close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Информационные системы в экономике(ПЗ 38.03.01)

код для вставкиСкачать
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Воронежская государственная лесотехническая академия»
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ
Методические указания к практическим занятиям
для студентов по направлению подготовки
38.03.01 – Экономика
Воронеж 2016
ББК 65
Евдокимова, С. А. Информационные системы в экономике [Текст] : методические указания к практическим работам для студентов по направлению подготовки 38.03.01 – Экономика / С. А. Евдокимова ; М-во образования и науки РФ,
ФГБОУ ВПО «ВГЛТА». – Воронеж, 2016. – 171 с.
Печатается по решению учебно-методического совета ФГБОУ ВПО
«ВГЛТА» (протокол № от
г.)
Рецензент начальник отделения ОАО «НИИЭТ» канд. техн. наук, Лауреат
Государственной премии РФ В. П. Крюков
3
ПРЕДИСЛОВИЕ
Целью практических работ по дисциплине «Информационные системы в
экономике» является знакомство и приобретение студентами практических навыков работы с системами управления базами данных и системами управления
предприятием. Методические указания содержат тексты восьми практических
работ.
Практические работы № 1-4 посвящены работе с системой управления
базами данных Microsoft Access. В ходе выполнения данных работ студенты
знакомятся с принципами организации структуры реляционной базы данных
«Поставки книг в магазины» и ее создания, с инструментами построения запросов к базе данных, форм и отчетов различного типа.
Практические работы № 5-8 рассматривают систему управления предприятием БЭСТ-5. Практическая работа № 5 посвящена начальной настройке
системы БЭСТ-5 для создания базы данных предприятия (на примере швейного
производства). В ходе выполнения работы № 6 студенты знакомятся с подсистемой Финансы, предназначенной для учета денежных средств и имущества.
Практическая работа № 7 посвящена учету ресурсов для производства в приложении Логистика, работа № 8 рассматривает контроль хода производственного процесса в подсистеме Производство.
Каждая практическая работа содержит ряд упражнений, при выполнении
которых студенты приобретают опыт работы с программными средствами. Все
выполненные упражнения должны быть сохранены на жестком диске компьютера в папке, именуемой фамилией студента. Сохраняемые студентами файлы
являются формой отчета по выполненным практическим работам.
В конце каждой практической работе приводится список контрольных
вопросов, способствующих закреплению полученных знаний. Устный опрос по
приведенным вопросам проводится преподавателем при защите студентом отчета по практической работе.
4
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1
Тема работы: Системы управления базами данных. Создание базы данных в Microsoft Access.
Общие сведения о базах данных и системах управления базами данных
База данных (БД) – это совокупность данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.
База данных включает данные, отражающие логическую модель взаимосвязанных информационных объектов, представляющих конкретную предметную область. Например, база данных может быть сформирована из списка сотрудников, заказчиков, расчетных ведомостей, сведений дорожных происшествий и т.д.
Системы управления базами данных (СУБД) являются инструментальными программными средствами, предназначенными для создания и ведения
баз данных на внешних носителях, а также организации доступа к данным и их
обработки.
База данных организуется в соответствии с моделью и структурами данных, которые поддерживаются системами управления базами данных.
Наиболее популярными являются реляционные СУБД, в которых все данные сгруппированы во взаимосвязанные таблицы. Таблицы используются для
представления объектов и связей между ними. Каждая таблица имеет уникальное имя и состоит из строк и столбцов, где строки называются записями, а
столбцы – полями. Каждая строка в таблице представляет некоторый объект реального мира или соотношения между объектами. Например, каждая строка
(запись) таблицы Книги содержит сведения о какой-либо книге. Свойства объекта, его характеристики определяются значениями полей. Например, для книг
полями будут автор, название, год издания и другие. Каждому имени поля ставится в соответствие множество допустимых значений (или определяется некоторый базовый тип данных, к которому относятся значения данного поля).
Любая таблица реляционной базы данных обладает следующими свойствами:
 каждое поле записи имеет единственное значение, а не состоит из группы значений;
 отсутствуют одинаковые записи;
 порядок следования полей и записей не имеет значения.
5
В таблице могут быть одно или несколько полей, которые однозначно
идентифицируют запись таблицы, то есть определяют значения других полей, и
называются ключевыми полями (или потенциальными ключами).
Связи между таблицами в реляционных базах данных определяются по
совпадению значений полей и могут быть двух типов:
 один к одному – образуется в случае, когда одной записи первой таблицы соответствует одна запись второй таблицы, а одной записи второй таблицы
соответствует одна запись первой таблицы;
 один ко многим – означает, что одной записи первой таблицы может соответствовать несколько записей другой таблицы, а одной записи второй таблицы соответствует только одна запись первой таблицы. При этом первая таблица считается главной, а вторая – подчиненной.
Разработка структуры базы данных
Прежде, чем создавать базу данных, необходимо разработать ее структуру. Рассмотрим работу отдела сбыта издательства, занимающегося поставкой
книг в магазины. В данной предметной области можно выделить объекты
СОТРУДНИКИ, МАГАЗИНЫ, КНИГИ, ТРАНСПОРТНЫЕ КОМПАНИИ и
ЗАКАЗЫ, связи (рис. 1):
 ДЕЛАЮТ – между объектами МАГАЗИНЫ и ЗАКАЗЫ. Магазин делает несколько заказов в издательство на поставку книг, а один заказ предназначен только для одного магазина, поэтому связь ДЕЛАЮТ относится к типу
один ко многим;
 ОФОРМЛЯЮТ – между объектами СОТРУДНИКИ и ЗАКАЗЫ. Сотрудник отдела сбыта издательства оформляет несколько заказов, а один заказ
может быть оформлен только одним сотрудником, поэтому связь
ОФОРМЛЯЮТ относится к типу один ко многим;
 ВКЛЮЧАЮТ – между объектами ЗАКАЗЫ и КНИГИ. Заказ может
включать несколько книг, а одна книга может входить в несколько различных
заказов, поэтому связь ВКЛЮЧАЮТ относится к типу многое ко многим;
 ДОСТАВЛЯЮТ – между объектами ТРАНСПОРТНЫЕ КОМПАНИИ и
ЗАКАЗЫ. Одна транспортная компания выполняет доставку нескольких заказов, а один заказ доставляет только одна транспортная компания, поэтому связь
ДОСТАВЛЯЮТ относится к типу один ко многим.
6
СОТРУДНИКИ
МАГАЗИНЫ
ТРАНСПОРТНЫЕ
КОМПАНИИ
1
1
1
ОФОРМЛЯЮТ
ДЕЛАЮТ
ДОСТАВЛЯЮТ
N
N
N
ЗАКАЗЫ
M
ВКЛЮЧАЮТ
N
КНИГИ
Рис. 1. Диаграмма связей объектов базы данных «Поставки книг в магазины»
Для каждого объекта выделим свойства:
 СОТРУДНИКИ (Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Должность,
Телефон, Дата рождения, Дата найма);
 МАГАЗИНЫ (Код магазина, Название магазина, ФИО контактного лица, Город, Адрес, Телефон);
 КНИГИ (Код книги, Авторы, Название, Серия, Год издания, Количество страниц, Цена, Диск);
 ТРАНСПОРТНЫЕ КОМПАНИИ (Название компании, ФИО контактного лица, Город, Телефон);
 ЗАКАЗЫ (Код заказа, Код магазина, Код сотрудника, Дата заказа, Требуемая дата выполнения, Фактическая дата выполнения, Доставка).
Для исключения связи типа многое ко многим связь ВКЛЮЧАЮТ заменим объектом ОПИСАНИЕ ЗАКАЗОВ (Код заказа, Код книги, Количество,
Скидка), который обеспечит взаимосвязь записей объектов КНИГИ и ЗАКАЗЫ.
Таким образом, схема реляционной базы данных «Поставки книг в магазины»
будет как на рис. 2.
7
МАГАЗИНЫ
Код магазина
Название магазина
1
ФИО контактного
лица
Город
Адрес
Телефон
СОТРУДНИКИ
Код сотрудника
Фамилия
Имя
Отчество
Должность
Телефон
Дата рождения
Дата найма
ТРАНСПОРТНЫЕ
КОМПАНИИ
Название компании
N
1
N
N
ЗАКАЗЫ
Код заказа
Код магазина
Код сотрудника
Дата заказа
Требуемая дата
выполнения
N
Фактическая дата
выполнения
1
ОПИСАНИЕ
ЗАКАЗОВ
Код заказа
Код книги
Количество
Скидка
N
1
КНИГИ
Код книги
Авторы
Название
Серия
Год издания
Количество страниц
Цена
Диск
Доставка
1
ФИО контактного
лица
Город
Телефон
Рис. 2. Реляционная модель базы данных «Поставки книг в магазины»
Спроектировав структуру базы данных, можно использовать программное обеспечение СУБД для создания таблиц.
Системы управления базами данных Microsoft Access
СУБД Microsoft Access является мощным средством для создания баз
данных реляционного типа и работы с ними. База данных в Access хранится в
файле с расширением mdb и содержит следующие объекты:
 таблицы – используются для представления объектов и связей между
ними;
 запрос – средство отбора данных из таблиц по определенным критериям;
 форма – это окно, которое используется для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах или отображения результатов запросов;
 отчет – это способ представления данных в удобном формате в виде
печатного документа (например, с номерами страниц и заголовками);
8
 макросы – представляют собой набор команд, соответствующих стандартным действиям пользователя. Макросы предназначены для автоматизации
часто выполняемых задач, например, при нажатии пользователем кнопки запускается макрос, который распечатывает отчет;
 модули – это подпрограммы на языке Visual Basic, которые всегда связаны с другими объектами базы данных и не могут выполняться отдельно, они
могут быть запущены из форм, отчетов или запросов. С помощью подпрограмм
можно изменять свойства и параметры объектов, выполнять обработку данных
и т.д.
Начало работы в Microsoft Access
Запуск программы Microsoft Access осуществляется двойным нажатием
соответствующего ярлыка на рабочем столе Windows, или нажатием кнопки
Пуск и выбора в главном меню Windows пунктов Все программы  Microsoft
Office  Microsoft Office Access 2007.
Упражнение 1
1. Запустите Access. На экране появится окно приложения (рис. 3), с помощью которого можно:
 создать новую базу данных, выполнив щелчок по кнопке Новая база
данных;
 открыть уже существующую базу данных, нажав в правой части окна
на кнопке
и выбрав в появившемся окне файл базы данных;
 воспользоваться одним из предлагаемых шаблонов для создания новой
базы данных.
2. Для создания новой базы данных нажмите на кнопку Новая база данных. В правой части окна появится панель, в которой укажите имя файла (например, свою фамилию), путь к своей папке и нажмите Создать. Программа
Access 2007 загрузит рабочую среду, настроенную на создание новой таблицы в
базе данных (рис. 4).
Окно Microsoft Access 2007 устроено так же, как Word, Excel и другие
программы пакета Microsoft Office 2007: вверху располагается лента инструментов, над ней – панель быстрого доступа, в левом углу – кнопка Microsoft Office, при нажатии на которую появляется меню, содержащее команды по открытию, сохранению и печати файла.
9
Рис. 3. Окно начала работы с Microsoft Access 2007
Кнопка
Лента инструментов
Microsoft Office
Панель быстрого доступа
Кнопки управления окном
Кнопка закрытия
открытой таблицы
Открытая Таблица1
Область переходов
Панель навигации
Строка состояния
Рис. 4. Окно Access 2007
10
Лента инструментов состоит из следующих вкладок:
 Главная – содержит инструменты, позволяющие выбрать режим представления базы данных (таблицы или конструктора), копировать и перемещать
данные, задать настройки шрифта, произвести некоторые операции с записями
в базе данных, а также фильтрацию и сортировку данных;
 Создание – включает команды создания различных объектов базы данных – таблиц, форм, отчетов, запросов и других;
 Внешние данные – используется для импорта/экспорта данных из различных источников;
 Работа с базами данных – содержит инструменты отображения схемы
данных, отображения зависимостей между объектами, анализа данных и т.д.
Центральную часть окна Access занимает окно открытой базы данных с ее
элементами, внизу располагается строка состояния. В структуру окна текущей
базы данных входят:
 Область переходов – размещена в левой части и отображает список
существующих объектов, сгруппированных выбранным способом;
 Вкладки открытых объектов – занимают центральную рабочую область (на рис. 4 открыта Таблица1);
 Панель навигации – размещена на нижней границе окна объекта и используется для перемещения по записям открытого объекта базы данных.
3. Закройте окно Таблицы1.
Создание таблиц
В программе Access предусмотрены три способа создания таблиц:
 путем ввода данных;
 с использованием шаблона;
 с помощью конструктора таблиц, который применяется намного чаще
других способов, потому что он предоставляет наибольшие возможности для
создания новых таблиц.
Упражнение 2
Создайте таблицу Сотрудники с помощью Конструктора. Для этого:
1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц. На экране появится окно Конструктора таблиц, представленное
на рис. 5.
11
Состав таблицы определяется в области проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок – Имя поля, Тип данных и Описание. В первой колонке указывается имя поля, во второй – его тип, а в третьей – информация о
назначении поля.
Проект таблицы
Свойства поля
Рис. 5. Окно Конструктора таблиц
2. Введите в первую строку колонки Имя поля – Код сотрудника и завершите ввод нажатием клавиши <Enter>. Курсор автоматически переместится во
вторую колонку проекта.
3. В списке типов полей выберите тип Счетчик (рис. 6) и поместите курсор в колонку Описание, в которую введите Однозначная идентификация сотрудника.
4. Поле Код сотрудника объявите ключевым полем, для этого выделите
его и нажмите на вкладке Конструктор в группе Сервис кнопку Ключевое поле.
5. В области Свойства поля на вкладке Общие установите следующие
значения свойств поля Код сотрудника:
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: Последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Другие свойства оставьте без изменения.
12
Рис. 6. Выбор типа данных поля
6. Создайте остальные поля в соответствии с табл. 1.
Таблица 1
Имя поля
1
Фамилия
Имя
Отчество
Описание таблицы Сотрудники
Тип поля
Свойства
2
3
Текстовый
Размер поля: 20
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются
совпадения)
Текстовый
Размер поля: 20
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Текстовый
Размер поля: 20
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
13
Окончание табл. 1
1
Должность
Телефон
2
Мастер
подстановок
(воспользуйтесь
указаниями после таблицы)
Текстовый
Дата рождения
Дата/время
Дата найма
Дата/время
3
Размер поля: 25
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 14
Маска ввода: (999)000-00-00;0;Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Для поля Должность в раскрывающемся списке Тип данных выберите
Мастер подстановок и следуйте указаниям:
 в окне Создание подстановки установите переключатель в положение
Будет введен фиксированный набор значений и нажмите Далее;
 в следующем окне отобразится столбец для значений, в который введите: Начальник отдела сбыта, Координатор продаж, Менеджер по продажам,
при этом задайте ширину столбца, чтобы данные отображались без сокращений
(рис. 7), и нажмите Далее;
 в качестве подписи, которую будет содержать столбец подстановки, задайте Должность и нажмите Готово.
В области Свойства поля на вкладке Общие для поля Должность установите значения в соответствии с табл. 1.
14
Рис. 7. Создание подстановки для поля Должность
7. Обратите внимание, что для поля Телефон задается свойство Маска
ввода, которое значительно упрощает процесс ввода данных.
Маску ввода используют в том случае, когда данные таблицы должны содержать определенные символы в некоторых позициях строки, вводимой пользователем с клавиатуры. Самым распространенным примером таких данных являются номера телефонов. Маска ввода должна обеспечить возможность вводить только цифры номера, а остальные символы (скобки вокруг кода города,
дефис между цифрами номера) будут добавляться маской автоматически.
Маска ввода состоит из трех частей, которые разделяются точкой с запятой. Первая часть является обязательной, а две остальные – необязательными.
Маска ввода для поля Телефон таблицы Сотрудники выглядит следующим образом:
(999)000-00-00;0; первая часть – определяет строку маски и состоит из местозаполнителей и текстовых констант. В примере пользователь должен обязательно заполнить семизначный номер городского телефона (цифра 0), а трехзначный код города можно не заполнять (цифра 9);
 вторая часть – указывает, следует ли сохранять знаки маски вместе с
данными: используется 0, если в базе данных необходимо сохранить маску и
данные, 1 – если надо сохранить только данные;
15
 третья часть – определяет местозаполнитель, который служит для обозначения позиции данных. По умолчанию в масках ввода используется знак
подчеркивания.
8. Сохраните созданную структуру таблицы, нажав на панели быстрого
доступа на кнопку Сохранить
. Появится окно (рис. 8), в которое введите
Сотрудники и нажмите ОК. Таблица будет сохранена и ее название появится в
области переходов. Закройте окно таблицы Сотрудники.
Рис. 8. Окно сохранения таблицы
9. Вновь откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора, щелкнув правой кнопкой мыши на ее имени в области переходов и в контекстном
меню, выбрав Конструктор. Закройте окно таблицы Сотрудники.
Упражнение 3
В режиме конструктора создайте таблицы Магазины, Транспортные компании, Книги в соответствии с данными, представленными в табл. 2, 3 и 4.
Для поля Город таблиц Магазины и Транспортные компании используйте
Мастер подстановок:
 в окне Создание подстановки установите переключатель в положение
Будет введен фиксированный набор значений и нажмите Далее;
 введите значения: Воронеж, Москва, Самара, Санкт-Петербург, Саратов, при этом задайте ширину столбца, чтобы данные отображались без сокращений, и нажмите Далее;
 в качестве подписи, которую будет содержать столбец подстановки, задайте Город и нажмите Готово.
Остальные свойства поля Город задайте в соответствии с табл. 2 и 3.
Для поля Серия таблицы Книги также используйте Мастер подстановок,
задав следующие значения: Бухгалтеру и аудитору, Самоучитель, Учебник для
вузов, Учебное пособие, Учебно-практическое пособие.
Остальные свойства поля Серия задайте в соответствии с табл. 4.
16
Таблица 2
Имя поля
Код магазина
Название магазина
ФИО контактного лица
Город
Адрес
Телефон
Описание таблицы Магазины
Тип данных
Свойства
Счетчик
Ключевое поле
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: Последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения
не допускаются)
Текстовый
Размер поля: 30
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются
совпадения)
Текстовый
Размер поля: 50
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Мастер
Размер поля: 25
подстановок Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются
совпадения)
Текстовый
Размер поля: 70
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Текстовый
Размер поля: 14
Маска ввода: (999)000-00-00;0;Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
17
Таблица 3
Имя поля
Название компании
ФИО контактного лица
Город
Телефон
Описание таблицы Транспортные компании
Тип данных
Свойства
Текстовый
Ключевое поле
Размер поля: 5
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Совпадения
не допускаются)
Текстовый
Размер поля: 50
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Мастер
Размер поля: 25
подстановок Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются
совпадения)
Текстовый
Размер поля: 14
Маска ввода: (999)000-00-00;0;Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
Таблица 4
Имя поля
1
Код книги
Описание таблицы Книги
Тип данных
Свойства
2
3
Счетчик
Ключевое поле
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения
не допускаются)
18
Окончание табл. 4
1
Авторы
2
Текстовый
Название
Текстовый
Серия
Текстовый
Год издания
Числовой
Количество
страниц
Числовой
Цена
Денежный
Диск
Логический
3
Размер поля: 70
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются
совпадения)
Размер поля: 100
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 30
Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Целое
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Целое
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Число десятичных знаков: 2
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Формат поля: Да/Нет
Значение по умолчанию: 0
Индексированное поле: Нет
Упражнение 4
Создайте в режиме конструктора таблицы Заказы и Описание заказов в
соответствии с данными, представленными в табл. 5 и 6.
Для поля Доставка таблицы Заказы выберите Мастер подстановок и
выполните следующие шаги:
 в окне Создание подстановки установите переключатель в положение
Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или
запроса и нажмите Далее;
19
 выберите таблицу Транспортные компании и нажмите Далее;
 в секции Доступные поля выделите поле Название компании и нажмите
кнопку
для его перемещения в секцию Выбранные поля. Аналогично поместите поле Город в секцию Выбранные поля и нажмите Далее;
 для задания сортировки в раскрывающемся списке выберите поле Город и нажмите Далее;
 в следующем окне снимите галочку с поля Скрыть ключевой столбец
(рекомендуется), задайте ширину столбцов, чтобы их названия отображались
без сокращений и нажмите Далее;
 выберите поле Название компании для сохранения его значения в базе
данных и нажмите Далее;
 в качестве подписи, которую будет содержать столбец подстановки, задайте Доставка и нажмите Готово.
Остальные свойства поля Доставка установите в соответствии с табл. 5.
Таблица 5
Имя поля
1
Код заказа
Код магазина
Код сотрудника
Дата заказа
Поля таблицы Заказы
Тип данных
Свойства
2
3
Счетчик
Ключевое поле
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: Последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения
не допускаются)
Числовой
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Числовой
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Дата/время
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
20
Окончание табл. 5
1
Требуемая дата
выполнения
2
Дата/время
Фактическая дата выполнения
Дата/время
Доставка
Мастер
подстановок
3
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Размер поля: 5
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Таблица 6
Имя поля
Код заказа
Код книги
Количество
Скидка
Поля таблицы Описание заказов
Тип данных
Свойства
Числовой
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Числовой
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Числовой
Размер поля: Целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Числовой
Размер поля: Целое
Значение по умолчанию: 0
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Замечание. Таблица Описание заказов не имеет ключевого поля. При ее
сохранении появится окно с сообщением (рис. 9), в котором нажмите Нет.
21
Рис. 9. Предупреждение, что ключевые поля не заданы
Связи между таблицами
Для установки связей между таблицами в Access существует окно Схема
данных, которое открывается нажатием кнопки
на вкладке Работа с базами данных. Как правило, связывается ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называется полем внешнего
ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть
одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.
При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в запросах, отчетах и формах.
Упражнение 5
Установите связи между созданными таблицами, выполнив следующие
действия:
1. На ленте инструментов на вкладке Работа с базами данных нажмите
на кнопку Схема данных. Отобразится окно Схема данных с двумя таблицами
Транспортные компании и Заказы, которое показано на рис. 10. Эти таблицы
были связаны, когда создавался столбец подстановки поля Доставка таблицы
Заказы. Для изменения установленной связи щелкните правой кнопкой мыши
на линии, изображающей связь, и в появившемся меню выберите Изменить
связь.
Рис. 10. Автоматически созданная связь между таблицами Заказы и
Транспортные компании
22
Появится окно Изменение связей (рис. 11), в котором можно более детально настроить свойства образующейся связи. Установите флажок в свойстве
Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему. При этом будет установлено отношение Один ко многим, что отразится в области Тип отношения: данного диалогового окна.
Рис. 11. Настройка свойств связи между таблицами
Термин целостность используется для описания корректности и непротиворечивости хранимых данных. Поддержка целостности базы данных реализуется посредством ряда ограничений, накладываемых на данные. Первый тип
ограничений определяется тем, что для каждого поля задается тип данных или
множество значений, которые могут принимать данные этого поля. Другой тип
ограничений накладывается при использовании внешних ключей: нельзя вводить запись, если значению внешнего ключа в подчиненной таблице не соответствует ни одно значение ключевого поля в главной таблице; запрещено удалять записи в главной таблице, если в подчиненной таблице имеется хотя бы
одна запись, содержащая ссылку на удаляемую запись и т.д.
Нажмите ОК для закрытия окна Изменение связей. На схеме данных отобразится тип установленной связи.
2. Для добавления в схему данных других таблиц на вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку
. Появится окно Добавление таблицы (рис. 12), в котором перечислены все имеющиеся в базе данных таблицы.
Для добавления таблиц Книги, Описание заказов, Магазины и Сотрудники следует поочередно выделять название таблицы и нажимать на кнопку Добавить.
23
Можно выделить сразу несколько имен таблиц, удерживая при этом клавишу
<Ctrl> и затем нажать кнопку Добавить.
Рис. 12. Окно Добавление таблицы
После добавления всех таблиц в окне Добавление таблицы нажмите
кнопку Закрыть.
3. Связь между таблицами устанавливается путем простого перетаскивания мышью имени поля (которое необходимо связать) одной таблицы к соответствующему полю (с которым следует создать связь) другой.
Для установления связей между таблицами Магазины и Заказы подведите
курсор мыши к полю Код магазина в таблице Магазины, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на поле Код магазина в таблицу
Заказы, а затем отпустите кнопку мыши. В данном случае таблица Магазины
является главной, а таблица Заказы – подчиненной.
Сразу после отпускания кнопки мыши на экране появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 13), в котором установите флажок в поле Обеспечение целостности данных. В нижней части окна должен отображаться Тип отношения: один ко многим.
Для завершения нажмите кнопку Создать. В окне Схема данных созданная связь между таблицами Магазины и Заказы отобразится графически.
3. Аналогично установите следующие связи:
 между полями Код сотрудника таблиц Сотрудники и Заказы;
 между полями Код Книги таблиц Книги и Описание заказов;
 между полями Код заказа таблиц Заказы и Описание заказов.
24
Рис. 13. Установка свойств связи между таблицами Магазины и Заказы
В результате все созданные связи отобразятся графически в окне Схема
данных (рис. 14). Если таблицы или линии связи накладываются друг на друга,
то нажав кнопку мыши на заголовке изображения таблицы, ее можно переместить на свободное место.
Рис. 14. Схема базы данных с установленными связями
4. Закройте окно Схема данных и сохраните установленные связи в базе
данных.
Ввод данных в таблицы
Заполнение таблицы базы данных Access требуемыми данными практически не отличается от ввода данных в электронную таблицу.
25
Для ввода данных в таблицу базы данных Access необходимо в области
переходов дважды щелкнуть по ее названию, или щелкнуть правой кнопкой
мыши на названии таблицы и в контекстном меню выбрать Открыть. Если
таблица открыта в режиме конструктора, то для перехода на лист данных, нужно на вкладке Конструктор в группе Режимы нажать на кнопку Режим 
Режим таблицы.
Упражнение 6
Заполните данными таблицу Сотрудники, выполнив следующие действия:
1. В области переходов дважды щелкните по таблице Сотрудники. Выбранная таблица будет открыта в режиме таблицы. Таблица Сотрудники состоит из одной пустой записи (рис. 15).
Рис. 15. Пустая таблица Сотрудники
2. Заполните таблицу в соответствии с данными табл. 7 и следующими
рекомендациями.
Ввод данных осуществляйте построчно, при этом поле Код сотрудника,
имеющее тип Счетчик, заполняется автоматически. Access самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый
номер. Поэтому запись заполняйте, начиная с поля Фамилия.
После начала ввода данных пустая запись (с маркером звездочки) сместится в конец таблицы. Для обозначения записи, в которой выполняется ввод,
используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.
26
Таблица 7
Данные таблицы Сотрудники
Код сотрудника
Фамилия
1
Федоров
2
Юрьева
3
Кузнецова
4
Князев
5
Семина
Имя
Отчество
Должность
Телефон
Начальник отдела сбыта
Менеджер по
Елена
Сергеевна
продажам
Координатор
Ольга
Владимировна
продаж
Менеджер по
Юрий
Николаевич
продажам
Менеджер по
Виктория
Олеговна
продажам
Иван
Федорович
Дата рожДата найма
дения
(812)123-45-67 21.03.1975
01.09.2005
(812)123-45-68 05.06.1980
06.02.2006
(812)123-45-69 30.10.1970
07.12.2007
(812)123-45-68 04.07.1985
23.04.2008
(812)123-45-69 15.08.1988
14.02.2011
Упражнение 7
Заполните таблицу Транспортные компании в соответствии с табл. 8.
Таблица 8
Данные таблицы Транспортные компании
Название
компании
ФИО контактного лица
Город
Телефон
ТК1
Волков Антон Игоревич
Москва
ТК2
Котов Вадим Николаевич
Санкт-Петербург (812)625-89-74
ТК3
Зорин Сергей Олегович
Воронеж
(473)256-89-47
ТК4
Гладких Андрей Анатольевич
Самара
(846)359-85-74
ТК5
Куликов Евгений Алексеевич
Саратов
(452)698-85-45
ТК6
Соловьев Александр Григорьевич
Москва
(495)256-78-41
ТК7
Гаврилов Егор Владимирович
Санкт-Петербург (812)635-98-14
(495)352-26-32
Упражнение 8
Импортируйте данные в таблицу Книги из файла Таблицы.xlsx.
1. На ленте инструментов на вкладке Внешние данные в группе Импорт
нажмите на кнопку
.
2. В появившемся окне выбора источника данных укажите файл
Таблицы.xlsx, используя кнопку Обзор. Установите переключатель места сохранения данных в положение Добавить копию записей в конец таблицы, выберите таблицу Книги и нажмите ОК.
3. В следующем окне выберите лист Книги и нажмите Далее.
27
4. Еще раз нажмите Далее, затем – Готово (галочка не должна стоять в
поле Проанализировать таблицу после импорта данных) и в последнем окне
без сохранения шагов импорта данных нажмите Закрыть.
5. В области переходов дважды щелкните на таблице Книги. Выбранная
таблица откроется в режиме таблицы. Просмотрите импортируемые данные,
настройте ширину столбцов для отображения всех значений полей, сохраните
таблицу и закройте ее.
Упражнение 9
1. Импортируйте данные в таблицы Магазины, Заказы и Описание заказов из файла Таблицы.xlsx, используя одноименные листы электронной таблицы.
2. Просмотрите добавленные данные в таблицы. На нижней границе окна
открытой таблицы будет расположена панель навигации (рис. 15). Изучите ее
кнопки перемещения по записям таблицы.
Рис. 15. Панель навигации
3. Откройте любую таблицу, которая связана с другой таблицей связью
типа один ко многим и является главной в этой связи (например, таблицу Магазины). Слева от списка записей появится столбец, в котором будут стоять знаки
, указывающие на наличие связанных записей из другой таблицы. Для их
просмотра нажмите на значок , он заменится на , и откроется список подчиненных записей.
4. Закройте все таблицы.
Контрольные вопросы
1. Дайте определения базе данных и системе управления базами данных.
2. Расскажите основные принципы построения реляционной базы данных.
3. Перечислите основные объекты, входящие в состав базы данных Access.
4. Какие объекты и связи между ними выделены при построении модели
данных «Поставки книг в магазины»?
5. Какими способами можно создать таблицу в Access?
6. Какие типы данных можно задать полям таблицы в Access?
7. Как установить связь между таблицами?
8. Как выполнить просмотр записей существующих таблиц в базе данных
Access?
28
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2
Тема работы: Сортировка и фильтрация данных. Построение запросов.
Сортировка и фильтрация данных
Операция сортировки данных относится к простейшей задаче обработки
данных. В различных ситуациях пользователю необходимо отсортировать записи по разным столбцам таблицы (например, по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению числовых значений).
В Access по умолчанию при открытии таблица упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, то записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Для сортировки таблицы по произвольному столбцу надо щелкнуть любую ячейку этого столбца и воспользоваться средствами контекстного меню или соответствующей кнопкой в группе
Сортировка и фильтр (рис. 16) на вкладке Главная ленты инструментов.
Рис. 16. Инструменты сортировки и фильтрации на вкладке Главная
Фильтрация данных в таблице – это выбор данных по заданному критерию (условию). В Access предусмотрены следующие способы отбора записей с
помощью фильтров:
 фильтр по выделению – это самый простой вид фильтра, который позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенное значение в выбранном поле;
 простой фильтр – используется для отбора записей по значениям нескольких полей;
 расширенный фильтр – служит для создания сложных запросов.
Упражнение 1
1. Откройте в Access базу данных, созданную в практической работе № 1.
2. В области переходов дважды щелкните мышью на таблице Книги.
3. Для сортировки записей в алфавитном порядке по фамилии первого автора книги поместите курсор в любую ячейку поля Авторы. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку По возрастанию
.
29
4. Для сортировки данных поля Авторы в порядке, обратном алфавитному, нажмите кнопку По убыванию
. Для отмены сортировки записей таблицы
нажмите кнопку Очистить все сортировки
.
5. Выполните сортировку записей таблицы в порядке возрастания цены
книги.
6. Закройте таблицу Книги без сохранения изменений.
Упражнение 2
1. Откройте таблицу Магазины, дважды щелкнув на ее имени в области
переходов.
2. Найдите всех покупателей из Москвы, воспользовавшись фильтром по
выделению. Для этого выделите на третьей строке столбца Город содержимое
ячейки. На вкладке Главная ленты инструментов в группе Сортировка и
фильтр нажмите стрелку рядом с кнопкой Выделение. На экране раскроется
меню (рис. 17).
Рис. 17. Установка фильтра по выделению
3. Нажмите на пункте Равно «Москва». В результате в таблице будут
видны только те строки, у которых в поле Город введено значение Москва
(рис. 18).
Рис. 18. Результат фильтра Равно «Москва» для поля Город
4. Нажмите на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр кнопку
Дополнительно  Расширенный фильтр. Отобразится окно конструктора
фильтров (рис. 19), в котором дважды щелкните по полю Название магазина
таблицы Магазины. Оно добавится в нижнюю таблицу, в которой для поля Название магазина в строке Сортировка установите По возрастанию. На вкладке
30
Главная нажмите кнопку Применить фильтр. Будут отображены магазины из
Москвы, расположенные в алфавитном порядке их названия.
Рис. 19. Настройка расширенного фильтра
5.
Для
отмены
фильтра
нажмите
на
вкладке
Главная
кнопку
или на панели навигации кнопку
. Установленный фильтр будет снят, и в таблице отобразятся все записи.
6. Для исключения из таблицы магазинов из Москвы вновь выделите в
таблице Магазины в столбце Город ячейку со значением Москва. На вкладке
Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите стрелку рядом с кнопкой Выделение и выберите команду Не равно «Москва». Проанализируйте результат.
Снимите фильтр.
7. Вновь поместите курсор в любую ячейку столбца Город и нажмите на
вкладке Главная кнопку Фильтр. Появится меню (рис. 20), в котором выберите
Текстовые фильтры Равно. На экране отобразится окно Настраиваемый
фильтр (рис. 21), в которое введите Воронеж. В результате в таблице будут
видны только те строки, у которых в поле Город введено значение Воронеж.
Снимите фильтр.
8. Вновь поместите курсор в любую ячейку столбца Город и нажмите на
ленте инструментов кнопку Фильтр. В появившемся меню снимите галочку с
поля Выделить все, а установите ее для значений Москва и Санкт-Петербург и
31
нажмите кнопку ОК. На экране отобразятся магазины из Москвы и СанктПетербурга. Снимите фильтр. Закройте таблицу без сохранения.
Рис. 20. Установка фильтра
Рис. 21. Ввод параметра фильтра
9. Создайте фильтры, выбирающие из таблицы Книги записи по следующим критериям:
 книги серии «Учебное пособие»;
 книги, изданные в 2012 г.;
 книги, изданные в 2011 и 2012 г.;
 книги по Excel;
 книги по налогам;
 книги определенного автора (автор – параметр, например, Макарова).
Запросы
Запросы используются для отбора, анализа и изменения данных из одной
или нескольких таблиц базы данных Access. Например, можно использовать запрос для выбора данных из таблицы по определенному условию, выполнения
расчетов, объединения данных из разных таблиц или добавления, изменения
или удаления данных в таблице.
Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для
добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изменение.
32
Создание простого запроса на выборку
Упражнение 3
Создайте запрос, выводящий список книг и цен на них, отсортированный
по автору, названию и году издания.
1. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Мастер запросов. На экране появится первое диалоговое окно Мастера запросов (рис. 22).
Рис. 22. Первое окно Мастера запросов
2. В появившемся окне выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
На экране появится следующее окно Мастера (рис. 23). В раскрывающемся
списке Таблицы и запросы выберите таблицу Книги.
В секции Доступные поля выделите Авторы и щелкните по кнопке
.
Поле Авторы перейдет в секцию Выбранные поля.
Аналогично в секцию Выбранные поля переведите поля Название, Год издания, Цена, Диск (порядок важен – в таком порядке данные будут выводиться
в итоговой таблице).
Нажмите на кнопку Далее.
3. В следующем окне Мастера запросов выберите тип Подробный (вывод
каждого поля каждой записи) и нажмите Далее. Появится окно (рис. 24), в котором в поле Задайте имя запроса: введите Цена книг, установите переключатель Открыть запрос для просмотра данных и нажмите Готово.
Отобразится таблица с заданным именем, содержащая выбранные данные, а в области переходов появится название только что созданного запроса.
33
Рис. 23. Окно Мастера запросов для выбора полей
Рис. 24. Окно задания имени запроса
4. Щелкните правой кнопкой мыши в области переходов на свободном
месте и выберите Категория  Тип объекта. Таблицы и созданный запрос будут сгруппированы в разные блоки.
5. Закройте запрос.
34
Упражнение 4
Найти книги ценой до 500 р.
1. В области переходов нажмите правой кнопкой мыши на запросе Цена
книг и в контекстном меню выберите Конструктор. Отобразится окно конструктора (рис. 25), в верхней части которого отображается базовая таблица запроса (или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том же виде, в
каком таблицы отображаются в окне Схема данных. В нижней части окна конструктора находится бланк запроса – специальная таблица, ячейки которой используются для определения структуры и свойств запроса. В бланке отображаются все столбцы базовых таблиц, включенные в результирующее множество
запроса.
Рис. 25. Окно конструктора запроса Цена книг
2. В бланке запроса установите курсор в строку Условия отбора для поля
Цена и введите логическое выражение <=500, которое задает условие выбора
записей из таблицы.
3. Для поля Цена в строке Сортировка выберите По возрастанию.
4. Выполните запрос, нажав на кнопку Выполнить
, и просмотрите результат.
5. Нажмите на кнопку Office в верхнем левом углу окна Access и выберите
команду Сохранить как  Сохранить объект как. Появится окно (рис. 26), в
35
котором в поле Сохранение объекта «Цена книг» в: введите Цена книг до 500 р,
а в поле Как установите Запрос и нажмите ОК. В области переходов в группе
запросов отобразится название созданного запроса.
6. Закройте окно запроса.
Рис. 26. Окно сохранения копии запроса
Упражнение 5
Составьте запрос, отображающий стоимость книг Макаровой.
1. Откройте запрос Цена книг в режиме конструктора.
2. Введите в строку Условие отбора для столбца Авторы выражение
*Макарова*, означающее поиск записей, у которых значение поля Авторы содержит Макарова (символ * означает наличие произвольного числа символов в
строке до и после значения Макарова).
3. Выполните запрос и просмотрите его результат.
4. Сохраните запрос под именем Цена книг Макаровой и закройте его.
Упражнение 6
Найти книги стоимостью от 200 до 500 р. за 2012 год.
1. Откройте запрос Цена книг до 500 р в режиме конструктора.
2. Введите в строку Условие отбора для столбца Год издания значение
2012.
3. В строке Условие отбора для поля Цена измените выражение на
>=200 And <=500
В данном выражении присутствует логический оператор And (И), который будет истинен, если оба аргумента (логических выражения) истинны, то
есть запись базы данных должна удовлетворять обоим условиям, чтобы попасть
в результирующий набор.
Замечание. Условия отбора можно также объединять с помощью логического оператора Or (ИЛИ), который будет истинен, если хотя бы один из аргументов истинен, то есть запись должна удовлетворять хотя бы одному из усло-
36
вий, чтобы попасть в выборку. В этом случае условия размещаются в разных
строках бланка запроса (строка или:).
4. Выполните запрос и просмотрите его результат. Сохраните запрос под
именем Книги ценой от 200 до 500 р за 2012 год и закройте его.
Упражнение 7
Найти заказы, фактическая дата выполнения которых позже требуемой
даты.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов, в первом окне
которого выберите Простой запрос и нажмите ОК.
2. Для запроса выберите таблицу Заказы и поля Код заказа, Дата заказа,
Требуемая дата выполнения, Фактическая дата выполнения и нажмите Далее.
3. В следующем окне задайте имя запроса Заказы с задержкой выполнения, установите переключатель в положение Изменить макет запроса и нажмите Готово.
4. Установите курсор в строку Условия отбора поля Требуемая дата выполнения и нажмите кнопку
на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса.
Появится окно Построителя выражений (рис. 27), которое предоставляет
удобный доступ к именам полей и элементов управления, используемых в базе
данных, а также к множеству других встроенных функций, применяемых при
написании выражений.
Рис. 27. Окно Построитель выражений
37
Нажмите на знак
, он отобразится в верхнем поле, предназначенном
для выражения условия отбора. Выделите папку Заказы с задержкой выполнения, затем дважды щелкните по полю Фактическая дата выполнения. Условие
будет выглядеть следующим образом:
< [Фактическая дата выполнения]
Нажмите ОК для возврата в окно конструктора запроса.
5. Выполните запрос, проанализируйте его результат и закройте окно запроса.
Упражнение 8
1. Создать список книг, отсортированный по сериям. Вывести поля Авторы, Название, Серия, Год издания. На его основе создать запросы отбора книг:
 серии Учебное пособие;
 серий Учебное пособие и Учебник для вузов.
2. Создать запрос поиска книг, продаваемых вместе с компакт-диском.
Сложные запросы
С помощью создания сложных вариантов запросов можно реализовать
дополнительные функции работы с данными:
 представлять данные из нескольких связанных таблиц в виде одной
таблицы;
 отбирать записи из связанных таблиц по выбранному условию;
 выбирать данные по условию, заданному пользователем в виде параметра;
 создавать пользовательские поля запроса, значения которых будут вычислять на основе нескольких полей таблицы.
Упражнение 9
Необходимо просмотреть информацию о заказах: когда и кем он сделан,
какой сотрудник его заключил.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
2. Выберите Простой запрос и нажмите ОК.
3. Выберите следующие поля для запроса (в указанном порядке):
 таблица Заказы – поля Код заказа, Дата заказа;
 таблица Сотрудники – поля Фамилия, Имя, Отчество;
38
 таблица Магазины – поля Название магазина, Город
и нажмите кнопку Далее.
4. Введите имя запроса Список заказов по датам и нажмите Готово.
Сформируется новый запрос на основании выбранных полей из нескольких
таблиц. Закройте его.
Упражнение 10
Создайте запрос, отображающий информацию о заказах, поступивших в
2012 году.
1. Откройте в режиме конструктора запрос Список заказов по датам и
введите в строку Условие отбора для поля Дата Заказа
>=#01.01.2012# And <=#31.12.2012#
2. Запустите запрос, нажав кнопку Выполнить. Просмотрите результат.
3. Сохраните запрос под именем Заказы за 2012 год.
Упражнение 11
Создайте список сотрудников, у которых нет ни одного заказа.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
2. Выберите тип запроса Записи без подчиненных и нажмите ОК.
3. Выберите главную таблицу, для записей которой необходимо выявить
отсутствие соответствующих записей в подчиненной таблице, – таблицу Сотрудники, и нажмите Далее.
4. Укажите подчиненную таблицу – таблицу Заказы и нажмите Далее.
5. Выберите общее поле для обеих таблиц – Код сотрудника и нажмите
Далее.
6. Выберите поля, которые необходимо вывести в итоговой таблице:
Должность, Фамилия, Имя, Отчество, и нажмите Далее.
7. Задайте имя запроса Сотрудники без заказов и нажмите Готово. В результирующей таблице должна быть одна запись.
Упражнение 12
Создайте список магазинов, которые заказывали книги по информатике.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов. Появится окно Добавление таблицы (рис. 28).
39
Рис. 28. Окно добавления таблицы в запрос
2. На вкладке Таблицы выделите имя таблицы Книги и нажмите кнопку
Добавить. Аналогично добавьте таблицы Описание заказов, Заказы, Магазины
и нажмите кнопку Закрыть.
3. В пустом бланке запроса раскройте первый список Поле (рис. 29) и выделите имя Книги.Авторы. В другие столбцы строки Поле добавьте Книги.Название, Книги.Год издания, Заказы.Дата заказа, Магазины.Название магазина, Магазины.Город, Описание заказов.Количество.
Замечание. Поля в бланк запроса можно также добавлять двойным щелчком по соответствующему полю на схеме данных в верхней части окна конструктора запросов.
Рис. 29. Выбор поля для запроса
40
4. Для поля Название в строку Условие отбора: задайте критерий
*информатика* и нажмите кнопку Выполнить. Просмотрите результат и сохранить запрос под именем Заказчики книг по информатике.
Упражнение 13
1. Составьте список книг, поступивших в магазины Саратова в 2012 году.
2. Создайте список магазинов, которые заказывали книги по налогам.
Создание запросов с параметром
Запрос с параметром – это запрос, при выполнении которого появляется
диалоговое окно для ввода конкретного значения, используемого для отбора
данных.
Упражнение 14
Создайте запрос, выводящий список транспортных компаний, которые
осуществляют доставку товара в заданном городе.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
2. В первом окне Мастера выберите Простой запрос и нажмите ОК.
3. В следующем окне для запроса выберите таблицу Транспортные компании, поля Название компании, Город и нажмите Далее.
4. Задайте имя запроса Поиск транспортной компании, установите переключатель в положение Изменить макет запроса и нажмите Готово.
5. В окне конструктора запросов в строку Условие отбора: для поля Город задайте [Введите город] и нажмите кнопку Выполнить . Появится диалоговое окно ввода значения параметра (рис. 30), в которое введите СанктПетербург и нажмите ОК. Просмотрите результат, сохраните и закройте запрос.
Рис. 30. Диалоговое окно ввода значения параметра для запроса
6. В области переходов дважды щелкните на имени созданного запроса
Поиск транспортной компании. В появившемся окне введите другой город. Закройте запрос.
41
Упражнение 15
Создайте запрос поиска заказов определенного сотрудника.
1. Откройте в режиме конструктора запрос Список заказов по датам.
2. В строку Условие отбора: для поля Фамилия задайте [Введите фамилию:] и запустите запрос.
3. В появившееся окно задания значения параметра введите Князев и нажмите ОК.
4. Просмотрите результат и сохраните запрос под именем Поиск заказов
по фамилии сотрудника. Закройте запрос.
Упражнение 16
Создайте запрос поиска заказов заданного сотрудника за определенный
период.
1. Откройте запрос Поиск заказов по фамилии сотрудника в режиме конструктора.
2. В бланке запроса выделите поле Имя, щелкнув мышью на узкой серой
полоске над столбцом в бланке запроса, и нажмите кнопку <Delete>. Поле Имя
удалится из запроса.
3. Аналогично удалите поля Имя, Отчество, оставив в таблице поля Код
заказа, Дата заказа, Фамилия, Название магазина, Город.
4. Переместите поле Фамилия в начало бланка запроса, чтобы в результирующей таблице оно было первым. Для этого выделите столбец и переместите
его мышью, нажав на верхней полоске, на новое место.
5. В строку Условие отбора: для поля Дата заказа задайте Between [Введите начало интервала] and [Введите конец интервала] и запустите запрос. В
качестве параметров задайте фамилию Князев, начало интервала – 1.01.12, конец интервала – 31.12.12. В результате получится список заказов сотрудника
Князева за 2012 год.
6. Сохраните запрос под именем Поиск заказов по фамилии сотрудника
за период.
Упражнение 17
1. Создайте запрос поиска книг, изданных в заданном году. Год издания –
параметр запроса.
2. Создайте список заказов определенного магазина. Название магазина –
параметр запроса.
42
Создание вычисляемых полей в запросах
При создании запроса можно создавать дополнительные поля запроса,
которые являются результатом вычислений над значениями других полей исходной таблицы базы данных. Такие столбцы называются вычисляемыми полями.
Для создания вычисляемого поля нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле свободного столбца бланка запроса
в окне конструктора запросов. В этом выражении следует использовать ссылки
на поля таблицы, имена которых заключаются в квадратные скобки. Перед выражением нужно написать требуемое имя вычисляемого поля и отделить его
двоеточием от выражения. В одном запросе можно создавать любое количество
вычисляемых столбцов, используя при этом выражения разной сложности.
Упражнение 18
Создайте запрос, который вычисляет стоимость книг в заказах.
1. Создайте простой запрос, включив в него следующие поля:
 из таблицы Заказы – поля Код заказа, Код магазина;
 из таблицы Магазины – поле Название магазина;
 из таблицы Книги – поля Код книги, Авторы, Название, Год издания,
Цена;
 из таблицы Описание заказов – поля Количество, Скидка
и задав ему имя Стоимость книг в заказах.
2. Выполните запрос для проверки правильности его исполнения, затем
перейдите в окно конструктора, нажав на вкладке Главная в группе Режимы
кнопку Конструктор
.
3. В пустую ячейку строки Поле введите следующее выражение:
Стоимость: [Цена]*[Количество]-[Цена]*[Количество]*[Скидка]*0,01.
В этом выражении Стоимость является именем нового поля, а текст после двоеточия задает выражение для его вычисления.
4. Выполните запрос. Сохраните и закройте его.
Упражнение 19
В запросе Стоимость книг в заказах подсчитайте общую стоимость всех
проданных книг.
43
1. Откройте запрос Стоимость книг в заказах в режиме таблицы, дважды
щелкнув мышью по его названию в области переходов.
2. На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги. В нижней
части таблицы появится новая строка со словом Итог в первом столбце.
3. Поместите курсор в поле Стоимость с именем Итог. В ячейке появится стрелка, нажав на которую откройте раскрывающийся список с доступными
функциями. Выберите Сумма. В поле будет отображаться сумма значений в
столбце.
4. Сохраните запрос с тем же именем, нажав на кнопку Сохранить
панели быстрого доступа, и закройте его.
на
Упражнение 20
Создайте запрос, выводящий информацию о покупках каждого клиента и
стоимости его товаров.
1. С помощью Мастера запросов создайте простой запрос, выбрав для
него:
 из таблицы Заказы – поле Код заказа, Дата заказа;
 из таблицы Магазины – поле Название магазина;
 из запроса Стоимость книг в заказах – поле Стоимость.
2. Выберите Итоговый отчет, нажмите кнопку Итоги, выберите вычисляемое значение для поля Стоимость, установив галочку для функции суммирования Sum, и нажмите ОК, а затем – Далее.
3. Задайте интервал группировки дат по дате и времени и нажмите Далее.
4. Введите имя запроса Стоимость заказов и нажмите Готово.
5. Аналогично создайте такой же запрос, но не включайте в результирующую таблицу поле Код заказа и в качестве интервала группировки дат задайте По годам.
Упражнение 21
Определите количество заказов, сделанных каждым магазином.
1. Создайте простой запрос, включив в него поля Код магазина, Название
магазина из таблицы Магазины и поле Код заказа из таблицы Заказы.
2. Выберите итоговый тип запроса и нажмите кнопку Итоги. В появившемся окне установите галочку в поле Подсчет числа записей в Заказы, нажмите ОК, а затем – Далее.
44
3. Задайте название запроса Количество заказов, сделанных каждым магазином, установите переключатель в положение Изменить макет запроса и
нажмите Готово.
4. В окне конструктора в бланке запроса для поля First – Код заказа в
строке Вывод на экран снимите галочку.
5. Выполните запрос. Обратите внимание, что последнее поле называется
Count – Заказы. Для его переименования перейдите в режим конструктора и в
последнем столбце измените название поля на Количество заказов, которое задается в начале выражения до двоеточия.
6. Выполните запрос. Сохраните и закройте его.
Упражнение 22
1. Создайте запрос, который вычисляет общее количество проданных
книг каждого названия. Внизу таблицы вычислите итоговую сумму.
2. Для каждого сотрудника определите количество заказов, которые он
оформил.
Перекрестные запросы
Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее или иную статистическую функцию, а затем группирует результаты в два набора значений, располагая один из них вдоль боковой стороны таблицы, а другой – вдоль ее верхнего
края.
При создании перекрестного запроса необходимо указать, в каких полях
должны содержаться заголовки строк, в каких – заголовки столбцов, а в каких –
значения, по которым вычисляются сводные данные. При задании заголовков
столбцов и суммируемых значений можно использовать только одно поле. При
задании заголовков строк можно использовать до трех полей.
Упражнение 23
Создайте запрос, выводящий информацию о стоимости книг в заказах магазинов.
1. На вкладке Создание выберите Мастер запросов, а затем тип запроса –
перекрестный.
2. Новый запрос создайте на основании запроса Стоимость книг в заказах: для заголовка строк задайте поля Код книги, Авторы, Название, для заголовка столбцов – поле Название магазина, на пересечении строк и столбцов не-
45
обходимо показать сумму поля Стоимость (функция Sum). В поле Вычислить
итоговое значение для каждой строки? поставьте галочку Да.
3. Задайте имя запроса Сводная стоимость книг в заказах и нажмите Готово.
4. В результате будет предоставлена сводная информация о сумме продаж
каждой книги и стоимости заказа данной книги определенным магазином.
5. В режиме таблицы используйте функцию Итоги на вкладке Главная
для подсчета общей стоимости продаж книг, а также сумме покупок каждого
отдельного покупателя (то есть установив значение Сумма для каждого поля в
последней записи запроса Итог).
6. Сохраните запрос.
Упражнение 24
Необходимо получить информацию о сумме заказов, заключенных каждым сотрудником по кварталам в 2011 году:
1. Создайте простой запрос Работа сотрудников на основании таблиц
Сотрудники (поле Фамилия), Заказы (поле Дата заказа) и запроса Стоимость
книг в заказах (поле Стоимость), сгруппировав дату заказа по кварталам. Выполните его.
2. Создайте перекрестный запрос на основании запроса Работа сотрудников, задав поле Дата заказа по кварталам – для заголовка строк, поле Фамилия – для столбцов, поле Стоимость (функция Sum) – для значений ячеек таблицы.
3. Задайте имя запроса Учет работы сотрудников по кварталам и нажмите Готово.
4. Перейдите в конструктор. В строке Условие отбора: для поля Дата заказа по кварталам введите *2011* и нажмите Выполнить.
5. Просмотрите результат, сохраните запрос и закройте его.
Упражнение 25
Создайте перекрестный запрос, отражающий распределение количества
заказов по магазинам и годам.
Контрольные вопросы
1. Как выполнить сортировку записей в таблице?
2. Что такое фильтр и как его создать?
46
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Что такое запрос? Для чего он предназначен?
Какие способы создания запросов существуют?
Логические операторы And (И), Or (ИЛИ).
Дайте определение запроса с параметром.
Что такое вычисляемое поле и как его создать?
Как создаются перекрестные запросы?
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3
Тема работы: Работа с формами в Access.
Форма – это настраиваемое диалоговое окно, которое используется для
ввода, изменения и отображения данных из таблицы или запроса базы данных.
По сравнению с режимом таблицы, формы предоставляют более удобный
способ просмотра и правки данных в таблицах базы данных. Они позволяют
выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления,
обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах.
В Access существуют следующие способы создания новых форм в уже
существующей базе данных:
 автоматическое создание простой формы;
 автоматическое создание разделенной формы;
 создание формы с помощью Мастера форм;
 создание формы с дополнительными элементами;
 создание пустой формы;
 создание формы в режиме конструктора.
Форму можно создавать с помощью инструментов, находящихся на
вкладке Создание в группе Формы (рис. 31).
Рис. 31. Группа Формы
Создание простой формы
Для автоматического создания простой формы для существующей таблицы базы данных нужно воспользоваться инструментом Форма на вкладке
Создание в группе Формы. При использовании этого средства в новой форме
47
размещаются все поля выбранной таблицы базы данных. Сразу после создания
новой формы можно начать ее использование либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.
Упражнение 1
Создайте простую форму для таблицы Заказы. Для этого:
1. В области переходов выберите таблицу Заказы.
2. На вкладке Создание в группе Формы выберите элемент Форма. Приложение Access создаст форму для выбранной таблицы и отобразит ее в режиме
макета (рис. 32).
Рис. 32. Простая форма
В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных, содержащихся в таблице. Например, при необходимости можно настроить размер полей формы в соответствии с вводимыми в таблицу данными.
Обратите внимание, что на форме также отображается связанная с таблицей Заказы информация из таблицы Описание заказов.
Замечание. Если при создании простой формы программа Access обнаруживает в базе данных таблицу, связанную отношением один ко многим с выбранной таблицей базы данных, то в новую форму автоматически добавляется
таблица данных, основанная на связанной таблице. Если эта таблица не нужна,
48
то ее можно удалить. В случае, когда в базе данных несколько таблиц связаны
отношением один ко многим с таблицей, которая использовалась для создания
формы, Access не добавляет эти таблицы в форму.
3. Перейдите в режим формы нажатием на вкладке Формат кнопки Режим  Режим формы и проверьте корректность отображаемой информации.
4. Для сохранения созданной формы в базе данных нажмите на кнопку
Сохранить на панели быстрого доступа. На экране появится окно сохранения
формы (рис. 33), в которое введите Заказы и нажмите ОК. Название новой
формы появится в области переходов.
Рис. 33. Ввод имени формы
5. Перейдите в режим конструктора, нажав на вкладке Формат кнопку
Режим  Конструктор.
6. На вкладке Конструктор нажмите на кнопку Страница свойств
.
Справа отобразится Окно свойств, в котором на вкладке Макет для полей Надписи (рис. 34) задайте значения следующим свойствам:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный.
Рис. 34. Окно свойств формы
7. Щелкните в области Заголовок формы на надписи Заказы, измените
значение свойства Подпись: на Список заказов (или на форме отредактируйте
ее).
49
8. Щелкните в любом месте Области данных формы и установите произвольные значения свойствам Цвет фона и Оформление.
9. Откройте форму в режиме формы, просмотрите результат и закройте
ее.
Создание разделенной формы
Разделенная форма отображает данные, содержащиеся в таблице, одновременно в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы. Эти
два представления связаны с одной и той же таблицей базы данных и всегда
синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы
выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или
удалять в каждой части формы.
Преимущества использования разделенной формы обусловлены тем, что
в такой форме пользователь может попеременно работать с двумя разными типами представления данных. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.
Упражнение 2
На основе таблицы Книги создайте форму таким образом, чтобы была
возможность работать с данными как через форму, так и через таблицу. Для
этого:
1. В области переходов выберите таблицу Книги.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите на кнопку Разделенная
форма. Приложение Access создаст форму для выбранной таблицы и отобразит
ее в режиме макета (рис. 35).
3. Откройте появившуюся форму в режиме формы и сохраните ее под
именем Книги.
4. Добавьте новые записи (из табл. 9) – одну через форму, другую в таблицу. Убедитесь, что записи появляются в обоих представлениях.
5. Закройте форму.
50
Рис. 35. Разделенная форма
Таблица 9
Новые записи в таблицу Книги
Код
Авторы
книги
30
Орлов С.А.
31
Жуков
В.Н.
Название
Серия
Теория и практика языков программирования
Основы бухгалтерского
учета
Учебник
для вузов
Учебное пособие
Год издания
2013
Количество
страниц
688
Цена
2013
336
320
540
Создание формы с помощью Мастера
Для получения больших возможностей выбора отображаемых на форме
полей вместо рассмотренных выше инструментов автоматического создания
форм можно воспользоваться Мастером форм.
В случае использования Мастера форм при создании новой формы можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что ранее были установлены связи между этими таблицами и запросами.
Упражнение 3
На основе таблицы Сотрудники создайте форму с помощью Мастера
форм.
51
1. На вкладке Создание в группе Формы выберите Другие формы 
Мастер форм.
2. В первом окне Мастера форм (рис. 36) выберите в списке Таблицы и
запросы таблицу Сотрудники и с помощью кнопки
формы. Нажмите Далее.
выберите все поля для
Рис. 36. Первое окно Мастера форм
3. В следующем окне Мастера (рис. 37) выбирается один из предложенных вариантов формы. Установите тип формы в один столбец и нажмите Далее.
Рис. 37. Второе окно Мастера форм
52
4. В следующем окне выберите желаемый стиль оформления новой формы. Для просмотра образца стиля щелкните название стиля в списке. Нажмите
Далее. На экране появится последнее окно Мастера форм (рис. 38).
5. Введите название новой формы Сотрудники отдела сбыта в верхнее
поле ввода и нажмите Готово. В области переходов появится название новой
формы, а в рабочей области откроется окно этой формы (рис. 39).
Рис. 38. Последнее окно Мастера форм
Рис. 39. Форма, созданная Мастером форм
53
Создание формы с дополнительными элементами
В форме, созданной с помощью инструмента Форма, отображается только одна запись таблицы. Если необходимо создать форму, в которой отображается сразу несколько записей, и одновременно с этим требуются более широкие
возможности настройки, чем у таблицы, можно воспользоваться инструментом
Несколько элементов.
Форма, созданная с помощью инструмента Несколько элементов, внешне
напоминает таблицу. Данные в такой форме располагаются в строках и столбцах, при этом одновременно отображается несколько записей таблицыисточника. Однако форма с несколькими элементами предоставляет гораздо
больше возможностей настройки, чем таблица. Например, в такую форму можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.
Упражнение 4
На основе таблицы Магазины создайте форму с дополнительными элементами.
1. В области переходов выделите таблицу Магазины.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Несколько элементов.
3. В режиме макета появится созданная форма (рис. 40). Отредактируйте
ее внешний вид, чтобы отображались все значения без сокращений.
Рис. 40. Форма с несколькими элементами
54
4. На форму можно разместить дополнительные элементы, воспользовавшись командами группы Элементы управления на вкладке Формат:
 эмблема – служит для выбора изображения, которое будет использоваться в качестве эмблемы новой формы;
 заголовок – позволяет изменить заголовок новой формы;
 номер страницы – служит для вставки номера страницы;
 дата и время – добавляет на форму элемент, отображающий текущее
значение даты и времени;
 добавить поля – используется для вставки в макет формы нового поля.
Для отображения текущих даты и времени в области заголовка формы
щелкните на ленте инструментов кнопку Дата и время, в появившемся окне
диалога (рис. 41) установите понравившийся формат отображения даты и времени и нажмите ОК.
В правой части области заголовка формы появятся текущие значения даты и времени.
Рис. 41. Вставка даты и времени
5. Перейдите в режим формы и просмотрите ее. Сохраните форму под
именем Магазины и закройте ее.
Создание пустой формы
Упражнение 5
На основе таблицы Транспортные компании создайте форму Доставка.
55
1. На вкладке Создание в группе Формы выберите элемент Пустая форма. На экране отобразится пустая форма в режиме макета (рис. 42).
Рис. 42. Пустая форма
2. Справа откроется окно Список полей, в котором выберите и перенесите
на создаваемую форму все поля из таблицы Транспортные компании (двойным
нажатием на названии поля или перетаскиванием поля мышкой).
Замечание. Если Список полей не открыт, его можно открыть нажатием
на кнопке Добавить поля на вкладке Формат в группе Элементы управления.
3. На форму можно добавлять дополнительные элементы, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления. Для создания заголовка
нажмите на кнопку Заголовок и введите Компании, осуществляющие доставку
заказов в поле, появившемся в верхней части макета формы.
4. На вкладке Формат в области Автоформат выберите любой понравившийся стиль.
5. Сохраните форму под именем Доставка и просмотрите ее в режиме
формы (рис. 43). Закройте ее.
56
Рис. 43. Готовая форма
Создание формы в конструкторе
Режим конструктора предоставляет максимальные возможности для создания любых нестандартных форм, требующихся разработчику базы данных.
При проектировании формы в конструкторе можно использовать расширенный
набор элементов управления, который недоступен в обычном режиме редактирования макета формы.
Разработчик также имеет возможность настраивать внешний вид формы и
расположенных на ней элементов управления в соответствии со своими требованиями. В конструкторе можно поменять цвет, стиль оформления, положение
у любого элемента управления, расположенного на форме, а также настроить
любые свойства самой формы.
Каждая форма Access обязательно содержит несколько элементов управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным, содержащимся в
таблицах базы данных.
По функциональному признаку любой элемент управления можно отнести к одной из групп:
 присоединенные элементы управления – элементы управления, источником данных которых служит поле таблицы или запроса. Например, для тек-
57
стового поля формы, в котором отображается фамилия сотрудника, используются данные поля Фамилия таблицы Сотрудники;
 свободные элементы управления – не имеют источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются
для вывода на экран дополнительных сведений, пояснений, линий и рисунков.
Например, надпись, которая отображает заголовок формы;
 вычисляемые элементы управления – элементы управления, источником данных которых является результат вычисления заданного пользователем
выражения, а не поле какой-либо таблицы базы данных.
Базовые элементы управления, использующиеся при создании форм в режиме конструктора, расположены в группе Элементы управления на вкладке
Конструктор (рис. 44), их назначение приведено в табл. 10.
Рис. 44. Элементы управления на вкладке Конструктор
Таблица 10
Пиктограмма
1
Элементы управления
Название
Пиктограмма
2
3
Рисунок-эмблема
Заголовок формы
Название
4
Вкладка
Номера страниц
Текущие значения даты
и времени
Поле
Новый лист на элемент Вкладка
Диаграмма
Свободная рамка объекта
Рисунок
Надпись
Разрыв страницы
Командная кнопка
Гиперссылка
58
1
2
Поле со списком
Список
Подчиненная форма/отчет
Линия
Прямоугольник
Присоединенная рамка
объекта
Группа переключателей
Флажок
Переключатель
Выключатель
3
Окончание табл. 10
4
Вложение
Толщина линии
Тип линии
Цвет линии
Обычное оформление
выделенного элемента
Задать стандартные
свойства выделенному
элементу
Выделить все
Выбор элемента
Включает/отключает
режим использования
Мастера
Вставка элемента ActiveX
Макет любой формы Access состоит из нескольких разделов, при этом
каждый раздел характеризуется особым расположением на макете формы и допустимым набором элементов управления. Таким образом, каждая форма базы
данных Access может включать следующие разделы:
 Заголовок формы – определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка
формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления;
 Верхний колонтитул – определяет верхний колонтитул страницы при
печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается при открытии формы в
режиме предварительного просмотра;
 Область данных – определяет основную часть формы, содержащую
данные, и может содержать элементы управления, отображающие данные из
таблиц и запросов, а также неизменяемые данные (например, пояснительные
надписи);
59
 Нижний колонтитул – определяет нижний колонтитул страницы при
печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы, и отображается при открытии формы в
режиме предварительного просмотра;
 Примечание формы – определяет нижнюю часть формы. Этот раздел
добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы.
Упражнение 6
Создайте форму, отображающую все данные о заказах.
1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите на кнопку Конструктор форм. Приложение Access создаст пустую форму и отобразит ее в режиме
конструктора (рис. 45).
Рис. 45. Новая форма в конструкторе
2. Для добавления заголовка в форму на вкладке Конструктор в группе
Элементы управления нажмите кнопку Заголовок, введите текст Информация о
заказах и нажмите <Enter>.
При необходимости можно переместить заголовок формы. Для этого подведите курсор мыши к рамке заголовка и перетащите его в желаемое место раздела Заголовок формы.
3. В области Список полей нажмите на знак плюс (+) рядом с таблицей
Заказы, появится перечень ее полей. Дважды щелкните на поле Код заказа, на
60
форме появится группа из двух связанных элементов – поля ввода и подписи к
нему (подпись совпадает с именем поля в исходной таблице). Разместите эти
элементы вверху Области данных по центру и задайте для них свойства:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
4. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите на
кнопку Надпись. После этого щелкните мышью у левого края формы ниже поля
Код заказа, введите Магазин: и нажмите <Enter>.
Для созданной надписи установите свойства:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
5. В области Список полей нажмите на знаке плюс рядом с таблицей Магазины, появится перечень ее полей. Поместите поля Название магазина, ФИО
контактного лица, Город, Адрес, Телефон под пояснительной надписью Покупатель.
6. Добавьте на форму еще одну надпись Сотрудник, оформивший заказ:,
разместив ее справа от надписи Магазин, и установите для нее свойства:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
7. В области Список полей нажмите на знаке плюс рядом с таблицей Сотрудники, появится перечень ее полей. Поместите поля Должность, Фамилия,
Имя, Отчество под пояснительной надписью Сотрудник, оформивший заказ
(рис. 46).
7. Добавьте на форму надпись Контрольные даты:, разместив ее чуть
ниже данных о покупателе, и установите для нее свойства:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
8. Добавьте на форму поля Дата заказа, Требуемая дата выполнения,
Фактическая дата выполнения из таблицы Заказы, разместив их ниже созданной надписи.
61
Рис. 46. Окно формы в конструкторе
9. Поместите на форму поле Название компании из таблицы Транспортные компании. Выделите надпись подписи поля Название компании, отредактируйте ее, введя Доставка компании: и установите ей свойства, аналогичные
предыдущим надписям.
10. Теперь в форму осталось добавить информацию о заказанных книгах.
Создайте надпись Книги по центру формы ниже надписи Доставка компании, а
затем на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите элемент Подчиненная форма/отчет и нарисуйте прямоугольник на свободном
месте в нижней части Области данных. Откроется Мастер подчиненных форм,
с помощью которого выполните следующие шаги:
 в первом окне которого установите переключатель в положение
Имеющиеся таблицы и запросы и нажмите Далее;
 в следующем окне выберите запрос Стоимость книг в заказах и поля
Код заказа, Код книги, Авторы, Название, Год издания, Цена, Количество,
Скидка, Стоимость и нажмите Далее;
 задайте связь между главной и подчиненной формой по полю Код заказа и нажмите Далее;
 введите имя подчиненной формы подчиненная форма Стоимость книг
в заказах и нажмите Готово.
62
11. На форме выделите надпись Подчиненная форма Стоимость книг в
заказах, которая появилась вместе с подчиненной формой, и нажмите клавишу
<Delete>.
12. Перейдите в режим формы. В поля формы будут загружены значения
полей из первой записи таблицы Заказы и связанные с ней значения полей из
других таблиц. Книги, содержащиеся в заказах, будут представлены в табличном виде (рис. 47).
Рис. 47. Разработанная в конструкторе форма
13. Выделите в табличной форме столбец Код заказа, нажмите правую
кнопку мыши и выберите команду Скрыть столбцы.
14. Сохраните форму под именем Информация о заказах.
15. Перейдите опять в режим Конструктора. Щелкните правой кнопкой
мыши в любом свободном месте раздела Заголовок формы. В появившемся
контекстном меню выберите Цвет заливки/фона. На экране раскроется подменю выбора цвета заливки, в котором представлены образцы цвета заливки. Выберите понравившийся цвет (например, светло-голубой). Раздел Заголовок
формы будет закрашен выбранным цветом.
16. Щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте раздела
Область данных, выберите в контекстном меню пункт Цвет заливки/фона и
выберите понравившийся образец цвета (например, цвет на тон темнее светлоголубого). Раздел Область данных будет закрашен выбранным цветом.
63
17. Для установки цвета текста заголовка щелкните правой кнопкой мыши на нем, выберите в контекстном меню пункт Цвет текста и нажмите понравившийся образец цвета (например, ярко-желтый цвет). Текст заголовка будет закрашен выбранным цветом.
18. Для установки цвета фона заголовка формы нажмите правой кнопкой
мыши на нем и выберите в контекстном меню пункт Цвет заливки/фона и
щелкните понравившийся образец цвета (например, темно-синий цвет). Фон заголовка формы будет закрашен выбранным цветом.
19. Аналогично установке цвета текста и фона заголовка формы измените
цвета пояснительных надписей (Магазин, Сотрудник, оформивший заказ, Контрольные даты, Доставка компании, Книги). Выберите для фона надписей
темно-синий цвет, а для текста – белый. Результирующий вид макета формы в
конструкторе показан на рис. 48.
20. Сохраните форму и переключитесь в режим формы (рис. 49).
Рис. 48. Готовая форма Информация о заказах в конструкторе
64
Рис. 49. Окно созданной формы
Упражнение 7
1. Создайте запрос Состав заказов на основе таблиц Описание заказов и
Книги, содержащий информацию о книгах и их количестве в заказах.
2. С помощью конструктора создайте форму Заказы магазинов, отображающую данные о магазине, его заказах, их сроках выполнения и заказанных
книгах, используя данные запроса Состав заказов для подчиненной формы.
Упражнение 8
Создайте составную форму Список магазинов по городам. Главная форма
должна содержать название города, а подчиненная форма – список магазинов с
полями Название магазина, ФИО контактного лица, Адрес, Телефон.
Формы, состоящие из главной и подчиненной, также можно создавать с
помощью Мастера форм.
Упражнение 9
На основе таблиц Сотрудники и Заказы разработайте форму, отображающую список заказов, которые оформлял каждый сотрудник.
65
1. На вкладке Создание в группе Формы выберите Другие формы 
Мастер форм.
2. Для формы выберите:
 из таблицы Сотрудники выберите поля Код сотрудника, Фамилия,
Имя, Отчество, Должность;
 из таблицы Заказы поля Код заказа, Дата заказа
и нажмите Далее.
3. В следующем окне выделите таблицу Сотрудники, вид представления
данных – Подчиненные формы и нажмите Далее.
4. Выберите внешний вид подчиненной формы: ленточный и нажмите
Далее.
5. Выберите произвольный стиль и нажмите Далее.
6. Задайте имена для форм: для главной – Заказы сотрудников, для подчиненной – Заказы – подчиненная форма и нажмите Готово.
7. Отобразится форма, при этом одному сотруднику будет соответствовать список заказов, которые он оформил.
Создание сводной таблицы и сводной диаграммы
Сводная таблица и сводная диаграмма дают возможность выполнять комплексный анализ данных (по аналогии с электронными таблицами Microsoft Excel).
Упражнение 10
Создайте сводную таблицу и диаграмму, отображающие количество проданных книг.
1. В области переходов дважды щелкните по запросу Состав заказов.
2. На вкладке Создание в группе Формы выберите Другие формы 
Сводная таблица. Откроется рабочее окно, на которое необходимо поместить
поля из запроса.
3. Нажмите правой кнопкой мыши на пустом поле и выберите в контекстном меню пункт Список полей.
4. Поля Авторы и Название добавьте в поля строк создаваемой сводной
таблицы (рис. 50), а поле Количество – в поле итогов или деталей.
5. Сохраните форму (сводную таблицу) под именем Сводная таблица
продаж книг.
66
Рис. 50. Окно размещения элементов сводной таблицы
6. Выделите поле Количество и на вкладке Конструктор в группе Сервис
выберите Автовычисления  Сумма. Данная функция позволит просматривать
количество проданных единиц каждой книги. В результате сводная таблица
должна выглядеть, как показано на рис. 51.
Рис. 51. Сводная таблица Продажи книг
7. Сделайте активной вкладку с данными запроса Состав заказов и на
вкладке Создание в группе Формы выберите Сводная диаграмма. Появится окно для размещения элементов сводной диаграммы (рис. 52).
67
Рис. 52. Окно размещения элементов сводной диаграммы
8. Нажмите правой кнопкой мыши на пустом поле и выберите в контекстном меню пункт Список полей.
9. В область поля категорий перетащите поля Авторы и Название, в область полей данных – поле Количество. Результат сравните с рис. 53.
10. Сохраните диаграмму под именем Диаграмма продаж книг.
Упражнение 11
Постройте столбчатую и круговую диаграммы, содержащие долю каждого сотрудника в общей стоимости заказов. Для этого вначале создайте запрос
Стоимость заказов по сотрудникам, выбрав для него:
 из таблицы Сотрудники поля Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество;
 из таблицы Заказы поле Код заказа;
 из запроса Стоимость книг в заказах поле Стоимость
и просуммировав значения поля Стоимость.
68
Рис. 53. Сводная диаграмма, отображающая количество проданных книг
Контрольные вопросы
1. Что такое форма?
2. Какие способы создания формы существуют?
3. Каким образом можно изменять созданную форму?
4. Чем отличается разделенная форма от обычной?
5. Какие возможности для создания форм предоставляет конструктор
форм? Назначение элементов управления.
6. Какие средства анализа данных с помощью форм существуют в Access?
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4
Тема работы: Создание отчетов в Access.
Отчет – это способ представления данных в удобном формате в виде печатного документа, доступного только для чтения.
69
С помощью отчета можно отображать данные, содержащиеся в таблицах
или запросах, но их нельзя изменять, в отличие от других объектов базы данных (в частности, форм и запросов). Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в любом отчете обязательно содержится информация о структуре и свойствах страниц отчета и его отдельных элементов (подписей, заголовков, рисунков).
К основным способам создания нового отчета в текущей базе данных
Access относятся:
 автоматическое создание отчета с помощью средства Отчет;
 создание отчета с помощью Мастера отчетов;
 создание отчета с использованием средств Пустой отчет;
 создание отчета в конструкторе отчетов;
 создание наклеек с помощью Мастера наклеек.
Отчет можно создавать с помощью инструментов, находящихся на вкладке Создание в группе Отчеты (рис. 54)
Рис. 54. Группа Отчеты на вкладке Создание
Автоматическое создание простого отчета
Автоматическое создание простого отчета на основе существующего запроса или таблицы базы данных выполняется с помощью инструмента Отчет.
При использовании этого средства в новом отчете размещаются все поля выбранной таблицы базы данных или запроса. Сразу после создания нового отчета
его можно просмотреть и при необходимости распечатать. Если пользователя
не устраивает структура или форматирование созданного отчета, то можно изменить требуемые параметры отчета в режиме макета или конструктора.
Упражнение 1
На основе таблицы Транспортные компании создайте простой отчет.
1. В области переходов выберите таблицу Транспортные компании, которая используется в качестве источника данных для нового отчета.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите на кнопку Отчет.
Отобразится созданный отчет в режиме макета (рис. 55).
70
Рис. 55. Простой отчет
В режиме макета можно вносить изменения в структуру отчета при одновременном отображении данных, содержащихся в объекте-источнике. Например, можно настроить размер полей, выбрать способ отображения данных или
изменить форматирование отчета.
3. Нажмите на кнопку Сохранить
на панели быстрого доступа, чтобы
сохранить новый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета (рис. 56), в которое введите Транспортные компании и
нажмите ОК. Новый отчет будет сохранен, и его название появится в области
переходов.
Рис. 56. Ввод имени отчета
4. На вкладке Формат в группе Режимы нажмите кнопку Режим и с помощью одноименных команд этой кнопки просмотрите отчет в режимах Конструктора, Предварительного просмотра, Представления отчета.
5. Закройте отчет.
Создание отчета с помощью Мастера
При создании отчета с помощью Мастера отчетов можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из не-
71
скольких таблиц или запросов (если заданы связи между этими таблицами или
запросами).
Упражнение 2
На основе таблицы Сотрудники создайте отчет с помощью Мастера отчетов.
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите на кнопку Мастер
отчетов. На экране появится первое окно Мастера, в котором нужно выбрать
таблицу или запрос и определить набор полей для нового отчета.
2. В списке Таблицы и запросы выберите таблицу Сотрудники. Из списка
Доступные поля с помощью кнопки
перенесите все поля в список Выбранные поля. В списке Выбранные поля выделите поле Код сотрудника и нажмите
кнопку
, оно переместится в секцию Доступные поля. Нажмите Далее.
3. В следующем окне Мастера выделите поле Должность, щелкните
кнопку
, задавая группировку записей по значениям поля Должность
(рис. 57), и нажмите Далее.
Рис. 57. Задание группировки данных в отчете
4. Установите сортировку по полю Фамилия и нажмите Далее.
5. Выберите макет ступенчатый, альбомную ориентацию страницы и нажмите Далее.
6. В предложенном списке выберите желаемый стиль оформления готового отчета. Нажмите кнопку Далее, на экране появится последнее окно Мастера.
72
7. Присвойте имя отчету Сотрудники и нажмите Готово.
8. Сформированный отчет будет показан в окне предварительного просмотра. Обратите внимание, что данные поля Должность отображаются не
полностью. Нажмите на ленте инструментов на вкладке Предварительный просмотр кнопку Закрыть окно предварительного просмотра. Отчет откроется в
режиме Конструктора.
9. На вкладке Формат в группе Режимы нажмите Режим  Режим макета. В режиме макета выделите столбец Должность и увеличьте его ширину.
10. Сохраните отчет и закройте его.
Создание пустого отчета
Упражнение 3
Создайте отчет на основе таблицы Книги.
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Пустой отчет. Приложение Access создаст пустой отчет и отобразит его в режиме макета
(рис. 58).
Рис. 58. Пустой отчет
2. В области Список полей щелкните знак плюс рядом с таблицей Книги,
откроется список ее полей. Для вставки в отчет поля Код книги дважды щелкните его название в Списке полей. Значения выбранного поля появятся в отчете.
3. Аналогично добавьте в отчет поля Авторы, Название, Год издания, Цена.
73
4. Измените ширину полей для использования всей страницы отчета по
ширине.
5. Настройте параметры отображения данных в отчете, воспользовавшись
командами вкладки Формат, расположенными в группе Шрифт.
6. На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите на кнопку
Заголовок и в появившееся поле введите Книги издательства «Питер».
7. Примените один из стандартных стилей оформления отчета, выбрав на
вкладке Формат в группе Автоформат понравившийся образец схемы оформления отчета. Отчет будет отформатирован в соответствии с выбранной схемой.
8. Сохраните отчет под именем Книги издательства «Питер». Просмотрите его в окне предварительного просмотра, а потом закройте.
Создание отчета в конструкторе
Подобно формам, любой отчет Access может состоять из нескольких разделов, каждый из которых имеет свое функциональное назначение:
 заголовок отчета – печатается один раз в самом начале отчета. В заголовок отчета включается информация, которая обычно помещается на обложке,
– например, эмблема компании, название отчета или дата;
 верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы отчета;
 заголовок группы – печатается перед каждой новой группой записей
отчета и обычно используется для печати названия группы;
 область данных – этот раздел отчета печатается один раз для каждой
строки данных из источника записей. В области данных размещаются элементы
управления, составляющие основное содержание отчета;
 примечание группы – печатается в конце каждой группы записей отчета. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации
по группе;
 нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы отчета. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации;
 примечание отчета – печатается один раз в самом конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
При создании отчетов в режиме Конструктора можно использовать тот
же набор элементов управления, что и при создании форм (табл. 10). Базовые
элементы управления, использующиеся при создании отчетов, расположены в
группе Элементы управления на вкладке Конструктор.
74
Упражнение 4
Создайте с помощью Конструктора отчет Список магазинов. Для этого:
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Конструктор
отчетов. Приложение Access создаст пустой отчет и отобразит его в режиме
Конструктора (рис. 59).
Рис. 59. Новый отчет в конструкторе
2. Для добавления в отчет заголовка на вкладке Конструктор в группе
Элементы управления нажмите кнопку Заголовок, введите Список магазинов и
для завершения ввода, нажмите клавишу <Enter>.
3. Для перемещения заголовка отчета в центр подведите курсор мыши к
рамке заголовка и переместите его.
4. Откройте область Список полей и на ней нажмите на знак плюс
рядом с таблицей Магазины. Для вставки поля Название магазина дважды щелкните мышью на имени этого поля. В отчете появится группа из двух связанных
элементов – поля и подписи к нему (по умолчанию подпись совпадает с именем
этого поля в исходной таблице).
5. Аналогично добавьте поля ФИО контактного лица, Город, Адрес, Телефон.
6. Удалите подписи полей. Выделите подпись поля Название магазина и
нажмите клавишу <Delete>. На отчете останется только поле Название магазина, содержащее данные. Аналогично удалите подписи полей ФИО контактного лица, Город, Адрес, Телефон.
75
7. Установите группировку данных по полю Город и сортировку данных
по Названию магазина. Для задания группировки на вкладке Конструктор в
группе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка, в результате под отчетом отобразится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 60).
В области Группировка, сортировка и итоги нажмите кнопку Добавить
группировку, в появившемся списке выделите поле Город. Нажмите кнопку Добавить сортировку и в появившемся списке выделите поле Название магазина.
Закройте область Группировка, сортировка и итоги, щелкнув по крестику
в правом верхнем углу области.
Рис. 60. Область задания группировки
8. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите
Надпись и поместите ее в левом верхнем углу раздела Заголовок группы ‘Город’
(этот раздел появился в результате группировки). Введите в надпись текст Город.
9. Поле Город перетащите в раздел Заголовок группы ‘Город’ и расположите его справа от надписи Город. Увеличьте длину поля Город перемещением
его правой границы вправо, чтобы в поле помещались значения.
10. Закройте Список полей, освободив на экране место для работы с отчетом. Переместите ползунок горизонтальной полосы прокрутки отчета в крайнюю правую позицию и увеличьте размер отчета, перетащив его правую границу вправо.
11. Расположите поля Название магазина, ФИО контактного лица, Адрес, Телефон в одну строку около верхней границы раздела Область данных с
небольшим отступом по горизонтали.
Увеличьте длину полей Название магазина, ФИО контактного лица, Адрес и переместите правую границу отчета таким образом, чтобы размер отчета
соответствовал ширине строки полей (рис. 61).
12. Добавьте надпись Название магазина, разместив ее в разделе Заголовок группы ‘Город’ над полем Название магазина.
76
Рис. 61. Размещение полей отчета
13. Добавьте еще одну надпись Контакты, разместив ее в разделе Заголовок группы ‘Город’ над полем ФИО контактного лица в одной строке с надписью Название магазина.
14. Отформатируйте подписи данных отчета. Для этого нажмите клавишу
<Shift> и, не отпуская ее, последовательно нажмите на надписях Город, Название магазина и Контакты. На вкладке Конструктор в группе Шрифт нажмите на кнопку
– Полужирный.
15. Выделите поле Город. На вкладке Конструктор в группе Шрифт
вначале нажмите на кнопку
– Полужирный, а затем кнопку
– Курсив.
16. Перетащите границы разделов отчета таким образом, чтобы по вертикали в разделах оставалось как можно меньше неиспользуемого пространства
(рис. 62).
17. Переключитесь в режим отчета, нажатием на вкладке Конструктор
кнопки Режим  Представление отчета. Проверьте правильность отображения и размещения данных на страницах отчета (рис. 63).
18. Если в отчете есть ошибки, то вернитесь в режим конструктора и исправьте их.
19. Переключитесь в режим макета. Примените один из стандартных стилей оформления отчета и просмотрите результат в режиме Представления отчета. Сохраните отчет под именем Список магазинов и закройте его.
77
Рис. 62. Установка размеров разделов
Рис. 63. Отчет, созданный с помощью конструктора
Создание наклеек
Наклейки используются для организации массовых почтовых рассылок на
основе сведений об именах и адресах людей, хранящихся в базе данных.
В программе Access наклейки создаются в виде отчета, отформатированного в соответствии с выбранным небольшим размером наклейки. Для формирования отчета с наклейками обычно используется Мастер наклеек, который
позволяет создавать наклейки большинства стандартных размеров. Затем отчет
с наклейками может быть доработан в режиме макета или в конструкторе.
78
Упражнение 5
Создайте наклейки для почтовых отправлений в книжные магазины.
1. В области переходов выделите таблицу Магазины и на вкладке Создание в группе Отчеты нажмите Наклейки.
2. В появившемся окне Мастера наклеек (рис. 64) установите:
Система единиц – метрическая
Тип наклеек – на листах
Фильтр по изготовителю – Agipa
Шаблон – Agipa 119012
и нажмите Далее.
Рис. 64. Выбор размера наклейки
3. В следующем окне Мастера установите:
Шрифт – Arial
Размер – 12
Насыщенность – Плотный
Начертание – Курсив
и нажмите Далее.
4. В следующем окне (рис. 65) следует указать поля, которые требуется
разместить на наклейке. В списке Доступные поля выделите поле ФИО контактного лица и нажмите кнопку
. Название выбранного поля в фигурных
скобках появится в области Прототип наклейки.
79
Рис. 65. Окно размещения полей на наклейке
Щелкните область Прототип наклейки, переведите курсор во вторую
строку, нажмите поле Название магазина в списке Доступные поля и щелкните
по кнопке
. На третью строку в Прототип наклейки поместите поле Адрес.
На четвертую строку области Прототип наклейки введите г., нажмите
пробел, а затем добавьте поле Город (рис. 66) и нажмите Далее.
Рис. 66. Созданный прототип наклейки
5. В следующем окне Мастера наклеек задайте сортировку наклеек по
полю Город и нажмите Далее.
80
6. В последнем окне Мастера введите имя отчету Почтовые наклейки для
магазинов и нажмите Готово. Если заданные наклейки не помещаются на странице отчета, то перед просмотром наклеек отобразится диалоговое окно предупреждения о возможных проблемах вывода данных (рис. 67). Нажмите ОК,
чтобы закрыть окно предупреждения и начать просмотр наклеек.
Откроется окно предварительного просмотра отчета, содержащего наклейки (рис. 68).
7. Закройте отчет.
Рис. 67. Предупреждение об ошибках вывода
Рис. 68. Готовые наклейки
Группировка данных и вычисление итогов в отчетах
Упражнение 6
Создайте отчет, выводящий информацию обо всех заказах каждого магазина и их общей стоимости.
81
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите на кнопку Мастер
отчетов.
2. Выберите для отчета из запроса Стоимость книг в заказах все поля
кроме Код заказа и Код магазина. Нажмите Далее.
3. В следующем окне задайте группировку по полю Название магазина и
нажмите Далее.
4. В появившемся окне, нажмите кнопку Итоги, и в появившемся окне
установите:
 вычисление итоговых значений по функции Sum для поля Стоимость;
 в поле Показать установите переключатель в положение Показать
данные и итоги.
Нажмите ОК, а затем – Далее для перехода к следующему шагу формирования отчета.
5. Выберите любой макет, альбомную ориентацию страницы, проверьте,
чтобы стояла галочка в поле Настроить ширину полей для размещения на одной странице, и нажмите Далее.
6. Установите желаемый стиль отчета и нажмите Далее.
7. Задайте имя отчета – Заказы покупателей и нажмите Готово. Отчет откроется в режиме предварительного просмотра.
8. Закройте окно предварительного просмотра, перейдя режим конструктора. Настройте ширину и высоту полей, чтобы отображались данные без сокращений. Выделите поле =Sum([Стоимость]), на вкладке Конструктор в
группе Сервис нажмите кнопку Страница свойств и на вкладке Макет измените формат данного поля на денежный.
9. Просмотрите результат, сохраните отчет и закройте его.
Упражнение 7
Создайте отчет, выводящий информацию о том, какое количество книг и
какой стоимостью поступило в магазины (отчет аналогичен отчету Стоимость
заказов покупателей с тем отличием, что группировка должна происходить по
книге).
Контрольные вопросы
1. Что такое отчет?
2. Какие существуют способы создания отчета в Access?
3. Как создать отчет в конструкторе отчетов?
82
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 5
Тема работы: Начало работы с системой управления предприятием
БЭСТ-5 (3.4).
БЭСТ-5 (Бухгалтерия, Экономика, Склад, Торговля) – комплексная система управления предприятием, которая предназначена для автоматизации оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Система
БЭСТ-5 охватывает полный управленческий цикл, включая планирование, учет,
контроль и анализ хозяйственной деятельности.
Оперативный учет осуществляется на местах производства работ, выполнения различных хозяйственных функций (участок, отдел), и поэтому его
сведения ограничиваются рамками предприятия. Данные оперативного учета
используются для повседневного текущего руководства и управления предприятием (учета выработки, явки на работу, выпуска продукции, ее отгрузки, реализации, наличия материальных запасов и др.).
Бухгалтерский учет – сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия на основании документов, в различных измерителях. Каждый свершившийся факт, оформленный документом,
называется хозяйственной операцией.
Налоговый учет – это система обобщения информации о доходах и расходах для определения налоговой базы по прибыли на основе данных первичных документов.
Поддержка нескольких планов счетов, реализованная в системе БЭСТ-5,
позволяет организовать параллельный бухгалтерский и налоговый учет на основании одних и тех же первичных документов. Этот подход существенно экономит время бухгалтера и избавляет его от двойной работы по вводу исходных
данных.
Управленческий учет – особая система обработки, анализа и представления данных о финансово-хозяйственной деятельности, ориентированная на руководство и акционеров предприятия. В отличие от бухгалтерского и налогового учетов, ведение которых жестко регламентировано законодательством, правила управленческого учета устанавливаются самим предприятием.
Главное назначение управленческого учета – помочь руководителю правильно управлять, оперативно предоставив ему полные данные для принятия
решения. В рамках управленческого учета в системе БЭСТ-5 реализованы
функции бюджетирования, планирования производства, планирования дого-
83
ворных обязательств, мониторинг фактических показателей деятельности и
аналитическая поддержка принятия решений.
Программный комплекс БЭСТ-5 включает в себя набор приложений
(подсистем), каждое из которых предназначено для учета ресурсов определенного вида (рис. 69):
 Финансы – данная группа приложений предназначена для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета: решает задачи финансового
планирования хозяйственной деятельности, учета денежных средств, ведения
договоров, расчетов с партнерами и сотрудниками, учета имущества, формирования финансовой и налоговой отчетности предприятия;
Многомерный анализ хозяйственной
деятельности
Расчетные и
валютные счета
Закупки.
Поставщики
Сырье.
Материалы
Касса.Подотчеты
Товары.
Продукция
Планирование
производства
Расчеты с
партнерами
Продажи.
Клиенты
Учет
производства
Имущество
Торговый зал
Учет питания
Заработная плата
Книга покупокпродаж
Автотранспорт
Кадры.
Табельный учет
Оперативный,
управленческий,
бухгалтерский и
налоговый учет
Бюджетирование
Экспорт электронной отчетности в форматах
ФНС и ПФР.
Сводный баланс
Рис. 69. Функциональный состав БЭСТ-5
Удаленные
филиалы
84
 Логистика – приложения этой группы предназначены для эффективного управления закупками, запасами и продажами: реализуют учет товаров, сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции; обеспечивают управление продажами в оптовой и розничной торговле; решают задачи учета реализации работ/услуг и управления работой автотранспортных служб предприятия;
 Производство – группа приложений для планирования и учета производственной деятельности на сборочных и комплексных производствах (деревообработка, молочная промышленность, нефтепереработка и др.);
 Персонал – решает задачи кадрового учета, табельного учета рабочего
времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
 Отраслевые решения – данная группа объединяет приложения, которые созданы на базе системы БЭСТ-5 для различных отраслей;
 Настройка – набор приложений, предназначенных для настройки системы, свойств баз данных, ведения общих классификаторов. Сюда же входит и
интегрированная среда разработки программы.
Организуя работу всех звеньев и служб предприятия в едином информационном пространстве, БЭСТ-5 существенно повышает производительность
труда персонала, оперативно снабжает его руководство необходимыми сведениями и создает надежный фундамент для принятия правильных управленческих решений.
Особенностями системы БЭСТ-5 являются:
 быстрая адаптация к потребностям предприятия;
 простота освоения и удобство в работе;
 управление предприятием в реальном масштабе времени;
 оперативный, бухгалтерский и налоговый учет в едином информационном пространстве;
 глубокая проработка учетных и управленческих задач;
 оперативный детальный анализ бухгалтерских и управленческих данных;
 формирование консолидированной отчетности;
 автоматизация бизнес-функций в территориально-удаленных подразделениях;
 встроенная среда разработки и адаптации.
85
Создание базы данных предприятия в системе БЭСТ-5
Упражнение 1
Для рассмотрения принципов работы с системой БЭСТ-5 создайте базу
данных предприятия, занимающегося пошивом верхней одежды. Для этого:
1. Для запуска системы БЭСТ-5 на рабочем столе дважды щелкните на
ярлыке
или в главном меню Windows выберите Все программы  Систе-
ма БЭСТ-5 (3.4) Система БЭСТ-5.
На экране появится окно Подключение (рис. 70), в котором в качестве
сервера приложений указано имя компьютера. Установите имя пользователя
admin и нажмите ОК.
Рис. 70. Окно Подключение
Если система БЭСТ-5 запускается на компьютере первый раз, то появится
окно с сообщением о том, что картотека предприятий пуста, и следует перейти
в режим создания базы данных. В окне сообщения нажмите Да для перехода в
режим создания новой базы данных. Если база данных какого-либо предприятия уже создавалась, то появится окно Подключение (рис. 71), в котором выделите Создать новое предприятие и нажмите ОК.
2. На экране появится окно Создание базы данных (рис. 72), в котором установите переключатель в положение Развернуть рабочую БД для создания
пустой базы данных, содержащей типовые настройки.
В поля Локальный путь относительно сервера и Сетевой путь укажите
путь доступа к вашей папке, воспользовавшись кнопкой
.
86
Из списка Тип предприятия/организации выберите Частное или Негосударственное, дважды щелкнув на строке с данным параметром.
В поле Название предприятия введите свою фамилию и нажмите кнопку
Создать.
Рис. 71. Окно Подключение для выбора предприятия
Рис. 72. Окно Создание базы данных
Появится окно подтверждения создания предприятия, в котором нажмите
ОК для начала процесса распаковки типовой базы данных.
87
3. По окончании создания базы данных появится соответствующее сообщение, и вновь откроется окно Подключение (рис. 71), в котором выделите
предприятие с вашем именем и нажмите ОК. На экране отобразится главное
окно программы БЭСТ-5 (рис. 73), которое всегда располагается позади других
окон и имеет стандартные элементы окна Windows-приложения.
Меню
Строка заголовка
Панель инструментов
Кнопки управления окном
Строка заголовка
Главного меню
Главное меню
Панель задач
Строка состояния
Рис. 73. Окно программы БЭСТ-5
Окно Главного меню разделено на две части. В левой части находится панель приложений системы БЭСТ-5: Финансы, Логистика, Производство, Персонал и др. Каждое приложение состоит из различных пунктов меню, описывающих логически завершенную последовательность действий с ресурсами
предприятия одного вида. В правой части располагается меню режимов (задач),
относящихся к конкретному приложению.
Таким образом, работая в системе БЭСТ-5, пользователь открывает нужное ему приложение и далее выбирает пункт меню приложения, в котором собирается выполнить необходимые действия.
Начальная настройка системы
Для работы с новой базой данных предприятия необходимо осуществить
начальную настройку системы БЭСТ-5, которая выполняется выбором команд в
главном меню Настройка  Общие данные  Настройка  Настройка системы учета и предусматривает задание ряда ключевых параметров.
88
Упражнение 2
Выполните начальную настройку системы БЭСТ-5 для работы с созданной базой данных. Для этого:
1. Выберите в главном меню Настройка  Общие данные  Настройка
 Настройка системы учета. Появится окно Общие данные – Техническая настройка, в котором все оставьте без изменений и нажмите ОК. Отобразится окно Общие данные – Настройка системы учета (рис. 74), в котором внизу экрана нажмите кнопку Изменить и задайте параметры:
Начало расчетного периода – 1/03/2013
Код страны – 643
Код национальной валюты – Российский рубль
Поддержка валютного учета – снимите галочку
Разрешена корректировка проводок в книге хоз. операций – поставьте
галочку
Для закрытия окна дважды нажмите ОК.
Рис. 74. Окно Настройка системы учета
2. В главном меню выберите Персонал  Заработная плата  Настройка  Бухгалтерская настройка. Появится окно справки Первый вход в
систему. Ознакомьтесь с его содержанием и с помощью клавиш управления
курсором выберите Выход.
89
3. В появившемся поле Введите начальный расчетный период: задайте
2013.03 и нажмите клавишу Enter. Отобразится сообщение: «Установить значение начального расчетного периода?», в окне которого нажмите Да и для
подтверждения еще раз Да. Появится окно Заработная плата – Бухгалтерская
настройка (рис. 75), в котором оставьте все без изменений и нажмите ОК.
Рис. 75. Окно Бухгалтерская настройка
Перед вводом данных о предприятии необходимо импортировать справочник адресов по своему региону с использованием общероссийского справочника, который поддерживается министерством по налогам и сборам (МНС),
и справочник российский банков. С помощью справочника адресов можно заполнять адреса сотрудников предприятия.
Упражнение 3
Импортируйте справочник адресов и справочник российский банков по
Воронежской области. Для этого:
1. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Территориальные единицы  Импорт адресов из справочника ФНС.
Появится окно Импорт данных из справочника адресов (рис. 76), в котором задайте путь доступа к папке KLADRBASE, содержащей необходимый файл
справочника, и нажмите клавишу Enter.
Появится окно подтверждения начала импорта данных (рис. 77), в котором нажмите Да.
90
Отобразится окно выбора региона, в котором с помощью клавиш управления курсором выделите Воронежскую область, нажмите на кнопку Операции
и выберите пункт Отметить/Снять отметку, а затем нажмите Операции 
Перенести. По окончании импорта данных появится соответствующее сообщение.
Рис. 76. Окно Импорт данных из справочника адресов
Рис. 77. Окно подтверждения начала импорта данных из справочника адресов
2. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Партнеры
предприятия  Справочник банков. В окне Справочник банков (рис. 78) нажмите на кнопку внизу Загрузка  Синхронизация из файла с добавлением.
Появится окно Выбор регионов, в котором напротив поля Воронежская область поставьте галочку и нажмите кнопку Загрузка. По завершении синхронизации появится соответствующее сообщение. Закройте окно Справочник банков
нажатием кнопки ОК.
Работа с Карточкой предприятия и справочниками
В БЭСТ-5 существует ряд справочников, которые, в силу своего назначения, совместно используются многими приложениями. Все они собраны в
группе Настройка  Общие данные.
91
Рис. 78. Окно Справочник банков
Упражнение 4
1. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Карточка
предприятия. Появится окно Карточка предприятия (рис. 79), содержащее панель инструментов, которая будет встречаться во многих окнах. Некоторые команды можно вызывать не с помощью кнопок данной панели, а нажимая на
клавиатуре определенную функциональную клавишу. Значение кнопок панели
инструментов и список соответствующих функциональных клавиш представлены в табл. 11.
Рис. 79. Окно Карточка предприятия
92
Таблица 11
Назначение кнопок на панели инструментов
Кнопка
Назначение
Клавиша
Кнопка
Назначение
Клавиша
1
2
3
4
5
6
Выбрать
Контекстный
Alt+F6
предприятие
фильтр
Главное меОбщий
F6
ню
фильтр
Печать
F9
Отменить
Ctrl+F6
фильтр
Печать с выAlt+F9
Сортировка
F3
бором шаблона
РедактироПервая заCtrl+Home
вать
пись
Новая запись
F4
Предыдущая
Ctrl+Left
запись
Сохранить
F10
Следующая
Ctrl+Right
запись
Удалить
F8
Последняя
Ctrl+End
запись
Контекстный
Alt+F7
Справка
F1
поиск
Поиск общий
F7
ФормироваCtrl+F12
ние отчетов
2. В окне Карточка предприятия информация о предприятии разнесена
по различным вкладкам. Поля на вкладке Общее заполните следующим образом:
Код партнера – 000001
Название – фамилия студента
Тип – Юридическое лицо
Код ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) –
3661028561
Код КПП (код причины постановки на учет в налоговой организации)
–366101001
93
В полях Открыто и Учетное предприятие (учетным понимается предприятие, учет которого ведется в данной базе данных) должны стоять галочки.
3. Перейдите на вкладку Счета, на которой заносятся данные о расчетных счетах предприятия, при этом используется справочник банков. Для добавления нового счета нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись
или клавишу F4.
В окне Расчетный счет партнера (рис. 80) задайте:
Тип счета – расчетный
Номер р/счета – 40602810500000000010
Напротив поля Открыт в банке нажмите кнопку , появится окно Справочник банков, в котором выделите произвольный банк и нажмите Выбрать.
Вернитесь к Карточке предприятия, нажав на кнопку Закрыть
в окне Расчетный счет партнера и сохранив изменения. На вкладке Счета будет одна
запись с указанием расчетного счета в выбранном банке.
Рис. 80. Окно Расчетный счет партнера
4. Перейдите на вкладку Адреса. Для добавления адреса предприятия нажмите кнопку Новая запись (или F4). Появится окно Адрес (рис. 81), в котором
укажите:
Тип адреса – Юридический
Адрес – ул. Урицкого, д. 16
и нажмите ОК. Вновь появится окно Адрес, в котором нажмите Отмена.
94
Рис. 81. Окно ввода адреса
5. На вкладке Коды (рис. 82) введите следующие данные:
Код ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – 36626611
Код ОКОПФ (общероссийский классификатор организационноправовых форм) – 65 (общество с ограниченной ответственностью)
Код ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической
деятельности) – 18.22 (производство верхней одежды)
Код ОКОФС (общероссийский классификатор форм собственности) –
16 (частная собственность)
Рис. 82. Вкладка Коды окна Карточка предприятия
95
Код ОКАТО (общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления) – 20401370000
Налоговый статус – 01 (налогоплательщик (плательщик сборов) – юр.
лицо)
Код в ПФР (Пенсионный фонд России) – 087-36-78-96
Код в ФСС (Фонд социального страхования) – 368492696
Код в ТФОМС (Территориальный фонд обязательного медицинского
страхования) – 36896541
Код в ФФОМС (Федеральный фонд обязательного медицинского
страхования) – 36962545
6. Перейдите на вкладку Прочее (рис. 83), на которой следует указать информацию о руководителе предприятия и финансовой службы и дату регистрации предприятия:
Должность – Директор
Фамилия (ФИО) – Васильев Ф. С.
Должность – Главный бухгалтер
Фамилия (ФИО) – Оболенская Г. С.
Страна регистр… – 643
Дата регистрации – 25/02/2013
Для завершения работы с Карточкой предприятия нажмите ОК.
Рис. 83. Вкладка Прочее окна Карточка предприятия
96
Упражнение 5
Сформируйте график рабочего времени, используемый на предприятии,
выполнив следующие действия:
1. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Календарные справочники  Графики рабочего времени. На экране появится окно Графики рабочего времени, в котором отображен пустой список графиков. Для добавления нового графика нажмите кнопку Новая запись или F4.
2. В появившемся окне на вкладке Общее в поле Наименование введите
Основной (рис. 84). Остальные значения оставьте без изменения и перейдите на
вкладку Варианты. Для изменения графика щелкните дважды мышью по любому полю записи, появится окно (рис. 85), в котором установите:
Начало от – 8:30
До – 17:30
Перерыв от – 12:00
Время перерыва – 1:00
Рабочее время всего – 8:00
и нажмите ОК, а затем еще раз ОК для закрытия окна График (Основной).
В окне Графики рабочего времени появится строка с созданным графиком, закройте это окно.
Рис. 84. Окно График ()
97
Рис. 85. Окно Смена графика
Упражнение 6
Выполните настройку приложений Кадры и Табельный учет. Для этого:
1. В главном меню выберите Персонал  Кадры  Настройка, сервис 
Настройка приложения.
2. В появившемся окне Настройка приложения (рис. 86) на вкладке Общее установите галочки в поля Связь с приложением «Заработная плата» и
Связь с приложением «Табельный учет».
В поле Основной ежегодный отпуск установите 01.
Рис. 86. Окно Настройка приложения Кадры
98
3. На вкладке Адрес в группе Значения по умолчанию при вводе адреса
сотрудника установите следующие значения, выбрав их из справочников с помощью кнопки :
Регион – Воронежская область
Город – Воронеж
4. На вкладке Штатное расписание должен быть выбран параметр Контроль должности в соответствии со штатным расписанием.
5. На вкладке Приказы установите:
Передача постоянных начислений в приложение «Заработная плата» –
поставьте галочку
Устанавливать по умолчанию статус приказа – Проект
В группе Умолчания при приеме нового сотрудника установите:
Штатный сотрудник – поставьте галочку
График – выберите Основной
Форма оплаты – Оплата по окладу
6. После установки всех параметров нажмите Операции  Синхронизация. Будет выведено сообщение о начале синхронизации приложения Кадры, в
окне которого нажмите Да. По ее завершении появится информация о том, что
синхронизация прошла успешно, и окно Настройка приложения будет закрыто.
7. Для настройки приложения Табельный учет в главном меню выберите
Персонал  Табельный учет Настройка, сервис Настройка приложения.
Появится окно (рис. 87), в котором поставьте галочки в поля Связь с приложением «Кадры» и Связь с приложением «Заработная плата».
В поле Начало ведения табельного учета установите – 03.2013
В группе Рабочее время задайте:
Время начала работы (по умолчанию) – 8:30
Время окончания работы (по умолчанию) – 17:30
Время начала обеденного перерыва – 12:00
Продолжительность обеденного перерыва – 1:00
В группе Суммированный учет установите:
Базовый график рабочего времени – установите 001 (Основной)
Учесть сверхурочные по расчету – За счет дневного рабочего времени
8. Нажмите ОК для закрытия окна Настройка приложения.
99
Рис. 87. Окно Настройка приложения Табельный учет
Упражнение 7
Заполните справочник структуры предприятия. Для этого в главном меню
выберите Кадры  Структура предприятия, появится окно (рис. 88), в котором, добавляя новые записи (нажатием клавиши F4), введите подразделения:
Административный отдел; Склад; Производственный отдел; записывая их название в поле Наименование. Другие поля оставьте без изменений.
Закройте окно Структура предприятия.
Рис. 88. Окно Структура предприятия
100
Штатное расписание определяет плановое распределение персонала в
рамках структурных подразделений, должностей и категорий сотрудников.
Упражнение 8
Заполните штатное расписание предприятия. Для этого:
1. Выберите в главном меню Персонал  Кадры  Справочники приложения  Должностной состав  Должности. Появится окно Должности
(рис. 89), которое заполните в соответствии с табл. 12.
Рис. 89. Окно Должности
Таблица 12
Код
000001
000002
000003
Наименование
Директор
Главный бухгалтер
МОЛ склада
000004
000005
Раскройщик
Швея
Должности
Полное наименование
Директор
Главный бухгалтер
Материальноответственное лицо склада
Раскройщик
Швея
Категория
ИТР
ИТР
ИТР
Рабочие
Рабочие
2. В главном меню выберите Персонал  Кадры  Штатное расписание. Появится окно (рис. 90), которое разделено на две части. Слева располагается иерархический список подразделений организации, а справа находятся
данные о входящих в выбранное подразделение должностях.
101
Рис. 90. Окно Штатное расписание
Выделите в левой части окна Административный отдел и добавьте новую запись (F4). Появится окно Штатная единица (Открыта) (рис. 91), в котором заполните поля:
Подразделение – 000001 Административный отдел
Должность – Директор
Количество штатных единиц – 1
Рис. 91. Окно Штатная единица (Открыта)
102
На вкладке Оплата задайте:
Форма оплаты – оплата по окладу
Код начисления – ЗР1 Оклад основного работника (по дням)
Оклад – 35000
После ввода нажмите ОК. Появится сообщение «Пересчитать месячный
фонд оплаты труда?», в окне которого нажмите ОК.
3. Аналогично добавьте другие должности в соответствии с табл. 13.
Таблица 13
Штатное расписание
Поле
Подразделе- 000001 Адми- 000002 Склад
000003 Про000003 Проние
нистративный
изводственизводственотдел
ный отдел
ный отдел
Должность
Главный бухМОЛ склада
Раскройщик
Швея
галтер
Количество
1
1
1
2
штатных
единиц
Форма опла- оплата по ок- оплата по ок- оплата по ок- оплата по окты
ладу
ладу
ладу
ладу
Код начислеЗР1
ЗР1
ЗР1
ЗР1
ния
Оклад
25000
15000
11000
10000
4. В левой части окна Штатное расписание выделите Предприятие,
справа отобразятся все данные по организации. Закройте окно.
Прием сотрудников на работу
Для оформления приема нового сотрудника на работу необходимо создать соответствующий приказ в режиме Персонал Кадры  Приказы по персоналу.
Упражнение 9
Создайте приказ о приеме на работу директора, главного бухгалтера и
МОЛ склада.
103
1. Выберите в главном меню Персонал  Кадры  Приказы по персоналу. На экране появится окно Реестр приказов (рис. 92), в котором для создания
нового приказа нажмите кнопку Новая запись или F4.
Рис. 92. Окно Реестр приказов
2. Появится окно Виды приказов, в котором выделите строку Прием
(Групповой) и нажмите Выбрать.
3. Отобразится окно Приказ о приеме (Проект) (рис. 93), поля в котором
заполните следующим образом:
Номер – 1
От – 1/03/2013
Тип – Новый сотрудник
4. Для ввода информации о сотруднике нажмите Новая запись (или F4),
появится окно (рис. 94), в которое введите:
Фамилия – Васильев
Имя – Федор
Отчество – Степанович
Дата рождения – 30/03/1970
Пол – мужской
Тип трудового контракта – Личное заявление
На вкладке Работа установите:
Прием с – 1/03/2013
Подразделение – Административный отдел
Должность – Директор
104
Плановый аванс – Процент – 40
На вкладке Счета в секцию Бухгалтерский учет в поле Номер счета
введите 26, а в секцию Налоговый учет в поле Номер счета – Н902-002.
Остальные поля оставьте без изменений и нажмите ОК для возврата в окно Приказ о работе (Проект).
Рис. 93. Окно Приказ о приеме (Проект)
Рис. 94. Окно Приказ о приеме (Проект) в режиме ввода информации
о сотруднике
5. Аналогично добавьте еще двух сотрудников:
105
 ФИО – Оболенская Галина Сергеевна
Дата рождения – 3/10/1975
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 1/03/2013
Подразделение – Административный отдел
Должность – Главный бухгалтер
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 26
Номер налогового счета – Н902-002
 ФИО – Семакина Анна Тимофеевна
Дата рождения – 12/11/1965
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 1/03/2013
Подразделение – Склад
Должность – МОЛ склада
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 26
Номер налогового счета – Н902-002
6. По окончании ввода данных о сотрудниках в окне Приказ о приеме
(проект) нажмите на панели инструментов кнопку Печать с выбором шаблона
. В появившемся окне выберите шаблон Приказ о приеме работников на
работу ф. Т1а и нажмите ОК. В окне Карточка запроса установите галочки в
поля Выводить полное наименование подразделения и должности и нажмите
Выполнить. Откроется окно предварительного просмотра, в котором просмотрите документ приказа и сохраните его в своей папке, нажав кнопку
. Сохранив приказ, закройте окно предварительного просмотра и вернитесь к окну Реестр приказов.
7. Выделите строку с приказом и внизу формы нажмите кнопку Операции
 Изменить статус  Исполнен. После перевода приказа в статус Исполнен
(статус приказа отображается в последней колонке), данные передаются в личные карточки сотрудников приложения Кадры (режим Картотека сотрудников), а также становятся доступными в приложении Табельный учет.
106
8. Внизу окна Реестр приказов появится кнопка Л/карточка, нажмите на
нее. Отобразится личная карточка сотрудника, который в данный момент выделен в нижней части окна. Просмотрите все вкладки и закройте окно.
9. Закройте окно Реестр приказов.
Упражнение 10
Составьте приказ от 15.03.2013 о приеме на работу с 18.03.2013 следующих сотрудников:
 ФИО – Мельникова Анна Романовна
Дата рождения – 23/12/1978
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 18/03/2013
Подразделение – Производственный отдел
Должность – Раскройщик
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 25
Аналитика – 000002 – Расходы на оплату труда
Номер налогового счета – Н902-002
 ФИО – Крылова Елена Петровна
Дата рождения – 04/07/1982
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 18/03/2013
Подразделение – Производственный отдел
Должность – Швея
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 25
Аналитика – 000002 – Расходы на оплату труда
Номер налогового счета – Н902-002
 ФИО – Михайлова София Владимировна
Дата рождения – 19/03/1986
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 18/03/2013
Подразделение – Производственный отдел
107
Должность – Швея
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 25
Аналитика – 000002 – Расходы на оплату труда
Номер налогового счета – Н902-002
Создайте документ приказа и сохраните его к себе в папку. Приказ переведите в статус Исполнен.
Контрольные вопросы
1. Основное назначение информационной системы БЭСТ-5.
2. Дайте понятия оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
3. Расскажите о функциональной структуре системы БЭСТ-5.
4. Как создать новую базу данных предприятия в БЭСТ-5?
5. Какие данные вводятся в Карточку предприятия?
6. Что такое штатное расписание предприятия? Как его создать в БЭСТ-5?
7. Как создать приказ о приеме новых сотрудников в БЭСТ-5?
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6
Тема работы: Финансовый учет в информационной системе БЭСТ-5.
Подсистема Финансы в информационной системе БЭСТ-5 предназначена
для ведения бухгалтерского и налогового учета, учета наличных и безналичных
денежных средств, долговременных активов и других видов амортизируемого
имущества, расчетов по обязательствам.
Данные о состоянии и движении учитываемых ресурсов вводятся с помощью первичных документов, отражающих различные факты хозяйственной
деятельности (поступление материалов, их использование в производстве, начисление заработной платы, расчеты с поставщиками, получение денег в банке,
уплата налогов и т.д.). Для каждого вида имущества и хозяйственных операций
открываются отдельные счета со своим наименованием и цифровым номером
(шифром).
В бухгалтерском учете по степени детализации используются три вида
счетов: синтетические, аналитические и субсчета.
108
Синтетические счета содержат обобщенные показатели об имуществе,
обязательствах и операциях организации по экономически однородным группам, выраженные в денежном измерителе. К синтетическим счетам относятся:
01 «Основные средства»; 10 «Материалы»; 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета»;
43 «Готовая продукция», 41 «Товары»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате
труда», 80 «Уставный капитал» и др.
Аналитические счета детализируют содержание синтетических счетов по
отдельным видам имущества и операциям и выражаются натуральными, денежными и трудовыми измерителями. Например, по счету 41 «Товары» следует
знать не только общее количество товаров, но и конкретно наличие и местонахождение каждого конкретного вида товара или группы товаров, а по счету 60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – не только общую задолженность,
но и конкретную задолженность по каждому поставщику отдельно.
Субсчета являются промежуточными между синтетическими и аналитическими и предназначены для дополнительной группировки аналитических
счетов в пределах данного синтетического счета. Учет в них ведется в натуральных и в денежных измерителях. Несколько аналитических счетов составляют один субсчет, а несколько субсчетов – один синтетический счет.
Синтетический и аналитический учет организуются таким образом, чтобы
их показатели контролировали друг друга и, в конечном итоге, совпадали. Поэтому записи по ним проводятся параллельно. Записи на счетах аналитического
учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах
синтетического учета, но с большей детализацией.
Существует два вида счетов: активные и пассивные. Активные счета
предназначены для учета хозяйственных средств по их составу и размещению,
пассивные – для учета источников хозяйственных средств по их целевому назначению. Активные счета – это деньги компании, предприятия или банка, пассивные счета нужны для того, чтобы видеть, как происходит движение денежных средств на предприятии, это привлечѐнные средства.
Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета по
правилу двойной записи: одна и та же сумма указывается дважды – по дебету
одного и кредиту другого счета.
Дебет – левая часть счета бухгалтерского учета, которая показывает для
активных счетов увеличение средств, а для пассивных счетов – уменьшение.
109
Кредит – правая часть счета бухгалтерского учета, которая показывает
для пассивных счетов увеличение начального остатка, а для активных – уменьшение.
Для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете составляются бухгалтерские проводки, т.е. указываются названия дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму операции.
В системе БЭСТ-5 план счетов отображается путем выбора команды Финансы  Главная книга  Ведение системы счетов  Формирование плана
счетов (рис. 95).
Рис. 95. Окно Главная книга – Формирование плана счетов
Работа с подсистемой Учет денежных средств в банках
Приложение Учет денежных средств в банках находится в группе Денежные средства подсистемы Финансы.
Под денежными средствами в банках понимаются средства предприятия,
находящиеся на расчетных, валютных, специальных счетах, открытых в кредитных учреждениях.
Расчеты, которые ведутся путем перечисления денежных средств со счета
плательщика на счет получателя с помощью банка, называются безналичными.
Расчеты, которые осуществляются с поставщиками и кредиторами (рабочими и
служащими) деньгами через кассу предприятия, называются наличными.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств на
расчетном счете в валюте РФ предназначен счет 51 «Расчетные счета».
110
Все операции по расчетному счету оформляются первичными документами специальной формы, утвержденной центральным банком РФ: платежные
поручения, платежные требования, объявление на взнос наличными и другие.
Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются
расчеты платежными поручениями, которые представляют собой распоряжение обслуживающему предприятие банку о перечислении указанной им суммы
со своего счета на счет получателя средств.
Перечисление денежных средств с расчетного счета подтверждается банковской выпиской, содержащей строку о списании денег с расчетного счета в
соответствии с поданным в банк платежным поручением.
Замечание. В практических упражнениях будут рассматриваться только
безналичные расчеты.
Упражнение 1
Выполните начальную настройку приложения Финансы системы БЭСТ-5
для базы данных предприятия, созданного в предыдущей работе. Для этого:
1. В главном меню выберите команду Финансы  Денежные средства 
Настройка, сервис  Настройка параметров. Появится окно Настройка
(рис. 96), в котором в секциях Безналичные платежи и Наличные платежи задайте начало периода 1/03/2013, остальные поля оставьте без изменений и нажмите ОК. Появится сообщение об установке даты начала работы в приложении Расчеты с сотрудниками (рис. 97), в котором нажмите Да.
Рис. 96. Окно Настройка для задания параметров приложения Финансы
111
Рис. 97. Рекомендация об установке даты в приложении
Расчеты с сотрудниками
2. В главном меню выберите Финансы Денежные средства
Настройка, сервис Настройка объектов учета Безналичные денежные
средства. Появится окно Безналичные денежные средства, в котором для добавления объекта учета нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись.
Отобразится окно (рис. 98), в котором установите следующие значения полей:
Объект учета – 01 – Расчетный счет
Бухгалтерский счет учета – 51
Предприятие – выберите свое название из справочника, нажав кнопку
(или F2)
Счет в банке – выберите из справочника расчетный счет
Связь с Клиент-Банком – установите галочку
и нажмите ОК. В окне Безналичные денежные средства появится одна запись.
Закройте это окно.
Рис. 98. Окно Безналичные денежные средства
112
Формирование уставного капитала
Первоначальным и основным источником формирования имущества организации является ее уставный капитал. Учет уставного капитала (и его разновидностей) ведется на пассивном счете 80 «Уставный капитал».
Уставный капитал хозяйственных обществ (открытых и закрытых акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью) представляет
собой совокупность вкладов учредителей в имущество организации в денежном
выражении при ее создании для обеспечения деятельности в размерах, определенных учредительными документами.
Упражнение 2
Произведите учет денежного вклада в уставный капитал предприятия со
стороны учредителя Васильева Ф.С. Для этого:
1. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках  Платежные документы. Появится окно
(рис. 99), в котором для создания нового документа нажмите кнопку Новая запись или F4. Отобразится окно Виды документов, в котором выделите Объявление на взнос наличными и нажмите кнопку Выбрать. Появится форма ввода
документа (рис. 100), большая часть полей которой заполняется с использованием справочников. Установите в ней:
Вид платежа – электронно
Дата – 1/03/2013
Сумма – 300000
От кого – Васильев Федор Степанович
Источник взноса – Уставный капитал
2. На панели инструментов нажмите кнопку
, появится окно для выбора шаблона для печати. Выделите существующий шаблон, отобразится документ Объявление на взнос наличными. В окне предварительного просмотра документа нажмите на кнопку Сохранить
и выполните сохранение документа
в свою папку.
3. Закройте окно предварительного просмотра документа, затем окно
Объявление на взнос наличными и окно Платежные документы.
113
Рис. 99. Окно Платежные документы
Рис. 100. Окно Объявление на взнос наличными
Упражнение 3
Создайте банковскую выписку о зачислении на расчетный счет денег от
Васильева Ф.С.
1. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках  Выписки банка.
2. В появившемся окне Выписки банка создайте новую запись, откроется
окно (рис. 101), в котором отображаются два поля – Дата начала и Дата окончания, причем поле Дата начала недоступно и заполняется датой окончания
114
последней выписки. В системе БЭСТ-5 банковская выписка может содержать
операции за несколько банковских дней.
Введите в поле Дата окончания – 1/03/2013 и нажмите ОК.
Рис. 101. Окно Новая выписка для создания банковской выписки
3. В окне Выписки банка дважды щелкните мышью по появившейся записи документа. Появится окно Документы выписки (рис. 102), внизу которого
нажмите на кнопку Черновики. Отобразится окно Регистрация выписанных документов (рис. 103).
4. В окне Регистрация выписанных документов установите галочку в
строке документа под номером 1 и нажмите кнопку Выбрать.
Рис. 102. Окно Документы выписки
115
Рис. 103. Окно Регистрация выписанных документов
5. Откроется окно документа банковской выписки, которое имеет поля,
расположенные на двух вкладках Общее и Проводки (рис. 104). Поля на вкладке Общее заполняются автоматически, поэтому перейдите на вкладку Проводки
и создайте новую проводку (клавиша F4), в окне которой (рис. 105) укажите:
Дебет-счет – 751
Кредит-счет – 80
На панели инструментов нажмите Сохранить и закройте окно Проводка.
Рис. 104. Окно Документ выписки
116
Рис. 105. Окно Проводка
6. В окне Документ выписки нажмите ОК. Появится окно о сохранении
документа, в котором нажмите ОК.
7. В окне Документы выписки выполните предварительный просмотр документа перед печатью и сохраните его.
8. Закройте все окна, вернувшись к главному меню системы БЭСТ-5.
Работа с приложением Имущество
Приложение Имущество, входящее в группу Финансы, автоматизирует
учет всех категорий имущества, отраженных в российском бухгалтерском и налоговом законодательстве. К ним относятся:
 Основные средства (ОС) – часть имущества, используемая в качестве
средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании
услуг, либо для управления организацией в течение периода, превышающего 12
месяцев. Например, земельные участки и объекты природопользования, здания,
машины, оборудование и другие;
 Нематериальные активы (НМА) – объекты длительного использования
(свыше одного года), имеющие оценку и приносящие доходы, но не являющие
вещественными ценностями для организации. К ним относятся: права пользования патентами, лицензиями, программными продуктами, организационные
расходы и д.р.
 Расходы будущих периодов (РБП);
117
 Специальный инструмент, специальная оснастка, спецодежда в составе внеоборотных активов (СпИО в составе ВА);
 Специальный инструмент, специальная оснастка, спецодежда в составе оборотных активов (СпИО в составе ОА).
Ввиду большого количества объектов учета, учетные функции в приложении Имущество разделены на два блока: учет внеоборотных и оборотных
активов.
Внеоборотные активы (ВА) – это вложения (затраты) организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве
основных средств.
Оборотные активы (ОА) делятся на две части:
 предметы труда (сырье, материалы, топливо и др.), которые теряют или
видоизменяют свою натуральную форму, полностью потребляются в одном
производственном цикле, целиком переносят свою стоимость на продукцию;
 готовая продукция и товары для перепродажи.
Главными хранилищами информации об учетных объектах являются
Картотеки имущества. Объекты учета, регистрируемые в картотеке, представляют собой номенклатуру имущества, т.е. объект учета всегда характеризуется номенклатурным номером. Кроме того, для ОС, НМА, РБП, СпИО в составе ВА законодательство требует обязательного учета по инвентарным объектам. Соответственно, эти объекты учета также характеризуются и инвентарным номером – уникальным в пределах конкретной категории имущества.
В БЭСТ-5 учет инвентарных объектов может вестись либо на индивидуальных карточках (одна карточка – один инвентарный объект), либо на групповых карточках (одна карточка – несколько инвентарных объектов).
Любая операция по движению имущества (поступление, списание, реализация, внутреннее перемещение, ремонт, модернизация, перевод на консервацию, сдача в аренду и пр.) оформляется соответствующим документом движения. Перенесение стоимости инвентарных объектов на затраты по правилам бухучета осуществляется одним из двух способов – путем начисления амортизации или путем единовременного списания в момент передачи в эксплуатацию
(по стоимостному критерию).
Объектами для начисления амортизации являются объекты основных
средств, находящиеся в организации на правах собственности хозяйственного
ведения, оперативного управления.
118
Амортизация – это постепенное перенесение стоимости основных
средств в процессе их эксплуатации на стоимость готовой продукции, работ и
услуг. Амортизационные отчисления – это денежное выражение размера амортизации основных средств, включаемого в себестоимость продукции, работ и
услуг. Таким путем организация возмещает затраты по использованию объектов основных средств.
В соответствии с положениями по бухгалтерскому учету начисление
амортизации объектов основных средств может производиться одним из следующих способов: линейным; списания стоимости объекта пропорционально
объему продукции (работ, услуг); уменьшаемого остатка; списания стоимости
по сумме чисел лет срока полезного использования.
При линейном способе годовая сумма начисления амортизационных отчислений определяется по первоначальной стоимости объекта основных
средств и норме амортизации, вычисленной исходя из срока полезного использования объекта.
Срок полезного использования – это период, в течение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход организации или
служить для выполнения целей деятельности организации.
Процесс работы с подсистемой Имущество начинается с ее настройки,
для работы с которой необходимо также настроить Книгу покупок-продаж,
предназначенную для формирования и регистрации счетов-фактур на закупку и
отгрузку товарно-материальных ценностей. Книга покупок-продаж устанавливает связь с документами, формируемыми в приложениях Товары.Продукция,
Закупки.Поставщики и Продажи.Клиенты, а также с документами, зарегистрированными в приложении Финансы.Имущество.
Упражнение 4
Настройте приложение Книга покупок-продаж.
В главном меню выберите Логистика  Книга покупок-продаж  Настройка, сервис  Настройка параметров. Появится окно (рис. 106), в котором на вкладке Общее в поле Начало расчетного периода установите 1/03/2013.
В секции Налоговые модели счетов-фактур задайте:
На закупку – 02 Налоговая модель (аванс.)
На продажу – 01 Налоговая модель (НДС начисл.)
Авансового – 02 Налоговая модель (аванс.)
и нажмите ОК, оставив остальные поля без изменений.
119
Рис. 106. Окно Настройка параметров для приложения Книга покупок-продаж
Упражнение 5
1. Для настройки приложения Имущество выполните команду Финансы
Имущество  Настройка приложения  Начальная настройка. Появится
окно Настройка параметров (рис. 107), в котором в поле Дата начала работы
в подсистеме введите 1/04/2013.
2. Сохраните изменения и закройте окно Настройка параметров.
Рис. 107. Окно Настройка параметров для приложения Имущество
120
3. Для настройки книг амортизации выберите в меню Финансы  Имущество  Справочники  Амортизация  Книги амортизации. Появится окно Книги амортизации (рис. 108), в котором в левой части в иерархическом дереве категорий имущества выделите ОС (основные средства), а в правой части
дважды щелкните по записи Основная книга для ОС.
4. В появившемся окне Книга амортизации в поле Используется в учете
с периода задайте 1/04/2013 и нажмите ОК.
5. Аналогично в окне Книги амортизации выберите Доп. книга по нал.
учету для ОС и установите дату начала использования – 1/04/2013.
6. Закройте окно Книги амортизации.
Рис. 108. Окно Книги амортизации
Упражнение 6
Перед началом учета закупок товарно-материальных ценностей создайте
справочник поставщиков предприятия. Для этого:
1. Выберите в главном меню Настройка  Общие данные  Партнеры
предприятия  Картотека партнеров. Появится окно (рис. 109), в котором
отображена только одна запись о предприятии пользователя.
2. Создайте запись партнера нажатием кнопки Новая запись (или F4),
отобразится окно Карточка партнера (рис. 110), аналогичное Карточки предприятия.
121
Рис. 109. Окно Справочник партнеров
Рис. 110. Окно Карточка партнера
3. В окне Карточка партнера на вкладке Общее в поле Название краткое
введите «Компьютерный магазин», на вкладке Счета добавьте произвольный
двадцатизначный расчетный счет в любом банке. На вкладке Закупки в поле
Поставщик поставьте галочку, в поля Период оплаты и Период доставки введите 3Д, в поле Налоговая модель – 01.
По окончании ввода нажмите ОК.
4. Появится новая карточка партнера с кодом 000003. Аналогично добавьте партнеров-поставщиков «Мебельный магазин» и «Швейные машинки».
5. Закройте окно Справочник партнеров.
122
Закупка и ввод в эксплуатацию товарно-материальных ценностей
Процесс закупки товарно-материальных ценностей и его регистрация в
БЭСТ-5 состоит из следующих шагов:
1. Формирование платежного поручения банку о переводе денежных
средств на счет поставщика с помощью команды Финансы  Денежные средства  Учет денежных средств в банках  Платежные документы.
2. Оформление банковской выписки, отражающей списание денежных
средств со счета предприятия с помощью команды Финансы  Денежные
средства  Учет денежных средств в банках Выписки банка.
3. Создание счета-фактуры на закупку основных средств и ее оприходование в Книге покупок-продаж с помощью команды Логистика  Книга покупок-продаж  Счета-фактуры на закупку.
4. Формирование документа учета поступления товарно-материальных
ценностей и ввода в эксплуатацию с помощью команды Финансы  Имущество  Внеоборотные активы  Документы движения.
Упражнение 7
Предполагается закупить мебель у партнера-поставщика «Мебельный магазин» в соответствии с табл. 14. Создайте платежное поручение банку для перевода денежных средств поставщику и соответствующую выписку банка.
Таблица 14
№
Наименование
Цена за
Количество Стоимость,
п/п
единицу, р.
р.
1
Набор мебели «Кабинет ру41272
1
41272
ководителя Престиж»
2
Набор мебели «Рабочее место
15919
1
15919
персонала Профи»
3
Стол письменный
2253
3
6759
4
Стул
730
4
2920
5
Стеллаж металлический
3804
1
3804
6
Стол для раскроя
4559
1
4559
7
Шкаф-купе для одежды
9490
1
9490
Итого
84723
1. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках  Платежные документы. Появится окно Пла-
123
тежные документы (рис. 111), в котором создайте новый документ нажатием
кнопки Новая запись. Отобразится окно Виды документов, в котором выделите
Платежное поручение и нажмите Выбрать.
Рис. 111. Окно Платежные документы
2. В окне Платежное поручение установите:
Дата – 4/03/2013
Вид платежа – электронно
Очередность – 6 – другие платежные документы
Вид движения – Р – платеж партнеру
Сумма – 84723
Получатель: Предприятие – «Мебельный магазин»
Назначение платежа – Покупка мебели
В поле Налоговая модель нажмите на кнопку F2, в появившемся окне Налоговые модели выделите 02 – Налоговая модель (аванс.) и нажмите Выбрать.
3. В окне Платежное поручение нажмите на кнопку Налоги. Появится
окно Налоги по документу (рис. 112), в котором дважды щелкните по ячейке
НДС, отобразится окно Налог по документу, где для поля Ставка выберите из
справочника Ставка НДС №4 – 18 и нажмите ОК.
Закройте окно Налоги по документу для возврата к окну Платежное поручение.
4. В окне Платежное поручение выполните предварительный просмотр
документа и сохраните его к себе в папку.
124
Рис. 112. Окно Налоги по документу
5. Закройте все открытые окна, вернувшись к главному меню системы
БЭСТ-5.
6. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках Выписки банка. Появится окно Выписки банка
(рис. 113), в котором создайте новую выписку. Отобразится окно Новая выписка, где задайте дату окончания 4/03/2013 и нажмите ОК.
Рис. 113. Окно Выписки банка
7. В окне Выписки банка дважды щелкните на появившейся строке с датой 4/03/2013, откроется окно Документы выписки (рис. 114).
125
Рис. 114. Окно Документы выписки
8. Нажмите на кнопку Черновики, откроется окно Регистрация выписанных документов, где поставьте галочку в строке с платежным поручением под
номером 000001 и нажмите Выбрать.
9. В появившемся окне Документ выписки (рис. 115) есть две вкладки
Общее и Проводки. Закладка Общее заполняется автоматически, а на закладке
Проводки следует выбрать типовую операцию, соответствующую данному платежу. Перейдите на вкладку Проводки и в поле Типовая операция установите 22
– Оплата поставщику (НДС 18 %) и нажмите ОК.
Рис. 115. Окно Документ выписки
126
10. Появится сообщение о предложении создать авансовый счет-фактуру
(рис. 116), в окне которого нажмите Нет.
11. Закройте все открытые окна, вернувшись в главное меню БЭСТ-5.
Рис. 116. Предложение создания авансового счета-фактуры
Упражнение 8
Заполните справочник номенклатуры имущества данными, которые соответствуют приобретаемым товарам мебели.
1. В главном меню выберите Финансы  Имущество  Справочники 
Классификаторы  Номенклатура имущества. Появится окно Реестр номенклатуры (рис. 117), в котором в левой части раскройте запись Основные
средства, а затем выделите 07 Производственный и хозяйственный инвентарь.
На панели инструментов нажмите кнопку Новая запись.
Рис. 117. Окно Реестр номенклатуры
2. В появившемся окне Номенклатура (рис. 118) задайте:
Наименование – Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж»
Ед. изм. – шт
Общий СПИ (срок полезного использования) – 120
и нажмите ОК для возврата к окну Реестр номенклатуры.
127
Рис. 118. Окно Номенклатура
3. Аналогично в группу 07 Производственный и хозяйственный инвентарь добавьте следующую номенклатуру:
0000000000002 – Набор мебели «Рабочее место персонала Профи»
0000000000003 – Стол письменный
0000000000004 – Стул
0000000000005 – Стеллаж металлический
0000000000006 – Стол для раскроя
0000000000007 – Шкаф-купе для одежды
Закройте окно Реестр номенклатуры.
Упражнение 9
Создайте счет-фактуру на закупку мебели и оприходуйте ее.
1. В главном меню выберите Логистика  Книга покупок-продаж 
Счета-фактуры на закупку.
2. Откроется окно (рис. 119), в котором на панели инструментов нажмите
кнопку Новая запись и далее выберите Закупка ТМЦ (товарно-материальных
ценностей).
3. Появившееся окно Счет-фактура на закупку (рис. 120) заполните следующим образом:
Номер документа – 001389
От – 6/03/2013
128
Дата регистрации – 7/03/2013
Продавец – «Мебельный магазин»
Счет расчетов – 26
Рис. 119. Окно Счета-фактуры на закупку
Рис. 120. Окно Счет-фактура на закупку
129
4. В нижней части окна Счет-фактура на закупку выделите пустую строку и нажмите F4. В появившемся списке выберите Имущество, откроется окно
Строка счета фактуры (рис. 121), в котором заполните поля:
Группа – 07
Номенклатура – 0000000000001 – Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж»
Количество – 1
Всего с НДС – 41272
В нижней части окна в строке НДС в поле Ставка нажмите на кнопку
(или F2), появится окно Ставки налога, в котором выделите Ставка НДС №4 –
18 и нажмите Выбрать.
В окне Строка счета фактуры нажмите ОК, данные отобразятся в окне
Счет-фактура на закупку, и появится новое окно Строка счета фактуры.
Рис. 121. Окно Строка счета-фактуры
5. Аналогично введите данные других строк счета-фактуры в соответствии с табл. 14.
6. Окно заполненного счета-фактуры представлено на рис. 122. Обратите
внимание, что в поле Всего с НДС должна быть указана сумма 84723.
130
Рис. 122. Окно Счет-фактура на закупку
7. Для регистрации приходного счета-фактуры в Книге покупок нажмите
на кнопку Регистрация  Оприходование. Появится окно Запись в книгу
(рис. 123), которое заполните следующими данными:
Дата регистрации – 7/03/2013
Зарегистр. оприходование на сумму – 84723
и нажмите ОК.
Рис. 123. Окно Запись в книгу
131
В окне Счет-фактура на закупку на вкладке Регистрация будет отображена созданная запись (рис. 124).
Рис. 124. Вкладка Регистрация окна Счет-фактура на закупку
8. Щелкните дважды мышью на появившейся записи. Откроется окно Запись в книгу. Перейдите на вкладку Проводки, в поле Типовая операция установите Закупка и нажмите ОК. В результате в Книге покупок будет зарегистрирован счет-фактура, порожденный покупкой мебели.
9. Закройте все окна, вернувшись к главному меню системы БЭСТ-5.
Упражнение 10
Зафиксируйте поступление мебели и ввод ее в эксплуатацию в документах движения.
1. В главном меню выберите Финансы  Имущество Внеоборотные
активы  Документы движения. Появится окно Документы движения
(рис. 125), в котором в поле Вид движения задайте Поступление, в поле Категория – ОС и нажмите на панели инструментов Новая запись.
2. Отобразится окно Документ движения: Основная книга для ОС
(рис. 126), в котором задайте:
Документ № – 000001
От – 1/04/2013
Содержание – Поступление мебели в административный отдел
Поставщик – «Мебельный магазин»
Подразделение – Административный отдел
132
МОЛ – Оболенская Г.С.
Счет учета – 011 – Собственные основные средства
Счет износа – 021 – Амортизация собственных основных средств
Счет затрат – 26 – Общехозяйственные расходы
Использование – В эксплуатации
Назначение – Производственные
Тип списания – Со след. месяца учета
Рис. 125. Окно Документы движения
Рис. 126. Окно Документ движения: Основная книга для ОС
Строки (т.е. табличная часть) документа поступления представляют собой ссылки на новые карточки учета, которые заводятся на приходуемые объ-
133
екты. В эти карточки копируются реквизиты из заголовочной части данного документа – без возможности их ручной корректировки. Все остальные данные
карточек по документу движения вносятся вручную.
3. Для добавления приходуемых объектов нажмите на кнопку Фактура.
4. В появившемся окне Счет-фактура (рис. 127) в поле Счет-фактура
нажмите F2 для открытия справочника существующих счетов-фактур. Появится окно Счет-фактура (рис. 128), в котором должна отображаться одна строка
со счетом-фактурой на закупку с номером 001389. Выделите ее и нажмите Выбрать.
Рис. 127. Окно Счет-фактура
Рис. 128. Окно Счет-фактура отображает имеющиеся счеты-фактуры
поставщика
134
5. Окно Счет-фактура (рис. 129) будет заполнено строками с номенклатурными наименованиями покупаемого имущества. Выделите в нем строку Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж», в группе Тип карточки поставьте переключатель в положение Простая, а также установите На каждую
единицу и нажмите Выбрать.
Рис. 129. Окно Счет-фактура с заполненными строками
6. Появится окно Простая карточка Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж» (рис. 130), состоящее из двух вкладок. На вкладке Общее все
поля автоматически заполнены, поэтому перейдите на вкладку Амортизация,
задайте:
Метод амортизации – 1 Линейный способ от СПИ
Амортизируется – поставьте галочку
Группа амортизации – 06
и нажмите ОК.
7. Вернувшись в окно Счет-фактура (рис. 129), выберите номенклатурный объект Набор мебели «Рабочее место Профи», установите Тип карточки –
Простая, переключатель в положение На каждую единицу и нажмите Выбрать.
В появившемся окне Простая карточка Набор мебели «Рабочее место
Профи» установите значения полей, аналогичные предыдущему наименованию.
8. Закройте окно Счет-фактура, вернувшись к окну Документ движения: Основная книга для ОС, в котором нажмите ОК для его закрытия.
135
Остальные номенклатурные единицы будут введены в эксплуатацию в
другие отделы.
Рис. 130. Окно Простая карточка Набор мебели
«Кабинет руководителя Престиж»
9. В окне Документы движения создайте новый документ поступления
основных средств. В появившемся окне Документ движения: Основная книга
для ОС задайте:
Документ № – 000002
От – 1/04/2013
Содержание – Поступление мебели на склад
Поставщик – «Мебельный магазин»
Подразделение – Склад
МОЛ – Семакина А.Т.
Счет учета – 011
Счет износа – 021
Счет затрат – 26
Использование – В эксплуатации
Назначение – Производственные
Тип списания – Со след. месяца учета
10. Нажмите на кнопку Фактура и выберите существующую счетфактуру с номером 001389.
11. В отображенном списке счета-фактуры добавьте Стеллаж металлический с такими же параметрами амортизации, как у предыдущих объектов.
136
12. Закройте окно Счет-фактура. В окне Документ движения: Основная
книга для ОС в области списка объектов щелкните правой кнопкой и в контекстном меню выберите Добавить запись.
13. В появившемся окне Справочник типов карточек выделите Простая
карточка и нажмите Выбрать. Откроется окно Простая карточка, которое заполните на вкладке Общее следующим образом:
Группа – 07 – Производственный и хозяйственный инвентарь
Наименование – Стол письменный
Текущая стоимость – 2253
Вкладку Амортизация заполните как у предыдущего объекта и нажмите
ОК.
14. В окне Документ движения: Основная книга для ОС дважды щелкните на появившейся записи. В открывшемся окне Стоимость поставщика введите 2253 и нажмите ОК.
15. Аналогично создайте простую карточку на стул стоимостью 730 р. (в
соответствии с табл. 14).
16. В окне Документ движения: Основная книга для ОС нажмите ОК,
вернувшись к окну Документы движения.
17. Создайте новый документ поступления в производственный отдел, назначив материально-ответственной Мельникову А.Р., следующих товарных
единиц:
Стол для раскроя – 1 шт.
Шкаф-купе для одежды – 1 шт.
Стол письменный – 2 шт.
Стул – 3 шт.
Стол для раскроя и шкаф-купе выберите из счета-фактуры, а столы письменные и стулья добавляйте в список документа поступления в окне Документ
движения: Основная книга для ОС, создав на каждый объект простую карточку.
18. Закройте все окна, вернувшись в главное меню системы БЭСТ-5.
Упражнение 11
Требуется закупить компьютерную технику в «Компьютерном магазине»
в соответствии с табл. 15 и швейное оборудование у поставщика «Швейные
машинки» в соответствии с табл. 16.
137
№
п/п
Наименование
1
2
3
Компьютер Торнадо SIG 21450
Монитор Acer P206HVb 20”
МФУ HP LaserJet M1212nf
№
п/п
1
2
Наименование
Промышленная швейная машинка Aurora A-8700H
Ручная отрезная линейка с
дисковым ножом Aurora Si-360
Цена за
единицу,
р.
19665
4140
8374
Количество
1
1
1
Итого
Таблица 15
Стоимость,
р.
19665
4140
8374
32179
Цена за
единицу, р.
10500
Количество
2
Таблица 16
Стоимость,
р.
21000
15350
1
15350
Итого
36350
1. Создайте два платежных поручения банку от 11/03/2013 для перевода
соответствующих денежных средств поставщикам «Компьютерному магазину»
и «Швейные машинки».
2. Составьте банковскую выписку с датой окончания 12/03/2013, включив
в нее созданные платежные поручения.
3. Создайте документ поступления и ввода в эксплуатацию компьютерной техники в административный отдел, назначив материально-ответственной
Оболенскую Г.С.
Компьютерная техника относится к основным средствам группы 4 – Машины и оборудование, Амортизация группа – 3, Срок полезного использования
– 60.
4. Создайте документ поступления и ввода в эксплуатацию швейного
оборудования в производственный отдел, назначив материально-ответственной
Мельникову А.Р.
Швейные машинки относятся к основным средствам группы 4 – Машины
и оборудование, а Отрезная линейка – к 6 – Инструмент, Амортизация группа –
3, Срок полезного использования – 60.
138
Контрольные вопросы
1. Назначение подсистемы Финансы ИС БЭСТ-5.
2. Каким образом классифицируются счета в бухгалтерском учете?
3. Какие операции выполняются в подсистеме Учет денежных средств в
банках при безналичных расчетах с поставщиками и покупателями?
4. Что такое уставный капитал?
5. Назначение подсистемы Имущество ИС БЭСТ-5.
6. Что такое основные средства? Как выполняется их учет?
7. Что такое амортизация?
8. Как создать счет-фактуру на закупку основных средств?
9. Каким образом сформировать документ поступления основных
средств?
10. Перечислите основные операции учета процесса закупки и ввода в
эксплуатацию товарно-материальных ценностей в БЭСТ-5.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 7
Тема работы: Учет поставок материалов для производства в приложении
Сырье.Материалы информационной системы БЭСТ-5.
Важнейшими ресурсами любого предприятия являются сырье и материалы для производства, полуфабрикаты и продукция, выпущенная предприятием,
товары, приобретенные для перепродажи, и т.д. Товарно-материальные ценности в системе БЭСТ-5 учитываются в двух приложениях группы Логистика:
Сырье.Материалы и Товары.Продукция. Приложение Сырье.Материалы предназначено для учета запасов, используемых в производственном цикле, а приложение Товары.Продукция решает задачи учета товаров и выпущенной на
предприятии готовой продукции, предназначенных для продажи.
Приложение Сырье.Материалы обеспечивает выполнение следующих
функций:
 ведение номенклатурного справочника (классификатора) запасов;
 построение многоуровневой иерархической системы папок для произвольной классификации запасов;
 многосегментный аналитический учет номенклатуры;
139
 учет запасов по серийным номерам, по местам хранения и по партиям
поступления;
 формирование документов поступления, выбытия и перемещения запасов;
 калькуляция закупочной себестоимости запасов;
 расчет себестоимости запасов с помощью широкого перечня методов
для бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
 создание наборов товаров, формирование списков связанных и заменяющих товаров;
 инвентаризация материальных запасов;
 переоценка остатков товаров на любой момент времени;
 формирование проводок по счетам учета при движении запасов;
 формирование отчетов о наличии и движении запасов.
Настройка приложения Сырье.Материалы
Перед началом ведения учета в приложении Сырье.Материалы следует
выполнить его настройку и заполнить основные классификаторы. Режимы настройки сосредоточены в папке Настройка, справочники и подразделяются на
основную (Настройка, справочники  Основная настройка) и дополнительную (Настройка, справочники  Дополнительная настройка).
Места хранения материалов задаются в Справочнике складов и МОЛ,
представлены в виде таблицы, записи которой содержат код и название места
хранения, табельный номер, фамилию, имя и отчество материальноответственного лица (МОЛ), а также тип склада.
Упражнение 1
1. В главном меню БЭСТ-5 вызовите команду Логистика  Сырье.Материалы  Настройка, справочники  Основная настройка  Справочник складов и МОЛ.
2. В появившемся окне Сырье.Материалы – Справочник складов и МОЛ
нажмите кнопку Новая запись, в нижней части появится карточка склада
(рис. 131), которую заполните приведенными ниже данными, учитывая, что
значения могут выбираться из соответствующего справочника, который открывается нажатием клавиши F2, или путем перебора допустимых значений с по-
140
мощью клавиши Пробел (информация о возможности выбора появляется в
строке состояния):
Код склада: 000001
Наименование склада: Основной склад
Табельный номер МОЛ: 0000003
Код подразделения: 000002
Наименование подразделения: Склад
Группа для учета себестоимости: 000001 – Склад
Замечание. Для ввода значения в поле Группа для учета себестоимости
нажмите клавишу F2. Откроется пустой справочник групп складов, в котором
для добавления новой записи нажмите F4. Появится окно Новая запись, в которое введите:
Код: 000001
Наименование: Склад
Затем в окне справочника выберите строчку с введенным значением и
нажмите Enter.
Закройте окно Сырье.Материалы – Справочник складов и МОЛ.
Рис. 131. Форма Новая запись в окне Сырье.Материалы –
Справочник складов и МОЛ
Принципы описания товарно-материальных запасов в системе БЭСТ-5
В системе БЭСТ-5 принята двухуровневая иерархия товарноматериальных запасов. На верхней ступени располагаются группы номенклатуры, объединяющие некоторый набор запасов, сходных по своим свойствам, на
141
низшей – номенклатура запасов, т.е. конкретные товары, материалы, продукция. Для описания номенклатурных групп применяется специальный классификатор Справочник групп ТМЦ, а для конкретных материалов и товаров – Номенклатурный справочник. Единицей номенклатурного справочника является
товар, который идентифицируется уникальным номенклатурным номером. Товар обязательно связан с определенной группой товаров и через эту связь для
товара устанавливается политика учета и хранения.
Для более детального описания запасов используется аналитика номенклатуры, которая позволяет учитывать разновидности одной и той же номенклатурной единицы (например, цвет, размер одежды и т.д.).
Упражнение 2
Настройте в БЭСТ-5 систему хранения товарно-материальных запасов.
1. Для определения аналитики номенклатуры вызовите команду Логистика  Сырье.Материалы  Настройка, справочники  Дополнительные
справочники  Виды аналитики номенклатуры.
В появившемся окне Сырье.Материалы – Виды аналитики номенклатуры нажмите кнопку Новая запись и в появившуюся форму (рис. 132) введите:
Код: Цвет
Название: Цвет
Тип: Символьный
Длина: 10
Способ ввода: Не строго по справочнику
Сохраните изменения и закройте окно Сырье.Материалы – Виды аналитики номенклатуры.
2. Для разработки справочника групп товарно-материальных ценностей в
меню выберите команду Логистика  Сырье.Материалы  Настройка, справочники  Основная настройка  Справочник групп ТМЦ.
В появившемся окне Сырье.Материалы – Справочник групп ТМЦ нажмите кнопку Новая запись и в отобразившейся форме Ввод группы (рис. 133) задайте параметры:
Тип группы: Товары, разборка
Код группы: 00001
Наименование группы: Ткани
Основная един. изм.: м
НДС, %: 18
142
Вид аналитики: Цвет
Остальные параметры оставьте без изменений и нажмите кнопку Закрыть окно.
Рис. 132. Форма Новая запись окна Сырье.Материалы – Виды аналитики
номенклатуры
Рис. 133. Форма для ввода группы номенклатуры
Появится сообщение о сохранении изменений, в котором нажмите на
кнопку Да. Вновь появится форма для ввода группы ТМЦ. Аналогично добавьте следующие номенклатурные группы:
 Тип группы: Товары, разборка
Код группы: 00002
143
Наименование группы: Нитки
Основная един. изм.: шт
НДС, %: 18
Вид аналитики: Цвет
 Тип группы: Товары, разборка
Код группы: 00003
Наименование группы: Пуговицы
Основная един. изм.: шт
НДС, %: 18
Вид аналитики: Цвет
 Тип группы: Продукция – сборка
Код группы: 00004
Наименование группы: Пальто
Основная един. изм.: шт
НДС, %: 18
Вид аналитики: Спецификации
3. Закройте окно Сырье.Материалы – Справочник групп ТМЦ, вернувшись в главное меню БЭСТ-5.
Упражнение 3
Настройте для приложения Сырье.Материалы список счетов учета, на
которых будут учитываться товарно-материальные ценности, и задайте для каждого счета правила учета, выполнив следующее:
1. В главном меню выберите команду Логистика  Сырье.Материалы
 Настройка, справочники  Основная настройка  Настройка счетов учета ТМЦ.
2. В появившемся окне Сырье. Материалы – Настройка счетов учета
ТМЦ – Настройка счетов учета запасов нажмите кнопку Новая запись (или
клавишу F4) и в окне (рис. 134) установите параметры:
Номер счета: 1001
Наименование: Сырье и материалы
Способ хранения: Сортовой
Метод учета: По фактическим ценам
Объект учета: Ном. номер+Аналитика номенклатуры
Метод списания
для бух учета: ФИФО – интерв. с перем. ценой
144
для нал. учета: ФИФО – интерв. с перем. ценой
НДС: Не входит в складскую цену
Акциз: Входит в складскую цену
Поместив курсор в поле Код прейскуранта, нажмите клавишу Enter. Появится окно с сообщением «Ввести запись?», в котором нажмите кнопку Ввод.
Строка с созданной записью счета будет помещена в таблицу, а форма Новая
запись окна Сырье.Материалы – Настройка счетов учета ТМЦ – Настройка
счетов учета запасов с заполненными предыдущими параметрами будет представлена для ввода нового счета.
Рис. 134. Форма ввода новой записи в окне Сырье.Материалы – Настройка
счетов учета ТМЦ – Настройка счетов учета запасов
3. В форму Новая запись добавьте счет 43 – Готовая продукция с такими
же свойствами, как у счета 1001.
4. Во вновь появившейся форме Новая запись нажмите кнопку Esc, вернувшись в окно Сырье.Материалы – Настройка счетов учета ТМЦ – Настройка счетов учета запасов. Закройте его для возврата к главному меню
БЭСТ-5.
После определения счета учета ТМЦ и формирования групп ТМЦ необходимо настроить схему хранения, которая ставит в соответствие счет учета
ТМЦ, группы товаров и склада. Поскольку счет учета фактически определяет
политику учета некоторой экономической категории материальных запасов, а
группы товаров выделяют однородные совокупности товарно-материальных
145
ценностей, то схема хранения назначает политику учета для группы товаров,
которые относятся к определенной экономической категории.
Упражнение 4
1. Для настройки схемы хранения товарно-материальных ценностей выберите в меню Логистика  Сырье.Материалы  Настройка, справочники 
Основная настройка  Схема хранения ТМЦ.
2. В появившемся окне нажмите кнопку Новая запись. Появится поле для
ввода счета учета ТМЦ, в которое введите 1001, и отобразится перечень имеющихся групп ТМЦ. Нажатием клавиши Ins выберите группы Ткани, Нитки, Пуговицы и нажмите Tab для переноса выбранных групп.
3. Вновь нажмите Новая запись, в поле ввода счета введите 43 и для данного счета установите группу Пальто.
4. Закройте окно Сырье.Материалы – Схема хранения ТМЦ.
Теперь следует выполнить настройку дополнительных параметров.
Упражнение 5
1. В главном меню выберите команду Логистика  Сырье.Материалы
 Настройка, справочники  Дополнительная настройка  Настройка параметров.
2. Появится окно (рис. 135), разделенное на две части. В левой части
представлен список параметров, сгруппированных по разделам. В правой части
содержатся краткое описание и соответствующие средства для настройки значения параметра, на котором установлен курсор. В левой части окна с помощью
клавиш управления курсором в группе Общие параметры выделите параметр
Начало периода д/склада и нажмите клавишу Tab для перехода в правую часть
окна. В поле Начало периода д/склада: введите 01/04/13 и вновь нажмите клавишу Tab для перехода в левую часть окна.
3. Выделите параметр Формировать автоматически и в правой части
окна в секциях Счет-фактура расходная и Счет-фактура приходная установите с помощью клавиши Пробел значения После формирования открыть документ. Перейдите в левую часть окна, нажав клавишу Tab, и закройте окно Сырье.Материалов – Настройка параметров.
146
Рис. 135. Окно Сырье.Материалы – Настройка параметров
После настройки приложения Сырье.Материалы можно приступать к
учету в нем товарных запасов.
Учет запасов в приложении Сырье.Материалы
Упражнение 6
Требуется закупить у партнера-поставщика «Мулине» для пошива женского пальто материалы в соответствии с табл. 17.
Таблица 17
№
Наименование
ЕдиниЦвет
Цена за
Количе- Стоимость,
п/п
цы изединицу,
ство
р.
мерения
р.
1
Ткань для пальто
м
черный
315
150
47250
Кашемир
2
Ткань подкладочм
серый
30
150
4500
ная 180Т
3
Нить армированшт.
черный
53
50
2650
ная (45мм –
2500м)
4
Пуговицы
шт.
черный
6
500
3000
№0332/38/2-0000
Итого
57400
147
1. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Партнеры
предприятия  Картотека партнеров и создайте запись партнера-поставщика
«Мулине», обязательно указав расчетный счет в банке.
2. Вызовите команду Финансы  Денежные средства  Учет денежных средств в банках  Платежные документы и создайте платежное поручение от 25/03/2013 на перевод 57400 р. фирме «Мулине».
3. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках  Выписки банка и создайте банковскую выписку
на 26/03/2013.
4. Для ввода списка закупаемых товаров в главном меню выберите команду Логистика  Сырье.Материалы  Работа с картотекой  Номенклатурный справочник. На экране отобразится окно Сырье.Материалы – Номенклатурный справочник, в котором нажмите на кнопку Новая запись. В появившееся окно (рис. 136) введите:
Группа запасов: 00001 Ткани
Номенклатурный номер: 0000000000001
Наименование: Ткань для пальто Кашемир
Полное наименование: Ткань для пальто Кашемир (ширина 150 см)
и нажмите Сохранить. Вновь появится форма для ввода нового товара, но с
предыдущими параметрами.
Рис. 136. Окно Сырье.Материалы – Номенклатурный справочник для добавления нового номенклатурного товара
148
5. Аналогично добавьте следующие номенклатурные единицы:
 Группа запасов: 00001 Ткани
Номенклатурный номер: 0000000000002
Наименование: Ткань подкладочная 180Т
Полное наименование: Ткань подкладочная 180Т (ширина 150 см)
 Группа запасов: 00002 Нитки
Номенклатурный номер: 0000000000001
Наименование: Нить армированная
Полное наименование: Нить армированная (45 мм – 2500 м)
 Группа запасов: 00003 Пуговицы
Номенклатурный номер: 0000000000001
Наименование: Пуговицы №0332/38/2-0000
Полное наименование: Пуговицы №0332/38/2-0000
 Группа запасов: 00004 Пальто
Номенклатурный номер: 0000000000001
Наименование: Пальто женское ПК-001
Полное наименование: Пальто женское ПК-001
Закройте окно Сырье.Материалы – Номенклатурный справочник для
возврата в главное меню БЭСТ-5.
6. Вызовите команду Логистика  Сырье.Материалы  Учет движения
материалов и в появившемся окне Вид движения в группе Приход выберите
Закупка материалов.
7. В окне Сырье.Материалы – Учет движения материалов – Закупка
материалов – Основной склад для создания документа нажмите на кнопку Новая запись. В появившемся окне Операции выберите Поступление оплаченных
материалов. На экране отобразится окно ввода данных документа (рис. 137),
которое заполните следующим образом:
Дата операции: 01/04/13
Номер регистр.: 000001
Поставщик: «Мулине»
8. Для начала ввода записей накладной нажмите клавишу Tab, а затем F4.
Появится окно (рис. 138), в которое введите:
Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000001 Ткань для пальто Кашемир
Цвет: Черный
149
Замечание. Для ввода цвета нажмите клавишу F2, откроется пустой список значений цвета. Для добавления нового цвета нажмите кнопку F4 и в появившееся поле Значение введите Черный. Введенное значение выделите в списке Цвет и нажмите Enter.
Кол-во поставки: 150
Цена поставщика: 315
При нажатии клавиши Enter в поле Цена поставщика рассчитывается
значение поля Сумма поставки, находясь в котором нажмите Enter. Запись будет добавлена в документ, и вновь откроется форма для ввода новой записи.
Аналогично введите другие записи накладной в соответствии с табл. 17, и
в завершение ввода нажмите клавишу Esc для возврата в основное окно документа Поступление оплаченных товаров.
Рис. 137. Окно ввода документа Поступление оплаченных материалов
9. На панели инструментов нажмите на кнопку Сохранить, откроется окно С-Ф на закупку (рис. 139), в котором в поле Рег. № введите 00357 и нажмите
на кнопку Регистрация  Оприходование. В появившемся окне Запись в книгу
на вкладке Проводки в поле Типовая операция установите Закупка и нажмите
ОК. В окне С-Ф на закупку также нажмите кнопку ОК. Документ будет сохранен.
10. Закройте окно Сырье.Материалы – Учет движения материалов - Закупка материалов – Основной склад и вернитесь в главное меню.
150
Рис. 138. Окно ввода записи документа Поступление оплаченных материалов
Рис. 139. Окно С-Ф на закупку для документа
Поступление оплаченных товаров
11. Вызовите команду Сырье.Материалы  Работа с картотекой 
Картотека складского учета. Появится окно (рис. 140), в котором будут отображены полученные материалы. Закройте его.
151
Рис. 140. Окно Сырье.Материалы – Картотека складского учета – 000001 –
Основной склад
Упражнение 7
Произведите учет закупки материалов у партнера-поставщика «Мулине»
для пошива женского пальто ПК-002 в соответствии с табл. 18.
Оплата товаров была произведена 27.03.13, а товары поступили – 3.04.13.
Таблица 18
№
Наименование
ЕдиниЦвет
Цена за
КолиСтоип/п
цы изединицу, чество мость, р.
мерения
р.
1
Ткань для пальто
м
бежевый
340
150
51000
Кашемир-ПП
2
Ткань подкладочм
белый
30
150
4500
ная 180Т
3
Нить армированная
шт.
белый
53
50
2650
(45мм – 2500м)
4
Пуговицы
шт.
бежевый
6
500
3000
№0345/38/2-0000
Итого
61150
152
Контрольные вопросы
1. Назначение подсистемы Сырье.Материалы БЭСТ-5.
2. Какие настройки необходимо выполнить перед началом работы с приложением Сырье.Материалы.
3. Каким образом в подсистеме Сырье.Материалы производится учет поступления материалов на склад?
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8
Тема работы: Работа с приложением Учет производства информационной системы БЭСТ-5.
Приложение Учет производства системы БЭСТ-5 входит в группу Производство и может быть использовано предприятием со сборочным или комплексным типом производства.
Предприятия со сборочным производством осуществляют как серийный
выпуск продукции, так и выпуск изделий на заказ. Например, мебельное производство, пошив одежды и другие. На предприятиях комплексного производства
на основе единого технологического процесса обработки сырья выпускается
более двух видов продукции. Комплексное производство характерно для таких
отраслей, как нефтепереработка, молочная и мясная промышленность и др.
Для каждого типа производства в приложении Учет производства предусмотрены специальные функции, позволяющие решать актуальные для него задачи. Приложение Учет производства обеспечивает выполнение следующих
функций для сборочного производства:
 ведение спецификаций на сборку продукции – спецификация содержит
материальный состав выпускаемой продукции и полуфабрикатов, нормы расхода материалов и нормы применяемости полуфабрикатов. В спецификации
также присутствует маршрут изготовления изделия – перечень и последовательность выполнения производственных операций, завершающийся изготовлением полуфабриката или конечной продукции. В том случае, если при изготовлении продукции возможно получение брака, перечень бракованной продукции задается в спецификации;
 создание конфигурируемых спецификаций для сборки изделий с учетом
запросов конкретных заказчиков;
153
 контроль хода производственного процесса в сборочном производстве
с помощью регистрации актов учета выработки рабочих производственных
служб;
 учет выпуска продукции по цехам основного производства осуществляется путем формирования документов на оприходование полуфабрикатов и конечной продукции в цеховые и межцеховые кладовые и на склады готовой продукции;
 учет расходования сырья, материалов и комплектующих на производство готовой продукции и полуфабрикатов;
 формирование материального отчета цехов о выпуске продукции и
расходе сырья и материалов за произвольный период;
 расчет плановой себестоимости новой или уже выпускаемой продукции за планируемые периоды;
 ежемесячный расчет фактической себестоимости продукции.
Для комплексного производства приложение Учет производства организует:
 ведение шаблонов ведомостей разборки для описания технологического процесса преобразования сырья в продукцию;
 формирование ведомости разборки сырья по выпускаемым видам продукции;
 определение фактической стоимости продукции на основе стоимости
сырья и дополнительных затрат производственного предприятия;
 формирование документов на списание сырья по ведомости разборки;
 формирование документов на оприходование продукции по ведомости
разборки;
 учет производства продукции по цехам основного производства;
 учет сырья на складах, в межцеховых кладовых и в цехах.
Перед началом использования приложения Учет производства следует
выполнить его настройку.
Упражнение 1
Для настройки приложения Учет производства выполните следующее:
1. В главном меню выберите Производство  Учет производства  Настройка, справочники  Настройка параметров приложения. На экране поя-
154
вится поле: «Дата начала расчетного периода для рабочего центра?», в которое введите 01/04/13 и нажмите Enter.
2. В появившемся окне (рис. 141) в левой части в группе Общие параметры выберите Исп-ть сложные раб. центры и нажмите клавишу Tab. Курсор переместится в правую часть окна, в которой в поле Исп-ть сложные раб.
центры выделите значение Нет и нажмите пробел.
Для возврата к левой части окна нажмите Tab.
3. Остальные параметры оставьте без изменения и закройте окно, вернувшись в главное меню.
Рис. 141. Окно Учет производства – Настройка параметров приложения
4. Выберите команду Производство  Учет производства  Настройка, справочники  Справочник рабочих центров. В открывшемся окне Учет
производства – Справочник рабочих центров нажмите кнопку Новая запись.
Появится форма ввода записи рабочего центра (рис. 142), в которую введите:
Код рабочего центра: 000002
Наименование рабочего центра: Производственный
Табельный номер МОЛ: 000004 Мельникова Анна Романовна
Код подразделения: 000003
Наименование подразделения: Производственный отдел
Период отчета пр-ва: Произвольный
Группа для учета себестоимости: 000002 Производство
Сохраните и закройте окно.
155
Рис. 142. Форма ввода записи рабочего центра
Настройка счетов затрат и хранения запасов
Счета учета производственных затрат «привязывают» к рабочим центрам.
К одному рабочему центру может быть привязан только один счет затрат. Для
настройки счетов затрат и привязки их к рабочим центрам используется команда Учет производства  Настройка, справочники  Настройка счетов затрат.
Команда Учет производства  Настройка, справочники  Настройка
счетов запасов используется для определения счетов бухгалтерского учета, которые предназначены для учета хранения запасов в производстве.
Упражнение 2
1. В главном меню выберите команду Учет производства  Настройка,
справочники  Настройка счетов затрат. На экране появится окно Учет
производства – Настройка счетов затрат, в котором нажмите кнопку Новая
запись.
2. Появится форма ввода новой записи (рис. 143), в которую задайте:
Код склада: 000002
Счет отнесения затрат: 20
Объект отнесения затрат: Номенклатура продукции
Сохраните запись и закройте окно Учет производства – Настройка счетов затрат.
156
Рис. 143.Форма Новая запись для окна Учет производства – Настройка счетов
затрат
3. В главном меню выберите Учет производства  Настройка, справочники  Настройка счетов запасов. В появившемся окне нажмите кнопку Новая запись и введите:
Номер счета: 1012
Наименование: Материалы, переданные в производство
Способ хранения: Сортовой
Метод учета: По фактическим ценам
Объект учета: Ном. номер+Аналитика номенклатуры
Метод списания
для бух учета: ФИФО – интерв. с перем. ценой
для нал. учета: ФИФО – интерв. с перем. ценой
НДС: Не входит в складскую цену
Акциз: Входит в складскую цену
Сохраните запись и добавьте счет 20 – Основное производство с такими
же параметрами, как у счета 1012.
4. Закройте окно Настройка счетов учета запасов.
5. В главном меню выберите Учет производства  Настройка, справочники  Схема хранения запасов. В появившемся окне Учет производства –
Схема хранения запасов нажмите на кнопку Новая запись. Отобразится поле
Счет, в которое введите 1012. В открывшемся окне Группы ТМЦ по счету 112
157
с помощью клавиши Ins выделите группы Ткани, Нитки, Пуговицы и нажмите
клавишу Tab для завершения выбора.
6. Вновь нажмите Новая запись, в поле ввода счета введите 20 и для данного счета установите группу Пальто.
7. Закройте окно Учет производства – Схема хранения запасов.
Спецификация продукции
Для описания структуры выпускаемых изделий (полуфабрикатов и готовой продукции) и технологии их изготовления (т.е. состава и очередности производственных операций) используются спецификации.
Спецификация полуфабриката/продукции состоит из трех разделов:
 компоненты – список компонентов, нормы расхода материалов или
нормы применяемости полуфабрикатов;
 маршрут – перечень производственных операций по изготовлению полуфабриката или продукции;
 брак – список возможных видов брака, возникающих при изготовлении
изделия по этой спецификации.
Упражнение 3
Создайте спецификацию выпускаемой продукции – женского пальто ПК001. Для этого:
1. В главном меню выберите команду Настройка  Общие данные 
Прочие справочники  Операционно-трудовые нормативы.
2. В появившемся окне нажмите на кнопку Новая запись, откроется окно
Операционно-трудовые нормативы (рис. 144), которое заполните следующим
образом:
Код операции: 000000000000001
Наименование операции: Раскрой ткани для женского пальто ПК-001
Часовая тарифная ставка: 70
База нормирования: 6
Норма времени, мин: 120
Норма выработки за день: 24
Расценка: 140
и нажмите ОК.
Замечание. База нормирования показывает норму времени 120 мин на
раскрой 6 единиц продукции.
158
Рис. 144. Окно Операционно-трудовые нормативы в режиме ввода новой
операции
3. Во вновь открывшемся окне введите еще одну запись:
Код операции: 000000000000002
Наименование операции: Пошив женского пальто ПК-001
Часовая тарифная ставка: 65
База нормирования: 1
Норма времени, мин: 480
Норма выработки за день: 1
Расценка: 520
и нажмите ОК, а затем Esc. В окне Операционно-трудовые затраты будут две
записи. Закройте его.
4. В главном меню выберите команду Учет производства  Работа с
картотекой  Спецификация продукции. В появившемся окне нажмите кнопку
Новая запись, появится форма ввода (рис. 145), которую заполните следующим
образом:
Код спецификации: 0001
Тип спецификации: Стандартная
Группа: 00004
Н/Номер: 0000000000001
Наименование: Пальто женское ПК-001
159
и нажмите Tab. Появится окно о сохранении изменений, в котором нажмите Да.
В нижней половине окна отобразится группа Компоненты.
Рис. 145.Форма ввода новой спецификации продукции
5. В окне Учет производства – Спецификация продукции внизу справа
нажмите на кнопку Разделы  Маршрут. Группа Компоненты заменится на
группу Маршрут. Нажмите кнопку Новую запись и в окне (рис. 146) задайте:
Порядковый номер: 1
Код операции: 000000000000001
Рабочий центр-исполнитель: 000002
Рис. 146. Форма ввода новой записи для операции изготовления пальто ПК-001
160
Остальные поля заполнятся автоматически. Сохраните изменения и введите
еще одну запись:
Порядковый номер: 2
Код операции: 000000000000002
Рабочий центр-исполнитель: 000002
6. В окне Учет производства – Спецификация продукции нажмите Разделы  Компоненты и появившуюся группу Компоненты заполните следующими записями:
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000001
Наименование: Ткань для пальто Кашемир
Аналитика: Черный
Норма расхода: 3
База нормирования: 1
Подается на операцию: Номер 1 Код 000000000000001
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000002
Наименование: Ткань подкладочная 180Т
Аналитика: Серый
Норма расхода: 3
База нормирования: 1
Подается на операцию: Номер 1 Код 000000000000001
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00002 Нитки
Н/номер: 0000000000001
Наименование: Нить армированная
Аналитика: Черный
Норма расхода: 1
База нормирования: 5
Подается на операцию: Номер 2 Код 000000000000002
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00003 Пуговицы
Н/номер: 0000000000001
Наименование: Пуговицы №0332/38/2-0000
161
Аналитика: Черный
Норма расхода: 10
База нормирования: 1
Подается на операцию: Номер 2 Код 000000000000002
7. В окне Учет производства – Спецификация продукции нажмите Операции  Изменение статуса. В появившемся поле Новый статус установите
значение Действ. (действительный) и нажмите Enter.
8. Закройте все окна, вернувшись в главное меню БЭСТ-5.
Упражнение 4
Создайте спецификацию выпускаемой продукции – женского пальто ПК002, которая состоит из следующих разделов:
1. Маршрут – включает операции:
 Порядковый номер: 1
Код операции: 000000000000003
Рабочий центр-исполнитель: 000002
Наименование операции: Раскрой ткани для женского пальто ПК-002
Часовая тарифная ставка: 70
База нормирования: 6
Норма времени, мин: 120
Норма выработки за день: 24
Расценка: 140
 Порядковый номер: 2
Код операции: 000000000000004
Рабочий центр-исполнитель: 000002
Наименование операции: Пошив женского пальто ПК-002
Часовая тарифная ставка: 65
База нормирования: 1
Норма времени, мин: 480
Норма выработки за день: 1
Расценка: 520
2. Компоненты – содержит:
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000003
Наименование: Ткань для пальто Кашемир-ПП
162
Аналитика: Бежевый
Норма расхода: 5
База нормирования: 2
Подается на операцию: Номер 1 Код 000000000000003
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000002
Наименование: Ткань подкладочная 180Т
Аналитика: Белый
Норма расхода: 5
База нормирования: 2
Подается на операцию: Номер 1 Код 000000000000003
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00002 Нитки
Н/номер: 0000000000001
Наименование: Нить армированная
Аналитика: Белый
Норма расхода: 1
База нормирования: 5
Подается на операцию: Номер 2 Код 000000000000004
 Тип компонента: обычный компонент
Группа: 00003 Пуговицы
Н/номер: 0000000000002
Наименование: Пуговицы №0345/38/2-0000
Аналитика: Бежевый
Норма расхода: 10
База нормирования: 1
Подается на операцию: Номер 2 Код 000000000000004
Журналы учета движения материалов и готовой продукции
Учет в сборочном производстве опирается на документы производственного учета (документы движения), фиксирующие факты выпуска полуфабрикатов и готовой продукции, возникновение брака, движение материалов и полуфабрикатов между складами и производственными цехами/рабочими центрами. Для ввода и хранения этих документов используются Журналы учета
движения.
163
Центральными документами в сборочном производстве являются Отчеты производства, которые фиксируют фактический выпуск продукции и полуфабрикатов, а также расход компонентов на выпуск продукции по нормам и по
факту. Отчеты формируются в разрезе рабочих центров за период, который определен в настройке приложения для данного рабочего центра.
Упражнение 5
1. В главном меню выберите команду Учет производства  Сборочное
производство  Журналы учета движения. В появившемся окне Вид движения в группе Приход выберите Передача ТМЦ в производство.
2. В окне Передача ТМЦ в произв. – Производственный нажмите кнопку
Новая запись и в появившемся окне Операции выберите Передача материалов
в производство.
3. Окно Ввод нового документа (рис. 147) заполните следующим образом:
Дата операции: 02/04/13
Номер регистр.: 000001
Сдатчик: 000001 Основной склад
Для перехода к списку материалов нажмите клавишу Tab.
Рис. 147. Форма ввода нового документа в журнал учета движения запасов
4. Для добавления нового материала нажмите кнопку Новая запись и в
появившееся окно (рис. 148) добавьте следующие записи:
164
 Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000001 Ткань для пальто Кашемир
Цвет: Черный
Кол-во: 100
 Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000002 Ткань подкладочная 180Т
Цвет: Серый
Кол-во: 100
 Группа: 00002 Нитки
Н/номер: 0000000000001 Нить армированная
Цвет: Черный
Кол-во: 6
 Группа: 00003 Пуговицы
Н/номер: 0000000000001 Пуговицы № 0332/38/2
Цвет: Черный
Кол-во: 300
Рис. 148. Форма ввода новой записи товара в документ движения
5. Сохраните документ и закройте все окна, вернувшись в главное меню
БЭСТ-5.
6. Выберите команду Логистика Сырье.Материалы Работа с картотекой Картотека складского учета. Откроется окно со списком товаров
на складе. Просмотрите и закройте его.
165
7. Вызовите команду Производство Учет производства Работа с
картотекой Картотека запасов в производстве, появится окно со списком
материалов, которые находятся в производственном отделе. Закройте его.
Упражнение 6
Создайте документ от 22/04/13 о передачи в производство следующих товарно-материальных ценностей:
 Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000003 Ткань для пальто Кашемир-ПП
Цвет: Бежевый
Кол-во: 100
 Группа: 00001 Ткани
Н/номер: 0000000000002 Ткань подкладочная 180Т
Цвет: Белый
Кол-во: 100
 Группа: 00002 Нитки
Н/номер: 0000000000001 Нить армированная
Цвет: Белый
Кол-во: 8
 Группа: 00003 Пуговицы
Н/номер: 0000000000002 Пуговицы № 0345/38/2-0000
Цвет: Бежевый
Кол-во: 400
Упражнение 7
Создайте отчет производства за апрель 2013 г., в течение которого были
изготовлены женское пальто ПК-001 в количестве 30 штук и пальто ПК-002 в
количестве 10 штук, и документ оприходования готовой продукции на склад.
Для этого:
1. В главном меню выберите Производство Учет производства
Сборочное производство Отчеты производства.
2. В открывшемся окне для создания отчета нажмите кнопку Новая запись. Появится сообщение «Нет отчетов производства в открытом периоде!», в окне которого нажмите на кнопку Отчет производства.
3. В отобразившемся окне (рис. 149) заполните поля:
166
Номер отчета: 1
Дата отчета: 30/04/13
Период отчета: 01/04/13 – 30/04/13
и нажмите клавишу Tab. Сохраните изменения.
Рис. 149. Окно ввода данных в отчет производства
4. Нажмите кнопку Новая запись. Появится форма для ввода записи о выпущенной продукции (рис. 150), которую заполните следующим образом:
Группа: 00004
Н/номер: 0000000000001
Наименование: Пальто женское ПК-001
Аналитика: 0001
Тип продукции: Стандарт
Количество: 30
Сохраните изменения и добавьте еще одну запись:
Группа: 00004
Н/номер: 0000000000002
Наименование: Пальто женское ПК-002
Аналитика: 0001
Тип продукции: Стандарт
Количество: 10
Вернитесь к окну отчета производства (рис. 149).
167
Рис. 150. Форма ввода записи о выпущенной продукции в отчет производства
5. В окне Учет производства – Отчеты производства в правом нижнем
углу нажмите Операции Формирование приемо-сдаточных накладных. Появится форма, которую заполните следующим образом:
Вид движения: 0600 Оприходование ПФ-ГП матер
Дата: 30/04/13
Получатель: 000001 Основной склад
Тип. операция: 0001
6. В окне Учет производства – Отчеты производства нажмите Операции Документы оприходования продукции. Появится список Документы оприходования по спецификации, в котором выделите созданную запись и нажмите Enter.
7. В открывшемся окне Редактирование документа нажмите Tab, а затем
выделите запись с наименованием Пальто женское ПК-001 и нажмите Enter.
Появится окно (рис. 151), в котором в поле Цена введите 3000, сохраните запись.
8. Аналогичную цену задайте для наименования товара Пальто женское
ПК-002 и вернитесь к окну документа (рис. 149).
9. В окне Учет производства-Отчеты производства нажмите Операции
Полный расчет, а затем Разделы  Расход компонентов. Появится окно
(рис. 152).
168
Рис. 151. Окно редактирования информации о выпущенной продукции
Рис. 152. Раздел Расход компонентов отчета производства
10. В группе Расход компонентов нажмите Операции  Формирование
актов списания. Появится форма, которую заполните следующим образом:
Вид движения: 0500 Потребление ТМЦ
Дата: 30/04/13
Тип. операция: 0001
169
11. Вернитесь в окно (рис. 153), в котором будет строка с запись отчета с
номером 1. Выделите ее и нажмите Операции  Открыть/закрыть для изменения значения статуса отчета на Закрыт.
Рис. 153. Окно Учет производства – Отчеты производства
12. Просмотрите справочники Картотека запасов в производстве и
Картотека складского учета. Проанализируйте результат.
Упражнение 8
Создайте отчеты производства от 31/05/13 за период 1/05/13-31/05/13 об
изготовлении женского пальто ПК-002 в количестве 30 штук и документ оприходования готовой продукции на склад.
Контрольные вопросы
1. Назначение и функции приложения Учет производства системы
БЭСТ-5.
2. Каким образом выполняется настройка подсистемы Учет производства?
3. Что такое спецификация продукции и как ее создать в приложении
Учет производства?
4. Как создать отчет производства? Какие документы при этом необходимо сформировать?
170
Библиографический список
Основная литература
1. Информационные системы в экономике [Текст] : учеб. / Г. А. Титоренко [и др.]. – М. : ЮНИТИ, 2009. – 463 с.
2. Информационные системы и технологии в экономике и управлении
[Текст] : учебник для бакалавров / под ред. В. В. Трофимова. – М. : Издательство Юрайт, 2013. – 544 с.
Дополнительная литература
3. Уткин, В. Б. Информационные системы в экономике [Текст] : учеб. /
В. Б. Уткин, К. В. Балдин. – М. : Академия, 2010. – 288 с.
4. Хлебников, А. А. Информационные системы в экономике [Текст] :
учеб. пособие / А. А. Хлебников. – Ростов н/Д : Феникс, 2007. – 427 с.
5. Филимонова, Е. В. Информационные технологии в экономике [Текст] :
учеб. / Е. В. Филимонова, Н. А. Черненко, А. С. Шубин. – Ростов н/Д : Феникс,
2008. – 443 с.
6. Ивасенко, А. Г. Информационные технологии в экономике и управлении [Текст] : учеб. пособие / А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко. –
М. : КНОРУС, 2010. – 154 с.
Евдокимова Светлана Анатольевна
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ
Методические указания к практическим работам
для студентов по направлению подготовки
080100 – Экономика
Редактор
Подписано в печать
. Формат 60×90 /16. Объем 10,7 п. л.
Усл. печ. л. . Уч.-изд. л. . Тираж 100 экз. Заказ
ФГБОУ ВПО «Воронежская государственная лесотехническая академия»
РИО ФГБОУ ВПО «ВГЛТА». 394087, г. Воронеж, ул. Тимирязева, 8
Отпечатано в УОП ФГБОУ ВПО «ВГЛТА»
394087, г. Воронеж, ул. Докучаева, 10
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
24
Размер файла
11 684 Кб
Теги
информационные, система, экономика
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа