close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Базы данных

код для вставкиСкачать
создание базы данных
Технология разработки баз данных в MS Access
Подготовила Петрыкина Наталья, студентка 3 курса бакалавриата по специальности "Социология" Школы педагогики ДВФУ
Введение
Весь окружающий нас мир состоит из предметов. Любое событие или ситуацию можно рассматривать как результат взаимодействия определенного числа предметов, обладающих фиксированным набором свойств. Попытка описать весь окружающий нас мир во всем его многообразии, т.е. создать его полную модель, - занятие бессмысленное и бесполезное. Непонятно, насколько детально, подробно и с какой степенью точности необходимо описывать объект (позднелатинское objectum - предмет, лат. objicio - противопоставляю). Объективная реальность существует независимо от человека и выражена в формах деятельности, языке, знаниях. Объект - это поименованный предмет, обладающий свойствами, на который направленно действие. При решении конкретной задачи по физике мы пренебрегаем силой трения, весом либо размером определенных тел, но при других условиях подобные предположения приведут к ошибке. Знания об объектах и изменении их свойств нам необходимы в любой области, будь то бухгалтерия, геология или транспортные перевозки. Таким образом, нас интересует тот мир, в котором существуют наши предметы, т.е. замкнутая, в пределах поставленной задачи, система объектов - предметная область Решение целого класса задач связано с большими объемами информации. Далеко не все задачи алгоритмические. Решение многих задач сводится к управлению потоками информации, анализу данных. Любая справка, глава книги, письмо, квитанция - это данные, оформленные на листе бумаги, в таблице. Любые знания - это своего рода данные, которыми обладает человек. Если для решения наших задач нам необходимы знания об однотипных объектах или повторяющихся явлениях, то нам стоит использовать базу данных.
Базы данных и их использование. База данных - это структурированные знания об объектах. База данных помогает систематизировать и хранить информацию из определенной предметной области, облегчает доступ к данным, поиск и предоставление необходимых сведений. Простейшей базой данных можно считать телефонный справочник или список книг в вашей домашней библиотеке. Современные базы данных оперируют информацией, представленной в самом разном формате, - от обычных чисел и текста до графических и видеоданных. Мы сталкиваемся с большим объемом однотипных знаний об учащихся (адрес, фамилии родителей, дата рождения и т.д.) и процессе обучения (типы проводимых работ, предметы и др.). Для решения этой задачи использование алгоритмических языков неуместно. Именно для этой цели служит система управления базами данных (СУБД) - комплекс языковых, программных и технических средств, предназначенных для организации взаимодействия пользователя и БД. Эти системы не привязываются к решению конкретных проблем. В них автоматизированы стандартные процедуры, необходимые для работы с базами данных, а т.к. время не стоит на месте, то в каждой новой версии или новом варианте СУБД реализовано все большее количество подобных процедур. Решение задач посредством СУБД приводит к созданию информационных систем (ИС). По сферам применения различают два основных класса ИС: информационно-поисковые системы (ИПС) и системы обработки данных (СОД). Информационно-поисковые системы ориентированы, как правило, на извлечение подмножества хранимых сведений, удовлетворяющих некоторому поисковому критерию. Причем пользователей интересуют не столько результаты обработки этих сведений, сколько сама извлекаемая информация (например: какие оценки получил учащийся Иванов в прошлом году по физике). Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации. Вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения. Примером системы обработки данных может быть ИС сберегательного банка города. Она содержит сведения о вкладах жителей города, большинство обработок банковской информации предполагает обновление сумм вкладов, расчет процентов, подведение итогов за некоторый период работы и т.д. Если постарался классифицировать существующие области применения баз данных, а так же оценить перспективы их развития в настоящее время, то можно получить примерный список наиболее распространенных классов, получивших распространение и применение во всех областях применения баз данных. Этот список будет выглядеть следующим образом:
1. документографические и документальные применяются во всех базах органов власти и управления;
2. базы данных по промышленной, строительной и сельскохозяйственной продукции;
3. базы данных по экономической и конъюнктурной информации (статистическая, кредитно-финансовая, внешнеторговая)
4. фактографические базы социальных данных, включающие сведения о населении и о социальной среде
5. базы данных транспортных систем
6. справочные данные для населения и учреждений (энциклопедии и справочники, расписания самолетов и поездов, адреса и телефоны граждан и организаций)
7. ресурсные базы данных, включающие фактографическую информацию о природных ресурсах (земля, вода, недра, биоресурсы, гидрометеорология, вторичные ресурсы и отходы, экологическая обстановка)
8. фактографические базы и банки научных данных, обеспечивающие фундаментальные научные исследования
9. фактографические базы данных в области культуры и искусства
10. лингвистические базы данных, то есть машинные словари разного типа и назначения.
Экономические задачи, для решения которых необходимо применять программное обеспечение СУБД, весьма обширны и разнообразны. На его основе строятся информационные системы предприятий различных уровней (от малых до крупных). Области применения баз данных традиционно занимает те области деятельности человека, где ему приходится сталкиваться с большим объемом разнообразной информации. Первые базы данных в основном применялись в таких фундаментальных науках как, ядерная физика, химия, космонавтика, и других науках требующих систематического подхода к работе с данными. Дальнейшее развитие компьютерных технологий и компьютеризация общества привела к тому что, базы данных стали разрабатываться практически во всех сферах деятельности человека, и применятся в разных предприятиях от сельского хозяйства до финансово-экономических систем. Последними инновациями применения баз данных стала всемирная паутина Internet, которая по своей сути является огромной базой данных. Соответственно такое распространения баз данных требует и новых программных средств управления ими. Работа в Access:
1. Создание таблиц
Процесс поиска и организации необходимых данных следует начать с записи имеющихся сведений. Например, можно записать заказы из главной книги или сохранить сведения о клиентах из картотеки. Соберите необходимые документы и составьте список типов данных (например, список полей в бланке). Если бланки не используются, представьте, что необходимо создать бланк для записи сведений о клиентах. Какие данные требуется записывать? Какие поля для заполнения необходимо создать? Определите нужные элементы и составьте их список. Предположим, что сведения о клиентах хранятся в картотеке. Анализ карточек позволяет определить, что в них содержатся такие сведения, как имя клиента, адрес, город, область, почтовый индекс и номер телефона. Каждый из этих элементов может стать столбцом таблицы.
При подготовке списка необязательно стремиться придать ему законченный вид с первого раза. Следует записывать все возможные варианты. Если база данных предназначена для нескольких пользователей, попросите их предложить свои варианты. Список можно исправить позднее.
Затем следует определить типы отчетов или рассылок, которые требуется выполнять из базы данных. Например, может потребоваться выполнять отчет о продажах продуктов по регионам или сводный отчет по запасам продуктов. Может также потребоваться создавать письма, адресованные клиентам и содержащие сведения о продажах или специальных предложениях. Определение структуры отчетов и рассылок позволяет выявить элементы, которые требуется включить в базу данных. Предположим, что требуется предоставить клиентам возможность подписываться или отменять подписку на регулярную рассылку новостей, а также иметь возможность выводить на печать список подписчиков. Для записи этих сведений в таблицу клиентов следует добавить столбец для отправки сообщений электронной почты. В этом поле можно выбрать вариант "Да" или "Нет" для каждого клиента.
Важно помнить, что данные необходимо разбивать на минимальные элементы. Имя следует разделять на две части: имя и фамилию, чтобы фамилия была доступна для использования. Например, чтобы выполнить сортировку отчета по фамилиям, необходимо сохранить их в отдельных полях. В целом, если требуется выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчеты для отдельных элементов данных, эти элементы следует сохранять в отдельных полях.
Составьте список вопросов, ответы на которые требуется получать с помощью базы данных. Например, каков объем продаж отдельного продукта за последний месяц? Где находятся самые перспективные клиенты? Кто поставляет самый продаваемый продукт? Список возможных вопросов позволяет определить дополнительные элементы данных для записи.
2. Создание связей между таблицами
Access - это система управления реляционными базами данных. В реляционной базе данных сведения распределяются по отдельным, тематически организованным таблицам. Для объединения данных используются связи между таблицами.
Создание отношения "один-ко-многим"
Рассмотрим следующий пример: база данных заказов продуктов содержит таблицы поставщиков и продуктов. Поставщик может поставлять любое количество продуктов. Следовательно, для каждого поставщика из таблицы поставщиков в таблице продуктов может содержаться большое количество продуктов. Поэтому связь между таблицей поставщиков и таблицей продуктов представляет собой отношение "один-ко-многим".
Чтобы создать отношение "один-ко-многим" в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне "один" в таблицу на стороне "многие" в виде дополнительного столбца. В данном примере необходимо добавить столбец кода поставщика из таблицы поставщиков в таблицу продуктов. После этого Access сможет использовать код поставщика из таблицы продуктов для поиска поставщика каждого продукта.
Столбец кода поставщика в таблице продуктов называется внешним ключом. Внешний ключ - это первичный ключ другой таблицы. Столбец кода поставщика в таблице продуктов является внешним ключом, т. к. он является также первичным ключом таблицы поставщиков.
Основой для связывания таблиц является объединение первичных и внешних ключей в пары. Если не удается определить таблицы с общим столбцом, создание отношения "один-ко-многим" обеспечивает необходимость общего столбца для двух таблиц.
Создание отношения "многие-ко-многим"
Рассмотрим связь между таблицами продуктов и заказов.
Один заказ может включать несколько продуктов. С другой стороны, отдельный продукт может содержаться в нескольких заказах. Следовательно, для каждой записи таблицы заказов может существовать несколько записей в таблице продуктов, и наоборот. Такой тип связи называется отношением "многие-ко-многим". Обратите внимание, что для обнаружения отношения "многие-ко-многим" между таблицами важно рассмотреть обе стороны.
Темы двух таблиц - заказы и продукты - связаны отношением "многие-ко-многим". Это проблема. Представьте, что произойдет, если создать связь между двумя таблицами путем добавления поля с кодом продукта в таблицу заказов. Чтобы заказ мог содержать несколько продуктов, каждый заказ в таблице должен включать несколько записей. В этом случае сведения о заказе должны повторяться в каждой строке заказа, что может привести к неэффективности структуры таблицы и неточности данных. Такая же трудность возникает при создании поля с кодом заказа в таблице продуктов - для каждого продукта в таблице существует несколько записей. Как решить эту проблему?
Решением является создание третьей, связующей, таблицы, в которой отношение "многие-ко-многим" разбивается на два отношения "один-ко-многим". Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице сохраняются все экземпляры отношения.
Каждая запись в таблице сведений о заказах представляет собой отдельный элемент строки заказа. Первичный ключ таблицы состоит из двух полей - внешних ключей таблиц заказов и продуктов. Невозможно использовать для первичного ключа этой таблицы только поле с кодом заказа, т. к. один заказ может содержать много элементов строк. Код заказа повторяется для каждого элемента строки, поэтому это поле не содержит уникальных значений. Невозможно также использовать только поле с кодом продукта, т. к. один продукт может входить в несколько заказов. Однако использование двух полей позволяет получить уникальное значение для каждой записи.
В базе данных продаж продуктов таблицы заказов и продуктов не имеют непосредственной связи. Они связаны опосредованно через таблицу сведений о заказах. Отношение "многие-ко-многим" между заказами и продуктами представлено в базе данных двумя отношениями "один-ко-многим":
Таблицы заказов и сведений о заказах связаны отношением "один-ко-многим". Каждый заказ содержит несколько элементов строк, но каждый элемент связан только с одним заказом.
Таблицы продуктов и сведений о заказах связаны отношением "один-ко-многим". Каждый продукт может быть связан с несколькими элементами строк, но каждый элемент связан только с одним продуктом.
В таблице сведений о заказах можно определить продукты для отдельного заказа. Можно также определить заказы для отдельного продукта.
После создания таблицы сведений о заказах список таблиц и полей может выглядеть следующим образом:
Создание отношения "один-к-одному"
Следующий тип отношений - отношение "один-к-одному". Предположим, что требуется сохранить дополнительные сведения о продукте, которые редко используются или применимы к небольшому числу продуктов. Поскольку эта информация используется редко и ее сохранение в таблице продуктов требует создания дополнительного пустого поля для всех продуктов, к которым она не применима, лучше поместить эту информацию в отдельную таблицу. Как и в таблице продуктов, в качестве первичного ключа используется код продукта. Дополнительная таблица и таблица продуктов связаны отношением "один-к-одному". Для каждой записи таблицы продуктов в дополнительной таблице существует одна запись. При определении отношения такого типа обе таблицы должны содержать одно поле.
Если возникает необходимость в создании в базе данных отношения "один-к-одному", рассмотрите возможность объединения данных в одну таблицу. Если этот вариант неприемлем, например по причине возникновения пустых полей, используйте приведенный ниже список для определения отношения в структуре базы данных.
Если таблицы объединены одной темой, отношение можно создать посредством использования общего первичного ключа.
Если тематика и первичные ключи таблиц различаются, следует выбрать любую из таблиц и вставить ее первичный ключ в другую таблицу в качестве внешнего ключа.
Определение связей между таблицами позволяет обеспечить правильность таблиц и столбцов. При наличии отношения "один-к-одному" или "один-ко-многим" таблицы должны содержать общие столбцы. При наличии отношения "многие-ко-многим" требуется третья таблица.
3. Создание запросов
Cоздание (формирование) запросов
Запрос (query) - это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE - Query by example) и структурированный язык запросов (SQL - Structured Query Language).
QBE - запрос по образцу - средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.
SQL - запросы - это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL - инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL - запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.
Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.
4. Создание отчетов
Средство "Отчет" - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.
В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.
Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей - таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.
В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.
Заголовок отчета Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функциюSum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.
Область данных- Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы - Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.
Нижний колонтитул - Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание отчета - Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
Список литературы
Петергоф [Электронный ресурс] // Википедия : свободная энцикл. - Электрон. дан. - [Б. м.], 2012. - URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Петродворец (дата обращения: 08.11.2012).
База данных [Электронный ресурс] // Википедия : свободная энциклопедия - Электрон. дан. - [Б. м.], 2013. - URL: http://qps.ru/LWXFl
Теоретические основы построения баз данных [ Электронный ресурс] // Разработка и управление базами данных в СУБД MS Access 2007 - Электрон.дан.-[Б.м.],2013. URL:http://www.onlineacademy.ru/demo/access/urok1/teor/teor1.htm
Самоучитель по Microsoft Access [Электронный ресурс] // Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2007 - Электрон. дан. - [ Б. м.], 2013. URL: http://www.taurion.ru/access
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
327
Размер файла
32 Кб
Теги
реферат
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа