close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Оформление путевого листа

код для вставкиСкачать
Порядок заполнения путевых листов
Путевой лист является одним из основных документов,
связанных с использованием автотранспорта. Однако до
последнего времени правила его заполнения вызывали
многочисленные споры. Министерство транспорта РФ в
октябре текущего года зарегистрировало в Минюсте России
приказ от 18 сентября 2008 г. № 152 об утверждении
обязательных реквизитов путевого листа и порядка их
заполнения.
Необходимость подобного документа была вызвана прямой
ссылкой, содержащейся в ст. 6 Федерального закона от 8
ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и
городского наземного электрического транспорта»,
возлагающей на Минтранс России обязанность утвердить
порядок заполнения и обязательные реквизиты путевого листа.
Согласно этому Закону путевой лист — документ, служащий
для учета и контроля работы транспортного средства,
водителя. Вместе с тем путевой лист, выписанный на
автотранспортном предприятии, обычно признается
документом, подтверждающим право использования
водителем автотранспортного средства. В связи с этим
выписывать дополнительно доверенность на право управления
не требуется.
Законом № 259-ФЗ запрещена перевозка пассажиров, багажа и
грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми
автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления
путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Необходимость для водителя иметь при себе в отдельных
случаях путевой лист установлена и подп. 2.1.1 п. 2.1 Правил
дорожного движения Российской Федерации, утвержденных
Постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23
октября 1993 г. № 1090.
Таким образом, в соответствии с Законом № 259-ФЗ иметь при
себе путевой лист должны водители, выполняющие только
перевозки пассажиров и багажа, а также грузов. Если
водитель выезжает по заданию работодателя без
пассажиров, багажа и грузов, то выписывать путевой лист
нет необходимости.
Оформление путевого листа по новым правилам
В настоящее время действуют унифицированные формы
путевых листов на каждый вид транспортного средства,
утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28
ноября 1997 г. № 78. Эти путевые листы должны применяться
юридическими лицами всех форм собственности, ведущими
деятельность по эксплуатации строительных машин,
механизмов, автотранспортных средств и являющимися
отправителями и получателями грузов, которые перевозятся
автомобильным транспортом.
Остальные организации, а также индивидуальные
предприниматели могут использовать путевые листы,
разработанные самостоятельно. В основном именно им и
адресован приказ Минтранса России № 152. В соответствии с
этим приказом основными реквизитами путевого листа
признаются:

наименование и номер путевого листа — документ должен
быть озаглавлен «Путевой лист» и иметь номер, который в
обязательном порядке фиксируется в журнале регистрации
путевых листов. Форму этого журнала организация может
определить самостоятельно, но лучше воспользоваться
унифицированной формой № 8 «Журнал учета движения
путевых листов», утвержденной Постановлением № 78;





сведения о сроке;
действия путевого листа — если путевой лист выписывается
на один день, сведения о сроке включают в себя день, месяц и
год, в течение которого путевой лист может быть использован,
а при выписке путевого листа на период — дату начала и
окончания срока его использования. Максимальный срок, на
который может быть выписан путевой лист, составляет один
календарный месяц;
сведения о собственнике (владельце) транспортного
средства: для юридического лица — полное наименование,
юридический адрес и номер телефона, для индивидуального
предпринимателя — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и
номер телефона;
сведения о транспортном средстве — к ним относятся тип
(легковой или грузовой автомобиль, автобус, троллейбус,
трамвай) и модель транспортного средства, а также прицепа
(полуприцепа), государственный регистрационный номер,
показания одометра (полные километры пробега) при выезде
из гаража и заезде в гараж, дата и время выезда со стоянки и
возвращения на нее;
сведения о водителе — в них входят фамилия, имя, отчество
водителя, а также дата и время проведения предрейсо-вого и
послерейсового медицинского осмотра. Отметка о прохождении
медицинского осмотра должна быть проставлена
медицинским работником и заверена его штампом и подписью
с обязательной расшифровкой фамилии, имени и отчества.
Полистать
Допускается оформление на одно транспортное средство
одновременно нескольких путевых листов, по одному на
каждого водителя. Такая практика обычно применяется для
водителей автобусов, которые используют транспортное
средство попеременно в течение одной рабочей смены. В
таком случае дата, время и показания одометра при выезде
транспортного средства со стоянки указываются только в
путевом листе водителя, который первым выезжает с
постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при
заезде транспортного средства проставляются лишь в путевом
листе водителя, который последним заезжает на постоянную
стоянку. Путевые листы помимо обязательных реквизитов
могут содержать и дополнительные сведения, связанные со
спецификой работы организации или индивидуального
предпринимателя. Например, в путевой лист заносят маршрут
движения транспортного средства, адрес объекта, на котором
работает транспорт, отметки о выполнении задания.
Даже если организации не занимаются деятельностью по
эксплуатации строительных машин, механизмов,
автотранспортных средств и не являются отправителями и
получателями грузов, перевозимых автомобильным
транспортом, им целесообразно применять путевые листы,
формы которых установлены Постановлением № 78. При
необходимости можно сократить или изменить в них ряд
реквизитов, но тогда модифицированную форму путевых
листов необходимо закрепить в учетной политике организации.
В частности, в путевой лист можно внести изменения,
связанные со сроком его действия, поскольку официально
принятые формы действительны только в течение одного дня.
Индивидуальные предприниматели при оформлении путевых
листов могут воспользоваться формами, утвержденными
приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68 «О
введении путевой документации для индивидуальных
предпринимателей, осуществляющих перевозочную
деятельность на автомобильном транспорте». Несмотря на то
что приказ отменен, приведенные в нем формы содержат все
необходимые для путевых листов реквизиты и ими можно
пользоваться, как и формой журнала регистрации путевых
листов для индивидуальных предпринимателей, принятой этим
же приказом. Все оформленные путевые листы должны
храниться в организации или у индивидуального
предпринимателя не менее пяти лет с момента окончания
срока их действия.
Все ли вопросы решены новым приказом
Нерешенным остается вопрос о выписке путевого листа на
определенный срок (до месяца). С одной стороны, возможность
выписки путевого листа на срок более одного дня установлена
самим приказом № 152, с другой стороны, выясняется, что
данный вывод, сделанный рядом экспертов, несколько
преждевремен. Вспомним, что выписывать путевой лист на
несколько дней можно было и раньше, если транспортное
средство использовалось непрерывно в течение
определенного периода без заезда на постоянную стоянку
(например, при командировке или работе на объекте у
заказчика). К такому решению вопроса склонялись и
специалисты Минфина России (см. письмо от 20 февраля 2006
г. № 03-03-04/1/129).
Однако можно ли после выхода приказа во всех случаях
выписывать путевой лист на несколько дней? К сожалению,
нет. Необходимость ежедневно выписывать путевой лист
связана с обязанностью организации или предпринимателя
каждый день заполнять кроме уже названных другие, не менее
обязательные реквизиты:



показания одометра при выезде из гаража и возвращении в
него;
дату и время выезда с постоянной стоянки и возвращения на
нее;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового
медицинского осмотра водителя.
Очевидно, что заполнение путевого листа на несколько дней
правомерно, только если транспортное средство не
возвращается ежедневно на место постоянной стоянки или в
гараж, а смена водителя продолжается несколько дней. Как уже
отмечалось, такая ситуация возможна при направлении
водителя в командировку, работе на объекте у заказчика и т.п.
Нужно обратить внимание на обязательность предрейсового и
послерейсового медицинского осмотра водителя.
Необходимость проводить медицинский осмотр водителя
перед каждой рабочей сменой и после нее установлена п. 1 ст.
20 и п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. №
196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», а сам порядок
проведения такого осмотра детально прописан в Методических
рекомендациях «Медицинское обеспечение безопасности
дорожного движения. Организация и порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных
средств», утвержденных Минздравом России и Минтрансом
России 29 января 2002 г.
Можно возразить, что отметка медицинского работника не
предусмотрена в ряде утвержденных Постановлением № 78
путевых листов. Например, такую отметку не содержит форма
№ 3 «Путевой лист легкового автомобиля». Однако очевидно,
что с утверждением обязательных реквизитов путевого листа
отметка в нем о прохождении предрейсового медицинского
осмотра водителя должна быть в обязательном порядке.
Если отметки медицинского работника нет, то сотрудник ГИБДД
может признать путевой лист недействительным, водитель
будет отстранен от управления транспортным средством, а
само транспортное средство помещено на специальную
стоянку (ст. 27.13 КоАП РФ).
В случае дорожно-транспортного происшествия руководитель
организации или индивидуальный предприниматель,
допустивший к управлению транспортным средством водителя
без предрейсового медицинского осмотра, может быть
привлечен к административной, а в некоторых ситуациях и к
уголовной ответственности.
Использование путевых листов в бухгалтерском и
налоговом учете
Использование путевых листов как первичных документов в
бухгалтерском и налоговом учете необходимо для правильного
списания горюче-смазочных материалов (в первую очередь
топлива), контроля работы транспортного средства, а также
учета работы водителя.
В бухгалтерском учете топливо на транспортное средство
списывается по нормам расхода, установленным самой
организацией или индивидуальным предпринимателем. Для
определения этих норм можно воспользоваться технической
документацией на транспортное средство, а также
Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и
смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта
2008 г. № АМ-23-р. Кроме того, допускается установка норм
использования топлива транспортным средством по акту
замера расхода топлива, составляемому комиссией,
назначенной организацией. Акт замера имеет произвольную
форму и содержит помимо даты заполнения данные о составе
комиссии, наименовании транспортного средства, а также
порядке установления нормы для него. Акт подписывают все
члены комиссии.
Для целей налогообложения расходы на топливо в
соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ не
нормируются. Тем не менее к налоговому учету в качестве
расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль,
могут приниматься только экономически обоснованные и
документально подтвержденные затраты, направленные на
получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Позиция налоговых органов и специалистов Минфина России
сводится к тому, что при определении обоснованности для
целей налогового учета произведенных затрат на
приобретение топлива необходимо учитывать Нормы расхода,
утвержденные Минтрансом России (письмо Минфина России от
4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640). Помимо этого из
первичной документации (в частности, путевого листа
автомобиля) должно быть ясно, что автомобиль использовался
в деятельности, направленной на получение дохода. К таким
сведениям, вписываемым в путевой лист, могут быть отнесены
в том числе:



маршрут движения автомобиля (например, поездка к
заказчикам и поставщикам, в банк, служебная командировка);
наименование объекта, на котором работает транспортное
средство, его адрес;
отметки на путевом листе о времени работы транспортного
средства, сделанные заказчиком.
Очевидно: если из путевого листа не будет следовать, что
транспортное средство использовалось в производственной
деятельности организации или индивидуального
предпринимателя, то и расходы на его содержание, а также
заработную плату водителя нельзя учесть для целей
налогообложения.
Формы путевых листов 2016, правила заполнения
и внесения изменений
Путевой лист – это документ, выдаваемый водителю, для учета
маршрута транспортного средства, ГСМ, пробега. Благодаря путевому
листу, работники многих фирм могут рассчитывать на компенсацию за
проделанную работу и средства, потраченные на обслуживание
автомобиля.
Давайте разберемся, кто может получить такой документ, как
оформить его и как им воспользоваться.
Содержание статьи:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Путевой лист легкового авто – нужен или нет?
Оформление листа грузового автомобиля
Основные формы путевых листов
Как разработать собственную форму?
Штрафы 2016 за отсутствие путевых листов
Основные вопросы по путевым листам
Путевой лист легкового автомобиля – так нужен
или нет?
Путевой лист обязательно должны приобрести:
1. Водители маршрутных такси, организующие перевозку пассажиров
в районе или городе.
2. Шофер, занимающийся перевозкой какого-либо груза, предметов,
товаров, багажа.
3. Водители транспортных компаний, совершающих рейсы
междугороднего сообщения.
4. Шофер другого наземного транспорта общественного назначения –
трамвая, троллейбуса.
Заметьте, что любое юридическое лицо, имеющее транспорт в
распоряжении компании, должно принимать от своих сотрудников
путевые листы чтобы:
1. Знать, где же находился автомобиль компании, какую работу
выполнял водитель.
2. Отчитаться перед налоговой службой.
3. Рассчитать средства, которые были потрачены на бензин и ГСМ,
которые не подлежат налогообложению.
4. Уменьшить сумму налогов.
5. Вести нормативно-правовую базу данных в бухгалтерии.
Несмотря на преимущества путевого листа, его не нужно оформлять:
1. Физическому лицу, использующему собственный транспорт в своих
целях.
2. Физическому лицу, предоставляющему автомобиль другому лицу
по доверенности.
3. Юридическому лицу, имеющему собственную машину,
используемую не в целях компании, а в своих.
Особенности выписки путевых листов
Бухгалтер любой организации должен знать, что такой документ
выписывается на 1 день, либо на 1 поездку. К примеру, вас
отправляют в командировку в другой город на транспорте компании с
водителем. Он должен получить путевой лист перед выездом.
Заметьте, если ваше нахождение в другом городе затянулось на 1
месяц и даже больше, то, чтобы вас привезли обратно, водитель
должен будет выписать 2 такой же лист. Подтверждение этому вы
найдете в Приказе №152 Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года, под
названием «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка
заполнения путевых листов». В нем указан срок выдачи – от 1 до 30
дней.
Оформлять листок следует на каждого водителя, особенно в том
случае, когда транспорт будет использоваться несколькими
сотрудниками во время перевозки (п. 11 того же приказа).
На каждый легковой или грузовой автомобиль компании также
должен быть выписан свой, отдельный путевой лист (п. 9 того же
приказа).
Документ должны регистрировать в бухгалтерии, либо сами
руководители организации. Заметьте, срок хранения документов – не
менее 5 лет.
Правила заполнения путевого листа грузового
автомобиля в 2016 году – порядок внесения
изменений до выезда и на линии
Чтобы правильно оформить бланк путевого листа, необходимо
следовать следующим правилам:
1. Не забыть проставить сразу дату и код, по которому будут
начислять компенсацию в бухгалтерии.
2. Указать марку авто, прицепа, гаражный номер, а также
количество сотрудников-водителей, личные данные.
3. Определить количество рейсов, протяженность маршрута.
4. Записать, сколько литров топлива и других горючесмазочных материалов требуется. Если в машине есть остаток,
то его количество отмечают.
5. Сделать отметку о состоянии здоровья водителя у лица,
который допускает шофера к своей деятельности.
6. Внести показания спидометра ТС.
7. Записать, во сколько вы выехали на машине из гаража, во
сколько прибыли на место сбора пассажиров, либо груза, указать
адрес этого места.
8. Описать объект перевозки.
9. Время прибытия на место отгрузки перевозимого товара
следует также задокументировать.
10.
Предъявление ТТН грузополучателю также отметьте в
соответствующей графе.
11.
Укажите и время отбытия с места отгрузки. Если случится
простой на линии, то о нем следует также написать в документе,
отметьте и причину.
12.
Далее запишите, во сколько вы прибыли в гараж или на
КПП, затем сдайте транспорт механику ОТК или КПП под подпись.
Основные формы путевых листов для легковых и
грузовых автомобилей
1. Для легковушки. Оформляется такой документ по форме №3. Эта
бумага позволяет зафиксировать работу сотрудника. В налоговой
это доказательство служит основанием для начисления зарплаты.
2. Для специального авто. Это разновидность предыдущего
документа для легковой машины, поэтому выписывают его по
форме №3, специальной. В таком листе записываются также
данные о работе водителя.
3. Для таксиста на легковой машине. Оформляется по форме №4.
В нем также фиксируется работа шофера. По документу начисляют
зарплату водителю.
4. Для грузового автомобиля, водитель которого работает
сдельно, выписывается документ по форме №4-с.
5. Для грузового транспорта, водитель которого выполняет
работу повременно и ежедневно, оформляется лист по №4-п.
6. Для автобуса бумага выписывается по форме №6. Обычно
используется такой путевой лист для транспорта, действующего по
пригородным или городским маршрутам.
7. Для автобусов необщего пользования. Перевозя пассажиров в
таком транспорте, водитель должен обладать документом по
специальной форме №6.
Как правильно разработать собственную форму
путевых листов – правила
Не все работодатели желают связываться с оформлением путевых
листов. Как правило, на заполнение бумаги уходит много времени.
Поэтому можно упростить такой документ только некоторым
организациям – тем, которые не имеют штатных водителей и
транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок в
целях компании.
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от
21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные
сведения.
Вот они:
1.
2.
3.
4.
Шапку – наименование организации, все важные данные.
Дату составления.
Перечень бригады сотрудников, их данные.
Наименование услуги, работы, проводимой водителями, их
характеристика.
5. Оценка работы – денежные средства, идущие на зарплату шоферу,
а также на организационные вопросы поездки.
6. Подпись руководства и сотрудников, указанных в листе.
Документ следует предоставлять в налоговый орган с определенной
регулярностью, чтобы не возникало вопросов о необоснованных
расходах компании.
Штрафы 2016 за отсутствие путевых листов
Физическое лицо, передвигающегося без положенных бумаг, в
частности путевого листа, не может быть уголовно наказан. Он будет
привлечен к административной ответственности. Это означает, что
его обяжут выплатить штраф в размере 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП
РФ).
Юридическому лицу грозит больший штраф – 100 тысяч рублей
(ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такое же наказание ожидает компаний,
организующих перевозку электрическим, наземным транспортом.
Основные вопросы по путевым листам – ответы
юристов
- Нужен ли путевой лист на арендованный
автомобиль?
В том случае, когда водитель совершает работу на арендованном
автомобиле, то оформлять путевые листы обязательно. Документ
необходим для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на
бензин и ГСМ, только чеки не действуют в налоговой службе.
- Какова периодичность путевых листов – можно
ли его выписывать на несколько поездок вперед?
Путевые листы предназначаются для отчетности только по 1
поездке. Срок действия документа составляет – 1-30 дней.
- Можно ли путевой лист заполнить частично, не
указывая, например, показания спидометра и
расходы на бензин?
Все показатели, которые вы отметите в документе, должны
полностью отражать расход материалов, топлива. Только так вы
обоснованно сможете рассчитывать на компенсацию по затраченным
средствам, либо выплатить заработную плату сотруднику за
проделанную работу.
- Когда и как при помощи данных ГИБДД
налоговики могут подтвердить или опровергнуть
данные путевых листов?
Специалисты налоговых органов вправе требовать информацию о
поездке определенного транспортного средства. Если сведения ваших
путевых листов будут различаться с информацией, которую
предоставили в ГИБДД, то у руководителя компании могут возникнуть
проблемы.
1. Во-первых, налоговики могут опровергнуть расходы на ГСМ, на
оплату работы водителя.
2. Во-вторых, могут отказать в компенсации. Причин расхождения
много. Например, водитель следовал не по заявленному маршруту,
в бригаде был один человек, а не несколько.
Оформляем списание ГСМ правильно
Транспортное средство на предприятии довольно распространённое
явление и как никакое другое основное средство требует постоянных
расходов. Львиную долю в структуре расходов на транспортное средство
составляет ГСМ. Для того чтобы учесть ГСМ в расходах на любой
системе налогообложения необходимо подтвердить расходование ГСМ
конкретным транспортным средством, а для этого необходима
правильная первичная документация. О том, какие документы
необходимы для списания ГСМ и признания их в расходах пойдет речь в
данной статье.
Путевой лист
Экономическую обоснованность расходов на ГСМ может подтвердить
только путевой лист. Путевой лист — это первичный документ для учета
пробега, топлива, маршрута авто и работы водителя. Унифицированная
форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28
ноября 1997 г. № 78. Напомним, что с начала 2013 года использовать
строго
унифицированные
формы
первичной
документации
необязательно.
Можно
полностью
обходиться
собственными
шаблонами, которые будут оформлены в соответствии с действующим
законом о бухгалтерском учете, а именно, содержать все необходимые
для первичных документов реквизиты.
Путевой лист выписывает диспетчер или другой
уполномоченный на это руководителем организации.
работник,
Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один
день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при
условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если
работник направлен в командировку и выполняет работу более одних
суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней,
но не более месяца. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и
хранят пять лет.
Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по
согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть
подтверждено
подписями
тех
же
лиц,
которые
подписали
соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений.
Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть
подтверждено
подписью
водителя
и
механика
(или
иного
уполномоченного лица).
Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например,
данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет
своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа
несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за
эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.
Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Основным
документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист.
Чтобы расходы на приобретение ГСМ были документально
подтверждены, достаточно, по мнению судов, наличия ведомости учета
ГСМ, первичных документов на приобретение ГСМ, актов списания ГСМ
и путевого листа.
Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на
покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны
удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252
Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми
листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая
позиция высказана в письме Минфина России от 04.09.2007г. №03-0306/1/640.
После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет
правильность их оформления и производит списание израсходованного
водителем бензина. Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в
путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход
топлива.
Следует иметь ввиду, что во время проверок, при отсутствии в
документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа)
контролеры признают расходы неподтвержденными.
Дополнительно отметим, что если организация выплачивает своему
работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для
служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают
путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16
ноября 2006 г. № 03-03-02/275.
Акт на списание ГСМ
Акт на списание ГСМ не является унифицированным первичным
документом, но вместе с путевым листом является необходимым
документов для подтверждения расходов на ГСМ.
Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" все первичные
учетные документы должны приниматься к учету, если документы
содержат следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
В любом случае, акт должен содержать подпись материально
ответственного лица и лица, осуществляющего контроль. Акт
утверждается руководителем предприятия.
Расходы на ГСМ: учет и налогообложение
(Суслова Ю.А.)
Дата размещения статьи: 12.07.2014
Многие организации вне зависимости от своего вида деятельности используют
автомобильный транспорт. Как правильно оформить затраты, связанные с
эксплуатацией
транспортных
средств,
и
отразить
их
в
учете?
К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся: топливо (бензин,
дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ),
смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла,
пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Они
учитываются в составе материально-производственных запасов. Движение
ГСМ в бухгалтерском учете отражается на счете 10 "Материалы", субсчет 3
"Топливо".
Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться по фактической
себестоимости их приобретения либо по учетным ценам. Чаще всего учет ГСМ
ведется
по
фактической
себестоимости.
Фактической
себестоимостью
материально-производственных
запасов,
приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации
на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных
возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством
Российской
Федерации).
Приобретение
ГСМ
Обычно осуществляется двумя способами: за наличный расчет через
подотчетных лиц; приобретением талонов, топливных карт для последующей
покупки
по
ним
ГСМ.
Водители при приобретении ГСМ на АЗС обязаны получить кассовый чек, в
котором указывается дата приобретения, марка топлива или смазочного
материала, количество отпущенного и общая стоимость. Когда кассовые чеки
не выдаются, водитель обязан получить иной документ (справку, квитанцию,
накладную), имеющий приведенные выше данные, а также реквизиты
продавца и заверенный подписью и штампом (печатью) организации,
осуществившей
отпуск
материалов.
Кассовый чек является первичным учетным документом и должен содержать
обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 4 Положения по применению
ККМ (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745),
действующего в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ. Что должно
содержаться в кассовом чеке, подробно описано в Письме УФНС России по г.
Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152. В частности, следующие реквизиты:
наименование организации; ИНН продавца; заводской номер ККТ; порядковый
номер чека; дата и время покупки или оказания услуги; стоимость покупки или
услуги; признак фискального режима; стоимость ГСМ с учетом НДС. В
некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В
таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС; марку, количество ГСМ
и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека
контрольно-кассового аппарата. Однако большинство АЗС в настоящее время
выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС
должна
выдать
товарный
чек.
На чеке, выданном подотчетному лицу, могут содержаться и другие данные,
предусмотренные техническими требованиями к ККТ. Так, например, если на
ККМ установлена ЭКЛЗ (электронная кассовая лента защищенная), то данный
реквизит
также
приобретает
статус
обязательного.
При отсутствии любого из реквизитов или невозможности их прочтения чеки не
могут служить оправдательными документами для целей налогообложения.
На практике нередко возникают ситуации, когда чернила на кассовом чеке с
течением времени выцветают. В таких случаях контролирующие органы
рекомендуют признавать затраты на основании ксерокопий кассовых чеков,
заверенных подписью должностного лица и печатью организации, а также
приложенного оригинала выцветшего кассового чека (Письма Минфина России
от 17.09.2008 N 03-03-07/22 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, УФНС России по
г. Москве от 26.06.2006 N 20-12/56636@ и от 12.04.2006 N 20-12/29007).
Существует возможность подтвердить расходы и без таких копий. Компания
может представить иные документы, подтверждающие расходы подотчетного
лица (Постановление ФАС Московского округа от 04.02.2011 N КА-А40/1811610). Например, такими документами могут служить товарный чек или договор с
контрагентом.
Бухгалтерия на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам,
количеству и стоимости. Аналитический учет ГСМ ведется по материально
ответственным лицам - водителям автотранспорта. НДС из стоимости ГСМ
расчетным путем не выделяется. Это связано с тем, что для АЗС продажа ГСМ
с выдачей чека контрольно-кассового аппарата является розничной торговлей,
а гл. 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету сумм НДС,
выделенных
расчетным
путем
из
указанных
чеков.
Стоимость топлива, приобретенного водителями за наличный расчет,
подтвержденная документально, списывается с кредита счета 71 "Расчеты с
подотчетными лицами" в дебет счета 10, субсчет 3 "Топливо".
Расчеты с подотчетными лицами - водителями по суммам денежных средств
(банковских корпоративных карт), выданным на приобретение ГСМ,
отражаются
в
бухгалтерском
учете
в
общепринятом
порядке.
Стоимость топлива, использованного на производственные нужды, отопление
и выработку энергии, относят в дебет счетов 20, 23, 25, 26 по назначению.
Остаток топлива, учтенный на счете 10, субсчете 3 "Топливо", должен
соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения и
водителю
автомобиля.
Использование
топливных
карт
Организация может выдавать водителям вместо наличных денег банковскую
корпоративную карту или специализированную топливную карту для
приобретения топлива и прочих видов ГСМ. Топливные карты, как и талоны,
приобретаются
по
договору
у
собственника
сети
АЗС.
Расчеты по картам и талонам ведутся либо на условиях предоплаты, либо по
фактически
израсходованному
топливу.
По сравнению с приобретением ГСМ за наличный расчет либо по талонам
топливные карты имеют ряд преимуществ: нет необходимости выдавать
наличные денежные средства под отчет водителям предприятия и вести учет
талонов.
При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю
документ (терминальный чек), подтверждающий оплату топлива, который
водитель передает в бухгалтерию. Держатель топливной карты освобождается
от необходимости составлять и представлять в бухгалтерию авансовый отчет
о стоимости заправленного топлива. Кроме того, топливные карты
используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю
получить от имени лица покупателя определенное количество товара.
Отметим, что топливная карта не является платежным средством, ее можно
использовать только для оплаты ГСМ и только на заправках конкретного
поставщика. Причем в момент оплаты при заправке происходит зачет
внесенного
ранее
аванса
в
счет
полученных
ГСМ.
Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается
в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть
отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание
карты, а также иные условия, в частности предоставление скидки, порядок
сверки
расчетов.
Поставщик топлива ежемесячно представляет организации-покупателю счетфактуру, акт приема-передачи на проданное топливо, а также отчет (реестр)
операций по картам. В реестре указываются данные с заправок: количество,
марка, стоимость отпущенного бензина, а также дата, время, место заправки и
остаток
средств
на
карте.
Данные реестра поставщика ГСМ сверяются с путевыми листами,
представленными водителями с приложением чеков АЗС (терминальных
чеков), подтверждающих количество, вид топлива, стоимость полученных по
конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.
Оплата ГСМ поставщику производится авансом по безналичному расчету, что
отражается
следующей
бухгалтерской
записью:
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками
по
выданным
авансам",
К-т
сч.
51
"Расчетные
счета"
уплачен
аванс.
Ежемесячно организация-покупатель и организация - продавец ГСМ
составляют акт приема-передачи ГСМ или отчет (ведомость) об отпуске
топлива. В акте (отчете) указывают наименование, количество и стоимость
отпущенных ГСМ. На основании акта (отчета) продавец выписывает счетфактуру
с
выделением
НДС.
По полученному акту (отчету) бухгалтерия производит следующие записи:
Д-т
сч.
10
"Материалы",
субсч.
3
"Топливо",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками",
принят к учету бензин, фактически предоставленный поставщиком (залитый им
в баки заправляемых автомобилей организации) без учета НДС;
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками
по
выданным
авансам",
произведен зачет аванса в части стоимости бензина, полученного водителями
при
заправке
автомобилей
по
топливным
картам;
Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками",
отражен
НДС,
предъявленный
продавцом
в
счете-фактуре;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. 2 "Расчеты с бюджетом по
НДС",
К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
НДС
принят
к
вычету.
При использовании талонов на ГСМ также производится перечисление аванса
поставщику. После оплаты организация получает талоны на ГСМ. В талонах
указываются марка и количество топлива. Форму талонов поставщики
разрабатывают самостоятельно, так как нормативными документами она не
установлена.
Бухгалтерия приходует полученные талоны для контроля на забалансовом
счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по условной цене.
Аналитический учет по счету 006 ведется на основании книги учета талонов на
ГСМ, ведомости выдачи талонов на ГСМ и путевых листов.
Для учета талонов приказом руководителя организации назначается
материально ответственное лицо. Движение талонов регистрируется
материально ответственным лицом в специальной книге учета в
количественном
выражении
по
маркам
и
купюрам.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью
организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в ней
производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для
оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. Каждый лист книги
заполняется
под
копирку.
Второй лист является отрывным и служит отчетом материально
ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию организации с
приложенными
к
нему
приходными
и
расходными
документами.
Талоны выдаются водителям по ведомости учета выдачи талонов на ГСМ.
Полученный по талонам бензин водители указывают в путевых листах.
Ежемесячно бухгалтерия проводит сверку результатов по выдаче, расходу и
остатку ГСМ в баках транспортных средств. По данным сверки бухгалтер
определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном
периоде.
В бухгалтерском учете организации поступление ГСМ на дату фактического
получения на АЗС топлива по талонам отражается следующими записями:
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками
по
выданным
авансам",
К-т
сч.
51
"Расчетные
счета"
произведена
предоплата
за
ГСМ;
Д-т
сч.
006
"Бланки
строгой
отчетности"
полученные талоны на бензин отражены в составе бланков строгой
отчетности;
Д-т
сч.
10
"Материалы",
субсч.
3
"Топливо",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками",
по
талонам
получены
ГСМ
от
поставщика;
Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками",
отражен
НДС
в
стоимости
поступивших
ГСМ;
К-т
сч.
006
"Бланки
строгой
отчетности"
списана с забалансового учета стоимость талонов, израсходованных
водителями;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. 2 "Расчеты с бюджетом по
НДС",
К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
НДС
принят
к
вычету;
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с
поставщиками
по
выданным
авансам",
зачтен перечисленный аванс на сумму топлива, залитого в баки транспортных
средств.
Вычет
НДС
по
приобретенным
ГСМ
Если НДС в кассовом чеке не выделен и счет-фактура не выдавался, суммы
НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным у организаций и
индивидуальных предпринимателей, к вычету не принимаются (Письма
Минфина России от 09.03.2010 N 03-07-11/51 и от 03.08.2010 N 03-07-11/335).
Если организация приобретает топливо на основании договора с
использованием топливных карт, то в этом случае поставщик предоставляет
ей как покупателю полный пакет документов, необходимых для применения
вычетов по НДС: счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное топливо, а
также отчет (реестр) операций по картам. На основании полученных
документов организация приходует приобретенные ГСМ и предъявляет
"входной"
НДС
к
вычету.
Списание
ГСМ
В учете списание ГСМ отражается бухгалтерскими записями по дебету счетов
учета затрат (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное
производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") и
кредиту счета 10, субсчет 3 "Топливо". Стоимость израсходованных ГСМ
включается в расходы по обычным видам деятельности (п. п. 4, 5 ПБУ 10/99).
В налоговом учете на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на
содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного,
воздушного и иных видов транспорта) относятся к прочим расходам,
связанным
с
производством
и
реализацией.
Нормы
списания
ГСМ
Списание стоимости ГСМ на затраты производится по мере их расходования в
фактических
объемах
на
основании
надлежаще
оформленных
соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке.
Для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая
организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных
материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей
своего производства. Они должны рассчитываться с учетом особенностей
автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и
прочих
условий.
Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на
эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники.
Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят
всех
водителей
автотранспорта.
Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не
включается
и
устанавливается
отдельно.
На автотранспортных цехах на внутригаражные разъезды и технические
надобности (технические осмотры, регулировочные работы, приработку
деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) допускается
увеличение нормативного расхода топлива до 1% от общего его количества,
потребляемого
автотранспортным
цехом.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
- базовая норма на 100 км пробега (данная норма в зависимости от категории
автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.)
предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим
движения
в
эксплуатации);
- норма на 100 тонно-километров (т/км) транспортной работы (учитывает
дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом); данная
норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле
(бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;
- норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива,
связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки). Норма зависит
только
от
полной
массы
автомобиля.
Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в
следующих измерениях: для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах;
для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, - в литрах
сжиженного газа; для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, - в
нормальных метрах кубических; для газодизельных автомобилей - в
нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах
дизельного
топлива.
Особенности
эксплуатации
автомобилей,
связанные
с
дорожнотранспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем
применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти
коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения
исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно
нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы
или
разности
этих
надбавок.
Нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте введены Распоряжением
Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р (Методические
рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на
автомобильном
транспорте").
В соответствии с п. 3 Методических рекомендаций нормы расхода топлива и
смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для
расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для
ведения
статистической
и
оперативной
отчетности,
определения
себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования
потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по
налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и
энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с
пользователями
транспортными
средствами,
водителями
и
т.д.
Нормы могут устанавливаться для каждой модели, марки и модификации
эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям
работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и
назначению.
Повышенные нормы (для работы автотранспорта в городах с населением
свыше 3 млн человек - до 25%) предусмотрены для автомобилей,
эксплуатируемых в соответствующих условиях (особенности места
эксплуатации), и не зависят от места регистрации автотранспортного средства.
По мнению Минфина России (Письма от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от
03.09.2010 N 03-03-06/2/157), при определении обоснованности затрат на
приобретение ГСМ при исчислении налога на прибыль налоговое
законодательство не содержит ограничений по учету расходов на ГСМ и
конкретного перечня первичных документов, непредставление которых
является основанием для отказа налогоплательщику в учете в составе
расходов фактически понесенных затрат. Вместе с тем при определении
обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для
служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические
рекомендации,
введенные
Распоряжением
N
АМ-23-р.
Организация вправе самостоятельно установить нормы расходования ГСМ, а
также учесть для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ в размере
фактически
понесенных
затрат
при
условии
их
обоснованности
(Постановления ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29,
ФАС Северо-Кавказского округа от 15.12.2010 N А53-3254/2010).
Если организация включила в состав расходов, уменьшающих базу по налогу
на прибыль, затраты на ГСМ в части, превышающей нормы расхода на ГСМ
(рассчитанные налогоплательщиком самостоятельно и утвержденные
приказами по организации), то данные расходы не могут быть учтены для
целей налогообложения по налогу на прибыль (Постановление ФАС ЗападноСибирского
округа
от
05.04.2012
N
А27-8757/2011).
Документальное
оформление
Путевой лист является основным оправдательным документом, на основании
которого определяются расход и списание топлива. При условии надлежащего
оформления он является документом, подтверждающим в целях
налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ (Письмо ФНС
России
от
22.11.2010
N
ШС-37-3/15988@).
Организация должна разработать форму путевого листа, в котором будет
содержаться информация, соответствующая требованиям ст. 9 Закона о
бухгалтерском учете и подтверждающая экономическую обоснованность
произведенных расходов на списание топлива (Письмо Минфина России от
06.03.2013
N
03-03-06/1/6700).
В Письме от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 Минфин России обращает внимание
на то, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой
регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об
обоснованности произведенного расхода. Если ежемесячное составление
путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода
ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может
подтверждать
вышеназванные
расходы
налогоплательщика.
Судебная практика подтверждает возможность и правомерность при
определенных условиях составления путевых листов не за каждый день
(Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 N А38-4082/2008-17282-17-282, ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29).
Информация о норме и фактическом расходе топлива, показаниях спидометра
при выезде и при окончании работы автотранспорта, наименование
автомобиля и его государственный номер, сведения о маршруте поездок,
указанные в путевом листе, являются подтверждением обоснованности
расхода ГСМ. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают
содержание хозяйственной операции. Отсутствие в путевом листе
информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте
использования автомобиля работниками организации в служебных целях
(Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, Постановления ФАС
Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу N А27-10606/2011, ФАС
Восточно-Сибирского
округа
от
16.07.2010
N
А33-10451/2009).
Некоторые
суды
придерживаются
иной
точки
зрения.
ФАС Московского округа (Постановления от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от
20.07.2010 N КА-А40/7436-10) отметил, что ссылка налогового органа на
отсутствие в путевых листах сведений о конкретных маршрутах следования
автомобиля и пунктах назначения не опровергает вывод о правомерности
принятия налогоплательщиком к учету для целей налогообложения прибыли
расходов на ГСМ. Указание пути следования автомобиля, а также адреса в
маршруте в путевом листе в силу закона не является обязательным
реквизитом путевого листа, при том что претензий к оформлению иных
документов
налоговый
орган
не
предъявил.
Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Поволжского округа от
19.11.2010
N
А55-38009/2009.
Отметим, что в путевых листах важно указывать показатели спидометра,
особенно в случаях, когда организация арендует автомобиль у сотрудников
или
иных
физических
лиц.
Показатели спидометра используются для определения (подтверждения)
пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении
топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного
топлива.
Если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут
достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате
выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть
задокументировано и соответствующим образом отражено в поле "показания
спидометра"
соответствующей
формы
путевого
листа.
Фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными
документами, в частности объективно (результаты измерений) отражающими
расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным
спидометром.
Когда переданный организации в безвозмездное пользование автотранспорт
используется его собственником (работником организации) как в служебных,
так и в личных целях, для подтверждения расходов на ГСМ в служебных целях
путевые листы должны содержать информацию о конкретном маршруте
следования, показания спидометра транспортного средства на начало и
окончание
рабочего
дня.
Если автомобиль арендованный, то для включения арендной платы в расходы
достаточно иметь следующий комплект документов: договор аренды;
документы, подтверждающие уплату арендных платежей; акт приемкипередачи арендованного имущества (Письма Минфина России от 16.11.2011 N
03-03-06/1/763, от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118). Затраты по арендованному
автомобилю могут быть учтены в расходах при условии, что этот автомобиль
используется в деятельности организации, направленной на получение дохода
(Письмо
Минфина
России
от
22.12.2011
N
03-03-06/1/844).
По мнению УФНС России по г. Москве, путевой лист - это один из возможных
документов, позволяющих определить регулярность использования, а также
маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования. Но
есть и иные документы, подтверждающие использование арендованного
транспортного средства в производственной деятельности организацииарендатора, например приказ руководителя организации о закреплении
арендованных автомобилей за работниками, заявки на использование
арендованных автомобилей (Письмо от 30.04.2008 N 20-12/041966.1).
При использовании работником личного автомобиля обоснованность расходов
по выплате компенсации за использование личного имущества в служебных
целях также подтверждают путевыми листами (Письма Минфина России от
13.04.2007 N 14-05-07/6, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г.
Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и др.).
ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА РАСХОДОВ НА ГСМ
Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих
организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно
установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы
расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и
налоговый учет ГСМ на предприятии.
Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом
учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно
учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь
данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на
прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены,
экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для
того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели
доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком
количестве.

Что относится к ГСМ?
топливо (бензин, дизель, газ);

смазочные материалы (различного вида смазки, масла, используемые в
обслуживании и ремонте транспорта);

жидкости (тормозная, охлаждающая).
То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие
материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.
Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и
налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются
определенные нормативы.
Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации,
можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает
разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и
руководствоваться при списании своими нормами.
КАК РАССЧИТАТЬ НОРМЫ РАСХОДА ГСМ?
Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных
материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть
экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет
возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту
величину налоговую базу для налога на прибыль.
Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся
технической документацией к транспортному средству. Согласно этой
документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в
зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.
Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим
способом: проанализировать статистику фактического использования данного
транспорта и произвести замеры.
Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая
будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит
следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания
спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака.
Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе
начальных и конечных данных спидометра определяется количество
километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива.
После этого количество топлива делим на количество километров и получаем
расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный
способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.
Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять
множество факторов:

загруженность автомобиля;

наличие дорожных пробок;

время года;

наличие простоев автомобиля с включенным двигателем.
Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных
ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми
стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.
Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт,
отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать
документ.
Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий
полученные нормы.
Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от
условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной
ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие
различные условия работы транспорта.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГСМ НА ПРЕДПРИЯТИИ:
В бухгалтерии ГСМ списываются на себестоимость продукции (работ, услуг)
для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых
предприятий.
Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44)
К10/3.
Данная проводка выполняется на основании следующих первичных
документов:

путевой лист: на основании этого документа списывается используемое
топливо;

акт на списание ГСМ: на основании этого документы могут списываться прочие
смазочные материалы.
ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в
том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для
доставки грузов покупателям.
Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с
управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26
«Общехозяйственные расходы».
На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают
предприятия, имеющие целый транспортный парк.
Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму
фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по
факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности
точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае
организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень
часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании
разработанных норм расхода ГСМ.
Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за
безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на
заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается
ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется
в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных
к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.
Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти
материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов,
подтверждающих безналичную оплату.
Учет ГСМ в бухгалтерии проводки:
Дебет
Кредит
Название операции
Приобретение ГСМ за наличный расчет
71
50
Выданы деньги под отчет на покупку ГСМ
10/3
71
Оприходованы приобретенные ГСМ за наличный расчет
50
71
Возвращены в кассу неизрасходованные наличные деньги
Приобретение ГСМ за безналичный расчет
60
51
Перечислена оплата поставщику за ГСМ
10/3
60
Оприходованы приобретенные ГСМ за безналичный расчет
19
60
Выделен НДС из стоимости ГСМ, предъявленный
поставщиком
68.НДС
19
Выделенный НДС направлен к вычету
10/3
Списана стоимость израсходованных ГСМ в расходы на
продажу (для торговых предприятий)
10/3
Списана стоимость израсходованы ГСМ на себестоимость
продукции, работ, услуг (для производственных
предприятий)
Списание ГСМ
44
20, 23,
26
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ГСМ:
Периодически организация должна проводить инвентаризацию ГСМ, сверять
фактические остатки в баках автомобилей с учетными данными. Для того,
чтобы провести инвентаризацию, можно воспользоваться следующими
способами:

слить полностью топливо из бака и определить его количество, после чего
сверить с остатками на счете 10/3;

долить топливо в бак до его наполнения, зная полный объем бака и объем
долитого топлива, можно путем вычитания из первого значения второго
определить, сколько топлива было в баке изначально.
Инвентаризация ГСМ должна проводиться с необходимой периодичностью,
например, раз в неделю или в месяц, зачастую организация проверяет остатки
ГСМ ежедневно.
Автор
perspektiva.da
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
90
Размер файла
71 Кб
Теги
оформление
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа