close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

575

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Е.Н. Артемова
Н.И. Царева
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Е.Н. Артемова, Н.И. Царева
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Рекомендовано редакционно-издательским советом ОрелГТУ
в качестве учебного пособия
Орел 2007
1
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 005.92(075)
ББК 60.844я7
А86
Рецензенты:
Коммерческий директор турфирмы «Сфера»
В.В. Анпилогова
Кандидат экономических наук, доцент
Орловского государственного технического университета
И.В. Скоблякова
А86
Артемова, Е.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Е.Н. Артемова, Н.И. Царева. – Орел:
ОрелГТУ, 2007. – 104 с.
Учебное пособие знакомит студентов с принципами организации
работы с документами в учреждениях, организациях, фирмах, на предприятиях, правилами оформления управленческой документации, хранения архивных документов, современными способами ведения делопроизводства. Каждая тема сопровождается вопросами для самоконтроля. В пособии представлен тест, отражающий весь материал курса.
Предназначено для студентов 080502 «Экономика и управление на
предприятии туризма и гостиничного хозяйства» и 260501 «Технология
продуктов общественного питания», изучающих дисциплины «Документирование управленческой деятельности» и «Делопроизводство и
корреспонденция».
УДК 005.92(075)
ББК 60.844я7
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
© ОрелГТУ, 2007
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ..................................................................................................... 5
1. История развития делопроизводства ............................................... 6
1.1 История создания документов ........................................................ 6
1.2 Создание государственной системы делопроизводства .............. 7
2. Основные требования к оформлению организационнораспорядительных документов ........................................................... 13
2.1 Унификация и стандартизация управленческих документов .... 13
2.2 Виды документов и их классификация ........................................ 15
2.3 Правила оформления управленческих документов .................... 16
2.4 Требования к документам, изготавливаемым с помощью
печатных устройств .............................................................................. 21
3. Современное деловое письмо .......................................................... 23
3.1 Деловое письмо в условиях унификации ..................................... 23
3.2 Правила оформления делового письма ........................................ 23
3.3 Некоторые виды писем .................................................................. 30
4. Документирование организационно - распорядительной
деятельности............................................................................................ 34
4.1 Организационная документация ................................................... 34
4.2 Распорядительная документация .................................................. 37
5. Документирование деятельности коллегиальных органов ...... 42
5.1 Организационно-технические мероприятия по подготовке
и проведению совещаний .................................................................... 42
5.2 Структура доклада и отчета (на совещании, заседании и т.д.).. 44
5.3 Требования к составлению и оформлению протоколов............. 49
6. Документирование информационно-справочных
материалов............................................................................................... 52
6.1 Справки ............................................................................................ 52
6.2 Докладные и объяснительные записки ........................................ 53
6.3 Акты ................................................................................................. 54
6.4 Телеграммы ..................................................................................... 55
7. Кадровая документация ................................................................... 58
7.1 Документирование процессов движения кадров ........................ 58
а) Правила приема на работу......................................................... 58
б) Правила перевода работника на другую должность .............. 59
в) Правила увольнения работника ................................................ 60
7.2 Составление и оформление приказов по личному составу ....... 61
7.3 Оформление и ведение трудовых книжек ................................... 62
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
7.4 Оформление и ведение личных карточек .................................... 67
8. Делопроизводство по письменным и устным обращениям
граждан ..................................................................................................... 70
8.1 Основные виды обращений ........................................................... 70
8.2 Порядок ответов на обращения граждан ..................................... 73
9. Организация работы с документами ............................................. 75
9.1 Регистрация и учет документов .................................................... 75
9.2 Организация контроля за исполнением документов .................. 78
9.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел ............. 78
10. Некоторые рекомендации по составлению текстов
служебных документов ......................................................................... 81
10.1 Язык и стиль служебных документов ........................................ 81
10.2 Особенности официально-делового стиля ................................ 82
11. Принципы автоматизации делопроизводства ........................... 85
11.1 Технология электронного документооборота ........................... 86
11.2 Использование электронной почты ............................................ 87
11.3 Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс ...... 88
12. Организация делопроизводства в деятельности
хозяйствующих субъектов .................................................................... 90
12.1 Информационное обеспечение предприятия ............................ 90
12.2 Общие требования и задачи, решаемые системами
документооборота................................................................................. 91
Тест ............................................................................................................ 93
Литература............................................................................................. 102
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ВВЕДЕНИЕ
Современный специалист решает широкий круг вопросов, связанных с делопроизводством. Делопроизводство, или документационное
обеспечение управления, – это область деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, фирмах, на предприятиях,
хранение архивных документов – непременные условия, которые
обеспечивают упорядоченную эффективную работу предприятия,
способствуют усилению законности и правопорядка в обществе, стабильности и защите общественных интересов, нормальной деятельности государства.
От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в
документах.
Цель учебного пособия – обучая теоретически и практически основам организации процесса делопроизводства на предприятиях туризма и гостеприимства, способствовать подготовке компетентных
специалистов в области экономики и управления, которые должны
научиться составлять необходимые документы, по структуре и
оформлению полностью соответствующий требованиям действующего законодательства.
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 История создания документов
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнавать историю страны,
особенности быта народа, правовые и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Необходимость создания документов возникла одновременно с
появлением письменности. Более того, считается, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров
и т.п.) повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения
четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге
законов и правил было также главным требованием средневековых
восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовались абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание
формы изложения, иначе документ терял силу.
С развитием письменности документы стали одним из способов
общения и передачи информации.
До конца ХV в. на Руси государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица
или органы, осуществлявшие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система
делопроизводства тогда еще не была востребована самой системой
управления.
Однако письменные документы, дошедшие до нашего времени,
в частности договоры с Византией 911 и 945 гг., доказывают, что уже
в Х в. существовала культура написания документов.
В крупных городах крупных городах существовали хранилища
документов. Местом создания и хранения первых документов были
храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и
книги записи торговых операций, в них и хранили документы. Хране6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ние документов в храмах придавало им юридическую силу, так как
церковь обладала самой большой юридической силой.
С увеличением числа создаваемых документов накапливались
традиции в сфере документирования, что со временем привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и
обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков.
В это же время идет формирование устойчивых образцов обращений
и завершений в документах в формуляры, т.е. типовые устойчивые
формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные
пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовыми печатями.
Со временем менялась и графика письма, первоначально документы составляли в уставной манере – выписывая буквы с прямыми
очертаниями. Позже стали использовать полуустав, что позволило
ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составляли сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а из знаков препинания использовали лишь
точку в конце предложения.
Сформировавшиеся традиции постепенно становились нормами,
ставшими основой будущей системы делопроизводства.
1.2 Создание государственной системы делопроизводства
Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХV в. Управление государством сложилось на основе управления удельным княжеством, в котором некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю.
Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением Руси – боярской
Думой. К этому времени удалось создать сильную централизованную
систему управления, учреждениями которой стали приказы. Боярская
Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют «приказным».
Однако в этот период система управления еще не была достаточно
отлаженной. Для ведения дела передавались определенным лицам,
или в управлении участвовали несколько ведомств, что приводило к
неразберихе.
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и
подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.
В приказной избе хранились государственная городская печать,
денежные суммы и велись текущая работа, прием посетителей и делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла
собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или
на скамьях, особо ценные хранили в сундуках-ларях.
В делопроизводстве приказов того времени использовалась форма
документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных
друг к другу узких листов бумаги, наряду с ней начинает применяться
тетрадная форма документа. По мере необходимости тетради собирали вместе, переплетали и составляли книги. В книгах вели списки,
финансовые, учетные, регистрационные записи и др.
Важным признаком официального документа являлся его формуляр с наличием устойчивых информационных элементов документа
(реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфичной для каждого вида документа.
В документах этого периода большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и содержание документа представляли собой сплошной
текст. В заключительной части документа обозначалась дата его составления и место, где он был написан.
В «приказный» период постепенно формируется система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается
штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако в государстве еще отсутствовали общие административные правила, поэтому систематического порядка в организации
учреждений и их делопроизводства не было.
При Петре I первым законосовещательным органом и органом
надзора за правительственными учреждениями стал Сенат. Было создано 12 коллегий, каждая из которых руководствовалась своим регламентом. Законодательной основой реформы стал Генеральный регламент, который ввел систему делопроизводства, получившую
название «коллежское» делопроизводство.
С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается, а делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы правильной регистрации документов, что обеспечивало их сохран8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ность, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением; подробно проработаны вопросы
документирования и движения дел (документооборота).
В «коллежском» делопроизводстве появилось большое число новых документов, таких как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.
В это время меняется и форма документов. Самостоятельными
элементами формуляра становятся дата и наименование документа,
появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса
документирования и обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о
направлении в дело и другие.
С увеличением документооборота значительно увеличился объем
письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.
Большое значение для организации делопроизводства имела установленная Учреждением для управления губерний «иерархия властей
и мест», определившая порядок отношений между высшими центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.
Новые реформы государственного управления и делопроизводства
начала ХIХ века затронули, главным образом, верхний уровень
управления – высшие и центральные учреждения, и завершили формирование системы центральных и местных учреждений.
Новая система управления – «министерская», была основана на
создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более оперативной системы управления. Первые министерства были созданы в 1802 году. Комитет министров стал высшим
административным учреждением.
Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее
законосовещательное учреждение России. Вместе с этим была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющей функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общим учреждением министерств» в систему их делопроизводства вводилось единообразие, касающееся: создания документов, архивного хранение, формы документов, по которым совершается
делопроизводство, движения документов и дел.
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Существенные изменения претерпела и форма документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В
состав реквизитов бланка включались наименования учреждения и
его структурных подразделений, отражающие место подразделений –
автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол); дата
документа, его регистрационный индекс, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.
Несмотря на глобальные изменения в системе государственного
управления система «министерского» делопроизводства оставалась
громоздкой и неповоротливой. Жизнь требовала более гибких форм
делопроизводства и его ускорения. Появление пишущих машинок, телеграфа и телефона стало поистине революционным переворотом в
документировании деятельности учреждений.
Октябрьская революция 1917 года «сломала» старый государственный аппарат. высшим органом государственной власти становится Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной было
образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (СНК) и 13 народных комиссариатов (наркоматов).
Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты,
рабочие, крестьяне, не имеющие специального образования, что привело к снижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликовании законов»; в 1918 году принимает постановление «О форме
бланков государственных учреждений», в котором перечислялись
обязательные реквизиты бланка документов. Все это приводит к
упрощению и рационализации делопроизводства.
В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем
делопроизводства. В 1931 году ИТУ был подготовлен и издан проект
«Общих правил документации и документооборота», которые должны
были стать типовыми едиными для всех учреждений. В этих правилах
определялись функции работников, их обязанности и содержание
работ.
Несмотря на попытки введения единых типовых правил, потоки
документации в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию. Остро стояла проблема их унификации и
стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы (бумага, чернила,
10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского
труда.
С созданием в 1921 году Государственной общеплановой комиссии (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного
плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий, документы постепенно становились более упорядоченными по
структуре, содержанию показателей и по форме.
Конституция 1936 года существенно изменила иерархию и полномочия высших органов власти в СССР. Верховный Совет СССР стал
высшим и единственным законодательным органом страны. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой
иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили
процессы документирования .
В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике
была выдвинута программа документационного обеспечения управления, но ее осуществлению помешала Великая Отечественная война.
Послевоенные проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план вопросы документационного обеспечения
управления. Лишь в 1960 году состоялось на Всесоюзном совещании
по проблемам механизации труда инженерно-технических работников
и работников административно-управленческого аппарата были подняты вопросы, во многом совпадающие с вопросами межотраслевого
совещания 1941 года.
С 1958 года контролировать постановку документальной части
делопроизводства учреждений, организации и предприятий страны
стало правомочно Главное архивное управление (ГАУ) при Совете
Министров СССР.
В 1963 году ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений,
организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих
лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году «Основные положения ЕГСД»
одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике. В 1988 году была
создана новая редакция государственной системы документационного
обеспечения управления (ГСДОУ).
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Важным событием 70-80-ых годов в советском делопроизводстве
стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72
и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД,
ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных
стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и
хранения разнообразной информации.
С усовершенствованием делопроизводства совершенствуется и
сама система управления, и технологии управления. Усовершенствование делопроизводства привело к снижению количества документов,
объемов информации, затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность
использования в будущем информации, зафиксированной в документах.
Контрольные вопросы
1. Чем диктовалась необходимость создания документов?
2. Какие существовали способы (манеры) письма?
3. Кто были первые делопроизводители?
4. Когда начала формироваться система государственного делопроизводства?
5. Какой период называют «приказным»?
6. Что такое «коллежское» делопроизводство?
7. С какой целью создавалась министерская система управления?
8. Когда появились бланки документов?
9. Чем занимался Государственный институт техники управления?
10. Издание каких документов способствовало усовершенствованию системы делопроизводства?
12
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация и стандартизация управленческих
документов
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения
количества используемых учреждениями, организациями и предприятиями документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации документации. УСД – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов,
обеспечивающих документированное представление данных по определенным видам хозяйственной деятельности, средств их ведения,
нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную
автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Основными принципами и основаниями для разработки унифицированной системы организационно-распорядительной документации
УСОРД являются:
 Создание общей модели построения документов. Заключается в
построении формуляра-образца документов для конкретной системы
документации и установлении на его основе состава реквизитов для
данной системы документации, отдельных видов документов, кон13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
кретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и
как основной метод унификации документов.
 Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.
 Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех
стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры
технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех
же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на
постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью
ЭВМ.
 Информативность. Означает включение в документы только
тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для
поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе
реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.
 Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и
повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
 Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.
 Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть состав14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
лены классификаторы показателей, допустимых к применению на
различных уровнях управления в разных системах управления, и в
надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы
позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.
 Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения
документов в систему документации, широкого применения бланков,
рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный
экономический эффект.
Использование таких документов способствуют росту творческих
элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов,
снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, облегчается их поиск.
2.2 Виды документов и их классификация
Все документы по отраженным в них видам деятельности делятся на две большие группы:
- документы по общим и административным вопросам (общего
руководства предприятием). Составляются работниками всех подразделений предприятия;
- документы по функциям управления. Составляются работниками соответствующих подразделений (финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования и т.п.).
По наименованию документы делятся на служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
По месту составления: внутренние (составляются работниками
данного предприятия) и внешние (поступающие из других организаций).
По содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (посвященные нескольким вопросам).
По форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладные записки); трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении); типовые (созданные для группы однородных предприятий).
По срокам исполнения: срочные и несрочные.
По происхождению: служебные и личные (именные).
По оформлению: подлинные, копии, выписки, дубликаты.
Копия – это точное воспроизведение подлинника, засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным
лицом.
Дубликат выдаѐтся в случае утери подлинного документа и имеет
одинаковую с ним юридическую силу.
По средствам фиксации документы бывают: письменные, графические, фотокинодокументы.
2.3 Правила оформления управленческих документов
Документы оформляют на бланках трех видов:
- бланке служебного письма;
- бланке для конкретного вида документа;
- общем бланке для всех видов документов.
Документ состоит из отдельных элементов – реквизитов, которые
характеризуют его форму. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
документ состоит из 30 реквизитов.
Оформление реквизитов документа
01. Государственный герб РФ.
02. Герб субъекта РФ.
16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Помещают на бланках организации в соответствии с уставом.
04. Код организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) состоит из 8 знаков и располагается в
верхней части документа.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица.
06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН / КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации) состоит из 7 знаков и контрольного числа располагается в верхней части документа. Например.
Код
КЧ
Наименование
0211231 2
Устав
08. Наименование организации. Соответствует наименованию, закреплѐнному в учредительных документах. Помещается в верхней части. Над наименованием организации указывают сокращѐнное, а при
его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. В
субъектах РФ наименование организации печатают на двух языках –
русском и национальном (ниже). Ниже наименования организации
указывают наименование филиала, территориального отделения, если
они являются автором документа. Сокращѐнное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Его помещают в скобках ниже полного.
09. Справочные данные об организации. К ним относятся почтовый адрес, номера телефонов, счета в банке.
10. Наименование вида документа. Должно быть определено уставом и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
11. Дата документа (дата подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события). Если документ составляется несколькими организациями, указывается более поздняя
дата.
Пример написания даты: 10.06.2003. Допускается запись: 10 июня
2003 или 2003.10.06.
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
12. Регистрационный номер документа. При составлении несколькими организациями состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
14. Место составления или издания документа (указывается в тех
случаях, когда затруднено их определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные»).
15. Адресат. В именительном падеже указывается организация, в
дательном – должность и физическое лицо. Допускается центрировать
каждую строку. Примеры.
Администрация Орловской области Президенту
Контрольно-правовое управление
АОЗТ «Тезтур»
Главному специалисту
И.И.Иванову
А.С.Сидорову
Редакция журнала
«Новый мир»
103806, ГСП, г. Москва, К-6,
Малый Путенковский переулок, 1/2
630102, г. Новосибирск,
ул Мира,23, кв. 65
А.Н.Гуляеву
Документ не должен содержать боле четырех адресатов. При
большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
16. Гриф утверждения документа. Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его
подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения. Располагается в
правом верхнем углу документа. Примеры.
УТВЕРЖДАЮ
Зам.главы администрации
Ресторана «Франция»
Подпись
С.А.Сергеева
12.03.2003
УТВЕРЖДЕН
Протоколом общего
собрания акционеров
отеля «Плаза» от 15.01.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают на одном уровне. Допускается центрировать
строку.
17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления, зафиксированного в документе. Включает в
себя: фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату. Пример.
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
А.В.Зайцевой
И.С.Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения с туроператором к 24.05.2003
Подпись
И.К.Заболев
10.02.2003
18. Заголовок к тексту. Допускается не давать на документе формата А5.
19. Отметка о контроле. Отмечается буквой «К» или штампом
«Контроль». Если в резолюции не указан срок исполнения, он определяется в один месяц или как указано в документе.
20. Текст. Может оформляться в виде анкеты, таблицы или связанного текста. Графы таблицы должны быть в именительном падеже.
Если таблица располагается на двух листах, графы нумеруются, и на
следующей странице печатаются только их номера.
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или других документов, указываются их реквизиты. Если текст содержит несколько решений, их разбивают на разделы, пункты. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, или адресованных руководителю
организации, текст излагается от первого лица единственного числа
(приказываю, прошу). В распорядительных документах коллегиальных органов управления текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет); в совместных документах – от первого лица множественного числа (решили); текст протокола – от третьего лица множественного числа (постановили, слушали).
21. Отметка о наличии приложения.
Если в документе имеются приложения, названные в тексте, то их
название уже не указывается:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
Если это приложение к распорядительному документу:
Приложение 1
к постановлению
администрации области
от 10.02.2003 № 30
19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
22. Подпись. Реквизит включает в себя должность (полную, если
документ оформ лен не на бланке), личную подпись и еѐ расшифровку.
Примеры.
Директор кафе
Подпись
В.В.Волков
Главный бухгалтер
Подпись
А.Н.Игнатьева
Заместитель министра
транспорта РФ
Подпись
С.А.Петров
Председатель комиссии
Члены комиссии:
Заместитель министра
связи РФ
Подпись
К.В.Буреев
Подпись
И.И.Иванова
Подпись
Т.М.Зайцева
Подпись
Н.Н.Артемов
Подпись
О.В.Полехина
23. Гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования полной должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, еѐ расшифровки и даты.
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
управления гостиницы «Орѐл»
от 05.12.2002 № 5
24. Визы согласования документа. Включает в себя подпись и
должность визирующего документ, расшифровку и дату.
Пример.
Замечания прилагаются
Начальник экономического отдела
Подпись
А.В.Никулин
20.06.2001
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Виза проставляется в нижней части оборотной
стороны последнего листа документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны. Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.
25. Оттиск печати.
Пример.
Начальник управления
Печать
Подпись
К.В.Сидоров
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
26. Отметка о заверении копии документа. Ниже реквизита «Подпись» проставляют надпись «Верно», наименование должности лица,
заверившего копию, расшифровку и дату заверения. Копии заверяются печатью.
Пример.
Верно
Инспектор отдела кадров
Подпись А.Б.Смирнова
26.11.2002
27. Отметка об исполнителе. Располагается на лицевой или на
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Содержит сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в
котором будет храниться документ. Отметка об исполнении должна
быть подписана и датирована.
29. Отметка о поступлении документа в организацию. Включает
сокращенное наименование организации-получателя, дату поступления, индекс).
30. Идентификатор электронной копии документа. Представляет
собой колонтитул, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла и дату.
2.4 Требования к документам, изготавливаемым с помощью
печатных устройств
Текст документа на бланках формата А4 печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бланках А5 – через 1. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 интервал.
Остальные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Пример.
СОГЛАСОВАНО
/1,5-2/
Руководитель организации
/1-2/
Л.И.Козлов
21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Между собой реквизиты отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку не ставят.
8 стандартных положений табулятора
0 – для реквизитов «заголовок к тексту», «текст», «отметка о
наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона»,
«отметка об исполнении документа и направлении его в дело»,
наименования должности в реквизитах « гриф согласования» и «подпись», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ,
ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
1 (8 печатных знаков) –для начальных абзацев;
2 (16 печатных знаков) – для таблиц и трафаретных текстов;
3 (24 печатных знака) – для таблиц и трафаретных текстов;
4 (32 печатных знака) – для реквизита «адресат»;
5 (40 печатных знаков) – «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»;
6 (48 печатных знаков) – для расшифровки подписи в реквизите
«подпись»;
7 (56 печатных знаков) - для таблиц и трафаретных текстов, кодов
по ОКПО и ОКУД.
Слова «Примечания» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через 1 межстрочный
интервал.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их
располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го
и 5-го положений табулятора.
Контрольные вопросы
1.
2.
3.
4.
С какой целью проводится унификация документов?
Какие бывают документы по месту составления?
Какие бывают документы по срокам исполнения?
Назовите классификацию документов по видам оформления.
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Сколько определено реквизитов документов?
6. В каком документе не указывается наименование вида документа?
7. Дата чего указывается в протоколе?
8. На листе какого формата допускается не давать заголовок к
тексту?
9. В каком месте документа указывается адресат?
3. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
3.1 Деловое письмо в условиях унификации
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо
ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между
предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и
язык законов.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка:
его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию
и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех
странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет
свою социальную базу — коллективный характер производственных
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось,
компьютеризация.
3.2 Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в
определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с
воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы»
письма и основного текста и содержит, помимо основного текста, информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона,
факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки и др. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической
эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания.
Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать
верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует
их верхнюю часть делать более насыщенной, нижнюю — более
«устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы размеров полей документов, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их
расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия»
документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его
текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом
или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных
документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою
очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что
позволяет:
- организовать централизованное изготовление бланков для писем;
- уменьшить стоимость машинописных работ;
- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
- облегчить визуальный поиск необходимой информации;
- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором.
Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) государственный герб РФ;
2) код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской
переписки);
3) наименование организации (полное или сокращенное);
4) справочные данные об организации;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
(при письмах-ответах);
8) адресат;
9) заголовок: к тексту;
10) текст;
11) подпись;
12) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно
включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы име-
25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.
Наименование организации — адресанта документа, дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются
тремя способами:
1) по первым буквам слов, входящих в наименования, например
МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно
и буквы в них не разделяются точками;
2) по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
3) смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных
слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй —
строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже
слитно.
К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса; во-вторых, номера телефона, факса, счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке
на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября
2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например,
дату 12 января 2000 года записывают следующим образом:
12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся
точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится
(например, 20.02.2000).
Регистрационный номер исходящего документа — номер письма
и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей.
Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполни26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
телей, а последней частью будет порядковый номер исходящего
письма, например № 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается
ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для
писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого
реквизита: На № ... от …
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте
письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На
№ 4520/144 от 17.05.2000».
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы
или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в
именительном падеже.
Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях
ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое
будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия — в дательном.
Например:
Кемеровское ОАО «Гранит»
Главному специалисту А.Н. Смирнову
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования
должности адресата.
Например:
Ректору
Новосибирской государственной академии
экономики и управления
проф. Ю.В. Гусеву
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.
Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо
адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой
организации корреспонденции или в справочнике.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в
этих случаях целесообразно использовать конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается
должность, затем инициалы и фамилия, затем адрес организации.
Например:
Директору ЗАО «Отдых»
Г.Н. Некрасову
103030, г. Москва, Скатертный пер., 22
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывают почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя.
Например:
630102, г. Новосибирск-102,
ул. Кирова, 76, кв.'12
П.И. Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание
(ученую степень), его следует указывать перед фамилией.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется
тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как
субъект гражданских правоотношений. В переписке между организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый
в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе.
Заголовок помещается перед текстом письма. содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»).
Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и
начинается сразу от левого поля листа.
Например: О поставке угля по контракту № 33-02/567
Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же
строк больше двух, употребляется абзац.
28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше чем кто-либо другой знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать
заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится
данное письмо, и куда его следует направить.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в
юридической практике.
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от
поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием
количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на
отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.
Например.
Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма,
может быть сделано в таком виде:
Приложение: на… л. в …экз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.
Например: Приложение: Информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь
все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным
документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу
от поля. В состав подписи входят наименование должности лица,
подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название
учреждения в подписи не указывается.
29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Например.
Директор школы
Подпись Н.К. Сидоров
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких
письмах всегда ставится подпись главного бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой последовательно в соответствие занимаемой должности:
При подписании письма несколькими лицами, занимающим одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, которое исполняет
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо («и.о.»,
«зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию
исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
3.3 Некоторые виды писем
Письма-просьбы. Письмо-просьба может излагаться от первого
лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в
этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного
числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.
В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:
«Просим:
- Вас проверить качество изготовления станков;
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
- выслать в наш адрес более подробную информацию по этому
вопросу» «включить в план изобретений».
«Прошу:
- принять меры;
- сообщить данные о сроках поставки;
- направить нам договор;
- подтвердить по телефаксу получение документов».
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;
2) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);
3) констатация отказа.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»,
«Считаем нужным сообщить Вам...», «Предлагаемые Вами сроки проведения...», «Ваше предложение не получило поддержки».
Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является
надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
«Высылаем наложенным платежом...»; «Возвращаем проект... на...
стр. со следующими замечаниями...»; «Представляю на утверждение
проект плана...»; «Направляем протоколы испытания... Испытание
показало следующие результаты...»; «В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) отправляем (высылаем, посылаем)...»
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма
является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:
«Направляем подписанный с нашей стороны договор «О …»
№... от… Справка о финансировании будет выслана.... Данное письмо
следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение: договор «О...» №... на 3 л. в 3 экз.»
Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять
тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или лич31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание,
как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о
выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании
являются формы глагола «напоминать».
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях,
когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:
«Напоминаем, что:
- по проекту совместного строительства Вы должны...;
- в соответствии с... Вы должны...»;
«Напоминаем Вам, что:
- Ваша задолженность по оплате... составляет...;
- срок представления условий договора истекает...»
«Несмотря на неоднократные напоминания:
- Ваша фирма до сих пор не представила...;
- мы до сих пор не получили...».
Информационные письма. Цель такого письма заключается в
своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного
письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако
в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо
может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель
предприятия, организации.
Объем информационного письма может варьировать от размера
обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения,
занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться
конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.
32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять
собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть
ответ той или иной организации на ее запрос.
Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы,
перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), либо о том, что ранее
составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие,
телефонный разговор. В письмах-подтверждениях часто встречаются,
например, такие словосочетания:
«Подтверждаем:
- получение документов на...;
- Ваши условия поставки оборудования...;
- получение Вашего письма от...;
- получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...».
«ООО "Комфорт" подтверждает...:
- свой запрос о строительстве отеля...;
- условия поставки обеденных столов...».
Контрольные вопросы
1. С какой целью составляются деловые письма?
2. Что такое бланк официального письма?
3. Для чего устанавливается стандарт на формуляр-образец?
4. Каким способом сокращаются наименования организаций?
5. Что означает реквизит «справочные данные об организации»?
6. В каком случае подписи в письме располагают на одном
уровне?
7. Каким должен быть заголовок к тексту письма?
8. Какие виды писем вы знаете?
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Согласно действующему законодательству, органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления,
приказы, указания, инструкции.
На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.
4.1 Организационная документация
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определѐнной
сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной
власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий
утверждаются районными (городскими) администрациями, частных
— соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются
в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование министерства, наименование организации;
- вид документа;
- регистрационный номер;
- дата;
- место издания;
- гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем
оно зарегистрировано).
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы,
как: общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль,
проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от
формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа
и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются,
например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После
текста ставится подпись руководителя.
Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок
образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие
положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить
положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых
и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в
учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о
проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включать такие разделы, как общая преамбула, основные функции, права, порядок образования и организации работы и
другие в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты:
- наименование министерства, ведомства;
- наименование организации, структурного подразделения;
- дата;
- регистрационный номер;
- наименование вида документа;
- место издания, гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- отметка о согласовании.
35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях
установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения
законодательных актов и распорядительных документов (например,
приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов,
объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...»).
Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет
право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.
Текст инструкции излагается от третьего лица.
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается
специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она
является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции,
перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного
документа не указан срок введения инструкции, таковым считается
день подписания и регистрации документа.
Так, например, в распоряжении главы администрации Новосибирской области от 01.03.1993 № 90-р «Об утверждении Инструкции по
делопроизводству» присутствует такой текст:
«В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.
36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Общему отделу администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить
методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате
администрации и установить контроль за соблюдением требований
Инструкции».
4.2 Распорядительная документация
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания;
кооперативные организации — решения;
общественные организации — постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда
необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания
издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения
постановлений, решений и приказов.
Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным
советом и т.д.
Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий
обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами
и делятся на две группы:
1) распоряжения общего, длительного действия,
2) распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного
случая.
Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов, районов, администрации
предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам
информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств,
ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ
издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед
данным органом.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемоым в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ
обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В
отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:
1) изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
2) обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);
3) согласование документа и его подписание.
Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по
делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в
коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении,
38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
«предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе. Слова
«постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю»
печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть
документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной
строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях
или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет»,
«решает» указывают его название, например, коллегия РЕШАЕТ,
правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ. Затем с новой строки с абзаца следует текст. К формулировкам этой части документа предъявляются
особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных
толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа
«поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры»,
«активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом
поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное
должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и
срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.
Можно указывать и обобщенно, например «директорам заводов»,
«руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему
предполагаемых работ.
Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается
для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или
подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в
соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется.
39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи
отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об
утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»).
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к
его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят:
- герб РФ;
- наименование ведомства, учреждения;
- название вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подпись (подписи);
- отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре
проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется.
При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых
данных, фамилий, имен, отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются
на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем
или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две
подписи: председателя и секретаря (управляющею делами) коллеги40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу
с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В
ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления
указываются в самом документе.
Контрольные вопросы
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Что такое устав предприятия?
Какие реквизиты входят в состав устава?
Для чего предназначены положения? Назовите их виды.
Что такое инструкция?
Кем издаются постановления и распоряжения?
Что такое указание?
Как составляется текст распорядительного документа?
Каков срок исполнения приказа, решения, постановления?
Назовите реквизиты распорядительных документов.
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
5.1 Организационно-технические мероприятия по подготовке
и проведению совещаний
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения
на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в
протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов
начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро
и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество
вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании.
Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В этом
случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на
каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание
тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих
вопросов.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.
Материалы к заседанию представляют, как правило, за три-пять
дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляют членам коллегиального органа.
Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым
ускоряет решение вопросов на самом заседании.
42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на
которых планируется участие работников учреждений, организаций
из других краев, областей, международных организаций, рекомендуется предусмотреть следующие моменты:
1) выработка повестки дня и определение круга предполагаемых
участников;
2) ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
3) выработка регламента совещания;
4) подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: доклада, информационного сообщения организатора совещания и предполагаемых участников, справочно-информационных
материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, проекта
решения;
5) организационное обеспечение проведения совещания: регистрация и размещение участников, транспортное обеспечение, питание, культурно-массовые мероприятия, информирование участников
по интересующим их вопросам, снабжение канцтоварами, организационные работы секретариата совещания;
6) техническое обеспечение проведения совещания (оснащение
помещения техническими средствами);
7) документирование работы совещания (оформление документальных материалов):
- составление протокола (стенограмма итоговых материалов);
- размножение итоговых материалов;
- обеспечение этими материалами участников совещания.
8) анкетирование участников совещания: о работе совещания,
об уровне организации и проведения совещания.
Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или
сокращенно), должности, ученые звания.
43
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Уточняется список лиц, приглашаемых на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения
входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания,
повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.
Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов. Общая продолжительность совещания не должна превышать
трех-четырех часов в день.
Регламент может быть приблизительно таким:
- вступительное слово (оговариваются временные ограничения по
ходу совещания и ориентировочное время его окончания) – не более
10 мин.;
- основной доклад – до 30 мин.;
- вопросы докладчику – не более 2 мин. каждый;
- содоклад, сообщение – не более 10 мин.;
- вопросы содокладчику – не более 1 мин. на каждый;
- выступления 5 – 7 мин.;
- ответ докладчика – не более 5 мин.;
- ответы содокладчиков – не более 3 мин. на каждый;
- справка по ходу совещания – не более 3 мин.;
- чтение проекта решения – не более 5 мин.;
- предложения по проекту решения – не более 3 мин.;
- подведение итогов совещания – не более 10 мин.
Если в совещании участвуют до 50 человек, перерыв делают через
каждые 50 мин., его продолжительность – не более 10 мин. При
большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на
15 мин.
5.2 Структура доклада и отчета (на совещании, заседании
и т.д.)
Структура и цель. Составление служебных документов может
преследовать две цели: первая – информирование, вторая – информирование и убеждение. Когда назначение документа – информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того,
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть
- хронологическая последовательность событий;
- географическая последовательность (разобраться с районом А,
прежде чем переходить к району В);
- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).
Если цель документа – убеждение, важно выбрать такой порядок,
который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается
при посредстве логики и рассуждений.
Можно принять следующие логические построения: постановка
проблемы — анализ проблемы — возможные решения - рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то,
то...)— очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод—
рекомендуемые действия или план действий— необходимость действий — возможные проблемы — ожидаемые выгоды— выводы—
рекомендации.
Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то
они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:
для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);
для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение
путей решения проблем; рекомендации.
Структура и образец. Наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы
представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:
вступление — указание на сущность содержания документа, хотя
бы в одном предложении;
определение цели, т.е. отражение того самого существенного в
документе, что объясняет его назначение;
основная часть — изложение основных фактов;
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;
рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий
план действий;
резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный
или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).
Вступление и определение цели. Назначение вступления —
представить документ наиболее понятно и доступно.
Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В
ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом
для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того,
как лучше сгруппировать материал, даны выше.
Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выводы,
которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в
виде простого списка четких положений.
Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно
действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных
выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:
1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными
в Приложении 2 доклада.
2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и
обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до
конца года.
Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании
сложных докладов и сводит воедино основные положения документа,
включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать
достаточно ясное представление об основном содержании документа.
По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в
начале.
Правила написания служебных документов.
Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, — это ясность, краткость, точность.
Ясности можно достичь различными путями. Необходимая основа
для этого — четкая структура, даже в таком простом документе, как
письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение
деталей из основной части в приложение.
46
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Заголовки. Заголовок — неотъемлемая часть документа. Многие
заголовки — стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы», «Рекомендации».
Основная часть документа (между введением и вВыводами) не
имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки так,
чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела. В
соответствии с требованиями образца текст заголовка должен передавать законченную мысль. Например, в заголовке неправильно писать:
«Эта тема важна, так как...».
Существуют оптимальные заголовки, которые используются в
очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них
появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки
на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок
«Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал
вам в подготовке материалов.
Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и
номера страниц. Иногда для содержания требуется отдельная страница.
Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть пронумерованы и они.
Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных
фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны
быть объяснены или в списке сокращений, помещаемом в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Некоторые
сокращения и жаргонные выражения, конечно, могут быть понятны
всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию тре47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
буется повышенное внимание. Правило гласит: если есть сомнение в
слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.
Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности
документаили препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждое предложение
должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения
должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение —
решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о
том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.
Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два
или три первых слова сейчас же дают понять, о чем предложение. Для
усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении
(особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом
конце.
Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда
применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают
внимание от основной мысли.
Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, простых выражений и простых, коротких предложений.
Длинные, бессвязные распространенные предложения совершенно
неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было
не более 20 слов.
Что касается точности, то не надо представлять факту свое мнение или свое отношение. Представляя свое мнение необходимо стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов,
приведенных в документе, или подтверждалось ссылкой на внешний
источник, авторитет которого вне сомнения.
Черновик и работа над ним. Первая стадия написания доклада
или отчета — это всегда подбор материала. Пишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее
пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна
четко регламентироваться по времени. Вторая стадия — написание
первого черновика. Изложите альтернативные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черно48
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вик, вы увидите, что нужно оставить, а что — выбросить. Если есть
время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия — написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем отложите текст доклада на несколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных
фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко,
плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, текст
— без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок.
Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию.
Разговор на языке цифр. Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для
подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры
никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши
предложения.
Отбросьте факты, без которых можно обойтись.
Однако управление — наука прагматическая, и нельзя, чтобы
«лучшее» стало врагом «хорошего». О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной
изящности, а по результативности его воздействия на практическую
деятельность.
5.3 Требования к составлению и оформлению протоколов
Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях,
когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.
От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:
- наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения);
- вид документа (протокол);
49
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
- дата заседания;
- номер;
- место заседания;
- гриф утверждения (в случае, когда протоколятся вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, подлежащего утверждению);
- заголовок;
- текст;
- подписи.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях
протоколы делятся на полные и краткие.
В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере
замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при
наличии стенограмм, или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные
совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи
всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.
В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В
пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и
оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об
этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В
учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся
в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.
Контрольные вопросы
1. Какие бывают положения?
2. В каком порядке располагают вопросы в повестке дня совещания?
50
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. За какое время до заседания руководителю представляют материалы к нему?
4. Что входит в состав приглашения на совещание?
5. Какова оптимальная продолжительность совещания?
6. В каком месте документа следует помещать резюме?
7. Какие заголовки используются в документах?
8. Где располагают список сокращений?
9. Что такое резюме?
10. Для чего составляется протокол?
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОСПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
К информационно-справочным документам относятся справки,
докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма,
телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от
последних, не являются обязательными к исполнению.
Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к
сведению.
6.1 Справки
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение
тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые
заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того
или иного юридического факта.
Более многочисленную группу составляют справки второго вида.
Они выдаются ежедневно. Это справки о подтверждении места учебы
и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
Например.
Новомосковское производственное
Отдел соцобеспечения
объединение «Азот»
СПРАВКА
10.08.2002 №113
г. Орѐл
Тов. Васильева Оксана Валерьевна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.
Оклад - 2600 рублей в месяц
Начальник отдела кадров
Подпись
52
А.В.Иванов
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6.2 Докладные и объяснительные записки
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе самого работника,
так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя
принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на
две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются
имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записями информируют
руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок,
начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок,
оформление этого вида документа зависит от адресата.
Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом
листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты
бланка: наименование структурного подразделения, вид документа
(докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Пример оформления внутренней докладной записки:
Общий отдел
Генеральному директору объединения
Н.К.Иванову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.05.2003 № _36
г. Тула
О замене пишущих машинок
Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время
оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадѐжные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок
и одного компьютера с принтером.
Зав. машбюро
Подпись
Г.Н.Сергеева
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его
руководителем.
53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта,
поступка. Соответственно, объяснительные записки можно разделить
на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных
положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу
каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.
Пример оформления объяснительных записок:
Объяснительная записка
Директору центра «Кадры»
Н.И.Иванову
10.04.2007 №34
О срыве занятий в группе секретарей-референтов
09 апреля 2002 г. на занятия по делопроизводству пришло только
трое слушателей из состава группы 22 человека.
В результате этого занятия пришлось отменить.
Преподаватель
Подпись
Н.И.Царѐва
6.3 Акты
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты
составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных
случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и
большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений,
предприятий, организаций); приѐма-передачи (при смене руководства,
54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приѐма
объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой
схеме.
6.4 Телеграммы
Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной
связи. От своевременности передачи и получения информации во
многом зависят своевременность и правильность принятия решения.
Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа,
а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать
информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия
получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес:
Например:
КЕМЕРОВО
КОЛОС
ПЕТРОВУ;
КРАСНОЯРСК КОБРА
МАХИНУ;
ТОМСК
ГРАНИТ ПАХОМОВУ
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес
указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной
стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в
телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с
абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без
переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять
из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.
55
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать
выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма
особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов,
знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются
порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если
знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк,
запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер),
— (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный
знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими
цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки
не ставятся.
Пример телеграммы:
ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк
ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ
630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5. тел. 24-02-83.
Р/счет_______
Директор Н.И. Петров
печать
подпись
Исх. №____________
Дата ____________
Пример шифрованной телеграммы:
КЕМЕРОВО АГАТ
ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ
ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ
ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ
630070, г. Новосибирск-79, ул. Горького, 24. Каскад. Тел. 24 02 50
Р/счет __________
Директор К.П.Сомов печать подпись
Исх. № ___________ ,
Дата _______
Контрольные вопросы
1. Какие документы относятся к информационно-справочным материалам?
2. Для чего предназначена докладная записка?
56
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Каких видов бывают объяснительные записки?
4. Кем могут составляться акты?
5. С какой целью составляются акты?
6. Как оформляются телеграммы?
7. Какие знаки в телеграмме всегда пишутся словами?
57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
7. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
7.1 Документирование процессов движения кадров
а) правила приема на работу
Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор
(контракт).
Заявление, как правило, пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов.
Рекомендуемый формат заявления - А4.
Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.
Реквизиты заявления: адресат; автор; наименование вида документа; текст; отметка о наличии приложения; подпись; дата.
В реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда — номер телефона, паспортные данные).
После резолюции руководителя заявление подшивается в личное
дело работника.
Трудовой контракт - этот договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующий эти отношения.
Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из
которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника.
Реквизиты трудового контракта: наименование вида документа;
дата; регистрационный номер документа; место составления; текст;
подписи; печать.
Текст договора должен подробно указывать условия работы,
оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).
Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и
работником, хранится в личном деле работника.
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых
случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими
заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография.
На основании заявления о приеме на работу издается приказ по
личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны
должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие
приказа считается с момента его подписания. После издания приказа
оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.
В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров — личное дело работника.
б) правила перевода работника на другую должность
Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность
может быть произведен на основании актов, докладных записок,
справок, других документов).
При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться средняя зарплата.
Разработана унифицированная форма представления о переводе,
которая включает в себя следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату;
- регистрационный номер;
- место составления;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации,
а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.
В тексте приказа по личному составу при переводе работника на
новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты
труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.
После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку
(форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом.
в) правила увольнения работника
Увольнение работника организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (по статьям КзоТ: нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.).
Основанием для издания приказа по личному составу являются
заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные
записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении
обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование.
При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация. После издания приказа об
увольнении работника производится запись в его личной карточке
(форма Т-2) и в трудовой книжке.
Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении отделом кадров
издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении, другие
приказы.
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
7.2 Составление и оформление приказов по личному составу
Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному
составу:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному
составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1,
в течение календарного года.
Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Иванова А.Ф.», в сводных —
«по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не
перечисляется.
Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ,
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и
инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя,
отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ.
Например, текст приказа об увольнении должен выглядеть следующим образом:
УВОЛИТЬ:
Иванова И.И, старшего мастера, 20.02.98 по собственному желанию ст. 31 КЗоТ.
Основание: заявление Иванова И. И.
Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший
основанием на издание распорядительного документа.
Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или замещающее его должностное лицо.
61
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем
лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых конфликтов.
Регистрируют приказы по личному составу в специальных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:
- дата приказа;
- регистрационный номер приказа;
- содержание приказа;
- кем подписан приказ.
При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например,
приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу — 75 лет, поэтому приказы по личному составу группируются в
дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
7.3 Оформление и ведение трудовых книжек
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не
разрешается.
На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая
книжка не позднее недельного срока от начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на
основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности).
На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:
- фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);
- дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, месяц и год. Например:
21 февраля 1965 г.);
- сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения
и т.п.
62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой
книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной
информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.
На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения
о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:
графа № 1 — номер записи;
графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по
личному составу);
графа № 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую
работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью,
пункт закона);
графа № 4 — на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).
При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие
(ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структурного подразделения,
наименование должности (профессию, разряд). Например, «Принята
на должность преподавателя профиля «Бухгалтерский учет».
В дальнейшем, любые изменения (например, повышение разряда,
изменение названия должности и др.) должны быть внесены в трудовую книжку работника.
При переводе работника на другую работу в трудовой книжке
делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие
(ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наименование структурного подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность зам. директора»
При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке,
необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью,
пункт закона. Например, «Уволена по собственному желанию, ст. 31
КЗоТ РФ». При увольнении по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в
высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает
предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в
высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ РФ».
63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о
награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего
раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник
организации и вид поощрения. Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях
и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания
приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а при
увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.
С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую
книжку, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки
под расписку в личной карточке (форма Т-2), в которой должна быть
повторена точная запись из трудовой книжки.
Любая запись в трудовую книжку производится аккуратно, без
помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и
печатью.
В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях",
"Сведения о поощрениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты
внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого
неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об
увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе
или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на
прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запись за № таким-то недействительна, уволен..." и
указывается новая формулировка.
В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника, выдается дубликат трудовой книжки без
внесения в нее записи, признанной недействительной.
Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие
стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие,
в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись:
"Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и она возвращается владельцу для
представления ее впоследствии в органы социального обеспечения
для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан
дубликат. Дубликат выдается также при утере трудовой книжки.
Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут
быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки со ссылкой
на номер и дату этих документов. Одной чертой зачеркивается,
например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы
записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного
им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров. В таком
же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об
образовании, профессии, специальности.
Работник, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не
позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику
другую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки заполняется
по общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о
награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата
вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по
месту последней работы на основании ранее изданных приказов.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 преж65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
де всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается
общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком
предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в
следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в
графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий
или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую
был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об
этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе
имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат
полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на
основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.
В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают
вкладыш, на первой странице книжки делается надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ___». Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе.
При необходимости работник может получить трудовую книжку на
короткий срок под расписку.
При увольнении из организации администрация обязана в тот же
день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день
66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и
вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
Последняя запись организации заверяется подписью руководителя
или установленного должностного лица и печатью.
7.4 Оформление и ведение личных карточек
Личная карточка (форма Т-2) заводится после подписания приказа
по личному составу на работника, принятого на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в
одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию. Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:
1.Общие сведения.
2. Сведения о воинском учете.
3. Назначения и перемещения.
4. Отпуска.
5. Дополнительные сведения.
6. Дата и причина увольнения.
Все сведения заносятся в личную карточку без сокращений. В
графе «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения, образование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные
данные, домашний адрес и телефон.
Заполняя графу «семейное положение» используют следующие
формулировки: «женат», «замужем», «вдовец», «вдова», «холост» «не
замужем», после чего указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи. Записывая в личную карточку сведения об
образовании, указывают «высшее», «незаконченное высшее», «среднее», «среднее специальное», «неполное среднее», «начальное». При
этом пункт «В» заполняется в карточках молодых рабочих и служащих.
Специальность и квалификацию указывают на основании диплома
или свидетельства, профессия рабочего должна соответствовать ее
названию в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и
профессий, должность служащих — штатному расписанию.
67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организаций. Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4)
раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.
При заполнении пункта 12 раздела 1 организации необходимо
именовать так, как они назывались в свое время, военную службу
записывать с указанием должности.
Заканчивается эта графа личной подписью работника и датой.
Данные о военнообязанных и призывниках заносят во второй раздел личной карточки. Третий раздел карточки «Назначения и перемещения» содержит записи о назначениях, перемещениях по службе и
увольнении. При этом каждая запись визируется работником. В четвертом разделе фиксируются отпуска (все виды) с указанием их дат и
ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.
В разделе личной карточки "Дополнительные сведения" для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных,
экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в
образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких
работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений. В том же разделе следует записывать и
другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета. При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и причинах увольнения.
Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны
храниться в сейфах.
Контрольные вопросы
1.
2.
3.
4.
Какие документы относятся к документам по личному составу?
Что указывают в приказе о приѐме на работу?
Какой документ является основным по учѐту личного состава?
Где хранятся документы по личному составу?
68
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
5. Назовите реквизиты приказа по личному составу.
6. Кем подписывается приказ по личному составу?
7. Что такое трудовая книжка?
8. С какой целью заводится личная карточка?
9. На основании каких документов в карточку по личному составу
заносятся данные?
69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
8. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ
ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
8.1 Основные виды обращений
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения
в государственные органы и к должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять
по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный законодательством срок.
Существуют три основных вида обращений: предложение, заявление, жалоба.
Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или
иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути
и способы решения поставленных задач.
Заявление — вид обращения, направленный на реализацию
предоставленных законом прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не
предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении прав
и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении прав и просьба об их
восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых, либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законов действий, произошло, по мнению заявителя,
нарушение его прав.
70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в
чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о
назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на
грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может
быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные
действия работника финансового органа и т.д.
Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового
положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и
в организациях и законов краев, областей.
Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении
данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным
лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются.
Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых
не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже
чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив
об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов
обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту
работы, так и по месту жительства граждан. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о
решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право
обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу,
которому подчинены государственный или общественный орган либо
должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее
чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться,
если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.
Согласно упомянутому Типовому положению, устанавливается
следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.
Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист.
Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он
состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового
номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.2000.
Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении
присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и
жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и
тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек
срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Предложения, заявления и жалобы граждан,
поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в
один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через
дробь, например, К-187/l, К-187/2, К-187/3.
Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением
предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах
возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по
предложениям, заявлениям и жалобам решений.
Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты
их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению
72
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное
рассмотрение писем граждан.
8.2 Порядок ответов на обращения граждан
Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в
устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения,
заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие
ответы в соответствии с действующим законодательством.
Руководители государственных органов должны систематически
анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения
готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по
предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в
виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.
Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после
их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в
учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или
алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со
всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу,
куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие
материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в
учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за
ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам
граждан.
Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и
жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комис73
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
сии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении
срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
При автоматизированной обработке предложений, замечаний и
жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.
Контрольные вопросы
1. Какие бывают виды документов по обращениям граждан?
2. Что такое предложение?
3. С какой целью составляется жалоба?
4. На основание чего ведѐтся работа по обращениям граждан?
5. Когда проводится личный приѐм граждан должностными лицами в учреждениях государственных и общественных органов?
6. В течение какого срока разрешаются обращения?
7. Где и как регистрируются обращения граждан?
8. Какие документы считаются повторными?
9. Каков порядок ответа на обращения граждан?
10. Каков срок хранения документов по обращениям граждан?
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
9.1 Регистрация и учет документов
Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело
образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов,
которые разрабатываются службой документационного обеспечения и
утверждаются руководством организации. При функционировании
системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки
документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств
вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются,
а передаются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в
структурные подразделения или должностным лицам. Предложения,
заявления и жалобы граждан передаются в разделения по рассмотрению писем граждан.
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Документы, адресованные руководству организации или не дающие указания конкретного должностного лица либо структурного
подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные
из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и
требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения
направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в
нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются
лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему
документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием
до рассмотрения документа руководством организации.
Порядок обработки отправляемых документов. Документы,
отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью
средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются,
оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи.
Обработка и отправка документов осуществляются централизованно
экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются
с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на вычислительный центр для обработки, а также получение
документов (машинограмм) осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное
обеспечение.
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Учет количества документов. Учет должен производиться в
комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с
документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет
документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и
жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу
учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и
машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро
проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества
машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам
и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета
документов обобщаются службой документационного обеспечения и
представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или
журнале). При учете бланков необходимы следующие реквизиты:
- при поступлении — наименование вида гербового бланка, дата
поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации — поставщика гербовых бланков;
- при выдаче — наименование вида гербового бланка, количество
экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков, расписка в получении,
примечания (отметка об уничтожении и т.д.).
Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков
возлагается на службу документационного обеспечения управления.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки
при условии заверения каждой копии печатью организации.
Информационно-поисковая система (ИПС) служит для работы с
документами организации. В организациях создаются ИПС ручного
типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регист77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
рацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных
носителях) и оперативное хранение документов.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка
классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора наименований видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в положениях, заявлениях и жалобах граждан, и других.
9.2 Организация контроля за исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и
обобщение результатов контроля исполнения. При формировании дел
необходимо соблюдать следующие общие правила:
1. Помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.
2. Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению
одного вопроса.
3. Помещать приложения вместе с основными документами.
4. Группировать в дела документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел.
5. Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
6. Помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
7. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
8. Дело не должно превышать 250 листов.
9.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в це78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
лях обоснованного распределения документов и формирования дел,
обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел:
типовую, примерную и номенклатуру дел организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является
нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав
дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный
характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ,
утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и
примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая или примерная номенклатура дел. Затем они подлежат
согласованию с организациями государственной архивной службы.
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертнопроверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или
ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы организации, в том числе называются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое
дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела
состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
структурных подразделений) и порядкового.номера дела в пределах
подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс
проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным
нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый
экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется
в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел
составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений
функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.
Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и
вводится в действие с 1 января следующего года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании
года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных
подразделений.
Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком.
Контрольные вопросы
1. С какой целью проводится предварительное рассмотрение документов?
2. Как проходит порядок обработки поступающих документов?
3. Как осуществляется учет количества документов?
4. На кого возлагается контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков?
5. Какие документы подлежат контролю?
6. Что такое номенклатура дел?
7. Назовите виды номенклатуры.
8. Как часто составляется и согласовывается номенклатура дел?
80
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
10. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ
ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
10.1 Язык и стиль служебных документов
Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или
иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный,
художественно-литературный, разговорно-обиходный, официальноделовой.
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может
быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официальноделового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной, — сложился под влиянием
необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью,
конкретностью, не допускать двусмысленности.
Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых
отношений преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связаны со сферой внеиндивидуального
общения. Хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую
деятельность, но в языке и стиле документа индивидуально-личный
аспект не находит отражения.
Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща
стилистическая строгость, объективность изложения. В официальноделовом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых
81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность
манеры изложения является характерным признаком языка документов.
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в
стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим
характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы заключенная в них информация либо была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено.
В официально-деловом стиле пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и
по возможности краткими, что и достигается с помощью соответствующих языковых средств.
Характерной особенностью официально-делового стиля является
использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок
в служебных документах не следует допускать совмещения деловой
информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).
10.2 Особенности официально-делового стиля
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают:
- краткость и компактность изложения официального материала;
- точность и определенность формулировок, однозначность терминов;
- последовательность использования технических приемов.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только
в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного
словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для
деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Невнимание к лексическому значению отдельных слов приводит к ошибкам типа:
«необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание животных,
но не животноводства, являющегося отраслью;
82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
«удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты,
но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).
Не допускается использование неологизмов, даже образованных
по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например
«секретарша», «лаборантка».
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».
Представить:
1. Предъявить, сообщить («представить список сотрудников»,
«представить доказательства»).
2. Познакомить с кем-либо — «представить коллективу нового
работника»).
3. Ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к
очередному званию», «представить к ордену»).
4. Составить, обнаружить («представлять (собой) значительную
ценность»).
5. Мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»).
6. Изобразить, показать («представить в смешном виде»).
Предоставить:
1. Отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить
квартиру», «предоставить транспортные средства»).
2. Дать право, возможность сделать, осуществить что-либо
(«предоставить отпуск», «предоставить слово»).
3. Разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто
иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит
информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа:
«польза от использования», «следует учитывать следующие факты»,
«данное явление полностью проявляется в условиях»...
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической
окраской.
Стандартные обороты речи типа «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с
тяжелым положением, сложившимся...» постоянно воспроизводятся в
83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей
роли сближаются с фразеологизмами. В текстах документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять
во внимание», «довести до сведения». Но если из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма нарушаются нормы, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить»)
в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления,
но не называющими результат поступка: «допустить грубость». Неправильны сочетания типа «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
Контрольные вопросы
1. Что такое стиль документа?
2. Какой стиль характерен для деловой документации?
3. Назовите требования к официально-деловому стилю служебных
документов.
4. Что затрудняет восприятие текста?
5. Какие ошибки в лексике официально-делового стиля наиболее
часто встречаются?
\
84
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
11. ПРИНЦИПЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых
странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если
компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два
класса. К первому относятся системы управления электронными
архивами.
Их основные функции: регистрация новых документов, хранение,
поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с
ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным
документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного
лица к другому с возможностью контроля за их перемещением и фиксации всех изменений и сопровождающих резолюций.
Централизованное хранилище данных позволяет решить целый
ряд проблем, предоставляя:
 возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
 организацию сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
 высокую надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
 экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
 возможность централизованного развития вычислительных
средств.
85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
11.1 Технология электронного документооборота
Организация работы с документами – ключевая часть технологии
управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия
до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно,
эффективное управление требует системы работы с документами. Чем
шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную
и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования
– оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Отсутствие действенной технологии документооборота приводит,
в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент
времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного
вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых официальных документов, но не технологию их подготовки:
работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до
систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном
документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая
предметная область.
К объектам системы управления документооборотом относятся
структуры данных, над которыми производятся операции: картотеки,
регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся
реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.
Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или
нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы докумен86
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
та и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.
При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения / резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого
документа или для его разделов. Папки документов предназначены
для группирования регистрационных карточек документов по какомулибо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.
Информационная модель предусматривает также возможность
взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной
почты.
11.2 Использование электронной почты
В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это
происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на
Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым
может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование
электронной почты же более подходит для направления документов к
исполнителям.
Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является
система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может
обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу
сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи
должны иметь возможность не только работать с электронной почтой
в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.
87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Итак, электронная почта выполняет следующие функции:
• обмен сообщениями между пользователями;
• обмен документами между пользователями;
• обмен данными между приложениями;
• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.
11.3 Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс
Любой руководитель нуждается в помощнике - секретаре, который отвечает не только за делопроизводство, но и берет на себя организацию информационного обслуживания, используя в своей профессиональной деятельности современную компьютерную технологию.
На помощь секретарю для решения этого вопроса приходит справочно-правовая система Консультант Плюс, содержащая в подсистеме
Деловые Бумаги электронные библиотечные образцы и шаблоны типовых документов.
Основные функциональные возможности системы Консультант
Плюс, необходимые в работе секретаря:
- наличие многих типовых форм, используемых в повседневной
деятельности предприятия;
- наличие документов, из которых пользователь при составлении
своих собственных документов, может выбрать стандартные фразы,
абзацы, пункты;
- возможность сравнить вариант документа секретаря с аналогичным документом в системе и использовать его формулировки, которые сделают разрабатываемый документ более корректным и полным.
В систему включены наиболее используемые формы и документы,
проверенные временем и практикой делового оборота, например гарантийные письма. Определить первоисточник таких документов
весьма проблематично. Представленные в системе документы можно
разделить на две категории: официально утвержденные формы документов и неофициальные формы документов.
Документы представлены в виде шаблонов (незаполненных форм)
или в виде образцов (заполненных форм). Если имеются инструкции,
рекомендации по заполнению формы или у документа есть приложения, это указывается в гипертекстовой ссылке.
88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если типовая форма была изменена, то форма изменяется и в системе. При этом указывается дата редакции официального документа.
Другими словами, в системе всегда представлена последняя редакция
формы документа.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинѐнного аппарата, его компетентность, солидарность,
дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми
участками производственного процесса, позволяет сократить время,
требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможность
появления ошибок при подготовке отчѐтной документации.
Внедрение автоматизированной системы обеспечивает удобство в
работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Снижаются и физиологические нагрузки, так
как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на работу, существенно уменьшается. Это положительно повлияет на работоспособность сотрудников. У персонала появляется дополнительное время для анализа ситуации и принятия
управленческих решений.
Контрольные вопросы
1. Назовите классы автоматизированных систем делопроизводства.
2. Каковы их функции?
3. Что относится к объектам системы управления документооборотом?
4. Как происходит регистрация в системе электронного документооборота?
5. Назовите функции электронной почты.
6. Что такое справочно-поисковая система?
7. Для чего она предназначена?
89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ СУБЪЕКТОВ
12.1 Информационное обеспечение предприятия
В современных условиях важной областью стало информационное
обеспечение, которое заключается в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия
на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
В деятельности государственных структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования
данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих предприятий внутренняя система информационного обеспечения решает
задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Здесь информационное обеспечение играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих
решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение
издержек производства и повышение его эффективности.
Важную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках. Это непрерывно пополняемый общий
фонд и потенциал знаний, практическое и своевременное использование которого обеспечивает предприятию высокий уровень работ. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
- по объекту и качеству - краткость и четкость формулировок,
своевременность поступления;
- по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;
- по точности и достоверности - правильный отбор первичных
сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и
обработки сведений.
12.2 Общие требования и задачи, решаемые системами
документооборота
Общие требования к системе электронного документооборота:
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, а
ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например,
компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют
практически на всех возможных программно-аппаратных платформах,
обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать
взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть
объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра
задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Открытость. Система документооборота не может и не должна
существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
Общий спектр задач электронного документооборота.
Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации
определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл докумета состоит из двух основных стадий.
1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение
документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются
правами доступа конкретного пользователя.
2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать
активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.
Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение.
В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон
стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на
следующие типы:
Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.
Динамические архивы (либо системы управления документами)
- системы, которые работают как с опубликованными документами,
так и с теми, которые находятся в разработке.
Контрольные вопросы
1. Каковы требования к управленческой информации?
2. Каковы требования к системе электронного документооборота?
3. Назовите задачи электронного документооборота.
4. Что такое статистические и динамические архивы?
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ТЕСТ
1. Количество реквизитов документа в настоящее время:
а) 31;
б) 27;
в) 29;
г) 20.
2. Наименование вида документа не указывается в:
а) распоряжении;
б) письме;
в) служебной записке;
г) приказе.
3. В протоколе указывается:
а) дата подписания;
б) дата утверждения;
в) дата заседания;
г) дата события.
4. Допускается не давать заголовок к тексту на листе формата:
а) А5;
б) А4;
в) А3;
г) А2.
5. Текст документа может быть оформлен в виде:
а) анкеты;
б) таблицы;
в) связанного текста;
г) текста и таблицы.
6. Текст документа на бланках формата А4 печатается через:
а) 1 интервал;
б) 1,5 интервала;
в) 2 интервала;
г) 2,5 интервала.
93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
7. Полным набором реквизитов оформляются:
а) служебные письма;
б) постановления;
в) протоколы;
г) акты.
8. Сокращѐнные наименования организаций образуются следующим способом:
а) по первым буквам слов:
б) по начальным слогам слов;
в) смешанным способом;
г) произвольно.
9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
располагается:
а) в тексте документа;
б) ниже регистрационного номера и даты исходящего документа;
в) под заголовком;
г) в правом верхнем углу.
10. Адресат указывается:
а) в верхней правой стороне листа;
б) в верхней левой стороне листа;
в) вверху в центре;
г) в тексте.
11. Заголовок к тексту начинается с предлогов:
а) «О»;
б) «Про»;
в) «По»;
г) «Об».
12. Письма могут быть следующих видов:
а) письма-просьбы;
б) договорные письма;
в) письма-приказы;
г) письма-записки.
94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
13. Органы законодательной и исполнительной власти РФ издают
следующие документы:
а) решения;
б) акты;
в) указания;
г) заявления.
14. Положения бывают:
а) типовые;
б) индивидуальные;
в) смешанного типа;
г) общие.
15. Текст распорядительного документа состоит из следующих частей:
а) констатирующей;
б) распорядительной;
в) выводов;
г) введения.
16. Деятельность коллегиальных органов документируется:
а) приказом;
б) распоряжением;
в) решением;
г) протоколом.
17. Вопросы в повестке дня на совещании располагают:
а) в порядке важности;
б) произвольно;
в) в порядке сложности;
г) по алфавиту.
18. Материалы к заседанию представляются руководителю за:
а) 3-5 дней;
б) 1-2 недели;
в) 2-3 недели;
г) за 1 месяц.
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
19. В состав приглашения на совещание входят:
а) обращение;
б) повестка дня;
в) смета расходов;
г) список участников.
20. Общая продолжительность совещания не превышает:
а) 40 мин;
б) 2 ч;
в) 4 ч;
г) 8 ч.
21. Составление служебных документов преследует цель:
а) информирование;
б) повышение квалификации;
в) убеждение;
г) для повышения эффективности производства.
22. Факты в служебных документах излагаются в следующей последовательности:
а) степени важности;
б) хронологически;
в) географически;
г) произвольно.
23. Резюме рекомендуется помещать:
а) в начале;
б) в конце документа;
в) в середине;
г) и в начале, и в конце документа.
24. В документах используют заголовки:
а) введение;
б) основная часть;
в) сноски;
г) разделы.
96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
25. Список сокращений располагают:
а) в начале;
б) в конце документа;
в) в середине;
г) в любом месте.
26. Слов в предложении должно быть:
а) не менее 5;
б) не более 20;
в) не более 30;
г) не более 10.
27. Протокол подписывается:
а) секретарѐм;
б) председателем;
в) выступавшими;
г) специальным должностным лицом.
28. К информационно-справочным материалам относятся:
а) справки;
б) акты;
в) постановления;
г) письма.
29. Докладная записка предназначена:
а) для информирования о сложившейся ситуации;
б) для подтверждения тех или иных событий;
в) для объяснения причин какого-либо события;
г) для принятия решения.
30. Объяснительные записки бывают следующих видов:
а) поясняющие содержание отдельных положений основного документа;
б) объясняющие причины какого-либо свершившегося факта;
в) решающие оперативные задачи;
г) напоминающие о чем-либо.
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
31. Акты могут составляться:
а) комиссией;
б) специально назначенным должностным лицом;
в) руководителем подразделения;
г) секретарем.
32. В констатирующей части акта результаты работы могут быть
представлены в виде:
а) текста;
б) таблицы;
в) графика;
г) формул.
33. Необязательными частями акта являются:
а) рекомендации;
б) количество составленных экземпляров;
в) подписи;
г) приложения.
34. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как:
а) номер;
б) точка;
в) скобки;
г) запятая.
35. Документы по личному составу – это:
а) заявления;
б) трудовые книжки;
в) распоряжения;
г) личная карточка.
36. Для заявления о приѐме на работу характерны следующие реквизиты:
а) адресат;
б) наименование вида документа;
в) визы;
г) гриф согласования.
98
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
37. В приказе о приѐме на работу указываются:
а) должность;
б) оклад;
в) дата принятия на работу;
г) дата отпуска.
38. Основной документ по учѐту личного состава:
а) трудовая книжка;
б) личная карточка;
в) характеристика;
г) заявление.
39. Автобиография составляется:
а) типовым машинописным способом;
б) от руки в произвольной форме;
в) на бланке;
г) специальным должностным лицом.
40. Обязательные реквизиты в автобиографии:
а) название документа;
б) сведения о родителях;
в) образование;
г) сведения о доходах.
41. Личные дела хранятся в учреждениях до достижения человеком:
а) 55 лет;
б) 60 лет;
в) 75 лет;
г) 45 лет.
42. Основные виды обращений граждан:
а) жалоба;
б) заявление;
в) приказ;
г) просьба.
99
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
43. Обращения разрешаются в срок со дня регистрации:
а) до 1 месяца;
б) до 2 месяцев;
в) до 6 месяцев;
г) до 1 года.
44. Делопроизводство по обращениям граждан ведѐтся:
а) отдельно от обработки других видов документов;
б) совместно с другими документами;
в) произвольно;
г) по специальной инструкции.
45. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешѐнными, если:
а) рассмотрены поставленные в них вопросы;
б) даны ответы;
в) истекли сроки рассмотрения;
г) потеряли актуальность.
46. Для документов по обращениям граждан установлены следующие сроки хранения:
а) 5 лет;
б) 1 год;
в) 3 месяца;
г) 1 месяц.
47. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется:
а) в день поступления документа в службу документационного
обеспечения;
б) в течение 3 дней со дня поступления;
в) в течение недели;
г) по необходимости.
48. При учѐте количества документов учитываются:
а) все копии документов;
б) типовые бланки;
в) гербовые бланки;
г) дубликаты.
100
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
49. В дело могут помещаться:
а) документы одного календарного года;
б) приложения;
в) лишние экземпляры;
г) копии.
50. Номенклатура дел уточняется:
а) ежемесячно;
б) ежеквартально;
в) ежегодно;
г) по необходимости.
101
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ЛИТЕРАТУРА
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа, 2000. –
204 с.
2. Артемова Е.Н., Царева Н.И. Документирование управленческой деятельности: методические указания по выполнению контрольных работ. – Орел: ОГТУ, 2004. – 34 с.
3. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг». – 2002. – 336 с.
4. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и
управления. – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998.
5. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового
общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993.
6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
8. ГОСТ Р 7.32-2001. Отчет по научно-исследовательской работе.
– М.: Изд-во стандартов, 2001.
9. Громова Н.М. и др. Ваш зарубежный партнер // Переписка, документация. Контракты. – М.: МП «Технология», 1992.
10. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности:
Курс лекций. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 185 с.
11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2000. –
287 с.
12. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: ЗАО
«Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. – 208 с.
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. –
818 с.
14. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации
делопроизводства //Секретарское дело. – 2003. № 4. – С. 24-26.
15. Румынина Л.А. Делопроизводство. – М.: Мастерство, Высшая
школа, 2001. – 200 с.
16. Серова Г.А. Применение компьютерных технологий // Секретарское дело. –2001. № 2. – С. 52-61.
102
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
17. Сысоева Л.А. Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс //Секретарское дело. – 2003. № 3. – С. 50-57.
18. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справ. Пособие. 3-е изд., стер. – К.: Выща шк. Головное изд-во, 1988.
103
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Учебное издание
Артемова Елена Николаевна
Царева Наталья Ивановна
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Учебное пособие
Редактор Т.Н. Щербакова
Технический редактор Т.П. Прокудина
Орловский государственный технический университет
Лицензия ИД №00670 от 05.01.2000 г.
Подписано к печати 04.02.2008 г. Формат 60x84 1/16.
Печать офсетная. Уч.-изд. л. 6,2. Усл. печ. л. 6,5. Тираж 50 экз.
Заказ №________
Отпечатано с готового оригинал-макета
в ООО «СтройИндустрияИнвест»
302020, г. Орел, Наугорское шоссе, 29.
104
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
40
Размер файла
757 Кб
Теги
575
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа