close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ETIKA DELOVOGO OBSchENIYa BLYuM GERASIMOV

код для вставкиСкачать
Этика деловых отношений М. А. Блюм, Б. И. Герасимов, Н. В. Молоткова
ВВЕДЕНИЕ На протяжении своего существования человечество выработало различные нормы и ценностные ориентиры, которые, отражая объективные потребности коллективного образа жизни людей, становились все разнообразнее по мере развития самого общества. Наша жизнь очень динамично меняется, особенно в последнее время, меняются и правила этикета. Нужно постоянно быть в курсе таких изменений, чтобы не прослыть безнадежно отставшим от жизни. Этикет сегодня - это уже не только свод правил хорошего тона, но и система, освоение которой требует знаний и даже практических умений на стыке многих дисциплин: этики, эстетики, психологии, дипломатии, истории. Современный деловой этикет является эффективным инструментом менеджмента и маркетинга, поскольку его правильное и уместное применение помогает ходу деловых операций. Имидж и деловой этикет - это сложные коммуникативные структуры, востребованные условиями формирования и развития современной цивилизации. Сегодня нормы и правила этикета в трансформированном, обновленном виде окружают мир современного человека, являясь традиционными ценностями, составляют духовный фундамент жизни, истории и культуры человеческого общества. Их содержание, специфические особенности, смысловое значение и социальная роль все в большей степени отвечают необходимым потребностям современного этапа развития общественных отношений, отражают глубокий смысл происходящих преобразований. Потребность соединения бизнеса с требованиями морали и духовной культуры в целом, понимание значимости соответствующих этических, эстетических, правовых и других духовных принципов общения в сфере современных рыночных отношений приводит к необходимости трансляции этих принципов на условия и объекты профессиональной деятельности специалистов. В этих условиях основной акцент должен быть сделан на нормы служебного этикета, психологию делового общения и межличностные отношения. В условиях постоянно расширяющегося делового сотрудничества и выхода российского бизнеса на международные рынки большое значение приобретает кросскультурный подход в организации деловой коммуникации. Тема этикета и делового общения многопланова и требует выяснения сущности данного феномена, определения его места в системе общественных отношений и рассмотрения на этой основе специфики его различных аспектов: культурологических, национальных, этнических, психологических и др. Имеющаяся обширная литература по отдельным аспектам данной проблемы позволяет определить теоретические подходы всестороннего анализа делового этикета как современной формы социального общения, включая проблемы взаимосвязи и взаимодействия имиджа и делового этикета. На сегодняшний день существует множество публикаций, отражающих основные правила делового этикета, делового общения, в которых приводится различное толкование проблемы этикетных форм. Задача данного пособия раскрыть сущностные характеристики, основные понятия и отразить базовые принципы этики деловых отношений с учетом накопленного мирового опыта. В популярной и доступной форме изложены основные нормы и правила современного этикета, без соблюдения которых невозможно добиться успеха и поддерживать репутацию делового человека. Рекомендуется в качестве учебного пособия по этике и культуре делового общения. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ, ЕГО ПРИНЦИПЫ Аннотация В данном разделе приводятся основные понятия, относящиеся к деловому этикету, обосновывается значимость владения культурой поведения и правилами делового этикета в современном деловом мире, раскрываются основные принципы и нормы, регламентирующие поведение человека в общей структуре экономических отношений. Учебные задачи: - изучить базовый понятийный аппарат, раскрывающий сущность делового этикета, этики деловых отношений; - рассмотреть основные принципы делового этикета; - познакомиться с современными условиями, определяющими взаимоотношение бизнеса и этики; - рассмотреть основные виды этикета, сходства и различия их характерных проявлений; - изучить содержание принципов делового этикета в современных условиях. Этика (от греч. ethos - обычай, нрав) - учение о морали, нравственности. Важнейшими категориями этики являются: "добро", "зло", "справедливость", "благо", "ответственность", "долг", "совесть" и т.д. Термин "этика" впервые употребил Аристотель для обозначения практической философии, которая должна дать ответ на вопрос, что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки. Мораль (от лат. moralis - нравственный) - это система этических ценностей, которые признаются человеком. Мораль - важнейший способ нормативной регуляции общественных отношений, общения и поведения людей в самых различных сферах общественной жизни - семье, быту, политике, науке, труде и т.д. Нормы морали получают свое идейное выражение в общих представлениях, заповедях, принципах о том, как должно себя вести. Мораль всегда предполагает наличие определенного нравственного идеала, образца для подражания, содержание и смысл которого меняются в историческом времени и социальном пространстве, т.е. в различные исторические эпохи и у разных народов. Однако в морали должное не всегда совпадает с реально существующей нравственной реальностью, фактическими нормами поведения людей. На всем протяжении развития морального сознания причиной его изменения выступает именно противоречие между соотношением понятий сущего и должного. В этом противоречии заключена и противоречивая сущность мотивации общения (в том числе и делового общения и поведения человека). С одной стороны, человек стремится вести себя нравственно должным образом, а с другой - ему необходимо удовлетворить свои потребности, реализация которых очень часто связана с нарушением нравственных норм. Этот внутренний конфликт между возвышенным идеалом и практическим расчетом, нравственным долгом и непосредственным желанием существует всегда и во всех сферах жизни. Но особенно напряженно он проявляется в этике делового общения, потому что именно в этом виде общения основной предмет, по поводу которого оно образуется, является внешним для индивидов. Общение - процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности. Общение выступает как способ бытия общества и человека, в процессе общения происходят социализация личности и ее самореализация. Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта - оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких - либо других целей. В условиях рыночных отношений - это, прежде всего, получение максимальной прибыли. Общение неразрывно связано с этикой поведения людей, их моральными нормами и принципами отношений друг к другу. В плане общения человек не может входить в контакт без учета этических норм поведения и социально принятых в обществе правил. Каждый человек усваивает для себя принципы и этические нормы общения, преломляет их в соответствии с личными качествами, своим житейским опытом, потребностями и интересом. Также модификацию социального поведения и ход мыслей деловых партнеров в процессе общения определяют такие психические устойчивые свойства как темперамент и характер человека. Исключительно важное значение в общении имеет способность человека к самооценке, т.е. умение взглянуть на себя со стороны, систематически анализировать свои действия и поступки, критически относиться к своим действиям. Самооценка тесно связана с самообладанием и самодисциплиной, что влияет на общий тон разговора, часто помогает предотвратить конфликты. Деликатный человек всегда сможет найти выход из затруднительного положения, сменить тему, вызвавшую разноречивые толки. Выдержка, тактичность и доброжелательность позволяют сохранить благоприятный психологический настрой и сдержать отрицательные эмоции. В ходе общения между индивидами происходит обмен культурными навыками и опытом и тем самым идет процесс формирования общечеловеческих норм культуры поведения. В ходе общения выявляются и культурные различия между людьми, противоречия в оценках и взглядах. В процессе общения реализуется культурная деятельность, которая имеет универсальное значение для всего человечества, проникает во все сферы жизни и является неотъемлемой основой социальности. Этические нормы поведения, мораль, культура общения тесно взаимосвязаны, потому что имеют общие корни, которые кроются в специфике бытия человека, его стремлении удовлетворять духовные потребности в общении. Более того, этикет и культура общения помогают достичь практических целей в профессиональной деятельности и выступают критерием и стимулом совместной деятельности. Существует несколько определений понятия "этикет". Наиболее общее определение этикета следующее. Этикет (от франц. etiquette) - это установленный порядок поведения где-либо, регламентированные обществом принципы поведения и отношений. При этом культура поведения рассматривается как поступки и формы общения людей, основанные на нравственности, эстетическом вкусе и соблюдении определенных норм и правил. Истинная культура поведения есть органическое единство внутренней и внешней культуры человека, умение найти правильную линию поведения даже в нестандартной, а порой и в экстремальной ситуации. Соблюдение правил этикета позволяет каждому человеку гармонично удовлетворять потребность в общении и духовной близости с другими людьми. Культурный человек владеет этикой общения в любых ситуациях, независимо от того, где он находится, дома или на работе. Этикет - явление историческое. Правила поведения людей изменялись с изменениями условий жизни общества, конкретной социальной среды. Этикет возник в период зарождения абсолютных монархий. Придерживаться определенных правил поведения, церемониала было необходимо для возвеличивания царственных особ: фараонов, императоров, ханов, королей, царей, князей, принцев, герцогов и т.п., для закрепления иерархии. От соблюдения правил часто зависела не только карьера, но и жизнь человека. Об этом говорят различные свидетельства жизни человека в Древнем Египте, Китае, Риме, Золотой Орде. Нарушение этикета приводило к вражде между племенами, народами и даже к войнам. Этикет возник в период зарождения абсолютных монархий. Придерживаться определенных правил поведения, церемониала было необходимо для возвеличивания царственных особ: фараонов, императоров, ханов, королей, царей, князей, принцев, герцогов и т.п., для закрепления иерархии. От соблюдения правил часто зависела не только карьера, но и жизнь человека. Об этом говорят различные свидетельства жизни человека в Древнем Египте, Китае, Риме, Золотой Орде. Нарушение этикета приводило к вражде между племенами, народами и даже к войнам. Этикет всегда выполнял и выполняет определенные функции. Так, например, существовало разделение по чинам, сословиям, знатности рода, званиям, имущественному положению. Особенно строго правила этикета соблюдались и соблюдаются в настоящее время в странах Дальнего и Ближнего Востока. В России в начале XVIII в. стал усиленно внедряться западный этикет. В российские условия переносились одежда, манера и внешние формы поведения. За соблюдением этих правил боярами и дворянским сословием (особенно в столичных городах) постоянно и настойчиво, порой жестоко следил сам царь Петр 1. За их нарушения строго наказывали. В дальнейшем, в царствование Елизаветы и Екатерины II, правила этикета отвечали требованиям и особенностям национальной культуры России, которая как евразийская страна во многом соединяла противоположности Европы и Азии. А этих противоположностей много было не только в XVIII в., но и сейчас. Так, например, в Европе траурный цвет - черный, а в Китае - белый. Даже в границах Российской империи правила поведения различных народов значительно отличались. Отличаются они и сейчас. Общественный прогресс способствовал взаимопроникновению правил поведения и взаимному обогащению культур, что позволило выработать взаимоприемлемый, признаваемый в главных чертах этикет, закрепляемый в обычаях и традициях. Этикет стал предписывать нормы поведения на работе, на улице, в гостях, на деловых и дипломатических приемах, в театре, в общественном транспорте и т.д. Различают несколько видов этикета, основным из которых являются: - придворный этикет - строго регламентируемый порядок и формы обхождения, установленные при дворах монархов; - дипломатический этикет - правила поведения дипломатов и других официальных лиц при контактах друг с другом на различных дипломатических приемах, визитах, переговорах; - воинский этикет - свод общепринятых в армии правил, норм и манер поведения военнослужащих во всех сферах их деятельности; - общегражданский этикет - совокупность правил, традиций и условностей, соблюдаемых гражданами при общении друг с другом; - деловой этикет - самый "молодой" из всех видов этикета. Деловой этикет - важнейшая сторона профессионального поведения делового человека, предпринимателя. Знание этикета - необходимое профессиональное качество, которое надо приобретать и постоянно совершенствовать. Большая половина выгодных для отечественных предпринимателей сорвавшихся сделок не состоялись из-за незнания российскими бизнесменами правил делового общения и культуры поведения.Эти выводы подтверждает и мировая практика. Однако, несмотря на объективность данных положений, следует отметить, что российские деловые люди зачастую пренебрегают правилами этикета. Большинство правил дипломатического, воинского и общегражданского этикета в той или иной мере совпадают. Отличие между ними состоит в том, что соблюдению правил этикета дипломатами придается большее значение, поскольку отступление от них или нарушение этих правил может причинить ущерб престижу страны или ее официальным представителям и привести к осложнениям во взаимоотношениях государств. По мере изменений условий жизни человечества, роста образований и культуры одни правила поведения сменяются другими. То, что раньше считалось неприличным, становиться общепринятым, и наоборот. Но требования этикета не являются абсолютными: соблюдение их зависит от места, времени и обстоятельств. Поведение, недопустимое в одном месте и при одних обстоятельствах, быть уместным в другом месте и при других обстоятельствах. Нормы этикета, в отличие от норм морали, являются условными, они носят как бы характер неписаного соглашения о том, что в поведении людей является общепринятым, а что нет. Каждый культурный человек должен не только знать и соблюдать основные нормы этикета, но и понимать необходимость определенных правил и взаимоотношений. Манеры во многом отражают внутреннюю культуру человека, его нравственные и интеллектуальные качества. Умение правильно вести себя в обществе имеет очень большое значение: оно облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает хорошие, устойчивые взаимоотношения. Следует отметить, что тактичный и воспитанный человек ведет себя в соответствии с нормами этикета не только на официальных церемониях, но и дома. Подлинная вежливость, в основе которой лежит доброжелательность, обуславливается актом, чувством меры, подсказывающим, что можно, а чего нельзя делать при тех или иных обстоятельствах. Такой человек никогда не нарушит общественный порядок, ни словом, ни поступком не обидит другого, не оскорбит его достоинства. Требования этикета, в том числе и делового, не носят абсолютного характера, они меняются с течением времени, под влиянием факторов, о которых упоминалось ранее. Современный деловой человек следует этим неписаным нормам поведения. Следует не просто слепо и безоговорочно исполнять требования делового этикета, но постараться понять их внутренний смысл и содержание, которое и делает их необходимыми в деловом общении. Манеры отражают внутреннюю культуру человека, его истинное отношение к морали, его понимание моральных требований, а также - осмелимся сказать - его интеллект. Деловой этикет - важная составляющая деловых отношений, базирующаяся на многовековой мудрости, определяющей представления о духовных ценностях (справедливости, честности, верности слову и ценностях материальных - организованности, высоком дизайнерском уровне). Можно сказать, что деловой этикет - это внешнее выражение внутренней моральности и культуры человека. Деловой этикет базируется на следующих принципах: Здравый смысл: нормы делового этикета не должны противоречить здравому смыслу, а здравый смысл подсказывает, что деловой этикет в целом направлен на поддержание порядка, организованности, экономию времени и другие разумные цели. Нормы этикета, нарушающие деловые взаимоотношения, устоявшиеся правила общения, здравым смыслом поддерживаемы быть не могут. Свобода: имеется в виду то, что правила и нормы делового этикета, хотя и существуют и весьма ревностно исполняются, тем не менее не должны препятствовать свободному волеизъявлению каждого делового партнера, свободе выбора партнеров по бизнесу, свободе подбора методов и способов исполнения договоренностей между сторонами. Свобода предполагает также терпимое отношение к проявлению национальных особенностей, культурных национальных традиций, лояльность к свободно проявляемой точке зрения, к различным деловым позициям. Однако такой принцип делового этикета, как свобода, ограничен здравым смыслом; климатическими условиями; традициями; национальными особенностями; политическим режимом и др. Этичность: весь комплекс норм, стандартов, требований, рекомендаций, составляющий деловой этикет, самой своей сутью и содержанием просто обязан быть этичным, моральным, т.е. деловой этикет целиком и полностью ориентирован на добро. Но как трактовать эту главную категорию морали в сфере бизнеса достаточно сложно. Деловой этикет имеет главную цель - сопроводить бизнес "этическими фильтрами", оставляющими аморальное поведение и поступки людей за рамками сферы деловых отношений. Удобство: нормы делового этикета не должны ограничивать деловых людей в действиях, мешая тем самым деловым отношениям и развитию экономики. Удобным для делового человека должно быть все - от планировки служебного помещения до размещения оборудования в нем, от деловой одежды до правил проведения презентации и требований, предъявляемых к деловым переговорам, причем эти удобства должны быть обеспечены в равной степени для всех участников деловых отношений. Целесообразность: суть этого принципа в том, что каждое предписание делового этикета должно служить определенным целям. Виды деловых отношений (презентация, деловая беседа, ведение переговоров и т.п.) имеют разнообразные цели, и каждый аспект делового этикета должен им соответствовать. Экономичность: этика деловых отношений не должна обходиться слишком дорого; высокая "стоимость" моральности в делах сама по себе не этична, поскольку представляет собой вычет либо из прибыли организации, либо из доходов отдельного сотрудника. Разумная стоимость - вот то соображение, которым следует руководствоваться протокольному отделу организации. Консерватизм: этот принцип является само собой разумеющимся, так как корни делового этикета - в этикете государственном, имеющем многовековую историю, в этикете воинском, в общегражданском (светском) этикете, который хотя и не столь давно существует, однако его концепции завоевали прочное место в жизни общества и стали классическими. Консерватизм во внешнем облике делового человека, в его манерах, склонностях, приверженности к тем или иным традициям невольно вызывает ассоциации чего-то незыблемого, прочного, надежного; а надежный партнер в делах - предел желаний для каждого делового человека. Можно понять многих российских бизнесменов, поспешивших, как только Россия вошла в мировую систему рыночных отношений, принять внешний облик дореволюционных финансистов, банкиров, купцов - борода, усы, неспешные движения, старинные речевые обороты и т.п. Надежность, фундаментальность, стабильность - весьма привлекательные в деловом мире черты (и не только в деловом!), и они имеют содержательную связь с консерватизмом. Непринужденность: нормы делового этикета должны быть таковы, чтобы соблюдение их не превращалось в нечто навязываемое, отторгаемое психологически; они естественны, исполняемы с легкостью и без напряжения. (Важно не путать непринужденность с бесцеремонностью, расхлябанностью, невниманием к окружающим, невоспитанностью). Универсализм: следует стараться, чтобы каждая рекомендация или норма делового этикета была направлена на многие стороны деловых взаимоотношений. Эффективность: стандарты деловых отношений должны способствовать сокращению сроков исполнения договоров, заключению большего числа договоров, уменьшению количества конфликтов в коллективе и т.д. Этикет, правила поведения, которые позволяют непринужденно общаться с людьми в разных ситуациях, вырабатываются у человека и с развитием общей и профессиональной культуры. Правила этикета, отраженные в конкретных формах поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической. Первая сторона - это выражение нравственной нормы: предупредительной заботы, уважения, защиты и т.д. Вторая сторона - эстетическая - свидетельствует о красоте, изяществе форм поведения. Эти качества воспитываются, а потом входят в привычку. Особенно тяжело дается формирование хороших привычек интеллигента бизнесменам первого поколения, так как приходится большей частью идти путем проб и ошибок. Недаром англичане говорят, чтобы стать джентльменом, надо иметь в семье три университетских диплома: деда, отца и сына. Но кроме правил культурного поведения существует еще и профессиональный этикет. В жизни всегда были и останутся отношения, которые обеспечивают наивысшую эффективность в выполнении профессиональных функций. Участники какого-либо взаимодействия всегда стараются сохранить наиболее оптимальные формы этого взаимодействия и правила поведения. Например, в организации от новичка станут требовать неукоснительного соблюдения отработанных и проверенных правил делового общения, так как они облегчают выполнение профессиональных функций, способствуют достижению поставленных целей. В том или ином коллективе, группе работников, сотрудников, деловых людей складываются определенные традиции, которые с течением времени приобретают силу моральных принципов и составляют этикет данной группы, общности. В практике деловых отношений всегда есть стандартные ситуации, которых невозможно избежать. Для этих ситуаций и вырабатывают формы и правила поведения в бизнесе, которые представляют внешнюю сторону делового общения. Деловой этикет - результат длительного отбора правил и форм наиболее целесообразного поведения, которое способствовало успеху в деловых отношениях. Есть ряд правил поведения, которые надо знать предпринимателю. Прежде всего, следует помнить, что деловой этикет включает точное соблюдение правил культуры поведения, которая предполагает в первую очередь глубокое уважение человеческой личности. Социальная роль, которую играет тот или иной человек, не должна быть самодовлеющей, не должна она оказывать и гипнотического влияния на делового партнера. Культурный предприниматель будет в равной степени уважительно относиться и к министру, и к рядовому техническому работнику министерства, президенту компании, фирмы и уборщице офиса, т.е. всем показывать искреннее уважение. Это искреннее уважение должно стать составной частью натуры бизнесмена. Ему надо научиться верить в порядочность людей. Нельзя при первой встрече обнаружить даже признак того, что вы представляете его как "темную лошадку", стремящуюся вас обязательно обойти, обмануть, В основе поведения должна лежать нравственная оценка: деловой партнер - хороший человек. Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального (словесного, речевого) этикета, связанного формами и манерами речи, словарным запасом, т.е. со всем стилем речи, принятым в общении данного круга деловых людей. Существуют исторически наработанные стереотипы речевого обращения. Ими пользовались ранее русские купцы, предприниматели, а сейчас их используют культурные российские и зарубежные деловые люди. Это слова: "дамы" и "господа", "судари" и "сударыни". Среди других социальных групп подобные обращения пока широко не прививаются, и часто люди испытывают чувство внутреннего дискомфорта на встречах, собраниях, поскольку не знают, как обратиться друг к другу: слово "товарищ" как бы принижает их достоинство из-за определенного отношения к этому слову, сложившегося под влиянием средств массовой информации. А с другой стороны, многие до "господ" явно не доросли из-за своего нищенского существования. Поэтому очень часто в транспорте, в магазине, на улице мы слышим унизительные фразы: "Эй, мужчина, подвиньтесь", "Женщина, пробейте билет" и т.д. Среди деловых людей обращение "господин" имеет право на жизнь. Это слово подчеркивает, что данные граждане, социальная группа свободны и независимы в своих действиях более, чем какая-либо другая социальная группа в современной России. Кроме того, эта форма обращения не заимствована слепо где-либо на Западе или Востоке. Господин - исконно русское слово, имеющее самое распространенное значение как форма вежливого обращения к группе лиц и отдельному лицу, употреблявшаяся в привилегированных слоях общества. Кроме того, в другом его значении - "хозяин имущества" есть и уважительное отношение к человеку. В деловом разговоре надо уметь дать ответ на любой вопрос. Даже отвечая на простейшие, задаваемые ежедневно по несколько раз "Как дела?", всегда необходимо помнить о чувстве меры. Ничего не ответить - невежливо; буркнуть "нормально" и пройти мимо - тоже невежливо, если не грубо; пуститься в долгие рассуждения о своих делах - прослыть занудой. В таких случаях деловой этикет предписывает отвечать примерно следующее: "Спасибо, нормально", "Спасибо, пока жаловаться грех", и в свою очередь поинтересоваться: "Надеюсь, что и у вас все обстоит нормально?" Такие ответы нейтральны. Однако у чехов, словаков, поляков и югославов на вопрос "Как дела?" правилами делового этикета не возбраняется кратко рассказать о трудностях, пожаловаться, например, на дороговизну. Но говорить об этом бодро, подчеркивая, что деловой человек преодолевает трудности - их немало в его деле, но он знает, как с ними справиться, и гордится этим. Вопросы для повторения и самопроверки 1. Дайте определение понятий "этика", "общение", "деловое общение", "этика делового общения". Каковы особенности этики делового общения традиционного общества? 2. Перечислите основные виды этикета, их общие черты и различия. 3. В чем суть делового этикета? Назовите и раскройте содержание принципов, на которых базируется деловой этикет. 4. Назовите основные позиции по вопросу о соотношении этики и бизнеса, которые существуют в современных условиях. Какова роль этики в деловом общении? 5. Каковы средства и способы повышения уровня этичности делового общения? 6. В какой взаимосвязи находятся культура общения, мораль и этикет? ДЕЛОВАЯ РЕПУТАЦИЯ: ЛИЧНОСТЬ, КУЛЬТУРА, ИМИДЖ ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА Аннотация Рассматривается понятие деловой репутации, ее соотнесение с личностными и профессиональными качествами человека. Раскрывается проблема формирования имиджа делового человека, его составляющих под влиянием развития общества. Учебные задачи: - рассмотреть сущность понятий "деловая репутация", "имидж делового человека", их взаимозависимость и взаимовлияние; - рассмотреть основные принципы формирования репутации и имиджа делового человека, основанные на его личных качествах; - познакомиться с основными составляющими имиджа, а также требованиями, предъявляемыми к имиджу делового человека в современных условиях; - изучить систему норм и правил деловой речи, подбора одежды, аксессуаров, макияжа. Моральные категории, создаваемые в течение всей истории развития человеческого общества - это честь, достоинство, репутация, имидж. Всегда высоко ценились в обществе образованность, интеллект, знание своего дела. Современный деловой мир все большее значение наряду с перечисленными выше качествами придает личностным сторонам человека, его культурному уровню, духовному развитию, воспитанности, умению строить взаимоотношения, что определяет его востребованность и достойное место в коллективе, успех в карьере. Независимо от того, в какой роли выступает человек, для достижения деловых целей он вынужден задумываться о репутации, культурной и профессиональной компетенции, что, в свою очередь, способствует формированию позитивного имиджа и установлению долгосрочных взаимовыгодных отношений с партнерами. Для делового человека важно то, как он выглядит в глазах окружающих, какое производит впечатление на своих коллег и партнеров, так как от этого зависят эффективность и результативность его деятельности, и поэтому он стремится к созданию (формированию) определенного "привлекательного" имиджа и безупречной репутации. Имидж и репутация - это целенаправленно сформированный образ, с помощью которого человек представляет себя миру, своего рода форма самопрезентации, способствующая воздействию на окружающих. Это искусство управлять впечатлением, которое производит человек на окружающих. В современной профессиональной практике значительная роль отводится взаимосвязи имиджа, репутации и делового общения. Создание благоприятного имиджа напрямую связано с деловой репутацией носителя этого имиджа - делового человека, которая складывается на протяжении длительного периода взаимодействия с коллегами, деловыми партнерами и пр. В поведении и речи каждый остается неповторимой индивидуальностью, в то же время каждый находится в рамках социальных отношений, предписаний и обязательств. В процессе воспитания и социализации человек, становясь личностью, познает этические нормы взаимоотношений с окружающими, культурой общения. Для гармоничных взаимоотношений с людьми необходимо: - ориентироваться в ситуации общения и ролевых признаках партнера - соответствовать собственным социальным признакам и удовлетворять ожидания других людей - стремиться к "образцу", сложившемуся в сознании носителей языка, действовать по правилам коммуникативных ролей говорящего и слушающего - строить текст в соответствии со стилистическими нормами, владеть устными и письменными нормами общения. Уровень общения зависит и от характера, который включает устойчивые психические особенности личности. Воспитание в человеке полезных норм культуры поведения и общения закладывается в детском, юношеском возрасте и закрепляется в зрелые годы. Умение и способность человека владеть собственными эмоциями по отношению к окружающим, проявление участия к собеседнику всегда характеризует человека с положительной стороны. Таким образом, основные принципы формирования репутации и имиджа делового человека должны основываться на его личных качествах: Хорошие манеры. Одним из основных принципов современной жизни является поддержание нормальных отношений между людьми и стремление избежать конфликтов. В свою очередь уважение и внимание можно заслужить лишь при соблюдении вежливости и сдержанности. Поэтому ничто не цениться окружающими нас людьми так дорого, как вежливость и деликатность. Но в жизни нам нередко приходится сталкиваться с грубостью, резкостью, неуважением к личности другого человека. Причина здесь в том, что мы недооцениваем культуру поведения человека, его манеры. Манеры - способ держать себя, внешняя форма поведения, обращения с другими людьми, употребляемые в речи выражения, тон, интонация, характерные для человека походка, жестикуляция и даже мимика. В обществе хорошими манерами считаются скромность и сдержанность человека, умение контролировать свои поступки, внимательно и тактично общаться с другими людьми. Плохими (в некоторых источниках - дурными) манерами принято считать привычки громко говорить, не стесняясь в выражениях, развязность в жестикуляции и поведении, неряшливость в одежде, грубость, проявляемые в откровенной недоброжелательности к окружающим, в пренебрежении к чужим интересам и запросам, в беззастенчивом навязывании другим людям своей воли и желаний, в неумении сдерживать свое раздражении, в намеренном оскорблении достоинства окружающих людей, в бестактности, сквернословии, употреблении унизительных кличек прозвищ. Манеры относятся к культуре поведения человека и регулируются этикетом. Этикет подразумевает благожелательное и уважительное отношение ко всем людям, безотносительно к их должности и общественному положению. Он включает в себя учтивое обращение с женщиной, почтительное отношение к старшим, формы обращения к старшим, формы обращения и приветствия, правила ведения разговора, поведение за столом. В целом этикет в цивилизованном обществе совпадает с общими требованиями вежливости, в основе которых лежат принципы гуманизма. Обязательным условием общения является деликатность. Деликатность не должна быть излишней, превращаться в льстивость, приводить к ничем неоправданному восхвалению увиденного или услышанного. Не надо усиленно скрывать, что вы впервые видите что-то, слушаете, пробуете на вкус, боясь, что в противном случае вас сочтут невеждой. Вежливость. Всем известны выражения: "холодная вежливость", "ледяная вежливость", "презрительная вежливость", в которых эпитеты, прибавленные к этому прекрасному человеческому качеству, не только убивают его сущность, но превращают ее в свою противоположность. Эмерсон определяет вежливость как "сумму маленьких жертв", приносимых нами окружающим нас людям, с которыми мы вступаем в те или иные жизненные отношения. К сожалению, совершенно затерто прекрасное высказывание Сервантеса: "Ничего не стоит так дешево и не ценится так дорого, как вежливость." Истинная вежливость может быть лишь доброжелательной, так как она - одно из проявлений искренней, бескорыстной благожелательности по отношению ко всем другим людям, с которыми человеку приходится встречаться на работе, в доме, где живет, в общественных местах. С товарищами по работе, со многими знакомыми в быту вежливость может перейти в дружбу, но органическая благожелательность к людям вообще - обязательная база вежливости. Подлинная культура поведения - там, где поступки человека во всех ситуациях, их содержание и внешнее проявление вытекают из нравственных принципов морали и соответствуют им. Одним из главных элементов вежливости считают умение запоминать имена. "Большинство людей не запоминают имен по той причине, что не хотят тратить время и энергию на то, чтобы сосредоточиться, затвердить, неизгладимо запечатлеть эти имена в своей памяти. Они ищут для себя оправданий в том, что слишком заняты. Однако они вряд ли больше заняты, чем Франклин Рузвельт, а он находил время для того, чтобы запомнить и при случае воскресить в памяти даже имена механиков, с которыми ему приходилось соприкасаться... Ф. Рузвельт знал, что один из самых простых, самых доходчивых и самых действенных способов завоевать расположение окружающих - это запомнить их имена и внушить им сознание собственной значительности" (Д. Карнеги). Тактичность и чуткость. Содержание этих двух благородных человеческих качеств, внимание, глубокое уважение к внутреннему миру тех, с кем мы общаемся, желание и умение их понять, почувствовать, что может доставить им удовольствие, радость или наоборот, вызвать у них раздражение, досаду, обиду. Тактичность, чуткость - это и чувство меры, которую следует соблюдать в разговоре, в личных и служебных отношениях, умение чувствовать границу, за которой в результате наших слов и поступков у человека возникает незаслуженная обида, огорчение, а иногда и боль. Тактичный человек всегда учитывает конкретные обстоятельства: разницу возраста, пола, общественного положения, место разговора, наличие или отсутствие посторонних. Уважение к другим - обязательное условие тактичности даже между хорошими товарищами. Вам, наверное, приходилось сталкиваться с ситуацией, когда на совещании некто небрежно бросает во время выступлений своих товарищей "чушь", "ерунда" и т.п. Такое поведение нередко становится причиной того, что когда он сам начинает высказываться, то даже его здравые суждения встречаются аудиторией с холодком. О таких людях говорят: "Природа отпустила ему столько уважения к людям, что ему хватает его только на себя". Самоуважение без уважения к другим неизбежно вырождается в самомнение, чванство, высокомерие. Культура поведения в равной степени обязательна и со стороны нижестоящего по отношению к вышестоящему. Она выражается, прежде всего, в честном отношении к своим обязанностям, в строгой дисциплинированности, а также в уважении, вежливости, тактичности по отношению к руководителю. То же - по отношению к сослуживцам. Требуя уважительного отношения к себе, задавайтесь вопросом: отвечаете ли вы им самим тем же. Тактичность, чуткость подразумевают также способность быстро и безошибочно определять реакцию собеседников на наше высказывание, поступки и в нужных случаях самокритично, без чувства ложного стыда извиниться за допущенную ошибку. Это не только не уронит достоинство, но, наоборот, укрепит его во мнении мыслящих людей, показав им вашу исключительно ценную человеческую черту - скромность. Скромность. "Человек, который говорит только о себе, только о себе и думает - утверждает Д. Карнеги. - А человек, который думает только о себе - безнадежно некультурен. Он некультурен, как бы высокообразован он ни был". Скромный человек никогда не стремится показать себя лучше, способнее, умнее других, не подчеркивает свое превосходство, свои качества, не требует для себя никаких привилегий, особых удобств, услуг. Вместе с тем, скромность не должна ассоциироваться ни с робостью, ни с застенчивостью. Очень часто скромные люди оказываются намного тверже и активнее в критических обстоятельствах, но при этом известно, что спором убедить в своей правоте невозможно. Д. Карнеги пишет: "Вы можете дать понять человеку, что он не прав, взглядом, интонацией или жестом не менее красноречиво, чем словами, но если вы говорите ему, что он не прав, то заставите ли вы его тем самым согласиться с вами? Никогда! Ибо вы нанесли прямой удар его интеллекту, его здравому смыслу, его самолюбию и чувству собственного достоинства. Это вызовет у него лишь желание нанести ответный удар, но отнюдь не изменить свое мнение. "Приводится такой факт: в период своего пребывания в Белом доме Т. Рузвельт однажды признался, что если бы он был прав в семидесяти пяти случаях их ста, то не мог бы желать ничего лучшего. Если это был максимум того, на что мог надеяться один из самых выдающихся людей двадцатого века, что можно сказать о нас с вами?" - спрашивает Д.Карнеги и заключает: "Если вы можете быть уверены в своей правоте хотя бы в пятидесяти пяти случаях из ста, то зачем вам говорить другим, что они не правы". Никогда не следует начинать с заявления "Я вам докажу то-то и то-то". Это равносильно тому, считают психологи, чтобы сказать: "Я умнее вас, я собираюсь кое-что вам сказать и заставить вас изменить свое мнение". Это вызов. Это порождает у вашего собеседника внутреннее сопротивление и желание сразиться с вами прежде, чем вы начали спор. Чтобы что-то доказать, надо сделать это настолько тонко, настолько искусно, чтобы никто этого и не почувствовал. Спокойствие, дипломатичность, глубокое понимание аргументации собеседника, хорошо продуманная контраргументация, основанная на точных фактах - вот решение этого противоречия между требованиями "хорошего тона" при дискуссиях и твердости в отстаивании своего мнения. Культура речи. Речь любого человека должна быть правильной. Речь бизнесмена - особенно. Потому что ошибки в произношении и употреблении слов отвлекают собеседника от сути делового разговора, а иногда и приводят к недоразумениям, Бизнесмен, не умеющий точно изложить свои мысли, рискует быть неправильно понятым. Нужно обращать внимание на громкость и скорость своей речи. Очень громкий голос неприятен для слуха, особенно если он еще и высокий. Деловому разговору вредит речь торопливая. Не годится, если говорящий глотает отдельные слоги и целые слова. Но даже если при быстром темпе вам удается четко выговаривать каждое слово, собеседнику все равно будет трудно поспевать за ходом ваших мыслей. Неприятна для слушателя и манера говорить медленно, растягивая слова, а также тихая, чуть слышная речь. Говорить следует так, чтобы слушателю не пришлось просить повторить сказанное. Речь всегда должна соответствовать ситуации, культурному и профессиональному уровню слушателей. С этим связано и употребление жаргонизмов, или сленговых выражений. Некоторые из жаргонных словечек очень ярки и точны. И если употребить их в неформальной обстановке, к месту и в разговоре с собеседником, который наверняка знает их значение, то это вполне допустимо. Ваша речь должна быть понятна собеседнику. Поэтому следует осторожнее употреблять профессионализмы - слова, с помощью которых представители одной профессии разграничивают близкие понятия, имеющие для неспециалистов общее название. При этом профессионализмы отличаются от официальных научных терминов. Не менее вредна и привычка щеголять книжной лексикой, сложными словами, особенно, если их употребляет не действительно начитанный, образованный человек, а невежда, желающий пустить пыль в глаза. В деловом разговоре вполне можно обойтись без мудреных научных терминов. Не стоит напрягать собеседника, даже если он хорошо образован. Устная речь, в отличие от письменной, должна быть максимально простой и ясной. Конечно, не каждый человек способен придумывать ярки выражения, но вовсе не обязательно изобретать что-то новое - используйте в своей речи пословицы, поговорки, афоризмы. В настоящее время отмечается стремление к упрощению многих условностей, предписывавшихся общегражданским этикетам. Это - одно из знамений времени: темпы жизни, изменившиеся и продолжающие быстро меняться социально бытовые условия сильнейшим образом влияют на этикет. Поэтому, очень много из того, что было принято еще в начале или середине нашего века, может сейчас показаться неприемлемым. Тем не менее, основные, лучшие традиции общегражданского этикета, даже видоизменившись по форме, остаются жить по своему духу. Непринужденность, естественность, чувство меры, вежливость, тактичность, а главное благожелательность по отношению к людям, - вот качества, которые безотказно помогут в любых жизненных ситуациях, даже тогда, когда вы не знакомы с какими-либо мелкими правилами общегражданского этикета, которых существует на Земле великое множество. Успех в бизнесе зависит от компетентности делового человека, его профессионализма, активности и многих-многих других факторов. Некоторые из них влияют на достижение желаемого результата прямо и непосредственно - знание дела, опыт. Косвенные факторы также влияют на успех, и внешний облик делового человека - именно тот фактор, который тоже определяет эффективность деловых связей, успех в деловых контактах и способствует созданию необходимой рабочей атмосферы. Внешний вид и манеры - это то, что окружающие его партнеры по бизнесу видят и оценивают сразу, пока еще не состоялось обсуждение предполагаемых сделок, пока еще не лежит на столе проект договора. Каждая профессиональная группа людей имеет свой неписаный кодекс поведения, манер, внешнего вида - государственные служащие, актеры, студенты и т.п. Бизнесмены имеют также определенный стиль в одежде и манерах. Западный деловой мир отличается от российского, в том числе, и тем, что при обсуждении договоров и сделок учитывается то, как одет партнер, каковы его манеры. Одна деталь, на взгляд некоторых, может быть, и незначительная, например несвежий носовой платок, оторванная пуговица пиджака, может негативным образом повлиять на результат переговоров. Одежда делового мужчины Общая характеристика стиля делового мужчины: - консерватизм (так как деловая сфера почти не подвержена случайным влияниям); - умеренность, т.е. не должно быть слишком резких цветовых контрастов, излишне вычурных фасонов одежды или обуви и т.п.; - безупречная аккуратность и опрятность, поскольку небрежно или криво завязанный галстук, грязная обувь, мятая сорочка создают впечатление, что носитель такой одежды нетребователен к себе или не уважает окружающих. Деловой мужчина должен выглядеть: - уверенным в себе; - солидным; - деловым; - элегантным; - внушающим доверие; - не лишенным вкуса; - надежным; - порядочным; - аккуратным. Основной вид мужской деловой одежды - костюм-тройка. От качества ткани костюма зависит то, как долго он сохраняет форму, как долго держатся "стрелки" на брюках. Желательно, чтобы ткань была выполнена из "сухой" нити, т.е. сильно крученой. Длина полы пиджака в современном костюме мира бизнеса - до первой фаланги большого пальца опущенной вниз руки. Длина рукава пиджака - до запястья. Темно-синий цвет - более строгий, и поэтому более официальный, чем серый. Психологи утверждают, что он не запоминается, потому что он нейтральный. Следовательно, темно-синий костюм можно надевать не один раз в неделю, в "сопровождении" разных сорочек и галстуков. Деловой мужчина в сером костюме выглядит приятным, дружелюбным, располагающим к беседе и общению, поскольку серый цвет психологически мягче, "теплее". "Светское" правило гласит, что чем темнее цвет (одежды, мебели и пр.), тем он аристократичнее. Это относится к серому цвету: темно-серый костюм будет выглядеть более дорогим независимо от истинной цены, а светло-серый - более дешевым. Чёрный цвет для мужского костюма - это цвет, обязательный для вечерних деловых приемов и траурных церемоний. Однако, мнения о том, допустим ли черный цвет костюма для повседневной деловой обстановки, весьма противоречивые. Существуют рекомендации использования черного цвета мужского костюма как знака, символа торжественности делового мероприятия - независимо от того, сопровождается ли оно позитивными настроениями (деловой прием) или негативными (траурная церемония). Для делового костюма такие цвета, как бордо, коричневый, болотно-зеленый и т.п., исключены, их следует оставить для одежды, предназначенной для отдыха (клуб, загородная прогулка). Интенсивность окраски ткани костюма зимой - более глубокая, летом - менее. Костюм из ткани в полоску допускается, но полоска не должна быть слишком широкой или резкой, контрастной. Можно носить пиджак из одной ткани, а брюки - из другой, но нужно обязательно проверить, как сочетаются между собой пиджак и брюки по цвету, по рисунку и по фактуре ткани. Костюм в полоску делает фигуру более стройной. Ткань в клетку тоже может быть использована для мужского костюма, требования те же - клетка должна быть еще менее заметной, чем полоска. Костюмы из ткани букле и твид допускаются, однако такой костюм не носится целиком, используется обязательно пиджак из букле или твида с брюками из гладкокрашеной ткани и гладкой фактуры. Умение сочетать в одежде не только цвет, рисунок, но и фактуру ткани можно считать талантом. Пиджак, как элемент костюма, может быть однобортным и двубортным - по желанию. Двубортный пиджак обычно предпочитают более полные мужчины, так как он делает фигуру стройнее. Не допускаются в мужском деловом костюме элементы спортивного стиля, например накладные карманы; военного стиля, например погончики; охотничьего и клубного стиля. Недопустимы современные деловые костюмы и даже пиджаки из вельвета (это ткань для отдыха, спорта, охоты), бархата, кожи. В мировой практике считается весьма престижным носить костюмы, изготовленные с большой долей ручного труда. Дело в том, что шов, сделанный на руках (особенно это касается шва, соединяющего воротник пиджака со спинкой и полочками, а также шва по окату рукава), - мягче, лучше повторяет форму человеческого тела, которое, как известно, не имеет прямых углов и абсолютно прямых линий. Костюм, большое количество швов в котором сделано вручную (на манекене, конечно), сидит хорошо, и человек чувствует себя в нем свободно. Однако костюм ручной работы стоит дорого. Кроме высокой цены такие костюмы отличает и высокое качество - и ткани, и пошива. Подобный костюм можно носить в течение десяти и даже двадцати лет при условии своевременных чисток, периодических перерывов в носке и ремонта износившихся деталей (речь идет о подкладке и о других внутренних элементах костюма). На наличие шлицы на пиджаке делового костюма в разных культурах существуют различные правила: так называемый английский пиджак - с двумя шлицами, американский - с одной шлицей, европейский - вообще без шлицы. Брюки делового костюма могут иметь обшлаг, но он может и отсутствовать - по желанию "владельца". Длина брюк в современной деловой одежде: спереди брюки небольшой складкой надвинуты на обувь, сзади доходят до начала или середины каблука. Складка на брюках должна быть хорошо отутюжена. Пиджак обычно носят застегнутым, но нижняя пуговица однобортного пиджака не застегивается, чтобы дать некоторую свободу шага и удобство в случае, когда человек садится. В последнем случае пиджак можно вообще расстегнуть. Двубортный пиджак всегда застегнут на все пуговицы. Деловой костюм, как и вся одежда делового человека, соответствует моде, но умеренно; экстравагантность в деловой одежде, особенно мужской, недопустима. Брючный ремень - только из натуральной кожи, темного цвета со скромной пряжкой. Сорочка должна быть из тонкого хлопка, иногда с добавлением, практически незаметным, синтетики - для меньшей сминаемости, всегда светлых тонов - белая, светло-серая, светло-голубая, светло-песочного оттенка. Цвет сорочки, естественно, должен гармонировать с цветом костюма. Воротник - классический, традиционный. На сорочке, как и на пиджаке, также не допускаются элементы спортивного или военного стиля - погончики, накладные карманы со складочками и кокетками; допустим, однако, один скромный накладной карман, - обычно такие сорочки имеют на кармане логотип (т.е. словесный товарный знак) фирмы-изготовителя. Рукаву сорочки полагается на 1- 1,5 см "выглядывать" из-под рукава пиджака. Важным элементом одежды является носовой платок. Он должен быть, как и сорочка, светлых тонов - белый, нежно-серый и т.п., но ни в коем случае не густо-синих или красных расцветок, в яркую клетку. Второй носовой платок (кроме того, который предназначен для непосредственного использования), безупречно чистый, хранится как резервный, "на всякий случай". Его можно при необходимости предложить женщине, им удобно вынуть соринку из глаза и т.д. Однако его тоже следует периодически менять, так как, даже будучи неиспользованным, платок через некоторое время приобретает несвежий вид. Галстук по цвету должен гармонировать с цветом сорочки и костюма. Рисунок на галстуке желателен геометрического характера - полоска разной ширины, горошек, мелкие квадраты и т.п. Самое надежное решение в выборе рисунка на галстуке - выбрать однотонный галстук. Дело в том, что такой галстук подходит к любой сорочке и любому костюму. Поэтому целесообразно в своем гардеробе иметь несколько однотонных галстуков - синий, темно-красный, темно-серый, светло-серый и т.п. В последнее время весьма популярен галстук в горошек. Однако есть одна тонкость: этот рисунок выглядит более элегантным, если горошинки размещены на ткани не строго "по линии", т.е. каждая горошинка расположена приблизительно (а не точно) на одном и том же расстоянии от других. И вторая тонкость - горошинки должны быть мелкими: чем мельче, тем больше изысканности и утонченности в рисунке галстучной ткани. Очень хорош для делового костюма галстук с диагональными полосками цвета, гармонирующего с основным полем галстука. Уместны также классические рисунки на галстуке, такие, как ромбы, квадраты, окружности. Нежелательны и вообще недопустимы галстуки с цветочным орнаментом, газетным текстом, фигурками людей и животных - такие галстуки уместны на отдыхе. Для галстука не рекомендуются цвета фиолетовые, сиреневые, розовые, ярко-красные. Существует такое требование: по интенсивности окраски на первом месте - пиджак, на втором - галстук, на третьем - сорочка. Примерная ширина галстука (в среднем) такая же, как ширина борта пиджака, т.е. если борта пиджака широкие, галстук не должен быть узким, и наоборот. Длина галстука определяется тем, что он должен закрывать пряжку пояса брючного ремня. Сколько костюмов следует иметь современному деловому мужчине? Существует только нижняя граница - не менее трех: для повседневной носки можно рекомендовать серый и синий цвет, для торжественных случаев - черный. Если принимать во внимание темп и ритм современной деловой жизни, необходимость частых транспортных перемещений, долгих ожиданий в аэропортах в связи с задержками авиарейсов, климатические и погодные катаклизмы, а также практически бесконечный рабочий день бизнесмена, число деловых костюмов не должно быть менее десятка - на все сезоны. И это минимум, так как какое-то время некоторые костюмы находятся в чистке, у иных оторвались пуговицы или они просто надоели своему хозяину. Поскольку, как известно, брюки изнашиваются и приобретают не вполне "свежий" вид раньше, чем пиджак, разумно приобретать костюм с двумя парами брюк, причем одни из них могут слегка отличаться по интенсивности окраски или даже быть другого цвета, но гармонирующего с цветом пиджака. Существует правило, которого обычно придерживаются в западных деловых кругах: бизнесмен, деловой человек не должен появляться на службе в одном и том же костюме несколько дней подряд - желательно, чтобы даже два дня подряд этого не случалось, - иначе кто-либо из коллег может высказать предположение, что он провел ночь не дома! Обувь - полуботинки, цвет - как правило, черный. Допускается темно-коричневый, например, летом, к серому костюму. Обувь - только на шнурках, подошва тонкая, кожаная или из заменителя, но всегда без ранта, который уместен только в уличной обуви. Обувь делового мужчины может соответствовать моде, однако не должна содержать ультрамодных элементов; вообще желателен некоторый налет консервативности, как и во всем внешнем виде, - о чем уже упоминалось ранее. Не допускается в деловом мире обувь из замши, лаковая (она для вечерних деловых приемов), из кожи крокодила и змеи. Носки - важнейший элемент одежды. Их цвет всегда повторяет цвет обуви, а цвет обуви, как известно, черный. Недопустим цветной рисунок на носках, он может быть только фактурный. Верхняя одежда должна по цвету и фактуре ткани соответствовать костюму, чтобы в тот момент, когда деловой человек снимает плащ или пальто, не было дисгармонии в одежде. Шляпа (может быть, кепка) соответствует моде, но умеренно. Шарф - тот элемент гардероба, который может быть ярким (белым, красным), но должен гармонировать со всей прочей одеждой, но может быть также и весьма скромным по расцветке. Берет в качестве головного убора в деловой одежде недопустим, равно как и шарф ручной вязки. Плащ или пальто тоже вполне могут соответствовать моде, но не должны быть ультрамодными. В верхней одежде, как и в костюме, недопустимы черты военного, спортивного и т.п. стиля. Цвет для верхней одежды предпочтителен серый, черный, синий. Зонт - черный. Аксессуары - сумка, визитка, портмоне, папка или кейс, футляр для очков и др. - предпочтительно из натуральной кожи, но не из кожи змеи, крокодила и пр. Цвет аксессуаров - черный, темно-серый, никаких ярких расцветок. Дадим несколько рекомендаций по украшениям. Украшениями в деловой мужской одежде может быть одно кольцо, допускается натуральный камень, но цвет камня - серый, черный, бесцветный (бриллиант). Кольцо должно быть дорогое, массивное; если нет возможности иметь дорогое кольцо, его ни в коем случае не следует заменять дешевым, - лучше вообще обойтись без кольца. Заметим, что обручальное кольцо украшением не является, это символ семейного статуса. Отдельно поговорим о запонках и булавке для галстука. Строго говоря, они украшениями не являются, так как несут вполне определенную функциональную нагрузку. Однако, будучи оформлены художественно, они одновременно служат и украшениями. Рекомендуется, чтобы запонки и булавка для галстука составляли единое целое по оформлению, т.е. комплект. Они не должны быть слишком крупными, вычурными, выполнены только из натуральных материалов - серебро, золото, перламутр, драгоценные, полудрагоценные и поделочные камни (бриллиант, янтарь, тигровый глаз и т.д.). Недопустимы запонки и булавки из пластмассы и т.п. материалов, имитирующие натуральные камни. Парфюмерные и косметические средства, используемые деловым мужчиной, должны быть одного наименования (одной "линии"); запах должен быть сведен к минимуму, даже если это изделия дорогой и модной парфюмерной фирмы. Прическа делового мужчины - по моде, но в умеренном ее выражении; например, если это прическа с длинными волосами, то они сзади не должны быть длиннее верхнего края воротника сорочки. Абсолютно недопустима для делового мужчины серьга (серьги) в ухе. Современный деловой этикет отрицательно относится также к бороде и усам как элементам внешнего вида. Некоторые фирмы даже предусматривают это в Правилах внутреннего распорядка: "Ношение бороды и усов допускается только в случае, если таковое обусловлено справкой от врача (о том, что коже противопоказано ежедневное бритье). Но в этом случае есть ограничения - борода должна быть аккуратно подстрижена, а кончики усов - не ниже углов рта". К рукам делового человека предъявляются требования чистоты, аккуратности, опрятности. Лак на ногтях недопустим. Одежда для деловых приемов, так же как и повседневная деловая, отличается консервативностью, приверженностью к традициям. На все виды приемов, начинающихся до 19 часов (рабочий завтрак, завтрак, коктейль и т.п.), рекомендуется одноцветный костюм неяркого тона; чем ближе к вечеру, тем костюм темнее. На деловые приемы, начало которых назначено на 19 часов (или позже), принято надевать костюм темного цвета; это вполне может быть черный костюм. Более нарядная одежда для вечернего приема - смокинг; обычно в приглашении это указывается отдельной строкой. Сорочка - белая, галстук - неяркой расцветки или галстук-бабочка. Цвет галстука должен гармонировать с цветом костюма. Обувь - черные полуботинки, к смокингу - лаковая обувь. Если прием проходит летом, то к одноцветному костюму неярких тонов допускается темная цветная обувь гармонирующего с костюмом цвета. Следует напомнить еще о том, что цвет, плотность и фактура ткани костюма должны соответствовать времени года и климату региона. Деловой мужчина, кроме обычной повседневной деятельности и участия в деловых приемах, занимается спортом и посещает различные спортивные мероприятия, клубы. Для этого используется одежда: костюм для week-end и костюм спортивного типа. Костюм для week-end состоит из брюк спортивного типа (из вельвета, другой рыхлой ткани - букле, твид) и куртки или пуловера, заменяющих пиджак. Сорочка - также спортивного типа -цветная, в клетку или с другим рисунком. Галстук может отсутствовать, так как с такой сорочкой он мало совместим, но если постараться, можно подобрать галстук (который с деловой одеждой не носится) в виде узкого шнурка, кожаный и т.п. Сорочка может быть заменена легким свитером, называемым "водолазкой". Обувь в этом случае, кроме кожаной, может быть замшевой, вельветовой; фасон обуви - спортивный (например, линия мокасин на обуви подчеркивает ее неделовой характер). Одежда для week-end широко используется для поездок за город, экскурсий и других мероприятий, проводимых при деловых встречах и переговорах. В тех же случаях может быть использован спортивный костюм. Пиджак такого костюма имеет спортивный стиль, например четыре накладных кармана со складочками, пояс-хлястик сзади; ткань довольно толстая (букле, твид, вельвет; допускается кожа). Брюки - из однотонной ткани, гармонирующей по цвету и рисунку, т.е. гладкой фактуры. Жилет - однотонный, поскольку пиджак - из рыхлой и пестроватой ткани. Но жилет можно заменить пуловером или джемпером. Если его ворот достаточно высок и плотно прилегает к горлу (водолазка) - сорочка не требуется. В других случаях одевается сорочка гармонирующих цветов, но совсем не обязательно только белая или светлая; сорочка может быть насыщенных оттенков. Галстук отсутствует. Брючный ремень может иметь украшения в виде металлических и иных узоров на самом ремне, а также в виде массивной или фигурной пряжки. Обувь - спортивная, о ней говорилось выше. Носки - в тон обуви, но допускается рисунок на носках, и не только в виде полосок, но и в виде фигурок и тому подобных украшений. Костюм для week-end и спортивный костюм широко используются в деловой жизни, так как деловые встречи и переговоры часто сопровождаются спортивными мероприятиями - игрой в гольф, теннис и т.п., поездками на экскурсии, загородные пикники, выездами на барбекю (шашлыки) и т.п. Во внешнем облике делового мужчины недопустимы: - короткие носки, оставляющие часть ноги обнаженной, когда человек сидит "нога на ногу"; - несвежий носовой платок; - полуоторванные пуговицы; - мятый костюм; - несвежая сорочка; - криво завязанный галстук; - нечищеная обувь; - жилет ручной вязки; - шарф ручной вязки; - яркие, кричащие цвета деталей одежды; - цветовые контрасты в одежде. В заключение следует сказать о стиле одежды. Стиль - самая неуловимая, трудно определяемая, но самая важная характеристика не только одежды, но и всего внешнего вида. Можно дать такое определение стиля: стиль - это соответствие цвета, фактуры ткани, фасона и тому подобных деталей делового костюма характеру проводимого делового мероприятия (совещание, работа на выставке, банкет), погоде, личным особенностям человека (рост, вес, цвет глаз, волос и т.п.), кроме того, отдельные части туалета (сорочка, костюм, плащ) должны находиться в соответствии друг с другом - по стилю, фасону, цвету, фактуре ткани. Одежда деловой женщины В современном деловом мире женщина играет все более значительную роль. Все больше женщин проникает в деловые круги, хотя для этого им приходится тратить гораздо больше усилий, времени, таланта, чем мужчинам. Женская деловая одежда, рассматриваемая в этом разделе, является одним из важнейших аспектов современного делового этикета. Требования, предъявляемые к одежде деловой женщины, мало чем отличаются от требований, предъявляемых к одежде делового мужчины, однако деловой этикет в целом относится к женщине более снисходительно, позволяя ей во многом отходить от жестких мужских стандартов. Отклонения касаются прежде всего цвета, и, хотя основной вид повседневной деловой одежды у женщины, как и мужчины, - костюм, гамма цветов этого костюма для женщины весьма обширна, в отличие от мужского, которому мы предписали крайне скупой выбор - серый и синий цвета, для торжественных случаев - черный. Женский деловой костюм может быть практически любого цвета, но нельзя допускать ярких оттенков в деловой одежде, а также резких, контрастных сочетаний. Умеренность - вот уже упоминавшийся ранее принцип, который не следует нарушать в расцветках женского делового костюма. Гамма цветов, кроме традиционных (красный, синий, желтый, белый, черный, коричневый, зеленый) включает в себя и не столь традиционные наименования, используемые модельерами, художниками по тканям, специализирующимися на деловой одежде. Их перечень, хотя и далеко не полный, включает более сорока наименований: маренго; цвет чайной розы; парижский синий (синий с добавлением фиолетового); цвет морской волны; бордо; болотный; салатный; шоколадный; терракотовый; цвет слоновой кости; оливковый; вишневый; фиолетовый; сиреневый. Перечень может быть продолжен. Основной вид повседневной деловой одежды женщины - костюм, т.е. классический пиджак с английским воротником и на подкладке с английской же юбкой - также на подкладке (подкладка способствует тому, что юбка дольше сохраняет форму и меньше мнется). Юбка прямая, с разрезом сзади; разрез не превышает 10 см по длине, а чтобы он не превращался в вырез, два полотнища ткани накладываются друг на друга и прострачиваются, не доходя до низа десять сантиметров; таким образом обеспечивается свобода шага. Костюм может быть из гладкокрашеной ткани, из ткани в полоску (неяркую и неширокую), из ткани с фактурным рисунком. Женский деловой костюм может быть и классической тройкой, но не обязательно; кроме того, он может быть как однобортным, так и двубортным. Женщина может быть одета в платье-костюм, а не в пиджак и юбку. Для женского костюма нет жестких ограничений по цвету, единственное требование - цвет не должен быть ярким, кричащим. И костюм, и платье-костюм могут быть дополнены блузкой, если блузки нет, фасон костюма - обязательно с высокой застежкой. Блузка к женскому костюму рекомендуется светлая, по цвету гармонирующая с костюмом. Допустима для блузки ткань в полоску (тогда костюм должен быть из гладкокрашеной ткани), горошек, клетку. Требования при этом те же - рисунок на ткани должен быть мягким, неярким. Фасон блузки лучше всего выбрать классический - с английским воротником, сорочечным или воротником-стойкой. Что касается конкретного фасона костюма или блузки - деловой женщине этикет позволяет следовать моде, однако в самом умеренном ее выражении. Длина пиджака или жакета женского делового костюма - также в соответствии с модой - в разумных пределах. Сакраментальный вопрос - длина юбки. Принято считать классическими три варианта длины: до колена (но не короче!), по колено, до середины икроножной мышцы. Недопустимы на деловой женщине слишком короткая юбка, слишком глубокий вырез блузки. И вообще, деловая женщина не имеет права на одну ошибку, самую страшную, каковой является вульгарность - даже в самом слабом ее проявлении. Кроме строгого английского костюма деловая женщина может позволить себе и другие фасоны - в соответствии с модой, но эти фасоны тоже не должны выходить за рамки официальности. Отдельно следует сказать о черном цвете для делового костюма женщины. Уже примерно два десятилетия черный мужской костюм ушел из повседневной деловой жизни; он остался как костюм для ритуальных мероприятий (похороны) или для вечерних деловых приемов. Черный цвет для женских деловых повседневных костюмов был вполне приемлемым буквально до последнего времени. Сейчас можно наблюдать, как черный деловой женский костюм тоже постепенно вытесняется из числа вполне допустимых как деловая одежда на каждый день, оставаясь, как и черный мужской костюм, только одеждой для вечера, с той лишь разницей, что современная деловая женщина оденет черный костюм на деловую конференцию, на совещание, где она собирается выступить с важным предложением, на заседание совета директоров или ученого совета, на защиту диссертации и на другие аналогичные мероприятия, которые хотя и проходят днем, но носят более торжественный характер, чем обычная трудовая деятельность. Даже самые суровые моралисты и сторонники классики в деловом этикете вполне допускают наличие брючных костюмов в гардеробе деловой женщины. Однако это должен быть костюм, воспроизводящий стиль обычного мужского костюма по плотности и цвету; так же, как для мужского, костюм дополняется блузкой сорочечного или любого другого типа. Брючный костюм требует наличие брючного же ремня. Костюм дополняется обувью, соответствующей моде, но, как уже говорилось ранее, мода должна присутствовать во внешнем виде деловой женщины в самом своем умеренном выражении. Поэтому самая рекомендуемая обувь для деловой женщины - классическая "лодочка" черного цвета, высота каблука - по желанию носительницы, но, однако, не стоит выбирать туфли с каблуком утрированной формы. Излишне было бы напоминать о том, что классический фасон "лодочки" не предполагает никаких украшений типа бантиков, металлических окантовок и прочего. Обувь деловой женщины - из кожи, но не из кожи крокодила, змеи и не из замши или велюра. . Босоножки, сандалии и т.п. не допускаются. В фасоне женского делового костюма, блузки, в фасоне обуви не рекомендуется использование элементов спортивной, военной и прочей одежды - погончики, хлястики, накладные карманы и т.п. Чулки (колготы) - только телесного цвета: в деловом этикете в этом вопросе безраздельно "хозяйничают" нормы светского этикета, которые не допускают никакого другого цвета. Недопустим рисунок - никаких розочек, горошинок, полосок, тем более абсолютно недопустим рисунок "сеточка". Чулки (колготы) носятся всегда - независимо от времени года. Исключаются в женской деловой одежде предметы из трикотажа: жилеты, джемперы, шарфы - оставим все это для уик-энда, для дружеских визитов, для занятий спортом. Несколько слов о прическе и макияже деловой женщины. Прическа допускается по моде, но есть определенные ограничения: длина распущенных волос не должна быть ниже линии плеч, "ширина" прически - тоже в разумных пределах. Если волосы длинные - их следует собрать в пучок, заплести в косу, заколоть определенным образом, так как в деловой обстановке даже самые красивые, распущенные до пояса и ниже, волосы - нонсенс, поскольку не только доставляют неудобства их обладательнице, но и идут вразрез с требованиями гигиены, могут доставить неприятности коллегам, окружающим нашу обладательницу роскошных распущенных волос. Поэтому многие фирмы в правилах внутреннего распорядка и других руководствах для сотрудников предусматривают в мягкой, но не допускающей возражений форме соответствующие предписания. Макияж не обязателен, но и не возбраняется. Хотя в мировом сообществе есть некоторые страны, фирмы которых, согласно национальным традициям, настоятельно рекомендуют деловой женщине макияж в строго определенных направлениях: накрашенные в обязательном порядке ресницы, столь же обязательный румянец (даже если имеет место достаточный природный) и т.п. Это некоторые южноазиатские страны. Страны Европейского и Американского континента, как уже было сказано, макияжа не требуют, но и не запрещают его. Однако, макияж не должен быть чрезмерным. Маникюр, т.е. содержание рук в безупречной чистоте и порядке, - обязателен, а вот покрытие ногтей лаком - нет. Если же деловая женщина предпочитает ногти, покрытые лаком, это должен быть лак естественных тонов, не останавливающий на себе взгляд коллег и клиентов, уже не говоря о руководителях. Духи или туалетная вода, прочие средства парфюмерии и косметики не должны доставлять неудобства коллегам, покупателям и прочим партнерам по бизнесу, окутывая женщину плотным ароматическим облаком. Духи должны чувствоваться слегка и только при приближении. Сумка деловой женщины, согласно канонам светского этикета, служащим основой делового, составляет элемент комплекта "сумка - туфли - перчатки", т.е. сумка из кожи того же цвета, что и туфли. Современный деловой этикет предъявляет своеобразное требование к женской деловой сумке: сумка деловой женщины должна вмещать документы, которые, как правило, имеют формат А4. Сумку меньшего размера целесообразно заменить кейсом или папкой. Это требование к женской деловой сумке, касающееся ее размеров, идет несколько вразрез с требованиями светского этикета, предписывающими несколько меньшие размеры женской сумки; однако параметры сумки, вмещающие листы бумаги форматом А4, находятся на грани допустимых, но не за гранью. Элементы деловой экипировки - записная книжка, папка для визиток и прочие подобные мелочи - должны быть недешевыми, отличаться вкусом, т.е. не должны содержать избыточное число украшательских элементов. Важными элементами в данном случае будут скромность, строгость и высокая стоимость, вкупе дающие почти полную гарантию изысканности. Что касается украшений, то в одежде деловой женщины они вполне допустимы: - бусы - не слишком крупные и не слишком длинная нить; - брошь - предпочтительно из натуральных материалов - серебро, слоновая кость, перламутр; - кольца - одно или два, можно с камнями, но не слишком объемными; обручальное кольцо в счет не идет; - серьги - не длинные и висячие, не многоцветные; - цепочка - с подвеской или без нее. Желательно, чтобы украшения составляли комплект. Не следует допускать излишеств в количестве украшений, лучше менять их день ото дня. Если украшения не составляют комплект, необходимо, чтобы камни, металлы и другие материалы, из которых они изготовлены, гармонировали один с другим. Верхняя одежда деловой женщины также не должна содержать спортивных и прочих "неделовых" элементов. Так, например, куртка весьма и весьма нежелательна, поскольку это разновидность спортивной одежды. Предпочтительнее пальто, плащ, меховое пальто классических фасонов. Цвет и фактура ткани верхней одежды следует подбирать таким образом, чтобы даже в те короткие мгновения, когда деловая женщина, придя на свое рабочее место (или в гардеробе), снимает пальто или плащ - сохранялось соответствие и гармония в цветовой гамме, фасонах, особенностях тканей верхней одежды и повседневного делового костюма. То же касается и дождевого зонта. Шарф - длинный или короткий, но обязательно фабричного изготовления, ни в коем случае не ручной вязки. Головной убор - по погоде и в соответствии с модой и желанием женщины. Деловой этикет рекомендует отказаться от вычурных фасонов головных уборов - шляп с большими полями, обилием украшений, яркой расцветки. Умеренность модных проявлений, строгая изысканная простота - вот все те же, уже знакомые нам требования, предъявляемые этикетом к верхней одежде. Перчатки - кожаные, возможно, в силу все тех же особенностей климата, на утолщенной или меховой подкладке, цвет - черный, может быть коричневый, допустим серый. Не рекомендуются варежки, рукавички, вывязанные вручную, и тому подобные вещи. Женский облик в деловом мире характерен умеренностью во всем, классическими фасонами одежды и обуви, трикотажа, отсутствием ярких, привлекающих изумленное внимание коллег и клиентов, расцветок, умеренным макияжем и разумным количеством украшений. Что касается деловых приемов, то на дневные приемы деловая женщина явится в обычном повседневном деловом костюме, на приемах типа "коктейль", "бокал шампанского" допускается использование более нарядных костюмов, более дорогие и яркие украшения. Что касается вечерних приемов, надо руководствоваться тем, что указано в приглашении на банкет и другие виды вечерних приемов; если есть упоминание о вечернем платье - следует выполнить это указание. Как правило, такого рода грандиозные приемы фирмы устраивают редко. Чаще всего приглашение не содержит сведений о том, следует ли надевать смокинг мужчине или вечернее платье - женщине. Возьмем на себя смелость утверждать, что в подобных случаях деловой женщине лучше всего остановиться опять же на классическом костюме традиционного английского стиля, однако выполненном из "парадных" тканей - атласа, кружева на чехле, шелкового бархата, парчи; весьма уместна ткань с добавлением блестящей нити, которая дает эффект мерцания, поддерживающий общую праздничную направленность костюма. Строгость классического фасона костюма покажет, что носительница его помнит, что она находится на деловом приеме, а мерцание и свечение нестандартной ткани, из которой костюм изготовлен, укажет на то, что его обладательница полна должного уважения к празднованию фирмой знаменательного события. Вопросы для повторения и самопроверки 1. Сформулируйте определение имиджа и репутации делового человека. Какова взаимосвязь благоприятного имиджа с деловой репутацией его носителя? 2. Назовите и дайте характеристику основным элементам благоприятного имиджа делового человека. 3. Приведите доводы в пользу утверждения о том, что скромность не должна ассоциироваться ни с робостью, ни с застенчивостью. 4. Перечислите ряд требований к внешнему виду делового мужчины, касающиеся его одежды, прически, аксессуаров и пр. 5. Каковы требования к внешнему виду деловой женщины? ЭТИКА ДЕЛОВОГО КОНТАКТА. ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ Аннотация В данном разделе рассматривается важная составляющая делового этикета - этика делового контакта. Особое внимание уделено визитной карточке, правилам ее оформления и использования. Учебные задачи: - познакомиться с особенностями этапа установления контакта в деловых отношениях; - изучить основные виды визитных карточек как инструмента делового контакта, функциональное назначение; - рассмотреть правила оформления и вручения визитных карточек, требования к их использованию в различных ситуациях. В деловом общении этап установления контакта находится на первом месте и в дальнейшем развивается за счет ориентации в ситуации и перехода к непосредственному обсуждению вопроса, проблемы. Довольно часто неуспех делового общения предопределен с самого начала: неудавшийся контакт (точнее его отсутствие) ведет к дальнейшей цепочке неправильных действий. Знакомство может осуществляться без посредника и при помощи посредника, когда людей знакомит кто-то третий. Если знакомство осуществляется без посредника, инициатором знакомства в первой реплике называется та организация, которую он представляет, и цели, которые преследуются установлением данного контакта. Как правило, деловые люди сегодня при знакомстве обмениваются визитными карточками. Это значительно упрощает первоначальное вступление в контакт, экономит время, поскольку визитная карточка содержит практически всю необходимую информацию о деловом человеке: имя, отчество, фамилию, место работы, должность, контактные телефоны. Согласно первым упоминаниям в исторической летописи, визитные карточки появились в Древнем Китае примерно в II - III веках до н.э. Китайские чиновники специальным указом обязывались иметь карточки на красной официальной бумаге с написанными на них именем и занимаемой должностью. Также в Китае было принято посылать визитную карточку с пожеланиями удачи, здоровья и именем дарителя вместе с подарками. Первое официальное упоминание о визитке относится к временам правления Людовика XIV. Появившись во Франции, визитная карточка стала значимой вещью для представителей Высшего светского общества и сословия, став неотъемлемым репрезентативным аксессуаром. Имея вид игральной карты с именем визитера, визитка представляла своего хозяина во всем величии и блеске его положения. Визитки становились необходимым средством этикета, с умными правилами, управляющими их использованием. Со временем они стали атрибутом дам и джентльменов среднего класса и практически не использовались классом рабочих и служащих. Так, в XVI-XVII веках гравированные визитки уже имели горожане Венеции и Флоренции, где изготовление визиток стало особым искусством, которым занимались лучшие граверы. Первая напечатанная визитка была обнаружена в Германии (датируется 1786 г .). В России визитные карточки появились при Екатерине II. Они содержали гравированный орнамент, вычурные гербы владельцев. В дальнейшем, при наступлении "эпохи минимализма" визитные карточки и их оформление становятся строже, лаконичней и проще: "Пушкинъ" - ни украшений, ни иной информации. Эра визиток в России началась с бурным развитием экономики в 60-х гг. XIX века. Визитки писались от руки, заказывались в типографиях, известными художниками разрабатывались уникальные эскизы. Визитки удивляли своим разнообразием - мужские и дамские, супружеские, свадебные и похоронные, крестильные, пасхальные и рождественские. Появился и новый обычай указывать на карточках адрес владельца, звания, чины и должности. В конце XIX века возникают рекламные тексты, рождается корпоративный стиль, появляются специальные конверты для визиток. По-новому начинается и оформление визиток: разные шрифты, бесцветное тиснение, используются цветные бумаги, орнаменты, эмблемы, производится золочение обрезов, вырубка. Все это постепенно формирует этикет составления визитки. Основные нормы этикета устоялись, хотя визитка всегда индивидуальна, всегда является частью имиджа своего владельца (у одного из литературных героев она написана кровью). После революции 1917 г . визитные карточки искоренили, объявив их "буржуазным пережитком". Вновь визитка появилась уже в СССР. По новым правилам писать фамилию владельца карточки следовало впереди имени. Немаловажным правилом "русской визитки" стал одинаковый размер и полный отказ от какой либо изысканности и пышности дизайна. В это время на Западе уже существовало два вида визиток: вертикальная и горизонтальная. Вертикальный формат визитной карточки пользовался широким успехом в Америке и Канаде. Со временем на визитки появился спрос. По требованиям заказчиков информация становится более демократичной, вежливое напоминание о владельце карточки сменилось на престижность самой визитки (дорогие дизайнеры - дорогие визитки - дорогие технологии). Визитная карточка стала привилегией дизайнеров, которые использовали для ее оформления необычные приёмы, дорогую типографию, объёмное теснение и т.д. Тексты стали размещать как с лицевой, так и с оборотной стороны. Вслед за многими европейскими странами в нашей стране появились визитки со сгибами, "раскладушки". Современные владельцы визиток стремятся разместить на визитке как можно больше информации: эмблемы и символы, товарные знаки и фотографии, рисунки гербов и флагов. Существует особый класс профессионально сделанных стильных визитных карточек, которые становятся произведениями искусства и поражают своей фантазией и профессиональностью. В современной деловой жизни визитные карточки являются обязательным атрибутом делового человека. Ее можно рассматривать как форму ненавязчивого и сдержанного знакомства, поскольку при вручении визитки партнер не ставится в условия обязательности поддержания контакта, его только информируют о наличии данного учреждения и конкретного должностного лица. Функции современных визитных карточек: - представление деловых партнеров; - подтверждение заинтересованности в последующих деловых контактах; - информирование о фирме, направлениях ее деятельности; - осуществление деловых контактов между партнерами (например, при сопровождении подарка, цветов и т.п.). Сейчас визитные карточки помимо рекламной функции, выполняют функцию эмоционального воздействия. Их вкладывают в письма, в букеты, в подарки. Фирменные визитные карточки служат еще и справочником, они предлагаются потенциальным клиентам наравне с буклетами, листовками, прайс-листами. Визитки удобны еще и тем, что они подчеркивают деловой характер знакомства и в то же время дают возможность для обратной связи. Визитка печатается на плотной бумаге высокого качества и представляет собой небольшой прямоугольник размером приблизительно 5x8 см. Обычно она печатается на языке страны, в которой живет владелец карточки, по-английски или на языке страны пребывания. Возможны варианты, когда на одной ее стороне указан текст на русском языке, на другой - на английском или на языке страны пребывания. В современной мировой бизнес-практике действуют правила оформления визитных карточек, принятые в светском этикете: текст должен быть предельно простым, не вычурным, легко читаемым и не золотого, не красного или еще какого-либо экзотического оттенка, а черного цвета, без цветных или золотых напылений, объемных изображений и тому подобных "украшательских" элементов. Чем проще карточка, тем больше в ней достоинства и элегантности. Рекомендации по оформлению визитных карточек: 1. Независимо от того, является ли визитка корпоративной (представительской) или личной (семейной), несмотря на профессиональную "принадлежность", бумага должна быть всегда качественной. Первое впечатление нельзя произвести дважды, поэтому не стоит экономить на себе. Бумага, на которой выполнена визитная карточка, говорит о многом: Вашей стабильности, надёжности, деловом подходе. Визитка, выполненная на тонкой бумаге, будет проигрывать во всех планах: у неё непрезентабельный вид, она не претендует на то, чтобы надолго задержаться в визитнице партнёра, смотрится "дёшево" (для многих компаний - это немаловажный показатель), она недолговечна (быстро мнётся, рвётся и т.п.). Что касается цветовой гаммы, можно отметить, что многие уже постепенно отказываются от "стереотипа 90-х": чем ярче, тем богаче. "Игру цвета" могут позволить себе "вольные художники", артистичные натуры: фотографы, дизайнеры, стилисты, модельеры. В деловых визитках должна присутствовать определённая сдержанность и консерватизм. Однотонность и монохромность как наиболее ожидаемые характеристики визитки в деловой среде не рассеивают внимание партнёра, акцентируя его на важных моментах: личных данных, контактах. Визитка может быть оригинальной и в данном случае. Нестандартное решение может касаться как текстовой части, так и дизайна (может использоваться дизайнерская бумага, либо печать в одну - две краски). 2. На деловой визитке должна размещаться следующая информация: - название компании (рядом с ним располагается логотип); - имя, отчество и фамилия (эта самая удобочитаемая последовательность, располагающая к запоминанию); - должность; - контактные данные: телефон, факс, e-mail, сайт, почтовый адрес (расположение по приоритетности вида связи). Данные должны быть размещены на одной визуальной линии, следуя друг за другом - таким образом достигается лучшая считываемость информации. Поскольку у многих компаний логотип представляет собой аббревиатуру или полное начертание названия компании, то выходные данные лучше всего размещать по центру. Если же логотип компании - это какой-либо объект, то он располагается с левой стороны визитной карточки, а информация о её "владельце", соответственно, справа, поскольку мы (европейцы) читаем слева направо. Исправления ручкой на визитке не приемлемы - лучше заказать ещё один тираж со всеми изменениями. На фирменной визитной карточке указывается только название компании, её телефоны и адрес. Она используется в рекламных целях и вручается партнёру или клиенту вместе с Вашей деловой визиткой, чтобы усилить эффект запоминания информации. В отношении личной, либо семейной визитки не стоит придерживаться всех выше перечисленных правил. Можно ограничиться одним лишь именем и фамилией, здесь не требуется таких же формальностей. На ней Вы можете разместить только свой телефон и e-mail. Цветовая гамма также не ограничена. Кроме того, можете расположить на ней свою фотографию - на личной визитке это позволительно. 3. Многие компании, желая отметить международное партнёрство или стремясь к нему, делают двусторонние визитки, размещая на них, помимо русскоязычного варианта текста, также и англоязычный (с другой стороны). Это считается дурным тоном. У Вашего партнёра или клиента может сложиться ощущение того, что Вы хотите на нём сэкономить. Кроме того, вторую сторону визитки следует оставлять всегда чистой, чтобы Вашему новому знакомому можно было сделать необходимые для него пометки. Обязательно сделайте отдельный комплект визиток на языке страны Вашего партнёра. Обычно компании ограничиваются общепринятым языком делового общения - английским. В англоязычной версии стоит указать только имя и фамилию, отчество - не обязательно, также все контактные данные (аналогично русскоязычной). В общении с зарубежными партнёрами можно использовать в качестве надписей следующую символику, основанную на французском алфавите, но при этом известную во всём мире: p.r. - выражаете благодарность; p.f. - поздравляете; p.f.N.A. - поздравляете с Новым годом; p.f.c. - выражаете удовольствие; p.p. - заочно представляетесь; p.p.c. - прощаетесь (в связи с окончательным отъездом из страны); p.c. - соболезнуете; p.m. - напоминаете о себе; r.s.v.p. - отвечаете на приглашение. Обычно эти пометки ставятся в левом нижнем углу. Уместно заметить, что английский язык, претендующий на роль планетарного, пытается если не заменить непреложные французские выражения, то хотя бы их дублировать. Так, например, в приглашении на деловой ужин принято указывать форму одежды, используя все те же устоявшиеся французские слова: cravate noire ("черный галстук"), т.е. имеется в виду, что на ужин необходимо явиться в смокинге. Некоторые американские фирмы в своих приглашениях под французским текстом пишут аналогичный английский: "Make tie", однако, полностью заменить французские слова английскими, т.е. нарушить вековые традиции этикета, хотя бы светского, никто не решается. Подчеркнем, что отвечать на посланные с какой-либо целью визитные карточки по телефону не принято, ответ дается также визитной карточкой. В случае необходимости использовать визитную карточку для передачи информации на свободном поле карточки пишется текст (естественно, краткий) от третьего лица. 4. Основное требование к шрифту - он должен быть максимально читаемым. Не рекомендуется использовать сложные декоративные шрифты (если, конечно, этого не требует профиль Вашей деятельности), курсивное и жирное начертание. 5. Стандартный размер визитной карточки - 90х50 мм. Если Вы хотите выделиться, то размер может быть чуть больше (100х60 мм) и чуть меньше (70Х35 мм), кроме того, Вы можете закруглить углы. Но тогда Вам стоит учесть, что Ваша визитка будет либо не помещаться в стандартную визитницу Вашего партнёра, либо "выскальзывать" из неё. Визитные карточки, применяемые в деловой практике, бывают следующих видов: - стандартная визитная карточка сотрудника фирмы; - представительская карточка сотрудника фирмы; - семейная визитная карточка; - прочие визитные карточки. Стандартные визитные карточки вручаются для формального представительства, без выраженного настроя на продолжение знакомства. Можно сказать, что визитная карточка дает первоначальное представление о фирме, поскольку через адрес, указанный на визитной карточке, можно узнать о местоположении фирмы (в центре, на окраине города), что говорит о благосостоянии фирмы, прочности или непрочности ее положения. Также можно узнать имеет ли организация собственное здание или арендует помещение. Наличие номеров внутренней телефонной связи указывает на то, что у фирмы есть собственный коммутатор, а значит, она является солидной и располагает многочисленным персоналом, что хорошо сказывается на репутации фирмы. Существуют и визитки для специальных целей, например, визитки для более близкого знакомства, на которых вместе со служебными указываются также личные телефоны - телефоны квартиры и дачи. В России часто пользуются визитками первого типа, на которых при желании партнер может подписать телефоны своей квартиры или дачи. В деловой среде не принято специально просить своего собеседника это сделать, но если в знак особого доверия и расположения он совершает такой жест, это очень ценится. В последнее десятилетие стандартные требования к виду и содержанию визитной карточки значительно расширились, например, некоторые фирмы заказывают своим сотрудникам визитные карточки непривычного вида с фотографией или в виде небольшой книжечки, где подробно указывается, чем занимается то или иное подразделение фирмы, как с ним связаться, как проехать, где находится место для парковки автомашин и т.п. Второй тип визитной карточки, используемой в деловой сфере, - карточка, где указываются только фамилия и имя. Такими карточками могут обмениваться только в том случае, если требуется закрепить первое знакомство, а в сведениях о фирме, должности и занятиях владельца карточки потребность еще не возникла. Третий тип - визитная карточка фирмы. Она также появилась сравнительно недавно. В ней указывается полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда - отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, направление деятельности фирмы, в ней могут размещаться адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитные карточки фирм используются во время презентаций, на выставках-ярмарках. Цели использования таких карточек - в основном рекламные. Четвертый тип - семейная визитная карточка. На ней указываются имя или фамилия главы семьи (без указания должности в какой-либо фирме), имя и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон. Это может показаться странным с первого взгляда, но семейная визитная карточка используется и в деловой жизни, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или на отдыхе за счет фирмы, а также в том случае, когда фирма направляет своих сотрудников с семьями для работы в зарубежном филиале. Следует отметить, что служебные визитные карточки женщин не отличаются от визитных карточек мужчин. Однако если визитная карточка женщины содержит только ее имя, фамилию и телефон (иногда в карточке может быть и фотография), следует отнестись к ее владелице с особой осторожностью, так как это представительница первой древнейшей профессии. Визитные карточки, на которых указано одновременно имя и фамилия мужа и жены рассылаются или завозятся главным образам дамам. Уместно вручить свою визитную карточку секретарю в приемной (при посещении фирмы), если с лицом, которому Вы наносите деловой визит, ранее знакомы не были. В этом случае, секретарь, представляя Вас, наверняка не перепутает имя и правильно произнесет фамилию. Деловым людям, часто имеющим контакты с иностранными партнерами, целесообразно иметь визитные карточки, написанные на разных языках; однако одна сторона визитки должна всегда быть заполнена текстом на родном языке. Посылаемые карточки запечатываются в обычный конверт. Завозимые визитные карточки непосредственно ее владельцем загибаются с правой стороны (загнутый угол означает личное посещение), посылаемые визитные карточки не загибаются. На полученные или завезенные визитные карточки полагается ответить в течение 24 часов. Визитные карточки не должны быть вычурными, экстравагантными, не должны иметь золотых обрезов. При деловом знакомстве обмен визитными карточками обязателен. Если кем-либо из участников встречи не вручена карточка, это быть может расценено как неуважение, нежелание продолжать контакты - ни деловые, ни личные, а также как пренебрежение. Если вручается визитная карточка, необязательно называть имя и отчество, можно только фамилию. Другое дело, если вы представляетесь, не имея при себе визитной карточки. Тогда вы называете полностью имя, отчество, фамилию и контактный телефон после названия или представления своей фирмы. Визитная карточка вручается таким образом, чтобы текст ее был сразу прочитан. При этом владельцу визитной карточки следует вслух произнести свою фамилию, чтобы облегчить партнеру ее запоминание. Получивший карточку должен, держа ее в руке, прочитать ее содержание, поблагодарить и убрать в кейс, папку или во внутренний карман (но не в наружный) пиджака. Вручается и принимается визитная карточка обычно правой рукой, при этом оба партнера обмениваются легкими поклонами. Процедура обмена визитными карточками, в том случае, если деловая встреча достаточно многочисленная и потенциальные партнеры визуально не знают друг друга, может осложниться. Поэтому имеет смысл постараться узнать заранее, кто из участников встречи относится к более высокому рангу. Дело в том, что первым вручает свою визитную карточку младший по должности, если должности равны - младший по возрасту. Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают свои визитные карточки представители принимающей фирмы, т.е. "хозяева". Во время деловых переговоров можно положить визитные карточки перед собой в том порядке, в котором сидят деловые партнеры. Нельзя использовать чужие визитные карточки для записи во время переговоров, мять, складывать их, просто вертеть в руках. Это будет воспринято как знак неуважения к хозяину карточки и, следовательно, ко всем остальным. В настоящее время появилась мода на визитки из необычных материалов. Визитки изготавливают из дерева, металла, пластика, ткани и пр. Например, визитки из пластика - золотая середина между классикой (визитки на картоне, дизайнерской бумаге) и хай-теком (визитки на CD). Благодаря материалу эти визитки отличаются особой прочностью и долговечностью: они не мнутся и не рвутся, и понадобится большое усилие, чтобы с ними что-либо сделать. Эта визитка не теряет всех свойств обычной карточки: она такая же информативная, может быть сделана из пластика любого цвета, даже прозрачного, и дизайна любой сложности. Помимо этого, контактные данные могут быть нанесены способом гравировки или методом эмбоссирования, который применятся при изготовлении банковских карт. Можно сделать визитку в точности, как банковскую карту, со штрих-кодом, чтобы подчеркнуть важность, или же сделать специальный защитный слой, за которым будет скрываться, например, номер мобильного телефона, тем самым вызвав несомненный интерес у нового знакомого. Необходимо отметить, что визитная карточка в деловой сфере служит для передачи информации, является подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника. Вопросы для контроля и самопроверки 1. Обоснуйте значимость этапа вступления в контакт при деловом общении. 2. Раскройте основные требования к содержанию визитных карточек и их оформлению в зависимости от существующих видов. 3. Приведите примеры надписей, которые делаются на визитной карточке. В каких ситуациях они уместны? Следует ли на них отвечать и каким образом? 4. Кто первым вручает визитную карточку в рамках делового знакомства? 5. Какие существуют правила поведения при получении визитной карточки? ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАПИСНОЙ КНИЖКИ Аннотация В данном разделе приводятся правила служебной переписки, рассматриваются основные понятия и виды деловой переписки, схемы делового письма, раскрываются основные требования, предъявляемые к деловому письму, подчеркивается актуальность использования современных средств информационно-коммуникационных технологий в деловой электронной переписке, а также необходимость ведения записей и использования записной книжки как значимого профессионального инструмента делового человека. Учебные задачи: - изучить базовые категории служебной переписки; - рассмотреть основные виды деловой корреспонденции; - познакомиться с основными принципами и правилами деловой переписки; - рассмотреть схему составления делового письма или служебной записки; - рассмотреть особенности виртуального этикета, определяющего правила электронной деловой переписки; - изучить технологии ведения записей и использования записной книжки как значимого профессионального инструмента делового человека. Правила деловой переписки Одна из важных частей делового этикета - это этикет деловой, в том числе, служебной переписки. В рамках деловых отношений переписке уделяется особое внимание, поскольку основным носителем бизнес-информации, подтверждающим реализуемые процессы, достигнутые договоренности, является документ. Каждое деловое письмо, в отличие от стандартных форм документов, должно быть строго индивидуально, поскольку на него накладывают отпечаток сам адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Решение вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но, тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Этому посвящено достаточно много специальной литературы, по названной тематике организуется даже специальное обучение в рамках семинаров, курсов, тренингов. Отметим наиболее существенные моменты данной проблемы. Переписка - это общение в миниатюре, овладение которым предполагает определенные трудовые затраты и творческий подход. Грамотно организованная, отражающая суть решаемых вопросов деловая переписка способствует увеличению оборота компании, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации сотрудников, установлению прочных связей с деловыми партнерами, в том числе, с потребителями. Специалисты по переписке делят корреспонденцию на следующие виды: - торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция; - ответные письма с благодарностью; - поздравления; - извинения; - требования и запросы; - соболезнования. Данные виды корреспонденции в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные. Служебные записки также делятся на следующие отдельные виды: - распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы; - благодарности и поздравления; - напоминания, просьбы, проведение мероприятия. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Следует избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, узкоспециализированных) слов и выражений. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне "цветистым". Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока. Никогда не следует писать многословно к лицам, стоящим выше или ниже вас по положению, в первом случае, свои многословие можно показать свое неуважение, да, и, скорее всего, длинное письмо просто не будут читать, а во втором случае длинным письмом можно посчитать за фамильярность. Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочны ли ее конкурентные позиции и т.д. Одно из главных требований к письму - оно должно быть не длинным. Как правило, рекомендуется ограничиться 1-2 страницами машинописного текста. В противном случае, письмо может остаться непрочитанным или будут пропущены какие-либо детали. Письма пишутся только с одной стороны листа, обратная сторона должна всегда оставаться чистой. Этикет предполагает, что текст будет представлен в разборчивом виде, не требуя красоты почерка. Письмо любого характера (деловое или дружеское) обязательно должно быть подписано, содержать адрес и число. В искусстве составлять письма играет очень важную роль умение отличить того, кому оно адресовано, и выбрать верный тон письма. Можно сказать, что письмо отображает нравственный облик пишущего, демонстрируя уровень его образования и профессионализма. Поэтому при переписке следует помнить о том, что по ней люди заключают о достоинствах и недостатках автора письма. Малейшая бестактность в словах и небрежность в выражениях выставляют пишущего в неприятном для него свете. Перечисленные выше правила и нормы отражают общие требования, но не снижают доли творчества в составлении деловых писем. Адресуя письмо конкретному человеку, необходимо постараться узнать его интересы, приложить силы к тому, чтобы заинтересовать его обсуждаемой проблемой, донести до него суть вопроса таким образом, чтобы письмо не осталось без внимания. Многие проблемы деловой переписки помогает решить чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность. Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Пример приведен ниже. Дата: Кому: От кого: Тема: Выражая признательность за готовность сотрудничать с нашей организацией, я рад сообщить о том, что... (имя, отчество) в достаточной мере способствовал развитию деловых отношений в вопросе ....... Являясь ответственным за ................, (имя, отчество) будет и впредь оказывать всемерное содействие дальнейшему сотрудничеству. Подпись. При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких вещей, как, например, конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не надо жалеть времени на то, чтобы еще раз внимательно перечитать составленное письмо. Практика подтверждает, что найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения, опечатки. Исправьте их, а потом отправляйте письмо адресату. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента, поскольку непростительной ошибкой является стремление отписаться, отделаться от клиента. Опыт показывает, что недовольство клиента работой фирмы распространяется в сотни раз быстрее, чем добрая слава о ней. Постарайтесь начинать письмо дружески - это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма. В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Так, например, включение в текст качественных прилагательных (добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п.) сближает автора письма и его адресата, передает эмоциональное состояние, демонстрирует объективность или субъективность оценки событий автором письма. Может быть ситуация, когда по тексту письма заметно, что оно готовилось, руководствуясь лишь эмоциями. Существует много способов подготовки корреспонденции. Отметим наиболее существенные моменты. При написании письма необходимо ответить на ряд вопросов: что нужно потенциальному клиенту, каковы его основные заботы, какие у него есть сомнения, каковы его финансовые соображения по обсуждаемой проблеме, были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор, каковы его цели? Письмо должно строиться по схеме: внимание - интерес - просьба - действие. Например: Внимание: Уважаемый (ая) (имя, отчество). Я хочу сообщить Вам нечто важное. Уважаемый (ая) (имя, отчество). Мы обращаем Ваше внимание на ...... Интерес: Мы предлагаем Вам ............., который (ая) может существенно улучшить ......... Просьба: Нам необходимо участие вашей фирмы .......... в виде ......... Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы .......... в благородное, патриотическое дело... Действие: Мы предоставляем возможность осуществить ....., присоединиться к ...... При этом надо помнить, что, формулируя просьбу, целесообразно предоставить адресату ограниченный выбор вариантов, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Электронная деловая переписка Сегодняшнее деловое общение не возможно представить без использования современных средств информационно-коммуникационных технологий. Особая виртуальная среда общения, которую предоставляет нам, например, Интернет, диктует свои правила взаимодействия людей. Этот порядок поддерживается сообществом пользователей, но не отменяет правил этикета. Можно сказать, что в современных условиях формируется виртуальный этикет, который определяет правила поведения в сети и в значительной мере определяется практикой. Больше всего правила виртуального этикета касаются электронной почты. Рассмотрим некоторые из них. По правилам виртуального общения, если предусмотрена переписка по электронной почте, необходимо регулярно проверять содержимое своего почтового ящика. Важно безотлагательно отвечать на каждое письмо, адресованное непосредственно Вам. При этом желательно соблюдать лаконичность, иногда вполне достаточно нескольких слов. Отсутствие ответа равносильно тому, как если бы вы проигнорировали приветствие, отказались бы пожать протянутую руку или повернулись бы спиной к своему собеседнику. В электронном письме необходимо указывать тематику сообщения (для этого предусмотрен специальный атрибут письма). Это требование продиктовано тем, что письмо без указания темы может быть отнесено к спаму (несанкционированная рассылка по электронной почте) и, соответственно, удалено. Таким образом, письма, без сопровождения четко сформулированной темой, могут быть проигнорированы. Кроме того, высылая письмо незнакомому адресату, пользуйтесь обычным текстовым кодом, иначе не исключено, что он просто не сможет его получить. При этом и услуги связи будут стоить дешевле. Старайтесь не перегружать электронное послание дополнительными материалами (фотографиями, рисунками и т.д.). Большой объем дополнений высылайте только с согласия или по просьбе адресата. Послания с приложенными исполнимыми файлами (программы и пр., а также некоторые форматы документов) могут содержать компьютерные вирусы. Поэтому перед отправкой подобной информации, необходимо проверить ее с помощью антивирусных программ, чтобы не нанести вред адресату. Как и традиционное письмо, электронное послание должно содержать подпись. В конце каждого электронного послания обязательно следует указать свое имя, фамилию, должность и место работы, адрес электронной почты, телефон и обычный почтовый адрес. Отвечая на письмо, можно воспользоваться специальной функцией почтовой программы, которая автоматически сформирует шаблон ответного послания, включив в него реквизиты адресата и текст присланного Вам послания. При этом не следует повторять всю корреспонденцию целиком, достаточно воспроизвести только те ее фрагменты, на которые вы хотите сослаться. Такое цитирование необязательно, но рассматривается как жест вежливости по отношению к виртуальному корреспонденту, который мог забыть детали своего послания. Следует помнить, что при достаточной открытости виртуального общения, каждое электронное послание одного корреспондента другому является частным, поэтому необходимо соблюдать тайну переписки. Прежде чем передать содержание письма другим лицам, необходимо получить разрешение автора. Таким образом, новая среда делового общения дает возможность значительно сократить временные и географические ограничения, но вносит особые нормы реализации такого взаимодействия. Используя сетевые коммуникационные возможности, старайтесь не отнимать лишнее время у других и не позволяйте никому отнимать его у Вас. В этом случае общение в виртуальном мире будет комфортным и результативным. Ведение записей, использование записной книжки Опыт практической работы подтверждает, что даже самые одаренные люди забывают информацию, особенно ту, которая касается рабочих материалов. Причем половина того, что остается в памяти, к тому же неточна. Таким образом, весь объем оставшегося в памяти в лучшем случае снижается до 15 - 20 % от того объема, который был сообщен изначально. Такие природные особенности человеческого восприятия информации требуют обращения к особым технологиям работы и заставляют приобретать особые навыки систематического ведения записей. Это правило особенно важно для людей, занимающих ответственные посты и имеющих широкий круг обязанностей, поскольку это единственный способ раздвинуть границы памяти. Практика подтверждает, что блокнот (записная книжка) для делового человека становится значимым профессиональным инструментом. Таким образом, вполне целесообразно придерживаться ряда правил по ведению записей и использованию записной книжки. Необходимо приобрести привычку систематически делать записи в блокноте, вести их последовательно и в едином стиле. Записи следует по возможности снабжать подробными комментариями, так как голые факты часто впоследствии оказываются почти бесполезными, поскольку их очень трудно расшифровывать. Полезно для себя определить принципы отбора материала для записей: что следует записать, что запомнить, а что предать забвению. При этом нужно осознавать, что существует риск переоценки собственных возможностей, так как всем свойственно стремление запоминать определенный материал, чтобы его не записывать. Практики рекомендуют разделить все материалы на несколько групп, что позволит при ведении записей достичь большей наглядности и упростить работу с ними. К таким группам можно отнести: Практики рекомендуют разделить все материалы на несколько групп, что позволит при ведении записей достичь большей наглядности и упростить работу с ними. К таким группам можно отнести: - информацию о будущих обязательствах с указанием времени (дела, которые нужно выполнить в следующем месяце, следует дополнить напоминаниями о том, что предстоит - деловые беседы, встречи или переговоры); - особые задачи и дела, не относящиеся к повседневной деятельности, но которые о себе напоминают до тех пор, пока их не выполнишь (письма, нужная информация, определение проблем для дискуссии); - данные, которые могут понадобиться в будущем, их важность такова, что необходимо будет их кому-то передать или употребить, исключая ошибки и пропуски; - записи, которые освежают память или способствуют более полному и точному запоминанию (формулы, имена с описанием личности, спецификации, структура, термины с определением значения). Вопросы для контроля и самопроверки 1. Обоснуйте значимость владения этикетом служебной переписки в рамках деловых отношений. 2. Перечислите и охарактеризуйте основные виды и категории деловой корреспонденции. 3. Раскройте основные требования этикета, предъявляемые к деловому письму. 4. Приведите пример схемы делового письма или служебной записки. 5. Раскройте особенности и правила виртуального этикета, касающиеся электронной деловой переписки. 6. Обоснуйте необходимость владения навыками систематического ведения записей для делового человека. 7. Перечислите основные технологии работы с записной книжкой. КУЛЬТУРА ТЕЛЕФОННЫХ РАЗГОВОРОВ Аннотация Данный раздел посвящен искусству эффективного телефонного общения. В разделе рассматриваются преимущества телефонного разговора с точки зрения обеспечения непрерывного обмена информацией между собеседниками, приводятся реплики для корректировки общения по телефону, рассматриваются фазы общения по телефону, важные условия успешного делового разговора по телефону, подчеркивается важность и приводятся правила предварительной подготовки к деловой беседе по телефону, рассматриваются признаки пресыщения общением, которые могут явиться источником напряженности между сторонами, приводятся правила использования сотового телефона. Учебные задачи: - изучить правила подготовки к деловой беседе по телефону и условия эффективных телефонных разговоров; - рассмотреть преимущества телефонного разговора с точки зрения обеспечения непрерывного обмена информацией между собеседниками; - познакомиться с основными принципами и правилами телефонного разговора; - рассмотреть основные фазы общения по телефону; - рассмотреть признаки пресыщения общением, которые могут явиться источником напряженности между сторонами; - изучить реплики для корректировки общения по телефону; - изучить правила использования сотового телефона. Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона, благодаря которому значительно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого-либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т.д. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового договора является телефонный разговор. Умение говорить по телефону для современного делового человека становится профессионально важным качеством. Данное техническое средство используется более сотни лет. На сегодняшний день разработаны соответствующие курсы и различные методические пособия по этой теме, которые имеют высокую популярность в деловом мире. Обобщая существующие подходы к организации деловых телефонных разговоров, остановимся на наиболее важных принципах культуры телефонного общения. Телефонный разговор по сравнению с письмом имеет преимущество, поскольку обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией независимо от расстояния собеседников. Однако, чтобы достичь поставленных целей в рамках делового телефонного разговора, к нему необходима тщательная подготовка. Необходимо отметить, что телефонный разговор строится только на основе слов и почти полностью исключает невербальный аспект общения. Говоря по телефону, человек не видит выражения лица своего собеседника и вынужден ориентироваться только на те слова, которые он произносит. Невербальная сторона разговора может быть "прочитана" по междометиям, которые отпускает партнер или по интонации его голоса, но часто этого бывает недостаточно. Кроме того, телефонный разговор не дает возможности понять организационный и социальный контексты ситуации, в которой находится собеседник на другом конце провода: что он делает, кто находится рядом, какие бумаги и документы лежат перед ним, сколько времени он имеет для того, чтобы говорить. Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Так, например, в японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не может решить деловой вопрос по телефону за три минуты. Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся в спокойном, вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Во время телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия. Эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Специалисты в области психологии подчеркивают, что, например, даже продолжительность телефонных разговоров зависит от эмоционального состояния собеседников, эмоциональной окраски самого разговора - повышенная эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости, перехода на неделовой лексикон и, следовательно, приводит к увеличению времени телефонного разговора. Психологи доказали, что положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Существенное значение для результативности телефонного разговора имеет также уместное проявление экспрессивности. Экспрессия свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, о его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Таким образом, во время разговора необходимо заинтересовать собеседника своей проблемой, своим делом, правильно используя методы внушения и убеждения. Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень о многом. По экспериментальным данным доказано, что тон, интонация могут нести до 40% информации. Поэтому важно во время телефонного разговора обращать внимание на подобные проявления, стараясь при этом говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать речь собеседника. Если собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то важно набраться терпения и не отвечать в подобном стиле. Если есть возможность, можно перевести разговор на спокойный тон, частично признавая правоту собеседника, стараясь понять мотивы его поведения. Необходимо кратко и ясно изложить свои аргументы, учитывая, что доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложены по форме. В телефонном разговоре лучше не употреблять сленговые, специфические, узкопрофессиональные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику. Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи. Так, быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно важно следить за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам. Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запасе целый ряд реплик для корректировки общения. Например: "Как вы меня слышите?", "Не могли бы вы повторить..", "Извините, очень плохо слышно", "Простите, я не расслышал, что вы сказали" и т.п. Прежде чем позвонить кому-либо, необходимо учитывать, что длительное воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе (поэтому сами старайтесь снимать с аппарата трубку, как только услышите звонок), ненужные телефонные разговоры нарушают рабочий ритм, мешают решению сложных вопросов, требующих глубокого анализа, обсуждения в спокойных условиях, т.е. мешают работать тем, кто находится рядом. Звонок по домашнему телефону деловому партнеру, сослуживцу для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы он не был адресован - начальнику или подчиненному. Воспитанный человек не станет звонить после десяти часов вечера, если для этого нет острой необходимости или не получено предварительное согласие на этот звонок. При телефонном разговоре наблюдается такое явление, как пресыщение общением, которое может явиться источником напряженности между сторонами. Признаками пресыщения общением является проявление следующих симптомов: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру, иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. При появлении признаков пресыщения общением следует вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения. Кроме того, ведя длительные телефонные разговоры, можно подорвать интерес к личности и к деловым предложениям. Важна предварительная подготовка к деловой беседе по телефону. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводят к значительным потерям рабочего времени (до 20-30%). Практика показывает, что обычно в телефонном разговоре 30-40% времени занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, готовясь к телефонному разговору, необходимо заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой номера телефонов, адреса организации или нужных лиц, календарь, ручку, бумагу и т.п. Следует точно определить цель разговора и тактику его проведения. Рекомендуется составить план беседы, записать ключевые вопросы, или сведения (данные), которые важно получить в ходе разговора, продумать порядок постановки вопросов. С первой же фразы важно заинтересовать собеседника. Заранее должны быть подготовлены и продуманы даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, спрогнозированные контраргументы собеседника и свои ответы. Если в беседе предполагается обсуждение нескольких тем, то переход к обсуждению следующего вопроса осуществляется только после завершения обсуждения предыдущей темы. Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа, подтверждения достигнутых договоренностей. По окончании делового телефонного разговора важно проанализировать содержание и стиль разговора, свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре, постарайтесь понять причину своих ошибок - это поможет в дальнейшем избежать затруднений и ошибок. Таким образом, кажущийся достаточно привычным телефонный разговор, в условиях деловых отношений требует особых умений. Обобщая сложившиеся нормы и практику деловых телефонных разговоров, отметим ряд важных условий успешного делового разговора по телефону. Джен Ягер выделяет следующие наиболее важные принципы этики общения по телефону: 1. Если там, куда Вы звоните, Вас не знают, уместно со стороны секретаря попросить Вас представиться и узнать, по какому вопросу Вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка. 2. Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому Вы звоните, только для того, чтобы Вас скорее с ним соединили. 3. Грубейшее нарушение - не перезвонить, когда Вашего звонка ждут. Необходимо перезвонить при первой возможности. 4. Если Вы звоните человеку, который просил Вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что Вы звонили. Потом нужно позвонить еще раз, или сказать, когда и где Вас можно будет легко найти. 5. Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время, когда можно быть уверенным, что у Вашего собеседника достаточно времени на беседу. 6. Никогда не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во время разговора. 7. Если звонит телефон, а Вы уже говорите в это время по другому аппарату, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго собеседника, по какому номеру перезвонить и кого позвать. Начало телефонного разговора - одна из важных фаз общения. Если Вы позвонили сами, обязательно следует представиться. В противном случае можно попасть в несколько неприятную ситуацию, когда у Вас спросят: "С кем я имею честь разговаривать?", "Кто его спрашивает?", "Как Вас представить?". Нет никакой уверенности, что эти вопросы Вам зададут доброжелательным тоном. Если Вы позвонили в то время, когда Ваш предполагаемый собеседник занят, поэтому после представления следует задать вопрос о том, располагает ли Ваш собеседник достаточным временем, чтобы поговорить. Можно попросить время для телефонного разговора: "Мне необходимо поговорить с Вами 5 минут". По телефону не следует обсуждать неопределенную проблему, поскольку можно легко пойти на поводу у партнера или, наоборот, проявить излишнюю директивность. Нельзя обсуждать важные вопросы с незнакомым человеком, лучше договориться о встрече. Желательно исключить личный тон общения. Рекомендуется поддерживать нейтральную интонацию разговора. Нежелательно требовать, чтобы телефонный собеседник принял важное решение, которое он по тем или иным причинам не склонен принимать. По телефону легко солгать и поэтому он может согласиться, но реально останется противником такого телефонного решения. Нельзя по телефону высказывать явные просьбы, если нет уверенности в том, что собеседник тоже хочет того, чего хотите Вы. По телефону значительно легче отказать, нежели при личном контакте. По телефону нельзя долго молчать. У собеседника появляется ощущение, что Вы пропали (не слушаете, не заинтересованы, устали и проч.). Важно учитывать следующее. Нельзя "пропадать". Следует постоянно фиксировать междометия: "Да-да...", "Я слушаю Вас ...", "Я Вас понимаю", "Что Вы говорите?". Стараться скомпенсировать отсутствие невербальной информации выражением своего отношения к разговору, применять некоторое модулирование голосом в рамках нейтрального эмоционального настроя разговора. В начале разговора или на его протяжении можно уточнить, в какой ситуации находится собеседник. Если он один, то может ли он говорить открыто? Если рядом с ним люди, насколько он ограничен в выражении своего мнения? Если собеседник говорит много и без остановки, а Вам некогда, выработайте для себя способы прерывания слишком болтливого собеседника, но только так, чтобы его не обидеть. Например, Вы можете сказать: "К сожалению, у меня сейчас уже нет времени. Давайте перенесем разговор на другой день. Позвоните мне, пожалуйста, в четверг в 4 часа дня и мы с вами все По телефону желательно решать только простые организационные вопросы и не обсуждать сложные проблемы. По телефону лучше договариваться о встрече, чтобы поговорить, и не анализировать противоречивые моменты работы. Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров: - если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор; - следует говорить максимально кратко и по существу; - нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи; - если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков - собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону; - несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время - слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера; - нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни. Часто бывает так, что телефонный звонок застал вас во время важного разговора или совещания. В таких случаях лучше всего попросить собеседника оставить свой номер телефона и пообещать перезвонить ему позже. Лучше всего обозначить возможное время ответного звонка (при этом не забудьте выполнить свое обещание). Если у вас посетители, а вам необходимо позвонить, то следует попросить у них прощения, а сам звонок постараться сделать максимально коротким. Бывает так, что вы в гостях и вам необходимо позвонить. Это можно сделать, только предварительно попросив разрешения у хозяев. Отправляясь в гости или на деловое свидание, можно в случае необходимости оставить своим сотрудникам или родственникам телефонный номер того места, где будете находиться. При этом необходимо спросить разрешения хозяев или своих деловых партнеров заранее и предупредить о том, что ожидаете звонка. Но, как показывают нормы, лучше избегать подобных ситуаций. Правила использования сотового телефона не отличаются от общих правил телефонных разговоров. Достижения современной науки и техники позволяют почти постоянно находиться в пределах досягаемости телефонного звонка. Сотовый или иной радиотелефон прочно вошел в современный быт, но в то же время он ни в коем случае не должен мешать окружающим. Практически у каждого такого телефона есть возможность отрегулировать громкость и тембр звонка так, чтобы соблюдать данное правило. Идя в театр, на концерт или в музей, следует отключить звонок или вообще выключить телефон. Звонок телефона в театре неуместен и отнюдь не прибавит авторитета в глазах окружающих. В ожидании звонка и в случае, когда сигнал сотового телефона застал во время беседы, обеда с деловым партнером или переговоров, обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к той ситуации, если необходимо сделать срочный звонок. По возможности, лучше при этом отойти в сторону. Сотовые телефоны недешевы, разговор по ним в несколько раз дороже, чем по обычной телефонной линии. Громкий и без особой нужды продолжительный разговор в окружении многих людей наверняка не прибавит авторитета в их глазах, напротив, оставит у них впечатление о выскочке, желающем пустить пыль в глаза. Если необходимо звонить на номер сотового телефона, то следует помнить, что собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая, можно подвергнуть его опасности. Поэтому, будьте кратки и лучше отложите обсуждение деталей до следующего раза. Вопросы для контроля и самопроверки 1. Обоснуйте необходимость владения искусством эффективных телефонных разговоров в современной деловой жизни. 2. Перечислите основные преимущества и недостатки телефонного разговора с точки зрения обеспечения эффективного обмена информацией между партнерами по общению. 3. Назовите основные требования эффективного и результативного телефонного разговора. 4. Приведите примеры реплик для корректировки общения согласно этикету делового телефонного разговора. 5. Назовите и охарактеризуйте основные фазы общения по телефону. 6. Какие признаки пресыщения общением при телефонном разговоре вы знаете? 7. Раскройте наиболее важные принципы этики общения по телефону. 8. Перечислите основные правила использования сотовых телефонов. ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ Аннотация В данном разделе раскрываются базовые положения дипломатического протокола в рамках делового общения. Рассматриваются основные принципы делового протокола, подчеркивается национальная специфика дипломатического протокола, формируемая под воздействием национальных традиций, обычаев и международного этикета, рассматриваются правила участия в беседе в соответствии с протоколом, особенности организации и проведения наиболее торжественных согласно протоколу деловых приемов. Также особое внимание уделяется вручению сувениров и подарков, способствующих формированию имиджа компании в глазах партнеров, клиентов, общественности. Учебные задачи: - изучить базовые категории дипломатического этикета; - рассмотреть основные принципы делового протокола; - познакомиться с национальной спецификой дипломатического протокола, формируемой под воздействием национальных традиций, обычаев и международного этикета; - рассмотреть правила участия в беседе в соответствии с деловым протоколом; - рассмотреть особенности организации и проведения наиболее тожественных согласно протоколу деловых приемов; - познакомиться с правилами вручения сувениров и подарков, способствующих формированию имиджа компании в глазах партнеров, клиентов, общественности. Понятие "протокол" в рамках делового общения чаще всего используется при реализации сотрудничества с иностранными деловыми партнерами. Дипломатический протокол - это совокупность правил, норм, традиций, выработанных для делового общения. Под дипломатами подразумеваются все лица, так или иначе выходящие с официальными контактами на международный уровень по любому виду сотрудничества. Однако базовые положения дипломатического протокола могут рассматриваться как основа построения делового сотрудничества вообще, поскольку точные, хорошо продуманные и уважительные деловые отношения ценятся во всем деловом мире и позволяют внутреннее общение подтянуть до уровня общепринятых норм. Рассмотрим основные принципы делового протокола. Принцип поддержания нормальных, бесконфликтных отношений между людьми очень важен в международных отношениях, поскольку речь идет о должном уважении и внимании к независимым государствам и их представителям. Незнание обычаев, этикета, деталей, деловых отношений, очевидных для другой стороны, могут легко породить отрицательную эмоциональную реакцию и, как следствие, - отрицательный результат переговоров вообще. Необходимо отметить большое уважение к русскому и другим народам как носителям древней культуры и неотъемлемой части общеевропейской культуры со стороны западного делового мира. Люди на Западе смотрят на русского как на добродушного, добросердечного человека, который, однако, отличается высокой эмоциональностью и сравнительно легко становится раздражительным. При этом большинство населения западных стран мало интересуется политикой, обращая внимание на новости или публикации о каких-либо скандалах в так называемом "высшем обществе". Нельзя, однако, не заметить, что уровень образования при всем том в Западной Европе все же существенно выше. Все это отражается на тематике бесед и разговоров во время встреч и приемов, которые сводятся, как правило, к обсуждению новых приобретений, к заботам о детях, поездкам в отпускной период или об очередных скандалах в обществе. Играет роль тот факт, что истинная дружба между людьми в западных странах имеет меньшее значение в деловых отношениях, чем в славянских. Зато большую роль в личной жизни этих людей играет коммерческий успех. Американец меняет круг своих друзей, когда он продвигается по службе, поскольку старые друзья ему уже не нужны. Родственные связи также поддерживаются не столь активно: люди встречаются со своими родственниками чаще всего на значительных семейных мероприятиях (свадьба, похороны, крещение детей). Следует иметь в виду, что во многих странах личностные качества отдельно взятого человека играют большую роль. Человек смотрит на себя главным образом как на личность, а не как на члена общества или представителя какого-то народа. В другой стране не ожидают, что гости станут вести себя точно так же, как местные жители. Отправляясь за рубеж, невозможно оставить дома присущие вашему народу черты и качества. Будьте достойным представителем своей культуры, ведите себя, как хорошо воспитанный человек, - и вас будут встречать с уважением. Во всех развитых странах действуют основные правила хорошего поведения: вежливость, простота, достоинство и хорошее воспитание. Но существует и национальная специфика дипломатического протокола, формируемая под воздействием национальных традиций, обычаев и международного этикета. На Востоке, допустим, вас может удивить, что суп подают в конце обеда. В Японии хозяева будут долго извиняться за то, что им нечем накормить гостя, хотя стол ломится от кушаний. Во многих южных странах гостей часто принимают во дворе, который является как бы продолжением дома. В традиционной турецкой семье вас могут пригласить провести время в бане, являющейся своеобразным клубом, в котором беседуют, играют в шахматы и нарды, слушают певцов и рассказчиков. Англичане будут потрясены, если вы опоздаете на встречу даже минут на пять-десять, а в Испании на это не обратят внимания. В Италии и Испании считается абсолютно недопустимым посещение церкви в пляжной одежде; англичане же в этом не видят ничего особенного. Предвидеть всего невозможно. Требуется внимательное отношение к обычаям других народов, изучение их "на месте". Выше было сказано о важности визитной карточки в деловых отношениях. В западных странах этому элементу представительства придается большое значение. Посредством визитных карточек принято: информировать о своем существовании лиц, в контактах с которыми вы заинтересованы; осуществлять заочное представительство в виде ненавязчивой формы проявления интереса к адресату; сообщать о себе и о своей фирме дополнительную информацию в момент знакомства; поддерживать контакты (поздравление с праздником или иным событием; выражение признательности, благодарности; сопровождение подарка, сувенира, цветов; выражение соболезнования). В разделе 4 правила пользования визитными карточками были рассмотрены достаточно подробно. Эти принципы справедливы и для правил делового протокола во всем мире. Так, например, при состоявшемся знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает лицо, младшее по возрасту. Если и то и другое одинаково, протокол обращается к одной из статей старого французского устава: первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым. Заочное представление в стране пребывания осуществляется следующим образом. Вы знакомитесь с консулом, послом или любым другим официальным лицом достаточно высокого ранга из посольства вашей страны в данной стране. Рассказав ему о цели вашего визита и о вашем желании быть представленным интересующему вас человеку, вы берете визитную карточку консула или посла. В левом нижнем углу ставите аббревиатуру "p.p.", берете свою карточку с вашим адресом и телефоном. Обе карточки вкладываете в конверт и отправляете интересующему вас лицу. Карточка консула - гарантия серьезности вашего уровня. Интересующий вас бизнесмен, получив такой конверт с карточками, понимает, что ему хотят заочно представить вас. Если он на это согласен, он посылает по указанному вами адресу свою визитную карточку с телефоном. В этом случае вы можете позвонить по указанному телефону и договариваться об очном знакомстве. При встрече (в рамках переговоров с иностранной делегацией) иностранной делегации необходимо правильно определить уровень встречающих. Общее правило такое: встречает тот, кто приглашал, кто подписывал письмо с приглашением, в крайнем случае - один из его заместителей. Протокол определяет и правила посадки в автомобиль. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения, второе почетное место - за водителем. Первым садится пассажир, занимающий наиболее почетное место, затем пассажир, занимающий второе место. При встречах, как правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще одно лицо, то занимается место № 3 между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте при выходе. Лицо, занимающее место № 1, входит через правую дверцу, а остальные через левую дверцу, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте. Первыми выходят лица, занимающие почетные места. В соответствии с общепринятой практикой прежде, чем начать после приезда реальную работу, гости наносят визит вежливости в принимающую организацию или лицу, от имени которого было направлено приглашение. В ходе беседы следует положительно отозваться о развитии отношений между двумя странами, выразить надежду на то, что в дальнейшем контакты будут такими же тесными и дружескими. Гостям сообщается программа пребывания или уточняются отдельные детали. Первая встреча бывает, как правило, непродолжительной (20-30 минут). Беседа ведется за специально предназначенным для этих целей столом, на который можно выставить минеральную воду, сигареты. Через 10-15 минут после начала беседы могут быть поданы кофе или чай. Спиртные напитки не подаются. В конце беседы можно предложить гостям какие-либо брошюры или проспекты о структуре учреждения, его задачах и деятельности, международных связях. В рамках программы пребывания деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее. Поэтому, если вы не готовы к обсуждению предлагаемого вопроса, то можно тактично отказаться от продолжения беседы и договориться о дальнейшей встрече по данной проблеме. Запланированные беседы проходят по подготовленной заранее программе пребывания делегации. Программы бывают внешние (для иностранной делегации) и внутренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. В ней указываются только дата и мероприятие. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации. Первоначально программа составляется согласно пожеланиям участников, которые необходимо предварительно собрать и согласовать на всех уровнях. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в минимальном размере. Договариваясь о встрече, рекомендуется оговорить число ее участников. Будет очень неловко, если вы придете группой, а ваш партнер придет один: ведь протокол придерживается принципа равенства сторон. Поэтому важно, чтобы партнер знал, в каком составе вы будете. Опыт показывает, что наиболее эффективны переговоры один на один. Можно и желательно пользоваться записывающей техникой. Но об этом также необходимо предупредить вашего партнера. Договариваясь о встрече за 2-3 дня, необходимо обговорить место, время ее проведения, состав участников, обусловить ее временные рамки. Но главное, что следует оговорить заранее, - это предмет беседы, какие проблемы будут подняты, тематические рамки разговора. Если вы забыли и упустили в процессе предварительной договоренности по телефону какой-то важный момент, то перезванивать не рекомендуется. Протокол рекомендует записывать перед телефонным разговором все важные позиции. В соответствии с протоколом право на участие в беседе предоставляется руководителю принимающей организации и лицам, которых он включит в список. В связи с этим руководитель организации должен составить протокольный список участников деловой беседы. В нем указываются фамилия, имя и отчество, место работы и должность участника. Протокольный список передается иностранцам. В свою очередь, надо позаботиться о том, чтобы их протокольный список был у нашей стороны. Обмен протокольными списками может происходить накануне переговоров или в самом начале встречи. В случае, когда стороны сели за стол переговоров без наличия протокольных списков, они должны обменяться визитными карточками. Во время беседы на столе должны находиться блокноты и ручки для каждого участника, минеральная вода, идеально чистые стаканы, сигареты, пепельницы. Надо сделать так, чтобы в поле зрения руководителей были часы, поскольку впрямую смотреть на часы не рекомендуется. В крайнем случае, можно снять часы и, положить их рядом с собой. Максимальное время беседы - 2,5 часа. Согласно действующему в нашей стране правилу употребление спиртных напитков "на нашей территории" не рекомендуется. Если встреча проходит у иностранцев и будет предложено выпить, отказываться нельзя. Во время беседы могут подаваться чай или кофе. В первую очередь надо поинтересоваться у дам, что они будут пить, и обслужить дам, независимо от их статуса в делегации (стенографистка, переводчица). Нет необходимости обильно угощать во время беседы - для этих целей предполагается отдельный прием. Расположение участников беседы. Гости входят в кабинет, хозяин встает и проходит в зону, где стоят другие участники беседы с принимающей стороны, после обмена приветствиями показывает главе иностранной делегации его место в конце длинной стороны стола. И тогда остальные гости автоматически узнают свое место. Начинает работать принцип равенства сторон, и хозяин садится напротив "гостя номер один". Переводчик садится в торце стола. Два слова о переводчике. Знатоки иностранных языков, способные передавать все нюансы и тонкости, заложенные в словах выступающего, ценятся очень высоко. Работа переводчика трудна и ответственна. Причем не все от него зависит. Выступающий должен по мере возможности способствовать работе переводчика. Говорить следует небольшими предложениями, четко выражать свои мысли и не забывать о паузах, необходимых для того, чтобы переводчик успел перевести сказанное. Если у выступающего создается впечатление, что переводчик недостаточно точно переводит его слова, не акцентируя внимания на тех положениях, в которых ему хотелось выразить ту или иную мысль, не следует вмешиваться в процесс перевода, перебивать и поправлять переводчика. Это может внести излишнюю нервозность в его работу и отрицательно повлиять на дальнейшее выполнение перевода. Все замечания по качеству перевода рекомендуется делать по окончании встречи. Если же выясняется, что перевод был неточен и гости неправильно поняли выступающего, то он может повторить эту часть объяснения или высказать свою мысль такими словами, чтобы переводчику легче было передать ее слушающим. Второй вариант рассадки участников деловой беседы - когда хозяин кабинета и глава иностранной делегации занимают места напротив друг друга не в конце, а в середине стола. Тогда по левую руку от первых лиц садятся переводчики, по правую - вторые лица делегации. Для облегчения рассадки можно расставить таблички с именами участников (руководствуясь при этом протокольными списками). Тогда проблема рассадки исчезнет с самого начала. Если встреча носит непротокольный характер, возможен третий вариант рассадки. Стороны садятся так: хозяин и гость на диван, переводчики сзади, а члены делегации - вокруг небольшого круглого журнального столика. Посадка вокруг стола более доверительна и неофициальна. Лучше сажать гостей лицом к двери - психологически они будут чувствовать себя более комфортно, а протокол предусматривает и такие "мелочи". Представлять первых лиц друг другу не надо. Они сами должны пожать друг другу руки и познакомиться. Ведение беседы. Всякий из своего опыта знает, что если беседа "проиграна", то проводить с тем же лицом повторный разговор на ту же тему, приводя даже новые аргументы, дело очень трудное, а иногда и практически безнадежное: у собеседника уже сложилось определенное мнение в предыдущей беседе и тратить время на уже решенный вопрос ему обычно представляется нецелесообразным. Отсюда следует, что: 1) необходимо готовиться к беседам, чтобы увеличить вероятность благоприятного исхода; 2) особенно тщательной подготовки требуют беседы, цель которых - изменить мнение собеседника. Анализ большинства неожиданно проигранных бесед показал, что всякий раз была совершена некая ошибка - либо в создании обстановки, либо в тактике беседы. Эти ошибки оказались довольно типичными, часто повторяемыми. Чтобы не допускать их, разработаны специальные правила. Правила подготовки самого процесса беседы: 1. Сформулируйте конкретные цели беседы. 2. Составьте план беседы. 3. Выберите подходящее время и место беседы. 4. Задачи начала беседы: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия. Если вы будете говорить только о ваших проблемах, не упоминая об интересах собеседника, на успех рассчитывать трудно.- Подумайте, как связать ваш вопрос с проблемами собеседника, или найдите, что его сможет заинтересовать в вашем предложении, т.е. начните разговор с темы, интересующей собеседника. 5. Подчините свою тактику целям беседы. Не отвлекайтесь от намеченной цели. Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов, которые можно разделить на "открытые" и "закрытые". Открытым называется вопрос, на который нельзя ответить односложно (да, нет, не знаю), например: "Что вам известно про...", "Как вы думаете...", "А почему...", "Ваше мнение", "Ваши предложения", "Чем вы это объясните". Открытые вопросы незаменимы, когда вы хотите получить информацию. Закрытые вопросы - противоположность открытым, они предполагают ответ "да", "нет", "не знаю". Эти вопросы полезно использовать для убеждения, получения согласия или отказа от чего-либо, преодоления сопротивления. Последовательность задаваемых вопросов должна быть такой, чтобы после каждого ответа сужалось число степеней свободы отвечающего (отвечая на каждый вопрос, оппонент определяет позицию, становится пленником уже сделанного выбора). 6. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник. Из двух беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Даже убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логически выверенных вопросов. 7. Сначала - похвала, только потом - критика. Если цель беседы - критика, то прежде чем критиковать, найдите, за что похвалить. Подыскивая, за что похвалить, вы окажете помощь не только собеседнику, но и себе, поскольку сопоставление хорошего и плохого сделает и вашу позицию более взвешенной, более терпимой. 8. Зафиксируйте полученную информацию. Сведения, полученные в процессе беседы, "улетучиваются" из нашей памяти во время самой беседы. Поэтому по ходу разговора рекомендуется делать пометки, а по его окончании - краткую запись. 9. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели. Человек лучше запоминает то, что услышал в начале беседы, а делает то, что услышал в конце ее. Право ведения беседы принадлежит только первым лицам в делегациях. Все остальные участники молчат, если их не пригласит к разговору руководитель делегации. Даже если как член делегации и знаток обсуждаемого вопроса вы чувствуете, что руководитель говорит что-то не то, вы не имеете права его поправить. Это не значит, что вы можете расслабиться. Вы должны быть внимательны каждую минуту, так как глава делегации может привлечь вас к разговору.
Руководитель делегации, готовясь к беседе, должен обязательно распределить роли и вопросы, которые должны курировать определенные люди. Здесь необходимо "обеспечить тылы", так как часто эти встречи приобретают острый и непредсказуемый характер. Инициатива окончания беседы и ухода всегда принадлежит приглашенной стороне. Если беседа происходит в вашем служебном помещении, она должна там же и закончиться. Не следует провожать гостей до лифта, до машины и т.д. Надо передать делегацию сотруднику, который её проводит. Это не должен быть человек, который подавал чай. Но это и не член делегации, он не включен в протокольный список и не в курсе деловых проблем. С ним бесполезно продолжать беседу. Поэтому можно спокойно передать делегацию для проводов ему. Таким человеком может быть сотрудник, "прикрепленный" к делегации для решения организационных и бытовых вопросов. Оформление записи беседы. Запись деловой беседы - чрезвычайно важный документ. В ней должны быть отражены все необходимые формальности: - фамилии, имена и отчества присутствующих; их должности (ранг, уровень, постоянное место работы); - дата и место проведения беседы; - продолжительность беседы; - по чьей инициативе она состоялась. Если автор записи беседы проводил ее сам, то он оформляет эту запись от своего собственного имени, но при этом местоимение "я" опускается: используются безличные выражения. Партнер именуется в третьем лице, но местоимение "он" не используется. Обычно используются слова: "партнер", "собеседник", имя собственное и т.д. Если беседу вел руководитель, а запись беседы делается кем-то другим, то руководитель делегации называется именем собственным. Запись беседы должна быть лаконична. Это не подробная стенограмма. Акцент делается на главной проблеме, которая обсуждалась. Необходимо зафиксировать: цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения, достигнутые договоренности. Протокольные моменты встречи в записи опускаются. Если что-то было сказано вскользь, невзначай, но может иметь дальнейшие последствия, то это должно быть отражено в записи беседы. Если в ходе беседы произошел обмен материалами, то это обстоятельство должно быть отражено в записи беседы. Запись беседы должна завершиться аргументированными выводами по существу состоявшегося разговора, о целесообразности продолжения контакта с данным партнером. Организация и проведение деловых приемов Согласно международному этикету важно должным образом оказать внимание и гостеприимство отдельному лицу или делегации, прибывшим с деловым визитом в страну. Для выполнения этой задачи хозяева, в частности, используют приемы. Часто приемы устраиваются представителями посольств, консульств, коммерческих учреждений в стране пребывания для углубления и расширения контактов, получения нужной информации. В международном этикете довольно подробно регламентирован порядок организации и проведения приемов. С тем чтобы не нарушать этот порядок и по незнанию не наносить обиды ни устроителям приемов, ни гостям, необходимо знать особенности различных видов приемов и основные правила их проведения. Согласно протоколу наиболее торжественными по своему характеру и наиболее почетными видами приемов являются завтрак (Lunch) и обед (Dinner). Наиболее распространенное время начала завтрака - от 12.00 До 13.00. Завтрак продолжается обычно 1-1,5 часа, из которых 45- 60 минут гости проводят за столом. Обед начинается в промежуток времени от 19.30 до 21.00 и продолжается обычно 2-2,5 часа, при этом около часа гости проводят за столом. ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАВТРАКА (ОБЕДА) начинается с составления списка приглашенных, причем особое внимание уделяется тому, чтобы среди гостей не оказалось тех, кто придерживается резко противоположных политических взглядов, а также тех, кто по каким-либо причинам испытывают друг к другу антипатию. После того, как определен состав участников обеда и им разосланы приглашения, составляется план размещения гостей за столом, который требует строгого соблюдения признанного служебного или общественного положения гостей. От этого основного правила не может быть никаких отступлений, так как нарушение старшинства гостей может быть воспринято как сознательное нанесение оскорбления не только гостю, но и стране, им представляемой. Правила рассадки за столом 1. Почетным является место напротив входной двери, а если дверь находится сбоку, - на стороне стола, обращенной к окнам. 2. На завтраке (обеде), на котором присутствуют только мужчины, первым считается место справа от хозяина дома, вторым - слева от него.
Если хозяин дома желает оказать особое внимание гостю очень высокого ранга, он может посадить его в качестве главы стола напротив себя. Тем не менее следующим наиболее почетным местом будет место справа от хозяина дома, а не справа от почетного гостя. 3. Если на приеме присутствует хозяйка дома, то обычно приглашаются супруги всех присутствующих. В этом случае первым считается место справа от хозяйки, вторым - справа от хозяина дома. Если супруга хозяина дома отсутствует или хозяин не женат, он может посадить напротив себя одну из приглашенных женщин (предварительно спросив ее согласия) или мужчину самого высокого ранга. 4. Наименее почетными считаются места на торцах стола (за исключением тех случаев, когда хозяин один возглавляет стол), поэтому сажать на эти места гостей, особенно женщин, не рекомендуется. Если возникают затруднения с рассадкой и есть необходимость использовать места на торцах стола, их могут занять хозяин и хозяйка. 5. Если завтрак или обед проводятся во время двустороннего совещания или конференции, возможна рассадка одной делегации напротив другой. При этом главы делегации садятся друг против друга. 6. При составлении плана рассадки обращается внимание на то, чтобы женщина не сидела рядом с женщиной, а муж - рядом с женой. Общепринято отводить места мужу и жене на одной стороне стола, а если на разных сторонах, то не против друг друга. Если нет возможности кому-либо из супругов предоставить место, положенное ей или ему по протоколу, то хозяин должен постараться обеспечить положенное по рангу место хотя бы супруге и принести свои извинения супругу. Мужчины согласятся с разумными объяснениями, женщины же - никогда. Важная роль отводится хозяину и хозяйке, которые должны направлять беседу, подключать к участию в ней всех присутствующих, способствовать тому, чтобы гости беседовали между собой на интересующие всех темы. Для дружеских встреч пословица "когда я ем, я глух и нем" не подходит. Когда хозяин видит, что за столом воцарилась томящая тишина, то ему надо самому попытаться наладить общую беседу. Недаром французы говорят: "Молчание отдаляет больше, чем расстояние". Недостатком организации разговора за столом, однако, бывает не отсутствие общей темы, а неумение найти подходящую. Как "в доме больного не говорят о смерти", так и за обеденным столом не беседуют о желудочных заболеваниях. Если все собеседники заинтересованы в обсуждении серьезных вопросов, то в ходе беседы разговор естественным путем должен перейти к ним. А начать его можно, допустим, с беседы об общих знакомых, впечатлениях, о городе, о стране, об искусстве и тому подобных относительно "легких" материалах. Никогда не следует навязывать обществу свои темы, даже если вы хозяин, а тем более самому хвалить свое гостеприимство или достоинства своей страны. Подождите, пока об этом скажут ваши гости. У гостей останется самое благоприятное воспоминание о встрече даже в том случае, если по каким-либо причинам не понравилось угощение, но они имели возможность познакомиться с интересными людьми и провести время за содержательным разговором. Точность - это знак внимания, проявляемого по отношению к хозяину и хозяйке, ожидающих своих гостей в указанное в приглашении время. Поэтому приходить на прием необходимо в точно указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято с обидой. Хозяева ждут опаздывающего не более 15 минут. Затем приглашают гостей к столу. Хозяева не должны заставлять гостей ждать более этого срока, так как у гостей может создаться впечатление, что хозяева в ущерб их интересам по каким-то причинам отдают предпочтение опаздывающему гостю. Если гости уже сидят за столом, опоздавший должен подойти к хозяйке, поздороваться с ней и извиниться за опоздание. При этом хозяйка не встает с места. Она также не выясняет, почему гость задержался. Запоздавшему гостю подают то блюдо, которое подано в это время другим гостям. Инициатива ухода с приема принадлежит главному гостю. После того, как главный гость попрощался с хозяевами и присутствующими на приеме, начинают постепенно уходить и другие гости. Перед уходом хозяев благодарят за вкусное угощение и приятно проведенное время. Другими распространенными видами приемов являются "буфетный обед" и "коктейль". "БУФЕТНЫЙ ОБЕД" ("ШВЕДСКИЙ СТОЛ") Проводится в те же часы, в которые обычно устраивают завтрак или обед. На такой обед можно пригласить больше гостей, чем на обычный прием. Его проведение проще: оно не связано с размещением гостей за столом, да и вся организация не так сложна и затруднительна. Участники "шведского стола" не сидят за столом, а подходят к нему, берут левой рукой салфетку, на которую ставят тарелку с предварительно положенными на нее ножом и вилкой, а затем накладывают на тарелку кушанья. Правой рукой берут бокал с вином, соком или каким-либо другим напитком. Бокал оборачивают в бумажную салфетку, чтобы при его запотевании от холодных напитков влага не попадала на руки. Наполнив тарелку, гости, давая возможность подойти к столу другим участникам приема, отходят от стола и располагаются на стульях, диванах, в креслах. Хозяева, проводя подготовку к обеду, обращают внимание на то, чтобы все гости, отойдя от стола, имели возможность сесть либо в зале, где находится стол, либо в другой комнате. Устроители приема подготавливают несколько небольших столиков, на которые гости могут поставить тарелку или бокал с напитком. Если позволяют размеры помещения, то в зале, где находится стол с угощениями, ставят несколько столов, за каждым из которых могут одновременно разместиться 4-5 человек. Эти столики украшаются цветами, а также сервируются столовыми приборами. Женщины, приглашенные на "буфетный обед", как правило, сами подходят к столу и берут себе то, что им нравится. Однако предупредительный мужчина может поинтересоваться, что принести его спутнице, и выполняет ее пожелание. В настоящее время большое распространение получили приемы типа "коктейль" ("фуршет"). ПРИЕМЫ ТИПА "КОКТЕЙЛЬ" до некоторой степени напоминают "буфетный обед" с той разницей, что число приглашенных на "фуршет" больше, угощение скромнее и гости проводят все время, отведенное для приема, стоя. Продолжительность такого приема составляет не более двух часов. Эти приемы устраиваются, как правило, в промежуток времени от 17.00 до 20.00 часов. В зависимости от числа приглашенных подготавливаются один или несколько столов, на которых выставляются холодные закуски, красиво оформленные маленькие бутерброды, кондитерские изделия, фрукты. Иногда подаются и горячие закуски. На столы ставятся тарелки, кладутся ножи и вилки. Спиртные и прохладительные напитки, разлитые по бокалам, разносят гостям официанты. За одним из столов может быть организован буфет-бар, где официанты разливают напитки для желающих. "Коктейли" проходят в менее формальной и более непринужденной атмосфере, чем вышеописанные приемы. На "коктейлях" гости переходят от одной группы к другой, имеют возможность познакомиться со многими новыми людьми, побеседовать с ними. На "коктейль" можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного времени, т.е. необязательно приходить к началу приема, так же как нет необходимости присутствовать на нем до его окончания. Однако это не относится к лицу или группе лиц, в честь которых устраивается данный прием. Они, как правило, приходят к началу приема и находятся на нем до окончания. Тот, кто присутствует на "коктейле" в течение всего времени его проведения, тем самым выражает свое особо дружеское отношение к хозяину приема, а также к тому лицу, в честь которого устраивается данный прием. Если кто-то хочет продемонстрировать холодность или натянутость отношений, существующие между ним и устроителями приема, он проводит здесь не более 10-15 минут. Если на "коктейль" приглашаются сотрудники одного учреждения или организации и они приходят не вместе, то принято, чтобы первыми приходили младшие по занимаемой должности. Как бы вам ни понравилось на приеме, не следует задерживаться на нем дольше времени, указанного в приглашении, так как это может быть обременительно для хозяев и нарушить их дальнейшие планы. Всем гостям, присутствовавшим на приеме, следует, если они не посылают письма с выражением благодарности, оставить в течение недели свою визитную карточку в доме хозяйки с аббревиатурой "р.г." (лично или по почте). Вручение сувениров и подарков является одним из значимых элементов, формирующих имидж компании в глазах партнеров, клиентов, общественности. Вручение их также является обычной практикой делового протокола. В процессе выбора подарка важно учитывать национальные и культурные особенности страны участников деловой встречи. Во время первой встречи первыми подарки преподносят хозяева. Особо дорогие подарки преподносят по случаю юбилейных и значительных дат в жизни компании. Такие подарки, как правило, снабжаются памятной гравировкой, дарственной надписью и преподносятся только в исключительных случаях, например - юбилейные даты в жизни компаний. В деловой сфере в качестве подарков обычно используются: записные книжки, ежедневники, деловые календари, авторучки, чашки, пепельницы, зажигалки, значки, брелоки для ключей, картины, гравюры, книги, сувениры, цветы, конфеты, спиртные напитки и пр. В качестве подарков желательно не использовать часы. Их обычно не вручают представителям стран Юго-Восточной Азии (Япония, Китай), а также представителям стран арабского мира. Так же не следует дарить зеркала; ножи; личные вещи (духи, галстук, рубашка); иконы; изделия из жемчуга; носовые платки. Такие рекомендации связаны с различием национальных традиций разных стран. Упаковка подарка имеет важное значение, так как является своего рода его "визитной карточкой". В связи с этим, упаковка должна быть презентабельная, соответствующая стоимости подарка, не слишком вычурная, по возможности иметь логотип компании дарителя. Подарки вручают в следующих случаях: - юбилейная дата в деловой жизни руководящих лиц компании, - юбилейные и другие значительные даты в жизни компании, - государственные праздники (8 марта, 23 февраля), - общемировые праздники (Рождество и Новый год), - профессиональные праздники. Сувениры вручают в следующих случаях: - презентация своей продукции, - представление своей продукции на выставке, - проведение семинаров и конференций, - деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами, - профессиональные праздники. Комплект сувениров подбирается в соответствии с каждым конкретным случаем. Подарки, приобретаемые для вручения по случаю юбилейных и значительных дат относятся к разряду элитных. Стоимость таких подарков значительно выше. Комплекты, как правило, формируются из недорогих сувениров, не предназначаются для глав и высших должностных лиц компаний. Комплекты используются в основном при массовом вручении, например, на презентациях, выставках, семинарах, конференциях, деловых встречах с клиентами/партнерами. Более дорогой подарок должен быть упакован в фирменный пакет, сумку, коробку. В упаковку в данном случае вкладывается визитная карточка главы компании дарителя или поздравительная открытка от имени дарителя. Высокой степенью проявления уважения в данном случае будет являться собственноручная надпись главы компании дарителя на своей визитной карточке. В случаях, когда глава компании посылает один букет цветов женщине или сразу несколько (по случаю 8 марта) к его упаковке обязательно крепится визитная карточка дарителя. Вручать (преподносить) подарки и сувениры может сам даритель в ходе личной встречи, а также от имени компании/от имени дарителя его уполномоченное лицо. Всегда важно помнить что, кому уже было вручено, дабы избежать повторов, так как это грубейшая ошибка. Повторно преподносить можно лишь цветы, наборы конфет, спиртные напитки, а также открытки по случаю общемировых и личных праздников. Обмен сувенирами - очень хорошая традиция. Удобный повод для их вручения - расставание. К выбору сувениров надо относиться внимательно. Нужно постараться вложить в него выдумку, изобретательность, остроумие, доброту. Желательно, чтобы сувениры отражали род занятий, специфику фирмы или место, где расположена фирма. На официальных встречах подарки должны иметь оттенок личного отношения, внимания. Даже если средства позволяют, не принято дарить слишком дорогие вещи, чтобы не поставить партнеров в неловкое положение. Выбор подарков зависит во многом от характера отношений с теми, кому преподносится подарок или сувенир. Так, руководителям организации, которая вас встречает, можно подарить какую-нибудь небольшую скульптуру, гравюру, памятную медаль - все, что связано со страной. Гидам, с которыми вы подружились, - компакт-диски, видеокассеты, книги, художественные альбомы. Личные вещи - галстуки, рубашки, духи - можно дарить лишь самым близким друзьям. Важно уметь не только дарить, но и принимать подарок. Многие люди почему-то считают неловким выразить радость, получив подарок. Не разворачивая, они относят его в дальний угол. Это, конечно, признак неуважения к людям, которые думали о вас, выбирая подарок. В таком случае необходимо поблагодарить, развернув пакет, посмотреть, что в нем, и поблагодарить еще раз. Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковым вниманием. Вопросы для контроля и самопроверки 1. Дайте определение понятиям "дипломатический протокол", "дипломат". 2. Перечислите основные принципы делового протокола. 3. Назовите основные правила встречи иностранных делегаций. 4. Какие требования этикета предъявляются к проведению беседы в рамках дипломатического протокола. 5. Перечислите основные правила подготовки самого процесса беседы. 6. Проведите сравнительную характеристику приемов типа "Завтрак", "Обед", "Коктейль" 7. Какие правила рассадки за столом во время приемов вы знаете? ЭТИКА ПРИЕМОВ И БАНКЕТОВ Аннотация Рассматриваются особенности организации приемов и банкетов во время деловых встреч и переговоров, классификация и виды деловых приемов, особенности составления приглашений, нормы и правила поведения за столом согласно современному этикету, приемы создания благоприятного психологического климата во время беседы за столом. Учебные задачи: - изучить основные виды (формы) деловых приемов; - изучить особенности планирования и проведения дневных, вечерних приемов - рассмотреть основные правила составления и отправления приглашения, учитываемые этикетом при проведении деловых приемов и банкетов; - изучить схему рассаживания и правила поведения людей за столом; - познакомиться с особенностями создания благоприятной психологической атмосферы общения партнеров; - рассмотреть особенности проведения беседы за столом. Как было уже сказано, на деловых встречах и переговорах часто организуются легкие закуски, завтраки, обеды и ужины. В этом случае деловые люди имеют возможность проявить не только свои профессиональные и организационные качества, статус и власть, но и культуру, состоятельность и благополучие. Сервировка стола, уровень и качество подаваемых блюд и обслуживания, а также сорта вин, если они имеют место - во всем этом сквозит состоятельность и благополучие партнеров. Культура собравшихся проявляется в умении пользоваться приборами, выборе и сочетании блюд, умении вести разговор за столом, и что немаловажно, искусстве выбора и дозировке напитков. Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок. Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке. Очевидная польза от организации приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов. Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров. Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке. На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства. Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а, следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему. Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании. Деловые приемы можно классифицировать следующим образом: - приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест; - приемы стоя - без посадочных мест. Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед). Дневные приемы: Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность - от 30 минут до 1 часа. Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. Одновременно с завтраком - из соображений экономии времени. Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико - не более пяти человек. Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно - два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение). В целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние. Вечерние приемы: Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема - приблизительно в 17 часов. А-ля фуршет ( a la fourchette - фр. - вилкой: так как а - предлог, обозначающий творительный падеж, a lafourchette - вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов. Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - в правой. Одежда на приемах типа "коктейль", бокал шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям. Буфет-обед - прием, начало которого назначается примерно на 18 - 20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5 - 3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4 - 6 человек. Хотя это и вечерний прием, смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места. Обед - самая торжественная форма приема. На обед часть самых уважаемых гостей, например, первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются). Говоря о правилах этикета, учитываемых в организации деловых приемов, следует, прежде всего, упомянуть о приглашениях. Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенного) могут быть вписаны от руки. В приглашении не ставятся дата отправления и подпись. Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого. Иногда фирма, организующая прием, отправляет приглашение без указания фамилий приглашаемых. Текст при этом может быть таким: "Предприятие ........ приглашает сотрудников организации .......... на банкет по случаю.......". В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет участников приема и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность (однако первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное приглашение). Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где. В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00 - 13.30. Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме (обозначается заглавными французскими буквами R.S.V.P., т.е. Repondez s il-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно - в виде почтового послания или по факсу. В письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать. Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы - виньетки, цветы, фигурки и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием. Навыкам поведения на приемах и банкетах необходимо специально учиться, поскольку именно по тому, как человек ведет себя за столом, можно дать ему безошибочную оценку: определить его социальное происхождение, темперамент, уровень развития самоконтроля, оценить его отношение к жизни и своим партнерам. Можно выявить, а затем умело использовать в конкурентной борьбе его слабые и уязвимые качества. Надо полагаться на свою интуицию, чувство такта и внутреннего достоинства, а главное - всегда и во всем сохранять чувство меры и самоконтроль. Следует тщательно продумать схему рассаживания людей за столом и напротив каждого места положить карточку с именем человека. Можно упростить процедуру рассаживания партнеров в случае, если организаторы встречи подведут каждого человека к его месту за столом. Основным принципом здесь выступает принцип соответствия почетного места за столом и служебного или общественного статуса партнера. Почетными местами за столом являются: место против входной двери (на стороне стола, обращенной к окнам), второе место - напротив первого, третье - справа от первого, четвертое - справа от второго и т.д. Менее почетными являются места на торцах стола. Довольно часто при деловых встречах почетными выступают места, находящиеся в центре стола, особенно, если он имеет форму буквы "П". Все нормы и правила поведения за столом выработаны многими поколениями и в своей основе имеют, прежде всего, здравый смысл, а также правила гигиены, гуманное и вежливое отношение к людям. Постарайтесь сделать свое общество приятным для окружающих. Если при широком разнообразии различных столовых приборов, используемых для сервировки стола при подаче мясных и рыбных блюд, возникает некоторое замешательство, лучше не спешить и спокойно понаблюдать за манерами других людей: какой прибор они выберут и как им будут пользоваться, а затем уже повторить их действия. Можно также попросить официанта разделать то или иное экзотическое блюдо или вообще отказаться от него, если непонятно, как его следует есть. Хлеб надо всегда ломать кусочками над своей тарелкой, чтобы не крошить на скатерть, резать свой кусок хлеба ножом или откусывать от целого ломтя. Суп следует есть не с конца ложки, а с бокового края. Для устриц, омаров, мяса, рыбы и т.п. следует употреблять только ножи. Если вам за столом захотелось пить, то следует протянуть свою бокал к тому, кто наливает, держа ее между большим указательным и средним пальцами правой руки. Нужно избегать оставлять в своем стакане вино или воду, которые могут пролиться. За столом совершенно недопустима неумеренная жестикуляция. Это может привести к тому, что вино прольется на чью-либо одежду, упадет и разобьется тарелка и т.п. Имеет смысл придерживаться того темпа еды, который установился в целом за столом. Манеры каждого участника приема должны быть таковы, чтобы присутствующие могли сосредоточить свое внимание именно на деловой стороне. Нужно стараться есть и пить тихо, в идеальном случае - беззвучно; не должно быть слышно стука ножей или вилок. Следует отрезать кусочки того, что лежит на тарелке (мясо, бутерброд с рыбой и т.д.), по потребности, а не нарезать сразу. Если трудно дотянуться до какого-либо предмета на столе, надо попросить его передать, а не вставать с места и, нависая над столом, с риском окунуть рукава пиджака в чужие тарелки, доставать с трудом до желанной салатницы. Не следует класть локти на стол (можно задеть соседа или его столовый прибор). На столе находятся только кисти рук, а локти, по возможности, прижаты к телу. За столом следует сидеть прямо, не наклоняясь над тарелкой. Вилку и нож следует держать пальцами, а не ладонью. Справочники по этикету рекомендуют не доедать с тарелки все до последней крошки. Однако этот совет нельзя принимать как догму. В Германии, например, сочтут, что блюдо гостю не понравилось, если он оставит часть его на тарелке. Современные нормы этикета предлагают положить салфетку на колени, чтобы избежать порчи одежды из-за возможного попадания на нее пищи. Но практика показывает, что о салфетке забывают, и она оказывается под ногами сидящих или под столом. Поэтому можно, развернув салфетку, положить ее в произвольном виде справа от прибора, конечно, если позволяет место. На деловых приемах чокаться не принято. Можно поприветствовать всех присутствующих, слегка приподняв бокал, легким наклоном головы. Представители принимающей гостей организации, т.е. хозяин (или хозяева, например члены Совета директоров), садятся первыми, чтобы создать непринужденную атмосферу, в которой приглашенным проще тоже сесть за стол. Начинает есть первым тоже хозяин, чтобы подать пример. Но он не должен первым вставать из-за стола: это разрешается сделать только после того, как из-за стола встал последний гость. Не следует бояться того, что в этом случае хозяину придется находиться за столом бесконечно, как уже упоминалось ранее, - начало приема и его продолжительность обозначены в приглашении; кроме того, можно надеяться, что нормы этикета каждый присутствующий знает отлично и не заставит первых лиц фирмы-хозяйки слишком уж долго томиться за столом в ожидании того, когда насытится последний гость. Мужчина сопровождает женщину к столу, усаживает ее справа от себя, после чего может сесть сам. Право на внимание и помощь мужчины принадлежит женщине, сидящей справа от него, но женщина, сидящая слева, также не должна оставаться вне его поля зрения. Мужчина за столом должен оказывать одинаковые знаки внимания и знакомым женщинам, и женщинам, которым он не представлен. За столом принято вести беседу. Если число участников приема небольшое, беседа бывает общей. Если число гостей более 30-40 человек, беседуют сидящие рядом. При этом не принято переговариваться через головы соседей: если очень нужно что-либо сказать соседу, сидящему через одного человека, надо это сделать, отклонившись назад, т.е. за спиной непосредственного соседа, а не перед его лицом. При разговоре с одним соседом нельзя поворачиваться спиной к другому соседу. Если вилка, нож или ложка упали на пол, следует попросить официанта принести другой прибор. Но хорошо обученный персонал, обслуживающий деловой прием, обычно сделает это сам, не дожидаясь просьбы. Очень существенное напоминание: недопустимо вслух делать замечания о недостаточно хороших манерах кого-либо. Нельзя также дуть на какое-либо слишком горячее блюдо с целью остудить его. Следует подождать, пока предложат добавку, а не протягивать тарелку с просьбой об этом. Нельзя пользоваться обратной стороной вилки или ножа. По окончании обеда салфетку, не складывая, кладут на стол слева или справа от прибора. Если нет желания есть какое-либо блюдо, надо просто сказать: "Благодарю, не надо", а не пускаться в длительные объяснения относительно больной печени или слабого желудка, осведомляясь одновременно о их состоянии у соседей. Нельзя давать никаких отрицательных характеристик подаваемым блюдам, но и излишнего восхищения демонстрировать не стоит; можно высказать похвалу, но умеренно. Курить за столом можно, если на столах примерно на расстоянии 1 - 1,2 метра друг от друга расставлены пепельницы. Если пепельниц нет, не стоит спрашивать разрешения закурить у соседей. Дело в том, что протокольная группа фирмы-хозяйки продумывает этот вопрос и принимает решение о возможности курить за столом в зависимости от общего числа приглашенных, характера приема, числа курящих гостей. Если курить в зале не разрешается, то поблизости должно быть оборудовано курительное помещение - чистое, комфортабельное, периодически проветриваемое. Указатели, информирующие о курительной комнате, развешиваются в нескольких местах. Вставая из-за стола, не следует складывать свою салфетку и очень не прилично уезжать тотчас после обеда, всегда нужно подождать, по крайней мере, полчаса. Важное значение имеет создание благоприятной психологической атмосферы общения партнеров во время делового завтрака, обеда или ужина. Положительное впечатление от стиля и манеры, с которыми человек держится за столом, возникает тогда, когда он ведет себя спокойно, свободно и естественно, даже если не требуется строгое соблюдение правил делового столового этикета. Особенно негативно воспринимаются за столом неуверенность, скованность и зажатость или, наоборот, излишняя разболтанность и вообще непризнание каких бы то ни было правил. Человека, который ведет себя излишне скованно, могут оценить как слабого и неуверенного партнера в деловом отношении. На него будут "давить", к его мнению не будут прислушиваться. Того же, кто демонстрирует недопустимую вольность и даже вульгарность, оценивают как некультурного, который может допустить такую же излишне вольную, а значит, непрогнозируемую форму поведения не только за столом, но и в деловых контактах. На встречах, имеющих неформальный аспект, связанный с едой, и, казалось бы, задающих условия для более открытого проявления индивидуальности участников, напротив, расставляются "ловушки" и ведется тонкое наблюдение. На таких деловых обедах учитывается любая погрешность в поведении партнеров и делаются соответствующие выводы. Следует также помнить, что основное внимание нужно уделять не столько блюдам и напиткам, выставленным на столе, сколько организации приятной и содержательной беседы. Психологическое напряжение возникает тогда, когда с началом блюд человек перестает общаться и концентрирует свои усилия только на их дегустации. Часто так ведут себя люди, испытывающие проблемы в общении и не умеющие найти подходящую тему для светской беседы. Их внимание полностью поглощено процессом еды, и они вызывают недоумение у других участников. В таких ситуациях у участников встречи могут возникнуть следующие предположения: молчаливо жующий человек не хочет общаться (следовательно, проявляет неуважение), для такого человека блюда, выставленные на столе, представляют редкое удовольствие и он не может отвлечься от них (следовательно, он стеснен в средствах и не представляет из себя серьезного партнера), такой человек просто излишне увлекается процессом еды, а значит, недостаточно ответствен в деле. Беседа за столом является основной целью и сутью деловых приемов. Но за столом не принято говорить о делах, беседа должна носить общий характер. О делах будут разговаривать потом, когда закончится застолье, длящееся обычно от 1,5 до 2 часов. За столом же следует затрагивать общие темы - о погоде, о культуре и искусстве, причем не рекомендуется углубляться в какие-либо темы, так как это может привести к спорам и даже конфликтам. Общепринятые в светском этикете ограничения на тематику застольных бесед действуют и в деловом этикете: не принято говорить о здоровье - своем или кого-либо из присутствующих, о заработной плате и вообще о доходах, а также о болезнях и недомоганиях, семейных проблемах и неурядицах, спорах и конфликтах с руководством. Желательно избегать длинных монологов в разговоре. Не следует спрашивать собеседников о возрасте или их должностном ранге. Полезно не только говорить в соответствии с правилами этикета, но и уметь слушать, т.е. не прерывать собеседника, смотреть на него со вниманием и интересом, давать ему высказать свою мысль полностью, показать собеседнику (выражением лица, позой и т.п.), что тема разговора интересна. Важно, чтобы организаторы встречи были за столом в определенном смысле дипломатами: старались смягчать возникающие конфликты, сглаживать моменты противоречий или чьей-то бестактности, если таковые имели место. При проведении деловых завтраков, обедов и ужинов ставится цель улучшения отношений с партнерами, сближения людей, придания деловым контактам позитивного личного оттенка и устранения существующих разногласий. За хорошим столом, как правило, человек становится мягче и добрее, что значительно облегчает и оптимизирует деловые контакты. В целом, необходимо стремиться к тому, чтобы у партнеров, приглашенных на деловую встречу, остались приятные воспоминания. Улучшение и смягчение отношений между партнерами проявится позже и при решении конкретных деловых вопросов и проблем. Таким образом, правила делового этикета разумно регламентируют взаимодействия в профессиональной сфере. Деловой этикет позволяет развивать этические нормы отношений и открыто фиксировать их в качестве необходимого условия при организации контактов, охраняя себя и своих партнеров от недоразумений. Принципы делового этикета позволяют построить особую для каждого учреждения социально-психологическую атмосферу с тем, чтобы иметь свое "лицо" и отличаться от других организаций. Деловой этикет позволяет сохранять приличия и не нарушать "границ разумного" даже при наличии делового конфликта или противостояния. Наконец, деловой этикет - это культура, к которой мы все должны стремиться, потому что это действительно выгодно, и потому что так работает и живет весь цивилизованный деловой мир. Вопросы для контроля и самопроверки 1. Назовите основные преимущества и цели проведения деловых приемов. 2. Перечислите основные виды (формы) деловых приемов. 3. Охарактеризуйте дневные приемы "Рабочий завтрак", "Завтрак". 4. Охарактеризуйте вечерние приемы "Коктейль", "А-ля фуршет", "Буфет-обед", "Обед". 5. Каковы основные правила составления и отправления приглашения, учитываемые этикетом при проведении деловых приемов и банкетов? 6. Какие требования предъявляются к беседе за столом с точки зрения создания благоприятного психологического климата разговора? ОБЩЕНИЕ С КОЛЛЕГАМИ, ПОДЧИНЕННЫМИ, РУКОВОДСТВОМ Аннотация Данный раздел посвящен особенностям взаимоотношений коллег по работе, начальника и подчиненного, чиновника и посетителя. В разделе рассматриваются вопросы этики делового общения в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри одного предприятия - между руководителем и подчиненными, между подчиненным и руководителем, между людьми одного статуса, описываются основные этапы делового общения; приводится характеристика стилей делового общения, рассматриваются особенности взаимоотношений мужчины и женщины в служебной обстановке. Особое внимание уделяется вопросам этикета руководителя и проблемам общения с "трудным руководителем". Учебные задачи: - изучить основные правила этики общения "сверху-вниз", "снизу-вверх", "по горизонтали"; - познакомиться с основными характерными особенностями взаимодействия, определяющими "открытость" или "закрытость" предметной позиции общения; - познакомиться со стратегиями общения; - изучить особенности поведения на разных этапах установления делового контакта; - рассмотреть классификацию стилей руководства; - изучить характерные особенности, сильные, слабые стороны и условия применения различных стилей руководства; - познакомиться с особенностями взаимоотношений мужчины и женщины в служебной обстановке; - изучить этикет руководителя; - изучить правила поведения с "трудными руководителями". Взаимоотношения коллег по работе, начальника и подчиненного, чиновника и посетителя предполагают, прежде всего, соблюдение основных правил этикета и норм общечеловеческой морали и нравственности. Но тут есть одна особенность, состоящая в том, что соблюдение основополагающих правил этикета не является самоцелью: во главу угла должна быть поставлена деловая целесообразность. Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: - в отношениях между предприятием и социальной средой; - между предприятиями; - внутри одного предприятия - между руководителем и подчиненными, между подчиненным и руководителем, между людьми одного статуса. Между сторонами того или иного вида делового общения существует своя специфика. Задача и состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствовали бы каждому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем они должны служить надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение. Общий нравственный принцип человеческого общения содержится в категорическом императиве И. Канта: "Поступай так, чтобы максима твоей воли всегда могла иметь также и силу принципа всеобщего законодательства". Применительно к деловому общению основной этический принцип можно сформулировать таким образом: в деловом общении при принятии решения о том, какие ценности следует предпочесть в данной ситуации, поступай так, чтобы максима твоей воли была совместима с нравственными ценностями других сторон, участвующих в общении, и допускала координацию интересов всех сторон. Таким образом, в основе этики делового общения должна быть координация, а по возможности и гармонизация интересов. Естественно, если оно осуществляется этическими средствами и во имя морально оправданных целей. Поэтому деловое общение должно постоянно проверяться этической рефлексией, оправдывающей мотивы вступления в него. При этом сделать этически правильный выбор и принять индивидуальное решение часто дело совсем не простое. Рыночные отношения предоставляют свободу выбора, но вместе с тем увеличивают количество вариантов решений, порождают комплекс моральных дилемм, поджидающих деловых людей на каждом шагу в процессе их деятельности и общения. Однако, несмотря на всю проблематичность и трудность выбора, нравственной позиции, в общении имеется ряд таких положений, следуя которым, можно в значительной степени облегчить деловое общение, повысить его эффективность и избежать промахов в процессе взаимодействия с другими в бизнесе. Особое внимание следует обратить на основное правило этики общения: Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам. Как было сказано выше, в отрицательной форме в формулировке Конфуция оно гласит: " Чего не пожелаешь себе, того не делай другим". Это правило применимо и к деловому общению, но по отношению к отдельным его видам: "сверху - вниз" (руководитель - подчиненный), "снизу - вверх" (подчиненный - руководитель), "по горизонтали" (сотрудник - сотрудник) требует конкретизации. Существуют различные средства и способы повышения уровня моральности делового общения. В качестве примеров повышения показателей этичности поведения, как руководителей, так и рядовых работников можно привести следующие: - разработка этических нормативов на предприятии; - создание комитетов и комиссий по этике; - проведение социально - этических ревизий; - обучение этическому поведению. Этические нормативы делового общения и поведения должны описывать общую систему и правила этики, которых, по мнению организации, должны придерживаться ее работники. Нормативы разрабатываются с целью улучшить деловое общение на различных уровнях и в разных сферах деятельности организации. Цель их создания - установление нормальной нравственной атмосферы и определение этических рекомендаций при принятии решений. Каждое предприятие, если оно дорожит своей репутацией, будет стремиться к тому, чтобы утвердить у себя высшие стандарты этики делового общения, являющейся важнейшим компонентом бизнеса. - Так, при заключении сделок и других видов делового общения этическими нормативами обычно запрещаются взятки, "подмазки", вымогательство, подарки, мошенничество, нарушение законов, незаконные выплаты политическим организациям и т.д. На Западе организации обычно доводят этические нормативы до своих работников в виде печатных материалов. Некоторые фирмы создают рабочие группы или постоянные комитеты по этике. Другие нанимают специалиста по этике бизнеса, называемого адвокатом по этике. Его роль сводится к выработке суждений по этическим вопросам, в том числе и по этике делового общения. В России, к сожалению, этике делового общения и вообще этике бизнеса не придается пока должного внимания. Применительно к бизнесу на международном уровне следует иметь в виду, что в некоторых странах правительственные чиновники привыкли и ждут небольших денежных подношений. По мнению специалистов, видимо, настала пора заняться разработкой этических нормативов, применяемых во всем мире, и обеспечить уход с сомнительного рынка любого субъекта при возникновении крупных неразрешимых этических проблем. Задача повышения норм и стандартов этики делового общения, как и вообще этики бизнеса, во многих странах сегодня выдвигается как одна из важнейших. Организации, фирмы, руководители и предприниматели всех уровней должны приложить максимум усилий для повышения этичности делового общения, используя для этого различные способы и средства, в том числе и обучение этике делового общения. Поскольку любое общение осуществляется по поводу того или иного предмета, то характер взаимодействия определяется открытостью или закрытостью предметной позиции. Большое значение для взаимного понимания имеет "открытость" в общении, то есть умение быть честным, доброжелательным и естественным в отношении с партнерами по общению, что необходимо продемонстрировать сразу же при установлении контакта. Открытость общения - это открытость предметной позиции в смысле способности выразить свою точку зрения на предмет и готовности учесть позиции других. Открытость в диалогическом общении понимается не как открытость вообще, а как способность открыто заявить, "предъявить" свою позицию в отношении предмета общения. Вне предмета общения проявление открытости будет выглядеть как монологическое проявление личности. Важно при этом подчеркнуть, что феномен "позиции открытости" общения характеризуется, прежде всего, диалоговостью и интерперсональностью. Каждая из этих характеристик в отдельности является недостаточной, только взятые вместе они характеризуют "открытость" общения и отражают гуманистические ценности, определяющие условия сохранения и развития взаимоотношений между партнерами по общению. Диалоговость - это ориентация на равноправное общение, основанное на взаимном уважении и доверии, ориентация на взаимопонимание, взаимную открытость и коммуникативное сотрудничество, стремление к взаимному самовыражению, развитию, сотрудничеству. Интерперсональность (межличностные отношения) - это субъективно переживаемые эмоционально окрашенные психологические связи и отношения между людьми, объективно проявляющиеся в характере и способах взаимных влияний людей друг на друга в процессе совместной деятельности и общения, а также в системе психологических установок, ориентаций, ожиданий, стереотипов и других диспозиций, через которые можно воспринимать и оценивать друг друга. Необходимо выделить шесть элементов, способствующих реализации "позиции открытости" в процессе общения: 1. Рациональность. Необходимо сохранять спокойствие, даже если другая сторона проявляет эмоции. Любая несдержанность разрушительно действует на взаимоотношения сторон. 2. Понимание. Постарайтесь понять оппонента. Пренебрежение к его точке зрения ограничивает возможность достижения соглашения. 3. Общение. Прямые контакты всегда могут быть использованы для улучшения отношений между оппонентами. 4. Достоверность. Избегайте использования ложной информации. 5. Отсутствие поучительного тона. Пренебрежительные интонации, менторский тон, безапелляционность высказываний трактуются как демонстрация превосходства, проявление неуважения и вызывают раздражение. 6. Открытость для восприятия другой точки зрения. Постарайтесь вникнуть в суть представлений оппонента. Ведь понять точку зрения другого - еще не значит согласиться с ней. Нетерпимость по отношению к взглядам оппонента - верный путь к разрыву отношений. Помимо открытого и закрытого общения, в чистом виде существуют еще и смешанные типы: - одна из сторон пытается выяснить позицию другой стороны, не раскрывая своей. В крайнем варианте это выглядит так: "Вопросы задаю я!"; - общение, при котором один из собеседников открывает партнеру все свои "обязательства", рассчитывая на помощь, не интересуясь намерениями другого. Оба эти вида взаимодействия асимметричны, поскольку общение осуществляется с неравноправных позиций партнеров. "Открытость" как психологический феномен непосредственным образом зависит от степени осознания своего внутреннего "Я" и восприятия себя на личностном уровне. Смысл "позиции открытости" заключается в укреплении взаимного доверия, постоянном информировании партнера о своих намерениях и действиях, исключение обмана и дезориентации партнера. Неадекватное представление о себе создает многие психологические барьеры общения, ведет к игнорированию информации, чужого мнения, что в конечном итоге может привести к конфликтному поведению. Сложность оценки людей и формирование адекватного образа заключается в сознательном искажении сведений и контроля за информацией о себе, которую человек позволяет получить окружающим. Люди ведут себя как актеры, чтобы произвести то впечатление, которое они считают наиболее выгодным, что еще больше затрудняет процесс понимания и способствует формированию искаженного образа и партнера по общению, и самого себя. Условием формирования адекватного представления личности о себе служат восприятие и анализ своего поведения с точки зрения других людей путем получения и изучения информации обратной связи. Процесс получения обратной связи во взаимодействии, на основе которой формируется образ самого себя, можно продемонстрировать на модели, разработанной американскими психологами и получившей название окно Джохари (рисунок 2). Открытая зона (I) Слепая зона (II) Скрытая зона (III) Неизвестная зона (IV) Рисунок 2 - Окно Джохари Представленный квадрат обозначает информацию о свойствах личности. Вертикальная линия делит эту информацию на две части: ту, которую индивид знает о себе (левая часть), и ту, которую он о себе не знает (правая часть). Горизонтальная часть делит всю информацию на известную другим об этом человеке (верхняя часть) и на неизвестную (нижняя часть). Открытая зона (I) представляет собой сведения об индивиде, известные и ему о самом себе, и окружающим. Эти данные проявляются в ходе свободного открытого обмена личностной информацией между индивидом и другими людьми. Большая открытая зона предполагает доверительные отношения индивида с партнерами по общению. Слепая зона (II) содержит информацию об индивиде, которая есть у других людей, но не известна ему самому, т.е. это мнение окружающих о личности в процессе общения с ней. При желании эту информацию индивид может получить при общении при помощи взглядов, реплик, видеотренинга. Индивид, получая информацию обратной связи о себе, узнает, как его воспринимают окружающие. Если эта точка зрения совпадает с мнением индивида, то дальнейшее общение происходит нормально. Если же полученная информация хуже мнения индивида о себе, то срабатывают защитные механизмы и либо может возникнуть конфликт, либо могут прерваться деловые отношения индивида с теми, кто эту информацию передал. Если передаваемая информация намеренно завышена, то это воспринимается как лесть. Вообще передача информации из слепой зоны (II) в открытую может использоваться как средство манипуляции сознанием других людей. Скрытая зона (III) представляет собой информацию об индивиде, которая ему о себе известна, но скрыта от окружающих: дополнительные знания, умения, черты характера, манера поведения. По тем или иным причинам эти сведения либо скрываются от окружающих, либо не было случая их продемонстрировать. Неизвестная зона (IV) включает сведения об индивиде, которые ни ему самому, ни окружающим неизвестны. Это данные о его личностных особенностях и возможностях. Они могут проявиться лишь в особых экстремальных ситуациях, но могут не проявиться и в течение всей жизни. Размеры этого информационного пространства могут меняться в зависимости от того, в каком состоянии находится общение с данным человеком: в начале установления контактов или в состоянии установившихся отношений. Углубление контактов, развитие деловых отношений ведет к увеличению открытых и уменьшению закрытых пространств. Когда человек ведет себя открыто, то другие люди могут узнать о нем больше, что увеличивает возможность взаимопонимания. Сознательный контроль за информацией о себе и ее сознательное искажение затрудняют не только восприятие партнеров по общению, но и самосознание человека, его социальную идентификацию, для чего ему необходимы исчерпывающие сведения об окружающих и об их представлении о нем. Если человек закрывается от других, то он хуже начинает осознавать Качества личности, характеризующие "позицию открытости" в общении Любое общение и взаимодействие протекает в двух планах: в логико-содержательном (смысловом) и психологическом (личностном). Это означает, что при любом разговоре двух любых людей всегда существуют два относительно независимых течения: явное и скрытое. Явное - смысловой план, содержащий информацию и выводы, т.е. то, что по преимуществу реализуется в текстах. Скрытое - личностные взаимоотношения, которые реализуются преимущественно в несловесном взаимодействии, через позы, жесты, мимику, взгляд, взаиморасположение в пространстве, тембр голоса, даже через место и время встречи. Результат взаимодействия определяется как сильными аргументами, так и грамотным подходом к личности собеседника. Необходимо отметить, что личностному плану взаимодействия должно уделяться первостепенное внимание, поскольку чувства и эмоции проявляются в значительной мере бессознательно. Предлагая сотрудничество или помощь в содержательном плане общения, можно проявлять агрессию или оказывать давление, задевать самолюбие партнера в личностном плане. Такое взаимодействие обречено на неудачу. Проектирование диалогического общения предполагает установку на открытость позиций его участников. Если субъект общения не предпринимает открытой позиции, диалог нарушается и носит искусственный характер, формы и внутреннее содержание общения не согласуются. В данном контексте необходимо подробнее рассмотреть личностно-психологический план общения, в частности выделить индивидуальные качества личности, составляющие общую характеристику личностного плана взаимодействия и характеризующие позицию открытости в общении. 1. Дружелюбие. Спектр дружелюбных взаимоотношений может быть весьма широк в зависимости от конкретного содержания общения. При этом профессиональный уровень взаимодействия предполагает осознанный выбор тона беседы, основанного на дружеской интонации На практике приходится наблюдать неосознанное проявление недоброжелательности к собеседникам и партнерам. На вербальном уровне это конфликтогенные слова и выражения (слово "нет", сказанное в начале предложения или без смысловой нагрузки, "вы должны", оценочные слова, даже такие, как "молодец", "умница" и т.п.), игнорирование слов собеседника, перебивание, ироничные замечания, адресованные личности собеседника, сомнение в его возможностях. На невербальном уровне - закрытые позы и жесты, давление взглядом, жесты агрессии (движение руками сверху вниз, размахивание ручкой или карандашом), стальные интонации в голосе. 2. Открытость. Задача открытости не только добиться договоренности, но и соблюсти достоинства партнера. Партнерское общение строится на симметричности отношений, в том числе и симметрии в степени осведомленности партнеров. На практике это означает, что если субъект общения желает узнать побольше о партнере, то самый эффективный путь - сначала рассказать ему немного о себе. 3. Активность. Предполагает, что успех взаимодействия зачастую определяется темпоральными характеристиками собеседников. Несовпадение темпов речи приводит к разрывам в коммуникации. 4. Установка на равенство позиций. Это самая нравственная и продуктивная установка, поскольку в большинстве случаев партнеры причиняют зло друг другу не по умыслу, а по недомыслию, в силу своей нравственной незрелости. Люди с этой установкой знают себе цену и ожидают, что другие воздадут им должное. Они трудятся и сотрудничают конструктивно. 5. Идентификация. Проблеме исследования идентификации как механизма развития личности и успешности ее общения посвящено немало работ в отечественной и зарубежной психологии. Идентификация является внутренней основой и предпосылкой взаимного понимания людьми друг друга, механизмом сопереживания и способствует более гуманному отношению к другому человеку. Идентификация через подражание ведет к пониманию механизма, благодаря которому возможно соприкосновение с душевной жизнью другого человека. Идентификация, или психологическое уподобление является одним из самых универсальных механизмов человеческого общения. Без него был бы невозможен ни процесс сколько-нибудь полного восприятия партнера по общению, ни установления контакта и взаимопонимания между взаимодействующими индивидами, ни передачи психического состояния или способа коммуникативного поведения от одного индивида к другому. 6. Эмпатия. Эмпатия определяется как особый способ понимания другого человека, стремление эмоционально откликнуться на его проблемы. Эмпатия есть аффективное "понимание". Эмоциональная ее природа проявляется как раз в том, что ситуация другого человека, партнера по общению, не столько "продумывается", сколько "прочувствуется". Механизм эмпатии в определенных чертах сходен с механизмом идентификации: и там, и здесь присутствует умение поставить себя на место другого, взглянуть на вещи с его точки зрения. Однако взглянуть на вещи с чьей-то точки зрения не обязательно означает отождествить себя с этим человеком. Если я отождествляю себя с кем-то, это значит, что я строю свое поведение так, как строит его этот "другой". Если же я проявляю к нему эмпатию, я просто принимаю во внимание линию его поведения (отношусь к ней сочувственно), но свою собственную могу строить совсем по-иному. И в том, и в другом случаях налицо будет "принятие в расчет" поведения другого человека, но результат совместных действий будет различным: одно дело - понять партнера по общению, встав на его позицию, действуя с нее, другое дело - понять его, приняв в расчет его точку зрения, даже сочувствуя ей", но действуя по-своему. 7. Рефлексия. Процесс понимания партнерами по общению друг друга осложняется явлением рефлексии. От рефлексии зависит эффективность взаимодействия. Под рефлексией понимается осознание действующим индивидом того, как он воспринимается партнером по общению. Это уже не просто знание или понимание другого, но знание того, как другой понимает меня, своеобразный удвоенный процесс зеркальных отражений друг друга, "глубокое, последовательное взаимоотражение, содержанием которого является воспроизведение внутреннего мира партнера по взаимодействию, причем в этом внутреннем мире в свою очередь отражается внутренний мир первого исследователя". 8. Гибкость. Для успешного общения важна гибкость в установлении и поддержании контакта с собеседником как способ реагирования на сигналы обратной связи, а также умение узнавать состояние человека по внешним признакам. Живое общение с собеседником часто бывает спонтанным, непредсказуемым, быстро меняющимся: нельзя составить прогноз того, что спросит собеседник и что необходимо ответить. Иногда все складывается абсолютно стихийно. Требуется хорошо развитая гибкость - умение изменять свое поведение в зависимости от ситуации и реакции собеседника, находить новые способы контакта. Человек обретает эту способность, проходя через множество различных ситуаций и общаясь со многими людьми, вынося практический опыт. 9. Искренность в общении - залог любых устойчивых отношений. Искренность тесным образом связана со словами "доверие" и "уважение". Поскольку, когда человек говорит искренно, он часто доверяет другому человеку те слова, которые обычно он пытается скрыть, потому что боится быть непонятым, осмеянным, боится пойти против общественного мнения, общепринятых правил. Искренность и доверие придает уверенность партнерам по общению, делает их уважаемыми собеседниками. 10. Справедливость - самое ценное качество личности, характеризующее "позицию открытости" в общении. Можно сказать, что справедливость - это правила общения, постулирующие, в первую очередь, полную симметрию отношений (равноправие) и строгий минимум обязательств, максимум невмешательства в личные дела, вкусы и взгляды партнеров (терпимость). Этика справедливости носит многоаспектный характер. На ее основе в рамках некоего социального пространства регулируются взаимодействия между людьми. Невозможно достичь взаимопонимания в процессе общения, если не строить все отношения людей по принципу справедливости. Справедливость - это равенство прав и обязанностей, равенство возможностей, эквивалентный обмен (без обмана) продуктами своего труда в соответствии с договором и т.д. 11. Коллективизм. Необходимое условие успеха любого члена общества в любом сообществе - его коллективистские установки, т.е. направленность действий на благо общества в целом, отдельных общественных групп, на благо других людей. Коллективизм предполагает взаимную ответственность людей друг за друга, в отличие от индивидуалистской установки только на достижение собственных целей и соблюдение собственных интересов. Чувство коллективизма в сочетании с высокоразвитыми коммуникативными умениями - это сильное качество личности, благодаря которому носитель этих качеств может довольно долго преуспевать в обществе. 12. Альтруизм - система ценностной ориентации личности, при которой центральный мотив и критерий нравственной оценки - это интересы другого человека или социальной общности. Альтруизм является действительно наивысшей формой общения между людьми. Термин "альтруизм" введен французским философом О. Контом как противоположный понятию эгоизма. Центральная идея альтруизма - идея бескорыстия как непрагматически ориентированной деятельности, выполняемой в интересах других людей и не предполагающей реального вознаграждения. Альтруизм может стать осознанной ориентацией ценностной, определяющей поведение личности в целом; тогда он превращается в смысл жизни личности. Реальная значимость альтруистического поведения личности определяется характером ценностей, лежащих в основе взаимоотношений с другими людьми. Альтруизм может выступать как социально-психологическое проявление гуманности, а также в повседневном общении и деятельности людей. 13. Нравственность является основой межличностных отношений. Аспекты нравственности и морали обязательно присутствуют в любом акте общения. Нравственные взаимоотношения, как никакие другие, требуют тонкости в обращении, умения чувствовать и сочувствовать, щадить самолюбие людей. Невозможно представить себе открытые доверительные человеческие взаимоотношения, общение без моральной составляющей. Нравственность и мораль в той или иной степени регулируют процессы общения Невозможно назвать какой-либо фрагмент, момент или элемент общения, который был бы "вне морали", то есть не подлежал бы моральной оценке. Даже выбор тех или иных элементов "техники общения" можно оценивать в рамках моральных категорий на основании определяющих их мотивов, форм и результатов воздействия. Поэтому всестороннее определение вида общения основывается на нравственной оценке его ценностной ориентации, мотивов, качеств партнеров, выбора средств, даже "техники" общения. 14. Деликатность. Под деликатностью понимают вежливость и внимательность в общении, умение щадить самолюбие своих коллег. В деликатности воплощается вежливость общения. Деликатность - это особая, свойственная нравственно воспитанным людям форма проявления корректности и такта в общении. Нас привлекают такие люди. Для них нет проблем, кому первому поздороваться. Им свойственно умение тонко разбираться в настроении людей. 15. Толерантность предполагает умение быть терпимым, сохраняя собственные ценности, индивидуальность. В контексте межличностного общения феномен толерантности может быть представлен как социальная установка. Он включает на эмоциональном уровне - позитивное отношение к партнеру; на поведенческом - терпимость; на когнитивном - наличие когнитивной составляющей "руководство социальными нормами общения и уважения партнера". При выборе позиции в общении следует учитывать все обстоятельства: степень доверия к партнеру, возможные последствия открытости общения. И вместе с тем, как показывают социально - психологические исследования, максимальная эффективность делового общения достигается при его открытом характере. Это достигается мягкой улыбкой (если она уместна), небольшим наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз. Не нужно торопиться с приветствием, чтобы оно не помешало началу контакта. Надо как бы осмотреться и создать доброжелательную атмосферу. Далее - обращение словесное, приветствие. После этого нужно обязательно выдержать паузу. Она необходима, чтобы дать возможность человеку ответить, включиться в общение. Довольно часто эту паузу не выдерживают, не дают другому ответить и вслед за приветствием обрушивают всю приготовленную информацию. Не следует вступать в контакт, когда собеседник занят теми или иными делами (разговаривает, причесывается и т.п.); обращаться к собеседнику со слов "Я", "Мне", лучше начать разговор словами "Вы", "Ты" ("Вам не кажется...", "Ты не мог бы..." и т.п.); "наполнять" контакт с первых слов своим эмоциональным состоянием, настроением. Необходимо еще на контактной фазе определить эмоциональное состояние партнера и в зависимости от этого состояния и своих целей либо самому войти в тот же тон, либо постепенно и ненавязчиво помочь партнеру выйти из нежелательного состояния. Общение как взаимодействие можно рассматривать с позиций ориентации на контроль и ориентации на понимание. Ориентация на контроль предполагает стремление контролировать, управлять ситуацией и поведением других, которые обычно сочетаются с желанием доминировать во взаимодействии. Ориентация на понимание включает в себя стремление понять ситуацию и поведение других. Она связана с желанием лучше взаимодействовать и избегать конфликтов, с представлениями о равенстве партнеров в общении и необходимости достижения взаимной, а не односторонней удовлетворенности. Анализ взаимодействия при выделении этих двух ориентации позволяет выявить некоторые интересные закономерности общения. Так, "контролеры" и "пониматели" придерживаются совершенно разных стратегий в общении. Стратегия "контролера" - стремление заставить партнера принять свой план взаимодействия, навязать свое понимание ситуации, и довольно часто они действительно достигают контроля над взаимодействием. Стратегия "понимателя" - адаптация к партнеру. Показательно, что разные ориентации связаны с разным распределением позиций в общении. Так, "контролеры" всегда стремятся к неравным взаимодействиям с подчиненными и доминирующим позициям "вертикального взаимодействия". Ориентация на понимание больше сопрягается с равными горизонтальными взаимодействиями. Следует отметить, что существуют и обратные влияния: например, человек, "попавший" в общении на самую "верхнюю" позицию, обязательно в большей степени будет "контролером", чем если бы он был внизу: положение обязывает. Следовательно, он должен регулировать взаимодействие. В процессе ориентации в рамках делового общения важно определить стратегию и тактику делового контакта, развить интерес к нему и вовлечь партнера в круг совместных интересов. На этом этапе надо сразу выяснить, каким по длительности будет разговор (свернутый, четкий, конкретный или подробный, развернутый), и в зависимости от этого строить свою тактику. Основные задачи этапа ориентации: - вызвать интерес собеседника к предстоящей беседе и вовлечь его в обсуждение; - выявить самооценку собеседника и сориентироваться в распределении ролей; - начать решение основной задачи общения. Вовлечь собеседника в активное обсуждение вопроса, когда у него может быть нет особого желания, создать непринужденную атмосферу общения - это своего рода искусство. Хороша здесь уместная шутка, но, к сожалению, она не всегда приходит на ум. На этом этапе крайне важно определить психологическое состояние собеседника и корректировать его. Если у собеседника плохое настроение, желательно повысить его эмоциональный тонус. Самый эффективный прием - присвоить собеседнику желательное качество: "Зная Вашу старательность...", "Вы такой настойчивый...". Не менее эффективна похвала в адрес собеседника, напоминание о приятных событиях, сообщение интересной информации. Для создания непринужденной атмосферы общения можно включить человека в выполнение физических действий: "Помогите, пожалуйста", "Вот кстати", "Нам хорошо, что Вы рядом" и затем горячо поблагодарить за это. Хорошо действует прием "поделись трудностями" для включения партнера в активное совместное обсуждение. Выявить самооценку партнера необходимо для того, чтобы впоследствии повысить или понизить ее до желательного уровня. Для этого полезно попытаться перевоплотиться в него, стать его "зеркалом", войти в его образ: повторить, воспроизвести его мимику, пластику, позу, тон (но не передразнивая); поставить его в роль эксперта: "Ваш опыт крайне интересен при решении этой проблемы" и т.д. Правильное распределение ролей по принципу доминирование - подчинение также необходимо для обеспечения успешного делового общения. В психологии общения выделяются три вида распределения ролей: "пристройка сверху", "пристройка снизу" и "пристройка на равных". Практически это градации использования так называемой доминантной техники самопрезентации, а степень доминантности - подчиненности устанавливается с помощью невербальной техники: позы, взгляда, темпа речи. Выпрямленная поза с подбородком, параллельным земле, с жестким немигающим взглядом (или при полном отсутствии контакта глаз); медленная речь с выдержанными паузами, навязывание собеседнику определенной дистанции служат отличительными признаками классической техники доминирования - "пристройка сверху". Противоположные признаки - приниженная поза, постоянное движение глаз снизу вверх, быстрый темп речи, предоставление инициативы партнеру - "пристройка снизу". Партнерское взаимодействие - синхронизация темпа речи, уравнивание ее громкости, установление симметричного рисунка обмена взглядами - "пристройка на равных". В том случае, если негласная договоренность о распределении ролей не будет достигнута, конфликт неизбежен. Если, например, собеседник избрал роль "мудрого наставника", то нужно соответственно либо принять роль "почтительного ученика", либо тактично добиваться желательного распределения ролей - два эксперта. При обсуждении проблемы и принятии решения с психологической точки зрения характерны эффект контраста и эффект ассимиляции. Действие эффекта контраста заключается в том, что, указывая на отличие нашей точки зрения на возможную совместную деятельность от точки зрения партнера, мы психологически удаляемся от него; подчеркивая сходство позиций, мы сближаемся с партнером, в чем проявляется действие эффекта ассимиляции. Для достижения успеха в деловом обсуждении важно подчеркнуть единство позиций. При разногласиях обязательное правило успешного обсуждения - контрастные фразы должны быть безличностными, в противном случае они становятся необратимыми и общение завершится неудачей. То есть должно быть зафиксировано, что позиция собеседника исходит из объективных причин, связана с погодой, политикой и т.д., но ни в коем случае не с его личностью, его личными качествами. На фазе обсуждения и принятия решения очень значима направленность на партнера, включение его в обсуждение, поэтому в полной мере должны быть проявлены умение слушать и умение убеждать. Убеждение имеет сложную структуру: оно включает в себя знания, эмоции, волевые компоненты. Категоричностью своих суждений, даже если они и правильны, убедить другого очень сложно: тут срабатывают психологические механизмы защиты. Если хотите убедить человека, надо сначала его понять, чтобы выяснить причины несогласия, привлечь к совместному обсуждению, чтобы решение получилось общим. Если же общее решение не получится, то будут хотя бы известны точки зрения, их обоснованность, что позволяет вести дальнейшее обсуждение. Этика делового общения "сверху - вниз" В деловом общении "сверху - вниз", т.е. в отношении руководителя к подчиненному, золотое правило этики можно сформулировать следующим образом: "Относитесь к своему подчиненному так, как вы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель". На сегодняшний день наиболее популярной является трёхкомпонентная классификация стилей руководства (К.Левин), перенесенная на реальность делового общения (авторитарный, либеральный, демократический стиль). Авторитарному стилю присущи единоличное принятие решений по всем вопросам, слабый интерес к работнику как к личности. Руководитель управляет подчиненными в силу власти официальной должности, определяемой иерархической структурой организации. Он ожидает от сотрудников соответствующего подчинения, применяются методы воздействия в основном в виде приказов, распоряжений. Руководитель сам определяет цели и задачи деятельности, строго контролирует их выполнение. Статусные символы поддерживают властную позицию руководителя. Он награждает и наказывает подчиненных по своему усмотрению, в организации нет четких критериев оценки. Сотрудникам предоставляется необходимый минимум информации. Такой стиль характерен для лидера-руководителя, который превращает методы администрирования в стиль поведения: лидер не говорит с сотрудниками до тех пор, пока не займет позиций, с которых он может приказывать. В его общении с сотрудниками доминируют требование-приказ, требование-условие, требование-угроза. Такого лидера можно узнать по наличию следующих признаков: - Очень ценит свое слово, любит цитировать самого себя. - Кабинет-святилище. Все вопросы предпочитает решать только в его стенах. Если нужно решить вопрос с ближайшим сотрудником, сидящим буквально за стенкой, предпочитает официально вызывать его через секретаря. - Избегает прямых контактов с коллективом сотрудников, требования передает по служебной лестнице. - Умело использует метод "кнута и пряника". В ход могут идти и представление материальных благ, и наказание, прямые и косвенные угрозы. - Хорошо знает и умело использует слабые стороны личности, в определенных случаях умеет собирать "компромат". - Свою линию проводит через зависящих и достаточно преданных сотрудников. Демократический стиль характеризуется стремлением руководителя к выработке коллективных решений, интересом к неформальным отношениям. Цели деятельности согласуются с сотрудниками. При распределении работ учитываются пожелания членов групп. Оценка сотрудников производится по известным всем критериям. Обычно такой стиль устанавливается, когда к управлению организацией приходит квалифицированный, умный, но несколько нерешительный и невластолюбивый человек, причем нерешительность в данном случае является не столько свойством его характера, сколько следствием понимания сложности, многофакторности явлений, с которыми приходится иметь дело. У такого руководителя возникает потребность выслушать авторитетные мнения, сопоставить с ними свою позицию, выверить ее в ходе дискуссии. Не пренебрегает он и дополнительной информацией, и чужим опытом. Таким образом, интерес к иной точке зрения и обсуждение проблемы при принятии решения носят отнюдь не формальный характер, что отчетливо ощущают участники такого обсуждения. При этом принятие решения остается прерогативой руководителя. Демократический стиль вовсе не отменяет принцип единоначалия. Присоединяясь к выработанному коллегиально решению, руководитель превращает его из проекта в документ и принимает на себя всю связанную с этим личную ответственность и за выполнение, и за последствия. Но в отличие от авторитарного стиля это отнюдь не освобождает от ответственности остальных участников процесса принятия решений. Правда, речь теперь идет не о "внешней" ответственности (под страхом негативных санкций), а, прежде всего, ответственности внутренней, перед самим собой, инструментами которой служат совесть, профессиональная самооценка, мнение значимых лиц и пр. Попустительский (пассивный, либеральный) стиль управления характеризуется стремлением руководителя устраниться от принятия решений или переложить эту задачу на других, полным безразличием к делам коллектива. Руководитель, избравший такой стиль, предоставляет полную свободу действий своим подчиненным. Необходимую информацию он выдает им по их просьбе. В группе отсутствует четкое структурирование труда, распределение прав и обязанностей. Наряду с понятием стиль общения используются понятия тип, форма общения; модель поведения, стратегия контакта и другие. Название стиля Природа стиля Сильные стороны Слабые стороны Психологический климат Условия применения Авторитарный Сосредоточение всей власти и ответственности в руках руководителя. Потоки информации преимущественно сверху, обратная связь работает слабо Возможность предсказания результатов. Основное внимание порядку, результату Сдерживание индивидуальных инициатив, большая внешняя загрузка руководителя, частые "авралы", "задавленная" конфликтность в коллективе, значительная текучесть квалифицированных специалистов Заискивание, подхалимаж, лесть вплоть до холуйства по отношению к руководителю. В коллективе отношения типа "дедовщины", выяснение отношений, творческий застой Грамотный руководитель, критическая ситуация Демократический Делегирование полномочий с удержанием ключевых позиций у руководителя. Принятие решения раздельно по уровням на основе участия. Потоки информации идут активно в двух направлениях Возможность предсказания результатов. Основное внимание порядку, результату Сдерживание индивидуальных инициатив, большая внешняя загрузка руководителя, частые "авралы", "задавленная" конфликтность в коллективе, значительная текучесть квалифицированных специалистов Творческая атмосфера, увлеченность работой. Конфликты, если возникают, носят, как правило, конструктивный характер Грамотный руководитель и обученные подчиненные Попустительский Снятие руководителем с себя ответственности в пользу группы (организации). Позволяет начать дело так, как это видится и без вмешательства лидера. Подразумевается высокая степень самостоятельности и квалификации подчиненных Группа может потерять контроль и снизить скорость решения проблем без лидерского вмешательства. Творческая атмосфера, увлеченность работой. Конфликты, если возникают, носят, как правило, конструктивный характер. По отношению к отдельным квалифицированным специалистам Таблица - Основные стили управления
Искусство и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормами и принципами, которые использует руководитель по отношению к своим подчиненным. Под нормами и принципами понимается то, какое поведение на службе является этически приемлемым, а какое - нет. Эти нормы касаются, прежде всего того, как и на основе чего отдаются распоряжения в процессе управления, в чем выражается служебная дисциплина, определяющая деловое общение. Без соблюдения этики делового общения между руководителем и подчиненным большинство людей чувствуют себя в коллективе дискомфортно, нравственно незащищенными. Отношение руководителя к подчиненным влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно - психологический климат. Именно на этом уровне формируются в первую очередь нравственные эталоны и образцы поведения. При выборе формы распоряжения следует учитывать: - ситуацию, наличие времени для нюансов; - личность подчиненного - кто перед вами, добросовестный и квалифицированный работник или человек, которого нужно подталкивать на каждом шагу. В зависимости от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения и формы распоряжения. Формами распоряжения могут быть: приказ, просьба, вопрос и так называемый "доброволец". Приказ - чаще всего следует использовать в чрезвычайной ситуации, а также в отношении недобросовестных сотрудников. Просьба - используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему в том случае, если она по каким - либо причинам не может быть решена. А если соответствующим образом произнести фразу, то у сотрудника не возникнет никакого сомнения, что это приказ. Вопрос - "Есть ли смысл заняться этим", "Как мы должны это сделать?" - Лучше применять в тех случаях, когда вы хотите вызвать обсуждение, как лучше сделать работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя. При этом сотрудники должны быть инициативными и достаточно квалифицированными. В противном случае некоторые могут воспринять ваш вопрос как проявление слабости и некомпетентности. "Доброволец" ("Кто хочет это сделать?") - подходит для такой ситуации, когда работу не хочет делать никто, но тем не менее она должна быть сделана. В этом случае доброволец надеется, что его энтузиазм будет соответствующим образом оценен в дальнейшей работе. Этика делового общения "снизу - вверх" В деловом общении "снизу - вверх", т.е. в отношении подчиненного к своему начальнику, общее этическое правило поведения можно сформулировать следующим образом: Относитесь к своему руководителю так, как вы хотели бы, чтобы к вам относились ваши подчиненные. Знать, как следует обращаться и относиться к своему руководителю, не менее важно, чем то, какие нравственные требования следует предъявлять к своим подчиненным. Без этого трудно найти "общий язык" и с начальником, и с подчиненными. Используя те или иные этические нормы, можно привлечь руководителя на свою сторону, сделать своим союзником, но можно и настроить его против себя, сделать своим недоброжелателем. Этические нормы и принципы в этом случае следующие: 1. Старайтесь помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной нравственной атмосферы, упрочении справедливых отношений. Помните, что ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь. 2. Не пытайтесь навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывайте ваши предложения или замечания тактично и вежливо/Вы не можете ему прямо что - то приказать, но можете сказать: "Как вы отнесетесь к тому, если бы...?" и т.д. 3. Если в коллективе надвигается или уже случилось какое - либо радостное или, напротив, неприятное событие, то об этом необходимо сообщить руководителю, В случае неприятностей старайтесь помочь облегчить выход из этой ситуации, предложить свое решение. 4. Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только "да" или только "нет". Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит "нет", служит постоянным раздражителем. 5. Будьте преданны и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть. 6. Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т.д. "через голову", сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство. 7. Если вас наделили ответственностью, деликатно поднимите вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий. Этика делового общения "по горизонтали" Общий этический принцип общения "по горизонтали", т.е. между коллегами (руководителями или рядовыми членами группы), можно сформулировать следующим образом: В деловом общении относитесь к своему коллеге так, как вы хотели бы, чтобы он относился к вам. Если вы затрудняетесь, как вести себя в той или иной ситуации, поставьте себя на место вашего коллеги. Применительно к коллегам - управляющим следует иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу сотрудниками из других подразделений - дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одного предприятия. В этом случае они нередко являются соперниками в борьбе за успех и продвижение по службе. В то же самое время это люди, которые вместе с вами принадлежат к команде общего управляющего. В рассматриваемом случае участники делового общения должны чувствовать себя равными по отношению друг к другу. Механизм восприятия слов таков: сначала воспринимаются звуки по степени их благозвучности, затем - интонация слова и только затем - смысл. Во-первых, общение - это обмен энергией. В простом слове "здравствуйте" целью является пожелать человеку здоровья и благополучия, а вторичным является социальный момент - соблюдение вежливости. Поэтому при общении нужно наделять слова эмоцией, энтузиазмом и думать в этот момент о том, что вы говорите. Если вы хотите, чтобы собеседник безоговорочно верил в ваши слова, слова должны рождать образ. Во-вторых, следует обратить внимание на качество используемых слов. Стремитесь к общению без использования неэмоциональных слов. Это слова, несущие негативный смысл, например, "неудача", "кошмар", "ужас", "беда", "проблема" и т.д. Такие слова рождают тревогу и напряжение у собеседника. Частица "не" в нашем сознании воспринимается сложно. Поэтому, когда вы говорите "недорого", "не бойся", "несложно" и т.д. - слушатель улавливает сначала "дорого", "бойся", "сложно" и т. д. Кроме того, фразы - "У вас проблемы?" или "Это совсем недорого" несут, в первую очередь, негативный оттенок и являются манипулирующими с позиции силы. Используйте в речи слово "трудность" вместо "проблемы", "доступно" вместо "недорого", "идеальный" вместо "безупречный" и т.д. Используйте в речи позитивные мотивирующие слова - "прорыв", "необходимо", "развивайтесь", "действуйте", "свободно" и др. Гипнотическими являются слова "фантастический", "особенный", "Вы", "главный", "удивительный", "первый", "феноменальный". В-третьих, необходимо учитывать, что в восприятии информации существуют барьеры: 1. Фонетический барьер - непонимание языка, темпа речи, неадекватность речи и жестов друг другу. Когда собеседник слышит информацию, трудно воспринимаемую на слух, он интуитивно не верит в нее. Собеседник думает, что слова правильные, но "что-то здесь не так". Такие звуки и интонация рождают напряжение. Представьте себе, что в парфюмерном магазине вы выбираете новый аромат, а продавец - консультант говорит о том, что это именно то, что вам нужно, но его голос тихий, вкрадчивый, он делает много пауз между фактами в пользу покупки. К тому же, периодически он наблюдает за реакций других покупателей. Очевидно, что за поведением продавца скрывается фальшь. 2. Семантический барьер - непонимание смысла, например, вследствие использования жаргона в общении и двойного значения слов. Такой барьер возникает, когда вы используете профессиональный жаргон или сленг в речи с человеком, который никогда с этим не сталкивался. Или используете пословицы или крылатые фразы в собственной интерпретации. 3. Стилистический барьер - несоответствие содержания и стиля, формы изложения, например, когда в высоком стиле рассказывается об обыденном, и наоборот. Этот барьер возникает, когда у вас не хватает запаса слов для выражения своих мыслей. 4. Кроме того, выделяется барьер избегания нежелательной информации. Он отличается только тем, что человек не только не слышит, но и не слушает то, что вы ему сообщаете. В нашей жизни, помимо радости в общении, мы иногда спорим и с чем-то не соглашаемся. И критикуем другого человека с целью сделать его поведение желательным для нас. Только делать это можно по-разному. Итак, четвертый момент - это использование критикующих выражений. Вам кажется, что собеседник вас послушает и изменится. А вместо этого он обижается, злится, смеется, замолкает или плачет, а иногда и попросту не слышит вас. Словом, испытывает множество эмоций. В критикующих выражениях есть множество нюансов. Критика бывает следующих видов: подбадривающая критика, критика-упрек, критика-надежда, критика - похвала, критика-аналогия, критика-озабоченность, безличная критика, критика-сопереживание, критика-сожаление, критика-удивление, критика-ирония, критика-намек, критика-смягчение, критика-укоризна, критика-замечание, критика-предупреждение, критика-требование, критика-вызов, критика-совет, конструктивная критика, критика-опасение, критика-окрик, критика-обида, критика-покровительство, критика-угроза, хвалебная критика. Если желательно, чтобы результат критики был такой, как нужно, критикуйте спокойно, с легкой улыбкой, не затрагивая личность человека. Пятый момент. У каждого человека свой индивидуальный стиль передачи и восприятия информации, и это надо учитывать, планируя свое общение с тем или иным собеседником. Печальный стиль общения Человек много вспоминает о прошлом - людях, событиях. С увлечением и горящими глазами рассказывает о том, что было день назад, месяц спустя. Основные темы обсуждения - одиночество, фатализм, нечестные игры и поступки других людей. Обсуждаются стихийные бедствия, плохие погодные условия. В речи обязательно подчеркивается сложность разрешения ситуации или ее безвыходность. Своими словами человек воздействует пессимистично и угнетающе, как бы сеет панику. Слова, которые он часто употребляет в речи, - "сомнение", "грустно", "судьба", "идея", "темно", "страшно". Светлый стиль общения. Человек находится в философском созерцании мира. Любуется природой, наслаждается музыкой, любит общение с друзьями. Обо всем говорит восторженно. Любимые слова - "доброта", "искренность", "мечта", "красиво", "замечательно", "волшебно". Красивый стиль общения Изящно, оригинально тонко чувствует людей и ситуации. Любит искусство, прекрасное. Разбирается в стилях литературы. Используемые слова - "забавно", "восхитительно", "изысканно", "музыкально", "фантастично". Активный стиль общения. Призывает всех к действиям, верованию в идеалы. Речь энергичная, пафосная, с использованием выражений авторитетных личностей. Чаcто встречаемые слова - "поворот событий", "верность", "лидерство", "сила", "правильный", "заблуждающийся". Веселый стиль общения. Любит употреблять киношные выражения, говорить такими же забавными голосами. Его рассказы полны событий. Ему нравится петь и разговаривать громко. Человек эрудирован и имеет множество талантов. От общения остается впечатление легкости, свободы и некоторой поверхностности. Даже самые грустные истории имеют счастливый конец. Часто употребляемые слова - "шуточки", "карикатура", "счастье", "ситуация", "все может быть". Взаимоотношения мужчины и женщины в служебной обстановке - особая сфера, весьма сложная для формирования каких-либо принципов установления этих отношений. В других разделах неоднократно указывалось на то, что главное в деловой субординации и координации - должность, принадлежность к более высокому или какому-либо другому должностному уровню, тем не менее принадлежность к тому или иному полу играет достаточно значительную роль в построении деловых взаимоотношений, в продвижении по служебной лестнице, в служебном поведении и конкретных поступках. Психологи и физиологи утверждают, что женщины имеют более тонкий вкус, чем мужчины, они более четко видят различия в материалах, цветах, формах, внешнем виде конструкций. Поэтому не стоит спорить с женщиной-сотрудником по этим вопросам, лучше довериться ее суждениям. Важной психологической чертой женщины является то, что она чаще и в больших масштабах испытывает страх, боязнь, опасения - перед своим менеджером и вообще перед руководством, а также перед ситуациями и обстоятельствами, кажущимися ей опасными. При этом, естественно, снижается уровень восприятия женщины-сотрудника, сама воспринимаемая информация может быть искажена, деформирована, снижается уровень продуктивности ее труда. Поэтому с точки зрения морали целесообразно стремиться не допускать подобных ситуаций, для этого следует деловые беседы, реплики, замечания, обращения по отношению к женщине-сотруднице сделать более мягкими, спокойными, сдержанными. Можно предположить, что более низкий, чем у мужчин, "порог страха" заложен в "прекрасной половине" генетически, идет из глубины веков, из тех времен, когда самым важным было наличие физической силы, интеллект не принимался во внимание, а поскольку женская физическая сила меньше, чем физическая сила мужчины, женщина большую часть своей жизни находилась в страхе, тревоге. У женщин эмоциональное начало берет верх над рациональным, поэтому вполне возможен эмоциональный всплеск в случае возникновения в коллективе ситуации, которая кажется женщине-сотруднице конфликтной. Поэтому мужчине-сотруднику надо "сто раз подумать", прежде чем сделать какое-либо замечание коллеге-женщине относительно ее служебного поведения или исполнения служебных обязанностей и, если он все же решился на это, следует использовать самую мягкую, этичную "оболочку" для такого замечания. В противном случае есть риск возникновения словесной перепалки, психологического дискомфорта для обеих сторон и, вообще, конфликта в коллективе. Мужчина генетически ориентирован на успех; успех - это и предмет обсуждения, и любимая тема разговора, в том числе в деловой компании. Женщина же, наоборот, не считает собственные успехи достойной темой разговора, она предпочитает обсуждать успехи других, поскольку хочет на них учиться, - что тоже обусловлено генетически: женщины легче приспосабливаются к условиям работы, к изменению обстоятельств, к методам руководства и т.п. И если, как уже утверждалось ранее, мужчина генетически ориентирован на успех, то женщина - на выживание, а этому более всего способствует приспособляемость. Вывод: мужчине и женщине для построения бесконфликтных служебных отношений имеет смысл учитывать генетическую направленность того и другого пола - успешность и приспособляемость. Поскольку, как указывалось выше, женщина более эмоциональна, чем мужчина, она чаще бывает "конфликтоносителем" - во время деловых совещаний, служебных контактов с коллегами или с покупателями, клиентами, журналистами, поставщиками и другими представителями внешней, по отношению к организации, среды. Женщины также гораздо чаще, чем их сослуживцы-мужчины, высказывают максималистские суждения, которые тоже могут привести к конфликту, богатому аморальными коллизиями. Однако те же генетические свойства женской натуры позволяют лучше "вживаться" в ситуацию, в переживания других людей, проявлять сочувствие и т.п. Поэтому этических нарушений в организации будет меньше, если именно женщина возглавляет такое подразделение, как отдел по связям с общественностью или этический комитет. Женщина более внимательна к мелочам, деталям, поэтому анализ текста договора, контракта у нее более эффективен, чем у мужчины, но сформировать глобальное направление развития организации, выбрать стратегию, т.е. основную линию поведения организации, она может с меньшим успехом, так как обобщения, выводы - не ее сфера, и, чтобы не возникала почва для нарушения этических норм и стандартов, следует учитывать тот утверждаемый психологами феномен, что женщина более внимательна к мелким деталям - например, к словам, отдельным выражениям в деловой беседе или в тексте договора, чем к общей направленности договора или конечным результатам беседы. Несмотря на то, что уровень приспособляемости у мужчин ниже, они быстрее реагируют на изменения ситуации, новые методы работы и способы воздействия на коллектив. Поэтому не стоит торопить женщину, чтобы она быстрее высказала свое мнение или проявила отношение к чему-либо, так как это только спровоцирует противоречие, конфликт или другую неэтичную ситуацию. У мужчин лучше развито пространственное воображение, чем у женщин. Именно поэтому среди великих художников и талантливых конструкторов совсем нет представительниц прекрасного пола. Следует это учитывать и не создавать таких ситуаций, которые провоцировали бы этические нарушения. Одной из особенностей характера мужчины является стремление к известности, популярности, которое может присутствовать в искаженной форме - т.е. в виде тщеславия. Достаточно часто тщеславие приводит к тому, что мужчина хочет "сорить деньгами", что, в свою очередь, к сожалению, имеет своим следствием желание иметь больше денег и получить их любыми путями: моральными или аморальными - безразлично.Для предупреждения возможного возникновения ситуаций, чреватых этическими нарушениями, следует учитывать психологические особенности, характерные для представителей полов. Такие особенности есть, и нельзя допустить, чтобы они служили почвой попирания морали - ни в большой степени, ни в малой. И мужчины, и женщины в сложной системе деловых отношений устремлены к одним и тем же целям - эффективности деятельности, следованию принципам морали и т.п., и для создания этической атмосферы, благоприятствующей достижению этих целей, разумно учитывать психологические особенности представителей разных полов. В деловом этикете есть ряд рекомендаций, являющихся результатом того, что в некоторых случаях предпочтение отдается женщине: - женщина первая протягивает руку для рукопожатия; - женщине представляют мужчину, а не наоборот; - в служебном автомобиле женщина занимает более почетное место и первой садится в автомобиль; - в служебном помещении женщина вправе принять помощь мужчины (с учетом его большей физической силы) при необходимости передвинуть или перенести мебель или какое-либо тяжелое оборудование; - мужчина уступает женщине дорогу. Таким образом, принадлежность к тому или другому полу накладывает на сотрудников организации дополнительные обязанности по соблюдению норм делового этикета. Этикет руководителя Руководитель любого ранга, особенно первое лицо организации, входя в служебное помещение, должен приветствовать всех, кого он встретит, будь то охранник, уборщица, которая несколько замешкалась и не успела к началу рабочего дня завершить уборку, и прочие сотрудники.
Руководитель, первым заметивший и первым поздоровавшийся с кем-либо из своих подчиненных - очень приятное явление, и подчиненный, с которым руководитель поздоровался первым, будет испытывать чувства благодарности, признательности к руководителю, что является залогом хорошей работы. Если руководитель находится в своем кабинете, а в кабинет входит посетитель, хозяин кабинета встает, застегивает пиджак (если он был расстегнут, а это разрешается, если человек сидит) и выходит из-за стола, приветствуя посетителя. Руку для рукопожатия при этом всегда подает первым хозяин кабинета (пол и возраст не играют роли). Не следует идти навстречу посетителю с протянутой рукой - это выглядит комично. Ни в коем случае нельзя протягивать руку для рукопожатия через стол - это невежливо. Это правило действует не только в служебном помещении и не только для руководителя, но для всех сотрудников и для всех видов служебных ситуаций, например для деловых приемов, совещаний, конференций, заседаний и пр. Руководитель - хозяин кабинета обычно предлагает посетителю сесть. Более почетным считается место лицом или боком к окну, при этом хозяин кабинета обычно старается сесть лицом к двери, поскольку может возникнуть необходимость недолгого общения с секретарем или кем-либо из сотрудников, появляющихся в дверях кабинета; в этом случае руководителю достаточно сделать скупой, но выразительный жест рукой, означающий "я очень занят". В случае же, если хозяин кабинета не видит входной двери, сотруднику или секретарю придется пройти через весь кабинет и подойти к руководителю, чтобы услышать все то же "я очень занят". И вся ситуация рискует выглядеть нелепо, а сам руководитель может показаться не очень вежливым - и по отношению к своим сотрудникам, и по отношению к посетителю. Принято, даже в служебной обстановке, женщине, вошедшей в кабинет в качестве посетительницы, не указывать на конкретное место, на которое она должна сесть. Женщина может сама выбрать себе место; заметим, что чаще всего это место - спиной к окну. Хозяин кабинета в этом случае может сказать: "Пожалуйста, садитесь, где Вам удобнее". Личный контакт руководителя, по существу, сводится к беседе. Ведение беседы требует умения точно, кратко, в этичной форме выражать свои мысли и уметь слушать собеседника. Руководителю не следует перебивать подчиненного, проявлять так называемые барские манеры. Но и от подчиненного в свою очередь требуется вести беседу только по существу дела, не расходуя зря времени руководителя. В целом можно сказать, что умение вести деловую беседу обязательно для каждого сотрудника, это является его прямой служебной обязанностью. В том случае, если во время беседы руководителя с подчиненным по тем или иным причинам в кабинете находятся и другие сотрудники, им рекомендуется воздерживаться от вмешательства в разговор. Если же эти сотрудники специально вызваны руководителем для того, чтобы дать объяснения какому-либо факту, им следует участвовать в разговоре лишь тогда, когда этого попросит руководитель. Иногда руководитель хочет угостить посетителя. В качестве угощения используют чай, кофе, прохладительные напитки, но не более того, поскольку кабинет руководителя - не место для приема. Обычно чай или кофе предлагаются посетителю через несколько минут после начала беседы. Выпечка (печенье, кексы) подается редко, и уж если секретарь решила подать кондитерские изделия, они должны быть таковы, чтобы не возникало необходимости их ломать или резать, так как при этом появляются крошки, с которыми и посетитель, и хозяин кабинета не знают, что делать. Организует подачу чая и кофе обычно секретарь, непосредственно подает - секретарь или специально выделенная для этого сотрудница. Обычно порядок подачи отработан раз и навсегда, поэтому проблем практически не возникает. Чашки и чайник (или кофейник) размещаются на подносе, вносимом секретарем, чашка наполняется на 3/4 и подается визитеру правой рукой, если обстоятельства этому не препятствуют, справа от посетителя. Убирается чашка тоже правой рукой и слева от гостя. Если посетитель в кабинете руководителя не один, соблюдается определенная очередность в подаче кофе или чая: сначала посетительнице-женщине, затем посетителям-мужчинам и в последнюю очередь - хозяину кабинета. В том же порядке убирают использованную посуду. Иногда посетители располагаются в кабинете руководителя таким образом, что трудно соблюсти требуемую очередность подачи кофе. В этом случае допускается, чтобы секретарь оставила поднос с чашками и кофейником или с наполненными уже чашками на столе, в доступном месте, и посетители сами берут чашки с подноса. Обычно такую форму подачи определяет хозяин кабинета, говоря секретарю: "Оставьте поднос здесь, мы справимся сами". Руководитель должен одинаково ровно относиться ко всем своим подчиненным, должно иметь место одинаковое обращение со всеми. Недопустимо выделение из общего коллектива кого-либо из подчиненных - по принципу "любимчиков", которым все позволено: опаздывать на совещания без уважительной причины, выходить во время совещания, опаздывать на работу и не получать при этом замечаний и т.п. Фаворитизм не только не способствует единению, взаимопониманию, сплоченности коллектива, он разделяет коллектив, вызывает неэтичные поступки, продиктованные завистью, недоверием, враждебным отношением, пристрастностью, неадекватной оценкой ситуации. Так же плохо "сваливать" все огрехи и недостатки на кого-либо из подчиненных в коллективе, даже если этот человек действительно имеет недостатки в работе или служебном поведении. Разумеется, такое поведение будет оценено руководителем соответствующим образом, но нельзя априори видеть в нем виновника всех бед коллектива. Если же недостатки подчиненного не имеют прямого отношения к работе, руководителю следует относиться к ним терпимо и на такое же отношение настроить и других членов коллектива; это поможет предупредить возможный конфликт и раскол в коллективе. Таким образом, грамотный, знающий, талантливый руководитель - достаточно демократичен в обращении с подчиненными, однако умеет держать необходимую дистанцию, не превращая терпимость в панибратство и фамильярность, не допускает грубости, зазнайства, не лицемерит, но и не проявляет бестактности. Необходимо сказать несколько слов об этике поведения руководителя во время делового совещания. Совещание следует начинать точно в назначенное время, не ожидая опаздывающих, так как соблюдение регламента совещания, в том числе времени его начала, - знак уважения к присутствующим. Стиль проведения совещания - предельно деловой, руководитель не должен предлагать для обсуждения вопросы, не обозначенные в повестке дня, отклоняться от регламента. Нельзя "давить" на подчиненных - участников совещания, навязывая им то или иное решение. Демократичность, краткость, деловитость, точное следование установленному порядку - одним словом, соблюдение руководителем этих требований обеспечит этику делового совещания. Не стоит также руководителю, проводящему совещание, постоянно смотреть на наручные часы. Это производит гнетущее впечатление на участников, им может показаться, что они зря растрачивают время руководства. Надо в том помещении, где проводится совещание, иметь настенные часы. Если этого нет по какой-либо причине, а следить за временем необходимо, следует снять наручные часы и, положив их перед собой, смотреть на них по мере необходимости. Неэтично руководителю допрашивать опоздавшего на совещание, какова причина его опоздания. Не стоит прерывать для этого ход совещания; и опоздавшему не следует объяснять причину. Деловой человек не опоздает, но если это все же случилось, очевидно, для этого есть веская причина. Однако после совещания руководителю все же имеет смысл выяснить, что заставило подчиненного опоздать, или хотя бы сделать ему замечание. Совершенно исключается с точки зрения этики опоздание на совещание самого руководителя. Руководителю следует постоянно контролировать себя в контактах с подчиненными, помня, что каждый подчиненный - не только исполнитель определенных служебных функций, но и личность, имеющая свои интересы, личные цели, собственное мнение о своей работе и ее ценности и качестве. Руководитель должен относиться с уважением к каждому подчиненному, укреплять в нем веру в себя, в свои способности, в свой творческий потенциал. Воспитанность и другие необходимые качества, этичное поведение и поступки руководителя всегда "на виду" у подчиненных. Как ведет себя руководитель, так, рано или поздно, будут себя вести и все его подчиненные. Практика показывает, что даже если в группе, возглавляемой данным руководителем, есть сотрудник, имеющий собственную, индивидуальную манеру поведения, по прошествии некоторого времени нормы поведения руководителя и других членов коллектива возобладают над его личными нормами. Руководитель организации (президент, генеральный директор, ректор, председатель правления) является лицом всей организации. По его внешнему виду, манере вести себя, по степени выполнения им требований делового этикета судят обо всей организации; одна мелкая, но неудачная деталь в поведении, один, даже незначительный, но неэтичный поступок, могут испортить впечатление окружающих об организации в целом. Поэтому протокольная группа организации, независимо от того, насколько она многочисленна, и сам руководитель, являющийся первым лицом данной организации, не имеют права не уделять внимания внешнему облику. Одежда, манеры, поведение, внешнее проявление настроения - все должно быть безупречно. Отметим, что в большинстве случаев одежда человека определяет его статус, а поскольку статус первого лица организации - самый высокий для данной фирмы, ему разрешаются и даже рекомендуются соответствующие атрибуты его положения: дорогие аксессуары, более уверенная и решительная манера вести себя и т.п. Руководителям всех рангов следует учитывать специфику общения с представителями средств массовой информации. Руководителям, особенно первым лицам организации, целесообразно при обращении с журналистскими кругами внимательно следить за своими ответами на вопросы, не допуская того, чтобы те или иные слова были искажены, твердо и решительно пресекать возникающее у некоторых журналистов желание превратить какое-либо сообщение в некий "жареный" факт. Это трудно, тем более что руководитель просто не имеет права сам демонстрировать неэтичность, аморальность, проявляющуюся, например, даже в такой, казалось бы, невинной вещи, как излишняя эмоциональная окрашенность высказываний или в допущении в речи жаргонных выражений, даже если это "ведомственный" жаргон. Общение с "трудным" руководителем. Знание разных типов "трудных" руководителей, умение определить их и обращаться с ними может помочь вам построить более здоровые и продуктивные отношения со своими непосредственными шефами. Ниже описываются разновидности "трудных боссов", а также некоторые рекомендации по правильному построению стратегии поведения их подчиненных. "Трудные" руководители имеют несколько общих характерных черт. Они имеют жестко фиксированный стиль - это уникальные отличительная черты, которые они используют, чтобы контролировать других. Такие шефы буквально зациклены на своем стиле поведения, поэтому подчиненные заранее знают, что они собираются сделать - еще до того, как они это сделают. Общение с такими руководителями отнимает много сил и нервов у их сотрудников. Энергия, затрачиваемая служащими при контакте с ними, обычно не соответствует действительной проблеме, которая рассматривается. Вопросы для контроля и самопроверки 1. Назовите основные принципы этики делового общения "сверху - вниз" (между руководителем и подчиненным). 2. Какие формы распоряжения руководителя по отношению к подчиненному Вы знаете? 3. Назовите основные принципы этики делового общения "снизу - вверх" - (между подчиненным и руководителем). 4. Назовите основные принципы этики делового общения "по горизонтали" (между коллегами)
5. Охарактеризуйте позиции "открытости" и "закрытости" общения. 6. Проведите сравнительную характеристику основных стилей управления. Оцените их преимущества и недостатки, а также условия применения. 7. Раскройте особенности взаимоотношений мужчины и женщины в служебной обстановке. 8. Перечислите основные принципы этикета руководителя. ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ И ВЫСТУПЛЕНИЙ Аннотация Данный раздел посвящен анализу переговорного процесса, в рамках которого люди пытаются согласовать какие-либо действия, договориться о чем-либо, решить спорные вопросы. В разделе рассматриваются отличительные особенности переговоров как одной из разновидностей общения. Особое внимание уделено классификации переговоров, стратегиям ведения и динамике переговоров. Рассматриваются стадии переговорного процесса. Приводятся рекомендации по созданию вариантов решения проблемы в процессе переговоров. Проанализированы жесты и мимика, свидетельствующие о лжи собеседника. Рассмотрены техники нейтрализации досадных замечаний и возражений оппонента. Учебные задачи: - изучить основные категории переговорного процесса; - рассмотреть ряд отличительных особенностей переговоров как эффективного средства разрешения противоречий; - познакомиться с классификацией переговоров; - изучить особенности стратегий поведения в процессе переговоров; - познакомиться с основными стадиями и динамикой переговорного процесса; - изучить методы достижения соглашения; - познакомиться с рекомендациями по созданию вариантов решения проблемы в процессе переговоров; - изучить особенности жестикуляции и мимики, свидетельствующих о лжи собеседника; - познакомиться с техниками нейтрализации досадных замечаний и возражений оппонента. У большинства людей термин "переговоры" ассоциируется с ситуациями, относящимися к сфере бизнеса или дипломатических контактов. Однако если задуматься, то правильнее будет рассматривать переговоры как "стиль поведения, с которым мы сталкиваемся и используем сами каждый день". Поэтому во многих исследованиях, посвященных анализу переговорного процесса, понятие "переговоры" используется для характеристики любого процесса общения, в рамках которого люди пытаются согласовать какие-либо действия, договориться о чем-либо, решить спорные вопросы. Переговоры - это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. Переговоры нужны для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Переговоры нужны для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Переговоры могут выполнять разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнером. Например, стороны заинтересованы в обмене взглядами, точками зрения, но не готовы по каким-либо причинам на совместные действия или решения, считая их, допустим, невыгодными или преждевременными, вступают в информационные переговоры. Налаживание новых связей и отношений - коммуникативная функция переговоров. Основная задача заключается в обмене точками зрения и информацией. К числу других существенных функций переговоров относятся регулирование, контроль, координация действий. Эти функции, в отличие от информационно-коммуникативной, реализуются, как правило, при наличии хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых ранее совместных решений. В переговорной практике возможны и такие ситуации, когда одна из сторон (или несколько) идут на переговоры, не собираясь фактически не только ничего решать, но и даже обмениваться мнениями. Например, переговоры той или иной стороне нужны лишь для отвлечения внимания партнера. Так, если речь идет о торговых переговорах, то один из участников может начать их только для того, чтобы заинтересовать другое, более выгодное, по его представлениям, лицо. Следствием того, что переговоры представляют собой совместную деятельность, является необходимость учитывать не только интересы партнера, но и его видение проблемы, его отношение к переговорам и многое другое. Иными словами, встает задача правильно составить представление о противоположной стороне. Это представление формируется еще до начала непосредственно переговорного процесса и уточняется в ходе ведения переговоров. Но даже когда стороны пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Оно связано с выполнением достигнутых договоренностей. На этом этапе формируется представление о надежности партнера, о том, насколько строго он следует подписанным им документам. Переговоры как особая форма социального взаимодействия имеют давнюю историю. Люди испокон веков ведут переговоры, заключая торговую сделку или завершая конфликты мирным соглашением. Переговоры - неотъемлемая часть деловых контактов, успех которых зависит не только от хорошего знания предмета обсуждения, но и от владения техникой ведения переговоров, которая вряд ли может быть представлена в виде некоего исчерпывающего набора готовых рецептов.Чтобы грамотно и уверенно вести переговоры, важно понимать, в чем состоит их специфика, какие цели ставят перед собой участники, какова общая модель переговорного процесса. Необходимо учитывать и тот факт, что переговоры, имеющие место как в рамках сотрудничества, так и в условиях конфликта, обязательно предполагают общение участников. Следовательно, переговорный процесс включает перцептивную, коммуникативную и интерактивную стороны (общение как восприятие, обмен информацией и взаимодействие). Пренебрежительное отношение участников к любой из этих сторон переговоров создает дополнительные препятствия на пути к достижению соглашения. Переговоры как одна из разновидностей общения имеют ряд отличительных особенностей. Важная особенность переговоров состоит в том, что они ведутся в условиях ситуации с разнородными интересами сторон, т. е. их интересы не являются абсолютно идентичными или абсолютно противоположными. Сложное сочетание многообразных интересов делает участников переговоров взаимозависимыми. В этом заключается еще одна особенность переговорного процесса. Его участники ограничены в своих возможностях односторонним путем реализовать собственные интересы. Если кто-то из оппонентов решил, добиваясь цели, воспользоваться имеющимися каналами влияния на руководство фирмы, то это вызовет обострение отношений с коллегой, ухудшение морально-психологического климата в группе и может привести к конфликту. И чем больше стороны зависят друг от друга, тем важнее для них договориться путем переговоров. Взаимозависимость участников переговоров позволяет говорить о том, что их усилия направлены на совместный поиск решения проблемы. Итак, переговоры в деловом общении - это процесс взаимодействия сторон с целью достижения согласованного и устраивающего их решения. Таблица - Классификация переговоров (по Ф. Чарльзу Икле) Тип Характеристика Результат Переговоры, направленные на продолжение существующих соглашений Наличие предыдущих договоренностей Подтверждение статус-кво, либо небольшие изменения в отношениях Переговоры с целью нормализации отношений Конфликтная ситуация Преодоление конфликтов Переговоры с целью достижения перераспределительного соглашения Одна сторона требует изменений в свою пользу за счет другой стороны В зависимости от соотношения сил Переговоры в целях заключения нового соглашения Появление новых партнеров Установление новых отношений и обязательств между сторонами Переговоры, ориентированные на получение косвенных результатов Результаты не отражаются в соглашении, возможно отсутствие соглашения Установление контактов, выявление точек зрения, оказание влияния на общественное мнение Стратегии ведения переговоров и динамика переговоров Вступая в переговоры, участники могут использовать различные стратегии их ведения. Выбор той или иной стратегии зависит от ситуации, в которой ведутся переговоры, готовности сторон реализовать интересы друг друга, понимания успеха переговоров их участниками.
Выделяют две основные стратегии ведения переговоров: 1) позиционный торг, ориентированный на конфронтационный тип поведения, 2) переговоры на основе взаимного учета интересов, что предполагает партнерский тип поведения сторон. Каждая из обозначенных стратегий имеет свою специфику. Позиционный торг представляет собой такую стратегию ведения переговоров, при которой стороны ориентированы на конфронтацию и ведут спор о конкретных позициях. Важно различать позиции и интересы. Позиции - это то, чего стороны хотят добиться в ходе переговоров. Интересы, лежащие в основе позиций, указывают на то, почему стороны хотят добиться того, о чем заявляют. Если позиции достаточно ясно формулируются участниками, то обнаружить интересы, стоящие за той или иной позицией, гораздо сложнее. В целом позиционный торг имеет следующие особенности: 1) участники переговоров стремятся к реализации собственных целей в максимально полном объеме, мало заботясь о том, насколько оппоненты будут удовлетворены итогами переговоров; 2) переговоры ведутся на основе первоначально выдвинутых крайних позиций, которые стороны стремятся отстаивать; 3) подчеркивается различие между сторонами, а сходство, даже если оно имеется, часто отвергается; 4) действия участников направлены, прежде всего, друг на друга, а не на решение проблемы; 5) стороны стремятся скрыть или исказить информацию о своих истинных намерениях и целях; 6) перспектива провала переговоров может подтолкнуть стороны к определенному сближению и попыткам выработать компромиссное соглашение, но совместные действия при этом носят вынужденный характер; 7) в результате зачастую достигается соглашение, удовлетворяющее каждую из сторон в меньшей степени, чем это могло бы быть. Выделяют два стиля позиционного торга: мягкий и жесткий. Жесткий стиль предполагает стремление твердо придерживаться выбранной позиции с возможными минимальными уступками, мягкий - ориентирован на ведение переговоров через взаимные уступки ради достижения соглашения. В ходе торга выбор одной из сторон мягкого стиля делает ее позицию уязвимой для приверженца жесткого стиля, а итог переговоров - менее выгодным. Однако, с другой стороны, реализация каждой из сторон жесткого стиля может привести к срыву переговоров (и тогда интересы участников вообще не будут удовлетворены). Американские исследователи Р. Фишер и У. Юри отмечают следующие основные недостатки позиционного торга: 1) приводит к неразумным соглашениям, т. е. таким, которые в той или иной степени не отвечают интересам сторон; 2) не эффективен, так как в ходе переговоров растет цена достижения договоренностей и затрачиваемое на них время, а также возрастает риск того, что соглашение вообще не будет достигнуто; 3) угрожает продолжению отношений между участниками переговоров, так как они считают друг друга чуть ли не врагами, а борьба между ними ведет, как минимум, к нарастанию напряженности, если не к разрыву отношений; 4) может усугубить ситуацию, если в переговорах принимает участие более двух сторон, и чем больше число сторон, вовлеченных в переговоры, тем серьезнее становятся недостатки, свойственные этой стратегии. При всех этих недостатках позиционный торг весьма часто используется в различных ситуациях, особенно в тех случаях, когда речь идет о разовом взаимодействии, и стороны не стремятся наладить долговременные взаимоотношения. Кроме того, позитивный характер торга проявляется в том, Что отказ от него может означать отказ от ведения переговоров вообще. Однако, выбирая стратегию позиционного торга, стороны должны ясно представлять, к каким результатам могут привести такие переговоры. В отличие от позиционного торга, который ориентирован на конфронтационный тип поведения участников, переговоры на основе взаимного учета интересов являются реализацией партнерского подхода. Эта стратегия предполагает взаимное стремление сторон к выработке решения, максимально удовлетворяющего интересы каждой из них. Основные особенности переговоров на основе взаимного учета интересов подробно описаны их убежденными сторонниками Р. Фишером и У. Юри: 1) участники совместно анализируют проблему и совместно ищут варианты ее решения, демонстрируя другой стороне, что являются ее партнером, а не противником; 2) внимание концентрируется не на позициях, а на интересах сторон, что предполагает их выявление, поиск общих интересов, объяснение собственных интересов и их значимости оппоненту, признание интересов другой стороны частью решаемой проблемы; 3) участники переговоров ориентированы на поиск взаимовыгодных вариантов решения проблемы, что требует не сужать разрыв между позициями в поисках единственного правильного решения, а увеличивать число возможных вариантов; отделять поиск вариантов от их оценки, выяснять, какой вариант предпочитает другая сторона; 4) стороны стремятся использовать объективные критерии, что позволяет выработать разумное соглашение, а потому должны открыто обсуждать проблему и взаимные доводы, не должны поддаваться возможному давлению; 5) в процессе переговоров люди и спорные проблемы разделяются, что предполагает четкое разграничение взаимоотношений оппонентов и самой проблемы, умение поставить себя на место оппонента и попытаться понять его точку зрения, согласование договоренностей с принципами сторон, настойчивость в желании разобраться с проблемой и уважительное отношение к людям; 6) достигнутое соглашение должно максимально учитывать интересы всех участников переговоров. Переговоры на основе взаимного учета интересов предпочтительнее: ни одна из сторон не получает преимуществ, и участники переговоров рассматривают достигнутые договоренности как справедливое и наиболее приемлемое решение проблемы. Это, в свою очередь, позволяет оптимистично оценивать перспективы постпереговорных отношений, развитие которых осуществляется на столь прочной основе. Кроме того, соглашение, позволяющее максимально удовлетворить интересы участников переговоров, предполагает, что стороны будут стремиться к соблюдению достигнутых договоренностей без какого-либо принуждения. Стратегию ведения переговоров на основе взаимного учета интересов, при всех имеющихся достоинствах, не следует абсолютизировать, поскольку при ее реализации возникают определенные трудности: 1) выбор этой стратегии не может быть сделан в одностороннем порядке. Ведь основной ее смысл состоит в ориентации на сотрудничество, которое может быть только обоюдным; 2) использование этой стратегии переговоров в условиях конфликта становится проблематичным потому, что конфликтующим сторонам весьма непросто, оказавшись за столом переговоров, сразу же перейти от конфронтации и противоборства к партнерству. Им требуется определенное время для изменения взаимоотношений; 3) эта стратегия не может считаться оптимальной в тех случаях, когда переговоры ведутся по поводу ограниченного ресурса, на обладание которым претендуют участники. В этом случае взаимоисключающие интересы скорее требуют решения проблемы на основе компромисса, когда раздел предмета разногласий поровну воспринимается сторонами как наиболее справедливое решение. При реализации в процессе переговоров позиционного торга или стратегии их ведения на основе взаимного учета интересов следует соотносить свой выбор с предполагаемыми результатами, учитывать специфику каждого подхода, его достоинства и недостатки. Кроме того, жесткое разграничение этих стратегий возможно лишь в рамках научного исследования, в реальной же практике переговоров они могут иметь место одновременно. Речь идет лишь о том, на какую стратегию участники переговоров ориентируются в большей степени. Таблица - Возможные подходы к переговорам МЯГКИЙ ПОДХОД ЖЕСТКИЙ ПОДХОД ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ ПОДХОД участники- друзья участники - противники участники вместе решают проблему;цель - соглашение цель - победа цель - разумный результат, достигнутый эффективно;делать уступки для культивирования отношений требовать уступок для продолжения отношений отделить людей от проблемы;мягкий курс в отношениях с людьми и при решении проблемы жесткий курс в отношениях с людьми и при решении проблемы придерживаться мягкого курса в отношениях с людьми, но жесткого при решении проблем;доверять другим не доверять другим продолжать переговоры, независимо от степени доверия;легко менять свою позицию твердо придерживаться своей позиции концентрироваться на интересах, а не на позициях;делать предложения угрожать анализировать интересы;искать решение, на которое ОНИ пойдут искать решение, на которое ВЫ пойдете разработать ряд вариантов: решать позже;настаивать на соглашении настаивать на своей позиции настаивать на применении объективных критериев;избегать состязаний воли пытаться выиграть состязание воли использовать критерии, не относящиеся к состязанию воли;поддаваться давлению применять давление быть открытым для доводовдопускать потери ради соглашения требовать уступок в качестве платы за соглашение уступать доводам, а не давлению Переговоры представляют собой неоднородный процесс, включающий несколько стадий, каждая из которых отличается своими задачами. Самая простая и в то же время содержательная модель переговорного процесса предложена М.М. Лебедевой в работе "Вам предстоят переговоры". В соответствии с этим подходом можно выделить стадии переговоров: 1) подготовка к переговорам; 2) процесс ведения переговоров; 3) анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Тщательная подготовка к переговорам - это залог их успешного проведения. Зачастую люди испытывают соблазн идти по пути наименьшего сопротивления и экономят время и силы на подготовке к переговорам. Подготовительный период может начаться задолго до фактического начала переговоров и включает два основных аспекта: организационный и содержательный. Организационный аспект Вне зависимости от темы предстоящих переговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд вопросов процедурного характера. Прежде всего, необходимо осуществить выбор места и времени встречи. Здесь могут быть реализованы различные варианты. При выборе места проведения переговоров следует помнить о том, что люди комфортнее чувствуют себя на своей "территории", будь это офис или страна. А потому принимающая сторона имеет определенное преимущество. Возможен и выбор нейтральной территории. Что касается временного параметра переговоров, то их начало зависит, прежде всего, от реальных возможностей подготовки. С другой стороны, длительность переговоров может быть весьма различна: от одного - двух дней до нескольких месяцев. Определение повестки дня - не менее важная составляющая подготовки к переговорам. Повестка дня выступает неким инструментом для регулирования хода переговоров. В процессе ее составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов. Разработка повестки дня может превратиться в непростую проблему. Однако она вносит ясность в процедуру проведения заседаний, что особенно важно при наличии целого ряда проблем и в ситуациях многосторонних переговоров. Организационная сторона подготовительного периода связана и с решением такой задачи, как формирование состава участников переговоров. В этом случае необходимо решить такие вопросы, как: кто возглавит делегацию, каков будет ее количественный и персональный состав. Решая вопрос о главе делегации, важно учитывать не только уровень проведения переговоров, наличие полномочий для принятия тех или иных решений, но и возможные личные симпатии и антипатии оппонентов. Состав участников во многом зависит от того, какие вопросы предполагается обсудить в ходе переговоров, и поэтому включение каждого члена в состав делегации должно определяться тем, что именно этот человек способен добавить нечто существенное к будущему диалогу сторон. В противном случае необоснованно большая численность участников может вызвать организационные трудности в процессе переговоров. Большое значение имеет оформление переговорных комнат, имеющихся во многих организациях и учреждениях. Такие встречи желательно проводить в просторных, светлых помещениях. При цветовом оформлении переговорных комнат не стоит увлекаться преимущественно белым цветом. Белый цвет является неинформативным и "холодным" цветом. Следует также избегать частых бликов красного цвета, вносящего напряженность и для многих символизирующего противостояние, конфликт и борьбу. Лучшие цвета - нейтрально-серый, светло-коричневые оттенки дерева, светло-зеленые с оттенками желтого. Большинство людей хорошо реагируют на рассеянный желтый цвет, поскольку это цвет, ассоциирующийся с теплом солнцем. Женщины более чувствительны к цвету, поскольку тот или иной цвет несет для них определенную эмоциональную окраску: "красивый - некрасивый", "приятный - неприятный", "веселый - мрачный". Так, в числе некрасивых и неприятных цветов они часто называют насыщенные и резкие цвета, неестественного, усиленного оттенка. Это - ультра-желтый, резко-синий и все оттенки ярко-малинового, ярко-оранжевого и агрессивно-красного. Ощущения мрачности у бизнес-леди возникает при излишне частом употреблении черного и коричневого цветов. На работе женщины предпочитают именно мягкие, сниженные по "звучанию" цвета и оттенки. Необходимо также внимательно отнестись к форме стола в переговорной комнате. Известно, что круглый стол - это символ союза и объединения. При рассаживании переговорной группы в круг снимаются статусные и иные различия. За круглым столом люди быстрее находят общий язык и чаще возникает взаимопонимание. За квадратными или прямоугольными столами действительно люди чаще ведут себя либо излишне подавленно и пассивно, не проявляя своей позиции, либо идут на активный конфликт и противостояние. Однако, несмотря на то, что во многих руководствах рекомендуются именно круглые столы, все же не стоит полностью пренебрегать квадратными или прямоугольными столами. Выбор помещения, организация пространства и определение необходимой формы стола зависят от цели встречи. Если необходимо подчеркнуть иерархию власти - подчинения и статусные различия, следует отдать предпочтение именно квадратным и прямоугольным столам. В этом случае лица, имеющие более высокое должностное положение, садятся во главу стола, а остальные участники располагаются по обе его стороны. Причем, ближайшие помощники рассаживаются ближе к своим лидерам. Опытные руководители умело учитывают те или иные символы в организации помещения, которые может "считать" их деловой партнер и без специального обсуждения догадаться о значении встречи, статусе, который отводится ему на этой встрече, а также о том, что от него ждут: компромисса и уступки или с ним готовы говорить "на равных". Например, нам приходилось наблюдать, как начальник управления одного из кредитных учреждений важные встречи с представителями крупных организаций назначал в своем просторном кабинете, имеющем хорошо продуманную обстановку и овальной формы стол. В таком кабинете партнер чувствовал себя довольно свободно и раскрепощенно, он чувствовал, что его уважают и признают его высокий статус. Но в случае, если встречи проходили с партнерами, которых надо было "поставить на место", руководитель назначал встречу в кабинете одного из своих заместителей, который был затемненным и тесным, имел прямоугольный стол и не совсем престижную обстановку. Приглашенный усаживался в конце стола, где чувствовал себя стесненно, зажато и, как правило, вынужден был подчиняться, уступать и идти на компромиссы. Таблица - Позиции общающихся сторон за столом Расположение за столом Характер общения Напротив Оборонительный По обе стороны угла Дружеская беседа По одну сторону стола Кооперативное По диагонали Независимая позиция Общение всегда пространственно организовано. На проксемические характеристики общения прямое влияние оказывают культурные и национальные факторы. Нормы приближения человека к человеку определены следующими расстояниями: - интимное расстояние (от 0 до 45 см ) - общение самых близких людей; - персональное (от 45 см до 1 м 20 см ) - общение со знакомыми людьми; - социальное (от 1 м 20 см до 3 м 60 см ) - предпочтительно при общении с чужими людьми и при официальном общении; - публичное ( 3 м 60 см и далее) - при выступлении перед различными аудиториями. Нарушение оптимальной дистанции общения воспринимается негативно. Ориентация и угол общения - проксемические компоненты невербальной системы. Ориентация, выражаемая в повороте тела и носка ноги в направлении партнера или в сторону от него, сигнализирует о направлении мыслей. Содержательный аспект В ходе подготовительного периода стороны обязательно решают ряд задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим переговорам: 1) анализ проблемы и интересов сторон; 2) оценка возможных альтернатив переговорному соглашению; 3) определение переговорной позиции; 4) разработка различных вариантов решения проблемы и формулирование соответствующих предложений; 5) подготовка необходимых документов и материалов. Важнейшая составляющая содержательной стороны подготовительной работы - анализ проблемы и интересов сторон. Переговоры могут увенчаться успехом лишь в том случае, если стороны досконально проанализируют ситуацию и соберут необходимую информацию. Пренебрежение такого рода действиями может значительно ослабить позиции той или иной стороны, привести к срыву переговоров или заключению невыгодной для кого-либо из участников сделки. Важно разобраться также с интересами, стоящими за той или иной проблемой. Следует анализировать не только собственные интересы, но и интересы оппонентов. В противном случае переговоры рискуют превратиться в "диалог глухих". У договаривающихся сторон часто складывается впечатление, что их интересы взаимоисключают друг друга. Однако, расхождение одних интересов не означает отсутствия у оппонентов других - общих интересов. Ведь даже если в переговорном процессе участвуют всего лишь два человека, то и они имеют множество интересов. Что уж говорить о тех ситуациях, в которые вовлечено большое число людей. До начала переговоров каждая из сторон должна оценить возможные альтернативы переговорному соглашению. Это необходимо на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Стоит определить не только наилучшую альтернативу, но и подумать над вторым и третьим альтернативными вариантами. Можно составить список всех возможных альтернатив, которые имеются в вашем распоряжении на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Если вы ведете переговоры о повышении заработной платы, то в числе ваших альтернатив могут оказаться следующие: ожидание более благоприятной ситуации для решения этого вопроса, согласие на другую должность, перемена профессии, переезд в другой город или страну, принятие решения об открытии собственного дела. Разработка возможных альтернатив предполагает проведение следующих операций: • обдумывание плана действий в том случае, если соглашение не будет достигнуто; • совершенствование нескольких лучших идей и разработка их практического воплощения; • выбор наиболее приемлемого варианта для его осуществления в том случае, если во время переговоров соглашение с оппонентами не будет достигнуто. Следует не только оценить собственные альтернативы переговорному соглашению, но и попытаться составить аналогичный список вариантов, имеющихся у другой стороны. Подобные действия позволяют реалистичнее оценивать ожидаемые результаты переговорного процесса. Предусмотрительность сторон, анализирующих возможные обоюдные альтернативы переговорному решению, позволяет придать уверенность их действиям и облегчить процесс ведения переговоров. Определение переговорной позиции. Чаще всего участники переговоров подразумевают под позицией официально заявленную точку зрения, взгляд на проблему. Стороны должны продумать вопрос о первоначально выносимой на переговоры позиции. Оппоненты зачастую склонны начинать обсуждение с рассмотрения тех аспектов проблемы, по которым их позиции не совпадают. Подобная тактика может привести к осложнению переговорного процесса, и перспектива достижения соглашения становится весьма призрачной. В процессе подготовки к переговорам каждому из участников необходимо также разработать различные варианты решения проблемы и сформулировать предложения, отвечающие тому или иному варианту решения. Даже если предметом обсуждения является одна проблема, то и в этой ситуации вряд ли можно говорить о наличии только двух вариантов ее решения - по одному на каждого оппонента. Такой подход сторон сразу заводит еще не начавшиеся переговоры в тупик, так как, скорее всего, эти варианты решения взаимонеприемлемы. Поэтому, готовясь к будущим переговорам, необходимо разработать несколько возможных вариантов решения, учитывая как собственные интересы, так и интересы оппонентов. Столь же важно сформулировать и предложения, соответствующие тому или иному предлагаемому варианту решения. Выдвигаемые предложения, по сути, являются венцом подготовительной работы, отражая видение участниками проблемы, интересов, возможных альтернатив, заявляемых позиций, вариантов решения. Поэтому предложения сторон должны быть понятны и точны. Содержательная сторона предварительной работы завершается подготовкой необходимых материалов справочного характера и документов (текстов выступлений, проектов предложений, предполагаемых итоговых документов). Проведенная участниками целенаправленная подготовка к переговорам позволяет минимизировать риск их осложнений или срыва и рассчитывать на результативность предстоящего переговорного процесса. Ведение переговоров Собственно переговоры начинаются с того момента, когда стороны приступают к обсуждению проблемы. На первой же встрече необходимо согласовать процедурные вопросы, основные контуры которых были определены в ходе подготовки к переговорам. К числу вопросов, требующих взаимного одобрения сторон, относятся: • повестка дня; • временные рамки как отдельных встреч, так и, предположительно, всего переговорного процесса; • очередность выступлений оппонентов; • порядок принятия решений. Процесс ведения переговоров связан с прямым взаимодействием оппонентов и неоднороден по своим задачам. Соответственно можно выделить следующие этапы ведения переговоров: 1) уточнение интересов и позиций сторон; 2) обсуждение, предполагающее выработку возможных вариантов решения проблемы; 3) достижение соглашения. Уточнение интересов и позиций сторон Проведенная предварительно подготовка к переговорам не означает, что стороны имеют полное и адекватное представление об интересах и позициях друг друга. Поэтому на первом этапе ведения переговоров взаимодействие между оппонентами состоит, прежде всего, в обмене информацией относительно наиболее важных спорных вопросов, интересов сторон, точек зрения и позиций друг друга по имеющейся проблеме. Если участники переговоров ориентируются на стратегию торга, то зачастую стремятся сразу же изложить свои максимальные требования. Надо признать, что даже в условиях сотрудничества очень редко ситуация развивается только по одному пути - тому, который вы предложили с самого начала. Тем более это характерно для переговоров в условиях конфликта. Первоначальная жесткая позиция уменьшает шансы сторон на соглашение. Поэтому подобные действия могут завести начавшиеся переговоры в тупик, Важность данного этапа состоит и в том, что он имеет существенное значение для формирования атмосферы, в которой будут проходить переговоры. Если стороны не сумели наладить нормальные рабочие отношения, то у них вряд ли есть шанс достигнуть каких - либо договоренностей. Обсуждение Второй этап ведения переговоров наиболее ответственный и, как правило, наиболее трудный. На этом этапе участники переговоров должны выработать основные параметры совместного решения проблемы. Внося предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, и обсуждая их, оппоненты могут усилить или ослабить собственные позиции, во многом предопределяя этим исход переговоров. Не в последнюю очередь это зависит от их умения слушать, умения убеждать, умения задавать вопросы, умения мыслить творчески. Умение слушать лежит в основе любых переговоров. Часто оппоненты уверены, что они адекватно поймут друг друга, не прилагая особых усилий. Однако слушание - это весьма непростое искусство. Для адекватного восприятия и понимания информации участникам переговоров необходимо владеть приемами нерефлексивного и рефлексивного слушания. Умение убеждать необходимо для того, чтобы добиться согласия оппонента с высказываемой точкой зрения. Характерной особенностью убеждения является то, что оно обращено, прежде всего, к разуму человека и осуществляется посредством аргументации, т. е. системы утверждений, предназначенных для обоснования или опровержения какого - либо мнения. Для обоснования своей точки зрения или опровержения точки зрения оппонента можно использовать различные методы аргументации. Убедить оппонента в ходе дискуссии столь же важно, сколь и непросто. И необоснованный оптимизм здесь не уместен. Иначе переговоры рискуют превратиться в столкновение бильярдных шаров, которые разлетаются в разные стороны, не меняя ни формы, ни цвета. Умение задавать вопросы - важная составляющая эффективного обсуждения предложений сторон. Верно поставленный вопрос позволяет уточнить точку зрения оппонента, получить от него дополнительную информацию, активизировать процесс обсуждения, направить дискуссию в нужное русло. Умение мыслить творчески. Все усилия сторон в процессе обсуждения предложений по разработке возможных вариантов решения проблемы могут обернуться крахом, если оппоненты сами создают препятствия на этом пути. Проблема состоит в том, что люди нередко склонны к шаблонному мышлению. Шаблонность мышления участников переговоров препятствует поиску возможно большего числа вариантов решения проблемы. Чтобы это препятствие преодолеть, оппонентам необходимо умение мыслить творчески. Это качество предполагает умение: отказаться от того или иного стереотипа; свободно переходить от одного аспекта вопроса к другому; находить неожиданные, уникальные решения. Подобные просчеты участников переговоров создают труднопреодолимые барьеры на пути к достижению соглашения. Избежать их можно, воспользовавшись следующими рекомендациями по созданию вариантов решения проблемы: 1. Отделяйте поиск вариантов от их оценки. Участникам переговоров необходимо сначала выработать возможные решения и лишь затем выбирать наиболее приемлемые среди них. 2. Расширяйте круг вариантов. Вероятность того, что решение проблемы будет найдено, велика лишь в том случае, если сторонам есть из чего выбирать. 3. Ищите взаимную выгоду. Зачастую оппоненты рассматривают переговоры как сражение, в котором может быть только один победитель. При таком подходе либо переговоры заходят в тупик, либо цена победы оказывается слишком высока. Эффективнее другой путь: • оппонентам необходимо выявить общие интересы, которые облегчают достижение соглашения; • участникам переговоров следует ориентироваться на оптимальное удовлетворение противоположных интересов; • успех переговоров может быть обеспечен согласованием различных, непересекающихся интересов. В этом случае удовлетворение интересов одной стороны не затрагивает интересы другой. 4. Старайтесь облегчить оппоненту принятие решения. Итогом переговоров должно стать решение, устраивающее обе стороны. Поэтому успех каждой из сторон неотделим от обоюдного согласия с предлагаемым решением проблемы. В соответствии с этим недостаток внимания к мнению оппонента о возможных вариантах решения губителен для исхода переговоров. Наоборот, следует ориентироваться на предпочтительные не только для вас, но и для другой стороны варианты. В процессе обсуждения важно учитывать соответствие возможного решения принципам, прежним словам и действиям оппонента. Даже в условиях сотрудничества сторон переговорный процесс не просто довести до логичного завершения. Тем более это справедливо в отношении конфликтных ситуаций. Нередко участники переговоров, стремясь к достижению односторонних преимуществ, демонстрируют ориентацию на жесткий стиль позиционного торга. В этом случае обсуждение, предполагающее выработку возможных вариантов решения проблемы, не приносит желаемого результата, и переговоры заходят в тупик. В сложившейся ситуации возможны два варианта дальнейших действий оппонентов. 1. Уход из-за стола переговоров. В случае реализации этого варианта важно учитывать ряд аспектов: • прерывать переговоры следует лишь после тщательного анализа и оценки ситуации; • не стоит завершать переговоры в тот момент, когда вы рассержены и повинуетесь мгновенному импульсу; • следует четко изложить оппоненту суть разногласий, вынудивших вас пойти на решительный шаг; • никогда не сжигайте мосты. Большинство взаимодействий носят не разовый, а повторяющийся характер; • если вы считаете, что возобновление переговоров имеет смысл, сообщите об этом оппоненту; • если первый шаг навстречу сделал ваш оппонент, оцените его поступок по достоинству и не отвергайте с порога его предложений. В случае ухода из-за стола переговоров стороны приступают к односторонним действиям, реализуя свои альтернативы переговорному соглашению, которые были определены на стадии подготовки. Однако не стоит забывать, что, вступив на путь переговоров, участники признали свою зависимость друг от друга - это один из шагов к возобновлению диалога. 2. Поиск позитивного выхода из сложившейся ситуации предполагает продолжение переговоров. В этом случае весьма эффективным может быть использование чисто технического средства - объявление перерыва на переговорах. Это дает возможность участникам проанализировать ход переговоров, оценить положение дел, провести консультации внутри своей делегации или с кем-либо со стороны, снизить эмоциональный накал атмосферы на переговорах, продумать возможные варианты выхода их тупиковой ситуации. В итоге появляется реальный шанс возобновить переговорный процесс. Оценить позитивную роль перерыва на переговорах вы можете, обратившись к собственному опыту. Наверняка вы вспомните ситуации, когда обсуждение спорных вопросов с родителями, друзьями, коллегами по работе, перенесенное на другой день, завершалось взаимоприемлемым решением. Если стороны стремятся решить проблему совместно, путем переговоров, то результатом этапа обсуждения становится определение основных вариантов такого решения, и стороны переходят к третьему этапу. Достижение соглашения. Переговорное пространство Третий этап ведения переговоров завершает длительный и трудный поиск решения проблемы: стороны приступают к разработке итоговых договоренностей. При работе над соглашением участникам переговоров предстоит сделать окончательный выбор, который должен находиться в зоне допустимых для обеих сторон решений. Допустимые решения предполагают меру того, на что в принципе оппоненты могут согласиться. Область, в рамках которой возможно достижение соглашения, называется переговорным пространством. Любые договоренности могут быть достигнуты только в его рамках. Пределы допустимых для каждой из сторон решений могут располагаться весьма далеко от первоначально заявленных позиций. Поэтому достижение соглашения более вероятно в центральной зоне переговорного пространства. В этом случае принятое решение воспринимается оппонентами как вполне удовлетворительное. Чем дальше находится выбранный вариант от центральной зоны, тем больше достигнутое соглашение соответствует целям одной стороны и носит вынужденный характер для другой. Последняя склонна оценивать такое развитие событий скорее как поражение, хотя принятое решение и находится в области переговорного пространства. Достижение соглашения возможно на основе трех типов решений: • серединного; • асимметричного; • принципиально нового. 1) Серединное, или компромиссное, - типичное решение на переговорах. В этом случае стороны идут на взаимные уступки. При этом уступки должны быть примерно равноценны. Легче всего это определить в ситуации "купли - продажи". Продавец запрашивает максимальную цену за свой товар, а покупатель предлагает минимальную. Если стороны заинтересованы в заключении сделки, то начинается "переговорный менуэт": продавец и покупатель, не упуская из виду собственной выгоды, делают последовательные уступки. Однако чаще участники переговоров находятся в такой ситуации, когда сложно определить равноценность уступок. Размен уступками может осуществляться в соответствии с их различной значимостью для конфликтующих сторон: уступая оппоненту в одном вопросе - менее важном для себя, участник переговоров получает взамен преимущество в другом вопросе - более значимом для него. Непременное условие при таком поиске компромисса заключается в том, чтобы уступки не пересекали границы минимальных значений интересов обеих сторон. В противном случае принятое решение окажется за рамками переговорного пространства. 2) Асимметричное решение отличается тем, что уступки одной из сторон значительно превышают уступки другой. Соглашение на основе такого решения чаще всего принимается в следующих ситуациях: • имеет место значительное различие в соотношении сил оппонентов; • одна из сторон готова в значительной мере поступиться своими интересами ради грядущей ожидаемой выгоды; • проблема, требующая решения, для одного из участников менее важна в сравнении с перспективами дальнейших взаимоотношений; • переговоры ведутся на фоне конфликтных отношений; • один из участников переговоров считает дальнейшую конфронтацию рискованной и грозящей большими потерями. Все эти факторы могут иметь место, например, в ситуации переговоров между руководителем и подчиненным по вопросу о возможном повышении в должности. В итоге подчиненный соглашается на принятие асимметричного решения: подождать следующей вакансии в обмен на незначительное повышение зарплаты. Степень асимметрии может быть различной. Крайним ее выражением является почти полное пренебрежение интересами одной из сторон. Итоговое решение может содержать лишь слова высокой оценки деятельности ценного сотрудника и туманную перспективу повышения по служебной лестнице в неопределенном будущем. И если асимметричное решение в целом наименее стабильно, то при значительной асимметрии оно зачастую воспринимается как крайне несправедливое. В этом случае у проигравшей стороны возникает желание взять реванш, как только предоставится возможность. 3) Принципиально новое решение - это то, которое максимально удовлетворяет интересы каждой из сторон. Поиск такого решения наиболее сложен и требует кропотливой работы участников переговоров. Принципиально новое решение может быть найдено на основе тщательного анализа соотношения интересов сторон. Это позволяет выявить непересекающиеся интересы и тем самым завершить переговоры к взаимному удовлетворению сторон. Эффективность такого пути можно увидеть на классическом примере с двумя сестрами, которые ссорились из-за апельсина. В конце концов, они пошли на компромисс и разделили апельсин пополам. После чего одна сестра выжала из своей половины сок, выбросив кожуру, а другая использовала кожуру для торта, выбросив сам фрукт. Если бы одна сестра получила весь фрукт, а другая - всю кожуру, они бы выиграли обе, избежав взаимных потерь. Другой путь к принципиально новому решению возможен через изменение интересов или их переоценку. В этом случае имеет место включение обсуждаемой проблемы в более широкий контекст. Например, когда оппоненты объединяются перед лицом общей, более серьезной опасности и их частные противоречия воспринимаются иначе. Характеризуя принципиально новое решение, следует отметить, что на практике оно часто включает в той или иной мере элементы компромисса.
Достижение соглашения. Работа над соглашением Работа над соглашением может осуществляться в двух вариантах. Один предполагает сначала заключение соглашения в общих чертах, а затем - согласование деталей по каждому спорному вопросу.
Другой путь - участники переговоров прибегают к последовательному согласованию каждого спорного вопроса, что создает серию детализированных договоренностей. Комбинация этих частных решений и составляет итоговое соглашение. Какой бы вариант ни был выбран, работа над соглашением включает в себя ряд последовательных действий. Прежде всего, участники переговоров должны разработать объективные критерии, позволяющие оценить выработанные варианты решения проблемы. В качестве таких критериев могут быть использованы: • общие ценности, моральные принципы; • обычаи и традиции, уважаемые обеими сторонами; • законы, инструкции, профессиональные нормы; • экспертные оценки; • прецеденты; • цены. Используемые критерии должны быть независимы от желаний сторон, иначе они не будут восприниматься как справедливые. Критерии должны быть практичными и устраивать всех участников переговоров. Если вы ведете переговоры о приобретении квартиры, то в качестве объективного критерия может быть использована средняя рыночная цена на подобные квартиры в данном районе. Следующий шаг участников переговоров при работе над соглашением - выбор при помощи объективных критериев наиболее приемлемого решения. Идет ли речь о позиционном торге или о переговорах на основе взаимного учета интересов, рассчитывать на прочность договоренностей можно тогда, когда в их основе - устраивающее обе стороны решение. И, наконец, последнее - утверждение решения на основе выбранного метода. На двусторонних переговорах процедура принятия решения достаточно проста. Если оппоненты ориентируются на стратегию торга, то решение принимается, если обе стороны согласны с ним или одна сторона просто капитулировала. В ситуации переговоров на основе взаимного учета интересов имеет место не только обоюдное согласие сторон, но и отсутствие вынужденного характера такого согласия. На многосторонних переговорах применяются два метода принятия решения: консенсус и большинство голосов. Метод консенсуса (от лат. consensus - согласие, единодушие) предполагает согласие всех участников переговоров с выработанным решением. Метод базируется на "признании чужих интересов как условия осуществления интересов собственных". Соглашения, выработанные на основе консенсуса, наиболее прочные, так как этот метод несовместим с отрицательной позицией хотя бы одного из оппонентов. Однако консенсус имеет и недостатки: • если хотя бы один из оппонентов возражает, то решение не будет утверждено и переговоры зайдут в тупик; • необходимость многократных согласований может быть использована для затягивания переговорного процесса; • опасность срыва переговоров практически у финишной черты может вынудить стороны к принятию решений с расплывчатыми формулировками. Если же участники переговоров используют для утверждения решения метод большинства, то у них больше шансов достичь согласия. Однако в этом случае актуальной становится проблема выполнения договоренностей. Достижение соглашения. Закрепление решений В случае успеха переговоры завершаются закреплением решения в итоговых документах или ограничиваются устными договоренностями - в зависимости от степени официальности ситуации. Ясно, что письменное закрепление договоренностей уменьшает возможность их произвольного толкования в дальнейшем. Однако в рамках межличностных отношений такая практика чаще всего отсутствует. Это дает возможность сторонам при желании с большей легкостью нарушать условия договора или вовсе аннулировать его. Следует иметь в виду, что не всегда переговоры ведутся в жестком соответствии с изложенной схемой. По мере продвижения к исходу переговоров их участники могут возвращаться к уточнению вопросов, рассмотренных ранее. Но общая логика последовательности этапов ведения переговоров должна сохраняться. Ее нарушение может привести к затягиванию переговорного процесса или его срыву. Анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей Период прямого взаимодействия сторон завершился, но говорить об окончании переговоров было бы преждевременно. Оппоненты покидают стол переговоров, а сам переговорный процесс вступает в заключительную стадию анализа результатов переговоров и выполнения достигнутых договоренностей. Прежде всего, каждой из сторон необходимо проанализироватъ прошедшие переговоры в зависимости от того, были они удачными или нет, и решить: • насколько хорошо была проведена подготовка к переговорам; • была ли соблюдена запланированная программа переговоров; • каков был характер взаимоотношений с оппонентами; • какие аргументы были убедительны для оппонентов, а какие они отклонили и почему; • пришлось ли идти на уступки и каковы будут их последствия; • какие возникали трудности в процессе переговоров; • каковы перспективы дальнейших взаимоотношений; • какой опыт переговоров можно использовать в будущем; • каковы основные причины достигнутых результатов. Зримым критерием результативности переговоров является достигнутое соглашение, но его наличие не следует трактовать как безусловный успех. Для оценки успешности переговоров можно использовать ряд критериев. 1) Степень решения проблемы. Достигнутое в ходе переговорного процесса соглашение есть свидетельство того или иного решения проблемы. Однако в зависимости от характера договоренностей итог взаимодействия сторон различен: • достижение взаимовыгодного результата снимает проблему с повестки дня и создает прочный фундамент для дальнейших взаимоотношений сторон; • поражение в той или иной мере одной из сторон ставит под угрозу соблюдение соглашения. 2) Субъективные оценки переговоров и их результатов. Переговоры увенчались успехом, если обе стороны удовлетворены их итогами и расценивают достигнутое соглашение как справедливое решение проблемы. Впрочем, не исключено, что впоследствии эти оценки изменятся. 3) Выполнение условий соглашения. Необходимо помнить, что даже самый блестящий результат переговоров заметно потускнеет, если возникнут проблемы с выполнением взятых на себя сторонами обязательств. Выполнение достигнутых договоренностей Готовность сторон к выполнению условий соглашения позволяет не только оценить степень успешности переговоров. Этот аспект является также важной содержательной характеристикой последней стадии переговорного процесса. Результат переговоров становится сомнительным, если его участники не торопятся с выполнением условий договора. Наилучший способ обеспечить долговременный эффект переговоров - включение в соглашение плана по его реализации. Важно, чтобы в нем четко оговаривалось, что необходимо сделать, к какому сроку, чьими силами. Должна быть предусмотрена также и система контроля за выполнением соглашения. Кроме того, в итоговом документе можно оговорить и процедуру возможного пересмотра соглашения или его частей. Необходимо отметить, что участникам переговоров следует приступать к выполнению взятых на себя обязательств как можно скорее. Поскольку отсрочка выполнения может вызвать сомнения и недоверие сторон друг к другу. Распознание лжи при заключении коммерческих сделок К сожалению, в современном бизнесе люди часто оказываются одураченными разного рода мошенниками. Чаще всего это происходит потому, что мы наивно полагаем, что человек, с которым мы вступаем в товарно-денежные отношения, непременно поступит так же честно, как мы сами повели бы себя на его месте, и иногда ошибаемся. Поэтому сегодня так важно умение понимать и различать ложь ваших деловых партнеров. Лжеца, как бы он не старался скрыть свою ложь, можно распознать, потому что его выдает несогласованность между микросигналами подсознания в мимике, жестах, осанке и тем, что он говорит. Подсознание всегда честно и искренне. Обманывать может только сознание. Вот почему так важно уметь "читать" те действия, поступки, которые сознанием не контролируются. Бессознательные жесты и телодвижения могут выдать обманщика с головой. Во время обмана наше подсознание выбрасывает истинную информацию, которая проявляется в различных микродвижениях, противоречащих сказанным словам. Самые явные признаки обмана. Если искушенные собеседники в состоянии сдерживать свои эмоции с помощью жестов и телодвижений, то никто не способен контролировать поведение своих зрачков. Они непроизвольно расширяются или сужаются и тем самым сигнализируют о реакции на услышанное. Поэтому, если ваш деловой партнер говорит, например, что ваши условия его не устраивают, но в то же время его зрачки расширились в два-три раза против нормального состояния, будьте уверены - он "гонит волну" и попросту набивает себе цену. Когда человек испытывает радость, получает желаемое или удовлетворен ценой товара, зрачки его расширяются. Об этом знают многие опытные продавцы. Наоборот, при негативных эмоциях, когда человек чем-то недоволен, его зрачки суживаются. Есть также типичный шаблон движения глазных яблок, который психологи называют "детектором лжи": в ответ на неудобный вопрос глаза быстро перемещаются по диагонали сначала вправо вверх, затем влево вниз. (У левшей шаблон зеркальный - влево вверх, вправо вниз.) В психологическом плане это соответствует такой последовательности: сначала человек представляет, конструирует то, чего на самом деле нет в действительности, а потом говорит только то, что этой выдумке соответствует, ничего лишнего. Такое движение глаз всегда свидетельствует о готовности соврать. В процессе обнаружения обмана очень информативны жесты, связанные с приближением рук к лицу. Они всегда должны настораживать: видимо у вашего собеседника на уме что-то нехорошее. Чаще всего это явное преувеличение действительного факта или явная неправда. Психолог В. Шейнов в своей книге "Скрытое управление человеком" описывает такие жесты следующим образом. Когда мы наблюдаем или слышим, как другие говорят неправду или лжем сами, мы делаем попытку закрыть наш рот, глаза или уши руками. Защита рта рукой является одной из немногих откровенных жестов, явно свидетельствующих о лжи. Рука прикрывает рот, большой палец прижат к щеке, так как посылает сигнал сдерживать произносимые слова. Некоторые люди пытаются притворно покашливать, чтобы замаскировать этот жест. Если такой жест используется собеседником в момент речи, это свидетельствует о том, что он говорит неправду. Однако, если он прикрывает рот в тот момент, когда говорите вы, а он слушает - это значит, он думает, что вы лжете. Прикосновение к своему носу является утонченным, замаскированным вариантом предыдущего жеста. Он может выражаться в нескольких легких прикосновениях к ямочке под носом или в одном быстром, почти незаметном прикосновении к носу. Объяснением этого жеста может быть то, что во время лжи появляются щекотливые позывы на нервных окончаниях носа и его очень хочется почесать. Потирание века вызвано тем, что появляется желание скрыться от обмана или подозрения и избежать взгляда в глаза собеседнику, которому говорят неправду. Мужчины обычно потирают веко очень энергично, а если ложь серьезная, то отводят взгляд в сторону или еще чаще - смотрят в пол. Женщина очень деликатно проделывает это движение, проводя пальцем под глазом. Ложь обычно вызывает зудящее ощущение в мышечных тканях не только лица, но и шеи. Поэтому некоторые собеседники оттягивают воротничок, когда лгут или подозревают, что их обман раскрыт. Жесты, выдающие неискренность, в значительной степени связаны с левой рукой. Это объясняется тем, что правая рука как более развитая у большинства людей больше управляется сознанием и делает так, "как надо". Левая же менее развита и управляется правым полушарием мозга. Она чаще делает то, что хочет подсознание - тем самым выдавая тайные помыслы человека. Если собеседник жестикулирует левой рукой, то это должно насторожить вас: весьма вероятно, что он обманывает или занимает недружественную позицию. Тот же самый принцип можно использовать при анализе мимики человека. Основное правило: всегда смотрите на левую половину лица. Исследования показывают, что за произвольное и непроизвольное выражение лица ответственны различные участки мозга. Поэтому лицо обычно несет сразу два сообщения - то, что лжец хочет показать вам, и то, что он хотел бы скрыть. Одни выражения лица поддерживают ложь, пытаясь дать собеседнику неверную информацию, другие же - непроизвольно выдают правду, потому что выглядят фальшиво, и истинные чувства просачиваются через все попытки скрыть их. В какой-то момент лицо, будучи лживым, может выглядеть вполне убедительным, однако уже через мгновение на нем могут появиться потаенные мысли. А бывает и так, что истинные и показные эмоции передаются различными частями лица в одно и то же время. Как уже было сказано, именно на левой половине лица труднее скрыть истинные чувства. (Полезный совет: когда ваш собеседник выражает вам сочувствие по поводу чего-либо, не поленитесь и внимательно взгляните на левую половину его лица - не проступает ли там скрытое торжество или злорадство.) Понять собеседника также помогает знание телодвижений, указывающих на его притворство. Существует целая серия ложных ("актерских") движений, призванных продемонстрировать эмоции, которые человек на самом деле не испытывает. Например, любовь показывают, прижимая руку к сердцу, закатывая глаза, покусывая губы, слащавой сентиментальностью и проч. Волнение - хождением взад и вперед, дрожанием рук. Скуку - зевотой, потягиванием. Радость - хлопками в ладоши, раскатистым смехом, шумливостью. Горе - качанием головой, сморканием, утиранием глаз. Болезнь - кашлем, дрожью и т.д. Необходимо уяснить, что все притворные движения преувеличивают действительные эмоции, так сказать, "хватают через край", подавляют истинные эмоции и демонстрируют вместо них ложные. Речевые построения, выдающие ложь В случае разногласия между словами и жестами вашего собеседника больше доверяйте своему зрению, чем слуху. Скрыть правду или истинное отношение к вам легче посредством слов, мимики, голоса и труднее при помощи других средств общения: жестов, движений, позы. Наблюдая, анализируя, обобщая информацию, делая выводы о честности человека, решая, принимать его информацию за истинную или ложную в данной ситуации, люди основываются на собственных эталонах правды и лжи, искреннего и неискреннего поведения. Однако не все характеристики поведения лгущего человека одинаково показательны, и поэтому разные люди с различной долей успешности распознают ложь среди той информации, которую передает им собеседник. Честный человек старается говорить больше и отстаивает свою искренность при выражении сомнений в ней, тогда как равнодушные, уклончивые ответы на прямые вопросы не вписываются в понятие этичного поведения. Секреты успешных переговоров Переговоры - это игры, которые можно разделить на несколько видов Игра без конца. Это переговоры, которые ничем никогда не заканчиваются. Проводится масса встреч, тратится время, ресурсы и, в конце концов, ничего не получается. Переговоры без конца истощают все: материальные ресурсы, здоровье, настроение, отношения. Игра с нулевой суммой. В результате таких переговоров одна сторона выигрывает, а другая проигрывает. Если результаты сторон сложить, получится нулевая сумма. Переговоры с нулевой суммой даже для выигравшей стороны оборачиваются очень большими потерями и тратой ресурсов. В бизнесе - это значит, что после таких переговоров пора сматываться и больше здесь не появляться. Место, где однажды повел такие "успешные" переговоры, для тебя закрыто. Переговоры "выигрыш - выигрыш". Это тип переговоров, о котором мало кто знает, вернее, осознает что знает. "Выигрыш - выигрыш" - это, когда выигрывают обе стороны. Именно успешный бизнес строится по принципу "выигрыш - выигрыш" - он долгосрочный, он развивающийся во времени, он имеет очень мощный потенциал, и он получает сильнейшую поддержку от партнеров, от сотрудников, от рынка. Личная сила. Переговоры требуют особого подъема духа, энергетики. Не стресса, не адреналина - это совсем другое. Это не то же самое, что тревожиться, волноваться и бояться переговоров. Просто нужно быть в хорошей форме. Биофизики называют это "состоянием зоны". Это особое состояние мозга, когда он равномерен и высоко ритмичен. В этом состоянии человек спокоен, уверен, сосредоточен и, в тоже время, очень активен и включен в происходящее. Если человек думает, что состояния, необходимого для ведения переговоров, он может достигнуть с помощью физических упражнений, просто покачавшись на тренажерах, или сходив в баню, или выпив водочки для релакса, то это не личная сила, это физическая сила, это совсем другое. Эмоции - еще одна часть личной силы. Если ты идешь в плохих эмоциях, если у тебя есть плохое предчувствие, не ходи на переговоры, лучше их отмени. Если ты злишься, если ты обижен, лучше, действительно, выпей водки или попарься в бане, успокойся. Если у тебя эйфория, восторг, радость - это плохая эмоция для переговоров. Ты не способен быть внимательным и достаточно уважительным к своему собеседнику. Речь - это тоже составляющая личной силы. Речь должна быть послушна, надо уметь выбирать из множества слов, которые рождаются, то, которое может влиять на события в нужную для тебя сторону. Если личной силы нет, тогда пролетит над тобой птица удачи или не пролетит, будет благосклонен собеседник или нет, это во многом во власти случая и твоего собеседника. Но ты контролировать свой успех практически не можешь. Психогеография. Важно, как далеко сядете от партнера, как тихо или громко вы будете говорить, вы будете находиться слева или справа от собеседника, лицом к лицу или сбоку, рядом или через стол, сядете там, где он поставил мебель или сами для него поставите мебель. Техники нейтрализации досадных замечаний и возражений Со временем выработалось несколько технических методов нейтрализации (опровержения) замечаний, некоторые из них имеют универсальный характер. 1. Ссылки на авторитеты (признание свидетелей). Чаще всего одним из лучших методов нейтрализации (опровержения) замечаний являются ссылки на чужой опыт и высказывания. 2. Метод "бумеранга". Многие замечания вопреки желанию нашего собеседника в сущности прямо или косвенно говорят о преимуществах описанного нами проекта решения, и мы можем воспользоваться ими как отправной точкой нашей аргументации. 3. "Сжатие" нескольких замечаний. Воздействие нескольких замечаний и возражений существенно смягчается, если на них отвечать "одним махом", т. е. одной фразой, сконцентрировав в ней все существенное и избегая бесконечных дискуссий. 4. Одобрение и уничтожение. Этот метод применяется против объективных и корректных замечаний и возражений. Эти замечания и возражения мы сначала принимаем, а потом нейтрализуем их значение, повторно разъясняя собеседнику значение/ преимущества и особенности предложенного нами решения. Иногда можно считать успехом и то, что нам удается хотя бы локализовать и ограничить практическое значение возражения. 5. Перефразирование. Этот метод заключается в повторении и одновременном смягчении замечания собеседника, на которое мы можем дать удовлетворительный ответ или просто его перефразировать. 6. Условное согласие заключается в том, что мы сначала признаем правоту собеседника (часто с незначительными замечаниями), а потом постепенно перетягиваем его на нашу сторону. Такие действия дают возможность установить и удержать контакт с собеседником даже тогда, когда на первый взгляд положительный результат беседы не имеет перспектив. 7. "Эластичная оборона" применяется в тех случаях, когда наш собеседник механически засыпает нас замечаниями и возражениями в раздраженном и недовольном тоне. В такой ситуации лучше прямо не отвечать на замечания, а следить за тем, чтобы не оборвалась нить беседы. Когда впоследствии собеседник вернется к своим замечаниям, а это произойдет обязательно, он уже будет проигрывать в силе. 8. Принятые предпосылки в основном относятся к субъективным замечаниям, на которые очень трудно отвечать, и поэтому мы можем позволить себе отказать собеседнику в ответе и просто принять его замечание, если оно не оказывает существенного влияния на суть беседы. 9. Сравнение. Часто бывает, что замечание легче всего нейтрализовать с помощью аналогий, вместо того чтобы прямо отвечать на него. Сравнения могут приводиться из той области, которую наш собеседник знает, или же можно провести параллель из собственного опыта. 10. Метод опроса. Этот метод максимально ограждает от риска оказаться в бурных водах неприятной дискуссии. Он основан на том, что мы не отвечаем собеседнику на его замечания, а сами его спрашиваем, причем строим вопросы так, что он сам отвечает на свои замечания. Недостаток этого метода - его обширность. 11. Метод "да..., но..." заключается в том, что мы до определенного момента соглашаемся с собеседником для того, чтобы уменьшить его желание противоречить нам и подготовить его к контраргументации. Пример: "Вы совершенно правы. Но учли ли вы, что...?" Со временем из-за частого употребления это самое "но" может несколько обесцениться. Кроме того, это "но" в некоторой степени действует как предостерегающий сигнал ("а вот теперь-то наконец он скажет то, что хотел сказать"). Поэтому можно порекомендовать метод "да... и..." и метод "да...?", что является лишь модификацией метода "да..., но...". В таком случае вышеприведенный пример выглядел бы следующим образом: "вы совершенно правы. Учли ли вы, что...?" 12. Защитная мера упрощенно означает, что мы строим свое выступление таким образом, что у собеседника вообще не возникает замечаний, поскольку мы не даем ему для этого повода. Многие потенциальные замечания можно развеять заранее, если основные аргументы разложить на большое число частичных, которые можно к тому же высказать в форме вопросов. Рекомендуется после высказывания каждого частичного аргумента с помощью подвопросов проверить, принят ли он собеседником. 13. Предупреждение. Неприятное замечание, которое наверняка можно ожидать от собеседника, легко смягчить, если первым включить его в свое выступление. Этим мы одновременно определяем и момент ответа. А это, несомненно, преимущество. 14. Доказательство бессмысленности. Если все наши ответы на замечание собеседника указывают на его несостоятельность, мы можем подтолкнуть собеседника к тому, чтобы он признал бессмысленность своего замечания. Но это нужно сделать с максимумом такта и только тогда, если это действительно необходимо, придерживаясь известной народной мудрости "по Сеньке и шапка". 15. Отсрочка. Практика показывает, что замечание теряет свое значение по мере удаления беседы от того момента, когда оно высказано. Но наряду с этим нужно очень аккуратно обращаться с формулировкой: "Позвольте вернуться к этому вопросу позднее. В таком-то и таком-то месте мы снова затронем эту проблему. Согласны ли вы с этим предложением?". Этот метод применяется только тогда, когда сделанное замечание очень мешает дальнейшему ведению беседы или же полностью ее блокирует. В любом случае, если уж мы пользуемся этим методом, безусловно, необходимо остановиться на этом замечании до завершения беседы, т. е. в такой момент, который мы сочтем благоприятным для нас. Ведь известно, что отложенные и несогласованные замечания всегда вновь возникают при последующих контактах и беседах. 16. Контролирование реакций. При нейтрализации замечаний очень полезно проверять реакцию собеседника. Легче всего это сделать с помощью промежуточных вопросов. Спокойно спрашиваем собеседника, доволен ли он ответом. Если нет, предлагаем ему дополнительно детально заняться этим вопросом. Особенно важно внимательно наблюдать за собеседником, так как его ответ должен быть в соответствии с внутренним состоянием. Этого, однако, может и не быть, что относительно несложно заметить по внешним проявлениям (нетерпение, неодобряющая позиция, повышенный тон). 17. Недопущение превосходства. Если мы будем, почти не задумываясь, успешно парировать каждое замечание, постепенно у нашего собеседника сложится такое мнение, что он сидит перед умудренным опытом "профессором", против которого нет никаких шансов бороться. Поэтому он при первой же возможности вновь попытается нанести контрудар. В связи с этим: не следует парировать каждое возражение; нужно показать, что и нам не чужды человеческие слабости; особенно важно избегать немедленного ответа на каждое замечание, потому что этим мы косвенно недооцениваем собеседника: то, что его мучает в течение многих дней или недель, мы решаем за пару секунд. Признайтесь, вряд ли бы вы сами хотели оказаться в такой ситуации. 18. Подготовка к нейтрализации замечаний. К этой фазе, как и ко всей беседе в целом, необходима основательная подготовка. Следует как можно лучше ознакомиться с темой и содержанием беседы и со вспомогательными сведениями и информацией. Нужно заранее подумать о личности своего собеседника, собрать информацию о нем самом, его реакциях и привычках. Следует заранее подготовиться к возможным замечаниям и возражениям, которых можно ожидать по ходу беседы. Осталось определить, какой момент является наиболее благоприятным для нейтрализации замечаний. Очень важно понять, что выбор подходящего момента для ответа на замечание намного значительнее, чем принято считать, а зачастую это так же важно, как и содержание самого ответа. Когда следует отвечать на сделанные замечания, можно предложить следующие варианты: до того, как замечание высказано; сразу после того, как оно сделано; позднее; никогда. До. Если известно, что собеседник рано или поздно сделает определенное замечание, рекомендуется самим обратить на него внимание и объяснить ему, какие могут быть последствия. Преимущества: мы избежим противоречий с собеседником и тем самым снизим риск ссоры в беседе, мы имеем возможность сами выбрать формулировку замечания, за счет чего уменьшим, насколько это возможно, тяжесть замечания; у нас есть возможность самим выбрать наиболее подходящий момент беседы для ответа на такое замечание и обеспечить себе время, необходимое для обдумывания ответа; укрепится доверие между нами и нашим собеседником, так как он увидит, что мы не пытаемся обвести его вокруг пальца, а наоборот, ясно излагаем все "за" и "против". Сразу. Это наиболее принятый метод для ответа, и его нужно использовать во всех нормальных ситуациях. Позже. Откладывать ответ на более поздний момент имеет смысл, если в тот же момент нельзя найти подходящий ответ и если немедленный ответ может поставить под угрозу нормальный ход беседы. В соответствии с этим мы должны в любом случае обеспечить себе право самостоятельно решать, в какой момент мы будем отвечать собеседнику. А особенно если нет желания прямо ему противоречить, поэтому ответ откладывается до более удобного с тактической и психологической точки зрения момента. К этому также прибегают, когда хотят снизить значение замечания, поскольку оно теряет свое значение по мере продолжения беседы. Важно помнить, что за счет отсрочки может вообще исчезнуть необходимость отвечать на какие-то замечания: ответ возникает сам по себе после известного времени. Может также случиться, что замечание собеседника полностью выходит за рамки нашей беседы. Никогда. Отдельные виды замечаний, отговорок, особенно враждебных замечаний, и, прежде всего тех, которые представляют собой общую помеху беседе, особенно в ее начале, следует по возможности полностью игнорировать. То же самое относится к отговоркам, тактическим маневрам, а также к замечаниям, не затрагивающим суть деловой беседы. А также в тех случаях, когда можно без ущерба признать правоту собеседника. Этим заканчивается краткий обзор тактик нейтрализации замечаний, и вам остается лишь испытать их на практике.
Вопросы для контроля и самопроверки 1. Дайте определение понятию "переговоры". 2. Почему деловой человек должен владеть методами и приемами ведения дискуссий? 3. Назовите основные функции переговоров? 4. В чем заключаются отличительные особенности переговоров от других разновидностей общения? 5. Приведите классификацию переговоров по Ф. Чарльзу Икле. 6. Назовите основные стратегии ведения переговоров. 7. Каковы основные преимущества, недостатки и условия эффективного применения стратегии "позиционный торг"? 8. Каковы основные преимущества, недостатки и условия эффективного применения переговоров на основе взаимного учета интересов? 9. Охарактеризуйте основные этапы и динамику переговорного процесса. 10. Опишите жесты и мимику, свидетельствующие о лжи собеседника. 11. Назовите и охарактеризуйте основные техники нейтрализации досадных замечаний и возражений партнера по общению. 1
Документ
Категория
Разное
Просмотров
1 461
Размер файла
2 515 Кб
Теги
gerasimov, blyud, delovogo, obschenia, etika
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа