close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

1034.Информационные технологии в менеджменте Соловьев А В

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова
А.В. Соловьев
Информационные
технологии в менеджменте
Учебное пособие
Рекомендовано
Научно-методическим советом университета
для студентов, обучающихся по специальностям
Менеджмент организации, Бухгалтерский учет, анализ и аудит
Ярославль 2008
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 65.01+65.7(0758)
ББК У 9(2) 212я73+У.в611я73
С 60
Рекомендовано
Редакционно-издательским советом университета
в качестве учебного издания. План 2008 года
Рецензенты:
В.Г. Ухтомский, канд. техн. наук,
доцент кафедры менеджмента ЯФ МЭСИ;
кафедра проектирования экономических
информационных систем МУБиНт
С 60
Соловьев, А.В. Информационные технологии в менеджменте: учебное пособие / А.В. Соловьев; Яросл. гос. ун-т. – Ярославль : ЯрГУ, 2008. – 112 с.
ISBN 978-5-8397-0610-1
В пособие вошли разделы, охватывающие важные проблемы,
связанные с использованием информационных технологий в менеджменте: поисковые технологии, финансовый, инвестиционный
менеджмент, анализ финансовой деятельности предприятия, а
также тесно связанные с ними системы электронного документооборота (СЭД); включены перспективные интеллектуальные информационные технологии Data Mining, которые все активнее доминируют в составе информационных технологий управления;
вопросы теоретического и методологического характера. Данное
пособие является итогом преподавания дисциплины ИТУ в течение нескольких лет на экономическом факультете ЯрГУ.
Пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальностям 080507 Менеджмент организации, 080109 Бухгалтерский учет, анализ и аудит (дисциплины «Информационные
технологии управления»; «Информационные системы в экономике», блок СД), очной, очно-заочной и заочной форм обучения.
УДК 65.01+65.7(0758)
ББК У 9(2) 212я73+У.в611я73
ISBN 978-5-8397-0610-1
© Ярославский государственный университет, 2008
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Предисловие
В пособие вошли разделы, охватывающие важные проблемы,
связанные с использованием информационных технологий в менеджменте: поисковые технологии, в том числе и в такой важной
сфере, как правовая область управления. Естественно, нашли
свое отражение вопросы применения информационных технологий в реализации таких функций управления, как финансовый,
инвестиционный менеджмент, анализ финансовой деятельности
предприятия, а также тесно связанные с ними системы электронного документооборота (СЭД). И, наконец, в пособие вошли перспективные интеллектуальные информационные технологии Data
Mining, которые все чаще занимают доминирующие позиции в
составе информационных технологий управления.
В пособие включены вопросы теоретического и методологического характера. Практические примеры вынесены в методические указания [2]. Конечно, даже перечисленные темы не охватывают всех проблем этой сферы управленческой деятельности, например, активное использование интернет-технологий: создание
web-сайтов, интернет-бизнес и т.д.
Данное пособие является итогом преподавания дисциплины
«Информационные технологии управления» в течение нескольких лет на экономическом факультете ЯрГУ.
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 1
Информационные технологии поиска.
Справочно-правовые технологии
и системы
Работа руководителей любого ранга, многих специалистов
государственных и коммерческих структур непосредственно связана с использованием нормативных документов. В нынешних
условиях интенсивного законотворчества очень важно представлять реальную картину правового поля, в рамках которого приходится работать. И это очень непростая задача! Уследить за динамикой появления нормативных актов нелегко: каждую неделю
руководящие структуры государства принимают тысячи документов, причем далеко не все ведомственные нормативные акты
публикуются в широкой печати. Большая часть документов государственных структур попадает лишь в ведомственную рассылку,
доступную главным образом органам власти и государственным
учреждениям.
Таким образом, собрать воедино реально действующие нормативные документы очень сложно; но даже если вам это удалось, возникает нетривиальная задача поиска необходимых документов среди всей огромной базы. Вполне естественным следствием данной ситуации стал высокий спрос на справочноаналитические системы для работы с нормативной информацией.
В настоящее время у нас в стране существует целый ряд таких систем. Некоторые являются признанными лидерами в этой
области. Это системы «Гарант», разработанная НПП «ГарантСервис»; «Кодекс», созданная государственным предприятием
«Центр компьютерных разработок»; «Консультант Плюс», выпущенная НПО «Вычислительная математика и информатика»
(системы перечислены в алфавитном порядке). Но и другие справочные правовые системы имеют своих поклонников. Это, например, «Эталон» Научного центра правовой информации при
Министерстве юстиции России, «Юрисконсульт» АО «Информа4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ционные системы и технологии», «Юсис» Юридического информационного агентства INTRALEX и др. Список источников приведен в конце главы.
1.1. Сходства и различия
Несмотря на функциональную общность рассматриваемого
класса продуктов, их разработчики при создании своих систем,
как правило, использовали различные подходы.
Например, существует несколько вариантов формы представления информации. В одних системах все государственные
нормативные акты включаются в универсальную базу данных
(таковы, например, «Консультант Плюс» и «Юнис»). Для различных пользователей в зависимости от вида деятельности (крупный, средний или мелкий бизнес) и рода занятий наполнение
этой базы может различаться. Другие системы (например, «Гарант») правовую информацию представляют как набор тематических баз данных. А ряд систем предусматривает как универсальную, так и тематические базы данных («Кодекс», «Эталон»).
Информация в информационные банки систем поступает по
различным каналам. Многие документы берутся из печатных изданий. Фирмы-разработчики заключают договоры о прямом информационном обмене с государственными органами власти,
принимающими нормативные документы, а также с государственными структурами, где такая информация собирается и хранится.
Отличаются и подходы к юридической обработке нормативных документов. Например, в системе «Гарант» все изменения
сразу же вносятся в текст документа. И в базе данных сохраняется только его последняя редакция. Для отмененных документов
создаются архивы. В других системах («Консультант Плюс»,
«Юнис») сохраняются все редакции документов. Для основных
документов (законы, указы Президента, постановления Правительства и пр.) новые редакции готовятся сразу же, а для других
могут готовиться, когда накапливается несколько изменений. Документы, изменяющие правовые нормы, включаются и в те и в
другие системы.
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Основной инструмент поиска информации в справочных
правовых системах – поиск по реквизитам. Он реализуется с помощью карточки поиска, поля которой соответствуют отдельным
реквизитам документов (название, дата принятия, принявший орган и др.). Некоторые системы содержат дополнительные средства поиска документов: поиск по ключевым словам («Гарант» и
«Консультант Плюс»), приблизительный контекстный поиск
(«Кодекс») и т. д.
Пополнение баз данных также может проходить по-разному.
В одних случаях («Гарант») информационный банк полностью
переписывается. В других – используется метод фрагментарного
пополнения, когда система постепенно пополняется новыми документами.
Сейчас среди пользователей справочных систем становится
все больше представителей малого бизнеса, а также людей, для
которых представляют интерес документы, касающиеся общественных отношений (работа, приобретение недвижимости, наследование, дарение, защита прав потребителей и т.д.). Поэтому наблюдается тенденция к повышению «степени интеллектуальности» систем. Наряду с традиционными средствами поиска
документов, основанными на классификации, систематизации и
структуризации законодательства (эти средства широко применяют профессиональные пользователи), разрабатываются средства, приближающие процесс формирования запросов к естественному языку. Практически во всех системах реализован механизм
полнотекстового контекстного поиска. Отдельные системы, такие
как «Юсис», учитывают существование синонимов, а также наличие определений отдельных понятий.
В современных правовых системах, помимо баз данных нормативных документов, все шире выбор так называемых баз поддержки принятия решений. Они содержат примеры из судебной и
арбитражной практики, консультации, обзоры, аналитические
материалы по различным отраслям права, словари, электронные
версии печатных изданий.
Развитие справочных правовых систем может привести к появлению продукта, который не только предоставит потребителю
нормативную и справочную информацию, но и позволит ему ор6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ганизовать документооборот и делопроизводство. Программные
оболочки ряда систем («Кодекс», «Консультант Плюс», «Юсис»)
уже сейчас дают пользователю возможность создавать свои базы
данных с удобными ему принципами систематизации и классификации.
В силу жесткой конкуренции справочно-правовые системы
все больше становятся похожими друг на друга. Если в одной из
систем появляется нововведение, востребованное пользователем,
то в том или ином виде это решение в сжатые сроки появляется и
в других системах.
Все дальше уходят времена, когда поиск документов мог
проводиться только по одной тематической базе данных из всего
набора. Сейчас базы данных, установленные на компьютерах
пользователей, представляют собой единое информационное
пространство, и поиск документов можно проводить по всем базам сразу.
С развитием Интернета появилась возможность работать с
правовой информацией в оперативном режиме (on-line). С середины 1990-х годов разработчики начали создавать свои серверы.
До сих пор некоторые системы обеспечивают бесплатный доступ
к своим базам данных. Но, по мнению автора, скоро эта рекламная акция закончится. Будущее все-таки за коммерческим доступом к правовой информации.
Анализируя состояние рынка правовой информации, хотелось бы отметить комплексный подход к организации сервиса в
этой сфере. Фирмы-разработчики и их представители не только
предоставляют пользователям справочные системы и услуги по
поддержанию информации в актуальном состоянии, но и решают
вопросы обучения персонала работе с этими продуктами, обеспечивают поиск документов по индивидуальным заказам и техническую поддержку. Ряд фирм-производителей организовали выпуск периодических печатных изданий по своим системам.
Для более полного представления о возможностях современных правовых систем рассмотрим внутреннюю организацию некоторых популярных продуктов. Рейтинг популярности СПС
[табл. 8].
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.1.1. «Консультант Плюс»
Система представлена:
информационным правовым комплексом «КонсультантПлюс:Эксперт»;
универсальными базами данных:
«КонсультантПлюс:ВерсияПроф»
«КонсультантПлюс:РоссийскоеЗаконодательство»
«КонсультантПлюс:НалогиБухучет»;
а также специализированными базами:
«КонсультантБухгалтер»
«КонсультантФинансист»
«КонсультантАрбитраж»
«КонсультантМедицина Фармацевтика»
«ДеловыеБумаги», «ЦенныеБумаги»
«КонсультантПлюс:МеждународноеПраво».
Карточка реквизитов новой программной оболочки позволяет
проводить поиск документов по тематическому рубрикатору, по
ключевым словам, по реквизитам документов и по контексту (в
любом их сочетании). Для задания контекста названия документа
и текста используются словари. Система позволяет связать выбранные слова одним из следующих логических условий: «рядом», «и», «или», «кроме». Условие «рядом» означает, что выбранные слова расположены в пределах установленного диапазона строк. Поиск можно осуществлять одновременно по двум
контекстам. При «сложном поиске» контекста в тексте документа
логические условия задаются явно в виде поисковой формулы в
специальной строке запроса. После заполнения любого поля в
нижней строке карточки реквизитов выводится информация о количестве документов, удовлетворяющих введенным значениям.
Полученные в результате поиска документы сортируются по дате
их принятия.
Реализована возможность одновременного просмотра списка
и текста документа. В этом режиме экран делится на два окна: в
верхнее помещается выборка документов, а в нижнее – текст текущего документа. Все операции со списком документов и с текстом документа остаются доступными.
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Документы из списка можно поместить в папки. Система папок имеет одноуровневую организацию. Предусмотрена подготовка объединений и пересечений множеств документов, ведущих в папки. Содержимое папок при этом не меняется, формируется только результирующий список.
Режим «истории запросов» позволяет восстанавливать заполненные (в течение некоторого времени) карточки реквизитов и
формировать по ним списки документов. При этом можно уточнять поля карточки реквизитов. При работе в этом режиме в
верхнем окне отражается имя запроса (оно задается пользователем), дата и количество документов, соответствующих запросу. В
нижнем окне – название заполненного поля из карточки реквизитов и его значение. Списки документов, найденных по запросам,
можно пересекать или объединять, формируя сложный запрос.
Для облегчения работы с текстом реализован механизм закладок. При просмотре документа можно вызвать список всех закладок, установленных в этом документе, и выбрать нужную.
Предусмотрен также режим быстрого поиска, когда последовательно перебираются все закладки. Можно просмотреть список
всех закладок в системе. Этот список состоит из двух окон: в
верхнем указано имя закладки и номер строки документа, в которой она установлена; в нижнем – для закладки, выделенной курсором, указывается название документа, в котором она установлена.
Поддерживается система гипертекстовых ссылок. При работе
с документом система запоминает «историю переходов по ссылкам» для документа, с которого начался просмотр гипертекстовых ссылок.
1.1.2. «Гарант»
Эта система представлена универсальной базой данных:
«Законодательство России»
и набором тематических баз:
«Банковское законодательство»
«Таможенное законодательство»
«Жилищное законодательство»
«Землепользование. Недропользование. Природоохрана»
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
«Международное право»
«Международное право (Россия – СНГ)»
«Уголовное и административное право»
«Суд и Арбитраж», «Комментарии к законодательству»
«Проекты законов»
«Налоги, бухучет, предпринимательство»
«Формы правовых документов»
«Вопросы/Ответы по налогам и бухучету»
«Проспекты эмиссий акций коммерческих банков»
«Архивы Гаранта»
а также рядом баз по законодательству субъектов Российской
Федерации.
Согласно новой форме обслуживания, клиентам предлагаются не отдельные базы данных, а один из пяти комплектов баз.
Пользователь сам выбирает, какие базы войдут в приобретаемый
комплект. «Гарант-Сервис» только определяет количество баз,
входящих в каждый комплект, и рекомендует набор, оптимальный с точки зрения разработчика.
Сравнительно новая программная оболочка версии 4.0 позволяет проводить поиск документов по классификаторам (для составления тематических подборок документов), по карточке реквизитов (с указанием точных реквизитов документов и/или контекста из названия либо текста документа) и по ситуации (с
использованием ключевых слов для описания проблемы).
Списки документов, полученные в результате поиска, можно
сортировать по юридической силе, дате издания либо последнего
изменения, по алфавиту или по номеру. Документ или список документов можно сохранить в папке для их быстрого повторного
поиска. Система папок имеет многоуровневую структуру. Можно
просмотреть сразу все дерево папок, с указанием помещенных в
них документов. Списки, ранее сохраненные в папках, можно
объединять. К текущему списку можно добавлять документы из
сохраненных в папках списков. Можно отобрать из текущего
списка те документы, которые имеются в других списках.
Для хранения реквизитов, по которым часто проводится поиск документов, предназначены пять вкладок карточки реквизитов.
10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При работе с документами реализована возможность перехода в тексты других документов по системе гипертекстовых ссылок. Все просматривавшиеся документы запоминаются, и в любой момент можно вернуться к одному из просмотренных ранее
документов. В текстах документов можно устанавливать закладки. Сформированный список закладок, установленных во всех
документах, содержит названия этих закладок.
1.1.3. «Кодекс»
Система представлена универсальными базами данных:
«Действующее законодательство России»,
«Основные акты России» и
«Экономическое законодательство России».
Из большого перечня тематических баз отметим «Бухгалтерский учет и налогообложение предприятий», «Таможенное законодательство», «Банковское и финансовое законодательство»,
«Ценные бумаги. Приватизация», «Страховое законодательство»,
«Жилищное законодательство», «Строительство и архитектура»,
«Образцы правовых и деловых документов», «Комментарии, статьи, консультации на тему "Право и экономика"», «Международное право», а также базы данных, которые условно можно объединить в блоки «Юридическая практика», «Иностранное законодательство», «Электронные издания».
Программная оболочка 4.2.5.1. позволяет выполнять тематический поиск документа (для просмотра списка документов или
комментариев, относящихся к данной тематике), поиск по карточке реквизитов и приблизительный контекстный поиск (найти
документы по степени их близости к контексту заданного запроса: каждому документу присваивается весовой коэффициент;
«вес» выше у документов, в которых искомых слов запроса
больше и они чаще встречаются в тексте, особенно в заголовке).
Карточка реквизитов позволяет проводить поиск документов
как по реквизитам, так и по контексту. Можно отдельно задавать
контекст для названия документа и для текста. Поиск документов
можно вести одновременно по двум контекстам, а при задании
контекста можно использовать словари. Выбранные слова можно
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
связывать между собой различными логическими условиями,
указывать «расстояние» между словами.
Для полей карточки реквизитов ведутся протоколы, в которых сохраняются вводимые значения. При последующем заполнении карточки можно использовать содержимое этих протоколов.
Полученные при любом виде поиска списки документов
можно сортировать по любому реквизиту. Выбранные документы
нужно положить в папку. Система папок имеет многоуровневую
структуру, но в любой момент времени видна только одна ветвь
этого дерева. Со списком, помещенным в буфер, и с текущим
списком можно выполнять операции «объединение», «пересечение» и «разность».
Предусмотрена возможность устанавливать закладки в тексте
документов. Закладки сохраняются в папках пользователя. Для
выбора требуемой закладки необходимо открыть папку, в которую она помещена. Единого списка закладок нет, можно только
просмотреть список закладок, установленных в текущем документе. Этот список содержит названия закладок.
Реализован механизм гипертекстовых ссылок. Формируется
список просмотренных документов.
Далее подробно остановимся на характеристиках СПС «Консультант+» – несомненном лидере в этом классе систем в России.
Многие идеи, заложенные в технологии поиска «Консультанта+»,
воспроизводятся и в других СПС.
1.2. Поисковые возможности системы
Первый этап работы с правовой информацией заключается в
поиске нужных документов. Для этого в системах КонсультантПлюс предусмотрено составление соответствующего запроса путем заполнения так называемой Карточки реквизитов. При входе
в систему КонсультантПлюс: ВерсияПроф после открытия окна
«База данных КонсультантПлюс: ВерсияПроф» Карточка реквизитов появляется в окне автоматически.
Как уже отмечалось, можно выделить три основных вида поиска документов в СПС: поиск по реквизитам документов, пол12
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
нотекстовый поиск и поиск по специализированным классификаторам (по тематическому классификатору, по ключевым словам).
1.2.1. Поиск по реквизитам документа
Это наиболее простой, удобный и очевидный способ поиска.
Под поиском по реквизитам понимается поиск по номеру, виду
документа, принявшему органу, дате принятия и т.д. Удобство и
простота реализации этого вида поиска обычно не вызывают ни у
кого особых вопросов. Однако он применим только в тех ситуациях, когда точно известны реквизиты конкретного документа.
Основная проблема заключается в том, что в большинстве
реальных ситуаций неизвестно точно, какие документы необходимы. Поэтому чаще всего требуется поиск документов без заранее известных точных реквизитов, только на основании общего
смысла проблемы.
1.2.2. Полнотекстовый поиск (автоматический поиск
по словам из текста документа)
Этот вид поиска основан на автоматической обработке текста. При запросе на поиск тех документов, где встречается конкретное слово, автоматически происходит перебор всего массива
документов и выбор всех тех документов, где это слово встречается. Существуют быстрые алгоритмы такого поиска, когда при
первоначальном вводе каждого документа все встречающиеся в
нем слова вносятся в общий словарь, и в дальнейшем при поиске
по любому слову из словаря можно мгновенно получить список
всех документов, где оно встречается.
Более того, на основе полнотекстового поиска могут быть
реализованы различные способы формирования поисковых запросов. Простейшим запросом является следующий: найти все
документы, содержащие одно слово, например БУХГАЛТЕР. Более сложным вариантом запроса является запрос на поиск всех
документов, содержащих два слова, например ГЛАВНЫЙ и
БУХГАЛТЕР. Если эти два слова соединены логическим условием И, то будут отобраны только те документы, где есть одновременно оба слова. Если указаны два слова, соединенные логиче13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ским условием ИЛИ, то будут отобраны документы, где есть хотя
бы одно из этих слов. Такие логические выражения могут быть
еще более сложными.
При формировании сложных запросов может дополнительно
использоваться признак близости слов. В запросе ГЛАВНЫЙ И
БУХГАЛТЕР может быть указано, что слова должны находиться
РЯДОМ, например, в пределах 2 (или 3) строк.
Основное преимущество полнотекстового поиска состоит в
том, что он не зависит от субъективных мнений или ошибок специалистов-разработчиков и всегда по любому слову дает возможность получить полный и абсолютно точный список документов, где искомое слово встречается. Ничего не будет забыто и
пропущено. Другими словами, на любой запрос можно получить
ответ, подготовленный по понятному для пользователя правилу,
не зависящему от субъективной позиции обработчика.
Но, конечно, у полнотекстового поиска имеются и свои недостатки. Во-первых, полученный список будет содержать много
«шума», то есть те документы, где искомое слово используется
не в нужном контексте и т.п. Во-вторых, не будут найдены те документы, где встречаются синонимы данного термина. Так, задав
поиск по слову НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИЙ, невозможно автоматически получить те документы, где используется выражение
ЛИЦО, НЕ ДОСТИГШЕЕ ВОСЕМНАДЦАТИ ЛЕТ. Эта проблема частично решается усложнением задаваемых поисковых выражений, но все равно трудно во всех случаях добиться такой же
точности, как при заранее проделанной ручной экспертной обработке (см. следующий пункт).
1.2.3. Поиск по специализированным
классификаторам
Существует достаточно много разновидностей классификаторов. Так, можно считать, что описанный выше поиск документов по реквизитам также является поиском по классификатору.
Такого рода классификаторы имеют жесткую структуру, не зависящую от субъективной точки зрения тех, кто обрабатывает информацию. Например, при поиске документа по его виду струк14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
тура и состав соответствующего классификатора жестко и формально определены объективно существующими видами документов (закон, указ, письмо и т.д.).
Однако в этом пункте мы будем рассматривать другой вид
классификаторов, структура которых (в отличие от упомянутых
выше) существенно зависит от опыта и взглядов экспертов – обработчиков информации.
Общей чертой всех разновидностей поиска по этим классификаторам является то, что вся информация проходит предварительную обработку и рубрицируется. Это означает, что эксперт
ставит в соответствие каждому элементу информационного массива (документу в целом или его части) определенный элемент
классификатора, то есть, таким образом, указывается определенная рубрика. После такой обработки пользователь может выбрать
интересующую его рубрику и получить всю подборку документов или их частей, которые были предварительно отобраны экспертом.
Чаще всего в основе таких классификаторов лежит предмет
правового регулирования, «тема» документа. При этом классификатор представляет собой систему юридических понятий (рубрик, ключевых слов, дескрипторов), отражающих содержание актов, которые составляют информационный массив.
В зависимости от расположения рубрик классификаторы
можно разделить на иерархические и алфавитные.
В первой разновидности классификаторов (к ним относятся
классификаторы, о которых говорилось выше) рубрики расположены в иерархическом порядке, от общего к частному. Такое
расположение рубрик более традиционно, оно напоминает оглавление книги и понятно абсолютному большинству пользователей.
В разных базах данных используются различные классификаторы
этой разновидности: Общеправовой классификатор отраслей законодательства (ОКОЗ), его модификации или другие независимые разработки.
Вторая разновидность классификаторов опирается на специальные словари, состоящие из юридических понятий, расположенных уже в алфавитном порядке (в частности, к этой разновидности классификаторов относятся ключевые слова).
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Каждая из этих разновидностей классификаторов (чаще вторая) может усложняться путем уточнения и увеличения количества юридических понятий, составляющих классификатор. Рубрики могут состоять из некоторого набора терминов и представлять собой описание определенной ситуации. Такие ситуации,
как правило, очень многочисленны и требуют определенного поискового аппарата.
Основной проблемой при использовании для поиска документов специализированных классификаторов является то, что
предварительная обработка документов происходит вручную, то
есть рубрицирование документов проводится конкретными специалистами компаний-разработчиков СПС. Очевидно, что такая
работа не может полностью исключать ошибок, допускает субъективные решения при рубрикации и т.п. Отметим, что основное
преимущество этого поиска – точное попадание в необходимый
документ или даже норму – одновременно является и потенциальным недостатком, так как «точная» ссылка может быть проставлена ошибочно. К тому же чем детальнее проводится рубрицирование, тем больше вероятность ошибок.
1.3. Практические способы
организации поиска
1.3.1. Понятие Карточки реквизитов
Структурной единицей информационного банка системы является документ. Любой документ, кроме непосредственно текста, имеет определенные идентификационные характеристики
(реквизиты): название, дата принятия, вид документа и т.д., которые отличают данный документ от других. Поэтому, чтобы найти
необходимый документ, нужно тем или иным способом указать
эти характеристики.
Чтобы было легче понять основные принципы поиска документов в компьютерной базе данных, проведем аналогию с поиском документов в библиотеке.
Там для получения нужной литературы, прежде всего, необходимо заполнить карточку запроса – требование, где указывает16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ся, например, название журнала, год и месяц издания, его номер.
Точно не зная эти данные, читатель, как правило, обращается в
систематический каталог библиотеки, где ищет подборку литературы по нужной тематике. Затем он заполняет карточку запроса,
отдает ее библиотекарю и ждет ответ.
Для получения нужных документов из системы аналогично
требуется заполнить соответствующую карточку запроса, или,
как она называется в системе, Карточку реквизитов.
Карточка реквизитов – основное средство поиска документов
в информационной базе (ИБ) систем. Она представляет собой
таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его
реквизиты заносятся в соответствующий словарь.
Таким образом, любому документу из ИБ обязательно соответствует определенный элемент в словаре каждого поля Карточки реквизитов и, наоборот, каждому элементу любого словаря
соответствует хотя бы один документ из ИБ.
Поэтому в словари входят все имеющиеся реквизиты и нет
ни одного лишнего. Например, обратившись в словарь поля «Дата принятия», можно убедиться, что за 1924 г. имеется только одна дата – 23.04.24. Это означает, что в информационном банке
есть хотя бы один документ с этой датой принятия, но нет документов, принятых, например, 24.04.24 и т.д.
Слова в словарях полей «Название документа» и «Текст документа» расположены в следующем порядке: сначала идут иностранные слова в алфавитном порядке, затем русские слова в алфавитном порядке. Римские цифры рассматриваются как латинские слова. Многие слова в данных словарях заканчиваются
символом «*», который заменяет окончание слова и позволяет
искать слова с любым окончанием, то есть в различных грамматических формах.
Например, если при поиске документов указать в поле «Название документа» слово НАЛОГ*, то будут найдены документы,
в названии которых встречаются слова НАЛОГ, НАЛОГИ, НАЛОГАХ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ и т.д.
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.3.2. Организация поиска документов
в системах КонсультантПлюс
Для поиска требуемого документа необходимо сформировать
запрос – заполнить некоторые поля Карточки реквизитов. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки реквизитов. Если же какое-то поле
Карточки реквизитов не заполнено, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения.
Например, поиск по пустой Карточке реквизитов приведет к
формированию списка документов, включающего все документы
информационного банка.
Указанная особенность вовсе не означает необходимость заполнять все поля Карточки реквизитов. Наоборот, для поиска
любого документа достаточно правильно заполнить лишь два –
три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой
информации в большинстве случаев будет вполне достаточно.
Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.
При заполнении полей Карточки реквизитов следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки реквизитов. В ней содержится информация о количестве документов
из ИБ, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного
поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет
уменьшаться, о чем сообщит информационная строка.
Как уже было сказано, нужно стараться заполнять не более
двух – трех полей. Информационная строка поможет принять
решение: или формировать список найденных документов, или
уточнить запрос.
Если количество найденных документов нас устраивает (желательно, чтобы оно не превышало 30 – 50 документов), надо
щелкнуть мышью по кнопке Поиск в нижней части окна или нажать клавишу F9 для перехода в сформированный список документов.
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.3.3. Методика организации поиска
Необходимо различать два вида поиска.
Поиск конкретного документа. В этом случае, как правило,
известны какие-либо реквизиты документа: принявший орган,
примерное название, примерная дата принятия, реже (но это самый хороший вариант) – номер документа.
При таком виде поиска следует начинать с введения тех данных о документе, в правильности которых мы наиболее уверены.
При этом необходимо контролировать количество документов,
соответствующих запросу, по информационной строке в нижней
части Карточки реквизитов. Если нужный документ не находится, то варьируются данные запроса. Наличие же точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.
Поиск информации по определенному вопросу надо начинать
с максимально широкого запроса и использовать тематический
поиск (начиная с рубрик верхнего уровня), поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по
ключевым словам. При поиске по тексту документа следует обязательно использовать возможные синонимы, задавать условие близости слов, производить перестановку слов в словосочетаниях.
В рассматриваемом случае, как правило, приходится формировать несколько вариантов запросов. При этом желательно сохранять найденные списки документов в так называемых папках,
чтобы иметь затем возможность легко уточнить сделанные запросы.
Сформировав список документов по тому или иному варианту запроса, полезно изучить имеющиеся в этих документах ссылки на другие документы.
Здесь снова можно провести аналогию с поиском нужной литературы в библиотеке.
В случае поиска конкретного документа мы, если это необходимо, справляемся по алфавитному каталогу для уточнения реквизитов, осуществляя поиск в нем по предполагаемым реквизитам (автору, названию, номеру, году издания и т.д.).
В случае же поиска не отдельного документа, а подборки документов (списка литературы) по какому-то конкретному вопросу необходимо обращаться к систематическому каталогу и фор19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
мировать предполагаемый список литературы исходя из нужной
тематики.
Резюмируя сказанное, еще раз кратко опишем алгоритм заполнения Карточки реквизитов в каждом из перечисленных выше
случаев.
• При поиске конкретного документа надо внести известные
его реквизиты в Карточку. Если сформированный таким образом
список будет слишком большим, следует уточнить запрос, например, заполнением поля «Текст документа», используя слова,
которые, скорее всего, должны содержаться в тексте документа.
• При поиске документов в целом по какому-либо вопросу
(то есть когда реквизиты документов не известны, а имеется
лишь их общая тематическая направленность) следует начинать с
максимально широкого запроса, используя поля «Тематика»,
«Текст документа», «Ключевые слова», а затем рассмотреть различные варианты уточнения запроса и сужения списка найденных документов.
1.3.4. Дополнительные сервисные возможности
Программные технологии высокого уровня, кроме непосредственного поиска документов, обычно включают некоторые
очень полезные сервисные инструменты. Отметим ряд возможностей, реализованных в системах КонсультантПлюс.
• Возможность создавать собственные постоянные подборки
документов по какой-либо проблеме (так называемые папки документов). При этом поиск возможен как по всей базе, так и по
конкретным папкам. Пользователи, работающие на различных
компьютерах, могут обмениваться такими папками. Это позволяет организовать коллективную работу нескольких специалистов
над общей проблемой.
• Возможность ставить закладки в тексте, что удобно при работе с большими документами.
• Наличие гипертекстовых связей между документами, позволяющих нажатием одной клавиши переходить из одного документа в другой.
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word с
уникальной возможностью конвертирования текстовых таблиц в
«раздвижные» таблицы редактора, готовые к заполнению.
1.4. Технологии передачи информации
1.4.1. Достоинства и недостатки различных подходов
В практике использования СПС утвердилось два способа.
Первый способ – удаленный доступ. В этом случае эталонная
база имеется полностью только на сервере компании-разработчика. На компьютере пользователя копия базы (системы) отсутствует, и для получения доступа к любому документу необходимо использовать телекоммуникации.
При втором способе вся информационная база со специальной поисковой оболочкой, то есть полноценная СПС, устанавливается на компьютер пользователя или на его локальную сеть, и
вся свежая информация целиком загружается в эту базу.
С чисто финансовой точки зрения технологии удаленного
доступа более удобны для тех пользователей, которым не требуется очень часто обращаться к правовым базам.
В последнее время наибольшую популярность приобретает
работа с информацией через Интернет. Работа в сети Интернет –
это, по сути, тоже использование удобной технологии удаленного
доступа. Причина ее популярности в очень простом и удобном
графическом интерфейсе, позволяющем в едином стандарте работать с любой информацией.
С другой стороны, обстоятельная исследовательская работа с
многократными повторными обращениями к одним и тем же документам, во-первых, может быть неэффективна из-за серьезной
зависимости от работы телекоммуникационных сетей и, вовторых, пользователь лишается ряда дополнительных сервисных
возможностей, которые могут быть реализованы только при работе со специализированной программной оболочкой, установленной на своем компьютере или локальной сети.
21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.4.2. Перспективы развития рынка СПС
По словам разработчиков СПС, сегодня развитие рынка СПС
идет по двум основным направлениям. Во-первых, расширяется
спектр доступной информации. Если законодательная информация уже несколько лет полностью доступна пользователям, то,
например, судебная практика – относительно новая область, которая сейчас становится особенно актуальной для специалистов.
То же самое можно сказать об авторской информации – пользователям все больше важен доступ ко всевозможным экспертным
комментариям, консультациям, обзорам и т.д. Во-вторых, активно развиваются программные технологии. За последние год – два
ведущие игроки выпустили на рынок новые программные разработки. Компания «Консультант Плюс» еще в 2004 году ввела новую технологию «КонсультантПлюс Технология 3000», а компания «Гарант» в настоящее время постепенно переводит своих
клиентов на «Платформу F1».
Естественно, программные технологии в дальнейшем будут
постоянно совершенствоваться. Например, в компании «Консультант Плюс» перешли на новую серию «Технологии 3000»
(«Технология 3000 Серия 200»), в которой появятся принципиально новые возможности поиска по тексту, произойдут изменения в интерфейсе системы, получит развитие правовой навигатор.
Это позволит серьезно сэкономить время пользователей при работе с системой и обеспечит дополнительное удобство работы.
Контрольные вопросы
1. Почему справочно-правовые системы актуальны в работе
менеджера?
2. Какие СПС наиболее популярны в России?
3. В чем проявляется сходство и различие СПС «Консультан+», «Гарант» и «Кодекс»?
4. Какие поисковые технологии лежат в основе СПС?
5. Чем характеризуется поиск по реквизитам?
6. Как осуществляется полнотекстовый поиск в СПС?
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
7. Как организован поиск по специализированным каталогам
в СПС?
8. Опишите методику организации поиска в СПС на примере
«Консультант+», «Гарант».
9. Как осуществляется технология передачи правовой информации в СПС?
10. Каковы перспективы развития рынка СПС в России?
Рекомендуемая литература
1. Введение в правовую информатику: Справочные правовые
системы Консультант Плюс: учебник для вузов / Под общ. ред.
Д.Б. Новикова, В.Л. Камынина. – 3-е изд., доп. и испр. – М.: НПО
«Вычисл. математика и информатика», 2000. – 318 с.
2. Камынин, В.Л. Методическое пособие для преподавателей
вузов, ведущих занятия по обучению работе с СПС Консультант
Плюс / В.Л. Камынин. – М: ЗАО «КонсультантПлюс Новые Технологии», 2006. – 264 с.
3. Правовая система Гарант-WWW http://garant.park.ru/
4. Гарант-Интернэшнл (СПб) http://www.garant.spb.ru/ Система Кодекс
5. Информационная система «Кодекс» http://www.kodeks.net/
6. Информационно-правовой сервер «ВК-Кодекс» http://www.
wkkodex.ru/
7. КонсультантПлюс http://www.consultant.ru/ скриншот
8. ООО «Кадис» http://www.kadis.net/
9. ИнфоЦентр ЮНОНА http://www.unona.ru/ Базы данных,
новости законодательства, подборки нормативно-правовых актов
10. Ваше Право http://www.ist.ru/vp/cgi-bin/request.exe
11. Inforis. Российское законодательство http://www.laws.ru/
12. Научно-технический центр правовой информации «Система» ФАПСИ http://www.systema.ru/
13. ИС «Россия» http://www.cir.ru/
14. Клевер. Новости законодательства http://www.moscow.
klever.net/labas/topnews.html
15. INTRALEX http://www.intralex.ru/
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
16. Законодательство и право. Инфоарт http://www.infoart.ru/
legal/index.htm
17. Integrum-Techno http://www.integrum.ru/
18. Библиотека InfoScience 1 http://www.minstp.ru/DOCS.NDX
/URI/INDEX.HTM
19. Правовая система «Референт» http://www.referent.ru/
20. Равновесие-Медиа http://www.arbt.ru/
21. База данных правовой информации «ФОНД» (НЦПИ при
Минюсте России) http://www.scli.ru/
22. БД «Закон» http://base.vcom.ru/lawindex.html
23. Legislation in Russia http://law.optima.ru/
24. Информационная система строительного комплекса
http://www.zodchiy.ru/32
25. База данных юридических документов (налогообложение
и бухгалтерский учет) http://www.active.ru/docum01.html
26. Информационные технологии для участников ВЭД
http://www.ctm.ru/
27. Налоговое
законодательство
на
Рамблере
http://www.rambler.ru/nalogy/nallaw.html
28. Таможня-Консультант http://www.fem.ru/customs/
29. Форте АйТи http://www.forte94.ru/
30. Сборник российского законодательства http://go.to/zakon
31. Компания ЭПМ http://www.epm.ru/ Законодательство
стран СНГ
32. Национальный центр правовой информации Республики
Беларусь http://ncpi.gov.by/
33. Право
(юридическая
информационная
система)
http://www.pravo.eastlink.uz/
34. Законодательное регулирование рынка ценных бумаг
http://pavlodar.com/win/zakon/zakondat.html
35. Законодательство Украины (сервер Верховной Рады)
http://www.rada.kiev.ua/zak1.htm
36. Инфоресурс http://info.resourcecorp.net/
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 2
Информационные технологии
и системы электронного
документооборота (СЭД)
2.1. Актуальность СЭД
Практика, сложившаяся при ручной обработке информации,
показывает, что система документооборота сложна и громоздка
из-за существования различных форм документов, многоэтапного
прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой
продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на
складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов,
каждый показатель встречается в среднем в трех – четырех документах.
По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% – это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о
необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию
работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации
делопроизводства вызван целым рядом причин.
С документами работают абсолютно все организации и
большое количество частных лиц.
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Практически каждая организация сталкивается с проблемами
в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации:
документы теряются, не контролируются и т.д.
За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и
организации получают реальный шанс улучшить качество своего
управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию.
Возросли запросы пользователей на усовершенствованные
программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими
местами, информационными и прикладными системами.
Терминология
В отечественных учреждениях особенно часто подменяют
два понятия – документооборот и делопроизводство. Возможно,
из-за того, что документооборот звучит, как бы красивее, а может
быть еще почему-то, но эти два термина подменяются.
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Из всего следует особо выделить движение,
так как движение документов между пунктами их обработки и
есть непосредственно документооборот. Точнее, документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Запутанность терминологии в этой области работы существенно затрудняет правильное позиционирование разнообразных
систем, предлагаемых на рынке. Для лучшего понимания терминов следует выделить два уровня документационной деятельности – технологический и управленческий.
Технологический уровень касается отдельных функций по
работе с документами: их составления, регистрации, перемещения, хранения, доступа и т.д. Именно автоматизация этих функций и является целью большинства массовых зарубежных программных продуктов, в том числе представленных на нашем
рынке. Отсюда и пришедшие к нам термины классификации этих
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
программ: document processing – обработка документов (создание
и редактирование), document management – управление документами (хранение и доступ к документам), workflow management –
управление прохождением работ, workgroup management – управление групповой работой. Системы управления документами –
СУД (DMS – Document Management System, EDMS – Electronic
(Enterprise) DMS. Такое название основывается на утверждении,
что и делопроизводство и документооборот являются всего лишь
частным случаем более общего понятия «управление документами». Данный класс систем считается универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство, от разработки и создания проекта документа, до списания в
дело, включая документооборот и хранение документов.
2.2. Методы классификации СЭД
Сегодня СЭД не просто приложения, предназначенные для
перевода бумажных документов в электронный формат, и даже
не средства автоматизации делопроизводства, а полноценный инструмент управления бизнес-процессами предприятия. При всем
многообразии решений этого класса, существует несколько подходов к их классификации.
Все системы электронного документооборота (СЭД), представленные на мировом рынке, можно с достаточной степенью
условности разделить на две базовые группы: универсальные
системы и приложения для автоматизации отдельных бизнесфункций предприятия. Универсальные системы не привязаны к
отдельным процессам, а предлагаются, как правило, в качестве
базового пакета, который предприятие настраивает, или, вернее,
подстраивает под свои специфические нужды. Практически все
западные поставщики программного обеспечения ориентированы
на разработку таких универсальных пакетов с возможностями
расширения функций. Российские поставщики, напротив, продвигают в основной массе продукты для автоматизации специфических бизнес-функций предприятия, к примеру, бухгалтерские
приложения. На мировом рынке господствует тенденция к лидерству комплексных универсальных систем, в то время как для рос27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
сийского рынка характерен высокий спрос на продукты, автоматизирующие отдельные функции или процессы с последующей
интеграцией их в структуру информационной сети.
«РБК Консалтинг» предлагает классификацию систем в зависимости от специфических задач, определенной «ниши», занимаемой в рамках общей системы документооборота. Особенности
таких продуктов обусловлены специфическими концепциями и
моделями бизнес-процессов предприятия, что является основой
для автоматизации различных областей делопроизводства. В этом
случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы:
● WorkFlow,
● системы делопроизводства,
● электронные архивы документов,
● системы коллективной обработки документов,
● комплексные системы управления документами.
Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на
автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при
этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет
работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными
данными.
Системы делопроизводства – это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в
соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого
документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство,
управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.
Электронные архивы представляют собой интегрированные в
информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в
электронные осуществляется посредством разных методов, в том
числе методов поточного сканирования.
28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища
документов, программного обеспечения, регулирующего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки – программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.
Системы коллективной обработки документов предполагают
поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом,
установку уровня их прав и полномочий.
Комплексные системы синтезируют функции отдельных
приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.
Классификация СЭД по IDC
IDC, со своей стороны, предлагает расширенную классификацию СЭД, выделяя в этом секторе системы, ориентированные
на:
● автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM),
● корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM),
● системы управления контентом (Content Management Systems),
● системы управления информацией (Information Management
Systems), или порталы,
● системы управления изображениями/образами (Imaging
Systems)
● системы
управления
потоками
работ
(WorkFlow
Management Systems).
СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов
(business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая
работу с образами, управление записями и потоками работ,
управление содержимым.
Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают
корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоратив29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли
или на решение узкой задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии.
Системы управления контентом (Content Management
Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом,
доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и
объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в
виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления информацией (Information Management
Systems), или порталы, обеспечивают агрегирование информации,
управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления
(и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на
основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С
помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный
Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции
(обычно через интерфейс ERP-системы).
Системы управления изображениями/образами (Imaging
Systems) осуществляют конвертирование отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно в
формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в
электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций
стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems) предназначены для обеспечения маршрутизации
потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации
файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно
приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы
или PDM-системы).
2.3. Документ – основа СЭД
Документ – это некая обособленная часть информации, представленная на определенном носителе. Как правило, документы
различаются по типам носителей информации.
Можно выделить два главных типа носителей информации:
● Бумажные носители информации.
● Электронные носители информации, которые также внутри
себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски,
оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того,
для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.
Стоимость хранения информации прямо пропорциональна
количеству документов и стоимости хранения одного документа.
Очень часто приводится не для одной страницы документа, что
было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.
Стоимость (время) поиска необходимой информации определяется системой индексации документов. В том случае если
система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо
пропорциональна количеству хранимых документов. Применение
простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет
увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.
Стоимость коллективного использования информации
определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.
31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому. Электронные документы по сравнению с
бумажными представляют такой же прорыв, как в свое время печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к
электронным. По данным исследовательских компаний, общая
доля электронных документов постоянно возрастает и достигла к
2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота – прежде всего для
электронных документов, не забывая о том, что система должна
пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и
микрографическими документами.
2.4. Общие требования
к системе документооборота
Первоначально рассмотрим общие требования к системе
электронного документооборота.
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла одинаково эффективно обслуживать любое количество рабочих мест, связанных с документооборотом, вне зависимости от масштабов предприятия. Система электронного документооборота должна гибко настраиваться на изменение
документопотока на предприятии за счет только мощности соответствующего аппаратного обеспечения.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, например, филиалы крупных компаний, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест, объединенных самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура
системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными
пользователями, используя мобильные средства связи.
Модульность. Широко используемый в практике создания и
эксплуатации информационных систем модульный подход естественным образом может быть применим и к системам электрон32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ного документооборота, которые можно представить как систему,
состоящую из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость. Система документооборота должна существовать в тесном единстве с другими системами управления предприятия: производственными, учетными и др. С этой целью система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для
возможной доработки и интеграции с другими системами.
2.5. Задачи, решаемые системами
документооборота
Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа
(рис. 1) состоит из двух основных стадий.
Рис. 1. Жизненный цикл документа
1. Стадия разработки документа, которая может включать:
собственно разработка содержания документа;
оформление документа;
утверждение документа.
В том случае если документ находится на стадии разработки,
то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:
активный доступ;
архивный документ;
краткосрочного хранения;
долгосрочного хранения;
уничтожение документа.
Когда документ переходит на вторую стадию, он считается
опубликованным, тогда права на документ остаются только одни – доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права
на перевод опубликованного документа в стадию разработки.
2.6. Критерии выбора СЭД
Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:
● масштабы предприятия;
● степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;
● структура управления;
● наличие других систем автоматизации управления.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые
и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.
Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:
● интеграция с другими автоматизированными системами и
базами данных;
● легкость освоения;
● удобство работы;
● обеспечение работы в сетях;
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
● надежность системы;
● защита от несанкционированного доступа.
Предприятия с очень большим объемом документации, где
наиболее рациональным является создание собственной системы
документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной
порчи документов.
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом («1С: Электронный документооборот»», «1С:
Электронная почта», «Галактика» – модуль «Управление документооборотом» и др.).
2.7. Особенности СЭД в России
Перечислим основные особенности традиционно российских
методов организации работы с документами.
Документооборот в России традиционно строится по вертикальному принципу, обеспечивая движение документа от руководителя к исполнителю и обратно. За рубежом, как правило, используется горизонтальный принцип при циркуляции документов: от исполнителя к исполнителю, минуя руководство.
В России традиционно документ подлежит регистрации и отражению в специальных регистрационных журналах, регистрационных карточках и т.д., которые являются носителем информации о данном документе. Таким образом, организацией процесса документооборота и делопроизводства занимается
специальный (делопроизводственный) персонал, не имеющий
никакого отношения к самим документам и их содержанию. Подобная практика на Западе не используется.
Российское делопроизводство, определяющее движение документов в организациях и между ними, регламентируется (по
крайней мере, должно регламентироваться) не только корпоративными, но и действующими государственными стандартами
(ГОСТами). Система, построенная без учёта требований ГОСТов,
35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем – это государственные
структуры.
Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики,
отечественный документооборот до сих пор базируется на использовании бумажных носителей. Отсюда сочетание традиционных, «бумажных», методов с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный
документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по
обработке документов. На Западе делопроизводство и документооборот давно уже строятся исключительно на безбумажных
принципах.
По данным статистики объем продаж СЭД в России с 2005 по
2007 гг. вырос с 75 до 140 млн долл., причем увеличение произошло во многом благодаря изменению потребительского состава и качественному изменению спроса. Открытая статистика по
проектам говорит о том, что их четвертая часть выполнена в компаниях финансового сектора и столько же в государственном
секторе. Среди остальной части заказчиков можно выделить
предприятия промышленности и строительства, ТЭК и сферу услуг. С точки зрения размеров бизнеса клиентов рынок делится
примерно поровну между малым и средним бизнесом (до 500 сотрудников и ИТ-бюджет до 50 тыс. долл.) и крупным. На рынке
преобладает спрос на тиражируемые решения (70% рынка), что
определяется тремя факторами – относительно низкой стоимостью систем, их хорошей проработанностью и простотой внедрения. В целом на рынке сформировалось несколько групп СЭД для
решения четырех основных классов задач: делопроизводство,
управление процессами и потоками документов, управление архивом документов, поддержка коллективной работы.
Фактически из западных компаний поставщиком продуктов
для конечного пользователя и прямым участником тендеров выступает только EMC Documentum. За последние полтора года
серьезное продвижение в сторону автоматизации документооборота сделали IBM и Oracle. Также оживление ситуации на рос36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
сийском рынке можно ожидать в результате заметной активизации деятельности Microsoft.
Другой тенденцией сегодня заказчики рассматривают ECMрешения как составную часть своих корпоративных информационных систем и выдвигают требования по интеграции средств
управления документами в уже существующую ИТинфраструктуру.
2.8. Новые тенденции в СЭД
Поддержка Web-доступа уже давно стала практически обязательным требованием для систем управления документами, а для
ряда решений этот вариант работы является базовым или даже
единственным. Быстро растет спрос (и соответственно предложения) на мобильные технологии, в смысле доступа не только с ноутбуков, но и смартфонов и сотовых телефонов.
Характерной чертой российского рынка систем электронного
документооборота является большое число представленных на
нем компаний. При этом доля зарубежных игроков составляет
около 40%.
В настоящее время в России разработкой платформ и решений для систем электронного документооборота занимаются более 50 отечественных и зарубежных компаний. Доля российских
разработчиков СЭД – почти 40 компаний – составляет около 41 –
51% рынка в денежном выражении. Наибольших успехов из россиян добились компании «Ланит», ЭОС, «Директум» и «Когнитивные технологии» – на долю каждой из систем, разработанных
ими, приходится более 5% рынка в денежном выражении. Однако
следует признать, что значительная доля российского рынка СЭД
принадлежит зарубежным производителям – на их долю приходится около или более 50% в денежном выражении.
По данным опроса самую большую долю в денежном выражении (21 – 28%) занимают решения на базе платформы
Documentum. Большую часть рынка занимают решения, разработанные на базе платформы IBM Lotus.
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2.9. Примеры электронного
документооборота
СИСТЕМА «ДЕЛО» – АБСОЛЮТНЫЙ ЛИДЕР РЫНКА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД) – 46% от
общего количества проектов внедрения СЭД в России за 2006 г.
Доля компании на рынке систем документооборота возросла
на 9% (37% – 2005 г., 46% – 2006 г.)
Рис 2. Состояние рынка СЭД в России
38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные
Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота
организации.
Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 г. в результате обобщения опыта разработки и эксплуатации десятков
подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и
России.
«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 1200 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число
установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
Контрольные вопросы
1. В чем проявляется актуальность использования СЭД на
предприятиях?
2. Как классифицируются СЭД?
3. Какие требования предъявляются к СЭД?
4. Какие задачи решаются СЭД?
5. В чем проявляются особенности использования СЭД в
России?
6. В чем проявляются тенденции развития СЭД в России?
7. Приведите примеры действующих СЭД в России?
39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рекомендуемая литература
1. Оформление документов. Методические рекомендации на
основе ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – ВНИИДАД. – М.: Деловая Книга, 1998.
2. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 575 с.
3. Гавердовский, А. Концепция построения систем автоматизации документооборота / А. Гавердовский // Открытые системы. – 1997. – № 1.
4. Бейдер, А. О некоторых подходах к управлению документами / А. Бейдер, Р. Кейв // Открытые системы. – 1998. – № 3.
5. Системы управления документами на основе Webтехнологий // КОМПЬЮТЕРУИК-МОСКВА. – 1997. – № 7.
6. http://www.docflow.ru/conference.asp
40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 3
Информационные технологии
финансового анализа и менеджмента
3.1. Уровни и свойства
компьютерных технологий
инвестиционного анализа и управления
В инвестиционной деятельности компании можно выделить
два уровня: стратегический и тактический (операционный). На
стратегическом уровне формируются цели, анализируются инвестиционные потребности, прорабатываются предложения, проводятся экспертиза проектов и их отбор для инвестиционной программы, оценивается эффективность осуществленных инвестиций. На тактическом уровне формируется и утверждается
инвестиционный бюджет, контролируется его исполнение в ходе
управления проектами.
Рассмотрим подробнее программные продукты стратегического уровня. В их основе лежит общий принцип работы – создание финансовой модели, прогноз финансовых результатов, анализ и подготовка необходимых отчетов и документов для акционеров, банков и инвесторов.
Можно выделить три уровня компьютерных средств и технологий:
(а) нижний уровень простых стандартных финансовых функций в составе универсальных компьютерных программ;
(б) средний уровень сложных программных инструментов
(надстроек), реализующих аналитико-прогнозные методы в составе универсальных компьютерных программ для поддержки
деловых функций;
(в) верхний уровень специализированных компьютерных
программ для поддержки деловых функций.
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Уровни (а) и (б) могут сочетаться в одной программе, например, Excel, созданной для пользователей из самых различных
предметных областей.
(а) Нижний уровень простых стандартных финансовых
функций в составе электронных таблиц представлен специализированными группами функций, поддерживающих следующие
направления финансовой специализации:
● анализ потоков платежей,
● разработку планов погашения кредитов,
● анализ эффективности инвестиционных проектов,
● анализ рисков,
● анализ ценных бумаг с фиксированным доходом,
● анализ краткосрочных финансовых операций,
● анализ обязательств с выплатой дохода при погашении.
С помощью этих функций можно обеспечить все необходимые аналитические и прогнозные финансовые расчеты на рабочем месте менеджера, имеющего Excel.
(б) Средний уровень сложных программных инструментов (надстроек) в виде пакета дополнительных компьютерных инструментов сверх стандартных функций предполагает
использование:
● одно- и двухфакторного анализа методами «а что, если»;
● корреляционно-регрессионного анализа и других возможностей статистического пакета анализа данных;
● анализа и прогнозирования на основе динамических рядов
(трендов и прогнозирования по трендам);
● методов оптимизации и подбора параметров;
● методов имитационного моделирования.
Метод имитационного моделирования в известных версиях
MS Excel пока не обеспечен дополнительной надстройкой, но
может быть реализован средствами стандартных функций различных групп – математических, статистических, финансовых. С
максимальной же эффективностью он реализуется на верхнем
уровне специализированных финансовых программ, т. е. на уровне (в).
Отличия программ среднего уровня от нижнего:
42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
● обеспечивается более эффективное выполнение финансовых расчетов (по скорости, количеству и набору показателей),
● усиливаются возможности многовариантных расчетов,
● проектируется большее количество альтернатив перед принятием решений.
(в) Верхний уровень специализированных, функциональных компьютерных технологий охватывает разнообразные рыночные программные продукты (по видам инвестиционного менеджмента) с ориентацией на международные стандарты финансовых отчетов, комплексную увязку планирования, учета и
контроля, на предварительное построение организационной финансовой модели, отображение ее в пользовательский интерфейс
и специализированные программные модули. Такие технологии
создаются крупными коллективами высококвалифицированных
специалистов по информационным системам, экономическому
анализу, финансам.
Применение специализированных функциональных программ изменяет стиль работы менеджера по сравнению с использованием ограниченных генераторов поддержки решений. Набор
методов анализа и прогноза здесь расширен и запрограммирован
так, что менеджер избавлен от технологических мелочей, потенциально повышающих возможности ошибок. Менеджер может
полностью сосредоточиться на своих финансовых задачах. Пользуясь средствами специально созданного интерфейса, базирующегося на организационной финансовой модели, менеджер выбирает этап технологии, параметризирует каждый расчет, вводя
исходные данные, указывает факторы, затем одной кнопкой
включает перерасчет всех разделов финансового плана с учетом
всех методов и значений данных, заложенных в новый сценарий
плана. Имеется возможность настройки программы на национальные законодательные особенности, есть генератор печати
комплекса отчетных форм, отвечающих требованиям международных стандартов. Автоматически обеспечивается табличное и
графическое отображение решений, даются консультации по содержанию разделов работы, особенностям специальных методов,
а также по формированию необходимых текстовых фрагментов
стандартных финансовых отчетов.
43
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3.2. Сравнение программ, используемых в
инвестиционном анализе и менеджменте
Программы нижнего и среднего уровня отождествляются с
табличным процессором MS Excel, пожалуй, наиболее мощным и
универсальным в своем классе.
Достоинства – гибкость и возможность для инвестиционного
аналитика реализовать собственные методики и наработки.
Ограничения – пользователь должен уверенно владеть аналитическими методиками и навыками работы с MS Excel, необходимо дополнительно готовить итоговые отчеты и документы
по результатам анализа. Усложнено в этом случае быстрое создание и сравнение альтернатив. Это относится и к разного рода
шаблонам и программам на основе MS Excel (например, «АльтИнвест»), в которых уже реализованы формы ввода и расчета
данных, упрощающие создание модели и проведение анализа.
Программы верхнего уровня – специализированные программы в области инвестиционного анализа и менеджмента. К
ним относятся «ИНЭК-Аналитик», Project Expert, из новейших –
Prime Expert. Такие программы предлагают пользователям готовые методики и инструменты инвестиционного проектирования.
Достоинства – программы содержат широкий спектр финансовых показателей, методик проектного анализа, удобные формы
представления прогнозных результатов и подготовки отчетов.
Особенно хороши такие программы для крупных компаний, так
как позволяют ввести единый подход к предоставлению данных и
оценки инвестиционных проектов. Наиболее развитые системы
позволяют интегрировать в создаваемые финансовые модели дополнительные данные, в том числе по контрагентам, рынку, описывать сложные зависимости, вести анализ создания стоимости,
применять собственные аналитические методики и отчетные
формы, разрабатывать на их основе систему принятия инвестиционных решений компании.
Ограничения – аналитикам придется использовать встроенные в программы алгоритмы и методики. Косвенным показателем качества и надежности предложенной методологии может
служить количество пользователей программы. Программные
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
продукты операционного уровня можно разделить на инструменты управления проектами и инструменты формирования инвестиционных бюджетов. Увязать же показатели операционной
деятельности со стратегией позволяют инструменты управления
эффективностью.
Возможности программных продуктов представлены в таблице 1.
Таблица 1
Информационные технологии
в управлении инвестиционными процессами
Инструменты
Возможности
Программные продукты
Стратегическое плани- ● Прогнозная финансо- ● Программы на основе
рование и финансовое вая отчетность
Excel, включая «ТЭОмоделирование
«Альт● Показатели эффек- Инвест»,
Инвест»
тивности инвестиций
● Имитационная мо- ● Специализированные
программные
продель
Comfar,
● Сценарный и стати- дукты:
«ИНЭК-Аналитик»
стический анализ
● Project Expert
Стратегическое плани- Анализ создания стои- Prime Expert
рование на основе ана- мости
лиза создания стоимости
Сегодня на российском рынке существует около десятка
компьютерных программ для расчета и сравнительного анализа
инвестиционных проектов, как отечественных, так и зарубежных.
Среди отечественных можно назвать – «Project Expert» фирмы
«ПРО-ИНВЕСТ КОНСАЛТИНГ» , «Инвестор» фирмы «ИНЭК»,
«Альт-Инвест» фирмы «Альт» (Санкт-Петербург), FOCCAL
фирмы «ЦентрИнвестСофт», «ТЭО-ИНВЕСТ» Института проблем управления РАН; среди зарубежных – «COMFAR (Computer
Model for Feasibility Analysis and Reporting)» и «PROPSPIN
(Project Profile Screening and Pre-appraisal Information system)»,
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
созданные в UNIDO – Организации Объединенных Наций по
промышленному развитию.
Подводя итоги обзора наиболее распространенных на российском рынке компьютерных программ для расчета и анализа
инвестиционных проектов, следует сказать, что все отечественные программы по своим функциональным возможностям и ценовым показателям превосходят зарубежные аналоги. Выбор
конкретной программы должен быть определен пользователем в
зависимости от поставленных задач. Так, программу «Project
Expert» можно рекомендовать тем, кто работает в основном с западными инвесторами, для которых наиболее привычен тип документов, подготавливаемый данной программой. Программа
«ИНВЕСТОР» может быть рекомендована тем, кто свою деятельность связывает с отечественными инвесторами или предполагает участвовать в инвестиционных конкурсах, проводимых
различными государственными структурами. Программу «АльтИнвест» скорее всего можно рекомендовать консалтинговым
фирмам как основу для разработки индивидуальной модели
функционирования предприятия, что, правда, может потребовать
участия в этом разработчиков программы. Относительно программы «COMFAR» можно сказать, что она остается неким общепризнанным международным эталоном, но ее цена и функциональные характеристики вряд ли привлекут к ней внимание наших пользователей.
Общие свойства финансовых СППР, декларированные выше,
конкретизируются при рассмотрении возможностей комплекса
программных продуктов корпорации ПРО-ИНВЕСТ-КОНСАЛТИНГ.
Комплекс охватывает программы: Project Expert (с приложениями Project Integrator, PIC Holding, What-If-анализ и вспомогательной программой Project Questionnaire & Risk), Prime Expert
(Project Expert 8), Audit Expert 3.1.
При дальнейшем изучении характеристик перечисленных
программных продуктов можно будет увидеть, что некоторые из
них не попадают в категорию развитых СППР в полной мере, в
силу узко специализированных требований или особенностей
предметной области. Программе же Project Expert в максималь46
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ной степени свойственны черты СППР. Головной программой,
практически определяющей технологические особенности других
программ комплекса, является Project Expert, которой уделяется
центральное внимание.
3.3. Информационные технологии на
основе программы Project Expert
3.3.1. Концепция, назначение и основные
особенности Project Expert
Project Expert – это система поддержки принятия решений
(СППР), предназначенная для менеджеров, проектирующих финансовую модель нового или действующего предприятия различной отраслевой принадлежности и масштабов.
СППР позволяет создать динамическую имитационную финансовую модель предприятия путем описания денежных потоков (поступлений и выплат) как событий, происходящих в различные будущие периоды времени.
Планирование всегда связано с будущим, и предвидение финансового будущего компании является обязанностью менеджера
по финансам. В этой сложной интеллектуальной работе, требующей глубоких экономических знаний и огромного количества
вычислений, СППР Project Expert помогает менеджерам строить
эффективные финансовые модели ожидаемой реальности, динамически имитируя ее с учетом множества изменяемых во времени факторов.
Преимущества автоматизированной обработки на базе Project
Expert очевидны: как реально при ручной или простой традиционной технике калькулятора представить себе трудоемкость разработки нескольких вариантов ежегодных, поквартальных и ежемесячных финансовых отчетов, отражающих во времени будущие бизнес-операции? Или, например, рассчитать сценарии в
базовом, пессимистическом и оптимистическом вариантах на
30 – 50 лет вперед?
С позиций системной методологии исследователь может выделять для изучения и моделирования интересующие его множе47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ства элементов и их связей (внутренних и внешних), т. е. и с
формально-теоретической точки зрения, и с позиций исследователя финансовой системы деятельность предприятия допустимо
рассматривать как непрерывное преобразование активов из одной
формы в другую, а предприятие – как генератор денежных потоков, эффективность которого можно измерить с помощью системы показателей. Project Expert основан на такой концепции динамического моделирования системных связей. Поэтому не случайно, что здесь ограничено применение простых статических
методов грубой предварительной оценки эффективности инвестиционного проекта.
Проектирование нескольких альтернатив решения для обоснования выбора наилучшей из них является важным принципом
менеджмента. Практическую реализацию этого принципа в
СППР Project Expert обеспечивает сценарный подход. Разрабатывая стратегический план для собственного предприятия или для
инвестиционного проекта, сценарным процессом управляет сам
менеджер. Он «проигрывает» варианты стратегий, изменяя наборы предположений о значениях внутренних факторов и факторов
окружения (объемов сбыта, инфляции и др.), фиксируя и сравнивая результаты разных сценариев.
Широким кругам специалистов программа Project Expert известна, прежде всего, как эффективный инструмент для подготовки бизнес-планов. Однако в седьмой версии этой аналитической системы реализованы новые возможности корпоративной
имитационной модели, позволяющие решать широкий круг задач
стратегического управления. Прежде чем перейти к рассмотрению этих задач, поясним, что подразумевается под «корпоративной имитационной моделью», составляющей основу Project
Expert.
3.3.2. Модель предприятия
Корпоративная модель, реализованная в Project Expert, дает
обобщенное представление предприятия, ведь для задач стратегического масштаба не имеют значения такие подробности, как
параметры технологических процессов или данные оперативного
учета. На этом уровне принимаются во внимание объемы произ48
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
водства и сбыта, величины издержек и другие агрегированные
показатели деятельности предприятия. Модель называется имитационной, потому что дает представление о деятельности предприятия, развернутое во времени. При этом программа имитирует
материальные и денежные потоки на протяжении всего горизонта
моделирования, выбранного пользователем.
Применение программы не требует от специалиста глубокого
знания математики или умения программировать. Нужно только
хорошо знать свой бизнес. Составляя с помощью программы
описание деятельности своего предприятия, пользователь создает
модель, позволяющую провести всесторонний анализ различных
управленческих решений.
Проектирование развития компании (разработка плана развития, обоснование потребности в финансировании, оценка эффективности инвестиций; выбор оптимальной схемы финансирования, проектирование
структуры капитала компании);
Анализ выбранной стратегии (исследование прогнозируемых
показателей финансово-хозяйственной деятельности в динамике; анализ факторов, оказывающих влияние на жизнеспособность компании);
Анализ альтернативных решений (исследование сценариев развития компании с целью выбора наилучшего
решения из имеющихся альтернатив).
Рис. 3. Иерархия решаемых задач Project Expert
Исходные данные, необходимые для построения модели
предприятия, – это планы развития и обновления основных
средств, планы сбыта и производства, данные обо всех видах издержек и прогноз их изменения, а также прогнозы инфляции и
курсов валют, используемых предприятием для денежных расчетов. Уровень детализации описания определяется самим пользо49
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вателем. Модель может быть очень обобщенной или тщательно
проработанной в зависимости от характера задач, которые предполагается решать с ее помощью.
Результатом работы модели является набор таблиц и графиков, отражающих движение материальных ресурсов и денежных
потоков на всем протяжении периода планирования, заданного
пользователем. Кроме того, программа рассчитывает множество
показателей, характеризующих различные стороны финансовохозяйственной деятельности. Эти выходные данные и являются
материалом для анализа сценариев развития предприятия и принятия стратегических решений.
3.3.3. Области применения Project Expert
Стратегический уровень. Проектирование развития
Оценка бизнеса. Необходимо обосновать стоимость пакета
акций предприятия, который предлагается инвестору. Если акции
предприятия не котируются на рынке, определить его стоимость
можно только аналитическими методами. Основой оценки является прогноз потока денежных средств, который способно генерировать предприятие. Система Project Expert позволяет построить такой прогноз и рассчитать будущую стоимость активов. Эти
расчеты служат весомым аргументом в ходе обсуждения с инвестором стоимости пакета акций предприятия.
Задача развития. Предприятие намеревается открыть новое
направление деятельности; необходимо оценить его эффективность, окупаемость. В отличие от «задачи инвестора» проект
осуществляется «на фоне» другой хозяйственной деятельности.
Поэтому в качестве оценки эффективности вложений могут рассматриваться не только показатели эффективности инвестиций,
но и влияние проекта на рентабельность предприятия в целом.
Для этого с помощью Project Expert разрабатывается модель
предприятия, включающая описание экономического положения
предприятия на момент начала проекта. После этого проводится
анализ прогнозируемых показателей финансово-хозяйственной
деятельности предприятия.
Выбор схемы финансирования. Программа дает возможность моделировать разнообразные способы финансирования
50
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
(кредит, лизинг, выпуск акций, государственное финансирование
или их комбинации).
Размещение свободных средств. Решение задачи, как распорядиться временно свободными деньгами (купить акции, положить на депозит или вложить в какой-либо прибыльный проект), находится как результат моделирования условий инвестирования, описанных пользователем.
Обоснование налогового кредита. Предположим, предприятие намерено обратиться к местной администрации с просьбой о
предоставлении налоговых льгот на период модернизации производства. Ожидается, что после модернизации существенно возрастет выпуск конкурентоспособной продукции и местный бюджет получит высокую отдачу от налогового кредита, предоставленного предприятию. Project Expert позволяет построить модель
развития предприятия и обосновать эффективность налогового
кредита.
Прогноз бюджетной эффективности. Предприятие обращается к местной администрации с предложением об участии в финансировании строительства нового производства. Какой выигрыш получит местный бюджет от реализации этого проекта, как
он повлияет на ситуацию с занятостью, насколько возрастут доходы населения? Ответить на эти вопросы и обосновать эффективность проекта для города можно также с помощью системы
Project Expert.
Задача инвестора. Руководитель предприятия должен уметь
взглянуть на свой бизнес глазами инвестора и помочь ему выбрать наилучший вариант вложения денег. Например, показать,
что построить завод гораздо выгоднее, чем купить гостиницу или
положить деньги в банк. Программа выполняет «классический»
анализ эффективности инвестиций не только для проекта в целом, но и для каждого участника в отдельности, если в проекте
участвует не один инвестор.
Тактический уровень. Анализ выбранной стратегии
Прогноз финансовых результатов компании. Перспективы
предприятия определяются жизненным циклом выпускаемой
продукции, состоянием его основных средств, динамикой развития рынка, макроэкономическими факторами. Описав в процессе
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
построения модели предполагаемую динамику экономических
процессов, пользователь получит прогноз финансовых результатов предприятия. Очевидно, полезно будет рассмотреть ряд сценариев.
Прогноз финансовых результатов подразделений. Изучая
отчеты о прибыли и убытках каждого подразделения, подготовленные программой на основании построенного пользователем
описания структуры компании, можно ответить на вопросы о
том, какие подразделения предприятия рентабельны, какова
структура прибыли каждой бизнес-единицы.
Анализ прибыльности продукции. Одним из результатов
моделирования деятельности предприятия являются финансовые
отчеты о прибыльности каждого вида продукции, отражающие не
только вклад каждого продукта в прибыль предприятия, но и
структуру прибыли. Анализ этих данных позволяет принять решения, направленные на снижение тех или иных издержек или
отказ от выпуска нерентабельной продукции.
Определение минимального выпуска. До какой величины
может снизиться объем продаж, чтобы предприятие оставалось
рентабельным? Такое исследование можно провести методом
What-If анализа, рассмотрев несколько сценариев, предусматривающих различные объемы продаж определенного вида продукции. Программа наглядно отобразит показатели рентабельности
для всех сценариев.
Выбор цены на продукцию. С помощью модели можно
провести анализ чувствительности показателей эффективности
инвестиций к изменению цены на продукцию.
Предельные издержки. Какой уровень издержек данного
вида является критическим для предприятия? На этот вопрос
можно ответить в результате анализа чувствительности показателей эффективности к величине издержек либо анализа ряда сценариев, различающихся по величине какого-либо вида издержек.
Точка безубыточности. Каким должен быть объем продаж,
чтобы достичь окупаемости данного продукта? Система позволяет определить точку безубыточности для каждого продукта.
Оценка риска. Предприятие действует под влиянием ряда
неопределенных факторов: инфляция, курс валюты, цены по52
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ставщиков и др. Насколько велик запас прочности? Система
Project Expert позволяет провести анализ устойчивости модели
предприятия при условии воздействия ряда факторов, заданных
пользователем, как неопределенные данные. Такой анализ позволяет рассчитать меру риска, связанную с выбранным сценарием.
В случаях, когда риск неоправданно высок, пользователь может
предусмотреть дополнительные меры, снижающие воздействие
факторов риска.
Микроуровень. Анализ альтернативных решений
Произвести или купить? Например, машиностроительному
предприятию нужны литые детали; оно может построить собственное литейное производство или купить детали у поставщиков.
С помощью корпоративной имитационной модели можно рассмотреть сценарии развития предприятия, соответствующие этим
альтернативам, и определить какой из вариантов предпочтительнее с точки зрения будущей рентабельности или других критериев эффективности.
Купить или взять в аренду? Например, типография может
купить полиграфическое оборудование или взять в лизинг. В
этом случае также необходимо разработать одну модель, предусматривающую покупку оборудования, а другую, основанную на
лизинге. Сравнение двух сценариев позволит выбрать оптимальное решение.
Выбор оборудования. Один прокатный стан дешевле, другой экономичнее в эксплуатации. Какой из них выбрать с учетом
предполагаемого объема выпуска и других условий его использования? Эта задача, как и предыдущие, решается в ходе анализа
альтернативных сценариев.
Выбор условий сбыта. Предположим, предприятие намеревается ввести значительные скидки для покупателей, оплачивающих продукцию авансом. Какая величина скидки оправдывает такое нововведение? Насколько велик выигрыш? Условия сделок можно промоделировать с помощью Project Expert и оценить
преимущества каждой сбытовой схемы.
Выбор условий закупок. Величина запасов на складе, объем
закупаемой партии, периодичность закупок, сроки предоплаты –
эти параметры модели оказывают заметное влияние на финансо53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вые результаты. Анализ модели позволяет оценить степень их
воздействия и подобрать оптимальные условия закупок.
Выбор способа учета запасов. Какой способ учета запасов
(FIFO, LIFO, средневзвешенное) выгоднее для предприятия? Для
решения этой задачи необходимо рассмотреть модель предприятия при различных вариантах учетной политики и сравнить динамику финансовых результатов.
Выбор способа амортизации. От способа амортизации активов в значительной степени зависит динамика прибыли предприятия. Ответить на вопрос, какой способ амортизации активов выгоден для предприятия, можно в результате анализа корпоративной имитационной модели.
Представленный здесь перечень задач, решаемых с помощью
программы Project Expert, не исчерпывает всех возможностей
этой аналитической системы. Вряд ли возможно составить полный перечень этих задач. Их столько, сколько вопросов возникает у руководителя предприятия в процессе выбора решения и
оценки альтернатив.
Следует отметить, что Project Expert наиболее эффективна на
уровне стратегического управления предприятием. Но, с другой
стороны, она не может заменить корпоративные информационные системы, используемые для решения задач учета и оперативного управления ресурсами предприятия. Аналитическую систему Project Expert целесообразно использовать в случаях необходимости проведения существенных преобразований в бизнесе,
связанных с изменением стратегии.
3.3.4. Поддерживаемые международные стандарты
Деловое общение инвесторов и авторов проектов (соискателей финансирования) облегчает бизнес-план, представленный в
стандартах созданной ООН авторитетной организации United
Nations Industrial Development Organization (UNIDO), которая
разрабатывает стратегии экономического развития стран с переходной экономикой. Project Expert поддерживает создание бизнес-плана, удовлетворяющего стандартам UNIDO, на который
опираются международные финансовые организации.
54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При заключении международных сделок является обязательным представление отчетности компании в International
Accounting Standard (IAS), определяющих требования к бухгалтерскому учету. В соответствии с этими стандартами Project
Expert формирует балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках.
3.3.5. Информационные продукты
для анализа и принятия решений
С помощью СППР Project Expert финансовый менеджер может получить следующие информационные продукты:
1) детальный финансовый план и потребность в денежных
средствах на перспективу;
2) схему финансирования предприятия, оценку возможностей
и эффективности привлечения денежных средств из различных
источников;
3) план развития предприятия или реализации инвестиционного проекта, наиболее эффективную стратегию маркетинга и
производственную стратегию, обеспечивающую рациональное
использование ресурсов (материальных, людских и финансовых);
4) серию сценариев развития предприятия для разных наборов значений факторов, способных влиять на финансовые результаты;
5) стандартные финансовые документы и основные показатели; текущий и перспективный анализ эффективности деятельности предприятия;
6) бизнес-план инвестиционного проекта, оформленный в соответствии с международными требованиями на русском и нескольких европейских языках.
3.3.6. Этапы работы с Project Expert
Разрабатывая финансовый план с помощью СППР Project
Expert, финансовый менеджер должен пройти следующие этапы:
1) построить финансовую модель для последующих расчетов,
2) определить потребность в финансировании,
3) разработать стратегию финансирования,
55
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4) проанализировать финансовые результаты принятой стратегии,
5) сформировать плановые документы в форме прогнозируемых финансовых отчетов,
6) вести контроль за реализацией проекта, т. е. вводить фактические данные, выявлять и анализировать отклонения фактических показателей от плановых.
Построение полной финансовой модели компании требует
предварительного сбора исходных данных для описания ее платежей, связанных с реализацией проекта. Программные инструменты, необходимые для построения модели, пользователю предоставляет интерфейс программы, охарактеризованный в следующем параграфе. Однако понимание логически необходимой
последовательности действий является важнейшим условием
правильного использования набора программных инструментов,
т. е. разделов и их модулей, команд меню, опций, диалоговых
окон и др.
Для построения финансовой модели компании прежде всего
следует ввести:
• дату начала и длительность проекта;
• перечень продуктов (услуг), производство и сбыт которых
следует организовать;
• две валюты расчета для платежей на внутреннем и внешнем
рынках, обменный курс и прогноз его изменения;
• перечень видов, ставок и условий выплат основных налогов;
• состояние баланса (для действующего предприятия), структуру и состав наличных активов, обязательств и капитала предприятия на дату начала проекта.
Далее следует описать план развития предприятия (проекта),
для чего вводят:
• инвестиционный план и в его составе – календарный план
работ с указанием затрат и используемых ресурсов;
• операционный план (стратегия сбыта продукции или услуг,
план производства, план персонала, производственные издержки,
накладные расходы).
56
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Когда построение модели будет завершено, можно будет начинать расчет, проигрывать различные варианты проекта (с помощью специальной программы в составе Project Expert Prof), а
также прогнозировать влияние изменений внешних факторов
средствами «what-if» анализа, который проводится инструментами модуля «Анализ чувствительности» (в разделе «Анализ проекта»).
Определение потребности в финансировании имеет цель выявить общую потребность в капитале. Для этого требуется провести предварительный расчет проекта с учетом всех параметров,
введенных при построении финансовой модели. На основе расчета определяется эффективность проекта без учета стоимости капитала, а также объем денежных средств для покрытия дефицита
капитала в каждый расчетный период с шагом один месяц.
Разработка стратегии финансирования предприятия состоит в
том, что, планируя источники финансирования, менеджер может
предусмотреть или привлечение акционерного капитала, или
привлечение заемных денежных средств и заключение лизинговых сделок. При этом можно моделировать объем и периодичность выплачиваемых дивидендов, а также стратегию использования свободных денежных средств.
Анализ эффективности проекта. В процессе расчетов Project
Expert автоматически генерирует отчет о прибылях и убытках;
бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств, отчет об использовании прибыли. На их основе вычисляются показатели эффективности и финансовые коэффициенты. Менеджер
может просчитать по разным сценариям несколько вариантов
проектов, из которых один (наиболее вероятный) принимается
как базовый. Далее выполняется анализ чувствительности базового варианта и определяются критические значения факторов,
влияющих на финансовый результат.
Формирование и печать отчета по результатам разработки
финансового проекта следует после окончания анализа проекта.
Отчет содержит большое количество сформированных ранее документов (таблиц, графиков, текстовых описаний), которые можно скомпоновать и отредактировать с помощью специального генератора отчета, добавляя необходимые комментарии.
57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Контроль за ходом реализации проекта. Project Expert предусматривает ежемесячный ввод фактической (актуальной) информации о ходе реализации проекта и формирование отчета о рассогласованиях плановой и фактической информации.
3.3.7. Инструментальные средства
для работы пользователя
Программные модули Project Expert как узко специализированные рабочие инструменты сгруппированы по функциональному назначению в блоки, называемые разделами. Модули в программе Project Expert внешне независимы и доступны практически в любой последовательности, однако они логически
взаимосвязаны и отсутствие некоторых исходных данных в одном модуле может блокировать доступ к другому модулю.
Для правильного использования программных модулей
Project Expert и получения корректных результатов важно соблюдать логически необходимую последовательность этапов работы,
описанную выше, знать возможности и взаимосвязи модулей с
определенными этапами работы менеджера.
• Действия пользователя при построении финансовой модели
будут последовательно поддерживаться программными модулями разделов: «Проект», «Компания», «Окружение», «Инвестиционный план», «Операционный план».
• Действия, связанные с расчетом потребности в финансировании, а также с разработкой стратегии финансирования, будут
выполняться с помощью программных модулей раздела «Финансирование». Предварительный же расчет потребности будет инициализироваться крайней справа кнопкой панели инструментов
(«Расчет») или равноценной командой главного меню «Результаты "Пересчет"», или F9. Просмотр полученных предварительных
результатов поддерживается модулями раздела «Результаты», а
просмотр показателей эффективности проекта – модулями раздела «Анализ проекта».
• Основные действия, связанные с анализом проекта, будут
поддерживаться программными модулями раздела «Анализ проекта», как и просмотр показателей его эффективности.
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Основные действия, связанные с контролем за реализацией
проекта, будут поддерживаться программными модулями раздела
«Актуализация».
Важно также различать типы файлов Project Expert: проекты,
шаблоны и библиотеки. Файлы проектов (с расширением «рех»)
содержат полную информацию о проекте, включая исходные
данные, настройки и результаты вычислений. Файлы шаблонов
(расширение «pet») содержат базовую информацию, необходимую для создания нового файла проекта. Файлы библиотек (расширение «pel») предназначены для хранения данных, используемых в различных проектах.
Раздел «Проект» используется первым после открытия или
создания проекта для ввода общей информации о проекте, настройки модулей расчета и отображения данных.
В разделе «Компания» вводят данные о финансовоэкономическом состоянии предприятия на начало проекта.
• Примечание. На сайте http://www.pro-invest.com компанииразработчика пакета, т. е. через Internet, вы можете при необходимости получить исчерпывающую консультацию по методике
предварительной подготовки исходного бухгалтерского баланса к
вводу в этот раздел Project Expert. Обычно это связано с приведением показателей исходного фактического баланса к упоминавшимся ранее международным стандартам.
Раздел «Окружение» предназначен для описания финансовоэкономической среды, в которой планируется реализация проекта. Раздел имеет пять модулей: «Валюта», «Учетная ставка»,
«Текстовое описание», «Инфляция», «Налоги». Здесь вводят данные об основной (национальной) и дополнительной (экспортноимпортной) валютах проекта, о ставке рефинансирования, а также об инфляционном и налоговом окружении финансовых операций проекта.
В разделе «Инвестиционный план» описываются инициативные инвестиции и подготовительные работы, связанные с реализацией проекта. При этом последовательность работ отображается
методами, широко известными в зарубежной практике управления
проектами и оперативном управлении производством (с начала
1960-х гг.) как методы сетевого планирования и управления.
59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Модуль «Календарный план» предназначен для составления
календарного графика начальных капитальных вложений и подготовительных работ. Здесь можно задавать отдельные этапы работ, размеры ресурсов для выполнения этапов, устанавливать
взаимосвязи между этапами, формировать активы предприятия,
описывать способы и сроки.
Раздел «Результаты» представляет итоговые информационные продукты работы менеджера с СППР Project Expert. Здесь
формируются, просматриваются и оформляются таблицы, графики, а также входящие в состав бизнес-плана финансовые отчеты,
подготовленные в соответствии с международными стандартами
бухгалтерского учета (International Accounting Standards, сокращенно IAS). Среди них:
• отчет о движении денежных средств (Кэш-фло, от англ.
Cash Flow);
• баланс предприятия;
• отчет о прибылях и убытках (в РФ – «Отчет о финансовых
результатах»);
• отчет об использовании прибыли.
Данный раздел помогает менеджеру скомпоновать, оформить
и отпечатать сводный комплекс документов проекта (отчеты,
графики, таблицы, текстовые описания). Этот модуль открывает
диалог «Список отчетов», позволяя удалить, добавить и отредактировать отчеты, выбранные во вложенном диалоге «Стандартный отчет». Из большого списка языков, заложенных в программу Project Expert, здесь можно выбрать язык печати стандартного
отчета. Быстрая смена языка текстовых элементов данных была
описана ранее.
Раздел «Анализ проекта» имеет 9 модулей: «Финансовые показатели», «Эффективность инвестиций», «Доходы участников»,
«Анализ чувствительности», «Анализ безубыточности», «МонтеКарло», «Разнесение издержек», «Доходы подразделений»,
«Стоимость бизнеса». С помощью этих программных инструментов менеджер легко может воспользоваться различными аналитическими методами для глубокого и всестороннего анализа составленного варианта проекта.
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Модуль «Доходы участников» – это важнейший целевой аналитический инструмент выявления эффективности проекта для
отдельных акционеров и кредиторов компании. Окно имеет две
зоны, одна из которых отражает доходы по группе участников,
другая – по каждому отдельному участнику.
Модуль «Анализ чувствительности» предназначен для выяснения диапазонов параметров, при которых показатели эффективности не выходят за пределы приемлемых значений. Анализируется чувствительность показателей эффективности к изменениям значений ряда других факторов. Расчеты основаны на
однофакторном методе анализа «что, если».
Модуль «Анализ безубыточности» исследует зависимость затрат и выручки от объема сбыта, сразу же показывая объем сбыта, при котором затраты полностью перекроются доходами от
продажи продукции.
Модуль «Разнесение издержек» поддерживает сложную и
трудоемкую процедуру, являющуюся необходимым условием
корректного определения себестоимости отдельных видов продукции и выявления эффективности работы подразделений компании. Диалог этого модуля служит для описания всех видов издержек и доходов, не связанных с реализацией продукции. Выполняя эту работу при создании нового проекта, менеджер
должен знать типы и элементы издержек каждого типа, способы
их адресации (на отдельные объекты или на компанию), а также
способы исчисления распределяемых и относимых сумм.
Модуль «Доходы подразделений» формирует таблицу доходов и затрат в разрезе подразделений с учетом производства каждого продукта. В начале диалога выбирается название подразделения или продукта, после чего выводится соответствующая таблица, структура которой совпадает с формой отчета «Прибылиубытки».
Модуль «Монте-Карло» позволяет провести статистический
анализ проекта методом Монте-Карло с целью определения степени возможного воздействия случайных факторов на показатели
эффективности проекта. Этот модуль предоставляет пользователю еще более мощный, чем анализ чувствительности, и более
эффективный статистический метод (часто называемый также
61
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
методом статистических испытаний и методом математического
экспериментирования, возможным только на ЭВМ).
Модуль «Стоимость бизнеса» позволяет рассчитать и графически представить динамику изменения прогнозной стоимости
компании (проекта) в пределах горизонта расчета. При этом
стоимость бизнеса вычисляется методом дисконтированных дивидендов (DDM). Сущность метода состоит в том, что в любой
момент времени стоимость предприятия определяется суммой
его собственного капитала и выплаченных им дивидендов. Показатель DDM включен в список показателей эффективности и наряду с другими показателями эффективности подвергается анализу на чувствительность.
Раздел «Актуализация»
В фазе реализации проекта возникает необходимость контроля за его осуществлением. При этом должно соблюдаться равенство планового и фактического шага проекта, (наименьший шаг –
месяц). В предпроизводственный (инвестиционный) период проекта контролируются показатели: соблюдение сроков работ, объема работ, затрат на выполнение работ. С момента начала производства и сбыта продукции или услуг контролируются показатели: объем продаж, прямые производственные издержки,
постоянные издержки, суммы прибыли, график привлечения акционерного капитала, график получения и погашения займов,
выплаченные дивиденды, налоговые поступления.
3.3.8. Программные приложения Project Expert
При запуске программы Project Expert с рабочего стола
WINDOWS имеется возможность выбрать и запустить необходимое программное приложение. Кроме основной программы
Project Expert здесь присутствуют три специальных целевых приложения: PIC Holding, Project Integrator и What-if анализ, краткие
характеристики которых приведены ниже.
Project Integrator
Приложение Project Integrator предназначено для объединения нескольких проектов. Необходимость в анализе такого объединения возникает тогда, когда крупная компания сложной
структуры реализует несколько направлений финансирования из
62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
общего бюджета или когда несколько проектов разных компаний
связаны по некоторым критериям пользователя.
Приложение поддерживает два способа интеграции проектов:
объединение проектов в группу проектов и объединение в список
вариантов.
В группу можно объединить ряд проектов, имеющих (1)
общность с точки зрения пользователя, (2) одинаковую основную
валюту, (3) одинаковую валюту для расчета на внешнем рынке,
(4) единые единицы измерений валют. Файл группового проекта
имеет расширение «pgr», а файлы составляющих его проектов –
расширение «рех».
В список объединяют множество вариантов одного и того же
проекта.
Пользовательский интерфейс и принципы работы Project
Integrator аналогичны основной программе Project Expert.
Продуктами работы Project Integrator являются:
сводные расчетные таблицы;
суммарная таблица Кэш-фло для группы;
интегральные показатели для группы;
график, рассчитанный по одной формуле для всех вариантов
списка.
What-if анализ
До того как несколько вариантов проекта будут объединены
в список, необходимо создать их. Множество вариантов одного
проекта может быть создано на основе первоначального, базового
проекта, разработанного с помощью программы Project Expert.
Специальное программное приложение «What-if анализ»
предназначено для быстрого порождения вариантов путем задания изменяемых параметров и последующего перерасчета базового проекта.
В качестве базового варианта выбирается какой-то из существующих проектов, и сначала создается необходимое количество его копий (по числу предполагаемых новых вариантов). Затем
на каждой копии для отдельного варианта задают число изменяемых параметров и диапазон их изменений, после чего программа
«What-if анализ» выполняет расчет показателей эффективности и
63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
отображает результаты сравнительного анализа вариантов в виде
таблиц и графиков.
Как и во всех других приложениях, пользовательский интерфейс программы «What-if анализ» по стилю и дизайну аналогичен основной программе Project Expert.
PIC Holding
PIC Holding представляет собой универсальную систему,
предназначенную для моделирования деятельности холдинговой
компании на основе технологии Project Expert. Система PIC
Holding поддерживает детальное описание финансируемых проектов, формирование общего бюджета холдинга и контроль за
ходом реализации проектов.
Информационное моделирование деятельности холдинга основано на концепции имитационной модели. Холдинговая информационная система представляется в виде набора взаимосвязанных проектов, каждый из которых описывает деятельность
компаний, финансируемых холдингом. В информационной модели холдинга учитываются взаимные финансовые обязательства и
денежные потоки.
Операционная деятельность самой холдинговой компании
описывается отдельным проектом.
Деятельность, осуществляемая непосредственно холдинговой
компанией, описывается ее собственными проектами, где отражаются также административные издержки холдинговой компании, затраты на обслуживание ее долга и другие расходы.
Дочерние компании холдинга реализуют внешние проекты,
имеющие собственный баланс и кэш-фло. С головной компанией
внешние проекты связаны обязательствами по выданным им кредитам и вкладам в их уставной фонд.
Система PIC Holding реагирует на изменения денежных потоков отдельных проектов. Система автоматически отслеживает
комплекс взаимных обязательств и денежных потоков холдинга и
дочерних компаний, что облегчает принятие решений по финансированию, позволяя рассматривать весь набор финансируемых
проектов как единое целое.
Интерфейс системы PIC Holding по форме, содержанию и дизайну имеет много общего с интерфейсом Project Expert, по64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
скольку система основана на технологии Project Expert. Характерными признаками таких интерфейсов являются многодокументная среда (MDI), панель инструментов, панель подсказки,
окно содержания с закладками. Как и в Project Expert, в начале
работы пользователь имеет две возможности: создать новый проект или открыть существующий. Файлы проектов PIC Holding
имеют расширение *PHF (Project Holding File).
3.3.9. Prime Expert (Project Expert 8)
Основное назначение Prime Expert – финансовое моделирование и анализ планируемых инвестиционных решений. Положенный в основу Prime Expert процессно-ориентированный подход к описанию финансовой модели компании позволяет произвести преобразование бизнес-процессов в стандартные
финансовые и детализированные управленческие отчеты, таблицы прогнозных финансовых и инвестиционных показателей, отчеты о создании стоимости. С помощью Prime Expert удобно создавать и сравнивать различные варианты инвестиционной программы компании, проводить анализ цепочек создания стоимости
в компании, в том числе в разрезе групп потребителей, используемых ресурсов, статей затрат производственных переделов.
Подобный инструментарий Prime Expert позволяет при планировании сосредоточиться на наиболее эффективных видах деятельности, продуктах и услугах, сегментах рынка и направлениях инвестирования.
Prime Expert подходит и для создания упрощенной модели,
обеспечивающей предварительную оценку эффективности планируемых инвестиций отдельной компании, и для детальной проработки инвестиционных решений холдинга. Возможности программы позволяют описать различные виды деятельности (торговлю, производство, услуги, сервисную поддержку) и учесть в
модели специфику различных отраслей.
Разработка Project Expert 8 (Prime Expert) ведется с учетом
следующих основных требований:
построение на основе процессного подхода имитационной
модели компании, позволяющей адекватно описать ее деятель65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ность с точки зрения, как состава процессов, так и степени детализации их описания;
получение на базе построенной модели экономической информации, отражающей вклад различных процессов в интегральные показатели работы компании в целях принятия решений об
изменении этих процессов.
Модель компании
Как и в ранних версиях Project Expert, в программе Prime
Expert главным действующим лицом является имитационная модель предприятия.
Контрагенты компании также структурированы в библиотеке
контрагентов по таким категориям, как потребители, поставщики,
маркетинговые посредники, инвесторы и т. п. При этом отдельно
взятый контрагент может принадлежать одновременно нескольким категориям. Использование понятия контрагента весьма
важно с точки зрения оценки прибыльности различных сегментов
рынка, так как способствует определению в программе целевых
групп потребителей продукции и согласованию условий деятельности компании с предпочтениями и требованиями этих групп.
Процессы деятельности – основа имитационной модели. Деятельность компании описывается как совокупность процессов,
характеризующих жизненный цикл продукции, и процессов,
обеспечивающих функционирование компании в целом.
Требования к адекватности представления процессов в программе реализуются с помощью следующих функциональных
возможностей:
создание множества вариантов выполнения процессов (например, несколько вариантов производства или сбыта конкретной продукции, несколько вариантов приобретения сырья) и оперативное управление составом используемых вариантов;
описание основных процессов на общем или детальном
уровне, что позволит гибко управлять степенью детализации внесения исходных данных – от небольшого количества основных
параметров процесса при составлении экспресс-модели до детального его описания в виде совокупности операций;
возможность моделирования изменений в характеристиках
ресурсов и параметрах процессов во времени, что обеспечивает
66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
отражение изменений условий деятельности, обусловленных как
внешними факторами (например, цены на ресурсы), так и внутренними (например, сокращение потерь, изменения в технологии);
моделирование издержек, связанных с партиями ресурсов, с
учетом того факта, что стоимость операций компании может соотноситься с разным количеством ресурсов: часть издержек изменяется пропорционально количеству единиц ресурса (например, цена приобретения), часть издержек – пропорционально
партии ресурса (например, стоимость перевозки партии ресурса);
использование ограничивающих параметров, что приблизит
имитационную модель к реальной действительности, в которой
для многих процессов существуют объективные ограничения на
объемы операций (например, минимальная величина единовременного заказа ресурса у поставщика, максимальная производственная мощность имеющегося оборудования);
применение различных единиц измерения ресурсов, что позволит моделировать различные параметры процессов с помощью привычных для пользователя единиц (например, выработку
электроэнергии – в МВт/ч, а цену электроэнергии – за кВт/ч).
Следует отметить, что для удобства работы с моделью в программе предусматриваются такие сервисные возможности, как
временное отключение процессов от расчета (с сохранением введенных данных); копирование данных и групповое редактирование однородных данных.
Анализ модели
Построение имитационной модели компании способствует
систематизации операционных знания менеджмента. Это очень
важный, но лишь первый шаг к построению системы управления
бизнесом. При наличии имитационной модели можно с помощью
Project Expert 8 (Prime Expert) получить прогнозную финансовую
отчетность компании и основные показатели ее деятельности.
Однако при этом не всегда бывает достаточно информации о составляющих конечного результата деятельности (прибыльность
конкретной продукции, сегмента потребительского рынка, эффективность использования (переработки) конкретных видов сы67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
рья), на основе которой можно выявить сильные и слабые звенья
в цепочке процессов деятельности компании и определить перспективы ее развития.
Существует множество методик управленческого учета, позволяющих определить вклад различных видов деятельности и
продуктов в суммарный эффект работы компании. Основную методологическую трудность в них традиционно представляет процедура разнесения накладных расходов. Со временем эта проблема обостряется, так как сегодня производители работают во
все больше усложняющейся среде: увеличивается капиталоемкость продукции, в условиях сокращения жизненного цикла продукции растет ее разнообразие, повышаются требования к качеству, все шире используются передовые технологии.
Сложность, многообразие и диверсификация в бизнесе резко
возросли, что обусловливает более высокие накладные расходы,
так как именно сложность их порождает. Это привело к тому, что
традиционные финансовые методы калькуляции издержек отстали от методов управления бизнесом. В результате появляется недостоверная информация и принимаются неверные решения.
Отражение в Project Expert 8 (Prime Expert) деятельности
компании в виде совокупности процессов делает возможным
применение современных, «операционно-ориентированных» методик калькуляции издержек, таких как функциональный учет затрат (Activity-Based Costing), позволяющий определить стоимость
продукции, услуг и потребителей. В этих методиках в качестве
основы используются операции и ресурсы, задействованные в
процессах деятельности компании. В отличие от традиционного
учета издержек, при котором они распределяются на продукцию
упрощенным способом и отражается лишь то, что израсходовано,
Activity-Based Costing показывает, как и при выполнении каких
процессов это было израсходовано. Применение Activity-Based
Costing устраняет искажения расчета стоимости, имеющее место
при традиционном учете издержек, при котором, как правило,
стоимость массовой несложной продукции оказывается завышенной, а стоимость сложной продукции небольших объемов –
заниженной. Результаты распределения издержек с использованием Activity-Based Costing наглядно отображают цепочку созда68
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ния стоимости по отношению к конкретному сырью, продукции
или потребителю.
Представление о создании стоимости в виде цепочки процессов дает менеджменту компании необходимую информацию для
проведения изменений в бизнесе, диапазон которых достаточно
широк: от повышения производительности отдельных процессов
до масштабных проектов по реинжинирингу бизнес-процессов,
внедрению систем качества, открытию новых направлений деятельности или отказу от некоторых из существующих. Проведение любого из этих изменений представляет по своей сути инвестиционный проект, на чашах весов которого, с одной стороны,
находятся требуемые для проведения инвестиции, а с другой –
получаемые компанией выгоды в виде увеличения притока денежных средств. Использование в Project Expert 8 (Prime Expert)
инструментария сценарного анализа и сравнения вариантов проектов позволит руководству компании выбрать наиболее эффективный вариант изменений на основе как стандартных, так и специфичных для конкретной отрасли или компании критериев.
Например, в разработанной с помощью программы Prime
Expert модели вертикально интегрированного холдинга совместный анализ инвестиционных проектов в начале (добыча сырья), середине (рост глубины переработки сырья) и конце цепочки создания стоимости (развитие сбытовой сети для продуктов глубокой
переработки) позволяет перераспределить денежные потоки от
производства и реализации первичного сырья именно на приобретение и сооружение собственными силами активов в рамках двух
других проектов. А сочетание в модели операционной и инвестиционной деятельности компании взаимодополняющих аспектов
использования ресурсов обеспечило интегрированный подход к
планированию и анализу использования капитала.
Поддерживаемый программой многовариантный анализ
обеспечивает сравнение различных сценариев инвестиционной
программы компании, а также позволяет оценить эффективность
инвестиционных решений, предполагающих, в том числе, реализацию отдельных активов или целых бизнес-единиц.
Программа обеспечивает использование в модели инвестиционного проекта нескольких ставок дисконтирования. Это по69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
зволяет учесть неполную сопоставимость денежных потоков
вследствие различного для каждого из них уровня риска, провести на их основе расчет и анализ показателей эффективности инвестиций. Аналитика при этом не ограничивается рассмотрением
внутренних процессов компании. Создаваемая в программе финансовая модель позволяет включить в нее инвесторов, поставщиков и потребителей и провести на ее основе анализ цепочек
создания стоимости.
Деятельность организации рассматривается при этом как
сквозной кросс-функциональный процесс, направленный на создание добавленной стоимости ее продуктов и услуг. Анализ цепочки позволяет проследить этот рост, начиная с приобретения
ресурсов и заканчивая предоставлением услуг, и определить, в
каких элементах цепочки скрыт потенциал, что необходимо развивать, от чего отказаться, что передать на аутсорсинг.
Анализ цепочек может быть проведен в разрезе групп потребителей, используемых ресурсов, статей затрат производственных переделов. Подобный инструментарий позволяет при планировании сосредоточиться на наиболее эффективных видах деятельности, продуктах и услугах, сегментах рынка и направлениях
инвестирования. В нашем примере вертикального холдинга при
рассмотрении финансовой модели компании и пакета проектов
был проведен анализ цепочки. Он показал, что одна из традиционных групп клиентов – оптовые покупатели продукции первичной переработки – убыточна, работа с ней снижает эффективность компании.
Все это позволяет применять Prime Expert в практике подразделений, отвечающих в крупных компаниях за долгосрочное
планирование, решение задач стратегического управления затратами, реструктуризацию, выделение отдельных направлений бизнеса. Основным назначением может также стать использование
его как инструмента для создания в организации системы принятия инвестиционных решений.
Необходимость увеличения стоимости для акционеров, владельцев капитала (сегодня этого требует практика бизнеса) и
стоимостной подход становятся одними из основных векторов
развития инвестиционного анализа. Именно в направлении имита70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ционного моделирования, многовариантного сравнения, учета показателей экономической прибыли будет идти и развитие программных продуктов, позволяющих нацелить всю планируемую
деятельность компании на увеличение стоимости для акционеров.
3.4. Информационные технологии
финансового анализа и аудита
(Audit Expert)
3.4.1. Назаначение программы Audit Expert
Audit Expert – это программа, специализированная на проведении комплексного анализа финансового состояния и результатов деятельности предприятия.
Основной исходной информацией для анализа служат финансовые отчеты предприятий, а дополнительной информацией – описание структуры активов, собственного капитала и долгов компании, а также специальные таблицы по структурам пользователя.
Информационным продуктом системы являются аналитические таблицы, соответствующие требованиям Международных
стандартов бухгалтерского учета, поддерживаемых GAAP. Соблюдение этих стандартов делает результаты анализа понятными
как для отечественных, так и для иностранных экспертов. Отчеты
формируются дополнительно и на английском языке.
По данным полученных таблиц вычисляются:
• показатели предварительной переоценки баланса на основе
детального описания структуры активов и пассивов предприятия
(когда это является единственным приемлемым подходом к обеспечению достоверности результатов анализа финансовых отчетов);
• стандартные показатели ликвидности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия;
• собственные финансовые показатели;
• сравнительные финансовые показатели (в сравнении со
среднеотраслевыми или показателями других предприятий);
• горизонтальный анализ финансовых данных, характеризующий изменения отдельных компонентов финансовой отчетности по годам;
71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• представление всех результатов в табличном и графическом
виде.
3.4.2. Технология обработки
аналитической информации
Данная технология охватывает следующие этапы:
Создается файл аудита. Вводится информация из стандартных финансовых отчетов предприятия (Баланс, Отчет о финансовых результатах). При необходимости вводится детальный список активов компании с указанием коэффициентов переоценки.
Выполняется расчет показателей аналитических таблиц. По
аналитическим таблицам и таблице финансовых показателей
проводится анализ финансового состояния предприятия.
Для запуска исходных документов в эту технологию необходимо привести к международному стандарту финансовую отчетность за разные годы (Баланс и Отчет о финансовых результатах).
Этот подготовительный этап технологии также может быть выполнен с помощью программы.
Ввод данных в программу Audit Expert возможен в ручном
(непосредственный ввод в таблицы) и в автоматическом режимах
(импорт данных текстового формата из других систем). «Мастер
обмена данными» сопровождает процедуру загрузки и позволяет
обработать файл практически любой структуры. Форматы данных бухгалтерских программ (Парус, Инфо-бухгалтер, ИНФИН и
др.) внесены в Audit Expert, в связи с чем импорт данных из этих
программ выполняется одним щелчком мыши.
Для подготовки и редактирования отчетных форм в составе
Audit Expert имеется уникальный генератор отчетов, позволяющий
выводить подготовленный отчет на печать или сохранять как документ MS Word. Кроме того, есть возможность формирования
HTML-документов, полностью готовых к представлению в Internet.
Настройка программы для работы возможна с помощью сценариев обработки данных и шаблонов представления результатов, воспринимающих изменения и дополнения пользователя.
Это позволяет автоматизировать практически любую пользовательскую методику анализа при различной структуре данных.
72
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Сценарий анализа представляет собой файл, содержащий список
и форматы исходных таблиц, а также методы их преобразования
в аналитические таблицы. Программа регулярно пополняется
сценариями, отражающими национальные особенности отчетности; кроме того, такие сценарии могут разрабатывать и сами
пользователи. Для каждого типа отчетности может поддерживаться несколько сценариев, соответствующих разным периодам.
Audit Expert поддерживает обмен данными. Таблицы Audit
Expert могут быть перенесены в MS Excel или другие электронные таблицы, а также экспортированы в текстовый файл.
Данные, полученные в Audit Expert, могут использоваться
для автоматического описания Стартового Баланса компании в
программе Project Expert, т.е. Audit Expert может выступать и как
самостоятельная программа, и как аналитический модуль, превращающий Project Expert в комплексную систему анализа и планирования деятельности предприятия.
Приложение Audit Integrator предназначено для анализа финансового состояния группы компаний. Продуктом интеграции
являются консолидированные аналитические таблицы для группы компаний, рейтинг компаний по заданным критериям, графическое отображение финансовых показателей. Потребность в
этом возникает при управлении инвестиционным портфелем, отборе проектов для финансирования, при интеграции отчетов
группы компаний, объединяемых одним холдингом или общим
менеджментом и т. п.
Audit Expert 3.1 предоставляет пользователю возможность
создавать собственные аналитические таблицы, использующие
данные исходных таблиц, и таблицы дополнительных данных.
Для дополнительных переменных можно устанавливать нижний
и верхний пределы значений. В создаваемых таблицах можно использовать строки не только из стандартных, но и из таблиц
пользователя. Во всех аналитических таблицах при просмотре
можно изменять тип данных.
Для облегчения работы аналитика добавлена возможность
описания различных методик оценки состояния предприятия за
счет расширения возможностей описания алгоритмов расчета.
73
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Обеспечивается динамический обмен данными. Audit Expert
поддерживает только текстовый формат данных и выступает в
роли источника данных (сервера). Программа может выполнять
команды от приложения-клиента, передавать информацию по запросам, иметь доступ практически ко всем ее данным из других
систем. Возможно также выполнение экспресс-анализа и формирование в MS Word экспертного заключения по финансовому состоянию предприятия на основе аналитических таблиц: «Баланс»,
«Прибыли-Убытки», «Финансовые Показатели».
Контрольные вопросы
1. Охарактеризуйте уровни компьютерных технологий инвестиционного анализа и управления.
2. Проведите сравнение программ, используемых в инвестиционном анализе и управлении.
3. Какие задачи стратегического направления решаются с
помощью программы Project Expert?
4. Какие задачи тактического направления решаются с помощью программы Project Expert?
5. Какие задачи на микроуровне решаются с помощью программы Project Expert?
6. Опишите основные этапы работы программы Project Expert
по созданию и анализу инвестиционного проекта.
7. Какие требования предъявляются к пользователям программы Project Expert?
8. Какие требования предъявляются к формированию информационной базы расчета инвестиционного проекта в составе
Project Expert?
9. Как осуществить анализ чувствительности проекта?
10. Как определить точку безубыточности проекта?
11. Как реализовать метод сценариев для оптимизации расчетов в инвестиционном проекте в составе Project Expert?
12. Опишите программные приложения Project Expert.
13. В чем проявляется отличие новой версии Project Expert 8
(Prime Expert)?
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
14. Опишите возможности программы Audit Exert в области
финансового анализа.
15. Какие этапы необходимо реализовать в области финансового анализа с помощью Audit Exert?
Рекомендуемая литература
1. Грабауров, В.А. Использование пакета Project Expert для
составления бизнес-планов: Учеб. пособие / В.А. Грабауров,
В.Н. Гулин, Е.Н. Гарностай. – Минск: БГЭУ, 2001. – 63 с.
2. Грабауров, В.А. Информационные технологии для менеджеров / В.А. Грабауров. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 368 с.
3. Аврин, С. Project Expert: инструмент стратегического планирования и управления / С. Аврин. – www.expert-systems.
com/pressroom/articles/articles_detail.php?ID=1104
4. Савтюгин, А. Подготовка предприятия для привлечения
инвестиций/ А. Савтюгин // www.bkg.ru/print/print.phtml?story=
01/10/04/7892286
5. Кузнецов А.И. Технология бизнес-планирования: учеб. пособие / А.И. Кузнецов. – М.: Изд-во МГТУ им. Баумана, 2005. –
192 c.
6. Принципы разработки бизнес-плана инвестиционного проекта средствами Project Expert 7.0. – М., 2003. – 22 с.
7. КРАТКОЕ РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ PROJECT
EXPERT // www.pro-invest.com
8. Савчук, В.П. Оценка эффективности инвестиционных проектов / В.П. Савчук // http://cfin.ru/finanalysis/savchuk/index.shtml
9. Староверова, Г.С. Оценка эффективности инвестиционных
проектов // http://cfin.ru/finanalysis/invest/appraisal_efficiency.shtml
10. Карлберг, К. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel
(+CD-ROM) / К. Карлберг. – 2 изд., исправл. – Вильямс, 2007.
464 с.
11. Алиев, В.С. Практикум по бизнес-планированию с использованием программы Project Expert / В.С. Алиев. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 272 с.
12. Жданчиков, П.А. Как научится строить бизнес-план в
Project Expert НТ / П.А. Жданчиков. – М.: Пресс, 2006. – 208 с.
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 4
Интеллектуальные аналитические
информационные технологии
Data Mining
4.1. Общие понятия Data Mining (DM)
Data Mining (DM) – это технология поддержки процесса
принятия решений, основанная на выявления скрытых закономерностей и систематических взаимосвязей между переменными
внутри больших массивов информации, которые затем можно
применить к новым совокупностям данных. При этом накопленные сведения автоматически обобщаются до информации, которая может быть охарактеризована как знания. Обнаружение новых знаний можно использовать для повышения эффективности
бизнеса.
Data Mining (Интеллектуальный анализ данных) – это технология выявления скрытых взаимосвязей внутри больших баз данных. Многие компании годами накапливают важную бизнесинформацию, надеясь, что она поможет им в принятии решений.
И, казалось бы, извлечь факты из базы данных – допустим, выяснить, что в какой-то конкретный день и время клиент заказал товар X в магазине 123 – не так уж сложно. Однако здесь нужны не
факты сами по себе, а знания – знания о том, что, например, магазины 123 и 130 продают товара X на 30% больше, чем другие точки. В общем, чем специфичнее информация, тем полезнее она для
принятия решений. Таким образом, Data Mining (DM) и есть процесс обнаружения подобного рода полезных знаний о бизнесе.
В связи с совершенствованием технологий записи и хранения
данных на людей обрушились колоссальные потоки информационной руды в самых различных областях. Деятельность любого
предприятия (коммерческого, производственного, медицинского,
научного и т.д.) теперь сопровождается регистрацией и записью
всех подробностей его деятельности.
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Корпоративная база данных любого современного предприятия обычно содержит набор таблиц, хранящих записи о тех
или иных фактах либо объектах (например, о товарах, их продажах, клиентах, счетах). Как правило, каждая запись в подобной
таблице описывает какой-то конкретный объект или факт. Например, запись в таблице продаж отражает тот факт, что такой-то
товар продан такому-то клиенту тогда-то таким-то менеджером, и
по большому счету ничего, кроме этих сведений, не содержит.
Пример.
C помощью средств DM менеджер по маркетингу может
предлагать клиентам индивидуальные котировки акций, обновлять
новости, проводить специальные кампании по продвижению и передавать другую индивидуальную информацию, которая может их
заинтересовать. При этом существенно сокращаются средства на
рекламу и повышаются доходы. Кроме того, процесс полностью
автоматизирован, ПО моментально обнаруживает любые изменения в поведении клиента, в отличие от специальных сервисов,
представленных на сегодняшний день в Web, которые требуют от
людей заполнения различных опросных листов и анкет.
Однако совокупность большого количества таких записей,
накопленных за несколько лет, может стать источником дополнительной, гораздо более ценной информации, которую нельзя получить на основе одной конкретной записи, а именно сведений о
закономерностях, тенденциях или взаимозависимостях между какими-либо данными.
Пример.
Сведения о том, как зависят продажи определенного товара
от дня недели, времени суток или времени года, какие категории
покупателей чаще всего приобретают тот или иной товар, какая
категория клиентов чаще всего вовремя не отдает предоставленный кредит, какая часть покупателей одного конкретного товара
приобретает другой конкретный товар.
Подобного рода информация обычно используется при прогнозировании, стратегическом планировании, анализе рисков, и
ценность ее для предприятия очень высока, поэтому процесс ее
поиска и получил название Data Mining (mining по-английски означает «добыча полезных ископаемых», а поиск закономерностей
77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
в огромном наборе фактических данных действительно сродни
этому).
Синонимами DM можно считать следующее.
Обнаружение знаний в БД (Knowledge Discovery In Databases, KDD). Это процесс поиска полезных знаний в «сырых»
данных. KDD включает в себя вопросы подготовки данных, выбора информативных признаков, очистки данных, применения
методов DM, а также обработки и интерпретации полученных результатов.
Интеллектуальный анализ данных (IAD). Концепция интеллектуального анализа данных определяет задачи поиска функциональных и логических закономерностей в накопленной информации, построение моделей и правил, которые объясняют
найденные аномалии и/или прогнозируют развитие некоторых
процессов.
Термин Data Mining обозначает не столько конкретную технологию, сколько сам процесс поиска корреляций, тенденций,
взаимосвязей и закономерностей посредством различных математических и статистических алгоритмов: кластеризации, создания
субвыборок, регрессионного и корреляционного анализа. Цель
этого поиска – представить данные в виде, четко отражающем
бизнес-процессы, а также построить модель, при помощи которой можно прогнозировать процессы, критичные для планирования бизнеса (например, динамику спроса на те или иные товары
или услуги либо зависимость их приобретения от каких-то характеристик потребителя).
Пример.
Анализ потребительской корзины, применяемый для выявления предпочтений потребителей и соответственно для лучшего
удовлетворения спроса и повышения дохода с клиентов. Однако
характер покупательского поведения присутствует в данных неявно, и для его определения необходимо использовать именно
Data Mining. И теперь можно выяснить, к примеру, что клиент,
собирающийся купить товар X, будет не прочь приобрести заодно и товар Y. Эта информация ляжет в основу последующих решений: может быть, стоит располагать эти товары на витрине ма78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
газина рядом или, например, продвигать один из них, чтобы повысить продажи обоих.
В отличие от оперативной аналитической обработки данных
(OLAP) в DM задача формулировки гипотез и выявления необычных (unexpected) алгоритмов переложено с человека на компьютер. Если при статистическом анализе или при применении
OLAP обычно формулируются вопросы типа «Каково среднее
число неоплаченных счетов заказчиками данной услуги?», то
применение DM , как правило, подразумевает ответы на вопросы
типа «Существует ли типичная категория клиентов, не оплачивающих счета?». При этом именно ответ на второй вопрос нередко обеспечивает более нетривиальный подход к маркетинговой
политике и к организации работы с клиентами.
Примеры заданий на такой поиск при использовании DM –
Data Mining приведены в таблице 2.
Таблица 2
Примеры формулировок задач при использовании методов
OLAP и DM – Data Mining
OLAP
Каковы средние размеры телефонных счетов существующих клиентов
в сравнении со счетами бывших
клиентов (отказавшихся от услуг телефонной компании)?
Какова средняя величина ежедневных покупок по украденной и не украденной кредитной карточке?
DATA MINING
Имеются ли характерные портреты
клиентов, которые, по всей вероятности, собираются отказаться от услуг телефонной компании?
Существуют ли стереотипные схемы покупок для случаев мошенничества с кредитными карточками?
4.2. Технологии, используемые в Data Mining
В основе большинства инструментов Data Mining лежат две
технологии: машинное обучение и визуализация (визуальное
представление информации). Качество визуализации определяется возможностями графического отображения значений данных.
Варьирование графического представления путем изменения цветов, форм и других элементов упрощает выявление скрытых зависимостей.
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Эффективность методов машинного обучения в основном
определяется их способностью исследовать большее количество
взаимосвязей данных, чем может человек.
Обе технологии дополняют друг друга в процессе осуществления «Data Mining»-анализа. Визуализация используется для поиска исключений, общих тенденций и зависимостей и помогает в
извлечении данных на начальном этапе проекта. Машинное обучение используется позднее для поиска зависимостей в уже отлаженном проекте.
Машинное обучение предполагает использование различных
методов, например:
● деревьев решений;
● ассоциативных правил;
● генетических алгоритмов;
● нейронных сетей.
Деревья решений предназначены для классификации данных,
они используют весовые коэффициенты для распределения элементов данных на всё более и более мелкие группы. Метод ассоциативных правил классифицирует данные на основе набора правил, подобных правилам в экспертных системах. Эти правила
можно генерировать, используя процесс поиска и проверки комбинаций правил, или извлекать правила из деревьев решений. В
нейронных сетях знания представлены в виде связей, соединяющих набор узлов. Сила связей определяет зависимости между
факторами данных.
В таблице 3 приведено краткое описание основных алгоритмов Data Mining.
Таблица 3
Основные алгоритмы Data Mining
Алгоритм
Ассоциативные
правила
Описание
Выявляют причинно-следственные связи и определяют вероятности или коэффициенты достоверности, позволяя делать соответствующие выводы.
Правила представлены в форме «если <условия>, то
<вывод>». Их можно использовать для прогнозирования или оценки неизвестных параметров (значений).
80
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Деревья решений и
алгоритмы классификации
Искусственные нейронные сети
Генетические алгоритмы
Вывод путем сопоставления
(Memory-based
Reasoning, MBR) или
вывод, основанный
на прецедентах
(Case-based
Reasoning, CBR)
Кластерный анализ
Определяют естественные «разбивки» в данных, основанные на целевых переменных. Сначала выполняется разбивка по наиболее важным переменным.
Ветвь дерева можно представить как условную
часть правила. Наиболее часто встречающимися
примерами являются алгоритмы классификационных и регрессионных деревьев (Classification and
regression trees, CART) либо хи-квадрат индукция
(Chi-squared Automatic Induction, CHAID).
Здесь для предсказания значения целевого показателя используются наборы входных переменных, математических функций активации и весовых коэффициентов входных параметров. Выполняется итеративный обучающий цикл, нейронная сеть
модифицирует весовые коэффициенты до тех пор,
пока предсказываемый выходной параметр соответствует действительному значению. После обучения
нейронная сеть становится моделью, которую можно применить к новым данным с целью прогнозирования.
Этот метод использует итеративный процесс эволюции последовательности поколений моделей,
включающий операции отбора, мутации и скрещивания. Для отбора определенных особей и отклонения других используется «функция приспособленности» (fitness function). Генетические алгоритмы в
первую очередь применяются для оптимизации топологии нейронных сетей и весов. Однако их можно
использовать и самостоятельно, для моделирования.
Эти алгоритмы основаны на обнаружении некоторых аналогий в прошлом, наиболее близких к текущей ситуации, с тем, чтобы оценить неизвестное
значение или предсказать возможные результаты
(последствия).
Подразделяет гетерогенные данные на гомогенные
или полугомогенные группы. Метод позволяет
классифицировать наблюдения по ряду общих признаков. Кластеризация расширяет возможности прогнозирования.
81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Типы закономерностей
Выделяют пять стандартных типов закономерностей (алгоритмов), выявляемых методами DM.
Ассоциация – имеет место в том случае, если несколько событий с высокой вероятностью связаны друг с другом (например,
один товар часто приобретается вместе с другим).
Пример.
Исследование, проведенное в супермаркете, может показать,
что 65% купивших кукурузные чипсы берут также и кока-колу, а
при наличии скидки за такой комплект «колу» приобретают в
85% случаев. Располагая сведениями о подобной ассоциации, менеджерам легко оценить, насколько действенна предоставляемая
скидка.
Последовательность – высокая вероятность цепочки связанных во времени событий (например, в течение определенного
срока после приобретения одного товара будет с высокой степенью вероятности приобретен другой).
Пример.
После покупки дома в 45% случаев в течение месяца приобретается и новая кухонная плита, а в пределах двух недель 60%
новоселов обзаводятся холодильником.
Классификация – выявление признаков, характеризующих
группу, к которой принадлежит тот или иной объект или событие. Это делается посредством анализа уже классифицированных
объектов и формулирования некоторого набора правил.
Кластеризация отличается от классификации тем, что сами
группы заранее не заданы. С помощью кластеризации средства
DM самостоятельно выделяют различные однородные группы
данных.
Прогнозирование – наличие шаблонов в динамике поведения тех или иных данных (типичный пример – сезонные колебания спроса на те или иные товары либо услуги), используемых
для прогнозирования. Именно историческая информация, хранящаяся в БД в виде временных рядов, служит основой для всевозможных систем. Если удается найти шаблоны, адекватно отражающие динамику поведения целевых показателей, есть вероят82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ность, что с их помощью можно предсказать и поведение системы в будущем.
Классы систем Data Mining – DM
Оперативная
аналитическая
обработка
Нейросети
Визуализация
данных
Статистика
Экспертные
системы
Data Mining
Эффективные
вычисления
Информацонный
поиск
Хранилища
данных
Теория баз
данных
Распознавание
образов
Рис. 4. Data Mining – мультидисциплинарная область
DM – Data Mining является мультидисциплинарной областью, возникшей и развивающейся на базе достижений прикладной статистики, распознавания образов, методов искусственного
интеллекта, теории БД и др. (см. рис. 4). Отсюда обилие методов,
алгоритмов и математических правил, реализованных в различных действующих системах DM , среди них можно выделить:
Регрессионный, дисперсионный и корреляционный анализ.
Реализован в большинстве современных статистических пакетов, в
частности в продуктах компаний SAS Institute, StatSoft и др.
Фильтрация. Необходимость в фильтрации возникает, когда
нужно отделить полезную информацию от искажающего ее шума
за счет сглаживания, очистки, редактирования аномальных значений, устранения незначащих факторов, понижения размерности информации и т.д. Применение фильтрации в системах анализа данных относится к первичной обработке данных и позволяет повысить качество исходных данных, а следовательно, и
точность результата анализа.
83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Анализ эмпирических моделей. Анализ эмпирических моделей конкретной предметной области, часто применяемый, например, в недорогих средствах финансового анализа.
Кластерный анализ. Метод позволяет классифицировать
наблюдения по ряду общих признаков. Кластеризация расширяет
возможности прогнозирования. Кластерные модели (иногда также называемые моделями сегментации) весьма популярны при
создании систем прогнозирования.
Предметно-ориентированные аналитические системы
очень разнообразны. Наиболее широкий подкласс таких систем,
получивший распространение в области исследования финансовых рынков, носит название «технический анализ». Он представляет собой совокупность нескольких десятков методов прогноза
динамики цен и выбора оптимальной структуры инвестиционного портфеля, основанных на различных эмпирических моделях
динамики рынка. Эти методы часто используют несложный статистический аппарат, но максимально учитывают сложившуюся
в своей области специфику (профессиональный язык, системы
различных индексов и пр.).
Статистические пакеты. Последние версии почти всех известных статистических пакетов включают наряду с традиционными статистическими методами также элементы DM. Но основное
внимание в них уделяется все же классическим методикам – корреляционному, регрессионному, факторному анализу и другим.
Недостатком систем этого класса считают требование к
специальной подготовке пользователя. Также отмечают, что
мощные современные статистические пакеты являются слишком
«тяжеловесными» для массового применения в финансах и бизнесе, к тому же часто эти системы весьма дороги.
Принципиальным недостатком статистических пакетов, ограничивающим их применение в DM, является то, что большинство методов, входящих в состав пакетов опираются на статистическую парадигму, в которой главными фигурантами служат усредненные характеристики выборки. А эти характеристики при
исследовании реальных сложных жизненных феноменов часто
являются фиктивными величинами.
84
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4.3. Рынок производителей программ DM
Лидерами на рынке средств анализа и обработки данных
масштаба предприятия являются компании Business Objects,
Cognos, Information Builders, а претендуют на лидерство также
Microsoft и Oracle. Что касается средств разработки BI-решений,
то основными претендентами на лидерство в этой области являются компании Microsoft и SAS Institute.
Средства Business Intelligence компании Microsoft относятся к
сравнительно недорогим продуктам, доступным широкому кругу
компаний.
4.4. Примеры использования Data Mining
Применяются довольно широко в розничной торговле, маркетинге, финансах, здравоохранении, промышленном производстве и других областях. Компании используют преимущества
этой технологии в следующих сферах деятельности: Розничная
торговля; Банковское дело; Телекоммуникации; Страхование;
Бизнес.
Розничная торговля.
Предприятия розничной торговли сегодня собирают подробную информацию о каждой отдельной покупке, используя кредитные карточки с маркой магазина и компьютеризованные системы контроля. Вот типичные задачи, которые можно решать с
помощью DM в сфере розничной торговли:
Анализ покупательской корзины (анализ сходства). Предназначен для выявления товаров, которые покупатели стремятся
приобретать вместе. Знание покупательской корзины необходимо
для улучшения рекламы, выработки стратегии создания запасов
товаров и способов их раскладки в торговых залах.
Исследование временных шаблонов. Помогает торговым
предприятиям принимать решения о создании товарных запасов.
Оно дает ответы на вопросы типа «Если сегодня покупатель приобрел видеокамеру, то, через какое время, он вероятнее всего купит новые батарейки и флэш-память?»
85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Создание прогнозирующих моделей. Дает возможность торговым предприятиям узнавать характер потребностей различных
категорий клиентов с определенным поведением, например, покупающих товары известных дизайнеров или посещающих распродажи. Эти знания нужны для разработки точно направленных,
экономичных мероприятий по продвижению товаров.
Банковское дело.
Выявление мошенничества с кредитными карточками. Путем анализа прошлых транзакций, которые впоследствии оказались мошенническими, банк выявляет некоторые стереотипы такого мошенничества.
Сегментация клиентов. Разбивая клиентов на различные категории, банки делают свою маркетинговую политику более целенаправленной и результативной, предлагая различные виды услуг разным группам клиентов.
Прогнозирование изменений клиентуры. DM помогает банкам
строить прогнозные модели ценности своих клиентов и соответствующим образом обслуживать каждую категорию.
Пример.
Большой Европейский банк решил предложить ссуды клиентам, пользующимся другой банковской услугой. Вначале был использован старый CHAID-алгоритм DM, по результатам работы
которого предложения были высланы только 50% заказчиков,
при этом был получен ответ от 85% ожидаемых респондентов.
(Без специальной модели прогнозирования, нужно было выбрать
случайным образом 85% клиентов, чтобы информация достигла
85% ожидаемых респондентов). Затем было внедрено специальное DM-приложение, в котором применяются разные алгоритмы.
За счет этого удалось испробовать возможности различных моделей прогнозирования. В результате достаточно было выполнять
рассылку только 40% клиентов, чтобы достигнуть 85% результата. В итоге удалось сэкономить сотни тысяч долларов в год, поэтому вложения в DM-технологию быстро окупились.
Телекоммуникации.
В области телекоммуникаций методы DM помогают компаниям более энергично продвигать свои программы маркетинга и
86
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ценообразования, чтобы удерживать существующих клиентов и
привлекать новых.
Анализ записей о подробных характеристиках вызовов. Назначение такого анализа – выявление категорий клиентов с похожими стереотипами пользования их услугами и разработка привлекательных наборов цен и услуг.
Выявление лояльности клиентов. DM – Data Mining можно использовать для определения характеристик клиентов, которые,
один раз воспользовавшись услугами данной компании, с большой
долей вероятности останутся ей верными. В итоге средства, выделяемые на маркетинг, можно тратить там, где отдача больше всего.
Пример.
Перед компанией, предоставляющей услуги связи в беспроводных сетях, встала проблема высокой текучести абонентов
(процент клиентов, отказавшихся от ее услуг), при этом 40% заказчиков продолжали использовать аналоговые, а не цифровые
услуги, продолжительность разговоров в течение месяца у клиентов была низкой, поэтому доход в среднем на одного абонента не
превышал 50 долларов. Задача состояла в том, чтобы удержать
больше клиентов и модернизировать предоставляемые им услуги.
Это должно было принести существенный доход, в противном
случае, потери клиентов в месяц возросли бы до 700 тыс., и за год
сумма убытка составила бы 360 млн долларов.
Данные в базе были представлены сотнями полей, причем одной трети из них соответствовали записи о телефонных вызовах.
Используя DM-приложение, компания разработала серию моделей
ранжирования клиентов в соответствии с вероятностью их отказа
от услуг. Кроме того, был обнаружен набор правил, позволяющих
прогнозировать поведение клиента. Фирме удалось сократить уровень текучести абонентов на треть и снизить уровень затрат на почтовую рассылку на 60%. Кроме того, объем месячных разговоров
возрос, а следовательно, повысились и доходы от абонентов в целом. Многие заказчики перешли на цифровые услуги.
Страхование.
Выявление мошенничества. Страховые компании могут снизить уровень мошенничества, отыскивая определенные стереотипы в заявлениях о выплате страхового возмещения, характери87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
зующих взаимоотношения между юристами, врачами и заявителями.
Анализ риска. Путем выявления сочетаний факторов, связанных с оплаченными заявлениями, страховщики могут уменьшить
свои потери по обязательствам.
Пример.
В США крупная страховая компания обнаружила, что суммы, выплаченные по заявлениям людей, состоящих в браке, вдвое
превышает суммы по заявлениям одиноких людей. Компания отреагировала на это новое знание пересмотром своей общей политики предоставления скидок семейным клиентам.
Бизнес.
Сегментация рынка. Все отрасли могут воспользоваться методами DM для выявления отдельных сегментов своей клиентуры. DM дает предприятиям возможность учитывать намного
больше параметров, чем это делалось на основе традиционных
методов хранения неструктурированной информации.
Развитие автомобильной промышленности. При сборке автомобилей производители должны учитывать требования каждого отдельного клиента, поэтому им нужны возможность прогнозирования популярности определенных характеристик и знание
того, какие характеристики обычно заказываются вместе.
Политика гарантий. Производителям нужно предсказывать
число клиентов, которые подадут гарантийные заявки, и среднюю стоимость заявок.
Поощрение постоянных клиентов. Авиакомпании могут обнаружить группу клиентов, которых данными поощрительными
мерами можно побудить летать больше. Например, одна авиакомпания обнаружила категорию клиентов, которые совершали
много полетов на короткие расстояния, не накапливая достаточно
миль для вступления в их клубы, поэтому она, таким образом,
изменила правила приема в клуб, чтобы поощрять число полетов
так же, как и мили.
88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4.5. Проблемы, связанные
с использованием DM-технологии
Конечно, возможности DM велики, но уже сейчас аналитики
предупреждают потенциальных инвесторов, что этот еще не устоявшийся сегмент рынка ПО может быть чрезмерно разрекламирован.
Сложность инструментов Data Mining.
Сложность – существенный барьер для внедрения DM. Существует такое шутливое мнения, что DM – настолько сложная
технология, что для ее освоения необходимо иметь три высших
образования: одно в области статистики или вычислительных методов, другое в области бизнеса, чтобы понимать клиентов, и еще
одно по вычислительной технике.
Фактически DM – это результат совместных усилий специалистов во всех трех областях. Управление проектом должны брать
на себя бизнес-специалисты, задачей которых является формирование набора бизнес-задач и последующая интерпретация полученных результатов. Разработчик-аналитик, разбирающийся в методах
DM, в статистике и инструментах должен создать надежную модель. А специалисты по информационным технологиям обеспечивают обработку данных, а также техническую поддержку.
Опытность пользователя DM.
Различные инструменты DM имеют свои сильные и слабые
стороны. Поэтому конкретные программы должны четко соответствовать уровню подготовленности пользователя и его конкретным
целям. Кроме того, DM, как правило, подразумевает употребление
определенного технического жаргона, который может сильно усложнить для неопытного пользователя понимание работы программы, ее сути, практических результатов, а также того, какой
продукт и каким способом лучше всего использовать для достижения определенных бизнес-целей. Это вызывает замешательство, и
часто потенциальный клиент может вообще отказаться от использования DM. Еще хуже, если клиент вложит большие средства и
пойдет неверным путем или потратит деньги на освоение различных инструментов для того, чтобы, наконец, понять, как нужно было применять DM в данной области деятельности.
89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Правильное использование прогнозирующих моделей должно быть грамотно интегрировано в реальные бизнес-процессы, с
тем чтобы можно было четко оценивать и обновлять модели.
Трудозатраты.
Результаты DM в большой мере зависят от уровня подготовки данных, а не от «чудесных возможностей» некоего алгоритма
или набора алгоритмов. Успешный анализ требует очищенных и
подготовленных данных. По утверждению аналитиков и пользователей, очистка клиентских записей, разделение их на поддающиеся обработке, но статистически достоверные образцы, а затем
тестирование и уточнение всех результатов, занимает до 80%
процентов всего DM-процесса. Таким образом, чтобы заставить
технологию работать на себя потребуется много времени. Много
усилий тратится на анализ предварительных данных и корректировку прогнозирующих моделей.
Неграмотно применив некоторые инструменты, предприятие
может бессмысленно растратить свой потенциал, а иногда и миллионы долларов.
Высокий процент ложных результатов.
Инструменты, занимающиеся поиском трудно обнаруживаемых зависимостей в БД, могут раскрыть действительно драгоценные «самородки» информации, которые дадут хорошие дивиденды в плане финансовой и конкурентной выгоды. Но, к сожалению, DM очень часто порождает множество вводящих в
заблуждение и не имеющих существенного значения открытий.
Многие пользователи и аналитики утверждают, что DM-средства
могут выдавать тысячи ложных, статистически недостоверных
или бессмысленных результатов. При этом пользователь должен
понимать, какие из результатов имеют реальный смысл.
Пример.
Компания Chase Manhattan, однажды получила неверное значение для среднего баланса нескольких клиентов, пользующихся
кредитными карточками. Причина оказалась в том, что данные
были некорректно переданы. Неправильная сортировка файлов
привела к тому, что в качестве прогнозирующего параметра, определяющего интерес клиентов к планируемой маркетинговой
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
кампании, были выбраны идентификаторы клиентов. Конечно,
такой результат не имел никакого смысла.
Несоответствие результатов прогнозирования и реальной
ситуации.
Есть одна сложнейшая задача, вставшая перед DM, которую
многие эксперты считают неразрешимой и которая оправдывает
тот скептицизм, который часто слышен в адрес этой ниши рынка.
Средства DM хорошо прогнозируют поведение потребителя на основе данных за прошлые периоды, то есть дают информацию о
том, что человек, исходя из его предыдущих приобретений, демографических данных и других параметров, захочет купить с наибольшей вероятностью. Но, по мнению критиков, DM никогда четко не предскажет, что же человек захочет купить на самом деле.
Пример.
DM-приложение может определить, что 34-летняя домохозяйка, имеющая двоих детей, вероятнее всего каждые три года в
ближайшее десятилетие будет покупать отдельную микроволновую печку. Но такое ПО не может определить, что именно эта
клиентка скорее купила бы более дорогую печь, где комбинируются микроволновый и конвекционный режимы, если бы та подошла ей по цене.
Конфиденциальность.
Это одно из самых существенных возражений против DM. Сам
по себе аналитический DM-процесс применяется к накопленным
анонимным данным, при этом выявляются возможности использования, тенденции приобретения и десятки, если не сотни, других
факторов. Но вот выполнение следующего этапа обработки данных – попытка связать их с характером поведения конкретного
клиента, чтобы извлечь некий личный опыт взаимодействия с этим
человеком, – вызывает настороженность среди сторонников прав
на неприкосновенность частной жизни. Защитники конфиденциальности говорят о том, как важно быть честными с клиентами и
сообщать им о собираемых данных и целях их использования.
Высокая стоимость.
Хорошая DM программа обходится в сумму от 500 тыс. до
1,5 млн долл., которая необходима на программное, аппаратное
обеспечение и техническую поддержку. Вкладывая средства в та91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
кой проект, необходимо убедиться, что эффективность инвестиций будет достаточно высокой. Неплохой проверкой является небольшой DM-проект (от 100 тыс. до 200 тыс. долл.), который позволит выяснить, достаточно ли того объема и качества данных,
которые имеются в наличии, чтобы сделать DM полезным для
предприятия.
Несмотря на множество выявленных недостатков и проблем,
связанных с DM, всё больше и больше программных продуктов
этого класса находят свое применение. Конкурентные преимущества, которые дает DM, не позволяют игнорировать эту технологию. Но, чтобы получить полезные результаты, требуются детальные знания данных и длительные проверки методом «проб и
ошибок».
Очевидно, что идея, лежащая в основе этой технологии,
имеют массу плюсов. А критики заслуживают отдельные методы
ее реализации.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение DM.
2. Какие технологии используются в DM?
3. Чем отличаются задачи, решаемые в DM от технологии
OLAP?
4. Опишите области применения DM.
5. Как выглядит рынок производителей DM?
6. Какие инструменты лежат в основе технологии DM?
7. Какие виды закономерностей составляются основу DM?
8. Какие проблемы характеризуют использование DM?
Рекомендуемая литература
1. Киселев, М. Средства добычи знаний в бизнесе и финансах
/ М. Киселев, Е. Соломатин // Открытые системы. – 1997. – № 4. –
С. 41–44.
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Шапот, М. Интеллектуальный анализ данных в системах
поддержки принятия решений / М. Шапот // Открытые системы. – 1998. – № 1. – С. 30–35.
3. Федоров, А. Введение в базы данных: cредства Business
Intelligence / А. Федоров, Н. Елманова // КомпьютерПресс. –
2001. – № 3.
4. Кречетов, Н. Продукты для интеллектуального анализа
данных / Н. Кречетов, П. Иванов // ComputerWeek-Москва. –
1997. – № 14–15. – С. 32–39.
5. Загоруйко, Н.Г. Прикладные методы анализа данных и
знаний / Н.Г. Загоруйко. – Новосибирск, Изд-во Института математики, 1999.
6. Уоссермен, Ф. Нейрокомпьютерная техника / Ф. Уоссермен. М.: Мир, 1992.
7. Круглов, В.В. Интеллектуальные информационные системы: компьютерная поддержка систем нечеткой логики и нечеткого вывода / В.В. Круглов, М.И. Дли. – М.: Физматлит, 2002.
8. Рутковская, Д. Нейронные сети, генетические алгоритмы и
нечеткие системы / Д. Рутковская, М. Пилиньский, Л. Рутковский. – М., 2004.
9. Масалович, А. Нечеткая логика в бизнесе и финансах
/ А. Масалович // www.tora-centre.ru/library/fuzzy/fuzzy-.htm
93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Глава 5
Информационные технологии
обработки знаний
(Экспертные системы)
5.1. Основы технологии
экспертных систем
Перед принятием многих управленческих решений необходимо рассчитать стоимость продаж, суммы издержек и оценить
целый ряд аналитических коэффициентов (доли валовой прибыли, чистой прибыли, эксплуатационных расходов, возмещении и
скидок и др.), а также оценить ситуацию по оперативным данным
и отчетам о результатах. Арифметика аналитических расчетов
всегда влечет за собой логические выводы, которые тем действеннее, чем глубже и «быстрее» интеллект руководителя. Поэтому на рабочих местах менеджеров и руководителей распространяются системы искусственного интеллекта (СИИ) или Экспертные системы (ЭС), имитирующие на компьютере процессы
мышления и ускоряющие их.
5.2. Характеристика и назначение ЭС
Наибольший прогресс среди компьютерных ИС отмечен в
области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают
возможность менеджеру или специалисту получать консультации
экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.
Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще
всего здесь имеются в виду способности, связанные с человече94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ским мышлением. Работы в области искусственного интеллекта не
ограничиваются экспертными системами. Они также включают в
себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему
человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.
Решение специальных задач требует специальных знаний.
Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам
или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла.
Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в
этом возникает необходимость. Являясь одним из основных положений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие
опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения
оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные
алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использование технологии экспертных систем в качестве советующих систем.
Сходство ИС, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они
обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений.
Однако имеются три существенных различия. Первое связано с
тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия
решений отражает уровень ее понимания пользователем и его
возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем
пояснять свои рассуждения в процессе получения решения.
Очень часто эти пояснения оказываются более важными для
пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии –
знаний.
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5.3. Определение и структура ЭС
ЭС – это программная система, имитирующая на компьютере
мышление человека. Перед ее созданием структурируется совокупность знаний: а) изучается процесс мышления человека, решающего определенные задачи или принимающего решения в
конкретной профессиональной области; (б) выделяются основные
шаги этого процесса и (в) разрабатываются программные средства, воспроизводящие изученный процесс на компьютере. Искусственный интеллект придает компьютеру черты разума. Методы
искусственного интеллекта основаны на структуризации систем
принятия решений.
ЭС определяют также как сложную программу, манипулирующую знаниями в целях получения удовлетворительного и
эффективного решения в узкой предметной области. Системы
выполняют в таких случаях роль экспертов-консультантов, поскольку построены на знаниях компетентных экспертов и обладают компетентностью (искусственно воспроизводят компетентность экспертов).
Для представления структуризованных знаний используется
в основном метод, основанный на правилах, семантических сетях
и фреймах. Возможно сочетание различных методов, при котором возникают так называемые гибридные СИИ.
5.3.1. Структура ЭС
Основными структурными элементами СИИ являются правила (в них выражены знания) и факты (их оценивают с помощью
правил). Зачастую в управленческой практике правила бывают
выведенными эмпирически из совокупности фактов, а не путем
математического анализа или алгоритмического решения. Такие
правила называют эвристиками.
Знания – это информация, необходимая программе, чтобы
она вела себя «интеллектуально». Например, в электронной таблице вы легко организуете вычисление коэффициента оборачиваемости, равно как и других коэффициентов. Но словесное заключение о финансовом состоянии вы построите сами в зависи96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
мости от усвоенных вами специальных экономических знаний и
запишете эту оценку в аналитическую записку. Однако можно
структурировать ваше знание (в виде правил), поместить правило
в базу знаний и организовать автоматическое появление соответствующего заключения в определенном месте экрана, где вы введете логические формулы вывода определенного заключения при
истинности проверяемого условия.
В ЭС знания структурированы и организованы таким образом, что они отделены от знаний других предметных областей и
от общих знаний. К общим знаниям относят, например, правила
написания программы и команд, правила выполнения команд
программы и т. п. Выделенные знания о предметной области называют базой знаний, в то время как общие знания, использованные в конкретной СИИ для нахождении решений, называют механизмом вывода (под термином «вывод» здесь подразумевается
вывод логических заключений).
По аналогии с базой знаний назовем базой фактов совокупность фактов (оцениваемых с помощью знаний). Так, бухгалтерский баланс, приложения к нему и финансовый отчет образуют
базу фактов, а правила осмысления финансового состояния предприятия образуют базу знаний. Разные специалисты могут применять разные наборы правил. Один аналитик оценивает финансовое положение фирмы, вычисляя коэффициенты платежеспособности, устойчивости, общей рентабельности и т. п., другой
может применить иной метод. Из множества показателей, имеющихся в базе фактов, разные аналитики могут использовать лишь
несколько определяющих показателей. Т. е. в процессе использования фактов специалист применяет сначала метод упрощения.
Аналогично поступает терапевт, прежде всего слушая пульс пациента, заглядывая ему в зев, измеряя кровяное давление, или водитель автомобиля, выделяя из множества событий на перекрестке прежде всего свет и цвет светофора. Применительно к СИИ
этот важнейший начальный прием обобщенно назван процедурой
упрощения (упрощением фактов).
В обобщенной концептуальной структуре СИИ можно выделить три главных элемента: базу фактов, базу знаний и механизм
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вывода. Для размещения логического заключения на экране выделяют еще один элемент: окно вывода.
Понятие «база фактов» подразумевает присутствие здесь любых данных, имеющих отношение к анализируемой проблеме и
дающих возможность применить к ним имеющийся набор правил
из базы знаний. Вместо термина «база фактов» не употребляется
термин «база данных». В базе данных обычно хранятся первичные данные, из которых путем программной обработки «производят» результатные образы необходимых фактов. Менеджер
может часть данных извлечь путем запроса из какой-то базы данных, а часть сформировать самостоятельно.
5.3.2. Основные компоненты ЭС
Основными компонентами информационной технологии в
экспертной системе являются (рис. 5): интерфейс пользователя,
база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.
Рис. 5. Структура экспертной системы
Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную
систему для получения выходной информации из нее. Команды
включают в себя параметры, направляющие процессы обработки
знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых в виде определённых переменных.
98
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Менеджер может использовать четыре метода ввода информации: меню, команды, естественный язык и собственный интерфейс.
Технология экспертных систем предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения. Различают два вида объяснений:
• объяснения, выдаваемые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от экспертной системы объяснения своих действий;
• объяснения полученного решения проблемы. После получения решения пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено. Система должна пояснить каждый
шаг своих рассуждений, ведущих к решению задачи.
Хотя технология работы с экспертной системой не является
простой, пользовательский интерфейс этих систем является дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога.
База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило
определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и
состоит из двух частей: условие, которое может выполняться или
нет, и действие, которое следует произвести, если условие выполняется.
Все используемые в экспертной системе правила образуют
систему правил, которая даже для сравнительно простой системы
может содержать несколько тысяч правил.
Все виды знаний в зависимости от специфики предметной
области и квалификации проектировщика (инженера по знаниям)
с той или иной степенью адекватности могут быть представлены
с помощью одной либо нескольких семантических моделей. К
наиболее распространенным моделям относятся логические, продукционные, фреймовые и семантические сети.
Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора
сводится к последовательному рассмотрению совокупности пра99
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.
Кроме того, во многих экспертных системах вводятся дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода и корректировки данных. Блок расчета необходим в ситуациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную
роль играет база данных, где содержатся плановые, физические,
расчетные, отчетные и другие постоянные или оперативные показатели. Блок ввода и корректировки данных используется для
оперативного и своевременного отражения текущих изменений в
базе данных.
Модуль создания системы. Он служит для создания набора
(иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть
положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем.
Оболочка экспертных систем представляет собой готовую
программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания базы знаний с помощью специализированных языков Лисп и Пролог. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с
программированием.
5.4. Определение, свойства
и применения экспертных систем
Экспертная система (ЭС) – это система искусственного интеллекта (СИИ), использующая знания для обеспечения высокоэффективного решения задач в узкой профессиональной области.
Экспертные знания в ЭС выделены в обособленную базу знаний
и получены от эксперта – человека, который за годы обучения и
практики научился чрезвычайно эффективно решать задачи, относящиеся к такой области. Инструментальными средствами построения ЭС служат язык программирования и поддерживающий
пакет программ, используемые при создании ЭС.
100
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ЭС представляют собой реальное практическое приложение
искусственного интеллекта, что подчеркнуто еще одним определением: ЭС – это основанная на знаниях определенной комплексной предметной области информационная система, выполняющая роль эксперта-консультанта для конечных пользователей. Ресурсными компонентами ЭС являются аппаратные,
программные и людские ресурсы.
Аппаратные ресурсы состоят из автономных микрокомпьютерных систем, а также микрокомпьютерных рабочих станций и
терминалов, подсоединенных к миникомпьютерам или большим
ЭВМ при помощи телекоммуникационной сети. Сложные ЭС
иногда разрабатываются на мощных компьютерах специального
назначения, непосредственно спроектированных для передовых
программных пакетов разработки экспертных систем или языков
программирования ЛИСП или ПРОЛОГ.
Программные ресурсы – это механизм вывода, а также другие программы для работы со знаниями и для связи с конечными
пользователями. Программы получения знаний не являются частью экспертной системы, а являются программными средствами
только для разработки базы знаний. Удобными средствами разработки ЭС являются программы-оболочки экспертных систем
без ее ядра (основного содержания), т. е. без ее баз знаний и фактов. Общепризнанно также, что конечным пользователям и экспертам большие практические возможности создания ЭС предоставляют средства электронных таблиц (MS Excel и др.). Электронные таблицы называют также ограниченными генераторами
поддержки принятия решений, поскольку они предоставляют
пользователю несколько основных аналитических инструментов
(«что-если», корреляционно-регрессионный и некоторые другие
виды статистического анализа, оптимизацию, построение и анализ трендов). Программный пакет SPSS относят к развитым генератором поддержки принятия решений, т. к. он имеет полный набор методов статистического анализа.
Людские ресурсы. Когда создается крупная ЭС, то база знаний и процесс экспертизы обычно проектируются инженером по
знаниям из фактов и правил, предоставляемых экспертом. ЭС дает рекомендации конечному пользователю. Эксперты и конечные
101
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
пользователи могут быть и сами себе инженерами по знаниям,
если умеют использовать программные оболочки ЭС или интеллектуальные возможности электронных таблиц.
По сферам использования ЭС их можно разделить на производственные и управленческие. Производственные ЭС дают экспертное заключение по управлению производственными процессами, управленческие – помогают менеджерам принимать решения.
Искусственная экспертиза постоянна, непротиворечива, легко передается, документируется и уточняется. Она связывает
компьютеры с богатством человеческого опыта и повышает ценность человеческих знаний, делая их широко применяемыми.
Д. Уотермен дает такое сравнение человеческой и искусственной компетентности (см. табл. 4).
Таблица 4
Сравнительные характеристики
человеческой и машинной компетентности
Недостатки человеческой компетентности
Непрочная
Трудно передаваемая
Трудно документируемая
Непредсказуемая
Дорогая
Преимущества человеческой компетентности
Творческая
Приспосабливающаяся
Использует чувственное восприятие
Широкая по охвату
Использует общедоступные знания
(здравый смысл)
Преимущества искусственной
компетентности
Постоянная
Легко передаваемая
Легко документируемая
Устойчивая
Приемлемая по затратам
Недостатки искусственной
компетентности
Запрограммированная
Нуждается в подсказке
Использует символьный ввод
Узконаправленная
Использует специализированные знания
5.4.1. Свойства экспертных систем
К экспертным системам предъявляются особые требования.
В отличие от обычных программ ЭС должна обладать набором
следующих свойств: компетентность, символьное рассуждение,
глубина, самосознание.
102
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Компетентность означает, что ЭС должна достигать экспертного уровня решений – быть умелой, т. е. рассуждать исходя
из фундаментальных принципов для нахождения правильного
решения даже в случае некоторых некорректных данных. Последнее свойство называют также робастностью, т. е. правильное
логическое заключение может быть получено на основе знания
фундаментальных принципов при нехватке или некорректности
некоторых фактов.
Символьные рассуждения. Это требование означает, что
эксперты обходятся без решения систем уравнений или сложных
математических формулировок, используя знания, выраженные
обычными символами строк (например, «платежеспособность»,
«финансовая устойчивость», «рентабельность»). Результат экспертизы всегда выражен обычными предложениями в терминологии профессиональной области знания. Если компьютер имеет
современные средства мультимедиа, то эти предложения могут
быть даже озвучены (проговорены) компьютером. Символьные
строки объединяют в символьные структуры (блоки) по их логическим взаимосвязям, что позволяет переформулировать задачу,
если это необходимо.
Требование глубины означает, что ЭС должна работать в
предметной области, содержащей трудные задачи, а также использовать сложные правила. ЭС, не обладающая глубиной, вырождается в искусственную задачу.
Наличие самосознания означает, что ЭС должна быть способна объяснять свои выводы и действия. Если такого объяснения нет, то про СИИ говорят, что это игрушечная задача, искусственная, такая как, например, игра или нереалистическое представление сложной проблемы.
Реальная задача – это сложная практическая задача, решение
которой полезно и в некотором смысле оправдывает затраты на
его получение, например, разработка ЭС для анализа финансового состояния предприятия.
103
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5.4.2. Способы применения
экспертных систем
Таблица 5
Способы применения ЭС
Интерпретация
Прогноз
Диагностика
Проектирование
Планирование
Наблюдение
Отладка
Ремонт
Обучение
Управление
описание ситуации по информации, поступающей
от датчиков
определение вероятных последствий ситуаций.
Системы прогнозирования иногда используют
средства имитационного моделирования – программы, отражающие причинно-следственные
связи, на основе которых, по вводимым значениям данных генерируются различные ситуации
выявление причин неправильного функционирования системы по результатам наблюдений
построение конфигурации объектов при заданных
ограничениях
определение последовательности действий
сравнение результатов наблюдений с ожидаемыми результатами
составление рецептов исправления неправильного функционирования системы
выполнение последовательности предписанных
исправлений
диагностика, отладка и исправление поведения
обучаемого
управление поведением системы как целого
5.5. Экспертные системы
и системы поддержки принятия решения
Экспертные системы относятся к системам поддержки принятия решений (СППР), основанным на знаниях. Традиционные
СППР универсальны и применяются для решения уникальных
проблем в различных предметных областях, а ЭС дают ответы на
вопросы в узкой предметной области и строят заключения, которые мог бы сделать человек-профессионал высокой квалифика104
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ции. Интеграция традиционной СППР с ЭС образует более сложный вид так называемую экспертную систему поддержки принятия решений (ЭСППР). Такая система исходя из общих требований, предъявляемых к ЭС, должна пояснять свои советы конечному пользователю и, кроме того, предоставлять ему
универсальные средства свободного моделирования. В табл. 6
указаны различия между СППР и ЭС.
Таблица 6
Основные различия традиционных СППР и ЭС
Сравниваемые
признаки
Назначение
Кто дает рекомендации
(или принимает решения)
Основная ориентация
Особенности запроса
Метод манипулирования данными
Предметная область
Тип задач
Содержимое базы данных
Способность к рассуждениям
Способность к пояснению
СППР
ЭС
Содействие человеку
в принятии решении
Человек и/или система
Дублирование функций
эксперта и замена его
Система
Принятие решений
Человек запрашивает
машину
Численный
Обмен опытом (человек – машина – человек)
и выработка рекомендаций
Машина запрашивает
человека
Символьный
Комплексная, широкая
Уникальные
Фактические данные
(факты)
Нет
Узкая, специализированная
Повторяющиеся
Факты и процедуры их
использования
Есть, ограничена
Ограничена
Есть
Понятие об эффективности и разработке экспертных систем
ЭС хорошо решают узкие специфические проблемы в определенной сфере знания, но проигрывают в решении задач, требующих широкого кругозора. ЭС эффективны при решении ана105
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
литических задач. Например, ЭС помогает финансовому консультанту по инвестициям, выдающему рекомендации для клиентов. Однако ЭС не может оценить нюансы текущей политики,
экономики, социального развития или поведения потребителя.
Эти важные факторы должны анализироваться консультантомчеловеком. При приобретении или разработке ЭС необходимо
осмыслить и сравнить преимущества экспертной системы и затраты на нее. Возможны случаи, когда человек-эксперт решает
задачу за несколько минут, а создание ЭС требует создания нескольких сотен правил и несколько месяцев проектирования.
Обычно крупные ЭС разрабатываются инженерами по знаниям методом прототипирования, т. е. постепенным приближением
от наброска к конечной цели.
За рубежом оболочки ЭС относительно недороги. Они помогают конечному пользователю разрабатывать собственные экспертные системы. Некоторые оболочки используют формат электронной таблицы, облегчая разработку правил IF – THEN.
5.6. Примеры экспертных систем
и систем поддержки принятия решений
1. Первой областью разработки ЭС была медицина. В середине 1970-х гг. в Стэнфордском университете была разработана
ЭС «Мицин», которая диагностирует и определяет способ лечения менингита (и других бактериальных инфекций) в первые
48 часов после заражения. ЭС «Мицин» спроектирована путем
опроса множества врачей об их способах диагностики и лечения
и содержит около 500 правил.
2. Компания «Американ экспресс» снизила убытки от кредитных карточек, используя ЭС «Помощник выдающего кредит», которая дает советы о предоставлении или отказе в кредите. Индивидуальное решение принимается не более чем за 90 секунд, т. е.
риск принятия неверного решения является значительным. «Помощник выдающего кредит» содержит знания опытных сотрудников, помогая распознать нетипичные запросы и отвергнуть их.
3. ЭС «ПланПауер» помогает отдельным лицам в персональном финансовом планировании налогов, недвижимости, регули106
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ровании портфеля активов. ЭС учитывает множество переменных
факторов для рекомендации финансового объекта или услуги.
Она учитывает цели и финансовую ситуацию клиента, позволяя
консультанту вести анализ «то, если» по факторам процентных
ставок, темпам инфляции и др.
4. Разработанный в Институте кибернетики им. В.М. Глушкова Национальной академии наук Украины интеллектуальный
пакет Predictor позволяет любой фирме быстро улучшить процесс
принятия решений при планировании продаж, в ценообразовании, планировании производства, финансовом планировании.
Predictor функционирует в среде MS Excel, а его пользовательский интерфейс унифицирован с MS Office. Predictor – эффективный, практичный, простой в освоении и эксплуатации инструмент экспресс-прогнозирования и сложного анализа временных
рядов.
Контрольные вопросы
1. Дайте определения СИИ, ЭС, СППР, ЭСППР.
2. Укажите различия в характеристиках СППР и ЭС.
3. Изложите достоинства и недостатки искусственной экспертизы.
4. Как можно представить правила экономического анализа в
экспертной системе?
5. Перечислите способы применения экспертных систем.
6. Приведите примеры зарубежных и отечественных ЭС и
ЭСППР.
7. Попытайтесь самостоятельно построить средствами
EXCEL интеллектуальную электронную таблицу, дающую мгновенную текстовую оценку платежеспособности, рентабельности
или другого важнейшего экономического показателя.
Рекомендуемая литература
1. Нейлор К. Как построить свою экспертную систему
/ К. Нейлор. – М.: Энергоатомиздат, 1991. – 286 с.
107
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Перевозчикова, О.Л. Интеллектуальные пакеты статистического прогнозирования / О.Л. Перевозчикова, И.Н. Пшенковская, Т.К. Терзян, В.Г. Тульчинский и др. // Упр. системы и машины. – 1997. – № 6. – С. 56–67.
3. Левин, Р. Практическое введение в технологию искусственного интеллекта и экспертных систем с иллюстрациями на
Бейсике / Р. Левин и др. – М.: Финансы и статистика, 1990. –
239 с.
4. Попов, Э.В. Статические и динамические экспертные системы: Учеб. пособие / Э.В. Попов, И.Б. Фоминых, Е.Б. Кисель,
М.Д. Шапот. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 320 с.
5. Уотермен, Дж. Руководство по экспертным системам
/ Дж. Уотермен. – М.: Мир, 1989. – 388 с.
108
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложения
Рынок систем электронного
документооборота и делопроизводства
Таблица 7
Абсолютный рейтинг СЭД
Система
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Итоговый
балл
«ЕВФРАТ-Документооборот» Cognitive Technologies 82
OfficeMedia Интертраст
81
«ЭСКАДО»« Интерпроком ЛАН»
81
«ДЕЛО» ЭОС
79
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
78
«1С:Архив» 1С
77
OPTIMA-Workflow Оптима
73
«БОСС-Референт» АйТи
73
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
72
LANDOCS Ланит
67
РауDox Интерфейс
62
ГранДок Гранит Центр
57
В результате проведенного исследования агентство «РОМИР
Мониторинг» сделало заключение, согласно которому доли рынка справочных правовых систем в Российской Федерации распределились следующим образом:
Таблица 8
Справочная правовая система
ГАРАНТ
Кодекс
КонсультантПлюс
Другие СПС
Доля компаний, использующих
данную СПС в своей работе
47,9%
4,0%
63,9%
1,8%
109
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Кодексы
Карточка
поиска
Правовой
навигатор
Справочная
информация
Поиск новостей и обзоров
законодательства
Поиск справочной информации
Создание подборки документов по теме
По приблизительным сведениям
По точно известным реквизитам (по номеру, и т.д.)
Кодекса
Поиск документов
Получение информации
по правовому вопросу
Организация поиска информации в системе Консультант+
Обзоры
Рис. 6. Схема организации поиска информации в СПС
110
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Содержание
Предисловие ................................................................................................................. 3
Глава 1 Информационные технологии поиска. Справочно-правовые
технологии и системы............................................................................... 4
1.1. Сходства и различия ..................................................................................... 5
1.2. Поисковые возможности системы .......................................................... 12
1.3. Практические способы организации поиска ............................................ 16
1.4. Технологии передачи информации ............................................................. 21
Контрольные вопросы ....................................................................................... 22
Рекомендуемая литература ............................................................................. 23
Глава 2 Информационные технологии и системы электронного
документооборота (СЭД) ........................................................................ 25
2.1. Актуальность СЭД ..................................................................................... 25
2.2. Методы классификации СЭД .................................................................... 27
2.3. Документ – основа СЭД ............................................................................. 31
2.4. Общие требования к системе документооборота ................................ 32
2.5. Задачи, решаемые системами документооборота ................................ 33
2.6. Критерии выбора СЭД ............................................................................... 34
2.7. Особенности СЭД в России ....................................................................... 35
2.8. Новые тенденции в СЭД............................................................................. 37
2.9. Примеры электронного документооборота ........................................... 38
Контрольные вопросы ....................................................................................... 39
Рекомендуемая литература ............................................................................. 40
Глава 3 Информационные технологии финансового анализа
и менеджмента ......................................................................................... 41
3.1. Уровни и свойства компьютерных технологий инвестиционного
анализа и управления ................................................................................. 41
3.2. Сравнение программ, используемых в инвестиционном анализе и
менеджменте ............................................................................................ 44
3.3. Информационные технологии на основе программы Project Expert ..... 47
3.4. Информационные технологии финансового анализа и аудита (Audit
Expert) ......................................................................................................... 71
Контрольные вопросы ....................................................................................... 74
Рекомендуемая литература ............................................................................. 75
Глава 4 Интеллектуальные аналитические информационные технологии
Data Mining ............................................................................................... 76
4.1. Общие понятия Data Mining (DM) ............................................................ 76
4.2. Технологии, используемые в Data Mining .................................................. 79
4.3. Рынок производителей программ DM ...................................................... 85
4.4. Примеры использования Data Mining ........................................................ 85
111
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4.5. Проблемы, связанные с использованием DM-технологии ...................... 89
Контрольные вопросы ....................................................................................... 92
Рекомендуемая литература ............................................................................. 92
Глава 5 Информационные технологии обработки знаний
(Экспертные системы)............................................................................ 94
5.1. Основы технологии экспертных систем.................................................. 94
5.2. Характеристика и назначение ЭС ............................................................ 94
5.3. Определение и структура ЭС .................................................................... 96
5.4. Определение, свойства и применения экспертных систем ................. 100
5.4.1. Свойства экспертных систем .......................................................... 102
5.4.2. Способы применения экспертных систем .......................................... 104
5.5. Экспертные системы и системы поддержки принятия решения ..... 104
5.6. Примеры экспертных систем и систем поддержки
принятия решений ................................................................................... 106
Контрольные вопросы ..................................................................................... 107
Рекомендуемая литература ........................................................................... 107
Приложения ............................................................................................................. 109
Рынок систем электронного документооборота и делопроизводства .... 109
Учебное издание
Соловьев Анатолий Владиславович
Информационные
технологии в менеджменте
Учебное пособие
Редактор, корректор М.В. Никулина
Компьютерная верстка И.Н. Ивановой
Подписано в печать 07.10.2008 г. Формат 60х84/16. Бумага тип.
Усл. печ. л. 6,51. Уч.-изд. л. 5,1. Тираж 200 экз. Заказ
.
Оригинал-макет подготовлен в редакционно-издательском отделе ЯрГУ.
Ярославский государственный университет.
150000 Ярославль, ул. Советская, 14
Отпечатано
ООО «Ремдер» ЛР ИД № 06151 от 26.10.2001.
г. Ярославль, пр. Октября, 94, оф. 37
тел. (4852) 73-35-03, 58-03-48, факс 58-03-49.
112
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
113
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
А.В. Соловьев
Информационные
технологии в менеджменте
114
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
36
Размер файла
959 Кб
Теги
соловьева, информационные, технология, 1034, менеджмент
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа