close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

76.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Бышов Н. В., Мусаев Ф.А., Текучев В.В., Черкашина Л.В.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ
Лабораторный практикум
Учебное пособие.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВПО РЯЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АГРОТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИ П.А. КОСТЫЧЕВА
Бышов Н.В., Мусаев Ф.А., Текучев В.В., Черкашина Л.В.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В
ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ
Допущено Учебно-методическим объединением
По классическому университетскому и техническому
образованию в качестве учебного пособия для студентов
высших учебных заведений, обучающихся по направлениям
380301,380401, - «Экономика», 380302, 380402 - «Менеджмент».
Учебное пособие
Рязань 2015
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 681.142.37
ББК 32.81
М 916
ISBN 978-5-98660-250-9
Рецензенты:
С.Г.Чепик, заведующий кафедрой организации сельскохозяйственного
производства и маркетинга ФГБОУ ВПО РГАТУ, д.э.н., профессор.
С.А Калашников, доктор экономических наук, профессор кафедры
«Теоретической экономики» ФГБОУ ВПО РГУ.
Бышов Н.В., Мусаев Ф.А., Текучев В.В., Черкашина Л.В. Информационные
технологии в экономике и управлении: лабораторный практикум. – Рязань,
2015. – 184 с.
Лабораторный практикум предназначен для формирования у студентов
практических навыков использования инструментальных возможностей
пакета прикладных программ MSOffice (текстового редактора
MSWord,табличного процессора MSExcelи инструмента управления
проектами MS Project) при решении финансово-экономических и
управленческих задач. В пособии изложены теоретические аспекты работы с
пакетом, повышающие информационную компетентность, и предлагаются
лабораторные работы, закрепляющие навыки и умения студентов.
Учебное пособие подготовлено для студентов бакалавриата очной и
заочной формы обучения по направлению 380301, 380401- «Экономика» и
направлению 380302, 380401- «Менеджмент» и магистратурыочной и
заочной формы обучения.
ISBN 978-5-98660-250-9
Бышов Н. В., Мусаев Ф.А., Текучев В.В., Черкашина Л. В.
Издательство «ФГБОУ ВПО РГАТУ», 2015 г.
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
6
РАЗДЕЛ 1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА
MSWORD В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭКОНОМИСТА
Лабораторная работа №1. Создание и форматирование таблиц.
Сортировка данных в таблицах
Лабораторная работа №2. Организация вычислений в таблицах и
построение диаграмм
Лабораторная работа №3. Использование шаблонов, макросов,
экспресс-блоков и автозамены
Лабораторная работа № 4. Автоматизация комплексных
текстовых документов
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
9
9
14
20
33
47
РАЗДЕЛ 2. ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ В
MS EXCEL
Лабораторная работа №1. Базовые команды работы с данными в
электронных таблицах. Форматирование электронных таблиц
Лабораторная работа №2. Использование элементов построения
и редактирования графических объектов при обработке
экономической информации и прогнозировании
Лабораторная работа № 3. Применение финансовых функций
для оценки эффективности реальных и портфельных
инвестиций, расчетов при кредитовании
Лабораторная работа № 4. Использование финансовых функций
для расчета амортизации
Лабораторная работа №5. Консолидация данных
Лабораторная работа № 6. Анализ финансовых потоков
многоуровневой организации
Лабораторная работа № 7. Использование логических функций в
экономических
расчетах. Определение безубыточности
производства. Учет времени опозданий сотрудников
Лабораторная работа № 8. Применение электронных таблиц в
бюджетировании
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
48
РАЗДЕЛ 3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В MS PROJECT
1. Теоретические аспекты управления проектами
1.1. Окружение и жизненный цикл проекта
98
98
98
4
48
54
58
69
76
80
85
89
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.2. Управление проектом
1.3. Участники и ресурсы проекта
1.4. Автоматизация и инструменты управления проектами
2. Особенности управление проектами в MS Project
2.1. Общие сведения и терминология программы
2.2. Процесс создания проекта
2.3. Подготовка к созданию нового проекта
Лабораторная работа №1. Запуск MS Project и знакомство с
рабочим окном
Лабораторная работа №2. Создание нового проекта
Лабораторная работа №3. Настройка базового календаря
Лабораторная работа №4. Ввод задач
Лабораторная работа №5. Создание графика задач
Лабораторная работа №6. Оформление графика задач и
просмотр критического пути
Лабораторная работа № 7. Группировка задач или создание
структуры графика задач
Лабораторная работа № 8. Ввод таблицы ресурсов
Лабораторная работа № 9. Назначение ресурсов
Лабораторная работа № 10. Различные виды просмотра
информации в проекте
Лабораторная работа № 11. Решение проблемы перегрузки
ресурсов
Лабораторная работа № 12. Способы оптимизации графика задач
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
103
104
106
107
107
111
112
115
Библиографический список
181
5
118
120
126
131
141
146
152
156
163
171
176
180
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ВВЕДЕНИЕ
В связи с постоянно увеличивающимся объемом обрабатываемой
информации и развитием компьютерного рынка актуальным становится
применение пакетов прикладных программ для обработки и анализа
экономической и управленческой информации.
Одним из программно-прикладных средств, которое может быть
использовано
при
решении
широкого
класса
задач
финансово-
экономического характера, и доступно практически любому пользователю,
является пакет прикладных программ MicrosoftOffice. Его используют в
своей деятельности экономисты, финансисты, менеджеры, банковские
работники, налоговики, субъекты малого бизнеса, так как перед ними стоит
множество
задач,
требующих
оптимальной
компоновки
данных
с
последующим анализом, сортировкой, группировкой, а также графического
представления информации и прогнозирования.
Практикум состоит из трех разделов.
Первый раздел содержит лабораторные работы в текстовом редакторе
MSWordи формирует у студентов навыки автоматизации профессиональной
работы с документами.Работа со служебными документами является
неотъемлемой частью деятельности любого предприятия. В сфере экономики
и управления актуальной является автоматизированная обработка больших
объемов
текстовых
данных,
так
как
хозяйственная
деятельность
регламентируется множеством нормативно-правовых документов, что
подразумевает создание договоров, отчетов и др. В связи с резким ростом
объема компьютерного
делопроизводства,
приобретают
автоматизации
средства
электронных документов.
6
самостоятельное значение
документооборота
и
анализ
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Во втором разделе представлен комплекс лабораторных работ в
табличном процессоре MSExcel, выполнение которых позволит студентам
освоить технологии проведения финансово-экономических расчетов с
помощью
электронных
таблиц.Одним
из
основных
направлений
информационных технологий является работа с документами, содержащими
структурированные данные в табличной форме, количество которых на
любом предприятии достаточно велико. Это различные формы и регистры
бухгалтерского учета, табели учета рабочего времени, финансовые планы,
графики, прайс-листы и другие документы.
Для обработки экономической информации в таблицах используются
как арифметические так и логические операции и, если перед пользователем
не стоит задача построения сложной информационной системы, то для
обработки больших массивов информации, аналитических расчетов,
графического
представления
исходных
и
результирующих
данных
достаточно эффективным является использование электронных таблиц
(табличных процессоров).
Третий раздел содержит лабораторный практикум в программе
управления проектами MSProject, который позволит выработать у студентов
навыки проектной деятельности, управления ресурсами предприятия. В
работе каждого менеджера важнейшую роль играют проекты, которые
позволяют применить научный подход к решению задач оперативного
планирования и руководства. Эффективно организовывать и управлять
невозможно без четкого плана. Основные принципы разработки проектов
давно проверены на практике. Проект позволит правильно спланировать и
оперативно управлять выполнением поставленной задачи.
Целью проекта, как правило, является создание чего-либо нового, не
существующего в данный момент. В результате осуществления (реализации
проекта) появляется новый продукт – изделие, производственная линия,
технологический продукт, услуга. Термин «проект» охватывает широкую
область деятельности: от незначительной модернизации действующего
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
объекта до создания предприятия в комплексе с развитой инфраструктурой,
требующего значительных капиталовложений.
Управление проектами является одной из сложных и трудоемких
областей управленческой деятельности. Это объясняется сложностью логики
развития проекта, большим объемом информации, используемой для
принятия управленческих решений, а также тем, что структура проекта в
процессе его реализации, как правило, претерпевает изменения.
Эффективное управление проектами невозможно без использования
современных
соответствующих
информационно-коммуникационных
инструментов.
В
практике
технологий
управления
и
проектами
используются как универсальные, так и специализированные программные
комплексы. К последним можно отнести программы, обеспечивающие
решение задач бизнес-планирования и подготовки проекта к реализации.
Таким образом, выполнение лабораторных работ данного практикума
позволит сформировать у будущих экономистов и менеджеровследующие
компетенции:
 способность осуществлять сбор, анализ и обработку данных,
необходимых для решения профессиональных задач;
 способность выбирать инструментальные средства для обработки
экономических данных в соответствии с поставленной задачей,
анализировать результаты расчетов и обосновывать полученные
выводы;
 способность использовать для решения аналитических и
исследовательских задач современные технические средства и
информационные технологии;
 способность использовать для решения коммуникативных задач
современные
технические
технологии.
8
средства
и
информационные
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
РАЗДЕЛ 1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА
MSWORD В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭКОНОМИСТА
Лабораторная работа №1
Создание и форматирование таблиц. Сортировка данных в таблицах
Цель работы: научиться создавать и форматировать таблицы,
проводить сортировку данных в них, преобразовывать текст в таблицу.
Основные сведения.
Одним из важнейших направлений в деятельности экономиста
является работа с таблицами, которые используются для структурирования
числовой и текстовой информации по различным критериям. Текстовый
процессор
MSWord
обладает большим набором инструментов для
построения и форматирования таблиц, что позволяет создавать сложные
таблицы с любым стилем оформления.
Таблица может быть вставлена в любое место документа. Она состоит
из строк и столбцов, ячейки которых можно
заполнять числами, текстом или графикой.
Способы создания таблиц:
1. Вкладка Вставка → группа Таблицы
→ кнопка Таблица → в окне «Вставка
таблицы», перемещая указатель мыши по сетке,
выделить необходимое количество строк и
столбцов.
2. Вкладка Вставка → группа Таблицы
→ кнопка Таблица → команда Вставить
таблицу→ в окне «Вставка таблицы» задать
количество строк и столбцов, а также другие
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
параметры.
3. Вкладка Вставка → группа Таблицы → кнопка Таблица →
командаНарисовать таблицу → указателем мыши в виде карандаша
нарисовать таблицу → на панели Конструктор выбрать нужные параметры
таблицы.
Для форматирования таблиц используются следующие команды
вкладки Макет:
1. Вставка строк и столбцов: выделить строку или столбец таблицы
→ вкладка Макет → группа Строки и столбцы →
кнопки Вставить
сверху (Вставить
снизу) или
Вставитьслева (Вставить справа).
2. Удаление строк и столбцов: выделить
строку или столбец таблицы → вкладкаМакет →
группа Строки и столбцы → кнопка Удалить →
выбрать нужную команду.
3.
высоты
Изменение
ширины
строк: выделить
столбцов и
нужный
10
столбец
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
(строку) → вкладка Макет → группа Размер ячейки → выбрать нужную
высоту строк и ширину столбцов; можно также использовать кнопку
Автоподбор
или, щелкнув на кнопке Размер ячейки
, вызвать окно
«Свойства таблицы», где определить нужные параметры.
4. Объединение ячеек: выделить нужные ячейки →
вкладка
Макет
→
группа
Объединить
ячеек:
выделить
→
кнопка
Объединить ячейки.
5.
Разбиение
ячейку
(ячейки) → вкладка Макет → группа Объединить
→ кнопка Разбить ячейки → в окне «Разбиение
ячеек» указать, на сколько столбцов и строк.
6. Сортировка данных в таблице:
– выделить нужные данные в таблице (или поместить курсор в любую
ячейку таблицы) → вкладка Макет → группа
Данные → кнопка Сортировка → в окне
«Сортировка»
задать
способ
сортировки
(повозрастанию или по убыванию) и другие параметры → ОК;
– кнопка Сортировка
группы Абзац вкладки Главная.
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
7. Использование готовых стилей: выделить таблицу → вкладка
Конструктор → группа Стили таблиц → выбрать нужный стиль. С
помощью кнопки Дополнительные параметры
группы Стили таблиц,
можно изменить выбранный стиль таблицы, удалить его или создать свой
стиль.
8. Автоматическое отображение заголовка таблицы на других
страницах: выделить заголовок → вкладка Макет → группа Данные →
кнопка Повторить строки заголовков.
9. Преобразование текста в таблицу: выделить текст → вкладка
Вставка → группа Таблицы → кнопка Таблица → команда Преобразовать в
таблицу → в окне «Преобразовать в таблицу» задать нужные параметры.
Задания:
1.Создать и заполнить таблицу 1.
Таблица 1 - Динамика объема продаж
№
п.п. Наименование
предприятия
1
2
3
Стройка
Апельсин
Управдом
Цемент
(т)
2013 г. 2014 г.
875
950
258
299
45
53
12
Стройматериалы
Фанера
(тыс. листов)
2013 г. 2014 г.
429
327
115
158
21
18
Шифер
(тыс. листов)
2013 г. 2014 г.
215
113
98
46
35
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Вставить строку между строками с номерами 1 и 2 и ввести в нее
произвольные данные. Добавить строку в конце таблицы, в которую также
ввести произвольные данные. Отсортировать по алфавиту названия
предприятий. Оформить таблицу с помощью походящего стиля.
2. Создать и заполнить таблицу 2.
Таблица 2 – Счет за ремонт квартиры
Счет за ремонт квартиры
№
Дата
09.10.2013
Курс $
32,5
Наименование работ
Стоимость работ
п.п.
Руб.
$
1
Замена труб
5600
172,3
2
Установка сантехники
2500
76,9
3
Укладка ламината
4200
129,2
4
Выравнивание стен под покраску
32000
984,6
Сумма
44300
1363,1
НДС
8860
272,6
Итого к оплате
53160
1635,7
3. Ввести приведенный ниже текст, отделяя слова и цифры символом
табуляции (клавиша Tab). Преобразовать текст в таблицу 3. Оформить
таблицу 3 с помощью какого-либо стиля.
Таблица 3 - Список сотрудников компании
№
1
2
3
4
Фамилия
Корчагин
Бахметьев
Побединская
Ромашина
Имя
Виктор
Сергей
Олеся
Юлия
13
Отчество
Сергеевич
Иванович
Сергеевна
Александровна
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 1».
Лабораторная работа №2
Организация вычислений в таблицах и построение диаграмм
Цель работы: научиться использовать формулы для проведения
вычислений в таблицах и строить различные типы диаграмм по данным
таблиц.
Основные сведения.
В таблицах возможна организация вычислений. Для этого курсор
устанавливается в ячейку, где нужно
получить результат → вкладка Макет
→ кнопка Формула → задать нужную
формулу. Формула вводится вручную
или путем выбора
стандартных
функций из списка, который дан в
поле
Вставить
функцию
окна
«Формула».
Например, функция SUM(ABOVE) вычисляет сумму ячеек сверху
относительно текущей ячейки; SUM(LEFT) – сумму ячеек слева от ячейки и
т.д. В таблице 4 приведен список функций, используемых при записи
формул.
Таблица 4 - Список функций, используемых при вычислениях в MS Word
Функция
ABS(x)
AND( x;y)
AVERAGE()
COUNT( )
Назначение функции
Выдает абсолютное значение числа или формулы.
Выдает значение 1 (истина), если оба логических выражения x
и y истинны, или значение 0 (ложь), если хотя бы одно из них
ложно.
Вычисляет среднее арифметическое для значений,
включенных в список.
Результатом является число элементов, заданных в скобках.
14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Функция
DEFINED(x)
Назначение функции
Принимает значение 1 (истина), если выражение x допустимо,
или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено.
FALSE
Используется как результат сравнения в других функциях и
принимает значение "ложь" = 0 (нуль).
IF(x;y;z)
Выводит значение y, если условие x истинно, или z, если оно
ложно.
NOT(x)
Выдает 0 (ложь), если логическое выражение x истинно, или 1
(истина), если оно ложно.
OR(x;y)
Выдает 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических
выражений x и y истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны.
PRODUCT( ) Вычисляет произведение чисел, включенных в список.
ROUND(x;y) Округляет значение x до указанного десятичного разряда y.
SIGN(x)
Определяет знак числа и принимает значения 1, если x>0, или
-1, если x<0.
SUM( )
Вычисляет сумму чисел, заданных в скобках.
TRUE
Используется как результат сравнения в других функциях и
принимает значение "истина" = 1.
INT(x)
Выделяет целую часть числа или значения формулы x.
MIN( )
Выбирает наименьшее значение из списка.
MAX( )
Выбирает наибольшее значение из списка.
MOD(x;y)
Возвращает остаток от деления числа x на число y.
При расчетах применяется стандартная адресация ячеек с учетом их
объединения.
A
1
B
C
Например, для вычисления среднего
D
значения чисел 10 и 5, приведенных в
10
таблице, нужно установить курсор в ячейку
2
3
5
4
Всего
справа от ячейки с текстом «Всего», выбрать
7,5
команду Макет → Формула. В появившемся
окне
формулу
можно
задать
двумя
способами:
– выбрать из списка Вставить функцию нужную функцию и в скобках
записать латинскими буквами адреса ячеек через соответствующий
разделитель («;» используется для определения отдельных ячеек; «:» –
для определения блока ячеек). Для данной задачи формула примет
следующий вид: =AVERAGE(B1;C3);
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– записать формулу вручную: =(В1+С3)/2.
Для отображения (скрытия) на экране введенных формул нужно
выделить формулу и нажать комбинацию клавиш <Shift> + <F9> или,
выделив результат вычисления, вызвать правой кнопкой мыши контекстное
меню, в котором выбрать команду Коды/значения полей. Для пересчета
формулы при изменении исходных данных в таблице нужно выделить
формулу и нажать <F9> или выбрать из контекстного меню Обновитьполе.
Для анализа данных (составления представлений об их тенденциях,
иллюстрации взаимосвязи различных компонентов и т.п.) табличные данные
удобно представлять в виде графических объектов: графиков и диаграмм.
MSWordсоздание графиков и диаграмм возможно следующим
способом: вкладка Вставка →группа Иллюстрации →кнопка Диаграмма →
в появившемсяокне «Вставка диаграммы» выбрать тип диаграммы → ОК.
Кроме текущего окна Word с диаграммой, откроется окно табличного
процессора MSExcel, содержащее базовую таблицу, как показано ниже.
Содержимое таблицы можно заменить данными, вводимыми с клавиатуры
или с использованием буфера обмена.
16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Форматирование
графиков
и
диаграмм
возможно
с
использованием следующих команд:
1. Ввод
данных:
выделить
диаграмму → вкладка Конструктор →
группа Данные → кнопка Выбрать данные
(для получения данных из какого-либо источника) или кнопка Изменить
данные (для изменения или ввода данных в Excel) → выбрать или ввести
новые данные. Эту таблицу можно скрыть или показать, щелкнув на кнопке
Режим таблицы
на панели инструментов Стандартная.
2. Изменение типа диаграммы: выделить
диаграмму → вкладка Конструктор → группа Тип →
кнопка Изменить тип диаграммы.
3. Изменение параметров диаграммы (макет, стиль, подпись и др.):
– группы вкладок Конструктор или Макет;
– используя контекстное меню диаграммы или ее отдельных элементов.
Задания:
1. Создать и заполнить табл. 1. Организовать автоматические вычисления
в выделенных ячейках. В табл. 1 считать курс доллара, равным 40 руб.
Произвести в табл. 1 сортировку по возрастанию в столбце
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
«Количество».
2. Просмотреть формулы в созданных таблицах. Выйти из режима
просмотра формул.
Таблица 1 - Бланк-заказ
№
Наименование
Цена
товара
руб.
Коли-
Общая стоимость
чество
$
1
Молоко 2,5%, 1л
40
85
2
Сметана 20%, 250 г
35
50
3
Творог 9%, 250 г
37
65
4
Сливки 30%, 150 г
20
27
руб.
$
Всего
3. Изменить значения отдельных ячеек таблиц с числовыми данными.
Организовать пересчет связанных с ними формул.
4. Изменить формат табл. 1 с использованием любого стиля.
5. Ввести следующий текст, отделяя слова и цифры символом табуляции
(клавиша Tab)
январь
февраль
март
апрель
Трубы
78
67
23
28
Панели
54
90
45
12
Лампы
113
29
58
123
6. Преобразовать текст в табл. 2
Таблица 2 - Продажа расходных материалов, тыс. руб.
январь
февраль
март
апрель
Трубы
78
67
23
28
Панели
54
90
45
12
Лампы
113
29
58
123
7. На основе таблицы 2 построить диаграмму. Увеличить размер
диаграммы. Разместить легенду внизу диаграммы. Добавить к
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
диаграмме заголовок «Товары на складе». Горизонтальную ось
подписать
«Месяцы»,
вертикальную
–
«Товар».
Представить
диаграмму в виде графика, убрать линии сетки. Изменить цвет фона и
рамки.
8. Создать новый документ и вставить диаграмму. Изменить базовую
таблицу в соответствии с табл. 3
Таблица 3 – Структура продаж предприятия
Наименование покупателя
% от общей выручки
ООО «Семерка»
25
ОАО «Север»
10
ООО «Главпродукт»
60
ИП Васильева Т.Н.
5
Изменить тип диаграммы на круговой.
9. Открыть новый документ и создать по образцу табл. 4.
Таблица 4–Объемы производства продукции мясокомбината, т
Год
Колбаса
Корейка
Ветчина
2012
105
240
255
2013
115
230
315
2014
120
450
420
По данным табл. 4 построить диаграммы четырех видов: трехмерная
гистограмма, объемная круговая, график и коническая диаграмма. Справа от
таблицы добавить пустой столбец с заголовком «Итого за год», в котором с
помощью формул подсчитать, сколько всего продукции было произведено за
каждый указанный год. Добавить строку внизу таблицы с заголовком
«Итого», в котором подсчитать, какое количество продукции было
произведено за все указанные годы.
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 2».
19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №3
Использование шаблонов, макросов, экспресс-блоков и автозамены
Цель работы: освоить технологию создания документов на основе
готовых шаблонов, научиться создавать и использовать собственные
шаблоны, получить навыки автоматизации работы с документами с помощью
макросов, экспресс-блоков и автозамены.
Основные сведения.
С помощью текстового процессора MS Word можно создавать любые
типы бланков: докладные, заявления, записки, справки и др. Этот процесс
можно автоматизировать с помощью шаблонов и мастеров, генерирующих
стандартное содержание и общее оформление документа и облегчающих
процесс ввода конкретных текстов.
Понятие шаблона является одним из основных понятий текстовых
процессоров.
Шаблон
–
совокупность
параметров
документа,
предназначенная для многократного использования. В состав шаблона могут
входить: образцы и стили текста, форматы страницы (поля, отступы,
колонтитулы и т.д.), графические объекты, элементы автотекста, макросы,
панели инструментов и сочетания клавиш.
По умолчанию MS Word использует шаблон Обычный (файл
Normal.dot), который содержит стандартные параметры форматирования для
всех новых документов. При создании документа пользователь может
самостоятельно выбрать для него шаблон. В MS Word входят шаблоны
отчетов, писем, факсов, записок, web-страниц и других документов. На
основе готового шаблона можно создать новый шаблон, добавив или изменив
в нем элементы форматирования и автоматизации или скопировав их из
других шаблонов.
1. Создание
нового документа на основе готового шаблона:
кнопка MicrosoftOffice
→пункт меню Создать →вокне «Создание
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
документа» в разделе Шаблон определить нужную категорию (например,
Установленные шаблоны) → выбрать шаблон (например, Стандартное
резюме), при этом возможен его предварительный просмотр в правой части
окна → в разделе Создать поставить флажок документ → кнопка Создать.
2. Внесение изменений в готовый шаблон: кнопка MicrosoftOffice
→пункт меню Создать →вокне «Создание документа» в разделе
Шаблон определить нужную категорию → выбрать шаблон → в разделе
Создать поставить флажок шаблон → кнопка Создать → внести нужные
изменения в шаблон → сохранить документ как шаблон под старым (или
новым) именем.
3. Копирование элементов одного шаблона
в другой: в Word можно копировать из одного
шаблона в другой такие элементы, как стили и
макросы. Предварительно эти элементы должны
быть созданы. Например, для создания своего стиля
оформления выбрать: вкладка Главная → группа
21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Стили → кнопка Стили
Создать стиль
→ в появившемся окне «Стили» нажать кнопку
→ в окне «Создание стиля» задать имя создаваемого стиля
и другие параметры → включить В новых документах, использующих этот
шаблон → ОК.
После создания нужных элементов, для их копирования следует
выбрать: вкладка Разработчик → группа Шаблоны →
кнопка Шаблон документа → в окне «Шаблоны и
надстройки» нажать кнопку Организатор →перейти на
нужную вкладку (Стили, Макросы) →по умолчанию в окне «Организатор»
появляется активный документ и шаблон Normal.dot; если нужны другие
шаблоны, то нажать кнопку Закрыть файл (в левой части – файл-источник, в
правой – файл-приемник) →нажать кнопку Открытьфайл и выбрать
нужные шаблоны→ выбрать нужные элементы из списка →кнопка
Копировать (или другие кнопки) → Закрыть.
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Создание собственного шаблона: создается документ на основе
шаблона Normal.dot, в него вносятся все необходимые элементы шаблона,
которые сохраняются в виде нового шаблона →кнопка MicrosoftOffice
→ пункт меню Сохранить как → выбрать Шаблон документа→ ввести имя
документа → кнопка Сохранить (или при сохранении документа выбрать
тип файла «Шаблон Word»).
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для выполнения повторяющихся операций удобным средством
являются макросы. Макрос – это набор команд (операций), сгруппированных
вместе для упрощения и автоматизации работы. С помощью макросов можно
вести поиск и замену текста, вводить и форматировать текст и графические
фрагменты, производить их копирование и перемещение. Макросы можно
копировать из одного шаблона в другой. При создании макроса
записываются
все действия, в том числе и ошибочные. Поэтому перед
записью макроса нужно четко спланировать команды, которые он должен
содержать.
1. Создание макроса возможно двумя способами:
1-й способ: вкладка Вид → группа Макросы → щелкнуть элемент
на кнопке Макросы → команда Запись макроса;
2-й способ: вкладка Разработчик →
группа Код → кнопка Запись макроса → в
диалоговом
окне
«Записьмакроса»,
показанном ниже, задать имя макроса → в разделе Назначить макрос
выбрать кнопке или клавишам:
 при выборе кнопки кнопке в диалоговом окне «Параметры Word» с
помощью кнопки Добавить>> поместить кнопку на панель быстрого
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
доступа → щелкнув на кнопке Изменить, можно задать макросу
другое имя, а также изменить или выбрать значок для кнопки;
 при выборе кнопки клавишам в окне «Настройкаклавиатуры» в поле
Новое сочетание клавиш ввести сочетание клавиш (например, <Ctrl>
+ <Z>) → кнопка Назначить → кнопка Закрыть → после выполнения
необходимых действий щелкнуть кнопку Остановить запись
Пауза
или
в группе Макросы или группе Код.
Макросы при создании не сохраняются автоматически. Макрос не
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
записывается на диск до тех пор, пока не будет сохранен содержащий его
документ. Если в одном документе или шаблоне имеется несколько
макросов, Word сохранит их в виде единого макропроекта – библиотеки
макросов.
2. Удаление макроса: кнопка Макросы в группе Макросы или группе
Код → выделить макрос (макропроект) → кнопка Удалить → Да.
Автотекст (экспресс-блок) – фрагмент документа, включающий
текст или графику, который может использоваться для вставки в документ
под управлением пользователя. Элементы автотекста можно добавлять и
удалять, но не редактировать. Примеры автотекстов: подписи должностных
лиц с указанием занимаемой должности, полные названия организаций,
«шапки» стандартных форм документов, типовые бланки документов,
формулы и др.
1. Добавление автотекста: выделить фрагмент текста → вкладка
Вставка → группа Текст → кнопка
Экспресс-блоки → команда Сохранить
выделенный фрагмент в коллекцию
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
экспресс-блоков → в окне «Создание нового стандартного блока» выбрать
имя последовательности (или оставить набранный текст) → ОК. Быстрый
способ создания автотекста: выделить нужную фразу → <Alt>+ <F3> → ОК.
Кнопка Экспресс-блоки содержит команду Свойство документа,
позволяющую добавлять в текст описание его свойств: дату создания,
сведения об авторе и др.
Например, после выбора команды Свойство документа → Адрес
организации в тексте появится область с одноименным
названием и полем для ввода информации. Если свойство
было задано ранее, то оно сразу появится в поле ввода.
2. Вставка автотекста в текст:
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
– установить курсор в нужное место текста → вкладка Вставка →
группа Текст → кнопка Экспресс-блоки → команда Свойство
документа → выбрать нужное свойство;
– установить курсор в нужное место текста → вкладка Вставка →
группа Текст → кнопка Экспресс-блоки → категория Общие →
выбрать нужный экспресс-блок (категория Общие появляется, как
только создается хотя бы один экспресс-блок).
Также в Word имеются и более сложные блоки, позволяющие кроме
ввода фрагмента текста осуществлять форматирование документа: добавлять
заголовки, колонтитулы и др. Для их вставки используется команда
Организатор стандартных блоков кнопки Экспресс-блоки.
28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Удаление автотекста: вкладка Вставка → группа Текст → кнопка
Экспресс-блоки → команда Организатор стандартных блоков → в
окне «Организатор стандартных блоков» выбрать нужный экспресс блок → кнопка Удалить.
Автозамена – средство для автоматической коррекции опечаток,
вставки в документ фрагмента текста, таблицы и т.д. Автозамена
предусматривает, например, исправление двух введенных подряд прописных
букв; первой строчной буквы после точки и т.д. (всего около 400 вариантов
замен часто встречающихся опечаток).
1.
Изменение режимов автозамены: кнопка MicrosoftOffice
→
кнопка Параметры Word → Правописание → кнопка Параметры
автозамены→ вкладкиАвтоформат при вводе илиАвтозамена→ установить
необходимыепереключатели.
2.
Добавление элемента автозамены: в окне «Автозамена»
установить флажок заменять при вводе → в поле заменить ввести те буквы,
29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
которые будут набраны на клавиатуре → в поле на ввести, что при этом
должно появиться в тексте.
Задания:
Работа с готовыми шаблонами
1. Составить свое резюме для занятия вакантной должности главного
бухгалтера с использованием шаблона Изысканное резюме. Вставить в
резюме фотографию или другой графический объект.
Создание шаблонов
2. Создать шаблон бланка:
наименование организации
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
с
Принять на работу
по
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
в
структурное подразделение
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
условия приема на работу, характер работы
с тарифной ставкой (окладом)
руб.
коп.
руб.
коп.
цифрами
надбавкой
цифрами
с испытанием на срок
Основание:
Трудовой договор
от «
месяца (ев)
»
20
г. №
Руководитель организации
должность
личная подпись
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
«
личная подпись
30
расшифровка подписи
»
20
г.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Создание макросов
3. Создать
макрос
изменения регистра символов в выделенном
фрагменте.
4. Создать макрос для ввода в текст словосочетания «Бухгалтерский
учет», которое должно вызываться с помощью сочетания клавиш.
5. Создать макрос для ввода следующего текста:
Руководитель организации
Главный бухгалтер
___________ _________________
подпись
расшифровка подписи
___________ _________________
подпись
расшифровка подписи
Для выполнения макроса создать кнопку и вывести ее на панель
быстрого доступа.
6. Создать макрос, позволяющий отсортировать список по возрастанию и
пронумеровать его.
7. Создать макрос, позволяющий установить для ячеек таблицы
выравнивание по центру и 10 размер шрифта.
Создание автотекста и автозамены
8. Напечатать текст: 390044, Российская Федерация, г. Рязань, ул.
Костычева, д.1
Создать из этих слов автотекст под именем «Адрес 1». Вставить его в
документ.
9. Создать следующий логотип:
БИЗНЕСКОНСАЛТИНГ
Ввести его в автотекст под именем «Логотип». Вставить автотекст
«Логотип» в открытый документ.
10. Открыть любой ранее созданный документ. Выделить в нем абзац и на
его основе создать элемент автотекста под названием «Абзац1».
31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Вставить полученный автотекст в новый документ.
11. Сделать автозамену,
по которой при вводе букв «СР» должно
появиться «ставка рефинансирования ЦБ РФ»
12. Вставить в документ произвольный рисунок, на его основе создать
автозамену, которая организует вставку рисунка в документ при вводе
слова «рисунок». Для этого выделить рисунок, перейти на вкладку
«Автозамена», в поле «Заменить» ввести имя «рисунок», в поле «на»
ничего не вводить. С помощью автозамены вставить рисунок в любое
место текста.
Предъявить результаты работы преподавателю. После проверки
удалить созданные шаблоны, макросы, элементы автотекста и автозамену.
32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 4
Автоматизация комплексных текстовых документов
Цель работы: освоить технологию слияния документов, научиться
создавать гиперсвязи для перехода между документами, получить навыки
создания автоматического оглавления документа, научиться создавать
формы для сбора и обработки экономической информации.
Основные сведения.
Суть слияния состоит в том, что создается основной документ и
таблица с конкретными данными, которые при объединении генерируют
набор однотипных документов с разными данными. Например, при создании
письма для разных организаций все его копии будут иметь общий текст, но
разные
адреса
и
фамилии
получателя.
Рассмотрим,каким
образомпроизводится процесс слияния документов.
1. Создание основного документа.
а) Открыть MSWord и создать документ. Сохранить его.
б) вкладкаРассылки → группа Начать
слияние → кнопка Начать слияние → выбрать
команду Пошаговый мастер слияния → в
Области задач откроется Мастерслияния;
в) в первом окне (представлено ниже) выбрать тип создаваемого
документа (например, Письма) → в нижней части Области задач щелкнуть
ссылку Далее. Открытиедокумента;
г) на втором шаге (смотри выше) выбрать Текущийдокумент →
внизу Далее. Выборполучателей → здесь создается список получателей,
представляющий собой базу данных, состоящую из записей, на основе
которых с помощью главного документа будет создан конкретный экземпляр
письма → для этого выбрать Созданиесписка → Создать → в открывшемся
окне «Новыйсписокадресов», которое показано ниже, заполняя поля, создать
список получателей → после каждого адреса щелкать кнопку Создатьзапись
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
→ после формирования списка нажать ОК → задать имя файлу, например,
«Список» → Сохранить → ОК → Далее. Создание письма;
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
д) на
следующем
шаге
вставляются
необходимые поля в нужных местах документа;
например, поставить курсор на строку выше
текста → в Области задач Слияние щелкнуть
Другиеэлементы
→
из
окна
«Вставкаполяслияния» выбрать поле Обращение
→ Вставить → затем аналогично вставить поля
Имя и Фамилия → Вставить → Закрыть →
поставить курсор еще на строку выше и вставить
поля Индекс, Страна, Город, Область, Адрес1 →
Далее. Просмотрписем → при этом в письме
появятся поля из файла «Список», относящиеся к
одной записи → в верхней части Области задач в
строке Получатель можно менять данные кнопками
и
→ здесь
также можно командой Изменить список вызвать созданный список и
изменить его;
е) на последнем шаге внизу Области задач щелкнуть Далее.
Завершениеслияния → здесь можно распечатать письма или изменить часть
писем.
35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Впоследствии список можно изменить, используя кнопку Изменить
список получателей группы Начать слияние. В
самом письме сведения о получателе можно
менять с помощью кнопок перехода по записям
группы Просмотр результатов.
Закладки
нужны
для
быстрого
перехода к нужному месту
многостраничного документа.
1. Создание закладок: поставить курсор в нужное
место текста → вкладка Вставка → группа Связи →
кнопка Закладка → в окне «Закладка» в поле Имя закладки
набрать любое имя → кнопка Добавить.
2. Отображение закладок в документе: кнопка MicrosoftOffice
→ кнопка Параметры Word → пункт Дополнительно → область
Показывать содержимое документа → поставить флажок Показывать
закладки → ОК (в местах закладок появятся значки І или [ ], если в качестве
закладки был выбран фрагмент текста).
3. Перемещение по закладкам: вкладка Вставка → группа Связи →
кнопка Закладка → в окне «Закладка» в поле Имя закладки набрать имя
закладки или выбрать нужное имя из списка → кнопка Перейти → кнопка
Закрыть.
4. Удаление закладок: вкладка Вставка → группа Связи → кнопка
Закладка → в окне «Закладка» выбрать нужное имя из списка → кнопка
Удалить.
Гиперссылки
–
это
способ
организации
информации,
устанавливающий смысловые связи между ее различными фрагментами.
Такие связи называются гиперсвязями. Гиперссылка, как правило, выделяется
цветом и подчеркиванием. Кроме того, при наведении курсора на
гиперссылку он принимает форму кисти руки с вытянутым указательным
пальцем, а сама гиперссылка при соответствующей настройке изменяет цвет.
36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При щелчке на гиперссылке вместо текущей страницы загружается другая
страница или файл. Гиперссылками могут быть также графические объекты.
При
работе
в
приложениях
MSOffice
гиперссылки
можно
использовать как для перехода между фрагментами текста в одном и том же
документе, так и для перехода между различными документами.
Создание гиперссылки: выделить фрагмент текста (или объект) →
вкладка Вставка → группа Связи → кнопка Гиперссылка или в контекстном
меню Гиперссылка. Если нужно сослаться на фрагмент в том же документе,
то в открывшемся окне «Вставка гиперссылки» в поле Связать с выбрать
местом в документе; при этом можно сослаться на заголовок или закладку
текущего документа. Если нужно сослаться на другой документ, то в поле
Связать с выбрать файлом, веб-страницей, выбрать нужный файл → ОК.
Если было выбрано новым документом, то можно сделать ссылку на
несуществующий документ, который будет создан позже.
Для многостраничных документов со сложной структурой можно
создать оглавление, каждый элемент которого является гиперссылкой на
соответствующий раздел.
1. Создание оглавления: перед созданием
оглавления
необходимо
каждому
37
заголовку
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
определить уровень структуры. Для этого с помощью вкладки Вид→ группы
Режимы просмотра документа → кнопки Структура выставить вкладку
Структура. С помощью этой вкладки, выделяя заголовок, можно задавать
его стиль и уровень.
Затем указать в документе место оглавления → вкладка Ссылки →
группа Оглавление → кнопка Оглавление →
выбрать нужный формат → команда Оглавление –
изменение других параметров оглавления.
2. Обновление оглавления: кнопка Обновитьтаблицу в группе
Оглавление или клавиша <F9>.
3. Настройка стилей элементов оглавления: вкладка Ссылки →
группа Оглавление → кнопка Оглавление → команда Оглавление → в окне
«Оглавление» нажать кнопку Изменить → в окне «Стиль» выбрать или
изменить стиль.
38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Создание структуры нового документа: перейти в режим
структуры → затем вводить заголовки, выставляя им нужный уровень и
стиль. Для повышения или понижения уровня существуют соответствующие
кнопки на вкладке Структура.
Форма – это бланк, содержащий поля для ввода данных. Формы
позволяют создавать интерактивные документы для получения и сбора
дополнительной
информации.
Они
являются
способом сбора и
стандартизации данных.
Форма может состоять из постоянной (неизменной) и переменной
(изменяемой) при вводе данных частей.
Постоянная часть может содержать текст и различные объекты:
таблицы, графику и др. Переменная часть документа может содержать
текстовые поля, переключатели и поля с раскрывающимися списками.
Настройка
элементов
соответствующих
переменной
части
формы
диалоговых окнах «Параметры
производится
текстового
в
поля»,
«Параметры флажка» и «Параметры поля со списком». Вызов этих окон
производится командойСвойства из контекстного меню или двойным
щелчком на элементе.
Для создания переменной части формы
удобно использовать кнопки группы Элементы
управления вкладки Разработчик.
Текстовое
поле
Флажок
Элемент
списка
Можно воспользоваться инструментами из предыдущих версий,
нажав кнопку
группы Элементы управления. В этой кнопке расположены
элементы формы, содержащиеся в Word 2003.
39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для создания текстового поля следует расположить курсор в нужное
место формы и щелкнуть на кнопке Текстовое поле; затем дважды щелкнуть
на появившемся текстовом
поле или выделить его и нажать кнопку
Свойства группы Элементы управления. В появившемся окне «Параметры
текстового поля» задать параметры поля.
В таблице 1 приведены типы текстовых полей и их параметры.
Таблица 1 - Типы и параметры текстовых полей
Тип текстового поля
Обычный текст
Число
Дата (время)
Текущая дата
Текущее время
Вычисление
Параметры текстового поля
Максимальная длина текста
По умолчанию
Ограничение длины
Число по умолчанию
Формат числа
Ограничение длины
Дата по умолчанию
Формат даты
Формат текущей даты
Формат текущего времени
Выражение
(формула
вычисления,
начинающаяся со знака «=», содержит имена
закладок, константы, знаки операции)
Ограничение длины
Формат выражения
40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Аналогично создается поле с флажком, позволяющее выставлять или
снимать флажок.
Для поля с флажком можно задать его размер (в пунктах) и состояние
по умолчанию (снят или установлен).
В поле с раскрывающимся списком после двойного щелчка на нем
нужно задавать элементы списка, вводя их в поле Элемент списка и щелкая
на кнопке Добавить. Кроме того, в окне можно определить порядок
следования элементов списка.
Как видно, для всех трех элементов формы можно задать
дополнительные параметры: макрос, который выполняется при входе или
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
выходе из элемента; название поля (закладка), разрешение изменений
содержимого поля и вычислений при выходе из него.
С помощью кнопки Текст справки можно определить подсказку,
которая при переходе в поле будет появляться в строке состояния или в
диалоговом окне, вызываемом нажатием клавиши <F1>. После нажатия
кнопки Текст справки появится окно «Текст справки для поля формы», в
которое нужно ввести подсказку. Максимальная длина текста справки 255
символов.
Чтобы закрыть от редактирования
изменяемую часть формы, необходимо
установить ее защиту. Для этого нужно
выбрать вкладку Разработчик → группу
Защитить→ кнопку Защитить документ
→ в области Ограничить параметры
рецензирования
Ограничить
выбратькоманду
форматирование
редактирование →
Ограничить
Области задач
форматирование
редактирование
Разрешить
в
и
только
включить
указанный
и
флажок
способ
42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
редактирования документа и выбрать в списке «Ввод данных в поля форм».
После этого нужно нажать кнопку Да, включить защиту. В появившемся
окне «Включить защиту» можно ввести (или пропустить) пароль, знание
которого затем позволит снова разрешить редактирование формы. Для
заполнения защищенной формы знание пароля не нужно.
Для снятия защиты следует нажать кнопкуСнять защиту в Области
задач Ограничить форматирование и редактирование.
Кроме инструментов, используемых в Word 2003, в Word 2007
имеются собственные: Текст, Поле со списком, Выбор даты и др. Они
расположены в группе Элементы управления вкладки Разработчик. Их
свойства определяются с помощью кнопки Свойства, расположенной в этой
же группе.
Задания:
Слияние документов
1. Набрать текст по образцу:
СВИДЕТЕЛЬСТВО
О ПОВЫШЕНИИ КВАЛИФИКАЦИИ №
Настоящее свидетельство выдано
в том, что он (а) с
по
повышал (а) свою квалификацию в АОНО «Институт менеджмента,
маркетинга и финансов»
по программе «Финансы»
За время обучения сданы зачеты и экзамены по основным дисциплинам
программы:
Наименование
Налогообложение
Бухгалтерский учет
Финансовый анализ
Количество часов
Ректор
Дата
43
Оценка
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Сохранить текст под именем «Свидетельство».
3. С помощью Мастера слияния в Области задач создать новый список
получателей. В окне «Новый список адресов» с использованием кнопки
«Настройка» удалить все поля, кроме Имя и Фамилия.
4. Создать свои поля: Номер, Отчество, Начало, Окончание, Часы1,
Часы2, Часы3, Оценка1, Оценка2, Оценка3, Дата. Дать имя файлу
«Данные».
5. Ввести в поля данные для 5 человек.
6. Вставить каждое поле в нужное место документа (например, поле
Номер – после слов «Свидетельство о повышении квалификации №» и
.д.)
7. Создать слияние данных с документом.
Создание форм
8. Создать следующий бланк справки, выполняя приведенные ниже
указания:
А) создать неизменяемую часть формы – все, кроме фигурных скобок и их
содержимого.
СПРАВКА
Настоящим удостоверяется, что {1} в период с {2} по {3} направляется
в командировку для выполнения следующего служебного задания:{4}.
{5}__________________________
Б) создать переменную часть формы, добавив в нее поля с указанными в
таблице параметрами:
Поле
Пояснение
Тип поля
{1}
Фамилия, имя, отчество Форматированный текст
{2}
{3}
Дата отбытия
Дата прибытия
Дата
Дата
44
Формат текста
Все
прописные
dd.MM.yyyy
dd.MM.yyyy
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В) Добавить в форму поля со списками, указанные в таблице:
Поле
Тип поля
Пояснение
{4} Раскрывающийся Служебные
список
задания
{5}
Раскрывающийся Лицо,
список
подписывающее
справку
Элементы списка
Изучение рынка сбыта
Заключение договоров на
поставку
Директор, Иванов И.И.
Зам. Директора,
Петров
П.П.
Г) установить защиту формы с заданием пароля
Д) проверить работу формы:
- ввести свою фамилию, имя, отчество, произвольные даты отбытия и
прибытия
- проверить работу списков.
Е) добавить в поле {4} новый элемент списка: «поставка образцов
продукции».
Создание гиперссылок
9. Создайте гипертекстовый документ, в котором в главном документе
находится таблица:
Категория товаров
Мясо и птица
Рыба и морепродукты
Фрукты и овощи
Сыры и деликатесы
Молочные продукты
Чай и кофе
Поставщик
ОАО «Бройлер Рязани»
ООО «Торговый Дом Балтика»
ООО «Лоза М»
ООО «МАКСИ МИЛК»
ООО «Молочный мир»
ООО «Лиман Трейд»
10. Создать гиперссылки для перехода на прайс-листы перечисленных
поставщиков (предварительно создав их в MSExcel: достаточно 3-5
видов продукции) и обратно в документ со списком поставщиков.
Создание структуры документа и оглавления
11. Создать документ о следующей структурой:
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Заголовки 1-го уровня: «Особенности работы с документами»,
«Обработка экономической информации с использованием таблиц и
диаграмм», «Приемы и средства автоматизации разработки документов»,
«Автоматизация комплексных текстовых документов»
Заголовки 2- го уровня: в первом разделе – нет, во втором разделе –
«Создание и форматирование таблиц», «Организация вычислений в
таблицах», «Построение диаграмм»; в третьем разделе – «Работа с бланками,
шаблонами и макросами», «Автотекст (экспресс-блоки) и автозамена», в
четвертом разделе – «Слияние документов», «Закладки, гиперссылки,
оглавления», «Создание форм».
12. После каждого заголовка вставить небольшой отрывок текста из
учебника.
13. На основе созданного документа создать автоматическое оглавление
(формат – формальный).
Показать результаты работы преподавателю и сохранить созданные
файлы в папке «Лабораторная работа 4».
46
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
ПО РАЗДЕЛУ 1
1. Каким образом можно преобразовать текст в таблицу?
2. Как отсортировать табличные данные?
3. Как просмотреть формулы, значения которых показаны в таблицах?
4. Как обновить диаграмму, чтобы в ней появились данные добавленного
столбца?
5. Как создать новый шаблон на основе готового шаблона MSWord?
6. Для чего предназначены макросы?
7. Как прервать запись макроса? Как удалить макрос?
8. Чем отличаются автотекст и автозамена?
9. Можно ли при создании автозамены использовать графические объекты?
10. Как при слиянии документов указать в качестве источника существующий
файл?
11. В каких целях используются закладки? Как отобразить закладки в
документе?
12. Что такое гиперссылка? Куда можно перейти с помощью гиперссылок?
13. Описать алгоритм создания автоматических оглавлений.
14. Для чего используются в текстовых документах формы? Как создаются и
что содержат постоянная и переменная части формы?
15. Что задается в дополнительных параметрах формы?
47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
РАЗДЕЛ 2. ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ РАСЧЕТЫ В
MS EXCEL
Лабораторная работа №1
Базовые команды работы с данными в электронных таблицах.
Форматирование электронных таблиц
Цель работы: закрепить знания базовых команд работы с данными в
электронных
таблицах,
освоенных
в
ходе
изучения
дисциплины
«Информатика».
1. Создать пустую книгу MSExcelи ввести на листе 1 таблицу 1. (Лист основной документ, используемый в MicrosoftExcel для хранения
данных и работы с ними. Он также называется электронной таблицей.
Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы
всегда хранятся в книге).
2. Сохранить файл под именем Фамилия 1.1. (например, «Петров 1.1.»)
3. Скопировать таблицу с 1-го листа книги на 2-й
лист. Для этого необходимо щелкнуть правой
кнопкой
мыши
появившемся
команду
на
ярлычке
контекстном
листа
меню
Переместить/скопироватьи
и
в
выбрать
далее
указать место в книге.
4. Создать новую книгу (книга 2) и скопировать в нее листы 1 и 2 из
файлаФамилия 1.1.
5. Расположить рядом окна двух книг (исходной и новой).
Для этого необходимо выбрать вкладку Вид → группа
Окно→ кнопка Упорядочить все→Расположить
рядом. Перенести с помощью мыши 3-й лист исходной
книги в новую и поместить его после 1-го и 2-го листов.
48
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
-
136,1 136,1 126
136,1 126
-
Март
803,5 744
1. Доходы от продаж, всего, тыс.
руб.
в том числе:
молока 2,5% 446,4 571,4 669,6 773,8 714,2 714,2 803,5 803,5
сливок 20% 75,6 96,8
113,4 131
121
121
2.Себестоимость реализованной
продукции, всего, тыс. руб.
в том числе:
молока 2,5% 296,3 379,3 444,5 513,6 474,1 474,1 533,3 533,3 493,8 533,3 493,8
-
сливок 20% 48,3 61,8
72,4
83,7
77,2
77,2
86,9 86,9
80,4
86,9
80,4
-
70,0
70,0
78,7
72,9
78,7
72,9
-
3. Валовая прибыль, тыс. руб.
4. Сумма налогов, тыс. руб.
5.Чистая прибыль, тыс. руб.
43,8 56,0
65,6
75,8
78,7
Итого
Февраль
Январь
744
Ноябрь
Декабрь
Октябрь
Сентябрь
Август
Июль
Июнь
Показатели
Май
Апрель
Таблица 1 -План доходов и расходов предприятия
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6. Сохранить книги под именами Фамилия 1.2. и Фамилия 1.3.
7. Активизировать книгу Фамилия 1.3., переместить листы в обратном
порядке при помощи мыши.
8. Сохранить книгу под именем Фамилия 1.4.
9. Закрыть все книги, кроме Фамилия 1.4.
10. Удалить Лист 1. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой
мыши на ярлычке листа и выбрать в контекстном меню команду
Удалить.
11. Дать
имя
Листу 2 План доходов и расходов. Для этого
необходимощелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и
выбрать в контекстном меню команду Переименовать.
12. Сохранить результат под именем Фамилия 1.5.
13. Открыть все созданные файлы, и расположить их каскадом. Результат
предъявить преподавателю.
14. Удалить все рабочие книги, кроме книги Фамилия 1.5.
15. На Листе План доходов и расходов вставить строку с заголовком
таблицы (идентично имени листа). Для этого необходимо выделить
первую строку, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в
появившемся контекстном меню выбрать команду Вставить.
16. Вставить строку под шапкой таблицы (шапка таблицы – это заголовки
столбцов) и ввести номера столбцов, используя автозаполнение. Для
этого необходимо в первой ячейке новой пустой строки набрать цифру
1, затем схватиться мышкой за правый нижний угол ячейки (при этом
курсор должен принять вид черного
крестика – маркер заполнения) и
протянуть курсор вправо до тех пор,
пока не будут заполнены значениями все столбцы таблицы. Далее
нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по появившемуся значку
Параметры автозаполнения и выбрать Заполнить.
17. Подсчитать доходы от продаж всего за апрель по формуле:
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Доходы от продаж всего за апрель =молоко за апрель + сливки за
апрель
Ввод формулы в ячейку начинается со знака =. Далее необходимо
выделить ячейку, содержащую значение дохода от продаж молока за
апрель, набрать знак + и выделить ячейку, содержащую значение
дохода от продаж сливок за апрель и нажать клавишу Enter. Затем с
помощью маркера заполнения и левой кнопки мыши скопировать эту
формулу для остальных месяцев, т.к. вычисления будут аналогичными.
18. Посчитать таким же образом строку Себестоимость реализованной
продукции всего.
19. С помощью автосуммирования подсчитать Итого по предыдущим
строкам. Для этого необходимо выделить соответствующую ячейку
столбца
Итого,
выбратьвкладкуГлавная→
группа
Редактирование→∑.
20. Удалить столбец март.
21. Вырезать таблицу и вставить ее, начиная с ячейки А15.Для этого
необходимо выделить таблицу, выбрать команду Вырезать,перейти на
ячейку А15 и выбрать команду Вставить.
22. Подсчитайте валовую прибыль за каждый месяц по формуле:
Валовая прибыль = Доходы от продаж всего – Себестоимость всего
Подсчитайте чистую прибыль за каждый месяц по формуле:
Чистая прибыль =Валовая прибыль – Налоги,
Столбец Итого по строкам Валовая прибыль, Налоги и Чистая
прибыль подсчитать, используя копирование формулы из предыдущей
строки.
23. Скопировать таблицу на два пустых листа книги.
24. Выделить заголовок таблицы полужирным шрифтом (тип шрифта –
MonotypeCorsiva), увеличить размер шрифта до 18, поместить заголовок
по центру таблицы.
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
25. Содержимое ячеек с цифрами поместить по центру, разрядность
чисел - 1 знак после запятой.
а
п
р
е
л
ь
26. Название месяцев таблицы расположить так:
Для этого необходимо выделить ячейки с названиями месяцев,
щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной области и
выбрать
в
контекстном
меню
команду
Формат
ячеек→Выравнивание. Далее нужно выбрать соответствующую
рисунку ориентацию.
27. В ячейке Показатели проведите диагональную границу.Для этого
необходимо выделить ячейку, очистить ее содержимое, ввести
примерно 10 пробелов, затем ввести надпись Месяцы и при нажатой
клавише Altдважды нажатьEnter, затем ввести
месяцы
надпись Показатели. После этого нужно выделить
данную
ячейку
и
выбрать
показатели
вкладкуГлавная→Выравнивание →Границаи на
появившемся в диалоговом окне макете провести диагональную
границу.
28. Измените цвет шрифта таблицы и заливку ее шапки.Для этого
необходимо выбрать вкладкуГлавная→группаШрифт.
29. Выполнить обрамление таблицы: внешние границы – двойной линией,
а внутренние границы – одинарной. Для этого необходимо выбрать
вкладкуГлавная→группуШрифт→Граница.
30. Применить условное форматирование: если чистая прибыль в каком-то
месяце меньше 200 тыс. руб., то число будет выделено красным
цветом.
Для этого необходимо использовать вкладкуГлавная →
группу Стили →Условное форматирование→ Правила выделения
ячеек.
31. Скопировать формат для аналогичной таблицы на другом листе. Для
этого
необходимо
скопировать
52
таблицу→выделить
другую
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
аналогичную таблицу→нажать правую кнопку мыши→Специальная
вставка→указать форматы).
32. Защитить заголовки строк и столбцов таблицы и оставить возможным
изменение числовых данных. Для этого необходимо выделить диапазон
с числовыми значениями→нажать правую кнопку мыши→ Формат
ячеек→Защита→снять флажок Защищаемая ячейка. Далеевыбрать
вкладкуРецензирование→ группа Изменения→Защитить лист→
ввод пароля.
33. Перейти на лист с неизмененной таблицей и транспонировать ее
(строки при этом становятся столбцами и наоборот).Для этого
необходимо скопировать таблицу, перейти на пустой лист→нажать
правую
кнопку
мыши→Специальная
вставка→флажок
Транспонировать.
34. Удалить второй столбец.
35. Сделать заголовки наклонными. Для этого необходимо выделить
ячейки, которые будут форматироваться→ вкладка Главная→ группа
Выравнивание→ открыть параметры выравнивания → вкладка
Граница→ на макете указать границы по левому, правому краю и по
центру→вкладка Выравнивание→угол наклона текста от 30о до
60о→в списке по горизонтали - по центру.
36. Перейти на лист с неизмененной таблицей и добавить подложку к
рабочему листу. Для этого необходимо выбрать вкладкуРазметка
страницы→ группа Параметры страницы→Подложка→вставить
любой понравившийся рисунок.
37. Отключить вывод линий сетки на листе. Для этого необходимо
выбрать вкладкуРазметка страницы→ группа Параметры листа→
Сетка→ снять флажок Показать.
38. Применить денежный формат к ячейкам с цифрами. Для этого
необходимо выделить ячейки, которые будут форматироваться→
вкладка Главная→ группа Число→Денежный.
53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 1».
Лабораторная работа №2
Использование элементов построения и редактирования графических
объектов при обработке экономической информации и прогнозировании
Цель работы:изучить возможности построения, редактирования и
форматирования диаграмм при обработке экономической информации,
научиться прогнозировать изменения экономических показателей с помощью
линий тренда.
Основные сведения.
Диаграммы используются для представления рядов числовых данных в
графическом формате, который упрощает понимание большого объема
информации и отношений между различными рядами данных.
Чтобы создать диаграмму в MSExcel, сначала необходимо ввести
числовые данные на лист. Затем можно построить на их основе диаграмму,
выбрав нужный тип диаграммы на вкладке Вставка, в группе Диаграммы.
MSExcelподдерживает различные типы диаграмм, что позволяет
представлять данные наиболее понятным для той или иной аудитории
способом. При создании новой или изменении существующей диаграммы
можно выбрать один из разнообразных типов (например, гистограмму или
круговую диаграмму) и подтипов (например, гистограмму с накоплением или
объемную круговую диаграмму). Совместив в одной диаграмме разные типы,
можно создать смешанную диаграмму.
Диаграмма состоит из различных элементов. Некоторые из них
отображаются
по
умолчанию,
другие
можно
добавлять
по
мере
необходимости. Можно изменить вид элементов диаграммы, переместив их в
другое место или изменив их размер либо формат. Также можно удалить
элементы диаграммы, которые не требуется отображать.
54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Задания:
Введите на лист 1 MSExcel следующую таблицу:
Таблица - Динамика выручки от продаж основной продукции
предприятия за 2010-2014 гг., тыс. руб.
Наименование
продукции
2010 г.
2011 г.
2012 г.
2013 г.
2014 г.
Продукт А
2300
2225
2220
2240
2150
Продукт Б
550
442
409
390
460
Продукт В
420
430
445
460
470
Продукт Г
107
105
110
97
85
Выполните следующий пример:
Построить на рабочем поле Листа 1 гистограмму, отображающую
изменение выручки предприятия по основным продуктам в течение 5 лет.
Решение:
Выделите на рабочем листе данные для построения диаграммы.
Выбрать вкладкуВставка→ группа Диаграммы→ кнопка Гистограмма. В
появившемся окне выбираем ее вид – например, Гистограмма с
накоплением. На рабочем листе появится гистограмма. Далее нам
необходимо проверить, правильно ли указан диапазон данных. Для этого
можно использовать вкладку Конструктор→группа Данные. Для того,
чтобы подписать ряды данных необходимо нажать кнопку Выбрать данные
и в появившемся окне выбрать ряд и нажать кнопку Изменить. Далее в
самой таблице можно выделить имя ряда, например, Продукт А. В этом же
окне можно выбрать подписи горизонтальной оси (категорий), в данном
случае – это годы.
Для того, чтобы добавить заголовок диаграммы,
необходимо выбрать соответствующий макет в Конструктореи заполнить
название
(Динамика
предприятия
за
выручки
2010-2014
от
продаж
гг.).
55
основной
Выбрав
продукции
команду
Макет
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
→Подписиможноподписа
ть оси. В данном примере
название горизонтальной
оси
–
Годы,
а
вертикальной - Выручка,
тыс. руб. Для того, чтобы разместить диаграмму на отдельном листе
необходимо выбрать команду Конструктор→Расположение→Переместить
диаграмму и в появившемся окне выбрать на отдельном листе. Для
редактирования диаграммы можно использовать контекстное меню (правая
кнопка мыши).
Задание 1:
1) добавить в
исходную таблицу столбец «В среднем за 5 лет» и
подсчитать с помощью ввода формулы (среднее арифметическое)
значения;
2) построить
круговую
диаграмму
(объемную
и
разрезанную),
отражающую состав и структуру выручки в среднем за 5 лет, и
поместить ее на отдельном листе;
3) отредактировать получившуюся диаграмму так, чтобы легенда
находилась снизу, заголовок написан курсивом, цвета заливки круга –
бирюзовый, оранжевый, светло-зеленый, красный;
4) повернуть диаграмму на 180 градусов.
Задание 2:
1)
построить на отдельном листе график (график с маркерами,
помечающими точки данных), отражающий изменение выручки по
Продукту А за пять последних лет;
2)
отредактировать диаграмму так, чтобы в области построения
диаграммы использовался текстурный способ заливки «водяные
капли».
3)
отобразить линию тренда (линейную) с прогнозом на год вперед,
вывести
на
графике
уравнение
56
линии
тренда
и
величину
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
достоверности аппроксимации (R2) (ВкладкаМакет → группа
Анализ→Линия тренда.) Измените параметры построенной линии
тренда, указав требуемые параметры. Достоверен ли ваш прогноз?
Значение R в квадрате – это число от 0 до 1, которое отражает
близость значений линии тренда к фактическим данным. Линия
тренда наиболее соответствует действительности, когда значение R в
квадрате близко к 1. Оно также называется квадратом смешанной
корреляции.
4)
изменить цвет линии графика на бордовый, увеличить ее толщину,
изменить тип маркера.
5)
провести форматирование линий сетки (Макет→Оси→ Сетка):
помимо основных линий отразить промежуточные линии по оси У.
Задание 3:
1) построить объемный вариант нормированной линейчатой диаграммы,
отражающей изменение выручки от продаж по всем продуктам за
2010-2014 гг. Результат поместить на отдельный лист;
2) поместить в диаграмму таблицу данных (Макет→Подписи→Таблица
данных);
3) убрать из диаграммы ряд «Продукт Г», а вместо него добавить ряд
«Продукт Д», самостоятельно придумав значения;
4) изменить поворот диаграммы (до 44о);
5) изменить формат рядов данных: выбрать фигуру – цилиндры;
6) скопировать диаграмму на лист 2 и изменить ее тип: выбрать наиболее
подходящий нестандартный тип диаграммы (например, с областями).
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 2».
57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 3
Применение финансовых функций для оценки эффективности реальных
и портфельных инвестиций, расчетов при кредитовании
Цель работы: изучить некоторые финансовые функции MSExcel и
научиться
использовать
их для
расчета различных экономических
показателей.
Основные сведения.
В данной работе демонстрируются возможности встроенных функций
MSExcel, используемых в финансовых вычислениях.
Функции – специальные, заранее созданные формулы, которые
позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.
Функции состоят из 2-х частей:
1) ИМЯ функции
2) Один или несколько аргументов. Если аргументов несколько, то они
разделяются знаком «;». Аргумент может бытьтакже диапазоном, например
А1:А5.
Функции можно вводить двумя способами:
1) с клавиатуры: =ИМЯ функции(АРГУМЕНТ1;……)
2) с помощью мастера функций:
Выделение ячейки, в которую необходимо ввести функцию
↓
или
↓
Формулы
кнопка Вставка функции(fx)
↓
рядом со строкой ввода
Вставить функцию
↓
↓
Окно Вставка функции
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
↓
Выбор категории и функции
↓
Второе окно диалога – содержит по одному полю для каждого аргумента
выбранной функции
↓
Ввод аргументов
↓
или
↓
с клавиатуры
путем выделения нужной ячейки или
диапазона левой кнопкой мыши
↓
↓
ОК или ENTER
59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Примечание: Если при вводе аргументов окно Мастера функций
заслоняет данные на листе, переместите его в другое место или
воспользуйтесь кнопкой временного свертывания диалогового окна,
расположенной справа от поля ввода. Завершив ввод данных в поле, снова
щелкните по кнопке (теперь уже развертывания диалогового окна).
Финансовые функции можно разделить на 4 группы:
1) Функции для вычисления амортизации (пример, задание 1)
2) Функции для анализа инвестиций (задания 2,3,4,5)
3) Функции для анализа доходности ценных бумаг (задания 6, 7)
4) Функции для вычисления скорости оборота (задание 8).
Если вы не обнаружили какой-то функции в списке Мастера функций,
возможно, не установлен Пакет анализа. Для установки Пакета анализа
выберите во вкладке Разработчиккоманду Надстройки, а затем – Пакет
анализа и нажмите ОК.
Пояснения к заданиям:
- исходные данные и конечные результаты должны быть оформлены
следующим образом:
Пример
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Дано:
Показатели
Первоначальная стоимость оборудования, руб.
80000
Остаточная стоимость оборудования, руб.
1000
Срок эксплуатации оборудования, лет
10
Найти:
Ответ:
Ежегодная сумма амортизации, руб.
- при вводе значения процентной ставки использовать знак % (например:
10%);
- если процентная ставка годовая, а выплаты ежемесячные, то при вводе
процентной ставки следует разделить ее на 12;
- суммы выплат вводятся как отрицательные числа;
- при выполнении задания 8 значения необходимо ввести в виде массива
или ссылки на диапазон ячеек, при этом первоначальное вложение
вводится как отрицательное число.
Пример:
Вычислить
ежегодную
сумму
амортизации
оборудования,
приобретенного за 80 000 руб. и имеющего остаточную стоимость 1000 руб.
Оборудование имеет срок эксплуатации - 10 лет. Для вычислений
использовать функцию АПЛ.
Функция АПЛ определяет величину амортизации актива за один
период, рассчитанную линейным методом.
Синтаксис
АПЛ(нач_стоимость;ост_стоимость;время_эксплуатации)
Нач_стоимость — затраты на приобретение актива.
Ост_стоимость — стоимость в конце периода амортизации (иногда
называется остаточной стоимостью имущества).
Время_эксплуатации —
количество
периодов,
за
которые
собственность амортизируется (иногда называется периодом амортизации).
Решение:
61
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Нажать кнопку fx. Выбрать категорию «Финансовые» →АПЛ→ОК. В
появившемся окне ввести в соответствующие поля имеющиеся данные или
ссылки на ячейки с данными→ОК.
Задание 1:
Организация приобрела зерноуборочный комбайн за 1000000 руб.
Учетной политикой определено, что амортизация по данной группе объектов
начисляется по способу списания стоимости по сумме чисел лет срока
полезного использования (метод суммы годовых чисел, метод весовых
коэффициентов). Установленный срок эксплуатации объекта - 15 лет.
Определите
суммы
амортизационных
отчислений
за
каждый
год
эксплуатации объекта. Для вычислений использовать функцию АСЧ.
Функция АСЧ определяет величину амортизации актива за данный
период, рассчитанную по сумме чисел лет срока полезного использования.
Синтаксис
АСЧ(нач_стоимость;ост_стоимость;срок_эксплуатации;период)
Нач_стоимость — начальная стоимость актива.
Ост_стоимость — стоимость актива в конце срока полезного
использования (обычно называемая остаточной стоимостью).
Срок_эксплуатации — число периодов амортизации актива (часто
называется сроком полезного использования актива).
Период — период, измеряемый в тех же единицах, что и аргумент
«срок_эксплуатации».
Задание 2:
Вычислить сумму ежемесячных выплат за кредит, взятый в размере
50000$ под 30% годовых со сроком погашения 5 лет. Для вычислений
использовать функцию ПЛТ.
Функция ПЛТ определяет сумму периодического платежа для
аннуитета на основе постоянства сумм платежей и постоянства процентной
ставки.
62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Синтаксис
ПЛТ(ставка;кпер;пс;бс;тип)
Более подробное описание аргументов функции ПЛТ см. в описании
функции ПС.
Ставка — процентная ставка по ссуде.
Кпер — общее число выплат по ссуде.
Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма,
которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей, называемая
также основной суммой.
Бс — требуемое значение будущей стоимости или остатка средств
после последней выплаты. Если аргумент бс опущен, то он полагается
равным 0 (нолю), т. е. для займа, например, значение бс равно 0.
Тип — число 0 (ноль) или 1, обозначающее, когда должна
производиться выплата.
Задание 3:
Вычислить сумму кредита, который Вы можете получить, если Вы
хотите взять кредит в «евро» на 3 года под 10% годовых, выплачивая
проценты один раз в конце года. Вы можете выплатить не более 1200 евро (за
год). Для вычислений использовать функцию ПС.
Данная функция определяет приведенную (к текущему моменту)
стоимость инвестиции. Приведенная (нынешняя) стоимость представляет
собой общую сумму, которая на данный момент равноценна ряду будущих
выплат. Например, в момент займа его сумма является приведенной
(нынешней) стоимостью для заимодавца.
Синтаксис
ПС(ставка;кпер;плт;бс;тип)
Ставка — процентная ставка за период. Например, если получена
ссуда на автомобиль под 10 процентов годовых и выплаты производятся
ежемесячно, процентная ставка за месяц составит 10%/12 или 0,83%. В
63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
качестве значения аргумента «ставка» нужно ввести в формулу 10%/12,
0,83% или 0,0083.
Кпер — общее число периодов платежей по аннуитету. Например,
если получена ссуда на 4 года на покупку автомобиля и платежи
производятся ежемесячно, то ссуда имеет 4*12 (или 48) периодов. В качестве
значения аргумента «кпер» в формулу нужно ввести число 48.
Плт — выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся на
протяжении всего периода ренты. Обычно аргумент «выплаты» включается в
основные платежи и платежи по процентам, но не включаются другие сборы
или налоги. Например, ежемесячная выплата по четырехгодичному займу в
10 000р. под 12 процентов годовых составит 263,33р. В качестве значения
аргумента «выплата» нужно ввести в формулу число -263,33.
Бс — требуемое значение будущей стоимости или остатка средств
после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0
(будущая стоимость займа, например, равна 0). Предположим, что требуется
накопить 50 000р. для оплаты специального проекта в течение 18 лет: в этом
случае будущая стоимость равна 50 000р. Затем, предположив, что заданная
процентная ставка останется без изменений, можно определить, какую сумму
необходимо откладывать каждый месяц.
Тип — число 0 или 1, обозначающее срок выплаты
Задание 4:
Предположим, что Вы думаете об открытии специального пенсионного
счета. При этом Вы планируете вносить на счет 1000$ в начале каждого года
и рассчитываете на среднюю скорость оборота 12% в год на протяжении
всего срока. Какая сумма будет аккумулирована на Вашем счете при
достижении Вами пенсионного возраста (мужчины – 60 лет, женщины – 55
лет)? Для вычислений использовать функцию БС.
Функция БС определяет будущую стоимость инвестиции на основе
периодических постоянных (равных по величине сумм) платежей и
постоянной процентной ставки.
64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Синтаксис
БС(ставка ;кпер;плт;пс;тип)
Дополнительные сведения об аргументах функции БС, также о других
финансовых функциях см. в описании функции ПС.
Ставка — процентная ставка за период.
Кпер — общее число периодов платежей по аннуитету.
Плт — выплата, производимая в каждый период; это значение не
может меняться в течение всего периода выплат. Обычно аргумент «плт»
состоит из основного платежа и платежа по процентам, но не включает
других налогов и сборов. Если он опущен, аргумент «пс» является
обязательным.
Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма,
которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей. Если
аргумент «пс» опущен, предполагается значение 0. В этом случае аргумент
«плт» является обязательным.
Тип — число 0 или 1, обозначающее срок выплаты. Если аргумент
«тип» опущен, предполагается значение 0.
Задание 5:
Вычислить количество платежей при ежемесячных выплатах в 800 руб.
за кредит 60000 руб., взятый под 12% годовых. Для вычислений использовать
функцию КПЕР.
Функция КПЕР определяет общее количество периодов выплаты для
инвестиции на основе периодических постоянных выплат и постоянной
процентной ставки.
Синтаксис
КПЕР(ставка;плт;пс;бс;тип)
Более полное описание аргументов функции КПЕР и более подробные
сведения о функциях платежей по ссуде см. в разделе, посвященном функции
ПС.
Ставка — процентная ставка за период.
65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Плт — выплата, производимая в каждый период; это значение не
может меняться в течение всего периода выплат. Обычно платеж состоит из
основного платежа и платежа по процентам и не включает налогов и сборов.
Пс — приведенная к текущему моменту стоимость, т. е. общая сумма,
которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей.
Бс — значение будущей стоимости, т. е. желаемого остатка средств
после последней выплаты. Если аргумент «бс» опущен, предполагается, что
он равен 0 (например, бс для займа равна 0).
Тип — число 0 или 1, обозначающее срок выплаты.
Задание 6:
Вычислите накопленный доход по долгосрочным казначейским
обязательствам, если дата их выпуска 1 марта 2008 г., дата погашения 1 июля
2011г., ставка по купонам (годовая процентная ставка по купонам ценных
бумаг) 14%, номинальная стоимость 1000 руб., способ вычисления дня
(базис) – европейский – 4. Для вычислений использовать функцию
НАКОПДОХОДПОГАШ.
Данная функция определяет накопленный процент по ценным бумагам,
процент по которым выплачивается в срок погашения.
Синтаксис
НАКОПДОХОДПОГАШ(дата_выпуска;дата_погашения;ставка;номинал;базис)
Важно. Даты должны вводиться с использованием функции ДАТА
или как результат других формул и функций. Например, для указания даты
23 мая 2012 г. следует воспользоваться выражением ДАТА(2012;5;23). Если
даты вводятся как текст, это может привести к возникновению проблем.
Дата_выпуска — дата выпуска ценных бумаг.
Дата_погашения — срок погашения ценных бумаг.
Ставка — годовая процентная ставка для купонов по ценным
бумагам.
66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Номинал — номинальная стоимость ценных бумаг. Если номинал не
указан, функция НАКОПДОХОДПОГАШ использует значение 1000 руб.
Базис — используемый способ вычисления дня.
Задание 7:
Определите сумму, которая будет получена при погашении облигаций,
если дата сделки 15 февраля 2013г., дата погашения 15 мая 2013г.,объем
вложения в облигации 1000000$, а учетная ставка 5% (базис – 0). Для
вычислений использовать функцию ПОЛУЧЕНО.
Данная функция определяет сумму, полученную к сроку погашения
полностью обеспеченных ценных бумаг.
Синтаксис
ПОЛУЧЕНО(дата_согл;дата_вступл_в_силу;инвестиция;скидка;базис)
Важно. Даты должны вводиться с использованием функции ДАТА
или как результат вычисления других формул и функций. Например, для
указания даты 23 мая 2008 г. следует воспользоваться выражением
ДАТА(2008;5;23). Если даты вводятся как текст, это может привести к
возникновению проблем.
Дата_согл — дата расчета за ценные бумаги (дата продажи ценных
бумаг покупателю, более поздняя, чем дата выпуска).
Дата_вступл_в_силу — срок погашения ценных бумаг. Эта дата
определяет момент, когда истекает срок действия ценных бумаг.
Инвестиция — это объем инвестиции в ценные бумаги.
Скидка — скидка на ценную бумагу.
Базис — используемый способ вычисления дня.
Задание 8:
Предположим, Вы согласились купить торгово-офисное помещение за
120000$. В течение следующих 5 лет Вы ожидаете получить 25000$, 27000$,
35000$, 38000$, 40000$ чистого рентного дохода. Определите, выгодно ли
ваше вложение, если годовая ставка по вкладам в банке равна 14%.
67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Пояснение: предварительно введите на листе первоначальное вложение
как отрицательное число, а суммы доходов как положительные числа). Для
вычислений использовать функцию ВСД.
Данная функция определяет внутреннюю ставку доходности для ряда
потоков денежных средств представленных их численными значениями. В
отличие от аннуитета, денежные суммы в пределах этих потоков могут
колебаться.
Однако
обязательным
условием
является
регулярность
поступлений (например, ежемесячных или ежегодных). Внутренняя ставка
доходности — это процентная ставка, принимаемая для инвестиции,
состоящей
из
платежей
(отрицательные
величины)
и
доходов
(положительные величины), которые имеют место в следующие друг за
другом и одинаковые по продолжительности периоды.
Синтаксис
ВСД(значения;предположение)
Значения — массив или ссылка на ячейки, содержащие числа, для
которых требуется подсчитать внутреннюю ставку доходности.
Значения должны содержать по крайней мере одно положительное и
одно отрицательное значение.
В функции ВСД для интерпретации порядка денежных выплат или
поступлений используется порядок значений. Убедитесь, что значения
выплат и поступлений введены в нужном порядке.
Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит
текст,
логические
значения
или
пустые
ячейки,
такие
значения
игнорируются.
Предположение — величина, предположительно близкая к результату
ВСД.
В MicrosoftExcel для вычисления ВСД используется метод итераций.
Функцией ВСД выполняются циклические вычисления, начиная со значения
аргумента «предположение», пока не будет получен результат с точностью
68
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
0,00001%. Если функция ВСД не может получить результат после 20
попыток, выдается значение ошибки #ЧИСЛО!.
В большинстве случаев для вычислений с помощью функции ВСД нет
необходимости задавать аргумент «предположение». Если он опущен,
предполагается значение 0,1 (10%).
Если ВСД возвращает значение ошибки #ЧИСЛО! или результат далек
от ожидаемого, можно повторить вычисления еще раз с другим значением
аргумента предположение.
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 3».
Лабораторная работа № 4
Использование финансовых функций для расчета амортизации
Цель работы: Изучить некоторые финансовые функции MicrosoftExcel
и научиться использовать их для расчета различных экономических
показателей, связанных с амортизацией основных фондов.
Задание 1. Первоначальная стоимость объекта 60000 руб. Срок
полезного использования – 2 года. Объект вводится в эксплуатацию 1 мая
2013 года. Рассчитать норму амортизации, суммы амортизационных
отчислений линейным методом, накопленный износ и остаточную стоимость
по месяцам.
Запустите на выполнение программу MicrosoftExcel, создайте рабочую
книгу с именем Амортизация.xls.Переименуйте лист Лист1. Задайте новое
имя Задание 1.
Введите данные на лист Задание 1 согласно рис. 1 (в ячейки Е3:Е4,
С7:Е18 и G7:I18 данные пока вводить не надо).
69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2013
2015
2014
2013
2014
2015
Рис. 1
При форматировании ячеек В6 и F6 воспользуйтесь командой меню
ФорматЯчейки…Граница. Выравнивание текста в этих ячейках можно
произвести с помощью пробелов.
В ячейку Е3 самостоятельно введите формулу для расчета нормы
амортизации за один месяц. Норма амортизации рассчитывается по формуле
К
100%
,
n
где n – срок полезного использования в месяцах.
В ячейке Е4 для расчета величины амортизационных отчислений за
месяц
используйте
функцию
АПЛ().
Задайте
аргументы
Нач_стоимость$Е$1, Ост_стоимость 0,Время_эксплуатации $Е$2.
В ячейку С12 введите формулу =$E$4, а в ячейку С13 введите формулу
=C12+$E$4. Скопируйте формулу из ячейки С13 в ячейки С14:С18.
В ячейку D7 введите формулу =C18+$E$4, а в ячейку D8 введите
=D7+$E$4. Скопируйте формулу из ячейки D8 в ячейки D9:D18.
В ячейки Е7:Е11 скопируйте формулы из ячеек D7:D11.
В ячейки С7:С11 и Е12:Е18 введите 0.
Выделите диапазон ячеек С7:Е18 и задайте денежный формат данных
(кнопка Денежный формат
).
70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В ячейку G11 введите формулу =$E$1–C11, а затем скопируйте эту
формулу в соответствующие ячейки.
Задание 2. Решить задачу 1 при условии, что используется нелинейный
метод начисления амортизации.
Создайте копию листа Задание 1 и переименуйте его в лист Задание 2.
В ячейку Е3 введите формулу для расчета нормы амортизации. Норма
амортизации при нелинейном методе рассчитывается по формуле
К
Строку 4 можно удалить.
200%
.
n
Для расчета сумм амортизации при нелинейном методе используйте
функцию ПУО(). Функция ПУО возвращает величину амортизации за один
или несколько периодов, используя метод двойного процента (или иного
явно указанного процента) со снижающегося остатка.
Синтаксис функции
ПУО(Нач_стоимость;Ост_стоимость;Время_эксплуатации;Нач_пе
риод;Кон_период;Коэф;Без_перекл)
Аргументы Нач_стоимость, Ост_стоимость и Время_эксплуатации
имеют тот же смысл, что и для функции АПЛ.
Нач_период – это начальный период, для которого вычисляется
амортизация.
Кон_период – это конечный период, для которого вычисляется
амортизация. Нач_период и Кон_период должны быть заданы в тех же
единицах, что и период.
Коэф – это коэффициент, используемый при вычислении нормы
амортизации. Если Коэф опущен, то он полагается равным 2.
Без_перекл – это логическое значение. Если аргумент Без_перекл
имеет значение ЛОЖЬ или опущен, то MicrosoftExcel переключается на
линейный метод начисления амортизации, если амортизация, исчисленная по
линейному методу, больше амортизации, исчисленной по нелинейному
71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
методу.
Если аргумент
Без_перекл
имеет значение ИСТИНА, то
MicrosoftExcel никогда не переключается на линейный метод начисления
амортизации.
Введите в
ячейку С11 формулу =ПУО($E$1;0;$E$2;0;A11-5) и
скопируйте ее в ячейки С12:С17.
Обратите
внимание,
что
пятый
аргумент
A11-5
в
формуле
=ПУО($E$1;0;$E$2;0;A11-5) позволяет задать порядковый номер месяца, для
которого рассчитывается накопленный износ.
В
ячейку
D6
введите
формулу
=ПУО($E$1;0;$E$2;0;A6+7)
и
скопируйте ее в ячейки D7:D17.
Самостоятельно задайте формулу для ячейки Е6 и скопируйте ее в
ячейки Е7:Е10.
На рис. 2 представлена полученная таблица.
2013
2014
2015
2013
2014
2015
Рис. 2
В результате можно убедиться, что, начиная с июня 2014 года,
амортизация начисляется по линейному методу и составляет 1760 руб.
ежемесячно. Однако, согласно Налоговому Кодексу, линейный метод
применяется, если остаточная стоимость достигнет 20% от первоначальной
стоимости основных фондов, т.е. в нашем случае линейный метод можно
применять, только начиная с декабря 2014 года.
72
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Создайте копию листа Задание 2. На новом листе необходимо
запретить переключаться на линейный метод амортизации в период с июня
2014 по ноябрь 2014. Для этого необходимо исправить соответствующие
формулы в ячейках D6:D17, добавив два аргумента: Коэф равный 2 и
Без_перекл равный ИСТИНА.
Вместо значения ИСТИНА можно использовать значение 1.
В результате в ячейке Н17 должно получиться значение 11 486 р.,
представляющее собой остаточную стоимость на 1 декабря 2014 года.
Начиная с этого момента нужно применять линейный метод.
В ячейку Е6 введите формулу =D17+$H$17/5, а ячейку Е7 формулу
=E6+$H$17/5.
Скопируйте
последнюю
формулу
в
ячейки
Е8:Е10.
Полученный результат представлен на рис. 3.
2013
2014
2015
2013
2014
2015
Рис. 3
Задание 3. Решить задачу 1 при условии, что используется метод учета
целых периодов службы основных фондов.
По данному методу суммируется число периодов службы основных
фондов. В нашем случае 1+2+…++24=24*(24+1)/2=300. Тогда в первом
периоде амортизация
равна 60000*24/300=4800 руб.,
73
во
втором –
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
60000*23/300=4600 руб. и т.д. Для вычисления амортизации за один пер иод
служит функция АСЧ().
Синтаксис функции
АСЧ(Нач_стоимость;Ост_стоимость;Время_эксплуатации;Период)
Аргументы Нач_стоимость, Ост_стоимость, Время_эксплуатации имеют
тот же смысл, что и для функций АПЛ и ПУО.
Период – это период, для которого рассчитывается амортизация.
Создайте лист Задание 3. В итоге он должен иметь вид,
представленный на рис. 4.
В ячейку С10 введите формулу =АСЧ($E$1;0;$E$2;A10-5), а в ячейку
С11 введите формулу =C10+АСЧ($E$1;0;$E$2;A11-5). Скопируйте формулу
из ячейки С11 в ячейки С12:С16.
2013
2014
2015
2013
2014
2015
Рис. 4
В ячейку D5 введите формулу =C16+АСЧ($E$1;0;$E$2;A5+7), а в
ячейку D6 введите формулу =D5+АСЧ($E$1;0;$E$2;A6+7). Скопируйте
формулу из ячейки D6 в ячейки D7:D16.
В ячейки Е5:Е9 формулы введите самостоятельно.
Задание 4. Построить графики, отображающие изменение остаточной
стоимости для всех выше рассмотренных случаев.
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В результате должна получиться диаграмма, представленная на рис. 5.
Рис.5
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 4».
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №5
Консолидация данных
Цель работы: Освоить возможности объединения данных из
нескольких источников в консолидированные таблицы.
Основные сведения.
С помощью команды Консолидациягруппы Работа с данными
вкладкиДанные вы можете собрать данные из нескольких исходных рабочих
листов в одном итоговом листе.
При этом исходные данные могут
располагаться в той же самой книге, где находится итоговый лист, или в
других книгах.
Консолидировать данные можно:

по расположению: MS EXCEL собирает информацию из одинаково
расположенных ячеек всех исходных листов (рассмотрено в примере).

по категории: MS EXCEL использует в качестве основы для
объединения листов заголовки столбцов и строк (используется в задании).
При консолидации листов можно использовать любую функцию из
приведенных в поле со списком Функция окна диалога Консолидация. По
умолчанию используется функция Сумма, которая суммирует данные из
всех исходных листов и помещает результат в итоговый лист. Также можно
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
использовать функции Количество значений, Среднее, Максимум,
Минимум, Произведение, Количествочисел и др.
Команду Консолидация можно использовать для установления
постоянной связи между итоговым и исходными
листами. Для этого
необходимо поставить флажок Создавать связи с исходными данными в
окне диалога Консолидация. При этом автоматически выполняется
структурирование итогового листа.
Пример:
Сформировать лист корпоративных расходов за месяц, выполнив
консолидацию данных о расходах региональных представительств фирмы.
Расходы, руб. (филиал 1) Расходы, руб.(филиал 2)
Статьи расходов
Зарплата с
отчислениями
Канц. товары
Реклама
Сумма
500000
54000
20000
Телефонные
переговоры
Транспортные
расходы
60000
Коммунальные
платежи
26000
8000
Статьи расходов
Зарплата с
отчислениями
Канц. товары
Реклама
Телефонные
переговоры
Транспортные
расходы
Коммунальные
платежи
Сумма
780000
12000
32200
17600
39500
18900
Расходы, руб.(филиал 3)
Статьи расходов
Зарплата с
отчислениями
Канц. товары
Реклама
Телефонные
переговоры
Транспортные
расходы
Коммунальные
платежи
Сумма
450000
32000
45000
12400
36000
12800
Решение: Ввести одинаковые данные таблиц на четырех листах книги,
используя метод группового заполнения листов: на первых трех – выше
приведенные таблицы, на четвертом – итоговую таблицу с аналогичной
структурой, с названием «Консолидированные расходы филиалов фирмы».
На четвертом листе книги выделить область В3:В8 – область, куда будут
помещены результаты консолидации - и выбрать вкладкуДанные → группу
Работа с данными → кнопку Консолидация.
77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В поле Функция выбрать Сумма. В поле Ссылкауказать диапазон
ячеек с первого листа, нажать Добавить, далее – ссылка на диапазон ячеек со
второго листа и опять Добавить, затем – ссылка на диапазон с третьего
листа→ Добавить. Поставить флажок в поле Создавать связи с исходными
данными →ОК.
Задание: Введите таблицы на 3 листа, используя метод группового
заполнения
листов.Каждому листу присвойте соответствующее имя
(Поставки в 200_г.)
Подсчитайте итоговые значения с помощью автосуммирования.
На отдельных листах выполните консолидацию с определением:
 среднего объема поставок за три года,
 общего объема поставок за три года;
 максимального и минимального объема поставок за три года.
У каждой созданной таблицы должно быть соответствующее
название.
Примечание:
- перед вызовом команды Консолидация необходимо выделить конечную
область – область должна иметь размер, достаточный для выведения
результатов по всем регионам (Обратите внимание, что в нижеприведенных
таблицах различный состав регионов).
78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
- в диалоговом окне Консолидация необходимо поставить флажки во всех
полях.
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 5».
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Поставкитоваров предприятия в
2013 г.
Регион
Центральный
ФО
СевероЗападный
Южный ФО
СевероКавказский ФО
Приволжский
ФО
Уральский ФО
Сибирский ФО
ДальневосточныйФО
Молдова
Латвия
Казахстан
Беларусь
Украина
Дальнее
Зарубежье
Итого
Товар
А
Товар
Б
9872
1613
6499
3623
352
1924
1429
3725
Товар
С
151
3351
4545
1692
1521
11022
2908
318
24
81
456
1195
2566
Поставкитоваров предприятия в
2014 г.
Регион
Товар
А
Центральный
ФО
6799
СевероЗападный
6298
Южный ФО
2361
СевероКавказский
ФО
1560
Уральский ФО
3254
Сибирский ФО
Дальневосточный ФО
156
Молдова
Эстония
Казахстан
Беларусь
Украина
42
Армения
Узбекистан
12
Азербайджан
Дальнее
Зарубежье
1540
Итого
80
Товар
Б
Товар
С
1452
460
1760
203
2369
3954
1792
1420
10698
2756
210
69
687
2340
Поставкитоваров предприятия в
2015 г.
Регион
Центральный
ФО
СевероЗападный
СевероКавказский ФО
Приволжский
ФО
Уральский ФО
Сибирский ФО
Дальневосточный ФО
Молдова
Латвия
Армения
Эстония
Узбекистан
Казахстан
Беларусь
Украина
Дальнее
Зарубежье
Итого
Товар
А
Товар
Б
8976
1745
5472
298
2593
1897
1569
3687
3459
Товар
С
87
3269
1789
1350
256
9780
3120
240
45
95
27
520
1120
2030
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 6
Анализ финансовых потоков многоуровневой организации
Цель
работы:
научиться
планировать
финансовые
потоки
предприятия, выявлять дефицит денежных средств и потребность в
привлечении заемных средств.
Задание: Предприятие состоит из трех крупных подразделений.
Руководители
финансовых
отделов
этих
подразделений
составили
финансовые планы (бюджеты) на период с 01.01.2014 по 31.12.2014 и
направили эти планы руководству предприятия для анализа и выработки
согласованной финансовой политики. На первом этапе руководство приняло
решение провести анализ финансовых потоков. Средства (в млн. руб.) на
01.01.2014 и ожидаемые ежемесячные поступления и платежи для каждого
подразделения представлены в таблице 1.
Таблица 1 - Исходные данные по подразделениям, млн. руб.
Подразделение 1
Подразделение 2
Подразделение 3
средства на
средства на
средства на
Месяц
начало
S1
начало
S2
начало
S3
периода
периода
периода
Поступления Платежи Поступления Платежи Поступления Платежи
Январь
100
80
50
35
80
65
Февраль
75
120
30
40
70
65
Март
50
120
15
50
50
145
Апрель
70
50
30
30
60
20
Май
85
80
45
30
70
35
Июнь
60
40
20
20
50
20
Июль
120
45
50
25
35
20
Август
110
35
50
15
90
25
Сентябрь
90
150
50
110
60
80
Октябрь
150
160
70
90
125
130
Ноябрь
55
35
40
20
35
25
Декабрь
45
20
20
10
30
15
81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Исходные данные по средствам на начало периода для каждого
подразделения необходимо выбрать из таблицы 2 согласно своему варианту
задания.
Таблица 2 - Исходные данные по денежным средствам на начало
периода, млн. руб.
Вариант
S1
S2
S3
0
25
10
15
1
20
10
35
2
10
10
10
3
35
15
5
4
20
35
10
5
15
15
20
6
15
20
20
7
15
15
10
8
20
10
15
9
15
20
15
На основе приведенных данных требуется:
1. Для каждого подразделения дать прогноз наличия и движения
денежных средств по периодам (месяцам). С этой целью требуется:
1.1. Для каждого подразделения внести исходные данные в таблицы
специальной структуры (Табл. 3).
Таблица 3 -
Прогноз наличия и движения денежных средств для
подразделения__
Денежные средства на начало периода
№ п/п
1
2
3
4
Наименование показателя
S…
январь
Периоды времени
февраль
март
…
декабрь
Поступления
Платежи
Сальдо
Наличие денежных средств
1.2. Произвести расчет изменений (сальдо) по рассматриваемым
периодам: Строка 3 = Строка 1 – Строка 2
1.3. Произвести расчет наличия денежных средств (Строка 4) по
периодам (месяцам) согласно следующему алгоритму:
- для первого периода (января): значение Строки 4 = Наличие
денежных средств на начало периода + текущее значение Строки 3 (сальдо за
январь);
- для всех последующих периодов: текущее значение Строки 4 =
предыдущее значение Строки 4 + текущее значение Строки 3.
82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.4. Оформить результаты расчетов по пунктам 1.1.- 1.3. в виде таблиц,
по структуре аналогичных таблице 3.
2. Используя команду Консолидация из меню Данные в MSExcel
построить консолидированный финансовый план в целом по предприятию.
Для этого просуммировать по трем подразделениям:
-данные по денежным средствам на начало периода;
- данные по поступлениям для каждого периода времени (месяца);
- данные по платежам для каждого периода времени (месяца).
В консолидированной таблице рассчитать показатели Сальдо и
Наличие денежных средств.
3.
На основе
консолидированного плана построить график
зависимости значений показателя «Наличие денежных средств» (Строка 4) от
периодов времени (месяцев).
4. Провести анализ консолидированного плана по критерию его
финансовой реализуемости. Признаком финансовой реализуемости плана
является отсутствие отрицательных чисел для всех периодов в Строке 4
таблицы 3.
5. В случае финансовой нереализуемости консолидированного плана
определить сроки и объемы необходимых заемных средств. Модифицировать
консолидированную таблицу финансового плана (построить на отдельном
листе таблицу 5), введя новые строки:
- Поступление кредитов
- Платежи по возврату кредита
- Выплата процентов за кредит
Расчеты произвести исходя из следующих условий:
- кредит привлекается в том месяце, в котором показатель «наличие
денежных средств» становится отрицательным
- кредит можно взять только срок на 3 или 6 месяцев;
83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
- возврат суммы кредита производится ежемесячно, начиная с месяца,
следующего за месяцем, в котором кредит был взят, при этом платеж
рассчитывается с использованием финансовой функцииОСПЛТ;
- выплата процентов производится ежемесячно,начиная с месяца,
следующего за месяцем, в котором кредит был взят, при этом платеж
рассчитывается с использованием финансовой функцииПРПЛТиз расчета
Q1 процентов годовых (на 3 месяца) либо Q2 процентов годовых (на 6
месяцев).
Исходные данные по процентам годовых, под которые может быть взят
кредит, необходимо выбрать из таблицы 4 согласно своему варианту задания.
Таблица 4 - Исходные данные по Q1 bQ2
Вариант
Q1, %
Q2, %
0
32
35
1
36
38
2
42
43
3
35
38
4
36
39
5
31
33
6
28
31
7
29
32
8
30
33
9
34
37
Результаты расчетов оформить в виде таблицы 5 и графика
зависимости наличия денежных средств от периодов времени.
Таблица 5 - Наличие и движение денежных средств предприятия с
учетом привлечения кредита
Денежные средства на начало периода
№
п/п
1
1’
2
2’
2”
3
4
5.
Наименование показателя
январь
Периоды времени
февраль
март
…
декабрь
Поступления
Поступления кредитов
Платежи
Платежи по возврату кредита
Платежи по возврату процентов
Сальдо
Наличие денежных средств
Потребность в заемных
средствах
6. Оценить целесообразность взятия заемных средств исходя из двух
критериев:
84
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
А) прирост наличности (разность между наличием денежных средств в
конце и в начале планового периода) до и после взятия заемных средств.
Отрицательные числа в Строке 4 (Наличие денежных средств) означают, что
условия кредита не удовлетворяют критерию финансовой реализуемости
плана.
Б) устранение дефицитов наличия денежных средств по периодам до и
после взятия заемных средств.
Результаты оценки (выводы) изложить в любом текстовом редакторе.
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 6».
85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 7
Использование логических функций в экономических расчетах.
Определение безубыточности производства и учет времени опозданий
сотрудников
Цель работы: научиться использовать логически функции для
автоматизации различных экономических задач.
Основные сведения.
Функция MSExcelЕСЛИ выдает одно значение, если заданное условие
при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если
ЛОЖЬ.Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и
формул.
Синтаксис:
ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина ;значение_если_ложь)
Лог_выражение
—
это
любое
значение
или
выражение,
принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, A10=100 — это
логическое выражение; если значение в ячейке A10 равно 100, то выражение
принимает значение ИСТИНА. В противном случае — ЛОЖЬ. Этот аргумент
может быть использован в любом операторе сравнения.
Значение_если_истина — это значение, которое возвращается, если
лог_выражение равно ИСТИНА. Например, если этот аргумент — строка
«В пределах бюджета» и лог_выражение равно ИСТИНА, тогда функция
ЕСЛИ отобразит текст «В пределах бюджета». Если лог_выражение равно
ИСТИНА, а значение_если_истина пусто, то возвращается значение 0.
Значение_если_истина может быть формулой.
Значение_если_ложь
— это значение, которое возвращается, если
лог_выражение равно ЛОЖЬ. Например, если этот аргумент — строка
«Превышение бюджета» и лог_выражение равно ЛОЖЬ, то функция ЕСЛИ
отобразит текст «Превышение бюджета». Если лог_выражение равно
ЛОЖЬ,
а
значение_если_ложь
86
опущено
(то
есть
после
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
значение_если_истина нет точки с запятой), то возвращается логическое
значение ЛОЖЬ. Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь
пусто (то есть после значение_если_истина стоит точка с запятой с
последующей закрывающей скобкой), то возвращается значение 0.
Значение_если_ложь может быть формулой.
До 7-ми функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве
значений аргументов значение_если_истина и значение_если_ложь для
конструирования более сложных проверок.
Когда
значения
аргументов
значение_если_истина
и
значение_если_ложь вычислены, функция ЕСЛИ возвращает полученное
значение.
Если один из аргументов функции ЕСЛИ является массивом, при
выполнении функции ЕСЛИ вычисляются все элементы массива.
Пример
1: Ввести
в
клетки
А2,
В2
произвольные
числа.
В клетке А3 записать функцию ЕСЛИ, выполняющую следующие действия:

если содержимое клетки А2<100, то записать в клетку А3
содержимое клетки В2,

Решение:
в противном случае записать число 100.
выделить
функций→выбрать
клетку
А3,
нажать
на
кнопку
мастера
категорию логические→функцию ЕСЛИ.
В поле
«логическое выражение» ввести А2<100, в поле «значение если истина» - В2,
в поле «значение если ложь» - 100→ ОК.
Пример 2:Занести в клетки Е8:E10 названия трех видов продукции:
(Молоко, Зерно, Картофель), а в клетки F8:F10 занести цены реализации этих
видов продукции (три значения). В клетку E4 ввести один из упомянутых
видов продукции.Пользуясь конструкцией "вложенного" оператора ЕСЛИ,
выполнить следующие действия: проанализировав вид продукции в клетке
Е4, записать в клетку С12 функцию ЕСЛИ, обеспечивающую:

вывод цены реализации, взятой из соответствующей
ячейки,
87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
если же введено название, которого нет в списке, записать

текст сообщения: "нет такой продукции".
Решение: после ввода видов продукции и цен выделить клетку С12 и в
строке формул набрать следующую формулу:
=ЕСЛИ(E4=E8;F8;ЕСЛИ(E4=E9;F9;ЕСЛИ(E4=E10;F10;"нет такой продукции ")))
Задание 1:
Введите таблицу:
Таблица - Точка самоокупаемости производства
950000
5,5
60000
150000
12500
150000
21000
480000
3800000
140000
18
72000
164000
14000
100000
42000
500000
1680000
Масло
сливочное
(250г)
250000
20
65000
123000
10000
80000
24000
360000
4273000
70300
82300
65000
Глазированные
сырки (50г)
Показатели
Количество, шт.
Цена, руб./шт.
Зарплата технолога, руб.
Амортизация, руб.
Страховые платежи, руб.
Стоимость рекламы, руб.
Коммунальные платежи, руб.
Зарплата производственных рабочих, руб.
Стоимость сырья, руб.
Стоимость производственной
электроэнергии, руб.
Точка самоокупаемости,шт.
Комментарий
Сметана
(250г)
Точка самоокупаемости показывает, при каком объеме производства
покрываются фиксированные издержки, и каждая единица продукции сверх
этого
объема приносит предприятию прибыль.
Рассчитайте точку
самоокупаемости для трех производств, используя формулу: К 
СФИ
,
Ц  УПИ
где К- количество продукции, характеризующее точку самоокупаемости,
СФИ – совокупные фиксированные издержки, Ц – цена за единицу
продукции, УПИ – удельные переменные издержки на единицу продукции
(УПИ – есть отношение суммы совокупных переменных издержек к объему
произведенной
продукции).
Точка
самоокупаемости
должна
быть
представлена без знаков после запятой (математическая функция ОКРУГЛ).
88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Используя конструкцию вложенной функции ЕСЛИ, сделайте комментарий:
«производство
убыточно»,
«нулевая
прибыль»
или
«производство
рентабельно».
Задание 2:
Введите таблицу:
Бланк учета опозданий
Время начала работы
Дни наблюдений
18.01.09
19.01.09
20.01.09
21.01.09
22.01.09
23.01.09
Количество опозданий
за рабочую неделю
Суммарное время,
потерянное из-за
опозданий (за рабочую
неделю)
Среднее время
опозданий за рабочую
неделю
8:00
Время
прихода
на
работу
0:00
0:00
0:00
0:00
0:00
0:00
Генеральный
поручил
вам
директор
провести
фирмы
недельное
наблюдение за своевременностью прихода
сотрудников на работу. Ваша задача –
сделать
так,
чтобы
в
этом
бланке
автоматически подсчитывалось количество
опозданий, суммарное и среднее время
опозданий за неделю и оставалось только
ввести
время
прихода
на
работу
сотрудника.
Пояснения:
- количество опозданий исуммарное
время подсчитать с помощью функций
СУММ и ЕСЛИ, среднее время опозданий – с помощью функций СРЗНАЧ
и ЕСЛИ.
- ячейки, в которые будут вводиться время начала работы, прихода на
работу, а также суммарное время и среднее время опозданий должны быть в
формате «Время».
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 7».
89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 8
Применение электронных таблиц в бюджетировании
Цель работы: научится использовать возможности табличного
процессора при разработке автоматизированного шаблона бюджетирования.
Основные сведения.
Рассмотрим автоматизацию процесса бюджетирования на примере
отдела маркетинга, где составляются бюджеты рекламных кампаний. При
этом планируются отдельные бюджеты для каждого из средств массовой
информации: радио (по радиостанциям), телевидение (по телеканалам),
пресса (по газетам и журналам), наружная реклама и т.д. Из этих бюджетов
итоговая информация поступает в рекламный бюджет на месяц.
Задание: создать шаблон, автоматизирующий составление рекламного
бюджета предприятия, которое планирует использовать в качестве средств
распространения рекламной информации радио и телевидение.
1. Откройте программу MS Excel.
2. Переименуйте Лист 1 в Справочники. На этом листе будет
располагаться информация о названиях радиостанций и телеканалов.
Создайте соответствующую таблицу (см. рис. 1)
Радиостанции
EuropaPlus
MAXIMUM
Авторадио
Дорожное радио
Наше радио
Радио - 7 На Семи Холмах
Радио 104и2
Радио Шансон
Ретро FM
Русское радио
Серебряный дождь
Хит FM
Юмор FM
Телеканалы
Rambler
REN TV
Домашний
ДТВ
Кораблино ТВ
Михайлов-ТВ
Муз ТВ
НТВ
Первый
Россия
Сасово-Телеком
Спорт
СТС
ТВ Центр
Рис. 1
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Присвойте имена диапазонам, содержащим названия радиостанций:
выделите диапазон→Щелкните поле Имя, расположенное у левого
края строки формул → Введите имя Радиостанции и нажмите
клавишу ENTER. Таким же образом присвойте имя Телеканалы
соответствующему диапазону ячеек.
4. На Листе 2 создайте таблицы аналогично рисунку 2 и 3.
5. В ячейке А2 будет выбираться название радиостанции из справочника.
Выполнить это можно следующим образом. Перейдите на ячейку А2,
выберитевкладкуДанные→группуРабота
с
данными→кнопкуПроверка данных, а затем откройте вкладку
Параметры. Выберите Список в окне Тип данных. В поле Источник
введите имя диапазона (в данном случае – Радиостанции). Убедитесь,
что перед именем стоит знак =. Установите флажок Список
допустимых значений. Для отображения дополнительных инструкций
по вводу при выделении ячейки, перейдите на вкладку Сообщение для
вводаи установите флажок Отображать подсказку, если ячейка
является текущей, после чего введите заголовок («Радио») и текст для
сообщения («Выберите радиостанцию»).
6. Теперь таблицы с графиками размещения рекламных роликов
необходимо заполнить формулами для подсчета результирующих
значений. Диапазоны В25:AF52 и B58:AF74 будут заполняться
пользователями – здесь будут проставляться цифры от 1 до 5 в
зависимости от вида рекламного ролика. Для этих диапазонов
необходимо применить условное форматирование: при вводе в ячейку
цифры «1» - заливка ячейки должна стать розовой, при вводе цифры
«2» – оранжевой и т.д. в соответствии со столбцом G5:G9.
7. В столбец Хронометражверхней таблицы пользователь будет вводить
длительность каждого ролика в секундах. А в столбце Количество
спотов (выходов) графика размещения рекламных роликов должны
производиться вычисления – подсчитываться количество выходов
91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ролика определенного вида и определенного хронометража. Столбец
Количество спотов разбит на три подстолбца – с длительностью
ролика до 15 сек, от 16 до 30 сек и от 31 до 45 сек. От длительности
ролика зависит тариф. Поэтому в ячейку AG25 необходимо ввести
формулу :
=ЕСЛИ(16>$I$5;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"1");0)+ЕСЛИ(16>$I$6;СЧЁТЕСЛИ(
B25:AF25;"2");0)+ЕСЛИ(16>$I$7;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"3");0)+ЕСЛИ(16>$I
$8;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"4");0)+ЕСЛИ(16>$I$9;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"5");
0)
Скопируйте эту формулу вниз для всего столбца.
В ячейку AH25 введите формулу:
=ЕСЛИ(31>$I$5;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"1");0)+ЕСЛИ(31>$I$6;СЧЁТЕСЛИ(
B25:AF25;"2");0)+ЕСЛИ(31>$I$7;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"3");0)+ЕСЛИ(31>$I
$8;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"4");0)+ЕСЛИ(31>$I$9;СЧЁТЕСЛИ(B25:AF25;"5");
0)-AG25
Для третьего подстолбца (от 31 до 45 сек) формулу введите
самостоятельно.
Тариф за
ролик длительностью от 16 до 30 сек вводится
пользователем, а тариф для ролика до 15 сек рассчитывается умножением
предыдущего тарифа на коэффициент 0,7, а для ролика длительность свыше
30 сек – умножением на коэффициент 1,6.
8. Столбец
Стоимость по тарифурассчитывается перемножением
соответствующих ячеек предыдущих столбцов (Количество спотов и
Тариф) с последующим сложением.
9. В строке Итого подсчитывается количество спотов за каждый день
месяца с помощью функции СЧЕТ
10. В столбцах Количество спотов и Стоимость по тарифу строка Итого
подсчитывается с помощью функции СУММ.
11. Таблица с графиком размещения рекламных роликов в конкретной
программе заполняется аналогично.
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 2
93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 3
94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
12. После
заполнения
графиков
размещения
рекламных
роликов
переходим к заполнению двух первых результирующих таблиц.
Столбец Количествоспотов в первой таблице рассчитывается
следующим образом. В ячейку L5 введите формулу:
=СЧЁТЕСЛИ($B$25:$AF$52;G5)+СЧЁТЕСЛИ($B$58:$AF$74;G5)
Скопируйте ее для остальных строк.
13. Столбец Суммарный хронометраж рассчитывается перемножением
данных столбца Хронометраж на данные столбца Количество спотов.
14. Столбец % соотношение рассчитывается по столбцу Количество
спотов.
15. Столбец Стоимость итого рассчитаем чуть позже. Перейдем ко второй
результирующей
таблице.
Строка
Количество
трансляций
рассчитывается суммированием итоговых ячеек столбца Количество
спотов графика размещения рекламных роликов. Строка Стоимость
по тарифу переносится из итоговой ячейки одноименного столбца
графика размещения рекламных роликов. Строка Скидкабудет
заполняться пользователем, необходимо лишь применить к данной
ячейке процентный формат. Строка Итого по линейному эфиру
подсчитывается исходя из данных строк Стоимость по тарифуи
Скидка.
16. По блоку Спонсорствонеобходимо занести аналогичные формулы,
только с учетом данных графика размещения рекламных роликов в
конкретной программе.
17. Строка Итого второй таблицы рассчитывается суммированием
итоговых строк по блокам Линейный эфир и Спонсорство
18. Теперь заполним столбец Стоимость итого в первой таблице. Он
рассчитывается умножением строки Итого второй таблицы на
значения столбца % соотношение первой таблицы.
19. Теперь необходимо защитить ячейки листа, в которые вносились
формулы, оставив при этом возможность пользователю вносить данные
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
для расчета, название месяцев, дней недели, времени, тарифов и др.
Для этого необходимо выделить диапазоны листа, которые можно
редактировать, выбрать команду Формат ячеек, вкладку Защитаи
снять флажок Защищаемая ячейка. Затем необходимо выбрать
Сервис→Защита→Защитить лист. Вам будет необходимо придумать
и ввести пароль для снятия защиты с листа.
20. Скопируйте получившийся лист. В копии листа измените ячейку с
раскрывающимся списком так, чтобы вместо радиостанций можно
было бы выбрать телеканалы.
21. Дайте имена листам – Радио и ТВ.
22. Сохраните книгу как шаблон.
23. Откройте разработанный шаблон и с помощью него выполните
следующее задание:
Предприятие планирует провести рекламную кампанию, в качестве
средств массовой информации выбраны радиостанция «Русское радио» и
телеканал «НТВ». На радио запланирован выход 10-секундного рекламного
ролика, время выхода – по субботам и воскресеньям в 10:15, 11:15 ….. и так
каждый час до 20:15. Тарифы радиостанции – до 12:00 – 300 руб. за один
выход, после 12:00 – 400 руб. за один выход. Кроме этого планируется
разместить ролик в программе «Новости» в 13: 20 по будням, тариф - 2000
руб. На телевидении запланирован выход рекламного 12 – секундного ролика
по следующему графику:
 Понедельник в 10:20 и 16:20
 Вторник в 18:20
 Среда в 8:20 и 16:20
 Четверг 9:20 и 18:20
 Пятница 10:20
Тариф до 12: 00 – 3000 руб. за один выход, после 12:00 – 3500 руб. за
один выход. Также планируется размещение ролика в программе «Прогноз
96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
погоды», время выхода которой – 13:05 по субботам, тариф – 5000 руб. за
один выход.
Показать результаты работы преподавателю и сохранить файл под
именем «Лабораторная работа 8».
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
ПО РАЗДЕЛУ 2
1. Какова последовательность действий при использовании условного
форматирования?
2. Как защитить от редактирования некоторые данные на листе, оставив
возможным редактирование других данных?
3. Каким образом можно транспонировать созданную таблицу?
4. Каким образом с помощью построения графика можно спрогнозировать
развитие какого-либо процесса? Как оценить достоверность прогноза?
5. С помощью каких финансовых функций можно рассчитать эффективность
инвестиций?
6.
Какие
финансовые
функции
можно
использовать
для
расчета
амортизационных отчислений?
7. Опишите порядок действий при консолидации табличных данных. Какие
способы консолидации Вы знаете?
8. Назовите аргументы логической функции ЕСЛИ. Для чего можно ее
использовать в экономических расчетах?
9. С помощью каких инструментов электронных таблиц можно осуществлять
планирование денежных потоков предприятия?
10. Какие инструменты электронных таблиц можно использовать в
бюджетировании?
98
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
РАЗДЕЛ 3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В MSPROJECT
1. Теоретические аспекты управления проектами
1.1. Окружение и жизненный цикл проекта
Современная методология управления проектами зародилась в США в
50-е годы ХХ века. Именно тогда с массовым ростом масштабов проектов и
тем, что успех проекта стал измеряться, в первую очередь, соответствием
окончательной стоимости проекта первоначальному объему средств,
выделенных на реализацию проекта, а срок выполнения - первоначально
установленному сроку, возникла необходимость создания новых методов
управления. В то время были разработаны и начали успешно использоваться
методы сетевого планирования и управления СРМ (метод критического пути)
и PERT (техника оценки и обзора проектов).
Изначально техника управления проектами использовалась в основном
крупными фирмами при реализации масштабных, сложных проектов.
Развитие вычислительной техники, широкое внедрение компьютерных
технологий и систем обработки информации, появление инструментальных
средств, а также растущие масштабы и сложность деятельности предприятий
в условиях жесткой конкуренции, способствовало тому, что число компаний,
использующих методы управления проектами, существенно возросло. В
настоящее время уже и малые предприятия, все чаще используют системный
подход к планированию и осуществлению проектов с использованием
средств и методов управления проектами. Появились компании, которые
специализируются на разработке и реализации проектов.
Современная концепция управления проектами представляет собой
философию управления и находится на стыке многих
дисциплин:
менеджмента,
технологии
маркетинга,
экономики,
производства.
99
организации
и
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Проект, как система, представляет собой совокупность элементов.
Разделение проекта на элементы может быть выполнено по разным
признакам. Одним из признаков может быть характер этих элементов. Это
могут быть:
- основные элементы, создаваемые в процессе его реализации
(документация, производственные объекты, технологическое оборудование,
технология производства продукции, производимый продукт);
- элементы, обеспечивающие выполнение работ по реализации проекта
(финансы, персонал, материальные ресурсы и т.п.);
-
процессы
(маркетинг,
проектирование,
закупки,
поставки,
изготовление, монтаж оборудования, эксплуатация, производство продукции,
продажа продукции);
- участники проекта (организации и отдельные люди).
Проект существует не сам по себе, на его возникновение, существование и развитие оказывает воздействие внешняя среда или окружение. По
степени влияния различают ближнее и дальнее окружение проекта, также
можно выделить переходную зону.
Ближнее окружение, к которому относят, например, налоги, валютный
курс, рынок сбыта, оказывает прямое, наиболее сильное воздействие на
проект.
Дальнее окружение,
например
научно-техническая политика
государства, общее состояние экономики непосредственно на проект влияния
не оказывает, но его действие все-таки ощущается. С ростом масштаба
проекта степень влияния дальнего окружения возрастает и, наоборот, чем
меньше масштаб проекта, чем больше преобладает локальная составляющая,
тем выше роль ближнего окружения.
Каждый проект, независимо от его сложности и объема работ,
проходит в своем развитии определенные состояния, от состояния когда
"проекта еще нет", до состояния, когда "проекта уже нет".
100
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом
его ликвидации называется жизненным циклом проекта. Состояния, через
которые проходит проект, называют "фазами".
Фазы жизненного цикла проекта отражают основную деятельность,
содержание работ по реализации проекта.
Обычно в жизненном цикле проекта выделяют следующие фазы:
 анализ проблемы;
 разработку концепции;
 детальное проектирование;
 выполнение;
 использование результатов;
 ликвидацию.
Анализ проблемы и разработка концепции. Главным содержанием
работ на этой фазе является определение проекта, разработка его концепции,
включающая:
 формирование бизнес - идеи, постановку целей;
 назначение
руководителя
проекта
и
формирование
ключевой команды проекта;
 установление
деловых
контактов,
изучение
рынка,
мотивации и требований заказчика и других участников;
 сбор исходных данных и анализ существующего состояния;
 определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых
ресурсов;
 сравнительную оценку альтернатив;
 представление предложений, их экспертизу и утверждение;
 разработку основного содержания проекта, конечные
результаты и продукты, стандарты качества, базовую
структуру проекта, составление технического задания;
101
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 подписание
контрактов,
договоров
с
заказчиком,
контрагентами и инвесторами;
 ввод в действие средств коммуникации участников проекта
и контроля за ходом работ;
 ввод в действие системы стимулирования команды
проекта.
Фаза проектирования. На этой фазе определяются подсистемы, их
взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения
проекта и использования ресурсов. Характерные работы этой фазы:
 организация выполнения базовых проектных работ по
проекту, разработка частных технических заданий.
 выполнение эскизного и детального проектирования.
 составление
технических
спецификаций,
комплектов
чертежей и инструкций.
 представление
проектной
разработки,
экспертиза
и
утверждение.
Фаза выполнения. Производится координация и оперативный контроль
работ по проекту, осуществляется изготовление подсистем их объединение и
тестирование. Основное содержание:
 организация выполнения, опытно-конструкторских работ и
их оперативное планирование.
 организация
обеспечением
и
управление
работ.
материально-техническим
выполнение
подготовки
производства, строительно-монтажных и пусконаладочных
работ.
 координация
работ,
оперативный
контроль
и
регулирование основных показателей проекта.
Фаза сдачи и завершения проекта. Производятся комплексная
пусконаладка и испытания опытная эксплуатация системы на площадях
102
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
заказчика, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о
возможных новых контрактах. Основные виды работ:
 комплексные испытания.
 подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
 подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и
ввод в эксплуатацию.
 сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание.
 оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов
 разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту
 реализация оставшихся ресурсов.
 накопление опытных данных для последующих проектов, анализ
опыта, состояния, определение направлений развития.
 реформирование команды проекта.
Реализация
проекта
требует
выполнения
определенных
(мероприятий). Эти мероприятия можно сгруппировать:
1. Основная деятельность:
 анализ проблемы;
 формирование целей проекта;
 разработка основных положений проекта;
 базовое проектирование;
 детальное проектирование;
 изготовление;
 пусконаладочные работы;
 сдача проекта;
 выпуск продукции;
 сопровождение и развитие производства;
 демонтаж оборудования.
2. Деятельность по обеспечению проекта:
 организационное обеспечение;
 правовое обеспечение;
103
работ
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 кадровое обеспечение;
 финансовое обеспечение;
 материально-техническое обеспечение
 маркетинг;
 информационное обеспечение.
1.2. Управление проектом
Успешность
выполнения проекта определяется тем, насколько
эффективно осуществляется его замысел, в котором сконцентрированы
интересы коллективов и организаций, работающих над его реализацией.
Эффективная
реализация
замысла
проекта
возможна
только
при
согласованном целенаправленном развитии всех процессов, обеспечивающих
эту реализацию, т.е. при эффективном управлении процессом выполнения
проекта.
На практике реализация проекта зависит от того, насколько велики
ресурсы, доступные для реализации проекта. Поэтому довольно часто
вопросы управления проектами подменяются вопросами оптимального
управления ресурсами и, прежде всего, финансовыми потоками. Однако,
управление ресурсами является только частью проблемы управления
проектами
и
связано
с
предметным подходом к управленческой
деятельности.
Процесс управления проектом можно рассматривать как совокупность
некоторых функций.
Принято
выделять четыре основные функции
управления проектами:
1. Управление предметной областью. Предметная область проекта (цели
проекта, задачи и работы) в процессе его жизни претерпевает
изменения, поэтому возникает необходимость управления предметной
областью
проекта
(иногда
используют
результатами», «управление работами»).
104
термины
«управление
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Управление качеством. Для проекта должны быть установлены
требования или стандарты качества результатов, используя которые
можно оценить степень успеха проекта. Определение этих требований,
их контроль и поддержка на протяжении жизни проекта – это суть
функции управления качеством.
3. Управление временем. Время – это важнейший ресурс, поэтому все
работы и взаимодействие всех участников должны быть тщательно
спланированы.
В
процессе
реализации
проекта
необходимо
контролировать развитие проекта и в случае отклонения от плана
принимать
соответствующие
предотвращения
меры
для
нежелательных
их
ликвидации.
отклонений
Для
необходимо
прогнозировать процесс развития проекта.
4. Управление стоимостью. Каждый проект имеет установленный
бюджет, но далеко не каждый проект завершается в рамках бюджета.
1.3. Участники и ресурсы проекта
Участники проекта являются важнейшим его элементом. В зависимости
от масштаба проекта в его реализации могут принимать участие до
нескольких десятков организаций.
Главным участником любого проекта является заказчик – организация,
для которой проект выполняется и которая будет пользоваться результатами
проекта. В роли заказчика может выступать как отдельная, так и несколько
организаций, объединивших свои усилия, интересы и капиталы для
реализации проекта и использования его результатов.
Разработку всех проектных решений ведут проектные организации –
проектировщики,
материально-техническое
обеспечение
проекта
осуществляют организации поставщики. Строительные и монтажные работы,
наладку и пуск оборудования, а также производственные испытания перед
сдачей готовых объектов в эксплуатацию выполняет подрядчик.
105
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Помимо перечисленных выше участников к реализации проекта
привлекаются высококвалифицированные специалисты в соответствующих
областях – консультанты. В роли консультанта может выступать как
отдельный специалист, так и организация.
Также в работе над проектом могут принимать участие инвесторы,
финансовые организации, органы власти и т.д.
Особое место в реализации проекта занимает руководитель проекта
(менеджер проекта). Выполняя функции управления проектом, он как
системный интегратор, призван обеспечить эффективное выполнение работ
по проекту. Он делегирует полномочия членам группы, следит за
исполнением
плана,
оценивает
состояние
работ,
координирует
и
корректирует их выполнение.
Руководитель проекта:
 организует экспертизу бизнес-идеи, руководит разработкой
коммерческого предложения и бизнес-плана, подготавливает к
заключению контракты и договоры с заказчиком, контрагентами
и поставщиками;
 обладая
необходимыми
полномочиями,
несет
полную
ответственность за свою работу над проектом;
 подбирая свою рабочую группу, организует и стимулирует ее
работу;
 руководит этапом структурного проектирования, определяет
необходимые ресурсы, обеспечивает их распределение по видам
работ и координацию этих работ;
 в случае мелких проектов может выступать в роли координатора
работ по проекту, либо управлять несколькими проектами
одновременно, в случае крупных проектов ему оказывает помощь
координатор работ по проекту.
Один из важнейших элементов проекта – это ресурсы. Традиционно
ресурсами проекта считают финансы, персонал, оборудование и материалы.
106
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.4. Автоматизация и инструменты управления проектами
Управление проектами является одной из самых сложных и
трудоемких областей управленческой деятельности. Это объясняется
сложностями логики развития проекта, большим объемом информации,
используемой для принятия управленческих решений.
Эффективное управление проектом невозможно без использования
современных информационных технологий, без автоматизации. Цели
автоматизации на каждом из этапов жизненного цикла проекта:
На этапе концепции:
 сокращение времени разработки и согласования основных
документов;
 обеспечение эффективного взаимодействия с заказчиком;
На этапе разработки коммерческого предложения:
 сокращение времени разработки;
 повышение
эффективности
выбора
исполнителей,
комплектующих, поставщиков
На этапе проектирования:
 сокращение времени разработки графика реализации проекта
На этапе реализации:
 повышение достоверности и оперативности информации о
состоянии проекта для решения задач оперативного управления;
 сокращение времени подготовки отчетов о ходе развития
проекта;
 обеспечение эффективного взаимодействия между участниками
проекта.
На этапе сдачи и завершения проекта:
 сокращение времени подготовки рабочей документации.
107
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В практике управления проектами используются как универсальные,
так и специализированные инструменты – программы (программные
комплексы).
Универсальные
программные
комплексы,
к
которым
относят
текстовый процессор, табличный процессор, СУБД, программы подготовки
презентаций и коммуникационные программы.
Специализированные программы – это инструменты, специально
созданные для управления проектом на различных этапах жизненного цикла.
Например, на фазе концепции может использоваться программный комплекс
ProjectExpert, системного проектирования – пакет BPWin, подготовки и
реализации – MSProject.
2. Особенности управление проектами в MSProject
2.1. Общие сведения и терминология программы
Программный комплекс MSProjectявляется наиболее популярным
среди менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется широкими
возможностями пакета, удобным и хорошо известным большинству
пользователей интерфейсом. Программа дает возможность выполнить
структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи,
выявить задачи критического пути, получить график реализации проекта,
осуществить
назначение
ресурсов
задачам
проекта,
эффективно
контролировать загрузку ресурсов.
Под проектом понимается четко определенная последовательность
событий, направленных на достижение некоторой цели, имеющих начало и
конец и управляемых людьми посредством таких факторов, как время,
стоимость, ресурсы и качество.
Создание каждого проекта начинается с определения его цели. Цель
должна быть четкой и реальной.
108
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
После того как цель проекта установлена, следующая задача определить во всех деталях, как и когда цель будет достигнута.
Шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели,
называются задачами. Задачи могут выполняться одновременно или
последовательно. Список задач и времени, необходимого для их выполнения,
называется графиком задач, или планом. По плану можно определить,
когда должна начинаться и заканчиваться та или иная задача и как долго она
будет продолжаться. Количество времени, отведенное на ее выполнение,
называется длительностью.
Можно также определить промежуточные цели, или контрольные
точки(Вехи), которые будут использоваться для отражения промежуточных
итогов проекта. Контрольные точки помогают организовать задачи в
логические последовательности или группы.
Для выполнения задач необходимы ресурсы: люди, оборудование,
материалы. Так как ресурсы редко бывают доступны непрерывно (например,
люди работают преимущественно в рабочее время), то при разработке
проекта необходимо учитывать и этот фактор. Кроме ресурсов, для
реализации любого проекта необходимы финансовые средства. Каждый
ресурс и каждый вид работ имеют определенную стоимостьв денежном
выражении, из которой складывается стоимость всего проекта.
С помощью программы MS Project можно рассмотреть проект в любой
перспективе и быстро перейти от одного представления к другому.
Специальные инструменты помогут сравнить альтернативы «что - если»,
чтобы оперативно отреагировать на изменившиеся обстоятельства и вернуть
проект в нормальное «русло».
Управление проектом заключается в отслеживании состояния задач и
определении, выполняются ли они в соответствии с планом. Если
выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять
меры для ликвидации задержки. MS Project автоматически откорректирует
план в соответствии с внесенными изменениями. Программа также
109
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
предоставит информацию о том, какие ресурсы перегружены, и какие задачи
не могут быть выполнены в срок. С помощью различных режимов просмотра
информации о проекте и отчетов можно быстро определить виды задач,
выполнение которых задерживается или стоимость которых превышает
бюджет.
Когда
довольно
определенному
сроку,
сложная
то
задача
должна
быть
завершена к
важными факторами являются
время
и
материальные ресурсы. Ими можно управлять с помощью метода, известного
под названием метод критического пути. Этот метод, основанный на
анализе ситуаций типа «крышу нельзя настелить, пока не воздвигнуты
стены», позволяет предсказать, сколько времени займет проект, какие его
задачи являются критическими и какие наиболее растянуты во времени.
Критические- это такие задачи, задержка выполнения которых может
отразиться на сроках завершения проекта. Критические задачи образуют
критический путь). Задержка выполнения задач, которые не являются
критическими, не повлияет на срок окончания проекта.
Метод
критического
пути
- стандартный метод
определения
критических задач. Он базируется на математической модели, которая
учитывает связь между видами задач, их длительностями и условиями
доступности ресурсов. MS Project позволяет быстро определить критический
путь и сосредоточить особое внимание на критических задачах.
С помощью метода критического пути можно также прогнозировать и
оптимизировать трудовые затраты. Например, если произвести необходимую
деталь за две недели, то это не отразится на сроках ее поставки,
определенных в три недели, зато тогда можно освободившихся рабочих
использовать для завершения другой задачи. Этот анализ можно сделать и
вручную, но MS Project выполнит это гораздо быстрее и лучше и при
необходимости позволит ежедневно контролировать развитие событий и
получать ответы на вопросы «а что, если?».
110
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
MS Project предлагает различные средства для создания и ведения
проекта. Одним из наиболее удобных инструментов является диаграмма
Ганта (рис. 1), на которой каждая задача представляется в виде полосы,
расположенной на временной шкале.
Рис. 1. Диаграмма Ганта.
Длина полосы определяет длительность задачи в выбранном масштабе
времени, а края - даты начала и окончания этого вида задач. Связь отдельных
видов задач отображается на диаграмме различными стрелками, которые
характеризуют тип этой связи. Рядом с полосками-задачами указываются
ресурсы, назначенные этой задаче.
Диаграмма Ганта особенно удобна для создания графика задач и
отслеживания хода его выполнения.
Другим инструментом, который использует MS Project, является
Сетевой график (рис. 2). Сетевой график отображает зависимости между
отдельными видами задач. Каждая задача на этой диаграмме представлена в
виде прямоугольника, внутри которого содержится информация о ее
названии, сроках начала и окончания, длительности и др. Связи между
видами задач отображаются стрелками.
111
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 2. Сетевой график
2.2. Процесс создания проекта
После того как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее
достижения. Чтобы сделать это, необходимо составить список задач, которые
нужно выполнить для достижения цели, и установить продолжительность
каждой задачи. Затем вся эта информация должна быть введена в программу
MS Project для создания графика выполнения задач.
В зависимости от цели проекта планирование задач может вестись от
даты его начала или от той даты, к которой проект должен быть завершен.
Например, если проект предусматривает подготовку к выставке, то он
должен быть завершен за несколько дней до ее начала, так как открытие
выставки отложить нельзя. В этом случае график выполнения задач будет
составляться от конечной даты.
Большинство задач для своего выполнения требуют ресурсов: людских,
различного оборудования, материалов или любых других. Поэтому на
следующем этапе создания проекта следует указать, какие ресурсы будут
использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида задач и в
112
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дальнейшем при необходимости в любое время изменены. Обычно MS
Project вычисляет продолжительность каждого вида задач, основываясь на
количестве
предоставить
назначенных
ресурсов.
информацию,
Кроме
которая
того,
программа может
поможет управлять
ресурсами.
Например, MS Projectможет определить, кто из работников должен работать
сверхурочно и каких затрат это потребует.
После того как ресурсы назначены, следует определить и ввести
планируемую стоимость каждого ресурса или вида задач, на основании
которой будет вычислена общая стоимость проекта.
После создания первоначального варианта проекта может оказаться,
что он не в полной мере отвечает поставленным целям. Например, проект
может оказаться слишком продолжительным, или его стоимость слишком
высокой. Для решения этих проблем следует оптимизировать график
выполнения задач и стоимость ресурсов.
Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение задач,
можно отслеживать ход его реализации и оперативно корректировать график
задач и фактические затраты.
2.3. Подготовка к созданию нового проекта
Рассмотрим пример создания проекта, цель которого - выпуск
рекламного буклета предприятия для выставки. Прежде всего, необходимо
четко представить себе, какие виды задач следует выполнить для достижения
цели.
Создание рекламного буклета должно начинаться с разработки
содержания и эскизов будущих иллюстраций. Затем пишется текст, и
создаются сами иллюстрации, после чего текст отправляется на литературное
редактирование. Далее к работе подключается верстальщик, который готовит
макет буклета; одновременно художник разрабатывает макет обложки. На
следующем этапе макет и обложка подвергаются корректуре, после
113
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
окончания которой выполняется цветоделение. Проект должен завершаться
сдачей макета в типографию.
Для
каждого
предполагаемую
вида перечисленных задач
продолжительность.
Описание
необходимо
видов
указать
задач
и
их
предполагаемой длительности может выглядеть следующим образом.
Таблица 1 – Виды задач и их длительность
№
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Название задачи
Разработка содержания
Разработка эскизов иллюстраций
Написание текста
Создание иллюстраций
Литературное редактирование
Верстка
Разработка макета обложки
Корректура
Цветоделение
Сдача в типографию
Предполагаемая
длительность
5 дней
3 дня
14 дней
7 дней
4 дня
5 дней
8 дней
4 дня
2 дня
1 день
Далее следует определить, какие ресурсы и в каком количестве будут
использоваться при выполнении различных задач, а также их стоимость.
Разработкой содержания должны заниматься менеджер и писатель,
разработкой эскизов иллюстраций - менеджер и художник, созданием
иллюстраций и макета обложки - художник, написанием текста буклета писатель, литературным редактированием - редактор, корректурой корректор, версткой и цветоделением - верстальщик, сдачей в типографию менеджер.
Для
выполнения указанных видов задач потребуются четыре
персональных компьютера: для писателя, художника, верстальщика и
менеджера.
Работа писателя оплачивается единовременно после ее выполнения. У
остальных специалистов оплата труда повременная. Приведем ниже перечень
ресурсов (табл. 2).
114
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Таблица 2 – Ресурсы проекта и их стоимость
№
1
2
3
4
5
6
7
Ресурсы
Писатель
Редактор
Художник
Верстальщик
Корректор
Менеджер
Компьютер
Количество
(человек/единиц
оборудования)
1
1
1
1
1
1
4 (для писателя, художника
верстальщика, менеджера)
115
Оплата
труда/затраты
5000 руб.
500 руб./день
700 руб./день
500 руб./день
500 руб./день
1000 руб./день
имеются
в
наличии
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №1
Запуск MS Project и знакомство с рабочим окном
Цель
работы:ознакомиться
с
рабочим
окном и основными
инструментами программы.
1.
Нажмите кнопку Пуск на Панели задач. На экране появится
основное меню.
2. Выберите команду меню Программы,MicrosoftOffice, MSProject
3. На экране появится рабочее окно MS Project (рис. 3).
Кнопки
сворачивания,разворачивания
изакрытия окна
Стандартная
панель
инструментов
Строка ввода
Панель
инструментов
Форматирование
Команды меню
Режим отображения
Строка состояния
Рис. 3. Рабочее окно MS Project
116
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Как и у всех программ, начиная с Windows 95, в первой строке, рядом с
названием программы указывается имя созданного или открытого файлапроекта. По умолчанию MS Project создает первый проект с именем
Проект1. Когда проект будет сохранен, здесь появится новое имя. Справа от
него указывается имя автора проекта – то имя, которое вы ввели при
установке программы.
Слева от заголовка программы находится значок системного меню,
предназначенный для управления окнами. Системное меню содержит
команды, позволяющие переместить, свернуть, восстановить окно, изменить
его размер, закрыть, переключиться на другую запущенную программу.
Справа - кнопки: для сворачивания, разворачивания, закрытия окна.
Под
заголовком
программы
расположена
полоса
меню,
предоставляющего доступ ко всем командам, управляющим работой
программы. Ниже полосы меню располагаются две панели инструментов:
Стандартная и Форматирование. Каждая кнопка здесь соответствует одной
из наиболее часто применяемых команд меню. Нажатие кнопки позволяет
значительно ускорить выбор команды по сравнению с выбором из меню.
Под панелями инструментов расположена строка ввода с полем для
ввода и редактирования информации.
В нижней части рабочего окна расположена строка состояния, в
которой отображается информация о командах или кнопках, текущих
операциях и др. В правой части строки состояния указывается, включен или
выключен тот или иной режим.
Остальное пространство рабочего окна программы предназначено для
отображения текущего проекта в различных режимах. По умолчанию при
первом запуске MS Project устанавливается режим диаграммы Ганта,
который используется для составления списка и графика задач. В этом
режиме окно проекта делится на две панели: левая отображает информацию в
виде таблицы, а правая - в виде горизонтальных полосок-диаграмм на
временной шкале.
117
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Пока таблица не заполнена, диаграмма на правой панели отсутствует.
Она появится, как только вы введете первый вид задач.
В заголовке панели диаграммы по умолчанию указываются даты
начала каждой недели, начиная с текущей, а под ними - дни недели.
118
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №2
Создание нового проекта
Цель работы:научиться создавать проекты с различными способами
планирования и использованием нескольких календарей.
1. Выберите пункт меню Проект, а затем - Сведения о проекте. На
экране появится диалог Сведения о проекте для «Проект1».
Рис. 4. Диалог«Сведения о проекте»
Как уже указывалось ранее, MS Project позволяет создавать проект от
начальной или конечной даты. Одна из этих возможностей может быть
выбрана в открывающемся списке Планирование от. По умолчанию здесь
установлено Начальная дата проекта.
Если предполагается планирование от конечной даты, то в указанном
списке следует выбрать Конечная дата проекта.
Мы будем создавать наш проект от начальной даты. Поэтому оставьте
эту установку без изменения.
2. В открывающемся списке Начальная дата следует установить дату
начала проекта. По умолчанию здесь предлагается текущая дата. Мы же
119
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
предполагаем начать выполнение нашего проекта 18 ноября 2013 года. При
необходимости начальную дату в любой момент можно будет изменить,
выбрав команду меню Проект  Информация о проекте.
3. Нажмите кнопку у правой границы поля открывающегося списка
Начальнаядата. В окне диалога Сведения о проекте для «Проект1»
появится календарь текущего месяца.
4. Используя кнопку на календаре, выберите месяц Ноябрь 2013.
Щелчком мыши выберите на календаре дату (18 ноября 2013 года). В поле
открывающегося списка Начальная дата отобразится выбранная дата: Пн
18.11.13 (Понедельник, 18 ноября 2013 года).
В поле открывающегося списка Текущая дата выводится текущая
дата. Вы можете изменить ее при необходимости. В открывающемся списке
Календарь можно выбрать один из типов предлагаемых программой
календарей: Стандартный (Календарь проекта), Суточный, Ночнаясмена.
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о проекте для
«Проект1». Установки, сделанные в нем, будут использоваться для
созданного проекта.
MS Project создает график выполнения задач на основе встроенного
календаря. По умолчанию - это базовый календарь Стандартный
(Календарь проекта), параметры которого можно легко изменять. Кроме
того, вы можете создать новые, индивидуальные календари для каждого
работника (ресурса) или группы ресурсов. Например, одна бригада может
работать без выходных дней на сдельной оплате труда, а другая - на
повременной оплате со всеми выходными днями. Для каждой из них может
быть создан индивидуальный календарь, на основании которого будет
планироваться выполнение работ. В следующей лабораторной работе мы
рассмотрим, как изменить параметры действующего и создать новый
базовый календарь.
120
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №3
Настройка базового календаря
Цель работы: освоить способы настройки календаря проекта и
изменения рабочего времени.
1. Выберите команду меню Сервис → Параметры. На экране появится
диалог Параметры.
2.
Щелкните мышью на ярлычке Календарь, чтобы перейти на
нужную вкладку
Рис. 5. Вкладка «Календарь» диалога «Параметры»
3. В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника.
Убедитесь, что в открывающемся списке День начала недели установлено
Понедельник.
121
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Финансовый год должен начинаться с января. Убедитесь, что в
открывающемся списке Месяц начала финансового года установлено
Январь.
5. Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00.
В поле списка Время начала введите 9:00.
В поле списка Время окончания введите 18:00.
6. Убедитесь, что в поле со счетчиком Часов в дне установлено 8, а в
поле Часов в неделе установлено 40.
7. Нажмите кнопку По умолчанию. Это позволит использовать
установленные параметры календаря в текущем и во всех вновь создаваемых
проектах.
8. Закройте диалог Параметры нажатием кнопки ОК.
Теперь мы должны указать программе нерабочие, праздничные и
сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ
автоматически создавался с учетом таких дней.
9. Выберите команду меню Сервис → Изменить рабочее время. На
экране появится диалог Изменение рабочего времени
Рис. 6. Диалог «Изменение рабочего времени»
122
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для решения поставленной задачи можно было бы отредактировать
указанный в открывающемся списке Для стандартный календарь проекта. Но
мы поступим несколько иначе, создав новый календарь.
10.
Нажмите кнопку Создать в диалоге Изменение рабочего
времени. На экране появится диалог Создание базового календаря (рис. 7).
Рис. 7. Диалог «Создание базового календаря»
11. Установите переключатель Создать новый базовый календарь. В
поле ввода Название появится название нового календаря Календарь 1.
12. Закройте диалог с помощью кнопки ОК. Произойдет возврат к
диалогу Изменение рабочего времени, в поле открывающегося списка Для
которого отобразится название нового календаря: Календарь 1.
13. В соответствии с действующими на территории РФ нормативными
правовыми актами нерабочими днями являются: 1,2,3,4,5 января (новогодние
праздники), 7 января (рождество), 23 февраля (День защитника Отечества), 8
123
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
марта (Международный женский день, 1 мая (Праздник Весны и Труда), 9
мая (День Победы), 12 июня (День России), 4 ноября (День народного
единства). При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней
выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий
день.
В новом календаре отметьте праздничные дни 2014 года как нерабочие.
14. Предпраздничный день должен быть сокращенным. Введите
рабочее время в предпраздничный день: 9:00 -12:00, 13:00 -17:00, которое
учитывает обеденный перерыв. Щелкните мышью за пределами ячейки,
чтобы снять выделение. Указанная ячейка будет выделена наклонной
штриховкой, характеризующей сокращенный рабочий день.
Рис. 8. Диалог «Изменение рабочего времени» с измененным календарем
16. Самостоятельно установите в календаре другие праздничные и
сокращенные предпраздничные рабочие дни.
124
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
17. Нажмите кнопку ОК в диалоге Изменение рабочего времени.
Диалог закроется. Установленные параметры будут запомнены.
Как вы помните, при создании нового проекта в диалоге Информация
о проекте для «Проект1» мы не изменяли установленный по умолчанию
календарь
Стандартный.
Теперь
же,
когда
у
нас
есть
новый
календарь,следует подключить его к нашему проекту для того, чтобы MS
Project составлялграфик, основываясь на нем.
18. Выберите команду меню Проект → Сведения о проекте. На
экране появится уже знакомый вам диалог Информация о проекте для
«Проект1». В открывающемся списке Календарь выберите созданный нами
Календарь 1. Закройте диалог Информация о проекте для «Проект1»,
нажав кнопку ОК. Созданный календарь будет подключен к проекту.
Теперь следует выделить на панели диаграммы праздничные дни,
чтобы отобразить их как нерабочие дни. Для этого выполните следующие
шаги.
19. Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы. На экране
появится контекстное меню. Выберите команду контекстного меню
Нерабочее время. На экране появится диалог Шкалавремени с открытой
вкладкой Нерабочеевремя (рис. 9).
Рис. 9. Вкладка «Нерабочее время» диалога «Шкала времени»
125
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В открывающемся списке Календарь выберите Календарь 1
(Календарь проекта). Закройте диалог Шкала времени, нажав кнопку ОК.
Прежде чем продолжать создание проекта, его следует сохранить.
20.Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная.
На экране появится диалог Сохранение файла.
В открывающемся списке Сохранить в выберите сначала диск, а затем
папку, в которой будет сохранен проект. В поле ввода Имя файла введите
Мой первый проект. Расширение .mmpбудет присвоено имени файла
автоматически. Закройте диалог Сохранение файла с помощью кнопки
Сохранить. Файл проекта будет сохранен на диске. В заголовке рабочего
окна программы появится новое имя проекта - Мой первый проект.mmр.
Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию
нового проекта и настройке базового календаря.
126
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №4
Ввод задач
Цель работы:освоить инструментарий программы по вводу задач
проекта и отображению их на диаграмме Ганта.
1. Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Название задачи
таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.
2. Введите с клавиатуры название первой задачи - Разработка
содержания. Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка
ввода, в которойотобразится вводимая в ячейку информация. В левой части
этой панели появятся двекнопки. Левая введенной информации, а правая 3. Нажмите клавишу
- используется для отказа от
- длязавершения ввода информации.
, чтобы закончить ввод текста и переместить
прямоугольник выделения в поле Длительность. В этом поле отобразится
продолжительностьзадачи, равная 1 дню, устанавливаемая MS Project по
умолчанию для каждого вида задач.Как только любая ячейка в поле
Длительность выделяется, в ней появляетсясчетчик
, с помощью которого
можно изменить продолжительность задачи.
4. Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной
задачи 5 дней. Обратите внимание, что эта длительность отобразится в
строке ввода.
5. Нажмите кнопку
в строке ввода, чтобы зафиксировать
введенную длительность.
Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Ганта, переместив
ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.
6. Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей
панели таблицы.
127
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Указатель примет форму
. Нажмите и удерживайте левую кнопку
мыши. Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть
таблицы увеличилась примерно вдвое. Отпустите левую кнопку мыши.
Ширина таблицы увеличится.
Справа от поля Длительность вы теперь видите два поля Начало и
Конец, в которых отображаются даты начала 18.11.13 (Понедельник, 18
ноября 2013 года) и окончания 22.11.13 (Пятница, 22 ноября 2013 года)
указанного нами вида задач (рис. 11).
Рис. 11. Таблица диаграммы Гантас датами начала и
окончания задачи «Разработка содержания»
Вы можете изменить дату начала любого вида задачи.
9. Щелкните мышью на поле Начало во второй строке, чтобы
выделить соответствующую ячейку. У правого ее края появится кнопка
открывающегося списка. Нажмите ее. На экране появится календарь Ноябрь
2013.
Щелчком мыши выберите 21 Ноября. Календарь закроется. Выбранная
дата 21.11.13 (Четверг, 21 ноября 2013 года) отобразится в выделенной
ячейке поля Начало, а горизонтальная полоска-задача на панели диаграммы
сместится вправо так, что ее левый край будет находиться на отметке 21
ноября.
128
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Изменить дату начала задачи можно также, перемещая полоску-задачу
на панели диаграммы. Посмотрим, как это делается.
10. Установите указатель мыши на нижней синей горизонтальной
полоске-задаче на панели диаграммы. Указатель примет форму
Нажмите
и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное
окно задачи с указанием начальной и конечной даты этой задачи (рис. 12).
Рис. 12. Информационное окно задачи при изменении даты начала
Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. Вы
увидите, что по мере перемещения в информационном окне изменяются даты
начала и конца работы. Добейтесь такого положения полоски, чтобы задача
начиналась, например, во понедельник 18 ноября (18.11.13). Отпустите
левую кнопку мыши. Информационное окно задачи исчезнет. Положение
полоски-задачи зафиксируется. Новая дата начала задачи отобразится в поле
Начало таблицы диаграммы Ганта.
Подобным же образом можно изменить длительность любой задачи.
11. Установите указатель мыши на правом крае нижней полоски-задачи
на панели диаграммы. Указатель примет форму
.Нажмите и удерживайте
левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно задачи, в
котором теперь указаны дата ее окончания и длительность.
Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. При
этом по мере перемещения в информационном окне задачи будут изменяться
129
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дата окончания задачии ее длительность. Добейтесь такого положения
правого края полоски, чтобы длительность задачи составила приблизительно
7 дней. Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется.
Размер
полоски-задачи
зафиксируется
в
соответствии
с
новой
длительностью. Измененная длительность отобразится в поле Длительность
таблицы, а новая дата окончания задачи - в поле Окончание.
Таким образом, MS Project предоставляет разнообразные возможности
для установки начальной и конечной дат каждого вида задач и их
продолжительности.
Любую задачу в случае необходимости можно удалить.
12. Теперь введите для первой задачи, те параметры, которые были
установлены первоначально (длительность 5дней).
13. Самостоятельно введите в таблицу остальные виды задач и их
длительности, взяв необходимые данные из таблицы 1.
На диаграмме Гантаможно создавать так называемые контрольные
точки
(вехи),
которые
отражают
промежуточные
итоги
проекта.
Контрольная точка - это задача нулевой длительности.
Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.
14. Щелкните мышью на первой строке в поле Название задачи,
чтобы выделить соответствующую ячейку. Выберите команду меню Вставка
 Новая задача. В таблице будет вставлена пустая первая строка. Во
вставленной первой строке поля Название задачи введите: Начало работ.
Нажмите клавишу <Enter>, чтобы закончить ввод и переместить выделение в
поле Длительность. В поле Длительность установите продолжительность
работы 0 дней и нажмите клавишу <Enter>. На панели диаграммы в первой
строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала
работ 18.11 (18 ноября).
15. Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение
проекта в конце списка задач.
130
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на
рис. 13.
Рис. 13. Заполненная таблица задач
16. Сохраните изменения в проекте.
131
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №5
Создание графика задач
Цель работы:научиться устанавливать связи различных типов между
задачами проекта.
Основные сведения.
Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий задач создание графика задач. Пока что все виды задач начинаются с даты начала
проекта – 18 ноября 2013 года.
В любом проекте все виды задач взаимосвязаны и должны выполняться
в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться
прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура
должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды задач
могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и
написание текста.
В MS Project создание графика задач сводится к установке связей
между задачами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна
задача после другой или перед ней. Если же задачи выполняются
параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.
Существует четыре типа возможных связей:
• Окончание-начало - последующая задача начинается после
окончания предыдущей;
• Начало-начало - задачи начинаются одновременно;
• Окончание-окончание - задачи заканчиваются одновременно;
• Начало-окончание - одна задача не может закончиться до тех пор,
пока другая не начнется.
Рассмотрим, как устанавливаются связи между задачами.
132
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.
Щелкните мышью на ячейке Разработка содержания в поле
Название задачи, чтобы выделить ее. Нажмите и удерживайте клавишу
<Ctrl>.
2.
Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке
Написание текста, зависящей от первой.
3. Отпустите клавишу <Ctrl>. Оба вида задач будут выделены.
4. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная. Между
выделенными видами задач будет установлена связь типа Окончаниеначало, которая отобразится на диаграмме в виде стрелки(рис. 14).
Рис. 14. Связь типа «Окончание-начало»
Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что задача
Написание текста будет начинаться после окончания задачи Разработка
содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край
горизонтальной полоски-задачи Написание текста находится на одной
вертикальной
линии
с
правым
краем
полоски-задачи
Разработка
содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-задачи Написание
текста к началу - Разработка содержания, указывает тип связи Окончаниеначало. Этот тип связи MS Project устанавливает по умолчанию.
Как и большинство операций, установка связей между видами задач
может быть отменена.
133
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная.
Предыдущая команда будет отменена.
Теперь установим связь между этими же видами задач, выделив их в
обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от
порядка выбора задач.
6. Щелкните мышью на ячейке Написание текста, чтобы выделить ее.
7. Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>
8. Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке
Разработка содержания.
9. Отпустите клавишу <Ctrl>. Ячейки с указанными задачами будут
выделены.
10.
Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная.
Между выделенными видами задач снова будет установлена связь.
Но теперь задача Разработка содержания будет начинаться только
после окончания задачи Написание текста. Как видите, вид установленной
связи зависит от порядка выделения задач. Конечно же, эта связь
неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.
11. Не отменяя выделения видов задач в таблице, нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная. Связь между указанными видами
задач будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.
Создадим связь между видами задач Разработка содержания и
Разработка иллюстраций.
12. Выделите сначала название задачи Разработка содержания, а
затем – Разработка эскизов иллюстраций.
13.
Создайте связь между ними, нажав кнопку
на панели
инструментов Стандартная. Эти виды задач должны заканчиваться
одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.
134
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
14. Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на
диаграмме. На экране появится диалог Зависимость задач (рис. 15).
Рис. 15. Диалог «Зависимость задач»
В верхней части диалога указаны названия задач, между которыми
установлена связь, а в поле открывающегося списка Тип - тип этой связи. В
данном случае - Окончание-начало. При необходимости вы можете удалить
эту связь нажатием кнопки Delete.
15.
Выберите в открывающемся списке Тип связь Окончание-
окончание.
16. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Зависимость задач.
Установленная связь отобразится на диаграмме (рис. 16).
Рис. 16. Связь «Окончание – окончание»
135
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Проверим, будут ли указанные виды задач заканчиваться к одному и
тому же времени, если изменить длительность одной из них.
17. Щелкните мышью на поле Длительность в строке с задачей
Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.
18. Используя счетчик, увеличьте длительность задачи до 15 дней и
нажмите клавишу <Enter>.
19.Просмотрите
диаграмму,
воспользовавшись
горизонтальной
полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами задач не
изменился: они заканчиваются одновременно.
20. Отмените изменение длительности задачи, нажав кнопку
на
панели инструментов Стандартная.
Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.
21. Выделите в таблице задачу Написание текста.
22. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная или
дважды щелкните мышью на ячейке с названием задачи. На экране появится
Сведения о задаче.
23. Щелкните мышью на ярлычке Предшественники, чтобы выбрать
нужную вкладку (рис. 17).
Рис. 17. Вкладка «Предшественники» диалога «Сведенияозадаче»
136
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В верхней части диалога в поле ввода Название указано название
выбранной задачи - Написание текста. Справа от него, в поле
открывающегося списка Длительность - ее продолжительность – 14 дней. В
нижней части диалога находится таблица.
24.
Щелкните мышью на поле Название задачи в первой строке
таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.
25. Откройте этот список и выберите предшествующую задачу,
которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка
содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.
26. Нажмите клавишу <Enter>. В поле Тип появится название типа
связи Окончание-начало, предлагаемое по умолчанию.
27. Закройте диалог Сведения о задаче нажатием кнопки ОК.
Установленная связь отобразится на диаграмме.
Некоторые виды задач должны выполняться с задержкой или
опережением по отношению к предшествующим. Например, следующая
операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой
на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем
проекте, Создание иллюстраций может начинаться не после Написания
текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%.
Установим эту связь.
28. Дважды щелкните мышью на ячейке названия задачи Создание
иллюстраций. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой
вкладкой Предшественники.
29. Щелкните мышью на поле Название задачи таблицы диалога и в
открывающемся списке выберите предшествующую задачу Написание
текста.
30.
Нажмите клавишу
. В поле Тип отобразится тип связи
Окончание-начало, а в поле Запаздывание - время задержки - 0 дней.
137
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
31. Щелкните мышью в ячейке первой строки поля Запаздывание,
чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика
32. В поле Запаздывание введите с клавиатуры -30% (рис. 18).
Рис. 18. Вкладка «Предшественники» с установленным временем опережения
Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно
начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая задача - Написание
текста - будет выполнена на 70%.
В этом поле время запаздывания можно вводить также в любых других
допустимых единицах, например: 1 неделя, 3 дня, 2 часа, 30 минут.
Задача Литературное редактирование должна начинаться после
окончания Написание текста.
33.
Выделите
последовательно
задачи
Написание
текста
и
Литературное редактирование.
34. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная. Между
выделенными видами задач будет установлена связь типа Окончаниеначало, которая отобразится на диаграмме.
Верстка может быть выполнена только после того, как закончено
Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь
множественная. Посмотрим, как ееустановить.
138
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
35.Дважды щелкните мышью на ячейке названия задачи Верстка. На
экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой
Предшественники.
36. Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Название
задачи.
37. В открывающемся списке выберите предшествующую задачу
Литературное редактирование.
38. Нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован. Выделение
переместится во вторую строку поля Название задачи.
39.
В открывающемся списке второй строки выберите Создание
иллюстраций и нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован, а тип
связи отобразится в поле Тип (рис. 19).
Рис. 19. Создание множественных связей
40. Закройте диалог Сведения о задаче, нажав кнопку ОК.
Установленные связи отобразятся на диаграмме.
41. Измените длительность Литературного редактирования и
Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока эти
задачи не будут закончены.
139
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
42.
Отмените
изменение
длительности
Литературного
редактирования и Создания иллюстраций.
43. Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой
таким образом, чтобы эти виды задач заканчивались одновременно.
Остальные связи установите самостоятельно.
44. Корректура должна начинаться после окончания Верстки и
Разработки макета обложки.
45. Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится
Корректура.
46. Последний вид задачи - Сдача в типографию - следует за
Цветоделением.
В заключение установите связи первой и последней задачи с
контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.
Создание графика задач закончено. Но установленный по умолчанию
масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные
дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб
нужно уменьшить.
47. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная. Теперь
масштаб времени уменьшился в три раза.
48.
Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы,
добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью. Если же вам
не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте
следующее.
49. Выберите команду меню Вид → Масштаб. На экране появится
диалог Масштаб (рис. 20).
140
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 20. Диалог «Масштаб»
50. Установите переключатель Весь проект и закройте диалог, нажав
кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.
Созданный график задач будет выглядеть примерно как на рис. 21.
Рис. 21. Созданный график задач
51.
С
помощью кнопок
и
на панели инструментов
Стандартная просмотрите диаграмму в различных масштабах.
52. Сохраните созданный проект, нажав кнопку
инструментов Стандартная.
141
на панели
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа №6
Оформление графика задач и просмотр критического пути
Цель работы:освоить навыки редактирования оформления диаграммы
Ганта и критического пути проекта.
Основные сведения.
Большинство видов задач в типичном проекте имеют тенденцию
некоторого замедления. В связи с этим все задачи можно разделить на две
группы. К первой группе относятся такие виды задач, задержка выполнения
которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В
отличие от них вторая группа включает задачи, задержка выполнения
которых может повлиять на дату окончания проекта. Такие задачи
называются критическими.
Группа критических задач, выполнение которых определяет срок
окончания проекта, называется критическим путем. Другими словами,
критический путь состоит из взаимосвязанных задач, задержка выполнения
каждой из которых может отодвинуть дату окончания проекта.
MS Project определяет критический путь на основании установленных
связей и длительности задач. Просмотрев его, вы можете внести
необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных
видов задач, их связи и т. д.
Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в
процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером
диаграммы Ганта, который запускается нажатием кнопки
на панели
инструментов Стандартная.
Но мы отформатируем наш проект и определим критический путь
вручную. Это позволит нам лучше изучить возможности программы.
Начнем с форматирования таблицы. Сначала отформатируем названия
контрольных точек.
142
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.
Щелкните мышью на контрольной точке Начало работ в поле
Название задачи, чтобы выделить ее.
2. Выберите команду меню Формат  Шрифт. На экране появится
диалог Шрифт.
3. В открывающемся списке Цвет выберите Бирюзовый и нажмите
кнопку ОК. Диалог закроется. Выбранный цвет названия контрольной точки
отобразится на экране.
4. Не отменяя выделения, придайте выделенному тексту полужирное
начертание.
Скопируем установленные элементы форматирования для контрольной
точки Завершение проекта.
5. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная.
6. Щелкните мышью на ячейке контрольной точки Завершение
проекта в поле Название задачи. Текст в ячейке будет переформатирован:
изменится его цвети начертание.
Выделим в таблице красным цветом, увеличенным размером и
курсивным начертанием названия видов задач, образующих критический
путь.
7. Выберите команду меню Формат  Стили текста. На экране
появится диалог Стили текста.
8. В открывающемся списке Изменяемый элемент выберите
Критические задачи.
9. В поле списка Стиль шрифта выберите Курсив.
10. В поле списка Размер выберите 10.
11. В открывающемся списке Цвет выберите Красный.
12. Нажмите кнопку ОК в диалоге Стили текста. Диалог будет закрыт.
В таблице красным цветом, курсивным начертанием и увеличенным
размером выделятся названия критических задач.
Теперь критический путь нужно отобразить на диаграмме.
143
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
13. Выберите команду меню Формат  Стили отрезков, или дважды
щелкните мышью на свободном поле диаграммы. На экране появится диалог
Стили отрезков (рис. 22).
Рис. 22. Диалог «Стили отрезков»
В верхней части диалога выводится таблица, в которой содержится
информация о том, как будут отображаться на диаграмме различные
элементы проекта: полоски-задачи, контрольные точки и др. В нижней части
диалога находятся две вкладки - Текст и Отрезки. С помощью вкладки
Текст можно указать, какие текстовые показатели будут выводиться на
диаграмме, а вкладка Отрезки позволяет изменять форму, узор, цвет
различных элементов диаграммы.
Чтобы отобразить на диаграмме критический путь, мы вставим в
таблице новую строку для критических задач.
14. Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы диалога в поле
Название, чтобы выделить ее.
15. Нажмите кнопку Добавить строку в верхней части диалога. В
таблицу будет вставлена первая пустая строка.
16. В поле Название вставленной строки введите с клавиатуры
Критический путь и нажмите клавишу <Enter>. Прямоугольник выделения
144
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
переместится вправо, в полеВид.В этой ячейке отобразится внешний вид
элемента диаграммы, указанного в поле Название. В данном случае это Критический путь. Заменим черный цвет, предлагаемый по умолчанию, на
красный.
17. В открывающемся списке Цвет в группе элементов управления
Середина выберите красный цвет.
18. Щелкните мышью на выделенной ячейке, чтобы зафиксировать
выбранный цвет.
19. Щелкните мышью на ячейке в первой строке поля Отображать для
следующих задач. Ячейка будет выделена. У правого ее края появится
кнопка открывающегося списка
.
20. В этом открывающемся списке выберите Критическая задача и
нажмите клавишу
. Прямоугольник выделения переместится в ячейку
следующей, второй строки, в которой будет определяться внешний вид
полосок некритических задач.
21. В открывающемся списке этой ячейки выберите Некритическая
задача и нажмите клавишу
.
Теперь на диаграмме критический путь будет отображаться красным
цветом, а некритические задачи - синим.
В заключение изменим цвет символов, отображающих контрольные
точки на диаграмме, на темно-бирюзовый.
22. Щелкните мышью на ячейке Веха в поле Название, чтобы
выделить ее.
23. В открывающемся списке Цвет в левой нижней части диалога
выберите темно-бирюзовый цвет.
24. Выбранный цвет отобразится в поле Вид.
Вы можете также выбрать форму символа в открывающемся списке
Форма и тип - Пунктирный, Контурный, Твердый - в открывающемся
списке Тип.
145
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
25.
Закройте
диалог
Стили
отрезков,
нажав
кнопку
ОК.
Установленные элементы форматирования отобразятся на диаграмме (Рис.
23)
Рис. 23. Отформатированная диаграмма
26.
Теперь на диаграмме красным цветом четко выделяется
критический путь, синим - некритические задачи, темно-бирюзовым - вехи.
25. Сохраните сделанные в проекте изменения.
Созданные таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для
больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае
применяют объединение задач в группы.
146
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 7
Группировка задач или создание структуры графика задач
Цель работы:научиться разделять проект на укрупненные этапы для
облегчения восприятия и анализа графика проекта.
Основные сведения.
Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов
работ, MS Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив
связанные между собой задачи в группы. Это сделает проект более
наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему
управлять им будет гораздо легче.
В этой работе разделим проект на этапы, объединив отдельные виды
задач в группы.
В создаваемом проекте можно выделить три этапа: планирование,
подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этих этапов в
поле Название задачи таблицы.
Первый этап - Планирование - объединяет два вида задач: Разработку
содержания и Разработку эскизов иллюстраций. Поэтому поместить
название этапа нужно перед первой из них.
1.
Щелкните мышью на ячейке с названием задачи Разработка
содержания, чтобы выделить ее.
2. Выберите команду меню Вставка Новая задача. Перед строкой с
названием задачи Разработка содержания будет вставлена пустая вторая
строка. Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.
3. В ячейке поля Название задачи вставленной строки введите с
клавиатуры название этапа - Планирование - и нажмите клавишу
. MS
Project отобразит введенное название как критическую задачу, красным
цветом, с длительностью 1 день.
147
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Второй этап - Подготовка материалов - включает три вида задач:
Написание
текста,
Создание
иллюстраций
и
Литературное
редактирование. Название этапа вставим перед задачей Написание текста.
4. Щелчком мыши выделите ячейку с названием задачи Написание
текста.
5. Нажмите клавишу
. Будет вставлена пустая пятая строка.
6. Введите название следующего этапа: Подготовка материалов и
нажмите клавишу
.
Последний этап - Подготовка к печати - объединяет пять видов задач:
Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача
в типографию.
Название этого этапа нужно вставить перед названием задачи Верстка.
7. Щелчком мыши выделите ячейку с названием задачи Верстка.
8. Нажмите клавишу
, чтобы вставить пустую строку.
9. Введите название последнего этапа - Подготовка к печати и
нажмите клавишу
.
Теперь нужно указать MS Project, какие задачи к какому этапу следует
отнести. Для этого сначала выделим задачи первого этапа.
10. Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка
содержания, чтобы выделить ее.
11. Нажмите и удерживайте клавишу
12. Не отпуская клавишу
.
, щелкните мышью на ячейке с названием
задачи Разработка иллюстраций.
13. Отпустите клавишу
14. Нажмите кнопку
. Обе ячейки будут выделены.
на панели инструментов Форматирование.
Выделенные в таблице названия задач будут сгруппированы. При этом
их названия сместятся вправо, а название этапа - Планирование отобразится
полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа
148
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
появится значок с символом - (минус), который означает, что в данный
момент все виды задач этого этапа отображаются на экране. В поле
Длительность появится информация о продолжительности данного этапа - 5
дней, которую MS Project определяет на основании длительности отдельных
видов задач, включенных в этот этап.
На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с
треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (рис. 24).
Рис. 24. Группирование задач этапа «Планирование»
Теперь выделим задачи второго этапа – Подготовка материалов.
15. Нажмите и удерживайте нажатой клавишу
.
16. Щелчком мыши выделите ячейку с названием задачи Написание
текста.
17. Не отпуская клавишу
, щелкните мышью на ячейке с названием
задачи Литературное редактирование.
18. Отпустите клавишу
. Три вида задач будут выделены.
149
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Объединение выбранных видов задач в группу выполним другим
способом.
19. Не отменяя выделения ячеек, установите указатель мыши на первом
символе названия задачи Написание текста так, чтобы указатель принял
форму тонкой горизонтальной линии со стрелками на концах. Нажмите и
удерживайте левую кнопку мыши.
20. Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо. При
этом появившаяся вертикальная линия укажет положение отступа.
21. Отпустите левую кнопку мыши. Названия выделенных видов задач
сместятся вправо - будет образована группа задач второго этапа. Общая
длительность этапа - 18 дней - отобразится в поле Длительность.
22. Самостоятельно включите остальные виды задач в третий этап Подготовка к печати.
Созданная структура будет иметь примерно такой вид, как на рис. 25.
Рис. 25. Созданная структура задач
В структуре вы можете скрыть или показать виды задач, входящих в
тот или иной этап.
150
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
23.
Щелкните мышью на значке
слева от названия этапа
Планирование. Названия задач, включенных в этот этап, будут скрыты.
Исчезнут также их полоски на диаграмме.
Слева от названия этапа появится значок
с символом +, который
означает, что задачи этого этапа скрыты.
Задачи этапа Подготовка материалов можно скрыть другим
способом.
24. Щелчком мыши выделите ячейку с названием этапа Подготовка
материалов.
25. Нажмите кнопку
на панели инструментов Форматирование.
Задачи этого этапа будут скрыты.
26. Самостоятельно скройте задачи третьего этапа - Подготовка к
печати. График задач примет вид, как на рис. 26.
Рис. 26. Диаграмма со скрытыми задачами всех этапов
27. Чтобы показать все скрытые задачи, нажмите кнопку
на панели
инструментов Форматирование.
28. Чтобы скрыть задачи всех этапов, выделите всю таблицу, щелкнув
мышью в левом верхнем ее углу, на пересечении заголовков столбцов и
строк, и нажмите кнопку
на панели инструментов Форматирование.
29. Сохраните изменения в проекте.
151
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Таким образом, сгруппировав задачи, удалось разделить проект на
несколько этапов, благодаря чему он стал более наглядным и легким в
управлении.
152
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 8
Ввод таблицы ресурсов
Цель работы:освоить инструментарий программы по учету требуемых
ресурсов проекта.
Основные сведения.
Любой проект для своей реализации требует ресурсов. Управление
проектом будет более эффективным, если каждому виду задач назначить
необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать
стоимость работ более точно.
Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам задач, следует
создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая
информация о их количестве и стоимости. Это значительно облегчит
следующую задачу назначения ресурсов.
1. Нажмите ВидЛист ресурсов. На экране появится таблица
ресурсов (рис. 27).
Заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без
учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта
оборудование имеется.
Рис. 27. Таблица ресурсов
153
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля Название
ресурса, чтобы выделить ее.
3. В выделенной ячейке введите название первого ресурса - Писатель.
Нажмите клавишу
, чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях
таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая MS Project
по умолчанию.
В поле Краткое название отображаются инициалы ресурса. Это - его
сокращенное название. В поле Группа можно указать, к какой группе
относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по
производственному статусу, например, временные рабочие.
3. Щелчком мыши выделите ячейку в поле Группа, введите Люди и
нажмите клавишу
. Это же название группы вы введете для всех
остальных ресурсов.
4.В поле Максимум единиц указывается максимальное количество
единиц данного ресурса в процентах.
Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то
максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В данном
проекте задачу по написанию текста должен выполнять один писатель.
Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.
5. В следующих двух полях Стандартная ставка и Ставка
сверхурочных
следует
указать
соответственно
повременную
и
сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в данном проекте
работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях,
предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле Затраты на
использование следует ввести общую сумму, которая причитается писателю
за выполненную работу - 5000 рублей.
По умолчанию MS Project распределяет стоимость ресурсов каждого
вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских
ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда.
Однако
в списке Начисление можно выбрать и другие методы
154
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
распределения стоимости: в начале и по окончании, при которых
выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после
окончания ее выполнения. Например, если для выполнения задач необходимо
приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть
распределена в начало этих работ.
6. В открывающемся списке поля Начисление выберите по
окончании, так как задача писателя оплачивается после выполнения, и
нажмите клавишу
.
7. В поле Базовый календарь выберите Календарь 1. Нажмите
клавишу
.
Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсе Редактор.
8. В поле Название ресурса второй строки введите Редактор.
Убедитесь, что в поле Максимум единиц указано 100%.
В поле Стандартная ставка введите тарифную ставку редактора - 500
р./день.
В поле Ставка сверхурочных укажите удвоенное значение тарифной
ставки, т.е. 1000 р./день, так как сверхурочные работы, как правило,
оплачиваются в двойном размере. Ввод сверхурочной тарифной ставки
позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ
при возникновении необходимости.
В поле Начисление для Редактора и всех остальных ресурсов должно
быть выбрано Пропорциональное, так как их работа оплачивается
повременно.
В поле Базовый календарь выберите Календарь 1. Этот же календарь
следует установить для всех остальных сотрудников.
10. Заполните остальные строки таблицы ресурсов информацией, взяв
необходимые данные из таблицы 2.
Заполненная таблица ресурсов будет выглядеть примерно как на рис.
28.
155
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 28. Заполненная таблица ресурсов
11. Сохраните сделанные в проекте изменения.
В следующей работе назначим каждой задаче необходимые ей ресурсы.
156
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 9
Назначение ресурсов
Цель работы:научитьсяраспределять ресурсы проекта по конкретным
задачам.
1. Выберите пункт меню ВидДиаграмма Ганта. На экране появятся
две панели диаграммы Ганта.
2. В поле Название задачи таблицы щелчком мыши выберите первый
вид задачи - Разработка содержания.
3. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная. На
экране появится диалог Назначение ресурсов (рис. 29).
Рис. 29. Диалог «Назначение ресурсов»
Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле Название
ресурса которой перечислены ресурсы из листа ресурсов.
157
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Выделенная задача Разработка содержания будет выполняться
менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Выделите
ячейку, содержащую ресурс Писатель.
4. Нажмите и удерживайте клавишу
5. Не отпуская клавишу
6. Отпустите клавишу
.
, щелкните мышью на ячейке Менеджер.
. Оба ресурса будут выделены.
7. Нажмите кнопку Назначить. В поле Единицы таблицы диалога
Назначение ресурсов появится количество единиц ресурса - 100%,
назначенных данной задаче, а слева от названия ресурса появится отметка в
виде галочки
, которая указывает на то, что данный ресурс назначен
указанному виду задач.
На диаграмме Ганта справа от горизонтальной полоски-задачи
Разработка содержания появятся названия ресурсов, назначенных этому
виду задач (если этого не произошло, то необходимо сделать изменения в
формате диаграммы – в окне диалога Стили отрезков выделитьячейку,
содержащую название Критический путь, внизу окна выбрать вкладку
Текст и в строке Справа выбрать Названия ресурсов.)
Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный
рабочий день, то в поле Единицы следует указать число, меньшее 100%.
Если же какой-либо вид задач будет выполняться несколькими работниками,
например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов
для него будет больше 100%. Для данного примера-300%.
Следующий вид задач - Разработка эскизов иллюстраций - будут
выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.
8. Откройте диалог Назначение ресурсов, щелкните мышью на
названии задачи Разработка эскизов иллюстраций в таблице диаграммы
Ганта, чтобы выделить ее.
9. В таблице диалога Назначение ресурсов щелчками мыши при
нажатой клавише
выделите ресурсы Художник и Менеджер.
158
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
10. Нажмите кнопку Назначить. Указанные ресурсы будут назначены
выделенному виду задач.
Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом того, что:
• Написание текста выполняет Писатель;
• Создание иллюстраций - Художник;
• Литературное редактирование - Редактор;
• Верстку - Верстальщик;
• Разработку макета обложки - Художник;
• Корректуру - Корректор;
• Цветоделение - Верстальщик;
• Сдачу в типографию - Менеджер.
11. Когда всем видам задач ресурсы будут назначены, нажатием
кнопки Закрыть закройте диалог Назначение ресурсов. Диаграмма примет
вид, как на рис. 30.
Рис. 30. Диаграмма после назначения ресурсов
MS Project определяет дату окончания проекта, используя даты
окончания каждого вида задач, которые зависят от их длительности.
Длительность каждой задачи определяется по формуле:
159
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.
Когда вы для некоторой задачи добавляете или удаляете людские
ресурсы, MS Project увеличивает или сокращает длительность этого вида
задач в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц
ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое
планирование называется принудительными используется MS Project по
умолчанию при назначении ресурсов.
12. Дважды щелкните мышью на ячейке с задачей Написание текста.
На экране появится диалог Сведения о задаче.
13.Щелкните мышью на ярлычке Дополнительно. На экране появятся
элементы управления этой вкладки (рис. 31).
Рис. 31. Вкладка «Дополнительно» диалога «Сведенияозадаче»
14. Убедитесь, что установлен флажок Фиксированный объем работ.
В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод
160
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет
изменять общий объем данной работы.
Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо задаче ее
объем
будет
увеличиваться.
В
таких
случаях
принудительное
планирование следует отключить, сбросив флажок Фиксированный объем
работ.
Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном
принудительном планировании объем работы будет изменяться только при
удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества
единиц уже назначенных ресурсов.
Для всех задач принудительное планирование можно выключить,
выбрав команду меню Сервис  Параметры. В появившемся диалоге
Параметры следует перейти на вкладку Планирование и сбросить флажок
Новые задачи имеют фиксированный объем работ.
В поле открывающегося списка Тип задачи вкладки Дополнительно
диалога Сведения о задаче указан тип задачи Фиксированный объем
ресурсов, установленный по умолчанию. В этом случае при назначении
задаче дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ
пропорционально сократится.
15.Щелкните мышью на ярлычке Ресурсы, чтобы перейти на эту
вкладку (рис. 32).
В поле Название ресурса таблицы в нижней части диалога указано
название ресурса - Писатель, назначенного выделенной работе Написание
текста, а в поле Единицы - количество единиц этого ресурса -100%.
16. Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Единицы, чтобы
выделить ее.
17. С помощью счетчика увеличьте количество единиц ресурса до
200% и нажмите клавишу
.
161
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
18. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о задаче.
Длительность работы Написание текста в поле Длительность и на
диаграмме сократится до 7 дней.
Рис. 32. Вкладка «Ресурсы» диалога «Сведенияозадаче»
Если же задаче назначить другой возможный тип - Фиксированная
длительность, то при добавлении ресурсов общая продолжительность
задачи не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой
единицей (каждым работником).
Убедимся в этом.
19. Нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов
Стандартная. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой
вкладкой Ресурсы.
20.Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 300%.
21. Щелкните мышью на ярлычке вкладки Дополнительно. В диалоге
отобразятся элементы управления этой вкладки.
22. В открывающемся списке Тип задачи выберите Фиксированная
длительность.
162
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
23. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о задаче.
Как видите, продолжительность задачи Написание текста при
назначении ей типа Фиксированная длительность не изменилась и
осталась равной 7 дням.
При назначении задаче третьего возможного типа - Фиксированные
трудозатраты
и
увеличении
количества
единиц
ресурсов
продолжительность задачи будет сокращена. Проверим это.
24. Нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов
Стандартная. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой
вкладкой Дополнительно.
25. В открывающемся списке Тип задачи выберите Фиксированные
трудозатраты. Обратите внимание, что при назначении задаче этого типа
флажок Фиксированный объем работ становится недоступным.
26. Щелкните мышью на ярлычке вкладки Ресурсы, чтобы перейти на
нужную вкладку.
27. Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 400%.
28. Закройте диалог Сведения о задаче, нажав кнопку ОК.
Теперь продолжительность задачи Написание текста уменьшилась до
3,5 дней.
29. Восстановите сделанные в графике задач изменения, назначив
задаче Написание текста в диалоге Сведения о задаче тип Фиксированная
длительность и количество единиц ресурсов 100%. После этого в поле
таблицы Длительность диаграммы Ганта введите 14 дней.
30. Сохраните изменения, сделанные в проекте.
Завершен еще один важный этап создания проекта, назначены ресурсы
каждому виду задач и на практике проверено, как изменяется длительность
задач при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа задач.
163
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 10
Различные виды просмотра информации в проекте
Цель
работы:
научиться
использовать
различныеформы
представления информации о проекте и его отдельных этапах.
Основные сведения.
MS Project способен сохранять огромное количество информации гораздо больше, чем он может одновременно отобразить на экране. Поэтому
программа предлагает различные режимы представления информации в
разных форматах, позволяющих значительно облегчить ее восприятие.
Каждый раз при работе с MS Project вы можете использовать различные
виды, или режимы. В большинстве из них можно просмотреть, ввести и
отредактировать информацию. По умолчанию и чаще всего используется
режим диаграммы Ганта, который представляет наиболее важную
информацию о работах в виде легко редактируемой таблицы и наглядной
диаграммы. С этим режимом вы уже детально познакомились. Теперь
рассмотрим другие наиболее важные возможности просмотра.
1. Выберите пункт меню ВидСетевой график.
Проект появится на экране в виде сетевого графика (рис. 33).
Рис. 33. Режим «Сетевой график»
Этот режим отображает задачи и зависимости между ними в виде
сетевого графика. Каждый вид задачи здесь представлен прямоугольником, а
164
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
стрелки, соединяющие эти прямоугольники, символизируют связи между
задачами.
Внутри каждого прямоугольника указано название задачи, ее
порядковый номер в таблице, длительность, даты начала и окончания.
Рис. 34. Представление информации о задаче на сетевом графике
2.
Просмотрите
сетевой
воспользовавшись кнопками
график
и
в
различных
масштабах,
на панели инструментов Стандартная.
Сетевой график может использоваться для:
• создания и оптимизации графика задач;
• связывания задач и определения их последовательности, а также
начальной и конечной даты выполнения каждого вида задач;
• графического представления завершенных, выполняющихся и
неначатых задач;
• назначения людских и других ресурсов для каждого из видов задач.
Можно изменить внешний вид сетевого графика в соответствии со
своими требованиями или создать собственную его версию. При сохранении
проекта эта версия также будет сохранена.
MS Project предоставляет широкие возможности для настройки
сетевого графика, которые позволят:
165
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
•
Отображать
в
каждом
прямоугольнике
наиболее
важную
информацию. Например, вместо начальной и конечной дат можно выводить
объем и стоимость работ.
• Назначать различные стили рамок прямоугольников для разных видов
задач.
• Изменять внешний вид стрелок, соединяющих прямоугольники.
•
Различным
образом
форматировать
различные
категории
информации, чтобы отличать один тип от другого. Например, названия
этапов выделить курсивным, а контрольные точки - полужирным
начертанием.
• Изменять масштаб изображения, чтобы видеть одновременно
большее или меньшее количество информации.
• Располагать прямоугольники-задачи в определенном порядке.
Следующий важный режим - Использование задач.
3. Выберите пункт меню ВидИспользованиезадач. Проект будет
представлен в режиме Использования задач (рис. 35).
Рис. 35. Режим Использования задач
166
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В этом режиме рабочее окно программы состоит из двух панелей. В
левой панели отображается таблица со структурированным списком задач,
под каждым из которых указываются назначенные ему ресурсы. Для каждого
вида задач и ресурса в соседних колонках выводится трудозатраты в часах,
длительность, даты начала и окончания задач. На правой панели
выводится таблица-календарь, в которой указаны трудозатраты в часах для
каждого ресурса и вида задач на каждый рабочий день проекта.
На ваших экранах эти данные, вероятно, не видны, так как по
умолчанию MS Projectотображает календарь, начиная с текущей недели.
4. Используя горизонтальную полосу прокрутки правой панели,
перейдите к дате начала проекта - 18 ноября 2013 года. Вы увидите
заполненную таблицу.
В режиме Использования задач вы можете:
• назначать работам людские и другие ресурсы;
• вводить и редактировать различную информацию о видах задач и
ресурсах: их объемах, стоимости, начальной и конечной датах и др.;
• определять количество часов, планируемых для каждого ресурса на
конкретный вид задач;
• изменять количество рабочих часов, планируемых для того или иного
ресурса;
• разделять работу на части таким образом, чтобы следующая ее часть
начиналась с более поздней даты.
Рассмотрим еще один режим просмотра - График ресурсов.
1. Выберите пункт меню Вид График ресурсов. Информация о
проекте будет представлена в выбранном режиме (рис. 36)
167
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 36. График ресурсов
График ресурсов отображает на временной шкале информацию о
распределении, объемах работ и стоимости ресурсов.
Рабочее окно программы разделено на две панели. На левой отображается название ресурса, а на правой - диаграмма использования этого
ресурса в выбранном масштабе времени.
Если диаграмма не видна на экране, воспользуйтесь горизонтальной
полосой прокрутки правой панели.
Диаграмму для каждого следующего ресурса можно отобразить,
используя горизонтальную полосу прокрутки левой панели.
С помощью Графика ресурсов можно:
• определять, какие ресурсы перегружены и как сильно (подробно
будет рассмотрено в следующей работе);
• определять количество часов, планируемых на каждый вид задач;
168
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• определять процент задач от общего объема, выполняемый каждым
ресурсом
• определять время, в которое ресурс может быть задействован на
других задачах;
• определять стоимости различных ресурсов.
В заключение обсудим возможности режима
Использования
ресурсов.
6. Переключитесь в режим просмотра Использование ресурсов.
Как и в предыдущих режимах, рабочее окно делится на две панели. В
левой панели выводится таблица со структурированным списком ресурсов и
задач, которым эти ресурсы назначены. Здесь же, в колонке Трудозатраты
указано общее количество рабочих часов для каждого ресурса и каждого
вида задач.
Рис. 37. Использование ресурсов
169
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
На правой панели, в таблице-календаре отображаются ежедневные
трудозатраты в часах для каждого ресурса и вида задач.
Чтобы увидеть эту информацию, воспользуйтесь горизонтальной
полосой прокрутки левой панели.
Режим использования ресурсов позволяет:
• вводить и редактировать информацию о ресурсах, назначенных
различным видам задач, такую, как их стоимость, объемы и распределение;
• определять, какие ресурсы перегружены и в какой степени;
• более точно распределять назначение ресурсов;
• определять количество рабочих часов, планируемых каждому
ресурсу;
• определять процент от общих трудозатрат, планируемый для каждого
ресурса;
• определять количество времени, которое каждый ресурс может быть
задействован на других задачах;
• определять количество часов, которые планируются каждому ресурсу
для определенного вида задачи;
• пересматривать стоимость ресурсов для конкретного вида задач;
• изменять трудозатраты для каждого ресурса и каждого вида задач.
Обратите внимание на то, что в меню вид выводятся названия не всех
доступных возможностей просмотра.
7. Чтобы просмотреть проект в других режимах, выберите в меню Вид
пункт Другие представления. На экране появится диалог Другие
представления (рис. 38), в котором вы можете выбрать любой доступный
режим просмотра, и нажать кнопку Применить.
170
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 38. Диалог «Другие представления»
Вы можете самостоятельно посмотреть на созданный проект в других
режимах. После этого переходите к выполнению следующей лабораторной
работы.
171
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 11
Решение проблемы перегрузки ресурсов
Цель работы:получить навыки оптимизации проекта с учетом
перераспределения ресурсов.
Просматривая проект в режиме Использования ресурсов, вы,
вероятно, обратили внимание на то, что два ресурса - Художник и Редактор
выделены в таблице красным цветом, а в информационном поле i каждый из
них отмечен специальным значком.
1.Переключитесь в режим Использование ресурсов, если у вас выбран
другой режим.
2. Установите указатель мыши на значке
в строке ресурса
Художник. На экране появится сообщение о том, что выравнивание загрузки
данного ресурса должно выполняться по дням.
Ресурс считается перегруженным, если ему назначены трудозатраты
большие, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же задача
запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным.
В вашем проекте для каждой задачи должно быть назначено
достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому
ресурсу должны быть определены оптимальные трудозатраты, исключающие
перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например,
не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, вероятно все-таки неизбежна.
Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала,
какие ресурсы и в какое время перегружены и какие задачи они при этом
должны выполнять. После этого можно выбрать один из двух вариантов:
• изменить количество рабочего времени, необходимое ресурсам для
выполнения данной задачи, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в
выходные дни;
172
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• изменить график задач так, чтобы задачи выполнялись в то время,
когда ресурсы не будут перегружены.
Какой из этих вариантов вы выберете, зависит от различных факторов
проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых задач и
т.д.
В нашем проекте перегрузка менеджера и художника обусловлена тем,
что каждый из них назначен на два вида одновременно выполняющихся
задач со 100% занятостью. У менеджера это - Разработка содержания и
Разработка
эскизов иллюстраций,
которые по
графику должны
выполняться 20-22 ноября 2013 года. Обратите внимание: в эти рабочие дни
менеджер должен работать 16 часов.
Аналогичная
ситуация
у художника,
которому запланированы
одновременно два вида работ - Создание иллюстраций и Разработка
макета обложки.
Рис. 39. Перегрузка ресурса «Художник»
173
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Решить проблему перегрузки менеджера можно, назначив каждому
виду задач, которые он должен одновременно выполнять, количество единиц
ресурсов, равное не 100%, а 50% , что отражает реальную ситуацию.
Сделайте это следующим образом.
3. Переключитесь в режим диаграммы Ганта.
4.Щелчком мыши выделите в таблице задачу Разработка содержания.
5. Нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная. На
экране появится диалог Сведения о задаче.
6. Щелкните мышью на ярлычке Ресурсы, чтобы перейти на нужную
вкладку.
7. Назначьте ресурсу Менеджер количество единиц - 50%.
8. Щелкните мышью на вкладке Дополнительно. В диалоге появятся
элементы управления этой вкладки.
9. В открывающемся списке Тип задачи выберите Фиксированная
длительность.
Как вы помните, это необходимо сделать, так как в противном случае
будет сокращена на 50% длительность задачи.
10. Закройте диалог Сведения о задаче с помощью кнопки ОК. На
диаграмме, справа от названия ресурса Менеджер, назначенного задаче
Разработкасодержания, появится отметка о количестве единиц ресурса [50%].
11. Самостоятельно уменьшите до 50% количество единиц ресурса
Менеджер для задачи Разработка эскизов иллюстраций.
12. Снова переключитесь в режим Использования ресурсов и
убедитесь, что перегрузка менеджера ликвидирована.
Проблему перегрузки художника следует решить несколько иначе.
13. Переключитесь в режим диаграммы Ганта.
Посмотрите внимательно на диаграмму и обратите внимание на то, что
задача Разработка макета обложки, выполняемая художником, начинается
174
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
по графику за два дня до окончания им задачи Создание иллюстраций.
Очевидно, здесь возможны два решения: начать первую задачу - Создание
иллюстраций - на два дня раньше или же вторую задачу - Разработка
макета обложки - на два дня позже. Если выбрать второй вариант, то
придется отодвинуть также срок начала Корректуры, так как последняя
должна начинаться после окончания Разработки макета обложки. Это
неприемлемо. Поэтому, очевидно, единственно правильным решением этой
проблемы будет перенос даты начала задачи Создание иллюстраций на два
дня назад.
Так как задача Создание иллюстраций связана с предшествующей ей
задачей Написание текста, то изменить следует эту связь.
14. Дважды щелкните мышью на стрелке, связывающей работы
Написание текста и Создание иллюстраций. На экране появится диалог
Зависимость задач.
15. В поле со счетчиком Запаздывание введите
-6 дней вместо
значения -30%, установленного ранее.
Такое опережение - 6 дней - задачи Создание иллюстраций
относительно задачи Написание текста позволит начать ее выполнение за 6
дней до окончания предшествующейзадачи.
16. Закройте диалог Зависимость задач, нажав кнопку ОК.
17. Просмотрите проект в режиме Использования ресурсов и
убедитесь, что перегрузка ресурсов ликвидирована полностью.
18. Сохраните проект.
На примере данного проекта мы рассмотрели только два возможных
варианта решения проблемы перегрузки ресурсов. Вы можете также:
• переместить перегруженный ресурс для выполнения задачи в другое
время или изменить график данной задачи так, чтобы она выполнялась, когда
ресурс будет свободен;
•
уменьшить
объем
работы,
перегруженный ресурс;
175
которую
должен
выполнять
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• изменить рабочий календарь перегруженного ресурса так, чтобы он
имел большее количество рабочих часов;
• задержать начало выполнения задачи до тех пор, пока перегруженный
ресурс не сможет приступить к ней;
• назначить данному виду задач дополнительные ресурсы. Это
позволит уменьшить количество рабочих часов перегруженного ресурса;
• разделить задачу, которую должен выполнять перегруженный ресурс,
на части так, чтобы он мог выполнять ее в другое время.
В зависимости от конкретных обстоятельств вы можете применять
любой из перечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.
176
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 12
Способы оптимизации графика задач
Цель работы: научиться оптимизировать проект с учетом различных
критериев.
Основные сведения.
После того закончен ввод основных данных для проекта, внимательно
просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект ожиданиям.
Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши
возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли
растянуты сроки его реализации?
Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то
следующий шаг - оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его
максимально эффективным.
Если продолжительность проекта слишком велика, то прежде всего
следует определить, какими конкретными видами задач это обусловлено. Эти
задачи называются критическими и образуют критический путь. После того
как определены задачи критического пути, можно откорректировать их так,
чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция
задач, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки
завершения проекта.
Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта
является
укорочение
критического
пути
посредством
уменьшения
длительности отдельных критических задач.
Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной задачи на
критическом пути.
Уменьшить продолжительность задачи на критическом пути можно
также сократив трудозатраты, предусмотренный для данного вида задач. По
умолчанию MS Project вычисляет длительность работы на основании общего
объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду
177
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
задач, рабочего времени и трудозатрат, определенного для каждого ресурса.
Изменить трудозатраты можно в режиме Использования задач, уменьшив в
поле Трудозатраты общий объем работы, запланированный для данного
вида задач.
Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в
удалении или комбинировании задач. Комбинирование заключается в таком
планировании, при котором некоторые виды задач будут выполняться
одновременно. Если же сделать это практически не представляется
возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды задач,
которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь,
могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также
позволит сократить критический путь, так как некоторые из таких мелких
задач станут некритическими.
Для уменьшения длины критического пути можно использовать также
назначение дополнительных ресурсов критическим задачам.
В некоторых случаях уменьшения длительности задач на критическом
пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют,
сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы
увеличивают стоимость проекта.
В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического
пути, назначив ресурсу Корректор задачи в выходные дни. Работа в эти дни
впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней
отдыха. Для этого отметим в базовом календаре Календарь 1 для ресурса
Корректор указанные дни как рабочие.
1. Выберите команду меню Сервис → Изменить рабочее время. На
экране появится диалог Изменение рабочего времени.
2. В открывающемся списке Для выберите ресурс Корректор.
3. С помощью полосы прокрутки справа от календаря установите месяц
Декабрь 2013 года.
178
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Выделите в календаре ячейки с датами (28-29 декабря).
5. Установите переключатель нестандартное рабочее время.
В полях ввода С, До введите рабочее время в эти дни: 9:00-13:00,14:0018:00.
6. Щелкните мышью за пределами выделенных ячеек, чтобы снять
выделение.
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Изменение рабочего
времени.
Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Ганта и убедитесь,
что длительность задачи Корректура теперь составляет 4 календарных, а не
рабочих дня, а дата завершения проекта передвинулась (рис. 40).
Рис. 40. Диаграмма Гантапосле оптимизации графика задач
Создание проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с
базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения
сравнивать фактические показатели с плановыми.
8.
Выберите
пункт
меню
Сервис
ОтслеживаниеСохранитьбазовыйплан. На экране появится диалог
Сохранение базового плана.
179
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 41. Сохранение базового плана.
9. Установите переключатель Сохранить базовый план и нажмите
кнопку ОК. Диалог закроется. Измененный проект будет сохранен вместе с
базовым планом.
Таким образом, пройдены все основные этапы создания проекта.
180
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
ПО РАЗДЕЛУ 3
1. В чем сущность управления проектом?
2. Для чего предназначена диаграмма Ганта?
3. Каким образом можно настроить календарь проекта?
4. Как отредактировать представление критического пути на диаграмме
Ганта?
5. Какие типы связей можно установить между задачами проекта?
6. Каким образом можно объединить задачи в укрупненную группу?
7. Как задать характеристики ресурсов, используемых в проекте?
8. Каким образом каждой задаче проекта назначить соответствующие
ресурсы?
9. Назовите основные формы представления информации о проекте.
10. Каким образом можно оптимизировать созданный проект?
11. Какие действия можно произвести в случае перегрузки ресурсов проекта?
12. Как определяется длительность задачи проекта?
181
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1.
Зеньковский, В.А. Применение Excel в экономических и инженерных
расчетах. – М.: Солон-Пресс, 2009. – 186 с.
2.
Исаев, Г.Н. Информационные технологии: учебное пособие. – М.:
Омега-Л, 2012. – 464 с.
3.
Каплан, А.В. Решение экономических задач на компьютере: учебное
пособие.- М. ДМК Пресс, 2008. – 593 с.
4.
Кисилев, Г.М. Информационные технологии в экономике и
управлении (Эффективная работа в MSOffice 2007): учебное пособие.
– М.: Издательство Дашков и К, 2010. - 269 с.
5.
Провалов, В.С. Информационные технологии управления: учебное
пособие. - М.: Флинта, МПСИ, 2008. – 372 с.
6.
Горбовцов, Г.Я. Управление проектом. – М.: ЕАОИ, 2007. – 279 с.
7.
Культин, Н.Б. Инструменты управления проектами: ProjectExpert и
MSProject. – СПб.: БХВ-Петербург, 2009. – 160 с.
8.
Куперштейн, В.И. MSProject 2007 в управлении проектами. - СПб.:
БХВ-Петербург, 2007. – 560 с.
9.
Попов, Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами. – М: Инфра-М,
2008. – 208 с.
10. Разу, М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления:
учебник. – М.: Кнорус, 2010. – 760 с.
11. Черкашина,
Л.В.
Информационные технологии в экономике:
лабораторный практикум.
Часть 1. Финансово-экономические
расчеты в MS EXCEL. – Издательство РГАТУ, 2012. – 40 с.
12. Черкашина,
Л.В.
Информационные технологии в экономике:
лабораторный практикум.
Часть 2. Управление проектами в MS
Project. – Издательство РГАТУ, 2012. – 55 с.
182
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Бышов Николай Владимирович – доктор технических
наук, профессор. Имеет 345 научных и учебно-методических
трудов, в том числе 23 учебно-методических пособия с грифом
УМО. 9 монографий, 69 авторских свидетельств и патентов на
изобретения и полезные модели. «Профессиональный инженер»,
«Заслуженный работник высшей школы Российской Федерации,
«Почетный работник агропромышленного комплекса России» и
др.
Мусаев
Фаррух
Атауллахович
–
доктор
сельскохозяйственных наук, профессор кафедры технологии
производства и переработки продукции животноводства
Рязанского государственного агротехнологического университета
имени П.А. Костычева, Академик Российской Академии
Естествознания, Заслуженный работник сельского хозяйства
Российской Федерации, автор более 200 научных и методических
работ. Имеет три патента на изобретение.
Текучев Владимир Васильевич – заведующий кафедрой
экономической кибернетики, д.э.н., профессор. В 1972 году
окончил
Рязанский
радиотехнический
институт
по
специальности «Электронные вычислительные машины». В 1982
году защитил диссертацию на соискание ученой степени
кандидата экономических наук, в 1995 году присвоено звание
профессора, в 1999 году защитил диссертацию на соискание
ученой степени доктора экономических наук.
За период трудовой деятельности в вузе занимал
должности: ассистента, старшего преподавателя, доцента, а с
1990 года по настоящее время является заведующим кафедрой.
Он
осуществляет
руководство
научно-исследовательской
работой по теме: «Оптимизация производственной структуры и организация
информационно-консультационного обеспечения предприятий АПК. По результатам
исследований им опубликовано свыше 86 научных и учебно-методических работ, три
научные монографии.
Имеет звания
«Почетный работник высшего профессионального образования
Российской Федерации» и «Почетный работник РГАТУ», награждался почетными
грамотами губернатора Рязанской области и Рязанской областной Думы.
183
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Черкашина
Людмила
Владиславовна
–
кандидат
экономических наук, доцент, работает на кафедре экономической
кибернетики ФГБОУ ВПО «РГАТУ» более 11 лет. По результатам
исследований ею опубликовано более 40 научных и учебнометодических работ по вопросам оптимизации, применения
информационных
технологий
в
банковской
сфере,
управленческого консалтинга, а также по учебным дисциплинам
«Информатика»,
«Экономическая
информатика»,
«Пакеты
прикладных программ для экономистов», «Организация
консультационной
службы
в
АПК»,
«Информационные
технологии в экономике».
В 2013 г. под ее руководством проектная мастерская молодых ученых ФГБОУ ВПО
РГАТУ разработала проект по созданию и увеличению числа рабочих мест в Рязани,
получивший высокую оценку со стороны населения, органов власти региона и городского
бизнес-сообщества.
Бумага офсетная. Гарнитура Times. Печать лазерная
Усл. печ. л.11,5 Тираж 500 экз. Заказ № 1262
подписано в печать 13.05.2015
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Рязанский государственный агротехнологический университет
имени П.А.Костычева»
390044 г. Рязань, ул. Костычева, 1
Отпечатано в издательстве учебной литературы и
учебно-методических пособий
ФГБОУ ВПО РГАТУ
390044 г. Рязань, ул. Костычева, 1
184
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
151
Размер файла
3 614 Кб
Теги
информационные, технология, экономика, управления
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа