close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Отчёт (4)

код для вставкиСкачать

Национальный исследовательский университет МИЭТ
Отчет по автоматизации документооборота кафедры
по дисциплине "Автоматизация документооборота"
Выполнили:
Батурина Л.
Примак О.
Ягупова А.
П-41
Москва 2012
Для анализа документооборота кафедры было проведено интервью и составлены модели бизнес-процессов.
1) Какие сотрудники работают на кафедре?
На кафедре присутствует учебно-вспомогательный персонал (УВП), профессорско-преподавательский состав и методист.
2) Какие документы участвуют в документообороте?
Входящие: * приказы, * распоряжения (из канцелярии)
Внутренние: * план кафедры,
* должностные инструкции (разрабатываются зав. кафедрой, проверяются юристом и руководителем СКОП, подписываются деканом и утверждаются проректором по учебной работе)
* цели кафедры в области качества (утверждает проректор по учебной работе)
* распоряжения по кафедре.
Исходящие:
* служебные записки, * проекты приказов,
* оформленные договора о трудоустройстве,
* учебный план
3) Какие документы готовит каждые сотрудник кафедры?
Все внутренние документы кроме должностных инструкций и целей кафедры в области качества готовит методист кафедры.
Должностные инструкции и цели кафедры в области качества разрабатывает заведующий кафедрой.
Исходящие документы так же создает методист. Служебную записку может написать любой работник кафедры.
4) Что означает каждый документ и какое его назначение в документообороте МИЭТа?
Приказ - документ, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации, требует беспрекословного выполнения.
Распоряжение - документ, издаваемый в организации по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам. Имеет более свободную формулировку и требует согласия.
План кафедры - перечень мероприятий кафедры на семестр.
Должностные инструкции - документ, регламентирующий производственные полномочия и и обязанности работника.
Цели кафедры в области качества - это документ, в котором намечены цели кафедры в области совершенствования качества учебного процесса.
Распоряжения по кафедре составляются по итогам заседания кафедры (но не всегда).
Служебные записки - средство переписки между структурными подразделениями или сотрудниками института, не состоящими в прямом подчинении друг у друга. Составляется на основе инструкции по делопроизводству.
Проекты приказов - стадия создания приказа, до его утверждения.
5) Какая взаимосвязь между документами? Откуда они приходят (входящие), куда уходят (исходящие), с какими другими документами взаимодействуют?
Входящие документы приходят из канцелярии, отдела кадров, ректората
Исходящие отправляются в отдел кадров, бухгалтерию.
Одна из особенностей документооборота кафедры это движение исходящих документов. На кафедре подготавливаются проекты приказов, оформляются договора о трудоустройстве, которые проходя через высшие инстанции, снова возвращаются на кафедру, но уже в виде приказов и распоряжений.
Жизненный цикл и бизнес процессы создания исходящих документов.
Проект приказа
Рисунок 1 Жизненный цикл проекта приказа
Договор приема на кафедру нового
сотрудника:
Рисунок 2а Жизненный цикл договора приема на кафедру сотрудника
Договор приема на работу нового преподавателя:
Рисунок 3а Жизненный цикл договора приема на кафедру преподавателя
Рисунок 3б Бизнес-процесс создания договора приема на кафедру преподавателя
Договор для поступления на подготовительные курсы:
Рисунок 4а Жизненный цикл договора для поступления на подготовтиельные курсы
Рисунок 4б Бизнес-процесс создания договора для поступления на подготовтиельные курсы
Проект приказа об установлении стоимости подготовительных курсов:
Рисунок 5а Жизненный цикл проекта приказа об установлении стоимости подготовительных курсов
Рисунок 5б Бизнес-процесс создания проекта приказа об установлении стоимости подготовительных курсов
Калькуляция:
Рисунок 6а Жизненный цикл калькуляции
Рисунок 6б Бизнес-процесс создания калькуляции
Смета:
Рисунок 7а Жизненный цикл сметы
Рисунок 7б Бизнес-процесс создания сметы
Бизнес-процесс создания учебного плана:
Рисунок 8. Бизнес-процесс создания учебного плана.
1) 1) 6) Пожелания при автоматизации документооборота вашего отдела?
* Шаблонность форм документов
* Возможность электронной подписи
В ходе интервью были предоставления шаблоны и образцы документов:
Приложение 1. Договор о курсах.
Приложение 2. Приказ.
Приложение 3. Служебная записка.
Приложение 4. Записка о предоставлении отпуска.
Приложение 5. Должностная инструкция.
Приложение 1.
Приложение 2
Образец бланка приказа
Приложение 3.
Юридический отдел Ректору МИЭТ
Ю. А.Чаплыгину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
<дата>.
<Заголовок>
(заголовок может отсутствовать, если объем текста не превышает 4-5 строк) <текст>
Начальник юридического отдела Личная подпись ФИО
М.П.Зайцева
20-19
Образец оформления инициативной служебной записки
Приложение 4.
Приложение 5.
Национальный исследовательский университет "МИЭТ"
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Должностная инструкция
___________________________________________________________________________
ДИ АЕСН.5.5.1.3. - КИТиС - 2012
1. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ВЕДУЩЕГО ИНЖЕНЕРА-ПРОГРАММИСТА
КАФЕДРЫ (КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И СИСТЕМЫ) (КИТИС)
2012
Национальный исследовательский
университет "МИЭТ"
Кафедра КИТиС
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Ведущего инженера-программиста
УТВЕРЖДАЮ
Проректор МИЭТ
по учебной работе
_______________ И.Г.Игнатова
" _____ " ________________ 2012 г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Законом РФ "Об образовании" от 10.07.1992 г. №3266-1, Федеральным законом "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 14.02.2008 № 71), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утвержден постановлением Минтруда Российской Федерации от 21.08.1998 №37), Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Национальный исследовательский университет "МИЭТ" (далее МИЭТ), документами системы менеджмента качества (ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Основные положения и словарь, ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Требования), стандартом МИЭТ (СТМ) "П АЕСН 5.5.1.3-2010. Системы менеджмента качества. Управление должностными инструкциями", другими законодательными и правовыми актами, регламентирующими деятельность высшего учебного заведения.
1.2. Ведущий инженер-программист кафедры (Корпоративные информационные технологии и системы) (далее КИТиС) входит в состав учебно-вспомогательного персонала. 1.3. Ведущий инженер-программист назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора.
1.4. Ведущий инженер-программист подчиняется непосредственно заведующему кафедрой.
1.5. В своей деятельности ведущий инженер-программист руководствуется:
* федеральным законом "Об образовании"; * федеральным законом "О высшем и послевузовском профессиональном образовании"; * государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования; * Уставом университета; * стандартами МИЭТ в области системы менеджмента качества;
* коллективным договором; * правилами внутреннего распорядка университета; * положением о кафедре; * приказами ректора; * настоящей должностной инструкцией. 2. ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ
Ведущий инженер-программист по учебному процессу кафедры КИТиС обязан:
2.1. Составлять расписание преподавателей на основе расписания, переданного из учебного отдела МИЭТ.
2.2. Осуществлять контроль учебного процесса с точки зрения исключения срыва или опоздания преподавателей на занятия.
2.3. Доводить до сведения преподавателей о мероприятиях, проводимых на кафедре (заседаниях, конференциях, собраний со студентами и т.д.).
2.4. Вести протокол заседания кафедры.
2.5. Подготавливать для зав. кафедрой рабочие версии отчетов о кафедре, ведомость расписания следующего семестра и другие документы по заданию заведующего кафедрой 2.6. Формировать комплект семестровых планов дисциплин кафедры следующего семестра и передавать его в Учебный отдел
2.7. Осуществлять контроль по передаче в РИО МИЭТ учебно-методических пособий, разработанных преподавателями кафедры.
2.8. Принимать участие в проведении инвентаризаций.
2.9. Осуществлять контроль учебного процесса.
2.10. .Доводить до сведения ППС кафедры о мероприятиях, проводимых на кафедре (заседаниях, конференциях, собраний со студентами и т.д.).
2.11. Еженедельно предоставлять письменные отчеты о проделанной работе заведующему кафедрой.
2.12. Вести делопроизводство кафедры: проводить ежегодную ревизию номенклатуры дел, получать входящую корреспонденцию из канцелярии и нормативную документацию из службы качества образовательного процесса (СК ОП), знакомить сотрудников с документами и их изменениями, регистрировать, оформлять и хранить документацию, являясь ответственным за ведение документации на кафедре.
2.13. По указанию руководителя подразделения осуществлять ознакомление сотрудников с поступившей документацией под роспись.
2.14. Знать требования менеджмента качества и работать с документами, выпущенными по системе менеджмента качества (СМК).
2.15. Принимать участие в работе по совершенствованию менеджмента качества, давать предложения в СМК.
2.16. Принимать участие в развитии и совершенствовании материально-технической базы кафедры.
2.17. Соблюдать правила по охране труда, промсанитарии и пожарной безопасности.
2.18. Своевременно оповещать руководство кафедры, о невозможности выполнить обусловленную контрактом работу.
2.19. Обязан своевременно оповещать руководство кафедры, о невозможности выполнить обусловленную трудовым договором работу.
3. ПРАВА
Ведущий инженер-программист по учебному процессу имеет право:
3.1. Избирать и быть избранным в Ученые советы университета, факультета. 3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.3. Пользоваться бесплатно услугами библиотеки, информационных фондов, учебных и научных подразделений, а также услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений университета.
3.4. Требовать от заведующего кафедрой создания необходимых условий для выполнения изложенных выше обязанностей.
3.5. В установленном порядке обжаловать приказы, распоряжения заведующего кафедрой, декана факультета и другие организационно-распорядительные акты администрации университета.
3.6. Получать в СК ОП методическую помощь по вопросам, касающимся ведения документации в подразделении.
3.7. Взаимодействовать с уполномоченными сотрудниками СК ОП по вопросам проверки наличия документов на рабочих местах, изъятия копий документов для внесения изменений и изъятия устаревших документов с целью предотвращения их непреднамеренного использования.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ведущий инженер-программист по учебному процессу кафедры КИТиС несет ответственность 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных трудовым договором и настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации
4.4. Полную материальную ответственность за сохранность полученных для работы ПК, материалов и другого имущества.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
5.1. Ведущий инженер-программист по учебному процессу принимает к исполнению поручения других лиц администрации университета, факультета, только при наличии резолюции или устного распоряжения своего непосредственного начальника (заведующего кафедрой).
5.2. Ведущий инженер-программист по учебному процессу, по согласованию с заведующим кафедрой, может отдавать распоряжения студентам, обучающимся по дисциплинам, реализуемым кафедрой.
5.3. Ведущий инженер-программист по учебному процессу, по распоряжению заведующего кафедрой, может отдавать распоряжения учебно-вспомогательному персоналу кафедры по вопросам организации и проведения учебных занятий по дисциплинам, реализуемым кафедрой.
5.4. Ведущий инженер-программист по учебному процессу принимает к исполнению поручения профессорско-преподавательского состава кафедры по вопросам планирования и организации учебного процесса и проведения лабораторных занятий по дисциплине, курируемой ими.
6. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ КАЧЕСТВА РАБОТЫ
6.1. Критерии оценки деятельности ведущего инженера-программиста по учебному процессу кафедры КИТиС определяются по реализации:
* политики МИЭТ в области качества;
* приказов и распоряжений вышестоящего руководства;
* функциональных обязанностей, предусмотренных трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
7. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
7.1. Должность ведущего инженера-программиста занимается специалистом, имеющим высшее образование (техническое или инженерно-экономическое) и стаж работы в должности инженера-программиста не менее 3 лет.
7.2. Ведущий инженер-программист должен также владеть вопросами:
* системы менеджмента качества (СМК) и уметь работать с документами, выпущенными по СМК;
* требования ГОСТ Р ИСО 9000, 9001 - 2008 и стандарты СМК МИЭТ применительно к должностным обязанностям;
* ведения документации; * организации и методики проведения всех видов учебных занятий и учебной работы.
7.3. Ведущий инженер-программист должен знать: * руководящие и нормативные материалы, регламентирующие методы разработки алгоритмов и программ и использования вычислительной техники при обработке информации; * основные принципы структурного программирования; виды программного обеспечения; * технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы ЭВМ, правила ее технической эксплуатации; * технологию автоматической обработки информации; * виды технических носителей информации; * методы классификации и кодирования информации; формализованные языки программирования; * действующие стандарты, системы счислений, шифров и кодов; * порядок оформления технической документации; * передовой отечественный и зарубежный опыт программирования и использования вычислительной техники; * основы экономики, организации производства, труда и управления; * основы трудового законодательства; * правила по охране труда и пожарной безопасности;
* законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в области образования и науки; * локальные нормативные акты университета;
* основные технологические процессы, правила и приемы работы по направлениям деятельности университета;
* методические и нормативные документы по организации учебного процесса, составлению учебно-методической документации и обеспечению учебного процесса;
7.4. Ведущий инженер-программист должен быть компетентным в решении поставленных перед ним задач - владеть способностью применять знания, умения, навыки и личностные качества для успешной образовательной и научной деятельности кафедры и вуза.
Зав. кафедрой NИ.О.Фамилия СОГЛАСОВАНО
Декан факультета Руководитель СК ОП,
зам. проректора по УРА.М.АллавердиевНачальник отдела кадровС.В.Заболотный Начальник отдела нормативно-правового обеспечения М.П.Зайцева
Лист ознакомления
С инструкцией ознакомлен: Фамилия И.О.подписьДата 
Документ
Категория
Рефераты
Просмотров
49
Размер файла
2 715 Кб
Теги
отчет
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа