close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Административные функции секретаря. Ведение деловых

код для вставкиСкачать
Административные
функции секретаря.
Ведение деловых
телефонных переговоров
АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ
- Организация приема посетителей разных категорий.
-Учет посетителей, создание баз данных.
-Правила ведения телефонных переговоров.
Документирование, учет телефонных сообщений.
-Организация работы с делегациями, командированными.
Прием посетителей – одна из важнейших
функций секретаря.
Прием посетителей
Прием
сотрудников
своего учреждения
Прием
представителей
других организаций
Прием по личным
вопросам
Запись на прием лучше проводить
предварительно, делая
соответствующие пометки в журнале
приема посетителей, который можно
вести по следующей форме:
№ п/п
Дата
приема и
время
Фамилия,
имя,
Место
отчество
работы
посетителя
По какому
Примечания
вопросу
Данная форма может быть дополнена графами: «Что
нужно сделать», «Отметка о выполнении, что сделано».
Вместо журнала можно вести учет посетителей на
карточках.
Документирование – совокупность процессов по созданию всех видов
документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или
предприятия. Оно включает все операции по подготовке, составлению,
согласованию, оформлению и изготовлению документов.
Документы
Внутренние
Входящие
По содержанию:
административные вопросы;
вопросы материальнотехнического обеспечения;
вопросы подготовки кадров;
вопросы бухгалтерского учета;
вопросы планирования и т. д.
Исходящие
По происхождению:
официальные – создаются
организациями или
должностными лицами по
определенным стандартам;
личные – создаются лицами
вне сферы их служебной
деятельности
Организуя прием командированных
работников, секретарь обязан:
• -выяснить, согласовано ли это
посещение заранее (письмом, по
телефону, устной
договоренностью, вызовом), а
также вопрос, по которому прибыл
посетитель;
• -отметить командировочное
удостоверение;
• -помочь в подборе необходимых
материалов;
• -выяснить, обеспечен ли
командированный специалист
гостиницей; если нет, то помочь в
решении этого вопроса,
• -объяснить наиболее удобный
маршрут транспорта от гостиницы
к учреждению.
Если на прием прибывает
делегация, то секретарю следует
заранее позаботиться о выделении
сотрудника, который будет
сопровождать ее.
При прибытии иностранной
делегации секретарь должен
позаботиться о наличии
переводчика и сувениров для
членов делегации.
Правила ведения деловых
телефонных переговоров.
Телефонные переговоры – в современном мире являются
быстрым и удобным деловым контактом.
Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию
влияет на их личный авторитет и на репутацию организации,
которую они представляют.
По принятому в деловом мире "телефонному
этикету" деловой человек должен, независимо
от хода и завершения разговора,
придерживаться определенного набора
этикетно - речевых формул общения по
телефону.
Перед началом разговора хорошо
продумайте:
1) удобное время для звонка и его
длительность;
2) четко определите цель своего звонка;
3) составьте план ведения разговора.
Телефонные переговоры
состоят из пяти фаз:
-начало беседы;
-передача информации;
-аргументирование;
-опровержение доводов
собеседника;
-принятие решений.
Начало беседы:
- установление контакта с собеседником;
- создание приятной атмосферы для беседы;
- привлечение внимания к предмету собеседования;
- пробуждения интереса к беседе;
- перехват инициативы (в случае необходимости).
Основные задачи, решаемые в конце беседы,
следующие:
1. Достижение основной, или в самом
неблагоприятном случае, запасной
(альтернативной), цели.
2. Обеспечение благоприятной
атмосферы в конце беседы, независимо
от наличия или отсутствия
взаимопонимания.
3. Стимулирование собеседника к
выполнению намеченных действий.
4. Поддержание (в случае
необходимости) в дальнейшем
контактов с собеседниками и их
коллегами.
5. Составление развернутого резюме
беседы, понятного для её участников, с
четко выделенным основным выводом.
Начинайте
телефонный
разговор с улыбки.
Помните, когда вы
улыбаетесь, ваш
голос становится
более приятным. По
содержанию первых
слов и по звучанию
голоса клиент
определяет ваш
профессионализм,
выбирает стиль
общения с вами.
Список литературы:
1. Орлов В.И. Телефонные переговоры. Техника и психология. –
М.: Альфа Пресс. – 2007.
2. Пешкова Г.Д. Секретарское дело. – Мин. 2010
3. Петрова Ю. Секретарское дело. Настольная книга секретаря –
референта.– 2008.
Документ
Категория
Презентации
Просмотров
361
Размер файла
1 505 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа