98:
Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.
Документ - документированная информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления
официального документа.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих
автора официального письменного документа.
Понятие формуляра документа впервые введено в стандарт
и определяется как «набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности».
В новом стандарте формуляр-образец (документа) определяется как «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».
В стандарт введены давно используемые, но ранее не стандартизированные термины:
– входящий документ; поступивший документ – документ,
поступивший в учреждение;
– исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения;
– внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
К числу вновь введенных в стандарт понятий из области документационного обеспечения относятся следующие понятия:
– иконографический документ – документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
– служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
– организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц;
– внешние признаки документа – признаки, отражающие
форму и размер документа, носитель информации, способа записи, элементы оформления;
– носитель (документированной) информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем
речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе
в преобразованном виде;
– документ на машинном носителе - документ, созданный с
использованием носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку его информации электронно-вычислительной машиной;
– видеограмма (документа) – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
Включение в стандарт таких терминов, как носитель информации, документ на машинном носителе, видеограмма свидетельствует, прежде всего, о расширении понятийной базы делопроизводства в связи с широким применением автоматизированной
технологии обработки документов.
Кроме названных понятий, впервые включенных в терминологический стандарт, в ГОСТ вошли и термины из области унификации, в частности:
– система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– унифицированная система документации; УСД – система
документации, созданная по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
– унифицированная форма документа; УФД – совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
– служебное поле унифицированной формы документа – зона
унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также
нанесения специальных изображений;
– зона унифицированной формы документа – часть площади
унифицированной формы документа установленного размера,
предназначенная для заполнения определенными реквизитами;
– табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
В стандарте введено понятие юридической силы документа
– юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления;
– подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
– гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
– гриф согласования – реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
– гриф утверждения – реквизит официального документа,
придающий нормативный или правовой характер его содержания;
– заголовок (официального) документа – реквизит документа,
отражающий основное содержание документа;
– резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи
на документе, сделанной должностным лицом и содержащей
принятое им решение.
6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Источники норм и правил
документирования
Нормативно-правовая база делопроизводства – это система
законов, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующая работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и
некоторые другие аспекты.
Источниками норм и правил документирования и работы с
документами являются:
– нормативные правовые акты Федеральных органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения;
– ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня;
– инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного
подразделения.
По юридической силе можно выделить следующие виды
нормативно-правовых актов в области делопроизводства:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации.
2. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации,
регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
3. Постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации, регламентирующие вопросы документационного
обеспечения на федеральном уровне.
4. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) общеотраслевого и ведомственного характера.
5. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В зависимости от предмета и объема регулирования можно
классифицировать нормативно-правовые акты в области делопроизводства следующим образом:
1. Государственные стандарты на документацию.
2. Унифицированные системы документации.
3. Общероссийские классификаторы технико-экономической
и социальной информации.
4. Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и
службам документационного обеспечения.
5. Нормативные документы по организации управленческого
труда и охране труда.
6. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
1. На территории нашей страны действуют следующие нормативные акты по стандартизации:
– государственные стандарты Российской Федерации
(ГОСТ);
– применяемые в установленном порядке международные
стандарты;
– региональные стандарты;
– правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
– общероссийские классификаторы технико-экономической и
социальной информации;
– стандарты отраслей;
– стандарты предприятий;
– стандарты научно-технических, инженерных и других общественных объединений.
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для
всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
2. Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов,
обеспечивающих документированное представление данных в
определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В настоящее время действуют следующие системы УСД:
– УС организационно-распорядительной документации;
– УС банковской документации;
– УС финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
– УС отчетно-статистической документации;
– УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
– УС документации по труду;
– УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
– УС внешнеторговой документации.
3. Общероссийские классификаторы технико-экономической
и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные
им коды.
По содержанию выделяют три группы классификаторов:
Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателей:
– Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
– Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
– Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
– Общероссийский классификатор единиц измерения
(ОКЕИ);
– Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД) и др.
Классификаторы информации об организационных структурах:
– Общероссийский классификатор органов государственной
власти и управления (ОКОГУ);
– Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– Общероссийский классификатор экономических районов
(ОКЭР);
– Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
Классификаторы информации о населении и кадрах:
– Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
– Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
– Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.
4. Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.
5. Нормативные документы по труду и охране труда – основание для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.
В системе нормативов можно выделить:
– межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению;
– нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций;
– нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов
управления – распространяются на все виды работ, предусмотренные ГСДОУ.
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Классификация документов
Классификация документов – деление документов на классы
по наиболее общим признакам сходства и различия.
В табл. 1 представлена общая схема классификации документов.
Таблица 1
Классификация документов
Группировка
по признаку
По видам
По форме
По содержанию
По происхождению
По месту происхождения
По срокам хранения
По срочности
По гласности
По средствам фиксации
По стадиям
Виды документов
Организационно-распорядительные
Справочно-информационные
По личному составу и др.
Индивидуальные
Типовые
Трафаретные
Простые
Сложные
Официальные
Личные
Внешние
Внутренние
Постоянно
До 10 лет
Свыше 10 лет
Срочные
Несрочные
Без указания срока
Секретные (для служебного пользования,
конфиденциально, сов. секретно)
Не секретно
Рукописные
Машинописные
Графические
Звуковые
Фото-кинодокументы
Оригиналы (подлинники)
Черновики
Копии
Выписки
Отпуск
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Классификация обеспечивает повышение оперативности работы аппарата управления и ответственность исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей.
Использование информационно-справочного аппарата обеспечивает быстрый поиск нужных документов.
Все документы могут быть представлены в виде подлинников и копий, подразделяются на оригиналы и дубликаты.
Оригинал – это первый, окончательно отредактированный,
оформленный соответствующим образом и подписанный документ. Оригинал может быть единственным (например, диплом об
окончании университета) и размноженным ( инструкция).
Дубликат – вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же
юридическую силу, что и оригинал.
Копия – точное воспроизведение содержания подлинного документа (от руки, типографическим путем, на пишущей машинке
и т.д.). Копии заверяются подписями и печатями компетентных
лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и т.д. Лица, заверяющие копию, пишут: «Копия верна», а сверху справа – слово
«Копия».
Часть копии называется выпиской. Выписка имеет заголовок
«Выписка из (наименование документа)». Копию следует отличать от отпуска. Письма и другие документы, как правило, составляют (печатают) в двух экземплярах. Подлинник отправляют
адресату, а второй экземпляр подшивают в дело. Его называют
отпуском.
Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. Они бывают
двух типов: структурного и производственно-отраслевого.
Классификаторы составляются на основе положений об учреждении, его структурных подразделений и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков
хранения, описи дел постоянного и временного хранения.
В классификаторе структурного типа документация делится
применительно к структурным подразделениям, по частям. Руб12
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
риками являются названия структурных подразделений, статьями – названия видов документов.
Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (ДЕЛО – совокупность
документов по одному вопросу, помещенных в твердую обложку,
оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел.
Основным признаком классификации является содержание
документа.
Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления функций учреждений. Для этого более удобным является классификатор
производственно-отраслевого типа (если нет четкого деления на
структурные подразделения).
Комплекс документов, создаваемых в учреждении, определяется:
1. Кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности.
2. Объемом и характером компетенции учреждения.
3. Порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность).
4. Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
4. Требования государственных стандартов
к оформлению служебных документов
С 1 июля 1998 года действовал государственный стандарт
РФ – Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов – ГОСТ Р 6.30-97.
Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65
утвержден и введен в действие ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».
13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97,
отмененного постановлением Госстандарта России в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил.
Фактическим основанием для отмены явилось требование
юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут
регулироваться стандартом. Кроме того, необходимо было внести
в стандарт некоторые изменения и уточнения, обусловленные
развитием нормативно-правовой базы документирования и предложениями пользователей.
Основное и главное изменение, внесенное в новый стандарт,
заключается в последней фразе первого раздела «Область применения» - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации
документов.
Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 № 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ. Статья 12
данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.
Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает автора подготовить соответствующие нормативнометодические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка
собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п.
Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт
организации, регламент или иной распорядительный документ,
используемый в конкретном случае.
14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к
Унифицированной системе организационно-распорядительной
документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере
относятся к документам как государственных организаций, так и
хозяйствующих субъектов негосударственных структур.
Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты,
регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного
стандарта исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Российской
Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.
Заметным изменением в стандарте является введение новых
реквизитов. Один из них – основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 08
августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации.
Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438
установлено, что основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием названия
организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационнораспорядительных документов в структуре государственного
стандарта России с порядковым номером 05.
Другой вновь введенный реквизит – идентификационный
номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП);
порядковый номер реквизита – 06.
ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ГОСТ Р6.30-2003 состоит из следующих разделов и приложений:
1. Область применения.
2. Состав реквизитов документов.
3. Требования к оформлению реквизитов документов.
4. Требования к бланкам документов.
Приложения: бланки документов.
В разделе область применения указано, что стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и документы, включенные в
классификатор управленческой документации ОКД класс
0200000.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Рассмотрим порядок оформления реквизитов в соответствии
с требованиями стандарта.
Расположение реквизитов на угловом бланке представлено на
рис. 1, а на продольном бланке на рис. 2.
Реквизит 01. Государственный герб размещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным
законом «О Государственном гербе Российской Федерации (собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52,
часть 1, ст. 5021).
Реквизит 02. Герб субъектов Российской Федерации. Герб
помещают на бланках документов в соответствии с правовыми
актами субъектов Российской Федерации.
Герб изображается на бланках учреждений и организаций
только в случаях, предусмотренных законодательством.
16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Реквизит 03. Эмблема.
В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в
соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления
деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего
в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный
знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из
рисунка, отражающего главное направление ее деятельности.
Размеры эмблемы не ограничены.
Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже
воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или
герб субъекта Российской Федерации.
Реквизит 04. Код организации.
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица представляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами).
Реквизит 07. Код формы документа.
Код формы документа проставляется по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 08. Наименование организации – автора документа.
Автор документа – это название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланк структурных подразделений или должностного лица проектируется в том случае, если руководитель
подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации
– автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может
указываться еще и вышестоящая инстанция, наименование мини19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
стерства или ведомства, в коммерческих организациях (наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в
систему которой входит данная организация.
Наименование организации должно соответствовать законодательным и нормативным требованиям и учредительным документам, т.е. даваться с указанием организационно правовой формы. Сокращенное наименование помещается ниже, а наименование на иностранном языке воспроизводится на бланке под
наименованием на русском при условии, если такие закреплены в
учредительном документе. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, указывают в том случае,
если они являются авторами документа и их располагают ниже
наименования организации.
Реквизит 09. Справочные данные об организации – авторе.
В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи,
почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, номера
счетов в банке адрес электронной почты и WWW- страницы (если они есть). Здесь же можно привести номер государственной
регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие
справочные сведения.
Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с
требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства
связи.
Реквизит 10. Наименование вида документа.
Регламентируется уставом (Положением об организации) и
должно соответствовать видам документов, предусмотренным
УКУД (класс 0200000).
Реквизит 11. Дата документа.
Дата – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и
фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для
отправляемых документов дата в бланке одновременно является
датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
датой события, зафиксированного документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа
является дата их утверждения, проставляемая в графе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их
опубликования и дата вступления документа в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну (единую дату).
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной
частью в такие реквизиты: гриф согласования, гриф утверждения,
резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и
исполнении документа, отметка для автоматического поиска документа.
Для организационно-распорядительных документов дата
оформляется арабскими цифрами, пример, 02.06.2005 (дата, месяц, год).
Для финансовых документов и нормативно-правовых принят
словесно-цифровой способ оформления даты (21 мая 2005 г.).
Международным стандартом принята следующая последовательность оформления дат: год, месяц, дата (2005.05.21).
При подготовке документа к подписанию заранее печатают
месяц и год, а число должен проставлять руководитель, подписывающий документ.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа.
Это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
проставляемое при регистрации. Регистрация обычно проводится
по группам документов в подразделениях, где они создаются и
оформляются.
Регистрационный номер является порядковым номером документа в течение года (с января по декабрь).
Иногда к порядковому номеру добавляется индекс структурного подразделения и номер дела. Например, 02-16/46 (02 – бухгалтерия; 16 – номер дела; 46 – порядковый номер).
Регистрационный номер документа, составленный двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров до21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
кумента каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
При регистрации заявлений граждан порядковый номер дополняется первой буквой фамилии (Т-18).
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату
документа.
Ссылка (реквизит) полностью переписывается с бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает в
себя регистрационный номер и дату документа, на который надо
дать ответ.
Реквизит 14. Место составления и издания документа.
Проставляется в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные
данные об организации».
Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не
указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации.
Реквизит 15. Адресат.
Адресование – указание получателя документальной информации. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:
– наименование учреждения, организации (в именительном
падеже);
– наименование структурного подразделения ( в именительном падеже);
– указание должности получателя (в дательном падеже);
– фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например, А.Д. Степанскому );
– почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с
новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и
ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся. Допускается центрировать
каждую строку «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х
адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на
каждом документе указывается только один конкретный адрес.
Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово
«копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
При адресовании документа физическому лицу указывают
инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
О.П. Образцову
Ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Реквизит 16. Гриф утверждения документа.
Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Необходимость утверждения предусмотрена в нормативных
актах.
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом
(чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утвержденном документе проставляется гриф утверждения, имеющий
соответственно два варианта оформления:
УТВЕРЖДАЮ
Президент Акционерного
общества «Агат»
Личная подпись Л.В. Никитин
15.05.2005
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра
здравоохранения России
15.05.2005. № 36
При утверждении документа постановлением, решением,
приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слов: «Утвержден», «Утверждена», «Утверждены», «Утверждено». Гриф
утверждения документа помещается в правом верхнем углу.
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Реквизит 17. Резолюция.
Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным
лицом, и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой.
Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи,
даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решения вопроса (например, «Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции
должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо,
указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги.
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль.
Реквизит 18. Заголовок к тексту.
Заголовок – обязательный элемент документов на формате
А4, независимо от вида, содержания и назначения, в нем отражается основное содержание документа, например, письмо «Об открытии фирмы»; договор «О поставках двигателей»; Положение
«О бухгалтерии»; Акт приема-сдачи дел.
Заголовок может отвечать на вопрос: О чем? О ком?
Без заголовка составляются краткие документы на формате
А5, извещения, телеграммы.
Реквизит 19. Отметка о контроле.
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на
нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слово «Контроль».
Реквизит 20. Текст.
Текст должен отвечать требованиям к структуре документа,
быть грамотным, четким, кратким, лаконичным, соответствовать
действующим законодательным актам. Текст документа состав24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ляют на государственном языке Российской Федерации или на
языках субъектов РФ.
Текст обычно состоит из двух частей. В первой части указываются цели, причины, основания составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно
разбивать на разделы. В документах организации, действующих
на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица.
В коллегиальных документах текст излагают от третьего лица.
В письмах используют следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа («министерство не
возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Реквизит 21. Отметка о наличии приложения.
В соответствии с требованием ГОСТ Р 6.30-2003, если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от
поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие
и указывается количество листов и экземпляров.
Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Правила внутреннего распорядка на 8 л. в 2 экз.
2. Отзыв на проект правил на 2 л. в 1 экз.
Между названиями приложений делается 1,5 – 2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько
строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В приложении к распорядительному документу на первом
его листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием распорядительного документа, его даты, регистрационного
номера, например:
Приложение № 2
К приказу Росархива
От 05.06.2003 № 319
Реквизит 22. Подпись.
Подпись – обязательный реквизит служебного документа.
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются только одним
должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи.
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание
которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.
Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены. В стандарте специально уточняется, что
«В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе
комиссии».
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа,
изготовленный на бланке. Реквизит «подпись» состоит из наименования должностного лица, подписывающего документ, его
личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер»
Личная подпись
Н.А. Федоров
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ
подписывает его заместитель или исполняющий обязанности,
обязательно указывается фактическая должность подписавшего
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.»
или «И.О.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».
В соответствии с требованиями Федерального закона «Об
информации, информатизации и защите информации» юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, подтверждается электронной цифровой подписью, которая признается при наличии в
автоматизированной информационной системе программнотехнических средств, обеспечивающих идентификацию подписи,
и соблюдение установленного режима их использования.
Реквизит 23. Гриф согласования документа.
Проекты подготовленных документов перед подписанием в
ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, отдельными должностными лицами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено
протоколом согласования или обсуждения проекта документа,
справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с
требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п. Например:
Согласовано
Директор фабрики «Заря»
(подпись) А.П. Мокачева
03.11.2005
Согласовано
Протокол заседания правления
Российской академии
медицинских наук
От 03.02.2005 №3
Согласовано
Письмо Госкомстата России
04.07.2004 № 04-15/149
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Реквизит 24. Виза согласования документа.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования
документа, состоящей из личной подписи визирующего, ее расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:
указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка
(инициалы и фамилия) и дата. Например:
Главный бухгалтер
Подпись
14.02.2005
А.Б. Иванова
или
Юрисконсульт
Подпись
М.В. Сергеева
14.02.2005
Зав.отделом
Подпись
14.02.2005
Н.И. Петров
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом
случае виза оформляется так:
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Личная подпись
Дата
А.С. Орлов
Для внутренних документов виза проставляется на первом
экземпляре, для исходящих – на втором.
Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа.
Реквизит 25. Печать.
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица
проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в
коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности
указывается полное название учреждения. Требования к печати
акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона
«Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую
печать, содержащую его полное фирменное наименование на рус28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ском языке и указание на место его нахождения. В печати может
быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих
особого удостоверения: договорах, связанных с получением денег
и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).
Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов,
выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах
распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.
Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения
печатью.
Реквизит 26. Отметка о заверении копий.
На основании требований ГОСТа Р 6.30-2003 она ставится
ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись,
ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.
Например:
Верно
Секретарь Личная подпись И.К. Светлова
15.03.05
Если копия документа пересылается в другое учреждение
или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Реквизит 27. Отметка об исполнителе.
На исходящих документах проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его
телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, бы29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
стро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию.
Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа
над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на
дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении,
или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату.
Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения.
Например: Ответ направлен 12.04.2005 № 03-10/13
В дело 02-10
И.И. Петров 13.04.2005
Реквизит 29. Отметка о поступлении в организацию.
По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из входящего порядкового
номера и даты получения. Если отметка делается специальным
штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем,
она может содержать и сокращенное название организации, куда
поступил документ.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной
почтой, дата и время их поступления фиксируется автоматически.
Реквизит 30. Отметка для автоматического поиска документа.
Если документ вводится в память машины или создан на
компьютере, на документе делается об этом специальная отметка
(колентикул). В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, место изготовления, дату и также другие поисковые данные.
Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Унификация и стандартизация
документов. Системы документации
ПОНЯТИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.
Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа; УФД – совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере задачами и расположенных в определенном порядке на
носителе информации.
Служебное поле унифицированной формы документа – часть
площади унифицированной формы документа установленного
размера, предназначенного для закрепления ее в технических
средствах хранения документов, а также нанесения специальных
изображений.
Зона унифицированной формы документа – часть площади
унифицированной формы документа, установленного размера,
предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
Студенты изучают признаки системы документации. Государственные, функциональные, отраслевые, территориальные и
др. системы документации. Общероссийский классификатор
управленческой документации ОКУД.
Студенты знакомятся с государственными стандартами на
унифицированные системы документации с внедрением и сферой
распространения.
В приложении 1 представлен перечень документации, входящей в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).
31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6. Юридическая сила документа
Свойство документа быть подлинным доказательством тех
фактов, событий и действий, которые отражены в документе,
представляет его юридическую силу.
Юридическая сила документа – это свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего органа и установленным порядком
оформления.
Рассмотрим, какие реквизиты документа играют наибольшую
роль и составляют его юридическую силу.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Подпись обязательно ставится на первом экземпляре документа. По мере необходимости могут подписываться и другие экземпляры (например, при заключении договоров, трудовых контрактов подписываются экземпляры по количеству сторон).
Внутренние документы в делах организации должны непременно содержать подлинные подписи.
Для некоторых видов документов требуется нотариальное
свидетельствование подлинности подписи. Так, наиболее известным примером является свидетельствование образцов подписей
должностных лиц на карточках, представляемых в банковские
учреждения (банковских карточках).
Правомерно подписание документа, предусматривающего
подпись руководителя, (при временном его отсутствии) заместителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя. В таких случаях необходимо внести исправления: «Зам.» или «И.О.».
Указание служебного положения лица, подписывающего документ, даст возможность проконтролировать правомерность подписи должностного лица и избежать тем самым появления незаконных документов.
Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц, то на нем ставятся две и более подписей.
32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Гриф утверждения – реквизит официального документа,
придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Утверждение – это способ удостоверения документа после
его подписания, санкционирующий распространение действия
документа на определенный круг подразделений, должностных
лиц, работников.
Обязательному утверждению подлежат следующие виды документов: уставы; положения о представительствах, филиалах и
структурных подразделениях организации; структура, штатная
численность и штатное расписание; акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей; должностные инструкции;
правила внутреннего распорядка; сметы; расценки на проведение
работ и оказание услуг и др. (Приложение 2).
Организация, исходя из специфики своей деятельности,
должна разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц (либо наименование руководящего органа), имеющих право утверждения того или иного документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося
автором документа, с его содержанием.
Реквизит – наименование организации, являющейся автором
документа. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации).
Реквизит – дата подписания, утверждения или того события,
которое зафиксировано в документе. Дата необходима для правовой оценки отношений, возникающих, прекращающихся или изменяющихся в связи с отражением в документе воли организации, ее органа или должностного лица.
Юридически значимым является реквизит «Регистрационный номер» документа. Он является подтверждением официального характера документа, его законности, отражения мнения организации по тому или иному вопросу.
Заголовок (официального) документа – реквизит, кратко излагающий его содержание.
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Виза (официального документа) – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из подписи на
документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит «Печать» является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов.
Оттиск проставляется на документах, в которых отражена
информация о фактах, имеющих особое юридическое заключение
(о создании, реорганизации или ликвидации организации и т.д.),
удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания материальных ценностей, платежные поручения, гарантийные письма). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента
заверения печатью.
Юридическая сила копий документов. Копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором
подготовлен документ, расшифровку печатей, указание подписей
должностных лиц). Можно получить такую копию ксерокопированием.
Свидетельством верности копии, придающей ей юридическую силу, является отметка о ее заверении.
Заверение копий документов проводится самой организацией
или же при необходимости нотариусом.
Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, представляемых в различные
государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.). Копия с
любого документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение (то есть свидетельствующего о наличии в настоящем или прошлом определенных правоотношений) может
быть заверена нотариально. При обращении к нотариусу необходимо в обязательном порядке представить подлинник документа
для сличения его с копией. Запрещается нотариальное свидетель34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ствование верности копий паспортов, военных и профсоюзных
билетов, служебных удостоверений и пропусков.
Если документ содержит все надлежащим образом оформленные юридически значимые реквизиты, то он должен быть
признан имеющим юридическую силу.
При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние на обретение документом юридической силы, служащие организации вправе отказать в принятии такого документа, предложив заинтересованному лицу дооформить документ (поставить
печать, номер или подпись). В случае возникновения сомнений в
подлинности документа целесообразно задержать документ с целью направления письменного или телефонного запроса на предмет подлинности в выдавшую документ организацию. В некоторых случаях требуется даже проведение экспертизы.
Несколько слов стоит сказать о реквизитах «Государственный герб Российской Федерации» (герб субъекта РФ). Иногда негосударственные структуры для придания большей значимости
своему бланку используют на документах изображение государственного герба. Эти действия незаконны.
Контрольные вопросы
1. Какими нормативно-методическими актами регламентируется порядок организации документационного обеспечения
управления?
2. Раскройте понятие "документ" и его функции.
3. В чем заключаются информационная, управленческая,
правовая, учетная, историческая функции документа?
4. Раскройте понятие "реквизит".
5. Какие реквизиты придают юридическую силу документу?
6. Как классифицируются документы?
7. Что такое подлинник, копия, отпуск документа?
8. Какие системы документации вы знаете?
9. Что представляет собой унификация и стандартизация документов?
10. Какие виды бланков вы знаете? Какими нормативными
актами регламентируется хранение и использование бланков?
35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
11. В каких документах и на каких основаниях в бланках могут быть использованы реквизиты: Герб РФ и гербы субъектов
федерации; товарные знаки или эмблемы.
12. Реквизит "дата". Какие даты проставляются на документах. Их значение и юридическая сила.
13. Как оформляются справочные данные об организации –
авторе документа.
14. Как оформляется адресат документа?
15. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?
16. Как оформляется гриф утверждения документа?
17. Что представляет собой согласование документа?
18. Какие требования предъявляются к резолюции. Каков порядок ее оформления?
19. Какие требования предъявляются к заголовку документа?
20. Как оформляются приложения к документу?
21. Каков порядок проставления на документах печатей?
22. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.
23. Что такое формуляр документа?
24. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?
25. Какое значение имеет система ГСДОУ и что она регламентирует?
26. Для чего составляются перечни документов с указанием
сроков хранения?
27. Кто разрабатывает нормативы времени на управленческие
виды работ и как они используются?
Задание
1. Изучить ГОСТ р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения.
2. Изучить ГОСТ 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к
оформлению документов.
3. Изучить комплекс реквизитов документов, используемых
для составления документов.
36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Зарисовать схему расположения реквизитов в документах
на бланках документов.
В результате изучения темы студент должен иметь представление:
– о роли документов в управлении и их функциях;
– о юридической силе документов;
– о применении информационных технологий в организации
делопроизводства;
– об унификации и стандартизации документов;
– о классификации документов;
– о системах документации.
Должен знать:
– определение понятий: «делопроизводство», документационное обеспечение управления, «документирование», «документ», определение основных терминов и терминологический
ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело».
– нормативно-методическую базу делопроизводства;
– особенности документов, создаваемых традиционным способом и в электронном виде.
Уметь:
– пользоваться государственными стандартами, унифицированной системой документации.
7. Основные документы управления
К основным документам управления можно отнести следующие основные группы документов:
– Организационные документы организации (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное
расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
– Распорядительные документы организации (приказы по
основной деятельности, распоряжения, указания, решения).
– Документы по личному составу организации (приказы по
личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела,
личные карточки Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые
книжки и др.)
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– Финансовые, бухгалтерские документы предприятия
(главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансовые счета,
акты ревизии, инвентаризации, планы, отчеты, сметы, кассовые
книги, балансы и др.).
– Информационно-справочные документы организации (акты, письма, протоколы, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки и др.).
– Нормативные документы вышестоящих организаций.
– Коммерческие контракты и договоры.
8. Организационные
документы управления
Учредительный договор
Договор – это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей.
Иными словами, договор – это разновидность сделки.
Термином «договор» обозначают и гражданские и правовые
отношения, и документ, в котором в письменной форме изложено
содержание взаимных обязательств сторон. Участниками Учредительного договора могут быть граждане, юридические лица,
государство.
Заключение учредительного договора позволяет учесть особенности взаимоотношений сторон, согласовать их индивидуальные интересы, а также создает юридические гарантии для его
участников.
Учредительный договор заключается в письменной форме на
собрании Учредителей – участников договора.
В учредительном договоре приводятся атрибуты по всем Учредителям. Указываются права и обязательства каждого из Учредителей и предприятия – в отношении каждого из Учредителей.
В учредительном договоре определяется размер отчисления
Предприятия Учредителю. Отчисления могут выражаться в стабильной сумме либо в процентах от прибыли предприятия. Отчисления могут иметь характер арендной платы.
К договору могут прилагаться:
– спецификация передаваемого имущества;
38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– арендные и лизинговые соглашения;
– типовые формы заявок на материально-техническое обеспечение;
– другие документы.
Уставы
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношений с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных
сферах государственного управления хозяйствования или иной
деятельности.
Устав – это основной организационный документ в деятельности организации. Он регулирует взаимоотношения данной организации с физическими лицами, права и обязанности в сфере,
соответствующей направлениям ее деятельности.
Общие уставы для какой-либо сферы деятельности утверждают высшие органы государственной власти и управления, например «Устав железных дорог».
Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций.
Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами,
ведомствами) или власти (администрацией субъектов федерации).
Устав юридического лица утверждается его учредителями и
подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.
Общие требования к порядку составления, оформления и содержания Учредительного документа коммерческих организаций
даны в части 1-й Гражданского кодекса РФ.
Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности.
Реквизиты устава: отметка о регистрации, отметка об утверждении, заголовок, юридический адрес, текст, подпись. Особая запись на последнем листе: Пронумеровано на листах, скреплено печатью, подпись ответственного лица.
Структура текста устава.
1. Общие положения.
2. Основные задачи – целевые установки и направления их
реализации с помощью главных и дополнительных направлений
деятельности.
39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Функции – конкретные виды финансово-хозяйственной
деятельности с учетом особенностей получения сырья, организации труда, размещения производства, его специализации, хозяйственных и других связей.
4. Права и обязанности – права, связанные с выполнением
производственных и других функций, обязанности по отношению
к головному предприятию, другим структурным подразделениям,
сторонним организациям, держателям собственности.
5. Ответственность – виды и формы ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей за
упущенную коммерческую выгоду.
6. Взаимоотношения и связи – служебные и хозяйственные
взаимоотношения.
7. Имущество и средства – виды и характер используемых
средств и имущества, их принадлежность, особенности эксплуатации, распоряжения и присвоения полученной прибыли.
8. Трудовые отношения – особенности организации и оплаты
труда.
9. Организация работы – порядок деятельности, организация
контроля, проверок, ревизии, реорганизации и ликвидации.
Структура и штатная численность
Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации
и должностей, а также количество штатных единиц каждой
должности. Форма документа унифицирована УСОРД.
Структура и штатная численность предприятия определяется
в соответствии с его Уставом и закрепляется документом. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным
бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.
Текст документа оформляется в виде таблицы состоящей из
2-х граф:
1-я – наименование структурных подразделений и должностей.
2-я – штатная численность.
Реквизиты: наименование организации, вид документа, дата,
место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Штатное расписание – документ, который закрепляет
должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.
Штатное расписание составляется на бланке предприятия, и
текст представляет таблицу с графами: перечни должностей, сведения о количестве штатных должностей, должностных окладах,
надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывается заместителем руководителя, визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем. В грифе "Утверждено" указывается общая штатная численность и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения
заверяется печатью. Реквизиты те же, что и у документа «Структура и штатная численность».
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования,
структуры, функции, компетенцию, обязанности и организацию
работы системы органов государства, одного структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц.
В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по
конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском
учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».
Наиболее распространенный вид положения – документ,
предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения.
Структура текста положения и его формуляр унифицированы
УСОРД.
Положение оформляют на общем бланке организации, т.е.
документ должен содержать реквизиты наименования организации, структурного подразделения, вида документа, дату, гриф утверждения.
Текст положения включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Цели и задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Руководство.
6. Взаимоотношения (служебные связи).
Положения подписывают должностные лица, являющиеся
непосредственными работниками (начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует
положение юрисконсульт, утверждает руководитель.
Правила внутреннего трудового распорядка
Организация работы предприятия, организации, учреждения,
взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный
режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего
трудового распорядка или в положении о персонале.
Документы составляются на бланке предприятия. Подписываются руководителем кадровой службы, утверждаются руководителем организации, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом.
Реквизиты: наименование организации, наименование документа, дата, номер регистрации, гриф утверждения, заголовок,
текст, подпись, визы согласования (номер протокола собрания
трудового коллектива, подпись председателя и секретаря собрания, дата, подпись юриста).
Структура текста.
1. Общие положения. Перечисляются нормативные акты,
трудовое законодательство и др. Перечисляются категории специалистов, рабочих и служащих, работающих на предприятии.
2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.
3. Основные обязанности работников.
4. Основные обязанности администрации.
5. Рабочее время и его использование.
6. Поощрение за успехи в работе.
7. Взыскания за нарушение трудовой дисциплины.
8. Внутриобъектный режим.
9. Организация работы.
Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.
42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Положение разрабатывается руководителем подразделения и
им подписывается. Согласование документа проводится юристом, экономистом ОТиЗ, заместителем директора, курирующим
этот отдел. Утверждается директором. Ознакомление с документом осуществляется подписью сотрудников подразделения.
Реквизиты те же, что и у других организационных документов. Структура текста состоит из следующих разделов:
1. Общие положения, определяющие правовой статус подразделения, подчиненность, порядок назначения и замещения руководителя в период отсутствия.
Перечисляются правовые акты и нормативные документы –
основания для деятельности подразделения.
2. Основные цели и задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения и связи.
7. Организация работы.
Инструкции - правовой акт, издаваемый или утверждаемый
в целях установления правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий и служб, должностных лиц и граждан.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации.
На основании должностной инструкции разрабатывается
трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается менеджером по кадрам, согласовывается с юрисконсультом организации и утверждается директором.
Все изменения вносятся приказом директора.
Реквизиты: наименование организации, наименование вида
документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к
тексту, гриф утверждения документа, текст, подпись, гриф согласования, подпись ознакомления.
43
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Структура текста должностной инструкции
1. Общие положения – устанавливается: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от
должности, замещения во время отсутствия; квалификационные
требования, подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит.
В данном разделе перечисляются нормативные документы,
которым должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
2. Функции: перечисляются основные направления деятельности специалиста.
3. Должностные обязанности: определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
4. Права: устанавливаются права, необходимые специалисту
для выполнения возложенных на него обязанностей.
5. Ответственность указывается, за что конкретно несет
ответственность данный специалист.
Хранится 3 года после замены новыми (ст. 55, 56 «Перечня
документов с указанием сроков хранения»).
Контрольные вопросы
1. Назовите виды организационных документов и область их
применения.
2. Какими документами регулируется внутренний трудовой
распорядок на предприятиях и в учреждениях?
3. Что закрепляет устав предприятия?
4. Состав реквизитов, правила подготовки и оформления, согласования, подписания и утверждения организационных документов.
5. Штатная численность и штатное расписание. Значение документов, реквизиты, порядок оформления.
6. Инструкция по делопроизводству, ее разработка, подписание, утверждение, вступление в силу.
Задание
1. Провести экспертизу организационных документов: Устава, положения о персонале, должностной инструкции.
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Составить должностную инструкцию на должность по новой прогрессивной форме (по выбору: менеджер коммерческой
организации, менеджер по персоналу, менеджер по рекламе, менеджер по внешнеэкономической деятельности, маркетолог, гл.
бухгалтер и др.). Для составления инструкции использовать квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Новая форма – Приложение 3.
3. Разработать структуру инструкции по делопроизводству
(титульный лист), общие положения и перечень тематических
разделов. Оформить приложения, установить порядок утверждения и вступления в силу.
В результате изучения темы студенты должны:
Иметь представление:
– о подготовке организационных документов и их значении.
Знать:
– требования к составлению организационных документов,
их реквизиты, требования к содержанию текстов, юридическую
силу.
Уметь:
– разработать должностную инструкцию;
– составить проект инструкции по делопроизводству, определить ее структуру и правила оформления.
9. Распорядительные документы.
Организация документирования
управленческого решения
В науке управления выделяют следующие стадии управленческого цикла принятия решения применительно к одной задаче:
1. Выявление задачи, оценка ее актуальности.
2. Анализ задачи и выработка проекта решения.
3. Рассмотрение проекта, его обсуждение, согласование, экспертная оценка.
4. Утверждение проекта, т.е. собственно принятие решения.
5. Доведение решения до исполнителей.
6. Приостановление действия решения.
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В управленческом аппарате должно осуществляться четкое
распределение полномочий по принятию решений между директором и его заместителями. Наделение полномочиями по принятию управленческих решений должно соответствовать выполняемым функциям и сопровождаться ответственностью за свой
участок работы.
Управленческие решения фиксируются в распорядительных
документах. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных актов, решений вышестоящих органов
управления и необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Весь процесс подготовки документа можно разделить на следующие блоки:
А – информационный блок
Б – составление проекта документа
В – согласование документа
Г – оформление документа
Д – подписание документа
Схему процедуры подготовки документа можно представить
следующим образом:
А1
А
А2
В1
Б
В
Г
Д
В2
Источниками информации могут быть две группы документов – документы, содержащие сведения о состоянии решаемого
вопроса (документ вышестоящих и нижестоящих организаций,
документы, изданные ранее по данному вопросу, – А1, а также
документы юридического характера – законодательные и нормативные документы (А2 – юридическая база).
46
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Проекты распорядительных документов (Б) готовятся специалистами структурных подразделений. Если документы затрагивают интересы нескольких подразделений, то создается по решению руководства временная комиссия для подготовки проекта
документа.
В задачу службы документационного обеспечения (секретаря-референта) входит: организация информационных баз и доступа к ним, составление аналитической справки по вопросам документа; организация технического сервиса оформления проекта,
разработка табелей форм документа, типовых текстовых шаблонов; организация проведения согласования документов в отделах,
у должностных лиц (В1, В2); оформление документа (Г) и организация подписания документа (Д).
В состав распорядительных документов входят: постановления, решения, приказы, указания, распоряжения.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.
Приказы делятся на приказы по основной деятельности и по
личному составу.
К приказам по основной деятельности относятся: приказы по
организации работы предприятия, учреждения, фирмы по вопросам финансирования, планирования, отчетности, снабжению,
реализации продукции и другим производственным вопросам.
Приказ содержит реквизиты: название документа, дату подписания руководителем, подпись, номер (нумерация по порядку с
января по декабрь (1, 2 … 12), заголовок (отвечает на вопрос "о
чем?"), текст, визы согласования, подписи лиц, ознакомленных с
приказом.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной. В констатирующей части указываются цели и
задачи управленческих действий, основания издания приказа –
распорядительные документы, законодательные акты, нормативные документы, решения совета директоров, производственная
необходимость.
Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении,
то констатирующая часть может не составляться.
47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки, без абзаца).
Текст приказа делится на пункты с нумерацией арабскими
цифрами. Каждый пункт начинается с указания исполнителя.
Предписываемое действие формулируется в неопределенной
форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить).
Срок исполнения указывается либо в каждом пункте, либо
особо выделяется в отдельный пункт для всех действий.
Контроль за исполнением приказа возлагается на определенное лицо или должность.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения и др.), то они оформляются в виде
приложения к приказу.
Приказ согласовывается и подписывается. Согласование проводится с заинтересованными лицами, гл. бухгалтером, юристом.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений как
вышестоящих органов власти, так и данной организации.
Указание по оформлению реквизитов не отличается от приказов. Указание подписывает руководитель организации или его
заместитель в пределах компетенции. Распорядительная часть
указания начинается словами: «Предлагаю», «Обязываю». Указаниям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Распоряжение – документ, издаваемый директором организации преимущественно по оперативным вопросам повседневной
производственно-хозяйственной и административной деятельности.
Распоряжение оформляется на бланке предприятия (организации) для внутренних документов и подписывается директором
или его заместителем. Распоряжение издают также главные специалисты, руководители структурных подразделений. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на
узкий круг исполнителей.
48
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Реквизиты те же, что и у приказа. Текст распоряжения должен содержать: конкретное предложение, работу; ответственного
исполнителя; лицо, на которого возложен контроль за исполнением распоряжения; срок исполнения.
Текст распорядительной части начинается со слов «Предлагаю», «Обязываю».
Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, советы директоров,
правление кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
Решения оформляются на бланках, имеющих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дата, индекс документа, место его издания, регистрационный номер, заголовок текста, подпись.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной части.
В констатирующей части дается основание и цели издания
документа. Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ».
Распорядительная часть состоит из нескольких пунктов, в
каждом из которых указывается исполнитель, предписываемое
действие, срок исполнения. В последнем пункте указывается лицо, ответственное за исполнение.
Решение подписывается председателем и секретарем коллегиального органа. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Задание
1. Рассмотреть в альбомах образцы приказов, указаний, распоряжений, решений.
2. Составить приказ по основной деятельности.
3. Провести экспертизу копий распорядительных документов
организаций г. Ярославля и Ярославской области. Каждый студент работает со своей папкой копий документов.
49
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Домашнее задание
1. Самостоятельно изучить документирование коллегиальной
деятельности, порядок подготовки и проведения собраний, совещаний. Формирование повестки дня. Выписки из протоколов.
Подготовка проектов решений.
Протокол занимает особое место в системе организационно
– распорядительных документов. С одной стороны, его можно
отнести к организационным документам (протокол о намерениях), с другой – к информационным (т.к. он содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов), и,
наконец, его можно отнести к распорядительным документам,
т.к. по результатам проведения мероприятия принимается решение.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях,
конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов.
При подготовке задания ответить на следующие вопросы:
1. Что такое протокол? Дайте определение.
2. На основании чего выбирается форма протокола: краткая,
полная или стенографическая?
3. Дать характеристику перечисленным формам протокола и
назвать их отличия друг от друга.
4. Какой вид бланка используется для оформления протокола?
5. Какие реквизиты имеет документ-протокол и каковы особенности их проставления?
6. Как составляется текст протокола: повестка дня, сообщения и доклады, обсуждаемые вопросы, постановления.
7. На какой вопрос отвечает заголовок к тексту протокола?
Приведите примеры.
8. Какова структура вводной части протокола? Опишите правила оформления каждого элемента структуры вводной части
протокола.
9. Если на заседании присутствуют 16 членов коллегиального
органа, их следует перечислить в разделе «Присутствовали» или
50
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
в приложении к протоколу? Что тогда пишут в разделе «Присутствовали»?
10. Если на совещании будет обсуждаться вопрос, для решения которого необходим кворум, как следует оформить раздел
«Присутствовали»? Приведите пример.
11. Как принято оформлять части протокола «СЛУШАЛИ»,
«ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»? Приведите примеры.
12. Нужно ли в протоколе оформлять отметку о приложении?
Если да, то что в ней указывают?
13. Кто подписывает протокол?
14. Какой срок дается на оформление протоколов?
15. Укажите дату протокола, если:
а) заседание состоялось 9.03.2005, протокол подписан
14.03.2005.
б) заседание проходило с 9.03.2005 по 11.03.2005; протокол
подписан 14.03.2005;
в) заседание проходило с 28.02.2005 по 02.03.2005; протокол
подписан 04.03.2005.
16. Как оформляется выписка из протокола? Чем отличается
выписка из протокола, выдаваемая для представления в другую
организацию, от выписки в дело своей организации?
Практическое задание
1. В папке копий документов организаций найти различные
формы протоколов. Провести экспертизу документов.
2. В период прохождения производственной практики принять участие в подготовке проведения совещания, заседания, ознакомиться с ведением протокола.
Для выполнения домашнего задания можно использовать в
качестве литературного источника статью А.А. Анохиной «Проверьте свое знание правил подготовки и оформления протоколов»
в журнале «Кадровые решения» № 2 (август 2005 г., с. 38 - 39; 71
- 78).
В результате изучения темы и выполнения практических работ студент должен иметь представление:
– об организации документирования управленческих решений;
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– о целях и задачах управленческих распорядительных документов;
– о правилах документирования коллегиальной деятельности.
Знать:
– нормативные требования к составлению распорядительных
документов: приказов, указаний, распоряжений, решений.
Уметь:
– подготовить проект распорядительного документа.
10. Документы по личному составу
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности, называется документацией по личному
составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
– трудовые контракты;
– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
– трудовые книжки;
– личные карточки формы Т-2
– личные дела;
– лицевые счета по заработной плате.
В процессе приема, перевода и увольнения рассматривается и
составляется еще целый ряд документов: заявления, резюме, характеристики, анкеты и др.; трудовые контракты и формы их составления рассматриваются в трудовом законодательстве. Ведение новых трудовых книжек и их хранение определено Постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых
книжках».
Личное дело представляет собой совокупность документов,
содержащих сведения о работнике.
В состав личного дела должны входить:
– внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
– анкета или личный листок по учету кадров;
– резюме или автобиография;
– копии документов об образовании;
– копии документов об утверждении в должности;
– характеристика или рекомендательные письма;
– копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
52
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;
– результаты аттестации;
– дополнительные сведения о работнике.
Личное дело хранится в сейфе отдела кадров, выдается узкому кругу должностных лиц, определенному стандартом предприятия.
В таблице 2 представлен перечень унифицированных форм
первичных документов по учету кадров с указанием нормативных актов, утвердивших форму и порядок их заполнения.
На практических занятиях студентам представлены для изучения альбомы унифицированных документов по учету кадров и
образцы их заполнения.
Таблица 2
Формы первичных учетных документов
Форма
Приказ (распоряжение)
о приеме работника на
работу
(Унифицированная
форма № Т-1)
Приказ (распоряжение)
о приеме работника на
работу
(Унифицированная
форма № Т-1а)
Личная карточка работника (Унифицированная
форма № Т-2)
Нормативный Порядок заполнения формы
акт, утвердивший форму
По учету кадров
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Личная карточка работ- Постановление
Раздел 1 Инструкции по приника (Унифицированная Госкомстата РФ менению и заполнению форм
форма № Т-2ГС)
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Штатное
расписание Постановление
Раздел 1 Инструкции по при(Унифицированная
Госкомстата РФ менению и заполнению форм
форма № Т-3)
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Учетная карточка науч- Постановление
Раздел 1 Инструкции по приного, научно - педаго- Госкомстата РФ менению и заполнению форм
гического
работника от 05.01.04 №1
первичной учетной докумен(Унифицированная
тации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Поформа № Т-4)
становлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Приказ (распоряжение) Постановление
Раздел 1 Инструкции по прио переводе работника на Госкомстата РФ менению и заполнению форм
другую работу
от 05.01.04 №1
первичной учетной докумен(Унифицированная
тации по учету труда и его
форма № Т-5)
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Приказ (распоряжение) Постановление
Раздел 1 Инструкции по прио переводе работника на Госкомстата РФ менению и заполнению форм
другую работу
от 05.01.04 №1
первичной учетной докумен(Унифицированная
тации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Поформа № Т-5а)
становлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Приказ (распоряжение) Постановление
Раздел 1 Инструкции по прио предоставлении отГоскомстата РФ менению и заполнению форм
пуска работнику
от 05.01.04 №1
первичной учетной докумен(Унифицированная
тации по учету труда и его
форма № Т-6)
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приказ (распоряжение)
о предоставлении отпуска работникам
(Унифицированная
форма № Т-6а)
График отпусков
(Унифицированная
форма № Т-7)
Приказ (распоряжение)
о прекращении действия
трудового
договора
(контракта) с работником (Унифицированная
форма № Т-8)
Приказ (распоряжение)
о прекращении действия
трудового договора
(контракта) с работниками
(Унифицированная
форма № Т-8а)
Приказ (распоряжение)
о направлении работника в командировку
(Унифицированная
форма № Т-9)
Приказ (распоряжение)
о направлении работников в командировку
(Унифицированная
форма № Т-9а)
Постановление
Госкомстата РФ
от 05.01.04 №1
Раздел 1 Инструкции по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Постановление
Раздел 1 Инструкции по приГоскомстата РФ менению и заполнению форм
от 05.01.04 №1
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
55
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Командировочное удостоверение
(Унифицированная
форма № Т-10)
Постановление
Госкомстата РФ
от 05.01.04 №1
Служебное задание для Постановление
направления в команди- Госкомстата РФ
ровку и отчет о его вы- от 05.01.04 №1
полнении
(Унифицированная
форма № Т-10а)
Приказ (распоряжение)
о поощрении работника
(Унифицированная
форма № Т-11)
Постановление
Госкомстата РФ
от 05.01.04 №1
Приказ (распоряжение)
о поощрении работников (Унифицированная
форма № Т-11а)
Постановление
Госкомстата РФ
от 05.01.04 №1
Раздел 1 Инструкции по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Раздел 1 Инструкции по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Раздел 1 Инструкции по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Раздел 1 Инструкции по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ
от 06.04.2001 № 26
Задание
1. Составить резюме с учетом рекомендаций по их заполнению (приложение 4)
2. Составить характеристику и рекомендательное письмо.
3. Написать заявление о приеме, переводе, увольнении.
4. Проанализировать составление документов по личному составу по заданию преподавателя (приказы, резюме, трудовые соглашения и др.).
56
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
11. Организация службы делопроизводства
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
может быть представлена в организации как самостоятельным
структурным подразделением (управление делами, канцелярия,
общий отдел, секретариат, орготдел и др.) , так и отдельными сотрудниками (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.).
Эта служба должна принимать к обработке только правильно
обработанные и правильно оформленные документы, имеющие
юридическую силу и в полном комплекте (при наличии приложений).
Если документы не соответствуют требованиям, то возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом,
где указываются причины возврата.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов на два потока:
– направляемые на рассмотрение руководителю организации;
– направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным лицам.
Все поступающие документы просматриваются делопроизводителем, секретарем, за исключением тех, на которых есть
надпись «лично».
Независимо от названия службы делопроизводства основной
целью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному
обеспечению.
Достижение этой цели предусматривает решение следующих
задач:
– совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, применение информационноправовых систем, контроля исполнения и подготовки документов
к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами:
– сокращение документооборота;
57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе.
Цели и задачи службы делопроизводства определяют виды
работ (функции), выполняемые ею:
– разработка и проектирование бланка документа;
– экспедиционная обработка поступающих и отправляемых
документов;
– регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
– информационно-справочная работа по документам организации (фирмы);
– организация своевременного рассмотрения руководством
организации (фирмы) поступивших документов;
– подготовка поступивших документов к докладу руководству организации (фирмы);
– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
– регулирование хода исполнения документов, контроль за
сроками исполнения документов;
– организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;
– разработка номенклатуры дел организации, оформление и
формирование дел, обеспечение их хранения;
– организация и ведение делопроизводства по предложениям,
заявлениям, жалобам граждан;
– организация работы архива учреждения (ведомственного
архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Госархива Российской Федерации.
Организационные формы работы с документами
Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.
Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел)
или секретарь организации (фирмы). В этом случае полный цикл
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
технологических операций по обработке документов от момента
их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.
Децентрализованная форма организации документационного
обслуживания предполагает создание в каждом структурном
подразделении организации собственной делопроизводственной
службы. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат
которых территориально разобщен. Она применяется также в тех
учреждениях, у которых документирование деятельности требует
особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.
Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операции (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за срокам исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются
центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению
дел, обработке перед сдачей в архив.
Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Все документы организации делятся на три группы:
– входящие (поступающие) документы;
– исходящие (отправляемые) документы;
– внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) – документ,
поступивший в организацию.
Исходящий документ (отправляемый документ) – официальный документ, отправляемый из организации.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Организация документооборота
Документооборот – это движение документов с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки. У каждого типа документа свой маршрут.
На рис. 3, 4, 5 представлены маршруты входящих, исходящих
и внутренних документов.
59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Входящий
документ
Секретари
Канцелярии
Руководители
Регистрация
входящих,
обработка
Исполнители
Рассмотрение,
резолюция
Внешний мир
Исполнение,
отчет
Снятие
с контроля
Принятие
решения по
исполнению
Исходящий
документ
Архив
Рис. 3. Маршрут входящего документа
Секретари
Канцелярии
Руководители
Исполнители
Задание
по подготовке
документа
Регистрация,
контроль
за сроками
исполнения
Исходящий
документ
Исполнение ,
подготовка
документа
Снятие с контроля, регистрация исходящего,
отправка
Согласование
Утверждение
Архив
Рис. 4. Маршрут исходящего документа
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Секретари
Канцелярии
Руководители
Задание
по подготовке
документа
Регистрация,
контроль
за сроками
Утверждение
Исполнители
Исполнение,
подготовка
документа
Согласование
Работа с копией
документа
Архив
Рис. 5. Маршрут внутреннего документа
Место регистрации
В крупных организациях реализуется децентрализованная,
многоуровневая модель документооборота. Корреспонденция регистрируется в нескольких подразделениях. Как правило, место регистрации закодировано в регистрационном номере.
Порядок действий:
1. Регистрация, присвоение номера.
2. Рассмотрение документа.
3. Передача на использование.
4. Исполнение.
5. Согласование.
6. Контроль использования.
7. Регистрация исходящих, присвоение номера.
Регистрация входящих документов
1. Бумажная технология - записи в журналах или заведение
карточки.
2. Регистрационный номер.
3. Штамп.
4. Бегунок.
61
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Регистрация в связке (сопроводительные, повторные, ответные...).
6. В крупных организациях – выполняется подготовка проекта резолюции для руководства.
Регистрационный номер
1. Может включать индекс подразделения, текущий год, номенклатуру дел, любые разделители.
2. Разная структура для входящих и исходящих документов.
3. Не регламентируется ГОСТом.
4. Индивидуален для различных организаций.
Рассмотрение документа
1. Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству.
2. Руководитель «расписывает» документ на исполнение или
ознакомление.
3. Резолюция - задание по исполнению документа - ключевое понятие управления.
4. Сложные резолюции - состоят из нескольких пунктов, которые адресованы разным исполнителям и имеют разные контрольные сроки.
Передача на исполнение
1. После рассмотрения руководством ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку.
2. Документ копируется и передается под роспись на исполнение в структурное подразделение.
3. В подразделении документ расписывается другому сотруднику – непосредственному исполнителю.
4. Переметка - смена ответственного исполнителя в регистрационной карточке.
Исполнение документа
1. Исполнение документа - подготовка проекта ответа, его
согласование с соисполнителями.
2. Типовой срок исполнения - неделя.
3. Соисполнители дают свои предложения и замечания по
подготовке документа ответственному исполнителю.
4. Проект документа согласуется с соисполнителями и авторами резолюций. Подписывает ответ тот руководитель, которому
был адресован входящий документ.
62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Контроль исполнения
1. Контроль осуществляется исполнителями, и сотрудниками,
отвечающими за ведение делопроизводства в подразделении.
2. В крупных организациях предусматривается наличие
структурного подразделения, осуществляющего постановку документов на контроль, отслеживание хода исполнения и формирование делопроизводственных отчетов для руководства.
3. Исполненные документы снимаются с контроля.
Оперативный контроль, напоминания
Для оперативного контроля за ходом исполнения документов
делопроизводителями ежедневно готовится информация об исполнительской дисциплине по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают в ближайшие 3 рабочих дня. Информация рассылается руководителям для сведения, а также исполнителям в качестве напоминания.
Отчетность
Готовится специальным контрольным подразделением или
ответственным за делопроизводство сотрудником ежеквартально,
с нарастающим итогом.
Порядок оформления и регистрации исходящих документов
1. Составленный надлежащим образом и подписанный руководителем исходящий документ возвращается сотруднику (или
структурному подразделению), ответственному за делопроизводство.
2. Все исходящие из организации документы подлежат обязательной регистрации по регистрационному номеру.
3. Обработка исходящих документов подразумевает проверку
целостности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.
Составление и порядок подписания документов
Проекты документов должны:
1. Соответствовать действующему законодательству
2. Быть согласованными со всеми заинтересованными структурными подразделениями, завизированы их руководителями
3. В конце документа должны быть приложены материалы,
послужившие основанием для составления проектов этих документов.
63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Завершается процесс подписью должностного лица.
Архив
Это структурное подразделение организации, осуществляющее прием и хранение документов с це лью ис поль зов ани я ретроспективной документной информации.
ДЕЛО - единица хранения архива, документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку
деятельности и помещенных в отдельную обложку. Документы
формируются в дела согласно номенклатуре дел - систематизированному перечню заголовков дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения.
Правила оформления дела
1. Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2. Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3. Группировать в дело документы одного календарного года;
4. Раздельно группировать в дела документы постоянного
хранения и временных сроков хранения;
5. В дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики.
64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Тематика рефератов
1. Приказное делопроизводство ХVП века (Лит. источник:
статья Быковой Т.А., Евсеевой Е.Н. // Делопроизводство. 1991.
№ 2/1. С. 84 - 90).
2. История документирования Великого посольства Петра I
(Лит. источник: статья Додонова М. // Управление персоналом.
2000. № 2. С. 85 - 87).
3. Законодательные акты первой половины Х1Х века об организации и делопроизводстве губернских правлений (Лит. источник: статья Виноградова Т. // Управление персоналом. 2000.
№ 2).
4. Международные стандарты на документацию. Переписка с
зарубежными партнерами (Лит. источник: статья Чувенкова Ч.,
Янковской В. // Управление персоналом. 2000. № 2. С. 28 - 36).
5. Организация хранения и обеспечение сохранности документов в США (Источник: статья Костомарова М.А. // Делопроизводство. 1997. № 2/1. С. 66-75).
6. Составление и оформление деловой корреспонденции во
Франции (Источник: статья Конькова А.Ю. // Делопроизводство.
1997. № 2/1.С. 82).
7. Делопроизводство на немецкой фирме (на примере Индустрии-унд-Хандельскаммер) (Источник: статья Бухтерева Л.Б.
// Управление персоналом. 1998. № 11. С. 62 - 65).
8. Организация архивного дела в России.
9. Архивный фонд Российской Федерации.
10. Комплектование архива в современных условиях. (Лит.
источник: Статья Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой и др. // Делопроизводство. 2002. № 4. С. 74 – 82).
11. Об электронной цифровой подписи. Ф.З. от 10 января
2002. № 1-ФЗ.
12. Условия и особенности использования электронной подписи.
13. Составление трудового договора.
14. Поощрение и наказание работников (Трудовой кодекс
Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ).
65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
15. Трудовая книжка нового образца (Постановление правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «Правила ведения и хранения
трудовых книжек». «Инструкция по заполнению трудовых книжек» – Постановление Правительства РФ от 10.10.03 г. № 69).
16. Формирование, ведение и хранение личных дел.
17. Формирование дел.
18. Документы, передаваемые по каналам электросвязи (телефонограммы, телеграммы, телексы, факсы).
19. Протоколы акционерных обществ.
20. Документы по личному составу: анкеты, заявления, резюме, характеристики.
21. Унифицированные документы по учету личного состава.
22. Информационно-справочные документы управления
(докладные записки, предложения, справки, служебные записки и
т.д. // Секретарское дело. 2003г. № 1. С. 6 - 9).
23. Изменение трудового договора. Перевод на другую работу. Изменение условий трудовой договора. Прекращение трудового договора.
24. Увольнение с работы. Основы законодательства. Документационное обеспечение.
25. Прием и перевод на другую работу: требования к оформлению.
26. Основания увольнения работника по инициативе работодателя.
27. Документация по личному составу, взаимодействие кадровых и архивных служб.
28. Новые правила заполнения трудовых книжек.
29. Передача дел службы кадров на хранение.
30. Организация распознания подделок документов (Статья
Демушкина А. // Управление персоналом. 1999. № 12. С. 91 - 98).
31. Работа с конфиденциальной документацией.
32. Организация и проведение экспертизы документов в делопроизводстве фирмы (// Секретарское дело. 2001. № 1. С. 25 - 28).
33. Разработка должностных инструкций по новой прогрессивной форме.
34. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях.
66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
35. Европейское законодательство в области электронного
документооборота.
36. Методы и средства автоматизации управленческой деятельности. Электронное хранение данных.
37. Электронный документооборот: современный аспект.
Тесты по дисциплине
“Основы документационного обеспечения”
1. Что такое документ?
1) Результат отображения фактов и событий.
2) Результат отображения явлений объективной действительности.
3) Результат отображения мыслительной деятельности человека.
4) Все ответы верны.
2. Текст унифицированных документов может быть
оформлен в виде:
1) связного текста;
2) анкеты;
3) таблицы;
4) соединения перечисленных форм;
5) все ответы верны.
3. Что такое реквизит?
1) Набор правил оформления документов.
2) Обязательный элемент определенного вида документа.
3) Оба ответа верны.
4. Реквизит “Наименование вида документа” проставляется:
1) на письмах и факсах;
2) на всех документах, кроме писем и факсов;
3) на всех документах.
5. Реквизит “Печать” проставляется на документах финансового характера:
1) на специально отведенном месте, обозначенном “М.П.”, с
захватом части наименования должности лица, подписавшего документ;
67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2) на специально отведенном месте, обозначенном “М.П.”, с
захватом части наименования должности лица, подписавшего документ, и части его личной подписи;
3) на специально отведенном месте, обозначенном “М.П.”,
без захвата наименования должности лица и подписи.
6. К организационным документам относятся:
1) решения;
2) постановления;
3) положения;
4) все ответы верны.
7. К распорядительным документам относятся:
1) постановления;
2) должностные инструкции;
3) уставы;
4) все ответы верны.
8. К справочно-информационным документам относятся:
1) протоколы;
2) акты;
3) справки;
4) все ответы верны.
9. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется:
1) службой ДОУ;
2) руководителями соответствующих подразделений;
3) сотрудниками соответствующих подразделений;
4) все ответы верны.
10. Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение:
1) десяти лет;
2) пяти лет;
3) одного года.
11. Номенклатура дел организации является документом:
1) постоянного хранения;
2) временного хранения;
3) хранению не подлежит.
68
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ся:
12. Группировка документов в дела должна производить-
1) по географическому признаку;
2) по хронологическому признаку;
3) по авторскому признаку;
4) все ответы верны.
13. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, могут быть:
1) сокращены;
2) увеличены;
3) оба ответа верны.
14. Оперативное хранение дел в структурных подразделениях - это:
1) хранение документов в процессе их исполнения;
2) хранение исполненных документов;
3) оба ответа верны.
15. Подготовка дел к архивному хранению включает:
1) оформление дел;
2) описание дел;
3) оба ответа верны.
16. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно при
подготовке к архивному хранению:
1) подлежат полному оформлению;
2) подлежат частичному оформлению;
3) не оформляются.
17. В структурных подразделениях разрешается хранить
дела:
1) постоянного хранения;
2) временного хранения до 10 лет;
3) временного хранения свыше 10 лет;
4) все ответы верны.
18. Исправления в кассовых и банковских документах:
1) допускаются по согласованию с участниками хозяйственных операций;
2) допускаются;
3) не допускаются.
69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
19. Кто проводит предварительное рассмотрение (разметку) документов:
1) начальник канцелярии;
2) служащий канцелярии;
3) делопроизводитель;
4) секретарь;
5) архивариус.
20. Назовите категории учреждений в соответствии с
ЕГСД.
21. Кто ответственен за состояние делопроизводства в организации I – II категории:
секретарь; канцелярия.
22. Кто ответственен за состояние делопроизводства в организации III – IV категории:
секретарь; канцелярия.
23. Назовите основные группы документов управления.
24. Кем может составляться номенклатура дел:
1) секретарем-референтом, специалистом;
2) ответственным за работу с документами;
3) архивистом предприятия;
4) начальником канцелярии.
25. В каких делах формируются документы:
1) одного вопроса;
2) нескольких вопросов;
3) разных сроков хранения;
4) одного срока хранения;
5) одного года;
6) разных лет;
7) не подлежащих возврату;
8) подлежащих возврату.
26. В дела какого года подшиваются Бизнес-планы 19971999 гг.
27. Какие сроки хранения документов регламентированы?
1, 2, 3, 4, 5, 10, 15, 20, 30, 40, 50, 55, 75, 75-В
70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
28. Напишите схему порядка составления документов о
приеме на работу:
1) личная карточка (дело);
2) запись в трудовой книжке;
3) трудовой контракт;
4) приказ о приеме;
5) личный счет по заработной плате.
29. Сколько экземпляров контракта составляется?
1, 2, 3, 4.
30. Кто подписывает контракт?
1) Директор предприятия;
2) начальник отдела кадров;
3) начальник функционального отдела;
4) начальник канцелярии;
5) работник;
6) юрист.
31. Сколько лет хранится контракт:
1, 2, 3, 4, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 40, 50, 60, 75, 75-возраст.
32. Какие разделы включают должностные инструкции?
33. Сколько лет хранятся должностные инструкции после
их отмены?
1, 2, 3, 5, 10, 15, 20, 25, 50, 75.
34. Назовите этапы подготовки приказов.
35. Перечислите реквизиты приказа?
36. С кем согласовываются приказы?
1) Гл. бухгалтером
2) Юрисконсультом
3) Нач. отдела
4) Нач. отдела кадров.
37. Что такое оферта и акцепт?
38. Кто подписывает приказы по личному составу?
(увольнению, перемещению, приему на работу):
1) Директор
2) Гл. бухгалтер
3) Юрист
4) Нач. отдела, где работает сотрудник
5) Нач. отдела кадров.
71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
39. Какие из перечисленных документов являются организационными:
1) Устав;
2) должностная инструкция;
3) приказ;
4) распоряжение;
5) протокол;
6) штатное расписание;
7) баланс.
40. Какие документы можно отнести к информационносправочным:
1) трудовые контракты;
2) факсы;
3) карточки Т-2;
4) лицевые счета;
5) инвентаризационные акты;
6) справки;
7) телефонограммы;
8) докладные записки.
41. Какие документы не выдаются на руки сотрудникам?
1) трудовые контракты;
2) лицевые счета;
3) приказы;
4) личные дела.
42. Где и как оформляется реквизит “Виза”.
43. Где и как определяется реквизит “Резолюция”.
44. Сколько времени хранятся приказы по личному составу:
5, 10, 15, 25, 75, 75-В.
45. Какие документы включают личные дела?
46. Назовите этапы работы с исходящими документами?
47. Назовите этапы работы с входящими документами?
48. Назовите сроки рассмотрения поступающих документов руководителем?
49. Как фиксируется выдача документа исполнителю?
72
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Вопросы для подготовки к зачету
1. Что включают в себя понятия «информация», «документ»,
«реквизит документа»?
2. Назовите функции документа?
3. В чем заключается юридическая сила документа?
4. Какие реквизиты документа и действия в процессе его обработки служат юридическими доказательствами?
5. Что изучает дисциплина «Документационное обеспечение
управления»?
6. Какие законодательные акты по регламентации работы с
документами вы знаете?
7. Что представляет собой понятие «система документации»?
8. В чем заключается сущность унификации и стандартизации документов?
9. Какие унифицированные системы документации вы знаете?
10. Что представляет собой бланк документа и какие виды
бланков вы знаете?
11. Какое значение имеет изображение герба и эмблемы на
бланке документа?
12. Расшифруйте понятие «автор документа».
13. Расшифруйте понятие «адресат».
14. В каких случаях составляется список рассылки?
15. Какие способы утверждения документов вам известны?
16. В какой форме может быть представлен текст документа?
17. Как оформляется приложение к документу и его подписание?
18. С кем и какими способами осуществляется согласование
документов?
19. В каком виде должна быть выполнена резолюция?
20. Каким образом выполняется отметка о контроле?
21. Каков порядок выдачи дел другим подразделениям или
сторонним организациям?
22. Для чего ставится печать на документе?
23. Как оформляются приказы по основной деятельности и по
личному составу?
73
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
24. В чем заключается документирование коллегиальной деятельности?
25. Как оформляются протоколы и выписки из них?
26. Как выполняется реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона»?
27. Какие подразделения входят в состав службы ДОУ?
28. Что представляет собой документооборот учреждения?
29. Как оформляются входящие документы?
30. Как оформляются исходящие и внутренние документы?
31. Какие способы совершенствования и сокращения документооборота вам известны?
32. В чем заключается контроль исполнения документов?
33. Когда документ считается исполненным и снимается с
контроля?
34. Что представляет собой номенклатура дел и какую функцию она выполняет?
35. Что представляет собой экспертиза ценности документов?
36. Государственная архивная служба, ее задачи и компетенция.
Перечень нормативных актов
1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря
1993 г.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и
Часть 2.
3. Кодекс законов о труде Российской Федерации.
4. Закон Российской Федерации от 2 апреля 1993 г. № 4737-I
«О сборе за использование наименований «Россия», «Российская
Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний» (с. изм. от 19 мая 1995 г., 28 апреля 1997 г.).
5. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об
информации, информатизации и защите информации».
6. Федеральный закон от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. и
доп. от 18 февраля 1999 г.).
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
7. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. М.: – Государственная архивная служба России, 1993.
8. Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.
№ 191.
9. Постановление Правительства Российской Федерации «Об
упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.
10. Положение об Архивном фонде Российской Федерации.
Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17
марта 1994 г. № 552.
11. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации
от 28 декабря 1998 г. №1562.
12. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации
РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и
содержанию стандартов.
13. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
14. Оформление документов. Методические рекомендации на
основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.:
ВНИИДАД, 1998, 108 с.
15. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения.
16. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.
17. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: Минтруд РФ, 1998.
18. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.:
ВНИИДАД, 1991.
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
19. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). ЦБНТ Минтруда Российской
Федерации. – М.: 1995, 26 с.
20. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением
Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г.
№ 327/17-42). – ЦБНТ Госкомтруда. – М.: Экономика, 1988, 30 с.
21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. – М., 2000.
Литературные источники
1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО «ИнтелСинтез», 2000. – 224 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практич. пособие. – М.:
ЗАО «Интел-Синтез», 2003. –184 с.
3. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф.
Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
4. Документационное обеспечение управления: программа
курса для студентов экономического факультета / Составитель
М.И. Додонова. – М.: ИМПЭ, 2002. –17 с.
5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М.:
ЗАО «Интел-Синтез», 1999. – 208 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Интел-Синтез», 2000. – 328 с.
7. Новый перечень типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций с указанием сроков их хранения // Охрана
труда и социальное страхование. 2003. № 4. С. 17 - 23.
8. Организация делопроизводства: Методические указания
для студентов-заочников учреждений среднего профессионального образования по специальности 06.11 «Делопроизводство и
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
архивоведение» / Составитель Додонова М.И. – М.: ИМПЭ
им. А.С. Грибоедова. -38 с.
9. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах
и службах, должностные инструкции / К.А. Волкова, И.П. Дежкина и др. – М.: ОАО «Экономика», НОРМА, 1997. – 526 с.
10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления
(Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРАМ, 2002. -256 с.
11. Составление и оформление служебных документов:
Практическое пособие для коммерческих фирм общественных
организаций и государственных структур / Под ред. проф.
Т.В. Кузнецовой. – М.: ЗАО «Интел-Синтез», 1999. – 224 с.
12. Старобинский Е.Э. Как упорядочить работу коммерческих организаций (организационные документы и должностные
инструкции). – М.: ЗАО «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
13. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению. – М.: ПРИОР, 1999. – 96 с.
14. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятий. – М.: ПРИОР, 1999. – 144 с.
15. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов
на компьютере: Практическое пособие. – М.: ПРИОР, 1999. –
144 с.
16. Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях. – Ярославль: Государственный
архив Ярославской области, 2001. – 63 с.
17. Труханович Л.В., Шур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: Дело и сервис, 2005. – 650 с.
18. Хозяйственные документы: Сборник договоров. – М.:
ПРИОР, 2003. -228 с.
19. Журналы: «Делопроизводство», «Кадровые решения»,
«Управление персоналом», «Архивное дело», «Трудовое право»,
«Справочник кадровика», «Секретарское дело».
77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 1
Перечень документации,
входящей в общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД)
(Класс 0200000)
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Документация по созданию организации, предприятия.
Документация по реорганизации организации, предприятия.
Документация по ликвидации организации, предприятия.
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.
Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия, организации.
Документация по приему на работу.
Документация по переводу на другую работу.
Документация по увольнению с работы.
Документация по оформлению отпусков.
Документация по оформлению поощрений.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Унифицированная система банковской документации
Платежная документация по безналичным расчетам через
банки.
Документация по кредитным операциям банков.
Документация по контролю за регулированием средств на
оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.
Документация по операциям банков, связанных с международными расчетами.
Исходная документация банков.
Документация по депозитарным операциям банков.
Платежная документация по безналичным расчетам через
банки – внутрибанковские формы документов.
78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутрибанковские формы документов
Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутрибанковские формы документов.
Выходная документация банков – внутрибанковские формы
документов.
Документация по денежному обращению – внутрибанковские формы документов.
Документация по кредитным операциям банков – внутрибанковские формы документов.
Бухгалтерская документация – внутрибанковские формы документов.
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной
бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
Финансовая документация.
Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
Учетная бухгалтерская документация.
Унифицированная система отчетно-статистической документации
Документация по статистике национальных отчетов и экономических балансов.
Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса.
Документация по статистике труда.
Документация по статистике материальных ресурсов.
Документация по статистике финансов.
Документация по социальной статистике.
Документация по статистике промышленности.
Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок
сельскохозяйственной продукции.
Документация по статистике капитального строительства.
Документация по статистике внешнеэкономических связей.
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Документация по статистике потребительского рынка и его
инфраструктуры.
Документация по статистике транспорта и связи.
Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
Отчетная бухгалтерская документация.
Регистры бухгалтерского учета.
Первичная учетная документация.
Унифицированная система документации по труду.
Документация по состоянию рынка труда.
Документация по трудовым отношениям.
Документация по повышению квалификации работников органов по труду.
Документация по охране труда.
Документация по минимальным потребительским бюджетам.
Документация по обращениям в органы по руду.
Унифицированная система документации пенсионного фонда
Российской Федерации
Документация по учету и распределению средств.
Документация по планово-экономической деятельности.
Документация по контрольно-проверочной деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации
Оперативно-коммерческая документация.
Товаросопроводительная документация.
Расчетная внешнеторговая документация.
Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.
Транспортная внешнеторговая документация.
Экспедиторская внешнеторговая документация.
80
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 2
Примерный перечень документов
с грифом утверждения
АКТЫ (проверок и ревизий, приема законченных строительных объектов, оборудования; экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научноисследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
ИНСТРУКЦИИ (правила) – (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и
т.д.).
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования; численности работников и
т.д.).
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работах и т.д.).
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с
указанием средств хранения материалов и т.д.).
ПЛАНЫ (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции по установленной
номенклатуре;
доходов
по
жилищно81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
коммунальному ремонту; работы коллегии научно-технического
совета, ученого совета и т.д.).
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)
РАСЦЕНКИ на производство работ.
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда
предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий, на капитальное строительство и т.д.).
СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические
условия).
СТРУКТУРНАЯ И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИИ.
ФОРМЫ унифицированных документов.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 3
Должностная инструкция
1. Общая часть
Отдел (подразделение) ________________________________
Полное наименование должности ______________________
Эта должность подчинена и получает приказы, рабочие распоряжения от ____________________________________________
Дополнительные распоряжения Вы можете получить от
________________________________________________________
Указания этих работников Вы выполняете только в том случае, если они не противоречат указаниям Вашего непосредственного руководителя.
Эта должность дает распоряжения и методические указания
(кому) __________________________________________________
Исполнителя этой должности замещает (наименование должности) __________________________________________________
Исполнитель этой должности замещает (наименование должности) __________________________________________________
Закрепление в должности _____________________________
Работа на данной должности требует от работника
следующей квалификации:
Признаки закрепления в должности
1.8.1. Образование
1.8.2. Специальность
1.8.3. Минимальный рабочий стаж
по специальности
Требования
2. Цели
Руководство организации для описываемой должности выдвинуло следующие цели: _________________________________
83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Функции
№
п/п
Перечень функций
Периодичность и срок выполнения
4. Информация
4.1. Для достижения общих целей Вашей организации и для
эффективного исполнения обязаннотсей Вы сотрудничаете с другими работниками подразделений организации и регулярно обмениваетесь следующей информацией:
Получаете
Передаете
Содержа- Форма Сроки и
Содержа- Фор- Сроки и
ние инпериодичние инма
периоформации
ность по- формации
дичность
лучения
передачи
1
2
3
4
5
6
с ____________________ отделом
с ______________________ цехом, и т.д.
4.2. Для выполнения своих обязанностей Вы регулярно обмениваетесь информацией с другими организациями:
Получаете
Передаете
Содержа- Форма
Сроки и
Содержа- ФорСроки
ние инпериодичние инма
и периоформации
ность по- формации
дичность
лучения
передачи
1
2
3
4
5
6
4.3. Для лучшей организации своей повседневной работы Вы
ведете следующие журналы, карточки, контрольные карты и т.д.
________________________________________________________
№
п.п.
Содержание
и цель информации
Форма
84
Периодичность
составления
информации
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Права
Для выполнения Ваших обязанностей Вам предоставлены
следующие права:
5.1. Относительно своих подчиненных - давать распоряжения
и контролировать их исполнение
Подчиненные (указать должПо вопросам
ность)
5.2. Самостоятельно решать следующие вопросы: _________
________________________________________________________
5.3. Вы являетесь представителем организации и ведете переписку по следующим вопросам (для начальников служб и подразделений) _____________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
6. Ответственность
На данной должности Вы несете ответственность за задержку
и слабую работу в направлении поставленных целей и за неполное использование предоставленных Вам прав.
Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на
основе следующих показателей: ___________________________
________________________________________________________
7. Дополнения и изменения
№
п.п.
Какой пункт в Новая редакция Дата
должностной ин- изменение ре- изменеструкции изменя- дакции
ния
ется
Должностную инструкцию
составил:
Кто
утвердил
Должностную инструкцию
утвердил:
(подпись)
(подпись)
“____” ______________ 1999 г.
85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 4
РЕЗЮМЕ
Кандидата на должность
начальника отдела маркетинга
Фамилия, имя, отчество
Адрес
Телефон и т.д.
Цель
Кратко объяснить, почему Вы решили поступить на работу в
нашу организацию.
Образование
Укажите место и время обучения в обратном хронологическом порядке.
Период обучения
Наименование организации
Адрес организации
Специализация
Полученная квалификация, степень и т.д.
Опыт работы
Укажите места работы в хронологическом порядке
Период работы
Наименование организации
Адрес организации
Должность
Основные обязанности
Приведите список наиболее важных маркетинговых проектов, проведенных с Вашим участием, и Вашу роль в осуществлении этих проектов.
Способности, навыки, личные качества
Укажите знание иностранных языков, владение водительскими правами, навыки работы с компьютерными системами и
прочее.
86
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Награды и отличия
Приведите список полученных академических и профессиональных наград с указанием даты получения.
Прочая информация
В данном разделе укажите все, что по Вашему мнению мы
должны учесть при рассмотрении Вашего заявления.
Рекомендации
Перечислите своих рекомендателей и способы связи с ними
или прилагаемые письменные рекомендации
1-_______________________________________________
2._______________________________________________
87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ РЕЗЮМЕ
Для того, чтобы привлечь внимание, ваше резюме должно
соответствовать запросам и желаниям работодателя.
На что обращают внимание работодатели в первую очередь, просматривая резюме кандидата?
- На четко сформулированную, грамотную цель резюме.
- На краткое, но информативное описание ваших качеств,
умений и навыков.
- На список ваших достижений, которые в какой-то степени
имеют отношение к искомой должности.
- На образование.
- На опыт работы в известных и серьезных компаниях.
- На стаж работы.
Выражайте свою мысль четко, кратко и ясно.
Не забудьте в резюме указать основные рабочие навыки.
Существует шесть основных рабочих навыков, о которых не
стоит забывать при составлении резюме. Предлагаем вам ключевые фразы на русском и английском языках. Их вы сможете использовать в резюме для описания рабочих навыков.
- высокая работоспособность (higher productivity),
- общительность (strong interpersonal skills),
- умение быстро и эффективно решать поставленные задачи
(effective problem-solving capability),
- достижение качественных результатов в работе (quality results),
- творческий подход к делу (creativity),
- умение обращаться с клиентами ( a customer-driven focus).
Если вы претендуете на руководящую должность, вы также
должны обладать предпринимательскими способностями. Например, в резюме должны указать на то, что вы ориентируетесь в
мире бизнеса, умеете правильно планировать свое рабочее время,
обладаете аналитическими способностями, разбираетесь в бухгалтерии и финансах , у вас есть задатки руководителя, умение
организовать работу персонала.
88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Помните, никто не любит слишком длинное резюме.
Многие специалисты по персоналу убеждены, что оптимальная длина резюме – 1-2 страницы формата А4. Некоторые даже
считают, что не стоит составлять тщательное, детальное резюме с
подробным описанием вашей трудовой деятельности. К вам могут потерять интерес. И наоборот, если вы интересно и лаконично предоставите основную информацию, вас могут пригласить на
интервью, чтобы выяснить интересующие работодателя детали.
Что вас выделяет среди других кандидатов на одну и ту же
должность?
В большинстве случаев большим плюсом является то, что у
вас есть высшее образование и вы работаете по специальности.
Об этом тоже следует упомянуть в резюме. Сегодня знание иностранных языков высоко ценится работодателями. Это тоже может помочь вам при поиске работы.
Перед тем, как отправлять резюме в какую-либо фирму, постарайтесь понять, что хочет увидеть работодатель в резюме кандидата на вакантную должность. Сопоставьте с вашими возможностями и способностями – это главный секрет успешного резюме.
89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 5
Форма договора (трудового соглашения)
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 6
Форма анкеты
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Содержание
1. Терминология документационного обеспечения
управления .................................................................................. 3
2. Источники норм и правил документирования....................... 7
3. Классификация документов ..................................................... 11
4. Требования государственных стандартов
к оформлению служебных документов ................................ 13
5. Унификация и стандартизация документов.
Системы документации .......................................................... 31
6. Юридическая сила документа ................................................. 32
7. Основные документы управления .......................................... 37
8. Организационные документы управления .......................... 38
9. Распорядительные документы. Организация
документирования управленческого решения................... 45
10. Документы по личному составу ............................................ 52
11. Организация службы делопроизводства.............................. 57
Тематика рефератов ...................................................................... 65
Тесты по дисциплине “Основы документационного
обеспечения” ............................................................................. 67
Вопросы для подготовки к зачету ............................................... 73
Перечень нормативных актов ..................................................... 74
Литературные источники ............................................................. 76
93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 1. Перечень документации, входящей
в общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД) (Класс 0200000) .............................. 78
Приложение 2. Примерный перечень документов
с грифом утверждения............................................................. 81
Приложение 3. Должностная инструкция ................................. 83
Приложение 4. Резюме кандидата на должность
начальника отдела маркетинга............................................. 86
Приложение 5. Форма договора (трудового соглашения) ...... 90
Приложение 6. Форма анкеты ..................................................... 92
94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Учебное издание
Документационное обеспечение
управления
(организационно-распорядительная документация)
Методические указания
Составитель Сальникова Лидия Николаевна
Редактор, корректор А.А. Аладьева
Компьютерная верстка И.Н. Ивановой
Подписано в печать 25.12.2005 г. Формат 60х84/16.
Бумага тип. Усл. печ. л. 5,58. Уч.-изд. л. 3,5.
Тираж 200 экз. Заказ
Оригинал-макет подготовлен
в редакционно-издательском отделе ЯрГУ.
Отпечатано на ризографе.
Ярославский государственный университет.
150000 Ярославль, ул. Советская, 14.
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 3
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
1. Общая часть
Отдел
(подразделение)
______________________________________________
Полное
наименование
должности
_____________________________________
Эта должность подчинена и получает приказы, рабочие распоряжения от
__________________________________________________________________
___
Дополнительные
распоряжения
Вы
можете
получить
от
_________________
Указания этих работников Вы выполняете только в том случае, если они
не противоречат указаниям Вашего непосредственного руководителя.
Эта должность дает распоряжения и методические указания (кому)
________
Исполнителя этой должности замещает (наименование должности)
________
Исполнитель этой должности замещает (наименование должности)
________
Закрепление
в
должности
___________________________________________
Работа на данной должности требует от работника
следующей квалификации:
Признаки закрепления в должности
Требования
1.8.1. Образование
1.8.2. Специальность
1.8.3. Минимальный рабочий стаж
по специальности
2. Цели
Руководство организации для описываемой должности выдвинуло
следующие
цели:
___________________________________________________________
№ п/п
Перечень функций
3. Функции
Периодичность и срок выполнения
4. Информация
4.1. Для достижения общих целей Вашей организации и для
эффективного исполнения обязаннотсей Вы сотрудничаете с другими
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
работниками подразделений организации и регулярно обмениваетесь
следующей информацией:
Получаете
Передаете
Содержание Форма
Сроки
и Содержание Форма Сроки
и
информации
периодичнос информаци
периодичнос
ть получения и
ть передачи
1
2
3
4
5
6
с ____________________ отделом
с ______________________ цехом,
и т.д.
4.2. Для выполнения своих обязанностей Вы регулярно обмениваетесь
информацией с другими организациями:
Получаете
Передаете
Содержание
Форма
Сроки
и Содержание Форма Сроки
и
информации
периодичнос информаци
периодичнос
ть получения и
ть передачи
1
2
3
4
5
6
4.3. Для лучшей организации своей повседневной работы Вы ведете
следующие
журналы,
карточки,
контрольные
карты
и
т.д.
_____________________
______________________________________________________________
___
№
п.п.
Содержание и цель
информации
Форма
Периодичность
составления
информации
5. Права
Для выполнения Ваших обязанностей Вам предоставлены следующие
права:
5.1. Относительно своих подчиненных - давать распоряжения и
контролировать их исполнение
Подчиненные (указать должность)
По вопросам
5.2. Самостоятельно
решать
следующие
вопросы:
______________________
5.3. Вы являетесь представителем организации и ведете переписку по
следующим вопросам (для начальников служб и подразделений)
____________________________________________________________________________________________________________________
__
6. Ответственность
На данной должности Вы несете ответственность за задержку и слабую
работу в направлении поставленных целей и за неполное использование
предоставленных Вам прав.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на основе
следующих
показателей:
_____________________________________________________
№
п.п.
7. Дополнения и изменения
Какой
пункт
в Новая
редакция Дата
должностной
изменение редакции
изменени
инструкции
я
изменяется
Должностную инструкцию
составил:
(подпись)
“____” ______________ 1999 г.
Должностную инструкцию
утвердил:
(подпись)
Кто
утвердил
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 4
РЕЗЮМЕ
Кандидата на должность начальника отдела маркетинга
Фамилия, имя, отчество
Адрес
Телефон и т.д.
Цель
Кратко объяснить, почему Вы решили поступить на работу в нашу
организацию.
Образование
Укажите место и время обучения в обратном хронологическом порядке.
Период обучения
Наименование организации
Адрес организации
Специализация
Полученная квалификация, степень и т.д.
Опыт работы
Укажите места работы в хронологическом порядке
Период работы
Наименование организации
Адрес организации
Должность
Основные обязанности
Приведите список наиболее важных маркетинговых проектов, проведенных
с Вашим участием и Вашу роль в осуществлении этих проектов.
Способности, навыки, личные качества
Укажите знание иностранных языков, владение водительскими правами,
навыки работы с компьютерными системами и прочее.
Награды и отличия
Приведите список полученных академических и профессиональных наград
с указанием даты получения.
Прочая информация
В данном разделе укажите все, что по Вашему мнению мы должны учесть
при рассмотрении Вашего заявления.
Рекомендации
Перечислите своих рекомендателей и способы связи с ними или
прилагаемые письменные рекомендации
1-_______________________________________________
2._______________________________________________
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ РЕЗЮМЕ
Для того, чтобы привлечь внимание, ваше
соответствовать запросам и желаниям работодателя.
На
что
обращают
внимание
работодатели
в
резюме
должно
первую
очередь,
просматривая резюме кандидата?
- На четко сформулированную, грамотную цель резюме.
- На краткое, но информативное описание ваших качеств, умений и
навыков.
- На список ваших достижений, которые в какой-то степени имеют
отношение к искомой должности.
- На образование.
- На опыт работы в известных и серьезных компаниях.
- На стаж работы.
Выражайте свою мысль четко, кратко и ясно.
Не забудьте в резюме указать основные рабочие навыки.
Существует шесть основных рабочих навыков, о которых не стоит забывать
при составлении резюме.. Предлагаем вам ключевые фразы на русском и
английском языках. Их вы сможете использовать в резюме для описания рабочих
навыков.
- высокая работоспособность (higher productivity),
- общительность (strong interpersonal skills),
- умение быстро и эффективно решать поставленные задачи (effective
problem-solving capability),
- достижение качественных результатов в работе (quality results),
- творческий подход к делу (creativity),
- умение обращаться с клиентами ( a customer-driven focus).
Если
вы претендуете на руководящую должность, вы также
должны
обладать предпринимательскими способностями. Например, резюме должны
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
указывать на то, что вы ориентируетесь в мире бизнеса, умеете правильно
планировать свое рабочее время, обладаете аналитическими способностями,
разбираетесь в бухгалтерии и финансах , у вас есть задатки руководителя, умение
организовать работу персонала.
Помните, никто не любит слишком длинное резюме.
Многие специалисты по персоналу убеждены, что оптимальная длина
резюме – 1-2 страницы формата А4. Некоторые даже считают, что не стоит
составлять тщательное, детальное резюме с подробным описанием вашей
трудовой деятельности. К вам могут потерять интерес. И наоборот, если вы
интересно и лаконично предоставите основную информацию, вас могут
пригласить на интервью, чтобы выяснить интересующие работодателя детали.
Что вас выделяет среди других кандидатов на одну и ту же должность?
В большинстве случаев большим плюсом является то, что у вас есть высшее
образование и вы работаете по специальности. Об этом тоже следует упомянуть в
резюме. Сегодня знание иностранных языков высоко ценится работодателями.
Это тоже может помочь вам при поиске работы.
Перед тем, как отправлять резюме в какую-либо фирму, постарайтесь
понять, что хочет увидеть работодатель в резюме кандидата на вакантную
должность. Сопоставьте с вашими возможностями и способностями – это главный
секрет успешного резюме.
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа