close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

2882.Учет документного фонда библиотеки

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинская государственная академия культуры и искусств»
Факультет документальных коммуникаций
Кафедра книговедения
Н. П. Соболенко
Учет документного фонда библиотеки
Учебное пособие
по дисциплине «Библиотечный фонд»
по направлению 071200 Библиотечно-информационные ресурсы
и по специальности 071201 Библиотечно-информационная деятельность
для студентов 2–4 курсов дневного и заочного отделений
Рекомендовано УМО по образованию
в области народной художественной культуры,
социально-культурной деятельности и информационных ресурсов
в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений,
обучающихся по специальности
071201 Библиотечно-информационная деятельность
ЧЕЛЯБИНСК
2006
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 025.718
ББК 78.36
С 54
Соболенко, Н. П. Учет документного фонда библиотеки: учеб. пособие /
Н. П. Соболенко, Челяб. гос. акад. культуры и искусств. – Челябинск, 2006. –
130 с.
Настоящее издание рассматривает вопросы истории, теории и практики
учета фондов библиотек. Показана эволюция учета с древнейших времен до настоящего времени. Особое внимание уделено организации и технологии учета
различных документов в библиотеках, порядку ведения и заполнения учетных
документов. В приложении даны основные формы учета документов.
Материалы предназначены для студентов вузов и для работников библиотек.
Рецензенты
Ю. Н. Столяров, профессор, доктор педагогических наук, заведующий
кафедрой документоведения и документационного обеспечения управления
ФГОУ ВПО «Московский государственный университет культуры и искусства»
Н. Г. Апухтина, профессор, доктор философских наук, директор института культурологии ФГОУ ВПО «Челябинская государственная академия культуры и искусств»
В. Г. Абрамовских, заведующая научно-методическим отделом Челябинской областной универсальной научной библиотеки
© Соболенко Н. П., 2006
© Челябинская государственная
академия культуры и искусств, 2006
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
5
Глава 1 История возникновения и становления учета фондов
библиотек как технологического процесса
7
Глава 2 Учет фонда как производственно-технологический
процесс формирования библиотечного фонда
28
2.1 Нормативно-правовые документы по учету фонда
29
2.2 Бухгалтерский учет фондов и налогообложение
36
2.3 Система учета фондов
42
2.4 Единицы учета фонда
43
2.5 Порядок учета фонда
46
2.6 Учет поступления документов
47
2.7 Суммарный (интегрированный) учет фонда
52
2.8 Индивидуальный (дифференцированный) учет фонда
57
2.9 Учет выбытия документов из фонда
66
2.10 Переоценка фондов
78
2.11 Проверка фонда. Общие положения
78
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2.12 Делопроизводство в организации учета фонда
88
Глава 3 Особенности учета различных видов документов
91
3.1 Периодические издания
91
3.2 Аудиовизуальные документы
93
3.3 Электронные документы
95
Заключение
99
Список литературы
101
Список сокращений
105
Приложения
106
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ВВЕДЕНИЕ
Фонды библиотек – это часть общенационального культурного наследия,
исторический источник и информационный ресурс страны. Между тем тысячи
документов теряются в библиотеках в процессе хранения и использования. Ситуация усугубляется с активизацией процессов старения и разрушения бумажных носителей информации. Как материальный объект библиотечные фонды
обладают значительной стоимостью, исчисляемой в сотнях миллиардов рублей
в масштабах страны.
Сегодня перед библиотеками как никогда остро стоит двойная задача:
с одной стороны, предоставить читателям возможность широкого доступа
к библиотечным фондам, а с другой – обеспечить сохранность этих фондов.
Оказание пользователям библиотеки большинства услуг возможно только благодаря использованию наличного документного фонда. Формирование документного фонда относится к основным направлениям деятельности библиотеки. Одним из процессов, составляющих цикл формирования фонда, является
учет. Это - единый непрерывный процесс, начинающийся с момента поступления документа в библиотеку и продолжающийся на протяжении всего периода
нахождения в ней этого документа. Правильно организованный учет обеспечивает предоставление информации о величине и составе фонда, помогает планированию и отчетности, в том числе и финансовой. Отнесение библиотечных
фондов к основным средствам государственного имущества свидетельствует
о том, что они подлежат тщательному не только библиотечному, но и государственному бухгалтерскому учету.
Включение учета библиотечного фонда в качестве подпрограммы в Национальную программу сохранения библиотечных фондов Российской Федерации – это решение проблем учета на государственном уровне. Совершенствование учета должно осуществляться в общем контексте методологии и организации учетной политики, проводимой в стране.
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Создание нормативно-правовой базы позволит регулировать учет документного фонда в библиотеке. Ведение учета фонда в автоматизированном режиме расширяет возможности совершенствования технологических операций
по учету документов, обеспечения совместимости приемов и форм учета в условиях как ручной, так и автоматизированной технологии.
«Инструкция об учете библиотечного фонда» (1998) определила новый
подход
к
учету
документного
фонда
в
современных
хозяйственно-
экономических условиях и созданию учетной документации, соответствующей
требованиям времени и нормативным документам федерального уровня.
6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ГЛАВА 1
ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ И СТАНОВЛЕНИЯ
УЧЕТА ФОНДОВ БИБЛИОТЕК
КАК ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА
Самые древние по своему возрасту библиотеки были обнаружены во время археологических раскопок на территории, которую занимало государство
Шумер. На территории его городов было найдено множество глиняных табличек с произведениями – древними картами, литературными текстами, работами
по математике, сельскому хозяйству и другим отраслям.
Надписи на табличках, специальные охранные штемпели на книгах свидетельствуют о том, что учет библиотечного фонда возник вместе с появлением
библиотек.
На глиняных табличках из библиотеки царя Ашурбанипала (668-635 гг.
до н.э.) стояли штемпели: «Собственность Ашурбанипала, царя вселенной, царя
Ассирии». На части глиняных табличек давалась опись книг в систематическом порядке. Этот факт подтверждает существование книжной инвентаризации в библиотеках древнего мира.
Библиотеки Шумерского царства хранили глиняные таблички с клинописными текстами в больших закрытых ящиках или корзинах. Можно представить себе, как был затруднен поиск нужной таблички при постоянном росте
фонда. Библиотекари Древнего Шумера нашли выход из этого положения. Они
присваивали каждому ящику или корзине особую табличку, содержащую перечень хранящихся в них документах.
Главный библиотекарь Александрийской библиотеки, поэт, критик и ученый Каллимах (310235 гг. до н. э.) составил на основе фондов Александрийской библиотеки таблицы, содержащие сведения о писателях и ученых того
времени. Таблицы представляли собой, с одной стороны, систематический каталог, а с другой  подробную опись книг, находившихся в Александрийской
библиотеке.
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Библиотеки Древнего Востока и феодальных государств Юго-Восточной
Азии можно рассматривать как учреждения, выполнявшие в основном функцию сбора и хранения документов. Доступ к документам имел очень ограниченный круг пользователей: правители, жрецы, немногочисленные посвященные. Для работы библиотекарей была характерна четкая специализация – они
вели учет новых поступлений, работали с фондом, занимались обеспечением
сохранности книг. Особое значение придавалось инвентаризации, которая производилась в специально отведенных для работы помещениях. Книги разделялись на основной и запасной фонды. И если основной фонд размещался в библиотеках, расположенных, как правило, в центре города, то дубликаты хранились в другом здании, обычно находившемся в отдалении. Велся учет каждого
свитка и числа строк в каждом свитке.
Таким образом, уже две  три тысячи лет тому назад библиотеки ставили
перед собой задачу охраны библиотечных фондов и принимали для этого различные меры.
Уже в IX веке духовным орденам вменялось в обязанность ведение описей книг для обеспечения имущественных прав и проверок книжных фондов.
Обязательны были ежегодные проверки фондов в библиотеках средневековых английских колледжей и германских университетов. Ежегодной обязательной проверки требовал и известный библиограф-библиофил позднего средневековья Ричард де Бери (1287 - 1345), автор трактата «Филобиблон» («Любокнижие»). (7, с. 11).
Каталоги-описи составлялись в топографическом порядке, от шкафа
к шкафу, в соответствии с действительным расположением этих книг на полках. Основной функцией инвентарной описи оставалась охрана фонда и обеспечение возможности его проверки. Метод составления описей просуществовал
вплоть до ХVII в. как на Западе, так и на Руси. Рост числа библиотек в ХV ХVI вв., увеличение круга их пользователей привел к необходимости создания
особого каталога, призванного помочь библиотекарям и читателям разобраться
в увеличивающемся фонде и выбрать нужные им книги. Процесс обособления
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
каталога, его отделения от инвентарных описей начался в средние века и завершился примерно в ХVI в.
Свои книжные фонды учитывали и первые библиотеки Руси, которые
принадлежали монастырям.
Дошедшие до нас старинные книжные описи в целом образуют внушительную, хотя далеко не однородную вереницу книгоучетных документов. Разного объема и построения, разного качественного уровня, они более, чем другие памятники библиотечного прошлого, ценны по накоплению специальных
сведений.
Из всех процессов библиотечного дела в России полнее других в источниках раскрывается опись наличного книжного фонда хранителями.
Опись является неопровержимым первоисточником комплексного характера. Многие наблюдения и выводы стали бы невозможны, не будь этого фундамента. Опись помогает раскрыть методы внутренней организации старорусских библиотек.
Известны опись рукописей Кирилло-Белозерского монастыря, составленная еще в конце XV в., опись книг Слуцкого монастыря 1494 г., описи книг Иосифо-Волоколамского монастыря 1573, 1601, 1621, 1635, 1665 гг., выборочная
сводная опись книг сорока степенных монастырей XVII в. и др.
Ранние приемы регистрационной работы в XVI - XVII вв. справедливо
можно назвать «книгоописанием». Монастырские описи были рассчитаны
в первую очередь на контрольные ревизии.
Гражданская среда не отступает от общих правил церковного книгоописного дела. Различие наблюдается только в отношении терминологии. На смену
русскому слову «опись», применяемому в феодальной книжной практике, пришло западное слово «реестр». В XVI - XVII вв. русские книжники знакомились
с ним, попадая за границу, или узнавали его от заезжих иностранцев. Так, Киево-Печерский монастырь, одно время входивший в состав Литовского государства, именовал опись своего имущества и библиотечного фонда 1544 г. «реестром».
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Родина книжной описи точно не известна. Распространение опись получила там, где гуще была раскинута сеть монастырей. Количество описей, дошедших до нас, незначительно. Немало их сгорело, утратилось по ветхости,
было заменено новыми.
Составление описи представляло собой довольно длительный процесс.
Производилось оно с одобрения местного начальства. Иногда опись, полная
или выборочная, составлялась монастырем по приказу центральной власти.
Реже наблюдалось административное вмешательство гражданских властей в описную работу церковных библиотек, тем более текущее ее регулирование.
За полнотой регистрации следили внимательно. Книжные пополнения
вносились в очередную опись, иногда во вкладную книгу. Хранение неучтенного материала не было характерно для монастырской практики.
Опись библиотечных книг получила широкое распространение. Она переходила из рук в руки, подвергалась выборкам, частичному дублированию,
служила самостоятельной библиотечной единицей, переплеталась. В особо
важных случаях опись прошивалась. Приемы книгоописания у старорусских
библиотекарей имели всецело произвольный, субъективный характер. Какихлибо твердых правил не наблюдалось. В то время в России, равно как и на Западе, знали исключительно списочно-тетрадную систему.
Многие из сохранившихся описей находятся на невысоком техническом
уровне. Редко встречаются удачные, составленные добротно экземпляры. Таковой является древнейшая опись библиотеки Кирилло-Белозёрского монастыря,
датированная концом XV в. Состоит она из двух частей: выборочного перечня
части библиотечного фонда – более 200 книг – и подробного библиографического описания еще меньшей партии книг.
Наши предки пользовались различной техникой при регистрации книг:
краткой или полной. В конструкции могло быть записано: «книга» (такая-то,
такого-то, рукописная, печатная и т. д.), а могло быть выставлено заглавие или
автор. Рабочая опись обычно выполнялась скорописью.
10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Все книги, поступающие в библиотеку, записывались во вкладные или
приходно-расходные книги, ибо их стоимость выражалась в определенной денежной сумме. Если книга пропадала или ветшала, ее стоимость при проверке
соответственно должна была быть возмещена или в описи книгохранителя делалась пометка о списании книг.
Надо отметить, что описи наших древнерусских монастырских библиотек
прошли примерно тот же путь развития, что в средневековой Европе, и составлялись тем же методом и для тех же целей. Это подтверждается исследователем
Н. Н. Зарубиным, изучившим 80 описей, в основном северных и центральных
древнерусских книгохранилищ, и пришедшим к выводу, что по своему характеру большинство из этих описей типографические, а описание книгохранилищ
в них строится по пяти системам, в которых одним из непременных условий
является распределение книг по формату (11).
Монастырские описи являются единственным источником, отразившим
историю развития библиотечной практики в плане описания книг, их хранения
и расстановки.
Наблюдения за старорусскими описями не позволяют согласиться с мнением ряда историков, которые придают описям смысл и наименование каталогов. Описной раздел феодального библиотечного труда методически более точно будет считать книгоописанием.
«Если анализировать описную традицию с точки зрения современных
взглядов, то, скорее всего, следует отождествлять старорусскую опись с библиотечной инвентарной книгой, но основную цель описи составлял именно хозяйственный учет.
Описная служба является основной формой библиотечной документации.
При правильном ведении она помогала точно отражать поступление, убыль
и наличный состав книжного фонда» (38, с. 78).
«Старорусский книжный список играл центральную роль в библиотечном
хозяйстве. Он связывал воедино технический аппарат этого хозяйства. Со списком роднится, из него подчас исходит инвентаризация в нашем современном
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
смысле, расстановка книг, каталогизация и даже отчасти регистрация выдачных
операций» (22, с.79).
В петровское время составление описей на книги продолжалось, но уже
не только в монастырских библиотеках, но и в других, появившихся к этому
времени (например, библиотека посольского приказа и др.).
В 40-х гг. XVIII в. В.Н. Татищевым был составлен «Лексикон Российской
исторической, географической, политической и гражданской», в котором автор
дает определение слов «библиотека» и «библиотекарь»: «…библиотека не только книгохранилище, но и некоторое число собранных книг, иногда же одна книга, в которой содержится роспись многих книг». На основании определения
можно сделать предположение, что в этот период с целью учета фондов библиотек заводились специальные книги.
В 1764 г. по распоряжению М.В. Ломоносова профессорам Академии Наук была поручена ревизия библиотеки, во время которой им предлагалось рассмотреть, выписываются ли какие-нибудь книги или нет для преумножения
библиотеки, в каком она состоянии и порядке и чего ради не издан через столь
долгое время новый каталог книг для пользы ученых и любящих науки.
В то же время, отсутствие должных учета и охраны книг и рукописей
в библиотеках, небрежность и злоупотребление причастных к этому делу лиц
приводили к тому, что многое из библиотек попадало в руки различных посторонних людей и частично погибало, а иногда даже увозилось за границу.
«Дальнейшая эволюция инвентарной описи (или, как иногда ее называют,
инвентарного каталога) шла в направлении еще большей ее специализации, ограничения ее функций. Важнейшим фактом здесь является отделение от инвентарной описи топографического каталога, который постепенно превратился
в совершенно особый самостоятельный вид каталога (или описи), специально
предназначенный для проверки библиотечного фонда. В связи с этим открылась возможность отказаться от записи книг в инвентарь в порядке их расположения на полках, т. е. в топографическом порядке, и перейти к их записи в порядке поступления в библиотеку, т. е. в хронологическом порядке.
12
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
По мере того как выдача книг читателям на дом стала одной из основных
задач общественных библиотек, определилась необходимость ввести особые
формы для учета всей этой работы библиотеки (абонементные записи) и полностью отделить их от инвентарных книг.
Таким образом, последовательно, шаг за шагом определилось точное назначение инвентарных описей, и выработалась их форма». (7, с. 12–13).
«Свою современную форму инвентарная книга получила в 80-х гг. XIX в.
в США. В 1877 г. в "Library Journal" была опубликована статья известного американского библиотековеда М. Дьюи "A model accession-catalogue", в которой
он предлагал новую форму инвентарной книги и новые правила ее заполнения.
Важнейшей особенностью этих правил являлось сокращенное, «опознавательное» описание книг в инвентаре в отличие от всесторонне полного их описания
в каталогах. Эти правила выгодно отличались своей практичностью и простотой от более сложных форм описания произведений печати в инвентарных книгах библиотек Европы (особенно Германии) и в царской России. Благодаря
этому инвентарная книга американской формы была широко использована
в практике библиотек многих стран мира.
В XIX в. и в начале XX в. у нас применялась инвентарная книга в виде
толстого гроссбуха с весьма подробным описанием книг, причем полнота описания в массовых и научных библиотеках была примерно одинаковой.
С американской формой инвентарной книги познакомила русских библиотекарей (в 1915–1916 гг.) и содействовала ее внедрению в практику наших
библиотек Л. Б. Хавкина.
Инвентарная книга этой формы была широко использована в библиотеках
нашей страны после Великой Октябрьской социалистической революции, причем в нее был внесен ряд изменений, направленных к ее упрощению, к освобождению ее от ряда лишних граф (например, «Количество страниц», «Формат»
и т. п.).
В целом сравнительное изучение форм инвентарных книг наших дореволюционных и советских библиотек отчетливо выявляет тенденцию к упроще13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
нию форм учета в целях ускорения и удешевления процесса учета книг» (7,
с. 12–14).
Значение инвентарной книги как учетного документа окончательно утвердилось в XIX в., но в начале XX в. задачи расширились. Инвентарная книга
стала не только охранной описью фонда, но и документом, откуда черпали необходимые сведения о составе фонда и о происходящих в нем изменениях. Для
этого в инвентарной книге делали постраничные подсчеты, которые в конце
года суммировали и использовали при составлении годовых отчетов. Принятая в русских библиотеках практика учета фонда была зафиксирована в «Нормальном плане постановки библиотечной техники в небольших библиотеках»,
разработанном Обществом библиотековедения и обсужденном на 1-м Всероссийском съезде по библиотечному делу в 1911 г.
Инвентарная книга объединяла учет каждой книги в отдельности с учетом состава фонда в целом. В практической работе это было неудобно, делало
учет и форму инвентарной книги громоздкими. Поиски более удобных приемов
получения статистических сведений о фонде привели к отделению суммарного
учета от индивидуального. Этот процесс шел постепенно: сначала стали отдельно учитывать книги, выбывающие по разным причинам из фонда, а затем
перешли к самостоятельному учету книг, поступающих в библиотеку.
Впервые суммарный учет был предложен в 1912 г. в книге В. Н. Васильева «Библиотечное дело». Изучив практику работы библиотек в области учета
и отчетности, В. Н. Васильев разработал форму суммарного учета с тремя разделами:
 раздел 1 – поступило томов (по содержанию, видам издания, источникам
комплектования, стоимости);
 раздел 2 – выбыло томов (по причинам выбывания, в том числе, вследствие
порчи, утери);
 раздел 3 – итоги, то есть результат движения за год.
14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Форма давала возможность учитывать изменения фонда, стоимость фонда
и расходы на его приобретение. Однако суммарный учет не получил тогда широкого распространения.
Таким образом, уже в дореволюционное время отечественные специалисты в области библиотечного дела разработали относительно простые и удобные формы учета книжного фонда. Они заложили основную систему учета
фонда, которая применяется в настоящее время.
После революции начинается следующий период в работе по совершенствованию учета книжных фондов. Уже первые инструкции, составленные
в 20-е гг. губернскими отделами народного образования, содержали попытки
выработать рациональные приемы библиотечной технологии, сделать их единообразными для однотипных библиотек, в первую очередь массовых.
В 1924 г. Главполитпросвет издал «Наглядное пособие по библиотечной
технике», которое можно назвать первой общегосударственной инструкцией
по вопросам библиотечной техники. В нем содержались образцы учетных документов и впервые было указано на необходимость вести два вида учета 
суммарный и индивидуальный. В качестве одной из форм ведения индивидуального учета предлагалась актовая система. Ее суть заключалась в том, что
в качестве инвентарных книг использовались листы сопроводительных документов (акты), присылаемые из центральной библиотеки. Это упрощало процесс учета книжного фонда.
В 1927 г. актовая система была введена в некоторых профсоюзных и массовых библиотеках. Обработка книг была централизована в ряде магазинов
и бибколлекторах издательств, при этом накладные по форме соответствовали
инвентарной книге.
В конце 1927 г. в Москве состоялась конференция по вопросам рационализации библиотечной работы, на котором вопросам учета был посвящен специальный доклад и приняты резолюции. На конференции, несмотря на имею-
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
щиеся недостатки, актовая система учета фондов была признана вполне своевременной и целесообразной.
Ю. В. Григорьевым, известным библиотековедом, была предложена технология упрощения инвентаризации книг. Предложенная технология была
принята конференцией, но было указано на необходимость внесения в нее ряда
изменений. Главполитпросвету и ВЦСПС вменялось в обязанность подготовить
инструкцию по инвентаризации фонда.
К сожалению, в 1930-е гг. актовая система учета фондов так и не получила распространения в массовых библиотеках. Она начала применяться лишь
в 60-е гг. в системе библиотек Академии Наук и других крупных библиотеках.
Библиотеки все активнее включались в организацию жизни общества.
Увеличение интенсивности работы библиотек сопровождалось ростом
книжного фонда и изменениями в комплектовании крупных библиотек. Применяемая в библиотеках старая техника учета фондов уже не соответствовала
требованиям времени. Новое содержание работы библиотек требовало пересмотра не только техники инвентаризации, но и способов расстановки книг,
каталогизации.
Огромный поток книг, многоэкземплярность приобретаемой литературы
поставили вопрос об изменении форм инвентаризации. В разных библиотеках
использовались разные формы ведения инвентарного учета: в одних библиотеках применялась регистрация в книгах (инвентарь), в других  актовая система,
в третьих  карточная (сдваивание инвентаря с карточками заказа), в четвёртых
 инвентарные накладные и т. д.
В 30-е гг. в период организации централизованных библиотечных систем, было предложено ведение индикатора вместо инвентарных книг. Вопрос
ведения индикатора обсуждался во время проведения централизации библиотек в Орехово-Зуеве.
В статьях того времени не всегда употреблялся термин «индикатор»,
но именно функции индикатора имелись в виду, когда обсуждалась организация работы по учету фондов.
16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Так, А. Г. Кравченко в книге «Орехово-Зуевская библиотека», называя
центральный (т. е. алфавитный служебный) каталог основным каталогом каждой современной библиотеки, пишет: «Центральный каталог составляется
из авторских алфавитных карточек. Каждая новая книга должна иметь три таких карточки в своем кармашке. Как только книга обработана… так сейчас же
одна из карточек ставится в общий каталог библиотеки… Таким образом, книга механически регистрируется в каталоге» (15, с. 3).
Вопросам учета библиотечного фонда и организации сводного каталога
посвящены статьи Н. И. Мацуева. Во введении к первой статье он пишет,
что ее задача  «дать материалы работы по учету библиотек, а также поделиться опытом, какой мы получили в процессе этой работы» (20, с. 27).
«Территориально-систематический» каталог учитывает движение всех
книг. Каталоги «систематический», «предметный» и т. д. заменяют открытый
доступ читателей к полкам. «Алфавитные» каталоги отделений служат только
для справок библиотекарю или передвижнику. При передаче книг из отделения
в ЦБ карточка этой книги изымается из каталога и вместе с книгой передается
в библиотеку, а оттуда в другое отделение. В «общем» каталоге делается соответствующая отметка, а в «территориальном»  перемещение карточек» (21,
с. 25).
В своей статье Н. И. Мацуев пишет: «Надо дать материалы работы
по учету библиотек, а также поделиться опытом, какой мы получили в процессе этой работы».
В систему каталогов центральных библиотек Н. И. Мацуев включает:
«1. Общий учетный каталог всего фонда. Он помещается в центральной
библиотеке и содержит по одной карточке на каждый экземпляр книги. Брошюры и массовая литература временного характера, закупаемая в количестве
свыше 50 экз., должна иметь в каталоге по одной карточке на каждое название
книги с отметкой на обороте карточки общего количества экземпляров.
2. Систематический каталог фонда. Имеет одну карточку на каждое название книги или брошюры без указания количества экземпляров данной книги.
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Предметный каталог фонда. Содержит по одной карточке на каждое
название книги и брошюры.
4. Территориально-систематический каталог фонда. Содержит по одной
карточке на каждый экземпляр книги (за исключением брошюр временного
значения, числящихся в отделениях централизованной сети)» (21, с.25).
Таким образом, использование сводного каталога (у Кравченко) и территориально-систематического каталога фонда (у Мацуева) есть не что иное,
как различные формы индикатора.
В начале 30-х гг. встает вопрос о пересмотре форм инвентаризации для
массовых библиотек, о том, возможна ли унификация форм инвентаризации
в массовых и специальных научных библиотеках. Окончательно система учета
библиотечного фонда сложилась в 1933 г., после издания ряда правительственных постановлений, из которых особое значение имеет постановление Совета
Народных Комиссаров РСФСР «Об ответственности за сохранность библиотечного фонда» от 14 сентября 1934 г.
К этому времени была разработана также форма книги учета библиотечного фонда. Вначале она называлась «Регистрационная тетрадь поступивших
и выбывших книг», затем  «Ведомость движения книжного состава», после
чего получила название «Книга суммарного учета». В соответствии с указаниями правительства библиотечное управление Наркомпроса издало в 1934 г.
инструкции «Об охране книжного имущества» и «О постановке учета и отчетности и о минимуме библиотечной техники в массовых библиотеках». Вторая
инструкция ввела единообразные методы и формы библиотечной техники,
в том числе форму учета фондов для всех массовых библиотек. В ней получила
официальное утверждение система, сочетающая суммарный и индивидуальный
учеты фондов. Все учетные формы были согласованы с официальными бланками библиотечной статистической отчетности, что и дало возможность использовать последние для государственного статистического учета, планирования развития библиотечных фондов в стране.
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В послевоенные, особенно в 60-е г., в области учета фондов советских
библиотек были достигнуты большие успехи. В итоге длительной систематической работы фонды библиотек повсеместно были приведены в порядок, сосчитаны и описаны. Советское библиотековедение положило начало теоретической разработке основных положений учета библиотечных фондов, нашедших свое отражение в специальных учебных руководствах, монографиях
и статьях. Работу по разработке вопросов организации фонда возглавил Ю. В.
Григорьев. Над данной проблемой он начал работать еще в 20-е г. После войны
выходит ряд его работ по учету и сохранности фондов. Наиболее полное отражение его взгляды получили в монографии «Организация библиотечных фондов» (1953), рассчитанной на крупные библиотеки. Монография была рекомендована как учебное пособие для библиотечных факультетов институтов, а также использовалась библиотекарями на практике.
В 60-е г. был издан ряд инструкций как для массовых и областных библиотек, так и для сети специальных библиотек некоторых ведомств.
Все это в значительной степени способствовало унификации форм и методов учета. Однако полной унификации мешало отсутствие единых, обязательных для библиотек всех ведомств методологических установок в области
учета. Отсутствие единообразия затрудняло в ряде случаев сопоставление даже
однотипных библиотек.
В крупных универсальных и отраслевых библиотеках ситуация осложнялась большим объемом фонда. Такие библиотеки многообразны и сложны по структуре, их учетом занят специальный штат. Каждая из этих библиотек разрабатывала, а некоторые публиковали собственные положения и инструкции по учету, зачастую различно решая основные вопросы учета. Инструкции принесли свою пользу, но теоретическая разработка проблемы учета фондов отставала от требований времени, а постановка его в библиотеках страдала
недостатками экономического и методологического порядка. Первым методологическим недостатком являлось отсутствие единой для всех библиотек номенклатуры произведений печати, подлежащих учету, и единых единиц их
19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
учета. Недостаточная теоретическая разработка вопросов учета отражалась на
терминологии. Для наименования основной печатной единицы применялось
несколько разных терминов: печатная единица, издательская единица, единица
хранения и т. д.
Практика учета, с которой библиотечные сотрудники имели дело изо дня
в день, развивалась эмпирически. Процесс учета фондов должен быть прост по
своему существу и строиться на некоторых общих принципах. Но на протяжении многих десятков и даже сотен лет он усложнялся, обрастая местными добавлениями, которые постоянно накапливались.
На страницах печати не раз поднимался вопрос о рационализации и упрощении учета фондов, о приведении его в соответствии с требованиями времени. Большой резонанс в 60-е г. вызвала статья И. М. Фрумина, призывающая
решительно порвать с негодными традициями, отменить устаревшие методы
в библиотечной работе, и в первую очередь, в учете фондов.
Предложения И. М. Фрумина сводились к следующему:
 Выделить учет брошюр временного значения и других массовых изданий
стоимостью ниже двух рублей для упрощения регистрации. Списание такого рода материалов должно быть максимально упрощено и облегчено.
 Учитывать журналы только в тетради регистрации журналов. «Если в тетради регистрации журналов или картотек добавить еще 23 графы, заполняемых по окончании подписного года, то по ней можно будет легко установить, сколько изданий, комплектов номеров или томов каждого журнала
выписано, сколько из них сохранилось к концу года, сколько сформировано
комплектов».
 Упростить оформление выбытия книг, пропавших по неизвестным причинам и целесообразно установить разумный процент «утруски и усушки» в
зависимости от числа выданных книг и от формы обслуживания читателей,
например при открытом доступе к полкам.
 Применить карточную форму инвентаризации для упрощения индивидуального учета.
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 Ввести актовую систему учета как альтернативу инвентарной книги.
 Отменить учет стоимости книжного фонда, так как более важно учитывать
не номинальную стоимость книги, а ее ценность для фонда библиотеки.
 Отменить систематические проверки фонда. Проверку фонда проводить
только при чрезвычайных обстоятельствах, с особого разрешения или по
приказу отдела культуры (40, с. 29).
Поддерживая предложения И. М. Фрумина, библиотекари указывали на
то, что увеличение потока печатных изданий, рост читаемости с большой остротой ставят вопрос о наиболее рациональном использовании рабочего времени библиотекаря.
Итак, постановка учета в библиотеках, по мнению большинства библиотекарей, не отвечала современным требованиям организации работы. Вследствие этого учет стоил дорого, дороже, чем стоил бы при разумно экономном его
ведении.
В 5060-е гг. задача заключалась в том, чтобы рационализировать, упростить и унифицировать учет фондов крупнейших библиотек. Но все это не
должно было мешать отражению специфики отдельных библиотек. Для этого
необходима была теоретическая разработка проблемы, ибо причиной недочетов
являлось именно недостаточное научное осмысление основных вопросов учета
библиотечных фондов.
С таким состоянием дел в сфере учета фондов подошли наши библиотеки
к началу создания централизованных библиотечных систем (ЦБС). Централизация сети библиотек потребовала существенного пересмотра технологических
процессов на многих участках библиотечной деятельности и, в первую очередь,
при учете библиотечного фонда.
В новых условиях возникла необходимость в четком и постоянном аппарате учета, который позволил бы центральной библиотеке постоянно контролировать деятельность библиотек-филиалов.
На первом этапе централизации разрабатывались различные варианты
учета библиотечного фонда. Однако переход к широкому внедрению централи21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
зации потребовал разработки новой, единой методики учета фондов. Решение
этой задачи обеспечила «Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР», согласованная с Министерством финансов СССР и утвержденная Министерством культуры СССР.
Отметим принципиальные положения, характерные для новой системы
учета библиотечного фонда ЦБС:
 разделение количественного и стоимостного учета (последний передается
бухгалтерии);
 отказ от традиционного ведения индивидуального учета фонда в подразде-
лениях ЦБС (в отделах ЦБ и библиотеках-филиалах);
 ведение учета в изданиях, а не экземплярах, что значительно упрощает процесс индивидуального учета фондов и способствует осуществлению равномерного распределения конкретных изданий по структурным подразделениям. Брошюры и другие издания объемом менее 49 страниц регистрируются
на карточках учетного каталога без инвентарных номеров;
 переход на карточный учет как более глубокую форму, позволяющую в рамках принятой системы оперативно отражать все происходящие в едином
библиотечном фонде изменения. Отдел комплектования и обработки центральной библиотеки ведет учетный каталог – основной документ по индивидуальному учету (34).
С момента организации учетного каталога пополнение центрального
служебного каталога карточками на вновь поступающую литературу прекращается, а находящиеся в нем карточки подлежат вливанию в учетный каталог, который будет одновременно выполнять все функции служебного алфавитного
каталога системы. Имеющиеся инвентарные книги подлежат хранению и использованию для наведения справок, проверки фонда и отметки о выбытии
книг. Учетный каталог призван выполнять функции предшествовавших ему
учетно-справочных документов: инвентарной книги, индикатора и служебного
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
алфавитного каталога. Данный каталог обеспечивает полный контроль за состоянием и движением книжного фонда и подразумевает:
 отказ от учета стоимости изданий, объем которых не превышает 48 страниц.
Это сокращает учетные операции для значительной части библиотечного
фонда;
 введение сводной документации, отражающей сведения о фонде ЦБС в целом и его составных частях;
 сосредоточение основных функций по учету единого книжного фонда в ЦБС
(34).
В отделе комплектования и обработки в центральной библиотеке ведутся
«книга учета библиотечного фонда ЦБС» и «ведомости учета библиотечного
фонда» для каждого структурного подразделения, имеющего закрепленный за
ним фонд.
Каждое структурное подразделение должно вести журнал «Итоги учета
библиотечного фонда», в котором ежегодно фиксируются факты поступления и выбытия литературы. Для индивидуального учета изданий, поступивших
в библиотеки-филиалы, используется алфавитный каталог.
В новую «Инструкцию об учете библиотечных фондов в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные
системы Министерства Культуры СССР» (1978) были включены некоторые
изменения и уточнения. Структура «Книги учета библиотечного фонда ЦБС»
не претерпела существенных изменений по сравнению с ранее действовавшим
аналогичным документом  «книгой суммарного учета».
Были сняты графы, где фиксировалась стоимость изданий, изменена
группировка отраслевых отделов, во второй части не указывалась причина выбытия из фонда.
Инструкция 1978 г. была введена в действие со дня организации централизованных библиотечных систем. Данная инструкция была призвана обеспечить усиление контроля за сохранностью книжного фонда, повысить ответственность библиотечных работников за точность ведения учетных документов.
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В связи с созданием централизованных систем потребовалось пересмотреть существующую систему учета и найти более рациональные формы и методы его. С 1977 г. установлен единый порядок учета фондов централизованных систем. Однако применение нового порядка учета на практике выявило не
только положительные, но и отрицательные его стороны. К середине 80-х г.
вновь возник вопрос о постановке учета фондов в библиотеках.
Учет фондов долгое время рассматривался только как один из процессов
библиотечной техники. Но ГОСТ 7.26-80 «Библиотечное дело. Основные термины и определения» характеризует учет, как основную часть процесса организации библиотечного фонда. В разработке проблемы большое значение имела
формулировка требований, предъявляемых к учету: не было единого мнения по
поводу определения понятия «учет библиотечных фондов» и по поводу отдельных операций процесса учета. И не было создано такой системы учета, которая
в одинаковой степени удовлетворяла бы всем требованиям. Вероятно, сложности, которые испытывали государственные массовые библиотеки, объединенные в системы, возникли именно потому, что без достаточного обоснования
был отвергнут накопленный практикой опыт и забыты некоторые теоретические положения советского библиотековедения, не утратившие актуальности.
В процессе поиска более упрощенных форм и методов учета фондов
в экспериментальных централизованных системах на первый план выдвинулись задачи достижения экономичности, простоты и оперативности учета.
В результате принятый порядок учета, утвержденный «Инструкцией об учете
библиотечных фондов в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства Культуры
СССР» (1978) не удовлетворял в значительной мере таким важным требованиям, как полнота учета всех видов изданий, включенных в фонд, надежность
первичных учетных форм и их оптимальная согласованность с отчетными формами. Недооценка отдельных требований привела к тому, что применяемые
в системах формы и методы учета не содействовали сохранности фонда, из-за
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
недостоверности получаемых данных затруднялось научно обоснованное
управление фондом.
Камнем преткновения для многих ЦБС стало ведение учетного каталога.
Многие специалисты считали, что учетный каталог имеет серьезные недостатки: он громоздок, ненадежен в плане проверки фонда. Из-за этих причин он
был отвергнут еще в 30-е г. К сожалению, внесение в 1984 г. изменений и дополнений в «Инструкцию об учете...» не устранило эти недостатки. Как выход
из сложившегося положения можно воспринять предписание каждому филиалу
вести свою инвентарную книгу.
Кроме централизованных систем карточный учет применяется в вузовских библиотеках для учета многоэкземплярной литературы, а также в технических и специальных библиотеках  для учета отдельных видов материалов.
Справедливо мнение Ю. В. Григорьева, считавшего, что карточные формы учета следует применять лишь в качестве дополнительных, а не основных форм.
Это и практиковалось в массовых библиотеках с 1934 г.
Введение такой дополнительной формы индивидуального учета изданий,
направляемых в структурные подразделения библиотечной системы, как опись
инвентарных номеров, лишний раз подтвердило неполноценность карточного
учетного каталога для выполнения основных функций по сохранности фонда,
в частности применения при проверке фондов подразделений ЦБС.
Работу по совершенствованию учета предстояло вести в двух взаимосвязанных направлениях: продолжать теоретическую разработку проблемы и оптимизировать существующие нормативные документы. Библиотековеды, работавшие над проблемой совершенствования учета, выдвигали различные идеи
по этому поводу. Заслуживали внимания предложения Н. Е. Мироненко:
 снять функцию основного документа индивидуального учета с учетного каталога, как не способствующего сохранности фонда. Карточные формы оставить для учета поступлений периодических изданий и при групповом учете. Основной формой индивидуального учета может быть инвентарная книга
или лист актового учета;
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 отказаться от индивидуального учета в изданиях и вернуться к учету в экземплярах;
 согласовывать формы первичного учета фондов с формами статистической
отчетности, в частности «Книгу учета библиотечного фонда ЦБС» с формой
6-НК (23, с. 104).
В инструктивно-методическом пособии «Организация работы ЦБС»
отраслевой состав фонда рекомендовалось дробно отражать в «Книге учета
библиотечного фонда ЦБС», что не совпадало с формой статистической отчетности 6-НК.
В 1985 г. вышла очередная инструкция по учету библиотечных фондов.
Но, как всегда, остались нерешенными вопросы, связанные с учетом фондов.
Библиотекари на местах самостоятельно разрабатывали способы учета своих
фондов.
Однако учет библиотечных фондов составляет часть системы, народнохозяйственного учета, и его совершенствование должно осуществляться в общем
контексте методологии и организации учетной политики, проводимой в стране.
К началу 90-х г. стало очевидно, что реформа учета необходима. Это было обусловлено факторами внешнего и внутреннего порядка. К первым относились становление новых форм хозяйствования в стране, основанных на рыночных отношениях, изменения в общегосударственной политике учета, статистики и контроля в соответствии с требованиями отечественной и мировой практики. Реформирование организации учета получило поддержку федеральных
органов государственной власти и выразилось в Государственной программе
перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему
учета и статистики. Реализация программы была связана с подготовкой официальных документов, таких как проект Закона о бухгалтерском учете, отраслевые стандарты, в том числе и стандарт «Библиотечная статистика».
Система учета фонда постоянно оптимизировалась, особенно интенсивно
этот процесс происходил в 80-е г., о чем свидетельствует дискуссия, развернутая в те годы на страницах печати. Поэтому при подготовке новой инструкции
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
об учете библиотечного фонда было принято во внимание все то положительное и отрицательное, что было предложено или высказано в этой области теоретиками и практиками. В то же время одна из задач разработки документа –
определение новых подходов к учету фонда в современных хозяйственноэкономических условиях. Основу документа составляют новые подходы к учету фонда в новых экономических условиях: значительное расширение прав
библиотек в области управления, устранение жесткой регламентации в организации учета, внедрение экономических методов управления.
Вместе с этим в новом документе сохранена преемственность с прежней
системой учета. При подготовке документа частично использованы материалы
методических рекомендаций и результаты научно-исследовательской работы
Российской национальной библиотеки (РНБ) в области переоценки фонда, расширен перечень причин, по которым литература может быть исключена из
фонда библиотек.
«Инструкция об учете библиотечного фонда» является одним из звеньев
системы регламентации организации учета фонда страны. Ее создание – это начало образования разноуровневой нормативной базы по учету фондов библиотек страны.
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ГЛАВА 2
УЧЕТ ФОНДА КАК ПРОИЗВОДСТВЕННОТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ПРОЦЕСС
ФОРМИРОВАНИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
Понятие «формирование библиотечного фонда» ввел в научный оборот
Ю. В. Григорьев, который выделил три фазы данного процесса: комплектование, организацию и управление работой библиотеки по комплектованию и организации фондов. Долгое время это положение считалось незыблемым.
В 80-е г. XX в. понятие «формирование библиотечного фонда» углубляется и детально разрабатывается такими библиотековедами, как Ю. Н. Столяров, В. И. Терешин, А. В. Маркова, В. В. Шилов. В результате формирование
библиотечного фонда начитает рассматриваться как технологический цикл,
разделенный на процессы, последовательно выстроенные один за другим. Таким образом, цикл «формирование библиотечного фонда» составляют следующие процессы: моделирование, комплектование, учет, обработка, размещение,
расстановка, хранение, использование, управление.
Важное место среди процессов, приводящих фонд в готовность к использованию, занимает учет фонда. Учет фонда имеет свою технологию, которая
достаточно унифицирована. Появление и приобретение в библиотеки все новых
и новых видов документов потребовало дальнейшей работы над совершенствованием понятийного аппарата, его технологией.
Среди множества определений, данных термину «учет фонда», заслуживает внимания определение, приведенное в ГОСТе 7.76-96 «Комплектование
фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения»: «Учет фонда  комплекс операций, обеспечивающих получение точных
данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности». Это определение четко и ясно раскрывает сущность
процесса учета.
28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Учет показывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.
Учет фонда отражает поступление документов в фонд, их выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой
для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием
и движением документов.
Учет документов является наиболее конкретным и регламентированным
процессом организации и управления библиотечными фондами. Это важнейшее
направление деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом.
Совершенствование процесса учета направлено на создание системы единого общегосударственного учета фондов в соответствии с целями и задачами
Национальной программы сохранения библиотечных фондов Российской Федерации.
2.1 Нормативно-правовые документы по учету фонда
В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации» (2006) библиотека рассматривается как обладатель
информации и как государственная информационная система, а документы,
составляющие ее фонд,  документированной информацией. Обязательный
учет информации и требования о защите информации устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности
и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области
противодействия техническим разведкам и технической защиты информации,
в пределах их полномочия.
29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Основными документами, регулирующими учет библиотечного фонда
являются следующие:
 Федеральный закон «О библиотечном деле» (1994 г.; с изменениями от
22 августа 2004 г.).
Настоящий Федеральный закон регулирует общие вопросы организации
библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями в области библиотечного дела
в соответствии с принципами и нормами международного права.
Статья 13. Права библиотек.
«Библиотеки имеют право:
1) самостоятельно определять содержание и конкретные формы своей деятельности в соответствии с целями и задачами, указанными в их уставах;
2) изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек
в соответствии с действующими нормативными правовыми актами. При этом
библиотеки, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, не имеют права списывать и реализовывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством».
 Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» (1994г.;
с изменениями и дополнениями от 23 января 2002 г.), закрепляющий многообразие видового состава документов, образующих библиотечный фонд.
Статья 5. Виды документов, входящих в состав обязательного бесплатного экземпляра и обязательного платного экземпляра.
«В состав обязательного бесплатного экземпляра и обязательного платного экземпляра входят следующие виды документов:
 издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) – издательская
продукция, прошедшая редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 издания для слепых – издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом
по системе Брайля, и «говорящие книги»;
 официальные документы – произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер;
 аудиовизуальная продукция – кино-, видео-, фото- и фонодокументы;
 электронные издания, включающие программы для электронных вычислительных машин (далее ЭВМ) и базы данных или представляющие собой программы для ЭВМ и базы данных;
 неопубликованные документы – результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской
деятельности
(диссертации,
отчеты
о
научно-
исследовательских и опытно-конструкторских работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы)».
 Федеральный закон «О стандартизации» (1993) регулирует права библиотек
на самостоятельную разработку организационно-технологической документации по учету фондов, не противоречащую общероссийским нормативным
документам.
 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (1996), согласно которому
главными задачами учета являются формирование полной и достоверной
информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, обеспечение контроля за наличием и движением имущества в соответствии с нормами, нормативами и сметами, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.
Существенно, что в проведении учетной политики от организаций требуется
соблюдение осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности. ( п. 6 ).
Библиотечные фонды как элемент государственного имущества включены
в состав основных средств в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 (1994) (1). Библиотечные фонды в бухгалтерских документах учитываются на счете 010107000 «Библиотечный фонд»
31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету № 70н, утвержденной
Минфином России 26. 08. 2004 г.
В библиотечный фонд включаются: научная, художественная и учебная
литература, специальные виды литературы и другие издания (Инструкция по
бухгалтерскому учету, п. 41). Формулировка относительного состава библиотечного фонда не отражает все многообразие его документного состава. В данном
случае нужно руководствоваться нормативными актами, обладающими высшей
юридической силой, в частности, Федеральными законами «О библиотечном
деле», «Об обязательном экземпляре документов» (1994), а также следующими ГОСТами:
 ГОСТ 7.20-80 «Единицы учета фондов библиотек и органов научнотехнической информации». Введен с 1 января 1981 г.;
 ГОСТ 7.60-90 «Издания. Основные виды. Термины и определения». Введен
с 1 января 1991 г.;
 ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) «Аудиовизуальные документы. Основные
термины и определения». Введен с 1 июля 1997 г.;
 ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование.
Каталогизация. Термины и определения». Введен с января 1998 г.;
 ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика». Введен с 1 января 2002 г.
В целях совершенствования правовой базы и в соответствии с поручением Президента Российской Федерации от 14.08.2001 г. Министерство культуры
РФ издало приказ № 30 от 10.01.2002 г. об отмене следующих нормативных
правовых актов:
1. Инструкции «О порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов библиотек министерств, ведомств и организаций», утвержденной Министерством культуры СССР 07.04.59 г.;
2. «Примерного положения о центральных, республиканских, краевых,
областных и ведомственных книгообменных фондах», утвержденного Министерством культуры СССР 17.05.1965 г.;
32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. «Правил техники безопасности в библиотеках», утвержденных Министерством культуры СССР 01.01.1975 г.;
4. Инструкции «О порядке отбора и передачи малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение», утвержденной заместителем Министра культуры СССР 22.09.1975 г.;
5. «Нормативных показателей и требований к проектированию вновь
строящихся зданий и помещений библиотек», утвержденных Министерством
культуры СССР и ЦК профсоюзов работников культуры 01.01.1977 г.;
6. Положения «О взаимодействии региональных отраслевых и универсальных депозитариев», утвержденного заместителем министра культуры
СССР и заместителем председателя Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике 16.06.1978 г.;
7. Приказа Министерства культуры СССР № 521 «Об утверждении Инструкции о порядке исключения устаревших по содержанию и ветхих изданий
и материалов из библиотечных и справочно-информационных фондов» от
18.07.1978 г.;
8. Приказа Министерства культуры СССР № 332 «О внесении изменений
и дополнений в «Инструкцию о порядке исключения устаревших по содержанию и ветхих изданий и материалов из библиотечных и справочноинформационных фондов» от 22.06.1984 г.
Базовым документом для библиотек различных ведомств является «Инструкция об учете библиотечного фонда», утвержденная приказом Министерства
культуры РФ № 590 от 02.12.1998 г.
Инструкция определяет нормативно-правовую базу организации и ведения учета. В этом нормативном акте раскрываются конкретные механизмы
действия правил, установленных нормативными актами более высокого уровня
регламентации.
Инструкция об учете библиотечного фонда определяет общие правила учета документов, составляющих фонд библиотек, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей.
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Главный принцип, определяющий концепцию «Инструкции об учете библиотечного фонда», заключается в отказе от жесткой регламентации учета, допустимости различных вариантов выбора его правил и способов, установлении
единых методических основ учета документов, распространении их на все
библиотеки без исключения.
В результате ведение учета предложено осуществлять, сочетая принципы
обязательности и допустимости (факультативности). На основании действующего законодательства библиотеки правомочны самостоятельно формировать
порядок учета. Это нормативный документ, содержащий свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей и т. п. Порядок учета разрабатывается и утверждается библиотекой и имеет статус стандарта организации.
Согласно «Инструкции об учете библиотечного дела фонда» обязательными для библиотеки являются:
 суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд
и выбывающих из него документов;
 обеспечение идентичности номенклатуры основных показателей, вводимых
в учетные формы библиотеки, и государственной статистики;
 учет фонда в стандартных учетных единицах;
 обеспечение стабильности принятых единиц учета, последовательности их
применения. Смена (перевод) единиц учета не допускается;
 обеспечение сопоставимости единиц учета в экземплярах с единицами хранения и единицами выдачи, за исключением газет и журналов;
 последовательность применения принятого порядка учета в целях сохранения преемственности и сопоставимости учетной информации.
В разрешительном порядке предусмотрена свобода действий библиотек
в отражении важных для них особенностей, определенная детализация учета,
если эти действия не противоречат основным требованиям инструкции.
Библиотеке разрешается:
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 определять виды учетных форм (исходя из перечня типовых форм) на различных носителях, в том числе осуществляемых с помощью средств компьютерной технологии: записи в инвентарных книгах (листах, журналах),
книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на
отдельных листах и на карточках, в виде распечаток, полученных на компьютере, а также в машиночитаемой форме (на магнитной ленте, диске,
дискете и др.) с копиями на бумажных носителях;
 самостоятельно устанавливать порядок учета поступающих документов применительно
к
своему
статусу,
структуре
фондов,
организационно-
технологическим возможностям, не входящий в противоречие с нормативными документами;
 определять набор учетных форм, согласованный с бухгалтерией библиотеки;
 вводить в учетные документы наряду с обязательным факультативный набор
показателей, учитывающих интересы конкретной библиотеки;
 определять сроки хранения и состав документов фонда временного значения;
 производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, установленные Правительством РФ, и рыночные цены;
 вводить допустимые (количественные и стоимостные) нормативы на списание документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача);
 реализовывать, в том числе продавать, списанную из фонда библиотеки литературу (за исключением случаев, предусмотренных законодательством);
 на основании Закона о библиотечном деле (1994) определять виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями библиотеки, руководствуясь действующим законодательством.
Объектом как библиотечного, так и бухгалтерского учета являются документы, составляющие библиотечный фонд, и различные операции, осуществляемые в процессе движения фонда (поступление, выбытие, реализация и т. д.)
Задача библиотечных работников  правильно организовать ведение библиотечного учета.
35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В структуре фондов библиотек представлены ценные и редкие издания
(книжные памятники), архивные документы, музейные предметы и коллекции.
Общие принципы и порядок их учета, формирование фондов, организация хранения и защита этих документов регламентируются соответствующим законодательством: Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (пп. 2, 3) , Положением о Музейном фонде Российской Федерации (п. 4),
Положением о книжных памятниках Российской Федерации. Государственный
(специализированный) учет вышеназванных документов, которые находятся на
постоянном хранении в библиотеках, не исключает их внутрибиблиотечного
учета в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда.
Таким образом, архивные документы, музейные предметы и коллекции,
книжные памятники подлежат двойному учету: внутрибиблиотечному и специализированному по установленным правилам ведения учета документов,
имеющих соответствующий статус.
С введением компьютерной технологии библиотеки становятся не только
держателями баз и банков данных, но и часто их создателями.
2.2 Бухгалтерский учет фондов и налогообложение
Библиотечный фонд как материальный объект обладает значительной
стоимостью, поэтому подлежит не только библиотечному, но и государственному бухгалтерскому учету.
Бухгалтерский учет библиотечных фондов сегодня осуществляется в соответствии со следующими нормативными документами:
 Федеральным законом № 129 от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете»;
 Приказом Минкультуры России № 590 от 02.12.1998 г. «Об утверждении
Инструкции об учете библиотечного фонда»;
 Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России № 70н от 26.08.2004 г.
36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Задача бухгалтерских служб — правильно организовать ведение бухгалтерского учета библиотечного фонда. Только при условии взаимодействия
этих служб можно добиться полноты и достоверности учетной информации,
обеспечения сохранности фондов и контроля за их движением.
«Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора,
регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,
обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного
и документального учета всех хозяйственных операций» (ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», 1996, ст.1).
В обязанности бухгалтерских служб, наряду с другими мероприятиями, входит:
 осуществление контроля за своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций;
 контроль за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;
 участие в проведении инвентаризации (проверки) имущества; своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение
их в учете;
 проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета
и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.
Исходя из вышеизложенного, библиотеки должны активнее привлекать
бухгалтерские службы к работе в комиссиях по сохранности, исключению, проверке фонда, что соответствует требованиям «Инструкции об учете библиотечного фонда» (1998).
Небольшие расхождения в формах учета, установленных библиотечной и бухгалтерской инструкциями, объяснялись в «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» (1999): «Учет библиотечных фондов
ведется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации и соответствующими федеральными органами исполнительной власти
по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации» (п. 53).
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Отсюда следует вывод: более дробная детализация учета фонда, обусловленная
библиотечной спецификой и не противоречащая принципиальным положениям
документа Минфина России, вполне правомерна.
Министерство финансов Российской Федерации признает приоритетную роль Министерства культуры Российской Федерации и соответствующих
федеральных органов исполнительной власти в организации учета библиотечного фонда.
В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов
ОК 013-94, библиотечные фонды входят в их состав и их учет осуществляется
на счете 010107000 «Библиотечный фонд».
С 2001 г. действует Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных
средств» (ПБУ 6/01), утвержденное приказом Министерства финансов РФ
от 30 марта 2001 г. № 26н.
В ПБУ 6/01 нет стоимостного критерия, а к основным средствам относятся объекты, которые организация будет использовать в производственных
(управленческих) целях более одного года. Кроме того, основные средства
должны приносить экономические выгоды в будущем и их не предполагается
продавать (п. 4 ПБУ 6/01). В соответствии с п.18, приобретенные книги, брошюры и т. п. издания разрешается списывать на затраты производства (расходы
на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.
Объектами учета библиотечных фондов являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы (независимо от их вида и материальной основы), к которым относятся:
 печатные издания и неопубликованные документы;
 аудиовизуальные документы (АВД);
 микроформы и электронные издания.
Следовательно, все они должны подлежать как библиотечному учету (суммарному и индивидуальному), так и бухгалтерскому (балансовой стоимости).
Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки,
входят в состав основных производственных фондов (средств), балансовая
38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
стоимость которых отражена в финансовых документах. В большей части библиотек страны в балансовой стоимости фонда не показана стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных
фондов.
В зарубежных библиотеках существует понятие «историческая цена документа» и нет практики оценки и переоценки фондов библиотек в связи с различными экономическими процессами. Действительно, балансовая стоимость библиотечного фонда не отражает его реальной стоимости, так как фонд любой
библиотеки представляет собой сформировавшуюся коллекцию, а совокупный
библиотечный фонд  национальное достояние, действительную стоимость которого в денежном выражении определить невозможно.
Включение библиотечных фондов в состав основных средств осложнило
работу как библиотеки, так и бухгалтерии. Библиотечные фонды, являясь основными средствами, не подлежат обязательному отражению их стоимости в документах бухгалтерского учета. Библиотечному учету подлежат все документы, составляющие фонд библиотеки, а бухгалтерскому – выборочно. В большинстве
бухгалтерских документов речь идет только о книжных фондах как основных.
Периодические издания, аудиовизуальные документы учитываются суммарно
и индивидуально, а их стоимость может быть списана до истечения года с момента приобретения. Бухгалтерскому учету не подлежат и «брошюры временного
значения», которые также списываются. «…Библиотеки, получающие бесплатный обязательный экземпляр документов, не ставят его на балансовый учет.
Между тем это самая ценная часть фонда. Она подлежит вечному хранению, на
руки читателям выдается в исключительных случаях. Как библиотекарь хранит
эту главную часть фонда, бухгалтера не интересует. Национальное богатство,
национальные сокровища на бухгалтерском учете не состоят. Эти, вот уж действительно основные, фонды, с точки зрения бухгалтера, вообще не существуют. Бухгалтер за них ответственности не несет». (22, с. 101)
К основным средствам не может быть отнесена и информация, существующая в электронной сети. «Принцип полноты бухгалтерского учета не со39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
блюдается также в отношении документов, информация которых зафиксирована не только на различных носителях, но и в пределах одного вида документов.
Как правило, документы на бумажных носителях, за исключением архивных
документов, периодических изданий и обменных фондов, подлежат бухгалтерскому учету. Принимая библиотечный фонд за единую целостную систему,
бухгалтерские службы фиксируют стоимость фонда общей суммой. С одной
стороны, такое правило упрощает учет и обеспечивает доверие библиотечному
учету, с другой стороны, нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации». (16, с. 126)
Библиотечные фонды относятся к тому виду основных фондов, на которые не начисляется амортизация. Так, в п.18 ПБУ 6/01 предусмотрено, что приобретенные издания разрешается списывать на затраты (в расходы) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию, причем в отношении литературы
ограничение по максимальной стоимости единицы не установлено, то есть не
амортизируются все издания, независимо от первоначальной стоимости. Следовательно, выбытие (списание морально устаревших материалов, недостачи
и пр.) библиотечного фонда производится аналогично выбытию основных
средств, но без использования счета 02 «Амортизация основных средств».
Таким образом, официально не признается, что библиотечные фонды (как
в целом, так и каждый документ в отдельности) подвергаются воздействию
различных факторов (естественных и искусственных), в результате чего изнашиваются, портятся и пропадают. Исключение из основных средств и снятие
фондов с балансовой стоимости возможно только по причинам ветхости и устарелости по содержанию. Тогда как библиотеки исключают документы и по
таким причинам, как дефектность, дублетность, непрофильность, утрата. Это
ставит библиотечные фонды в неравноправное положение с другими основными средствами.
Библиотечные работники неоднократно ставили вопрос о положении библиотечных фондов в структуре основных средств и возможном выводе их из
системы бухгалтерского учета. В настоящее время этот вопрос не стоит так ост40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ро в связи с официальным признанием приоритетной роли Министерства культуры РФ при ведении учета библиотечных фондов по согласованию с Министерством финансов РФ и в порядке, установленном соответствующими ведомствами.
В налоговом учете, как и в бухгалтерском, книги и журналы относятся
к объектам основных средств. Они не входят в состав амортизируемого имущества, а их стоимость в момент приобретения в полном объеме включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Об этом сказано в подпункте 6 п. 2 статьи 256 Налогового кодекса РФ.
В соответствии с п. 3 статьи 4 Федерального закона № 133 от 11.11.2003 г.
«О внесении дополнения в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и внесении изменения и дополнения в статью 20 Закона Российской Федерации «Об основах налоговой системы в Российской Федерации», а также
о признании утратившими силу актов законодательства Российской Федерации в части налогов и сборов», с 1 января 2006 г. льготы по уплате налога на
имущество организаций отменяются в отношении объектов социальнокультурной сферы, используемых организациями для нужд культуры, искусства и образования. Это означает, что библиотечные фонды бюджетных учреждений отнесены к объектам основных средств и подлежат обложению налогом на
имущество организаций в установленном порядке.
В то же время библиотечный фонд, сформированный до 2001 г., не может
участвовать в расчете налогооблагаемой базы по налогу на имущество 2006 г.,
поскольку его остаточная стоимость равна нулю, т. е. отсутствует налоговая база.
Несмотря на то, что имеются законодательные и нормативные акты, определяющие бухгалтерский и налоговый учет документов, остаются нерешенными вопросы о равноправном положении библиотечных фондов в составе
других основных средств, признание права износа и начисления амортизации,
утверждения нормативов на списание, разработка критериев дифференциро-
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ванной стоимости библиотечных фондов, переходящей от балансовой к восстановленной, антикварно-рыночной и страховой стоимости.
Решение этих вопросов поможет в создании системы единого государственного учета библиотечного фонда страны.
2.3 Система учета фонда
Учет документов представляет собой определенную систему, которая
имеет несколько уровней:
 внутрибиблиотечный учет документов всех подразделений библиотечного
фонда с учетом их специфики, в том числе фонды обменные, резервные, депозитарные, служебные для персонала;
 государственный статистический учет библиотечного фонда по форме 6-НК
для целей государственного статистического учета;
 особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов:
 книжных памятников;
 архивных документов, находящихся в фондах библиотек;
 баз и банков данных;
 учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения
бухгалтерского учета.
Документы, образующие национальный библиотечно-информационный
фонд Российской Федерации, формируемый на основе бесплатного и платного обязательных экземпляров, обязательного экземпляра субъекта Российской
Федерации, обязательного бесплатного местного экземпляра, в соответствии
с Законом об обязательном экземпляре документов (1994), учитываются в установленном Инструкцией порядке.
Учет особо ценных и редких изданий, которые могут объявляться памятниками истории и культуры, книжными памятниками, осуществляется в соответствии с Законодательством об охране и использованию памятников исто42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
рии и культуры (1992), Положением о книжных памятниках Российской Федерации (2001).
Учет документов, относящихся к архивному фонду РФ, постоянно хранящихся в фондах библиотек, регулируется Основами законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах и Положением об архивном фонде Российской Федерации (1994), а также нормативными документами Федеральной архивной службы России.
Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части
Архивного фонда РФ, осуществляют их учет и хранение по фондам, коллекциям,
единицам хранения (делам) в соответствии с Положением об Архивном фонде
Российской Федерации.
2.4 Единицы учета фонда
Документный фонд библиотеки исчисляется в унифицированных единицах. Единица учета фонда  это единица измерения объема и движения фонда.
Объектом учета являются все поступающие в библиотеку (состоящие на
учете) и выбывающие из нее документы, независимо от разновидности и материальной основы носителя информации.
В соответствии с ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» основными
единицами учета для всех видов документов являются экземпляр и название.
Экземпляр. Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд
или выбывающая из него.
Экземпляр как единица учета фондов в библиотеках введен с 1 января
1981 г. ГОСТом 7.20-80 СИБИД «Единицы учета фонда библиотек и органов
научно-технической информации». Учет документов в экземплярах дает количественную характеристику фонда, позволяет выявить его движение за определенный период времени.
43
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Название. Каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Нужно заметить, что учет в названиях введен ГОСТом 7.20-80 в соответствии со стандартом ИСО 2789-74 «Международная библиотечная статистика»,
который установил учет названий в качестве основной единицы для всех видов печатных изданий и неопубликованных материалов. Как известно, учет
в названиях введен для новых поступлений с 1984 г. К поступлениям относятся
все библиотечные документы, на которые в отчетном году увеличился в соответствии с правилами учета фонд через покупку, доставку, дар, обмен или другим
способом.
В составе поступлений важно выделить названия, которые являются новыми и подлежат соответствующему учету. Новыми названиями можно считать:
 каждое новое издание или его копию, если в фонде нет оригинала. При частичном выпуске тиража в разных типографиях или одной (одновременно или
с определенными промежутками во времени) отпечатанное издание считается
новым названием один раз;
 переиздание, если оно дополнено и (или) переработано;
 издание, выпущенное в свет одним и тем же издательством в разные годы;
 одно и то же печатное издание, выпущенное в свет различными издательствами;
 отдельные произведения с измененными заглавиями;
 отдельные выпуски серийных изданий (нумерованные или ненумерованные),
имеющие индивидуальное заглавие.
Многотомные издания учитываются по общему заглавию как одно название (за исключением томов, имеющих индивидуальное заглавие) при поступлении первого тома; поступление всех последующих томов учитывается в экземплярах.
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Отдельные разрозненные тома многотомного издания, имеющие индивидуальное заглавие, учитываются как самостоятельное название и отдельный экземпляр.
Учет многотомных изданий в названиях, как правило, ведется на регистрационной карточке.
Общее количество названий, поступивших в каждой отдельной партии, определяется во время проверки на дублетность или по количеству новых карточек
для учетного каталога в ЦБС или служебного алфавитного каталога в библиотеке. Это наиболее точный способ определения количества названий в новой
партии, поскольку карточки заполняются на все виды документов (книги, брошюры, ноты, грампластинки, кассеты и т. д.) при первичном поступлении, что
предполагает исключение повторного учета.
Учет фонда в названиях позволяет более полно определить информативную и содержательную ценность фонда, при условии сопоставления данных с издательской продукцией за определенный период времени.
Помимо основных существуют дополнительные единицы учета фонда:
Годовой комплект. Совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда.
Метрополка. Международная единица учета объема фонда, измеряемая
как 1 метр стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами.
Подшивка (переплетная единица). Совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим
способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Дополнительные единицы учета используются для более полной характеристики фонда. В таком случае могут использоваться единицы учета в годовых
комплектах и подшивках.
Учет фонда в метрополках  это стандартизированная международная единица. Она используется при проектировании библиотечных зданий
и для определения перспектив развития фондохранилища, показателя их вместимости при перемещении фондов из одного помещения в другое. Согласно
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
строительным нормам СН 548-82 Инструкции по проектированию библиотек,
для размещения 1000 единиц хранения необходима площадь в 4,5 кв. метра,
в детских библиотеках  8-8,5 кв. метра. На одном погонном метре полок закрытого хранения размещается в среднем 50 книг, в условиях открытого доступа  30-40 книг.
Соблюдение этих норм позволяет также более четко контролировать фондоохранную работу в библиотеках.
Таким образом, основными единицами учета являются экземпляр и название, дополнительными  годовой комплект, подшивка, метрополка.
Для всех видов документов (независимо от материальной основы носителя
информации) обязательным является их учет в экземплярах и названиях.
2.5 Порядок учета фонда
Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за
наличием и движением документов.
Библиотека в обязательном порядке осуществляет суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в фонд
и выбывающих из него документов в установленных единицах учета. Для новых
поступлений вводится учет их стоимости. Каждый документ имеет свою цену,
т. е. денежное выражение стоимости. Оценка стоимости библиотечного фонда 
одна из функций учета.
Учет библиотечного фонда (индивидуальный и суммарный) осуществляют отделы, занимающиеся комплектованием документного фонда библиотеки
в соответствии с Положением об отделе и должностными инструкциями сотрудников.
46
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Ответственность за правильность организации учета, контроль за соблюдением норм и требований по учету библиотечного фонда несут администрация
библиотеки, заведующие отделами и комиссия по сохранности фонда.
Ведение учета поступающих документов должно отвечать следующим
требованиям:
 оперативность;
 полнота и достоверность учетной информации;
 совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;
 соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики;
 сопоставимость единиц учета фонда с единицами их хранения и выдачи;
 документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из
фонда.
Не подлежат учету и не включаются в фонд документы служебного назначения (календари для работы сотрудников, плакаты и постеры для оформления
подсобных фондов и выставочной работы, программные продукты, являющиеся
рабочим инструментом сотрудников, служебные инструкции и т. п.).
Все структурные подразделения библиотеки, имеющие в своем составе
фонды, ведут суммарный учет в обязательном порядке, а индивидуальный  по
мере надобности (каталоги и картотеки к индивидуальному учету не относятся).
При ведении суммарного (интегрированного) и индивидуального (дифференцированного) учета в машиночитаемой форме создаются копии на бумажных носителях.
Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках
обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу,
требований инструкции по учету библиотечного фонда, другими нормативными документами по библиотечному делу.
47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2.6 Учет поступления документов
Первичными учетными документами, подтверждающими различные
операции по учету фонда, являются сопроводительные документы (счета, реестры, счета-фактуры, акты). Первичные учетные документы составляются
в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Для
придания им юридической силы обязательно наличие реквизитов: наименование
документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации,
от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.
Все документы, поступающие в библиотеку, направляются в отдел, занимающийся комплектованием. Прием ведется по сопроводительному документу
(счет, счет-накладная, копия чека, квитанция, акт передачи), в котором указано,
от кого, когда, в какую библиотеку, в каком количестве и на какую сумму направлены документы. Сопроводительный документ подтверждает расход
средств на приобретение документов.
В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету осуществляется
учет исполнения смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников.
Бюджетные средства  это средства федерального бюджета, бюджетов
субъектов Российской Федерации и местных бюджетов. Средства, полученные
за счет внебюджетных источников,  это целевые средства и безвозмездные
поступления; средства, полученные от предпринимательской деятельности;
средства, полученные во временное распоряжение учреждения; средства, полученные от государственных внебюджетных фондов.
Бухгалтерские службы составляют единый баланс по указанным средствам
(бюджетным и полученным за счет внебюджетных источников) и отдельный
баланс по средствам, полученным за счет внебюджетных источников. В связи с этим некоторые бухгалтерские службы просят библиотекарей указы48
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вать на первичных (сопроводительных) документах источник финансирования, т. е. из каких средств были приобретены документы (книги и другие виды
документов).
В таких случаях библиотечные работники должны выяснить в бухгалтерии, из каких средств были отпущены деньги на комплектование. При получении книг или других документов в отделе комплектования и обработки сотрудник, занимающийся учетом фонда, на сопроводительном документе и формах
учета (Книге суммарного учета, в Инвентарной книге в графе «Примечание»)
указывает, из каких средств приобретены документы. В дальнейшем эти сведения могут быть использованы при оформлении списания документов из фонда библиотеки.
Вновь поступившие документы дифференцируются на документы постоянного, длительного и временного хранения. В основу разграничения положены критерии значимости документов, потребительской и практической ценности, восстребованности сегодняшними и потенциальными читателями независимо от таких формальных признаков, как вид, объем, тематика и т.д. Например, издания и другие материалы краеведческого содержания, улучшенного
полиграфического исполнения, а также уникальные, независимо от вида и объема, подлежат длительному хранению. Особого внимания требуют документы
национального и краеведческого содержания, основной базы формирования
комплекта национальных документов и краеведческих фондов.
Так, постоянному хранению и регистрации в учетной форме с присвоением инвентарного номера в обязательном порядке подлежит один экземпляр документов, поступающих по системе обязательного экземпляра, в том числе
и бесплатного местного.
Длительному хранению и регистрации в учетной форме с присвоением
инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения
текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.
49
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Временному хранению и учету без присвоения инвентарных номеров подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения. Они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
Библиотека вправе самостоятельно определять время хранения брошюр, листовых материалов.
В то же время при учете поступления документов в библиотечный фонд образовательного учреждения они не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-2003),
которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем – до 48 с.); листовки (объем – до 4 с.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам, студентам и преподавателям (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
При получении документов наложенным платежом указывается сумма,
отнесенная в счет почтовых расходов. Далее следует подпись заведующей
отделом, ставится дата. Сопроводительный документ вместе со списком передается в бухгалтерию под расписку, оформляемую в соответствующей графе «Книги учета библиотечного фонда ЦБС» или «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительных документов (недостача, замена одного документа другим, документ прислан без заказа, дефектный экземпляр и т. п.), ответственный за прием
документов в присутствии других библиотекарей составляет акт в 2-х экземплярах (Приложение 2).
Один экземпляр акта остается в делах отдела, второй (вместе с ошибочно
присланными или дефектными экземплярами) отправляется в фирму, организацию или учреждение, от которых были получены документы, с требованием
дослать недостающие или заменить ошибочно присланные и дефектные экземпляры.
50
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Примечание. Акт не составляется, если будет использована возможность
устранить недоразумение по телефону или при посещении.
На материалы, поступившие без сопроводительного документа, в том
числе полученные в дар от организаций или отдельных лиц, после проверки
их пригодности для использования также составляется акт в 2-х экземплярах
(Приложения 1, 3). Документ заверяется подписями заведующего отделом и сотрудника или частного лица, сдавшего материалы. Нумерация актов о поступлении начинается с №1 ежегодно.
Допускается прием изданий и других документов непосредственно в библиотеку, филиал ЦБС (через книжные магазины) на основании сопроводительного документа, в том же порядке. Номер, дата документа, общее количество
поступивших экземпляров регистрируются в соответствующих графах ч. 1.
Книги учета библиотечного фонда библиотеки-филиала. Затем поступления
с сопроводительным документом передаются в отдел комплектования и обработки ЦБС для обработки и дальнейшего учета. Сопроводительный документ
после оформления сдается в бухгалтерию.
Допускается учет и обработка документов в библиотеке-филиале с последующей передачей информации о них в ЦБ для регистрации данных о полученных документах в учетных формах, ведущихся на общий фонд ЦБС.
После сверки с сопроводительным документом все экземпляры принятых материалов немедленно маркируются. При этом могут быть использованы
штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.
Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности документа, эстетика и долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
Штемпель ставится на обороте титульного листа книги, посередине, ближе к нижнему обрезу, а при отсутствии оборота титульного листа  на первой
странице издания под заглавием, на странице 17 книги; на бобине, катушке, кассете магнитофонной ленты; на этикетке диафильмов, диапозитивов (слайдов),
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
фильмокопий, микрофильмов, микрофиш. При этом недопустима порча текста
или иллюстраций.
Штриховой код (ШК), идентифицирующий документ, наносится на обложку или упаковку типографским способом. Этикетки со ШК, изготовленные
методом фотопечати на металле или пластмассе, особенно стойки к воздействию
влаги, масел, грязи и повышенных температур. Такие этикетки рекомендуются
для библиотечных книг.
При внедрении автоматизированной системы (АС) с использованием штрихового кодирования главным вопросом является выбор (ограничение) фонда,
предназначенного для этикетирования, установление объекта штрих-кодирования
и способ приклеивания ИЖ-этикеток на единицу фонда. Все виды документов,
являющиеся приложением к основному носителю, маркируются, на них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
По окончании сверки полученной партии с сопроводительным документом и штемпелевания производится суммарный и индивидуальный учет. Затем на
обороте сопроводительного документа делается запись: «Принято в фонд экземпляров книг в количестве ... на сумму ... руб. ... коп. Записано в "Книге учета
библиотечного фонда ЦБС", ведущейся на общий фонд ЦБС под № ... Из них
с инвентарными номерами учтено ... экземпляров на сумму ... руб ... коп. Подпись. Дата.» или «Принято в фонд экземпляров книг в количестве ... на сумму ...
руб. ... коп» или «Записано в "Книге суммарного учета библиотечного фонда",
под № ... Из них с инвентарными номерами учтено ... экземпляров на сумму ...
руб ... коп. Подпись. Дата».
Если же получены не книги, а другие виды документов, то делается аналогичная запись с указанием конкретного вида документа (АВД, неопубликованные документы, микроформы, электронные издания и др.).
Примечание. В стоимость документов, поступивших в ЦБС, не
включаются накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, переплета, почтовые и транспортные расходы).
52
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Оформленный сопроводительный документ передается в бухгалтерию
под расписку, оформляемую в соответствующей графе «Книги учета библиотечного фонда ЦБС» или «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
2.7 Суммарный (интегрированный) учет фонда
Суммарному учету подлежат все виды документов, поступающие или
выбывающие из фонда библиотеки. Суммарный учет дает общие сведения
о фонде библиотеки, его объеме (количество названий и количество экземпляров), составе (по содержанию, видам документов, языкам, источникам документоснабжения), а также содержит данные о движении фонда и происходящих
в нем изменениях.
Все операции, связанные с ведением суммарного учета документов, осуществляют специализированные отделы или лицо, ответственное за формирование фонда. Например, в универсальных научных библиотеках этим занимаются отделы комплектования, в централизованных библиотечных системах 
отделы комплектования и обработки, и т. д.
Суммарный учет – учет библиотечного фонда группами (партиями) документов, поступающих или выбывающих по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.).
Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде (4а,
б, в). Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в электронной форме, имеет одинаковую юридическую силу. В централизованных
библиотечных системах суммарный учет ведется в «Книге учета библиотечного
фонда ЦБС» и «Книге учёта библиотечного фонда библиотеки-филиала»(5а, б,
в). Для библиотек образовательных учреждений рекомендуется специально
разработанные формы «Книги суммарного учета библиотечного фонда» дифференцированно:
 для библиотек высших учебных заведений(6а, б, в);
 для библиотек средних специальных учебных заведений;
53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 для библиотек общеобразовательных заведений.
Каждая из перечисленных форм суммарного учета фонда состоит из трех
частей, в которых фиксируется движения фонда:
 Часть 1. «Поступление в фонд»;
 Часть 2. «Выбытие из фонда»;
 Часть 3. «Итоги движения фонда».
Единицей записи в формах суммарного учета библиотечного фонда является каждая партия документов, поступающая или выбывающая по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт), которая записывается на отдельной строке под очередным номером по порядку.
Заполнение граф в книгах суммарного учета библиотечного фонда осуществляется с соблюдением следующих правил:
 Часть 1  заполняется на основании сопроводительных документов, поступающих из источников комплектования;
 Часть 2  заполняется на основании актов об исключении документов из
библиотеки;
 Часть 3  заполняется по результатам 1 и 2 частей ежегодно. В зависимости
от принятого в данной библиотеке порядка итоги могут подводиться за
квартал или полугодие.
В конце каждой страницы «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или «Книги учета библиотечного фонда ЦБС» в первой и второй частях
в строке «К переносу» подводятся итоги. Они переносятся на следующую страницу в строку «Перенос», под которой ведутся очередные записи о поступлении и выбытии документов.
Нумерация записей о поступлении в первой части «Поступление в фонд»
ежегодно начинается с № 1. Нумерация записей о выбытии из фонда во второй
части «Выбытие из фонда» начинается с № 1 и продолжается из года в год
в возрастающем порядке, независимо от причин выбытия. Номер записи, о выбывающей партии документов является номером акта, составленного на данную партию документов.
54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При записи каждой партии документов в части 1 «Поступление в фонд»
указываются: дата записи, порядковый номер партии, источник поступления,
номер сопроводительного документа (если документ не имеет номера, ставят
дату, указанную на документе). В графе «Всего поступило» фиксируется общее
число документов, поступивших в фонд, в соответствии с единицами учета,
принятыми согласно ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика».
В соответствии с формой статистической отчетности 6-НК в отдельные
графы выделены такие виды документов, как «Книги», «Журналы», «Газеты»,
«АВД» и др. «АВД» учитываются не только по общему количеству, но и по видам. В соответствующих графах отражаются также документы по различным
отраслям знаний и художественная литература. При необходимости в специальную графу выделяется литература для дошкольников и учащихся 13 классов. Содержание свободных граф может заполняться по усмотрению библиотек.
Графы, отражающие распределение документов по видам и содержанию,
идентичны во всех трех частях форм суммарного учета библиотечного фонда
и согласованы с формами государственной статистической отчетности и Дневником библиотеки, где ежедневно учитывается выдача документов из фонда.
Ведется суммарный учет общего фонда и фонда каждого структурного
подразделения библиотеки.
В централизованных библиотечных системах отдел комплектования и обработки ведет суммарный учет документов, поступающих в единый фонд ЦБС
и фонд центральной библиотеки. Суммарный учет фонда библиотек-филиалов
осуществляется библиотеками-филиалами.
Отдел комплектования и обработки ЦБ прекращает ведение Книг учета
библиотечного фонда на фонды библиотек-филиалов. Книги учета библиотечного фонда, которые велись в ОК и ОБ на фонд библиотек-филиалов до принятия инструкции 1998 г. подлежат хранению в этом отделе.
В конце года проводится сверка данных третьей части формы суммарного
учета фонда «Итоги движения фонда» на общий фонд библиотеки с данными
55
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
третьей части каждого структурного подразделения и библиотек-филиалов
(в ЦБС). При больших объемах поступлений и выбытия документов из фонда
библиотеки подводятся ежеквартальные и полугодовые итоги.
Документы, исключаемые из фонда, отражаются в части 2 «Книги учета
библиотечного фонда». Сведения о количестве выбывших документов фиксируются в графах, соответствующих причинам выбытия.
Для получения сведений об объеме литературы, сохранившейся для использования, но выбывшей из фонда библиотеки, могут быть введены графы
«Передано» и «Продано».
Стоимостный учет документов ведется в части 1 «Книги учёта библиотечного фонда» по отношению к поступающим документам.
В библиотеках общеобразовательных учреждений учет учебников и их
хранение организуются отдельно от основного библиотечного фонда.
Книга суммарного учета библиотечного фонда учебников (КСУ – 7а, б, в)
состоит из трех частей:
 поступление учебников в фонд (Приложение 1);
 выбытие учебников из фонда (Приложение 2);
 итоги учета фонда учебников (Приложение 3).
В КСУ учет ведется групповым способом, что позволяет учесть общее
количество поступивших, выбывших и находящихся на учете в библиотеке
учебников. КСУ учебного фонда хранится в библиотеке постоянно, до ее ликвидации.
В первой части КСУ указываются общее количество учебников, номер
и дата сопроводительного документа. Регистрация в КСУ вновь поступивших
учебников осуществляется в трехдневный срок. Нумерация записи о поступивших учебниках устанавливается в пределах одного года.
Во второй части КСУ записываются номер акта на списание учебников,
дата утверждения акта, общее количество и общая сумма списанных учебников.
В третьей части КСУ отмечаются итоги движения фонда учебников: общее количество и общая сумма поступивших за год учебников; общее количе56
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ство и общая сумма выбывших за год учебников; общее количество и общая
сумма учебников, состоящих на учете в библиотеке на 1 января последующего
года. Показатели суммируются один раз в год.
В соответствии с общероссийским классификатором основных фондов
ОК 013-94 все документы без исключения (документы постоянного, длительного и временного хранения) входят в состав основных фондов, следовательно, их
стоимость должна отражаться на балансовом учете.
2.8 Индивидуальный (дифференцированный) учет фонда
Индивидуальным (дифференцированным) называется учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в библиотеку или выбывающего из нее. С помощью методов инвентаризации документу
присваивается инвентарный номер или документ регистрируется без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на время его нахождения в фонде библиотеки.
Существуют следующие формы индивидуального учета документов:
книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая
(лист актового учета), а также регистрационная карточка на определенный вид
документа (в том числе электронного или АВД). При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для
любой из форм индивидуального учета. Решение о применение той или иной
формы индивидуального учета принимается библиотекой самостоятельно в зависимости от вида, структуры, особенностей фонда.
Формы индивидуального учета документов, должны содержать следующие сведения, приведенные в определенном порядке: дату записи, номер записи в КСУ, инвентарный номер, фамилию автора и заглавие, год издания, цену,
отметку о проверке, номер акта выбытия. Индивидуальному учету подлежит
каждый документ, поступивший в библиотеку.
57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Перед регистрацией в учетной форме вновь поступившие документы
дифференцируются на документы постоянного, длительного и временного хранения. Постоянному хранению с присвоением инвентарного номера подлежат
обязательные экземпляры отечественных документов (обязательный бесплатный экземпляр, обязательный платный экземпляр, обязательный бесплатный
федеральный экземпляр, обязательный экземпляр субъекта Российской Федерации, обязательный бесплатный местный экземпляр). Длительному хранению
и регистрации в учетной форме с присвоением документу инвентарного номера
подлежат документы, соответствующие настоящему и потенциальному читательскому спросу, независимо от вида документа, его объема и других признаков. Временному хранению и учету без инвентарных номеров подлежат документы, содержащие информацию временного значения, в связи с чем они исключаются из фонда через непродолжительный период времени.
Наиболее распространенной и удобной формой индивидуального учета
является инвентарная книга установленного образца (Приложение 8). Для
предотвращения повтора номеров ведется книга «Опись инвентарных номеров», в которой указываются порядковые номера хранящихся в библиотеке инвентарных книг и инвентарные номера внутри каждой из них. Очередная инвентарная книга регистрируется в книге «Опись инвентарных номеров» с присвоением ей порядкового номера и указанием включенных в нее инвентарных
номеров.
Порядок оформления инвентарной книги должен быть следующим:
 Запись в инвентарной книге (традиционной или машиночитаемой) однострочная, на каждой странице умещается 25 записей.
 Инвентарная книга содержит 8 граф.
 В графах 1 «Дата записи» и 2 «№ записи в КСУ или КУБФ» указываются
день и месяц фактической записи документа и порядковый номер, под которым в КСУ или КУБФ записана поступившая в библиотеку партия, в которую входят зарегистрированные в инвентаре издания (например: 22.01; № 40).
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 Год записи документа указывается в верхнем левом углу каждой новой
страницы инвентарной книги. Если запись соответствующего года закончилась в середине страницы, через тире прописывается следующий год (например, 20052006 гг.).
 Дата записи документов, заинвентаризованных в один и тот же день, указывается лишь один раз и не повторяется, даже если сразу заполняется несколько страниц инвентарной книги. Когда в инвентарь в один и тот же день
записывается сразу несколько партий, в графе 2 при записи каждой новой
партии указывается только номер записи в КСУ или в КУБФ.
 До записи документа в инвентарную книгу во избежание ошибок на каждой
строчке в графе 2 «Инвентарный №» проставляется порядковый номер, даваемый каждому экземпляру документа.
 В графе 3 «Отметка о проверке» применяются условные значки х, +, - и т. п.
Для каждого года проверки они должны быть разными по цвету или изображению.
 Сведения для записи в инвентарную книгу берутся с титульного листа
(в случае его отсутствия – с обложки), недостающие сведения – из выходных данных, для АВД или электронных документов – с этикетки.
 В графе «Автор и заглавие» авторские инициалы не указываются, фамилии
двух авторов пишутся через запятую. При наличии трех авторов пишется
фамилия первого из них с указанием «и др.», при большом количестве авторов документ записывается под заглавием и в кавычки не заключается.
Большое заглавие разрешается сокращать, но так, чтобы понятен был смысл.
 Порядковые номера томов, частей и выпусков для многотомных изданий
указываются обязательно. Если многотомное издание имеет общее заглавие
для всех томов и частные заглавия отдельных из них, то каждый том записывается под общим заглавием с указанием его порядкового номера. Отдельные выпуски серий записываются как книги под фамилией автора или,
при его отсутствии, под заглавием.
59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 Для сокращения времени при записи дублетных документов полностью заполняются сведения только о первом экземпляре. На строчках, отведенных
для всех последующих экземпляров, отмечается только инвентарный номер
и цена издания. Если это многотомное издание, указывается порядковый
номер тома. При переносе записи о дублетах на следующую страницу инвентарной книги сведения о документе полностью повторяются во всех графах первой строки. Последующие строчки для дублетов заполняются вышеописанным способом.
 Каждый документ записывается на языке оригинала.
 В графе 5 указываются две последние цифры года выхода документа в свет.
Если документ выпущен в другом веке, то год выхода в свет пишется полностью. При записи на одной странице инвентарной книги документов с одним
годом выхода в последующих строках 5 графы ставятся кавычки.
 Цена проставляется в рублях (графа № 6) и копейках (графа № 7). Если одна
их этих граф остается незаполненной, в ней ставится прочерк.
 Графа 8 предназначена для записи номера акта на списание документов. Через тире после номера записывают последние две цифры года его составления (например, 38-06). Причина выбытия не указывается, она приводится
в акте.
 Графа «Примечание» используется для записей об исправлении ошибок, допущенных в инвентарной книге, указаний на различные дефекты документа,
особенностей наиболее ценных изданий.
Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД,
микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для каждого
вида форме индивидуального учета.
Учет CD-ROM, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.
 На обложке и титульном листе инвентарной книги указываются реквизиты,
проставляются инвентарные номера «От инвентарного №… до инвентарного №…».
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 На обороте последней страницы инвентарной книги делается запись:
«В этой инвентарной книге имеется … страниц», которая заверяется подписью директора библиотеки и печатью.
Индивидуальный учет поступающих документов можно осуществлять
и в автоматизированном режиме с использованием сетевой программы. Ввод
информации о каждом документе, необходимой для формирования инвентарной книги, осуществляется в соответствии с разработанной библиотекой «Технологической инструкцией по индивидуальному учету поступающих в библиотеку документов в автоматизированном режиме программы». По окончании
ввода информации обо всех документах партии вводятся итоговые данные для
записи в КСУ (количество документов в партии, общая сумма, разбивка по отраслям знания). Распечатка листов инвентарных книг производится в соответствии с названной выше инструкцией.
При актовой системе индивидуального учета фонда на каждую поступившую партию документов составляют акты-списки, что дает возможность
инвентаризировать одновременно несколько партий документов (Приложение
9). Учет в актах осуществляется для всей партии новых поступлений, полученных по одному сопроводительному документу. Акты печатаются в двух экземплярах.
Инвентарный номер, присвоенный экземпляру, сохраняется за ним на
весь период нахождения в фонде библиотеки. Номера выбывших экземпляров
не присваиваются другим, вновь поступившим.
Нумерация последовательна для всех экземпляров, входящих в партию
новых поступлений. Ежегодно нумерацию актов начинают с № 1. Актовый номер, который получает каждый документ, как правило, состоит из трех элементов: года записи, номера акта и порядкового номера записи документа в акте
(например: 2006 – 26/218).
Номера актов соответствует номерам записи партии новых поступлений
в КСУ или в КУБФ. Нумерационный ряд – последовательный в пределах всего
фонда библиотеки, прерывается от акта к акту в пределах фондов структурных
61
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
подразделений. Акты хранятся в папках и по мере накопления переплетаются.
Переплетенные акты на общий фонд библиотеки хранятся в отделе комплектования, акты структурных подразделений  непосредственно в подразделениях.
На переплете делается запись с указанием наименования фонда, номеров актов,
первого и последнего инвентарных номеров.
При актовой системе порядковая нумерация документов производится
в пределах каждого акта, а не является сквозной, как это происходит при учете
фонда в инвентарных книгах. Порядок учета документов изменяется: индивидуальный учет предшествует суммарному. Сначала составляется акт на партию
документов, а затем уже делается запись в книге суммарного учета библиотечного фонда.
Централизованная библиотечная система, принявшая решение перейти на
актовую форму индивидуального учета или использовать инвентарную книгу,
руководствуется следующими правилами:
 с учетного каталога снимаются функции документа индивидуального учета
фонда. Он полностью выполняет функции центрального служебного алфавитного каталога;
 каждому экземпляру длительного хранения присваивается один (очередной)
инвентарный номер;
 все операции, связанные с ведением индивидуального учета документов, поступающих в общий фонд ЦБС, осуществляются в отделе комплектования
и обработки центральной библиотеки. Инвентарные номера присваиваются
экземплярам в ОК и ОБ.
Учетный каталог как форма индивидуального учета был введен с момента централизации общедоступных библиотек. Учетный каталог на единый
фонд ЦБС является служебным каталогом, позволяющим определить местонахождение документов в структурных подразделениях ЦБ и имеющихся библиотеках-филиалах.
Учетный каталог служит для индивидуального учета книг и брошюр,
других видов документов, включенных в единый фонд ЦБС. На каждое изда62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ние, другие виды документов заполняется отдельная карточка с присвоением
ему очередного инвентарного номера. Брошюры и другие издания объемом не
более 48 страниц регистрируются на карточках учетного каталога без инвентарного номера. На лицевой стороне карточки помещается библиографическое
описание и инвентарный номер, а на оборотной стороне, разделенной на квадраты по числу структурных подразделений и библиотек-филиалов, указываются
год поступления, № записи в «Книге учета библиотечного фонда ЦБС», количество поступивших экземпляров, их распределение и движение по ЦБС,
а также выбытие (Приложения 10, 11).
Дополнительной формой индивидуального учета может служить индикатор. Индикатор создается на карточках, которые расставлены по возрастанию инвентарных номеров. Карточка индикатора содержит следующие сведения: инвентарный номер, шифр издания, фамилию автора и заглавие, год издания, цену, местонахождение документа в фонде библиотеки. Индикатор, как
правило, выполняет контрольную и топографическую функции, используется
при проверке фонда, значительно упрощая процесс сверки.
При учете многоэкземплярных документов (учебники, учебные пособия,
справочники, словари и другие издания) используется как инвентарная, так
и безынвентарная формы учета.
Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие
в количестве свыше 10 экземпляров. Два-три экземпляра издания записываются
в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяются библиотекой индивидуально.
При безынвентарном методе учета заполняются следующие документы:
учетная карточка документа (издания), регистрационная книга учетных карточек (Приложения 13, 14).
Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. Ей присваивается поряд-
63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ковый номер, который фиксируется в регистрационной книге учетных карточек
и отражается в книге суммарного учета в графе «Примечание».
Учетная карточка содержит следующие сведения, которые можно условно разделить на две части. В первой части на учетной карточке указываются:
 номер учетной карточки;
 автор;
 название документа;
 год издания;
 цена.
Вторая часть содержит следующие сведения:
 дату поступления и выбытия;
 номер записи в книге суммарного учета;
 количество поступивших и выбывших экземпляров;
 количество состоящих на учете экземпляров.
Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой
может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете. Каждое название записывается на отдельной строке, при этом указываются автор, название книги, год издания, цена одного экземпляра.
Номер записи в регистрационной книге переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, регистрационный номер учетной карточки не проставляется (Приложения 15, 16).
В библиотеках общеобразовательных учреждений в обязательном порядке ведется картотека учета учебников. Картотека осуществляет индивидуальный учет каждого экземпляра библиотечного фонда учебников. При поступлении учебника в библиотеку заводится карточка с библиографическим описанием издания, сведениями о количестве поступивших учебников и указанием их
цены (Приложения 17, 18). При неоднократном поступлении одного издания
учебника или при поступлении стереотипного издания данные заносятся в единую карточку. Карточки в картотеке учебников проставляются по классам,
64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
внутри класса  по учебным предметам. Изъятие карточек из картотеки учебников производится после утверждения акта на списание учебников.
Документы временного хранения не подлежат записи в инвентарную книгу, вместо этого они проходят регистрационный учет.
К документам временного хранения относятся:
 издания, выпускаемые к отдельным политическим событиям, памятным
и юбилейным датам; литература с издательской пометкой «В дар», если эта
литература не соответствует тематическому плану комплектования; программы, методические указания; методические материалы по библиотечному делу; брошюры; листовки; календари;
 ГОСТы, ОСТы, ТУ;
 издания органов научно-технической информации.
Картотеки ведутся отдельно по каждому виду изданий и документов,
подлежащих регистрационному учету.
На каждое название заполняется регистрационная карточка, которая содержит сведения об авторе, названии, месте и годе издания, цене, шифре.
На карточке также размещаются сведения о поступлении: дата, № записи
в КСУ, количество экземпляров; на оборотной ее стороне размещается цифровая сетка, в которой проставляется количество поступивших и выбывших экземпляров и дата поступления. Карточки расставляются в алфавитном порядке.
При повторном поступлении литературы в карточке отмечаются изменения
в количестве экземпляров.
Оформление литературы временного хранения, принятой взамен утерянной, происходит в том же порядке. Литература временного хранения отражается в алфавитном и систематическом каталогах. На оборотной стороне карточки
количество экземпляров не проставляется, а делается пометка: «см. картотеку
временного хранения».
В библиотеках документы временного хранения (листовки, брошюры)
инвентарному учету не подлежат. Индивидуально они отмечаются на карточках
учетного каталога без инвентарного номера, на карточках алфавитного каталога
65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
или в другой форме, принятой в библиотеке; стоимость их на балансе не учитывается. В то же время брошюры в соответствии с общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 входят в состав основных фондов, следовательно, их стоимость должна отражаться на балансовом учете.
Переход на электронный способ ведения учета позволяет присваивать
инвентарный номер всем документам независимо от вида и времени их хранения. Метод учета (инвентаризацию) нежелательно ставить в зависимость от
временных рамок хранения документа.
2.9 Учет выбытия документов из фонда
Учет выбывающих из библиотечного фонда документов оформляется актами в соответствии с установленными правилами и «Инструкцией об учете
библиотечного фонда» (1998).
Основанием для исключения документов из фонда библиотеки служат следующие причины:
 устарелость по содержанию (утрата документом практической и научной
ценности);
 дублетность (излишняя экземплярность документа);
 дефектность (стертый текст, вырванные страницы, надписи и подчеркивания,
затрудняющие чтение, неправильно сброшюрованные страницы и т. д.);
 ветхость (физический износ документов);
 непрофильность (несоответствие документа профилю комплектования фондов);
 утрата:
а) при обслуживании читателей и абонентов, в процессе обработки, на выставках;
б) по неустановленным причинам;
в) хищение;
г) как результат стихийного бедствия;
66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 перевод малоиспользуемых изданий на компактные формы;
 истечение сроков хранения информационных и специальных видов изданий
с определенным сроком хранения;
 передача документов в другие библиотеки;
 продажа документов.
Выбытие документов из фонда оформляется актом исключения и отражается в КСУ и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной из причин: ветхость
(физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность,
непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: кража
из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного или техногенного характера, по неустановленным причинам  недостача, продажа).
На документы, выбывшие из фонда библиотеки, составляется акт в двух
экземплярах (Приложения 21, 22), в который включается не более 1000 экземпляров. В акты на исключение периодических изданий может быть включено более 1000 номеров. К акту прилагается список документов, подлежащих исключению. Для документов, не состоящих на бухгалтерском учете, допускается замена списка книжными формулярами.
Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров с указанием вида списываемых изданий и их количества.
Примечание. В описании исключаемые из фонда документы необходимо
сгруппировать по периодам их приобретения, так чтобы один и тот же коэффициент переоценки относился к группе исключаемых документов.
После сбора описаний книг, поступивших в библиотеку за определенный период, в отдельную группу суммируются их цены на момент приобретения. Полученную сумму умножают на соответствующий коэффициент переоценки. Вся процедура проделывается специально для снятия соответствующей суммы (балансовой стоимости) и точного отражения балансовой стоимости в бухгал67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
терской отчетности. При расчетах с читателями принимаются во внимание дополнительные соображения (рыночная цена и наценка). Все издания, купленные
после 1998 г., целесообразно включать в список в любом удобном для сверки
и оформления порядке.
Коэффициент переоценки в списке к акту об исключении должен указывать тот сотрудник, который составляет список. Как правило, это лицо, материально ответственное за сохранность фонда, руководитель соответствующего
структурного подразделения, в чьем ведении находится фонд, содержащий
исключаемые документы. Правильность составленного списка удостоверяют
подписи членов комиссии по списанию.
Акт со списком составляется в подразделениях библиотеки и регистрируется в графах части 2 КСУ или КУБФ подразделений. Нумерация актов является продолжающейся и соответствует номеру записи в КСУ или КУБФ.
Первый и второй экземпляры акта со списком в двух экземплярах передаются для рассмотрения в комиссии по сохранности фондов.
Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности
фондов или другим коллегиальным органом по фондам при директоре. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, за исключением случаев,
регламентированных законодательством. Акты на списание документов в библиотеках образовательных учреждений утверждаются ректором (проректором),
директором учебного заведения.
После утверждения первый экземпляр акта со списком возвращается в соответствующее подразделение системы. Второй экземпляр акта остается в отделе комплектования и объединяется с актами других подразделений библиотеки на исключение документов по аналогичным причинам. Данные актов суммируются и записываются во второй части «Книги учета библиотечного фонда», ведущейся на общий фонд библиотеки.
При исключении документов, не возвращенных читателями, к акту прикладываются документы, подтверждающие невозможность взыскания задолжно-
68
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
сти: справка из адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу
и т. п.
Документы, принятые от читателей взамен утерянных, записываются
в «Тетрадь учета книг или других документов, принятых от читателей взамен
утерянных» (Приложение 24), которая ведется в подразделениях библиотеки. На
основании сделанных в ней записей составляются акты (Приложение 23) на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях
«Книги учета библиотечного фонда» или «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
Акты на списание книг и других документов, утраченных в результате утери, порчи, хищения, стихийного бедствия, при открытом доступе к фонду, а
также недостающие после проверки, утверждаются только на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (запись в читательском
формуляре, протокол, акт, заключение и т. п.).
Документы, исключенные как непрофильные и излишне дублетные, могут
быть переданы в другие библиотеки через обменные фонды или непосредственно из библиотеки. На переданную литературу составляется акт (Приложение 25).
Многоэкземплярные документы, исключаемые из фонда, независимо от
причины списания списываются по акту из учетной карточки. В учетной карточке в графе «Выбыло» указывается количество исключенных из фонда экземпляров и номер акта, по которому документ списан. В графе «Состоит» указывается оставшееся количество экземпляров или ставится прочерк, если документ списывается полностью (Приложение 12). В случае полного списания документа учетная карточка изымается из картотеки и переставляется в картотеку
списанной литературы, а в основной карточке генерального алфавитного каталога вычеркивается номер учетной карточки. В регистрационной книге учетных
карточек зачеркивается (красными чернилами) номер учетной карточки и указывается номер акта, по которому данное издание полностью списано. Отметка
о выбытии проставляется во второй части книги суммарного учета.
Примечание. В процессе текущего комплектования может поступить литература
69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
без заказа или сверх заказа, но несоответствующая профилю библиотеки. Если не
удалось вернуть эту литературу поставщику, она должна быть принята на баланс и тут же передана в обменный фонд как непрофильная. То же делают и с литературой, поступившей в дар. В «Инструкции об учете библиотечного фонда» (пункт
9.9) записано: «Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут
быть безвозмездно переданы в порядке книгоообмена в другие библиотеки...» Из
этого следует, что помимо книгообмена возможна безвозмездная передача литературы из одной библиотеки в другую  она расценивается как дар учреждению, которому требуется помощь в комплектовании фондов.
Продажа неиспользуемых документов, а также документов, подлежащих
списанию из фондов библиотеки в соответствии с пунктом 9.10 «Инструкции
об учете библиотечного фонда» с последующим исключением их производится на основании «Положения об организации продажи неиспользуемых книг
и других произведений печати из фондов библиотек ...» (приказ МК РФ № 649
от 22.10.1993 г.).
Реализованные издания исключаются из фондов библиотеки с формулировкой «по причине продажи».
Информация о выбывших документах исключается из учетных форм, каталогов, картотек, о чем производится запись в акте.
Денежные средства за реализованные документы поступают на счет библиотеки и расходуются на пополнение библиотечных фондов.
Сведения о переданных и проданных книгах и других документах регистрируются в соответствующих графах части 2 «Книги учета библиотечного
фонда» или «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
Списание документов, состоящих на балансе библиотеки, производится
с учетом переоценочных коэффициентов. Стоимость утраченных документов
в каждом конкретном случае определяется комиссией по сохранности фондов.
При оценке каждого издания или другого материала за основу принимается
его документально подтвержденная (по записям в учетных документах) перво70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
начальная цена (цена приобретения), затем определяется его восстановительная стоимость на день утраты. Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации.
Решение о применении десятикратного размера возмещения от стоимости издания также принимается комиссией.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлечь к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы книжных аукционов и ярмарок. В этом
случае определение причиненного ущерба определенными коэффициентами
кратности не ограничивается.
Решение комиссии об оценке документов оформляется актом, который
служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны дирекции по взысканию с виновного
материального ущерба.
Для улучшения организации работы по исключению документов «Инструкция об учете библиотечного фонда» (1998) может быть дополнена технологией исключения документов из фонда конкретной библиотеки.
На библиотечные фонды не начисляется износ. Библиотека должна самостоятельно установить сроки хранения документов в фонде (за исключением
обязательных экземпляров документов, книжных памятников архивных фондов).
Сроки хранения должны быть зафиксированы в регламентирующих документах
внутрибиблиотечного значения («Порядок учета», «Политика исключения»
и др.).
На основании п. 5.1.2. «Инструкции об учете библиотечного фонда» библиотеки совместно с учредителями исчисляют величину норматива списания
документов, утраченных по неустановленным причинам. Норматив списания
документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи.
Акт о списании недостающей литературы утверждает руководитель (директор) или учредитель библиотеки. В случае превышения допустимого норма71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
тива принимаются меры к возмещению ущерба, при возникновении разногласий
акт передается учредителю.
Выбытие основных средств производится учреждением в установленном
действующим законодательством порядке («Инструкция по бухгалтерскому
учету», п. 47). Федеральный закон «О библиотечном деле» (ст. 13, п. 11) предоставляет библиотекам право изымать и реализовывать документы из своих
фондов в соответствии с порядком исключения документов, согласованным
с учредителями библиотек в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.
Определяя литературу, устаревшую по содержанию, надо руководствоваться примерными сроками хранения литературы по различным отраслям знаний, в зависимости от целевого назначения издания:
Отрасли знаний
Срок хранения
Техника и технические науки в целом (общетехнические
дисциплины и др.). Горное дело. Транспорт. Пищевые производства. Технология древесины. Производства легкой
3  15
промышленности. Полиграфическое производство. Фотокинотехника.
Политика. Политические науки. История. Исторические
науки.
3  15
Химическая технология. Химические производства. Общая
технология металлов. Металловедение. Металлургия. Ра-
4  17 лет
диоэлектроника. Строительство.
Экономика. Экономические науки. Культура. Наука. Просвещение. Народное образование. Педагогические науки.
Сельское и лесное хозяйство. Физическая культура и спорт.
4  18 лет
4  19 лет
Философские науки, логика. Психология. Атеизм. Религия.
Искусство. Литературоведение. Языкознание. Литература
универсального содержания.
72
4  19 лет
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Науки о земле. Краеведение. Биологические науки. Химические науки.
Энергетика. Общее машиностроение. Машиноведение. Обработка металлов. Приборостроение.
Естественные
науки
в
целом,
экология.
4  19 лет
4  20 лет
Физико-
математические науки. Здравоохранение. Медицинские
5  24 года
науки.
Примечание:
Указанные сроки являются минимально необходимыми для последнего
экземпляра издания. Библиотека имеет право хранить его и по истечении срока,
рекомендованного для данной категории документа, если пользователи испытывают потребность в нем, позволяет емкость фондохранилища, достаточно
высока обращаемость фонда и т. д.
Сроки в таблице даны в интервалах, что не противоречит индивидуальному подходу к конкретным документам в пределах данной тематико-видовой
группы.
Справочные издания в пределах конкретной видовой группы исключаются из фонда в последнюю очередь.
Решение об исключении литературно-художественных изданий по причине неиспользования и отсутствия спроса принимается индивидуально и не
ранее, чем через 2530 лет после выхода издания в свет. Художественная литература не может быть исключена по причине устарелости.
Издания, имеющие историко-культурное и краеведческое значение, не исключаются из фонда библиотеки, а решается вопрос об определении места хранения таких экземпляров.
Отдельные категории изданий нецелесообразно исключать из фонда до их
естественного физического обветшания. К числу таких изданий относятся
следующие: большие и малые универсальные энциклопедии, энциклопедиче73
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ские словари, отраслевые энциклопедии, языковые словари (кроме орфографических), литература о выдающихся политических и государственных деятелях, деятелях науки и культуры, военачальниках, спортсменах и т. д., мемуары
(кроме произведений явно панегирического толка), издания по искусству и искусствоведению, картографические атласы (кроме учебных), литература по родному краю, местные издания, литература по библиотечному делу, кулинарные
книги.
Наиболее ценные документы по профилю конкретной библиотеки, основополагающие, фундаментальные работы и справочные издания, материалы особой научной, культурной и исторической значимости сохраняются
в фонде библиотеки в одном экземпляре.
Основной причиной исключения изданий является уменьшение общественной необходимости в них, что объективно выражается в значительном
уменьшении спроса, а на практике оценивается зачастую как устарелость. По
причине устарелости из фонда вузовской библиотеки исключаются издания,
полностью утратившие свою информативность и актуальность в политическом,
научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных
произведений, освещающих вопрос более полно, точно, в свете современных научных знаний, в форме, соответствующей современным требованиям. Исключение из фонда устаревших документов производится не реже одного раз в два года
(рекомендуемые ранее сроки использования учебников и учебных пособий в общеобразовательных учреждениях в пределах четырех лет можно считать ориентировочными).
Исключение документов регулируется также целесообразностью дальнейшего их хранения в условиях понизившегося спроса.
По причине полного физического износа (ветшание переплета, страниц,
блочной конструкции и т. д.) документы исключаются по мере появления признаков износа и после тщательной проверки на пригодность для дальнейшего использования.
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
По причине утраты документы исключаются в тех случаях, когда утрата
произошла в результате стихийного бедствия или хранения в условиях, не соответствующих стандартам. Отличие полной утраты от порчи, произошедших
вследствие одних и тех же факторов, в том, что в последнем случае испорченные
документы можно приложить к акту.
По причине хищения документы исключаются в случае, если совершено
умышленное противоправное их изъятие из фондов с корыстной целью.
По причине недостача исключение документов из фонда производится, если при инвентарной проверке выявлено расхождение между данными библиотечного учета и фактическим наличием изданий. Издания, находящиеся на руках у читателей, относятся к числу фактически имеющихся при условии, что
факт выдачи конкретным читателям подтверждается документально (отметкой
в читательском формуляре).
Приведенные ниже рекомендации помогут библиотекарю самостоятельно
принимать решение об исключении литературы из фонда.
Выбытие учебников из библиотечного фонда
общеобразовательных учреждений
Срок использования учебника составляет не более четырех лет. Выбытие
учебников из фонда библиотеки производится по причинам: ветхости (физический износ), устарелости по содержанию, утрате (с указанием конкретных обстоятельств утраты), передачи в другой район или школу.
Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:
 выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих
к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной или более страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки);
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 в связи с изменениями в перечне «Федеральный комплект учебников для
общеобразовательных учреждений Российской Федерации на … год», утвержденными Министерством образования и науки Российской Федерации;
 выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый общеобразовательному учреждению, если срок использования учебника не превышает четыре
года. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре
года, списываются без возмещения убытка;
 выбытие по причине передачи в другой район (школу). Производится для
более эффективного использования краевого фонда учебников по решению
методиста по библиотечным фондам муниципального органа управления
образованием.
Выбытие учебников из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета учебников (Приложение 28, 29).
Выбытие учебных материалов временного хранения производится в конце календарного года по акту с указанием причины: «материал временного хранения».
Акты на списание учебников визируются членами комиссии по сохранности фондов (см. «Порядок учёта библиотечных фондов общеобразовательных
учреждений»). Завизированные акты утверждаются директором общеобразовательного учреждения.
Списанные по акту учебники могут быть использованы для изготовления
дидактического материала, для реставрационных работ или передаются организациям по заготовке вторсырья.
Хранение списанных учебников вместе с действующими недопустимо.
Акты на списание учебников из фондов библиотек общеобразовательного учреждения и приложенные к ним списки учебников сохраняются постоянно,
весь срок существования библиотеки.
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Бухгалтерский учет выбытия
Выбытие из библиотечных фондов оформляется актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков,
исключенной литературы; безвозмездная передача объектов основных средств
отражается по дебету счетов 010107410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда».
Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине:
 устаревшего содержания;
 ветхости;
 дефективности;
 дублетности;
 непрофильности;
 утраты.
Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою
актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.
Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в негодность и не
подлежащие восстановлению (если их восстановление экономически нецелесообразно).
К излишним экземплярам относятся избыточные дублеты одноименных
названий.
Непрофильными считаются документы, не соответствующие по какимлибо признакам профилю фонда библиотеки.
Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные
к памятникам истории и культуры. Режим хранения и использования таких документов определяется в соответствии с действующим законодательством.
Списание библиотечных фондов при их продаже, а также вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, отражается по балансовой стоимости:
 по дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов»;
77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 по кредиту счета 010107410 «Уменьшение стоимости библиотечных фондов».
Списание библиотечных фондов, пришедших в негодность, отражается:
 по дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов»;
 по кредиту счета 010107410 «Уменьшение стоимости библиотечных фондов».
2.10 Переоценка фондов
Переоценка осуществляется в целях создания экономически обоснованных условий формирования ресурсов денежных средств на обновление основных фондов, к которым относятся и библиотечные фонды. Библиотечные фонды переоцениваются по состоянию на момент приобретения книг и других материалов на основании записей в формах индивидуального и суммарного учета
и бухгалтерских документов. Основное условие при этом – соответствие данных балансовой стоимости бухгалтерского учета данным первичного библиотечного учета.
Исходными данными для переоценки всего библиотечного фонда являются балансовая стоимость фонда, отраженная в бухгалтерском учете, и единый
правительственный коэффициент 1,86 для всех фондов, созданных до
01.01.2003 г. Переоценка касается не только приобретенных, но и выбывающих
по тем или иным причинам документов, числящихся на балансе библиотеки.
При оценке каждого печатного издания или другого документа за основу
принимается его документально подтвержденная (по записям в учетных документах) первоначальная цена (цена приобретения), затем определяется его восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на
единый правительственный коэффициент).
При утере или хищении ценных и редких книг (книжных памятников) для
определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе
экспертов, а также использовать материалы соответствующих научных центров, книжных аукционов и ярмарок.
78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Решение комиссии об оценке изданий и других документов оформляется
актом, который служит основным документом при осуществлении дальнейших
действий со стороны дирекции по взысканию с виновного ущерба.
2.11 Проверка фонда. Общие положения
Проверка библиотечного фонда предполагает сверку каждой единицы
хранения (включая документы, выданные читателям и находящиеся на выставках) с установленными в библиотеке формами индивидуального учета фонда
с целью определения наличия зарегистрированных документов.
Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации; устраняются ошибки, допущенные в период между проверками; проводится работа по изучению фонда (отбор документов для списания, для передачи на различные уровни хранения, в том числе на депозитарное, страховое,
для реставрации, консервации и т. д.).
Проверки могут быть периодические, регулярные, для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение застановок, исправление расстановочного
шифра, выяснение задолженности). Такие проверки проводят по графику
и включаются в план работы отделов-фондодержателей или библиотеки в целом. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.
Особой подготовки и внимания требуют финансовые проверки библиотечных
фондов, стоимость которых отражена в бухгалтерских документах.
В соответствии с Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учёте» от
21 ноября 1996 г. обязательная инвентаризация фонда производится:
 при смене материально ответственного лица;
 при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
 в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций,
вызванных экстремальными условиями;
 при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
 при реорганизации или ликвидации библиотеки;
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
 в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Новым положением, вступившим в силу с 2003 года, является то, что
с заведующими секторами библиотек теперь можно заключать договор о полной материальной ответственности. Эта норма закреплена постановлением Министерства труда Российской Федерации № 85 от 31 декабря 2002 г. в новом
перечне должностей работников, с которыми могут быть заключены такие договоры.
Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (1996) определяет условия
проведения обязательной проверки основных средств (фондов), к которым относятся библиотечные фонды. Проверке подлежат все виды документов, включая АВД, электронные издания, если им присвоен инвентарный номер.
Периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема, назначения и структуры фонда.
Инвентаризация библиотечных фондов проводится в соответствии с п. 1.5
«Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных приказом Минфина России № 49 от 13.06.1995 г.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, но она должна проводится не реже, чем один раз в пять лет.
Фонды библиотек проверяются в соответствии с установленными сроками:
 наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;
 редчайшие фонды – один раз в 3 года;
 ценные фонды – один раз в 5 лет;
 фонды библиотек до 100 тысяч учетных единиц – один раз в 5 лет;
 фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц – один раз в 7 лет;
 фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц – один раз в
10 лет;
 фонды библиотек свыше 1 миллиона учетных единиц  поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
80
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Проверка библиотечного фонда или части его при смене руководителя
библиотеки или структурного подразделения производится по распоряжению
директора библиотеки и засчитывается за очередную проверку. Для проведения
плановых проверок отдел комплектования совместно с комиссией по сохранности фондов составляет план проверок (или график) на текущий год и на перспективу с указанием вида проверки: сплошной (всего фонда библиотеки), частичной, выборочной.
Основанием для проверки является приказ. Приказом назначается проверочная комиссия по главе с председателем, который несет всю ответственность
за ход, организацию и итоги проверки. В состав комиссии обязательно входит
ответственный за проверяемый фонд сотрудник и представитель бухгалтерии.
Создание комиссии необходимо для того, чтобы работа по проверке была юридически организована и оформлена. Комиссия разрабатывает план проверки,
определяет методы проверки и сроки.
Сроки проведения проверки зависят от числа участников, методов проверки, форм учета, структуры фонда, организации и условий труда, а также режима работы библиотеки на период проверки.
Проверка фондов осуществляется в три этапа: подготовительный, основной (непосредственная работа по проверке фонда) и завершающий (подведение
итогов и результатов проверки).
Подготовительные мероприятия включают разработку календарного плана работы, подсчет необходимых затрат на все виды операций, исходя из межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках.
В подготовительный период главное внимание члены комиссии уделяют
правильности оформления учетных документов (инвентарных книг, ведомостей
учета библиотечного фонда, книг суммарного учета библиотечного фонда, накладных, актов предыдущих проверок со списками недостающих документов).
Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов, в том числе оформление выбытия (отметки
в учетных документах) всех изданий, которые были предназначены к списанию
81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
по результатам предыдущих проверок. Только после этого комиссия приступает к непосредственной проверке фонда.
Подготовительный период заканчивается инструктированием членами
комиссии участников проверки и определением круга их обязанностей.
Основной этап – это проверка фонда. Проверка фонда может производиться:
 путем непосредственной сверки фонда с учетным документом (инвентарной
книгой, актом);
 путем написания контрольных талонов на фонд библиотеки и их сверки
с учетным документом (инвентарной книгой, актом);
 путем использования топографического каталога или индикатора.
Выбор зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.
Наиболее оперативным способом, оптимальным для библиотек, где проводятся
частые проверки фонда, является применение карточек топографического каталога. Благодаря тому, что карточки в нем расставляются в систематическоалфавитном порядке, проверять фонд можно по частям с одновременным выявлением недостающих изданий. Можно использовать индикатор, где карточки
расставлены по инвентарным номерам, или писать контрольные талоны
(в этом случае недостачу можно обнаружить после окончания проверки всего
фонда).
В связи с инфляционными процессами при заполнении карточек для индикатора или топографического каталога, а также контрольных талонов наряду
со сведениями об издании целесообразно указать год издания и цену приобретения его.
При проверке фонда с помощью контрольных талонов сведения для его
заполнения берутся с документа, просмотренного de visu. Контрольные талоны
заполняются на каждый экземпляр книги. В талоне указывается инвентарный
номер, фамилия автора или первое слово заглавия (если отсутствует фамилия
автора). Размер талона составляет ½ каталожной карточки. На форзаце книги
82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
делается отметка о проверке с указанием года, в кармашек вкладывается контрольный талон.
После заполнения контрольных талонов члены комиссии вынимают их из
книг, проверяя при этом правильность записи, и складывают в заранее приготовленные ящики.
Стеллажи, на которых стоят проверенные книги с вынутыми из них талонами, помечают особым знаком, чтобы иметь гарантию в том, что ни один стеллаж при проверке не был перепутан.
Проверка производится путем сверки шифра, инвентарного номера и
данных титульного листа документа, а при отсутствии титульного листа  данных обложки или названия документа, стоящего на полке, с записью в документах индивидуального учета.
При совпадении данных в документе индивидуального учета и непосредственно на проверяемом издании ставится знак проверки – штамп «сверено» 
и указывается год проверки. При отсутствии документа также ставится отметка
в форме индивидуального учета.
После окончания проверки документов с полок проверку проходят документы, выданные читателям и абонентам. Она производится путем сверки контрольных талонов с читательскими формулярами. После этого на книжных
формулярах и в читательских формулярах делается отметка о проверке. Документы, принятые от читателей и абонентов в день проверки, откладываются
и проходят проверку в конце дня.
Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской
и списков соответствующих изданий (Приложение 30).
Особо ценные и редкие издания, зафиксированные при проверке как отсутствующие на месте по неустановленным причинам, подлежат проверке в течение года и в акт на списание по результатам проверки не включаются.
Примерные нормы работ при проверке на одного человека таковы: написание контрольных талонов за 8-часовой рабочий день  480 единиц, подбор
контрольных талонов по инвентарным номерам  2200 единиц, сверка их с ин83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вентарной книгой  1920 единиц. В целом, на проверку 1000 экземпляров изданий одним человеком тратится 24-26 часов.
Далее контрольные талоны расставляют в порядке инвентарных номеров
и сверяют с инвентарной книгой, делая в ней пометки о проверке.
Проверка фонда с помощью инвентарной книги, листа актового учета или
карточки учетного каталога предусматривает сверку каждого издания и другого
материала с записью в документе индивидуального учета. Такая проверка хотя
и отличается точностью, но требует большого количества времени и значительного числа проверяющих. Поэтому этот способ целесообразно применять в библиотеках с фондом до 50 тысяч экземпляров.
При проверке фонда по инвентарной книге работа ведется двумя сотрудниками: один их них снимает книгу с полки, называет ее инвентарный номер
и ставит дату проверки; другой находит соответствующий номер в инвентарной
книге, сверяет фамилию автора, заглавие, цену (в случае необходимости) и остальные данные, затем проставляет знак проверки.
Завершающий этап проверки представляет собой подведение итогов
и оформление соответствующей документации – акта (с объяснительной запиской и со списком недостающих изданий и других материалов).
На отсутствующие документы составляются картотеки и список. В месячный срок принимаются меры к разысканию всех изданий и других материалов, не обнаруженных во время проверки, к устранению возникших недоразумений.
После того, как все возможные варианты розыска недостающих документов исчерпаны и подтверждены соответствующими документами, составляется
список пропавших по неустановленным причинам изданий и других документов.
Акт с выводами комиссии и списком отсутствующих документов подписывается председателем и членами комиссии и передается на рассмотрение
в комиссию по фондам (или сохранности). При наличии разногласий по содер-
84
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
жанию акта окончательное решение принимает должностное лицо, подписавшее приказ о проверке. Акт (со списками) утверждает директор библиотеки.
Проверка фонда при смене ответственного должностного лица структурного подразделения-фондодержателя производится на основании приказа директора библиотеки. Сроки проверки при приеме-сдаче не регламентированы
и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части (применить сплошную
или выборочную проверку).
В случае экстренной передачи проводится выборочная проверка наиболее
ценных, редких, дорогостоящих и дефицитных изданий. Выборочная проверка
особо ценных изданий требует обязательного согласия сотрудника, принимающего фонд.
Методика выборочной проверки основывается на решении вопросов:
 все ли поступившие в библиотеку ценные документы были учтены и попали
в фонд;
 имеются ли ценные документы, пропавшие по неизвестным причинам, и каково их количество;
 имеется ли в перечне недостающих документов тенденция к пропаже изданий определенного вида, определенного содержания или список пропавших
изданий неоднороден.
Для выяснения первого положения необходимо сверить счета, акты, накладные, т. е. все сопроводительные документы с записями в инвентарной книге. Достаточно сверить примерно десять сопроводительных документов о поступлениях за последний год-два (при наличии в них ценных изданий), чтобы
убедиться в добросовестности библиотекаря. Необходимо просмотреть «Тетрадь учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных». Опытные библиотекари стараются взамен утерянного получить от читателей достаточно
ценные по содержанию и дорогостоящее издания. Необходимо проверить, внесены ли они в инвентарную книгу. Все ценные издания, выявленные при сверках, проверяются на наличие в библиотеке. Они могут быть либо выданы чита85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
телям, либо находиться на полке, либо пропасть по неизвестным причинам. Если у библиотекаря имеется картотека особо ценных изданий, что характеризует
его только с положительной стороны и может быть в дальнейшем учтено комиссией по списанию, то поиски издания не займут много времени, поскольку,
как правило, такие издания хранятся в закрываемых шкафах или стеллажах
в помещениях, недоступных читателям.
Выдача читателю ценного издания считается действительной только при
наличии его росписи в читательском формуляре или на книжном формуляре.
Выявляется количество и качество отсутствующих изданий. Недостающие издания изучаются комиссией на предмет выявления тенденции: пропали ли книги, альбомы живописи, издания справочно-энциклопедического характера, издания дорогостоящей серии, красочные издания по домоводству и кулинарии,
и т. д.
Если тенденции не обнаружено и количество пропавшего составляет не
более трех экземпляров, а библиотекарь может объяснить пропажу издания, то
комиссия может принять решение о списании данных изданий.
Поскольку хищению подвергаются чаще новые издания, которые выборочно проверены на наличие, правомочно осуществить сдачу-прием фонда
в цифровом исчислении, проходящем в книге суммарного учета библиотеки.
Идеальный вариант  когда количество и стоимость фонда в учетных документах библиотеки совпадают с данными бухгалтерии. Если выявлена разница
(как правило, показатели бухгалтерии превышают библиотечные показатели),
то необходимо выяснить, все ли старые акты на списание, особенно на большие суммы, прошли через бухгалтерию. В случае расхождения цифр следует
принять компромиссное решение по количеству и стоимости сдаваемого и принимаемого фонда. Выборочная проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий.
Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматривается комиссией по сохранности фонда библиотеки. На основании решений готовится акт на
списание недостающих изданий, который утверждается директором (если не86
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
достача не превышает 0,1% книговыдачи) или руководителем органа управления культурой, на бюджете которой находится библиотека (если недостача выше указанного процента).
Директор библиотеки, заведующие отделами, в том числе заведующий
отделом комплектования, обеспечивают условия для выполнения правил учета,
организации, хранения и использования фондов.
Фондоохранная работа библиотеки ведется под контролем и при участии
комиссии по сохранности библиотечных фондов, которая является общественным органом при дирекции.
Комиссия выполняет следующие функции:
 организует мероприятия по сохранности фондов, анализирует ее состояние;
 составляет планы проверки фондов, контролирует их выполнение;
 оказывает методическую помощь в организации работы по списанию документов в структурных подразделениях библиотеки;
 контролирует правильность ведения учетных документов;
 просматривает документы, отобранные для списания, передачи, продажи;
 визирует акты на исключение изданий из фонда библиотеки, независимо от
причин списания;
 в затруднительных случаях определяет стоимость утраченных изданий
и других документов;
 определяет условия договора в документах, регламентирующих организацию выездных выставок, просмотров, обзоров, а также при передаче части
фондов во временное пользование, и т. д.
Комиссия имеет право отклонить представленные структурными подразделениями акты на исключение документов из фондов библиотеки как недостаточно обоснованные.
Решение комиссии оформляется протоколом и доводится до сведения
всех отделов (структурных подразделений) фондодержателей.
Инвентаризация фонда учебников в общеобразовательных учреждениях. Инвентаризация учебного фонда библиотеки общеобразовательного уч87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
реждения осуществляется с целью контроля за сохранностью и эффективностью использования учебников, а также учета обеспеченности ими льготных
категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.
Инвентаризация учебников проводится по требованию дирекции общеобразовательного учреждения или органов управления образованием. Инвентаризационная ведомость составляется на основании перечней «Федеральный комплект учебников, рекомендованный Министерством образования и науки Российской Федерации на … (текущий) год» и «Программно-учебное обеспечение
регионального компонента общего образования» (раздел «Учебные пособия»)
последнего года издания. Инвентаризационная ведомость учета фонда учебников содержит следующие данные:
 автор, наименование учебника;
 количество учащихся, в том числе льготных категорий;
 общее количество учебников, в том числе полученных централизованно, из
средств краевого бюджета, переданных в дар библиотеке, приобретенных на
привлеченные средства;
 количество учебников по годам получения. Учебники, приобретенные ранее
четырех лет, отмечаются в графе без указания года поставки.
Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах, один из
которых передается в муниципальный орган управления образованием для составления сводной инвентаризационной ведомости по учебному фонду школьных библиотек, а второй хранится в библиотеке и применяется при отслеживании целевого использования фондируемых учебников.
2.12 Делопроизводство в организации учета фонда
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов
производится в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р6.30-
88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов».
Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.
При истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на микроносители.
Переписка Инвентарных книг, Книг суммарного учета не допускается.
В особых условиях, вызванных экстремальными условиями стихийного или
техногенного характера, письменное разрешение на переписку указанных учетных документов дает учредитель.
Сроки хранения учетных документов устанавливаются в соответствии
с правилами организации государственного архивного дела. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения.
Категория документов*
Сроки хранения
Книги и ведомости учета библиотечного фонда (Инвентарные книги.
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Книги суммарного учета)
Учетный каталог
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Описи инвентарных номеров
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на
5 лет**
поступающую литературу)
Акты на книги, журналы, брошюры
и др. документы, полученные без
5 лет
сопроводительного документа
Заявления, докладные записки о по-
5 лет
лучении документов дар
89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Акты о покупке книг и др. докумен-
5 лет после проверки фонда
тов у частных лиц
Книги (тетради) учета изданий,
принятых от читателей взамен уте-
5 лет после проверки фонда
рянных
Акты на списание (исключение)
печатных изданий или других до-
Постоянно, до ликвидации библиотеки
кументов
Акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на
5 лет после проверки фонда
полностью выбывшую литературу
* В том числе на микроформах.
** Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после завершения
проверки библиотечного фонда.
Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные
номера, замена проставленных на изданиях и других документах инвентарных
номеров новыми при утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек на периодические и другие виды изданий и т. п.) производятся с разрешения должностного лица и документально оформляются (распоряжением, служебной запиской и т. п.).
Утилизация АВД и электронных документов производится в соответствии с установленными правилами.
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ГЛАВА 3. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА
РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1
Периодические издания
Периодическое издание – сериальное издание, выходящее регулярно, постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), не повторяющихся по
содержанию, однотипно оформленных, нумерованных и/или датированных,
имеющих одинаковое заглавие.
К основным периодическим изданиям относятся журналы и газеты.
Основными единицами учета объема фонда журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления
в фонд независимо от изменения заглавия журнала и полноты комплекта. Дополнительная единица учета  годовой комплект.
Сдвоенные номера (выпуски), объединенные издательством, учитываются как один экземпляр.
В случае разделения журнала на два новых издания независимо от того,
продолжает ли один из них нумерацию предыдущего журнала, каждое из этих
двух изданий учитывается как самостоятельное.
Непериодические приложения к журналам (монографии, сборники, собрания сочинений, альбомы, атласы), имеющие самостоятельное значение, учитывается как соответствующий вид издания.
Приложения, относящиеся к определенным номерам (выпускам) журнала
и не имеющие самостоятельного значения, отдельно не учитываются.
Периодические приложения к журналам, выходящие отдельно, имеющие
индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные издания.
Отдельными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет независимо от количества подшивок; название комплекта издания
91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
за все годы поступления в фонд независимо от изменения заглавия газеты. Дополнительная единица учета – подшивка.
Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер,
выпуск) и название газеты.
Периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации (спецвыпуски, молнии, рекламные материалы)
отдельно не учитываются.
Отдельно изданные периодические приложения к изданиям, имеющие
индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
Формой индивидуального учета журналов и газет является регистрационная карточка в традиционной или машиночитаемой форме, отдельно для журналов и газет. Карточки учета журналов и газет предназначены для учета номеров журналов и газет, контроля за их поступлением и сохранностью (Приложение 20).
Для штемпелевания журналов каждое структурное подразделение библиотеки имеет специальный штемпель, который проставляется на титульном
листе журнала под выходными данными. Для маркировки изданий может также
использоваться штриховое кодирование.
Карточки учета журналов и газет могут использоваться отделом комплектования в качестве картотеки в помощь комплектованию. В этом случае на оборотной стороне указывают издательский индекс журнала или газеты, количество заказанных экземпляров по годам, место подписки, номер подписной квитанции, стоимость, срок и условия подписки, распределение экземпляров по
структурным подразделениям библиотеки. В регистрационных картотеках журналов и газет карточки располагаются в соответствии с алфавитным порядком.
Периодические издания (журналы и газеты) поступают непосредственно
в структурные подразделения библиотеки. Все пришедшие номера журналов
и газет немедленно отмечают на регистрационной карточке и штемпелюют. На
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
оборотной стороне производятся пометки о получении номеров этого издания
отделами библиотек с подписями сотрудников библиотеки.
На основе регистрационных карточек ежегодно производится суммарный
учет периодических изданий. В подразделениях библиотеки отдельно на газеты
и журналы составляется акт в двух экземплярах (Приложение 19), который регистрируется в первой части КСУ или КУБФ. Акты нумеруются по порядку
номеров, которые присваиваются документам о поступлении в отделе комплектования. Первый экземпляр акта остается в структурном подразделении, второй
направляется в отдел комплектования, где объединяется с другими аналогичными актами для записи сводных данных о приеме периодических изданий
в первой части КСУ или КУБФ, ведущейся на единый фонд библиотеки.
В отделе комплектования на основании данных о подписке создается
центральная картотека периодических изданий с регистрацией поступающих
в структурное подразделение журналов и газет в названиях и экземплярах.
Примечание. «Инструкция об учёте библиотечного фонда» (1998) предоставляет библиотекам большие права в определении состава и сроков хранения документов. Библиотека сама определяет, какие документы подлежат постоянному, длительному или временному хранению (за исключением книжных
памятников, архивных, музейных фондов).
3.2 Аудиовизуальные документы
К аудиовизуальным документам относятся документы, содержащие изобразительную и / или звуковую и текстовую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования. ГОСТ 65-95 «СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» установил 27 основных понятий в области аудиовизуальных документов.
К основным видам аудиовизуальных документов (АВД) относятся: фонодокументы (грампластинка, диск, компакт-диск); видеодокументы (видеофонограмма, видеодиск); кинодокументы (кинофильм); фотодокументы (фотонега93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
тив, фотопозитив, голограмма, слайд, стереослайд); микроформы (микрокарта,
микрофильм, микрофиша). Аудиовизуальные документы подлежат суммарному
и индивидуальному учету.
Основными единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название. При этом экземпляром считаются:
 для грампластинок и компакт-дисков – диск;
 магнитных фонограмм – катушка, кассета;
 диафильмов – рулон;
 комплекта диапозитивов – комплект;
 кинофильмов – бобина;
 видеофильмов – кассета.
Величина фонда и поступлений (выбытий) аудиовизуальных документов
учитывается в экземплярах и названиях:
 отдельно выпущенные грампластинка, компакт-диск  как один диск и одно
название;
 комплект (альбом) грампластинок, компакт-дисков, объединенных общим
названием,  по количеству дисков и одному названию;
 магнитная фонограмма на одной катушке (кассете) – как одна катушка (кассета) и одно название;
 магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных
общим названием,  по количеству катушек (кассет) и одному названию.
Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к другим видам
документов, отдельному учету не подлежат.
Поступления АВД отражаются в первой части КСУ или КУБФ с дальнейшей детализацией по видам документов. Аналогично фиксируются данные
о выбытии АВД во второй части КСУ или КУБФ. На основании итогов первой
и второй частей заполняется третья часть КСУ или КУБФ.
Индивидуальный учет АВД осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета, принятой в библиотеке. Выбытие АВД
94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
оформляется актами в установленном порядке. В акт включаются документы
различного вида, но списываемые по одной причине. Для контроля над процессами размагничивания записей оформляется акт или делается запись в соответствующем журнале (Приложение 27). Негодные для использования и не поддающиеся реставрации микрофильмы списываются по причинам:
 плохого качества фотографического изображения;
 низкого качества микропленки (скручивание и т. п.);
 механических повреждений (разрывы, обломы и т. п.).
Исключенные из фондов микрофильмы на галогенидосеребряной пленке
(негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с Положением о порядке приемки и переработки лома и отходов драгоценных металлов, а также о порядке расчетов со сдатчиками за принятые от них
драгоценные металлы в виде лома и отходов (М., 1969).
3.2
Электронные документы
Электронный документ – это зафиксированная на электронном (машинном) носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается
и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий,
поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит
реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.
При этом под электронным (машинным) носителем следует понимать материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации
посредством электронно-вычислительной техники (магнитная лента, магнитный диск, дискета, оптический диск и т. п.).
ГОСТ 7.83-2001 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» устанавливает основные виды электронных изданий, а также
состав и место расположения выходных сведений в электронных изданиях.
«Основные виды электронных изданий и определение их понятий:
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3.1 Электронный документ. Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.
3.2 Электронное издание. Электронный документ (группа электронных документов), прошедших редакционно-издательскую обработку, предназначенный
для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.
Электронные издания различают:
По наличию печатного эквивалента:
Электронный аналог печатного издания  это электронное издание, в основном
воспроизводящее печатное издание (расположение текста на страницах, иллюстрации, ссылки, примечания и т. п.);
Самостоятельное электронное издание:
Электронное издание, не имеющее печатных аналогов» (36).
К сожалению, формулировки определений, данные в ГОСТе 7.83-2001,
представляются неполными и небезупречными. Недопустимо автоматически
переносить классификацию печатных изданий на электронные документы.
Электронные документы, как и другие виды документов, поступающие
в фонд библиотеки, подлежат суммарному и индивидуальному учету в экземплярах и названиях для новых поступлений.
Учету подлежат электронные документы на таких носителях, как:
 дискеты;
 оптические компакт-диски (CD-ROM, DVD-ROM и т. д.);
 жесткий диск компьютера.
Эти документы физически имеются в библиотечном фонде, и если первые
две группы имеют индивидуальный носитель, то для третьих он тоже присутствует, хотя и в виде общей их основы.
Дискеты в библиотечные фонды поступают как приложения к печатным
изданиям или как самостоятельные документы.
В первом случае в силу вступают известные положения «Инструкции об
учете библиотечных фондов» (п. 4.6.1), согласно которым приложение на технотронном носителе отдельно не учитывается.
96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Дискета как носитель имеет достаточно ограниченный временной ресурс
и не предполагает длительного хранения.
Самостоятельные издания, поступающие на дискете, целесообразно учитывать как документы временного хранения (без инвентарных номеров).
Издания на оптических компакт-дисках учитываются в библиотеке в зависимости от условий их получения. Если это стабильное издание (энциклопедия, полнотекстовой документ или база данных, срок пользования которой не
ограничен специальными условиями), то библиотека действует согласно общим
положениям «Инструкции об учете библиотечного фонда». В случае получения
издания на определенный срок библиотека рассматривает его как объект временного хранения.
Что касается большого числа программных продуктов, которые сейчас,
как правило, распространяются на CD-ROMах, то в п. 4.1. Инструкции указано,
что как вспомогательные продукты они не включаются в библиотечный фонд
и, следовательно, учету не подлежат.
Учет электронных документов, не имеющих индивидуального материального носителя, производится в двух случаях: если библиотека перенесла их
на свой сервер (жесткий диск компьютера) или имеет устойчивый доступ в соответствии с лицензионным соглашением, а также участвуя в консорциуме по
корпоративной подписке на электронные журналы.
В первом случае учет осуществляется согласно тому, на какой срок электронный документ оказался в фонде библиотеки – на длительное или временное хранение. Сетевой электронный документ учитывается только в названиях
и в таком виде, в каком документ существует в своей целостности (это может
быть отдельный файл или группа файлов), т. е. исходя из его реального содержания.
Документы, получаемые по удаленному доступу или корпоративной подписке, учитываются как документы временного хранения (без присвоения инвентарных номеров).
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Таким образом, все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат вариативному учету и подразделяются на документы постоянного, длительного и временного хранения. К объектам длительного хранения относятся издания на оптических компакт-дисках с устойчивыми потребительскими свойствами и документы, не имеющие индивидуального материального носителя при условии, что они находятся на сервере библиотеки. Эти
документы учитываются по соответствующей технологии с присвоением инвентарных номеров. Без присвоения инвентарных номеров осуществляется учет
дискет, изданий на оптических компакт-дисках временного пользования и электронных журналов, к которым библиотека осуществляет легитимный долговременный доступ. И очевидно, что учету не подлежит основной массив документов, имеющих обращение в Интернет, поскольку отношение к ним библиотеки равно отношению ко всему массиву печатных документов, находящихся
вне ее фондов, даже тех, к которым ее пользователи имеют доступ посредством
МБА.
98
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Технологии учета фонда в библиотеках прошла длительный путь развития.
Библиотеки древнего мира были хорошо знакомы с учетом библиотечного фонда. Во все времена важнейшей задачей учета фондов библиотек являлась
его охрана от расхищения.
Виды и формы учета постоянно специализировались для фондов различных библиотек. Определенные технологические операции учета унифицировались и упрощались. Было предпринято много попыток реформирования учета
библиотечного фонда. Зачастую предлагаемые реформы не решали насущные
вопросы и не отвечали требованиям практической работы библиотек.
Регулярно выходившие нормативные материалы часто повторяли друг
друга, отменяли много ценного, созданного в прошлом, не предлагая при этом
новых решений.
Особенно ярко это проявлялось в период централизации. Реформа учета,
проведенная в 70-е годы, не принесла тех кардинальных результатов, которые
от нее ожидались. Попытка установить единый порядок учета фондов в ЦБС,
при этом упростив его, привела к многочисленным нарушениям. Каждая ЦБС
индивидуально корректировала технологию процесса учета, усиливая охранную функцию учета библиотечного фонда, ослабленную реформой.
Сложности возникли еще и потому, что без достаточного обоснования
был отвергнут накопленный практический опыт библиотек.
С течением времени устаревали инструктивно-методические материалы
по учету библиотечного фонда, разработанные в основном в 80-е годы ХХ столетия. Попытки создания новых инструкций по учету фонда не разрешили проблем, связанных с технологией учета. Библиотеки решали вопрос самостоятельно, разрабатывая свои инструкции по учету фондов. Ко всему этому добавились экономическая реформа, изменения отношения государства к библиоте-
99
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
кам, совершенствование технологической базы. Все это способствовало необходимости унификации учета, создания новой инструкции.
«Инструкция об учете библиотечного фонда» (1998) свою функцию выполнила. Она определила общие правила учета документов, составляющих
фонд библиотеки, независимо от ее статуса, структуры фонда, организационнотехнологических особенностей.
Следующий этап  создание новых инструктивных документов, которые
должны учитывать все разнообразие видов документов, поступающих в фонды
библиотек, их специфику. Упрощение технологии учета фондов стало невозможным без современных компьютерных технологий.
Таким образом, возникла насущная необходимость продолжить разработку нормативной базы в отношении учета библиотечных фондов.
100
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Абрамов, К. И. История библиотечного дела в СССР (до 1917 года) : учебник для студентов библ. ин-тов / К. И. Абрамов, В. Е. Васильченко. – М. :
Совет. Россия, 1959. – 200 с.
2. Алексеева, А. И. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек /
А. И. Алексеева // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2004. –
№ 9. – С. 2536; № 10. – С. 2427.
3. Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов / А. Б. Антопольский // Библиотечное дело ХХI век. – 2003. –
№ 1. – С. 133–137.
4. Библиотечная статистика. ГОСТ 7.20 – 2000 // Стандарты по библиотечноинформационной деятельности / сост. Т. В. Захарчук, О. М. Зусьман. – СПб. :
Профессия, 2003. – С. 191–201. – (Библиотека).
5. Володин, Б. Ф. Всемирная история библиотек / Б. Ф. Володин. – СПб. : Профессия, 2002. – 352 с. : ил. – (Библиотека).
6. Володина, Т. Е. Изменения в бухгалтерском учете / Т. Е. Володина // Справочник руководителя учреждений культуры. – 2006. – № 4. – С. 38–43.
7. Григорьев, Ю. В. Организация библиотечных фондов: конспект курса /
Ю. В. Григорьев. – М. : Гос. Изд-во культпросвет. литературы. – 1946. – 86 с.
8. Григорьев, Ю. В. Конференция по рационализации библиотечной работы //
Кр. библиотекарь. – 1928.– № 2 .– С .65–67.
9. Григорьев, Ю. В. Учет, расстановка и хранение библиотечных фондов /
Ю. В. Григорьев. – М., 1938. – 100 с.
10. Гришина, Е. В. Опыт разработки технологической документации по учету
и исключению изданий из фондов библиотеки // Библиотечное дело ХХI век.
– 2003. – № 1(5) – С. 151–159.
11. Зарубин, Н. Н. Очерки по истории библиотечного дела Древней Руси/
Н. Н. Зарубин // Сборник Российской Публичной библиотеки: материалы и
исследования. – Вып. 1. – Т. 2. – 1924. – С. 190229.
101
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
12. Иванов, А. И. Об учете библиотечного фонда при расчете налога на имущество организации / А. И. Иванов // Официальные документы в образовании. –
2006. – № 8. – С. 62–65.
13. Инструкция об учете библиотечного фонда. Утв. приказом Министерства
культуры Российской Федерации 02.12.1998 г., № 590 // Б-ка и закон : справочник : документы, комментарии, консультации. Юридические советы на
каждый день. – М. : Либерея, 1998. – Вып. 5. – С. 242–266.
14. Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях : (утверждена приказом Мин-ва финансов РФ от 30.12.1999 № 107н) // Бюллетень
нормативных актов федеральных органов исполнительной власти: офиц. изд. –
2000. – № 7. – С. 3–141; № 8. – С. 3–106.
15. Кравченко, А. Г. Орехово-Зуевская библиотека : годичный отчет работы по
организации единой библиотечной системы / А. Г. Кравченко. – М.; Л., 1931.
– 31 с.
16. Кувшинов, А. Карточная система проверки книжного имущества библиотеки /
А. Кувшинов // Кр. библиотекарь. – 1933. – № 89. – С. 2728.
17. Кукушкина, М. В. Монастырские библиотеки русского Севера: Очерки по
истории книжной культуры ХVI – ХVII в. / М. В. Кукушкина. – Л., 1977. –
С. 177184.
18. Лавренева, О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах / О. А. Лавренева // Библиотечное дело – ХХI век . – 2003. –
№ 3 – С. 84–91.
19. Майстрович, Т. В. Учет электронных документов : поиск решений /
Т. В. Майстрович // Науч. и техн. б-ки. – 2003. – № 9. – С. 45–50.
20. Мацуев, Н. И. Единый каталог библиотечного колхоза / Н. И. Мацуев // Кр.
библиотекарь. – 1930. – № 5. – С. 27.
21. Мацуев, Н. И. Единый каталог библиотечного колхоза / Н. И. Мацуев //Кр.
библиотекарь. – 1930. – № 6. – С. 25.
22. Методические рекомендации по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений: прил. 2 к прика102
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
23. Мироненко, Н. Е. О совершенствовании учета фондов ЦБС / Н. Е. Мироненко // Совет. библиотековедение. – 1986. – № 1. – С. 104112.
24. Митрофанова, С. В. Переоценка фондов / С. В. Митрофанова // Библиотека.
2004. – № 2. – С. 53–55.
25. Митрофанова, С. В. Учет документов как составная часть национальной
программы сохранения библиотечных фондов Российской Федерации /
С. В. Митрофанова // Библиотека и закон: юрид. журнал - справочник / отв.
ред.–сост. О. Бородин. – М. , 2001– Вып. 11 (2' 2001). – С. 316 – 322.
26. Митрофанова, С. В. Учет библиотечных фондов: метод. пособие /
С. В. Митрофанова. – М. : Профиздат, 2001. – 160 с. – (Современная библиотека).
27. Митрофанова, С. В. Формирование нормативной базы учета фондов: реализация проектов / С. В. Митрофанова // Библиотечное дело – ХХI век . – 2003. –
№ 1 (5) – С. 120–129.
28. Некрасова, Е. О. Законодательное регулирование деятельности библиотек по
учету фондов / Е. О. Некрасова // Библиотечное дело – ХХI век . – 2003. –
№ 1 (5) – С. 129–133.
29. О библиотечном деле: федер. закон: [принят Гос. Думой 29 декабря 1994 г.] //
Библиотека и закон: справочник. – М., 1996. – С. 42–52.
30. О бухгалтерском учете: федер. закон: [принят Гос. Думой 21 ноября 1996 г.] //
Российская газета.  1996.  28 ноября.
31. О внесении изменения и дополнения в Федеральный закон «О бухгалтерском учете»: федер. закон: [принят Гос. Думой 28 марта 2002 г.] // Российская
газета.  2002.  12 апреля.
32. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон: [принят Гос. Думой 14 июля 2006 г.] // Российская газета.  2006. 
29 июля.
103
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
33. Об обязательном экземпляре документов: федер. закон: [принят Гос. Думой 23
ноября 1994 г.: с изм. и доп. от 23 января 2002 г.] // Стандарты по издательскому делу. – 3-е изд. / сост. А. А. Джиго, С. Ю. Калинин. М., 2004. – С.
612–623.
34. Панина, Е. Н. Новая система учета фондов ЦБС / Е. Н. Панина // В помощь
массовым библиотекам. – М.,1979. – С. 8087.
35. Проект резолюции по докладу Ю. В. Григорьева «Упрощение инвентаризации книг в библиотеках» // Кр. библиотекарь. – 1928. – № 2. – С. 9394.
36. Серго, А. Г. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения /
А. Г. Серго // Право и экономика. – 2003. – № 2. – С. 46–53.
37. Слуховский, М. И. Библиотечное дело в России до ХVIII века : Из истории
книжного просвещения / М. И. Слуховский. – М. : Книга, 1968 – 232 с.
38. Слуховский, М. И. Русская библиотека ХVI  ХVII вв. / М. И. Слуховский. –
М. : Книга, 1973–252 с.
39. Столяров, Ю. Н. Критический анализ системы бухгалтерского учета библиотечных фондов / Ю. Н. Столяров // Книга. Исследования и материалы. –
2005. – № 70 – С. 107–119.
40. Фрумин, И. М. Большое доверие библиотекарю и читателю / И. М. Фрумин //
Библиотекарь. – 1960. – № 1. – С. 2530.
41. Шишкоедова, Н. Н. Учет библиотечного фонда в образовательных учреждениях / Н. Н. Шишкоедова // Юрист вуза. – 2006. – № 1 – С. 67–71.
42. Шилов, В. В. Обменные фонды: история с учетом / В. В. Шилов // Науч. и
техн. б-ки. – 2006. – № 9 – С. 19–27.
43. Шишкоедова, Н. Н. Учет библиотечного фонда в образовательных учреждениях / Н. Н. Шишкоедова // Юрист вуза. – 2006. – № 1 – С. 67–71.
104
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
АВД – аудиовизуальные документы
АС – автоматизированная система
ГОСТ – государственный стандарт
КСУ – книга суммарного учета
КСУБФ – книга суммарного учета библиотечного фонда
КУБФ – книга учета библиотечного фонда
ОСТ – отраслевой стандарт
ПБУ – положение по бухгалтерскому учету
РНБ  Российская национальная библиотека
ТУ – технические условия
ЦБС – централизованная библиотечная система
ШК – штриховой код
ЭВМ – электронно-вычислительные машины
105
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Форма акта о приеме документов в библиотеку
Акт № ______
"_____" _______________ 20_____ г.
Настоящий акт составлен _________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
в том, что за 20___ г. _____________________________________________________________
(вид документа и от кого получен)
________________________________________________________________________________
в количестве_________________________ экземпляров на общую сумму _________________
________________________________________________________________________________
(повторить сумму прописью)
Список книг (или других документов) прилагается.
Подписи ______________________________
(руководителя)
______________________________
(сотрудника)
______________________________
(лица, сдавшего книги или другие документы)
Список книг или других документов к акту № _________*
№№
Цена
Автор, заглавие книги
или вид документа
руб.
коп.
Кол-во эк-
Сумма
земпляров
* При небольшом количестве принимаемых документов список включается в текст акта
106
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 2
Форма акта о недостаче документов в поступившей партии
Акт №_______
"_____" __________________ 200___ г.
Настоящий акт составлен__________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
в том, что при приеме партии книг (или других документов), полученных
от _____________________________________________________________________________
(наименование учреждения, от которого получены книги и другие документы)
________________________________________________________________________________
по __________________________ № ______________________________ 200 ____ г.
Обнаружено:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Подписи ______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
107
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Приложение 3
Форма акта пожертвования
Акт пожертвования
"____" ______________ 20 ___ г.
________________________________________________________________________________
(наименование юридического лица)
именуемый (ое) в дальнейшем Жертвователь, в лице __________________________________
_______________________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _______________________________________________________
(устав, доверенность и прочее)
с одной стороны, и Библиотека, в лице ______________________________________________
действующего на основании доверенности № ______ от "______" ______________ 20 ____ г.,
с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
1. Жертвователь передал библиотеке, а Библиотека приняла у Жертвователя безвозмездно в качестве пожертвования следующее имущество:
_____________________________________________________________________________
(наименование имущества)
Стоимостью ______________ руб.________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Указанное в п. 1 акта имущество (книги, альбомы, журналы и т. п.) передается Жертвователем с целью его использования библиотекой в соответствии с ее уставной деятельность в качестве пополнения библиотечного фонда.
3. Правоотношения Жертвователя и Библиотеки по всем, что не предусмотрено настоящим актом, регулируется действующим законодательством, в том числе с. 582 Гражданского кодекса Российской Федерации.
4. Адреса и реквизиты сторон:
Жертвователь
Библиотека
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Передал
Принял
108
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Учебное издание
Надежда Петровна Соболенко
Учет документного фонда библиотеки
Учебное пособие
по курсу «Библиотечный фонд»
по направлению 071200 Библиотечно-информационные ресурсы
и по специальности 071201 Библиотечно-информационная деятельность
для студентов 2–4 курсов дневного и заочного отделений
Сдано в РИО 31.08.06г.
Формат 60х84 1/16
Заказ № 814
Подписано к печати
Объем
Тираж 500 экз.
Челябинская государственная академия культуры и искусств
454091, Челябинск, ул. Орджоникидзе, 36а
Лицензия ИД № 06283 от 16.11.01
___________________________________________________________
Отпечатано в типографии ЧГАКИ. Ризограф
109
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
141
Размер файла
737 Кб
Теги
документного, фонда, учет, библиотека, 2882
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа