close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Документооборот и делопроизводство (сам. раб.)

код для вставкиСкачать
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Воронежский государственный лесотехнический университет имени Г.Ф.
Морозова»
Документооборот и делопроизводство
Методические указания для самостоятельной работы
студентов по направлению подготовки
23.03.01 «Технология транспортных процессов»
Воронеж 2016
2
Разгоняева В. В. Документооборот и делопроизводство [Электронный
ресурс]: методические указания к самостоятельной работе для студентов по
направлению подготовки 23.03.01«Технология транспортных процессов» /
В.В. Разгоняева, В.А. Зеликов, Р.А. Кораблев., А.А. Штепа; М-во
образования и науки РФ, ФГБОУ ВО «ВГЛТУ». – Воронеж, 2016. –ЭБС
ВГЛТУ
Печатается по решению учебно-методического совета ФГБОУ ВО
«ВГЛТУ»
Рецензент – заведующий кафедрой электротехники и автоматики
ФГБОУ ВО «Воронежский государственный аграрный университет имени
императора Петра I», доктор технических наук, профессор Афоничев Д.Н.
3
Содержание
Тема 1. История Отечественного делопроизводства
Делопроизводство в учреждениях дореволюционной России………4
Тема
2.
Законодательное
и
нормативное
регулирование
документирования и организации работы с документами в РФ…………….9
Тема 3. Бланк документа………………………………………………..13
Тема 4 Документирование организационной деятельности………….18
Тема 5. Документирование распорядительной деятельности…….…..23
Библиографический список……………………………………………..29
4
Тема 1. История Отечественного делопроизводства
Делопроизводство в учреждениях дореволюционной России
Содержание темы
1. Формирование системы приказного делопроизводства в XVI-XVII
вв.
2.Организация коллежского делопроизводства в XVIII в.
3.Развитие делопроизводства в XIX - начале ХХ в.
Методические рекомендации
Изучая историю и организацию отечественного делопроизводства,
студент
должен
знать,
что
она
делится
на
два
периода:
дореволюционный, включающий приказное, коллежское и министерское
делопроизводство, и советский.
Важным
для
изучения
хронологических
рамок,
темы
является
четкое
определение
изучающих
истории
делопроизводства
понять,
почему
дореволюционное
дореволюционной России.
Студенты
должны
делопроизводство изучается с ХVI в. При подготовке к семинарам следует
придерживаться определенного плана изучения каждого периода, что
поможет усвоению и
осознанию теоретического материала. Необходимо
знать, что оказывало влияние на систему делопроизводства в каждый
период, какими законодательными актами она регулировалась, какие
структурные подразделения и лица отвечали за работу с документами,
как
распределялись
оформления
обязанности
документов,
между
организацию
ними,
работу
состав,
правила
с ними (движение
документов в учреждениях, порядок их обработки, хранения и т. д.). Кроме
того, при изучении темы важно уяснить особенности организации
делопроизводства каждого периода и уметь провести сопоставительный
анализ основных делопроизводственных операций, выполнявшихся в
различные
периоды,
например:
между
периодами
приказного
5
делопроизводства
и
коллежского,
между
периодами
коллежского
делопроизводства и министерского. Обычно данное задание вызывает у
студента определенные трудности. Однако если теоретический материал
будет изучаться по рекомендуемому плану, студент без значительных
усилий справится с поставленной задачей.
При изучении периода приказного делопроизводства следует обратить
внимание на то, что образование Русского централизованного государства
требовало создания высших, центральных и местных органов власти и
управления.
Главная задача студента – уметь раскрыть этапы формирования
системы
приказного
делопроизводства,
поскольку
в
этот период
складывается система документирования деятельности государственных
учреждений (состав документов, их формуляр). Студент должен знать, что
представлял
формуляр
документа, уметь определить вид конкретного
документа, его удостоверение. Очень важно познакомиться с приемами
организации
работы
с документами, с этапами их обработки, включая
архивное хранение. Необходимо знать, что имеется в виду, когда
говорят, что делопроизводство этого периода основывалось на нормах
обычного
права,
почему
приказное
делопроизводство
называют
cтолбцовым, каким законодательным актом была закреплена столбцовая
форма.
Изучая коллежское делопроизводство, необходимо помнить, что в
первой четверти ХVIII в. Петром I были осуществлены административные
реформы,
коренным
управления,
что
образом
повлекло
изменившие
за
собой
систему
изменения
государственного
в
организации
делопроизводства.
Студент должен понять, каким образом введение коллегиального
принципа принятия управленческих решений повлияло на внутреннюю
организацию коллегий и делопроизводство в них; в каких структурных
подразделениях
принимались
управленческие решения, а в каких
6
осуществлялась обработка документов и подготовка их к, слушанию..
Студент должен знать роль и значение Генерального регламента в развитии
отечественного
делопроизводства,
его
основные
положения,
устанавливающие структуру коллегий, штатный состав чиновников, их
обязанности в работе с документами. Следует обратить особое внимание
на принципиально новые положения, которые Генеральный регламент
внес в делопроизводство: обработку документов, организацию текущего
хранения документов, создание архивов; процесс документирования.
Студенту необходимо запомнить виды документов, создаваемых в XIX
в., особенности их формуляра; уметь объяснить причины отказа от
столбцовой формы и перехода к листовой. Особое
внимание
следует
уделить организации делопроизводства после Губернской реформы 1775 г.,
когда функции центральных
учреждений
–коллегий
(за
исключением
трех) были переданы местным учреждениям.
Изучая делопроизводство в учреждениях XIX в., студент должен
обратить внимание на то, что в результате административных реформ,
осуществленных Александром I, система государственных учреждений
России была подвергнута серьезной корректировке.
Студент
учреждение
должен
познакомиться
министерств. и
обменивались
министерства
учреждениями
и
знать,
с
должностными
с
законом
какими
1811
видами
.Общее
документов
вышестоящими
и
лицами,
виды
какие
г.
подчиненными
документов
составлялись внутри министерства, какие факторы влияли на формуляр
документа XIX в., на его удостоверение. Необходимо помнить о том, что
документы в XIX в. стали оформляться на бланках, и понимать значение
введения бланков для отечественного делопроизводства.
Изучая
делопроизводство
дореволюционного
периода,
следует
понять тенденции его развития после издания .Общего учреждения
министерств. Студент должен учитывать, что важным фактором развития
7
делопроизводства
в
XIX
в.
стал
поиск
путей
сокращения
документооборота в связи с увеличением количества документов в сфере
управления. В 30-60-е п. XIX в. были изданы законодательные акты, в
которых четко формулировались пути сокращения количества документов.
Студент обязательно должен изучить попытки отдельных ведомств
разработать и внедрить способы рационализации делопроизводства. Такие
попытки предпринимала Канцелярия попечителя Московского учебного
округа
и
Военное
ведомство.
Изучение
этого
опыта
представляет
профессиональный интерес, поскольку он оказал влияние на развитие
делопроизводства в последующие десятилетия.
Вопросы и задания
1. Какой была структура приказов и их штатный состав?
2. В чем состояли обязанности служилых людей в работе с
документами?
3. Перечислите виды
документов,
в
которых
фиксировалась
управленческая деятельность в учреждениях XVI-XVII вв. Уточните, в
каких учреждениях они составлялись и кому предназначались.
4. Охарактеризуйте формуляр документа ХVI-ХVII вв.
5. Опишите этапы обработки документов в приказах.
6.Что
такое
столбцовая
форма
делопроизводства?
Каким
законодательным актом она была закреплена? Назовите дату ее отмены.
7. На чем основывалась система приказного делопроизводства?
8. Сформулируйте особенности приказного делопроизводства.
9. Поясните роль и значение Генерального регламента в отечественном
делопроизводстве.
10. Какой была структура коллегий и состав должностных лиц
структурных
подразделений?
Перечислите
их
основные должностные
обязанности.
11. Назовите виды документов XVIII в. Охарактеризуйте их формуляр.
8
12. Как была организована работа с документами в коллегиях?
13. Какой стала организация делопроизводства после издания закона
1775 г.?
14. Как было организовано архивное хранение документов в XVIII в.?
Каким законодательным актом впервые был определен срок хранения в
текущем делопроизводстве?
15. Сравните приказное и коллежское делопроизводство.
16. Сформулируйте особенности коллежского делопроизводства.
17. Каковы роль и значение. Общего учреждения министерств в
отечественном
делопроизводстве?
Какие
принципы
организации
делопроизводства ввел этот закон?
18. Какими были структура министерств, состав должностных лиц и
их должностные обязанности в работе с деловыми бумагами?
19. Что представляли составные части порядка производства дел?
20.
Назовите виды
документов
XIX
в.
Охарактеризуйте
их
формуляр.
21. Каковы
тенденции развития делопроизводства в XIX в.?
Перечислите направления и способы рационализации делопроизводства в
учреждениях XIX в. Какие ведомства их осуществляли?
22. Как было организовано хранение документов в учреждениях ХIХ
в.?
23.
Дайте сравнительную
характеристику
коллежского
министерского делопроизводства.
24. Сформулируйте особенности делопроизводства XIX –
начала ХХ в.
и
9
Тема 2. Законодательное и нормативное регулирование
документирования и организации работы с документами в РФ
Содержание темы
1.
Направления развития
законодательного
регулирования
документирования управленческой деятельности.
2. Стандартизация и унификация документов.
3. Государственное регулирование процессов организации работы с
документами.
Нормативно-методические
документы межотраслевого
действия.
4. Регламентация сохранности документов.
5. Ответственность руководителей и должностных лиц за работу с
документами.
Методические рекомендации
При изучении темы студенты должны, прежде всего, составить
представление
об
уровнях
государственной
регламентации
документирования. Затем классифицировать изученные законодательные,
правовые и нормативные акты,
нормативно-методические документы,
государственные стандарты по отдельным направлениям регулирования
документирования и Документационного обеспечения.
Далее при изучении темы следует знакомство с современными
нормативно-методическими
документами
межотраслевого действия,
нормами и правилами, содержащимися в них. Необходимо
государственные
стандарты,
которые являются
основой
изучить
современной
практики документирования.
Студенты должны знать основные положения Федерального закона
.О
техническом
регулировании,
представляющего
правовую основу
стандартизации. Студентам при изучении современного законодательства
следует уделить особое внимание регулированию государством правил
хранения документов. Студентам не стоит в рамках изучения данной темы
10
детально изучать методику хранения документов, однако необходимо
усвоить
законодательно
документов. Важно
закрепленную
сформировать
у
обязательность
студентов
хранения
представление
об
установленной государством ответственности руководителей организаций и
должностных лиц за несоблюдение правил и методов документирования и
работы с документами.
Вопросы и задания
1.
Какие
из
перечисленных
законодательных
актов
содержат
определение документа?
а) Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая;
б)
Федеральный закон. Об
участии
в
международном
информационном обмене;
в) Федеральный закон. Об информации, информатизации и защите
информации.;
г) Федеральный закон. Об архивном деле в Российской Федерации.;
д) Федеральный закон. О техническом регулировании..
2. Выберите правильный вариант ответа. Документ – это:
а)
зафиксированная
на
материальном
носителе
информация
с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
б) официально документированная информация, созданная в процессе
деятельности организации или должностного лица;
в) средство закрепления различными способами на специально
изготовленном материале информации о фактах, событиях, явлениях
объективной действительности;
г)
любая
предназначенная
информация,
для
информационной системы.
зафиксированная
обмена,
пересылки,
на
любом
носителе,
функционирования
11
3. Изучив законодательные и нормативные правовые документы из
предложенного
выше
списка
литературы,
назовите
направления
законодательного регулирования работы с документами.
4.
Ознакомьтесь
с
нормативно-методическими
документами,
устанавливающими правила документирования и организации работы с
документами, дайте ответы на следующие вопросы:
а)
в
каких
нормативно-методических
документах
закреплены
наименования служб ДОУ, их задачи и функции?
б) какие операции делопроизводства
регламентированы в этих
документах?
в) какие этапы хранения документов и виды работ связаны с
обеспечением сохранности документов?
5. Изучите содержание ГОСТ Р 6.30-2003, обратив внимание на раздел.
Состав реквизитов документов. Пользуясь списком нормативных правовых
актов, установите, требования к каким реквизитам, используемым при
составлении и оформлении документов из раздела 2 ГОСТ Р 6.30-2003,
основаны на законодательных нормах?
6. Изучите определение понятия .юридическая сила документа. в
ГОСТ Р 51141-98. Изучите содержание ГОСТ Р 6.30-2003, обратив
внимание на раздел 2 .Состав реквизитов документов.
Определите
реквизиты,
необходимые
для
придания
документу
юридической силы.
7. Изучите содержание Основных положений ГСДОУ, Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти и раздел 2 .Состав реквизитов документов. ГОСТ Р 6.30-2003.
Определите реквизиты, проставляемые на документах в ходе их оформления,
получения, движения, передачи, исполнения, т. е. в делопроизводственных
операциях. Составьте
перечень
таких
исходящих и внутренних документов.
реквизитов
для
входящих,
12
8.
Акционерное
общество. Надежда. создано
5 лет
назад.
Назначенный в прошлом году на должность генерального директора П. П.
Петров распорядился уничтожить все внутренние документы Общества за
предыдущий период. Такое распоряжение является серьезным нарушением
правил хранения, комплектования, учета и использования архивных
документов. Изучите федеральные законы. Об акционерных обществах.,
Об обществах с ограниченной ответственностью, государственных
и
муниципальных
в
Российской
унитарных
Федерации..
предприятиях, об
Назовите
архивном
деле
статьи законодательных актов,
устанавливающие обязательность хранения документов. Основываясь на
Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13.20), определите
меру административной ответственности, которая может быть применена к
П. П. Петрову.
9. Секретарь генерального директора акционерного общества. Астон.
должна была разослать клиентам подписанные и зарегистрированные
договора Общества 08.07.2012. Это был последний день ее работы перед
началом очередного отпуска. Секретарь забыла о договорах и тем самым
нарушила
порядок
представления
документов,
установленный
законодательно. Основываясь на Кодексе РФ об административных
правонарушениях
(ст.
13.23),
ответственности,
которая
определите
может
быть
меру
административной
применена
к
секретарю
генерального директора.
10. На основе гл. 13 и 19 Кодекса РФ об административных
правонарушениях, ст. 138, 140, 180, 187, 292, 325 Уголовного кодекса РФ
составьте
полный
перечень
норм
ответственности должностных
юридических лиц за нарушение норм работы с документами.
и
13
Тема 3. Бланк документа
Содержание темы
1. Понятие бланк документа.
2. Виды бланков, применяемых в современной управленческой
практике.
3. Бланки с угловым и продольным расположением реквизитов.
4. Состав и порядок расположения реквизитов различных видов
бланков.
5. Бланки с изображением Государственного герба Российской
Федерации и герба субъекта Федерации.
6. Особенности оформления бланков организаций различных форм
собственности.
7. Законодательное регулирование ответственности за создание
официального бланка.
Методические рекомендации
Тема включает вопросы, связанные с применением и проектированием
бланков документов. При
опираться
на
выполнении
законодательные
организаций различных
практических
акты,
заданий
регламентирующие
организационно-правовых
следует
создание
форм. При этом
необходимо обратить внимание на такие реквизиты, как наименование
организации, эмблема
организации
или
товарный
знак, адресат,
являющиеся обязательными элементами любого бланка.
Прежде всего, необходимо усвоить назначение бланка как способа
придания документу официальности. Также следует изучить требования к
размещению
на
бланках
Государственного герба РФ,
эмблемы организации.
различной
герба
символики
субъекта
РФ,
–
изображений
товарного
знака,
14
Студент должен понять, что размещать на бланках произвольные и
нелегитимные изображения недопустимо и знать об ответственности
организации за небрежное или непродуманное оформление своего бланка.
При изучении
этой
документа. и уяснить
государственным
темы
необходимо
установленные
стандартом
усвоить
понятие .автор
законодательными
требования
к
актами
и
оформлению на бланке
наименования организации, а также иных реквизитов, позволяющих
идентифицировать автора документа. Особое внимание следует уделить
правилам
оформления бланков
на
двух
языках
и
особенностям
использования бланка организации, подготовленного на государственном
языке субъекта Российской Федерации. В соответствии с Гражданским
кодексом РФ многие организации могут иметь филиалы, отделения и
представительства, бланки
которых
имеют
существенные
отличия
в
оформлении.
При
изучении
данной
темы
студенты
должны
получить
представление о законодательном закреплении понятия фирменный бланк.
и необходимых условиях проектирования бланков представительств и
филиалов. Все более широкое распространение в деятельности организаций
различных организационно-правовых форм получают бланки должностных
лиц. При изучении порядка их оформления студенты должны понять разницу
между автором
официального документа –организацией и автором –
должностным лицом. ГОСТ Р 6.30-2003 содержит комплекс рекомендаций
по оформлению документов, разработанных с учетом действующего
законодательства
РФ.
При
изучении
стандарта
следует
усвоить
принципиальную разницу в применении Различных видов бланков (бланк
письма организации и бланк письма структурного подразделения, бланк
конкретного вида документа, бланк должностного лица).
В заключение изучения темы следует обратить внимание на
установленную в Кодексе РФ об административных правонарушениях
15
ответственность за нарушение требований к оформлению бланков, а также их
подделку.
Вопросы и задания
1. Делопроизводственная
служба
общества
с
ограниченной
ответственностью N-ский ликероводочный завод, исходя из соображений
престижности фирменного
бланка
Общества,
изображение, сходное с рисунком Государственного
разместила на нем
герба
Российской
Федерации, которое можно принять за эмблему ООО. Свидетельства на
регистрацию этого
изображения Общество
не получало. Насколько
правомерно такое оформление бланка? Какие меры административной
ответственности несет руководство ООО? Подтвердите свой вывод ссылкой
на законодательные акты.
2. Рассмотрите представленный образец бланка. Определите, в чем
заключаются ошибки в его оформлении?
Приказ
Генерального директора Государственного
научно-информационного центра
от________________
№________________
3. Открытое акционерное общество .Орхидея., расположенное в
городе К. (юридический адрес: ул. Лесная, 22, тел. 46-01-34, факс (043) 46-0137), имеет филиал в городе Е. (по адресу: ул. Вокзальная, 34, тел. 23-34-56,
факс (032) 23-34-55) и представительство в городе М. (по адресу: Сиреневая
ул., 14, тел. 32-43-61, факс (043) 32-43-62). Спроектируйте бланк письма для
головного офиса акционерного общества и его филиала в городе Е.
4. Закрытое акционерное общество .Север. (114311, Москва, ул.
Набережная, д. 16, карп. 1, тел. 345-56-57, факс (095) 345-56-57, ОГРН
0000000000000,
ИНН/КПП 000000001000000000) является
крупной
16
организацией. Его организационная структура включает три департамента
(в составе каждого образовано от четырех до шести отделов). Директор
каждого департамента является членом Совета директоров Общества и в
пределах своей компетенции имеет право подписи документов, исходящих
из его подразделения. В настоящее время встал вопрос о подготовке и
внедрении в практику работы, кроме бланка ЗАО .Север., еще и бланков
департаментов этого акционерного общества. Какие бланки могут быть
созданы в Департаменте перевозок ЗАО Север.? Спроектируйте эти бланки.
5. Вице-президент акционерного коммерческого банка. Спортикус.
(321674, г. с., ул. Южная, 13/2, тел. 435-65-89, факс (054) 435-65-87, ОГРН
0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000) высказал начальнику
канцелярии
пожелание иметь бланк с указанием своей должности,
мотивируя его тем обстоятельством, что он ведет обширную переписку.
Правомочно ли пожелание вице-президента? Как должен выглядеть такой
бланк?
6. Выберите вариант ответа, где правильно перечислены реквизиты,
которые
в
зависимости
от
учредительных
документов организации
содержит бланк письма:
а) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)), код организации по ОКПО, основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный
номер
налогоплательщика
(ИНН/КПП),
/
наименование
код
причины
организации,
постановки
на
учет
справочные данные
об
организации, место для проставления даты, место для проставления ссылки
на регистрационный номер и дату документа, ограничительные отметки для
оформления адресата, резолюции, заголовка к тексту, текста;
б) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак
обслуживания)),
наименование
вида
документа,
(знак
наименование
17
организации, коды по ОКПО и ОКУ Д, справочные данные об организации,
место для проставления даты, место для проставления
ссылки
на
регистрационный номер и дату документа;
в) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак
(знак
обслуживания)), наименование вышестоящей организации, наименование
организации-автора, справочные данные об организации-авторе,
регистрационный
номер,
ссылка
дата,
на номер и дату инициативного
документа.
7.
которые
Выберите
в
вариант,
зависимости
от
где
правильно
учредительных
перечислены
документов
реквизиты,
организации
содержит общий бланк организации:
а) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания., наименование организации, место для проставления даты и
регистрационного номера документа, место составления или издания
документа;
б) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак
обслуживания.,
место
для
названия
вида
документа, место
(знак
для
проставления даты и регистрационного номера документа, справочные
данные об организации, место составления документа;
в) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания., место для проставления даты и регистрационного номера
документа, место для ссылки на'номер и дату инициативного документа.
8. Выберите вариант, в котором правильно перечислены реквизиты,
отличающие бланк письма от общего бланка:
а) вид документа, дата и номер документа, ссылка на номер и дату
инициативного документа;
18
б) справочные данные об организации, место составления документа,
ссылка на дату и номер инициативного документа;
в) справочные данные об учреждении-авторе, ссылка на дату и номер
инициативного документа.
9. Отметьте виды бланков, которые должны быть в любой организации:
а) общий бланк;
б) бланк генерального директора;
в) бланк протокола;
г) бланк решения;
д) бланк письма;
е) бланк приказа.
10. Проанализируйте образец бланка, выявите ошибки в его
оформлении, дайте аргументированные замечания.
11. Начальник канцелярии предприятия .Процесс. В. Ю. Кличко
использовала бланк предприятия для составления письма в администрацию
города с просьбой личного характера, которое сама и подписала.
Правомерны ли действия В. Ю. Кличко? Изучите гл. Кодекса
РФ
об
административных правонарушениях. Установите, нарушение требований
каких норм произошло в этом случае? Какова мера ответственности
предприятия?
Тема 4 Документирование организационной деятельности
Содержание темы
1. Организационные документы, определенные законодательством РФ.
2.
Состав
организационных
Унифицированную
документов,
систему
включенных
в
организационно-распорядительной
документации.
3. Назначение различных видов организационных документов.
4.Требования
к
составлению
и
оформлению
документов, используемых в деятельности службы ДОУ.
организационных
19
Методические рекомендации
Студентам
при
изучении
темы
необходимо
понять
значение
организационных документов в деятельности любой организации.
При подготовке к занятиям студенты должны изучить Гражданский
кодекс
РФ,
федеральные
законы
об
организациях
различных
организационно-правовых форм (акционерное общество, общество
ограниченной
ответственностью,
государственное(муниципальное)
унитарное предприятие), которыми установлен состав
документов,
являющихся
с
организационных
обязательными при создании тех или иных
организаций.
В ходе изучения темы студентам необходимо понять роль изначение
учредительных организационных документов правовой основы деятельности
самой
организации,
и
как
база
создания
ее
рационального
документационного обеспечения. Особое внимание следует обратить на
положение,
различные
разновидности которого имеют разный статус,
назначение и соответственно порядок оформления, и структуру текста.
При изучении правил составления и оформления должностных
инструкций следует обратить внимание на взаимосвязь этого документа с
положением, на одинаковый порядок их оформления и удостоверения,
схожесть структуры текста. Кроме того студенты должны
усвоить,
что
формуляр должностной инструкции унифицирован в УСОРД.
Наиболее
сложным
при
изучении
темы
является
усвоение
требований к тесту таких документов, как положение, инструкция и
должностная
инструкция.
Текст
не
должен
содержать
повторов,
противоречий, неоднозначных положений. При выполнении практических
заданий студенты должны развить навыки разработки этих документов.
При подготовке документоведов необходимо сформировать у них
представление о роли и значении договора, а также об установленном
порядке его удостоверения.
20
Вопросы и задания
1. Ориентируясь на формуляр положения, включенный в УСОРД,
отметьте
те
разделы,
которые
совпадают
с
типовым формуляром
положения:
а) Порядок финансирования службы;
б) Цели, задачи и функции;
в) Технология работы с документами;
г) Система и порядок взаимозаменяемости работников;
д) Обязанности специалистов службы ДОУ;
е) Организационная структура службы ДОУ;
ж) Должностной состав работников службы ДОУ;
з) Численный состав работников службы ДОУ;
и) Квалификационные требования, предъявляемые к работникам
службы ДОУ;
к) Основания деятельности службы ДОУ
2. В закрытом акционерном обществе .Виктор. разработано положение
о канцелярии. Проанализируйте заголовочную и оформляющую части
этого документа, найдите ошибки в оформлении. Ориентируясь на типовой
формуляр
положения,
допишите названия недостающих разделов в
содержательной части. Кто должен подписать и утвердить положение?
Какие должностные лица могут завизировать документ?
3. Используя формуляр должностной инструкции, включенный в
УСОРД, заполните пропуски.
Должностные инструкции на работников службы ДОУ:
а) разрабатывает __________________
б) подписывает ___________________
в) должны быть согласованы с ______
г) утверждает ____________________
д) вводятся в действие _____________
е) подлежат пересмотру при ________
21
4.
В
закрытом
акционерном
должностная
инструкция
на
сотрудником
секретариата,
обществе. Затон разработана
секретаря-референта,
возглавляемого
который
является
помощником генерального
директора.
Проанализируйте
заголовочную
и
содержательную
части
должностной инструкции, найдите ошибки в оформлении и допишите
наименования
недостающих
разделов.
Обратите
внимание на
заголовочную и оформляющую части документа, которые должны отразить
должности
разработчика
и
руководителя,
утвердившего должностную
инструкцию.
Какой
реквизит,
являющийся
обязательным,
отсутствует в
оформляющей части? Какие должностные лица должны завиировать эту
должностную инструкцию?
5. Канцелярия государственного унитарного предприятия. Пилот.
разработала типовую должностную инструкции для секретаря структурного
подразделения
предприятия.
При
этом
начальник канцелярии не
пользовался типовым формуляром должностной инструкции, ограничившись
двумя разделами – .Требования к квалификации и Обязанности..
Исходя из основной трудовой функции, зафиксированной в трудовых
договорах
отдела),
секретарей
начальник
структурных
канцелярии
подразделений
(делопроизводство
сформулировал обязанности
этой
категории работников. В документе были допущены грубые ошибки в
формулировках задач, функций (видах работ) и обязанностей секретаря.
Проанализируйте фрагмент этой должностной инструкции:
.Секретарь обязан:
- контролировать исполнение отдельных указаний;
- выполнять приказы генерального директора;
- поддерживать чистоту и порядок в кабинете руководителя;
- вести прием посетителей;
- осуществлять оперативную связь с партнерами и клиентами;
22
- обрабатывать и хранить документы отдела;
- вести
делопроизводство
в
соответствии
с
существующей
практикой;
- решать организационные вопросы (встреча гостей, размещение их в
гостинице и др.);
- следить за расписанием рабочего дня;
- осуществлять организацию и подготовку совещаний, переговоров,
приемов руководителя отдела..
Определите, что из перечисленного относится к функциям, что к
обязанностям?
Сформулируйте
те
же
обязанности
правильно.
Аргументируйте свой вариант.
6. Выберите вариант, в котором правильно перечислены реквизиты
типового формуляра положения:
а)
наименование
подразделения,
организации,
наименование
вида
наименование
документа,
дата,
структурного
номер,
место
составления, гриф утверждения, текст, подпись;
б) наименование структурного подразделения, наименование вида
документа, ссылка на документ-основание, дата, номер, гриф утверждения,
текст, подпись;
в)
наименование
организации,
наименование
структурного
подразделения, наименование вида документа, ссылка на документоснование, дата, номер, гриф утверждения, грифы согласования, текст,
подпись.
7. Проанализируйте гл. 27 Гражданского кодекса РФ. Установите
требования законодательства к назначению и содержанию гражданского
договора. Особое внимание обратите на состав реквизитов удостоверения
договора.
8. Ознакомьтесь с гл. 3 Трудового кодекса РФ. Установите требования
к статусу, содержанию и оформлению трудового договора.
23
Обратите внимание на понятие существенные стороны трудового
договора. Найдите отличия в содержании гражданского и трудового
договоров.
9. Изучите ст. 52 Гражданского кодекса РФ, ст. 11 Федерального
закона. Об акционерных обществах., ст. 5 Федерального закона .Об
обществах с ограниченной ответственностью., ст. 9 Федерального закона .
О государственных и муниципальных унитарных предприятиях.
Определите закрепленные законодательством нормы к содержанию
устава как учредительного документа юридического лица.
Тема 5. Документирование распорядительной деятельности
Содержание темы
1.
Роль
и
значение
документировании
распорядительной
управленческой
документации
деятельности.
в
Состав
распорядительных документов.
2. Нормативные и правовые акты как вид распорядительных
документов федеральных органов исполнительной власти.
3.
Приказ
как
основной
документ,
используемый
для
документирования единоначальной распорядительной деятельности.
Правила
составления
и
оформления
приказов
по
основной
деятельности организации.
4.
Разновидности
распоряжений.
Правила
составления
и
оформления распоряжений.
5.
Выписка
из
распорядительного
документа,
оформления.
6. Юридическая сила распорядительных документов.
порядок
ее
24
Методические рекомендации
При изучении темы необходимо уяснить, прежде всего, роль
распорядительной деятельности в управлении, которая определяет особые
требования к документам, оформляющим распорядительную деятельность.
При подготовке к занятиям студентам следует
усвоить значение
нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти в
распорядительной деятельности.
При изучении темы студенты должны обратить внимание на то, что
конкретный вид распорядительного документа выбирается не произвольно,
а в соответствии с действующим законодательством, нормативными и
нормативно-методическими документами в зависимости от уровня органа
управления или власти, компетенции должностного лица, порядка принятия
управленческого решения, (единоначально или коллегиально).
Все виды распорядительных документов издаются либо на основе
или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства
РФ, вышестоящих органов власти и управления, либо по инициативе
руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления
исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения
задач,
возложенных на
особенность
организацию
издания распорядительных
(учреждение).
Обычно эта
документов
усваивается
студентами не сразу, следует помнить, что текст распорядительного
документа должен отразить инициативу его издания.
Особое
внимание
следует
уделить
порядку
визирования
и
согласования распорядительных документов, а также оформлению этих
процедур.
При изучении темы следует внимательно отнестись к такому
документу, как распоряжение. Каждая разновидность этого документа
имеет
свой
Большинство
порядок
применения
распорядительных
и
особенности
документов
в оформлении.
являются внутренними
документами организаций. Однако в силу их особого статуса следует
25
изучить нормативно закрепленные требования как к составлению, так и к
оформлению распорядительных документов с точки зрения их юридической
силы. Не менее важным является вопрос о придании юридической силы
копии распорядительного документа и выписки из него.
Студент должен четко представлять разницу между статусом и
применением каждого вида распорядительного документа, определяющим и
порядок его оформления.
Вопросы и задания
1. Используя предложенную ситуацию, составьте и оформи-те приказ
по основной деятельности.
Директор
общества
с
ограниченной ответственностью. Стрела.,
зарегистрированного в г. Тверь, В. М. Комов 13 октября текущего года издал
приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на
складе общества. Инвентаризация проводилась в связи с заключением
договора с фирмой. Логистика. о полной реконструкции и современном
оснащении склада готовой продукции. Директор распорядился о создании
комиссии под председательством заместителя директора Ю. И. Токарева с
участием
главного
бухгалтера
Т.
Ф.
Бородкиной
и
начальника
хозяйственного отдела В. С. Данилова. Директор поручил к 20 октября
представить на утверждение отчеты о состоянии складского учета (на 1
октября), об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на
10 октября) и готовой продукции (по состоянию на 15 октября).
Проект приказа был завизирован коммерческим директором А. Ю.
Николаевым и юристом общества И. Р. Ромашовым.
2. Используя приказ, составленный вами в задании 1, оформите его
копию, предназначенную для рассылки в структурные подразделения.
3. Проанализируйте предложенный образец приказа, выявите ошибки и
составьте правильный вариант приказа.
26
4. Пользуясь приказом, составленным в задании 3, оформите выписку
из приказа о назначении приемочной комиссии.
5. Оформите распоряжение, используя следующую ситуацию. В
ООО. Архитектор заместитель
директора
по собственной
инициативе
издал распоряжение об изменении распорядка работы отдела по работе с
клиентами. По этому распоряжению сотрудники отдела начинают свою
работу в 10.00 и заканчивают в 22.00. Отдел работает без выходных дней. В
отделе устанавливается сменный график работы, разработать и вести
который поручено
начальнику
отдела.
Распоряжение
согласовано
с
юридической службой, службой безопасности и отделом кадров.
6. Директор муниципального унитарного предприятия, основываясь
на докладной
записке
главного
бухгалтера, в которой
содержится
предложение не заключать трудовой договор и не принимать на работу
лиц, которые не могут предъявить свидетельство о постановке на учет в
налоговые органы (ИНН), издал приказ, в котором предписывается кадровой
службе отказывать в приеме на работу лицам, не имеющим таких
свидетельств. Предложение
главного
бухгалтера
аргументировано
большой загруженностью работников бухгалтерии, которые в условиях
повышенной текучести кадров на предприятии вынуждены тратить время
на оформление ИНН вновь принятых работников.
Изучить ст. 65 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает
обязательный состав документов, предъявляемых работником при приеме на
работу.
Изучить п.
25
ГОСТ
Р
51141-98.
Пользуясь
полученными
сведениями, докажите наличие или отсутствие юридической силы этого
приказа.
7. Отметьте вариант, где правильно перечислены реквизиты, которые в
зависимости от учредительных документов организации содержит типовой
формуляр распорядительного документа:
27
а) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак
(знак
обслуживания)),
КПП,
код
организации
по
ОКПО,
ОГРН, ИНН/
наименование организации, наименование вида документа, дата, номер,
место составления, заголовок, текст, подпись, визы согласования;
б) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак
(знак
обслуживания)),
вида
наименование
организации,
наименование
документа, дата, номер, гриф утверждения, место составления, заголовок,
текст, подпись, визы согласования;
в) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)), наименование организации, наименование вида документа,
справочные данные об организации, дата, номер, место составления,
заголовок, текст, подпись, визы согласования.
8. Из предложенных вариантов выберите тот, в котором правильно
сформулировано распорядительное действие:
а) Начальнику службы управления персоналом Е. Д. Ивановой
15.12.0000 представить на утверждение график отпусков;
б)
Начальнику
службы
управления
персоналом
организовать
разработку и утверждение графика отпусков работников предприятия;
в) Е. Д. Ивановой не позднее второй декады декабря текущего года
представить график отпусков.
9. Секретарю генерального директора ЗАО. Стрелец необходимо
заверить копию приказа генерального директора для
рассылки
подразделениям
копии
ЗАО.
Какой
из
вариантов
правильным?
а) Верно
Секретарь Подпись Инициалы, фамилия
Дата Печать
заверения
по
будет
28
б) С подлинным верно
Подпись Фамилия, инициалы
в) Копия верна
Секретарь Подпись Инициалы, фамилия
10. Копия
приказа
генерального
директора
ЗАО. Стрелец
необходима сотруднику одного из подразделений ЗАО для ведения
переговоров
с
партнерами
Общества.
Как
секретарь
генерального
директора должен заверить копию?
11. На каком экземпляре распорядительного документа проставляются
визы согласования:
а) на первом, остающемся в деле;
б) на втором, с которым работал исполнитель.
12. Отметьте правильный вариант оформления подписи в приказе
(учтите, что документ подготовлен на бланке):
а) Директор департамента
Леонтьев О.И.
б) Директор департамента
О.И. Леонтьев
в) Директор департамента школ
О.И. Леонтьев
г) Директор
Леонтьев О.И.
29
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК:
Основная литература:
1. Карпов, А.С. Основы делового общения и законодательства РФ
[Текст] / А.С. Карпов // учебное пособие – ВГЛТА. Воронеж. – 2013. – 418 с.
Дополнительная литература:
1.Сарафанова, Е.В. Грузовые автомобильные перевозки [Текст]: / ЕВ.
Сарафанова, А.А. Евсеева // учебное пособие. – изд. центр.: «Март», Москва
– Ростов на Дону – 2008. – 480 с.
2. Ковальчук, А. С. Основы делового общения [Текст] : учеб. пособие
для студентов вузов / А. С. Ковальчук. - М. : Дашков и К , 2007. - 300 с.
3. Деловое общение [Текст] : учеб. пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов.
- 2-е изд. - М. : Дашков и К, 2007. - 528 с
4.Автотранспортное предприятие [Текст]: отраслевой ежемес. науч. –
произв. журнал для работников автотранспорта / Минтранс России.-М.: НПП
«Транснавигация» Минтранс России, 2002-.
30
Вера Викторовна Разгоняева
Владимир Анатольевич Зеликов
Руслан Александрович Кораблев
Алексей Анатольевич Штепа
Документооборот и делопроизводство
Методические указания для самостоятельной работы
студентов по направлению подготовки 23.03.01 Технология транспортных процессов
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
108
Размер файла
431 Кб
Теги
документооборот, сам, делопроизводства, раб
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа