close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

493.Болгов, В.В. Технологии обработки в среде ACCESS

код для вставкиСкачать
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
В.В. Болгов
ТЕХНОЛОГИИ
ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ
В СРЕДЕ СУБД MICROSOFT ACCESS
Учебно-методическое пособие
по дисциплине «Информационные технологии»
Воронеж – 2008
УДК 336
ББК 65.9.(2)262
В.В. Болгов
ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ
В СРЕДЕ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА
В СРЕДЕ СУБД MICROSOFT ACCESS
Методическое пособие
по дисциплине «Информационные технологии»
Методическое пособие предназначено для организации самостоятельной работы студентов, изучающих современные
информационные технологии.
В методическом пособии рассматриваются вопросы организации обработки информации с помощью системы
управления базами данных Microsoft ACCESS. Содержание
методического пособия соответствует требованиям Государственного стандарта и рабочей программы.
Табл. 95. Ил. 5. Библиогр.: 17 назв.
Рецензенты: кафедра технических систем безопасности и связи
Воронежского института МВД России;
Смольянинов А.В., к.т.н, доцент Воронежского государственного
архитектурно-строительного университета
Используется по решению редакционно-издательского
совета ВГАСУ
Папка ACCESS. Файл ACCESS.doc. Объем 1.758 Мб
© Болгов В.В.
Начало ACCESS.doc
Воронеж – 2008
4
ОГЛАВЛЕНИЕ
1.1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
1.3. Главное окно Microsoft Access
1.2. Запуск программы
1.4.Окно базы данных
1. 5. Завершение работы MS Access
2. РАЗРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ
2.1. Этапы проектирования базы данных
2.2. Создание новой (пустой) базы данных
2.3. Создание таблицы
2.4. Определение структуры таблицы
2.5. Присвоение имен полям и выбор типа данных
2.6. Установка первичного ключа
2.7. Установка характеристик поля
2.8. Добавление, удаление и перемещение полей
2.9. Сохранение структуры таблицы
3. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ
3.1. Ввод записей
3.2. Переход на нужное поле или запись
3.3. Быстрый путь ввода данных
3.4. Сохранение данных
3.5. Добавление и удаление записей
3.6. Вставка в запись рисунка или объекта
3.7. Установление связей между таблицами
4. РАБОТА С ДАННЫМИ ТАБЛИЦЫ
4.1. Просмотр данных таблицы в виде формы
4.2. Добавление записей в таблицу с помощью формы
4.3. Поиск и замена данных в таблице
4.4. Сортировка данных
4.5. Фильтрация данных
4.5.1. Использование условий отбора в запросах или расширенных
фильтрах для получения определенных записей
4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей
4.6. Удаление с экрана лишних данных
4.7. Фиксация столбцов
4.8. Создание простого отчета
5. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ
5.1. Создание и открытие запроса
5.2. Запрос на выборку
5.3. Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного
фильтра
6
6
7
8
9
9
10
10
12
12
13
13
14
15
15
15
15
16
16
16
16
17
17
18
18
19
19
19
19
21
21
22
22
23
23
23
24
25
5.4. Запрос с параметром (параметрический запрос)
5.5. Вычисляемые поля в запросах
5.6. Итоговые запросы
5.7. Перекрестный запрос
5.8. Запрос на создание таблицы
5.9. Запрос на обновление
5. 10. Запрос на добавление записей
5.11. Запрос на удаление записей
5.12. Редактирование запросов
5.12.1. Добавление в запрос таблицы или запроса
5.12.2. Удаление таблицы или запроса из запроса
5.12.3. Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе
5.12.4. Добавление полей в бланк запроса или расширенного фильтра
5.12.5. Удаление поля из бланка запроса или расширенного фильтра
5.12.6. Перемещение поля в бланке запроса или расширенного фильтра
5.12.7. Вставка поля в бланке запроса или расширенного фильтра
5.12.8. Изменение имени поля в запросе
5.12.9. Вставка или удаление строки условий отбора в запросе или расширенном фильтре
5.12.10. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей
6. СОЗДАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ
6.1. Создание формы
6.1.1. Создание пустой формы и выбор источника записей
6.1.2. Создание формы с помощью автоформы
6.1.3. Создание формы с помощью мастера
6.1.4. Создание формы самостоятельно без помощи Мастера форм
6.2. Создание разделов формы
6.2.1.Добавление и удаление заголовка, примечания и колонтитулов
формы
6.2.2. Изменение размеров заголовка, примечаний и других разделов в
форме или отчете
6.3. Подчиненные формы
6.3.1. Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую
форму
6.3.2. Одновременное создание формы и подчиненной формы
6.4. Создание отчета
6.4.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
6.4.2. Создание отчета самостоятельно без помощи Мастер отчетов
6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
6.6. Создание почтовых наклеек
7. ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
7.1 Создание элементов формы или отчета
7.2. Создание надписи
4
26
27
27
28
29
29
29
30
30
30
31
31
31
31
32
32
32
32
33
33
33
34
34
35
35
36
36
37
37
38
38
39
39
40
41
41
41
42
45
7.3. Создание кнопки с помощью мастера
7.4. Создание кнопки без помощи мастера
7.5. Выделение текста в текстовом поле или другом элементе управления
7.6. Перемещение текстового поля или другого элемента управления
вместе с подписью
7.7. Изменение размера текстового поля или другого элемента управления
7.8. Взаимное выравнивание текстовых полей и других элементов
управления в форме или отчете
8. МАКРОСЫ
8.1 Создание макросов
8.2. Выполнение макросов
9. ОБМЕН ДАННЫМИ
9.1. Экспорт данных
9.2. Импорт данных
10. СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ
11. ВЫВОД НА ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦ, ЗАПРОСОВ,
ФОРМ И ОТЧЕТОВ
11.1. Предварительный просмотр
11.2. Запуск процесса печати
12. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ
Пример Разработка базы данных учета и отпуска ТОВАРОВ В MICROSOFT ACCESS
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
УПРАЖНЕНИЯ
Рекомендуемая литература
5
46
46
47
47
48
49
49
49
49
51
51
52
52
52
52
53
53
53
59
60
77
1.1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
База данных (БД) – это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.
Для облегчения работы с базами данных используются системы
управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS –
Database Manаgement System) – специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также
обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их
использования другими программными средствами. В настоящее время
большинство экономических и информационно-справочных программных
комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.
Microsoft Access – наиболее популярная на сегодняшний день СУБД
для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких
базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в
ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам),
преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом
решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя
виде.
Microsoft Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Microsoft Access поддерживает встраивание ОLЕ-объектов (Object Linking and Embedding) в рамках среды
Windows. Под целостностью данных понимается система правил Microsoft
Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного
удаления или изменения связанных данных.
В состав пакета Microsoft Access входит также ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи (так называемых «мастеров»).
1.2. Запуск программы
Для запуска Microsoft Access можно использовать меню Пуск системы
Windows и с помощью мыши выбрать команду Программы, а затем Microsoft
Access, в случае отсутствия Microsoft Access в меню Программы выберите
Microsoft Office и в его подменю найдите Microsoft Access.
После запуска Microsoft Access на экране появляется окно диалога Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка. В этом окне следует выбрать один из трех предлагаемых параметров: открытие существующей базы данных, создание новой (пустой) базы данных, в которую затем
могут быть добавлены таблицы, формы, отчеты или другие объекты или с оздание базы данных с помощью Мастера.
Для создания пустой базы данных выберите параметр Новая база данных и в открывшемся окне диалога Файл новой базы данных:
6
1. Выберите из раскрывающегося списка Папка папку, в которой
предполагается сохранить создаваемую базу данных, а в поле «Имя файла»
введите имя базы данных;
2. Нажмите кнопку Создать.
1.3. Главное окно Microsoft Access
После запуска Microsoft Access на экране появляется главное окно Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка (рис. 1). Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана,
уменьшено, минимизировано до пиктограммы или закрыто.
Рис. 1. Главное окно базы данных
Главное окно Microsoft Access содержит строку меню, панель инструментов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна БД приводит к
закрытию самой базы.
Через меню Файл можно открыть имеющуюся базу данных или создать новую базу данных.
Строка меню. В строке меню, находящейся в верхней части экрана содержится меню текущего окна. Задать команду можно как с помощью мыши
(выбрав имя соответствующего меню и в нем строку с нужной командой),
так и с клавиатуры (нажав клавишу Alt и клавишу буквы, подчеркнутой в
нужном пункте меню).
7
Панель инструментов. Под строкой меню располагается панель инструментов, состав набора кнопок которой зависит от назначения конкретной
панели инструментов. Каждому режиму работы соответствует собственная
панель инструментов. После запуска Microsoft Access появляется панель инструментов базы данных. Для того чтобы выбрать другую, необходимую для
работы панель инструментов, воспользуйтесь командой Вид►Панель инструментов, либо установите указатель мыши в область панели инструментов и, нажав правую кнопку мыши, выберите команду Настройка.
Строка состояния. Строка состояния расположена внизу Access-окна.
В ней появляются сообщения о ходе выполнения команд и текущем состо янии системы. Когда система готова выполнить команду пользователя, в этой
строке присутствует сообщение Готово.
Если будет выделена какая-то команда или опция, то вместо сообщения
о готовности появляется короткий пояснительный текст, разъясняющий
назначение выбранного элемента.
1.4.Окно базы данных
Окно базы данных (рис. 2) состоит из шести вкладок. В этом окне ос уществляются все операции обработки входящих в базу объектов. Их пер ечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. При
создании новой базы данных список объектов в каждой вкладке пуст.
Рис. 2. Окно базы данных
8
В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают
следующие типы объектов:
Таблица — набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов). В БД
Microsoft Access все данные хранятся в виде таблиц.
Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию,
т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения
определенной задачи.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной
пользователю.
Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного
соответствующим образом.
Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.
Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для
настройки, оформления и расширения БД.
Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули – это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.
1.5. Завершение работы MS Access
Для завершения работы MS Access либо используют команду
Файл>Выход, либо кнопку Закрыть окно экрана.
В появляющихся диалоговых окнах необходимо ответить на появляющиеся вопросы, нажимая соответствующие выполняемой работе кнопки Да
или Нет.
2. РАЗРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ
2.1. Этапы проектирования базы данных
Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как
таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект. Главное назначение
проекта – выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его р еализации. База данных – достаточно сложный объект, и время, затраченное
на ее планирование, может значительно сократить сроки ее разработки. Отсутствие продуманной структуры базы данных приводит к необходимости
постоянной переделки и перенастраиванию объектов базы данных.
Проектирование базы данных целесообразно начать с разработки эскиза объектов, которые потребуются для получения результата. Затем необходимо определить связи между объектами и сформулировать более конкретные требования, налагаемые на эти связи.
При разработке эскиза необходимо ответить на следующие вопросы:
Какими данными мы располагаем?
Какие таблицы необходимо создать?
Какой тип данных должны иметь поля таблиц?
9
Как эти таблицы будут связаны друг с другом?
Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов?
Какие запросы необходимы для создания форм и отчетов?
Нужны ли в запросах вычисляемые поля?
Какие макросы могут быть созданы для автоматизации работы с базой
данных?
Законченный план должен содержать подробное описание каждого отчета, формы, таблицы и запроса, а также связей между ними. Проектирование новой базы данных завершается разработкой технического задания на
проектирование, в котором указываются все особенности создаваемой базы
данных, параметры отдельных таблиц, их связи, порядок их заполнения, тр ебования на разработку различных материалов на их основе.
В процессе создания отдельных объектов следует каждый объект тщательно протестировать с проверочными данными. В качестве тестовых данных лучше использовать короткие имена и целые числа. Это позволит определить ошибки на более ранних стадиях разработки базы данных. Общее
проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от
концепции до реального воплощения.
2.2. Создание новой (пустой) базы данных
Создавать базу данных можно разными способами:
1.При открытии Microsoft Access выбрать в открывшемся окне переключатель Новая база данных;
2.Находясь в главном окне Microsoft Access, выбрать команду
Файл►Создать базу данных, перейти на вкладку Общие с ярлыком Новая
база данных, ввести имя новой БД в поле «Имя файла»и нажать кнопку Создать;
3. Можно использовать в диалоговом окне, открывающемся при запуске Microsoft Access, переключатель Мастера страницы и проекты баз данных, а затем нажать кнопку ОК. в этом случае можно использовать подходящий шаблон базы данных во вкладке Базы данных.
Microsoft Access открывает окно для создания базы данных.
Далее требуется создавать таблицы новой базы данных.
2.3. Создание таблицы
Создание таблицы производится в два этапа:
 определение структуры базы данных;
 ввод данных.
Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных:
1. перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать;
2. в появившемся окне диалога Новая таблица выбрать подходящий
вариант создания таблицы;
3. нажать кнопку ОК.
В Microsoft Access существует несколько способов создания таблицы.
10
1. Чаще всего используется режим конструктора, при котором в таблицу вводятся названия полей, описывается их формат, вводится комментарий, который позволяет облегчить анализ разрабатываемых таблиц, и опр еделяется ключевое поле.
2 Создание таблицы при помощи мастера таблиц
 Переключиться в окно базы данных. Для переключения в окно базы
данных из других окон следует нажать клавишу F11.
 Выбрать значок Таблицы в списке Объекты и нажать кнопку Создать
на панели инструментов окна базы данных.
 Дважды щелкнуть строку Мастер таблиц.
 Далее следовать инструкциям диалоговых окон мастера Создание таблиц.
Если в дальнейшем потребуется изменить или расширить созданную с
помощью мастера таблицу, можно сделать это в режиме конструктора.
3. Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
 Переключиться в окно базы данных.
 Выбрать значок Таблицы в списке Объекты и нажать кнопку Создать
на панели инструментов окна базы данных.
 Дважды щелкнуть строку Режим таблицы. Появится пустая таблица.
По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т. д.
 Переименовать используемые столбцы. Для этого дважды щелкнуть
имя столбца, ввести новое имя столбца и нажать клавишу ENTER.
 Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время. Можно
также переименовать столбец.
 Ввести данные в таблицу.
4. Автоматическое создание таблиц по имеющимся данным
 Ввести данные непосредственно в пустую таблицу. При сохранении
таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически
присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.
 Ввести в каждый столбец данные определенного типа. Например, в
один столбец – фамилии, а в другой имена. При вводе чисел и значений
дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий
тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении
таблицы.
 После ввода данные во все нужные столбцы нажать кнопку Сохранить
на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.
 При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое
поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись в таблице, такие, как инвентарные номера или коды, еще не
были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, уже введены, то это поле можно определить как ключевое.
11
2.4. Определение структуры таблицы
Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помощью Мастера таблиц.
Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.
При определении структуры таблицы в режиме конструктора (рис. 3)
устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип
данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме
этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия
ввода данных.
И
мя поля может
с
остоять из
6-1
с
имволов с
•
уметом
пробелов.
Для Конструктора
Рис. 3. Таблица в режиме
с
правки
2.5. Присвоение имен полям
и выбор типа данных
Имена полей печатаются в клетках по
столбца Имя поля Конструктора
иметаблиц. Имя поля может содержать до 64 символов,
включая пробелы, за иснам
ключением точки, восклицательного знака
и квадратных скобок.
полей
В столбце Тип данных определяется
тип данных в этом поле (переход
н
между столбцами осуществляется с помощью клавиши
ТАB). По умолчанию
ажмите тип данных. Щелкнув на
Microsoft Access присваивает полю текстовый
клави- нужный тип данных из о тстрелку в правой части клетки, можно выбрать
шу Н.
крывшегося списка.
12
Так, например, тип данных Поле объекта ОLE указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например,
электронную таблицу MS Excel, документ МЗ Word, рисунки, графики и
прочие объекты). Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных,
значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при
добавлении каждой новой записи в таблицу. Мастер подстановок позволяет
создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка. Список значений может быть задан либо фиксированным набором значений, которые вводятся пользователем при создании
поля, либо списком значений из ссылочной таблицы или запроса.
В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное
поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем.
При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.
2.6. Установка первичного ключа
Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и
препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может с одержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле
помогает Мюгозоп Ассезз наиболее активно организовать поиск, хранение и
объединение данных.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной
таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет
создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения,
такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать
повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений
каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий
из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».
Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно,
следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку
нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.
Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:
1) выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа;
13
2) вызовите команду Правка > Ключевое поле или нажмите кнопку
Ключ панели инструментов, или использовать контекстное меню.
Точно так же можно изменить ключевое поле или даже совсем его о тменить.
2.7. Установка характеристик поля
В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы (табл. 1).
Таблица 1
Назначение свойств полей таблицы
Свойство
Назначение
Размер поля
Задает максимальное число символов для ввода в данное
поле.
Новые значения Определяет способ изменения значений счетчика пои добавлении новых записей.
Формат поля
Задает формат вывода значений данного поля.
Число десятич- Определяет число десятичных знаков, используемых при
ных знаков
отображении чисел.
Маска ввода
Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.
Подпись
Значение по
умолчанию
Условие на значение
Сообщение об
ошибке
Определяет текст, который выводится в качестве подписи
поля.
Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в
поле при создании новой записи.
Определяет требования к данным, вводимым в поле.
Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
Обязательное по- Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
ле
Пустые строки Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых
строк («»).
Индексированное Определяет индекс, создаваемый по одному полю.
поле
Индекс — средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку
в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.
Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств.
Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство Размер
поля. В свойстве Формат логического поля задается одно из двух возможных
значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или
Вкл/Выкл.
14
Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля.
2.8. Добавление, удаление и перемещение полей
Для добавления нового поля между уже существующими полями:
1) Установить курсор в поле, перед которым необходимо добавить новое поле;
2) Использовать команду Вставка >Строки.
Для удаления поля из БД:
1) Выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева
от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);
2) Использовать команду Правка >Удалить или клавишу <Delete>.
Для изменения порядка следования полей:
1) Выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева
от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);
2) Переместить с помощью мыши строку в новое место (над тем полем,
перед которым хотите расположить).
2.9. Сохранение структуры таблицы
Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить.
Для сохранения структуры таблицы:
1. Нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или выбрать команду Файл >Сохранить.
2. Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом
окне необходимо ввести имя таблицы в соответствующее поле.
3. Нажать кнопку ОК.
4. Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического
создания ключа нажать кнопку Да.
3. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ
3.1. Ввод записей
Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к
табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим
таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид >Режим таблицы.
На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.
3.2. Переход на нужное поле или запись
Для перехода между столбцами и к следующей записи используется
клавиша <Таb> или комбинация клавиш <Shift><Таb>.
Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и
номер текущей записи.
15
Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести новый номер и нажать клавишу <Еnter>.
Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью
команды Правка > Перейти.
3.3. Быстрый путь ввода данных
Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать
<СTRL><"> (кавычки).
Вставка текущего времени или даты. Чтобы вставить текущую дату
надо нажать <СTRL><;> (точка с запятой).
Чтобы вставить текущее время надо нажать <CTRL><:> (двоеточие).
Инструменты редактирования Windows. Для экономии времени при
вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования
Windows: вырезанием (<CTRL><Х>), копированием (<CTRL><С>) и вставкой (<CTRL><V>) в буфер.
3.4. Сохранение данных
В Microsoft Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:
 переход к следующей записи;
 закрытие режима таблицы или формы. Для сохранения записи без
перехода к другой записи используется команда Записи►Сохранить
запись.
3.5. Добавление и удаление записей
Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых
данных.
Для добавления данных в новую запись:
1. Перейти на первое пустое поле новой записи.
2. Ввести значение и нажать клавишу TAB для перехода к следующему
полю.
Для удаления записей:
1. Выделить записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке
слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых
записей.
2. Нажать клавишу DEL или использовать команду Правка►Удалить
записи.
3. В появившемся окне необходимо подтвердить изменения, нажав
кнопку ОК.
3.6. Вставка в запись рисунка или объекта
Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается
в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую
запись.
16
Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:
1. Перейти в режим Конструктора таблиц.
2. Добавьте поле объекта OLE.
3. В режиме Таблицы установить курсор в нужную клетку и применить команду Вставка►Объект.
Если объект вставляется из существующего файла:
1. В появившемся окне выбрать переключатель Создать из файла.
2. Ввести полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажать
кнопку Обзор и выбрать имя требуемого файла.
3. Нажать кнопку ОК.
Если объект нужно создать:
1. Выбрать тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например,
Точечный рисунок Paintbrush).
2. Нажать кнопку ОК.
3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполнить
команду Файл►Выход или Файл►Выход и возврат приложения OLE.
Подтвердить обновление объекта в Microsoft Access.
3.7. Установление связей между таблицами
Сформировав таблицы и определив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов и задать условия целостности данных этих таблиц.
При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой
таблице, называют внешним (или вторичным) ключом. Поле внешнего ключа
определяет способ связывания таблиц Содержимое поля внешнего ключа
(тип данных и размер) должно совпадать с содержимым ключевого поля. Эти
поля также могут иметь одинаковые имена.
1. Выбрать команду Сервис►Схема данных.
2. Используя команду Связи►Добавить таблицу, указать имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками
полей появятся в соответствующем окне.
3.Установить курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет
установлена связь, и «перетащить» это поле на связующее поле другой таблицы.
Активизировать флажок Обеспечение целостности данных. Данное
действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.
Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне
Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув в правой части
клетки поля на стрелке, указывающей вниз, и выбрав нужное имя поля из открывшегося списка. От полей, указанных при определении связи, зависит тип
создаваемой связи, который отображается в этом же окне:
17
1. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы. Уникальный индекс — индекс, определенный для свойства Индексированное
поле значением «Да (Совпадения не допускаются)». При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для
ключевых полей уникальный индекс создается автоматически.
2. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только
одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В отношении «одии-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит
первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со
стороны «много» является подчиненной таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной
таблицы, является полем внешнего ключа.
3. Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет
две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями
внешнего ключа в двух других таблицах.
В случае если для какой-то из таблиц не было определено ключевое
поле, то в поле Тип отношения отображается текст: «Не определено».
Для удаления связи: в окне Схема данных выделить ненужную связь и
нажать клавишу DEL.
4. РАБОТА С ДАННЫМИ ТАБЛИЦЫ
4.1. Просмотр данных таблицы в виде формы
Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись из
всех записей таблицы. Для автоматического создания простой формы:
1. Нажмите кнопку Окно базы данных панели инструментов для перехода в соответствующее окно.
2. Щелкните на вкладке Таблица.
3. Выберите нужную таблицу.
4. Выберите команду Вставка►Автоформа для создания формы, в которой значения каждой записи располагаются в один столбец, или команду
Форма для создания формы с другими расположениями полей.
4.2. Добавление записей в таблицу с помощью формы
С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне
формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись и ввести новые данные в
пустые поля формы.
18
4.3. Поиск и замена данных в таблице
1. В окне База данных выбрать вкладку Таблица или Форма, а затем
дважды щелкнуть на имени соответствующего объекта, в котором необходимо найти и заменить данные.
2. Щелкнуть в любом месте поля таблицы, в котором будет осуществляться поиск.
3. Щелкнуть на кнопке Найти панели инструментов или выбрать команду Правка►Найти. Появляется диалоговое окно Поиск в поле. Заголовок окна содержит наименование соответствующего поля.
4. В поле «Образец» ввести последовательность символов, которую
нужно искать.
5. В поле «Совпадение» указать: С начала поля, если данные, по которым ведется поиск, известны целиком и полностью, С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.
6. Установить область и направление поиска.
7. Щелкнуть на кнопке Найти.
8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкнуть на кнопке Найти далее.
9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает,
намерены ли вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.
10. Щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно, когда все записи найдены.
Для выполнения замены данных применяется команда Правка►Заменить.
4.4. Сортировка данных
Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:
1. Выбрать в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы
выделить столбец для сортировки.
2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию
(Я—А) нажимить соответствующую кнопку панели инструментов или использовать команду Записи►Сортировка.
4.5. Фильтрация данных
Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. В Microsoft Access существует четыре вида фильтров:
1. Фильтр по выделенному фрагменту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме Таблицы. Если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор.
2. Обычный фильтр по команде Изменить фильтр определяет, какие
записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из
19
списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана
позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).
3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.
4. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию,
но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким
полям одновременно.
В режиме работы с таблицами используют команду Записи►Фильтр►Расширенный фильтр. В окне Фильтр указывают все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно
установить условия:
1. Перетащить выбранное имя поля в первую клетку строки «Поле» появившегося бланка фильтра или из предложенного в строке «Поле» бланка
фильтра списка выбрать нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части
клетки поля.
2. В клетку «Условие отбора» вводят с клавиатуры соответствующее
условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и
подстановочные символы (* – исоответствует любому количеству букв, цифр
или других символов, ? – соответствует любому текстовому символу, # – соответствует любой цифре, [...] – соответствует любому одному символу из
заключенных в скобки и др.).
3. После нажатия клавиши ENTER Microsoft Access добавляет к построенному критерию недостающие символы (кавычки – для текста, знак # –
для даты и т.д.) (рис. 4).
Рис. 4. Использование расширенного фильтра
4. Для запуска операции фильтрации необходимо щелкнуть на кнопке
Применить фильтр панели инструментов или использовать команду
Фильтр >Применить фильтр. Для того чтобы отобразить все записи (вернуться к исходной таблице), применяют команду Записи►Удалить фильтр.
20
4.5.1. Использование условий отбора в запросах
или расширенных фильтрах для получения определенных записей
Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос или
расширенный фильтр для определения записей, с которыми он будет раб отать. Например, вместо просмотра всех поставщиков компании, можно просмотреть только поставщиков из Литвы. Для этого необходимо указать условие отбора, отсеивающее все записи, кроме тех, у которых в поле «Страна»
указано «Литва».
Чтобы установить условие отбора для поля в бланке запроса, введите
выражение в ячейку Условие отбора для данного поля. В предыдущем примере выражением является «Литва». Могут быть использованы и более
сложные выражения, например, «Between 1000 And 5000». Если запрос с одержит связанные таблицы, то в значениях, указываемых в условии отбора
для полей из связанных таблиц, учитывается регистр, то есть они должны с оответствовать регистру значений в базовой таблице.
Для того же поля или для других полей можно ввести дополнительные
условия отбора. Если выражения вводятся в несколько ячеек Условие отбора, то они автоматически объединяются с помощью операторов And или Or.
Если выражения находятся в разных ячейках, но в одной строке, то Microsoft
Access использует оператор And, что означает, что будут испрльзованы
только записи, отвечающие условиям отбора, указанным во всех ячейках. Если же выражения находятся в разных строках бланка запроса, то Microsoft
Access использует оператор Or, что означает, что использованы будут записи, отвечающие условиям отбора, указанным любой ячейке.
Можно также указать условия отбора для изменения результатов вычислений. При помощи условий отбора можно ограничить группы, для которых производятся вычисления, записи, включенные в вычисления, или р езультаты вычислений, выводимые на экран.
4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр
для получения соответствующих записей
1.
Открыть запрос в режиме конструктора или выведите на экран
окно расширенного фильтра для таблицы, запроса или формы.
2.
Выбратьт первую ячейку Условие отбора для поля, для которого
необходимо установить условие отбора.
Ввести выражение для условия отбора либо непосредственно, либо с
помощью построителя выражений. Для вывода построитель выражений следует щелкнуть правой кнопкой ячейку Условие отбора и выбрать команду
Построить.
Если запрос содержит связанные таблицы, то в значениях, указанных в
условиях отбора для полей из связанных таблиц, учитывается регистр символов — они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.
При просмотре в запросе подтаблицы, окно расширенного фильтра с одержит источник записей только для выделенной подтаблицы. Чтобы о т21
фильтровать данные, содержащиеся в основной таблице или в другой подтаблице, следует закрыть окно расширенного фильтра, выделить основную
таблицу или подтаблицу, для которой нужно установить условия отбора, и
снова открыть окно расширенного фильтра.
Для ввода другого выражения в то же самое поле или в другое поле перейти в соответствующую ячейку Условие отбора и ввести выражение.
4.6. Удаление с экрана лишних данных
Для удаления с экрана лишних данных (полей):
1. Одного столбца – необходимо установить в него курсор и применить команду Формат►Скрыть столбцы;
2. Нескольких столбцов, а также восстановления их отображения –
применяют команду Формат►Отобразить столбцы. После чего необходимо
убрать флажки в названиях полей тех столбцов, которые следует убрать.
Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме
формы.
Так как команды из меню Правка: Копировать, Вставить, Найти и
Заменить на скрытые столбцы не действуют, то для копирования нескольких
столбцов из таблицы, в том числе не расположенными по соседству, достаточно скрыть ненужные столбцы, а потом копировать оставшиеся, а также
выполнять операцию вставки этих столбцов.
Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы
в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после пр именения фильтра.
Для сохранения изменений отображения столбцов следует выбрать команду Файл►Сохранить.
4.7. Фиксация столбцов
Для того, чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за
край экрана при прокрутке таблицы:
1. Необходимо выделить столбцы, которые требуется зафиксировать,
щелкнув курсором по его названию;
2. Применить команду Формат >Закрепить столбцы. (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой команды, фиксируется столбец, с одержащий курсор). Если потребуется добавить к числу уже зафиксированных
новые столбцы, используют ту же процедуру. Новые зафиксированные
столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее (перемещаются по
таблице так, чтобы фиксируемые столбцы находились в левой части таблицы). Зафиксированные и незафиксированные столбцы разделяются жирной
линией.
Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Формат►Освободить все столбцы.
4.8. Создание простого отчета
22
Для автоматического создания простого отчета используют мастер отчетов:
1. В окне База данных выбирают вкладку Таблица;
2. Выбирают нужную таблицу;
3. Применяют команду Вставка►Автоотчет или нажимают кнопку
Новый объект: Автоотчет панели инструментов для создания отчета, содержащего все поля и записи таблицы.
5. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ
5.1. Создание и открытие запроса
Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий
многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы
могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно.
Для создания нового запроса:
1. В окне База данных выбирается вкладка Запрос и выбирается операция (нажимается кнопка) Создать.
2. Задается режим Конструктор.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы указывают имена таблиц,
по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить
после каждого указанного имени таблицы.
4. Нажать кнопку Закрыть.
Примечание: Добавить таблицу можно и в режиме Конструктора запроса, с помощью команды Запрос►Добавить таблицу.
Для создания запроса на основе открытой таблицы:
1. Выбрать имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна;
2. Выбрать команду Вставка►Запрос;
3. В диалоговом окне Новый запрос выбрать режим Конструктора;
В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса указываются
условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких
таблиц и порядок их отображения.
Например, в бланке запроса (табл. 2) содержится 6 строк.
Таблица 2
Бланк запроса
Поле
Имя поля
Имя таблицы
Имя таблицы
Сортировка
Место ввода инструкций сортировки
Вывод на экран Определяет, будет ли отображено поле в результирующем
наборе данных
Условие отбора Содержит первое условие, ограничивающее набор записей
Или
Другие условия на ограничения набора записей
23
Microsoft Access позволяет выполнять следующие типы запросов:
1. QBE-запросы (QBE – Query By Example – Запросы по образцу):
 запрос на выборку;
 перекрестный запрос;
 запрос на создание таблицы;
 запрос на обновление;
 запрос на добавление записей;
 запрос на удаление записей.
Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после вывода на
экран окна Запрос в режиме Конструктора. В некоторых случаях MS Access
выводит на экран диалоговое окно непосредственно перед началом запроса, в
других же – изменяет список полей бланка запроса так, чтобы можно было
задать необходимые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса.
2. Запросы на языке SQL (Structured Query Language – Структурированный язык запросов). SQL – стандартизованная форма составления запросов для обработки реляционных баз данных. При выполнении QBE-запросов
они транслируются в соответствующие SQL-запросы.
5.2. Запрос на выборку
Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса.
Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких
таблиц будут отображены при его выполнении.
Простой запрос на выборку можно создать с помощью мастера запросов.
Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения
данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах.
С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и средние
значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий
отбора.
1. В окне базы данных выбрать значок Запросы в списке Объекты и
нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
2. В диалоговом окне Новый запрос выбрать мастера Простой запрос.
3. Нажать кнопку OK.
4. Указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан
создаваемый запрос, а затем выбрать поля, данные которых нужно использ овать.
5. Если необходимо, следует указать дополнительную таблицу или запрос и выбрать нужные поля этой таблицы. Этот шаг повторяют до тех пор,
пока не будут выбраны все необходимые поля.
24
6. Далее необходимо следовать инструкциям диалоговых окон мастера. Последнее диалоговое окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.
Если получился не тот запрос, который был нужен, можно снова запустить мастера запросов или изменить этот запрос в режиме конструктора.
Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:
1. В строке «Поле» щелкнуть в правой части клетки, после чего появится стрелка, указывающая вниз. Щелком по ней открывается список, из
которого необходимо выбрать имя поля, по которому будет осуществляться
запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала
выбирается таблица щелчком по ней в строке «Таблица» и выбором имени
нужной таблицы, что позволит ограничить список полей в строке «Поле».
Если запрос будет осуществляться по нескольким полям, их имена должны
быть отображены свободных клетках строки «Поле»;
2. Чтобы поле таблицы использовалось в запросе, в строке «Вывод на
экран» флажок должен отображаться галочкой;
3. В строку «Условие отбора» вводится критерии выбора. (Для задания
диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы: > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between
(Выражение1), and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так
и с полями дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно Построитель выражений (кнопка Построить панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню).
Если это нужно, сохраните запрос для последующего использования.
Для выполнения запроса необходимо нажать кнопку с восклицательным знаком: Запуск панели инструментов или воспользоваться командой
Запрос►Запуск.
5.3. Сортировка записей с помощью бланка запроса
или расширенного фильтра
Блоки данных в запросе могут быть рассортированы алфавитным или
числовым способом в возрастающей (А-Я, 0–9) или убывающей (Я-А, 9–0)
последовательности по содержимому отдельных полей. Можно одновременно производить сортировку по содержимому нескольких полей (до десяти).
1. Открыть запрос в режиме конструктора или вывести на экран окно
расширенного фильтра для таблицы, запроса или формы.
2. Для сортировки по нескольким полям прежде всего поля необходимо расположить в бланке запросов в том порядке, в котором требуется выполнять сортировку. В Microsoft Access записи сортируются сначала по с амому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце
справа и т.д. Например, чтобы выполнить сортировку сначала по полю «Фамилия», а затем по полю «Имя», необходимо в бланке запроса поместить поле «Фамилия» слева от поля «Имя».
3. В ячейке Сортировка устанавливается нужный параметр для каждого из полей сортировки.
25
4. Для просмотра результатов запроса нажать кнопку Вид на панели
инструментов.
5.4. Запрос с параметром (параметрический запрос)
Как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда
предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия
отбора. В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой запрос, и все эти запросы хранятся в БД, параметрический запрос позволяет создать и хранить один единственный запрос и вводить условие отбора (значение параметра) при запуске этого запроса, каждый раз получая новый результат. В качестве параметра может быть любой текст,
смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне. В случае, когда значение выводимых данных должно быть больше или меньше
указываемого значения параметра, в поле «Условие отбора» бланка запроса
перед параметром, заключенным в квадратные скобки ставится соответствующий знак. Можно также создавать запрос с несколькими параметрами, которые связываются друг с другом логическими операциями И и ИЛИ. В момент запуска запроса на выполнение MS Access отобразит на экране диалоговое окно для каждого из параметров. Помимо определения параметра в
бланке запроса, необходимо указать с помощью команды Запрос >Параметры соответствующий ему тип данных:
1. Открыть в режиме Конструктора окно запроса и добавить в него
таблицу. Создать запрос, «перетащив» необходимые поля в бланк запроса и
задав условие выбора;
2. В качестве условия ввести параметр, заключенный в квадратные
скобки, который определяет сущность запроса (например, [Введите название] или >[Выше какого роста?]);
3. Применить команду Запрос >Параметры;
4. В появившемся окне Параметры запроса ввести без квадратных
скобок параметр (для точности ввода лучше использовать «быстрые» клавиши копирования и вставки из буфера обмена) и указать соответствующий
ему тип данных. Нажать ОК;
5. Запустить запрос на исполнение (кнопка Запуск панели инструментов);
6. В появившемся окне указать значение параметра;
7. Результат запроса будет содержать только те записи, которые удовлетворяют заданному значению параметра.
При повторном использовании запроса достаточно его вызвать на исполнение и указать значение параметра.
5.5. Вычисляемые поля в запросах
Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения
итогов из исходных таблиц. Для создания вычисляемых полей используются
26
математические и строковые операторы. При этом Microsoft Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:
 квадратные скобки ([...]), в них заключаются имена элементов
управления;
 знаки номеров (#), в них заключаются распознанные даты;
 кавычки (""), в них заключается текст, не содержащий пробелов или
знаков пунктуации.
Поле, содержимое которого, является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле
существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого
поля выглядит так: Имя вычисляемого поля: Выражение для создания
вычисляемого поля.
Например: Прибыль:[Доход]-[Расход].
Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода
выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса.
После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.
1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса вводится выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей, записанных в
квадратные скобки, и какой-либо арифметической или другой операции.
2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение1», которое используется в качестве имени
поля вычисляемого выражения.
3. В режиме конструктора запроса это имя «Выражение1» желательно
заменить на более значимое, отражающее существо получаемой информации.
Для ввода сложных вычислений используют окно Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки Построить панели инструментов, либо соответствующей командой контекстного меню. Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции, названия
полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.п.) при помощи кнопок и списков.
5.6. Итоговые запросы
Запросы позволяют производить итоговые вычисления. Для этих целей
в Access предусмотрены статистические функции SQL (табл. 3). Статистическую функцию задают в строке Групповая операция бланка запросов, которая появляется при выполнении команды Вид►Групповые операции.
Для выполнения итогового запроса:
1. Находясь в режиме Конструктора запроса, применить команду
Вид►Групповая операция или использовать кнопку Групповая операция
панели инструментов. В результате чего в бланке запроса появится строка
«Групповая операция»;
27
Таблица 3
Статистические функции для итоговых вычислений
Функция SQL
Sum
Avg
Min
Мах
Count
First
Last
StDev
Var
Действие
Суммирование значений определенного поля
Вычисление среднего значения Данных определенного поля
Вычисление минимального значения поля
Вычисление макимального значения поля
Вычисление количества записей, отобранных запросом по
условию
Определяется первое значение в указанном поле записей,
отобранных запросом
Определяется последнее значение в указанном поле
записей, отобранных запросом
Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля, для всех записей, отобранных запросом
Вычисляется вариация значений данного поля для всех записей, отобранных запросом
2. Для соответствующего поля выбрать нужную функцию из списка
«Группировка».
5.7. Перекрестный запрос
Перекрестный запрос применяется в том случае, если необходимо объединить данные в формате строк-столбцов. В качестве заголовков для столбцов при проектировании таких запросов можно указать значения некоторых
полей или выражений:
1. Запрос формируется в режиме Конструктора; необходимо добавить
таблицу, которая должна лежать в его основе;
2. Применить команду Запрос►Перекрестный. Строка запроса «Вывод на экран» в бланке запроса изменится на новую строку «Перекрестная
таблица» и перед ней появится строка «Групповая операция»;
3. В строке «Поле» указать поле, значения которого в новой таблице
должны появиться в виде строк; поле, значения которого в новой таблице
должны появиться в виде столбцов, и поле, содержимое которо го в перекрестной таблице будет использовано в качестве значения полей, которые
будут использованы в качестве заголовков, может быть несколько;
4. Щелкнуть мышью в строке «Перекрестная таблица» и выбрать соответствующие значениям данных полей опции из разворачивающегося
списка;
5. Для поля, содержимое которого используется в качестве значений, в
строке «Групповая операция» ввести необходимую функцию, например,
автосуммирования (Sum), определения среднего значения (Avg) или количе-
28
ства (Count). На основе данных перекрестного запроса можно строить диаграммы, представленные в виде формы (см. Создание формы).
5.8. Запрос на создание таблицы
Данный тип запросов следует применять, например, для архивирования
старых блоков данных или сохранения резервных копий таблиц:
1. Создать новый запрос выбора и проверить его корректность, перейдя
в режим Таблица. Для создания резервной копии таблицы (таблицы, содержащей те же поля и в том же количестве, что и в оригинале), чтобы не перетаскивать все поля таблицы в строку «Поле», достаточно поместить туда
символ *, заменяющий все поля таблицы и находящийся в начале списка полей таблицы;
2. Вернувшись в режим конструктора, выбрать команду Запрос►Создание таблицы;
3. В появившемся окне ввести имя новой таблицы и нажать ОК;
4. Выполнить запрос (Запрос►Запуск);
5. Нажать кнопку ОК в появившемся специальном диалоговом окне.
5.9. Запрос на обновление
Используя этот тип запроса, можно изменить в базовой таблице группу
блоков данных, отобранную на основе определенных критериев:
1. Создать новый запрос выбора и проверить его корректность, перейдя
в режим Таблица;
2. Вернувшись в режим Конструктора, применить команду Запрос►Обновление;
3. В появившейся в бланке запроса строке «Обновление» в соответствующих столбцах необходимо задать новые значения полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые значения. Можно использовать Построитель выражений (кнопка Построить панели инструментов
или соответствующая кнопка контекстного меню);
4. Выполнить запрос (Запрос►Запуск);
5. Нажать кнопку ОК в появившемся специальном диалоговом окне.
5. 10. Запрос на добавление записей
С помощью этого типа запроса блоки данных одной таблицы (все или
отобранные запросом) можно поместить в конец другой таблицы:
1. Создать новый запрос выбора тех блоков данных, которые будут добавлены в некоторую таблицу и проверить его корректность, перейдя в р ежим Таблица;
2. Вернувшись в режим Констр;ктора, применить команду Запрос►Добавление;
3. В появившемся окне ввести имя таблицы, к которой нужно прис оединить данные, и нажать ОК;
4. Выполнить запрос (Запрос►Запуск);
5. Нажать кнопку ОК в появившемся специальном диалоговом окне.
29
5.11. Запрос на удаление записей
С помощью данного типа запроса можно удалить из базовой таблицы
группу блоков данных, отобранных по определенным критериям. При этом
следует тщательно проанализировать критерии отбора, поскольку эту опер ацию нельзя отменить:
1. Создать новый запрос выбора удаляемых блоков данных. Отбор блоков данных выполняется в соответствии с заданными в строке Условие критериями;
2. Проверить корректность сформулированных условий, перейдя в р ежим Таблица.;
3. Вернувшись в режим конструктора, применить команду Запрос►Удалить;
4. В появившейся строке Удалить установить дополнительные критерии отбора;
5. Выполнить запрос (Запрос►Запуск);
6, Нажать кнопку ОК в появившемся специальном диалоговом окне.
5.12. Редактирование запросов
5.12.1. Добавление в запрос таблицы или запроса
1. Открыть запрос в режиме конструктора.
2. Нажать кнопку Отобразить таблицу на панели инструментов.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы выбрать вкладку, содержащую нужные объекты. Если нужная таблица находится в другой базе данных или другом приложении, то сначала необходимо связать эту таблицу с
активной базой данных.
4. Выбрать имя объекта, добавляемого в запрос. Для одновременного
выбора нескольких объектов они выбираются при нажатой клавише CTRL.
Для выбора группы соседних объектов следует выбрать имя первого объекта,
нажать клавишу SHIFT и, удерживая ее, выбрать имя последнего объекта
группы.
5. Последовательно нажать кнопки Добавить и Закрыть.
Добавить в запрос таблицу или запрос можно также путем перетаскивания имени таблицы или запроса из окна базы данных в верхнюю половину
окна запроса в режиме конструктора. Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, необходимо их объединить.
5.12.2. Удаление таблицы или запроса из запроса
1. Открыть запрос в режиме конструктора.
2. В верхней части окна режима конструктора запроса выделить таблицу или запрос, который требуется удалить, щелкнув в любом месте списка
полей удаляемой таблицы или запроса, а затем нажать клавишу DEL.
30
Поля, добавленные в бланк путем перетаскивания из списка полей,
также будут удалены из запроса. Однако таблица или запрос из базы данных
не удаляются.
5.12.3. Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе
В режиме конструктора запроса перетащить поле из списка полей одной таблицы или запроса в соответствующее поле (поле, имеющее одинаковый или совместимый тип данных и содержащее подобные данные) списка
полей другой таблицы или запроса.
При использовании объединения этого типа Microsoft Access выбирает
записи из обеих таблиц или запросов только тогда, когда значения полей
объединения совпадают.
5.12.4. Добавление полей в бланк запроса
или расширенного фильтра
В запрос следует добавлять только те поля, данные из которых выводятся на просмотр, обновляются или используются для задания условий о тбора, группировки и сортировки. В расширенный фильтр следует добавлять
только поля, используемые при сортировке или задании условий отбора. После применения фильтра на экран автоматически выводятся все поля, содержащие отобранные данные.
1. Открыть запрос в режиме конструктора, либо открыть форму или
таблицу и вызвать окно расширенного фильтра.
2. При работе с запросом необходимо следить, чтобы список полей
таблицы или запроса, содержащих добавляемые поля, был открыт в верхней
части окна. Если требуемый список полей не выводится на экран, то следует
добавить таблицу или запрос.
В окне расширенного фильтра Microsoft Access автоматически выводит
список полей базовой таблицы, запроса или SQL-выражения. В это окно
нельзя добавить другие таблицы или запросы.
3. Выбрать из списка полей одно или несколько полей, которые необходимо добавить в запрос или расширенный фильтр, и перетащить их в
столбцы бланка.
5.12.5. Удаление поля из бланка запроса
или расширенного фильтра
1. Открыть запрос в режиме конструктора или открыть форму или
объект в режиме таблицы, а затем открыть окно расширенного фильтра.
2. Выделить нужное поле, щелкнув соответствующую область выделения столбца, а затем нажать клавишу DEL.
Поле, удаляемое из бланка, удаляется только из бланка запроса или
бланка фильтра. Из базовой таблицы поле и его содержимое не удаляется,
также как и из отфильтрованных данных.
31
5.12.6. Перемещение поля в бланке запроса
или расширенного фильтра
1. Открыть запрос в режиме конструктора, либо открыть форму или
таблицу и вызвать окно расширенного фильтра.
2. Выделить столбец, который требуется переместить.
Для выделения одного столбца необходимо щелкнуть на области выделения этого столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо перетащить указатель по их областям выделения.
3. Снова щелкнуть область выделения любого выделенного столбца, а
затем перетащить поле (или поля) на новое место.
Перемещаемое поле и все поля, расположенные справа от него, сдвигаются вправо.
5.12.7. Вставка поля в бланке запроса или расширенного фильтра
1. Открыть запрос в режиме конструктора, либо открыть форму или
таблицу и вызвать окно расширенного фильтра.
2. Перетащить нужное поле из списка полей в тот столбец бланка, в
который его требуется вставить.
5.12.8. Изменение имени поля в запросе
Поля запроса переименовывают, чтобы точнее описать их содержимое.
Это особенно полезно при определении нового вычисляемого поля или при
расчетах суммы, количества записей или других итоговых значений по данным существующего поля. В таких случаях, если пользователь не указывает
имя, Microsoft Access по умолчанию использует имена типа «Выражение1»
или «Sum_Количество».
1. Открыть запрос в режиме конструктора.
2. Установить курсор в бланке перед первой буквой текущего имени
поля.
3. Ввести новое имя с последующим символом двоеточия.
При замене имени «Выражение1» (или «Выражение2» и т.д.), автоматически задаваемого Microsoft Access, заменяется только имя, не изменяя
выражение, которое следует за двоеточием.
5.12.9. Вставка или удаление строки условий отбора
в запросе или расширенном фильтре
1. Для вставки строки условий отбора в режиме конструктора или в
окне расширенного фильтра необходимо выделить строку, над которой
нужно вставить новую, и выбрать в меню Вставка команду Строки. Новая
строка будет вставлена над выделенной строкой.
2. Для удаления строки условия отбора щелкнуть на любом месте в
этой строке и выбрать команду Удалить строки в меню Правка.
32
5.12.10. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр
для получения соответствующих записей
1. Открыть запрос в режиме конструктора или вывести на экран окно
расширенного фильтра для таблицы, запроса или формы.
2. Выбрать первую ячейку Условие отбора для поля, для которого
необходимо установить условие отбора.
3. Ввести выражение для условия отбора либо непосредственно, либо
с помощью построителя выражений. Для вывода построителя выражений
щелкнуть правой кнопкой ячейку Условие отбора и выбрать команду Построить.
Если запрос содержит связанные таблицы, то в значениях, указанных в
условиях отбора для полей из связанных таблиц, учитывается регистр символов – они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.
При просмотре в запросе подтаблицы, окно расширенного фильтра с одержит источник записей только для выделенной подтаблицы. Чтобы отфильтровать данные, содержащиеся в основной таблице или в другой по дтаблице, закройте окно расширенного фильтра, выделите основную таблицу
или подтаблицу, для которой нужно установить условия отбора, и снова о ткройте окно расширенного фильтра.
4. Для ввода другого выражения в то же самое поле или в другое поле
необходимо перейти в соответствующую ячейку Условие отбора и ввести
выражение.
6. СОЗДАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ
6.1. Создание формы
Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для
таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для демонстрации данных в упорядоченном и привлекательном виде.
Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле можно разместить
в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; помещать вычисляемые поля; OLE-объекты; намного проще работать с большими текстами поля типа МЕМО в текстовом окне с полосами прокрутки.
Форма строится на основе Access-таблицы или запроса. При каждом
открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соо тветствует информации в таблицах и запросах.
Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора, режим формы и режим таблицы. Для перехода из одного режима в
другой используются команды меню Вид или кнопка Вид панели инструментов.
Microsoft Access предоставляет быстрый способ создания формы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он задает пользователю во33
просы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога пользователя
и Мастера форм является «готовая к работе» форма.
6.1.1. Создание пустой формы и выбор источника записей
1. В окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты.
2. Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новая форма выбрать строку Конструктор.
4. Выбрать имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия
других форм или отчетов, или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.
Примечание: Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.
5. Нажать кнопку OK.
Форма будет открыта в режиме конструктора.
6.1.2. Создание формы с помощью автоформы
После выбора источника записей и макета формы (в столбец, ленточная
или табличная) Автоформа создает форму, которая использует все поля источника записей и все поля из подчиненных источников записей.
С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся
все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник
записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут пр исутствовать все поля и записи этих источников записей.
1. В окне базы данных щелкнуть значок Формыв списке Объекты.
2. Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новая форма выбрать один из следующих мастеров.
 Автоформа: в столбец – каждое поле располагается на отдельной
строке; подпись находится слева от поля.
 Автоформа: ленточная – поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части фо рмы.
 Автоформа: табличная – Поля записей расположены в формате
таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю —
один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.
4. Выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на которых нужно основать форму.
5. Нажать кнопку OK.
Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не
использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться
стандартный автоформат.
34
Можно также создать автоформу в столбец, базирующуюся на открытом источнике записей или на источнике записей, выделенном в окне базы
данных. Для этого выбрать команду Автоформа в меню Вставка или щелкнуть стрелку рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выбрать команду Автоформа. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы, автоформа добавит элемент управления «Подчиненная
форма», выводящий связанные таблицы в виде таблиц и подтаблиц.
Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.
6.1.3. Создание формы с помощью мастера
1. В окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты.
2. Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новая форма выбрать нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.
4. Выбрать имя таблицы или другого источника записей, содержащего
данные, на которых должна быть основана форма.
Если в списке выбран Мастер форм, то источник записей для формы
можно указать в мастере.
5. Нажать кнопку OK.
6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или
Сводная таблица, то при создании формы достаточно тщательно выполнять
инструкциям, выводимые в диалоговых окнах соответствующего мастера.
При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или
Автоформа: табличная форма будет создана автоматически.
Созданную форму можно изменить в режиме конструктора.
Если была выбрана одна из Автоформ, Microsoft Access применит для
новой формы автоформат, который использовался последним (либо в Мастере форм, либо с помощью команды Автоформат меню Формат в режиме
конструктора).
6.1.4. Создание формы самостоятельно без помощи Мастера форм
1. В окне База данных щелкнуть на вкладке Форма.
2. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно
Новая форма.
3. Если форма создается на основе таблицы, то выбрать имя таблицы,
являющейся источником данных формы.
4. Щелкнуть на кнопке Конструктор. При открытии окно конструктора
Форма содержит одну область – область данных.
Помимо этого, форма может содержать область заголовка, примечания
и колонтитулов (верхнего и нижнего). Для добавления этих областей используются
команды
Вид►Заголовок►Примечание
формы
и
Вид►Колонтитулы. (Данные, размещаемые в заголовке, в области данных и
в области примечания, отображаются в форме. Области колонтитулов отображаются только при печати.)
35
5. Для индикации инструментального окна выбрать команду
Вид►Панель элементов.
Примерить команду Вид►Список полей для выбора полей, которые
будут включены в форму. Разместить поля в области данных. Поля, добавляемые таким способом, состоят из надписи и поля для ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу автоматически добавляется манипулятор перемещения и можно перемещать их в паре или по о тдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля р ядом
с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект
Надпись и нажать клавишу DEL.
6.2. Создание разделов формы
Можно повысить эффективность формы, добавив в нее один или более
разделов. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, заголовка страницы, примечания страницы и
примечания формы.
Заголовок формы содержит сведения, общие для всех записей, напр имер, название формы, он отображается вверху экрана в режиме формы и в
начале первой страницы при печати.
Верхний колонтитул отображает название и подписи столбцов вначале
каждой страницы при печати. Верхние колонтитулы видны в форме только
при печати.
Область данных содержит сами записи. Допускается ввод только одной
или сразу нескольких записей на экране или странице.
Подчиненная форма также может содержать разделы: заголовок, о бласть данных, примечания и др. Заголовок содержит подписи для каждого
столбца. Область данных содержит записи. Примечание содержит элементы
управления для вычисления итогов в каждом столбце.
6.2.1.Добавление и удаление заголовка, примечания
и колонтитулов формы
1. Открыть форму в режиме конструктора.
2. В меню Вид применить команду Заголовок►Примечание формы
или Колонтитулы.
Примечания
 Заголовки и примечания формы располагаются, соответственно, вверху
и внизу формы, открытой в режиме формы, а также в начале и в конце
печатной формы. Верхние и нижние колонтитулы печатаются вверху и
внизу каждой выводимой на печать страницы – они не отображаются в
режиме формы.
 При удалении колонтитулов, заголовков и примечаний, автоматически
удаляются и содержащиеся в них элементы управления.
 Верхний и нижний колонтитулы, а также заголовок и примечание формы, можно добавлять только парами. Если какой-либо из этих разделов
не нужен, можно изменить его размер до нулевой высоты, либо (только
36
для заголовков и примечаний) установить его свойство Вывод на
экран (Visible) в значение Нет. С помощью свойства Режим вывода
(DisplayWhen) можно выбрать режим вывода заголовков и примечаний: всегда, только при печати или только на экран.
6.2.2. Изменение размеров заголовка, примечаний
и других разделов в форме или отчете
Каждый раздел формы или отчета может иметь собственную высоту.
Однако ширина всех разделов в форме или отчете должна быть одинаковой.
Изменение ширины одного раздела приводит к автоматическому изменению
ширины всех остальных разделов.
Изменение ширины или высоты.
1. Открыть форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора отчетов.
2. Установить указатель на правую или нижнюю границу раздела.
3. Для изменения высоты раздела перетащить границу вверх или вниз.
Для изменения ширины раздела перетащить границу вправо или влево.
Одновременное изменение ширины и высоты.
Установить указатель на правый нижний угол раздела и перетащить его
в любом направлении.
6.3. Подчиненные формы
Подчиненная форма – это форма, находящаяся внутри другой формы.
Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы наз ывается подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» ч асто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.
Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц
или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно
создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Т ипы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне
«один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения – каждый тип может иметь несколько товаров.
Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким
образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма
отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».
При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.
37
Подчиненная форма может отображаться в виде таблицы или в виде
простой или ленточной формы. Главная форма может отображаться только
как простая форма.
Главная форма может иметь любое число подчиненных форм, если
каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также
возможность создавать подчиненные формы до семи уровней вложенности.
Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы,
а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы и т.д.
Например, можно иметь главную форму, отображающую сведения о клиентах, подчиненную форму, отображающую сведения о заказах, и еще одну
подчиненную форму
6.3.1. Создание подчиненной формы
и добавление ее в существующую форму
Перед тем как приступать к этой процедуре, необходимо проверить
правильность установления связей между таблицами.
1. Открыть форму, в которую нужно добавить подчиненную форму, в
режиме конструктора.
2. Убедитесь, что кнопка Мастера на панели нажата.
3. Нажать кнопку Подчиненная форма/отчет на панели элементов.
4. В форме выбрать место, в которое следует поместить подчиненную
форму.
5. Далее следует выполнять инструкции остальных диалоговых окон
мастера. После нажатия кнопки Готово Microsoft Access добавит элемент
управления подчиненной формой в форму. Он также создаст отдельную
форму для подчиненной формы.
6.3.2. Одновременное создание формы и подчиненной формы
Перед тем, как приступать к этой процедуре, необходимо проверить
правильность установления связей между таблицами.
1. В окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты.
2. Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В списке диалогового окна Новая форма дважды щелкнуть строку
Мастер форм.
4. В первом диалоговом окне мастера выбрать в списке таблицу или
запрос. Например, чтобы создать форму «Типы», которая выводит в подч иненной форме список товаров, относящихся к конкретной категории, следует
выбрать таблицу «Типы» (сторона «один» отношения «один-ко-многим»).
5. Дважды щелкнуть поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
6. В том же диалоговом окне мастера следует выбрать из списка другую таблицу или запрос, например, «Товары» (сторона «многие» отношения
«один-ко-многим»).
Примечание. Порядок выбора таблиц или запросов не имеет значения.
38
7. Дважды щелкнуть поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
8. Если до запуска мастера связи были установлены правильно, то после нажатия кнопки Далее предлагается выбрать таблицу или запрос, которые будут использоваться для представления данных. Используя тот же пример формы «Типы», следует выбрать строку по Типы.
9. В том же окне диалога выбрать переключатель Подчиненные формы.
10. Далее следует выполнять инструкции остальных диалоговых окон
мастера. После нажатия кнопку Готово, Microsoft Access создаст две формы:
одну для формы и элемента управления Подчиненная форма, а другую для
подчиненной формы.
6.4. Создание отчета
Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос
или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально,
так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета
можно получить результаты в высококачественном варианте. В Microsoft
Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены
для вывода в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не
экранные, а печатные документы.
При создании отчета Microsoft Access всегда оперирует только с одной
единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.
6.4.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
1. В окне База данных щелкнуть на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно
Новый отчет.
3. Указать имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет,
и выбрать режим Мастер отчета.
4. Выбрать поля, данные которых будут помещены в отчет.
5. Далее определить, требуется ли сгруппировать данные по какомулибо из полей и, если требуется, то указать вариант группировки. Интервал
группировки может быть изменен после нажатия кнопки Группировка.
6. Далее задать порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажать кнопку Итоги и установить требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей.
Нажать кнопку ОК.
7. На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера
необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.
Мастер отчетов позволяет подготовить следующие типы отчетов:
39
 отчет, содержащий информацию, расположенную в один столбец
или в виде таблицы;
 отчет с группировкой и вычислением итоговых величия;
 почтовые наклейки.
6.4.2. Создание отчета самостоятельно без помощи Мастер отчетов
1. В окне База данных щелкнуть на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно
Новый отчет.
3. Указать имя таблицы, на основе которой должен базироваться отчет,
и выбрать режим Конструктор.
Microsoft Access индицирует окно отчета в режиме Конструктора,
Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необходимости можно ввести
управляющие и другие элементы, уровни группировки.
Заголовок отчета – печатается только в начале отчета, используется на
титульной странице.
Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи
группы.
Область данных – печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.
Примечание группы – печатается после обработки последней записи
группы.
Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех
записей.
Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в
размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании
связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому
для расчета расположения данных на печатной странице программа Microsoft
Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Microsoft Access получает от операционной системы, соответственно,
принтер в системе должен быть установлен.
При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операцио нной системы Пуск►Настройка►Принтеры►Установка принтера, после
чего установить драйвер любого принтера, доступного операционной системе.
6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и отчеты:
1. Открыть форму (отчет) в режиме Конструктора.
40
2. Выбрать команду Вид►Панель элементов.
3. Выбрать пиктограмму Поле панели элементов.
4.Выбрать мышью пустое место в любой области формы или отчета, в
которое следует поместить вычисляемое поле, (например, область примеч аний или колонтитулов).
5.Поместить курсор в поле и ввести выражение, вычисляющее значение.
После выбора поля нажать кнопку Свойства на панели инструментов
или выполнить команду Вид►Свойства, чтобы открыть окно его свойств, и
ввести в ячейку свойства Данные (ControlSource), начиная со знака "=",
нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (напр имер, "=DATE()" — системная дата), так и любое действие над В базе данных
для использования построителя выражений при создании выражения, нажать
кнопку построителя рядом с ячейкой свойства Данные (ControlSource). Для
свойства «Формат поля» выбрать из списка тип вычисляемых данных.
В случае необходимости вставить рядом c полем элемент Надпись и
заполнить его нужным текстом.
6. Перейти в режим формы (отчета).
Примечания
 Если при вводе выражения в ячейку Данные (ControlSource) потребуется больше места, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.
 Если форма основана на запросе, можно поместить выражение в запрос, а не в вычисляемый элемент управления.
6.6. Создание почтовых наклеек
Для переписки, как правило, используются почтовые наклейки и стандартные письма, обычно называемые составными документами рассылки. В
Access почтовые наклейки создаются с помощью отчетов. Подобно любому
другому отчету, отчет для создания наклеек состоит из элементов управления. Для создания наклеек лучше всего использовать Мастер наклеек. Изменение макета наклейки следует производить в режиме Конструктора. В
режиме Конструктора можно проверить перед печатью все параметры в
окне Макет страницы, которое вызывается по команде Файл►Макет страницы.
Печатать почтовые наклейки можно непосредственно из окна предварительного просмотра.
7. ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
Все сведения формы или отчета содержатся в элементах управления.
На страницах доступа к данным сведения содержатся в элементах управления точно так же, как и в формах и отчетах. Однако сведения могут быть
также введены непосредственно на страницу доступа к данным. Элементы
управления представляют собой объекты в формах, отчетах или на страницах
41
доступа к данным, используемые для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений. Например, можно использовать поле в
форме, отчете или на странице доступа к данным для отображения данных,
кнопку в форме для открытия другой формы или отчета, линию или прямоугольник для разделения и группировки элементов управления, делающей
более понятным их назначение.
В Microsoft Access используются следующие типы элементов управления, все доступные через панель инструментов в режиме конструктора, режиме конструктора отчета или режиме конструктора страниц доступа к
данным: поле, надпись, группа параметров, переключатель, флажок, список,
кнопка, рисунок, линия, прямоугольник и дополнительные элементы
ActiveX. Для форм и отчетов существуют дополнительные элементы управления: выключатель, поле со списком, присоединенная рамка объекта, свободная рамка объекта, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, разрыв
страницы. Страницы доступа к данным дополнительно включают следующие компоненты: раскрывающийся список, гиперссылка, бегущая строка и
сводный список, электронная таблица и диаграмма.
Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой
таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. На приведенном ниже рисунке показаны примеры
связанного, свободного и вычисляемого элементов управления. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой
таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета.
7.1 Создание элементов формы или отчета
Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отображать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели,
переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, форму (отчет) можно допо лнить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различного типа. Для создания форм (отчетов) также может быть использована возможность изменения начертания, стиля и выравнивания данных, которые
отображаются в полях, а также цвета символов, фона и границы [панель инструментов Формат►(Форма/Отчет)].
Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора.
Для индикации инструментального окна выберите команду
Вид►Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели (рис. 4) предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.
42
Существует три основных типа элементов управления: присоединенные, свободные, вычисляемые.
Присоединенные элементы управления — элементы, связанные с
полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления
поле таблицы в текущей записи автоматически обновляется. Большинство
элементов управления, в том числе объекты OLE, можно присоединить к полю. Чаще всего присоединенные элементы управления содержат данные текстового типа, а также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и
поля МЕМО.
Рис. 4. Панель элементов
Свободные элементы управления сохраняют введенную величину, не
обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать для отображения:
текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий и прямоугольников. Кроме того, их можно использовать для хранения объектов OLE
(например, рисунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме.
Свободные элементы управления называют также переменными или
переменными памяти.
Вычисляемые элементы управления создают на основе выражений,
например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к полям
таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент управления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные
полей таблицы, с после дующим отображением в форме.
Выбор объектов позволяет изменить указатель курсора, на инструмент
выбора объекта.
Мастер элементов позволяет включать и отключать мастера по созданию элементов управления.
Надпись предназначена для вывода на экран не изменяющегося текста,
например, заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к свободным элементам управления, в которые нельзя вводить данные.
Поле позволяет создать область для отображения, ввода или изменения
данных. В поле можно использовать данные любого типа: текст, числа, дата/время, логические величины и МЕМО. Поля могут быть как присоединенными, так и свободными. В них можно использовать поля из таблиц или з а43
просов, а также вычисляемые выражения, поэтому такие элементы управления называют связанными полями. При создании связанного поля вместе с
ним одновременно образуется еще один элемент управления — присоединенная надпись.
Группа параметров позволяет создать область настраиваемого размера для размещения набора флажков, переключателей или выключателей,
представляющих набор альтернативных значений.
Выключатель позволяет создать кнопку, связанную с логическим полем. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА – кнопка нажата, ЛОЖЬ – кнопка отжата.
Переключатель предназначен для создания кнопки (называемой радиокнопкой). Ее функции аналогичны функциям выключателя. Элемент
наводится в двух состояниях: ИСТИНА – кружок с точкой, ЛОЖЬ – пустой
кружок. С кнопкой можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.
Флажок предназначен для создания флажка, связанного с логическим
полем. Действует аналогично переключателям, но в отличие от них, допускает множественный выбор. Элемент может находиться в двух состояниях:
ИСТИНА – квадрат с палочкой, ЛОЖЬ – пустой квадрат.
Поле со списком позволяет создать составной элемент управления,
объединяющий поле и раскрывающийся список значений. Для ввода знач ения, можно ввести значение в поле или выбрать значение в списке.
Список позволяет создать список, допускающий прокрутку и предназначенный для выбора значения. Позволяет отображать список значений в
форме или отчете. В списках можно также отображать заголовки столбцов.
Кнопка позволяет создать кнопку, используемую для выполнения
набора макрокоманд Access или процедур VBA.
Рисунок позволяет создать рамку, в которой в форме или отчете выводится неизменяемый рисунок. Поскольку рисунок не является объектом OLE,
то после помещения рисунка в форму или отчет не допускается его изменение из MS Access.
Свободная рамка объекта позволяет создать рамку для отображения в
форме или отчете объектов OLE, как правило, набор иллюстраций. Рамка не
связана ни с каким полем таблиц базы данных.
Присоединенная рамка объекта для отображения в форме или отчете
объектов OLE, таких как набор иллюстраций. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблиц. При переходе от записи к записи в форме или отчете выводятся разные объекты.
Конец страницы позволяет создать элемент управления, указывающий
принтеру начало новой страницы в печатной форме или новой страницы в
отчете. Этот элемент управления не появляется в форме или запросе в режиме формы.
Вкладка позволяет вставить элемент управления Вкладка для создания
вложенных форм. Страницы элемента управления Вкладка могут содержать
другие элементы управления.
44
Подчиненная форма/отчет предназначена для добавления в основную форму или основной отчет подчиненной формы или подчиненного отч ета соответственно. Добавляемые подчиненная форма или подчиненный отчет
должны существовать.
Линия позволяет создать прямую линию, которую можно перемещать
и размеры которой можно изменять. Цвет и толщину линии можно изменить
с помощью кнопок панели инструментов Панель форматирования или окна
свойств. Используется для разделения элементов формы или отчета.
Прямоугольник позволяет создать прямоугольник, который можно перемещать и размеры которого можно изменять. Используется для выделения
элементов формы.
Дополнительные элементы. Выбор этой кнопки открывает список
дополнительных элементов управления ActiveX, которые можно использовать в формах и отчетах.
Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки), кнопки и др.:
1. Щелкните на соответствующей пиктограмме;
2. Укажите курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.
После того, как будет отпущена кнопка мыши, для создания некоторых
элементов (например, поле со списком или кнопка) Access выводит на экран
мастер. Так, после создания кнопки появляется мастер, предлагающий выбрать тип действия, которое будет привязано к этой кнопке (переходы между
записями, работа с формой или другие типы, например, работа с запросами в
пункте «Разное»).
Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих
элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда
Вид►Свойства).
7.2. Создание надписи
Следующие действия используются для создания отдельной надписи
(не присоединенной к другому элементу управления). Чтобы создать
надпись, присоединенную к элементу управления, просто создайте этот элемент управления. Microsoft Access автоматически присоединяет надпись к
элементу во время его создания.
1. Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме
конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
2. Нажать кнопку Надпись на панели элементов.
3. В форме, отчете или на странице доступа к данным выбрать место,
где должна располагаться надпись, и ввести ее текст.
Примечания.
Чтобы разместить текст надписи на нескольких строках в форме или
отчете, необходимо изменить размер надписи после ввода всего текста
или нажать в конце первой строки текста клавиши CTRL+ENTER для
45
ввода символа возврата каретки. Если введен символ возврата каретки,
последующие строки текста будут переноситься автоматически по мере
ввода. Чтобы вручную вставить символ окончания строки в любой последующей строке, снова нажмите клавиши CTRL+ENTER. Максимальная ширина надписи определяется длиной первой строки текста.
Чтобы включить в текст надписи в форме или отчете символ амперсанда (&), нужно ввести два амперсанда. Это обусловлено тем, что
Microsoft Access использует символы амперсанда в надписях и кнопках
для определения клавиш доступа.
7.3. Создание кнопки с помощью мастера
4. Открыть форму в режиме конструктора формы или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
1. Нажать кнопку Мастера на панели инструментов, если она еще не
нажата.
2. На панели элементов нажать кнопку Кнопка.
3. В форме или на странице доступа к данным выбрать место, в которое следует поместить кнопку.
4. Далее необходимо выполнять инструкциям, выводимые в диалоговых окнах соответствующего мастера. После нажатия в последнем диалоговом окне кнопки Готово кнопка появится в режиме конструктора.
Примечание.Мастера недоступны для обособленных страниц доступа
к данным и для страниц, указывающих на другую базу данных. Мастер кнопок будет также недоступен, если страница доступа к данным не присоединена к таблице или запросу. Если мастер недоступен, придется создавать
кнопку без помощи мастера.
7.4. Создание кнопки без помощи мастера
1. Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме
конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
2. Если кнопка Мастера на панели элементов нажата, нажать ее еще
раз, чтобы отключить мастера.
3. На панели элементов нажать кнопку Кнопка.
4. В форме или на странице доступа к данным выбрать место, в которое следует поместить кнопку.
5. Когда кнопка будет выделена, нажмите кнопку Свойства на панели
инструментов, чтобы открыть окно свойств кнопки.
6. В ячейке свойства Нажатие кнопки (OnClick) кнопки в форме ввести имя макроса или процедуры обработки события, которые должны запускаться при нажатии кнопки, либо нажать кнопку построителя, чтобы использовать построитель макросов или программ. На странице доступа к данным можно присоединить к кнопке программу, написанную на языке JScript
или на языке VBScript (Microsoft Visual Basic Scripting Edition) с помощью
редактора сценариев Microsoft Script Editor.
46
7. Чтобы вывести на кнопке текст, его надо ввести в ячейку свойства
Подпись (Caption) (в форме) или свойства Value (на странице доступа к
данным). В форме вместо текста на кнопке можно вывести рисунок.
Совет. Чтобы создать в форме кнопку, запускающую макрос, достаточно перетащить макрос из окна базы данных в форму, открытую в режиме
конструктора.
7.5. Выделение текста в текстовом поле
или другом элементе управления
1. Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме
конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
2. Выбрать элемент управления, содержащий текст, который требуется
изменить.
3. На панели инструментов Формат (форма/отчет) или панели инструментов Формат (страница) нажать кнопку с указанием нужного шрифта
(Полужирный, Курсив, Подчеркнутый).
4. В элементах управления Бегущая строка на страницах доступа к
данным можно выделять фрагменты текста и применять полужирное,
наклонное и подчеркнутое начертание к отдельным символам. Во всех
остальных элементах управления в формах, отчетах и на страницах доступа к
данным изменение начертания шрифта распространяется на все содержимое
элемента управления. Изменять форматирование отдельных символов в элементах управления невозможно.
Совет. Если в форме или отчете требуется изменить размер элемента
управления для нормального отображения содержащегося в нем текста, следует использовать в меню Формат команду Размер и подкоманду по размеру данных.
7.6. Перемещение текстового поля
или другого элемента управления вместе с подписью
1. Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме
конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
2. Выбрать элемент управления или его подпись.
По выборе любого из компонентов составного элемента управления в
формах и отчетах Microsoft Access отображает маркеры перемещения для
обоих компонентов элемента управления, а также маркеры изменения размеров для выбранного компонента. На страницах доступа к данным при выделении элемента управления подпись не выделяется автоматически. При перемещении элемента управления подпись перемещается вместе с ним. Однако при перемещении подписи элемент управления остается на месте.
3. Навести указатель на границу (но не на маркер перемещения) элемента управления или его подписи. В формах и отчетах указатель принимает
форму руки. На страницах доступа к данным указатель принимает вид кр е47
стообразной стрелки. После изменения формы указателя перетащить элементы управления на новое место.
Примечания.
 При перемещении элемента управления в форме или отчете можно
сохранить его выравнивание по вертикали или по горизонтали относ ительно других элементов управления. Для этого во время выделения и перемещения элемента управления следует удерживать в нажатом положении клавишу SHIFT. Элемент управления можно перемещать только по
вертикали или по горизонтали, в зависимости от того, в каком направлении было начато перемещение.
 Для небольшой корректировки местоположения элемента управления можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL и стрелки соответствующего направления. При перемещении этим способом элементов
управления в формах, отчетах и на страницах доступа к данным Access не
выравнивает элемент управления по сетке, даже если параметр Привязать
к сетке включен.
7.7. Изменение размера текстового поля
или другого элемента управления
1. Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме
конструктора отчетов или станицу доступа к данным в режиме конструктора станицы.
2. Выделить один или несколько элементов управления, размеры которых нужно изменить.
3. Перетащить маркеры размера, пока элемент управления не получит
требуемые размеры.
Если в форме или отчете выделено несколько элементов управления, то
при перетаскивании маркера изменения размера одного элемента управления
будут изменены соответствующие размеры всех элементов управления.
Примечания.
 На страницах доступа к данным нельзя изменять высоту списка или
раскрывающегося списка. Высота списка и раскрывающегося списка
определяется параметрами шрифта, которым выводятся данные элемента
управления.
 Для небольшой корректировки размеров элемента управления можно воспользоваться сочетанием клавиш SHIFT и стрелки соответствующего направления

7.8. Взаимное выравнивание текстовых полей
и других элементов управления в форме или отчете
1. Открыть форму в режиме конструктора формы, отчет в режиме
конструктора отчетов
2. Выделить элементы управления, которые требуется выровнять.
Можно выбирать только элементы управления, расположенные в одной
строке или одном столбце.
48
3. Применить в меню Формат команду Выровнять и одну из следующих подкоманд:
 по левому краю – выравнивание левых границ элементов управления по левой границе крайнего левого элемента;
 по правому краю – выравнивание правых границ элементов управления по правой границе крайнего правого элемента;
 по верхнему краю – выравнивание верхних границ элементов
управления по верхней границе самого верхнего элемента;
 по нижнему краю – выравнивание нижних границ элементов
управления по нижней границе самого нижнего элемента.
Примечание. Если после проведения выравнивания некоторые выбранные элементы управления начнут накладываться друг на друга, то в р езультате они будут размещаются рядом, граница к границе, без перекрытия.
8. МАКРОСЫ
8.1 Создание макросов
Макрос представляет собой совокупность определенных команд
управления (макрокоманд), используема» для автоматизации часто повторяющихся действий.
1. В окне База данных щелкнуть на вкладке Макрос.
2. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно
Макрос.
3. В столбце «Макрокоманда» щелкнуть на кнопке выпадающего
списка и выбрать из него действие, которое должно быть автоматизировано
(например, открытие формы).
4. В области «Аргументы макрокоманд» указать необходимые для
этой макрокоманды аргументы (например, имя формы, отображаемый режим
и т.п.). Аргументы макрокоманд указывают, к какому объекту применить
макрокоманду, и задают условия выполнения действий. Большинство может
быть также выбрано из выпадающего списка.
5. Если макрос будет содержать более чем одну макрокоманду, то в
столбце «Макрокоманда» указываются эти действия в необходимом порядке.
6. В столбце «Примечание» можно описать назначение каждой макрокоманды.
7. Сохранить макрос.
|
8.2. Выполнение макросов
Существует несколько методов запуска макросов на выполнение.
Из окна База данных: дважды щелкнуть на имени макроса или выбрать кнопку Запуск.
Из меню: в меню Сервис выбрать команду Макрос►Запуск макроса
и из раскрывающегося списка выбрать нужный макрос (или ввести его имя).
Из окна Макрос: щелкнуть на пиктограмме с восклицательным знаком
(Запуск) или в меню Макрос выбрать команду Запуск.
49
При помощи кнопки: добавить в форму кнопку и назначить ей макрос
либо с помощью свойства Нажатие кнопки, либо путем выбора опций Разные и Запуск макроса в Мастере кнопок.
При открытии базы данных: для того, чтобы какой-либо макрос выполнялся автоматически при каждом новом открытии заданной базы данных,
этот макрос необходимо сохранить под именем AutoExec.
Пример
Создание макроса
В начале каждого сеанса работы с базой данных приходится тратить
дополнительное время на открытие необходимых объектов. Чтобы ускорить
этот процесс: можно создать макрос, который открывает необходимые документы (например, таблицы, формы, запросы и т.д.) и размещает их на
экране в определенном порядке.
1. Открыть окно базы данных, в которой надо создать макрос.
2. Перейти на вкладку Макросы и щелкнуть на кнопке Создать,
вследствие чего откроется окно конструктора макроса.
3. Задать команду Окно►Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, в которой создается макрос, и окно макроса.
4. В окне базы данных перейти на вкладку Таблица.
5. Установить курсор на имя одной из таблиц базы данных и перетащить с помощью мыши в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца
«Макрокоманда». В поле появится макрокоманда Открыть Таблицу. Таким образом, в макрос включается операция — открытие таблицы.
6. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие таблицы (указать имя таблицы)».
7. С помощью клавиши Enter или курсора мыши перейти во вторую
строку столбца «Макрокоманда».
8. С помощью курсора мыши перетащить вторую таблицу в окно макроса и разместить во второй ячейке столбца «Макрокоманда».
9. В столбец «Примечание» той же строки ввести текст, поясняющий
ваши действия.
10. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.
11. С помощью курсора мыши перетащить одну из форм в окно макроса. В поле появится макрокоманда Открыть форму. (Access автоматически
распознает, о каком объекте идет речь, и выбирает соответствующую макрокоманду: Открыть Форму для формы или Открыть Таблицу для таблицы).
Таким образом, в макрос включается еще одна операция — открытие
формы.
12. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие формы» и т.д.
13. Повторить эти действия для всех объектов, которые должны быть
открыты.
50
14. Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Макрокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать Выполнить команду.
В области Аргументы макрокоманды активизировать поле Команда
и выбрать в списке элемент TiveVertically. Таким образом, в макрокоманду
будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких
окон.
Для сохранения Макрос под именем «Размещение_на_экране». вызвать команду Файл >Сохранить и ввести имя.
Запуск макроса
Запуск макроса можно осуществить следующими способами:
1. щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный
знак);
2. задать команду Сервис >Макрос >Запуск макроса (имя макроса);
3. открыть вкладку Макросы, установить курсор на имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.
После запуска созданного ранее макроса «Размещение_на_экране»
будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе
объекты базы данных.
9. ОБМЕН ДАННЫМИ
Microsoft Access позволяет осуществлять обмен данными с другими
СУБД и с другими базами данных Microsoft Access, с программами работы с
электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств
можно копировать объекты из одной базы данных Microsoft Access в другую.
9.1. Экспорт данных
Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в базе данных при работе с другой программой:
1. В окне базы данных выбрать из списка таблицу, которую предполагается экспортировать;
2. Применить команду Файл►Сохранить как►Экспорт или команду
Файл из контекстного меню;
3. В открывшемся окне Сохранение объектов выбрать опцию Во
внешнем файле или базе данных;
4. Нажать ОК;
5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица в...
указать тип файла, выбрать устройство и папку, в которую предполагается
поместить таблицу, а также имя таблицы;
6. Нажать кнопку Экспорт;
7. В открывшемся окне диалога указать необходимые опции;
8. После нажатия ОК таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.
51
9.2. Импорт данных
Microsoft Access может считывать данные, представленные в другом
формате, и сохранять их в новой таблице данных.
Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо
можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.
1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
2. Выбрать Импорт таблиц и нажать кнопку ОК.
3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выбрать тип импортируемых данных Microsoft Access, указать папку с БД Microsoft Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.
4. Выбрать файл и нажать кнопку Параметры. При импорте могут
быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует
ли копировать всю таблицу или только ее структуру.
5. Выделить одну или несколько таблиц для импорта.
10. СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ
Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к Microsoft Access форматах, используется
специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно
одновременно обрабатывать как в Microsoft Access, так и во внешних приложениях.
Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо
можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.
1. В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
2. Выбрать Связь с таблицами и нажать кнопку ОК.
3. В открывшемся окне диалога указать тип связываемых файлов
(например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и
папку, в которой находится файл для связи.
4. Выбрать файл и нажать кнопку Связь. Microsoft Access запустит
Мастер связывания таблиц.
11. ВЫВОД НА ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦ, ЗАПРОСОВ,
ФОРМ И ОТЧЕТОВ
11.1. Предварительный просмотр
Для выполнения предварительного просмотра:
1. Выбрать команду Файл►Предварительный просмотр или нажать
кнопку Просмотр панели инструментов;
2.Нажать кнопку Закрыть панели инструментов для выхода из режима
просмотра.
52
11.2. Запуск процесса печати
Для запуска процесса печати:
1. Выбрать команду Файл►Печать или нажать командную кнопку
Печать панели инструментов;
2. Можно Если необходимо диапазон печатаемых страниц и желаемое
число копий в текстовом поле «Число копий»;
3.Запустить печать кнопкой ОК.
12. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ
Microsoft Access включает в себя систему справок, доступ к которой
может быть осуществлен несколькими способами (табл. 4).
Таблица 4
Способы получения справок Microsoft Access
Для получения справки
Нужно
по данной теме или функции
в меню Справка выбрать команду Вызов
справки
во время работы в окне или в нажать клавишу <F1> или нажать кнопку
диалоге
Справка в диалоговом окне
о конкретной команде, инстру- щелкнуть на кнопке с вопросительным
менте или другом элементе экра- знаком Справка панели инструментов, а
на
затем на команде, инструменте или другом элементе экрана
Пример
РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ УЧЕТА И ОТПУСКА
ТОВАРОВ В MICROSOFT ACCESS
С помощью инструментальных средств СУБД описывается логическая
структура БД: создаются таблицы БД, присваиваются имена таблицам и полям, выбираются типы и форматы полей БД, описываются ключевые поля и
связи между таблицами.
Для создания новой базы данных необходимо:
1. Разработать формат и содержание таблиц, их связи между собой;
2. В окне СУБД ACCESS создать новую базу данных;
3. Создать таблицы новой базы в режиме Конструктора;
4. Описать в окне конструктора поля таблиц, присвоить им имена и
выбрать типы данных;
5. Описать связи между таблицами с учетом выбранных первичных и
вторичных ключей;
6. Создать экранные формы;
7. Для обращения к информации базы разрабатываются формы запросов.
1.1. Разработка логической структуры базы данных
Для создания базы данных учета товаров можно использовать в каче53
стве образца накладную на отпуск товара. Она включает следующие поля:
Номер накладной
Дата накладной
Наименование покупателя
Адрес покупателя
Банковские реквизиты покупателя
Наименование товара
Единица измерения
Цена отпускная
Количество отгружено
Для создания базы учитываемые поля удобно разбить с учетом их о тношения к процессу хранения, отпуска товаров и связи с покупателями на 4
таблицы. В каждой таблице необходимо выбрать ключи, позволяющие связать их между собой.
Таблица 5
Таблицы разрабатываемой базы данных
Наименование
№ п/п
Тип поля
Ключ
реквизита
1
2
3
1
2
3
4
1
2
3
4
Шапка накладной
Номер накладной
Текстовый
Дата накладной
Дата/Время
Код покупателя
Числовой
Покупатели
Код покупателя
Наименование покупателя
Адрес покупателя
Банковские реквизиты покупателя
Товары
Код товара
Наименование товара
Единицы измерения
Цена отпускная
Отгрузка
1
Номер накладной
2
Код товара
3
Количество отгружено
Первичный
Вторичный
Счетчик
Первичный
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Счетчик
Первичный
Текстовый
Текстовый
Денежный
Текстовый Вторичный
Числовой Вторичный
Числовой
Связи между таблицами можно описать графически:
54
Шапка накладной
Покупатели
Отгрузка
Товары
Рис. 5. Логическая структура базы данных
1.2. Создание таблиц новой базы данных
1. Выбрать вкладку Таблицы;
2. Нажать на кнопку Создать в окне базы данных;
3. Выбрать в открывшемся окне Новая таблица пункт Конструктор;
4. Описать в окне конструктора поля таблицы, присвоить им имена и
выбрать типы данных;
5. Описать ключевое поле и сохранить таблицу с оригинальным именем;
6. Войти в окно базы данных и аналогично создать остальные таблицы
базы.
1.3. Установление связей между таблицами
Для создания связей между таблицами:
1. Открыть окно диалога "Схема данных" в режиме Сервис►Схема
данных или нажать на кнопку Схема данных на панели инструментов;
2. Добавить в это окно диалога последовательно все связываемые таблицы (команда Связи►Добавить или кнопка Добавить таблицу на панели
инструментов);
3. Закрыть окно диалога Добавление таблицы;
4. Для связывания таблиц выбрать и переместить с помощью мыши
ключевое поле первой связываемой таблицы (в таблице "Шапка накладной"
поле "Номер накладной") на соответствующее поле второй таблицы (в таблице "Отгрузка" - поле "Номер накладной"). На экране откроется окно диалога Связи;
5. Отметить мышью режим Обеспечение целостности данных (вставить флажок);
6. Отметить режим Каскадное обновление связанных полей;
7. Отметить режим Каскадное удаление связанных полей.
Необходимо проверить тип связи: он должен быть "один-ко-многим". В
противном случае измените описание ключевого поля в таблице "Отгрузка".
После разработки отдельных таблиц и установления связей между ними создание базы данных, предназначенной для учета данных о продажах товара, можно считать законченным. Следующим этапом работы с базой явля55
ется ее заполнение, создание различных форм, создание запросов и составление отчетов на основании информации в ней.
2. ВЕДЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
2.1 Создание экранных форм
Формы предназначены для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных данных в таблицах в диалоговом режиме на экране. Основными
требованиями, предъявляемыми к экранным формам, являются:
 максимальное соответствие форме первичных документов;
 максимальное облегчение человеку ввода данных.
Экранная форма может содержать не все поля отдельных таблиц, а
также содержать поля не в том порядке, как они предусмотрены в таблицах.
Это требует определения вида экранной формы, включаемых в нее полей и
последовательности их расположения, что может потребовать неоднократного обращения к отдельной таблице для выбора из нее полей.
Накладная на отпуск товара содержит в заголовочной части информацию о собственно накладной, которая находится в таблице Шапка, и информацию о покупателе (таблица Покупатели). В учетной части располагается
информация о товарах (таблица Товары) и процессе их отпуска (таблица
Отгрузка). Для создания экранной формы накладной необходимо выполнить
следующую последовательность действий:
1. Выбрать в основном окне базы данных вкладку Формы и нажать на
кнопку Создать;
2. Выбрать в диалоговом окне Новая форма опцию Мастер форм и в
качестве источника данных таблицу Шапка накладной, поля которой занимают первые места на бланке накладной;
3. В открывшемся окне диалога Создание форм поместить в список
Выбранные поля все поля этой таблицы с помощью кнопки "»";
4. Для размещения в заголовке информации о покупателе выбрать из
списка Таблицы/запросы таблицу Покупатели и поместить в список Выбранные поля все поля таблицы, кроме Код покупателя (это поле уже выбрано из таблицы Шапка накладной);
5. Далее идет процесс отпуска товаров. Его характеризует информация
о товаре (таблица Товары) и информация о количестве отгруженного товара
(таблица Отгрузка). Для обеспечения возможности в дальнейшем вводить
информацию по покупателям и товарам, используя записи в исходных таблицах, поля Код покупателя и Код товара вводятся из форм, где они имеют
вторичные ключи. Код покупателя вводится вместе из таблицы Шапка
накладной (вводятся все поля), а Код товара необходимо ввести из таблицы
Отгрузка, что предписывает в начале выбрать из таблицы Отгрузка Код товара, потом загрузить таблицу Товары и ввести остальные реквизиты товара, после чего возвратиться к таблице Отгрузка для ввода реквизита Количество отгружено. Порядок ввода реквизитов определяет их порядок в форме накладной;
56
6. Все необходимые поля, имеющиеся в таблицах, в создаваемую
экранную форму помещены. После нажатия кнопки Далее откроется следующее окно диалога Создание форм. Заголовок накладной является главной
ее частью, а параметры отпуска товара – подчиненной. Это указывается выбором режима Подчиненные формы;
7. Нажатие кнопки Далее выводит диалоговое окно для выбора внешнего вида подчиненной формы (вида учетной части накладной). Рекоменд уется выбрать форму Табличный;
8. Нажимая кнопку Далее, в последующих окнах выбирается стиль, задаются имена главной и подчиненной форм;
9. Для облегчения работы с формой желательно определить возможность ввода значений, имеющихся в таблицах базы данных, используя ключи
этих записей. Для этого созданную форму необходимо открыть в режиме
Конструктора для внесения изменений;
10. Установив курсор в поле Код покупателя, правой кнопкой мыши
вызвать контекстное меню и выбрать в нем режим Преобразовать элемент в
поле со списком;
11. В окне свойств поля Код покупателя на вкладке Данные выбрать в
качестве источника строк таблицу Покупатели. Оператор при вводе информации о покупателе может выбирать данные о нем из таблицы Покупатели,
вводя его код. Подробно данные будут вводиться лишь в том случае, если их
не окажется в справочнике базы;
12. Аналогично преобразуются данные поля Код товара проводим в
подчиненной форме, выбирая в качестве источника строк таблицу Товары;
13. Открыв подчиненную форму в режиме Конструктора, выделить
левой кнопкой мыши поле Количество отгружено. В окне свойств этого поля в строке Условие на значение укажем: ">0", в строке Сообщение об
ошибке укажем: "Количество отгруженного товара не может быть отрицательным или равным нулю". Это обеспечивает контроль действий оператора
и выдачу ему сообщения об ошибке в случае ввода им неправильного знач ения;
14. Сохранить внесенные в режиме Конструктора изменения.
2.2 Использование экранных форм
1. Перейти на вкладку Таблицы и открыть таблицу Покупатели. Ввести произвольно данные по 4-5 контрагентам.
2. Открыть таблицу Товары и ввести произвольно данные по 5-7 товарам.
3. Перейти на вкладку Формы и открыть основную форму. Ввести с
помощью экранной формы 9-15 накладных, используя данные, введенные в
таблицы Покупатели и Товары.
4. Ввести с помощью экранной формы 4-7 накладных, вводя информацию о покупателях и товарах, отсутствующую в таблицах базы.
5. Перейти на вкладку Таблицы, последовательно открывая таблицы,
убедиться, что все введенные с помощью форм данные, включая новых
57
контрагентов и товары, записались в таблицы базы данных.
6. Повторно открыть основную форму. Пользуясь экранной формой,
просмотреть введенные накладные. Исправить в одной из накладных количество отгруженного товара на нулевое или отрицательное значение. Убедиться, что предусмотренный в форме контроль действует, выдавая на экран с ообщение об ошибке и не давая записать неправильное значение.
1. ТЕХНОЛОГИЯ ВЫБОРКИ ДАННЫХ ИЗ БД
И СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ
3.1. Создание запросов
Отчеты в СУБД ACCESS могут создаваться на основе таблиц базы
данных и на основе запросов. Рассмотрим создание отчета на основе запроса
на примере формирования и выдачи на экран (на печать) накладной на отпуск товара как выходного документа.
Для создания запроса необходимо выполнить следующую последовательность действий:
1. Выбрать в основном окне базы данных вкладку "Запросы";
2. Нажать на кнопку Создать в окне базы данных и в окне Новый запрос выбрать режим Простой запрос, в качестве источника данных выбрать
таблицу "Шапка накладной";
3. В открывшемся окне диалога поместить в список "Выбранные поля" все поля этой таблицы с помощью кнопки "»";
4.Выбрать из списка Таблицы/запросы таблицу "Справочник покупателей" и поместить в список "Выбранные поля" - все поля таблицы кроме
поля "Код покупателя";
5. Выбрать из списка Таблицы/запросы таблицу "Отгрузка" и поместить в список "Выбранные поля" поле "Код товара" этой таблицы;
6. Выбрать из списка Таблицы/запросы таблицу "Справочник товара" и поместить в список "Выбранные поля" все поля таблицы кроме поля
"Код товара";
7. Повторно выбрать из списка Таблицы/запросы таблицу "Отгрузка"
и поместить в список "Выбранные поля" поле "Количество отгружено"
этой таблицы;
8. Сохранить полученный запрос и открыть его в режиме "Конструктор";
9. В окне конструктора запросов на пересечении столбца "Номер
накладной" и строки "Условие отбора" поместить в квадратных скобках запись [номера_накладной] (параметр для отбора записей базы данных по номеру накладной);
10. В следующем свободном столбце (после поля "Цена") с помощью
построителя выражений поместить формулу для расчета стоимости товара: в
строке "Поле" свободного столбца нажать правую кнопку мыши и из появившегося контекстного меню выбрать режим "Построить". В окне построителя выражений в среднем столбце выбрать "Количество" и дважды нажать
левую кнопку мыши, в линейке операций выбрать знак умножения "*", в
58
среднем столбце выбрать "Цена" и дважды нажать левую кнопку мыши, закрыть построитель выражений;
11. Сохранить запрос и закрыть окно конструктора запросов;
12. Открыть созданный запрос. В ответ на сообщение "Введите значение номера_накладной", введите "1". Результатом правильно выполненных
действий должна быть таблица на экране, столбцами которой являются все
отобранные в запросе поля базы данных, и рассчитанное значение стоимости
товаров, а строками -все записи базы данных, относящиеся к накладной с номером "1".
3.2 Создание отчетов
Для представления полученных результатов в виде соответствующего
документа в форме накладной, воспользуемся Мастером и конструктором
отчетов. Для этой цели выполним следующие действия:
1. В основном окне базы данных перейти на вкладку Отчеты;
2. Нажать на кнопку Создать в окне базы данных;
3.В окне Новый отчет выбрать режим Мастер отчетов, а в качестве
источника данных – созданный запрос с условием отбора по номеру накладной;
4. На первом шаге Мастера отчетов поместить в список "выбранные
поля" все поля запроса и нажать кнопку Далее;
5. На втором шаге Мастера отчетов сгруппировать данные, относящиеся к "шапке накладной" (номер и дата накладной, покупатель и его реквизиты);
6. На третьем шаге Мастера отчетов с помощью режима "Итоги"
установить расчет суммы по полю "Стоимость" (сумма по накладной к
оплате);
7. На последующих шагах выбрать макет отчета и стиль его заголовков;
8. Открыть созданный отчет в режиме Конструктора, изменить заголовок отчета, откорректировать ширину и формат полей отчета;
9.Открыть отчет. В ответ на сообщение "Введите значение номеранакладной", введите "1". Результатом правильно выполненных действий
должен быть отчет в форме накладной.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Из каких объектов может состоять БД Microsoft Access?
2. В каком виде хранятся все данные в БД Microsoft Access?
3. Из чего состоит таблица БД?
4. Из каких основных этапов состоит создание таблицы БД? Для каких
целей служит каждый из них?
5. Какую роль выполняет в таблице ключевое поле?
6. Каким образом можно добавить поле (столбец) в таблицу?
7. В каком режиме осуществляется ввод записей?
8. Для каких целей используются формы?
59
9. Можно ли изменить порядок следования записей, например, по алфавиту? Как это сделать?
10. Для каких целей используется фильтрация данных?
11. В каких случаях может быть применена команда Скрыть столбцы?
12. В каких случаях может быть применена фиксация столбцов?
13. Для каких целей используются отчеты?
14. Каким образом устанавливаются связи между таблицами
15. Какие существуют типы связей между таблицами?
16. Для каких целей используются запросы в БД?
17. Какие типы запросов позволяет выполнять Microsoft Access?
18. Какие преимущества по сравнению с обычным запросом на выборку предоставляет запрос с параметром?
19. Какие типы запросов позволяют получить новые данные на основе
базовых таблиц?
20. Какие типы запросов приводят к изменению данных в базовой таблице?
21. В каких случаях следует использовать запрос на создание таблицы?
22. В каких случаях следует использовать запрос на обновление данных?
23. В каких случаях следует использовать запрос на добавление?
24. В каких случаях следует использовать запрос на удаление записей?
25. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать
форму?
26. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать
отчет?
27. Какие элементы может содержать окно формы или отчета?
28. В каком режиме осуществляется создание элементов окна?
29. Могут ли в формах или в отчетах содержаться данные, основанные
на вычисляемых выражениях?
30. В каком режиме создаются вычисляемые поля?
31. Для каких целей используется Построитель выражений?
32. Для каких целей используются макросы?
33. Может ли макрос содержать более одного действия (макрокоманды)?
34. Какие существуют методы выполнения макросов?
35. Какие способы обмена данными существуют в Microsoft Access?
36. Какие способы получения справочной информации существуют в
Microsoft Access?
УПРАЖНЕНИЯ
Упражнение 1
1. Создайте базу данных.
2. Создайте таблицу «Товары» (табл.6), определив ее структуру в р ежиме Конструктора.
60
3. Укажите первичный ключ в поле «Код товара» и установите для него
тип данных Счетчик.
4. Для поля «Название» выберите тип Мастер подстановок и введите в
один столбец фиксированный набор используемых в этом поле значений.
5.Сохраните таблицу.
Таблица 6
Код то- Название
Марка товара Цена
вара
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Телевизор
Телевизор
Телевизор
Телевизор
Видеомагнитофон
Видеомагнитофон
Видеокамера
Видеокамера
Музыкальный центр
Музыкальный центр
Goldstar CM
Philips 25
Panasonic 25V
Goldstar CF
Panasonic
F4Е20В HS
Philips VR
Samsung
Sharp
Panasonic DH
Sony
$459
$1499
$765
$230
$1400
$450
$530
$845
$320
$1289
6. Введите данные в таблицу, используя для поля «Название» значения
из выпадающего списка.
7. Добавьте запись: «Видеокамера», «Panasonic NV», «$2599».
8. Осуществите замену названий «Gold Star» на «LG Electronics».
9. Отсортируйте данные по цене.
10. Используя фильтрацию, выберите данные: по названиям, например
о музыкальных центрах, и по цене меньше определенного числа, например
меньше 800.
11. Отобразите на экране только данные полей «Название», «Марка товара» и «Цена», удалив с экрана лишние данные.
12. Добавьте поле «Изображение» (тип OLE).
13. Добавьте в первую запись объект – рисунок телевизора, созданный
в графическом редакторе.
14. Пользуясь буфером обмена, скопируйте полученные данные в три
последующие клетки.
15. Просмотрите данные в режиме Простая форма.
16. В режиме Простая форма добавьте запись: «Видеомагнитофон»,
«Sony», «$269».
17. В режиме Простая форма осуществите поиск товаров фирмы
Philips.
18. На основе таблицы подготовьте простой отчет.
Упражнение 2
1. Откройте БД, созданную в результате выполнения Упражнения 1.
2. Создайте таблицу «Поставщики» (табл. 7), объявив ключевым поле
«Код поставщика».
3. Сохраните таблицу.
61
4. Откройте в режиме Конструктора таблицу «Товары». После поля
«Код товара» создайте новое поле «Код поставщика», воспользовавшись мастером подстановок значений этого поля из таблицы «Поставщики». В р ежиме таблицы задайте для этого поля значения в соответствии со следующими
поставками: поставщик 1010 – товары 2, 4, 6, 9; поставщик 1020 – товары 3,
5, 8, 11; поставщик 1030 – товары 1,7, 10, 12.
Таблица 7
Поставщики
Код поНазвание
Телефон
Факс
Адрес
ставщика
фирмы
1010
М. Видео (095) 207-9464 (095) 923-2906 Маросейка, 6/8
1020
1030
Диал
Электроникс
Мир
(095) 978-0443
(095) 978-1693 Новослободская,
14/19
(095) 152-4001
(095) 152-4251 Чонгарский б-р,
16
5. Установите связь между таблицами «Товары» и «Поставщики». В
таблице «Товары» поле «Код поставщика» становится полем внешнего ключа.
6. Создайте и сохраните запрос для отображения названий товаров, их
цен и названий фирм, поставляющих эти товары.
7. Создайте и сохраните параметрический запрос для отображения в
алфавитном порядке названий фирм, поставляющих телевизоры стоимостью
до определенной суммы, названия и марки того товара, а также его цены.
Выполните его для нескольких значений параметра.
8. Создайте и сохраните запрос для отображения цен с дилерской скидкой в 3% на каждый товар, с указанием названия фирмы и ее адреса.
9. Создайте и сохраните запрос для отображения средних цен на все товары.
10. Создайте и сохраните перекрестный запрос, отображающий минимальные цены на все товары от разных поставщиков, с указанием названий
товаров в заголовках строк и указанием названий фирм поставщиков в заголовках столбцов.
Упражнение З
1. Откройте базу данных, созданную в ходе выполнения предыдущих
упражнений.
2. Создайте и сохраните запрос на создание резервной копии таблицы
«Товары». Присвойте ей имя «Товары1».
3. Создайте и сохраните запрос на обновление в таблице «Товары1»
цен с учетом сезонных скидок в 10%.
62
4. Создайте и сохраните запрос на создание таблицы «Видеокамеры»,
отображающей данные о ценах на видеокамеры, марке товара, а также о
названиях и телефонах фирм, их поставляющих.
5. Создайте и сохраните запрос на добавление в таблицу «Видеокамеры» данных о видеомагнитофонах.
6. Используя команду Правка >Переименовать, измените имя Таблицы
«Видеокамеры» на «Видео товары».
7. Создайте и сохраните запрос на удаление данных о видеомагнитофонах Sony Е150ЕЕ из таблицы «Видеотовары».
8. Создайте простой отчет по запросу 3 из 7-го задания предыдущего
упражнения (запрос для отображения цен с дилерской скидкой в 3%).
Упражнение 4
1. Откройте базу данных, созданную в результате выполнения Упражнения 1.
2. С помощью Мастера форм создайте и сохраните форму на основе
таблицы «Поставщики», выводящую в один столбец значения полей «Название фирмы», «Телефон», «Факс», «Адрес».
3. Создайте форму для таблиц «Товары» и «Поставщики», отображающую данные о товарах, поставляемых каждой из фирм, используя таблицу
«Поставщики» в качестве главной, а таблицу «Товары» в качестве подчиненной.
4. Создайте форму для таблицы «Товары1», отображающую данные о
ценах на телевизоры, их марку и изображение, включив в область примечаний минимальную цену. Добавьте в форму кнопку, при нажатии на которую
будет выполняться запрос на обновление данных, созданный в третьем зад ании Упражнения IV.З. (Для обновления данных в форме после нажатия на
созданную кнопку используйте команду Записи > Обновить).
5. Создайте отчет по запросу для таблиц «Товары» и «Поставщики»,
отображающий данные о музыкальных центрах: их марку и цену, а также
название фирмы-поставщика, включив в область заголовка соответствующее
название отчета, в область верхнего колонтитула системную дату, а в область
примечаний — среднюю цену. Для записи формулы вычисления средней цены воспользуйтесь Построителем выражений Оформите отчет с помощью
элементов рисования панели элементов. В случае необходимости воспользуйтесь информацией Помощника по разработке отчета.
Упражнение 5
1.Создайте еще одну БД.
2.Используя импорт данных, поместите в нее таблицу «Товары1», форму, созданную в результате выполнения четвертого задания предыдущего
упражнения и запрос на обновление сезонных скидок.
3. Создайте макрос, позволяющий при каждом новом открытии этой БД
открывать форму с данными о телевизорах.
63
ках.
4. Откройте БД, содержащую информацию о товарах и их поставщи-
5. Используя экспорт данных, поместите таблицу «Поставщики» в созданную в этом упражнении БД и перейдите в нее.
6. Создайте запрос на отображение данных о названиях товаров, их
марке, ценах и названиях фирм, поставляющих эти товары.
7. На основе этого запроса создайте простую форму.
8. Создайте макрос, позволяющий в созданной форме фильтровать з аписи по названиям товаров.
9.Поместите в созданную простую форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться этот макрос.
Упражнение 6
Создать базу данных «Автомагазин», включающую таблицы «Модели
автомобилей» (табл. 8) и «Клиенты и заказы» (табл. 9). Общий вид таблиц
приведен ниже. Самостоятельно выбрать тип, длину и прочие реквизиты полей. Наполнить таблицы информацией, основываясь на примерах.
Таблица 8
Модели автомобилей
Код мо- Модель
Цвет
Коробка передач Обивка Заводская цена
дели
(долларов)
12579
Нива110
Красный Ручная
Ткань
10700
12580
Нива110
Черный
Ткань
10700
Антрацит Ручная
Кожа
11500
112651 Нива112
Автоматическая
12653
Нива110
Черный
Ручная
Велюр
10700
12410
Нива111
Антрацит Автоматическая
Ткань
11200
Таблица 9
Код мо- № зака- Фамилия
дели
за
чика
12579
12580
12651
12653
12410
12653
12410
12580
12410
12653
123
130
133
135
138
140
145
160
165
166
Иванов
Петров
Сидоров
Бендер
Иванов
Петров
Сидоров
Дубов
Сухов
Сахаров
Клиенты и заказы
заказ- Город
Телефон
Анапа
2859655
Москва
3856743
Киев
342679
Сухуми
56438
Анапа
2859655
Москва
3856743
Киев
342679
Анапа Пе- 4356723
Москва
9439965
тербург
Киев
234567
64
Дата заказа
3.08.97
6.10.97
25.12.97
5.01.98
20.02.98
30.06.98
25.08.98
17.09.98
20.10.98
25.12.98
Упражнение 7
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для определения количества заявок на модель Нива110.
2. Создать форму «Модели и заказы», сделав таблицу «Модели автомобилей» главной.
3. Поместить в заголовок формы «Модели и заказы» рисунок, используя файл САК5.ВМР, и расположить его справа от заголовка.
4. Создать отчет «Модели автомобилей».
5. В примечание отчета поместить вычисляемое поле о средней цене
автомобиля.
6. В отчете выполнить форматирование текста помещенного вычисляемого поля, изменив тип, вид, цвет, размер шрифта, вид выравнивания.
Упражнение 8
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для определения
клиентов из Анапы с указанием всех характеристик заказанных ими автомобилей.
2. Создать форму по запросу «Клиенты Анапы».
3. Добавить в созданную форму командную кнопку для вывода текущей формы на печать, выбрав для кнопки подходящий рисунок или текст.
4. Создать отчет «Обзор заказов», поместив в него три поля: код модели, фамилию заказчика, дату заказа, выполнить группировку по полю код
модели.
5. В нижний колонтитул отчета поместить название фирмы «Автомобили Ваз».
6. Выполнить форматирование помещенного текста; изменив тип, вид,
цвет, размер шрифта.
Упражнение 9
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для определения
количества клиентов из Анапы, заказавших в 1998 г. автомобиль Автомобили
Ваз цвета «Антрацит».
2. Создать форму по запросу.
3. Создать форму по таблице «Модели автомобилей».
4. Добавить в созданную форму командную кнопку для открытия таблицы «Клиенты и заказы», выбрав для кнопки подходящий рисунок или
текст.
5. Создать отчет по таблице «Клиенты и заказы», сгруппировав записи
по полю «Город».
5. В заголовок отчета поместить фирменный знак (эмблему), используя для его создания графический редактор, связать его с отчетом как OLEобъект и установить справа от заголовка.
65
Упражнение 10
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для удаления записей за 1997 г. из таблицы «Клиенты и заказы», предварительно создав копию
исходной таблицы.
2. Создать форму «Клиенты и модели автомобилей», используя данные
из таблиц 1 и 2.
3. Добавить в созданную форму командную кнопку для запуска созданного запроса, выбрав для кнопки подходящий рисунок или текст.
4. Создать отчет «Модели автомобилей», сгруппировав записи по видам коробок передач.
5. В нижний колонтитул отчета поместить название фирмы «Автомобили Ваз».
6.Выполнить форматирование помещенного текста, изменив тип, вид,
цвет, размер шрифта.
Упражнение 11
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос по таблице «Модели
автомобилей», для отображения розничной цены на каждый автомобиль, которая на 15% выше заводской; предварительно создать копию исходной таблицы.
2. Создать форму по запросу.
3. В примечание формы поместить вычисляемое поле о средней цене
автомобиля.
4. В форме выполнить форматирование текста помещенного вычисляемого поля, изменив тип, вид, цвет, размер шрифта, вид выравнивания.
5. Создать отчет «Обзор заказов», поместив в него поля: код модели,
фамилию заказчика, дату заказа и все характеристики автомобилей (модель,
цвет, коробка передач, обивка, заводская цена). Выполнить группировку по
полю: «Фамилия заказчика».
6. В нижний колонтитул отчета поместить фамилию, имя, отчество
подготовившего отчет. В заголовок отчета поместить произвольный рисунок
(эмблему фирмы).
Упражнение 12
1. Для базы данных «Автомагазин» составить запрос на создание новой
таблицы «Обзор заказов» с полями: код модели, фамилия заказчика, дата з аказа и все характеристики автомобилей (модель, цвет, коробка передач,
обивка, заводская цена).
2. Создать форму по запросу.
3. В примечание формы поместить вычисляемое поле об общей сто имости всех заказов.
4. В форме выполнить форматирование текста помещенного вычисляемого поля, изменив тип, вид, цвет, размер шрифта, вид выравнивания.
5. Создать отчет по запросу.
66
6. В примечание отчета поместить круговую диаграмму «Структура
цен по моделям».
Упражнение 13
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для выбора телефонов клиентов из Москвы с указанием всех характеристик заказанных ими автомобилей.
2. Создать форму по запросу «Клиенты из Москвы».
3. Добавить в созданную форму командную кнопку для вывода текущей формы на печать, выбрав для нее подходящий рисунок или текст.
5. В примечание отчета поместить вычисляемое поле об общей стоимости заказов из Москвы.
6. В отчете выполнить форматирование текста вычисляемого поля, изменив тип, вид выравнивания.
Упражнение 14
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для определения, в
каком году поступило больше заказов на автомобили с автоматической коробкой передач.
2. Создать форму — диаграмму по таблице «Модели автомобилей».
3. Добавить в созданную форму командную кнопку для открытия таблицы «Клиенты и заказы», выбрав для кнопки подходящий рисунок или
текст.
4. Создать отчет по запросу.
5. В нижний колонтитул отчету поместить свою фамилию.
6. Выполнить форматирование помещенного текста, заменив тип, вид,
цвет, размер шрифта
Упражнение 15
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для определения города, из которого поступило наибольшее количество заказов.
2. Создать форму по запросу.
3. Вставить в заголовок формы рисунок, используя файл САК5.ВМР, и
расположить его справа от заголовка.
4. Создать отчет «Модели автомобилей».
5. В примечание отчета поместить вычисляемое поле о средней цене
автомобиля.
6. В отчете выполнить форматирование текста помещенного вычисляемого поля, изменив тип, вид, цвет, размер шрифта, вид выравнивания.
Упражнение 16
1. Для базы данных «Автомагазин» создать запрос для определения,
какой цвет автомобилей пользуется наибольшим спросом.
2. Создать форму по запросу.
67
3. Добавить в созданную форму командную кнопку для открытия таблицы «Модели автомобилей», выбрав для нее подходящий рисунок или
текст.
4. Создать отчет по таблице «Клиенты и заказы».
5. В примечание отчета поместить круговую диаграмму «Структура
цен по моделям».
6.Выполнить форматирование помещенного текста, изменив тип, вид,
цвет, размер шрифта.
Упражнение 17
1. Создать базу данных «Соревнованиям включающую сведения о соревнованиях по какому-либо виду спорта.
2. Продумать состав и структуру таблиц для хранения информации об
участниках соревнований, результатах соревнований, размерах призов, с удейском персонале и т.д.
3. Разработать формы для ввода информации о соревнованиях.
4. Разработать отчеты, представляющие информацию о победителях,
присужденных наградах и призах, а также список рассылки приглашений для
участия в соревнованиях в следующем году.
Упражнение 18
1. Создать базу данных «Агентство», включающую сведения о клиентах, контрактах, платежах и персонале фирмы. Предусмотреть возможность
ввода платежей фирмы поставщикам и клиентов фирме.
2. Создать формы для ввода необходимой информации о деятельности
фирмы.
3. Разработать отчеты, содержащие статистику по контрактам, данные
о сроках платежей и взаиморасчетах с клиентами и поставщиками, списки
рассылки поздравлений клиентам и поставщикам по случаю национальных
праздников, а также списки поздравлений собственным сотрудникам по случаю их дней рождений.
Упражнение 19
1. Создать базу данных «Учебный центр» для хранения информации об
аудиториях, учебных предмета, учащихся учебных группах, преподавательском составе, распределении аудиторий и расписании занятий.
2. Разработать формы для ввода соответствующей информации.
3. Определить необходимые связи между таблицами.
4. Разработать отчеты, содержащие списки учащихся по учебным группам, списки учебных предметов и преподавателей, отчет об успеваемости
учащихся каждой группы, отчеты и диаграммы о половозрастном сос таве
учащихся и сводные данные по их успеваемости.
68
Упражнение 20
1. Создать базу данных туристической фирмы, включающую сведения
о турах, перевозчиках, отелях, клиентах и их адресах, платежах клиентов и
платежах контрагентам.
2. Разработать формы для ввода необходимой информации.
3. Создать отчеты о платежах клиентов, задолженностях контрагентам,
итоговым данным о доходности различных туров, список рассылки рекламы
старым клиентам.
Упражнение 21
1. Создать базу данных малого производственного предприятия.
Предусмотреть возможность хранения информации о материалах, готовой
продукции, затратах материалов на производство готовой продукции, поставщиках, платежах поставщикам, продажах.
2. Создать формы для ввода необходимой информации.
3. Разработать отчеты о совокупных затратах материалов при выпуске
готовой продукции, данные о продажах различных видов готовой продукции,
задолженностях поставщикам.
Упражнение 22
1. Создать базу данных.
2. Создать таблицу, содержащую следующую информацию о студентах: фамилия, имя, № зачетной книжки студента, курс, адрес, телефон (не
менее 5 записей).
3. Создать таблицу, содержащую информацию о книгах, взятых студентами в библиотеке: № зачетной книжки студента, автор книги, название,
срок возврата (7-10 записей). Для ввода значений поля «№ зачетной книжки
студента» воспользоваться мастером подстановки из первой таблицы.
4. Установить связь между таблицами.
5. Создать запрос для отображения фамилий, телефонов и адресов студентов, имеющих максимальную задолженность по возврату книг.
6. Создать запрос для отображения числа студентов каждого курса,
взявших книги.
7. Создать форму для отображения всех данных обеих таблиц, указав
подчиненность одной из них.
7.В Word создать документ приведенного ниже содержания, осуществив его слияние с данными первого запроса базы данных MS Access.
Текст:
<Адрес>
<Фамилия>
<Дата>
Библиотечный отдел напоминает», что c <мах_ срок возврата>
за Вами числится задолженность возврата книг в библиотеку
Воспользоваться возможностью автоматической вставки текущей даты.
69
Упражнение 23
1. Создать базу данных.
2. Создать таблицу», содержащую следующую информацию о фирмах:
название, код фирмы, фамилия директора, телефон, адрес.
3. Создать таблицу, содержащую информацию о поставке товара: код
фирмы-поставщика, наименование товара, сумма поставки (не менее 7 записей). Товары: компьютеры, принтеры, сканеры.
4. Установить связь между таблицами.
5. Создать запрос для отображения всей информации о фирмах, поставляющих сканеры.
6. Создать запрос для отображения общей суммы поставок каждого товара.
7. Создать форму для отображения всех данных обеих таблиц, указав
подчиненность одной из них.
8. В Word создать документ приведенного ниже содержания, осуществив его слияние с данными соответствующей таблицы базы данных Access/
Текст:
<Адрес>
<Название>
<Фамилия директора>
Дирекция магазина «Мир ПК» доводит да Вашего сведения, что с Дата* наш магазин будет располагаться по адресу г. Москва, ул. Кибальчича,
д.2.
* Воспользоваться возможностью автоматической вставки текущей даты.
Упражнение 24
1. Создать базу данных.
2. Создать таблицу, содержащую следующую информацию о сотрудниках некоторой организации: фамилия, имя, код сотрудника, телефон, адрес
(не менее 5 записей).
3. Создать таблицу, содержащую информацию о поквартальном премировании сотрудников в течение года: код сотрудника, квартал, сумма (7-10
записей).
4. Установить связь между таблицами.
5. Создать запрос для отображения фамилий и имен сотрудников фирмы, получивших премию во 2-м квартале.
6. Создать запрос для отображения суммы выплат по каждому сотруднику.
7. Создать форму для отображения всех данных обеих таблиц, указав
подчиненность одной из них.
8. В Word создать документ приведенного ниже содержания, осуществив его слияние с данными второго запроса базы данных Access.
70
Текст:
<Фамилия>
Дата
Сумма премий, полученных Вами в текущем году, составляет <Сумма
выплат>.
Упражнение 25
Создать БД, содержащую сведения о футбольных командах, футболистах, и матчах.
1. БД организовать в виде следующих таблиц:
 «Команды», содержащей название, клуб, страну и др.;
 «Игроки», содержащей ФИО игрока и его различные биографические данные;
 «Принадлежность к команде», содержащей код игрока, код команды, дату начала и дату конца игры за команду (дата конца отсутствует,
если игрок в настоящее время играет за указанную команду);
 «Матчи», содержащей код команды 1, код команды, 2, название соревнования, место проведения, счет (если счет отсутствует, то матч считается
несостоявшимся или аннулированным), примечание (причина отмены или
аннулирования матча).
2. Ввести по 3 записи в таблицы без ссылок на другие таблицы и по 7
записей в таблицы со ссылками. Ввод в поля с небольшим набором возмо жных значений (например, пол, должность, юридический статус и др.) организовывать с помощью полей подстановки.
3. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.
4. Создать запрос, позволяющий отобразить данные о матчах, с указ анием названий команд.
5. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные
об игроках, принадлежащих определенной параметром команде.
6. Создать запрос на отображение количества сыгранных игр каждым
игроком.
7. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.
8. Создать форму для таблиц «Команды» и «Игроки».
9. Создать форму по таблице «Игроки», добавив в нее кнопки для перехода между записями.
10. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний
фамилию и группу, составившего отчет.
Упражнение 26
Создать БД некоторого банка, содержащую информацию о клиентах,
выданных кредитах и сведения о возврате основного долга и процентов.
1. БД организовать в виде следующих таблиц:
 «Клиенты», содержащая название (для юридического лица) или
ФИО (для физического лица), юридический статус (физ. лицо, гос. предпр ия71
тие, ИЧП, ООО, АОЗТ и т.д.), адреса, телефоны, время постановки на учет и
др. сведения;
 «Кредит», содержащей код клиента, сумму кредита, годовую ставку
процентов за кредит, частоту выплат долга с процентами (в месяцах), дату
первой выплаты;
 «Выплаты», содержащей код кредита, дату выплаты, сумму выплаченного основного долга, сумму, выплаченную по процентам.
2. Ввести по 3 записи в таблицы без ссылок на другие таблицы и по 7
записей в таблицы со ссылками. Ввод в поля с небольшим набором возмо жных значений (например, пол, должность, юридический статус и др.) организовывать с помощью полей подстановки.
3. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.
4. Создать запрос, позволяющий отобразить данные о кредитах, с указанием названий клиентов.
5. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о
выплатах, принадлежащих определенному параметром клиенту.
6. Создать запрос на отображение общих сумм выплат основного долга
каждым клиентом.
7. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.
8. Создать форму для таблиц «Кредит» и «Клиенты».
9. Создать форму по таблице «Клиенты», добавив в нее кнопки для перехода между записями.
10. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний
фамилию и группу, составившего отчет.
Упражнение 27
Создать БД некоторой налоговой инспекции по учету налоговых деклараций физических лиц.
1. БД организовать в виде следующих таблиц:
 «Налогоплательщики», включающей данные о налогоплательщике: название (для юридического лица) или ФИО (для физического лица),
юридический статус (физическое лицо, государственное предприятие, ИЧП,
ООО, АОЗТ и т.д.), адреса, телефоны и др. сведения;
 «Источник дохода», включающая сведения об организации (частного лица), от которой получен доход;
 «Доходы», содержащей код налогоплательщика, код источника дохода, год получения, месяц получения, величину дохода, величину выплаченного налога с этого дохода.
2. Ввести по 3 записи в таблицы без ссылок на другие таблицы и по 7
записей в таблицы со ссылками. Ввод в поля с небольшим набором возмо жных значений (например, пол, должность, юридический статус и др.) организовывать с помощью полей подстановки.
3. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.
72
4. Создать запрос, позволяющий отобразить данные о доходах, с указанием налогоплательщиков и источников их доходов.
5. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о
доходах, принадлежащих определенному параметром налогоплательщику.
6. Создать запрос на отображение общих сумм доходов каждого налогоплательщика.
7. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.
8. Создать форму по данным таблиц «Налогоплательщики» и «Исто чник дохода».
9. Создать форму по таблице «Налогоплательщики», добавив в нее
кнопки для перехода между записями.
10. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний
фамилию и группу, составившего отчет.
Упражнение 28
1. Создать БД музыкальных компакт-дисков, состоящую из следующих
таблиц:
 «Диски», включающая название диска, дату покупки, мест, покупки, цену;
 «Исполнители», включающей название коллектива, ФИО руководителя, 4 пары по 2 поля для каждого исполнителя (ансамбль). Каждая пара
включает ФИО исполнителя и вид исполнения (вокал, скрипка, контрабас,
бас-гитара, бас-гитара+вокал и т.д.);
 «Оркестр», содержащей название оркестра, ФИО дирижера;
«Произведение», включающей название произведения, код диска, код
исполнителя, код оркестра, время звучания, язык исполнения (для вокала),
дата записи (если есть).
2. Ввести по 3 записи в таблицы без ссылок на другие таблицы и по 7
записей в таблицы со ссылками. Ввод в поля с небольшим набором возмо жных значений (например, пол, должность, юридический статус и др.) организовывать с помощью полей подстановки.
3. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.
4. Создать запрос, позволяющий отобразить данные о произведениях, с
указанием исполнителей и оркестров.
5. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о
произведениях, принадлежащих определенному параметром исполнителю.
6. Создать запрос на отображение общего времени звучания каждого
диска.
7. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.
8. Создать форму по таблице «Диски», добавив в нее кнопки для пер ехода между записями и кнопку для открытия запроса на отображение общего
времени звучания каждого диска.
73
9. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний
фамилию и группу составившего отчет.
Упражнение 29
1. Создать БД, содержащую информацию об операциях с ценными бумагами.
2. БД организовать в виде следующих таблиц:
 «ВИД ЦБ», включающую название бумаги, сведения об эмитенте, и
пр.;
 «Место торгов», содержащей сведения о различных биржах ЦБ;
 «Брокер», содержащей информацию о брокерах: фамилия, имя, пол,
образование, фото;
 «Операции», содержащей дату проведения операции, код места
проведения, код ЦБ, код брокера, признак покупки-продажи, цена за ед., количество единиц.
3. Ввести по 3 записи в таблицы без ссылок на другие таблицы и по 7
записей в таблицы со ссылками. Ввод в поля с небольшим набором возмо жных значений (например, пол, должность, юридический статус и др.) организовывать с помощью полей подстановки.
4. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.
5. Создать запрос, позволяющий отобразить данные об операциях, с
указанием названий ЦБ, брокеров, места торгов.
6. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о
брокерах, совершивших операцию в определенную параметром дату.
7. Создать запрос на отображение количества операций, совершенных
каждым брокером.
8. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.
9. Создать форму по таблице «Брокеры», добавив в нее кнопки для перехода между записями и кнопку для открытия запроса на отображение количества операций, совершенных каждым брокером.
10. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний
фамилию и группу составившего отчет.
Упражнение 30
1. Создать в MS Access для любой предметной области базу данных,
включающую следующие объекты:
1.1. Не менее трех связанных таблиц.
1.2. Не менее трех запросов на выборку, включая параметрический запрос.
По желанию студента в задании могут быть представлены и другие типы запросов.
1.3. Форму для двух связанных таблиц.
1.4. Форму по таблице или запросу, содержащую кнопки для перехода
между записями.
74
1.5. Форму по таблице или запросу, содержащую кнопку для выполнения какого-либо запроса.
По желанию студента БД может содержать макросы, а форма – кнопки,
при нажатии на которые будут выполняться эти макросы.
1.6. Отчет по любому из запросов, содержащий соответствующее
название, отсортированные в алфавитном порядке данные, текущую дату, а
также фамилию и группу студента, выполнившего отчет.
2. Представить созданную БД в электронном виде, а также в виде распечатки, включающей:
2.1. Титульный лист, оформленный соответствующим образом в MS
Word.
2.2. Распечатку таблиц, схемы данных, структуры таблиц (в режиме
конструктора), запросов в режиме конструктора, одной из форм, отчета.
Упражнение 31
Данное задание предполагает индивидуальную и коллективную работу
обучающихся. Оно состоит из трех этапов.
На первом этапе, в результате совместного обсуждения задания всеми
обучающимися учебной группы, разрабатывается унифицированный проект
индивидуальных баз данных. На втором этапе каждый обучающийся создает базу данных на основе унифицированного проекта, наполняет ее необходимой информацией, проектирует и создает индивидуальные формы, запр осы и отчеты, необходимые для получения обобщающей информации по
имеющимся данным. На третьем этапе индивидуальная информация объединяется в единой базе данных учебной группы, создаются запросы и отчеты, необходимые для свода и обобщения полного объема информации.
Полученные в ходе выполнения задания результаты коллективной работы по третьему этапу представляются преподавателю. Учащиеся группы,
не выполнивших всех этапов задания, к индивидуальному зачету не допускаются.
После принятия общих результатов по группе, каждому обучающемуся
по результатам его индивидуальной работы по усмотрению преподавателя
выставляется индивидуальная оценка или зачет/незачет. Оцениваются полнота системы запросов, а также полнота и качество оформления системы отч етов и форм. Способ оценки результатов и требования к работам выбираются
преподавателем. При приеме индивидуальной работы обучающемуся может
быть предложено составить дополнительный запрос или отчет как по его индивидуальной базе данных, так и по общей базе данных учебной группы.
Этап 1. Проектирование согласованных таблиц
Индивидуальные базы данных обучающихся и общая база данных
учебной группы должны включать три основные таблицы:
«Музыкальные произведения», «Фильмы», «Литеральные произведения».
Каждая строка таблицы «Музыкальные произведения» должны включать сведения о названии одного музыкального произведения, имени (назва75
нии) их основного исполнителя (певца, инструменталиста, группы, хора, оркестра и т.д.) и музыкальном жанре, к которому относится данное произведение. Строки могут включать также и другую вспомогательную информацию
по выбору. Перечень и кодирование музыкальных жанров выбираются по
усмотрению группы, но они должны выбираться таким образом, чтобы одно
и то же кодирование использовалось всеми обучающимися при создании их
индивидуальных баз данных. Тоже касается правил именования произведений и исполнителей.
Каждая строка таблицы «Фильмы» должна включать сведения о названии одного фильма, его жанре и режиссере. Порядок именования фильмов,
режиссеров, перечень и кодирование жанров выбираются группой самосто ятельно. Строки могут включать также и другую вспомогательную информацию по выбору.
Каждая строка таблицы «Литературные произведения» должна содержать сведения о названии одного литературного произведения, его жанре и
авторе. Если авторов несколько, то в строку включаются сведения только об
одном из них. Порядок именования произведений, авторов, перечень и кодирование жанров выбираются группой самостоятельно. Строки могут включать также и другую вспомогательную информацию по выбору.
Число жанров по любой таблице должно быть относительно небольшим.
Используя текстовый процессор Word, группа должна создать документ, содержащий описание структуры таблиц базы данных, порядка кодирования и ввода информации.
Этап 2. Создание индивидуальных баз данных
По правилам, определенным на первом этапе задания, каждый обучающийся учебной группы должен создать индивидуальную базу данных, содержащую таблицы «Музыкальные произведения», «Фильмы» и «Литер атурные произведения». В каждой таблице должны фигурировать сведения о
не менее чем 20 произведениях.
Для ввода данных указанных таблиц следует разработать соответс твующие формы.
Каждый обучающийся должен включить в свою базу данных набор
форм, запросов и отчетов, позволяющих получить статистические данные о
жанрах, исполнителях, авторах, режиссерах, фигурирующих в строках соо тветствующих таблиц. Например, сколько всего фильмов данного жанра
встречается в таблице «Фильмы», доля данного жанра в процентах к итогу и
т.д. Должны использоваться также графические средства представления информации (диаграммы). Полнота системы запросов и отчетов на получение
статистической информации и выразительность их представления являются
основными критериями при оценке индивидуальных работ.
Используя текстовый процессор Word, обучающийся должен создать
документ, включающий описание системы форм, запросов и отчетов, содержащихся в его индивидуальной базе данных.
Этап 3. Создание итоговой базы данных
76
Создать коллективную базу данных учебной группы и средствами Access объединить в ней данные соответствующих таблиц индивидуальных баз
данных.
Создать систему запросов, форм и отчетов, позволяющих получать интегрированную статистическую информацию по учебной группе, характеризующую популярность жанров, авторов, исполнителей, конкретных произведений и т.д. Использовать средства графического представления информации.
Используя текстовый процессор Word, создать документ, включающий
описание системы форм, запросов и отчетов, содержащихся в ко ллективной
базе данных.
Рекомендуемая литература
1. Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник (наиболее полное руководство) [текст] / Р. Винтер. – СПб.: Питер, 1999. – 416 с.
2. Гиффорд Д. Access 97: Энциклопедия пользователя (с CD-ROM)
[текст] / Д. Гиффорд. – Киев: Диасофт, 1998. – 640 с.
3. Дженнингс Р. MS Access 97 в подлиннике [текст] / Р. Дженнингс. –
СПб.: ВНУ, 1999. – 688 с.
4. Журин А.А. Access 2000: краткие инструкции для чайников [текст] /
А.А. Журин. – М.: Аквариум ЛТД, 2001. – 128 с.
5. Каратыгин С.А. Access 97 (серия «Без проблем!») [текст] / С.А. Каратыгин. – М.: Восточная Книжная Компания, 1997. — 368 с.
6. Каратыгин С.А. Access 2000: руководство пользователя с примерами [текст] / С.А. Каратыгин. – М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. – 276
с.5.
7. Минаси М. Windows 98: Полное руководство [текст] / М. Минаси. –
СПб.: ВНУ, 1999. – 800 с.
8. Киммел, Пол. Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2002 за 24 часа [текст]: пер. с англ. / П. Киммел. – СПб.: Питер,
2003. 480 с.
9. Моркес, Дэвид. Microsoft Access 2003: эффективный самоучитель
[текст]: пер. с чеш. / Дэвид Моркес. – СПб.: Наука и техника, 2006. – 343 с.
10. Практикум по экономической информатике: учеб. пособие, часть 1
[текст] / под ред. Шуремова Е.Л., Тимаковой Н.А, Мамонтовой Е.А. – М.:
Перспектива, 2000.- 300 с.
11. Пасько, Виктор. Access 2000: русифицированная версия [текст]. / В.
Пасько. – Киев: BHV, 1999. – 384 с.
12. Сенков А. Access 2003. Практическая разработка баз данных
[текст]: учеб. пособие. / А. Сенков. – СПб.: Питер, 2006. – 256 с.
13. Сергеева Т.И. Разработка приложений в среде СУБД Access [текст]:
учеб. пособие. / Т.И. Сергеева, под ред. С.Л. Подвального. – Воронеж, ВГТУ,
2002. – 139 с.
14. Сигел Ч. Изучи сам Access 97 : пер. с англ. Ю.В.Климец. [текст] /
Ч. Сигел. – Мн.: ООО «Поппури», 1998). – 352 с.
77
15. Хансен Г. Базы данных: разработка и управление [текст] / Г. Хансен. – М.: Бином, 1999. – 704 с.
16. Хомоненко А.Д. Microsoft Access: быстрый старт [текст] / А.Д. Хомоненко, В.В. Гридин. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 304 с.
17. Microsoft Access 2002: русская версия [текст]. – М.: ЭКОМ, 2002. –
352с.
78
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
12
Размер файла
719 Кб
Теги
среды, технология, access, обработка, болгов, 493
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа