close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

mu infaspektperson 2016

код для вставкиСкачать
Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПРОМЫШЛЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ДИЗАЙНА»
ИНФОРМАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Методические указания для магистров
по направлению подготовки
09.04.03 – Прикладная информатика
Составитель
Н.В. Переборова
Санкт-Петербург
2016
Утверждено
на заседании кафедры
31. 08. 2015 г., протокол № 1
Рецензент: В. И. Пименов
Методические указания по дисциплине «Информационные аспекты
управления
персоналом»
разработаны
по
материалам
кафедры
интеллектуальных систем и защиты информации в соответствии с
требованиями
ФГОС.
Они
включает
описание
целей,
задач
и
формируемых компетенций, тематику и общее содержание работы, список
литературы.
Предназначены для магистрантов 1-го курса по направлению
подготовки 09.04.03 – Прикладная информатика.
Оригинал подготовлен составителями и издан в авторской редакции
Подписано в печать 18.01.16
Печать трафаретная. Формат 60×84 1/6. Усл. печ. л. 1,8.
Тираж 100 экз. Заказ 17/16.
http://publish.sutd.ru
Отпечатано в типографии ФГБОУВО « СПбГУПТД»
191028, Санкт-Петербург, ул. Моховая, 26
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................... 4
1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ПЕРСОНАЛОМ: ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ АСПЕКТ ........... 6
2. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ...................... 21
3. ВВЕДЕНИЕ КИС И СТРУКТУРА IT-ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ...................... 22
4. ПОДБОР ПЕРСОНАЛА................................................................................ 25
5. ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА .......................................................................... 28
ВЫВОДЫ ........................................................................................................... 29
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ......................................... 31
3
ВВЕДЕНИЕ
Комплексный подход к управлению персоналом предполагает учет
организационно-экономических, информационных, правовых, технических,
педагогических и других аспектов в их совокупности и взаимосвязи при
определяющей
роли
социально-экономических
факторов.
Применение
системного подхода позволяет отразить учет взаимосвязей отдельных аспектов
управления персоналом и выражается в разработке конечных целей,
определении путей их достижения, создании соответствующего механизма
управления, обеспечивающего комплексное планирование, организацию и
стимулирование системы работы с кадрами на производстве. Для принятия
эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития
рыночной
экономики
информационного
предприятию
обеспечения,
требуется
объективно
целесообразная
отражающая
система
сложившуюся
экономическую ситуацию. Информационное обеспечение управления – это
связь информации с системами управления предприятием и управленческим
процессом в целом.
Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции
управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам,
например прогнозированию и планированию, учету и анализу, что позволяет
оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению
функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие
свойства. В современных условиях важной областью стало информационное
обеспечение,
которое
состоит
в
сборе
и
переработке
информации,
необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача
информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень
управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными
подразделе фирмы осуществляются на базе современной электронновычислительной техники и других технических средств связи.
Актуальность исследования информационного обеспечения системы
управления персоналом на современном этапе заключается в том, что с
завершением
перехода
к
рыночной
экономике
стало
необходимым
модернизирование системы управления персоналом предприятия. Важнейшим
4
фактором формирования современной системы управления персоналом
является внедрение в практику самых современных информационных
технологий
во
всех
областях
работы
с
персоналом,
таких
как
документационное обеспечение, мотивация персонала, его обучение, оценка
деятельности и ряд других направлений кадровой деятельности.
В сфере информатизации управления персоналом наблюдается тенденция
к
расширению
функциональности
программных
приложений
систем
управления персоналом. Новые функциональные возможности для таких
приложений заключаются в следующем: автоматическая синхронизация
условий контракта сотрудников с фактическими результатами их работы;
расширение функциональности на Интернет для найма персонала, его
назначения на соответствующие должности и сохранения; добавление
возможностей групповой работы, более совершенной работы с контентом и
аналитики к общей функциональности приложений управления персоналом.
Существуют также оценки аналитиков, что в новых информационных системах
управления
персоналом
будут
реализованы
возможности
управления
расходами на персонал, учета рабочего времени персонала и управления его
деятельностью,
адаптированы
приложения
по
управлению
навыками
персонала, управления наймом группы сотрудников и др.
В настоящее время существует научная отрасль – информационный
менеджмент, в состав его типовых задач входит информационное обеспечение
управления
менеджменте
персоналом.
в
данном
Объектом
направлении
управления
является
в
информационном
персонал
не
только
подразделений сферы обработки информации предприятия, а весь персонал
предприятия в целом. Это особенно важно учитывать, так как каждый работник
предприятия может быть не только формальным конечным пользователем
информационной системы, но он может их также создавать, развивать и
целенаправленно, эффективно использовать на своем рабочем месте.
5
1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: ТЕОРЕТИКОМЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ АСПЕКТ
Изучение
информационного
обеспечения
системы
управления
персоналом представляется необходимым начать с выявления сущности
данного понятия. Под информационным обеспечением системы управления
понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для
принятия решений, с методами и средствами ее организации.
В
современной
литературе
по
проблемам
информационного
менеджмента существует множество значений термина «информационное
обеспечение системы управления персоналом», но анализ нормативных
правовых актов позволил рассматривать данное понятие как информационную
систему управления персоналом, т.е. совокупность информации, экономикоматематических методов и моделей, технических, программных, других
технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки
информации и принятия управленческих решений.
Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и
полном обслуживании управленческого персонала и технических средств
системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять
автоматизированную обработку информации с использованием других видов
обеспечения
(организационного,
технического,
программного,
математического, лингвистического и др.).
Эффективность информационного обеспечение зависит от степени
разрешения
ряда
послемашинной
регистрации,
основных
проблем:
фаз
преобразования
передачи
информации
организация
информации:
и
выдачи
домашинной
стадий
результатов
и
получения,
обработки
потребителям; организация банков данных: создание и введение системы
массивов информации, организация процессов ее хранения и поиска;
организация процессов решения функциональных задач на ЭВМ: машинная
постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления
6
на
основе
использования
технологических
программного
процессов,
инструкций
и
обеспечения;
разработка
осуществление
машинного
решения; исследование эффективности информационного обеспечения.
Информация,
циркулирующая
в
любой
социально-экономической
системе, представляет информационную систему (информационную среду),
характеризующуюся
потоками,
многочисленными
обменами
и
преобразованиями, взаимосвязями. Руководители и специалисты организации
используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научнотехническую, экономическую информацию об управлении. Информация,
содержащаяся в документах, необходима для стабильности в деятельности
любой
организации.
На
ее
основе
принимаются
соответствующие
управленческие решения.
Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения:
элементный, т.е. совокупность данных, характеристик, признаков; системный,
т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными
группами информации, реализуемый в виде информационных моделей. При
элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма
и виды носителей, их номенклатура. Основные требования к качеству
информации: своевременность; достоверность (с определенной вероятностью);
достаточность; надежность (с определенной степенью риска); комплектность
системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по
стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.); адресность;
правовая корректность информации; многократность использования; высокая
скорость
сбора,
обработки
и
передачи;
возможность
кодирования;
актуальность информации.
От
совершенствования
информационного
обеспечения
возможны
следующие положительные результаты: возможная экономия расходов за счёт
снижения:
фонда
заработной
платы,
коммунальных
услуг,
стоимости
программного обеспечения, расходов на почту, расходов на оформление
договоров, расходов на перераспределение сырья; устранение возможных
расходов в будущем: избежание будущего роста численности персонала,
уменьшение
требований
к
обработке
данных,
снижение
стоимости
обслуживания; возможные нематериальные выгоды: улучшение качества
7
информации,
повышение
производительности,
улучшение
и
ускорение
обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения,
улучшение
контроля,
уменьшение
просроченных
платежей,
полное
использование программного обеспечения. Понятие информации является
достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин
информация происходит от латинского слова information – разъяснение,
осведомление, изложение.
Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме
(рис. 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.
Рис. 1. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит
через множество посредников, а это значит, что во время передачи
информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация
может преобразовываться, в зависимости от того к кому она адресована. Так,
например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю
происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к
подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе
максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых
искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых
решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией.
Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от
руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и
горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного
8
уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке,
размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.
На эффективность принимаемых решений по управлению влияет
множество показателей: качество, достоверность и оперативность получения
информации; знания, опыт, личные качества руководителя; квалификационный
состав
подчинённых;
ситуация
на
рынке.
В
процессе
организации
информационного обеспечения принципиальное значение имеет расчленение
информации на условно-постоянную, выполняющую роль нормативносправочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа
классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели),
которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике
или
динамике,
компонентами,
отражающими
определенную
типовую
обеспечения
включает
ситуацию.
Процесс
формирования
информационного
несколько этапов: описание состояния объекта, т. е. физическая фотография.
Это
предполагает
набор
технико-экономических
показателей
и
параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с
соответствующей
классификацией
этих
показателей;
моделирование
классификационных связей в информационных массивах с выделением
причинно-следственных
зависимостей,
т.
е.
формирование
частных
статических моделей; отражение в информационных моделях динамики
отдельных
элементов
и
процессов,
т.
е.
обоснование
тенденций
количественного и качественного изменения в производстве. При этом
количественное изменение предполагает корректировку информации, а
качественное
изменение
—
ее
частичную
или
полную
перестройку;
интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая
взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства. Порядок
формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация
информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения,
регистрации, обновления, передачи и использования.
Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать
направления
движения,
интенсивность
потоков,
закономерности
ее
преобразования, методику запросов и получения. Таким образом, система
9
информационного обеспечения — это совокупность данных о целях,
состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды,
организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает
методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их
пользователю.
Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную
информацию,
собираемую,
обрабатываемую,
сохраняемую
и
распространяемую с помощью современных научных методов и технических
средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в
частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в
динамично
развивающейся
обстановке
проблемы.
Нужно
не
только
располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее,
делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих
решениях.
Отсюда
необходимость
присутствия
информационной
составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего
управленческого процесса.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений,
материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о
процессах или явлениях в их взаимосвязи. Суть информации составляют
только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих
менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных,
воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной
ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения
и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых
реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое
решение, осуществить контроль за его выполнением.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов,
отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями
управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.
К информации предъявляются определенные требования: краткость,
четкость
формулировок,
потребностей
10
конкретных
своевременность
управляющих;
поступления;
точность
и
удовлетворение
достоверность,
правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и
непрерывность сбора и обработки сведений. Важную роль в использовании
информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и
передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой
форме; производство новой числовой, графической и иной информации, т.е.
технология информационной деятельности.
Одним из показателей уровня информационного обеспечения системы
управления
персоналом
является
технологий.
Информационная
степень
технология
развития
–
информационных
процесс,
использующий
совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации,
передачи, накопления и обработки информации на базе программноаппаратного обеспечения для решения управленческих задач. Основная цель
автоматизированной информационной технологии – получать посредством
переработки первичных данных информацию нового качества, на основе
которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.
Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее
актуальности и непротиворечивости, использование современных технических
средств для внедрения и функционирования качественно новых форм
информационной
поддержки
деятельности
аппарата
управления.
Информационная технология справляется с существенным увеличением
объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению ее обработки.
Информационная технология является наиболее важной составляющей
процесса
использования
Автоматизированные
информационных
информационные
ресурсов
системы
для
в
управлении.
информационной
технологии – это основная среда, составляющими элементами которой
являются средства и способы для преобразования данных. Информационная
технология является частью системы информационного обеспечения системы
управления персоналом и представляет собой процесс, состоящий из четко
регламентированных
правил
выполнения
операций
над
информацией,
зависящая от многих факторов, которые систематизируются по следующим
классификационным признакам (табл. 1).
11
Т а б л и ц а 1. Классификация информационных технологий
Как видно из табл. 1 по степени централизации технологического
процесса
информационные
технологии
делят
на
централизованные,
децентрализованные и комбинированные технологии. Централизованные
технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение
основных функциональных задач объекта производятся в центре обработки
информационных технологий – центральном сервере, организованной на
предприятии вычислительной сети, либо в отраслевом или территориальном
информационно-вычислительном центре. Децентрализованные технологии
основываются на локальном применении средств вычислительной техники,
установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной
задачи
специалиста.
Децентрализованные
технологии
не
имеют
централизованного хранилища данных, но обеспечивают пользователей
средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.
Комбинированные
технологии
характеризуются
интеграцией
процессов
решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз
данных и концентраций всей информации системы в автоматизированном
банке данных. Тип предметной области выделяет функциональные классы
задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых
12
производится
с
информационной
использованием
технологии.
информационной
По
технологией
современной
степени
охвата
задач
автоматизированной
автоматизированной
управления
выделяют:
автоматизированную обработку информации на базе использования средств
вычислительной
информационную
техники,
технологию
автоматизацию
поддержки
функций
принятия
управления,
решений,
которые
предусматривают использование экономико-математических методов, моделей
и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической
работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных
оценок и выводов по изучаемым процессам. По классам реализуемых
технологических операций информационные технологии рассматриваются в
соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся
прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические
редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных,
гипертекстовые системы и другие. По типу пользовательского интерфейса
автоматизированные
информационные
технологии
подразделяются
в
зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным,
вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на
экономическом объекте автоматизированной информационной технологии.
Пакетная информационная технология не предоставляет возможности
пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая
технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в
интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия
управленческих решений.
Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии
предоставляет
пользователю
телекоммуникационные
средства
к
территориально удаленным информационным ресурсам. Способ построения
сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности
информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями
организации.
Сегодня всевозрастающие требование к оперативности, повышению
качества выполнения поставленных перед службой управления персоналом
задач, с одной стороны, и степень готовности службы к нововведениям,
13
связанным с массовой компьютеризацией, - с другой стороны, приводят к
необходимости обучения работе на персональном компьютере как сотрудников
организации, так и ее руководство.
Программное обеспечение руководителя и специалистов по персоналу
сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной
информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации,
наглядность представления информации из базы данных. Программные
средства должны включать программы, регулирующие организаторскую
деятельность руководителя, обеспечивать принятие решений по конкретным
ситуациям, осуществлять оперативность связи. Основное информационное
накопление,
конечно,
проводится
сотрудниками
службы
управления
персоналом, однако руководитель может принимать эффективные решения,
если умеет использовать всю информационную базу информационной
структуры.
Для уверенной и грамотной работы с автоматизированными системами,
предлагаемыми
сегодня
руководителям
и
специалистам
управления
персоналом, необходимо освоить основные приемы работы на персональном
компьютере с офисными программами. Офисные программы помогают
выполнять руководителям и специалистам наиболее типичные виды работ в
любой организации: обрабатывать различную текстовую документацию;
производить расчет данных, представленных в табличной форме, графическом
виде; составлять расписания встреч, телефонных переговоров и т.д.
Необходимо отметить, что в большинстве своем в службе управления
персоналом
имеется
развитая
информационная
структура
сервиса,
включающая методологическое, техническое и программное обеспечение, о
чем свидетельствует спрос на автоматизированные кадровые системы,
позволяющие реализовать основные функции по кадрам и делопроизводству.
Эти системы обеспечивают: оперативность контроля и гибкость управления;
возможность получения полных данных о структуре предприятия; позициях
штатного расписания и сотрудниках; контроль за деятельностью дочерних
предприятий; настраиваемость на разработку отчетной документации; переход
на новые технологии и методы работы, улучшение условий труда и т.д.
14
Существующие в настоящее время подходы к разработке систем
управления персоналом можно разделить на два направления: разработка
систем автоматизации учетных кадровых функций и разработка экспертных
систем по анализу и принятию решений в области управления персоналом.
Системы автоматизации учетных кадровых функций выполняют ряд
задач: учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;
формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;
подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение
копий приказов по основной деятельности; возможность получения полных
данных
о
структуре
предприятия,
позициях
штатного
расписания
и
сотрудниках; настраиваемость системы на структуру предприятия, разработку
отчетной документации;
С
помощью
экспертных
систем
сопоставляются
личностные,
профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие
вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов организации.
Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки
зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно
дороги, их имеет смысл использовать только для крупных организаций при
наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют
автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых
служб.
Современные автоматизированные системы управления персоналом
предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и
персонала кадровых служб организации (помимо бухгалтерии и некоторых
других
подразделений)
и
играют
большую
роль
в
повышении
производительности их труда. В частности, кадровая служба при помощи таких
систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами,
подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с
документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего
времени).
Автоматизированное
хранение
и
обработка
полной
кадровой
информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение
сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с
15
учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных,
командировках,
бухгалтерии
льготах
точно
и
и
взысканиях
оперативно
дает
возможность
работникам
зарплату,
формировать
начислять
бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь
некоторые из функций современных автоматизированных систем управления
персоналом.
Нельзя однозначно оценить преимущества одного подхода относительно
другого, так как оба направления имеют большую практическую значимость и
широко используются в деятельности предприятия. На предприятиях с
численностью от 1000 сотрудников возникает проблема систематизации и
автоматизации процессов управления персоналом и документооборота,
связанного с ними. Любое серьезное внедрение информационных систем
начинается с обследования предприятия. Сотрудники кадровой службы,
бухгалтерии и отдела нормирования дублируют функции друг друга, например:
инженеры-нормировщики занимаются ведением табельного учета и расчета
начислений/удержаний для последующего начисления заработной платы,
руководители
производственных
подразделений
выполняют
функции
нормирования работ по нарядам. Перегруженность работой одних сотрудников
и
недостаток
загрузки
других
также
и
другие
подобные
ситуации
свидетельствуют о неэффективной работе структур управления персоналом.
Причины таких ситуаций кроются в неудачном планировании служб
управления персоналом. В нашем случае никакого планирования их
деятельности предприятием вовсе не проводилось, инструкции для штатных
единиц кадровых служб составлялись исходя из обычных требований к той или
иной профессии.
Следствием этого являются многочисленные несоответствия между
различными подразделениями, отвечающими за работу с персоналом, и
нештатные
ситуации в деятельности предприятия. Таким образом, на предприятиях
со значительной численностью существует реальная проблема создания
информационной
системы
управления
персоналом
и
эффективного
планирования деятельности кадровых служб и бухгалтерии. Решение этих
задач необходимо для успешного внедрения автоматизированных систем.
16
В настоящее время информация превратилась в ресурс, от состояния
которого
зависит
развитие
экономики
любой
страны.
Степень
информационной вооруженности общества, является определяющим фактором
применения прогрессивных технологий, в том числе и информационной.
Информационная технология является частью системы информационного
обеспечения системы управления персоналом и выполняет технологические
функции по: накоплению; хранению; передаче и обработке информации. Она
складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном
методами и структурой управленческой деятельности, принятой в конкретной
организации, реализует цели и задачи, стоящие перед ней.
В связи с внедрением информационных технологий в работу фирм
появились новые возможности для организации и управления. Они позволили
существенно сократить время и снизить затраты, необходимые при передаче и
получении информации, что существенно влияет на производительность и
даже на способы ведения бизнеса. Информационные системы собирают
информацию, становятся источником знаний, упрощают анализ большого
объема информации и делают более обоснованным принятие решений. В
развитых странах Запада привычными стали электронные платежи, заказ и
продажа товаров и услуг по Интернету. Подобные связи все больше
приобретают характер обязательного элемента отношений организации с
клиентами.
Современный
уровень
информатизации
общества
предопределяет
использование новейших технических, технологических, программных средств
в различных экономических информационных системах, в том числе в системе
управления персоналом организации. Автоматизированная информационная
система управления персоналом организации представляет собой систему
процедур преобразования информации по кадрам с целью ее формирования,
организации, обработки, распространения и использования соответствующими
структурными
подразделениями
или
руководителями.
Любая
автоматизированная информационная системы направлена на формирование,
сбор, передачу, хранение и обработку информации с учетом потребностей
конкретного пользователя независимо от ее объемов, обеспечивая при этом
автоматизацию
рутинных
и
формализуемых
операций,
выполняемых
17
управленческим персоналом, и подготовку аналитической информации для
принятия решений.
Как правило, автоматизированная информационная система специалиста
службы управления персоналом организации представляет собой программнотехнический комплекс индивидуального или коллективного пользования,
предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию,
редактированию
цифровой
и
текстовой
информации,
выполнении
необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по
кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перёд ним
задач.
Составными элементами такой системы являются оборудование и
материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых
данных
по
кадрам
предприятия,
надлежаще
организованный
учет,
приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых
задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой,
специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования
к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных
технологий, математических методов и моделирования и т.д. Основу
информационной системы должен составлять единый массив, отражающий
информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к
нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации
информации и методов оперирования с массивом данных. Поскольку
процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма
динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном
массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если
информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом
на
предприятии:
приказы
и
распоряжения,
касающиеся
работников,
используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в
массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой
информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями,
предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем
оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает,
прежде всего, решение информационно-поисковых задач (поиск работников с
18
заданными
признаками
в
информационном
массиве),
группировку,
перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.
Отслеживая изменения в состоянии объекта по тем или иным параметрам,
произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке
обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и
контролировать ее реализацию.
Информационная система должна помочь в выявлении наиболее
значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей
между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для
разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров
предприятия. Проектирование автоматизированной информационной системы
предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке
информации возлагаются на средства вычислительной техники. Специалист
выполняет только определенную часть ручных операций, требующих
творческого подхода, и принимает управленческие решения, используя для
этого выходную информацию. При этом пользователь, контролируя работу
вычислительных
средств, вносит необходимые
изменения
в значения
параметров моделируемых процессов и исходные данные в процессе обработки
информации для реализации регламентируемых должностной инструкцией
функций.
Рынок пакетов прикладных программ мобилен. Постоянно появляются
усовершенствованные версии пакетов одного вида, а также программное
обеспечение с принципиально новыми возможностями. Оценку эффективности
функционального пакета прикладных программ по управлению кадрами можно
осуществлять по следующим характеристикам: стандартные (цена, объем
памяти, используемая операционная система, система подсказок, структура,
документация и т.п.); технологические (время обработки информации,
продолжительность освоения пакета, удобство интерфейса, многозадачность,
качество связи с разработчиком); технические (контроль целостности БД,
гибкость,
открытость);
функциональные
(перечень
решаемых
задач,
актуальность используемых алгоритмов, качественный и количественный
анализ формируемой отчетности, форма работы с классификаторами,
настраиваемость на структуру управления и документооборот организации);
19
инструментальные средства (календарь, личная информационная система,
калькулятор); взаимосвязь с другими пакетами (работа в сети, «импорт»
данных из других пакетов).
Система управления персоналом (СУП) в организации может находиться
на разной стадии сформированности, соответственно и задачи по ее
информатизации
могут
быть
разными.
Развитие
информационного
обеспечения СУП может затрагивать СУП в целом либо идти по пути
реорганизации
отдельных
подсистем:
документационного
обеспечения
управления персоналом; анализа потребностей по работе с персоналом; оценки
требований
рабочих
мест;
оценки
профессионально
важных
качеств;
стимулирования и оплаты труда; подбора и адаптации персонала; оценки
уровня
квалификации;
обучения
персонала;
оценки
социально-
психологического климата.
Выбор подсистем управления, на которые в первую очередь направляется
воздействие, зависит от конкретной ситуации на предприятии и тех целевых
установок, которые ставит перед собой руководство организации.
Документационное обеспечение управления кадрами в результате
происходящих трансформаций в информационном пространстве становится в
настоящее время одним из наиболее «уязвимых» элементов системы
управления персоналом предприятия. «Бумажная» система делопроизводства
уходит в прошлое, в большинстве организаций наблюдаются тенденции к
переходу на «безбумажный документооборот», что актуализирует потребности
в оптимальном направлении автоматизации кадрового делопроизводства.
Одним из вариантов решения задачи автоматизации работы с бумажными
документами является использование в кадровой службе автоматизированных
систем по делопроизводству. Первичные документы личных дел давно уже
разделяются на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение
личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные
документы хранятся только для обеспечения правовых взаимоотношений
работника и организации. Непосредственная же работа ведется с электронной
версией личного дела, хранящейся в базе данных. Все современные средства
автоматизации кадрового учета поддерживают эту технологию и формируют,
по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки,
20
однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии
рукописных
первичных
документов,
хранение
которых
предусмотрено
законом: личные заявления, анкеты, документы об образовании и прочее. А
ведь поиск по электронной базе данных со следующим выводом на печать или
отправкой по почте копии необходимого документа выполняются значительно
быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка
бумажной копии запросившему ее лицу. Формирование приказов по личному
составу автоматизировано почти во всех системах кадрового учета. Наличие
этой операции стало уже стандартом для производителей систем кадрового
учета. Но ведь формирование приказа – только половина дела. Его ведь еще
нужно завизировать, утвердить, исполнить и разослать копии другим
соисполнителям. И если исполнение приказа, хоть и без автоматической
фиксации изменений проекта, как правило, реализовано, то все остальные
этапы проведения приказа до сих пор являлись полностью ручной операцией.
Многие виды приказов требуют зачастую по 7-9 и более виз. В современных
организациях
с
отлаженной
системой
административно-хозяйственными
службами
приказам
помимо
может
насчитываться,
безопасности
по
и
развитыми
некоторым
кадровика,
до
5
кадровым
и
более
соисполнителей.
2. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
В последние годы все острее становится проблема автоматизации
управления предприятием и построения корпоративных информационных
систем в целом. Такие тенденции оказывают влияние не только на бизнеспроцессы предприятия, но и на его структуру. Если ранее IT-подразделение
выполняло в основном служебные, «вычислительные» функции (расчет
заработной платы, технологических карт, оптимизации перевозок), то в
современной ситуации этого уже недостаточно для эффективного развития
предприятия.
В настоящее время корпоративная информационная система (КИС)
становится управленческим инструментом, а предлагаемый ею аппарат
финансового анализа, планирования производства, расчет эффективности и
21
затрат при открытии новых направлений деятельности в компании, становятся
необходимыми условиями эффективной работы предприятия. Более того, при
достаточно тесном сотрудничестве с IT-службой руководитель сможет
провести оценку будущих инвестиций с совершенно новой, неизвестной ему
ранее стороны.
Не менее важна оптимизация работы компании для конкурентного
преимущества на рынке. Поэтому оптимизация бизнес-процессов является
одной из приоритетных задач при внедрении КИС.
Далее будут рассмотрены как некоторые вопросы кадровых изменений,
позиционирования подразделений информационных систем и технологий
внутри компании, так и практические аспекты основных кадровых и
организационных
проблем,
с
которыми
приходится
сталкиваться
руководителям предприятий при внедрении КИС. Все сказанное далее
основывается на проведенном «Ай-Ти Персонал» анализе практического опыта
крупных и средних отечественных и западных компаний, а также на
практическом опыте агентства в подборе IT-специалистов и высшего
руководящего состава для предприятий, проводящих у себя внедрение и
обслуживание КИС.
3. ВВЕДЕНИЕ КИС И СТРУКТУРА IT-ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Внедрение КИС придает IT-подразделению совершенно иное значение в
построении бизнеса. Традиционной моделью является прямое подчинение этой
службы представителю финансовой структуры организации, чаще всего —
финансовому директору (рис. 2).
22
Рис. 2. Традиционная роль IT -подразделения
Иногда на производстве присутствует должность главного инженера
(либо главного специалиста отрасли, в которой работает предприятие) и
служба IT может подчиняться ему.
До недавнего времени такая структура могла вполне удовлетворять
нуждам компаний, однако в данный момент лишь на некоторых из них ITподразделение смогло эффективно перестроиться для выполнения возникших
задач. К сожалению, на большинстве предприятий служба, которая по
определению должна быть передовой, в данный момент является балластом.
Подчинение финансовому подразделению приводит к тому, что
информационная служба выпадает из общего процесса ведения бизнеса и
служит удовлетворению потребностей только финансистов — техническому
сопровождению программ финансовых и бухгалтерских служб. «Урезанность»
компетенции IT-служб влечет невозможность использования потенциала
подразделения, несоответствие специализации информационной структуры
фактически выполняемым функциям, нечеткой специализации внутри отдела,
отсутствию методологии решения задач автоматизации. Более того, зачастую
такие функции IT-отдела, как обеспечение различными видами связи,
обеспечение
компьютерной
техникой,
разработка
маркетинговых
и
аналитических систем, ложатся на административные, маркетинговые и
хозяйственные службы.
Если в СССР присутствовала довольно серьезная школа АСУ,
включавшая, помимо академически-теоретических разработок, развитую
23
систему подготовки и переподготовки специалистов (вузы, аспирантуры, курсы
переподготовки, институты повышения квалификации, система техучебы и
др.), то в данный момент многие наработки в подготовке кадров либо не
соответствуют современным требованиям, либо просто «канули в лету». Хотя
полученная тогда подготовка вполне пригодна в качестве базисной для тех, кто
сейчас претендует на позиции в высшем IT-руководстве (при условии, что этот
человек хорошо обучается новым направлениям).
В современной ситуации только при рассмотрении IT-подразделения как
активного участника бизнеса возможно эффективное внедрение КИС и,
соответственно, эффективное развитие организации. Меньшей проблемой для
предприятия может стать отказ от внедрения КИС, чем ее неправильное
внедрение (при неправильной организации процесса анализа и перестройки
бизнеса и вытекающих из этого изменениях структуры компании).
В качестве минимально необходимых мер можно указать: определение
руководителя IT-службы как топ-менеджера, действующего наравне с топменеджерами по продаже, производству, логистике, финансам и пр.;
проведение кардинальной реструктуризации отдела, постановка качественно
новых задач как перед сотрудниками IT-отдела, так и перед сотрудниками
компании
в
целом.
Важнейшую
роль
играет
построение
плотного
взаимодействия «IT-шников» с линейными менеджерами (как минимум) и
рядовыми сотрудниками всех отделов (в идеале).
Еще одним принципиальным аспектом изменений, кроме рассмотрения
IT-подразделения как активного участника бизнеса, является вовлечение в
процесс внедрения КИС менеджеров среднего и большинства менеджеров
высшего звена предприятия. Не секрет, что некоторым «местечковым царькам»
организации не выгоден дополнительный контроль, который информационная
система предоставляет высшему руководству и собственникам предприятия.
Наиболее часто занимаемая позиция в этих случаях: «это не мое дело»,
«на предприятии есть IT-отдел, внедрение системы — это их прямая
обязанность».
Такая
позиция
должна
быть
изменена
еще
на
этапе
предпроектного обследования и постановки задачи. Наиболее очевидный ход в
этой ситуации — организация команд по обследованию и внедрению, в
которые будут наравне входить как консультанты организации, проводящей
24
внедрение (либо внутренние аналитики, задействованные на проекте), так и
руководители всех значимых подразделений компании.
Вопросы мотивации сотрудников в основном ложатся на генеральное
руководство, которое может воздействовать с помощью административных
мер, на директора по персоналу (схемы финансового стимулирования и
создания нужного мотивационного климата) и на внедренческую организацию,
объясняющую преимущества внедряемого продукта конечным пользователям.
4. ПОДБОР ПЕРСОНАЛА
С внедрением КИС возникают совершенно новые задачи при подборе
персонала. Если говорить о новом позиционировании служб IT внутри
компании, то, соответственно, первый возникающий вопрос — что за человек
сможет и должен занять пост директора по информационным технологиям.
Требования к этому сотруднику смещаются от знаний и опыта в области IT в
область менеджмента. Стандартный набор требований к идеальному кандидату
может включать наличие опыта и знаний:
- в формировании стратегии и тактики развития информационных
технологий в русле общего развития компании;
- в управлении проектами построения корпоративной информационной
системы (в том числе, установка компьютерных сетей, внедрение ERP-систем
соответствующего класса, защита информации);
- в управлении персоналом и организации структуры IT-отдела;
- в организации взаимодействия IT-отдела с конечными пользователями,
работающими на предприятии, (необходимо не забывать о том, что человек
должен быть так называемым «здоровым бюрократом», поскольку зачастую
ему приходится каким-то образом формализовывать не только собственную
деятельность, но и деятельность своего отдела);
- понимание финансово-хозяйственной деятельности и бизнес-процессов
предприятия.
Если говорить о личных качествах необходимого человека, то акценты
должны быть перенесены с качеств, необходимых техническому сотруднику
(исполнительность, скрупулезность, педантичность в выполнении задания и
25
системный подход в решении задач), на несколько иные (аналитическое
мышление, склонность к стратегическому взгляду на проблемы, умение влиять
на людей, разрешать конфликтные ситуации и др.).
Еще одна интересная позиция, возникающая в компании в момент
подготовки к внедрению и собственно внедрения КИС, — это бизнес-аналитик
(или же системный аналитик, постановщик задач, технолог). Как показала
практика, определение требований к такому сотруднику является ахиллесовой
пятой руководителей и им мало понятно, чем должен заниматься этот человек в
компании. А обязанности его просты: формализация требований конечных
пользователей для эффективной работы программистов. Несмотря на простую
формулировку, работа эта довольно сложная — необходим багаж знаний и
опыта (как в бизнесе, так и в информационных технологиях), абсолютная
четкость мышления, владение специфическими инструментами (желательно,
но обычно малодостижимо), умение четко излагать информацию в ясной для
программиста
форме,
очень
высокий
уровень
коммуникабельности
и
лояльности к конечному пользователю.
Казалось бы, почему не заняться подобными вопросами непосредственно
руководителю
IT-подразделения
либо
его
заместителю.
Однако
если
внимательно посмотреть на частично описанный спектр требований и
функциональных обязанностей, станет ясно, что это позиции принципиально
разные.
Новые требования возникают и по отношению к персоналу других (не IT)
подразделений.
Необходимой
становится
всеобщая
компьютерная
и
техническая грамотность, высокая обучаемость, достаточно высокий уровень
коммуникабельности. Внедрение системы часто делает необходимым более
высокий уровень понимания сотрудниками бизнес-процессов и качества
выполняемых работ.
Формирование структуры IT-службы.
Таким образом, мы подходим к вопросу формирования структуры ITотдела. Опыт ведущих компаний показывает, что существующая до начала
внедрения структура должна будет кардинально измениться. Если посмотреть
на усредненную схему организации IT-отдела многих действующих
предприятий (рис. 3), то сразу увидим, что таковая
26
ныне
Рис. 3. Типичная роль IT -подразделения
Рис. 4. Возможная структура IT -подразделения
27
не соответствует новым задачам (возникающие проблемы уже были описаны).
Возможная структура представлена на рис. 4.
Также необходимо понимать, что существующий штат будет сокращен на
первом этапе за счет сотрудников, не способных адаптироваться к новым
требованиям, а затем расширен ввиду необходимости организации новых
подразделений и усиления уже имеющихся.
По нашим наблюдениям, в моменты реорганизации текучесть кадров в
службах IT может достигать 35–40 %. Более того, IT-отдел на протяжении
процесса внедрения очень меняется в своем качественном составе. Если на
начальном этапе постановки задачи и внедрения соотношение аналитиков и
разработчиков со службами поддержки составляет примерно 70 к 30 %, то на
этапе запуска системы в эксплуатацию это соотношение выглядит с точностью
до наоборот.
5. ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА
Один из обязательных процессов в работе с персоналом — организация
обучения. Обучение при внедрении КИС должно идти по двум направлениям:
обучение конечных пользователей и обучение технического персонала.
В
первом
случае
этот
процесс
направляется
на
обеспечение
максимальной эффективности усвоения всем персоналом компании базовых
понятий. К проведению такого рода обучения должны привлекаться как
сторонние консультанты, так и собственно сотрудники IT-отдела. Крайне
важный фактор — это регулярность проводимых семинаров.
Одним
из
известных
способов
является
использование
средств
мультимедиа. При простом обучении в группе воспринимается и запоминается
до 10 % материала. При использовании наглядных пособий и звукового ряда
восприятие увеличивается до 50–80 % от общего объема материала. Подобные
презентации
должны
быть
направлены
на
обучение
пользователей
эффективным методам работы с системой и приложениями, освоение новых
модулей системы, версий продуктов. Обучение позволит более эффективно
использовать КИС, высвободить рабочее время технического персонала
(уходившее на персональные объяснения), что является существенной
28
затратной
статьей
при
эксплуатации
компьютерной
техники
и
информационных систем на предприятии. Необходимо постоянно проводить
обучение
(и
аттестацию)
административного
персонала
технологиям,
используемым в информационной системе предприятия.
Рост грамотности всего персонала обычно вызывает необходимость
более быстрого профессионального развития IT-персонала. Следует также
учитывать,
что
возможность
профессионального
роста
является
дополнительным фактором мотивации ценного для компании IT-специалиста.
ВЫВОДЫ
Допустим, предприятие затратило большую сумму денег, более или
менее успешно прошли все этапы внедрения КИС и реструктуризации
собственного бизнеса, запущен пилотный проект, система готовится к
промышленной эксплуатации. И вдруг в этот радостный момент группа,
которая вела внедрение и поддержку проекта на предприятии, прошла массу
дорогостоящих курсов и сертификаций за счет предприятия, объявляет о своем
решении уйти из компании на более интересный в материальном и
профессиональном
смысле
проект.
Проблемы,
связанные
с
уходом
сотрудников, очевидны: потеря денег, вложенных в обучение, необходимость
искать довольно редких по пониманию специфики бизнеса сотрудников,
отсутствие квалифицированной поддержки системы и неминуемые сбои в
работе всех служб. Более того, зачастую многие модули системы «завязаны» на
одном человеке и с его уходом оказываются практически потерянными для
компании.
Есть только один вариант — превентивные действия. Они могут быть
направлены как на обеспечение автономности работы системы, отсутствие
зависимости от конкретных людей, так и на работу с мотивацией IT-персонала.
Могут быть предприняты следующие меры:
- выбор одной из стандартных АСУ, предлагаемых на рынке, и
размещение службы внедрения и поддержки в сторонней организации;
- строгое ведение программистами и администраторами документации по
разрабатываемым системам, построенным сетям, проведенным работам;
29
- регулярный аудит состояния информационной системы в компании;
- организация частичной взаимозаменяемости сотрудников IT-отдела;
- организация ротации сотрудников IT-отдела (это возможно на
достаточно крупных предприятиях);
- организация договорных отношений с сотрудниками при прохождении
дорогостоящего обучения за счет компании;
- отслеживание мотивационной атмосферы среди сотрудников (введение
бонусной системы, организация профессионального обучения, улучшение
условий труда).
Значительно облегчить организацию ведения документации может
использование средств CASE. Для контроля качества и организации более
прозрачной системы работ можно также использовать стандарты ISO 9000 или
ISO 9001. Однако при этом не повредит вспомнить о принципе «разумной
достаточности», так как внедрение и использование подобных средств на
предприятии займет дополнительные ресурсы. Ни одна из мер в отдельности не
даст
долгосрочного
гарантированного
результата.
Только
комплексное
воздействие IT-директора, директора по персоналу, генерального директора
может в достаточно полной мере обеспечить стабильность работы службы IT.
В заключение необходимо подчеркнуть, что процесс внедрения КИС сам
по себе является достаточно болезненным и затратным для любого
предприятия.
30
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Управление персоналом [Электронный ресурс]: учебное пособие для
студентов вузов, обучающихся по специальностям «Менеджмент организации»
и «Управление персоналом»/ П.Э. Шлендер [и др.].— Электрон. текстовые
данные.—
М.:
ЮНИТИ-ДАНА,
2012.—
319
c.—
Режим
доступа:
http://www.iprbookshop.ru/8597.— ЭБС «IPRbooks», по паролю
2. Кокуева Ж.М. Управление персоналом наукоемких предприятий
[Электронный ресурс]: учебное пособие по курсам «Управление персоналом» и
«Менеджемент»/ Кокуева Ж.М., Яценко В.В.— Электрон. текстовые данные.—
М.: Московский государственный технический университет имени Н.Э.
Баумана, 2007.— 122 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/31579.—
ЭБС «IPRbooks», по паролю
3. Управление персоналом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Г.И.
Михайлина [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: Дашков и К, 2014.—
280 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24834.— ЭБС «IPRbooks»,
по паролю
31
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
25
Размер файла
384 Кб
Теги
2016, infaspektperson
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа