close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Информационные системы управления (ПЗ 38.03.02)

код для вставкиСкачать
1
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Воронежский государственный лесотехнический университет
имени Г.Ф. Морозова»
Т.П. Новикова
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
Методические указания к практическим занятиям для студентов направления
подготовки 38.03.02 - Менеджмент
2
Воронеж 2016
УДК 004
Печатается по решению учебно-методического совета
ФГБОУ ВО «ВГЛТУ» (протокол № ... от ...................... г.)
Рецензенты: ОАО НИИЭТ;
заведующий лабораторией к.т.н. А.И. Яньков
кафедра электротехники и автоматики ВГАУ имени
императора Петра I, заведующий кафедрой,
д.т.н. профессор Д.Н. Афоничев
Информационные системы управления [Текст] : Методические указания к
практическим занятиям для студентов направления подготовки 38.03.02 –
Менеджмент / Т.П. Новикова; М-во образования и науки РФ, ФГБОУ ВО
«ВГЛТУ». – Воронеж, 2016. − 148 с.
ISBN ...................
В методических указаниях приведены методические рекомендации к проведению
практических работ по дисциплине информационные системы управления, практикум
содержит краткий теоретический обзор назначения и основных функций
систем
внутреннего документооборота организации, ведения баз данных по различным показателям
и формирования информационного обеспечения, а также комплекс лабораторных заданий
для усвоения теоретического материала и его практического применения.
методические указания предназначены для студентов по направлению подготовки
38.03.02 Менеджмент (квалификация (степень) «бакалавр») профиль «Производственный
менеджмент», профиль «Государственное и муниципальное управление».
УДК 004
ISBN ...............................
© Новикова Т. П., 2016
© ФГБОУ ВО «Воронежский государственный
лесотехнический университет
имени Г.Ф. Морозова», 2016
3
Оглавление
Введение ……………………………………………………………………..
Практическое занятие № 1. Модели данных. Проектирование баз данных………………………………………………………………………..
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2. Системы управления базами данных. Создание базы данных в Microsoft Access
2007…………………………..
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 3. Сортировка и фильтрация данных в
Microsoft Access 2007………………………………………………………..
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 4. Создание запросов в Microsoft
Access
2007………………………………………………………………………….
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 5. Работа с формами в Microsoft Access
2007………………………………………………………………………….
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 6. Создание отчетов в Microsoft Access
2007……...………………………………………………………………….
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 7. Теоретические и практические аспекты работы в БЭСТ5………………………………………………………..
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 8. Работа с Карточкой предприятия и
справочниками в БЭСТ-5…………………………………………………..
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 9. Финансовый учет в информационной системе БЭСТ-5. Подсистема Учет денежных
средств………...................
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 10. Финансовый учет в информационной системе БЭСТ-5. Приложение Имущество……………………………
Библиографический список…………………………………………………
4
5
17
31
38
50
73
86
96
112
122
147
4
Введение
Лабораторный практикум содержит дидактический аппарат, способствующий работе студентов над освоением заявленной учебной дисциплины, и
соответствует требованиям федерального государственного образовательного
стандарта высшего образования по направлению подготовки 38.03.02 Менеджмент (уровень бакалавриата) от 12.01.2016 № 7.
Лабораторный практикум содержит теоретический обзор средств и методов управления и манипулирования данными, направленных на обеспечение
лица принимающего управленческие решения адекватной, своевременной, достаточной, но не избыточной информацией для принятия решений.
Лабораторные задания № 1-6 посвящены работе с системой управления
базами данных Microsoft Access. В ходе выполнения данных работ студенты
знакомятся с принципами организации структуры реляционной базы данных
«Поставки книг в магазины» и ее создания, с инструментами построения запросов к базе данных, форм и отчетов различного типа.
Лабораторные задания № 7-10 рассматривают систему управления предприятием БЭСТ-5: начальная настройка системы БЭСТ-5 для создания базы
данных предприятия (на примере швейного производства); подсистема Финансы, предназначенной для учета денежных средств и имущества.
Каждая работа содержит ряд упражнений, при выполнении которых студенты приобретают опыт работы с программными средствами.
5
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 1
Модели данных. Проектирование баз данных
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки построения моделей данных при проектировании реляционных баз данных.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Выделяют следующие модели данных:
­ инфологические,
­ даталогические,
­ физические.
Процесс проектирования БД начинается с создания инфологической модели. Инфологическая модель данных – обобщенное неформальное описание
создаваемой базы данных, выполненное с использованием естественного языка,
математических формул, таблиц, графиков и других средств, понятных всем
людям, работающих над проектированием базы данных.
или по-другому
Инфологическая модель данных - обобщенное, непривязанное к какимлибо СУБД описание предметной области.
Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые
модели, семантические сети, модель «сущность-связь» (ER-диаграмма) и др.
ER – модель (модель «сущность-связь» (ER-диаграмма)) представляет
собой обобщение реляционной модели данных путем разделения отношений,
описывающих предметную область на две группы – сущностей и связей.
Сущность – некоторая абстракция реально-существующего объекта, процесса или явления, о котором необходимо хранить информацию в БД. Тип
сущности определяет набор однородных объектов, а экземпляр – конкретный
объект. Для идентификации конкретных экземпляров сущности используются
6
специальные атрибуты – поименованные характеристики сущности, которые
принимают значения из некоторого множества значений.
Связи – это средства представления отношений между сущностями,
имеющими место в предметной области. Связи бывают бинарные, тернарные
(между тремя сущностями), n-арные.
ER – модель является удобным средством описания предметной области
перед тем, как перейти к ее представлению в реляционной модели данных. При
проектировании БД на основе ER – моделей используют ER – диаграммы, на
которых сущности представляют в виде четырехугольников, их атрибуты в виде овалов, связи между сущностями обозначают стрелками, а имя связи – в виде ромба.
Тип связи
Сущность
Атрибут
Связь
Рис.1. Графическое изображение элементов ER – диаграммы
Инфологическая модель должна быть отображена в даталогическую модель, «понятную» СУБД. Для ее реализации используют следующие модели:
иерархическую, сетевую, реляционную.
Иерархическая даталогическая модель представляет собой совокупность
связанных элементов, образующих иерархическую структуру. К основным понятиям иерархии относятся уровень, узел и связь. Узлом называется совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. Каждый узел связан
с одним узлом более высокого уровня и с любым количеством узлов нижнего
уровня. Исключением является узел самого высокого уровня, который не связан ни с одним узлом более высокого уровня.
В основе сетевой модели данных лежат те же понятия, что и в основе иерархической модели – узел, уровень и связь. Однако существенным различием
является то, что в иерархических структурах запись-потомок должна иметь в
точности одного предка; в сетевой структуре данных потомок может иметь любое число предков. Сетевой подход к организации данных является расширением иерархического.
Сегодня наиболее распространена реляционная модель. В ее основе лежит идея о том, что любой набор данных можно представить в виде двумерной
7
таблицы. Простейшая реляционная БД может состоять из единственной таблицы, в которой будут храниться все необходимые данные. На практике реляционная БД состоит из нескольких таблиц, связанных между собой по определенным критериям.
На основе даталогической модели строится физическая модель.
Физическая организация данных оказывает основное влияние на эксплуатационные характеристики БД. Разработчики СУБД пытаются создать наиболее
производительные физические модели данных, предлагая пользователям тот
или иной инструментарий для поднастройки модели под конкретную БД.
Общие сведения о базах данных и системах управления базами данных
База данных (БД) – это совокупность данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.
База данных включает данные, отражающие логическую модель взаимосвязанных информационных объектов, представляющих конкретную предметную область. Например, база данных может быть сформирована из списка сотрудников, заказчиков, расчетных ведомостей, сведений дорожных происшествий и т.д.
Системы управления базами данных (СУБД) являются инструментальными программными средствами, предназначенными для создания и ведения
баз данных на внешних носителях, а также организации доступа к данным и их
обработки.
База данных организуется в соответствии с моделью и структурами данных, которые поддерживаются системами управления базами данных.
Наиболее популярными являются реляционные СУБД, в которых все данные сгруппированы во взаимосвязанные таблицы. Таблицы используются для
представления объектов и связей между ними. Каждая таблица имеет уникальное имя и состоит из строк и столбцов, где строки называются записями, а
столбцы – полями. Каждая строка в таблице представляет некоторый объект реального мира или соотношения между объектами. Например, каждая строка
(запись) таблицы Книги содержит сведения о какой-либо книге. Свойства объекта, его характеристики определяются значениями полей. Например, для книг
полями будут автор, название, год издания и другие. Каждому имени поля ста-
8
вится в соответствие множество допустимых значений (или определяется некоторый базовый тип данных, к которому относятся значения данного поля).
Любая таблица реляционной базы данных обладает следующими свойствами:
 каждое поле записи имеет единственное значение, а не состоит из группы значений;
 отсутствуют одинаковые записи;
 порядок следования полей и записей не имеет значения.
В таблице могут быть одно или несколько полей, которые однозначно
идентифицируют запись таблицы, то есть определяют значения других полей, и
называются ключевыми полями (или потенциальными ключами).
Связи между таблицами в реляционных базах данных определяются по
совпадению значений полей и могут быть двух типов:
 один к одному – образуется в случае, когда одной записи первой таблицы соответствует одна запись второй таблицы, а одной записи второй таблицы
соответствует одна запись первой таблицы;
 один ко многим – означает, что одной записи первой таблицы может соответствовать несколько записей другой таблицы, а одной записи второй таблицы соответствует только одна запись первой таблицы. При этом первая таблица считается главной, а вторая – подчиненной.
Связь с отношением «многие ко многим» фактически представляет две
связи с отношением один ко многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего
ключа в двух других таблицах.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1.
Изучить и проанализировать модель «сущность-связь» для следующей
предметной области – работа отдела сбыта издательства, занимающегося поставкой книг в магазины.
В данной предметной области можно выделить объекты (сущности)
СОТРУДНИКИ, МАГАЗИНЫ, КНИГИ, ТРАНСПОРТНЫЕ КОМПАНИИ и
ЗАКАЗЫ, связи (рис. 1):
9
 ДЕЛАЮТ – между объектами МАГАЗИНЫ и ЗАКАЗЫ. Магазин делает несколько заказов в издательство на поставку книг, а один заказ предназначен только для одного магазина, поэтому связь ДЕЛАЮТ относится к типу
один ко многим;
 ОФОРМЛЯЮТ – между объектами СОТРУДНИКИ и ЗАКАЗЫ. Сотрудник отдела сбыта издательства оформляет несколько заказов, а один заказ
может быть оформлен только одним сотрудником, поэтому связь
ОФОРМЛЯЮТ относится к типу один ко многим;
 ВКЛЮЧАЮТ – между объектами ЗАКАЗЫ и КНИГИ. Заказ может
включать несколько книг, а одна книга может входить в несколько различных
заказов, поэтому связь ВКЛЮЧАЮТ относится к типу многое ко многим;
 ДОСТАВЛЯЮТ – между объектами ТРАНСПОРТНЫЕ КОМПАНИИ и
ЗАКАЗЫ. Одна транспортная компания выполняет доставку нескольких заказов, а один заказ доставляет только одна транспортная компания, поэтому связь
ДОСТАВЛЯЮТ относится к типу один ко многим.
СОТРУДНИКИ
МАГАЗИНЫ
ТРАНСПОРТНЫЕ
КОМПАНИИ
1
1
1
ОФОРМЛЯЮТ
ДЕЛАЮТ
ДОСТАВЛЯЮТ
N
N
N
ЗАКАЗЫ
M
ВКЛЮЧАЮТ
N
КНИГИ
10
Рис. 1. Диаграмма связей объектов базы данных «Поставки книг в магазины»
Для каждого объекта выделим свойства:
 СОТРУДНИКИ (Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Должность,
Телефон, Дата рождения, Дата найма);
 МАГАЗИНЫ (Код магазина, Название магазина, ФИО контактного лица, Город, Адрес, Телефон);
 КНИГИ (Код книги, Авторы, Название, Серия, Год издания, Количество страниц, Цена, Диск);
 ТРАНСПОРТНЫЕ КОМПАНИИ (Название компании, ФИО контактного лица, Город, Телефон);
 ЗАКАЗЫ (Код заказа, Код магазина, Код сотрудника, Дата заказа, Требуемая дата выполнения, Фактическая дата выполнения, Доставка).
Упражнение 2.
Изучить и проанализировать реляционную структуру БД и реализацию
связи многие ко многим в этой структуре данных.
Для исключения связи типа многое ко многим связь ВКЛЮЧАЮТ заменим объектом ОПИСАНИЕ ЗАКАЗОВ (Код заказа, Код книги, Количество,
Скидка), который обеспечит взаимосвязь записей объектов КНИГИ и ЗАКАЗЫ.
Таким образом, схема реляционной базы данных «Поставки книг в магазины»
будет как на рис. 2.
11
МАГАЗИНЫ
Код магазина
Название магазина
1
ФИО контактного
лица
Город
Адрес
Телефон
СОТРУДНИКИ
Код сотрудника
Фамилия
Имя
Отчество
Должность
Телефон
Дата рождения
Дата найма
ТРАНСПОРТНЫЕ
КОМПАНИИ
Название компании
N
1
N
N
ЗАКАЗЫ
Код заказа
Код магазина
Код сотрудника
Дата заказа
Требуемая дата
выполнения
N
Фактическая дата
выполнения
1
ОПИСАНИЕ
ЗАКАЗОВ
Код заказа
Код книги
Количество
Скидка
N
1
КНИГИ
Код книги
Авторы
Название
Серия
Год издания
Количество страниц
Цена
Диск
Доставка
1
ФИО контактного
лица
Город
Телефон
Рис. 2. Реляционная модель базы данных «Поставки книг в магазины»
Спроектировав структуру базы данных, можно использовать программное обеспечение СУБД для создания таблиц.
4. Контрольные вопросы
1. Дайте определение инфологической модели данных.
2. Подходы к построению инфологической модели данных.
3. Дайте определения терминам сущность, атрибут, связь и т.д., используемым при построении ER-диаграммы.
4. Дайте определения базе данных и системе управления базами данных.
5. Расскажите основные принципы построения реляционной базы данных.
6. Перечислите свойства таблицы в реляционной базе данных.
7. Какие существуют связи.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2
Системы управления базами данных. Создание базы данных
в Microsoft Access 2007
12
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки реализации моделей данных средствами конкретной СУБД (Microsoft Access).
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Системы управления базами данных Microsoft Access
СУБД Microsoft Access является мощным средством для создания баз
данных реляционного типа и работы с ними. База данных в Access хранится в
файле с расширением mdb и содержит следующие объекты:
 таблицы – используются для представления объектов и связей между
ними;
 запрос – средство отбора данных из таблиц по определенным критериям;
 форма – это окно, которое используется для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах или отображения результатов запросов;
 отчет – это способ представления данных в удобном формате в виде
печатного документа (например, с номерами страниц и заголовками);
 макросы – представляют собой набор команд, соответствующих стандартным действиям пользователя. Макросы предназначены для автоматизации
часто выполняемых задач, например, при нажатии пользователем кнопки запускается макрос, который распечатывает отчет;
 модули – это подпрограммы на языке Visual Basic, которые всегда связаны с другими объектами базы данных и не могут выполняться отдельно, они
могут быть запущены из форм, отчетов или запросов. С помощью подпрограмм
можно изменять свойства и параметры объектов, выполнять обработку данных
и т.д.
Начало работы в Microsoft Access
Запуск программы Microsoft Access осуществляется двойным нажатием
соответствующего ярлыка на рабочем столе Windows, или нажатием кнопки
Пуск и выбора в главном меню Windows пунктов Все программы  Microsoft
Office  Microsoft Office Access 2007.
Окно Microsoft Access 2007 устроено так же, как Word, Excel и другие
программы пакета Microsoft Office 2007: вверху располагается лента инструментов, над ней – панель быстрого доступа, в левом углу – кнопка Microsoft Of-
13
fice, при нажатии на которую появляется меню, содержащее команды по открытию, сохранению и печати файла.
Кнопка
Лента инструментов
Microsoft Office
Панель быстрого доступа
Кнопки управления окном
Кнопка закрытия
открытой таблицы
Открытая Таблица1
Область переходов
Панель навигации
Строка состояния
Рис. 1. Окно Access 2007
Лента инструментов состоит из следующих вкладок:
 Главная – содержит инструменты, позволяющие выбрать режим представления базы данных (таблицы или конструктора), копировать и перемещать
данные, задать настройки шрифта, произвести некоторые операции с записями
в базе данных, а также фильтрацию и сортировку данных;
 Создание – включает команды создания различных объектов базы данных – таблиц, форм, отчетов, запросов и других;
 Внешние данные – используется для импорта/экспорта данных из различных источников;
 Работа с базами данных – содержит инструменты отображения схемы
данных, отображения зависимостей между объектами, анализа данных и т.д.
Центральную часть окна Access занимает окно открытой базы данных с ее
элементами, внизу располагается строка состояния. В структуру окна текущей
базы данных входят:
14
 Область переходов – размещена в левой части и отображает список
существующих объектов, сгруппированных выбранным способом;
 Вкладки открытых объектов – занимают центральную рабочую область (на рис. 1 открыта Таблица1);
 Панель навигации – размещена на нижней границе окна объекта и используется для перемещения по записям открытого объекта базы данных.
Ввод данных в таблицы
Заполнение таблицы базы данных Access требуемыми данными практически не отличается от ввода данных в электронную таблицу.
Для ввода данных в таблицу базы данных Access необходимо в области
переходов дважды щелкнуть по ее названию, или щелкнуть правой кнопкой
мыши на названии таблицы и в контекстном меню выбрать Открыть. Если
таблица открыта в режиме конструктора, то для перехода на лист данных, нужно на вкладке Конструктор в группе Режимы нажать на кнопку Режим 
Режим таблицы.
Создание таблиц
В программе Access предусмотрены три способа создания таблиц:
 путем ввода данных;
 с использованием шаблона;
 с помощью конструктора таблиц, который применяется намного чаще
других способов, потому что он предоставляет наибольшие возможности для
создания новых таблиц.
Связи между таблицами
Для установки связей между таблицами в Access существует окно Схема
данных, которое открывается нажатием кнопки
на вкладке Работа с базами данных. Как правило, связывается ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называется полем внешнего
ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть
одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.
При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в запросах, отчетах и формах.
3. Лабораторные задания.
15
Упражнение 1
1. Запустите Access. На экране появится окно приложения (рис. 2), с помощью которого можно:
Рис. 2. Окно начала работы с Microsoft Access 2007
 создать новую базу данных, выполнив щелчок по кнопке Новая база
данных;
 открыть уже существующую базу данных, нажав в правой части окна
на кнопке
и выбрав в появившемся окне файл базы данных;
 воспользоваться одним из предлагаемых шаблонов для создания новой
базы данных.
2. Для создания новой базы данных нажмите на кнопку Новая база данных. В правой части окна появится панель, в которой укажите имя файла (например, свою фамилию), путь к своей папке и нажмите Создать. Программа
Access 2007 загрузит рабочую среду, настроенную на создание новой таблицы в
базе данных.
Упражнение 2
Создайте таблицу Сотрудники с помощью Конструктора. Для этого:
16
1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц. На экране появится окно Конструктора таблиц, представленное
на рис. 3.
Состав таблицы определяется в области проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок – Имя поля, Тип данных и Описание. В первой колонке указывается имя поля, во второй – его тип, а в третьей – информация о
назначении поля.
Проект таблицы
Свойства поля
Рис. 3. Окно Конструктора таблиц
2. Введите в первую строку колонки Имя поля – Код сотрудника и завершите ввод нажатием клавиши <Enter>. Курсор автоматически переместится во
вторую колонку проекта.
3. В списке типов полей выберите тип Счетчик (рис. 4) и поместите курсор в колонку Описание, в которую введите Однозначная идентификация сотрудника.
4. Поле Код сотрудника объявите ключевым полем, для этого выделите
его и нажмите на вкладке Конструктор в группе Сервис кнопку Ключевое поле.
5. В области Свойства поля на вкладке Общие установите следующие
значения свойств поля Код сотрудника:
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: Последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
17
Другие свойства оставьте без изменения.
Рис. 4. Выбор типа данных поля
6. Создайте остальные поля в соответствии с табл. 1.
Таблица 1
Описание таблицы Сотрудники
Имя поля
1
Фамилия
Тип поля
2
Текстовый
Имя
Текстовый
Отчество
Текстовый
Должность
Мастер
Свойства
3
Размер поля: 20
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются совпадения)
Размер поля: 20
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 20
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 25
18
Телефон
подстановок
(воспользуйтесь
указаниями после
таблицы)
Текстовый
Дата рождения
Дата/время
Дата найма
Дата/время
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 14
Маска ввода: (999)000-00-00;0;Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Для поля Должность в раскрывающемся списке Тип данных выберите
Мастер подстановок и следуйте указаниям:
 в окне Создание подстановки установите переключатель в положение
Будет введен фиксированный набор значений и нажмите Далее;
 в следующем окне отобразится столбец для значений, в который введите: Начальник отдела сбыта, Координатор продаж, Менеджер по продажам,
при этом задайте ширину столбца, чтобы данные отображались без сокращений
(рис. 5), и нажмите Далее;
Рис. 5. Создание подстановки для поля Должность
19
 в качестве подписи, которую будет содержать столбец подстановки, задайте Должность и нажмите Готово.
В области Свойства поля на вкладке Общие для поля Должность установите значения в соответствии с табл. 1.
7. Обратите внимание, что для поля Телефон задается свойство Маска
ввода, которое значительно упрощает процесс ввода данных.
Маску ввода используют в том случае, когда данные таблицы должны содержать определенные символы в некоторых позициях строки, вводимой пользователем с клавиатуры. Самым распространенным примером таких данных являются номера телефонов. Маска ввода должна обеспечить возможность вводить только цифры номера, а остальные символы (скобки вокруг кода города,
дефис между цифрами номера) будут добавляться маской автоматически.
Маска ввода состоит из трех частей, которые разделяются точкой с запятой. Первая часть является обязательной, а две остальные – необязательными.
Маска ввода для поля Телефон таблицы Сотрудники выглядит следующим образом:
(999)000-00-00;0; первая часть – определяет строку маски и состоит из местозаполнителей и текстовых констант. В примере пользователь должен обязательно заполнить семизначный номер городского телефона (цифра 0), а трехзначный код города можно не заполнять (цифра 9);
 вторая часть – указывает, следует ли сохранять знаки маски вместе с
данными: используется 0, если в базе данных необходимо сохранить маску и
данные, 1 – если надо сохранить только данные;
 третья часть – определяет местозаполнитель, который служит для обозначения позиции данных. По умолчанию в масках ввода используется знак
подчеркивания.
8. Сохраните созданную структуру таблицы, нажав на панели быстрого
доступа на кнопку Сохранить
. Появится окно (рис. 6), в которое введите
Сотрудники и нажмите ОК. Таблица будет сохранена и ее название появится в
области переходов. Закройте окно таблицы Сотрудники.
20
Рис. 6. Окно сохранения таблицы
9. Вновь откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора, щелкнув правой кнопкой мыши на ее имени в области переходов и в контекстном
меню, выбрав Конструктор. Закройте окно таблицы Сотрудники.
Упражнение 3
В режиме конструктора создайте таблицы Магазины, Транспортные компании, Книги в соответствии с данными, представленными в табл. 2, 3 и 4.
Для поля Город таблиц Магазины и Транспортные компании используйте
Мастер подстановок:
 в окне Создание подстановки установите переключатель в положение
Будет введен фиксированный набор значений и нажмите Далее;
 введите значения: Воронеж, Москва, Самара, Санкт-Петербург, Саратов, при этом задайте ширину столбца, чтобы данные отображались без сокращений, и нажмите Далее;
 в качестве подписи, которую будет содержать столбец подстановки, задайте Город и нажмите Готово.
Остальные свойства поля Город задайте в соответствии с табл. 2 и 3.
Для поля Серия таблицы Книги также используйте Мастер подстановок,
задав следующие значения: Бухгалтеру и аудитору, Самоучитель, Учебник для
вузов, Учебное пособие, Учебно-практическое пособие.
Остальные свойства поля Серия задайте в соответствии с табл. 4.
Таблица 2
Описание таблицы Магазины
Имя поля
Код магазина
Тип данных
Счетчик
Название магазина
Текстовый
Свойства
Ключевое поле
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: Последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Размер поля: 30
Обязательное поле: Да
21
ФИО контактного лица
Текстовый
Город
Мастер
подстановок
Адрес
Текстовый
Телефон
Текстовый
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются совпадения)
Размер поля: 50
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 25
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются совпадения)
Размер поля: 70
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 14
Маска ввода: (999)000-00-00;0;Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
Таблица 3
Описание таблицы Транспортные компании
Имя поля
Тип данных
1
2
Название
компании
Текстовый
1
2
ФИО контактного лица
Текстовый
Свойства
3
Ключевое поле
Размер поля: 5
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Окончание табл. 3
Город
Телефон
3
Размер поля: 50
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Мастер
Размер поля: 25
подстановок Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются совпадения)
Текстовый Размер поля: 14
Маска ввода: (999)000-00-00;0;Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
Таблица 4
Описание таблицы Книги
Имя поля
1
Тип данных
2
Свойства
3
22
Код книги
Счетчик
Авторы
Текстовый
Название
Текстовый
Серия
Текстовый
Год издания
Числовой
Количество страниц
Числовой
Цена
Денежный
Диск
Логический
Ключевое поле
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Размер поля: 70
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Да (Допускаются совпадения)
Размер поля: 100
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: 30
Обязательное поле: Нет
Пустые строки: Да
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Целое
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Целое
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Число десятичных знаков: 2
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Формат поля: Да/Нет
Значение по умолчанию: 0
Индексированное поле: Нет
Упражнение 4
Создайте в режиме конструктора таблицы Заказы и Описание заказов в
соответствии с данными, представленными в табл. 5 и 6.
Таблица 5
Поля таблицы Заказы
Имя поля
1
Код заказа
Тип данных
2
Счетчик
Код магазина
Числовой
Код сотрудника
Числовой
Дата заказа
Дата/время
Свойства
3
Ключевое поле
Размер поля: Длинное целое
Новые значения: Последовательные
Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Формат поля: Краткий формат даты
23
Требуемая дата
выполнения
Дата/время
Фактическая дата
выполнения
Дата/время
Доставка
Мастер
подстановок
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Формат поля: Краткий формат даты
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Отображать элемент выбора даты: Для дат
Размер поля: 5
Обязательное поле: Да
Пустые строки: Нет
Индексированное поле: Нет
Для поля Доставка таблицы Заказы выберите Мастер подстановок и
выполните следующие шаги:
 в окне Создание подстановки установите переключатель в положение
Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или
запроса и нажмите Далее;
 выберите таблицу Транспортные компании и нажмите Далее;
 в секции Доступные поля выделите поле Название компании и нажмите
кнопку
для его перемещения в секцию Выбранные поля. Аналогично поместите поле Город в секцию Выбранные поля и нажмите Далее;
 для задания сортировки в раскрывающемся списке выберите поле Город и нажмите Далее;
 в следующем окне снимите галочку с поля Скрыть ключевой столбец
(рекомендуется), задайте ширину столбцов, чтобы их названия отображались
без сокращений и нажмите Далее;
 выберите поле Название компании для сохранения его значения в базе
данных и нажмите Далее;
 в качестве подписи, которую будет содержать столбец подстановки, задайте Доставка и нажмите Готово.
Остальные свойства поля Доставка установите в соответствии с табл. 5.
Таблица 6
Поля таблицы Описание заказов
Имя поля
Код заказа
Тип данных
Числовой
Свойства
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
24
Код книги
Числовой
Количество
Числовой
Скидка
Числовой
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Длинное целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Целое
Обязательное поле: Да
Индексированное поле: Нет
Размер поля: Целое
Значение по умолчанию: 0
Обязательное поле: Нет
Индексированное поле: Нет
Замечание. Таблица Описание заказов не имеет ключевого поля. При ее
сохранении появится окно с сообщением (рис. 9), в котором нажмите Нет.
Рис. 7. Предупреждение, что ключевые поля не заданы
Упражнение 5
Установите связи между созданными таблицами, выполнив следующие
действия:
1. На ленте инструментов на вкладке Работа с базами данных нажмите
на кнопку Схема данных. Отобразится окно Схема данных с двумя таблицами
Транспортные компании и Заказы, которое показано на рис. 10. Эти таблицы
были связаны, когда создавался столбец подстановки поля Доставка таблицы
Заказы. Для изменения установленной связи щелкните правой кнопкой мыши
на линии, изображающей связь, и в появившемся меню выберите Изменить
связь.
25
Рис. 8. Автоматически созданная связь между таблицами Заказы и
Транспортные компании
Появится окно Изменение связей (рис. 9), в котором можно более детально настроить свойства образующейся связи. Установите флажок в свойстве
Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему. При этом будет установлено отношение Один ко многим, что отразится в области Тип отношения: данного диалогового окна.
Рис. 9. Настройка свойств связи между таблицами
Термин целостность используется для описания корректности и непротиворечивости хранимых данных. Поддержка целостности базы данных реализуется посредством ряда ограничений, накладываемых на данные. Первый тип
ограничений определяется тем, что для каждого поля задается тип данных или
множество значений, которые могут принимать данные этого поля. Другой тип
ограничений накладывается при использовании внешних ключей: нельзя вводить запись, если значению внешнего ключа в подчиненной таблице не соответствует ни одно значение ключевого поля в главной таблице; запрещено удалять записи в главной таблице, если в подчиненной таблице имеется хотя бы
одна запись, содержащая ссылку на удаляемую запись и т.д.
Нажмите ОК для закрытия окна Изменение связей. На схеме данных отобразится тип установленной связи.
2. Для добавления в схему данных других таблиц на вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку
. Появится окно Добавление таблицы (рис. 10), в котором перечислены все имеющиеся в базе данных таблицы.
26
Для добавления таблиц Книги, Описание заказов, Магазины и Сотрудники следует поочередно выделять название таблицы и нажимать на кнопку Добавить.
Можно выделить сразу несколько имен таблиц, удерживая при этом клавишу
<Ctrl> и затем нажать кнопку Добавить.
Рис. 10. Окно Добавление таблицы
После добавления всех таблиц в окне Добавление таблицы нажмите
кнопку Закрыть.
3. Связь между таблицами устанавливается путем простого перетаскивания мышью имени поля (которое необходимо связать) одной таблицы к соответствующему полю (с которым следует создать связь) другой.
Для установления связей между таблицами Магазины и Заказы подведите
курсор мыши к полю Код магазина в таблице Магазины, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на поле Код магазина в таблицу
Заказы, а затем отпустите кнопку мыши. В данном случае таблица Магазины
является главной, а таблица Заказы – подчиненной.
Сразу после отпускания кнопки мыши на экране появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 11), в котором установите флажок в поле Обеспечение целостности данных. В нижней части окна должен отображаться Тип отношения: один ко многим.
Для завершения нажмите кнопку Создать. В окне Схема данных созданная связь между таблицами Магазины и Заказы отобразится графически.
3. Аналогично установите следующие связи:
27
 между полями Код сотрудника таблиц Сотрудники и Заказы;
 между полями Код Книги таблиц Книги и Описание заказов;
 между полями Код заказа таблиц Заказы и Описание заказов.
Рис. 11. Установка свойств связи между таблицами Магазины и Заказы
В результате все созданные связи отобразятся графически в окне Схема
данных (рис. 12). Если таблицы или линии связи накладываются друг на друга,
то нажав кнопку мыши на заголовке изображения таблицы, ее можно переместить на свободное место.
Рис. 12. Схема базы данных с установленными связями
4. Закройте окно Схема данных и сохраните установленные связи в базе
данных.
28
Упражнение 6
Заполните данными таблицу Сотрудники, выполнив следующие действия:
1. В области переходов дважды щелкните по таблице Сотрудники. Выбранная таблица будет открыта в режиме таблицы. Таблица Сотрудники состоит из одной пустой записи (рис. 13).
Рис. 13. Пустая таблица Сотрудники
2. Заполните таблицу в соответствии с данными табл. 7 и следующими
рекомендациями.
Ввод данных осуществляйте построчно, при этом поле Код сотрудника,
имеющее тип Счетчик, заполняется автоматически. Access самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый
номер. Поэтому запись заполняйте, начиная с поля Фамилия.
После начала ввода данных пустая запись (с маркером звездочки) сместится в конец таблицы. Для обозначения записи, в которой выполняется ввод,
используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.
Таблица 7
Данные таблицы Сотрудники
Код сотрудника
Фамилия
Имя
Отчество
1
Федоров
Иван
Федорович
Должность
Телефон
Дата рожДата найма
дения
Начальник от(812)123-45-67 21.03.1975
дела сбыта
01.09.2005
29
2
Юрьева
Елена
Сергеевна
3
Кузнецова
Ольга
Владимировна
4
Князев
Юрий
Николаевич
5
Семина
Виктория
Олеговна
Менеджер по
продажам
Координатор
продаж
Менеджер по
продажам
Менеджер по
продажам
(812)123-45-68 05.06.1980
06.02.2006
(812)123-45-69 30.10.1970
07.12.2007
(812)123-45-68 04.07.1985
23.04.2008
(812)123-45-69 15.08.1988
14.02.2011
Упражнение 7
Заполните таблицу Транспортные компании в соответствии с табл. 8.
Таблица 8
Данные таблицы Транспортные компании
Название
компании
ФИО контактного лица
Город
Телефон
ТК1
Волков Антон Игоревич
Москва
ТК2
Котов Вадим Николаевич
Санкт-Петербург (812)625-89-74
ТК3
Зорин Сергей Олегович
Воронеж
(473)256-89-47
ТК4
Гладких Андрей Анатольевич
Самара
(846)359-85-74
ТК5
Куликов Евгений Алексеевич
Саратов
(452)698-85-45
ТК6
Соловьев Александр Григорьевич
Москва
(495)256-78-41
ТК7
Гаврилов Егор Владимирович
Санкт-Петербург (812)635-98-14
(495)352-26-32
Упражнение 8
Импортируйте данные в таблицу Книги из файла Таблицы.xlsx.
1. На ленте инструментов на вкладке Внешние данные в группе Импорт
нажмите на кнопку
.
2. В появившемся окне выбора источника данных укажите файл
Таблицы.xlsx, используя кнопку Обзор. Установите переключатель места сохранения данных в положение Добавить копию записей в конец таблицы, выберите таблицу Книги и нажмите ОК.
3. В следующем окне выберите лист Книги и нажмите Далее.
4. Еще раз нажмите Далее, затем – Готово (галочка не должна стоять в
поле Проанализировать таблицу после импорта данных) и в последнем окне
без сохранения шагов импорта данных нажмите Закрыть.
5. В области переходов дважды щелкните на таблице Книги. Выбранная
таблица откроется в режиме таблицы. Просмотрите импортируемые данные,
30
настройте ширину столбцов для отображения всех значений полей, сохраните
таблицу и закройте ее.
Упражнение 9
1. Импортируйте данные в таблицы Магазины, Заказы и Описание заказов из файла Таблицы.xlsx, используя одноименные листы электронной таблицы.
2. Просмотрите добавленные данные в таблицы. На нижней границе окна
открытой таблицы будет расположена панель навигации (рис. 13). Изучите ее
кнопки перемещения по записям таблицы.
Рис. 13. Панель навигации
3. Откройте любую таблицу, которая связана с другой таблицей связью
типа один ко многим и является главной в этой связи (например, таблицу Магазины). Слева от списка записей появится столбец, в котором будут стоять знаки
, указывающие на наличие связанных записей из другой таблицы. Для их просмотра нажмите на значок , он заменится на , и откроется список подчиненных записей.
4. Закройте все таблицы.
4. Контрольные вопросы
1.Дайте определения базе данных и системе управления базами данных.
2.Расскажите основные принципы построения реляционной базы данных.
3.Перечислите основные объекты, входящие в состав базы данных Access.
4.Какие объекты и связи между ними выделены при построении модели
данных «Поставки книг в магазины»?
5.Какими способами можно создать таблицу в Access?
6.Какие типы данных можно задать полям таблицы в Access?
7.Как установить связь между таблицами?
8.Как выполнить просмотр записей существующих таблиц в базе данных
Access?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 3
Сортировка и фильтрация данных в Microsoft Access 2007
31
1. Цель работы: изучить процесс сортировки и фильтрации данных в
Microsoft Access 2007.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Операция сортировки данных относится к простейшей задаче обработки
данных. В различных ситуациях пользователю необходимо отсортировать записи по разным столбцам таблицы (например, по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению числовых значений).
В Access по умолчанию при открытии таблица упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, то записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Для сортировки таблицы по произвольному столбцу надо щелкнуть любую ячейку этого столбца и воспользоваться средствами контекстного меню или соответствующей кнопкой в группе
Сортировка и фильтр (рис. 1) на вкладке Главная ленты инструментов.
Рис. 1. Инструменты сортировки и фильтрации на вкладке Главная
Фильтрация данных в таблице – это выбор данных по заданному критерию (условию). В Access предусмотрены следующие способы отбора записей с
помощью фильтров:
 фильтр по выделению – это самый простой вид фильтра, который позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенное значение в выбранном поле;
 простой фильтр – используется для отбора записей по значениям нескольких полей;
 расширенный фильтр – служит для создания сложных запросов.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1
1. Откройте в Access базу данных, созданную в лабораторной работе № 1.
2. В области переходов дважды щелкните мышью на таблице Книги.
32
3. Для сортировки записей в алфавитном порядке по фамилии первого автора книги поместите курсор в любую ячейку поля Авторы. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку По возрастанию .
4. Для сортировки данных поля Авторы в порядке, обратном алфавитному, нажмите кнопку По убыванию
. Для отмены сортировки записей таблицы
нажмите кнопку Очистить все сортировки .
5. Выполните сортировку записей таблицы в порядке возрастания цены
книги.
6. Закройте таблицу Книги без сохранения изменений.
Упражнение 2
1. Откройте таблицу Магазины, дважды щелкнув на ее имени в области
переходов.
2. Найдите всех покупателей из Москвы, воспользовавшись фильтром по
выделению. Для этого выделите на третьей строке столбца Город содержимое
ячейки. На вкладке Главная ленты инструментов в группе Сортировка и
фильтр нажмите стрелку рядом с кнопкой Выделение. На экране раскроется
меню (рис. 2).
Рис. 2. Установка фильтра по выделению
3. Нажмите на пункте Равно «Москва». В результате в таблице будут
видны только те строки, у которых в поле Город введено значение Москва
(рис. 3).
Рис. 3. Результат фильтра Равно «Москва» для поля Город
33
4. Нажмите на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр кнопку
Дополнительно  Расширенный фильтр. Отобразится окно конструктора
фильтров, в котором дважды щелкните по полю Название магазина таблицы
Магазины. Оно добавится в нижнюю таблицу, в которой для поля Название магазина в строке Сортировка установите По возрастанию. На вкладке Главная
нажмите кнопку Применить фильтр. Будут отображены магазины из Москвы,
расположенные в алфавитном порядке их названия.
5. Для отмены фильтра нажмите на вкладке Главная кнопку
или на панели навигации кнопку
. Установленный
фильтр будет снят, и в таблице отобразятся все записи.
6. Для исключения из таблицы магазинов из Москвы вновь выделите в
таблице Магазины в столбце Город ячейку со значением Москва. На вкладке
Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите стрелку рядом с кнопкой Выделение и выберите команду Не равно «Москва». Проанализируйте результат.
Снимите фильтр.
7. Вновь поместите курсор в любую ячейку столбца Город и нажмите на
вкладке Главная кнопку Фильтр. Появится меню (рис. 3), в котором выберите
Текстовые фильтры Равно. На экране отобразится окно Настраиваемый
фильтр (рис. 4), в которое введите Воронеж. В результате в таблице будут
видны только те строки, у которых в поле Город введено значение Воронеж.
Снимите фильтр.
8. Вновь поместите курсор в любую ячейку столбца Город и нажмите на
ленте инструментов кнопку Фильтр. В появившемся меню снимите галочку с
поля Выделить все, а установите ее для значений Москва и Санкт-Петербург и
нажмите кнопку ОК. На экране отобразятся магазины из Москвы и СанктПетербурга. Снимите фильтр. Закройте таблицу без сохранения.
34
Рис. 3. Установка фильтра
Рис. 4. Ввод параметра фильтра
9. Создайте фильтры, выбирающие из таблицы Книги записи по следующим критериям:
 книги серии «Учебное пособие»;
 книги, изданные в 2012 г.;
 книги, изданные в 2011 и 2012 г.;
 книги по Excel;
 книги по налогам;
 книги определенного автора (автор – параметр, например, Макарова).
4. Контрольные вопросы
1. Как выполнить сортировку записей в таблице?
2. Что такое фильтр и как его создать?
3. Какие существуют виды фильтров?
4. Какие существуют инструменты для фильтрации данных по возрастанию (убыванию)?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 4
Создание запросов в Microsoft Access 2007
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки создания различных видов запросов средствами Microsoft Access 2007.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Запросы используются для отбора, анализа и изменения данных из одной
или нескольких таблиц базы данных Access. Например, можно использовать запрос для выбора данных из таблицы по определенному условию, выполнения
расчетов, объединения данных из разных таблиц или добавления, изменения
или удаления данных в таблице.
35
Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для
добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изменение.
Сложные запросы
С помощью создания сложных вариантов запросов можно реализовать
дополнительные функции работы с данными:
 представлять данные из нескольких связанных таблиц в виде одной
таблицы;
 отбирать записи из связанных таблиц по выбранному условию;
 выбирать данные по условию, заданному пользователем в виде параметра;
 создавать пользовательские поля запроса, значения которых будут вычислять на основе нескольких полей таблицы.
Создание запросов с параметром
Запрос с параметром – это запрос, при выполнении которого появляется
диалоговое окно для ввода конкретного значения, используемого для отбора
данных.
Создание вычисляемых полей в запросах
При создании запроса можно создавать дополнительные поля запроса,
которые являются результатом вычислений над значениями других полей исходной таблицы базы данных. Такие столбцы называются вычисляемыми полями.
Для создания вычисляемого поля нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле свободного столбца бланка запроса
в окне конструктора запросов. В этом выражении следует использовать ссылки
на поля таблицы, имена которых заключаются в квадратные скобки. Перед выражением нужно написать требуемое имя вычисляемого поля и отделить его
двоеточием от выражения. В одном запросе можно создавать любое количество
вычисляемых столбцов, используя при этом выражения разной сложности.
Перекрестные запросы
Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее или иную статистическую функцию, а затем группирует результаты в два набора значений, распола-
36
гая один из них вдоль боковой стороны таблицы, а другой – вдоль ее верхнего
края.
При создании перекрестного запроса необходимо указать, в каких полях
должны содержаться заголовки строк, в каких – заголовки столбцов, а в каких –
значения, по которым вычисляются сводные данные. При задании заголовков
столбцов и суммируемых значений можно использовать только одно поле. При
задании заголовков строк можно использовать до трех полей.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 3
Создайте запрос, выводящий список книг и цен на них, отсортированный
по автору, названию и году издания.
1. На вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Мастер запросов. На экране появится первое диалоговое окно Мастера запросов (рис. 1).
2. В появившемся окне выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
На экране появится следующее окно Мастера (рис. 2). В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу Книги.
В секции Доступные поля выделите Авторы и щелкните по кнопке
.
Поле Авторы перейдет в секцию Выбранные поля. Аналогично в секцию Выбранные поля переведите поля Название, Год издания, Цена, Диск (порядок важен – в таком порядке данные будут выводиться в итоговой таблице).
Нажмите на кнопку Далее.
Рис. 1. Первое окно Мастера запросов
37
Рис. 2. Окно Мастера запросов для выбора полей
3. В следующем окне Мастера запросов выберите тип Подробный (вывод
каждого поля каждой записи) и нажмите Далее. Появится окно (рис. 3), в котором в поле Задайте имя запроса: введите Цена книг, установите переключатель
Открыть запрос для просмотра данных и нажмите Готово.
Отобразится таблица с заданным именем, содержащая выбранные данные, а в области переходов появится название только что созданного запроса.
38
Рис. 3. Окно задания имени запроса
4. Щелкните правой кнопкой мыши в области переходов на свободном
месте и выберите Категория  Тип объекта. Таблицы и созданный запрос будут сгруппированы в разные блоки.
5. Закройте запрос.
Упражнение 4
Найти книги ценой до 500 р.
1. В области переходов нажмите правой кнопкой мыши на запросе Цена
книг и в контекстном меню выберите Конструктор. Отобразится окно конструктора (рис. 4), в верхней части которого отображается базовая таблица запроса
(или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том же виде, в каком
таблицы отображаются в окне Схема данных. В нижней части окна конструктора
находится бланк запроса – специальная таблица, ячейки которой используются
для определения структуры и свойств запроса. В бланке отображаются все
столбцы базовых таблиц, включенные в результирующее множество запроса.
2. В бланке запроса установите курсор в строку Условия отбора для поля
Цена и введите логическое выражение <=500, которое задает условие выбора
записей из таблицы.
39
Рис. 4. Окно конструктора запроса Цена книг
3. Для поля Цена в строке Сортировка выберите По возрастанию.
4. Выполните запрос, нажав на кнопку Выполнить
, и просмотрите результат.
5. Нажмите на кнопку Office в верхнем левом углу окна Access и выберите
команду Сохранить как  Сохранить объект как. Появится окно (рис. 5), в
котором в поле Сохранение объекта «Цена книг» в: введите Цена книг до 500 р,
а в поле Как установите Запрос и нажмите ОК. В области переходов в группе
запросов отобразится название созданного запроса.
6. Закройте окно запроса.
Рис. 5. Окно сохранения копии запроса
Упражнение 5
40
Составьте запрос, отображающий стоимость книг Макаровой.
1. Откройте запрос Цена книг в режиме конструктора.
2. Введите в строку Условие отбора для столбца Авторы выражение
*Макарова*, означающее поиск записей, у которых значение поля Авторы содержит Макарова (символ * означает наличие произвольного числа символов в
строке до и после значения Макарова).
3. Выполните запрос и просмотрите его результат.
4. Сохраните запрос под именем Цена книг Макаровой и закройте его.
Упражнение 6
Найти книги стоимостью от 200 до 500 р. за 2012 год.
1. Откройте запрос Цена книг до 500 р в режиме конструктора.
2. Введите в строку Условие отбора для столбца Год издания значение
2012.
3. В строке Условие отбора для поля Цена измените выражение на
>=200 And <=500
В данном выражении присутствует логический оператор And (И), который будет истинен, если оба аргумента (логических выражения) истинны, то
есть запись базы данных должна удовлетворять обоим условиям, чтобы попасть
в результирующий набор.
Замечание. Условия отбора можно также объединять с помощью логического оператора Or (ИЛИ), который будет истинен, если хотя бы один из аргументов истинен, то есть запись должна удовлетворять хотя бы одному из условий, чтобы попасть в выборку. В этом случае условия размещаются в разных
строках бланка запроса (строка или:).
4. Выполните запрос и просмотрите его результат. Сохраните запрос под
именем Книги ценой от 200 до 500 р за 2012 год и закройте его.
Упражнение 7
Найти заказы, фактическая дата выполнения которых позже требуемой
даты.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов, в первом окне
которого выберите Простой запрос и нажмите ОК.
41
2. Для запроса выберите таблицу Заказы и поля Код заказа, Дата заказа,
Требуемая дата выполнения, Фактическая дата выполнения и нажмите Далее.
3. В следующем окне задайте имя запроса Заказы с задержкой выполнения, установите переключатель в положение Изменить макет запроса и нажмите Готово.
4. Установите курсор в строку Условия отбора поля Требуемая дата выполнения и нажмите кнопку
на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса.
Появится окно Построителя выражений (рис. 6), которое предоставляет
удобный доступ к именам полей и элементов управления, используемых в базе
данных, а также к множеству других встроенных функций, применяемых при
написании выражений.
Рис. 6. Окно Построитель выражений
Нажмите на знак , он отобразится в верхнем поле, предназначенном для
выражения условия отбора. Выделите папку Заказы с задержкой выполнения,
затем дважды щелкните по полю Фактическая дата выполнения. Условие будет выглядеть следующим образом:
< [Фактическая дата выполнения]
Нажмите ОК для возврата в окно конструктора запроса.
5. Выполните запрос, проанализируйте его результат и закройте окно запроса.
42
Упражнение 8
1. Создать список книг, отсортированный по сериям. Вывести поля Авторы, Название, Серия, Год издания. На его основе создать запросы отбора книг:
 серии Учебное пособие;
 серий Учебное пособие и Учебник для вузов.
2. Создать запрос поиска книг, продаваемых вместе с компакт-диском.
Упражнение 9
Необходимо просмотреть информацию о заказах: когда и кем он сделан,
какой сотрудник его заключил.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
2. Выберите Простой запрос и нажмите ОК.
3. Выберите следующие поля для запроса (в указанном порядке):
 таблица Заказы – поля Код заказа, Дата заказа;
 таблица Сотрудники – поля Фамилия, Имя, Отчество;
 таблица Магазины – поля Название магазина, Город
и нажмите кнопку Далее.
4. Введите имя запроса Список заказов по датам и нажмите Готово.
Сформируется новый запрос на основании выбранных полей из нескольких
таблиц. Закройте его.
Упражнение 10
Создайте запрос, отображающий информацию о заказах, поступивших в
2012 году.
1. Откройте в режиме конструктора запрос Список заказов по датам и
введите в строку Условие отбора для поля Дата Заказа
>=#01.01.2012# And <=#31.12.2012#
2. Запустите запрос, нажав кнопку Выполнить. Просмотрите результат.
3. Сохраните запрос под именем Заказы за 2012 год.
Упражнение 11
Создайте список сотрудников, у которых нет ни одного заказа.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
2. Выберите тип запроса Записи без подчиненных и нажмите ОК.
43
3. Выберите главную таблицу, для записей которой необходимо выявить
отсутствие соответствующих записей в подчиненной таблице, – таблицу Сотрудники, и нажмите Далее.
4. Укажите подчиненную таблицу – таблицу Заказы и нажмите Далее.
5. Выберите общее поле для обеих таблиц – Код сотрудника и нажмите
Далее.
6. Выберите поля, которые необходимо вывести в итоговой таблице:
Должность, Фамилия, Имя, Отчество, и нажмите Далее.
7. Задайте имя запроса Сотрудники без заказов и нажмите Готово. В результирующей таблице должна быть одна запись.
Упражнение 12
Создайте список магазинов, которые заказывали книги по информатике.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов. Появится окно Добавление таблицы (рис. 7).
Рис. 7. Окно добавления таблицы в запрос
2. На вкладке Таблицы выделите имя таблицы Книги и нажмите кнопку
Добавить. Аналогично добавьте таблицы Описание заказов, Заказы, Магазины
и нажмите кнопку Закрыть.
3. В пустом бланке запроса раскройте первый список Поле (рис. 8) и выделите имя Книги.Авторы. В другие столбцы строки Поле добавьте Кни-
44
ги.Название, Книги.Год издания, Заказы.Дата заказа, Магазины.Название магазина, Магазины.Город, Описание заказов.Количество.
Замечание. Поля в бланк запроса можно также добавлять двойным щелчком по соответствующему полю на схеме данных в верхней части окна конструктора запросов.
Рис. 8. Выбор поля для запроса
4. Для поля Название в строку Условие отбора: задайте критерий
*информатика* и нажмите кнопку Выполнить. Просмотрите результат и сохранить запрос под именем Заказчики книг по информатике.
Упражнение 13
1. Составьте список книг, поступивших в магазины Саратова в 2012 году.
2. Создайте список магазинов, которые заказывали книги по налогам.
Упражнение 14
Создайте запрос, выводящий список транспортных компаний, которые
осуществляют доставку товара в заданном городе.
1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
2. В первом окне Мастера выберите Простой запрос и нажмите ОК.
3. В следующем окне для запроса выберите таблицу Транспортные компании, поля Название компании, Город и нажмите Далее.
4. Задайте имя запроса Поиск транспортной компании, установите переключатель в положение Изменить макет запроса и нажмите Готово.
45
5. В окне конструктора запросов в строку Условие отбора: для поля Город задайте [Введите город] и нажмите кнопку Выполнить . Появится диалоговое окно ввода значения параметра (рис. 9), в которое введите СанктПетербург и нажмите ОК. Просмотрите результат, сохраните и закройте запрос.
Рис. 9. Диалоговое окно ввода значения параметра для запроса
6. В области переходов дважды щелкните на имени созданного запроса
Поиск транспортной компании. В появившемся окне введите другой город. Закройте запрос.
Упражнение 15
Создайте запрос поиска заказов определенного сотрудника.
1. Откройте в режиме конструктора запрос Список заказов по датам.
2. В строку Условие отбора: для поля Фамилия задайте [Введите фамилию:] и запустите запрос.
3. В появившееся окно задания значения параметра введите Князев и нажмите ОК.
4. Просмотрите результат и сохраните запрос под именем Поиск заказов
по фамилии сотрудника. Закройте запрос.
Упражнение 16
Создайте запрос поиска заказов заданного сотрудника за определенный
период.
1. Откройте запрос Поиск заказов по фамилии сотрудника в режиме конструктора.
2. В бланке запроса выделите поле Имя, щелкнув мышью на узкой серой
полоске над столбцом в бланке запроса, и нажмите кнопку <Delete>. Поле Имя
удалится из запроса.
3. Аналогично удалите поля Имя, Отчество, оставив в таблице поля Код
заказа, Дата заказа, Фамилия, Название магазина, Город.
46
4. Переместите поле Фамилия в начало бланка запроса, чтобы в результирующей таблице оно было первым. Для этого выделите столбец и переместите
его мышью, нажав на верхней полоске, на новое место.
5. В строку Условие отбора: для поля Дата заказа задайте Between [Введите начало интервала] and [Введите конец интервала] и запустите запрос. В
качестве параметров задайте фамилию Князев, начало интервала – 1.01.12, конец интервала – 31.12.12. В результате получится список заказов сотрудника
Князева за 2012 год.
6. Сохраните запрос под именем Поиск заказов по фамилии сотрудника
за период.
Упражнение 17
1. Создайте запрос поиска книг, изданных в заданном году. Год издания –
параметр запроса.
2. Создайте список заказов определенного магазина. Название магазина –
параметр запроса.
Упражнение 18
Создайте запрос, который вычисляет стоимость книг в заказах.
1. Создайте простой запрос, включив в него следующие поля:
 из таблицы Заказы – поля Код заказа, Код магазина;
 из таблицы Магазины – поле Название магазина;
 из таблицы Книги – поля Код книги, Авторы, Название, Год издания,
Цена;
 из таблицы Описание заказов – поля Количество, Скидка
и задав ему имя Стоимость книг в заказах.
2. Выполните запрос для проверки правильности его исполнения, затем
перейдите в окно конструктора, нажав на вкладке Главная в группе Режимы
кнопку Конструктор
.
3. В пустую ячейку строки Поле введите следующее выражение:
Стоимость: [Цена]*[Количество]-[Цена]*[Количество]*[Скидка]*0,01.
В этом выражении Стоимость является именем нового поля, а текст после двоеточия задает выражение для его вычисления.
4. Выполните запрос. Сохраните и закройте его.
47
Упражнение 19
В запросе Стоимость книг в заказах подсчитайте общую стоимость всех
проданных книг.
1. Откройте запрос Стоимость книг в заказах в режиме таблицы, дважды
щелкнув мышью по его названию в области переходов.
2. На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги. В нижней
части таблицы появится новая строка со словом Итог в первом столбце.
3. Поместите курсор в поле Стоимость с именем Итог. В ячейке появится стрелка, нажав на которую откройте раскрывающийся список с доступными
функциями. Выберите Сумма. В поле будет отображаться сумма значений в
столбце.
4. Сохраните запрос с тем же именем, нажав на кнопку Сохранить
панели быстрого доступа, и закройте его.
на
Упражнение 20
Создайте запрос, выводящий информацию о покупках каждого клиента и
стоимости его товаров.
1. С помощью Мастера запросов создайте простой запрос, выбрав для
него:
 из таблицы Заказы – поле Код заказа, Дата заказа;
 из таблицы Магазины – поле Название магазина;
 из запроса Стоимость книг в заказах – поле Стоимость.
2. Выберите Итоговый отчет, нажмите кнопку Итоги, выберите вычисляемое значение для поля Стоимость, установив галочку для функции суммирования Sum, и нажмите ОК, а затем – Далее.
3. Задайте интервал группировки дат по дате и времени и нажмите Далее.
4. Введите имя запроса Стоимость заказов и нажмите Готово.
5. Аналогично создайте такой же запрос, но не включайте в результирующую таблицу поле Код заказа и в качестве интервала группировки дат задайте По годам.
Упражнение 21
Определите количество заказов, сделанных каждым магазином.
48
1. Создайте простой запрос, включив в него поля Код магазина, Название
магазина из таблицы Магазины и поле Код заказа из таблицы Заказы.
2. Выберите итоговый тип запроса и нажмите кнопку Итоги. В появившемся окне установите галочку в поле Подсчет числа записей в Заказы, нажмите ОК, а затем – Далее.
3. Задайте название запроса Количество заказов, сделанных каждым магазином, установите переключатель в положение Изменить макет запроса и
нажмите Готово.
4. В окне конструктора в бланке запроса для поля First – Код заказа в
строке Вывод на экран снимите галочку.
5. Выполните запрос. Обратите внимание, что последнее поле называется
Count – Заказы. Для его переименования перейдите в режим конструктора и в
последнем столбце измените название поля на Количество заказов, которое задается в начале выражения до двоеточия.
6. Выполните запрос. Сохраните и закройте его.
Упражнение 22
1. Создайте запрос, который вычисляет общее количество проданных
книг каждого названия. Внизу таблицы вычислите итоговую сумму.
2. Для каждого сотрудника определите количество заказов, которые он
оформил.
Упражнение 23
Создайте запрос, выводящий информацию о стоимости книг в заказах магазинов.
1. На вкладке Создание выберите Мастер запросов, а затем тип запроса –
перекрестный.
2. Новый запрос создайте на основании запроса Стоимость книг в заказах: для заголовка строк задайте поля Код книги, Авторы, Название, для заголовка столбцов – поле Название магазина, на пересечении строк и столбцов необходимо показать сумму поля Стоимость (функция Sum). В поле Вычислить
итоговое значение для каждой строки? поставьте галочку Да.
3. Задайте имя запроса Сводная стоимость книг в заказах и нажмите Готово.
49
4. В результате будет предоставлена сводная информация о сумме продаж
каждой книги и стоимости заказа данной книги определенным магазином.
5. В режиме таблицы используйте функцию Итоги на вкладке Главная
для подсчета общей стоимости продаж книг, а также сумме покупок каждого
отдельного покупателя (то есть установив значение Сумма для каждого поля в
последней записи запроса Итог).
6. Сохраните запрос.
Упражнение 24
Необходимо получить информацию о сумме заказов, заключенных каждым сотрудником по кварталам в 2011 году:
1. Создайте простой запрос Работа сотрудников на основании таблиц
Сотрудники (поле Фамилия), Заказы (поле Дата заказа) и запроса Стоимость
книг в заказах (поле Стоимость), сгруппировав дату заказа по кварталам. Выполните его.
2. Создайте перекрестный запрос на основании запроса Работа сотрудников, задав поле Дата заказа по кварталам – для заголовка строк, поле Фамилия – для столбцов, поле Стоимость (функция Sum) – для значений ячеек таблицы.
3. Задайте имя запроса Учет работы сотрудников по кварталам и нажмите Готово.
4. Перейдите в конструктор. В строке Условие отбора: для поля Дата заказа по кварталам введите *2011* и нажмите Выполнить.
5. Просмотрите результат, сохраните запрос и закройте его.
Упражнение 25
Создайте перекрестный запрос, отражающий распределение количества
заказов по магазинам и годам.
4. Контрольные вопросы
1.Как выполнить сортировку записей в таблице?
2.Что такое фильтр и как его создать?
3.Что такое запрос? Для чего он предназначен?
4.Какие способы создания запросов существуют?
50
5.
6.
7.
8.
Логические операторы And (И), Or (ИЛИ).
Дайте определение запроса с параметром.
Что такое вычисляемое поле и как его создать?
Как создаются перекрестные запросы?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 5
Работа с формами в Microsoft Access 2007
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки работы
с формами в Microsoft Access 2007.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Форма – это настраиваемое диалоговое окно, которое используется для
ввода, изменения и отображения данных из таблицы или запроса базы данных.
По сравнению с режимом таблицы, формы предоставляют более удобный
способ просмотра и правки данных в таблицах базы данных. Они позволяют
выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления,
обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах.
В Access существуют следующие способы создания новых форм в уже
существующей базе данных:
 автоматическое создание простой формы;
 автоматическое создание разделенной формы;
 создание формы с помощью Мастера форм;
 создание формы с дополнительными элементами;
 создание пустой формы;
 создание формы в режиме конструктора.
Форму можно создавать с помощью инструментов, находящихся на
вкладке Создание в группе Формы (рис. 1).
Рис. 1. Группа Формы
Создание простой формы
Для автоматического создания простой формы для существующей таблицы базы данных нужно воспользоваться инструментом Форма на вкладке
51
Создание в группе Формы. При использовании этого средства в новой форме
размещаются все поля выбранной таблицы базы данных. Сразу после создания
новой формы можно начать ее использование либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.
Создание разделенной формы
Разделенная форма отображает данные, содержащиеся в таблице, одновременно в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы. Эти
два представления связаны с одной и той же таблицей базы данных и всегда
синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы
выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или
удалять в каждой части формы.
Преимущества использования разделенной формы обусловлены тем, что
в такой форме пользователь может попеременно работать с двумя разными типами представления данных. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.
Создание формы с помощью Мастера
Для получения больших возможностей выбора отображаемых на форме
полей вместо рассмотренных выше инструментов автоматического создания
форм можно воспользоваться Мастером форм.
В случае использования Мастера форм при создании новой формы можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что ранее были установлены связи между этими таблицами и запросами.
Создание формы с дополнительными элементами
В форме, созданной с помощью инструмента Форма, отображается только одна запись таблицы. Если необходимо создать форму, в которой отображается сразу несколько записей, и одновременно с этим требуются более широкие
возможности настройки, чем у таблицы, можно воспользоваться инструментом
Несколько элементов.
Форма, созданная с помощью инструмента Несколько элементов, внешне
напоминает таблицу. Данные в такой форме располагаются в строках и столбцах, при этом одновременно отображается несколько записей таблицыисточника. Однако форма с несколькими элементами предоставляет гораздо
52
больше возможностей настройки, чем таблица. Например, в такую форму можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.
Создание формы в конструкторе
Режим конструктора предоставляет максимальные возможности для создания любых нестандартных форм, требующихся разработчику базы данных.
При проектировании формы в конструкторе можно использовать расширенный
набор элементов управления, который недоступен в обычном режиме редактирования макета формы.
Разработчик также имеет возможность настраивать внешний вид формы и
расположенных на ней элементов управления в соответствии со своими требованиями. В конструкторе можно поменять цвет, стиль оформления, положение
у любого элемента управления, расположенного на форме, а также настроить
любые свойства самой формы.
Каждая форма Access обязательно содержит несколько элементов управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным, содержащимся в
таблицах базы данных.
По функциональному признаку любой элемент управления можно отнести к одной из групп:
 присоединенные элементы управления – элементы управления, источником данных которых служит поле таблицы или запроса. Например, для текстового поля формы, в котором отображается фамилия сотрудника, используются данные поля Фамилия таблицы Сотрудники;
 свободные элементы управления – не имеют источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются
для вывода на экран дополнительных сведений, пояснений, линий и рисунков.
Например, надпись, которая отображает заголовок формы;
 вычисляемые элементы управления – элементы управления, источником данных которых является результат вычисления заданного пользователем
выражения, а не поле какой-либо таблицы базы данных.
Базовые элементы управления, использующиеся при создании форм в
режиме конструктора, расположены в группе Элементы управления на вкладке
Конструктор (рис. 2), их назначение приведено в табл. 1.
53
Таблица 1
Пиктограмма
1
Элементы управления
Название
Пиктограмма
2
3
Рисунок-эмблема
Заголовок формы
Название
4
Вкладка
Номера страниц
Текущие значения даты
и времени
Поле
Новый лист на элемент Вкладка
Диаграмма
Свободная рамка объекта
Рисунок
Надпись
Разрыв страницы
Командная кнопка
Гиперссылка
Поле со списком
Список
Подчиненная форма/отчет
Линия
Вложение
Толщина линии
Тип линии
Прямоугольник
Обычное оформление
выделенного элемента
Задать стандартные
свойства выделенному
элементу
Выделить все
Выбор элемента
Присоединенная рамка
объекта
Группа переключателей
Флажок
Переключатель
Выключатель
Цвет линии
Включает/отключает
режим использования
Мастера
Вставка элемента ActiveX
54
Рис. 2. Элементы управления на вкладке Конструктор
Макет любой формы Access состоит из нескольких разделов, при этом
каждый раздел характеризуется особым расположением на макете формы и допустимым набором элементов управления. Таким образом, каждая форма базы
данных Access может включать следующие разделы:
 Заголовок формы – определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка
формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления;
 Верхний колонтитул – определяет верхний колонтитул страницы при
печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается при открытии формы в
режиме предварительного просмотра;
 Область данных – определяет основную часть формы, содержащую
данные, и может содержать элементы управления, отображающие данные из
таблиц и запросов, а также неизменяемые данные (например, пояснительные
надписи);
 Нижний колонтитул – определяет нижний колонтитул страницы при
печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы, и отображается при открытии формы в
режиме предварительного просмотра;
 Примечание формы – определяет нижнюю часть формы. Этот раздел
добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1
Создайте простую форму для таблицы Заказы. Для этого:
1. В области переходов выберите таблицу Заказы.
2. На вкладке Создание в группе Формы выберите элемент Форма. Приложение Access создаст форму для выбранной таблицы и отобразит ее в режиме
макета (рис. 3).
55
Рис. 3. Простая форма
В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных, содержащихся в таблице. Например, при необходимости можно настроить размер полей формы в соответствии с вводимыми в таблицу данными.
Обратите внимание, что на форме также отображается связанная с таблицей Заказы информация из таблицы Описание заказов.
Замечание. Если при создании простой формы программа Access обнаруживает в базе данных таблицу, связанную отношением один ко многим с выбранной таблицей базы данных, то в новую форму автоматически добавляется
таблица данных, основанная на связанной таблице. Если эта таблица не нужна,
то ее можно удалить. В случае, когда в базе данных несколько таблиц связаны
отношением один ко многим с таблицей, которая использовалась для создания
формы, Access не добавляет эти таблицы в форму.
3. Перейдите в режим формы нажатием на вкладке Формат кнопки Режим  Режим формы и проверьте корректность отображаемой информации.
4. Для сохранения созданной формы в базе данных нажмите на кнопку
Сохранить на панели быстрого доступа. На экране появится окно сохранения
56
формы (рис. 4), в которое введите Заказы и нажмите ОК. Название новой формы появится в области переходов.
Рис. 4. Ввод имени формы
5. Перейдите в режим конструктора, нажав на вкладке Формат кнопку
Режим  Конструктор.
6. На вкладке Конструктор нажмите на кнопку Страница свойств
.
Справа отобразится Окно свойств, в котором на вкладке Макет для полей Надписи (рис. 5) задайте значения следующим свойствам:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный.
Рис. 5. Окно свойств формы
7. Щелкните в области Заголовок формы на надписи Заказы, измените
значение свойства Подпись: на Список заказов (или на форме отредактируйте
ее).
8. Щелкните в любом месте Области данных формы и установите произвольные значения свойствам Цвет фона и Оформление.
9. Откройте форму в режиме формы, просмотрите результат и закройте ее.
Упражнение 2
На основе таблицы Книги создайте форму таким образом, чтобы была
возможность работать с данными как через форму, так и через таблицу. Для
57
этого:
1. В области переходов выберите таблицу Книги.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите на кнопку Разделенная
форма. Приложение Access создаст форму для выбранной таблицы и отобразит
ее в режиме макета (рис. 6).
3. Откройте появившуюся форму в режиме формы и сохраните ее под
именем Книги.
4. Добавьте новые записи (из табл. 2) – одну через форму, другую в таблицу. Убедитесь, что записи появляются в обоих представлениях.
5. Закройте форму.
Рис. 6. Разделенная форма
Таблица 2
Новые записи в таблицу Книги
Код
Авторы
книги
30
Орлов С.А.
31
Жуков
В.Н.
Название
Серия
Теория и практика языков программирования
Основы бухгалтерского
учета
Учебник
для вузов
Учебное пособие
Год издания
2013
Количество
страниц
688
Цена
2013
336
320
540
58
Упражнение 3
На основе таблицы Сотрудники создайте форму с помощью Мастера
форм.
1. На вкладке Создание в группе Формы выберите Другие формы 
Мастер форм.
2. В первом окне Мастера форм (рис. 7) выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Сотрудники и с помощью кнопки
формы. Нажмите Далее.
выберите все поля для
Рис. 7. Первое окно Мастера форм
3. В следующем окне Мастера (рис. 8) выбирается один из предложенных вариантов формы. Установите тип формы в один столбец и нажмите Далее.
59
Рис. 8. Второе окно Мастера форм
4. В следующем окне выберите желаемый стиль оформления новой формы. Для просмотра образца стиля щелкните название стиля в списке. Нажмите
Далее. На экране появится последнее окно Мастера форм (рис. 9).
5. Введите название новой формы Сотрудники отдела сбыта в верхнее
поле ввода и нажмите Готово. В области переходов появится название новой
формы, а в рабочей области откроется окно этой формы (рис. 10).
Рис. 9. Последнее окно Мастера форм
60
Рис. 10. Форма, созданная Мастером форм
Упражнение 4
На основе таблицы Магазины создайте форму с дополнительными элементами.
1. В области переходов выделите таблицу Магазины.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Несколько элементов.
3. В режиме макета появится созданная форма (рис. 11). Отредактируйте
ее внешний вид, чтобы отображались все значения без сокращений.
61
Рис. 11. Форма с несколькими элементами
4. На форму можно разместить дополнительные элементы, воспользовавшись командами группы Элементы управления на вкладке Формат:
 эмблема – служит для выбора изображения, которое будет использоваться в качестве эмблемы новой формы;
 заголовок – позволяет изменить заголовок новой формы;
 номер страницы – служит для вставки номера страницы;
 дата и время – добавляет на форму элемент, отображающий текущее
значение даты и времени;
 добавить поля – используется для вставки в макет формы нового поля.
Для отображения текущих даты и времени в области заголовка формы
щелкните на ленте инструментов кнопку Дата и время, в появившемся окне
диалога (рис. 12) установите понравившийся формат отображения даты и времени и нажмите ОК.
В правой части области заголовка формы появятся текущие значения даты и времени.
62
Рис. 12. Вставка даты и времени
5. Перейдите в режим формы и просмотрите ее. Сохраните форму под
именем Магазины и закройте ее.
Упражнение 5
На основе таблицы Транспортные компании создайте форму Доставка.
1. На вкладке Создание в группе Формы выберите элемент Пустая форма. На экране отобразится пустая форма в режиме макета (рис. 13).
Рис. 13. Пустая форма
63
2. Справа откроется окно Список полей, в котором выберите и перенесите
на создаваемую форму все поля из таблицы Транспортные компании (двойным
нажатием на названии поля или перетаскиванием поля мышкой).
Замечание. Если Список полей не открыт, его можно открыть нажатием
на кнопке Добавить поля на вкладке Формат в группе Элементы управления.
3. На форму можно добавлять дополнительные элементы, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления. Для создания заголовка
нажмите на кнопку Заголовок и введите Компании, осуществляющие доставку
заказов в поле, появившемся в верхней части макета формы.
4. На вкладке Формат в области Автоформат выберите любой понравившийся стиль.
5. Сохраните форму под именем Доставка и просмотрите ее в режиме
формы (рис. 14). Закройте ее.
Рис. 14. Готовая форма
Упражнение 6
Создайте форму, отображающую все данные о заказах.
1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите на кнопку Конструктор форм. Приложение Access создаст пустую форму и отобразит ее в режиме
конструктора (рис. 15).
64
Рис. 15. Новая форма в конструкторе
2. Для добавления заголовка в форму на вкладке Конструктор в группе
Элементы управления нажмите кнопку Заголовок, введите текст Информация о
заказах и нажмите <Enter>.
При необходимости можно переместить заголовок формы. Для этого подведите курсор мыши к рамке заголовка и перетащите его в желаемое место раздела Заголовок формы.
3. В области Список полей нажмите на знак плюс (+) рядом с таблицей
Заказы, появится перечень ее полей. Дважды щелкните на поле Код заказа, на
форме появится группа из двух связанных элементов – поля ввода и подписи к
нему (подпись совпадает с именем поля в исходной таблице). Разместите эти
элементы вверху Области данных по центру и задайте для них свойства:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
4. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите на
кнопку Надпись. После этого щелкните мышью у левого края формы ниже поля
Код заказа, введите Магазин: и нажмите <Enter>.
Для созданной надписи установите свойства:
65
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
5. В области Список полей нажмите на знаке плюс рядом с таблицей Магазины, появится перечень ее полей. Поместите поля Название магазина, ФИО
контактного лица, Город, Адрес, Телефон под пояснительной надписью Покупатель.
6. Добавьте на форму еще одну надпись Сотрудник, оформивший заказ:,
разместив ее справа от надписи Магазин, и установите для нее свойства:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
7. В области Список полей нажмите на знаке плюс рядом с таблицей Сотрудники, появится перечень ее полей. Поместите поля Должность, Фамилия,
Имя, Отчество под пояснительной надписью Сотрудник, оформивший заказ
(рис. 46).
7. Добавьте на форму надпись Контрольные даты:, разместив ее чуть
ниже данных о покупателе, и установите для нее свойства:
Шрифт: Times New Roman
Размер шрифта: 12
Насыщенность: полужирный
8. Добавьте на форму поля Дата заказа, Требуемая дата выполнения,
Фактическая дата выполнения из таблицы Заказы, разместив их ниже созданной надписи.
66
Рис. 16. Окно формы в конструкторе
9. Поместите на форму поле Название компании из таблицы Транспортные компании. Выделите надпись подписи поля Название компании, отредактируйте ее, введя Доставка компании: и установите ей свойства, аналогичные
предыдущим надписям.
10. Теперь в форму осталось добавить информацию о заказанных книгах.
Создайте надпись Книги по центру формы ниже надписи Доставка компании, а
затем на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите элемент Подчиненная форма/отчет и нарисуйте прямоугольник на свободном
месте в нижней части Области данных. Откроется Мастер подчиненных форм,
с помощью которого выполните следующие шаги:
 в первом окне которого установите переключатель в положение
Имеющиеся таблицы и запросы и нажмите Далее;
 в следующем окне выберите запрос Стоимость книг в заказах и поля
Код заказа, Код книги, Авторы, Название, Год издания, Цена, Количество,
Скидка, Стоимость и нажмите Далее;
 задайте связь между главной и подчиненной формой по полю Код заказа и нажмите Далее;
67
 введите имя подчиненной формы подчиненная форма Стоимость книг
в заказах и нажмите Готово.
11. На форме выделите надпись Подчиненная форма Стоимость книг в
заказах, которая появилась вместе с подчиненной формой, и нажмите клавишу
<Delete>.
12. Перейдите в режим формы. В поля формы будут загружены значения
полей из первой записи таблицы Заказы и связанные с ней значения полей из
других таблиц. Книги, содержащиеся в заказах, будут представлены в табличном виде (рис. 17).
Рис. 17. Разработанная в конструкторе форма
13. Выделите в табличной форме столбец Код заказа, нажмите правую
кнопку мыши и выберите команду Скрыть столбцы.
14. Сохраните форму под именем Информация о заказах.
15. Перейдите опять в режим Конструктора. Щелкните правой кнопкой
мыши в любом свободном месте раздела Заголовок формы. В появившемся
контекстном меню выберите Цвет заливки/фона. На экране раскроется подменю выбора цвета заливки, в котором представлены образцы цвета заливки. Выберите понравившийся цвет (например, светло-голубой). Раздел Заголовок
формы будет закрашен выбранным цветом.
68
16. Щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте раздела
Область данных, выберите в контекстном меню пункт Цвет заливки/фона и
выберите понравившийся образец цвета (например, цвет на тон темнее светлоголубого). Раздел Область данных будет закрашен выбранным цветом.
17. Для установки цвета текста заголовка щелкните правой кнопкой мыши на нем, выберите в контекстном меню пункт Цвет текста и нажмите понравившийся образец цвета (например, ярко-желтый цвет). Текст заголовка будет закрашен выбранным цветом.
18. Для установки цвета фона заголовка формы нажмите правой кнопкой
мыши на нем и выберите в контекстном меню пункт Цвет заливки/фона и
щелкните понравившийся образец цвета (например, темно-синий цвет). Фон заголовка формы будет закрашен выбранным цветом.
19. Аналогично установке цвета текста и фона заголовка формы измените
цвета пояснительных надписей (Магазин, Сотрудник, оформивший заказ, Контрольные даты, Доставка компании, Книги). Выберите для фона надписей
темно-синий цвет, а для текста – белый. Результирующий вид макета формы в
конструкторе показан на рис. 18.
20. Сохраните форму и переключитесь в режим формы (рис. 19).
Рис. 18. Готовая форма Информация о заказах в конструкторе
69
Рис. 19. Окно созданной формы
Упражнение 7
На основе таблиц Сотрудники и Заказы разработайте форму, отображающую список заказов, которые оформлял каждый сотрудник.
1. На вкладке Создание в группе Формы выберите Другие формы 
Мастер форм.
2. Для формы выберите:
 из таблицы Сотрудники выберите поля Код сотрудника, Фамилия,
Имя, Отчество, Должность;
 из таблицы Заказы поля Код заказа, Дата заказа
и нажмите Далее.
3. В следующем окне выделите таблицу Сотрудники, вид представления
данных – Подчиненные формы и нажмите Далее.
4. Выберите внешний вид подчиненной формы: ленточный и нажмите
Далее.
5. Выберите произвольный стиль и нажмите Далее.
6. Задайте имена для форм: для главной – Заказы сотрудников, для подчиненной – Заказы – подчиненная форма и нажмите Готово.
70
7. Отобразится форма, при этом одному сотруднику будет соответствовать список заказов, которые он оформил.
Упражнение 8
Создайте сводную таблицу и диаграмму, отображающие количество проданных книг.
1. В области переходов дважды щелкните по запросу Состав заказов.
2. На вкладке Создание в группе Формы выберите Другие формы 
Сводная таблица. Откроется рабочее окно, на которое необходимо поместить
поля из запроса.
3. Нажмите правой кнопкой мыши на пустом поле и выберите в контекстном меню пункт Список полей.
4. Поля Авторы и Название добавьте в поля строк создаваемой сводной
таблицы (рис. 20), а поле Количество – в поле итогов или деталей.
5. Сохраните форму (сводную таблицу) под именем Сводная таблица
продаж книг.
Рис. 20. Окно размещения элементов сводной таблицы
6. Выделите поле Количество и на вкладке Конструктор в группе Сервис
выберите Автовычисления  Сумма. Данная функция позволит просматривать
количество проданных единиц каждой книги. В результате сводная таблица
должна выглядеть, как показано на рис. 21.
71
Рис. 21. Сводная таблица Продажи книг
7. Сделайте активной вкладку с данными запроса Состав заказов и на
вкладке Создание в группе Формы выберите Сводная диаграмма. Появится окно для размещения элементов сводной диаграммы (рис. 22).
Рис. 22. Окно размещения элементов сводной диаграммы
72
8. Нажмите правой кнопкой мыши на пустом поле и выберите в контекстном меню пункт Список полей.
9. В область поля категорий перетащите поля Авторы и Название, в область полей данных – поле Количество. Результат сравните с рис. 23.
10. Сохраните диаграмму под именем Диаграмма продаж книг.
Упражнение 9
Постройте столбчатую и круговую диаграммы, содержащие долю каждого сотрудника в общей стоимости заказов. Для этого вначале создайте запрос
Стоимость заказов по сотрудникам, выбрав для него:
 из таблицы Сотрудники поля Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество;
 из таблицы Заказы поле Код заказа;
 из запроса Стоимость книг в заказах поле Стоимость
и просуммировав значения поля Стоимость.
Рис. 23. Сводная диаграмма, отображающая количество проданных книг
73
Контрольные вопросы
1. Что такое форма?
2. Какие способы создания формы существуют?
3. Каким образом можно изменять созданную форму?
4. Чем отличается разделенная форма от обычной?
5. Какие возможности для создания форм предоставляет конструктор
форм? Назначение элементов управления.
6. Какие средства анализа данных с помощью форм существуют в Access?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 6
Создание отчетов в Microsoft Access 2007
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки создания отчетов средствами Microsoft Access 2007.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Отчет – это способ представления данных в удобном формате в виде печатного документа, доступного только для чтения.
С помощью отчета можно отображать данные, содержащиеся в таблицах
или запросах, но их нельзя изменять, в отличие от других объектов базы данных (в частности, форм и запросов). Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в любом отчете обязательно содержится информация о структуре и свойствах страниц отчета и его отдельных элементов (подписей, заголовков, рисунков).
К основным способам создания нового отчета в текущей базе данных
Access относятся:
 автоматическое создание отчета с помощью средства Отчет;
 создание отчета с помощью Мастера отчетов;
 создание отчета с использованием средств Пустой отчет;
 создание отчета в конструкторе отчетов;
 создание наклеек с помощью Мастера наклеек.
Отчет можно создавать с помощью инструментов, находящихся на вкладке Создание в группе Отчеты (рис. 1)
74
Рис. 1. Группа Отчеты на вкладке Создание
Автоматическое создание простого отчета
Автоматическое создание простого отчета на основе существующего запроса или таблицы базы данных выполняется с помощью инструмента Отчет.
При использовании этого средства в новом отчете размещаются все поля выбранной таблицы базы данных или запроса. Сразу после создания нового отчета
его можно просмотреть и при необходимости распечатать. Если пользователя
не устраивает структура или форматирование созданного отчета, то можно изменить требуемые параметры отчета в режиме макета или конструктора.
Создание отчета с помощью Мастера
При создании отчета с помощью Мастера отчетов можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов (если заданы связи между этими таблицами или
запросами).
Создание отчета в конструкторе
Подобно формам, любой отчет Access может состоять из нескольких разделов, каждый из которых имеет свое функциональное назначение:
 заголовок отчета – печатается один раз в самом начале отчета. В заголовок отчета включается информация, которая обычно помещается на обложке,
– например, эмблема компании, название отчета или дата;
 верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы отчета;
 заголовок группы – печатается перед каждой новой группой записей
отчета и обычно используется для печати названия группы;
 область данных – этот раздел отчета печатается один раз для каждой
строки данных из источника записей. В области данных размещаются элементы
управления, составляющие основное содержание отчета;
 примечание группы – печатается в конце каждой группы записей отчета. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации
по группе;
 нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы отчета. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации;
75
 примечание отчета – печатается один раз в самом конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
При создании отчетов в режиме Конструктора можно использовать тот
же набор элементов управления, что и при создании форм (табл. 10). Базовые
элементы управления, использующиеся при создании отчетов, расположены в
группе Элементы управления на вкладке Конструктор.
Создание наклеек
Наклейки используются для организации массовых почтовых рассылок на
основе сведений об именах и адресах людей, хранящихся в базе данных.
В программе Access наклейки создаются в виде отчета, отформатированного в соответствии с выбранным небольшим размером наклейки. Для формирования отчета с наклейками обычно используется Мастер наклеек, который
позволяет создавать наклейки большинства стандартных размеров. Затем отчет
с наклейками может быть доработан в режиме макета или в конструкторе.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1
На основе таблицы Транспортные компании создайте простой отчет.
1. В области переходов выберите таблицу Транспортные компании, которая используется в качестве источника данных для нового отчета.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите на кнопку Отчет.
Отобразится созданный отчет в режиме макета (рис. 2).
Рис. 2. Простой отчет
76
В режиме макета можно вносить изменения в структуру отчета при одновременном отображении данных, содержащихся в объекте-источнике. Например, можно настроить размер полей, выбрать способ отображения данных или
изменить форматирование отчета.
3. Нажмите на кнопку Сохранить
на панели быстрого доступа, чтобы
сохранить новый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета (рис. 3), в которое введите Транспортные компании и
нажмите ОК. Новый отчет будет сохранен, и его название появится в области
переходов.
Рис. 3. Ввод имени отчета
4. На вкладке Формат в группе Режимы нажмите кнопку Режим и с помощью одноименных команд этой кнопки просмотрите отчет в режимах Конструктора, Предварительного просмотра, Представления отчета.
5. Закройте отчет.
Упражнение 2
На основе таблицы Сотрудники создайте отчет с помощью Мастера отчетов.
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите на кнопку Мастер
отчетов. На экране появится первое окно Мастера, в котором нужно выбрать
таблицу или запрос и определить набор полей для нового отчета.
2. В списке Таблицы и запросы выберите таблицу Сотрудники. Из списка
Доступные поля с помощью кнопки
перенесите все поля в список Выбранные поля. В списке Выбранные поля выделите поле Код сотрудника и нажмите
кнопку
, оно переместится в секцию Доступные поля. Нажмите Далее.
3. В следующем окне Мастера выделите поле Должность, щелкните
кнопку
, задавая группировку записей по значениям поля Должность
(рис. 4), и нажмите Далее.
77
Рис. 4. Задание группировки данных в отчете
4. Установите сортировку по полю Фамилия и нажмите Далее.
5. Выберите макет ступенчатый, альбомную ориентацию страницы и нажмите Далее.
6. В предложенном списке выберите желаемый стиль оформления готового отчета. Нажмите кнопку Далее, на экране появится последнее окно Мастера.
7. Присвойте имя отчету Сотрудники и нажмите Готово.
8. Сформированный отчет будет показан в окне предварительного просмотра. Обратите внимание, что данные поля Должность отображаются не
полностью. Нажмите на ленте инструментов на вкладке Предварительный просмотр кнопку Закрыть окно предварительного просмотра. Отчет откроется в
режиме Конструктора.
9. На вкладке Формат в группе Режимы нажмите Режим  Режим макета. В режиме макета выделите столбец Должность и увеличьте его ширину.
10. Сохраните отчет и закройте его.
Упражнение 3
Создайте отчет на основе таблицы Книги.
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Пустой отчет. Приложение Access создаст пустой отчет и отобразит его в режиме макета
(рис. 5).
78
Рис. 5. Пустой отчет
2. В области Список полей щелкните знак плюс рядом с таблицей Книги,
откроется список ее полей. Для вставки в отчет поля Код книги дважды щелкните его название в Списке полей. Значения выбранного поля появятся в отчете.
3. Аналогично добавьте в отчет поля Авторы, Название, Год издания, Цена.
4. Измените ширину полей для использования всей страницы отчета по
ширине.
5. Настройте параметры отображения данных в отчете, воспользовавшись
командами вкладки Формат, расположенными в группе Шрифт.
6. На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите на кнопку
Заголовок и в появившееся поле введите Книги издательства «Питер».
7. Примените один из стандартных стилей оформления отчета, выбрав на
вкладке Формат в группе Автоформат понравившийся образец схемы оформления отчета. Отчет будет отформатирован в соответствии с выбранной схемой.
8. Сохраните отчет под именем Книги издательства «Питер». Просмотрите его в окне предварительного просмотра, а потом закройте.
Упражнение 4
Создайте с помощью Конструктора отчет Список магазинов. Для этого:
79
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Конструктор
отчетов. Приложение Access создаст пустой отчет и отобразит его в режиме
Конструктора (рис. 6).
Рис. 6. Новый отчет в конструкторе
2. Для добавления в отчет заголовка на вкладке Конструктор в группе
Элементы управления нажмите кнопку Заголовок, введите Список магазинов и
для завершения ввода, нажмите клавишу <Enter>.
3. Для перемещения заголовка отчета в центр подведите курсор мыши к
рамке заголовка и переместите его.
4. Откройте область Список полей и на ней нажмите на знак плюс рядом с таблицей Магазины. Для вставки поля Название магазина дважды щелкните мышью на имени этого поля. В отчете появится группа из двух связанных
элементов – поля и подписи к нему (по умолчанию подпись совпадает с именем
этого поля в исходной таблице).
5. Аналогично добавьте поля ФИО контактного лица, Город, Адрес, Телефон.
6. Удалите подписи полей. Выделите подпись поля Название магазина и
нажмите клавишу <Delete>. На отчете останется только поле Название магазина, содержащее данные. Аналогично удалите подписи полей ФИО контактного лица, Город, Адрес, Телефон.
80
7. Установите группировку данных по полю Город и сортировку данных
по Названию магазина. Для задания группировки на вкладке Конструктор в
группе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка, в результате под отчетом отобразится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 7).
В области Группировка, сортировка и итоги нажмите кнопку Добавить
группировку, в появившемся списке выделите поле Город. Нажмите кнопку Добавить сортировку и в появившемся списке выделите поле Название магазина.
Закройте область Группировка, сортировка и итоги, щелкнув по крестику
в правом верхнем углу области.
Рис. 7. Область задания группировки
8. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите
Надпись и поместите ее в левом верхнем углу раздела Заголовок группы ‘Город’
(этот раздел появился в результате группировки). Введите в надпись текст Город.
9. Поле Город перетащите в раздел Заголовок группы ‘Город’ и расположите его справа от надписи Город. Увеличьте длину поля Город перемещением
его правой границы вправо, чтобы в поле помещались значения.
10. Закройте Список полей, освободив на экране место для работы с отчетом. Переместите ползунок горизонтальной полосы прокрутки отчета в крайнюю правую позицию и увеличьте размер отчета, перетащив его правую границу вправо.
11. Расположите поля Название магазина, ФИО контактного лица, Адрес, Телефон в одну строку около верхней границы раздела Область данных с
небольшим отступом по горизонтали.
Увеличьте длину полей Название магазина, ФИО контактного лица, Адрес и переместите правую границу отчета таким образом, чтобы размер отчета
соответствовал ширине строки полей (рис. 8).
12. Добавьте надпись Название магазина, разместив ее в разделе Заголовок группы ‘Город’ над полем Название магазина.
81
Рис. 8. Размещение полей отчета
13. Добавьте еще одну надпись Контакты, разместив ее в разделе Заголовок группы ‘Город’ над полем ФИО контактного лица в одной строке с надписью Название магазина.
14. Отформатируйте подписи данных отчета. Для этого нажмите клавишу
<Shift> и, не отпуская ее, последовательно нажмите на надписях Город, Название магазина и Контакты. На вкладке Конструктор в группе Шрифт нажмите на кнопку
– Полужирный.
15. Выделите поле Город. На вкладке Конструктор в группе Шрифт
вначале нажмите на кнопку
– Полужирный, а затем кнопку
– Курсив.
16. Перетащите границы разделов отчета таким образом, чтобы по вертикали в разделах оставалось как можно меньше неиспользуемого пространства
(рис. 9).
17. Переключитесь в режим отчета, нажатием на вкладке Конструктор
кнопки Режим  Представление отчета. Проверьте правильность отображения и размещения данных на страницах отчета (рис. 10).
18. Если в отчете есть ошибки, то вернитесь в режим конструктора и исправьте их.
19. Переключитесь в режим макета. Примените один из стандартных стилей оформления отчета и просмотрите результат в режиме Представления отчета. Сохраните отчет под именем Список магазинов и закройте его.
82
Рис. 9. Установка размеров разделов
Рис. 10. Отчет, созданный с помощью конструктора
Упражнение 5
Создайте наклейки для почтовых отправлений в книжные магазины.
1. В области переходов выделите таблицу Магазины и на вкладке Создание в группе Отчеты нажмите Наклейки.
2. В появившемся окне Мастера наклеек (рис. 11) установите:
Система единиц – метрическая
83
Тип наклеек – на листах
Фильтр по изготовителю – Agipa
Шаблон – Agipa 119012
и нажмите Далее.
Рис. 11. Выбор размера наклейки
3. В следующем окне Мастера установите:
Шрифт – Arial
Размер – 12
Насыщенность – Плотный
Начертание – Курсив
и нажмите Далее.
4. В следующем окне (рис. 12) следует указать поля, которые требуется
разместить на наклейке. В списке Доступные поля выделите поле ФИО контактного лица и нажмите кнопку
. Название выбранного поля в фигурных
скобках появится в области Прототип наклейки.
84
Рис. 12. Окно размещения полей на наклейке
Щелкните область Прототип наклейки, переведите курсор во вторую
строку, нажмите поле Название магазина в списке Доступные поля и щелкните
по кнопке
. На третью строку в Прототип наклейки поместите поле Адрес.
На четвертую строку области Прототип наклейки введите г., нажмите
пробел, а затем добавьте поле Город (рис. 13) и нажмите Далее.
Рис. 13. Созданный прототип наклейки
85
5. В следующем окне Мастера наклеек задайте сортировку наклеек по
полю Город и нажмите Далее.
6. В последнем окне Мастера введите имя отчету Почтовые наклейки для
магазинов и нажмите Готово. Если заданные наклейки не помещаются на странице отчета, то перед просмотром наклеек отобразится диалоговое окно предупреждения о возможных проблемах вывода данных (рис. 14). Нажмите ОК,
чтобы закрыть окно предупреждения и начать просмотр наклеек.
Откроется окно предварительного просмотра отчета, содержащего наклейки (рис. 15).
7. Закройте отчет.
Рис. 14. Предупреждение об ошибках вывода
Рис. 15. Готовые наклейки
4. Контрольные вопросы.
86
1. Что такое отчет?
2. Какие существуют способы создания отчета в Access?
3. Как создать отчет в конструкторе отчетов?
4. Создание отчета в мастере отчетов.
5. Создание наклеек.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 7
Теоретические и практические аспекты работы в БЭСТ-5
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки начальной работы в системе управления предприятием БЭСТ-5 (3.4).
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
БЭСТ-5 (Бухгалтерия, Экономика, Склад, Торговля) – комплексная система управления предприятием, которая предназначена для автоматизации оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Система
БЭСТ-5 охватывает полный управленческий цикл, включая планирование, учет,
контроль и анализ хозяйственной деятельности.
Оперативный учет осуществляется на местах производства работ, выполнения различных хозяйственных функций (участок, отдел), и поэтому его
сведения ограничиваются рамками предприятия. Данные оперативного учета
используются для повседневного текущего руководства и управления предприятием (учета выработки, явки на работу, выпуска продукции, ее отгрузки, реализации, наличия материальных запасов и др.).
Бухгалтерский учет – сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия на основании документов, в различных измерителях. Каждый свершившийся факт, оформленный документом,
называется хозяйственной операцией.
Налоговый учет – это система обобщения информации о доходах и расходах для определения налоговой базы по прибыли на основе данных первичных документов.
Поддержка нескольких планов счетов, реализованная в системе БЭСТ-5,
позволяет организовать параллельный бухгалтерский и налоговый учет на основании одних и тех же первичных документов. Этот подход существенно эко-
87
номит время бухгалтера и избавляет его от двойной работы по вводу исходных
данных.
Управленческий учет – особая система обработки, анализа и представления данных о финансово-хозяйственной деятельности, ориентированная на руководство и акционеров предприятия. В отличие от бухгалтерского и налогового учетов, ведение которых жестко регламентировано законодательством, правила управленческого учета устанавливаются самим предприятием.
Главное назначение управленческого учета – помочь руководителю правильно управлять, оперативно предоставив ему полные данные для принятия
решения. В рамках управленческого учета в системе БЭСТ-5 реализованы
функции бюджетирования, планирования производства, планирования договорных обязательств, мониторинг фактических показателей деятельности и
аналитическая поддержка принятия решений.
Программный комплекс БЭСТ-5 включает в себя набор приложений
(подсистем), каждое из которых предназначено для учета ресурсов определенного вида (рис. 1):
 Финансы – данная группа приложений предназначена для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета: решает задачи финансового
планирования хозяйственной деятельности, учета денежных средств, ведения
договоров, расчетов с партнерами и сотрудниками, учета имущества, формирования финансовой и налоговой отчетности предприятия;
 Логистика – приложения этой группы предназначены для эффективного управления закупками, запасами и продажами: реализуют учет товаров, сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции; обеспечивают управление продажами в оптовой и розничной торговле; решают задачи учета реализации работ/услуг и управления работой автотранспортных служб предприятия;
http://www.bestnet.ru/programs/best-5/structure/sales.php
 Производство – группа приложений для планирования и учета производственной деятельности на сборочных и комплексных производствах (деревообработка, молочная промышленность, нефтепереработка и др.);
http://www.bestnet.ru/programs/best-5/structure/production.php
 Персонал – решает задачи кадрового учета, табельного учета рабочего
времени
и
расчетов
с
персоналом
по
оплате
труда;
http://www.bestnet.ru/programs/best-5/structure/staff.php
88
 Отраслевые решения – данная группа объединяет приложения, которые созданы на базе системы БЭСТ-5 для различных отраслей;
 Настройка – набор приложений, предназначенных для настройки системы, свойств баз данных, ведения общих классификаторов. Сюда же входит и
интегрированная среда разработки программы.
Многомерный анализ хозяйственной
деятельности
Расчетные и
валютные счета
Закупки.
Поставщики
Сырье.
Материалы
Касса.Подотчеты
Товары.
Продукция
Планирование
производства
Расчеты с
партнерами
Продажи.
Клиенты
Учет
производства
Имущество
Торговый зал
Учет питания
Заработная плата
Книга покупокпродаж
Автотранспорт
Кадры.
Табельный учет
Оперативный,
управленческий,
бухгалтерский и
налоговый учет
Удаленные
филиалы
Бюджетирование
Экспорт электронной отчетности в форматах
ФНС и ПФР.
Сводный баланс
Рис. 1. Функциональный состав БЭСТ-5
Организуя работу всех звеньев и служб предприятия в едином информационном пространстве, БЭСТ-5 существенно повышает производительность
89
труда персонала, оперативно снабжает его руководство необходимыми сведениями и создает надежный фундамент для принятия правильных управленческих решений.
Особенностями системы БЭСТ-5 являются:
 быстрая адаптация к потребностям предприятия;
 простота освоения и удобство в работе;
 управление предприятием в реальном масштабе времени;
 оперативный, бухгалтерский и налоговый учет в едином информационном пространстве;
 глубокая проработка учетных и управленческих задач;
 оперативный детальный анализ бухгалтерских и управленческих данных;
 формирование консолидированной отчетности;
 автоматизация бизнес-функций в территориально-удаленных подразделениях;
 встроенная среда разработки и адаптации.
Начальная настройка системы
Для работы с новой базой данных предприятия необходимо осуществить
начальную настройку системы БЭСТ-5, которая выполняется выбором команд в
главном меню Настройка  Общие данные  Настройка  Настройка системы учета и предусматривает задание ряда ключевых параметров.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1
Создание базы данных предприятия в системе БЭСТ-5
Для рассмотрения принципов работы с системой БЭСТ-5 создайте базу
данных предприятия, занимающегося пошивом верхней одежды. Для этого:
1. Для запуска системы БЭСТ-5 на рабочем столе дважды щелкните на
ярлыке
или в главном меню Windows выберите Все программы  Систе-
ма БЭСТ-5 (3.4) Система БЭСТ-5.
На экране появится окно Подключение (рис. 2), в котором в качестве сервера приложений указано имя компьютера. Установите имя пользователя admin
и нажмите ОК.
90
Рис. 2. Окно Подключение
Если система БЭСТ-5 запускается на компьютере первый раз, то появится
окно с сообщением о том, что картотека предприятий пуста, и следует перейти
в режим создания базы данных. В окне сообщения нажмите Да для перехода в
режим создания новой базы данных. Если база данных какого-либо предприятия уже создавалась, то появится окно Подключение (рис. 3), в котором выделите Создать новое предприятие и нажмите ОК.
2. На экране появится окно Создание базы данных (рис. 4), в котором установите переключатель в положение Развернуть рабочую БД для создания
пустой базы данных, содержащей типовые настройки.
В поля Локальный путь относительно сервера и Сетевой путь укажите
путь доступа к вашей папке, воспользовавшись кнопкой
.
Из списка Тип предприятия/организации выберите Частное или Негосударственное, дважды щелкнув на строке с данным параметром.
В поле Название предприятия введите свою фамилию и нажмите кнопку
Создать.
91
Рис. 3. Окно Подключение для выбора предприятия
Рис. 4. Окно Создание базы данных
Появится окно подтверждения создания предприятия, в котором нажмите
ОК для начала процесса распаковки типовой базы данных.
3. По окончании создания базы данных появится соответствующее сообщение, и вновь откроется окно Подключение (рис. 3), в котором выделите предприятие с вашем именем и нажмите ОК. На экране отобразится главное окно
92
программы БЭСТ-5 (рис. 5), которое всегда располагается позади других окон и
имеет стандартные элементы окна Windows-приложения.
Меню
Строка заголовка
Панель инструментов
Кнопки управления окном
Строка заголовка
Главного меню
Главное меню
Панель задач
Строка состояния
Рис. 5. Окно программы БЭСТ-5
Окно Главного меню разделено на две части. В левой части находится панель приложений системы БЭСТ-5: Финансы, Логистика, Производство, Персонал и др. Каждое приложение состоит из различных пунктов меню, описывающих логически завершенную последовательность действий с ресурсами
предприятия одного вида. В правой части располагается меню режимов (задач),
относящихся к конкретному приложению.
Таким образом, работая в системе БЭСТ-5, пользователь открывает нужное ему приложение и далее выбирает пункт меню приложения, в котором собирается выполнить необходимые действия.
Упражнение 2
Выполните начальную настройку системы БЭСТ-5 для работы с созданной базой данных. Для этого:
1. Выберите в главном меню Настройка  Общие данные  Настройка
 Настройка системы учета. Появится окно Общие данные – Техническая настройка, в котором все оставьте без изменений и нажмите ОК. Отобразится ок-
93
но Общие данные – Настройка системы учета (рис. 6), в котором внизу экрана
нажмите кнопку Изменить и задайте параметры:
Начало расчетного периода – 1/03/2013
Код страны – 643
Код национальной валюты – Российский рубль
Поддержка валютного учета – снимите галочку
Разрешена корректировка проводок в книге хоз. операций – поставьте
галочку
Для закрытия окна дважды нажмите ОК.
Рис. 6. Окно Настройка системы учета
2. В главном меню выберите Персонал  Заработная плата  Настройка  Бухгалтерская настройка. Появится окно справки Первый вход в
систему. Ознакомьтесь с его содержанием и с помощью клавиш управления
курсором выберите Выход.
3. В появившемся поле Введите начальный расчетный период: задайте
2013.03 и нажмите клавишу Enter. Отобразится сообщение: «Установить значение начального расчетного периода?», в окне которого нажмите Да и для
подтверждения еще раз Да. Появится окно Заработная плата – Бухгалтерская
настройка (рис. 7), в котором оставьте все без изменений и нажмите ОК.
94
Рис. 7. Окно Бухгалтерская настройка
Перед вводом данных о предприятии необходимо импортировать справочник адресов по своему региону с использованием общероссийского справочника, который поддерживается министерством по налогам и сборам (МНС),
и справочник российский банков. С помощью справочника адресов можно заполнять адреса сотрудников предприятия.
Упражнение 3
Импортируйте справочник адресов и справочник российский банков по
Воронежской области. Для этого:
1. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Территориальные единицы  Импорт адресов из справочника ФНС.
Появится окно Импорт данных из справочника адресов (рис. 8), в котором задайте путь доступа к папке KLADRBASE, содержащей необходимый файл
справочника, и нажмите клавишу Enter.
Появится окно подтверждения начала импорта данных (рис. 9), в котором
нажмите Да.
Отобразится окно выбора региона, в котором с помощью клавиш управления курсором выделите Воронежскую область, нажмите на кнопку Операции
и выберите пункт Отметить/Снять отметку, а затем нажмите Операции 
95
Перенести. По окончании импорта данных появится соответствующее сообщение.
Рис. 8. Окно Импорт данных из справочника адресов
Рис. 9. Окно подтверждения начала импорта данных из справочника адресов
2. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Партнеры
предприятия  Справочник банков. В окне Справочник банков (рис. 10) нажмите на кнопку внизу Загрузка  Синхронизация из файла с добавлением.
Появится окно Выбор регионов, в котором напротив поля Воронежская область поставьте галочку и нажмите кнопку Загрузка. По завершении синхронизации появится соответствующее сообщение. Закройте окно Справочник банков
нажатием кнопки ОК.
4. Контрольные вопросы.
1. Основное назначение информационной системы БЭСТ-5.
2. Дайте понятия оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
3. Расскажите о функциональной структуре системы БЭСТ-5.
4. Как создать новую базу данных предприятия в БЭСТ-5?
5. Перечислите особенности системы БЭСТ-5.
96
6. Начальная настройка системы.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 8
Работа с Карточкой предприятия и справочниками в БЭСТ-5
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки работы
со справочниками системы и настройки карточки предприятия в БЭСТ-5.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
В БЭСТ-5 существует ряд справочников, которые, в силу своего назначения, совместно используются многими приложениями. Все они собраны в
группе Настройка  Общие данные.
Рис. 1. Окно Справочник банков
Таблица 1
Кнопка
1
Назначение кнопок на панели инструментов
Назначение
Клавиша
Кнопка
Назначение
2
3
4
5
Выбрать
Контекстный
предприятие
фильтр
Главное меОбщий
ню
фильтр
Печать
F9
Отменить
фильтр
Клавиша
6
Alt+F6
F6
Ctrl+F6
97
Печать с выбором шаблона
Редактировать
Новая запись
Alt+F9
Сохранить
F10
Удалить
F8
Контекстный
поиск
Поиск общий
Alt+F7
F4
Сортировка
F3
Первая запись
Предыдущая
запись
Следующая
запись
Последняя
запись
Справка
Ctrl+Home
Ctrl+Left
Ctrl+Right
Ctrl+End
F1
ФормироваCtrl+F12
ние отчетов
Прием сотрудников на работу
Для оформления приема нового сотрудника на работу необходимо созF7
дать соответствующий приказ в режиме Персонал Кадры  Приказы по персоналу.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1
дприятия. Появится окно Карточка предприятия (рис. 2), содержащее панель инструментов, которая будет встречаться во многих окнах. Некоторые команды
можно вызывать не с помощью кнопок данной панели, а нажимая на клавиатуре определенную функциональную клавишу. Значение кнопок панели инструментов и список соответствующих функциональных клавиш представлены в
табл. 1.
2. В окне Карточка предприятия информация о предприятии разнесена
по различным вкладкам. Поля на вкладке Общее заполните следующим образом:
Код партнера – 000001
Название – фамилия студента
98
Тип – Юридическое лицо
Код ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) –
3661028561
Код КПП (код причины постановки на учет в налоговой организации)
–366101001
В полях Открыто и Учетное предприятие (учетным понимается предприятие, учет которого ведется в данной базе данных) должны стоять галочки.
Рис. 2. Окно Карточка предприятия
3. Перейдите на вкладку Счета, на которой заносятся данные о расчетных счетах предприятия, при этом используется справочник банков. Для добавления нового счета нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись
или клавишу F4.
В окне Расчетный счет партнера (рис. 80) задайте:
Тип счета – расчетный
Номер р/счета – 40602810500000000010
Напротив поля Открыт в банке нажмите кнопку , появится окно Справочник банков, в котором выделите произвольный банк и нажмите Выбрать.
Вернитесь к Карточке предприятия, нажав на кнопку Закрыть
в окне Расчетный счет партнера и сохранив изменения. На вкладке Счета будет одна
запись с указанием расчетного счета в выбранном банке.
99
Рис. 3. Окно Расчетный счет партнера
4. Перейдите на вкладку Адреса. Для добавления адреса предприятия нажмите кнопку Новая запись (или F4). Появится окно Адрес (рис. 4), в котором
укажите:
Тип адреса – Юридический
Адрес – ул. Урицкого, д. 16
и нажмите ОК. Вновь появится окно Адрес, в котором нажмите Отмена.
Рис. 4. Окно ввода адреса
5. На вкладке Коды (рис. 5) введите следующие данные:
Код ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – 36626611
Код ОКОПФ (общероссийский классификатор организационноправовых форм) – 65 (общество с ограниченной ответственностью)
100
Код ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической
деятельности) – 18.22 (производство верхней одежды)
Код ОКОФС (общероссийский классификатор форм собственности) –
16 (частная собственность)
Рис. 5. Вкладка Коды окна Карточка предприятия
Код ОКАТО (общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления) – 20401370000
Налоговый статус – 01 (налогоплательщик (плательщик сборов) – юр.
лицо)
Код в ПФР (Пенсионный фонд России) – 087-36-78-96
Код в ФСС (Фонд социального страхования) – 368492696
Код в ТФОМС (Территориальный фонд обязательного медицинского
страхования) – 36896541
Код в ФФОМС (Федеральный фонд обязательного медицинского
страхования) – 36962545
6. Перейдите на вкладку Прочее (рис. 6), на которой следует указать информацию о руководителе предприятия и финансовой службы и дату регистрации предприятия:
Должность – Директор
101
Фамилия (ФИО) – Васильев Ф. С.
Должность – Главный бухгалтер
Фамилия (ФИО) – Оболенская Г. С.
Страна регистр… – 643
Дата регистрации – 25/02/2013
Для завершения работы с Карточкой предприятия нажмите ОК.
Рис. 6. Вкладка Прочее окна Карточка предприятия
Упражнение 2
Сформируйте график рабочего времени, используемый на предприятии,
выполнив следующие действия:
1. В главном меню выберите Настройка  Общие данные  Календарные справочники  Графики рабочего времени. На экране появится окно Графики рабочего времени, в котором отображен пустой список графиков. Для добавления нового графика нажмите кнопку Новая запись или F4.
2. В появившемся окне на вкладке Общее в поле Наименование введите
Основной (рис. 6). Остальные значения оставьте без изменения и перейдите на
вкладку Варианты. Для изменения графика щелкните дважды мышью по любому полю записи, появится окно (рис. 7), в котором установите:
Начало от – 8:30
102
До – 17:30
Перерыв от – 12:00
Время перерыва – 1:00
Рабочее время всего – 8:00
и нажмите ОК, а затем еще раз ОК для закрытия окна График (Основной).
В окне Графики рабочего времени появится строка с созданным графиком, закройте это окно.
Рис. 6. Окно График ()
Рис. 7. Окно Смена графика
Упражнение 3
Выполните настройку приложений Кадры и Табельный учет. Для этого:
103
1. В главном меню выберите Персонал  Кадры  Настройка, сервис 
Настройка приложения.
2. В появившемся окне Настройка приложения (рис. 8) на вкладке Общее
установите галочки в поля Связь с приложением «Заработная плата» и Связь с
приложением «Табельный учет».
В поле Основной ежегодный отпуск установите 01.
Рис. 8. Окно Настройка приложения Кадры
3. На вкладке Адрес в группе Значения по умолчанию при вводе адреса
сотрудника установите следующие значения, выбрав их из справочников с помощью кнопки :
Регион – Воронежская область
Город – Воронеж
4. На вкладке Штатное расписание должен быть выбран параметр Контроль должности в соответствии со штатным расписанием.
5. На вкладке Приказы установите:
Передача постоянных начислений в приложение «Заработная плата» –
поставьте галочку
Устанавливать по умолчанию статус приказа – Проект
В группе Умолчания при приеме нового сотрудника установите:
Штатный сотрудник – поставьте галочку
График – выберите Основной
104
Форма оплаты – Оплата по окладу
6. После установки всех параметров нажмите Операции  Синхронизация. Будет выведено сообщение о начале синхронизации приложения Кадры, в
окне которого нажмите Да. По ее завершении появится информация о том, что
синхронизация прошла успешно, и окно Настройка приложения будет закрыто.
7. Для настройки приложения Табельный учет в главном меню выберите
Персонал  Табельный учет Настройка, сервис Настройка приложения.
Появится окно (рис. 9), в котором поставьте галочки в поля Связь с приложением «Кадры» и Связь с приложением «Заработная плата».
В поле Начало ведения табельного учета установите – 03.2013
В группе Рабочее время задайте:
Время начала работы (по умолчанию) – 8:30
Время окончания работы (по умолчанию) – 17:30
Время начала обеденного перерыва – 12:00
Продолжительность обеденного перерыва – 1:00
В группе Суммированный учет установите:
Базовый график рабочего времени – установите 001 (Основной)
Учесть сверхурочные по расчету – За счет дневного рабочего времени
8. Нажмите ОК для закрытия окна Настройка приложения.
Рис. 9. Окно Настройка приложения Табельный учет
105
Упражнение 4
Заполните справочник структуры предприятия. Для этого в главном меню
выберите Кадры  Структура предприятия, появится окно (рис. 10), в котором, добавляя новые записи (нажатием клавиши F4), введите подразделения:
Административный отдел; Склад; Производственный отдел; записывая их название в поле Наименование. Другие поля оставьте без изменений.
Закройте окно Структура предприятия.
Рис. 10. Окно Структура предприятия
Штатное расписание определяет плановое распределение персонала в
рамках структурных подразделений, должностей и категорий сотрудников.
Упражнение 5
Заполните штатное расписание предприятия. Для этого:
1. Выберите в главном меню Персонал  Кадры  Справочники приложения  Должностной состав  Должности. Появится окно Должности
(рис. 11), которое заполните в соответствии с табл. 2.
Таблица 2
Должности
Код
000001
000002
000003
Наименование
Директор
Главный бухгалтер
МОЛ склада
000004
Раскройщик
Полное наименование
Директор
Главный бухгалтер
Материально-ответственное
лицо склада
Раскройщик
Категория
ИТР
ИТР
ИТР
Рабочие
106
000005
Швея
Швея
Рабочие
Рис. 11. Окно Должности
2. В главном меню выберите Персонал  Кадры  Штатное расписание. Появится окно (рис. 12), которое разделено на две части. Слева располагается иерархический список подразделений организации, а справа находятся
данные о входящих в выбранное подразделение должностях.
Рис. 12. Окно Штатное расписание
107
Выделите в левой части окна Административный отдел и добавьте новую запись (F4). Появится окно Штатная единица (Открыта) (рис. 13), в котором заполните поля:
Подразделение – 000001 Административный отдел
Должность – Директор
Количество штатных единиц – 1
Рис. 13. Окно Штатная единица (Открыта)
На вкладке Оплата задайте:
Форма оплаты – оплата по окладу
Код начисления – ЗР1 Оклад основного работника (по дням)
Оклад – 35000
После ввода нажмите ОК. Появится сообщение «Пересчитать месячный
фонд оплаты труда?», в окне которого нажмите ОК.
3. Аналогично добавьте другие должности в соответствии с табл. 3.
Таблица 3
Штатное расписание
Поле
Подразделение
Должность
Количество
000001 Административный отдел
Главный бухгалтер
1
000002 Склад
МОЛ склада
000003 Производственный отдел
Раскройщик
000003 Производственный отдел
Швея
1
1
2
108
штатных единиц
Форма оплаты оплата по окладу оплата по окладу оплата по окладу оплата по окладу
Код начисления
ЗР1
ЗР1
ЗР1
ЗР1
Оклад
25000
15000
11000
10000
4. В левой части окна Штатное расписание выделите Предприятие,
справа отобразятся все данные по организации. Закройте окно.
Упражнение 9
Создайте приказ о приеме на работу директора, главного бухгалтера и
МОЛ склада.
1. Выберите в главном меню Персонал  Кадры  Приказы по персоналу. На экране появится окно Реестр приказов (рис. 14), в котором для создания
нового приказа нажмите кнопку Новая запись или F4.
Рис. 14. Окно Реестр приказов
2. Появится окно Виды приказов, в котором выделите строку Прием
(Групповой) и нажмите Выбрать.
3. Отобразится окно Приказ о приеме (Проект) (рис. 15), поля в котором
заполните следующим образом:
Номер – 1
От – 1/03/2013
Тип – Новый сотрудник
109
4. Для ввода информации о сотруднике нажмите Новая запись (или F4),
появится окно (рис. 16), в которое введите:
Фамилия – Васильев
Имя – Федор
Отчество – Степанович
Дата рождения – 30/03/1970
Пол – мужской
Тип трудового контракта – Личное заявление
На вкладке Работа установите:
Прием с – 1/03/2013
Подразделение – Административный отдел
Должность – Директор
Плановый аванс – Процент – 40
На вкладке Счета в секцию Бухгалтерский учет в поле Номер счета
введите 26, а в секцию Налоговый учет в поле Номер счета – Н902-002.
Остальные поля оставьте без изменений и нажмите ОК для возврата в окно Приказ о работе (Проект).
Рис. 15. Окно Приказ о приеме (Проект)
110
Рис. 16. Окно Приказ о приеме (Проект) в режиме ввода информации
о сотруднике
5. Аналогично добавьте еще двух сотрудников:
 ФИО – Оболенская Галина Сергеевна
Дата рождения – 3/10/1975
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 1/03/2013
Подразделение – Административный отдел
Должность – Главный бухгалтер
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 26
Номер налогового счета – Н902-002
 ФИО – Семакина Анна Тимофеевна
Дата рождения – 12/11/1965
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 1/03/2013
Подразделение – Склад
Должность – МОЛ склада
Плановый аванс – Процент – 40
111
Номер бухгалтерского счета – 26
Номер налогового счета – Н902-002
6. По окончании ввода данных о сотрудниках в окне Приказ о приеме
(проект) нажмите на панели инструментов кнопку Печать с выбором шаблона
. В появившемся окне выберите шаблон Приказ о приеме работников на
работу ф. Т1а и нажмите ОК. В окне Карточка запроса установите галочки в
поля Выводить полное наименование подразделения и должности и нажмите
Выполнить. Откроется окно предварительного просмотра, в котором просмотрите документ приказа и сохраните его в своей папке, нажав кнопку . Сохранив приказ, закройте окно предварительного просмотра и вернитесь к окну Реестр приказов.
7. Выделите строку с приказом и внизу формы нажмите кнопку Операции
 Изменить статус  Исполнен. После перевода приказа в статус Исполнен
(статус приказа отображается в последней колонке), данные передаются в личные карточки сотрудников приложения Кадры (режим Картотека сотрудников), а также становятся доступными в приложении Табельный учет.
8. Внизу окна Реестр приказов появится кнопка Л/карточка, нажмите на
нее. Отобразится личная карточка сотрудника, который в данный момент выделен в нижней части окна. Просмотрите все вкладки и закройте окно.
9. Закройте окно Реестр приказов.
Упражнение 10
Составьте приказ от 15.03.2013 о приеме на работу с 18.03.2013 следующих сотрудников:
 ФИО – Мельникова Анна Романовна
Дата рождения – 23/12/1978
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 18/03/2013
Подразделение – Производственный отдел
Должность – Раскройщик
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 25
Аналитика – 000002 – Расходы на оплату труда
112
Номер налогового счета – Н902-002
 ФИО – Крылова Елена Петровна
Дата рождения – 04/07/1982
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 18/03/2013
Подразделение – Производственный отдел
Должность – Швея
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 25
Аналитика – 000002 – Расходы на оплату труда
Номер налогового счета – Н902-002
 ФИО – Михайлова София Владимировна
Дата рождения – 19/03/1986
Пол – женский
Тип трудового контракта – Личное заявление
Прием с – 18/03/2013
Подразделение – Производственный отдел
Должность – Швея
Плановый аванс – Процент – 40
Номер бухгалтерского счета – 25
Аналитика – 000002 – Расходы на оплату труда
Номер налогового счета – Н902-002
Создайте документ приказа и сохраните его к себе в папку. Приказ переведите в статус Исполнен.
Контрольные вопросы
1. Основное назначение информационной системы БЭСТ-5.
2. Дайте понятия оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
3. Расскажите о функциональной структуре системы БЭСТ-5.
4. Как создать новую базу данных предприятия в БЭСТ-5?
5. Какие данные вводятся в Карточку предприятия?
6. Что такое штатное расписание предприятия? Как его создать в БЭСТ-5?
113
7. Как создать приказ о приеме новых сотрудников в БЭСТ-5?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 9
Финансовый учет в информационной системе БЭСТ-5. Подсистема Учет
денежных средств
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки работы
с подсистемой Учет денежных средств в банках в системе БЭСТ-5.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Подсистема Финансы в информационной системе БЭСТ-5 предназначена
для ведения бухгалтерского и налогового учета, учета наличных и безналичных
денежных средств, долговременных активов и других видов амортизируемого
имущества, расчетов по обязательствам.
Данные о состоянии и движении учитываемых ресурсов вводятся с помощью первичных документов, отражающих различные факты хозяйственной
деятельности (поступление материалов, их использование в производстве, начисление заработной платы, расчеты с поставщиками, получение денег в банке,
уплата налогов и т.д.). Для каждого вида имущества и хозяйственных операций
открываются отдельные счета со своим наименованием и цифровым номером
(шифром).
В бухгалтерском учете по степени детализации используются три вида
счетов: синтетические, аналитические и субсчета.
Синтетические счета содержат обобщенные показатели об имуществе,
обязательствах и операциях организации по экономически однородным группам, выраженные в денежном измерителе. К синтетическим счетам относятся:
01 «Основные средства»; 10 «Материалы»; 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета»;
43 «Готовая продукция», 41 «Товары»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате
труда», 80 «Уставный капитал» и др.
Аналитические счета детализируют содержание синтетических счетов по
отдельным видам имущества и операциям и выражаются натуральными, денежными и трудовыми измерителями. Например, по счету 41 «Товары» следует
знать не только общее количество товаров, но и конкретно наличие и местонахождение каждого конкретного вида товара или группы товаров, а по счету 60
114
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – не только общую задолженность,
но и конкретную задолженность по каждому поставщику отдельно.
Субсчета являются промежуточными между синтетическими и аналитическими и предназначены для дополнительной группировки аналитических
счетов в пределах данного синтетического счета. Учет в них ведется в натуральных и в денежных измерителях. Несколько аналитических счетов составляют один субсчет, а несколько субсчетов – один синтетический счет.
Синтетический и аналитический учет организуются таким образом, чтобы
их показатели контролировали друг друга и, в конечном итоге, совпадали. Поэтому записи по ним проводятся параллельно. Записи на счетах аналитического
учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах
синтетического учета, но с большей детализацией.
Существует два вида счетов: активные и пассивные. Активные счета
предназначены для учета хозяйственных средств по их составу и размещению,
пассивные – для учета источников хозяйственных средств по их целевому назначению. Активные счета – это деньги компании, предприятия или банка, пассивные счета нужны для того, чтобы видеть, как происходит движение денежных средств на предприятии, это привлечѐнные средства.
Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета по
правилу двойной записи: одна и та же сумма указывается дважды – по дебету
одного и кредиту другого счета.
Дебет – левая часть счета бухгалтерского учета, которая показывает для
активных счетов увеличение средств, а для пассивных счетов – уменьшение.
Кредит – правая часть счета бухгалтерского учета, которая показывает
для пассивных счетов увеличение начального остатка, а для активных – уменьшение.
Для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете составляются бухгалтерские проводки, т.е. указываются названия дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму операции.
В системе БЭСТ-5 план счетов отображается путем выбора команды Финансы  Главная книга  Ведение системы счетов  Формирование плана
счетов (рис. 1).
115
Рис. 1. Окно Главная книга – Формирование плана счетов
Приложение Учет денежных средств в банках находится в группе Денежные средства подсистемы Финансы.
Под денежными средствами в банках понимаются средства предприятия,
находящиеся на расчетных, валютных, специальных счетах, открытых в кредитных учреждениях.
Расчеты, которые ведутся путем перечисления денежных средств со счета
плательщика на счет получателя с помощью банка, называются безналичными.
Расчеты, которые осуществляются с поставщиками и кредиторами (рабочими и
служащими) деньгами через кассу предприятия, называются наличными.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств на
расчетном счете в валюте РФ предназначен счет 51 «Расчетные счета».
Все операции по расчетному счету оформляются первичными документами специальной формы, утвержденной центральным банком РФ: платежные
поручения, платежные требования, объявление на взнос наличными и другие.
Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются
расчеты платежными поручениями, которые представляют собой распоряжение обслуживающему предприятие банку о перечислении указанной им суммы
со своего счета на счет получателя средств.
116
Перечисление денежных средств с расчетного счета подтверждается банковской выпиской, содержащей строку о списании денег с расчетного счета в
соответствии с поданным в банк платежным поручением.
Замечание. В практических упражнениях будут рассматриваться только
безналичные расчеты.
Формирование уставного капитала
Первоначальным и основным источником формирования имущества организации является ее уставный капитал. Учет уставного капитала (и его разновидностей) ведется на пассивном счете 80 «Уставный капитал».
Уставный капитал хозяйственных обществ (открытых и закрытых акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью) представляет
собой совокупность вкладов учредителей в имущество организации в денежном
выражении при ее создании для обеспечения деятельности в размерах, определенных учредительными документами.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1
Выполните начальную настройку приложения Финансы системы БЭСТ-5
для базы данных предприятия, созданного в предыдущей работе. Для этого:
1. В главном меню выберите команду Финансы  Денежные средства 
Настройка, сервис  Настройка параметров. Появится окно Настройка
(рис. 2), в котором в секциях Безналичные платежи и Наличные платежи задайте начало периода 1/03/2013, остальные поля оставьте без изменений и нажмите ОК. Появится сообщение об установке даты начала работы в приложении Расчеты с сотрудниками (рис. 3), в котором нажмите Да.
2. В главном меню выберите Финансы Денежные средства
Настройка, сервис Настройка объектов учета Безналичные денежные
средства. Появится окно Безналичные денежные средства, в котором для добавления объекта учета нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись.
Отобразится окно (рис. 4), в котором установите следующие значения полей:
Объект учета – 01 – Расчетный счет
Бухгалтерский счет учета – 51
Предприятие – выберите свое название из справочника, нажав кнопку
(или F2)
117
Счет в банке – выберите из справочника расчетный счет
Связь с Клиент-Банком – установите галочку
и нажмите ОК. В окне Безналичные денежные средства появится одна запись.
Закройте это окно.
Рис. 2. Окно Настройка для задания параметров приложения Финансы
Рис. 3. Рекомендация об установке даты в приложении
Расчеты с сотрудниками
118
Рис. 4. Окно Безналичные денежные средства
Упражнение 2
Произведите учет денежного вклада в уставный капитал предприятия со
стороны учредителя Васильева Ф.С. Для этого:
1. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках  Платежные документы. Появится окно
(рис. 5), в котором для создания нового документа нажмите кнопку Новая запись или F4. Отобразится окно Виды документов, в котором выделите Объявление на взнос наличными и нажмите кнопку Выбрать. Появится форма ввода
документа (рис. 6), большая часть полей которой заполняется с использованием
справочников. Установите в ней:
Вид платежа – электронно
Дата – 1/03/2013
Сумма – 300000
От кого – Васильев Федор Степанович
Источник взноса – Уставный капитал
2. На панели инструментов нажмите кнопку
, появится окно для выбора шаблона для печати. Выделите существующий шаблон, отобразится документ Объявление на взнос наличными. В окне предварительного просмотра до-
119
кумента нажмите на кнопку Сохранить
и выполните сохранение документа
в свою папку.
3. Закройте окно предварительного просмотра документа, затем окно
Объявление на взнос наличными и окно Платежные документы.
Рис. 5. Окно Платежные документы
Рис. 6. Окно Объявление на взнос наличными
Упражнение 3
120
Создайте банковскую выписку о зачислении на расчетный счет денег от
Васильева Ф.С.
1. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках  Выписки банка.
2. В появившемся окне Выписки банка создайте новую запись, откроется
окно (рис. 7), в котором отображаются два поля – Дата начала и Дата окончания, причем поле Дата начала недоступно и заполняется датой окончания последней выписки. В системе БЭСТ-5 банковская выписка может содержать
операции за несколько банковских дней.
Введите в поле Дата окончания – 1/03/2013 и нажмите ОК.
Рис. 7. Окно Новая выписка для создания банковской выписки
3. В окне Выписки банка дважды щелкните мышью по появившейся записи документа. Появится окно Документы выписки (рис. 8), внизу которого нажмите на кнопку Черновики. Отобразится окно Регистрация выписанных документов (рис. 9).
4. В окне Регистрация выписанных документов установите галочку в
строке документа под номером 1 и нажмите кнопку Выбрать.
121
Рис. 8. Окно Документы выписки
Рис. 9. Окно Регистрация выписанных документов
5. Откроется окно документа банковской выписки, которое имеет поля,
расположенные на двух вкладках Общее и Проводки (рис. 10). Поля на вкладке
122
Общее заполняются автоматически, поэтому перейдите на вкладку Проводки и
создайте новую проводку (клавиша F4), в окне которой (рис. 11) укажите:
Дебет-счет – 751
Кредит-счет – 80
На панели инструментов нажмите Сохранить и закройте окно Проводка.
Рис. 10. Окно Документ выписки
Рис. 11. Окно Проводка
6. В окне Документ выписки нажмите ОК. Появится окно о сохранении
документа, в котором нажмите ОК.
123
7. В окне Документы выписки выполните предварительный просмотр документа перед печатью и сохраните его.
8. Закройте все окна, вернувшись к главному меню системы БЭСТ-5.
4. Контрольные вопросы
1. Назначение подсистемы Финансы ИС БЭСТ-5.
2. Каким образом классифицируются счета в бухгалтерском учете?
3. Какие операции выполняются в подсистеме Учет денежных средств в
банках при безналичных расчетах с поставщиками и покупателями?
4. Что такое уставный капитал?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 10
Финансовый учет в информационной системе БЭСТ-5. Приложение
Имущество
1. Цель работы: получить теоретические и практические навыки работы
с приложением Имущество в системе БЭСТ-5.
2. Теоретический материал для домашнего изучения.
Приложение Имущество, входящее в группу Финансы, автоматизирует
учет всех категорий имущества, отраженных в российском бухгалтерском и налоговом законодательстве. К ним относятся:
 Основные средства (ОС) – часть имущества, используемая в качестве
средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании
услуг, либо для управления организацией в течение периода, превышающего 12
месяцев. Например, земельные участки и объекты природопользования, здания,
машины, оборудование и другие;
 Нематериальные активы (НМА) – объекты длительного использования
(свыше одного года), имеющие оценку и приносящие доходы, но не являющие
вещественными ценностями для организации. К ним относятся: права пользования патентами, лицензиями, программными продуктами, организационные
расходы и д.р.
 Расходы будущих периодов (РБП);
 Специальный инструмент, специальная оснастка, спецодежда в составе внеоборотных активов (СпИО в составе ВА);
 Специальный инструмент, специальная оснастка, спецодежда в со-
124
ставе оборотных активов (СпИО в составе ОА).
Ввиду большого количества объектов учета, учетные функции в приложении Имущество разделены на два блока: учет внеоборотных и оборотных
активов.
Внеоборотные активы (ВА) – это вложения (затраты) организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве
основных средств.
Оборотные активы (ОА) делятся на две части:
 предметы труда (сырье, материалы, топливо и др.), которые теряют или
видоизменяют свою натуральную форму, полностью потребляются в одном
производственном цикле, целиком переносят свою стоимость на продукцию;
 готовая продукция и товары для перепродажи.
Главными хранилищами информации об учетных объектах являются
Картотеки имущества. Объекты учета, регистрируемые в картотеке, представляют собой номенклатуру имущества, т.е. объект учета всегда характеризуется номенклатурным номером. Кроме того, для ОС, НМА, РБП, СпИО в составе ВА законодательство требует обязательного учета по инвентарным объектам. Соответственно, эти объекты учета также характеризуются и инвентарным номером – уникальным в пределах конкретной категории имущества.
В БЭСТ-5 учет инвентарных объектов может вестись либо на индивидуальных карточках (одна карточка – один инвентарный объект), либо на групповых карточках (одна карточка – несколько инвентарных объектов).
Любая операция по движению имущества (поступление, списание, реализация, внутреннее перемещение, ремонт, модернизация, перевод на консервацию, сдача в аренду и пр.) оформляется соответствующим документом движения. Перенесение стоимости инвентарных объектов на затраты по правилам бухучета осуществляется одним из двух способов – путем начисления амортизации или путем единовременного списания в момент передачи в эксплуатацию
(по стоимостному критерию).
Объектами для начисления амортизации являются объекты основных
средств, находящиеся в организации на правах собственности хозяйственного
ведения, оперативного управления.
Амортизация – это постепенное перенесение стоимости основных
средств в процессе их эксплуатации на стоимость готовой продукции, работ и
125
услуг. Амортизационные отчисления – это денежное выражение размера амортизации основных средств, включаемого в себестоимость продукции, работ и
услуг. Таким путем организация возмещает затраты по использованию объектов основных средств.
В соответствии с положениями по бухгалтерскому учету начисление
амортизации объектов основных средств может производиться одним из следующих способов: линейным; списания стоимости объекта пропорционально
объему продукции (работ, услуг); уменьшаемого остатка; списания стоимости
по сумме чисел лет срока полезного использования.
При линейном способе годовая сумма начисления амортизационных отчислений определяется по первоначальной стоимости объекта основных
средств и норме амортизации, вычисленной исходя из срока полезного использования объекта.
Срок полезного использования – это период, в течение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход организации или
служить для выполнения целей деятельности организации.
Процесс работы с подсистемой Имущество начинается с ее настройки,
для работы с которой необходимо также настроить Книгу покупок-продаж,
предназначенную для формирования и регистрации счетов-фактур на закупку и
отгрузку товарно-материальных ценностей. Книга покупок-продаж устанавливает связь с документами, формируемыми в приложениях Товары.Продукция,
Закупки.Поставщики и Продажи.Клиенты, а также с документами, зарегистрированными в приложении Финансы.Имущество.
Закупка и ввод в эксплуатацию товарно-материальных ценностей
Процесс закупки товарно-материальных ценностей и его регистрация в
БЭСТ-5 состоит из следующих шагов:
1. Формирование платежного поручения банку о переводе денежных
средств на счет поставщика с помощью команды Финансы  Денежные средства  Учет денежных средств в банках  Платежные документы.
2. Оформление банковской выписки, отражающей списание денежных
средств со счета предприятия с помощью команды Финансы  Денежные
средства  Учет денежных средств в банках Выписки банка.
126
3. Создание счета-фактуры на закупку основных средств и ее оприходование в Книге покупок-продаж с помощью команды Логистика  Книга покупок-продаж  Счета-фактуры на закупку.
4. Формирование документа учета поступления товарно-материальных
ценностей и ввода в эксплуатацию с помощью команды Финансы  Имущество  Внеоборотные активы  Документы движения.
3. Лабораторные задания.
Упражнение 1
Настройте приложение Книга покупок-продаж.
В главном меню выберите Логистика  Книга покупок-продаж  Настройка, сервис  Настройка параметров. Появится окно (рис. 1), в котором
на вкладке Общее в поле Начало расчетного периода установите 1/03/2013.
В секции Налоговые модели счетов-фактур задайте:
На закупку – 02 Налоговая модель (аванс.)
На продажу – 01 Налоговая модель (НДС начисл.)
Авансового – 02 Налоговая модель (аванс.)
и нажмите ОК, оставив остальные поля без изменений.
Рис. 1. Окно Настройка параметров для приложения Книга покупок-продаж
Упражнение 2
1. Для настройки приложения Имущество выполните команду Финансы
Имущество  Настройка приложения  Начальная настройка. Появится
127
окно Настройка параметров (рис. 2), в котором в поле Дата начала работы в
подсистеме введите 1/04/2013.
Рис.2. Окно Настройка параметров для приложения Имущество
2. Сохраните изменения и закройте окно Настройка параметров.
3. Для настройки книг амортизации выберите в меню Финансы  Имущество  Справочники  Амортизация  Книги амортизации. Появится окно Книги амортизации (рис. 3), в котором в левой части в иерархическом дереве категорий имущества выделите ОС (основные средства), а в правой части
дважды щелкните по записи Основная книга для ОС.
Рис. 3. Окно Книги амортизации
128
4. В появившемся окне Книга амортизации в поле Используется в учете
с периода задайте 1/04/2013 и нажмите ОК.
5. Аналогично в окне Книги амортизации выберите Доп. книга по нал.
учету для ОС и установите дату начала использования – 1/04/2013.
6. Закройте окно Книги амортизации.
Упражнение 3
Перед началом учета закупок товарно-материальных ценностей создайте
справочник поставщиков предприятия. Для этого:
1. Выберите в главном меню Настройка  Общие данные  Партнеры
предприятия  Картотека партнеров. Появится окно (рис. 4), в котором отображена только одна запись о предприятии пользователя.
Рис. 4. Окно Справочник партнеров
2. Создайте запись партнера нажатием кнопки Новая запись (или F4),
отобразится окно Карточка партнера (рис. 5), аналогичное Карточки предприятия.
3. В окне Карточка партнера на вкладке Общее в поле Название краткое
введите «Компьютерный магазин», на вкладке Счета добавьте произвольный
двадцатизначный расчетный счет в любом банке. На вкладке Закупки в поле
Поставщик поставьте галочку, в поля Период оплаты и Период доставки введите 3Д, в поле Налоговая модель – 01.
По окончании ввода нажмите ОК.
4. Появится новая карточка партнера с кодом 000003. Аналогично добавьте партнеров-поставщиков «Мебельный магазин» и «Швейные машинки».
129
5. Закройте окно Справочник партнеров.
Рис. 5. Окно Карточка партнера
Упражнение 4
Предполагается закупить мебель у партнера-поставщика «Мебельный магазин» в соответствии с табл. 1. Создайте платежное поручение банку для перевода денежных средств поставщику и соответствующую выписку банка.
Таблица 1
№
п/п
1
2
3
4
5
6
7
Наименование
Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж»
Набор мебели «Рабочее место персонала Профи»
Стол письменный
Стул
Стеллаж металлический
Стол для раскроя
Шкаф-купе для одежды
Цена за
единицу, р.
41272
Количество
1
Стоимость,
р.
41272
15919
1
15919
2253
730
3804
4559
9490
3
4
1
1
1
6759
2920
3804
4559
9490
84723
Итого
1. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках  Платежные документы. Появится окно Платежные документы (рис. 6), в котором создайте новый документ нажатием
кнопки Новая запись. Отобразится окно Виды документов, в котором выделите
Платежное поручение и нажмите Выбрать.
130
Рис. 6. Окно Платежные документы
2. В окне Платежное поручение установите:
Дата – 4/03/2013
Вид платежа – электронно
Очередность – 6 – другие платежные документы
Вид движения – Р – платеж партнеру
Сумма – 84723
Получатель: Предприятие – «Мебельный магазин»
Назначение платежа – Покупка мебели
В поле Налоговая модель нажмите на кнопку F2, в появившемся окне Налоговые модели выделите 02 – Налоговая модель (аванс.) и нажмите Выбрать.
3. В окне Платежное поручение нажмите на кнопку Налоги. Появится
окно Налоги по документу (рис. 7), в котором дважды щелкните по ячейке
НДС, отобразится окно Налог по документу, где для поля Ставка выберите из
справочника Ставка НДС №4 – 18 и нажмите ОК.
Закройте окно Налоги по документу для возврата к окну Платежное поручение.
4. В окне Платежное поручение выполните предварительный просмотр
документа и сохраните его к себе в папку.
131
Рис. 7. Окно Налоги по документу
5. Закройте все открытые окна, вернувшись к главному меню системы
БЭСТ-5.
6. В главном меню выберите Финансы  Денежные средства  Учет
денежных средств в банках Выписки банка. Появится окно Выписки банка
(рис. 8), в котором создайте новую выписку. Отобразится окно Новая выписка,
где задайте дату окончания 4/03/2013 и нажмите ОК.
Рис. 8. Окно Выписки банка
7. В окне Выписки банка дважды щелкните на появившейся строке с датой 4/03/2013, откроется окно Документы выписки (рис. 9).
132
Рис. 9. Окно Документы выписки
8. Нажмите на кнопку Черновики, откроется окно Регистрация выписанных документов, где поставьте галочку в строке с платежным поручением под
номером 000001 и нажмите Выбрать.
9. В появившемся окне Документ выписки (рис. 10) есть две вкладки Общее и Проводки. Закладка Общее заполняется автоматически, а на закладке
Проводки следует выбрать типовую операцию, соответствующую данному платежу. Перейдите на вкладку Проводки и в поле Типовая операция установите 22
– Оплата поставщику (НДС 18 %) и нажмите ОК.
133
Рис. 10. Окно Документ выписки
10. Появится сообщение о предложении создать авансовый счет-фактуру
(рис. 11), в окне которого нажмите Нет.
11. Закройте все открытые окна, вернувшись в главное меню БЭСТ-5.
Рис. 11. Предложение создания авансового счета-фактуры
Упражнение 5
Заполните справочник номенклатуры имущества данными, которые соответствуют приобретаемым товарам мебели.
1. В главном меню выберите Финансы  Имущество  Справочники 
Классификаторы  Номенклатура имущества. Появится окно Реестр номенклатуры (рис. 12), в котором в левой части раскройте запись Основные
средства, а затем выделите 07 Производственный и хозяйственный инвентарь.
На панели инструментов нажмите кнопку Новая запись.
134
Рис. 12. Окно Реестр номенклатуры
2. В появившемся окне Номенклатура (рис. 13) задайте:
Наименование – Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж»
Ед. изм. – шт
Общий СПИ (срок полезного использования) – 120
и нажмите ОК для возврата к окну Реестр номенклатуры.
Рис. 13. Окно Номенклатура
135
3. Аналогично в группу 07 Производственный и хозяйственный инвентарь добавьте следующую номенклатуру:
0000000000002 – Набор мебели «Рабочее место персонала Профи»
0000000000003 – Стол письменный
0000000000004 – Стул
0000000000005 – Стеллаж металлический
0000000000006 – Стол для раскроя
0000000000007 – Шкаф-купе для одежды
Закройте окно Реестр номенклатуры.
Упражнение 6
Создайте счет-фактуру на закупку мебели и оприходуйте ее.
1. В главном меню выберите Логистика  Книга покупок-продаж 
Счета-фактуры на закупку.
2. Откроется окно (рис. 14), в котором на панели инструментов нажмите
кнопку Новая запись и далее выберите Закупка ТМЦ (товарно-материальных
ценностей).
3. Появившееся окно Счет-фактура на закупку (рис. 15) заполните следующим образом:
Номер документа – 001389
От – 6/03/2013
Дата регистрации – 7/03/2013
Продавец – «Мебельный магазин»
Счет расчетов – 26
136
Рис. 14. Окно Счета-фактуры на закупку
Рис. 15. Окно Счет-фактура на закупку
137
4. В нижней части окна Счет-фактура на закупку выделите пустую строку и нажмите F4. В появившемся списке выберите Имущество, откроется окно
Строка счета фактуры (рис. 16), в котором заполните поля:
Группа – 07
Номенклатура – 0000000000001 – Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж»
Количество – 1
Всего с НДС – 41272
В нижней части окна в строке НДС в поле Ставка нажмите на кнопку
(или F2), появится окно Ставки налога, в котором выделите Ставка НДС №4 –
18 и нажмите Выбрать.
В окне Строка счета фактуры нажмите ОК, данные отобразятся в окне
Счет-фактура на закупку, и появится новое окно Строка счета фактуры.
Рис. 16. Окно Строка счета-фактуры
5. Аналогично введите данные других строк счета-фактуры в соответствии с табл. 1.
6. Окно заполненного счета-фактуры представлено на рис. 17. Обратите
внимание, что в поле Всего с НДС должна быть указана сумма 84723.
138
Рис. 17. Окно Счет-фактура на закупку
7. Для регистрации приходного счета-фактуры в Книге покупок нажмите
на кнопку Регистрация  Оприходование. Появится окно Запись в книгу
(рис. 18), которое заполните следующими данными:
Дата регистрации – 7/03/2013
Зарегистр. оприходование на сумму – 84723
и нажмите ОК.
139
Рис. 18. Окно Запись в книгу
В окне Счет-фактура на закупку на вкладке Регистрация будет отображена созданная запись (рис. 19).
Рис. 19. Вкладка Регистрация окна Счет-фактура на закупку
8. Щелкните дважды мышью на появившейся записи. Откроется окно Запись в книгу. Перейдите на вкладку Проводки, в поле Типовая операция устано-
140
вите Закупка и нажмите ОК. В результате в Книге покупок будет зарегистрирован счет-фактура, порожденный покупкой мебели.
9. Закройте все окна, вернувшись к главному меню системы БЭСТ-5.
Упражнение 7
Зафиксируйте поступление мебели и ввод ее в эксплуатацию в документах движения.
1. В главном меню выберите Финансы  Имущество Внеоборотные
активы  Документы движения. Появится окно Документы движения
(рис. 20), в котором в поле Вид движения задайте Поступление, в поле Категория – ОС и нажмите на панели инструментов Новая запись.
2. Отобразится окно Документ движения: Основная книга для ОС
(рис. 21), в котором задайте:
Документ № – 000001
От – 1/04/2013
Содержание – Поступление мебели в административный отдел
Поставщик – «Мебельный магазин»
Подразделение – Административный отдел
МОЛ – Оболенская Г.С.
Счет учета – 011 – Собственные основные средства
Счет износа – 021 – Амортизация собственных основных средств
Счет затрат – 26 – Общехозяйственные расходы
Использование – В эксплуатации
Назначение – Производственные
Тип списания – Со след. месяца учета
141
Рис. 20. Окно Документы движения
Рис. 21. Окно Документ движения: Основная книга для ОС
Строки (т.е. табличная часть) документа поступления представляют собой ссылки на новые карточки учета, которые заводятся на приходуемые объекты. В эти карточки копируются реквизиты из заголовочной части данного документа – без возможности их ручной корректировки. Все остальные данные
карточек по документу движения вносятся вручную.
3. Для добавления приходуемых объектов нажмите на кнопку Фактура.
142
4. В появившемся окне Счет-фактура (рис. 22) в поле Счет-фактура
нажмите F2 для открытия справочника существующих счетов-фактур. Появится окно Счет-фактура (рис. 23), в котором должна отображаться одна строка
со счетом-фактурой на закупку с номером 001389. Выделите ее и нажмите Выбрать.
Рис. 22. Окно Счет-фактура
Рис. 23. Окно Счет-фактура отображает имеющиеся счеты-фактуры
поставщика
5. Окно Счет-фактура (рис. 24) будет заполнено строками с номенклатурными наименованиями покупаемого имущества. Выделите в нем строку Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж», в группе Тип карточки по-
143
ставьте переключатель в положение Простая, а также установите На каждую
единицу и нажмите Выбрать.
Рис. 24. Окно Счет-фактура с заполненными строками
6. Появится окно Простая карточка Набор мебели «Кабинет руководителя Престиж» (рис. 130), состоящее из двух вкладок. На вкладке Общее все
поля автоматически заполнены, поэтому перейдите на вкладку Амортизация,
задайте:
Метод амортизации – 1 Линейный способ от СПИ
Амортизируется – поставьте галочку
Группа амортизации – 06
и нажмите ОК.
7. Вернувшись в окно Счет-фактура (рис. 24), выберите номенклатурный объект Набор мебели «Рабочее место Профи», установите Тип карточки –
Простая, переключатель в положение На каждую единицу и нажмите Выбрать.
В появившемся окне Простая карточка Набор мебели «Рабочее место
Профи» установите значения полей, аналогичные предыдущему наименованию.
8. Закройте окно Счет-фактура, вернувшись к окну Документ движения: Основная книга для ОС, в котором нажмите ОК для его закрытия.
144
Остальные номенклатурные единицы будут введены в эксплуатацию в
другие отделы.
Рис. 25. Окно Простая карточка Набор мебели
«Кабинет руководителя Престиж»
9. В окне Документы движения создайте новый документ поступления
основных средств. В появившемся окне Документ движения: Основная книга
для ОС задайте:
Документ № – 000002
От – 1/04/2013
Содержание – Поступление мебели на склад
Поставщик – «Мебельный магазин»
Подразделение – Склад
МОЛ – Семакина А.Т.
Счет учета – 011
Счет износа – 021
Счет затрат – 26
Использование – В эксплуатации
Назначение – Производственные
Тип списания – Со след. месяца учета
10. Нажмите на кнопку Фактура и выберите существующую счетфактуру с номером 001389.
145
11. В отображенном списке счета-фактуры добавьте Стеллаж металлический с такими же параметрами амортизации, как у предыдущих объектов.
12. Закройте окно Счет-фактура. В окне Документ движения: Основная
книга для ОС в области списка объектов щелкните правой кнопкой и в контекстном меню выберите Добавить запись.
13. В появившемся окне Справочник типов карточек выделите Простая
карточка и нажмите Выбрать. Откроется окно Простая карточка, которое заполните на вкладке Общее следующим образом:
Группа – 07 – Производственный и хозяйственный инвентарь
Наименование – Стол письменный
Текущая стоимость – 2253
Вкладку Амортизация заполните как у предыдущего объекта и нажмите
ОК.
14. В окне Документ движения: Основная книга для ОС дважды щелкните на появившейся записи. В открывшемся окне Стоимость поставщика введите 2253 и нажмите ОК.
15. Аналогично создайте простую карточку на стул стоимостью 730 р. (в
соответствии с табл. 1).
16. В окне Документ движения: Основная книга для ОС нажмите ОК,
вернувшись к окну Документы движения.
17. Создайте новый документ поступления в производственный отдел, назначив материально-ответственной Мельникову А.Р., следующих товарных
единиц:
Стол для раскроя – 1 шт.
Шкаф-купе для одежды – 1 шт.
Стол письменный – 2 шт.
Стул – 3 шт.
Стол для раскроя и шкаф-купе выберите из счета-фактуры, а столы письменные и стулья добавляйте в список документа поступления в окне Документ
движения: Основная книга для ОС, создав на каждый объект простую карточку.
18. Закройте все окна, вернувшись в главное меню системы БЭСТ-5.
Упражнение 8
146
Требуется закупить компьютерную технику в «Компьютерном магазине»
в соответствии с табл. 2 и швейное оборудование у поставщика «Швейные машинки» в соответствии с табл. 3.
Таблица 2
№
п/п
1
2
3
Наименование
Компьютер Торнадо SIG 21450
Монитор Acer P206HVb 20”
МФУ HP LaserJet M1212nf
Цена за единицу, р.
19665
4140
8374
Количество
Стоимость, р.
1
1
1
19665
4140
8374
32179
Итого
Таблица 3
№
п/п
1
2
Наименование
Промышленная швейная машинка
Aurora A-8700H
Ручная отрезная линейка с дисковым ножом Aurora Si-360
Итого
Цена за единицу, р.
10500
Количество
Стоимость, р.
2
21000
15350
1
15350
36350
1. Создайте два платежных поручения банку от 11/03/2013 для перевода
соответствующих денежных средств поставщикам «Компьютерному магазину»
и «Швейные машинки».
2. Составьте банковскую выписку с датой окончания 12/03/2013, включив
в нее созданные платежные поручения.
3. Создайте документ поступления и ввода в эксплуатацию компьютерной техники в административный отдел, назначив материально-ответственной
Оболенскую Г.С.
Компьютерная техника относится к основным средствам группы 4 – Машины и оборудование, Амортизация группа – 3, Срок полезного использования
– 60.
4. Создайте документ поступления и ввода в эксплуатацию швейного
оборудования в производственный отдел, назначив материально-ответственной
Мельникову А.Р.
Швейные машинки относятся к основным средствам группы 4 – Машины
и оборудование, а Отрезная линейка – к 6 – Инструмент, Амортизация группа –
3, Срок полезного использования – 60.
4. Контрольные вопросы
147
1. Назначение подсистемы Финансы ИС БЭСТ-5.
2. Каким образом классифицируются счета в бухгалтерском учете?
3. Назначение подсистемы Имущество ИС БЭСТ-5.
4. Что такое основные средства? Как выполняется их учет?
5. Что такое амортизация?
6. Как создать счет-фактуру на закупку основных средств?
7. Каким образом сформировать документ поступления основных
средств?
8. Перечислите основные операции учета процесса закупки и ввода в эксплуатацию товарно-материальных ценностей в БЭСТ-5.
148
Библиографический список
Основная литература
1. Информационные системы и технологии в экономике и управлении
[Текст] : учеб. для бакалавров : доп. Сов. УМО вузов России по образованию в
обл. менеджмента в качестве учеб. по направлению "Менеджмент" / В. В. Трофимов, О. П. Ильина, В. И. Кияев, А. П. Приходченко, Е. В. Трофимова ; под
ред. В. В. Трофимова; С.-Петерб. гос. ун-т экономики и финансов . - 4-е изд.,
перераб. и доп. - М. : Юрайт, 2013. - 544 с.
Дополнительная литература
2. Ивасенко, А. Г. Информационные технологии в экономике и управлении [Текст] : учеб. пособие / А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко. –
М. : КНОРУС, 2010. – 154 с.
Татьяна Петровна Новикова
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
Методические указания к практическим занятиям для студентов направления
подготовки 38.03.02 - Менеджмент
Редактор
Подписано в печать
Формат 6090 /16.
Усл. печ. л. . Уч.-изд. л. 4,4. Тираж 100 экз. Заказ
ФГБОУ ВО «Воронежский государственный лесотехнический университет
имени Г.Ф. Морозова»
РИО ФГБОУ ВО «ВГЛТУ». 394087, г. Воронеж, ул. Тимирязева, 8
Отпечатано в УОП ФГБОУ ВО «ВГЛТУ»
394087, г. Воронеж, ул. Докучаева, 10
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
3
Размер файла
8 678 Кб
Теги
информационные, система, управления
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа