close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

848

код для вставкиСкачать
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Казанский государственный технологический университет»
Н.К.Нуриев, В.А.Тарасов, О.В.Тарасова,
М.С.Нурсубин
Текстовый процессор
Word 2000
Учебное пособие
Казань
КГТУ
2008
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
УДК 681.3:33 Текстовый процессор Word 2000: Учебное
пособие / Нуриев, Н.К., Тарасов, В.А., .Тарасова О.В. Нурсубин
М.С. Изд-во Казан.гос.технол.ун-та;.- Казань, 2008, 102 с.
ISBN 978-5-7882-0671-1
Дана краткая характеристика Microsoft Office 2000. Изложены принципы работы с текстовым процессором Word 2000:
ввод и редактирование текста, выравнивание и форматирование,
проверка и замена текста, разработка таблиц, структура документа, форматирование страниц, колонки, разработка таблиц,
использование стилей, структура документа, источники данных,
документы слияния, формы, ссылки, предметный указатель, оглавление, версии документа, отображение исправлений, защита
документа.
Предназначено для студентов, аспирантов, преподавателей и всех пользователей персональных компьютеров.
Подготовлено на кафедре информатики и прикладной математики.
Печатается по решению научно-методической комиссии
по информатике и информатизации КГТУ
Рецензенты:
зав. кафедрой электрификации СХП и МЖ
КГАУ,профессор, д. т. н. А.И. Рудаков
профессор кафедры химической кибернетики
КГТУ, д.т.н. С.В.Анаников
© Н.С.Нуриев, В.А.Тарасов, О.В
Тарасова, М.С.Нурсубин, 2008
©Казанский
государственный
технологический
университет,
2008 г.
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1. Пакет программ Microsoft Office
2000
1.1. Состав пакета Microsoft Office 2000
В пакет входят:
Word – текстовый процессор;
Excel – программа управления электронными таблицами;
Access – система управления базами данных;
PowerPoint – средство создания презентаций;
Outlook – настольная информационная система;
Publisher – средство подготовки печатной продукции.
Программы Microsoft Office 2000 имеют более высокий
уровень интеграции, чем их предшественники. Microsoft Office
Professional 2000 содержит вспомогательные средства:
Microsoft Graph – программа, предназначенная для создания различных диаграмм;
WordArt – программа текстовой графики;
Clip Gallery – коллекция рисунков, аудио и видеофайлов.
Во всех программах есть Помощник по Microsoft Office
2000.
1.2. Общие свойства приложений Microsoft Office 2000
Существует три способа запуска приложений Microsoft
Office 2000.
1. С помощью Главного меню путем выбора пункта Открыть документ Microsoft Office 2000 (Open Office
Document) или пункта Создать документ Microsoft
Office 2000 (New Office Document).
2. Посредством навигации в Главном меню в пункте Программы (Programs).
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Щелчком на соответствующей кнопке Панели Microsoft
Office. Для открытия панели используйте маршрут:
Программы
кнопка
Пуск
(Start)8пункт
(Programs)8Средства Microsoft Office 8Панель Microsoft Office.
В приложениях Microsoft Office 2000 применяется однотипный интерфейс пользователя.
В верхней части любого приложения располагается строка заголовка, которая содержит три кнопки:
• Свернуть окно (Minimize);
• Развернуть окно (Maximize) или Восстановить окно
(Restore);
• Закрыть окно (Close).
Эти кнопки служат для изменения размера окна или его
закрытия.
В каждом приложении рабочая область называется окном документа.
Она содержит строку меню, в которой команды сгруппированы по категориям: Файл (File), Правка (Edit), ? (Help) и
т.д. Меню содержит наиболее часто встречающиеся функции,
остальные находятся за двойной стрелкой и открываются либо
щелчком мыши, либо наведением на нее мыши и ожиданием нескольких секунд.
Ниже расположены Панели инструментов с графическими кнопками, которые позволяют одним щелчком выполнять
наиболее часто применяемые команды. Остальные команды
можно найти справа от панели по стрелке вниз. Вызовите одну
из команд, и она заменит на панели инструментов ту, что используется реже других. Дополнительные Панели инструментов находятся в меню Вид8Панели инструментов. Дополнительные кнопки устанавливаются перетаскиванием мышью со
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
страницы Команды по маршруту Вид8Панели инструментов8Настройка8Команды.
Если Панелей инструментов и меню недостаточно, используются контекстные меню или клавиатура.
Рис. 1. Диалоговое окно Создать документ Office
Справки по всем вопросам приложений Microsoft Office
2000 дает Помощник. Выбрать Помощника можно через контекстное меню Помощника: Скрепыш, Колобок, робот Ф1,
Ученый, Эмблема Office, Планета Земля, кошка Мурка и собака Бобик. Настройка Помощника происходит там же через
строку Параметры. Убрать Помощника можно через контекстное меню с помощью строки Скрыть.
1.3. Работа с файлами
Через Главное меню открывается диалоговое окно Создать документ Office. Каждая вкладка этого окна содержит
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
шаблоны, включая текст, графику или другое содержание. Шаблоны пустых документов для всех приложений находятся на
вкладке Общие (General).
Приложение открывается двойным щелчком на документе в диалоговом окне.
Рис. 2. Диалоговое окно Сохранение документа
Если вы уже работаете с приложением, то новый, пустой
документ создается щелчком по кнопке Создать на панели инструментов Стандартная (Standard) или нажатием комбинации клавиш Ctrl – N. Для создания шаблона выберите команду
Файл 8Создать (File8
8New).
Для сохранения документа выберите команду Файл8Сохранить (File8
8Save) или щелкните на кнопке Сохранить
(Save) (комбинация клавиш Shift – F12), при этом откроется
диалоговое окно Сохранение документа (Save as).
6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Диалоговое окно отображает содержимое папки (каталога), заданной по умолчанию. В раскрывающемся списке Папка
(Save in) приводятся другие адреса. В поле Имя файла вводится
имя файла длиной до 256 символов. Можно использовать как
прописные, так и строчные буквы, а также пробелы. Имена файлов не могут содержать знаков препинания, кроме символа подчеркивания, дефиса и восклицательного знака. В отличие от
операционной системы компьютеров Macintosh, в Windows
имена файлов не чувствительны к регистру символов. Для сохранения файла щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Если файл был уже однажды сохранен, то щелчок на
кнопке Сохранить (Save) (Shift – F12) сохраняет файл без открытия диалогового окна Сохранение документа (Save As).
Если вы хотите сохранить под новым именем или в другом месте ранее сохранявшийся файл, выберите команду
Файл8
8Сохранить как (File8
8Save As) (клавиша F12) – откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
Если предполагается, что другие лица, имеющие доступ к
вашим файлам, используют другие форматы, найдите этот формат в списке Тип файла (Save As Type).
Чтобы удалить документ из окна документа, выберите
8Закрыть (File8
команду Файл8
8Close) (Alt – F4). Если закрывается измененный документ, вам будет предложено сохранить
внесенные изменения.
Существуют три способа открытия документа Microsoft
Office 2000. Если документ создан недавно, щелкните на кнопке
Пуск (Start) и откройте меню Документы (Documents). Другой
способ состоит в том, чтобы выбрать в Главном меню пункт
Открыть документ Office. Раскрывающийся список Папка поможет в поиске файла. Третий способ состоит в использовании
кнопки Открыть (Open) (Ctrl – O), которая открывает диалоговое окно Открытие документа. Это окно в данном случае содержит файлы только того приложения, в котором используется.
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Все приложения Microsoft Office 2000, кроме PowerPoint
и Publisher, позволяют просмотреть документ перед выводом на
печать с помощью кнопки Предварительный просмотр (Print
Preview) (Ctrl – F2 или Alt – Ctrl – I). В разных приложениях
окно предварительного просмотра выглядит по-разному.
Чтобы напечатать документ, используют команду
Файл8
8Печать (File8
8Print) (Ctrl – P, Ctrl – Shift – F12), которая открывает диалоговое окно Печать (Print). Здесь можно
выбрать принтер, задать число копий, выбрать качество печати
и указать, что будет напечатано. Кнопка Печать (Print) на стандартной панели инструментов отправляет документ на печать,
используя параметры по умолчанию.
1.4. Редактирование средствами Microsoft Office 2000
При вводе или редактировании текста используется
точка вставки (или курсор), представляющая собой вертикальную черту, которая показывает, где будет помещен вводимый символ. При перемещении указателя мыши в ту область,
где можно ввести или отредактировать текст, указатель приобретает форму буквы «I». Щелчок переносит точку вставки в новое положение.
Для исправлений используются клавиши Backspace (удаляет один символ слева от точки вставки) и Delete (удаляет один
символ справа от точки вставки).
Кнопка Отменить (Undo) (Alt-Backspace)
позволяет отменить целую последовательность действий. При
достижении последнего действия она отключается. Кнопка Вернуть (Redo) (Alt-Shift-Backspace) возвращает то, что было отменено кнопкой Отменить (Undo).
Во всех приложениях Microsoft Office 2000 есть средства проверки правописания. Word и PowerPoint помечают
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
слова, содержащие орфографические ошибки, красной волнистой линией. При нажатии правой кнопкой мыши на помеченном слове возникает контекстное меню, в котором будет предложен список правильных слов. Вы можете: щелкнуть на правильном с вашей точки зрения варианте, пропустить слово командой Пропустить все (Ignore All) или добавить его в текущий словарь командой Добавить (Add).
Рис. 3. Диалоговое окно Автозамена
С помощью кнопки Правописание (Spelling) (в
Word) или Орфография (Spelling) (в Access, Excel, Outlook и
др.) можно запустить проверку правописания документа. Другой
способ запуска – клавиша F7.
Команда Автозамена позволяет исправлять часто встречающиеся ошибки, заменять длинные слова и фразы сокраще9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ниями, а также вводить для отсутствующих на клавиатуре значков комбинации символов. Маршрут вызова Сервис8
8Автозамена (Tools8
8AutoCorrect) или Вставка8
88Автотекст8
страница Автозамена. Автозамена доступна из контекстного
меню проверки правописания, а также из диалогового окна
Правописание (Spelling). Отключение Автозамены осуществляется сбросом флажка Заменять при вводе (Replace Text As
You Type).
1.5. Выделение, перемещение и копирование
Выделение текста осуществляется протягиванием мыши. Для этого установите точку вставки в начало или конец
нужной текстовой строки и, удерживая нажатой левую кнопку
мыши, переместите указатель в новое положение. Цвет выделенного текста инвертируется относительно остального текста. Для
отмены выделения щелкните где-либо в пределах документа. При
нажатии любой клавиши выделенный текст удаляется. Вернуть
удаленный текст можно кнопкой Отменить (Undo).
Текст и другие объекты можно перемещать и копировать, используя Буфер обмена (Clipboard). Для этого текст
нужно выделить.
Далее нажимаются кнопки Вырезать (Cut) или
Копировать (Copy) на стандартной панели инструментов.
После этого точка вставки переносится в нужное место и осуществляется щелчок по кнопке Вставить (Paste).
Альтернатива состоит в использовании комбинаций клавиш Ctrl – X (Shift – Del) (вырезать), Ctrl – C (Ctrl – Ins) (копировать) или Ctrl – V (Shift – Ins) (вставить). Возможно также использование контекстного меню или меню Правка.
Новой возможностью Microsoft Office 2000 является
функция Сбора и Вставки (Collect и Paste), которая позволяет
10
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
копировать до 12 элементов во временный Буфер обмена.
Панель Буфера обмена вызывается из
8Панели инструментов
меню Вид8
8Буфер обмена. Панель позволяет копировать объекты, вставлять их по
очереди или все, а также очищать Буфер обмена.
1.6. Изменение оформления
Управление шрифтами производится системой Windows, и они доступны во всех приложениях. Доступ к выбору
шрифтов и ко многим их атрибутам можно получить с панели
инструментов Форматирование (Formatting) (см. Рис. 4).
Рис. 4. Панель инструментов Форматирование приложения
Word
Вид шрифта вводится или выбирается в поле Шрифт
(Font) (Ctrl – Shift – F) (по умолчанию Times New Roman или
Arial). Размер шрифта (кегль) вводится или выбирается в поле
Размер шрифта (Font Size) (Ctrl – Shift – P). На панели имеются
также кнопки выбора начертания шрифта: полужирный (Ctrl –
B), курсивный (Ctrl – I) или подчеркнутый (Ctrl – U), а также
кнопки выравнивания текста: по левому краю (Ctrl – L), по
центру (Ctrl – E), по правому краю (Ctrl – R) и по ширине
(Ctrl – J). Кнопкой Цвет шрифта выбирается цвет шрифта.
Для настройки любых параметров шрифта выберите ко8Шрифт (Format8
манду Формат8
8Font) (Ctrl – D).
В открывающемся диалоговом окне Шрифт (Font) можно выбрать шрифт и его размер, а также проконтролировать
сделанный выбор в области Образец (Preview). Имеется возможность изменения цвета шрифта и применения различных
эффектов.
11
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 5. Диалоговое окно Шрифт
Кнопка Формат по образцу (Format Painter) на панели
инструментов Стандартная позволяет перенести формат одного
фрагмента текста на другой. При нажатии на кнопке указатель
мыши становится I-образным с изображением кисти рядом. Двойной щелчок на кнопке позволяет использовать формат несколько
раз. Еще один щелчок отключает режим форматирования.
2. Основы Word
2.1. Окно Word
Окно Word похоже на окна других приложений Microsoft Office 2000, но есть отличия. Окно документа содержит горизонтальную линейку для установки позиции табуляции и
12
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
размера полосы набора. В левой части горизонтальной полосы
прокрутки находятся кнопки различных режимов просмотра
документа.
Рис. 6. Окно Word 2000 с открытым окном документа
Обычный режим (Normal). Другой способ задания
режима через меню Вид8
8Обычный или комбинацией клавиш
Alt –Ctrl – N. Этот режим лучше использовать для ввода, редактирования или форматирования текста. Стили, колонтитулы, рисунки и столбцы в нем не видны.
Для слабых компьютеров в Обычном режиме через ме8Параметры4
4Вид можно выбрать режим Черноню Сервис8
вик (Draft), при котором не отображаются размер и начертание
шрифтов.
13
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Web-документ (Web Document). Другой способ задания режима через меню Вид8
8Web-документ. В этом режиме
Word отображает документ так, как он будет открыт браузером.
Режим разметки (Print Layout). Другой способ задания режима через меню Вид8
8Разметка страницы или комбинацией клавиш Alt – Ctrl – P. Этот режим позволяет работать
с документом в том виде, как он будет выглядеть после печати.
Режим структуры (Outline). Другой способ задания
режима через меню Вид8
8Структура или комбинацией клавиш
Alt –Ctrl – O. Этот режим полезен для работы со структурой
документа и его содержанием, когда необходимо создать предварительную структуру или просмотреть имеющуюся.
Еще один режим просмотра задает команда Во весь экран (Full Screen) в меню Вид. Она позволяет убрать панели инструментов и строку меню – все, кроме текста. При этом строка меню невидима, но доступна. Можно войти в строку меню
клавишей Alt, потом нажать стрелку вниз, чтобы его открыть, а
стрелками влево или вправо дойти до нужного пункта. Действуют и все клавиатурные комбинации вызова пунктов меню, например Alt – ф для вызова меню Файл или Alt – м для вызова
меню Формат. Строка меню становится доступной при подведении курсора к верхней кромке экрана. Выход из режима просмотра Во весь экран через кнопку Вернуть обычный режим
или клавишей Esc.
Масштаб просмотра текста в окне, в том числе с разным количеством страниц, задается через меню Вид8
8Масштаб
или в окне-списке Масштаб.
Щелкнув по этой кнопке или применив комбинацию
клавиш Ctrl – Shift – *, можно увидеть все обычно не показываемые символы, в том числе концы абзацев ( ¶ ), табуляторы
(
), пробелы ( · ), неразрывные пробелы ( º ) и т.д.
14
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
В нижней части вертикальной полосы прокрутки находятся кнопки Предыдущая страница (комбинация клавиш Ctrl
– Page Up), Следующая страница (комбинация клавиш Ctrl –
Page Down) и Выбор объекта перехода (комбинация клавиш
Alt –Ctrl – Home).
Щелчок на кнопке Выбор объекта
перехода (Select Browse Object) открывает
меню, с помощью которого можно выбрать
объект, который вы хотите посмотреть.
Кнопки Предыдущая страница (Previous
page), Следующая страница (Next Page) осуществляют навигацию по страницам документа.
При перемещении бегунка на полосе прокрутки появляется всплывающая подсказка, отображающая номер
текущей страницы и название главы – если оно есть.
В самом низу окна Word находится информационная
строка или строка состояния, где показаны: номер текущей
страницы (6) и раздела (1), а рядом – номер страницы из общего
их числа: 5/6 означает «пятая из шести». Далее – расстояние
курсора от верхнего края страницы (10 см ), номер строки (Ст
13) и колонки (Кол 58).
Далее идут четыре индикатора. Обычно они серые, но в
режиме записи макрокоманды черным становится ЗАП, в режиме исправлений – ИСПР, в режиме выделения фрагмента – ВДЛ
(или здесь будет написано КОЛ, если выделяется прямоугольный блок), а в режиме замены (когда вы набираете текст поверх
старого) – ЗАМ. Далее находится индикатор текущего языка.
Когда текст, где стоит курсор, помечен как русский, здесь написано русский (Россия), а когда – как английский, то написано
английский.
Двойной щелчок по индикатору равнозначен выполнению соответствующей команды: запускается запись макроса,
15
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
включается и выключается режим выделения (F8), режим замены (Ins) и режим исправлений (Ctrl-Shift-E), появляется
меню Язык.
Далее в строке состояния находится значок в виде развернутой книжки, который означает, что разрешена автоматическая проверка орфографии или грамматики (в окне Сервис 8Параметры8
8Орфография (или Правописание)).
Двойной щелчок по книжке (комбинация клавиш Alt –
F7) переносит вас на ближайшее слово, которое программа не
знает и считает ошибкой, (такое слово будет подчеркнуто красной волнистой чертой), или на ближайшей ошибке в расстановке знаков препинания или согласовании частей предложения
(зеленая волнистая черта). Щелчок по книжке правой кнопкой
позволяет изменить параметры проверки. Например, отменить
проверку орфографии или грамматики, убрать выделение орфографических или грамматических ошибок.
2.2. Ввод текста
Для ускорения набора текста на слабом компьютере лучше перейти в обычный режим экрана (Alt – Ctrl – N). Вводится текст с помощью клавиатуры. Заглавные буквы – с Shift’ом.
Переключение с латиницы на кириллицу происходит по той
комбинации клавиш, которая установлена в системе: Ctrl – Shift
или Alt – Shift.
Для исправления ошибок, допущенных при вводе, используйте клавиши Backspace или Delete или щелкните на
кнопке Отменить (Undo) (Alt – Backspace). Для удаления целых слов пользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl – Backspace и
Ctrl – Delete.
Повторить последнее действие позволяет клавиша F4
(Edit Redo or Repeat) или комбинация клавиш Ctrl – Y. Отмена
последнего действия – Ctrl – Z.
16
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для редактирования полезна также функция замены регистра. Если выделенный текст состоял из одних только строчных букв, то комбинацией Shift – F3 каждое слово Оказывается Написанным С Заглавной Буквы. При втором нажатии все
буквы во фрагменте ЗАМЕНЯЮТСЯ НА ЗАГЛАВНЫЕ. При
третьем – снова становятся строчными.
Когда текст не выделен, замена регистра по Shift – F3
происходит только в том слове, где стоит курсор, вне зависимости от его положения.
Еще две возможности дает команда Регистр в меню
Формат.
Комбинация клавиш Ctrl – Shift – K переводит строчные
буквы в выделенном тексте в малые прописные и отменяет режим при втором нажатии.
На новую строку Word переносит сам. В конце абзаца и
только там нажимаете клавишу
Enter (должен быть ровно один
Enter на абзац). Если нужен обрыв строки внутри абзаца, нажимаете комбинацию Shift – Enter.
Принудительный конец страницы ставится комбинацией Ctrl –
Enter, конец колонки при многоколонном расположении текста – Ctrl – Shit – Enter.
Неразрывный пробел (между словом и последующим
тире, между числом и наименованием, между инициалами и фамилией, между знаком номера и самим номером) ставится комбинацией Shift – Ctrl – пробел.
В обычном режиме просмотра у левого края строки находится черная горизонтальная линия. Это маркер, определяющий конец документа. Перевести точку вставки, вставить
текст или объект ниже этого маркера нельзя, но сместить маркер
17
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вниз можно, если увеличить пространство, вводя новый текст
или нажимая на клавишу Enter.
В режимах разметки и Web-документа можно дважды
щелкнуть в любом месте страницы и затем ввести текст там, где
был сделан щелчок. Это новая возможность Word 2000 называется Щелкни и вводи текст (Click and Type).
Рис. 7. Диалоговое окно команды Символ
Если вы хотите набирать текст сразу каким-то определенным типом и размером шрифта, выберите в поле Шрифт (Font)
(Ctrl – Shift – F) панели форматирования нужную гарнитуру, а в
поле Размер шрифта (Font Size) (Ctrl – Shift – P) – подходящий
кегль. Далее набор будет происходить выбранным шрифтом, пока
вы не зададите другого или не введете клавиатурную комбинацию Ctrl – пробел, отменяющую все перемены оформления.
Красную строку (абзацный отступ) можно сделать, нажимая в начале абзаца клавишу Tab, при этом изменятся параметры абзаца. Нажимая клавишу Tab в начале любой строки,
кроме первой, вы подвинете весь абзац вправо.
18
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Word автоматически заменяет прямые кавычки ( " ) на
парные ( « ), а два дефиса – в полиграфическое тире. Если
необходимо оставить прямые кавычки, отмените команду авто-формата комбинацией клавиш Alt – Backspace. В полиграфическое тире превращается также комбинация пробел-дефиспробел после ввода следующего слова.
Отсутствующие на клавиатуре знаки можно ввести командой Символ в меню Вставка.
На странице Символы в поле Шрифт выбирается гарнитура, а в ней необходимый вам знак. После нажатия кнопки
Вставить он появится в тексте.
Со страницы Специальные символы можно взять знак
короткого и длинного тире, мягкий (невидимый перенос),
многоточие и т.д. Здесь же указаны и горячие клавиши для
ввода некоторых из этих символов. Например, Ctrl – серый минус вставляет короткое тире, Alt – Ctrl – серый минус – длинное, мягкий перенос – Ctrl – дефис, многоточие – Alt – Ctrl –
точка. Можно ввести свои горячие клавиши.
2.3. Перемещение по тексту
Перемещаются по тексту мышью, клавишами и с помощью меню. А также с помощью специальных навигационных средств.
Мышью – щелкая по горизонтальному и вертикальному
лифту или перетаскивая движок. При этом текстовый курсор
остается на месте. Для возврата к курсору достаточно ввести
что-нибудь с клавиатуры или нажать любую клавишу-стрелку.
Для переноса курсора на новое место необходимо щелкнуть
мышью в этом месте.
Клавишами перемещаются так:
• вверх, вниз, вправо и влево на одну позицию – стрелками управления курсором;
• на абзац и на слово – Ctrl – стрелками;
19
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• на один экран вверх или вниз – клавишами Page Up и
Page Down;
• в начало предыдущей или следующей страницы – Ctrl
–Page Up и Ctrl – Page Down;.
• переход в начало и конец строки – клавишами Home и
End;
• в начало и конец документа – Ctrl – Home и Ctrl – End;
• возврат к месту последнего редактирования – Shift – F5.
С помощью меню перемещаются так. Выбирают в меню
Правка команду Перейти (клавиша F5). В появившемся диалоговом окне Найти и заменить, страница Перейти выбирают
объект перехода, например, страница. Далее, чтобы перейти на
страницу 6, вводят 6. Чтобы перейти на две страницы назад,
вводят –2, вперед – +2.
Рис. 8. Диалоговое окно Найти и заменить. Страница Перейти
К специальным навигационным средствам относится
кнопка Выбор объекта перехода (Alt-Ctrl-Home). Щелчок на
кнопке вызывает меню, содержащее значки
объектов, к которым можно перейти – сноски, рисунки, таблицы, заголовки, страницы
и т.д. Выбрав один из значков, мы попадаем
на ближайший объект. Переход дальше
20
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
осуществляется кнопками Предыдущий объект (Ctrl – Page
Up) и Следующий объект (Ctrl – Page Down).
2.4. Выделение фрагментов текста
С помощью клавиатуры. Ставите курсор в начало
фрагмента и, держа нажатой клавишу Shift, перемещаетесь по
тексту любым описанным в предыдущем разделе способом
(стрелками, Ctrl – стрелками, клавишами Home и End и т.д.).
Для выделения всего текста нажмите комбинацию Ctrl – 5 (пятерка – на цифровой клавиатуре) или Ctrl – A. Кроме того, в меню Правка есть команда Выделить все (Select All).
С помощью мыши.
• Перетаскиванием мыши. Нажимается левая кнопка
мыши в начале выделяемого фрагмента и отпускается в
конце фрагмента.
• Выделение слова – двойной щелчок на этом слове. Если кнопку не отпускать, то, двигая мышь, можно выделять текст целыми словами.
• Выделение предложения – удерживая клавишу Ctrl,
щелкнуть в любом месте этого предложения. Если
кнопку не отпускать, то можно выделять текст целыми
предложениями.
• Выделение абзаца – трижды щелкнуть в любом месте
абзаца. Если кнопку не отпускать, то можно выделять
текст целыми абзацами. Другой способ выделения абзаца – дважды щелкнуть слева от текстового поля.
• Выделение строки – поместить указатель на левое поле, когда он примет вид стрелки, указывающей вправо,
выбрать строку и щелкнуть. Если кнопку не отпускать,
то можно выделять текст целыми строками.
• Выделить весь документ – трижды щелкнуть слева от
текстового поля. Другой способ выделить весь документ
– удерживая клавишу Ctrl, щелкнуть на левом поле.
21
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Shift-выделение – щелкнуть на первом слове, переместить указатель к последнему слову (не удерживая кнопку), нажать Shift и щелкнуть. Все, что находится между
двумя щелчками, будет выделено.
Кроме того, в Word’е есть специальные режимы выделения текста и колонки.
Двойной щелчок по индикатору ВДЛ в строке состояния или нажатие клавиши F8 включает режим выделения
(слово ВДЛ становится черным). После чего при перемещении
по тексту с помощью мыши, клавиш, меню и специальных навигационных средств (см. раздел 2.3 Перемещение по тексту,
выше) текст будет выделяться. Выход из режима выделения
происходит при нажатии клавиши Esc или повторном двойном
щелчке по индикатору ВДЛ. В режиме выделения второе нажатие клавиши F8 приводит к выделению слова, третье – предложения, четвертое – абзаца, а пятое – всего текста.
Комбинация Ctrl – Shift – F8 включает режим выделения колонки (прямоугольного блока). В строке состояния появляется слово КОЛ. Выделяйте блок стрелками или мышью. Выход из режима клавишей Esc или повторным нажатием комбинации Ctrl – Shift – F8.
2.5. Копирование и перемещение текста
Мы уже обсуждали, как копировать и перемещать текст с
помощью панели инструментов и команд меню (см. стр. 10.).
Текст можно копировать и перемещать на короткие расстояния
методом перетаскивания.
1. Определите текст, который надо переместить или скопировать, и его место назначения.
2. Выделите текст и перетащите его при нажатой правой кнопке мыши в новое место. Отпустите кнопку
мыши там, где должен появиться перемещаемый или
копируемый фрагмент.
22
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. В раскрывшемся меню выберите пункт Переместить
(Move Here) или Копировать (Copy Here).
Для перемещения и копирования используют и левую
кнопку мыши. В этом случае текст перемещают в новое положение без дополнительных действий. Для копирования текста
с помощью левой кнопки мыши при перемещении удерживайте
нажатой клавишу Ctrl.
Рис. 9. Диалоговое окно команды Специальная вставка
При перемещении или копировании удобно разбить окно на две области. Для этого
1. Поместите указатель на вешку разбивки в верхней
части вертикальной полосы прокрутки.
2. Когда указатель примет вид разделителя с двумя вертикальными стрелками, перетащите линию разбивки
на новое место.
3. Чтобы вернуться к одному окну, дважды щелкните линию разбивки.
В том случае, когда формат скопированного фрагмента
текста не совпадает с форматом места вставки, полезно использовать команду Специальная вставка (Paste Special) из меню
23
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Правка. Вставьте фрагмент как неформатированный текст, и он
оформится так же, как фрагмент, куда вы его вставили.
2.6. Оформление текста
Все шрифты, используемые приложениями Windows, находятся под управлением операционной системы, поэтому они
доступны во всех приложениях Microsoft Office 2000. На странице 11 дается общий обзор применения шрифтов и стилей. Остановимся на возможностях шрифтов, характерных для Word.
При простом оформлении текста большинство шрифтовых выделений вносят с помощью панели форматирования.
Панель содержит кнопки и раскрывающиеся списки, которые
позволяют выбрать шрифт, его размер, начертание (полужирное, курсив и подчеркивание), а также цвет. Если необходимо
назначить параметры, не доступные на панели, используйте команду Формат8
8Шрифт (Format8
8Font) (Ctrl – D) – откроется
диалоговое окно Шрифт (Font).
В диалоговом окне Шрифт (Font) имеются три вкладки:
Шрифт (Font), Интервал (Character Spacing) и Анимация
(Text Effects). На вкладке Шрифт (Font) выбирают атрибуты
шрифта и в области предварительного просмотра Образец (Preview) контролируют вид шрифта при использовании различных
вариантов настроек параметров: Начертание (Font Style), Размер (Size), Подчеркивание (Underline), Цвет (Color) и Эффекты (Effects).
В диалоговом окне Шрифт (Font) доступны одиннадцать эффектов. Для внесения прелагаемых поправок к договорам используют эффекты Зачеркнутый (Strikethrough) и
Двойное зачеркивание (Double-Strikethrough). Для размещения специальных символов в формулах используют Нижний
индекс (Subscript) и Верхний индекс (Superscript). Эффект
Малые прописные (Small Caps) и Все прописные (All Caps)
используют для оформления заголовков или визитных карточек.
24
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Скрытый текст (Ctrl – Shift – H) не может быть распечатан. Он виден в режиме Непечатаемые знаки (Ctrl – Shift –
*). Ранее этот эффект широко использовался для примечаний изза отсутствия других более эффективных средств.
Рис. 10. Диалоговое окно Шрифт
Для изменения расстояния между символами используется разрядка – изменение расстояния между буквами в слове. Ее
выбирают на странице Интервал (Character Spacing) диалогового окна Шрифт (Font) в поле Интервал (Обычный, Уплотненный или Разреженный) или задают размер в пунктах в рас25
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
положенном рядом поле на. Здесь же в поле Масштаб определяют ширину символов в процентах от нормальной. Обе процедуры используют для подгонки текста в заданный макет книги
– «вгонка и выгонка текста».
В поле Смещение можно выбрать сдвиг фрагмента по
вертикали вверх или вниз на выбранную величину.
На странице Анимация диалогового окна Шрифт (Font)
настраивается анимация текста в электронных документах: Мигающий фон, Неоновая реклама, Черные муравьи, Красные
муравьи, Мерцание и Фейерверк.
Часть текста для привлечения внимания можно выделить цветом. Кнопка Выделение цветом на панели форматирование, содержит стрелку 6вызова палитры выбора цвета.
Кнопка Цвет шрифта предоставляет другой аналогичный по действию способ выделения текста.
2.7. Выравнивание и форматирование
Word 2000 предлагает четыре типа выравнивания текста с помощью кнопок панели форматирования: по
левому краю (Left) (комбинация клавиш Ctrl – L), по центру
(Center) (Ctrl – E), по правому краю Right) (Ctrl – R) и по
ширине (Justify) (Ctrl – J).
Word 2000 предлагает три способа задания абзацного отступа: с помощью панели форматирования, линейки и диалогового окна Абзац (Paragraph).
Кнопки Уменьшить отступ (Decrease Indent) и
Увеличить отступ (Increase Indent) изменяют отступ абзаца на
0,5 дюйма.
Второй способ создания отступов – с помощью горизонтальной линейки окна Word.
На линейке имеются четыре маркера:
26
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Отступ первой строки. Этот маркер действует аналогично клавише Tab на клавиатуре.
• Выступ. Этот маркер «вывешивает» последующие
строки абзаца правее отступа первой строки, если он
сам расположен правее маркера отступа первой строки.
• Отступ слева. Этот маркер устанавливает границу абзаца путем передвижения всех строк от левого поля независимо от остального текста.
• Отступ справа. Этот маркер определяет смещение текста от правого поля и обычно применяется вместе с отступом слева для создания двойного отступа. Чаще
всего используется для ввода цитат
Левое поле страницы
Правое поле страницы
Выступ Отступ первой строки
Отступ слева
Отступ справа
Рис. 11. Маркеры оформления отступов абзаца
Для изменения отступов текста выделите абзац или абзацы и протяните любой маркер отступа на линейке в новое положение.
Если вы забыли назначение маркеров, подведите к ним
курсор и используйте подсказки. Установить отступы можно и
до начала ввода текста. В этом случае форматирование будет
применяться ко всему введенному тексту до тех пор, пока не
изменится установка.
Если выделить абзацы с разными установками отступов, маркеры с несовпадающими установками будут пригашены. Щелчок по такому маркеру, устанавливает единые отступы
для всех выделенных абзацев.
27
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Линейку можно убрать с помощью команды
Вид8
8Линейка (View8
8Ruler), но при установке курсора на серой линии под командной строкой она появится и исчезнет, если
убрать курсор.
Третий способ установки отступов связан с использованием диалогового окна Абзац (Paragraph).
Рис. 12. Диалоговое окно Абзац
Открывается окно командой Формат8
8Абзац (Format8
8Para-graph) или через контекстное меню, строка Абзац
(Paragraph).
На странице Отступы и интервалы (Indent and
Spacing) устанавливаются размеры отступа слева (Left) и
справа (Right) для выделенного абзаца, а также отступ или
28
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
выступ первой строки (Special), которые по умолчанию равны
0,5 дюйма. В раскрывающемся списке междустрочный (Line
Spacing) можно выбрать шесть вариантов междустрочного интервала.
• Одинарный (Single) (Alt – Ctrl – K). Этот интервал
достаточен для изображения самых крупных символов в
строке.
• Полуторный (1.5 lines) (Alt – Ctrl – Q). Этот интервал
равен полутора одинарным интервалам.
• Двойной (Double) (Alt – Ctrl – M). Этот интервал в два
раза больше одинарного интервала.
• Минимум (At Least). Этот интервал устанавливает между строками минимально возможное расстояние.
• Точно (Exactly). Этот интервал устанавливает расстояние между строками в соответствии с размером шрифта
или изображения, содержащегося в данной строке.
• Множитель (Multiple). Этот интервал используется для
ввода междустрочных интервалов, отличных от одинарного, полуторного или двойного.
Интервалы Минимум (At Least) и Точно (Exactly) требуют введения размера шрифта в поле значение (At). Интервал
Множитель (Multiple) требует ввода величины множителя, на
который умножается одинарный междустрочный интервал.
В полях Интервал перед и после устанавливаются дополнительные пробелы сверху и снизу абзаца.
В поле Выравнивание задаются четыре типа выравнивания текста: по левому краю (Left) (комбинация клавиш Ctrl –
L), по центру (Center) (Ctrl – E), по правому краю Right (Ctrl
– R) и по ширине (Justify) (Ctrl – J).
На вкладке Положение на странице можно:
• запретить для выделенных абзацев висячие строки внизу и вверху страницы – запрет висячих строк
(Widow/Orphan control): режим «вдова – сирота».
29
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• запретить разрыв абзаца, чтобы он переносился на другую страницу только целиком – не разрывать абзац
(Keep Lines Together).
• запретить заголовку уходить от подзаголовка или основного текста и т.д. – не отрывать от следующего
(Keep with next).
• запретить переносы в абзаце (для заголовков или стихотворных строк) – запретить автоматический перенос
слов.
• перенести абзац в начало следующей страницы. Обычно
эту настройку применяют для заголовков крупных разделов текста, которые принято начинать с новой страницы – с новой страницы (Page Break Before).
Для просмотра параметров форматирования абзаца вызовите команду ?8
8What’s This?) для это8Что это такое? (Help8
го нажмите комбинацию клавиш Shift – F1 и щелкните на абзаце указателем, который примет вид вопросительного знака.
Рис. 13. Просмотр параметров форматирования абзаца
30
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Появится окно, аналогичное показанному на рис. 13. В
нем будет представлена информация по стилю, оформлению
абзаца, а также стилю, оформлению и начертанию шрифта.
Позиции табуляции являются маркерами, расставленными по умолчанию по всей ширине документа через 0,5 дюйма. Нажатие клавиши Tab перемещает курсор к следующей позиции табуляции. Первая строка абзаца – один из наиболее
часто встречающихся случаев использования позиции табуляции. Табуляцию применяют также для создания параллельных
столбцов и вертикального выравнивания текста внутри документа. Меняют позиции табуляции с помощью линейки или
диалогового окна Табуляция (Tabs), которое вызывается ко8Табуляция (Format8
мандой Формат8
8Tabs), кнопкой Табуляция (Tabs) из диалогового окна Абзац (Paragraph), а также
двойным щелчком по горизонтальной линейке окна Word.
Основные типы табуляции:
• по левому краю (Left Tab) – текст справа от позиции
табуляции. Этот тип табуляции задан по умолчанию;
• по центру (Center Tab) – текст слева и справа от выставленной позиции табуляции. Он центрируется относительно позиции;
• по правому краю (Right Tab) – текст слева от позиции
табуляции;
• по разделителю (Decimal Tab) – текст выравнивается
по десятичной точке. Этот тип табуляции используется
для числовых записей;
• с чертой (Bar) – для вставки вертикальной черты.
На левом конце горизонтальной линейки располагается
кнопка выбора типа табуляции. Табуляция По левому краю
(Left Tab) установлена по умолчанию. Тип табуляции выбирают
щелчком. Затем устанавливают маркер табуляции на линейке
также щелчком, при этом другие маркеры слева от нового маркера удаляются. Маркер можно перетащить мышью в новое ме31
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
сто. Установить маркеры можно и до начала ввода текста. В
этом случае форматирование будет применяться ко всему введенному тексту до тех пор, пока не изменится установка. Удаляются маркеры перетаскиванием за границы линейки.
Рис. 14. Диалоговое окно Табуляция
Установить позиции табуляции можно с помощью диалогового окна Табуляция (Tabs), которое вызывается командой
Формат 8Табуляция (Format8
8Tabs), кнопкой Табуляция
(Tabs) из диалогового окна Абзац (Paragraph), а также двойным щелчком по горизонтальной линейке окна Word.
В поле Позиции табуляции (Tab stop position) введите
новую позицию табуляции. В группе Выравнивание (Alignment) выберите нужный тип табуляции. Выбор заполнителя
позволит заполнить пустое пространство слева от позиции табуляции. Щелчком на кнопке Установить (Set) добавьте новую
позицию табуляции в имеющийся список. Для изменения существующей позиции табуляции выберите ее из списка, измените
тип и заполнитель, нажмите на кнопке Установить (Set). Уда32
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ление позиции табуляции осуществляется выбором ее из списка
и нажатием кнопки Удалить (Clear). Для удаления всех добавленных позиций табуляции и возврата к установкам, заданным
по умолчанию, щелкните на кнопке Удалить все (Clear All).
Установка позиций табуляции и закрытие диалогового окна
осуществляется нажатием кнопки OK. Для просмотра в тексте
установленных позиций табуляции щелкните на кнопке Непечатаемые символы (Ctrl – Shift – *).
2.8. Создание нумерованных и маркированных списков, ввод даты и времени
Для нумерации в готовом тексте выделите абзацы и
щелкните на кнопке Нумерация (Numbering).
Для маркировки абзацев используйте кнопку Маркеры (Bullets) (Ctrl – Shift – L).
Рис. 15. Диалоговое окно Список
Другой способ создания автоматической нумерации.
Наберите цифру 1 с точкой, затем пробел и текст абзаца. Для
маркированного списка начните со звездочки и пробела.
33
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Вместо цифры 1 можно использовать букву A (a), тогда
Word пронумерует второй и следующий абзацы буквами B,C,D
(b, c, d) и т.д. Если нумеровать первый абзац буквой I (i), Word
установит нумерацию римскими цифрами.
Рис. 16. Диалоговое окно Изменение маркированного списка
Для изменения символов маркеров, формата нумерации
4Список
или размера интервалов выберите команду Формат4
(Format4
4Bullets and Numbering) или контекстное меню строка
Список – откроется диалоговое окно Список (Bullets and
Numbering) (см. рис. 15).
Рис. 17. Диалоговое окно Изменение нумерованного списка
34
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
На вкладках Маркированный (Bulleted), Нумерованный (Numbered) или Многоуровневый (Outline Numbered)
имеется семь стилей для маркировки и нумерации текста.
Кнопка Изменить (Customize) на каждой из вкладок открывает диалоговые окна Изменение маркированного списка
(Customize Bulleted List) (см. рис. 16, выше), Изменение нумерованного списка (Customize Numbered List) (см. рис. 17),
Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered) (см. рис. 18, ниже).
В этих окнах можно изменить шрифт маркера (номера),
символ маркера, положение маркера (номера), положение
текста, формат нумерации, начало нумерации и уровень.
Рис. 18. Диалоговое окно Изменение многоуровневого списка
Word 2000 предоставляет 17 различных форматов вставки текущей даты и времени. Командой Вставка 4Дата и время
(Insert4
4Date and Time) открывается диалоговое окно Дата и
время (Date and Time).
Необходимый формат выбирается из списка. При установке флажка Обновлять автоматически (Update automatically) дата и время вставляются как поле, а не как текст. Поле
35
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Дата и время (Date and time) обновляется при печати документа или после щелчка правой кнопкой мыши на поле и выбора из
меню строки Обновить поле (Update Field). При открытии документа дата и время также обновляются.
2.9. Проверка и замена текста
Word имеет два средства: автозамена (Autocorrect) и автотекст (Autotext), которые позволяют легко вставить часто повторяющиеся тексты и рисунки. Автозамена – средство общее для Microsoft
Office 2000, поэтому обсуждалось ранее.
Рис. 19. Диалоговое окно Дата и время
Для создания записи в Автотексте (Autotext) выделите
тот текст, который будет сохранен в качестве автотекста. Затем
4Создать
(Inвыберите
команду
Вставка4
4Автотекст4
sert4
4Autotext 4New) или нажмите комбинацию клавиш Alt –
F3. Для вставки автотекста в документ наберите имя, которое
присвоено записи, и нажмите клавишу F3.
Word предлагает несколько заготовок автотекста, которые можно применять, используя команду Вставка4
4Автотекст
(Insert4
4AutoText). Для этого выберите категорию и в ней запись, которую надо вставить в документ. Если в документ
36
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вставляется много фрагментов автотекста, откройте панель Автотекст (Autotext) командой Вид4
4Панели инструментов4
4Автотекст (View4
4 Toolbars4
4 Autotext). Раскрывающееся меню Все элементы (All Eties) – то же самое, что появляется
при использовании
команды Вставка4
4AutoText). Если
4Автотекст (Insert4
элемент автотекста отсутствует в списке, это
означает несовпадение стиля форматирования абзаца,
где
находится курсор, со стилем форматирования элемента автотекста. Для просмотра всего списка измените стиль абзаца или используйте клавишу Shift.
Для удаления записи автотекста из диалогового окна Автозамена (Autocorrect) откройте его, выбрав команду Вставка8
8Автотекст (Insert8
8AutoText). Затем выделите и нажмите
кнопку Удалить (Delete).
Для поиска в документе слова или фразы щелкните на
кнопке Найти (Find) и в открывшемся диалоговом окне Найти
и заменить (Find and Replace) выберите вкладку Найти (Find).
Щелкните на кнопке Больше (More), чтобы увидеть все доступные параметры. Другие способы вызова окна – нажать кнопку Выбор объекта перехода (Select Browse Object) (Alt – Ctrl –
Home) и выбрать пункт Найти (Find), или через меню Правка8
8Найти, или комбинацией клавиш Ctrl – F.
Введите в текстовое поле Найти (Find What) искомый
текст. В поле направление введите направление поиска: Вперед
(Down), Назад (Up) или Везде (All). Флажок Учитывать регистр (Match case) позволяет вести поиск с учетом регистра.
Щелчок на кнопке Найти далее (Find Next) определяет первое
местоположение текстовой строки. После этого диалоговое окно
можно закрыть и пользоваться для перехода к предыдущему или
37
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
следующему вхождению этой строки синими кнопками просмотра, расположенными в нижней части вертикальной полосы
прокрутки, а также использовать комбинации клавиш Ctrl –
Page Up и Ctrl – Page Down.
Рис. 20. Диалоговое окно Автозамена (Autocorrect). Страница
Автотекст
Замена текста аналогична поиску. В диалоговом окне
Найти и заменить (Find and Replace) выберите вкладку Заменить (Replace). В тестовом поле Найти (Find What) введите
текстовую строку, а в текстовом поле Заменить на (Replace
With) – заменяющие символы. Кнопка Заменить все (Replace
All) выполняет замену за один шаг. Выборочная замена осуществляется кнопкой Заменить (Replace). Щелкните на кнопке
Найти далее (Find Next) для поиска нового вхождения. Щел38
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
кайте на кнопке Заменить (Replace) до тех пор, пока не проведете все замены.
Рис. 21. Диалоговое окно Найти и заменить
Word 2000 подчеркивает слова, которые кажутся программе некорректными красной волнистой линией (см. стр.
8). При щелчке правой кнопкой мыши на таком слове открывается список с вариантами написания. Можно выбрать щелчком
правильный вариант или пропустить слово командой Пропустить все (Ignore All), или добавить его в текущий словарь командой Добавить (Add), или открыть диалоговое окно Орфография.
Для проверки грамматики щелкните правой кнопкой
мыши на слове или фразе, которые подчеркнуты зеленой волнистой линией. Вам будет предложено: принять одно или несколько предлагаемых исправлений, пропустить предложение,
открыть диалоговое окно Грамматика (Grammar), дополнительные сведения об этом грамматическом правиле.
39
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для отключения проверки орфографии и грамматики выберите команду Сервис8
8Параметры (Tools8
8Options) и в
диалоговом окне Параметры (Options) на вкладке Правописание (Spelling and Grammar) снимите флажки: Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и
Автоматически проверять Грамматику (Check Grammar As
You Type).
С помощью кнопки Правописание (Spelling) (клавиша F7) можно самому запустить проверку документа. Word
просмотрит весь документ и остановится на неправильно написанных словах и выражениях. Можно принять правку или игнорировать советы.
Команда Тезаурус предлагает помощь в нахождении более наглядных или точных синонимов слов. Щелкните на слове,
синоним которого ищете. Вызовите Тезаурус маршрутом Сер8Язык8
8Тезаурус (Tools8
вис8
8Language8
8Thesaurus) щелчком правой мыши через контекстное меню8
8Синонимы8Тезаурус или комбинацией клавиш Shift – F7.
Рис. 22. Диалоговое окно Тезаурус
Щелкните на слове в списке Значения (Meanings), которое лучше всего подойдет по смыслу в качестве синонима (ан40
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
тонима). Двойной щелчок вызовет список слов, имеющих то же
или схожее значение. Для поиска синонима к новому слову введите его в текстовое поле Заменить… (Replace with Synonym)
и нажмите кнопку Поиск. Чтобы увидеть слова, просмотренные
ранее, откройте список в поле Синонимы (Looked Up). Кнопка
Заменить производит замену выбранного в тексте слова выбранным в поле Заменить…
Рис. 23. Документ в режиме Предварительный просмотр
Рис. 24. Кнопки режима Предварительный просмотр
41
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2.10. Подготовка к печати
Режим Предварительный просмотр дает возможность просмотра документа перед печатью. Вызывается он
щелчком на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), выбором команды Файл8
8Предварительный просмотр
(File8
8Print Preview) и комбинацией клавиш Ctrl – F2 или Alt –
Ctrl – I.
Рис. 25. Диалоговое окно Параметры страницы. Вкладка
Размер бумаги
•
•
•
•
•
Предварительный просмотр слева направо:
Печать (Print) – печать документа;
Увеличение – изменение масштаба представления;
Одна страница (One Page) – отображение одной страницы;
Несколько страниц (Multiple Pages) – отображение
нескольких страниц (до 6) одновременно;
Масштаб (Zoom) – изменение масштаба;
42
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
•
•
•
•
•
Линейка (View Ruler) – включение/выключение вертикальной и горизонтальной линеек;
Подгонка страниц (Shrink to Fit) – уменьшение документа на одну страницу, чтобы его небольшой фрагмент
не попал на последнюю страницу;
Во весь экран (Full Screen) – включение режима просмотра во весь экран;
Закрыть (Close) – выход из режима Предварительный
просмотр;
Контекстная справка – получение контекстной справки.
Рис. 26. Диалоговое окно Печать
Word автоматически разбивает документ на страницы,
вставляя мягкие разрывы страницы. Может потребоваться
принудительный, жесткий разрыв страницы (Ctrl – Enter),
например, сразу после окончания титульной страницы или в начале нового раздела.
43
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Команда Файл8
8Параметры страницы (File8
8Page
Setup) или двойной щелчок на серой части линейки вызывает
диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup). На вкладке Размер бумаги (Paper Size) можно поменять книжную ориентацию на альбомную, а также задать Размер бумаги (Paper
Size) для всего документа или для его части.
Рис. 27. Диалоговое окно Конверты и наклейки. Вкладка
Конверты
Вкладка Поля (Margins) позволяет установить поля
(пустое пространство между текстом и краем бумаги) сверху,
снизу, с левой и правой стороны страницы.
На вкладке Макет (Layout) устанавливается тип выравнивания текста по вертикали: по верхнему краю, по центру
или по высоте – используется при создании титульных листов
документа.
44
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если щелкнуть на кнопке Печать (Print), расположенной на стандартной панели инструментов, то Word использует текущие установки принтера для одной копии документа.
Для изменения установок выберите команду Файл8
8Печать
(File8
8Print) или наберите комбинацию клавиш Ctrl – P, Ctrl –
Shift – F12 – откроется диалоговое окно Печать (Print).
В диалоговом окне Печать (Print) можно
• выбрать другой принтер;
• распечатать определенные страницы документа;
• распечатать основные сведения о документе;
• задать режим вывода страниц, выводимых на печать:
только четные, только нечетные или и те и другие;
• установить нужное число копий и раскладку этих копий
по страницам;
• осуществить печать в файл для последующей распечатки документа на другом принтере.
Печать конверта
1. При написании письма введите в адресную часть имя и
адрес, которые необходимо разместить на конверте.
Выделите их.
2. Выберите команду Сервис4
4Конверты и наклейки
(Tools4
4Envelopes and Labels) и раскройте вкладку
Конверты (Envelopes) (см. рис. 27, выше).
3. Введенные имя и адрес должны появиться в поле Адрес
получателя (Delivery Address). Если этого не произошло, скопируйте имя и адрес, откройте заново диалоговое окно и вставьте их с помощью комбинации клавиш Ctrl –V или Ctrl – Insert.
4. Укажите, надо ли печатать обратный адрес.
5. Щелкните на кнопке Параметры конверта (Envelopes),
установите размер конверта, место расположения адреса
и применяемый шрифт.
45
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6. На вкладке Параметры печати (Printing Options) установите способ печати и подачи конвертов.
7. Для отправки конверта на принтер щелкните на кнопке
OK.
Создание и печать почтовых наклеек производится с помощью команды Сервис4
4Конверты и наклейки4
4Наклейки
(Tools 4Envelops and Labels4
4Labels) аналогично.
3. Оформление страниц
3.1. Форматирование страниц
В Word 2000 форматирование документов организовано
по разделам. Раздел – это часть документа, для которой можно
задать число колонок текста, величину полей и ориентацию
страниц, их нумерацию, а также колонтитулы. Word автоматически вставляет разрыв раздела, когда: текст форматируется по
колонкам, изменяются параметры страницы и указывается, что
эти изменения должны сохраняться до конца документа.
Ручная вставка разрыва раздела используется в том случае, если нужно изменить размер страницы или формат верхнего
и нижнего колонтитулов документа.
В обычном режиме разрывы раздела представляют собой
двойную пунктирную линию со словами Разрыв раздела и указанием типа разрыва. Разрывы страницы и разрыв раздела можно просмотреть в любом режиме, включив отображение непечатаемых знаков.
Командой Вставка4
4Разрыв (Insert4
4Break) вызывается диалоговое окно Разрыв (Break), где устанавливается тип и
место разрыва. Для удаления разрыва выделите его и нажмите
клавишу Delete. Вставка разрыва страницы клавишами – Ctrl –
Enter, разрыва колонки – Ctrl – Shift – Enter.
46
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Командой Вставка4
4Номера страниц (Insert4
4Page
Number) открывается диалоговое окно Номера страниц (Page
Number).
В этом окне имеются следующие настройки:
• Положение (Position). В этом раскрывающемся списке
можно выбрать местоположение номера страницы:
Вверху страницы (Top of Page) и Внизу страницы
(Bottom of Page).
Рис. 28. Диалоговое окно Номера страниц
•
•
Выравнивание (Alignment). В этом раскрывающемся
списке можно выбрать тип выравнивания: Слева (Left),
Справа (Right), От центра (Center), Внутри (Inside),
Снаружи (Outside). Типы выравнивания Внутри (Inside)
и Снаружи (Outside) используются в том случае, если в
диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) установлен флажок Зеркальные поля (Mirror margins).
Номер на первой странице (Show Number on First
Page). При установке флажка номер на первой странице
присутствует, в ином случае нет.
47
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Формат (Format). Эта кнопка предназначена для открытия диалогового окна Формат номера страницы
(Page Number Format).
Рис. 29. Диалоговое окно Формат номера страницы
Диалоговое окно Формат номера страницы (Page Number Format) позволяет выбрать формат номеров страниц, например A,B,C,… или 1,2,3,… Если установить флажок Включить номер главы (Include Chapter Number), номер главы будет добавлен к номеру страницы, например 1-1. Если потребуется начать нумерацию страниц с числа, отличного от 1, введите
его в поле счетчика начать с (Start at). После установки параметров щелкните на кнопке OK для возврата в диалоговое окно
Номера страниц (Page Numbers). Для вставки нумерации страниц щелкните на кнопке OK еще раз. Просмотреть нумерованные страницы можно в режиме предварительного просмотра
или в режиме разметки. Для каждого раздела документа можно
установить свою нумерацию. Удаляется нумерация страницы
редактированием верхнего или нижнего колонтитула.
48
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 30. Область верхнего колонтитула
Кроме номера страницы может потребоваться вывести на
каждую страницу и некоторую другую информацию, например:
о защите авторских прав, ваше имя или название компании. Для
этого предназначены верхний и нижний колонтитулы, которые располагаются в верхнем или нижнем поле страницы.
Для вставки колонтитула выберите команду Вид 4Колонтитулы (View4
4Header and Footer). Текст документа «пригаснет», и в верхней части документа откроется панель документов Колонтитулы (Header and Footer). Откроются также выделенные пунктирной линией области верхнего и нижнего колонтитулов.
Введите текст в колонтитул. Для создания и редактирования колонтитулов пользуйтесь кнопками панели Колонтитулы (см. рис. 30, выше.).
49
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Кнопки панели Колонтитулы слева направо:
• Вставить автотекст (Insert AutoText) – открытие меню автотекста;
• Номер страницы (Insert Page Number) – вставка номера страницы;
• Число страниц (Insert Number of Pages) – вставка общего количества страниц;
• Формат номера страницы (Format Page Number) –
открытие одноименного диалогового окна;
• Дата (Insert Date) – вставка даты;
• Время (Insert Time) – вставка времени;
• Параметры страницы (Page Setup) – открытие одноименного диалогового окна;
• Основной текст (Body Text) – скрытие/отображение основного текста документа при работе с колонтитулами;
• Как в предыдущем разделе (Same as Previous) – сохранение колонтитула таким же, как в предыдущем разделе;
• Верхний/нижний колонтитул (Header/Footer) – перемещение между областями верхнего и нижнего колонтитулов;
• Переход к предыдущему (Show Previous) – переход к
колонтитулу предыдущего раздела;
• Переход к следующему (Show Next) – переход к колонтитулу следующего раздела;
• Закрыть (Close Header and Footer) – выход из режима
работы с колонтитулами.
Для того чтобы убрать колонтитул с первой страницы документа, на вкладке Макет (Layout) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) установите флажок Различать
колонтитулы первой страницы (Different First Page).
50
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Перед печатью окончательной версии документа необходимо освободиться от висячих слов, незавершенных строк и
разрывов страниц, а также увеличенных пробелов.
• Если на строке осталось место из-за того, что длинное
слово перешло на следующую строку, воспользуйтесь
переносом – мягкий перенос: Ctrl – Дефис;
• Если слова, которые должны быть рядом, попали на
разные строки, воспользуйтесь неразрывным пробелом: Ctrl – Shift – Пробел. Слово или фразу, которая
содержит дефис (например, телефонный номер), можно
защитить от разрыва неразрывным дефисом: Ctrl –
Shift –Дефис.
• Если абзацы или строки абзаца, которые должны быть
вместе, расположились на разных страницах, воспользуйтесь запретом размещения разрыва страницы внутри
абзаца.
Рис. 31. Диалоговое
окно Расстановка переносов
Word 2000 предоставляет возможность автоматической
расстановки
переносов в документах.
4ЯзыкКоманда Сервис4
4Расстановка переносов (Tools4
4Language4
4Hyphenate) вызывает диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphenate), в
котором можно установить флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically hyphenate document). Можно
запретить Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ. Можно
задать размер ширины зоны переноса слов, то есть ширины полосы (от правого поля), в которой надо выполнить расстановку
переноса.
51
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3.2. Работа с колонками
Для работы с газетными колонками переключитесь в
режим разметки, щелкните на кнопке Колонки (Columns)
на стандартной панели инструментов и выберите нужное число
колонок. Другой способ настройки колонок состоит в использо4Колонки (Format4
вании команды Формат4
4Columns) для
вызова диалогового окна Колонки (Columns).
Рис. 32. Диалоговое окно Колонки
Для создания колонок одинаковой высоты расположите
курсор в конце текста и установите разрыв раздела, выбрав
4Разрыв4
4на текущей странице. Для создания загоВставка4
ловка, относящегося ко всем колонкам, введите его в начало
первой колонки, затем выделите его, щелкните на кнопке Колонки (Columns) и выберите одну колонку.
Для изменения структуры колонок:
52
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1. Щелкните в области колонок документа, затем на кнопке Колонки (Columns).
2. Выберите нужное число колонок.
3. Перетащите маркер Переместить столбец (Move Columns) по линейке так, чтобы изменить ширину колонок
и передвинуть колонки левее или правее.
4. Для изменения промежутка между колонками перетащите по линейке маркеры левого и правого полей.
Дополнительные возможности для настройки колонок
предоставляет диалоговое окно Колонки (Columns). Здесь
можно задать до 12 колонок, вставить разделительную линию
между колонками, ввести точный размер ширины колонок и
интервала между ними.
Для перемещения текста в следующую колонку установите курсор перед текстом, расположение которого надо изменить. В диалоговом окне Колонки (Columns) в списке Применить (Apply To) выберите пункт До конца документа (This
Point Forward). Для перемещения текста установите флажок
Новая колонка (Start New Column).
3.3. Разработка таблиц
Существуют три способа создания таблиц Word 2000: с
помощью кнопки Добавить таблицу (Insert Table), диалогового окна Вставка таблицы (Insert Table) и кнопки Нарисовать
таблицу (Draw Table).
Щелкните на кнопке Добавить таблицу (Insert Table) и перетаскиванием мыши выделите необходимое число
строк и столбцов в таблице. После отпускания кнопки мыши в
документе появится пустая таблица.
4Добавить4
4Таблица вызывается
Командой Таблица4
диалоговое окно Вставка таблицы (Insert Table). Введите
нужное число строк и столбцов, а также задайте ширину
столбцов. Для создания таблицы по ширине страницы оставь53
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
те в счетчике Ширина столбца (Column Width) установку Авто (Auto).
Рис. 33. Диалоговое окно Вставка таблицы
Щелкните на кнопке Таблицы и границы (Table and
Border): в окне Word появится панель инструментов Таблицы
и границы. Указатель мыши при этом примет вид карандаша.
Перетаскиванием мыши создайте прямоугольник такого
размера, какой должна быть таблица, и разбейте его на необходимое число строк и столбцов.
Другой способ вызова панели инструментов – использование команды Вид4
4Панели инструментов4
4Таблицы и границы.
Щелчок на кнопке Нарисовать таблицу (Draw
Table) включает и выключает режим карандаша.
Для того, чтобы ввести текст в таблицу, щелкните на любой
ячейке. Для перехода к следующей ячейке используется клавиша
Tab или клавиша . Используя комбинацию клавиш Shift –Tab
или клавишу , можно переместиться на одну ячейку влево. Пе54
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ремещение в ячейку, расположенную выше или ниже текущей
ячейки, осуществляется клавишами и соответственно.
Рис. 34. Панель инструментов Таблицы и границы
Каждая ячейка таблицы может быть отформатирована
отдельно. Для использования разных шрифтов, их начертаний,
типов выравнивания, маркировки и нумерации, а также отступов
и текстовых интервалов используйте панель форматирования
или меню Формат (Format). Панель Таблицы и границы (Table and Border) снабжена дополнительными
средствами форматирования, характерными для
таблиц. Кнопка Выровнять… предоставляет
девять вариантов выравнивания.
Кнопка Изменить направление текста (Text Direction) к основному направлению
текста добавляет два вертикальных. При повороте текста меняются и кнопки выравнивания, нумерации,
маркировки и ориентации страницы.
Для добавления строки в таблицу перейдите в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу Tab. Если необходимо
вставить строки (столбцы) в середину таблицы, выберите нужное число строк (столбцов) и выберите команду Табли4Добавить строки (столбцы) выше или ниже (слева или
ца4
справа) (Table4
4Insert Rows(Column)). Можно также вызвать
контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать в нем пункт
Добавить строки (столбцы) (Insert Rows (Column)). В этом
55
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
случае Word подставляет строки (столбцы) выше (слева) первой
выделенной строки (столбца). Для удаления строк (столбцов)
4Удалить строки
выделите их и выберите команду Таблица4
(столбцы) (Table4
4Delete Rows (Column)) или щелкните правой кнопкой мыши на выделенной строке и выберите в контекстном меню пункт Удалить строки (столбцы) (Delete
Rows(Column)).
Рис. 35. Диалоговое окно Удаление ячеек
Если выделена отдельная ячейка, в меню Таблица (Table) появится
пункт Удалить ячейки (Delete Cells).
Выбор команды Удалить ячейки (Delete Cells) открывает диалоговое окно Удаление ячеек (Delete Cells). Можно совместить
удаление текущей ячейки со сдвигом вверх или влево. Если надо
удалить целую строку или столбец, выберите пункты Удалить
всю строку (Delete Entire Row) или Удалить весь столбец (Delete Entire Column).
Самый простой способ выровнять строки и столбцы –
подвести курсор к границе между строками или столбцами.
Курсор изменит вид на двунаправленную стрелку, позволяя
перетащить границу в любом направлении. Другой способ выравнивания – выделить строки или столбцы и выбрать команду
4Автоподбор4
4Выровнять высоту строк (столбТаблица4
цов). Панель инструментов Таблицы и границы также имеет
кнопки для выравнивания строк и столбцов
.
Для объединения ячеек выделите их и выберите команду Таблица4
4Объединить ячейки (Merge Cells) или
щелкните на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) на панели инструментов Таблицы и границы.
56
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для объединения ячеек используется также кнопка
Ластик на панели инструментов Таблицы и границы.
Рис. 36. Диалоговое окно Автоформат таблицы
Для разбиения ячейки можно выбрать команду Таблица4
4Разбить ячейки (Table4
4Split Cells) или щелкнуть на
кнопке Разбить ячейки (Split Cells), расположенной на панели
инструментов Таблицы и границы.
Кнопка Автоформат таблицы на панели инструментов Таблицы и границы или команда Таблица4
4Автоформат
(Table4
4AutoFormat) открывает диалоговое окно Автоформат
таблицы (Table AutoFormat). Автоформат предоставляет средства использования рамок, заливки, шрифтов и цвета.
Большинство форматов обеспечивает специальное форматирование строки заголовка, последней строки, первого и последнего столбцов, так как именно эти столбцы и строки часто
содержат заголовки и итоговую информацию. Установите или
снимите флажки в зависимости от того, какие параметры фор57
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
матирования надо применить. Любой выбранный формат будет
отображаться в области предварительного просмотра Образец
(Preview).
Для форматирования
границ ячеек предназначены кнопки Тип линии (Line Style),
Толщина линии (Line Weight) и Цвет границы (Border
Color).
Щелчок на кнопке Цвет границы (Border Color) открывает палитру цветов. Выберите нужный цвет и «карандашом»
проведите по тем границам, цвет которых надо изменить. Для
изменения типа линий границ выделите ячейки, границы которых надо преобразовать. Щелкните на раскрывающейся кнопке
Границы (Border) и выберите нужный вариант границы.
Щелчок на раскрывающейся кнопке Цвет заливки
(Shading Color) открывает палитру цветов заливки, включая
оттенки серого цвета.
3.4. Использование стилей в Word
Одно из назначений компьютера состоит в том, чтобы
избавить пользователя от повторения однообразных действий.
Рис. 37. Список стилей
Возможность использования стилей в Word 2000
позволяет сохранять существующие форматы и применять их к другим текстам.
Стили могут определять
шрифты, их размеры, атрибуты, типы выравнивания,
символ пробела, абзацный отступ, маркеры и нумерацию,
58
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
линии и любое другое форматирование. Главное преимущество стилей в том, что при изменении стиля оформленный им
текст меняется автоматически. При открытии нового документа Word в раскрывающемся списке Стиль (Ctrl – Shift – S) находится список стилей, заданных по умолчанию. Для использования стиля щелкните на стрелке, расположенной рядом с названием стиля Обычный (Normal), и выберите тот стиль, который надо применить.
Отформатируйте абзац для создания своего стиля.
Щелкните на поле стилей. Введите название стиля и нажмите
клавишу Enter. Если вы хотите переопределить стиль, выделите абзац и внесите изменения в форматирование. Щелкните на
текстовом поле Стиль (Style) и нажмите на клавишу Enter. Откроется диалоговое окно Переопределение стиля.
Рис. 38. Диалоговое окно Переопределение стиля
Для подтверждения внесенных изменений установите
флажок Переопределить данный стиль, используя выделенный фрагмент как образец (Update the Style to Reflect Recent
Changes). Другая возможность – Переопределить формат выделенного фрагмента, используя данный стиль.
Создавать и переопределять стили можно также с помощью диалогового окна Стиль (Style), которое вызывается командой Формат4
4Стиль (Format4
4Style). Здесь предусмотре59
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
на, также возможность добавлять и удалять созданный стиль в
шаблон Обычный (Normal).
3.5. Структура документа
Схему документа в Word 2000 создают в режиме структуры (Outline). После этого ввод текста осуществляется в
обычном режиме или режиме разметки. Для перехода в режим
структуры щелкните на кнопке Режим структуры на горизонтальной полосе прокрутки или используйте команду Вид4
4Структура (Alt – Ctrl – O). Под панелью форматирования появится панель Структура (Outlining). По умолчанию задается
стиль Заголовок 1 (Header 1). Введите первый заголовок и нажмите клавишу Enter, затем второй и т.д. Это будут заголовки
первого уровня. Для перехода к заголовку уровня Заголовок 2
(Header 2) нажмите клавишу Tab. Существует девять доступных уровней заголовков. Комбинация клавиш Shift – Tab переводит к заголовку более высокого уровня.
Кнопками Повысить уровень (Promote) (Alt –
Shift – ) и Понизить уровень (Demote) (Alt – Shift – ) изменяют уровень предварительно выделенного заголовка.
Кнопка Понизить до обычного текста (Demote to
Body Text) (Ctrl – Shift – N) понижает уровень до основного
текста. При щелчке на одной из семи кнопок Показать заголовки (Show Heading) оказываются спрятанными все заголовки
более низких уровней. Линия подчеркивания указывает на
скрытые уровни.
Кнопка Все заголовки (All) полностью разворачивает структуру.
Кнопки Развернуть (Expand) и Свернуть (Collapse) разворачивают и сворачивают структуру на один уровень.
При выводе на печать (щелчок на кнопке Печать) (Ctrl –
P) распечатывается только развернутая часть структуры.
60
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Командой Вид4
4Document
4Схема документа (View4
Map) или щелчком на кнопке Схема документа открывается
панель, содержащая все заголовки. Она облегчает перемещение
в длинных документах. Для перехода в нужный раздел достаточно щелчка на его заголовке. Схема документа не влияет на
печать в отличие от режима структуры.
Кнопками Переместить вверх (Move Up) или Переместить вниз (Move down) можно перемещать выбранные
разделы относительно друг друга. Другой способ – перетаскивание мышью знака «+» перед заголовком.
Основой каждого документа является шаблон. Шаблон –
это набор параметров форматирования, который доступен
при создании нового документа.
Обычный (Normal) шаблон помимо указанных параметров также содержит элементы автотекста, макросы, панели инструментов, меню и комбинации клавиш. Word 2000 имеет дополнительные шаблоны предварительного форматирования документов, а также мастера шаблонов, которые последовательно
ведут по этапам предварительного форматирования.
4Создать (File4
После выбора команды Файл4
4New) из
среды Word 2000 или Создать документ Office (New Office
Document) (из Главного меню Windows) предоставляется набор шаблонов. Файлы, имеющие расширения .dot, представляют
собой шаблоны документов. Файлы с расширением .wiz – это
мастера шаблонов. Для просмотра шаблона в группе Просмотр
(Preview) выделите его (шаблоны, созданные другими пользователями, часто не могут быть просмотрены). После выбора шаблона щелкните на кнопке OK. Если надо использовать документ
в качестве шаблона или если документ с самого начала создается в качестве шаблона, в раскрывающемся списке Тип файла
(Save As Type) диалогового окна Сохранение документа (Save
As) выберите пункт Шаблон документа – Template (*.dot) и
откройте папку Шаблоны (Templates).
61
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4. Сложные документы
4.1. Управление данными в Word
Word позволяет вводить, сортировать и осуществлять
поиск данных: имен, адресов и других объектов.
Рис. 39. Диалоговое окно Слияние
Файл, который содержит информационный список, называется источником данных (база данных). Можно создать основной документ и объединить его с источником данных, например, написать письмо конкретному адресату.
Для создания нового источника данных с помощью мас4Слияние (Tools4
тера слияния выберите команду Сервис4
4Mail Merge) – откроется диалоговое окно Слияние (Mail Merge
62
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Helper). Щелкните на кнопке Создать (Create) и выберите тип
основного документа слияния, который следует создать.
После выбора основного документа Word запросит, использовать ли для этого активное (открытое) окно или новый
документ.
Щелкните на кнопке Получить данные (Get Data) и выберите из раскрывающегося списка пункт Создать источник
данных (Create Data Source). В списке Поля в строке заголовка содержатся имена полей, по умолчанию содержащиеся в
источнике данных.
Рис. 40. Диалоговое окно Создание источника данных
Имена полей должны быть уникальными, не превышать 40 символов (лучше короче), не содержать пробелов,
точки, запятой, точки с запятой, наклонной черты (/), обратной наклонной черты (\) и начинаться с буквы.
Кнопка Удалить поле (Remove Field Name) используется для удаления из списка имени поля. Если надо добавить имя
поля в список, введите в текстовом окне Поле (Field Name) его
имя и щелкните на кнопке Добавить поле (Add Field Name).
При вводе недопустимого имени поля (например, включающе63
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
го пробелы или уже существующего), кнопка будет недоступна.
После нажатия на кнопке OK Word предложит вам сохранить
файл источника данных. Имеет смысл начинать имена со слова Data (Данные). Затем Word спросит, что именно следует редактировать – источник данных или основной документ.
Щелкните на кнопке Правка источника данных (Edit
Data Source) – откроется диалоговое окно Форма данных (Data
Form).
Рис. 41. Диалоговое окно Форма данных
Введите информацию для каждого поля первой записи,
используя клавишу Tab для перехода между полями и клавишу
Enter для окончания ввода записи. Для ввода второй записи
щелкните на кнопке Добавить (Add New). Кнопка Удалить
осуществляет удаление отображаемой записи данных.
Кнопка Восстановить отменяет любые изменения, внесенные в отображаемую запись данных. Кнопка Найти… выполняет поиск в указанном поле данных. Кнопка Источник
(View source) отображает данные в виде таблицы Word в окне
документа. Если источник данных не является документом
Word, отображается копия данных. Когда источником данных
64
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
является активный файл, Word автоматически отобразит панель
База данных (Database).
Для добавления новой записи в конец источника
щелкните на кнопке Добавить запись (Add New Record).
Для удаления записи установите курсор на той записи,
которую надо удалить, и щелкните на кнопке Удалить запись (Delete Record) на панели База данных. При удалении первой строки,
содержащей имена полей, придется создавать ее заново. Для сохранения записи сохраните файл источника данных повторно.
Рис. 42. Диалоговое окно Управление полями
Для того, чтобы добавить, удалить или переименовать
поля в источнике данных, щелкните на кнопке Управление полями
(Manage Fields) – откроется диалоговое окно Управление полями.
Если предпочтительней вводить или просматривать
записи с помощью формы данных, откройте диалоговое окно
Форма данных (Data Form).
Можно изменить организацию источника данных,
проведя сортировку по любому полю: фамилии, почтовому ин65
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
дексу и т. д. Записи сортируются по возрастанию (от А до Я или
от 0 до 9) или убыванию.
Для сортировки записи в источнике данных установите
указатель в нужном столбце. Щелкните на кнопках Сортировка
по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели База данных (Data Base).
Рис. 43. Диалоговое окно Сортировка
В Word можно сортировать любые списки, а не только
источники данных. Например, можно сортировать таблицы,
маркированные списки и даже обычные абзацы. Сначала выделите объект для сортировки. Затем выберите команду Таблица4
4Сортировка (Table4
4Sort) – откроется диалоговое окно
Сортировка (Sort Text).
Если выделена таблица или источник данных, в раскрывающемся списке Сортировать (Sort By) отображается список
имен полей, основанных на строке заголовка таблицы.
Если выделен маркированный список или несколько абзацев текста, в списке Сортировать (Sort By) отображаются
только два пункта: Абзацы (Paragraph) и Поле 1 (Field 1). Вы66
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
берите пункт Абзацы (Paragraph) – для сортировки по первому
полю каждого абзаца. Укажите, являются ли данные, которые
сортируются, текстом, числами или датами, и выберите порядок
сортировки по возрастанию или убыванию. Если сортируются
данные в таблице или источнике данных, можно задать не более
трех уровней сортировки. Необходимо также указать, имеет ли
таблица заголовок. Когда введены все условия сортировки,
щелкните для ее выполнения на кнопке OK.
4.2. Персонализация документов средствами слияния
Перед созданием основного документа определите источник данных. Это может быть файл, созданный с помощью
Word, страница Excel, таблица или запрос Access, текстовый
файл, который импортирован из другого приложения.
После этого создайте основной документ командой Сер4Слияние4
4Создать (Tools 4Mail Merge4
вис4
4Create). Доступны четыре типа документа:
• Документы на бланке (Form Letter) – письма и отчеты, которые надо сделать персональными.
• Почтовые наклейки (Mailing Labels) – к ним относятся и другие виды наклеек, например, для папок, видеокассет или компакт-дисков, а также этикетки.
• Конверты (Envelope) – конверты, которые распечатываются на принтере.
• Каталог (Catalogs) – списки данных, например телефонные справочники или членские книжки.
Word запросит, хотите ли вы использовать текущий документ или будете создавать новый. Если текущее окно пустое,
можно выбрать первый вариант. В противном случае откройте
новое окно. Вновь появится диалоговое окно Слияние (Mail
Merger Helper). Щелкните на кнопке Получить данные (Get
Data), выберите пункт Открыть источник данных (Open Data
67
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Source). В одноименном диалоговом окне выберите источник
данных для основного документа. После подтверждения выбора
источника Word вновь откроет основной документ и диалоговое
окно, в котором указано, что основной документ не имеет полей
слияния, поэтому невозможно слияние основного документа с
источником данных. Щелкните на кнопке Правка основного документа (Edit Main Document) – откроется панель инструментов
Слияние (Mail Merge) и начнется создание основного документа. Существуют два вида текста в основном документе: постоянный (regular) и сменный (variable). Постоянный текст одинаков
во всех версиях документа слияния, например, основной текст
письма. Сменный текст представляет текст, который меняется в
каждом документе, например, имена и адреса клиентов.
В основном документе ввод, редактирование и форматирование постоянного текста производятся аналогично обычным документам Word. При
щелчке на кнопке Добавить поле слияние (Inset Merger Field) на панели База данных (Data
Base) отображается список имен полей источника данных. Выберите из списка нужное поле,
и Word подставит его в документ в месте размещения курсора. При сохранении основного документа используйте в имени файла слово Основной.
Для просмотра первого документа слияния щелкните
на кнопке Поля/данные (View Merged Data), расположенной на
панели Слияние. Эта панель содержит кнопки навигации для
перехода к первой записи, предыдущей записи, следующей записи или последней записи. Для возврата в основной документ
вновь щелкните на кнопке Поля/данные (View Merged Data).
Если при просмотре результатов слияния все оказалось в
порядке, можно приступить к настоящему слиянию документов.
68
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Наиболее дерзкий выбор – Слияние при печати
(Merge to Printer) (Alt – Shift – M). Документ слияния отправляется прямо на принтер.
При нажатии кнопки Слияние в новый документ
(Merge to New Document) (Alt – Shift – N) Word проведет
слияние и создаст новый конечный документ.
Рис. 44. Диалоговое окно Слияние
Последний способ слияния состоит в использовании диалогового окна Слияние (Merge). Здесь выбирают назначение
слияния: новый документ, принтер, электронная почта или факс
и определяют диапазон записей слияния. Если необходимо, чтобы Word игнорировал пустые поля, установите соответствующий флажок.
При создании документа слияния можно отфильтровать
записи. Щелкните для этого на кнопке Отбор записей… (Query
Options) и в диалоговом окне откройте вкладку Отбор записей
(Query Option). В раскрывающемся списке Поле (Field) выберите поле, которое, надо использовать для отбора записей. Например, для слияния записей с именем Олег выберите поле
Имя. В поле Значение (Compare to) введите Олег. Текстовое
поле Оператор (Comparison) позволяет указать, как сравнивать
данные источника с введенной текстовой строкой.
69
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 45. Диалоговое окно Отбор записей
В начале второго условия отбора записей можно выбрать
оператор И (And) или оператор ИЛИ (Or), что будет означать
выполнение обоих условий или хотя бы одного, соответственно.
В диалоговом окне Отбор записей (Query Options) на
вкладке Сортировка записей (Sort Records) можно выбрать
порядок сортировки данных. Этот вопрос подробно рассматривался в предыдущем разделе (см. стр. 65).
Рис. 46. Диалоговое окно Параметры наклейки
70
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Основной документ-каталог используется для создания
списков. Каждая запись располагается под предыдущей на той же
странице. Рекомендуется пользоваться таблицей. Введите любой
текст, который должен появляться в каждой записи источника
данных. Но сопроводительный текст: название, заголовки столбцов и любую другую информацию добавите после слияния.
Для создания наклеек в диалоговом окне Слияние
(Merge) выберите из списка Создать (Create Main Document)
пункт Наклейки (Mailing Label). После выбора источника данных щелкните на кнопке Настройка основного документа (Set
Up Main Document). Откроется диалоговое окно Параметры
наклейки (Label Options) c предложением разнообразных размеров наклеек, причем для некоторых типов установлены стандартные размеры.
Рис. 47. Диалоговое окно Создание наклеек
После выбора наклейки щелкните на кнопке OK – откроется диалоговое окно Создание наклеек (Create Labels). Поле
Образец наклейки (Sample Label) похоже на окно основного
документа. Щелкните на кнопке Вставить поле слияния (Insert Merge Field) для подстановки имен полей слияния в на71
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
клейку. При сохранении документа с наклейками используйте в
имени файла слово Наклейка.
Создание конвертов аналогично предыдущей процедуре.
Вместо пункта Наклейки (Mailing Labels) выберите пункт
Конверты (Envelope). Из предлагаемого списка выберите размер конверта. Щелкните на кнопке OK – откроется диалоговое
окно Адрес на конверте (Envelope Address). Вставьте названия
полей слияния. После закрытия окна Word откроет диалоговое
окно Слияние (Mail Merge Helper), и можно начать слияние
для печати конвертов.
4.3. Публикация форм
Работа в офисе без использования бумаги становится
обыденным делом. Одним из вариантов такой работы является
применение электронных бланков.
Так как предполагается неоднократное использование
электронных форм, необходимо создать шаблон. Выберите команду Файл4
4Создать (File4
4New) и на вкладке Общие (General) выберите значок Новый документ (Blank Document). Установите переключатель Создать (Create New) в положение
шаблон (Template) и щелкните на кнопке OK.
Откроется новый шаблон с именем Шаблон1 (Template1). Для сохранения шаблона откройте диалоговое окно Сохранение документа (Save As), в котором будет предложено
сохранить шаблон в папке Шаблоны (Templates).
Для создания собственной формы щелкните правой
кнопкой мыши на любой панели инструментов и выведите на
экран панель инструментов Формы (Forms). Она
содержит кнопки, предназначенные для вставки полей, создания таблиц и рамок для
расположения на странице вопросов и предложений, а также не-
72
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
которые средства защиты формы, чтобы пользователи вводили данные только там, где предусмотрено.
Таблицы позволяют размещать текст в различных частях
экрана и не беспокоиться о переносе текста на новую строку.
Для создания таблицы щелкните на кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table) или Добавить таблицу (Add
Table).
Для того чтобы заключить таблицу в рамку щелкните на кнопке Вставить рамку (Insert Frame), растяните прямоугольник размером с вашу таблицу и вставьте таблицу в
рамку. Изменить размеры рамки можно перетаскиванием маркеров, расположенных по ее границам. Можно использовать панель Рисование (Drawing) для оформления форм.
В разрабатываемую форму необходимо добавить поля
или подстановочные символы, чтобы другие пользователи могли применять их при вводе своей информации. Существуют три
типа полей, которые можно создать с помощью кнопок на панели Формы (Forms).
Текстовое поле (Text). Это открытое поле любой
длины, куда пользователи вводят текст.
Флажок (Check Box). Пользователи могут установить или снять флажок для указания ответов.
Поле со списком (Drop-Down Field). Пользователи
выбирают вариант из списка предлагаемых ответов.
После создания формы и установки защиты пользователи
могут только вводить текст или выбирать значения из списка.
Остальная часть документа для них недоступна.
Для вставки элемента управления установите указатель
там, где предполагается поместить элемент, и щелкните на одной из трех кнопок, расположенных в левой части панели инструментов.
73
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если оставить нажатой кнопку Затенение полей формы (Form Field Shading), будет лучше видно, где расположены
поля.
Кнопка Параметры поля формы открывает диалоговое окно выделенного поля с его параметрами. Другой способ
открытия – двойной щелчок на поле.
Рис. 48. Диалоговое окно Параметры текстового поля
Параметры текстового поля таковы:
Тип (Type). Может быть следующим: Обычный текст
(Plain text), Число (Number), Дата (Date), Текущая
дата (Current date), Текущее время (Current time),
Вычисление (Calculation).
• Текст по умолчанию (Default Text). Если существует
вариант ответа, который может выбрать большинство
пользователей, сделайте его задаваемым по умолчанию.
Ответ будет необходимо ввести только в случае его отличия от заданного.
• Максимальная длина (Maximum Length). Неограниченна или определяется числом символов, ограничивающим длину записи пользователя.
•
74
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Формат текста (Text Format). Определяется выбором
оформления: прописные буквы, строчные буквы, первая
прописная, первые прописные.
Рис. 49. Диалоговое окно Текст справки для поля формы
Можно задать выполнение макросов при входе и выходе
из поля, установить закладки или вычислять параметры при выходе. Если необходимо ограничить доступ к полям, снимите
флажок Разрешить изменения (Fill-in Enable). Нажатие кнопки
Текст справки… (Add Help Text) открывает диалоговое окно
Текст справки для поля формы. В этом окне можно задать
справочный текст, который будет появляться в строке состояния и при нажатии клавиши F1.
Уникальными параметрами для флажка являются:
• Размер флажка (Text Box Size). Может быть либо авто
(Auto) (устанавливает размер флажка таким же, как и
текстовое поле), либо точно (Exactly) (устанавливает
назначаемый размер флажка).
75
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• Состояние по умолчанию (Default Value). Определяет,
будет ли установлен флажок при открытии формы.
Рис. 50. Диалоговое окно Параметры флажка
Единственный уникальный параметр для поля со списком состоит в списке предлагаемых элементов.
Введите текст в поле Элемент списка (Drop Down Item)
и щелкните на кнопке Добавить (Add). После создания списка
можно использовать кнопки Порядок (Move) для упорядочения
элементов. Выделите элемент и щелкните на кнопке Удалить
(Remove) для его удаления из списка. Первый элемент всегда
показывается в форме как заданный по умолчанию. Этого можно избежать, если ввести пустой элемент – ввести несколько
пробелов, а затем щелкнуть на кнопке Добавить (Add) – или
сделать первый элемент в виде инструкции, например, Введите
свою информацию.
Щелчок на кнопке Защита формы (Protect Form),
расположенной на панели Формы (Forms), запрещает доступ к
большинству панелей инструментов и меню. Следует сохранить
шаблон.
76
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 51. Диалоговое окно Параметры поля со списком
Когда пользователи открывают защищенную форму, они
могут клавишей Tab или комбинацией клавиш Shift – Tab осуществлять переход по полям ее элементов вперед или назад.
Можно только вводить информацию, отправлять ее на принтер,
задавать документу имя и сохранять его.
4.4. Добавление ссылок в документ
Добавление сносок, закладок, оглавлений, алфавитных указателей и перекрестных ссылок делает документ
удобным в использовании.
Для повышения информативности документа Word предоставляет возможность использования обычных сносок, которые появляются в нижней части страницы, и концевых сносок,
которые появляются в конце документа.
Установите точку вставки в нужное место и командой
Вставка4
4Сноска (Insert4
4Footnote) откройте диалоговое окно
Сноски (Footnote and Endnote). Выберите нужный тип сноски.
Можно установить как автоматическую нумерацию (1,2,3), так и
любую другую, в том числе символьную. Автоматическая удоб77
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ней. Для смены нумерации с
арабских цифр на римские или
буквы используйте кнопку
Параметры (Op-tion).
Рис. 52. Диалоговое окно
Сноски
После нажатия кнопки
OK Word вставит знак сноски
и откроет область сноски (в
обычном режиме) или же укажет место, где она появится (в режиме разметки). Проще работать со сносками в обычном режиме, поскольку можно вводить
текст в область сноски, а затем щелкать на кнопке Закрыть
(Close) (Alt – Shift – P). Для просмотра текста сноски достаточно установить указатель на ее знак. Двойной щелчок на знаке
сноски открывает область сноски для редактирования.
Рис. 53. Диалоговое окно
Закладка
Другой способ вставки
сноски (без диалогового окна
Сноски) – использование комбинации клавиш. Для обычной
сноски – Alt –Ctrl – F. Для концевой сноски – Alt – Ctrl – W.
Навигация по сноскам
осуществляется в диалоговом
окне Найти и заменить, страница Перейти, которое вызывается клавишей F5 или командой Правка4
4Перейти, или кнопкой Выбор объекта перехода
(Alt – Ctrl – Home) и командой Перейти. Дальнейшая навигация производится кнопками Предыдущая сноска (Ctrl – Page
78
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Up) или Следующая сноска (Ctrl – Page Down). Для удаления
сноски используются клавиши Delete или Backspace – двойное
нажатие.
В длинных документах полезно ставить пометки в тех
местах, куда необходимо вернуться позднее. Для этих целей
можно использовать закладки. Выберите команду Вставка4
4Закладка (Insert4
4Bookmark) (Ctrl – Shift – F5) – откроется диалоговое окно Закладка (Bookmark).
Рис. 54. Диалоговое окно Перекрестные ссылки
Дайте закладке имя, состоящее из одного слова. Можно
использовать как прописные, так и строчные буквы. Вставляются закладки кнопкой Добавить (Add), удаляются – кнопкой
Удалить (Delete). Для удобства поиска их можно сортировать
по имени (по алфавиту) или по позиции в документе. Командой Сервис4
4Параметры4
4Вид4
4флажок «закладки» (Tools4Options4
4Show Bookmarks) фрагмент текста закладки
4View4
заключается в квадратные скобки, которые являются непечатаемыми символами. Навигация по закладкам осуществляется в диалоговое окне Закладка (Bookmark) кнопкой Перейти
(Go to) или аналогично навигации по сноскам (см. выше).
79
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 55. Диалоговое окно Определение элемента указателя
При использовании перекрестных ссылок существуют
две цели: ссылка на текст (объекты) или разрешение переходить
к соответствующему тексту (объектам). Традиционные перекрестные ссылки используются для сохранения соответствия
между разными частями документа при редактировании.
Гиперссылки, используемые узлами сети Интернет,
связывают две области документа (раздела) и позволяют непосредственно перемещаться в связываемую область (раздел).
Диалоговое окно Перекрестные ссылки (Cross-reference) открывается командой Вставка4
4Перекрестная ссылка
(Insert4
4Cross-reference).
Сделайте выбор в раскрывающемся списке Тип ссылки:
Абзац, Заголовок, Закладка, Сноска, Концевая сноска, Рисунок, Таблица, Формула. В списке Для…: определите ссылку.
В списке Вставить ссылку на: выберите объект, на который
будет происходить ссылка (номер страницы, текст…, номер…,
выше/ниже). Если нужно сделать гиперссылку, установите флажок Вставить как гиперссылку (As Hyperlink). При нажатии
на кнопке Вставить ссылка будет установлена. Закрытие диало80
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
гового окна Перекрестные ссылки (Cross-reference) осуществляется кнопкой Закрыть (Отменить).
Рис. 56. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и
указатели
Диалоговое окно Определение элемента указателя
4Оглав(Mark Index Entry) вызывается командой Вставка4
ление и указатели…4
4вкладка Указатель4
4Пометить (Alt –
Shift – X).
В поле основной (Main Entry) можно оставить выделенный текст в качестве элемента предметного указателя или отредактировать его.
К основному в поле дополнительный можно добавить
два дополнительных элемента, второй через двоеточие. Кнопкой
Пометить (Mark) помечают выделенный элемент. Кнопкой
Пометить все (Mark All) – все вхождения. При этом Word автоматически добавит скрытый текст: поле XE в местах вхождения предметного указателя. Его можно сделать видимым нажатием кнопки Непечатаемые знаки (Ctrl – Shift – *).
81
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 57. Вкладка Оглавление диалогового окна Оглавление и
указатели
Если необходимо, чтобы данный элемент ссылался на другой, выберите параметр перекрестная ссылка (Cross-reference)
и наберите имя другого элемента в текстовом поле перекрестной ссылки после слова См. (перед которым можно вставить
слово также). Для включения в предметный указатель диапазона
страниц необходимо сначала выделить диапазон и дать ему имя
закладки. Затем выбрать параметр диапазон страниц (Page
Range) и в поле закладка указать имя закладки.
Вставьте разрыв страницы и введите название предметного указателя в конце документа. Если необходимо использовать предметный указатель в оглавлении, примените
стиль.
Командой Вставить4
4Оглавление и указатели… (In4Index and Tables) откройте вкладку Указатель (Index)
sert4
диалогового окна Оглавление и указатели (Index and Tables).
82
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Выберите тип и формат указателя. После нажатия кнопки
OK указатель появится в назначенном месте. Для обновления
указателя еще раз откройте вкладку Указатель (Index) диалогового окна Оглавление и указатели (Index and Tables) и дважды щелкните кнопку OK. Можно также использовать команду
Обновить поле контекстного меню или щелкнуть на предметном указателе и нажать клавишу F9.
При создании оглавления необходимо, чтобы текст,
включаемый в оглавление, был помечен стилями (другой способ создания оглавления см. ниже). Вставьте разрыв страницы в
начале или конце документа и командой Вставка4
4Оглавление
4вкладка Оглавление (Insert4
и указатели…4
4Index and Tables4
4 Tables of Contents) откройте вкладку Оглавление (Tables of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели
(Index and Tables).
Выберите формат, число уровней заголовков и заполнитель. Используйте кнопку Параметры для дополнения списка доступных стилей. Здесь же в диалоговом окне Параметры оглавления можно задать построение оглавления не на основе стилей, а на основе полей элементов оглавления. Выбор
полей производится выделением текста и вызовом диалогового
окна Определение элемента оглавления – комбинация клавиш
Alt –Shift – O.
4.5. Совместная работа с документами
При работе с большим документом разделите его на несколько вложенных документов. Тогда каждый пользователь
сможет работать с документом в автономном режиме. Перейдите для этого в режим структуры. Создайте структуру документа,
используя несколько уровней заголовков для каждого раздела,
который необходимо превратить в самостоятельный документ.
Выделите заголовки и текст документа, который надо разделить
на вложенные документы.
Щелкните на кнопке Создать
83
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
вложенный документ (Create Subdocument), и Word образует
отдельные документы. Главный документ отобразит вложенные
в
документы рамкой с маленьким значком файла документа
левом верхнем углу.
( ) Кнопкой Свернуть вложенные
документы (Развернуть вложенные документы) (Collapse
(Expand)) или комбинацией клавиш Ctrl – \ вложенные документы сворачиваются и разворачиваются.
Для открытия вложенного документа из главного документа откройте главный документ в режиме структуры.
• Если вложенные документы свернуты, выберите гиперссылку нужного документа.
• Если вложенные документы развернуты, дважды щелкЕсли значки влоните значок нужного документа.
женных документов не видны, нажмите кнопку Главный документ
на панели инструментов Структура.
Для возврата в главный документ закройте вложенный и
сохраните внесенные изменения. Ссылка на вложенный документ изменит свой цвет, показывая, что документ редактировался.
Кнопка Заблокировать документ блокирует внесение
изменений в главный или вложенный документ.
Кнопка Разбить вложенный документ разделяет один вложенный документ на два в точке вставки.
Кнопка Объединить вложенные документы объединяет два выделенных документа.
Кнопка Удалить вложенный документ преобразует
выделенный вложенный документ в часть главного. Для удаления выделенного вложенного документа нажмите клавишу Delete.
Кнопка Вставить вложенный документ открывает
диалоговое окно Вставка вложенного документа, в котором
можно выбрать документ для вставки.
При работе с главным документом или отдельными документами можно сохранять многочисленные версии документа
внутри его и переключаться между ними
84
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Для сохранения версии командой Файл4
4Сохранить
как…4
4 Сервис4
4Сохранить версию… откройте диалоговое
окно Сохранение версии (Save Version). Можно установить
кнопку Сохранить версию
на панели инструментов перетаскиванием мышью со страницы Команды по маршруту Вид4
4
Панели инструментов4
4Настройка4
4Команды.
Рис. 58. Диалоговое окно Сохранение версии
Для просмотра версий или переключения между ними
4Версии…(File4
выберите команду Файл4
4Version). Можно
установить кнопку Версии файла . Откроется диалоговое окно Версии документа…, в котором будут представлены различные версии. Можно открыть любую из них, удалить ненужные и просмотреть примечания. Если установить флажок Автоматически сохранять версию при закрытии (Automatically
Save Version), то версии сохраняются при каждом редактировании документа.
Двойной щелчок на пригашенном индикаторе ИСПР
(TRK), расположенном в строке состояния, или нажатие комбинации клавиш Ctrl – Shift – E включает режим отображения ис85
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
правлений в документе. Командой Сервис4
44Исправления4
Выделить исправления (Tools4
4Track Changes4
4Highlight
Changes) или через контекстное меню индикатора ИСПР, строка
Выделить исправления (Highlight Changes), вызывается диалоговое окно Исправления (Highlight Changes), где можно задать:
Рис. 59. Диалоговое окно Исправления
•
•
•
запись каждого исправления в текущем документе под
именем рецензента;
отображение исправлений на экране;
отображение исправлений при печати документа.
Рис. 60. Диалоговое окно Просмотр исправлений
4Исправления4
4Принять/отклонить
Командой Сервис4
исправления (Tools4
4Track Changes4
4Accept or Reject
Changes) или через контекстное меню индикатора ИСПР, строка
Принять/отклонить исправления (Accept or Reject Changes),
открывается диалоговое окно Просмотр исправлений (Accept or
86
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Reject Changes). Окно позволяет просмотреть каждое исправление по отдельности, принять либо отклонить его или все исправления в целом.
Для работы с исправлениями командой Вид4
4Панели
инструментов4
4Рецензирование
(View4
4Toolbars4
4Reviewing) можно открыть панель рецензирования, с помощью которой включают и выключают отслеживание исправлений, принимают их или отклоняют и сохраняют
версию документа.
Рис. 61. Вкладка Документ диалогового окна Свойства
Word предоставляет возможность добавлять примечания,
которые не являются частью печатного документа, просматривать
их по одному и печатать. Для добавления примечания установите
87
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
точку вставки в нужном месте и выберите команду Вставка4
4Примечание (Insert4
4Comment). Word выделит цветом слово, предшествующее точке вставки, а в тексте в режиме Непечатаемые знаки (Ctrl – Shift – *) появятся номер примечания и ваши инициалы. В нижней части экрана появится панель примечаний. Введите примечание и щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Текст примечания появится при наведении курсора на выделенное
слово. Если предполагается работа со многими примечаниями,
включите панель рецензирования Вид 4Панели инструмен4Рецензирование (View4
тов4
4Toolbars4
4Reviewing). Она содержит кнопки добавления, изменения и удаления примечаний, а
также перехода к предыдущему и последующему примечанию.
4Печать
Для печати примечаний выберите команду Файл4
(File4
4Print) и выберите из раскрывающегося списка Напечатать
(Print What) пункт Примечания (Comment).
4Свойства (File4
Командой Файл4
4Properties) открывается диалоговое окно Свойства…, где содержится информация
о документе. Откройте вкладку Документ и введите в нужные
поля информацию и примечания. Щелкните на кнопке OK. Для
просмотра свойств документа без его открытия выберите команду Файл4
4Открыть (File4
4Open), выделите документ,
щелкните правой кнопкой и выберите в контекстном меню
пункт Свойства (Properties).
Word 2000 предлагает несколько уровней защиты документа:
• ограничение доступа тем, кто не имеет пароля для открытия документа;
• разрешение пользователям открывать копию, предназначенную только для чтения;
• рекомендация пользователям открывать документ в режиме только для чтения, так что после правки документ
придется сохранять под другим именем;
88
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
•
запрещение внесения правки, кроме записи исправлений или примечаний или ввода данных в поля форм, в
документ, который предлагается для просмотра.
Рис. 62. Диалоговое окно Сохранение
Командой
Файл4
4Сохранить
как…4
4Сервис4
4Параметры
или
Сервис4
4Сохранение откройте диалоговое окно Со4Параметры4
хранение (Save).
В поле пароль для открытия файла введите пароль, если необходимо разрешить доступ только отдельным пользовате-
89
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
лям. Щелкните на кнопке OK и введите его еще раз для подтверждения. Щелкните на кнопке OK и сохраните документ.
Для запрета сохранения правленого пользователями документа в поле пароль разрешения записи введите пароль.
Щелкните на кнопке OK и введите его еще раз для подтверждения. Щелкните на кнопке OK и сохраните документ. Можно
предлагать (но не требовать) другим пользователям открывать
документ только для чтения. Установите флажок рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recommended).
Для изменения или удаления пароля откройте документ с помощью пароля, перейдите на вкладку Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (Options) и введите новый пароль или
удалите старый. Предусмотрена защита от случайного или намеренного отключения отображения исправлений. Командой
Сервис4
4Protect Document) вы4Установить защиту (Tools4
зовите диалоговое окно Защита документа.
Рис. 63. Диалоговое окно Защита документа
Установкой флажка выберите один из режимов. Запретить любые изменения, кроме
• записи исправлений;
• вставки примечаний;
• ввода данных в поля форм.
90
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если необходимо, введите пароль. Защиту можно снять
командой Сервис4
4Снять защиту (Tools4
4Unprotect Document). Если пароль установлен, без его ввода снять защиту
нельзя.
5. Задания по теме Текстовый процессор Word 2000
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
Задание 1
Создайте значок для программы Microsoft Word в панели быстрого запуска. Загрузите текстовый процессор
Word.
Научитесь менять Помощника по Microsoft Office 2000.
Задайте основные параметры (тип и размер шрифта,
способ выравнивания текста), которые будут использоваться по умолчанию при вводе текста.
Наберите текст письма другу, состоящий из нескольких
абзацев, используйте автозамену и автотекст.
Используйте Тезаурус для поиска синонимов.
Задайте параметры абзаца: наличие отступа или выступа
первой строки, отступы слева и справа, интервалы перед
и после абзаца, межстрочный интервал, а также Положение на странице.
Сохраните письмо.
Задание 2
Откройте документ письмо другу.
Потренируйтесь в перемещении курсора по тексту. Перейдите в начало (конец) текущей строки, в начало (конец) документа. Перейдите на один экран вверх (вниз), в
верхний (нижний) край экрана. Перейдите влево (вправо)
на одно слово.
Потренируйтесь в выделении текста: Выделите слово.
Выделите предложение. Выделите абзац. Выделите строку. Выделите весь документ. Выделите несколько строк.
91
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
4.
5.
6.
7.
8.
1.
1.
2.
3.
4.
1.
Выделите несколько слов с помощью Shift-выделения и
без него.
Умышленно сделайте ошибки в словах и грамматические
ошибки. Используйте программу Правописание для исправления ошибок.
Расставьте переносы.
Поменяйте строчные буквы на прописные в одном из абзацев.
Скопируйте первый абзац в конец письма, используя
мышь. Скопируйте второй абзац в конец письма, используя меню Правка. Удалите копию первого абзаца с помощью мыши. Удалите копию второго абзаца с помощью
меню Правка.
Найдите в тексте одинаковые слова, например вас. Замените одно слово на другое, например вас на Вас.
Задание 3
Создайте свое резюме с помощью Мастера резюме.
Задание 4
Создайте нумерованный список дел на неделю. Поменяйте его на маркированный список.
Перейдите в начало документа и добавьте в документ дату и время в том формате, который содержит время. Используйте автоматическое обновление даты и времени.
Повторно введите дату и время, но отключите автоматическое обновление поля. Сохраните и закройте документ.
Подождите некоторое время и вновь откройте документ.
Сравните и объясните разницу записей.
Просмотрите созданный документ в режиме предварительного просмотра. Выполните подгонку страниц.
Задание 5
Откройте существующий документ или создайте новый,
имеющий как минимум 3 страницы и сохраните его.
92
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
2. Добавьте верхний колонтитул, который содержит имя
документа и дату.
3. Пронумеруйте страницы по центру. Первую страницу не
нумеруйте.
4. Создайте нижние колонтитулы: один колонтитул – для
нечетных, другой для четных страниц документа.
Задание 6
1. Откройте существующий или создайте новый документ,
в котором имеется заголовок и несколько подзаголовков.
2. Выделите заголовок и примените к нему стиль Заголовок 1.
3. Выделите первый заголовок и примените к нему стиль
Заголовок 2. Пользуясь инструментом Формат по образцу, примените этот стиль к другим подобным заголовкам.
4. При наличии подзаголовков примените к ним стиль Заголовок 3.
5. Переопределите стиль Заголовок 2, используя другой
шрифт и другие параметры форматирования.
6. Создайте новый стиль абзацев для основного текста документа.
7. Примените этот стиль к абзацам документа.
Задание 7
1. Откройте существующий или создайте новый документ,
содержащий несколько абзацев текста.
2. Выберете текст и расположите его в две колонки. Отрегулируйте длину колонки с помощью вставки разрыва
раздела.
3. Воспользуйтесь линейкой для изменения ширины колонки и сделайте первую колонку шире, чем вторую.
4. Введите между колонками разделительную линию.
5. Добавьте заголовок, относящийся к обеим колонкам.
93
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
6. Переместите последнее предложение первой колонки во
вторую колонку с помощью вставки разрыва колонки.
7. Сохраните документ под именем Работа с колонками.
Задание 8
1. Откройте документ Работа с колонками.
2. Преобразуйте текст документа в одну колонку. Для удаления дополнительных разрывов переключитесь в обычный режим.
3. Для расположения текста по трем колонкам равной ширины выберите в диалоговом окне Колонки (Colums)
тип три (Three).
4. Отрегулируйте высоту колонок.
5. Добавьте еще один абзац в конце раздела.
Задание 9
1. Создайте новый документ:
a. Измените ориентацию страницы на АЛЬБОМНАЯ.
b. Создайте для календаря на текущий месяц таблицу, в которой 7 столбцов и 6 строк.
c. Выровняйте ширину столбцов. В первую строку таблицы введите название дней недели. Отцентрируйте их по
вертикали и горизонтали. Измените шрифт и его размер.
d. Вставьте в начало таблицы новую строку. Объедините в строке ячейки и введите крупным шрифтом название текущего месяца и года. Отцентрируйте текст
по вертикали и горизонтали. Оформите строку с помощью заливки.
e. Введите числа текущего месяца в соответствующие
ячейки и выровняйте их по правому краю.
f. Замените внешнюю границу таблицы более широкой
декоративной линией. Границу под заголовком выделите другим типом линии.
g. Выделите в календаре выходные и праздничные дни.
h. Вставьте в документ заголовок и расположите над
таблицей абзац с пояснительным текстом.
94
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Задание 10.
1. Подготовьте таблицу подсчета количества студентов, сдавших экзамены на отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно, и студентов, не явившихся сдавать для разных
групп и разных учебных дисциплин. Введите итоговые строки и
столбцы для подсчета количества оценок. Произведите расчеты
итоговых сведений по формулам типа =SUM(RIGHT),
=SUM(ABOVE)
Задание 11
1. Создайте источник данных, которые содержат информацию о
ваших друзьях и близких.
а. Включите поля: имя, фамилия, адрес, номер телефона,
дата рождения и т.п.
б. Введите, по крайней мере, 10 записей. Оставьте поля
пустыми, если информация отсутствует.
в. Отсортируйте источник данных, расположив фамилии
по алфавиту.
2. Создайте бланк письма с кодами полей из файла источника
данных.
а. Просмотрите результаты слияния и убедитесь в том,
что слияние происходит правильно.
б. Проведите слияние в новый документ.
в. Убедитесь, что файл источника данных сохранен (если
в него внесены какие-либо изменения).
Задание 12.
1. Создайте наклейки для группы людей из существующего источника данных. Выделите из списка только тех, кто удовлетворяет определенному условию (имеют один и тот же почтовый
индекс, проживает в одном городе, их имя начинается с одинаковой буквы и т.д.).
2. Создайте основной документ-каталог для файла источника
данных.
а. Для представления полей используйте таблицу.
б. Проведите слияние основного документа с источником данных
95
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
в. Добавьте в документ название, а в столбцы – строки заголовков.
г. Отформатируйте таблицу, чтобы улучшить ее оформление.
Задание 13
1. Создайте форму объяснительной записки о пропущенном занятии.
а. Создайте новый шаблон, на основе которого будет
строиться форма.
б. Введите и отформатируйте название формы и другую
информацию.
в. Создайте таблицу, содержащую основную часть формы. Используйте каждый тип элементов поля. Установите параметры для каждого элемента, включая длину текстовых полей.
.
г. Задайте формат текста для одного из текстовых полей.
д. Установите защиту, сохраните и закройте форму, когда закончите ее создавать
2. Командой Файл ► Создать откройте форму как пользователь и введите данные в каждое поле. Обращайте внимание на
все возникающие при вводе проблемы. Закройте форму без
сохранения изменений.
3. Откройте заново шаблон и выключите защиту формы. По
результатам проверки внесите все необходимые изменения.
Включите защиту, сохраните форму и проверьте ее работу
еще раз.
Задание 14
1. Откройте существующий или создайте новый документ, который имеет, по крайней мере, три уровня заголовков и связанных по смыслу абзацев (убедитесь, что к заголовкам применен стиль).
а. Переключитесь в обычный режим и добавьте в документ, по крайней мере, две
обычные и две концевые сноски.
б. Переключитесь в режим разметки и просмотрите сноски и концевые сноски.
96
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
в. Установите точку вставки на знаке одной из сносок и
прочтите ее содержание в окне всплывающей подсказки.
г. Удалите первую обычную и первую концевую сноски.
2. Используйте тот же документ, что и в первом упражнении.
а. Создайте закладку к первому абзацу.
б. Создайте перекрестную ссылку на эту закладку,
предназначенную для перехода из текста, расположенного
ниже.
в. Создайте вторую перекрестную ссылку на второй заголовок.
г. Проверьте работу обеих перекрестных ссылок.
д. Используйте команду Перейти на для перехода на закладку, которую создали.
Задание 15.
1. Используйте документ из Задания 14:
а. Просмотрите весь документ и создайте элементы указателя для основных терминов, названий и других важных
слов.
б. Перейдите в конец документа, вставьте разрыв страницы и создайте предметный указатель.
Задание 16
1. Используйте документ из Задания 14:
а. Перейдите в начало документа и вставьте пустую страницу для оглавления.
б. Создайте оглавление.
в. Внесите изменения в один или более заголовков и обновите оглавление.
Задание 17
1. Создайте главный документ, используя разработанную
структуру. Перед образованием вложенных документов
убедитесь, что используются стили заголовка для каждой главы.
2. Разбейте главный документ на несколько вложенных документов.
97
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3. Вставьте новый вложенный документ в главный документ.
В главном документе отредактируйте вставленный документ и сохраните его.
4. Выделите и удалите вложенный документ из главного документа.
5. Сохраните и закройте главный документ и все вложенные
документы.
Задание 18
1. Откройте какой-либо существующий документ.
2. Включите запись исправлений и их отображение на экране.
3. Внесите исправления, вставляя и удаляя текст в документе.
Сохраните его версию. Внесите дополнительную правку в
документ и сохраните другую версию.
4. Вставьте примечание и выделите цветом какой-нибудь важный фрагмент текста.
5. Выберите команду Файл ► Свойства и введите информацию, описывающую документ.
6. Установите защиту документа от любых изменений, кроме
записи исправлений, и сохраните ее. Установите флажок Автоматически сохранять версию при закрытии.
7. Откройте диалоговое окно Версии документа, чтобы увидеть имеющиеся версии. Закройте это окно. При просмотре
исправлений в документе подтвердите или отклоните их,
пользуясь кнопками Принять или Отказаться. Отключите
запись исправлений и сохраните окончательную версию.
Библиографический список
1. Александр Левин Самоучитель работы на компьютере.
ПИТЕР, 2003. – 656 с.
2. А.А.Журин Самоучитель работы на компьютере. – М:.
2002. – 640 с.
3. Дж. Куртер, А.Маркви. Microsoft Office 2000. ПИТЕР,
2002. – 640 с.
98
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Оглавление
1. Пакет программ Microsoft Office 2000 __________________ 3
1.1. Состав пакета Microsoft Office 2000 ________________ 3
1.2. Общие свойства приложений Microsoft Office 2000 __ 3
1.3. Работа с файлами________________________________ 5
1.4. Редактирование средствами Microsoft Office 2000 ___ 8
1.5. Выделение, перемещение и копирование __________ 10
1.6. Изменение оформления _________________________ 11
2. Основы Word_______________________________________ 12
2.1. Окно Word_____________________________________ 12
2.2. Ввод текста ____________________________________ 16
2.3. Перемещение по тексту _________________________ 19
2.4. Выделение фрагментов текста ___________________ 21
2.5. Копирование и перемещение текста ______________ 22
2.6. Оформление текста _____________________________ 24
2.7. Выравнивание и форматирование________________ 26
2.8. Создание нумерованных и маркированных списков,
ввод даты и времени _______________________________ 33
2.9. Проверка и замена текста _______________________ 36
2.10. Подготовка к печати ___________________________ 42
3. Оформление страниц _______________________________ 46
3.1. Форматирование страниц _______________________ 46
3.2. Работа с колонками _____________________________ 52
99
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
3.3. Разработка таблиц______________________________ 53
3.4. Использование стилей в Word ___________________ 58
3.5. Структура документа ___________________________ 60
4. Сложные документы _______________________________ 62
4.1. Управление данными в Word ____________________ 62
4.2. Персонализация документов средствами слияния__ 67
4.3. Публикация форм ______________________________ 72
4.4. Добавление ссылок в документ___________________ 77
4.5. Совместная работа с документами _______________ 83
5. Задания по теме Текстовый процессор Word 2000 ______ 91
Библиографический список ____________________________ 98
Перечень рисунков и таблиц __________________________ 100
Перечень рисунков и таблиц
Рис. 1. Диалоговое окно Создать документ Office...................... 5
Рис. 2. Диалоговое окно Сохранение документа ......................... 6
Рис. 3. Диалоговое окно Автозамена ............................................. 9
Рис. 4. Панель инструментов Форматирование приложения
Word ................................................................................................. 11
Рис. 5. Диалоговое окно Шрифт .................................................. 12
Рис. 6. Окно Word 2000 с открытым окном документа............ 13
Рис. 7. Диалоговое окно команды Символ ................................... 18
Рис. 8. Диалоговое окно Найти и заменить. Страница Перейти
.......................................................................................................... 20
Рис. 9. Диалоговое окно команды Специальная вставка ......... 23
Рис. 10. Диалоговое окно Шрифт ................................................ 25
Левое поле страницы
Правое поле страницы27
Выступ Отступ первой строки................................................. 27
100
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 11. Маркеры оформления отступов абзаца ........................ 27
Рис. 12. Диалоговое окно Абзац .................................................... 28
Рис. 13. Просмотр параметров форматирования абзаца......... 30
Рис. 14. Диалоговое окно Табуляция ............................................ 32
Рис. 15. Диалоговое окно Список .................................................. 33
Рис. 16. Диалоговое окно Изменение маркированного списка. 34
Рис. 17. Диалоговое окно Изменение нумерованного списка ... 34
Рис. 18. Диалоговое окно Изменение многоуровневого списка .. 35
Word имеет два средства: автозамена (Autocorrect) и
автотекст (Autotext), которые позволяют легко вставить
часто повторяющиеся тексты и рисунки. Автозамена –
средство общее для Microsoft Office 2000, поэтому
обсуждалось ранее. ........................................................................ 36
Рис. 19. Диалоговое окно Дата и время ...................................... 36
Рис. 20. Диалоговое окно Автозамена (Autocorrect). Страница
Автотекст ..................................................................................... 38
Рис. 21. Диалоговое окно Найти и заменить............................. 39
Рис. 22. Диалоговое окно Тезаурус................................................ 40
Рис. 23. Документ в режиме Предварительный просмотр .... 41
Рис. 24. Кнопки режима Предварительный просмотр............ 41
Рис. 25. Диалоговое окно Параметры страницы. Вкладка
Размер бумаги................................................................................. 42
Рис. 26. Диалоговое окно Печать ................................................. 43
Рис. 27. Диалоговое окно Конверты и наклейки. Вкладка
Конверты........................................................................................ 44
Рис. 28. Диалоговое окно Номера страниц................................. 47
Рис. 29. Диалоговое окно Формат номера страницы............... 48
Рис. 30. Область верхнего колонтитула ................................... 49
Рис. 31. Диалоговое окно Расстановка переносов ..................... 51
Рис. 32. Диалоговое окно Колонки................................................ 52
Рис. 33. Диалоговое окно Вставка таблицы .............................. 54
Рис. 34. Панель инструментов Таблицы и границы.................. 55
Рис. 35. Диалоговое окно Удаление ячеек ................................... 56
101
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 36. Диалоговое окно Автоформат таблицы ..................... 57
Рис. 37. Список стилей................................................................... 58
Рис. 38. Диалоговое окно Переопределение стиля .................... 59
Рис. 39. Диалоговое окно Слияние................................................ 62
Рис. 40. Диалоговое окно Создание источника данных............ 63
Рис. 41. Диалоговое окно Форма данных...................................... 64
Рис. 42. Диалоговое окно Управление полями............................ 65
Рис. 43. Диалоговое окно Сортировка ......................................... 66
Рис. 44. Диалоговое окно Слияние................................................ 69
Рис. 45. Диалоговое окно Отбор записей .................................... 70
Рис. 46. Диалоговое окно Параметры наклейки........................ 70
Рис. 47. Диалоговое окно Создание наклеек................................ 71
Рис. 48. Диалоговое окно Параметры текстового поля .......... 74
Рис. 49. Диалоговое окно Текст справки для поля формы....... 75
Рис. 50. Диалоговое окно Параметры флажка.......................... 76
Единственный уникальный параметр для поля со списком
состоит в списке предлагаемых элементов. ............................... 76
Рис. 51. Диалоговое окно Параметры поля со списком ........... 77
Рис. 52. Диалоговое окно Сноски .................................................. 78
Рис. 53. Диалоговое окно Закладка................................................ 78
Рис. 54. Диалоговое окно Перекрестные ссылки ....................... 79
Рис. 55. Диалоговое окно Определение элемента указателя .. 80
Рис. 56. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и
указатели ........................................................................................ 81
Рис. 57. Вкладка Оглавление диалогового окна Оглавление и
указатели......................................................................................... 82
Рис. 58. Диалоговое окно Сохранение версии ............................. 85
Рис. 59. Диалоговое окно Исправления........................................ 86
Рис. 60. Диалоговое окно Просмотр исправлений..................... 86
Рис. 61. Вкладка Документ диалогового окна Свойства.......... 87
Рис. 62. Диалоговое окно Сохранение .......................................... 89
Рис. 63. Диалоговое окно Защита документа............................ 90
102
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
26
Размер файла
776 Кб
Теги
848
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа