close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Diplomnaya rabota (2)

код для вставкиСкачать
ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Гуманитарно-педагогический институт
Кафедра теории и практики перевода
Специальность 031202 "Перевод и переводоведение" ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
На тему: "Прагматические и лингвостилистические характеристики текстов делового письма в английском языке".
СТУДЕНТ (КА): Т.В. Вяльдина
РУКОВОДИТЕЛЬ: д.филол.н., профессор В.Н. Федорцова
Работа защищена с оценкой " "
Руководитель дипломной работы _____________ "_____" _________________ 2012 г.
Тольятти
2012 г.
СОДЕРЖАНИЕ:
Введение.......................................................................................3
Глава 1. Официально-деловой стиль в современной коммуникации ......6
1.1 . Понятие функционального стиля в лингвистике и типология стилей ......6
1.2 . Роль официально-делового стиля в современном мире и его характеристики ........................................................................12
1.3. Деловое письмо как жанр официально-делового стиля ......................19
Глава 2. Особенности англоязычного делового письма .......................26
2.1. Коммуникативно-прагматические особенности делового письма .........26
2.2. Структура делового письма............. ...........................................32
2.3. Грамматические особенности делового письма ................................45
2.4. Лексические особенности делового письма ......................................48
Заключение.................................................................................52
Список использованной литературы................................................54
Введение
В различных сферах общества: науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.
Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, строятся отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, жалобы; выражаются просьбы, благодарности и извинения; оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.
Настоящая дипломная работа посвящена описанию деловых писем как жанра официально-делового стиля, определению цели (интенции) каждого вида писем деловой практики и выявлению языковых особенностей таких типов писем. С официально-деловым стилем мы сталкиваемся постоянно, поскольку именно к этому стилю относятся все деловые документы, поэтому важно знать особенности этого стиля, его закономерности. Каждый грамотный человек должен уместно использовать те или иные языковые средства, знать закрепленные нормы словоупотребления. Составляющему тот или иной документ необходимо знать сумму реквизитов, их взаимосвязь и последовательность изложения. Объектом исследования являются письма деловой практики на английском языке.
Предметом исследования являются прагматические и лингвостилистические особенности деловых писем на английском языке.
Цель исследования - проанализировать английские деловые письма на грамматическом и лексическом уровнях, определить структуру писем различных коммуникативных намерений.
Для достижения поставленной цели является необходимым решение следующих задач:
* дать определение понятию функционального стиля в лингвистике и обозначить типологии стилей;
* определить роль официально-делового стиля в современном мире и его характеристики;
* рассмотреть деловое письмо как жанр официально-делового стиля;
* обозначить коммуникативно-прагматические особенности делового письма;
* произвести анализ писем различных коммуникативных намерений на грамматическом и лексическом уровнях.
Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования: метод анализа и синтеза, с помощью которого был собран и обобщен теоретический материал по исследуемой теме; метод структурного анализа, задача которого заключалась в исследовании структуры и функционирования деловых писем английского языка.
Исследование проводилось на материале англоязычных писем деловой переписки. Общий объем составил 120 деловых писем с различными коммуникативными намерениями. Логика исследования и последовательность решения поставленных задач обусловили структуру работы. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.
Во введении обосновывается выбор темы, ее актуальность, определяются объект и предмет исследования, излагаются цели, задачи и методы исследования, раскрываются теоретическая и практическая значимость работы.
В первой главе "Официально-деловой стиль в современной коммуникации" представлен теоретический материал на тему функциональных стилей английского языка, описаны особенности официально-делового стиля, а также особенности делового письма как жанра официально-делового стиля.
Во второй главе "Особенности англоязычного делового письма" структурированы правила оформления деловых писем, рассмотрена прагматика деловых писем, приведены их классификации, проанализированы письма различных коммуникативных намерений на лексическом и грамматическом уровнях.
В заключении обобщаются результаты данного исследования.
Библиографический список состоит из научных работ ведущих лингвистов, таких как И.В. Арнольд, И.Р. Гальперин, П.В. Веселов и других. Глава I. Официально-деловой стиль в современной коммуникации
1.1. Понятие функционального стиля в лингвистике и типология стилей
В лингвистике существует множество определений функционального стиля, которые трактуются разными авторами по-разному.
И.В. Арнольд дает следующее определение: "Функциональные стили являются подсистемами языка, каждая из которых обладает своими специфическими особенностями в лексике, фразеологии, в синтаксических конструкциях, а иногда и в фонетике. Возникновение и существование функциональных стилей обусловлено спецификой условий общения в разных сферах человеческой деятельности" [Арнольд, 2002, с. 384].
М.Н. Кожина, ведущий специалист по функциональной стилистике русского языка, считает, что "функциональный стиль - это своеобразный характер речистой или иной ее социальной разновидности, соответствующий определенной сфере общественной деятельности и соотносительной с ней формой сознания, создаваемый особенностями функционирования в этой сфере языковых средств и специфической речевой организацией, создающей определенную общую стилистическую окраску" [Кожина, 1983, с. 198].
Д.Э. Розенталь в соответствии с функциями языка выделяются следующие стили: разговорный (функция общения), научный и официально-деловой (функция сообщения), публицистический и литературно-художественный (функция воздействия) [Розенталь, 1968, с. 17].
Профессор Брандес определяет его следующим образом: "функциональный стиль - это функциональная система, система внутренних, скрытых отношений и связей явлений, в которой проявляются функции назначения и воздействия словесного произведения. Вне этой системы указанные функции речевого произведения не реализуются" [Брандес, 1990, с. 110].
Известный отечественный англист Н.М. Разинкина, занимающаяся функциональной стилистикой, определяет функциональный стиль как "совокупность текстов, письменных и устных, характеризующихся более или менее определенной целевой направленностью и наличием языковых средств (на различных уровнях), для которых типичны специальный отбор и специфическая обработка. " [Разинкина, 1985, с. 98].
Все эти многочисленные определения объединяет прежде всего учет экстралингвистического фактора при выделении функциональных стилей. Именно цели и задачи коммуникации в конкретной сфере общения определяют выбор языковых средств.
Словари дают следующие определение функционального стиля: "Функциональный стиль - разновидность литературного языка, обусловленная различием функций, выполняемых языком в определенной сфере общения. Понятие "функциональный стиль." является центральным, базовым при дифференциальном делении литературного языка, своего рода точкой отсчета для таких соотносительных со стилем понятий, как подстиль, речевой жанр, функционально-стилевая сфера. Композиционно-речевая структура текстов функционального стиля (т. е. совокупность языковых элементов в их соотношении между собой и с композиционной структурой текстов, наиболее характерных для данной разновидности литературного языка) определяется коммуникативными намерениями создателей текстов, условиями коммуникации и другими стилеобразующими факторами. Специфика конкретного функционального стиля состоит в особенностях соотношения, способов и приемов сочетания, объединения языковых средств (которые в других стилях могут быть представлены в иных комбинациях), их специализированного употребления" [Учебный словарь стилистических терминов, 1999, с. 341]; исходя из определения лингвистического энциклопедического словаря, функциональный стиль рассматривается "как разновидность литературного языка, в которой язык выступает в той или иной социально значимой сфере общественно-речевой практики людей и особенности которой обусловлены особенностями общения в данной сфере" [Лингвистический энциклопедический словарь, 1990, с. 87], так как именно ситуация и сфера общения задает определение тех или иных средств выражения, характерных для определенного функционального стиля. В своей статье "Языки общения и функциональные стили (в их отношении к тексту)" Г.В. Векшин дает определение стилю и функциональному стилю в частности. Стиль - не только научный термин, но и один из ключевых культурных концептов. В этом качестве представление о стиле - достояние общеязыкового, общенационального культурного сознания. Среди носителей языка живет представление о стиле как комплексе особенных, специфических для человека или коллектива форм и принципов поведения в типичных обстоятельствах общения. "На стиле" нельзя говорить (говорят "на языке"), но им можно пользоваться, говорить "в стиле"; стиль - это форма "подачи" языка как смысла, его "презентации". Стиль не может быть безальтернативен, он не присущ субъектам и объектам, не совершающим выбор или не подлежащим ему, и всегда является результатом творческой переработки или трансформации исходного материала [Долинин, 1987, с. 303]. Самый близкий синоним слову стиль - манера. Те же по существу представления лежат в основе лингвистического понимания природы стиля [Векшин, 2002, с. 36].
Одной из разновидностей стиля традиционно считается функциональный стиль. Его выделение обусловлено двумя обстоятельствами: 1) функциональные стили - это стили, характерные для всего языкового коллектива, а не только отдельных носителей языка или групп; 2) функциональный стиль - то, что связывается с теми областями и реализуется в тех областях деятельности народа, в которые так или иначе вовлечены все носители культуры. Иными словами, функциональный в языке - это то, что продиктовано приложимостью речи не просто к "определенным", а к типовым, универсальным по своему характеру обстоятельствам общения и коммуникативным ролям, обращено к тем сферам жизни, которые касаются всех, - быту (отношениям с близкими), служебной и политической деятельности (отношениям с властью), научно-познавательной деятельности (отношениям, в широком смысле, с природой), эстетической и религиозной деятельности (искусству и вере как "отношениям с вечностью"). На наш взгляд, именно это определение функционального стиля является наиболее полным и комплексным, где во внимание принимаются все возможные экстралингвистические факторы.
Функциональные стили характеризуются стилистическим значением и стилистической нормой.
Под "стилистическим значением" понимается стилистическая характеристика языкового элемента, та дополнительная стилистическая информация, которая наслаивается на его лексическое и грамматическое значение [Анисимова, 1991, с. 58]. Стилистическое значение включает три компонента: функциональный компонент, нормативный компонент, экспрессивный компонент.
Функциональный компонент указывает на функциональную стилистическую окраску языкового элемента, т.е. на его употребление в определенной сфере коммуникации. Вот несколько характерных примеров глагола идти на немецком языке: to go (нейтр.) - to drag one's feet (разговорный) - to shift (официально-деловой).
Нормативный компонент указывает на нормативную стилистическую окраску языкового элемента - на его отношение к литературной норме. Принято выделять шесть нормативных уровней: напыщенный, изысканный, нейтральный, литературно-разговорный, грубо-разговорный [Ризель, 1975, с. 19].
Рассмотрим пример: to run away (нейтр.), to take to one's heels (грубо-разговорный), retreat (напыщенный), to absquatulate (литературно-разговорный).
Экспрессивный компонент указывает на эмоционально-экспрессивную окраску языкового элемента, на его способность выражать различные эмоционально-экспрессивные оттенки, нести функцию оценочности.
Одни языковые элементы обладают устойчивой эмоционально-эспрессивной оценкой, которая фиксируется в словарях. Другие приобретают оценочность в зависимости от ситуации общения и отношения говорящего к называемому предмету, явлению. Если один из компонентов значения маркирован, языковая единица имеет положительное стилистическое значение, если все три компонента нейтральны, языковая единица обладает нулевым стилистическим значением.
Стилистическое значение, закрепленное за единицей в системе языка, рассматривается как ее абсолютное значение. Стилистическое значение, приобретаемое единицей в том или ином контексте, является контекстуальным. Стилистическое значение языковой единицы определяет сферу ее употребления, ее сочетаемость с другими языковыми единицами.
Немотивированное использование языковых единиц с разными стилистическими значениями в одном высказывании может нарушить стиль речи или даже разорвать коммуникацию: the vice-president was gaping at the stage (вместо looking).
Под стилистическими нормами в широком смысле понимаются обязательные закономерности выбора и организации как стилистически нейтральных, так и стилистически маркированных языковых норм в целостных системах способа выражения и типов текста всех без исключения коммуникативных сфер. Речь идет о языковых стилистических нормах как системообразующей (парадигматической) кодифицированной совокупности лексических, грамматических и фонетических средств выражения, которые связаны с той или иной функциональной стилистической системой. Стилистические нормы, как в узком, так и широком понимании четко показывают изменение времени и при этом тесную связь лингвистических и внелингвистических факторов. Данный случай можно проиллюстрировать на примере употребления перифраза для существительного первого лица единственного числа, который обозначается самим говорящим/пишущим [Ризель, 1975, с. 43].
Словарный состав, в зависимости от его принадлежности к устной или письменной речи, делится на:
1) стилистически недифферинцированный словарный состав - т.е. слова и выражения, которые во всех коммуникативных сферах и ситуациях используются и понимаются носителями немецкого языка, и
2) стилистически дифференцированный словарный состав - т.е. слова и выражения, возможности использования которых, ограниченны определенными внутренними и внешними лингвистическими факторами.
Перейдем к классификации функциональных стилей в английском языке. Отметим, что у ученых нет единого мнения по тому, как классифицировать стили. На наш взгляд наиболее точной и адекватной является классификация стилей, изложенная профессором М.Н. Брандес: официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения [Брандес, 2003, с. 36]. Так же стоит отметить классификацию функциональных стилей Гальперина: научный, разговорный, деловой, поэтический, ораторский и публицистический [Гальперин, 1958, с. 424].
Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами. Например, для научного стиля присуще использование специальной и терминологической лексики, графической информации, четкое определение понятий и явлений, строгая логичность и последовательность изложения, усложненный синтаксис. Деловому стилю свойственны профессиональная терминология, точность определения применяемых выражений и слов, клишированность языковых средств. Главнейшим свойством газетно-публицистического стиля является его информативность и экспрессивность. Главной особенностью разговорной речи является ее непринужденность, неподготовленность. Для нее характерны лексическая разнородность, использование разговорных и просторечных слов, упрощенного синтаксиса, эмоционально-экспрессивной оценочности, мимики, жестов.
1.2. Роль официально-делового стиля в современном мире и его характеристики
Среди книжных стилей речи особое место занимает официально-деловой стиль, характерный для правовой, административной и общественной деятельности. Для такого явления, как культура речи, официально-деловой стиль очень важен, потому что с его помощью оформляются документы и деловые бумаги, касающиеся государственных задач, судебных дел и дипломатического общения. Для него характерны замкнутость, устойчивость многих речевых оборотов, специфическая лексика и особые синтаксические обороты. Документы, написанные в официально-деловой манере, компактны и наполнены клише и языковые штампы. Это международные договора, государственные указы и акты, юридические законы и судебные постановления, различные уставы и служебная переписка,а также другие виды деловых бумаг, которые отличаются точностью изложения и языковым стандартом [Шакирова, 2011].
Официально-деловой стиль обслуживает сферы деятельности, призванные регламентировать отношения между людьми, учреждениями, странами, между гражданами и государством. К основным подстилям данного стиля относятся: административный, юридический, дипломатический, военный подстиль. Каждый стиль выполняет свои специфические задачи и функции и характеризуется собственными отличительными чертами. Функциональные черты официально-делового стиля следующие: объективность, императивность, сухость, точность, безличность, ясность, отсутствие образности и эмоциональности. Официально-деловой стиль несет функцию долженствования и официальности. Основными речевыми жанрами официально-делового стиля являются: • правительственные постановления, указы, законы в сфере правительственной деятельности;
• дипломатические переговоры, меморандумы, ноты протоколы в сфере международных отношений;
• уложения, кодексы в области юриспруденции;
• торгово-коммерческие соглашения, коммерческая корреспонденция в торговле и экономике;
• военные уставы, приказы, распоряжения в сфере военной жизни;
• деловая переписка, акты, протоколы заседаний, распоряжения, объявления в официальных учреждениях;
• официальные письменные заявления, докладные, расписки, завещания в деловой жизни отдельного человека [Брандес, 2003, с. 39].
Официально-деловой стиль реализуется следующими языковыми средствами: модальными глаголами (would you be so kind, We should also be obliged), глаголами приказания (I insiste on, ), побуждения (we kindly ask you to, We request you to), безличными конструкциями (Referring to our telephone conversation). Типовые лексические средства оформления официально-делового стиля следующие: функционально-окрашенная лексика (to distrain, to interrogate), термины и терминологизированные словосочетания (terms of payment, to establish business relationships), устойчивые обороты и клише (In reply to your letter dated), собирательные существительные (information), существительные, выражающие совокупное единство (nuclear weapons), отглагольные существительные (development), глаголы в форме страдательного залога, неопределенно-личное местоимение "man", канцеляризмы, "канцелярские" наречия (relatively, rather).
Рассмотрим характерные особенности официально-делового стиля английского языка, где выделяют 3 разновидности - стиль официальных документов, стиль деловой корреспонденции (Business English), стиль юридических документов. Как особая разновидность деловой речи в современном английском языке выделяется язык военных документов: приказов, уставов, донесений и др. [Гальперин, 1958, с. 431].
Целью каждого документа, написанного в официально-деловом стиле, является прийти к определенному соглашению в вопросах политики, торговли, предложений услуг и т. п. Любой документ должен обеспечить полную ясность существа вопроса, выразить главные условия, которые обязуются соблюдать обе договаривающиеся стороны. Языковые функции - только коммуникативная и волюнтативная. На языке деловой корреспонденции пишутся рекомендательные письма, письма об уходе, выговоры и т. п. Для стиля деловой корреспонденции характерно обилие стереотипных единиц языка (клише, штампы): I beg to inform you, with a view to, to expire, etc. Такого рода фразеологические сочетания и отдельные слова - термины можно встретить в отчетах, уставах, законах, нотах, причем каждая область имеет свою специфическую терминологию. Так например, в деловых документах финансово-экономического характера встречаются такие термины, как extra revenue; taxable capacities; liability to profit tax и др. В дипломатической терминологии: high contracting parties; to ratify an agreement; memorandum; pact; protectorate; extraterritorial status; plenipotentiary и др. В юридических документах часто встречаются такие термины и сочетания, как: The international court of justice; casting vote; judicial organ; to deal with a case; summary procedure; a body of judges; to hear a case; as laid down in; on the proposal of the court; recommendation of.
Для дипломатического языка характерно использование некоторого количества латинских и французских слов и выражений, получивших своего рода терминологическую окраску в языке дипломатических документов. Наиболее часто встречаются такие слова и выражения, как: persona grata; persona nongrata; pro tempore; the quorum; conditio sine qua non; status quo; mutatis mutandis и др. Общим для всех разновидностей делового стиля является наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т. д. Например, М. P. (Member of Parliament); P. M. (Prime minister); U. N. (United Nations); R&D (Research and Development); START (Strategic Arms Reduction Treaty).
Что касается синтаксических особенностей деловой речи, то наиболее общими из них являются длинные предложения, развернутые периоды с чрезвычайно разветвленной системой союзной связи. Иногда одно предложение охватывает все условия договоренности, которые предопределяют отношения и которые могут возникнуть в результате реализации таких отношений. Усложненный синтаксис деловых документов исторически объясним. Связи между предложениями отражают, как известно, реальные связи между выражаемыми понятиями. Эта связь особенно четко выступает при наличии соответствующих союзов, определяющих характер связи. Точка обычно употреблялась тогда, когда связь между частями высказывания прерывалась. [Вольская, 1966, с. 144]
Помимо клишированности, для официально-делового стиля характерна терминологичность. В процессе терминообразования отмечают две основные тенденции - образование аббревиатур и создание терминов-словосочетаний (cash in hand, cash on delivery, on cash, prompt cash). Названия должностей - the head of the credit department, sales manager, production manager, CEO (Chief Executive Officer). Превалируют простые распространенные предложения - целевые или условия. Длина не ограничена, часто встречаются герундий, инфинитивы, причастные обороты. Доминируют именные атрибутивные словосочетания. Много компонентных номинативных групп (to force down price - сбивать цену), предикативных единиц в страдательном залоге.
И.Р. Гальперин отмечает, что основной целью деловой речи является достижение договоренности между двумя и более заинтересованными сторонами. Это и предопределяет характерные особенности языка этого стиля [Гальперин, 1958, с. 433]. Среди особенностей выделяются:
1) специфическая терминология и фразеология;
2) традиционность средств выражения;
3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д.;
4) употребление слов в основных предметно-логических значениях;
5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.);
6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т.д.
Среди синтаксических особенностей деловой речи И.Р. Гальперин выделяет длинные предложения, развернутые периоды с чрезвычайно разветвленной системой союзной связи. Это объясняется тем, что связи между предложениями отражают реальные связи между выражаемыми понятиями.
Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1.Ясность (clearness); 2.Краткость (лаконичность) (conciseness); 3.Завершенность (полнота) (completeness); 4.Любезность (учтивость) (courtesy); 5.Грамотность (языка) (correctness). Следует помнить, что любое письмо - это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него. Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы). Следует добавить, что в деловой переписке предложения должны быть, по возможности, короткими. Хотя в то же время надо помнить, что сплошной набор коротких, рубленых фраз производит нежелательное впечатление (так называемый эффект стаккато). Язык и структура предложения должны соответствовать интеллектуальному и образовательному уровню адресата [Гавранек, 1967, с. 32].
Краткость (лаконичность). Как известно, проблемой для любого делового человека (бизнесмена) является нехватка времени и в связи с этим он всегда приветствует все то, что сберегает ему и время, и энергию. В связи с этим самым лучшим письмом для делового человека будет то, при чтении которого он быстро схватит его смысл [Израилевич, 2003, c. 496]. Таким образом, ясность слов и грамматическая структура дополняются лаконичностью (краткостью) самого письма. Краткость предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. И в то же время нельзя слишком упрощать письмо в ущерб полноте, что может быть истолковано как неучтивость и бестактность. Нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего. Завершенность (полнота). Полноту содержания письма никогда не следует приносить в жертву его краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Чтобы ничего не упустить, предварительно перед написанием письма делается набросок тех пунктов, которые должны найти отражение в послании. После составления черновика еще раз сверяется, отражено ли все то, что предполагалось. Если что-то было забыто, вносится дополнительно. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность письма, дается post-scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию письма. Любезность (учтивость). Каждая уважающая себя деловая организация (фирма), всерьез обеспокоенная заботой о своем успехе, должна проявлять максимум сердечности и учтивости в личных контактах с отдельными лицами и компаниями (учреждениями, предприятиями), поскольку с выражений почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела. Однако надо и в этом знать меру, помня правило "не пересластить". Слишком назойливое и пространное выражение любезности свидетельствует о слабом вкусе, говорящего, даже если он при этом искренен в своих чувствах. Форма проявления любезности зависит прежде всего от содержания письма, т.е. от того идет ли речь о пользе или невыгоде для адресата. К примеру, в случае отказа от какого-либо предприятия (дела), невозможности выполнить чью-либо просьбу (предложение), должна быть проявлена максимальная сдержанность в выражении любезности. Но в любом случае, при самых неприятных обстоятельствах не допускается в деловых письмах сарказм и оскорбления. Грамотность. Грамотность - обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам. На что следует обратить внимание: 1.грамматика (grammar) - правильное построение предложений в соответствии с нормами языка; 2.орфография (spelling); 3.прописные (заглавные) буквы (capitalization); 4.пунктуация (punctuation); 5.согласование (в русском языке) - например, согласно приказу, благодаря ... и т.д. 6.написание чисел (цифр) - например, цифры до десяти пишутся словами, числа (свыше десяти) - цифрами [Веселов, 1989, с. 26].
Подводя итог вышесказанному, отметим, что общение в области правовых отношений призвано служить осуществлению основных функций права, которое регулирует отношения между людьми, учреждениями, государствами, между гражданами и государством. Чтобы воплотить основные функции права официально-деловая речь несет на себе окраску долженствования, она точна, имеет неличный, именной характер, стандартизирована.
1.3. Деловое письмо как жанр официально-делового стиля
Общеизвестно, что до сих пор нет единого мнения по вопросу о том, что считать жанрообразующими признаками и каково количество таких признаков.
В функциональной стилистике считается, что жанр как определенный тип речевых произведений складывается из нескольких составляющих. Как известно, М.М. Бахтин определял речевой жанр как "относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы высказывания" [Бахтин, 1979, с. 416]. Развитие этой позиции можно обнаружить в исследованиях М.Н. Кожиной, которая определила жанр как "разновидность литературного произведения, характеризующегося по сферам общения различными особенностями назначения, направленностью содержания, своеобразием форм и построения текста в композиционно-сюжетном плане, размером и некоторыми другими признаками" [Кожина, 1983, с. 198], а также в работах А.Н. Кожина, О.А. Крыловой и В.В. Одинцова, определяющих жанр как "выделяемый в рамках того или иного функционального стиля вид речевого произведения, характеризующийся единством конструктивного принципа, своеобразием композиционной организации материала и используемых стилистических структур".
На наш взгляд, более подходящее определение жанру можно считать определение А.Н. Кожина, В.В. Одинцовой и О.А. Крыловой, так как деловое письмо относится к официально-деловому стилю и имеет свои особые признаки на различных уровнях языка. Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социо-культурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе. А от этого, в свою очередь, зависит и тип делового письма, т.е. тип коммуникации [Лукьянова, с. 624].
Деловое письмо не может нести отчетливую индивидуальность, но должно однозначно и конкретно пониматься партнерами. Окончательно оформившись, деловое письмо существует как для узкоспециальных целей, обмена информацией, так и для расширения коммерческого сотрудничества между деловыми партнерами [Чуковенков, c. 341].
Деловое письмо - это средство воздействия на адресата, прогнозирующее результат этого воздействия. Деловое письмо как часть сферы деловой коммуникации выполняет определенную коммуникативно-прагматическую функцию, под которой мы понимаем типичную конвенциональную речевую реализацию прагматической цели автора, обусловленную нормами социально-функциональной сферы. Прагматическая цель автора - это представление о том общем результате, который должен быть достигнут в процессе общения вообще и в результате воздействия делового письма на адресата в частности. В этом смысле деловое письмо реализует общую психическую закономерность, "сознательное целеполагание - ментальный процесс, характеризующийся формированием идеального образа предстоящей деятельности на основе знания потребностей коммуникантов и свойств обстановки, с учетом прошлого опыта".
Общей прагматической целью автора является воздействие на адресата, а языковые средства, реализующие эту цель, формируют ту или иную коммуникативно-прагматическую функцию письма, которая и позволяет адресату интерпретировать деловое письмо - просьбу, требование, жалобу, извинение и т.п.
Нет определенной классификации деловых писем. К примеру, А.О. Стеблецова, которая предлагает в качестве основы классификации деловых писем критерий "коммуникативно-прагматической функции письма", делит все письма на следующие группы:
1. Письма, общей коммуникативной целью которых является сообщение о положении дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является информирование (информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-удостоверение, сопроводительное письмо);
2. Письма, общей коммуникационной целью которых является изменение положения дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является побуждение (письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-заказ);
3. Письма, сочетающие в себе коммуникативно-прагматические функции информирования и побуждения (письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-реклама, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-жалоба, письмо с просьбой о принятии на работу);
4. Письма, общей коммуникативной целью которых является установление соответствия между сообщением и положением дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является декларация (письмо о назначении на должность, письмо об уходе на пенсию, письмо об увольнении);
5. Письма, общей коммуникативной целью которых является выражение эмоционально-психологического состояния автора, вызванного положением дел в действительности. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является экспрессивность (письмо-извинение, письмо-благодарность, письмо-соболезнование.
6. Письма, общей коммуникативной целью которых является выражение отношения автора к оказанному на него воздействию. В эту группу входят письма, коммуникативно-прагматической функцией которых является реагирование (письмо-согласие, письмо-отказ) [Стеблева]
П.В. Веселов приводит также многоаспектную классификацию деловых писем. Так, все письма он делит на:
1) констатирующие (письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-предупреждения, письма-извещения), которые не требуют ответа, но имеют юридическое значение;
2) сопроводительные, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, исполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки. По функциональному признаку письма делятся на письма, требующие и не требующие ответа. По аспектному содержанию они могут быть одноаспектными (с одной целью, например, напоминание, гарантия) и многоаспектными. По тематическому признаку, как упоминалось выше, П.В. Веселов проводит условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Разница состоит в том, что первая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия. Однако это различие сводится лишь к разной терминологии и фразеологии [Веселов, 1989, с. 76].
По структурным признакам переписка может быть регламентированной (стандартной), т.е. по определенному образцу, и нерегламентированной (нестандартной), т.е. отражающей исключительность, необычность данного производственного момента.
И.Р. Гальперин отмечает, что основной целью деловой речи является достижение договоренности между двумя и более заинтересованными сторонами. Это и предопределяет характерные особенности языка этого стиля . Среди особенностей выделяются:
1) специфическая терминология и фразеология;
2) традиционность средств выражения;
3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д.;
4) употребление слов в основных предметно-логических значениях;
5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.);
6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т.д. [Гальперин, 1958, с.476] Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем. Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:
1. Излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных "а также", отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
2. Применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи; 3. Употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить архаизмы, отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.; 4. Излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: "Предлагаю внимательно изучить...";
5. Не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова "Срочно", "Незамедлительно", "В возможно более короткие сроки". Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении"; 6. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру"; 7. В том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.
Таким образом, деловое письмо выполняет много важных функций. Самая главная функция письма - информация. Деловое общение является одним из самых массовых видов общения в мире, целью делового общения является достижение конкретного результата. Выводы по первой главе:
В английском языке выделяют несколько стилей литературного языка: официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения. Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами.
В данной работе детально рассмотрен официально-деловой стиль, поскольку именно в данном стиле составляются все письма деловой переписки. Данному стилю свойственны: 1) специфическая терминология и фразеология; 2) традиционность средств выражения; 3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д.; 4) употребление слов в основных предметно-логических значениях; 5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.); 6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т.д.
Деловое письмо является жанром официально-делового стиля и, соответственно, ему присущи те же признаки. Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1) ясность (clearness); 2) краткость (лаконичность) (conciseness); 3) завершенность (полнота) (completeness); 4) любезность (учтивость) (courtesy); 5) грамотность (языка) (correctness). Глава II. Особенности англоязычного делового письма
2.1. Коммуникативно-прагматические особенности делового письма
В настоящее время, реальное функционирование языковой системы рассматривается с учетом ряда факторов, которые определят коммуникацию, а именно: субъект, т.е. автора письма, адресат, ситуация общения и отношения между коммуникантами, интенция.
Проанализировав деловые письма с различными прагматическими задачами можно сделать вывод, что, все вышеперечисленные факторы тем или иным образом влияют на выбор языковых средств при составлении текста делового письма. В первую очередь это зависит от того, кому адресовано письмо: если деловое письмо составляется для людей с высокими знаниями в определенной области, то язык данного письма может содержать различные аббревиатуры, которые не требуют расшифровки, сложные словосочетания с использованием терминов той или иной сферы, к примеру: Visa Acceptence Letters, machine-tool C-45; используются сложные и сложноподчиненные предложения условия, причины, определения; предложения с пассивными конструкциями и конструкциями Complex Object. Если деловое письмо составляется, к примеру, для людей, обладающими небольшими знаниями в определенной сфере, то тест письма должен быть прост и как можно более понятен. Предложения могут быть простыми и сложными. Таким образом, язык делового общения может меняться в зависимости от адресата и адресанта. Рассмотрим следующий фактор - фактор ситуации общения. В данном случае стоит рассмотреть отношениям между двумя переписчиками, являются ли они знакомыми или друзьями, либо они знаю друг друга только как деловых партнеров. Среди рассмотренных нами писем невозможно было определить установленные отношения между партнерами, так как структура письма оставалась неизменной среди всех писем деловой переписки: адрес отправителя, адрес получателя, приветствие, корпус письма, заключение и блок подписи. Что касается языковых средств, то в письмах использовались стандартные клише и выражение, характерные деловой коммуникации и, также, никаким образом не отражали отношения между говорящими. Таким выводы можно сделать относительно таких писем как: письмо-заказ, письмо-просьба. При написании таких писем, как письмо-благодарность или письмо-жалоба, в форме заключения встречает выраженное отношение адресата: его одобрение или недовольство. К примеру: I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further - в данном контексте прослеживается недовольство покупателя и угроза выполнения им каких-либо действий. В письме-благодарности: Once more let me thank your company and your service most warmly for a wonderful trip - в данной форме заключения прослеживается теплое отношение адресата и его расположенность к данной фирме. Но также такие письма имели стандартные формы заключения, такие как: I am looking forward to your early reply или we expect to hear from you soon. В таких формах заключения используются нейтральные клише и выражения, не отражающие чувства адресата к получателю. Поэтому, можно сделать вывод, что в письмах деловой переписки редко проявляется отношение пишущего, чаще всего (в 85 % случаев) используются стандартные средства выражения, но в определенных письмах можно встретить проявление каких-либо чувств автора (в 15% случаев).
Перейдем к следующему фактору, интенции. Под ИНТЕНЦИЕЙ (лат. intentio 'намерение, замысел'), коммуникативное намерение говорящего. Термин интенция ввели в современную лингвистику последователи Дж.Остина, одного из создателей теории речевых актов. Задачей нового понятия было достижение более высокой точности в описании иллокуции и иллокутивной функции. Иллокуцией называется раздел риторики, в котором рассматриваются средства и приемы словесного выражения замысла [Волков, 2001, с. 14]. В речевом акте Дж. Остин выделяет три уровня, тоже называемые актами: локутивный, иллокутивный и перлокутивный акты.
Локутивный акт (локуция, от англ. locution 'оборот речи, речение') представляет собой произнесение высказывания, обладающего фонетической, лексико-грамматической и семантической структурами. Ему присуще значение. Реализация звуковой структуры приходится на долю фонетического акта, лексико-грамматическая структура реализуется в фатическом акте, а семантическая структура - в ретическом акте.
Иллокутивный акт (иллокуция, лат. il- < in 'в, внутри'), обладая определённой силой, обеспечивает указание не только на значение выражаемой пропозиции, но и на коммуникативную цель этого высказывания. Перлокутивный акт (перлокуция, лат. per- 'посредством') служит намеренному воздействию на адресата, достижению какого-то результата. Все три частных акта совершаются одновременно, а не один за другим. Их различение необходимо в методических целях.
1. Локутивный акт
- а) фонетический акт
- б) фатический акт
- в) ретический акт
2. Иллокутивный акт
3. Перлокутивный акт
Осуществляя локутивный акт, говорящий одновременно осуществляет иллокутивный акт, когда спрашивает или отвечает на вопрос; информирует, уверяет или предупреждает; объявляет решение или намерение; объявляет приговор; назначает, взывает или критикует; отождествляет, описывает и т.п. Перлокуция состоит в воздействии на информационное состояние адресата, на его настроение, планы, желания и волю. А вот ответит ли адресат либо не сочтёт нужным ответить, находится уже за рамками инициативного речевого акта говорящего [Серль, 1986, с. 170].
В существующих определениях интенции акцентируются ее различные аспекты. По определению логика Г.П. Грайса, интенция представляет собой намерение говорящего сообщить нечто, передать в высказывании определенное субъективное значение [Грайс, с. 217]. Таким образом, интенции говорящих и успех их распознавания слушающими были соотнесены с господствующими в данном языковом сообществе "соглашениями" относительно значения тех или иных выражений. Естественно, что условием успеха распознавания интенции индивида является его включенность в языковое сообщество. Дж.Серль дополнил число факторов, влияющих на формирование интенции говорящего и распознавание ее слушающим. Он отметил, что при идентификации интенции, реализованной в очередном речевом акте, и говорящий, и слушающий ориентируются на то, что было ими высказано ранее к моменту этого речевого акта [Серль, 1986, с. 73].
О.С. Ахманова приводит определение, согласно которому интенция понимается как потенциальное или виртуальное содержание высказывания [Ахманова, 1969, с. 212]. В этом определении интенция противопоставляется актуальному или высказанному содержанию. Если интенция как акт направленности сознания не предназначена говорящим для речевого выражения, то она не является коммуникативной интенцией и, соответственно, предметом лингвистического анализа. Из этого не следует, что выраженная коммуникативная интенция обязательно должна совпадать с действительной интенцией говорящего, или что говорящий всегда стремится к тому, чтобы слушающий распознал его действительную интенцию. В случаях коммуникативных неудач или сознательного введения слушающего в заблуждение часто имеет место несовпадение действительной интенции говорящего и коммуникативной интенции, предоставляемой говорящим в высказывании для распознавания слушающему.
Исследование коммуникативных интенций имеет прикладное значение в обучении иностранным языкам, переводческой деятельности и при решении задач по моделированию человеческого интеллекта.
За основу было взято определение логика Г.П. Грайса. Намерение говорящего или пишущего напрямую связано с выбором тех или иных средств языка и определение структуры письма для решения прагматических задач. Исходя из вышесказанного, мы можем сделать следующие выводы: некоторые факторы, такие как адресат и адресант, ситуация, в которой находятся коммуниканты, играют несущественную роль при написании письма, поскольку структура письма остается неизменной. Поэтому остается один самый важный фактор - цели (интенции). Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.
Речевые цели связаны с необходимостью:
- привлечь внимание к проблеме, информировать адресата; - побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
- документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции); - поддержать деловые отношения, сделать их более прочными [Гольдин, 1993, с. 44].
Таким образом, иллокутивный фактор является один из наиболее значимых факторов коммуникации, а в деловых письмах он является определяющим. Именно поэтому мы предлагаем классифицировать деловые письма по интенциям.
Исходя из классификации К.А. Касаткиной, все деловые письма лучше всего распределять по интенциям (намерениям) делового письма. Такая классификация выглядит следующим образом: 1. Коммуникативное намерение - побуждение к действию, 2. Коммуникативное намерение - информирование, 3. Коммуникативное намерение - жалоба, 4. Коммуникативные намерения - отказ, согласие, уклонение от ответа, 5. Коммуникативное намерение - извинение [Касаткина, 2008, с. 8].
2.2. Структура делового письма
Как отмечалось выше все письма деловой практики можно классифицировать по следующим коммуникативным намерениям: побуждение к действию; информирование; жалоба; отказ, согласие, уклонение от ответа; извинение. Рассмотрим особенности каждого коммуникативного намерения в отдельности.
Коммуникативное намерение - побуждение к действию (так же как и информирование) является одним из тех намерений, с необходимостью реализовать которое пишущий сталкивается довольно часто. Суть этого намерении заключается в том, что отправной позицией пишущего является передача адресату определенной установки на выполнение каких-либо действий. Наиболее часто необходимость в побуждении адресата к совершению какого-либо действия возникает у пишущего, когда он просит что-то или запрашивает о чем-либо, заказывает что-то, приглашает кого-либо или договаривается о встрече. При этом входе нашего исследования были выделены следующие стереотипы текстов делового письма с коммуникативным намерением "побуждение к действию": письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-заказ, письмо-приглашение, письмо-договоренность о встрече.
В каждой из этих ситуаций возникает конкретный текст - ситуативный вариант делового письма определенного типа, в котором прослеживается общая схема реализации коммуникативного намерения побуждения. Эта схема выглядит следующим образом: 1) выражение побуждения к совершению определенного действия. Данный пункт может разворачиваться следующим образом:
We request you to keep us informed, we should also be obliged if you would, we ask you to let us know;
2) обоснование этого побуждения:
Referring to our yesterday's telephone conversation, we have general interest in, in particular we are contemplating;
3. завершение письма, содержащее предварительное выражение благодарности: we are looking forward to your prompt confirmation; we look forward to hearing from you soon.
Данная схема конкретизируется в планах ситуативных вариантов перечисленных стереотипов текстов деловых писем. Исходя из общей схемы реализации коммуникатиного намерения, предоставляется возможным выявить план изложения каждого из указанных ситуативных вариантов, с тем, чтобы учитывать это факт при отработке специфических умений в курсе профессионального обучения коммерческому переводу текстов делового письма.
Письмо-просьба: 1) изложение сути просьбы: I would be grateful if you could, I would appreciate it if you could, I would also like to know if it is possible;
2) аргументирование просьбы: we intend to buy ... / we are considering the purchase of, we would like to know more about, 3) выражение благодарности: We are looking forward to hearing from you soon, I look forward to your early reply.
Письмо-запрос: 1) изложение сути запроса: we were told that you produce, could you please send us information about ...?;
2) изложение необходимых объяснений или комментариев: We have a steady demand for, please send us your catalogue / catalog;
3) выражение благодарности: With best wishes (regards), I look forward to your early reply.
Сфера применения "просьбы" настолько широка, что она фактически охватывает и "запрос", который на деле означает просьбу прислать или сообщить сведения, как правило, связанные с внешнеэкономической деятельностью организации (например, сведения о наличии какого-либо товара, его качестве и др.). Именно это обстоятельство, определяющее специфику данного коммуникативного намерения, т.е. связь с конкретной областью деятельности (например, с внешнеэкономической), и обусловило выделение "запроса" как отдельного ситуативного варианта, в отличие от "просьбы", имеющей скорее "общечеловеческую", нежели "производственную" профессиональную" значимость.
Письмо-заказ: 1) изложение заказа: may I approach you with a request, as requested by you, according to your request;
2) комментирование положений заказа: we would like to place the following order, we herewith order the following items, we require the goods urgently, we would be grateful if you could deliver as soon as possible;
3) выражение благодарности: I/we look forward to hearing from you, best wishes.
Посылая заказ, пишущий побуждает партнера по переписке к целой серии разнообразных действий, целью которых является подписание контракта или другого документа, на основе которого осуществляется дальнейшее производственное взаимодействие партнеров. Широко распространенным в деловой практике является заказ на приобретение товаров. В этом случае в письме-заказе обычно указываются параметры требуемых товаров (цвет, форма, размер), их количество, упаковка, а также условия возможной сделки - цена, условия поставки, платежа, сроки и др. Например: to place an order with you for 100 kg of apples, at the price of 3000 net VAT unpaid.
Письмо-приглашение: 1) изложение приглашения (официально или неофициально): it would give us a great pleasure if you could join us for dinner..., with great pleasure we invite you to visit...;
Специфика приглашения заключается в возможности варьировать тон изложения, который в письме может быть официальным, полуофициальным и неофициальным. Строго официально обычно выглядит приглашение на торжественную церемонию, прием или банкет, оно пишется на специальном, особо оформленном бланком. Текст подобного письма строго клиширован, вариативность содержания крайне низка. На такие мероприятия как семинар, совещание, выставку и др., может быть выслано полуофициальное приглашение. Его текст более произволен и может помимо указания на место и время проведения мероприятия, содержать также его характеристику (например, сообщать тематику семинара или вопросы, которые будут обсуждаться на совещании). Написание неофициального приглашения может быть предназначено только такому лицу, с которым пишущий находится в неформальных, дружеских отношениях.
Эти письма являются наименее клишированными среди ситуативных вариантов, выражающих побуждение к действию. Языковое наполнение таких писем варьируется от текста к тексту в зависимости от желания пишущего, что, однако, не сказывается на общей логике письма, отраженной в предложенном плане. Именно это обстоятельство способствовало вычленению в рамках группы писем-просьб отдельного ситуативного варианта, выражающего договоренность о встрече.
Коммуникативное намерение - "информирование"
Сообщение тех или иных сведений - информирование - является целью значительного количества текстов деловых писем.
Необходимость в информировании с помощью переписки возникает в ряде ситуаций, типичных для современной практики деловых отношений, а именно, когда: требуется сообщить о приложенных к письму материалах; нужно подтвердить получение посланных материалов; возникает необходимость в объявлении, уведомлении или оповещении партнера по переписке о чем-либо; необходимо подтвердить получение предложения и подготовить запрос. Список таких ситуаций может быть продолжен. Мы не ставили цель исследовать все необходимые ситуации, а лишь стремились обозначить связь между интенциями пишущего деловое письмо и теми возможными текстами, в которых конкретное намерение автора письма является основным (доминирующим) и, соответственно, этот факт должен учитываться при переводе.
Таким образом, каждая из таких ситуаций характеризуется определенным содержанием, в результате чего складываются некие стереотипы текстов деловых писем, в которых, несмотря на все их внешнее разнообразие, заложена одна основная интенция - информирование. Как показало учение упоминаемых выше ситуаций деловой практики, для каждой из них характерно использование определенных стереотипов делового письма. Такими стереотипами являются следующие: письмо-сопровождение - сообщает о прилагаемых к нему документах, письмо-подтверждение - информирует о получении отправленных материалов, письмо-уведомление, письмо-объявление/письмо-извещение - сообщает о каком-либо факте или событии.
Каждый из этих стереотипов делового письма (ситуативные варианты делового письма) ставит цель сообщить партнеру по переписке ту или иную информацию. При этом мы обнаружили определенные закономерности в логической схеме раскрытия в тексте делового письма интенции по информированию адресата. Эта схема разворачивается следующим образом: 1)сообщение партнеру по переписке определенных сведений. Данный пункт разворачивается следующим образом: we have enclosed the copy, here are the details;
2)комментирование этой информации автором письма и/или изложение им каких-либо инструкций: may we bring to your notice that; we can let you have;
3)завершение письма: thank you very much indeed for your attention; looking forward to your early contact, we look forward to working with you.
Приведенная типичная схема реализации коммуникативного намерения "информирование" в деловом письме, варьируется в зависимости от конкретной ситуации письменного общения, отражается в планах различных ситуативных вариантов деловых писем с данным коммуникативным намерением. В соответствии с выявленной логической схемой реализации коммуникатиного намерения информирования, можно составить примерные планы изложения в каждом ситуативном варианте [Израилевич Е.Е., 2003, с. 496].
Письмо-сопровождение: 1) сообщение о направлении партнеру по переписке тех или иных материалов, прилагаемых к данному письму (документов, литературы, образцов и др.). Пример может выглядеть следующим образом: please, find enclosed our order №648, according to your order № 305J dated on the 26th of May...;
2) пояснение относительно прилагаемых материалов либо изложение инструкций (если это необходимо): we have decided to accept the 15% trade discount, we would like to review these terms of payment;
3) завершение письма: We are looking forward to hearing from you soon, If you have any questions, do not hesitate to contact us.
Письмо-подтверждение: 1) сообщение о получении отправленных материалов (документов, образцов и др.): We have received your catalogue, thank you very much for executing our order professionally;
2) концовка письма: I/we look forward to hearing from you, best wishes.
Интересная особенность двух приведенных ситуативных вариантов (сопровождение и подтверждение) заключается в том, что в реальной деловой переписке они составляют "инициативно-реактивное единство" (пару, комплекс), т.е. письмом-подтверждением обычно отвечают на полученные материалы, образцы, литературу и, соответственно, на письмо-сопровождение.
Следует заметить, что наличие трех позиций плана не является строго обязательным для письма-сопровождения; изложение инструкций или каких-либо других пояснений относительно прилагаемых материалов (вторая позиция плана) определяется исключительно желанием автора письма. Это, однако, не относится к началу или концу письма-сопровождения. Аналогичная картина складывается и в письмах-подтверждениях, в которых может, при необходимости, появиться подобный пункт плана, т.е. комментирование полученных материалов. Письмо-уведомление: 1) сообщение о каком-либо факте/событии, которые имели, имеют, или будут иметь место в будущем: we are writing to infirm that we have shipped the first grinding machine, we expect you to call us back the next week;
2) изложение необходимых деталей/подробностей этого факта, события: your delivery arrived in perfect condition on, the terms of payment are the same;
3) концовка письма: we are looking forward to your prompt confirmation; we look forward to hearing from you soon.
Данный ситуативный вариант может иметь и другое название, а именно: письмо-извещение или письмо-уведомление. Это зависит от характера (направленности) самого информирования, которое может иметь вид уведомления, объявления или извещения. В реальной деловой практике подобные письма являются инициативными и, как правило, остаются без ответа, поскольку ответ на них не требуется [Кинг, 2003, с. 301].
Коммуникативное намерение "жалоба"
В практике деловых отношений довольно часто встречаются письма-рекламации (или письма-претензии). Необходимость в написании такого письма возникает, например, при нарушении деловым партнером каких-либо договоренностей или контрактных обязательства. В результате несоблюдения тех или иных условий сделки в коммерческой практике возникает проблемная ситуация, которая находит отражение в письме. Иногда поводом для выражения претензии может послужить ошибка в документе или недоразумение, возникшее в связи с нечетко сформулированной фразой. Намерение пишущего в таких письмах заключается в выражении его недовольства в связи с возникшей проблемной ситуацией. При этом он вынужден, во-первых, изложить суть проблемы (т.е. информировать адресата), а во-вторых, побудить партнера по переписке к принятию какого-либо решения. Таким образом, при раскрытии претензии в тексте письма его автор выражает не одно, а сразу несколько своих намерений, что, соответственно, находит свое отражение при переводе. В результате претензия представляет собой сложный многоплановый текст, при написании которого авторы обычно придерживаются следующей схемы:
1) ccылки на предыдущие письменные или устные контакты. Данный пункт коммуникативного намерения жалоба может разворачиваться в тексте следующим образом: as you know, according to our records payment, we regret to inform you that;
2) тактичное изложение сути проблемы: in the opinion of our experienced engineers, the following reason shows, in case of unsettled debt, we have already spoken to your service;
3) выражение оценки случившегося: anyway, you bear full responsibility; the fact that you did not do this seemed to us to be ungenerous way of treating a regular long-standing customer;
4) изложение варианта(ов) решения проблемы: I am confident that you will honor my request for a refund; having given you our explanation, we should welcome your comments, we shall be waiting for your solution during this period. Ситуативные варианты, материализующие претензию пишущего, немногочисленны: письмо-претензия и письмо-напоминание. План письма-претензии практически совпадает с приведенной выше схемой развертывания самого коммуникативного намерения. Письмо-напоминание строится по следующему плану: 1) ссылка на предыдущие устные и письменные контакты: referring to our last conversation, during our last meet; 2) выражение претензии партнеру в связи с нарушением каких-либо договоренностей: this is a reminder about invoice number 378 for $5,000, which is now over 30 days past due, we would to remind you about your unpaid order №75НЕ;
3) побуждение к выполнению договоренностей: please let us know the date of your visiting, would it be convenient for you to...;
4) вежливое завершение письма: if there is a problem with this invoice, please call me at once so we can correct it, thank you for your prompt attention to this matter.
Специфика письма-напоминания заключается в возможности варьировать тон изложения: от мягкой просьбы-напоминания до жесткой угрозы-напоминания. Это, естественно, складывается и на выборе языковых средств [Лукьянова, 2001, с. 276].
В реально действительности каждая претензия очень специфична, что отражается, прежде всего, на содержательной стороне текстов. В результате деловые письма в рамках одного ситуативного варианта (особенно претензии) очень не похожи друг на друга. Это проявляется, в первую очередь, в том, что для конкретной претензии подбираются и соответствующие языковые средства, что существенно затрудняет их классификацию.
Коммуникативные намерения "согласие", "отказ", "уклонение от ответа". Как уже упоминалось, эти коммуникативные намерения реактивны по своей сути, т.е. они могут быть реализованы в любом ответном деловом письме. Своим согласием, отказом, или уклонением от ответа его автор реагирует, например, на побуждение к совершению какого-либо действия. В письмах каждое их таких намерений материализуется в виде положительного, отрицательного или уклончивого ответа. Ситуативная вариативность в каждом отдельном случае выражения рассматриваемого коммуникативного намерения обусловлена содержанием текста письма, на которое дается ответ. Так, отвечая на запрос, пишущий высказывается по существу запроса, выражая при этом и свою реакцию (т.е. согласие, отказ или уклонение от ответа)
Важным элементом содержания ответного письма, независимо от выраженной в нем реакции, является ссылка на полученную корреспонденцию (полученный стимул). Как правило, с нее начинается любой ответ, причем автор может ссылаться не только на письменные, но и на предыдущие устные контакты с адресатом (например, телефонный разговор или встречу). Ссылка может быть выражена и в форме благодарности партнеру за проявленное внимание. Соответственно, при переводе с листа в условиях временного ограничения данный факт необходимо учитывать. Таким образом, независимо от характера реакции пишущего, ответное письмо содержит: 1) элемент ссылки (возможно и в форме благодарности) на полученную корреспонденцию или предыдущий устный контакт. Данному пункту свойственны такие выражения, как: I was very pleased to receive your enquiry; we have received with pleasure your letter dated, I regret to inform you that;
2) выраженное отношение (позитивного, негативного и т.д.) пишущего к полученному стимулу: we greatly appreciate your invitation; I appreciate the quality of your service;
3) высказывания в связи с вопросами, поднятыми в полученной корреспонденции (в ходе устных контактов): we are willing to place an order; please, note that; besides we strongly believe that.
Отношение пишущего к стимулу, содержащемуся в полученном письме, в значительно степени определяет логику ответного письма; так, например, выражение отказа сопровождается объяснением его причины, а уклонение от ответа - предложением альтернативы. Соответственно, схемы развертывания указанных коммуникативных намерений при написании ответного письма (его переводе) будут выглядеть следующим образом: Cогласие: 1) выражением благодарности корреспонденту за присланное приглашение, заказ, запрос и др., словом, за какое-либо побуждение (элемент ссылки): we have received with pleasure your letter dated..., thank you for you letter of;
2) выражение согласия (позитивная реакция): we greatly appreciate your invitation, we were glad to receive the invitation from you;
Отказ: 1) ссылки на полученную корреспонденцию (побуждение): I regret to inform you that your invoice contains mistakes, unfortunately, 2) выражение негативной реакции (или отказ) на просьбу, приглашение, заказ, запрос и т.д.: I am convinced that you do not expect me to pay..., anyway I will wait for your full refund;
3) изложение причин отказа: the price was changed and we are not going to pay more for the product;
Уклонение от ответа: 1) выражение благодарности партнеру по переписке за присланную корреспонденцию (элемент ссылки): thank you very much for information, we are glad to receive the details about...;
2) выражение отказа выполнить изложенную в полученном письме просьбу: we are not going to..., our company will not refund; 3) изложение причин отказа: we are not satisfied with the quality, the terms of delivery were not mentioned; 4) изложение альтернативного варианта решения проблемы: we expect you to give us the correct information, it will be better to organize in the delivery during next month.
На основе данных схем развертывания каждого из указанных коммуникативных намерений представляется возможным составить планы ситуативных вариантов писем, которые в данном случае определяются инициативной корреспонденцией. При этом некоторые положения будут общими для планов всех ситуативных вариантов в рамках одного коммуникативного намерения - это касается ссылки и выражения реакции пишущего. За этими компонентами содержания писем закрепились наборы застывших стереотипных фраз, ставших неотъемлемым атрибутом ответного письма соответствующей направленности (положительной, отрицательной, уклончивой). Вместе с тем в планах имеются и другие структурные компоненты, которые в рамках одного ситуативного варианта имеют различное языковое наполнение. В письмах-согласиях - это высказывания в связи с проблемой полученного письма, в отказах - изложение его причин, в уклонениях от ответа - изложение, как причин отказа, так и альтернативного варианта решения проблемы. Наличие единых для всех и индивидуальных для каждого элементов содержания ответного письма, их сочетание в рамках одного ответа, а также соответствующая закрепленность и гибкость используемых языковых средств и составляют главную специфику текстов деловых писем, выражающих ответ, что должно адекватно отражаться в ходе разрабатывания специальных упражнений, направленных на совершенствование текстообразующей компетенции переводчика [Касаткина, 2009, с. 17].
Коммуникативное намерение "извинение".
Выше уже шла речь о разнообразных вариантах ответных писем, материализующих такие коммуникативные намерения пишущего, как согласие, отказ или уклонение от ответа. Именно так обычно выражается реакция автора на инициативную корреспонденцию, содержащую побуждение. Если же в полученном письме содержится жалоба, то и реакция пишущего будет несколько иной. Так же как и претензия, которая (по данным нашего анализа может быть охарактеризована как сложный, многоплановый текст), в ответном письме можно выделить не одну, а несколько интенций автора, а именно: его стремление разобраться в случившемся, дать ему оценку, принести извинения партнеру по переписке. Фактор влияния является, на наш взгляд, определяющим для выражения общей тональности письма - именно эту цель ставит перед собой пишущий, и это, соответственно, должно быть адекватно передано при переводе. Как правило, развертывание коммуникативного намерения извинения осуществляется в тексте по следующей схеме: 1) ссылка на полученную жалобу. Данный пункт может выражаться следующими клишированными фразами: your letter dated on ... was duly noted; we have received your letter of;
2) выражение извинения в связи с возникшей проблемной ситуацией, допущенной ошибкой и пр.: we apologize for the inconvenience caused by, we offer apologies for the oversight;
3) изложение своей оценки случившегося, пути решения проблемы: we are sending a new one, we will contact our agents to prevent delays;
4) вежливое завершение письма: yours faithfully, yours sincerely.
Позиция автора текста определяется ситуативную вариативность письма-извинения. Пишущий может быть согласен с поступившей жалобой - тогда он принимает на себя всю ответственность о случившемся. При этом он стремится изложить причины произошедшей ошибки или создавшегося положения и предложить пути решения возникшей проблемы. Автор видит всю задачу также в том, чтобы сохранить добрые отношения с партнером по переписке. В этом случае интенция пишущего может быть реализована по следующему плану: 1) ссылка на полученную жалобу: your letter of 18th April was duly noted, we have received your letter of...;
2) изложение автором своей позиции: признание допущенной ошибки; 3) объяснение допущенной ошибки: it is the fault of our company, it was done by our mistake, we have to admit that these defects were overlooked by...;
4) предложение варианта решения проблемы: we are sending you a new one, we will refund the whole payment;
5) извинение за произошедшее (может быть в начале письма): please take our apologies for the inconvenience; 6) вежливое завершение письма: if any questions, please do not hesitate to contact us.
Совершенно по-другому выглядит ответ на претензию, если позиция пишущего складывается на основу его несогласия с полученной жалобой. В результате создается другой ситуативный вариант письма-извинения, в котором автор отказывается принять на себя ответственность за случившееся и предлагает соответствующее обоснование такого решения. При этом вина за допущенную ошибку или нарушение контрактных обстоятельств может быть возложена либо на самого партнера, либо на какую-либо третью сторону (например, транспортную компанию, осуществляющую перевозку товаров). В этом случае коммуникативное намерение пишущего может быть реализовано в соответствии со следующей схемой: 1) ссылка на предыдущие устные или письменные контакты; 2) выражение извинения/сожаления в связи с возникшей проблемой; 3) мотивированное отклонение полученной претензии;
4) предложение своего варианта решения проблемы; 5) вежливое завершение письма. Перечисленные выше интенции делового письма материализуются, как показал анализ, с помощью различных средств языка. Прежде всего - это жесткая структура делового письма, которая, как правило, пишется по установленной форме. Наличие четких структурных компонентов и довольно ограниченный круг средств, наполняющих эти компоненты, позволяют создавать стандартные деловые письма - схемы. Следствием является максимальная унификация текстов деловых писем, повышающая эффективность данной формы коммуникации для осуществления деловых операций. Включение указанных компонентов в деловое письмо характеризуется определенными закономерностями. Среди проанализированных писем можно выделить следующие компоненты, которые располагаются в определенной последовательности:
Внешняя структура и оформление делового письма
Заголовок письма
Дата
Внутренний адрес Внешний адрес
Вступительное обращение
Текст письма
Заключительная формула вежливости
Блок подписи
Указание на приложение или рассылку копий
В среднем, каждое деловое письмо содержит 9 блоков. Часть из них, а именно: заголовок, указание на приложение и на рассылку копий - появляются в тексте по мере необходимости. Полагая, что каждый из упомянутых компонентов структуры делового письма несет весьма важную для корреспондентов информацию, которая дублируется другими компонентами, структура делового письма была составлена с максимальным количеством возможных компонентов. Характерной особенностью расположения компонентов структуры является их "блоковая подача".
Заголовок письма не является необходимым компонентом делового письма для каждого коммуникативного намерения. Анализ показал, что заголовки деловых писем встречаются во всех письмах различных коммуникативных намерений. Относительно коммуникативного намерения - информирование процент частотности заголовков составляет 81,5% (31 письма из 38) проанализированных писем данной интенции, побуждения к действию - 67,7% (21 письмо из 31) проанализированных писем данной интенции; согласия, отказа и уклонение от ответа - 41,6% (5 писем из 12) проанализированных писем данной интенции; жалобы - 18,5% (5 писем из 27) проанализированных писем данной интенции.
Относительно последнего блока "Указание на приложение или рассылку копий" можно сделать следующие выводы: приложение может встречаться в любых письмах различных коммуникативных намерений; среди проанализированных нами писем данный блок встречался только в письмах с коммуникативным намерением - побуждение к действию, что составило 34,2% проанализированных писем данной интенции ( 13 писем из 38); информирование - 22,5 % проанализированных писем данной интенции (7 писем из 31), жалоба - 81,4% проанализированных писем данной интенции (22 письмах из 27).
Все остальные блоки являются обязательными и встречались во всех письмах деловой практики относительно всех коммуникативных намерений. Особое внимание стоит уделить блокам "Вступительное обращение" и "Заключительная формула вежливости". Речь идет о том, знает ли адресат имя получателя письма или нет. При разной форме приветствия, слова заключения будут тоже разными:
Dear Sir/Madam - если адресат не знает имени получателя. Тогда заключение будет выглядеть следующим образом - Yours faithfully, либо
Dear Mr. Johnson/ Mrs Harrison - если имя получателя известно адресату. Тогда заключение будет выглядеть следующим образом - Yours sincerely.
Таким образом, выявленные коммуникативно-прагматические интенции позволяют определить основной подход в изучении особенностей составления и перевода текстов коммерческих писем. При этом именно прагматические интенции по-разному влияют на структуру письма, а также определяют его лингвистическое наполнение.
2.3. Грамматические особенности делового письма
Тексты деловых писем в английском языке очень разнообразны на грамматическом уровне. В таких текстах наблюдается контраст простых предложений и сложных. Причем, преимущество отдается сложноподчиненным предложениям, их преобладание над простыми. В деловых письмах встречаются сложноподчиненные предложения с различными подчинительными связями. Наиболее частыми среди них являются сложные предложения с придаточными определения, которые характеризуются союзам which: We have enclosed a Request Order Form for you to complete should you require additional material which can help you in the marketing of our programs; that: Unfortunately, after much consideration we find that the information furnished by you does not meet our credit requirements; времени - when: Perhaps we can consider your application request when your circumstances change; условия - if: If we can be of service to you further, please let us know, as soon as: We will ship your order as soon as it is available; причины - because: Because our assumption was our error, we are mailing you a credit for the difference in delivery rates. Среди сочинительных союзов можно отметить следующие наиболее частотные: and: Could you check to see who sent it and ask them to try it again, but: It was sent late last week, but I only received the very top portion of one page, or, so: Also I would appreciate your acknowledging the receipt of this message so I will know that you received it. В текстах деловых писем наблюдается контраст пассивных и активных конструкций: Present Passive: Before new accounts are opened, we conduct a routine credit investigation; Your patronage is highly valued; Therefore, an account has been opened for you; Past Passive: We explained to our customers that these pricing schedules were based equitably on maximum value; This was decided based on the information you gave us as well as from our normal sources; Future Passive: We regretfully have no idea when they will be shipped to us; We know that you will be served intellectually and courteously; Выделяется большое количество инфинитивных конструкций: Complex Object: Please drop in again and let us see that your next purchase is handled correctly, I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009; а также предложения с герундием: We intend shipping the goods in May, We appreciate your giving us the opportunity to be of service to you.
Деловой переписке свойственны и такие грамматические особенности как использование модальных глаголов. В действительности, в таких текстах они встречаются довольно часто, поскольку модальные глаголы используются для выражения вежливости. К таким модальным глаголам можно отнести следующие: would: If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person; Would it be convenient for you to meet her on this date?; should: I should say you must check it once more; Please do not hesitate to contact me should you have any questions; could: It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o'clock.
В целом, предложения имеют правильный грамматический строй, т.е. подлежащее, сказуемое, а затем остальные члены предложения, за исключением вводных слов и обозначение дат и времени, которые могут стоять как в начале предложения, в середине, так и в конце. В редких случаях в предложениях встречался неправильный порядок слов. Более формальный, а также литературный стиль допускает использование инверсии в условных придаточных предложениях. Вспомогательный глагол может занимать место перед подлежащим; if в таких случаях будет опускаться [Корнеева, 2000, с. 448]. Например: Should any additional information be necessary we will place it at your disposal without delay. Деловые письма стоятся строго по правилам грамматики, отклонения от правил не допускаются. При написании письма могут быть использованы различные времена английской грамматики, наиболее частыми среди них являются: Present Simple Tense, Present Continuous Tense, Present Perfect Tense, Past Simple Tense, Future Simple Tense. Среди всех проанализированных писем можно сделать вывод, что наиболее частыми грамматическими особенностями текстов деловых писем разных коммуникативных намерений являются: 1) употребление времени Present Simple Tense (100%, в 120 письмах из 120); 2) употребление модальных глаголов (100% , в 120 письмах из 120); 3) использование пассивных конструкций (в 60% проанализированных писем, в 72 письмах из 120); 4) сложноподчиненных предложений с придаточными условия и определения (условия - в 57,5% проанализированных писем, 69 писем из 120; определения - в 50% проанализированных писем, 60 писем из 120); 5) инфинитивных конструкций (Complex Object) (в 67,5% проанализированных писем, в 81 письме из 120); 6) герундия (в 52,8% проанализированных писем, в 44 письмах из 120); 7) причастия настоящего и прошедшего времени (в 46,8% проанализированных писем, в 39 письмах из 120). В текстах деловой переписки не допустимы сокращения грамматических форм, т.е. только употребление их в полной форме: As you will see from the brochure we have a range of programs covering a number of fields broadly within Business Administration, we are sorry about the error and hope that it has not caused you too much inconvenience; возможны опущения слов или словосочетаний. Все предложения писем деловой корреспонденции являются полными, двусоставными и строго соответствуют правилам грамматики английского языка.
2.4. Лексические особенности делового письма
К общим лексическим особенностям деловых писем можно отнести использование в текстах данного типа следующие: использование прецедентной лексики: We thank you for your order and are pleased to place an order with you for 100 kg of apples at the price of 3000 net VAT unpaid; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o'clock; использование имен собственных: We shall be glad to meet here Mr. James Moore and Mr. Arnold Jackson and discuss with them these questions.; If this time is convenient for you, kindly let us know the date of their arrival in Moscow; We are obliged for your name and address to the Russian Trade Representative office in Sri Lanka importers; We can let you have any information to enable you to quote the most competitive prices including our 2% commission. Письмам деловой корреспонденции свойственно употребление терминологии, аббревиатур: As to the business integrity of our firm we refer you to the Merchantile Bank Ltd., Colombo (Ltd. - limited с ограниченной ответственностью), On behalf of Universal Process Equipment, Inc. (UPE) I would like to express interest in discussing with you company any surplus manufacturing facilities. В деловой переписке редко, но встречаются эмоционально-окрашенные слова, в особенности это касается тех писем, в которых проявляется отношение отправителя к получателю письма. Это такие письма как письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-жалоба: We are very pleased to invite you to the meeting that will take place on the 10th of May; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o'clock. В деловой фразеологии встречаются фразовые глаголы, так называемыми multi-part verbs: Please drop in again and let us see that your next purchase is handled correctly; We send out statements at the end of each month and expect payment sometime during the following month. Cамой главной отличительной чертой лексики текстов деловой переписки является использование специальных клишированных выражений, которые в свою очередь могут использоваться, как только для определенного типа коммуникативного намерения, так и для всех писем разных интенций.
Рассмотрим стандартные клишированные выражения, которые характерны для всех писем с различными коммуникативными намерениями. Как правило, это вступительные и заключительные слова: Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr... - если адресат известен; если адресат неизвестен, то можно использовать следующие формы обращения: Dear Sir / Dear Sirs;Gentlemen, Dear Madam, Ladies; Dear Sir or Madam, Ladies and Gentlemen; To whom it may concern; в блоке подписи встречались такие фразы, как Yours truly, Cordially yours, Sincerely yours - если нам известно имя получателя письма, Yours Faithfully - если имя получателя письма известно. Наиболее частотными общими выражениями, встречающиеся в таких коммуникативных намерениях, как информирование, побуждение к действию и жалоба, являются формы заключения: We are looking forward to hearing from you, We hope to hear from you soon, We would appreciate a prompt answer, We are looking forward to your early reply. [Вестник Кипра]
Как уже упоминалось выше, каждая интенция имеет свою собственную структуру письма. Например, интенции письмо-запрос и письмо-просьба первым делом побуждают адресата к побуждению каких-либо действий. Это может проявляться при помощи повелительного наклонения с использованием please, что является обязательным при составлении деловых писем на английском языке:
Please, send us the information; please, find the correct information and tell us the details; Относительно следующего второго пункта могут быть использованы другие выражения, объясняющие суть запроса или просьбы:
We are, in particular, interested in; we have general interest in, we would like to know if.
В частности были выявлены следующие клише и выражения,, относящиеся к письму-просьбе: We got your address from, Your advertisement has come to our attention, We were told that you produce, We intend to buy ... / We are considering the purchase of ..., We have a steady demand for, We would like to know more about ..., Could you please send us information about.
В письме-заказе отмечается использование выражений, связанные с заказом или покупкой: to place an order with you for 100 kg of apples, at the price of 3000 net VAT unpaid, We would like to place the following order, We require the goods urgently, We would be grateful if you could deliver as soon as possible, Please let us know when we can expect the delivery.
В письме-предложении были выявлены другие выражения, использующиеся при написании писем данной интенции: We are pleased to hear that you are interested in our products, We hereby send you our offer, Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer, We are pleased to make the following offer, Please let us know your requirements as soon as possible.
Другие клише и выражения встречались в письмах-жалобах: We regret to inform you that, therefore you bear full responsibility for, unless otherwise agreed we shall be forced to.
Проанализировав письма разных коммуникативных намерений на лексическом уровне можно сделать следующие выводы: во всех письмах встречались имена собственные, прецедентная лексика (100% употребление во всех письмах); терминология составила 87,5% проанализированных писем (в 105 письмах из 120), эмоционально-окрашенная лексика наблюдалась в письмах, где автор хотел выразить свои чувства по отношению к получателю письма. Это такие письма, как письмо-благодарность, письмо-рекламация. Фразовые глаголы встречались довольно редко, - 27,5% проанализированных письмах (в 33 письмах из 120), употребление аббревиатур - 34,2% проанализированных писем (в 41 письме из 120).
Выводы по второй главе:
Во второй главе были рассмотрены различные факторы, влияющие на коммуникацию в деловой переписке. Это такие факторы, как: субъект, т.е. автор письма; адресат; ситуация общения и отношения между коммуникантами; интенция. Интенция является определяющим фактором, поскольку именно иллокутивный фактор является один из наиболее значимых факторов коммуникации. Именно поэтому мы классифицировали деловые письма по интенциям. Согласно классификации К.А. Касаткиной все письма можно разделить на следующие коммуникативные намерения: побуждение к действию; информирование; жалоба; отказ, согласие, уклонение от ответа; извинение. Каждое из них обладает своими характеристиками, сходствами и различиями. В данной главе был произведен анализ всех коммуникативных намерений на грамматическом и лексическом уровне, а также выявлено процентное соотношение основным лексических и грамматических характеристик для всех писем деловой переписки.
Заключение:
В английском языке выделяют официально-деловой стиль, стиль науки и техники, газетно-публицистический стиль, стиль обиходного общения. Функциональные стили очень разнообразны, они решают разные задачи, функционируют в разных сферах деятельности и ситуациях общения, характеризуется собственными отличительными чертами, и оформляются характерными для каждого стиля лексическими, грамматическими и синтаксическими средствами.
Официально-деловому стилю свойственны такие качества, как профессиональная терминология, точность определения применяемых выражений и слов, клишированность языковых средств. Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям: 1. Ясность (clearness); 2. Краткость (лаконичность) (conciseness); 3. Завершенность (полнота) (completeness); 4. Любезность (учтивость) (courtesy); 5. Грамотность (языка) (correctness). Деловое письмо является жанром официально-делового стиля и, соответственно, ему присущи те же признаки. Классификация деловых писем, главным образом, основывается на коммуникативных намерениях, которые в свою очередь разделены на интенции.
Грамматические анализ показал, что во всех письмах делового общения содержится время Present Simple, а также обязательно наличие модальных глаголов. Среди остальных особенностей наиболее частыми являются: употребление времен Present Perfect Tense, Past Simple Tense, Future Simple Tense; сложноподчиненных предложений с придаточными условия и определения; инфинитивных конструкций. В предложениях недопустимы сокращения форм глаголов. Все предложения писем деловой корреспонденции являются полными, двусоставными и строго соответствуют правилам грамматики английского языка.
Лексический анализ показал, что во всех письмах деловой переписки имеются имена собственные, прецедентная лексика; терминология в текстах данных писем встречалась довольно часто, деловым письмам свойственна безэмоциональность (эмоционально-окрашенная лексика наблюдалась только в письмах, где автор хотел выразить свои чувства по отношению к получателю письма. Это такие письма, как письмо-благодарность, письмо-рекламация). Письма с различными коммуникативными намерениями имеют свои общие и различные клишированные выражения, что является отличительно чертой для каждой из интенции. Всего нами было проанализировано 120 писем различных интенций, из которых 38 писем относятся к коммуникативному намерению - побуждение к действию, что в процентном соотношении составило - 31,6% проанализированного материала; 31 письмо - информирование (25,8%); 27 писем - жалоба (22,5%); коммуникативные намерения отказ, согласие, уклонение от ответа и благодарность имеют равное процентное соотношение и составляют 10% проанализированных нами писем, что в действительности равно 12 письмам для каждого из данных коммуникативных намерений.
В дипломной работе были предоставлены все необходимые материалы по структуре, грамматики и лексикологии английских деловых писем, знание которых помогает в решении различных прагматических задач. Библиографический список:
1.Анисимова, Е.Е. Теоритический курс немецкого языка. Стилистика. [Текст]: Курс лекций. М.: Военный Кразнознамённый институт, 1991.
2. Аристов, С.А. Коммуникативно-когнитивная лингвистика и разговорный дискурс / Аристов С.А., Сусов И.П. // Лингвистический вестник. Вып. 1. - Ижевск, 1999.
3.Арнольд, И.В. Стилистика современного английского языка. [Текст]: учеб. для вузов / И. В. Арнольд.- 4-е изд., испр. и доп. - М. : Флинта : Наука, 2002. - с. 384.
4.Баранцев, Р.Г. Люди в письмах. Деловые и дружеские. Т 1. М., 2009 - с. 89.
5.Басс, Э.М. Научная и деловая корреспонденция. Английский язык. М.: Наука, 1991 - с. 174.
6.Бахтин, М.М. Эстетика словесного творчества. М., Искусство, 1979.
7.Большой англо-русский и русско-английский словарь по бизнесу / под общ. ред. П.Ф. Петроченко. - М. : Уайли, 1993
8.Брандес, М.П., Проворотов В.И. Предпереводческий анализ текста. Учеб. пособие. - 3-е изд., стереотипное. - М.: НВИ-ТЕЗАУРУС, 2003. С. 36
9.Брандес, М.П. Стилистика немецкого языка. Учебник. М.: Высш. школа, 1990. С. 110.
10.Веселов, П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. Изд. 4-е. М., 1993.
11.Веселов, П. В. Деловое письмо: вольный стиль или унификация? // Стандарты и качество. 1989. № 7.
12.Веселов, П. В. Как составить служебный документ. М., 1982.
13. Вешкин, Г.В. Языки общения и функциональные стили (в их отношении к тексту)// Слово и контекст: Филологический сборник к 75-летию Н.С.Валгиной.- М.: МГУП, 2002. - С.35-67.
14.Вольская И. С. Дифференциальные признаки официально-делового стиля речи на синтаксическом уровне. Автореф. дисс. канд. филолог, наук. М., 1966.
15. Гавранек Б. Задачи литературного языка и его культура // Пражский лингвистический кружок: Сб. статей. - М., 1967.- С. 338-377;
16. Газета "Вестник Кипра" Выпуск № 489 от 11-02-2005 http://www.vestnikkipra.com/?mod=iss&id=-11834
17. Гальперин И.Р. Очерки по стилистике английского языка- М.: Издательство литературы на иностранных языках, 1958. С. 431
18.Герасименко И.В. Социопрагматика американской деловой корреспонденции (диахронический аспект). Хабаровск. 2001
19.Головач А, С. Оформление документов. Изд. 2-е. Киев-Донецк, 1983.
Головин Б.Н. Язык художественной литературы в системе языковых стилей современного русского языка // Вопросы стилистики. -Саратов, 1978. - Вып.14.
20.Драбкина И.В. Прагмалингвистические аспекты письменного делового общения (на материале англоязычных текстов контрактов и деловой корреспонденции). Самара-2001.
21. Долинин К.А. СТИЛИСТИКА СТИЛИСТИКА ФРАНЦУЗСКОГО ЯЗЫКА 2-е изд., дораб. - М.: Просвещение, 1987. - 303 с.
22. Дорошенко В.Ю. Коммуникативная обусловленность функционально-стилистических особенностей делового английского языка: Автореф. дисс. канд. фил. наук. С.-Пб., 1995. - 17 с.
23. Едличка 1982: Едличка А. Литературный язык в современной коммуникации // Новое в зарубежной лингвистике. Вып.ХХ, - М., 1988.- 38-134.
24.Израилевич, Е.Е. Деловая корреспонденция на английском языке / Е.Е. Израилевич. - М. : ЮНВЕС, 2003. - 496 с.
25.Касаткина, К.А. Профессионально-ориентированное обучение переводу с листа текста делового письма студентов языковых факультетов вузов : дис. ... канд. пед. наук / К.А. Касаткина. - Тольятти, 2000. - 217 с.
26.Касаткина, К.А., Косс, Е.В. Перевод делового письма (английский язык): учеб. пособие.-ТГУ, Тольятти, 2009. - 5-24 с.
27.Кинг, Ф.У. Коммерческая корреспонденция на английском языке: Курс для изучающих английский язык как иностранный : учеб. пособие /Ф.У. Кинг, Д. Энн Кри ; рус. пред., англо-русский глоссарий, примечания Н. Крупнова. - М., 2003. - 301 с.
28.Кожина М.Н. Стилистика русского языка: Учебник для студентов пед. ин-тов по спец. № 2101 "Рус. яз. и лит.".- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: Просвещение, 1983.
29.Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004 - 74с.
30.Кузнецов И.Н. Деловое письмо. М., 2007 - 196 с.
31.Лингвистический энциклопедический словарь. М., 1990.
32.Лотте Д. С. Основы построения научно-технической терминологии. М., 1961.
33. Лузина Л.Г. Основные направления развития современной стилистики // Лингвистические исследования в конце ХХ века: Сб. обзоров. - М.. 2000. - С.205-214.
34.Лукьянова, JI.A. Настольная книга бизнесмена (Курс английского языка по коммерческой деятельности и формам деловой коммуникации)/ Л.А. Лукьянова. - М. : ГИС, 2001. - 276с. 35.Радченко В.В. Структурно-семантические особенности пространства текстов деловой коммуникации // Университетские чтения - 2004. Материалы научно-методических чтений ПГЛУ. -Часть И. - Пятигорск: ПГЛУ, 2004. - С. 130-132.
36.Разинкина Н. М. О понятии стереотипа в языке научной литературы (К постановке вопроса) // Научная литература: Язык, стиль, жанры. М., 1985, с. 98.
37.Разинкина Н. М. Функциональная стилистика. М.: Высшая школа, 1989. с-174
38.Ризель Э.Г. и Шендельс Е.И. Стилистика немецкого языка. Учебник для ин-тов и фак. иностр. яз. М., Высш. школа, 1975 стр. 19
39.Рогожин М.Ю. Документы делового общения - М.: Издательство "РДЛ", 2001 - 208с.
40.Розенталъ Д. Э. К итогам обсуждения вопроса о штампах // Вестник Московского университета. 1968. № 6, с. 17.
41.Седов К.Ф. Жанр и коммуникативная компетенция / К.Ф. Седов // Хорошая речь / под ред. М.А. Кормилицыной и О.Б. Сиротининой. - Саратов, 2001. - С.107 -118.
42. Серль Дж.Р. Классификация иллокутивных актов//Новое в зарубежной лингвистике. М.: Прогресс, 1986. - Вып. XVII. - с. 170.
43. Словарь лингвистических терминов / под ред. О.С. Ахмановой - М., Советская энциклопедия, 1969.
44. Солганик Г. Я. К проблеме классификации функциональных стилей на интралингвистической основе // Основные понятия и категории лингвистики. Пермь, 1982, с. 437.
45.Стеблецова, А. О. Национально-культурная специфика делового текста (на материале английского и русского языков). Воронеж, 2001, с. 123.
46.Тер-Минасова, С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М. Слово. 2000.
47. Учебный словарь стилистических терминов. Часть 2 / под ред. Н.А. Лукьянова. - Новосибирск: Новосибирский госуниверситет, 1999.
48.Федосюк, М.Ю. Нерешённые вопросы теории речевых жанров / М.Ю. Федосюк // Вопросы языкознания. - 1997. - №5. - с. 102.
49.Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1.- с. 17.
50. Шакирова З. Официально деловой стиль речи: краткая характеристика. ссылка: http://fb.ru/article/2860/ofitsialno-delovoy-stil-rechi-kratkaya-harakteristika
51.Шмелева, Т.В. Модель речевого жанра / Т.В. Шмелева // Жанры речи. - Саратов, 1997. - с. 88.
2
Документ
Категория
Рефераты
Просмотров
439
Размер файла
125 Кб
Теги
diplomnaya, rabota, диплом
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа