close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Исполнитель V2 20180531

код для вставки
Мануал для биржи для исполнителя.
Оглавление
Термины и условные обозначения. ........................................................................................................... 3
1.
Работа с РК «Входящий». .................................................................................................................... 4
2.
Работа с РК «Исходящий». .................................................................................................................. 4
3.
2.1.
Создание РК ................................................................................................................................. 4
2.2.
Заполнение РК. ............................................................................................................................ 4
2.3.
Направление на согласование. .................................................................................................. 6
2.4.
Направление на подписание. ..................................................................................................... 7
2.5.
Доработка..................................................................................................................................... 8
2.6.
Регистрация РК...........................................................................................................................11
2.7.
Сохранение РК. ..........................................................................................................................11
Работа с РК «Служебная записка». ..................................................................................................12
3.1.
Создание РК ...............................................................................................................................12
3.2.
Заполнение РК. ..........................................................................................................................12
3.3.
Направление на согласование. ................................................................................................12
3.4.
Направление на рассмотрение. ...............................................................................................13
3.5.
Доработка...................................................................................................................................13
3.6.
Регистрация РК...........................................................................................................................16
3.7.
Перевод в архив СЭД. ................................................................................................................16
3.8.
Создание задания на исполнение и / или ознакомление. ....................................................16
3.9.
Информация о заданиях. ..........................................................................................................18
3.10.
4.
5.
Сохранение РК. ......................................................................................................................18
Работа с РК «Распорядительный». ...................................................................................................18
4.1.
Создание РК ...............................................................................................................................18
4.2.
Заполнение РК. ..........................................................................................................................18
4.3.
Согласование РК. .......................................................................................................................18
4.4.
Доработка...................................................................................................................................19
4.5.
Регистрация РК...........................................................................................................................21
4.6.
Сохранение РК. ..........................................................................................................................21
Работа с РК «Договорной документ»...............................................................................................21
5.1.
Создание РК ...............................................................................................................................21
5.2.
Заполнение РК. ..........................................................................................................................21
5.3.
Регистрация РК...........................................................................................................................22
5.4.
Согласование РК. .......................................................................................................................22
1
5.5.
Доработка...................................................................................................................................23
5.6.
Консолидация. ...........................................................................................................................24
5.7.
Создание задания на исполнение и / или ознакомление. ....................................................24
5.8.
Информация о заданиях. ..........................................................................................................24
5.9.
Сохранение РК. ..........................................................................................................................24
2
Термины и условные обозначения.
Термин, обознаОписание
чение
Дело
Совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу
или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Навигатор
Основной инструмент, предоставляющий пользователю интерфейс с
клиентским приложением системы электронного документооборота
Docsvision. Навигатор обеспечивает возможность создавать и модифицировать иерархию папок, редактировать справочники, карточки документов и заданий, фиксировать задания по обработке документов и получать доступ к подсистеме маршрутизации.
Номенклатура дел
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Папка
Объект Системы, предназначенный для упорядоченного хранения информации, представленной в виде регистрационных карточек документов.
РК
Регистрационная карточка, объект Системы, содержащий перечень атрибутов (реквизитов), позволяющих идентифицировать документ.
Лента
Горизонтальная панель с кнопками в верхней части РК.
СЗ
Служебная записка.
Система
Система электронного документооборота АО «Санкт-Петербургская
Международная Товарно-сырьевая Биржа» на платформе Docsvision
5.4. Аналогично «СЭД».
СЭД или СЭД
Docsvision
Система электронного документооборота АО «Санкт-Петербургская
Международная Товарно-сырьевая Биржа» на платформе Docsvision
5.4. Аналогично «Система».
3
1. Работа с РК «Входящий».
Права на заполнение полей РК и прикрепление файла к РК входящего документа,
находящегося в состоянии «Подготовка», есть только у пользователей группы «Делопроизводители». Функционал по работе с РК «Входящий» для делопроизводителя подробно
описан в документе [Регистратор.]
2. Работа с РК «Исходящий».
2.1.
Создание РК
Создать РК можно способом, отображенном на рисунке 2.1.1. «Создание РК». При
создании РК входящего документа документ находится в состоянии «Подготовка». Права
на создание исходящего документа есть у всех пользователей СЭД.
Рисунок 2.1.1. Создание РК.
2.2.
Заполнение РК.
При открытии РК в левой части вкладки «Регистрация» отображается развернутая
область «Регистрационные данные», включающая наборы обязательных к заполнению,
необязательных и автоматически заполняющихся полей (Рисунок 2.2.1. Вкладка «Регистрация».). Поля обязательные к заполнению выделены жирным курсивом.
При необходимости область «Регистрационные данные» может быть скрыта. В
правой части РК расположена область предварительного просмотра приложенных файлов,
в которой необходимо прикрепить электронный документ (Рисунок 2.2.2. Прикрепление
файлов.).
4
Рисунок 2.2.1. Вкладка «Регистрация».
5
Рисунок 2.2.2. Прикрепление файлов.
2.3.
Направление на согласование.
Исполнитель может отправить документ на согласование либо на подписание. Для
создания согласования, нажатием кнопки на ленте РК «Создать согласование» исполнителю необходимо выбрать «На согласование» (Рисунок 2.3.1. Создать согласование.).
Рисунок 2.3.1. Создать согласование.
Во всплывающем окне настраивается маршрут согласования (Рисунок 2.3.2.
Настройка маршрута.).
6
Рисунок 2.3.2. Настройка маршрута.
По завершению настройки маршрута необходимо запустить согласование нажатием кнопки «Запустить» на ленте. После отправки документа по маршруту согласования,
документ переходит в состояние «На согласовании». Поля РК документа блокируются и
становятся недоступными для изменения.
2.4.
Направление на подписание.
Нажатием кнопки «Создать согласование» на ленте РК исполнителю необходимо
выбрать «На подписание» (Рисунок 2.4.1. Направить на подписание.). Документ отправится на подписание сотруднику, указанному в поле «Подписант» на вкладке «Регистрация».
Рисунок 1.2.4.1. Направить на подписание.
7
2.5.
Доработка.
Если хотя бы один из участников согласования или подписания вынес отрицательное решение, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель ознакамливается с решениями и замечаниями согласующих в листе согласования, нажав на
кнопку «Лист согласования» на ленте РК (Рисунок 2.5.1. Просмотр листа согласования.). Может объединить версии документов в одну, нажав на кнопку «Объединить версии» на ленте РК (Рисунок 2.5.2. Работа с документом в режиме доработки/консолидации.).
Рисунок 2.5.1. Просмотр листа согласования.
8
Рисунок 2.5.2. Работа с документом в режиме доработки/консолидации.
При работе с версиями документов на этапе консолидации, необходимо выделить в
дереве версию, на основе которой будет создаваться итоговая версия. Правой кнопкой
мыши вызвать контекстное меню, затем выбрать команду «Взять в качестве консолидируемой».
Версия, взятая за основу, в терминах системы называется «Консолидируемая версия». Взять в качестве консолидируемой можно любую версию файла.
При этом будет создана «Консолидированная версия» файла (Рисунок 2.5.3. Формирование консолидированной версии.). Название версии будет выделено курсивом.
9
Рисунок 2.5.3. Формирование консолидированной версии.
Необходимо внести необходимые изменения в консолидируемую версию. Для файлов форматов отличных от MS Word данная операция будет недоступна. По завершении
сравнения сохранить файл и закрыть окно редактора.
Для формирования итоговой версии необходимо выбрать в дереве консолидируемую версию, затем выбрать пункт «Сделать версию текущей». Данный шаг является обязательным при выполнении консолидации (Рисунок 2.5.5. Создание итоговой версии
документа.).
Рисунок 2.5.5. Создание итоговой версии документа.
Версия, к которой была применена команда, будет скопирована в «Итоговую версию этапа». Данная версия в последующих этапах прохождения маршрута будет использоваться в качестве исходной.
Исполнитель может отменить согласование / подписание (Рисунок 2.5.6. Отмена
согласования.). В этом случае документ переходит в состояние «Подготовка». Будут
10
отозваны не завершенные задания исполнителей и на вкладке «Лист согласования» будут
удалены результаты данного согласования.
Рисунок 2.5.6. Отмена согласования.
Либо исполнитель вносит изменения и отправляет документ на повторное согласование (Рисунок 2.5.7. Вернуть на согласование/подписание.) или подписание нажатием
кнопки «Новый цикл» на ленте.
Рисунок 2.5.7. Вернуть на согласование/подписание.
2.6.
Регистрация РК.
В результате успешного завершения согласования или подписания, документ уходит на регистрацию в папку «На регистрацию» каталога «Папки / СПбМТСБ». Права на
регистрацию РК есть только у сотрудников группы «Делопроизводители». Функционал
делопроизводителя по регистрации РК подробно описан в документе [Регистратор].
2.7.
Сохранение РК.
Сохранять РК необходимо по нажатию на кнопку «Сохранить» на ленте (Рисунок
2.7.1. Сохранение РК.).
Рисунок 2.7.1. Сохранение РК.
11
3. Работа с РК «Служебная записка».
3.1.
Создание РК
Аналогично [п. 1.2.1 Создание РК.].
3.2.
Заполнение РК.
Аналогично [п. 1.2.2. Заполнение РК].
3.3.
Направление на согласование.
Исполнитель может отправить документ на согласование либо на рассмотрение.
Для создания согласования, нажатием кнопки на ленте РК «Создать согласование» исполнителю необходимо выбрать «Согласование СЗ» (Рисунок 3.3.1. Создать согласование.).
Рисунок 3.3.1. Создать согласование.
Во всплывающем окне настраивается маршрут согласования (Рисунок 1.3.3.2.
Настройка маршрута.).
Рисунок 3.3.2. Настройка маршрута.
По завершению настройки маршрута согласования/подписания необходимо запустить согласование нажатием кнопки «Запустить» на ленте. После отправки документа по
12
маршруту согласования, документ переходит в состояние «На согласовании». Поля РК
документа блокируются и становятся недоступными для изменения.
3.4.
Направление на рассмотрение.
Нажатием кнопки на ленте РК «Создать согласование» исполнителю необходимо
выбрать «Рассмотрение СЗ» (Рисунок 3.4.1. Направить на рассмотрение.). Документ
отправится на рассмотрение сотруднику, указанному в поле «Кому» на вкладке «Регистрация».
Рисунок 3.4.1. Направить на рассмотрение.
3.5.
Доработка.
Если хотя бы один из участников согласования вынес отрицательное решение, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель ознакамливается с решениями и замечаниями согласующих в листе согласования, нажав на кнопку «Листа согласования» на ленте РК (Рисунок 3.5.1. Просмотр листа согласования.). Может объединить
версии документов в одну, нажав на кнопку «Объединить версии» на ленте РК (Рисунок
3.5.2. Работа с документом в режиме доработки/консолидации.).
13
Рисунок 3.5.1. Просмотр листа согласования.
Рисунок 3.5.2. Работа с документом в режиме доработки/консолидации.
При работе с версиями документов на этапе консолидации, необходимо выделить в
дереве версию, на основе которой будет создаваться итоговая версия. Правой кнопкой
мыши вызвать контекстное меню, затем выбрать команду «Взять в качестве консолидируемой».
Версия, взятая за основу, в терминах системы называется «Консолидируемая версия». Взять в качестве консолидируемой можно любую версию файла.
При этом будет создана «Консолидированная версия» файла (Рисунок 3.5.3. Формирование консолидированной версии.). Название версии будет выделено курсивом.
14
Рисунок 3.5.3. Формирование консолидированной версии.
Необходимо внести необходимые изменения в консолидируемую версию. Для файлов форматов отличных от MS Word данная операция будет недоступна. По завершении
сравнения сохранить файл и закрыть окно редактора.
Для формирования итоговой версии необходимо выбрать в дереве консолидируемую версию, затем выбрать пункт «Сделать версию текущей». Данный шаг является обязательным при выполнении консолидации (Рисунок 3.5.4. Создание итоговой версии
документа.).
Рисунок 3.5.4. Создание итоговой версии документа.
Версия, к которой была применена команда, будет скопирована в «Итоговую версию этапа». Данная версия в последующих этапах прохождения маршрута будет использоваться в качестве исходной.
15
Исполнитель может отменить согласование (Рисунок 3.5.5. Отмена согласования.). В
этом случае документ переходит в состояние «Подготовка».
Рисунок 3.5.5. Отмена согласования.
Либо исполнитель вносит изменения и отправляет документ на повторное согласование (Рисунок 3.5.6. Вернуть на согласование.) нажатием кнопки «Новый цикл» на ленте.
Рисунок 3.5.6. Вернуть на согласование.
При отрицательной визе (нажатие кнопки «На подготовку») рассматривающего
(сотрудник, указанный в поле «Кому» на вкладке «Регистрация»), подписание завершается, и документ переходит в состояние «Отклонена».
3.6.
Регистрация РК.
Аналогично [п. 1.2.6. Регистрация РК.].
3.7.
Перевод в архив СЭД.
После нажатия на кнопку «В архив», документ из состояний «Рассмотрена» и «Отклонена» переходит в состояние «В архиве СЭД». Так же, у исполнителя, при создании
задания, есть право на перевод документа из состояния «В архиве СЭД» в состояние «На
исполнении».
3.8.
Создание задания на исполнение и / или ознакомление.
Исполнитель имеет возможность в состояниях документа «На исполнении» и «Рассмотрена» отправить документ на исполнение (Рисунок 3.8.1. Задания на исполнение.) и
/ или ознакомление (Рисунок 3.8.2. Задания на ознакомление.). Документ переходит в
состояние «На исполнении».
16
Рисунок 1.3.8.1. Задание на исполнение.
Необходимо заполните поля карточки задания на исполнение:
1) в поле Название указать название задания;
2) в поле Автор выбрать автора задания или указать его заместителя. Для этого нажать
кнопку
и выбрать запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена
ошибочно, удалить ее кнопкой
;
По умолчанию, в поле указывается сотрудник, создавший карточку входящего
документа.
3) в поле Исполнители выбрать исполнителя для задания;
4) при необходимости, настроить замещение;
5) выбрать важность для задания;
6) в поле «Дата завершения» указать планируемую дату завершения задания. Для этого
нажать на кнопку
и выбрать дату из встроенного календаря;
7) при необходимости настроить контроль за выполнением задания;
8) при необходимости, настроить дополнительную приемку задания Контролером;
Родительская карточка Документ будет приложена к созданной карточке задания и
доступна на вкладке с названием документа. При переходе на вкладку карточка документа
будет открыта в режиме просмотра.
17
Рисунок 3.8.2. Задание на ознакомление.
Необходимо указать сотрудников, которым необходимо отправить документ на
ознакомление, срок исполнения (при необходимости) и нажать кнопку «ОК».
3.9.
Информация о заданиях.
На вкладке «Задания» отображается информация о заданиях, содержащая сведения о
пользователях, создавших и выполняющих задания и текущее состояние заданий, связанных с карточкой документа (Рисунок 3.9.1. Информация о заданиях.).
Рисунок 1.3.9.1. Информация о заданиях.
3.10. Сохранение РК.
Аналогично [п. 1.2.7. Сохранение РК.].
4. Работа с РК «Распорядительный».
Делопроизводитель может создать и зарегистрировать документ без согласования и
подписания, а так же имеет право чтения всех РК данного типа в состояниях «На регистрации», «Действует», «В архиве СЭД». Для пользователей группы «Сотрудники филиалов» есть возможность создать и отправить на регистрацию распорядительный документ
без согласования и подписания.
4.1.
Создание РК
Аналогично [п. 1.2.1 Создание РК.].
4.2.
Заполнение РК.
Аналогично [п. 1.2.2. Заполнение РК].
4.3.
Согласование РК.
Согласование создается нажатием кнопки «Создать согласование» на ленте РК. Запускается согласование нажатием кнопки «Запустить» после настройки маршрута согла18
сования (Рисунок 4.3.1. Создание и запуск согласования.). Этап подписания «Подписант из РК» автоматически заполняется сотрудником из поля «Подписант» карточки распорядительного документа.
На карточке согласования можно исключить из маршрута этапы согласования и
подписания. Можно добавить или удалить участников этапов согласования и подписания.
Рисунок 4.3.1. Создание и запуск согласования.
4.4.
Доработка.
Исполнитель ознакамливается с решениями и замечаниями согласующих в листе
согласования, нажав на кнопку «Листа согласования» на ленте РК (Рисунок 4.4.1. Просмотр листа согласования.). Может объединить версии документов в одну, нажав на
кнопку «Объединить версии» на ленте РК (Рисунок 4.4.2. Работа с документом в режиме
доработки/консолидации.).
19
Рисунок 4.4.1. Просмотр листа согласования.
20
Рисунок 4.4.2. Работа с документом в режиме доработки/консолидации.
Если хотя бы один из участников согласования или подписания вынес отрицательное решение, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может отменить согласование / подписание (Рисунок 4.4.3. Отмена согласования.). В этом случае
документ переходит в состояние «Подготовка».
Рисунок 4.4.3. Отмена согласования.
Либо исполнитель вносит изменения и отправляет документ на повторное согласование (Рисунок 4.4.4. Вернуть на согласование/подписание.) или подписание нажатием
кнопки «Новый цикл» на ленте.
Рисунок 4.4.4. Вернуть на согласование/подписание.
4.5.
Регистрация РК.
Аналогично [п. 1.2.6. Регистрация РК.].
4.6.
Сохранение РК.
Аналогично [п. 1.2.7. Сохранение РК.].
5. Работа с РК «Договорной документ».
Делопроизводитель может создать и зарегистрировать документ без согласования и
подписания, а так же имеет право чтения всех РК данного типа в состояниях «На регистрации», «Действует», «Аннулирован», «В архиве СЭД».
5.1.
Создание РК
Аналогично [п. 1.2.1 Создание РК.].
5.2.
Заполнение РК.
При открытии РК в левой части вкладки «Регистрация» отображается развернутая
область «Регистрационные данные», включающая наборы обязательных к заполнению,
необязательных и автоматически заполняющихся полей (Рисунок 5.2.1. Вкладка «Регистрация».). Поля обязательные к заполнению выделены жирным курсивом.
21
При необходимости область «Регистрационные данные» может быть скрыта. В
правой части РК расположена область предварительного просмотра приложенных файлов,
в которой необходимо прикрепить электронный документ (Рисунок 5.2.2. Прикрепление
файлов.).
Рисунок 5.2.1. Вкладка «Регистрационные данные».
Рисунок 5.2.2. Прикрепление файлов.
5.3.
Регистрация РК.
Аналогично [п. 1.2.6. Регистрация РК.].
5.4.
Согласование РК.
Согласование создается нажатием кнопки «Создать согласование» на ленте РК и выбора необходимого типа согласования (Рисунок 5.4.1. Создание согласования.).
22
Рисунок 5.4.1. Создание согласования.
Запускается согласование нажатием кнопки «Запустить» после настройки маршрута
согласования (Рисунок 5.4.2. Запуск согласования.). Этап подписания «Подписант из
РК» автоматически заполняется сотрудником из поля «Подписант» карточки распорядительного документа.
На карточке согласования можно исключить из маршрута этапы согласования и подписания. Можно добавить или удалить участников этапов согласования и подписания.
Рисунок 5.4.2. Запуск согласования.
5.5.
Доработка.
Исполнитель ознакамливается с решениями и замечаниями согласующих в листе
согласования. Может объединить версии документов в одну при помощи режима рецензирования MS Word.
Если хотя бы один из участников согласования или подписания вынес отрицательное
решение, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может отменить согласование / подписание (Рисунок 5.5.1. Отмена согласования.). В этом случае
документ переходит в состояние «Подготовка».
23
Рисунок 5.5.1. Отмена согласования.
Либо исполнитель вносит изменения и отправляет документ на повторное согласование (Рисунок 5.5.2. Вернуть на согласование/подписание.) или подписание нажатием
кнопки «Новый цикл» на ленте.
Рисунок 5.5.2. Вернуть на согласование/подписание.
5.6.
Консолидация.
После успешного согласования всеми согласующими, документ направляется исполнителю на консолидацию. Исполнитель ознакамливается с замечаниями согласующих
в листе согласования. Может объединить версии документов в одну при помощи режима
рецензирования MS Word. С этапа «Консолидация» документ направляется на подписание
или на новый круг согласования (Рисунок 5.6.1. Варианты решений исполнителя на
этапе «Консолидация».).
Рисунок 5.6.1. Варианты решений исполнителя на этапе «Консолидация».
5.7.
Создание задания на исполнение и / или ознакомление.
Аналогично [п. 1.3.8. Создание задания на ознакомление.].
5.8.
Информация о заданиях.
Аналогично [п. 1.3.9. Информация о заданиях.].
5.9.
Сохранение РК.
Аналогично [п. 1.2.7. Сохранение РК.].
24
Документ
Категория
Без категории
Просмотров
4
Размер файла
1 351 Кб
Теги
исполнителя
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа