close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

3029 drigaylo v. g tehnologiya raboti biblioteki

код для вставкиСкачать
В
6 78
Д74
г=
т
а
со
X
><
ск
ш
о.
со
-О
о.
ш
о
с;
ш
ш
о:
о_
ш
О
«0 *
ъ -№
{
2
К
5
<00
л»
\1 $
(1РА
ЧН°
УДК 025
ББК 78.34(2)707
Д74
О тветственны й р е д а кто р се р и и
О. Р. БОРОДИН
Д ригайл о, В. Г.
Технология работы библиотеки: научно-практическое посо­
бие. — М.: Либерея-Бибинформ, 2009. — 544 с.
Д74
188Ы 9 7 8 -5 -8 1 6 7 -0 0 1 2 -2
книга* будучи вполне самостоятельным пособием, является
составной частью фундаментального труда под общим
нячра
ЯК1Й2Г" работ“"упрамв" " е «Л5Я5К
А ® пособии Рассмотрены научные основы библиотечной технологииФормир о и ния. организации, управления, хранения,
итеташьаования библиотечных фондов документов и информационны*
и
а
=
=
^
Г
и
Г
Г
и
Г
С
~
~
=
ки. з ^ ^ м ^ д ё л ° о Г Х ^ : вс ^ Й 1
раб° ~ « ’Р ^°Р У ви б л и о те подразделения библиотеки. Оно будет п ^ з н о ^ т !Г е н ° т а ° м ^ ^ р н0 го
тов и училищ культуры и искусств а т а ^ е всем тем ^гп «ерСИТе‘
в
^нр^ВйЩ г о б ^ о т е ч н о г о о б р а з о в Г ^ У
Г
° буЧаеТСЙ
1
Л1Н
[академик С.Бейсамбаг I
атындагы гылыми
I
УДК 025
ББК 78.34(2)707
КИАПХАНАСЬ
© И здательство
188Ы 9 7 8 -5 -8 1 6 7 -0 0 1 2-2
«Л иберея-Бибинф орм », 2 0 0 9
© В. Г. Дригайло, 20 0 9
ПРЕДИСЛОВИЕ
Технологизация как универсальная основа благо­
получия любой эффективной отрасли неуклонно повы­
шает культуру труда, превращает интуитивное
эмпирическое творчество в точную науку благодаря
унификации рутинных операций, не считавшихся
творческими, высвобождает время... для открытия
и освоения новых территорий профессиональной дея­
тельности.
В. Э. Ш теинберг
I 9
предлагаемая ч и та те л ю книга является тр е ть е й
составной частью фундаментального труда иод общим
названием «Организация работы и управление библиотекой
высшего учебного заведения».
Первая часть «Основы организации работы библиотеки
вуза» вышла в издательстве «Либерея-Бибинформ» в 2007 году.
Она рассматривает библиотеку как структурное подразде­
ление в системе вуза, а ее структурны е подразделения как
подсистемы в системе библиотеки. Библиотека и организация
ее работы рассматриваются в ста ти ке , исходя из организа­
ционных факторов, норм, правил, экономических и правовых
аспектов деятельности и в первую очередь технологических
процессов работы.
вторая часть «Основы научной организации труда в биб­
лиотеке», которая вышла в издательстве «Либерея-Бибин­
форм» в 2005 году, рассматривает научную организацию
работы как отдельного индивидуума, сотрудника, т а к и
отдельных структурны х подразделений — отдела, сектора,
группы и библиотеки в целом.
Третья часть «Технология работы библиотеки» описыва­
е т содержание, организацию и управление технологической
подсистемы библиотеки и ныне предлагается вниманию
читателей. Раскрываются техника и технология работы
библиотеки вуза в рамках библиотечных циклов, процессов и
операций во всех структурны х подразделениях и на каждом
рабочем месте.
ч е т в е р т а я ч а с т ь «Основы управления библиотекой выс­
шего учебного заведения», которая вышла двумя изданиями,
в 2001 году в издательстве «Политехника» и в 2004 году в из­
дательстве «Либерея», посвящена вопросам управления биб­
лиотекой как системой, а такж е — ее сотрудниками, ко то ­
рые в свою очередь управляют всеми процессами р а б о ты в их
динамике.
Э т и ч е ты р е книги в ы т е к а ю т одна из другой и дополняю т )
одна другую, составл яя единое целое, х о т я каждая из н и х !
является вполне с а м о сто я те л ь н о й , все они были задуманы I
ка к ка п и та л ь н ы е издания. А в т о р стр е м и л ся к т о м у , ч т о б ы ! I
опираясь на э т о т ф унд а м е нт, в за в и с и м о с ти о т у с л о в и й !I
навыков, о п ы т а , воли, желания, т а л а н т а , умений, тв о р ч е - I
ского научного систем ного подхода, д и р е кто р ко н кр е тн о й I
библиотеки, ее а п п а р а т управления и каждый с о т р у д н и к биб- I
л и о те ки сумели со зд а ть т у модель учреждения, ко т о р у ю они I
п р е д с та в л я ю т себе в идеале, на основе собственного видения, I
представления и могли п о сто я н н о ее д о п о л н я ть, и зм е н я ть , | |
соверш енствовать, исходя из тр е б о в а н и й времени.
д 1
Любая д е яте л ьн о сть м о ж е т б ы т ь или технологией, и л и ; I
искусством . И скусство основано на и н т у и ц и и , технология —
на законом ерностях науки, с и с ку с с тв а все н а ч и н а е тся , |
а технологией за ка н ч и в а е тс я . Технология об еспечивает 1
взаимосвязь между м атериал ьной и духовной сферами, д а е т |
о т в е т ы на вопросы: ч т о д елать, с чем р а б о т а т ь и ч т о в ре- I I
з у л ь т а т е надо по л учи ть [11, с. 14].
■ ]
в р а зв и ти и библиотечного технологического знания сле~ !
д у е т о т м е т и т ь особую роль профессора И. м . Ф румина 1
[244,245], предложившего определение библиотечной техноло- I
гии и ее разделение на циклы, процессы, операции. Свой вклад ■ !
в р а з в и т и е технологического библиотековедения внесли »
А. н. ванеев [42,43], Р. с. М отульский [138], м . с. Спободяник [197], Н
ю . н. сто л я р о в [214— 220], э. р. Сукиасян [22 1], а. с. Чачко К
[250,251], я. л. Шрайберг [262— 266] и другие. Новый в и т о к I
в р а зв и ти и технологического подхода к анализу б и б л и о те к- Щ
ной п р а кт и ки связан с именем Е. Г. А стапович [ п , 12]. но на Щ
сегодняшний день, по нашему мнению, особая роль в решении Щ
э т о й проблемы принадлеж ит профессору И. с. Пилко, на т р е х ■
основных т р у д а х ко то р о й основы вается первый раздел 1
нашей книги [177 179]. Следует о т м е т и т ь т а к ж е важные I
р а б о ты о технологическом а уд и те и консал тинге Н С Редьки- Я
ной [1009—г1011].
№
1
В советский период большое значение получил особый вид
реглам ентирую щ ей д окум ентации. Он нашел о тр а ж е н и е
в издании по бибтехнике «Организация р а б о ты НТВ Ц6С
областной, республиканской библиотеки». следует о т м е т и т ь выпуски ГОСТов систем ы с и б и д , сборники норм на
основные процессы в библиотеке, «Справочник библиотекаря» [204, 205], «Справочник библиографа» [206], «Справочник
информационного работника» [207], а т а кж е специальные
периодические издания, ко то р ы е публиковали м а те р и а л ы
по библиотечной технологии.
I
I
I
1
1
Я
1
I
К
Я
\т о касается технологической работы библиотек вузов,
нужно упомянуть несколько устаревшее издание «Руково;ие материалы в помощь работникам вузовских библио» [379], а такж е «Основные нормативные материалы по
эосам организации работы библиотек вузов» [163]. Очень
ны нормативные материалы, которые издаю т министер\а образования и науки России и Украины, с о о тв е тс тв у ие м и н и сте р ства культуры и искусств, вопросы технологской работы библиотек вузов освежаются и в некоторых
1ерах сборника «Библиотека и закон» [289], сборниках т р у ИФ/1А, материалах международных крымских конференI, международной конференции и вы ставки «и’Ьсот» и
гих изданиях.
Данное научно-практическое пособие необходимо оля
!седневной работы как директору библиотеки высшего
бного заведения, ее заведующим отделами, т а к и каждому
аруднику любого стр уктур н о го подразделения на его рабо1 месте. Оно приносят пользу библиотечным работникам
г2их систем и ведомств и те м , к т о обучается в системе
)рерывного библиотечного образования, студ е нтам уни(си те то в культуры и искусств, а такж е всем, к т о интеретс я данной проблемой. Пособие написано на основе изучец огромного количества материалов по проблемам библиочного дела, образования, обобщения практического опы та
хнологии работы библиотек вузов и результатов исследоний библиотековедов, в конце книги даны приложения и
мирная библиография.
А втор благодарит всех, к т о оказывал ему помощь в поого>вке это й книги, и в особенности С. В. Дригайло, в. н. волы14, а такж е С. н. Богомол, В. н. Дзыгуна, О. П. Дмитрунь,
к. копийковскую, о. В. котляр, Е. С. мошинскую, Е. в. Пархонко, 3. Д. Стерехову, 3. В. Суровцеву, л. в. Тепикину, И. Л. Фанекую.
н а у ч н ы е о сн о в ы
БИБЛИОТЕЧНОЙ
нюлогии
нь^ ® ^
Однаиз гл а вкггвоват®
I
чесдасовеРшеи
поднять
_
л
и
УмеН 1 «иоасу в «
ш
1
т е х н ^ о г и т е с ^ < ^ ^ ц е с с а и **в ^ ж е ^ р е м я ” д н о й ^ л н а ч а |1а т РУД 0В0Г0,
И научной организации труда Цели
Ф ункции управления
зависят о т п ,о б а л м * ^ Т н е ^ е л Т ^ в щ е о ^
^
страны, системы вузовских библиотек
сост°яния библиотек
Технологическая подсистема библиотеки должна с о л е й п т ^ Т ^ 0 Ву3а'
нию общей цели деятельности библиотеки
прав н е л о в к а я в л я е т с я
обеспечение
турным ценностям. Именно этом? должны б^ть по л ^ ИНф° РМЭЦИИ' кульцели, связанные с работой библиотек П пг™ подчинены все остальные
это совершенствование деятельности всех з ^ рнГр * *
библиотеки ~
ративного, полного и качественного п б гп ^ м
обеспечения опеной на нее миссии тех задач котппые
уживания> исходя из возложенУРовне, в каждом с т о у е т ^ н о ^ г ^
"е ред нею время. На каждом
важно определить цели.
ении, для каждого сотрудника
ются д и р е щ и ^ Г ^
более лет определяпективных планах работы. Тактические
библиотек, в персваются на год или на более длительный п*пыцнесрочные 4е™ устанавлис е к т о р а , группы , ко н кр етн ы х со тр уд н и ко в
°™ Р *“
Ш
-
Постановка иэл е й ’
1
гиа-ые «ели. „ „ „
ш
библиотекевцелом.
™ В* ’ -Ц,ЕЛИ. ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ВЗАИМОСВЯЗИ
И ИХ РОЛЬ В ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ БИБЛИОТЕКИ
1.1. Цели
ш
т а ^ Л о ° ВН° “ НЭ УРОвНе
достижение главной цели библиотеки Г е ^ и Г 1 «
ИР° ВаНЫ На
на определенный период, бывают продиктованы
' рассчитанные
инструкциями соответствующих министеогтр м
Не пРиказами и
Главная цель библиот1ки^какподраз.я е л е н и Г Г ^ 8'
1
двния должна быть подчинена достижению пгнп
™ учебного завестремится вуз. Во имя достижения главной °™ овнои ^ ели> « которой
звенья библиотеки. Наличие перспективного пляиа Д0(!ЖНЬ| Работать все
ляет определить общие и частные це^развити^бий!^
1° ’ 15л^ л о з в о гическои подсистемы. Ставятся т
а
к
ж
е
Т6КИ и ее технол° например, открыть класс Интернета м\^ит
® или Разовые цели:
компьютерную, сканирующую и о р г т е х н и к П ^ т Т ч Г т ^ 3аЛ; приобРес™
вузовских изданий; создать центр инноваимоии
альные залы внутримаркетинга и т. д.
р инноваЦионных технологий, сектор
V
НЫЙ динамичный п р о ^
ются Сроки ихдрстиже
приобретаетхарактер
Непременным услс
целей навсех уровнях]
рользаихреализаций
Переностехнологи
возможность рассмол
Вкачестветехнолога
ваетсяпроизводство I
ных, социокультурны:
затратами. Этацел»я
циямибиблиотеки: и*
Еслиобществоделеп
ции, неизбежно во»
чения[178, С. 140].
Целевая функц»
преобразовании нем
ныйпродукт). При 31
тера и содержания
состава, структурны
например, информг
документированную
мационные продут
процессы:
• сборосновной
мационнойси
• передача (тра
|
мационнойси
• накоплением
• поискинфори
признакам щ
массивов;
• отбор инфор
Документов»
• структурно
системеисе
• к°нцентраш
'ОСВЯЗИ
ЮТЕКИ
,ала трудовой*
* * управление
мотекой вуза, ]
ш.я библиоЩ
дзнного вузз,
матьдостихо.
* обеспечение
►рмации, кульюе остальные
—
библио
теки
:печенияопе- I
из возложен
(я. Накаждом
э сотрудника
-
зт определя-
этек, вперс*
&устанавлилов. Опера•
м науровне
ированы на
ссчитанные
отказами и
Чногозаве•
к которой
ботать все
лет позвоетехноло­
ге цели:
зшбрести
7Ы ВНуТрИ*
й, сектор
Одна из главных целей состоит в том, чтобы непрерывно и системати­
чески совершенствовать технологию производственных процессов, усло­
вия труда, поднять работу на уровень современных требований.
Умение точно и ясно определить цели и задачи, глубоко уяснить их,
оценить обстановку в соответствии с ними, выбрать наиболее целесооб­
разную структуру, формы, методы и технику, обоснованно спланировать
работу на высоком уровне, осуществить ее — это не только элементы
технологического процесса в библиотеке, но и исходные положения орга­
низации труда библиотекаря. Используя системный, комплексный подход,
необходимо повседневно и ежечасно совершенствовать технологию
работы на каждом рабочем месте, в каждом структурном подразделении и
библиотеке в целом.
Постановка целей, их корректировка должны рассматриваться *сак еди­
ный динамичный процесс в рамках управления библиотекой. Устанавлива­
ются сроки их достижения. Управление по заранее установленным целям
приобретает характер программно-целевого управления.
Непременным условием корректировки и достижения поставленных
целей на всех уровнях управления библиотекой является постоянный конт­
роль за их реализацией [75, с. 6—9; 76, с. 6—8].
Перенос технологического знания на библиотечную деятельность дает
возможность рассмотреть библиотеку как производственную систему.
В качестве технологической цели библиотечной деятельности рассматри­
вается производство в библиотеке информационных, общеобразователь­
ных, социокультурных продуктов и услуг с наименьшими ресурсными
затратами. Эта цель логично согласуется с основными социальными функ­
циями библиотеки: информационной, культурной, общеобразовательной.
Если общество делегирует библиотеке какие-либо иные социальные функЦИИ1 неизбежно возникает необходимость их технологического обеспечения [178, с. 140].
в
Целевая ф ункция любой технологической системы заключается в
преобразовании некоторого входного потока (сырья) в выходной (конеч­
ный продует). При этом совершаемые в системе преобразования (харак­
тера и содержания процессов деятельности) зависят от ее природы,
состава, структурных целей создания и задач функционирования. Так,
например, информационная технологическая система, преобразующая
документированную информацию в актуальные для пользователей инфор­
мационные продукты и услуги, реализует следующие технологические
процессы:
основного
«сырья»
и
ресурса
инфорсбор основной информации
мационной
1У1СдЦг1и п п и г 1 системы;
«
.
•
передача (транспортировка) информации с входа на выход информационной системы;
массивах;
накопление и хранение информации информационных
| |
поиск информации — выявление по содержательным и формальным
признакам документов или данных из информационных потоков и
массивов;
^
отбор информации и избирательная переработка одних данных и
документов и отражение других;
структурирование (организация) информации в информационной
системе и сетях коммуникации;
концентрация (свертывание) информации в потоке,
размножение потока путем копирования и тиражирования докумен■г/\ л •
т
о
в
;
переработка (преобразование) исходной информации „ соответ^ ии,ТО|.
ствии с запросами и информационными потребностями пользова­
телей [178, с.10—11].
' —^ т ш у и !
Цели промышленной технологии — повышение качества продукции,
сокращение сроков ее изготовления и снижение себестоимости. Соответ­
ственно, различаются процессы и операции библиотечно-библиографи­
ческой работы. Необходимые в библиотеках материалы — сборники доку­
ментов и разработок, регламентирующих технологические процессы.
Это положения, правила, инструкции, блок-схемы, ГОСТы системы СИБИД
и другие документы. Таким образом, чтобы успешно руководить техноло­
гическими процессами в отделах, достичь полной взаимозаменяемости
сотрудников, регламентировать основные процессы и операции, необ­
ходимо иметь и выполнять положения, правила, инструкции, ГОСТы. Руко­
водствуясь ими, можно сознательно управлять технологическими процес­
сами. В качестве образцов документов, регламентирующих процессы
работы, можно назвать «Примерное положение о формировании фонда
библиотеки высшего учебного заведения», ГОСТ 7.20—2000 «Библиотеч­
ная статистика», 7.1—2003 «Библиографическая запись, библиографи­
ческое описание, общие требования и правила составления». К их числу
относятся также тематико-типологический план комплектования, картоте­
ка книгообеспеченности, инструкция о порядке исключения устаревших по
содержанию и ветхих изданий и материалов из библиотечных и справоч­
но-информационных фондов, инструкция о порядке безвозмездной пере­
дачи литературы из неиспользуемых фондов библиотек министерств и
^ ° М« ТВ’ примерГ аГ инструкция по Работе с отказами в областных
республиканских библиотеках, инструкция по работе с читательской
задолженность!0, по работе с фондами, должностные инструкции дежур­
ного библиотекаря, библиографа, каталогизатора и др.
В конкретной библиотеке документы, регламентирующие технологи™
Г Г Ы' оформляются в сборники «положения, п о в и л а ,
нструкции, блок-схемы на основные технологические процессы оаботы
библиотеки». В крупных библиотеках имеются сборники " п о л о ^ З
Э
Й
Р^Т^оианг ее
8
Г
блок-“ емы- " « ° “ °вные технологические 3 5 К .
Все перечисленные цели полне достижимы при условии, что библиотечное сообщество во главе с соответствующими методическими центра­
ми будет этому способствовать.
центра
1.2. Задачи
Та или иная цель может быть достигнута лишь в процессе оазоешения
ряда последовательных задач. Если цель — обобщенный предполагаемый
результат, то задачи должны давать представление о направлениях дости
жения поставленной цели. Ясное понимание цели чрезвычайно важно но
это лишь первый шаг в организации библиотечного труда и библиотечной
технологии. Второй шаг - точное определение, уя сн е ^е и осознание
задач предстоящей работы. Конечно же, цели и задачи^взаимосвязан^ I
даже взаимопереходят друг в друга. Если какая-либо задача становится
целью, то она, в свою очередь, достигается решением ряда подчиненных
заимосвязанных задач. Исходя из пели ппрлгтгнэтлл ««л___
«аейивх^
^
«бьеггов ^ г
«^^Х м О С Тв»*
л я л я ,'И И » ® !
а
это:
Л
Л
1
• ИНГ
• подготовкае д я
• воспитаниетаор«
• всемерное разе*
научно-теэзжчеа
шества, авдаяьн
й улучшение
• усилениероив вь
готовке одров,
образован* на I
• техническое пер*
эффективности
• вхождение в рам
зоватепьноеи
• совершенствова
Прежде всего пер
дых специалистов.
проблемывсовреив
Исходя из этого,
работывузовпутемп
А
книжных богатств б
формы иметоды »►*:
В дакгеуюшкх в I
тек вуза* опреаеле
• полное, гачест
скоеобсяужиз
8 соответстю »
кого доступа»
* Формировани
соответствен*
читателей, поу
* аюившйпрог
зоаачиивос
• Расширение»
работники определяют те задачи, которые обеспечивают наиоолее рацио­
нальный вариант ее достижения.
Задачи перед библиотекой ставит вуз, перед вузом — высшая школа,
перед высшей школой — государство, перед государством — народ. В за­
коне Российской Федерации «О библиотечном деле», соответствующих
законах субъектов РФ указывается, что библиотеки призваны обеспечи­
вать права физических лиц, общественных объединений, народов и
этнических общностей на свободный доступ к информации, свободное
духовное развитие, приобщение к ценностям национальной и мировои
культуры, а также на культурную, научную и образовательную деятель­
ность. Закон Украины «О библиотеках и библиотечном деле» в статье
библиотечного дела» ставит задачу
«Государственная политика е области
Й
Н
реализовать право граждан на оиолиотечное оцилуживапис,
общедоступности информации, доступ к культурным ценностям, которые
собираются, сохраняются и выдаются во временное пользование.
Основные задачи, которые поставлены перед высшей школой сегодня,
это:
интеграция образования, производства и науки;
подготовка кадров на уровне современных требований;
воспитание творческих, общественно активных специалисто
всемерное развитие вузовской науки - важного резерва ускорения
научно-технического прогресса, развития информационного об­
щества, а в дальнейшем и общества знания;
улучшение качественного состава научно-педагогических кадров,
усиление роли высшей школы в повышении квалификации, перепод­
готовке кадров, внедрении дистанционного обучения, содействие
образованию на протяжении всей жизни;
техническое переоснащение высшей школы — непременное условие
эффективности ее деятельности;
вхождение в рамках Болонского процесса в общеевропейское образовательное и научное пространство;
совершенствование управления высшим образованием в стране.
Прежде всего перед высшей школой стоит задача воспитывать моло­
дых специалистов, способных решать сложные научно-технические
пооблемы в современных условиях.
д
Исходя из этого, задача библиотек — содействовать перестройке
оаботы вузов путем полного раскрытия и наилучшего использования своих
книжных богатств, а также информационных ресурсов, используя все
Формы и методы информационно-библиотечной работы.
В действующих в России и в Украине «Примерных положениях о библио­
вуза» определены главные задачи, а именно:
полное, качественное и оперативное библиотечно-библиографическое обслуживание контингента вуза и посторонних пользователей
в соответствии с их информационными запросами на основе широ­
кого доступа к книжным фондам и информационным ресурсам,
Формирование библиотечного фонда информационных ресурсов
соответственно профилю вуза и информационным потребностям
читателей, пользователей;
^
активная пропаганда нормативныхактов страны по вопросам обра­
зования и воспитания студенческой молодежи;
расширение номенклатуры библиотечных услуг;
т
е
к
е
• комплв
исполь:
• органи:
I
и средства, распределять обязанности между исполнителями, оценивать
качество сделанного.
Любая технологическая система ориентирована на преобразование
исходных материалов в продукты и услуги, необходимые обществу, с наи­
меньшими для данных условий и времени затратами. Достижение этой
цели требует сохранения целостности технологической системы (устойчи­
вой структуры) и повышения уровня ее организованности.
1.3. Ф ункции
Библиотеки выполняют важные социальные функции — способствуют
реализации конституционных прав граждан на образование, пользование
достижениями культуры, отдых, свободу научного, технического и художе­
ственного творчества, содействуют повышению сознательности и форми­
рованию активной жизненной позиции, оказывают помощь в широком
распространении научно-технических знаний, внедрении достижений нау­
ки и техники в общественную практику. Общие функции библиотеки вуза
определены в «Типовом положении о библиотеке», где отмечено, что она
является учебно-вспомогательным, научным, информационным и культур­
но-просветительным структурным подразделением высшего учебного
заведения, которое обеспечивает литературой и информацией учебный,
воспитательный и научно-исследовательский процессы. Отсюда — основ­
ные функции, присущие вузовской библиотеке:
обеспечение учебного, воспитательного, научно-исследовательского процессов;
комплектование, обработка, организация хранения, пропаганда и
использование книжных фондов;
организация каталогов;
обслуживание читателей и пользователей;
информационно-библиографическая, массовая, научно-исследовательская работа.
Вспомогательные функции, которые обеспечивают успешное выполне­
ние основных, осуществляют отдел механизации и автоматизации библио­
течных процессов (информационных технологий), отдел вспомогательных
служб (копировально-множительная лаборатория), переплетная и рестав­
рационная мастерская, группы сканирования, художественного оформле­
ния библиотеки и др.), хозяйственная служба. С целью правильного
использования этих функций для достижения поставленных целей необхо­
димо осуществлять их координацию, управление людьми и контроль за
результатами. Для этого существует административная функция или функ­
ция управления, которая венчает все остальные.
Технологическую функцию комплектования фондов осуществляют от­
делы комплектования, обработки документов и организации каталогов;
функции организации хранения, пропаганды и использования книжных
фондов библиотеки выполняют отделы книгохранения, обслуживания
читателей, социально-экономической и художественной литературы, мас­
совой и воспитательной работы; функции справочно-библиографической
и информационной деятельности выполняют научно-библиографический,
информационный и справочно-библиографический отделы, а также служ­
бы, сектора, группы научно-технической информации; научно-методическую и исследовательскую функцию в библиотеке осуществляют отделы,
кабинеты, службы, сектора, группы научно-методической, организационной
раооты, инновационного менеджмента, маркетинга, НОТ и управления,
анализа научных исследований и их отдельные сотрудники; вспомогатель­
ные функции в библиотеке выполняют отдел механизации и автоматиза­
ции библиотечного труда, отдел вспомогательных служб, хозяйственная
служба (отдел); завершает производственную технологическую работу
библиотеки функция организации и управления.
Основные функции библиотеки закрепляются в «Положении о библио­
теке вуза», распределение функций между отдельными подразделения­
ми — в «Положениях об отделах и других структурных подразделениях
библиотеки», а разделение функций между сотрудниками в структурных
подразделениях в «Должностных инструкциях», разработанных на основе
«Положений о структурных подразделениях» и «Квалификационных харак­
теристик должностей служащих культурно-просветительных учреждений».
Основная функция технологической системы библиотеки — формиро­
вание целеустремленной совокупности взаимодействующих структурных
подразделений и работников, обеспечивающих достижение поставленных
целей. Функции библиотек как части общегосударственной системы ин­
форматизации страны и общества в целом определяют профессиональ­
ные требования, предъявляемые к их кадрам. Библиотечная технология
призвана наилучшим образом обеспечить выполнение возложенных на
них функций, систематически повышать эффективность труда библиотеч­
ных работников, сохраняя в то же время их здоровье и работоспособность.
Под технологические функции, соответствующие задачам библиотеки,
создаются отделы, службы, сектора, группы. При этом учитываются объем
работ, требующихся для осуществления каждой функции, необходимая
численность сотрудников по категориям, принимается во внимание опти­
мальное количество структурных подразделений. Крупные функции —
например, обслуживания читателей — выполняют несколько отделов.
Не столь масштабные сосредоточиваются в одном структурном подразде­
лении; иногда их исполнение поручается отдельным сотрудникам. В не­
больших библиотеках в связи с компьютеризацией функции комплектова­
ния фондов, их обработки и организации каталогов выполняет один отдел.
Вместе с тем не рекомендуется в рамках одного и того же отдела сосредо­
точивать функции, вовсе не имеющие общих или сходных элементов либо
имеющие очень незначительное их количество. Это приводит к отсутствию
координации или недостаточной координации по каждой из них.
Состав функций, их усиление или ослабление меняются под воздей­
ствием развития науки, техники, культуры, образования и в соответствии с
требованиями и задачами, которые ставятся перед вузовскими библиоте­
ками. В настоящее время в библиотеках вузов, как и в других, получили
развитие новые функции, соответствующие новым структурным подразде­
лениям. Это и автоматизация рабочих мест библиотекарей, и внедрение
инноваций и маркетинга в работу, и создание электронных библиотек
и мультимедиа классов (залов, электронной доставки документов, исполь­
зования интернет-ресурсов и баз данных); и участие в корпоративных
проектах и консорциумах.
Функции библиотечной технологии, направленной на содействие
эффективной деятельности библиотеки и каждого сотрудника, обеспечи­
вают наиболее эффективное решение экономических, производственных
технологических, психофизиологических и социальных задач библиотеч­
ных работников. Функции библиотечной технологии предполагают-
I К§|*ссог
0И
н а » *"*
общее**
• полно®- 5
• выбор
да,виедр
ФУ*0* *
• обеспече
иаядего
кие его *
времен*
• рациона»
• создав
носп* со
• об
• обееяеч
фунорс
неиийЗ
«разе
ноет •
• раэрэй
тедоя
• актив*
тюре
• сове»
роваи*
сфует
• поста
систег
орган
донн
• оовер
• уфел
Пит
ТВОр
• ВН№
• орта
НЫХ]
регу
(Яру
• разе
00ВI
• изрт
век
ликвидацию отставания форм организации труда и технологических
процессов от содержания вносимых в трудовой процесс достижении
науки и техники, информатизации, инноваций; внедрение организа­
ционных форм, которые наиболее полно соответствуют развитию
полжэе^перативное, качественное и культурное обслуживание
выбор наиболее совершенных форм кооперации и разделения тру­
да, внедрение прогрессивных вариантов совмещения профессии и
обеспечение экономии рабочего времени, то есть наиболее рацио­
нального и эффективного использования техники и труда, и повыше­
ние его производительности, эффективное расходование рабочего
времени;
*
рационализация приемов и методов труда;
создание условий для поддержания и сохранения работоспосоОности сотрудников и пользователей, совершенствование организа­
ции и обслуживания рабочих мест, рационализация режимов труда
обеспечение наиболее благоприятных условий для нормального
функционирования и воспроизводства рабочей силы в целях сохра­
нения здоровья и работоспособности сотрудников и читателей;
создание условий для постоянного роста культурно-технического, про­
фессионального уровня сотрудников, всестороннего и гармонического
их развития, повышение степени содержательности и привлекатель­
ности тр™да, превращение его в первую жизненную потребность;
разработка и совершенствование мероприятий, обеспечивающи
творческое отношение к библиотечному труду и внедрению новых
1етивно™использование кадров, совершенствование труда библио­
текаря на базе внедрения новых технологий;
совершенствование практики материального и морального стимули­
рования за внедрение и использование на каждом рабочем месте и в
структурных подразделениях новых разработок и технологии,
постоянное образование библиотечных кадров, совершенствование
системы подготовки, переподготовки, повышения квалификации
организаторов библиотечных процессов в области новых информа­
ционных технологий;
совершенствование нормирования библиотечного труда;
укрепление трудовой, плановой, функциональной, технологической
дисциплины, повышение активности сотрудников и воспитание
творческого отношения к тр уд у;
внедрение в работу библиотеки принципов, методов НОТ и управления,
организация методической и научной работы в области библиотеч­
ных технологий, разработка, издание и использование документов,
регулирующих технологические процессы работы библиотеки
структурных подразделений;
разработка методик изучения организации технологических процес­
сов в библиотеке и выработка рекомендаций по ее улучшению,
изучение состояния, планирования и внедрения мероприятии по со
вершенствованию технологических процессов работы библиотеки;
• создание системы, обеспечивающей выполнение всех целей и задач
соверш енствания технологии работы библиотеки;
• совершенст
ание хозяйственной и финансовой деятельности биб­
лиотеки, наг,— генной на внедрение новых информационных техно­
логий, и создание комфортных условий для работы сотрудников и
читателей.
‘ ;
Для выполнения и поддержания технологической функции в работе
библиотеки аппарат управления, как и каждый сотрудник, использует сис­
тему типовых элементов управленческого цикла: планирование, прогнози­
рование, нормирование, организацию, координирование и регулирова­
ние, анализ и синтез, стимулирование, учет, контроль, отчетность.
Основные функции библиотеки и функции руководства, конкретизиро­
ванные в деятельности различных отделов и служб, логически связанные
между собой, составляют единую функциональную систему — производ­
ственную и организационную структуру библиотеки. (О производственной
и организационной структуре см. [75, с. 13—22; 76, с. 13—15; 448 637
890,1144].)
1.4. Взаимосвязи
Библиотеки России и Украины являются составной частью мировой
библиотечной системы и в первую очередь системы стран СНГ и Европы,
так же, как вузовские библиотеки являются составной частью библиотеч­
ной системы своей страны. Вместе с тем они входят в системы библиотек
зоны, региона, города, района и в процессе технологической деятельнос­
ти тесно с ними связаны. В то же время библиотека является элементом
или подсистемой вуза, его учебно-вспомогательным, научным, информа­
ционно-просветительным подразделением. Она функционирует в тесной
взаимосвязи, взаимодействии и координации с другими системами.
При этом она сама состоит из подсистем или элементов, выступающих
в виде ее структурных подразделений, которые развиваются и функционируют на основе общих целей и задач.
В ходе своей деятельности библиотека выстраивает административ­
ные, методические, деловые, производственные, координационные кон­
сультативные - как внутренние, так и внешние — связи. Эти связи надо не
только знать, фиксировать, но и сознательно ими управлять. Поэтому
аппарат управления библиотеки, определив ее цели, задачи и функции
должен также четко обозначить взаимосвязи своего учреждения и его
структурных подразделений, с тем, чтобы ими руководствоваться; устано­
вить порядок, сроки получения и выдачи информации библиотекой и ее
службами, строго их придерживаться. С этой целью составляется схема
взаимосвязей библиотеки, внешних и внутренних. Взаимосвязи внешние
внутренние зарубежные для библиотек Украины, а также в рамках города
см. в нашей книге [75, с. 24—28]. Схема дает наглядную картину внутрен­
них и внешних взаимосвязей. Ее необходимо использовать в повседнев­
ной работе по управлению библиотекой и ее структурными подразделе­
ниями. В «Положениях об отделах библиотеки» выделяется аналогичный
раздел. Внутри библиотеки устанавливаются взаимосвязи между самими
этими подразделениями. При составлении схемы отдела, сгауктуоного
подразделения библиотеки отражают их взаимосвязи. Определение
,ает помощь научному управлению библиотекой и ее
частью мировой
эн СНГиЕвропы,
астыобиблиотечстемыбиблиотек
скойдеятельносяется элементом
/чным, информаэнирует в тесной
кми системами.
)в, выступающих
геяифункционичационные, кон­
гисвязинадоне
1ВЛЯТЪ. Поэтому
;ачи и функции,
зеждения и его
шться; устаноблиотекой Иее
авляется схема
связи внешние,
рамках города
Взаимосвязь библиотечнои технологии
с другими науками и дисциплинами
О бщ ественны е науки
и дисциплины
Библиотечные и книго­
ведческие дисциплины
П олитическая
технология
Технология организации
______и управления_____
Социально-экономи
ческая технология
Б и б л и о течн ая тех н о
л о ги я . О б щ и й к у р с
Д исциплины об органи­
зации труда, процессов
и управлении ими
Т е х н о л о ги я Н О Т
Социальная технология
Социально-культурны е
технологии
Технология культуры
К\шьтуоол огии
И н ф о р м ати ка
Д и сц и п ли н ы
Образовательные
технологии
И нф орм ационны е
те х н о л о ги и . К у р с
инф орм ационны е
те х н о л о ги и
Педагогическая
технология
Технология рекламной
_____ деятельности
Технология менеджмента
маркетинга, фандрейзинга
Д и сц и п л и н ы , связан н ы е с
внедрением тех н и ки в
б и б л и о те ч н у ю те х н о л о ги и
Д и сц и п л и н ы , связан н ы е с
т е о р и е й о р га н и з а ц и и и
си стем
П р о м ы ш л е н н а я т е х н о л о ги
М а т е м а т и ч е с к и е м е то д ы
Б иом еханика
С и сте м н ы й анализ
Э р го н о м и к а
К и б е р н е ти к а
И н ж е н е р н а я п с и х о л о ги я
В ы ч и сл и те л ь н а я техн и ка
И нн о вац и о н н о - тво р ческа
т е х н о л о ги я _ _ _ _ _
И н ф о р м а ти к а
Теория си стем
Библиотечная технология опирается на достижения науки и техники,
на новые информационные технологии. В практику работы в настоящее
время внедряются, обогащая ее, достижения многих важных наук и
дисциплин, в первую очередь библиотековедения, библиографоведения,
книговедения, информатики, инноватики, информационных технологий.
Библиотечная технология взаимодействует с политической, социальной,
социально-экономической, педагогической, образовательной технология­
ми, технологией документации, а также архивной, книгоиздательской и
книготорговой технологиями, с социально-культурной технологией, техно­
логией рекламной деятельности, технологиями менеджмента, маркетин­
га, фандрейзинга и др. Технология формирования информационной куль­
туры и библиотечная технология тесно связаны с организацией и управле­
нием библиотечным делом и конкретной библиотекой, с организацией
труда и управления, с техникой и технологией труда.
Политическая технология — система приемов и техник последова­
тельного достижения желаемого результата в той или иной сфере полити­
ческой деятельности.
Социально-экономические технологии — способы воздействия на
материальные, моральные, национальные, семейные и другие социаль­
ные интересы и потребности людей: натуральная и денежная помощь,
установление льгот, единовременных пособий и компенсаций, патронаж
и бытовое обслуживание, моральное поощрение, санкции и т. д.
Социальная технология — система средств научно-практического
действия и способов их использования во всех социальных сферах, сово­
купность научно-практических областей, зависящая не только от цели
деятельности, но и от уровня знаний, умений, способов достижения цели.
Социальная технология — методы преобразования, социального
развития и управления, спроса потребителей (абонентов, читателей биб­
лиотек — действительных и потенциальных), упорядочения социальных
объектов в целях регулирования и оптимизации отношений с ними Г36
с. 10—16].
’
Социально-культурные технологии. Технология культуры ориенти­
рована на выделение прежде всего техник, процедур и операций деятель­
ности тех субъектов, кто «работает» с культурой, задавая формы описания,
анализа, систематизации ее явлений. Основная проблема технологии
культуры
все новое в сфере культуры сделать понятным, сравнимым, но
при этом не потерять уникальные достижения культурологического опыта.
Технология культуры тесно связана с технологической культурой,
то есть степенью технологического совершенства. Технология человечес­
кой деятельности, в отличие от «технологии» животных, не дана человеку
«от природы», а представляет собою культурное явление. Ниша, занимае­
мая ею в культурном пространстве — это область технологической культуры.
Технологическая культура складывается из трех основных компонентов_
техники, науки и инженерии. Техника представляет собою материальное
«тело» технологической культуры, наука — ее интеллектуальную «душу»
инженерия — ее деятельное, волевое начало подчиняющее «тело» «душе»
«Внутренние» ценности технологической культуры — это эффектив­
ность, точность, экономичность, прочность, коэффициент полезного
действия и т. п. Выполняя служебную роль по отношению к другим облас­
тям, технологическая культура оказывается всеобщим и непременным
условием всякой культуры, в какой бы сфере она ни работала. Однако
§
■
1
зад*
Ш рй
лениюРШ
пройэсса Обуч®
отйМизациюод
Ш
и !
ийсистемоиш
Педагоги»»
максимальноре
дацНОСТИ И П0Т<
конечные рвзуя
педагогическая
ностьдействий
рованныйигарг
вательнотоПР01
образовании,0
плооийГХИХ КНЧ*
информатики.
Достижения
ного разрешен
следует отнеся
подготовки щ
гикиважныпр*
функциониров;
Совокупность
совершенство
скуюоснову б
скнигоиздате
гиейменеджм
Технологи
технологиятуры или кул
библиотечное
графа, библи
инструмента
высшейэим;
тт
ГИЯ
осж
составнойча
Библиоте
циплин, изуч
управление I
моеединств*
обстоятельс
[252], 1 1
использован
новкулюдей
нормирован
ниеинеобх
чэстъю орг
Ж
"кпй ТеХНОЛОгИЙ
З
И
Н
^«технология:
«■оиздательской и
хнол°гией, техноЦ
маркетин-
Рмационнойкульйциейиуправлеорганизацией
^ 3 последоваэйсфереполити| воздействия на
Другие социальнежная помощь,
оаций, патронаж
1И Т.Д .
о-прапического
« сферах, совотолько от цели
хггиженияцели.
(я, социального
читателейбиб­
лия социальных
1ИЙ с ними [36,
ьтуры ориентирацийдеятель)рмыописания,
ма технологии
сравнимым, но
(ческогоопыта.
ой культурой,
гия человечесдана человеку
ища, занимае­
мой культуры.
омпонентовматериальное
тьную«душу».
гтело* «душе»*
то эффектначт полезного
!ругимобласнепременным
гала. Однако,
проникая во все области культурного пространства, она остается всюду,
главным образом, лишь поставщицей средств и способов решения их
собственных задач.
'
Образовательные технологии. Технология образования, по опреде­
лению ЮНЕСКО, в общем смысле представляет собой метод внедрения
процесса обучения и освоения знаний, который ставит своей задачей
оптимизацию образования, с учетом технических и людских ресурсов и их
взаимодействия. Она тесно связана с технологией образования, с Болонс­
кой системой и широко использует методы дистанционного образования.
Педагогическая технология — педагогическая деятельность, которая
максимально реализует в себе законы обучения, воспитания и развития
личности и потому обеспечивает законы. Чем полнее реализованы эти
конечные результаты, тем выше гарантия результата. Таким образом,
педагогическая технология объединяет в себе упорядоченную совокуп­
ность действий, операций и процедур, которые обеспечивают прогнози­
рованный и гарантированный результат в условиях изменяющегося образо­
вательного процесса. Педагогическая технология — это наука о развитии,
образовании, обучении и воспитании личности на основе лучших общече­
ловеческих качеств и достижений педагогической мысли, а также основ
информатики.
Достижения педагогической науки имеют важное значение для успеш­
ного разрешения многих проблем совершенствования труда. К их числу
следует отнести прежде всего работу по организации различных форм
подготовки кадров, повышению их квалификации. Рекомендации педаго­
гики важны при проведении работы по профессиональному отбору кадров,
функционированию курсов, организации производственного инструктажа.
Совокупность методов обучения и воспитания, используемых в целях
совершенствования технологических процессов, составляет педагогиче­
скую основу библиотечной технологии. Последняя также тесно связана
с книгоиздательской, книготорговой, архивной технологиями, с техноло­
гией менеджмента, маркетинга, фандрейзинга.
Технология рекламной деятельности, или рекламно-библиотечная
технология — это относительно самостоятельный раздел технологии куль­
туры или культуротехники: набор приемов труда субъектов рекламной
библиотечной деятельности (библиотеки или ее подразделения, библио­
графа, библиотекаря и т. д.), использования соответствующих средств
инструментов и приспособлений — в целях его оптимизации, достижения
высшей эффективности. Таким образом рекламно-библиотечная техноло­
гия — в основном технология производства библиотечной рекламы как
составной части духовного производства.
Библиотечная технология опирается на рекомендации и выводы дис­
циплин, изучающих организацию труда, производственных процессов и
управление ими и взаимодействии (функциональная часть), обусловлен­
ное единством целей или выполняемых функций, а также определенными
обстоятельствами места и времени. Организация труда, согласно ГОСТу
[252], — это система мероприятий, обеспечивающая рациональное
использование рабочей силы, которая включа гпптвш^ауюшую-оасс та
гениев
1
^
о
в
р
а
14
ию,
методы
новку людей
нормирования и стимулирования, устройству ра^рийй;М|вст11Н)с>о&&яуж^вание и необходимые условия труда. Организаций
частью организации технологических проиесс^&ффбогмь библиотеки!
К1ТАПХАН
А
ф
поэтому подчеркивая самостоятельное значение библиотечной техноло­
гии, необходимо постоянно помнить, что между нею и другими элементами
организации производства существуют тесная связь и взаимодействие.
Особенно эти взаимосвязи проявляются при проведении аттестации,
рационализации и автоматизации рабочих мест.
Теперь остановимся на раскрытии понятия «дисциплина труда». Такие
понятия, как «технология НОТ», «техника труда» раскрыты в книге [176,
С. 1Э].
Технологическая дисциплина есть точное соответствие технологи­
ческого процесса подготовки и реализации продукта, услуги требованиям
технологической документации. Именно с организацией процессов и
действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей
между частями целого, технология связана самым тесным образом.
Поскольку внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодей­
ствие свойственны им обеим, то именно в ряду организационных вопросов
(точнее в разделах НОТ) рассматривались и рассматриваются технологи­
ческие аспекты библиотечной деятельности. Технологические перемены
(модернизация действующих технологических решений или внедрение
новых продуктов) влекут за собой организационно-структурные преобра­
зования: изменение производственной структуры, уточнение функцио­
нальных обязанностей подразделений и отдельных исполнителей, коррек­
тирование координационных и субординационных связей в библиотеке
(библиотечной системе) [137,178].
Организацию в принципе можно определить как взаиморасположение
элементов некоторого комплекса (предметная или структурная часть
организации) равно как и их действий. Вопросы теории организации
раскрыты в 3-й главе настоящей книги, а научные основы управления —
в книге [75, с. 6—62].
Многие решения в области совершенствования библиотечной техноло­
гии требуют проведения сложных расчетов, поэтому при внедрении биб­
лиотечных технологий должны широко использоваться математические
методы, прикладной системный анализ, статистика, вычислительная
техника, кибернетика, теория систем, информатика. Содержание этих
дисциплин см. в книге [76, с. 16—20; 36, 44, 56, 173, 253].
Библиотечная технология опирается на дисциплины, связанные с внедре­
нием техники в библиотечное производство. Это прежде всего промы ш ­
ленная технология. Предмет ее изучения — процессы производства
признанной обществом продукции. Ее цель -— постижение сущности
процессов производства, изучение их взаимосвязи и закономерностей
развития. Главное назначение — выяснить наиболее эффективные спо­
собы, методы преобразования вещества, природы, энергии и информа­
ции («как сделать?»). Промышленная технология отвечает в первую оче­
редь за сферу материальной деятельности, хозяйственной культуры и
обеспечивает взаимосвязь между материальной и духовной сферами.
С раскрытием содержания таких дисциплин, как биомеханика, эргономи­
ка, инженерная психология можно познакомиться в книге [76, с. 17—18].
Таким образом, библиотечная и информационная технологии не могут
быть основаны лишь на той или иной отрасли знаний о технологии или их
части. В своей основе они должны опираться на весь комплекс наук о
технологических процессах. Только на базе этого комплекса наук может
развиваться теория любой технологии, в том числе и библиотечной.
ГЛАВА
2.1.Би<
Всевмире
систем: биоло
I лиотеки, неза1
сясистемами,
логическойпо
Падсисте!
мосвязанных:
деятельное™,
чаетЮ А Щ р
целое, которс
этиэлементы
впроцессе ч
асамимогут1
теме. Каждое
*и. то есть
Перечисленные науки и научные дисциплины часто используются для
разработки нормативных и методических материалов, многие из которых
нередко приобретают вид правовых норм, обязательных к исполнению на
всех уровнях библиотечного дела. Выводы и рекомендации этих дисцип­
лин вооружают библиотечную технологию знаниями, необходимыми для
правильного решения задач, которые возникают в деятельности библио­
теки как технологической системы.
Л
Вопросы и задания
1. Дирекции библиотеки, совместно с заведующими отделами, общественными
и совещательными органами определить главные стратегические цели и пути их
повсеместного внедрения в работу библиотеки и структурных подразделений на
семестр, год, 5 ,1 0 ,1 5 лет.
2. Согласовать с этими целями деятельность каждого сотрудника и каждого
структурного подразделения.
3. Исходя из намеченных целей, определить конкретные задачи в этом направ­
лении библиотеки, структурных подразделений, исполнителей.
4. Исходя из поставленных целей и задач, осмыслить технологические функции
библиотеки и структурных подразделений и внести необходимые коррективы
в «Положения, инструкции, правила о библиотеке», а также в схемы должностных и
функциональных обязанностей сотрудников.
5. Осмыслить взаимосвязь в библиотечной технологии с другими науками и дис­
циплинами.
ГЛАВА 2. ВУЗОВСКАЯ БИБЛИОТЕКА КАК СИСТЕМА
2.1. Библиотека как социально-экономическая система
Все в мире существует и развивается в виде систем. Имеются три типа
систем: биологические, механические и социально-экономические. Биб­
лиотеки, независимо от их размеров и степени сложности, также являют­
ся системами. Это очень важное обстоятельство в деле управления техно­
логической подсистемой системы библиотек.
Под системой понимается совокупность взаимодействующих и взаи­
мосвязанных элементов, предназначенных для выполнения определенной
деятельности, направленной на достижение определенной цели. Как отме­
чает Ю. А. Шрайдер [НТИ. — 1971. — № 7. — Серия 2. — С. 5], система есть
целое, которое можно различным образом расчленить на элементы. Сами
эти элементы отнюдь не определены заранее, а строятся или выбираются
в процессе членения системы. Элементы ее членения не элементарны,
а сами могут быть системами, не уступающими в сложности исходной сис­
теме. Каждое членение является моделью в смысле математической логи­
ки, то есть множеством с заданным набором внутренних отношений.
Представление системы также есть модель, в которую кроме внешних
введены и внутренние отношения.
В процессе управления библиотека испытывает внешнее воздействие
не только со стороны системы, частью которой она является — вуза, но и
других систем: Министерства образования и науки, научно-методической
информационно-библиотечной комиссии, центрального методического
кабинета, бибколлектора, книжных магазинов, книготоргующих фирм и
организаций, агентств по подписке на периодические издания и т. д. Сама
система воздействует на подсистемы, составляющие ее части. Она, с одной
стороны, является совокупностью элементов, которые являются ее струк­
турообразующей частью, а с другой — элементом более крупной системы:
вуза, вузовских библиотек, библиотек района, города, области, зоны,
республики, СНГ, Европы, мира. Части и элементы библиотеки как систе­
мы достижения целей, ради которых она создана, не имеют качеств,
присущих всей системе. При проектировании библиотеки эти элементы
сначала пропорциональны друг другу, затем пропорции могут нарушаться
под воздействием объективных условий развития и субъективных
действий управления, когда решения принимаются без учета того, что
библиотека представляет собой систему. Элементы библиотеки выступа­
ют как автономные системы, состоящие из взаимосвязанных элементов
или подсистем.
1В В
В основе библиотеки, как и всех социально-экономических систем,
лежит совокупность общественных, коллективных и личных интересов.
В силу специфики каждого из видов интересов при управлении технологи­
ческими процессами работы библиотеки решающими являются проблемы
упорядочения служебных взаимоотношений сотрудников. Библиотеке, как
и всякой другой системе, присущи самоуправление и самоорганизация.
С точки зрения управления библиотека делится на две взаимосвязан­
ные между собой системы: управляющую и управляемую. Объектом
управления или управляемой системой в библиотеке является состав ее
основных вспомогательных структурных подразделений, то есть произ­
водственная структура.
'
Управляющая система в библиотеке — директор, в отделе — заведующий
отделом, заведующий сектором, библиотекари первой, второй категории,
библиотекари, библиографы, методисты (здесь управляемая система —
отдел). Управляющие системы имеют свои цели, но только их совместное
функционирование составляет библиотеку как систему в ее законченном
виде. Отношения между управляющей и управляемой системами — это
отношения между сотрудниками библиотеки с учетом кооперации и
специализации их труда. Эти системы взаимосвязаны и взаимозависимы.
Библиотека должна иметь оптимальные структуры управляемой и управ­
ляющей систем. В ней также имеются общие подсистемы: техническая,
технологическая, организационная, социальная, экономическая. Каждая
из них решает свои задачи [75, с. 29—35].
Управление библиотекой представляет собой непрерывный цикл.
Он присущ не только управляемой, но и управляющей системе. Внешние и
внутренние воздействия могут его нарушать. При нормальном течении
производства цикл управления многократно повторяется, при этом
каждый последующий виток не может учитывать предыдущего.
Библиотека отличается многократностью изменений состава и связей
элементов системы. Это убедительно доказывается анализом структуры
библиотеки за последние 5, 10, 15 лет.
Сегодня необходим системный или комплексный подход к решению
задач и проблем, возникающих в процессе управления крупной вузовской
библиотекой. Он должен помочь сотрудникам управления осуществлять
постоянный анализ деятельности библиотеки, предупреждать скрытые
процессы, приводящие к отклонениям и сбоям.
Необходимо владеть системными методами при решении любых задач.
Здесь имеются большие резервы. Для того чтобы их использовать, необ-
ЙИЁ
.» » « И Я
««делении, Р33*
2 л р и внедрен
еловые лроиео
«даплектовзнис
венному состав?
(ф названные
системы и внед
дабходимо1
ист»
кия,матемэтиче
облегчает ф
целесообразном
явных напраал
большие реэер
работыбиблиои
Методы, пр
успешноеуправ
киеможет пом<
ческойдеятель»
« о д
Как отмечае
предполагаетр
проведение
Особая нео
перспектив ее
механизации,;
ных технологи
атакже перспе
тегрированную
Анализ биб
ственнойсвяз!
ей ими. Упрах
принципиалш
• целепот
• выявлен!
• определи
янием;
• определ
• выбора
• еереши
нойсвяз
Анализ ф
Предпосылка
ЧИ0НН0Й СИС1
Дзет струюу
организацию
ними и функ!
возникающие
Моделир
сУЩественнь
ОТ ММПГЛап».
ходимо знать саму библиотеку, ее строение, закономерности развития и
связи, системно подходить к анализу деятельности ее структурных под­
разделений, разработке новых моделей, элементов управления (напри­
мер, при внедрении рациональной организации труда, норм на основные
трудовые процессы, индивидуальных планов работы сотрудников, анализе
укомплектованности структурных подразделений кадрами по количест­
венному составу, должностям, образованию, стажу работы, возрасту).
Все названные показатели должны рассматриваться с позиции всей
системы и внедряться во всех структурных подразделениях. При этом
необходимо использовать моделирование, теорию массового обслужива­
ния, математические, программно-целевые методы и др. Системный под­
ход облегчает формирование целей библиотеки, способствует наиболее
целесообразному построению иерархий управления, выявлению перспек­
тивных направлений повышения эффективности управления, содержит
большие резервы для его совершенствования и повышения качества
работы библиотеки [745].
Методы, присущие системному подходу, позволяют организовать
успешное управление библиотекой как сложной системой. Их использова­
ние может помочь руководящему составу в его повседневной управлен­
ческой деятельности.
Как отмечает К. Ф. Ваттер, управление библиотекой как системой
предполагает регулярный анализ эффективности ее функционирования и
проведение соответствующих коррекций ее работы.
Особая необходимость анализа системы возникает при появлении
перспектив ее качественного развития, в частности, внедрения средств
механизации, автоматизации, компьютеризации и телекоммуникацион­
ных технологий, АБИС, сканирования, ксерокопирования, инноваций,
а также перспектив ее интеграции в систему более высокого уровня: ин­
тегрированную сеть, консорциум, объединение, корпоративную структуру.
Анализ библиотеки как системы получает смысл лишь в непосред­
ственной связи с организацией технологических процессов и управлени­
ем ими. Управление системой, как правило, осуществляется по общей
принципиальной схеме:
• целеполагание;
• выявление фактического состояния системы и среды;
• определение рассогласования между целевым и фактическим состо­
янием;
• определение альтернативных управляющих воздействий;
• выбор альтернативы;
• ее реализация и контроль за состоянием системы на основе обрат­
ной связи.
Анализ ф актического состояния системы и среды. Необходимой
предпосылкой анализа является рациональное представление информа­
ционной системы. С позиций системного подхода такое представление
дает структурно-функциональную модель системы, отображающую ее
организацию из отдельных элементов, распределение функций между
ними и функциональные связи элементов между собой и с окружением,
возникающие в процессе достижения целей.
М оделирование позволяет выявить связи и отношения, наиболее
существенные с точки зрения целей анализа системы и абстрагироваться
от многочисленных второстепенных связей. Построение модели как
формализованного представления реального объекта предполагает опре­
деление набора количественных и качественных характеристик для описа­
ния его элементов и связей. Важнейшим принципом системного подхода
является принцип оптимизации — обеспечения достаточных полноты и
точности описания системы при минимальных трудозатратах. Оптимиза­
ция описания включает оптимальное сочетание формализованных эле­
ментов с неформализованными; описание системы минимальным числом
характеристик, не превышающим «интерпретационного порога», за кото­
рым затрудняется восприятие информации; выбор для каждой характе­
ристики таких показателей, которые при минимальных трудозатратах
обеспечивали бы извлечение количества информации, достаточного для
целей анализа.
/
'
•>Другим существенным требованием к модели являются наглядность и
легкость ее восприятия лицо, принимающим решение, что позволяет
предложить такую структуру библиотеки, которая обеспечит оптимальное
выполнение поставленной перед ней задачи.
Критерий эффективности работы библиотек. Библиотека как систе­
ма обслуживания подчиняется в своей работе собственным, свойствен­
ным только ей принципам и закономерностям, причем эффективность
функционирования библиотеки (как и любой другой системы) определяет­
ся тем, в какой мере при ее создании или оптимизации были выявлены и
учтены ее специфические особенности (ограничения и функциональные
возможности).
Практический ход исследований большой системы обычно состоит из
следующих этапов:
~ 4
' -3
• постановка задачи (формулирование цели и требований к системе, ^
обоснование и оценка исходных данных);
• построение модели изучаемой системы (путем обработки данных на­
турного эксперимента методом математического моделирования);
• нахождение решения с помощью модели (путем натурного экспери­
мента);
• проверка модели и оценка решения (сравнивание вариантов);
• осуществление решения и контроль его правильности.
Построение модели изучаемой системы или подсистемы начинается
со сбора статистических данных, характеризующих функционирование
системы (подсистемы) в целом (особенного внимания заслуживает тот
факт, что основная функция модели заключается не в том, чтобы описы­
вать явления, а в том, чтобы объяснять их). Для определения модели долж­
ны быть известны информационные потоки, существующие в данный
момент (что отображает ее более эффективное использование).
Блочное представление, то есть объединение связанных элементов
модели в группы — подсистемы, позволяет упрощать или наоборот услож­
нять модель, вводя дополнительную информацию или изменяя ее в про­
цессе последовательного приближения к точности описания, адекватной
целям исследования.
Между элементами существуют, наряду с прямыми, также обратные
связи, способствующие самонастраиванию системы. Основной принцип
системного подхода — анализ эффективности системы , прежде всего
степени достижения ее функциональной цели. Общее функциональное
назначение системы — удовлетворение информационных потребностей
обслуживаемого контингента пользователей — конкретизируется сово-
1113опое.
II
ЩШ
купностью задач зафиксированных в Уставе, Положении о библиотеке.
Однако в процессе анализа перечень задач, зафиксированных в Положе­
нии о библиотеке, не следует воспринимать как не подлежащий измене­
нию. Более того, одним из практических путей анализа библиотеки как
системы может стать корректировка приоритетов и содержания ее целей
по результатам сопоставления:
выявление реальных потребностей пользователей;
формирование задач, поставленных перед системой;
определение ее возможностей.
Входной поток формируется из двух основных составляющих: докумен­
тации и технических средств. Имеющиеся технические средства характе­
ризуют возможности библиотеки как системы по технической обработке
входного и выходного потоков, вводу и выводу информации, ее тиражиро­
ванию, связи с другими АБИС, а также определяют формы общения поль­
зователей с библиотекой как системой в своей базе данных и удаленной
базе данных Интернета. Дистанционное обучение, электронная доставка
материалов, интересующие нас элементы и связи и рабочие процессы в
системе, нахождение решений и оценка осуществляются с помощью
компьютерной техники. Таким образом, для выбора и осуществления оп­
тимального режима работы и структуры библиотеки необходимо изучить
входящий и выходящий потоки запросов, количественно и качественно
оценить характеристики, установить наиболее вероятное направление
поступления потока запросов, состав читателей и пользователей и т. д.
С такой же достоверностью и точностью следует вести учет по существен­
ным признакам фонда и информационных ресурсов библиотеки (для изу­
чения корреляции между запросами читателей и пользователей и имею­
щимися документами и информационными ресурсами) [54, 138, 171, 215,
222, 258; 546, с. 3—10; 822, 896, 947]..
^ода
0чных полнотыи
В ИИ
^изоаанных элесальнымчислом
п°Рога», закото.
каждай характе* трудозатратах
Достаточногодля
геянаглядностьи
в. что позволяет
!читоптимальное
иотекакаксисте­
мным, свойствен<эффективность
!мы) определяетбыливыявленыи
функциональные
зычносостоитиз
ванийк системе,
боткиданныхнамоделирования);
гурногоэкспери-
2.2. Технологическая подсистема библиотеки
ариантов);
ти.
гемыначинается
икционирование
заслуживает тот
м, чтобыолисыиямоделидолжощие в данный
зание).
иных элементов
наоборотусложменяя ее впро*
ния, адекватной
гакже обратные
Овнойпринцу
ы, преждевсего
функциональное
х потребностей
-..поется С0В0-
■
Вузовская библиотека является большой и сложной системой библиотечно-информационного обслуживания. Она характеризуется большим
количеством отделов, служб, секторов, групп, многообразием критериев
оценки деятельности.
Как уже отмечалось, с точки зрения управления, управляемой систе­
мой в библиотеке является состав основных и вспомогательных структур­
ных подразделений, то есть производственная технологическая структура
библиотеки.
Техническая система характеризует техническую оснащенность биб­
лиотеки, которая ориентирована на облегчение труда библиотекаря и
улучшение обслуживания читателей и пользователей.
О рганизационная система позволяет рационально использовать в
совокупности труд, средства труда, предметы труда, площади, то есть
создать условия, когда процесс производства, технологические процессы
и операции осуществляются на базе новых информационных технологий,
инноваций, с помощью наиболее прогрессивных форм и методов работы,
с наименьшими затратами. Она включает НОТ сотрудников и управление
их трудом и направлена на совершенствование организационной структу­
ры управления библиотекой.
Социальная система, или система совместного труда, представляет
собой его организацию, необходимую для достижения определенной цели
(количественные и качественные пропорции отдельных видов труда, их
разделение и взаимные связи в процессе производства). Наибольшее
внимание уделяется управлению этой системой. Речь идет о подборе и
расстановке сотрудников, их воспитании, повышении их квалификации,
переподготовке, создании в структурных подразделениях благоприятного
психологического климата, положительно влияющего на производитель­
ность труда, на выполнение технологических процессов и операций.
Э кономическая система выражает единство экономических процес­
сов, то есть включает финансирование и экономику библиотеки, экономи­
ческие показатели библиотечной деятельности: показатели нагрузки, эко­
номической эффективности работы библиотеки, ее структурных подраз­
делений , отдельных участков.
Я
Технологическая систем а включает библиотечную технологию и
выражается в последовательном осуществлении в библиотеке циклов,
процессов, операций, в ходе которых осуществляется процесс движения
книжных фондов, информационных ресурсов, обслуживания читателей и
пользователей. При организации библиотечных циклов следует соблюдать
принципы оптимальности, прямоточности, ритмичности, равномерности,
уплотненности [244, с. 17—39]. Так, Е. Крючкова [811] отмечает, что проте­
кающие внутри производственной системы библиотеки процессы, при
всей сложности и взаимосвязанности, можно разделить на две группы,
рассматривая их с позиций переноса труда на продукт производства или
услугу. Это трудовые процессы, переносящие труд непосредственно на
продукт производства/услугу.
В соответствии с характером протекания этих трудовых процессов
выделяют две части производственной системы библиотеки. Первая
непосредственно переносит труд на продукт/услугу производственной
системы. Эта часть представляет собой не что иное, как систему техноло­
гических процессов. Вторая обеспечивает эффективное функционирова­
ние и развитие системы технологических процессов. Она именуется
[«система технологического сопровождения» [903, с. 50—51].
| Жизненный цикл технологической системы складывается из несколь­
ких этапов:
• исследование;
• экспериментальная разработка;
• проектирование;
• апробация и внедрение;
• распространение и использование (эксплуатация);
• замена технологической системы.
Любая технологическая система настроена на преобразование исход­
ных материалов [178, с. 11]. Библиотека как производственная система
реализует определенный набор технологических функций (см. схему 2,
взятую из книги И. С. Пилко [179, с. 34]). Библиотека как производственная
система устойчиво существует только тогда, когда результаты ее функци­
онирования нужны окружающей среде и востребованы ею.
Существование любой производственной системы всегда ориентиро­
вано на удовлетворение потребностей среды. Необходимо управление
потоком и продолжительностью цикла, качеством технологических
процессов.
Базируясь на теории системного подхода, Ю. Н. Столяров выдвинул
концепцию библиотеки как четырехзвенной системы. Библиотеку как систему
,х ВиД°в труда м,
^Ает 0 подборе и
^ификации,
х благоприятного
в производитель
1иГраций.
омических процес.
мотеки, экономи­
ки нагрузки, экоэуктурных подразVю технологию и
»блиотеке циклов,
процессдвижения
зания читателей и
;ледуетсоблюдать
1, равномерности,
мечает, чтопротеси процессы, при
ть на две группы,
производстваили
посредственно на
С хем а 2
Функции библиотеки как производственной системы
Выбор ассортимента информационных
продуктов и услуг
Технологическая подготовка
библиотечного производства
Технологические
функции
Ресурсное обеспечение
библиотечного производства
библиотеки
Производство информационных
продуктов и услуг
Оценка эффективности
библиотечного производства
довых процессов I
шиотеки. Первая I
производственной I
системутехноло-1
г функционировав I
. Она именуется I
-51].
1
ается из несколь-
зазование исход-
твеннэя система
ртй (см. схему 2,
роизводственная
ыатыеефункци°егда ориентиро1ИМОуправление
гехнологических
шяров выдвинул
^ каксистему
организуют следующие элементы: библиотечный фонд, контингент поль­
зователей, библиотечный персонал и материально-техническая база
[215]. Е. М. Крючкова выделяет пять различных видов технологических
систем (последовательные, параллельные, комбинированные, с жесткой и
нежесткой связью). Различные иерархические уровни библиотеки как
элементы технологической системы могут быть представлены в соответ­
ствии с ГОСТ 27.004—85: операция (сектор (группа), технологический про­
цесс (отдел, (подразделение), библиотека, отрасль [812, с. 6]. Как отмеча­
ет И. С. Пилко, библиотека как производственная система реализует
определенный набор технологических функций: выбор ассортимента про­
изводимых продуктов и услуг; технологическая подготовка производства;
ресурсное обеспечение библиотечного производства; производство
информационных продуктов и услуг; оценка эффективности производ­
ства; организация производственной структуры библиотек [179, с. 35].
В библиотеке можно выделить, к примеру, такие подсистемы или элемен­
ты системы, как комплектование; организация сохранности; пропаганда и
использование фондов и информационных ресурсов, каталогов, картотек,
баз данных; обслуживание читателей и пользователей; справочно-библио­
графическая и информационно-исследовательская работа, научно-мето­
дическая, научно-исследовательская, массовая и воспитательная работа;
подбор и расстановка кадров, повышение их квалификации, переподго*
товка, организация труда сотрудников, процессов работы и управление
ими; технические средства; хозяйственная работа; работа с читательским
активом; взаимодействие дирекции с общественными организациями, их
коллегиальными органами и др.
"
1 ‘
Перечисленные выше системы также состоят из элементов и подсис^
тем их составляющих. Так, система обслуживания читателей состоит Иф
абонементов, в том числе МБА и ММБА, читальных залов, факультетских,
межфакультетских, кафедральных, кабинетных библиотечек, филиалов,
пунктов выдачи в общежитиях и других структурных подразделениях биб­
лиотеки и вуза.
_ Д
В автономных системах существуют также технологические подсисте­
мы. Например, при научной обработке документов и организации катало­
гов применяются различные системы расстановки карточек и расположен
ния информационных ресурсов по схемам классификации, в основном
ББК, УДК, Десятичная классификация Дьюи. В системе организации, сох­
ранности, рекламы и использования фондов и информационных ресурсов
применяются различные системы расстановки фондов и ресурсов, в сис­
теме обслуживания читателей и пользователей — разные системы выдачи
изданий, материалов, информационных ресурсов и т. д. Все перечислен4^
ные системы взаимосвязаны и только в своем единстве составляют биб­
лиотеку как систему.
Л
Автономные системы, подсистемы или элементы библиотеки, хотя и
имеют присущие только им свойства, определяющие их место во внутрен­
ней организации библиотеки, в то же время подчинены общим целям и за­
дачам, определяющим конкретную форму существования этих элементов.
ажную роль играет функциональная специфичность каждого элемента,
то есть функции, которые он выполняет и может выполнять в будущем.
Каждый элемент действует благодаря функциональной активности других
элементов, которые находятся во взаимосвязи: испытывают воздействие
со стороны одних элементов, оказывают влияние на другие. Объем какоголибо элемента изменяет соотношения между всеми элементами и таким
образом влияет на всю систему. Предположим, что система комплектова­
ния библиотеки вследствие определенных причин дала сбой. В связи с
этим нарушаются пути движения книги, документов, информационных
ресурсов не только в одной системе, но и в системах научной обработки и
организации каталогов, книгохранения, обслуживания читателей и поль­
зователей. Из примера видно, что нельзя в процессе организации техно­
логических процессов работы библиотеки изменять отдельные элементы
без учета последствий. Необходимо заранее предвидеть возможные
изменения, их отрицательное воздействие и принять меры к их предотвра­
щению или, в крайнем случае, к оперативному управлению ими.
Возникновение новых систем и подсистем, элементов библиотеки
определяется необходимостью и изменяющимися условиями. В послед­
нее время этим определено функционирование в библиотеках таких сис­
тем или элементов, как механизация и автоматизация, компьютеризация
библиотечных процессов, внедрение новых информационных технологий,
инноваций, маркетинга, менеджмента, электронной доставки документов,
исследовательская, научно-методическая и массовая работа, реклама,
НОТ и управление, организация специализированных читальных залов,
мультимедийных классов, подготовка нормативно-технической докумен-
ГЛАВА З .П
МЕТ
3.1. Развит
Помере п)
теки развива!
ностыо долм
юдатехжт
Появилась
тации, внутривузовских изданий и др. Все это улучшает деятельность биб­
лиотеки как системы в целом.
Структура системы основана на упорядочении взаимосвязей элемен­
тов. Например, одно мероприятие воздействует на одни элементы поло­
жительно, а на другие отрицательно. Поэтому принимать решение можно,
лишь взвесив как положительное, так и отрицательное воздействия и
всесторонне оценив общие результаты: будь то решение вопросов о пере­
воде фонда социально-экономической и художественной литературы с
ББК на УДК или введении книгозаместителей вместо индикатора, автома­
тизированного индикатора выданной литературы, двойного требования
вместо индикатора или любого другого вопроса, который возникает в про­
цессе повседневной организации работы и управления библиотекой как
системой.
Как отмечает И. С. Пилко, представление о библиотеке как о технологи­
ческой подсистеме позволяет сделать важные практические выводы о
естественном или наиболее рациональном организационно-технологическом устройстве библиотечных систем [66; 77, с. 98—101; 238, 644,729,
811,902].
Вопросы и задания
1. В чем заключается суть библиотеки как социально-экономической системы?
2. Обозначить технологическую подсистему библиотеки. Разработать меропри­
ятия по ее оптимизации.
3. Разработать модель развития технологической подсистемы библиотеки на
5—10 лет.
4. Что такое системный подход к технологии работы библиотеки?
ГЛАВА 3. ПРЕДМЕТ, СУЩНОСТЬ, СОДЕРЖАНИЕ, ЗНАЧЕНИЕ,
МЕТОДОЛОГИЯ БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ
3.1. Развитие исследований в области библиотечных технологий
По мере прогресса цивилизации, науки, культуры, искусства, библио­
теки развивались и совершенствовались. Рано или поздно с неизбеж­
ностью должен был встать вопрос об организации труда сотрудников и
хода технологических процессов, которые они осуществляют.
Появилась необходимость рационализации управления как сотрудни­
ками, так и процессами. Крупицы технологического знания о библиотеке
М. Слободяник [197] находит еще в Средневековье: например, в трудах
французского священника и теолога Р. Фурниволя {XIII в.), в книге француз­
ского библиотекаря, философа и врача Г. Ноде «Совет об устроении биб­
лиотеки» (XVII в.). В XIX веке технологические аспекты библиотечной дея­
тельности, рациональные методы работы библиотеки нашли отражение в
трудах немецких библиотековедов М. Шретингера («Опыт исчерпывающе­
го руководства по библиотековедению, или Руководство к успешной дея­
тельности библиотек», 1808—1829) и Ф. А. Эберта («Образование библио­
текаря», 1820—1827). В отечественной библиотечной науке следует отме­
тить родоначальника русского библиотековедения В. И. Собольщикова.
Его главный труд «Об устройстве общественных библиотек и составлении
каталогов» (1859) проникнут заботой о том, чтобы «библиотека была
к
стыкебиблиоте*
постоянно в совершенном порядке, как бы ни велика была ее деятель­
гическоезнание
ность». Подробно описывая библиотечный производственный процесс
довД. Д- Ш
зыдачи
читателю
(от поступления книги фонд и установки ее на полке до
тетьособуюро'
и возвращения на отведенное ей место хранилище) автор указывает на
определение6»
взаимосвязь отдельных операций и связывает с этим должное устройство I нихциклов(пул
библиотеки. Эти взгляды получили развитие в работах Л. Б. Хавкиной
НЙЯ,путьбибли
«Библиотеки, их организация и техника» (1904), П. М. Богданова «Заметки
композиционно
о библиотечной технике» (1910—1911), В. А. Невского «Упрощение библио­
библиотек, ско|
течной техники» (1924). В качестве исторического предшественника тер­
гия*, придавем
мина «библиотечная технология» можно рассматривать понятие «техника
Свой вклад
работы», трактуемое в значении «совокупность приемов библиотечной ра­
д. н. Ванеев[4<
боты и приспособлений для нее» [БСЭ. — М., 1927. — Т. 6. С. 131]. Имен­
ски
й
[138],
Ю
.
но это содержание вкладывали в понятие «техника работы библиотеки»
[250,251],
Я
.
Л
Л. Б. Хавкина, П. М. Богданов, В. А. Невский. Высоко оценивал значение
Следуето™
технической (по сути, «технологической») составляющей профессиональ­
н
ы
е
процессы
ной деятельности Б. С. Боднарский, отметивший, что «не овладев техни­
межотраслевьв
кой, какими бы благими намерениями ни был одухотворен библиотекарь,
в
а
н
и
е
техноло!
он бессилен сделать что-либо путное в библиотеке» [Отле П. Труды по биб­
использование
лиотековедению. — М, 2002. — С. 132]. Следует отметить, что в 1940
ф
о
н
д
а
раб
очей
1950-х годах вышло пять изданий книги А. В. Кленова «Библиотечная
гения,
так
и
би
техника» [103].
Щ
Б
иблиотечн
Продолжая традиции В. И. Собольщикова, Ф. Н. Пащенко своими
емновогопои
взглядами и исследованиями формировал основы технологического под­
продолжающа*
хода к библиотеке как объекту проектирования и строительства [см. 172].
ционному, биб)
Занимаясь архитектурой и проектированием библиотечных зданий, он в
системы130.!
1930—1940-х годах разработал «графики движения связи с организациокоординации
по Сути маршруты основных технологических
ей библиотечной работы»
осистемесвсу
процессов: график движения читателя; график движения книги, доставля­
етсятехнолог»
емой читателю; график движения вновь поступившей книги и график
технологическ
обслуживающих
теки). Выходи!
обслужи
онном уровне, рассмотрел
ник норматив!
в процессе обработки и «от места хранения на полке до ее выдачи читате­
лю и обратно на место хранения». В советское время существовал особый
рекомендаций
вид регламентирующей документации по бибтехнике (см. «Техника работы
Этутрадицию
областной библиотеки» [227], ЦБС [226], «Минимум библиотечной техники
роевыпустилс
для массовых библиотек» [130], приказ по Минвузу СССР «Об утверждении
«Справочника
Инструкций по библиотечной технике для библиотек высших учебных заве­
ционногораб<
дений» от 12 сентября 1963 года № 280 [Бюл. МВССО СССР. — 1963. —
Новый вит
№ 2. — С. 1—44]). Сюда же условно можно отнести документы «Организа­
генной практ
ция работы НТБ» [148], «Организация работы республиканской... библио­
_ «методика»и'
теки» [149], «Организация работы ЦБС» [150], для библиотек вузов —
I ла библиоте1
«Основные нормативные материалы по вопросам организации работы
целенаправлс
библиотек вузов» [163], комплекс методических рекомендаций и учетных
создания или
форм, содержащий детальное описание основных библиотечных процес­
Р Ш иИНф|
сов и образцы учетных документов. Разработчики подобных материалов
?$аднасета
акцентировали внимание на процессах библиотечной деятельности.
[177-179,95
При этом другие ее компоненты (субъекты, ресурсы, средства, результа­
* 0маудитеI
ты) не становились предметами специального рассмотрения. В практи­
Естественно
ческом обиходе сочетание «библиотечная техника» бытовало и в более
Тивы крупнь
узком значении «необходимых обеспечивающих средств»: каталожных
п
е
р
и
о
д
и
ч
е
ск
карточек, книжных кармашков, бланочной продукции и др. В это время на
Фия», «Научи
стыке библиотечной теории и научной методики формировалось техноло­
венныи процесс I
гическое
знание
о
библиотеке.
Показательно
в
этом
плане
развитие
взгля­
0ВБ№ читаЙ
дов Д. Д. Иванова, И. Г. Моргенштерна, М. Г. Вохрышевой. Следует отме­
18Т°Р Указываетка
тить особую роль в развитии технологического знания И. М. Фрумина, его
определение библиотечной технологии, выделение основных библиотеч­
® Л- Б' Хавкиной I
ных циклов (путь книги в процессе обработки, путь читательского требова­
Жданова«Заметки I
ния, путь библиографической справки [244]). Л. 3. Амлинский разработал
прощениебиблио-1 композиционно-плановые решения и варианты технического оснащения
шественника тер-1 библиотек, скорректировал содержание понятия «библиотечная техноло­
■понятие «техника I
гия», придав ему производственный оттенок.
библиотечнойра-1
Свой вклад в развитие технологического библиотековедения внесли
>•—С. 131]. Имен-1 А. Н. Ванеев [42, 43], Н. И. Гендина [57], Д. Я. Коготков [106], Р. С. Мотульботы библиотеки» I ский [138], Ю. Н. Столяров [214—220], Э. Р. Сукиасян [221], А. С . Чачко
ченивал значение I
[250, 251], Я. Л. Шрайберг [262—266] и другие.
й профессионала I
Следует отметить ту роль, которую сыграли «Сборники норм на основ­
не овладев техни-1 ные процессы и операции работы библиотеки» — типовых, отраслевых,
)ен библиотекарь, I
межотраслевых, конкретной библиотеки, направленных на совершенство­
еП. Трудыпобиб-1 вание технологических процессов и операций работы, их унификацию,
гить, что в 1940- I
использование для планирования, учета и отчетности, расчет бюджета
за «Библиотечная I
фонда рабочего времени как каждого сотрудника структурного подразде­
ления, так и библиотеки в целом.
Пащенко своими
Библиотечное сообщество реагирует на изменение ситуации создани­
логического под*
ем нового поколения библиотечных регламентов. В 1980-е годы началась
ельства [см. 172].
продолжающаяся и поныне разработка системы стандартов по информа­
1ных зданий, онв
ционному, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), а также ГОСТов
язис организаци* I
системы 150. Принимаются многочисленные рекомендации и положения
(технологических I
о координации деятельности, о библиографической работе библиотек,
1 книги, доставля-1 о системе сводных каталогов, о платных услугах и т. п.; в практику внедря­
I книги и график
ется технологическая документация (технологические инструкции, карты
льно, наопераци*
технологических процессов, маршрутные карты, технологические карто­
целей, путькнига
теки). Выходит «Справочник библиотекаря» (1995) — комплексный сбор­
ник нормативных документов, методических материалов и практических
эевыдачичитатерекомендаций по основным направлениям библиотечной деятельности.
дествовалособый
Эту традицию в наше время продолжило издательство «Профессия», кото­
. «Техникаработы
рое выпустило по два издания «Справочника библиотекаря» (2001,2003) и
иотечнойтехники
«Справочника библиографа» (2002, 2004), одно — «Справочника информа­
«Обутверждении
ционного работника» (2005).
иихучебныхзавеНовый виток в развитии технологического подхода к анализу библио­
СССР. —1963. течной практики по разграничению понятий «технология», «техника»,
ленты «Организа«методика» и «организация» связан с именем Е. Астапович. Она определи­
анской... библиоЗлиотек вузов - 1 ла библиотечную технологию как последовательно осуществляемые,
целенаправленные действия с документами или сведениями о них для
(низации работы ]
создания
или
сохранения
библиотечных
продуктов,
выполнения
библио­
^даций иучетных
течных
и
информационных
услуг
[11,
12,
с.
12;
458—467].
Самый
большой
отечных процес­
вклад
на
сегодняшний
день
в
решение
этой
проблемы
внесла
И.
С.
Пилко
сных материалов
[177—179, 958—966]. Следует отметить и автора статей о технологиче­
й деятельности. .
ском
аудите
и
технологическом
консалтинге
Н.
С.
Редькину
[1009—1011].
яства, реэульта- 1
Естественно,
для
разработки
данной
проблематики
много
сделали
коллек­
зения. В прэктитивы
крупных
библиотек
Методических
центров,
профессиональные
овало и в более I в
. к3тало««х 1 периодические издания, такие, как «Библиотековедение», «Библиогра­
те
фия»,
«Научные
и
технические
библиотеки»,
в
Украине
—
«Библиотечный
я
это
врем
я
н
а
I
I.
1Я Н
I
форум Украины». Большую роль здесь играют ежегодная сессия ИФЛА,
_________
____
_....
1
/пигЬопоМПММ
(ПППИПЛЯЦЯНЯ международные
щиеся с 1993 года) «Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые
технологии, новые формы сотрудничества», международная конференция
и выставка ЫЬсогп (проводится с 1988 года) «Информационные техноло­
гии, компьютерные системы и издательская продукция для оиолиотек».
Главный организатор тех и других — Государственная публичная научнотехническая библиотека России, а неизменный вдохновитель и идеолог
генеральный директор ГПНТБ России профессор Я. Л. Шрайберг [178,
с. 17—22; 179, с. 132—139].
-
3.2. Предмет, сущность, содержание библиотечной технологии
Технология — составная часть производственного процесса. В резуль­
тате осуществления технологических процессов происходит качественное
изменение обрабатываемых материалов. Слово «технология» в переводе
из греческого означает «наука о производстве». Технология (искусство,
мастерство, умение) — совокупность приемов и способов (методов,
техник) получения, обработки или переработки определенного продукта,
последовательность процессов и операций в ходе осуществления какойлибо практической деятельности, продуманная в идеальном случае —
строго научно обоснованная система знаний, умений о том «как» и «каким
образом» цель воплощается в результат [178]. Термин «технология» заим­
ствован из области технических дисциплин. И тем не менее введение его в
терминологический аппарат социологии, культурологии, книговедения, ин­
форматики, библиотековедения, библиографоведения, рекламной дея­
тельности представляется целесообразным, поскольку он отражает осно­
вы производственной библиотечно-библиографической, рекламно-инфор­
мационной, социально-экономической, инициативно-творческой систем.
В данное время происходит не только технологизация разных сторон
производственной деятельности, но и глубокие изменения самой техноло­
гии. Сегодня слово «технология» и его производные («технологическая
культура», «технологическое обеспечение», «технологическая дисципли­
на» и др.) прочно вошли в профессиональный лексикон. Современный
уровень производства вкладывает и новое содержание в понятие «техно­
логия». Технология — это наука о наиболее экономичных способах и
процессах производства материалов и изделий. ГОСТ 7.0—99 «Информационно-библиографическая деятельность, библиография» впервые опре­
деляет библиотековедение как научную дисциплину, изучающую «теорию,
историю, методологию, технологию, методику и организацию библиотеч­
ного дела».
В последнюю четверть XX века особо актуальным стало изучение техно­
логии (техники) труда во всех сферах, в том числе в системе социальных
коммуникаций, сфере духовного производства, библиотечно-информаци­
онной деятельности. Обобщающим понятием в понятийной системе
технологии является «социальная технология», то есть методы, способы,
правила, средства социальных преобразований, социального развития и
управления, упорядочения социальных объектов в целях регулирования,
оптимизации отношений с ними. Функционирование человека в обществе
осуществляется именно посредством социальных технологий.
Библиотечная технология — а) совокупность библиотечных процес­
сов и операций, а также приемов и методов и средств их осуществления,
К
В
Ппактинеская
. бмЙЛИО
вателям
махиправилах
Технолог*
сцельюопреде)
| ЭКОНОМИЧНЫХг
практическое).
водствапроду*
_
Технология
I дов обработки
сырья, материг
ции; б) совоку
способов
определенных(
товсзаранеез
Технологи*
бучения, орие
НИИ [178, с. 2К
Информзц
• в прикла/
произвол
И услуг 1
данныху<
• в расши|
ственных
ныхвте»
хранение
дачуирг
I
В свою оч
I прикладными,
методы рабо
деятельности.
Базовые ^
• технолог
эксплуат
• гиперте!
текстов*
СОВ, ИН(|
ТИВНЫМ1
ними;
• мультиу
средств
создам
мации(
родном
• технол<
сопров!
• телеки
,ая сессия ИФлд
; ^ ции (проводя,
емсямире: новые
конференция
Ционныетехноло4^ля библиотек».
!Убличная научна
таяьиидеологр
• Шрайберг [178.
ой технологии
оцесса. Врезуль*
Щиткачественное
югия» в переводе
логия (искусство,
)собов (методов,
генного продукта,
(ветвления какой*
1льном случае ом «как»и«каким
ехнология»заим­
еввведениеегов
сниговедения, ин*
рекламной дея«иотражаетосно*
рекламно-инфорзрческой систем.
Шразных сторон
1ясамойтехноло*
«технологическая
(еская дисципли*
ж. Современный
\ понятие «техноиных способах и
)_99 «Информаз»впервыеопре1ающую «теорию,
ациюбиблиотеч>изучениетехногеме социальных
чно-информацигийной системе
етоды, способы,
)ГИЙ.
— 1Л
зтенных пронесосуществления
направленных на создание и сохранение библиотечной продукции;
б) практическая деятельность по производству и предоставлению пользо­
вателям библиотеки информационных продуктов и услуг; в) прикладное
научное знание и учебная дисциплина о технологических принципах, нор­
мах и правилах библиотечного производства.
Технология ка к наука — а) научное описание способов производства
с целью определения и использования на практике наиболее эффективных
и экономичных производственных процессов; б) научное (теоретическое и
практическое) знание, характеризующее эффективные способы произ­
водства продуктов и услуг.
Технология ка к практическая деятельность — а) совокупность мето­
дов обработки, изготовления, изменения состояния свойств, формы,
сырья, материала или полуфабриката в процессе производства продук­
ции; б) совокупность ресурсов, средств, приемов их использования и
способов организации деятельности, обеспечивающих воспроизводство
определенных продуктов и услуг или достижение иных значимых результа­
тов с заранее заданными параметрами.
Технология ка к учебная дисциплина — курс профессионального
обучения, ориентированный на освоение технологических знаний и уме­
ний [178, с. 280—285].
Информационная технология:
в прикладном значении (применительно к сфере информационного
производства) —. способ производства информационных продуктов
и услуг требуемого качества и количества с оптимальными для
данных условий и времени затратами;
в расширенном толковании — совокупность методов, производ­
ственных процессов и программно-технических средств, объединен­
ных в технологический комплекс, обеспечивающий сбор, создание,
хранение, накопление, обработку, поиск* вывод, копирование, пере­
дачу и распространение информации.
свою очередь, информационные технологии бывают базовыми и
прикладными. Базовые — технологии, использующие универсальные
методы работы с информацией, применяемые в различных сферах
деятельности.
Базовые инф ормационные технологии:
технология баз данных — технологии проектирования, ведения и
эксплуатации баз данных (БД) различного содержания и назначения;
гипертекстовые технологии — технологии нелинейной организации
текстовой информации в виде множества фрагментов текста (тези­
сов, информационных единиц, узлов) с явно указанными ассоциа­
тивными отношениями (дугами, ссылками, гиперсвязями) между
ними;
мультимедийные технологии — многие средства, сочетание многих
средств; компьютерные технологии, обеспечивающие возможность
создания, хранения и использования различной по характеру инфор­
мации (текст, звук, графика, фото, видео, анимация, запахи) в одно­
родном цифровом представлении;
технологии программирования — разработки, эксплуатации и
сопровождения компьютерных программ;
телекоммуникационные технологии — технологии дистанционной
связи, передачи аудиальной и визуальной информации на расстояние
\\
с помощью технических средств (телеграф, телефон, факс, радио,
телевидение, компьютер и др.);
-■-;Щ
геоинформационные технологии — информационные технологии,
обеспечивающие работу с данными о пространственно распреде­
ленных объектах, процессах, явлениях и событиях;
1
технологии искусственного интеллекта — разработки и эксплуатации
информационных систем, способных накапливать, классифицировать
и оценивать знания об окружающем мире; пополнять и обобщать зна­
ния с помощью логического вывода, общаться с человеком на языке,
приближенном к естественному, оказывать ему помощь за счет храня­
щихся в памяти знаний и логических средств рассуждений;
технологии защиты информации — обеспечивающие защиту инфор­
мационных продуктов (информационных массивов, документов,
программ, баз, банков данных и т. п.) от несанкционированного
использования, искажения или уничтожения [178, с. 48].
Прикладные инф ормационные технологии — технологии, реализу­
ющие адаптированные к конкретным областям применения типовые
способы работы с информацией: в управлении, в промышленном произво­
дстве, в образовании, в торговле и т. д.
'^
Специальные инф ормационные технологии:
библиотечные технологии;
. л|
библиографические технологии;
издательские технологии;
|
М
архивные технологии;
щ
рекламные технологии;
офисные технологии;
научно-аналитические технологии и др. [178, с. 44
Библиограф ическая технология — систематическое и последова­
тельное воплощение на практике заранее спроектированного библиогра­
фического процесса, то есть собственно библиографирования и распро­
странения библиографической информации. Это — система знаний об
условиях, формах, методах и приемах библиографирования, практическое
использование которых обеспечивает целенаправленную оптимизацию
связей и отношений в системе «автор — текст — библиографический
текст — пользователь (потребитель) информации».
Библиотекарь, разрабатывая технологию и не упуская из виду развитие
всей системы библиотечно-информационных отношений, мыслит научно­
технологическими категориями и уточняет библиотечные процессы в
целях оптимального удовлетворения потребностей общества в информа­
ции, в частности рекламной [37, с. 16].
Формированию самостоятельного технологического направления в
структуре библиотековедческого знания способствовали информатиза­
ция всех сторон социальной жизни, развитие новых информационных
технологий на базе современной компьютерной техники, информатизация
общества. Переход к более совершенной технологии, как правило, связан
с освоением новых ресурсов (материальных, энергетических, информа­
ционных) и обновлением технической базы производства. Технология
неосуществима без техники, но не сводится к последней.
Таким образом, наряду с промышленной, появились и получили разви­
тие социальные технологии: информационные, политические, педагоги­
ческие, социально-культурные и другие, а технологический подход
' щ
ш
^
% т&Ф
ъ :
~^
" ! г1
^ ‘
'г ^
°
^
'
ь ..
?
"
Г
Н а - • V ~
*■ •■
,
я м?
0 0 0 Р ° *° Пр*
инстрУ"енТ‘
«тройства, при
■
Щ
социальны»
щиепрофесси01
ИНформат"
оформленные в
анализом, разр
логических реш
Технология <
НЫХ и экономим
| предвари"
• расчяенв!
• координа
• надежног
• однознан!
Технологиз!
социальной де
татьнорматив!
результат.
В содержа
алгоритмичеа
Лонятийш
нологию, базе
Алгоритмиче
средства реп
способыдост
I го знания пр<
| направленны
мальныйхар;
интеллектуал
затруднений,
научнымиид
водство). Егс
«иевформе
1 ваннаянасо;
------------------
^
результатов
Структур
знаниеоцен
Рыйосваивс
звеномме*
иуострукту
стал широко применяться при описании различных видов деятельности
[178, С . 7].
Современная технология включает в себя ряд базовых компонентов:
инструментальный — технические средства, инструменты, машины,
устройства, приборы, аппаратура, технологические линии и производ­
ственные участки;
социальный — люди, задействованные в производстве и располагаю­
щие профессиональными знаниями, опытом и квалификацией;
инф ормационный — научные знания, принципы, приемы и правила,
оформленные в виде предписаний, норм и нормативов, технологической
документации и других регламентов;
организационный — комплекс мероприятий, связанных с поиском,
анализом, разработкой, внедрением, адаптацией, модернизацией техно­
логических решений, управлением соответствующими процессами.
Технология ориентирована на разработку и использование эффектив­
ных и экономичных процессов. Это достигается путем:
• предварительного проектирования будущей деятельности;
• расчленения процесса на отдельные составляющие;
• координации и поэтапного осуществления действий;
• надежного ресурсного обеспечения;
• однозначного выполнения требований и предписаний.
Технологизация различных отраслей нематериального производства
| социальной деятельности позволяет алгоритмизировать процесс, отрабо' тать нормативные модели его реализации и обеспечить гарантированный
■ результат.
В содержании технологического знания доминируют понятииная и
—51].
<9 3 алгоритмическая составляющие,
кое и посладова-1
Понятийные знания характеризуют технологический тезаурус, термиэнного библиогра-11 нологию, базовые принципы функционирования технологических систем,
хэвания ираспро-1 ] Алгоритмические (процедурные) знания определяют порядок, методы и
истема знаний об I
средства решения конкретных технологических задач, эффективные
способы достижения желаемого результата. В структуре технологическо­
го знания преобладают сведения прикладного характера, практической
направленности. Научно обоснованная технология обеспечивает опти­
мальный характер практической деятельности и оценивается как особый
интеллектуальный продукт, который осваивается без значительных
затруднений. Технологическое знание служит связующим звеном между
научными идеями и их практическим воплощением (внедрением в произ­
водство). Его регламентирующий нормативный характер находит выраже­
ние в форме предписаний и проектов. Технология как наука, ориентиро­
ванная на создание системы норм и правил эффективного и экономичного
производства, обеспечивает строгую воспроизводимость результатов.
Условный критерий технологического совершенствования — отношение
результатов к затратам [178, с. 20].
Структура прикладного технологического знания. Технологическое
знание оценивается как особый интеллектуальный продукт (ноу-хау), кото­
рый осваивается без значительных затруднений. Оно служит связующим
звеном между научными идеями и их практическим воплощением (внедре­
нием в производство).
Прикладное технологическое знание имеет достаточно формализован­
ную структуру:
предметы труда — документы как исходное «сырье» библиотечного
производства, запросы (информационные потребности) пользова­
телей;
'
* " ** '
исполнители производственного процесса (должностная, квалифи­
кационная структура, профессиональные требования, распределе­
ние обязанностей);
|
алгоритм производственного процесса — основные технологиче­
ские процессы и операции;
'Щ
методы деятельности — правила, приемы, требования и рекоменда­
ции по реализации технологических процессов;
регламентирующие документы — организационно-распорядитель­
ные, методические, нормативные, технологические;
ресурсы производства — документные, материальные, кадровые,
финансовые;
ч
средства производства — технические, программные, лингвисти­
ческие;
информационные продукты и услуги (номенклатура, потребитель­
ские свойства, оценки качества);
организационно-функциональная структура библиотеки как техноло­
гической системы — подразделения, задействованные в производ­
стве, и их взаимосвязи;
I
оценка эффективности библиотечного производства — методы,
показатели, критерии.
Ассимилируя полезные достижения развитых отраслей и разделов
науки, нормализованное технологическое знание приходит на смену
ремесленническим методам стереотипного, интуитивного, аналогового
поведения.
И. С. Пилко [962] дает такую компонентную структуру промышленной
технологии:
ч*
цель — производство продукции с наилучшими для данных условий и
времени ресурсами и затратами;
объекты — предметы труда;
субъекты — производители, технический и административный пер­
сонал;
процессы — производственные и технологические;
• методы
регламентированные требования (предметы, нормы,
рекомендации) по осуществлению технологических процессов;
средства — расходные материалы, техническое, технологическое,
документальное, программное и иное обеспечение;
результаты — продукция с соответствующими потребительскими
свойствами и заданными показателями качества;
условия — организационно-функциональная структура предприятия,
внешние связи [178, с. 6].
Выработанные промышленной технологией термины и понятия, специ­
фические методы исследования, базовые теоретические положения и
вскрытые закономерности производственных процессов постепенно при­
обретают статус общенаучных. Базовой теорией технологии как науки об
эффективных и экономичных производственных процессах является
теория технологических систем. На протяжении эволюционного развития
технологии чередуются фазы ее дифференциации (разделения труда) и
интеграции (создания крупных технологических комплексов). Технология
ей* подгоняв
факторы, в®
обьехгивю**.
т грум3**'дообразовател
^ читателе*»,
форм гкшуча®
структуры 6^6 »
—
козней*
структур»*» «
периоды**®*
или ее отдеяьн
тианыхисубъе
чым процесса»
занасизмене»
развитиемаиа
ния. ужесточи
лением тенде
библиотечной
шлечнуп уа
частогоперво
создавать ное
одров, спосо!
Л.П. Паш
пыхнормвд
логическиец»
нее 10 лет, м
ские—отЗд
теки прекрш
ихжесткойр<
рования все
нормнеобасс)
отрядафакп
Библиоте
челом, техне
обслуживай»
пшбиблиол
информацис
исследоип
ВДйихозщ
Изучен*
возможное
можновыж
Такимо(
ностъ по Г
сама создает средства для своей эволюции, ьиолиотечная техно/ю т*
опирается на промышленную технологию, которая имеет развитую
терм иносистем у, закрепленную государственными стандартами
«Единая система технологической документации (ЕСТД)» и «Технологиче­
ская подготовка производства (ТПП)».
Факторы, влияющие на технологические изменения, могут быть как
объективными, так и субъективными (применительно к отдельным рабо­
чим группам). К объективным можно отнести изменения в структуре фон­
дообразовательных процессов, концептуальные изменения в обслужива­
нии читателей, перевод источников на новые носители, внедрение новых
форм получения и доведения до потребителя информации, изменения
структуры библиотеки; к субъективным — наличие или отсутствие предпосы­
лок к сохранению (или изменению) традиционных технологий в конкретных
структурных подразделениях. Объективным фактором, определяющим
периоды жизни той или иной технологии, является структура библиотеки
или ее отдельных подразделений. Технологическая зависимость от объек­
тивных и субъективных факторов в большей степени присуща библиотеч­
ным процессам внутри отдельных структур. Структурная перестройка свя­
зана с изменением характера библиотечной деятельности: появлением и
пзшм-гмоьл я ы а п м ти кп -о и н те ти ч е ски х Фоом информационного обслуживаыявужесточением
лением тенденций к интеграции трудовых процессов, выходом всей
библиотечной деятельности на конечный информационный продукт и биб­
лиотечную услугу. Все это заставляет сделать вывод о необходимости
частого пересмотра технологии внутри отдельных структур. Но постоянно
создавать новые документы — очень трудоемкое занятие. Да и опытных
кадров, способных разрабатывать регламентирующую документацию, мало.
Л. П. Павлова [937] предлагает определить срок действия этих времен­
ных норм в деятельности библиотек. Например, такие глобальные техно­
логические циклы, как «путь книги», «путь требования», должны жить не ме­
нее 10 лет, межотдельские технологии — от 5 до 10 лет, внутриотдельские — от 3 до 5. К сожалению, в новой экономической ситуации библио­
теки прекратили работу по созданию норм на отдельные процессы,
их жесткой регламентации. Видимо, какие-то более мягкие формы норми­
рования все же должны утверждаться в библиотеках. Для соблюдения
норм необходима строгая технологическая дисциплина, которая зависит
от ряда факторов научно-технического и организационного характера.
Библиотечная технология состоит из технологии работы библиотеки в
целом, технологии формирования и комплектования фондов, технологии
обслуживания, технологии массовой и воспитательной работы, техноло­
гии библиотечной рекламы, менеджмента, инновационной деятельности,
информационной технологии, технологии научно-методической и научноисследовательской работы, технологии управления, технологии финансовой и хозяйственной деятельности.
Изучение технологии является основой для совершенствования библио­
течной деятельности, особенно при современных технических средствах.
В каждой библиотеке технология привязывается к конкретным условиям и
возможностям, но в организации технологических процессов всегда
можно выявить резервы для их совершенствования или изменения.
Таким образом, библиотечная технология — это практическая деятель­
ность по производству и предоставлению пользователям библиотеки
информационных продуктов и услуг; прикладное научное знание и учебная
дисциплина о технологических процессах, нормах и правилах библиотеч­
ного производства [178, с. 139].
*э|
К перспективным в обозримом будущем информационным техноло­
гиям специалисты относят:
§
технологии создания и эксплуатации полнотекстовых баз данных,
электронных библиотек, электронных архивов; технологии «электро­
низации» (оцифровки) информационных ресурсов — перевод
информации в цифровую форму и запись ее на воспринимаемые
компьютерами носители; технологии, адаптированные к потребнос­
тям массового пользователя автоматизированных информационных
ресурсов;
Я
интегральные технологии, обеспечивающие возможность одновре­
менного использования текстов, графики, телевизионных изображе­
ний, мультипликации, музыки и речи;
сетевые информационные технологии, обеспечивающие интегра­
цию и кооперированное использование распределенных информа­
ционных ресурсов путем телекоммуникационного доступа к ним
удаленных пользователей;
|
интеллектуальные информационные технологии, моделирующие
процессы мыслительной, творческой (включая художественное
творчество) деятельности человека.
Таким образом, именно информационные технологии, прогрессивные
средства и методы обработки и передачи информации обеспечивают
доступность и эффективное использование накопленных обществом
информационных ресурсов, определяют темпы и масштабы информатиза­
ции как глобальной тенденции общественного развития [178, с. 52—54].
Библиотечная технология как научное направление в структуре биб­
лиотековедения, ориентированное на системное осмысление библиотеч­
ного производства, в качестве теоретической платформы использует
методологический потенциал общей технологии [11,12,177; 178, с. 5; 179,
250,251,963,964].
3.3. Значение и методология библиотечной технологии
Теоретическое и практическое значение библиотечно-информационных процессов имеют выработанные технологией научные принципы
решения технологических задач эвристического характера (не поддаю­
щихся полной формализации), одновременной разработки всех техноло­
гических подсистем, иерархического управления технологическими сис­
темами, многокритериальной оценки их эффективности. Например, для
преодоления эмпиризма при поиске подходов к оценке эффективности
библиотечной деятельности (ключевая библиотековедческая проблема!)
могут быть востребованы научные принципы одновременной разработки
всех технологических подсистем и многокритериальности функциониро­
вания технологических систем. Тогда задача минимизации затрат на
достижение запланированного результата или максимизации результата
при фиксированных затратах будет поставлена в зависимость от сохране­
ния целостности технологической системы и повышения уровня ее орга­
низованности; отпадет необходимость в моделировании индексов эффек­
тивности и интегральных показателей качества, а для оценки отдельных
компонентов технологии (ресурсов, процессов, результатов и т. п.) будет
«И*6ойН»*
н з в
ваемый отечесп
частной замене
тающейвсебе
оазвитмя;
• формиров
материаль
• интенсивн
При этом №
плексов) проис)
лениябиблиоте
непредваряете
зации, экстрем.
темы[962]. Не
рассматривав!
лиотечно-инфс
матизации в [
[1219].
Какотмена*
ческихсистем
вчислекоторь
• принцип
скихтру;
лями. Ха
няразви
• принцип
ной фум
ЛОГИЙ, 0|
продукц
• принцип
ных це/
произве
затрата!
сов, ср
ФуНКЦИ!
ИЗВ0ДС1
и контр
логичес
подсис
нации
связи с
• принцу
необхе
ресурс
прием
ных св
* принц
решен
резул!
востребован опыт отраслей социальной сферы и промышленного произ­
водства .
Закон практического уровня технологии позволяет оценить пережи­
ваемый отечественными библиотеками этап гибридных (базирующихся на
частной замене ручного труда автоматизированными технологиями, соче­
тающей в себе особенности и противоречия) двух стадий эволюционного
развития:
'
• формирования основных принципов и накопления необходимых
материально-технических средств;
• интенсивного ускоряющегося развития.
При этом интеграция (создание библиотечных технологических ком­
плексов) происходит на фоне незавершившейся дифференциации (разде­
ления библиотечного труда), а внедрение новых технологий, как правило,
не предваряется этапами исследования библиотеки как объекта автомати­
зации, экстремальной разработки и проектирования технологической сис­
темы [962]. Не случайно Я. Л. Шрайберг с позиций системного подхода
рассматривает исследование и разработку м етодов анализа библиотечно-информационных процессов (систем, сетей) как объектов авто­
матизации в ряду важных задач библиотечно-информационной науки
[1219].
Как отмечает И. С. Пилко [178, с. 10—11], организованность технологи­
ческих систем выражается в принципах их функционирования и развития,
в числе которых:
• принцип функциональной специализации — выделение специфиче­
ских трудовых функций и их закрепление за отдельными исполните­
лями. Характеризует разделение труда, является показателем уров­
ня развития производства;
• принцип интеграции — объединение элементов с одинаковой конеч­
ной функцией. Характеризует общую тенденцию интеграции техно­
логий, ориентации отдельных производств на широкий ассортимент
продукции, на предоставление комплексных услуг;
• принцип координации и субординации функций
(производствен­
ных целей). Конечная цель любой технологической системы —
производство качественного продукта (услуги) с наименьшими
затратами. При достижении общей цели каждая подсистема (ресур­
сов, средств, процессов, управления) выполняет специфические
функции ресурсного обеспечения, выбора адекватных средств про­
изводства, соблюдения технологических предписаний, согласования
и контроля, функционирования всех подсистем. Целостность техно­
логической системы обеспечивается лишь в том случае, если между
подсистемами одного структурного уровня налажены связи коорди­
нации (согласования), а между подсистемами разных уровней —
связи субординации (подчинения);
• принцип структурно-функциональной мобильности. Характеризует
необходимость потенциальных изменений в системе (обновления
ресурсной базы, технических средств, профессиональных методов и
приемов, повышения квалификации персонала), динамизм структур­
ных связей, сменяемость функций элементов и подсистем;
• принцип унификации — ориентация на типовые технологические
решения, на приведение к единообразию процессов, средств и
результатов труда;
• принцип стандартизации — установление единых норм и требований
к сырью, полуфабрикатам, материалам, производственным процес­
сам, готовой продукции;
• принцип социальной экспансии — тенденция количественного роста
производства, расширения ассортимента продукции, повышения ее
привлекательности, завоевания новых рынков сбыта — обязательное
условие самосохранения и устойчивого развития.
А. Д. Бондаренко [35, с. 96—97] выделяет восемь основных принципов
методологии технологии.
Первый принцип — практики как критерия истины. Он требует неоднократного перехода от теоретических построений к экспериментальной и
опытной проверке, с последующей корректировкой теории и новой проверкой технологии на практике. Только отработанные на практике процессы могут быть названы действенными, реальными.
Второй принцип — объективности источника развития технологии. Тако­
вым служат реальность, объективно существующий мир — природные (естест­
венные) и общественные процессы. Только на их базе моюет развиваться
технология. Объективный мир — это неиссякаемый источник развития.
Третий принцип — двойственности. В соответствии с ним систему
«человек—природа» нужно рассматривать как две взаимодействующие
противоположности общего развития объективного мира. Первой из них,
базирующейся на объективных законах, свойственна целесообразность,
а значит, и субъективность, второй — только объективность. Целесообразность человеческой технологии проявляется через ее формы — технику,
экономическую структуру производства, его организацию и т. д. Следовательно, формы технологии должны рассматриваться как ее противоположности и не исключаться из анализа общих процессов развития указанной
системы.
Четвертый принцип — принцип многовариантности. Он состоит в том,
что одному и тому же решению технологической задачи, как правило,
соответствует множество технических подходов. Например, задача перевозки грузов может решаться путем использования автомобилей, самоле­
тов или железнодорожных локомотивов. Технологии, отражающей содер­
жание взаимодействия человека с природой и обществом, соответствует
множество форм ее реализации — технических подходов, способов осу­
ществления и т. д. Иначе говоря, этот принцип свидетельствует о гибкости
технологии, ее творческом характере, подвижности, революционности
(по сравнению с формами производства).
Пятый принцип — соотношения объективного и субъективного в
технологии. Первое — выражение в форме практической технологии,
второе — в форме технологии научной или теоретической (либо обеих
вместе). Названные компоненты могут рассматриваться как противопо­
ложности. Отработанная практикой технология, однако, всегда ближе к
природе, то есть к истине, чем всевозможные учения о ней, в том числе и
теории, в которых отражаются количественные взаимосвязи и взаимоот­
ношения между частями технологии, ее компонентами или противополож­
ностями. Следовательно, данные практики должны изучаться, обобщаться
и распространяться.
Шестой принцип — движущих сил развития технологии. Таковыми
~ ляются потребности людей, общественного развития, то есть сам человек
к одна из противоположностей объективного мира.
38
I
|
|
I
I
|
I
|
I
I
I
1
I
1
I
I
|
|
^«требований
нымпроцес.
Седьмой принцип — разложения целого на составные элементы или
части.
Восьмой принцип — соединения (синтеза) составных частей.
^ственногороста
'и, повышенияее
1в обязательное
овныхпринципов
)н требует неодэриментальнойи
)т и новой про'рактикепроцес-
1
9
1
1
ж
технологии. Тако- I
сродные(естестиоет развиваться
гочник развития.
* с ним систему
'модействующие
[ Первойизних,
несообразность,
ъ. Целесообраз)рмы - технику,
) ит. д. Следовазлротивоположвития указанной
)нсостоитвтом,
1и, как правило,
зр, задачапереэбилей, самолеикающейсодер4, соответствует
1 способов осугвуетогибкости
'ВОЛЮЦИОННОСТИ
убъективного в
:ой технологии,
ой (либо обеих
как противоповсегда ближе к
й, втомчислеи
,ЗИи взаимоотпротивополож­
ен обобщаться
эгии. Таковыми
стьсамчеловек
Библиотечная технология как научное направление в структуре биб­
лиотековедения, ориентированное на системное осмысление библиотеч­
ного производства, в качестве теоретической платформы использует
методологический потенциал общей технологии.
Специфически технологическим исследовательским методом явля­
ется операционный анализ (расчленение процесса на составляющие его
операции), а также связанные с ним методики технологического проекти­
рования (разработка регламента процесса) [35].
В познавательном плане технологическая модель позволяет уточнить
наши представления о структуре изучаемого объекта, характере внутрен­
них и внешних связей, адаптировать принципы функционирования и
развития технологических систем к конкретным сферам общественного
производства и социальной деятельности. В прагматическом (приклад­
ном) значении технологическая модель играет роль стандарта — этало­
на деятельности и ее результата, являясь рабочим представлением цели,
средством управления, организации практических действий. Таким обра­
зом оформляется методология технологического подхода к анализу
любых (не только производственных) процессов. Включение в объект изу­
чения технологии процессов целесообразной человеческой деятельности
позволяет по-новому сформулировать ее целевое назначение: научное
обоснование способов рациональной и эффективной деятельности по
достижению социально значимых результатов. Появляется возможность
приложить научный потенциал технологии (ее понятийный аппарат, мето­
ды, теоретические положения и прикладные решения) к осмыслению
процессов производства не только материальных, но и духовных благ,
к научному, художественному творчеству, а также к сфере услуг (медицин­
ских, информационных, образовательных, досуговых), к политической,
управленческой, социально-реабилитационной и другой деятельности.
прикладной наукой, технология адаптирует
нуждам
ственной методологии и социальной деятельности. В то же время измеадекватных
технологических решений. Недаром современный этап научно-техниче­
ской революции именуют технологическим. Сказанное со всей очевид­
ностью свидетельствует о том, что специалисты XXI века нуждаются в
высокой технологической культуре — освоения перспективных для данных
условий и времени методов и средств профессиональной деятельности
[178, С. 21—22].
Вопросы и задания
1. Проследить развитие исследований в области библиотечной технологии.
2. Что такое библиотечная технология? Охарактеризовать предмет, сущность,
содержание библиотечной технологии.
3. Определить значение и методологию библиотечной технологии.
ГЛАВА 4. ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫ
БИБЛИОТЕЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4.1. Технологические циклы, процессы, операции
Работа библиотеки как системы осуществляется на базе целого
комплекса трудовых процессов, каждый из которых является определен­
ной стадией труда по достижению ее целей, решению задач и выполнению
функций. Для того чтобы работа библиотеки осуществлялась на должном
уровне и библиотека добивалась повседневных успехов, необходима
четкая организация управления всеми технологическими процессами.
Совокупность процессов и операций, обеспечивающих нормальное
функционирование библиотеки, представляет собой библиотечную техно­
логию. Она распространяется на все виды работы, включая комплектование
фондов и информационных ресурсов, обслуживание читателей и пользова­
телей, информационную, справочно-библиографическую, научно-методи­
ческую, управленческую, хозяйственную деятельность, организацию,
хранение, рекламирование и использование книжных фондов, баз данных,
информационных ресурсов и др.
В то же время все виды деятельности имеют свою технологию - совокупность процессов и операций по выполнению данного вида работы.
уществуют, например, т о хнологии комплектования фондов и информационных ресурсов; организации хранения фонда и информационных ре­
сурсов; обслуживания читателей и пользователей библиотеки (информа­
ционного, библиотечного, библиографического обслуживания); научной
работы, методической помощи; организации и управления технологи­
ческими процессами и др. Технология органически присуща механизму
функционирования библиотеки, но ее содержание меняется под влиянием
времени и обстоятельств [244, с. 18].
Технология не является неизменной, особенно в век информатизации
и компьютеризации библиотечно-информационных процессов; она может
меняться или выполняться в различных вариантах, будь то индивидуаль­
ный учет новых поступлений или метод фиксации литературы, выданной на
абонементе, форма обслуживания пользователей или способ расстановки
книг. Поэтому при выборе варианта технологии руководствуются рядом
критериев. Эти критерии: оперативность обработки документов или
удовлетворения запросов пользователей и читателей; надежность, то
есть обеспечение наиболее типичного выполнения заданных функций;
оптимальная трудоемкость; окупаемость, когда расходы на тот или
иной процесс не должны превышать стоимость эффекта от его примене­
ния. Нецелесообразно без настоятельной надобности усложнять библио­
течную технологию, отдельные ее процессы. Разнообразная работа биб­
лиотечных сотрудников складывается из функций двоякого рода. Одна
группа функций — ведущая, на которую тратится больше всего времени
и усилий, обусловлена выполнением основных задач библиотеки — обслу­
живания читателей и пользователей и удовлетворения их запросов. Это —
обработка фондов и информационных ресурсов, их сохранность и исполь­
зование. Другая группа функций — не менее важная — присуща не толь­
ко библиотеке, но и многим другим учреждениям: руководство коллекти­
вом сотрудников, административно-хозяйственная деятельность, научноисследовательская и методическая работа [244, с. 19]. В библиотечной
технологии И. С. Пилко выделяет следующие процессы:
• произвол
- • обвспвни*
• научно-*0
, улравле*
Применяя м
темнойдеятель
§и6лиотечньк1
деления: коиш
ннескнйпроШ
лизациитехно;
ныеединицы'-1
логический пр»
Много# * * 1
й технолог**
процессов и от
библиотечной
иорганизация
систем; бибя1
работаит. д. I
ных ресурсовготребования
в других стр!
информаций»
Каццый!»
сов, под кощ
определенно!
Технолоп
состоящая к
самостоятель
труда.
На оснок
<еютедини*#
Единит
продукта, уа
Типовой
мационныхп
признаками.
Группок
пы продукта
ми признака
ЦиклыПС
собой олреу
читательаи
мационньк
процесса,
эации
« базе целого
'тся опРеделен-
14ивыполнению
ась надолжном
Гв' необходима
процессами.
т нормальное
«отечную технокомплектование
!/,ей и пользова-
научно-методиорганизацию,
юв, баз данных,
ОЛОГИЮ- С080о вида работы.
юв и информамационных регеки (информавний); научной
ния технологи-
ща механизму
яподвлиянием
Iформатизации
хов; онаможет
) индивидуальы, выданной на
об расстановки
твуются рядом
экументов или
щежностъ, то
иных функций;
ды на тот или
г его примене1ЖНЯТЬ библиозя работа биб•о рода. Одна
всего времени
д е к и — обслупросов. Это ость и испольсу щ а не толь-
’тво коллектиность, научно;
библиотечной
производственные;
обеспечивающие;
научно- исследовательские;
- управленческие [см. 178, с. 54].
Применяя методологию технологического подхода к анализу библионой деятельности, Е. Г. Астапович предложила для структурирования
библиотечных технологичных процессов применять следующие основные
деления: комплексный технологический процесс -— автономный технологическии процесс — этап (стадия) — технологическая операция. Для детализации технологических операций ею зведены дополнительные структурные единицы: технологическая позиция, технологический переход, техно­
логический прием [14, с. 55].
Многофункциональность работы библиотеки требует ее подразделения
на технологические циклы, каждый из которых объединяет совокупность
процессов и операций, связанных с осуществлением одного из направлений
библиотечной деятельности: обслуживание пользователей, формирование
и организация библиотечных фондов, создание информационно-поисковых
систем; библиографическая, методическая, научно-исследовательская
работа и т. д. Выделяют три основных цикла: по пути книги, информацион­
ных ресурсов — комплектование, обработка, хранение; по пути читательско­
го требования, пользования, запроса — в читальных залах, на абонементах,
в других структурных подразделениях; по пути библиографической и
информационной справки — в АБИС, Интернете, Интранете.
Каждый цикл включает в себя совокупность технологических процес­
сов, под которыми понимаются операции, необходимые для выполнения
определенного вида библиотечных работ.
Технологический процесс — часть производственного процесса,
состоящая из целенаправленных действий по решению относительно
самостоятельных задач, связанных с изменением состояния предмета
труда.
На основании общего и специфического содержании труда разли­
чают единичные, типовые и групповые технологические процессы.
Единичный технологический процесс — процесс производства
продукта, услуги одного наименования и исполнения.
Типовой технологический процесс — процесс производства инфор­
мационных продуктов и услуг с общими структурными и технологическими
признаками.
Групповой технологический процесс — процесс производства груп­
пы продуктов, услуг с разными структурными, но общими технологически­
ми признаками [179, с. 57—58].
Циклы подразделяются на процессы, каждый из которых представляет
собой определенную стадию в работе по освоению новых поступлений,
читательских требований или выполнению библиографических и инфор­
мационных справок. Например, цикл «путь книги и информационных
ресурсов» складывается из следующих процессов: прием партии книг,
документов, информационных ресурсов, техническая обработка, катало­
гизация, систематизация, занесение в базы и банки данных, расстановка.
Рабочие процессы, в свою очередь, расчленяются на более мелкие части
выполняемые
одним
сотрудником
на
одном
рабочем
месте.
операции,
законченная часть технологического
Технологическая операция
процесса, характеризующаяся однородностью действий, выполняемых
одним работником. Например, прием партии книг, документов, информа­
ционных ресурсов включает в себя такие операции, как сверка партии
вновь поступивших материалов с сопроводительными документами,
штемпелевание, штрих-кодирование, оформление сопроводительных до­
кументов. Операции, в свою очередь, состоят из элементов [204, с. 319].
Существуют элементарные (технические), логические (формально-логи­
ческие), творческие (эвристические) операции. Типизация технологиче­
ских операций по степени сложности в структуре конкретного производ­
ственного процесса позволяет вести квалификационное разделение
труда, выделять виды деятельности:
а) доступные технические исполнителям без специального образования;
б) требующие профессиональных знаний и специальных умений;
в) посильные для специалистов высокой квалификации с большим
производственным опытом и творческими способностями.
В библиотечной технологии технические операции составляют при­
мерно 57 процентов, логические — 33 процента, эвристические — 10 про­
центов.
Для анализа библиотечных операций важно выделение из основной
технологии элементов, которые предшествуют их выполнению и заверша­
ют их. Выделение циклов, процессов и операций необходимо для анализа
состояния работы в библиотеке и ее совершенствования, для проектиро­
вания библиотечных зданий и планировки помещений, а также для норми­
рования труда. При нормировании работы небольших библиотек достаточ­
но нормы времени на весь цикл работ — на обработку одного издания,
документа. В крупных библиотеках применяются разделенные нормы —
на каждую операцию. Выделяют также элементы, операции, которые
важны для рационализации трудовых приемов, достижения большей
эффективности труда. Выделение основных циклов, процессов имеет
значение и при подготовке проекта библиотечного здания, расположении
в нем служебных помещений. Связанных между собой процессы желатель­
но осуществлять в смежных комнатах. Также рассматривается возможность
применения средств механизации, автоматизации, связи, оргтехники,
новых информационных технологий. Пути книги, читателей, сотрудников,
информационных справок не должны пересекаться. Необходимо, чтобы
циклы, процессы, операции осуществлялись в установленном порядке.
Так, при нарушении цикла «путь книги и информационных ресурсов» будет
нарушена система организации фонда и его использования, а это может
повлечь за собой приобретение лишних экземпляров или ненужных изда­
ний, заставки книг, документов, разнобой в классификации или в описании
однородных по содержанию материалов, отказы на книги, которые имеются
в фонде, но стоят не там, где должны находиться согласно шифру отмечен­
ному в каталоге. Поэтому особое дисциплинирующее и организующее зна­
чение имеют инструкции, определяющие содержание циклов, процессов,
операций. Инструкции обязательны для исполнителей и не допускают
отступлений и нарушений. Следует отметить тот вклад, который внесли
в решение этой проблемы Е. Г. Астапович [14, 458—462], А. Н. Ванеев
[532—534], И. С. Пилко [177, 178, 179], И. М. Фрумин [244, с. 18—23].
Как видим, производственный процесс библиотеки или библиотечная
технология состоит из технологических циклов, процессов, операций и
элементов, что позволяет осуществлять разделение труда [148 149 150
151,157,244,245,455,650,809].
В ИнФорма“ ерка партии
Документами
бдительныхД01
0
В
1
2
0
4
,
с .
З
Ш
°Рмально-логи1Я технологичеШ Чпроизводое Разделение
гообразования'
* Умений;
Щ Сбольшим I
вставляют приюкие— ю про,е ИЗ основной
Ж изаверше­
нодляанализа
Дляпроектиро­
вкедлянормиютекдостаточ­
ного издания,
» е нормыэции, которые
ения большей
>цессов имеет
расположении
юсыжелатель:явозможность
а, оргтехники,
, сотрудников,
(ОДИМО, чтобы
том порядке,
курсов» будет
я, аэто может
«нужных изда­
ли вописании
орыеимеются
*фруотмечен1изующеезна­
ке, процессов,
не допускают
торый внесли
А. Н. Ванеев
18-23].
библиотечная
, операций и
148,149,150,
4.2. Производственные процессы
При рассмотрении библиотеки как производственной системы, если
последовательно выдерживать логику терминологических стандартов
Единой системы технологической документации (ГОСТ 3.1109
Технологической подготовки производства (ГОСТ 14.004-83), а также
системы Менеджмента качества (МК) 130 9000, основными деятельност­
ными характеристиками производства конкретного продукта или услуги
служат понятия «производственный процесс» - «технологически
процесс » — «технологическая операция».
Производственный процесс в библиотеке — совокупность действии
персонала и орудий труда, обеспечивающих в данном учреждении произ­
водство информационных продуктов и информационных услуг [179, с. ЬЬ].
Библиотека осуществляет столько производственных процессов, сколько
она производит информационных продуктов (библиографических, факто­
графических, полнотекстовых, аналитических, рекламных) и представляет
читателям услуг (библиотечных, библиографических, досуговых, общеоб­
разовательных, иных). Каждый производственный процесс должен завер­
шаться подготовкой реального продукта или услуги (каталог, БД, справка,
издание методической рекомендации). В его структуру, помимо собствен­
но «производящих» действий, входят подготовительный и заключительный
этапы (получение задания, организация рабочего места, подведение ито­
гов отчетность и др.) и обеспечивающее (вспомогательное) производство
(формирование ресурсной базы, транспортировка, упаковка, хранение,
уч е т и д р .).
Производственный цикл
— это интервал времени от начала до окон­
чания производственного процесса подготовки продукта, оказания услуги.
Производственная структура библиотеки — совокупность отделов,
секторов, подразделений с указанием технологических связей между ни­
ми В идеале производственная структура представляет собой целостную
систему,
все
элементы
которой
связаны
технологичес^ми
отношениями.
Ии Iему, ООО
1■1-"
----- ---- т ^
.
И4Й
озникающими на базе разделения труда, распределения функции и
процессе
производства
средств,
эффективного
использования
ресурсо-------Ц
Ц
Ц
Щ Щ Ц Ц
СОвХХи1В.
попи* V/
——- ,----------т- —
*
информационной продукции и услуг. Любая производственная система
характеризуется собственной структурой. Производственная структур
библиотеки — совокупность отделов, секторов, участков, подразделении с
указанием технологических связей между ними. Эта структура регламен­
тируется Уставом, Положением. (Более подробно о производственной
структуре см. в книге [75, с. 89—93].)
Основные процессы библиотечной деятельности. Как мы отме­
чали важным компонентом библиотечных технологий являются библио­
течные процессы. В многоплановой деятельности современной библиотеки
ПР6П роизводственны е процессы (формирование библиотечного
фонда, создание информационных ресурсов, предоставление
информационных услуг);
обеспечивающие процессы (хозяйственная, снабженческая, инфраструктурная деятельность, ремонт, профилактическое обслужива­
ние, поддержание в рабочем состоянии помещений, коммуникации и
оборудования и др.);
научно-исследовательские процессы (статистическии анализ,
библиографический мониторинг, социологические и маркетинговые
исследования, профессиональная экспертиза, мониторинг и прогно­
зирование библиотечной деятельности и др.;
• управленческие процессы (стратегическое и оперативное управ­
ление, финансирование, учет, контроль деятельности, менеджмент
персонала, технологий, качества, управление инновационными
процессами и др.).
Из технологий реализации отдельных процессов каждой группы
складывается номенклатура актуальных для библиотечной практики
технологий [178, 179]. Библиотечный цикл был определен автором как
«совокупность имеющих общее назначение взаимосвязанных процессов,
возобновляющихся и повторяющихся в определенной последователь­
ности» [244, с. 19]. Каждый цикл подлежал делению на процессы , завер­
шавшие определенную стадию в работе с новыми библиографическими
запросами. Наконец, рабочий процесс был представлен как совокупность
составляющих его операций, выполняемых одним работником на одном
рабочем месте. Допускалась также возможность дальнейшего дробления
операций на элементы, отдельные движения исполнителя. Практическое
значение последовательного деления библиотечной технологии на
циклы, процессы, операции И. М. Фрумин видел в возможности примене­
ния расчетных методов нормирования библиотечных процессов, рацио­
нального проектирования библиотечных зданий, а также принятия орга­
низационных мер, направленных на обеспечение оптимальности, прямоточности, ритмичности, равномерности, уплотненности библиотечных
циклов.
Составить полное представление о номенклатуре библиотечных про­
цессов и операций можно, лишь опираясь на их классификацию. Наиболее
известные из эмпирических классификаций библиотечных процессов
отражены в типовых (межотраслевых) нормах времени на работы, выпол­
няемые в библиотеках (1982, 1991, 1998), а также в ведомственных норма­
тивных документах. Приказом Министерства культуры и туризма Украины
от 19.07.2005 года № 496 введены временные нормы времени на основ­
ные процессы библиотечной работы. Они отражают сложившуюся практи­
ку разделения труда в библиотеках всех типов (межотраслевые нормы),
конфетного типа или ведомства (вузовские библиотеки). Решая конкрет­
ные прагматические задачи, сборники норм не претендуют на адекватное
отражение библиотечной технологии, но косвенно характеризуют уровень
ее осмысления библиотечным сообществом. Абсолютное большинство
сборников в своей нормативной части имеют разделы:
• комплектование библиотечного фонда;
• прием и учет новых поступлений;
• библиотечная обработка документов;
• организация и ведение каталогов;
• работа с фондом;
• обслуживание читателей;
• обслуживание по МБА;
• справочная и информационная работа.
Гораздо реже отражаются другие направления деятельности:
• массовая работа;
• исследовательская работа;
• методическая работа;
• организация труда и управление библиотекой.
«торингипIII
гно
^ тивн°в управ.
И Менеджмент
'нновациоиными
Й М группы
°й практики
пен автором как
нныхпннВ
•II
______,‘Нессов,
последовать
Щессы, завер«графическими
:ак совокупность
уником наодном
шегоДробления
Практическое
технологии на
юностиприменеэцессов, рациопринятияоргапьности, прямо1 библиотечных
шиотечных проацию. Наиболее
1ных процессов
работы, выполтвенныхнормафизмаУкраины
!менинаосноввшуюсяпрактислевые нормы),
Решаяконкреттнаадекватное
ризуютуровень
е большинство
При отсутствии типовых классификаторов библиотечных операций
нормативные документы становятся главным источником регламентирую­
щей информации, комплексно отражающей структуру и содержание биб­
лиотечных процессов. Их нормализующая сила во многом определяет
качество принимаемых на местах ответственных технологических и управ­
ленческих решений.
Прикладные классификации библиотечных процессов могут созда­
ваться для решения конкретных научных и практических задач (библиоте­
ка как объект управления, библиотека как объект автоматизации и т. п.
[179, с. 62—64]). Многоаспектная классификация библиотечных техноло­
гических процессов разработана Е. Г. Астапович [14]. В качестве общих
оснований деления автором выбраны следующие характеристики техно­
логических процессов:
время действия (действующие перспективные процессы);
способ библиотечного производства (ручные, автоматизированные,
автоматические, комбинированные процессы);
организация во времени (периодические, непрерывные процессы);
организация в пространстве (последовательные, параллельные
процессы) и др.
Я. Л. Шрайберг, обосновывая базовые положения и принципы разра­
ботки автоматизированных библиотечно-информационных систем [262,
с. 43—47] предлагает различать четыре группы библиотечных процессов.
1. Технологические библиотечные процессы (комплектование фон­
да, обработка документов, размещение и расстановка документов, учет и
проверка фонда, сохранность фонда, доставка документе управление
фондом).
2. Процессы библиотечного обслуживания (обслуживание в читаль­
ных залах, обслуживание по МБА, индивидуальное обслужи
живание репрографией, массовая работа, специальные иды управления
библиотечным обслуживанием).
3 . Процессы информационного обеспечения и обслуживания
(организация и ведение каталогов, организация и ведение картотек, биб­
лиографическая работа и обслуживание, справочно-информационное
обслуживание, специальные виды информационной:
обслуживанием)
живания, управление информационным обеспечени
4. Процессы управления (административное
методическая работа, внешние связи [262, с. 172].
Вариантность библиотечной технологии проявляется в том, что один и
тот же производственный процесс в различных библиотеках будет иметь
разную процессную и операционную структуру
обшей методики формирования фонда, каталоги:
обслужи
ния, современный библиотечный специалист должен иметь представле­
ние о технологическом структурировании библиотечной деятельности,
уметь проектировать производственные процессы, связанные с выполне­
нием его функциональных обязанностей. Как отмечает И. С. Пилко, функ­
ционирование библиотеки как технологической системы находит выраже­
ние в ее производственных процессах, каждый из которых завершается
подготовкой информационного продукта или предоставлением услуги.
Библиотечный производственный процесс , в свою очередь, подлежит
делению на технологические процессы и операции. Библиотечный
технологический процесс — составная, относительно самостоятельная
часть производственного процесса, обеспечивающая производство про­
межуточных продуктов деятельности. Библиотечная технологическая
операция — составная часть технологического процесса, характеризую­
щаяся однородностью действий конкретного исполнителя и, за редким
исключением, единством места действия и обеспечивающих средств.
Подобное структурирование дает возможность уточнить наши предс­
тавления о содержании библиотечной деятельности, разработать научно
обоснованный классификатор библиотечных процессов и операций, что в
свою очередь, имеет практическое значение для нормирования библио­
течных процессов, их технологического проектирования, внедрения мене­
джмента качества [55, 66, 102, 103, 109,173, 178, 204—206, 226—228,776,
936, 937, 1118, 1119].
Вопросы и задания
1. Вникнуть в сущность, значение и структуру технологических циклов, процес­
сов и операций, осуществляемых в библиотеке и ее структурных подразделениях.
2. Разработать необходимые недостающие положения и инструкции на основ­
ные технологические процессы и операции, осуществляемые в библиотеке и в
структурных подразделениях. Оформить их в виде сборников.
3. Охарактеризовать производственные процессы работы библиотеки.
4. Разработать классификатор библиотечных процессов и операций своей биб­
лиотеки и ее структурных подразделений.
, форм*Р°®
иойобрзбо
записей «а
973, § §
, организаш
иальнои #
лЛ
базамда«
ляетсобойело)
рационного пр
основного ресу
темныхуслуг сс
ного«сырья». В
библиотечнойI
статичность, а*
ш и др. [214,
(полнота комг
библиографии
Техничесю
ГЛАВА 5. РЕСУРСНОЕ И РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ
5.1. Ресурсное обеспечение
Экономика различает четыре вида производственных ресурсов:
природные, материальные, трудовые, финансовые. Природные (естест­
венные) ресурсы находят ограниченное применение в библиотечном
производстве (в виде его энергетического обеспечения). Материальные
(«рукотворные») ресурсы, напротив, широко в нем представлены и разно­
образны по форме (это библиотечные здания и коммуникации, оборудова­
ние и технические средства, документные ресурсы и расходные материа­
лы) [179, с. 66].
'
Главным ресурсом библиотечной технологии является документный.
Современная библиотека формирует свой документный потенциал,
комплектуясь не только необходимыми текстовыми изданиями, но и
аудио- и видеозаписями, изоматериалами, нотными и картографическими
изданиями, приобретая рукописи, микрофильмы, кинофильмы, электрон­
ные ресурсы. Современные информационные технологии снимают прост­
ранственные ограничения в использовании необходимой потребителям
информации (доступность по сети «без границ»).
Развитие информационной базы библиотеки осуществляется, в част­
ности, за счет генерирования собственных и приобретения отечественных
зарубежных
Эта деятельность осуществляется,
как правило, в следующих направлениях:
ватьсвойдоку
печатными из/
базыданных(I
ногодоступак
сам. М. С. Слс
ки: ресурсен;
[197, с. 76].
Мыстанов
ванныхструп
ронными и МЕ
лей; центров
медиацентро)
Техничес
универсальна
техникииорт
различных,®
локальныевь
технологий,
технологича
возможносп
Щ р
■е1 Щ гвопроелологичес^
^ е р и з у к ,.
7 В1и' за редким
средств
1111предс^ тать научно
и Г р а ц и й , что в
Ржания библиовнедреНия мене-
226-228,776,
« чжлое, процесиЭДразделениях.
Я Р № на основ8 библиотеке и в
блисгеки.
ерацийсвоейбиб-
БЕСПЕЧЕНИЕ
4ных ресурсов:
эодные (естестI библиотечном
. Материальные
зеленыиразнодии,оборудоваодныематериай
документный.
ый потенциал,
даниями, но и I
ографическими
1ьмы, электрон:нимаютпростпотребителям
йяегся, вчастотечественных
^ществляется,
формирование электронного каталога библиотеки путем компьютер­
ной обработки новых поступлений и ретроввода библиографических
записей на документы фонда прошлых лет издания [178, с. 174 176,
973,1200, 1201];
организация и ведение сводных (в рамках ведомственной или регио­
нальной сети) электронных каталогов отдельных видов документов
(периодических изданий, редкой книги, электронных ресурсов и др.).
формирование электронной библиотеки полнотекстовых ресурсов;
приобретение онлайнового доступа к отечественным и зарубежным
базам данных, электронным журналам и т. п.;
приобретение правовых справочно-поисковых систем; создание и
приобретение электронных ресурсов на компакт-дисках.
Библиотечный фонд в структуре библиотечной технологии представ­
ляет собой сложное образование, в котором сочетаются качества инфор­
мационного продукта с собственными потребительскими свойствами и
основного ресурса производства разнообразного ассортимента библио­
течных услуг со специфическими требованиями к кондиционности исход­
ного «сырья». Вопрос о том, в какой степени свойства фонда как продукта
библиотечной деятельности (цельность, информативность, динамичность,
статичность, адекватность структуре запросов, типу и профилю библиоте­
ки и др. [214, 225]), согласуются с требованиями к нему как к ресурсу
(полнота комплектования, качество обработки, создание справочнобиблиографического аппарата и др.) остается открытым [219, с. 41 48].
Технические средства. Таким образом, библиотека должна формиро­
вать свой документный потенциал, не только комплектуясь необходимыми
печатными изданиями, но и создавая внутренние и приобретая внешние
базы данных (БД), а также оценивая потребности и возможности удален­
ного доступа к распределенным в пространстве информационным ресур­
сам. М. С. Слободяник выделяет технологические подсистемы библиоте­
ки: ресурсонакопления, ресурсосбережения и ресурсоиспользования
[197, с. 76].
Мы становимся свидетелями создания в библиотеках специализированных структурных подразделений, ориентированных на раооту и злем ронными и медиапродуктами, на информационное обучение пользовате­
лей; центров открытого доступа в Интернет, интернет-залов; медиатек и
медиацентров [179, с. 67—69].
Техническое обеспечение. Современные библиотеки оснащены
универсальными и специализированными средствами вычислительной
техники и оргтехники, при этом общей тенденцией является объединение
различных, даже разнородных, технических средств в сетевые структуры—
локальные вычислительные сети (ЛВС), а также включение подобных ЛВС
в более крупные многоуровневые корпоративные структуры. Таким
образом обеспечивается интеграция библиотечно-информационных
технологий, что позволяет оперативно и гибко реагировать на изменения
технологической ситуации и прогнозировать эти изменения. Возникает
возможность полного использования потенциала современных техниче­
ских средств [812].
___ __
Лингвистическое и программное обеспечение технологического
сопровождения. Программное обеспечение средств вычислительной
техники, используемых в системе технологического сопровождения,
включает:
совокупность пакетов проблемно-ориентированных прикладных
программ;
,|
совокупность программ, обеспечивающих организацию и управле­
ние технологическими процессами в библиотеке;
совокупность программ, позволяющих осуществлять ведение библио­
течной статистики рекомендуется применять программные средства
редактирования и работы с текстами, примерами которых являются
многооконный редактор \Л/огс1, электронные таблицы Ехсе1.
Современная библиотека, помимо традиционных услуг, обеспечива­
ющих общественное использование документов, осваивает процессы
репродуцирования, передачи информации, производства продуктов изда­
тельской деятельности, анилитико-синтетической переработки информа­
ции, создает и эксплуатирует БД, обладает гипертекстовыми, мульти­
медийными, телекоммуникационными технологиями. За счет интеграции
различных видов информационного производства и сервиса библиотека
значительно обогатила свой технический потенциал. Это ЭВМ, АБИС,
серверы, сканеры, принтеры, модемы, АРМ, факсы, видеотехника,
брошюровочно-переплетное оборудование, ксероксы, оргтехника, копи­
ровально-множительные аппараты, средства связи и телекоммуникацион­
ные издательские системы, печатное оборудование, постпечатное обору­
дование [179, с. 67—70].
Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность
языковых средств, служащих для формирования и описания информации
о действующих библиотечных технологиях и процесса ее обработки. В ка­
честве лингвистических средств библиотечной технологии выступают ес­
тественный язык (составление аннотаций, рефератов, обзоров, поиск в
гипертекстовых информационных системах и т. п. и информационно-поиско­
вые языки (ИПЯ) различного типа и назначения. Широкое распростране­
ние в библиотечной практике имеет язык библиографического описания.
На нем «говорят» библиографические продукты библиотеки, он использу­
ется для подготовки различного ассортимента информационных услуг,
в коммуникативных форматах библиографической записи (В115МАПК,
113МАЯК, 1ИМ1МАВК и др.). Для структурирования информационных масси­
вов (библиотечного фонда, ОБА, библиографических продуктов в традиционнои и з электронной формах и др.) применяют иерархические классифи­
кации (УДК, ББК, ДДК, Рубрикатор системы НТИ и др.).
Алфавитно-предметные классификации служат важным обеспечи­
вающим средством многоаспектного поиска информации.
Дескрипторные ИПЯ используются для создания информативных
поисковых образов документов: особенно активно — при создании
электронных каталогов, библиографических БД.
Объектно-признаковые ИПЯ обеспечивают ведение фактографиче­
ских досье и БД (в том числе служебных, создаваемых для регистрации чи­
тателей, книговыдачи, учета движения фонда, библиотечного персонала и
т. п.), весь спектр фактографических услуг библиотеки.
классификации
иссле­
довательских целях — для многоаспектной характеристики сложных
объектов, какими являются сами библиотеки как объекты управления, биб­
лиотечные продукты и услуги, библиотечные технологические процессы,
технические лингвистические программные средства библиотечной
технологии и т. п. [178, с. 180].
I V '" -
Ваш
ниякЩ Я
ПрогрзМ"
теки активно
операционные
и основные 14
товыеиграф*
ныйрынок пр<
библиоте
ских и зарубе
НЫХ
лейпрограмм
принадлежат
(дационно-вы
тека»), БЕН Г
вузовскихбиб
фирмам «Дм
СПбГТУ(АБИ
с. 182).
Определе
программны
ныесистемь
А1БРНизра»
Т1ШВ ангш
канадскойф
Квалифи!
ретныхтехш
библиотечм
разрабатыв;
лексныхзад
данных). Пр
технологии
[178,182, с
Кадров!
!
толькоутве
предстает
оборудовав
системный
менеджер,
I рей к полу
Ивсежел)
специалис
и качестве
характера
НЬ|едокум
ныепроце
Учитывая
новыеста
Моде/
обладают
Сложившаяся ситуация вынуждает библиотеки создавать собственный
лингвистический инструментарий: локальные рубрикаторы, словари пред­
метных рубрик, авторитетные файлы имен и предметных рубрик, дополне­
ния к классификационным таблицам и др. [179, с. 79].
Программные средства. В плане программного обеспечения библио­
теки активно используют языки программирования РохРго, НТМЦ 301-,
операционные системы 0 0 5 , Мюгозой \ЛЛпс1о\л/5, 5о1апз, РгееВЗЭ, Упих
и основные программные продукты для этих операционных систем (текс­
товые и графические редакторы, электронные таблицы и др.). Современ­
ный рынок программных средств предоставляет широкий выбор приклад­
ных библиотечных программ, программного обеспечения АБИС россий­
ских и зарубежных производителей. В ряду отечественных производите­
лей программного обеспечения библиотечной технологии ведущие места
принадлежат ГПНТБ России (АБИС «ИРБИС»), Государственному инфор­
мационно-вычислительному центру (ГИВЦ) Минкультуры РФ («АС Библио­
тека»), БЕН РАН (АБИС для академических библиотек), МГУ (АБИС для
вузовских библиотек), НПО «Информ-Система» (АБИС «МАВС», «МАВС-501-»),
фирмам «Документальные информационные технологии» («ДИТ-ИБИС»),
СПбГТУ (АБИС «Руслан» для корпоративных библиотечных систем) [178,
с. 182].
Определенную конкуренцию российским разработкам составляют
программные средства зарубежных производителей — автоматизирован­
ные системы иВЕЯ французской фирмы Яе1а13 1п*огтайдие 1п1етайопа1;
АЬЕРН израильской фирмы ЕХ ЫВВ15, \Я1_5 американской фирмы \Л"1.5,
Т1ЫЫВ английской фирмы 1пТогтайоп Мападетеп! & Епдтееппд Ш ; СЫЗ
канадской фирмы СЕАС, АЫСЕ английской фирмы АЫСЕ.
Квалифицированный набор программных средств для решения конк­
ретных технических задач требует серьезных профессиональных знаний
библиотечных, программистских, технических. Некоторые библиотеки
разрабатывают собственные программные продукты для решения комп­
лексных задач (автоматизация библиотечных процессов и локальных баз
данных). Проблема стоимости программного обеспечения библиотечной
технологии не менее актуальна, чем унификация лингвистических средств
[178, 182, С. 183].
Кадровые ресурсы. Сегодня персонал библиотек представлен не
только утвердившимися в ходе многолетней практики должностями, но и
представителями других профессий (редактор, оператор печатного
оборудования, оператор вычислительных машин, инженер-программист,
системный администратор, инженер-технолог, дизайнер, маркетолог,
менеджер, социолог, психолог и др.). Следует стимулировать библиотека­
рей к получению дополнительной квалификации, второй специальности.
И все же лицо библиотеки, уровень ее сервиса определяют библиотечные
специалисты. Кадры — наиболее регламентированный в количественном
и качественном отношениях вид ресурсов. Тарифно-квалификационные
характеристики, штатное расписание — достаточно жесткие консерватив­
ные документы, отражающие сложившуюся технологию, а не инновацион­
ные процессы в библиотеке. В то же время профессиональное сообщество,
учитывая изменившуюся информационную ситуацию, вырабатывает
новые стандарты библиотечной профессии [179, с. 70,78].
Модельный стандарт требует наличия в библиотеке специалистов,
обладающих специальными знаниями об основных процессах: комплектование,
обработка библиотечного фонда, организация и использование каталогов
и других элементов СБА; ведение и использование автоматизированных
баз данных; учет, организация и хранение фондов; обслуживание читате­
лей и абонентов [178, с. 184].
й
В Российской Федерации принят Государственный образователь­
ный стандарт высшего профессионального образования в области культу­
ры и искусства по специальности 052700 — Библиотечно-информационная
деятельность. Задачи профессиональной деятельности по квалификациям:
библиотекарь, библиограф, преподаватель — формирование и хранение
документных фондов, аналитико-синтетическая переработка информа­
ции, обслуживание пользователей различных учреждений в системе
документных коммуникаций; по квалификациям: технолог автоматизиро­
ванных информационных ресурсов — постановка и решение задач проек­
тирования, создания и эксплуатации АИС, определение основных технико­
экономических требований к АИС, создание и внедрение АИС, выбор
интерфейсных средств при построении сложных АИС, системное проекти­
рование и комплексирование локальных и глобальных сетей, обслужива­
ние пользователей информационных систем [178, с. 185].
Как видим, в характеризуемых регламентах выражены три различных
подхода к содержанию библиотечной деятельности:
традиционный, ориентированный на классическую библиотечную
технологию;
инновационный, ориентированный на внедрение в библиотечную
практику современных информационных технологий и развитие
инициативной деятельности библиотек;
интегративный, вписывающий библиотечную деятельность в струк­
туру информационного сервиса и расширяющий сферу применения
библиотечных специалистов.
Каждый из данных подходов имеет право на существование в образо­
вательной и практической деятельности, если их различие закреплено в
профессиограммах (требованиях к специалистам) и образовательных
стандартах (программах профессионального обучения).
Электронные ресурсы имеют следующие преимущества:
оперативность, обновляемость и тиражируемость электронных
источников значительно выше, чем традиционных;
поисковые возможности электронных ресурсов обеспечивают быст­
рое и качественное нахождение сведений, связанных с ними отдель­
ных слов и целых фраз из текста того или иного документа, благода­
ря реализации контекстного поиска;
результаты поиска в электронных источниках обладают более
наглядным оформлением [71 * с. 10].
Качество конечного продукта библиотеки как технологической системы
находится в прочной зависимости от ее ресурсного обеспечения, номен­
клатуры и качества исходного сырья, ресурсов и обеспечивающих средств.
В составе подсистемы ресурсного обеспечения библиотечного
производства следует различать:
документные ресурсы;
технологическое оборудование и технические средства;
лингвистические средства;
программные средства;
кадровые ресурсы;
9 фиНЗНСО®
• рас#
Реализзии*
I
листе4* * т®*
формиро*^
„ая комлей
видовогорази
мстечногсир*
Выбор Р<
ФОрМИр°ваНИ
достаточного
прагматичес*
званий (ДРЯ*
Н)8ЫХИДР*)»
ресурсовиср
практика до*
зованки тра,
документа»*
каталоги, пр
последниего
ныекаталоги
иации в пом
ронные шш
ИНИОНндр
сетевые рео
Возмохнс
не только ш
документе*
ную теяад я
предоставь
квалифицф
терном т а н
чения требу
альной лите
печатной и
связанного
информагр
всего — с |
кютветст»
Принес
4
туру п и
расширен»
перепощу
фихэторан
ного образ
Таким
ства-то
нрофеса*
серьезна
ситуация.
финансовые ресурсы;
- расходные материалы.
Р е а л и за ц и я б и б л и о те ко й ее м и с с и и , о с в о е н и е н о в о го а с с о р ти м е н та
информационных продуктов и услуг требуют надежного обеспечения библ и о те ч н о й т е х н о л о ги и в с е м и в и д а м и р е с у р с о в и с р е д с т в , с т р а т е ги и
ф о р м и р о в а н и я и р а зв и ти я р е с у р с н о й базы б и б л и о те ки . П р о ф е с с и о н а л ь ­
ная ко м п е те н тн о с ть с о в р е м е н н о го б и б л и о те ка р я п р е д п о л а га е т зн а н и е
в и д о в о го р а зн о о б р а зи я , а с с о р ти м е н та и р ы н ка р е с у р с о в и с р е д с тв б и б ­
л и о те ч н о го п р о и з в о д с т в а [178, с . 186].
Выбор ресурсного обеспечения библиотечной технологии.
Формирование ресурсного потенциала библиотеки, необходимого и
достаточного для ее эффективного функционирования, — важная
прагматическая задача, требующая обширных профессиональных
знаний (документоведческих, технических, технологических, маркетин­
говых и др.), умения оценивать конъюнктуру рынка информационных
ресурсов и средств, практических снабженческих навыков. Долгое время
практика документоснабжения библиотек базировалась на исполь­
зовании традиционных (печатных) источников информирования о
документальных потоках (тематические планы издательств, подписные
каталоги, прайс-листы, рекламные буклеты и проспекты). Только в
последние годы в их число стали включаться отечественные и зарубеж­
ные каталоги баз данных, появились альтернативные источники инфор­
мации в помощь комплектованию и докомплектованию фондов, элект­
ронные аналоги печатных информационных изданий (РКП, ВИНИТИ,
ИНИОН и др.), сайты книготорговых организаций в Интернете и другие
сетевые ресурсы.
Возможность приобретения внешних БД или удаленного доступа к ним
не только коренным образом меняет стратегию и тактику формирования
документного фонда библиотеки, но и существенно влияет на библиотеч­
ную технологию в целом (в плане создания информационных продуктов и
предоставления пользователям информационных услуг). Необходимость
квалифицированного выбора технологического оборудования, компью­
терной техники и адекватного задачам библиотеки программного обеспе­
чения требует профессионального консультирования, обращения к специ­
альной литературе, каталогам оборудования и программных продуктов,
печатной и электронной рекламе сектора информационного рынка,
связанного с разработкой, поставкой потребителям и сопровождением
информационных систем, технических и программных средств (прежде
всего — к рекламным сайтам производственных и коммерческих фирм
соответствующего профиля).
При необходимости расширить профессионально-должностную струк­
туру персонала библиотеки, для уточнения возможных границ такого
расширения, выбора специалистов нужного профиля или перспектив
переподготовки библиотечных кадров имеет смысл обратиться к класси­
фикаторам направлений и специальностей высшего и среднего специаль­
ного образования.
Таким образом, ресурсное обеспечение библиотечного производства — технологическая функция, реализация которой требует не только
профессиональных знаний, практического опыта и общей эрудиции, но и
серьезных аналитических способностей. Современная экономическая
ситуация, вынуждающая библиотеки экономно расходовать свои
собственные бюджетные и внебюджетные средства, со всей очевид­
ностью ставит их перед необходимостью иметь взвешенную долговремен­
ную стратегию формирования всех видов ресурсов [179, с.77].
5.2. Обеспечение регламентирующими документами
Любое управленческое решение оформляется в виде документа. Выде­
ляют разработку и ведение организационно-распорядительной, органи­
зационно-технологической и нормативной документации. При работе с
документами необходимо руководствоваться нормативными актами госу­
дарства, которые предусматривают составление документов по опреде­
ленным правилам, обеспечение их сохранности, ведение номенклатуры
(списка) дел.
Организационно-технологическая и нормативная документация раз­
рабатывается и оформляется на основе комплекса государственных стан­
дартов и руководящих документов Единой системы технологической доку­
ментации (ЕСТД), системы стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу (СИБИД). Указанные стандарты являются основой для
разработки в библиотеках положений, указаний, рекомендаций, инструк­
ций, технических заданий, норм времени и норм выработки.
Государственные нормативно-правовые акты
Основным государственным нормативно-правовым актом, регламен­
тирующим библиотечную сферу в России, является закон РФ «О библио­
течном деле» [285], в Украине закон «Про б 1блютеки I б|блютечну справу»
[286]. Законы раскрывают основные вопросы технологий работы библио­
тек, определяют обязательную номенклатуру библиотечных услуг [178,
с. 78]. Такой закон является регламентом библиотечного обслуживания.
Конституция Российской Федерации и Конституция Украины фиксиру­
ют информационные права граждан: свободно искать, получать, переда­
вать, производить и распространять информацию любым законным
способом. Конституции гарантируют свободу массовой информации,
запрещают цензуру. Механизм реализации информационных прав граж­
дан России конкретизирован в Федеральных законах. Базовыми в ряду
«информационных» нормативно-правовых актов являются в России зако­
ны «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.),
«Об участии в международном информационном обмене» (1996 г.),
«Об электронной цифровой подписи» (2002 г.), в Украине — законы
«Об информации» (1992 г.), «О научно-технической информации» (1993 г.),
«О национальной программе информатизации» (1998 г.), «Об электронных
документах и документообороте» (2003 г.), также законы РФ «О высшем и
послевузовском профессиональном образовании» (1996 г.), Украины
«О высшем образовании в Украине» (2002 г.), РФ «Об обязательном экзе­
мпляре документов» (1994 г.), в Украине — аналогичный закон (1999 г.)
[170, 172].
Помимо законов общего характера в России и Украине действуют зако­
ны, регулирующие отдельные сферы информационного производства и
сервиса: в Российской Федерации — «Патентный закон РФ» (1992 г.),
«О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и
баз данных». (1992 г.), «Об авторском праве и смежных правах» (1993 г.);
«О стандартизации» (1993 г.), «О рекламе» (1995 г.), «О благотворительной
деятельности, благотворительных организациях» (1995 г.), «О некоммер­
ческих организациях (1996 г.), «О лизинге» (1998 г.), «Положение о государ­
ствен н о й ^
ияьносп»иблэ
Все МНОГО#
ментов можно
н0рМаЛИЗИрУ°1
$ организм
• научно-**
• норматив
• технологи
Организм
вается и офоР
введенного в д
на органюац*
униф ицирован
тации (УС 0РД )
кий, распори®
К организации
ния, даруя*
Этот вид доку»
нения. По это»
там (ОРД), рег
перечислении
номенклатуры
Наиболеестр<
дарственные I
мыстандарт
• оснозоп
орган»
деятели
КИ, ПР01
правила
• стандар
* стандар
режима
технолс
транс™
дукцин]
* станда[
анализ,
«ирам
СИБИД -
до60 дейся
бытъусловн,
логические!
^ей очевид.
^Долгоаремеи.
ментами
^^Умекта. Вьше.
Те/»ьной, органу.
т - % работе с
ам и актами госу-
-нтов по опредеие номенклатуры
1КУментация разарственныхстаняогическойдокубиблиотечномуи
отсяосновойдля
ВДаций, инструкхи.
илом, регламен-
н РФ«Обиблиоюютечнусправу»
| работыбиблиочных услуг [178,
0 обслуживания.
сраиныфиксируэлучать, передаобым законным
)й информации,
иных прав гражазовыми в ряду
к в Россиизакодации» (1995 г.),
пене» (1996 г.),
зинб —законы
нации»(1993г.),
Обэлектронных
эф«о высшеми
96 г.), Украины
зательномэкзе1закон (1999 г.)
действуютзэкопроизводства и
I рф» (1992 г.),
утьных машини
явах» (1993г.);
-отворительнои
.0 некоммерэние о государ­
ственной системе научно-технической информации (1997 г.); в Украине —
законы «О лизинге» (1997 г.), «О стандартизации» (2001 г.), «О благотвори­
тельности и благотворительных организациях».
Все многообразие регламентирующих библиотечные технологии доку­
ментов можно условно дифференцировать по признаку назначения и
нормализирующей силы, выделив по этому основанию:
организационно-распорядительную документацию;
научно-методическую документацию;
нормативную документацию;
технологическую документацию.
Организационно-распорядительная документация. Разрабаты­
вается и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30—97,
введенного в действие с июля 1998 года. Этот стандарт распространяется
на организационно-распорядительные документы, предусмотренные
унифицированной системой организационно-распорядительной докумен­
тации (УСОРД). В библиотеках применяется для подготовки: постановле­
ний, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов [93, с. 55
К организационно-распорядительной документации относятся положе­
ния, инструкции, правила, распоряжения, решения, приказы, указания.
Этот вид документов регулирует деятельность, установленную для испол­
нения. По этому признаку к организационно-распорядительным докумен­
там (ОРД), регламентирующим библиотечную технологию, помимо выше­
перечисленных могут быть отнесены стандарты, квалифицированные
номенклатуры, прейскуранты информационных продуктов, услуг и др.
Наиболее строгим регламентом библиотечной технологии являются госу­
дарственные и межгосударственные стандарты. Государственные систе­
мы стандартизации (ГСС) предусматривают четыре вида стандартов:
основополагающие стандарты (специальная терминология, общие
организационно-методические положения для определенной области
деятельности, общетехнические требования к процессам разработ­
ки, производства и использования продукции и оказания услуг,
правила оформления регламентирующей документации и др.);
стандарты на продукцию, услуги (параметры, номенклатура,
конструктивные особенности, потребительские свойства, требова­
ния совместимости, взаимозаменяемости и др.);
стандарты на процессы (требования к методам, способам, приемам,
режимам и нормам выполнения различного рода работ в рамках
технологических процессов разработки, изготовления, хранения,
транспортирования, эксплуатации, ремонта и утилизации про­
дукции);
стандарты на методы контроля (проведение испытания, измерения,
анализа, правила обеспечения качества продукции, требования к
сохранению и использованию всех видов ресурсов и др.).
СИБИД — динамическая развивающаяся система, насчитывающая
до 60 действующих стандартов. Около трети стандартов СИБИД могут
быть условно отнесены к основополагающим. Это прежде всего термино­
логические (ГОСТ 70—99, ГОСТ 7.73—96, ГОСТ 7.76—96) стандарты. Боль­
шую группу составляют стандарты обозначения (ГОСТ 7.12—93,
ГОСТ 7.67—94, ГОСТ 7.71—76, ГОСТ 7.72—96 и др.). Организационнометодические стандарты СИБИД представлены двумя наименованиями
(ГОСТ 7.55—99, ГОСТ 7.58—90) и регламентируют процесс стандартизации.
Разработка технологической нормативной методической документации
стандартами не регламентирована.
До 65 процентов всех действующих стандартов регламентируют
информационную продукцию, главным образом ее конструктивные осо­
бенности (структуру) и общие требования к оформлению (ГОСТ 7.8—2000,
ГОСТ 7.1—2003, ГОСТ 7.82—2001, ГОСТ 7.9—95, ГОСТ 7.14—98,
г о с т 761
Весьма ограничен список стандартов, определяющих номенклатуру
информационной продукции (ГОСТ 7.23—96, ГОСТ 7.60—2003). Положе­
ние отчасти спасают стандарты группы «Общие требования», которые,
помимо регламентации структуры и правил издательского оформления,
содержат видовую классификацию объектов стандартизации (ПОСТ 7.22—80,
ГОСТ 7.61—96). Информация об отдельных информационных структурах
на уровне определения рассредоточена по различным терминологиче­
ским ГОСТам. Полного представления об их номенклатуре СИБИД не дает.
К сожалению, весьма немногочисленны стандарты группы «Методы»
(типовые технологические процессы). К ним относятся ГОСТ 7.59—2003,
ГОСТ 766—92, ГОСТ 7.24—91, ГОСТ 7.25—2000. Стандарты на методы
контроля в СИБИД отсутствуют. Есть лишь некоторые косвенные
(ГОСТ 7.25—2001, ГОСТ 750—2002), которых явно недостаточно. В по­
следние годы РБА инициирует разработку новых типовых регламентов,
таких, как Кодекс профессиональной этики российского библиотекаря,
Стандарт деятельности муниципальной библиотеки.
Положения о взаимодействии библиотеки вуза с библиотеками-фили­
алами, представительствами, инструкции о порядке выполнения какойлибо работы представляют процесс деятельности в виде четкого, чаще
всего описательного (текстового) алгоритма.
Квалиф икационные характеристики — типовой организационный
документ, определяющий объем знаний и уровень специальной подготов­
ки, необходимый для качественного выполнения обязанностей, связанных
с занимаемой должностью, а также перечень работ, которые могут быть
поручены для выполнения работнику, занимающему данную должность.
Квалификационные характеристики служат основой для разработки
должностны х инструкций. Более динамичными, учитывающими совре­
менные реалии информационно-библиотечной деятельности, являются
квалификационные характеристики, разрабатываемые вузами искусств и
культуры для профилированной подготовки кадров по специальностям
«библиотековедение и библиография», «библиотечно-информационная
деятельность». «Библиотечно-информационная номенклатура информа­
ционных (библиотечных) услуг» — систематизированный перечень
предоставляемых библиотеками услуг (иногда с их качественной характе­
ристикой). По сути, это обязательный ассортиментный минимум услуг
библиотеки. Статус самостоятельного регулирующего документа имеет
номенклатура платных информационных услуг библиотеки. Платный
сервис библиотеки регулируется прейскурантом — перечнем информаци­
онных продуктов и услуг с указанием их цены. Такие распорядительные
документы, как приказы, постановления, распоряжения, решения, регла­
ментируют деятельность персонала и рассматриваются библиотечным
менеджментом.
Н аучно-м етодическая д окум ентация. Научно-методическая до­
кументация, в отличие от организационно-распорядительной, носит
Д О .
ватепьский по с
с результатами
По признаку це
ческие руково/
Инструкция
методические [
Информаш
онные сводки, <
Описание
комплексные I
течные сборни!
дают технолог
Описание N
квалификация
алгоритмическ
ючеыиа/. юм
востребована
Норматив/
нойтемемож
Вбиблиотечнс
времени, выр<
бенно богат с
ственных, мес
Актуальные
информацион
ставление из,
рекламныхи)
дополнения
поскольку ра1
альных, орган
к небопостав»
Актуальны
виды социаль
• нормав
ности б
чете на
посеще
• сетевы*
Функци
• Ресурс
ресурс)
[
помещ!
• нормат
ностик
работн
рекомендательный, консультативный характер, содержит советы по
выполнению определенных видов работ, взвешенные методические реше­
ния. Создание научно-методической документации — сложный, исследо­
вательский по своей природе процесс соединения теоретического знания
с результатами обобщения и анализа сложившейся практики [178, с. 192].
По признаку целевого назначения это — методические пособия, практи­
ческие руководства, методические письма, методические разработки.
Инструктивно-методические пособия — инструктивные материалы,
методические рекомендации, заключения по отчетам и планам.
Информационные пособия —■информационные листки, информаци­
онные сводки, обзоры деятельности библиотеки и др.
Описание передового опыта, учебно-методические пособия,
комплексные издания (методико-библиографические пособия), библио­
де четкого, чаще
остей,связанных
вающими совре-
течные сборники и бюллетени описывают методы работы, при этом стра­
дают технологической невоспроизводимостью.
Описание методики, помимо общих положений (назначение, область
применения, объект, цель и задачи деятельности), должно содержать
технологическое знание (исходное сырье и ресурсы, методы и средства,
квалификация исполнителей, перечень регламентирующих документов,
алгоритмическое описание действий, технологических операций, форм
представления результатов, требований к конечному продукту, показатели
качества). Такая научно-методическая документация, без сомнения, будет
востребована библиотечной практикой [178, с. 193].
Нормативная документация. Более подробно с материалами подан­
ной теме можно ознакомиться в книгах [76, с. 186—219; 77, с. 289—311].
В библиотечной практике наибольшее распространение получили нормы
времени, выработки, нормативы численности, обслуживания и др. Осо­
бенно богат опыт разработки норм времени в межотраслевых, ведом­
ственных, местных документах.
Актуальные для библиотечной практики нормы на автоматизированные
информационные процессы отражены весьма избирательно, а на предо­
ставление издательско-полиграфических, досуговых, образовательных,
рекламных и других услуг вовсе отсутствуют. Это диктует необходимость
дополнения типовых норм местными, преимущественно опытными,
поскольку расчетно-аналитический метод требует больших интеллекту­
альных, организационных и временных затрат и, как следствие, приводит
к несопоставимым и противоречивым результатам.
Актуальными для библиотечной деятельности являются следующие
виды социально-экономических нормативов:
нормативы обслуживания. Отражают конечный результат деятель­
ности библиотеки, характеризуют объем библиотечных услуг в рас­
чете на число жителей, контингента читателей (количество выдач,
посещений, процент охвата библиотечным обслуживанием);
сетевые нормативы. Регулируют пространственную организацию и
функциональную структуру библиотечной сети района, города;
ресурсные нормативы. Устанавливают объем отдельных видов
ресурсов на единицу населения (штат, оборудование, фонд, площадь
помещений, затраты на содержание, на открытие библиотеки);
нормативы эффективности. Дают соотношение результатов деятель­
ности и ресурсов (обращаемость фонда, нагрузка на библиотечного
работника, показатель использования помещений).
затратах.
Что касается нормативов деятельности общедоступных библиотек, то
РБА ориентируется на стандарты, принятые в мировой практике. Рекомен­
дуемые нормативы зафиксированы в Модельном стандарте деятельности
публичных библиотек [310]. Регламентирующий документ включает раз­
личные виды показателей [178, с. 194]. Специальные библиотеки имеют
собственные нормативы, адаптированные к особым условиям функциони­
рования. Следует ожидать, что со временем будут востребованы нормати­
вы трудоемкости, себестоимости, эффективности библиотечного произ­
водства, качества информационных продуктов и услуг, которые могут
выполнять роль не директивы, а эталона-образца.
график с поя
техно;
других
продукта или
ведом остях.
Полный кои
ТОВи услуг отр
шее внедрен»
I
процесс трудоемкий исследовательский по своему характеру, сложный
организационном плане. Но это — обязательное условие рациональной
организации библиотечного производства, оценки личного вклада каждо­
го участника в трудовой процесс и общего уровня затрат на производство
конкретных продуктов и услуг.
Технологическая документация. Названная документация определяет
требования к технологическим процессам и операциям. По форме техно­
логические документы могут быть текстовыми, графическими, табличными.
К регламентам данного вида относятся классификаторы процессов, опера­
ций, разрядов работ, технологические маршруты и блок-схемы, программы,
технологические инструкции, графики, маршрутные и операционные карты,
технические задания, технологические ведомости и др.
Поскольку технологическую документацию отличают четкость предписа­
ний, активное использование формализованных алгоритмов (как альтерна­
тива интуитивным действиям в сложных производственных ситуациях), то к
ее форме (а не только содержанию) предъявляются вполне конкретные
требования:
.•
.
информативность;
долговечность;
эргономичность;
технологичность;
единообразие;
универсальность [178, с. 112].
могут быть адаптиро аны и к другим идам
регламентирующих документов. Актуальной и приемлемой для библиотеч
ной практики является технологическая инструкция [178, с. 196].
документ, устанавливающий строгую последователь- I
И нструкция
ность технологических процессов, методов и приемов, служащих для
определения границ и содержания конкретного процесса, его особеннос­
тей, порядка выполнения. При составлении технологических инструкций
на библиотечные процессы важно учитывать опыт (в том числе и негатив­
ный) разработки методических документов.
М арш рутная карта — документ, предназначенный для маршрутного
описания производственного процесса, обозначения документопотоков,
всех перемещений предмета, орудий труда, исполнителей и т. п. Деталь­
ное маршрутно-операционное описание производственного процесса
(обработки новых поступлений, каталогизации, удовлетворения чита­
тельских запросов и др.) не ограничивается установлением четкой последовательности действий, включая контроль, а содержит сведения об I
оборудовании, технологических средствах материальных и трудовых I
Я 1
.
| V
/ / !
I Ч у А 1 I V
/ / I V / !
Г 1
I
« V
1
■
I.
■
*
— ' I
^
^
Л
'
Техн
будет развив»
ленного прои:
структуре
методических^
Технологии
• оптимизм
• обучать>
листова
• оценива!
ционных
I формирс
рованньс
Описанная
состоит из че*
ные, научно-*
Показател!
сноменклатур
такачества: I
зационно-рас
ции и предло
циюопослед!
ческие).
Главная п[
метсдичеосог
документов,)
дукты
проблема пр<
инийкразд»
1- Охаракт
Документами;
■^вымйресур!
2. Раскрыт
Унтами:орга
нь»ми,техноло
затратах. Технологический маршрут может быть представлен в виде
графика с пояснительным текстом и обозначением всех видов затрат.
Перечни технологических маршрутов и операций, оборудования, матери­
алов и других обеспечивающих средств, необходимых для производства
продукта или предоставления услуги, могут фиксироваться в специальных
ведомостях.
Полный комплект документов на производство библиотечных продук­
тов и услуг отражается
технических документов
шее внедрение технологической документации в библиотечную практику
будет развиваться в направлении адаптации, заимствования из промыш­
ленного производства, предъявления унифицированных требований к
структуре и содержанию, использования позитивного опыта создания
методических документов.
Технологическая документация в библиотеке позволяет:
оптимизировать отдельные процессы;
обучать новых сотрудников и осуществлять переподготовку специа­
листов со стажем;
оценивать трудовые и стоимостные затраты на подготовку информа­
ционных продуктов и услуг;
формировать техническое задание на проектирование автоматизи­
рованных технологических процессов.
Описанная подсистема нормативно-методического обеспечения
состоит из четырех видов регламентов: организационно-распорядитель­
ные, научно-методические, нормативные и технологические документы.
Показательно, что данная видовая классификация хорошо согласуется
с номенклатурой документации, разрабатываемой в системе менеджмен­
та качества: документы, устанавливающие требования (то есть органи­
зационно-распорядительные); документы, устанавливающие рекоменда­
ции и предложения (методические); документы, содержащие информа­
цию о последовательности выполнения действий и процессов (технологи­
ческие).
Главная проблема библиотечной технологии в плане ее нормативно­
методического обеспечения
создание комплексов регламентирующих
документов, отражающих ее основные компоненты (методы и процессы,
продукты и услуги, ресурсы и средства). Требует своего решения также
проблема предъявления научно обоснованных, унифицированных требо­
ваний к различным видам библиотечных регламентов [178, с. 197].
Вопросы и задания
1. Охарактеризовать ресурсное обеспечение технологии работы библиотеки:
документами; техническими, лингвистическими, программными средствами; кад­
ровыми ресурсами.
2. Раскрыть обеспечение библиотечной технологии регламентирующими доку­
ментами: организационно-распорядительными, научно-методическими, норматив­
ными, технологическими.
ГЛАВА 6. БИБЛИОТЕЧНЫЕ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ПРОДУКТЫ И УСЛУГИ
6.1. Библиотечные продукты и услуги
Библиотека является одним из производителей информационных
продуктов и услуг, основным и исторически первоначальным информаци­
онным институтом, обеспечивающим общественное использование
социально значимой документной информации.
Связывая с библиотечным обслуживанием реализацию социального
предназначения библиотеки, Ю. Н. Столяров определил стандартный
спектр библиотечных услуг. Это предоставление абоненту в пользование
библиотечного фонда, справочно-поискового аппарата, библиотечных
помещений, оборудования и мебели; помощь абоненту в разыскивании
необходимых сведений о документах; поиск и доставка требуемых доку­
ментов, информирование абонентов о пертинентных (соответствующих
его потребности) документах и рекомендация их; обеспечение общения
абонентов в области интересующих их источников между собой и со
специалистами, воспитание библиотечно-библиографической грамотности,
культуры чтения [220, с. 16].
Библиотечная услуга — это конкретны й результат библиотечного
обслуживания (полезный эффект библиотечного труда), удовлетворяю­
щий определенную потребность пользователя библиотеки .
Пользователь обращается в библиотеку с запросом, по которому он
хотел бы получить:
• определенную книгу, журнал, газетную статью, нормативно-правовой документ, видеофильм и т. д.;
• литературу по интересующей его теме;
• конкретные фактические сведения;
• информацию о мероприятиях библиотеки и возможность участия
в них;
• консультацию по работе с литературой, поиску документов в СБА,
оформлению списков литературы и т. д.
Свою информационную потребность читатель формулирует в виде
словесного запроса, который не всегда адекватно передает содержание
потребности. Поэтому умение уточнить определенные читательские
запросы является обязательным компонентом профессиональной под­
готовки библиотекаря.
Предметом библиотечной услуги могут быть: документы или их копии;
библиографическая информация (уточненное библиографическое описа­
ние, списки, указатели литературы); факт или подборка фактов; темати­
ческие подборки и дайджесты (фрагменты текстов самых различных доку­
ментов, выявленные и скомпонованные в соответствии с содержанием и
логикой читательского запроса); консультации, облегчающие читателям
самостоятельный поиск информации, работу с традиционными и элект­
ронными документами и т.д . Разные информационные потребности поль­
зователей библиотеки удовлетворяются с помощью соответствующих им
библиотечных услуг. Поэтому можно утверждать, что обслуживание —
это система взаимосвязанных между собой библиотечных услуг. Услуга
уникальна, неповторима , что объясняется несколькими причинами:
• индивидуальным характером читательских запросов;
• различными возможностями СБА разных библиотек;
и
информационных
,НЫминФормаци! использование
чию социального
яил стандартный
8 пользование
а. библиотечных
' | разыскивании
требуемых докусоответствующих
течение общения
•Щ собой и со
кой фамотности,
г библиотечного
I, удовлетворяюм.
, по которому он
рмативно-права
ожность участия
кументов в СБА,
пуяирует в виде
рет содержание
1е читательские
зональной под*
ты или их копии;
{жческое олисафактов; темати*
различных доку*
содержанием и
эщие читателям
)нными и злект*
фебности поль*
зетствующих им
бслуживание & услуг. Услуга
^чинами.
различным профессиональным опытом сотрудников библиотеки,
предоставляющих услугу;
эвристическим характером сложных библиографических и факто­
графических запросов, выполнение которых не поддается алгорит­
мизации.
К обязательным бесплатным услугам относятся:
• предоставление информации о наличии в библиотеке конкретного
документа;
предоставление информации о составе библиотечного фонда
через систему каталогов и другие формы библиотечной инфор­
мации;
консультационная помощь в поиске и выбору источников инфор­
мации ;
открытые просмотры литературы, тематические выставки в помеще­
нии библиотеки;
предоставление читателям во временное пользование документов
из библиотечных фондов, в читальных залах и на абонементе.
Платными становятся главным образом те услуги, которые требуют
дополнительных не обеспеченных государством материальных затрат,
связанных с использованием копировально-множительной техники,
компьютерных сетей, связи, обращениям к коммерческим базам данных и
т. д. С точки зрения режима обслуживания библиотечные услуги могут быть
разовые или предоставляемые на постоянной основе (выставки и указате­
ли новых поступлений, ИРИ). С точки зрения оснований для предоставле­
ния, услуги могут являться ответами на конкретные читательские запросы
или быть подготовленными персоналом в ходе реализации библиотечной
просветительской функции. И наконец, с точки зрения ресурсов, исполь­
зованных для оказания услуг, они могут опираться на фонд библиотеки или
оказываться с привлечением совокупных информационных ресурсов
общества. Последние услуги занимают все большее место неизмеримо
расширяя возможности библиотеки и повышая ее престиж. Однако
зачастую именно такие услуги современные библиотеки вынуждены
оказывать на платной основе [204, с. 147—149].
В Российской Федерации эти услуги библиотеки регулирует «Пример­
ный перечень дополнительных платных услуг, которые может оказывать
библиотека образовательного учреждения без ущерба для своей деятель­
ности» (Приложение к письму Минобразования России от 23 января 2002 г.
№ 27—31/11, см. в книге [191а, С. 344—347]).
Приводим схемы многозначности понятий «библиотечный продукт» и
«библиотечная услуга» из книги И. С. Пилко [179, с. 198—199] (схема 3).
Номенклатура библиотечных услуг регламентирована в России ФЗ
«О библиотечном деле» и Модельным стандартом деятельности публич­
ных библиотек. К разряду обязательных отнесены следующие услуги:
получение информации о наличии в библиотечных фондах конкрет­
ного документа;
получение полной информации о составе библиотечных фондов
через систему каталогов и другие формы информирования;
получение консультативной помощи в поиске и выборе информации
и выборе источников информации;
получение во временное пользование любого документа из фондов;
получение документов или их копий по МБА.
Схема 3
М ногозначность понятия «библиотечный продукт»
Таким <*>ра
услуги, Щ
объединении I
в свою очеред
лиографичес»
списков, у<а*
Тем самым ос
Идой.
шш
» ДоЧ®
Т
Т Г-
документов. Ь
ционныХ]обрз
результат библиотечной деятель­
ности по производству предме­
тов библиотечного труда
В дополн»
ментов. Совре
ва, активная к
вать широкий
библиотечное
ем доступа п
не ограничив!
результат деятельности
библиотеки
ративным тен;
Поэтому, 1
статус и востр
информацион
продуктах и ус
онны хтеяш
витии номек
информацией
М ногозначность понятия «библиотечная услуга»
тельно, для I
распределен
ние, как и уме
Подлогов
результат труда библиотечных
работников
библиотечная деятельность по
удовлетворению запросов
пользователей
библиотечное обслуживание
совокупность процессов произ­
водства и доведения информации до пользователей_________
совокупность процессов и ре­
зультатов библиотечной
деятельности
___________
услуги библиотеки (как соци­
ального института общества)
цессов их соз
в библиотек
(фактограф*
сам, отражу
профильобе
Научно-а
о», проблем
веденных ка'
применения,
ивспециап
мациио сос
накоплённо»
Образов;
ческих зап«
ни® библио
литературой
курсы-шкод
тают кл у ^
спективным
становятся:
компьютер*
онногообу*
Таким образом, традиционно «библиотечными» могут быть признаны
услуги, реализованные на базе документных фондов библиотек и их
объединений (библиотечных сетей и систем). Предоставление услуг,
в свою очередь, требует создания специфических библиотечных (биб­
лиографических) продуктов: каталогов, картотек, БД, библиографических
списков, указателей литературы, информационных бюллетеней и т. п.
Тем самым обеспечивается эффективная эксплуатация библиотечных
фондов. Документные услуги — предоставление первичных и вторичных
документов. Библиотека расширяет услуги за счет освоения информа­
ционных, образовательных и социально-культурных технологий.
В дополнение и на смену МБА приходит электронная доставка доку­
ментов. Современная экономическая ситуация, информатизация общест­
ва, активная конкурентная среда вынуждают библиотеки активно осваи­
вать широкий спектр информационных услуг (за рамками традиционного
библиотечного ассортимента), связывать свое назначение с обеспечени­
ем доступа пользователей к любой документированной информации,
не ограниченной общебиблиотечными фондами. Это способствует интег­
ративным тенденциям развития информационного производства.
Поэтому, характеризуя современную библиотеку, ее специальный
статус и востребованность обществом, логично говорить об ассортименте
информационных продуктов и услуг, а не исключительно о библиотечных
продуктах и услугах. Эффект внедрения автоматизированных информаци­
онных технологий в библиотечную практику сказался прежде всего на раз­
витии номенклатуры библиографических продуктов и расширении
информационной базы библиографических услуг библиотеки. Следова­
тельно, для современных библиографов освоение стратегии поиска в
распределенных информационных массивах приобретают такое же значе­
ние, как и умение ориентироваться в локальных библиотечных фондах.
Подготовка фактографических продуктов, в силу трудоемкости про­
цессов их создания и актуализации, имеет ограниченное распространение
в библиотеках. Выполнение фактографических услуг в библиотеках
(фактографических справок), осуществляемое по индивидуальным запро­
сам, отражает преимущественно массовый потребительский спрос или
профиль обслуживания.
Научно-аналитические продукты — аналитические обзоры и справ­
ки, проблемные и итоговые доклады, рефераты, переводы, отчеты о про­
веденных научных исследованиях и т. п. Несмотря на ограниченную сферу
применения, эти материалы, наряду с публикациями в научных сборниках
и в специальной периодике, являются уникальными источниками инфор­
мации о состоянии и перспективах развития библиотечной деятельности,
накопленном опыте и его методическом осмыслении.
Образовательные услуги — консультации, оформление библиографи­
ческих записей, списков литературы, проведение занятий по формирова­
нию библиографической, информационной культуры, навыков работы с
литературой, освоению методик скорочтения. При библиотеках создаются
курсы-школы языков, эстетического развития, проводятся лекции, рабо­
тают клубы и объединения по интересам. Относительно новыми и пер­
спективными направлениями образовательной деятельности библиотек
становятся: организация компьютерных классов, обучение основам
компьютерной грамотности, участие в проектах и программах дистанц^*
онного обучения, непрерывного образования, переквалификации кадре
Внедрение новых информационных технологий в библиотечную практику
актуализировало значение образовательных услуг, связанных с обучением
и повышением квалификации библиотечных специалистов (профессио­
нальные консультации, курсы, семинары, индивидуальная и групповая
стажировка и др.).
^
Актуальны также досуговые услуги для студентов, предоставляемые
вместе с центрами культуры и искусств (фестивали, конкурсы, игровые
программы, тематические вечера, игры, викторины, литературно-музы­
кальные гостиные). Технология социально-досуговой деятельности требует
специальных знаний о ее методах, средствах, ресурсах и результатах; про­
фессионального умения разрабатывать сценарии, навыков режиссуры,
организации действия, учета мотивов творчества и особенностей зри­
тельского восприятия. Предоставление досуговых услуг предполагает
не только призвание, но и специальную подготовку персонала.
Таким образом, современная библиотека является многономенклатур­
ной производственной и сервисной системой, предоставляющей своим
пользователям широкий спектр информационных продуктов и услуг. Фор­
мирование перспективной ассортиментной политики библиотеки требует
изучения спроса на информационные продукты и услуги, знания тенден­
ций развития информационного сервиса, целенаправленной работы
по повышению информационной квалификации библиотечных кадров
[178, с. 198—204].
6.2. Информационные продукты и услуги
Информационный продукт есть результат создания или семантичес­
кой переработки информации в документированной форме, допускающей
многократное использование продукта в процессе удовлетворения
информационных потребностей.
Информационная продукция разнообразна по содержанию, форме,
способам фиксации на различных носителях информации (бумажном,
машиночитаемом, пленочном и др.) Это может быть статья, полнотексто­
вая база данных (БД), компакт-диск, фотодокумент, видеофильм, прог­
раммный продукт, рекламные объявления и др. Аналитическая продукция —
справочники, обзоры, переводы, тематические подборки. Вторичную
(библиографическую) информацию содержат информационные продукты
в виде каталогов, библиографических баз данных, указателей, списков
литературы, отдельных библиографических записей.
Информационная услуга — предоставление пользователю информа­
ционных продуктов (ранее подготовленной информации) в соответствии
с ранее поступившим запросом или выявленной потребностью.
Границы между информационными продуктами и услугами не являют­
ся абсолютными, непреодолимыми. Один и тот же информационный
продукт может служить основанием для реализации целого спектра
информационных услуг. Так, первичный документ может быть выдан
пользователю библиотеки на абонементе, в читальном зале, выслан по
МБА, скопирован, представлен на выставке, использован для проведения
презентации, читательской конференции и т. д. Некоторые виды информа­
ционного сервиса сочетают в себе черты продукта и услуги, например,
режим дифференцированного обслуживания руководителей (ДОР).
Стирание границ между информационными продуктами и услугами обеспе­
чивает больший комфорт обслуживания.
сосредоточено
иойинформаш
печения сохр»
/йкреби*®
Специфика к®
луги определи
свойства инфо
ворять конкре
свойства опре!
вают их привле
мацияреализу
ства информа
и не амортизи]
мере ее потре
та определен
термины и он
тельских свой
бительсхиесв
Классифи
зие ассорти/
проблему их I
литературы №
претендовать
чение, сфера
можно разгон
• докумен
• библиог
• фактогр
• аналити
• консуль
Схема ив!
услуг предпо
Основу Д{
ботанного В.
следующие <|
• характЕ
• ресура
• особен
• основа
• место I
Фасетны
теристмки р
службы или
ет определи
любому кол
(исследовал
Различи
классифика
н°й статьи)
ческихиссл
Н
р
практику
2 * «обучением
” 0В (профеесиоьмая и Фупповая
предоставляемые
ОДкурсы, игровые
^ературно-музы.
тельности требует
Результатах; про1Ыков Режиссуры,
ябенностей зри^ предполагает
сжала.
«гономенклатур'авляющей своим
иов и услуг. Форблиотеки требует
«. знания тенден(вленной работы
«отечных кадров
или семантичесме, допускающей
удовлетворения
.
ржанию, форме,
зции (бумажном,
гъя, полнотекстодеофильм, прот­
екая продукция )рки. Вторичную
•ИЛ1укты
зателей, списков
отелю информа) в соответствии
остыо.
^гами не являютнформационный
целого спектра
кет быть выдан
зале, выслан по
для проведения
I виды информа« V » ' ® ПЯ
)
ригелей (ДОпопугями обеспе-
I
При производстве информационных продуктов внимание исполнителя
сосредоточено главным образом на процессах сбора и обработки исход­
ной информации, организации информационных массивов, а также обес­
печения сохранности промежуточных и конечного результатов.
Потребительские свойства информационных продуктов и услуг.
Специфика каждого отдельно взятого информационного продукта или ус­
луги определяется их потребительскими свойствами. Потребительские
свойства информационных продуктов и услуг — это способность удовлет­
ворять конкретные запросы пользователей. Именно потребительские
свойства определяют спрос на конкретные продукты и услуги, обусловли­
вают их привлекательность и стоимость, что особенно важно, если инфор­
мация реализуется в качестве товара [179, с. 116]. Потребительские свой­
ства информации могут изменяться во времени, но не «изнашиваются»
и не амортизируются, а сама информация не расходуется и не исчезает по
мере ее потребления. Номенклатура эксплуатационных свойств докумен­
та определена ГОСТ 7.48—2002 «Консервация документов. Основные
термины и определения». Таким образом, при моделировании потреби­
тельских свойств информационных продуктов должны быть учтены потре­
бительские свойства информации и документов [179].
Классификация информационных продуктов и услуг. Разнообра­
зие ассортимента информационных продуктов и услуг актуализирует
проблему их классификации. По данным частного анализа специальной
литературы на статус существенных оснований классификации ИПУ могут
претендовать: характер предоставляемой информации, ее целевое назна­
чение, сфера ее применения. По способу производства информации
можно различать следующие виды ИПУ:
документальные (документы);
библиографические;
фактографические;
аналитические;
консультативные [178, с. 118].
Схема иерархической классификации информационных продуктов и
услуг предложена в книге И. С. Пилко [179, с. 44—45] (схема 4).
Основу другого варианта многоаспектной классификации ИПУ, разра­
ботанного В. В. Брежневой и В. А. Минкиной [38, с. 78—82], составляют
следующие фасеты:
характер предоставляемых сведений;
ресурсная база;
особенности поиска информации и критерии ее отбора;
основания для осуществления обслуживания;
место и способ предоставления информации.
Фасетный метод может быть положен в основу многоаспектной харак­
теристики реального ассортимента ИПУ (конкретной информационной
службы или сектора информационного рынка). Фасетный метод позволя­
ет определить видовую принадлежность конкретного продукта, услуги по
любому количеству признаков, существенных для конкретной ситуации
(исследовательской, учебной, производственной, сервисной).
Различные варианты и формы предоставления научно обоснованных
классификаций ИПУ (в виде иерархического ряда, матрицы, дескрипторной статьи) могут быть востребованы в ходе проведения библиотековед­
ческих исследований для анализа практической деятельности, организа-
щ
и
темного персон
рекламных прс
библиотек-
Тендем**
и услуг Набя
ментальные
фактографические
аналитические
консультационные
ИЛУ для сферы бизнеса
ИПУ для сферы профес­
сиональной деятельности
ИПУ для сферы управления
ИПУ для сферы
массового потребления
вид
информационного
производства
ИПУ научно-информапионной деятельности
ИПУ патентно-лицензионной деятельности
ИПУ переводческой
деятельности
ИПУ библиотечно-библиоИПУ ■ .
ровально-множительной
деятельности
ИПУ реклам»
деятельности
отдельным от
информации®
ныхуслуг, сре;
ализация, в >
Щвш служа
ПО
ориентирован
нальным и инь
тации.имеюш
бы (\АемЛгоп);
шлюза к разн1
1п1ете1).
В группу г
хараетеристт
• адресно
• операти
• В03М0Ж1
• надежн!
• многоас
смежны
• знания
• возмож
• доступ-
• защищ!
• УСЛОВИ!
I эстет»
широта
распространения
/
ИПУ индивидуального
назначения_______
....
ИПУ группового
назначения_____
ИПУ массового назначения
объектов:
• ценное
I качесп
ния;
• много:
можно
дешш
графия. Те
иринадлеж
ции профессионального обучения и повышения квалификации библио­
течного персонала в процессе разработки словарей предметных рубрик,
рекламных проспектов и буклетов информационных продуктов и услуг
библиотек.
Тенденции развития ассортимента информационных продуктов
и услуг. Наблюдается тенденция специализации объектов данных по
отдельным отраслям и проблемам (см. табл. 1). Постепенно поиск
информации в удаленных БД становится основным видом информацион­
ных услуг. Среди фирм, обеспечивающих доступ в БД, наметилась специ­
ализация, в ходе которой выделились: информационные супермаркеты — службы, предоставляющие доступ к большому количеству разно­
образных по тематике БД (01А1.00); специализированные службы,
ориентированные на конкретные группы пользователей по профессио­
нальным и иным интересам (ЬЕХ15, N005); службы библиотечной ориен­
тации, имеющие доступ к электронным каталогам, видеотекстовые служ­
бы (\Ле\лЛгоп); службы, выполняющие функции телекоммуникационного
шлюза к разным информационно-поисковым системам и БД (ЕазеглеШ,
(г№ т е ().
В группу потребительских свойств могут быть включены следующие
характеристики информационных продуктов и услуг:
• адресность информации;
• оперативность предоставления;
• временные затраты на подготовку и исследование информацион­
ного сообщения;
• возможность многоаспектного поиска;
• надежность представленных данных;
• многоаспектность охвата темы, проблемы в пределах основной и
смежных областей;
• знания и практическая деятельность;
• возможность машинной обработки и распространения информации;
• доступность;
• защищенность от несанкционированного доступа и воздействия;
• условия хранения и актуализации;
• эстетичность, современный дизайн, фирменный стиль и др.
Отличия информации от аналогичных характеристик материальных
объектов:
• ценность информации индивидуализирована;
• качество и количество информации не убывают по мере ее потребле­
ния;
• многоаспектность (избыточность) информации обусловливает воз­
можность ее использования в различных областях человеческой
деятельности о которых создатель информации мог и не подозре­
вать [179, с. 40—41].
Расширенный перечень библиографической продукции см. в
ГОСТ 7.0—99 Информационно-библиотечная деятельность, библио­
графия. Термины и определения. Раздел 3.3.2. Библиографическая
продукция [38, с. 295—296].
Сегодня производством информационных продуктов и предоставлени­
ем информационных услуг заняты многочисленные учреждения, организа­
ции, коммерческие фирмы и сервисные службы различной отраслевой
✓
принадлежности и ведомственной подчиненности. Среди коллективных Л /у'
,
/^ 6 5
V
Таблица
Перечень информационных продуктов и услуг,
предоставляемых библиотеками и службами информации
Ассортиментные группы
Виды информационных продуктов и услуг
Информационные
продукты и услуги,
предоставляемые
в результате
документального
обслуживания
Адресные справки
Предоставление по временное пользование
(на абонементе или в читальном зале)
документов из фонда
Предоставление постоянное пользование
(скачивание) документе из полнотекстовых БД
Электронная доставка документа 1: МБА
Информационные
продукты и услуги,
предоставляемые в
результате
библиографического
обслуживания
Устные справки:
— на уточнение библиографического описания;
— тематические.
Библиографические пособия (указатели,
списки литературы; БД):
— тематические и проблемно-тематические;
— новых поступлений;
библиографические, трудов сотрудников
организации,страноведческие,
краеведческие.
Тематические подборки
Библиографические и реферативные обзоры
Списки цитируемой литературы
ИРИ (избирательное распространение
информации)
ль
Информационные
продукты и услуги,
предоставляемые в
результате
фактографического
обслуживания
Фактографические справки
Фактографические БД, справочники, досье,
(адресно-фирменные, биографические,
ценовые)
Бизнес-справки
Пресс-клиппинг (дайджесты: новостные ленты
(бегущая строка); персональные газеты)
Комплексные
информационные
мероприятия
Выставки
Презентации
Ярмарки
Бизнес-семинары
Конференции
Круглые столы
Дни информации
производителей информационных продуктов и услуг можно выделить
учреждения и организации, обеспечивающие преимущественно:
создание (производство) оригинальной по содержанию докумен­
тальной информации;
• тиражирование информации;
формирование информационных ресурсов;
передачу (доведение) до пользователя информации;
I обществ*
* архивизэи
Производи1*
ниям: по мзсия
родного, кацис
(проблемно-те*
Внастояшя
роеано преиму
ад, развивают
тельской инфо(
дийные и гопе
(справочные, о
ния), что являв'
сростом спрос
пути электрон*
предоставлен»1
приобретают к
повышение их
информацию»
390,464,878,!
1. В чем сущ
2. Раскрыты
3. Осмысли
и ассортимент»
• общественное использование (выдачу) информации;
• архивизацию и хранение.
Производителей ИПУ можно дифференцировать и по другим основа­
ниям: по масштабу ответственности (информационные центры междуна­
родного, национального, регионального, местного значения), профилю
(проблемно-тематические) и другим признакам.
В настоящее время на российском информационном рынке зафикси­
ровано преимущественно развитие фактографических и полнотекстовых
БД. Развиваются и сетевые технологии. В секторе массовой потреби­
тельской информации все большее распространение получают мультиме­
дийные и гипертекстовые информационные продукты на Сй-ПОМ, ОУО
(справочные, обучающие, игровые, развлекательные, электронные изда­
ния), что является перспективной тенденцией в России и Украине. Наряду
с ростом спроса на удаленный доступ к информационным ресурсам, на ус­
луги электронной связи, сохраняют свое значение традиционный заказ и
предоставление первичных документов и их копий. Особое значение
приобретают консультационная и методическая помощь пользователям,
повышение их квалификации в плане владения традиционными и новыми
информационными технологиями [53, 112, 179, с. 113—128; 233, 238, 277,
390, 464, 878, 959, 961, 966, 1063, 1087].
Вопросы и задания
1. В чем сущность библиотечных продуктов и услуг, их ассортимента?
2. Раскрыть иерархическую классификацию информационных продуктов и услуг.
3. Осмыслить потребительские свойства, классификацию, тенденции развития
и ассортимент информационных продуктов и услуг.
ТЕХНО ЛОГИЧЕСКИЕ
ПРОЦЕССЫ
РАБО ТЫ Б И Б ЛИ О ТЕК И .
ТЕХ Н О ЛО ГИ Я
Ф ОРМ ИРОВАНИЯ, I
О РГАНИЗАЦИИ, ХРАНЕНИЯ,
ЗАЩ ИТЫ , УПРАВЛЕН И Я
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
БИ БЛИ О ТЕЧ Н Ы Х Ф ОНДОВ
Начальным
управления и
ресурсов библ
Основные з
нового, операт
вания и дою»
ществляет ко*/
сов совместно
темном деле 1
формирование
и ее отделов о
информацион
вузом и бибш
но-педагогич€
управления уч
ГЛАВА 7. КОМПЛЕКТОВАНИЕ, ДОКОМПЛЕКТОВАНИЕ,
УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ ДОКУМЕНТОВ
И ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
это систематизиро­
Согласно ГОСТ 7.76—96, библиотечный фонд
ванная совокупность документов, соответствующая задачам, типу, профи­
лю библиотеки, формируемая для хранения и использования.
Формирование фонда — совокупность процессов комплектования,
организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.
Организация фонда — совокупность процессов приема, учета, технической
обработки, размещения и хранения документов. Управление фондом —
регулирование состава, объема и структуры фонда в соответствии с задача­
ми библиотеки, информационного центра и потребностями абонентов.
Сохранность фондов — это обеспечение оптимальных условий хране­
ния и использования фондов, разработка специальных мер, гарантирую­
щих полную сохранность рукописных, редких и особо ценных документов,
их консервация и реставрация, то есть обеспечение целостности и нор­
мального физического состояния документов, хранящихся в фонде.
Единица хранения фонда — документ или совокупность однотипных
документов, условно Iвыделенные для обеспечения контроля за сохранением фонда и удобства поиска нем требуемых материалов; отдельный
документ или их совокупность, учитываемые при хранении как элемент
фонда. Элемент фонда — автономный фондообразующий документ —
может представлять собой том, экземпляр, подшивку, папку, диск и т. д.,
обработанные в установленном порядке.
Обеспечиваются защита фонда от различных угроз и опасностей: эко­
номической, экологической, юридической, электронной, климатической,
архитектурно-планировочной, пожарной; консервация, защита электрон­
ных документов, защита фонда с помощью технических средств, штрихо­
вое кодирование, охрана фонда физическими лицами.
Определение документа в проекте новых инструкций об учете библио­
течного фонда [354] дается следующее: «Документ — материальный носи­
тель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи
(фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для
передачи во времени и в пространстве в целях общественного пользова­
ния и хранения».
7.1-
Решаемые от/
• автомат
которые
ронном
• отчетна
• организ
• формир
дача до 1
• рацион;
изданий
числе (
КОМПЬЮ
I
журнаж
• органи;
ний, до
списан
управл!
обеспе
финанс
вопрос
• коордо
меню!
дарстЕ
• К0МПЛ1
отделе
Для реш
функции:
• осуще
мацис
издан
вуза;
• ведет
м ат^
~ тема
Цио*
7.1. Организация работы отдела комплектования
э систематизиро*
!чам, типу, профиания.
комплектования,
авления фондами,
/чета,технической
тение фондом гетствии с задача­
м и абонентов.
з!х условий хранемер, гарантируюиных документов,
лостности и норщихся в фонде.
ОСТЬ однотипных
роля за сохране1алов; отдельный
)нии как элемент
дий документ алку, диск и т. д.,
опасностей: зко-
, климатической,
ащита злектрон;редств, иярихозб учете библиозриальный носил звукозаписи
азначенный для
иного пользова-
Начальным звеном формирования, организации, хранения, защиты,
управления и использования фондов документов и информационных
ресурсов библиотеки является отдел комплектования.
Основные задачи отдела: осуществление научного, профильного, пла­
нового, оперативного, целенаправленного и систематического комплекто­
вания и докомплектования информационными ресурсами. Отдел осу­
ществляет комплектование и докомплектование информационных ресур­
сов совместно с кафедрами университета на основании законов о библио­
течном деле и об обязательном экземпляре документов, положений о
формировании фондов, тематического плана комплектования библиотеки
и ее отделов отечественными и иностранными документами, источниками,
информационными ресурсами в соответствии задачами, стоящими перед
вузом и библиотекой в области учебно-воспитательного процесса, науч­
но-педагогической деятельности, культурно-просветительской работы и
управления учебным заведением, научно-исследовательских разработок.
Решаемые отделом основные задачи:
автоматизированный учет изданий и информационных ресурсов,
которые поступают и выбывают как в традиционном, так и в элект­
ронном форматах;
отчетность перед бухгалтерией университета;
организация и ведение внутреннего и международного книгообмена;
формирование обменно-резервного фонда и безвозмездная пере­
дача документов библиотекам других организаций;
рациональное использование средств, выделенных на приобретение
изданий, документов, источников информационных ресурсов, в том
числе периодических и информационных изданий, баз данных,
компьютерной техники, бибтехники; переплет книг, документов,
журналов;
организация управления количеством и качеством получаемых изда­
ний, документов, информационных ресурсов, их движением, учетом,
списанием, внутригосударственный и международный книгообмен,
управление справочно-вспомогательным аппаратом, анализ книгообеспеченности студентов учебниками и учебными пособиями,
финансовая отчетность, методическая деятельность библиотеки по
вопросам комплектования;
координация и кооперация работы по комплектованию фондов доку­
ментов, информационных ресурсов района, города, отрасли, госу­
дарства;
комплексная автоматизация процессо работы, осуществляемых
отделом.
выполняет следующие
Для решения возложенных на него задач с
функции:
осуществляет комплектование и докомплектование фондов и инфор­
мационных ресурсов библиотеки отечественными и зарубежными
изданиями, документами, источниками в соответствии с профилем
вуза;
ведет документацию, которая обеспечивают планомерное, систе­
матическое комплектование фондов и информационных ресурсов:
тематико-типологический план комплектования фондов и информа­
ционных ресурсов библиотеки в целом;
темплан комплектования библиотеки платным обязательным экзем­
пляром по профилю вуза из Центрального коллектора научных биб­
лиотек;
тематико-типологические планы комплектования отделов, служб;
оперативный план комплектования фондов и информационных
ресурсов на каждый год;
на основании тематико-типологического и оперативного планов
комплектования формирует профильный фонд отечественных и
зарубежных изданий и баз данных;
организует работу ответственных от кафедр и структурных под­
разделений вуза за заказ и списание изданий, документов, мате­
риалов;
для согласования работы с вузовскими библиотеками города ведет
картотеку библиотек-участниц координации комплектования, соби­
рает их тематико-типологические планы комплектования;
совместно с представителями факультетов, кафедр, служб, лабора­
торий, кабинетов, а также Советом по комплектованию библиотеки
определяет оптимальное количество экземпляров документов,
необходимых для приобретения, и оформляет на них заказы, соглас­
но результатам тендера, в издательствах, книготорговых фирмах и
других источниках комплектования, используя при этом Интернет,
электронную доставку документов;
формирует в автоматизированной библиотечно-информационной
системе справочный аппарат в помощь комплектованию:
картотеку обеспеченности учебно-воспитательного процесса и
научно-исследовательской работы вуза;
картотеку факультетов, институтов, НИИ, кафедр, тем научноисследовательских работ, дисциплин, читаемых в вузе;
картотеку издательств, фирм, магазинов, организаций, их кадров,
сайтов, факсов, телефонов, электронной почты;
картотеку заказанных изданий и выполненных заказов;
картотеку докомплектования;
картотеку периодических и подписных изданий;
осуществляет контроль за полнотой и своевременностью получения
изданий документов, материалов из издательств, фирм, книготорго­
вых организаций, магазинов «Книга — почтой» и других организаций
и источников;
производит подписку на периодические, продолжающиеся, ведом­
ственные издания, в том числе зарубежные и на электронных носи­
телях;
заказывает полнотекстовые электронные журналы и базы данных;
получает диссертации, защищенные в вузе, авторефераты диссерта­
ций, отчеты о научно-исследовательских разработках, как в традици­
онном, так и в электронном форматах, и осуществляет их обработку;
совместно с отделами и службами библиотеки выявляет пробелы в
комплектовании фондов и информационных ресурсов и приобретает
необходимую отечественную и иностранную литературу и другие
документы за прошлые годы через различные источники комплекто­
вания;
осуществляет прием, учет и регистрацию литературы, электронных
изданий, которые поступают в библиотеку;
Нормы
Положе
Положе
Путь кн
организащ
Блок-а
ников.
Полаю
Тема™
Темэп
отдела,
Опера
Поло*
I
эго процесса и
1Р, тем научнощий. их кадров,
ютью получения
ведет в автоматизированном режиме суммарный и индивидуальный
учет всей поступающей и выбывающей литературы и иных доку­
ментов;
1
отмечает в регистрационных картотеках периодические, продолжа­
ющиеся, ведомственные, информационные издания;
составляет статистические ведомости для книги движения фондов,
информационных ресурсов и оформляет документы для предостав­
ления в бухгалтерию;
оформляет акты на списанные издания и на книги, получаемые от чи­
тателей взамен утерянных;
оформляет бесплатную передачу литературы из обменно-резервного фонда другим библиотекам и ведомствам;
оперативно в установленные сроки передает партии книг и докумен­
тов в отделы и службы библиотеки;
регулирует ассигнования, выделенные на приобретение изданий,
документов, бибтехники, подписки, ремонт книг, компьютерную,
информационную и оргтехнику;
осуществляет международный и внутригосударственный книго­
обмен, организует обменно-резервный фонд библиотеки;
изучает состав и использование фондов, а также анализирует мате­
риалы по изучению интересов и запросов читателей,
уделяет особое внимание автоматизированному анализу книгообеспеченности студентов учебниками и учебными пособиями, используя
картотеку учебников и читаемых дисциплин, с целью обеспечения
оптимального комплектования фондов учебниками и учебными посо­
биями.
Основные документы, регламентирующие работу отдела
Положение об отделе.
%
Паспорт отдела.
Положение о секторах.
Паспорта секторов.
Сборник-структура отдела.
Должностные инструкции сотрудников.
Технологические карты каждого сотрудника.
Схема распределения должностных и функциональных обязанностей
между сотрудниками отдела.
Планы и отчеты о работе.
Нормы на основные процессы работы отдела.
Положение о совете по комплектованию.
каждого
Путь книги в отделе и взаимосвязи с отделом научной обработки и
организации каталогов (описание и блок-схема).
Блок-схемы движения книги в отделе с расстановкой на ее пути сотруд­
ников.
Положение о формировании фондов библиотек вузов.
Тематико-типологический план комплектования фонда библиотеки.
Тематико-типологические планы комплектования фондов каждого
отдела.
Оперативный план комплектования фонда библиотеки.
Положение о платном обязательном экземпляре, получаемом из ЦКНБ.
Описание справочного аппарата и его схемы.
Положения и паспорта на каждую карточку.
Картотека методических решений.
Положение о подписке периодических изданий.
Инструкция о подписке ведомственных изданий.
Перечень (список) инвентарных книг и их краткая характеристика.
Инструкция о безынвентарном учете учебников и учебных пособий.
Сводная запись движения фонда библиотеки по годам.
Инструкция о заказе изданий кафедрами.
Инструкция о передаче периодических изданий в отделы.
Инструкция о получении изданий (посылок, бандеролей) в почтовом
отделении.
Щ
.
г
Инструкция об учете брошюр, диссертаций, отчетов о НИР кафедр,
документов на электронных носителях.
Положение о международном книгообмене.
Положение о внутригосударственном книгообмене.
Инструкция о получении книг из бибколлектора, книжных магазинов,
магазинов «Книга — почтой», книготорговых и издательских фирм и орга­
низаций.
Положение о комплектовании фондов зарубежной литературой.
Инструкция о списании изданий в библиотеке.
Инструкция о безвозмездной передаче литературы из неиспользуемых
фондов другим библиотекам и ведомствам.
Инструкция о приеме заказов на издания от заведующих отделами.
Инструкция о противопожарных мероприятиях.
Инструкция о сохранности фондов.
7,81—2001.
ческих и про#3
7.83- 2001
^
0
2
ш ея
7
, 8 5 —
О
С
Т
О
С
Т
2
2
0
9
. 1 3 С
2
9
0
3
. 1
3
информация.
Г О
С
Щ
Т
определения.
6
.3
8
- 9
0
У
ции.Требова»
7
.6
7
-
2 0 »
7
.6
9
-
9
5
.
пения.
Г О
С
Т
Р
6 .5
оядительной
Г О
С
Т
7
$
вания.
Г О
С
Т
7 . 7 2
Г О
С
Т
7
.7
!
В Украина
ГОСТы системы СИБИД
В России:
7.1—2003. Издания. Знак охраны авторского права. Общие требования
и правила оформления.
7.4—95. Издания. Выходные сведения.
7.5—98. Журналы, сборники, информационные издания. Издательское
оформление публикуемых материалов.
7.20—2000. Библиотечная статистика.
7.22—2003. Промышленные каталоги. Общие требования.
Структура
7.23
Структура
7.32
правила оформления.
7.36—88. Неопубликованный перевод. Координация, общие требова­
ния и правила оформления.
7.53—2001. Издания. Международная стандартизация. Нумерация книг.
7.54—88. Представление численных данных о свойствах веществ и
материалов в научно-технических документах.
7.56—2002. Издания. Международная стандартизация. Нумерация
сериальных изданий.
7.57—89. Издания. Издательские и книготорговые библиографические
указатели. Общие требования.
7.60 -2003. Издания. Основные виды. Термины и определения.
7.76 -96. Комплектование фонда документов. Библиографирование,
каталогизация.
0
Д
С
Т
У
1 5 0
Д
С
Т
У
1 5 0
Д
С
Т
У
1 5 С
Д
С
Т
У
З
( Х
правила оф(
Д
С
Д
С
Т
У
Т
З
У
З
О
О
чення.
Д
С
Т
У
3 2
зразок.
Д
С
Т
У
3 1
стандартна
Д
С
Т
У
2 7
Д
С
Т
У
2 1
йблюграф!
Д
С
Т
У
2 5
визначенш
Кроме;
• секщ
• совевенн
учеб
• поря
• спис
• Доку
I
• спис
• ДО»
I
7 .8 1
Эвристика.
ных пособий.
ИЙ 8 ПОЧТОВОМ
1 о НИР кафедр,
«НЫХ магазинов,
(их фирм и оргавратурой.
неиспользуемых
их отделами.
щие требования
я. Издательское
1ИЯ.
)мление.
те. Структура и
эбидие требова-
Нумерация книг,
гвах веществ и
Нумерация
ографические
1И
мления.
1графир°вание
—2001. Статистический учет выпуска непериодических, периоди­
ческих и продолжающихся изданий. Основные положения.
7.83—2001. Электронные издания. Основные виды и выходные све­
дения.
7.84 -2002. Издания. Обложки и переплеты. Общие требования и правила оформления.
7.85—2003. Международный стандартный номер технического отчета.
ОСТ 29.130—97. Издания. Термины и определения.
ОСТ 29.131—98. Издательская и книготорговая библиографическая
информация. Общие технические требования.
ГОСТ Р51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
6.38—90 УСД. Система организационно-распорядительнои документа­
ции. Требования к оформлению документов.
7.67—2003. Коды названий стран.
7.69—95. Аудиовизуальные документы. Основные термины и опреде­
ления.
1
РОСТ р 6.30—2003. Унифицированная система организационно-распо­
рядительной документации, требования к оформлению документов.
ГОСТ 7.64—2001. Представление дат и времени дня. Общие требо1ЭНИЯ.
ГОСТ 7.72 96. Коды физических форм документов.
ГОСТ 7.75 97. Коды наименований языков.
В Украине:
—2000. Коди назв краТн св1ту.
ДСТУ150 2
ДСТУ 150 4217 -2002. Коди для подання валют I фонд1в.
ДСТУ 1508440 -95. Розмщення код1в у торгових документах.
ДСТУ 3008—9 I. Документащя. Звгг у сфер| науки I техжки. Структура I
правила оформления.
ДСТУ 3017—95. Видання. Основы види. ТермЫи та визначення.
ДСТУ 3018—95. Видання. Пол1граф1чне виконання. ТермЫи та визна­
чення.
95.
Документами
у
сфер|
зовншньо!
торпвл'|.
ФормулярДСТУ 3235
зразок.
98
1нформац1я
та
документащя.
Видання.
М1жнародна
ДСТУ 381'
стандартна нумерация книг.
ДСТУ 2732—94. Дкловодство й арх1вна справа. ТерМ1ни та визначення.
ДСТУ 2394—94. 1нформац1я та документац'т. Комплектування фонду.
Б|блюграф!чний опис, анал!3 документе. ТермЫи та визначення.
ДСТУ 2392—9 4 .1нформац1я та документац1я. Базов» поняття. Терм1ни та
визначення.
Кроме этого, в отделе должны функционировать:
секция комплектования бибсовета;
совет по комплектованию на основе утвержденного списка ответст­
венных от кафедр за заказ, использование и исключение из фондов
учебников и учебных пособий;
порядок формирования фондов библиотеки и каждого отдела;
список инвентарных книг библиотеки;
документация по безынвентарному учету и правильности ее ведения;
список периодических изданий с указанием сроков хранения,
документация о пути книги в отделе;
V
комиссия по исключению устаревших по содержанию изданий и
материалов из фондов библиотеки;
комиссия по исключению ветхих изданий и материалов;
комиссия по исключению пропавших по разным причинам (в том чис­
ле из открытого доступа материалов);
комиссия по оформлению книг, полученных взамен утерянных;
Отдел должен руководствоваться законодательством об обязательном
экземпляре документов, об авторском праве и смежных правах. А также
иметь:
положения и паспорта обо всех секторах отдела;
положения и паспорта на весь фонд библиотеки и отдельные фонды;
положение о Совете по комплектованию, инструкции по описанию
изданий в библиотеке, о докомплектовании;
информацию на сайте кафедр по новым поступлениям и подписке
зданий;
картотека методических решений;
документацию номенклатуры дел и документов с указанием сроков
их хранения;
акты по внедрению ГОСТов системы СИБИД [147, 679, 684, 786, 796,
806].
Минимальные нормативы обеспеченности вузов учебной литературой
регулируются в России приказом «Об утверждении минимальных норма­
тивов обеспеченности высших учебных заведений учебной базой в части,
касающейся библиотечно-информационных ресурсов» Министерства
образования РФ от 11 апреля 2001 года № 1623 и в частности Приложе­
нием 9 к этому приказу [178, с. 317—319]: «Об утверждении минимальных
нормативов обеспеченности высших учебных заведений».
Приказ М инистерства образования РФ
от 11 апреля 2001 года № 1623
На основании п. 19 Положения о лицензировании образовательной
деятельности, утвержденного постановлением Правительства РФ от
18 октября 2000 года № 796, и решения Аккредитационной коллегии
Минобразования России от 14 марта 2001 года № 22001,
приказываю:
1. Утвердить прилагаемые минимальные нормативы обеспеченности
высших учебных заведений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов.
2. Управлению лицензирования, аккредитации и аттестации (Кружалину В. И.) применять утвержденные нормативы при проведении лицен­
зионной экспертизы высших учебных заведений и их филиалов.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управ­
ление лицензирования, аккредитации и аттестации (Кружалина В. И.).
теяьнргопри
пш Ш 1
тельного стан!
Вбиблиоп
кия России.
имеющих в *
объединена
менее 60 пр
устареваемос
должен быть
дисциплинам
за последние
н а м -за п о е
за последив
Гой
Н
Д
Д
О
официальны
>ндпериод
ветствуощи»
НИИ в обяэ
центральны!
фонднаучне
одическими
программы,
приведены I
могут допол
Вуз дога
ваниям Пр
высшего уч
России от 2
Вуз дога
совреыенш
курсах дога
обмена им
приятиямн
рн
Докуме
кахсоциа/
тельеш т
Библм
Заместитель министра В. ШАДРИКОВ
Минимальные нормативы обеспеченности высших учебных заве­
дений учебной базой в части, касающейся библиотечно-информационных ресурсов. Высшее учебное заведение или филиал высшего
учебного заведения, именуемые далее «вуз», обязаны обеспечить каждого
обучающегося основной учебной и учебно-методической литературой,
методическими пособиями, необходимыми для организации обоазова-
в жизнь
3
ФорМирОЕ
документе
егососта
чыйфош
тельного процесса по всем дисциплинам реализуемых образовательных
программ в соответствии с требованиями государственного образова­
тельного стандарта (ГОС).
В библиотечном фонде вуза должны быть доступны для обучающихся
контрольные экземпляры учебников, перечень которых установлен ГОС.
Объем фонда основной учебной литературы (с грифом Минобразова­
ния России, других федеральных органов исполнительной власти РФ,
имеющих в ведении высшие учебные заведения, и учебно-методических
объединений вузов России) должен составлять по количеству названий не
менее 60 процентов от всего библиотечного фонда. С учетом степени
устареваемости литературы библиотечный фонд в обязательном порядке
должен быть укомплектован изданиями основной учебной литературы по
дисциплинам общегуманитарного и социально-экономического профиля
за последние 5 лет, по естественно-научным и математическим дисципли­
нам — за последние 10 лет, по общепрофессиональным дисциплинам —
за последние 10 лет, по специальным — за последние 5 лет.
Фонд дополнительной литературы помимо учебной должен включать
официальные, справочно-библиографические и периодические издания.
Фонд периодики должен быть представлен отраслевыми изданиями, соот­
ветствующими профилям подготовки кадров. Фонд периодических изда­
ний в обязательном порядке должен комплектоваться массовыми
центральными и местными общественно-политическими изданиями.
Фонд научной литературы должен быть представлен монографиями, пери­
одическими научными изданиями по профилю каждой образовательной
программы. Требования к фонду дополнительной и научной литературы
приведены в таблице 2. Фонды основной и дополнительной литературы
могут дополняться электронными учебниками.
Вуз должен иметь собственную библиотеку, удовлетворяющую требо­
ваниям Примерного положения о формировании фонда библиотеки
высшего учебного заведения, утвержденного приказом Минобразования
России от 27 апреля 2000 года № 1246.
Вуз должен обеспечить каждому обучающемуся возможность доступа к
современным информационным базам. Для обучающихся на старших
курсах должна быть обеспечена возможность оперативного получения и
обмена информацией с отечественными и зарубежными вузами, пред­
приятиями и организациями, выхода в Интернет.
7.2. Документный фонд. Моделирование
Документный фонд является основой функционирования библиотеки
ка к социального института и главным источником удовлетворения чита­
тельских потребностей.
Библиотечный фонд представляет собой упорядоченную совокуп­
ность документов, собираемых в библиотеке, в соответствии с ее функци­
ями и задачами, для хранения и предоставления их читателям. Претворить
в жизнь эти социальные функции помогают технологические процессы
формирования фонда: моделирование, комплектование, учет, обработка
документов, размещение и расстановка, организация хранения, исполь­
зование, управление фондом.
Основная цель формирования фонда — достижение соответствия
его состава задачам библиотеки и потребностям читателей. Библиотеч­
ный фонд как самостоятельная, целостная и открытая система обладает
Таблица 2
Требования к фонду дополнительной и научной литературы
рядом свойств
1
-
селективность
Типы изданий
1. Официальные издания:
сборники законодательных
актов, нормативно-правовых
документов и кодексов РФ
(отдельно изданные,
продолжающиеся
и периодические)
Обеспеченность литературой на число
обучающихся в вузе, чел.
До 200
До 10ОО
До 5000
по 1 экземпляру
каждого
названия
по 2 экземпляра
каждого
названия
по 3 экзем­
пляра
каждого
названия
ного комплекте
необходимых Р)
ж ■
читателей с у-
2. Периодические массовые
центральные и местные
общественно-политические
издания
по 1 компл.
5 назв.
3. Отраслевые периодические
издания по каждому профилю
подготовки кадров
1 комплект
4. Справочно-библиографическая литература:
а)энциклопедии:
— универсальные
(в том числе Большой энцикло
педический словарь и др.);
отраслевые
б) отраслевые справочники
(по профилю образовательных
программ)
в) отраслевые словари
(по каждому профилю подготов­
ки кадров)
г) библиографические пособия:
— текущие отраслевые
(издания ВИНИТИ, ИНИОН, Информкультуры РГБ и др.)
— ретроспективные отраслевые
(по каждому профилю подготов­
ки кадров)
по 1 компл.
10 назв.
1 комплект
2 назв.
по 1
компл.
15 наз!
1 комплект
3 назв.
нами, с которь
ется вклад ко
Необходим
ционным реч
библиотеки. Г
вокупность п
сотасованнь
а также среда
тупа к докум<
1 экз./компл. 2 экз./компл. 3 экз./компл
1 назв.
2 назв.
3 назв.
2 экз.
2 назв.
3 экз.
2 назв.
3 экз.
2 назв.
1 годовой
компл.
1 назв.
1 экз.
2 экз.
4 назв.
3 экз.
каждого
назв.
3 экз.
каждого
назв.
2 экз.
каждого
назв.
5 экз.
каждого
назв.
5 экз.
каждого
назв.
1 годовой
компл.
2 назв.
1 экз.
2 назв.
1 годовой
компл.
3 назв.
1 экз.
3 назв.
новая функци
ционных рее
производите
«виртуально*
При вы1
фонда принн
• внешш
изучав
• назнач
(то ест
страте
• пути и
олред!
• финан
Выявлен
стадия мо;
создания и
ется целы»
5. Научная литература
(по профилю каждой
образовательной программы)
1 экз.
2 назв.
1 экз.
5 назв
2 экз.
10 наз
Фонда,
ТОЛЬКО ДП]
рядом свойств: информативностью , динамичностью, статичностью, на­
дежностью.
Исходным принципом формирования библиотечных фондов является
селективность — отбор, так как отбор документов есть основа современ­
ного комплектования. Различают первичный отбор — во внешнем потоке
необходимых для приобретения документов — и вторичный отбор, осущест­
вляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и ис­
пользования с целью докомплектования и освобождения от непрофильных
и устаревших документов. Принцип систематичности требует, чтобы фор­
мирование фонда осуществлялось планомерно, регулярно и оперативно.
Важнейшими принципами комплектования фонда являются профилирова­
ние и координирование. Профилируя свой фонд, библиотека сознательно
ограничивает тематику, виды и типы приобретаемых изданий, устанавли­
вает необходимую экземплярность, исходя из своих задач и потребностей
читателей с учетом возможностей их удовлетворения другими библиоте­
ками, с которыми координирует комплектование. Таким образом, учитыва­
ется вклад конкретной библиотеки в единый фонд региона или страны.
• Необходимо отметить, что в современных условиях доступ к информа­
ционным ресурсам становится основной перспективной характеристикой
библиотеки. Под распределенным библиотечным фондом понимается со­
вокупность территориально удаленных библиотечных фондов, имеющих
согласованные принципы комплектования, организации использования,
а также средства дистанционного получения информации о составе и д ос­
тупа к документам этих фондов. Таким образом, у библиотек появляется
новая функция, а именно: формирование в библиотеке каталога информа­
ционных ресурсов* имеющих отсылки к источникам. Так как для каталога
производится отбор электронных ресурсов, то по существу речь идет о
«виртуальном библиотечном фонде».
При выборе маркетинговой концепции формирования библиотечного
фонда принимаются во внимание следующие факторы:
• внешние (макросреда) и внутренние (микросреда) условия (то есть
изучается конкретная ситуация, в которой формируется фонд);
• назначение и цели фонда, исходя из задач, миссии библиотеки
(то есть на этапе выработки маркетинговой концепции определяется
стратегия формирования фонда в данной конкретной ситуации),
• пути и средства реализации политики формирования фонда (то есть
определяется тактика);
• финансовые затраты.
Выявление и изучение этих факторов — составная подготовительная
стадия моделирования фонда, которая представляет собой процесс
создания его модели, то есть мысленного образа, повторяющего в миниа­
тюре его параметры, соответствующие социальным функциям фонда и
потребностям читателей.
Для исслёдования фонда и последующей его оптимизации использу­
ется целый комплекс моделей: описательная (вербальная), математиче­
ская, тематико-типологическая или структурная и библиографическая.
Различают модели двух основных классов: реальная, или «модель-копия»,
и идеальная, оптимальная или прогнозная «модель-проспект».
Первая модель воспроизводит параметры реально существующего
фонда. Примером служит систематический каталог, используемый не
только для ориентации в составе фонда, но и для его изучения. Вторая
(проспектная) модель прогнозирует будущее состояние фонда, в ней
отражаются желаемые качественные и количественные параметры.
При моделировании прежде всего учитываются следующие характеристики:
тематический диапазон библиотечного фонда, видовой аспект комп­
лектования библиотеки: печатные, аудиовизуальные документы,
электронные издания;
технологический аспект: перечень всех типо изданий, которые
сохраняются в фонде;
языковый диапазон комплектования, хронологическая глубина фон­
да (определяется временем хранения документов с момента их
выпуска в свет), потребительская ориентация фонда (предполагает
выявление основных групп пользователей библиотеки); определяют­
ся пути выхода библиотеки на потребительский рынок: а) массовый
(недифференциапьный) маркетинг, б) дифференциальный марке­
тинг, в) концентрированный маркетинг.
Как правило, общедоступные библиотеки сочетают в политике форми­
рования библиотечного фонда все три подхода. Эти параметры играют
важную роль при построении всего комплекса моделей, так как библиотеч­
ный фонд — сложная система и представить его в виде одной модели
невозможно.
Описательная модель является методической основой для после­
дующих моделей и управления фондом в целом. Она представляет собой
своеобразный паспорт библиотеки. В ней в словесной форме определя­
ются задачи библиотеки, ее миссия, статус среди других библиотек регио­
на, с которыми координируется комплектование. Указывается специали­
зация всех отделов библиотеки, определяются виды и типы изданий и
экземплярность приобретаемых документов. Эта часть описательной
модели представляет интерес и для читателей, поэтому она, как правило,
размещается на информационно-рекламном щите библиотеки, ее страни­
це в Интернете, в справочнике библиотек определенного региона и других
изданиях.
В описательной модели обосновывается тематика комплектования,
исходя из социально-экономического профиля вуза, состава читателей и
их потребностей. Эти данные в полном объеме отражаются в рабочем
аппарате комплектатора. Описательная модель по сути является своеоб­
разной объяснительной запиской.
Структурная или тематико-типологическая модель фонда создает
образ фонда по таким признакам, как тематика, тип, вид документов, при­
мерная экземплярность, языковый состав, возможности координирован­
ного комплектования, другие параметры, в зависимости от величины,
состава фонда и задач его планирования. Эта модель может существовать
в виде схемы или в форме картотеки (в последнем случае каждая тема
представляется на отдельной карточке).
В библиотеках, работающих в автоматизированном рёжиме, полная
система параметров документного фонда заключается в ЭВМ и создается
особая электронная модель, раскрывающая фонд во всех его проявлени­
ях. Количественные представления о величине фонда, его составе и
использовании дают математические модели фонда, которые играют
важную роль при его изучении.
Библиографические модели фонда содержат перечень названий тех
документов, которые должны быть в фонде. Примерами являются модели
ядра фонд3 б
заказа и карт'
Набор мо
модель фон;
зрений компл
четко и опера
лиотеке [204,
Приводим
фонда специ!
Структуру
фонда см. в к
мы воспрои:
«Книгообесп
обеспеченно
• провед
вания;
• анализ
библис
АРМ «Кн
основных ф}
• ввода
• редаю
• импор
ОРАС)
• генер;
ваниж
В АРМ «I
следующих
• сведе
дичее
• сведе
турой
• сведе
литер
• П0КН1
• по сп
• по ци
• пода
• пока
• по гр
Также с
АРМ «К
• ИСЛ0
ляет
маш
• отче
дат
• вне1
мои
•кА Р
стр
ядра фонда библиотек определенного типа, картотеки предварительного
заказа и картотеки дезидерат и т. п.
Набор моделей разного вида и назначения создает си сте м н ую
м одель фонда и позволяет библиотекарю обоснованно с научной точкой
зрения комплектовать фонд. Эта модель является ситуативной, позволяет
четко и оперативно реагировать на изменение ситуации в конкретной биб­
лиотеке [204, с. 55—62].
Приводим схему функционирования модели системы формирования
фонда специальной библиотеки (схема 5), разработанную Д. П. Маляренко.
Структуру производственного процесса формирования библиотечного
фонда см. в книге И. С. Пилко [179, с. 57] или в книге [77, с. 264]. Здесь же
мы воспроизводим АРМ «Книгообеспеченность» АБИС «Руслан». АРМ
«Книгообеспеченность» предназначено для подготовки отчетов по книгообеспеченности, необходимых при:
• проведении лицензионной экспертизы вуза Министерством образо­
вания;
• анализе обеспеченности контингента вуза литературой из фонда
библиотеки.
АРМ «Книгообеспеченность» обеспечивает выполнение следующих
основных функций:
.
• ввод справочных данных (специальности, дисциплины и др.);
• редактирование введенных данных;
• импорт библиографических описаний книг из АБИС (АРМ читателяОРАС);
• генерация отчетов по книгообеспеченности в соответствии с требо­
ваниями Министерства образования.
В АРМ «Книгообеспеченность» предусмотрена возможность генерации
следующих типовых отчетов:
• сведения об обеспеченности обучающихся учебной и учебно-мето­
дической литературой из фонда вуза;
• сведения об обеспеченности обучающихся дополнительной литера­
турой;
• сведения об обеспеченности образовательного процесса учебной
литературой и оборудованием;
• по книгам;
• по специальности;
• по циклу дисциплин;
• по дисциплине;
• по кафедре;
• по группе.
Также существует возможность составления других отчетов.
АРМ «Книгообеспеченность» обладает следующим рядом особенностей:
• использование файлов в формате ХМЬ для хранения данных позво­
ляет интегрировать АРМ «Книгообеспеченность» с другими инфор­
мационными системами;
• отчеты подготавливаются в формате ХМЦ что позволяет выполнять
дальнейшую обработку данных в других системах;
• внешний вид отчетов настраивается производным образом с по­
мощью шаблонов преобразования Х81.Т;
• к АРМу прилагаются шаблоны для получения отчетов в соответствии
с требованиями Министерства образования.
7.3. Ко*
10
СО
Поступл^ие
$
а
получения^®
зирования и я и 1
Успех са***
5
*
Ф
Н
организации и
о
с;
по суп*. явля5
апгМЗЛЬНЗЯР&
%№ Ьф№
5 И читателей. У
вид деятельна
эффективного
Комплектов
\о
5
Ю
>5
О
X
41
с;
(О
X
я*
ф
с
представляете
о
щ их функция
иону спросу*
ш
X
тоезния.взад:
нымипофазд
■ек
X
имеют фонда
о
X
(О
а
о
а
х
а
о
■©
кк
С
и
С
>к
л
сV .
И
СП
н
о
X
о
А
§
§
2
8
03
X
л
с;
я
X
о
X
=г
ы
X
в
пользователе
информации
пости, плане*
юорданации.
Комплекте
• анализ;
• отбор я
2
ф
ем, миссией,1
I заказ от
I
X
I
&
л
с
ИЯ
Я
0А
10
1
1а.
ю
О
мЛ
ах л аж вО
С
А
а
2
I)X 1к
Ос
X
о с
3
• приобрс
Отбор до
моделях фон
всесторонне
щего компле
воздействок
мирование п
С.5М0).
Попоте
верки на соо
Очевидно, ч
книгкчитагп
низацияраб
Комплег
»*;*•НДпри 01
плана помп;
тематичеси
Ресурсов и]
Щими в све
план коми
учитываете
ипополнен
иЭДостаоц]
7.3. Комплектование и докомплектование документов
Поступление в фонд — это пополнение фонда библиотеки в результате
получения обязательного экземпляра, покупки, дарения, обмена, лицен­
зирования или любым другим способом.
Успех самых разных сторон библиотечной деятельности зависит от
организации и управления библиотечными фондами, поскольку они,
по сути, являются тем сырьевым материалом, без которого невозможна
нормальная работа библиотеки. Управлять необходимо не только формиро­
ванием библиотечного фонда, но и его сохранностью, а также обслуживани­
ем читателей. Управление библиотечным фондом — это целенаправленный
вид деятельности, необходимый для его полноценного формирования и
эффективного использования.
Комплектование фонда, являясь составной частью формирования,
представляет собой отбор, заказ и приобретение документов соответству­
ющих функциям библиотеки, информационным потребностям, читатель­
скому спросу ее абонентов [204, с. 55]. Его осуществляет отдел комплек­
тования, в задачу которого входят осуществление, совместно со структур­
ными подразделениями вуза, при участии заведующих отделами, которые
имеют фонды и информационные ресурсы, в соответствии с содержани­
ем, миссией, целями, задачами библиотеки, потребностями читателей и
пользователей, комплектование и докомплектование документов и
информационных ресурсов на основе принципов научности, профильности, плановости, систематичности, оперативности, экономичности и
координации.
Комплектование библиотечного фонда проходит следующие этапы:
• анализ документного потока;
• отбор документов;
• заказ отобранных документов для приобретения;
• приобретение документов и включение их в фонд.
Отбор документов производится по параметрам, представленным в
моделях фонда. Тщательное изучение документного рынка сочетается со
всесторонним изучением читательского спроса. Это — одна сторона теку­
щего комплектования. С другой стороны, библиотеки должны активно
воздействовать на состояние и развитие документного рынка, на фор­
мирование потребительского спроса и читательских предпочтений [204,
с. 59—60].
П ополнение ф онда — процесс ввода документов в фонд после про­
верки на соответствие заказу, проверки на дефектность, учета и обработки.
Очевидно, что для того, чтобы обеспечить бесперебойное поступление
книг к читателям, необходима прежде всего правильная, ритмичная орга­
низация рабочих процессов.
Комплектование бывает начальны м, когда создается первоначальный
фонд при открытии библиотеки. На основании ежегодного оперативного
плана комплектования осуществляется текущ ее ком плектование — сис­
тематическое плановое приобретение вновь выходящих информационных
ресурсов и других документов, то есть текущее пополнение фонда выходя­
щими в свет изданиями. При заказе изданий опираются на тематический
план комплектования единого фонда библиотеки. При комплектовании
учитываются запросы читателей, наличие комплектного фонда. Отбор
и пополнение библиотечных фондов и информационных ресурсов
недостающими названиями или экземплярами уже имеющихся изданий за
го учебного за*
прошлые годы, называется докомплектованием . В комплектование
входят также исключение документов, рекомплектование и отбор,
изъятие из фонда и снятие с учета непрофильных, устаревших, излишне
дублетных, ветхих документов, а также снятие с учета утраченных доку­
ментов/
.
Очное комплектование — комплектование, основанное на личном
просмотре и отборе документов комплектатором библиотеки, информа­
ционного центра.
Заочное комплектование — комплектование, основанное на прин­
ципе заказов без предварительного просмотра и отбора документов комп­
лектатором библиотеки, информационного центра. Осуществляется биб­
лиотечным коллектором централизованной библиотечной системы или
отрасли в соответствии с профилем комплектуемого фонда.
Кооперативное комплектование — комплектование, основанное на
объединении ресурсов библиотек, информационных центров для дости­
жения поставленной цели.
Централизованное комплектование — комплектование филиалов
или сети библиотек одним учреждением (центральным органом).
Текущее комплектование — комплектование фонда вновь изданны­
ми профильными документами.
Координированное комплектование — согласованное комплектова­
ние двух и более библиотек, информационных центров с целью разграни­
чения в приобретении документов по тематике, видам, устранения неоп­
равданного дублирования и расширения репертуара приобретаемых
документов. Может осуществляться на общегосударственном, региональ­
ном, местном, ведомственном уровнях.
Докомплектование осуществляется на основе анализа запросов и
отказов на издания, изучения тематического и видового состава фонда и
изданий, получаемых по МБА. Докомплектование обусловлено наличием
пробелов в комплектовании, расширением сферы обслуживания, появле­
нием нового контингента пользователей, открытием новых факультетов,
институтов, кафедр, НИИ, специальностей и специализаций, разработкой
новых программ и курсов, новых тем НИИ и ОКР. Выявление недостающих
названий или экземпляров проводится путем изучения состава и исполь­
зования фондов, а также отказов на требования пользователей. В «Спра­
вочнике библиотекаря» [204, с. 55] его называют р е т р о с п е к т и в н о е комп­
лектование, то есть комплектование фонда отсутствующими профильны­
ми документами или недостающими экземплярами документов за прош­
лые годы, приобретение недостающих документов прошлых лет издания.
Все недостающие издания отражаются в картотеке докомплектования.
Пополнение фонда вновь выходящими документами и информационными
ресурсами, а также материалами за прошлые годы, принято называть
первичным отбором. Сложность первичного отбора заключается в том,
что он предшествует читательским запросам и поэтому допускает элемен­
ты неточности, вероятности. Качество первичного отбора проверяется
в процессе использования фонда. В «Справочнике библиотекаря» [204 ,
с. 55] выделено рекомплектование фонда, то есть освобождение фонда
от устаревших по содержанию, ветхих, непрофильных и излишних дублетных экземпляров.
Формирование фондов библиотеки вуза в России регламентируется
припаяем Министерства РФ «О формировании фондов библиотеки высше­
шего
ЩШ
стр^оуру.00^
ровзииефонда
ности вузов. С
вузов являете*
ния, исчерпы*
иинформаций
ния фондов, ис
мплектования
актуальность,
финансовые и
ипотечных фс
определяет га
стоя при стрг
юиспольэоеа
ся рабочим дс
лиотеквуэовг
НОГОЙ полнот
исследований
Фонд вуза
на основе ш
фондформис
нияикартоте
вании фонда
лиотеками ре
Состав ш
типов и вида
дационныхи
фондвюточа
вуза; Он сое*
(научной, учЕ
аудиовизуал
ваемостиоа
по циклам да
• общегу
• естесл
• общеп]
• специг
Пример*
основную М
[ центра и пр|
С пециа
[ бранны х
тельскоена
Страхов
создавав»*
назначеннь
ниювбезо!
комплектование
1г! ЭНие и отбор
излишне
Г е н н ы х доку.
Я
еки' "нформа?Йнное на принДокументов компЩеетвляется бибт системы или
нда.
®| основанное на I
'нтров для достиГ
ование филиалов
|рганом).
& вновь изданныное комплектова: целью разграниустранения неопI приобретаемых
ином, региональшиза запросов и
состава фонда и
овлено наличием
живания,появле!
вых факультетов,
ций, разработкой I
ние недостающих
;остава и испольйтелей. В«Спраюхтивиое ко м -
(ИМИ профильны[ментов за прош­ ]
лых лет издания.
комплектования.
формадфнйыми
Т
*
ринято называть |
ключаетсявтом, |
эпускает элемен- ]
!
ора
лиотекаря»
Рождение фонда
13ЛИШ НИХ д у б л е т -
етаментируется
блиотеки высшб'
го учебного заведения от 27 апреля 2000 года № 1246». В Украине тоже
имеется «Положение о порядке формирования фондов библиотеки выс­
шего учебного заведения».
Положение — основной документ, который определяет принципы,
структуру, содержание, назначение, порядок формирования и функциони­
рование фондов библиотек как научно-информационной основы деятель­
ности вузов. Основными принципами формирования фондов библиотек
вузов являются: научность отбора литературы, координация комплектова­
ния, исчерпываемость отбора документов в соответствии с профилем вуза
и информационными требованиями читателей, систематичность пополне­
ния фондов, использование различных источников комплектования и докомплектования. Основными критериями отбора документов являются
актуальность, ценность и читательское признание. Вуз обеспечивает
финансовые и материальные условия, необходимые для пополнения биб­
лиотечных фондов, их сохранности и компьютеризации. Библиотека
определяет порядок формирования подсобных фондов, которые созда­
ются при структурных подразделениях вузов, и осуществляет контроль за
их использованием и сохранностью. Оно о формировании фондов являет­
ся рабочим документом. Положение определяет содержание работы биб­
лиотек вузов по комплектованию и организации фондов в целях оператив­
ного и полного обеспечения учебно-воспитательного процесса и научных
исследований.
Фонд вузовской библиотеки создается как единый библиотечный фонд
на основе централизованного комплектования. Единый библиотечный
фонд формируется в соответствии с тематическим планом комплектова­
ния и картотекой книгообеспеченности учебного процесса. При формиро­
вании фондов библиотека вуза координирует свою деятельность с биб­
лиотеками региона.
Состав и структура фондов. Единый
типов и видов отечественных и иностранных изданий, документов на тра­
диционных и электронных носителях информации. Единый библиотечный
фонд включает фонды изданий и других документов всех подразделений
вуза. Он состоит из различных видов отечественных и зарубежных изданий
(научной, учебной, художественной литературы и др.), неопубликованных,
аудиовизуальных и электронных документов, микроформ. Степень устареваемости основных учебных изданий из учебного фонда устанавливается
циклам дисциплин:
последние 5 лет;
• общегуманитарные и социально-экономические
• естественно-научные и математические — последние 10 лет;
общепрофессиональные — последние 10 лет;
• специальные — последние ~
фонд, включающий
Примерная структура
основную массу документов по профилю библиотеки, информационного
ценТра и предназначенный для использования и хранения.
Специализированный фонд — фонд, состоящий из документов,
отобранных по какому-либо из признаков: вид документа, тематика, чита­
тельское назначение.
Страховой фонд — фонд на микро- или машиночитаемых носителях,
создаваемый в целях сохранения наиболее ценных документов, не пред­
назначенный для использования и подлежащий особо тщательному хране­
нию в безопасном месте.
я
Я
шШ ШШШ
| #
|
^
щ
а #
ш
■т
я
Я
«Я
^
^
^
”
Щ
^
— Щ' р
у
-
В
—V В ----------------— —
---------------------
Фонд редких книг и рукописей — часть основного фонда, в которую
включаются редкие и особо ценные документы, отличающиеся выдающи­
мися историческими, научными, художественно-эстетическими и поли­
графическими достоинствами.
Подсобный фонд — часть единого фонда, пользующаяся наибольшим
спросом у читателей. Создается при отделах обслуживания библиотеки
(читальных залах, абонементах, справочно-библиографическом отделе и
др.). Подсобные фонды могут быть специализированными, состоящими из
документов, отобранных по какому-либо из признаков (виду, тематике,
читательскому назначению). К ним может быть организован открытый
доступ.
Учебный фонд — специализированный подсобный фонд, включающий
в свой состав издания, независимо от вида и экземплярности, рекомендо­
ванные кафедрами вуза для обеспечения учебного процесса. Учебный
фонд формируется в соответствии с учебными планами, программами
вуза и нормами книгообеспеченности.
Обменный фонд — используется для обмена изданиями, который осу­
ществляется согласно инструкции об организации и порядке обмена через
систему обменных фондов. Он состоит из изданий вуза и ценной в научном
отношении литературы. Объем обменного фонда не должен превышать
1—3 процента от всего фонда библиотеки.
Резервный фонд — предназначается для безвозмездной передачи
документов другим библиотекам или их продажи. Формируется, исходя из
специфических требований библиотеки, после полного обеспечения учебно-воспитательного процесса и научных исследований в вузе соответству­
ющими изданиями и информацией о них.
Общие принципы и порядок комплектования. Содержание комп­
лектования единого фонда вузовской библиотеки определяется темати­
ческим планом комплектования (ТПК), который отображает профиль
учебных дисциплин вузов и тематику научно-исследовательских работ.
ТПК составляется библиотекой совместно с кафедрами и другими науч­
ными подразделениями вуза. Утверждает ТПК ректор вуза. ТПК составля­
ется на 3—5 лет и ежегодно корректируется. Методика ТПК подробно
изложена в методических рекомендациях ГПНТБ СССР «Составление
тематического плана комплектования фонда научно-технической библио­
теки» [201].
На основе тематического плана комплектования составляется темплан
комплектования библиотеки обязательным экземпляром. Темплан служит
также основой и для ежегодного плана комплектования библиотеки. ■
Порядок формирования учебного фонда-определяется картотекой
книгообеспеченности учебного процесса. Картотека содержит информа­
цию об учебных дисциплинах, читаемых в вузе, контингенте студентов
и формах их обучения, изданиях, рекомендуемых к использованию в учеб­
ном процессе, независимо от вида документа, коэффициенте книгообеспе­
ченности и др. Картотека может быть организована на карточках или
в электронном варианте.
Учебные издания приобретаются по письменной заявке подразделе­
ний вуза. Предпочтение отдается учебным изданиям, имеющим гриф
Министерства образования Российской Федерации и других федеральных
органов исполнительной власти, имеющих подведомственные учебные
заведения в Российской Федерации. Сходный порядок действует в Украине.
Дополнитедь
& учебная лите
Научные из
гоудоелетвор
залах.
Издания и
заказа, котор*
ческим исто#
ные любыми
средства, пот
библиотеки.
Источника
торы, книгот
фонды библи
Библиоте!
м ациейобк
поступившая
кзталопюад
ности испол
использован
ми подразд!
просматрива
Документов,
Ветхие, деф
издания и д
Инструкцией
иистерства»
провод я
стврства фм
I ТеЧНЫХ фон/
Издания
инфор
Щ щ в которую
Щ
В
Учебные издания приобретаются из расчета обеспечения каждого
обучающегося минимумом обязательной литературы по всем циклам
дисциплин, реализуемых образовательными программами (табл. 3).
И■
Я наибольш им
№
Таблица 3
Расчет приобретения библиотекой учебной литературы
библиотеки
в е с ко м отделе и
Н с°стоящиМИИз
Циклы дисциплин
8 (виду, тематике
низован открытый
Общегуманитарные
и социально-экономические
1>онд, включающий
НОс™. рекомендороцесса. Учебный
1МИ- программами
Основная
учебная литература
ими, который осу№ обмена через
| ценной в научном
олжен ппевышятк
Дополнительная
учебная литература
♦ездной передачи
фуется, исходя из
)беспечения учебвузе соответствуодержание компделяется темати>ражает профиль
йтельских работ.
1 и другими научза. ТПК составля*
о ТПК подробно
1? «Составление
оческой библиоавляется темплан
I, Темплан служит
библиотеки.
1ется картотекой
держит информаагенте студентов
ьзованию в учеб!нте книгообеспе,а карточках или
Коэффициент
(на одного
студента)
I
I
I
I
I
I
I
I
I
0,5
Естественно-научные
и математические
0,5
Общепрофессиональные
0,5
Специальные
0,5
I
0,2-0,25
|
%
По всем циклам дисциплин
',Ш Г '
Научные издания и документы комплектуются с целью наиболее полно­
го удовлетворения читательских потребностей и запросов в читальных
залах.
Издания и документы приобретаются на основе предварительного
заказа, который составляется путем просмотра и отбора по библиографи­
ческим источникам информации. Все издания и документы, приобретен­
ные любыми подразделениями вуза за бюджетные или внебюджетные
средства, полученные в дар или по обмену, поступают в единый фонд
библиотеки.
Источниками комплектования фонда являются: библиотечные коллек­
торы, книготорговые организации, фирмы, частные лица, обменные
фонды библиотек, отечественные и зарубежные агентства и др.
Библиотека имеет право регулировать заказы, руководствуясь инфор­
мацией об изданиях и документах, которые в ней имеются. Литература,
поступившая в библиотеку, регистрируется, технически обрабатывается,
каталогизируется и передается в фонды. В целях повышения эффектив­
ности использования фондов систематически проводится анализ их
использования. Библиотекой, совместно с кафедрами и другими научны­
ми подразделениями вузов, библиотечным советом вуза, ежегодно
просматриваются фонды в целях выявления малоиспользуемых изданий и
документов для перевода их в обменный фонд или списания из фонда.
Ветхие, дефектные, устаревшие по содержанию, дублетные, утраченные
издания и документы исключаются из фонда в порядке, установленном
Инструкцией об учете библиотечного фонда от 02.12.1998 года № 590 Ми­
нистерства культуры Российской Федерации. Проверка фондов библиоте­
ки проводится систематически в сроки, установленные письмом Мини­
стерства финансов Российской Федерации «Об инвентаризации библио­
течных фондов» от 04.11.1998 года № 16-00-16-198.
Издания, имеющие научную, художественную ценность, и другие носи­
тели информации, которые не пользуются спросом у читателей, могут
V
асуществляется
передаваться в резервный фонд или в библиотеки-депозитарии. Издания
из обменного фонда, на которые нет спроса, списываются через два года
Введение
после публикации информации. Списание документов по идеологическим
издания,
з та »
и политическим мотивам запрещается [201, 271, 352, 358, 436, 460, 495,
материала
520, 542, 543, 552, 621, 631,632, 633, 640, 664,665,687, 672,706,729,737,
738, 744, 837, 877, 895, 904, 973, 1018, 1020, 1239, 1244].
взгляд
грзфия А .Ю .Л
Планирование комплектования — это научно обоснованное опреде­
Справочный
ление содержания, объема, сроков комплектования фондов. Тематиче­
ский план комплектования — документ, определяющий содержание фонда
чает:
• картотек*
сточки зрения его наполнения информационными ресурсами по тематике,
• картотеки
типам, видам документов и материалов. Темплан комплектования состоит
• картотеки
из двух частей.
%
• картотеки
Первая содержит сведения о библиотеке, ее структуре, особенностях
• регистра
формирования фонда, составе читателей, профиле вуза, месте в системе
даний;
вузовских библиотек города, региона, государства, в процессе координа­
• картотеку
ции комплектования. Координация комплектования библиотечных фондов
есть взаимодействие библиотек в согласованном приобретении доку­
• картотек
ментов.
I
• картотек)
Вторая часть включает перечень тем (рубрик), по которым приобрета­
• картотеку
ются документы, с указанием типа, вида, языкового состава и принадлеж- |
народно»
ности каждого документа структурным подразделениям.
• картотек;
Перечень тем (рубрик) составляется на основе таблиц УДК, ББК, ДКД.
пениях
Специфика комплектования конкретной библиотеки определяется профи­
• картотек]
лем. Тематический план используется при планировании комплектования,
• картотек1
заказе изданий и документов, изучении библиотечного фонда, служит
• картотек
основой для определения общего количества книг, документов, которые
• картотек
планирует приобрести библиотека за квартал, год, и т. д. На основе тема­
издатель
тического плана комплектования составляется темплан комплектования
ций,слуз
библиотеки обязательным экземпляром. Темплан комплектования служит
Раз вдеся
также основой и для ежегодного плана комплектования библиотеки.
сотрудников?!
В отделе комплектования необходимо иметь следующие документы, обеспе­
Для компл
чивающие систематическое комплектование фонда в соответствии с его
точников книг
основными требованиями:
достаточносп
темплан комплектования библиотеки в целом;
книгоснабжен
темпланы комплектования отделов, служб и секторов библиотеки;
Документ
темплан комплектования платным обязательным экземпляром;
им документ;
оперативный план комплектования фонда библиотеки на каждый год.
обязательное
Оперативный план комплектования — составляется на год. ЯвляетI гообмена, да
ся составной частью годового плана работы библиотеки и носит директив- |
Источник
ный характер.
1
лица, с помо
Перспективный план комплектования — является составной частью
онныхцент].
перспективного или стратегического плана развития библиотеки, опреде­
°нныеипрод
ляет главные цели и конечные результаты комплектования и развития
литературы
^
фондов. В нем, как правило, даются самые общие цифровые показатели:
от читателей
рост величины фонда (в целом по отраслям знаний) библиотеки и ее струк­
^анавлива!
турных подразделений, использование фонда читателями, сумма ассигно­
оперативное
ваний на приобретение документов.
лиотек вузоб
Здесь же планируются мероприятия по сплошному пересмотру всех
• покути
отделов фонда. В последнее время в работу библиотек внедряется
с
• подпис
бизнес-план. С его содержанием можно ознакомиться в книгах [77,
• внутре
с. 343—346; 232, с. 124—142]. Координация комплектования библиотек
В И
т е к и
6
1
• Аарыс
86
осуществляется по отраслевому и территориальному признакам. Основой
служит координационный план комплектования [204, с. 55—69].
Введение тендерных закупок документов, подписки на периодические
издания, а также приобретения других необходимых для работы библио­
теки материалов, оборудования, компьютерной и оргтехники и т. д., на наш
взгляд, являются тормозом в работе. Этому вопросу посвящается моно­
графия А. Ю. Жданова [876].
Справочный аппарат в помощь комплектованию, как правило, включает:
• картотеки текущего комплектования;
• картотеки докомплектования;
• картотеки заказов;
• картотеки выполненных заказов;
• регистрационную картотеку периодических и продолжающихся из­
даний ;
• картотеку книгообеспеченности учебного процесса и НИР;
• картотеку обменно-резервного фонда;
• картотеку партнеров;
• картотеку изданий, полученных и высланных по внутреннему и между­
народному книгообмену;
• картотеку отказов на издания и документы в структурных подразде­
лениях библиотеки;
• картотеку дисциплин, которые читаются в вузе;
• картотеку тем НИР и ОКР, которые осуществляются в вузе;
• картотеку профессионального состава читателей;
• картотеку адресов, электронной почты, сайтов, факсов, телефонов
издательств, распорядительных и книготорговых фирм, организа­
ций, служб.
Раз в десять дней отдел организует выставку новых поступлений для
сотрудников библиотеки.
Для комплектования фонда библиотека использует широкий круг ис­
точников книгоснабжения, обеспечивающих полноту, своевременность и
достаточность необходимой литературы и документов. Выбор источников
книгоснабжения для каждой библиотеки может быть индивидуализирован.
Документоснабжение — это обеспечение библиотек необходимыми
им документами с помощью книжной торговли, системы предоставления
обязательного экземпляра изданий, как платного, так и бесплатного кни­
гообмена, даров и пожертвований, других источников комплектования.
Источники комплектования — организации, учреждения и отдельные
лица, с помощью которых комплектуются фонды библиотек, информаци­
онных центров, осуществляются подписка на периодические, информаци­
онные и продолжающиеся издания, происходит безвозмездное получение
литературы (из обменных фондов, от органов информации, издательств,
от читателей взамен утерянных или испорченных книг). Библиотеки вузов
устанавливают источники комплектования, руководствуясь критериями
оперативности, полноты и ценности. Источниками комплектования биб­
лиотек вузов являются:
• покупка;
• подписка на отечественную и зарубежную периодику;
• внутренний и международный книгообмен;
• дары организаций, общественных и политических объединений;
И
• дары авторов, издателей;
А
• дары отдельных лиц;
11
• документальные базы данных сети Интернет;
• копирование документов согласно закону об авторском праве;
• получение обязательного экземпляра документов от издательства;
• получение документов вместо утерянных или испорченных.
Внедрение рыночных отношений в книжное дело, свободное ценообра­
зование требуют от комплектатора знания структуры документного рынка
и основных механизмов его функционирования. Сферу текущего комплек­
тования библиотек в XXI веке невозможно ограничить только печатными
изданиями. В целях комплектования используются возможности докуме­
нтного рынка в целом. В структуре документного рынка по видам докумен­
тов можно выделить: рынки печатных изданий, аудиовизуальных материа­
лов, электронных ресурсов, репродуцированных и неопубликованных
материалов (отчеты НИР и ОКР, препринты, неопубликованные переводы)
[204, с. 70—71].
Ускорение процессов книгоиздания и взаимодействие партнеров в
процессе комплектования неизбежно приводят к тому, что общей тенден­
цией в ближайшее время станет повсеместный переход к использованию
в текущем комплектовании информационных технологий и ресурсов
Интернета. Уже сейчас через сеть Интернет доступны следующие виды из­
даний: полные тексты книг, периодических и продолжающихся изданий, в
том числе существующих только в электронном виде и не имеющих печат­
ной версии, базы данных. Для поиска в сети используются такие информа­
ционные ресурсы, как книжные магазины онлайнового доступа, электрон­
ные каталоги библиотек, серверы книжных дилеров и подписных агентств,
издающих каталоги электронных ресурсов (электронных текстов книг,
периодических и сериальных изданий), виртуальные библиотеки.
Многие российские издательства и книготорговые фирмы уже открыли
в Интернете свои страницы. Использование этих ресурсов позволяет
комплектатору получить самую оперативную информацию, необходимую
для текущего комплектования, и быстро оформить заказ. Заказ можно
получить по системе «Книга — почтой».
|
Отбор документов и ресурсов может быть первичным и вторичным.
Первичный отбор осуществляется в процессе комплектования, вторич­
ный — в процессе рекомплектования. Приобретение документов —
небезвозмездное получение документов путем покупки или обмена.
Заказ документов — оформление заявок для поставщика (библиотеч­
ного коллектора, книжного магазина и др.) на документы, которые жела­
тельно приобрести. Заказ может быть предварительным и постоянным.
Предварительный заказ — оформление заявки на документ, объявленный
к выходу из печати. Постоянный заказ — оформление заявки, позволяю­
щей поставщику осуществлять поиск и передачу документов заказчику на
протяжении определенного периода. Выполнение заказа — высылка доку­
ментов библиотечно-информационному центру по предварительному
соглашению.
Лакуна — пробел в фонде библиотеки, информационного центра.
Д езидерата — документ, соответствующий профилю комплектова­
ния, но отсутствующий в фонде и необходимый библиотеке, информаци­
онному центру для заполнения лакун или пополнения фонда дублетным
экземпляром.
Дублетный экземпляр — повторный экземпляр документа в фонде
библиотеки, информационного центра. Различаются запланированная
при комплектовании дублетность и излишние дублетные экземпляры.
Проверка экземпляра на дефектность — проверка экземпляра
документа с целью выявления полиграфического брака (пропущен­
ных страниц, неправильно сброшюрованных листов и т. п.) или качества
экземпляра, пришедшего в частичную негодность в процессе исполь­
зования.
Согласно ГОСТ 7.76—96, обязательный экземпляр — экземпляры
различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче
производителями в соответствующие учреждения и организации в поряд­
ке и количестве, установленных законом. Обязательный экземпляр может
быть бесплатным и платным. Бесплатный экземпляр — документ, пере­
даваемый бесплатно в библиографирующие учреждения, крупные биб­
лиотеки, информационные центры; платный экземпляр документов,
распределяемых централизованно между крупными библиотеками,
информационными центрами и другими учреждениями за деньги. Вузов­
ские библиотеки должны получать бесплатный экземпляр всех изданий и
материалов, издаваемых и подготовленных в вузе.
Покупка документов — приобретение библиотекой, информацион­
ным центром документов за плату в торгующих организациях или у част­
ных лиц.
Подписка на сериальные издания — соглашение о регулярной
доставке сериального издания в течение определенного периода времени
с выплатой заранее установленной суммы.
Выявление документов — поиск документов, необходимых библиоте­
ке, информационному центру, осуществляемый по перспективным, теку­
щим и ретроспективным библиографическим указателям в торгующих
организациях или у частных лиц.
Отбор документов — определение соответствия документов профи­
лю комплектования и целесообразности их приобретения для фонда или
хранения уже имеющихся документов в фонде. Отрабатывается система
электронного заказа и электронных расчетов, внедрение которых упрос­
тит и ускорит технологию комплектования через Интернет. Для отбора и
заказа изданий и документов используются всевозможные каталоги [204,
с. 72—73]. Важным шагом в решении этого комплекса проблем в России
является создание системы «Книги в наличии и в печати» — национальной
информационной системы (аналогичная существует во всех западных
странах).
Основными способами пополнения библиотечных ресурсов печатными
и другими документами являются покупка, подписка, книгообмен, репро­
дуцирование, бесплатное получение (дар), получение книг от читателей
взамен утерянных или в качестве возмещения стоимости документа
(замены) [204, с. 72—75]. В современных условиях комплектаторы биб­
лиотек должны представлять себе весь комплекс современных источников
и способов пополнения фондов. Это необходимо для того, чтобы выбрать
наиболее экономичные и целесообразные способы комплектования своей
библиотеки с учетом доступности информационных ресурсов распреде­
ленного библиотечного фонда региона и страны.
Комплектаторы библиотек используют различные способы комплекто­
вания, позволяющие рационально и разумно расходовать выделенные им
средства: прямые связи с издателями, работу с книжными базами,
оптовыми и специализированными книготорговыми фирмами (в том числе
библиотечными), работу с дилерами, дистрибьюторами — эксклюзивными
представителями центральных издательств в данном регионе, организа­
цию корпоративных центров по документоснабжению библиотек региона
и т. д. Устанавливая новые контакты с книготорговыми фирмами, библио­
тека руководствуется определенными критериями. К ним относятся
оперативность, полнота, качество и спектр представленной продукции,
надежность, комфортность обслуживания (предоставление библиотекам
льгот по оплате, отсрочки платежей, возможности хранения заказов, |
доставки и т. д.).
.
В качестве равноценной замены традиционного книгообмена мо­
жет рассматриваться внедрение системы электронной доставки доку­
ментов.
I
■_ : . .,;д%
В условиях интенсивного развития информационных технологий все
большее распространение получают электронные документы (ЭД). Проце­
дура комплектования пакетных электронных документов на компактдисках является схожей с комплектованием документов на бумажном
носителе. Особое значение для комплектаторов имеет деятельность
«МК периодика», созданной в рамках ОАО «Международная книга».
Приобретению иностранной литературы способствует деятельность ОАО
«Международная книга», которая на протяжении 70 лет является одной из
ведущих книготорговых организаций мира. В ее структуре работает
специализированная фирма «МК-книга», организующая импорт и экспорт
книжной продукции. Международный информационный центр для библио­
тек, издательств и книжной торговли (МИЦ) как автономная некоммер­
ческая организация также является надежным поставщиком иностранной
литературы. МИЦ рассылает в библиотеки каталоги книжной продукции
зарубежных издательств, в том числе и аннотированные, а затем органи­
зует их приобретение по заказу библиотек.
Качество комплектования фонда во многом определяется тщатель­
ностью выявления и анализа вторичных источников, отражающих тот
сегмент мирового документального потока, который соответствует
информационным потребностям контингента вуза. Одним из значимых
компонентов в системе книгораспространения являются бибколлекторы.
Традиционно взаимодействие коллекторов с библиотеками организовано
на основе очного и заочного комплектования. Особая роль отводится цент­
ральному коллектору научных библиотек (ЦКНБ), который ведет комплекто­
вание фондов на основе обязательного экземпляра отечественных доку­
ментов, обеспечивая возможность гарантированного получения широко­
го спектра книжной продукции центральных, региональных и местных
издательств. В целях интеграции деятельности библиотек, книгоизда­
тельских и книгораспространительных организаций в ЦКНБ разработано
сводное тематическое планирование выпуска литературы [207, с. 241].
Общую характеристику книжного рынка дает БД «Книги в наличии и в
печати», совместно разработанная Российской книжной палатой и изда­
тельством «Воск СНатЬег 1п1етайопа1». Поступление заказанных доку­
ментов из источников комплектования завершает процесс текущего
комплектования и начинает следующий процесс формирования библио­
течного фонда — учет фонда [204, с. 78]. Приводим схему 6 «Путь доку­
мента в отделе комплектования».
<о
со
I
О
ос
X
X
со
й
о
ф
с;
с
о
*
ф
§
о
й
Р
х
ф
2
&
т а
О
л
с
К о м пл е кто ва ни е с пом ощ ью глоб альной се ти . Для работы в Интер­
нете комплектатору необходимо знать, во-первых, из чего состоят адреса
в этой сети и, во-вторых, сами эти адреса. Чтобы можно было идентифи­
цировать любой компьютер, в Интернете применяется специальная система
адресов, называемая «1Р-адресами». Адрес каждого компьютера уникален
и построен по определенным правилам. Каждый уровень в системе адре­
сов называется «доменом». Домены отделяются друг от друга точками.
При работе в Интернете чаще всего используются не просто доменные
адреса, а универсальные указатели ресурсов, называемые 11Р1- — 11пмегза1
Резоигсе Соса1ог. Ыйи — это адрес любого ресурса в Интернете вместе с
указанием того, с помощью какого протокола следует к нему обращаться.
В указателе имеются также сведения о том, какую программу для этого
следует запустить на сервере и к какому конкретному файлу обратиться.
Адрес электронной почты формируется так же, как и любое другое имя в
Интернете. Адреса состоят из двух частей, разделенных символом
Справа от символа располагается интернет-адрес компьютера. Слева от
символа @ расположено имя абонента.
I
Комплектование — сложный, противоречивый процесс. Его можно
определить как систему мероприятий по реализации четко ориентирован­
ной программы (модели) создания и специализации конкретного фонда
библиотеки на основе диалектически взаимосвязанного соотношения
первичного и вторичного отбора, включения новых и исключения потеряв­
ших информационную ценность документов в целях полного и надежного
обслуживания читателей. Именно в таком качестве комплектование спо­
собно обеспечить библиотеке выполнение всех ее важнейших обществен­
ных функций. Фактически все виды комплектования происходят одновре­
менно в процессе текущей работы. На любом этапе пополнения фонда
можно добиться более высокой эффективности работы, сократить трудо­
вые и материальные затраты, используя ресурсы Интернета. Как известно,
первым этапом текущего комплектования является анализ потока доку­
ментов, для чего используются перспективные и текущие библиографи­
ческие пособия. По адресу И«р:/\ллллл/.геа.гиД_||Ьгагу можно узнать адреса
издательств и выбрать те из них, книги которых наиболее полно соответ­
ствуют профилю вашей библиотеки. Выявив источники, по которым можно
проанализировать поток документов, нужно приступить к их отбору и
выяснить, какие книги есть в издательстве в наличии и какие готовятся к
изданию. Семантическую часть отбора желательно совершать с помощью
читателей, что особенно важно для научных библиотек и библиотек вузов.
Интернет поможет библиотекарю и в этом. Так, с помощью специальной
анкеты на \л/еЬ-странице библиотеки любой читатель может указать, какую
книгу он хотел бы видеть в фонде. После отбора необходимо выяснить
финансовые возможности библиотеки и определить, какие книги следует
заказать и в каком количестве. Таким образом, мы видим, что комплектова­
ние с помощью Интернета по сути не отличается от традиционного, но зна­
чительно экономит время библиотекаря и дает возможность более рацио­
нально распределить ассигнования на приобретение литературы [837].
Приводим АРМ комплектование/каталогизация АБИС «Руслан».
• Современный настраиваемый интерфейс пользователя.
• Авторизация пользователей и автоматическая настройка функций
АРМа в зависимости от категории пользователя и его полномочий.
• Заказ книг.
Подписка и регистрация периодических изданий.
Традиционные функции комплектования/списания единиц хранения,
проводка счетов.
Формирование типовых выходных форм в формате М3 Ехсе1 (инвен­
тарные книги, КСУ, счета, акты...).
Контроль стадий обработки записей по отделам.
Полная поддержка формата В113МАВС, включая механизмы связы­
вания библиографических записей, трассировки ссылок, авторитет­
ных файлов и др.
Быстрая настройка формата записи для конкретной организации
(состав полей, свойства полей/подполей, форматы значений, списки
и наборы значений, справочники и др.).
Контроль структурной и логической целостности записи (формат
записи, значения и свойства всех ее элементов в соответствии со
спецификацией формата и пользовательскими настройками).
Создание МАВС записей с использованием шаблонов, подготовлен­
ных средствами АРМа.
Возможность каталогизации любых видов документов, включая
нетрадиционные (аудио, видео, электронные ресурсы, ноты и т. д.).
Контекстная помощь по формату записи.
Технология быстрого копирования подобных записей (аналитика,
периодика).
Специальная технология выявления «подозрительных на дублетность»описаний.
Возможность ввода данных на любых языках в стандартной кодиров­
ке Ш1СООЕ с использованием встроенной виртуальной клавиатуры.
Встроенный компонент для работы с базами данных классифика­
ционных систем.
Обеспечение надежности операций удаленного изменения
данных.
Ведение справочников по любым полям записи.
Удаленное взаимодействие с источниками библиографических и
авторитетных данных в форматах семейства МАВС, доступных по
протоколу 239.50 с контролем прав доступа.
Удобный интерфейс поисковой формы, функции простого и сложно­
го поиска, уточнение запросов, сохранение результатов поиска по
шаблону.
Сохранение поисковых запросов для повторного использования.
Один поисковый запрос может выполняться одновременно для
нескольких БД или серверов.
Копирование записей из внешних источников с автоматическим их кон­
вертированием в требуемый формат семейств МАВС с возможностью
последующей проверки и редактирования (иЗМАВС*-*Н113МАВС).
Подключение или загрузка внешних авторитетных файлов в любых
МАЯС-форматах.
Универсальная служба печати АРМа может использоваться для выво­
да на печать и сохранения в форматах М3 УУогй, М3 Ехсе1 любых
требующихся библиотеке документов. Форматы документов опреде­
ляются пользователем с помощью специального языка. По желанию
заказчика в поставку включаются шаблоны типовых документов (раз­
личных каталожных карточек, списков, инвентарей и пр.), производится
их настройка с учетом специфики организации, создаются новые
шаблоны для всех необходимых организации документов.
• Автоматическое формирование бюллетеня новых поступлений по
шаблону, определяемому пользователем.
• Загрузка/выгрузка МАРС-записей из файла и в файл в соответствии
со стандартом 150 2709 в различных кодировках.
• АРМ может использоваться автономно как развитый 239.50-клиент
для доступа к любым, предоставляемым по протоколу 239.50 источ­
никам данных и работы с локальными файлами МАРС-записей.
П рием по ступ а ю щ и х д о кум е н то в осуществляется отделом комплек­
тования по сопроводительному документу, записи в котором сверяются с
полученными материалами. При отсутствии сопроводительного докумен­
та библиотека составляет акт. При обнаружении расхождений, а также
дефектных и присланных без заказа экземпляров, по мере необходимос­
ти, составляются акты. Первый экземпляр сопроводительного документа
остается в библиотеке, второй передается в бухгалтерию вуза. На изда­
ния, поступившие в библиотеку без сопроводительного документа, в том
числе полученные в дар от отдельных лиц и из других источников, после
проверки их пригодности для использования составляется акт. Далее
проводятся следующие операции:
д
• штемпелевание документов;
• штрих-кодирование, радиочастотная идентификация (ЯРЮ);
• присвоение инвентарного номера;
• сверка документов, которые поступили, с картотекой текущего ком­
плектования;
|
• количественный и индивидуальный учет;
• оформление сопроводительного документа;
• отметка на сопроводительном документе, стоимость которого под­
лежит отнесению на баланс библиотеки;
• техническая обработка;
• передача сопроводительного документа в бухгалтерию (оформляет­
ся в графе «Книги учета библиотечного фонда»).
Процесс приема документов, поступивших с сопроводительным доку­
ментом, состоит из следующих операций: прием документов по сопрово­
дительным материалам (счет, накладная, копия чека, акт), подбор авторов
или заглавий по алфавиту, экспедиционным номерам, сверка с сопрово­
дительным документом, оценивание, подсчет числа экземпляров, вывод
общей стоимости.
Прием документов, поступивших без сопроводительных документов,
включает следующие операции: подбор документов по алфавиту фамилий
авторов или заглавий, проверка на дублетность, оценивание документов,
составление акта на прием документов.
Сверка поступивших документов с картотекой текущего комплектова­
ния включает ряд действий: найти карточку в картотеке текущего комплек­
тования, сверить картотеку с документом, сделать необходимые отметки,
отобрать первый экземпляр, вложить карточку в документ, поставить ее за
разделитель «Выполненные заказы»; работа в автоматизированном режи­
ме: проверить на дублетность поступившие издания в базе данных авто­
матизированной системы (АС); зарегистрировать новые поступления в
базе данных АС.
Порядок приема и регистрации журналов и газет таков: подобрать жур­
налы и газеты по алфавиту названий, отыскать регистрационную карточку
■
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
К
I
I
I
I
I
I
I
I
Е
I
I
I
I
в картотеке подписных изданий, отметить номер, дату получения изданий,
проставить штемпель на журнале, газете.
Ведение книги суммарного учета предполагает такие операции: разобрать документы по видам, отраслям знаний, языкам, подсчитать число
документов, записать результаты подсчета по установленной форме в
книгу суммарного учета; ввести статистические данные «Книги суммарного учета» в базу данных АС; подсчитать постранично по позициям данные
«Книги суммарного учета», перенести итоги на следующую страницу;
сверить финансовые документы отдела с финансовыми документами
бухгалтерии; оформить инвентарную книгу, пронумеровать листы, проставить номера в инвентарной книге, записать документы по установленной
форме в инвентарную книгу; проставить инвентарный номер на документе,
провести индивидуальный учет документа по актовой безынвентарной
системе; провести индивидуальный учет с применением учетного каталога; составить библиографическое описание документа, указать цену,
инвентарный номер, год поступления, номер записи в «Книге суммарного
учета», число поступивших экземпляров, их распределение по подразделениям; принять акты на выбывшие документы от структурных подразделений, сделать запись в «Книге суммарного учета» (2-я часть), проставить
номер акта, исключить документ по акту из учетных форм: инвентарной
книги, учетного каталога, описи инвентарных номеров; исключить выбывшие документы из базы данных АС; погасить инвентарный номер и штемпель библиотеки на документе; подписать акты.
П роцесс технической об работки д о кум е н то в включает следующие
операции: штемпелевание, простановка инвентарного номера и библиотечного шифра на каждом документе, штрих-кодирование (возможно с использованием технологии радиочастотной идентификации), наклейка
кармашков, контрольных листков сроков возврата, оформление книжного
I
Ц
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
[
I
|
I
|
формуляра.
П риняты е в б и б л и о те ку кн и ги н е м е д л е н н о ш те м п е л ю ю тся .
Инструкция запрещает ставить на книгу какие-либо штемпели, кроме
штемпеля с названием библиотеки размером 1,5 х 4 см, который должен
быть прямоугольной формы. Штемпель для всего фонда библиотеки —
единый. Никакие другие, обозначающие местонахождение книги в том или
ином отделе библиотеки, не ставятся. В порядке исключения можно иметь
дополнительный штемпель для обозначения книг, включенных в фонд редкой книги. Штемпель ставится на обороте титульного листа и на 17-й странице в левом нижнем углу под текстом, а также на обороте вкладных
листов. Он проставляется в целях охраны книги и для определения ее принадлежности конкретной библиотеке. Круглая печать запрещается для
штемпелевания.
Ш иф р (полочный индекс и авторский знак) проставляют на переплете
(обложке) в левом верхнем углу, на обороте титульного листа, у толстой
книги на корешке. Затем заполняют формуляр книги, вкладывают формуляр в кармашек. Кармашек служит одновременно и листком срока возврата. Ярлык наклеивают на каждом экземпляре документа в верхнем левом
углу переплета (обложки) на толстой книге на корешке на расстоянии 2 см
от его нижнего края. Можно писать прямо на обложке.
А в то р ски й зн а к определяется по таблицам Л. Б. Хавкиной. Иногда
можно использовать авторские знаки, проставляемые на обороте титульного листа издательствами. На все издания, включаемые в фонд,
составляются формуляры. На книжном формуляре указываются шифр,
инвентарный номер, фамилия и инициалы автора, заглавие, год издания, цена,
для многотомных изданий также номер тома (части, выпуска). При инвентар­
ной расстановке вместо шифра на обложке вверху или внизу, в зависимости
от расположения книги на полке, проставляется инвентарный номер.
Штрих-код наклеивают в середине обложки, в конце обложки или на ее
внешней стороне. Использование технологии штрихового кодирования
очень подробно описано в книге Ю. Н. Столярова [217, с. 382—398]. Мы на
ней остановимся в главе 9.
Д
Ввод в АБИС поступивших документов. После отбора документов
составляются библиографическое описание, аннотация, реферат; доку­
мент индексируется и т. д. Ввод документа заключается в заполнении
полей рабочего листа в соответствии с предмашинным форматом, исполь­
зуемым в конкретной АБИС в зависимости от ее основных функций и фор­
мы предоставления информации на выходе. Эти данные выбираются из
документа и могут быть представлены в различных сочетаниях. Основные
элементы присутствуют в каждой системе и включают общие сведения о
вводимом документе (например, кодАСНТИ, порядковый номер докумен­
та, код вида документа, код страны-создателя, индекс рубрики и др.).
Библиографическое описание первичного документа составляется в
соответствии с требованием действующего ГОСТа; указывается шифр
хранения документа (если документ хранится на микрофильме, — адрес
хранения микрофильма); реферат или аннотацию составляют в соответ­
ствии с требованиями ГОСТ 7.9—99 «Реферат и аннотация», индексация
документов осуществляется по классификация ББК или УДК; рубрики
составляются, например, по рубрикатору ГАСНТИ, таким образом созда­
ется поисковый образ документа.
?|
При выборе и фиксации в рабочем листе элементов данных необходи­
мо учитывать, что возможность эффектного использования введенных в
ЭВМ данных для решения различных задач обусловлена необходимой пол­
нотой и точностью их представления «на входе». Следует проанализиро­
вать, в каких библиотечно-библиографических процессах могут быть
использованы эти данные, а также предусмотреть возможность их приме­
нения в дальнейшем. Для обеспечения предмашинной обработки доку­
ментов необходимо наличие технологической документации на выполне­
ние отдельных или комплекса однотипных операций: правильного запол­
нения рабочих листов, инструкций по реферированию, индексированию и
кодированию документов.
'^1
Комплектование, учет и обработка отдельных видов документов .
Книги заносятся в единую инвентарную книгу на русском и украинском
языках. При форматной расстановке на каждый формат ведется отдельная
инвентарная книга, при этом нумерация книг каждого формата начинается
с единицы, и перед инвентарным номером помещается условное обозна­
чение формата. Издания на иностранных языках вносятся в отдельную
инвентарную книгу. Шифр книг при форматно-инвентарной расстановке
составляется из обозначения формата и инвентарного номера. Шифр
иностранных сокращений — обозначение языка и литературы на русском
и украинском языках и других языках стран СНГ. Выделяют брошюры
временного хранения, которые не вносятся в инвентарные книги.
В книге суммарного учета фонда учитываются все произведения печаимеющиеся в библиотеке, включая брошюры временного характера.
Они объединены с книгами и не учитываются как отдельный вид издания.
Методички, представляющие краеведческий интерес, вносятся в инвен­
тарную книгу в количестве 3—5 экз., учитываются и хранятся как книги и не
могут рассматриваться как брошюры временного характера.
Б езы нвентарны й уче т учебной литературы . На брошюры временно­
го хранения обязательно составляются регистрационные карточки, они
классифицируются по принятой в библиотеке классификации и обязатель­
но отражаются в каталогах. Брошюры временного хранения передаются
в подсобные фонды вместе с книгами и расставляются в соответствии с
полученными шифрами. Редкие и особо ценные книги включаются в
единую опись с пометкой «Р» перед инвентарным номером и могут выде­
ляться в отдельный фонд. Книги, поступившие в библиотеку по подписке,
немедленно отмечаются в регистрационной картотеке и вносятся, в инвен­
тарную книгу. По мере накопления подписных изданий, но не реже чем раз
в квартал, составляется акт на их оприходование. Акт служит основанием
для записи этих изданий в книгу суммарного учета. Авторефераты диссер­
таций учитываются и хранятся как книги и отражаются в основных катало­
гах библиотеки [227, с. 52].
Учет п е р и о д и ч е ски х и зд аний. Периодические и продолжающиеся
издания после поступления их в библиотеку немедленно отмечаются:
продолжающиеся издания — на регистрационной карточке подписного
издания, журналы — на регистрационной журнальной, газеты — на регист­
рационной газетной карточке. Составляется алфавитный список по каждо­
му виду изданий. В научно-технических библиотеках — периодика фонди­
руемая. Нефондируемая периодика учитывается в конце года. Составля­
ется график хранения периодических изданий и брошюр, которые потом
списываются автоматически. Журналы и газеты в инвентарные книги не
вносят. В суммарном отчете указывается «подписка». По мере поступле­
ния, но не реже чем раз в квартал, на них составляется акт приема, кото­
рый служит основанием для суммарного учета этих изданий. Журналы
объемом свыше 8 печатных листов учитываются отдельным томом. Все
остальные журналы, а также газеты учитываются только переплетными
единицами. В случае отсутствия того или иного номера сведения о них
включаются в алфавитную картотеку докомплектования.
В регистрационные картотеки и в авторизованные системы ежегодно
вносятся сведения об изменениях цен, количестве выпусков, наличии
новых и прекративших свое существование изданий. В книгу суммарного
учета заносятся все издания независимо от того, фондируются они или
нет. Они отражаются в каталоге периодических и продолжающихся изда­
ний. Каталогизация осуществляется на основе ГОСТ 7.1—2003. На перио­
дические и продолжающиеся издания составляется единый читательский
алфавитный каталог. Функции служебного алфавитного каталога выполня­
ют алфавитные регистрационные картотеки. В генеральном системати­
ческом каталоге даются лишь краткие сведения: описания с отсылкой к
каталогу периодики. Газеты отражаются только в алфавитном каталоге.
Продолжающиеся издания отражаются дважды: как отдельный выпуск и в
сводном описании. В каждом отделе обслуживания ведется алфавитная
картотека текущей периодики.
Н оты . При записи в инвентарную книгу нотных изданий в графе «Автор
и заглавие» указываются фамилия композитора и заглавие произведение
Сборники песен с нотами также включаются в инвентарную книгу н<
97
Описание нотных изданий осуществляется на основании ГОСТ 7.1—2003.
Запись делается на языке титульного листа или обложки. На ноты создает­
ся алфавитный каталог, а при наличии в библиотеке отдела музыкальной
литературы — также и систематический. Систематический каталог строит­
ся по таблицам ББК. Ноты расставляются на полках в систематическоалфавитном порядке по схеме систематического каталога. Ноты, издан­
ные в виде листов без переплета, рекомендуется хранить в коробках или
папках в горизонтальном положении. Обработка их производится в отделе
музыкальной литературы, там где он есть (кроме консерваторий).
С пециальны е виды технической д окум ентации. Этот фонд включает:
а) сборники и отдельно изданные стандарты, технические условия,
инструкции по метрологии измерительных приборов и другую норматив­
но-техническую документацию [НТД], указатели этих материалов;
б) описания изобретений к авторским свидетельствам и патентам,
официальные издания патентных ведомств и справочно-поисковый аппа­
рат к ним, сборники патентных материалов, материалы по классификации
изобретений;
в) технические каталоги на промышленное оборудование, каталоги и
проспекты выставок отдельных видов оборудования, типажи и паспорта
оборудования, каталоги-журналы, издаваемые иностранными фирмами,
прейскуранты (ценники). Все специальные виды технической документации
собираются в отделе технической литературы, либо в отделе или секторе
НТД [121; 148, с. 5—40; 150, с. 20—44; 154; 205, с. 39—74; 227, с. 7—48,
С. 63—112; 260, 415, 416, 424, 425, 539, 685, 622, 725, 845, 856, 875, 905,
912,933,956,969, 982,1019, 1033,1053,1114,1159,1168а, 1169, 1191,1234].
7.4. Книгообмен внешний и внутригосударственный
Внешний и внутригосударственный книгообмен — один из источников
комплектования и докомплектования фондов. Обмен документами —
это передача документов по соглашению в постоянное пользование из
одних библиотек, информационных центров или различных организаций в
другие. В н утр и го суд а р стве н н ы й обм ен документами: обмен между биб­
лиотеками, информационными центрами и другими организациями внут­
ри одной страны. М е ж д уна р о д ны й (вн е ш н и й ) об м ен документами:
обмен между библиотеками, информационными центрами и другими
организациями различных стран или международными организациями
[419, 426, 497, 609, 680, 682, 689, 914, 955, 1190].
Для обмена документами сектор обменных и резервных фондов выяв­
ляет библиотеки, уточняет адреса и составляет письма с предложениями
установить книгообмен. При заключении соглашения на обменные опера­
ции библиотеки взаимно выявляют тематику, типы и виды изданий, их
экземплярность; определяют, какие издания и за какие годы интересуют ту
или иную библиотеку, будут ли это издания самой библиотеки, вуза или
другие. В выявлении библиотек-партнеров, а также литературы, которую
необходимо получить по книгообмену, активно участвуют отделы комплек­
тования, библиографии, обслуживания читателей, факультеты, институты
и кафедры вуза. После получения согласия на книгообменные операции
окончательно оговариваются порядок, тематика, сроки обмена и т. д.
В секторе по книгообмену ведется картотека или список библиотек,
с которыми установлен книгообмен. Обменные операции между библио­
теками могут быть постоянными и эпизодическими. В расчетах по обмену
библиотеки обычно не придерживаются точных эквивалентов — посылают
и получают литературу безвозмездно. Оплата пересылки литературы идет
за счет библиотеки-получателя. Заказанная литература отражается в кар­
тотеке. Передача литературы из библиотек производится на основе
действующей инструкции. Книги, полученные сектором обменных и резерв­
ных фондов в порядке книгообмена, передаются в отдел книгохранения,
где учитываются обычным порядком [227, с. 112].
Прилагаем «Примерное положение о международном и внутригосудар­
ственном книгообмене библиотеки».
Примерное положение о международном
и внутригосударственном книгообмене библиотеки
1. Положение разработано на основании действующего законодатель­
ства Украины в области культуры и конвенции ООН от 5 декабря 1958 года
«О международном обмене изданиями».
2. Международный книгообмен есть одно из мероприятий по укрепле­
нию и расширению научных и культурных связей между странами. Путем
международного и внутреннего книгообмена с научными учреждениями,
библиотеками учебных заведений и других сетей библиотека пополняет
свои фонды периодической, монографической, справочной и другой лите­
ратурой.
3. Библиотека устанавливает и расширяет связи, согласно заключен­
ным договорам, с библиотеками зарубежных учреждений и вузов-партнеров по профилю своего вуза.
4. При установлении новых книгообменных связей библиотека руково­
дствуется рекомендациями кафедр и ученых вуза, которые заинтересова­
ны в книгообмене с этими учреждениями.
5. Библиотека отправляет по международному внутригосударственно­
му обмену издания своего вуза и другие публикации, в которых принима­
ли участие преподаватели вуза, а также при необходимости — другие
издания из обменного фонда и других источников комплектования.
6. Международный и государственный книгообмен ведется с учетом
эквивалента «книга за книгу» или денежного эквивалента. Соблюдение
эквивалента необязательно:
— при рассылке методических разработок вуза;
— при обмене с библиотеками дружественных вузов и учреждений.
7. Литература высылается согласно спискам заказов библиотекпартнеров.
С целью четкой организации работы по международному и внутренне­
му книгообмену библиотека:
• ведет переписку с партнерами по обмену за подписью директора
библиотеки или ответственного за книгообмен;
• комплектует специальный фонд для книгообмена и составляет еже­
годно списки литературы для информации партнеров;
• ведет картотеку партнеров с обозначением полученных и отправлен­
ных изданий;
• систематически записывает и обновляет у партнеров перечень ката­
логов, проспектов, списков литературы для обмена;
• изучает предложения и проспекты, которые присылают партнеры, и
информирует о них кафедры, факультеты, институты и другие струк­
турные подразделения вуза;
• информирует кафедры, факультеты и другие структурные подразде­
ления о поступлении заказанной ими литературы;
• издания, полученные по книгообмену, фондируются, на их получение
составляются акты для отчета перед бухгалтерией;
• в конце года всем партнерам отправляют письма с просьбой дать
согласие на продолжение книгообмена;
• осуществляются почтовая пересылка изданий и материалов и одно­
временно исключение этой литературы из фондов библиотеки, о чем
составляется соответствующий акт;
• ежегодно составляются статистические отчеты о работе по книго­
обмену; они включаются в отчет о работе сектора, отдела и библиотеки.
7.5. Формирование и использование обменно-резервных фондов
В библиотеке вуза, как правило, помимо основного фонда организует­
ся обменно-резервный фонд, который не берется на баланс библиотеки.
Такая структурная единица или формируется самостоятельно, или входит
в сектор книгообмена и обменно-резервных фондов отдела комплекто­
вания.
Обменный фонд формируется из:
а) книг, выделенных из основного фонда как непрофильные и не ис­
пользуемые самой библиотекой или имеющихся в излишнем количестве
экземпляров;
б) поступлений, полученных в составе платного обязательного экзем­
пляра, но являющихся непрофильными;
в) изданий вуза и библиотеки;
г) книг, переданных из библиотек, факультетов, кафедр, структурных
подразделений вуза.
В обменный фонд не включаются книги ветхие (если они не представ­
ляют особого интереса), а также — устаревшие по содержанию, утратив­
шие политическую, научную или художественную ценность. Книги, переда­
ваемые в библиотечный фонд из основного фонда, исключаются из него
по общим правилам: инвентарные номера на книги погашаются. Акт на
передачу книг из основного фонда в обменный составляется в двух экзем­
плярах, из которых один направляется в бухгалтерию, второй остается в
секторе. Все издания, поступающие в обменный фонд, принимаются по
сопроводительным документам и подлежат суммарному учету в специаль­
ной книге. О бм енны й ф онд, согласно ГОСТ 7.76—96, предназначен для
обмена документами, безвозмездной передачи библиотекам, информа­
ционным центрам и продажи организациям и частным лицам. Р езервны й
ф онд предназначен для пополнения фонда библиотеки, информационно­
го центра и их филиалов. Д е п о зи та р н ы й ф онд предназначен для посто­
янного хранения и использования в специально выделенных библиотеках,
информационных центрах.
Обменный фонд представляет собой фонд ценной в научном и практи­
ческом отношении литературы и документов, излишних в данной библио­
теке и предназначенных для передачи другим библиотекам. Обменный
фонд формируется в каждой библиотеке. В него отбираются дублетные
экземпляры профильной литературы, а также непрофильная и другая
малоиспользуемая литература, не принятая на депозитарное хранение.
Передача литературы из обменных фондов производится безвозмездно
в соответствии с инструкцией. Обменный фонд не используется для
обслуживания, не находится в обращении. Он выделяется из основного
фонда и хранится отдельно. Объем обменного фонда, все поступления и
выбытия из него подлежат обязательному учету в специальной графе кни­
ги суммарного учета. Записи в книге суммарного учета производятся на
основе актов о переводе литературы из основного фонда в обменный или
исключении из обменного фонда. На обменный фонд целесообразно
вести специальный справочно-поисковый аппарат: алфавитную картотеку,
для которой можно использовать копии карточек алфавитного каталога
или книжные формуляры помещенных в обменный фонд изданий. В алфа­
витный служебный каталог вносятся отметки о переводе конкретных экзем­
пляров изданий в обменный фонд (против соответствующих номеров на
обороте карточки или у шифра, если переводятся все экземпляры изда­
ния). Объем обменно-резервного фонда не должен превышать 5 процен­
тов от объема основного фонда библиотеки. Обменный фонд функциони­
рует самостоятельно и на баланс библиотеки не принимается.
Этот фонд действует на правах сектора в отделе комплектования. Сек­
тор изучает и анализирует фонды и информационные ресурсы библиотеки
с целью содействия их рациональному использованию; ведет в автомати­
зированном режиме справочно-библиографический аппарат и библиогра­
фическую информацию о наличии книг и материалов в фонде. Он коорди­
нирует свою деятельность с вузовскими и иными библиотеками города,
а также с библиотеками других систем и ведомств. Сектор ведет книгу
движения обменного фонда. Инвентарная книга обменного фонда не
ведется. Сектор проводит санитарную обработку фонда, следит за сохра­
нением режима освещения и температуры, осуществляет расстановку
литературы на полках, согласно принятой схеме, систематическую про­
верку правильности расстановки, оформляет акты изъятия документов и
сдает списанные документы в макулатуру. Материалы, которые поступают
в обменный фонд, расставляются по видам изданий. Расстановка книг,
брошюр — систематическо-алфавитная; периодических и продолжающих­
ся изданий — алфавитно-хронологическая; документов на иностранных
языках — языково-алфавитная. Срок хранения документов* в обменном
фонде ограничивается определенными хронологическими рамками, кото­
рые определяются самой библиотекой.
В составе обменного фонда может быть организован резервный фонд,
который формируется из документов, поступающих в обменный фонд.
Резервный фонд используется для замены в активном фонде библиотеки
утерянных или изношенных документов. Организация и учет этого фонда
осуществляются на основе требований, установленных для обменного
фонда. На резервный фонд ведется алфавитная картотека.
При отсутствии документов необходимые документы составляются
самой библиотекой. Отбор и передача документов из обменного фонда осу­
ществляются на основании официального листка библиотеки-заказчика и
письменного разрешения директора библиотеки, которая передает доку­
менты, или представителя руководства вуза. Организация работы с обмен­
ным фондом, его формирование, хранение, учет, изъятие, реализация доку­
ментов осуществляются в соответствии с действующими инструкциями,
положением об обменно-резервном фонде библиотеки и паспортом фонда.
Обменный фонд формируется из:
• дублетных непрофильных и малоиспользуемых документов, изъятых
из основного фонда библиотеки-фондодержателя, и документов,
11
ВШ
-2
✓
/Л 101
полученных из других библиотек, где не создается обменный
фонд; •
г|
• изданий самой библиотеки, вуза, предназначенных для обмена;
• периодических, продолжающихся изданий и методических разра­
боток вуза;
>■
• документов, полученных при ликвидации библиотеки;
• документов, полученных как подарок от частных лиц, учреждений,
организаций;
^
• специально закупленных или полученных другим путем документов
для обмена.
Обменные фонды — это фонды библиотек, которые используются для
обмена, перераспределения, бесплатной передачи и реализации доку­
ментов. Обменный фонд выделяется и отделяется от основного фонда.
Основным учетным документом обменного фонда является книга суммар­
ного учета книжного фонда, которая состоит из трех частей. Инвентарный
учет таких документов не ведется. Исходя из задач, возложенных на струк­
турное подразделение, которое организует работу обменного фонда, объ­
ема фонда и количества операций, на обменный фонд или его отдельные
части может вестись учетная картотека (алфавитный каталог), где систе­
матически делаются отметки о движении документов. Прием изданий в
обменный фонд осуществляется по сопроводительным документам (акт и
список, накладная, квитанция и др.). Документы из обменных фондов,
которые не были переданы в основные фонды библиотеки, не были
отобраны или заказаны по информационным спискам другими библиоте­
ками, могут быть реализованы согласно действующему законодательству.
Отбор документов для безвозмездной передачи другим библиотекам
осуществляется непосредственно сотрудниками этих библиотек или
работниками библиотеки-фондодержателя, согласно заказам, по информационно-библиографическим спискам, картотекам, сводным библиогра­
фическим каталогам (базам данных) или по отдельным заявкам. На изда­
ния, которые передаются из обменных фондов библиотек, составляется
акт в двух экземплярах, к которому прилагается список переданных доку­
ментов в алфавитном порядке. Акты передачи утверждаются руководством
библиотеки или представителем руководства вуза. Документы передаются
представителю библиотеки-получателя на основании оформленной дове­
ренности на их получение. Номер и дата выдачи доверенности указывают­
ся в акте. Один экземпляр акта и списка передается библиотеке-получате­
лю и является приемным документом, другой (вместе с доверенностью и
списком) остается в библиотеке, которая передала документы, и сохраня­
ется постоянно. В случае пересылки документов почтой или другим видом
транспорта документом, который подтверждает передачу, дополнительно к
акту являются почтовая квитанция, реестр, накладная.
Издания, полученные из какого-либо обменного фонда безвозмездно,
принимаются в библиотеку комиссией. Комиссия оценивает документы,
переданные без цены, и составляет акт, в котором указываются наимено­
вания, количество и стоимость полученных документов, согласно
«Инструкции учета основных фондов и необоротных активов бюджетных
предприятий» от 17.07.2000 года № 64 (Украина). Сопроводительные
документы на издания, которые поступили в обменный фонд, и акты на
издания, которые выбыли, сохраняются в данном структурном подразде­
лении библиотеки постоянно.
%
Б е зво зм е зд н а я перед ача д о кум е н то в , д а р . Так именуется бесплат­
ная передача документов библиотеке, информационному центру отдель­
ным лицом, группой лиц, учреждением или другой библиотекой, инфор­
мационным центром в соответствии с определенными условиями.
Безвозмездная передача документов из фондов библиотеки в Украине
проводится на основании «Типовой инструкции о порядке списания мате­
риальных ценностей с баланса бюджетных учреждений», утвержденной
указом Госказначейства Украины и Министерства экономики Украины
от 10.08.2001 года № 142/181.
Передача документов из обменного фонда в другие библиотеки и
учреждения производится на основании их заявки и письменного разре­
шения директора библиотеки. Литература отбирается представителями
библиотеки или учреждения или же работниками библиотеки по каталогу
обменного фонда и непосредственно на полках. На отобранную литерату­
ру составляется акт в двух экземплярах. В акте указываются количество
переданных документов, их стоимость и распределение по видам изда­
ний. Акт подписывается лицами, занимающимися отбором документов, и
утверждается директором библиотеки. Книги вместе со вторым экземпля­
ром акта передаются представителю библиотеки или учреждения-получа­
теля по предъявлении доверенности или же отправляются по почте. Учет
изданий, выбывших из обменного фонда, производится во второй части
книги суммарного учета обменного фонда. Первый экземпляр акта подле­
жит постоянному хранению.
Вместе с актом также хранятся заявка библиотеки на получение изда­
ний с резолюцией директора библиотеки-фондодержателя и доверен­
ность на получение документов, почтовая квитанция или накладная. Если
взамен переданных книг библиотека получает документы в порядке книго­
обмена, они передаются непосредственно в отдел комплектования.
Сектор книгообмена наряду с формированием обменного фонда орга­
низует книгообмен своей библиотеки с библиотеками-партнерами. В свою
очередь, библиотека осуществляет свое докомплектование из обменных
фондов других библиотек на основании сводного алфавитного каталога,
документов, имеющихся в обменных фондах [227, с. 29—31]. Обменный
фонд способствует более полному использованию документов, независи­
мо от ведомственной принадлежности библиотек. Фонд ввиду его боль­
шой подвижности должен иметь простую, четкую, удобную организацию.
Книги расставляются в систематически-алфавитном порядке, отдельно
расставляются издания, предназначенные только для книгообмена. Рас­
становка внутри тематических групп алфавитная. Для систематической
расстановки изданий в обменном фонде используются уже имеющиеся на
них индексы и авторские знаки. В случае их отсутствия шифр проставляет­
ся карандашом на обложке книги на месте ярлыка. Для индекса применя­
ются схемы классификации, используемые в библиотеке. На полках доку­
менты различных разделов отделяются друг от друга разделителями с
соответствующими надписями.
В обменном фонде вывешивается план его размещения с указанием
расположения стеллажей и расстановки на них документов. На стеллажах
помещаются опознавательные надписи с указанием индексов отделов или
букв алфавита, в зависимости от системы расстановки данной части
фонда. На фонд составляется каталог. В правом верхнем углу карточки ук^
зывается число имеющихся экземпляров, в левом верхнем углу — шис|
книги. Могут быть использованы карточки основных каталогов, извлечен­
ные из них при передаче документов из основного в обменный фонд.
При небольшой экземплярности документов можно на каждый экземпляр
иметь отдельную карточку. Это удобно для отбора и исключения передава­
емых документов. Литература из обменного фонда может передаваться в
любую библиотеку, которая ее запросила. Карточки на отобранные доку­
менты вынимают из каталога обменного фонда и сверяют с генеральным
алфавитным каталогом библиотеки, чтобы не допустить передачи доку­
ментов, нужных библиотеке. Если на обменный фонд ведется электронный
каталог, то операции осуществляются согласно технологии электронного
каталога. Карточки на отобранные для передачи издания сверяют также с
библиографическими указателями устаревших документов. Отобранные
книги еще раз просматривают, штемпели и инвентарные номера погашают
на всех страницах, если они раньше не были погашены, после чего состав­
ляют акт с поименным списком передаваемых документов за подписью
двух лиц. Если отбор, сверка документов и подготовка их к передаче про­
изводились только работником обменного фонда, акт подписывает второе
лицо по указанию директора библиотеки. Акт, списки изданий л докумен­
ты, подтверждающие их передачу по принадлежности, хранятся постоян­
но. Подтверждающими документами могут служить официальная доверенность, если издания вручены лично, либо почтовая квитанция, если они
отправлены по почте. На карточке каталога изменяются сведения об экзе­
мплярности, и она возвращается в каталог. Если из обменного фонда вы­
был последний экземпляр, карточка из каталога изымается. При наличии в
каталоге карточек на каждый экземпляр дублетных изданий изымается
одна из карточек [148, с. 35—37; 227, с.107—111; 556, 603, 683, 954].
|
7.6. Организация продажи книг и других документов
из фондов библиотек
Продажа населению из обменных фондов библиотек книг и других
документов, не нашедших спроса в депозитариях и других библиотеках,
дает возможность вернуть в общественное пользование произведения
печати, не утратившие ценности, чтобы удовлетворить покупательские ■
потребности в ретроспективных изданиях и получить дополнительные
средства на комплектование фондов библиотеки. Продажа литературы из Я
обменных фондов, не находящей спроса, осуществляется в библиотеках в
соответствии с «Положением о порядке организации продажи населению
книг, других произведений печати и иных материалов из библиотечных
фондов», утвержденным Министерством культуры СССР и Госкомиздатом
СССР 23 августа 1988 года. Реализация произведений печати из обменных
фондов производится через книжные магазины, а также путем продажи
литературы, документов, подлежащих списанию из фондов, в соответ­
ствии с установленным порядком в самих библиотеках. Право продажи и
сдачи на комиссию книжным магазинам произведений печати предостав­
ляется библиотекам, имеющим в своей структуре отделы (группы, секто­
ра) обменных фондов.
|
Покупка и прием на комиссию у библиотек произведений печати, их
реализация осуществляются в соответствии с «Инструкцией о покупке и
продаже букинистических изданий в специализированных букинистиче­
ских магазинах (отделах)» (1977 г.) и «Инструкцией о комиссионной торговле
букинистическими изданиями» (1984 г.). Если продажа литературы
производится библиотекой самостоятельно, документальное оформление
реализации произведения печати устанавливается самими библиотеками
по согласованию с соответствующими органами, в введении которых они
находятся. Денежные средства за реализованные книжными магазинами
произведения печати в размере 30 процентов остаются в книжных магази­
нах, а 70 процентов перечисляются магазинами на текущие счета библио­
тек, если те ведут бухгалтерский учет самостоятельно или имеют субсчет,
либо на счета вуза. Денежные средства за реализованную литературу
зачисляются непосредственно библиотеками на эти же текущие счета.
Среди документов, регламентирующих работу в этом направлении должны
быть «Положение о порядке организации продажи документов в библиоте­
ке» и распоряжение «Об организации продажи документов в библиотеке»,
«Инструкция об организации работы в библиотеке по продаже доку­
ментов».
у; :у:
Денежные средства, поступающие от продажи литературы, расходуют­
ся библиотеками на пополнение фондов, на работы, обеспечивающие
сохранность фондов, на премирование, а также на доплату за увеличение
объемов работы сотрудникам, принимающим участие в реализации книг
(до 30 процентов дополнительно к окладу) [148, с. 33—38].
7.7. Учет библиотечного фонда
О бщ ие полож ения. Библиотечный фонд — упорядоченная совокуп­
ность документов, формируемая библиотекой для хранения и предостав­
ления во временное пользование читателям и абонентам. Учет библио­
те ч н о го ф онда — комплекс операций, обеспечивающих получение
точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости, явля­
ющейся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью
мероприятий по обеспечению его сохранности. Учет фонда обеспечивает
регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам,
рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотноше­
ние источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахож­
дение документов. Сущность учета заключается в регистрации каждого
документа в отдельности и подсчете общего их количества. Учет отражает
поступления в фонд, выбытие из него, величину всего фонда и его подраз­
делений, служит основой государственного статистического учета, отчет­
ности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохран­
ности фонда, контроля за наличием и движением документов.
Унификация учета фондов в библиотеках обеспечивается внедрением
государственных стандартов системы СИБИД, устанавливающих единицы
и формы учета, в частности, ГОСТ 7.20—2000 «Библиотечная статистика».
Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, не­
зависимо от статуса библиотеки, ее организационно-технологических
особенностей, в Российской Федерации закреплены в «Инструкции об
учете библиотечного фонда» [353], для библиотек вузов Украины —
в «Инструкции по учету документов, которые находятся в фондах библио­
тек вузов Украины». В 2006 году в журнале «Библиотека» (№ 7) был опуб­
ликован для обсуждения проект «Инструкции об учете библиотечного
фонда», разработанный коллективом Российской государственной биб­
лиотеки. Аналогичная инструкция разработана Министерством культуры и
✓
туризма Украины и ждет своего утверждения. На основании действующего / Л
.
I
/^ 1 0 5
законодательства, а именно — федеральных законов «О стандартизации»
(1993 г.), «О бухгалтерском учете» (1996 г.), библиотеки России правомоч­
ны самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к
статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможнос­
тям. Для каждой библиотеки обязательно:
• осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в
библиотечный фонд и выбывающих из него документов;
• обеспечивать идентичность номенклатуры основных показателей,
вводимых в учетные формы библиотеки и государственной статис­
тики;
• производить учет фонда в стандартных учетных единицах;
• обеспечивать стабильность принятых единиц учета, последователь­
ность их применения; смена (перевод) единиц не допускается;
• обеспечивать сопоставимость единиц учета в экземплярах с еди­
ницами хранения и единицами выдачи за исключением газет и
журналов;
• соблюдать последовательность применения принятого порядка уче­
та в целях сохранения преемственности и сопоставимости учетной
информации.
Щ, '••••*
В разрешительном порядке документом предусматриваются свобода
действий библиотек при отражении важных для них особенностей, опре­
деленная детализация учета, если эти действия не противоречат основ­
ным требованиям инструкции.
Библиотека правомочна;
• определять виды учетных форм (исходя из перечня типовых форм) на
различных носителях, в том числе осуществляемых с помощью
средств компьютерной технологии, записи в инвентарных книгах
(листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета
библиотечного фонда), на отдельных листах и на карточках, в виде
распечаток, полученных на компьютере, а также в магнитно-чита­
емой форме (на магнитной ленте, диске, дискете и других источни­
ках) с копиями на бумажных носителях;
• вводить в учетные документы, наряду с обязательными, факульта­
тивный набор показателей, учитывающий интересы конкретной биб­
лиотеки;
• определять сроки хранения и состав документов временного значения;
• производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, установленные правительством, и рыночные
цены. Переоценочный коэффициент — это утвержденный Прави­
тельством РФ цифровой множитель, применяемый при расчетах
стоимости библиотечных фондов. Рыночная цена складывается на
рынке соответствующей продукции (книг, аудиовизуальных докумен­
тов, электронных изданий) с учетом экономической ситуации,
тенденций спроса и предложения, конкуренции;
• вводить допустимые (количественные и стоимостные) нормативы на
списание документов, утраченных по неустановленным причинам
(недостача);
• реализовывать, в том числе продавать, списанную из фонда библио­
теки литературу за исключением случаев, предусмотренных законо­
дательством;
• в России на основании закона «О библиотечном деле» (1994 г., ст. 13),
в Украине — закона «О библиотеках и библиотечном деле» опреде­
лять виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользовате­
лями библиотеки.
Учет поступающих документов осуществляется дифференцированно.
Вновь поступающие издания подразделяются на документы постоянного,
длительного и временного хранения. Так, постоянному хранению и регист­
рации в учетной форме с присвоением инвентарного номера в обязатель­
ном порядке подлежит один экземпляр документов, поступающих по сис­
теме обязательного экземпляра. Длительному хранению и регистрации в
учетной форме с присвоением инвентарного номера, подлежат документы
соответствующие настоящему и потенциальному читательскому спросу
независимо от вида документа, его объема, тематики и других формаль­
ных признаков. Временному хранению и учету без инвентарных номеров
подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значе­
ния, в связи с чем они исключаются из фонда библиотеки через непродол­
жительный период времени согласно ГОСТ 7.76—96.
Инвентаризация документов — вид индивидуального учета, заключа­
ющийся в составлении перечня документов, предназначенных для хранения,
в порядке их поступления. Инвентаризация может осуществляться в инвен­
тарной книге, в форме акта, карточного каталога, в машиночитаемой форме.
Регистрация документов — запись документов, предназначенных
для хранения, в инвентарную книгу или другую учетную форму.
Регистрация периодических изданий — регулярная запись номеров
(томов, выпусков) периодического издания, позволяющая контролировать
поступления и определять, какой последний номер (том, выпуск) получен.
Регистрация может осуществляться на карточках регистрационной карто­
теки или в машиночитаемой форме.
Таким образом, учет является обязанностью каждой библиотеки, осу­
ществляется в соответствии с библиотечным законодательством, бюджет­
ным законодательством, иными законами и нормативно-правовыми акта­
ми государства и инструкциями. К ведению учета предъявляются сле­
дующие требования:
• оперативность;
• полнота и достоверность учетной информации;
• документированное оформление каждого поступления в фонд и
выбытия из фонда;
• совместимость приемов учета, их надежность в условиях примене­
ния традиционной и автоматизированной технологий;
• соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фон­
да аналогичным показателям государственной статистики.
Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркиров­
ку, регистрацию при поступлении, перемещение, выбытие, а также про­
верку наличия документов в фонде. Учетная информация, представленная
как в традиционной, так и в электронной формах, имеет одинаковую юри­
дическую силу. Унификация видов и способов единого учета документов в
библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к
библиотечному делу, а также требований инструкций, других нормативных
документов по библиотечному делу. Библиотека самостоятельно разраба­
тывает и утверждает регламентирующие документы, отражающие “
специфику и не противоречащие действующему законодательст
Порядок учета библиотечного фонда, Порядок исключений документов
из библиотеки также определяют сроки хранения документов в фондах,
за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Библио­
течные фонды относятся к категории основных средств, износ (амортиза­
ция) по которым не определяется. Все виды документов (книги, журналы,
архивные документы и т. д.), получаемые библиотекой в виде дара, оформ­
ляются как пожертвования — в России на основании Гражданского кодек­
са РФ (ст. 582) и Налогового кодекса Российской Федерации (ст. 270).
Они квалифицируются как целевые пожертвования и не подлежат налого­
обложению. Библиотечные фонды, независимо от материального носите­
ля информации (от рукописных до электронных изданий), являются объек­
тами как библиотечного, так и бухгалтерского (по балансовой стоимости)
учета. Если суммарный и индивидуальный учет документов осуществляет­
ся в электронной форме, он должен быть продублирован и на бумажной
копии [204, с. 80—87; 354, с. 56; 356, 484, 888, 1138, 1208, 1209].
С истем а учета б иб лиотечного ф онда . Система учета, организацион­
ное упорядочение, совокупность видов, методов и способов учета доку­
ментов дифференцируются в соответствии с их статусом.
Система учета библиотечного фонда включает:
• внутрибиблиотечный учет документов всех подразделений фонда
в соответствии с их спецификой, в том числе фондов обменных,
резервных, депозитарных, служебных для персонала;
• государственный статистический учет библиотечного фонда по фор­
ме «6-нк». Сведения даются только о действующих фондах, предназ­
наченных для пользователей. Данные о резервных, обменных фондах
не представляются;
• особый (специализированный) государственный учет отдельных
категорий документов;
• учет книжных памятников. К ниж ны е п а м я тн и ки — рукописные и
печатные книги, книжные коллекции (в том числе их разновидности
по ГОСТ 7.60—90), обладающие выдающимися эстетическими, поли­
графическими или документирующими свойствами, представля­
ющие общественно значимую научную, историческую или культур­
ную ценность и охраняемые специальным законодательством;
• учет архивных документов, находящихся в фондах библиотек. Дрхианы й д о ку м е н т — документ, сохраняемый в силу его значимости для
общества в составе библиотечного фонда рукописей и относящийся
к Архивному фонду государства;
• учет баз и банков данных;
• учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам веде­
ния бухгалтерского учета.
Учет книжных памятников осуществляется в соответствии с законода­
тельством Российской Федерации об охране и использовании памятников
истории и культуры, инструкцией и нормативными документами о книжных
памятниках Российской Федерации и стандартами. Учет архивных доку­
ментов, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к
Архивному фонду РФ, регулируется законодательством Российской Феде­
рации об архивном деле, инструкцией и иными нормативно-правовыми
актами. Учет музейных предметов и коллекций, находящихся в фондах биб­
лиотек, осуществляется в соответствии с законодательством РФ о музей­
ном деле и музеях, инструкцией, иными нормативно-правовыми актами.
Документы Архивного фонда, книжные памятники, музейные предметы
и коллекции не относятся к имуществу библиотеки, стоимость которого от­
ражается в бухгалтерском учете. Библиотечный фонд относится к основ­
ным необоротным активам, износ которых (амортизация) не определяется
[354, с. 56—57; 752].
Применительно к вузовским библиотекам, согласно приложению 2 к
приказу Минобразования России от 28.08.2000 года № 2488 «Методиче­
ские рекомендации к использованию «Инструкции об учете библиотечного
фонда», в библиотеках образовательных учреждений книга суммарного
учета библиотечного фонда содержит показатели, характеризующие каче­
ство формирования библиотечных фондов по их целевому назначению:
для обеспечения учебного процесса и научной деятельности вуза. Библио­
теки образовательных учреждений для обеспечения учебного процесса
приобретают в больших количествах экземпляров учебные издания одно­
го названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике
безынвентарного учета на основании инструктивного письма Минвуза
СССР от 4 марта 1974 года № 12 «О введении безынвентарного учета много­
экземплярной литературы». В соответствии с пунктом 5.1.2 «Инструкции
об учете библиотечного фонда», Центральная библиотечно-информацион­
ная комиссия Минобразования России вносит дополнения и изменения,
учитывающие специфику работы библиотек образовательных учреждений,
и рекомендует их к применению.
Для библиотек вузов рекомендуются специально разработанные фор­
мы книги суммарного учета библиотечного фонда (см. приложение к мето­
дическим рекомендациям). При учете поступлений документов в фонд они
не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Выделе­
нию подлежат только документы временного хранения по объему и харак­
теру информации (ГОСТ 7.60—90), которые не ставятся на баланс. К ним
относятся: брошюры (объем до 48 с.); листовки (объем д о4 с.); календари,
плакаты; методические разработки [354, с. 58—59].
Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференциро­
ванно, путем их распределения на документы постоянного (в том числе
долгосрочного) и временного хранения. Учету с проставлением инвентар­
ного номера подлежит каждый экземпляр документов постоянного, в том
числе долгосрочного, хранения. Учету без инвентарных номеров подлежат
документы временного хранения. Документы временного хранения и
сроки их хранения определяет сама библиотека, исходя из ее функций и
согласно инструкции по учету документов, имеющихся в фондах библиоте­
ки вуза. Документы, полученные библиотекой в дар (книги, альбомы и дру­
гие издания), без указанной стоимости, оцениваются специальной комис­
сией по оценке документов и учитываются на основании соответствующе­
го акта. Документы, а также дополнения к основным документам, которые
поступают в фонд, маркируются с помощью штемпелей, книжного знака
или штрих-кодов.
Дополнения к печатным документам — карты, атласы, таблицы, ука­
затели к географическим названиям, ноты, грампластинки, плакаты,
СЭ-НОМы, дискеты и др., если они не имеют самостоятельного значения,
отдельно не учитываются. Они получают инвентарный номер основного
документа. Электронные документы на съемных носителях подлежат
маркированию мягкими фломастерами; данные заносятся на верхнюю
рабочую поверхность диска.
в
О бъекты и ед и ни ц ы учета б иб л иотечного ф онда. Объектами учета
являются поступающие в библиотеку (состоящие на учете) и выбывающие
из нее документы независимо от разновидности и материальной основы
носителя.
Е диница учета ф онда — условно выделенный единичный документ
или совокупность однотипных документов для обеспечения контроля
сохранности библиотечного фонда и удобства поиска в нем требуемых
материалов. Единица учета фонда —унифицированная единица исчисления
величины и движения фонда. Д виж ение ф онда — процесс поступления и
выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.
Не включаются в фонд, предназначенный для удовлетворения запро­
сов пользователей библиотеки, материалы служебного назначения, в том
числе программные продукты, являющиеся рабочими инструментами биб­
лиотечных работников и программистов, материалы, приобретаемые для
оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с ком­
плектованием библиотечного фонда. Исключение составляют такие доку­
менты, как таблицы ББК, УДК, журнал «Библиотека и закон», таблицы автор­
ских знаков и подобные материалы. Библиотеки, имеющие в своем соста­
ве обменные и резервные фонды, в обязательном порядке ведут их суммар­
ный (интегрированный учет) без постановки их на бухгалтерский учет.
Документы временного хранения — периодические издания, материа­
лы служебного пользования, программы для изучения различных дисцип­
лин, методические материалы, разработанные кафедрами вузов, плакаты,
буклеты, которые используются для оформления библиотеки, издания
рекламного характера, календари на текущий год, брошюры, листовки —
учитываются только суммарно. Решение о балансовом учете этих доку­
ментов принимает библиотека.
Объектами учета библиотечного фонда являются книги, брошюры;
листовые издания, буклеты, карточные издания, плакаты, почтовые
открытки; журнальные издания, газетные издания; аудиовизуальные доку­
менты; фонодокументы; видеодокументы; кинодокументы, фотодокумен­
ты; документы на микроформах.
В бухгалтерском учете отражается балансовая стоимость фонда. Инди­
видуальный (дифференцированный) учет ведется в соответствии с приня­
тым в библиотеке порядком. В соответствии с ГОСТ 7.20—2000 «Библио­
течная статистика» величина и движение фонда измеряются в униф ициро­
ванных единицах учета. Основными единицами учета объема фонда
печатных, неопубликованных, аудиовизуальных, электронных документов
являются экзем пляр и название. Э кзе м пл яр — каждая отдельная единица
учета, включаемая в фонд или выбывающая из него. Годовой ко м п л е кт —
совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, прини­
маемая за одну учетную единицу фонда. П одш ивка (переплетная едини­
ца) — совокупность номеров периодических изданий (документов), сши­
тых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и
принимаемых за одну учетную единицу фонда. Учет объема фонда журна­
лов и газет производится в экземплярах, названиях, годовых комплектах,
подшивках. Дополнительными единицами учета объема фонда являются
годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица). Учет
объема фонда в названиях применяется для новых поступлений. Повтор­
ное издание учитывается как новое название, если оно дополнено и (или)
переработано. Многотомное издание, объединенное общим заглавием,
учитывается как одно название, за исключением томов, имеющих индиви­
дуальное заглавие. Копия издания или неопубликованного документа,
независимо от вида носителя, учитывается также, как оригинал. Приложе­
ния к изданиям (карты, атласы, таблицы, объяснительные записки, указа­
тели географических названий, ноты, грампластинки, плакаты, Сй-РОМы,
дискеты и т. п.), не имеющие самостоятельного значения, отдельно не
учитываются.
Самостоятельные издания, объединенные в одном переплете (конво­
люте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
Учет аудиовизуальных, электронных документов, картографических из­
даний, стандартов и каталогов промышленного оборудования, депониро­
ванных научных работ, неопубликованных документов, конструкторской
документации отражен в ГОСТ 7.20—2000.
П оряд ок учета библиотечного ф онда . Ведение учета библиотечного
фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов.
Библиотека обязана:
• осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуаль­
ный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный
фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах
учета;
• обеспечивать последовательность применения установленных еди­
ниц учета и не допускать их изменения без принятия новых норма­
тивных документов по учету библиотечных фондов;
• обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с
единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов,
листовых изданий;
• соблюдать преемственность организации учета в целях сопостави­
мости учетной информации.
Библиотека имеет право:
• устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особеннос­
ти организации и структуры фонда и обеспечивающий достоверные
результаты учета, не противоречащие действующему законодатель­
ству и требованиям инструкции;
• самостоятельно выбирать наиболее эффективный способ ведения
учета и создания форм учета, инвентарных номеров, образуемых
средствами компьютерных технологий;
• вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах сум­
марного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдель­
ных листах, а также в машиночитаемых файлах, записанных на диске,
дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение
и воспроизведение учетной документации;
• корректировать учетные формы, исходя из специфики программного
продукта, используемого библиотекой;
• вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультатив­
ный набор показателей (например, распределение документов по
содержанию, видам и т. п.) с учетом специфики конкретной библио­
теки;
• устанавливать сроки содержания и состав документов фонда вре­
менного хранения;
• производить оценку стоимости документов, поступающих в библиоте­
ку, с целью приведения стоимости основных средств к рыночной
стоимости. Переоценка библиотечного фонда (индексация) регла­
ментируется постановлениями правительства и производится
согласно установленным коэффициентам индексации;
• вводить количественные и стоимостные нормативы списания доку­
ментов, утраченных по неустановленным причинам (недостача).
Величина допустимой недостачи не должна превышать 0,2 процента
от текущей ежегодной книговыдачи;
• распоряжаться исключаемыми из фонда библиотеки документами
в соответствии с действующим законодательством;
• в соответствии с законодательством и правилами пользования биб­
лиотекой определять виды и размеры компенсации ущерба, нане­
сенного пользователями фондов библиотеке.
Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью
ведения, оформления и использования учетной документации осущес­
твляют специальное функциональное подразделение библиотеки, а также
комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при
дирекции библиотеки.
Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки
обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации , хране­
ния и использования фонда [354, с. 58—59].
Учет по ступл е ни я д о кум е н то в в библиотечны й ф онд. Учет поступ­
лений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их
подразделения на документы постоянного (в том числе длительного) и
временного хранения.
Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера
подлежат документы, поступающие в библиотеки с функциями постоянно­
го хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также архивные
документы, книжные памятники, краеведческая литература.
Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера
подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и
прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа,
его объема, тематики и других формальных признаков, в том числе элект­
ронные документы, находящиеся на жестком диске компьютера, являюще­
гося частью материально-технической базы библиотеки.
Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат
документы:
• содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем
исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный
период времени (от 1 года до 3-х лет, если другие сроки не преду­
смотрены);
• электронные документы на дискетах;
• электронные документы на съемных носителях, если условия их при­
обретения предусматривают временные ограничения права исполь­
зования;
• электронные документы, поступившие от неполных правообладате­
лей или фрагменты баз данных.
К материалам временного хранения относятся также сделанные биб­
лиотекой на своем оборудовании, без введения в законный гражданский
оборот (тиражирования и распространения) кино-, фото- и звукозаписи,
предназначенные для проведения библиотечно-информационных и куль­
турных мероприятий.
ШМ
Не подлежат учету:
• электронные документы на съемных носителях, если они представ­
ляют собой объекты, предназначенные для пополнения уже имею­
щейся в библиотеке интерактивной базы данных, и не являются
самостоятельным названием;
• электронные документы, к которым библиотека имеет удаленный
доступ, включая ресурсы консорциумов.
Документы, полученные библиотекой в качестве дара (книги, альбомы,
другие издания), включаются в фонд на основании акта пожертвования.
Оценка их стоимости оформляется протоколом оценочной комиссии.
Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом
могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные
машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые долж­
ны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлеж­
ности, эстетичность, долговечность маркировочного знака, сохранность
текста или другой знаковой информации.
Документы, являющиеся приложением к основному носителю и его
неотъемлемой частью, также маркируются. На них проставляются те же
реквизиты, что и на основном документе. Электронные документы на
съемных носителях подлежат маркировке мягкими фломастерами; данные
заносятся на верхнюю (нерабочую) поверхность диска. Электронные доку­
менты без индивидуального носителя маркируются специальными
компьютерными программами, при этом обозначение принадлежности
может быть оформлено самостоятельным файлом в составе общей дирек­
тории или включено в «тело» самого электронного документа [354, с. 59].
П рием новы х поступл ений. Как отмечается в проекте Инструкции об
учете библиотечного фонда [354, с. 59], процесс учета документов распа­
дается на три этапа: прием, суммарный учет и индивидуальный учет.
Поступившие в библиотеку книги принимаются по сопроводительному
документу. При отсутствии его или при обнаружении в книгах дефектов
составляют акт. Вновь поступившие издания сверяются с сопроводитель­
ными документами. Только убедившись, что полученные издания соответ­
ствуют этим документам, можно приступать к дальнейшей работе. При
отсутствии сопроводительного документа составляется акт. В нем указы­
вается, под какими инвентарными номерами единицы хранения внесены в
инвентарные книги, есть ли издания, поступающие или выбывающие по
одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.), име­
ются ли издания, не подлежащие инвентаризации (указывается их общее
количество).
Учет и зд а н и й и д о кум е н то в , не под леж ащ их за п и си в инвентар­
ную кн и гу. В инвентарную книгу не записываются: брошюры, периодиче­
ские и продолжающиеся издания, научно-техническая документация
(стандарты, технические условия, прейскуранты) и другие документы,
а также сборники этих документов; описания изобретений, прилагаемые к
авторским свидетельствам и патентам (отечественные и зарубежные);
промышленные каталоги (отечественные и зарубежные); переводы, отче­
ты о НИР и ОКР, командировках; материалы конференций, семинаров, на­
учно-технических советов. Формой индивидуального учета журналов
(в том числе и иностранных информационных изданий, выходящих нуме­
рованными выпусками), служит регистрационная карточка. Картотека,
составленная из этих карточек, является составной частью аппарата в
помощь комплектованию, средством контроля за получением всех номе­
ров издания и одновременно частью СПА. На оборотной стороне карточки
указываются организация, в которой произведена подписка, номер
квитанции, стоимость, срок и условия подписки. Регистрационные карточ- |
ки составляются посредством оформления подписки и подбираются по
алфавиту названий журналов текущего года. По регистрационным карточ­
кам подсчитывается количество номеров, и составляется акт приема изда­
ний, поступивших без сопроводительного документа, который является
основанием для записи в книгу суммарного учета.
Регистрационные карточки текущего года на информационные изда­
ния (нумерационные) расставляются за разделителями с наименованием
издающей организацией. Карточки подбираются по алфавиту наименова­
ний серий, подсерий, томов. Нормативно-техническая документация
(НТД), изданная в виде листов, подлежат регистрационному учету в нуме­
рационной картотеке, которая, являясь учетной формой, одновременно
служит средством информации о наличии НТД в справочно-информацион­
ном фонде. Для ведения нумерационной картотеки стандартов использу­
ют указатели стандартов. Сборники стандартов, изданные в виде книг,
учитываются суммарно. Описания изобретений к авторским свидетель­
ствам и патентам учитываются в нумерационном каталоге. Будучи учетной
формой, каталог одновременно служит средством информации о наличии
в фонде описаний изобретений. Промышленные каталоги, изданные в
виде нумерационных листов, учитываются в регистрационной картотеке,
которая ведется в соответствии с принятой системой их обозначения.
Промышленные каталоги, изданные в виде книг, учитываются только сум­
марно. Переводы учитываются в регистрационной картотеке или тетради.
У чет б еспл атны х поступл ений . Издания, полученные библиотекой
бесплатно и не имеющие объявленной цены, не оцениваются. В графе
«цена» ставится условное обозначение «б. ц.», что означает «без цены».
На книги, переданные в дар, ставится номинальная цена. Книги, получен­
ные библиотекой бесплатно, учитываются в книге суммарного учета в
соответствующих графах, независимо от того, имеется ли на книге объяв­
ленная цена или нет.
щ
С ум м арны й (и н те гр и р о ва н н ы й ) учет. Различают два вида учета:
суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцирован­
ный). Суммарный или интегрированный учет — регистрация в учетной
форме всех видов документов партиями (группами) с целью получения
точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в
нем изменениях (поступлениях, перемещениях, выбытии). Каждая библио­
тека в обязательном порядке ведет эти два вида учета. Важным момен­
том учета библиотечных фондов в рыночных условиях является учет стои­
мости библиотечных фондов в связи с постоянной их переоценкой начиная
с 1992 года и по сегодняшний день. С целью приведения стоимости основ­
ных средств к расчетной стоимости проводится переоценка библиотечно­
го фонда (индексация), которая регламентируется постановлениями пра­
вительства. Устанавливаются коэффициенты индексации. Этому вопросу
посвящена в России статья В. В. .Шилова [1208, 1209], а в Украине —
статья К. Пенского «Обл1к б1блютечних фонд1в» [Бюджетна бухгалтер'т. —
2007. — 21 травня (№ 19)]. Индексацию библиотека должна осуществлять
совместно с бухгалтерией вуза и отражать стоимость переоцененного
фонда в третьй части «Книги движения библиотечного фонда». Сведения о
документах, которые поступили в библиотеку, фиксируется в первой части
«Книги учета библиотечного фонда» по таким позициям:
• дата и номер записи;
• источник нахождения;
• номер и дата сопроводительного документа;
• количество документов, которые поступили (Всего), в том числе по
видам, типам, содержанию и языкам, согласно функциям библио­
теки;
• стоимость приобретенных документов, которые взяты на баланс.
Суммарному учету подлежат все издания, составляющие фонд библио­
теки. Он дает сведения об общем объеме фонда, его составе по видам
знаний и языкам, а также о количественных изменениях. Суммарный учет
ведется в «Книге суммарного учета», которая состоит из трех частей. Каж­
дая партия документов, поступившая по одному сопроводительному доку­
менту, записывается в первой части «Книги суммарного учета» под оче­
редным порядковым номером на отдельной строке. Порядковые номера в
этой части «Книги суммарного учета» ежегодно начинаются с первого
номера. Номер записи в «Книге суммарного учета» указывает на сопрово­
дительный документ. В «Книге суммарного учета» указывается стоимость
изданий, подлежащих записи в инвентарной книге. В стоимость изданий
(документов) не включаются накладные расходы. Сведения о количестве
журналов, поступивших в фонд, заносятся в «Книгу суммарного учета»
один раз в год. Партия изданий (документов), выбывающая из фонда,
записывается во второй части «Книги суммарного учета». Итоги движения
документов отражаются в третьей части. Нумерация записей о выбывших
партиях документов из года в год продолжается после приема партий до­
кументов и их суммарного учета. В сопроводительном документе произво­
дится следующая запись «Получено___ экз. Запись в книге суммарного
учета №___ от (дата). Количество экз._____ н а ___ рублей____ коп. Запи­
сано в инвентарную книгу под №№__ ». Сопроводительный документ
подписывается директором (заведующим) библиотеки и передается в
бухгалтерию.
Согласно проекту Инструкции об учете библиотечного фонда [354,
с. 59—60], суммарному (интегрированному) учету подлежат все виды
документов независимо от носителя информации и сроков хранения. Сум­
марный (интегрированный) учет всех видов документов, поступающих или
выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями (группами) по
одному сопроводительному документу (лист государственной регистра­
ции, счет-фактура, накладная, реестр, акт). В случае отсутствия сопрово­
дительного документа составляется акт приема.
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными
сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных
или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются
претензии в течение одного месяца с момента приема партии новых
поступлений.
Формой суммарного (интегрированного) учета является книга (журнал,
листы суммарного учета) в традиционном или машиночитаемом видах.
Допускаются различные модификации книги суммарного учета, отражаю­
щие специфику библиотеки или системы библиотек определенного типа.
Независимо от характера материальной учетной формы, сведения о
движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета
библиотечного фонда» или в другой форме суммарного учета: «Поступле­
ние в фонд», «Выбытие из фонда», «Итоги движения фонда». Набор основ­
ных показателей, отражающих распределение документов по видам и
содержанию, идентичен во всех трех частях «Книги суммарного учета биб­
лиотечного фонда» или другой форме суммарного учета.
На основании п. 5.1.2 проекта Инструкции можно вводить дополнитель­
ные показатели, учитывающие специфику конкретной библиотеки.
Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год.
В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения
фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. В установленном в
порядке проводится сверка данных о стоимости фонда с данными бухгал­
терского учета.
Поступления аудиовизуальных документов, микроформ, электронных
документов отражаются в первой части «Книги суммарного учета библио­
течного фонда» с дальнейшей детализацией по видам документов. Анало­
гично фиксируются данные о выбытии во второй части «Книги суммарного
учета библиотечного фонда». Итоги движения подводятся в третьей части.
Перезапись электронного документа в другой формат рассматривает­
ся как появление нового названия; перезапись электронного документа с
одного компьютера на другой в неизменном формате рассматривается
как движение фонда.
Все периодические издания независимо от материальной основы носи­
теля информации подлежат суммарному учету без указания стоимости.
Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарно­
го учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем
по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение
итогов движения периодических изданий может проводиться за квартал,
полугодие или год на основании актов.
М е то д и ка запо л не ни я «К н и ги сум м а р н о го учета». Первая часть
«Книги суммарного учета» заполняется по мере поступления документов.
Показатели отражаются в первой части, суммируются ежемесячно, еже­
квартально, ежегодно. Данные граф 8, 9 систематически (как правило,
ежеквартально) следует сверять с данными бухгалтерии. Распределению
по содержанию, языкам, видам изданий, источникам поступления подле­
жат все издания, включенные в «Книгу суммарного учета». Количество из­
даний в каждом из этих разделов должно совпадать с общим количеством
поступивших зданий, указанных в графе 5. По окончании каждого кварта­
ла, а также года, в первой части «Книги суммарного учета» подводятся
итоги поступления литературы за отчетный период. Затем эти итоги пере­
носятся в третью часть, где определяется наличие книг в библиотеке.
Помимо общей «Книги суммарного учета», в каждом отделе ведется «Книга
суммарного учета» подсобного или специализированного фонда. В этих
книгах распределение по содержанию, языкам и видам изданий произво­
дится в соответствии с характером фонда, распределением по источникам
поступления. Разделение на литературу, подлежащую и не подлежащую
инвентаризации, в них не делают. Отдел комплектования осуществляет
контроль за состоянием учета фондов во всех отделах. Распределение
литературы по источникам поступления ведется только в первой части,
а литературы, выбывшей по причине списания, — только во второй части
«Книги суммарного учета». В третью часть ни те, ни другие сведения не
переносятся, так как они не нужны для анализа состояния фонда. В мето­
дическом, библиографическом отделах, где подсобный фонд небольшой,
суммарный учет можно вести не в книге обычного образца, а в тетради.
В отделе хранения книгу суммарного учета вести не следует, так как в его
ведении находится весь фонд библиотеки, а он находит свое отражение в
основной книге суммарного учета. В «Книге суммарного учета» и в годовом
отчете сведения о распределении фонда по содержанию должны совпа­
дать со сведениями о распределении по видам изданий и языкам, а также
с общим количеством изданий, указанных в графе «Всего» [227, с. 77].
При наличии отдаленных структурных подразделений (факультетские
библиотеки, филиалы) ведутся единая книга суммарного учета на весь
библиотечный фонд и отдельные книги учета на фонды каждого-отдаленного подразделения. Ведомости о движении фонда, независимо от харак­
тера материального носителя учетной формы, фиксируются в «Книге сум­
марного учета библиотечного фонда» в трех ее частях. Документы, кото­
рые не берутся на балансовую стоимость, определяет сама библиотека
соответственно «Инструкции об учете библиотечных фондов». Суммарный
учет аудиовизуальных документов и электронных документов осуществля­
ется в «Книге учета библиотечного фонда» аналогично учету документов на
бумажных носителях. После взятия всех документов на суммарный учел
сопроводительные документы на них передаются в бухгалтерию вуза.
Сведения о документах, которые выбывают из библиотеки, отражаются во
второй части «Книги учета библиотечного фонда» с обязательным указани­
ем причин изъятия и балансовой стоимости. Движение фонда за год
обязательно суммируется, определяется его балансовая стоимость
фонда, все это фиксируется в «Книге учета библиотечного фонда».
И ндивидуальны й (диф ф еренцированны й) уч е т д о кум е н то в. Это —
учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия
документа, поступающего в фонд или выбывающего из него. Формой инди­
видуального учета является инвентарная книга. Некоторые виды докумен­
тов (брошюры временного хранения, материалы групповой обработки) в
инвентарные книги не вносятся [354, с. 59—60]. Помимо необходимых
сведений о фонде, необходимо иметь также сведения о каждом отдельном
документе, который поступил в библиотеку, об изменениях, которые с ним
произошли. Для этого ведется индивидуальный учет-регистрация каждого
отдельного экземпляра документа, выбывшего из нее.
В библиотеке существуют три формы индивидуального учета документов.
• книжная (инвентарная книга, описи);
• карточная (картотека учетного каталога);
• листовая (лист актового учета).
В соответствии с принятыми в библиотеке правилами используется
одна из форм определенного вида документов. Форма индивидуального
учета документов в обязательном порядке должна иметь такие позиции:
• номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда;
• инвентарный номер;
• автор и название;
• стоимость;
• отметки о проверке;
• номер акта выбытия.
В примечаниях указываются наличие и вид дополнения к основному до­
кументу, а для особо ценных и редких документов делается пометка РК
(редкая книга) и отмечаются особенности экземпляра, которые указывают
его ценность (наличие уникальной обложки, автографа, иллюстраций и т. д.)
или дефекты (отсутствие нескольких страниц текста, гравюр и др.).
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа осуществляется
путем присвоения ему инвентарного номера. Инвентарные номера начи­
наются с единицы и присваиваются документам в возрастающем порядке.
При открытии следующих учетных регистров инвентарные номера продол­
жаются. Таким образом, инвентарный номер закрепляется за документом
на весь период его пребывания в фонде библиотеки. Все документы, име­
ющие инвентарный номер, берутся на балансовый учет. Документы, кото­
рые несут в себе информацию краткосрочного значения, учитываются в
соответствующих картотеках без присвоения инвентарных номеров и
исключаются из фонда через определенный промежуток времени по
решению самой библиотеки. При автоматизированной технологии
используются файлы, которые содержат всю информацию, необходимую
для создания любой формы индивидуального учета. Для индивидуального
учета аудиовизуальных документов и электронных изданий ведется
отдельная инвентарная книга. С целью недопущения повторения инвен­
тарных номеров, которые присваиваются книгам и аудиовизуальными
электронным документам, после записи инвентарного номера аудиовизу­
ального и электронного документа через косую черту пишется буква «А»
(инвентарный номер/А).
]
Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, аудио­
визуальных документов, микроформ, электронных документов осущест­
вляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Индивидуальный учет СЭ-ПОМов, дискет и программного обеспечения
ведется в любой форме инвентарного учета. Им придается инвентарный
номер, проставляемый на упаковочных материалах, в которые его поме­
щают, или вклеиваемый на носителе.
Индивидуальный учет баз данных, электронных документов ведется на
регистрационных карточках или на другой форме учета, которая использу­
ется в библиотеке. В учетных документах отражаются следующие данные:
дата поступления электронного документа или базы данных, юридическая
или физическая личность разработчика, дата создания ресурса, стои­
мость, вид носителя информации (Сй-КОМ, жесткий диск, дискета).
Для каждого инвентарного номера отдельного вида через тире ставится
обозначение, которое определяет конкретный вид документа в соответ­
ствии с ГОСТ 7.20—2000 «Библиотечная статистика». Поступление жур­
нальных изданий в библиотеку фиксируется в карточках учета журналов.
Поступление газетных изданий фиксируется в карточках учета газет.
Б езы нвентарны й уч е т д о кум е н то в . Многоэкземплярные документы
(учебники, учебные пособия, справочники, словари, монографии, издания
вуза), которые предназначены для использования студентами в учебном
процессе, учитываются безынвентарно. Безынвентарный учет предпола­
гает суммарную запись документов без названий. Стоимость их берется
на баланс библиотеки. Многоэкземплярными документами считаются до­
кументы, которые поступили одной партией в количестве более 10 экзем­
пляров. Два-три экземпляра записываются в инвентарные книги на общих
основаниях. Конкретное количество изданий, которые подлежат записи
в инвентарные книги и учету безынвентарным способом, определяются
библиотекой. При безынвентарном учете ведутся такие документы:
учетная карточка издания, регистрационная книга учетных карточек. Учет­
ная карточка составляется на каждое издание, которое впервые поступило
в библиотеку в количестве более 10 экземпляров. Учетная карточка содер­
жит. краткое библиографическое описание документа, его цену, номер
записи в книге суммарного учета, количество экземпляров, которые
поступили, выбыли, состоят на учете. В карточке отражаются все последующие поступления этого издэния, независимо от изменения его стои­
мости. Учетные карточки записываются в регистрационную книгу, которая
состоит из всех граф, присущих индивидуальному учету. Регистрационный
номер переносится на учетную карточку. На документ, который учитывает­
ся, безынвентарный номер регистрационной карточки не проставляется.
При ведении учета в электронной форме документы, которые поступили
одной партией, регистрируются в электронной «Инвентарной книге много­
экземплярных документов» под одним инвентарным номером. Электрон­
ная «Инвентарная книга многоэкземплярных документов» ведется по стан­
дартным полям. В поле «инвентарный номер» проставляется порядковый
номер с инвентарной книги многоэкземплярных документов. Регистраци­
онная картотека «оперативного учета» многоэкземплярного документа
используется в этом случае только для списания документов, зарегистри­
рованных до введения электронной регистрации. После регистрации много­
экземплярных документов распечатываются штрих-коды, которые вклю­
чают следующие данные: полное название библиотеки, закодированный
инвентарный номер — арабскими цифрами с суффиксом «ВЫ» (что означа­
ет принадлежность документа к инвентарю многоэкземплярных докумен­
тов и цену). Накладка со штрих-кодом заменяет штемпель библиотеки.
Каждый экземпляр должен иметь две одинаковые накладки со штрих­
кодами. Первая приклеивается на титульной странице, вторая — в нижнем
углу внутренней стороны обложки. В случае повторного поступления изда­
ния в количестве более 10 экземпляров, всем экземплярам этого названия
присваивается новый групповой инвентарный номер из электронной
инвентарной книги многоэкземплярных документов.
В проекте инструкции об учете библиотечного фонда отмечается, что
каждого
каждого ■юны! о незнания проводится с помощью методов инвентаризации
с присвоением документу инвентарного номера, иного знака (штрих-кода)
или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера.
Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его на­
хождения в фонде библиотеки. Инвентарные номера списанных с учета
документов не присваиваются вновь принятым документам. При автома­
тизированной технологии создаются файлы, содержащие всю информа­
цию, необходимую для формирования любой из форм индивидуального
учета. Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке
должны содержать следующие показатели: дату записи, номер записи в
«Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер,
фамилию автора и заглавие, место и год издания, цену, отметку о провер­
ке, номер акта выбытия. В «Примечании» указываются наличие и вид
приложения к основному документу.
Для особо ценных и редких изданий в «Примечании» определяются
особенности экземпляра, определяющие его ценность (наличие уникаль­
ного переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т. п.)
или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, грав^ор и т. п.).
При наличии Паспорта, который заводится на особо ценные издания,
в Приложении дается отсылка к нему.
1
Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД,
микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для
каждого вида форме учета.
-Щ
Индивидуальный учет баз данных и электронных документов ведется
на регистрационных карточках или в другой применяемой в библио­
теке форме учета. В учетных документах отражаются следующие све­
дения:
•-I
• дата поступления;
-'
• название электронного документа или базы данных;
• наименование создателя (юридическое или физическое лицо);
• дата создания ресурса;
‘
• цена приобретения, определяемая из расчета трафика, указанного в
соглашении с провайдером; цена создания электронного документа
самой библиотекой; цена, заявленная поставщиком электронного
документа;
|
• носитель информации (СЭ-РОМ, жесткий диск, дискета).
После приема партии документов, записи ее в «Книге суммарного уче­
та...» и инвентаризации на сопроводительном документе, в Акте произво­
дится следующая запись: «Документы в количестве----- экз. приняты и за­
писаны в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» под №— . Из них
заинвентаризовано— экз., инвентарные номера--------- , на сумму— руб­
лей...... , не подлежащих принятию на баланс — -------экз.».
Каждое издание, подлежащее инвентаризации, независимо от его сто­
имости или объема, вносится в инвентарную книгу и получает самостоя­
тельный инвентарный номер. Инвентарная книга является единой для все­
го фонда библиотеки: как основного книгохранилища, так и подсобных
фондов отделов обслуживания читателей и специализированных отделов.
Учет различных видов печати (книги, ноты, техническая документация,
иностранная литература и т. д.) производится раздельно. В инвентарных
книгах для различных видов изданий нумерация ведется параллельно.
Каждому виду изданий присваивается условное обозначение в виде про­
писной буквы (К — карты, Н — ноты, Д — диссертации), которая ставится
перед инвентарным номером. Инвентарные книги хранятся в отделе ком­
плектования. Все такие книги вносятся в опись инвентарных книг, которая
составляется в двух экземплярах. Один экземпляр сдается в бухгалтерию,
второй находится в отделе комплектования. Каждая инвентарная книга
должна быть переплетена, а ее страницы пронумерованы, на обороте
последней страницы инвентарной книги должна быть сделана заверительная запись по следующей форме: «В этой инвентарной книге имеется (ука­
зать число) пронумерованных страниц, что подписью и печатью удостове­
ряется. Дата, подпись директора или заместителя директора, печать биб­
лиотеки. На лицевой стороне переплета инвентарной книги указываются
номера (первый и последний) книг, в нее внесенных.
Учет и зд а н и й , под л еж ащ их за п и си в инвентарную кн и гу. Инвен­
тарная книга предназначена для индивидуального учета книг, поступивших
в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сох­
ранностью. Она является важнейшим документом и обязана храниться
наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть единая
инвентарная книга на книжный фонд. Издания, подлежащие записи в
инвентарную книгу, определяются в каждой партии литературы и докумен­
тов перед записью в книгу суммарного учета [148, с. 4_51.
В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых при­
нимается на баланс библиотеки. Стоимость каждого издания указывается
в соответствии с его ценой и данными сопроводительного документа (без
накладных расходов).
Каждый экземпляр, подлежащий занесению в инвентарную книгу, полу­
чает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер, который
проставляется на лицевой стороне или обороте титульного листа изданий
и на 17-й странице под текстом.
Инвентарный номер ставится рядом со штемпелем библио­
теки. При записи дублетов одного и того же названия подряд *во всех
графах, кроме граф «инвентарный номер» и «цена», проставляются
кавычки. Сведения для записи в инвентарную книгу, как правило, бе­
рутся с титульного листа. Подчистки, зачеркивания, заклейки не допу­
скаются.
Лист актового учета фонда предназначен для индивидуального учета
изданий, поступивших в фонд и выбывших из него, для контроля за
сохранностью. Он служит также сопроводительным документом при пере­
даче изданий из одного структурного подразделения библиотеки в другое.
Назначение карточки учета фонда идентично назначению инвентарной
книги и листа актового учета. Преимущество карточной формы учета —
в экономии времени. Создаваемый на основе карточки учетный каталог
позволяет совместить функции инвентарной книги и служебного алфавит­
ного каталога. Учетная карточка составляется только на впервые посту­
пившие в фонд издания.
Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференциро­
ванно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и
временного хранения. К документам постоянного хранения с присвоением
инвентарного номера относятся обязательные экземпляры отечественных
документов, поступивших в библиотеки.
К документам длительного хранения с присвоением инвентар­
ного номера относятся документы, предназначенные для удовлетво­
рения текущего и лрогнозируемого читательского спроса независимо
от вида документа, его объема, тематики и других формальных при­
знаков.
Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат
документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с
чем они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный
период времени. Сведения о выбывших из библиотеки документах отра­
жаются во второй части «Книги суммарного учета...» с указанием одной из
причин исключения: ветхость (физический износ), дефектность, устаре­
лость по содержанию, дублетность, непрофильность, пропажа из фондов
открытого доступа или при пересылке по МБА, утеря читателями, хище­
ние, утрата в результате бедствий стихийного и технологического характе­
ра, по неустановленным причинам (недостача). Выбытие документов из
фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарно­
го учета...» и в формах индивидуального учета.
подводятся
В зависимости от принятого в данной библис
могут
подводиться за квартал, полугодие [204, с. 821.
Щ
Ш
V
.
-
“
— ЩГ
—
-
—
^
^
^
^
^ 1
Книга движения библиотечного фонда, равно как и инвентарные книги
библиотеки, должна быть прошнурована, страницы пронумерованы и
удостоверены подписью и печатью.
’
Учет вы бы тия д о кум е н то в и з б иб л иотечного ф онда. Выбытие доку­
ментов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в «Кни­
ге суммарного учета...» и в формах индивидуального учета фонда. В каж­
дом Акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной
причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по
содержанию, дублетность (излишняя), непрофильность, утрата (с указани­
ем конкретных обстоятельств: пропажа из фондов открытого доступа или
во время пересылки по МБА, утеря или невозврат читателями, хищение,
в результате бедствий стихийного или техногенного характера, по неуста­
новленным причинам, недостача, обнаруженная во время передачи или
плановой проверки фонда, пропажа документа временного хранения из
открытого доступа, безвозмездная передача в порядке помощи другим
библиотекам или организациям: школам, детским домам, больницам.
Выбытие АВД, электронных документов и микроформ оформляется
Актом с указанием причин и обоснованием исключения их из фонда библи­
отеки. В Акт могут включаться АВД различного вида, но списываемые по
одной причине. Для контроля за размагничиванием записей оформляется
акт или делается запись в соответствующем журнале.
Непригодные для использования и не поддающиеся реставрации
микроформы списываются по причинам:
*' 5|
• некачественного фотографического изображения;
• дефектов микропленки (скручивание и т. п.);
• механических повреждений (разрывы, обломы и т. п.).
Причинами для выбытия электронных документов являются:
• невозможность для самой библиотеки по тем или иным причинам
(трудности с обновлением компьютерного парка, приобретение
конверторов и т. д.) поддерживать документ в актуальном состоянии;
• несоответствие программно-аппаратной среде библиотеки;
• перенос информации на другой носитель;
• физический износ или повреждение съемного носителя;
• истечение срока лицензионного соглашения;
• поступление кумуляции;
• фрагменты изданий при получении более полной версии;
• издания без изменения текста, поступившие в более удобном фор­
мате и с лучшим качеством текста;
• устаревшие отчеты баз данных;
• дефектные экземпляры;
: ^
• издания, заимствованные у частных лиц, при получении экземпляра
от издателя;
• данные, утерянные в результате вирусной или хакерской атаки.
К Акту прилагаетдя список документов, подлежащих исключению.
Допускается замена списка книжными формулярами для документов, не
состоящих на бухгалтерском учете. Количество книг, включаемых в Акт на
исключение, определяется библиотекой. Для документов, обрабатывае­
мых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрацион­
ных номеров, указываются вид списываемых изданий, их количество.
Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи,
хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом
доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих докумен­
тов, подтверждающих утрату (протоколом, актом, заключением и т. п.).
В случае хищения или бедствий стихийного и техногенного характера для
списания изданий необходимо получить разрешение уполномоченных
органов.
Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с чита­
теля в качестве основания принимается любая из принятых библиотекой
мер: зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возвра­
те документов (письменные, устные, по телефону); направленные библио­
текой в адрес читателей заказные письма или открытки с уведомлением;
справки из адресного (паспортного) стола; отказ во взыскании по испол­
нительному листу. Возмещение читателями ущерба библиотеке осу­
ществляется следующими способами:
• замена идентичным или иным соответствующим профилю библио­
теки изданием;
• оплата стоимости утерянного издания по рыночной цене (определя­
ется на основании цен, складывающихся на рынке книжной или иной
продукции, каталогов-прейскурантов, прайс-листов книготорговых
организаций);
• оплата копирования, переплета и прочих расходов, связанных с
копированием утраченных изданий.
Документы, принятые от читателей в качестве замены, фиксируются в
«Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен
утерянных». На основании сделанных в ней записей составляются акты на
поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих
частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
В случае приема денег от читателей за утерянные книги или другие
документы составляется приходный ордер, и читателю выдается квитан­
ция установленного образца или кассовый чек.
Акты на списание документов подписываются лицами, их составивши­
ми, и рассматриваются комиссией по сохранности фондов или другим
коллегиальным органом при дирекции, что оформляется протоколом.
Затем акты визируются заместителем директора либо другим уполномо­
ченным на то лицом, главным бухгалтером и утверждаются директором
библиотеки, за исключением случаев, регламентируемых законодатель­
ством.
V.
V .
у;
Документы, исключаемые как непрофильные, излишние дублетные и
малоиспользуемые, могут быть переданы безвозмездно или в порядке
книгообмена в другие библиотеки и организации по акту через обменные
фонды, в библиотеки-депозитарии или непосредственно из библиотекифондодержателя в библиотеку-получатель после прохождения процедуры
списания.
Списанные из фондов библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие
экземпляры сдаются на пункты вторсырья. При отсутствии пунктов втор­
сырья или в случаях, когда сдача документов в макулатуру экономически
нецелесообразна, библиотеки утилизируют списанные документы на мес­
те в присутствии комиссии, принимавшей участие в их отборе и списании.
Соответствующая запись об этом делается в Акте об исключении докумен­
тов из фонда библиотеки.
Продажа исключенных из фондов документов производится в соответ­
ствии с нормативно-правовыми актами, а также Положением или Уставом
библиотеки. Денежные средства за реализованные издания поступают на
счет библиотеки и расходуются в соответствии с правилами ведения
бухгалтерского учета и уставной деятельностью библиотеки.
Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах
регистрируются в соответствующих графах второй части «Книги суммар­
ного учета библиотечного фонда» или в другой форме суммарного учета.
Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах,
каталогах, в том числе сводных и центральных картотеках, о чем произво­
дится соответствующая запись в Акте на исключение.
^
Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной плен­
ке (негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в
соответствии с нормативно-правовыми актами о порядке приемки и пере­
работки лома и отходов драгоценных металлов. Акты на их списание
оформляются и фиксируются во второй части «Книги суммарного учета...».
Списание периодических изданий осуществляется в соответствии со
сроком их хранения, определенным библиотекой. В случае воровства
документов необходимо получить заключение органов милиции.
Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производит­
ся с применением переоценочных коэффициентов или рыночной цены в
случае, если фонд был переоценен. В спорных случаях вопрос о стоимос­
ти утраченных книг и других документов выносится на обсуждение комис­
сии по сохранности или другого коллективного органа по фондам.
Комиссия вправе применять все переоценочные коэффициенты, уста­
новленные правительством, и рыночные цены, а также определить другие
виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с действующим
законодательством и Правилами пользования библиотекой.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их
реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соот­
ветствующих экспертов, а также использовать материалы научнометодических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях
определение причиненного ущерба предельными коэффициентами не
ограничивается.
Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформля­
ется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их
стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны дирекции
по взысканию с виновного материального ущерба.
Исключение из библиотечных фондов устаревшей, дублетной или
непрофильной литературы производится только в порядке, определенном
инструкциями. Основанием для освобождения фонда от ненужных изда­
ний и материалов являются результаты анализа использования фонда
читателями. Нумерация актов (сводный акт и акты подразделений, вклю­
ченные в него) единая: они имеют один номер, идентичный порядковому
номеру записи в книгах учета библиотечного фонда, и продолжается из
года в год.
На все книги, выбывающие из библиотеки, составляется акт. В каждый
акт вносятся книги, исключаемые только по какой-либо одной причине
(устаревшие, ветхие, утерянные читателями и др.). Устаревшие издания
исключаются согласно инструкции [148, с. 16]. Устаревшие по содержа­
нию брошюры временного хранения исключаются из фонда библиотеки по
акту. В акте указываются общее количество исключенных изданий и рас­
пределение их по отделам классификации. К акту прилагаются карточки
на исключенные издания, извлеченные из регистрационной картотеки
брошюр временного хранения (или же их список).
Акты на исключение брошюр временного хранения имеют самостоя­
тельную нумерацию, отдельную от других расходных документов, и хранятся в отдельной папке.
Излишние экземпляры книг и книги, не соответствующие профилю
комплектования библиотеки, направляются в обменно-резервный фонд
для передачи другим библиотекам.
На книги, выбывающие из библиотеки по другим причинам, составля­
ется акт. Акт подготавливает и составляет тот отдел, из фонда которого
выбывают книги. Его визируют заведующие отделами комплектования и
хранения и утверждает директор библиотеки. Ветхие и устаревшие книги
подлежат сдаче в макулатуру. К акту на исключение книг, не возвращенных
читателями, прилагается документ, подтверждающий факт выбытия чита­
теля и работу, проделанную библиотекой по его разысканию (справка
адресного стола, сообщение об увольнении или отчислении из вуза и т. п.).
Акт на книги, пропавшие по неизвестным причинам, предварительно
рассматривается на заседании совета библиотеки, который должен дать
заключение об их списании. Сведения об исключенных книгах записыва­
ются во второй части «Книги суммарного учета фонда библиотеки», где для
каждого акта отводится одна строка. Порядковые номера записей во вто­
рой части книги суммарного учета фонда продолжаются из года в год.
Порядковый номер, под которым была произведена запись, становится
номером акта. Итоги выбытия за квартал переносятся в третью часть кни­
ги суммарного учета, сведения об исключении книг — в соответствующие
инвентарные книги. При этом в графе № и дата Акта о выбытии указывают­
ся номер и дата акта, а инвентарный номер и цена выбывших книг зачеоки ваютея.
Акт подлежит постоянному хранению в отделе комплектования как
оправдательный документ на исключение книг. Отдел комплектования раз
в квартал составляет и передает в бухгалтерию справку, где указываются
номера актов, количество экземпляров и стоимость исключенных книг, а
также причина исключения. Справку визирует директор библиотеки или
его заместитель. Сведения об исключенных книгах должны быть отражены
в каталогах библиотеки. Для этого акт на время передается в отдел обра­
ботки. Во всех каталогах, где происходило списание выбывшей книги, на
карточках зачеркивается соответствующий инвентарный номер.
В том случае, если выбывает последний экземпляр данного издания,
каталожные карточки на него изымаются из всех каталогов [227, с. 161.
Инвентарный номер при этой системе образуется из номера акта и по­
рядкового номера записи книги в акте. Принята система безынвентарного
учета учебников и учебных пособий при больших количествах поступлений
одного и того же названия (дать методические рекомендации). Следует
отметить, что при инвентарной расстановке такая нумерация не удобна,
так как в один акт могут входить одна-две книги и несколько десятков либо
сотен книг.
Выбытие рассматривается как технологический процесс движения
фонда в связи с перестановкой, исключением и списанием документов из
библиотеки. Продажа списанных из фондов библиотек документов
производится в соответствии с нормативно-правовыми актами, а также
Положением библиотеки. Денежные средства за реализованные издания
поступают на счет библиотеки и расходуются в соответствии с «Положе­
нием об основах хозяйственной деятельности и финансировании органи­
зации культуры и искусства» (1995 г.). Каждое название записывается на
отдельной строке. Регистрационный номер переносится на регистрацион­
ную карточку. На издании, учтенном безынвентарным методом, номер
регистрационной карточки не проставляется.
Допускается замена списка всех исключаемых из фонда документов
(как состоящих на бухгалтерском учете, так и не состоящих) книжными
формулярами. Акты на списание документов в библиотеках образователь­
ных учреждений утверждаются ректором (проректором), директором
учебного заведения. Норматив списания документов из фондов открытого
доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не
более 0,1 процента от объема книговыдачи. Исключение документов из
фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устаре­
лости производится не реже одного раза в два года. (Рекомендовавшиеся
ранее сроки использования учебников и учебных пособий в общеобразо­
вательных учреждениях в пределах четырех лет следует ныне считать
ориентировочными).
I
П роверка б иб л иотечного ф онда. Каждая библиотека должна осуще­
ствлять плановые (полные и выборочные) проверки (переучет) документов
в соответствии с перспективным планом. Инвентаризация библиотечного
фонда предусматривает сверку каждой единицы хранения с документами
индивидуального учета для установления в фонде фактического наличия
печатных и иных изданий. Основными задачами проверки являются также
выявление недостатков в организации учета библиотечных фондов, уста­
новление задолженностей, обеспечение надлежащего порядка в разме­
щении фонда, выявление документов, которые требуют ремонта, рестав­
рации, списания как устаревшие, непрофильные по содержанию или
непригодные для пользования. Методика проверки библиотечных фондов
разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований
к проведению инвентаризации, а также методических рекомендаций
вышестоящих органов по этому вопросу. В зависимости от условий рабо­
ты библиотеки, выбора размещения и размера объема ее фонда сущест­
вуют три основные способы проверки фонда:
• сверка с документами индивидуального учета;
• проверка с помощью контрольных талонов;
• проверка при помощи топографического каталога (в топографи­
ческом каталоге карточки размещены соответственно размещению
документов в структурных подразделениях библиотеки.
В последнее время применяются для этих целей и штрих-кодовая
технология, и технология радиочастотной идентификации (ЯРЮ). При ин­
вентаризации проводится сверка титульного листа документа с инвентар­
ной книгой либо, после написания контрольного талона, — с индикатор­
ным каталогом. Данные о документах, выданных читателям берутся из
учетных форм (формуляров, читательских требований, специальных жур­
налов, протоколов электронной выдачи пользователям в компьютерной
библиотечной программе). При совпадении данных на документе делает­
ся принятая отметка об инвентаризации. В случае отсутствия документа в
инвентарной книге или контрольном талоне ставится отметка «нет на месте»,
о затем проводится повторная проверка. Она завершается составлением
та с объяснительной запиской и списком отсутствующих документов.
Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комис­
сией, созданной по указанию проректора, курирующего библиотеку.
При возмещении ущерба виновными лицами, в случае кражи, недостачи
I или потери определение суммы ущерба осуществляется на основании
! имеющегося законодательства по этому вопросу. Недостача документов
I выявленная в результате проверки, когда конкретные виновники не устаI новлены, списывается с баланса только при условии отсутствия виновных
лиц и принятия необходимых мер в будущем.
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации
| «О бухгалтерском учете» обязательная проверка фонда производится:
I
• при смене материально-ответственного лица;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи докуV
ментов;
г
• в случае стихийного бедствия, пожара или в других чрезвычайных си­
туациях, вызванных экстремальными условиями;
• при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
• при реорганизации или ликвидации библиотеки;
• в других случаях, предусмотренных действующим законодатель­
ством.
Проверка библиотечного фонда осуществляется в следующие сроки:
• наиболее ценные, редчайшие документы, хранящиеся в сейфах —
один раз в 3 года;
’
• фонды библиотек объемом до 50 тыс. учетных единиц — один раз в
5 лет?
• фонды библиотек от 50 тыс. до 100 тыс. учетных единиц — один раз
в 7—10 лет;
• фонды библиотек от 100 тыс. до 200 тыс. учетных единиц — один раз
в 10—15 лет;
• фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц поэтапно в те­
чение 15—20 лет;
• фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц — поэтапно в выбо­
рочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение
20 лет.
|
Сроки и виды проведения проверки определяются по согласованию с
учредителем и предусматриваются Порядком (инструкцией) учета биб­
лиотечного фонда.
Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя
библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные
фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку. Передача
оформляется Актом сдачи-приемки.
Методика проведения проверки фондов регламентируется инструктив­
но-методической и технологической документацией, разработанной биб­
лиотекой, а также нормативными документами вышестоящих организа­
ций, определяющих общие требования к проведению проверки.
Для электронных документов на переносимых носителях проверка осу­
ществляется по единицам учета и хранения, а также с точки зрения сохра­
нения изданием своей способности к функционированию. Для большин­
ства СЭ-ЯОМов применяется ручной просмотр, возможна проверка и по
контрольным суммам.
Проверка электронных документов, не имеющих индивидуального ма­
териального носителя, осуществляется по количественным показателям
(количество файлов), а также по контрольным суммам, позволяющим Я
выявить изменения в документе. Для идентификации учета должны быть 1
приняты стандартные программы проверки, охватывающие как можно 1
большее число видов файлов.
щ
:
Для проведения проверки назначается комиссия во главе с председа- Я
телем, в состав которой должен входить представитель бухгалтерии.
йI
Все виды изданий, которым присвоены инвентарные номера, подлежат I
проверке.
Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, I
принимаются меры к их разысканию.
11
Проверка всего фонда или его части завершается составлением Акта I
с выводами комиссии и списком отсутствующих изданий. Акт подписыва- I
ется всеми членами комиссии и председателем.
I
Результаты проверки, зафиксированные в Акте, рассматриваются ко- I
миссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. I
На основании решения Акт о списании передается на утверждение.
I
В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по I
неустановленным причинам принимаются меры к возмещению ущерба, I
при разногласиях акт передается учредителю.
I
Если виновные лица не установлены или суд отказал в иске по взыска- I
нию с них убытков, то убытки по недостачам списываются в соответствии с I
действующим законодательством.
11
При значительных утерях библиотечного фонда и невозможности уста- I
новить реальные размеры ущерба, допускается переинвентаризация, что I
предусматривает присвоение штрих-кодов всем документам, новых ин- I
вентарных номеров, ведение новой учетной документации с дальнейшим I
фиксированием этих изменений в справочно-библиографическом аппара­
те библиотеки (каталоге, картотеке, электронном каталоге, каталогеон-лайн и др.). Разрешение на переинвентаризацию дает руководитель
вуза. Методика проведения проверки фондов регламентируется инструктивно-методической и технологической документацией, разработанной
библиотекой. Проверке (переучету) подлежат все документы, которым
присвоены инвентарные номера. Недостача документов, выявленная при |
проверке (когда конкретные виновники не известны), списывается с баланса согласно действующему законодательству. Проверка (переучет) |
проводится на основании приказа руководства вуза. Этим приказом также
назначается комиссия, в состав которой обязательно входит представи­
тель бухгалтерии. Ответственность за организацию проверки (переучета), I
правильное и своевременное ее проведение несет директор библиотеки I
или его заместитель, который возглавляет комиссию. Проверка (переучет) I
заверяется составлением акта в двух экземплярах с объяснительной
запиской (выводы комиссии о проверке).
Акт подписывается всеми членами комиссии и передается на утверж­
дение руководству вуза. Один экземпляр акта со списком отсутствующих
документов сохраняется в библиотеке (согласно инструкции), второй —
передается в бухгалтерию.
~:
А вто м а ти за ц и я п р о ц е ссо в учета б иб л иотечного ф онда. Переход
библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит
кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интег­
рацией обработки учетной информации во все основные модули автома­
тизированных библиотечных систем*.
я
Необходимым требованием к современным автоматизированным информационно-библиотечным системам (АИБС) является наличие в них
функций или модулей учета фондов.
Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает
использование штрихового кодирования документов. Для успешного ис­
пользования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в
стране систему совместимых методов штрихового кодирования докумен­
тов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения
этих средств учета. Необходимо также организовать разработку требова­
ний к программным средствам библиотечного учета и специализирован­
ного учета архивных документов, музейных предметов для обеспечения
совместимости соответствующих программных продуктов, создать уни­
фицированную систему учетно-статистических показателей, фиксируе­
мых и формируемых в АИБС [289, вып. 11, с. 238].
Научное обоснование методики учета электронных документов как объ­
ектов библиотечного хранения потребовало решения теоретических воп­
росов классификации электронных документов, осмысления их потреби­
тельских свойств, сравнительного анализа технологии учета документов
на бумажных, пленочных и машиночитаемых носителях. «Все электронные
документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат вариативному
учету и подразделяются на документы постоянного, длительного и
временного хранения. К объектам длительного хранения относятся изда­
ния на оптических компакт-дисках с устойчивыми потребительскими
свойствами и документы, не имеющие индивидуального материального
носителя при условии, что они находятся на сервере библиотеки. Эти до­
кументы учитываются по соответствующей технологии с присвоением ин­
вентарных номеров. Без присвоения инвентарных номеров осуществляет­
ся учет дискет, изданий на оптических компакт-дисках временного исполь­
зования и электронных журналов, к которым библиотека осуществляет
легитимный долговременный доступ. Учету не подлежит основной массив
документов, имеющих обращение в Интернете, поскольку отношение к
ним библиотеки равно отношению ко всему массиву печатных документов,
находящихся вне ее фондов, даже тех, к которым ее пользователи имеют
доступ посредством МБА [178, с. 314].
Д е л о п р о и зв о д ств о в о р га н и за ц и и учета ф онда. В инструкцию вве­
ден специальный раздел «Делопроизводство в организации учета фонда»
со ссылками на правила ведения делопроизводства, зафиксированные в
ГОСТ 6.38—90 «Делопроизводство. Оформление документов». В соответ­
ствии с правилами организации государственного архивного дела опре­
делены следующие сроки хранения документов, обеспечивающие учет и
сохранность фондов.
• Сопроводительные документы (накладные, счета, описи, списки ) на
поступающую литературу хранятся 3 года.
• Приходные акты на литературу, полученную бесплатно или без
сопроводительных документов, — 3 года.
• Книга учета литературы, утерянной читателями и принятой взамен, —
3 года.
• Акты на списание книг и периодических изданий, учетные карточки,
книжные формуляры списанных изданий — 10 лет.
В проекте новой инструкции об учете библиотечного фонда в пунктах
11.3 приведена таблица предлагаемых сроков хранения учетных докумен­
тов в течение 5 лет [1036].
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда
осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление
документов производится в соответствии с требованиями, установленны­
ми ГОСТ Р6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распо­
рядительной документации, требования к оформлению документов». 1
Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоян­
ному хранению как документы строгой отчетности. Сроки хранения управ­
ленческих документов устанавливаются правилами организации архивно­
го дела. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и
сохранность фондов, устанавливаются сроки хранения, приведенные
выше. При истечении сроков хранения учетные документы подлежат унич­
тожению в установленном порядке. В целях квалифицированного решения
вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе
пользоваться услугами архивных служб. Содержащаяся в учетных доку­
ментах информация может быть перенесена на микроносители. Перепис­
ка инвентарных книг, книг суммарного учета не допускается. В особых слу­
чаях, вызванных экстремальными условиями стихийного или техногенного
характера, письменное разрешение на переписку указанных учетных доку­
ментов дает учредитель. Изменения, вносимые в учетные документы
(ошибочно проставленные номера, замена проставленных на издании и
других документах инвентарных номеров новыми при утере формы инди­
видуального учета, переписка регистрационных карточек на периодичес­
кие и другие виды изданий и т. п.), производятся с разрешения должност­
ного лица и документально оформляются (распоряжением, служебной
запиской и т. п.). Утилизация АВД и электронных документов проводится в
соответствии с установленными правилами. После окончания сроков хране­
ния учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
Основная документация, по которой осуществляется учет библиотеч­
ного фонда, подлежит сбережению как документы строгой отчетности.
Учетные документы могут иметь печатную форму и одновременно оформ­
ляться в электронном виде (или на микроносителях). Каждый из докумен­
тов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу. Измене­
ния, которые' вносятся в учетные документы (вследствие ошибок, смены
инвентарных номеров, переписывания регистрационных карточек и др.),
осуществляются с разрешения руководства вуза и документально оформ­
ляются (приказом, распоряжением, служебной запиской и т. д.). Для опре­
деленных категорий документов, которые обеспечивают учет и сохран­
ность, устанавливаются сроки сбережения.
Ответственность работников библиотеки за организацию учета
и сохранность библиотечного фонда. Ответственность за правильность
организации учета, выполнение требований к нему, а также сохранность
библиотечного фонда несут администрация библиотеки и сотрудники
в соответствии с должностными обязанностями. В трудовом договоре с
работником библиотеки и/или в его должностной инструкции должны пре­
дусматриваться обязанности по обеспечению сохранности библиотечного
фонда, выполнению требований действующего законодательства к орга­
низации сохранности и ведению учета. Ответственность за сохранность
документных фондов структурных подразделений библиотеки возлагается
на сотрудников, имеющих к ним доступ. Работники библиотеки, виновные
в причинении ущерба библиотечным фондам, несут ответственность в
установленном действующим законодательством порядке. Работники
библиотеки, ответственные за вверенный им фонд, возмещают причинен­
ный библиотеке ущерб, выявленный в результате проверки, в сумме не
превышающей среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ).
На основании п. 5.1.2 проекта Инструкции [354] величина допустимо­
го норматива списания документов библиотечного фонда по неустанов­
ленным причинам (недостача) составляет не более 0,2 процента от еже­
годной текущей книговыдачи. В случае превышения установленного
норматива принимаются меры к возмещению ущерба. Библиотечный
работник вправе добровольно возместить выявленный причиненный
ущерб, внеся соответствующую сумму в размере среднего месячного
заработка на счет библиотеки, или заменить недостающие документы равI ноценными изданиями. На основании статьи 244 Трудового кодекса РФ,
Постановления Минтруда РФ от 31.12.2002 года № 85 «Об утверждении
г перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работника­
ми, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о
полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной
ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной
ответственности» в трудовые обязанности заведующих секторами, а также
I работников библиотек входят работы по приему на хранение, обработке,
хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей (библиотеч­
ных фондов), и с ними заключаются письменные договоры о полной инди­
видуальной материальной ответственности.
|
В случае причинения ущерба библиотечным фондам работники, с котоI рыми заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной
! (бригадной) материальной ответственности, возмещают причиненный
библиотеке ущерб при недостаче вверенного имущества. На основании
ст. 243 Трудового кодекса РФ трудовым договором, заключаемым с руко­
водителем библиотеки, его заместителями, главным бухгалтером, за при­
чиненный библиотечным фондам ущерб может быть установлена матери­
альная ответственность в полном размере причиненного ущерба.
При отсутствии открытого доступа к фонду, если конкретный виновник
не установлен, ответственность за недостачу и возмещение ущерба несут
все работники библиотеки, имеющие доступ к фонду, на основании дого­
вора о коллективной (бригадной) материальной ответственности.
В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители
и работники библиотек могут нести уголовную, административную и дис­
циплинарную ответственность в установленном действующим законода­
тельством порядке.
П ередача кн и г и з отд ела ко м пл е кто ва ни я на д альнейш ую об ра­
б о тку. Книги, внесенные в учетные документы, не реже чем один-два раза
в неделю сдаются в отдел обработки (или же в специализированные отде­
лы, ведущие обработку того или иного вида изданий). Книги подбираются
в порядке инвентарных номеров. Заведующий отделом обработки распи­
сывается в специальной тетради сдачи книг за партию книг под инвентар­
ными номерами «от...до...». Издания, не подлежащие инвентаризации,
вносятся в книгу сдачи общим количеством с указанием номера записи
в книге суммарного учета. Для каждого вида изданий, учитываемого в
отдельной инвентарной книге, ведется отдельная тетрадь сдачи. В тех от­
делах, где обработка специальных видов изданий производится на месте,
за партию книг расписывается заведующий отделом. Книга суммарно"4
учета, инвентарная книга и сопроводительный документ взаимосвязан
По инвентарной книге мы можем установить, под каким номером внесены
сведения о данной партии книг в книгу суммарного учета, по книге сум­
марного учета — по какому сопроводительному документу они поступи­
ли, а по сопроводительному документу — номер записи в книге суммар­
ного учета и номера, под которыми книги записаны в инвентарь. Переда­
ча книг из отдела обработки в отдел хранения почти всегда сопряжена с
нарушением последовательности. Одни книги могут пройти все процес­
сы обработки и поступить в отдел хранения в течение дня, другие —
задержаться в отделе обработки на несколько дней. Поэтому из отдела
обработки в отдел хранения необходимо сдавать каждую книгу отдельно,
а не партиями. НТД передается по суммарному акту с указанием инвен­
тарных номеров «от...до...». При передаче изданий, не подлежащих
инвентаризации, указываются их количество и номер записи в книге
суммарного учета. В книге сдачи для каждого вида изданий отводятся
отдельные страницы.
Р асчеты с бухгал терией. В некоторых библиотеках во избежание
недоразумений ведется тетрадь сдачи сопроводительных документов в
бухгалтерию со следующими графами: дата, описание документа, сумма,
расписка бухгалтера. Кроме того, полезно раз в квартал или в полгода све­
рять книгу суммарного учета с данными бухгалтерии. Это дает возмож­
ность своевременно выявлять и устранять возникающие расхождения.
Независимо оттого, кто занимается комплектованием фонда специализи­
рованных отделов — сами отделы или отдел комплектования, все расчеты
должны идти только через отдел комплектования, который осуществляет
контроль за выполнением плана комплектования всего фонда библиотеки.
На сопроводительных документах, которые отделы передают в бухгалте­
рию, должна быть виза заведующего отделом комплектования, которая
подтверждает, что перечисленные издания правильно и своевременно
внесены в учетные документы [227, с. 81—82].
Реформирование учета — процесс комплексный. Он связан с подготов­
кой ряда нормативных документов, таких как положение о библиотечных
фондах, типовая инструкция о списании документов из фондов библиотек,
положение о книжных памятниках и др., а также с разработкой методиче­
ских рекомендаций. Система учета библиотечного фонда представлена на
схеме 7.
Вопросы и задания
1. Осмыслить суть и значение моделирования библиотечного фонда, составить
модель формирования фондов библиотеки и ее структурных подразделений.
2. Осмыслить роль отдела комплектования в системе комплектования и докомплектования фондов и информационных ресурсов библиотеки в современный
период.
3. Какую роль играет внешний и внутренний книгообмен в системе комплектова­
ния фондов библиотеки?
4. Определить роль обменно-резервного фонда библиотеки в обмене, пере­
распределении, безвозмездной передаче и реализации документов, проанализи­
ровать работу библиотеки в этом направлении.
5. Охарактеризовать структуру, виды, организацию и порядок учета документов
' 1блиотеки. Наметить пути совершенствования системы учета документов в биботекв.
Схема
Учет библиотечного фонда
6. Составить список основных регламентирующих, методических и нормативных
документов, которые регулируют деятельность по формированию фондов и инфор­
мационных ресурсов, руководствоваться и пользоваться ими в повседневной
деятельности.
•-у • г ■'
7. Определить, сколько дней составляет путь книги (документа) в отделе
комплектования, и наметить пути его оптимизации.
Ж
8. Составить блок-схемы пути книги партий обязательного экземпляра, много­
экземплярных документов, ведомственных, периодических изданий и расстановки
кадров по пути книги (документа).
ГЛАВА 8 . НАУЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
И ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ КАТАЛОГОВ
8.1. Функции отдела научной обработки и организации каталогов
Отдел осуществляет научную обработку поступивших документов,
рекламирует фонды и информационные ресурсы путем организации и
ведения в автоматизированном режиме системы каталогов библиотеки.
Основные задачи отдела:
л
• научная обработка новых поступлений;
Ш
• организация, ведение и совершенствование системы каталогов в
обычном и электронном форматах в соответствии с требованиями
библиотечной науки и практики;
Л
• создание вспомогательного аппарата в системе каталогов;
1
• рекламирование системы каталогов среди пользователей, читателей
и сотрудников библиотеки;
Я
• научно-методическая работа;
|Я
• оперативная обработка, систематизация, отражение в каталогах и
передача в отделы партий литературы, документов;
1
• создание и ведение системы библиотечных каталогов на традицион­
ных и современных электронных носителях информации с целью
многоаспектного раскрытия библиотечного фонда;
• организация в процессе обработки управления потоком движения
фондов, книгоописанием, организацией алфавитного каталога и
систематического каталога, созданием справочного аппарата к
системе каталогов библиотеки и информированием о них чита­
телей;
1
• оказание методической помощи в создании каталогов отделам,
филиалам, кафедральным библиотечкам;
|
• внедрение передовых форм и методов работы, привлечение к ней
читательского актива;
>1
• участие в создании отраслевых, региональных и общегосударствен­
ных баз данных;
• описание, систематизация, предметизация новых поступлений;
• совершенствование рабочей схемы, принятой для классификации
документов, ее ежегодное уточнение, дополнение и изменение;
• оперативная передача в отделы библиотеки обработанных доку­
ментов;
• организация и систематическое совершенствование системы
каталогов применительно к задачам библиотеки и требованиям
времени;
• повседневное ведение работы по пополнению и редактированию
каталогов библиотеки (в соответствии со специальным планом
реклассификации генерального систематического каталога);
• создание и ведение вспомогательного аппарата — алфавитно-предI
метного указателя к генеральному систематическому каталогу;
• осуществление рекламы каталогов среди пользователей и читателей
путем двухсменных дежурств у каталогов, на сайте библиотеки, про­
ведения бесед, консультаций, семинаров, оформления плакатов и
памяток о правилах пользования каталогами и Интернетом;
• оказание помощи пользователям и читателям в работе с электрон­
ным каталогом и Интернетом;
• внесение необходимых изменений в рабочую схему классификации
изданий и документов по УДК и ББК и организации систематическо­
го каталога;
• совершенствование стандартизации индексирования и предметиза­
ции документов десятичной классификации и организации система­
тического каталога;
• осуществление контроля за созданием каталогов в структурных под­
разделениях библиотеки;
• осуществление разработки блок-схемы движения документов в
отделе и расстановки по пути ее сотрудников;
• консультирование сотрудников по вопросам обработки документов и
организаций каталогов;
• осуществление анализа расположения рабочих мест и сотруд­
ников;
• осуществление постоянной редакции и реклассификации каталогов;
• привлечение к организации отдельных мероприятий, по согласова­
нию с руководством, сотрудников других структурных подразделе­
ний библиотеки и университета;
• постоянная совместная работа заведующего отделом с аналогичной
секцией бибсовета и, в частности, с ее председателем.
Примерное положение об отделе научной обработки документов и
организации каталогов, а также положения о секторах книгоописания и
организации алфавитного каталога, систематизации и организации
систематического каталога, периодики, консультации пользователей и
пропаганды каталогов описаны в книге [76, с. 87—102]. В статье [582] рас­
сматривается план мероприятий на год, пять, десять лет по обеспечению
обработки, сохранности, рекламы и использования документов и инфор­
мационных ресурсов, их учета, отражения в каталогах документов, нако­
нец, проверки фондов. При дирекции создается методическая комиссия
по каталогам, которая определяет систему каталогов и картотек библиоте­
ки, утверждает методическую документацию, принимает решения по
методике каталогизации и классификации и т. д.
Д о кум е н та л ьн о е об еспечение. В подразделении библиотеки, веду­
щем обработку документов, необходимо иметь пособия по вопросам сис­
тематизации, составления библиографических описаний, ведения систе­
мы каталогов, картотек, баз данных электронного каталога, словари, спра­
вочники, энциклопедии, а также справочный аппарат, включающий ГОСТы
и ДСТУ, инструктивно-методические материалы по профилю работы, нор­
мы на основные процессы работы отдела, в том числе:
• рабочие таблицы УДК, ББК, ДКД и АПУ к ним;
• картотеку методических решений, принятых в данной библиотеке по
методике, систематизации, составлению библиографического опи­
сания документов, организации каталогов, картотек, баз данных,
сводных и корпоративных каталогов;
ж
• рабочие технологические инструкции на процессы работы, осу­
ществляемые в отделе (пути книги в процессе обработки, блоксхемы), положения о системе каталогов и об отдельных ката­
логах;
Щ
• официальный справочный перечень авторитетных (специально
установленных и признанных нормативными) заголовков, исполь­
зуемых в каталоге, например: имен, лиц, наименований органи­
заций, заглавий анонимных произведений, предметных рубрик,
ДеСКриПТОрОВ.
.
■
'‘
Ш
В своей работе отдел использует следующие ГОСТы:
7.1—2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание.
Общие требования и правила составления
7.11—78. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных евро­
пейских языках в библиографическом описании
7.13—93. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском
языке. Общие требования и правила
7.24—90. Тезаурус информационно-поисковый многоязычный. Состав,
структура и основные требования к построению
7.25—2001. Тезаурус информационно-поисковый одноязычный. Пра­
вила разработки, структура, состав и форма представления
7.47—84. Коммуникативный формат для словарей информационных
языков и терминологических данных. Содержание записи
7.49—84. Рубрикатор ГАСНТИ. Структура, правила использования и
ведения
7.51—98. Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании.
Состав, структура данных и издательское оформление
7.52—85. Коммуникативный формат для обмена библиографическими
данными на магнитной ленте. Поисковый образ документа
7.53—2001. Издания. Международная стандартная нумерация книг
7.54 — 88 Представление численных данных о свойствах веществ и
материалов в научно-технических документах. Общие требования
7.56—2002. Издания. Международная стандартная нумерация сери­
альных изданий
7.59—2003. Индексирование документов. Общие требования к систе­
матизации и предметизации
7.66—92. Индексирование документов. Общие требования к коорди­
натному индексированию
7.70—2003. Описание баз данных и машиночитаемых информационных
массивов. Состав и обозначение характеристик
7.76—96. Комплектование фонда документов. Библиографирование.
Каталогизация. Термины и определения
7.79—2000. Правила транслитерации кирилловского письма латинским
алфавитом
7.80—2000. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования
и правила составления
7.82—2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание
электронных ресурсов. Общие требования и правила составления
В Украине используются стандарты системы ДСТУ:
2394—94. 1нформац'т та документащя. Комплектування фонду, б!блюграф1чний опис, анал13 документе. Терм1ни та визначення
2395—2000.1нформац1я та документащя. Обстеження документа, встановлення його предмета та вщбкр термЫгв шдексування. Загальна методика
3582—97. Скорочення СЛ1В в украТнсьюй мов1 у б1блюграф«чному опис*.
Загальна вимоги та правила
4031—2001. 1нформац1я та документащя. Багатомовний тезаурус.
Методика розроблень
4032—2001.1нформац!я та документащя. Одномовний тезаурус. Мето­
дика розроблення
1СО 639—94. Коди назв мов
3017—95. Видання. Основы види. ТермЫи та визначення
Укрупненный путь документа в отделе комплектования и научной обра­
ботки документов см. на схеме 8.
О бработка ф ондов и о р га н и за ц и я каталогов. В отделе обработки
документы, как правило, обрабатываются в порядке поступления в отдел.
Однако журналы и актуальная литература описываются вне очереди, и вы­
пуск их из отдела, особенно в читальные залы, производится в краткие
сроки. В соответствии с инструкцией в библиотеке должно быть три основ­
ных каталога, отражающих фонд основного хранилища, подсобные и
специализированные фонды отделов:
1. Генеральный систематический каталог, состоящий из двух частей:
а) читательский систематический каталог;
б) служебная часть систематического каталога.
2. Генеральный служебный каталог.
3. Читательский алфавитный каталог.
Помимо этих основных каталогов, в каждой библиотеке, в зависимости
от ее структуры и объема фондов, создается ряд подсобных каталогов и
специализированных фондов, а также различных видов изданий. В своей
совокупности каталоги библиотеки должны полностью отражать ее фонды.
Описания книг для всех каталогов составляются на основе ГОСТ 7.1—2003.
Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требо­
вания и правила составления. Систематические каталоги строятся в соот­
ветствии с принятой в библиотеке схемой классификации. Работа с тем
или иным каталогом (расстановка и исключение карточек, оформление и
редакция) закрепляется за определенным сотрудником, который несет от­
ветственность за состояние каталога. Работа с систематическим катало­
гом может быть поручена нескольким сотрудникам при условии, что за
каждым из них закрепляется определенная, достаточно крупная часть
каталога. На одного из работников возлагается при этом общая редакция
каталога [227].
В понятие «библиотечная обработка документов» входит целый ряд
процессов, обеспечивающих возможность хранения книги в библиотеке и
выдачи ее читателю:
• классификация книг;
• отражение их в каталогах библиотеки;
• наклейка ярлыков, кармашков, листка сроков возврата, штрих-кодов;
• простановка на книгах необходимых библиотечных памяток (шифр
систематической расстановки, инвентарные номера);
• написание книжных формуляров.
Схема в
Укрупненный путь документа в отделе комплектования
и научной обработки документов
1. Прием партии новых поступле­
ний в отделе комплектования
2. Техническая обработка
документов
3. Составление БЗ на документы,
подлежащие записи в инвентар
ную КНИГУ
4. Передача партии новых поступ­
лений в отдел каталогизации
6. Копирование библиографических
записей из БД «Комплектование»
7. Расширение и уточнение
библиографической записи
8. Редактирование
библиографических записей
Алфавитный
каталог
Систематиче­
ский каталог
Каталоги по
видам издани
9. Контроль качества
библиографических записей
Фонды
библиотеки
и филиалов
Так как описание и классификация книг для отражения их в каталогах
неотделимы от организации и исследования каталогов, все процессы, свя­
занные с этим комплексом работ (расстановка карточек в каталогах,
оформление каталогов, их редактирование, консультирование читателей
по использованию каталогов, составление плакатов и памяток для читате­
лей о пользовании каталогами), также сосредоточены в отделе научной
обработки литературы и организации каталогов.
Учет, об работка, о р га ни за ц и я ф ондов и каталогов производятся
работниками этого отдела с помощью и под руководством сотрудников
отдела комплектования и научной обработки литературы. Вносятся сведе­
ния о документах в «Книгу движения фонда библиотеки». Вышедшие в
виде книг сборники стандартов, описаний изобретений к авторским
свидетельствам и патентам, технических условий, нормативной литерату­
ры; инструкции, технические каталоги-справочники, каталоги-альбомы;
материалы по обмену опытом и научно-технической информацией, выпу­
скаемые в виде книг фотокопии указанных изданий заносятся в инвентар­
ную книгу обычной формы.
Издания в виде листков — стандарты — учитываются в нумерационной
книге стандартов, описаний изобретений к авторским свидетельствам и
патентам. Информационно-технические листки, письма и другие материа­
лы по обмену опытом и научно-технической информацией (ненумерован­
ные), технические каталоги, выпущенные в виде листков и брошюр (в том
числе типа каталогов электрооборудования), памятки, временные
инструкции и указания индивидуальному учету не подлежат и учитываются
только в книге суммарного учета фонда в специальных графах.
Стандарты и описания изобретений к авторским свидетельствам и па­
тентам поступают в библиотеку классифицированными по специальным
схемам. Индексы указаны на самих изданиях. На стандарты, описания к
авторским свидетельствам и патентам, нормали, отдельно изданные
инструкции составляют сводные формуляры. Шифром для стандартов и
нормалей служат их буквенные обозначения «ГОСТ», «ОСТ», «Н», номер и
год утверждения или пересмотра.
Тематические сборники стандартов обрабатываются и отражаются в
основных каталогах библиотеки как книги. Кроме того, в случае необходи­
мости тематические сборники стандартов расписываются для нумераци­
онной картотеки стандартов. Сборники патентных материалов обрабаты­
ваются как книги и отражаются в основных каталогах библиотеки. Также
технические каталоги, прейскуранты, ценники, паспорта оборудования,
проспекты выставок отдельных видов оборудования, изданные в виде книг,
брошюр, описываются и отражаются в каталогах как книги. Если в библио­
теке есть отдел нормативно-технической документации (НТД), то создает­
ся систематический каталог.
Могут быть созданы следующие каталоги и картотеки:
• предметный каталог стандартов;
• нумерационный каталог стандартов;
• нумерационные книги (или каталоги) описаний изобретений и
патентов;
•
•
•
•
регистрационная картотека патентов периодики;
картотека внедренных изобретений;
картотека изобретений вуза;
картотека открытий.
Отдельно изданные стандарты расставляют по номерам, тематичес­
кие сборники в группе стандартов — в систематически-апфавитном порядке.
Указатели государственных стандартов, нормативной и другой НТД
расставляются в начале соответствующей группы. Отдельные стандарты и
другие материалы, выпущенные в виде листков, хранятся в специальных
кассетах, картонных коробках, на которых указываются номера содержа­
щихся в них материалов.
1
Со стандартами ведется постоянная работа: в них вносятся необходи­
мые исправления, отмененные и замененные стандарты изымаются из
фонда действующих и хранятся отдельно. Нормали, технические условия
(ТУ), инструкции по метрологии и другие материалы группируют и рас­
ставляют в порядке номеров. Описания изобретений к авторским свиде­
тельствам и патентам расставляют в соответствии с классификацией.
Библиографические сборники патентной документации расставляются в
соответствии с принятой в данной библиотеке схемой классификации книг.
Технические каталоги промышленного оборудования расставляются в
систематически-апфавитном порядке. Прейскуранты (ценники) расстав­
ляют отдельно в систематически-апфавитном порядке. Проверка фонда
НТД производится путем непосредственного сличения каждой книги с
записями в инвентарной книге и при помощи контрольных талонов. Серий­
ные издания с нумерационными выпусками сверяются с карточками реги­
страционной картотеки; стандарты, нормы, инструкции — с нумерацион­
ной картотекой либо нумерационной книгой или указателем; описания
изобретений — с нумерационным каталогом или нумерационной книгой.
Сведения об изменениях и дополнениях вносятся во все каталоги и карто­
теки, а также переносятся на сами описания изобретений.
Для улучшения информационного и справочно-библиографического
обслуживания читателей необходимо включать в каталоги книг справоч­
ные карточки на фонд НТД, вывешивать плакаты с информацией о наличии
специальных каталогов. Желательно создание общего алфавитно-пред­
метного указателя (ключа) к фонду прейскурантов, каталогов промышлен­
ного оборудования, инструкций по эксплуатации приборов, машин и обо­
рудования, а также внедрений изобретений [227, с. 38—42].
О тдел обработки — один из наиболее сложных отделов библиотеки.
Здесь производится целый ряд операций — от чисто технических до
требующих высокой квалификации, таких, как описание и классификация
документов и организация каталогов. От работы этого отдела в значитель­
ной степени зависит качество обслуживания читателей во всех отделах
библиотеки. Поэтому так важно правильно организовать эту работу,
продумать расстановку сил, последовательность отдельных операций,
обеспечить быстроту прохождения документа через все этапы обработки и
в то же время — ее скрупулезную точность. В отделе необходимо иметь
стеллажи, рабочие столы и большой стол для раскладки и подборки книг.
За каждым работником закрепляется место, куда складываются поступаю­
щие к нему документы. Следует иметь небольшой фонд литературы и
информационных ресурсов по вопросам классификации и каталогизации,
библиотечной техники: словари, справочники, комплект энциклопедий,
а также подсобный аппарат, в который входят:
• рабочий экземпляр таблиц классификации со всеми изменениями и
дополнениями, принятыми в данной библиотеке, в том числе с указа­
нием индексов шифра;
• ГОСТ 7.1—2003, пособия по В115МАЯС;
• картотеки методических решений, в которые вносятся решения, при­
нятые в данной библиотеке по методикам классификации, описания
книг, организации каталогов, по организации процессов работы;
• рабочие инструкции и положения (путь книги в процессе обработки,
положения о системе каталогов, об отдельных каталогах, инструкции
по отдельным процессам и т. п.).
Р аспределение об язанностей. Последовательность обработки доку­
мента: сверка, описание, индексация (классификация, предметизация),
редакция, дублирование карточек. Каждый процесс закреплен за тем или
иным работником. Важно, чтобы каталогизатор работал с алфавитным ка­
талогом, а индексатор — с систематическим. Проверку на дублетность
проводит каталогизатор. Если объем работы большой, то она распределя­
ется между нескольким исполнителями по отраслевому принципу — гума­
нитарные, социально-экономические, технические и естественно-научные
дисциплины. К работе систематического каталога необходимо привлекать
библиографов. Должна быть создана методическая группа по каталогам.
Желательно, чтобы эту группу возглавил заместитель директора библио­
теки по научной части.
С истем а каталогов включает генеральный систематический, алфа­
витный, предметный каталоги. Одним из важнейших условий, обеспечива­
ющих высокое качество систематических каталогов, является единая
схема классификации, применяемая во всех каталогах. Систематическую
картотеку статей рекомендуется строить по той же схеме, что и системати­
ческий каталог. Как правило, алфавитные каталоги книг, периодики и неко­
торых других видов документов ведет отдел обработки, причем ответ­
ственность за каждый каталог возлагается персонально на того или иного
работника. Другие алфавитные каталоги ведут работники соответствую­
щих специализированных отделов. Каталоги специальных видов изданий
(нот, стандартов и т. д.), как правило, ведут специализированные отделы
под методическим руководством отдела обработки. Краеведческие ката­
логи ведет отдел библиографии, карточки на них подготавливает отдел
обработки. Планом предусматривается работа по редакции каталогов с
таким расчетом, чтобы в течение 4—5 лет каждый каталог был просмотрен
целиком. Каталоги новых поступлений необходимо не реже чем раз в
месяц полностью обновлять. Часто практикуется получение готовых биб­
лиографических описаний из баз данных других библиотек или консорци­
умов, например, Либнет, АРБИКОН. Распечатывание карточек производит­
ся на принтере (4—5 экземпляров).
П роверка на дублетность. Книги, поступившие в отдел, подбираются
по алфавиту и сверяются с рабочим каталогом и картотеками. Все книги
проверяются на дублетность по генеральному алфавитному каталогу.
Обнаружив в каталоге карточки на поступившие книги, работник перено­
сит шифры из левого поля карточки на оборот титульного листа книги
карандашом или подчеркивает уже имеющийся на книге шифр системати­
ческой расстановки (индекс и авторский знак). Если книга впервые
направляется в фонд отдела, имеющего свои каталоги, и ее надо отразить
в этих каталогах, на обороте карточки генерального каталога указываются
названия тех каталогов, в которые дополнительно направляются карточки.
Книга вместе с карточкой передается каталогизатору. В результате
проверки на дублетность партия книг разбивается на две группы:
• книги, не обнаруженные в каталоге; дублеты, которые надо описать
для каталогов подсобных фондов; вновь поступившие тома много­
томных изданий: все эти книги поступают к каталогизатору;
• дублеты, которые передаются на техническую обработку, а затем
заведующему отделом для передачи в отдел книгохранения.
Составленные на книги листки передаются для приписки в другие
каталоги.
оШ
Не проверяются только те издания, которые, безусловно, вышли впер­
вые, никогда ранее не издавались в других издательствах или под другим
заглавием. Обнаружив в каталоге нужную карточку, работник переносит на
нее инвентарные номера поступивших книг, а на обороте титульного листа
книги указывает или подчеркивает имеющийся шифр книги системати­
ческой расстановки. При наличии нескольких экземпляров одной и той же
книги шифр можно ставить только на одном экземпляре, а на другие книги
его переносят при технической обработке.
Генеральный алфавитный каталог является основным справочным
аппаратом библиотеки, в нем должны быть сосредоточены все сведения о
книжном фонде и раскрытии его в различных каталогах. Для этого на лице­
вой стороне карточки генерального алфавитного каталога пишут:
• все инвентарные номера, указывающие местонахождение книги при
инвентарной расстановке;
• полный индекс, указывающий, в каких разделах систематического
каталога отражена книга;
• авторский знак, который вместе с первой частью полного индекса
указывает шифр книги в подсобных фондах.
На обороте карточки делаются пометки, указывающие:
• какие добавочные описания на данную карточку имеются в алфавит­
ном каталоге;
♦
Ц
• в каких еще каталогах отражена книга: в каталоге абонемента, НТД,
музыкальной литературы, библиографического отдела и пр.
К атал огизация и и н д е кса ц и я . Если при проверке по генеральному
алфавитному каталогу установлено, что книга поступила в библиотеку
впервые, ее надо полностью обработать. При отсутствии печатной карточ­
ки каталогизатор составляет на книгу основное описание и все необходи­
мые добавочные. Редактор проверяет правильность описания и индекса­
ции: имеются ли все пометки, которые должны были сделать каталогиза­
тор и классификатор; указывает, какие еще должны быть даны добавочные
описания, в какие каталоги надо направить карточки. Затем каталогизато­
ры дублируют нужное количество карточек, и все они распределяются по
каталогам [227, с. 22—23].
П р и п и ска д у б л е то в в каталоги ведется по служебным листкам.
При приписке книг в читательский алфавитный каталог и в генеральный
систематический каталог библиотекарь переносит со служебного листка
на карточку инвентарные номера поступивших книг. В систематическом ка­
талоге инвентарные номера проставляются как на основной, так и на
дополнительной карточках. Если в основном книгохранилище выделены
отдельные фонды, расставленные в систематическом или алфавитном
порядке, то в читательских каталогах приписка инвентарных номеров на
карточках, содержащих описание изданий, входящих в состав этих
фондов, не делается. В каталогах специализированных фондов приписка
инвентарных номеров не производится.
Каталоги библиотеки должны обеспечить возможность разыскания в ее
фондах любого экземпляра книги. При шифровке читательских требова­
ний важно, чтобы по генеральному алфавитному каталогу можно было сра­
зу определить, какие экземпляры находятся в основном книгохранилище,
а какие в подсобных фондах. Инвентарные номера вновь поступивших книг
приписываются в читательских каталогах (генеральном систематическом
и читательском алфавитном); никаких дополнительных пометок в этих
каталогах не делается, чтобы не загружать карточку сведениями, не имею­
щими значения для читателя. Кроме того, в каждой библиотеке должен
быть установлен такой порядок, что, если по шифру, указанному читате­
лем, книга не обнаружена, требование обязательно будут проверено по
генеральному алфавитному каталогу, так как читатель мог допустить
ошибку в шифре, в библиотеке может быть другое издание запрашивае­
мой, книги, не отраженное в читательских каталогах, и т. д.
Оформление карточек для различных каталогов. Наличие двух
систем расстановки фондов в одной и той же библиотеке вызывает необ­
ходимость определения для каждой книги двух шифров, которые бы ука­
зывали:
• место книги в основном книгохранилище при форматно-инвентарI
ной или инвентарной расстановке;
• место ее в подсобных фондах при систематической расстановке.
Эта двойственность должна быть учтена при технической обработке
книг и при отражении их в каталогах.
Как правило, в верхнем левом углу каталожной карточки указывается
шифр книги. Если в основном хранилище, где находится подавляющее
большинство книг, расстановка книг форматно-инвентарная или инвентар­
ная, то в каталогах библиотеки в левом верхнем углу карточки указывается
обозначение формата и инвентарный номер (или номера), если инвентар[ ная — только номер. В правом нижнем углу проставляются каталожные
индексы и авторский знак. В каталогах подсобных фондов, в частности,
подсобного фонда социально-экономической и художественной литерату­
ры, когда шифр у книги только один — индекс и авторский знак, то он
проставляется в верхнем левом углу, а в правом нижнем углу — полный
каталожный индекс.
Обработка дублетов. Дублетные поступления, как правило, после
сверки с генеральным алфавитным каталогом передают сразу на техни! ческую обработку (можно и наоборот).
Исключение составляют:
• дублетные поступления, которые надо описать для каталога какоголибо подсобного или специализированного фонда;
• многотомные издания.
Среди дублетов попадаются такие, которые включены в основные ката­
логи библиотеки, но отсутствуют в каталогах тех или иных подсобных
фондов.
Обработка многотомных изданий. Вновь поступившие тома много­
томных изданий необходимо отразить во всех каталогах библиотеки. Каж­
дый новый том имеющегося в библиотеке многотомного издания должен
быть отражен в читательских каталогах. Поэтому после каталогизации и
классификации книга поступает на приписку в читательский алфавитный,
в генеральный систематический каталоги и в каталоги тех подсобных фон­
дов, в которые направлен данный том.
Серийные описания. Если требуется серийное описание, то его
составляет редактор, он же приписывает серийные издания в генераль­
ном алфавитном каталоге. Если серии отражаются также в других катало­
гах (в читательском алфавитном или в генеральном систематическом),
приписку производят работники, ответственные за эти каталоги [227,
с. 82—99].
•х-:
Групповая обработка произведений печати. Программы, памятки
инструкции и т. п. обрабатываются групповым способом, то есть за едини­
цу обработки принимается не отдельное издание, а группа материалов
одного содержания. Материалы групповой обработки не подлежат инди­
видуальному учету. На каждом экземпляре изданий, отобранных для груп­
повой обработки, на обложке и титульном листе ставится условное
обозначение «ГР» и штемпель библиотеки. На сопроводительном доку­
менте указывается количество изданий, отобранных из партий для группо­
вой обработки. В книге суммарного учета количество изданий, отобранных
для групповой обработки, указывается в специальной графе.
В каталогах библиотеки материалы групповой обработки отражаются
при помощи групповых описаний справочных карточек и включаются толь­
ко в алфавитные каталоги. В верхнем левом углу карточки вместо шифра
делается условное обозначение «ГР», и в левом нижнем углу проставляет­
ся каталожный индекс в соответствии со схемой систематического катало­
га. На справочной карточке помещается текст, разъясняющий, что матери­
ал с данным типовым заглавием не имеет в каталоге индивидуальных
описаний, а также указание о том, как следует выписывать нужное изда­
ние. В отделе обработки ведется специальный систематический каталог
групповой обработки. Материалы, подлежащие групповой обработке,
выделяют в особый фонд и хранят в папках или коробках, на полках в
систематическом порядке.
*
Внутри группы материал в зависимости от содержания может распола­
гаться в хронологическом, обратнохронологическом, географическом или
в алфавитном порядках. По мере накопления часть его может быть выде­
лена в отдельные папки. Издания, значительные по объему, расставляют­
ся как книги. При заказе читатель указывает конкретное издание или наи-*
менование группы. Корешки читательских требований расставляются в
отдельной картотеке, которая хранится у работника, ответственного за
этот фонд. Учет выдачи производится по общим правилам.
В каждой библиотеке, применяющей метод групповой обработки доку­
ментов, составляется рабочая инструкция по отбору и организации фонда
материалов, подлежащих групповой обработке.
Учет, каталогизация и классификация материалов групповой обработ­
ки, а также общая организация работы с ними на всех этапах поручаются
одному из сотрудников отдела обработки. При поступлении в библиотеку
каждой партии документов этот работник отбирает документы, которые
пойдут в групповую обработку. Только после этого партия документов под­
вергается суммарному и индивидуальному учету. Помимо отражения
материалов групповой обработки в основных каталогах библиотеки,
в отделе обработки ведется рабочий систематический каталог, который
одновременно является контрольным аппаратом фонда материалов груп­
повой обработки. Фонд нужно своевременно очищать от устаревшей,
непрофильной и пришедшей в ветхость литературы. Отказы на материалы
анализируются так же, как и отказы на любые издания [227, с. 43—45].
Документы перед вводом в АБИС проходят предмашинную обра­
ботку. отбор, составление библиографического описания, реферата,
индексирование и т. п. Затем идет заполнение полей рабочего листа в
соответствии с машиночитаемым библиографическим форматом, исполь­
зуемым в конкретной АБИС в зависимости от ее основных функций и фор­
мы представления информации на выходе. Эти данные выбираются из
документа и могут быть представлены в различных сочетаниях. Основные
элементы присутствуют в каждой системе и включают:
• общие сведения о вводимом документе (например, код АСНТИ,
порядковый номер, код вида документа, код страны-создателя,
индекс рубрики и др.);
• библиографическое описание первичного документа, составленное
в соответствии с требованием действующего ГОСТа;
• шифр хранения документа (если он хранится на микрофише, указы­
вается адрес хранения микрофиши);
• реферат или аннотацию в соответствии с требованиями ГОСТ 7.9—95
«Реферат и аннотация. Общие требования»;
• индекс УДК; предметные рубрики (по рубрикатору ГАСНТИ).
При выборе и фиксации в рабочем листе (РЛ) элементов данных необ­
ходимо учитывать, что возможность эффективного использования введен­
ных в ЭВМ данных для решения различных задач обусловлена необходи­
мой полнотой и точностью их представления «на входе». Следует проана­
лизировать, в каких библиотечно-библиографических процессах могут
быть использованы эти данные, а также предусмотреть возможность их
применения в дальнейшем.
Для обеспечения предмашинной обработки документов необходимо
наличие технологической документации на выполнение отдельных опера­
ций или комплекса однотипных операций: правил заполнения РЛ, инструк­
ций по реферированию, индексированию, кодированию документов.
Обработка документов на микроформах. Издания, представленные
на микроформах, так же, как и подлинники, проходят каталогизацию и тех­
ническую обработку, затем отражаются в справочно-поисковом аппарате.
При отсутствии в фонде оригинала издания, по содержанию микроформы
составляют библиографическое описание, присваивают классификацион­
ный индекс по принятой для каждого вида документов классификации
(рубрикатор РАСНТИ, УДК, МКИ) и проставляют тип микроформы. Обозна­
чение микроформы и классификационный индекс проставляются в левом
верхнем углу каталожной карточки. При наличии подлинника на уже имею­
щихся каталожных карточках с библиографическим описанием ставятся
обозначение типа и индекс микроформы [148].
Техническая обработка микроформ включает в себя простановку шиф­
ра хранения согласно принятой системе хранения и поиска. Шифр хране­
ния репрографической копии может:
• соответствовать шифру оригинала издания;
• иметь свой регистрационный (инвентарный) номер;
• соответствовать шифру хранения организации-изготовителя.
Существуют различные способы простановки обозначений на микро­
формах: фотоспособом, шариковой ручкой, на пишущей машинке без лен­
ты, проплавлением нагретой иглой, гравировкой.
Аудиовизуальные материалы. Все аудиовизуальные материалы
вносятся в отдельную инвентарную книгу обычной формы с условным
обозначением «А». Учетной единицей является весь комплекс материалов,
составляющих единое пособие: звукозапись и печатный текст; звукоза­
пись, диафильм, плакат и т. п. Если основное значение имеет печатный
текст, материалы вносятся в соответствующую инвентарную книгу. В гра­
фе «Примечания» указываются наличие приложений, характер и количест­
во их. Сведения, необходимые для записи в инвентарную книгу или для
катапогизационного описания, берутся с этикеток или конвертов грамп­
ластинок, с этикеток на коробках диафильмов, с титульного листа книги и
т. п. Аудиовизуальные материалы, в зависимости от содержания,Отража­
ются в каталогах книг, нот и звукозаписи (алфавитном и систематическом),
на диафильмы создается картотека. Они хранятся в конвертах или короб­
ках в подсобных фондах отделов музыкальной и иностранной литературы в
специальных шкафах или на отдельных полках в порядке инвентарных
номеров. Пособия по обучению иностранным языкам, по возможности,
собираются вместе. Учет и обработка аудиовизуальных материалов
производятся в отделе каталогизации и обработки.
Грампластинки, диски заносятся в отдельную инвентарную книгу обыч­
ной формы. Единица учета — одна пластинка, диск. Две или несколько
пластинок, на которых записано одно произведение, получают каждая
свой инвентарный номер. На грампластинки составляются два алфавит­
ных каталога (один на композиторов, другой на исполнителей) и система­
тический каталог. Описание осуществляется по ГОСТу, систематизация по
таблицам ББК, УДК. Пластинки расставляются на полках в форматно­
инвентарном порядке, по трем форматам и хранятся в вертикальном поло­
жении в конвертах, коробках или на специально оборудованных деревян­
ных стеллажах в отдельных ячейках.
^
М икроф ильм ы вносятся в отдельную инвентарную книгу обычной
формы с условным обозначением «МФ». В графе «цена» указывается
стоимость микрофильма, а в графе «год издания» — год издания книги,
с которой снят микрофильм. Микрофильмы отражаются в каталогах
наравне со всеми другими изданиями. На карточке с описанием микро­
фильма в конце описания с красной строки указывается: «микрофильм».
Если книга есть в библиотеке, то на карточке с описанием ставятся «МФ» и
номер микрофильма. Создавать специальные каталоги для микрофильмов
нет необходимости. Хранят их в коробках в порядке инвентарных номеров.
На коробке указываются номера «от и до» хранящихся в ней микрофиль­
мов. Работают с ними в читальных залах.
П ечатная граф ика. Фотоальбомы, альбомы репродукций и другие
альбомы заносятся в инвентарную книгу по учету книг. Все, что издано в
виде плакатов, подвергается групповой обработке. В фонде групповой
обработки плакаты выделяются в отдельные папки (коробки). При наличии
значительного количества печатной графики и при условии систематиче­
ского пополнения, создается самостоятельный фонд, в который включа­
ются как альбомы, так и листовой материал. Каталогизация проводится на
основании ГОСТ 7.1—2003, классификация — на основе ББК, УДК, в ре­
зультате создается систематический и алфавитный каталоги [183; 227,
с. 122—135; 1055, 1058, 1059].
Приводим алгоритм библиотечной обработки новых поступлений в
отделе научной обработки документов и организации каталогов (схема 9).
Схема 9
Алгоритм библиотечной обработки новых поступлений
в отделе научной обработки документов и организации каталогов
Прием партии новых
поступлений из отдела
комплектования
Сверка документов
на дублетность
Вновь поступившие
документы
Приписка дублетов
- в электронном каталоге
- в служебном каталоге
Индексация документов
- систематизация
- предметизация
Расширение первичной
библиографической
записи, созданной
отделом комплектования
Редактирование записей
в электронном каталоге
Создание записи на
документы, которые не
отражены в электронном
каталоге
Редакция записей
Распечатка карточек для
служебного и
читательских каталогов
Редакция карточек
Расстановка карточек в
каталоги
Передача документов в
структурные подразделе
ния библиотеки
8.2. Технологические процессы каталогизации документов
Каталогизация — как отмечается в ГОСТ 7.76—96 — совокупность
процессов, обеспечивающих создание и функционирование библиотеч­
ных каталогов. В состав каталогизации входят библиографическая обра­
ботка, ввод данных или тиражирование каталожных карточек, работа с
каталогами (организация, ведение и редактирование каталогов, управле­
ние системой каталогов и технологическими процессами каталогизации).
Библиотечный каталог — совокупность расположенных по опреде­
ленным правилам библиографических записей на документы, раскрываю­
щая состав и содержание фонда библиотеки или информационного цент­
ра. Библиотечный каталог может функционировать в карточной или маши­
ночитаемой форме, на микроносителях, а также в форме книжного
издания.
Библиотечная обработка — совокупность процессов подготовки
документов и библиографических записей к их дальнейшему использова­
нию и хранению в библиотеке или в информационном центре.
В состав библиотечной обработки входят библиографическая обработ­
ка и техническая обработка.
Библиографическая обработка — совокупность процессов форми­
рования библиографической записи документа для представления его в
библиотечных каталогах, библиографических указателях, списках и карто­
теках.
Л
' а
В состав библиографической обработки входят: составление библио­
графического описания, выбор первого элемента библиографической
записи, формирование заголовка, индексирование и предметизация,
аннотирование и реферирование, оформление других дополнительных
элементов библиографической записи. Библиографическая обработка
осуществляется на основе ГОСТ 7.1 —2003.
Техническая библиотечная обработка — совокупность процессов
подготовки документа к последующему хранению и использованию. В состав
технической библиотечной обработки входят: штемпелевание, проставле­
ние инвентарного номера и шифра хранения документа, наклеивание
кармашка, штрих-кода, листка сроков возврата, оформление формуляра,
а также необходимых служебных реквизитов.
Индивидуальная библиотечная обработка — метод библиотечной
обработки, при котором обрабатывается каждый экземпляр каждого изда­
ния документа.
Групповая библиотечная обработка — метод библиотечной обработ­
ки, при котором обрабатывается группа документов, однородных по
содержанию, родственных по виду или другим признакам.
Координационная каталогизация — совместная деятельность не­
скольких библиотек или информационных центров на основе распределе­
ния каталогизируемых массивов по предварительному соглашению.
Кооперативная каталогизация — совместная деятельность несколь­
ких библиотек или информационных центров на основе разделения функ­
ций при подготовке библиографической информации.
Централизованная каталогизация документов — каталогизация,
проводимая в методических центрах или под их руководством для исполь­
зования в Сети библиотек или информационных центров. Основные
формы централизованной каталогизации: печатная каталожная карточка и
макет аннотированной каталожной карточки в издании. Составные части
централизованной каталогизации — централизованное составление биб­
лиографических описаний, централизованная систематизация, централи­
зованная предметизация. Централизованную каталогизацию проводят
концерн ЛИБНЕТ, Центр аналитической росписи МАРС, Книжные палаты
России, Украины. Их материалы используются библиотеками для текущей
каталогизации и создания сводных каталогов.
К а та л о ги за ц и я в и зд а н и и — разновидность централизованной
каталогизации, при которой результаты библиографической обработки
помещаются в документе в процессе его публикации. Каталогизация в
издании — публикация макета аннотированной каталожной карточки и
библиотечного шифра непосредственно в книге согласно ГОСТ 7.1—2003.
Макет аннотированной карточки содержит библиографическое описание,
авторский знак, аннотацию, классификационный индекс УДК, БбК, номер
13ВМ, Макет карточки помещают, как правило, на обороте титульного листа
или на последней странице издания. В конце книги — штрих-код. Центра­
лизованная каталогизация обеспечивает единообразие систематизации и
составления библиографических описаний книг в общегосударственном
масштабе [204, с. 95]. Продуктами централизованной каталогизации явля­
ются комплекты каталожных карточек и каталогизация в издании, а также
типовые каталоги — рекомендательные списки, представляющие модель
фонда (или ядра фонда) определенного типа библиотеки. Результаты
централизованной каталогизации могут быть представлены в традицион­
ной (бумажной) или машиночитаемой формах на магнитных лентах, диске­
тах, компакт-дисках и других носителях информации. К важнейшим про­
цессам каталогизации относятся составление библиографического опи­
сания, систематизация и предметизация, которые являются процессами
аналитико-синтетической обработки документов.
С оставление библиограф ического описания — процесс выявления
библиографических сведений о документе, определения необходимого
набора элементов библиографического описания и приведения их в пос­
ледовательность по правилам, установленным ГОСТ 7.1—2003.
Объектами составления описания являются издание в целом, его часть
или группа документов. В зависимости от объекта различают: м оногра­
ф ическое описание однотомного издания или одного тома многотомно­
го или сериального издания; аналитическое описание составной части
документа, включающее сведения об этой составной части или об изда­
нии, в котором она опубликована; сводное библиограф ическое о п и са ­
ние многотомного или сериального издания в целом или нескольких
входящих в него томов, выпусков, номеров и т. п., которое состоит из двух
частей: общей части и спецификации.
Библиографическое описание составляют на основе непосредствен­
ного изучения документа (бе у!зи) с целью выявления библиографических
сведений. Основой описания является издание в целом, а наиболее
полным источником — титульный лист книг, сериальных и многотомных
изданий. При отсутствии необходимых сведений они могут быть выявле­
ны по другим источникам или сформулированы составителями описания.
В таком случае приводимые сведения заключаются в квадратные скобки.
Описание состоит из элементов, объединенных в области. Элементы
библиографического описания — это лексические единицы (слово, сло­
восочетание, цифры и др.), содержащие библиографические сведен^*1
[204, с. 94].
Элементы описания делятся на обязательные и факультативные. Обяза­
тельные элементы: основное заглавие, повторность издания документа,
первое место издания, дата издания, объем (количество страниц), между­
народный стандартный номер книги (15ВМ) или международный номер се­
риального издания (155М). Аналитическое описание состоит из двух частей
и содержит сведения, характеризующие составную часть книги или сери­
ального издания (отдельное произведение, статью и т. д., а также сведения
об издании, в котором она опубликована). Библиографические описания,
включаемые в каталоги, подразделяются на основные и вспомогательные.
Область библиографического описания — это структурная единица,
содержащая один или несколько функционально однородных элементов.
Библиографическое описание включает обязательные и факультативные
элементы. Обязательные элементы отражают сведения, обеспечивающие
идентификацию документа, факультативные элементы содержат дополни­
тельную информацию о документе, его содержании, читательском назна­
чении и т. д. В зависимости от полноты приведенных элементов библио­
графическое описание может быть полным, расширенным и кратким.
Полное описание включает обязательные и все факультативные
элементы; расширенное описание состоит из обязательных и одного или
нескольких факультативных элементов. Краткое описание включает только
обязательные элементы.
Элементы в области приводятся в установленной последовательности.
В описании используются разделительные знаки, которые идентифициру­
ют области и элементы.
Библиографическое описание является основой библиографической
записи, которая формируется в процессе создания каталогов. Оно может
быть дополнено заголовком. В записи под заголовком в отечественных
каталогах на первое место выносится заголовок индивидуального автора
или заголовок коллективного автора (наименование учреждения). В записи
под заглавием первым элементом становится основное заглавие издания.
При необходимости в библиографическую запись включают индекс класси­
фикации, предметную рубрику, шифр хранения документов, а также анно­
тацию или реферат. Каждое издание в алфавитном каталоге может быть
представлено одной или несколькими библиографическими записями,
одна из которых является основной, остальные же — добавочные.
Основная библиографическая запись содержит наиболее полные све­
дения, необходимые для идентификации и поиска издания. Добавочная
библиографическая запись расширяет поиск издания по элементам, отли­
чающимся от того, с которого начинается основная запись. Необходимо
обратить внимание на изменения в правилах формулировки заголовка
библиографической записи для книг (или статей) одного, двух, трех авто­
ров. В заголовке приводят фамилию и инициалы одного автора, как правило — первого, фамилии всех авторов (одного, двух или трех) указываются
за косой чертой в сведениях об ответственности. Принцип основной и
добавочной записи сохраняется. Отражение одного автора в заголовке
соответствует мировой практике каталогизации, обеспечивает совмести­
мость записей для традиционных каталогов и в коммуникативных форма­
тах и делает возможным обмен библиографической информацией без
дополнительной обработки [206, с. 94—96].
В соответствии с ГОСТ 7.59—90 «Индексирование документов. Общие
требования к систематизации и предметизации», в зависимости от вида
систематизированных документов и поставленных задач, применяются
одна или несколько систем классификации: рубрикатор ГАСНТИ, УДК,
ББК, международная классификация изобретений (МКИ), общероссий­
ский классификатор «Стандарты и технические условия». Классификация
естественно-научной и технической литературы производится по табли­
цам УДК. Для внесения дополнений и изменений в таблицы УДК следует
использовать ежегодно выпускаемое ВНИИКИ специальное издание «Но­
вое в УДК». Приложенные индексы УДК, проставляемые издательством,
корректируются в соответствии с рабочими таблицами.
На основании статьи С. Демидовой, перечислим процессы, входящие в
полную библиотечную обработку документа.
Введение в библиотеках информационно-поисковых систем (ИПС) руч­
ного и автоматизированного поиска требует осуществлять обработку в
двух режимах (табл. 4).
Таблица 4
Порядок библиотечной обработки документа
Виды обработки
Процессы и операции
Техническая обработка
1. Штемпелевание.
2. Присвоение инвентарного номера.
3. Написание шифра хранения.
4. Наклеивание кармашков и листков возврата.
5. Оформление книжного формуляра.
6. Штрих-кодирование.
Библиографическая
обработка
Составление библиографической записи (БЗ):
1. Выбор первого элемента БЗ. Формирование
заголовка.
2. Составление библиографического описания.
3. Индексирование:
3.1. Классификационное (присвоение индекса
таблиц, применяемых в библиотеке).
3.2. Предметизационное (формирование
предметных рубрик для АПУ и электронной
предметизации).
3.3. Координатное (создание ключевых слов,
дескрипторов).
4. Аннотирование. Реферирование.
5. Оформление дополнительных элементов БЗ.
6. Оформление карточек для системы
каталогов и картотек.
Основная задача полной обработки документа с помощью библиогра­
фического описания — обеспечить идентификацию (опознание) докумен­
та и посредством индексирования раскрыть его основное содержание.
Б иблиограф ическое описание электронны х р е сур со в. В насто­
ящее время одной из актуальных проблем каталогизации для библиотек
всех типов является каталогизация электронных ресурсов (ЭР), то есть
документов на машиночитаемых носителях, все активнее внедряемых в
информационное пространство. В 1997 году ИФЛА выпустила рекоменда­
ции по описанию (ЭР) «Международное стандартное описание электрон­
ных ресурсов» 15ВО (ЕЯ). В том же году РГБ разработала методические
рекомендации «Библиографическое описание электронных ресурсов»,
которые были изданы в 1998 году. В 1999 году РГБ приступила к разработ­
ке национального стандарта «Библиографическое описание электронных
ресурсов» [9, 26, 119, 192, 199, 243, 247, 248, 306, 465, 492, 497, 516, 517,
658, 703, 715, 751, 758—761, 767, 789, 771, 823, 843, 853, 932, 1082, 1083,
1238].
I
Библиографическое описание электронного документа составляется
по общим правилам каталогизации (ГОСТ 7.1—2003) с учетом междуна­
родных форматов представления, хранения и обмена библиографических
данных (1ЛЧ1МАКС, 130—2709). Кроме того, при описании электронных ре­
сурсов используется «Международный стандарт библиографического
описания электронных ресурсов», разработанный ИФЛА, который введен
в России 1 июля 2002 года ГОСТ 7.82—2001 «Библиографическая запись.
Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования
и правила составления».
1
Объектом библиографического описания по выше указанному ГОСТу
являются электронные информационные ресурсы, управляемые компью­
тером, в том числе те, которые требуют периферийного устройства при
подключении к нему. При этом электронными ресурсами считаются элект­
ронные данные (информация в виде чисел, букв, символов или их комби­
наций), а также электронные программы (набор операторов или подпро­
грамм, обеспечивающих выполнение определенных задач, включая
обработку данных) или же сочетание этих видов в одном ресурсе. По со­
держанию и характеру информации электронные данные делятся на
шрифтовые, графические, числовые, звуковые, текстовые и демонстраци­
онные; электронные программы делятся на прикладные, системные и сер­
висные, а электронные данные и программы — на интерактивные мульти­
медиа и онлайновые службы. Различаются ресурсы локального доступа и
ресурсы удаленного доступа. В качестве физического носителя электрон­
ного ресурса выступают магнитные диски (жесткие и гибкие), оптические
диски, микропроцессорные картриджи, кассеты и катушки с магнитной
лентой. Информационный поиск был и остается одним из важных слагае­
мых процесса коммуникации. Основной целью поиска чаще всего являет­
ся нахождение полных текстов документов либо сведений о них.
Библиографическое описание электронного ресурса на практике не
особо отличается от библиографического описания любого другого доку­
мента, за исключением специфических особенностей, присущих именно
такому виду документов. Увеличение потока электронных ресурсов,
информационной продукции на новых физических носителях, привело к
необходимости выработки принципов и правил их библиографического
учета и каталогизации.
Разнообразие электронных изданий, сайтов, информационных услуг,
электронных информационных ресурсов в Интернете, их частое появле­
ние, а также быстрое удаление весьма затрудняют задачу описания и
ссылки на них. Поэтому как в России, так и во всем мире существует тра­
диция при ссылке на конкретный информационный ресурс Интернета
указывать дату его создания или включать адрес электронной почты.
На сегодняшний день в связи с возрастающей потребностью в ссылках на
данные источники, как в русскоязычных изданиях, так и при оформлении
публикаций для зарубежных изданий, актуальным является вопрос биб­
лиографического описания документов, входящих в совокупность элект­
ронных ресурсов.
Отечественный подход опирается на требования, предъявляемые к
библиографическому описанию электронных публикаций на основании
соблюдения всех существующих стандартов как традиционных, так и
электронных каталогов, с учетом законодательства об авторском праве,
что позволяет найти публикацию в случае ее естественного удаления из
сети.
Библиографическое описание электронных ресурсов подчиняется об­
щим правилам стандартного библиографического описания в части струк­
туры, набора областей и элементов, выбора языка и графики, применения
правил орфографии, пунктуации, сокращения слов и т. п. Библиографи­
ческое описание электронного ресурса содержит сведения, дающие воз­
можность идентифицировать его, а также получить представление о со­
держании, характере, объеме, назначении, виде физического носителя,
системных требованиях, режиме доступа и других специфических харак­
теристиках [206, с. 52—54].
Коммуникативные форматы для обмена библиографической
информацией. Способ осуществления библиографической записи в
машиночитаемой форме унифицирован специально разработанным
документом — форматом МАРС. МАРС — это акроним названия МасНте —
РеайаЫе Са1а1одие ог Са1а1оди1пд (машиночитаемый каталог или каталоги­
зация). Термин «машиночитаемый» означает, что особый тип машины —
компьютер — может читать и интерпретировать данные библиографи­
ческой записи. Однако это название не совсем точно, поскольку МАРС не
является ни видом каталога, ни методом каталогизации. МАРС — это крат­
кий и удобный термин для обозначения процесса маркировки любой части
библиографической записи так, чтобы она могла быть обработана с по­
мощью компьютера. Формат МАРС обеспечивает удобный способ хране­
ния библиографических данных и обмена ими. Первоначальный формат
МАРС был разработан библиотекой Конгресса США в 1965—1966 годах.
Целью его было исследование возможности получения библиографи­
ческих данных в машиночитаемой форме. Аналогичная работа также
проводилась в Великобритании. Эти параллельные исследования легли в
основу создания в 1968 году проекта «МАРС», в котором были заложены
| возможности использования МАРС в качестве коммуникативного форма­
та. Коммуникативный формат МАРС обеспечивает:
• возможность его применения для всех видов библиотечных доку­
ментов;
• гибкость, достаточную для решения разнообразных задач в дополне­
ние к библиографированию;
• удобство применения в различных автоматизированных системах.
В записи МАРС перед каждой частью библиографической информации
содержатся ориентиры к данным, то естьопределенные указатели
(«5|дпроз15»). Место, предназначенное для каждой части библиогра­
фической информации (автор, заглавие, количественная характеристика
и т. п.), называется «полем». Большинство полей содержит несколько
взаимосвязанных данных. Каждый тип данных в поле называется «подпг
лем» и каждому подполю предшествует определенный код. Несмотря
сотрудничество многих стран, появилось несколько версий формата
МАРС - таких, как 1ЖМАРС, 11МТЕВМАРС, ЫЗМАРС и другие, расхождения
в которых были вызваны различиями в национальных правилах каталоги­
зации. Различия в содержании данных в этих форматах вызывают необхо­
димость редактирования записей для обмена ими.
Для преодоления несовместимости форматов было принято решение
разработать международный формат МАРС (УМ1МАРС), который позволил
бы принимать библиографические записи, составленные в любом форма­
те МАРС Формат 11ГМ1МАРС, разработанный Международной федерацией
библиотечных ассоциаций (ИФЛА), призван обеспечивать международ­
ный обмен библиографической информацией в машиночитаемой форме
между национальными библиографическими службами. 1ИЧ1МАРС уста­
навливает метки, индикаторы и коды подполей, присваиваемых библиог­
рафическим записям в машиночитаемой форме. Основное внимание в
формате 111Ч1МАРС уделено библиографированию монографий и сериаль­
ных изданий, а также использованию международных разработок по стан­
дартизации библиографической информации. На основе международного
Формата 1ЛЧ1МАРС в отдельных странах изданы его национальные версии.
Российский вариант 11М1МАРС - Р113МАРС - опубликован издательством
Российской национальной библиотеки в 1998 году. Сокращенный вариант
этого отечественного коммуникативного формата отражен в ОСТ 2У.
«Издательская и книготорговая библиографическая информация. Общие
технические требования». Данный вариант используется при ведении
машиночитаемых баз данных массовых библиотек.
В коммуникативном формате определены маркеры для каждого
элемента записи и унифицированный состав полей и подполей, которые
содержат библиографические сведения. Определенные поля заполняются
в соответствии с правилами составления библиографическои записи.
Поля, имеющие конкретное значение, объединены в блоки, которые соот­
ветствуют областям и элементам библиографическои записи [206,
ОЫ1Хкак новый формат метаданных для электронных документов.
ОНИКС (ОМIX) — новый формат информации о продукте — это междуна­
родный коммуникативный формат для обмена расширенными метаданны­
ми о книгах, равно как и о других материалах, используемых в библиотеках
и в книжной торговле. Руководство по применению формата охватывает
спецификацию содержания, элементы данных, разметку, список кодов и
хм ю тр.
Формат 01М1Х включает:
полное библиографическое описание,
текстовой материал: описания, литературные обзоры, биографии
авторов, выдержки из основного текста документа;
изображения: обложки, фотографии авторов;
аудио- и видеоматериалы, ссылки в Интернете;
территориальные права собственности,
цены и сведения о доступности продукта на различных рынках;
информацию рекламного характера.
ОЫ1Х задумывался вначале как традиционный, нацеленный на нужды
книготорговли формат, фактически - стандарт на формирование и переХ у Т н и го т о р го в ь т транзакций, однако его современное состояние
значительно более многогранно. Выпущена версия 1.3, формулирующая
требования к описанию мультимедийного продукта с потенциалом охвата
также электронных книг, видео- и музыкальных записей. Заметен спрос на
стандарт ОМХ для периодических изданий. Имеется в виду создание
структурированной многоуровневой библиографической информации,
которую можно было бы использовать и в качестве полного каталожного
описания, следить за процессом передачи документа, регистрации и
службы оповещения о задержке, тем самым, совершенствуя технологию
работы с библиотечными фондами.
Примерное положение об электронном каталоге библиотеки вуза
см. в [191а, с. 175—178].
8.3. Систематизация документов
Систематизация — это отражение с достаточной полнотой и точностью
в поисковом образе документа его содержательных и формальных призна­
ков в виде классификационных индексов.
Систематизация документа — определение классификационного
индекса произведения печати или другого документа в соответствии с его
содержанием по таблицам определенной системы библиотечно-библиог­
рафической классификации. Основные принципы систематизации .внауч­
ность, единообразие, информативность классификационных реш ений .
Задача систематизации — с необходимой и достаточной для данной
библиотеки полнотой представить содержание объекта в виде класси­
фикационных индексов в целях создания и использования системати­
ческих каталогов и организации фондов библиотеки в систематическом
порядке.
Выполняется систематизация по рабочим таблицам классификации.
Каталожный индекс указывает деление систематического каталога, в ко­
тором помещается каталожная карточка на издание. Полочный индекс
определяет место издания на полке. Этапы систематизации : анализ из­
дания или другого документа, принятие классификационного решения,
составление и оформление предметных рубрик для АПУ и СК, редактиро­
вание рубрик, оформление классификационного решения. Полный
индекс размещают в правом нижнем углу каждой карточки системати­
ческого каталога. Каталожный индекс проставляют в левом нижнем углу
каждой карточки каталога. Каталожный индекс совпадает с полным, если
произведение печати отражается в одном отделе систематического ката­
лога. Полочный индекс приводят в левом верхнем углу каждой карточки
систематического каталога. После отражения документа в соответствую­
щих делениях систематического каталога составляют предметные рубри­
ки для АПУ к систематическому каталогу и систематической картотеке.
Картотека — служебный аппарат систематизатора. Классификационные
индексы и предметные рубрики редактируют.
Методический аппарат систематизатора — картотека методических
решений по систематизации и методические указания библиотекарю по
использованию таблиц в самих таблицах. В картотеке отражаются класси­
фикационные решения сложных случаев и решения, имеющие типовой
характер. Каждое решение записывается на отдельной карточке. Карточки
расставляются в алфавите тем, понятий, предметов, а также ключевых
слов. В рабочих таблицах, таблицах классификации делают отсылки к кар­
тотеке методических решений систематизации. Справочный аппарат сис­
тематизатора — универсальные энциклопедические издания, словари
(толковые, иностранных слов и др.), атласы мира и стран, справочники по
профилю вуза [204].
Объектами систематизации могут быть отдельное произведение печа­
ти, его часть или совокупность однородных документов, анализируемых
с!е угзи. Систематизация состоит из взаимосвязанных и последовательно
выполняемых процессов:
• анализ содержания документов как объекта систематизации;
• выявление и отбор смысловых компонентов понятий в содержании
документа и соотнесение их с индексами основных и вспомогатель­
ных таблиц (типовыми делениями в ББК или определителями в УДК);
• принятие классификационного решения, которое выражают одним
или несколькими классификационными индексами, составляющими
полный индекс;
• формулирование на основе принятого классификационного решения
предметных рубрик алфавитно-предметного указателя к АПУ и СК,
• редактирование классификационных индексов и предметных рубрик АПУ,
• оформление классификационного решения на карточке, в источнике
или в машиночитаемом виде при вводе в базу данных с одновремен­
ным введением рубрики в АПУ и систематическую контрольную
картотеку (СКК).
Классификационное решение выражают с помощью следующих индек­
сов: полочного, который определяет место документа на полке; каталож­
ного, который определяет место библиографической записи в каталоге, и
полного, который представляет собой совокупность всех каталожных ин­
дексов для данного документа, его поисковый образ (ПОД).
Полный индекс указывает, в каких делениях отражается данный доку­
мент при многократном тиражировании и сколько экземпляров карточек
(основной и дополнительных) необходимо для включения в систематичес­
кий каталог.
Полный индекс размещают в правом нижнем углу карточки системати­
ческого каталога. Входящие в него каталожные индексы объединяются зна-.
ком +. Первым всегда ставится тот индекс, по которому документ стоит на
полке. Каталожный индекс проставляют в нижнем левом углу каждой карточ­
ки. Каталожный индекс совпадает с полочным, если документ монотематичен и, соответственно, отражается в одном отделе систематического ката­
лога. Полочный индекс приводят в левом верхнем углу каждой карточки.
Сочетание полочного индекса и авторского знака — условного обозначения
фамилии автора или первого слова заглавия документа является шифром
хранения документа,,то есть условным обозначением места хранения в
фонде при систематической расстановке. Систематизация производится по
рабочим таблицам, которые отражают особенности структуры и степень
детализации систематического каталога конкретной библиотеки.
Рабочие таблицы создаются в результате уточнения и доработки типог­
рафского издания таблиц. В них могут быть внесены новые индексы, новые
сложные индексы, образованные с помощью общих или специальных ти­
повых делений, а также комбинированные индексы. При систематизации
используются также индексы карточек централизованной каталогизации,
которые сверяют с рабочими таблицами, при необходимости дополняют
или сокращают.
Любые таблицы классификации содержат разъяснения о том, как ими
пользоваться. В методических рекомендациях приводятся общие сведе­
ния о таблицах и правила систематизации документов. В процессе систе-
матизации, кроме методических рекомендаций, используется методичйМгйй
аппарат, включающий пособия по общей и частной методике систематиза­
ции и картотеку методических решений (КМР). В данной картотеке отража­
ются правила систематизации, которые устанавливает сама библиотека,
выбирая одно классификационное решение из ряда возможных и фикси­
руя его в КМР. Этим достигается единообразие методов систематизации
документов, аналогичных по тематике, характеру изложения и другим
признакам. В процессе систематизации для получения необходимой
информации используется «справочный аппарат систематизатора» —
фонд справочных изданий, формируемый в отделе каталогизации.
В состав данного фонда входят универсальные и отраслевые энциклопе­
дии, толковые и терминологические словари, двуязычные словари,
географические атласы, справочники, а также словари нормализованной
терминологии — отраслевые рубрикаторы, словари предметных рубрик и
тезаурусы [2; 204, с. 9 7 -9 9 ; 213, 269, 275, 276, 1070, 1174, 1191].
Индексация документов. Согласно ГОСТ 7.66—92, пункт 1.1, процесс
индексирования включает в себя следующие этапы, которые осуществля­
ют в указанной ниже последовательности:
• анализ и определение содержания документа как объекта индекси­
рования;
• выбор понятий, характеризующих содержание документа;
• выбор терминов индексирования для обозначения понятий;
• формирование поискового образа документа из терминов индексирования.
Перечисленные этапы могут быть объединены в составе технологи­
ческих процедур при условии надлежащего выполнения каждого из них.
Автоматизированное индексирование. Целями автоматизации
индексирования является минимизация материальных и человеческих
ресурсов, затрачиваемых на процедуру индексирования, а также достиже­
ние стабильности и единообразия ее результатов. Автоматизированное
индексирование (АИ) осуществляют:
• по тексту первичного документа;
• по заглавию и аннотации или реферату документа.
АИ по тексту первичного документа должно включать процедуру сжатия
ПОД. С использованием вычислительной техники осуществляют сле­
дующие содержательные этапы АИ:
• выявление информативных частей документа;
• идентификация слов текста и приведение их к нормализованному
виду (морфологический анализ и синтез);
• формирование списка ключевых слов исходного текста;
• подбор дескрипторов по тезаурусу;
• формирование ПОД;
• выявление информативных частей документа.
Технология АИ должна предусматривать идентификацию и предоставле­
ние индексатору или программе индексирования наиболее информативных
фрагментов документа из списка указанных в п. 2.1. Могут быть предусмот­
рены алгоритмы выявления информативных фрагментов по другим
формальным критериям, а также по решению специалиста-индексатора.
Идентификация слов текста. Процесс идентификации слов текста
должен включать: отождествление словоформ одного слова и определе­
ние информативных слов текста. При этом может быть необходт
использование интеллектуальных процедур для решения таких задач, как
выявление и обработка синтаксических конструкций, выявление и разре­
шение омонимии. Для идентификации слов текста используют машинные
словари (Словари основ, парадигм, словосочетаний и т. д.). Словари долж­
ны быть представлены в базе данных системы и обеспечены средствами
визуализации и ведения.
Формирование списка ключевых слов текста. В процессе форми-
рования списка ключевых слов текста проводится синтаксический анализ
текста с учетом правил сочетаемости грамматических категорий данного
естественного языка.
Синтаксический анализ текста решает следующие задачи:
• разделение текста на фрагменты по заданным критериям;
• установление синтаксических зависимостей между словоформами
текста;
.
... *'"
• отождествление словосочетаний;
• нормализация выявленных ключевых слов.
Автоматическое формирование ПОД. В процедуре АИ допускается
формирование ПОД из свободных ключевых слов или дескрипторов ин­
формационно-поискового тезауруса, используемого в данной области.
При АИ дескрипторами информационно-поискового тезауруса на этапе
формирования ПОД происходит замена ключевых слов на дескрипторы,
указанные в тезаурусе. При формировании ПОД из дескрипторов возмож­
но обогащение ПОД за счет пополнения вышестоящими терминами ин­
формационно-поискового тезауруса. Процедура АИ должна предусматри­
вать включение в ПОД типовых грамматических средств. К системам АИ
предъявляются следующие требования:
• модульность построения, то есть такая внутренняя организация
лингвистического и программного обеспечения системы, при кото­
рой процедуры решения отдельных задач АИ реализуются с
помощью самостоятельных блоков или модулей;
• ориентация на типовые программные и технические средства,
• соответствие действующей нормативно-методической документа­
ции по координатному индексированию.
Согласно ГОСТ 7.59—90. Индексирование документов. Общие требо­
вания к систематизации и предметизации требования к ИПЯ, пункт 22.7,
в зависимости от вида документа и поставленных задач следует приме­
нять одну или несколько универсальных систем классификации — класси­
фикационных ИПЯ, приведенных ниже:
• рубрикатор ГАСНТИ, УДК, ББК;
• международную классификацию изобретений (МКИ);
• общероссийский классификатор стандартов;
• Единую классификацию литературы для книгоиздания в РФ (ЕКЛ).
При необходимости допускается применение также и локальных (от­
раслевых, специальных) классификационных ИПЯ.
8.4. Системы библиотечно-библиографической классификации
документов
Как отмечается в «Справочнике библиотекаря» [204, с. 99—104],
в странах СНГ применяются следующие универсальные системы класси­
фикации: ББК, УДК, Десятичная классификация Дьюи, ЕКЛ (Единая клас­
сификация литературы для книгоиздания), Государственный рубрикатор
научно-техническои информации (ГАСНТИ), некоторые специальные сис­
темы классификации, например «Международная классификация изобре­
тений» (МКИ) и др.
Для классификации и систематизации документов в библиотеках
широко используются универсальные таблицы классификации по всем
отраслям знаний. Универсальные таблицы классификации публикуют в
вариантах с различной степенью детализации (полные, средние, сокра­
щенные)^ назначения (для библиотек научных, массовых, детских и т. д.).
Отраслевые таблицы классификации включают полные таблицы по соот­
ветствующей отрасли знания, сокращенную выборку из таблиц классифи­
кации по смежным отраслям, а также комбинированные индексы.
Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) — универ­
сальная классификационная система, предназначенная для организации
фондов, составления каталогов и картотек, группировки материала в биб­
лиографических указателях, справочниках, словарях, построенных в
систематическом порядке, ведения учета и статистики в библиотеках,
использования в качестве поискового языка в автоматизированной ИПС.
ББК издана в виде таблиц, отличающихся друг от друга степенью детали­
зации: полные таблицы для научных библиотек, сокращенные таблицы для
научных библиотек и сводного АПУ, таблицы для областных библиотек,
таблицы для массовых и детских библиотек.
Таблицы ББК состоят из следующих частей:
• основные таблицы;
• вспомогательные таблицы: таблицы типовых делений;
• алфавитно-предметный указатель [205, с.79].
Структура всех изданий ББК одинакова. Они включают основные
таблицы, вспомогательные таблицы типовых делений, методические ука­
зания, алфавитно-предметный указатель и приложения. Актуализация ББК
осуществляется при помощи исправлений и дополнений к системе клас­
сификации. Для полноценного использования ББК требуется выпустить
базовое издание и создать электронную версию таблиц, а дополнения и
изменения отражать в «Ежегоднике ББК» вместо отдельных выпусков.
Специалисты считают, что использование лишь национальной классифи­
кационной системы, какой являются ББК, ограничивает обмен информа­
цией и контакты библиотек и поэтому необходимо расширять ее взаимо­
действие с международными системами, такими, как УДК, ДКД и др.
У ниверсал ьная д е с я ти ч н а я кл а сси ф и ка ц и я {У Д К ). Создатели
УДК — бельгийские ученые Поль Отле и Анри Лафонтен, основатели Между­
народного библиографического института (МБИ), который в настоящее
время носит название «Международная федерация по информатизации и
документации» (ФИД). УДК возникла в 1927 году на основе значительной
переработки «Десятичной классификации» американского библиотекове­
да Мелвила Дьюи. В настоящее время УДК является универсальным меж­
дународным средством систематизации, в первую очередь благодаря ее
десятичной индексации. УДК относится к числу иерархических ИПЯ комби­
национного типа с элементами фасетной структуры в виде общих и специ­
альных определителей. В отечественных научно-технических библиотеках
и органах НТИ УДК введена с 1963 года.
Система таблиц УДК включает полные отраслевые и сокращенные из­
дания. УДК состоит из основных таблиц, вспомогательных таблиц опреде­
лителей, знаков (математических символов) для образования индекс
новых понятий, алфавитно-предметного указателя и методических реко­
мендаций по систематизации. Основные таблицы содержат индексы поня­
тий, специфичных для той или иной отрасли знания. Вспомогательные
таблицы включают общие определители — индексы повторяющихся поня­
тий, общих для всех или многих отделов, а также специальные определи­
тели, характерные для того или иного отдела. Алфавитно-предметныи
указатель — это алфавитный перечень рубрик, отражающих индексы
основных таблиц и общих определителей. В 1993 году было завершено
создание машиночитаемого эталона УДК на английском языке. Ежегодно ,
выходит выпуск «Дополнения и исправления в УДК». Для оперативной ин­
формации об изменениях Консорциум УДК использует Интернет, где име­
ет свои \иеЬ-страницы. Начался перевод машиночитаемого эталона УДК на
русский язык. Индексы УДК проставлены на каталожных карточках, в госу­
дарственных библиографических указателях, а в книгах по естественным и
техническим наукам приводятся на обороте титульного листа. Индексы
УДК проставляются также в изданиях всероссийских и отраслевых органов
НТИ, периодических и продолжающихся изданиях.
Д есятичная кл асси ф икац ия Д ь ю и (Д К Д ) В 1876 году один из вид­
нейших библиотечных деятелей США Мелвил Дьюи выпустил небольшую
брошюру «Классификация и предметный указатель для каталогизации и
расположения книг и брошюр библиотек». После выхода второго издания
под заглавием «Десятичная классификация» система приобрела широкую
известность.
п
Свое название классификация получила благодаря тому, что М. Дьюи по­
ложил в основу схемы десять основных классов (отделов), каждый из кото­
рых обозначил арабскими цифрами. Каждый из десять основных отделов
делится на десять подразделов, каждый из которых, в свою очередь, на
десять подразделов, и т. д. Десятичные индексы обеспечивают классифика­
ционной схеме мнемоничность, а их «растяжимость» дает возможность
дифференцировано использовать ДКД в библиотеках, отличающихся объе­
мом фондов. Большое значение Дьюи придавал алфавитно-предметному
указателю к таблицам классификации, который по мере выхода последую­
щих изданий включал все большее количество предметных рубрик. Именно
после ДКД предметные указатели вошли в библиотечно-библиографическую
практику как в виде необходимого приложения к таблицам классификации,
так и в форме карточного АПУ к систематическому каталогу библиотек.
Помимо систематизации документов М. Дьюи предложил использовать
ДКД для систематической расстановки книг на полках. Достоинствами ДКД
являются: принцип десятичности и хорошие комбинационные возможности
благодаря использованию системы типовых делений. 21-е полное издание
ДКД публикуется также в эл !ктронной форме и обновляется ежегодно,
ЛКЛ поименяется для гмгтрматиааиии документов в Библиотеке
од
ДКД
гч и и ! и с о и а ч /ш п .
------- .
, ...
_ ский язык осуществлен в 2000 году ГПНТБ России. В настоящее время
обмен информацией затрудняется использованием УДК в базах данных
отечественных библиотек, а ДКД — в базах ОС1.С [608, 741, 857, 891, 927,
1096, 1098, 1109, 1010, 1111, 1113].
8.5. Предметизация документов
Под предметизацией понимают интеллектуальный или автоматический
анализ содержательных и формальных признаков документа с целью его
свертывания и отражения в поисковой системе с помощью языка предмет-
ных рубрик (ЯПР). Объектами предметизации являются отдельный доку­
мент, его составная часть или совокупность документов. Предметизация
позволяет выразить предмет и некоторые формальные признаки документа
с помощью предметных рубрик. Задача предметизации — с необходимой
полнотой и точностью представить в виде предметных рубрик основное
содержание документа для обеспечения эффективного информацион­
ного поиска. Общие требования к предметизации документов, основные
технологические процессы и правила предметизации установлены
ГОСТ 7.59-03 «Индексация документов. Общие требования к систематиза­
ции и предметизации».
Процесс предметизации состоит из нескольких операций:
• отбор документов, библиографические записи которых будут вклю­
чены в предметный каталог;
• анализ содержания и формы документа с целью определения пред­
мета, аспектов его рассмотрения и выявление связей между ними в
тексте;
*
\
• выбор смысловых компонентов (терминов) и формулирование руб­
рик, отражающих выявленные связи;
• стандартизация формулировок рубрик с помощью словарей пред­
метных рубрик (или других пособий, например, тезаурусов);
• редактирование рубрик, то есть проверка их соответствия правилам
предметизации и нормативным документам;
• написание рубрик на каталожных карточках или их ввод в базу данных.
Качество предметизации зависит от точности отражения содержания
документа с помощью языка предметных рубрик (ЯПР). ЯПР — это искус­
ственный информационно-поисковый язык, созданный на основе естест­
венного языка, отвечающий требованиям однозначности. Структурной
единицей ЯПР являются предметные рубрики (простые и сложные), пред­
назначенные для описания содержательных и формальных признаков до­
кументов или запросов [204, с. 105].
Язык предметных рубрик оформляется в виде словарей, используемых
для предметизации документов и создания поискового аппарата в виде
предметного каталога, картотеки, библиографического указателя, элект­
ронного каталога и др. Словарь предметных рубрик представляет собой
единый алфавитный перечень синонимов, предметных рубрик (простых и
сложных) с установленными между ними парадигматическими отношени­
ями, выраженными ссылочным аппаратом. Рубрики располагаются в ал­
фавите заголовков, при расстановке которых учитывается алфавит каждо­
го слова. За каждым заголовком в алфавитном порядке располагаются
подзаголовки [62, 97; 204, с. 104—109; 205, с. 8 0 -8 1 ; 1028, 1186, 1187].
8.6. Система каталогов библиотек.
Виды и формы традиционных каталогов
Широта тематики, многообразие видов документов, а также сущест­
венные различия в запросах читателей библиотек обусловливают
необходимость создания и пос*гоянного совершенствования справочно­
библиографического аппарата, важнейшей частью которого является сис­
тема библиотечных каталогов.
С истем а библиотечны х каталогов — совокупность планомерно орга­
низованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных каталогов,
,
раскрывающих состав и содержание фонда библиотеки в разных аспектах, / у
У\
/У/ \ 61
Система каталогов входит в СБА библиотеки. Основная функция системы —
обеспечение миссии и задач, стоящих перед библиотекой: воспитатель­
ных, культурно-просветительных, информационных, образовательных. Сис­
тема — важнейший инструмент рекламы фондов и информационных ресур­
сов библиотеки. Организация, развитие и совершенствование системы
каталогов и картотек проходят под влиянием изменений объема фондов и
структуры библиотеки. Увеличение объемов фондов приводит к росту объе­
ма каталогов, усложнение структуры библиотеки требует создания новых
каталогов. В каждой библиотеке утверждается Положение о системе ката­
логов и картотек (на основе Типового положения), в котором дается полный
перечень всех элементов системы каталогов и картотек. Элементы системы
различаются по следующим признакам: охват и характер фонда, способ
группировки библиографических записей, виды отражаемых изданий и
документов, читательское назначение. Внутреннее единство каталогов и
картотек обеспечено применением стандартизированных правил составле­
ния библиографического описания для всех каталогов и картотек.
Библиотечный каталог — перечень документов, имеющихся в фонде
библиотеки или группы библиотек, составленный по определенному прин­
ципу и раскрывающий состав или содержание библиотечных фондов и
информационных ресурсов.
Принципы построения каталогов: научность, доступность, информа­
тивность, наглядность . По охвату фондов библиотечные каталоги делятся
на традиционные и электронные, на генеральные, центральные и
сводные, на читательские и служебные . По способу группировки библио­
граф ических записей каталоги и картотеки делятся на алфавитные, систе­
матические, предметные. Каталоги также бывают топографические,
в которых библиографические записи располагаются в соответствии
с расстановкой документов на полках; нумерационные, в которых биб­
лиографические записи располагаются в порядке присвоенных докумен­
там номеров; хронологические, в которых библиографические записи
располагаются по годам издания или первой публикации документов;
географические, в которых библиографические записи располагаются в
соответствии с местом издания документов в алфавитном порядке; сло­
варные, в которых библиографические записи располагаются в едином
алфавитном порядке имен, лиц, наименований организаций, заглавий
документов и предметных рубрик; комплексно-систематические, в ко­
торых библиографические записи располагаются по крупным комплексам,
их подразделениям в систематическом порядке, а внутри их — по компле­
ксным предметным рубрикам, расположенным в алфавитном порядке;
заглавий — алфавитные каталоги заглавий документов; авторские —
алфавитные каталоги авторов, имен, лиц и наименований организаций;
страноведческие — каталоги, отражающие документы, относящиеся по
своему содержанию к определенной стране; региональные, отражающие
документы, относящиеся по своему содержанию к определенному регио­
ну и организованные в систематическом или предметном порядке; крае­
ведческие; каталоги местных изданий.
Единство системы каталогов и картотек достигается также правильным
размещением всего аппарата. Каталоги и картотеки, предоставленные в
распоряжение читателей, должны быть расположены в одном помещении.
Управление системой каталогов и картотек осуществляется на основе
единой методики. Процессы организации, ведения и редактирования
каталогов и картотек проводятся по единому плану и общим инструкциям.
Работа с каталогами получает всестороннее отражение в текущих, годо­
вых и перспективных планах работы.
Процесс их организации начинается с разработки «Положения о системе
каталогов, картотек и баз данных». Другими обязательными документами,
без которых невозможна организация этой части СБА, служат паспорт ката­
лога, картотеки, базы данных, а также технологические инструкции по рабо­
те с каждым каталогом библиотеки. Заслуживает внимания (хоть и немного
устарела) «Инструкция о каталогах и картотеках областных, краевых и
республиканских (АССР) библиотеках» [227, с. 200—206].
Система каталогов и картотек включает следующие компоненты:
Основные каталоги
1. Генеральный систематический каталог
2. Генеральный служебный алфавитный каталог
3. Читательский алфавитный каталог
4. Систематическая картотека статей
Каталоги отдельных фондов и частей фондов
5. Систематический каталог подсобного фонда абонемента
6. Предметный каталог литературы по технике и экономике промыш­
ленности, строительству, транспорту
7. Систематический каталог библиографических и справочных изда­
ний
8. Систематический каталог литературы по библиотековедению
9. Алфавитный каталог обменного фонда
Каталоги отдельных видов изданий
10. Читательский алфавитный каталог периодических изданий
11. Читательские алфавитные картотеки текущей периодики в отделах
обслуживания
12. Алфавитный каталог диссертаций
13. Систематический каталог диссертаций
14. Алфавитный каталог авторефератов диссертаций
15. Систематический каталог авторефератов диссертаций
16. Алфавитный каталог технических отчетов НИР и ОКР
17. Систематический каталог технических отчетов НИР и ОКР
18. Предметный каталог стандартов
19. Нумерационный каталог стандартов
20. Алфавитный каталог аудиовизуальных материалов
21. Систематический каталог аудиовизуальных материалов
Краеведческие каталоги
22. Сводный систематический каталог краеведческой литературы
Сводные каталоги
23. Сводный каталог периодических изданий, имеющихся в библио­
теках вузов.
Признак назначения лежит в основе деления каталогов на читательские
и служебные, а также — сочетающие функции читательских и служебных.
Каталоги и картотеки могут иметь карточную или машиночитаемую форму,
находиться на микроносителях, издаваться в виде книг, бюллетеней,
Сй-ВОМ, компакт-дисков.
Алфавитный каталог. Согласно ГОСТу, алфавитный каталог (АК) —
библиотечный каталог, в котором библиографические записи располап
ются в алфавитном порядке имен или фамилии индивидуальных авторе
наименований коллективных авторов или заглавий произведений печати и
других документов. АК позволяет найти все произведения одного автора,
различные издания одного и того же произведения. Центральный слу­
жебный каталог выполняет справочные функции. Учетный каталог выпол­
няет справочные и учетные функции. Генеральный читательский алфа­
витный каталог выполняет справочные функции.
Ящики алфавитного каталога снабжаются этикетками с надписями,
отражающими состав ящика по форме «от-до». Карточки в каталоге рас­
ставляют в строгом алфавите заголовков описаний фамилий авторов и
заглавий по принципу «слово за словом» в соответствии с буквенным со­
ставом начальных слов. Библиографическое описание произведений авторов-однофамильцев расставляют по алфавиту инициалов. Авторский ката­
лог — это алфавитный каталог авторов: имен, лиц и наименований органи­
заций. Каталог заглавий — это алфавитный каталог заглавий документов.
Алфавитный каталог является обязательной частью системы каталогов
каждой библиотеки. С помощью АК можно проводить поиск по следующим
типам запросов:
|
• имеется ли произведение данного автора (индивидуального или кол­
лективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его адрес
(шифр);
|
• какие произведения данного автора имеются в библиотеке;
• какие переиздания данного произведения имеются в фондах;
• в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора,
составителя, редактора, переводчика и т. п.;
• какие выпуски входят в ту или иную серию;
• запрос на книгу, заглавие которой известно читателю;
• запрос на библиографическое уточнение, касающееся тех или иных
элементов библиографической записи, например, в каком году выш­
ло данное издание, каково место издания, было ли оно переработа­
но и дополнено и др.
1
Существуют АК центральные, отражающие фонд библиотеки и отдель­
ных ее филиалов. Они могут быть служебными и читательскими. Служеб­
ный АК является связующим звеном всех каталогов библиотеки. На кар­
точках с основными библиографическими записями указываются полный
классификационный индекс, предметные рубрики, сведения о добавочных
записях, количестве экземпляров данного издания и их инвентарных
номерах, а также — в каких подразделениях библиотеки они находятся.
Карточки алфавитного каталога содержат основные и добавочные опи­
сания. Карточки систематического каталога содержат библиографическое
описание и полный индекс. Дополнительная карточка — карточка система­
тического каталога — расставляется по каталожному дополнительному
индексу. На ней полный индекс не указывается. На всех карточках систе­
матического каталога проставляют библиотечный шифр, который состоит
из полочного индекса и авторского знака. На основных карточках алфавит­
ного и систематического каталогов в нижнем правом углу помещают пол­
ный индекс. Его проставляют на всех карточках, кроме дополнительных.
Каталожный индекс помещают на карточках систематического каталога на
третьей снизу строке с левой стороны. Инвентарный номер указывают на
лицевой стороне карточек учетного и алфавитного каталогов (над биб­
лиографическим описанием, в центре), а если расстановка инвентарная,
то в левом верхнем углу.
Читательский АК содержит библиографические записи последних изда­
ний или лучших переизданий каждого документа. На карточке по мере необ­
ходимости ставится штамп «имеются и другие». Наряду с основными библио­
графическими записями в читательский каталог включаются добавочные
записи и вспомогательные карточки, расширяющие информационно-поис­
ковые функции АК. При отсутствии служебного алфавитного каталога чита­
тельский АК может выполнять функции читательского и служебного.
Организация АК начинается с составления его паспорта, в котором ука­
зываются дата создания АК, его назначение, оборот фондов, методика
составления библиографических записей со ссылкой на ГОСТ 7.1—2003,
применение добавочных записей и перечисляются вспомогательные по­
собия к каталогу. Создается вспомогательная картотека заглавий произве­
дений художественной литературы, поиск по которой производится, если
не известен автор, но известно заглавие произведения. К организации АК
относятся определение его структуры, разработка документации и сово­
купность процессов внутреннего и внешнего оформления.
В основу организации АК положен алфавитный признак, при котором
библиографические записи располагаются в алфавитном порядке заго­
ловков индивидуального и коллективного авторов и заглавий документов.
Добавочные записи, ссылочные и справочные карточки расставляют в
общем алфавите [204, с. 116].
Оформление — один из этапов работы по организации АК. Оно включа­
ет внешнее и внутреннее оформление. В неш нее оф орм ление —
это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики в каталоге нумеру­
ются арабскими цифрами либо по горизонтали (слева направо) либо по
вертикали (сверху вниз) с помощью ярлыков. Ящики снабжаются этикетка­
ми, которые помещают в металлическую или пластмассовую рамку.
Этикетка — это надпись, отражающая материал, содержащийся в ящике.
На этикетке могут быть указаны буквы, слоги или слова, которыми начина­
ются библиографические записи первой и последней карточек ящика.
В нутреннее оф орм ление осуществляется при помощи каталожных
разделителей. Они показывают порядок расположения записей и тем
самым наглядно демонстрируют правила их расстановки. В среднем раз­
делители размещают через 60—70 карточек. Разделители всегда ставят
перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить.
По форме разделители делятся на центральные, боковые и малые боковые
[204, с. 116—118].
В зависимости от информации, приведенной на разделителях, разли­
чают буквенные, слоговые и словесные разделители. Словесные раздели­
тели, как правило, оформляются на карточках с широким выступом, а бук­
венные и слоговые — на боковых. Словесные разделители делятся на
авторские и заглавий. Разновидностью авторских разделителей являются
биографические, на которых приводятся основные сведения об авторе,
его произведениях, годы жизни, псевдонимы, ссылки и справки. В целях
сохранности этикеток и разделителей производят их ламинирование, то
есть покрытие пленкой. К оформлению АК относится создание надшкафных надписей и средств информации, размещенных непосредственно на
каталожных шкафах.
Р еклам ирование А К осуществляется путем разработки памяток, бук­
летов, афиш, настенных плакатов, которые поясняют структуру АК и правла пользования им, в частности, приводят алгоритм поиска информаци
В числе постоянных процессов работы — содержание и оформление АК и
устранение обнаруженных недостатков.
О сновны е виды ред актировани я А К — плановое и текущее. П лано­
вое методическое редактирование должно проводиться систематически
не реже одного раза в пять лет. Оно предусматривает обеспечение пра­
вильности составления карточек, полноты отражения фонда, оформления
разделителей, доработки добавочных записей, ссылок и справок. Однов­
ременно проверяется точность расстановки карточек, проводятся замена
ветхих карточек, исправление обнаруженных ошибок. Плановое редакти­
рование может быть полным или выборочным. При полном редактирова­
нии просматривается в алфавитном порядке (от А до Я) весь массив АК,
а при выборочном — редактируется та или иная часть каталога.
Текущ ее редактирование ведется в процессе каждодневной работы
с АК одновременно с расстановкой карточек на новые поступления и изъя­
тием их на списанные издания [204, с. 116—119; 821].
Предлагаем схему процесса поиска документов в алфавитном катало­
ге (схема 10).
Схема 10
Поиск известных Вам документов в алфавитном каталоге
Знаете ли Вы «паспортные»
данные книги?
Фамилию(и) автора(ов), или
название - (если авторов более
трех или это сборник, словарь,
справочник), или фамилию
составителя, редактора, или
название учреждения (не из­
дательства), издавшего книгу
нет
Ищите книгу по теме
в систематическом каталоге
Заполните требования на
Найдите карточку в каталоге
нужную книгу. Точно и полна нужную книгу по алфавиту
да Есть ли здесь такал карточка? да чостью укажите инвентарные
номера на книги, диссертации
нет
отчеты по НИР из научного
фонда, а на художественную,
Не ошиблись ли Вы в фами­
общественно-политическую
лии, названии?
учебную литературу - шифры
Повторите поиск, исправив да‘“ "У
I
ВЩ
I
ошибку. Нашли ли Вы теперь
карточку на нужную книгу?
нет
Обратитесь за помощью к
дежурному библиотекарю или
библиографу. Если книги в
библиотеке нет, закажите ее
по межбиблиотечному
абонементу
Если у Вас требования на
отечественную и иностранную
научную литературу, периоди­
ческие издания, отчет по НИР,
диссертации и авторефераты подойдите к установке автоматизированой передачи требования(ний) в книгохранилища
Если Вы заказали издания для
получения на дом - подойдите
на соответствующий абоне­
мент; если для работы в
читальном зале - в соответ­
ствующий читальный зал
С требованиями на книги из
фонда учебной литературы
обращаться в соответствующие
студенческие абонементы;
а с требованиями на общест­
венно - политическую, худо­
жественную литературу, по
искусству, спорту - на абоне­
мент художественной и
об щс ственио-пол ити ческой
литературы
^
С истем атический каталог. Это — библиотечный каталог, в котором
библиографические записи располагаются по отраслям знания в соответ­
ствии с определенной системой классификации документов. К системати­
ческому каталогу (СК) обращаются в случае, когда неизвестны библиогра­
фические сведения о нужных документах, для тематического поиска.
Под СК понимают систему, состоящую из двух подсистем: собственно СК
и алфавитно-предметного указателя к нему.
Алфавитно-предметный указатель (АПУ) — вспомогательный аппарат к
систематическому каталогу, представляющий собой алфавитный пере­
чень предметных рубрик, раскрывающих содержание отраженных в систе­
матическом каталоге документов с указанием соответствующих класси­
фикационных индексов.
Систематический каталог — это реальный каталог, отражающий содер­
жание документов и предназначенный для поиска по тематическим запро­
сам. СК используют в библиотечно-информационной работе для изучения
состава фондов, комплектования фондов, в справочно-библиографи­
ческой и информационно-библиографической работе, для организации
выставок, массовых мероприятий и рекламы документов.
О рганизация С К начинается с составления паспорта, где отражаются:
д а та организации, охват фондов, название таблиц классификации, кото­
рые лежат в основе оформления карточек, расположение последних, фор­
ма и цвет разделителей, наличие вспомогательных пособий к СК. Форма
паспорта носит типовой характер. Паспорт выполняет функции основного
учетного документа, содержащего количественные данные.
О ф ормление СК. К внешнему оформлению СК относятся надшкафные
надписи с краткой характеристикой СК и надписи на этикетках каталожных
ящиков. На этикетках указывают номер ящика, индекс и наименование
отраслевого отделения, а ниже — первый и последний индексы карточек,
включенных в данный ящик (без формулировок рубрик). Внутреннее
оформление включает формирование отделов каталога на основе индек­
сов, присвоенных в процессе систематизации. Группы карточек объединя­
ются индексами, начинающимися обозначением отдела рабочих таблиц
классификации.
Под группировкой записей внутри отделов понимают процесс их упоря­
дочения в пределах классификационного деления. Существуют два вида
расстановки библиографических записей в СК — обратнохронологическая
и алфавитная. В СК вузовских библиотек принята алфавитная группировка
библиографических записей. При группировке записей внутри одного
классификационного деления многоязычные фонды отражаются либо в
раздельных каталогах, либо в едином СК, объединяющем многоязычную
литературу.
Оформление СК помогает раскрыть логику построения. Важную роль в
оформлении выполняют разделители, которые возглавляют каждый раз­
дел СК. Каждой ступени классификации соответствует своя форма разде­
лителей. Разделители со средним выступом используются для делений
первой, второй, иногда — третьей ступени; левосторонние разделители —
для четвертой и пятой ступени; правосторонние — для шестой и последу­
ющих ступеней. За одним разделителем находятся не более 40 карточек.
На выступе разделителя указываются индекс и наименование отдела или
раздела. Остальная площадь разделителя делится вертикальной черте-”
на две неравные части: левая часть шире, правая — уже. С левой сторо>
помещается заголовок «Основные деления», а под ним столбиком —
'индексы и рубрики следующей ступени деления, то есть на разделителе
первой ступени приводят только деления второй ступени, на разделителе
второй ступени — деления третьей ступени и т. д. В правой части раздели­
теля помещаются отсылки, заимствованные из таблиц классификации
[204, с. 119—120].
Разделы каталога располагаются в строгом порядке индексов на осно­
ве рабочих таблиц классификации. Согласно ГОСТ 7.59—90 каталож ны й
и н д е кс в систематическом каталоге — классификационный индекс,
указывающий деление каталога, в которое должна быть помещена данная
каталожная карточка. П олочны й и н д е кс — классификационный индекс,
указывающий место хранения документа при систематической расстанов­
ке фонда. П олны й и н д е кс в систематическом каталоге — классификаци­
онный индекс, указывающий все деления каталога, в котором отражается
данный документ. О сновная карточка систематического каталога — ката­
ложная карточка, место которой в систематическом каталоге определяет­
ся первым индексом в составе полного индекса. Д опол нител ьная ка р точка систематического каталога — каталожная карточка, место которой в
систематическом каталоге определяется вторым и последующими индек­
сами, входящими в состав полного индекса, при многократном отражении
документа в систематическом каталоге.
На этикетке ящика СК помещают классификационный индекс и наиме­
нование соответствующего деления в одном, двух или трех ящиках (в этих
случаях на первом ящике приписывается слово «Продолжение», на
последнем — «Окончание»). В нижней части этикетки пишут классификационные индексы, отражающие содержание каждого ящика. Внутреннее
оформление каталога подчиняется особым правилам: классификацион­
ные деления одной ступени наносятся на разделители одного цвета и фор­
мы. Поэтому при организации каталога оговаривают цвет, форму и размер
разделителей: центральные, левые боковые, правые боковые. В верхней
части разделителя (на выступе) пишутся классификационный индекс и
наименование соответствующего деления таблиц.
П редм етная руб рика и классиф икационны й и н д е кс д ел ения с и с ­
те м а ти че ско го катал ога и си сте м а ти че ско й ка р то те ки статей, кр а е ­
в е д ч е ско го си сте м а ти ч е ско го ка та л о га . Карточки расставляются в
алфавитном порядке, оформляются каталожными разделителями с боковы­
ми выступами. Указывают на них буквы и слоги. За каждым разделителем
размещают не более 60 карточек, на этикетке ящика указывают первые и
последние буквы или слоги рубрик, помещенных в ящике, и обозначают
порядковый номер.
АП У располагают в непосредственной близости к систематическому
каталогу и систематической картотеке статей. Целесообразно вести еди­
ный АПУ по всем систематическим каталогам и картотекам [205, с. 87].
Необходимо систематически проводить редактирование указателя.
Все изменения отражаются в указателе текущего и планового редактиро­
вания. Проводят также редактирование формулировок предметных
рубрик, проверку внутреннего и внешнего оформления АПУ.
Р еклам ирование С К может осуществляться с помощью графической
схемы с перечислением важнейших отделов и разделов. Рядом с каталогом
следует поместить плакат с пояснением порядка пользования каталогом.
Эти рекомендации могут быть оформлены в виде алгоритма поиска по СК.
Р едактирование СК может быть полным и выборочным, плановым и
текущим, методическим и техническим. Текущее редактирование прово­
дится параллельно с ведением каталога и связано с проверкой правиль­
ности оформления разделителей, расстановки карточек с библиографи­
ческими записями и разделителей. Полное редактирование каталога
заранее планируют в связи с переизданием таблиц классификации. Мето­
дическое редактирование СК может быть полным и выборочным. Полное
методическое редактирование является пересистематизацией всего СК,
то есть коренной его переработкой, например, при переводе СК на новые
таблицы. Выборочное методическое редактирование проводится в связи с
изданием дополнений и изменений, требующих коренной переработки
содержания и структуры СК.
А лф авитно-предм етны й указатель — это вспомогательный аппарат
к систематическому каталогу, предоставляющий собой алфавитный пере­
чень предметных рубрик, раскрывающих содержание отраженных в систе­
матическом каталоге произведений печати, других документов, с указани­
ем соответствующих классификационных индексов. Он сокращает путь
поиска литературы в систематических каталогах и картотеках. Использует­
ся при систематизации литературы, включает предметные рубрики на
литературу, имеющуюся в библиотеке, раскрывает содержание конкрет­
ного библиотечного фонда. АПУ постоянно пополняется. Предметные
рубрики составляются одновременно с систематизацией книг. На каж­
дой карточке АПУ записываются предметная рубрика и индекс класси­
фикации.
АПУ к СК выполняет функцию контроля над процессом систематиза­
ции. При формулировке рубрик АПУ используют основные правила теории
и методики предметизации. При создании АПУ необходимо помнить о тре­
бовании однозначности, предъявляемом к информационно-поисковым
языкам. Отсылки вводятся от синонимов к рубрикам АПУ. Карточки, вклю­
чаемые в АПУ, содержат одну рубрику и индекс классификации или
несколько рубрик, образующих узкий предметный межотраслевой
комплекс, объединенный ведущим словом. Справочные карточки, включа­
емые в АПУ, разъясняют читателю, где искать однотипную литературу, на­
ходящуюся во многих отделах. Как и СК, АПУ постоянно пополняется.
Если в нем отсутствует предметная рубрика, соответствующая содержа­
нию вновь поступившей книги, то она оформляется и включается в АПУ
одновременно с включением библиографической записи в СК.
В АПУ принята пословная алфавитная расстановка рубрик. Организа­
ция рубрик в АПУ происходит с помощью разделителей, на которых указы­
ваются буквы и слоги. За каждым разделителем находится примерно
60 карточек. АПУ размещается в каталожных ящиках с этикетками, на кото­
рых указывают первые и последние буквы и слоги рубрик, помещенных в
ящике, и номера ящиков. При редактировании СК все изменения вносятся
в АПУ. При текущем редактировании АПУ уточняется формулировка
рубрик, вносятся исправления [204, с. 122], заменяются ветхие карточки.
Полное методическое редактирование СК потребует коренной переработ­
ки содержания и структуры АПУ. Работу по ведению и редактированию АПУ
облегчает наличие систематической контрольной картотеки (СКК). Кар­
точки содержат индекс, за которым приводят предметные рубрики в алфа­
витном порядке, а также отсылки и ссылки, введенные в АПУ. При создании
единого АПУ ко всему СБА берется за основу именно АПУ к системати-
ческому каталогу [204, с. 123, 195; 270,445, 540, 620,711,853, 1044, 1116,
1216]. Предлагаем схему поиска документов в СК (схема 11).
П редм етны й каталог. ГОСТ определяет предметный каталог (ПК) как
библиотечный каталог, в котором библиографические записи располага­
ются в алфавитном порядке предметных рубрик. В практике библиотек
чаще всего используется карточная форма ПК. ПК выполняет знаково­
коммуникативную, информационно-поисковую и педагогическую функ­
ции. Будучи реальным каталогом, отражающим содержание документов,
ПК является средством поиска по тематическим запросам. Он раскрывает
содержание фонда и обеспечивает простой и оперативный поиск по конк­
ретному вопросу, об отдельном предмете и близких предметах, независи­
мо от того, с точки зрения какой отрасли знания рассматривается данный
предмет.
С труктура предметного каталога определяется списком предметных
рубрик, пополняемым по мере появления документов, посвященных пред­
метам, не нашедшим в нем отражения. В предметном каталоге документы
о предмете комплектуются в пределах одной рубрики с точки зрения разСхема 11
Поиск документов по теме в систематическом каталоге
По указанному в таблице или
Тамолн нтеТреСю вамияна
Найдите Вашу тему в таблице)
«ключе» индексу найдите
нужную книгу. Точно и пол­
разделов систематического
да
нужный раздел каталога.
да ностью укажите инвентарные
каталога или обозначьте
^номера на книги, диссертации
предмет поиска словом(слово-) 5 Есть ли здесь карточки на
нужные Вам книги?
отчеты по НИР из научного
сочетанием). Найдите его в
фонда, а на художественную,
алфавитно-предметном указа­
нет
общественно-политическую и
теле «ключе» к систематичес­
учебную литературу-шифры.
кому каталогу. Нашли ли Вы
Посмотрите, нет ли книг по
нужный Вам раздел?
Вашей теме в близлежащих
■
или в общем отделе этого
раздела каталога.
нет
Уточните название темы или
предмета и повторите поиск.
Нашли ли Вы теперь свою
ЦСТА
тему?
т
Если у Вас требования на
отечественную и иностранную
литературу, пгериодические
издания, от»(еты по НИР,
диссертации и авторефератыподойдите к авггоматизированной устано1же передачи
требований в книгохранилища
нет
При всех затруднениях в
поиске обращайтесь к
дежурному по залу каталогов
или дежурному библиографу.
Если нужных книг в
библиотеке нет,нужно заказать
их по межбиблиотечному
абонементу.
!1
Если Вы заказали издания для
получения на дом - подойдите
на соответствующий абоне
мент; если для работы в
читальном зале - в соответ­
ствующий читальный зал
.................................
С требованиями на учебную,
обществе нно-политеческую,
художественную литературу,
по искусству, спорту
подойдите на абонементы <
студенческие, абонемент
художественной и обществен­
но-политической литературы.
3
личных наук, а также в совокупности предметных рубрик, всесторонне
раскрывающих вопрос, тему или проблему. Совокупность предметных
рубрик, объединенных определенной тематикой, именуется ко м пл е ксо м
предм етны х руб рик. Предметные рубрики, собранные в одном месте
предметного каталога, составляют у зки й предм етны й ко м п л е кс . Заго­
ловком такого комплекса служит название предмета. Предметные рубри­
ки, отражающие взаимосвязанные предметы, расположенные в различных
местах предметного каталога и объединенные с помощью ссылочно-спра­
вочного аппарата, составляют ш ирокий ко м п л е кс предм етны х рубрик.
Карточки с одним и тем же предметным заголовком объединяются в одном
делении каталога предметной рубрики и располагаются в алфавите заго­
ловков по правилам расстановки в алфавитном каталоге. Карточки
ссылочно-справочного аппарата расставляются в общем алфавите заго­
ловков предметных рубрик в начале рубрики, к которой они относятся.
Предметный каталог является, как правило, дополнительным по отноше­
нию к систематическому каталогу и методически взаимосвязан с ним [205,
с. 88—89].
О рганизация и ведение П К предполагает составление паспорта,
в котором отражаются специфические сведения о нем: дата организации,
охват фондов, принципы группировки записей и др. К внеш нем у оформ­
лению относятся этикетки на каталожных ящиках. На этикетках указывают­
ся первая и последняя рубрики библиографических записей, включенных
в ящик, и номер ящика. Внешнее оформление каталога тесно связано с
системой информации, пропагандой библиотечно-библиографических
знаний, информационной культурой библиотеки. Над каталожным шкафом
должна находиться надпись «Предметный каталог». На видном месте
вывешиваются пояснительные надписи — памятки или плакаты, содержа­
щие сведения о структуре и содержании ПК. Для ориентировки читателей
могут быть приведены алгоритмы поиска по ПК. Целесообразны разъ­
яснения библиотекарями принципов построения ПК при проведении
консультаций у каталога или в процессе разыскания литературы вместе с
читателями. Ведение ПК облегчается наличием в библиотеке Положения о
системе каталогов, Положения о ПК, паспорта ПК и других методических
материалов. Особое значение имеет справочно-методический аппарат
предметизатора, который включает списки предметных рубрик, инструк­
ции по организации и ведению ПК, подробное описание всех операций,
методические решения о предметизации отдельных категорий докумен­
тов, картотеки заголовков и инверсий.
В нутреннее оф орм ление П К предполагает оформление карточек и
разделителей, а также расстановку карточек. При организации ПК приме­
няется так называемый принцип единой карточки, добавочные записи в
каталог не включаются. Если библиотека использует для организации ПК
карточки Российской книжной палаты или других корпоративных центров
каталогизации, то рубрики, указанные внизу карточки, можно не перено­
сить наверх карточки. При наличии нескольких рубрик подчеркивают нуж­
ную, по которой производится расстановка карточек на данную книгу [204,
с. 124]. В ПК используются три вида разделителей: со средним широким
выступом и с боковым выступом (левосторонним или правосторонним).
При необходимости могут использоваться разделители с укороченным
средним выступом или укороченными боковыми выступами для детализ"
ции и структурирования предметных комплексов.
Библиографические записи в ПК располагаются в алфавите предмет­
ных рубрик. Предметные рубрики располагаются в алфавите заголовков
(по алфавиту первого слова, затем второго и т. д.) [204, с. 125]. Если в ПК
отражается литература на разных языках, то в пределах предметной руб­
рики образуются языковые ряды: сначала идут библиографические записи
на русском, украинском языках, затем на языках народов России, за ними
записи, напечатанные кириллицей, а после них — латинским шрифтом.
Отсылки, ссылки и справочные записи расставляются в общем алфавите
предметных рубрик и отсылок. Ссылочные карточки ставятся в начале
рубрики перед всеми библиографическими записями.
Редактирование ПК — это проверка соответствия структуры, содержа­
ния и оформления ПК предъявляемым требованиям и устранение выяв­
ленных недостатков. Редактирование ПК заключается в проверке форму­
лировок рубрик и их исправлении, совершенствовании ссылочно-справоч­
ного аппарата, проверке целесообразности применения инверсии или от­
каза от нее и т. п. Различают два вида редактирования ПК: текущее техни­
ческое и плановое методическое. Текущее техническое редактирование
производится в процессе расстановки карточек в каталоге. Обнаруженные
ошибки исправляют. Это могут быть заставки, орфографические ошибки и
т. д. Заменяются ветхие карточки, вводятся новые разделители для лучшей
ориентации в крупных комплексах. Плановое методическое редактирова­
ние подразделяется на выборочное (тематическое или отраслевое) и
сплошное (или полное). Принципиальной разницы в проведении выбороч­
ного или сплошного редактирования нет. Сплошное редактирование про­
водится путем просмотра каждой рубрики ПК, требует длительной работы
и может быть рекомендовано для небольших ПК.
Для совершенствования больших ПК применяется метод выборочного
редактирования по темам или по отраслям знаний. В том и другом случа­
ях успешному проведению редактирования способствуют тщательно раз­
работанные списки предметных рубрик, инструкции по редактированию,
в которых содержатся перечень направлений редактирования, порядок
исправления рубрик, введения ссылок и отсылок, правила оформления
карточек, разделителей и т. д. [181, 509,1034, 1069].
К р а е ве д че ски й каталог. Краеведческий систематический каталог в
вузовской библиотеке, как правило, посвящен истории вуза (трудам пре­
подавателей, вузовским изданиям) и региона, города, где расположен вуз.
Это — наиболее полный источник информации об изданиях и других мате­
риалах (в том числе рукописных, неопубликованных), посвященных данно­
му вузу и региону. Каталог включает карточки на книги, брошюры, статьи
из журналов, сборников и продолжающихся изданий, газет; рецензии,
атласы, альбомы, изоиздания, нотные издания, диафильмы, слайды, мате­
риалы из Интернета, электронные источники, видеофильмы, дискеты,
СЭ-НОМы и другие документы и материалы. Здесь отражается информа­
ция об изданиях, уже включенная в алфавитный и систематический катало­
ги на основании общих правил и дополненная другими материалами.
Карточки за каждым разделителем располагаются в обратнохроноло­
гическом порядке, материалы в каталоге отражаются независимо от года
издания [205, с. 89].
Краеведческий каталог — региональный каталог, отражающий доку­
менты краеведческого содержания. К а та л о г м естны х и зд а н и й — биб­
лиотечный каталог, отражающий выпущенные на данной территории
издания. Они отражены, как правило, в генеральном систематическом
каталоге. Критерием отбора документов является его ценность как источ­
ника информации по экономике, истории, культуре края, истории вуза.
В краеведческом каталоге отражаются не только книги, брошюры, но и
статьи из журналов, сборников, газет, рецензий и других документов.
За каждым делением каталога библиографические записи документов рас­
полагаются в обратнохронологическом порядке, что позволяет читателю
познакомиться в первую очередь с новыми поступлениями. Чаще всего ис­
пользуется методика многоразового отражения документов. Редактирова­
ние каталога, проверка правильности классификационных решений и
оформление каталога проводятся библиографами с участием специалистов-краеведов.
В настоящее время краеведческой базой данных краеведческой рабо­
ты служит краеведческая библиография.
Приводим паспорт-характеристику краеведческого каталога из мето­
дических рекомендаций Красноярской государственной универсальной
научной библиотеки «Краеведческая работа централизованных библио­
течных систем» (составитель Н. В. Феферова [116, 141, 204, 128—130]).
ПАСПОРТ-ХАРАКТЕРИСТИКА КРАЕВЕДЧЕСКОГО
КАТАЛОГА/КАРТОТЕКИ
1. Полное название каталога/картотеки
2. Употребляемая сокращенная форма названия
Каталог/картотека находится в ведении
3. Полное название отдела
4. Каталог/картотека расположен (подчеркните):
в читательской зоне
в служебном помещении
5. Каталог/картотека ведется с______ года.
Хронологический охват с______ по_____ год.
Перерывы за ____________ гг.
Гарантирована полнота за______ гг.
6. Характер каталога/картотеки (подчеркните):
постоянный
временный
законсервированный
7. Объем каталога/картотеки на «____ »______ 200__ г.
ящ иков _______
карточек
средний прирост за 3 года
8. Назначение каталога/картотеки (подчеркните):
читательский
служебный
служебный с функциями читательского.
9. Тематика каталога/картотеки (подчеркните)
универсальная
. отраслевая
тематическая
(дайте характеристику специализации)
0. В каталоге/картотеке отражаются (подчеркнит<
книги
брошюры
I I
диапозитивы
статьи из журналов
микрофильмы
журналы
грампластинки
продолжающиеся издания
магнитные ленты
статьи из сборников
рецензии
нотные издания
фильмокопии
изоиздания
диафильмы
11. Каталог/картотека включает литературу, изданную на языках:
русском
иностранных_________________________
12. Способ группировки материала:
\
Основной ряд:
Расстановка карточек в пределах каждого деления___________
13. В каталоге/картотеке представлены карточки (подчеркните, допи­
шите):
1
печатные карточки РКП
машинописные карточки
ксерокопии
принтер
рукописные карточки
14. Сведения, занесенные на основные карточки каталога/картотеки на
лицевой стороне______________________
15. Отражение новых поступлений в каталоге/картотеке производится
(подчеркните):
* * :
1
ежедневно
еженедельно
(укажите иную периодичность)
16. Оформление каталога/картотеки:
• внешнее оформление __________________________________ __
(нумерация ящ иков , оформление этикеток , цветовое решение
этикеток) +
• внутреннее оформление____________________________
17. Документация на каталог/картотеку
Паспорт____________________
(когда был составлен , где хранится)
Положение_____________________
Инструкции____________________
(перечислите названия с указанием дат утверждения)
18. Вспомогательный аппарат к каталогу/картотеке
19. Средства наглядной информации и пропаганды каталога/картотек
20. Ответственный за ведение каталога/картотеки (должность, фами­
лия, имя, отчество)___________________________ ________________
«
»
200
г.
8.7. Электронный каталог
Э лектронны й ка та л о г (Э К) — машиночитаемый каталог, работающий
в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читате­
лей. В зарубежной практике вместо термина «электронный каталог» при­
меняется аббревиатура ОРАС, которая раскрывается как «общедоступный
каталог, работающий в режиме реального времени». ЭК обеспечивает
доступ к ресурсам каталога не только пользователям данной библиотеки,
но и удаленным клиентам.
Современным требованиям отвечает ЭК, обеспечивающий:
• ввод библиографических записей в диалоговом и пакетном режимах
и с удаленных или локальных терминалов;
• редактирование библиографических записей и при необходимости
удаление их из ЭК;
• поиск информации в диалоговом или пакетном режимах по разовым
запросам и избирательное распространение информации;
• печатание библиографических данных в виде каталожных карточек,
библиографических указателей, отчетов по управленческой инфор­
мации и др.;
• возможность обмена информацией с другими библиографическими
базами данных, в том числе и подключение к сети Интернет.
Все технологические процессы создания ЭК происходят с помощью
автоматизированного рабочего места (АРМ) каталогизатора. АРМ ката­
логизатора понимается как рабочее место, оснащенное средствами
вычислительной техники, позволяющей при участии человека выполнять
технологические процессы каталогизации. АРМ каталогизатора — это
совокупность технических, лингвистических и программных средств,
обеспечивающих процессы автоматизированной каталогизации. К техни­
ческим средствам относится терминал, с помощью которого осуществля­
ется ввод данных и последующее использование имеющегося в базе
данных массива информации. Техническими средствами являются также
персональный компьютер, проигрыватель для компакт-дисков и система
связи с внешними базами данных. Программное обеспечение — это
специально разработанные алгоритмы и программы, позволяющие вести
автоматизированную обработку документов. ,
Лингвистические средства — комплекс информационно-поисковых
языков различного типа: иерархических, неиерархических и др.; методика
индексирования и поиска информации, а также нормативно-методические
документы, регламентирующие создание и поддержание в рабочем состо­
янии лингвистических средств и обеспечивающие возможность обмена
данными. В автоматизированной технологии используются как традици­
онные информационно-поисковые языки (ИПЯ), например, язык библиог­
рафического описания, ББК, УДК и другие классификационные ИПЯ, язык
предметных рубрик, так и нетрадиционные, такие, как дескрипторные
ИПЯ, язык ключевых слов, объектно-признаковый ИПЯ и др. Поддержание
лингвистического обеспечения в рабочем состоянии производится служ­
бой ведения ИПЯ.
Ввод библиографической информации в ЭК происходит с помощью
форматов каталогизации, предназначенных для преобразования библиог­
рафической записи (БЗ) в форму, удобную для обработки на ЭВМ. Формат
определяет правила записи информации в компьютере, внутреннюю
структуру данных, а также знаки и коды, при помощи которых БЗ разделяются
и идентифицируются. В компьютерной технологии формат выполняет те
же функции, что и ГОСТ 7.1—2003 при составлении библиографической
записи для традиционных каталогов.
Наиболее часто используется международный коммуникативный фор­
мат 11М1МАПС — один из форматов семейства МАВС. Формат 1ЛМ1МАЯС
был создан ИФЛА в качестве стандарта для международного обмена биб­
лиографическими записями. В России на основании этого формата РГБ с
участием специалистов из других ведущих библиотек и информационных
центров разработала коммуникативный формат В115МАПС, отразивший
особенности национальных правил каталогизации. Ввод информации в ЭК
заключается в выделении элементов библиографической записи и занесе­
нии их в соответствующие поля и подполя формата, обозначенные метка­
ми, позволяющими компьютеру идентифицировать вводимую информа­
цию о документе. Поля и подполя высвечиваются на экране, после чего
происходит их заполнение. ЭК представляет собой библиографическую
базу в машиночитаемой форме, включающую элементы библиографичес­
кой записи, ИПЯ для отражения содержания документа и элементы, указы­
вающие адрес хранения документа (шифры или сиглы ББК). Наличие в
базе данных этих элементов позволяет ЭК выполнять функции всех видов
каталогов:
щ
• по назначению — читательского, служебного, топографического;
• по способу группировки — алфавитного, систематического и пред­
метного;
• по виду отражаемых документов — на книги, статьи и др.;
• по отражаемым фондам — ЭК одной библиотеки или сводный ЭК.
Преимущество ЭК перед традиционными каталогами выражается в
том, что он может выполнять функции всех их видов: алфавитного, систе­
матического, предметного, сводного и др..В ЭК можно включать и анали­
тические описания. Библиотеки с помощью ЭК получили возможность об­
мена информацией с другими библиографическими базами данных, в том
числе и вследствие подключения к сети Интернет. ЭК может иметь в своей
памяти, кроме массива библиографических записей, специальные «базы
знаний», содержащие словари информационно-поисковых языков, авто­
ритетные файлы имен авторов, наименований крллективов, заглавий,
серий и др. Одновременный многоаспектный поиск в ЭК можно оператив­
но вести по ключевым словам, предметным рубрикам, автору, части загла­
вия, фрагменту текста, месту, году издания, издательству и т. д. ЭК позво­
ляет не только исправить ошибки в имеющемся описании, но и указать, где
находится требующийся документ. Такой каталог обеспечивает и печата­
ние библиографических данных в форме каталожных карточек, библиогра­
фических указателей, обзоров и т. д. При ведении ЭК также необходимо
наличие паспорта-характеристики. В нем могут быть такие разделы: объ­
ем базы данных; виды документов, нашедших отражение в ЭК; дата нача­
ла текущей машинной каталогизации; наличие карточного каталога
(параллельно электронному) и его соотношение с ЭК; хронологические,
географические, языковые и прочие границы отражения и ретроспективы;
перечень классификационных индексов, предметных рубрик, ключевых
слов, дескрипторов, отражающих содержание ЭК; состав источников
отбора документов; структура и формат библиографической записи;
справки об используемых клавишах, режимах поиска; основные носители
информации в электронном каталоге и др.
Для читателей должна иметься инструкция-руководство «Поиск в ЭК
библиотеки и его назначение». К сожалению, о повсеместной организации
в библиотечных системах полнокровных ЭК можно будет говорить лишь в
весьма отдаленной перспективе. Процесс конверсии каталогов — дорогой
и трудоемкий, он связан с решением многих организационных, техни­
ческих, технологических и финансовых проблем.
Помимо массива БЗ в памяти ЭК могут находиться «базы знаний»,
содержащие словари информационно-поисковых языков, авторитетные
файлы имен авторов, наименований коллективов, заглавий серий и др.,
с помощью которых осуществляется авторитетный контроль при введении
БЗ в ЭК.
\
.. , ;:? ;ш
^
Многоаспектное отражение библиотечного фонда в ЭК дает возмож­
ность проводить поиск информации по любому элементу БЗ, в том числе и
по тем, которые не могут быть использованы при поиске в традиционных
каталогах, например, по индексам 15ВМ, 135Ы, по году издания и по любой
комбинации признаков. В ЭК можно проводить поиск по основе слова (или
усечением справа).
Диалог пользователя и ЭК может происходить с помощью «меню» и
«масок». «Меню» — это список вариантов данных, выводимых на экран
дисплея, который может помочь выбрать направление поиска из имею­
щихся вариантов. Например, «меню» может представить список делений
таблиц классификации или перечень предметных рубрик. «Маски» — это
форматы, имеющие пустые поля, которые должны быть заполнены пользо­
вателем. Например, «маска» «введите заглавие» подсказывает читателю
путь разыскания книги по заглавию, которое он записывает в формат.
Основными носителями информации в ЭК являются магнитные ленты,
дискеты, жесткие диски (винчестеры), компактные оптические диски
(Сй-РОМы). Компакт-диски могут содержать не только текстовую инфор­
мацию, но и видеоизображения, звуковое сопровождение (речь или музы­
ку) и другие мультимедийные средства. Обладая большой информацион­
ной емкостью, совместимостью с персональными компьютерами,
компакт-диски являются надежным долговечным средством хранения и
поиска информации [204, с. 128—130].
Создание электронного каталога, в полной мере отражающего содер­
жание библиотечного фонда, актуальная задача для любой библиотеки.
Электронный каталог позволяет организовать работу библиотеки на
качественно новом уровне, обеспечивает читателям максимально опера­
тивный и точный поиск информации, повышает эффективность и комфо­
ртность труда сотрудников.
Р етроспективная конверсия (ретроконверсия) — специальная про­
мышленная технология преобразования библиотечного карточного ката­
лога в электронную БД библиографических описаний. Проведение работ
по ретроконверсии включает следующие этапы.
С канирование картотек. Скоростное поточное сканирование масси­
вов бумажных карточек производится на территории библиотеки —
без изъятия каталога из обращения. Производительность сканирования —
от 6 до 50 тысяч карточек за рабочую смену. Для небольших картотек рабо­
та выполняется в производственном центре корпорации «Электронный
Архив». Максимально высокое качество цифровых образов (имиджей) —
не более одной некорректной карточки на 2 тыс. сканирований (0,02 про­
цента). Полученные электронные образы карточек записываются
—
Схема 12
Алгоритм поиска документов в электронном каталоге
Выберите каталог для работы
Единый электронный каталог
или
Каталог книг
Каталог сериальных изданий
Каталог диссертаций
и т.д.
ж
Введите поиско­
вые признаки
автор
название
серия
- предмет
- ключевое слово
шифр УДК или
ББК
-
-
-
Если Вы нашли нуж­
ный документ, вос­
пользуйтесь электрон­
ный заказом или пе­
рейдите на электрон­
ную версию докумен­
та прямо из ЭК
-
Если система не выдала
записи на Ваш запрос,
проверьте правильность
написания поискового
слова и повторите поиск
ж.
Если система подтвердила
отсутствие записей, обрати­
тесь к дежурному консуль­
танту. Возможно, документ
еще не введен в ЭК и отра­
жен в карточном каталоге
Воспользуйтесь Интернетом
для просмотра каталогов
других библиотек и закажите
книгу через МБА в случае
отсутствия необходимого до­
кумента в данной библиотеке!
Если электронный заказ
не работает, или документ
отражен в карточном каталоге, внимательно перепи
шите в бланк требования
данные об экземпляре:
автор, название, место
хранения и поисковые
шифры
Обращайтесь на абонементы и читальные залы,
которые указаны в элек­
тронной записи или на
карточке как местонахож­
дение документа и
получите его для работы
на компакт-диски и поступают на дальнейшую обработку в Центр ретро­
конверсии, страховая копия компакт-дисков передается заказчику.
О бработка и м ид ж ей и ф орм ирование записей. В Центре ретрокон­
версии опытные библиографы производят ручной ввод информации по
полям библиографических описаний, формируют электронные библио­
графические записи в международном коммуникативном формате
(ОММАНС, Р115МАРС) или ином формате, требуемом для библиотечной
системы заказчика. Стандартный вариант — обработка по 20 полям.
Выходной массив проходит многоступенчатую систему верификации и
формируются согласно утвержденному списку полей базы данных.
Передача м ассива и сдача работ. Завершающий этап ретроконвер­
сии — загрузка электронных библиографических записей в базу данных ав­
томатизированной библиотечно-информационной системы заказчика и прием-сдача созданной электронной картотеки. Эту работу осуществляет
корпорация «Электронный Архив» — ЭЛАР [24,49,50; 104, с. 60—61; 130,133,
187, 189, 190, 191; 204, с. 128-130; 475, 476, 593,610,628, 645, 657,674,750,
755, 787, 828, 829, 883, 885, 886, 985, 996, 1000, 1001, 1002, 1052, 1192].
Помещаем алгоритм поиска документов в электронном каталог
(схема 12).
8.8. Организация, ведение, оформление,
редактирование и реклама каталогов
О р га н и за ц и я ка та л о го в — процесс, включающий определение
структуры каталога, его внешнее и внутреннее оформление и разработку
документации, в том числе средств рекламирования. Согласно ГОСТу
организация библиотечного каталога — это определение структуры биб­
лиотечного каталога, первичное оформление массива каталожных карто­
чек, внутреннее и внешнее оформление библиотечного каталога. Органи­
зация ведется по предварительно составленному плану.
В едением каталога называются расстановка карточек, редактирование
и внесение исправлений, внутреннее и внешнее оформление уже функцио­
нирующего каталога. Ведение библиотечного каталога — поддержание
функционирующего библиотечного каталога в заданном режиме пополнения
путем расстановки карточек, внесения исправлений и дополнений, замены и
восстановления карточек, доработки внутреннего и внешнего оформления.
Структуру алфавитных каталогов определяет принцип деления на языковые
ряды. Структуру систематических каталогов регламентируют рабочие табли­
цы классификации. Особенности расстановки карточек смотри, соответст­
венно, в статьях об алфавитном и систематическом каталогах.
Процесс организации и ведения каталога включает следующие
операции:
• составление паспорта каталога;
• оформление и тиражирование карточек;
• оформление каталога;
• составление пособий в помощь использованию и рекламированию
каталога;
• ведение каталога;
• редактирование и внесение исправлений.
Организация каталогов начинается разработкой Положения о системе
каталогов и Положений об отдельных видах каталогов. Одни и те же разде­
лы положений наполняются разным содержанием, в зависимости от того,
для какого каталога они предназначаются. Одним из источников для
составления положения об отдельном каталоге является паспорт каталога.
П аспорт каталога — служебный документ, в котором зафиксированы
основные сведения о конкретном каталоге: наименование, дата организа­
ции, способ группировки библиографических записей, читательское наз­
начение, отражаемые фонды, методические материалы по организации
каталога и т. п. Бланк паспорта на каждый каталог или картотеку заполняет
сотрудник, ответственный за организацию каталога.
В паспорте указывают наименование каталога, его объем (в ящиках или
в карточках), дату организации, методы группировки библиографических
записей, читательское назначение, отражаемые фонды, методические ма­
териалы, вспомогательные пособия к каталогу и другие данные. В отделе
должны быть инструктивные и методические Материалы, в которых отра­
жаются основные технологические процессы обработки документов и
организации каталогов. К инструктивно-методическим материалам отно­
сятся ГОСТ 7.1—2003 по составлению библиографического описания,
рабочие таблицы ББК, УДК, списки предметных рубрик, пособия по систе­
матизации, предметизации документов, составлению библиографических
записей, словари, справочники, энциклопедии, а также нормы на техноло­
гические процессы каталогизации.
Я
После окончания научной обработки документов оформляются карточ­
ки АПУ каждого из каталогов. В отечественных каталогах используется
принцип «единой карточки», при котором библиографическая запись каж­
дого документа производится один раз и содержит одни и те же данные
независимо от вида каталога. Для полного отражения издания в СБА биб­
лиотеки определяется необходимый тираж карточек, которые тиражиру­
ются с помощью принтера, пишущей машинки, множительного аппарата,
способом высокой печати или тиражирования оригиналов с фотонабора.
При организации конкретного каталога добавляют конкретные сведе­
ния, например, каталожные индексы на карточках для систематического
каталога, предметные рубрики для предметного каталога, пометки о доба­
вочных записях на карточках алфавитного каталога.
Как отмечается в ГОСТе, оформление библиотечного каталога —
это оснащение каталога средствами наглядной информации, обеспечива­
ющими его эффективное использование. Оформление каталога подраз­
деляется на внешнее и внутреннее. К внешнему оформлению относятся
сведения о наименовании каталога и его краткая характеристика, которые
размещаются над шкафами; надписи на этикетках о включенном в ящик
фрагменте каталога, а также нумерация ящиков — горизонтальная или
вертикальная. К внутреннему оформлению относятся группировка карто­
чек, которая тесно связана с видом каталога и способами группировки за­
писей, с выделением отдельных групп карточек с помощью разделителей.
Разделители раскрывают внутреннюю логику каталога и облегчают читате­
лю пользование. Разделители изготовляются из картона или пластмассы.
Они имеют выступы над верхним обрезом карточки (серединные) и боко­
вые выступы (левосторонние и правосторонние).
Р едактирование библиотечного каталога — это проверка соответ­
ствия структуры, содержания и оформления каталога предъявляемым к
нему требованиям и устранение обнаруженных в ходе проверки недостатков.
Различают текущее и плановое редактирование (полное или выборочное).
Редактирование называется плановым, если работа рассчитывается зара­
нее и находит свое отражение в пятилетнем и годовом планах отдела.
Текущее редактирование ведется в процессе ведения каталога, одновре­
менно с расстановкой карточек. Плановое редактирование производится
не реже одного раза в пять лет по заранее составленной инструкции.
Полное редактирование затрагивает каталог в целом, выборочное —
отдел или несколько заранее определенных разделов. В зависимости от
задач, решаемых в процессе редактирования, различают методическое и
техническое редактирование. Под методическим редактированием пони­
мают совершенствование каталога путем переработки его содержания,
улучшения структуры за счет ввода новых делений, внесение исправлений
в оформление каталога. Техническое редактирование связано с провер­
кой правильности внутреннего оформления каталогов — расстановки
карточек, оформления разделителей, обнаружения орфографических
ошибок, замены ветхих карточек.
В результате редактирования улучшаются информационные качества
каталогов. Текущее редактирование проводится одновременно с ведени­
ем каталога. Полное редактирование каталога заранее планируют в связи
с переизданием таблиц классификации. [204, с. 130—133; 471, 472 582
673,1104,1136].
Р еклам а каталога и ка р то те к ср е д и читателей. Цель такой рекла­
мы — научить читателей пользоваться каталогами, ориентироваться в систе­
ме каталогов и картотек. Первое условие — удобное и доступное читателям
местонахождение каталогов и картотек. Второе — наглядная пропа­
ганда: внешнее оформление каталогов (надписи «Алфавитный каталог»,
«Систематический каталог» и т. д.), наличие табло, сообщающего обо всех
каталогах и картотеках. Эффективность использования каталогов достига­
ется разработкой пособий — листовок, памяток, путеводителей, в которых
указываются наименование каталога, методы группировки записей и
другие сведения. На плакате могут быть приведены алгоритм поиска по
каталогу, а также вопросы, на которые отвечает каталог. В некоторых биб­
лиотеках используется прием цветового ориентирования: на плане зала
каталогов можно выделить цветом площади, занимаемые отдельными
каталогами. Наряду с наглядными формами рекламирования каталогов
используются устные формы, такие, как индивидуальные и групповые
беседы с читателями, экскурсии по библиотеке с показом каталогов и
разъяснениями их функций, семинары и конференции для различных
групп читателей. В процессе информирования о каталогах используются
технические средства — радио-, магнитофонные записи, аудиовизуаль­
ные материалы и т. д. (см. схему 13).
Библиотечные каталоги, как любая информационно-поисковая систе­
ма, выполняют знаково-коммуникативную, информационно-поисковую и
педагогическую функции, способствуя интеллектуальному и профессио­
нальному развитию личности читателя. Знаково-коммуникативная
функция библиотечных каталогов помогает дистанционному общению
«потребитель-каталог-автор». Каталогизатор является интерпретатором
информации, заключенной в документе, владеющим методами создания
библиотечного каталога, с помощью которого осуществляется дистанци­
онное общение разделенных в пространстве, а зачастую и во времени,
автора и читателя. Информационно-поисковая функция реализуется в
процессе разыскания документов в ответ на запрос читателя [29,201; 204,
С. 115—119; 249, 562, 720, 781,841,978, 988, 1101, 1221, 12391.
Схема 13
I
Система рекламирования каталогов
8.9. Картотеки и базы данных
Картотека — это совокупность определенным образом организован­
ных карточек. Ее характеризуют три признака: картотека включает преиму­
щественно библиографическое описание составной части книги, перио­
дического или сериального издания; на карточках картотеки необязатель­
но указание библиотечного шифра или сиглы библиотеки; в картотеке мо­
жет содержаться информация об изданиях, документах, отсутствующих в
фондах библиотеки.
В отличие от библиотечных каталогов картотеки и БД отражают сведе­
ния о документах (или извлеченных из них фактах) вне зависимости от на­
личия этих материалов в фонде данной библиотеки. Они ориентированы
на отражение всего совокупного документального потока. Связи между
каталогами и картотеками (базами данных) формируется уже в момент их
создания. Единство этих частей СБА обеспечивают:
• единые или совместные информационно-поисковые языки и стан­
дартизированные формы библиографической записи;
• перекрестные ссылки и отсылки;
• единый АПУ
К числу наиболее распространенных в практике работы общедоступ­
ных библиотек относятся библиографические картотеки (БД):
• картотеки (БД) журнальных статей;
• краеведческие картотеки;
• тематические картотеки;
• специальные картотеки.
Систематическая картотека статей (СКС) дополняет систематический
каталог, так как включает карточки на статьи и материалы из периодичес­
ких изданий и сборников, электронных документов по актуальным вопро­
сам. СКС и систематический каталог организуются на основе таблиц УДК
или ББК и имеют единый АПУ Внутреннее и внешнее оформление карто­
теки и систематического каталога аналогичны, но в отличие от каталога в
картотеке — дробная детализация материала. Одновременно с расста­
новкой проводят текущее редактирование.хКак правило, картотека отра­
жает материалы за последние 2—5 лет.
Систематическая картотека статей базируется на аналитической рос­
писи периодических и продолжающихся изданий, сборников, разделов
монографий, руководств и пособий. По тематике отражаемых материалов
она является универсальной, однако ее границы избираются с учетом
экономического и библиотечного региона и вуза, на базе изучения потреб­
ностей читателей. Структура картотеки аналогична структуре системати­
ческого каталога. Заметно усиливающийся в последнее время интерес к
истории и, в частности, к прошлому своего кр^я, привел к чрезвычайному
распространению в практике работы публичных библиотек краеведческих
картотек.
Тенденцией развития краеведческого поискового аппарата в случае
его реализации в электронном варианте является генерирование ком­
плекса БД: одновременно полнотекстовых, библиографических и факто­
графических. В этом случае в них включают не только текстовую информа­
цию, но и графические, аудио- и видеоматериалы.
Систематическая картотека методических материалов выполняет
справочные функции. Отражается литература по библиотековедению,
библиографии и библиографоведению, информатике и новым информа­
ционным технологиям, инновациям, книговедению, издательскому делу,
документоведению. Отбор определяется положением о данной картотеке.
Расстановка карточек ведется по правилам, общим для всех системати­
ческих каталогов. Картотека используется сотрудниками и студентами
университетов и училищ культуры и искусств.
Систематическая картотека библиографических материалов выполня­
ет справочные функции. В картотеке отражаются библиографические
пособия, опубликованные в виде книг, брошюр; в нее включаются описа­
ния библиографических списков, опубликованных в журналах и сборниках,
а также описания прикнижных, пристатейных библиографических указате­
лей, материалов из Интернета. Расстановка карточек в пределах каждого
деления — обратнохронологическая. Картотека используется сотрудника­
ми и читателями. Консультирование читателей проводят дежурные биб­
лиографы [205, с. 90—91].
Назначением тематических библиографических картотек является
отражение документов по наиболее актуальной и потому востребованной
читателями проблематике. Поэтому часто картотеки являются временны­
ми. В случае, когда тематические картотеки создаются в электронной
форме, их называют проблемно-ориентированными, подчеркивая тем
самым сквозной, межотраслевой характер библиографируемой литерату­
ры. Именно поэтому тематические картотеки и БД выделяются в самосто­
ятельные поисковые системы, а не становятся разделами картотеки
журнальных статей.
Специальные библиографические картотеки в общедоступных биб­
лиотеках создаются для отражения заглавий произведений художествен­
ной литературы, рецензий, иллюстрированных материалов. К специ­
альным относятся и картотеки персонального характера. В научных
библиотеках распространены картотеки трудов сотрудников, включая
защищенные диссертации. Увеличение числа фактографических запро­
сов читателей при быстром устаревании справочных изданий и рассре­
доточенности материала по большому их числу, высокая стоимость услуг,
предоставляемых аналитическими информационными центрами,
заставляют библиотеки создавать собственные фактографические
поисковые системы. Наиболее распространенными БД являются
адресные. Крупные библиотеки генерируют БД, отражающие сведения в
масштабах всей страны.
^
Ключевым вопросом методики создания фактографических картотек
(БД) является разработка типовых макетов описания объектов, дающих
достаточно полную и многоаспектную их характеристику. Так, если созда­
ется организационно-фирменная картотека, то макет описания включает
следующие сведения:
*'
• название организации;
Я
• адресные данные;
щ
• наличие филиалов;
I
• тип организации и форма собственности;
Щ
• сведения о первых лицах;
Я
• основные направления деятельности;
1
• продукция, услуги и условия их предоставления;
1
• рейтинг организации;
Я
• членство в российских и международных профессиональных объе­
динениях;
I
• отражение деятельности организации в печати;
• издания организации.
В случае, если собираются сведения об образовательных услугах, то
фиксируются:
|
• направленность обучения;
|
• образовательное учреждение, предоставляющее услугу, и наличие у
него лицензии;
• контингент обучаемых, на которых ориентирована услуга;
• сроки обучения и возможности его продолжения;
• основное содержание учебных программ;
• предоставление пакетов учебных материалов в личное пользование
обучающихся;
• документы, выдаваемые по окончании обучения;
• условия обучения [204, с. 133—137].
База д анны х (Б Д ) — это совокупность относящихся к определенной
области знания (теме, проблеме) взаимосвязанных данных, представлен­
ных в определенном формате на машиночитаемом носителе. БД — важная
и наиболее перспективная составляющая информационных ресурсов сов­
ременного общества. Типичными базами данных, производимыми в вузо­
вских библиотеках, являются БД «Публикации преподавателей и сотрудни­
ков», «История вуза», «Дипломные работы студентов», «Отчеты по НИР»,
«Диссертации» и др. БД служат основой для организации различных видов
обслуживания пользователей библиотек: информационного, справочно­
библиографического.
Классификация БД может осуществляться по многим признакам, нап­
ример:
• по принадлежности к определенной области знания (БД по общест­
венным, естественным, точным и техническим наукам);
• по отраслям экономики (общеотраслевым и межотраслевым пробле­
мам);
• по целевому назначению (БД официальной, научной, производствен­
ной, справочной, учебной, досуговой, рекламной информации);
• по широте тематического охвата (БД универсальные, многоотрасле­
вые, межотраслевые, отраслевые, узкотематические, проблемноориентированные);
• по профилю ориентации (БД деловой информации, информации для
специалистов, массовой информации);
• по временному охвату (БД текущей или ретроспективной инфор­
мации);
• по форме представления информации (текстовые, гипертекстовые,
тексто-числовые, числовые, графической информации, мульти­
медиа);
• по виду документов (БД поливидовые и моновидовые);
• по типу модели данных (БД иерархические, сетевые, реляционные);
• по способу генерации (БД собственной генерации, с заимствовани­
ем данных, комбинированные);
• по способу организации (БД централизованные, распределенные
или децентрализованные);
• по объему (БД крупные, средние, малые);
• по способу доступа (локальные, удаленного доступа) и т. д.
Одним из важнейших оснований деления баз данных на типы является
характер предоставляемой пользователям информации, в соответствии с
которым выделяют документографические (документальные), фактогра­
фические и лексикографические БД. Различают также библиографические
и реферативные базы данных [206, с. 361—362].
При формировании поисковых систем библиотеки не ограничиваются
собственным фондом. Активно используются ресурсы Интернета. В по­
следние годы публичные библиотеки создают и используют полнотекстовые
базы данных. Основные характеристики картотек и баз данных закрепля­
ются в паспортах, где указываются: назначение картотеки (БД); ее темати­
ка; год создания картотеки (БД); источники комплектования; хронологи­
ческий охват; объем; ежегодный прирост; оперативность включения новых
сведений (актуализация новых данных, виды отражаемых или обрабатыва­
емых документов); способ библиографической характеристики докумен­
тов; организация материала в пределах картотеки и конкретных разделов;
используемый ИПЯ; вспомогательный аппарат; фамилия ответственного
за ведение картотеки (БД). Библиотеки стали генерировать библиографи­
ческие и фактографические БД, предназначенные для внешнего исполь­
зования: обмена, продажи, размещения в Интернете. Потребовалось
использование унифицированных форм характеристики этой продукции,
обязательных для описания БД, создаваемых любыми учреждениями и
претендующих на отражение в различных каталогах и указателях баз дан­
ных. Схема характеристики закреплена в ГОСТ 7.70—96 «Описание баз
данных и машиночитаемых информационных массивов» [96, 100; 204,
С. 133—137;779, 793, 813, 897, 1027, 1035, 1125, 1141, 1155, 1156, 1173,
1226,1237,1241].
Сдача обработанны х кн и г в отдел хр а не ни я . После технической
обработки книги сдают в отдел хранения. Сдачу обязательно производит
заведующий отделом обработки. Для этого он просматривает книги,
проверяя полноту и качество обработки (наличие ярлыков, индексов, шиф­
ров и пр.). Книги подбирают в порядке инвентарных номеров. Заведующий
отделом хранения расписывается за них в тетради сдачи книг из отдела
обработки в отдел хранения. В тетради записаны подряд все инвентарные
номера (как в инвентарной книге). Заведующий отделом хранения распи­
сывается за каждую полученную книгу, пропуская те номера, которые
принадлежат еще не обработанным книгам. Такая система обеспечивает
возможность сдачи любой книги, прошедшей обработку, независимо от
того, когда, с какими книгами и по какому документу она поступила, какой
получила инвентарный номер.
. ^ - ЗВ
Во многих библиотеках заведующий отделом хранения, так же, как и
заведующие отделами обслуживания, вместо подписи ставит именной
штемпель или же штемпель с указанием наименования отдела. Поскольку
такой штемпель хранится у заведующего отделом, то простановка его
равнозначна личной подписи.
Щ
Инструкция подчеркивает, что все книги из отдела обработки прини­
мает отдел хранения. Конечно, это не означает, что все эти книги надо
отнести в центральное книгохранилище, а оттуда разносить в отделы
обслуживания. Обычно отделы забирают книги из отдела обработки,
оставляя взамен карточки-расписки, из которых в отделе хранения состав­
ляется индикатор. Но эта передача происходит в присутствии заведу­
ющего отделом хранения, под его контролем.
Щ
В отделе обработки нельзя допускать накапливания обработанных книг.
В конце рабочего дня все обработанные за день книги должны быть сданы
в отдел хранения. Также недопустимо накапливание нерасставленных
карточек, ибо это приводит к отказам читателям и затрудняет проверку на
дублетность. Для того чтобы обеспечить бесперебойное поступление книг
к читателям, необходима прежде всего правильная, ритмичная органи­
зация рабочего процесса [227, с. 100].
I
Вопросы и задания
1
1. Определить роль, место и значение отдела научной обработки документов и
организации каталогов в технологической цепочке формирования фондов доку­
ментов и организации справочного аппарата библиотеки.
2. Охарактеризовать и проанализировать технологические процессы каталоги­
зации в библиотеке и наметить пути их совершенствования.
3. Охарактеризовать и проанализировать технологические процессы система­
тизации и предметизации документов в библиотеке и наметить пути их совершенствовэния.
»-.&■тгл=г~г
4. Осуществить анализ организации системы традиционных каталогов в библио­
теке. алфавитного, систематического, предметного, краеведческого, а также элект­
ронного каталога и внести необходимые коррективы в их работу
5. Осмыслить систему картотек и баз данных библиотеки и внести необходимые
изменения в их организацию с целью повышения их полноты, актуальности, профильности и качества, соответствия запросам читателей и пользователей
6. Проанализировать систему пропаганды каталогов, картотек и без данных
библиотеки, составить оперативный и перспективный планы их пропаганды (рекла­
мирование).
ГЛАВА 9. ОРГАНИЗАЦИЯ, ХРАНЕНИЕ, ЗАЩ ИТА, РЕКЛАМА,
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
И ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
9.1. Организация и расстановка фонда
Организация фонда включает процессы приема, учета, обработки, раз­
мещения, хранения, расстановки, защиты произведений печати и доку­
ментов.
Организация фонда предполагает разделение его на основные струк­
турные части, что дает возможность обеспечить гибкое и оперативное
обслуживание, дифференцированно решать вопросы учета, обработки и
хранения различных частей; более глубоко и целенаправленно изучать
фонд. При организации фонда необходимо учитывать возможность при­
менения наиболее рациональных схем перемещения изданий, документов
от места обработки к месту хранения и к читателю.
Фонд библиотеки вуза подразделяется на самостоятельные части:
фундаментальный, институтов, кафедр, филиалов, абонементов, читаль­
ных залов. Издания на русском языке, на языках народов Российской
Федерации и иностранных языках хранятся раздельно. Виды документов —
книги, периодика, продолжающиеся издания, переводы, технические
отчеты о НИР и ОКР, диссертации, научно-техническая документация
(НТД), микроформы.
Книжный фонд библиотеки является единым фондом. Все поступления
обязательно проходят через отдел хранения, откуда каждый отдел библио­
теки получает нужные книги во временное пользование. В основном
хранилище выделяют обязательный экземпляр, научно-техническую
литературу, социально-экономическую и художественную литературу,
периодику. Могут быть выделены карты, ноты, НТД, печатная графика,
материалы, подлежащие групповой обработке, учебники и учебные посо­
бия, методические разработки, конспекты лекций, лабораторные, диплом­
ные работы, диссертации, отчеты по НИР и ОКР. Могут выделяться в
самостоятельные фонды редкие и особо ценные издания, а также труды
преподавателей вуза, по истории вуза.
Основные виды расстановки документов — алфавитно-системати­
ческая, инвентарная, форматно-инвентарная [148, с. 251.
В хранилище должен иметься план зала хранилища с указанием распопожения стеллажей и размещения на них фондов. На стеллажах размеща­
ются познавательные записи. В отделе хранения ведутся: а) индикатор
книг выданных в подсобные фонды; б) картотека (индикатор) текущей:?
выдачи (книг выданных по читательским требованиям).
Щ
Получив очередную партию книг (документов) из отдела обработки,
заведующий отделом хранения направляет книги согласно отметкам,
сделанным на них комплектатором, в подсобные фонды отделов. Осталь­
ную литературу передает для расстановки в книгохранилище. В отделе
хранения остаются контрольные карточки на книги, переданные в подсоб­
ные фонды, на обороте которых заведующий подсобными фондами
проставляет личный штемпель. Карточки расставляются в порядке инвен­
тарных номеров раздельно по каждому фонду и образуют индикатор,
указывающий местонахождение кни